Gestion de projet associatif - ANIMAFAC.pdf

Projet Asso - Formationà la gestion de projet

associatif

Xavier HENNEQUIN © UTC 2002

Sommaire

I - Préparer ensemble le projet........................................... 5

A - Définir le projet. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7

Outil 1 : Fiche des objectifs. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7

Outil 2 : Note de clarification. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9

B - Préparer la communication interne. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14

Outil 1 : Plan de communication interne. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15

Outil 2 : Ordre du jour. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17

Outil 3 : Méthode d'organisation d'une réunion. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18

Outil 4 : Compte rendu de réunion du ../../... . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21

C - Constituer l'équipe du projet. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23

Outil 1 : Liste des participants au projet. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24

Outil 2 : Analyse de l'environnement humain. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25

II - Structurer le projet...................................................... 29

A - Caractériser et planifier les tâches. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31

Outil 1 : Liste des tâches. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32

Outil 2 : Planning prévisionnel. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33

B - Etablir le budget prévisionnel. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37

Outil 1 : Budget prévisionnel. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37

Sommaire 3

C - Analyser les risques. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42

Outil 1 : Analyse préliminaire des risques. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42

III - Réaliser le projet........................................................ 45

A - Suivre l'avancement. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47

Outil 1 : Tableau de bord du ../../... . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48

Outil 2 : Planning de suivi du ../../... . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49

Outil 3 : Budget de suivi du ../../... . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51

B - Débloquer le projet. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54

Outil 1 : Réunion SOS. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55

Outil 2 : Fiche de modification. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57

C - Communiquer avec l'extérieur. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60

Outil 1 : Plaquette de présentation. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60

Outil 2 : Fiche contact. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65

IV - Finir le projet............................................................. 69

A - Faire le bilan. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71

Outil 1 : La réunion finale. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71

Outil 2 : Le bilan de trésorerie. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74

Outil 3 : Le bilan des contacts. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76

Outil 4 : Le bilan global du projet. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78

B - Archiver le projet. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81

Outil 1 : Tableau d'archivage de la documentation. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82

Définitions..................................................................... 87

Annexes........................................................................ 93

4 Projet Asso - Formation à la gestion de projet associatif

IPréparer

ensemble leprojet

Vous et plusieurs membres de votre association avez décidé de commencerensemble un projet qui va vous prendre un certain temps de réalisation. Avant devous jeter à corps perdus dans la réalisation effective, prenez le temps de bien définirle projet.

Objectif :

Se mettre d'accord sur les caractéristiques du projeten décrivant ses caractéristiques dans la fiche des objectifs et la

note de clarification.- en préparant l'organisation des réunions : l'ordre du jour, le

compte-rendu de réunion et une méthode pour organiser cesréunions.

- en préparant la communication interne avec la liste desparticipants au projet.

- en tenant compte des motivations de l'équipe du projet9 à traversl'analyse de l'environnement humain.

Explication : Cette phase vous permet de mieux définir votre idée du projetque vous avez envie de mener. Elle permet que tout le monde se metted'accord sur les caractéristiques du projet et prenne un temps de réflexionpour préparer au mieux le projet. Les outils proposés vous donnent des

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pistes de réflexion mais aussi vous permettent de mettre par écrit des chosesdites à l'oral qui vous semblent évidentes sur le coup. Le fait de les mettresur papier vous permettra de vous les remémorer plus facilement plus tard.

Intérêts :

- Définir ensemble les caractéristiques du projet.- Commencer à définir les rôles de chacun à partir de leurs motivations et

de leurs talents.- Communiquer au sein de l'association sur le projet.- Eviter de se précipiter dans la réalisation effective sans être sûr de la

définition collective du projet.

Attention : Il est difficile de mettre en place cette phase car souvent toutel'équipe est impatiente de commencer la réalisation. Cependant il estnécessaire que chacun soit d'accord sur les caractéristiques élémentaires duprojet pour que tout le monde travaille pour le même projet.

Attention : Cette phase vous permet de définir des caractéristiques qui vontévoluer au cours du projet et c'est normal. En effet, les objectifs changerontsans doute en cours de projet mais au moins vous partez tous sur la mêmeidée du projet au départ.


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A - Définir le projet

Vous-même et certains membres de votre association avez une idée d'un projet16 àmener, l'association pense pouvoir le réaliser. Il s'agit désormais de définir et clarifierpour tous et pour vous-même les caractéristiques principales de ce projet.

Objectif :

Définir les caractéristiques principales du projet- par la construction de la fiche des objectifs.- par la construction de la note de clarification au cours de la

réunion de lancement10.

Intérêt : Cette première étape est primordiale pour motiver l'association et sesmembres autour du projet et des objectifs de celui-ci.

Actions

Organiser une réunion de lancement. pour lancer et définir le projetensemble en invitant tous les membres de l'association pressentis pourcomposer l'équipe du projet9 ainsi que les responsables de l'association.

Exprimer clairement les objectifs du projet associatif. pour permettre àl'équipe du projet d'exprimer ses objectifs.

Classer ces objectifs . pour repérer les objectifs fondamentaux etsecondaires, ainsi que leurs relations.

Reporter ce classement sur la fiche des objectifs. pour se mettred'accord sur des objectifs explicites et compréhensibles.

Réaliser la note de clarification. pour disposer d'un document qui résumetous les aspects du projet.

Communiquer à tous les membres de l'association la note declarification. pour assurer une bonne cohésion de l'association autour de ladéfinition du projet.

Outils

Préparer ensemble le projet 7

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Phase

1

Outil 1 : Fiche des objectifs

Présentation

Explication : La fiche des objectifs est un document construit qui liste desobjectifs du projet, leurs relations et leur ordre d'importance. Cette fiche desobjectifs est à construire lors de la réunion de lancement10 entre les initiateursdu projet et ceux susceptibles d'y participer.

Intérêts :

- Lister des objectifs explicites, compréhensibles et hiérarchisés.- Permettre à toute l'équipe du projet9 pressentie de s'exprimer sur les

objectifs du projet.- Mettre d'accord et motiver l'équipe du projet autour d'objectifs communs.- Avoir un document de référence auquel se rapporter en cas de

désaccord au cours du projet.

Attention : Les objectifs initiaux du projet évolueront certainement au coursdu déroulement, pas de panique, c'est normal.

Conseil : Montrez lors de l'établissement de cette fiche votre volonté de tenircompte des remarques de chacun. Cela montre à tous que chaque membrede l'équipe est important pour la réalisation du projet.

Fiche des objectifs

I - Méthode de définition des objectifs

Réunissez les initiateurs du projet (dont vous faites partie) et les membresde l'association susceptibles d'y participer. Invitez également lesresponsables de l'association. Lors de cette réunion de lancement,définissez les objectifs ensemble par la méthode suivante.

1 - Produire la liste la plus exhaustive possible des objectifs duprojet.

Méthode : Au cours de la réunion de lancement10 chaque participant va


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noter individuellement la liste des objectifs qu'ils associent personnellementau projet. L'animateur de la réunion va collecter les listes de chacun et noterces objectifs sur un tableau visible par tous.

Conseil : Pour exprimer les objectifs vous pouvez proposer d'utiliser unverbe d'action à l'infinitif en répondant à la question.

Attention : Méfiez-vous de la confusion entre les objectifs et les moyens d'yarriver.

2 - Identifier les objectifs généraux et secondaires du projet.

Méthode : Classez ensemble (par des couleurs par exemple) les objectifslistés en fonction de leur importance et supprimer ceux qui sont en double.

3 - Classer les objectifs secondaires par catégorie.

Méthode : Vous repérez ensemble au tableau les objectifs secondairespuis vous les classez selon des catégories définies au fur et à mesure duclassement.

Exemple : Catégories : financier, technique, logistique, etc.

Méthode : Vous pouvez désormais reporter ces objectifs dans la fiche desobjectifs.

II - Objectifs généraux du projet

Quels sont les objectifs généraux du projet ?

III - Objectifs secondaires du projet

Catégorie d'objectifs Liste des objectifs par catégorie

Quelles sont les catégories d'objectifs identifiées ? Quels sont les objectifs correspondants à chaque catégorie?

Outil 2 : Note de clarification

Présentation

Explication : La note de clarification est un document qui précise lescaractéristiques du projet. Elle reprend les objectifs de la fiche des objectifset contient une première liste des contraintes7 et des risques17. Elle estdiffusée dans votre association à toutes les personnes concernées par leprojet.


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Phase

1

Intérêts :

- Définir le projet sous ses principaux aspects.- Disposer d'un document de référence décrivant les caractéristiques

initiales du projet.- Disposer des renseignements nécessaires pour construire les plaquettes

de présentation du projet pour les partenaires potentiels.

Attention : Pour obtenir les informations nécessaires à la rédaction de cettenote de clarification, pensez à consulter toute l'équipe. Cela donne des idéeset cela motive tout le monde autour du projet. Vous pouvez la faire lors de laréunion de lancement10 à la suite de la fiche des objectifs.

Note de clarification

I - Intitulé du projet

Quel est le titre de votre projet ?

Attention : Le choix du titre du projet est loin d'être anodin, il est lapremière chose qui "accroche" toutes les personnes appelées à entendreparler du projet. Trouver un intitulé court, représentatif et si possible qui"sonne" bien.

II - Contexte

Décrivez rapidement l'association et l'origine du projet.

Intérêt : Il peut être utile d'avoir des informations relatives à l'environnementdu projet pour en faciliter la compréhension.

III - Définition du projet et objectifs

1 - Objectifs généraux du projet

Reporter les objectifs généraux identifiés d'après la fiche des objectifs.

Conseil : Il est intéressant de réfléchir sur la manière de se rendre compteque l'objectif est atteint.

2 - Objectifs secondaires

Reporter les catégories identifiées et les objectifs secondaires


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correspondants d'après la fiche des objectifs.

3 - Résultats prévus du projet

Quels seront les résultats concrets de votre projet ?

Attention : Les résultats du projet peuvent prendre la forme d'une entitématérielle (exemple : 500 CD enregistrés) ou d'un service (exemple :organiser un concert pour une autre association).

Attention : Les résultats prévus d'un projet peuvent avoir été abordés dansla liste des objectifs.

Exemple : Le projet d'une association pour la défense du droit de l'enfant apour objectif : sensibiliser le public à la maltraitance infantile et pour résultatconcret : l'organisation d'une pièce de théâtre sur ce thème.

4 - Début et fin du projet

Quelles sont les dates de début et de fin du projet ?

5 - Première évaluation des dépenses à engager.

Combien l'association doit-elle dépenser environ pour atteindre les objectifsdu projet ?

Conseil : Inspirez-vous de l'expérience de l'association dans le même typede projet pour faire cette première évaluation.

Remarque : Pas la peine de rentrer tout de suite dans les détails. Desinformations complèteront cette première évaluation tout au long du projetet permettront la réalisation d'un budget prévisionnel.

Attention : Cette première évaluation financière peut aussi répondre à laquestion : de combien l'association dispose-t-elle pour réaliser son projet ?

IV - Acteurs du projet

1 - Responsable du projet

Remarque : On parle aussi de chef de projet21 ou maître d'oeuvre23

Quel est le nom du responsable du projet et sa fonction dans l'association ?

Le responsable du projet veille à son bon déroulement, arbitre les décisionset représente officiellement le projet dès qu'il faut une signature. Les deuxpremières fonctions peuvent être assurées par une ou plusieurs personnes.Par contre, le fait de signer nécessite le nom d'un seul responsable pourdes questions légales.

Attention : Chef de projet ne veut pas dire que celui-ci prend toutes les


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Phase

1

décisions tout seul, elles se prennent en groupe mais certaines nécessitentl'arbitrage du chef de projet.

2 - Equipe pressentie pour la réalisation du projet

Quels sont les noms et fonctions (pour le projet) des membres del'association pressentis pour réaliser le projet ?

3 - Partenaires

Quels sont les partenaires pressentis pour le projet ?

Attention : A ce stade de définition du projet, certains partenaires sontclairement identifiés, d'autres simplement par catégorie.

Exemple : Catégorie de partenaires : les sponsors, les organismes desubventions, les médias, les collectivités locales, etc.

V - Risques

A quels risques principaux est exposé le projet?

Attention : Cette première analyse des risques est loin d'être exhaustive,l'analyse détaillée des risques réalisée ultérieurement viendra l'affiner.

Conseil : Vous pouvez vous inspirer des expériences précédentes de votreassociation ou même d'autres associations pour établir ces risques.

VI - Contraintes à respecter

1 - Contraintes de délais

Quelle est la date-butoir pour réaliser votre projet ? Quelles sont les datesintermédiaires importantes ?

Attention : Les contraintes de délai concernent les dates obligées de votreprojet, la planification de la réalisation du projet interviendra plus tard.

2 - Contraintes de coûts

Quel est le maximum que vous puissiez dépenser pour votre projet ? Quelest le maximum que vous puissiez collecter pour votre projet ?

Attention : Les deux questions ci-dessous sont étroitement liées et lesréponses sont appelées à évoluer au cours du projet en bien ou en mal.

3 - Contraintes de performances

Quel niveau de qualité minimal le projet doit-il atteindre ?

Exemple : L'association de défense des droits de l'enfant désire réaliserune pièce de théâtre pour sensibiliser le public à la maltraitance des


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enfants. Les contraintes de performances sont les suivantes : attirer aumoins 200 personnes, faire une pièce d'une durée inférieure à 2h.


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Phase

1

B - Préparer la communication interne

Vous avez défini toutes les caractéristiques de votre projet. Il s'agit maintenant degérer efficacement toutes les informations qui vont circuler au sein de l'équipe duprojet9.

Objectif :

Permettre la transmission des informations au sein du projet en prévoyant- une utilisation efficace des moyens de communication

disponibles- une gestion rigoureuse des documents sur le plan de

communication interne.- l'organisation de réunions efficaces et agréables.

Intérêts :

- Tenir compte des idées de toute l'équipe.- Ne négliger aucune bonne idée.- Prévenir ou résoudre les problèmes éventuels.- Garder l'équipe motivée.- Faire vivre le projet de la manière la plus agréable possible.

Actions

Identifier les moyens de communication existants pour connaître lesmoyens de communication existants au sein de votre association.

Définir la manière de communiquer au sein de l'équipe pour exploiter aumieux les moyens de communication disponibles.

Créer des modèles de documents pour créer l'identité visuelle de votreprojet .Cela contribue à motiver l'équipe et permet d'homogénéiser la formede vos documents.

Prévoir le classement des documents pour savoir où se trouvent lesinformations importantes.

Préparer les réunions pour les rendre agréables et efficaces.

Animer les réunions pour faire vivre le projet ensemble en vérifiantrégulièrement son avancement.


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Outils

Outil 1 : Plan de communication interne

Présentation

Explication : Cet outil identifie les outils de communication internes existantset la manière de les utiliser au sein de l'équipe du projet9.

Intérêts :

- Ne négliger aucun moyen de communiquer entre vous et votre équipe.- Communiquer pour motiver, écouter, proposer tout au long du projet.

Remarque : Souciez-vous avant tout de la communication interne, lesproblèmes de communication externe viendront bien assez vite (cf. l'étape ade la phase 3 : "réaliser la communication externe").

Plan de communicationinterne

I - Comment utiliser les moyens de communication interne pour votreprojet ?

Ce tableau dresse la liste et le mode d'utilisation des moyens decommunication et des modèles de documents à utiliser au sein de l'équipedu projet.

Méthode : Commencez par inventorier les moyens de communicationutilisés et les modèles de documents déjà utilisés au sein de l'association.Vous pourrez, par la suite, les adapter à votre projet.

Méthode : Repérez ensuite les types d'informations à faire circuler entre lesmembres de l'équipe puis complétez le tableau suivant.


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Phase

1

Nature del'information

Quel moyen decommunication

utiliser ?

Qui est l'auteurde l'information

?

A qui estdestinée

l'information ?

Quel est lemodèle de

document àutiliser ?

Où se range cedocument ?

Quel type demessages doitcirculer entre lesmembres del'équipe ?

Fax, téléphone,email,bouche-à-oreille,document papier,etc.

L'auteur est , soitidentifié par sonnom, soit par unefonction dans leprojet.

Le destinataire dumessage est soitidentifié par sonnom soit par unefonction dans leprojet.

Indiquer quelmodèle dedocumentdécoule del'utilisation dumoyen decommunication.

Indiquer où serange ledocument créé(dossierinformatique oulieu "physique")

EXEMPLE :messagetéléphoniqueadressé à un desautres membresde l'équipe.

petit cahier un des membresde l'équipeprésent dans lelocal au momentdu coup detéléphone.

un autre membrede l'équipe à quis'adresse lemessage.

en-tête aveccertainesinformations (cf.gestion de ladocumentation).

dans le local prèsdu téléphone.

Exemple : Moyens de communication : le téléphone, les boîtes aux lettres,le fax, le courrier électronique, le courrier postal, l'affichage, les réunions, lebouche-à-oreille, les documents écrits, les modèles de documents (lettre,note d'information, compte-rendu de réunion , etc.).

Attention : A ce stade du projet l'équipe du projet n'est que pressentie, lesréponses aux questions "qui ?" peuvent être une catégorie (le trésorier, lesecrétaire, le chef de projet21, etc.) ou des noms.

Conseil : Pensez à parcourir toute la méthode présente de gestion deprojet pour avoir une idée de certains documents à fournir.

Remarque : Ce mini plan de communication14 n'est pas définitif, au cours duprojet il sera appelé à évoluer.

II - Gestion de la documentation

Vous connaissez désormais les modèles de documents dont vous avezbesoin, il s'agit maintenant de les créer. Voici quelques petits "trucs" pourréaliser ces modèles de documents.

Méthode : Créer un en-tête type pour tous vos documents informatiquescontenant le nom de l'auteur de la création du document, le nom de lapersonne qui a fait une éventuelle modification, la date de sa création et dela dernière remise à jour, le numéro de la version du document.

Méthode : Créer une identité propre à votre projet : un logo, un slogan àajouter à cet en-tête.

Intérêts :

- Créer une cohérence entre tous les documents.- Rassembler et motiver l'équipe autour de l'identité visuelle.- Diffuser une bonne image en interne favorise la promotion du projet en

externe.


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Conseil : N'hésitez pas à travailler sur le côté esthétique de vos en-têtes etdocuments, cela donnera plus envie de les lire.

Exemple : Suit au tableau précédent, vous savez que vous avez besoind'une note de transmission de message téléphonique. Sur ce documentdoivent apparaître au minimum l'auteur du coup de téléphone, celui qui areçu le coup de téléphone, la date et l'heure du coup de téléphone, le nomde la personne à qui le message est adressé.

Méthode : Penser à une méthode de nommage informatique cohérentepour tous vos documents.

Exemple : Compte rendu de réunion du 20/11/01 du projet Encore :en_cr_20/11/01

Méthode : Organiser le stockage de la documentation (format papier etinformatique) produite lors de la réalisation du projet.

Conseil : Ne pas négliger la méthode de l'armoire et des classeurs pour lespapiers.

Conseil : Penser cette méthode de rangement pour que chaque membrede l'équipe projet y ait accès.

Remarque : Vous devez vous référer aux règles du rangement des fichiersinformatiques de l'association si elles existent. Sinon, il s'agit de créer unearchitecture de dossiers qui s'adapte à votre projet.

Exemple : Créer un dossier informatique "réunions" qui ne contienne queles ordres du jour et compte-rendus de réunions.

Attention : Certains documents vont faire leur apparition au cours dudéroulement du projet, pensez à les intégrer dans votre système derangement.

Outil 2 : Ordre du jour

Présentation

Explication : L'ordre du jour est un document qui permet d'informer lesparticipants à la réunion des dates, heures et lieux de la réunion ainsi que lesthèmes à aborder.

Intérêts :


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Phase

1

- Cet ordre du jour permet à chacun d'organiser son emploi du temps.- Il prépare un déroulement plus efficace de la réunion et notamment

d'éviter au maximum les assemblées interminables.

Remarque : Pour vous aider à préparer cet ordre du jour, relisez le derniercompte-rendu de réunion qui devrait contenir une partie des informationsnécessaires.

Remarque : L'ordre du jour ne porte pas bien son nom, les sujets à aborderne sont pas listés pour être imposés mais simplement pour être préparés parles participants à la réunion.

Conseil : N'oubliez pas d'utiliser les modèles de documents que vous avezcréés avant.

Ordre du jour

I - Informations générales

- Date- Heure- Lieu- Documents de références (à lire ou à apporter pour la réunion)- Informations complémentaires (code d'accès, téléphone, etc.)

II - Personnes invitées

Nom Fonction Organisme

Quel est le nom de la personne invitée?

Quelle est la fonction de la personneinvitée au sein du projet ?

Quel est l'organisme auquel estrattachée la personne invitée ?

Remarque : L'organisme de rattachement est souvent votre propreassociation mais il arrive parfois de devoir inviter des personnes extérieuresau projet, voire à l'association.

III - Ordre du jour

Quels sont les points à aborder lors de la réunion (actions à mener au coursde la réunion, décisions à prendre, problèmes à résoudre) ?

Conseil : Vous pouvez ordonner les points à aborder du plus au moinsimportant, cela permettra de donner une idée du déroulement de la réunion.


2002 UTC

Outil 3 : Méthode d'organisation d'une réunion

Présentation

Explication : Cet outil décrit la manière de préparer et de réaliser uneréunion au cours du projet.

Intérêt : Les réunions bien menées sont indispensables pour faire l'étatd'avancement, résoudre les problèmes, communiquer entre toute l'équipe,motiver l'équipe, prendre des décisions ensemble.

Remarque : Cet outil est davantage une liste de conseils pratiques qu'undocument à formaliser. Le lire une fois au début du projet ou le relire quandvous sentez que les réunions ne sont plus efficaces devraient suffire.

Méthode d'organisation d'uneréunion

Comment préparer la réunion ?

Eviter la réunion quand une communication par mail, téléphone ou affichagesuffit, sauf si l'objectif est de créer ou de renforcer l'esprit d'équipe.

Faire participer les membres de l'équipe projet à la définition de l'ordre du jour.

Prévoir des temps de réunions courts (c'est plus agréable pour tout le monde etsouvent plus efficace).

Tenir compte de l'emploi du temps surchargé et des facilités de déplacementde chacun dans le choix des horaires et du lieu.

Communiquer l'ordre du jour suffisamment à l'avance.


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Phase

1

Convoquer toutes les personnes concernées sans en oublier.

Comment animer la réunion ?

Essayer de commencer les réunions à l'heure, cela ne pénalise pas lespersonnes présentes et cela oblige à être à l'heure la fois suivante.

Désigner ensemble un animateur2 qui gère la suite de la réunion. Changerd'animateur pour chaque réunion permet de responsabiliser la personnedésignée.

Désigner ensemble une personne qui rédige le compte-rendu de réunion. Onpeut changer à chaque réunion pour que chacun participe aux tâches derédaction souvent moins appréciées.

Faire un tour de table pour connaître l'avancement mais aussi les éventuellesinterrogations de chacun.

Reprendre ensemble l'ordre du jour et le modifier si les circonstances l'exigent.

Provoquer la circulation des informations entre les participants, qu'ils proposentdes solutions et donnent leurs idées.

Faire s'exprimer chaque participant, éviter que certains s'accaparent la parole,et mettre en valeur l'apport de chacun.

Surveiller le temps de réunion, suivre l'ordre du jour, synthétiser lesinterventions, mettre en avant les points de désaccord ou au contraire deconsensus.

Faire le point sur l'avancement de chacun et reporter les informationsrecueillies sur le tableau de suivi d'avancement..

Vérifier sur le planning prévisionnel les dérapages éventuels au niveau timing.

Elaborer ensemble des plans d'action13 pour avancer dans le projet et résoudreles problèmes.

Décider ensemble de la date de la prochaine réunion et des sujets à aborderlors de celle-ci. Cela servira de base à la rédaction de votre ordre du jour.


2002 UTC

Des décisions sont parfois difficiles à prendre pour cause de polémique, sacheztrancher lorsque vous le sentez nécessaire.

Comment conclure la réunion ?

Rédiger rapidement le compte-rendu clair, parlant, synthétique en mettant envaleur le plan d'action.

Diffuser les comptes rendus de réunion à toutes les personnes concernées(présentes ou non) dans les jours qui suivent.

Penser à afficher le compte-rendu dans un lieu familier pour tous. et à l'envoyerpar les modes de communication prévus plus haut (mail, affichage simple,courrier...)

Outil 4 : Compte rendu de réunion du ../../..

Présentation

Explication : Le compte-rendu de réunion est un document qui résume lespoints abordés et les décisions prises au cours d'une réunion et surtout quiprésente les plans d'action13 à mener suite à cette réunion.

Intérêts :

- Disposer de documents traçant l'évolution du projet .- Traduire les décisions en plans d'action attribués à des responsables

identifiés.

Compte rendu de réunion du../../..

I - Personnes présentes


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Phase

1

Nom Fonction Organisme/société

Nom de la personne présente Fonction de la personne présente ausein du projet

Organisme ou société de rattachement

II - Points abordés

Synthétiser sous forme de liste les points abordés au cours de la réunion. .

Attention : Les points abordés ne sont pas nécessairement superposablesà l'ordre du jour initialement prévu.

III - Synthèse de la séance

Reprendre la structure de la réunion (points à aborder, validation, problèmeà résoudre...).

IV - Décisions/actions

Explication : Quelles sont les décisions prises au cours de la réunion etquelles sont les actions qui en découlent.

Décisions prises Actions à réaliser Responsable Délais

Quel est l'objet de ladécision entérinéeensemble ?

Quelles sont le(s) actionsqui en découlent ?

Quel est le responsableaffecté à l'action ?

Quelle est la date à laquellel'action doit être terminée ?

Remarque : Le responsable d'une action doit s'assurer que la tâche estfaite en temps et en heure, mais rien ne l'empêche de la réaliser avecquelqu'un ou même de la faire réaliser.

V - Prochaine réunion

- Date- Heure- Lieu- Ordre du jour


2002 UTC

C - Constituer l'équipe du projet

Les premières réunions ont déjà rassemblé un certain nombre de personnes quiconstituent l'équipe du projet9. Vous avez défini comment communiquer entre vous. Ils'agit maintenant de lister les membres de cette équipe et de définir les rôlesprincipaux dans le projet en fonction des envies et des compétences de chacun.

Objectif :

Identifier l'équipe du projeten listant ses membres, leurs coordonnées, leurs disponibilités,

et leurs rôles prévisionnels sur la liste des participants au projet.- en s'inquiétant des motivations et des compétences de chacun.- en analysant les relations internes à l'équipe pour mesurer leur

influence sur le projet dans les tableaux d'analyse del'environnement humain.

Attention : C'est l'équipe qui garantit le succès du projet, ces outils peuventparaître fastidieux mais ils sont primordiaux.

Attention : L'équipe évolue tout au long du projet, ces deux outils seront àmettre à jour le plus régulièrement possible.

Intérêts :

- Mieux connaître l'équipe du projet et son énorme influence sur le projet.- Faciliter la communication en interne.

Actions

Définir précisément les participants du projet pour Connaître lespersonnes prêtes à s'investir dans le projet.

S'inquiéter des motivations et des compétences de chacun. pourpréparer l'affectation des tâches32 afin de satisfaire le maximum de monde.

Identifier les rôles de chacun pour répartir une première fois lesresponsabilités principales.

Reporter ces infos dans la liste des participants au projet pour disposerd'une liste qui décrit l'équipe.


2002 UTC

Phase

1

Diffuser la liste aux participants du projet pour faciliter la communicationentre les participants du projet.

Analyser l'influence des relations entre les acteurs du projet pourprendre en compte l'impact important des relations sur le déroulement duprojet et en déduire les actions à mener.

Outils

Outil 1 : Liste des participants au projet

Présentation

Explication : Vous avez défini votre projet à travers la note de clarification etsavez comment communiquer au sein de l'équipe. Pour cela, une ouplusieurs réunions ont été nécessaires. Grâce à ces réunions vouscommencez à distinguer assez clairement l'équipe qui va réaliser le projet.La liste des participants au projet recense ces participants directs à laréalisation du projet, leurs rôles, leurs coordonnées, et enfin leurs momentsdisponibles pour le projet.

Intérêt : Faciliter la communication entre tous les membres de l'équipe duprojet9.

Liste des participants auprojet

1- Lister les personnes déjà actives dans la définition du projet etdemander leurs coordonnées et leurs disponibilités sur la duréeprévue du projet.

Méthode : Vous pouvez obtenir ces informations lors des premièresréunions qui ont permis de définir le projet.

1-1- Prévoir quel rôle va jouer le participant au sein du projet.


2002 UTC

Attention : Pour l'instant ce n'est qu'une prévision, les rôles réels dechacun seront attribués après la liste des tâches.

Attention : Les rôles ne sont pas figés pour tout le projet, peut-êtrey-aura-t-il des changements dans cette liste au cours du projet. Pensez à laremettre à jour.

Qui ? Rôle Téléphone e-Mail Adressepostale

(facultatif)

Fax(facultatif)

Disponibilité.

Nom duparticipant

Quel est sonrôle au sein duprojet ?

A quelsmoments est-ildisponiblepour le projet?

Remarque : Les coordonnées peuvent être plus ou moins complètes,privilégiez les moyens de communication rapides (mail ou téléphone),l'adresse et le fax ont moins d'intérêt.

Remarque : La disponibilité peut se résumer à "dispo tous les soirs" ounécessitait un autre document qui dresse un emploi du temps plus ou moinscomplexe de la personne concernée.

Attention : N'oubliez pas de diffuser cette liste auprès de tous les acteursde l'équipe projet pour favoriser la communication entre eux et d'en afficherun exemplaire sur le panneau d'affichage.

Outil 2 : Analyse de l'environnement humain

Présentation

Explication : Votre équipe est identifiée, la réussite du projet tient beaucoupà la cohésion de celle-ci.. L'analyse de l'environnement humain se composede deux tableaux. Le premier présente les motivations personnelles dechacun et leurs compétences dans le cadre du projet. Le second analyse lesinfluences des relations en interne sur le déroulement du projet.

Intérêts :

- Mieux comprendre les implications de chacun dans le projet.- Permettre une meilleure affectation des tâches32 identifiées lors de

l'établissement de la liste de tâches.- Prendre du recul sur les relations au sein de l'équipe, comprendre les

enjeux de telles relations pour le projet.


2002 UTC

Phase

1

- Mieux comprendre votre équipe et les motivations pour réussir le projetensemble.

Attention : L'intérêt de l'outil n'est en aucun cas de juger descomportements mais simplement de tenir compte de l'existence de cescomportements.

Analyse de l'environnementhumain

I - Les compétences et motivations personnelles

Méthode : Demander à chacun le rôle qu'il aimerait remplir dans le cadredu projet et de ses compétences particulières (techniques, de gestion, decompta, etc.).

Intérêt : Ce genre d'infos vous permettra de commencer à percevoir lesrôles de chacun au sein du projet et de pouvoir affecter les tâchescorrectement lorsque vous ferez la liste de tâches.

Remarque : Certains ne pourront pas répondre à la question, ne sachantpas très bien quoi faire ou n'estimant pas avoir de compétencesparticulières, pas de panique, là-aussi vous trouverez quelque chose quileur convient lors de l'affectation des tâches.

Qui ? Qu'est ce qu'il sait faire ? Qu'est ce qu'il veut faire ?

Qu'est ce qu'il sait faire de particulierqui peut-être utile au projet ?

Qu'est ce qu'il veut faire au sein duprojet ?

Attention : Déterminer tout ça lors d'une réunion.

II - Analyse des relations en interne

Qui et qui? Particularité de leurrelation

Quel effet sur le projet ? Comment réagir ?

Nom de deux des acteursdont la relation sembleinfluencer le projet.

Qu'est ce qui caractériseleur relation et qui pourraitinfluencer la réalisation duprojet ?

Quel est l'effet de la naturede cette relation sur leprojet, cela favorise-t-il sondéroulement ou au contrairecela l'entrave-t-il ?

Que faut-il en déduire sur lamanière de gérer l'équipe etle projet ?

Exemple : Deux des membres de votre projet ne s'entendent pas du tout(pour telle ou telle raison), le danger c'est que le fait de travailler ensembleralentisse le projet, essayez dans ce cas d'éviter qu'ils travaillent sur la


2002 UTC

même tâche. Au contraire prévoyez de faire travailler deux personnes quiont l'habitude de bien travailler ensemble.

Attention : Les relations au sein de l'équipe projet vont évoluer tout au longde son déroulement, penser à remettre à jour cet outil sans attendre unclash qui peut être fatal.

Conseil : Une bonne discussion résout parfois bien des problèmes.


2002 UTC

Phase

1


2002 UTC

IIStructurer le

projet

Votre projet est défini sous tous ses aspects (objectifs, contraintes et risques). Voussavez ce que vous voulez faire, il s'agit maintenant de savoir comment vous allez yarriver ? combien cela va coûter ? et qui va le faire ?

Objectif :

Structurer et prévoir la réalisation de votre projet associatif- par l'élaboration de la liste des tâches, du planning prévisionnel

et d'un budget prévisionnel- en réfléchissant aux risques qui peuvent mettre en danger le

projet grâce à l'analyse préliminaire des risques.

Explication : Les outils à votre disposition vous permettront de structurer laréalisation du projet.

Intérêts :

- Organiser et donc gagner du temps précieux lors de la réalisation.- Préparer au maximum la réalisation du projet pour en appréhender les

points forts et les points faibles.- Responsabiliser chaque membre de l'équipe sur des tâches précises.- Se préparer aux problèmes qui risquent d'arriver pour mieux les gérer au

moment voulu.

2002 UTC

Attention : La définition des rôles et des responsabilités de chacun a étécommencée lors de la constitution de l'équipe projet. Vous allez préciser cesrôles en affectant à chacun une série d'actions à faire au cours de laréalisation. Cette attribution de tâche est très importante, c'est le seulengagement que prend le membre de l'équipe du projet à faire une partie duprojet.


2002 UTC

A - Caractériser et planifier les tâches

Vous avez clairement défini les objectifs et la manière de communiquer au sein del'équipe du projet9. C'est le moment de planifier le déroulement du projet avant de selancer à corps perdu dans la réalisation.

Objectif :

Structurer le projet- par la caractérisation et la classification de la liste des tâches.- par l'affectation d'un responsable à chaque tâche32.- par l'élaboration d'un planning prévisionnel.

Intérêts :

- Ne pas oublier d'actions à mener.- Déléguer les tâches de réalisation.- Gagner du temps lors de la réalisation.

Actions

Découper le projet en tâches. pour obtenir une liste complète des actionsélémentaires à mener pour réaliser le projet.

Classer les tâches en catégories pour faire apparaître l'organisation duprojet.

Affecter des durées aux tâches pour évaluer le temps de réalisation del'ensemble des tâches.

Définir les liens entre les tâches pour optimiser le temps de réalisation duprojet.

Affecter des responsables à chaque tâche pour être sûr que chaque tâchesoit prise en charge.

Dessiner le planning prévisionnel. pour visualiser le déroulement du projetdans le temps.

Outils

Structurer le projet 31

2002 UTC

Phase

2

Outil 1 : Liste des tâches

Présentation

Explication : Vous savez qui veut faire quelque chose pour le projet grâce àvotre liste de participants au projet. Vous pouvez passer à ce qu'il faut fairepour réaliser le projet. La liste des tâches32 présente l'ensemble des actionsélémentaires nécessaires pour réaliser le projet, classées par catégorie, avecun responsable, le délai de réalisation et les résultats prévus de chaquetâche.

Intérêts :

- Ne pas oublier de tâches à accomplir.- Rendre plus facile à suivre le projet, notamment avec l'aide du tableau

de bord.- Préparer le planning prévisionnel du projet.

Liste des tâches

1- Inventorier les tâches

Avec tous les membres du projet, ou au moins le noyau dur de l'équipe,commencez par un brainstorming3 ou chacun liste les actions nécessairespour la réalisation du projet..

Méthode : Pour obtenir ce découpage en tâches, vous pouvez reprendre lafiche des objectifs et vous poser la question "qu'est ce qu'on doit faire ?"pour atteindre ces objectifs puis découper chaque action trouvée en tâchesde plus en plus simples.

Attention : Ne pas oublier les tâches qui ne concernent pas directement la"production" du projet mais qui y aident telles que la gestion de projet, lacommunication, etc.

Remarque : Ne négligez aucune tâche surtout celles qui vous paraissentévidentes, c'est souvent celles qu'on oublie au cours du projet.


2002 UTC

2- Eliminer les tâches qui vous semblent inutiles ou redondantes

Conseil : N'hésitez pas à simplifier des tâches qui vous semblent troplourdes ou au contraire à rassembler des tâches trop simples.

3- Classer les tâches par catégories.

Méthode : Reprenez votre liste de tâches en essayant de faire unrapprochement de certaines tâches pour définir des catégories de tâches.

Exemple : Catégories : logistique, trésorerie, communication externe,gestion de projet, etc.

4- Indiquez la date butoir à laquelle doit être réalisée la tâche.

Le projet à des contraintes de temps qui se répercutent sur chaque tâche.

Attention : Certaines tâches ne peuvent être faites que quand d'autres sontfinies, le planning prévisionnel est là pour visualiser ces interdépendances.

5- Enfin, prévoyez le résultat de la tâche une fois achevée.

Intérêt : Cela permettra de savoir quand elle sera finie exactement.

Catégories de tâche Tâches à réaliser Avant quand ? Par qui ? Résultats prévus

Attention : Il n'est pas évident de déterminer un responsable pour chaquetâche à ce moment. Le planning prévisionnel vous permettra de compléterles tâches sans responsables directs. En effet, à ce moment-là vous aurezévalué de quand à quand faire la tâche, il sera alors plus facile d'attribuer laresponsabilité des tâches au vu des disponibilités de chacun.

Attention : Cette liste est dressée en début de projet, elle sera amenée àévoluer au cours du projet. Le tableau de bord vous permettra de suivrecette évolution et de prévenir les dérapages.

Conseil : L'outil vierge a été créé avec Excel afin de faciliter le travail demise en forme du tableau mais rien ne vous empêche de travailler surWord.

Outil 2 : Planning prévisionnel

Présentation


2002 UTC

Phase

2

Explication : Le planning29 prévisionnel permet de prévoir et de visualiser ledéroulement du projet dans le temps ainsi que d'affecter à chaque tâche unresponsable.

Intérêts :

- Ordonner chronologiquement les différentes tâches32 composant leprojet.

- Visualiser l'interdépendance des tâches.- Déléguer la réalisation des tâches entre tous les membres de l'équipe

projet.- Disposer d'un document de référence temporel pour utiliser le planning

de suivi.- Optimiser le temps de réalisation du projet.

Attention : Certains logiciels proposent des solutions de planificationefficaces mais parfois complexes. Une version propre réalisée à la main peutsuffire. La version informatique présente l'intérêt d'être modifiable et defaciliter le suivi de ce planning grâce au planning de suivi.

Planning prévisionnel

1- Préciser l'année de réalisation du projet, sa date de début et de fin.

Ces deux dates vont permettre de délimiter graphiquement l'espace tempssuffisant pour afficher toutes les tâches.

2- Nommer un responsable pour chaque tâche

Méthode : Utilisez les informations de la liste des participants au projet etde la liste des tâches.

Conseil : Tenir compte de la première analyse de l'environnement humainque vous avez faite.

Conseil : En plus de l'analyse de l'environnement humain, n'hésitez pas àdiscuter de cette répartition des responsabilités avec toute l'équipe, celacontribue à leur motivation.

Attention : Vous avez défini le rôle de chacun au sein du projet. Vouspouvez maintenant compléter la liste des participants au projet par le rôleprécis dans la réalisation du projet.


2002 UTC

3- Affecter des durées ou des charges aux tâches.

Affecter à chaque tâche une date de début et de fin ou la charge (tempsnécessaire) afin d'évaluer leur temps de réalisation.

Méthode : Posez-vous la question "combien de temps aurais-je besoin pourfaire cette tâche ?" pour définir la charge de travail.

Attention : Pour définir ces charges tenez compte de l'avis de chacun desacteurs de l'équipe projet, si aucun ne peut estimer la charge d'une tâche,chercher des avis extérieurs (autres assos, livres, etc.)

4- Définir des liens entre les tâches

Explication : Identifier les interdépendances entre tâches (celles quipeuvent se faire ensembles, celles qui nécessitent qu'une tâche ou unensemble de tâches soient finies).

5- Réaliser une représentation graphique de l'agencement des tâches.

Méthode : Pour réaliser cette représentation, il y a la méthode crayons decouleur et papier. L'outil vide utilise Excel, mais rien ne vous empêche dechoisir un autre logiciel.

Intérêt : La méthode informatique vous permet de faire des modifications aucours du projet plus facilement.

6- Mettre en relief les jalons.

Certaines dates sont importantes dans votre projet, elles vont imposercertaines échéances.

Méthode : Sur la représentation graphique mettre en évidence cesdates-clés.

Remarque : Certaines de ces contraintes sont déjà définies dans votre notede clarification.

Exemple : Un jalon : date de présentation d'avancement à un de vosprincipaux partenaires12.

7- Indiquer sur votre représentation graphique le nom du responsable.

Attention : Le responsable de la tâche n'est pas obligé de la réaliserlui-même mais il est responsable de la réalisation de la tâche dans lesdélais.

Conseil : Pour l'outil vide excel dont vous disposez, le nom desresponsables est à indiquer dans une colonne prévue à cet effet mais vous


2002 UTC

Phase

2

pouvez également indiquer le nom du responsable sur la barre de la tâchecorrespondante (cf. illustration ci-dessous).

Conseil : Pour avoir une meilleure visualisation de la répartition des tâches,vous pouvez donner une couleur différente aux tâches suivant chaqueresponsable (cf. illustration ci-dessous).

Conseil : Si la durée de votre projet est trop importante pour le visualisersur une page A4 à l'impression, vous pouvez faire des planningsprévisionnels pour une certaine période du projet. (cf. outil illustré)

Méthode :


L'illustration suivante a été réalisée sur excel. C'est un simple exemple. Deslogiciels spécialisés dans la gestion de projet permettent de réaliser un planningprévisionnel plus complexe. A vous de choisir, le plus important est de bienvisualiser le déroulement dans le temps du projet. L'illustration ci-dessous se basesur l'outil vide.La largeur d'une colonne correspond à une durée d'une semaine. Cette échelle detemps est modifiable en fonction de vos besoins.Lorsque vous entrez la date de début de projet dans l'outil vide, le calendrier débuteautomatiquement à cette date.L'outil vide est conçu pour reprendre les informations déjà établies dans la liste destâches par la simple copie des colonnes concernées colonnes : catégorie de tâches,tâches et responsables.


2002 UTC

B - Etablir le budget prévisionnel

Vous avez établi la liste des tâches. Il s'agit maintenant d'évaluer les dépensesnécessaires pour la réalisation de ces tâches pour en déduire la somme à collecter.

Objectif :

Prévoir les dépenses et recettes du projet par la mise en forme d'un budgetprévisionnel.

Intérêts :

- Affiner l'évaluation budgétaire de la note de clarification.- Vérifier que le projet est faisable avec un budget raisonnable.- Disposer d'un document de base pour les démarchages sponsoring et

subventions.

Actions

Evaluer le coût du projet pour déterminer précisément la quantité d'argentnécessaire à la réalisation.

Evaluer les recettes engendrées par le projet pour estimer dans quelleproportion ces recettes couvrent les dépenses.

En déduire les demandes à faire aux potentiels partenaires pourpréparer la recherche de financement.

Equilibrer le budget pour confirmer la viabilité du projet.

Visualiser ces informations sous forme de tableau pour avoir une visiond'ensemble du budget prévisionnel et disposer d'un document de référence.

Outils

Outil 1 : Budget prévisionnel


2002 UTC

Phase

2

Présentation

Explication : Le budget prévisionnel permet de visualiser les dépenses etles recettes prévisionnelles de votre projet.

Intérêts :

- Prévoir le coût de réalisation du projet.- Evaluer la somme d'argent à collecter pour le réaliser.- Disposer des informations nécessaires à la réalisation de la plaquette de

présentation pour les partenaires potentiels.

Attention : Soignez la forme et le fond de ce document, il est primordial pourles demandes de subventions et de sponsoring. En effet, il s'intégrera dansla plaquette de présentation du projet.

Remarque : Bien entendu, cet outil est à réaliser avec le trésorier, qui est lemembre de l'équipe chargé de gérer les comptes du projet.

Attention : L'outil vide a été fait avec Excel. Il permet certains calculsautomatiques. Mais vous pouvez choisir Word et une calculatrice si vous nevous sentez pas à l'aise sur Excel. En effet, ce ne sont que des opérationssimples.

Budget prévisionnel

I - Evaluation des dépenses

Méthode : Pour chaque tâche de la liste des tâches se poser la question"combien cela coûte-t-il ?"

Conseil : Pour ces évaluations inspirez-vous de l'expérience del'association ou de devis.

Attention : Il est indispensable de justifier chaque dépense que vousavancez. Cela permet de ne pas donner des chiffres "bidons" et ainsi demontrer sa crédibilité aux partenaires12 potentiels.

Remarque : Toutes les dépenses ne peuvent être basées sur des devis8,certaines se justifient sur l'expérience du même type de projet.

Conseil : Pensez à inclure un poste imprévu, aucun budget prévisionnel


2002 UTC

n'est précis à 100 %, cela peut-être très crédible de penser à l'imprévu.

Exemple :

Méthode : Classer ensuite les dépenses par poste15 (catégorie dedépenses) en vous inspirant du classement par catégorie des tâches (cf. laliste des tâches).

Méthode : Calculer le pourcentage de chaque poste de dépenses parrapport aux dépenses totales (dépenses pour un poste / dépenses totales*100)

Méthode : Visualiser ces informations sous forme de tableau.

Poste Montant prévisionnel TTC % des dépenses totales Commentaires

Catégorie de dépenses Indiquez ici la justificationdes chiffres que vousavancez.

TOTAL TTC

Attention : Attention aux lois en vigueur, elles évoluent souvent,renseignez-vous pour connaître d'éventuels impôts ou taxes à ajouter à vosdépenses.

Remarque : Ce budget est très simple, certains projets nécessitent desbudgets plus complets et sous une forme plus comptable avec unvocabulaire spécifique et des règles de calcul plus complexes. Dans ce casdemandez avis à des professionnels ou consultez des livres spécifiques surla gestion comptable.

Attention : Sur certains projets un peu longs, précisez à quelles dates sontprévues certaines grosse dépenses et certaines grosses recettes au coursdu projet. En effet, l'argent qui rentre dans les caisses arrive parfois plustard, voire trop tard, que le moment où il faut le dépenser.

II - Evaluation des recettes

Vous avez évalué combien va vous coûter le projet. Il s'agit maintenant deprévoir d'où va venir l'argent.

Méthode : Evaluer combien l'association peut investir dans le projet si elledispose d'argent.

Méthode : Evaluer dans un premier temps ce que va vous rapporter leprojet en lui-même.

Exemple : Si le projet est d'organiser un concert, il faut indiquer dans lespostes : entrées et boissons.

Méthode : Evaluer combien doit obtenir le projet en sponsoring,


2002 UTC

Phase

2

subventions ou autres pour réussir à régler toutes les dépenses.

Méthode : Calculer le pourcentage de chaque poste de dépenses parrapport aux recettes totales (recettes pour un poste/ recettes totales *100).

Méthode : Visualiser toutes ces informations dans un tableau.

Poste Montant prévisionnel TTC % des recettes totales Commentaires

Votre association

Sponsors

Subventions

Autres

Total acquis Quel est le total collecté à ladate du budget prévisionnel?

TOTAL TTC

Conseil : Intégrer à ce budget prévisionnel les apports matériels entraduisant ceux-ci par une somme d'argent. Si c'est le cas, n'oubliez pasd'intégrer cette dépense matérielle dans le tableau des dépenses.

Exemple : Une entreprise d'informatique vous fournit un ordinateur pour letemps du projet. Incluez dans le tableau de recettes et de dépenses cetordinateur en indiquant sa valeur marchande que vous aurez trouvée dansle plus proche magasin informatique.

III - Synthèse

L'objectif de ce tableau de synthèse est d'avoir un résumé des informationsdéveloppées dans les deux premiers tableaux.

Attention : Votre budget prévisionnel doit toujours être équilibré (recettes -dépenses) = 0. S'il est négatif c'est que votre projet n'est pas viable, s'il estpositif c'est que vous avez surévalué les subventions20 ou le sponsoring18.

Intérêts :

- Visualiser d'un seul coup d'oeil les principales données du budgetprévisionnel.

- Permettre d'équilibrer recettes et dépenses.

Méthode : Reportez les informations principales des deux premierstableaux dans un troisième tableau.


2002 UTC

Postes principaux Montant prévisionnel TTC % Commentaires

DEPENSES

RECETTES

Votre association

Sponsors

Subventions

Autres

Total Dépenses

Total Recettes

RESULTATPREVISIONNEL

Recettes - Dépenses

Attention : Le budget prévisionnel va s'affiner au fur et à mesure dudéroulement du projet, il faut donc l'actualiser régulièrement. C'estégalement ce document qui servira de base au budget final.

Conseil : Un logiciel type Excel facilite la mise en forme de ce type d'outils(cf. outil vide).


2002 UTC

Phase

2

C - Analyser les risques

Vous avez structuré le déroulement du projet avec le planning prévisionnel, vousavez évalué combien le projet va coûter avec le budget prévisionnel. Il s'agitmaintenant de mesurer les risques17 qui pèsent sur le bon déroulement du projet.

Objectif :

Analyser les risques qui empêcheront le bon déroulement du projet par uneanalyse préliminaire des risques visualisée dans un tableau.

Intérêt : Anticiper les dérapages pour optimiser la rapidité et la qualité des solutionsà apporter.

Actions

Inventorier les situations potentiellement dangereuses pour prendreconscience de l'ensemble des risques17 auxquels est exposé le projet.

Enoncer les effets sur le projet pour en évaluer la gravité.

En déduire des actions correctives pour éviter au maximum ces risques.

Outils

Outil 1 : Analyse préliminaire des risques

Présentation

Explication : L'analyse préliminaire des risques permet d'identifier lesrisques17 encourus par le projet et de proposer des solutions appropriées.

Intérêts :


2002 UTC

- Prendre du recul sur tout ce qu'on a défini dans les outils précédents.- Tenir compte par la suite des risques potentiels pour le projet.

Analyse préliminaire desrisques

1- Lister les risques

Méthode : Réunissez-vous, faites un brainstorming3 avec le maximum departicipants au projet et lister tous ce qui pourrait provoquer un effet néfastesur le déroulement du projet : les risques.

Conseil : Ecrivez tous les risques même ceux qui vous paraissentsaugrenus. Vous les classerez plus tard.

Remarque : Tenez compte de l'expérience de projets antérieurs.

2- Classer les risques

Méthode : Ne retenez que les risques qui vous semblent pertinents etéliminez les doublons.

3- Mesurez les effets sur le projet.

Méthode : Dans ce même tableau, notez l'impact qu'aurait le risque sur leprojet s'il se réalisait.

Conseil : Vous pouvez classer les risques par un code couleur : rouge =effets intolérables, bleu = effets supportables, vert = effets négligeables.

4- Enfin, déduisez et écrivez pour chaque risque la solution qui voussemble appropriée pour éviter ce risque.

Méthode : Qu'est ce que vous allez faire pour éviter ce risque ?

Attention : Les risques ne sont pas tous évitables totalement, l'objectif estsurtout de limiter les effets néfastes.

Conseil : Vous pouvez afficher bien en vue pour toute l'équipe et tout aulong du projet cette analyse des risques, cela évitera certaines décisionshâtives ou au contraire en précipitera certaines. De plus vous pourrezcompléter cette analyse si certains risques apparaissent au cours du projet.


2002 UTC

Phase

2

Risques Effets sur le projet Solutions préventives

Qu'est ce qui menace le bondéroulement du projet ?

Que se passe-t-il si cela arrive? Que peut-on faire pour éviter ce risque?


2002 UTC

IIIRéaliser le projet

Vous avez terminé tous les outils qui vont vous permettre de suivre au mieux laréalisation du projet. Il s'agit de suivre pas à pas cette réalisation pour éviter lesdérapages.

Objectif :

Suivre la réalisation du projeten mettant en forme des documents de suivi au cours des

réunions : tableau de bord, planning de suivi, budget de suivi.- en communiquant sur le projet vers les partenaires12 potentiels et

les médias au moyen de la plaquette de présentation.- en suivant tous les contacts pris par le projet grâce aux fiches

contact.- en communiquant entre vous au sein de l'équipe du projet.- en sachant appréhender un gros blocage du projet avec la

réunion SOS et la fiche de modification.

Explication : Les outils de réalisation constituent une aide au suivi. L'objectifest d'anticiper et au pire de prendre conscience des problèmes mais aussides réussites pour réagir en conséquence.

Attention : Dans un projet associatif, le principal facteur de réussite c'est laforce de votre équipe et la bonne communication entre ses membres, tousces documents aident à cette communication.

Attention : Il est important d'adapter le rythme des mises à jour des outils desuivi aux besoins du projet.

Attention : Vous avez normalement tout prévu au cours des phases de

2002 UTC

préparation et de structuration du projet, mais votre projet va évoluer etconnaître des changements tout au long de la réalisation. Ne restez pasbloqués sur vos premières définitions du projet, il peut et il va évoluer.


2002 UTC

A - Suivre l'avancement

Lors des deux premières phases vous avez défini et structuré le projet. Tout est prêtpour se lancer dans la réalisation. Lors des nombreuses réunions de suivi du projet, ilva falloir surveiller l'avancement du projet au niveau qualité, temps et argent.

Objectif :

Suivre pas à pas le projet- par l'organisation des réunions de suivi.- par la mise à jour du tableau de bord, du planning de suivi et du

budget de suivi.

Explication : Le suivi du projet consiste à analyser la situation à un instantdonné de la réalisation. Cette analyse sera effectuée à partir desinformations fournies par l'équipe.

Intérêt : Bien mettre en forme ce suivi vous permettra de ne rien oublier en cours deprojet et de prévenir les éventuels problèmes.

Attention : Une bonne ambiance dans l'équipe est une des conditions deréussite du projet. Pensez au cours de réunions de suivi à rester à l'écoutede tous et à leur communiquer les informations. Tenez compte des capacitéset des disponibilités de chacun. Faire tout, tout seul, n'est pas une solution.

Remarque : Ne négligez pas les réunions qui ont pour seul objectif de créerune ambiance "sympa" au sein de l'équipe. Cette ambiance est souvent unplus pour la réussite du projet.

Actions

Suivre l'avancement des tâches pour mesurer ce qui a été fait et ce quireste à faire.

Suivre l'évolution des dépenses et des recettes pour ajuster le coûtprévisionnel du projet et réviser éventuellement les prétentions à la hausseou à la baisse.

Mettre à jour le planning prévisionnel pour ajuster la répartition des tâchesdans le temps et valider la disponibilité des responsables.

Décider des modifications à apporter au projet. pour prendre en comptel'avancement du projet et ses évolutions.

Réaliser le projet 47

2002 UTC

Phase

3

Outils

Outil 1 : Tableau de bord du ../../..

Présentation

Explication : Avec la liste des tâches, vous avez inventorié tout ce qu'il yavait à faire pour le projet. Pour composer le tableau de bord il suffit deconstater à la date de la réunion de suivi l'état effectif de l'avancement destâches.

Intérêts :

- Donner une vision claire de l'état d'avancement des tâches32.- Percevoir les dérapages par rapport aux contraintes de délais.- En déduire les modifications, ce qu'il ya à faire en conséquence et qui va

assurer la réalisation de ces modifications.- Prendre conscience ensemble de ce qui est fait mais aussi de ce qui

reste à faire.- Servir de document de base pour communiquer vers des partenaires sur

l'avancement du projet.

Remarque : Cet état d'avancement se fait au cours des nombreusesréunions de suivi qui ponctuent le projet depuis sa définition jusqu'à sonachèvement.

Tableau de bord du ../../..

1- Reprendre la liste des tâches.

Remarque : Si vous avez fait votre liste sous format informatique, cette"reprise" sera plus simple (un "copier-coller" suffira) mais rien n'empêche decontinuer sous le mode papier si c'est comme cela que vous avezcommencé. L'outil vide proposé est calqué sur la liste des tâches sousforme de tableau Excel.


2002 UTC

2- Ajoutez des nouvelles informations

Méthode : La tâche est-elle réalisée à la date à laquelle vous établissez letableau de bord ? Quels sont les résultats réels de la tâche ? Quelcommentaire avez-vous à faire sur cette tâche ?.

Conseil : Le commentaire peut-être une analyse sur le mode de réalisation,une constatation sur le temps de réalisation (dépassement des délais ou aucontraire gain de temps non prévu) ou enfin d'éventuelles modifications surd'autres tâches suite aux résultats obtenus.

Conseil : Essayez de garder le classement des tâches par catégorie, celafacilitera l'organisation du déroulement de la réunion.

Catégoriesde tâche

Tâches àréaliser

Fait Avant quand?

Par qui ? Résultats Commentaires

Cochez lacase si latâche esteffectuée à ladate dutableau debord.

Quelle est ladate limite deréalisation ?(cf. liste destâches)

Qu'est ce quiétait bien dansle mode deréalisation, cequi n'était pasbien, le retardsur le délai,l'avance sur ledélai, etc. ?

Attention : Essayez de garder chaque version du tableau de bord pour lesmettre à disposition des projets futurs.

Conseil : Vous pouvez indiquer par une couleur les tâches qui tardent àêtre réalisées et qui mettent en péril le projet afin de ne pas les oublier.Vous pouvez également mettre en valeur les tâches en cours.

Conseil : Si vous prenez des décisions suite à l'élaboration de ce tableaude bord, n'oubliez pas de les notifier dans le plan d'action13 du compte-rendude réunion.

Outil 2 : Planning de suivi du ../../..

Présentation

Explication : Grâce au tableau de bord, vous savez où vous en êtes dans leprojet. Il s'agit maintenant de noter les répercussions de cet avancement surle planning de suivi en mettant à jour le planning prévisionnel.

Intérêt : Visualiser et maîtriser le déroulement du projet dans le temps.


2002 UTC

Phase

3

Planning de suivi du ../../..

1- Ajuster les données relatives à chacune des tâches du planningprévisionnel.

Ajuster les dates de début et de fin effectives.

Modifier les durées prévisionnelles des tâches si nécessaire.

Actualiser les responsabilités des tâches.

2- Comparer avec le planning de référence.

Superposer le nouveau planning au planning de référence.

Intérêts :

- Repérer les dérapages importants.- Tenir compte de ces dérapages par une réorganisation du projet.

Attention : Que vous les ayez réalisés sous format papier et informatique,gardez le planning prévisionnel initial et certaines versions des plannings desuivi. Cela sera utile pour votre projet et les projets futurs de votreassociation.


2002 UTC


Outil 3 : Budget de suivi du ../../..

Présentation

Explication : Au cours de votre réunion, vous avez fait l'état d'avancementgrâce au tableau de bord et au planning de suivi, place au suivi du budget.Le budget de suivi indique, à la date de son élaboration, les dépenses réelleset les recettes réelles du projet en les comparant au budget prévisionnel.

Intérêts :

- Repérer les dépenses trop importantes.- Repérer les recettes trop peu importantes.- Déduire de ces informations d'éventuelles modifications à apporter au

projet.

Remarque : Cet outil se fait avec le trésorier qui gère l'argent du projet.

Budget de suivi du ../../..

I - Méthode

Méthode : Reprendre les informations de votre budget prévisionnel.

Méthode : Recopier ou faites un "copier-coller" des informations contenuesdans les trois tableaux du budget prévisionnel : recettes, dépenses,synthèse.

Conseil : Garder une copie de votre budget prévisionnel d'origine en vue del'archivage du projet.

Remarque : Le pourcentage de chaque poste par rapport au total n'est pas


2002 UTC

Phase

3

primordial pour le suivi du budget. L'outil vide propose de ne pas gardercette information.

Méthode : Ajoutez trois types d'informations : les dépenses et les recettesréelles à la date ou vous établissez le budget de suivi et des commentaires.

Intérêt : Le fait de garder les sommes prévisionnelles et les sommes réellessur la même feuille vous permettra de repérer les écarts de budget parrapport aux prévisions.

Attention : Il y a toujours des écarts de budget par rapport aux prévisionset c'est tout à fait normal, l'important est de savoir si cet écart est dû à deserreurs dans la gestion du projet ou aux prévisions qui étaient mal établiespuis d'en déduire d'éventuelles modifications sur les actions à mener.

Méthode : Visualiser toutes les informations sous la forme de trois tableauxcalqués sur ceux du budget prévisionnel : dépenses, recettes, synthèse.

II - Les dépenses

Poste Montant prévisionnel TTC Montant réel TTC Commentaires

Catégorie de dépenses Indiquez ici la justificationdes chiffres réels (référenceà une facture, etc.), lesconséquences sur le projetde l'écart entre leprévisionnel-réel.

TOTAL TTC

III - Les recettes

Poste Montant prévisionnel TTC Montant réel TTC Commentaires

Votre association

Sponsors

Subventions

Autres

Total acquis Quel est le total collecté à ladate du budget prévisionnel?

Quel est le total collecté à ladate du budget de suivi ?

TOTAL TTC

IV - Synthèse


2002 UTC

Postes principaux Montant prévisionnel TTC Montant réel TTC Commentaires

DEPENSES

RECETTES

Votre association

Sponsors

Subventions

Autres

Total Dépenses

Total Recettes

RESULTAT (Recettes - Dépenses) (Recettes-Dépenses)

Attention : Les montants réels vont se préciser au fur et à mesure dudéroulement du projet. C'est ce document qui servira de base au budgetfinal.

Conseil : Un logiciel type Excel facilite la mise en forme de ce type d'outils(cf. outil vierge).


2002 UTC

Phase

3

B - Débloquer le projet

Désormais vous savez assurer le suivi du projet en vous aidant du tableau de bord,du planning de suivi, et du budget de suivi. Mais parfois ce simple suivi ne suffit pluslorsqu'un problème met en péril l'existence même du projet.

Objectif :

Résoudre un problème grave qui bloque le projeten identifiant les problèmes au cours d'une réunion SOS.- en cherchant une solution adaptée.- en suivant cette modification importante grâce à la fiche de

modification.

Explication : Votre projet est novateur et risqué. Au cours de la réalisation,vous êtes amené à modifier le projet continuellement en incluant cesmodifications dans vos documents de suivi. Parfois le projet bloque, leproblème peut vous apparaître très clair ou au contraire difficile à définir.Dans tous les cas, une réaction s'impose, cette étape est là pour vousconseiller sur la manière de réagir ensemble face à un problème grave.

Attention : S'il n'y a pas de blocage de votre projet, vous pouvez sautercette étape.

Conseil : Dans ces moments là, la participation de toute l'équipe estindispensable, plus que jamais communiquez entre vous.

Actions

Identifier ce qui bloque le projet pour définir les caractéristiques duproblème.

Rechercher et choisir des solutions pour trouver la meilleure paradepossible afin de continuer le projet.

Expliquer cette modification dans un document pour disposer de la fichede modification comme document de référence.

Mettre à jour les documents pour disposer d'une documentation à jour pourla suite de la réalisation.

Motiver l'équipe pour appliquer au mieux la solution choisie.


2002 UTC

Outils

Outil 1 : Réunion SOS

Présentation

Explication : Cet outil est une liste de conseils pour préparer, animer etconclure une réunion SOS. Cette réunion est un des moyens de réagirensemble lorsqu'un problème remet en cause l'existence même du projet.

Intérêts :

- Analyser ensemble les causes du problème.- Tenter de trouver une solution à un problème apparemment insoluble.- Mettre en oeuvre cette solution.- Redynamiser l'équipe autour de cette solution.

Attention : Cet outil ne garantit pas de sauver le projet mais il peut y aider.

Remarque : Dans cet outil ne sont pas repris les conseils d'ordre génériquespour l'organisation d'une réunion.

Réunion SOS

Comment préparer la réunion ?

Préciser dans l'ordre du jour la nature du problème grave rencontré.

Insister sur l'importance de ce problème et sur le fait qu'il remet en causel'existence du projet.


2002 UTC

Phase

3

Dans l'ordre du jour, insister sur l'importance de la réunion et la nécessité de laprésence de tous.

Etre réaliste dans l'exposé du problème et sa gravité, sans exagérer sonampleur. Attention de ne pas démotiver toute l'équipe à la seule lecture del'ordre du jour.

Se munir de tous les documents rédigés précédemment dans la phase dedéfinition et de structuration du projet.

Comment animer la réunion ?

Choisissez un animateur qui a des qualités d'écoute et de maîtrise du débatparticulièrement développées, la réunion va être difficile à mener. Il estnécessaire qu'il connaisse bien le projet dans son ensemble.

Plus que pour toute autre réunion, faire s'exprimer chaque participant, éviterque certains ne s'accaparent la parole, et mettre en valeur l'apport de chacun.

Expliciter clairement le problème. (manque d'argent, trop peu de personnespour la réalisation, trop de retard dans les délais) et ses incidences sur leprojet.

Chercher ensemble les causes du problème. Le problème vient-il de :

- la définition du projet ? (trop ambitieux, pas assez, désaccord dans l'équipesur les objectifs) avec l'aide de la note de clarification.

- la communication interne ? (personne n'est au courant de rien, aucun partagedes informations) avec l'aide du plan de communication interne.

- l'équipe du projet ? (manque de disponibilité, manque de motivation, manquede communication, mauvaise répartition des rôles) avec l'aide de la liste destâches et des tableaux de bord.

- la planification du projet ? (erreur d'estimation, retard pris sur certainestâches) avec l'aide du planning de suivi.

- l'évaluation des dépenses et des recettes ? (estimation trop faible desdépenses, estimation trop importante des recettes) avec l'aide des différentesversions du budget prévisionnel et des budgets de suivi.


2002 UTC

- les partenaires du projet ? (blocage d'un partenaire, non-respect des contratset des conventions) avec l'aide des fiches contact.

Le problème est maintenant clairement identifié, réfléchissez ensemble sur lanouvelle stratégie à adopter pour le projet.

Choisissez ensemble parmi les idées proposées celles à retenir. Soyez le plusréaliste possible, ni trop pessimiste ("on annule tout"), ni trop optimiste ("je vaisbien, tout va bien").

Décider des actions pour appliquer cette stratégie.

Classer ces actions suivant leur urgence et leur importance.

Planifier et donner un responsable pour chacune de ces tâches.

Prévoir une réunion pour estimer la réussite de ce changement de stratégie.

Comment conclure la réunion ?

Soigner le compte-rendu de réunion.

Remplir la fiche de modification.

Remettre à jour les outils de suivi : tableau de bord, planning de suivi, budgetde suivi.

Travailler en équipe pour réaliser les actions correctives.

Outil 2 : Fiche de modification

Présentation

Explication : La réunion SOS vous a permis d'identifier un problème graveet de proposer une solution. La fiche de modification résume le problème, lasolution proposée, les résultats prévus pour cette solution et les résultatsréels.


2002 UTC

Phase

3

Intérêts :

- Disposer d'un document synthétique de référence pour toute l'équipe encas de nouveau problème.

- Faire bénéficier aux projets suivants de l'association de cettedouloureuse mais intéressante expérience.

Remarque : La dernière partie de cette fiche ne pourra être remplie qu'unefois les résultats de la modification connus.

Fiche de modification

I - Date du problème

Quand le problème est-il survenu ?

II - Problème rencontré

Quel est le problème ?

Exemple : Très peu de sponsors19.

III - Incidences sur le projet

Quelles sont les conséquences sur le projet ?

Exemple : risque d'annulation par manque d'argent.

IV - Causes du problème

Qu'est ce qui a provoqué ce problème ?

Exemple : mauvaise démarche sponsoring18.

V - Solution et modifications envisagées

Quelle nouvelle stratégie adopter pour éviter la catastrophe ?

Exemple : améliorer l'efficacité de la démarche sponsoring.

VI - Actions à mener pour appliquer cette solution et responsables deces actions


2002 UTC

Comment faire pour appliquer cette nouvelle stratégie ?

Exemple : mettre plus de monde sur la démarche sponsoring, mieux ciblerles sponsors potentiels, améliorer le contact téléphonique, améliorer lessupports de communication telle que la plaquette de présentation.

VII - Résultats prévus

Quels sont les résultats prévus suite à cette modification ?

Exemple : Trouver plus de sponsors.

VIII - Résultats réels

Explication : Après application, quels sont les résultats de la modification ?

Exemple : Meilleure démarche sponsoring, plus de rentrées d'argent,finalisation du projet.


2002 UTC

Phase

3

C - Communiquer avec l'extérieur

Une des tâches les plus importantes de votre projet est de trouver des partenaires12,financiers, médiatiques, logistiques pour réussir. Vous savez assurer le suivi etdébloquer le projet, voici maintenant une aide pour savoir "vendre" son projet.

Objectif :

Assurer la communication externe du projeten présentant le projet de façon synthétique et attrayante grâce à

une plaquette de présentation.- en assurant le suivi des contacts grâce aux fiches contact.

Explication : Durant tout le projet, vous êtes amenés à devoir convaincredes personnes, et des organismes d'investir du temps, de l'argent ou dumatériel dans votre projet. La crédibilité de votre projet passe par une bonneprésentation et un suivi des contacts pris rigoureux.

Attention : Ayez toujours en tête que les personnes auxquelles vous vousadressez sont des professionnels avec des horaires et des exigencesimportantes. Il s'agit de leur montrer que projet associatif ne veut pas dire"projet bidon".

Actions

Faire une liste des partenaires potentiels à contacter pour préparer larédaction de la plaquette de présentation.

Rédiger une plaquette de présentation du projet pour communiquer etpromouvoir le projet.

Faire le suivi des contacts pour assurer une communication externeefficace.

Outils

Outil 1 : Plaquette de présentation


2002 UTC

Présentation

Explication : La plaquette de présentation du projet est un documentsynthétique, original et esthétique qui décrit clairement les caractéristiquesdu projet en cherchant à le promouvoir pour obtenir des fonds ou toutsimplement pour communiquer avec les médias.

Intérêts :

- Présenter de façon synthétique et attrayante le projet.- Disposer d'un outil de communication externe crédible et efficace.- Trouver des partenaires12.

Attention : Tous les éléments nécessaires à la conception de cette plaquettede présentation sont déjà présents dans les documents internes que vousavez déjà élaborés. Il s'agit de reformuler et de présenter ces informationssous une forme différente et attrayante.

Plaquette de présentation

I - Travail préalable

1 - Lister les partenaires potentiels et leurs attentes.

Lister toutes les personnes à qui vous allez l'adresser et essayer de devinerl'intérêt qu'ils auraient à investir du temps, du matériel, de l'argent ou autrechose dans votre projet.

Intérêt : Deviner sous quels aspects présenter le projet pour plaire.

Conseil : Pensez aux sponsors19 privés, aux organismes de subvention11

publique, aux nombreux concours pour gagner des bourses, aux fondations.

Conseil : Certaines villes ont des centres de documentation-informationjeunesse qui peuvent vous aider à chercher et trouver les informations quevous cherchez. Profitez aussi de l'expérience de votre association en lamatière. Toute association a un jour cherché des ressources.

2 - Petits conseils

Voici une liste non exhaustive de conseils à lire avant de rédiger laplaquette.


2002 UTC

Phase

3

Attention : L'objectif n'est pas de faire une version différente parinterlocuteur mais au contraire d'employer le ton le plus neutre possible afinque chacun d'entre eux comprenne. Evitez les tournures trop familières oucelles trop "coincées".

Attention : Certaines collectivités publiques (Conseil Général, ConseilRégional, Mairie, etc.) ou concours pour gagner des bourses ont desformulaires pré-imprimés à remplir, une reformulation de votre plaquette estnécessaire pour "rentrer dans les cases".

Attention : Imaginez que votre interlocuteur étudie des dizaines dedossiers à la suite, il faut donc sortir du lot au premier coup d'oeil. C'estpourquoi une plaquette originale et attrayante dans sa forme (format,couleur, reliure, qualité du papier, etc.) a plus de chance d'attirer et doncd'être lue.

Conseil : Ecrivez des phrases courtes, évitez les tournures négatives,faites un document de 6/7 pages maxi hors annexes. Votre lecteur asouvent très peu de temps à consacrer à la lecture de votre oeuvre doncsoyez efficace, mettez les informations primordiales en valeur. Vous pouvezimaginer d'envoyer dans un premier temps une page recto-verso qui"accroche" votre destinataire. Cette fonction d'accroche peut aussi êtreremplie par la lettre d'accompagnement de la plaquette.

Conseil : Mettez-vous à la place de votre partenaire potentiel pour essayerde deviner ce qu'il attend du projet, cela vous permettra de vous adapterdans votre formulation et votre proposition de partenariat.

Conseil : En cas de demande de sponsoring, pensez à une pagepersonnalisée par partenaire ou au moins par type de partenaire. En effet,vous n'allez pas demander la même chose à un commerce local ou àchaîne d'hypermarché.

Conseil : L'intérêt premier d'un organisme à s'investir dans votre projet estla publicité qui va se faire autour, alors pensez à faire parler de votre projet.

Conseil : Mettez en avant l'originalité du projet, cela le distinguera de ceuxavec lesquels vous serez en compétition.

Conseil : N'oubliez pas d'accompagner votre plaquette par une lettred'introduction.

Conseil : Vous allez être amené à faire cette plaquette en plusieursexemplaires, pensez aux moyens de reproduction (photocopieuse couleurou noir et blanc ? Quel format est-il possible d'imprimer ? etc.) simples dontvous disposez.

II - Le contenu

Voici le plan type d'une présentation d'un projet.


2002 UTC

1 - Page de garde

La page de garde est la couverture de votre projet. Elle est composée auminimum du nom de votre projet.

Conseil : La couverture est la première chose que voit le lecteur, il est doncnécessaire qu'elle soit agréable et accrocheuse. Pensez à l'agrémenterd'images et du logo de votre projet. Si vous pouvez, faites cette page encouleur.

Conseil : Il est important pour le lecteur de savoir comment vous contacter,deux solutions : soit vous mettez toutes les coordonnées du projet sur cettepage de garde, soit sur le dos de la plaquette. Dans tous les cas choisissezun endroit bien visible.

Conseil : Si vous avez des partenaires déjà acquis, n'oubliez pas de faireapparaître leur logo dans la plaquette.

2 - Sommaire

Indiquez les titres importants de votre dossier et le numéro de pagecorrespondant.

Remarque : Ce sommaire permet à votre lecteur de "naviguer" plus vitedans votre document.

3 - Origine du projet

Quelle est l'idée qui a fait naître le projet ? Quel est le contexte qui a permisde passer du stade de l'idée à celui de projet ?

Conseil : N'insistez pas trop sur l'historique du projet. Ce paragraphe doitêtre court et raconter une histoire qui donne envie de lire la suite.

Conseil : Inspirez-vous du paragraphe contexte de votre note declarification.

a - L'association

Vous pouvez présenter rapidement l'association en mettant en valeur sondynamisme.

4 - Les réalisateurs

Qui a eu l'initiative du projet ? Quels sont les responsables principaux ?Quels sont leurs rôles au sein du projet ?

Intérêts :

- Mettre en valeur les compétences de chacun pour mener à bien leprojet.


2002 UTC

Phase

3

- Crédibiliser le projet en montrant que vous avez pensé à la structurationde l'équipe.

Conseil : Vous pouvez ajouter des mini-cv en mettant en avant les qualitésqui vous semblent nécessaires pour que chacun remplisse son rôle.

Attention : Indiquez bien les responsables du projet et non pas del'association. La plaquette est là pour promouvoir le projet avant tout.

Conseil : Inspirez-vous de la liste des participants au projet.

5 - Objectifs et dates

Quels sont les objectifs du projet ?

Quelles sont les échéances au niveau des dates ?

Conseil : Vous avez juste à reformuler tous les éléments du paragrapheobjectifs et résultats prévus de la note de clarification.

6 - Les actions

Comment pensez-vous arriver à remplir vos objectifs ?

Quels sont les actions principales menées pour remplir vos objectifs ?

Conseil : Inspirez-vous de la note de clarification et de la liste des tâchespour rédiger ce paragraphe.

7 - Budget prévisionnel

Quelle est l'évaluation prévisionnelle des dépenses et des recettes ?

Conseil : Utilisez le budget prévisionnel que vous avez déjà établi.

Attention : Si votre plaquette est une demande d'aide financière oulogistique n'oubliez pas d'inclure aux recettes l'aide que vous espérez devotre partenaire potentiel. Cela vous amène à faire plusieurs versions dubudget prévisionnel en fonction du sponsor visé.

Conseil : De même incluez toutes les aides déjà obtenues ou attendues,les sponsors aiment bien vérifier que d'autres ont fait confiance au projetavant lui, c'est un gage de sérieux.

Conseil : Demandez plus car vous obtiendrez moins mais soyezraisonnable !

8 - Votre partenaire et le projet

Cette dernière partie permet de personnaliser votre plaquette en fonction de


2002 UTC

votre interlocuteur. Vous allez exposer la proposition concrète departenariat que vous faîtes au sponsor auquel vous vous adressez enparticulier.

Explication : Cette partie est facultative et prend du temps mais ellepermet, d'une part de montrer l'intérêt particulier que l'on porte au partenairevisé, d'autre part de détailler clairement la demande d'argent ou de matériel.

Exemple : Pour 1500 Euros, l'entreprise X pourra poser son logo sur tousles supports de communication du projet (tracts, affiches, programmes).

Remarque : L'exemple ci-dessus est très classique, essayez avec toutel'équipe de trouver des idées originales pour faire la promotion d'unorganisme à travers votre projet.

Conseil : Faites cette partie pour les partenaires les plus probables.

9 - Annexes

Ajoutez à votre plaquette tous les documents qui vous semblent pertinentspour compléter les informations de la plaquette (plan, spécificitéstechniques, planning, etc.)

a - Lettres de soutien

Certaines personnes importantes vont vous apporter un soutien moral.Demandez à ces personnes de vous faire une lettre exprimant ce soutien,ce sont des preuves de la crédibilité de votre projet.

Exemple : Si vous faites partie d'une association étudiante, n'hésitez pas àdemander une lettre de ce type à votre Président d'Université.

b - Médiatisation

Vous avez fait la "une" du journal de votre association, décroché un articledans la presse locale, donné une interview pour une radio nationale, toutcela doit être relaté dans cette partie.

Conseil : Pensez à photocopier les articles qui vous sont consacrés et àgarder un original du journal dans vos archives.

Outil 2 : Fiche contact

Présentation

Explication : Depuis le début du projet, vous êtes amenés à avoir des


2002 UTC

Phase

3

contacts plus ou moins réguliers avec certains organismes ou personnesextérieures à l'équipe projet. La fiche de contact, établie pour chacun de cesinterlocuteurs, permet de suivre l'évolution des relations.

Intérêts :

- Pour savoir qui ?, quand ?, comment ?, s'est passé le dernier contactavant de relancer.

- Permettre à plusieurs personnes de s'occuper du même interlocuteurtout au long du projet.

- Avoir un endroit fixe où trouver les informations élémentaires(coordonnées, raison du premier contact) des acteurs1 externes auprojet.

Fiche contact

I - Coordonnées

Nom Organisme

Prénom Catégorie d'organisme

Fonction

Tél professionnel Tél standard

Tél perso Fax

email Site Internet

Adresse postale del'organisme

II - Raison du contact

Pourquoi cet organisme ou cette personne a-t-il été contacté la premièrefois ?

III - Suivi des contacts

Quand ? Qui ? Comment ? Résultats

Quand s'est passé le derniercontact ?

Qui de l'équipe projet s'estoccupé de ce derniercontact ?

Avec quel moyen ce contacta-t-il eu lieu ? (tél., fax,lettre, etc.)

Quel était le résultat de cedernier contact ?

Conseil : C'est souvent difficile pour des questions de disponibilités, maisessayez de faire en sorte qu'il n'y ait qu'un seul interlocuteur de l'équipeprojet par organisme. En effet, cela facilite les contacts.


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Conseil : Même si un coup de téléphone n'aboutit à rien (absence ou autre)pensez à le préciser juste pour savoir qu'un contact a été tenté.

Conseil : Le nombre d'organismes à contacter va être très important, il vavous être difficile de tenir à jour informatiquement ces fiches contacts, leplus simple est de rentrer les informations générales (coordonnées et raisondu premier contact) puis de sortir une version papier à tenir à jour. Vouspouvez classer ces organismes par catégorie plus ou moins détaillée(entreprises, collectivités publiques6, etc.) et les ranger dans un classeuraccessible près du téléphone et des autres moyens de communication.


2002 UTC

Phase

3


2002 UTC

IVFinir le projet

Votre projet a abouti. Mais ce n'est pas totalement terminé. Place au bilan et àl'archivage qui permettra de clore le projet ensemble et de servir d'exemple pour lesfuturs projets de votre association.

Objectif :

Finir ensemble votre projeten animant une réunion finale avec toute l'équipe.- en faisant le bilan de trésorerie, le bilan des contacts et le bilan

global du projet.- en archivant la documentation et en décrivant cet archivage dans

le tableau d'archivage de la documentation.

Explication : La réalisation du projet a permis de faire un certain nombre dechoses. Il s'agit de mesurer maintenant la réussite du projet, ses points forts,ses points faibles et faire profiter les projets futurs de cette expérienceaccumulée.

Intérêts :

- Prendre un peu de recul sur l'organisation et remercier au passage tousles participants.

- Bien finir le projet.- Repérer les points faibles et les points forts du projet.- Finir le projet comme il a commencé : ensemble.- Faire bénéficier de votre expérience les autres projets de votre

association. Cela permettra aux suivants de s'organiser plus facilement,de rééditer vos réussites ou au contraire de ne pas faire les mêmes

2002 UTC

erreurs.

Attention : Cette phase de passage d'expérience est encore plus importantedans le cas où votre projet a permis la mise en place d'un événement qui serépète périodiquement (annuel, mensuel, etc.).

Attention : Motivez l'équipe dès le début du projet sur l'importance de cettephase. En effet, il est très difficile de revenir sur un projet sur lequel on vientde dépenser énormément d'énergie.

Remarque : Si vous avez utilisé les outils des premières phases, cettephase de finition va vous paraître très rapide à mettre en oeuvre.


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A - Faire le bilan

Vous êtes arrivé au terme de votre projet. Il s'agit à présent d'analyser avec toutel'équipe du projet son déroulement et ses résultats pour en déduire certainesaméliorations pour d'autres projets d'association (la votre ou celles de votreenvironnement proche).

Objectif :

Synthétiser l'expérience acquise sur la conduite et les résultats du projet.- en organisant avec l'équipe une réunion de fin de projet.- en réalisant ensemble un bilan global du projet.- en proposant des évolutions pour les projets futurs.

Intérêts :

- Clôturer le projet ensemble.- Les projets futurs et l'association profiteront de l'expérience acquise.

Attention : Cette réunion est difficile à organiser et à réaliser car la phase deréalisation est finie et tout le monde à tendance à délaisser totalement leprojet. A vous de prévenir dès le début du projet de l'importance de cetteréunion.

Actions

Finir ensemble le projet pour partager les points de vue sur le déroulementdu projet.

Faire le bilan de trésorerie pour clore la trésorerie et analyser le résultat.

Faire le bilan des contacts pour bien terminer le projet avec vospartenaires12.

Faire le bilan global du projet pour analyser l'expérience acquise.

Outils

Finir le projet 71

2002 UTC

Phase

4

Outil 1 : La réunion finale

Présentation

Explication : Vous avez mené votre projet à terme avec plus ou moins debonheur. Cet outil liste tous les conseils pour vous permettre de conclure leprojet par une réunion. Elle est nécessaire pour analyser ensemble les pluset les moins du projet. Cela permettra aux projets futurs de bénéficier devotre expérience.

Intérêts :

- Faire ensemble le bilan du projet.- Préparer l'archivage des documents.

Attention : Que le projet se soit bien ou mal déroulé, cette réunion estnécessaire car elle permet de conclure ensemble le projet.

La réunion finale

Préparer la réunion finale.

Prévoir rapidement la réunion après la fin du projet avant que tout le monde nese désintéresse du projet.

Prévoir un temps déterminé pour la réunion et annoncer éventuellement qu'il yaura un temps de détente après.

Choisir un lieu de réunion différent, pourquoi pas un restaurant ou un café.

Dans l'ordre du jour, demander à chacun des responsables de ranger et classerles documents qui concernent la partie du projet dont ils s'occupent avant laréunion pour aider à faire un bilan (exemples : factures et devis pour le


2002 UTC

trésorier, les fiches contacts pour le responsable de la communication, etc.).

Dans l'ordre du jour, demander à l'équipe de réfléchir avant la réunion à ce quechacun pense du déroulement et des résultats du projet.

Demander au trésorier de régulariser la situation comptable (dans la mesure dupossible), qu'elle soit positive ou négative, et de présenter un bilan detrésorerie.

Animer la réunion finale.

L'un des principaux objectifs de la réunion est de synthétiser tous les avis sur lebilan du projet et surtout sur les erreurs à ne pas refaire, les bonnes pratiques àgarder, et les améliorations à apporter. Donc il s'agit d'écouter avec attentionles remarques faites.

Faire la liste des résultats du projet.

Communiquer les résultats de trésorerie.

Mesurer l'écart de ces résultats avec les objectifs prévisionnels et les résultatsattendus de la note de clarification.

Chercher les raisons de ces écarts.

Demander à chaque membre de l'équipe ce qui s'est bien passé et ce qui s'estmal passé pour eux dans le déroulement du projet.

Essayer de classer ces remarques par ordre d'importance et par type de tâche(gestion de projet, logistique, trésorerie, communication interne, communicationexterne). Aidez-vous de la liste des tâches.

Reporter toutes ces infos sur le bilan du projet.

Si le projet s'est bien passé, il va falloir insister pour avoir des conclusionsintéressantes sur le projet, ne négligez pas de pointer les petits problèmes quise sont posés.

Si le projet s'est mal passé, essayez de motiver les gens pour faire un bilanconstructif pour l'avenir de l'association et l'expérience personnelle de chacun.

Finir le projet 73

2002 UTC

Phase

4

Vous pouvez finir par un cocktail ou un repas avec toute l'équipe quel que soitle résultat du projet, le travail fait ensemble mérite une récompense.

Après la réunion

Votre compte-rendu de réunion sera le bilan du projet.

Penser à remercier tous les gens qui ont participé au projet au moins par unpetit mot, voire par un résumé du projet avec une belle photo. Soigner lessponsors et les organismes de subvention, ce genre d'attention est très bien vu,voire obligatoire dans certains cas si on veut qu'ils renouvellent leur confiancedans d'autres projets associatifs.

Ne pas oublier de prévoir les derniers règlements de trésoreries, recettes oudépenses, pour avoir des comptes propres et ne pas empêcher à un projetsuivant de voir le jour.

Classer tous vos documents papier et informatiques dans des lieux identifiés,accessibles pour l'association et reporter ce classement dans le tableaud'archivage de la documentation.

Penser à faire un bilan de vos contacts et surtout ceux qui sont susceptiblesd'avoir des suites pour d'autres projets associatifs (sponsors, médias,subventions, etc.). Intégrer cette analyse dans le bilan des contacts.

Outil 2 : Le bilan de trésorerie

Présentation

Explication : Le bilan de trésorerie présente l'état final des recettes etdépenses. Cet outil intègre aussi une analyse des écarts entre le budgetprévisionnel et final et des commentaires.

Intérêts :

- Clôturer de façon exacte les comptes du projet.- Evaluer et analyser les écarts entre budget prévisionnel et budget final.- Disposer d'un document de base pour communiquer sur la gestion de la

trésorerie du projet.


2002 UTC

Attention : Ce bilan de trésorerie est indispensable légalement en cas decontrôle fiscal mais ne négligez pas pour autant le bilan du projet.

Le bilan de trésorerie

I - Méthode

Ranger soigneusement les factures et autres documents comptables quipourront être l'objet de contrôles légaux par la suite.

Reprendre votre dernier budget de suivi

Mettre à jour ce dernier budget de suivi.

Attention : Prendre en compte les chèques non débités, les factures nonréglées, les recettes non encaissées.

Ajouter une colonne qui mesure l'écart entre le budget prévisionnel et réel.

Expliquer les raisons des éventuels écarts.

Conseil : La réunion finale vous permettra de compléter ou modifier lesexplications de ces écarts par les interventions des responsablesconcernés.

II - Les dépenses

Poste Montantprévisionnel

TTC

% du total Montantréel TTC

% du total Ecartréel-prév.

Raisons del'écart

Commentaires

Catégoriededépenses

Montant réel- montantprévisionnel.

Exemple :fournisseurà reprendreou àéliminer.

TOTAL TTC

III - Les recettes

Finir le projet 75

2002 UTC

Phase

4


TTC



Raisons del'écart

Commentaires

Votreassociation

Sponsors

Subventions

Autres

TOTAL TTC

IV - Synthèse


TTC



Raisons del'écart

Commentaires

DEPENSES

RECETTES

Votreassociation

Sponsors

Subventions

Autres

TotalDépenses

TotalRecettes

RESULTAT Recettes -Dépenses

Recettes-Dépenses

Outil 3 : Le bilan des contacts

Présentation

Explication : Après le bilan de trésorerie, il s'agit de faire le bilan descontacts pris pour en déduire la suite à donner à ces contacts.

Intérêts :

- Visualiser sur un seul document pour ne pas avoir à chercher dans lapile des fiches contacts les partenariats importants du projet, lesrésultats obtenus grâce à ces contacts et la suite à donner à cescontacts au sein de l'association.

- Faire un suivi sérieux et crédible des partenaires12 après la fin du projet.En effet, ce suivi est important pour la crédibilité de l'association aux


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yeux de ces partenaires.- Préparer certains contacts à être partenaires sur de nouveaux projets.- Garder dans la mémoire de l'association ces contacts pris.- Aider les projets futurs dans leur communication externe.

Remarque : Indiquez aussi les partenaires qui n'ont pas participé à ce projetlà mais qui paraissaient motivés pour participer à d'autres projets.

Le bilan des contacts

1- Sélectionner les contacts pertinents.

Parmi vos fiches contacts, il s'agit de sélectionner les personnes ou lesorganismes avec lesquels le projet lui-même a encore des relations maisaussi ceux que certains projets futurs pourraient intéresser.

Méthode : Commencer par tous ceux qui ont participé de près ou de loin auprojet : les sponsors, les organismes de subventions, les administrationslégales, les médias, les fournisseurs, etc.

Intérêt : Les projets futurs utiliseront non seulement les coordonnées de cescontacts mais profiteront surtout de votre expérience (bonne ou mauvaise).

Attention : L'objectif de ce tableau d'archivage des contacts n'est pas defaire une liste exhaustive de tous les contacts mais plutôt d'analysercomment se sont passés les contacts qui vous semblent intéressants pourles projets futurs.

Remarque : Il est possible que vous trouviez que tous vos contacts peuventêtre utiles. Ce qui est important est d'indiquer en quoi, même quand celavous paraît évident. En effet, vous pourriez l'oublier par la suite ou celapourrait ne pas paraître évident pour quelqu'un qui ne participait pas auprojet.

2- Recopier les coordonnées principales de ces contacts

Copier dans le tableau ci-dessous les coordonnées principales du contact.

Remarque : Dans l'outil proposé, ont été choisis nom, prénom, organisme,email, tél. direct, mais choisissez ce qui vous semble le plus pertinent parrapport à votre association.

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Phase

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3- Analyser les résultats de ces contacts.

Pour chaque contact sélectionné, dégagez les points positifs et négatifs quiressortent de la relation entre le projet et ces derniers.

4- Indiquer quelle suite donner à ce contact.

Deux possibilités : soit votre projet a encore des obligations envers certainsde ces contacts à la date à laquelle vous faites ce tableau, soit vous pensezqu'un suivi régulier par l'association peut être effectivement utile pour lesprojets futurs.

Explication : Certains organismes de subventions et sponsors demandentun retour du projet sous forme de feuille-bilan ou d'entretien avec lesresponsables.

Attention : Il est important de respecter ce genre d'obligations pour quel'association tout entière garde ou gagne en crédibilité auprès de sespartenaires.

Remarque : Certains partenaires ne vous demandent rien mais cela nevous dispense pas de leur faire parvenir un bilan du projet (surtout s'il estpositif) par respect pour leur aide mais aussi pour que l'association et doncles projets futurs gardent ou améliorent leur image.

Conseil : Pour ce document-bilan, inspirez-vous du bilan du projet en lemettant sous une forme attrayante.

Conseil : Ne refaites pas un document aussi long que la plaquette deprésentation, une simple lettre accompagnée d'une photo et deremerciements peut suffire.

Nom Prénom Organisme Type departenaire

email tél. direct Pointspositifs

Pointsnégatifs

La suite ?

Sponsor ?Fournisseur? Médias?Organismedesubventions? Autres ?

Remarque : L'outil vide a été fait avec le logiciel Excel par souci de facilité.En effet, Excel permet des tris par ordre alphabétique ou par typed'organisme. Cependant vous pouvez copier ce tableau sous un logiciel detraitement de texte (type Word).

Outil 4 : Le bilan global du projet


2002 UTC

Présentation

Explication : Le bilan du projet est un document concis. Il présente lesrésultats du projet, les principaux points positifs et négatifs de sondéroulement et enfin des améliorations si c'était à refaire. Il est à rédiger aucours de la réunion finale ou juste après car il s'inspire des réactions et dubilan de toute l'équipe sur le déroulement du projet.

Intérêts :

- Relever les points fondamentaux du déroulement du projet.- Mettre à disposition des projets futurs un document synthétique qui

résume le projet et son déroulement.- Proposer des améliorations pour les projets futurs au sein de

l'association.

Remarque : Ce document est là pour éviter aux équipes des projets futursd'avoir une vue globale du projet en 3/4 pages. Cela leur évite de devoirpasser des heures à chercher des informations dans toutes les archives duprojet avant de parvenir à en retirer des enseignements fondamentaux pourleur propre projet.

Remarque : Ce document vient en complément de la note de clarification duprojet. Les deux documents consultés permettent d'avoir une très bonnevision du projet dans son ensemble.

Le bilan global du projet

I - Nom et dates du projet

Quel est le nom du projet ?

Quelles sont les dates principales de déroulement du projet ?

II - Sommaire

Ce sommaire peut être nécessaire si votre bilan est plutôt volumineux (+ de3 pages).

III - Résumé du projet

Résumez en moins d'une page votre projet.

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Phase

4

Intérêt : Avoir une vision du projet en une page pour accrocher le lecteur etlui assurer qu'il a raison de lire à fond ce bilan.

IV - Objectifs prévus/ Objectifs atteints

Objectifs de départs Objectifs atteints Commentaire

Quels sont les objectifs de départdécidés ensemble et notés sur la fichedes objectifs ?

Quels sont les objectifs atteints par leprojet ?

Quelles sont les différences entreobjectifs atteints et prévus ? Quellessont les raisons de ces différences ?

V - Résultats du projet.

Ce paragraphe permet d'exposer les résultats du projet et les compareravec les résultats prévus.

Résultats prévus Résultats obtenus

Quels étaient les résultats espérés en début de projet envous inspirant de la note de clarification.

Quels sont les résultats du projet à ce jour ? Compléterl'énoncé de ces résultats par un commentaire éventuel.

VI - Bilan de trésorerie

Reprenez le tableau de synthèse du bilan de trésorerie.

VII - Qu'est ce qui a bien fonctionné au cours du projet ?

Méthode : Pensez à faire ce bilan par catégorie de tâches de laclassification issue de la liste des tâches.

VIII - Qu'est ce qui a mal fonctionné au cours du projet ?

Méthode : Pensez à faire ce bilan par catégorie de tâches de laclassification issue de la liste des tâches.

IX - Propositions pour améliorer les projets futurs.

Quelles sont les choses à améliorer pour faciliter et réussir mieux les projetsfuturs ?

Conseil : Mettez-vous à la place des futurs organisateurs du même type deprojet que le vôtre, de quels conseils auriez-vous eu besoin pour que leprojet se soit mieux passé ?

Conseil : Si votre liste d'amélioration est longue, pensez à les classer soitpar catégorie soit par ordre d'importance.


2002 UTC

B - Archiver le projet

Le projet est réalisé, le projet est clôturé, grâce au bilan vous avez résumé sondéroulement, ses défauts et ses qualités, il s'agit maintenant de finaliserl'organisation des documents produits au cours de votre projet pour en faire profiterl'association et les projets futurs.

Objectif :

Archiver l'ensemble des documents du projeten rassemblant tous les documents.- en éliminant les documents inintéressants.- en indiquant où et comment trouver ces documents grâce

au tableau d'archivage des documents.

Intérêts :

- faciliter l'accès à l'expérience acquise.- faire profiter de l'expérience acquise l'association entière.

Attention : Certaines règles d'archivage sont peuvent être déjà définiesdans votre association, profitez-en.

Remarque : Certains projets futurs peut-être une nouvelle édition del'événement auquel le projet a abouti (exemples : concerts, séminaires,soirées, etc.).

Actions

Centraliser les documents papier et informatiques pour disposer d'unedocumentation exhaustive sur la totalité du projet.

Définir où et comment ranger ces documents pour trouver facilement lesdocuments pertinents sur le projet.

Expliquer dans un document le système d'archivage. pour faire connaîtreà toute l'association et aux futurs projets l'existence et les conditions simplesd'accès à l'expérience acquise.

Outils

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Phase

4

Outil 1 : Tableau d'archivage de la documentation

Présentation

Explication : Le bilan du projet est terminé. Le tableau d'archivage consisteà lister les documents informatiques et papier disponibles et intéressantspour les projets futurs et la manière d'y accéder.

Intérêts :

- Faire profiter les projets futurs de l'expérience acquise.- Faciliter l'accès aux documents

Tableau d'archivage de ladocumentation

1- Rassembler tous les documents papier.

Un grand nombre de documents est produit tout au long du projet puisstocké dans une armoire du local. Si vous avez respecté votre plan decommunication interne, tout est bien classé dans les classeurs et lesdossiers attitrés. Sinon il est nécessaire de rassembler tous les documentsqui traînent dans le local.

2- Eliminer les documents inutiles.

Méthode : Garder les documents légalement indispensables (comme lesfactures, les conventions de partenariat, etc.) et ceux qui vous paraîtraientutiles pour aider sur des projets futurs.

Les documents "légalement indispensables" sont ces documents qu'onvous demande lors d'un contrôle fiscal par exemple. Ces contrôles peuventêtre faits un certain temps après la fin du projet. Il est nécessaire de justifiertoute rentrée et sortie d'argent sur votre compte par des justificatifs. Pourtoutes ces informations, renseignez-vous auprès de la préfecture ou ducentre de documentation et d'information jeunesse le plus proche quidispose souvent de livres sur le sujet des obligations légales des


2002 UTC

associations.

3- Classer les documents.

Cette classification peut-être très simple si vous avez respecté votre plan decommunication interne. Sinon reprenez les documents, classez les parcatégories et mettez les dans des classeurs ou des pochettes.

Conseil : Mettez-vous à la place des responsables des projets futurs encherchant un système de classement le plus accessible possible pour eux.

4- Décrire ce système de classement.

Ecrire dans le tableau ci-dessous où se trouve chaque type de doc.

5- Archiver les documents sous format informatique.

Refaire les même tâches que pour les documents papier mais cette fois-cisur l'ordinateur.

Méthode : Reprenez la structure de dossiers que vous avez choisis dansvotre plan de communication interne.

6- Sauvegarder les fichiers informatiques.

L'ordinateur dont vous vous êtes servis tout au long du projet peut-êtreamené à disparaître ou à tomber en panne, le mieux est donc de prévoirune sauvegarde externe (disquette ou CD) et de le laisser à disposition nonloin des archives papiers.

7- Mettre en évidence le bilan financier et le bilan global du projet.

D'une manière ou d'une autre, arrangez-vous pour que les premiersdocuments que les responsables des projets futurs trouvent soient le bilanfinancier, le bilan des contacts, le bilan global du projet. En effet, ils n'aurontpeut-être pas le temps ou le courage de consulter toutes les archives maisces trois documents leur permettront d'avoir une vue d'ensemble du projet.

Attention : Cela ne veut pas dire que toute la classification des documentsn'a servi à rien. La vue d'ensemble leur donnera envie de rentrer dans lesdétails et donc de chercher dans les archives qui seront facilementaccessibles.

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Phase

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Nom du document ou type dedocument

Format (informatique ou papier) Où le trouver ?

Suivant le format du document, c'estun lieu physique ou un supportinformatique (ordinateur, disquette,CD-Rom).

DOCS - GESTION DE PROJET-Définition initiale du projet

Fiche des objectifs


Plan de communication interne

DOCS - GESTION DE PROJET -Structures du projet

Liste des participants au projet

Analyse de l'environnement humain

Liste des tâches

Plannings prévisionnels

Budgets prévisionnels

Analyse préliminaire des risques

DOCS GESTIONS DE PROJET -Réalisation du projet

Ordres du jour

Comptes-rendus de réunion

Tableaux de bord

Plannings de suivi

Budgets de suivi

Fiches de modification

Plaquettes de présentation

Fiches contacts

DOCS BILAN DU PROJET

Bilan de trésorerie

Bilan des contacts

Bilan global


DOCS TRESORERIE

Devis

Bons de commandes

Factures

Ordres de mission

Talons de chèques

AUTRES

Lettres de soutien

Articles de journaux

Attention : La liste des documents dans le tableau est loin d'êtreexhaustive. A vous de l'adapter à votre projet.


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Phase

4


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Définitions

1 Acteur

est considéré comme acteur, toute personne de l'association oupas, qui réalise le projet ou influe sur sa réalisation. Les partenaires fontl'objet d'une définition à part dans ce lexique mais ce sont égalementdes acteurs du projet.

2 Animateur

L'animateur est chargé de diriger les débats dans une réunion.

3 Brainstorming

Technique de réflexion, de création et de recherche collectivefondée sur la mise en commun des idées et des suggestions desmembres d'un groupe, sans opposition ni critique à l'égard des idées ousuggestions exprimées. La sélection des idées se fait par la suite.L'objectif est de favoriser la créativité de chacun des membres dugroupe en permettant la libre expression des idées, sans contrainte.

4 Capitalisation

Action d'accumuler des connaissances pour les besoins futurs duprojet lui-même mais également pour que des projets futurs del'association s'améliorent en profitant de ces connaissances.

5 Charge

Quantité de travail nécessaire pour réaliser une tâche particulière.Cette quantité se mesure en unités de temps (le plus souvent desheures ou des jours) pour une seule personne qui travaille (ex :jour/homme). Cette notion est à distinguer de la notion de durée d'untravail puisqu'une même tâche peut être faite sur une durée différentesuivant le nombre de personnes qui la réalisent.

6 Collectivité publique

Collectivité formée par l'État, les collectivités locales (mairies ouautres), les régions, les provinces. Ces collectivités publiques travaillentfréquemment avec les associations par des apports financiers,logistiques, techniques, etc. Elles donnent également les autorisations

Définitions 87

légales nécessaires pour les activités de l'association. Il faut donc bienles connaître et si possible être en bon terme avec eux.

7 Contrainte

Terme général désignant tout élément susceptible de conditionnerla réalisation des tâches, et leur planification : contraintes logiques (unetâche doit succéder à telle autre mais par contre doit être faite avanttelle autre), contraintes de charges de travail, contraintes de dates,contraintes de ressources.

8 Devis

Proposition d'un fournisseur contenant l'ensemble de prescriptionsnécessaires à la fabrication d'un objet ou à la prestation d'un serviceainsi que le coût de ces prescriptions. Au cours du projet, vous êtesappelés à faire des demandes de devis auprès de fournisseurs.L'établissement de devis vous permet de savoir combien va vous coûterla réalisation d'une tâche par un fournisseur et par la suite de comparerles propositions de plusieurs fournisseurs pour cette même tâche.L'objectif est de choisir la meilleure proposition (meilleur rapportqualité/prix).

9 Equipe du projet

L'équipe du projet est composée des acteurs qui participentdirectement à la réalisation du projet. Cette équipe est principalementconstituée des membres de votre association.

10 Réunion de lancement

La réunion de lancement est la première que vous organisez pourpermettre le démarrage du projet. C'est lors de cette réunion que lespersonnes présentes doivent se mettre d'accord sur les objectifscommuns du projet et définir le contexte, les risques et les contraintes.Cette réunion devrait vous permettre de remplir la note de clarificationet de connaître les motivations de chacun à participer au projet.

11 Organisme de subvention

Organismes susceptibles d'apporter une subvention à votre projet.Ce sont les collectivités publiques (mairie, conseil général, conseilrégional, ministère) ou d'autres associations de droit privé ou public (ex.: les fondations d'entreprises qui subventionnent certaines actionsartistiques ou autres).

12 Partenaire

Organismes ou personnes qui aident votre projet par un apportfinancier, matériel ou même de conseil. Les sponsors et les organismesde subventions sont des partenaires.

13 Plan d'action

Plan décrivant les actions à mener et les moyens nécessaires


(responsables, moyens matériels) pour atteindre certains objectifs dansle projet. Un plan d'action est nécessaire à la fin de vos comptes-rendusde réunions.

14 Plan de communication

Plan qui prévoit les moyens mis en oeuvre (documents et autres)pour communiquer entre les membres de l'équipe du projet(communication interne) et vers les partenaires (communicationexterne).

15 Poste

Dans un budget, élément d'information constitué d'un intitulé et dumontant correspondant.

16 Projet

Réalisation unique composée d'un ensemble d'actions avec unobjectif à atteindre, par des acteurs, dans un contexte précis, dans undélai donné, avec des moyens définis.

17 Risque

Événement préjudiciable, plus ou moins prévisible, qui peutaffecter la réalisation d'une action et donc de votre projet.

18 Sponsoring

Soutien matériel apporté à une manifestation, à une personne, àun produit ou à une organisation en vue d'en retirer des avantagespublicitaires directs.

19 Sponsor

Personne physique ou morale qui apporte un soutien matériel oufinancier à une manifestation, à une personne, à un produit ou à uneorganisation en vue d'en retirer des avantages publicitaires directs.Pour une association, les entreprises sont les principaux sponsors. Cesaides se font contractuellement avec la garantie que vous remplissiezvotre part du contrat. N'oubliez pas que l'entreprise attend une actionpublicitaire de votre part.

20 Subvention

Aide financière que l'État, les associations de droit public ou privéaccordent à une association, à une entreprise ou à un particulier.Souvent ces subventions s'obtiennent sur concours entre différentsprojets. Les critères de sélection sont variés suivant les organismesconcernés.

21 Chef de projet

Personne physique chargée, dans les limites d'une mission,d'assumer la maîtrise du projet, c'est-à-dire de veiller à sa bonneréalisation en respectant les objectifs de technique, de coût et de

Définitions 89

délais. On l'appelle aussi maître d'oeuvre.

22 Jalon

Date clé du projet pour laquelle une validation intermédiaire esteffectuée. Ces événements sont fixés à l'avance dans le planningprévisionnel et les plannings de suivi. Ils peuvent être fixés en fin dephase du cycle de vie ou en cours d'une phase. Ils permettent des'assurer qu'une tâche, un document, un produit, une fourniturecorrespond bien à ce qui a été préalablement défini.

23 Maître d'oeuvre

Personne physique ou morale à qui le maître de l'ouvrage confiela direction ou le contrôle de l'exécution des travaux. Organismeresponsable contractuellement de la maîtrise de toutes les activitésnécessaires à la réalisation d'un produit, en particulier de la qualité, desdélais et du prix. Lorsque le maître d'oeuvre est une personnephysique, il s'agit du chef de projet.

24 Maître d'ouvrage

Personne physique ou morale qui commande la réalisation duprojet et en valide les résultats (intermédiaires et définitifs). Trèssouvent le maître d'ouvrage dans le cadre d'un projet associatif estégalement maître d'oeuvre. En effet, il est souvent à l'initiative de l'idéequi a fait naître le projet et tient à en assurer la réalisation.

25 Note de clarification

Document de référence qui précise les caractéristiques du projeten termes d'objectifs à atteindre, de contraintes de délais, de coûts etde performance. Elle est diffusée en interne à toutes les personnesimpliquées dans le projet.

26 Personne morale

Entité (exemple : entreprises, associations, etc.) dotée, dans lesconditions prévues par la loi, de la personnalité juridique, et donccapable, à l'instar d'une personne physique, d'être titulaire de droits etd'obligations.

27 Personne physique

Dans le langage du droit, la personne physique désigne unepersonne humaine comme personne détentrice de droits. S'oppose à lanotion de personne morale.

28 Planification

La planification consiste à établir une logique de construction destâches de réalisation du produit.

29 Planning

Document de maîtrise des délais et de communication dont la


forme doit s'adapter aux messages à transmettre et aux décisions àprendre. Il peut aller d'un simple positionnement des tâches sur uncalendrier jusqu'à faire ressortir l'enchaînement logique des tâches, lesjalons, les ressources.

30 Produit du projet

Résultat d'une opération de production ou d'une prestation deservice. Le produit, résultat d'une activité, peut être un matériel, unservice, un système, un processus industriel, un processus administratifou une combinaison de ces produits. Il peut entrer dans la fabricationd'un autre produit ou constituer un produit fini.

31 Référentiel projet

Ensemble de la documentation produite dans le cadre de lagestion du projet associatif et permettant de suivre l'avancement de cedernier.

32 Tâche

Action élémentaire à réaliser pour atteindre les objectifs du projet.

Définitions 91


Annexes

Annexe 1 . . . . . . . . . Fiche des objectifs

Annexe 2 . . . . . . . . . Note de clarification

Annexe 3 . . . . . . . . . Plan de communication interne

Annexe 4 . . . . . . . . . Ordre du jour

Annexe 5 . . . . . . . . . Compte rendu de réunion du ../../..

Annexe 6 . . . . . . . . . Liste des participants au projet

Annexe 7 . . . . . . . . . Analyse de l'environnement humain

Annexe 8 . . . . . . . . . Liste des tâches

Annexe 9 . . . . . . . . . Planning prévisionnel

Annexe 10 . . . . . . . . . Budget prévisionnel

Annexe 11 . . . . . . . . . Analyse préliminaire des risques

Annexe 12 . . . . . . . . . Tableau de bord du ../../..

Annexe 13 . . . . . . . . . Planning de suivi du ../../..

Annexe 14 . . . . . . . . . Budget de suivi du ../../..

Annexe 15 . . . . . . . . . Réunion SOS

Annexe 16 . . . . . . . . . Fiche de modification

Annexe 17 . . . . . . . . . Plaquette de présentation

Annexe 18 . . . . . . . . . Fiche contact

Annexe 19 . . . . . . . . . La réunion finale

Annexes 93

Annexe 20 . . . . . . . . . Le bilan de trésorerie

Annexe 21 . . . . . . . . . Le bilan des contacts

Annexe 22 . . . . . . . . . Le bilan global du projet

Annexe 23 . . . . . . . . . Tableau d'archivage de ladocumentation


Annexe 1

Fiche des objectifs

EXEMPLE D'UTILISATION DE L'OUTIL POUR LE PROJET ASSOCIATIF POIGNEES DE MONDE Fiche des objectifs

1/1

ADRESSE DU DOCUMENT pdmfdo.doc VERSION 1 AUTEURS CREATION Xavier Hennequin DATE DE CREAT ION 20/09/99 AUTEUR MODIF ICAT ION Xavier Hennequin DATE DE MODIFICATION 30/09/99

FICHE DES OBJECTIFS

Objectifs généraux du projet Faire un tour du monde d'une durée de 1 an pour recueillir des témoignages et découvrir des cultures différentes. L'objectif n'est pas uniquement de faire du tourisme mais de faire profiter le maximum de monde resté en France de l'enrichissement issu de nos rencontres. Nous avons longuement hésité sur les personnes en France à qui nous voulions raconter notre voyage avant et après. Notre public préférentiel sont les enfants de 8 à 13 ans. C'est pourquoi nous avons décidé de visiter des écoles primaires à travers le monde. En effet, l'école constitue un des sujets favoris des enfants.

Objectifs secondaires

Catégories d’objectifs

Listes des objectifs par catégorie

Personnels Vivre une aventure hors du commun. Avant le voyage Préparer au mieux le voyage et l'exploitation de nos

documents après Pendant le voyage Recueillir témoignages et ambiances sonores/vidéos.

Donner l’occasion aux personnes rencontrées de raconter une journée de leur vie à travers leur musique et des images qu’ils choisiront. Etudier le fonctionnement d’une classe dans une école à chacune de nos étapes et essayer d’en ramener des éléments nouveaux non mis en valeur jusqu’ici dans la pédagogie.

Après le voyage Partager notre expérience avec le maximum de monde resté en France.

Annexe 2


EXEMPLE D'UTILISATION DE L'OUTIL POUR LE PROJET ASSOCIATIF POIGNEES DE MONDE Note de clarification

1/5

ADRESSE DU DOCUMENT PDMNDCV3.DOC VERSION 3 AUTEURS CREATION LOÏC ALEJANDRO DATE DE CREAT ION 25/09/98 AUTEUR MODIF ICAT ION LOÏC ALEJANDRO DATE DE MODIFICATION 30/10/98

NOTE DE CLARIFICATION

Intitulé du projet ____________________________________________________1

Contexte___________________________________________________________2

Définition du projet et objectifs _________________________________________2

Objectifs généraux ________________________________________________2

Objectifs secondaires ______________________________________________2

Résultats prévus du projet __________________________________________3

Début et fin du projet ______________________________________________4

Première évaluation des dépenses a engager ____________________________4

Acteurs du projet ____________________________________________________4

Responsables du projet_____________________________________________4

Equipe pressentie pour la réalisation du projet _________________________4

Partenaires pressenties pour le projet _________________________________4

Risques ___________________________________________________________4

Contraintes à respecter _______________________________________________5

Contraintes de délais ______________________________________________5

Contraintes de coûts _______________________________________________5

Contraintes de performances ________________________________________5

Intitulé du projet Poignées de Monde

L'intitulé Poignées de Monde a été choisi pour deux raisons :

- la poignée de main symbolise la notion de rencontre. - La poignée dans le sens d'échantillon symbolise notre volonté de rassembler des

échantillons (sonores, vidéos, etc.) du monde que l'on aura visité.


2/5

Contexte Ce projet est né d'un rêve commun à beaucoup de monde : faire le tour du monde. Nous sommes tous les trois en passe de finir nos études et donc nous nous sommes dit que c'était un moment idéal pour accomplir ce rêve là. De plus nous avons participé à de nombreuses associations et projets associatifs et nous savons que beaucoup de choses sont possibles. Poignées de Monde est une association crée pour l'occasion en profitant des structures associatives de l'UTC.

Définition du projet et objectifs

Objectifs généraux Faire un tour du monde d'une durée de 1 an pour recueillir des témoignages et découvrir des cultures différentes. L'objectif n'est pas uniquement de faire du tourisme mais de faire profiter le maximum de monde resté en France de l'enrichissement issu de nos rencontres. Nous avons longuement hésité sur les personnes en France à qui nous voulions raconter notre voyage avant et après. Notre public préférentiel sont les enfants de 8 à 13 ans. C'est pourquoi nous avons décidé de visiter des écoles primaires à travers le monde. En effet, l'école constitue un des sujets favoris des enfants.

Objectifs secondaires

Catégories d’objectifs

Listes des objectifs par catégorie

Personnels Vivre une aventure hors du commun. Avant le voyage Préparer au mieux le voyage et l'exploitation de nos

documents après Pendant le voyage Recueillir témoignages et ambiances sonores/vidéos.

Donner l’occasion aux personnes rencontrées de raconter une journée de leur vie à travers leur musique et des images qu’ils choisiront. Etudier le fonctionnement d’une classe dans une école à chacune de nos étapes et essayer d’en ramener des éléments nouveaux non mis en valeur jusqu’ici dans la pédagogie.

Après le voyage Partager notre expérience avec le maximum de monde resté en France.


3/5

Résultats prévus du projet

Pédagogies Tout au long de notre voyage, nous ferons des étapes dans des écoles pour y étudier la pédagogie. Cette étude est préparée avec des enseignants et des chercheurs en pédagogie de l’UTC. Les résultats seront exploités par ces mêmes chercheurs et permettront de fournir des éléments nouveaux non mis en valeur jusqu’ici dans la pédagogie.

CDRom A notre retour, nous réaliserons un CDRom destiné aux enfants qui pourra servir de support pédagogique aux enseignants. Il sera réalisé en collaboration avec des professionnels de multimédia (CRDP d’Amiens) et des chercheurs en pédagogie. Le CDRom pourra être distribué via le réseau de l’Education Nationale. Il sera aussi à la disposition de tous dans les médiathèques et bibliothèques.

CD audio Pendant le voyage, nous ferons des enregistrements audio de témoignages, d’ambiances sonores et de musiques dans le but de réaliser un CD. L’objectif pour les personnes enregistrées sera de raconter, en musique ou par un choix de sons, une journée de leur vie. Chaque séquence de ce CD sera couplée à un document écrit présentant les conditions et l’histoire de l’enregistrement de la séquence. Le CD sera mis à la disposition de tous comme le CDRom.

Site Internet Pendant les 11 mois du voyage, nous tiendrons à jour un site Internet alimenté régulièrement de commentaires sur le périple et de photos. Ainsi, toute la communauté internaute pourra nous suivre.

Vidéo + Nous réaliserons des documents vidéos en suivant deux thèmes : + • «une journée avec ... » : pendant une journée nous suivrons un personnage hors du commun en tentant de faire avec lui toutes les activités de sa journée. Souvent, ces personnages seront des écoliers. + le «making-off» de notre voyage dans lequel nous raconterons ce que nous faisons et ce qui nous arrive.

Conférences Pour faire partager notre expérience, nous organiserons aussi des conférences au sein de maisons de retraite, associations, et entreprises, en utilisant les produits que nous aurons réalisés (vidéo, CD audio, CDRom).

Suivi des écoles Tout au long du périple, nous garderons le contact, grâce à Internet, avec une dizaine d’établissements scolaires de France. Nous enverrons des messages racontant notre voyage, et nous répondrons aux questions des élèves.


4/5

Début et fin du projet Septembre 1998 : lancement du projet. Sept.98 - Juillet 99 : préparation du voyage Juillet 1999 - Juillet 2000 : voyage. Juillet 2000 - février 2001 : partage de notre expérience

Première évaluation des dépenses a engager D'après une rapide évaluation basée sur l'expérience de voyageurs au long cours : 300000 F pour le voyage et le matériel nécessaire pour capter des images et des sons.

Acteurs du projet

Responsables du projet En l'occurrence les responsables sur le projet sont au nombre de trois : Xavier Hennequin, Loïc Alejandro et Valentin Clérisse qui sont aussi les trois voyageurs. Chacun est habilité à signer les papiers (administratifs et de trésorerie) au nom de l'association Poignées de Monde.

Equipe pressentie pour la réalisation du projet Voyageurs : Xavier, Loïc et Valentin Le reste de l'équipe est à définir notamment pour la partie réalisation et entretien du site Internet.

Partenaires pressenties pour le projet La radio Graf'Hit (radio de l'UTC) pour la médiatisation radio sur Compiègne. Les partenaires financiers habituels du BDE comme la Société Générale par exemple. Les autres partenaires seront à trouver en fonction de nos besoins.

Risques Le plus grand risque est de ne pas avoir d'argent pour réaliser le projet mais il doit y en avoir d'autre. Le second est de pas avoir des résultats suffisamment bons au niveau de nos études pour que l'UTC nous laisse partir. Le troisième est de gérer nos obligations militaires d'une manière ou d'une autre pour éviter de devoir faire notre service militaire au moment du voyage. Les autres nous y réfléchirons plus tard.


5/5

Contraintes à respecter

Contraintes de délais Notre voyage doit obligatoirement se terminer avant septembre 2000 car nous aurons alors des obligations par rapport à nos études . Donc si on veut partir un an il faut quitter la France avant septembre 1999.

Contraintes de coûts Cela doit nous coûter le moins cher possible sauf si nous gagnons au millionnaire ou si nous décrochons un gros sponsor. Par contre le maximum que nous pouvons investir par personne est de 30000F donc au total nous pouvons investir 90000 F pour le projet.

Contraintes de performances Nous aimerions bien avoir tous les résultats espérés dans cette note de clarification et ce sera déjà pas mal.

Annexe 3

Plan de communication interne

EXEMPLE D'UTILISATION DE L'OUTIL POUR LE PROJET ASSOCIATIF POIGNEES DE MONDE Plan de communication interne

1/3

ADRESSE DU DOCUMENT PDM_P C I.DOC VERSION 1 AUTEURS CREATION XAVIER HENNEQUIN DATE DE CREAT ION 28/09/99 AUTEUR MODIF ICAT ION XAVIER HENNEQUIN DATE DE MODIFICATION 02/10/99

PLAN DE COMMUNICATION INTERNE Comment utiliser les moyens de communication interne

pour votre projet ?

Liste des moyens de communications à disposition de l'équipe projet pour communiquer en interne du projet:

- Téléphone : Le projet Poignées de Monde bénéficie d'un code téléphone qui lui permet d'appeler de n'importe quel téléphone interne de l'université pour téléphoner vers l'extérieur, bien entendu tous nos appels nous sont facturés. Le numéro de téléphone donné pour le projet est le numéro de portable de Loïc.

- Mail : le meilleur moyen de communiquer de personne à personne, pratiquement toute l'équipe le regarde tous les jours. - Panneau d'affichage : nous disposons d'une partie d'un panneau en liège dans le local du Bureau des Etudiants pour afficher des messages.

- Fax : nous disposons d'un fax qui est celui du BDE mais nous devons payer chaque envoi. - Adresse postale : Le projet Poignées de Monde dispose d'une boîte aux lettres dans le local du Bureau des étudiants, il s'agit donc de relever le courrier régulièrement.

- Réunions : on a un local pour le projet dans l'UTC pour faire nos réunions plutôt le soir que tout le monde soit là. - Infos complémentaires :

+ Le fax et les envois de courrier sont à réserver pour la communication externe. + Tous les documents informatiques sont nommés en commençant par pdm (comme Poignées de Monde) puis les initiales du type de document puis la date si c'est important : ex. pour un compte-rendu de réunion : PDMCRR201199. Enfin s'il y a plusieurs versions du même document on ajoute v1, v2, v3, etc.


2/3

+ Le projet bénéficie d'un ordinateur et d'un lecteur Zip. Pour plus de sécurité nous enregistrons les documents sur le disque dur de l'ordinateur et une sauvegarde régulière sur une cartouche zip.

Nature de l'information

Quel moyen de communication

utiliser ?

Qui est l'auteur de l'information ?

A qui est destinée l'information ?

Quel est le modèle de document à

utiliser ?

Où se range ce document ?

Message téléphonique en absence

Post-it sur un panneau d'affichage

Un membre de Poignées de Monde ou d'une autre association étudiante qui s'est trouvé dans le local de Poignées de Monde et qui a reçu un coup de téléphone qui ne lui était pas adressé

Un des membres de Poignées de Monde absent au moment du coup de téléphone

Post-it avec contenu du message

Le post-it est à punaiser sur le panneau en liège.

Tous types d'infos qui peut attendre d'être lue durant un jour ou deux

Message par mail L'un des membres du projet Un ou plusieurs membres du projet -

Penser à créer une adresse mail pour le projet si un message est adressé pour toute l'équipe, l'une pour l'équipe qui voyage (Valentin, Loïc et Xavier)

- L'autre pour l'équipe qui reste en France (réalisateurs du site)

Nature de l'information

Quel moyen de communication

utiliser ?

Qui est l'auteur de l'information ?

A qui est destinée l'information ?

Quel est le modèle de document à

utiliser ?

Où se range ce document ?

Informations sur le suivi du projet :

Document informatique par

L'un des membres du projet Les autres membres de Poignées de Monde et les

Document avec en-tête comme celui-ci, modèle

Dans l'ordinateur de l'association.


3/3

compte-rendu de réunion, ordre du jour, note d'information technique ou pas,etc.

mail + document papier éventuellement sur le panneau d'affichage

futurs projets de l'association

crée sous Word

Message à faire parvenir d'urgence Téléphone L'un des membres du projet Un ou plusieurs membres

du projet - -

Voici le système de dossiers sur le Zip Poignées de Monde pour classer les documents informatiques : "Contact et correspondances" contient toutes les lettres envoyés à d'autres destinataires que les organismes de subventions et sponsors. "Docs avancement projet" contient tous les documents qui concernent le suivi du projet. "Documents type et utiles" sont les modèles de documents nécessaires pour le projet. "Graphisme" contient toutes les images nécessaires pour la communication interne et externe. "Plaquette de présentation" contient tout ce qui concerne cette plaquette (images et plaquettes elles-même). "Polices TDM" contient les polices utilisées pour les documents de Poignées de Monde. "Presse" contient tous les articles de presse scannés parus sur Poignées de Monde.

"Subventions et sponsors" contient toutes les données sur les subventions et sponsors. "Technique audio" contient toutes les données concernant les choix techniques qui concernent l'audio. "Trésorerie" contient toutes les données nécessaires pour l'établissement du budget et les budgets prévisionnels et de suivis.

Annexe 4

Ordre du jour

EXEMPLE D'UTILISATION DE L'OUTIL POUR LE PROJET ASSOCIATIF POIGNEES DE MONDE Ordre du jour de la réunion du 12/09/98

1/1

ADRESSE DU DOCUMENT PDMODJ120998 VERSION 1 AUTEURS CREATION VALENTIN CLERISSE DATE DE CREAT ION 05/09/98 AUTEUR MODIF ICAT ION VALENTIN CLERISSE DATE DE MODIFICATION 05/09/98

ORDRE DU JOUR DU 12/09/98 Informations générales Date de la réunion : 12 septembre 1998 Heure : 19H Lieu : Bureau des étudiants Documents de références : fiche des objectifs (à lire avant la réunion) Informations complémentaires : code BDE : 56n26

Personnes invitées Nom Fonction Organisme

Loïc Alejandro Technique vidéo Etudiant UTC Xavier Hennequin Communication-trésorerie Etudiant UTC Valentin Clérisse Technique audio Etudiant UTC

Ordre du jour - Définir ensemble les caractéristiques du projet - Première liste des tâches et planification - Préparation de la présentation du projet à M. Peccoud président de l'Université pour avoir son accord pour partir.

Annexe 5

Compte rendu de réunion du ../../..

EXEMPLE D'UTILISATION DE L'OUTIL POUR LE PROJET ASSOCIATIF POIGNEES DE MONDE Compte-rendu de la réunion du 12/09/99

1/2

ADRESSE DU DOCUMENT PDMCRRV 1150999 VERSION 1 AUTEURS CREATION XAVIER HENNEQUIN DATE DE CREAT ION 13/09/99 AUTEUR MODIF ICAT ION XAVIER HENNEQUIN DATE DE MODIFICATION 13/09/99

COMPTE-RENDU DE REUNION DU

12/09/99 Personnes présentes

Nom Fonction Organisme

Loïc Alejandro Technique vidéo Etudiant UTC Xavier Hennequin Communication-trésorerie Etudiant UTC Valentin Clérisse Technique audio Etudiant UTC

Points abordés - Définir ensemble les caractéristiques du projet - Première liste des tâches et planification - Préparation de la présentation du projet à M. Peccoud président de l'Université pour avoir son accord pour partir.

Synthèse de la séance

Définir ensemble les caractéristiques du projet Nous avons rempli ensemble la note de clarification afin de se mettre d'accord sur toutes les caractéristiques du projet. Cf. le résultat dans la note de clarification.

Première liste des tâches et planification Les premières actions à entreprendre doivent être faites pour être sûr que le projet va se faire :

- régler le problème de l'incorporation par l'armée

- avoir l'accord de l'UTC La solution serait de rester étudiant durant le temps du voyage. Nous devons voir si c'est possible auprès de Monsieur Chrétien, responsable de la pédagogie à l'UTC et néanmoins le plus attiré par ce genre de projet. Ce sera l'occasion de présenter le projet à une personne haut placé de l'UTC. Si lui est d'accord, nous espérons qu'il convaincra la présidence.

EXEMPLE D'UTILISATION DE L'OUTIL POUR LE PROJET ASSOCIATIF POIGNEES DE MONDE Compte-rendu de la réunion du 12/09/99

2/2

Préparation de la présentation du projet à M. Peccoud président de l'UTC pour avoir son accord pour partir.

Exposer notre projet à M. Peccoud n'est pas urgent, il vaut mieux avancer un peu dans le projet pour être sûr de son accord. Il ne nous laissera pas partir en vacances ! En revanche, il faudrait avoir l'appui du BDE, il faut donc leur présenter le projet.

Décisions/actions Décisions prises Actions à réaliser Responsable Délais

Rédiger un document qui résume le projet à partir de

la note de clarif

Valentin Avant 1 semaine

Présenter le projet au BDE

Convenir d'une réunion avec le BDE

Loïc Avant 1 semaine, rdv le plus vite

possible Présenter le projet à

Chrétien Prendre rdv avec sa

secrétaire Xavier Le rdv avant

1 mois Lister les tâches pour

préparer Réfléchir chacun de son côté avant la prochaine réunion

Tous Avt 1 semaine

Réunions hebdomadaires tous les lundis soirs pour suivre de près le projet

Prochaine réunion Date : 19/09/99 Heure : 19h Lieu : BDE Ordre du jour : résultats des actions entreprises

Annexe 6

Liste des participants au projet

Poignées de Monde Liste des participants au projet Valentin Clérisseseptembre 1998

Qui ? Rôle Téléphone e-Mail Adresse postale

(facultatif) Fax

(facultatif) Disponibilité.

Xavier Hennequin VoyageurCommunicationTrésorier 06 25 56 32 56 [email protected]

35, rue de la Forêt60200 Compiègne

le midi (de 12h à 14h30) et lesoir après les cours vers 19h

Valentin Clérisse VoyageurLogistiqueTechnique audio 06 58 22 33 89 [email protected]

08, rue de la Plisse60200 Compiègne

le midi (de 12h à 14h30) et lesoir après les cours vers 19h

Loïc Alejandro VoyageurResponsable itinéraireTechnique vidéo 06 55 25 84 55 [email protected]

56, rue de Bouvines60200 Compiègne

le midi (de 12h à 14h30) et lesoir après le stage vers 19h

Ce document a été distribué aux trois acteurs du projet, c'est la liste au début du projet, elle a été complétée au fur et à mesure du projet notamment avec les réalisateurs du site Internet.

EXEMPLE D'UTILISATION DE L'OUTIL POUR LE PROJET ASSOCIATIF POIGNEES DE MONDE - Xavier Hennequin - 15/09/98

LISTE DES PARTICIPANTS AU PROJET

1/1

Annexe 7

Analyse de l'environnement humain

EXEMPLE D'UTILISATION DE L'OUTIL POUR LE PROJET ASSOCIATIF POIGNEES DE MONDE Analyse de l'environnement humain

1/2

ADRESSE DU DOCUMENT PDMAEHV 3 VERSION 3 AUTEURS CREATION XAVIER HENNEQUIN DATE DE CREAT ION 15/06/99 AUTEUR MODIF ICAT ION XAVIER HENNEQUIN DATE DE MODIFICATION 20/06/99

ANALYSE DE L’ENVIRONNEMENT HUMAIN Identifications des motivations et compétences personnelles

Qui ? Qu’est ce qu’il sait faire ? Qu'est ce qu'il veut faire ?

Xavier Hennequin Bonne expérience de la gestion de projets associatifs notamment communication et trésorerie

Voyager et rencontrer des gens, organiser un tour du monde, apprendre les techniques audio

et vidéo

Loïc Alejandro Bonne expérience de la gestion de projets associatifs et bonnes connaissances de la technique vidéo

Voyager et rencontrer des gens, organiser un tour du monde, pouvoir filmer pendant le tour

du monde.

Valentin Clérisse Bonne expérience de la gestion de projets associatifs et bonnes connaissances de la technique audio

Voyager et rencontrer des gens, organiser un tour du monde, pouvoir enregistrer de la

musique et des ambiances sonores pendant le tour du monde

EXEMPLE D'UTILISATION DE L'OUTIL POUR LE PROJET ASSOCIATIF POIGNEES DE MONDE Analyse de l'environnement humain

2/2

Analyse des relations en interne L'analyse présentée est celle remise à jour au cours du projet lors de l'intégration dans l'équipe de la première équipe de réalisation du site en juin 1999 après l'intégration de l'équipe de réalisateurs du site Internet : Hélène Cron, Sébastien Pousse, Nadjean Geslain, Lucie Daly.

Qui et qui?

Particularité de leur relations

Quel effet sur le projet ? Comment réagir ?

Tous Ce sont tous des amis

Facilite les relations mais pose problème lorsque les taches ne sont pas faites, il n'est pas évident de demander à un ami de travailler plus surtout lorsque ce travail est bénévole

Bien planifier les tâches et bien les répartir entre les gens pour que l'un n'ait pas plus de travail que

l'autre

Nadjean et Lucie

Ont déjà travaillé ensemble, ce fut un échec

Quand ils ont un boulot à faire à deux, ce n'est pas fait ou mal fait.

Ne pas leur donner une action à réaliser à deux. S'arranger pour qu'il y ait toujours un autre membre de l'équipe qui travaille avec eux.

Annexe 8

Liste des tâches

Poignées de Monde Liste des tâches Xavier Hennequin oct 98

Catégories de tâche Tâches à réaliser Avant quand ? Par qui ? Résultats prévusDéfinir les papiers nécessaires pour le passage aux frontièresdu matériel audio-vidéo

déc-98 Loïc Liste de papiers à obtenir et comment les obtenir ?

Chercher une assurance pour le voyage déc-98 Valentin Liste de boites d'assurances et tarifs.Obtenir le statut d'étudiant et éviter l'armée Fin octobre 1998 Xavier carte d'étudiant et remplissage du formulaire pour le reportLettre d'acceptation du projet par l'UTC Fin octobre 1998 Xavier lettre officiel affirmant le soutien au projet Monter l'association Poignées de Monde Fin octobre 1998 Loïc statut juridique de Poignées de MondeLettre officiel du ministère de l'éducation Fin octobre 1998 Valentin lettre tamponnée ministère de l'éducationQuel banque pour le projet? oct-98 Xavier Liste de banques possibles avec leur taux de change avec le

partenariat possibleOuvrir un compte Poignées de Monde oct-98 XavierChoisir entre carte bleue, travellers check et liquide US $ 2 mois avant le

départXavier Liste des moyens à utiliser pour avoir de l'argent liquide

disponible tout au long du voyage.Lister les partenaires potentiellement intéressés le plus vite possible Tous Liste des partenaires potentiels par catégoriesFaire la plaquette nov-98 Tous Plaquette de présentationComment ne pas payer les envois postaux ? déc-98 Xavier Solution pour éviter de devoir payer les timbres (UTC ?)Faire les envois postaux Tous Envoyer les plaquettes et les lettres après coup de téléphone

Suivre la recherche de partenariat avant le départ Tous Faire les suivi des contacts Faire un modèle de convention de partenariat déc-98 Tous Document modèle de convention, à définir à partir d'exemples

de l'association ObjectifsListe des médias locaux déc-98 Xavier Liste par catégorie de médias (télévision, Internet, journaux,

radio, etc.)Liste de médias nationaux déc-98 Xavier Liste par catégorie de médias (télévision, Internet, journaux,

radio, etc.)Liste des médias spécialisés en voyage déc-98 Xavier Liste par catégorie de médias (télévision, Internet, journaux,

radio, etc.)Contacter ces médias janv-99 Tous Lettre plus plaquette de présentationCommuniquer sur l'université toute l'année Xavier insérer une encart dans le journal étudiant tous les mois sur

l'avancée des projets.Choisir un sens de rotation en fonction de ses envies, de la météo et des possibilités de billets d'avion et des situations géopolitiques

oct-98 Loïc carte avec itinéraire prévisionnel

Lister les pays où on veut aller oct-98 Loïc carte avec itinéraire prévisionnelConfronter l'itinéraire avec des globe-trotters expérimentés dec 98 Tous changement de l'itinéraire initial ou pas

Chois d'un itinéraire définitif juin-99 Tous

LISTE DES TACHES OCT 98EXEMPLE D'UTILISATION DE L'OUTIL POUR LE PROJET ASSOCIATIF POIGNEES DE MONDE - Xavier Hennequin - 15/09/98

DEVISES

RECHERCHES DE PARTENAIRES

MEDIAS

ADMINISTRATIF

ITINERAIRE

1/2

Poignées de Monde Liste des tâches Xavier Hennequin oct 98

Catégories de tâche Tâches à réaliser Avant quand ? Par qui ? Résultats prévusADMINISTRATIF Rassembler tous les contacts sur place et ceux des gens qui

ont déjà voyagé dans ces paysdéc-98 Tous prendre des contacts auprès d'associations de globe trotters et

nos amis de France et d'ailleursécriture du scénario avec des profs de l'UTC avant le départ Valentin contacts avec les profs et réunions, puis écriture d'un scénario

prévisions de moyens techniques pour la production après levoyage

avant le départ Valentin contacts avec des étudiants pour le réaliser en collaboration

prévisions des documents à rapporter pour faire le CD-Rom avant le départ Tous liste des thèmes sur lesquels rapporter des documents + listes de documents correspondants après brainstorming

prévision de la diffusion dans les écoles en France au retourdu voyage

avant le départ Valentin choix d'un moyen de diffusion ou au moins liste des moyens de le diffuser

Choix des moyens techniques juin-99 Valentin quel micro ? Quel enregistreur ? Quel casque ?Formation pour tous les trois à l'enregistrement avant le départ Valentin formation pour les autres par ValentinQuels sons rapporter ? avant le départ Tous liste des thèmes sur lesquels rapporter des documents + listes

de documents correspondants après brainstormingChoix des moyens techniques juin-99 Loïc quel caméra ? Quels cassettes ? Etc.Quels images rapporter ? avant le départ Tous liste des thèmes sur lesquels rapporter des documents + listes

de documents correspondants après brainstormingFormation pour tous les trois au tournage avant le départ Loïc formation par Loïc pour les deux autresChoix du webmestre mai-99 Valentin solution pour réaliser et suivre l'entretien du site pendant le

voyageConception du site avant le départ Valentin réunions avec des spécialistes de conception web pour la

rédaction du story board du siteListe de l'équipement audio-vidéo mai-99 ValentinListe de l'équipement perso mai-99 ValentinAchat de l'équipement à planifier en fonction des rentrées d'argent

mai-99 Tous

Contacter les agences de voyage mai-99 LoïcChoisir les billets d'avion mai-99 TousAcheter les billets d'avion mai-99 LoïcPlanifier les tâches à partir de la date de départ oct-98 Tous planning prévisionnel Planifier les réunions jusqu'en décembre Valentin liste des réunions prévues jusqu'en décembreEtablir le budget prévisionnel nov-98 Xavier tableau excelFaire les documents types oct-98 Loïc reprendre le plan de communication interne pour faire ces

documentsOrganiser les dossiers pour ranger les documents oct-98 Loïc reprendre le plan de communication interne pour préparer ces

dossiersAfficher un panneau au mur pour noter les risques potentiels d'annulation du voyage

tout de suite Xavier réunion tous ensembles pour lister ces risques

VIDEO

CD ROM

CD AUDIO

GESTION DE PROJET

TRANSPORTS

EQUIPEMENT

SITE WEB

2/2

Annexe 9


Poignées de Monde Planning prévisionnel Valentin Clérisseseptembre 1998

1998POIGNEES DE MONDE

préparation du voyage 1Date de début :

Catégories de tâche Tâches à réaliser ResponsablesDéfinir le projet à travers la note de clarif TousPlanifier les tâches jusqu'à la fin de l'année et prévoir un macro-planning de l'année 1999

Tous

Planifier les réunions jusqu'à la fin de l'année 98

Tous

Faire les documents types VOrganiser les dossiers pour ranger les documents

V

Afficher un panneau au mur pour noter les risques potentiels d'annulation du voyage

X

Monter l'association Poignées de Monde LLettre officiel du ministère de l'éducation VObtenir le statut d'étudiant et éviter l'armée VLettre d'acceptation du projet par l'UTC VQuel banque pour le projet? XOuvrir un compte poignées de Monde XDéfinir comment gérer les changements dedevises au cours du voyage

X

GESTION DE PROJET Etablir le budget prévisionnel XITINERAIRE Choisir un sens de rotation en fonction de ses

envies, de la météo et des possibilités de billets d'avion et des situations géopolitiques

L

Lister les pays où on veut aller LConfronter l'itinéraire avec des globe-trotters expérimentés

L

Rassembler tous les contacts sur place et ceux des gens qui ont déjà voyage dans ces pays

V

SITE WEB noter touts les idées pour le site VContacter les agences de voyage LChoisir les billets d'avion LFaire la plaquette TousLister les partenaires potentiellementintéressés

X

DEBUT DE LA RECHERCHE DEPARTENARIATSComment ne pas payer les envois postaux ? XFaire les envois postaux Tous


15/9 29/9 13/10

PLANNING PREVISIONNEL

10/11 24/11 8/12 5/127/10

TRANSPORTS


Tous

Tous

ITINERAIRE

GESTION DE PROJET

ADMINISTRATIF

ARGENT XX

X

V

V

X

V

L

X

X

05/01/1999

Tous

L

22/12

Tous

Tous

V

V

X

1/9

VL

L

L

L

V

01/09/1998 Date de fin :

1/2

Poignées de Monde Planning prévisionnel Valentin Clérisseseptembre 1998



Catégories de tâche Tâches à réaliser Responsables15/9 29/9 13/10

PLANNING PREVISIONNEL

10/11 24/11 8/12 5/127/10

GESTION DE PROJET

05/01/1999

Tous

22/121/9

01/09/1998 Date de fin :

Faire un modèle de convention de partenariat V

Liste des médias locaux XListe de médias nationaux XListe des médias spécialisés en voyage XContacter ces médias TousCommuniquer sur l'université Chacun son tourDéfinir les papiers nécessaires pour le passageaux frontières du matériel audio-vidéo

V

Chercher une assurance pour le voyage V

DATE PREVUE DE DEPART :

15-juil-99

Légende : X

V

L

Tous Tâche dont les responsables sont XVL

Tâche dont le responsable est Xavier X

Jalons ou dates clé du projet

Tâche dont le responsable est Valentin V

Tâche dont le responsable est Loïc L

V

ADMINISTRATIF

MEDIAS

XTous

V

27/10 10/11 24/11

Chacun son tour

8/12 22/12 5/1

V

1/9 15/9 29/9 13/10

XX

2/2

Annexe 10


Poignées de Monde Budget prévisionnel Xavier Hennequin30/10/98

Poste Montant prévisionnel

TTC

% du total Commentaires

TOTAL TRANSPORT 66 000,00 F 25,7% 1500 f par mois par personne

TOTAL NOURRITURE 22 000,00 F 8,6% 500 f par mois par personne

TOTAL LOGEMENT 26 400,00 F 10,3% 600 f par mois et par personne

TOTAL EQUIPEMENT avant le départ

30 800,00 F 12,0% 500 f par mois et par personne - visas, vaccins, pharmacie, sac à dos ...-

TOTAL DIVERS 17 600,00 F 6,8% 400 f par personne par mois - soins sur place, vêtements ...-

COMMUNICATION avant le départ 7 800,00 F 3,0%Courrier avant le voyage 1 000,00 F 0,4%Photocopies 500,00 F 0,2%Téléphone avant le voyage 5 000,00 F 1,9%Impression du papier-en-tête 300,00 F 0,1% 500 exemplaires trois couleurs, 77,50 les 500 en plusAchat de livres et de guides 1 000,00 F 0,4%

VIDEO PHOTO 17 300,00 F 6,7%Caméra numérique 10 000,00 F 3,9% estimation à partir de divers catalogues spécialisésK7 mini dv 2 300,00 F 0,9% 92 f la k7 de 1hAppareil photo numérique 5 000,00 F 1,9% Carte liaison ordinateur comprise dans le prixChargeur de batterie solaireINFORMATIQUE 20 500,00 F 8,0%Ordinateur portable 20 000,00 F 7,8%Logiciels Internet - F 0,0% Netscape Navigator gratuit et Telnet compris dans windowsTraitement de texte 500,00 F 0,2% Winword (logiciel type Word)Logiciel pour le traitement d'image - F 0,0% Graphic Converter distribué gratuitementModem - F 0,0% Compris dans le prix du portableFournisseur d'accès Internet - F 0,0% Utilisation du serveur de l'UTCPRISE DE SON 13 800,00 F 5,4%Micro 3 000,00 F 1,2% Microreportage stéréoEnregistreur DAT 10 000,00 F 3,9% TascamK7 DAT 800,00 F 0,3% 80 f la K7

TELEPHONIE 25 000,00 F 9,7%

Portable 25 000,00 F 9,7%Système IRIDIUM, voire aussi système globalstar à 7-10000f le portable

Communication 0,0% 15f la minute, GLOBALSTAR : 7F

IMPREVU 10 000,00 F 3,9%

TOTAL ######## 100,0%

DEPENSES BUDGET PREVISIONNEL


1/3


Poste Montant prévisionnel TTC

% du total Commentaires

Poignées de Monde 40 200,00 F 15,6%

Sponsors 107 000,00 F 41,6%

Subventions 110 000,00 F 42,8%

TOTAL 257 200,00 F 100,0%


BUDGET PREVISIONNELRECETTES

2/3


Postes principaux Montant prévisionnel TTC

Commentaires

Voyage (vie, transport et équipement) 162 800,00 F Communication 7 800,00 F Matériel audio-vidéo 76 600,00 F Imprévu 10 000,00 F

Poignées de Monde 110 000,00 F Sponsors 107 000,00 F Subventions 40 200,00 F

TOTAL Dépenses 257 200,00 F TOTAL Recettes 257 200,00 F

RESULTAT PREVISIONNEL - F

RECETTES

DEPENSES


BUDGET PREVISIONNEL

3/3

Annexe 11

Analyse préliminaire des risques

EXEMPLE D'UTILISATION DE L'OUTIL POUR LE PROJET ASSOCIATIF POIGNEES DE MONDE Analyse préliminaire des risques

1/3

ADRESSE DU DOCUMENT PDM_RISQUES VERSION 1 AUTEURS CREATION VALENTIN CLERISSE DATE DE CREAT ION 15/11/98 AUTEUR MODIF ICAT ION VALENTIN CLERISSE DATE DE MODIFICATION 15/11/98

ANALYSE PRELIMINAIRE DES RISQUES EN FOND GRIS LES RISQUES LES PLUS IMPORTANTS

Cette liste est affichée dans la local de l'association afin de la compléter tout au long du projet

Risques Effets sur le projet Solutions préventives

RISQUES SUR LA PREPARATION

Engagement dans l'armée en septembre 1999 Annulation du voyage Gérer avec l'Université pour rester étudiant et ainsi obtenir un report

Manque de temps des trois voyageurs pour préparer Mauvaise préparation du voyage Bien planifier les tâches, organiser au mieux

son emploi du temps personnel

Manque de sponsors Modification ou annulation du voyage

Soigner la recherche de sponsors et de subventions : cibler correctement les organismes visés et faire une plaquette concise et attrayante, avoir des lettres de soutien et travailler la médiatisation

Abandon d'un des voyageurs pour raison personnelle Il y en a un qui ne peut pas partir Prévoir le coup si jamais l'un de nous trois ne

peut pas venir

Manque d'argent personnel pour investir dans le projet

Modification ou annulation du voyage pour un ou plusieurs d'entre nous

Essayer de travailler pour gagner de l'argent, se renseigner sur les possibilités de prêts

Oubli d'un élément indispensable pour voyager (comme le passeport)

Modification ou annulation du voyage pour un ou plusieurs d'entre nous

Se renseigner un maximum auprès de grands voyageurs pour ne pas oublier l'indispensable


2/3

RISQUES PENDANT LE VOYAGE

Problèmes de santé Abandon du voyage par un ou plusieurs d'entre nous

Penser aux vaccins et une liste complète de médicaments pour la trousse à pharmacie, à l'assurance rapatriement, s'inspirer d'expériences de grands voyageurs

Problèmes de visas aux frontières Blocage à la frontière

Prévoir éventuellement de prendre des visas en France, se renseigner sur les modalités de passage de pays à pays avec l'aide d'un guide de voyage

Problème de manque d'argent au cours du voyage Retour en France

Essayer de bien prévoir les dépenses, ne pas trop dépenser au début du voyage pour en garder sous le pied

Vol de matériel D'un achat qui pourrait coûter cher au retour en France si on se fait tout voler

Se renseigner sur les "trucs" des voyageurs pour éviter les vols

Agression Du simple traumatisme au rapatriement sanitaire

Eviter les pays trop dangereux, bien se renseigner lorsqu'on arrive dans les lieux sensibles? Et ne pas jouer aux cow-boys

Impossibilité de communiquer avec les gens des pays visités

Impossibilité de pouvoir discuter et donc de pouvoir filmer et enregistrer

Retravailler l'anglais et l'espagnol avant de partir et prévoir d'apprendre deux-trois mots de la langue locale dans le guide de voyage avant de rentrer dans un pays

Filmer et enregistrer des choses complètement inutiles

CD-Rom, Cd audio et autres produits post voyage sans intérêts

Faire une liste de thèmes précis sur lesquels enregistrer et filmer, se renseigner sur les techniques professionnelles


3/3

RISQUES PENDANT LE VOYAGE

Impossibilité de rentrer dans les écoles dans les pays visités

Impossibilité de visiter les écoles et donc de faire des enregistrements

Prévoir éventuellement des contacts avant de partir, se renseigner sur les conditions légales éventuelles avant de pouvoir filmer dans les écoles dans les pays visités

APRES LE VOYAGE

Manque de moyens de post-production pour les produits du tour du monde (CD-Rom, film, etc.)

Impossibilité de faire les produits Prévoir une convention avec un studio audio-vidéo (penser à celui de l'université) avant de partir

Annexe 12

Tableau de bord du ../../..

Poignées de Monde Tableau de bord Valentin Clérisse12/12/98

Catégories de tâche Tâches à réaliser Fait Avant quand ? Par qui ? Résultats et commentairesDéfinir les papiers nécessaires pour le passage auxfrontières du matériel audio-vidéo

déc-98 Loïc En attente de l'itinéraire définitif, mais il faut au moins les factures des appareils.

Chercher une assurance pour le voyage déc-98 Valentin A moitié fait, assurance sur la carte bleue mais insuffisante, il faut choisir entre plusieurs assurances de rapatriement.

Obtenir le statut d'étudiant et éviter l'armée X Fin octobre 1998 Xavier OK, lettre de l'UTC et lettre de réforme de l'armée.

Lettre d'acceptation du projet par l'UTC X Fin octobre 1998 Xavier OK, lettre officielle de l'UTC.Monter l'association Poignées de Monde

XFin octobre 1998 Loïc Poignées de monde est une association maintenant avec des

statuts et un bureauLettre officiel du ministère de l'éducation

XFin octobre 1998 Valentin OK, lettre officielle du Ministère à ne pas oublier d'emmener.

Quelle banque pour le projet?X

oct-98 Xavier Choix de la Société Générale puisque c'est la banque qui gère les associations étudiantes de l'université

Ouvrir un compte Poignées de Monde X oct-98 Xavier Fait mais après novembre

Choisir entre carte bleue, travellers check et liquide US $ 2 mois avant le départ

Xavier En cours, cela dépend encore de l'itinéraire mais pour l'instant l'idée est d'emporter un peu de tout.

Lister les partenaires potentiellement intéressésX

le plus vite possible Tous Liste des partenaires potentiels établis avec adresse, n° de téléphone, reste à les contacter maintenant, attention aux dates butoirs pour les bourses et concours divers

Faire la plaquette/

nov-98 Tous Première version faite mais à améliorer, réunion la semaine prochaine à ce propos

Comment ne pas payer les envois postaux ? X déc-98 Xavier L'UTC nous les paye

Faire les envois postaux Tous Envoyer les plaquettes et les lettres après coup de téléphone URGENT budget de fin d'année

Suivre la recherche de partenariat avant le départ Tous Faire les suivi des contacts

Faire un modèle de convention de partenariatX

déc-98 Tous Modèle de base inspiré du BDE, à retravailler en fonction de chaque cas.

Liste des médias locauxX

déc-98 Xavier Liste disponible dans le classeur contacts, intercalaire contacts

Liste de médias nationauxX

déc-98 Xavier Liste disponible dans le classeur contacts avec adresse et n° de téléphone

Liste des médias spécialisés en voyage déc-98 Xavier Liste par catégorie de médias (télévision, Internet, journaux, radio, etc.)

Contacter ces médias janv-99 Tous Lettre plus plaquette de présentation

Communiquer sur l'université / toute l'année Xavier un article est inséré environ tous les mois dans Le Fil

Choisir un sens de rotation en fonction de ses envies, de la météo et des possibilités de billets d'avion et des situations géopolitiques

Xoct-98 Loïc on part vers l'Est, c'est mieux au niveau météo

Lister les pays où on veut allerX

oct-98 Loïc carte avec itinéraire prévisionnel mais sûrement pas définitif, nous devons demander l'avis à des experts-voyageurs

Confronter l'itinéraire avec des globe-trotters expérimentés déc-98 Tous en cours

Choix d'un itinéraire définitif juin-99 Tous

DEVISES


MEDIAS

ITINERAIRE

EXEMPLE D'UTILISATION DE L'OUTIL POUR LE PROJET ASSOCIATIF POIGNEES DE MONDE- Loïc Alejandro - 12/12/98

TABLEAU DE BORD DU 12/12/98 Les tâches avec fond gris clair sont à réaliser suite à l'établissement de ce tableau de bord, ce tableau de bord a été fait sur la base de la liste des tâches établie le 10/10/98, dans la colonne "fait" la croix

"X" signifie que la tâche est faite, le slash "/" signifie que la tâche est en cours

ADMINISTRATIF

1/2

Poignées de Monde Tableau de bord Valentin Clérisse12/12/98

Catégories de tâche Tâches à réaliser Fait Avant quand ? Par qui ? Résultats et commentairesADMINISTRATIF Rassembler tous les contacts sur place et ceux des gens qui

ont déjà voyage dans ces paysdéc-98 Tous en cours, cf. classeur contacts, intercalaire "voyageurs" et "sur

place"écriture du scénario avec des profs de l'UTC avant le départ Valentin en cours, contact pris avec Nicolas Salzmann et Franck

Ghitalllaprévisions des moyens techniques pour la production aprèsle voyage

avant le départ Valentin en cours

prévisions des documents à rapporter pour faire le CD-Rom

avant le départ Tous en cours

prévision de la diffusion dans les écoles en France auretour du voyage

avant le départ Valentin en cours

Choix des moyens techniques juin-99 Valentin quel micro ? Quel enregistreur ? Quel casque ?, en cours mais pas de chois définitif pour l'instant

Formation pour tous les trois à l'enregistrement avant le départ Valentin formation pour les autres par Valentin

Quels sons rapporter ? avant le départ Tous liste des thèmes sur lesquels rapporter des documents + listes de documents correspondants après brainstorming

Choix des moyens techniques juin-99 Loïc quel caméra ? Quels cassettes ? Etc., en cours mais pas de choix définitif pour l'instant

Quels images rapporter ? avant le départ Tous début de liste de thèmes fait ensembles mais à discuter avec les profs

Formation pour tous les trois au tournageX

avant le départ Loïc formation faite par Loïc mais infos à redonner avant de partir

Choix du webmestre mai-99 Valentin piste de confier le site à des étudiants

Conception du site avant le départ Valentin début de réflexion entre nous à ce propos, il faut accélérer car c'est important pour notre communication

Liste de l'équipement audio-vidéo mai-99 Valentin la liste est commencée mais les modèles du matériel ne sont pas arrêtés

Liste de l'équipement perso mai-99 Valentin commencé

Achat de l'équipement à planifier en fonction des rentrées d'argent

mai-99 Tous pas commencé

Contacter les agences de voyage mai-99 Loïc en cours

Choisir les billets d'avion mai-99 Tous

Acheter les billets d'avion mai-99 Loïc

Planifier les tâches à partir de la date de départ/

oct-98 Tous planning prévisionnel fait à partir de la liste des tâches jusqu'en décembre 1998, faire le reste du planning à la prochaine réunion sur la base de ce tableau de bord

Planifier les réunions jusqu'en décembre Valentin une réunion hebdomadaire avait été prévue jusqu'à maintenant, indispensable mais suffisant

Etablir le budget prévisionnelX

nov-98 Xavier premier budget fait le 30/10/98, un suivi fait régulièrement (cf. budget s de suivi)

Faire les documents types X

oct-98 Loïc tout est classé à peu près au bon endroit, nous avons noté tout ça dans le plan de communication interne

Organiser les dossiers pour ranger les documents X

oct-98 Loïc tout est classé à peu près au bon endroit, nous avons noté tout ça dans le plan de communication interne

Afficher un panneau au mur pour noter les risques potentiels d'annulation du voyage X

tout de suite Xavier nous avons listé les risques potentiels mais nous voulons avoir un grand panneau dispo à tout moment pour le compléter

GESTION DE PROJET

TRANSPORTS

EQUIPEMENT

SITE WEB

VIDEO

CD ROM

CD AUDIO

2/2

Annexe 13


Poignées de Monde Planning prévisionnel Valentin Clérisse30/10/98




Tous


Tous


V


X

Monter l'association Poignées de Monde LLettre officiel du ministère de l'éducation VObtenir le statut d'étudiant et éviter l'armée V

Lettre d'acceptation du projet par l'UTC VQuel banque pour le projet? XOuvrir un compte poignées de Monde XDéfinir comment gérer les changements dedevises au cours du voyage

X

GESTION DE PROJET Etablir le budget prévisionnel XITINERAIRE Choisir un sens de rotation en fonction de

ses envies, de la météo et des possibilités de billets d'avion et des situations géopolitiques

L


L


V


X

DEBUT DE LA RECHERCHE DEPARTENARIATS



Tous

X

VTRANSPORTS L

L

X

L

ITINERAIRE L

L

V

ARGENT XX

X

ADMINISTRATIF LV

V

V

GESTION DE PROJET Tous

Tous

Tous

V

V

X

1/9 15/9 29/9 13/10 27/10 10/11 24/11 8/12 5/1

01/09/1998 Date de fin : 05/01/1999 PLANNING PREVISIONNEL

22/12

1/4

Poignées de Monde Planning prévisionnel Valentin Clérisse30/10/98

Catégories de tâche Tâches à réaliser ResponsablesGESTION DE PROJET Tous

1/9 15/9 29/9 13/10 27/10 10/11 24/11 8/12 5/122/12

Comment ne pas payer les envois postaux ? X

Faire les envois postaux TousFaire un modèle de convention departenariat

V

Liste des médias locaux XListe de médias nationaux XListe des médias spécialisés en voyage XContacter ces médias TousCommuniquer sur l'université Chacun son tourDéfinir les papiers nécessaires pour lepassage aux frontières du matériel audio-vidéo

V



15-juil-99

Légende : X

V

L

Tous

ADMINISTRATIFV

V

MEDIASXX

Chacun son tour

1/9 15/9 29/9 13/10 27/10 10/11 24/11

Tous

V

Tous

8/12 22/12 5/1

X

X





Tâche dont les responsables sont XVL

2/4

Poignées de Monde Planning de suivi Valentin Clérisse12/12/98




Tous


Tous


V


X

Monter l'association Poignées de Monde L

Lettre officiel du ministère de l'éducation V

Obtenir le statut d'étudiant et éviter l'armée V

Lettre d'acceptation du projet par l'UTC VQuel banque pour le projet? XOuvrir un compte poignées de Monde XDéfinir comment gérer les changements dedevises au cours du voyage

X

GESTION DE PROJET Etablir le budget prévisionnel XITINERAIRE Choisir un sens de rotation en fonction de

ses envies, de la météo et des possibilités de billets d'avion et des situations géopolitiques

L


L


V


X

DEBUT DE LA RECHERCHE DEPARTENARIATSComment ne pas payer les envois postaux ? X

Faire les envois postaux TousFaire un modèle de convention departenariat

V

Liste des médias locaux XListe de médias nationaux X

EXEMPLE D'UTILISATION DE L'OUTIL POUR LE PROJET ASSOCIATIF POIGNEES DE MONDE - Loïc Alejandro - 12/12/98

X

L

L

Tous

V

MEDIAS XX


PLANNING DE SUIVI DU 12/12/98

Tous

X

X

5/110/11 24/11

TRANSPORTS L

X

L

ITINERAIRE L

V

ARGENT XX

ADMINISTRATIFL

V

V

V

GESTION DE PROJET Tous

Tous

Tous

V

V

X

22/12

01/09/1998 Date de fin : 05/01/1999

1/9 15/9 29/9 13/10 27/10 8/12

V

3/4

Poignées de Monde Planning de suivi Valentin Clérisse12/12/98


préparation du voyage 1Date de début : PLANNING DE SUIVI DU 12/12/98

5/110/11 24/11 22/12

01/09/1998 Date de fin : 05/01/1999

1/9 15/9 29/9 13/10 27/10 8/12Liste des médias spécialisés en voyage X

Contacter ces médias TousCommuniquer sur l'université Chacun son tourDéfinir les papiers nécessaires pour lepassage aux frontières du matériel audio-vidéo

V



15-juil-99

Légende : X

V

L

Tous

L

ATTENTION : ce planning de suivi tient compte des information du tableau de bord de la même date.

8/12 22/12 5/11/9 15/9

ADMINISTRATIFV

V

10/11 24/1129/9




TousChacun son tour

X

13/10 27/10

Tâche en retard

Tâche dont les responsables sont XVL


Tâche faite

Tâche en cours

4/4

Annexe 14

Budget de suivi du ../../..

Poignées de Monde Budget de suivi du 12/12/98 Xavier Hennequin


Montant réel TTC Commentaires

TOTAL TRANSPORT 66 000,00 F 1500 f par mois par personne

TOTAL NOURRITURE 22 000,00 F - F 500 f par mois par personne

TOTAL LOGEMENT 26 400,00 F - F 600 f par mois et par personne

TOTAL EQUIPEMENT avant le départ 15 000,00 F - F visas, vaccins, pharmacie, sac à dos ..

TOTAL DIVERS 17 600,00 F - F 400 f par personne par mois - soins sur place, vêtements ...-

COMMUNICATION avant le départ 9 200,00 F 2 420,00 F Courrier avant le voyage 2 000,00 F 500,00 F envois divers pour la présentation du projetPhotocopies 1 000,00 F 500,00 F facture de septembre à novembre 98Téléphone avant le voyage 5 000,00 F 1 000,00 F facture de septembre à novembre 98Achat de livres et de guides 1 200,00 F 420,00 F achat du guide sur l'Asie du Sud-Est

VIDEO PHOTO 12 000,00 F - F Caméra numérique 10 000,00 F estimation à partir de divers catalogues spécialisésK7 mini dv 2 000,00 F 25 cassettes mini DV de 1hAppareil photo numérique - F on se sert de la caméra comme appareil photo numérique

INFORMATIQUE 1 500,00 F - F Ordinateur portable - F solution trop chère, on trouvera des ordinateurs sur place

Passage dans les cybercafés 1 000,00 F 50 F par pays pour 20 pays visités, calculé sur les bases d'expériences de voyageurs

Logiciels Internet - F - F Netscape Navigator gratuit et Telnet compris dans windowsTraitement de texte 500,00 F - F Winword (logiciel type Word)Logiciel pour le traitement d'image - F - F Graphic Converter distribué gratuitementModem - F - F inutile sans le portableFournisseur d'acces Internet - F - F inutile sans le portablePRISE DE SON 8 800,00 F - F Micro 3 000,00 F - F Microreportage stéréoEnregistreur DAT 5 000,00 F - F baladeur DAT SonyK7 DAT 800,00 F - F 80 f la K7

TELEPHONIE - F - F

Portable - F - F Système IRIDIUM, voire aussi système globalstar à 7-10000f le portable, envisageable seulement si partenariat

Communication - F 15f la minute, GLOBALSTAR : 7F

IMPREVU 10 000,00 F - F

TOTAL 188 500,00 F 2 420,00 F


DEPENSES BUDGET DE SUIVI DU 12/12/98

1/3



Montant réel TTC

Commentaires

Poignées de Monde 45 000,00 F 2 420,0 F nous trois

Sponsors 71 750,00 F - F contacts en cours, pas de promesse pour l'instant

Subventions 71 750,00 F - F contacts en cours, pas de promesse pour l'instant

TOTAL 188 500,00 F 2 420,00 F


RECETTES BUDGET DE SUIVI DU 12/12/98

2/3


Postes principaux Montant prévisionnel TTC

Montant réel TTC

Commentaires

Voyage (vie, transport et équipement) 147 000,00 F - F Communication 9 200,00 F 2 420,00 F Matériel audio-vidéo 22 300,00 F - F Imprévu 10 000,00 F - F

Poignées de Monde 71 750,00 F - F Sponsors 71 750,00 F - F Subventions 45 000,00 F 2 420,00 F

TOTAL Dépenses 188 500,00 F 2 420,00 F TOTAL Recettes 188 500,00 F 2 420,00 F

RESULTAT PREVISIONNEL - F - F


RECETTES

DEPENSES

BUDGET DE SUIVI DU 12/12/98

3/3

Annexe 15

Réunion SOS

EXEMPLE D'UTILISATION DE L'OUTIL POUR LE PROJET ASSOCIATIF POIGNEES DE MONDE Réunion SOS

1/1

REUNION SOS

En juin 1999, le projet a été en phase très critique. En effet, au vue du manque de sponsors et de subventions, il paraissait difficile de partir. Il a été décidé de faire une réunion sur les raisons du manque d'argent, et comment réagir. Les résultats de cette réunion ont été reportés sur la fiche de modification.

Annexe 16

Fiche de modification

EXEMPLE D'UTILISATION DE L'OUTIL POUR LE PROJET ASSOCIATIF POIGNEES DE MONDE Fiche de modification

1/2

ADRESSE DU DOCUMENT PDM_FDM VERSION 1 AUTEURS CREATION VALENTIN CLERISSE DATE DE CREAT ION 25/06/99 AUTEUR MODIF ICAT ION VALENTIN CLERISSE DATE DE MODIFICATION 25/06/99

FICHE DE MODIFICATION Date du problème Juin 1999, 1 mois avant le départ prévu.

Problème rencontré Manque d'argent pour partir par manque de sponsors et de subventions.

Incidences sur le projet Risque de manque financiers et donc cela met en danger le départ même.

Causes du problème Manque de ciblages des sponsors. Les projets d'ordre culturels sont moins médiatiques donc moins susceptibles d'attirer les organismes qui financent.

Solution et modification envisagées Se concentrer sur la démarche de recherche de sponsors et de subventions. En effet de nombreuses tractations sont en cours et nous ne les suivons pas bien. Si nous n'avons pas l'argent on ne peut pas partir. De toutes façons, nous avons décidé de mettre chacun 30000 F (au lieu des 15000 initiales) dans le projet pour pouvoir partir. Conclusion : ON PART DANS TOUS LES CAS mais plus tard en SEPTEMBRE 1999 au lieu du 15 JUILLET 1999.

Actions à mener pour appliquer

cette solution et responsables Rappeler les organismes de subventions : Xavier. Rappeler les entreprises qui ne nous ont pas dit non : Loïc. Chercher d'autres solutions de financements : Valentin.

EXEMPLE D'UTILISATION DE L'OUTIL POUR LE PROJET ASSOCIATIF POIGNEES DE MONDE Fiche de modification

2/2

Résultats prévus Obtention de fonds rapidement.

Résultats réels On verra cela d'ici deux mois; A remplir lors du bilan du projet.

Annexe 17

Plaquette de présentation

1/10

Poignées de Monde 3 étudiants tendent l'oreille autour du monde

Normal.dot version Antoine Frappier Date de création Antoine Frappier Date de modification

Contact : Loïc Alejandro Valentin Clérisse Xavier Hennequin

Association POIGNEES DE MONDE Université de Technologie de Compiègne

BP 60319 60206 Compiègne Cedex

tel. 06 62 30 74 06 fax. 03 44 20 03 65

[email protected] wwwetu.utc.fr/~ttour99

EXEMPLE D'UTILISATION DE L'OUTIL POUR LE PROJET ASSOCIATIF POIGNEES DE MONDE Plaquette de présentation

2/10

Sommaire

SOMMAIRE ................................................................................ 2

ORIGINE DU PROJET ................................................................ 3

QUI ?....................................................................................... 3 QUOI, OU, POURQUOI ? ............................................................ 3 COMMENT ? ............................................................................. 3 QUAND ?.................................................................................. 3

OBJECTIFS ET DATES DU PROJET ............................................ 4

L’ASSOCIATION........................................................................ 4

LES REALISATEURS: LES 3 VOYAGEURS .................................. 4

NOS ACTIONS........................................................................... 6

PEDAGOGIES............................................................................... 6 CDROM ..................................................................................... 6 CD AUDIO .................................................................................. 6 SITE INTERNET ............................................................................ 6

NOS ACTIONS (SUITE)............................................................. 7

RADIO....................................................................................... 7 VIDEO ....................................................................................... 7 CONFERENCES ............................................................................. 7 COMMUNICATION ......................................................................... 7

BUDGET PREVISIONNEL........................................................... 8

ANNEXES .................................................................................. 9

ITINERAIRE PREVUE....................................................................... 9 REVUE DE PRESSE......................................................................... 9 LES SOUTIENS ........................................................................... 10


3/10

Origine du projet

QUI ? Nous sommes quatre étudiants à l’Université de Technologie de Compiègne. Cette université dispense une formation d’ingénieur. Les particularités de notre cursus nous ont permis d’aborder de nombreux domaines : scientifiques, techniques mais aussi philosophiques, culturels, linguistiques ou encore économiques. L’une des forces majeures de l’ UTC est la diversité de ses associations étudiantes. Elles développent en chaque étudiant motivé le goût (puis l’expérience) des projets originaux ainsi que la curiosité pour notre société et son fonctionnement.

QUOI, OU, POURQUOI ? L’arrivée du troisième millénaire et notre goût pour la découverte des différentes cultures motivent depuis une année un projet commun :

faire le tour du monde. Nous partons pour recueillir des témoignages au gré de nos rencontres. Nous voulons découvrir leur environnement à travers leurs yeux. Il ne s’agit pas de dresser un catalogue exhaustif des cultures rencontrées, mais simplement d’en ramener des échantillons. Ecouter, voir, communiquer, aider, et faire partager cette aventure à ceux qui sont restés, voilà notre but principal.

COMMENT ? Nous réaliserons ce périple avec les moyens de transport qui favorisent au mieux les rencontres : train, bus, auto-stop et randonnée pédestre pour les courtes distances. Nous nous arrêterons au moins quinze jours dans un même endroit. Ainsi les témoignages recueillis seront le fruit d’un véritable échange. Nous avions décidé d’employer les outils technologiques les plus innovants. Nos compétences, la recherche de la qualité et l’entrée du monde dans l’ère du “tout-numérique“ nous ont convaincu d’utiliser les techniques numériques.

QUAND ? Notre départ est prévu début septembre 1999 et notre retour en juillet 2000. Le mois d’août suivant notre retour en France sera consacré à rassembler les informations sonores, visuelles, ou autres et à les communiquer autour de nous. Deux éléments majeurs ont déterminé ces dates : - nous arrivons tous les quatre en fin du cursus universitaire. - une année de préparation nous permet de finaliser soigneusement notre projet.


4/10

Objectifs et dates du projet Septembre 1998 - Juillet 1999 :

Préparation du voyage et de l'exploitation des documents après le voyage. Juillet 1999 - Juillet 2000 :

Visite d'une vingtaine de pays, tour du monde. Septembre 2000 - Mars 2001 :

Conférences, montage du film, production du CDRom et du CD Audio.

L’association Nous avons créé l'association Poignées de Monde pour pouvoir réaliser ce projet. Cependant nous avons fondé cette association sur notre expérience associative.

Les réalisateurs: les 3 voyageurs

Xavier HENNEQUIN, né le 22/03/77, 21 ans. Originaire du Nord-Pas-de-Calais. Communication et partenariat.

Etudiant en Génie Mécanique, filière Acoustique et Vibrations à l'Université de Technologie de Compiègne. Langues pratiquées : Anglais courant. Expériences associatives :

+ 1997-1998 : responsable communication de Sous-Sol Productions : association d’aide à l’autoproduction audiovisuelle. + 1996-1997 : responsable de l'organisation de la soirée des 25 ans de l'université : projet Etuville. + 1995-1997 : président de l'association Larsen Mutin, qui organise des concerts mensuels.

Voyage : Espagne, Belgique, Hollande. Sports : Football : compétition. Randonnées en montagne. Vocation : multimédia, communication et événementiel dans le domaine culturel


5/10

Valentin CLERISSE, né le 31/10/76, 22 ans. Originaire du Pays Basque. Technique audio et logistique.

Etudiant en Génie Mécanique, filière Acoustique et Vibrations à l'Université de Technologie de Compiègne. Langues pratiquées : Anglais et espagnol courants. Expériences associatives :

+ 1998-1999 : Vice-président et responsable technique audio numérique de Sous-Sol Productions. + 1996-1997 : organisateur de la soirée des 25 ans de l’UTC : projet Etuville. + 1995-1996 : sonorisateur de l’association Larsen Mutin qui organise des concerts mensuels.

Voyages : depuis 1993 : USA, Grèce, Espagne, Angleterre, Maroc, Mauritanie, Sénégal. Sports : Randonnées en montagne, Judo et football de compétition. Musique :Batterie : concerts et enregistrement d’un album en studio Photo : Photographe amateur Vocation : audio dans le domaine culturel

Loïc ALEJANDRO, né le 12/12/76, 22 ans, Originaire de Provence. Technique vidéo et itinéraire. Etudiant en Génie Mécanique, filière Design Industriel à l’ Université de Technologie de Compiègne. Langues pratiquées : Anglais et espagnol courants. Activités associatives : 1998-1999 : responsable technique vidéo numérique de Sous-Sol Productions. 1996-1999 : Animateur sur la radio Graf’Hit. 1996-1997 : Président du Bureau Des Etudiants. 1995-1996 : Responsable des activités vidéos du Bureau Des Etudiants. Voyages : USA, Pologne, Grèce. Espagne (1 an). Sports : Volley-ball : Champion de France Grandes Ecoles 1996, Ski de randonnée. Vocation : multimédia, vidéo, audio


6/10

Nos actions

Pédagogies Tout au long de notre voyage, nous ferons des étapes dans des écoles pour y étudier la pédagogie. Cette étude est préparée avec des enseignants et des chercheurs en pédagogie de l’UTC. Les résultats seront exploités par ces mêmes chercheurs et permettront de fournir des éléments nouveaux non mis en valeur jusqu’ici dans la pédagogie.

CDRom A notre retour, nous réaliserons un CDRom destiné aux enfants qui pourra servir de support pédagogique aux enseignants. Il sera réalisé en collaboration avec des professionnels de multimédia (CRDP d’Amiens) et des chercheurs en pédagogie. Le CDRom pourra être distribué via le réseau de l’Education Nationale. Il sera aussi à la disposition de tous dans les médiathèques et bibliothèques.

CD audio Pendant le voyage, nous ferons des enregistrements audio de témoignages, d’ambiances sonores et de musiques dans le but de réaliser un CD. L’objectif pour les personnes enregistrées sera de raconter, en musique ou par un choix de sons, une journée de leur vie. Chaque séquence de ce CD sera couplée à un document écrit présentant les conditions et l’histoire de l’enregistrement de la séquence. Le CD sera mis à la disposition de tous comme le CDRom.

Site Internet Pendant les 11 mois du voyage, nous tiendrons à jour un site Internet alimenté régulièrement de commentaires sur le périple et de photos. Ainsi, toute la communauté internaute pourra nous suivre.


7/10

Nos actions (suite)

Radio Nous allons emporter avec nous un téléphone satellite (Globalstar ou Iridium). Nous sommes en contact avec des radios nationales pour faire des interventions régulières en direct à l’antenne. Le Mouv’ (Radio France) est d’accord. Nous avons aussi monté un partenariat médiatique avec la radio Graf’Hit qui diffusera nos interventions téléphoniques à la radio et dans la Férarock (fédération regroupant 25 radios sur toute la France).

Vidéo Nous réaliserons des documents vidéos en suivant deux thèmes : • «une journée avec ... » : pendant une journée nous suivrons un personnage hors du commun en tentant de faire avec lui toutes les activités de sa journée. Souvent, ces personnages seront des écoliers. • le «making-off» de notre voyage dans lequel nous raconterons ce que nous faisons et ce qui nous arrive. La chaîne câblée Voyage est intéressée pour diffuser ces documents.

Conférences Pour faire partager notre expérience, nous organiserons aussi des conférences au sein de maisons de retraite, associations, et entreprises, en utilisant les produits que nous aurons réalisés (vidéo, CD audio, CDRom).

Communication Tout au long du périple, nous garderons le contact, grâce à Internet, avec une dizaine d’établissements scolaires de France. Nous enverrons des messages racontant notre voyage, et nous répondrons aux questions des élèves.


8/10


DEPENSES Poste Montant

prévisionnel TTC % du total

Commentaires

Total Voyage 66 000,00 F 25,7% Transport, nourriture, logement, équipement, divers (soins sur place, vêtements) : 3500 F par personne ( basé sur l'expérience de voyageurs).

Communication 7 800,00 F 3,0% Courrier, photocopies, téléphone avant le voyage.

Matériel vidéo Photo 17 300,00 F 6,7% Caméra, cassettes, appareil photo numériques.

Matériel informatique 20 500,00 F 8,0% Ordinateur portable plus logiciels

Prise De Son 13 800,00 F 5,4% Micro de reportage, magnétophone numérique, cassettes.

Téléphonie 25 000,00 F 9,7% Téléphone satellite.

Imprévu 10 000,00 F 3,9%

TOTAL 257200,00 F 100,0%

RECETTES


% du total

Commentaires

Poignées de Monde 40 200,00 F 15,6% Investissement personnel

Sponsors 107 000,00 F 41,6% Entreprises privés

Subventions 110 000,00 F 42,8% Collectivités territoriales, fondations, bourses, concours.

TOTAL 257 200,00F 100,0% Ce budget est une prévision. Les chiffres seront affinés. Vous serez informé des modifications apportées au chapitre recettes comme au chapitre dépenses.


9/10

Annexes

Itinéraire prévu Pays que nous sommes susceptibles de traverser : Inde, Népal, Chine, Thaïlande, Vietnam, Cambodge, Laos, Malaisie, Indonésie, Etats-Unis, Venezuela, Colombie, Equateur, Pérou, Bolivie, Brésil, Paraguay, Argentine, Afrique du Sud, Mozambique, Zimbabwe, Madagascar, Tanzanie. Cet itinéraire est provisoire.

Revue de presse . Article Le Parisien du 13-14 février 99


10/10

Les soutiens Nicolas HULOT Animateur sur TF1 : “J’ai été très sensible à l’ouverture d’esprit qu’il (notre projet) incarne, à votre objectif qui est en quelque sorte de prendre le pouls de la planète, de tendre la main à la variété de ses habitants...” J.F. CHRETIEN Directeur aux enseignements et à la pédagogie de l’UTC : “Le projet ci-joint... s’inscrit parfaitement dans les principes de formation qui sont ceux de l’UTC... L’Université de Technologie de Compiègne suit avec un grand intérêt cette initiative originale qu’elle soutient et encourage vivement” Paul ROBERT Producteur Délégué de France Culture : “C’est avec beaucoup d’intérêt que nous avons pris connaissance de votre projet “Poignées de Monde”. Nous vous invitons à venir le présenter dans notre émission qui vous sera entièrement consacrée...” Patrice MANCINO de la radio Graf’Hit : “Graf’Hit est très heureuse de vous apporter son soutien quant à votre expédition “Poignées de Monde” ... Appelez-nous et nous vous relaierons vis-à-vis de nos auditeurs... une fois revenus, nous réaliserons une émission spéciale... Graf’Hit se propose de vous relayer sur le réseau de la Férarock... et ainsi répercuter votre entreprise sur toute la France...” Bernadette PERONA Responsable de la résidence pour personnes âgées Préclin : “... Leur idée me paraît intéressante et peut apporter des éléments d’animation précieux pour les personnes âgées de la résidence. Nous nous sommes mis d’accord sur l’organisation d’une conférence dans la résidence sur l’année de leur voyage...” Christel ROUSSEL Directeur de la résidence Tiers-Temps. Nous recevra pour une conférence.

Annexe 18

Fiche contact

EXEMPLE D'UTILISATION DE L'OUTIL POUR LE PROJET ASSOCIATIF POIGNEES DE MONDE Fiche contact

1/1

Nom Borget Organisme Le Vieux Campeur Prénom Phillipe Catégorie

d’organisme Entreprise

Fonction Responsable sponsoring Tel professionnel 01 45 56 25 33 Tél standard 01 45 56 56 56 Tel perso 06 65 20 15 48 Fax 01 45 56 56 01 email [email protected] Site internet Adresse postale organisme

48, rue des Ecoles 75002 Paris

RAISON du contact : Possibilité de bourse à -20 %

Quand ? Qui ? Comment ? Résultats

25/09/98 05/10/98 25/10/98 05/01/99 05/02/99

Xavier Xavier Xavier Xavier Xavier

Tél Courrier Tél Tél Tél + courrier

Premier contact, lui envoyer la plaquette Envoi de la plaquette Réaction positive sur la plaquette, est intéressé OK pour lui, présente le projet à la commission en mars OK on a les - 20 %

Annexe 19

La réunion finale

EXEMPLE D'UTILISATION DE L'OUTIL POUR LE PROJET ASSOCIATIF POIGNEES DE MONDE Réunion finale

1/1

REUNION FINALE

La réunion a été organisée le 30 juin 2001 après 1 an de préparation, 1 an de voyage et 1 an de conférences et de montage du film. Nous avons réalisé cette réunion avec les étudiants chargés de la maintenance du site et les profs qui nous ont aidé dans la préparation. Au vu de la réussite du projet, nous avons préféré commencer par un temps de réunion-bilan dans le local de l'association puis nous avons migré vers un bon petit restau, histoire de fêter ça.

Annexe 20

Le bilan de trésorerie

Poignées de Monde Bilan de trésorerie Xavier Hennequin05/09/00

Poste Montant prévisionnel TTC (12/06/99 juste avant le départ)

% du total Montant réel TTC % du total

Ecartréel-prév.

Raisons de l'écart Commentaires

Equipement voyage 12 500,00 F 8% 14 693,36 F 9% 2 193,36 F

les dépenses d'équipement tiennent compte des 20% offerts par le Vieux Campeur

Sacs de couchage 3 000,00 F 2% 1 245,60 F 1% -1 754,40 Fchoix d'un sac de couchage peu chaud donc moins cher

Matelas 1 500,00 F 1% 955,20 F 1% -544,80 FMoustiquaire 1 500,00 F 1% 840,00 F 1% -660,00 FChaussures 1 500,00 F 1% 948,00 F 1% -552,00 FBlousons 0% 2 397,60 F 1% 2 397,60 FFiltre a eau 1 000,00 F 1% 559,20 F 0% -440,80 FSacs a dos 3 000,00 F 2% 2 941,60 F 2% -58,40 FVaccins 1 000,00 F 1% 2 350,00 F 1% 1 350,00 FDivers équipement 0% 2 456,16 F 2% 2 456,16 F

Audio-video-photo 26 160,00 F 16% 24 157,02 F 15% -2 002,98 FCaméscope numérique 8 000,00 F 5% 7 993,00 F 5% -7,00 F facture CobraLogiciel 1 000,00 F 1% 1 000,00 F 1% 0,00 F facture CobraBatterie 1 000,00 F 1% 590,00 F 0% -410,00 F facture CobraMagnétophone DAT 5 000,00 F 3% 4 499,88 F 3% -500,12 F facture CobraMicrophone stéréo 3 000,00 F 2% 2 351,94 F 1% -648,06 F facture CobraCasque 500,00 F 0% 890,00 F 1% 390,00 F facture Cobra

Cassettes vidéo DV 2 500,00 F 2% 2 429,00 F 2% -71,00 Fachetées au cours du voyage donc moins cher qu'en France

facture Cobra (10 cassettes) + 10 cassettes en cadeau + le reste achetés au cours du voyage.

Cassettes audio DAT 1 800,00 F 1% 662,10 F 0% -1 137,90 Fachetées au cours du voyage donc moins cher qu'en France facture Cobra

Développement photos 1 680,00 F 1% 3 079,00 F 2% 1 399,00 F réalisés au cours du voyage

Pellicules photo1 680,00 F

1% 662,10 F 0% -1 017,90 Fachetées au cours du voyage donc un peu - cher

Divers 0,00 F 0% 80,00 F 0% 80,00 F accessoires pour les différents appareils

Téléphone (avant voyage) 3 750,00 F 2% 4 500,00 F 3% 750,00 F facture de l'asso sur l'année 1998-99

Courrier (avant voyage) 3 750,00 F 2% 2 000,00 F 1% -1 750,00 F estimation car paiement perso

Dépenses liées au voyage 112 650,00 F 71% 115 890,16 F 72% 3 240,16 Fsur la fin du voyage nous nous sommes fait plaisir

Nourriture 15 750,00 F 10% 21 306,39 F 13% 5 556,39 F

sur la fin du voyage, nous nous sommes fait plaisir au niveau budget et notamment au niveau nourriture 680F par mois et par personne

Hébergement 9 450,00 F 6% 3 780,83 F 2% -5 669,17 F

nous avons logé souvent chez l'habitant donc gratuitement et les chambres d'hôtel se sont révélés moins chers que prévus. 120F par mois et par personne

Avions intercontinentaux 43 800,00 F 28% 43 440,78 F 27% -359,22 FTransports interurbains 18 900,00 F 12% 22 273,72 F 14% 3 373,72 F

Internet 2 100,00 F 1% 1 163,14 F 1% -936,86 F

les cybercafés ont été moins cher que prévu, nous avons profité des alliances françaises et autres centres culturels pour squatter Internet

Visas 9 000,00 F 6% 3 770,00 F 2% -5 230,00 Fles visas se sont révélés moins chers qu'annoncés dans le guide 6 visas par personnes

Commissions bancaires 3 000,00 F 2% 2 895,99 F 2% -104,01 F

nous avons retiré de l'argent le moins souvent possible pour payer moins de frais fixes

Envoi expresse en France 3 150,00 F 2% 3 115,91 F 2% -34,09 F 10 envois remboursés par VoyageAssurance 7 500,00 F 5% 5 400,00 F 3% -2 100,00 F

Autres 3 000,00 F 2% 8 743,40 F 5% 5 743,40 Fdans divers sont compris les cadeaux, les soins, les achats de livres, etc.

TOTAL TTC 158 810,00 F 100% 161 240,54 F 100% 2 430,54 F

facture Vieux campeur

DEPENSES

EXEMPLE D'UTILISATION DE L'OUTIL POUR LE PROJET ASSOCIATIF POIGNEES DE MONDE

BILAN DU BUDGET 05/09/2000

1/3


Poste Montant prévisionnel TTC (12/06/99)

% du total

Montant réel TTC % du total Ecartréel-prév.


Votre association 58 810,00 F 37% 95 813,68 F 57% 37 003,68 Apport personnel 25 060,00 F 16% 75 813,50 F 45% 50 753,50 Prêt personnel 30 000,00 F 19% 20 000,00 F 12% -10 000,00 prêt du grand-père de Loïc

Sponsors 50 000,00 F 31% 22 021,00 F 13% -27 979,00 VOYAGE 13 121,00 F 8% 13 121,00 ADAUC 5 000,00 F 3% 5 000,00 Voy-Voy 1 000,00 F 1% 1 000,00 Jean Christophe Noël 1 000,00 F 1% 1 000,00 La cauette à bières 400,00 F 0% 400,00 Carrefour 500,00 F 0% 500,00 Ecole St Joseph 1 000,00 F 1% 1 000,00

Subventions 50 000,00 F 31% 30 000,00 F 18% -20 000,00 Défi jeunes 10 000,00 F 6% 10 000,00 Tremplin des initiatives du Var 10 000,00 F 6% 10 000,00 CROUS 5 000,00 F 3% 5 000,00 CEVU 5 000,00 F 3% 5 000,00

Autres 0,00 F 0% 21 000,00 F 12% 21 000,00

Dons personnels 0,00 F 21 000,00 F 12% 21 000,00 dons du père de Valentin, de Nicolas larousse, du grand-père de Loïc.

Total acquis 0%

TOTAL TTC 158 810,00 F 100% 168 834,68 F 100%

RECETTES

globalement les projets à objectifs culturels n'apportent pas un soutien médiatique et donc des sponsors suffisants. Notre démarche sponsoring aurait pu être plus efficace mais nous ne savons pas exactement les erreurs

commises.



2/3


Poste % du total

Montant réel TTC % du total

Ecartréel-prév.


Equipement voyage 12 500,00 F 8% 14 693,36 F 8% 2 193,36 F

les dépenses d'équipement tiennent compte des 20% offerts par le Vieux Campeur

Audio-video-photo 26 160,00 F 16% 22 378,02 F 8% -3 781,98 FTéléphone (avant voyage) 3 750,00 F 2% 4 500,00 F 8% 750,00 F facture de l'asso sur l'année 1998-99Courrier (avant voyage) 3 750,00 F 2% 2 000,00 F

Dépenses liées au voyage 112 650,00 F 71% 115 890,16 F 71% 3 240,16 Fsur la fin du voyage nous nous sommes fait plaisir

Votre association 58 810,00 F 37% 95 813,68 F 57% 37 003,68 FSponsors 50 000,00 F 31% 22 021,00 F 13% -27 979,00 F

Subventions 50 000,00 F 31% 30 000,00 F 18% -20 000,00 FAutres 0,00 F 0% 21 000,00 F 12% 21 000,00 F

TOTAL Dépenses 158 810,00 F 100% 159 461,54 F 95% 651,54 FTOTAL Recettes 158 810,00 F 100% 168 834,68 F 100% 10 024,68 F

RESULTAT 0,00 F 9 373,14 F 9 373,14 F

Cet argent va nous permettre de régler les dépenses concernant les conférences et la production des produits audio-vidéos.

RECETTES

DEPENSES



globalement les projets à objectifs culturels n'apportent pas un soutien

médiatique et donc des sponsors suffisants.

3/3

Annexe 21

Le bilan des contacts

Poignées de Monde BILAN DES CONTACTS Loïc Alejandroseptembre 2000

La suite ?Nom Prénom OrganismeType de partenaire email tel direct Positif Négatif

Mr ZIEGLER Luc CEVU Organisme de subvention

étudiant UTCle CEVU est un organisme qui dépend

directement de l'UTC, Ziegler est secrétaire de l'UTC, grand ami des étudiants associatifs et membre dirigeant du CEVU, nous ont donné

5000F

envoi d'un dossier récapitulatif du voyage et des actions

entreprises dans le cadre du projet + conférence et

expo dans l'UTC

Mr DUPONTET Défi Jeunes

Départemental

Organisme de subvention le contact départemental a été prs après accord avec le correspondant local, nous ont donné

10000F


entreprises dans le cadre du projet

Mr GOBEAUX Défi Jeunes Local Organisme de subvention 10000 F sur dossier et entretien envoi d'un dossier récapitulatif du voyage et des actions


Mr MOUTON Christophe VOYAGE Média Télévison 10000 F plus remboursement des frais d'envoi des cassettes contenant les rushes en échange de mise à disposition des rushes pour montage de

programmes courts



Mme SEMREN Dominique CROUS Organisme de subvention

étudiant 5000 F aporès dossier et entretien auprès de la

commission culture-actionenvoi d'un dossier récapitulatif du voyage et des actions


Mr NOEL JC Noel Audition Commerce compiégnois 1000 F contre distribution de tracts pour les maisons de retraite


entreprises dans le cadre du projet + distribution des

tracts dans les maisons de retraites où on fait des

conférences

Voy Voy Commerce compiégnois 1500 F, don gracieux envoi d'un dossier récapitulatif du voyage et des actions


Conseil général

du Var Tremplin

des initiatives du

Var

Organisme de subvention 10000 F grâce aux contacts de Loïc dans son département natal : le Var



LAROUSSE Nicolas ADAUC Association association des anciens de l'UTC, 5000 F contre passage chez les anciens de l'UTC dans le monde



Jean Paul La cauette à

bières

Commerce compiégnois la cauette à bières est le fournisseur du Picolo, bar étudiant de l'UTC et également un ami, don

de 400 F



Carrefour

Compiègne

Supermarché

compiégnoisbon de 500F envoi d'un dossier récapitulatif du voyage et des actions


Société générale

Compiègne

Banque 2000 F et cartes bleues gratuites en échange de nos compte chez eux et du logo sur les supports

de communication


entreprises dans le cadre du projet + expo dans

l'agence de Compiègne

Michel Le Vieux

Campeur

Entreprise réduction de 20% sur tout le magasin, bourse obtenue sur dossier



ORNOY Chantal 3 M ENTREPRISE 01 45 38 95 33 pas intéresséAéroports de

Paris

ENTREPRISE ne sponsorisent que des trucs de transports aériens

DESCAZEAUX Pierre Air France ENTREPRISE 01 43 37 32 04 sans réponseGUILLONET ALTEN ENTREPRISE 01 46 08 70 06 pas intéressé

SPONSORS et SUBVENTIONS OK

ENTREPRISES qui n'ont pas répondu (manque de suivi ou réponse trop tardive) ou pas intéressés

EXEMPLE D'UTILISATION POUR LE PROJET ASSOCIATIF POIGNEES DE MONDE

Ce tableau est le récapitulatif des feuilles de contacts réunis dans le même classeur, pour avoir des précisons sur les démarches entreprises et l'évolution des relations, il faut aller voir dans ce classeur. De même le détail des coordonnées

est dans ce mêm classeur.

BILAN DES CONTACTSCoordonnées non détaillées Résultats du contact




Coordonnées non détaillées Résultats du contact

MOUTON

BEAUFILS

Florence Andersen

Consulting

ENTREPRISE 01 53 23 63 13 sans réponse

Apple computer

France

ENTREPRISE pas intéressé

SELLOS Sandrine Bacardi Martini ENTREPRISE dossier bien fait à leur goût mais sans réponseBASSI Benetton Italie ENTREPRISE 00 390 423 678 697 sans réponse LEJEUNE BNP ENTREPRISE 03 44 38 63 01 accord finalement avec La société GénéraleCEAF Philippe Bollé ENTREPRISE opticien, pas intéresséLESCANDE Paul C&A ENTREPRISE 03 44 12 60 40 sans réponseMESTRINI Carrefour national ENTREPRISE 01 69 47 51 50 pas intéresséVAN TUIJN Florence Casino ENTREPRISE 04 77 45 33 12 pas intéressé

CE de BOSCH ENTREPRISE pas intéresséTISSIER CE de Colgate ENTREPRISE 03 44 85 30 13 pas intéresséCARPENTIER CE d'EDF-GDF ENTREPRISE 01 40 42 20 20 sans réponseSINTES Odette CE d'Essilor ENTREPRISE 01 49 77 43 50 pas intéresséTIBLILINE CE Fila France ENTREPRISE pas intéresséSALTZMANN Claude CE Générale des

Eaux


BEQUE CE Lee Cooper ENTREPRISE sans réponse NOIZET CE Mercedes ENTREPRISE sans réponse PASCUAL Simon CE Moet et

Chandon

ENTREPRISE sans réponse

FOURNIER Teddy CE Segafredo

zanetti

ENTREPRISE 06 61 07 18 69 pas intéressé

VANIER CE SNCF ENTREPRISE 01 53 04 33 99 sans réponseMESSMER Pia CE Védette

industries


Chronopost ENTREPRISE sans réponseRANNOU François Club Internet ENTREPRISE 01 55 45 47 25 sans réponsePOLY Coates Lorilleux ENTREPRISE 03 44 90 60 98 sans réponse

Coca-Cola ENTREPRISE pas intéresséCAPUTO Rossella Colgate palmolive ENTREPRISE pas de budgetBENAZZI Firas Easynet ENTREPRISE sans réponseLENA Bruno Ecila ENTREPRISE pas intéresséROINET Clarisse Elf-aquitaine ENTREPRISE pas intéresséFASSE Denis Encyclopédia

Universalis


Epson France ENTREPRISE sans réponseVILCOCQ Christine France Net ENTREPRISE pas intéresséJACOB François France télécom ENTREPRISE 01 44 44 79 12 pas intéresséDE COMERAS Guy France Télécom

multimédia


MEYNIAL Anne-Laure Gaz de France ENTREPRISE 01 47 54 38 58

GUINARD Franck Globalstar ENTREPRISE [email protected]

l'entreprise a déposé le bilan en 1999

Heineken ENTREPRISE pas intéresséDELORT Claude IBM ENTREPRISE 01 49 05 60 51 pas intéresséMARGURITE Imaginet ENTREPRISE sans réponse





THUILLER Frédéric Intermarché ENTREPRISE 01 69 64 12 49 sans réponseGRIPPO Valentine Iridium ENTREPRISE valentine-

[email protected] 390 641 728 386 pas intéressé car problèmes financiers

LHERIEAU Véronique Kickers ENTREPRISE sans réponseROSSOCELO Daniel Kronembourg ENTREPRISE 06 15 20 51 92 sans réponseBERTRAND Lydie lafuma ENTREPRISE pas intéresséGARCIA Orianne Lokace ENTREPRISE sans réponseTAUPIN Marie-Laure Lyonnaise Cable ENTREPRISE 01 53 44 83 47 pas intéresséMONNERIE Michelin ENTREPRISE sans réponseMATLEGA Béatrice Microsoft France ENTREPRISE sans réponseLEGAREC Eric Naonet ENTREPRISE OK pour l'hébergement du site mais cela ne nous

intéresse pas

Nestlé ENTREPRISE pas intéresséWENDLING Marc-Olivier OSRAM ENTREPRISE pas intéresséFORTUNATO Antonio Panzani ENTREPRISE sans réponseMARRAPODI Stéphane Peter Stuyvesant

Travel


CHOPIN Nicole Petit Bateau ENTREPRISE 01 42 21 94 82 sans réponsePhilip Morris ENTREPRISE pas intéresséPioneer ENTREPRISE sans réponse

TAFFIN Planéte ENTREPRISE 03 44 78 84 96 sans réponseRAYNIER Nicole Primagaz ENTREPRISE pas intéresséJEANNE Jean-

François

Puma France ENTREPRISE pas intéressé

MOLLET Mathieu Rank Xerox ENTREPRISE pas intéresséPREL Claude RATP ENTREPRISE 01 44 68 31 25 pas intéresséDURIAUD Reuter ENTREPRISE 01 42 21 54 61 pas intéresséGARDEL Fabrice Rover France ENTREPRISE pas intéresséMAHI SAGEM ENTREPRISE sans réponse

Schweppes

France


SCV ENTREPRISE fournisseur mais pas sponsor pour le microBOURGEOIS

ARMURIER

Fabrice Seita ENTREPRISE pas intéressé

SMI ENTREPRISE pas contactéSNCF ENTREPRISE pas intéressé

STERN Renaud Société générale

National


Sony ENTREPRISE pas intéresséPERRIN François St Yorre ENTREPRISE 01 41 73 82 09 sans réponseGRIMENEZ Pascale Unilever ENTREPRISE 01 41 96 62 04 pas intéresséCARINI Muriel Unilog ENTREPRISE 01 40 68 42 58 sans réponseCHOURAQUI Alexia Unisys ENTREPRISE 01 46 69 54 39 sans réponseGILLET Isabelle Usinor ENTREPRISE 01 41 25 97 53 pas intéresséLICOYS Gaëlle Vivendi ENTREPRISE sans réponseBRIGOT Xavier Volkswagen ENTREPRISE 03 23 73 80 23 pas intéressé





ANGOT Corinne Yves Saint

Laurent


Anima-Fac Prix

de l'initiative

étudiante

Bourse sur concours 01 42 22 15 15 envoi du dossier avant la date limite mais non retenu

Bourse de

l'aventure de la

Mairie de Paris

Bourse sur concours 01 43 26 97 52 on ne remplissait pas les critères de sélection

Concours

rouletabille


Reporter Europe Bourse sur concours 01 42 32 90 00 on ne remplissait pas les critères de sélectionCoup de pouce

des guides Let's

Go


Mme FLORIANI Conseil générale

de l'Oise-

Fondation des

jeunes

Organisme de subvention 03 44 06 60 60 (4239) dossier plus entretien mais projet non retenu, Madame Floriani est la secrétaire du président de

la fondation des jeunes Mr Fontaine

Mme MALIVOIR Sylvie Conseil Régional

de Picardie -

Bourse aux

initiatives

Organisme de subvention 03 22 97 37 37 (3013) dossier envoyé mais refus dès le premier jury (pas d'entretien)

Mr BADOCHE Picardie CSTI Organisme de subvention 06 68 91 99 89 pas retenuSCERAMA Fabien Tremplin Nescafé Bourse sur concours 01 44 43 79 81 dossier non retenu

Fondation BMW Bourse sur concours 01 53 33 86 70 dossier envoyé trop tardFondation pour la

vocation

Bourse sur concours 01 45 01 29 28 réservé au solitaire

Union

Européenne

Organisme de subvention 01 40 63 38 38 trop compliqué et trop long, on a abandonné en chemin

Mairie de

Compiègne

Organisme de subvention 03 44 40 72 00 ne nous donne pas un rond mais en parle à la mairie de Compiègne

Mme MAURY Nicole Rotary Club - prix

de l'initiative

Bourse étudiante sur

concours

03 44 23 45 55 pas gagné

Fondation de

France

Bourses et prêts 01 44 21 31 00 renvoi à d'autres bourses type défi jeunes

La 7, ARTE télé 01 55 00 77 77 sans réponse

JANICOT Stéphanie Astrapi magazine jeunesse 01 44 35 60 43 sans réponse

Mlle DEVODDER Atout Magazine magazine jeunesse 03 44 20 72 20 sans réponse

ROBILLIARD Didier Bayard Presse éditons jeunesse 01 44 35 60 60

HAUTERIVE Christine Compiègne Notre

Ville

journal de la ville 03 44 40 72 56 deux articles avant de partir article à faire au retour

MENNEL Bertrand Le Courrier journal local 03 44 40 04 44 article avant de partir article à faire au retour

JOUAN Eric Eureka magazine jeunesse 01 44 35 62 08 pas intéressé après rdv avec le rédac chef

Europe 1 radio 01 42 32 90 00 pas intéressé

France 3

Beauvais

télé 03 44 48 28 20 pas le temps

Fun Radio radio 01 40 70 48 48 pas intéressé

Grands

reportages

magazine Voyage 04 76 70 54 11 pas intéressé avant le départ envoyer les résultats du projet (liste des conf expos et

autres, Cdrom) pour savoir si ça peut les intéresser

DIEUDONNE Frédéric L'Autre Voyage magazine Voyage 01 45 23 82 80 sans réponse

BEIGNON Romain Le Mouv' radio 05 62 30 70 00 pas intéressé avant le départ les contacter au lancement du CD-Rom

BOURSES ET ORGANISMES DE SUBVENTIONS qui ont été sollicités mais qui n'ont pas retenu le projet

MEDIAS cf. Les détails des relations dans le classeur contacts





LATRURE Florent Libération journal [email protected] sans réponse Florent Latrive est un ancien de lUTC spécialiste des

NTIC à Libé

ANGOT Patrice Notre temps magazine pour personnes

âgées

01 44 35 61 45 sans réponse

BONNET Loïc NRJ Paris radio 01 40 71 42 96 interview téléphonique diffusée avant le départ (durée 1

minute)

pas d'enregistrement de l'émission, dommage

VINANT NRJ Compiègne radio 03 44 86 63 00 participation au concours 1 minute pour 1 projet avec une

bourse éventuelle de 10000F, on a perdu mais ça nous a

fait de la pub

RIZZO Julien NRJ Amiens radio 03 22 97 90 90 interview téléphonique diffusée avant le départ (durée 1

minute)

BONNET Loïc NRJ National radio 01 40 71 40 00 sans réponse

TROUSSELLES Daniel OISE HEBDO journal local 03 44 20 27 15 sans réponse

SEVAUX Nicolas LE PARISIEN journal 03 44 36 33 50 article du 14 février 1999 à inclure dans le dossier de presse

BADINTER Michel Planéte TV 01 46 10 11 12 sans réponse, trop occupé

ANDRY Patrice RINO journal local 03 44 92 75 75 sans réponse possibilité d'article c'est nous qui avons mal géré

DEUN Emmanuel RMC radio 0 037 793 151 857 sans réponse

JOUVE Frédéric RTL2 radio 01 40 70 70 00 programmation musical, pas intéressé

Skyrock radio 01 44 88 82 00 programmation musical, pas intéressé

Terre sauvage Magazine 01 53 23 08 50 pas intéressé

PROUST Catherine TF1 TV un de leur grand reporter nous a aidé

BARRET Serge VOYAGER

MAGAZINE

01 41 08 05 05 sans réponse

MANCINO Patrice graf'Hit 03 44 23 46 75 interviews téléphoniques durant tout le voyage émission non assurée au retour, pourquoi pas plus tard

RUET Christophe VSD Magazine 01 56 99 50 11 pas intéressé

BOUCHER Patrick VOYAGEURS 01 30 99 83 30 infos pratiques sur le voyage et le matos

CHARLET Emmanuel VOYAGEURS 01 40 88 06 56 infos pratiques sur le voyage et le matos

GARANT Christine VOYAGEURS 01 42 64 94 78 infos pratiques sur le voyage et le matos

GENTIL Paul VOYAGEURS 03 44 20 43 42 infos pratiques sur le voyage et le matos

HULOT Nicolas VOYAGEURS lettre de soutien

KERSALE Patrick VOYAGEURS 01 42 64 94 78 infos pratiques sur le voyage et le matos

LIEGIER Antoine VOYAGEURS 03 44 20 07 74 infos pratiques sur le voyage et le matos

PEYRON Stéphane VOYAGEURS 04 96 14 07 00 pas le temps de s'occuper de nous

Institut Alfred

Fournier

01 40 78 26 68 assure les vaccins

LORREN Jean-Pierre Mairie de

Compiègne

03 44 40 72 32 infos sur les pays étrangers

Ministère des

affaires

étrangères

01 43 17 93 53 infos sur les pays étrangers

UPRES 03 22 82 73 97 chargé des sciences de l'éducation à la fac d'Amiens n'a pas paru très intéressé

EMBEZA Laurent Inspection

académique de

l'Oise

03 44 23 57 10 n'a pas rappelé suite à une demande de prise de contact

avec une école de Compiègne

VOYAGEURS ET GLOBE TROTTERS

DIVERS

Annexe 22

Le bilan global du projet

EXEMPLE D'UTILISATION DE L'OUTIL POUR LE PROJET ASSOCIATIF POIGNEES DE MONDE Bilan du projet

1/14

ADRESSE DU DOCUMENT VERSION AUTEURS CREATION DATE DE CREAT ION AUTEUR MODIF ICAT ION DATE DE MODIFICATION

BILAN DU PROJET Sommaire

SOMMAIRE ...........................................................................................................................1

NOM ET DATES DU PROJET .........................................................................................1

RESUME DU PROJET........................................................................................................2

OBJECTIFS PREVUS / OBJECTIFS ATTEINTS ...........................................3

RESULTATS DU PROJET ..........................................................................................5

BILAN DE TRESORERIE..................................................................................................7

QU’EST CE QUI A BIEN FONCTIONNE AU COURS DU PROJET ?.................9

SUR LA PREPARATION :........................................................................................................9 SUR LE VOYAGE LUI-MEME :...............................................................................................9 SUR L'APRES-VOYAGE : ....................................................................................................11

QU’EST CE QUI A MAL FONCTIONNE AU COURS DU PROJET ? ...............12

SUR LA PREPARATION :......................................................................................................12 PENDANT LE VOYAGE ........................................................................................................12 APRES LE VOYAGE : ...........................................................................................................13

PROPOSITIONS POUR AMELIORER LES PROJETS FUTURS .......................13

PENDANT LE VOYAGE ........................................................................................................14 SUR L'APRES VOYAGE........................................................................................................14

Nom et dates du projet POIGNEES DE MONDE

Septembre 1998 - Septembre 1999 : Préparation du tour du monde. 15 Septembre 1999 - 30 Juillet 1999 : Voyage. 30 juillet 1999 - 30 juin 2000 : Conférences, film, site, etc.


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Résumé du projet Le 15 septembre 1999, alors étudiants de l’Université de Technologie de Compiègne, nous (Loïc Alejandro, Valentin Clérisse et Xavier Hennequin) partions pour réaliser un tour du monde de 10 mois et demi. (Pays traversés : Inde, Népal, Thaïlande, Laos, Chine, Vietnam, Cambodge, Colombie, Equateur, Pérou, Chili, Brésil, Argentine, Afrique du Sud, Namibie, Botswana, Zambie, Tanzanie, Kenya). L’objectif du projet était de visiter des écoles pour montrer aux écoliers et élèves de France, au retour, plusieurs exemples de ce que peut être une école loin de notre pays, ainsi que leur environnement. Au total, 12 écoles ont été visitées : 4 dans chaque continent (Asie, Amérique du Sud, Afrique). Une grille d’étude élaborée à l’aide de chercheurs et d’enseignants de l’Université de Technologie de Compiègne a permis de faire des observations soignées sur diverses classes. U site Internet (wwwetu.utc.fr/poigneesdemonde) nous permettait d’être en contact avec une dizaine d’établissements scolaires de France de divers niveaux pendant le voyage. Avant le départ, pour une meilleure cohérence dans la matière récoltée (vidéo, son, photo, texte, objets), une liste de thèmes avait été établie. Pour chaque thème, à chaque étape, il s’agissait de recueillir le plus de matière possible via différents médias. Les principaux partenaires de Poignées de Monde pour le voyage étaient : l’Université de Technologie de Compiègne, le Vieux Campeur, la chaîne câblée Voyage, Défi Jeunes, le Conseil Général du Var, le CROUS de Picardie, Le CRDP d’Amiens, et l’association des anciens de l’UTC.


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Objectifs prévus / Objectifs atteints

Objectifs de départ

(objectifs de la note de clarif)

Objectifs atteints Commentaires

Vivre une aventure hors du commun. 10 mois et demi pour faire le tour du monde, c'est un peu l'aventure.

On le conseille à tout le monde

Préparer au mieux le voyage et l'exploitation de nos documents après

Nous avons réussi à bien prépare le voyage logistiquement parlant, nous avons été moins efficaces sur le sponsoring.

Un an de préparation est suffisant pour préparer au mieux sachant que nous avions chacun des obligations en parallèle de la préparation du tour du monde.

Recueillir témoignages et ambiances sonores/vidéos.

Nous avons 50h de vidéo, 20 h d'audio et 1500 photos analogiques. Le matériel n'a jamais été cassé. Les gens rencontrés se sont montrés très enclins à participer.

Attention, la majorité des gens que nous avons filmés ou enregistrés étaient des amis. Nous avons délibérément (pour des raisons éthiques) évité de filmer ou d'enregistrer des gens que nous ne connaissions pas.

Donner l’occasion aux personnes rencontrées de raconter une journée de leur vie à travers leur musique et des images qu’ils choisiront.

Films sur la journée d'un fermier au Népal, d'un écolier au Laos, d'un danseur étoile à Rio de Janeiro. Ces journées ont été filmées par nous -mêmes, nous avons du nous éloigné de l'ambition de faire filmer les gens.

Nous n'avons pas réussi aussi bien que nous voulions pour deux raisons principales : trouver des gens motivés pour être filmés toute la journée du lever au coucher est très difficile. Il est difficile pour quelqu'un de raconter par des images et des sons quand ce n'est pas son métier sa vie sur une journée.


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Objectifs de départ

(objectifs de la note de clarif)

Objectifs atteints Commentaires

Etudier le fonctionnement d’une classe dans une école à chacune de nos étapes et essayer d’en ramener des éléments nouveaux non mis en valeur jusqu’ici dans la pédagogie.

Nous avons fait une "étude pédagogique" des douze écoles que nous avons visitées au cours du voyage.

Petit regret : nous avons mal préparé le retour au niveau recherche pour ces informations. Nous avons quatre cahiers remplis de notes sur le fonctionnement pédagogique et nous ne savons pas comment l'exploiter.

Partager notre expérience avec le maximum de monde resté en France.

Nous avons atteint notre objectif au niveau des conférences.. Nous avons été moins bons sur les produits et à ce jour à part le film, ni le CD-Rom, ni le CD audio n'ont vu le jour par manque de moyen et de ressources.

Les écoles ont été contentes du partenariat avec Poignées de Monde. Tous ceux qui ont assisté aux conférences ont plutôt apprécié. Les produits ne sont pas définitivement abandonnés mais nous n'avons pas eu le temps pour l'instant.


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Résultats du projet

RESULTATS PREVUS RESULTATS OBTENUS Site internet relatant notre voyage et faisant l’écho de nos observations culturelles.

Le site wwwetu.utc.fr/poigneesdemonde est en service depuis le 15 septembre 1999 et compte aujourd’hui plus de 14000 visites. Il a servi de base de ressources pédagogiques pour plusieurs classes allant de l’école primaire au lycée.

Interviews régulières à la radio Compiegnoise Graf’Hit.

Nous avons fait en moyenne une intervention de 30 minutes tous les 2 mois. Chacune passait en direct à la radio et était enregistrée pour une diffusion sur internet.

Visite d’une dizaine d’écoles primaires dans les pays traversés.

12 écoles primaires ont été visitées, à chaque fois pendant des séjours de 15 jours en moyenne.

Pend

ant l

e vo

yage

Prise de sons, de photos et de vidéos sur les cultures rencontrées.

Nous sommes revenus avec 20 heures d’enregistrements sonores sur DAT, 50 heures de vidéo au format DV, et 1500 photos argentiques donnant à voir ou à écouter sur divers aspects de l’environnement des séjours effectués.

Réalisation de panneaux d’exposition présentant le projet, le voyage, les rencontres et les écoles visitées.

9 panneaux plastifiés 80*60 cm ont été réalisés. Ils ont servi dans toutes les conférences. (voir plus bas).

Réalisation du film du tour du monde en collaboration avec la chaîne câblée Voyage.

Le film a été monté, il dure 45 minutes, mais il n’a pas été diffusé par Voyage car ils n’ont pas pu participer au montage. Cependant nous sommes en contact avec la société de production VM productions pour en faire une nouvelle version.

Apr

ès le

voy

age

Conférences dans des maisons de retraite de Compiègne. Samedi 17 février 2001 : Conférence à la résidence des personnes âgées "Tiers-Temps" de Compiègne (Oise). Mardi 20 février 2001 : Conférence à la résidence des personnes âgées "Préclin" de Compiègne (Oise).


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Conférences dans des établissements scolaires de France, en particulier, ceux qui nous avaient suivis pendant le voyage.

Classes qui nous avaient suivies : Mardi 30 janvier 2001 : Conférence à l'école primaire Jean Jaurès à Brignoles (Var). Mercredi 31 janvier 2001 : Conférence au lycée Ste Jeanne d'Arc à Brignoles (Var). Samedi 10 février 2001 : Conférence à l'école primaire d'Armancourt (Oise). Samedi 17 mars 2001 : Conférence à l'école primaire de Chivres-Val (Aisne). Samedi 31 mars 2001 : Conférence à l'école primaire St Joseph de Vires (Oise). Samedi 07 avril 2001 : Conférence au lycée Robert Desnos de Crépy-en-Valois (Oise). Autre établissement : Vendredi 20 avril 2001 : Conférence au lycée Aristide Briand de Saint-Nazaire .

Autres expositions et conférences : Du lundi 19 au vendredi 23 mars 2001 : Exposition des panneaux à la Bibliothèque de l'Université de Compiègne (BUTC) (Oise).

Réalisation d’un CDRom donnant accès à l’intégralité des documents de Poignées de Monde.

En pause.


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Bilan de trésorerie

Poste Montant prévisionnel

TTC

% du total Montant réel

TTC

% du total Ecart réel-prév.

DEPENSES Equipement voyage 12 500,00 F 8% 14 693,36 F 8% 2 193,36 F

Audio-video-photo 26 160,00 F 16% 22 378,02 F 8% -3 781,98 F

Téléphone (avant voyage) 3 750,00 F 2% 4 500,00 F 8% 750,00 F

Courrier (avant voyage) 3 750,00 F 2% 2 000,00 F

Dépenses liées au voyage 112 650,00 F 71% 115 890,16 F 71% 3 240,16 F

RECETTES Poignées de Monde 58 810,00 F 37% 95 813,68 F 57% 37 003,68 F

Sponsors 50 000,00 F 31% 22 021,00 F 13% -27 979,00 F

Subventions 50 000,00 F 31% 30 000,00 F 18% -20 000,00 F

Autres 0,00 F 0% 21 000,00 F 12% 21 000,00 F

SYNTHESE

TOTAL Dépenses 158 810,00 F 100% 159 461,54 F 95% 651,54 F

TOTAL Recettes 158 810,00 F 100% 168 834,68 F 100% 10 024,68 F

RESULTAT 0,00 F 9 373,14 F 9 373,14 F


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Globalement les projets à objectifs culturels n'apportent pas un soutien médiatique et donc des sponsors suffisants. Pour les dépenses durant le voyage, on peut considérer que nous ne nous privions plus trop sur la fin du voyage. L'argent restant va nous permettre de régler les dépenses concernant les conférences et la production des produits audio-vidéos. Tous les détails du budget final sont dans le bilan de trésorerie "PDM_bilantresorerie".


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Qu’est ce qui a bien fonctionné au cours du projet ?

Sur la préparation : Sponsors et subventions

L'idée du fax de présentation sur une page fonctionne bien et cela évite de devoir envoyer une plaquette de présentation entière dès qu'on veut parler du projet.

Préparation de l'itinéraire et logistique C'est les conditions météo puis les pays que nous voulions visiter puis les billets d'avion qui ont dicté notre itinéraire. Le choix n'était pas si mauvais. Rien ne vaut l'expérience de globe-trotters (cf. site www.abm.fr) pour connaître tous les bons plans et ceux foireux. Nous avons privilégié l'achat de bon matériel au détriment de l'économie. C'était un bon choix. En effet, la seule petite économie que nous ayons faite est sur le filtre à eau et celui-ci s'est cassé au tiers du parcours. Tout le reste a tenu le coup.

Gestion de projet Tous les outils de gestion de projet nous ont pris un peu de temps à mettre en forme mais cela nous a permis de ne rien oublier et de bien planifier.

Communication interne Une bonne entente est indispensable pour pouvoir partir aussi loin et aussi longtemps mais pour préparer un tel voyage aussi. Nous étions trois , ce qui a facilité les relations entre nous. Notre motivation et notre amitié ont permis un bon déroulement du projet du début à la fin.

Sur le voyage lui-même : Le budget

Partir à trois c'était le bon plan notamment pour avoir une chambre double pour trois : c'est moins cher !


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Nous nous sommes tenus au budget prévisionnel, nous avons même économisé. Tous les bons plans sont sur le site pays par pays.

Les relations entre nous Partir à trois c'est aussi plus facile pour ne pas hésiter, les décisions se prennent à la majorité.

La visite des écoles L'accueil des écoles a été globalement positif sur place. Dans les pays d'Afrique, il a fallu aller chercher des autorisations auprès des administrations compétentes de l'éducation nationale. Les écoles sont un nœud social énorme dans les villages et les villes, ce qui nous a permis de rencontrer beaucoup de monde et de bien connaître le fonctionnement des villages et quartiers de villes visités.

Internet Nous avions peur d'avoir des problèmes pour se connecter à l'autre bout du monde. Première leçon, les pays sont souvent bien, fourni en cybercafé au moins dans les villes principales et touristiques. Au pire nous trouvions une solution avec des expatriés français ou avec les alliances françaises de l'étranger.

Les relations avec l'UTC Il est fondamental si un projet se renouvelle de s'inquiéter du soutien de l'UTC. En effet, grâce à ça, nous avons eu le statut étudiant pendant toute la durée du tour du monde.


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Les relations avec les écoles françaises

Globalement, les dix écoles qui nous ont suivis par mail interposé ont apprécié le mode de communication, notamment le fait que nous soyons allés voir certaines d'entre eux avant de partir. La motivation était plus grand puisque l'identification plus forte pour les élèves qui nous ont vus en chair et en os avant de partir.

Le matériel audio-vidéo Le numérique est vraiment avantageux par rapport à l'analogique. C'est :

+ moins cher. + plus petit donc plus discret quand vous filmez ou que vous enregistrez et moins effrayants pour les personnes concernées. Plus discret pour les voleurs, nous avons transporté le matériel dans des boîtes tupperwaere pour les protéger de la chaleur, du sable et de l'humidité. De plus cela attire moins les voleurs. + De presque aussi bonne qualité. La qualité est un peu limite pour passer à la télévision mais avec une bonne lumière c'est largement acceptable.

Sur l'après voyage : Vidéo

Le film monté entre notre arrivée en juillet 2000 et mars 2001 a été un excellent support de conférence. Un film est très accrocheur pour permettre de lancer les sujets de discussions et éviter de faire des discours trop longs..

Les conférences Très bon accueil de tous ceux qui ont assisté aux conférences surtout les écoliers. La vidéo en introduction permettait une bonne accroche et de bonnes bases de discussions. Nous avons montré des objets de partout dans le monde, cela a eu aussi un bon impact.


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Les écoles

Les écoles qui nous ont suivi ont été enchantées du partenariat, c'est de bonne augure pour les projets futurs. Un des instituteurs qui a le plus travaillé sur le projet nous a invités à participer à leur association qui cherche à utiliser les nouvelles technologies dans l'enseignement primaire.

Qu’est ce qui a mal fonctionné au cours du projet ?

Sur la préparation : Sponsors et subventions

La recherche de sponsors n'a pas été très concluante. Nous n'avons pas assez ciblé les entreprises démarchées et nous avons perdu beaucoup d'énergie sur des contacts sans intérêts. De plus les démarches culturelles payent beaucoup moins que les démarches humanitaires ou sportives. En effet, cela attire, moins les médias donc moins les sponsors potentiels. En fin certains organismes de subvention (défi-jeunes ) ont été effrayés par la quantité d'objectifs annoncés dans la plaquette.

Les billets d'avion Nous avons rencontré des voyageurs qui nous ont dit que l'on aurait pu payer moins cher. Notre recherche a peut-être été insuffisante.

Pendant le voyage L'itinéraire

Petit regret : nous n'avons eu ni le temps ni l'argent de rester dans des pays riches. Cela a manqué pour pourvoir notamment voir une autre vision de l'école et de la culture. En effet nous sommes globalement passés dans des pays en vois de développement.


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Après le voyage : Le CD Audio

Nous avons réalisé un CD pour la fête de rentrée et dont nous nous sommes servis comme support de nos conférences. Mais nous avons jugé qu'il était trop difficile de chercher à distribuer le CD Audio par manque de temps et de qualité d'enregistrement au vu de la sévère concurrence en ce domaine.

Le CD-Rom Le produit à réaliser était trop ambitieux.

Propositions pour améliorer les projets futurs Sur la préparation :

Sponsors et subventions 1 an pour préparer ce genre de projet n'est pas trop. Ce qui prend le plus de temps c'est la recherche de sponsors et de subventions. C'est difficile, c'est beaucoup d'énergie parfois pour pas grand chose mais l'argent c'est ce qui permet de partir. Voici quelques règles de base que nous avons eues du mal à respecter :

- Présenter le projet de façon claire, rapide et la plus belle possible. - Cibler au mieux vos sponsors et subventions en vous demandant quelles entreprises pourraient être intéressées par votre projet.

Cela permettra notamment de limiter le coût des communications (courrier et téléphone).

- Ne négligez pas les commerçant locaux qui donnent moins mais qui donnent au moins. - Pensez toujours ainsi : les entreprises à travers votre projet doivent faire parler d'eux à leurs clients en bien, les collectivités

publiques à leur électeurs. Essayez de proposer des trucs originaux qui cadrent avec votre projet répondre à ces attentes élémentaires.


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C'est un peu mesquin de dire cela, mais l'humanitaire ou l'exploit sportif pour ce type de projet permet d'avoir plus d'argent que ce soit auprès des bourses et des fondations diverses ou auprès des sponsors privés qui cherchent de la publicité à moindre coût.

Pendant le voyage Si vous avez le même type de projet, essayez de passer par des pays riches pour avoir des comparaisons intéressantes. C'est un de nos regrets pour l'étude pédagogique.

Sur l'après voyage Dés le début du projet, prévoyez au retour un temps de réadaptation plus le temps nécessaire d'exploitation de vos documents. En effet, si nous ne faisons pas le CD-Rom et le CD Audio c'est aussi parce que nous n'avons pas le temps. Pensez notamment au temps de distribution des produits et éventuellement de ventes. Nous n'avons qu'une seule chose à dire pour conclure : tout le monde peut partir et devrait le faire, c'était une expérience fantastique.

Annexe 23


EXEMPLE D'UTILISATION DE L'OUTIL POUR LE PROJET ASSOCIATIF POIGNEES DE MONDE Tableau d’archivage des documents

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ADRESSE DU DOCUMENT PDM_T A D.DOC VERSION 1 AUTEURS CREATION XAVIER HENNEQUIN DATE DE CREAT ION 15/06/01 AUTEUR MODIF ICAT ION XAVIER HENNEQUIN DATE DE MODIFICATION 15/06/01

ARCHIVAGE DES DOCUMENTS Tous les documents informatiques ont été archivés sur une même disquette Zip disponible dans le local de l'association.

Nom du document ou type de document

Format (informatique ou papier)

Où le trouver ? (support informatique ou

lieu physique)

DOCS - GESTION DE PROJET Définition initiale du projet

Fiche des objectifs informatique Dossier Docs avancement projet Fichier : pdm_fdo.doc

Note de clarification informatique Dossier Docs avancement projet Fichier : pdm_ndc.doc

Plan de communication interne informatique Dossier Docs avancement projet Fichier : pdm_pciv1 à 6.doc

DOCS - GESTION DE PROJET Structure du projet

Liste des participants au projet informatique Dossier Docs avancement projet Fichier : pdm_lpp.doc

Analyse de l'environnement humain informatique Dossier Docs avancement projet Fichier : pdm_aeh v1à8.doc

Liste des tâches informatique Dossier Docs avancement projet Fichier : pdm_ldtv1à 10.xls


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lieu physique)

Plannings prévisionnels informatique Dossier Docs avancement projet/planning

Fichier : pdm_pprv1 à 10.xls

Budgets prévisionnels informatique Dossier Trésorerie/budget

Fichier : pdm_bpr + date.xls

Analyse préliminaire des risques informatique Dossier Docs avancement projet

Fichier : pdm_risques.doc

DOCS - GESTION DE PROJET Réalisation du projet

Ordres du jour Informatique Dossier Docs avancement projet/réunions Fichiers : pdm_odj+date.doc

Comptes-rendus de réunion Informatique Dossier Docs avancement projet Fichiers : pdm_crr+date.doc

Tableaux de bord Informatique Dossier Docs avancement projet Fichier : pdm_tdb+date.doc

Plannings de suivi Informatique Dossier Docs avancement projet/planning Fichier : pdm_pds+date

Budgets de suivi Informatique Dossier Docs avancement projet Fichier : pdm_budget+date

Fiches de modification Informatique Dossier Docs avancement projet Fichier : pdm_modif.doc

Plaquettes de présentation Informatique Dossier Plaquette de présentation


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lieu physique)

Fichier : pdm_plaquette.doc

Fiches contact Papier Classeur CONTACTS

DOCS BILAN DU PROJET

Bilan de trésorerie Informatique Dossier bilans Fichier : pdm_bdt.xls

Bilan des contacts Informatique Dossier bilans Fichier : pdm_bdc.doc

Bilan global Informatique Dossier bilans Fichier : pdm_bdp.doc

Tableau d'archivage de la documentation Informatique Dossier bilan Fichier : pdm_tad.doc

MODELES DE DOCUMENTS

Fax de présentation du projet Informatique Dossier : documents types et utiles Fichier : pdm_faxpres.doc

DOCS TRESORERIE

Devis papier Classeur TRESORERIE dans l'armoire du local

Bons de commandes papier Classeur TRESORERIE dans l'armoire du local


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lieu physique)

Factures papier Classeur TRESORERIE dans l'armoire du local

Ordres de mission papier Classeur TRESORERIE dans l'armoire du local

Talons de chèques papier Classeur TRESORERIE dans l'armoire du local

AUTRES

Lettres de soutien papier A la fin du classeur CONTACTS dans l'armoire du local

Lettres de soutien scannés Informatique Dossier Divers

Articles de journaux Papier Classeur REVUE DE PRESSE

Articles de journaux scannés Informatique Dossier Presse