GUIDE MEMBREextranet.santemonteregie.qc.ca/userfiles/file/espace...2012/02/04 · Aussitôt le nouveau document apparaîtra dans la bibliothèque. DGIC 13 ASSS de la Montérégie

GUIDE MEMBRE ESPACE COLLABORATIF

Février 2012

Ce document est disponible sur le site WEB de l’Agence de la santé et des services sociaux de la Montérégie, à l’adresse suivante : http://extranet.santemonteregie.qc.ca/userfiles/file/espace-collabo/2012-02-04guide-membre-espace-collaboratif.pdf

Note : Dans ce document, le générique masculin est utilisé sans intention discriminatoire dans le seul but d’alléger le texte et désigne tant les hommes que les femmes.

TABLE DES MATIÈRES

Quelques définitions............................................................................................................................................................................................................................. 5 Espace collaboratif ................................................................................................................................................................................................................. 5 Espace de collaboration ......................................................................................................................................................................................................... 5 Les rôles possibles d’accès ..................................................................................................................................................................................................... 5

Fonctionnement d’un espace de collaboration.................................................................................................................................................................................... 9 Accès à l’outil.......................................................................................................................................................................................................................... 9

Authentification sur le site....................................................................................................................................................................................... 9 Changement de mot de passe ............................................................................................................................................................................... 10

Visuel d’un espace de collaboration..................................................................................................................................................................................... 11 Structure bandeau................................................................................................................................................................................................................ 12

Mise à jour de « Mes paramètres » ..................................................................................................................................................................... 12 Bibliothèque de documents ................................................................................................................................................................................................. 13

Pour créer un document ou un fichier................................................................................................................................................................... 13 Téléchargement d’un document............................................................................................................................................................................ 15 Travailler dans un document ................................................................................................................................................................................. 18

Liste ...................................................................................................................................................................................................................................... 20 Liens utiles.............................................................................................................................................................................................................. 20 Calendrier............................................................................................................................................................................................................... 22 Annonces................................................................................................................................................................................................................ 23 Accès à un thème................................................................................................................................................................................................... 24

Site........................................................................................................................................................................................................................................ 26 Personnes et groupes........................................................................................................................................................................................................... 26

Accès à la fiche d’un utilisateur.............................................................................................................................................................................. 26 Fonctionnalité « Action ».................................................................................................................................................................................................... 27

DGIC 3 ASSS de la Montérégie

Guide de l’édimestre Extranet Santé et services sociaux Montérégie

M’avertir............................................................................................................................................................................................................................... 28 Problème de fonctionnement ............................................................................................................................................................................................................ 32

4 DGIC ASSS de la Montérégie

Quelques définitions

Espace collaboratif C’est un outil déployé sur un environnement « SharePoint » avec des espaces de collaboration qui ont pour but de permettre aux participants, à des communautés, ou à des groupes d'intérêt, de développer et de gérer de la documentation, ainsi que de faciliter les échanges en partageant sur un même sujet d’intérêt.

Espace de collaboration C’est un lieu de stockage centralisé et sécurisé en mode Web, destiné au partage de documents, d'informations et d'idées entre les membres d'un groupe de travail. Il appuie un groupe d'utilisateurs (collègues ou membres d'une communauté de pratique) lorsqu'il s'agit de partager des informations ou de travailler ensemble de façon dynamique lors d'une conférence téléphonique ou d'une réunion. Chaque espace de collaboration peut par exemple, aider à coordonner des projets, des activités et des agendas, ou encore, échanger des idées et revoir des propositions ou des documents de travail.

Les rôles possibles d’accès Visiteur : L’utilisateur associé à ce niveau d'autorisation peut afficher des éléments et des pages, ouvrir des éléments et des documents. Il accorde l'accès en lecture seulement au site. Membre : L’utilisateur associé à ce niveau d'autorisation de collaborateur peut afficher, ajouter, modifier et supprimer des éléments dans les listes et les bibliothèques de documents existants. Il peut aussi afficher, ajouter, modifier et supprimer ses propres commentaires dans le forum de discussion. Administrateur : L’utilisateur associé à ce niveau d'autorisation peut afficher, ajouter, modifier et supprimer des éléments dans les listes et les bibliothèques de documents existantes. Il peut afficher, ajouter, modifier et supprimer ses propres commentaires des discussions. Il aide le propriétaire à gérer les listes de groupe. Propriétaire : L’utilisateur associé à ce niveau d'autorisation contient tous les niveaux d’action de son site.


Fonctionnement d’un espace de collaboration



Accès à l’outil Pour accéder à un espace de collaboration, il faut tout d’abord s’identifier. Vous trouverez la page d’authentification en accédant à l’adresse suivante :

http://extranet.collaboratif.santemonteregie.qc.ca/default.aspx

Authentification sur le site

Inscrire votre « nom d’utilisateur ». (ASSSM\Les trois premières lettres de votre nom et de votre prénom).

Inscrire votre « mot de passe ».


http://extranet.collaboratif.santemonteregie.qc.ca/default.aspx

Guide membre Espace collaboratif Cette fenêtre d’accueil vous apparaîtra :

Changement de mot de passe

Pour changer votre mot de passe, il suffit de se rendre à la page d’accueil de l’espace collaboratif, à « Modification mot de passe ». Complétez la case « Ancien mot de passe » (1) par votre mot de passe actuel. Ensuite, remplissez la case « Nouveau mot de passe » (2) par le mot de passe que vous désirez. Confirmez en complétant la case « Confirmation mot de passe » (3) en inscrivant le même mot de passe qu’à l’étape précédente. Cliquez sur « Changer » (4) pour sauver les informations. Lorsque la modification a fonctionné, l’information suivante apparaîtra et il vous suffira de suivre les indications.

IMPORTANT : Pour modifier votre mot de passe, il faut respecter les exigences suivantes : il doit contenir au moins 8 caractères; il ne doit pas contenir le «nom utilisateur» en entier ou en partie de plus de 2 caractères; il doit contenir des éléments de trois des quatre catégories suivantes : Lettre(s) majuscule(s), Lettre(s) minuscule(s), Chiffre(s) de 0 à 9, Caractère(s) non compris dans l’alphabet (ex. : !,$, #, %).

D’autres fonctionnalités

A « Réinitialiser » sert à effacer les cases. B « Le mot de passe…jours » indique le nombre de jours avant de changer le mot de

passe.

C « » pour obtenir l’expiration du mot de passe. D « Navigateur de l’Espace collaboratif » indique les sites auxquels vous avez accès.



Visuel d’un espace de collaboration

Description du menu 1‐ Documents : C’est un regroupement de série de bibliothèques de documents. 2‐ Liste : C’est la schématisation des listes possibles, comme le calendrier et les liens utiles. 3‐ Discussion : C’est le lieu des discussions entre les membres sur des sujets précis. 4‐Site : C’est la représentation des sous‐ espaces qui sont liés à cet espace de collaboration. 5‐Personnes et groupes : C’est la liste de toutes les personnes ayant accès à cet espace de collaboration. 6‐ Vos espaces collaboratifs : Ce sont tous les espaces collaborations auxquels vous avez accès.


Guide membre Espace collaboratif

Structure bandeau Le point d’interrogation vous amène au guide de SharePoint.

La loupe sert à la recherche sur le site.

La flèche ouvre un menu déroulant.

Mise à jour de « Mes paramètres » Cliquez sur « Mes paramètres » (1).

Par la suite, vous cliquez « Modifier l’élément » (2). Une fois les éléments modifiés, il vous suffit de cliquer sur « OK » et les changements seront sauvegardés.

IMPORTANT : L’item « Compte » (A) n’est pas modifiable. Les éléments obligatoires sont « Nom » (B), « Établissement » (C), « Fonction » (D), « Courrier électronique » (E) et « Téléphone professionnel » (F).



Bibliothèque de documents

À l’intérieur de la bibliothèque documents, on retrouve des bibliothèques sous des thèmes (A) précis. Pour débuter, il faut cliquer sur la bibliothèque que l’on désire voir apparaître.

Pour créer un document ou un fichier

Nouveau document (Word) .

Cliquez « Nouveau » (1). Cliquez « Nouveau document » (2). Produisez votre document. Enregistrez sous l’adresse affichée (3)

)Inscrivez le nom de fichier désiré (4 et « Enregistrer » (5).

Complétez « Propriété du fichier Web » en inscrivant votre prénom et nom (6), la date du jour (7) et votre établissement (8). Cliquez « OK » (9). Aussitôt le nouveau document apparaîtra dans la bibliothèque.



Menu déroulant d’un document Cliquez sur la flèche près du titre du document pour afficher le menu déroulant. Voici la signification des fonctionnalités disponibles : « Afficher les propriétés » (A) : Voir la fiche du document. « Modifier les propriétés » (B) : Modifier la fiche du document

(voir p. 17). « Modifier dans Microsoft Office Word » (C) : Modifier le contenu du

document par Word. « Supprimer » (D) : Retirer le document en place. « Envoyer vers » (E) :

« Autre emplacement » (F) : Permet de copier un élément dans une autre bibliothèque de documents. « Envoyer un lien par messagerie » (G) : Ouvre votre boite de courrier et vous permet de transmettre votre document. « Télécharger une copie » (H) : Permet de télécharger sur votre poste de travail une copie du document.

« Extraire » (I) : Modifier le document en indiquant aux autres participants qu’il est retiré de la bibliothèque temporairement (voir p. 18). « M’avertir » (J) : Permet de recevoir une alerte lorsqu’il y a des modifications reliées à ce document.

Nouveau dossier

Cliquez « Nouveau » (1). Cliquez « Nouveau dossier » (2). Inscrivez le nom (3). Cliquez « OK » (4).

Aussitôt le nouveau dossier apparaîtra dans la bibliothèque.




Téléchargement d’un document En premier lieu, il faut cliquer sur la flèche près du bouton « Téléchargement » dans la barre d’outils. . Téléchargement d’un document

Cliquez « Téléchargement d’un document » (1).

Cliquez » Parcourir » (2). Choisissez votre document. Cliquez » OK » (3).

Complétez la fiche en inscrivant le titre (4), l’auteur (5), la date de production (6) et l’établissement (7). Cliquez « Archiver » (8). Aussitôt le document apparaîtra dans la bibliothèque.

IMPORTANT : Si vous ne voulez pas remplacer les fichiers existants, retirez le crochet de la case (A).


Téléchargement de plusieurs documents

Cliquez « Téléchargement de plusieurs documents » (1).

Il ouvre l’explorateur Windows de votre ordinateur (2). Cliquez sur le fichier dont vous désirez télécharger les documents. Une fenêtre avec tous les documents ouvrira. Cochez les documents voulus (3). Cliquez » OK » (4).

Aussitôt les documents apparaîtront dans la bibliothèque.

Par la suite, il faut compléter les propriétés de la fiche du document. Cliquez sur « Modifier les propriétés » (6) pour ouvrir la fiche.



Téléchargement de plusieurs documents (suite) Complétez la fiche en inscrivant le titre (7), l’auteur (8), la date de production (9) et l’établissement (10). Cliquez « OK » (11).

Pour finaliser, il faut archiver le document. Cliquez sur « Archiver » (12) dans le menu déroulant à la page précédente. Une page ouvrira. Cochez « Non » (13) à l’archivage de document pour ne pas conserver le document en extrait. Inscrivez vos commentaires (14) si vous le désirez. Cliquez « OK » (15).

Maintenant le document est disponible aux autres membres. Pour tous les documents téléchargés, vous devez faire toutes les étapes précédentes.



Travailler dans un document Pour travailler dans un document et en aviser les autres utilisateurs, il faut extraire le document. Puis une fois que les modifications au document sont terminées, vous devez archiver le document dans la bibliothèque pour le rendre accessible. Extraction d’un document

Cliquez sur « Extraire » (1). Cette fenêtre apparaîtra.

Retirez le crochet dans la case « Utiliser mon dossier Brouillons local » (2) pour être capable de travailler dans le document. Cliquez « OK » (3). Automatiquement une flèche verte apparaîtra près du titre du document.

Il vous suffit de cliquer sur le titre pour ouvrir et modifier le document.

Remarque : Il est possible d’annuler une extraction; lorsque le document est extrait, dans le menu déroulant apparaît la fonction « Annuler l’extraction » (A) (Voir p. 19). Il suffit de suivre les instructions en cliquant sur « Annuler l’extraction ».




Archivage d’un document Il y a deux manières pour archiver un document.

1 ‐ Lorsque le document est ouvert : Il faut passer par la barre d’état située du côté droit du document. Cliquez sur « Archiver » (1). Une fenêtre de commentaire apparaîtra.

Vous pouvez inclure vos commentaires (2) et cliquez sur « OK »(3).

Le document est maintenant disponible pour les autres membres.

.

2 ‐ Lorsque le document est dans la bibliothèque : Cliquez sur « Archiver » (1). Cette page ouvrira :

Cochez « Non » (2) à l’archivage de document pour ne pas conserver le document en extrait. Inscrivez vos commentaires (3) si vous le désirez. Cliquez « OK » (4).

Le document est maintenant disponible pour les autres membres.


Liste Une liste est un regroupement de listes possibles soit une liste de liens, d’annonces, de taches, une enquête et un calendrier.

Liens utiles

Pour ouvrir la liste liens utiles, cliquez sur « Liens utiles » (A) dans le menu de l’espace de collaboration.



Créer un lien

Cliquez « Nouveau » (1). Cliquez « Nouvel élément » (2). Cette page ouvrira :

Copiez votre lien (3). Inscrivez le titre que vous désirez (4). Inscrivez une courte description de ce lien (5). Cliquez « OK » (6).

Le lien apparaît dans la liste des liens utiles.

Créer un dossier de liens Cliquez « Nouveau » (1). Cliquez « Nouvel élément » (2). Cette page ouvrira :

Inscrivez le « Nom » (3) que vous désirez pour le dossier. Cliquez « OK » (4).

Le dossier apparaît dans la liste des liens utiles.




Calendrier

Pour atteindre la liste des éléments de votre groupe, cliquez sur « Calendrier » (A) dans le menu de la liste de l’espace de collaboration.

Créer un nouvel élément

Cliquez « Nouveau » (1). Cliquez « Nouvel élément » (2) ou dans la journée voulue.

vité de … » apparaitra. La page « Calendrier : Acti

Complétez les cases « Titre » (3), « Emplacement » (4), « Heure de début et de fin » (5), « Description » (6), « Secteur porte(11).

ur de l’activité » (10) et « Personne responsable »

Cliquez « OK » (12). L’élément s’affichera dans le calendrier (13). IMPORTANT : Pour la création d’un élément, il est possible d’ajouter tous les documents (9), de répéter l’événement (8) ou de la définir sur une journée entière (7).



Annonces

Pour atteindre le détail des événements de votre groupe,

)

liquez « Nouvel élément » (2).

cliquez sur « Annonces » (Adans le menu de la liste de l’espace de collaboration.

Cliquez « Nouveau » (1). C La page « Annonces : Nouvel élément » apparaitra.

Complétez les cases « Titre » (3) lant l’annonce, et « Expire » (5) en indiquant la date de fin.

, « Corps » (4) en détail

Cliquez « OK » (6).

era dans la liste d’annonces (8). L’événement s’affich





iscussion

D

Cette section sert aux discussions entre les membres sur des thèmes précis. Sous le titre « Discussion » (A) apparaissent les thèmes. Ceux‐ci sont créés par le propriétaire de l’espace de collaboration.

Accès à un thème Pour accéder au thème désiré, il suffit de cliquer celui‐ci « Forum de discussion » (1) et découvrir les questions abordées.

Inscrire une question Cliquez « Nouveau » (2).

Cliquez « Discussion » (3). Complétez les cases « objet » (4) en inscrivant le titre de la question, « Corps » (5) en détaillant la question et « Établissement » (6). Il est possible de joindre un fichier. Cliquez « OK » (7). La question (8) s’affichera dans la page du thème.



Répondre à une question Cliquez sur la question (8) à laquelle vous désirez répondre dans la page du thème et ce page apparaîtra. Cliquez sur « Répondre » (9). Complétez les cases « Corps » (10) en détaillant la réponse sans oublier de supprimer la

tte

qIluestion (11) déjà dans la case et inscrivez « Établissement » (12). est possible de « Joindre un fichier » (13).

la question dans la page.

Cliquez « OK » (14). La réponse (15) s’affichera sous



Site

espaces (A) qui sont liés à cet espace Pour avoir accès, il sur le titre (B) du

Cette portion représente des sous‐

de collaboration.suffit de cliquersous‐espace convoité.

Personnes et groupes

les fiches des utilisateursC’est la liste de tous les groupes et toutes de l’espace de collaboration.

Accès à la fiche d’un utilisateur

groupes » (A). Choisissez le groupe membre (1). Cliquez sur le nom du membre (2) pour afficher les informations.

Cliquez sur « Personnes et



Fonctionnalité « Action » La fonctionnalité « Action » se situe dans toutes les barres d’outils des bibliothèques, des listes et des discussions.

s disponibles :

(A) : ant des lignes sans perdre d’élément.

« Ouvrir avec l’Explorateur Windows » (B) : Ouvrir avec cette propriété, vous permet de travailler avec vos documents de la même façon que sur votre ordinateur. « Exporter vers une feuille de calcul » (C) : Transférer les éléments dans une feuille Excel.

« M’avertir » (E) :Recevoir des aler othèques, listes et Forum de discussion par cou riel. « Modifier l’ordrePermet de modifi liste de liens.

« Utilisateur du c

Voici la signification des fonctionnalité « Modifier dans la feuille de données »Permet de modifier l’affichage en retir

« Afficher le flux RSS » (D) : uivre les modifications des éléments par un gestionnaire de flux RSS. S

tes lorsqu’il y a des changements dans les biblir

» (F) : er l’ordre des éléments dans la

ourrier électronique» (G) : Permet de tr par courriel aux utilisateurs de votre groupe en les sélectionnant.

ansmettre un message





’avertir M

La fonction « M’avertir » sert à recevoir une alerte par courriel.

Créer un abonnement

Par une bibliothèque de documents ou une liste d’éléments : Cliquez « Action ». Cliquez « M’avertir » (E) Voir page 27). Cette page s’affichera Le « Titre de l’alerte » (1) s’inscrit automatiquement, mais il est possible de changer. L’alerte sera envoyée à l’adresse mentionnée (2). Cochez les cases appropriées soit « Type de modification » (3), « Envoyer des alertes pour ces modifications » (4) et « Fréquence des alertes » (5). Cliquez « OK » (6). L’alerte est maintenant en fonction. Remarque : Il est possible d’afficher les alertes (A) qui sont déjà sur cette bibliothèque, liste ou forum de discussion.



Par un document ou un élément : Cliquez sur la flèche (1) qui apparaît lorsque le curseur de la souris est près du titre du document ou de

liquez « M’avertir » (2).

ement à la page 28 à partir du « Titre de l’alerte » (1).

navigation près de votre nom.

l’élément. C Finalisez la démarche en vous rendant à créer un abonn Par « Mes paramètres » :

Cliquez sur la flèche dans la barre de Cliquez « Mes paramètres » (1). Cliquez « Mes alertes » (2).

Cliquez « Ajouter une alerte » (3).

Remarque Comme vous le constatez, les alertes sont affichées selon la fréquence soit immédiatement, quotidiennement ou hebdomadairement.

:



Cliquez la bibliothèque ou la liste désirée (4). Cliquez « Suivant » (5).

Finalisez la démarche vous rendant à créer un abonnement à la page 28 à partir du « Titre de l’alerte » (1).


Problème de fonctionnement


P

roblème de fonctionnement

Premièrement, il faut identifier la section de l’espace de collaboration où se situe le problème et vérifier la procédure inscrite dans le présent guide en lien avec cette partie. Si la réponse n’est pas prévue dans ce Guide, acheminez un courriel à votre propriétaire. S’il a une urgence, vous pouvez acheminez un message en passant par « Demander l’accès » : .

Cliquez sur la flèche (1) dans la barre de navigation près de votre nom. Cliquez « Demander l’accès » (2). Détaillez le problème que vous avez (3). Cliquez « Envoyer une requête » (4) et une confirmation s’affichera.

Nous espérons que ce guide puisse répondre à toutes vos interrogations pour l’utilisation de cet outil. Vous êtes la personne qui fera toute la différence pour la vitalité de votre espace de collaboration!

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