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GUIDE CLIENT

Ce document explique comment créer un accès sur le système TRACES et initialiser

votre demande pour l’importation de produits biologiques au sein de l’Union

Européenne

Vous pouvez également utiliser le guide GESTION DES UTILISATEURS disponible sur le site TRACES

SOMMAIRE

1.1.1.1. Qu’estQu’estQu’estQu’est----ce que TRACES ? Contrôle du Commerce et Système expertce que TRACES ? Contrôle du Commerce et Système expertce que TRACES ? Contrôle du Commerce et Système expertce que TRACES ? Contrôle du Commerce et Système expert ...................................................... 2

2.2.2.2. Comment créer votre accès TRACES ?Comment créer votre accès TRACES ?Comment créer votre accès TRACES ?Comment créer votre accès TRACES ? ................................................................................................... 2

2.12.12.12.1 Pour créer un compte ECASPour créer un compte ECASPour créer un compte ECASPour créer un compte ECAS ........................................................................................................... 3

2.2 Créer un compte T2.2 Créer un compte T2.2 Créer un compte T2.2 Créer un compte TRACESRACESRACESRACES ..................................................................................................................... 4

2.3 Création du profil de votre société2.3 Création du profil de votre société2.3 Création du profil de votre société2.3 Création du profil de votre société ...................................................................................................... 7

3.3.3.3. Créer un COICréer un COICréer un COICréer un COI .......................................................................................................................................... 9

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1.1.1.1. Qu’estQu’estQu’estQu’est----ce que TRACES ? ce que TRACES ? ce que TRACES ? ce que TRACES ? Contrôle du Commerce et Contrôle du Commerce et Contrôle du Commerce et Contrôle du Commerce et SystSystSystSystème expertème expertème expertème expert

TRACES est une application internet fournie par la Commission Européenne.

Pour importer un produit biologique au sein de l’Union Européenne vous devrez vous conformer

à la législation européenne et en particulier à la législation concernant l’alimentation biologique

et générale.

Les importateurs de produits biologiques doivent s’engager auprès d’un organisme de contrôle ou

auprès d’une autorité de contrôle.

Toutes les expéditions de produits biologiques importés d’un pays hors Union Européenne, à

l’exclusion de la zone Economique Européenne ou/et la Suisse, doivent être accompagnées d’un

certificat de contrôle.

Ce certificat est maintenant délivré avec l’outil TRACES IT, par :

- L’organisme de contrôle de l’exportateur

Ou

- L’importateur, qui peut initier le certificat et le soumettre à l’organisme certificateur de

l’exportateur pour validation.

Le certificat original de contrôle biologique doit être présenté avec les produits biologiques

importés à l’autorité compétente de l’Etat membre concerné.

Habituellement c’est l’autorité du point d’entrée, en tout cas le point duquel vous avez obtenu la

décharge pour la libre circulation au sein de l’Union.

Les importateurs et les premiers destinataires doivent être enregistrés sur TRACES pour

que le certificat de contrôle soit émis pour la prochaine importation.

2.2.2.2. Comment créer votre accès TRACES ?Comment créer votre accès TRACES ?Comment créer votre accès TRACES ?Comment créer votre accès TRACES ?

Vous devez d’abord créer un accès à l’European Commission Authorization System (ECAS). Il s’agit

d’une étape de sécurité obligatoire.

NoteNoteNoteNote: : : : Si vous avez déjà un accès ECAS, il n’est pas nécessaire de refaire la procédure, vous pouvez aller

directement au chapitre 2.2

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2.12.12.12.1 Pour créer un comptePour créer un comptePour créer un comptePour créer un compte ECASECASECASECAS

Connectez-vous au lien suivant : https://webgate.ec.europa.eu/tracesnt/login

Veuillez cliquer sur le lien “s’inscrire à TRACES”

Vous accédez maintenant à la fenêtre

d’identification de connexion de l’UE:

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En haut à droite vous pouvez choisir la langue :

Remplir tous les champs du formulaire : Nom d’utilisateur, Prénom, Nom, E-mail (vous devez

répéter l’adresse mail dans le champ suivant pour confirmer l’adresse), Langue du courrier

électronique et le code.

Pour l’adresse mail : il est fortement conseillé de choisir votre adresse mail professionnellevotre adresse mail professionnellevotre adresse mail professionnellevotre adresse mail professionnelle.

Après avoir complété tous les champs, cliquer sur le bouton “Créer un compte”.

Une fois votre demande envoyée, un email vous sera automatiquement envoyé avec un lien pour

définir votre mot de passe. Vous avez 90 minutes pour cliquer sur le lien (il expirera au bout de 90

minutes).

Si vous n’avez pas reçu cet email automatique, vous pouvez trouver de l’aide ici :

https://webgate.ec.europa.eu/cas/contact.html

2.2 2.2 2.2 2.2 CCCCréer un compte TRACESréer un compte TRACESréer un compte TRACESréer un compte TRACES

Cliquer sur le lien suivant https://webgate.ec.europa.eu/tracesnt/login

Entrer votre adresse mail et mot de passe ECAS

Sélectionnez la langue dans la liste déroulante, en haut à droite de la page d’accueil :

Connectez-vous au site internet, cliquer sur ““““ConnexionConnexionConnexionConnexion à TRACESà TRACESà TRACESà TRACES” ” ” ”

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Note : Vous serez redirigé vers la connexion de l’UE sur laquelle vous pouvez entrer vos informations personnelles.

Avant de rentrer votre nom d’utilisateur et mot de passe, vérifiez que le domaine sélectionné (EC, External) est le

même que celui créé pour le compte UE.

� Sélectionnez votre type de structure => ““““OPERATEUROPERATEUROPERATEUROPERATEUR””””

Chercher si un autre membre de votre société a déjà créé le profil de votre société.

Le pays est un champ obligatoire.

� Si votre société n’existe pas, aller directement au chapitre 2.3 pour créer votre profil.

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Si votre société existe, la sélectionner : cocher et cliquer sur le bouton vert «««« Demande Demande Demande Demande

d’autorisationd’autorisationd’autorisationd’autorisation ».».».».

Pour envoyer votre demande : cliquer

sur le bouton bleu «««« Envoyer la demande Envoyer la demande Envoyer la demande Envoyer la demande

d’autorisationd’autorisationd’autorisationd’autorisation »»»»

� Le statut de votre demande est “demandédemandédemandédemandéeeee”. Un courrier électronique vous sera envoyé

lorsque votre profil aura été validé par les autorités compétentes de votre pays et / ou de

la Commission européenne.

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2.3 2.3 2.3 2.3 CréationCréationCréationCréation du du du du profilprofilprofilprofil de votre sociétéde votre sociétéde votre sociétéde votre société

Cliquer sur le bouton vert “créer une nouvel opérateur”

Entrer les informations de votre entreprise :

• Nom

• Pays

• Ville

• Adresse

• Email : Pour recevoir la validation de votre accès

NoteNoteNoteNote : : : : Les champs obligatoires sont marqués d’un astérisque. Assurez-vous d’entrer toutes vos informations sans quoi

vous ne pourrez pas enregistrer votre profil.

Entrer l’identifiant de votre société et choisir le

TYPE dans la liste.

Vous pouvez ajouter d’autres identifiants.

Dans le champ Activité, choisir “Biologique” :

Cliquer sur ““““+ + + + ajouter ajouter ajouter ajouter détailsdétailsdétailsdétails”””” pour ajouter d’autres informations utiles comme votre activité �

“importateur biologique”.

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Entrer par défaut « importateur biologique »

Terminer en cliquant sur le bouton bleu

“Créer un nouvel opérateur”

Pour confirmer votre demande, cliquer sur le

bouton bleu “Envoyer la demande

d’autorisation”.

� Votre profil est maintenant créé. Le statut de votre profil est « DDDDemandéemandéemandéemandé ». Une

notification vous sera envoyée par email pour confirmer la validation de votre profil.

Quand votre profil TRACE est validé par les autorités compétentes de votre pays et/ou la

Commission Européenne, le statut est “Validé”.

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3.3.3.3. Créer unCréer unCréer unCréer un COI COI COI COI

Vous avez la possibilité possibilité possibilité possibilité d’initierd’initierd’initierd’initier la procédure de création d’un Certificat sur TRACESla procédure de création d’un Certificat sur TRACESla procédure de création d’un Certificat sur TRACESla procédure de création d’un Certificat sur TRACES.

Dans ce cas, se connecter sur le lien suivant et suivre les étapes décrites sur le site :

https://webgate.ec.europa.eu/tracesnt/help/general/Content/COI/Create%20a%20new%20COI.htm

Une foiUne foiUne foiUne fois terminé, Merci d’s terminé, Merci d’s terminé, Merci d’s terminé, Merci d’envoyer le numéro envoyer le numéro envoyer le numéro envoyer le numéro du certificat à votre fournisseur (exportateur), qui le du certificat à votre fournisseur (exportateur), qui le du certificat à votre fournisseur (exportateur), qui le du certificat à votre fournisseur (exportateur), qui le

mentionnera dans sa demande de mentionnera dans sa demande de mentionnera dans sa demande de mentionnera dans sa demande de CertificatCertificatCertificatCertificat à son organisme certificateur.à son organisme certificateur.à son organisme certificateur.à son organisme certificateur.

AIDE EN LIGNE DE TRACESAIDE EN LIGNE DE TRACESAIDE EN LIGNE DE TRACESAIDE EN LIGNE DE TRACES ((((en Anglais uniquementen Anglais uniquementen Anglais uniquementen Anglais uniquement)))) : : : :

https://webgate.ec.europa.eu/tracesnt/help/general/Content/Home.htmhttps://webgate.ec.europa.eu/tracesnt/help/general/Content/Home.htmhttps://webgate.ec.europa.eu/tracesnt/help/general/Content/Home.htmhttps://webgate.ec.europa.eu/tracesnt/help/general/Content/Home.htm