Guide pratique des conventions

- Mai 2008 -

Remerciements

- Jannick Frmont et Laure Landri, qui ont initi, conu et labor ce guide

- Hylda Dubarry, Ahmed El Bahri, Agns Chabouis pour leurs contributions et relecture,

Premire partie

Principes, enjeux

et procdure pour tablir une convention

En ligne sur http://daj.ap-hop-paris.fr et http://intranet.ap-hop-paris.fr/sections/def/

SommairePremire partie

yPrincipes gnraux . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5

yListe de rfrents par direction du Sige selon les types de conventions . . 7

yProcdure relative aux conventions : schma . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10

yRgles gnrales de forme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11

yContenu de la convention . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12A. La dsignation des parties . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 B. Les rfrences . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12C. Le prambule . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12D. Lobjet de la convention . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12E. Les dispositions spcifiques . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13F. Les obligations des parties . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13G. Les dispositions financires . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13

a. Les oprations matrielles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13b. Loccupation du domaine public . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13c. Les subventions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14d. La bonne excution des engagements financiers . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16e. La facturation des activits subsidiaires . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16

H. Les impts et les taxes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17I. Les responsabilits et assurances . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17J. La scurit des biens et de lenvironnement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18K. Le rglement des litiges . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19L. Date deffet - Dure - Rsiliation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19

yLes rseaux de sant, rseaux de tlmdecine et partenariats interhospitaliers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21

A. Les rseaux de sant et les rseaux de tlmdecine. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21B. Les partenariats interhospitaliers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21

yLa recherche . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22

yLes dispositions finales de la convention . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23A. Les pices jointes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23B. Les signatures . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23C. Les visas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23D. Ordre des signatures en fin de convention. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23

yLe Contrle financier . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24

yLe rle de conseil et l'information des directions du Sige . . . . . . . . . . . . 26

yLe suivi des conventions et archivage . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26

Deuxime partie

yListe de modles-types de conventions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29

Principes gnraux

LAP-HP passe des conventions pour formaliser et encadrer sous forme juridique ses partenariats les plus simples.

Les conventions permettent dorganiser avec souplesse les relations entre les parties. Elles doivent toutefois rpondre certaines rgles de fond et de forme ncessaires pour devenir excutoires dans de bonnes conditions de scurit juridique.

Elles ne peuvent se substituer aux procdures prvues par la rglementation en matire de marchs publics.

Elles dfinissent, dans leurs clauses, les engagements rciproques des parties et doivent ltre dans un esprit dquilibre des prestations. Le contenu dune conven-tion est variable selon son objet et laccord convenu entre les parties. Toutefois, une fois la convention signe, les parties sengagent respecter les obliga-tions pour lesquelles elles se sont engages.

lAP-HP, les conventions peuvent tre labores deux niveaux distincts :au niveau de lhpital pour les activits dconcentres,au niveau du Sige pour les activits concentres.

Les conventions sont concentres lorsque leur objet concerne plusieurs sites, ou prsente une dimension institutionnelle.

Dans un tel cas, cest une direction fonctionnelle du Sige (selon la nature du projet : DPM pour les projets contribuant la politique mdicale, DPFLL pour les projets immobiliers, DEF pour les subventions, etc.) qui est charge de la conclusion et du suivi de la convention, parfois sur la base dun projet prpar par un ou plusieurs hpitaux, le cas chant sous le mode projet pilot par le Sige.

La convention sera dans ce cas signe par le Directeur gnral ou un directeur du sige qui a reu dlgation en la matire.

Les conventions sont dconcentres lorsque leur objet concerne un hpital ou un service gnral en particulier, sans prsenter de dimension institution-nelle . Dans un tel cas, cest au directeur de lhpital ou du service gnral quil revient dlaborer et de mener bien la convention concernant la question dintrt local concern. Le directeur concern peut bien entendu contacter les directions du Sige pour tout avis sur les lments, notamment techniques, de la convention. Il lui appartient de signer la conven-tion, en tant que reprsentant du Directeur gnral et compte tenu de la dlgation dont il bnficie dans son champ de comptence.

La rpartition entre les activits concentres et dconcentres et lattribution des dlgations de signature font lobjet dun arrt directorial de dlgation de comptences.

Lorsque la convention concerne un seul site et ne relve pas manifestement dune dimension institu- tionnelle, il convient de se rfrer aux dispositions de cet arrt : y sont notamment mentionnes les matires dans lesquelles le directeur gnral a donn soit dlgation de comptence gnrale aux directeurs dhpitaux de groupes hospitaliers ou de services gnraux, soit dlgation de signature pour signer telle ou telle catgorie de conventions.

On notera que certaines conventions doivent donner lieu une dlibration du conseil dadministration de lAP-HP (article L. 6143-1, Code de la sant publique) :

- les contrats de partenariat (public/priv) conclus en application de larticle 19 de lordonnance n2004-559 du 17 juin 2004

- les conventions relatives aux baux emphythotiques qui peuvent tre passs par une collectivit territoriale pour rpondre aux besoins de lAP-HP (article L. 6148-3, Code de la sant publique).

- les conventions constitutives des CHU et les conventions passes en vue de lassociation au CHU dautres tablissements de sant que lAP-HP.

Dans tous les cas, seule lAssistance Publique- Hpitaux de Paris qui a la qualit dtablissement

public de sant (qualit dont sont dpourvus en tant que tels les hpitaux, groupes hospitaliers et services gnraux) possde la personnalit morale, et ainsi la capacit juridique contracter et sengager auprs dun cocontractant.

yDirection des affaires juridiques et droits du patient (DAJDP)Hylda Dubarry, domaine juridique (gnral)Audrey Volpe, domaine juridique (gnral)Jannick Frmont, occupation du domaine public

- Conventions relatives aux associations de bnvoles- Conventions relatives aux dons et legs (suivant la nature du don)- Conventions relatives aux activits scolaires l'AP-HP- Conventions liant les prestataires de services extrieurs dans le traitement des dossiers

de recouvrement des prestations servies aux victimes de prjudices corporels (RPVPC)- Conventions relatives aux tournages de films (en lien avec la direction de la communication)- Conventions pour la tlphonie et la tlvision pour les patients

yDirection conomique et financire (DEF)Isabelle Prodhomme, conventions et ressources externesLydie Wallez, conventions de tiers-payant

- Conventions de subventions verses par un hpital ou son profit- Conventions de subventions perues participant lquilibre budgtaire de lAP-HP- Conventions de subventions verses dans le cadre dun dossier gr par la DEF

(ex : de la subvention verse la Chane de lEspoir)- Conventions relatives aux prestations subsidiaires fournies par lhpital (ex : usage dquipement, maintenance

de lquipement, prestations, limination de dchets, fourniture de consommables, fourniture de petits matriels)- Conventions de tiers-payant- Conventions de prt taux zro- Conventions pour la tlphonie et la tlvision pour les patients (ACHA)

yDirection du dveloppement et des relations humaines (DDRH)MarieAleth Bonnard, conventions de formation du personnel et des tudiants

- Conventions de formation du personnel (dans le champ de l'hpital)- Conventions de formation pour le personnel de l'AP-HP- Conventions d'accueil d'tudiants extrieurs l'AP-HP suivant une scolarit ou une formation

et gnrant une recette- Conventions de stage sans incidence financire concernant les tudiants d'IFSI, dcoles

ou de centres de formation

Liste de rfrents par direction du Sige,

selon les types de conventions

yDirection du patrimoine foncier, de la logistique et du logement (DPFLL)Ahmed ElBahri, dpartement administration et valorisation du patrimoine

- Conventions d'occupation de logements du personnel dans les hpitaux ( titre statutaire, par ncessit ou utilit de service)

- Conventions relatives l'occupation de locaux pour des activits de loisirs, ou d'change de prestations lis l'occupation

- Conventions doccupation du domaine public de lAP-HP- Conventions relatives loccupation de locaux hors AP-HP- Conventions relatives des prestations fournies (ex : charges dimmeubles hors AP-HP)- Conventions relatives limplantation daffiches publicitaires sur site hospitalier- Conventions pour la ralisation de travaux financs par des tiers- Conventions doccupation de logements du personnel dans les hpitaux (sans considration de service)- Convention particulires en application dune convention-cadre

Xavier Naye, dpartement Logement et activits locatives

yDirection du personnel et des relations sociales (DPRS)Lydia Lacour, dveloppement socialMarieThrse Sacco, mise disposition de personnel non mdical

- Conventions portant sur la mise disposition de berceaux dans les crches des hpitaux de lAP-HP- Conventions de surveillance mdicale du personnel de l'AP-HP- Conventions avec l'INSERM pour la surveillance mdicale des personnels de cet institut

par la mdecine du travail de lAP-HP- Conventions avec des hpitaux hors AP-HP pour le remboursement des soins mdicaux

du personnel qui se fait soigner dans ces hpitaux- Conventions daction sociale (ex : AGOSPAP)- Conventions avec les mutuelles du personnel- Conventions avec des associations sportives- Conventions daccs aux restaurants du personnel de lAP-HP- Conventions de mise disposition de personnels paramdicaux- Conventions de mise disposition de personnel (exemple de lEFS)

yDirection de la politique mdicale (DPM)Franoise Fournier, conventions de mise disposition des praticiens hospitaliers (PH)Florence Ghrenassia, valorisation de la recherche et transfert de la technologie/Direction de la recherche clinique et du dveloppementLiliane Palmentier, partenariat en quipements lourdsMonique Sanchez, projets mdicauxMarieLaure Verbeke, conventions de mise disposition des professeurs duniversit-praticiens hospitaliers (PU-PH)

- Conventions visant au financement de projets de recherche clinique passs avec des administrations ou des organismes de recherche publics ou privs

- Conventions relatives aux activits de prlvement, transformation, conservation, distribution et cession de tissus humains utiliss des fins thrapeutiques (art. L. 1243-1 du Code de la sant publique). Pour les hpitaux siges de banque de tissus : Cochin (tissus osseux) et Saint-Louis (multi-tissus sauf cornes)

- Conventions relatives aux frais supplmentaires lis des essais ou investigations cliniques, promotion industrielle ou associative, effectus sur des malades hospitaliss ou consultants sur un seul hpital de l'AP-HP

- Conventions relatives aux frais supplmentaires lis des essais ou investigations cliniques, promotion industrielle ou associative effectus sur des malades hospitaliss ou consultants sur plusieurs hpitaux de lAP-HP (signature DRCD)

- Conventions particulires tablissant, en rfrence l'accord-cadre sign entre lAP-HP et lAgence de la biomdecine, un rseau de prlvements dorganes et de tissus des fins thrapeutiques avec un ou plusieurs tablissements de sant de la rgion le-de-France

- Conventions tablies en application de larticle R. 3152-30 du code de la sant publique et de larticle 6 du dcret n 84-135 du 24 fvrier 1984, relatif aux activits extrieures des praticiens plein temps de lAP-HP dans des organismes dintrt gnral, ainsi quaux activits dans les services de lAP-HP des praticiens exerant dans les hpitaux nappartenant pas lAP-HP

- Contrats dactivit librale conclus en application de larticle R.6154-5 du Code de la sant publique- Conventions de co-utilisation dquipements lourds- Conventions portant sur des prestations diverses relatives lorganisation des soins.- Conventions de partenariat avec des tiers, porte locale et concernant lorganisation des soins ou la couverture

des soins (urgences, ralisation dexamens divers, fournitures de services, mise disposition de moyens)- Conventions de coopration interhospitalire, porte locale et caractre mdical- Groupements de coopration sanitaire (GCS), porte locale et caractre mdical- Groupements de coopration sanitaire (GCS) porte institutionnelle et caractre mdical- Conventions de valorisation de la recherche et des brevets- Conventions de coopration internationale- Conventions cadres avec les tablissements publics caractre scientifique et technologique (EPST).- Conventions hospitalo-universitaires- Conventions de coopration interhospitalire porte institutionnelle dans les domaines suivants :

restructuration de loffre de soins, mise en commun de moyens mdicaux, partage dquipements lourds

yDG, Mission handicap, rseaux et coordination du service social hospitalier

Agns Chabouis, rseauxNadge Renaux, handicapClaire Agnie, coordination du service social hospitalier

- Rseaux de sant et conventions avec des organismes caractre mdico-social concernant un seul hpital- Rseaux de tlmdecine et convention concernant un seul hpital- Rseaux de sant et conventions avec des organismes caractre mdico-social concernant plusieurs hpitaux- Rseaux de tlmdecine et conventions concernant plusieurs hpitaux- Conventions relatives au handicap- Conventions relatives au service social hospitalier

Procdure relative aux conventions

Aspects techniques, juridiques, financiers, etc2 Ngociation entre les parties

Utilisation de modles-types, le cas chant avis facultatif du sige de lAP-HP

3 Rdaction dune convention

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Comptence ventuelle du Conseil dadministration

(certaines conventions concentres)

Signature de la convention par le reprsentant de lAP-HP, directeur gnral, directeur du Sige, directeur dhpital ou de service gnral

5 Signature

Visa du Contrle financier si enjeu financier gal ou suprieur 50 000 euros

(en recettes ou dpenses)

Prise deffet de la convention et suivi de sa mise en uvre

6 Prise deffet

Mandatement des dpenses par les sitesMise en recouvrement des recettes dexploitation par les sites

et des recettes dinvestissement par la DEF (sur la base des factures tablies par les sites)

7 Excution financire de la convention conformment ses dispositions

Signature de la convention par le co-contractant

4 Signature

AP-HP (sige et hpital) ou tiers co-contractant1 Initiateur de la convention

Expiration de la convention et le cas chant renouvellement8 Fin de convention

Le support de la convention

Dune faon gnrale, une convention doit tre rdige uniquement sur la face recto de pages blanches et neutres (donc dpourvues de tout logo, de lAPHP comme du partenaire) de format A4.

Lintitul de la convention et son numro

Lintitul de la convention doit tre prcis selon le type de convention conclure :

Convention relative ........... (cf. liste des types de conventions en page 7 et 8)

Un numro doit tre indiqu pour le circuit financier de la convention. Il se compose de lanne en cours, du numro informatique de lhpital (ou du sige de lAP-HP pour les conventions concentres ) et du numro dordre attribu par le rdacteur ou le gestionnaire.

Soit, par exemple :

2008.14.01 : pour la premire convention

de lanne en cours de lhpital Ambroise-Par.

La clart de laccord

Pour une scurit juridique optimale et viter tout litige ultrieur, laccord doit rapporter fidlement les conclusions de la ngociation entre les parties et prsenter le plus prcisment possible les conditions de leur collaboration.

Pour une plus grande clart, chaque sujet fait lobjet dun article distinct dont lintitul doit reflter lide principale de son contenu de larticle.

Afin que laccord soit le plus oprationnel possible, il est conseill dinsrer des tirets , des tableaux, ou renvoyer le lecteur des annexes explicatives.

Rgles gnrales de forme

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A - La dsignation des parties la convention

Les contractants peuvent tre plus nombreux que deux. Dans tous les cas, ils doivent tre des personnes dotes de la personnalit juridique : seule lAP-HP - personne morale - est habilite contracter et non les hpitaux ou les services gnraux. Elle est reprsente par le Directeur gnral, ou par dlgation par une personne bnficiant soit dune dlgation de comp-tence, soit de la dlgation de signature du Directeur gnral.

Le cocontractant peut tre une personne physique (cas des conventions de stage, par exemple) ou une personne morale de droit public ou de droit priv.

Lorsque la convention est concentre , la dsi- gnation est la suivante :

LAssistance publiqueHpitaux de Paris, tablis-

sement public de sant, dont le sige est situ au

3, avenue Victoria, Paris 4, reprsente par son

Directeur gnral, M.. (prnom et nom), et

ci-aprs dsigne par le sigle : APHP ,

Lorsque la convention est dconcentre , la dsi-gnation est la suivante :

LAssistance publique Hpitaux de Paris, tablis-

sement public de sant, dont le sige est situ au

3 avenue Victoria, Paris 4, reprsente par son

Directeur gnral, M..............(prnom et nom),

et pour lhpital, (groupe hospitalier, service

gnral)..........., situ ............... (adresse prcise du

site), reprsent, par dlgation, par son Directeur

(Monsieur/Madame ..), ci-aprs dsign

par le sigle : AP-HP .

Dans le corps de la convention, lorsquelle est dconcentre, il convient dcrire pour dsigner lAPHP et lhpital : AP-HP (hpital, groupe hospi-talier ou service gnral ....) .

B - Les rfrences

Il est recommand de viser, avant le premier article, les textes de rfrence (par exemple, vu larticle L. du code ) encadrant lgalement ou rglementai-rement les engagements pris par les parties dans la convention.

Il convient galement dindiquer, de faon systma-tique, larrt de dlgation du Directeur gnral de lAPHP et le cas chant, larrt de dlgation de signature attribu localement.

Par exemple : reprsent par X , en application de larrt de

dlgation n du lhabilitant signer la

prsente convention .

C - Le prambule

Le prambule est facultatif, mais il est recommand. On y prcise le cas chant le contexte de la collabo-ration, lintrt pour lAPHP et pour les contractants de conclure laccord, les motivations qui ont amen les parties contracter et ventuellement les objectifs atteindre dans ce cadre.

A la fin du prambule, il est dusage de mentionner la phrase qui suit :

Ceci expos, il est convenu et arrt ce qui suit :

....

D - Lobjet de la convention

La convention doit ncessairement prvoir un premier article intitul : Objet .

Cet article est destin indiquer de manire concise la finalit de la convention ainsi que le but poursuivi par les parties dans le cadre de cet accord :

La prsente convention a pour objet de (par exemple, de prciser les conditions de la

Contenu de la convention

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mise en place dactivits de .., ou de prciser les conditions dans lesquelles lAPHP (hpital ) met les locaux ou moyens suivants la dis-position de afin de , etc.).

E - Les dispositions spcifiques de la convention

En fonction de laccord, il est souhaitable de mentionner, en plusieurs articles (chacun deux ayant un titre), les moyens mis en place, lorganisation et le fonctionnement prvus, les autres modalits envisages, etc.

F - Les obligations des parties

Ces dispositions doivent tre prvues lorsque la convention comprend des obligations particulires.

Il convient dans ce cas de faire deux articles bien identifis, lun pour mentionner les obligations et engagements de lAPHP, lautre pour les obligations et engagements du cocontractant.

G - Les dispositions financires

a. Les oprations matrielles

Les renseignements les plus prcis possible concer-nant les dpenses la charge de chacune des par-ties, ainsi que les sources de financement apportes au projet ou lactivit vise, doivent figurer dans la convention. Dune manire gnrale, un quilibre financier global des recettes et des dpenses entre les parties la convention doit, en principe, tre recherch.

Les dispositions financires doivent galement prvoir les modalits de paiement, la priodicit et le (ou les) numro(s) de compte du comptable assignataire (ou des comptables). LAP-HP est en mesure de tenir des dlais de paiement de 50 jours.

Exemple de clause de paiement :

Le paiement interviendra dans un dlai maximum

de 50 jours compter de la rception de la facture.

Il sera effectu lordre de M. le Trsorier payeur

gnral de lAP-HP : Banque de France Paris

Code Banque : 30001 Code Guichet : 00064

Compte n W7530000000 Cl RIB : 37. .

Il convient dindiquer, de faon systmatique, limputation comptable de la dpense ou de la recette conformment la nomenclature en vigueur lAP-HP, le numro du compte bancaire concern par les

versements et lordre du cocontractant. Dans lintrt dune meilleure gestion de trsorerie de lAP-HP, il est prconis de mettre en place un mode de factu-ration rgulier tout au long de lexercice : facturation mensuelle, trimestrielle ou semestrielle.

Pour les changes de prestations, la prestation offerte lhpital qui constitue la contrepartie dune occu-pation gratuite des locaux utiliss par le contractant doit tre valorise et indique dans la convention. Cet avantage ne doit pas porter atteinte aux rgles du Code des marchs publics (CMP).

A linverse, les obligations pour lAP-HP en contre- partie dune subvention doivent tre chiffres, afin de mesurer lquilibre financier de la convention. Un budget prvisionnel en dpenses et recettes de lactivit vise doit figurer en annexe la convention.

b. Loccupation du domaine public de lAPHP

La redevance doccupationSagissant plus particulirement de la mise dispo-sition de locaux, toute occupation est en principe assujettie au paiement dune redevance doccupation du domaine public (cf. article L. 2125-1 al. 1 du Code gnral de la proprit des personnes publiques ou CGPPP).

A titre drogatoire, larticle 2125-1, al. 2 du CGPPP prvoit que lautorisation doccupation ou dutilisation du domaine public peut tre dlivre gratuitement :- il en est ainsi lorsque loccupation ou lutilisation est

la condition naturelle et force de lexcution des travaux ou de la prsence dun ouvrage intressant un service public qui bnficie gratuitement tous.

- il peut galement tre admis, sur le fondement de la jurisprudence administrative concernant la notion dintrt gnral, que des occupations du domaine public peuvent tre consenties gratuitement ou moyennant une redevance doccupation rduite, sil sagit de satisfaire un intrt gnral en liaison avec les missions de lhpital.

De plus, la redevance due pour loccupation ou lutilisation du domaine public tient compte des avantages de toute nature (cf. article L. 2125-3 CGPPP) procurs au titulaire de lautorisation (activits conomiques, par exemple une caftria).

La redevance due pour loccupation du domaine public par le bnficiaire dune autorisation est payable

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davance et annuellement (cf. article L. 2125-4 CGPPP), mais elle peut, raison du montant et du mode de dtermination, tre verse par acomptes.Si lexonration ou la rduction de la redevance doccupation peut tre envisage au regard des circonstances spcifiques dintrt gnral, la mise disposition demplacements du domaine public ne doit en revanche, en aucun cas, engendrer dobliga-tions financires supplmentaires pour les hpitaux de lAP-HP. De ce fait, tous les frais de fonctionnement lis loccupation des locaux ou terrains doivent tre intgralement rembourss lAP-HP et ceci, quel que soit le cocontractant en cause.

Le remboursement des frais lis loccupation des locaux

Loccupant prend intgralement sa charge les dpen-ses de fonctionnement de toute nature lies aux activi-ts quil mne dans les locaux mis sa disposition au sein dun hpital de lAPHP.

Le cot des prestations htelires et techniques (fluides, entretien, etc. ) fournies par lhpital est factur sur la base de la surface des locaux mis disposition et du cot standard tabli annuellement par lAPHP suivant les rsultats de la comptabilit analytique pour chacun de ces postes, auquel sajoute la TVA au taux de 19,6 %.

Les cots standards en vigueur sont les suivants :Electricit / m2. . . . . . . . . . . . . . . . . 8,38 eurosAutres nergies / m2 . . . . . . . . . . . 8,32 eurosEau et assainissement / m2 . . . . . . 3,51 eurosScurit, gardiennage / m2 . . . . . . 11,65 eurosNettoyage / m2 . . . . . . . . . . . . . . . 23,25 eurosServices techniques / m2 . . . . . . . 66,47 eurosEnlvement des dchets / m2. . . . . 5,68 euros

Dans le cas o loccupant procderait linstallation de compteurs individualisant les consommations de fluides, les consommations doivent alors tre factures sur la base des relevs de la consommation relle aux compteurs divisionnaires installs et le rgime de la TVA est le suivant :- si la facturation initiale est tablie au nom de lAP-HP, mais pour le compte du tiers occupant (la mention tant porte sur la facture adresse ltablissement), la TVA nest pas applicable car il sagit de dbours,

- si la facturation initiale est tablie au nom de lAP-HP sans mentionner le tiers occupant, ce qui est le cas le plus frquent, la TVA est applicable au taux de 19,6

% en sus de la dpense facture lAP-HP (cf. Guide TVA de la DEF, pour la version mise jour en septem-bre 2007, pages 81 et 92) (cf. http://intranet.ap-hop- paris.fr/sections/def/).

La revalorisation de la redevance doccupation

Sauf lorsquils sont bass sur une activit conomique qui volue (par exemple, une redevance assise sur un chiffre daffaires), les cots de la redevance doccu-pation peuvent en principe tre revaloriss en fonction de deux indices : lindice de rfrence des loyers (IRL) pour les logements dhabitation et lindice du cot de la construction (ICC) pour les autres locaux.

Lindice du cot de la construction (ICC) est un indice trimestriel, base 100 au quatrime trimestre 1953, date de sa cration. Il est calcul par lINSEE.

Lindice de rfrence des loyers (IRL) sert pour la rvision du loyer des logements du personnel de lAP-HP, intervenant chaque anne en cours de bail ds lors que le contrat de location comporte une clause de rvision annuelle du loyer. Il permet de fixer les plafonds des augmentations annuelles des loyers que peuvent exiger les propritaires de leurs locataires. Il concerne les locaux dhabitation : en sont exclus les locaux commerciaux, les bureaux et les locaux spcifiques rgis par dautres dispositions lgislatives.

LINSEE et le Journal officiel publient, au cours de la premire quinzaine des mois de juillet et octobre de lanne (n), de janvier et avril de lanne (n+1), les indices des 1er, 2, 3 et 4 trimestres de lanne (n) respectivement (cf. www.insee.fr).

c. Les subventions

Les subventions verses des associations

Les hpitaux comme le Sige peuvent octroyer des subventions principalement des associations pour leurs services rendus auprs des malades ou du personnel. Cette dcision doit tre formalise par une convention de subvention prcisant la dure de ce soutien et son montant. Ce montant doit tre strictement ncessaire la couverture des cots de lactivit subventionne, notamment sur la base de justificatifs financiers rgulirement transmis.

Les subventions verses par le Sige, sont budg-tises et mandates par la Direction des Affaires Gnrales (DAG), comptente pour le budget du Sige.

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Les hpitaux peuvent librement verser des subventions et assurer leur excution dans le cadre de leur bud-get. Toutefois, ils doivent sassurer que lassociation bnficiaire nest pas, sauf drogation lgis- lative, une association para-administrative , ou un dmembrement de ladministration , dont la cration ou le fonctionnement pourrait tre interprt comme une faon de contourner les rgles de la ges-tion administrative en affranchissant des contraintes en matire demploi, de rmunration, de marchs publics ou de comptabilit. Deux critres cumulatifs permet-tent didentifier une telle association : la prsence prpondrante du pouvoir des agents publics en son sein et un financement public majoritaire (suprieur 75% du budget).

Ainsi, les relations avec les associations doivent tre transparentes et toute subvention accorde par lAP-HP une association doit tre encadre strictement. Le contrleur financier demande ce que soient fournis les statuts des associations bnficiaires de ce soutien. Il y a lieu de vrifier que les associations soumises lobligation de dsigner un commis-saire aux comptes et de tenir une comptabilit comprenant un bilan et un compte de rsultat sy conforment effectivement. Lassociation doit sen-gager fournir chaque anne ses comptes et un rapport dactivit (cette clause doit figurer dans la convention).

La convention de subvention devra prciser :

- le montant de la subvention,

- les activits auxquelles elle est destine,

- les modalits de versement,

- les documents fournir et/ou les modalits de

contrle de son excution.

On peut ainsi intgrer la clause suivante : Lassociation . sengage fournir chaque

anne lAPHP tous documents financiers

permettant cette dernire dapprcier lutilisation

des moyens publics mis sa disposition .

Le dcret n2006-887 du 17 juillet 2006 relatif la publication par voie lectronique des subventions verses aux associations de droit franais et aux fondations reconnues dutilit publique, impose un suivi rigoureux de lattribution de subventions par chaque hpital ou service gnral.

La DAJDP et la DEF doivent tre informes en jan-vier de chaque anne, de la liste des subventions et

avantages accords par les sites des associations lors de lexercice antrieur.

Les subventions reues au profit de lAPHP et cofinancements

Sagissant des subventions verses au profit de lAP-HP, les dispositions financires de la convention doivent indiquer de manire explicite si les fonds verss doivent tre grs comme des recettes budg-taires ou comme des recettes dites affectes .

Les recettes budgtaires

Une recette budgtaire est budgtise en dbut dexer-cice, car elle participe lquilibre de ltat prvi- sionnel des recettes et des dpenses (EPRD). Elle est constate suite son versement la Trsorerie gnrale par la production dun titre de recette permet-tant de dclencher son intgration dans les comptes de lAP-HP. La Trsorerie gnrale ne peut toutefois imputer dfinitivement la recette que si elle reoit un titre de recette mis par la personne charge du suivi de lexcution de la convention de subvention correspondante.

De plus, la Trsorerie gnrale doit tre imprativement destinataire de cette convention afin de connatre, entre autre, ltablissement budgtaire bnficiaire (cf. contacts p. 98).

Les subventions budgtaires dexploitation sont impu-tes sur le compte 748881. Les subventions budgtaires dinvestissement sont imputes sur le compte 13.

Le principe des recettes affectes

Faisant exception au principe budgtaire de la non affectation des recettes une dpense, les recettes affectes sont des recettes constates une fois la dpense effectue. La recette est constitue d'un don, d'un legs ou encore d'une subvention sous condi-tion, affecte un service ou un hpital donn, pour un objet donn, par une personne morale (la partie versante).

C'est un mode de gestion particulier, pluriannuel. Il permet au comptable public de vrifier que la dpense effectue par l'hpital rpond bien la volont de la partie versante. Les fonds ne peuvent donc tre utiliss que pour l'objet de la subvention et le trop peru devra tre revers la fin de son utilisation.

Les subventions dexploitation affectes sont imputes sur le compte 77131. Les subventions dinvestissement affectes sont imputes au compte 1025, sil sagit dun don ou leg et au compte 131, en fonction de leur nature.

Dune manire gnrale, les conditions dattribution dune subvention au profit de lAPHP doivent tre prcises, voire chiffres, afin de mettre en vidence lquilibre financier de la convention. Il appartient lAP-HP de limiter lengagement de ses moyens au montant de la subvention obtenue. Un budget pr-visionnel doit obligatoirement figurer en annexe la convention.

Dans le cadre dactivits ou de projets de lAP-HP pour lesquelles est demande une participation financire extrieure, il convient de raliser un plan de finance-ment rigoureux et une valuation des cots prvi- sionnels directs et indirects, permettant une meilleure couverture de ceux-ci par ces ressources externes. Il convient de ne pas ngliger limpact du cot en exploitation de certains projets dinvestissement cofinancs : cest la raison pour laquelle le choix dinvestir doit rsulter dun arbitrage plus global, prservant lquilibre financier de ltablissement.

d. La bonne excution des engagements financiers

Il est important de prciser dans la convention la date prvisionnelle du versement des sommes dargent et dassurer le suivi de leur excution. La date de transmission des documents budgtaires et compta-bles devant justifier les montants doit tre galement prvue. Il est impratif, une fois que la convention est signe, den adresser une copie aux personnes concernes par son excution financire : les hpitaux (si la convention est concentre), la DEF, le Trsorier payeur gnral de lAP-HP.

Les comptences en matire dexcution financire des conventions sont rparties de la faon suivante :- Pour les conventions concentres et dconcentres impactant le budget des hpitaux :a) les hpitaux mandatent et mettent en recouvrement les engagements impactant leur budget dexploitation, y compris les conventions signes par le Sige (Directeurs fonctionnels ou Directeur gnral),

b) en revanche, en ce qui concerne les recettes dinvestissement (subventions notamment), elles sont mises en recouvrement par la DEF suite la transmis-

sion par lhpital dune copie de la convention lorsque celle-ci est dconcentre, ainsi quune copie des factures mandates pour lopration vise, ncessaire la ralisation de lappel de fonds.

- Concernant les conventions concentres impactant le budget du Sige, les montants sont mandats ou mis en recouvrement par la Direction des affaires gn-rales du Sige. Dune manire gnrale, la Trsorerie gnrale doit tre destinataire dune copie de toutes les conventions financires signes au moment de la mise en recouvrement ou du mandatement des fonds, en tant que pice justificative.

Les conventions financires concentres, cest--dire signes par le Directeur gnral ou le DEF sont soumises aux mmes rgles dexcution.

compter de la publication de larrt de dlgation de comptence (aux directeurs du Sige, aux directeurs excutifs de GHU, aux directeurs dhpitaux, de services gnraux et au directeur des affaires gnrales du Sige), les conventions finan-cires concentres sont les suivantes :

- les conventions de subventions suprieures 100 000 euros (par exemple : convention de financement des btiments de recherche, etc.)

- les conventions financires multisites ou trans-versales (par ex : les conventions relatives au financement des centres de formation initiale, des dispensaires MST , des Points Paris Emeraude , etc. ...)

- conventions de tiers payant (avec les mutuelles) :

Les conventions bipartites conclues avec les organismes complmentaires dispensent les adhrents de faire l'avance, en cas d'hospitalisa-tion ou de soins externes, du ticket modrateur et du forfait journalier. Ces conventions sont gres par la Direction conomique et financire du Sige (DEF - Bureau de la Recette) : ngociation et signature des conventions, diffusion des informations aux hpitaux, suivi de la mise en uvre. Ces conventions ne sont pas soumises au visa du Contrleur financier.

- Conventions de prts taux zro.

e. La facturation des activits subsidiaires

LAP-HP refacture des tiers des prestations qui ne relvent pas de son cur de mtier telles que les repas servis des personnes hors AP-HP, le tournage de films sur ses sites, les frais de fonctionnement

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de locaux, la vente de produits rsiduels, etc. Les modalits de facturation de ces prestations doivent tre inscrites dans une convention et entrent de plein-droit dans le champ dapplication de la TVA, alors que lessentiel des activits des hpitaux se situe en dehors de son champ.

Cela signifie que ces prestations sont imposables sauf si une exonration est prvue par le Code gnral des impts. Chaque activit subsidiaire est analyse au cas par cas.

Nous vous invitons consulter le Guide de la TVA , dit par la DEF et mis jour en 2007, retraant les diffrents cas de figure.

- Dans le cas dune opration non imposable la TVA, il doit tre fait rfrence larticle appropri du Code gnral des impts justifiant lexonration. Le tarif doit tre mentionn sans indiquer de mention H.T. ou T.T.C. , mais avec la prcision tarif non imposable la TVA .

- Dans le cas o lopration est imposable la TVA, il doit tre fait mention du taux applicable, en prcisant que la TVA sapplique en sus du tarif pratiqu. On indiquera le tarif H.T., la TVA et le tarif T.T.C.

H - Les impts et taxes

La clause suivante doit te prvue ventuellement dans le cadre de la mise disposition de locaux :

(.) sengage rembourser lAPHP sa part des taxes municipales, conformment aux dispositions lgales, ainsi que toutes les taxes pouvant tre mises la charge de ltablissement public, mais incombant en ralit (. ), notamment la taxe usage de bureaux .

I - Les responsabilits et assurances

Les clauses de responsabilits-assurances doivent tre rdiges et adaptes selon le type de conven-tion en cause. Elles doivent dfinir les diffrents types de responsabilits des parties : responsabilit civile, responsabilit mdicale, accidents du travail, accidents de trajet, pathologies professionnelles, etc.

En ce qui concerne le cocontractant

Par exemple, pour un hpital hors AP-HP : Le CH .. souscrit une police dassurance en

vue de couvrir la responsabilit civile de ses agents raison des dommages survenus de leur fait ou ... dont ils pourraient tre victimes loccasion de leur prsence au sein de lAPHP (hpital .) .

Par exemple : pour les locaux mis disposition dune association (modle tir du guide Les bonnes pratiques associatives , dit par la DAJDP) :

LAPHP nest nullement responsable des dom-mages pouvant survenir du fait du fonctionnement de lassociation .. et/ou de lactivit de ses membres dans lenceinte hospitalire.

Lassociation .. garantit lAPHP contre les ris-ques de toute nature encourus dans les locaux mis disposition du fait de ses activits, de ses person-nels et bnvoles et de ses matriels. Elle garantit galement lAPHP contre notamment les risques incendie et dgts des eaux.

LAPHP ne pourra en aucun cas tre tenue pour responsable des vols ou dgradations survenant dans les locaux mis disposition.

A cet effet, lassociation . sengage sous-crire les polices dassurance ncessaires couvrant sa responsabilit civile. Une copie des contrats dassurance devra tre remise la direction de lhpital, dans les 10 jours suivant signature de la prsente convention et chaque anne la date anniversaire de la convention .

En ce qui concerne lAP-HPPar exemple :

LAP-HP, en tant que son propre assureur, garan-tit . contre les risques de toute nature encourus .. (soit du fait de ses locaux, ses matriels, ses activits, ses personnels et tudiants).

Elle garantit galement contre les risques dincendie et de dgts des eaux .

ou : Dans le cadre de lactivit de .. objet de la pr-

sente convention, la responsabilit (...) sera assure par lAPHP. Pour lapplication de cette clause, lAP-HP dclare tre son propre assureur .

ou encore : LAPHP souscrit un contrat dassurance .

pour lactivit quelle mnera ...... ( prvoir dans

certains cas : par exemple, mise disposition de

locaux par la commune de .).

Pour les accidents de travail, de trajet, etc., par exemple :

Sans prjudice pour les parties requrantes

dactions rcursoires, les accidents de travail, de

trajet et les maladies professionnelles sont rpars

conformment au Code de la scurit sociale .

Ces dispositions peuvent utilement tre compltes par une clause sur le respect du rglement intrieur de lhpital. Une liste des personnes autorises pntrer dans lhpital peut tre prvue en annexe de la convention.

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J - La scurit des biens et de lenvironnement

Scurit en gnral

Selon le cas, le cocontractant doit prendre toutes dispositions utiles afin que ses activits se droulent sans nuisance et sans dommage pour la scurit des biens dont lusage lui est consenti par lAPHP. ce titre, il doit sengager mettre en uvre une sur-veillance suffisante pour assurer la scurit du btiment ou du local et des quipements mis disposition.

Scurit incendie

Les rgles relatives la scurit incendie peuvent varier en fonction des activits exerces et de louver-ture au public ou non des locaux. Les btiments peuvent tre classs en diffrentes catgories qui peuvent occasionner des prescriptions en matire de -scurit incendie- plus ou moins restrictives et importantes et, le cas chant, le respect de normes augmentant ventuellement le cots des travaux.

Diffrentes possibilits de rdaction sont ci-dessous proposes. Elles doivent tre adaptes chaque situation locale en fonction des contraintes de scurit incendie.Plusieurs lments doivent tre apprcis :

1. La nature de lactivitEn fonction des activits exerces (aussi bien par lAP-HP que par le cocontractant), la convention doit prciser si les locaux sont soumis aux rgles de larticle L. 231-1 du Code du travail ou aux rgles des tablissements recevant le public (ERP), ainsi que la catgorie au sein du type U (tablissements sanitaires).

2. Les modalits de gestion de la scurit incendie

Il sagit dtablir les domaines de responsabilit de chacune des parties la convention.

. Le cas chant, les modalits de prise en charge des travaux de scurit incendie.

Il convient de prciser quelles sont les parties en charge des travaux de scurit incendie dans un article relatif la scurit.

Trois modles gnraux sont prsents ci-aprs qui nont quune valeur indicative. Ils doivent tre adapts aux situations locales (respect du plan local de scurit incendie).

Modle A Modle de clause qui peut sappliquer le plus gnralement pour les locaux mis disposi-tion : le service de scurit incendie est assur par lAP-HP (v. notamment le guide Les bonnes prati-ques associtatives de la DAJDP) :

Sagissant de locaux intgrs dans un tablis-sement recevant du public, () sengage respec-ter les rgles gnrales de scurit des personnes et des biens, notamment en matire de scu-rit incendie, telles quelles sont tablies par un rglement spcifique relevant du ministre de lIntrieur (Direction de la Scurit civile) pour les tablissements de type U : arrts du 25 juin 1980 et du 23 mai 1989 modifi, du 6 aot 1996 sur la protection incendie, et du 12 juin 1995 et du 10 dcembre 2004 .

Modle B Modle de clause qui peut sappliquer des locaux partags : le service de scurit incendie est assur par lAP-HP

Lhpital est un tablissement recevant du public (ERP). (...) est tenu de respecter les indica-tions du rglement gnral de scurit en vigueur dans les tablissements accueillant du public. (...) dote ses frais les locaux mis sa disposition, des moyens de secours rglementaires qui sont rgulirement vrifis par les organismes habilits. Les consignes de scurit incendie aux personnes prsentes dans les locaux mis disposition sont donnes par en liaison avec lAPHP. Les personnels concerns assistent annuellement la formation incendie prvue sur place et organise par lAPHP .

Option : en cas de travaux de grosses rparations la charge de loccupant

( ) ralise ses frais les travaux de scurit pres-crits notamment par les organismes de scurit. En cas de manquement de loccupant son obli-gation de mise en conformit pour la scurit des locaux, les frais ventuellement engags cet effet par lAPHP (hpital ..) seront la charge de loccupant.

En cas durgence ou de pril et de carence de loccupant, le directeur de lhpital prend en tant que de besoin toutes les mesures quil juge indispensables, titre transitoire ou dfinitif, pour la sauvegarde des personnes, des biens, des locaux et des matriels .

Modle C - Modle de clause qui sappliquera le plus gnralement pour les locaux isols.

Option a Le btiment nest pas un ERP Sagissant dun btiment isol des autres ne

recevant pas du public, () sengage respecter les rgles de scurit des personnes et des biens, notamment en matire de scurit incendie, telles

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quelles rsultent notamment de larticle L. 231-1 du Code du travail.

Option b Le btiment est un ERP Sagissant dun btiment isol des autres recevant

du public de type ( dfinir), () sengage res-pecter les rgles de scurit des personnes et des biens, notamment en matire de scurit incendie, telles quelles sont tablies par les dispositions rglementaires ( citer en fonction du type) .

Les consignes de scurit incendie sont donnes aux personnes prsentes dans les locaux mis disposition, par (). Les personnels concerns assistent annuellement la formation incendie prvue sur place et organise par ().

() ralise ses frais les travaux de scurit prescrits notamment par les organismes de scu-rit. En cas de manquement de loccupant son obligation de mise en conformit pour la scurit des locaux, les frais ventuellement engags cet effet par lAPHP (hpital ..), sont la charge de ().

En cas durgence ou de pril, le directeur de lhpital prend en tant que de besoin toutes les mesures quil juge indispensables, titre transitoire ou dfini-tif, pour la sauvegarde des personnes, des biens, des locaux et des matriels .

EnvironnementExemple : Article relatif au dversement des effluents Cet article vise surtout les occupations qui sont de nature gnrer, en fonction de lactivit, un dpassement des normes de dversement. Elles doivent tre adaptes la configuration locale des btiments.

Option a (dans le cas dune autorisation de dver-sement donne par lAP-HP, le cocontractant nayant pas la possibilit de dverser les effluents dans le rseau communal).

LAP-HP (hpital .) autorise le dversement deffluents par (.).

Pour sa part, (.) sengage respecter la norme de dversement qui lui est fixe par lAP-HP en fonction de lautorisation de dversement en gout des eaux uses non domestiques donne par la ville de (en fonction de limplantation du site hospitalier).

A dfaut, (.) sengage mettre en place, ses frais, un systme de dpollution.

Il sengage galement installer ses frais un regard au niveau de lgout de lhpital dans le but de pouvoir tracer les ventuelles pollutions.

(..) est tenu de raliser deux fois par an des prlvements et des analyses, par un laboratoire accrdit, des eaux rejetes sur des points de prlvement que lui dsignera lAP-HP. Les rsul-tats de ces analyses seront transmis l'AP-HP.

Paralllement, lAP-HP procde elle-mme des contrles inopins pour vrifier la qualit des eaux rejetes .

Option b (dans le cas o le branchement peut tre effectu directement au rseau communal)

sengage solliciter une autorisation auprs de la commune de afin de dverser directement ses effluents dans le rseau communal .

K - Rglement des litiges

Pour limiter toute procdure contentieuse entre les parties la convention, quant son interprtation ou son excution, il peut tre prvu une disposi-tion prvoyant que ces dernires peuvent rgler leur diffrend lamiable, pralablement toute instance judiciaire. Par exemple :

Les parties s'efforceront de rgler l'amiable tout litige. A dfaut, tout litige affrent l'interprtation ou l'excution de la prsente convention sera soumis au Tribunal administratif de ..... (indiquer le tribunal dans le ressort duquel est situ l'hpital) .

L - Date deffet Dure Rsiliation

Ces trois informations doivent tre ncessairement mentionnes et rdiges dans le sens qui suit :

La prsente convention prend effet compter du . Elle est conclue pour une dure de . renouvelable exclusivement par voie davenant .

Afin de limiter la dure de la convention, prcaution ncessaire pour viter une dure trop longue (le risque tant un affaiblissement progressif du contrle), il est possible dindiquer le cas chant :

Elle ne peut excder annes. Elle peut tre dnonce par lune ou lautre des

parties, par lettre recommande avec accus de rception, sous rserve dun pravis de . mois.

La prsente convention peut galement tre rsilie de plein droit, linitiative de lune ou lautre des parties, en cas dinobservation des clauses quelle contient, aprs mise en demeure reste un mois sans effet .

En principe, les conventions ne doivent pas tre conclues avec tacite reconduction. Il convient donc dindiquer une date limite de laccord. Afin dviter des occupations qui pnalisent les projets immobiliers de lAP-HP, il convient de fixer des dures qui soient raisonnables, soit en principe :

- Mise disposition sans travaux ni amnagement : maximum de 5 ans

- Mise disposition avec amnagement : de 7 12 ans (selon limportance des amnagements)

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- Mise disposition avec travaux : dure damortissement

Le lieu et la date de signature de la convention Fait , le (la date de signature de la

convention doit tre la date de la signature du dernier signataire).

Le nombre dexemplaires de la convention

Sous la date, il peut tre indiqu : en exemplaires (le nombre dexemplaires

doit correspondre au nombre des cocontrac-tants).

A - Les rseaux de sant et les rseaux de tlmdecineLa loi n 2002-303 du 4 mars 2002 (relative aux droits des malades et la qualit du systme de sant), a prvu que les rseaux de sant ont pour objet de favo-riser l'accs aux soins, la coordination, la continuit ou l'interdisciplinarit des prises en charge sanitaires, notamment de celles qui sont spcifiques certaines populations, pathologies ou activits sanitaires.

Les rseaux sont constitus entre les professionnels de sant libraux, les mdecins du travail, des tablis-sements de sant, des centres de sant, des institu-tions sociales ou mdico-sociales et des organisations vocation sanitaire ou sociale, ainsi qu'avec des reprsentants des usagers.

En sus dune charte du rseau, le ou les promoteurs du rseau et ses autres membres doivent, au moment de sa cration, signer une convention constitutive.

Cette convention constitutive doit tre signe par tout nouveau membre du rseau. Elle doit tre est porte la connaissance des professionnels de sant de l'aire gographique du rseau (cf. convention type constitutive dun rseau).

Les rseaux de tlmdecine faisant intervenir plusieurs sites de lAP-HP et sites hors AP-HP nces-sitent galement la conclusion dune convention

dadhsion et dune charte de rseau.Pour plus dinformations, veuillez consulter le site intranet de la Mission handicap / rseaux et coordination du service social hospitalier : http://partenariatsreseaux.aphp.fr

B - Les partenariats interhospitaliers

La dmarche de partenariat de lAP-HP avec des tablissements de sant publics et privs de la rgion le-de-France, impulse depuis 1997, sappuie tant sur les dispositions des ordonnances hospitalires de 1996 que sur les recommandations du SROS 2 visant au dveloppement des complmentarits interhospitalires.

Dans ce contexte, le document que vous retrouverez dans son intgralit sur le site intranet de la DAJDP (http://daj.aphopparis.fr) traite exclusivement des partenariats avec des tablissements de sant publics ou privs axs sur loffre et/ou l'organisation des soins et a pour double objet de faire le point sur les diff-rents cadres juridiques envisageables en fonction du contenu du projet et de la personne morale associe et par ailleurs de dterminer la procdure mettre en uvre pour linstruction et le suivi de ces projets.

Enfin, il sagit de proposer aux hpitaux et aux services gnraux des documents types pouvant servir de base la convention conclure.

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Les rseaux de sant, les rseaux de tlmdecine

et les partenariats interhospitaliers

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Lorsque des conventions disposent de clauses relatives la proprit intellectuelle et la valorisation de rsultats, il est impratif que ces conventions recueillent lavis pralable de l'Office du Transfert de Technologie et des Partenariats Industriels du Dpartement de la recher-che clinique et du dveloppement (DRCD) de l'AP-HP

pour : prciser les modalits de notification lorsque les brevets sont dposs, sassurer que les conditions du partage de proprit industrielle sont quitables et conformes la politique de valorisation de lAP-HP.

La recherche et les partenaires industriels

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A - Les pices jointes

La liste des documents annexs la convention doit tre numrote dans lordre dcriture du texte.

B - Les signatures

Pour viter des litiges ou des erreurs matrielles, il convient de bien rattacher les signatures et visas au document concern. Aussi, les pages des conventions et des avenants mentionnant les signatures doivent comporter au minimum quelques lignes du texte de la convention ou de lavenant : les signatures ne doivent pas tre mentionnes de faon spare du texte.

A lemplacement des signatures, les libells dsignant les parties la convention doivent tre crits en entier.

La signature doit comporter le titre, le prnom et le nom du signataire.

Par exemple : Le Prsident de lassociation , Jean DURAND .

Pour lAPHP, il convient dcrire avant la signature : Pour le Directeur gnral de lAssistance Publique

Hpitaux de Paris (en entier) et par dlgation .

C - Les visas

Visa pralable de la convention par le Contrleur financier

En de du seuil de 50 000 euros (en dpenses ou en recettes), les conventions ne doivent pas tre transmises au contrleur financier.

Note de prsentation de la convention au Contrle financier

Le projet de convention soumis au visa du contr-leur financier doit tre accompagn dune note de prsentation et dun bordereau de transmission prci-sant les clauses principales de laccord (voir p. 24)

Le projet de convention soumis au visa du Contrle financier doit galement tre valoris financirement, et accompagn dune annexe financire si besoin.

Visa du directeur de lhpital

Pour les conventions concentres , lemplacement du visa du directeur de chaque hpital ou groupe hospitalier concern doit tre en principe prvu et mentionn en dessous de celui prvu pour la signature du Directeur gnral de lAP-HP.

D - Ordre des signatures en fin de convention

Lacte de signature des conventions doit tre effec-tu en principe en faisant signer successivement les intresss dans un ordre prcis :

- Pour les conventions dites dconcentres :1 la signature du cocontractant (ou des cocontrac-

tants),

2 le visa du Contrle financier, si ncessaire (voir

page 23)

3 la signature du directeur de lhpital (ou du

service gnral).

- Pour les conventions dites concentres :1 la signature du co-contractant (ou des co-

contractants),

2 le visa du directeur de lhpital (ou du service

gnral),

3 le visa du Contrle financier, si ncessaire

(voir page 23)

4 la signature du Directeur gnral (ou par dl-

gation, du directeur du Sige concern par la

convention).

Toutefois, selon lusage, sil sagit dun signataire lu , celui-ci est souvent amen signer en dernier, cest--dire aprs le Directeur gnral de lAP-HP. Cet usage peut tre retenu dans certains cas pour la signature dune convention avec ltat.

Les dispositions finales de la convention

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Ds lors que la convention comporte une incidence financire dun montant suprieur 50 000 euros (en dpenses ou recettes), elle doit tre transmise au contrleur financier de lAP-HP pour obtenir son visa avant la signature du Directeur gnral de lAP-HP ou de son reprsentant bnficiant dune dlgation de signature (visa pralable ).

Tous les originaux du projet de la convention doi-vent tre adresss au service du Contrle financier, accompagns dun bordereau de transmission au Contrle financier (voir p. 24), dment renseign. Celui-ci renverra tous les exemplaires du document au service expditeur, avec son visa dat.

Visa pralable du Contrleur financier

Conventions dconcentres

Dans le cas dactivits dconcentres sur la base dune dlgation pour des engagements porte locale, il appartient la direction de lhpital ou au service gnral concern par la convention de saisir les services du Contrle financier. Si la convention est vise, elle est retourne pour signature au directeur de lhpital ou du service gnral concern.

Conventions concentres

Dans le cas dactivits concentres, le Directeur gnral ou le directeur fonctionnel concern du Sige signe les engagements porte institutionnelle aprs visa, le cas chant, du directeur de lhpital ou du service gnral concern et du visa du Contrle financier, si le montant prvu est suprieur 50 000 euros (en dpenses ou recettes).

Rle de conseil du Contrle financier de lAPHPLes dispositions de larticle 3 de larrt du 26 mars 1993 relatif au contrle financier de lAPHP pr-voient la possibilit pour les services de lAPHP de consulter le Contrle financier. Ce rle de conseil vise les affaires complexes ou dlicates pour lesquelles le point de vue du Contrle financier est utile et permet dviter, le cas chant, un refus de visa au moment de la transmission du dossier.

Le Contrle financier

Bordereau de transmission au Contrle financier

Convention n Avenant n :

Hpital : Service :

Personne contacter :

Tlphone (ligne directe) :

Date de transmission : .../../

Nom du prestataire (ou de lassociation) : ....................................

Objet de la convention :............................................................................................

Priode dexcution : du..................... au .....................

Reconduction expresse au maximum jusquau : .......................................

Imputation budgtaire : Section : ............ Compte :....................Montant :

. , euros. , euros. , euros. , euros

Total .., euros

Visa du Contrleur financier * (opration suprieure 50 000 euros)

Recette pour lAP-HP : Dpense pour lAP-HP :*Il est trs important de renseigner cette rubrique pour faciliter la gestion des dossiers

Observations ou explications sur le dossier prsent :.......

Partie rserve au Contrle financier

Date darrive : .../../ Date de dpart : .../../

Date de lobservation :.../../ (voir le bordereau...)

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Rle de conseil des directions du Sige

Lorsque les hpitaux rencontrent des difficults dlaboration de leurs conventions, il leur est recommand de contacter leurs interlocuteurs du Sige. Chaque direction du Sige est susceptible de rendre un avis sur des questions techniques entrant dans son domaine de comptence.

Cette consultation pour avis est facultative. La pr-sentation et le suivi de la convention dconcentre demeurent la charge de lhpital ou du service gnral demandeur de lavis.

Par exemple, le bureau Conventions et ressources externes de la DEF donne des orientations de nature financire aux hpitaux et aux autres directions du Sige pour llaboration des conventions : tarifs, cots standards, TVA, etc. Il rend des avis lorsquil est saisi sur les conventions enjeu financier conclues par les hpitaux ou les autres directions fonctionnelles, et

sur toute difficult technique de nature financire rencontre dans llaboration dune convention.

Information systmatique des directions du Sige

Sagissant des conventions concentres , elles doivent naturellement tre soumises la direction concerne en premier lieu pour accord ou pour validation pralable.

En ce qui concerne les conventions dconcentres , elles doivent donner lieu une information syst-matique de la ou des directions du Sige concerne(s) notamment dans les cas suivants :

- conventions impactant durablement le domaine

public : (plus de 5 annes) information de la DPL

pralablement la signature,

- conventions financires mettant en jeu des

montants suprieurs 100 000 euros : information

systmatique de la DEF.

Les comptences en matire de suivi des conventions concentres ou dconcentres :

Conventions dconcentres Llaboration, le suivi et la mise en uvre de ces conventions sont assurs par lhpital ou le service gnral linitiative du projet de convention.

Conventions concentres Le suivi est assur par la direction du Sige ayant- pilot son laboration et bnficiant dune dlgation

du Directeur gnral de lAPHP conformment son champ de comptence.

Suivi Diffusion Conservation

La direction de lhpital qui pilote une convention dconcentre ou la direction du Sige qui pilote une convention concentre assure le contrle de sa bonne excution, son suivi financier, sa recon- duction, ses renouvellements par avenant, son archi-vage et sa diffusion au Sige et/ou aux hpitaux concerns.

Le rle de conseil et linformation des directions fonctionnelles

du Sige

Le suivi des conventions et archivage

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Deuxime partie

Modles-types de conventions

En ligne sur : http://daj.ap-hop-paris.fr et http://intranet.ap-hop-paris.fr/sections/def/

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Liste de conventions-types

yVersement dune subvention une association . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31

ySubvention dexploitation verse lAP-HP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35

ySubvention dinvestissement verse lAP-HP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38

yConstitution dun rseau de sant . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41

yMise disposition de lits . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50

yMise disposition de personnel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52

yMise disposition de locaux sur le domaine public de lAP-HP . . . . . . . 55

yExploitation dune caftria sur le domaine public de lAP-HP . . . . . . . . 60

yExploitation de distributeurs automatiques de boissons, etc., sur le domaine public de lAP-HP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69

yExploitation dune boutique librairie-presse sur le domaine public de lAP-HP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74

yPartenariats . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79

yConvention de coopration pour la co-utilisation dquipements lourds de lAP-HP (IRM-Scanner-TEP - Gamma camra) avec une socit de radiologues libraux, une clinique ou un autre tablissement public de sant . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84

yAccs au restaurant du personnel des personnes extrieures . . . . . . 94

yConstitution dun groupement de coopration sanitaire . . . . . . . . . . . . . 98

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