GUIDE D ACCOMPAGNEMENT AU CHOIX ET À L … · clinique doit être facilité par des personnes clés, ciblées et formées pour soutenir et aplanir toute la démarche de changement

GUIDE D’ACCOMPAGNEMENT AU

CHOIX ET À L’INTÉGRATION D’UN

DOSSIER MÉDICAL ÉLECTRONIQUE

VERSION 2

Table de coordination des services médicaux de 1re

ligne

de la Pointe-de-l’Île

Direction des services professionnels

Décembre 2015 Révision du document original d’août 2015

GUIDE D’ACCOMPAGNEMENT AU

CHOIX ET À L’INTÉGRATION D’UN

DOSSIER MÉDICAL ÉLECTRONIQUE

VERSION 2

Table de coordination des services médicaux de 1re ligne secteur de la Pointe-de-l’Île

CIUSSS de l’Est-de-l’Île-de-Montréal

Publication Table de coordination des services médicaux de première ligne de la Pointe-de-l’Île Direction des services professionnels – volet services médicaux dans la communauté CIUSSS de l’Est-de-l’Île-de-Montréal CLSC de Mercier-Est-Anjou 9503 rue Sherbrooke Est Montréal (Québec) H1L 6P2 Téléphone: (514) 356-2574 poste : 73410 ou 73409

Édition

Gouvernance : Dre Diane Poirier, Directrice médicale adjointe des services professionnels, volet services dans la communauté Direction des services professionnels

CIUSSS de l’Est-de-l’Île-de-Montréal Rédaction et révision: Amélie Babin, agente de planification, Table de coordination Maria Filia, conseillère cadre, Table de coordination Direction des services professionnels

CIUSSS de l’Est-de-l’Île-de-Montréal / Secteur de la Pointe-de-l’Île Mise en page : Natalia Danu, agente administrative, Table de coordination

Direction des services professionnels CIUSSS de l’Est-de-l’Île-de-Montréal / Secteur de la Pointe-de-l’Île

Distribution

Table de coordination des services médicaux de première ligne de la Pointe-de-l’Île Direction des services professionnels, volet services médicaux dans la communauté CIUSSS de l’Est-de-l’Île-de-Montréal / Secteur de la Pointe-de-l’Île

ISBN 978-2-923911-06-9

© Table de coordination des services médicaux de première ligne de la Pointe-de-l’Île 2015

Août 2015 Révision décembre 2015

*titres des postes en avril 2015

REMERCIEMENTS

Nous remercions l’ensemble des personnes ayant participé à cette démarche ainsi que toutes

celles qui ont contribué à enrichir le contenu de ce document. En particulier, nous remercions le

Dr Edward Sanchini, médecin de famille au CLSC de Pointe-aux-Trembles–Montréal-Est, le Dr

Éric Paradis, médecin de famille au CISSS du Bas St-Laurent et Mme Lucie Comtois du

Technocentre, pour les renseignements au sujet du PQADMÉ. Un remerciement particulier est

aussi réservé aux sept fournisseurs de dossiers médicaux électroniques (DMÉ) qui se sont

prêtés à cet exercice comparatif. Ce travail a été organisé et piloté par la Table de coordination

des services médicaux de première ligne de la Pointe-de-l’Île (PDI) et par la Direction des

services professionnels et des affaires médicales (DSPAM) de l’ancien CSSS de la PDI,

maintenant intégré au CIUSSS de l’Est-de-l’Île-de-Montréal. Un chaleureux remerciement est

réservé à Mme Natalia Danu, agente administrative de la Table de coordination.

FOURNISSEURS DE DMÉ PARTICIPANTS

Logipro – Toubib

Mme Manon Roy, gestionnaire de comptes

M. Luc Aubin, président

Medfar Solutions Cliniques – MYLE

M. Élias Farah, président

Mme Alexandra Taillefer, directrice régionale des ventes

Omnimed.com – Clinique médicale virtuelle Omnimed

Mme Stéphanie Baudouin, chargée de comptes

M. Mathieu Poirier, Directeur des ventes

Purkinje – Purkinje

M.Pierre-Olivier Carignan, gestionnaire de comptes, division clinique

M. Alain Larochelle, vice-président, division clinique et hospitalière

Dr Rénald St-Arneault, médecin utilisateur Purkinje, GMF des Îles Percées

Soft informatique Inc. – Suite MobileMed

M. Jonathan Chatel, directeur de comptes

M. Benoit Morin, vp informatique

M. Éric Gilbert, chef de produits

Telus Solutions en Santé Inc. – KinLogix et Medesync

M. André Boutin, directeur des comptes clients – Solutions cliniques

Dr René Caissie, directeur médical, directeur santé et fondateur de Medesync

Dr Michel Hébert, directeur médical de TELUS Santé et fondateur de KinLogix

REPRÉSENTANTS DES CLINIQUES MÉDICALES ET DU CSSS DE LA POINTE-DE-L’ÎLE* PARTICIPANTS

AUX DEUX JOURNÉES D’ÉVALUATION DES DMÉ (TENUES LES 21 ET 28 AVRIL 2015)

Dr Élias George Ackaoui, médecin responsable, Clinique médicale Hochelaga

Mme Amélie Babin, agente de planification, Table de coordination, PDI

Mme Véronique Bénard, technicienne en administration, direction générale, PDI

M. Sébastien Blin, adjoint à la directrice DSPAM*, PDI

Mme Nathalie Charland, administratrice, Clinique Rivière des Prairies (RDP)

Dr Bastien Délage, médecin de famille, UMF Maisonneuve-Rosemont

Mme Anick Dubois, administratrice, Clinique Maisonneuve-Rosemont

Mme Maria Filia, conseillère cadre, Table de coordination PDI – organisatrice de l’initiative

Dr Edgar Ibrahim, médecin responsable, Cliniques 8260 et RDP

Mme Suzie Larrivée, conseillère cadre chargée de projet DCI-DSQ*, PDI

M. Patrice Phaneuf, administrateur, Clinique médicale 8260

Dre Diane Poirier, directrice des Services professionnels et des Affaires médicales*, PDI

TABLE DES MATIERES

Remerciements 7

Léxique 11

Sommaire exécutif 13

1. Introduction 15

2. Un DMÉ qu’est-ce que c’est ? 16

2.1 Ses principales fonctionnalités 16

2.2 Les avantages cliniques du DMÉ 17

2.3 Les avantages administratifs et de gestion du DMÉ 18

2.4 La valeur ajoutée du DMÉ: l’aspect stratégique 18

3. Comment choisir un DMÉ – Une question de leadership 18

3.1 Le rôle du responsable (de la clinique) 18

3.2 L’évaluation des besoins 19

3.3 La gestion du changement 20

3.4 Les aspects techniques du DMÉ 21

3.5 Programme québécois d'adoption des dossiers médicaux électroniques (PQADMÉ) 24

3.6 Les coûts 25

3.7 Le service de support du fournisseur 28

4. Recommandations 28

4.1. Bien évaluer ses besoins 28

4.2. Prévoir l’implantation et gérer le changement 29

4.3. Trouver les utilisateurs-clés de la clinique 29

4.4. Miser sur la qualité de la relation avec les fournisseurs 30

5. Conclusion 30

6. Annexes

Annexe 1 - Tableau comparatif des DMÉ (par ordre alphabétique) 35

Annexe 2 – Présentation des solutions DMÉ par les fournisseurs 43

Annexe 3 – Liste des DMÉ homologués (juin 2015) 65

Annexe 4 – Liste des CSA enregistrés 67

Annexe 5 – Aide-mémoire 69

Annexe 6 – Feuille sommaire d’évaluation 71

7. Références 73

Table de coordination 11 Guide d’accompagnement DMÉ

LEXIQUE1

Dossier médical électronique (DMÉ) Dossier médical qui regroupe des applications informatisées fournissant un ensemble de données longitudinales sur les patients. Il doit comprendre des outils d’aide aux ordonnances et à la prise de rendez-vous, de facturation et autres tâches de gestion. Il peut être homologué par le Ministère de la Santé et des Services sociaux (MSSS). [À certaine condition] l’utilisateur du DMÉ peut [être admissible à] une subvention du MSSS [via le Programme québécois d’adoption des dossiers médicaux électroniques.]

Dossier clinique informatisé (DCI) Les dossiers cliniques informatisés (DCI) font référence à un système électronique de gestion de l’information clinique et administrative qu’on retrouve en centre hospitalier. Les DCI sont normalement opérés par l’établissement et ses points de services.

Dossier santé Québec (DSQ) Le DSQ est un actif informationnel qui permet, à l’égard de toute personne recevant des services de santé ou des services sociaux, la communication en temps opportun, à des intervenants et organismes autorisés, des renseignements de santé contenus dans les banques de renseignements de santé des domaines cliniques.

Inforoute Santé du Canada (ISC) Inforoute est une société indépendante, à but non lucratif, créée en 2001 par les Premiers ministres du Canada pour favoriser et accélérer le développement et l'adoption de systèmes de dossiers de santé électroniques (DSE) fondés sur des normes et des technologies de communication compatibles.

Centre de services autorisés (CSA) Un centre de services autorisés (CSA) a pour mission d’assurer les services de déploiement des équipements informatiques et d’offrir le soutien de première ligne aux utilisateurs des GMF relativement aux applications. Ce rôle peut être assumé par une firme privée ou par un centre de santé et de services sociaux (CSSS). Les CSA doivent se faire reconnaître par les Technologies de l'information du MSSS selon une grille de critères. Non obligatoires dans le contexte du PQADME, leur valeur déjà bien reconnue auprès des GMF devrait en faciliter la promotion auprès des cabinets privés non GMF.

Programme québécois d’adoption des dossiers médicaux électroniques (PQADMÉ) Programme incitatif à l’acquisition et à l’utilisation de dossiers médicaux électroniques par les médecins de première ligne. Ce programme, basé sur un cycle de quatre ans, est fondé sur le volontariat des médecins et leur engagement à utiliser le dossier médical électronique [et le DSQ.]

Redondance informatique Duplication d'un élément essentiel au fonctionnement normal du système informatique, en vue de pallier la défaillance éventuelle de cet élément et d'assurer ainsi la continuité d'une fonction informatique vitale.

Note : La redondance en sécurité informatique peut s'appliquer aussi bien à un centre informatique qu'à des éléments d'information, à des matériels, à des installations de sécurité, à

des procédures et aux éléments vitaux d'une machine.2

1 Annexe circulaire MSSS Novembre 2012

http://msssa4.msss.gouv.qc.ca/fr/document/d26ngest.nsf/6bf0324580595c9c8525656b0015cbc3/0f0443172fc0a26985257abe0059ac99/$FILE/Annexe.pdf 2 http://www.oqlf.gouv.qc.ca/ressources/bibliotheque/dictionnaires/terminologie_sec_informatique/redondance.html


SOMMAIRE EXECUTIF

Le dossier médical électronique (DMÉ) est un outil incontournable dans le développement de la

pratique médicale de première ligne. Il permet d’augmenter la productivité et la rentabilité d’une

clinique, notamment par une meilleure prise de rendez-vous et une meilleure gestion du dossier

du patient, mais indéniablement, il est l’outil nécessaire à l’amélioration de la prise en charge

interdisciplinaire du patient, ce vers quoi la pratique médicale en première ligne doit tendre. Le

DMÉ offre donc des avantages cliniques et de gestion. Il devient aussi de plus en plus un outil

stratégique pour une clinique, alors que les futurs médecins sont formés à son utilisation et que

dans quelques années, son intégration deviendra une norme de qualité de la pratique médicale.

Le Québec accuse un certain retard dans l’adoption du DMÉ comparativement aux autres

provinces canadiennes et à d’autres pays du monde. Pour cela le MSSS fait des efforts

importants de promotion pour stimuler son implantation et offre des incitatifs monétaires aux

médecins et aux cliniques qui en font l’acquisition. Le choix d’un DMÉ homologué est ainsi un

facteur important à considérer pour pouvoir bénéficier des subventions offertes. Il faudra

cependant s’engager à utiliser six des douze fonctionnalités dans les neuf mois suivant

l’adhésion au PQADMÉ, confirmant donc l’utilisation du DMÉ par les médecins de la clinique.*

En avril dernier, répondant à une demande de plusieurs GMF, la Table de coordination des

services médicaux de première ligne du territoire de la Pointe-de-l’Île (Table) a organisé des

séances d’information comparatives sur sept solutions homologués dans l’optique de soutenir

les cliniques dans la démarche de sélection d’un DMÉ. Les solutions DMÉ retenues pour les

deux journées ont été sélectionnées selon les choix des médecins et des administrateurs des

GMF associés à la Table. L’invitation a aussi été lancée aux GMF du nouveau CIUSSS de l’Est-

de-l’Île-de-Montréal. Des représentants des GMF et de l’ancien CSSS PDI ont ainsi pu

rencontrer les divers fournisseurs afin d’évaluer les DMÉ au moyen d’une trousse développée

par la Table.

La comparaison entre les DMÉ a mis en évidence le fait que le choix d’un DMÉ est une décision

personnelle que seuls les médecins et les administrateurs d’une clinique peuvent prendre. Ils

doivent en premier lieu en ressentir le besoin et être convaincus de la valeur ajoutée que

l’intégration de cet outil de travail peut créer. L’intégration du DMÉ dans les processus de la

clinique doit être facilité par des personnes clés, ciblées et formées pour soutenir et aplanir

toute la démarche de changement qui peut être difficile et nécessiter un plan d’action rigoureux.

L’étape cruciale de l’implantation d’un DMÉ se traduit par une phase d’adaptation qui peut être

d’une durée plus ou moins longue et qui peut amener un inconfort temporaire dans les activités

de la clinique et même lors des consultations avec les patients.

Les deux jours d’étude ont démontré qu’en général tous les DMÉ offrent des fonctions

semblables bien que certaines de leurs caractéristiques ou autres fonctions puissent être mieux

adaptées à un GMF plutôt qu’à un autre. Au-delà de ça, selon l’expérience de la Table de

coordination, les trois éléments les plus importants dont il faut tenir compte dans le choix d’un

DMÉ, autres que son aspect visuel, les coûts et le fait qu’il soit homologué sont :

sa facilité d’utilisation et sa convivialité afin qu’il soit rapidement adopté pour

immédiatement remplacer le dossier papier,


la formation et l’accompagnement soutenu et personnalisé que le fournisseur de DMÉ est

prêt à disposer aux médecins et au personnel de la clinique pour la gestion du

changement afin que le DMÉ soit utilisé à son plein potentiel,

et surtout

la relation d’affaires qui sera établie entre la clinique et le fournisseur du DMÉ. Ce dernier

point est une considération cruciale même si elle ne peut être mesurée que de façon très

subjective. Elle sera d’une valeur importante dans le soutien offert après la vente et pour

l’évolution et le rehaussement du produit dans le temps.

Le choix d’un DMÉ est certainement d’une importance stratégique pour une clinique médicale et

exige que les responsables identifient bien leurs besoins et ceux de leurs futurs utilisateurs.

Une révision des processus de travail de la clinique est essentielle avant de faire le choix du

DMÉ. Cette étape est donc fortement recommandée.

Malgré l’exercice comparatif des avantages et des inconvénients des sept DMÉ présentés, il

n’est pas possible pour la Table de coordination de se positionner sur un choix ultime. La

démarche entreprise a mis en évidence que cela demeure le choix personnel de chaque

clinique et que la décision doit reposer sur des vérifications et validations plus exhaustives

qu’uniquement sur des présentations d’une durée de 90 minutes/DMÉ.

Ce document se veut un guide d’accompagnement pour effectuer un choix allant au-delà de la

comparaison des sept DMÉ présentés et le souhait de la Table de coordination est qu’il puisse

être utile à toute la démarche de sélection et d’intégration d’un DMÉ pour une clinique médicale.

Dans sa version 2.0, le contenu du guide a été complétement révisé et amélioré afin de refléter

l’intention d’un travail objectif et sans biais que la Table de coordination a voulu aborder.

* Le nouveau programme de financement et de soutien professionnel des GMF, entré en vigueur en

novembre 2015, définit de nouvelles exigences au sujet de l’utilisation d’un DMÉ par les médecins d’un

GMF (75 % des médecins du GMF doivent l’utiliser) et intègre les montants pour l’Informatisation du GMF

dans le financement pour le fonctionnement.


1. INTRODUCTION

Le choix d’un DMÉ pour une clinique médicale est une démarche complexe et importante qui

comporte des enjeux de nature clinique, administrative et stratégique. Son intégration comme

outil de travail dans la pratique médicale de première ligne deviendra bientôt incontournable et

essentielle.

Depuis plusieurs années déjà, le Ministère de la Santé et des Services sociaux (MSSS)

multiplie les efforts d’informatisation du réseau de la santé et offre des incitatifs financiers aux

groupes de médecine familiale (GMF) pour se doter d’un dossier médical électronique (DMÉ).

Dans cette optique, les GMF du territoire de la Pointe-de-l’Île ont débuté une réflexion à ce sujet

et ont fait la demande à la Table de coordination des services médicaux de première ligne du

CSSS de la Pointe-de-l’Île (la Table) de mettre sur pied des journées d’information sur différents

DMÉ (également appelés solutions informatiques dans le présent document). L’objectif de ces

journées était celui de soutenir la démarche de sélection d’un DMÉ pour les GMF qui ne

l’avaient pas encore acquis et de les aider à faire un choix éclairé. La Table s’est renseignée

sur les divers DMÉ utilisés au Québec et a convenu de porter son attention sur sept principaux

DMÉ homologués (voir annexe 3). Chacun des fournisseurs offrant un DMÉ retenu pour

analyse supplémentaire a été convoqué à venir présenter son DMÉ devant un groupe de

médecins responsables et d’administrateurs de cliniques médicales ainsi que des représentants

et gestionnaires du CSSS de la Pointe-de-l’Île.

La démarche

Deux journées de présentation des DMÉ ont eu lieu les 21 et 28 avril 2015 dans les locaux du

CLSC de Mercier-Est-Anjou sous l’initiative de la Table de coordination. Des représentants des

compagnies Logipro (Toubib), Medfar Solutions Cliniques (MYLE), Omnimed.com (Clinique

médicale virtuelle), Purkinje Inc. (Purkinje Dossier), Soft Informatique Inc. (Suite Mobile Med)

ainsi que Telus Solution en santé Inc. (Kinlogix et Medesync) sont venus présenter leurs

produits. Dans certains cas, des médecins accompagnaient les représentants et gestionnaires

des compagnies.

Chacun des participants a reçu une pochette contenant les formulaires développés par la

Fédération des médecins omnipraticiens du Québec (FMOQ) et une feuille servant à résumer

les avantages et inconvénients du DMÉ afin d’évaluer chaque solution présentée selon des

critères prédéfinis. Ces documents ont ensuite été récupérés par les responsables de la Table

dans le but de recenser les principales observations des participants et de les consigner dans

un rapport synthèse. Le tableau comparatif à l’annexe 1 a pu être réalisé grâce à la participation

active des fournisseurs qui nous ont fourni, de bonne foi, les informations pertinentes au sujet

de leurs produits. Nous tenons à rappeler que les dossiers médicaux électroniques sont

en perpétuelle évolution et que ce tableau représente les caractéristiques des DMÉ en

date du mois d’octobre 2015 (dernière révision). En aucun cas, la consultation de ce

tableau ne devrait remplacer la visite d’un représentant de solution électronique.

Ce document présente les principaux avantages cliniques, administratifs et stratégiques reliés à

l’implantation et à l’utilisation d’un DMÉ ainsi que les divers aspects techniques et les coûts à

prendre en considération avant de faire un choix. Le guide d’accompagnement se conclut en

rappelant l’importance de la gestion du changement dans la démarche d’acquisition d’un


dossier médical électronique puisqu’elle est tributaire de la réussite de l’implantation d’une

nouvelle technologie dans la clinique.

2. UN DMÉ QU’EST-CE QUE C’EST ?

Un DMÉ est bien plus qu’une version électronique du traditionnel dossier patient. Le site

Inforoute Santé du Canada le définit comme étant « un dossier médical informatisé se

rattachant à un clinicien, un cabinet ou une organisation. C'est le dossier dans lequel les

cliniciens consignent les données sur leurs propres patients telles que les renseignements

sociodémographiques, les antécédents médicaux, le profil pharmaceutique et les diagnostics

(résultats de laboratoire et d'imagerie diagnostique). Il est souvent intégré à d'autres logiciels

servant à gérer d'autres fonctions telles que la facturation et la gestion des rendez-vous. » 3

2.1 Ses principales fonctionnalités

Les DMÉ présentent un nombre impressionnant de fonctionnalités, mais malheureusement,

aucun d’entre eux ne les possède toutes. Même si l’exercice semble laborieux, il est

d’importance capitale de bien définir les priorités et les besoins des médecins et des autres

professionnels et employés d’une clinique afin de s’assurer que le DMÉ choisi réponde à leurs

besoins en présentant les caractéristiques importantes pour eux. Voici un aperçu des questions

et considérations dont on doit tenir compte dans le choix d’un DMÉ.

Un dossier médical électronique se démarque de prime abord par sa présentation

visuelle. Les caractéristiques recherchées par la majorité des futurs utilisateurs sont la

convivialité de l’interface et la facilité de navigation et de repérage de l’information. Lors

du processus d’évaluation d’un DMÉ, il faut donc considérer les questions suivantes :

est-ce qu’il semble visuellement simple d’utilisation ?

est-ce qu’il contient différents onglets clairs et bien définis ?

est-ce qu’un code de couleurs permet de remarquer rapidement le suivi des actions

journalières ?

est-ce que la navigation entre les différents onglets du dossier-patient est facile ?

est-ce que la navigation d’un dossier-patient à un autre est facile et rapide ?

Selon leurs besoins, les professionnels et employés d’une clinique pourraient apprécier

les fonctionnalités suivantes :

la création de listes de patients ciblant des conditions cliniques (ex. : patients

diabétiques de plus de 60 ans) ou la prise de médicaments spécifiques ;

la personnalisation de gabarits et de formulaires pouvant être utilisés lors de la

rédaction des notes cliniques ;

l’intégration de formulaires du gouvernement ou autres (RAMQ, CSST, etc.) ;

l’insertion et l’édition de photos directement dans la note clinique ;

le partage de tâches entre professionnels, leur gestion par un code de couleurs simple

et la possibilité d’effectuer des rappels ;

la compatibilité du DMÉ avec le DSQ (obligatoire pour les DMÉ homologués) ;

la gestion rapide des renouvellements de prescriptions ;

la surveillance des résultats de laboratoire par un collègue lors d’absence ;

3 https://www.infoway-inforoute.ca/fr/accueil/85-nos-partenaires/fournisseurs/services-de-certification/269-dossiers-medicaux-electroniques-dme


un code visuel et des alertes numériques facilitant le suivi de la réception des résultats

de laboratoire ;

l’interrogation simple de la base de données via un moteur de recherche performant ;

l’intégration de formulaires dynamiques ou de formulaires disponibles dans la

« Zone médecins » (espace internet virtuel du CIUSSS/CISSS réservé aux médecins)

à leur DMÉ (tel qu’actuellement Soft Info, Medfar, Omnimed et Toubib).

Le personnel administratif est davantage concerné par la possibilité de :

la prise de rendez-vous rapide (recherche de disponibilités selon critères définis) ;

la confirmation de rendez-vous par fax / courriel / SMS ;

la gestion facile du statut des rendez-vous (patient arrivé / patient avec le médecin) ;

la numérisation et les stratégies afférentes.

Plusieurs autres caractéristiques augmentent les avantages reliés à l’utilisation d’un DMÉ

et ont le potentiel de faciliter le travail des administrateurs. Notamment, est-ce que le DMÉ

envisagé permet :

l’inscription de la clientèle vulnérable directement à la RAMQ ?

de faxer des documents directement à partir du DMÉ ?

la facturation des actes directement à la RAMQ ?

la fusion rapide des doublons ?

l’accès à l’historique complet de modifications dans le dossier-patient ?

la création de différents graphiques ou statistiques à partir des données du patient ?

l’utilisation du logiciel à partir d’une grande variété de plates-formes (PC / Mac /

Android, etc.) ?

le suivi de l’assiduité des patients, qui est une nouvelle préoccupation des cliniques et

des médecins ?

2.2 Les avantages cliniques du DMÉ

La majorité des dossiers médicaux électroniques présentement homologués par le MSSS

présentent des caractéristiques similaires (voir le tableau comparatif à l’annexe 1). Toutefois, la

différence dans l’appréciation d’utilisation réside dans certaines fonctionnalités exclusives,

l’aspect visuel et la convivialité d’utilisation de la solution qui permettent une amélioration de la

qualité et de la productivité de la pratique clinique.

Les principaux avantages cliniques recensés dans la littérature et selon les participants lors des

deux journées de présentation en avril 2015 sont à l’effet qu’un DMÉ :

améliore la productivité des professionnels et de la clinique (à moyen et à long terme) ;

regroupe et facilite la lecture des antécédents du patient ;

permet la lecture et le suivi efficace des résultats des examens de laboratoire (pour

l’instant, cela est vrai pour Omnimed seulement – DSQ)

aide à la décision clinique (ex : signalement des résultats anormaux – Vigilance Santé) ;

offre la possibilité d’accéder au dossier-patient à distance (certains DMÉ) ;

réduit le temps d’écriture des notes cliniques (notamment grâce à la possibilité de créer

des gabarits personnalisables) ;

améliore la qualité des notes cliniques ;

accélère la saisie des ordonnances grâce au prescripteur électronique ;


améliore le flux de travail (le « workflow ») ;

est un outil de recherche clinique performant ;

assure que l’information est mise à jour régulièrement ;

favorise l’interdisciplinarité et la collaboration en facilitant le partage d’information entre les

professionnels qui pratiquent dans la clinique.

2.3 Les avantages administratifs et de gestion du DMÉ

Les principaux avantages administratifs et de gestion recensés sont à l’effet qu’un DMÉ :

facilite et accélère la gestion des horaires ;

facilite et améliore la fluidité de la gestion des rendez-vous ;

permet la mise à jour rapide et précise de l’index patients ;

crée la liste de rappel des rendez-vous ;

optimise la communication entre les divers professionnels ;

diminue le temps dédié aux tâches administratives pouvant être consacré aux services

directs aux patients ;

facilite la recherche de statistiques et assure la précision des données recueillies, tout en

permettant de les illustrer automatiquement sous forme graphique.

2.4 La valeur ajoutée du DMÉ: l’aspect stratégique

En plus des avantages cliniques et administratifs, la valeur ajoutée d’un DMÉ se situe au niveau

stratégique de la gestion de la pratique médicale. En effet, les médecins qui sont actuellement

en formation ou en résidence apprennent leur profession en utilisant ces nouvelles

technologies. En période de recrutement des médecins, un GMF ayant un DMÉ peut donc

s’avérer être plus attrayant. Le facteur d’attraction de nouveaux médecins est conséquemment

un point très important à considérer puisqu’il constitue une étape déterminante dans le

renouvellement de l’offre de service d’une clinique. Puisque la conservation physique de

documents ne sera plus requise, l’espace normalement réservé pour l’archivage des dossiers-

papier pourrait être rentabilisé autrement et reconverti en espace de travail, permettant ainsi

d’offrir de l’espace supplémentaire pour l’accueil de professionnels.

Tel que vu à travers les différentes fonctionnalités cliniques, administratives et de gestion, un

DMÉ est aussi un facteur d’optimisation de la performance organisationnelle.

La pratique médicale tend de plus en plus à intégrer la notion du patient-partenaire dans ses

normes de qualité de pratique. Le DMÉ favorise cette approche populationnelle en permettant

un accès optimisé aux données du patient et en facilitant le partage de celles-ci. Le moteur de

recherche intégré à la grande majorité des dossiers médicaux électroniques présentement

homologués par le MSSS permet de faire des recherches exhaustives selon plusieurs critères.

Cela permet de définir les particularités de la clientèle d’une clinique et ainsi lui permettre

d’adapter son offre de service afin de répondre aux besoins spécifiques de ses patients.

3. COMMENT CHOISIR UN DMÉ – UNE QUESTION DE LEADERSHIP

3.1 Le rôle du responsable de la clinique

La démarche d’acquisition et d’implantation d’un DMÉ est un moment culminant dans

l’organisation de la pratique médicale d’une clinique et cette étape se doit d’être entreprise et


comprise par tous les membres de l’organisation. C’est pourquoi il est primordial pour la

réussite du projet de déterminer un porteur de dossier ainsi que des super-utilisateurs qui ont

une facilité d’apprentissage et de compréhension des nouvelles technologies. Ces super-

utilisateurs deviendront les personnes-ressource de la clinique qui pourront répondre aux

questions et offrir le support nécessaire aux professionnels qui débutent dans l’utilisation d’un

DMÉ.

Le rôle du médecin responsable ou de l’administrateur de la clinique réside dans la

vulgarisation du projet aux autres membres de l’équipe dans l’optique de partager et de

favoriser la compréhension des objectifs et de la valeur ajoutée attendue de l’implantation d’un

DMÉ.

Il est nécessaire de s’engager dans une démarche continue de gestion du changement pour

tenter de pallier les obstacles qui surgiront au cours de la démarche. Il faut faire preuve de

souplesse puisqu’il est évident que certaines personnes seront plus réfractaires à changer leurs

habitudes. La notion de gestion du changement sera abordée plus loin dans ce document.

3.2 L’évaluation des besoins

Pour être en mesure de choisir un DMÉ, il faut tout d’abord prendre le temps de bien évaluer les

besoins des professionnels et des employés qui œuvrent dans la clinique. Quelles sont les

fonctionnalités qui sont les plus importantes pour eux ? Selon le statut de la clinique, certains

critères seront importants. Pensons notamment aux UMF qui devront assurer un certain niveau

de supervision des résidents en médecine, notamment par la possibilité d’intégrer une contre-

signature d’un médecin-patron.

L’évaluation des besoins englobe aussi le niveau de préparation d’une clinique à l’implantation

d’un DMÉ. À cet effet, la Fédération des médecins omnipraticiens du Québec4 met à

disposition, via son site web, un outil permettant de se prêter à cet exercice. Cette étape devrait

être complétée par l’analyse des processus actuels de travail dans la clinique.

« La mise en œuvre d’un DMÉ entraîne inévitablement des impacts sur le fonctionnement de la

clinique et des modifications dans les façons de faire des intervenants. Certains processus de

travail seront à peine modifiés alors que d’autres, désormais inutiles, pourront être carrément

éliminés. C’est d’ailleurs l’objectif visé par l’implantation du DMÉ dans la clinique : optimiser les

façons de faire afin d’être plus efficaces, efficients et productifs. Dans tous les cas, l’exercice

facilitera une bonne compréhension des changements à venir et permettra de développer des

attentes réalistes face à l’apport du DMÉ5. »

De ce fait, la FMOQ offre également un guide de révision des processus que la clinique peut

personnaliser selon sa réalité.

4 http://dme.fmoq.org/planification/niveau-de-preparation/

5 Fédération des médecins omnipraticiens du Québec – FMOQ (2015). Guide de de révision de processus, consulté en ligne en mai 2015 au :

http://dme.fmoq.org/revision/revision-des-processus/


3.3 La gestion du changement

L’acquisition et l’implantation d’un DMÉ représentent déjà un grand pas, mais comme le

rapporte Shekelle6, cela ne suffit pas à améliorer les soins de santé. Pour y arriver, il est

nécessaire que les fonctions clés du DMÉ soient réellement utilisées à leur plein potentiel.

Selon une étude de Guy Paré (HÉC Montréal), « les fervents adeptes du dossier électronique

se servent de 69 % des fonctionnalités cliniques qu’ils connaissent alors que les cliniciens plus

réticents en emploient seulement 44 %. »7

Pour être en mesure de réussir le changement, Kotter8 propose huit étapes clés.

1- Créer un sentiment d’urgence en démontrant la nécessité du changement.

Pour ce faire, il est nécessaire de démontrer quels seront les avantages et la valeur

ajoutée du DMÉ sur la pratique médicale et sur la gestion d’une clinique. Les

présentations des différents fournisseurs devraient fournir des exemples concrets de

retombées positives potentielles.

2- Constituer une équipe dédiée, enthousiaste et engagée qui contribuera à effectuer le

changement.

3- Créer une vision claire, simple et mobilisatrice.

4- Communiquer cette vision et la stratégie qui en découle à tous les partenaires de la

clinique.

Comme mentionné précédemment, le projet d’acquisition d’un DMÉ doit être supporté

par une équipe forte et par un ou plusieurs super-utilisateurs qui porteront le dossier et

qui en feront la promotion au sein de la clinique. Ce sont ces personnes-ressources qui

donneront l’opportunité à une clinique d’être indépendante du fournisseur pour ce qui est

de la formation des utilisateurs et de la gestion des problématiques rencontrées lors de

l’utilisation du DMÉ.

5- Mettre en œuvre des mécanismes visant à éliminer les obstacles et à promouvoir

l’action.

Cette étape est particulièrement importante puisqu’elle consiste à fournir les outils

nécessaires pour mettre en œuvre le changement. La littérature est claire : il y aura, au

cours des premiers mois d’implantation, une perte de productivité chez les utilisateurs

du DMÉ. Toutefois, il ne faut pas laisser les professionnels se décourager puisqu’à

moyen terme cette productivité est vite retrouvée et même surpassée. Il faudra

probablement ajuster le nombre de patients qui seront vus par jour en début

d’implantation pour permettre la familiarisation avec l’outil électronique. Le rôle des

super-utilisateurs devient, à cette étape, très important, puisque le professionnel qui est

en consultation et qui éprouve une difficulté pourra rapidement obtenir une réponse et

6 Shekelle. (2006). Costs and Benefits of Health Information Technology: Agency for Healthcare Research and Quality. U.S. Department of Health and Human Services. 7 GARNIER Emmanuèle (2014). Enquête sur l’adoption, l’utilisation et les effets du DMÉ – Les avantages croissent avec l’usage. Le Médecin du Québec, volume 49, numéro

1, p.6 -10 8 Kotter John-P (1995) , Leading Change - Why Transformation Efforts Fail, Harvard Business review


reprendre sa consultation dans le plus bref délai. Ce ne sont que deux exemples de

freins à l’utilisation du DMÉ, mais il est important de demeurer attentifs à toutes les

autres manifestations de difficultés limitant l’action des professionnels.

6- Produire une suite de réussites visibles.

Pour être en mesure de concrétiser cette étape, il importe de préalablement définir une

suite d’objectifs à court et à moyen terme. Ces réussites seront supportées notamment

par le fournisseur qui devra adapter sa formation aux différents niveaux d’utilisateurs

d’une clinique. De cette façon, malgré des degrés différents d’aisance informatique,

chacun des utilisateurs sera en mesure de faire des progrès dans l’utilisation du DMÉ.

7- Consolider les acquis et persévérer pour produire encore plus de changement.

Le porteur du dossier a le mandat d’encourager les membres à persévérer dans le

processus de transition du dossier-papier au DMÉ. L’atteinte et le suivi des objectifs

doivent être partagés avec les autres membres de la clinique, que ce soit par le biais

d’un communiqué interne, d’une rencontre mensuelle de suivi, etc. Les super-utilisateurs

peuvent aussi prévoir des périodes de révision des fonctionnalités et de découverte de

certains modules du DMÉ selon un calendrier établi avec les utilisateurs et en prenant

en considération leurs besoins et l’évolution de leur utilisation du DMÉ.

8- Intégrer les changements dans la culture organisationnelle.

La majorité des utilisateurs actuels d’un DMÉ sont du même avis : il est impensable de

revenir aux anciennes méthodes. Ceci s’appliquera à toute la clinique et une fluidité

dans le processus de travail sera perceptible.

Une autre considération s’avère plutôt nouvelle et les professionnels devront s’y adapter : la

présence d’un écran entre le professionnel et son patient. L’écran crée une certaine

barrière à la communication entre le professionnel et le patient (augmentation des temps de

silence lors de l’écriture au dossier, perte de contact visuel avec le patient, obstacle physique

entre le professionnel et le patient). Le médecin (ou autre professionnel) se devra d’être

sensible aux changements de nature relationnelle avec ses patients, dus à la présence de

l’ordinateur. Certains chercheurs9 se penchent actuellement sur le phénomène et tentent de

déterminer de quelle façon les professionnels peuvent se servir de cet outil comme aide à la

participation du patient lors de la consultation médicale. Ils tentent de déterminer quelles sont

les habiletés communicationnelles à perfectionner chez les professionnels pour assouplir les

effets de cette barrière à la communication.

3.4 Les aspects techniques du DMÉ

Cette section traite des aspects plus techniques à considérer lors de l’acquisition d’un dossier médical électronique.

Les fournitures électroniques

Pour être en mesure de remplir correctement sa mission, le DMÉ doit être supporté par un parc

informatique et technologique répondant aux standards de fonctionnement. Certains

9 UQAM (20 mai 2015) Journée d’étude : Les dossiers médicaux électroniques au Québec. Conférences.


fournisseurs de DMÉ sont également des Centres de service autorisé (CSA) et ont pour mission

d’assurer les services de déploiement des équipements informatiques et d’offrir le soutien de

première ligne aux utilisateurs des GMF. Cette fonction peut être assurée par un fournisseur

privé ou encore par un CISSS ou CIUSSS. L’annexe 4 présente la dernière mise à jour des

CSA autorisés par le MSSS.

La numérisation des dossiers

Cette étape se révèle incontournable lors de l’implantation d’un DMÉ. Bien que l’exercice soit

obligatoire, la façon de faire peut s’avérer différente d’un fournisseur à l’autre.

Il faudra donc porter une attention particulière aux aspects suivants :

est-ce qu’un module permettant la numérisation est intégré au DMÉ ?

est-ce que le matériel électronique est fourni par le fournisseur ou doit être acheté par la

clinique ?

est-ce que la numérisation des dossiers-papier est effectuée par le fournisseur ou par une

personne responsable à la clinique ?

si la numérisation est effectuée par le fournisseur, est-ce que le prix est intégré au coût

d’implantation ?

si non, est-ce ce que le fournisseur fait affaire avec un partenaire qui offre un prix

compétitif pour effectuer la numérisation ?

dans le cas où la numérisation serait effectuée par les employés de la clinique, est-ce que

le fournisseur offre de l’accompagnement et du support ?

est-ce que les employés reçoivent une formation pour s’assurer d’effectuer efficacement

cette étape ?

À la demande de certains de nos partenaires, nous sommes présentement en élaboration

d’un document d’accompagnement complémentaire au sujet des stratégies pour

effectuer la numérisation des dossiers-papier de façon efficace.

L’hébergement des données

Plusieurs options sont offertes pour héberger les données.

Tout d’abord, certains fournisseurs de DMÉ offrent la possibilité d’héberger les données

contenues dans le DMÉ. Chez certaines compagnies, l’hébergement des données ne nécessite

aucun frais supplémentaire puisque ce service est compris dans le coût d’implantation de la

solution. Chez d’autres, un forfait mensuel sera proposé. Il importe de s’informer du type

d’hébergement offert : à l’interne, à l’externe ou sur « le nuage ». Il est nécessaire de s’informer

des normes entourant la sécurité et l’accès aux données et de ne pas hésiter à se faire

accompagner par des professionnels experts en la matière si le besoin se faisait ressentir.

Selon le niveau d’aisance, il est possible de choisir de gérer l’hébergement des données, que

ce soit sur un serveur à l’intérieur ou à l’extérieur de la clinique. Cette option comporte de

grands enjeux. Il faut alors assumer la responsabilité d’assurer la sécurité et la confidentialité du

réseau qui héberge les données, de voir à son entretien et de maintenir un système de relève et

de sauvegarde en cas de panne ou de défaillance du système. Il est également possible de

mandater une entreprise pour effectuer ces tâches. Toutefois, il est nécessaire de posséder un

niveau de connaissance minimal du domaine technologique afin d’évaluer les besoins et de


rédiger un contrat de service adéquat avec un hébergeur de données. Bien évidemment, des

coûts seront rattachés à cette option et il est fortement suggéré de faire une comparaison

exhaustive des offres de service des différents hébergeurs. Certains CSA offrent aussi

l’hébergement des données.

Les principales questions à poser au sujet d’un hébergeur de données sont :

est-ce que le fournisseur de DMÉ offre un service d'hébergement des données à

l'externe ?

combien de centres d'hébergement des données y a-t-il et à quels endroits sont-ils situés ?

Il est important de noter que juridiquement, des données qui sont hébergées sur des serveurs

hors Canada ne sont pas nécessairement assujetties aux mêmes normes et standards de

sécurité ou d’accessibilité. D’autres questions à poser :

quel est le niveau de sécurité des lieux ? Les accès ? Présence de serrure ? De caméra ?

etc.

quel est le niveau de sécurité des données (audit de sécurité, normes ISO) ?

quel est l’espace d'hébergement prévu au contrat et quel est le coût pour l’ajout d'espace

supplémentaire ?

quelles sont les modalités de relève ?

est-ce qu’une génératrice permet le maintien des activités en cas de panne ?

comment se fait l’épuration des données (ex. : dossiers inactifs, décès)

Le format des données

Pour que les données-patient puissent être utilisées par le DMÉ, entre autres pour l’analyse ou

la transformation en graphique, il faut des données dites « granulaires » et non simplement une

« image / (PDF) » de la donnée qui n’est pas manipulable par le DMÉ. Il faut éclaircir cette

notion avec les différents fournisseurs de DMÉ pour éviter de mauvaises surprises et ainsi

s’assurer que le dossier médical électronique répondra entièrement aux attentes des

utilisateurs.

L’acheminement des résultats de laboratoire au prescripteur

Actuellement dans la région de Montréal la majorité des fournisseurs de DMÉ n’est pas en

mesure d’acheminer les résultats de laboratoire au prescripteur. Une solution est en cours de

développement à Montréal. Il s’agit de la Solution régionale de laboratoire qui devrait être

disponible en 2016. Des projets pilotes débuteront au cours de l’automne 2015.

Solution régionale de laboratoire10

La nécessité d’alimenter les DMÉ est devenue une priorité et une nécessité pour faire du

PQADMÉ un succès. Les DMÉ seront alimentés par le Système québécois d’information du

médicament (SQIM) pour le volet médicament, par le domaine laboratoire du DSQ et par la

solution régionale de laboratoire (SRL). Pour le MSSS, la difficulté d’alimenter les DMÉ pour les

résultats de laboratoire a été identifiée comme un facteur important limitant le déploiement du

PQADMÉ.

10

QUÉBEC (2015), Système électronique d’appel d’offres du gouvernement du Québec, Acquisition d'une solution logicielle régional de laboratoire (SRL), Avis numéro TCR

2014-15-14 P https://www.seao.ca/OpportunityPublication/ConsulterAvis/Categorie?ItemId=b787da89-9142-4927-addb-9dc71c11bc6c&SubCategoryCode=G8&callingPage=4


Pour contribuer à la démarche de renforcement de la première ligne qui vise à accélérer

l'informatisation des cliniques médicales, l’Agence de la santé et des services sociaux de

Montréal (Agence) désirait acquérir une Solution régionale de laboratoire (SRL) pour permettre

la transmission des résultats de laboratoire en format électronique aux prescripteurs. Une SRL

comprend un engin d’interfaces et toutes les interfaces entre les systèmes informatisés de

laboratoire (SIL). Elle comprend aussi les infrastructures de traitement et de transmission des

données et une partie des interfaces qui transmettent les données aux DMÉ. Elle doit

également faciliter l’alimentation du domaine laboratoire du DSQ en respectant les règles de

sécurité et de confidentialité.

L’interopérabilité

L’informatisation du réseau de la santé du Québec oblige les professionnels de la santé à se

familiariser et à travailler avec une multitude de plates-formes différentes. Pensons notamment

au DSQ, au DCI ou à OACIS. L’implantation d’un DMÉ dans une clinique ne doit pas être une

source de dédoublement de l’information, mais plutôt un moyen pour faciliter et accélérer

l’accès à cette information. Il apparaît donc impératif que le DMÉ soit interopérable avec les

applications les plus utilisées ou à tout le moins, que le fournisseur choisi comme étant

favorable au développement futur de cette interopérabilité. Un des buts poursuivis par le DMÉ

est de favoriser le partage de l’information et la diminution du travail « en silo ». Une plate-forme

qui est incapable d’interagir avec des programmes homologués ne remplit pas entièrement,

selon la vision de la Table de coordination, sa tâche. Pour être optimale, la communication

entre deux outils doit être bidirectionnelle, c’est-à-dire qu’ils peuvent s’alimenter en information

l’un et l’autre.

3.5 Programme québécois d'adoption des dossiers médicaux électroniques

(PQADMÉ)

Pour être éligible au Programme québécois d’adoption des dossiers médicaux électroniques

(PQADMÉ), le dossier médical électronique choisi doit OBLIGATOIREMENT ÊTRE

HOMOLOGUÉ par le Ministère de la Santé et des Services sociaux.

La Fédération des médecins omnipraticiens du Québec (FMOQ) supporte le MSSS dans la

mise en œuvre du PQADMÉ et décrit le programme comme suit :

« Selon des modalités propres à chaque milieu d’exercice, le PQADME permet d’obtenir un

soutien financier sous forme de remboursement d’une portion des coûts engendrés pour mettre

en place un DMÉ dans sa pratique. Ces remboursements visent les équipements et d’autres

frais accessoires, les frais d’implantation, y compris les frais de numérisation ou de migration

des dossiers papier vers le DMÉ ainsi que les frais d’exploitation et de licences. De plus, la

participation au PQADMÉ donne droit à des forfaits dont l’objectif est de compenser en partie le

temps consacré par le médecin à la formation et la familiarisation lors de l’implantation du DMÉ.

Enfin, un soutien financier est alloué à la gestion du changement dans une clinique.11 » .

Le PQADMÉ n’est pas un incitatif à l’achat d’un DMÉ, mais bien à son utilisation. Les

médecins participants ont le devoir de compléter, dans les neuf mois suivant l’adhésion au

programme du dossier médical électronique, le formulaire d’attestation d’utilisation récurrente

11

http://dme.fmoq.org/assets/depliant_PQADME.pdf


du DMÉ, faute de quoi, une partie du financement qui devrait leur être attribuée leur sera

refusée.

Il est conseillé de visiter le site web de la FMOQ dédié au Programme québécois d’adoption des

dossiers médicaux électroniques à l’adresse suivante pour se familiariser avec le

programme (PQADMÉ): http://dme.fmoq.org/

Le site internet du MSSS (Technologie de l’information) a pour sa part été simplifié au cours de

l’été 2015 et présente de façon exhaustive les conditions d’octroi des subventions du PQADMÉ

et les formulaires s’y rattachant. Le site est à l’adresse

suivante : http://www.ti.msss.gouv.qc.ca/Accueil-PQADME-GMF-DSQ.aspx

Dans le but d’offrir un support adéquat et de proximité aux cliniques médicales du territoire, une

personne répondante pour le CIUSSS de l’Est-de-l’Île-de-Montréal sera identifiée

prochainement (au cours du mois de décembre 2015) pour le dossier DMÉ. Son nom ainsi que

ses coordonnées seront transmis aux cliniques dans le meilleur délai.

Considérant l’expérience vécue ailleurs au Québec, l’atteinte des objectifs et l’obtention des

avantages attendus d’un DMÉ sont garanties principalement lorsque la clinique décide de

s’investir à 100 % dans l’informatisation de ses procédés de travail en éliminant complètement

les tâches-papier. Cet aspect devient encore plus important considérant que l’attestation

d’utilisation du DMÉ sert à confirmer l’utilisation d’au moins six des douze fonctionnalités du

DMÉ :

1. entrer les notes de consultation ;

2. entrer les listes de problèmes ;

3. entrer les allergies ;

4. entrer les vaccinations ;

5. entrer les signes vitaux ;

6. entrer et imprimer les nouvelles ordonnances ou les renouvellements ;

7. créer des alertes automatisées dans le DMÉ ;

8. créer des rappels automatisés dans le DMÉ ;

9. recevoir les résultats de laboratoire dans le DMÉ ;

10. recevoir les résultats d’imagerie diagnostique (ID) dans le DMÉ ;

11. accéder aux rapports en milieu hospitalier et aux synthèses de consultations à partir du

DMÉ ;

12. créer des demandes ou des rapports de consultation.

3.6 Les coûts

La question du coût d’un dossier médical électronique est complexe. La notion dépasse

largement le simple fait de se doter d’une solution électronique de gestion du dossier médical.

Lors de l’étude des différents choix de DMÉ qui sont offerts, il importe de bien définir ce qui est

inclus dans les différents montants qui sont proposés, dont les éléments qui suivent.

La conversion et l’extraction des données

La clinique qui est présentement détentrice d’un DMÉ ou qui possède un index patient

informatisé et qui souhaite changer de fournisseur doit considérer le coût de conversion de ses

données puisque ce travail sera effectué par la nouvelle compagnie avec qui elle fera affaire. Le

http://dme.fmoq.org/

http://www.ti.msss.gouv.qc.ca/Accueil-PQADME-GMF-DSQ.aspx


coût est très variable d’un fournisseur de DMÉ à un autre. Certains l’offrent sans frais

supplémentaires, d’autres offrent un tarif horaire fixe tandis qu’ailleurs, un montant total peut

être déterminé selon la quantité des données à convertir. Fait à noter, la somme investie dans

la conversion des données n’est pas sujette à un remboursement ou à une compensation via le

Programme québécois d'adoption des dossiers médicaux électroniques (PQADMÉ). Lors des

discussions avec le futur fournisseur de DMÉ de la clinique, il est aussi important de déterminer

si des coûts sont à prévoir pour l’extraction des données dans l’éventualité d’une fin de contrat

avant le terme. De ce fait, est-ce que des frais sont engendrés par un bris de contrat ?

L’implantation

L’implantation de la solution DMÉ désigne le processus qui comprend notamment la préparation

des lieux physiques avec l’équipement nécessaire, la numérisation des dossiers- papier, la

création des comptes utilisateurs selon les besoins propres à la clinique, la formation des

membres du personnel ainsi qu’un support à la gestion du changement. Le frais d’implantation

est généralement un des plus importants, mais ce qu’il inclut varie d’un fournisseur à l’autre. Il

est important de déterminer les services compris dans le prix d’implantation. Il faut se référer au

tableau comparatif de l’annexe 1 pour bien visualiser les différences possibles. Il faut donc

vérifier auprès du fournisseur si les frais d’implantation incluent :

la formation du personnel pour la numérisation des dossiers ;

la numérisation de l’historique des dossiers papier ;

la conversion des données provenant d’un autre DMÉ « ou d’un index client informatisé,

le cas échéant ;

la gestion du changement et l’accompagnement.

Les licences

Le prix des licences par médecin semble être assez uniforme d’un fournisseur à l’autre et varie

de plus ou moins 20$. Là où il y a une différence notable, c'est au niveau du prix des licences

pour les autres professionnels de la clinique, que ce soit l’infirmière GMF, l’infirmière-praticienne

spécialisée, les nutritionnistes/physiothérapeutes, les résidents en médecine ou encore pour les

professionnels exerçant à temps partiel. Certains fournisseurs offrent des accès gratuits tandis

que d’autres non, ce qui peut faire une différence considérable sur les coûts de fonctionnement

annuels.

L’hébergement des données

Les considérations techniques concernant l’hébergement des données ont été précédemment

décrites. Selon l’option choisie, il faut considérer que certains frais supplémentaires peuvent

être encourus pour l’hébergement des données si ce service n’est pas inclus dans les frais

d’implantation et de support.

L’équipement technologique

Le déploiement d’un dossier médical électronique dans une clinique sera optimal si la clinique

détient le parc informatique et technologique qui permettra de supporter cette nouvelle

technologie. Il faut s’assurer que les installations de la clinique correspondent aux normes

requises par la solution médicale électronique retenue, sinon, des frais s’ajouteront pour la mise

à niveau des équipements informatiques.


Certains fournisseurs de dossiers médicaux électroniques sont également reconnus par les «

Technologies de l'information du MSSS » en tant que centre de service intégré (CSA). Les CSA

sont en mesure de fournir l’équipement et l’accompagnement dans la gestion de ces

infrastructures. D’autres organisations peuvent aussi être retenues pour offrir ce service. La liste

exhaustive des CSA enregistrés est mise à jour fréquemment sur le site internet du MSSS.

Le Ministère de la Santé et des Services sociaux peut donner les informations au sujet des

établissements desservis par les différents CSA. Rien de mieux que de contacter certaines

cliniques pour avoir leurs impressions sur la qualité de la relation avec leur CSA avant de faire

le choix du CSA.

La formation

L’implantation d’une nouvelle technologie dans la clinique nécessitera une période d’ajustement

de la part des professionnels et des employés de la clinique. Certains se débrouilleront

rapidement avec les fonctionnalités de base du DMÉ, tandis que d’autres auront besoin de

séances de formation plus fréquentes. Avant de faire un choix de DMÉ final, il faudra s’attarder

sur le type, la fréquence et la durée des séances de formation qui sont proposées dans les

contrats. Tandis qu’un fournisseur offre de la formation illimitée pour la durée totale du contrat,

d’autres proposent une formation de base incluse dans le prix initial d’implantation et offre

ensuite des blocs d’heures additionnelles, selon des tarifs variables. D’autres proposent un tarif

horaire pour les heures de formation dispensées.

Le choix du DMÉ devra se baser sur les caractéristiques des utilisateurs de la clinique et sur

l’évaluation préalable de leurs besoins de formation.

Frais additionnels

Certains fournisseurs incluent un frais pour l’accompagnement de la clinique dans la gestion du

changement. Il est important de déterminer avec le fournisseur, l’étendue de leur mandat et

d’en définir clairement les modalités. De cette façon, le client évitera de se retrouver avec un

dossier médical électronique qui n’est pas utilisé par les professionnels, faute de ne pas avoir

eu la préparation organisationnelle requise.

Puisqu’il est certain que des améliorations sont à prévoir pour chacun des DMÉ présentement

sur le marché, il est pertinent de demander au fournisseur si les mises à jour et le

rehaussement du DMÉ impliquent des frais supplémentaires ou s’ils sont effectués sans frais. Il

faut en profiter pour demander à quelle fréquence seront effectuées ces mises à jour et préciser

quels sont les objectifs prévus à moyen terme pour l’optimisation et le rehaussement de leur

solution (ex.: ajout de nouvelles fonctionnalités). Dans le cas d’une nouvelle fonctionnalité, est-

ce que la formation des employés et l’évaluation des exigences informatiques pour assurer le

bon fonctionnement des interfaces seront effectuées sans frais ?

De plus, il est important de prévoir des clauses d’annulation du contrat pour éviter de se

retrouver avec une facture salée si l’expérience-client n’est pas satisfaisante au point de vouloir

résilier son engagement avec le fournisseur.


3.7 Le service de support du fournisseur

Puisque les différents fournisseurs n’offrent pas la même formule d’accompagnement, il est

important de s’assurer que celui-ci restera toujours disponible pour son client, et ce, même

après le temps de formation et d’implantation initiale du DMÉ prévu au contrat.

Est-ce que le service de support est inclus dans le coût annuel des licences ?

Est-ce que le fournisseur est facilement joignable (horaire, déplacement pour dépannage,

rapidité de réponse, etc.) ?

Est-ce que des frais sont prévus pour des conseils ou de la formation supplémentaire au

cours du contrat ? (il faut penser notamment à l’arrivée d’un nouveau médecin)

Il est pertinent de faire une recherche chez des clients actifs et des anciens clients du

fournisseur d’intérêt pour être en mesure de déterminer s’il offre un bon service après-vente.

Toutefois, il faut se rappeler qu’aucun fournisseur ne sera en mesure d’offrir une formule

d’accompagnement parfaite. La formation d’un super-utilisateur en clinique permettra d’intégrer

à la mémoire organisationnelle les besoins reliés à l’utilisation du DMÉ ou de rendre d’une

certaine façon, la clinique indépendante face au fournisseur. Ceci assurera une plus grande

latitude d’action à la clinique. Le fournisseur de DMÉ devient alors utile si le client rencontre des

problèmes majeurs. Le client s’assure ainsi de limiter les frais supplémentaires qui pourraient

être imputés à la clinique pour de la formation ou du soutien technique non inclus initialement

au contrat.

4. RECOMMANDATIONS

4.1. Bien évaluer ses besoins

Il faut assurément faire des concessions lors du choix final du DMÉ qui sera implanté dans la

clinique. C’est pourquoi il est fortement recommandé de faire une séance de travail (notamment

à l’aide des outils fournis sur le site internet de la FMOQ dédié au DMÉ) avec les professionnels

de la clinique dans le but d’identifier le niveau d’importance qu’ils accordent aux différentes

fonctionnalités et caractéristiques d’un DMÉ. Par exemple, en CLSC, est-ce que les utilisateurs

sont prêts à sacrifier la facturation directe à la RAMQ pour avoir un DMÉ compatible avec le

logiciel OACIS ?

Si le choix tergiverse entre plusieurs solutions, il pourrait être intéressant d’organiser, avec les

fournisseurs retenus, une journée d’essai de leur solution, à laquelle pourraient être conviés le

plus grand nombre possible de professionnels de la clinique. Rien de mieux que d’essayer le

produit dans un contexte de travail simulé pour déterminer si celui-ci répond aux besoins de la

pratique.

De plus, il ne faut pas hésiter à faire appel à des professionnels du domaine technologique et

juridique pour se faire guider dans les réflexions, car les enjeux de la sécurité et de la

confidentialité des données peuvent être des freins importants à l’utilisation du dossier médical

électronique pour les membres de la clinique. Demander l’avis de ces professionnels pourra

éviter de mauvaises surprises si certaines dispositions se retrouvent manquantes au contrat.

N’hésitez pas à communiquer avec des collègues qui utilisent déjà un dossier médical

électronique.


4.2. Prévoir l’implantation et gérer le changement

L’implantation d’un dossier médical électronique demande du temps, beaucoup de temps, avant

que les utilisateurs atteignent un niveau d’aisance appréciable. C’est pourquoi il faut avoir des

attentes réalistes et définir des objectifs à court et à moyen terme qui seront atteignables et

réalisables pour les professionnels.

Aussi, l’implantation du DMÉ nécessitera la révision des processus de travail ce qui

bouleversera momentanément les habitudes de la clinique. Il faut être conscient qu’il faudra

accepter de perdre quelques points de productivité au cours des premiers mois d’utilisation du

DMÉ pour ensuite faire un bond de productivité notable.

La gestion du changement est un processus qui doit être intégré à toutes les étapes de la

démarche d’acquisition d’un DMÉ. Bien que certains fournisseurs offrent la possibilité

d’accompagner le client dans la gestion du changement de la clinique, il est bien d’avoir pris le

temps de définir sa propre vision et ses objectifs dans cette démarche. La FMOQ est mandatée

par le MSSS pour accompagner les médecins et les cliniques dans l’adoption d’un DMÉ et

d’offrir des formations ainsi que des outils pour permettre de bien réussir son implantation et

d’en faire une expérience positive pour tous les professionnels.

L’implication des membres de l’équipe est primordiale pour assurer le succès de la

démarche.

4.3. Trouver les utilisateurs-clés de la clinique

La mobilisation de l’équipe constitue un des plus grands défis de cette aventure. C’est pourquoi

il est pertinent de cibler, au sein de la clinique, les personnes qui porteront ce projet et qui en

feront la promotion auprès de leurs collègues. Le porteur principal du dossier devrait être

secondé par des « super-utilisateurs » qui agiront à titre de personnes-ressources pouvant

répondre aux différentes questions ou problématiques rencontrées par les utilisateurs lors du

déploiement du DMÉ.

Avoir des experts utilisateurs au sein même de la clinique permettra d’acquérir une certaine

indépendance vis-à-vis le fournisseur en devenant autosuffisants pour les besoins de formation

sur les caractéristiques de base du DMÉ. Ainsi, la clinique sera en mesure d’offrir de la

formation et du soutien adéquat avec le niveau d’apprentissage de chacun des professionnels

et employés. De plus, les problématiques simples pourront être résolues directement par les

membres de l’équipe, créant ainsi une expertise interne et une diminution des coûts

d’assistance supplémentaires qui pourraient être exigés du fournisseur.

La présence de ces « super-utilisateurs » dans la clinique offre aussi la sécurité et la tranquillité

d’esprit qu’en cas de besoins, il y aura quelqu’un qui pourra rapidement répondre aux

questions. Ceci permettra d’éviter de devoir interrompre une consultation pour une

problématique reliée au fonctionnement du DMÉ.

La littérature et les expériences vécues par d’autres cliniques proposent d’intégrer de courtes

formations à des fréquences rapprochées pour favoriser l’apprentissage et l’intégration du

nouveau processus de travail. Les « super-utilisateurs » peuvent répondre à cette demande,

par exemple sous forme de présentation à l’heure du midi selon un horaire prédéfini et selon les


besoins des participants. Ainsi, tous les employés seront invités à découvrir les différentes

caractéristiques et fonctionnalités du DMÉ pour optimiser son potentiel d’utilisation.

Dans le but de favoriser la circulation de l’information et le partage des connaissances, la

création d’un comité de « super-utilisateurs » sur le territoire de la PDI ou du même CIUSSS

permettrait d’offrir un lieu d’échange servant à renforcir le pouvoir de mobilisation de ces

personnes-ressources grâce à un transfert des outils et des méthodes utilisées dans chaque

clinique. Toutefois, pour être optimal, il faudrait qu’un seul DMÉ soit choisi à l’unanimité par les

GMF d’un même territoire (la Pointe-de-l’Île, par exemple).

4.4. Miser sur la qualité de la relation avec les fournisseurs

L’expérience d’évaluation des différents DMÉ homologués a offert la possibilité de comparer les

différentes solutions selon leurs différentes fonctionnalités et leur aspect visuel. Le choix d’un

DMÉ devra toutefois aussi se baser sur un facteur qui, selon l’expérience, est primordial : la

qualité de la relation avec le fournisseur. Ce dernier devrait faire preuve de présence et

d’ouverture aux ajustements requis (sans frais) lors de l’implantation et par la suite pour le

rehaussement de sa solution. Sa souplesse et son engagement à évoluer avec la pratique et

avec la clinique sont indispensables. Rappelons-le, il n’y a aucun dossier médical électronique

qui répondra parfaitement, par ses fonctionnalités et sa convivialité, à l’entièreté des besoins

d’une clinique médicale. Toutefois, une relation de confiance avec un fournisseur qui a un

intérêt à continuer le développement du DMÉ en collaboration avec le client pour toujours

répondre à ses besoins est un gage d’une relation gagnante.

La relation avec le CSA est tout aussi importante. Il est gagnant de choisir un fournisseur

disponible et soucieux du respect de la sécurité des données et des équipements de ses

clients.

5. CONCLUSION

Les avantages de l’implantation d’un dossier médical électronique sont indéniables et bien

documentés. Le nouveau cadre de gestion GMF / GMF-R12 (juillet 2015) soutient maintenant

que pour rencontrer les critères d’accréditation, le GMF a la responsabilité d’adhérer au

PQADMÉ ou à un DMÉ homologué. Il devient évident que le MSSS considère que

l’informatisation du réseau devient une norme de pratique de qualité de la médecine.

Les paradigmes de pratique changent peu à peu et la communauté médicale reconnaît

maintenant le rôle du patient comme membre actif de l’équipe. L’approche patient-partenaire

fait en sorte que l’accès aux données cliniques personnelles est un facteur qui pourrait

déterminer le niveau d’implication du patient dans la prise en charge de sa santé.

Bien certainement, l’intégration d’un dossier médical électronique est une démarche fastidieuse

qui demande une grande implication de tous les membres de l’établissement ou de la clinique.

Malgré tout, il ne faut pas se laisser rebuter par la perte de productivité que la clinique connaîtra

probablement au départ puisqu’elle sera vite rattrapée et surpassée. Il faut investir du temps

pour bien planifier cette intégration, que ce soit dans le choix du DMÉ ou la détermination du

12

Fédération des médecins omnipraticiens du Québec – FMOQ (juillet 2015). Cadre de gestion, Groupe de médecine de famille (GMF), Groupe de médecine de famille-

Réseau (GMF-R). En ligne au http://www.fmoq.org/Lists/FMOQDocumentLibrary/fr/Pratique-medicale/organisation/GMF/CadredegestionGMFVfinale150715.pdf


processus de sa mise en œuvre et la gestion du changement. Il est conseillé de dresser une

liste d’objectifs réalisables à court terme et de motiver l’équipe avec les réalisations et l’atteinte

des cibles.

En terminant, il est important de préciser que plusieurs régions du Québec ont entamé des

démarches d’acquisition d’un DMÉ unique pour les GMF de leur territoire pour briser les silos

d’information et en favoriser le partage.

Puisque présentement, la majorité des GMF du territoire de la Pointe-de-l’Île n’ont pas de DMÉ,

une démarche collaborative entre GMF favoriserait la fluidité du partage des ressources

(nutritionnistes, IPSPL, médecins spécialistes) et des informations. De plus, il sera possible

d’envisager l’amélioration de l’efficacité des différents projets cliniques à venir en assurant le

partage de l’information dans l’optique d’améliorer la communication entre les professionnels

afin de faciliter l’accès aux services à la population.

Un aide-mémoire présentant toutes les étapes pour la préparation à l’acquisition et à

l’intégration d’un DMÉ en clinique est présenté à l’annexe 5.

Annexes

ANNEXE 1 - TABLEAU COMPARATIF DES DMÉ (DME PAR ORDRE ALPHABETIQUE)

Les informations consignées dans ce tableau ont été recueillies et validée avec les fournisseurs

et ce, en toute bonne foi.

Certaines informations de nature qualitative ont été recueillies auprès de nos participants lors

des deux journées d’évaluation des dossiers médicaux électroniques qui ont eu lieu en avril

2015. Ces observations sont basées sur des présentations de 90 minutes par fournisseur et

représentent les opinions des évaluateurs présents.

Les prix indiqués dans la section «coûts» le sont à titre indicatif. Chaque contrat est unique et

négociable.

Nous tenons à rappeler que les dossiers médicaux électroniques sont en perpétuelle

évolution et que ce tableau représente les caractéristiques des DMÉ en date du mois de

novembre 2015 (dernière révision).

En aucun cas la consultation de ce tableau ne devrait remplacer la visite d’un

représentant dans votre clinique ou établissement.

** Note au sujet de l’annonce du Ministre de la Santé (18 decembre 2015) concernant l'intégration d'un

dossier clinique informatisé unique (DCI) – CristalNet

L'annonce au sujet du DCI unique n'a aucun lien direct avec l'intégration ou le maintien d'un DME

homologué en GMF, même pour les sites en établissement (CLSC et UMF). Un DME n'est pas un DCI. Le

dossier clinique informatisé concerne les départements hospitaliers, alors que le dossier médical

électronique concerne les lieux de 1re ligne. Les DME homologués s'intercalent au DCI, donc l'un ne

pallie pas à l'autre. Par conséquent, aucun DCI ne sera intégré en GMF. L’orientation actuelle au sujet

des DME en GMF est donc maintenue.

TABLEAU COMPARATIF DMÉ

révisé en novembre 2015 (DMÉ par ordre alphabétique)

Clinique medicale virtuelle

Kinlogix Medesync Myle Purkinje

Suite mobilemed

Toubib

Présentation visuelle

Arborescence Simple Chargée Simple Simple Chargé Simple Chargée

Code de couleur Neutre Neutre Oui-léger Oui Neutre Oui Oui

Personnalisation selon l’utilisateur

Oui-peu Oui Oui Oui Oui Oui-peu Peu-pas

Utilisation

Recherche (filtres et mots clés)

Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui

Fusion des doublons Oui mais via service client

Oui Oui Oui Oui Oui Oui

Contre-signature Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui

Création de listes de patients


Suivi de l’historique de modifications


Navigation entre dossiers patients

Complexe Onglets internet

Complexe Par menu principal Facile Facile

Porte-folio

Complexe organisation par flux

de travail Facile Facile

Création des comptes utilisateur

Via Omnimed Via un compte administrateur

Via un compte administrateur





Générateur de courbe de croissance


Fax à partir du DMÉ Messagerie interne Oui Oui Oui Oui – option Oui Oui

Inscription clientèle vulnérable via RAMQ

Via site RAMQ «upload» ensuite Oui Oui Oui Oui Oui Oui

Compatible carte code-barres de la RAMQ






Suite mobilemed

Toubib

Saisie de données

Clavier

Oui Oui Oui Oui Oui Oui

Oui

Souris Oui

Stylet Non

Reconnaissance vocale

Oui

Notes cliniques

Gabarit de notes Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui

Personnalisation des formulaires

Via Omnimed Oui Oui Oui Oui Via SoftInfo (0$) Oui

Personnalisation des gabarits


Insertion de photos Oui Oui Oui «drag and drop» Oui Oui Oui Oui

Éditable Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui

Photo reste sur caméra ?

Oui Non – retirée

automatiquement Non – retirée

automatiquement Non – retirée

automatiquement Non (photosync frais

unique 3$) Oui Oui

Intégration de formulaire

Oui Formulaire dynamique Oui Oui Oui Oui Oui

Formulaire dynamique Oui

Support (device)

IOS

Oui

Oui

Oui Avec émulateur App. mobile optimisée

en création Oui Oui

Windows (PC) sur serveur

local / autres lorsque via CSA

Android Non

IPad Oui

Tablette électronique Oui

Accès au DMÉ Web Installé sur

poste de travail Web Web Web

Web ou installé sur le poste de

travail

Web ou installé sur le poste de

travail





Suite mobilemed

Toubib

Rendez-vous

Gestion du statut des rendez-vous

Oui Non Oui Oui Oui Oui Oui

Prise de rendez-vous Via dossier

patient Via menu principal

Via menu principal

Via dossier patient

Via menu principal

Via menu principal

Via menu principal

Confirmation par courriel ou fax

Oui, via partenaire externe ($) (Bonjour-Santé,

Technowait, etc.)

Non Oui Oui Oui Oui +

téléphone (20₵/confirm tél.)

Oui-courriel

Tâches

Partage (interdisciplinaire)


Alertes Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui

Rappels Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui

Code de couleurs Oui Oui Oui Oui Oui-Peu Oui Oui

Médicaments

Compatible DSQ Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui

Vigilance santé Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui

Monographie Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui

Gestion de renouvellement






Suite mobilemed

Toubib

Laboratoire

Surveillance des labos lors d’absence


Partage entre professionnels


Alertes numériques (# non-lus)

Non Oui Oui Oui Non - pastille ed

couleur Oui Oui

Code de couleur (labo anormal, etc.)

Oui Oui Oui Oui Oui-Peu Oui Oui

Compatibilité

OACIS Non, mais ouverts à l’interfacer

Oui Oui, débutée Non mais ouverts à interfacer

Non mais ouverts à interfacer



Autres

ICLSC et autres systèmes

d’administration et labos privés

SIDER- ICLSC Donnée non disponible

Oui (labos privés, DCI,

imagerie et +)

Oui (labos privés, DCI,

imagerie et +)

Oui (liste disponible sur

demande)

SIDER, Intégration

santé, Labos privés (Gamma,

CDL, Biron)

Stockage des données

Serveur Externe Externe Externe Externe Externe, nuage en option

Interne, externe ou nuage.

Au choix du client

A) Installé sur les postes : données sur un serveur (interne ou externe) B) Accessible Web hébergement externe via CSA





Suite mobilemed

Toubib

Plan de sauvegarde Serveur de

relève

Selon le service de relève en

place

Selon le service de relève en

place

Serveur de relève

Sauvegarde complète 2X/jour +

suggère réseau local interne de

relève

Relève + sauvegarde aux

30 minutes

Reconfiguration des adresses IP pour l’accès au

serveur de relève ; En 10 min.

réinstallation à partir d’un «backup».

Facturation

Publique et privée Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui

Envoi direct à la RAMQ Oui Non possible via

partenaire Oui Oui Oui Oui Oui

Nom de la solution de facturation

Module Omnimed

Facturation.Net Module

Medesync

Les Services informatiques

FMP Inc. Module Purkinje

Médiram Module inclus

Module Toubib

Coût annuel Inclus dans coût

de la licence Variable

Inclus dans coût de la licence





Codes intégrés Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui

Prix (variable)

Par licence (par médecin annuellement)

1 800 $ 2 000 $ 2 000 $ 1 980 $ 1 800 $ 1 995 $ 2 000 $

Par licence (par autres professionnels annuellement)

75 $ 1 800 $ (inf. GMF)

0 $ pour spécialiste

1 800$ (inf. GMF) Aucun (0 $) 1 800$ (inf.

GMF/IPS)

0 $ (autres) Aucun (0 $) De 0 $ à 75 $

Implantation Prix / Médecin (frais non récurrent)

Variant de 1000 à 3500 $

Max 5 000 $ Max 5 000 $ 1 000$ à 4 000$ 3 000 $ avant

subvention Selon les besoins

du client

0 $ 1 500$ à 3 000$ par

clinique si importation de données d’un autre

DMÉ

Numérisation Module inclus Module inclus Module inclus À voir Module inclus Module inclus Module inclus





Suite mobilemed

Toubib

Hébergement de données

Inclus dans le coût des licences




Inclus avec la subvention PQADMÉ

0 $ Sans frais si

serveur interne

Conversion de données d’un autre DME

125 $/h Incluse Incluse Incluse Incluse Incluse 1500$-2000$

Extraction de données de votre DMÉ

500 $/extraction 500 $ max. 500 $ max 1 000 $ 0 $ après le

contrat de 4 ans 0 $ après le

contrat 1 an 750 $

Formation

Durée et tarif (si applicable)

125 $/h ou 100 $/h si bloc

d’heures (+/-

4h/utilisateur)

24 à 40h de formation incluses

1 à 3hrs par professionnel

Incluses

6 semaines selon les besoins Incluses

6.5hrs/md et blocs de

formation ($) Illimité

Payable à l’heure (Bloc de 2 hrs = 150$)

Auto-apprentissage

Guide d’utilisation et

tutoriels interactifs

Apprentissage en ligne –

portail usager

Matériel disponible

Matériel disponible

Capsule en ligne

Oui Sur Toubib

Service client

Durée du contrat Mensuel 4 ans 4 ans 4 ans 4 ans 1 an 1 an

CSA (équipement) Oui Oui Oui Non Non Oui Non

Support Clavardage, courriel et

téléphone 24/7

7 jours de 7h00 à 22h00

7 jours de 7h00 à 22h00

24/7 7 jours (employés

seniors) 24/7 Téléphone

urgence 24/7

ANNEXE 2 – PRESENTATION DES FOURNISSEURS DE DME

Cette section du Guide d’accompagnement au choix et à l’intégration d’un dossier médical

électronique est dédiée à la présentation des différents fournisseurs de DMÉ homologués qui

ont participé à l’initiative de la Table.

Ces derniers prennent la parole pour exposer les particularités qui les démarquent de la

concurrence en mettant en évidence les caractéristiques uniques qui les représentent.

Afin de fournir un aperçu visuel de chaque dossier médical électronique, des captures d’écran

viennent compléter chacune des présentations.

Voici la liste de fournisseurs de DMÉ participants :

1. Clinique médicale virtuelle - Omnimed

2. KinLogix

3. Medesync

4. Medfar

5. Purkinje

6. Toubib

7. Soft Info

Omnimed est une entreprise familiale québécoise dont le rêve d’améliorer les soins se concrétise par le développement de solutions qui encouragent la collaboration, le partage d’information et l’efficacité des processus de travail. Elle a pour mission de réunir les omnipraticiens, les spécialistes, les pharmaciens et autres professionnels de la santé sur une plateforme commune, sécuritaire, simple et centrée sur les patients. Elle offre aux cliniciens l’accès à un DMÉ accessible à partir de l’ensemble de leurs lieux de pratique, tout en répondant, aux contraintes et aux processus propres à chacun. Son DMÉ soutient la continuité des parcours cliniques en assurant l’interopérabilité entre les systèmes (p. ex. avec les laboratoires et centres d’imagerie) et en partageant l’information obtenue en temps réel. Ses utilisateurs peuvent communiquer librement entre eux et accéder au dossier global et intégré d’un même patient ayant consenti au partage. À travers son DMÉ et son réseau de professionnels, Omnimed réunit près de 2000 intervenants de la santé, répartis dans plus de 305 établissements. Ces utilisateurs prennent en charge un total de 4,9 millions de dossiers patients, dont plus de 1,7 million de patients actifs. Possédant plus de 30 ans d’expérience et la plus grande équipe de développement de DMÉ au Québec, Omnimed saura vous appuyer à chaque étape du projet.

Omnimed

Dossier patient

Omnimed

Note clinique

Omnimed

Prescripteur

Omnimed

Gestion des rendez-vous

KinLogix est une solution infonuagique utilisée par les cliniques médicales pour recueillir,

classer et afficher les données médicales essentielles de chaque patient. Elle regroupe

ces renseignements dans un seul dossier, ce qui améliore non seulement l’efficacité des

tâches administratives et de la prestation des soins, mais également la relation patient-

médecin. Ses principaux avantages résident dans sa simplicité : un patient, un dossier et

une histoire médicale intégrée.

Source : https://www.telussante.co/produits/dme-kinlogix/

Kinlogix

Menu principal

Medesync est un système de gestion des dossiers médicaux électroniques

révolutionnaire conçu pour des médecins par des médecins. Il comporte des modules

pour les rendez-vous, la facturation, les ordonnances, la prise de notes pendant les

consultations et bien plus. Medesync offre une solution exhaustive avec une interface

web épurée qui vous permet d’accéder à vos dossiers médicaux de partout à partir d’un

téléphone intelligent, d’une tablette ou d’un ordinateur.

Source : https://www.telussante.co/solutions-sante/dossiers-medicaux-

electroniques/produits/medesync-dme/

Medesync

Historique du patient

Medesync

Note clinique

Medesync

Plage de disponibilité (r-v)

Medesync

Messagerie

La compagnie MEDFAR Solutions Clinique a été fondée par deux ingénieurs aéronautiques en 2010. Venant d’un milieu ou l’optimisation et la rigueur des processus priment, les deux fondateurs de la compagnie ont décidé d’apporter ces mêmes caractéristiques aux flux cliniques pour le milieu de la santé au Québec. Non seulement le service offert par l’équipe de MEDFAR est une solution clinique clé en main, mais s’étant entourée de maintenant 12 médecins pour créer et continuer de développer le logiciel MYLE, MEDFAR Solutions Clinique est le seul fournisseur de DMÉ qui est entouré d’un comité médical de plus de un médecin. La force de ces deux domaines soit l’ingénierie et la médecine, permet au logiciel MYLE de vous faire sauver temps et argent. La structure du logiciel est organisée pour que vos étapes soient optimisées et qu’en un minimum de clic vous puissiez naviguer à l’intérieur de tout le DMÉ. La solution clé en main de MEDFAR Solutions Clinique, vous donne accès à tous les modules nécessaire dans votre pratique et ce à même le logiciel, elle vous donne accès à un support à la transition unique que vous passiez du papier ou d'un autre DMÉ, vous permet de profiter d’une expertise en matière de formation et d’accompagnement sur place pendant plusieurs semaines après l’implémentation, vous donne accès à un service à la clientèle 24 sur 24, 7 jours sur 7 et ce sans aucun frais supplémentaire, vous donne accès à un logiciel 100% personnalisable que ce soit par médecin ou par clinique.

Les services offerts par l’équipe de MEDFAR Solutions Clinique s’étalent de beaucoup plus que de tout simplement vous livrer un DMÉ. Nous sommes considéré tel des collaborateurs dans votre pratique et ce pour toute l’équipe clinique. Notre philosophie à ce niveau vous permette de bénéficier d’une équipe dédiée qui vous accompagnera en tout temps pendant toute la durée de votre contrat. Étant à l’écoute de vos commentaires et vos suggestions, nous améliorerons notre DMÉ MYLE ensemble afin qu’il vous permette de satisfaire au-delà de vos attentes tous vos besoins pendant votre pratique au quotidien.

Coordonnés 1224 rue Stanley, #205

Montréal, QC H3B 2S7

1(855) MEDFAR1 [email protected]

MEDFAR

Sommaire du dossier patient

MEDFAR

Laboratoires

MEDFAR

Note évolutive

MEDFAR

Prescripteur

POURQUOI CHOISIR PURKINJE ? Des bénéfices à court terme et un choix à long terme - Notre DMÉ, contrairement à plusieurs DMÉ offerts sur le marché, répond non seulement aux besoins initiaux des utilisateurs débutants, mais également aux besoins plus évolués des super-utilisateurs de DMÉ. Le DMÉ Purkinje offre une grande souplesse de paramétrage pour faire évoluer la façon dont vous vous servez de la solution au cours des ans. LA RICHESSE FONCTIONNELLE Fruit d’une constante évolution échelonnée sur plus de 35 ans, le DMÉ Purkinje se distingue par :

Véritable solution par workflow configurables - Contextualisation des fonctionnalités en fonction des étapes de travail et de votre profil paramétrable jusqu’à l’élément le plus granulaire : l’utilisateur.

Outil de création de notes cliniques, formulaires et rapports – de simple à complexe

Plus de 350 gabarits de notes cliniques (notes de suivis automatiques/fusion de modèle)

Générateur de rapports puissant et simple

Base de connaissance exhaustive : 150 000 termes normés exploitables o DMÉ Purkinje collabore avec des initiatives telles que Sentinelle

Accès gratuit à la Facturation RAMQ et aux tutorats « E-Learning » o Utilisation de modules selon vos besoins et apprentissage à votre

rythme ÉCHANTILLONS DE CLIENTS DE LA FAMILLE PURKINJE

Région du Bas-St-Laurent o Banc d’essai couvrant 12 GMF, 35 cliniques de toutes tailles ont choisi

Purkinje parmi 7 DMÉ

Région de la Gaspésie o 4 CISSS couvrant, 3 GMF, 2 UMF, 10 cliniques

CSSS de Trois-Rivières - CSSS de Pierre Boucher – CSSS de la Côte-de-Gaspé

IUGS de Sherbrooke

Clinique Médicale L’Actuel

Département de la Défense National (DND)

Aujourd’hui au Québec, le DMÉ Purkinje est utilisé par plus de 7 000 professionnels

de la santé. Demander une démonstration afin d’en savoir plus sur les avantages et

bénéfices Purkinje. Renseignez-vous sur nos nouvelles fonctionnalités pour 2016.

Purkinje

Dossier patient

Purkinje

Prescripteur

Purkinje

Note clinique

Purkinje

Laboratoires

Téléphone sans frais : 1-800-265-5592 (Julie Jean)

www.softinfo.ca

Résumé des caractéristiques de la solution MobilMed.

1. Belle présentation et look agréable

2. Le code de couleurs qui facilite le suivi des activités

3. Les acronymes qui se changent automatiquement en texte

4. La facilité de gestion des rendez-vous

5. La possibilité de faire de la confirmation de rendez-vous par courriel ou Fax ou

SMS -sans frais

6. Confirmation par téléphone au coût de 20 ¢/confirmation

7. La rapidité de recherche selon plusieurs critères

8. La possibilité de configurer une alerte générée à l'ouverture du dossier selon

les critères voulus

9. La possibilité d'assigner des tâches à des collègues de travail

10. La possibilité de faire le suivi d'une tâche attribuée à quelqu'un d'autre

11. Le volet planification d'implantation et l'accompagnement

12. La facturation directe à la RAMQ (logiciel de facturation le plus utilisé dans

l'industrie)

13. La formation d'une durée illimitée, sans frais, lors de l'implantation et lors des

mises à jour.

14. La possibilité de choisir la solution complète avec un seul fournisseur, logiciel et

équipement (CSA)

15. Softinfo est en affaires dans le domaine depuis 34 ans

http://www.softinfo.ca/

Softinfo

Page d’accueil

Softinfo

Sommaire du dossier patient

Softinfo

Note clinique

Softinfo

Laboratoires

Toubib est une entreprise canadienne avec plus de 25 ans d'expérience dans le

domaine des solutions en technologie de l'information avec une expertise en

implantation et en accompagnement pour le secteur de la santé. Toubib est reconnu

comme étant le dossier médical électronique le plus complet. Il s'adapte et répond à

vos besoins présents et futurs. Nous avons tous les modules qu'il vous faut et ce, sans

frais supplémentaire.

- le livre de rendez-vous complet avec confirmation des rendez-vous courriel

- la facturation privée et RAMQ directement en ligne avec la RAMQ les résultats

et suivis de laboratoire (privés et publics)

- le sommaire du dossier médical du patient le prescripteur (monographie,

interactions, dosage pédiatrique, RX d'exception et plus) la rédaction de note

par gabarits personnalisables une messagerie instantanée la liste de rappel

avec différents filtres pour recherche rapide

- les formulaires et les étiquettes personnalisables les rapports, les graphiques,

courbes et statistiques

- adapté aux besoins des spécialistes

Les mises à jour sont gratuites, aucun frais caché!

Toubib

Dossier patient

Toubib

Note clinique

Toubib

Validation des laboratoires

Toubib

Prescripteur

ANNEXE 3 – LISTE OFFICIELLE DES DMÉ HOMOLOGUES (JUIN 2015)

ANNEXE 4 – LISTE DES CSA ENREGISTRES

ANNEXE 4 – LISTE DES CSA ENREGISTRES (SUITE)13

13

http://ti.msss.gouv.qc.ca/Accueil---PQADME/Document-PQADME/Liste-des-CSA-enregistres.aspx

ANNEXE 5 – AIDE-MEMOIRE À LA DÉMARCHE DE SÉLÉCTION ET D’INTÉGRATION D’UN DMÉ

EN BREF L’acquisition et l’intégration d’un dossier médical électronique (DMÉ)

PRE-ACQUISITION : LA PREPARATION

Actions Questions à se poser Condition gagnante

Désigner un porteur de projet

Qui a l’influence ? Qui a le leadership ? Qui a l’intérêt ? Qui a les connaissances ?

Idéalement quelqu’un de l’interne ou quelqu’un de l’externe ayant un lien étroit établi avec le personnel et médecin de la clinique.

Évaluer les besoins

Type de DMÉ, fonctionnalités requises et prioritaires pour les membres de la clinique.

Bien cerner tous les besoins selon les différents types de professionnels de la clinique / personnel administratif.

Évaluer les impacts financiers

Sommes-nous prêts financièrement ? Quels sont les incitatifs financiers concernant le DMÉ ?

Obtenir l’information sur le PQADMÉ. Établir un consensus entre les médecins et la clinique au sujet du financement du DMÉ.

Préparer la clinique à l’implantation

Qui sont les personnes clés de la clinique qui pourront contribuer activement au changement ? Quels sont les obstacles aux changements (processus ou personnels?)

Mobiliser le personnel autour du projet, partager la vision et la valeur ajoutée, créer un momentum. Mettre en place des mécanismes d’atténuation des freins au changement.

Sommes-nous prêts ? Oui – Passez à l’étape suivante Non - Prenez le temps d’optimiser l’étape de préparation

L’ACQUISITION : SELECTION DU DMÉ

Actions Questions à se poser Conditions gagnantes

Étude des différentes solutions

Quel DMÉ répond le mieux à nos besoins (fonctionnalités, service clientèle, soutien, coûts) ?

Recevoir les présentations de chaque fournisseur de DMÉ. Utiliser la version démo pendant quelques semaines. Parler à des collègues ou clients qui utilisent déjà un DMÉ.

Recours à des ressources complémentaires pour l’utilisation du DMÉ.

Devons-nous avoir recours à un partenaire externe pour la gestion de l’équipement d’information (CSA) ; la numérisation ; l’hébergement des données ?

Recherche exhaustives et description exhaustive des considérations financières.

Négociation du contrat Est-ce que tous les besoins recensés lors de l’étape de préparation sont négociés et officialisés dans le contrat ?

Outre les fonctionnalités, il faut considérer le service à la clientèle / soutien, la formation aux employés, l’implication dans la gestion du changement.

SOMMES-NOUS DECIDES ? OUI – Passez à l’étape suivante NON - Prenez le temps d’optimiser l’étape de sélection

L’INTEGRATION : L’IMPLANTATION

Actions Questions à se poser Conditions gagnantes

La formation du personnel

Quel type de formation sera offert pour les différents types d’emploi et à quelle fréquence ?

Qui sont les super-utilisateurs sur qui vous pouvez compter pour partager leurs connaissances du DMÉ avec leurs collègues ?

Les super-utilisateurs doivent avoir une vue d’ensemble du DMÉ pour être en mesure d’apporter le soutien nécessaire au personnel de la clinique. Ils agiront à titre d’agent de changement garantissant une indépendance vis-à-vis le fournisseur en ce qui a trait à la formation du personnel à l’utilisation du DMÉ.

Les formations doivent être ciblées selon les besoins des utilisateurs et leurs tâches respectives.

Il faut prévoir du temps spécifiquement dédié à l’apprentissage (annulation de consultation, heures supplémentaires, disponibilité sur l’heure du dîner etc.)

La gestion du changement

Quelles sont les pratiques qui devront être révisées / optimisées / changées ?

Faire le bilan de l’avancement de l’implantation et diffuser les résultats à toute l’équipe – Célébrer la réussite.

Prévoir des formations complémentaires selon les besoins du personnel.

Continuer à mobiliser et à motiver le personnel pendant l’étape.

Se donner le temps de s’adapter et d’intégrer les nouveaux processus de travail pour ensuite voir les retombées positives.

La transition «sans papier»

Quelles stratégies de numérisation devrait-on employer ?

Qui fera la numérisation ?

L’intégration complète du DMÉ ne peut se faire que si tous les processus sont informatisés. La numérisation des dossiers devra être réalisée selon des critères et processus fiables et reconnus protégeant l’intégrité des données et leur accessibilité. Ne pas hésiter à faire appel à des professionnels pour effectuer cette tâche colossale et critique à l’intégration à long terme du DMÉ.

ANNEXE 6 – FEUILLE SOMMAIRE D’EVALUATION UTILISEE

Homologué : Oui ☐ Non ☐ Version :

Notes

Avantages

Inconvénients

Appréciation globale du DMÉ sur 10 Total : /10

REFERENCES

CANADA (2015). Inforoute Santé du Canada, Dossiers médicaux électroniques, consulté en ligne en mai 2015 au : https://www.infoway-inforoute.ca/fr/accueil/85-nos-partenaires/fournisseurs/services-de-certification/269-dossiers-medicaux-electroniques-dme

CANADA et coll. : Association médicale canadienne, Collège des médecins de famille du Canada, Collège Royal des physiciens et chirurgiens du Canada (2015), Sondage national des médecins, consulté en ligne en mai 2015 aux adresses suivantes : http://nationalphysiciansurvey.ca/wp-content/uploads/2014/08/2014-By-Province-FR-Q7.pdf http://nationalphysiciansurvey.ca/wp-content/uploads/2014/08/2014-QC-FR-Q7.pdf http://nationalphysiciansurvey.ca/wp-content/uploads/2014/08/2014-QC-FR-Q7ii.pdf

Fédération des médecins omnipraticiens du Québec – FMOQ (juillet 2015). Cadre de gestion, Groupe de

médecine de famille (GMF), Groupe de médecine de famille-Réseau (GMF-R). En ligne au

http://www.fmoq.org/Lists/FMOQDocumentLibrary/fr/Pratique-

medicale/organisation/GMF/CadredegestionGMFVfinale150715.pdf

Fédération des médecins omnipraticiens du Québec – FMOQ (2015). L’avenir au présent avec un DMÉ –

Dépliant PQADMÉ, consulté en ligne en mai 2015 au : http://dme.fmoq.org/assets/depliant_PQADME.pdf

Fédération des médecins omnipraticiens du Québec – FMOQ (2015). Évaluation du niveau de

préparation et des besoins, consulté en ligne en mai 2015 au :

http://dme.fmoq.org/planification/niveau-de-preparation/

Fédération des médecins omnipraticiens du Québec – FMOQ (2015). Guide de présentation du

programme (en révision), consulté en ligne en mai 2015 au : http://dme.fmoq.org/informations/guide-

de-presentation/

Fédération des médecins omnipraticiens du Québec – FMOQ (2015). Guide de de révision de processus,

consulté en ligne en mai 2015 au : http://dme.fmoq.org/revision/revision-des-processus/

GARNIER Emmanuèle (2014). Enquête sur l’adoption, l’utilisation et les effets du DMÉ – Les avantages

croissent avec l’usage. Le Médecin du Québec, volume 49, numéro 1, p.6 -10

KOTTER John-P (1995). Leading Change - Why Transformation Efforts Fail, Harvard Business Review,

12 pages

QUÉBEC (2015), Système électronique d’appel d’offres du gouvernement du Québec, Acquisition d'une

solution logicielle régional de laboratoire (SRL), Avis numéro TCR 2014-15-14 P

https://www.seao.ca/OpportunityPublication/ConsulterAvis/Categorie?ItemId=b787da89-9142-4927-

addb-9dc71c11bc6c&SubCategoryCode=G8&callingPage=4

QUÉBEC (2014) Entente de gestion et d’imputabilité 2014-2015 entre l’Agence de la santé et des

services sociaux de Montréal & Le Ministère de la santé et des services sociaux du Québec,

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Research and Quality. U.S. Department of Health and Human Services. Publié par The health

Foundation, 59 pages

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http://dme.fmoq.org/assets/depliant_PQADME.pdf

http://dme.fmoq.org/planification/niveau-de-preparation/

http://dme.fmoq.org/informations/guide-de-presentation/

http://dme.fmoq.org/informations/guide-de-presentation/

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GUIDE D ACCOMPAGNEMENT AU CHOIX ET À L … · clinique doit être facilité par des personnes clés, ciblées et formées pour soutenir et aplanir toute la démarche de changement