Guide de l'utilisateur Exchange 2016 - be.brussels

24/01/2017

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Messagerie Outlook Web App

Guide de l’utilisateur

Exchange 2016

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Table des matières

1. INTRODUCTION ................................................................................................................ 3

2. CONNEXION A L’INTERFACE .......................................................................................... 3

3. OPTIONS GENERALES .................................................................................................... 5

3.1. Description de l’écran principal ............................................................................... 5 3.2. Volet de lecture ......................................................................................................... 5 3.3. Modification de la langue d’affichage de l’interface ............................................... 7 3.4. Modification du mot de passe .................................................................................. 8

4. GESTION DE LA MESSAGERIE ELECTRONIQUE .......................................................... 9

4.1. Création et envoi de messages ................................................................................ 9 4.2. Lecture et gestion des messages .......................................................................... 11 4.3. Classement des messages et création des dossiers ........................................... 13 4.4. Gestion des messages avec des indicateurs (flags) ............................................ 14 4.5. Suppression et récupération des messages ........................................................ 15 4.6. Outil de recherche de messages ........................................................................... 16 4.7. Gestionnaire d'absence .......................................................................................... 17 4.8. Création de règles ................................................................................................... 17 4.9. Se connecter à une autre boîte aux lettres ........................................................... 20

5. CALENDRIER .................................................................................................................. 21

5.1. Généralite ................................................................................................................ 21 5.2. Fenêtre principale ................................................................................................... 21 5.3. Création d’un rendez-vous .................................................................................... 22 5.4. Organisation de réunion ......................................................................................... 22 5.5. Utiliser l’Assistant de planification ........................................................................ 23 5.6. Comment partager mon calendrier ........................................................................ 24 5.7. Comment voir un autre calendrier ......................................................................... 24

6. TÂCHES .......................................................................................................................... 25

6.1. Généralité ................................................................................................................ 25 6.2. Nouvelle tâche ......................................................................................................... 25

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1. INTRODUCTION

La messagerie Outlook Web App (OWA) est une application accessible via un navigateur Internet comme Internet Explorer, Firefox ou Chrome. Aucune installation spécifique ne doit donc être réalisée sur l'ordinateur sur lequel vous voulez la consulter.

Votre boîte de messagerie vous permet d'envoyer et de lire des messages électroniques, de gérer vos contacts, de créer des tâches et de gérer votre calendrier.

2. CONNEXION A L’INTERFACE

Pour vous connecter à votre messagerie via Outlook Web Access, démarrez votre navigateur Internet et entrez l'URL suivante dans la barre d'adresse : https:\\mail.redima.brussels\owa

Vous pouvez sélectionner l'option "Cet ordinateur est public ou partagé" si vous n'utilisez pas votre ordinateur habituel. Dans ce cas, le nom entré comme adresse de messagerie ne sera pas proposé pour les connexions suivantes, et une déconnexion automatique se fera après 30 minutes d'inactivité (ce temps est de 8 heures pour l'option "Ordinateur privé").

https://webmail.irisnet.be/owa/

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Une deuxième fenêtre de connexion s’ouvre, compléter la comme la 1er, et cliqué sur « se connecter »

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3. OPTIONS GENERALES

3.1. Description de l’écran principal

3.2 Le volet de lecture

Il permet d’avoir un aperçu du contenu du message sur lequel vous êtes positionné. Par défaut, il s’affiche dans la partie droite de votre écran. On peut décider de ne pas l’afficher afin de visualiser plus de détails au niveau de la liste des messages ou de l’afficher en bas de votre écran.

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Pour Afficher ou masque le volet de lecture :

Cliquez sur Paramètre d’affichage

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3.3 Modification de la langue d’affichage de l’interface

Appuyer sur le bouton Options dans le coin supérieur droit.

Sélectionner Région et fuseau horaire Choisir la langue et l’option renommer les dossiers par défaut …, puis appuyer sur le lien Enregistrer.

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3.4. Modification du mot de passe.

Appuyer sur le bouton Options dans le coin supérieur droit.

Sur Général, sélectionner Mon compte et Modifier votre mot de passe. Introduire l’ancien et le nouveau mot de passe, puis appuyer sur le lien Enregistrer. Une nouvelle ouverture de connexion avec le nouveau mot de passe va apparaître.

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4. GESTION DE LA MESSAGERIE ELECTRONIQUE

4.1. Création et envoi de messages

Par défaut une fois connecté, la section messagerie est accessible.

Si vous naviguez dans une autre section : Calendrier, Contacts, Taches, il est possible à tout moment de se replacer dans la section messagerie.

Il faut cliquer sur le carré bleu en haut à gauche afin d’avoir accès aux différentes sections.

Pour la création de nouveaux messages : veuillez cliquer sur “nouveau”

Si vous cliquez sur la flèche noire 2 options seront proposées :

Message électronique Événement de calendrier

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Nouveau message

Vous pourrez par exemple insérer une pièce jointe à votre e-mail, utiliser des applications supplémentaires, ou encore activer l’accusé de réception ou l’accusé de lecture.

Vous trouverez également les options classiques d’édition de contenu (police, taille, couleur, etc…).

Objet :

Entrez l'objet de votre message.

Contenu :

Cliquez dans la zone du contenu du message pour en saisir le contenu.

Il est possible de formater le texte de contenu à l'aide des outils suivants:

https://docs.ovh.com/fr/fr/web/microsoft-collaborative-solutions/exchange-2016-guide-utilisation-outlook-web-app/#id11

http://office.microsoft.com/fr-fr/store/applications-pour-outlook-FX102825292.aspx?app=outlook.exe

http://office.microsoft.com/fr-fr/store/applications-pour-outlook-FX102825292.aspx?app=outlook.exe

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Envoyer :

Cliquez ensuite sur le bouton Envoyer pour envoyer le message.

Vous remarquerez qu’il est aussi possible de joindre un fichier à votre message, en cliquant sur le trombone Joindre

4.2. Lecture et gestion des messages

La lecture des messages reçus se fait à partir de la Boîte de Réception. Les messages non lus sont en caractère gras.

En cliquant sur un message, le contenu du message apparaît dans le volet de lecture.

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Répondre ou transférer un message :

Cliquer sur le lien Répondre à tous et choisir parmi le menu déroulant

Imprimer : Suivre le chemin de l’image, cliquez sur les trois petits point, un menu déroule et allez

sur l’onglet imprimer

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4.3. Classement des messages et création des dossiers

Les messages sont stockés dans votre boîte de réception. Pour conserver les messages qui vous seraient utiles à l'avenir, il est recommandé de les classer dans des dossiers spécifiques. Il est possible de créer plusieurs dossiers dans une boîte de réception, chaque dossier pouvant contenir des sous-dossiers.

Pour classer les messages de la boîte de réception vers un dossier, sélectionnez le message et faites-le glisser vers le dossier voulu.

Les dossiers système et dossiers personnalisés :

Par défaut, voici les dossiers système que vous observerez :

Boîte de réception Brouillons Éléments envoyés Éléments supprimés Courrier indésirable Flux RSS Notes

Un dossier système ne peut être renommé, déplacé ou supprimé. Il s’agit de règles fixées et non modifiables.

En réalisant un clic droit sur le nom d’affichage de votre compte Exchange ou sur un dossier, diverses options vous seront proposées :

Créer un sous-dossier : crée un dossier à l’endroit où le clic droit a été effectué. Dans notre exemple le dossier sera créé au même niveau que les autres dossiers système.

Renommer : renomme un dossier personnalisé.


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Supprimer : supprime un dossier personnalisé.

Vider le Dossier : vide un dossier système ou personnalisé. Tout le contenu sera alors transféré dans “Éléments supprimés”

Supprimer des favoris : ajoute le dossier sélectionné dans la partie “Favoris”.

Déplacer : déplace le dossier personnalisé sélectionné dans un autre dossier.

Marquer tout comme lu : marque tous les e-mails non lus d’un dossier en lus.

Autorisations : permet de donner des autorisations d’accès à un autre utilisateur de votre plate-forme Exchange.

4.4. Gestion des messages avec des indicateurs (flags)

Pour aider la gestion du courrier, il est possible de lui associer un indicateur, un rappel d’une action à faire ou déjà faite, sous forme d’un petit drapeau rouge.

Après avoir sélectionné un message, le menu du bouton droit de la souris permet de sélectionner l’indicateur souhaité, ou de marquer l’action comme terminée.

Ce type d’indicateur peut faciliter la gestion de boîtes aux lettres génériques, partagées entre plusieurs utilisateurs.

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4.5. Suppression et récupération des messages

Supprimer un message :

Sélectionnez le message et cliquez sur Supprimer

Les messages supprimés se retrouvent dans le dossier Éléments supprimés. Il est encore possible de les récupérer, mais ils occupent toujours de l'espace dans votre boîte de réception.

Pour supprimer les messages définitivement et récupérer l'espace occupé, sélectionnez Éléments supprimés et cliquez avec le bouton droit de la souris. Sélectionnez l'option Vider le dossier Éléments supprimés et confirmez la suppression.

Il vous est toutefois possible durant un temps limité (30 jours) de récupérer des messages supprimés même après avoir vidé ce dossier. Pour ce faire, sélectionnez l'option "Récupérer des éléments supprimés".

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4.6. Outil de recherche de messages

Une fenêtre de recherche est visible sur le coin gauche.

Cliquez sur la loupe pour avoir un nouveau menu avec possibilité de spécifier la recherche

4.7. Gestionnaire d'absence

Il est possible d'avertir vos correspondants de vos absences de bureau. (Une personne n'est notifiée qu'une seule fois durant la période d'absence définie même si elle vous envoie plusieurs messages).

Il est possible d'envoyer ce message uniquement à vos correspondants internes et/ou de spécifier un message différent pour vos correspondants externes.

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Dans l'écran proposé, entrez :

• La période d'absence

• Le message à envoyer à vos correspondants internes

• Le message à envoyer à vos correspondants externes (il peut être différent)

4.8. Création de règles

Les règles permettent d’appliquer un traitement automatique (déplacer dans un dossier, supprimer …) à tous les messages reçus qui rempliraient une ou plusieurs conditions (message reçu ou envoyé à une personne déterminée, présence de mots-clés dans le titre ou le message …)

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Appuyer sur Option dans le coin supérieur droit.

Dans l’onglet Courrier, vous trouverez l’option Règles de boite de réception et de rangement.

Un tableau Règles de boite de réception apparait, il vous reste à définir une condition.

Pour cela, il vous suffit de cliquer sur le symbole +.

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Ensuite, il vous suffira de cliquer sur la fenetre Ajouter une condition

4.9. Se connecter à une autre boite aux lettres

Appuyer sur l’onglet en forme d’avatar dans le coin supérieur droit.

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Cliquer sur l’option Ouvrir une autre boite aux lettres, et indiquer le nom d’une autre boite aux lettre à ouvrir. Cette boîte aux lettres peut être une boîte aux lettres générique, où une autre boîte aux lettres sur laquelle j’ai reçu une permission d’accès.

5. CALENDRIER

5.1. Généralité

Le bouton “Calendrier” vous permettra de consulter, gérer ou créer vos calendriers. Cette section vous permettra également d’accéder aux calendriers partagés ou d’initier des partages de calendriers.

5.2 . Fenêtre principale


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Les types d’affichage proposés sont les suivants :

• Jour

• Semaine de travail (5 jours)

• Semaine (7 jours)

• Mois

5.3. Création d’un rendez-vous

Cliquez sur le lien Nouveau

Ce bouton vous permettra d’ajouter un événement sur votre calendrier ou sur un calendrier partagé.

Tout comme l’écriture d’un nouvel e-mail, vous trouverez diverses options liées à l’édition du contenu de l’événement ajouté au calendrier sélectionné.

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Dans la fenêtre proposée, entrez :

• le sujet de la réunion (Objet)

• La date et heure de début

• La date et l'heure de fin

• La disponibilité : Libre / Provisoire / Occupé / Absent

• Possibilité aussi de créer un évènement répétitif en cliquant sur Répéter

• Cliquez sur le lien Enregistrer et fermer.

5.4. ORGANISATION DE RÉUNION

Dans la même fenêtre, il suffit d’Ajouter des contact

Et de choisir Ajouter une salle

Et enfin, Enregistrer

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5.5. Utiliser l’assistant de planification

L'assistant de planification offre une aide pour l'organisation d'une réunion.

Si l'horaire proposé convient à tous, aucune couleur n'apparaît dans la période, vous indiquant que tous les participants sont disponibles. Vous pouvez trouver une période disponible, en défilant dans la fenêtre avec la barre de défilement horizontal et cliquer ensuite sur la période libre.

Si tous les invités ne sont pas disponibles, une barre de couleur bleue ou violette apparaîtra sous les horaires pour vous indiquer que tout le monde n’est pas disponible.

Vous pouvez aussi sélectionner une période libre dans la zone de suggestion.

Le code de couleur correspond à la disponibilité définie et indique la raison de non disponibilité (provisoire(ment réservé), occupé, absence) .

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5.6. Comment partager mon calendrier

Il suffit de cliquer sur l’onglet Partager, et suivre les instructions.

Notez qu’il est possible par la suite de modifier les paramètres du partage du calendrier.

5.7. Comment voir un autre calendrier

Cliquez sur l’onglet Ajouter un calendrier

Ensuite choisissez à partir de quel lien vous désirez ajouter le calendrier

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6.TÂCHES

6.1 Généralité

Le bouton Tâches vous permettra de créer, gérer et afficher les tâches liées à votre compte Exchange.

La colonne du milieu affichera le contenu du dossier de tâche choisi et la colonne de droite les détails de la tâche choisie.

6.2 Nouvelle tâche

Ce bouton vous permettra de créer une nouvelle tâche dans le dossier de tâches sélectionné, de choisir son sujet, son échéance et d’ajouter des détails supplémentaires comme le sujet, la date d’échéance, le pourcentage d’avancement, etc…




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Vous observerez dans la colonne de gauche l’ensemble des dossiers de tâches. Vous pourrez d’ailleurs effectuer un clic droit sur le menu “Mes tâches” afin de créer un dossier de tâches personnalisé.

OWA ne vous permettra pas d’initier des partages de tâches. Un logiciel de messagerie compatible (Outlook par exemple) sera nécessaire pour cette action.

Documents

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