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Guide de Partenariat
2016
UN OFFICE DE TOURISME CLASSÉ CATEGORIE II
Les offices de tourisme sont institués par délibération de la collectivité en l’occurrence le conseil municipal de notre ville. L’organe délibérant approuve ses statuts, détermine son organisation, ses missions, et sa structure juridique conformément au code du tourisme.
Même si son classement reste une démarche volontaire, il a pour effet de mieux affirmer son rôle sur la destination touristique en garantissant sur son territoire, une cohérence entre les différents acteurs publics et privés, afin que ses missions offrent aux visiteurs une qualité de service adaptée à leur demande.
Ce classement (en 3 catégories) valable 5 ans, est subordonnée à la réponse à de nombreux critères demandés par le ministère chargé du Tourisme.
L’Office de Tourisme de Bayonne à ce jour classé en catégorie 2 est en cours de procédure pour l’obtention du classement en catégorie 1 prévu avant l’été 2016.
UN OFFICE DE TOURISME « QUALITÉ TOURISME » A venir
Depuis 2013, l’OT Bayonne est engagé dans une démarche qualité tourisme, mettant ainsi la satisfaction de l’ensemble de ses clients, partenaires et interlocuteurs au cœur de ses préoccupations.
Il a donc formalisé toutes les procédures existantes ou nouvellement mises en place, professionnalisé ses actions, amélioré son organisation interne, défini les objectifs de chaque agent et de la structure, motivé l’ensemble du personnel et fait reconnaître ses compétences auprès de ses visiteurs et de ses partenaires.
Les objectifs de notre politique qualité sont nombreux et ne se cantonnent pas à l’accueil des visiteurs. En effet, l’ensemble des rapports que l’OT entretient avec ses partenaires est impacté par cette démarche. L’obtention de la marque découle du respect de 166 critères répartis en 9 chapitres !
En résumé c’est une démarche: Transversale : applicable à tous les services de l’Office de Tourisme Collégiale : impliquant toute l’équipe et pas seulement la référente qualité et la direction Globale : permettant l’amélioration continue des services proposés au visiteur
>>>> L’Office de Tourisme passera l’audit de la marque Qualité Tourisme au cours du 1er trimestre 2016
LA QUALITE, UN OBJECTIF QUOTIDIEN!
Enquête de satisfaction menée au comptoir 259 questionnaires distribués en 2015 (jusqu’ en octobre 2015)
Temps d’attente: très satisfait ou satisfait
Personnel disponible souriant très satisfait ou satisfait
Satisfaction du service
et de l’information : très satisfait ou satisfait
99%
98%
Quoi et pourquoi?
L’Office de Tourisme Bayonne est une association de type Loi 1901 forte de près de 400 socio professionnels adhérents.
Sa zone de compétence officielle, au sens de la compétence tourisme, repose sur les
périmètres des collectivités suivantes :
- Bayonne - Bassussary
L’OFFICE DE TOURISME DE BAYONNE
Conseil d’administration
22 membres Dont 7 membres cooptés par Mr Le Maire
Et 15 élus par l’Assemblée Générale
4 MISSIONS PRINCIPALES Accueil Information des visiteurs
et coordination sur le terrain des acteurs socioprofessionnels adhérents
Promotion touristique de la destination et Commercialisation de séjours "à forfait" pour les Groupes et les clients individuels
Organisation d’évènements
Visites guidées et mise en avant du label Ville d’Art et d’Histoire
D I R EC T I O N
DIRECTEUR Serge CAZABAN
UNE EQUIPE PROFESSIONNELLE ET DYNAMIQUE
ACCUEIL
RESPONSABLE ACCUEIL ET BOUTIQUE
Christèle Estelle Anne Hélène Maylis Marie-Laurence
6 CONSEILLÈRES EN SEJOUR
PROMOTION ET COMMERCIALISATION
Xabi BELAIN
RESPONSABLE PROMOTION ET COMMERCIALISATION xa
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D I R EC T I O N
Adjointe Direction Administration Référente Qualité
Sandrine HIPPOLYTE
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Laurence Dupreuilh CHARGEE DE PROMOTION
Sandrine CUEVAS
ANIMATION
Benoit BARATCHART Laure HAROSTEGUY 2 CHARGES D’ANIMATION
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VISITES GUIDEES
Sophie LEFORT Isabelle DUPONT Andy FISHER
3 GUIDES CONFERENCIERS
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Ecrans de diffusion de l’information,
et de la chaine d’info numérique
HORAIRES D’OUVERTURE DE L’ACCUEIL
En juillet et Août du Lundi au Samedi de 9H00 à 19H00 Le dimanche de 10H à 13H
De septembre à novembre et d'avril à juillet du Lundi au vendredi de 9H00 à 18H30 Le Samedi de 10H à 13H et de 14H à 18H
De décembre à avril du Lundi au Vendredi de 9H00 à 13H00 et de 14H00 à 18H00 Le Samedi de 10H à 13H et de 14H à 18H
Contact: [email protected] ou 05 59 46 09 00
L’ACCUEIL DU PUBLIC
LES BUREAUX: Office de Tourisme de Bayonne propose un
point information touristique ouvert toute l'année. (310 jours/an). Accès Wi-Fi gratuit - poste internet
En juillet et Août, l’office de Tourisme propose également un accueil des visiteurs dans le quartier historique de la Cathédrale Sainte Marie ainsi qu’un accueil déporté avec un triporteur dans différents points de la ville.
QUELQUES CHIFFRES :
3 langues étrangères parlées : anglais - espagnol - basque Près de 200 000 personnes renseignées chaque année
Un programme de visites guidées avec différents thèmes proposées toute l’année et chaque jour en juillet et août.
RESEAU DE DISTRIBUTION DE L’INFORMATION
L'Office de Tourisme a structuré un réseau de distribution de documentation via ses prestataires touristiques.
Ce réseau s’appuie sur les socioprofessionnels qui drainent déjà des flux importants de visiteurs.
Sont diffusées tout au long de l’année nos brochures principales : guides touristiques : Bayonne à la loupe, cartes touristiques : Escale à Bayonne en langue étrangères (français, anglais, espagnol, basque et
allemand) le programme des visites guidées ainsi que le guide hébergement.
Bourse aux dépliants : Chaque année, avant la saison estivale, l’OT organise un éductour où sont conviés tous les prestataires
adhérents à l’office de Tourisme. L’eductour permet aux différents acteurs de découvrir Bayonne au travers d’une visite guidée et d’une présentation des sites touristiques majeurs de la ville.
A l’issue de cette journée, une bourse aux dépliants est organisée afin de distribuer notre documentation.
La chaîne d’infos numérique : Une chaine d’infos numérique est déjà diffusée dans l’espace d’accueil de l’Office de Tourisme.
Nous serons bientôt en mesure de la proposer (à nos socio-professionnels qui en feront la demande) afin de diffuser dans leurs locaux des informations touristiques ainsi que des annonces propres à leur structure. Nous consulter.
MISSION ACCUEIL / INFORMATION
SITE SEMINAIRES
Présentation des séjours groupes et individuels Site www.bayonne-seminaires.com dédié aux
réunions ? séminaires ? etc…
LES BROCHURES
Guide des hébergements : 5 200 exemplaires
Plan de la ville : 65 400 exemplaires.
Guide Touristique Bayonne à la loupe : 50 260 exemplaires Carte touristique Escale à Bayonne en français: 40 600 exemplaires
Carte touristique en langues étrangères : 29 100 exemplaires
Ces brochures sont également proposées au téléchargement à partir de notre site internet
LA PRESENCE WEB / Réseaux sociaux
>> Près de 400 000 visites par an sur notre site www.bayonne-tourisme.com
MISSION COMMUNICATION
www.macotebasque.com
Le site mobile à l’échelle d’un territoire
Toutes les infos touristiques du BAB et de Terre et Côte basques.
Chaîne Youtube, Blog Bayonne Bouge, Flickr
http://blog.bayonne-tourisme.com/
A VENIR : Twitter, Instagram, #bayonnebouge https://www.youtube.com/user/BayonnetourismeTV/videos http://www.flickr.com/photos/bayonne_tourisme
La page Facebook Bayonne Bouge
16 000 Followers
Actu, news, animations, évènements à venir, idées sorties ... Retrouvez en
temps réel les meilleurs plans de la vie bayonnaise….
Site internet:
www.bayonne-tourisme.com
CHAT EN LIGNE sur notre site internet
Une question? > Réponse instantanée et personnalisée
LA MARQUE Bayonne Ville d’art et d’histoire
Bayonne a rejoint depuis janvier 2011 le réseau national des villes françaises labellisées « Ville d'Art et d'Histoire ». Ce prestigieux label est décerné par le ministère de la Culture aux collectivités qui mettent en valeur leur patrimoine et le font connaître auprès de leurs habitants et visiteurs.
LES VISITES GUIDEES DE BAYONNE 13 769 visiteurs en 2015 soit 8% de + qu’en 2014
Une dizaine de thématiques sont proposées tout au long de l’année pour savourer la ville, son histoire et ses patrimoines, en compagnie de nos guide-conférenciers agréés par le ministère de la Culture. L’Office de Tourisme établie un planning trimestriel de visites pour individuels, propose des visites sur Rendez-vous pour les groupes et les scolaires.
AUTRES ACTIONS Accueil de Presse Salons pro ou grand public Publicité Magazine Publicité sur Internet E-marketing – E newsletter
- Participation régulières aux accueils presse organisés par le CDT 64 et le CRTA. - Plan d’action tourisme urbain avec le CRTA Aquitaine. - Participation à des salons (MAP Pro, Reims, …) ou des opérations évènementielles (ex : le Pays Basque à Saint Germain) - Dans le cadre de la promotion « Pays Basque » du CDT64, l’OT est engagé dans différentes commissions de travail (Evènementiel, Internet, …)
Contact : [email protected] ou 05 59 46 01 42
MISSION PROMOTION
L’Office de Tourisme de Bayonne propose des séjours escapades à destination des clients individuels ainsi que des
journées et demi-journées adressées à des organisateurs de voyages en groupe professionnels ou associatifs.
Les partenaires commerciaux locaux de l'Office de Tourisme sont nécessairement des adhérents de l'association. Ils
signent une convention annuelle dans laquelle ils s'engagent sur un tarif consenti. Ces séjours d'une durée de 1 à 5
jours, voire plus longs, sont regroupés et présentés sur le site de l’OT ainsi que sur notre écran ‘Nos services ».
Nous sommes en relation constante avec les services du CRT Aquitaine, du CDT64 et les Offices partenaires de Côte Basque pour la mise en place de notre stratégie de commercialisation. Nous avons par exemple choisi de mettre en place un outil de commercialisation commun sur les 5 OT de la Côte Basque : Citybreak depuis 2012.
Contact : [email protected] -05 59 46 01 42
LA CENTRALE DE RESERVATION - Commercialisation en ligne 24h/24 et 7j/7 sur les sites Internet des offices de tourisme de Bayonne, Anglet Biarritz et Terres et côte basque.
- Vente au comptoir de l’Office de tourisme 6j/7 via notre service accueil.
- Une équipe à votre service pour vous assister dans la commercialisation de votre établissement
- Un descriptif détaillé et jusqu’ à 10 photos supplémentaires
- Affichage prioritaire sur le site Internet
- Une gestion de planning autonome
- Un cout limité en fonction des ventes réalisées par l’OT.
Pour information, notre taux de commission est inférieur à ceux des opérateurs actuels, 8 % seulement pour les hôtels par exemple, et les revenus sont totalement réinvestis dans le développement de la plateforme et l’amélioration de sa visibilité. La Centrale offre à votre activité une puissante tribune de visibilité auprès de la clientèle nationale et internationale avec près de 215 000 visites par an sur le site.)
LE SERVICE RECEPTIF MISSION COMMERCIALISATION
ANIMATION NUMERIQUE Parce qu’internet est le moyen le plus utilisé par les touristes pour préparer leurs vacances, nous Souhaitons accompagner nos socio-professionnels afin de leur permettre de maîtriser et développer leur présence sur internet. Les Ateliers numériques :
Ce seront des séances de mise en pratique sur des thèmes précis et en petits groupes selon les demandes. Le développement de ces ateliers se fera au sein de l'Office de Tourisme grâce à la compétence d’un Animateur Numérique de Territoire (ANT) spécialement formé. (Nous consulter) Le diagnostic et l’accompagnement personnalisé : Démarche AOC en partenariat avec le CDT64
En préambule ou indépendamment des ateliers, nous vous proposons de réaliser un diagnostic de votre présence sur internet. Cela pourra donner lieu, si vous le souhaitez, à la mise en place d’un programme sur mesure adapté à vos besoins.
APPUI CONSEIL
L'Office de Tourisme est toujours présent auprès des socioprofessionnels afin de les accompagner dans
l'accomplissement de leur projet.
Nos conseillers sont en mesure d'apporter un appui technique dans le montage de dossier en facilitant leur
aboutissement (cf. Site pro en cours de réalisation).
SITE PRO
Nous vous proposerons:
Actus Veille E-tourisme Outils de com Centre de ressources avec le « Bayonne pour les nuls » créé et imaginé pour vous. Règlementation Observatoire touristique ……..
MISSION COORDINATION ET APPUI
BAYONNE CITYPASS PAYS BASQUE
Le Citypass Bayonne Pays Basque est une carte de 1, 3 ou 7 jours qui combine le transport illimité sur l’ensemble du réseau de bus Chronoplus, des entrées gratuites dans les musées de Bayonne, une visite guidée et des remises chez les commerçants bayonnais et nos partenaires touristiques. Cette carte a été créée par l’Office de Tourisme.
A RETROUVER SUR www.bayonne-tourisme.com
Spécial Locations de vacances
PARTENARIAT ABRITEL - GROUPE HOMEAWAY
Votre qualité de membre de l’office de tourisme vous permet de bénéficier de conditions exceptionnelles pour vous afficher sur ABRITEL, le leader de la location de vacances sur Internet. Trois cas de figures :
1. Vous êtes déjà clients Abritel : Offre de réabonnement Vous bénéficiez de 74€ TTC de réduction quelle que soit la formule choisie (soit 30% de réduction sur l’abon- nement 12 mois offre classique).
2. Pour les nouveaux clients Abritel : Vous bénéficiez de 124,50 € de réduction quelle que soit la formule choisie (soit 50% de réduction sur l’abonnement 12 mois offre classique). La période de validité pour bénéficier de cette offre est de 3 mois : du 1er janvier 2016 au 31 mars 2016.
3. Tout client Abritel bénéficie de 40 % de réduction pour accéder à une plateforme internationale du groupe Homeaway : UK, Allemagne, Italie, Portugal, Pays Bas, Espagne
Merci de nous contacter pour connaître la procédure à suivre pour bénéficier de ces offres.
Contact : [email protected] ou 05 59 46 09 00
OPERATIONS SPECIALES!
LA BOUTIQUE DE L’OFFICE DE TOURISME
Notre nouvelle boutique propose un choix de produits variés destinés aussi bien aux vacanciers qu’à la clientèle locale:
- Produits liés aux fêtes de Bayonne - Espace librairie proposant une sélection de livres, cd sur le Pays Basque… - Des produits des arts de la table, de la gastronomie locale, des bijoux et articles pour enfants….. >>>>> La plupart de nos produits sont de production locale et identifiés par le logo
Pour les collectionneurs la boutique propose toute l'année la vente des affiches des fêtes depuis 1932…
La ville de Bayonne a confié à l’Office de Tourisme l’organisation, sous sa responsabilité directe, du Carnaval et de la Fête de la Musique.
CARNAVAL DE BAYONNE Organisé sur deux journées, le carnaval de Bayonne mobilise beaucoup de monde. Le vendredi, plus de 2 000 enfants des écoles bayonnaises défilent dans les rues et assistent à un spectacle. Les plus anciens sont également de la fête en participant à un repas costumé. Le samedi est la journée principale du carnaval : cavalcades, musiques, chants, danses et jugement de San Pansart sont le fil rouge de la fête que les commerçants, cafetiers et restaurateurs partagent avec la population.
LA FETE DE LA MUSIQUE
L’Office de Tourisme, à travers la Fête de la Musique, vise à promouvoir la richesse de la ville, tant sur le plan musical que patrimonial. Les événements sont planifiés de manière cohérente dans la mesure où la Fête de la Musique est un évènement d’envergure nationale.
Les manifestations s’emploient à proposer des programmations suffisamment éclectiques et à faire découvrir des lieux atypiques de la ville, afin d’attirer le plus grand nombre de visiteurs.
La programmation convient à tous les goûts et tous les âges, tout en favorisant la participation de formations locales.
BON A SAVOIR ! Nous avons recours au partenariat privé ou financement participatif !
N’hésitez pas à nous contacter pour plus de renseignements !
MISSION ANIMATION
Contact: [email protected] ou 05 59 46 01 45
Diffusion de DEPLIANTS sites et activités dans le hall d’accueil de l’Office de Tourisme
Insertion dans nos BROCHURES, sous la forme d’un module spécifique (selon les catégories)
Présence SUR NOTRE SITE INTERNET, le SITE MOBILE Macotebasque, sous la forme d’une page
dédiée à votre activité
Présence via la base de données régionale SIRTAQUI sur les sites internet du COMITE DEPARTEMEN-
TAL DU TOURISME des Pyrénées Atlantiques COMITE REGIONAL DU TOURISME d’Aquitaine
Mise à disposition de DOCUMENTATION touristique dans vos locaux (sur demande)
Vos BONS PLANS sur notre site internet,
Pour les périodes spéciales telles que Fêtes de Bayonne, Foire au jambon ...intégration de vos offres
sur notre SITE INTERNET et la centrale de réservation CITYBREAK
Participation à des ATELIERS NUMERIQUES, Accompagnement dans la démarche AOC (sur demande)
Pour les hébergeurs ou prestataires d’activité, AFFICHAGE DES DISPONIBILITES et VENTE EN LIGNE via
la centrale de réservation Citybreak et la borne extérieure.
Réception d’une NEWSLETTER hebdomadaire « Les Temps forts de la semaine » pour connaître les
Animations à venir (en période estivale).
PRÊT DE MATERIEL DE COMMUNICATION pour vos opérations spéciales (foires, salons…) : kaké-
monos, documentation touristique,
Participation à notre BOURSE AUX DEPLIANTS ET EDUCTOUR ANNUEL
Nous fournir des informations fiables et nous informer de tout changement concernant votre activité
(coordonnées, tarifs…)
Nous fournir régulièrement des dépliants en quantité suffisante
Participer aux temps forts de la vie de l’Association (Assemblées Générales en particulier)
AVEC VOTRE ADHESION VOUS BENEFICIEZ DE SERVICES
VOTRE ADHESION IMPLIQUE AUSSI UN ENGAGEMENT
ADHESION ANNUELLE
REJOINDRE LA CENTRALE DE RESERVATION CITYBREAK
LES SERVICES +
PUBLICITE INTERNET & NUMERIQUE
Bannière publicitaire sur www.bayonne-tourisme.com
Publicité sur la Borne d’information extérieure
(Film publicitaire dès la mise en veille de la borne 24/24)
Publicité sur Grand écran dans l’espace d’accueil (200 000 visiteurs /an)
(Film publicitaire de 10 sec.)
Prix TTC par mois
Nov à Avril 150 €
Mai & Juin/Sept & Oct 200 €
Juillet & Août 400 €
Votre activité sur nos différents supports papier, sur notre site internet et sur l’appli Mobile.
Hôtels ou résidence hôtelière Location saisonnière ou chambre d’hôte
Sites ou activité
Restauration
L’Office de Tourisme se rémunère sur une commission lors de ventes effectuées via citybreak : Location saisonnière, chambre d’hôte : 8% de commission sur le montant TTC de la réservation.
Hôtels, résidence hôtelière, site et activité : 8% de commission sur le montant HT de la réservation
ACCOMPAGNEMENT NUMERIQUE
Diagnostic numérique Démarche AOC État des lieux de votre présence sur le web
Analyse de votre stratégie de communication sur le web
Analyse de votre site internet
Conclusions et préconisations
Accompagnement personnalisé Sur devis Des conseils et un accompagnement personnalisés pour mettre en place une véritable stratégie sur le web avec un programme établi en fonction de vos besoins et de vos attentes. Cette prestation nécessite d’établir au préalable un diagnostic numérique.
A partir de 60€
Selon votre
activité
400€/an A partir de 400€ /an
L’ADHESION A L’OFFICE DE TOURISME
OFFERT
Nous consulter
Comment devenir adhérent ?
1. Remplissez le bulletin d’adhésion ci-après et le
dossier joint correspondant à votre catégorie
d’activité.
2.
3. Remplissez-le avec le plus d’information possible. Vous pouvez également prendre RDV avec l’une de nos conseillères afin d’obtenir de l’aide.
4. Faites nous parvenir par mail ou sur clé USB : 5 photos de votre activité (Format paysage, 800x600 si possible)
4. Choisissez vos SERVICES + (cf. Chapitre précédent).
5. Adressez-nous le règlement correspondant à votre
Cotisation. (Espèces, Cb, ou chèque à l’ordre de l’Office de Tourisme de Bayonne)
6. Dès réception de votre dossier d’adhésion complet,
nous saisirons vos informations sur nos différents supports
de communication.
OFFICE DE TOURISME DE BAYONNE
25, Place des Basques – 64100 BAYONNE
+ 33 (0) 5 59 46 09 00 – [email protected]
www.bayonne-tourisme.com
BULLETIN D’ADHESION
Type d'établissement Tarif
Hôtel non classé & 1* *Forfait minimum de 70€
ou 1,70€ / chambre
Hôtel 2* *Forfait minimum de 70€
ou 2,05€ / chambre
Hôtel 3* *Forfait minimum de 120€
ou 3€ / chambre
Hôtel 4* *Forfait minimum de 150€
ou 4€ / chambre
Résidences Hôtelières *Forfait minimum de 100€
et hébergements collectifs ou 5,50€ / appartement
1 Location de vacances 120 €
2 locations de vacances 220 €
Chambres d'hôtes 120 €
Restaurants, Salon de thés 60 €
Chocolatiers 60 €
Sites et activités 60 €
Commerces et services 60 €
* Les forfaits minimums concernent les établissements de moins de 10 chambres.
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Activité:
Nom de l'établissement:
Nom et prénom du responsable:
Adresse 1:
Adresse 2:
Code postal: Commune:
Téléphone: Portable:
Montant de votre adhésion ……………… Mode de Paiement : ……………… Date, signature avec mention « Lu et approuvé » A …………………, le / / .
Signature ou cachet de l’établissement
