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Ecole hassania des travaux publics
Module culturel
P I P
G U I D E D E S P O N S O R I N G
R
eunion avec les sponsors et autres
Coach : al abdali abdelhamid
( 04=12=2015 )
Projet d'initiative personnelle Annee academique : 2015/2016
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Lune des raisons pour laquelle la vie est complexe ,cest quelle
a une partie reelleet une partie imaginaire.(La vie = la realite +i
les reves )
Andrew Koenig
1. PR
EPARER SON DOSSIER DE SPONSORING :
1. Le dossier de sponsoring constitue votre principal outil de
communication avec de futurssponsors ou donateurs. Il est donc
indispensable et doit etre prepare minutieusement.
2. Votre dossier doit etre bien redige, agreable a` lire et sans
fautes dorthographe.
3. Le dossier de sponsoring doit etre le plus concis possible,
parce que les dossiers trop epaisont moins de chance detre lus.
Rien ne vous empeche dessayer detre original, afin defaire
ressortir votre dossier du lot. Mais ne vous perdez pas dans des
renseignementsinutiles.
4. Le responsable de sponsoring na pas de temps a` perdre. On
conside`re en general quilpasse trente secondes sur un dossier
avant de prendre une premie`re decision.
5. Ce dossier devrait comprendre:
Presentation de lecole . Presentation de levenement. Le
programme de levenement. Un budget previsionnel. Formules de
sponsoring . Fiche technique de levenement. la contrepartie
proposee aux sponsors. Convention de sponsoring. Le contact des
organisateurs de levenement (les ele`ves ingenieurs)...etc
6. La contrepartie proposee aux sponsors (Soyez realistes et
faites des propositions de enlien avec le montant demande):
Afficher son logo sur votre affiche. Le citer dans les medias.
Afficher des banderoles sur le lieu de realisation de votre
projet
7. Une fois le dossier termine, il est temps de se mettre
concre`tement a` la recherche desponsors. Cette etape peut se
diviser en trois parties:
La selection des adresses (Voir guide N1). La prise de
contact(Voir guide N1). Le rendez-vous.
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2. Le rendez-vous :
1. Essayez toujours davoir le contact direct de la personne
concernee(responsable de mar-keting,directeur de ressources
humaines,personne de haut calibre a` inviter ou a` participerdans
votre evenement ,....)
2. Cherchez les sponsors qui ont une relation avec le the`me de
votre evenement,mais rienne vous empeche de se diriger vers dautres
organismes .
3. Noubliez pas de valoriser votre ecole et votre evenement lors
de la negociation avec leresponsable ,vous utiliser des arguments
que vous juger necessaire pour decrocher unsponsoring ou dinviter
une personne de haut calibre .
4. Il faut etablir au prealable une base de donnes des
entreprises a` visiter, une connaissanceprealable des activites de
lentreprise est fortement recommandees .
5. Une rencontre avec le responsable se prepare ,vous aurez 15
jusqua` 20 min dans lesmeilleurs cas ,il peut vous sponporiser
grace a` votre esprit de synthe`se .
6. Traitez la reunion comme si vous leur vendiez votre
projet.
7. Souriez et parlez dune voix ferme : cette attitude
teemoignera de votre dynamisme etde votre motivation.
8. Soyez patients et garder le sang-froid.
9. Une rencontre avec le responsable est a` programmer dans
votre temps libre .
10. Pensez a` prendre des photos avec le responsable quel que
soit son avis (favorable oudefavorable)et qui peut constitue une
preuve a` inclure dans le rapport finale de la soute-nance .
11. Terminez la reunion par une formule de remerciement.
12. Une fois largent trouve, noubliez pas de remercier tous vos
sponsors et donateurs...
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3. extrait du meilleure PV de la derniere reunion:
Realise par le groupe : Abracadabra ,the magic is here
LES POINTS DISCUTES PENDANT LA REUNION :
Une presentation claire de la grille d'evaluation de PIP par
ordre d'importance
(la durabilite, la mediatisation, l'innovation, le sponsoring,
le chire d'aaire, l'apport
de PIP, les dicultes, les lecons tirees).
Les grandes etapes pour l'elaboration du dossier sponsoring, qui
doit e^tre le
plus clair et synthetique possible. Il doit donner conance,
donner les informations
essentielles et donner envie de rencontrer le porter du
projet.
Comment trouver des sponsors potentiels pour notre projet, en
tenant compte
qu'ils peuvent e^tre des sponsors locaux ou nationaux. En gros,
il s'agit de bien
determiner quelles entreprises peuvent nous sponsoriser
reellement (exemples : les
entites privees, les associations . . . .).
Comment communiquer avec les sponsors (premierement par un
E-mail, puis par
un appel, enn par prendre un rendez-vous) sans oublier de
relancer a chaque fois
pour garantir l'obtention d'une reponse. Bien presenter notre
projet tout en mettant
en gras les mots cles denissant notre evenement ainsi qu'en
valorisant notre ecole.
N'oubliez surtout pas de leur dire que notre projet est a but
non lucratif.
Faire les points sur les eventuels besoins (materielles,
nancieres), car nous
pouvons avoir recours a des sponsors nanciers qui subventionnera
en partie ou en
totalite notre projet.
Essayez d'associer le projet a des grandes entreprises ou a des
medias pour
mettre en place un processus perenne et adopte par tous pour
bien denir notre projet.
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} 4. Grille d'
evaluation du PIP }
Votre PIP sera evalue selon les criteres suivants (Ils sont
classes selon leur ordredimportance ):
1. La durabilite.
2. La mediatisation.
3. Le reexe d'ingenieur(Creativite,innovation ,elements
distinctifs du PIP ,caractere
exeptionnel,...).
4. Le sponsoring(en nature,en cache,partenariat,... ).
5. Le chire d'aaire du PIP (CA=
X
ressources ) .
6. Les dicultes rencontres .
7. Les lecons tirees.
8. L'organisation.
9. Esprit d'equipe.
10. Implications d'acteurs exterieurs.
11. Richesse du contenu.
12. Implication forte .
13. Levee des contraintes.
14. Prise d'initiative...etc
Bonus & Malus :
Bonus :
1. Minimum dabsences.
2. Valeure du sponsoring importante .
3. Finnacement personnel minim .
4. Tout avantage sera comptabilise par unbonus.
Malus :
1. Soiree debordee.
2. Finnacement personnel avec un montantimportant .
3. Incoherence ,hors sujet.
4. Tout proble`me detecte par le jury dansles differents etapes
de la realisation duPIP sera sanctionne par un malus.
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