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Guide du participant Production des relevés 2016

ACCEO Solutions inc.

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Préparé par Éric Fournier

Corrigé par Yolaine Jacques

Gestionnaire ACCEO Services de garde 30 janvier 2017, V4


Table des matières

Introduction .............................................................................................. 7

Validation et paramétrages ..................................................................... 8

Validation pour la production du fichier électronique XML ...................... 8

Confirmer l’information à l’onglet Communication ............................... 8

Remplir l’onglet Relevés par Internet .................................................. 8

Insérer une signature électronique .................................................... 10

Les reçus aux parents ........................................................................... 10

Validation des paramètres Service de garde ........................................ 10

Vérification des services et des frais fixes ......................................... 11

Vérification des éléments de facturation générale ............................. 11

Rentrer les numéros d’identification .................................................. 12

L’onglet Divers ................................................................................... 12

Vérification du dossier des parents ....................................................... 13

Simuler les R24, R30 et les reçus fédéraux (pour validation seulement) .............................................................................................. 13

Produire des relevés originaux (R24 et Reçus fédéraux) ................... 16

La sélection des dossiers ..................................................................... 17

Messages d’erreur et d’avertissement (R24 et reçus fédéraux) ........... 18

Cases ayant des valeurs à 0 ............................................................. 18

Factures non fermées ....................................................................... 20

Faire un encaissement à 0 $ ............................................................. 21

Perçu d’avance avec un bénéficiaire différent ................................... 21

Situations corrigées et tous les messages d’erreur réglés ............... 23

Concepts de base ................................................................................. 24

Méthode de calcul ............................................................................. 24

Admissibilité des frais ........................................................................ 24

Prorata selon l’admissibilité des frais ................................................ 25

Montant payé vs Montant considéré .................................................. 25

Notions supplémentaires ...................................................................... 26


Payeur alternatif ................................................................................ 26

Bénéficiaire alternatif du reçu ............................................................ 26

Factures impayées ............................................................................ 26

Remboursements aux parents .......................................................... 27

Renversements de paiements ........................................................... 27

Paiements sans provision .................................................................. 27

Validation du reçu d’impôt .................................................................... 27

Rapport de validation ........................................................................ 29

Créer le fichier électronique XML ......................................................... 29

Impression des reçus aux parents ........................................................ 30

Tri avant impression ............................................................................. 31

Pages de séparation ............................................................................. 31

Produire les documents ........................................................................ 32

Différents formats de Relevés 24 ......................................................... 34

Copie 1 – Copie à retourner avec le sommaire 24 ............................ 34

Copie 2 – Copie du particulier ........................................................... 35

Sommaire 24 ........................................................................................ 36

Signature automatique.......................................................................... 38

Aperçu du reçu fédéral aux parents ...................................................... 39

Fichier XML non envoyé ....................................................................... 40

Reçus originaux – Format papier .......................................................... 42

Modifier des reçus ................................................................................ 42

Annuler des reçus ................................................................................. 43

Réimprimer un reçu d’impôt .................................................................. 45

Production des R30 ............................................................................... 46

Points importants avant de commencer................................................ 46

Assistant de production des R30 .......................................................... 46

Sélection des dossiers ...................................................................... 47

Aperçu des résultats .......................................................................... 48

Envoi des fichiers XML ...................................................................... 48

Produire les documents ..................................................................... 49

Aperçu du R30 .................................................................................. 50

Autres opérations .............................................................................. 51


Impact de l’implantation sur les reçus ................................................. 51

Questions / Réponses ........................................................................... 53

Les relevés aux employés ..................................................................... 55

Préparation des données...................................................................... 55

Les paramètres ..................................................................................... 55

Éléments de paie ............................................................................... 55

Paramètres spéciaux pour les employeurs et employés indiens ....... 56

Autres validations .............................................................................. 57

Inscription des montants annuels du régime de retraite ....................... 57

Pour inscrire les montants annuels du régime de retraite ..................... 57

Ressources humaines/Paramètres/onglet Régime de retraite .......... 58

Ajustement des avantages imposables ................................................ 59

Ajustement de la Case 85 et de la Case 235 .................................... 61

Calcul du RQAP ................................................................................... 62

Calcul du FSSQ .................................................................................... 62

Impacts de l'implantation sur les relevés des employés ....................... 63

Validation pour la production du fichier XML ..................................... 64

Production des relevés aux employés ................................................. 65

La sélection des dossiers ..................................................................... 66

Modifier ou annuler des relevés ............................................................ 67

Simuler des relevés .............................................................................. 67

Valider les montants sur les relevés aux employés .............................. 68

Réimprimer des relevés aux employés ................................................ 68

Aperçu d’un R1 ...................................................................................... 69

Aperçu d’un T4 ....................................................................................... 70

Envoi par Éco2 des relevés aux employés .......................................... 71

Les relevés aux RSG ............................................................................. 71

Vérification du dossier de la RSG ......................................................... 71

Concepts de base ................................................................................. 71

Impact de l’implantation sur les relevés aux RSG ................................ 71

Onglet À rétribuer aux RSG ............................................................... 71


Produire les relevés aux RSG .............................................................. 73

Autres opérations ................................................................................. 73

Vous aviez créé un dossier dans la section Fournisseur ................... 73

Vous avez utilisé le même dossier de la RSG ................................... 74

Aperçu d’un R27 d’une RSG ................................................................. 79

Aperçu d’un T4A d’une RSG ................................................................. 80

Modifier ou Annuler des relevés aux RSG ............................................ 81

Réimpression d’un R27 et d’un feuillet T4A ........................................ 81

Simulation d’un R27 et d’un feuillet T4A ............................................. 81

Produire un reçu de cotisation à une association reconnue de RSG 81

Envoyer le reçu de cotisation syndicale par Eco2 aux RSG .............. 83

7 de 83 ACCEO Solutions inc.

Introduction

Le Gestionnaire vous offre la possibilité d'imprimer tous vos relevés sous forme de fac-similé :

les Relevés 1 et les feuillets T4 pour tous vos employés;

les Relevés 24, les Relevés 30 et les Reçus fédéraux de frais de garde pour les parents;

et pour certains d'entre vous, les Relevés 27 et les feuillets T4A pour les RSG.

Ce document s'adresse à tous les utilisateurs du Gestionnaire qui doivent produire des relevés pour fins d'impôt aux parents, aux employés et aux RSG. Il vise à vous guider pour la compilation et la production de ces relevés à travers les assistants.

Veuillez donc prendre connaissance des sections qui vous intéressent afin de bien planifier la production des différents relevés pour l'année de référence en cours.

Le Gestionnaire ne prend pas en charge l'impression de ces relevés sur les formulaires fournis par

Revenu Québec et l'Agence du revenu du Canada.

Séminaire Production Relevés

Le séminaire Production des relevés est destiné aux personnes responsables et personnel comptable en CPE et

garderies privées et vise à produire en version papier et le fichier XML (internet) les documents suivants :

Les R24 et R30 aux parents, les reçus fédéraux de frais de garde;

Relevés 27 et relevés T4A aux RSG;

Relevés 1 et relevés T4 aux employés;

Sommaires du R24, R1, T4, R27 et T4A.

Objectifs de la formation :

Être en mesure de vérifier les paramètres utilisés et d'expliquer leur impact sur les données;

Être en mesure de faire les vérifications propres à chacun des relevés à produire;

Être en mesure de produire les reçus aux parents et/ou les relevés aux employés et RSG.


Validation et paramétrages

Validation pour la production du fichier électronique XML

Toute personne qui produit plus de 50 relevés d’un même type doit obligatoirement les envoyer par Internet au

gouvernement.

Voici les étapes à suivre pour bien paramétrer votre logiciel :

Confirmer l’information à l’onglet Communication

Se rendre à Fichier / Paramètres / Communications et s’assurer d’inscrire la

bonne adresse au complet. Valider l’exactitude de la province, du code postal, et

vérifier que le pays choisi soit bien Canada (et non autre).

Remplir l’onglet Relevés par Internet

Se rendre à Fichier / Paramètres / Relevés par Internet.

La personne contact est la personne qui s’occupe

des relevés destinés aux parents, aux RSG ou aux

employés. Il s’agit de la personne en mesure de

répondre à toutes les questions qu’un agent du

gouvernement pourrait vous poser en cas de besoin.

Insérez un numéro où elle serait facilement

joignable, un courriel et la langue de communication.

Pour les relevés par Internet provinciaux, il vous

faudra obtenir, si ce n’est déjà fait, un numéro de

préparateur. Le format du numéro est NP suivi de 6

chiffres (par exemple : NP123456).

Sélectionnez le bon type de service de garde : Centre de la petite enfance, Garderie privée ou École.

Inscrivez les plages de numéros accordées pour la transmission par internet des différents types de relevés (R1,

R24, R27 et R30). Dans la première case, entrez le premier numéro de la série, et dans la deuxième case,

insérez le dernier numéro soumis.


Si, pour une raison quelconque vous avez dépassé les numéros qui vous ont été accordés, obtenez une nouvelle

série auprès du gouvernement et entrez-la dans les cases, en remplacement des anciens numéros obtenus et

utilisés dans le passé.

Pour les relevés par Internet fédéraux, insérez votre numéro préparateur. Le format du numéro est MM suivi de 6

chiffres (par exemple : MM123456)

Si vous êtes une garderie privée, il faudra également inscrire le numéro d’assurance sociale du (des)

propriétaire(s).

Notez que le personnel d’ACCEO Solutions Inc. n’est pas attitré à vous donner ni à confirmer vos numéros

préparateurs, ni les plages de numéros soumis pour la transmission des fichiers. Il faudra vous référer à la

bonne instance gouvernementale pour obtenir cette information.

Si ces informations sont manquantes dans le logiciel, vous obtiendrez un écran de messages d’erreur comme

suit :


Insérer une signature électronique

À Fichier / Paramètres / Rapports, insérez votre signature à afficher sur votre reçu fédéral.

Pour les Bureaux coordonnateurs, vous pourrez également sélectionner votre signature pour l’insérer sur le Reçu

de cotisation à une association reconnue de RSG.

Pour avoir la procédure complète afin de savoir comment insérer sa signature dans le logiciel, vous pouvez

cliquer sur le bouton Aide au bas de l’écran et ensuite sur le lien Insérer son logo et sa signature sur les

rapports. Vous y trouverez tous les détails nécessaires. Au besoin, vous pouvez toujours communiquer avec le

centre de service à la clientèle.

Notez qu’il faudra avoir à votre disposition un numériseur pour être en mesure de scanner votre signature

et de l’insérer dans le logiciel.

Les reçus aux parents

Vous devez produire des Relevés 24 si vous avez offert au Québec, contre rémunération, des services de garde donnant droit au crédit d’impôt pour frais de garde d’enfants. Depuis le 1

er janvier 2011, toute personne qui

produit plus de 50 relevés d’un même type doit obligatoirement les envoyer par internet au gouvernement1.

Les RSG doivent elles-mêmes produire des Relevés 24 pour les services de garde rendus en milieu familial, sauf si le Bureau coordonnateur perçoit les parents à sa place. Dans ce cas, le Gestionnaire produira le reçu au nom de la RSG, mais ne produira pas le fichier XML. La copie 1 doit donc être envoyée.

Vous devez également remettre aux parents des reçus pour frais de garde d’enfants pour fins de réclamation de crédit d’impôt au gouvernement fédéral.

Depuis l’année passée, les Relevés 30 doivent également être remis aux parents. Ils serviront au calcul de la contribution additionnelle des frais de garde. Vous pouvez retrouver le guide du Relevé 30 sur le site de Revenu Québec : http://www.revenuquebec.ca/documents/fr/formulaires/rl/rl-30.g(2016-10).pdf

Les Bureaux coordonnateurs doivent aussi produire des Relevés 30 à remettre aux parents qui sont inscrit auprès d’une RSG.

Validation des paramètres Service de garde

Il est essentiel de configurer vous-même l’admissibilité aux Relevés 24, aux Relevés 30 et aux reçus fédéraux

des services et des éléments de facturation générale système. Avant de produire les reçus, veuillez-vous assurer

que l’admissibilité est correctement configurée.

1 http://www.revenuquebec.ca/fr/sepf/services/sgp_rl_internet/default.aspx

http://www.revenuquebec.ca/documents/fr/formulaires/rl/rl-30.g(2016-10).pdf


Vérification des services et des frais fixes

Pour vérifier l’admissibilité des services et des frais fixes

a. Cliquez sur Service de garde / Paramètres / onglet Services, puis sur Frais fixes;

b. Pour chaque service et frais fixes, vérifiez la valeur de la case R24 et de la case Adm. Féd. À l’onglet

Services, la colonne R30 a aussi été ajoutée pour valider l’admissibilité aux relevés 30;

c. Au besoin, modifiez l’admissibilité.

L’utilisateur peut changer l’admissibilité même des éléments cochés ‘’système’’ au besoin. Veuillez vous référer

au bon palier de gouvernement pour valider l’admissibilité des éléments en cas de doute. Le personnel d’ACCEO

Solutions Inc. ne peut répondre aux questions reportant sur l’admissibilité des éléments.

Si vous devez modifier l’admissibilité d’un service aux Relevés 24, aux reçus fédéraux et/ou Relevés 30,

il n’est pas nécessaire de refaire la facturation aux parents. L’admissibilité des services est déterminée

lors de la production des reçus, et non au moment de la facturation.

Vérification des éléments de facturation générale

Pour vérifier l’admissibilité des éléments de facturation générale

a. Cliquez sur Service de garde / Paramètres / onglet Facturation générale;

b. Pour chaque élément de facturation générale, vérifiez la valeur de la case R24 et Adm. Féd.;

c. Au besoin, modifiez l’admissibilité.

Si vous devez modifier l’admissibilité d’un élément de facturation générale aux Relevés 24 et/ou aux reçus

fédéraux, il n’est pas nécessaire de refacturer quoi que ce soit. L’admissibilité des éléments est déterminée

lors de la production des reçus et non pas au moment de la facturation.


Rentrer les numéros d’identification

À l’onglet Composantes, assurez-vous de rentrer le

numéro de permis du CPE. Pour cela, cliquez avant tout

sur l’élément Établissement dans la section du haut de

l’écran pour ensuite inscrire votre numéro de permis au

bas de la page, dans la case No d’identification.

Pour les Bureaux coordonnateurs, sur les Relevés 27,

le nom du ministère ou organisme payeur doit contenir

le numéro de division du BC. Le numéro de division BC

est l’ancien numéro d’agrément qui commence par

7000. Assurez-vous que ce numéro soit bien saisi dans

le champ No d’agrément pour la composante Bureau

coordonnateur. Pour bien l’inscrire, il faut, à l’écran du

haut, cliquer sur la ligne indiquée Bureau

coordonnateur, et par la suite aller dans la section du

bas inscrire les bons numéros dans les champs

appropriés.

L’onglet Divers

À l’onglet Divers, il faut également faire la validation des numéros d’entreprise au provincial et au fédéral.

Inscrivez votre numéro de dossier et d’identification, votre NEQ, et votre numéro d’employeur au fédéral.

Si vous avez plusieurs numéros au fédéral, entrez le numéro d’entreprise 1 (NE1). Peu importe le numéro que

vous utilisez ici, que ce soit le NE1 ou le NE2, ils identifient tous deux la même entreprise.


Vérification du dossier des parents

Si le parent vous a remis son numéro d’assurance sociale, assurez-vous qu’il est bien inscrit au dossier du parent

dans le champ NAS. Pour ce faire, cliquez sur Parents et responsables / onglet Fiche / sous-onglet

Informations administratives.

Le Gestionnaire produira le reçu d’impôt au parent même si vous n’avez pas inscrit son numéro d’assurance sociale. Le NAS n’est pas obligatoire dans le logiciel pour la production des reçus papier.

Toutefois, pour la production du fichier XML concernant les Relevés 24, l’adresse résidentielle ou le NAS est obligatoire, et pour les Relevés 30, le NAS est quant à lui obligatoire. Il s’agit d’exigences gouvernementales en lien avec la production et l’envoi du fichier électronique des relevés.

Vous pouvez décider de ne pas émettre de reçus d’impôt (R24 et reçu fédéral) pour un parent (par exemple : un

parent qui serait complètement exempté de payer ses frais de garde ou un organisme). Pour ce faire, vous

pouvez cocher la case Ne pas émettre de reçu dans la fiche de l’enfant à l’onglet Parents et responsables /

sous-onglet Informations administratives. Les paiements effectués par ce parent ou cette instance ne seront

pas transférés à un autre payeur, ils ne feront simplement pas l’objet d’un reçu.

Le logiciel émettra un avertissement si la case Ne pas émettre de reçu a été cochée dans un dossier. Si elle a

été cochée par erreur, il faudra l’enlever à partir du dossier de l’Enfant / Parents et responsables /

Informations administratives.

Simuler les R24, R30 et les reçus fédéraux (pour validation seulement)

Il est toujours possible d’effectuer une simulation pour la production des Relevés 24 et des reçus fédéraux à

remettre aux parents. La simulation est aussi disponible dans l’assistant Production des relevés 30. Pour ce

faire, sélectionnez la première option de la liste des opérations, soit Simuler la production des relevés. À noter

que les dossiers dont les relevés sont à 0 seront automatiquement inclus dans la liste des dossiers à sélectionner

en mode simulation.


Relevés 24 et reçus fédéraux :

Relevés 30 :


Vous ne pouvez pas envoyer les relevés simulés par Eco².

Les relevés simulés ne peuvent être effectués qu’en mode de production en choisissant l’opération Produire seulement des relevés pour impression. De plus, il n’y a aucune limite quant au nombre fois que vous pouvez simuler un relevé pour un dossier en particulier.

La mention Spécimen apparait en arrière-plan sur chaque relevé simulé. Ils ne peuvent être en aucun cas utilisés comme pièces officielles.

La simulation des relevés demeure toujours disponible que ce soit avant ou après la production des relevés.

Les relevés simulés n’apparaissent pas à l’onglet Relevés officiels des dossiers Parents et responsables puisqu’il s’agit simplement d’une simulation.

R24 –Reçu fédéral

R30


Produire des relevés originaux (R24 et Reçus fédéraux)

Le Gestionnaire vous permet de produire des reçus pour fins d’impôts et le fichier XML pour ceux qui les envoient

par Internet au gouvernement en une seule opération. Pour cela, vous devez utiliser l’assistant Production des

relevés 24 et reçus fédéraux, sélectionner l’année, l’opération et le mode de production.

Pour produire vos reçus la première fois, il faut prendre l’opération Produire des relevés originaux. Si vous en

produisez moins de 50 (au total pour l’année), vous pouvez les faire papier, et prendre le mode Produire

seulement des relevés pour impression.

Vous avez le choix, dès le démarrage de l’assistant, de produire ou non vos relevés à 0.

Vous pouvez également produire séparément vos R24 de vos reçus fédéraux aux parents.

Si vous avez l’option Eco2, vous pouvez également envoyer les reçus aux parents par courriel.


Notez que les modes de production sont mutuellement exclusifs. Vous ne pouvez sélectionnez les deux options.

L’option Produire seulement des relevés pour impression vous donne la possibilité de produire seulement

des relevés papier. Sélectionnez cette case si vous avez moins de 50 reçus à produire.

L’option Produire des relevés électroniques (XML) pour transmission par Internet et des relevés pour

impression vous donne la possibilité de créer le fichier à transmettre au gouvernement, et ensuite d’imprimer les

relevés. Sélectionnez cette case si vous avez plus de 50 reçus à produire, et qu’il faut les envoyer de façon

électronique au gouvernement.

Si vous avez l’option Éco2, et que vous produisez vos relevés électroniques, le Gestionnaire émettra un

message d’avertissement si vous n’avez pas inséré votre signature dans les paramètres. Car une fois les reçus fédéraux produits, vous pourrez sélectionner votre signature à y insérer avant de les envoyer aux parents par courriel. Sinon, les reçus ne seront pas signés.

La sélection des dossiers

La liste des dossiers présentée par défaut contient les parents et responsables actifs et archivés pour lesquels

des factures et des paiements ont été effectués pour l’année demandée. Même si, au cours de l’année, le dossier

du parent a été archivé, le logiciel vous le proposera automatiquement à l’écran.

Il ne faut pas changer la sélection des dossiers si vous voulez vous assurer de n’oublier personne.

Pour ceux qui aimeraient avoir les reçus par composante ou par groupe, vous aurez, à la fin de l’assistant, des pages de séparation qui seront intégrées et qui vous aideront à distribuer plus rapidement vos reçus par installation et par groupe. Nous y reviendrons un peu plus loin dans le présent guide, dans la section d’impression.


Messages d’erreur et d’avertissement (R24 et reçus fédéraux)

Afin de produire des reçus précis et d’éviter d’obtenir des messages d’erreur pendant le processus, voici

quelques validations supplémentaires à effectuer.

Cases ayant des valeurs à 0

Certaines cases ne peuvent pas avoir de valeur à 0 sur le R24. Par exemple, dans le cas d’un parent qui serait

complètement exempté de payer ses frais de garde au cours de l’année, le système émettra un message

d’avertissement pour aviser qu’il ne produira pas de relevés pour ce parent.


La case B.1 est à zéro : La case B.1 représente le nombre de jours de garde dans l’année pour lequel une

somme a été versée à titre de frais de garde. Par exemple, si vous avez facturé les frais de garde par Facturation

générale au parent, il n’y aura aucun compteur de journées de présences, et par conséquent, un message

d’erreur sera envoyé.


La case C est à zéro : Cette case représente le total des frais payés. Un parent complètement exempté n’aura

jamais payé, et par conséquent, la valeur de la case serait bien à zéro.

La case D est à zéro : Cette case représente le total des frais ne donnant pas droit au crédit d’impôt.

La case E, quant à elle, représente la différence entre la case C et la case D.

Le logiciel n’émettra pas de reçu d’impôt pour un parent s’il y a un message d’erreur. Veuillez validez le

dossier avant de poursuivre.

Factures non fermées

Il est très important de fermer les factures ouvertes qui peuvent l’être (par exemple, un trop-perçu de 35 $ et une

facture de 35 $ pour des frais de garde). Même si le dossier du parent affiche le bon solde, ça se peut qu’il y ait

des factures «non fermées» dans le logiciel. Afin d’obtenir les montants exacts sur vos reçus, il faudra fermer les

factures en question. Pour cela, il faut faire un encaissement à 0.


Faire un encaissement à 0 $

Pour faire un encaissement à 0 $

a. Aller à Service de garde / Assistant / Encaissement.

b. Laisser le champ Composantes à Toutes les composantes.

c. Choisir l’option Chèques et comptant.

d. Sélectionner la date du jour.

e. Décocher Afficher seulement les dossiers ayant un solde.

f. Cocher la case Fermer automatiquement les factures qui s’annulent.

g. Cliquer sur Suivant, puis sur Terminer.

Notez qu’il s’agit d’un encaissement à 0 $. Par conséquent, il ne faut absolument pas saisir de montants à

cette étape-ci.

Perçu d’avance avec un bénéficiaire différent

Si, malgré l’encaissement à 0 $, vous obtenez encore le message d’avertissement pour des factures non

fermées, il faudra analyser un peu plus la situation. Prenez en note le(s) dossier(s) de parents en question et

retournez à l’assistant d’encaissement avec les mêmes options qu’à l’étape d’encaissement à 0 $ décrites dans la

procédure précédente.

Ce message survient lorsqu’un perçu d’avance avait été accordé à un parent, et que par la suite, vous essayez d’appliquer ce crédit à un parent différent.


À l’écran de saisie des montants

1. Cliquez sur le nom du parent dans la section du haut de l’écran.

2. Au bas de la page, vous aurez une ligne en orange. La légende vous expliquera que, pour cette transaction, il s’agit d’un perçu d’avance avec bénéficiaire différent.

3. Cliquez dans le champ Bénéficiaire de reçu, et sélectionnez le nom du parent à qui appartient le crédit.

4. Cliquez sur Terminer pour terminer le processus.


Situations corrigées et tous les messages d’erreur réglés

Après la sélection des dossiers de parents, le Gestionnaire affichera à l’écran les deux onglets, Relevés 24 et

Reçus fédéraux, avec les détails appropriés.

À l’onglet Relevés 24, pour chaque parent, vous verrez l’information qui apparaîtra dans les cases B1, C, D et E.

Vous pouvez cocher la case Afficher les colonnes détaillées pour avoir le détail des montants considérés dans

les reçus. Il y a aussi à votre disposition le bouton Détails du calcul qui vous donne tous les détails pour un

dossier en particulier sur un seul rapport.

Il existe un sous-onglet Messages, qui apparaît lorsque vous faites afficher les colonnes détaillées, dans

lequel vous pourrez lire les messages d’erreur qui expliqueront pourquoi un relevé ne sera pas créé pour un

parent particulier. Pour cela, il faudra d’abord cliquer sur le dossier en question et par la suite à l’onglet

Messages.

Cet onglet n’apparaîtra pas à l’écran s’il n’y a aucun message d’erreur pour aucun parent, si, en d’autres

termes, si vous avez réglé toutes les situations à l’étape précédente.


Concepts de base

Méthode de calcul

Avant de procéder à la production des Relevés 24 et des reçus fédéraux pour les parents, il est important que

vous preniez connaissance de la méthode de calcul utilisée par le Gestionnaire pour produire ces relevés.

La formule pour les Relevés 24 est case C - case D = case E, où :

Case C : Total des paiements effectués pour l'année;

Case D : Total des paiements pour des frais non admissibles;

Case E : Montant du reçu.

Admissibilité des frais

Le système considèrera uniquement les journées entre le 1er

janvier et le 31 décembre de l’année en cours. Par

exemple, la dernière semaine de facturation chevauchera deux années civiles. Le 31 décembre étant un

mercredi, seulement 21,90 $ (soit 7,30 $ fois 3 jours) sera affiché dans la colonne Admissible.


Prorata selon l’admissibilité des frais

Le calcul s’effectue en fonction du paiement du parent sur chaque facture. Si une facture, pour des frais

admissibles, est payée en entier ou en partie, le montant admissible au reçu est le total du paiement effectué.

Si, par contre, une facture, contenant à la fois des frais admissibles et des frais non admissibles, est payée en

partie, le montant non admissible au reçu est calculé en fonction du prorata de l’admissibilité des frais appliqué au

paiement.

Par exemple :

Le parent reçoit une facture de 15 $, dont 5 $ de frais non admissibles et 10 $ de frais admissibles.

Le total facturé est de 15 $.

Le pourcentage admissible est donc de 10 $ / 15 $ = 66,7 %.

Le montant payé admissible au reçu sera donc de 66,7 % x le total payé.

Le parent a payé un total de 8 $.

Le total payé admissible est de 66,7 % x 8 $ = 5,33 $.

Le montant du reçu sera donc de 5,33 $

Montant payé vs Montant considéré

Un montant perçu au cours de l’année n’est pas nécessairement applicable sur le reçu de l’année à traiter. En

voici quelques raisons :

Cas 1

Au 31 décembre de l’année A, le parent avait un solde débiteur et il paie en janvier de l’année B. Le paiement en

question a été encaissé pour un service rendu au cours de l’année A, et s’appliquera donc sur une facture de

l’année dernière. Dans ce cas, c’est le reçu de l’année A qu’il faut modifier afin d’y inclure ce nouveau paiement.

Cas 2

Au 31 décembre de l’année A, le parent a un solde créditeur. Ce montant n’apparaîtra pas sur le reçu de l’année

A, car le parent n’a pas encore reçu le service en question. Il paie d’avance un service qu’il recevra au cours de

l’année B, et de ce fait, ce montant apparaîtra uniquement sur son reçu de l’année prochaine.


Notions supplémentaires

Pour mieux comprendre la production des reçus, voici quelques notions qu’il est important de comprendre. Il

arrive qu’en vérifiant les montants calculés par l’assistant, certains chiffres sembleraient, à première vue,

improbables. Voici une liste de concepts ou de raisons qui expliquent certaines situations.

Payeur alternatif

Lorsque ce choix a été effectué dans l’assistant d’encaissement, cela signifie qu’une personne paie pour une

facture qui est au nom d’une autre personne. L’utilisateur pouvait également indiquer que le payeur alternatif

devait être le bénéficiaire du reçu.

Si le payeur alternatif n’a pas été spécifié comme bénéficiaire du reçu, lors de la production des reçus, les

paiements seront attribués au propriétaire de la facture. Si vous constatez une différence en comparant le total

payé par un parent lors de la production des reçus et le total de ses paiements dans son dossier, vérifiez si un

paiement a été payé pour un autre parent. Dans la description du paiement effectué par le payeur alternatif, vous

verrez « Paiement par … pour …».

Bénéficiaire alternatif du reçu

Il est également possible, lors de l’encaissement, d’identifier un bénéficiaire alternatif du reçu. Ce dernier peut

être ou non le payeur alternatif. Dans les deux cas, lors de la production des reçus, les paiements sont attribués

au bénéficiaire du reçu. Également, pour le bénéficiaire alternatif du reçu, la facture sera indiquée en jaune

comme ayant été émise à un autre parent.

Pour les deux parents, soit le propriétaire de la facture et le bénéficiaire alternatif du reçu, le montant de la facture

sera comptabilisé dans la colonne Facturé admissible ou Facturé non admissible. Cependant, ce montant ne

sera comptabilisé dans la colonne Total facturé que pour le propriétaire de la facture.

Factures impayées

Si un parent se retrouve avec des factures impayées pour l’année demandée, cela signifie que, lorsqu’il paiera

ses factures, un reçu modifié pour cette année-là devra être produit. Les paiements pour ces factures doivent être

considérés sur le reçu de l’année où le service a été rendu. Un message vous avertira de la situation lors de

l’encaissement du paiement.


Remboursements aux parents

Les remboursements aux parents n’ont pas d’impact direct sur les reçus, puisqu’en réalité, si vous remettez de

l’argent à un parent, c’est parce qu’il en a trop donné.

Renversements de paiements

Les renversements de paiements apparaissent en négatif dans l’onglet des paiements effectués par les parents.

Les renversements sont donc déduits des paiements.

Paiements sans provision

Les montants correspondant à des paiements sans provision apparaissent en négatif dans l’onglet des paiements

effectués par les parents. Les montants sont donc déduits des paiements.

Les frais relatifs aux paiements sans provision que vous êtes en droit de facturer aux parents apparaissent dans

l’onglet Factures du parent de l’assistant de production des reçus, puisque cette facture n’est pas liée à un

enfant. Ces factures n’ont aucun effet sur les reçus. Les détails sont affichés à l’écran de validation, lors de la

production des reçus, en cochant l’option pour les faire afficher (en haut à droite de l’écran).

Validation du reçu d’impôt

Au bas de l’écran, plusieurs sous-onglets donnent en détail la provenance des montants.

a. Onglet Enfants.

Cet onglet affiche le sommaire des factures et des paiements, ainsi que le montant du reçu, pour chaque enfant

pour lequel le parent a été facturé ou a été désigné comme bénéficiaire du reçu.

Important : le champ Nombre de jours indique le nombre de jours de garde pour lequel un parent a été facturé

et qu’il a payé en totalité ou en partie. Par exemple, si le parent A est facturé 36,50 $ pour 5 jours de garde et

qu’il paie 10 $ de cette facture, le nombre de jours sera 5 au moment de la production des reçus.

Par conséquent, si deux parents paient chacun une partie d’une même facture de frais de garde, il est probable

que le nombre de jours au total pour un même enfant dépasse le nombre de jours réels de garde. Par exemple,

un parent A est facturé 36,50 $ pour 5 jours de garde à 7,30 $ par jour. Le parent A paie 10 $ et le parent B paie

16,50 $ (tout en étant bénéficiaire du reçu). Pour ce même enfant, en additionnant le nombre de jours du parent A

et du parent B, nous obtenos un total de 10 jours. Il est même possible, dans certains cas particuliers, que le

nombre de jours total pour un enfant soit supérieur à 365.


b. Onglet Présences

Cet onglet présente les factures et le total payé de factures de présences. Seules les présences de l’année de

production des reçus sont considérées, de même que les paiements pour des présences de l’année de

production des reçus.

c. Onglet Factures des enfants

L’onglet Factures des enfants présente les factures et le total payé de factures associées à un enfant, mais qui

ne sont pas des factures de présences. Il peut s’agir, par exemple, des factures générées par l’assistant de

facturation générale.

d. Onglet Factures des parents

L’onglet Factures du parent présente les factures et le total payé de factures qui ne sont pas associées à un

enfant. Il peut s’agir, par exemple, d’une facture de frais de paiement sans provision.

e. Onglet Paiements

L’onglet Paiements présente les paiements effectués par le parent, y compris les renversements et les

encaissements à 0,00 $. Toutefois, les remboursements ne sont pas affichés, puisqu’ils n’affectent en rien le

montant reçu. Le montant de la colonne Payé indique ce qui a réellement été payé par le parent (ou par un autre

parent, sans être bénéficiaire du reçu) au cours de l’année de production des reçus, et le montant de la colonne

Considéré indique ce qui a été appliqué aux factures pour des frais de garde de l’année de production des reçus.


f. Onglet Messages

Cet onglet affiche les messages d’erreur ou d’avertissement d’un reçu de parent.

Rapport de validation

Vous pouvez obtenir un rapport2 du détail pour un reçu en particulier. Cliquez sur le dossier à consulter, et au

bas de l’écran, cliquez sur le bouton . Vous aurez la liste des transactions (factures et

paiements) considérées, ainsi que l’admissibilité.

Créer le fichier électronique XML Une fois la validation complétée, cliquez sur le bouton Terminer pour créer le fichier électronique à envoyer au gouvernement. À l’étape suivante, le logiciel affichera l’emplacement de sauvegarde du fichier électronique, ainsi qu’un raccourci pour transmettre votre fichier. Il faut absolument transférer le fichier tout de suite.

Vous ne pouvez pas imprimer les relevés pour les parents avant d’avoir transmis le fichier au gouvernement. Une fois le transfert complété, il faut inscrire le résultat de l’envoi dans le logiciel. Cliquez ensuite sur le bouton Terminer pour imprimer pour les parents.

2 C’est l’équivalent du Rapport de validation.


Impression des reçus aux parents

Il existe plusieurs types de copies à imprimer selon le contexte!

Copie 1 – Copie à retourner avec le sommaire 24. À imprimer seulement si vous aviez produit des reçus

version papier, soit pour moins de 50 parents.

Copie 2 – Copie du particulier que vous pourrez dorénavant envoyer par Eco2 aux parents lorsque l’option est

cochée.

Sommaire 24. À imprimer et envoyer au gouvernement provincial peu importe le type de relevé sélectionné

(papier ou XML).


Tri avant impression Il est possible de faire imprimer les reçus par installation et

par groupe. Pour cela, appliquer le tri désiré en cliquant sur la

liste déroulante.

Pages de séparation

Ce serait également une excellente idée de cocher par après la case Pages de séparation pour que ça soit

plus facile pour vous de repérer les différentes installations et les différents groupes.

Les numéros des relevés, ainsi que les montants, sont maintenant disponible sur les pages de séparation.


Les pages de séparation seront réparties à travers les reçus générés / imprimés et afficheront l’information

comme suit :

Par conséquent, ici, soit 2 pages plus loin, il y aura une autre page de séparation avec les informations du

prochain lot qui pourrait être le prochain groupe de la même installation, ou le premier lot d’une autre

composante… et ainsi de suite…

Produire les documents

Une fois la copie sélectionnée, cliquez sur le bouton pour être en mesure de visualiser

les reçus et les imprimer.

Le Gestionnaire affichera la confirmation de la création du fichier PDF comme suit :


Cliquez sur Ouvrir le fichier afin de pouvoir le visualiser et l’imprimer, ou sur OK afin qu’une copie soit

sauvegardée dans le répertoire spécifié au début de l’assistant.


Différents formats de Relevés 24

Copie 1 – Copie à retourner avec le sommaire 24 Cette copie doit être utilisée si moins de 50 reçus ont été produits en version papier seulement (à envoyer au

gouvernement à la place du fichier XML).


Copie 2 – Copie du particulier Il s’agit de la copie du parent à conserver.

Notez que vous pouvez envoyer la copie directement aux parents à leur adresse courriel en passant par

Eco2. Pour cela, il vous suffit de cliquer sur le bouton Envoyer par Éco

2


Si un parent n’a pas adhéré à votre offre d’envoi par courriel et que vous voulez imprimer son reçu,

sélectionnez la Copie 2 – Copie du particulier, cochez la case Exclure les dossiers Eco2, et ensuite cliquez

sur Produire les documents.

Sommaire 24 Le Gestionnaire produira votre sommaire 24 avec les choix de recto, verso ou les deux d’un coup. Notez que

même si vous produisez des rapports électroniques, vous avez l’obligation de produire, sur support papier, le

sommaire 24 et de l’envoyer à Revenu Québec par la poste.

Sélectionnez l’option recto, verso, ou recto/verso selon les performances de votre imprimante!

Option recto et option verso (séparément) : Avec cette option, il faut imprimer d’un côté du papier le

sommaire 24. Le réinsérer manuellement dans votre imprimante, choisir l’option verso, pour être en mesure

d’imprimer de l’autre côté du papier.

Option Recto/verso (ensemble) : Si votre imprimante vous le permet, sélectionnez cette option.

Lorsque l’écran d’impression sera affiché, il faudra quand même choisir l’option Recto/Verso comme vous

l’auriez fait pour n’importe quel autre document. Le Gestionnaire ne changera pas automatiquement les options

de votre imprimante!!!


Si le Bureau coordonnateur a perçu des frais versés par les parents au nom d’une RSG, le logiciel générera

également un sommaire pour la RSG en question.


Signature automatique

Un champ Signature est disponible pour l’impression des reçus fédéraux. Pour insérer une signature, il faut

l’avoir définie préalablement en utilisant Fichier / Paramètres / onglet Rapports. Vous pouvez vous référer à

l’aide en ligne en appuyant sur la touche F1 de votre clavier.3

Le Gestionnaire émettra un message d’avertissement si vous envoyez les reçus par Eco2 sans que la

signature n’ait été sélectionnée.

3 Voir la section Validation et paramétrages.


Aperçu du reçu fédéral aux parents

Veuillez noter que les reçus fédéraux pour services de arde ont été conçus pour s’insérer facilement dans des enveloppes à fenêtre T4 (à une seule fenêtre), conformes aux spécifications gouvernementales (voir photo qui suit).


Fichier XML non envoyé

Si vous avez produit le fichier XML et que, pour une raison quelconque, vous ne pouviez l’envoyer au

gouvernement (aucune connexion internet par exemple), il est quand même possible de passer à l’étape

suivante. Pour cela, il faudra choisir l’option Le fichier n’a pas été envoyé ou n’a pas pu être envoyé dans le

Gestionnaire et faire Suivant.


Dès que vous serez en mesure d’envoyer le fichier XML, il faudra repasser dans tout l’assistant et suivre les

mêmes étapes, produire un reçu original ou modifié selon le cas, sélectionner le(s) dossier(s), et cette fois-ci

confirmer que ce nouveau fichier a réellement été envoyé au gouvernement en inscrivant le numéro de

confirmation de l’envoi.

Notez, qu’à cette étape, vous ne pouvez annuler l’écran. Si vous essayez, vous obtenez le message

d’avertissement ci-dessous. Il faut plutôt choisir l’option le fichier n’a pas été envoyé ou n’a pas pu être

envoyé.

Qu’en est-il du premier fichier qui avait été préalablement créé?

Il a été complètement détruit! Il ne se retrouve ni dans le répertoire Mes documents / Gestionnaire / Relevés, ni

dans votre corbeille. Vous ne risquez donc pas de vous tromper dans l’envoi de fichier.

Si vous tentiez de produire vos reçu fédéraux en même temps, un message vous indiquera qu’ils n’auront pas été

sauvegardés. Vous devrez les produire lors de la reprise de l’assistant, soit au même moment que les Relevés

24 ou séparément.


Reçus originaux – Format papier

Si, au début de l’assistant, vous aviez choisi le mode de production Produire seulement des relevés

pour impression, vous pouvez passer à l’étape d’impression tout de suite après la validation en cliquant

sur le bouton Terminer.

Pour imprimer des reçus papier

a. Aller à Service de garde / Assistants / Production des R24 et reçus fédéraux.

b. Sélectionner l’option Produire des relevés originaux, et le type de relevés.

c. Sélectionner l’option Produire seulement des relevés pour impression et faites Suivant.

d. Sélectionnez les dossiers des parents et faites Suivant.

e. Valider l’information à l’écran. Faites afficher le détail (facultatif) et cliquez sur le bouton Terminer.

f. Sélectionnez la version de la copie désirée.

g. Cliquez sur le bouton Générer le fichier.

h. Sur le message de confirmation, vous pouvez cliquer soit sur Ouvrir le fichier pour aller consulter les

reçus en question, soit sur Ok pour fermer le message.

Le Gestionnaire sauvegardera, en format PDF, votre copie de relevés. Le répertoire de sauvegarde automatique

est Mes documents / Gestionnaire / Relevés. Le nom du fichier aura le format Type de relevé – Année –

Mode d’opération – Version copie. Exemple : R24 2016 originaux – Copie 1 – Avec reçus à zéro.pdf.

Modifier des reçus

Si, par exemple, vous recevez un nouveau paiement de parent après que vous ayez produit son reçu d’impôt, et

que ce paiement devrait être pris en considération, il vous faudra produire un reçu modifié, après avoir saisi le

paiement comme d’habitude dans l’assistant d’encaissement, afin d’intégrer ce montant supplémentaire sur son

reçu.

Pour modifier un reçu

Vous pouvez (depuis la version 3.4.0) procéder à la modification d’un reçu de deux façons différentes :

1re

Méthode

a. Allez à Service de garde / Assistant / Production des R24 et reçus fédéraux.

b. Sélectionner l’option Produire des reçus modifiés.

Le reçu modifié doit être dans le même format que le reçu original. Si, par exemple, l’original était en

format papier, le modifié doit absolument l’être.

c. Sélectionnez le(s) dossier(s) de parent concerné. La liste des parents qui vous sera proposée dans la

fenêtre de sélection ne contiendra que le nom des parents qui ont déjà un reçu original dans le format

sélectionné.

d. Filtrez la liste avec l’icône Filtrer les marqués.

e. Suivre toutes les étapes de l’assistant.

f. Imprimez le nouveau reçu.


2e Méthode

a. Allez à Service de garde / Parents et Responsables / onglet Relevés officiels du parent concerné.

a. Effectuez un clic droit sur la ligne du reçu à modifier et sélectionnez Modifier ce relevé…

b. L’assistant s’ouvrira automatiquement à l’écran Aperçu des résultats.

c. Cliquez sur Terminer ou sur Suivant (s’il s’agit d’un reçu électronique XML).

d. Imprimez le nouveau reçu.

S’il s’agit d’un reçu modifié XML, il faudra envoyer le nouveau fichier modifié en cliquant sur les liens disponibles,

et par la suite saisir le numéro de confirmation de l’envoi avant de pouvoir passer à la fenêtre d’impression.

Le code A apparaîtra sur le R24 pour spécifier qu’il s’agit d’un relevé amendé.

La note Modifié apparaîtra sur le reçu fédéral.

Annuler des reçus

Si, pour une raison quelconque, vous désirez annuler un reçu qui a été préalablement créé, c’est aussi possible

de le faire via deux méthodes :

Pour annuler un reçu

1re

Méthode


b. Sélectionner l’option Produire des reçus annulés.


Le reçu à annuler doit être dans le même format que le reçu original. Si, par exemple, l’original était

en format papier, celui-là doit l’être également.

c. Sélectionnez le(s) dossier(s) de parent concerné. La liste des parents qui vous sera proposée dans la

fenêtre de sélection ne contiendra que le nom desparents qui ont déjà un reçu original dans le format

sélectionné.

d. Filtrez la liste avec l’icône Filtrer les marqués.

e. Suivre toutes les étapes de l’assistant.

f. Si vous le désirez, vous pouvez même imprimer le reçu.

2e méthode

b. Allez à Service de garde / Parents et Responsables / onglet Relevés officiels du parent concerné.

c. Effectuez un clic droit sur la ligne du reçu à annuler et sélectionnez Annuler ce relevé…

d. Un message apparait afin de confirmer votre choix :

e. Cliquez sur Oui si vous désirez poursuivre.

f. L’assistant s’ouvrira automatiquement à l’écran de Félicitations confirmant que le relevé a été annulé (si

le relevé a été fait en mode d’impression papier uniquement).

g. Si le relevé a été produit de façon électronique, l’assistant s’ouvrira à l’étape d’Envoi des fichiers XML.

h. Si vous le désirez, vous pouvez même imprimer le reçu.

Le code D apparaîtra sur le relevé R24.


La mention Annulé apparaîtra sur le reçu fédéral.

S’il s’agissait d’un reçu annulé format XML, il faudra envoyer le nouveau fichier annulé en cliquant sur les liens

disponibles, et par la suite, saisir le numéro de confirmation de l’envoi avant de pouvoir passer à la fenêtre

d’impression.

Réimprimer un reçu d’impôt Pour réimprimer un reçu

1re

Méthode


b. Sélectionnez l’option Réimprimer des relevés et le type de relevés. La seule option disponible au bas de

l’écran sera Produire seulement des relevés pour impression.

c. Cliquez sur Suivant.

d. Sélectionnez le(s) dossier(s) concerné(s).

e. Filtrez la liste avec l’icône Filtrer les marqués.

f. Suivre toutes les étapes de l’assistant jusqu’à la page d’impression.

Vous pouvez également récupérer votre fichier PDF qui avait été préalablement créé. Le fichier se retrouvera

dans le répertoire Mes documents / Gestionnaire / Relevés 2016.

2e méthode

a. Allez à Service de garde / Parents et Responsables / onglet Relevés officiels du parent concerné.

b. Effectuez un clic droit sur la ligne du reçu à réimprimer et sélectionnez Réimprimer ce relevé…

c. L’assistant s’ouvrira automatiquement à l’écran Aperçu des résultats.

d. Cliquez sur Terminer.

e. Réimprimez le reçu.

Notez que les reçus d’impôt ne sont pas disponibles dans le Centre des rapports.

Le bouton Détails du calcul est aussi disponible lorsque vous réimprimez un reçu.


Production des R30

Points importants avant de commencer

Le R30 est la comptabilisation en nombre de jours pendant lesquels le parent ou le responsable se devait de

contribuer entre le 1er janvier 2016 et le 31 décembre 2016, selon l’entente de service. Par exemple, si, pour

un parent, vous avez facturé 98 jours de frais de garde dans la période indiquée précédemment, c’est ce nombre

de jours qui apparaitra sur le R30, que le parent ait ou non acquitté les frais.

Les journées de fermetures ne sont pas considérées et exclues du R30 (p. ex. jours fériés).

Si, pour un enfant, vous avez effectué une répartition des frais de garde en pourcentage entre deux parents

(p. ex. 50 % papa et 50 % maman), le nombre de jours sera établi selon cette répartition. Étant donné que le R30

ne peut pas contenir de demi-journées, advenant une répartition d’un nombre impair de jours (p. ex. 161 jours à

50 %), le logiciel mettra automatiquement la journée de plus au payeur principal. Dans notre exemple, si papa est

le payeur principal, il aura 81 jours sur son R30, tandis que maman en aura 80.

Un R30 peut contenir de l’information jusqu’à un maximum de trois enfants pour le même parent. Un

deuxième R30 sera automatiquement créé au-delà de ce nombre.

Tel que mentionné précédemment, les bureaux coordonnateurs doivent aussi produire les R30 à remettre

aux parents des RSG.

Pour les bureaux coordonnateurs : depuis cette année le numéro de fiche de la RSG (numéro dans le

registre des RSG) sera inscrit sur le R30 plutôt que le NAS. Il sera automatiquement précéder de cinq

zéros lors de la production des relevés 30 (0000012345) pour totaliser 10 chiffres. Il est à noter que

le NAS doit tout de même être complété.

Assistant de production des R30 Depuis l’année passée, le Gestionnaire vous permet de produire, en une seule opération, des R30 pour fins

d’impôts, ainsi que le fichier XML pour ceux qui les envoient par Internet au gouvernement. Pour cela, vous devez

utiliser l’assistant Production des R30, sélectionnez l’année, l’opération et le mode de production.

L’assistant Production des R30 est similaire aux assistants des autres relevés (R24 et reçus fédéraux).


Sélection des dossiers

À l’étape de Sélection des dossiers, le logiciel prendra tous les dossiers actifs et archivés pour lesquels des

journées de frais de garde ont été facturées entre le 1er janvier 2016 et le 31 décembre 2016.


Aperçu des résultats

À l’écran Aperçu des résultats vous obtiendrez la liste des parents avec le nombre de jours qui apparaitra sur

leur R30.

En cochant la case Afficher les colonnes détaillées, les trois onglets suivants s’afficheront afin d’obtenir plus de

détails concernant le calcul des jours pour ce parent : Enfants, Présences et Messages.

Envoi des fichiers XML

L’envoi des fichiers XML pour les R30 suit le même processus que pour les R24.


Produire les documents

Tel que vu pour les R24, vous pouvez envoyer les R30 par Eco2. Si vous produisez les R30 pour impression

papier seulement, la copie 1 devra être retournée à Revenu Québec. Que ce soit une impression papier seulement ou un envoi électronique, vous devez remettre la copie 2 aux parents et/ou aux parents des RSG pour les bureaux coordonnateurs. Les options de tri et de pages de séparation sont aussi disponibles afin d’en faciliter la distribution.

Pour les bureaux coordonnateurs : Notez que les R30 qui sont à remettre aux parents des RSG sont aussi inclus dans le fichier XML automatiquement.


Aperçu du R30


Autres opérations

Les autres opérations, telles que la « modification », l’ « annulation » ou la « réimpression » des R30, peuvent

s’effectuer exactement de la même façon que les autres relevés aux parents (R24 et reçus fédéraux). Se référer

à la section appropriée pour suivre les bonnes étapes.

Impact de l’implantation sur les reçus

Pour accéder aux montants que vous auriez inscrits à l’implantation, vous pouvez non seulement les retrouver

dans les dossiers des personnes concernées, mais également en passant par Service de garde / Assistants /

Implantation du module.

Onglet À recevoir

Si vous avez implanté le Gestionnaire au cours de l’année de référence, cette section aura de l’impact sur vos

reçus. Cet onglet représente les montants à recevoir à la date d’implantation. Ces montants s’ajouteront à ceux

calculés au cours de l’année par le logiciel.

Onglets R24/reçus fédéraux et Relevés 30

Ces onglets contiennent, par contre, le champ’Année. Vérifiez que les données que vous avez saisies

correspondent à l’année de production des reçus. Lors de l’implantation, il faut inscrire les montants déjà perçus

qui doivent apparaître sur les relevés annuels que vous produisez pour les parents à la fin de l’année civile (R24

et reçus fédéraux). Ces montants s’ajouteront à ceux calculés ultérieurement par le système. Ces onglets


contient également une colonne Nombre de jours. Le nombre de jours s’ajoutera aussi aux jours calculés au

cours de l’année par le logiciel.


Questions / Réponses

Q1 : Est-il possible de saisir plusieurs signatures sur un reçu fédéral?

R : Non, il n’est possible de sélectionner qu’une seule signature sur le reçu.

Q2 : Est-ce que le reçu peut être émis aux noms des deux parents? Est-il possible de changer le nom du

bénéficiaire?

R : Il n’est pas possible de produire le reçu aux noms des deux parents, ni de changer le nom du bénéficiaire. Le

logiciel génère automatiquement le reçu au nom du parent sous lequel toutes les transactions ont été

enregistrées.

Q3 : Pourquoi le Gestionnaire n’inclut-il pas tous les montants perçus au cours de l’année sur le reçu?

R : Le montant perçu n’est pas forcément applicable sur le reçu de l’année en cours. Le paiement s’applique sur

le reçu pour l’année dans laquelle le service a été rendu. Il faut également valider l’admissibilité du service en

question.

Q4 : Si un parent est déjà archivé, dois-je le réactiver avant de produire mon reçu?

R : Non, ce n’est pas nécessaire de le réactiver. Le logiciel affichera automatiquement à l’écran tous les parents

pour lesquels il faut produire des reçus dans l’année en cours, en raison de transactions applicables (facturations

et encaissements).

Q5 : Que faire si un parent paie après la production des reçus?

R : Il faut lui faire un reçu modifié en passant par l’assistant, avec l’option Produire des relevés modifiés et en

sélectionnant le mode de production (papier ou électronique). Notez que le reçu modifié doit être dans le même

format que le reçu original.

Q6 : Faut-il imprimer et envoyer le sommaire 24 au gouvernement même si nous produisons des relevés

électroniques?

R : Oui, il est obligatoire de l’envoyer sur support papier. Consulter le guide du préparateur de Revenu Québec

pour plus d’informations.

Q7 : Quelle copie de relevés devrait être remise aux parents?

R : Il n’y a qu’une copie à remettre aux parents, soit la copie 2. Selon Revenu Québec, depuis 2012, le particulier

n’a plus à joindre de pièces justificatives, sauf dans les quelques cas où cela lui serait demandé.

La copie 1 est seulement pour ceux qui auraient produit les reçus en version papier et qui devraient de ce fait,

l’envoyer au gouvernement puisqu’ils n’auraient pas fait de fichier électronique.


Q8 : J’ai fermé mon assistant de production des relevés sans les envoyer par Eco2. Que faire?

R : Relancer l’assistant avec l’option Réimprimer des relevés.

Q9 : Pourquoi produire des relevés périodiques?

R : Les reçus périodiques ou ponctuels sont en quelque sorte une attestation de paiement pour tous les

paiements effectués au cours d'une période donnée. Par exemple, si vous produisez des reçus ponctuels

couvrant la période du 1er

janvier au 1er

avril de l’année de référence, ils incluront tous les paiements effectués

entre ces deux dates, peu importe la date de facturation, sauf les remboursements faits aux parents.


Les relevés aux employés

Les relevés aux employés sont les Relevés 1 et les T4. En tant qu'employeur, vous devez produire ces deux

documents et les remettre à chaque personne ayant eu un versement de paie au cours de l'année de référence.

Préparation des données

Au moment où vous vous apprêterez à effectuer la production des Relevés 1 et T4 pour vos employés, il est

important que vous soyez familier avec les informations qui seront imprimées sur ces documents.

Ce guide ne remplace en rien les documents gouvernementaux qui expliquent comment produire un T4

et un Relevé 1. Ce guide se veut une aide sur l’utilisation du logiciel pour produire les relevés. Pour toute

question ne touchant pas au logiciel, il faut vous référer aux guides gouvernementaux.

Un élément est, par contre, à retenir : la date de versement. Tout ce qui sera imprimé sur le Relevé 1 ou le T4

aura été versé au cours de l'année de référence. Voici un exemple pour clarifier une situation qui peut sembler

ambigüe :

• La paie d’un employé couvre la période du lundi 15 décembre au dimanche 28 décembre de l’année A, et a

été versée le jeudi 2 janvier de l’année B. Le salaire, ainsi que les retenues de cette période, apparaîtront

sur les relevés de l’année B, parce que la paie sera versée pendant l’année B, et ce, même si les heures

sont travaillées durant l’année A.

Les paramètres

Les paramètres du module Ressources humaines sont au cœur du bon fonctionnement de ce module. Ainsi, les

montants des T4 et Relevés 1 seront touchés par la configuration des paramètres, en plus d’être touchés par les

montants inscrits lors du calcul des paies. Il est donc primordial de vous assurer que les différents éléments de la

paie sont bien paramétrés.

Éléments de paie

Les éléments dits système requièrent rarement des modifications des options cochées, puisque nous nous

assurons qu’en cas de changement ils seront modifiés dès la mise à jour suivante. Vous pouvez valider les

paramètres des éléments de paie en cliquant sur le module Ressources humaines, puis sur le menu

Paramètres et suivi de l’onglet Items de paie. Il faut comprendre que si un crochet n’a pas été mis sur un

élément tout au long de l’année, cela ne changera pas les calculs des paies déjà versées ni l’impression des T4

et RL1 même s’il est coché à la fin de l’année,. Pour les avantages imposables et les déductions à la source,

vous pouvez indiquer la case dans laquelle vous désirez voir le montant apparaître.


.

Paramètres spéciaux pour les employeurs et employés indiens

Si, en tant qu'employeur, vous versez à des Indiens inscrits un traitement ou un salaire non imposable, vous

devez vous assurer que les options Employeur indien et Employé indien sont adéquatement cochées :

Employé indien :

1. Ouvrez le menu Ressources humaines / Employés / onglet

Fiche.

2. Cochez la case Employé indien dans le sous-onglet

Informations administratives et sauvegardez vos

modifications.

Employeur indien :

La case à cocher se trouve à Ressources humaines/Paramètres à l’onglet

Divers

Le fait de cocher ces deux cases fera en sorte que les revenus d'emploi, entre autres, seront inscrits à la

case 71 du T4, tel que prescrit par l’Agence du revenu du Canada, et à la case R du Relevé 1, tel que stipulé par

Revenu Québec.

Afin que les revenus soient traités en tant que salaires non imposables, les deux options Employeur indien et

Employé indien doivent être cochées avant la production des T4 et des Relevés 1.


Autres validations

Assurez-vous d’avoir bien entré vos différents numéros d’entreprise dans les paramètres aux onglets suivants :

Onglet Gouvernement provincial :

- NEQ ;

- Numéro d’identification et de dossier.

Onglet Gouvernement fédéral :

- Numéro d’entreprise.

Inscription des montants annuels du régime de retraite

Pour inscrire les informations qui doivent figurer dans les cases 20, 50 et 52 du T4 et dans la case D du R1, il faut

utiliser l’assistant Inscription des montants annuels du régime de retraite.

Employés affichés dans cet assistant : La liste présentée contient les noms des employés actifs et des employés archivés pour lesquels au moins une

transaction de paie a été effectuée au cours de l'année de référence.

Pour inscrire les montants annuels du régime de retraite 1. Allez à Ressources humaines / Assistant / Inscription des montants annuels de régime de retraite.


2. Sélectionnez l’année visée.

Pour chaque employé, assurez-vous que les montants inscrits à l’écran correspondent aux montants

officiels de contribution au régime de retraite fournis par Morneau Shepell.

Si, pour une raison quelconque, les montants affichés dans le Gestionnaire ne seraient pas les montants officiels

apparaissant sur votre rapport de Morneau Shepell, faites les changements nécessaires pour la bonne case du

T4 et du R1. Notez que le Gestionnaire ne fera aucun changement automatique à ce niveau.

Ressources humaines/Paramètres/onglet Régime de retraite

La section T4 contient le numéro d'agrément du régime de retraite émis par l'Agence du revenu du Canada dans

le champ Numéro d'agrément du Régime (Case 50). Ce numéro s'inscrira dans la case 50 de chaque T4.

Un message d’avertissement apparaîtra lors de la production des RL1 et T4 si un montant apparait à la case 20

(cotisation à un RPA) et que le numéro d’agrément (case 50) du régime de retraite est absent dans les

paramètres.

Le facteur d'équivalence permettra de calculer le montant qui doit apparaître dans la case 52 du T4, soit montant

de la colonne T4 Case 20 (NE 1, 2 ou 3) dans l'assistant Inscription des montants annuels du régime de

retraite, multiplié par ce facteur.


Le facteur d’équivalence de l’année de référence sera inséré automatiquement lorsque vous appliquez l’avis

prioritaire.

Si vous obtenez le message d’avertissement suivant, cela signifie que vous n’avez pas appliqué l’avis

prioritaire donnant accès au facteur d’équivalence pour l’année de référence. Aussi, pour éviter ce message, il

faut s’assurer de confirmer les cotisations annuelles de régime de retraite comme décrit dans la section

précédente.

Ajustement des avantages imposables

Si, pour une raison quelconque, vous deviez ajuster les avantages imposables à inscrire sur les relevés à

remettre à vos employés, utilisez l’assistant d’Ajustement/choix Avantages imposables4.

Par exemple, cela pourrait être requis pour une employée en congé de maternité qui a continué à cotiser à

l'assurance collective et pour qui aucune paie fictive n’a été faite durant la période d’absence.

4 Il n’est pas nécessaire de faire des ajustements d’avantages imposables si vous aviez calculé des paies fictives

pour toute la durée d’absence.


Indiquez simplement l'ajustement (en positif ou en négatif) et le Gestionnaire s'occupera d'additionner ou de

soustraire le montant à ce qui a déjà été calculé.

Ce montant d’ajustement sera uniquement pris en considération sur le relevé de l’employé. Il n’apparaîtra pas

sur les sommaires de fiche de paie, puisqu’il ne provient pas d’un calcul de paie.

ATTENTION :Évitez de débalancer vos cases de relevés en faisant des ajustements manuels. Certaines

cases sont interreliées et un ajustement manuel pourrait tout gâcher. Ayez en main les bonnes informations et

référez-vous à votre comptable pour de plus amples explications.

Vous devez vous assurer que les employés versent le bon montant de cotisations au RRQ et à l’assurance

emploi. L’assistant d’Ajustements ne calcule pas de montants : il ne fait qu’ajuster le montant qui s’inscrira dans

les cases d’avantages imposables. Les autres calculs doivent être faits manuellement. Si vous procédez à un

ajustement avant le paiement de la dernière remise, vérifiez que vos données concordent avec les montants que

l’employé doit payer.


Ajustement de la Case 85 et de la Case 235

Si pour une raison quelconque, vous devez faire un ajustement des cases 85 et 235, voici une petite procédure

qui peut vous aider à y arriver. Cette procédure n’a aucun impact comptable, c’est-à-dire qu’aucune écriture ne se

fera dans vos livres comptables à la suite de cet ajustement. Il s’agit tout simplement d’un moyen pour arriver aux

bons montants sur vos relevés annuels à produire.

Pour faire un ajustement de la Case 85 / 235

1. Allez à Ressources humaines / Paramètres / Items de paie / Avantages imposables.

2. Ajoutez un élément avec un clic droit de la souris et entrez une description au besoin.

3. Sélectionnez le poste comptable Autres avantages imposables à payer (habituellement 0223).

4. Ne cochez pas les cases de déductions.

5. Dans la colonne T4, cliquez sur (…) et sélectionnez la case 85.

6. Dans la colonne R1, cliquez sur (…) et sélectionnez la case 235.

7. Cliquez sur Ok pour sauvegarder l’information.

8. Allez à Ressources humaines / Assistants / Ajustements / Avantages imposables.

9. Sélectionnez l’année de référence, cochez tous les employés pour lesquels un ajustement serait nécessaire,

et cliquez sur Suivant.

10. Dans le tableau, défilez complètement à gauche, et la dernière colonne portera le libellé que vous aviez

choisi pour votre élément à la création dans les paramètres du module.

11. Faites l’ajustement de sorte à avoir le résultat escompté sur le relevé en bout de ligne. Le logiciel s’occupera

d’additionner (ou de soustraire s’il s’agit d’un ajustement négatif) les montants calculés via la paie et

l’ajustement fait manuellement.


Calcul du RQAP

Comme le RQAP est calculé automatiquement sur les paies, vous n’avez pas à entrer ces données lors de la

production des reçus. Les montants reliés au RQAP sont insérés directement dans les cases concernées par le

logiciel.

Calcul du FSSQ

La case 36 du sommaire du Relevé 1 représente le taux de cotisation au FSSQ réel de l’entreprise. Ce taux est

basé sur la masse salariale totale du service de garde au cours de l’année. Le pourcentage que vous indiquez

dans Ressources humaines / Paramètres / onglet Gouvernement du Québec / colonne Cotisation au FSSQ

est un pourcentage approximatif basé sur vos prévisions quant à votre masse salariale annuelle.

Si, en cours d’année, vous vous rendez compte que votre taux devrait être changé pour éviter d’avoir à payer

un surplus en fin d’année, vous n’avez qu’à ajouter une ligne de paramètres de cotisations avec le nouveau taux

dans Ressources humaines / Paramètres / onglet Gouvernement du Québec.

Le taux de cotisation réel qui devra être inscrit à la case 36 est calculé de la façon suivante :

Si votre masse salariale est inférieure ou égale à 1 million de dollars, le taux est de 2,7 %.

Si votre masse salariale se situe entre 1 million et 5 millions de dollars, le taux est calculé selon la formule W

(%) = 2,31 + (0,39 X S), dans laquelle W est le taux de cotisation et S le quotient obtenu en divisant votre

masse salariale totale par 1 million. Lorsque le taux de cotisation obtenu contient plus de deux décimales,

seules les deux premières doivent être retenues, et la deuxième est augmentée d’une unité si la troisième est

supérieure ou égale au chiffre 5.

Si votre masse salariale est égale ou supérieure à 5 millions de dollars, le taux est de 4,26 %.

Exemple :

Masse salariale totale = 2 140 000 $

Calcul du taux de cotisation = 2,31 + (0,39 X S)

2,31 + (0,39 X [M / 1 000 000])

2,31 + (0,39 X [2 140 000 / 1 000 000])

2,31 + (0,39 X 2,14)

2,31 + (0,835)

3,145

Le taux de cotisation est de 3,15 %.

N’oubliez pas d’inclure les avantages imposables dans le calcul de la masse salariale.


Impacts de l'implantation sur les relevés des employés Lorsque que vous avez implanté le Gestionnaire, vous avez entré les gains, les retenues, les avantages imposables, etc., dans la fiche d’implantation de chaque employé. Par exemple, si vous avez implanté au 31 mars de l’année, vous devez donc avoir saisi les montants relatifs à chacun des champs représentant la période

située entre le 1er

janvier et le 31 mars.

Pour retourner voir les fiches d’implantation des employés, ouvrez le menu Ressources

humaines/Assistants/Implantation du module.

Ces montants seront inclus sur les relevés (T4 et R1). Pour connaître quelle case est affectée par chacun des

montants, utilisez le bouton Aide ou la touche F1 disponible dans cet assistant.

Vous pouvez également accéder à l’aide en ligne en appuyant sur le bouton Aide au bas de la page.


Validation pour la production du fichier XML En plus des validations génériques vues au début du guide (numéro préparateur, signature, etc.) et des

validations des paramètres du module Ressources humaines, il y a des vérifications supplémentaires à faire

pour les employés.

Dans la fiche de l’employé, l’adresse et le numéro d’assurance sociale (NAS) sont obligatoires pour la

production du fichier électronique.

Si vous essayez de produire les relevés sans passer par l’assistant d’Inscription des montants annuels de

régime de retraite, vous obtiendrez le message d’avertissement suivant :

Si vous continuez malgré tout, vos relevés seront erronés.


Production des relevés aux employés Une fois toutes les validations complétées, et ainsi après avoir vérifié les montants annuels de régime de retraite,

il est temps de produire les relevés annuels aux employés.

Vous pouvez produire les relevés 1 séparément des feuillets T4 si vous le désirez.

Notez que les modes de production sont mutuellement exclusifs! Vous ne pouvez sélectionnez les deux

options!

L’option Produire seulement des relevés pour impression vous donne la possibilité de produire seulement

des relevés papier. Sélectionnez cette case si vous avez moins de 50 reçus à produire.

L’option ‘’Produire des relevés électroniques (XML) pour transmission par Internet et des relevés pour

impression’’ vous donne la possibilité de créer le fichier à transmettre au gouvernement, et ensuite d’imprimer

les relevés. Sélectionnez cette case si vous avez plus de 50 reçus à produire, et qu’il faut les envoyer de façon

électronique au gouvernement.


La sélection des dossiers La liste des dossiers présentée par défaut contient tous les employés actifs et archivés pour lesquels au moins

une paie a été versée durant l’année de référence. Même si au cours de l’année, le dossier a été archivé, le

logiciel vous le proposera automatiquement à l’écran.

Il ne faut pas changer la sélection des dossiers si vous voulez vous assurer de n’oublier personne.

Pour produire les relevés annuels originaux aux employés

1. Allez à Ressources humaines / Assistants / Production des R1 et T4.

2. Sélectionnez le type et le mode de production, soit des relevés originaux, version papier ou électronique

(XML). Notez qu’encore là, si vous produisez plus de 50 relevés du même type, vous avez l’obligation de les

envoyer par Internet aux différents paliers de gouvernement.

3. La liste des employés à l’écran sera tous les employés, actifs et archivés, qui ont eu un versement de paie en

2016.

4. Cliquez sur Suivant et le logiciel vous montrera à l’écran les montants qui apparaîtront dans les différentes

cases, pour le R1 et le T4.

5. Validez que le tout est correct. Le cas échéant, finalisez l’assistant pour imprimer les différents relevés.


Modifier ou annuler des relevés

Si, pour une raison quelconque, il vous faut modifier ou annuler des relevés aux employés, vous devez :

1. Aller à Ressources humaines / Assistants / Production des R1 et T4.

2. Sélectionner l’option Produire des relevés modifiés, ou annulés selon la situation.

3. Sélectionner le même mode de production dans lequel le reçu original avait été créé. Par exemple, si le reçu

original avait été créé en format papier, vous pourrez uniquement sélectionner l’option papier pour être en

mesure de poursuivre la procédure.

Simuler des relevés

Il est toujours possible d’effectuer une simulation pour la production des RL1 et des T4 à remettre aux employés.

Pour ce faire, sélectionnez la première option de la liste des opérations, soit Simuler la production des

relevés (pour validation seulement).

Vous ne pouvez pas envoyer les relevés simulés par Eco².

Les relevés simulés ne peuvent être effectués qu’en mode de production, en choisissant Produire

seulement des relevés pour impression. Il n’y a aucune limite quant au nombre de simulations que vous

pouvez effectuer pour un relevé associé à un dossier en particulier.


La mention Spécimen apparait en arrière-plan sur chaque relevé simulé. Ils ne peuvent être en aucun cas

utilisés comme pièces officielles.

La simulation des relevés demeure toujours disponible, que ce soit avant ou après la production des relevés.

Aperçu d’un T4 simulé Aperçu d’un RL1 simulé

Valider les montants sur les relevés aux employés

Pour valider les montants inclus sur les T4 et les RL1 voici les rapports intéressants à faire sortir pour vous aider :

Sommaire des fiches de paie du 1er

janvier au 31 décembre de l’année de référence par date de

versement;

Cotisations au régime de retraite par numéro d’employeur (selon l’assistant Calcul de paie) du 1er

janvier au 31 décembre de l’année de référence.

Réimprimer des relevés aux employés Il est possible de réimprimer les relevés aux employés en retournant dans l’assistant Ressources humaines / Assistant / Production des R1 et T4, option Réimprimer des relevés.


Aperçu d’un R1


Aperçu d’un T4


Envoi par Éco2 des relevés aux employés

Si vous avez l’option Eco2

dans votre licence, vous pourrez donc, tout simplement envoyer les relevés R1 et le

feuillet T4 directement à vos employés par courriel plutôt que de les imprimer.

Les relevés aux RSG

Pour les bureaux coordonnateurs, le Gestionnaire permet de produire les relevés T4A - État du revenu de

pension, de retraite, de rente ou d'autres sources pour les RSG. Le total des montants (de rétribution ou autres, le

cas échéant) versés à chaque RSG pour l'année de référence sera inscrit à la case 28 - Autres revenus.

Depuis 2011, le logiciel vous permet également de produire les R27 (relevés provinciaux)

Vérification du dossier de la RSG

Veuillez vous assurer que le numéro d'assurance sociale pour chaque RSG a bien été saisi. Le NAS est défini

dans la fiche de la RSG. Il sera imprimé dans la case 12 du T4A. Si le NAS n'est pas défini, il vous faudra saisir

manuellement (000000000) dans la cellule réservée au NAS dans le dossier de la RSG.

Évidemment, avant de produire les T4A, vous devez vous assurer que tous les paiements dus pour l'année de

référence ont bel et bien été versés à toutes les RSG.

Vous devez saisir votre numéro d'entreprise fédéral dans Service de garde / Paramètres / onglet Divers /

champ Numéro d'entreprise (NE). Il sera imprimé dans la case 61 de la première copie du T4A. Note : Le

numéro d'entreprise du payeur n'est pas inscrit sur les copies à remettre aux bénéficiaires.

Concepts de base

Tout comme pour les relevés produits pour les employés (les T4 et les Relevés 1), c'est la date de versement du

paiement qui est considérée et non pas la date de la facture ou la période pour laquelle les montants de

rétribution ont été calculés.

Par exemple, un paiement de rétribution pour les deux dernières semaines de décembre de l'année de référence,

mais versé en janvier de l'année suivante, ne sera pas considéré.

Impact de l’implantation sur les relevés aux RSG

Deux onglets vont avoir de l’impact sur les T4A et R27. En fait, les montants inscrits dans ces onglets vont

s’additionner à ceux calculés tout au long de l’année pour les RSG.

Onglet À rétribuer aux RSG

Cet onglet aura de l’impact sur les rapports uniquement si vous avez procédé à une implantation au cours de

l’année. Vous pouvez voir votre année d’implantation en ouvrant l’assistant Service de garde / Implantation du

module.


Si vous avez procédé à une implantation dans une année autre que celle en cours, aucun montant inscrit dans

cet onglet ne viendra influencer les montants des T4A et R27.

Les montants que vous avez inscrits dans la colonne Payé (et non la colonne Montant) sont ceux qui vont

s’additionner aux montants calculés durant l’année.

Onglet Relevés des versements annuels aux RSG

Cet onglet contient une colonne Année. Il faut donc inscrire l’année de référence pour que les montants inscrits

viennent influencer les T4A et R27.


.

Produire les relevés aux RSG

Pour produire les relevés annuels des RSG :

1. Allez à Service de garde / Assistants / Production des R27 et T4A.

2. Sélectionnez l’option Produire des relevés originaux.

Notez que vous pouvez seulement produire ces rapports en format XML pour le gouvernement.

Vous avez également la possibilité de produire séparément vos R27 de vos feuillets T4A.

3. Le Gestionnaire affichera automatiquement, dans la liste de sélection de dossiers, toutes les RSG, actives et

archivées, qui ont reçu une rétribution au cours de l’année de référence.

Autres opérations Si, au cours de l’année, le Bureau coordonnateur a remboursé un montant à la RSG pour achat de matériel

spécial pour enfants handicapés, il faut intégrer ce montant sur le relevé officiel. La procédure à suivre dépendra

de la façon dont le remboursement a été effectué à la base dans le logiciel.

Vous aviez créé un dossier dans la section Fournisseur

Si un autre dossier avec été créé dans le module Finances, dans la section Fournisseurs pour effectuer le

remboursement, il faut faire le lien avec le module Service de garde afin d’intégrer cette transaction sur le

Relevé 27 et le T4A. Pour cela :

1. Allez à Service de garde / Assistants / Implantation du module, et cliquez sur Suivant à deux reprises.

2. À l’écran Versements annuels de RSG, sélectionnez le nom de la RSG en question.

3. Entrez l’année de référence et inscrivez le montant.

Inscrivez ce montant dans la bonne colonne selon s’il est admissible au relevé provincial et fédéral, au R27

seulement, ou au feuillet T4A seulement.


Et dans l’assistant Production des R27 et T4A, vous aurez l’information suivante :

Vous avez utilisé le même dossier de la RSG

Si par contre, vous avez remboursé la RSG en utilisant le même dossier existant.

Si vous êtes passé par Finances / Assistants / Opérations bancaires et que

vous aviez pris l’option RSG à la place, cette transaction est déjà reliée à l’unique

dossier de RSG qui existe dans la base de données.


Le Gestionnaire vous proposera ceci à l’écran, lors de la production des relevés annuels :


Il faut cocher la transaction en question, afin de l’intégrer sur le relevé. Et à l’étape suivante, vous aurez :

Le montant de la colonne Versements représentent le montant net que la RSG aurait reçu au cours de l’année

visée.

Les montants non-admissibles seraient les montants gagnés, mais déduits de la rétribution, entre autres les

cotisations syndicales, qu’on ajoute au net pour obtenir le montant total brut qui apparaitra en bout de ligne sur

les relevés annuels.

Cliquez sur Suivant pour terminer le processus.

Transférer le fichier XML en y indiquant par la suite dans le Gestionnaire les numéros de confirmation fournis par

les sites du gouvernement.


Cliquez sur Terminer pour ensuite imprimer les versions papier à rendre aux RSG, ou même à envoyer par

courriel si vous avez l’option Eco2 dans votre licence.



Aperçu d’un R27 d’une RSG


Aperçu d’un T4A d’une RSG


Modifier ou Annuler des relevés aux RSG

Pour produire des relevés modifiés ou annulés, il faut retourner dans l’assistant Production des R27 et T4A.

Sélectionnez la bonne option, soit Produire des relevés modifiés ou annulés, selon le cas. Notez que le reçu

modifié doit être dans le même format que le reçu original.

Réimpression d’un R27 et d’un feuillet T4A Il est possible de réimprimer les relevés déjà produits en passant par l’assistant Service de garde / Assistant /

Production des R27 et T4A, option Réimprimer des relevés.

Simulation d’un R27 et d’un feuillet T4A Il est maintenant aussi possible de simuler les relevés qu’ils soient ou non déjà produits en passant par l’assistant

Service de garde / Assistant / Production des R27 et T4A, option Simuler la production des relevés.

Produire un reçu de cotisation à une association reconnue de RSG Pour répondre à l’instruction 12 du Ministère de la Famille, il faut produire un reçu aux RSG pour les cotisations syndicales effectuées. Il faudra l’imprimer à partir de Fichier / Centre des rapports / Service de garde / Rétribution des RSG / Cotisations syndicales. Vous y trouverez le rapport intitulé Reçu de cotisation à une association reconnue de RSG. Sélectionnez la période du 1

er janvier au 31 décembre de l’année de référence.

Notez que vous pouvez également insérer votre signature sur le reçu avant de l’imprimer.



Envoyer le reçu de cotisation syndicale par Eco

2 aux RSG

Si vous avez le module Eco2, vous pourrez envoyer le reçu de cotisation syndicale à vos RSG par courriel. Pour

cela, il faut aller à

Eco2 / Envoi en lot / Suivant / RSG / Suivant / Reçu de cotisation à une association reconnue de RSG /

Suivant

Si la signature n’est pas disponible à Fichier / Paramètres / Rapports, le Gestionnaire émettra un message

d’avertissement lors de l’envoi du Reçu de cotisation à une association reconnue de RSG par Eco2, étant donné

qu’il s’agit d’un reçu qui doit être signé.

Documents

Guide du participant - legestionnaire.acceo.comlegestionnaire.acceo.com/wp-content/uploads/Guide-Production-des... · Les produits auxquels ce document fait référence peuvent être