Guide d'utilisation Gestion Parc Auto

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Présentation du produit

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1 Gérer votre flotte de véhicules

Gestion Parc Auto permet une gestion efficace de votre flotte de véhicules.

Il permet une saisie facile et détaillée des caractéristiques de vos véhicules ainsi que de tout

les frais normalement encourus pour un véhicule de flotte. C'est à partir de ces données que

le logiciel peut générer des rapports extrêmement versatile (affichage selon la date ou la péri-

ode, affichage des véhicules désirés seulement, des dépenses sélectionnées, etc.). Vous

pouvez aussi créer des programmes d'entretiens pour chacun de vos véhicules et êtres

avertis au moment d'effectuer certains entretiens ou vérifications. L’optimisation de sa ges-

tion constitue à la fois :

Un avantage concurrentiel

La gestion de parc constitue la seule garantie de disposer d’un parc bien entretenu, renou-

velé à la bonne fréquence et permettant de diffuser une image positive de l’entreprise.

La gestion de parc réduit le temps d’immobilisation des véhicules et augmente la productivité

des utilisateurs (qu’il s’agisse de véhicules commerciaux, d’après-vente ou de transport).

Une source importante de réduction des charges

Une source importante de réduction des charges

La complexité de la gestion d’une flotte automobile ne permet plus une « navigation à vue »,

chaque décision portant sur des enjeux financiers importants, qu’il s’agisse :

de la détermination de sa taille et de sa composition (choix des marques et modèles)

de sa fréquence de renouvellement (durée & kilométrage d’utilisation) et du choix d’un fin-

ancement en adéquation

des frais inhérents à son utilisation (carburant, assurance, maintenance, fiscalité, gestion

administrative et/ou technique,...) et de leur optimisation

Le gestionnaire de parc doit disposer d’outils fonctionnels automatisés et de tableaux de bord

pour:

consacrer son temps à l’analyse des états de gestion en vue de proposer des options

d’amélioration de la politique automobile

optimiser l’exploitation du parc et les dépenses inhérentes aux différents postes constitu-

ant sa gestion

Quel que soit le mode de gestion choisi par l’entreprise (gestion interne ou partiellement ex-

ternalisée), l’acquisition d’un progiciel de gestion de parc se traduit par des gains de pro-

ductivité et par des économies sensibles, à travers :

Gérer votre flotte de véhicules 3


La maîtrise des coûts

le suivi et le contrôle des consommations décèlent les écarts de consommation

entre les différentes marques et modèles de véhicules, repérent également les éven-

tuels abus ainsi que les erreurs de facturation des dépences.

la gestion des sinistres mesure la sinistralité de la flotte ainsi que celle de tout élé-

ment ou sous ensemble analytique (ex : département, direction, service, conducteur,

véhicule,...). Elle facilite la mise en place d’une politique préventive dont l’objectif prin-

cipal est de réduire la sinistralité à travers la responsabilisation des utilisateurs. Le

module optionnel d’analyse financière décompose le coût des sinistres et agit sur

chacun des paramètres (soit par la négociation d’accords spécifiques avec les

différents fournisseurs, soit par la renégociation des conditions contractuelles d’assur-

ance).

le suivi de l’entretien assure, grâce à une consultation du livret d’entretien des

véhicules, du respect par les utilisateurs des préconisations des constructeurs (révi-

sions effectuées au kilométrage prévu). Le suivi de l'entretien décompose le coût de la

maintenance par section analytique et, par conséquent, différencie les bons des

mauvais utilisateurs (ou toute autre entité analytique).

la gestion préventive de l’entretien permet de planifier les interventions et d’alerter

les utilisateurs sur les interventions devant être effectuées sur leur(s) véhicule(s). Ce

type d’actions limite les coûts directs (réparations) et induits (immobilisation des

véhicules, rendez-vous ou livraisons manqués, temps consacré à la gestion des

événements par le gestionnaire de parc,...)

La responsabilisation des utilisateurs

L’impact d’un état analytique des dépenses (preuve que la gestion des budgets et du

matériel confié fait l’objet d’un suivi attentif) pousse généralement les différents respons-

ables budgétaires et les utilisateurs à plus de rigueur.

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1.1 Détail des fonctionnalités

Jamais un logiciel de gestion de flotte de véhicules n’avait proposé une telle offre de fonction-

nalités. Désormais, rien ne vous échappe, tout est instantanément sous contrôle avec une in-

tégration globale des données informatisées, du terrain à votre ERP, en passant par vos

prestataires externes.

Fonctionnalités Description

Information sur les véhicules Vous pouvez consulter toutes informations

sur les véhicules de votre flotte(type de

véhicules, prix d'achat,assurance, vignette ...).

Importation des données de Plein d'essence Disposez d'une vue immédiate et précise de

votre parc. Sa localisation, plein d'essence,

consommation, conducteur ...

Programmation des entretiens Augmentez la durée de vie de votre parc de

véhicules par une planification réguliers des

entretiens (piéces à rechange ou faire un vid-

ange de l'huile).

Suivi des alertes

Vous pouvez ainsi suivre et anticiper les en-

tretiens à réaliser sur votre véhicules et se

créer des alertes (date de creation d'alerte,

conducteur de véhicule, type d'alerte, date ou

kilométrage d'anticipation …).

Gestion d'ordre de travail Contrôler et piloter les dépenses (pièces,

matériel, main d'ouvre d'entretiens) à travers

des ordres de travail programmés auprès de

l'utilisateur.

Traçabilités

Vous pouvez consulter les différents fournis-

seurs dans le but de trouver l'organisation le

plus fiable et offrant des prix concurrentiels

est vital pour la réussite de votre entreprise.



Fonctionnalités Description

Génerer des Rapport

Vous pouvez générer des différents types de

rapport décisionnel et les imprimer par ex-

emple (fiche détaillée des véhicules,

Dépenses, Revenus, comparatif revenue&

dépenses, entretiens effectués, programme

d'entretiens, liste de pièces utilisés, dernière

lecture kilométrage...).

Module de location des véhicules Le GPA permet aussi de calculer le revenu

des locations des véhicules et de générer des

rapports de revenus de votre flotte.

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Information sur les véhicules

GPA vous permet de consulter en détail le informations et les caractéristiques de vos

véhicules.



Importation des données de Plein d'essence

Vous avez la possibilité d'importer vos données de plein d'essence depuis un fichier Excel

(toutes version), qui donne la main de suivre la consommation et la localisation de vos

véhicules.

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Programme d'entretien

Augmentez la durée de vie de votre parc de véhicules par une planification réguliers des en-

tretiens (piéces à rechange ou faire un vidange de l'huile).



Alertes

Vous pouvez ainsi suivre et anticiper les entretiens à réaliser sur votre véhicules et se créer

des alertes (date de creation d'alerte, conducteur de véhicule, type d'alerte, date ou kilo-

métrage d'anticipation …).

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Gestion d'ordre de travail

Contrôler et piloter les dépenses (pièces, matériel, main d'œuvre d'entretiens) à travers des

ordres de travail programmés auprès de l'utilisateur.



Traçabilité des piéces de rechanges

Vous pouvez consulter les différents fournisseurs dans le but de trouver l'organisation le plus

fiable et offrant des prix concurrentiels est vital pour la réussite de votre entreprise.

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Reporting

Le GPA vous permet de générer plusieurs type de rapport (Dépenses, Pleins d'essence

Comparatif revenus/dépenses, fiche détaillée des véhicules, Revenus, entretiens effectués,

programme d'entretiens, liste de pièces utilisés, dernière lecture kilométrage...) sélectionner

par (période, véhicule, type de dépense, département, groupe), Le rapport ci-dessous repres-

ente un Comparatif revenus/dépenses d'un tel véhicule.



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Revenus des locations

Avec le module Revenus en valeur ajoutée vous pouvez administrer vos revenus de location

de véhicules de votre flotte.

Documents

Guide d'utilisation Gestion Parc Auto