Guide Let Trede Mission

La lettre de mission

Vade-mecum

DOSSIER TECHNIQUE

La lettre de mission [Guide pratique]

2eme édition / Janvier 2012

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Sommaire

1 AVERTISSEMENT......................................................4

2 INTRODUCTION........................................................4

3 LE RÉGIME JURIDIQUE DU CONTRAT...........................6

3.1 Règles de fond.......................................................................................................6

3.1.1 Le consentement des parties...............................................................................6

3.1.2 La capacité de contracter.....................................................................................6

3.1.3 Un objet certain qui forme la matière de l'engagement......................................7

3.1.4 Une cause licite dans l'obligation.........................................................................7

3.2 Le formalisme contractuel.....................................................................................7

3.2.1 Validité et preuve du contrat...............................................................................7

3.2.2 Devoir déontologique de l’écrit...........................................................................9

3.2.3 Vérification déontologique et pré-contractuelle..................................................9

3.3 Le contenu du contrat.........................................................................................10

3.3.1 Identification des parties : enjeu et régime.......................................................10

3.3.2 Clauses décrivant la prestation..........................................................................14

3.3.3 Durée du contrat, renouvellement, préavis.......................................................16

3.3.4 Obligations du client..........................................................................................19

3.3.5 Rémunération....................................................................................................20

3.3.6 Clause de non-sollicitation d’un collaborateur...................................................25

3.3.7 Clauses exclusives ou limitatives de responsabilité...........................................26

4 LA FORMALISATION DU CONTRAT : UN OUTIL DE COMMUNICATION AVEC LE CLIENT...........................28

4.1 PrÉalable au contrat : l’entretien avec le client....................................................28

4.1.1 L’expression des besoins du client.....................................................................28

4.1.2 L’entretien..........................................................................................................28

4.2 Les vertus de la lettre de mission.........................................................................29


4.2.1 Les objectifs de la lettre de mission...................................................................29

4.2.2 La lettre de mission doit répondre aux attentes du client..................................30

5 LE CONTRAT : UN OUTIL DE GESTION INTERNE DU CABINET................................................................31

5.1 La lettre de mission outil de planification des travaux.........................................31

5.1.1 Les pré requis pour accepter les travaux...........................................................31

5.1.2 Un outil de gestion de la production du cabinet (planification, intervenants…) 32

5.2 La lettre de mission outil de valorisation de la production du cabinet..................33

5.2.1 Le forfait.............................................................................................................33

5.2.2 Le temps passé...................................................................................................34

5.2.3 À budget révisable.............................................................................................35

5.2.4 À l’acte...............................................................................................................35

5.3 CONCLUSION............................................................................................................36

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1 AVERTISSEMENTSur une idée de Joseph ZORGNIOTTI et dans la continuité des forums ECF 2008, nous avons élaboré ce guide pratique à destination de nos adhérents mais également de l’ensemble des professionnels, afin de mettre à leur disposition un outil pratique et pédagogique.

Ce guide est assorti de modèles de documents commentés, afin que le pourquoi des principaux termes de la lettre de mission soit mieux appréhendé.

Si rédiger une lettre de mission répond désormais à une obligation déontologique, nous y voyons surtout le moyen de créer et d’entretenir avec le client une relation claire. C’est en ce sens que nos propositions de lettres ont été rédigées, faites pour être lues à haute et intelligible voix et compréhensibles par le client afin de répondre à ses attentes.

Le présent document est accompagné de fichiers word sur lesquels figurent des spécimens de lettres de mission de présentation des comptes annuels, d’examen limité et de missions complémentaires ; ces spécimens viennent en complément des modèles préconisés par le Conseil Supérieur de l’Ordre des experts-comptables, avec lesquels ils peuvent être mixés au gré des souhaits de chaque cabinet.

Ces documents n’ont bien sûr aucune valeur officielle, la prérogative d’élaboration des normes revenant au Conseil Supérieur de l’Ordre des experts-comptables.

2 INTRODUCTION2.1.1.1Lettre ou contrat de mission ?

1. L’institution, mue par des questions relatives à la responsabilité civile professionnelle, ne s’est véritablement intéressée à la relation juridique existant entre l’expert-comptable et son client qu’à compter des années 1960.

Dans un premier temps, il s’est agi de définir les diligences normales d’un professionnel afin de mieux circonscrire les comportements pouvant entraîner la mise en cause de l’expert-comptable.

Dans un second temps, l’institution a souhaité promouvoir la formalisation de la relation contractuelle entre l’expert-comptable et son client, en particulier par la rédaction d’une lettre de mission décrivant notamment la prestation faisant l’objet de l’accord et l’étendue des obligations réciproques de chacune des parties.

Cette lettre établie par l’expert-comptable, véritable compte rendu des éléments essentiels de l’accord des parties, pouvait faire l’objet d’une simple remise ou bien d’une remise avec retour d’un exemplaire paraphé par le client.


2. Désormais l’article 11 du code de déontologie impose un « contrat écrit ». Forts de cette terminologie, certains souhaiteraient bannir le vocable « lettre de mission » pour celui de « contrat de mission ».

L’enjeu est sémantique et non juridique. Car auparavant, la lettre de mission, peu importe la forme employée, formalisait bien l’existence d’un accord de volonté entre les parties sur les éléments essentiels de leur relation, c'est-à-dire d’un contrat entre l’expert-comptable et le client peu important que cette lettre ne soit pas dénommée « contrat ».

A ce titre, l’article 12 du nouveau code de procédure civile, fait obligation aux juges pour statuer de ne pas s’arrêter à la dénomination que les parties ont entendu donner à leur relation, mais de se référer à la situation de fait pour donner l’exacte qualification juridique à leur relation. Point n’est besoin de préciser que tout document écrit, qu’il soit intitulé lettre ou contrat de mission, remis et agréé par le client, répond parfaitement à cette obligation déontologique.

Nous verrons d’ailleurs que sur le plan civiliste, la validité et l’existence de ce contrat ne nécessitent pas plus aujourd’hui qu’hier, un écrit, la prescription de l’article 11 du code de déontologie n’ayant de portée que sur le plan déontologique.

3. En conclusion, chacun peut donc choisir la dénomination qu’il entend donner au document qui matérialisera la relation entre les parties : il peut aussi bien s’agir de lettre de mission que de contrat de mission.

2.1.1.2Un contrat nommé ?

Quelle législation appliquer à la relation juridique existant entre le client et l’expert-comptable ?

Aucune législation particulière ne vient réglementer spécifiquement et exclusivement ce contrat. Il faut donc se reporter au droit commun des contrats, ainsi qu’au droit spécial applicable aux contrats d’entreprise.

Car, il s’agit bien d’un contrat d’entreprise et, plus précisément encore, d’un contrat de service. Telle est la qualification juridique qui permet d’en déterminer le régime juridique. En ce sens, il s’agit bien d’un contrat « nommé » c'est-à-dire reconnu et traité comme tel par le législateur.

S’il existe des législations particulièrement contraignantes, ne laissant que peu de place à la libre détermination du contenu du contrat en raison de l’état de faiblesse présupposé de l’une des parties1, tel n’est pas le cas du contrat d’entreprise.

1 Voir notamment le contrat de travail.

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Minimalistes, la réglementation et la jurisprudence subséquente ne se contentent que de quelques jalons, tant sur la forme que sur le fond. Une importante liberté créatrice est ainsi laissée aux parties pour déterminer les termes de leur relation contractuelle. A vrai dire, il n’est pas certain que cette liberté soit pleinement utilisée, les parties favorisant souvent, par confort et souci de sécurité, les modèles – fruits d’expérience et d’expertise juridique mutualisée - qui leur sont proposés.

C’est ce que nous nous proposons d’exposer pratiquement et brièvement.

3 LE RÉGIME JURIDIQUE DU CONTRAT

3.1 RÈGLES DE FONDNous l’avons vu, le contrat entre un expert-comptable et son client est un contrat d’entreprise qui répond tout particulièrement aux règles de droit commun contenues dans le code civil. Il s’agit principalement de l’article 1108 du code civil qui relève quatre conditions essentielles à la validité d'une convention :

le consentement des parties ;

la capacité de contracter ;

un objet certain qui forme la matière de l'engagement ;

une cause licite dans l'obligation.

Nous envisagerons brièvement chacune des conditions de validité du contrat.

3.1.1 Le consentement des partiesArticle 1109 du code civil : « Il n'y a point de consentement valable si le consentement n'a été donné que par erreur ou s'il a été extorqué par violence ou surpris par dol. »

La violence ou le dol - en tant que manœuvre visant à provoquer la signature du contrat - sont des circonstances suffisamment rares pour que l’on ne s’y attarde pas.

L’erreur, à condition qu’elle concerne la substance même du contrat est un cas plus épineux. Il se peut, notamment en l’absence d’écrit, que les parties n’aient pu faire correspondre leur volonté, l’offre de l’expert-comptable ne correspondant pas à la prestation demandée par le client. Reste un problème de preuve pour celui qui allègue l’erreur. La nullité est la sanction d’une telle erreur si elle est avérée.

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La difficulté va également exister sur la preuve de ce consentement. Elle devra souvent être rapportée par écrit.

La formalisation du contrat avec le paraphe de chacune des parties est le meilleur moyen de solutionner cette difficulté. La contresignature d’un devis établi par écrit est également un moyen de preuve efficace, bien qu’imparfait.

3.1.2 La capacité de contracterL’article 1123 du code civil dispose que « toute personne peut contracter si elle n'en est pas déclarée incapable par la loi. »

Ainsi sont principalement considérés comme incapables dans la mesure définie par la loi :

les mineurs non émancipés ;

les majeurs protégés au sens de l'article 488 du présent code.

3.1.3 Un objet certain qui forme la matière de l'engagement

L’article 1126 dispose que « tout contrat a pour objet une chose qu'une partie s'oblige à donner, ou qu'une partie s'oblige à faire ou à ne pas faire ».

Aussi bien, l’objet de l’obligation de l’expert-comptable est d’accomplir une prestation qui doit être déterminée et celle du client de rémunérer cette prestation.

A cet égard, le contrat d’entreprise se singularise puisque de jurisprudence constante, le montant de la rémunération peut n’être fixé qu’ultérieurement2.

3.1.4 Une cause licite dans l'obligationL’article 1131 du code civil dispose que « l'obligation sans cause, ou sur une fausse cause, ou sur une cause illicite, ne peut avoir aucun effet ».

Aussi bien, le contrat ne peut avoir pour objet de permettre le blanchiment d’argent, la tenue de comptabilité d’une maison close…

2 Voir en ce sens, « les contrats spéciaux civils et commerciaux » Alain BENABANT, 7 éd. Montchrétien, n°562. P. 376.

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3.2 LE FORMALISME CONTRACTUELLe contrat qui lie l’expert-comptable à son client obéit, quant à son formalisme, aux règles de droit commun du contrat ou aux règles de droit commercial dans certaines circonstances.

Pour autant, l’expert-comptable contractant, est en outre tenu aux règles propres à sa déontologie. Or en la matière, ces règles de comportement viennent d’évoluer.

A chacune de ces questions, nous envisagerons les sanctions applicables en cas de violation des règles applicables.

3.2.1 Validité et preuve du contrat

3.2.1.1L’écrit n’est pas une condition de validité du contrat

Le contrat est soumis aux règles communes du droit des obligations. Il s’agit plus précisément des articles 1134 et 1108 du code civil.

L’article 1134 postule le principe du « consensualisme », selon lequel la seule rencontre des volontés suffit à former le contrat, quelles que soient la forme et l’expression de cette volonté. Ainsi, la proposition et l’acceptation ne sont pas nécessairement écrites pour parfaire la convention. Il n’est pas non plus nécessaire qu’un devis ait été établi et approuvé par le client.

L’article 1108 confirme en ne mentionnant aucune règle de forme comme condition de validité du contrat.

En somme, un accord oral sur les éléments essentiels suffit à parfaire le contrat, nonobstant les prescriptions du code de déontologie qui sanctionnent l’absence de rédaction (instrumentum) sur le plan de la déontologie. Nous le verrons plus loin, il ne faut pas confondre droit des obligations et déontologie professionnelle qui prescrit un comportement.

Aussi bien, dans l’urgence, les parties peuvent convenir oralement d’une prestation et renvoyer ultérieurement à sa matérialisation par écrit. Le contrat existe dès lors. Même en l’absence de formalisation par écrit, qui l’expert-comptable, qui le client pourront saisir le juge sur la base de ce contrat (défaut d’exécution) sans que l’on puisse arguer de la nullité de la convention faute d’écrit.

Pour autant, une difficulté affleurera : celle de prouver l’existence de cet accord de volonté ainsi que du contenu du contrat. C’est pour cette raison que l’écrit est toujours préférable.

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3.2.1.2La preuve de l’existence du contrat

La législation peut ne soumettre la validité du contrat à aucune règle de forme, encore faut-il pour la partie qui s’en prévaut, parvenir à en prouver l’existence.

Car selon la règle générale posée par l’article 1315 alinéa 1er du code civil, c’est à celui qui se prévaut du contrat d’en rapporter la preuve. Par exemple, cette charge appartient au client lorsqu’il entend mettre en cause la responsabilité de l’expert-comptable ou à ce dernier lorsqu’il veut obtenir rémunération de sa prestation.

Le régime de la preuve va être toutefois différent selon que le contrat est commercial ou civil.

Lorsque le contrat est commercial à l’égard du défendeur, la preuve est libre et peut être rapportée par tout moyen et notamment des témoignages.

Lorsque le contrat est civil, l’article 1341 et s. du code civil trouve à s’appliquer ;

- en dessous de 1 500 euros, la preuve est libre. Le contrat peut être prouvé par tout moyen et notamment par des témoignages ;

- au dessus de 1 500 euros, l’écrit est nécessaire pour prouver le contrat ; à défaut, sans être nul à proprement parlé, l’existence d’obligations réciproques ne pourra être prouvée, ce qui est susceptible de paralyser l’exécution du contrat, au demeurant existant. Pour autant, la jurisprudence admet largement le commencement de preuve par écrit qui doit être complété par d’autres éléments : il s’agira ainsi de la signature du devis par le client, de la fourniture de documents nécessaires au travail (pièces comptables par exemple), du paiement partiel d’honoraires…

3.2.2 Devoir déontologique de l’écritL’article 11 du nouveau code de déontologie3 exige que le contrat soit formalisé par écrit.

Quant à son contenu, cet écrit doit :

définir la mission et préciser les droits et obligations de chacune des parties.

3 « Les personnes mentionnées à l'article 1er passent avec leur client ou adhérent un contrat écrit définissant leur mission et précisant les droits et obligations de chacune des parties.

Ce contrat fait référence aux règles professionnelles définies par le conseil supérieur de l'ordre dans les conditions prévues au 3° de l'article 7 du décret n° 97-586 du 30 mai 1997. »

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faire référence aux règles professionnelles définies par le Conseil Supérieur de l’Ordre des experts-comptables4.

Quelle sanction : nous l’avons vu, le défaut d’écrit ne peut conduire à la nullité de la relation contractuelle5.

La norme déontologique est une norme de comportement sanctionnée par l’Ordre. Il appartient donc à la chambre de discipline de prononcer à l’encontre du contrevenant l’une des sanctions à sa disposition.

L’obligation de l’écrit a été instituée pour protéger le client. Il échoit donc à l’Ordre le rôle de faire respecter cette règle de comportement.

Conclusion

En l’absence d’écrit, aucune partie ne peut invoquer la nullité du contrat, la forme n’étant pas une condition de fond. Toutefois, celui qui souhaitera s’en prévaloir, pourra connaître quelques difficultés à prouver son existence.

3.2.3 Vérification déontologique et pré-contractuelle

Chaque professionnel doit observer un comportement confraternel. A défaut il s’expose à des sanctions disciplinaires.

C’est dans cet esprit que l’article 23 du nouveau code de déontologie indique qu’avant d’accepter la mission le professionnel doit notamment6 :

4 Souhaitons que ces règles ne soient ni trop abondantes ni trop complexes afin de ne pas créer un formalisme inutile pour le client et nocif pour le professionnel.5 En ce sens : Civ3, 11 juin 1986, D. 1987.285. note A GOURIO.

Voir également :Civ1, 5 novembre 1991, Bull I, n°297, p.195 : « Attendu que les règles de déontologie, dont l'objet est de fixer les devoirs des membres de la profession, ne sont assorties que de sanctions disciplinaires et n'entraînent pas à elles seules la nullité des contrats conclus en infraction à leurs dispositions […] ».

6 « les personnes mentionnées à l'article 1er appelées par un client ou adhérent à remplacer un confrère ne peuvent accepter leur mission qu'après en avoir informé ce dernier.

Elles s'assurent que l'offre n'est pas motivée par la volonté du client ou adhérent d'éluder l'application des lois et règlements ainsi que l'observation par les personnes mentionnées à l'article 1er de leurs devoirs professionnels.

Lorsque les honoraires dus à leur prédécesseur résultent d'une convention conforme aux règles professionnelles, elles doivent s'efforcer d'obtenir la justification du paiement desdits honoraires avant de commencer leur mission. A défaut, elles doivent en référer au président du conseil régional de l'ordre et faire toutes réserves nécessaires auprès du client ou adhérent avant d'entrer en fonction.

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1/ s’informer auprès du client de la présence ou non au sein du dossier d’une consœur ou d’un confrère ;

2/ dans l’affirmative, lui envoyer le courrier déontologique d’usage ;

3/ vérifier auprès du client et du professionnel auquel il succède que les motifs du départ du client sont licites ;

4/ obtenir la justification du paiement des honoraires et à défaut en référer au président du conseil régional tout en faisant les réserves d’usage auprès du client avant d’entrer en fonction ;

5/ en cas de contestation des honoraires, suggérer par écrit au client de recourir à la procédure de conciliation ou d’arbitrage prévue par le code de déontologie.

3.3 LE CONTENU DU CONTRATComme nous l’avons indiqué précédemment, une large liberté contractuelle caractérise ce contrat. La législation consumériste ne trouve pas à s’appliquer aux contrats entre professionnels. Les parties peuvent donc, dans la limite des règles de droit commun et de certaines dispositions particulières à la profession, librement déterminer le contenu de leurs relations.

C’est à l’aune de ce principe, que nous allons désormais décrire les clauses ou principes entourant la création de ce contrat.

3.3.1 Identification des parties : enjeu et régime

3.3.1.1Prescriptions du code monétaire et financier

Les prescriptions du code monétaire et financier relatives à la lutte contre le blanchiment de capitaux interfèrent dans le cadre de l’établissement de la relation contractuelle, sans toutefois en faire un élément de validité du contrat.

Lorsque ces honoraires sont contestés par le client ou adhérent, l'une des personnes mentionnées à l'article 1er appelées à remplacer un confrère suggère par écrit à son client ou adhérent de recourir à la procédure de conciliation ou d'arbitrage de l'ordre prévue aux articles 19 et 20.

Le prédécesseur favorise, avec l'accord du client ou adhérent, la transmission du dossier. »

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L’article L.563-1 prescrit à l’expert-comptable de s’assurer de l’identité de son cocontractant, par la présentation de tout document écrit probant7.

Il est bien évident que l’expert-comptable ne peut procéder à un véritable contrôle d’identité, ne disposant d’aucune prérogative de puissance publique. Nonobstant, il peut suspendre son consentement à contracter à la présentation d’une pièce officielle établissant avec certitude l’identité de son client potentiel. Il pourrait s’agir d’une carte d’identité, d’un passeport…

Bien entendu, cette prescription n’a d’intérêt que lorsque le professionnel ne connaît pas préalablement son cocontractant et peut donc nourrir un doute légitime sur son identité.

Examinons la sanction de cette omission sur un plan civil

Sur un plan civil, si le manquement du professionnel a entrainé un dommage pour un tiers, notamment en favorisant une opération de blanchiment à son détriment et que cette faute a un lien de causalité avec la commission de ce préjudice, on peut concevoir la mise en cause par ce tiers de la responsabilité délictuelle de l’expert-comptable.

Afin de se prémunir contre ces risques, le professionnel peut insérer une clause suspensive voire une clause résolutoire, liée à l’identité du cocontractant. L’utilisation d’une telle clause, peu amène envers le client, doit rester, à notre sens, exceptionnelle.

Modèle de clause

« Les effets de la présente convention sont suspendus à la fourniture d’une copie d’une pièce officielle justifiant de votre identité, comme l’exige le code monétaire et financier, afin qu’elle soit annexée au dossier ».

7 Article L. 563-1 - « Les organismes financiers ou les personnes visées à l'article L. 562-1 doivent, avant de nouer une relation contractuelle ou d'assister leur client dans la préparation ou la réalisation d'une transaction, s'assurer de l'identité de leur cocontractant par la présentation de tout document écrit probant. Ils s'assurent dans les mêmes conditions de l'identité de leur client occasionnel qui leur demande de faire des opérations dont la nature et le montant sont fixés par décret en Conseil d'Etat. […] ».

Article L562-1 - « Les dispositions du présent chapitre sont applicables : […]

11. Aux experts comptables et aux commissaires aux comptes […] »

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3.3.1.2Intuitu personae et intervention d’autres professionnels

Sous-traitance : l’obligation d’agrément du sous-traitant

L’intervention d’un professionnel libéral recèle un caractère intuitu personae particulièrement marqué.

Le client fait appel à un prestataire (qu’il s’agisse du professionnel lui-même ou de son cabinet) en fonction de sa réputation et de son savoir-faire. Dès lors la sous-traitance n’est pas un mode normal d’exécution de la prestation et il paraît naturel de devoir faire agréer l’intervention d’un sous-traitant par le client. Cette affirmation est renforcée par l’énoncé de l’article 1237 du code civil8.

La sous-traitance au sens juridique du terme, consiste à ce que l’entrepreneur fasse appel à un autre entrepreneur pour exécuter une partie de la prestation promise au maître d’ouvrage. Il faut donc que le contrat principal ait la même nature que le contrat dérivé conclu avec le sous-traité, c'est-à-dire la nature d’un contrat d’entreprise. Il faut également un lien de dépendance entre les deux contrats : le deuxième a pour cause le premier contrat.

Le législateur est intervenu en 1975 pour réglementer ce type de contrat et éviter les faillites en chaîne. Au-delà des frontières de la profession, l’article 3 de la loi du 31 décembre 1975 impose à l’entrepreneur qui souhaite faire intervenir un sous-traitant pour accomplir une prestation de le faire agréer par son client, soit lors de la conclusion du contrat, soit au moment de son intervention9. Les conditions de paiement doivent également être agréées.

A défaut, quelles sont les sanctions envisageables :

- vis-à-vis du client : il s’agit d’une faute contractuelle qui peut aboutir à la résiliation du contrat ou à la mise en cause de la responsabilité contractuelle de l’expert-comptable ;

8 « L’obligation de faire ne peut être acquittée par un tiers contre le gré du créancier, lorsque ce dernier a intérêt qu’elle soit remplie par le débiteur lui-même ».

9 « l’entrepreneur qui entend exécuter un contrat ou un marché en recourant à un ou plusieurs sous-traitants doit, au moment de la conclusion et pendant toute la durée du contrat ou du marché, faire accepter chaque sous-traitant et agréer les conditions de paiement de chaque contrat de sous-traitance par le maître de l'ouvrage ; l'entrepreneur principal est tenu de communiquer le ou les contrats de sous-traitance au maître de l'ouvrage lorsque celui-ci en fait la demande.

Lorsque le sous-traitant n'aura pas été accepté, ni les conditions de paiement agréées par le maître de l'ouvrage dans les conditions prévues à l'alinéa précédent, l'entrepreneur principal sera néanmoins tenu envers le sous-traitant mais ne pourra invoquer le contrat de sous-traitance à l'encontre du sous-traitant. »

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- vis-à-vis du sous-traitant : il peut attraire l’entrepreneur principal en responsabilité, soit demander la résiliation du contrat. Toutefois la jurisprudence considère que les deux actions ne peuvent se cumuler. Si le sous-traitant choisit d’exécuter le contrat, il ne peut ensuite dégager sa responsabilité pour défaut d’agrément10.

Collaborateurs salariés du cabinet

Que l’expert-comptable agisse au sein d’une personne morale ou en tant que personne physique, la réalisation de la mission convenue avec le client nécessite, en règle générale, l’appui de collaborateurs salariés. Cet appui peut intervenir à divers degrés : il peut s’agir de travaux d’exécution mais également d’analyse et de conseils plus ou moins élaborés. Cela ne dispense pas, in fine, l’expert-comptable de contrôler les travaux. C’est ce contrôle final qui permet de répondre à cette exigence si caractéristique des professions intellectuelles dites « libérales ».

Afin de ne pas se voir reprocher l’intervention d’un autre professionnel que l’expert-comptable, certains professionnels ont pris le parti de mentionner dans la lettre de mission, l’identité du ou des collaborateurs amenés à suivre le dossier.

Afin de ne pas conférer un caractère contractuel à cette mention, nous recommandons de ne mentionner l’identité du collaborateur qu’à titre d’information. Puis de conforter ce caractère extra contractuel en indiquant qu’un autre collaborateur peut être affecté sur le dossier sans que le client ne puisse s’y opposer.

Modèle de clause

« A titre d’information, sera(ont) affecté(s) à la réalisation de la mission le(s) collaborateur(s) suivant(s) :

- <_________________________>

- <_________________________>

Selon les modalités d’organisation interne du cabinet, il est convenu que cette affectation est susceptible d’être modifiée, sans qu’un agrément préalable de votre part ne puisse être exigé. »

3.3.1.3Les conditions liées à l’indépendance de l’expert-comptable

Afin de préserver son indépendance, l’ordonnance de 1945 et le code de déontologie subséquent, proscrivent les situations de dépendance.

10 Civ. 3 15 janvier 1992, Bull III, n°21.

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Cette situation est à redouter lorsque le cabinet ne compte qu’un nombre limité de clients, voire un client unique.

C’est ainsi que l’article 22 alinéa 10 de ladite Ordonnance dispose que :

« Les membres de l’ordre qui n’exercent pas leur profession sous contrat d’emploi et les sociétés inscrites au tableau ne peuvent consacrer leur activité en majeure partie à des travaux concernant une seule entreprise, un seul groupe financier ou une seule communauté d’intérêt ».

Ainsi, le cabinet, lorsqu’il contracte, doit s’assurer qu’il ne consacre pas la plus grande part de son activité à un seul groupe. Il devrait donc, en toute logique, vérifier qu’il n’existe pas de liens financiers entre ses entreprises clientes susceptibles de le placer dans une situation de dépendance.

On perçoit, là, dans une moindre mesure, les mêmes typologies d’incompatibilités qu’en matière de commissariat aux comptes11.

3.3.2 Clauses décrivant la prestationL’objet du contrat tient à la réalisation de la prestation acceptée par le client.

Afin d'assurer la garantie des tiers et la promotion de la profession, l'Ordre s'est engagé dès 1976 dans un processus de normalisation des missions de l'expert-comptable, en élaborant une série de recommandations sur l'exercice des missions.

La volonté de la profession d'affirmer la qualité de ses travaux a conduit le Conseil Supérieur de l’Ordre en 1990 et en 2003 à actualiser cet ensemble sous la forme d'un référentiel reposant sur le concept de normes, permettant ainsi d'identifier nettement l’obligation professionnelle et de la qualifier.

C’est dans ce contexte et avec cet objectif que la norme générale de travail relative à la lettre de mission (la norme générale 122) a été rédigée et reste d’application pratique.

3.3.2.1L’enjeu : l’étendue de la responsabilité

Il est essentiel de parvenir à une description la plus précise et la plus claire de l’étendue de la mission. Cette description permet de circonscrire le rôle exact de chaque partie et d’éviter ainsi l’intervention du juge.

Cette même description a des conséquences sur l’accessoire de la prestation : le devoir de conseil qui sera lui-même limité à ce qui est la conséquence du contenu convenu.

11 Voir en particulier l’article 29 - Décret n°2005-1412 du 16 novembre 2005 portant approbation du code de déontologie de la profession de commissaire aux comptes

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3.3.2.2Description positive12

Nous n’envisagerons que les missions normées, sans les paraphraser ni entrer dans un commentaire exhaustif de ces normes.

Il faut préciser que les parties peuvent bâtir le contenu de la mission en dehors de ces normes. Elles devront être d’autant plus précises qu’aucune référence ne pourra palier les termes qui pourraient s’avérer imprécis. Le juge aura souvent tendance à trancher en optant pour la mission la plus large.

3.3.2.2.1 Mission de présentation des comptes annuels

La mission de présentation est une mission propre à la France. L’objectif d’une mission de présentation des comptes annuels et intermédiaires est de permettre à l’expert-comptable d’attester qu’il n’a rien relevé qui remette en cause la cohérence et la vraisemblance des comptes (attestation d’assurance négative). C’est une mission d’opinion, plus particulièrement destinée aux petites entreprises. L’entreprise confie à l’expert-comptable le soin de tenir tout ou partie de sa comptabilité. Sa mission est souvent complétée par l’établissement des déclarations fiscales et sociales.

Cette mission répond aux besoins d’information financière et comptable, interne et externe des entreprises. Elle s’appuie sur :

les informations fournies par le chef d’entreprise, la technique comptable pour s’assurer de la régularité ou de la forme de la

comptabilité,

les techniques de contrôle des comptes et d’examen critique,

l’expérience professionnelle de l’expert-comptable et sa connaissance de l’entreprise et de son environnement afin d’apprécier la cohérence et la vraisemblance des comptes annuels.

Ses missions complémentaires :

assistance administrative (paie, déclarations fiscales et sociales), mission de conseil en matières fiscale, juridique, d’organisation, de gestion, de

finances, …

3.3.2.2.2 Mission d’examen limité des comptes annuels

La mission d’examen des comptes annuels s’appuie sur :

12 Sources : http://fr.wikipedia.org/wiki/Experts-comptables

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une prise de connaissance relative à l’organisation comptable, une analyse des procédures relatives à l’organisation comptable,

une collecte des éléments probants reposant sur les techniques de contrôle sur pièces, examen analytique, entretien avec la direction.

Ces diligences ont pour objectif de permettre à l’expert-comptable de présenter une attestation indiquant qu’il n’a pas relevé d’élément remettant en cause la régularité et la sincérité des comptes annuels, ni l’image fidèle du patrimoine, de la situation financière et du résultat de l’entreprise à la clôture de l’exercice (attestation d’assurance négative).

La mission conduit à l'établissement d'une attestation qui fait partie des documents de synthèse remis au client. Elle n’est pas un véritable audit. Elle n'a pas pour objectif la recherche systématique de fraudes et de détournements. Cette mission exclut la confirmation d'informations auprès des tiers.

3.3.2.2.3 Mission d’audit des comptes annuels

Des missions d’audit contractuel peuvent être demandées à l’expert-comptable, par l’entreprise elle-même ou par des tiers. La mission est définie par les normes d’audit de l’IFAC (International Federation of Accountants : normalisateur de l’audit international) transposées par l’OEC et la CNCC (Compagnie nationale des commissaires aux comptes). Les modalités de la mission d’audit contractuel sont identiques à celles d’audit légal.

La révision contractuelle est constituée de contrôles nombreux et variés. Il est fait appel aux techniques de sondage, aux vérifications matérielles et aux recoupements externes. À l’issue de ses travaux, le réviseur délivre une attestation de sincérité, appelée aussi certification (attestation d’assurance positive). Il certifie que les comptes audités sont réguliers et sincères et donnent une image fidèle du patrimoine, de la situation financière et du résultat des opérations de l’entité, pour refléter une image sincère et fidèle de l'entreprise.

3.3.2.2.4 Missions de procédures convenues

Ces missions définies par le cadre conceptuel de l’IFAC peuvent porter sur des comptes intermédiaires, d’autres informations financières, des systèmes et procédures. Elles sont des missions d’attestations ou d’autres missions pour lesquelles l’expert-comptable fournit un rapport découlant des procédures convenues.

3.3.2.3Description négative

Afin d’éviter tout malentendu avec le client, il peut être opportun de préciser, après avoir décrit le contenu positif de la mission, ce que celle-ci ne comprend pas. C’est ce qui attire souvent l’attention du client : ce qu’on n’a pas et que l’on pourrait avoir…

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http://fr.wikipedia.org/wiki/Commissaires_aux_comptes


Cela favorise l’acceptation de missions complémentaires.

3.3.3 Durée du contrat, renouvellement, préavisLe contrat peut être conclu pour une durée déterminée ou pour une durée indéterminée.

En tout état de cause, le nouveau code de déontologie ajoute aux règles civilistes applicables entre les parties, une règle de comportement sanctionnée sur un plan exclusivement déontologique.

Ainsi l’article 16 précise que : « Les personnes mentionnées à l'article 1er doivent exercer leur mission jusqu'à son terme normal. Toutefois, elles peuvent, en s'efforçant de ne pas porter préjudice à leur client ou adhérent, l'interrompre pour des motifs justes et raisonnables, tels que la perte de confiance manifestée par le client ou l'adhérent ou la méconnaissance par celui-ci d'une clause substantielle du contrat ».

3.3.3.1Contrat à durée indéterminée et à exécution successive

Il s’agit d’un contrat dont le terme est indéfini.

Ceci n’est concevable que dans le cadre de prestations renouvelées et récurrentes : la tenue et l’établissement de comptes, l’établissement de bulletins de salaires, les déclarations fiscales ou sociales…

Dans tous les cas de figure, le contrat ne peut être perpétuel. Nul ne peut s’obliger à « vie ». C’est pour cette raison que la durée indéterminée du contrat induit nécessairement une faculté de « résiliation » à l’initiative de l’une ou l’autre des parties. Toute clause contraire serait inopposable.

3.3.3.1.1 Principe de la libre résiliation

Sans autre condition, la résiliation d’un contrat à durée indéterminée est libre, qu’elle provienne du client ou du cabinet. Elle peut donc intervenir à n’importe quel moment, pourvu que sa soudaineté et les modalités utilisées ne trahissent pas une intention de nuire qui caractériserait un abus de droit.

L’abus de droit de résilier le contrat, ouvrirait droit au profit de la victime, à des dommages et intérêts évalués en fonction du préjudice subi.

3.3.3.1.2 Aménagements contractuels : stipulation d’un préavis

Les parties au contrat peuvent convenir de modalités de résiliation particulières.

19


A une condition : que ces modalités ne portent pas une atteinte disproportionnée au principe de prohibition des engagements perpétuels.

Il s’agira, la plupart du temps, de la stipulation d’un préavis de résiliation afin de permettre soit au client, soit au cabinet d’organiser les conséquences de cette rupture.

Un tel préavis doit être encouragé, afin d’éviter tout grief sur le caractère abusif de la rupture liée à sa soudaineté.

3.3.3.2Le contrat à durée déterminée et renouvelable par tacite reconduction

3.3.3.2.1 Détermination de la durée du contrat

Concernant les missions récurrentes, il est possible de les organiser dans le cadre d’un contrat d’une durée déterminée et calibrée en fonction du cycle d’accomplissement de la mission.

Ce cycle est très généralement annuel dans le cadre des missions réalisées par un cabinet d’expertise comptable. On peut également concevoir une durée englobant plusieurs cycles, c'est-à-dire dans le cadre de notre exemple, une durée pluriannuelle.

Ainsi et en principe, à l’arrivée du terme de ce contrat, celui-ci n’est plus opposable aux parties qui recouvrent leur pleine liberté. Dans ces conditions, le silence des parties à l’échéance du contrat induit la fin des relations contractuelles.

3.3.3.2.2 Clause de tacite reconduction

Néanmoins, les parties peuvent convenir d’aménager les effets de l’arrivée du terme en prévoyant une « tacite reconduction ». Ainsi cette clause contractuelle induit, en cas de silence des parties à l’échéance du contrat, une volonté d’en proroger les effets pour une durée équivalente. La fin de la relation contractuelle n’est alors possible qu’à la condition que l’un ou l’autre exprime clairement sa position et sa volonté de ne pas renouveler le contrat.

En règle générale, cette clause de tacite reconduction s’accompagne d’un délai de prévenance raisonnable, afin de permettre aux parties d’organiser en amont les conséquences de cette rupture.

Observations

C’est cette modalité de rupture qui convient la mieux aux relations contractuelles dans le cadre d’une mission comptable récurrente. En effet, elle oblige ainsi chacune des parties à poursuivre la relation jusqu’au

20


terme de la mission sans avoir à gérer une rupture lorsque les travaux comptables sont en cours.

3.3.3.2.3 Faculté de résiliation moyennant indemnité

Quoique le contrat à durée déterminée lie, sauf défaut d’exécution, les parties jusqu’au terme convenu, il reste possible de convenir, au profit du client13, d’une faculté de résiliation anticipée moyennant indemnité.

La jurisprudence a reconnu la licéité de ce type de stipulation14. Intervenant en dehors de toute notion d’inexécution, mais comme faculté de dédit, elle n’apparaît pas comme une clause pénale au sens de l’article 1152 du code civil, ce qui n’autorise pas à ce titre, le juge à procéder à la révision du montant de ladite clause.

Concernant la faculté de libre résiliation dans le cadre des contrats à forfait (article 1794 du code civil) : voir infra 3.3.3.3.

3.3.3.3Mission ponctuelle

Dans le cadre d’une mission ponctuelle (audit contractuel par exemple), seul le contrat à durée déterminée est envisageable.

Ainsi, l’objet du contrat s’épuise avec la réalisation de la mission. En dehors du défaut d’exécution de l’une ou l’autre des parties, il ne peut donc être mis fin au contrat avant son terme.

Néanmoins, l’article 1794 du code civil pose une règle particulière et originale lorsque la rémunération est « forfaitaire »15 : « le maître de l’ouvrage (le client) peut résilier, par sa simple volonté, le marché à forfait, quoique l’ouvrage soit déjà commencé, en dédommageant l’entrepreneur de toutes ses dépenses, de tous ses travaux, et de tout ce qu’il aurait pu gagner dans cette entreprise ».

On peut ainsi concevoir qu’une mission d’audit contractuelle, dont les honoraires ont été convenus forfaitairement, puisse être résiliée par le client dès après la réalisation des premières diligences.

Cette règle appelle deux observations :

13 L’article 16 nouveau du code de déontologie nous amène à déconseiller la stipulation d’une telle clause au profit de l’expert-comptable. 14 Civ.1ère 5 nov. 1991, Bull.I. n°297.15 Ce qui est qualifié de « marché à forfait ».

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1/ La portée pratique reste limitée, le client devant finalement rembourser les frais exposés par le cabinet pour les diligences réalisées ainsi que le bénéfice escompté pour l’ensemble de la mission. Une telle résiliation n’a donc d’intérêt pour le client que lorsque l’objet de la mission perd son utilité (abandon d’un projet de fusion par exemple) et qu’il souhaite réduire le montant des honoraires dus à proportion des frais économisés du fait de l’arrêt de la mission16.

2/ La doctrine ainsi que la jurisprudence semblent dénier tout caractère d’ordre public à cette règle17. Edictée pour protéger les intérêts particuliers du client, il apparaît possible à ce dernier d’accepter, par une stipulation contractuelle particulière et explicite, d’écarter cette faculté de résiliation avant le terme du contrat.

3.3.4 Obligations du client

3.3.4.1Obligation générale de coopération

L’article 1134 alinéa 3 du code civil exige que le contrat soit exécuté de bonne foi par chacune des parties.

Cette obligation trouve particulièrement à s’exprimer dans le cadre de la mission comptable ou sociale. Sans les éléments fournis par le client, aucune prestation n’est possible.

Les conséquences peuvent être importantes, notamment en matière de déclarations fiscales ou sociales.

L’expert-comptable ne peut néanmoins s’exonérer systématiquement de ses responsabilités en invoquant les carences de son client. Encore faudra-il qu’il l’ait informé de la non transmission des éléments et informations et des conséquences dommageables de son inertie. A cet effet, la conservation d’une trace écrite est fortement recommandée.

3.3.4.2Obligation de payer le prix

Sauf clause contraire (acompte, provision) le prix ne peut être exigé qu’une fois la prestation achevée. C’est pour cette raison qu’il peut être opportun de prévoir une clause d’acompte ou de provision.

16 Voir en ce sens dans le cadre d’un contrat d’agence de voyage : Paris, 23 mai 1961, Gaz. Pal. 1961.2.283. 17 Voir en ce sens : François Collart Dutilleul et Philippe Delebecque, in « Contrats civils et commerciaux », Précis Dalloz, 8ème édition, n°743, p.657. CA Paris, 29 oct. 1992, D.1993.IR.37.

22


3.3.5 RémunérationComment aboutir à la juste rémunération de la prestation ? Cette question est aussi importante pour le client que pour le cabinet lui-même.

Elle se pose aussi bien lors de l’établissement de la relation contractuelle en choisissant les modalités de rémunération (3.3.5.1.), qu’au cours de la vie du contrat, l’environnement économique pouvant peser sur l’équilibre contractuel (3.3.5.2.).

3.3.5.1Modalités de la rémunération

3.3.5.1.1 L’article 24 de l’ordonnance de 1945

« Generalia specialibus non derogant » : les lois de portée générale ne dérogent pas aux lois spéciales.

Si la loi générale - l’article 1134 du code civil - laisse toute liberté aux parties, notamment en matière de rémunération, la loi spéciale, applicable à l’activité et à la profession – l’article 24 de l’ordonnance du 19 septembre 1945 - restreint cette liberté de manière conséquente :

« Les membres de l'ordre reçoivent pour tous les travaux entrant dans leurs attributions, des honoraires qui sont exclusifs de toute autre rémunération indirecte, d'un tiers, à quelque titre que ce soit.

Ces honoraires doivent être équitables et constituer la juste rémunération du travail fourni comme du service rendu.

Leur montant est convenu librement avec les clients sous réserve des règles et éléments de tarification qui pourraient être établis par le ministre chargé de l'économie, après avis du conseil supérieur de l'ordre et de l'application de la législation sur les prix ».

Marquant le caractère libéral de la profession, l’ordonnance de 1945 donne à la rémunération perçue par l’expert-comptable la qualification d’honoraires ;

Le commissionnement, comme rémunération indirecte, est interdit.

Les honoraires au résultat sont normalement prohibés.

Pour le reste, les honoraires sont déterminés librement. Réserve est faite d’une tarification du ministre de l’économie après avis du conseil supérieur. Une telle tarification n’existe pas aujourd’hui. On peut

23


actuellement considérer que cette possibilité restera lettre morte, au vu notamment des principes de droit européens de la concurrence et plus particulièrement des règles sur les ententes illicites.

Ce principe de libre détermination renvoie, sous réserve des interdictions édictées, au principe général de liberté contractuelle.

Pour autant, le professionnel doit également se référer, pour son propre comportement, aux règles que lui impose sa déontologie (3.3.5.1.2.)

3.3.5.1.2 La déontologie de l’expert-comptable

En premier lieu, l’article 18 du nouveau code de déontologie apparaît restrictif

Ainsi rédigé « Les honoraires sont fixés librement entre le client et les experts-comptables en fonction de l'importance des diligences à mettre en œuvre, de la difficulté des cas à traiter, des frais exposés ainsi que de la notoriété de l'expert-comptable. »

Cet article indique tout d’abord que les honoraires sont négociés librement, c'est-à-dire de gré à gré. Cela permet ainsi de distinguer la profession d’autres professions libérales réglementées auxquelles des barèmes s’imposent.

Ensuite, ce même article limite le comportement et la volonté du professionnel. En effet, il n’autorise la prise en compte que de critères énumérés de manière exhaustive :

- importance des diligences ;

- difficulté des cas à traiter ;

- frais exposés ;

- notoriété du professionnel.

Cette liberté, en l’absence d’une interprétation extensive du Conseil Supérieur de l’Ordre, n’apparaît donc que très relative.

En second lieu, l’article 18 fixe une règle de déontologie qui expose le contrevenant à des sanctions disciplinaires

Sur un plan purement civiliste, les prescriptions du code de déontologie ne peuvent avoir de conséquences sur la validité du contrat ou d’une de ses clauses18.

18 Civ.1ère 5 nov. 1991, Bull.I. n°297 : « Attendu que les règles de déontologie, dont l'objet est de fixer les devoirs des membres de la profession, ne sont assorties que de sanctions disciplinaires et n'entraînent pas à elles seules la nullité des contrats conclus en infraction à leurs dispositions ».

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Si le professionnel contrevenant s’expose à des sanctions disciplinaires, il pourra néanmoins exiger de son client l’exécution d’une clause de rémunération licite qui lui restera opposable.

Bien maigre consolation si la sanction devait se solder par une radiation…

Nous le verrons, la clause de « success fee » ne peut entrer dans la catégorie des clauses licites.

3.3.5.1.3 Systèmes de rémunération

Il existe diverses modalités de rémunération, des plus simples au plus sophistiquées. Nous n’envisagerons que les principaux systèmes (pour une description plus complète voir infra n°5.2).

Forfait (marché à forfait) :

La jurisprudence a validé le principe de la rémunération à forfait. Elle constitue sans doute la technique la plus simple dans son exposé : le prix est déterminé à l’avance, dès la conclusion du contrat, de manière ferme et définitive.

Chaque partie fait son affaire des gains ou pertes qui en résultent pour parvenir au résultat convenu. La clause de forfait met donc à la charge du cabinet les aléas de l’exécution : toutes les diligences nécessaires à la bonne exécution du contrat sont comprises dans le forfait, peu important que l’expert-comptable ait mal évalué l’ampleur de la mission et du travail à fournir pour parvenir au résultat.

Cet aléa doit être normalement pris en compte par l’expert-comptable pour établir sont prix. Il empêche normalement le client de poursuivre devant le juge la révision du prix pour honoraires excessifs19.

Il arrive pourtant que ce forfait puisse être caduc du fait du client : en effet, lorsque ce dernier remet en cause l’économie et l’équilibre du contrat de son propre fait et plus particulièrement en entravant l’exécution par ses carences ou un manquement à son obligation de coopération, une fixation judiciaire du prix pourra alors intervenir.

On peut ainsi citer pour illustration : le client tardant à transmettre ses pièces comptables, communiquant des informations erronées, manquant à ses rendez-vous…

19 On peut toutefois s’interroger : l’ordonnance de 1945 exigeant que les honoraires correspondent à « la juste rémunération du travail fourni comme du service rendu », le juge devrait pouvoir dans tous les cas de figure intervenir, même en cas de forfait, lorsqu’il dépasse manifestement, aléa compris, la valeur du service rendu ou du travail accompli.

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Dans le cadre d’une rémunération forfaitairement convenue, le cabinet aura tout intérêt à matérialiser minutieusement les obligations du client, comme l’y invite le nouveau code de déontologie.

Le rythme de la facturation doit être de préférence déterminé par le contrat : mois, trimestre, année… La technique des acomptes ou provision peut être utilisée.

Travaux supplémentaires hors forfait : La difficulté survient généralement lorsqu’interviennent des travaux que le cabinet considère comme étant « supplémentaires ». Bien souvent le client estimera ces mêmes travaux comme étant compris dans le forfait.

En pratique, la distinction est souvent difficile. On s’appuiera sur le critère de distinction proposé par une partie de la doctrine : « tout ce qui est nécessaire à la correcte exécution du travail convenu est inclus dans le forfait ; n’est un travail supplémentaire que ce qui procure une amélioration ou une extension du résultat. »20

Si l’on admet qu’il y a bien travail supplémentaire effectué par le cabinet, sa rétribution nécessite un autre élément : que ces travaux aient bien été commandés par le client. La preuve de cette commande répond aux mêmes exigences que celles déjà vues pour le contrat principal (voir supra n°3.2.1).

Barème ou « marché sur série »

Cette technique ne laisse aucune place à l’aléa : un tarif est fixé, généralement en fonction du temps passé (minutes, heures, journées…). Il peut s’agir également d’un tarif à l’acte.

Le prix déterminable dans son principe, n’est précisément déterminé qu’à la fin de la prestation, une fois connu le nombre d’unités de temps passé.

La facturation fait alors l’objet d’un rythme déterminé par les parties : mois, trimestre, année, ce qui impose au cabinet et à ses collaborateurs, la tenue rigoureuse d’un relevé horaire.

Cette technique ouvre la possibilité pour le client de saisir le juge pour honoraires excessifs, à la condition qu’ils n’aient pas été versés après la réalisation de la prestation ou acceptés en connaissance de cause21.

20 Alain Bénabent, in « droit civil : les contrats spéciaux civils et commerciaux », 7ème

édition, Montchrétien, n°564, p.376. 21 Civ. 1ère 3 juin 1986, Bull.I n°150, JCP 87.II. 20791 note A. Viandier : « Mais attendu que les tribunaux peuvent, quand une convention a été passée en vue de l'exécution de travaux donnant lieu à honoraires, réduire ces derniers lorsqu'ils paraissent exagérés, pourvu qu'ils n'aient pas été versés en connaissance du travail effectué et après service fait ; que la Cour d'appel a énoncé, après le tribunal, que M. X... n'avait pas avisé son client de l'accroissement considérable des honoraires auquel l'entraîneraient désormais ses services, ce qui constituait une faute, en particulier de la

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Honoraires au résultat

Cela correspond à la rémunération dévolue en fonction des gains que l’intervention du cabinet peut générer pour son client.

L’article 24 de l’ordonnance du 19 septembre 1945 prohibe normalement une telle méthode de détermination des honoraires : « […] Ils ne peuvent en aucun cas être calculés d'après les résultats financiers obtenus par les clients ».

Toutefois, certains considèrent que le principe de libre fixation des honoraires autorise une rémunération basée sur le talent et la notoriété du praticien et ce à condition :

- de préserver son indépendance et son impartialité,

- de ne pas réduire le niveau de diligence et de responsabilité,

- que le principe de la mesure du succès ait été préalablement convenu22.

3.3.5.2Réévaluation de la rémunération

La théorie dite de « l’imprévision » n’a pas prise en droit privé des contrats. Autrement dit, lorsque les parties sont convenues d’un prix en échange d’une prestation (forfait, taux horaire…), les circonstances extérieures survenant tout au long de l’exécution du contrat ne peuvent en elles-mêmes imposer une renégociation du prix.

Pour illustrer le propos, concernant les contrats à durée déterminée de longue durée (5 années par exemple) une inflation galopante ne permettra pas une révision du prix convenu avant le terme du contrat, à défaut de stipulation exprès.

C’est pour cette raison que de nombreux contrats intègrent des clauses de révision en fonction de paramètres objectifs et notamment d’indices.

Afin de couper court à tout mécanisme inflationniste, les ordonnances de 1958 et 1959 prohibent les clauses d’indexation sur des indices généraux, c’est-à-dire sans rapport avec l’objet du contrat23.

part d'une personne exerçant une profession impliquant un devoir de conseil envers ses clients et qu'il avait d'autre part, en sus des " résultats annuels ", fourni des " situations trimestrielles " qui n'étaient pas indispensables à M. Y... en raison du volume relativement limité de ses affaires […]»22 En ce sens, Etienne Lampert, « La problématique des honoraires de succès » Le Francilien n° 61, p.10.23 Ordonnance n°58-1374 du 30 décembre 1958 portant loi de finances pour 1959, modifiée par l’Ordonnance n°59-246 du 4 février 1959 portant loi de finances rectificative pour 1959 ; article 79, 3° : « Dans les nouvelles dispositions statutaires ou conventionnelles, sauf lorsqu'elles concernent des dettes d'aliments, sont interdites toutes clauses prévoyant des indexations fondées sur le salaire minimum

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Cette prohibition s’impose évidemment au contrat entre l’expert-comptable et son client. S’il est impossible d’indexer le montant des honoraires sur les prix à la consommation ou l’indice de la construction, il demeure possible de les indexer par exemple sur l’indice INSEE suivant :

Indicateur: PRIX A LA PRODUCTION DE L'INDUSTRIE ET DES SERVICES AUX ENTREPRISES Libellé: Expertise comptable Code indice: PVIC 7412010000T Version active : base 100 en 2000

http://indicespro.insee.fr/pvis_script/script/script_page_detail_indice_tableau.asp?IDENT=PVIC741201

Période observée Valeur de l'indice Variation /1 T Variation/12 mois Moyenne annuelle

2eme Trimestre 2008 nd - - -

1er Trimestre 2008 123,9 0,6% 1,7% -

4ème Trimestre 2007 123,1 0,6% 1,9% 122,3

3ème Trimestre 2007 122,4 0,4% 1,8% -

2ème Trimestre 2007 121,9 0,1% 1,4% -

1er Trimestre 2007 121,8 0,8% 1,5% -

4ème Trimestre 2006 120,8 0,5% 3,2% 120,3

3ème Trimestre 2006 120,2 0,0% - -

2ème Trimestre 2006 120,2 0,2% - -

1er Trimestre 2006 120,0 2,6% - -

4ème Trimestre 2005 117,0 - 3,4% 117,0

4ème Trimestre 2004 113,1 - 2,4% 113,1

4ème Trimestre 2003 110,5 - 3,3% 110,5

4ème Trimestre 2002 107,0 - 3,2% 107,0

4ème Trimestre 2001 103,7 - 3,7% 103,7

4ème Trimestre 2000 100,0 - 4,3% 100,0

4ème Trimestre 1999 95,9 - - -

Une indexation peut également être opérée sur la valeur du point de base utilisé pour le calcul de la grille des rémunérations minimum de la convention collective des cabinets d’experts-comptables et de commissaires aux comptes. Ce type d’indexation doit être néanmoins déconseillé. Car s’il devait être trop répandu, il entraînerait une pression à la hausse sur les salaires, alors que la hausse des coûts des cabinets n’est pas exclusivement corrélative à celle des salaires.

interprofessionnel garanti, sur le niveau général des prix ou des salaires, ou sur le prix de biens, produits ou services n'ayant pas de relation directe avec l'objet du statut ou de la convention ou avec l'activité de l'une des parties.[…] ».

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Concernant les contrats à durée déterminée de courte durée (un an par exemple) ou le contrat à durée indéterminée, il est toujours possible soit de ne pas renouveler le contrat, soit de le résilier. Cette faculté facilite une renégociation des honoraires et permet de se dispenser d’une clause d’indexation.

3.3.6 Clause de non-sollicitation d’un collaborateur

Il n’est pas rare qu’un collaborateur soit embauché par un des clients du cabinet. En effet, ce dernier aura pu évaluer les compétences du salarié chargé de suivre son dossier. De ce fait, le cabinet subit un préjudice.

Afin de parer à cette éventualité, le cabinet peut insérer une clause de « non-sollicitation » ou de « non-débauchage ».

La jurisprudence de la chambre commerciale de la Cour de cassation admet la validité de ces types de clauses24. Elles semblent pouvoir être librement insérées au sein du contrat25, les juges considérant « que seul le salarié peut se prévaloir du trouble qu'est susceptible de lui causer une clause de non-sollicitation ne comportant pas de contrepartie financière ».

Un client contrevenant à cet engagement contractuel, s’exposerait en conséquence, entre autre, à la mise en cause de sa responsabilité contractuelle.

Modèle de clause

« Vous vous engagez à ne pas embaucher directement ou indirectement toute personne affectée par le cabinet à la réalisation de la mission durant la durée d’exécution du présent contrat et pendant une durée de <_______> à compter de la fin de notre intervention. »

3.3.7 Clauses exclusives ou limitatives de responsabilité

L’article 12 de l’Ordonnance du 19 septembre 1945 dispose que : «Les experts-comptables […] assument dans tous les cas la responsabilité de leurs travaux et activités. La responsabilité propre des sociétés

24 Cass. Com. 10 mai 2006, JCP S 2006, 1642 ;D.2006, p.2923 obs. M. Gomy; JCP G 2006, I, 176, obs. P. Grosser, D. 2007, p.179, obs. D. Condemine – Cass. Com. 11 juillet 2006, D. 2006, p. 2923, obs. M. Gomy. 25 En ce sens : Stephane Benilsi, « La clause de non sollicitation », JCP S, Etude 1976.

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membres de l'ordre et des associations de gestion et de comptabilité laisse subsister la responsabilité personnelle de chaque expert-comptable ou salarié mentionné à l'article 83 ter et à l'article 83 quater à raison des travaux qu'il exécute lui-même pour le compte de ces sociétés ou associations. Les travaux et activités doivent être assortis de la signature personnelle de l'expert-comptable ou du salarié ainsi que du visa ou de la signature sociale ».

Cette disposition paralyse nécessairement toute clause qui exonérerait le professionnel de sa responsabilité (3372).

Qu’en est-il des clauses limitatives de responsabilité (3372) ?

3.3.7.1Nullité ou inefficacité des clauses exclusives de responsabilité

Si l’article L.132-1 du code de la consommation, prohibant les clauses exonérant le professionnel de toute responsabilité ne s’applique pas aux contrats tendant à la satisfaction de besoins professionnels, l’article 12 de l’ordonnance de 1945 apparaît suffisamment explicite pour conclure à l’illicéité de ce type de clause dans le cadre d’une prestation assumée par un cabinet d’expertise comptable.

3.3.7.2Limitation de la responsabilité à un montant maximum

A la condition que la responsabilité du cabinet ne soit pas limitée à un montant dérisoire, on peut s’interroger sur la licéité d’une clause limitative de responsabilité à un montant maximum. Il pourrait s’agir, par exemple, du montant couvert par l’assurance.

En tout état de cause, cette clause ne pourrait jouer qu’en l’absence de faute dolosive ou lourde.

Ce type de clause est en général convenu en contrepartie d’une réduction du prix de la prestation.

3.3.7.3Protection contre la mise en cause : définition précise de la nature et de l’objet de l’obligation du cabinet

Le professionnel comptable, corrélativement à sa prestation principale, est débiteur d’une obligation de conseils. Cette obligation de conseils peut être d’ailleurs l’objet de son obligation principale.

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Il doit donc s’attacher à renseigner, informer et conseiller son client de manière constante26.

Afin de circonscrire cette obligation lorsqu’elle est l’accessoire de sa prestation, il est de l’intérêt du professionnel de définir clairement et précisément l’objet de sa prestation. A défaut, le juge aura souvent une acception extensive de l’obligation de l’expert-comptable.

Pour illustration, se contenter d’indiquer que l’expert-comptable assure « la mission sociale au sein de l’entreprise », entraînerait une large obligation de conseils en matière sociale, alors même que la prestation se limiterait en réalité à l’établissement du bulletin de paie et des déclarations sociales.

En outre, le cabinet est généralement débiteur d’une obligation de moyens et non de résultats27. C’est seulement s’il n’a pas employé les moyens d’un professionnel normalement diligent que l’expert-comptable expose sa responsabilité lorsque le résultat n’est pas atteint.

Afin de s’assurer de cette nature d’obligation, il est possible de préciser que l’obligation est de moyens et non de résultat. Cette stipulation s’impose alors au juge28.

26 Cette obligation à l’origine purement civiliste, est depuis peu devenue une règle de comportement puisque intégrée au sein du code de déontologie à l’article 15 : « Dans la mise en œuvre de chacune de leurs missions, les personnes mentionnées à l'article 1er sont tenues vis-à-vis de leur client ou adhérent à un devoir d'information et de conseil, qu'elles remplissent dans le respect des textes en vigueur ». Outre la mise en cause de la responsabilité civile du professionnel, la violation de son devoir d’information et de conseil peut désormais aboutir à la saisine de la commission de discipline et au prononcé de sanctions disciplinaires du professionnel ainsi mis en cause… !27 Civ. 1ère 12 juin 1990, Bull I n°156 ; Com. 29 janvier 1991, Bull. IV, n°46. 28 En ce sens : Alain Bénabent, in « droit civil : les contrats spéciaux civils et commerciaux », 7ème édition, Montchrétien, n°535, p.358.

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4 LA FORMALISATION DU CONTRAT : UN OUTIL DE COMMUNICATION AVEC LE CLIENT

4.1 PRÉALABLE AU CONTRAT : L’ENTRETIEN AVEC LE CLIENT

4.1.1 L’expression des besoins du clientL’expression du client est une étape primordiale en ce sens qu’elle doit permettre d’identifier ses besoins avec une prise de connaissance qui impose de :

laisser parler le client,

lui faire définir ses besoins,

faire une visite de l’entreprise,

relever les éléments caractéristiques de l’entreprise : forme, activité, chiffre d’affaires, effectif, régime fiscal, volumes d’écritures, de factures etc….

faire une offre de services.

4.1.2 L’entretienL’établissement de la lettre de mission doit avoir été précédé d’un entretien en tête à tête. Cet entretien doit permettre au client potentiel d’obtenir les réponses appropriées aux questions lancinantes qu’il se pose :

Je ne sais pas qui vous êtes

Je ne connais pas votre cabinet

Je ne connais pas les services de votre cabinet

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Je ne connais pas les attentes de votre cabinet

Je ne connais pas les clients de votre cabinet

Je ne connais pas les performances de votre cabinet

J'ignore la réputation de votre cabinet

Maintenant que voulez vous me vendre ?

Bien évidemment la présentation d’une plaquette du cabinet et/ou de son site web sont des points d’appui intéressants pour réaliser cette présentation.

4.2 LES VERTUS DE LA LETTRE DE MISSION

4.2.1 Les objectifs de la lettre de missionCes objectifs sont doubles :

Montrer au client l’étendue des travaux et lui permettre d’envisager le champ du possible.

Bien situer la responsabilité du cabinet sur une mission précise.

Prendre un client ponctuellement est une chose relativement aisée. En faire un client fidèle est essentiel pour l’expert-comptable, dont les missions sont récurrentes.

Ceci passe par une démarche qualité : outil au service de la stratégie du cabinet, la qualité est de plus en plus axée sur la satisfaction du client. Pour remporter des marchés, les experts-comptables doivent compter davantage sur des atouts qualité que sur les prix.

Leurs marges de manœuvre pour gagner en compétitivité se situent aussi du côté du service rendu au client. Cette orientation est favorisée par les relations partenariales qu’entretiennent clients et experts-comptables. L’implication des collaborateurs est, avec l’écoute du client, un élément clé pour la réussite d’une démarche qualité.

ECF s’est engagé résolument dans cette voie en participant au lancement de clubs qualité (Prodige – Experts France), car nous sommes convaincus de la nécessité d’une confiance durable entre le client et son expert.

33


Bien évidemment, il sera utile de présenter le cabinet au client, avec tout son potentiel d’activité : ce qui lui permettra dans certains cas de provoquer une demande complémentaire aux besoins déjà exprimés.

4.2.2 La lettre de mission doit répondre aux attentes du client

Au-delà de son aspect spécifiquement juridique, la lettre de mission doit permettre de répondre aux questions suivantes

Quels services devons-nous vous rendre ?

Comment allons-nous procéder ?

Pourquoi ?

Qui sont les interlocuteurs respectifs ?

A quel prix ?

Point de passage obligatoire tant au niveau du respect du code de déontologie et des normes professionnelles que dans la meilleure gestion de la relation client, la lettre de mission est un atout pour le professionnel.

Le contrat doit régler les éléments considérés comme essentiels par les parties : afin d’éviter tout malentendu, chacune doit savoir où va l’autre et ce qu’il veut.

Le contrat doit être facile à lire, compréhensible par un lecteur pas toujours au fait des termes très techniques ; le client doit pouvoir appréhender le pourquoi de la mission, en quoi elle consiste, ce que cela implique pour le professionnel et la part de responsabilité qui lui revient, et enfin combien cela va lui coûter.

L’argumentaire est simple :

1/ voilà ce que j’ai à faire,

2/ pour que je puisse le faire, il faut que vous me donniez les éléments,

3/ il faudra me payer pour faire le travail dont vous avez besoin !

La lettre de mission doit être centrée sur le client, car ce qui l’intéresse c’est d’abord son entreprise. Ce qui lui importe, c’est que le cabinet réponde à ses attentes qui peuvent être multiples et variées :

Les attentes exprimées sont celles qui ont été à l’origine de la lettre de mission.

Les attentes non exprimées sont celles qui doivent émerger lors de la présentation complète du cabinet et de ses compétences : la structuration de la lettre de mission doit permettre de susciter la demande spontanée des clients.

34


La lettre de mission est un point d’appui pour proposer de nouvelles missions.

5 LE CONTRAT : UN OUTIL DE GESTION INTERNE DU CABINET

5.1 LA LETTRE DE MISSION, OUTIL DE PLANIFICATION DES TRAVAUX

La présentation d’une annexe décrivant la répartition des travaux donne :

le bon d’exécution des travaux, la liste de travaux à réaliser.

Il suffit ensuite, au sein du cabinet, de programmer qui effectuera les travaux et quand.

5.1.1 Les prérequis pour accepter les travauxIl convient de rappeler ici l’article 10 du nouveau code de déontologie :

« Avant d’accepter une mission, les personnes mentionnées à l’article 1er apprécient la possibilité de l’effectuer conformément aux dispositions législatives et réglementaires applicables, notamment celles du présent code, et selon les règles professionnelles définies par le conseil supérieur de l’ordre dans les conditions prévues au 3° de l’article 7 du décretn° 97-586 du 30 mai 1997 mentionné ci-dessus. Elles examinent périodiquement, pour leurs missions récurrentes, si des circonstances nouvelles ne remettent pas en cause la poursuite de celles-ci. »

Il faut aussi tenir compte des normes générales.

Norme 112 - Compétence

Les qualités requises pour exercer la profession d'expert-comptable sont définies par les textes. L'expert-comptable complète régulièrement et met à jour ses connaissances. Il s'assure également que les collaborateurs auxquels il confie des travaux ont une

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compétence appropriée à la nature et à la complexité de ceux-ci. Il veille à leur formation continue.

Norme 113 - Qualité du travail

L'expert-comptable exerce ses missions avec conscience professionnelle et avec la diligence permettant à ses travaux d'atteindre un niveau de qualité suffisant, compatible avec son éthique et ses responsabilités. L'expert-comptable s'assure que ses collaborateurs respectent les mêmes critères de qualité dans l'exécution des travaux qui leur sont délégués.

Norme 123 - Délégation et supervision

Les missions de l'expert-comptable peuvent donner lieu à la constitution d'équipes.

L'expert-comptable peut se faire assister ou représenter par des collaborateurs. Toutefois, il ne peut déléguer tous ses travaux et conserve la responsabilité finale de la mission en organisant une supervision adéquate.

5.1.2 Un outil de gestion de la production du cabinet (planification, intervenants…)

Gouverner c’est prévoir : l’annexe à lettre de mission donne le travail à produire par les collaborateurs du cabinet ; à l’expert-comptable d’assurer correctement l’adéquation du travail promis au client avec les ressources humaines du cabinet :

en programmant la production de chacun,

en remplissant les agendas des collaborateurs concernés en leur réservant le temps disponible.

Ceci doit permettre d’anticiper le taux de chargement du cabinet et des collaborateurs.

De nombreux outils de planification et de gestion du cabinet sont disponibles auprès des prestataires habituels de la profession. On trouve également des outils sur internet comme sur microsoft on line29.

Finalement, il est possible de constater que, pour faire une bonne lettre de mission et une proposition au juste prix, il vaut mieux avoir une bonne gestion du cabinet, avec :

un suivi des temps en amont et en aval : budget temps et comptabilité des temps passés,

29http://office.microsoft.com/fr-fr/products/results.aspx?qu=planning

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http://office.microsoft.com/fr-fr/products/results.aspx?qu=planning


une détermination des prix objectifs de l’activité.

5.2 LA LETTRE DE MISSION, OUTIL DE VALORISATION DE LA PRODUCTION DU CABINET

Selon l’Article 18 du code de déontologie, « Les honoraires sont fixés librement entre le client et les experts-comptables en fonction de l’importance des diligences à mettre en œuvre, de la difficulté des cas à traiter, des frais exposés ainsi que de la notoriété de l’expert-comptable. »

Il convient de noter que l’article 24 de l’ordonnance de 1945 précise que les honoraires doivent être équitables et constituer la juste rémunération du travail fourni comme du service rendu.

Si les honoraires doivent être équitables et constituer la juste rémunération du travail fourni comme du service rendu, de nombreuses méthodes de facturation sont dès lors possibles (voir supra n°33513).

5.2.1 Le forfait Le forfait consiste à convenir de facturer un montant fixe d’honoraires pour l’ensemble des prestations du cabinet, correspondant à celui-ci.

Ce mode de facturation suppose que l’expert-comptable ait suffisamment bien évalué les besoins du client, afin de cerner correctement la mission. Il lui faut donc une bonne connaissance du marché.

Ce mode de facturation présente un certain nombre de risques :

de ne pas pouvoir réviser le forfait s’il s’avère que la mission n’a pas été correctement évaluée ;

le client peut avoir l’impression de pouvoir demander n’importe quels travaux ;

le cabinet doit se montrer disponible pour les clients au forfait ;

le fait d’avoir prévu un budget limité peut conduire le cabinet à limiter corrélativement la demande du client.

Mais il présente aussi certains avantages :

les honoraires du cabinet sont prévisibles, ce qui peut constituer un précieux outil de gestion,

le client connaît le montant de son engagement d’honoraires.

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5.2.2 Le temps passé Cette méthode consiste à décompter les heures passées pour l’accomplissement de la mission et à facturer ces heures à un taux déterminé.

5.2.2.1Les heures facturables

Doivent être décomptées les heures des collaborateurs et de l’expert-comptable, mais aussi celles des secrétaires et du personnel informatique.

Ceci implique une gestion des temps. Si elle peut se faire manuellement, elle est de plus en plus informatisée, les logiciels ne manquant pas en la matière.

Il est très important de définir, dans le cadre du cabinet, les objectifs à atteindre.

Selon la politique du cabinet, il y a lieu de mettre en place une liste des missions effectuées avec un descriptif pour chacune d’elles, de définir ce qui est facturable et ce qui ne l’est pas.

De même, dans le cadre de la politique du cabinet, on définira comment sont gérés les temps de transport, la documentation ponctuelle et la formation des collaborateurs et de l’expert-comptable, comment sont affectés les temps de relations publiques ou administratifs.

Le cabinet qui affecte la totalité des heures se trouvera certainement contraint de constater des malis sur certains dossiers, notamment à faible budget. Celui qui a réparti les tâches facturables et celles qui ne le sont pas peut, à l’inverse, pratiquer des bonis sur des missions plus importantes.

Les temps peuvent présenter des disparités d’un cabinet à l’autre, certains ayant mis en place un intéressement en attribuant des primes, soit à ceux qui facturent le plus d’heures, soit à ceux qui cadrent le mieux avec le budget temps ou qui sont en deçà d’un budget d’heures attribué par mission.

5.2.2.2Les taux applicables

Les honoraires correspondant au produit d’heures par un taux, il y a lieu de déterminer un taux horaire.

A titre d’exemple qui n’a qu’une valeur indicative, il est possible de mentionner la pratique des 2% (devenue depuis celle de 2,50 à 3% !). Le taux est obtenu en multipliant le salaire mensuel du collaborateur par le taux.

Par exemple pour un salaire mensuel de 1500 € X 2,5%, on obtiendra un taux horaire de 37,50 €.

A partir de cette hypothèse plusieurs possibilités sont offertes :

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Application d’un taux horaire moyen : le taux est fixé pour l’ensemble des intervenants, y compris l’expert-comptable.

Application d’un taux par intervenant : dans ce cas, un taux horaire est déterminé en fonction du salaire de chaque personne intervenue sur la mission.

Application d’un taux moyen par niveau d’intervenants : ce n’est plus la rémunération de chacun qui entre en ligne de compte, mais il est déterminé un taux moyen pour les secrétaires, un autre pour les collaborateurs par niveau, et enfin un pour les experts-comptables.

Application d’un taux par nature de tâches : dans ce cas le taux est différent selon la mission. Le taux est faible pour la tenue ou l’établissement de certaines déclarations simples, plus élevé pour les tâches qui demandent des compétences particulières.

Ces modes de facturation ont l’avantage de permettre de faire face à toute demande, de réduire les risques inhérents à une insuffisance d’appréciation des temps nécessaires, et enfin de rentabiliser à coup sûr la mission.

Néanmoins, le client ne connaît pas son engagement et ce mode de gestion implique un contrôle rigoureux et permanent des temps.

Ce mode de gestion comporte des effets pervers : facturation de l’incompétence de certains collaborateurs, imputation excessive de temps (du non facturable sur du facturable), avec le risque de voir le client pointer les heures effectuées dans son entreprise, ce qui contraint, a contrario, de justifier les temps passés au cabinet.

5.2.3 A budget révisableOn facture au forfait avec une mission bien déterminée, sachant que tout travail hors mission est à négocier, d’où l’importance dans la lettre de mission de déterminer qui fait quoi avec le maximum de budget temps.

Cette méthode a les avantages et les inconvénients du forfait avec la possibilité de pouvoir négocier les missions supplémentaires.

5.2.4 A l’acte Cette méthode consiste à établir un barème selon les types de missions effectuées sur les dossiers.

En matière de tenue, il peut être prévu une facturation à la ligne d’écriture, ce qui implique une gestion informatisée. Mais cela peut être fonction du nombre de factures clients et fournisseurs.

Il est possible de prévoir un tarif par nature de déclaration (TVA, charges sociales, etc…).

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Dans ce cas, il est important pour l’expert-comptable d’établir un budget temps pour chaque type de mission et de contrôler les temps des collaborateurs. Il est donc nécessaire avant tout d’impliquer les collaborateurs.

Si l’évaluation a été mal opérée, il sera constaté un malus qu’il conviendra de gérer.

Pour le client, il correspond à un travail effectué, il a donc vraiment le sentiment du service rendu. Il est donc indispensable d’établir une note d’honoraires très détaillée.

Ce mode de facturation est très difficilement applicable en matière de conseil.

5.3 CONCLUSIONLa lettre de mission doit s’intégrer dans les cohérences stratégiques cabinet :

Stratégie de l’offre

Stratégie de production

Stratégie de facturation

Stratégie de rémunération

Stratégie de relation au marché

Stratégie de management interne.

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Modèle de lettre de mission Mission de présentation des comptes annuels

Nous avons opté pour une lettre intégrant les conditions générales dans le corps même de la lettre de la mission principale : les annexes sont rarement lues sérieusement d’où des incompréhensions fréquentes dans le déroulement de la mission, la répartition des travaux sera la seule annexe.

<NOM>

<ACTIVITE>

<ADRESSE1>

<CPOSTAL> <VILLE>

N/REF : <CODECLIENT/CODESTE/NOCHRONO>

Le <________________>

M

Vous avez manifesté le désir de faire appel aux services de notre Cabinet en vue de participer à l’établissement des comptes annuels de votre entreprise. Nous vous remercions de la confiance que vous nous témoignez.

Cette lettre a pour mission de résumer les diverses conversations que nous avons eues, et de préciser d’un commun accord les conditions de notre collaboration, conformément aux dispositions du code de déontologie de la profession.

Vous souhaitez nous confier une mission de présentation des comptes annuels de votre entreprise individuelle sarl sa sas « …. » dans le cadre de vos obligations telles qu’elles résultent, notamment des articles L.123-12 à L.123-24 du Code commerce.


Cette mission sera effectuée selon les dispositions de la norme professionnelle du Conseil Supérieur de l’Ordre des Experts-comptables applicable à la mission de présentation de comptes.

Votre entreprise compte à la date du ../.../…. XX salariés et réalise un chiffre d’affaires annuel de l’ordre de XXX € ;

OBJECTIF DE LA MISSION QUE VOUS NOUS CONFIEZ

La mission de présentation des comptes annuels conduit à l’établissement d’un rapport qui, sauf difficultés imprévues, stipulera, « nous n’avons pas relevé d’éléments remettant en cause la cohérence et la vraisemblance des comptes annuels » ; les comptes de l’exercice comptable considéré seront joints à ce rapport. Ce document permet aux tiers en relation avec votre entreprise de les aider dans l’appréciation de la qualité de vos comptes.

CONTENU DE LA MISSION : LA REPONSE A VOTRE ATTENTE

Nous mettrons en œuvre les moyens nécessaires pour acquérir une connaissance globale de votre entreprise, de son évolution récente et de son environnement afin de pouvoir nous assurer que les comptes annuels donneront une information cohérente et vraisemblable sur la situation de votre entreprise.

Nous programmerons ensemble l’exécution de la mission afin de vous assurer une affectation adéquate de nos collaborateurs aux prestations à exécuter pour votre compte ; au besoin, nous aurons recours à un technicien extérieur dès lors que l’exécution nécessitera des compétences particulières.

Nous concevrons avec vous ou vous recommanderons des procédures d’organisation comptable adaptées à la taille et aux besoins de votre entreprise, et bien sûr conformes à la législation en vigueur.

Nous nous assurerons par épreuve de la qualité des enregistrements comptables et de l’existence des livres comptables légaux.

Nous définirons les écritures comptables de fin d’exercice :

- sur la base des informations que vous nous fournirez,

- en recourant éventuellement à une simplification de certaines écritures d’inventaire,

- en mettant en œuvre des techniques de contrôle des comptes.

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Nous les enregistrerons dans les comptes de votre entreprise ou nous nous assurerons qu’elles sont convenablement comptabilisées par vous.

Enfin, nous contrôlerons que les comptes annuels établis sont cohérents et vraisemblables par rapport à la connaissance que nous aurons eue de votre entreprise et par rapport aux informations que vous nous aurez communiquées.

Cet examen critique se conclura par un entretien avec vous pour confirmer tous les éléments significatifs relevés.

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CE QUE NE PREVOIT PAS L’EXECUTION DE CETTE MISSION

La mission de présentation des comptes annuels ne constitue pas un audit. Ainsi, nous ne procéderons pas au cours de notre mission à une étude et à une évaluation du contrôle interne. Nous n’effectuerons pas non plus de sondages portant sur les registres comptables et les renseignements fournis par vous, comme nous le ferions lors d’un audit, pour recueillir des informations probantes au moyen des procédés habituels d’inspection, d’observation, de confirmation et autres.

Les travaux que nous mettrons en œuvre ne comportent ni le contrôle de la matérialité des opérations ni le contrôle des inventaires physiques des actifs de votre entreprise à la clôture de l’exercice comptable (stocks, immobilisations, espèces en caisse notamment).

Ce type de mission ne vise pas à prévenir ou à détecter les fraudes, les erreurs, les détournements ou les actes illégaux. Nous tenons à souligner que la prévention et la détection des fraudes, erreurs ou détournements demeurent du ressort et de la responsabilité de la Direction, toutefois, nous vous en informerions si nous étions conduits à en avoir connaissance.

CE QUI EST POSSIBLE

Il est bien entendu que la mission pourra sur votre demande, être étendue à des interventions comptables complémentaires et à une assistance fiscale, sociale, informatique, économique et financière ou de gestion.

MODALITES D’EXECUTION DE LA MISSION

La nature même de la mission et les modalités d’exécution aboutissent normalement à la délivrance d’un rapport qui fait partie des documents de synthèse et vous sera remise en même temps que ceux-ci.

Notre mission prendra effet à compter de votre acceptation ; elle portera sur les comptes de l’exercice ouvert pendant l’année ……..

La mission définie ci-dessus nous sera confiée pour le temps normal nécessaire à l’établissement de vos comptes annuels. Elle prendra normalement fin avec la remise des comptes annuels. Elle se renouvellera chaque année par tacite reconduction, sauf dénonciation par lettre recommandée.

La mission pourra être interrompue sans délai dans le cas de manquement important de l’une ou l’autre des parties à leurs propres obligations durant l’exercice. Dans ce cas, les honoraires dus pour les travaux exécutés seront immédiatement exigibles.30

30 Ici peuvent être arrêtées éventuellement les modalités de restitution des documents retenus :

Dans tous les cas, il convient de prévoir une liste des documents à faire signer par le client lors de la remise des documents.

Si la lettre de mission ne précise pas le lieu de la remise des documents, en cas de désaccord, la restitution aura lieu, conformément à l’article 1943 du code civil, dans le lieu même du dépôt, c’est-à-dire au cabinet du membre de l’ordre.

En cas de litige, les tribunaux ordonnent le dépôt du dossier au greffe du tribunal (T.G.I. Paris 19 janvier 1988)

SOURCE SIC n°222 AVRIL 2004

44


La mission en cours peut également être interrompue moyennant un préavis de trois mois notifié par lettre recommandée avec accusé de réception. Dans ce cas, les honoraires dus pour les travaux exécutés seront immédiatement exigibles, majorés d’une indemnité égale à 33 % des honoraires convenus pour l’exercice en cours. Cette indemnité est destinée à compenser les travaux mis en œuvre par le cabinet dans le cadre de sa mission annuelle31.

31 Un expert-comptable peut imposer à son client le paiement d’une indemnité en cas de rupture du contrat avant son échéance si la lettre de mission comporte cette clause pénale (sources SIC n°229 février 2005 & SIC 294 mars 2011) -

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NOS OBLIGATIONS

Nous effectuerons la mission que vous nous confiez conformément aux dispositions du Code de déontologie des professionnels de l’expertise comptable et des normes générales du Conseil Supérieur de l’Ordre des Experts-comptables. Nous contractons, en raison de cette mission, une obligation de moyens.

A l’achèvement de notre mission, nous nous engageons à vous restituer les documents mis à notre disposition par vous.

Nous sommes tenus au secret professionnel dans les conditions prévues à l’article 226-13 du code pénal32.

Nous pourrons nous faire assister par les collaborateurs de notre choix, comme nous, tenus au secret professionnel. Le nom du collaborateur principalement chargé du dossier vous sera indiqué.

Les documents établis par nous vous seront adressés, à l’exclusion de tout envoi direct à un tiers, étant ici précisé que vous nous habilitez à envoyer à l’Administration fiscale les déclarations que vous aurez préalablement signées, ou à télétransmettre les déclarations pour lesquelles vous nous aurez donné préalablement mandat.

Notre cabinet assume dans tous les cas la responsabilité de ses travaux.

RESPONSABILITE

Conformément à l’article 12 de l’ordonnance du 19/09/1945, nous assumons dans tous les cas la responsabilité de nos travaux. Notre responsabilité civile est couverte par un contrat d’assurance obligatoire dont la garantie est conforme au minimum légal33.

Toute demande de dommages intérêts devra être introduite dans les trois mois suivant la date à laquelle vous aurez eu connaissance du sinistre, et en tout état de cause avant que vous n’ayez épuisé toutes les voies de recours en cas de contentieux avec les administrations.

Toute demande de dommages-intérêts ne pourra être produite que pendant une période de cinq ans ;

Nous ne pouvons être tenus pour responsables ni des conséquences dommageables de fautes commises par des tiers intervenant chez vous, ni des retards d’exécution lorsque ceux-ci résultent d’une communication tardive des documents par vos services. De même, le cabinet ne pourra être rendu responsable des conséquences des fautes

32 NORME 114 - SECRET PROFESSIONNEL ET DEVOIR DE DISCRETION

Le secret professionnel s'impose à tout expert-comptable, sauf dérogations prévues par la loi.

L'objet du secret recouvre les confidences reçues et les informations déduites à l'occasion ou en raison de l'exercice de la profession.

L'expert-comptable est aussi tenu à un devoir de discrétion, fondé sur les obligations contractuelles d'un professionnel libéral et sur les règles déontologiques de l'Ordre des experts-comptables.

Article 7 du code de déontologie :

Sans préjudice de l’obligation au secret professionnel, les personnes mentionnées à l’article 1er sont soumises à un devoir de discrétion dans l’utilisation de toutes les informations dont elles ont connaissance dans le cadre de leur activité.

33 Ou de manière plus complète « Notre responsabilité civile est couverte par un contrat d’assurance souscrit auprès de la compagnie …. Pour nos missions réalisées en France pour un montant de …€ »

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commises par vous, vos associés ou vos préposés et qui n’auraient pas été décelées par les contrôles effectués. Il n’aura pas à apprécier, sauf conventions particulières contraires et écrites, le degré de solvabilité des débiteurs, ni le bien fondé des droits et obligations de l’entreprise vis-à-vis des tiers au regard des prescriptions légales ou réglementaires les régissant.

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VOS OBLIGATIONS

Vous vous interdisez tout acte pouvant porter atteinte à notre indépendance ou à celle de nos collaborateurs. Ceci s’applique particulièrement aux offres faites à des collaborateurs d’exécuter des missions pour leur propre compte ou de devenir votre salarié34.

Votre attention est attirée sur le fait que conformément à l’article L.123-14 du Code de commerce, « les comptes annuels doivent être réguliers, sincères et donner une image fidèle du patrimoine, de la situation financière et du résultat de l’entreprise ».Vous restez ainsi responsables à l’égard des tiers de l’exhaustivité, de la fiabilité et de l’exactitude des informations comptables et financières concourant à la présentation des comptes.

Cela implique notamment le respect des règles applicables à la tenue d’une comptabilité en France ainsi que du référentiel comptable applicable à votre secteur d’activité.

Vous vous engagez à mettre à notre disposition, dans les délais convenus, l’ensemble des documents et informations nécessaires à l’établissement d’une comptabilité sincère35 et l’exécution de la mission et notamment le relevé établi à l’issue de l’inventaire physique annuel valorisé des stocks et travaux en cours, et à porter à notre connaissance les faits importants ou exceptionnels. Vous nous signalerez également les engagements susceptibles d’affecter les résultats ou la situation patrimoniale de l’entreprise ; vous nous justifierez notamment les décisions prises en matière d’amortissement et de provisions.

Conformément à la législation en vigueur, vous devrez prendre les mesures nécessaires pour conserver les pièces justificatives et d’une façon générale, l’ensemble de la comptabilité pendant un délai minimal de dix ans.

Dès lors que le traitement informatique des informations est assuré sur votre système d’information, vous devrez assurer la sauvegarde des données et traitements informatisés pour en garantir la conservation, l’inviolabilité et la lecture ultérieure. Vous devez par ailleurs prendre toutes les mesures nécessaires pour assurer la protection de votre système informatique.

Vous restez responsable de la bonne application de la législation et des règlements en vigueur ; nous ne pouvons être considérés comme nous substituant à vos obligations de l’employeur du fait de cette mission. Ainsi, notre responsabilité ne pourrait en aucun

34 Il s’agit d’une clause de non sollicitation qui a pour but d’interdire de débaucher des collaborateurs.

35 Suite à la modification de l'article 11 du code de déontologie opérée par le Décret" no 2010-297" du" 19"mars" 2010 « Cette lettre de mission comporte également l'engagement du client ou de l'adhérent de fournir au professionnel de l'expertise comptable chargé de tenir et de présenter ses documents comptables tous les éléments nécessaires à l établissement d'une comptabilité sincère de son exploitation. »

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cas être engagée dans l’hypothèse où le préjudice subi par votre entreprise client serait une conséquence :

- d’une information erronée ou d’une faute ou négligence commise par vous ou vos salariés,

- du retard ou de la carence de vos services à nous fournir une information nécessaire.

- des fautes commises par des tiers intervenant chez votre entreprise.

Si notre nom doit être associé aux comptes annuels, vous joindrez notre rapport aux exemplaires de ces comptes qui seront communiqués à des tiers.

Dans le cadre des obligations qui nous incombent en application de nos normes professionnelles, vous devrez nous fournir des informations et documents complémentaires préalablement à l’acceptation de la mission que vous envisagez de nous confier. Ces informations et documents devront être tenus à jour régulièrement :36

o document d’identité officiel en cours de validité comportant votre photographie ;

o extrait de registre officiel datant de moins de trois mois constatant la dénomination, la forme juridique, l’adresse du siège social et l’identité des associés et dirigeants et pour chacun des dirigeants un document d’identité officiel en cours de validité comportant sa photographie.

A la date de la présente lettre, nous précisons que les informations et documents requis nous sont parvenus et que nous pouvons mettre en œuvre la mission que vous souhaitez nous confier.

A la date de la présente lettre, nous précisons que les informations et documents requis ne nous sont pas parvenus et que leur obtention conditionne la mise en œuvre de la mission que vous souhaitez nous confier.

²

HONORAIRES ET FACTURATION 37

Nos honoraires, exclusifs de toute autre rémunération, seront déterminés en fonction du temps passé, plus frais et débours divers.

Par exception, il est convenu que notre mission sera accomplie pour un prix forfaitaire annuel HT de ….. €, frais débours et traitement informatique compris, pour la mission comptable, et … € HT pour la mission juridique, conformément aux travaux décrits en annexe, révisé annuellement selon l’indice du prix de la production, de l’industrie et des services aux entreprises38.

36 A adapter suivant qu’il s’agit d’une entreprise individuelle ou d’une société

37 Nous verrons plus avant les différents modes de facturation possibles.

38 Concernant la clause de rémunération sur la lettre de mission et son indexation on trouve sur le site de l'INSEE (http://indicespro.insee.fr) l'indicateur des : PRIX A LA PRODUCTION DE L'INDUSTRIE ET DES SERVICES AUX ENTREPRISES Libellé: Expertise comptable

Code indice: PVIC 7412010000T Version active : base 100 en 2000

49

http://indicespro.insee.fr/


Nos honoraires seront payables sur présentation d’une facture, une note définitive étant établie une fois terminés les travaux de fin d’exercice.

Toute contestation d’une facture devra être faite dès réception et motivée ; ladite contestation ne pourra justifier le non-paiement des autres prestations non contestées y compris celles incluses dans la même facture.

Tout paiement tardif pourra entraîner une pénalité égale à 1,5 % du taux d’intérêt légal, conformément à la loi du 31 décembre 1992.

En cas de non paiement des honoraires, nous bénéficierons du droit de rétention dans les conditions de droit commun.

Toute absence de règlement dans les 30 jours à compter de l’émission d’une facture sera susceptible d’entraîner une suspension de nos travaux sans préjudice des conséquences pouvant en résulter.

Lorsque la mission est suspendue, les délais de remise des travaux seront prolongés pour une durée égale à celle de la suspension pour autant que le cabinet dispose de toutes les informations nécessaires à l’exécution des travaux à réaliser. Pendant la période de suspension, les obligations de l’entreprise demeurent applicables.

DIFFERENDS

Les litiges qui pourraient éventuellement survenir entre nous pourront être portés avant toute action judicaire, devant le président du Conseil Régional de l’Ordre des Experts Comptables aux fins de conciliation.39

ACCEPTATION

Nous vous serions obligés de bien vouloir nous retourner40 :

un exemplaire de la présente revêtu d’un paraphe sur chacune des pages et de votre signature sur la dernière page.41

L’autorisation de prélèvement de nos honoraires accompagnée d’un relevé d’identité bancaire (RIB)

En vous remerciant de la confiance que vous voulez bien nous témoigner, nous vous demandons de recevoir, M…….., l’assurance de nos sentiments dévoués et distingués.

Il s'agit d'un indice plus pertinent que le taux d'augmentation de la grille des salaires

39 Conformément à l’art 19 du code de déontologie

40 ACCEPTATION : un contrat n’est valable entre deux parties qu’avec un accord formalisé par chacune des parties : « Le contrat fait la loi des parties »

41 Il est important que l’expert-comptable et le client apposent leur signature sur la lettre de mission et les différentes annexes, chacun en conservant un exemplaire original.

L’expert-comptable veillera à actualiser le contenu de la lettre de mission régulièrement par avenants signés des deux parties, en particulier en cas d’extension ou de modification de la mission existante, et de révision des honoraires.(Source SIC 263 mai 2008)

50


A……… le ../../…. M .

Signature du client Expert-Comptable DPLE

51


ANNEXETABLEAU DE REPARTITION DES OBLIGATIONS

RECIPROQUES

CLIENT : ………………………………………….

Nature des travaux Membre de

l’Ordre

Client

1. INTERVENTION COMPTABLE

Journaux Banque Journaux caisse

Journaux opérations diverses

Contrôles de pièces justificatives

Etablissement des états de rapprochements bancaires

Contrôle des états de rapprochements bancaires

Etablissement et présentation des états comparatifs de fin d’exerciceEtablissement du tableau des variations de trésorerie

Tenue des registres légaux

Registre des immobilisations et amortissements

2. AUTRES INTERVENTIONS

Interventions en matière fiscaleDéclaration fiscale de l’annéeDéclarations de chiffre d’affaires

Documents de l’organisme agréé (CGA/AGA)Télétransmission de la déclarationDAS 2Assistance en cas de vérification fiscale

Interventions en matière de législation socialeDéclaration d’embauche préalable (DEB)Bulletins de paieRegistre unique du personnel

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Déclarations aux organismes sociaux

Déclarations aux organismes sociaux (non salariés)

Assistance aux contrôles effectués par les différents organismes sociaux

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Nature des travaux Membre de l’Ordre

Client

Interventions en matière juridique (société)

Assistance à convocation et tenue des AGO

Formalités de publicité annuelle

Mise à jour des registres obligatoires

Interventions complémentaires

Archivage et conservation suivant spécificités techniques

…………………………………………….

…………………………………………….

…………………………………………….

A ……………………………… le ……………………………………..

L’expert-comptable Le client

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