Upload
others
View
0
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
S i
f a c
Sys
tèm
e d’
Info
rmat
ion
Fin
anci
er A
naly
tique
et C
ompt
able
1 1
k
Mise en qualité
des flux
budgétaires
Direction des Finances 09/04/2015
Guide méthodologique destiné aux gestionnaires financiers
S i
f a c
Sys
tèm
e d’
Info
rmat
ion
Fin
anci
er A
naly
tique
et C
ompt
able
2 2
Des objectifs de qualité budgétaire
Le Contrôle Interne Budgétaire doit permettre de garantir la fiabilité de l’information
financière résultant des enregistrements de l’ordonnateur, notamment sa conformité par
rapport aux règles et procédures en vigueur.
Il doit avoir pour effet de réduire le risque d’erreur ou d’omissions significatives dans
la comptabilité budgétaire.
Introduction
S i
f a c
Sys
tèm
e d’
Info
rmat
ion
Fin
anci
er A
naly
tique
et C
ompt
able
3 3
Introduction
La complémentarité des contrôles internes
budgétaire et comptable
Le contrôle interne budgétaire ne se superpose pas au contrôle interne comptable mais
le complète.
Il constitue une démarche complémentaire en amont du contrôle interne comptable
afin de couvrir l’ensemble du processus de la dépense, de l’élaboration au
règlement :
Le contrôle interne budgétaire couvre l’amont de la chaîne : programmation et
engagement de la dépense
Le contrôle interne comptable s’exerce pour l’essentiel à partir du service fait
S i
f a c
Sys
tèm
e d’
Info
rmat
ion
Fin
anci
er A
naly
tique
et C
ompt
able
4 4
Introduction
La mise en qualité des flux budgétaires L’objectif majeur de ce document est de présenter les actions à réaliser afin de démarrer
le processus de clôture dans de bonnes conditions. En effet, la mise en œuvre des
opérations de rattachement des charges et des produits à l’exercice sera facilitée par la
mise en qualité de nos flux.
Les charges à payer correspondent à des commandes d’achat pour lesquelles le
service est fait mais la facture non parvenue au 31 décembre. La mise en œuvre du
service fait valorisé en fonctionnement et en investissement conduit à la
comptabilisation des charges à payer au fil de l’eau.
Les produits à recevoir correspondent à des recettes nées au cours de l’exercice
qui ne peuvent donner lieu à une liquidation définitive au 31 décembre (du fait d’une
incertitude sur le montant à liquider ou de l’absence momentanée d’une pièce
justificative).
Les charges comptabilisées concernant un ou plusieurs exercices ultérieurs
peuvent être étalées sur l’exercice suivant grâce à la technique des charges
constatées d’avance.
Les produits comptabilisés concernant un ou plusieurs exercices ultérieurs peuvent
être étalés sur l’exercice suivant grâce à la technique des produits constatés
d’avance.
S i
f a c
Sys
tèm
e d’
Info
rmat
ion
Fin
anci
er A
naly
tique
et C
ompt
able
5 5
Introduction
La mise en œuvre
Les opérations de mise en qualité des données budgétaires sont à réaliser par les
gestionnaires financiers
de chaque composante, service et unité de recherche,
des pôles mutualisés, en lien avec l’ordonnateur.
Le département du budget et de l’execution budgétaire de la Direction des finances et
notamment le bureau Actions transverses pourra intervenir en appui de ces opérations et
supervise leur mise en œuvre.
Il convient de procéder à l’analyse des données saisies depuis le début de l’année, puis
de suivre régulièrement (mensuellement) les flux budgétaires. En fin d’exercice, la
fréquence des contrôles doit s’accentuer.
S i
f a c
Sys
tèm
e d’
Info
rmat
ion
Fin
anci
er A
naly
tique
et C
ompt
able
6 6
Un certain nombre de paramétrages a été réalisé dans les transactions SIFAC afin de filtrer les
données nécessaires à la MEQF. Des « variantes » (1) ont ainsi été créées ainsi que des
« mises en forme » (2) sous le login de l’Utilisateur Sifac « VARIANTES ».
Quelques modalités pratiques Sifac concernant la MEQF
(1) Pour accéder à la « variante » citée dans la transaction lancée, il faut
aller dans le menu supérieur en haut à droite une fois la transaction SIFAC
ouverte et cliquer sur l’icône « Accéder à variante ».
Dans la fenêtre ainsi affichée, saisir
dans le champ « Créé par » le login
« VARIANTES » et exécuter.
Dans la nouvelle fenêtre « catalogue des
variantes », sélectionner la variante
d’affichage nécessaire pour le contrôle
voulu de la MEQF.
S i
f a c
Sys
tèm
e d’
Info
rmat
ion
Fin
anci
er A
naly
tique
et C
ompt
able
7 7
Quelques modalités pratiques Sifac concernant la MEQF
(2) Une fois que la transaction est exécutée via l’icône il est nécessaire en outre pour
certains contrôles de la MEQF de sélectionner de suite une « mise en forme ».
Pour ce faire, se rendre dans le barre du menu principal en haut de l’écran et suivre le chemin ci-
après : « Options », puis « Mise en forme » et Sélectionner… »
Dans la nouvelle fenêtre, sélectionner la « mise en forme »
d’affichage nécessaire pour le contrôle voulu de la MEQF.
Grâce à ce filtrage subséquent, on obtient à l’écran les données à analyser dans les différents
contrôles dépenses, missions et recettes.
S i
f a c
Sys
tèm
e d’
Info
rmat
ion
Fin
anci
er A
naly
tique
et C
ompt
able
8 8
Synthèse des contrôles en dépenses
I. Contrôle de l’exécution des dépenses
1 Engagements financiers Mensuelle S_P99_41000147- Solder l'engagement
- Maintenir l'engagementFMX2 ou FMXPM1
2Engagements de frais de
déplacementMensuelle
FMRP_RFFMEP1AX
Variante "Engagement de frais de mission"
- Annuler mission
- Demander les justificatifs à l'agent
- Saisir état de frais
- Relancer l'agent
PR05 Saisie de l'état de
frais ou annulation de la
mission
PRF0 Edition de l'état
de frais
Missions non soldées Mensuelle ZPRRW_MIS et ZPRRW - Valider ou rejeter le cycle de
comptabilisationZPRRW_MIS et ZPRRW
3 Commandes maintenues TrimestrielleZME2K
Variante "Commandes maintenues"
- Compléter et valider
- Supprimer la commandeME22N
Commandes en attente de
service fait
ZME2K
Variante "Reste a livrer"
- Focus sur les dépenses de
transport
Variante "Reste a livrer Travel Planet" ME22N
- Focus sur les dépenses de
restauration
Variante "Reste a livrer Restauration"
5 Services faits non facturés Mensuelle
ZME2K
Variante "Reste a facturer" "Attente facture"
- Vérifier si facture reçue
- Relancer le fournisseur (hors BFACT)
- Saisir la MIRO (hors BFACT)
MIRO (hors BFACT)
6Factures fournisseur
liquidéesMensuelle
FBL1N
Variante "Consultation statut factures"
- Vérifier réception des pièces par AC
- Traiter l'éventuelle suspensionMIRO ME22N
7 TVA erronée MensuelleZME2K
Variante "Commande Erreur TVA"
"TVA Fonct"
"TVA Immo"
"TVA Analyse"
- Vérifier l'étape de liquidation du flux
- Corriger le code de TVA erronéME22N
4 Mensuelle
- Supprimer la commande
- Relancer le fournisseur
- Cocher livraison finale
"Ttes cdes en
attente de SF"
S i
f a c
Sys
tèm
e d’
Info
rmat
ion
Fin
anci
er A
naly
tique
et C
ompt
able
9 9
1. Les engagements financiers
ANALYSE
Pour éviter de réserver des crédits inutilement, il convient de lister régulièrement les
engagements financiers non soldés et de les analyser. Cette analyse doit notamment
être réalisée avant la DBM et en fin d’année.
La transaction S_P99_41000147 permet d’en obtenir la liste. Il convient de se reporter à
la colonne « MntNnSold ».(= Montant non soldé)
CORRECTION
a. Soit le montant = 0 €, l’engagement financier est soldé.
b. Soit le montant > 0 €, l’engagement financier est toujours actif et les crédits
réservés. Dans ce cas, il est recommandé :
soit d’être vigilant dans le suivi de l’engagement financier toujours en cours
soit de solder l’engagement par la transaction FMX2 pour libérer les crédits.
soit de réajuster l’engagement par la transaction FMXPM1
VERIFICATION
Relancer la transaction S_P99_41000147.
Références: Pas-à-Pas N°2 Modifier un engagement financier
Pas à Pas N°5 Liste des engagements financiers
Pas à Pas N°6 Ajustement d’un engagement financier
I. Contrôle de l’exécution des dépenses
S i
f a c
Sys
tèm
e d’
Info
rmat
ion
Fin
anci
er A
naly
tique
et C
ompt
able
10 10
2. Les frais de déplacement ANALYSE DES MISSIONS NON SOLDEES
Afin d’avoir un disponible budgétaire à jour et de ne pas mobiliser des crédits inutilement,
il est nécessaire d’effectuer au moins une fois pas mois une analyse des engagements
en cours, notamment des engagements de mission et des avances non soldées sur
missions.
a) LISTE DES ENGAGEMENTS À ANALYSER
La transaction FMRP_RFFMEP1AX permet d’obtenir la liste des engagements de frais de déplacement non soldés. Toutes les missions non soldées 1 mois après la date de fin de la mission doivent être analysées et traitées. Lancer la transaction FMRP_RFFMEP1AX pour les centres financiers qui vous concernent. Sélectionner la variante Les engagements à analyser correspondent aux missions dont le sous-total n’est pas nul. En cliquant sur de la dernière ligne vous n’avez plus que les lignes sous-totaux qui sont visibles. La consultation du déplacement s’effectue en double-cliquant sur le n° de déplacement (1ère colonne)
I. Contrôle de l’exécution des dépenses
S i
f a c
Sys
tèm
e d’
Info
rmat
ion
Fin
anci
er A
naly
tique
et C
ompt
able
11 11
CORRECTION
Mission à annuler : faire régresser le statut du déplacement à « Demande saisie à
décompter » en PR05 puis sélectionner la ligne correspondant au déplacement et
cliquer sur la poubelle.
Mission à traiter : vérifier si les pièces justificatives du déplacement sont présentes,
le cas échéant, relancer l’agent sur la transmission de ces pièces puis saisir l’état
de frais.
VERIFICATION
Après avoir effectué les corrections, il est nécessaire de vérifier que les crédits ont bien
été libérés en relançant la transaction.
Les missions annulées sont soldées par l’apparition d’une ligne « Réduction ».
L’état de frais impacte le budget au moment de la validation du cycle de comptabilisation
en ZPRRW_MIS.
I. Contrôle de l’exécution des dépenses
S i
f a c
Sys
tèm
e d’
Info
rmat
ion
Fin
anci
er A
naly
tique
et C
ompt
able
12 12
b) MISSIONS TRANSFEREES NON-VALIDEES
Les transactions ZPRRW_MIS (missions sans avances) et ZPRRW (avances)
retracent l’ensemble des missions dont le Transfert FI a été effectué. Le statut du cycle
de comptabilisation permet de prendre connaissance de l’état du justificatif qui sera créé après
validation du cycle:
CORRECTION
Le nom du missionnaire peut être obtenu en double-cliquant sur la ligne dont le
justificatif n’a pas encore été enregistré. Une analyse du déplacement doit être
effectuée afin de procéder à la création ou au rejet du cycle selon le montant à payer.
VERIFICATION
Les transactions ZPRRW_MIS et ZPRRW peuvent être relancées pour vérifier que les
transferts exécutés ont été traités.
: Le transfert FI a été créé, il est en attente de validation ou de rejet par
l’ordonnateur.
: Le transfert FI a été validé, créant ainsi la pièce pour mise en paiement.
: Le transfert FI a été rejeté, aucune pièce n’a été créée et le statut de la
mission est revenu à « Calculé » en PR05 pour modification éventuelle.
I. Contrôle de l’exécution des dépenses
S i
f a c
Sys
tèm
e d’
Info
rmat
ion
Fin
anci
er A
naly
tique
et C
ompt
able
13 13
3. Les commandes maintenues ANALYSE
L’analyse des commandes maintenues doit être menée trimestriellement. La transaction
ZME2K (variante « Commandes maintenues ») permet d’obtenir la liste des
commandes maintenues n’ayant pas fait l’objet d’une validation.
CORRECTION
a. Soit la commande est complétée et validée.
b. Soit elle est supprimée en mettant les postes à la corbeille.
VERIFICATION
Relancer la ZME2K avec la variante « CDES MAINTENUES », la liste obtenue doit être
vide.
I. Contrôle de l’exécution des dépenses
S i
f a c
Sys
tèm
e d’
Info
rmat
ion
Fin
anci
er A
naly
tique
et C
ompt
able
14 14
4. Contrôle des codes TVA sur commandes
ANALYSE
Cette analyse via la transaction ZME2K permet de:
Détecter les erreurs de TVA sur les postes de commandes : compte budgétaire
d’immobilisation mais code de TVA saisi en fonctionnement, et vice versa via la variante
« Commande Erreur TVA » et mise en forme « TVA/Fonc » pour le fonctionnement et
« TVA/Immo » pour l’investissement.
Contrôler la cohérence entre les codes de TVA saisis et les secteurs de TVA des
structures (centre de coût ou EOTP). Il s’agit d’un contrôle intellectuel à effectuer via un
filtre sur la colonne « Code de TVA » (sélection de la mise en forme TVA/Analyse).
CORRECTION
Corriger le code de TVA erroné du poste de commande via la transaction ME22N sur les
postes non pris en charge. En cas d’un reste à livrer/reste à facturer il convient de solder le
poste erroné et de créer un nouveau poste avec le bon code de TVA.
VERIFICATION
Relancer la transaction ZME2K avec la variante « Commande Erreur TVA » puis la mise
en forme recherchée: aucun flux erroné ne doit être constaté.
I. Contrôle de l’exécution des dépenses
S i
f a c
Sys
tèm
e d’
Info
rmat
ion
Fin
anci
er A
naly
tique
et C
ompt
able
15 15
5. Les commandes en attente de service fait
ANALYSE (hors PI)
Afin de réduire le délai global de paiement, il est nécessaire d’effectuer très régulièrement une
analyse des commandes en cours.
La transaction ZME2K (variante « Reste à livrer » puis mise en forme « Ttes cdes en
attente de SF ») permet d’obtenir la liste des commandes d’achat n’ayant pas donné lieu à
service fait ou à un service fait partiel. (se reporter aux colonnes « Reste à livrer » pour reste à
livrer en quantité et « Reste à livrer (valeur) » pour reste à livrer en valeur). Toutes les
commandes d’achat dont la marchandise n’a pas été réceptionnée dans un délai d’un mois
doivent être analysées. La colonne « reste à livrer » permet d’effectuer cette analyse.
CORRECTION
Il convient de prendre l’attache de l’initiateur de la commande pour faire un point sur la
réalisation du service fait.
a. Si la commande d’achat doit être annulée car elle est sans objet, il suffit de retourner sur
la commande et de mettre chaque poste à la corbeille.
b. Si la commande a des restes à livrer (écart entre l’entrée de marchandise et la
commande), le fournisseur doit être relancé. Dans le cas où le solde de la commande ne
sera pas livré, il convient de retourner sur la commande et de cocher la case
« livraison finale » dans l’onglet « livraison » et de cocher la case « facture finale »
dans l’onglet facture.
I. Contrôle de l’exécution des dépenses
S i
f a c
Sys
tèm
e d’
Info
rmat
ion
Fin
anci
er A
naly
tique
et C
ompt
able
16 16
Focus sur les factures de transport
Les commandes de titres de transport doivent faire l’objet d’un service fait très rapide. En
effet, la délivrance du titre de transport vaut service fait. Le titulaire du marché délivrant
les titres de transport dans les 48 heures, le service fait doit être saisi immédiatement.
Il est inutile d’attendre le retour de l’agent pour procéder au service fait et à la
saisie de la facture.
VERIFICATION
Relancer la transaction ZME2K avec la variante « Reste à livrer Travel Planet » puis la
mise en forme « Ttes cdes en attente de SF ».
Focus sur les factures de restauration
Les commandes de restauration (boissons, épiceries, traiteurs, restaurants, …) font
généralement l’objet d’un service fait très rapide. En effet, la livraison de ce type de bien
intervenant dans un délai restreint, ceci nécessite une saisie du service-fait au plus tôt.
VERIFICATION
Relancer la transaction ZME2K avec la variante « Reste à livrer restauration » puis la
mise en forme « Ttes cdes en attente de SF ».
I. Contrôle de l’exécution des dépenses
S i
f a c
Sys
tèm
e d’
Info
rmat
ion
Fin
anci
er A
naly
tique
et C
ompt
able
17 17
LES PRESTATIONS INTERNES
Dépenses :
Après l’émission et la transmission du bon de commande à la composante aucune
modification ne doit être effectuée.
Le service fait (MIGO) et la saisie de la facture (MIRO) sont effectués par le Bureau actions
transverses de la DFI au vu de la facture de vente.
Les coches livraison finale et facture finale seront apposées par le Bureau actions
transverses. Références: Pas-à-Pas N°5 Saisie d'une commande PI Orion*, Pas-à-Pas N°6 Saisie d'une commande PI hors centrale
d'achat
Recettes :
Le vendeur saisit sa commande de vente dès réalisation de la prestation et génère la facture
de vente interne correspondante. La liste des factures de ventes internes validées doit être
transmise au Bureau actions transverses de la DFI pour prise en charge.
Référence: Pas-à-Pas N°1 Saisie d’une commande de vente PI hors interface ORION* et génération facture de vente.
ORION* = Magasin de Chimie et Imprimerie
I. Contrôle de l’exécution des dépenses
S i
f a c
Sys
tèm
e d’
Info
rmat
ion
Fin
anci
er A
naly
tique
et C
ompt
able
18 18
6. Les services faits non facturés
ANALYSE (hors PI)
Afin de procéder à l’analyse des restes à facturer par le fournisseur, la transaction ZME2K
(variante « Reste à facturer » puis mise en forme « Attente facture ») permet d’obtenir la liste
des commandes dont la marchandise/prestation a été réceptionnée (service fait partiel ou total),
mais dont la facture n’a pas été saisie ou saisie partiellement. Les montants indiqués dans la
colonne « A facturer » (en valeur et en quantité) correspondent aux écarts entre entrée de
marchandise et entrée de facture.
CORRECTION
Les corrections nécessaires portent sur les services faits saisis en attente de facturation.
a. Il faut donc s’assurer, pour respecter le délai global de paiement, que la facture n’a pas été
réceptionnée :
vérifier que la facture n’est pas arrivée chez l’initiateur de la commande,
relancer le fournisseur (hors BFACT – Bureau Facturier de l’AC).
b. La facture est parvenue mais non saisie: périmètre hors BFACT, il faut saisir la facture
(MIRO) et cocher la case « facture finale » s’il s’agit de la dernière facturation; périmètre
BFACT : transmettre la facture au BFACT.
Les commandes de fonctionnement ou d’investissement , avec service fait partiel ou
total valorisé en attente de facturation, feront l’objet de charges à payer en fin d’exercice.
I. Contrôle de l’exécution des dépenses
S i
f a c
Sys
tèm
e d’
Info
rmat
ion
Fin
anci
er A
naly
tique
et C
ompt
able
19 19
7. Les factures fournisseur liquidées
ANALYSE DES STATUTS DE FACTURES
Une facture fournisseur liquidée peut être soit en attente de prise en charge, soit
suspendue, soit en attente de paiement. La transaction FBL1N (variante
« Consultation statut factures ») permet d’obtenir la liste des factures selon leur
statut.
Référence: PAP Consultation de la liste des postes individuels fournisseurs
CORRECTION
• Lorsqu’une facture liquidée en attente de prise en charge (la dernière colonne
« BlP » (blocage paiement) est en position « V » (attente de visa) date de plus
d’un mois (se référer à la colonne « Date Cpt » - date comptable), il convient de
s’assurer auprès de son correspondant de l’agence comptable de la bonne réception
des pièces.
Vous pouvez également consulter dans la transaction ZSIFACFITR_LIST_DEP les
pièces non visées par période (sélectionner un intervalle de dates comptables).
Lorsqu’une facture liquidée est suspendue, les corrections à apporter doivent être
effectuées dès réception de la note de suspension en suivant les recommandations
de l’agence comptable. Le même traitement est à opérer pour les composantes
intégrées au périmètre du BFACT.
I. Contrôle de l’exécution des dépenses
S i
f a c
Sys
tèm
e d’
Info
rmat
ion
Fin
anci
er A
naly
tique
et C
ompt
able
20 20
Rappel
La suspension d’une dépense par l’agence comptable se traduit par la génération d’un
avoir (pièce RA) qui annule la facture suspendue.
La suspension d’une pièce se matérialise par la mention « REFUS… » dans la colonne
Texte (filtre sur « REFUS* » dans la colonne Texte)
CORRECTION
a. Erreur de saisie en MIRO
Une nouvelle MIRO est saisie en suivant les recommandations de l’AC. Même
traitement pour les composantes dans le périmètre du BFACT.
b. Erreur dans la commande
Annulation de l’entrée de marchandise en MIGO pour permettre la modification
de la commande et mise à la corbeille du poste du rejet
Création d’un nouveau poste corrigé en ME22N
Nouvelle entrée de marchandise sur le nouveau poste en MIGO
Saisie de la facture en MIRO (hors BFACT)
L’agence comptable enverra périodiquement un état du compte 408 (factures non
parvenues) pour analyse et traitement. Les commandes avec service fait sans objet sont à
annuler (annulation de l’entrée de marchandise et solde de la commande).
I. Contrôle de l’exécution des dépenses
S i
f a c
Sys
tèm
e d’
Info
rmat
ion
Fin
anci
er A
naly
tique
et C
ompt
able
21 21
II. Contrôle de l’exécution des recettes
AnalysesPériodicité
préconiséeTransaction Correction
1Commandes de vente non
soldéesMensuelle
ZVF04
n°UB / "échéancier de
factures"
- Générer la facture
individuelle
- Annuler la commande
2Factures de vente non
visées par l’ordonnateurMensuelle
ZREC022
Variante "Factures non
visees par l'ordonnateur"
- Annuler la facture puis la
commande
- Valider la facture
3Factures de vente
annuléesMensuelle
ZREC022
Variante "Factures
annulees"
- Réémettre une facture de
vente
- Annuler la commande de
vente liée à la facture annulée
4
Liquidations directes pré-
enregistrées et non
complètes
Mensuelle
FBV3 - Liste des pièces
Variante "Pieces
incompletes"
- Compléter ou supprimer la
pièce préenregitrée
- Vérifier la réception des
pièces par l'AC
Synthèse des contrôles en recettes
S i
f a c
Sys
tèm
e d’
Info
rmat
ion
Fin
anci
er A
naly
tique
et C
ompt
able
22 22
II. Contrôle de l’exécution des recettes
1. Commandes de vente non soldées
ANALYSE
Pour obtenir un état des commandes de vente n’ayant pas donné lieu à facturation, il
faut utiliser la transaction ZVF04 en indiquant le n° de l’UB concernée. L’état s’affiche en
cliquant sur « afficher échéancier de factures ».
CORRECTION
Cet état doit être un état transitoire sur lequel n’apparaîssent que les commandes de
vente en attente de facturation. Pour traiter ces commandes, deux solutions :
a. soit la commande est à annuler :
1. dans le cas où aucun flux n’a été généré, il faut retourner sur la commande et la supprimer,
2. dans le cas contraire, double-cliquer sur la ligne de poste et dans l’onglet « Ventes A », indiquer un motif de refus « Autres » ;
b. soit la commande est à facturer :
1. générer une facture individuelle par la VF01
2. ou, après avoir sélectionné la ou les lignes de la commande par la ZVF04, cliquer sur « facture individuelle ».
VERIFICATION
La liste remonte vide une fois l’ensemble des commandes facturées.
Un pointage des recettes facturées (transaction FMRP_RFFMEP1AX) via la Variante
« Prévisions de recettes » est souhaitable.
S i
f a c
Sys
tèm
e d’
Info
rmat
ion
Fin
anci
er A
naly
tique
et C
ompt
able
23 23
II. Contrôle de l’exécution des recettes
2. Factures de vente non visées par l’ordonnateur
ANALYSE
La liste des factures de vente non visées par l’ordonnateur s’obtient via la transaction
ZREC022. Après avoir sélectionné la variante « Factures non visées par
l’ordonnateur», il faut indiquer l’UB ou renseigner « créé par ».
= Facture à traiter
= La facture n’a pas été annulée
CORRECTION
Cet état fait apparaître les factures en attente de transmission à l’agence comptable. Pour
traiter ces factures, deux solutions :
a. soit il s’agit d’une erreur et la facture est à annuler : dans ce cas il faut traiter
l’annulation de la facture par la VF11, puis annuler la commande de vente via la VA02
(onglet ventes A : indiquer le motif de refus « autre ») ;
b. soit la facture est à transmettre à l’agence comptable : dans ce cas il faut, après avoir
sélectionné la ligne de la facture, cliquer sur le bouton « Validation » et envoyer la
liste accompagnée des pièces à l’agence comptable.
VERIFICATION
Cet état ne doit plus comporter de factures en attente de visa par l’ordonnateur.
S i
f a c
Sys
tèm
e d’
Info
rmat
ion
Fin
anci
er A
naly
tique
et C
ompt
able
24 24
II. Contrôle de l’exécution des recettes
3. Factures de vente annulées
ANALYSE
La transaction ZREC022 permet d’obtenir la liste des factures annulées en indiquant
l’UB après avoir repris la variante « Factures annulées». Il est important de contrôler
que les factures annulées ont bien donné lieu à nouvelle facturation, ou que la commande
rattachée à cette facture de vente a bien été annulée si la recette prévue n’est plus
d’actualité.
CORRECTION
Il convient de double cliquer sur le numéro de la facture annulée, puis d’afficher, grâce à
l’icône dédié (en haut à gauche dans le bandeau supérieur), le flux du document. L’état
de la commande permet de connaître le type d’opération corrective à apporter :
annulation de la commande de vente (cf. dia 19 cas a.2.) ou génération d’une nouvelle
facture (cf. dia 19 cas b.).
VERIFICATION
Les commandes de ventes en attentes de facturation (facturation partielle ou factures
annulées) sont consultables via la transaction VA05.
Sélectionner la mise en forme , puis renseigner une
plage de date ainsi que l’élément:
Colonne statut : En cours = En attente de facturation
S i
f a c
Sys
tèm
e d’
Info
rmat
ion
Fin
anci
er A
naly
tique
et C
ompt
able
25 25
II. Contrôle de l’exécution des recettes
4. Liquidation directe: Pièces préenregistrées
ANALYSE
La transaction FBV3 (variante « Pièces incomplètes ») permet d’obtenir la liste des
factures de vente saisies en liquidation directe en statut préenregistrées. Il est
important de contrôler que les pièces préenregistrées ont bien été « sauvegardées
complètement » pour l’impact budgétaire et que celles avec une certaine antériorité ont
bien été transmises à l’AC.
- Lancer la transaction FBV3
- Cliquer sur pour l’accès à la variante
CORRECTION
a. Il s’agit d’une erreur d’enregistrement, reprendre la pièce et la « sauvegarder
complètement » en cliquant dans le menu « Document ».
b. Il s’agit d’une erreur, la pièce est à supprimer : il faut supprimer la pièce
préenregistrée en cliquant dans le menu « Document » sur « Modifier » puis
« Supprimer pièce préenregistrée ».
VERIFICATION
La liste de pièces préenregistrées ne doit comporter aucune donnée.
S i
f a c
Sys
tèm
e d’
Info
rmat
ion
Fin
anci
er A
naly
tique
et C
ompt
able
26 26
III. Contrôle des destinations LOLF
1. Vérification des domaines fonctionnels sur les états budgétaires de dépenses
ANALYSE TRIMESTRIELLE
Utiliser la transaction FMKFR01 variante « Budget conso dépenses ». En dépenses, on
ne doit trouver que des domaines fonctionnels de dépenses : le budget est prévu sur les
actions LOLF (code de 3 caractères commençant par 1 ou 2, DZPI ou DZREGU) et
exécuté sur les activités fines (déclinaison des actions LOLF représentant une activité,
DZPI ou DZREGU).
Toutes les destinations qui commencent par R sont dédiées aux recettes. Les dépenses
imputées sur des destinations de recettes doivent impérativement être corrigées.
De la même manière, la destination NA ne doit pas être utilisée.
CORRECTION
a. Si aucune entrée de marchandise n’a été saisie, retourner sur la commande d’achat
en modification (ME22N) et modifier le domaine fonctionnel dans l’onglet
« imputation ».
b. Si une entrée de marchandise a été saisie, il convient d’annuler l’entrée de
marchandise (MIGO) pour permettre la modification du domaine fonctionnel
(ME22N).
S i
f a c
Sys
tèm
e d’
Info
rmat
ion
Fin
anci
er A
naly
tique
et C
ompt
able
27 27
III. Contrôle des destinations LOLF
c. Si la facture est prise en charge par le comptable, la dépense doit être ré imputée.
Un formulaire de Demande de ré imputation dument rempli est à envoyer au Bureau
du budget de la DFI.
VERIFICATION
La transaction FMKFR01 peut être relancée pour visualiser la correction.
S i
f a c
Sys
tèm
e d’
Info
rmat
ion
Fin
anci
er A
naly
tique
et C
ompt
able
28 28
III. Contrôle des destinations LOLF
2. Vérification des domaines fonctionnels sur les
états budgétaires de recettes
ANALYSE TRIMESTRIELLE
Utiliser la transaction FMKFR01 variante « Réalisation recettes » mise en forme « Bud
gestion ». En recettes, on ne doit trouver que des domaines fonctionnels qui commencent
par R (dont RZPI et RZREGU).
Les recettes imputées sur des destinations de dépenses doivent impérativement
être corrigées. De la même manière, la destination NA ne doit pas être utilisée.
CORRECTION
a. S’il s’agit d’une commande de vente (prévision de recette dans Sifac), modifier le
domaine fonctionnel dans l’onglet Imputation du poste de la commande.
b. Si la facture de vente a été générée, il convient de l’annuler (VF11), solder le poste à
corriger (VA02), et créer un nouveau poste en modifiant le domaine fonctionnel (cf. a.)
et générer une nouvelle facture sur ce nouveau poste (VF01).
c. Si la facture de vente est prise en charge par le comptable, la recette doit être ré
imputée. Un formulaire sera mis à votre disposition.
VERIFICATION
La transaction FMKFR01 peut être relancée pour visualiser la correction.