Guide pratique pour - RIASQ€¦ · Web viewGuide pratique pour. l’organisation de l’Intercollégial de théâtre. Septembre 2015. Comment utiliser ce guide. Grâce à la table

Guide pratique pourl’organisation de

l’Intercollégial de théâtre

Septembre 2015

Comment utiliser ce guide

Grâce à la table des matières, vous pouvez accéder directement aux pages désirées, soit en cliquant deux fois sur le numéro de page visée ou en utilisant « Ctrl Clic » selon les versions de votre logiciel.

Tout le document est en police Arial, pour faciliter la copie de chaque document et en faire vous-mêmes la mise en page.

Vous trouverez sur le site Web (www.riasq.qc.ca) en complément de ce guide :

dans la section Nos événements:

Présentation de l’Intercollégial de théâtre Photo et biographie de votre artiste invité Historique de l’Intercollégial de théâtre Archives des éditions précédentes Photos variées

dans l’Espace membres :

Sous l’onglet Événements :

Guide d’encadrement aux événements RIASQ

Sous l’onglet Théâtre :

Droits d’auteurs - Théâtre

sous l’onglet Outils graphiques et promotionnels du RIASQ :

Petit catalogue 2015-2016 Bon de commande pour les articles promotionnels Affiche de l’Intercollégial de théâtre 2015-2016 Signature 2015-2016 Bandeau de l’Intercollégial de théâtre 2015-2016 Timeline de l’Intercollégial de théâtre 2015-2016 Vidéo promotionnelle (Reporters en spectacle 2013-2014)

sous l’onglet Adhésion et protocoles RIASQ :

Protocole de participation

dans la section Collèges hôtes – Intercollégial de théâtre :

Version électronique de ce guide (PDF et Word) Guide des envois de Intercollégial de théâtre Document de présentation du RIASQ et de Théâtre – Commanditaires régionaux Invitation à l’événement Fiche d’évaluation de l’événement Formulaire 1 – Affiche Formulaire 2 – T-shirts Collège hôte Formulaire 2 – T-shirts Collèges participants Visuel T-shirts de l’Intercollégial de théâtre Outil technique Historique des mini productions et des productions du dimanche matin Documents conception programme Logiciel – Protocole d’utilisation de l’outil de gestion Formulaire de bilan d’activité Bilan financier

Et auprès du personnel du RIASQ :

Réponse à toutes les autres questions…ou presque!

Guide d’organisation théâtre Page 2

http://www.riasq.qc.ca/

Introduction

Ce document est le résultat du travail des animatrices et animateurs culturels qui ont déjà reçu l’Intercollégial de théâtre. L’objectif est de vous faire profiter de leur expérience et ainsi de faciliter l’organisation de votre événement

Ce guide présente un contenu aussi complet que possible. Cependant, vous resterez toujours les meilleurs juges de ce qui est pratique ou pertinent dans votre organisation.

Vos commentaires, vos suggestions et vos corrections seront grandement appréciés pour une mise à jour annuelle.

4635, 1re Avenue, bureau 225Québec (Québec) G1H 2T1Téléphone : 418 877-9220 Télécopieur : 418 948-9221Courriel : [email protected] Web : www.riasq.qc.ca


Table des matières

I. LES ENTENTES.............................................................................................................................7Protocole 2015-2016____________________________________________________________________8Décisions prises en assemblée générale annuelle_____________________________________________11Ententes nationales____________________________________________________________________11

II. L’ORGANISATION.....................................................................................................................13Organigramme Intercollégial de théâtre____________________________________________________14Relations avec le RIASQ_________________________________________________________________15Tâches de la coordination générale________________________________________________________16Organisation de l’Intercollégial de théâtre__________________________________________________17Échéancier RIASQ / Collège hôte__________________________________________________________19Relations dans le collège________________________________________________________________21Horaire de la fin de semaine proposé Clôture à 11 h 30- Exemple________________________________22Horaire de la fin de semaine Clôture à 12 h- Exemple__________________________________________23Activités protocolaires__________________________________________________________________24L’Égrégore____________________________________________________________________________25Artiste invité__________________________________________________________________________26Entrevue avec l’artiste invité et prix de présence_____________________________________________26Rencontre des responsables des troupes___________________________________________________27Rencontre des metteurs en scène_________________________________________________________27Rencontre d’accueil - contenu____________________________________________________________28Compilation des inscriptions_____________________________________________________________30

III. FINANCEMENT ET COMMANDITES..........................................................................................31Prévisions budgétaires__________________________________________________________________32Budget - tableau_______________________________________________________________________33Commandites_________________________________________________________________________36Grille commandites - Exemple____________________________________________________________37Entente de commandites - Exemple_______________________________________________________38Lettre demande de commandites - Exemple_________________________________________________39Lettre de remerciements - Exemple________________________________________________________40

IV. DIRECTION ARTISTIQUE..........................................................................................................41Ateliers______________________________________________________________________________42Ateliers______________________________________________________________________________43Contrat de travail - Exemple_____________________________________________________________44Lettre aux responsables d’atelier - Exemple_________________________________________________45Feuille de route_______________________________________________________________________46Pochette des animateurs d’atelier_________________________________________________________46Présence obligatoire aux ateliers__________________________________________________________47Tableau des absences-Exemple___________________________________________________________47Horaire du dîner – responsable des ateliers_________________________________________________48Tableau de compilation des ateliers_______________________________________________________49Liste par atelier________________________________________________________________________50Liste par collège_______________________________________________________________________51Retour-commentaires__________________________________________________________________52Sélection des professionnels_____________________________________________________________52L’approche souhaitée___________________________________________________________________52Horaire – retour-commentaires – Exemple__________________________________________________53Fiche de renseignements – retour-commentaires_____________________________________________54Mini productions______________________________________________________________________55


V. DIRECTION TECHNIQUE............................................................................................................56Tâches du directeur technique___________________________________________________________57Les salles_____________________________________________________________________________58Devis technique des salles_______________________________________________________________59Information technique__________________________________________________________________60Équipe technique______________________________________________________________________61Matériel technique (boîte à outils) à compléter______________________________________________61Cahier pour le régisseur_________________________________________________________________61Horaire technique de la fin de semaine - Exemple____________________________________________62Chronométrage - productions____________________________________________________________65Chronométrage – Mini productions________________________________________________________66

VI. ACCUEIL ET ANIMATION.........................................................................................................67Tâches du comité d’accueil______________________________________________________________68Bénévoles - recrutement________________________________________________________________70Formulaire d’engagement_______________________________________________________________71Documents pour l’accueil des troupes______________________________________________________72Consignes aux bénévoles________________________________________________________________73Premiers soins________________________________________________________________________74Liste d’urgence- Exemple________________________________________________________________74Locaux de dortoirs – tableau- Exemple_____________________________________________________75Horaire des douches - Exemple___________________________________________________________76Avis Dortoir- Exemple___________________________________________________________________77Menu et horaire des repas - Exemple______________________________________________________78Coupon repas_________________________________________________________________________78Billetterie____________________________________________________________________________79Laissez-passer_________________________________________________________________________79Procédure d’accueil du public____________________________________________________________81Local VIP_____________________________________________________________________________82Animation____________________________________________________________________________8320e anniversaire du RIASQ_______________________________________________________________84

VII. RELATIONS AVEC LES COLLÈGES.............................................................................................85Relations avec les collèges participants_____________________________________________________86Liste des envois_______________________________________________________________________87Documentations pour les collèges participants - Exemple______________________________________89Code de vie de la fin de semaine- Exemple__________________________________________________90Encadrement des participants- Exemple____________________________________________________91Règlements de l’Intercollégial de théâtre- Exemple___________________________________________92

VIII . Événement écoresponsable.................................................................................................93L’écoresponsabilité, qu’est-ce que c’est?____________________________________________________94Événement carboneutre ou zéro déchet____________________________________________________94Événement carboneutre_________________________________________________________________94Événement zéro déchet_________________________________________________________________95Pourquoi l’écoresponsabilité?____________________________________________________________95Outils pour faire un événement écoresponsable______________________________________________95


IX. COMMUNICATION/INFORMATION.........................................................................................97Communication/Information_____________________________________________________________98Productions graphiques_________________________________________________________________98Promotion____________________________________________________________________________99Médias sociaux________________________________________________________________________99Publicité_____________________________________________________________________________99Événement de presse__________________________________________________________________100Site Internet_________________________________________________________________________101Photographie________________________________________________________________________101Vidéo (optionnel)_____________________________________________________________________101Devis du programme__________________________________________________________________102Reporters en spectacle_________________________________________________________________104Contrat de travail - Photographe - Exemple________________________________________________105Consignes pour le photographe__________________________________________________________106Texte d'invitation - conférence de presse - Exemple__________________________________________106Communiqué de presse du collège - Exemple_______________________________________________107

X. ÉVALUATION..........................................................................................................................109Procédure pour l’évaluation de l’Intercollégial de théâtre_____________________________________110Fiche d’évaluation____________________________________________________________________111


I. LES ENTENTES


Protocole 2015-2016

Collège hôte : CégeAdresse: Délégué(e) RIASQ : Téléphone : Courriel :

DATE DE L'INTERCOLLÉGIAL DE THEATRE:ÉDITION:

Le collège hôte est mandaté par le conseil d’administration du Réseau intercollégial des activités socioculturelles du Québec (RIASQ) pour assurer la tenue de L'Intercollégial de théâtre.

Pour faciliter l’organisation de cet événement, le présent protocole précise les rôles et responsabilités respectifs du collège hôte et du RIASQ. Cette démarche vise à réduire les difficultés opérationnelles tout au long du processus de réalisation.

Ce protocole n’est pas limitatif. Il constitue une base d’information organisationnelle qui sera revue et corrigée au besoin, chaque année, à la lumière des expériences vécues et des décisions de l’assemblée générale du RIASQ..

L'Intercollégial de théâtre est un événement annuel à caractère national qui s’adresse aux étudiantes et étudiants des collèges membres du RIASQ intéressés à la discipline du théâtre.

OBJECTIFS ●Promouvoir la création et l’expression théâtrale ;●Permettre aux troupes l’accès à un plus vaste public ;●Créer un forum d’échanges et de formation;●Souligner la qualité et la vitalité des réalisations étudiantes.

DESCRIPTION ●Volet Production Réaliser un événement qui permet aux établissements d’enseignement collégial de présenter les créations théâtrales de leurs étudiantes et étudiants.

●Volet FormationProgrammer des ateliers de formation offerts par des artistes professionnels dans le domaine du théâtre tels que jeu, écriture, mise en scène, scénographie, technique de scène, etc.

●Volet Animation et accueilPrévoir diverses activités favorisant l’échange entre les participantes et participants. Offrir les services d’hébergement et de restauration.

Volet EngagementFavoriser l’engagement bénévole des étudiantes et des étudiants dans toutes les facettes de l’organisation.

Favoriser la collaboration et la participation du personnel et des étudiants de différents programmes et départements du collège dans une perspective d’apprentissage pratique liée à la formation académique.


1 - LE RIASQ EST RESPONSABLE :

1.1- Des règles de participation et des protocoles avec les collèges inscrits à l’Intercollégial de théâtre

1.2- Des ententes avec les commanditaires nationaux et des applications promotionnelles et graphiques de ces ententes

1.3- De l’image corporative et événementielle dans toutes les applications promotionnelles et graphiques

1.4- Des relations gouvernementales : représentation politique – demandes de financement

1.5- De l’organisation du concours l’Égrégore et de la lecture publique du texte gagnant

1.6- De la recherche et de l’accompagnement de la ou du porte-parole national de l’événement

1.7- Des relations et ententes avec les organismes et artistes culturels professionnels en lien avec l’événement : Centre des auteurs dramatiques (sélection de l’Égrégore, « coaching » d’écriture, mise en scène de la lecture publique), Festival du Jamais Lu (mise en lecture)

1.8- Des invitations et scénarios des activités protocolaires : lecture publique, remise du prix de l’Égrégore, cocktail, buffet, etc.

. Le déroulement des activités sera validé auprès du collège hôte

. Un nombre fixe d’invitations sera réservé au collège hôte

1.9- Des relations de presse nationale avant et sur place pendant l’événement

Le collège hôte pourra prévoir un événement régional dans le respect du calendrier de presse national. En tout temps, le RIASQ devra approuver le contenu du matériel de presse élaboré par le collège hôte.

1.10- du matériel promotionnel suivant (dont les quantités restent à définir ultérieurement):

conception et production : d’affiches conception : de la couverture du programme de l’Intercollégial conception et production : des chandails (aux frais du collège hôte) conception et production : de tout autre concept graphique en accord avec le plan de

visibilité convenu avec les partenaires nationaux

Ces outils de promotion sont produits par le RIASQ et les commanditaires nationaux y seront exclusivement représentés. Le collège hôte pourra produire un autre objet promotionnel (sur lequel apparaîtront les logos du RIASQ et du partenaire majeur) et devra au préalable en valider la possibilité auprès du RIASQ, responsable des normes graphiques des événements.

1.11- de s’assurer que le collège hôte reçoive le financement national prévu pour la réalisation de l’activité. Le montant est fixé annuellement par le conseil d’administration du RIASQ selon la répartition des dépenses et la situation financière. Les montants sont confirmés au plus tard le 1er

novembre précédent l’événement.

1.12- des dépenses directes suivantes :

Frais du comité permanent Frais d’événement reliés à l’artiste invité Relations de presse Graphisme L’Égrégore


2 - LE COLLÈGE HÔTE EST RESPONSABLE :

2.1- Du budget

2.2- De la recherche de financement auprès des commanditaires locaux et régionaux

Toute démarche que voudrait entreprendre le collège hôte auprès d’un ministère ou d’un membre du Conseil des ministres devrait au préalable être validée par la direction générale du RIASQ.

2.3- Des communications avec les collèges inscrits à l’événement

2.4- De la logistique générale et de l’encadrement technique de l’Intercollégial de théâtre

2.5- De l’accueil, de l’hébergement et de la restauration des participantes et participants

2.6- De l’animation et des activités de formation offertes aux participantes et participants

2.7- Du bilan d’activités et financier déposé à l’assemblée générale annuelle du RIASQ

3 - CLAUSES GÉNÉRALES

3.1- Le délégué RIASQ agit automatiquement à titre de coordonnateur de l’événement. Ce dernier peut déléguer une partie de l’organisation à une autre personne, dans ce cas, le délégué RIASQ demeure responsable des relations avec le RIASQ.

3.2- Le collège hôte assistera aux réunions du comité permanent Théâtre

3.3- Le comité permanent Théâtre respectera toute décision prise par le conseil d’administration du RIASQ concernant l’Intercollégial de théâtre

3.4- Le collège hôte soumettra à la direction générale du RIASQ toute démarche en lien avec l’événement et non prévue au présent protocole

3.5- Dans toutes les actions de communication de l’événement, on identifiera :

Le RIASQ comme producteur

Le Collège hôte comme réalisateur

Desjardins comme présentateur

Le collège hôte s’engage à réaliser l'édition de l'Intercollégial de théâtre dans le respect des objectifs et règles définis au présent protocole.

Date Date

Administrateur théâtre RIASQ Délégué RIASQ du Collège

Directeur général du RIASQ


Décisions prises en assemblée générale annuelle

2005…permettre aux collèges éloignés de plus de 8 heures de route de quitter une activité RIASQ avant la fin officielle en ayant au préalable avisé la direction du RIASQ.… que toute documentation provenant du RIASQ, de ses 4 événements nationaux, de ses 5 projets amis ou associés nous soit prioritairement acheminée par courriel.

2008…que les coûts des inscriptions individuelles au Festival intercollégial de danse et au Festival intercollégial de théâtre soient de 60 $, incluant les taxes.…qu’un collège, de façon exceptionnelle et sur approbation du RIASQ, puisse offrir un horaire avec un minimum de huit productions au lieu de dix.

2010… que les frais d’inscriptions des collèges aux événements, à compter de 2010-2011, soient les suivants : Festival intercollégial de théâtre

- Volet production 400 $ + taxes - Volet participation 275 $ + taxes

… que les frais d’inscription des étudiants aux événements, à compter de 2010-2011, passent de 60 $ à 70 $, plus taxes.…que soit modifié le nombre d’heures de route à six heures permettant aux collèges éloignés de quitter une activité RIASQ avant la fin officielle, en ayant au préalable avisé la direction du RIASQ.… de confier le mandat au conseil d’administration d’étudier la question de l’accueil du Festival à un plus grand nombre de collèges et ses modalités d’application. Le conseil devra faire un rapport lors de la prochaine Assemblée générale.

2011… de reconduire le mandat confié au conseil d’administration à l’effet de documenter les différents éléments soulevés quant au scénario retenu de tenir le Festival intercollégial de théâtre dans un ou plusieurs collèges, sans obligation d’être jumelé à l’avance avec un autre collège lors de la manifestation d’intérêt. Le conseil d’administration devra faire rapport lors de la prochaine assemblée générale annuelle.

2012…d'ajouter la clause suivante aux protocoles de participation au Festival intercollégial de danse, au Festival intercollégial de théâtre, à l'Exposition intercollégiale d'arts plastiques et à Cégeps en spectacle: «s’assurer que le sujet et la forme des numéros ou œuvres présentés dans le cadre d'un événement intercollégial correspondent aux valeurs et aux principes éducatifs véhiculés par le collège participant. En cas de litige, c'est au producteur, le RIASQ, que revient la décision finale d'accepter ou non le numéro ou l'œuvre dans son intégralité ou d'exiger des modifications».

Ententes nationales

Les ententes nationales engagent chaque membre du RIASQ

Autres partenaires nationaux : (Voir à la section commandites l’application des ententes à respecter)

Ministère de l’Éduction de l’Enseignement Supérieur et de la Recherche Ministère de la Culture et des Communications Le Centre des auteurs dramatiques (CEAD)Le Jamais lu


À TOUTES LES ÉTAPES DE L’INTERCOLLÉGIAL DE THÉÂTRE

LE RIASQ EST PRODUCTEURLE COLLÈGE EST RÉALISATEUR

DESJARDINS COMME PRÉSENTATEUR


II. L’ORGANISATION

Organigramme Intercollégial de théâtre


Coordination

Secrétariat(Aide à la coordination)

Communications Direction artistique Direction technique Commandites Animation

Vidéo + photos

Accueil et logistique

Salle 1 Grandes productions

Responsable de salleÉclairagisteSonorisateurMachinistes

Salle 2Grandes productions

Responsable de salleÉclairagisteSonorisateurMachinistes

Salle 3Miniproductions

Responsable de salleTechnicien

Responsablesd’ateliers

Professionnels pour les retours commentaires

Ressources matérielles

RIASQ Comité permanent

Relations avec le RIASQ

Assister aux trois réunions du comité permanent (octobre, janvier et avril)

Pour tout ce qui a trait aux articles promotionnels, votre personne-ressource est Madeleine Boulay, agente de bureau, [email protected].

Commander en ligne les articles promotionnels environ 4 semaines avant l’événement (Espace membres);

Faire valider la fabrication d’un objet promotionnel aux couleurs de l’Intercollégial de théâtre.

Pour tout ce qui a trait aux communications et au protocole, votre personne-ressource est Judy Bolduc, agente de communication, [email protected]

Fournir les informations pour l’affiche et le logo du collège (formulaire 1, disponible sur l’Espace collèges hôtes);

Commander par courriel les t-shirts avant le 11 mars 2016; Dans le cas d’un événement de presse régional, faire valider le communiqué de presse du

collège s’il y a lieu et envoyer une copie de la version finale au RIASQ; Transmettre les informations pertinentes à déposer sur le site Web du RIASQ tout au long de

l’organisation; Mettre un hyperlien vers le site Internet du RIASQ sur le site Web du collège; Transmettre les détails concernant la tenue d’un événement de presse régional, s’il y a lieu (type

d’événement, date, lieu, copie d’une pochette de presse, liste des médias présents); Envoyer à [email protected] le montage final du programme pour approbation au plus tard

une semaine avant impression; Fournir le soutien à l’organisation des discours protocolaires orchestrée par le RIASQ, à

l’ouverture, avant la lecture publique et à la fermeture de l’Intercollégial; Transmettre les photos (WeTransfer) et vidéos de l’événement; Transmettre la revue de presse après l’événement; Après la tenue de l’Intercollégial de théâtre, envoyer au RIASQ 40 exemplaires du programme.

Pour tout ce qui a trait à l’organisation, votre personne-ressource est Véronique Julien, chargée de projets, [email protected].

Faire valider chaque envoi aux collèges participants; Inscrire le RIASQ aux envois au même titre que les collèges participants; Assurer le suivi des inscriptions des collèges (aviser rapidement si désistement) et des

participants; L’informer des ententes prises avec l’artiste invité; Voir à la générale et la présentation de la lecture publique, responsabilité du RIASQ; Faciliter l’organisation de l’entrevue avec le ou la porte-parole, responsabilité du RIASQ; Inclure un atelier d’éclairage et un atelier d’écriture dramatique; Veiller à relever et à informer le RIASQ de tout manquement des collèges au protocole de

participation.

Pour tout ce qui a trait aux ministères et aux commanditaires, votre personne-ressource est Pierre Vigeant, directeur général, [email protected].

Faire valider toutes demandes d’aide financière à un ministère ou au Conseil des ministres auprès de la direction du RIASQ;

Pour tout ce qui a trait au soutien technique, votre personne-ressource est Jean Gosselin, chargé de projets-technique, [email protected].

Produire un rapport d’activités et financier (selon le modèle qui sera fourni) pour le 2 mai 2016

On reste en contact!


mailto:[email protected]






418 877-9220Tâches de la coordination générale

LE DÉLÉGUÉ RIASQ AGIT AUTOMATIQUEMENT À TITRE DE COORDONNATEUR DE L’ÉVÉNEMENT. CE DERNIER PEUT DÉLÉGUER UNE PARTIE DE L’ORGANISATION À UNE AUTRE PERSONNE. DANS CE CAS, LE DÉLÉGUÉ RIASQ DEMEURE RESPONSABLE DES RELATIONS AVEC LE RIASQ.

Votre personne-ressource au RIASQ : Véronique Julien, [email protected], 418 877-9220, # 203

Relations avec le RIASQ (page précédente) Réunions du comité permanent;

Signature du protocole d’entente;

Présentation du budget;

Suivi des relations avec les collèges participants;

Suivi des ententes nationales (commandites, communications, protocole);

Lecture publique du prix de l’Égrégore;

Dépôt du bilan de l’Intercollégial de théâtre à l’assemblée générale du RIASQ.

Relations avec les collèges participants Le RIASQ procède aux inscriptions des collèges qui ont jusqu’au 1er novembre pour se retirer;

Le RIASQ est responsable de la sélection des collèges qui seront au volet PRODUCTION;

Dans les jours qui suivent le 1er novembre, le RIASQ transmet la liste officielle des collèges

inscrits aux volets PARTICIPATION et PRODUCTION;

Envoi de l’information par courriel à chaque collège inscrit au délégué RIASQ ET, s’il y a lieu, au

responsable du dossier (inscrire le RIASQ en copie conforme).

Relations dans le collège Prévoir un surplus de travail en secrétariat;

Réserver les locaux / produire les devis des salles;

Entente de sécurité;

Négociation avec la cafétéria;

Code de vie du collège;

Ménage.

Organisation de l’Intercollégial de théâtre Échéancier de travail;

Horaire de l’événement;

Gestion du budget;

Engagement du personnel;

Formation et supervision des comités;

Recrutement des bénévoles;

Obtention des permis, droits, etc.;

Signature de tous les contrats (personnes-ressources, commandites, etc.);



Évaluation et bilan de l’Intercollégial de théâtre.

Organisation de l’Intercollégial de théâtre

ENGAGEMENT DU PERSONNEL direction artistique direction technique secrétariat personnel technique

FORMATION ET SUPERVISION DES COMITÉS

accueil / hébergement animation commandites communications technique

RECRUTEMENT ET ENCADREMENT DES BÉNÉVOLES

accueil / hébergement animation commandites communications technique

GESTION DU BUDGET

établir le budget global fixer les objectifs de recherche de financement les subventions venant du RIASQ sont versées au mois de janvier-février faire les demandes de paiement requis prévoir une petite caisse de billetterie

OBTENTION DES PERMIS, DROITS, ETC. permis de boisson pour les soirées permis de boisson pour le local VIP permis de boisson pour le cocktail après l’Égrégore (le cocktail est sous la responsabilité du

RIASQ) droits d’auteurs SOCAN pour les soirées s’il y a lieu

RÉSERVATION HÔTEL prévoir de 20 à 30 chambres selon la région transmettre l’information aux animateurs et au RIASQ qui feront leur propre réservation prévoir une navette pour les animateurs

SIGNATURE DE TOUS LES CONTRATS contrat des personnes-ressources – ateliers contrat personnes-ressources – retour-commentaires entente de commandites contrat d’artistes pour les soirées


Organisation de l’Intercollégial de théâtre (suite)

ÉCHÉANCIER DE TRAVAIL ET HORAIRES fournir à chaque comité un échéancier et son plan de travail établir un échéancier global voir à ce que chacun ait un horaire : bénévoles, comité, etc.

INSCRIPTION – IDENTIFICATION

compiler les inscriptions faire les listes de toutes les personnes présentes à l’événement identifier chaque personne sur les lieux de l’Intercollégial (cocarde, t-shirt, etc.)

comité organisateur bénévoles technique participants accompagnateurs RIASQ personnes-ressources

ÉVALUATION ET BILAN DE L’INTERCOLLÉGIAL

distribuer le questionnaire fourni par le RIASQ compiler tous les résultats mettre les grandes conclusions au bilan de l’Intercollégial présenter le rapport à l’assemblée générale du RIASQ


Échéancier RIASQ / Collège hôte

TÂCHES RIASQ COLLÈGEMai

Demandes de subventions MCC-MEESR X

Envoi aux collèges _ Adhésion RIASQ/Inscription à l’Intercollégial de danse X

Août

Début de la recherche de l’artiste invité X

Mise à jour du manuel d’organisation X

Octobre

1re réunion du comité permanent X X

Retourner le formulaire 1 au RIASQ (30 octobre) X

Novembre

Sélection des collèges en production X

Préparation du premier envoi X

Correction du premier envoi X

Premier envoi - 13 novembre X X

Retour des fiches d’inscription des collèges - 27 novembre X

Décembre

Préparation du 2e envoi X

Correction du 2e envoi X

2e envoi – 11 décembre X X

Préparation du logiciel d’inscription (adresse des collèges participants) X

Janvier

Choix du texte gagnant du Prix de l’Égrégore X

Préparation du 3e envoi X

Correction du 3e envoi X

Préparer le logiciel d’inscription (bio, photos, résumés d’atelier, repas, etc.) X

Février

3e envoi – 5 février X X

Mise en ligne du logiciel d’inscription X

Date limite d’inscription en ligne – 19 février X X

Date limite pour la réception des fiches d’information générale et les photos pour

le programme – 19 février

X

Compléter le formulaire pour la commande des t-shirts des collèges participants

et collège hôte

X


Échéancier RIASQ / Collège hôte (suite)

TÂCHES RIASQ COLLÈGEMars

Date limite pour la réception des commandes des t-shirts – 4 mars X

Compléter le formulaire pour la commande des t-shirts des collèges participants

et collège hôte –

X

Remise de la commande des t-shirts à Judy – 4 mars X

Préparer le 4e envoi X

Corriger le 4e envoi X

4e envoi- 29 mars X X

Avril

Remise du scénario du protocole X

Transmettre le programme à Judy pour correction X

Impression du programme X

Générale de la lecture publique- Égrégore X

Remettre la synthèse des absences à Véronique pendant l’événement X

Mai

Retourner le formulaire de bilan d’activité au RIASQ – 2 mai X

Dernière réunion du comité permanent (bilan) – date à déterminer X X

Remerciements

Artiste invité

Formateurs

Personnes ressources pour les retours-commentaires

X


Relations dans le collège

SECRÉTARIAT

Il y a une quantité imposante de documents à produire Négocier des heures supplémentaires s’il y a lieu

RÉSERVATION DES LOCAUX

5 salles de présentations (3 pour productions avec loges attenantes et 2 pour les mini productions). N.B. Des salles environnantes peuvent être utilisées (ex. : polyvalente, centre culturel)

1 salon VIP ouvert en tout temps pour les animateurs (la rencontre des accompagnateurs peut se faire dans ce local)

Café étudiant pour les jeunes (ouvert même la nuit si possible) 1 local de repos pour les bénévoles 1 salle pour les soirées sociales Débarcadère de décor, entrepôt Environ 15 locaux d’ateliers (certains ateliers nécessitent des locaux spécialisés, gymnases, salles

de danse, etc.) Environ 40 locaux pour les dortoirs avec clés Loge pour les comédiens de la mise en lecture Local pour le RIASQ avec clés

SÉCURITÉ

Entente pour le stationnement Entente pour l’heure du couvre-feu Entente pour les partys de fin de soirée Entente pour l’ensemble du code de vie à faire respecter dans le collège

ENTRETIEN

Entente pour l’entretien des différents sites de l’Intercollégial

CAFÉTÉRIA

Négocier environ 450 repas (le budget des repas ne devrait pas excéder 50 $ par personne) pour 2 soupers, 2 déjeuners, 1 dîner, 1 boîte à lunch, les collations dans les ateliers et un lunch de fin de soirée (si possible). Les repas doivent être servis rapidement, c.-à-d. en moins de 1 h 15. L’inscription en ligne vous permet de confirmer le nombre exact de repas.

Demander un menu végétarien et un menu standard Grâce à l’inscription en ligne vous saurez si les jeunes ont des allergies alimentaires Prévoir un système de restauration entre les repas (facultatif) ou des collations après les ateliers Prévoir les repas des bénévoles, des formateurs, de l'artiste invité et des représentants du RIASQ Prévoir un temps de repas pour les techniciens qui ne peuvent pas manger aux heures déterminées Prévoir le cocktail de l’Égrégore (50 personnes)

CODE DE VIE DU COLLÈGE

LE CODE DE VIE DU COLLÈGE EST LE CODE DE VIE DE VOTRE ÉVÉNEMENT

Réunir le premier soir tous les accompagnateurs et accompagnatrices (voir p. 27) Transmettre le code de vie Voir à l’application de ce dernier en concertation avec la sécurité du collège Mettre en place une méthode pour ne pas vendre d’alcool aux jeunes âgés de moins de 18 ans.

GESTION DES DÉCHETS Prévoir une équipe de bénévoles pour la gestion des déchets (ex. : équipe sportive)


Horaire de la fin de semaine proposé Clôture à 11 h 30- Exemple

Heure Prod Mini Activité Cégep EndroitVendredi 15 avril 201615 h 45 à 16 h 45 Arrivée des troupes

17 h Rencontre obligatoire des accompagnateurs Salon V.I.P.

17 h - 19 h Souper Cafétéria19 h 30 Mot de bienvenue et entrevue avec l’artiste invité Salle Michel C.

20 h x Pièce du Collège d’Alma Prod. 1 Alma Salle Michel C.

22 h

x Mini 1Centre socialx Mini 2

x Mini 3x Mini 4

(Boite Noire)x Mini 5x Mini 6

22 h x Production 2 Tourellex Production 3 Salle Luc Tessier

23 h 30 - 1 h 30 Activité de fin de soirée Centre social

Samedi 16 avril 20168 h à 9 h 15 Déjeuner Cafétéria

9 h 30 à 12 h 30 Ateliers (collation vers 11 h) École Camille-Lavoie9 h 30 à 10 h 30 Rencontre avec le RIASQ – accompagnateurs et metteurs en scène Salon VIP11 h à 12 h 30 Atelier – accompagnateurs et metteurs en scène École Camille-Lavoie

12 h 30 à 14 h 30 Dîner Cafétéria15 h Égrégore Salle Michel C.

16 h 45 Cocktail de l’Égrégore Hall Michel C. ou PWD?

17 h à 18 h 30 Souper Cafétéria

19 h

x Production 4 Michel Côtéx Production 5 Tourellex Production 6 Salle Luc Tessier

x Mini 7Centre socialx Mini 8

x Mini 9

21 h 30

x Production 7 Salle Michel C.x Production 8 Tourellex Production 9 Salle Luc Tessier

x Mini 10(Boîte noire)x Mini 11

x Mini 1223 h à 2 h Party thématique Centre social

Dimanche 17 avril 20168 h - 9 h 30 Déjeuner Cafétéria

10 h x Production 10 Salle Michel C. 11 h 30 Mot de clôture Salle Michel C.

12 h Distribution des boîtes à lunch dans le hall et départ des troupes


Horaire de la fin de semaine Clôture à 12 h- Exemple

Heure Prod Mini Activité Cégep EndroitVendredi 15 avril 201615 h 45 à 16 h 45 Arrivée des troupes

17 h Rencontre obligatoire des accompagnateurs Salon V.I.P.

17 h - 19 h Souper Cafétéria19 h 30 Mot de bienvenue et entrevue avec l’artiste invité Auditorium

20 h x Génération I (Gilbert Trudel) Ahuntsic Auditorium

21 h 45

x Musée haut, Musée bas (Jean-Michel Ribes) Saint-HyacintheAgorax La maison des damnés (Harold Gilbert) Beauce-Appalaches

x Candide (Voltaire) Vieux Montréalx Le Cid maghané (Réjean Ducharme) André-Laurendeau Salon du personnel

(Marie-Thérèse Gauthier)

x Jocelyne est en dépression (Olivier Choinière) Collège Laflèchex Guerre et révolution (collage) Rosemont

22 h x Cercles/fiction (Joël Pommerat) Sorel-Tracy Palestrex Les neiges (Michel Garneau) Montmorency Vieux gymnase

23 h 30 - 1 h 30 Activité de fin de soirée Agora

Samedi 16 avril 20168 h à 9 h 15 Déjeuner Cafétéria

9 h 30 - 12 h 30 Ateliers (collation vers 11h)9 h 30 à 10 h 30 Rencontre avec le RIASQ – accompagnateurs et metteurs en scène11 h à 12 h 30 Atelier – accompagnateurs et metteurs en scène12 h 30 – 14 h Dîner Cafétéria

14 h 30 Égrégore Auditorium16 h Cocktail de l’Égrégore Salon V.I.P.

16 h 30

x Le centre du Donjon (Kathleen Godmer) Mont-Laurier Palestrex Marius (Marcel Pagnol) Rivière-du-Loup Vieux gymnase

x Angels in America : Le millenium approche (Tony Kushner, traduction Pierre Laville, adaptation de Jean-Marc Dalphond) Édouard-Montpetit

Agorax Le médecin malgré lui (Molière) Saint-Jean-sur-Richelieu

x Le spectateur condamné à mort (Matéi Visniec) Almax La comédie des animaux (Antonine Maillet) Sém. de Sherbrooke Salon du personnel

(Marie-Thérèse-Gauthier)

x Dracula (Patrick D. Campbell) Gérald-Godinx Couples (Frédéric Blanchette) Chicoutimi

18 h - 19 h 30Souper CafétériaSouper avec l’artiste invité

20 h 30

x Depuis le temps… une histoire de théâtre (Marc Brouillette) La Pocatière Auditorium

x La visite OU Surtout, sentez-vous pas obligés de venir (Michel-Marc Bouchard) Jonquière Palestre

x L'Énéide (Olivier Kemeid) Garneau Vieux gymnase23 h à 2 h 30 Party Agora

Dimanche 17 avril 20168 h - 9 h 45 Déjeuner Cafétéria

10 h

x Un pays dont la devise est je m'oublie (Jean-Claude Germain) Cég. de Sherbrooke Salon du personnel (Marie-Thérèse-

Gauthier)x Courtes pièces et théâtre pour enfants (collage) André-Grassetx Jocelyne est en dépression (Olivier Choinière) Marie-Victorin

x Autobahn (Neil La Bute,traduction de Fanny Britt) Rimouski Auditoriumx Au bout du fil (Evelyne de la Chenelière) Joliette Palestre

12 h Mot de clôture Auditorium

12 h 30 Distribution des boîtes à lunch et départ des troupes


Activités protocolaires

Tout ce qui a trait aux activités protocolaires est géré par le RIASQ, plus précisément par Judy Bolduc, agente de communication.

Le RIASQ invite les principaux partenaires à s’adresser aux jeunes avant la lecture publique. Ils sont ensuite conviés à un cocktail en compagnie du lauréat, de l’équipe du Jamais Lu, des metteurs en scène et des animateurs des collèges participants.

Responsabilité du collège hôte pour l’Égrégore

Préparer les billets pour les invités identifiés par le RIASQ; Réserver des sièges dans la salle pour les invités identifiés par le RIASQ; Prévoir une table d’accueil avec un bénévole pour remettre les billets VIP et accueillir nos

partenaires; Fournir un lutrin et un maître de cérémonie pour les discours qui précèdent la lecture

publique; Trouver un traiteur pour le cocktail qui suivra la mise en lecture; Fournir un local et des bénévoles pour le cocktail; Prévoir de la musique et une ambiance bistro.

Les scénarios des protocoles vous seront envoyés deux semaines avant l’événement.

Exemple de scénario pour l’Égrégore Animation Présentation du directeur général ou des affaires étudiantes du collège hôte

DG ou DSAE « Bienvenue au collège hôte de l’Intercollégial de théâtre »

Animation Présentation du représentant du commanditaire majeur

Représentant du commanditaire

« Notre entreprise, partenaire de l'éducation, salue la passion et le talent de la jeune relève québécoise »

Animation Présentation du représentant du Réseau intercollégial des activités socioculturelles du Québec, Simon Leblanc

Simon Leblanc « L’Intercollégial de théâtre s'inscrit à la programmation intercollégiale nationale du RIASQ, l'aboutissement de toute une saison culturelle dans les collèges »

Animation Présentation Metteur en scène

Metteur en scène

Lauréat

Remise du Prix de l’Égrégore au lauréat et présentation de la lecture publique (explication du processus de mise en lecture) et présentation du lauréat de l’Égrégore

« Je me rappelle encore mon tout premier Intercollégial de théâtre.

Lecture publique Par le Festival du Jamais Lu (Maximum 60 minutes)

Cocktail Salon VIP


L’Égrégore

Tout ce qui a trait au concours de l’Égrégore est supervisé directement par le RIASQ, plus précisément par Véronique Julien.

Le concours se déroule à l’automne; Le CEAD détermine le texte gagnant en janvier; Le lauréat ou la lauréate suit un stage d’écriture avec un des membres du jury; La version finale du texte est transmise au RIASQ en mars; C’est le Jamais Lu qui engage les professionnels (metteur en scène et comédiens).

Responsabilité du collège hôte qui accueille l’Égrégore

Inscrire la distribution de la mise en lecture au programme de l’Intercollégial; Faire une publicité spécifique serait un atout; Fournir lutrins, chaises ou bancs selon les besoins de la mise en lecture; Prévoir la générale de la mise en lecture dans l’horaire de la fin de semaine (samedi de

12 h 30 à 14 h 30) Prévoir une loge et de l’eau fraîche pour les artistes; Prévoir au budget le cachet de l’éclairagiste qui sera présent lors de la générale et pendant

la mise en lecture.


Artiste invité

Recherche

La recherche de l’artiste est menée par le collège hôte en concertation avec le RIASQ. Vous aurez à identifier les personnalités connues qui ont étudié à votre collège, sont nées ou habitent actuellement dans votre région. Ou encore, par affinité ou en lien avec le thème de l’événement, nous établissons ensemble une liste de gens à approcher.

À moins d’un lien particulier, c’est le collège hôte qui entreprend les démarches auprès des personnes visées.

Rôle et calendrier de l’artiste invité

Le rôle de l’artiste invité est médiatique et de rencontre avec les étudiants. Le premier objectif est de faciliter les échanges et les rencontres entre les étudiants et les professionnelles du milieu de la danse.

L’artiste invité : Accepte que nous utilisions sa photo et une courte biographie, le dossier de presse, le site Web, les

programmes, etc.; Participe à la conférence de presse locale et présente l’événement; Annonce son association avec la 30e édition de l’Intercollégial de théâtre sur les réseaux sociaux; Se rend disponible pour des entrevues médias, orchestrés par l’équipe des communications du

collège; est invité à dire un mot sur scène lors de l'ouverture de l’Intercollégial; assiste à des productions étudiantes selon sa convenance et sa disponibilité; participe à une entrevue sur scène le vendredi soir. À cette occasion, le RIASQ procède au tirage de

quelques livres sur la danse au choix de l’artiste invité.

Responsabilités du Collège

S’occupe des relations de presse; Assume le cachet ainsi que tous les frais de représentation (transport, hébergement, etc.); Remercie l’artiste invité en lui offrant un cadeau; Fourni la photo et la biographie de l’artiste au RIASQ ([email protected]) Fourni une copie du contrat au RIASQ ([email protected])

Entrevue avec l’artiste invité et prix de présence

Une entrevue avec l’artiste invité est organisée le vendredi soir. Cette rencontre se fait sur scène. À cette occasion, le RIASQ procède au tirage de 6 volumes de théâtre au choix du porte-parole. Ces prix de présence sont alors tirés parmi les jeunes qui y assistent.

Responsabilité du collège hôte

Faciliter l’organisation de l’entrevue (en collaboration avec le RIASQ); Engager un ou une animatrice pour l’entrevue (le RIASQ travaille avec deux animatrices d’expériences

pour ses événements, nous pouvons vous mettre en lien avec ses ressources); Faire une préentrevue avec l’artiste invité; Faire les demandes techniques pour l’installation de la rencontre (micros, tabourets, bouteilles d’eau)

Responsabilité du RIASQ

Demander à l’artiste invité ses suggestions de livres pour le tirage; Procède à l’achat; Coordonne le tirage : Billets avec les noms des jeunes pour le tirage et le texte pour le maître de

cérémonie; Prévois le tirage dans le scénario du protocole.



Rencontre des responsables des troupes

Avant l’Intercollégial, le RIASQ enverra à chaque responsable de troupe une convocation à assister à une courte rencontre OBLIGATOIRE. Cette rencontre d’accueil est cordiale et également indispensable pour la bonne marche de l’événement. La réunion est animée par l’animateur du collège hôte.

C’est l’occasion de (voir page suivante) :

Prendre les présences; Se présenter; Présenter votre équipe (N.B. Le directeur technique et les animateurs des spectacles); Recevoir la bienvenue de l’administrateur Théâtre au nom du conseil d’administration; Rappeler le rôle et les responsabilités de l’accompagnatrice ou de l’accompagnateur; Permettre au collège hôte de passer les messages de dernières minutes; Permettre aux accompagnatrices et accompagnateurs de poser des questions s’il y a lieu; Se souhaiter « Bon Intercollégial de théâtre! ».

Rencontre des metteurs en scène

Parfois, il est proposé de tenir une rencontre des metteurs en scène au moment des ateliers du samedi matin afin de permettre les échanges entre eux.

À déterminer chaque année.

Il est aussi proposé, à l’occasion, de tenir un atelier de formation pour les metteurs en scène pendant les ateliers du samedi.

Rencontre exploratoire avec les participants

Le RIASQ tiendra une rencontre exploratoire avec quelques participants à l’Intercollégial. Chaque troupe recevra deux laissez-passer pour les étudiants intéressés à participer activement à cette rencontre.


Rencontre d’accueil - contenu

1. Présentation des personnes présentesIdentification du responsable désigné par chaque collège et du responsable du collège hôte

2. Mot de bienvenue au nom du conseil d’administrationLe souhait du CA est de soutenir le plus possible l’animatrice ou l’animateur et son équipe qui reçoivent l’événement. Un accompagnement adéquat est gage de succès!

3. Rappel du rôle et des responsabilités de l’accompagnatrice ou l’accompagnateur Être disponible et accessible en tout temps par le collège-hôte. Avez-vous transmis vos

coordonnées : numéros de cellulaires et de chambre d’hôtel?

Avoir pris connaissance du code et des règles de vie du collège qu’il représente et du collège hôte.

Répondre de son groupe en toute situation. Qu’il s’agisse de maladie, d’accident, de respect des consignes, de bris de matériel, etc.

Informer son groupe étudiant des consignes et les faire respecter (si le responsable de l’activité est présent, l’inviter à compléter la liste des consignes) : La troupe doit participer à TOUTES les activités (repas d’accueil, spectacles, ateliers de

formation, retour-commentaires…) La consommation de drogue est formellement INTERDITE La consommation de boisson alcoolisée est permise UNIQUEMENT dans les endroits

autorisés par le collège hôte Les étudiantes et étudiants devront avoir un comportement exemplaire et de respect

envers les autres jeunes

Pour ce faire, elle ou il doit être PRÉSENT aux jeunes – au réveil / au début des ateliers et des partys / aux activités d’échanges …

Dans le cas d’un comportement jugé inadéquat, prévoir la procédure de renvoi

4. QUESTIONS?

5. Rappel• Horaire de la fin de semaine• Invitation au cocktail (samedi après la mise en lecture)

6. Merci de votre collaboration et BON INTERCOLLÉGIAL DE THÉÂTRE !SANTÉ ET MERDE AU COLLÈGE HÔTE

Note importante :

Une amende sera facturée, par le RIASQ, à tout collège qui ne respectera pas les règlements de l’événement : heure d’arrivée et de départ, accompagnement des membres de la troupe adéquat en tout temps, participation à toutes les activités et ce pour toute la durée de l’Intercollégial, respect du temps permis pour la présentation du spectacle.

Le collège participant s’est engagé à : - mandater une ou un répondant officiel non étudiant pour accompagner en tout temps les étudiantes et

étudiants aux activités;- assumer la responsabilité de l’encadrement de ses étudiants lors des événements intercollégiaux.

Tous les participants à une activité intercollégiale sont assujettis à la réglementation du collège hôte.

Il existe un guide d’encadrement à l’intention des collèges participants aux événements RIASQ.


Logiciel d’inscription en ligne

Responsabilités du RIASQ

Tester le logiciel et faire les mises à jour nécessaires; Entrer les noms des collèges participants, des animateurs et l’adresse du collège pour

faciliter la facturation; Soutenir le collège hôte.

Responsabilités du collège hôte

Entrer les biographies et les photos des formateurs; Entrer la description des ateliers; Entrer les choix de repas; Faire le suivi des inscriptions; Faire les rappels nécessaires auprès des collèges retardataires.

N’oubliez pas d’acheminer le bilan de facturation à votre service de comptabilité! Ce bilan est disponible sur le logiciel d’inscription.


Le protocole d’utilisation de l’outil de gestion se retrouve dans la section « Collèges hôtes – Intercollégial de théâtre » de votre « Section membres ».

Compilation des inscriptions

Il est utile de tenir un tableau général de l’information pertinente pour chacune des troupes inscrites. Les tableaux de compilation des inscriptions du logiciel en ligne est utile pour rassembler l’information nécessaire.

Nom du collègeCatégorie :

Production, miniprod., participation

Délégué(e) RIASQ 2e personne à contacter

Nombre participants

Nombre accompagnateurs

Total personnes

Titre de la pièce

ETC.


III. FINANCEMENT ET COMMANDITES


Prévisions budgétaires

RÉSEAU INTERCOLLÉGIAL DES ACTIVITÉS SOCIO-CULTURELLES DU QUÉBECFRAIS LIÉS AUX ÉVÉNEMENTS2015-2016 SOUS RÉSERVE D'APPROBATION PAR LE CONSEIL D'ADMINISTRATION

INTERCOLLÉGIAL DE THÉÂTRE PRÉVISIONS BUDGÉTAIRES AVEC LE RÉEL DES COLLÈGES HÔTESITEM CUMULATIF CUMULATIF ALMA RIASQ

REVENUS 2014-2015 2015-2016Frais d'inscription des collèges 38 troupes dont 10 en production 13 150 $ 11 835 $ 8 285 $ 3 550 $ Subventions MCC confirmé 3 500 $ 3 500 $ 2 450 $ 1 050 $ Subventions MESRST (25%) statu quo 2014-4015 15 728 $ 15 728 $ 11 796 $ 3 932 $ Autres subventions RIASQ - $ - $ Autres subventions C Hôte - $ Commanditaire majeur Desjardins 500 $ 500 $ Autres commandites Coopsco 1 000 $ 1 000 $ 500 $ 500 $ Contribution RIASQ 9 390 $ 5 379 $ - $ 5 379 $ Contribution du collège-hôte 19 078 $ 17 192 $ 17 192 $ - $ Contribution organismes du collège - $ Contribution du milieu 13 000 $ 15 550 $ 15 550 $ Frais d'inscriptions individuels 430 participants et accompagnateurs x 70$ 33 010 $ 30 100 $ 30 100 $ Billeterie 1 000 $ 1 000 $ Articles promotionnels 1 413 $ 2 312 $ 2 312 $ Bar 2 600 $ 3 800 $ 3 800 $ Divers - $ - $ TOTAL DES REVENUS 111 869 $ 107 896 $ 93 485 $ 14 411 $

DÉPENSESFrais des comités permanents 1 rencontre en personne 959 $ 750 $ - $ 750 $ Frais d'événement assumés par le RIASQ 3 977 $ 2 326 $ - $ 2 326 $ Frais de captation vidéo 200 $ - $ 200 $ Déplacements Belfort - $ - $ Activités de presse 150 $ - $ 150 $ Reprographie événements Pas d'affi ches 1 500 $ - $ - $ - $ Bourses - $ - $ Honoraires Relations de presse 900 $ 300 $ - $ 300 $ Honoraires formateurs + critiques 11 131 $ 8 300 $ 8 300 $ Honoraires Égrégore - $ - $ Graphisme pour les événements 3 375 $ 3 000 $ - $ 3 000 $ Spectacle Pro Danse - $ - $ Honoraires techniques 1 000 $ 800 $ - $ 800 $ Salaires et charges sociales 6 885 $ 6 885 $ - $ 6 885 $

- $ - $ Personnel pour l'événement 22 977 $ 28 835 $ 28 835 $ Services professionnels 3 750 $ 7 750 $ 7 750 $ Communications et promotion 6 337 $ 12 565 $ 12 565 $ Entretien et sécurité 4 848 $ 6 700 $ 6 700 $ Location diverses 7 030 $ 8 500 $ 8 500 $ Fournitures et approvisionnements 29 360 $ 21 500 $ 21 500 $ Immobilisations et équipements 1 542 $ 2 800 $ 2 800 $ Frais de déplacements 1 391 $ 3 950 $ 3 950 $ Autres dépenses 4 908 $ 3 200 $ 3 200 $ TOTAL DES DÉPENSES 111 870 $ 118 511 $ 104 100 $ 14 411 $

SOLDE CONSOLIDÉ (1) $ (10 615) $ (10 615) $ - $


Budget - tableau

RAPPORT FINANCIER THÉÂTRECOLLÈGE HÔTE: ___________________________________

CATÉGORIE DESCRIPTION MONTANTREVENUS

ORGANISME Inscriptions des Collèges - RIASQ RIASQ

Inscriptions individuelles

Partie hors-concours - RIASQ N/A

Contribution Collège hôte (Service Affaires Étudiantes)

Autre : (précisez)

Autre : (précisez)

SOUS-TOTAL ORGANISME - $ SOUTIEN DES Commandite Desjardins

PARTENAIRES, Commandites locales :

MUNICIPALITÉS Municipalité :

ET AUTRES Autre : (précisez)

Autre : (précisez)

SOUS-TOTAL PARTENAIRES - $ SUBVENTIONS QUÉBEC MEESR RIASQ

GOUVERNEMENTALES QUÉBEC MCC RIASQ

QUÉBEC Autres :

QUÉBEC Autres :

CANADA :

SOUS-TOTAL GOUVERNEMENTS - $ AUTRES REVENUS Billetterie

Vente t-shirts / articles promotionnels

Autre : (précisez)

Autre : (précisez)

Bar

SOUS-TOTAL AUTRES - $ TOTAL REVENUS

- $


Budget – tableau (suite)

CATÉGORIE DESCRIPTION MONTANTDÉPENSES

PERSONNEL Coordination (entraîneur) Direction technique

Personnel technique (son, éclairage, plateau)

Secrétariat

Autres :

Autres :

SOUS-TOTAL PERSONNEL - $

SERVICES Partie hors-concours N/APROFESSIONNELS Mise en scène

Animation

Graphisme - conception du programme

Accord de piano N/A

Droits d’auteur ou d’exécution

Artiste invité

Autres :

Autres :

SOUS-TOTAL SERVICES PROFESSIONNELS - $ COMMUNICATIONS Impression programmes et billets Placement média Photos Articles promotionnels (t-shirts, attestations, etc.) Autres : Autres : Autres : SOUS-TOTAL COMMUNICATIONS - $ ENTRETIEN ET SÉCURITÉ Entretien - Matériel et personnel Sécurité - Matériel et personnel Autres : Autres : SOUS-TOTAL ENTRETIEN ET SÉCURITÉ - $


Budget – tableau (suite)

LOCATIONS Location de salle DIVERSES Location d’équipement - son / éclairage Location d’équipement - piano / autres instruments Location d’équipement - vidéo Location – costumes / accessoires Autres : Autres : SOUS-TOTAL LOCATIONS - $ FOURNITURES ET Restauration - jury / V.I.P. / bénévoles / artistes APPROVISIONNEMENT Hébergement Bar - permis Autres : Autres : SOUS-TOTAL FOURNITURES - $ IMMOBILISATIONS ET Aménagement ÉQUIPEMENTS Signalisation Décor Autres : Autres : SOUS-TOTAL IMMOBILISATIONS - $ DÉPLACEMENTS Déplacements : SOUS-TOTAL DÉPLACEMENTS - $ AUTRES DÉPENSES Photocopies Poste et messagerie Téléphones Autres (cadeaux, etc.) : t-shirt Autres : Dépense RIASQ (fonctionnement) SOUS-TOTAL AUTRES DÉPENSES - $

TOTAL DÉPENSES - $

SOLDE - $

Il est important de suivre la grille ci-dessus.La même vous sera transmise à l’heure du bilan.


Commandites

Le comité de commandites assume la responsabilité de la recherche de commandites locales.

Votre personne-ressource au RIASQ : Pierre Vigeant, [email protected], 418 877-9220, poste 207.

Tâches du comité de commandites :

Évaluer les besoins en commandites

Se fixer un objectif un peu plus élevé que l'année précédente

Élaborer une grille de commandites (voir exemple page suivante)

Élaborer le dossier de commandites Lettre d’introduction Présentation de l’Intercollégial (historique, description, etc.) Présentation du ou de la porte-parole Programme de l’année précédente Grille de commandites

Établir une liste de commanditaires potentiels selon les besoins (argent ou service)…

Toute démarche que voudrait entreprendre le collège hôte auprès d’un ministère ou d’un membre du Conseil des ministres devrait au préalable être validé par la direction générale du RIASQ.

Rencontrer les commanditaires potentiels ou envoyer le dossier par la poste

Faire un suivi

Rédiger les contrats d’entente au besoin

Recueillir le matériel publicitaire et le remettre au comité communication

Faire parvenir une lettre de remerciement, une copie du programme de l’Intercollégial ou tout autre matériel promotionnel à chacun des commanditaires



Grille commandites - Exemple

GRILLE COMMANDITES LOCALES ET RÉGIONALES

1 500 $ et plus Espace publicitaire : 1 diapositive au programme PowerPoint Parapost à votre effigie installée au Collège pendant toute la fin de semaine de l’Intercollégial.

La banderole est fournie par le commanditaire. Mention du commanditaire dans le hall d’entrée de la salle de spectacles Mention et

remerciements lors de la conférence de presse locale/régionale Mention du commanditaire sur le communiqué présentant les partenaires locaux et régionaux Mention et remerciements lors de la soirée d’ouverture ou protocolaire 4 billets pour la soirée d'ouverture de l’événement et pour la lecture publique du prix de

l'Égrégore

1 000 $ Espace publicitaire : 1 diapositive au programme PowerPoint Mention du commanditaire dans le hall d’entrée de la salle de spectacles Mention et remerciements lors de la conférence de presse locale/régionale Mention du commanditaire sur le communiqué présentant les partenaires locaux et régionaux Mention et remerciements lors de la soirée d’ouverture ou protocolaire 2 billets pour la soirée d'ouverture de l’événement et pour la lecture publique du prix de

l'Égrégore

750 $ Espace publicitaire : ½ diapositive au programme PowerPoint Mention du commanditaire dans le hall d’entrée de la salle de spectacles Mention et

remerciements lors de la conférence de presse locale/régionale Mention du commanditaire sur le communiqué présentant les partenaires locaux et régionaux Mention et remerciements lors de la soirée d’ouverture ou protocolaire 2 billets pour la soirée d'ouverture de l’événement et pour la lecture publique du prix de

l'Égrégore

300 $ Espace publicitaire : ¼ de diapositive au programme PowerPoint Mention du commanditaire dans le hall d’entrée de la salle de spectacles Mention et remerciements lors de la conférence de presse locale/régionale Mention du commanditaire sur le communiqué de presse présentant les partenaires locaux et

régionaux 2 billets pour la soirée d'ouverture de l’événement et pour la lecture publique du prix de

l'Égrégore

GRILLE NATIONALE – INTERCOLLÉGIAUX DE DANSE ET DE THÉÂTRECommanditaire majeur 10 000 $


On ne met aucune publicité DANS les salles

Signature de l’Intercollégial de théâtre et de l’Intercollégial de danse, en partenariat avec ….; Intégration dans les communications touchant l’Intercollégial de danse et l’Intercollégial de

théâtre: Affiches, Pages couvertures des programmes; Tableau d’honneur apparaissant dans le rapport annuel et le dépliant promotionnel du RIASQ et

dans les autres programmes des événements; Tableau d’honneur à l’entrée de chacun des événements; Site Internet du RIASQ – sections Intercollégial de danse et Intercollégial de théâtre; Une page de publicité à l’endos des programmes de chacun des événements; Mention à titre de partenaire selon les ententes médias; Activités d’exploitation possibles avec les participants lors des événements; Droit d’utilisation des identités nominales et visuelle du RIASQ; Droit de premier renouvellement.


Entente de commandites - Exemple

ENTENTE DE COMMANDITES

Dans le cadre de l’Intercollégial de théâtre, l’entente suivante intervient entre :

D’UNE PART :

Le collège Adresse :Ici représenté par :

NOM ____________________________________

ET D’AUTRE PART :

Nom du commanditaire : ________________________________________

Adresse : ____________________________________________________

Responsable : ________________________________________________

Téléphone : __________________________________________________

LES PARTIES CONVIENNENT DE CE QUI SUIT :Type de commandite __________________________________________________

Fourni en : Argent : ________________________ $

Matériel :____________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

Service :_____________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

Valeur monétaire totale de la commandite :_________________________$

Visibilité offerte : ____________________________________________

EN FOI DE QUOI les parties ont signé

à _________________________________ ce ___________________________ 2015

______________________________ ________________________________Pour le commanditaire Pour le collège hôte de l’Intercollégial


Lettre demande de commandites - Exemple

Date

NomTitreAdresse

SUJET : Demande de commandite pour la 30e édition de l’Intercollégial de théâtre

Madame ou Monsieur,

Le Collège X a l’immense honneur de recevoir le 30e Intercollégial de théâtre au mois d’avril prochain. Monsieur-Madame X, comédien bien connu dans le milieu, agira à titre de porte-parole de ce grand événement qui, du 15 au 17 avril 2016, accueillera près de X comédiennes et comédiens provenant de X collèges du Québec.

Cette année, se joindront à nous plus d’une trentaine d’artistes professionnels du milieu du théâtre qui agiront à titre de formateurs, ressource-critiques ou performeurs. Le public sera convié aux productions étudiantes.

Avec objectif financier de près de 55 000 $, ce genre d’organisation nécessite la participation de nombreux partenaires et la recherche de financement est majeure. Permettez-moi de vous proposer de participer à la réalisation de ce projet en y contribuant financièrement, par une subvention (ou une commandite).

Vous trouverez ci-joint un dossier de présentation de l’Intercollégial (ainsi qu’une grille de commandites).

Dans l’attente d’une réponse favorable de votre part, d’ici le 15 janvier 2015, je vous prie d’agréer l’expression de mes sentiments les meilleurs.

Nom Déléguée RIASQ du CollègeCoordonnatrice du 30e Intercollégial de théâtreNom du Collège

Pièces jointes


Lettre de remerciements - Exemple

Date

NomTitreAdresse

Madame ou Monsieur,

Le 30e Intercollégial de théâtre vient de se terminer. Les 15 au 17 avril 2016, le Collège X recevait plus de X participants provenant de X collèges à travers la province de Québec.

Pendant toute la fin de semaine, les participants ont eu droit à des ateliers de formation offerts par des professionnels du milieu du théâtre, dont ______________ et plusieurs formateurs renommés. Des activités d'animation ont aussi rassemblé les étudiants et trois spectacles ont été présentés, devant des salles pleines.

Les participants sont repartis heureux de leur séjour au Collège X et suite aux commentaires forts positifs qui nous ont été livrés, nous pouvons, sans contredit, parler d'une grande réussite !

De tels événements ne seraient possibles sans la participation de nombreux partenaires. Je tiens donc à vous remercier de votre participation au 30e Intercollégial de théâtre. Vous nous avez permis de réaliser un Intercollégial à la grandeur de nos attentes ainsi qu'à celles des participants. Vous avez donc contribué à la réussite de l'événement et je vous en suis reconnaissante.

Vous trouverez ci-joint une copie du programme du 30e Intercollégial de théâtre, où nous avons placé votre annonce. J'espère que vous avez apprécié l'ensemble des publicités qui ont mentionné votre participation. Si vous avez quelque question que ce soit au sujet de l'événement ou de notre entente de commandite, n'hésitez pas à communiquer avec moi.

Je vous prie d'agréer, Madame ou Monsieur, mes plus sincères remerciements.

NomTitre


IV. DIRECTION ARTISTIQUE


Ateliers

Chaque atelier de formation dure 3 h et regroupe de 15 à 20 jeunes (selon l’atelier). Il faut prévoir de 20 à 25 personnes-ressources professionnelles (60 $ / h). Certains ateliers exigent des salles particulières ou du matériel précis.

Les ateliers sont offerts seulement aux étudiants.

Programmer entre 20 à 25 ateliers. Durée de 3 heures (avec une courte pause) Ateliers obligatoires

Atelier d’éclairage Écriture dramatique

Exemples d’ateliers puisés dans les éditions précédentes

À la recherche du personnage Acteur corporel Atelier de régie Coaching vocal et d’interprétation en groupe Comédies musicales Conception et design de costumes de théâtre Costumes Création Création d’une publicité devant la caméra Création de personnages Dire un texte poétique Entre le cœur et le corps : l’intuition Improvisation Improvisation théâtrale Initiation au maquillage de scène Introduction à la mise en scène Introduction au théâtre d’ombres Jeu clownesque Jeu devant la caméra L’écriture par l’improvisation L’énergie vitale et le jeu des oppositions L’état actuel de la dramaturgie québécoise L’Éveil de la voix Le conte, c’est pas du théâtre Le personnage en mouvement Le théâtre physique Mise en scène au 21e siècle Mouvement corporel Préparation aux combats scéniques Préparation d’audition Rencontre avec le personnage Techniques d’audition Etc.

Un atelier peut être proposé pour les metteurs en scène


Ateliers

Rédiger les contrats pour chaque personne-ressource (base 60 $ de l’heure : 180 $);

Recueillir l’information pertinente pour chaque atelier (voir feuille de route);

Déposer les informations sur le site pour l’inscription en ligne;

Doubler, s’il y a lieu, les ateliers les plus en demande;

Établir la liste des locaux nécessaires;

Établir le nombre de bénévoles nécessaires pour l’accueil les personnes-ressources (1 pour 1) et expliquer le fonctionnement des appareils;

Établir la liste des besoins en termes d’appareils, de photocopies, d’accessoires, etc.;

Faire attention aux demandes des formateurs Faire un tableau des besoins Prévoir un bénévole pour l’installation des appareils avant l’arrivée des

formateurs

Faire une liste des ateliers (ces listes seront générées automatiquement par le logiciel d’inscription). Liste par atelier avec le nom des participants pour donner aux responsables

d’ateliers. N’oubliez pas d’afficher ces listes près de la table d’information.

Prévoir de prendre la pause à l’extérieur des locaux d’ateliers (si les lieux permettent, centralisez la pause à un endroit);

Établir un horaire de rotation (entre 10 h et 11 h) pour que tous les étudiants prennent leur pause (afin d’éviter les trop longues files d’attente).


Contrat de travail - Exemple

ANIMATEUR D’ATELIER

Entre NOM DU COLLÈGE Adresse complète : Téléphone : Télécopieur : Courriel :Représenté par :

No TPS : No TVQ : Et NOM DE LA PERSONNE Adresse complète :Téléphone : Courriel :N.A.S OU No TPS : TVQ :

Objet du contrat Offrir l’atelier « titre » dans le cadre de l’Intercollégial de théâtre Précision : (nombre de personnes minimum et maximum) L’atelier se tiendra le _____________2016, soit de 9 h 30 à 12 h 30

Conditions :

Le collège versera un cachet total de 180 $ + TPS TVQ (s’il y a lieu).Le chèque sera émis au nom de ________________ et remis au moment de l’atelier ou après l’atelier.Le dîner du samedi est offert par l’Intercollégial (à la cafétéria du Collège)

Restrictions et clauses particulières :

Le présent contrat peut être résilié s’il n’y a pas un minimum de ______ inscriptions Le contractant est considéré comme un travailleur autonome et à ce titre responsable du

paiement des taxes, impôts et redevances payables au gouvernement. Il ne sera aucunement un employé de l’institution et ne pourra jouir d’avantages sociaux de l’entreprise à titre d’employé.

Ce contrat est assujetti à toutes les lois en vigueur dans la province de Québec. Parmi celles-ci et conformément à l’article 31.1.1 de la Loi sur le ministère du Revenu (L.R.Q., c. M-31), lorsque le fournisseur est redevable d’un montant exigible en vertu d’une loi fiscale, le ministère ou l’organisme acquéreur, dans le cas où ce dernier est un organisme public tel que défini à l’article 31.1.4 de cette loi, pourra, s’il en est requis par le ministère du Revenu, transmettre à celui-ci tout ou partie du montant payable en vertu du présent contrat afin que le ministère puisse affecter en tout ou en partie ce montant au paiement de cette dette.

En foi de quoi les parties ont signé

Pour le collège hôte Date

Animatrice ou animateur d’atelier Date


Logo du

Lettre aux responsables d’atelier - Exemple

Gatineau, 15 décembre 2015

Nom du formateur

Sujet : 30e Intercollégial de théâtreContrat d’engagement signé et informations

Bonjour,

Je tiens d’abord à vous remercier d’avoir accepté d'animer un atelier de formation lors du 30e Intercollégial de théâtre. L’événement se tiendra au Collège X les 15, 16 et 17 avril 2016 et accueillera près de X jeunes provenant de X collèges du Québec. De ce nombre, 10 troupes présenteront leur production et 15 autres en présenteront un extrait. Nous vous ferons parvenir le programme détaillé de l’événement dès qu’il sera disponible.

Cette année, se joindront à nous plus d’une vingtaine d’artistes professionnels du milieu du théâtre qui agiront à titre de formateurs ou ressources-critiques. Le public sera convié aux productions étudiantes, mais aussi à la mise en lecture de la pièce gagnante du prix de l’Égrégore.

Vous trouverez ci-joint votre contrat de travail signé. À moins que ce ne soit déjà fait, veuillez s'il vous plaît nous faire parvenir dès maintenant votre profil (courte biographie d'un ou deux paragraphes), votre descriptif d'atelier ainsi que votre photo. Le tout peut être envoyé à ____@ .qc.ca avec copie conforme à … Aussi, veuillez communiquer vos besoins pour votre atelier à notre directrice artistique.

N’hésitez pas à communiquer avec moi, au numéro ci-dessous, ou avec notre directrice artistique, madame X, au 514 000-0000, pour toute information supplémentaire.

Au plaisir de vous avoir parmi nous en avril prochain !

Nom Coordonnatrice du 30e Intercollégial de théâtreAnimation socioculturelleCollège Téléphone

Pièce jointe



Feuille de route

Pour faire le contrat de l’animateur ou animatrice d’atelier

Bien noter les coordonnées complètes

Nom Adresse Code postal Téléphone

Vérifier si la personne est inscrite aux fins des taxes

Si oui, prendre ses numéros TPS et TVQ Sinon, prendre son numéro d’assurance sociale

Inscrire le titre de l’atelier

À quel nom faire le chèque (nom personnel ou entreprise)

Bien que ces informations soient inscrites sur le contrat, il est bon de rappeler que le nombre minimum d’inscriptions pour un atelier est de 12, sans quoi l’atelier pourrait être annulé. Le nombre maximum est fixé à 20. Vérifier si ce nombre peut-être excédé.

Demander ses besoins:

Matériel requis (DVD, caméra, etc.) Local spécifique requis (grandeur? Est-ce qu’une classe serait ok ?) Accessoires à se procurer ou accessoires que le participant doit apporter Photocopies Etc.

Demander de retourner par courriel ou courrier :

Une photo en format JPEG 300 dpi Description écrite de l’atelier incluant les exigences précises pour les

participants (tenue particulière, texte à préparer, etc.)

À moins de leur faire signer le contrat en personne, leur demander de retourner le contrat par la poste

*La liste des participants à leur atelier leur sera remise à leur arrivée le samedi matin.

Pochette des animateurs d’atelier

À remettre à l’animateur ou animatrice d’atelier Liste des participants à leur atelier (importance de la prise des présences) Plan du collège et où se situe le local de leur atelier Coupon repas Chèque T-shirt, s’il y a lieu


Présence obligatoire aux ateliers

Les étudiants inscrits à l’Intercollégial de théâtre ont l’obligation d’assister aux ateliers de formation le samedi matin. Prévoyez de distribuer une liste pour la prise des présences à chaque formateur et demandez à un bénévole de passer chercher cette liste pendant l’atelier. Le lundi suivant votre événement, vous devez transmettre la liste des absents au RIASQ. Le personnel du RIASQ fera le suivi auprès des collèges. (Voir tableau ci-dessous)

Tableau des absences-Exemple

FORMATEUR TITRE DE L’ATELIER ABSENCES

Sarah Tremblay Le personnage en mouvement Aucune

Paul Doucet Préparation d’audition Marie Tremblay (Vieux-Montréal)

Jean Gosselin Atelier de régie Aucune

Roberto Sierra Improvisation théâtrale Aucune

Geneviève Harel Jeu devant la caméra Simon Leblond (Lionel-Groulx)

Guy Bédard Mise en scène Aucune

Johanne Julien Costumes Thomas Régis (Marie-Victorin)

Emmanuelle Trottier (Limoilou)

Michael Blais Jeu clownesque Aucune


Horaire du dîner – responsable des ateliers

Il pourrait s’avérer utile de scinder en deux ou trois l’heure du repas afin d’éviter les trop longues files d’attente. Il faut alors commencer les premiers ateliers à une demi-heure d’intervalle.

Sinon, nous suggérons de prévoir un dîner qui peut se servir rapidement (ex. repas froid)

Chaque groupe est invité à se rendre à la cafétéria pour le dîner selon l’horaire suivant. Il est important de noter que le temps alloué pour le dîner est d’une durée de 90 minutes.

12 h :

NOM DE L’ATELIER NOM DU FORMATEUR NOMBREAtelier 1Atelier 3Atelier 4Atelier 5Atelier 14

12 h 30:


13 h :



Tableau de compilation des ateliersOutil de travail

Titre de l'atelier Nom de la personne-ressource Local Besoins particuliersNb

participantExigences pour les

participants

* Vérifier le local VS lampes et prises** Regrouper les bureaux au fond de la classe


***Vider la classe et entreposer les bureaux dans 3-32-191 ou 3-32-199 (selon activité #11)


Liste par atelierOutil de travail(Ce rapport est généré par le programme informatique)

Titre de l’atelier :___________________________

NOM COLLÈGE

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25


N’oubliez pas d’afficher les listes d’atelier près de la table d’information pour consultation.

Liste par collège Outil de travail(Ce rapport est généré par le programme informatique)

Collège : _______________________Accompagnateurs :_______________________

NOM TITRE DE L’ATELIER

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19


Retour-commentaires

Le retour-commentaires consiste à ce que des professionnels du milieu théâtral et de la pédagogie assistent aux grandes productions et rencontrent chacun une troupe étudiante afin de faire avec eux un retour constructif sur leur production.

Prévoir 3 personnes-ressources attitrées à ce rôle (50 $ / heure – 2 heures par production). Il est suggéré d’offrir un montant forfaitaire

Recruter les professionnels (2 personnes) expliquer l’approche et les objectifs visés

Rédiger les contrats pour chaque personne-ressource (base 50 $ / h) Recueillir l’information pertinente pour chaque production : voir document « Fiche de

renseignements pour retour-commentaires » Établir l’horaire de travail Fournir une feuille de route (voir page 46) Fournir un laissez-passer de l’Intercollégial Donner les coupons repas nécessaires Réserver les locaux pour les rencontres Accueillir et accompagner les personnes-ressources lors de l’Intercollégial

ATTENTION : Ce ne sont pas des juges, l’Intercollégial de théâtre n’est pas un concours!

Sélection des professionnelsLes personnes doivent être :

En premier lieu, des professionnels du milieu Connues, c’est bien Mais elles doivent d’abord et avant tout avoir une solide expérience, l’Intercollégial

doit pouvoir fournir un CV pour les participants et participantes sceptiques Pédagogues en plus, c’est l’idéal, plusieurs artistes enseignent dans les

conservatoires et universités.

L’approche souhaitéeLe but est de donner un commentaire constructif. À partir des renseignements fournis pour chacune des productions :

Cerner les points positifs de la production Commenter le travail global des comédiens et comédiennes Annoter quelques aspects à travailler davantage ou à améliorer pour plus d’impact Donner un aperçu de la réception du public Avoir un mot pour les costumes, décors, accessoires

Attention de ne pas juger la mise en scène qui est souvent l’œuvre d’un professionnel.

***Le RIASQ offre un stylo lumineux à chaque personne-ressource pour les retours-commentaires.


Horaire – retour-commentaires – Exemple

Il est suggéré de prévoir les retours-commentaires immédiatement après la pièce. Cela permet aux étudiants qui viennent de jouer sur scène de prendre quelques minutes de repos avant le démontage des décors.

Collège présentant la lecture de l’Égrégore

Personne-ressource 1

Vendredi

20 h-21 h 30 : « Le spectateur condamné à mort » présentée par le Cégep de ThetfordSalle Alfred DesrochersRencontre : 21 h 30 dans la classe 1-21-137 (au CAP : centre sportif)

22 h-23 h 30 : « Exercices de style » présentée par le Cégep de RimouskiSalle de balRencontre : 23h30 dans la classe 1-21-137 (au CAP : centre sportif)

Dimanche

10 h-11 h 30 : « G.R.A.V.E. » présentée par le Collège Gérald-GodinSalle Sir Alfred DesrochersRencontre: 11 h 30 au local 3-11-106la classe près de la Salle-Alfred Desrochers (passer par les loges)

Personne-ressource 2

Samedi

16 h 30 - 18 h :« Je t’aime » présentée par le Centre d’études en CharlevoixSalle de balRencontre : 18 h 00 à la cafétéria

20 h-21 h 30 : « Bousille et les justes » présentée par le Cégep de SherbrookeSalle Sir Alfred DesrochersRencontre : 21 h 30 à la Salle Alfred Desrochers

22 h-23 h 30 : « La tache » présentée par le Collège de RosemontSalle de balRencontre : 23 h 30 à la Palestre

Dimanche

10 h-11 h 30 : « Mourir, six scènes qui tuent » présentée par le Collège Lionel-GroulxMoulin RougeRencontre : 11 h 30 au casse-croûte


Fiche de renseignements – retour-commentaires

Collège / Cégep :________________________________________________________

Titre :_________________________________________________________________

Auteur :_______________________________________________________________

Date et heure de présentation :____________________________________________

1. La personne responsable de la mise en scène en est-elle à sa première expérience ?Oui Non

Sinon, précisez brièvement son cheminement artistique :

____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Combien d’heures de répétitions ont été consacrées à la production par semaine ? Au total ? __________________________________________________________________________

2. Quel était le budget alloué ?___________________________________________________________ $

3. Est-ce que les étudiantes et les étudiants ont passé une audition pour jouer ?Oui Non

Sinon, précisez les conditions :

____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

4. Aviez-vous accès à des ressources professionnelles à un moment ou l’autre de la production ? (scénographie, régie, maquillage, etc.)

oui non

Si oui, précisez :

______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

5. Combien de fois avez-vous présenté votre pièce avant l’Intercollégial ?_________________________

6. Désirez-vous apporter d’autres précisions ?

______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________


Mini productions

Il est important de favoriser les discussions après les mini productions. Il est possible d’animer ces discussions pour permettre à tous de profiter de cette expérience enrichissante. Il est suggéré d’ajuster le temps des discussions selon la plage horaire dont le collège hôte dispose.

À la fin de chaque mini production, un animateur peut prendre la parole afin de diriger les discussions pour permettre à chaque troupe d’obtenir des commentaires constructifs et pertinents après la présentation de leur mini production. Les spectateurs peuvent être invités à partager leurs opinions en ce qui a trait aux extraits présentés, au jeu des comédiens, à la mise en scène, etc.


V. DIRECTION TECHNIQUE


Tâches du directeur technique

Votre personne-ressource au RIASQ : Jean Gosselin, [email protected], 418 877-9220, poste 202.

En termes de présentation, l’Intercollégial comprend 7 grandes productions de 1 h 30, 9 à 12 mini productions de 20 minutes et 1 lecture publique de 60 minutes. Il faut prévoir un directeur technique pour l’ensemble de l’événement, un responsable et une équipe technique de 2 à 3 techniciens pour chacune des salles.

En collaboration avec la coordination, la direction technique aura à :AVANT L’INTERCOLLÉGIAL DE THÉÂTRE

Adapter la fiche technique à faire remplir par les collèges participants; Monter le dossier « choix de salle » (devis technique de chaque salle, photos); Concevoir le dossier d’information technique; Prévoir un cahier exhaustif pour le régisseur : noms des techniciens, nom du metteur en

scène, nom de la pièce, durée de la pièce, etc. Fournir le plan des salles; Établir un plan d’éclairage pour chacune des salles; Évaluer les besoins techniques pour chaque activité;

Les 10 productions de 1 h 30 les mini productions la lecture publique les activités d’ouverture et de clôture

Faire la distribution des plateaux; Prévoir un système d’entreposage des décors; Coordonner l’équipe technique;

Former les équipes techniques pour chacune des salles Élaborer les horaires de travail des techniciens Répartir les tâches à travers l’équipe technique et les techniciens de salles Élaborer un cahier de route pour les techniciens

Louer les équipements s’il y a lieu, dans le respect du budget établi; Établir l’horaire des montages et démontages de toutes les productions; Maintenir la relation avec les collèges au niveau technique et matériel; Contacter les DT des collèges participants s’il ne peut pas répondre aux différentes

demandes des collèges; Participer à une rencontre téléphonique avec chaque collège pour s’assurer d’avoir bien

compris les demandes envoyées collèges; Prévoir une boîte à outils pour chaque salle; Prévoir un chronomètre pour chaque salle; Élaborer une feuille de route pour chaque collège qui produit.

PENDANT L’INTERCOLLÉGIAL DE THÉÂTRE Diriger les rencontres techniques pour chaque production; Superviser l’ensemble des opérations;

l’entreposage des décors suivi de l’ensemble attention aux cas spéciaux

Chronométrer le temps de montage et démontage pour chaque production et remettre les temps à la coordination du RIASQ, soit à Véronique Julien

Chronométrer le temps des min iproductions et remettre les temps à la coordination du RIASQ, soit à Véronique Julien

APRÈS L’INTERCOLLÉGIAL DE THÉÂTRE Remettre le chronométrage des pièces au RIASQ si ce n’est pas déjà fait; Voir au retour du matériel loué.



Les salles

Les deux salles moyennes doivent contenir le nombre de spectateurs entrant dans la plus grande salle de spectacle.

Grandes productions :

Prévoir 1 grande salle de 450 places (pour tous les participants) ET 1 salle moyenne de 200 à 250 places

Chaque salle doit être équipée de :

Système de son

Système d’éclairage

Aire de jeu : un minimum de 20' X 24' avec un dégagement de plafond de 15'

Rideaux, pendrillons et fond de scène

Coulisses

Loges à proximité

Mini productions :

Prévoir 2 salles de 100 à 150 places

La salle doit être équipée de :

Système de son

Système d’éclairage

Aire de jeu : un minimum de 12’ X 20’

Rideaux, pendrillons et fond de scène

Lecture publique : Se tient dans la plus grande salle puisque tous les participants y sont conviés.

N.B. Des salles environnantes peuvent être utilisées (ex. : polyvalente, centre culturel)


Devis technique des salles

DIMENSIONS DE LA SCÈNEAIRE DE JEU Largeur ____________

Profondeur _____________Hauteur de plafond ___________(distance entre le plancher et le spot le plus bas)

COULISSE COUR Largeur __________ X Longueur ___________ COULISSE JARDIN Largeur __________ X Longueur ___________

PORTEUSES Nombre ______________Description _____________________________

PLANCHER DE LA SCÈNE Surface ____________État d'inclinaison ________ % d'inclinaison _______

LOGE NombreSituation _____________

DÉBARCADÈRE Position ______________Accès _______________

CAPACITÉ DE LA SALLE Parterre : nombre de places ________Balcon : nombre de places _________

RÉGIE Situation _____________Accès _______________Grandeur _____________

Équipement de sonÉquipement Modèle Quantité

Console Haut-parleursLecteur CD

ÉQUIPEMENT D'ÉCLAIRAGEÉquipement Modèle Quantité

Console Dimer pak 6.24 kFresnelLeekos Par 200 et 300 watts

AUTRES NOTES IMPORTANTES :

Exemple :* Les gélatines seront disponibles selon la demande.N.B. Il est impossible de visser dans le plancher.

* Possibilité de fresnels et CD supplémentaires selon les besoins


Information technique

Si vous n’êtes pas encore en mesure de nous fournir exactement le plan d’éclairage et la plantation de votre production, nous aimerions en avoir une idée générale afin de mieux préparer le matériel, l’équipement, etc.

LE DÉCOR Décrire brièvement la scénographie, le dispositif scénique ou les accessoires principaux :________________________________________________________________

________________________________________________________________

N.B. Le vissage au plancher n’est pas possible dans aucune des salles, ni les changements ou les ajouts de lampe.

Évaluation du temps de montage : (MAXIMUM 90 minutes) ________

Durée de la pièce : (MAXIMUM 90 minutes) ________

Évaluation du temps de démontage : (MAXIMUM 30 minutes) ________

L’ÉCLAIRAGE : Décrire les effets d’éclairage dans l’ensemble et mentionner les principaux effets spéciaux de la production________________________________________________________________

________________________________________________________________

LE SON : Avez-vous de la musique, des effets sonores? Préciser________________________________________________________________

________________________________________________________________

Prévoyez-vous d’autres besoins techniques particuliers? Spécifier ________________________________________________________________

________________________________________________________________

Pourrez-vous fournir une affiche pour l’Intercollégial? ________Distribuerez-vous un programme? _________

Compléter directement à l’ordinateur,enregistrer sous « TH-INFO-PROD-nom de votre collège » et retourner

avantLE VENDREDI X janvier [email protected]


Équipe technique

SALLE RÉGISSEUR ÉCLAIRAGISTE SONORISATEUR PLATEAU SALLE 1 Nom :

______________

Tel :

______________

Nom :

______________

Tel :

______________

Nom :

______________

Tel :

______________

Nom :

Nom :

Nom :

SALLE 2 Nom :

______________

Tel :

______________

Nom :

______________

Tel :

______________

Nom :

______________

Tel :

______________

Nom :

Nom :

Nom :

MINI PRODUCTIONS

Nom : Nom :

Matériel technique (boîte à outils) à compléter

Chronomètre Lampe coulisses Lampe console Pinces Tape

Cahier pour le régisseur

Voici ce que l’on devrait retrouver dans le cahier à l’attention du régisseur: les noms et les coordonnées de l'équipe technique de la salle; les informations techniques de chaque collège en production dans cette salle

(TH-INFO-PROD-nom du collège); l'horaire complet des heures prévues de montage et de démontage; la feuille où il doit indiquer le temps RÉEL de montage et de démontage.


Horaire technique de la fin de semaine - ExempleVENDREDI Salle Lise

Guèvremont Escale B-606 Salon VIP CafétériaHEURE

16h00ARRIVÉE DES TROUPES 16h15 à 17h30

16h30

17h00

SOUPER 17h à 19h

17h30

18h00 ANDRÉ-GRASSETRÉUNION DES

18h30 MontageACCOMPAGNATEURS

19h00 17h45 à 19h15

19h30 Cérémonie d'ouverture

20h00 ANDRÉ-GRASSET

Montage de la cafétéria pour karaoke 20h à 23h

20h30 SHOW LAFLÈCHE

21h00 20h à 21h Montage

21h30 Retour-commentaires 20h15 à 21h45

22h00 Démontage 21h45 à 22h15 LAFLÈCHE RIVIÈRE-DU-LOUP

22h30 SHOW RIMOUSKI

23h00 22h00 à 23h30 22h à 23h

23h30 Retour-commentaires

0h00 Démontage 23h30 à 0h00

0h30 ACTIVITÉ DE FIN DE SOIRÉEFOU DE KARAOKE

1h00 Centre d'étude, carrefour des organismes et cafétéria23h30 à 1h30


Horaire technique de la fin de semaine – Exemple (suite)

Samedi Salle Lise Guèvremont Escale B-606 Salon VIP Cafétéria B-207

HEURE7h00 DÉJEUNER

8h00 7h à 8h15

8h30

9h00 ATELIERS DE FORMATION

10h00 8h30 à 12h30

10h30 Table discussion 10h30

12h00 Accompagnateurs et m.e.s

12h30ÉGRÉGORE Montage

12h 30 à 14h30

DÎNER 12h30 à 14h13h00

Montage du salon VIP pour le cocktail

13h3014h0014h30 ÉGRÉGORE

15h00 SHOW 14h30 à 15h30 CHICOUTIMI

15h30 GÉRALD-GODIN MontageCocktail Égrégore

15h30 à 17h0016h00 Montage 15h45 à 16h15 15h15 à 16h15

16h30 GÉRALD-GODIN CHICOUTIMI

17h00 SHOW SHOW souper techs

17h30 16h30 à 18h 16h30 à 18h Alma 17h

18h00 Retour-commentaires Démontage 18h à 18h30SOUPER

18h à 19h3018h30 Démontage 18h30 à 19h00 ALMA Retour-commentaires

19h00 Montage Chicoutimi-B207 18h30

19h30 18h30 à 19h45

20h00 ALMA VALLEYFIELD

20h30 ST-JEAN-SUR-RICHELIEU SHOW MARIE-VICTORIN

21h00 Montage 20h00 à 21h30*

21h30 20h15 à 21h45 Démontage 21h30 à 22h00

22h00 ST-JEAN-SUR-RICHELIEU Démontage et EDOUARD-MONTPETIT Retour-commentaires

22h30 SHOW montage Escale JONQUIÈRE Alma-B207 22h00

23h00 22h à 23h30 Party THETFORD

23h30 Retour-commentairesPARTY "La folie du samedi soir" à l'Escale et cafétéria



Horaire technique de la fin de semaine – Exemple (suite)Dimanche

Salle Lise Guèvremont Escale B-606 Salon VIP Cafétéria B-207

HEURE

8h00

DÉJEUNER 8h à

9h15

DÉJEUNER VIP

8h30SAINT-HYACINTHE

avec

9h00 Montage Paul Doucet

9h30 8h15 à 9h45 Démontage

10h00SAINT-HYACINTHE

du B-606 Démontage

10h30 SHOW 10h à 11h du B-207


11h30 Retour-commentaires

12h00 Mot de clôture

12h30 Distribution des boîtes à lunch et départ des troupes (cafétéria)

13h00

13h30 Démontage

14h00 du salon VIP

14h30 Démontage

15h00 de l'Escale

15h30

16h00

16h30

17h00



Chronométrage - productions

Il est de votre responsabilité de chronométrer le temps de montage, le minutage de la pièce et le démontage. Nous vous suggérons de donner cette tâche à un bénévole et non à un technicien.

Collège ou cégep Temps de montage

1 h 30

Minutage de la pièce

(1 h 30 max.)

Démontage30 minutes

1

2

3

4

5

6

7

Remettre le tableau au RIASQ à la fin de l’Intercollégial.


Chronométrage – Mini productions

Il est de votre responsabilité de chronométrer le temps de montage, le minutage de la pièce et le démontage. Nous vous suggérons de donner cette tâche à un bénévole et non à un technicien.

Collège ou cégep Titre Montage 5 min./présentation 20 min. et démontage 5 min

Horaire Chronométrage1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

Remettre le tableau au RIASQ à la fin de l’Intercollégial.


VI. ACCUEIL ET ANIMATION


Tâches du comité d’accueil

Vous devez vous préparer à accueillir environ 20 troupes, soit de 200 à 250 jeunes et environ 30 accompagnateurs. Tous les jeunes sont logés dans les classes au collège et les accompagnateurs à l’hôtel. Tous les repas doivent être fournis sur place. Vous devez assurer la sécurité de tout ce beau monde !

Tâches :Général :

Recruter les bénévoles Définir le nombre de bénévoles nécessaires et les tâches à leur assigner Faire les horaires et les descriptions de tâches pour chacun des postes Informer les participants du code de vie du collège

Accueil général : 5 bénévoles

Tous les bénévoles pour l’arrivée des troupes, ensuite assurer une permanence Kiosque d’accueil / information pour toute la durée de l’Intercollégial : liste des

fonctions, matériel requis, horaire de permanence. Accueil des invités, personnes-ressources ateliers et retours commentaires

Accueil des troupes : Parrains / Marraines : 20 bénévoles (voir consignes) (1 pour 1)

Prévoir un système d’identification : des lieux, des participants, des bénévoles… Jumeler un bénévole à chacune des troupes Organiser une visite des lieux à l’arrivée Monter les pochettes d’information pour chacun des participants Diriger les jeunes vers les locaux d’ateliers le samedi matin

Accueil des formateurs : 15 bénévoles (1 pour 1)Jumeler un bénévole à chacun des formateursPréparer les locaux avant l’arrivée des formateurs (lecteur CD, télévision, etc.)Monter les pochettes d’information pour chacun des formateurs

Hébergement :

Distribution des classes aux troupes Gestion des clés (dépôt – distribution) Documentation à élaborer et à afficher dans les classes Plan de réaménagement de la salle de classe Informations pertinentes, horaires Code de vie Voir à vider les classes Voir à réaménager les classes Prévoir l’accès aux douches Prévoir un réveil pour le matin

Restauration :

Repas : Souper du vendredi Déjeuner du samedi Dîner du samedi Cocktail de l’Égrégore Souper du samedi Déjeuner du dimanche Boîte à lunch du dimanche Collations

Établir un système de contrôle : coupons, horaire Horaire des bénévoles à la cafétéria Demander si des participants ont des allergies alimentaires


Tâches du comité d’accueil (suite)

Premiers soins : 2 bénévoles en permanence

Prévoir une trousse de premiers soins Établir une liste des numéros d’urgence Demander les numéros de chaque responsable de troupes

Accueil du public : 8 bénévoles (2 placiers, 2 comptage, 2 billetterie, 2 à l’entrée)

Établir une politique de distribution de vente des billets Ex. 5 $ par production, forfait 3 productions / 10 $ Prévente au collège avant l’événement N.B. les spectacles faits par des amateurs ne sont pas taxables selon l’Article 153 de la

Loi sur la Taxe de ventes du Québec.

Conception graphique (couleur différente pour chaque production) Demander à un élève en graphisme Inscrire dessus :

SalleDateHeureTitre de la pièceAuteur de la pièceNom de la troupe et cégep qui présenteLogo collège hôte

Impression Faire imprimer, soit au collège soit à l'imprimeur avec les programmes Déterminer le nombre de billets nécessaires pour chaque pièce. Voir avec la production

le nombre de places par salle.

Distribuer les billets aux participants, mettre les billets restants à l’entrée Réserver les billets pour les VIP, journalistes, personnes-ressources commentaires Établir les points de vente de billets à l’entrée de chaque grande production

(guichets) Prévoir une petite caisse Distribuer des programmes à l’entrée Compter les entrées Réserver les sièges VIP pour l’ouverture, la lecture publique et la clôture Limiter les allées et venues dans la salle de spectacle

Salon VIP 2 bénévoles de 18 ans et plus

Avoir un bénévole sur place en tout temps, vérifier les cocardes des gens qui entrent Aménagement du local VIP Prévoir l’identification des VIP Assurer l’entretien et l’approvisionnement du salon

Vin / bière / eau / jus / liqueur Grignotines Musique

Ne pas distribuer de boisson avant 17 h

Soirées

Aménagement de la salle Installation du bar Accueil des artistes ou DJ Prévoir un endroit pour les « insomniaques »! Pour éviter le bruit dans les dortoirs.

Équipe de nuit Couvre-feu/ Surveillance/ Ménage


Bénévoles - recrutement

Formulaire d’inscription des bénévoles

Nom :________________________________________________________________________

Téléphone :___________________________________________________________________

Courriel :_____________________________________________________________________

Allergies : Oui Non Si oui, lesquelles : ____________________________Êtes-vous végétarien(ne)? Oui Non

DISPONIBILITÉS (précisez les heures)

Vendredi x avril : ______________________________________________________________

Samedi x avril : _______________________________________________________________

Dimanche x avril : _____________________________________________________________

INTÉRÊTS

Accueil ______________________________________________________________________

Partys (service de bar) _________________________________________________________

Décoration____________________________________________________________________

Spectacle (billetterie, placiers) ___________________________________________________

Activités (sports, jeux, etc.) _____________________________________________________

Secourisme___________________________________________________________________

COMMENTAIRES _________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________


Formulaire d’engagement

INFORMATIONS GÉNÉRALES (veuillez écrire lisiblement et en lettres moulées)

Nom :No. de dossier : Concentration :1ère session au Collège : Oui Non

Courriel :Adresse :

Téléphone : ( ) OU ( )

Je désire m’inscrire à titre de bénévole pour le 30e Intercollégial de théâtre et je m’engage à :

Être présent et disponible pendant la durée du 30e Intercollégial de théâtre qui se déroulera du vendredi 15 avril à 14 h au dimanche 17 avril 2016 à 17 h, au Cégep d’Alma

Être présent aux réunions auxquelles je suis convoquée. Une réunion majeure aura lieu le _________, de 12 h 45 à 15 h 15, pour tous les bénévoles.

Assumer les responsabilités que j’accepte de prendre et ce, dans les délais prévus.

Respecter mes horaires pendant la fin de semaine du 30e Intercollégial de théâtre.

Faire preuve d’une attitude respectueuse et accueillante envers les participants.

Bien concilier mes études et mon engagement dans cette activité.

___________________________________ ________________________Signature de l’étudiant Date

AUTORISATION D’UTILISATION DE PHOTOS / IMAGES VIDÉOGRAPHIQUES OU AUTRES

Je soussigné(e), autorise par la présente le Cégep X à utiliser toute photo ou image de moi, vidéographique ou autre dans un but promotionnel ou d’information (documents publicitaires, médias, etc.).

Ainsi, je dégage le Cégep de toute responsabilité eu égard à l’utilisation des dites photographies ou images dans le cadre des fins ci-haut décrites, et ce, pour une période illimitée.

____________________________________ _______________________Signature de l’étudiant Date


Documents pour l’accueil des troupes

POUR REMETTRE AU STAND D’ACCUEIL

QUOI À QUICocarde

Billets des pièces

Coupons repas

Horaire de la fin de semaineÀ l’accompagnateur (pour lui et chacun des participants)

Plan du Cégep

Programme

Cadeaux

T-shirts commandés avec copie du bon de commande

À l’accompagnateur seulement

Confirmation des ateliers et locaux

Horaire des repas à la cafétériaFaire un horaire vs ateliers :

11 h 30 12 h 12 h 30

Horaire d’accès aux douches

Horaire d’ouverture du stand d’accueil avertissement objets perdus ou

volés

Code de vie (règlements)

Numéro d’urgence du Collège 24 h/24h

Évaluation X nombre de participants

Feuille retour commentaire à faire remplir immédiatement pour ceux qui ne l’ont pas retournée

À l’accompagnateur (production seulement)Horaire des rencontres pour retour commentaire

Horaire des rencontres techniques pour les troupes

Plan des entrepôts


Consignes aux bénévoles

Accueil des troupes

Rôles des bénévoles1. Accueillir le délégué (souhaiter la bienvenue)2. Expliquer :

1. Où aller, chariots disponibles2. Où sont les entrepôts (besoins?)3. Les reconduire à leurs dortoirs, avoir en main la

distribution des dortoirs 3. Expliquer :

a. Cocardes Vous devez porter votre cocarde en tout temps.Elle contient vos billets pour les différentes pièces de théâtre auxquelles vous assisterez. Elle contient le billet d’entrée pour la lecture publique.Elle contient vos repas pour la fin de semaine.Si vous la perdez, vous devrez débourser 25 $ pour vous en procurer une nouvelle.

b. Kiosque d’accueil face à la cafétéria

Dépannage et informations Horaire des spectacles et locaux des ateliers Plan du collège Premiers soins Horaire des repas à la cafétéria Objets perdus

Heures d’ouverture :Vendredi : 20 h à 1h Samedi : 8 h à 23 h Dimanche : 9 h à 11 h

Note : ne pas laisser de cadenas sur les casiers du centre sportif; tous les soirs, ils sont coupés…

c. Douches

Heures d’accès :Vendredi : 20 h à 23 h 30Samedi : 7 h à Minuit Dimanche : 7 h à 10 h 30

Avertissement : Le collège ne se tient pas responsable des objets perdus ou volés. Ne laissez aucun objet de valeur dans les dortoirs.

4. Faire une visite des lieux (stand d’information, locaux d’ateliers, cafétéria, loges et salles de spectacle, etc.)

5. Les inviter à aller souper et assister à l’ouverture officielle de l’événement6. Répondre aux questions.


Premiers soins

2 bénévoles en permanence Avoir une trousse de premiers soins dans chacune des salles de spectacle ainsi qu’à l’accueil

Numéros à remettre aux bénévoles de la table d’accueil

Urgence (police, ambulance, etc.) : ___________________

Taxi : ___________________

Numéros de chaque responsable de troupes (voir exemple de Liste d’urgence)

Liste d’urgence- Exemple

Outil de travailAfin d’assurer la sécurité de tous, nous aimerions avoir un numéro de téléphone pour vous joindre en cas d’urgence.

CollègeAccompagnateur No de téléphone

cellulaire ou téléavertisseur

No de chambre à l’hôtel/nom de

l’hôtel

No de téléphone au lieu

d’hébergementNom Prénom


CollègeAccompagnateur No de téléphone

cellulaire ou téléavertisseur

No de chambre à l’hôtel/nom de

l’hôtel

No de téléphone au lieu

d’hébergementNom Prénom

Locaux de dortoirs – tableau- Exemple

Outil de travail

COLLÈGE Local Signature de l’accompagnateur

Dépôt de 20 $

Retour de la clé et

des évaluations

1234567891011121314151617181920212223242526272829


30Bénévoles


Horaire des douches - Exemple

HORAIRE DES DOUCHES

VENDREDIDE 18 H À 23 H

SAMEDIDE 7 H À 23 H

DIMANCHEDE 7 H À 11 H


Avis Dortoir- Exemple

Vous devez libérer votre salle de dortoir immédiatement après la clôture de l’Intercollégial à 13 h.

Un petit coup de main sera très apprécié. Nous demandons de

replacer les tables selon le plan qui est affiché à côté de la porte.

Mettez les chaises sur les tables pour permettre aux employés du

cégep de laver les planchers.

Merci!


Menu et horaire des repas - Exemple

Les choix de menu doivent être déposés directement sur le site d’inscription individuelle en ligne

MENU RÉGULIER MENU VÉGÉTARIENSouper vendredi : 17 h à 19 h

SoupeLasagne à la viande

SaladeDessert

Jus, lait, liqueur

SoupeLasagne végétarienne

SaladeDessert

Jus, lait, liqueurDéjeuner samedi : 7 h 30 à 8 h 45

CéréalesRôtiesŒufs

Viande PatatesMuffinsFruits

Café, lait, jus

CéréalesRôtiesŒufs

PatatesFromageMuffinsFruits

Café, lait, jusDîner samedi : 11 h 30 à 13 h 30

SoupeBœuf bourguignon

RizLégumesDessert

Jus, lait, liqueur

SoupeTofu en sauce

RizLégumesDessert

Jus, lait, liqueurSouper samedi : 18 h à 19 h 30

SoupePizza garnie

Salade ou fritesDessert

Jus, lait, liqueur

SoupePizza végétarienne

Salade ou fritesDessert

Jus, lait, liqueurDéjeuner dimanche : 8 h à 10 h

CrêpesRôtiesŒufs

Viande PatatesFruits

Café, lait, jus

CrêpesRôtiesŒufs

FromagePatatesFruits

Café, lait, jusBoîte à lunch : 13 h

Crudité trempetteFromage

Salade de pâtes1 sandwich jambon

FruitBiscuit

Jus

Crudité trempetteFromage

Salade de pâtes1 sandwich thon

FruitBiscuit

Jus

Coupon repas

Chaque personne aura un menu imprimé à même le programme informatique, il sera donc facile pour vous de préparer les coupons repas à glisser dans les cocardes.


Billetterie

Prix des billets :Il n’y a pas de politique pour les prix des billets pour l’Intercollégial de théâtre, par contre, voici ce que nous suggérons.

TARIFICATION (exemple) 5 $ pour une production forfait 3 productions / 10 $ 15 $ pour une passe-festival (accès à toutes les productions, y compris la

lecture publique)

Conception des billets :Billets réguliers pour chaque production

N’imprimer que le nombre de places disponibles Des sièges sont-ils condamnés pour la console technique? Y a-t-il des restrictions de vue? Enlever les sièges correspondants au nombre de passe Enlever les sièges des participants

Sur chaque billet, vous devez retrouver l’information : Salle Date Heure Titre de la pièce Auteur de la pièce Nom de la troupe et cégep qui présente Logo collège hôte

Utiliser des couleurs différentes pour chacune de productions facilite le contrôle à l’entrée.

Laissez-passer

Prévoir un système pour les gens qui ont accès à l’une ou l’autre des productions sans restriction.Joindre un programme complet de l’événement.

Faire une liste des personnes ayant un laissez-passer:

Artiste invité RIASQ (4 personnes) Personnes ayant acheté le laissez-passer

Commanditaires à qui vous aurez accordé un laissez-passer


Aucun commanditaire ne doit apparaître sur le billet

Distribution des billets

(Dans Excel la compilation s’additionnerait d’elle-même)

Jour et date Production Salle Nb sièges dans la salle

Collège TOUS Nb de personnes

Vendredi 20 h TITRE A Salle X 250 places Collège 4 15Collège 5 12

Collège1 Collège 6 20Collège 7Collège 8Collège 9Collège 10

Etc.

Nb de passeTOTAL 425

Jour et date Production Salle Nb sièges dans la salle

Collège Nb de personnes

Vendredi 22 h TITRE B Salle Y 150 places Collège 4 15Collège 2 Collège 5 12

Collège 6 20Collège 7Collège 8

Etc.Nb de passe

TOTAL 150

Vendredi 22 h MINIS Salle W 100 places Collège mini 15Collège mini 12Collège mini 20Collège 15Collège 16

Etc.Nb de passe

TOTAL 100


Procédure d’accueil du public

Production Bénévoles Programme VIP –sièges à réserver

Public

TITRE A Nom 1 oui □ non □Nom 2

TITRE B

TITRE C


Local VIP

OUVERTURE VIP

Vendredi 20 avrilDe 20 h à 00 h 30

Samedi 21 avrilDe 11 h 30 à 23 h

Dimanche 22 avrilDe 10 h à 13 h 30

Consommation sur place seulement


Animation

L’animation, c’est ce qui donne le ton, l’ambiance et votre couleur locale à l’événement. Vous devez prévoir un espace pour que les festivaliers puissent se retrouver (même la nuit si possible), un salon VIP pour les animateurs, metteurs en scène et enfin une grande salle pour les activités sociales du vendredi et samedi soir. Vous serez responsable de l’ouverture et de la fermeture de l’événement.

Il est suggéré que les deux collèges hôtes conviennent d’une même thématique pour ne pas susciter de commentaires ou de comparaison défavorables de l’un par rapport à l’autre.

Élaborer un concept d’animation ou un thème

Le concept ou le thème. Ex : médiéval Donne le ton à l’Intercollégial Permets de créer des décors. Ex entrée des salles en château Ouvre la porte à des activités intéressantes. EX : jeu de cap et d’épées Peut aussi influencer dans la transmission de l’information

Animer les activités d’accueil et de fermeture

Recruter des animateurs Superviser les textes Fournir les horaires

Organiser un party pour le samedi soir :

Disco mobile ou groupe Éclairage Aménagement

Participer au recrutement de bénévoles

Définir le nombre de bénévoles nécessaires Assigner les tâches Fournir les horaires

Prévoir un bar et organiser la vente de bières et liqueurs.

Permis de boisson (vente) Horaire de travail Logistique de contrôle de vente Aménagement

Décoration et atmosphère en lien avec le thème ou le concept

Achat de matériel Fabrication Installation

5 à 7 des bénévoles

Aménagement Animation


20e anniversaire du RIASQ

Souligner le 20e anniversaire du RIASQ

Dans l’animation d’ouverture À la fin de l’Intercollégial lors de la fermeture Suggestion : créer un espace 20e anniversaire RIASQ. EX : photobooth avec

accessoires/costumes et arrière-plan RIASQ lors du party Inviter les étudiants à utiliser le hashtag RIASQ20 (#RIASQ20) dans leurs

publications Instagram/Facebook/Twitter Permet de faire connaître le RIASQ aux étudiants


VII. RELATIONS AVEC LES COLLÈGES


Relations avec les collèges participants

Guide des envois aux collèges inscritsÀ l’Intercollégial de théâtre

IL EST DE PREMIÈRE IMPORTANCE DE TOUJOURS COMMUNIQUER AVEC LE DÉLÉGUÉ RIASQ DU COLLÈGE PARTICIPANT ET NON AVEC LE METTEUR EN SCÈNE.

o Vous êtes responsable de faire votre propre mise en page;

o Nous conseillons d’utiliser la signature du 30e Intercollégial de théâtre (disponible dans l’Espace membres);

o Faire lire et corriger tous les envois par le RIASQ (prévoir environ cinq jours);

o Une fois corrigé, transmettre votre envoi au RIASQ en document séparé. Par exemple, les 5 documents du 1er envoi devront être retournés en 4 documents différents;

o Tous les envois et documents sont déposés par l’équipe du RIASQ dans l’Espace membres sous l’onglet – Événements – Intercollégial de théâtre;

o Les lettres d’introduction de tous les envois sont transmises par le collège hôte par courriel aux délégués RIASQ des collèges inscrits (le RIASQ transmet la liste officielle au 1er novembre);

o Mettre le RIASQ sur la liste de tous vos envois [email protected];

Guide d’organisation danse Page 90


o Il est suggéré de faire, entre les envois, quelques rappels pour les dates limites.

Liste des envois

1 ER ENVOI

13 NOVEMBRE 2015

VOLET PRODUCTION1. Lettre d’introduction2. Fiche d’inscription - production3. Fiche d’information technique4. Échéancier de l’Intercollégial de théâtre5. Les devis techniques des salles de production avec photos

VOLET PARTICIPATION1. Lettre d’introduction2. Fiche d’inscription- participation6. Échéancier de l’Intercollégial de théâtre3. Les devis techniques de la ou des salles de mini production

2 E ENVOI

11 DÉCEMBRE 2015

VOLET PRODUCTION1. Lettre d’introduction2. Formulaire d’information pour le programme3. Fiche retour-commentaires4. Sondage-covoiturage

VOLET MINI-PRODUCTION1. Lettre d’introduction2. Formulaire d’information pour le programme3. Sondage-covoiturage

VOLET PARTICIPATION1. Lettre d’introduction2. Formulaire d’information pour le programme3. Sondage-covoiturage


Liste des envois (suite)

3 E ENVOI

5 FÉVRIER 2016

TOUS1. Lettre d’introduction2. ABC de participation à l’Intercollégial 3. ABC des responsables présents à l’Intercollégial4. Horaire (préliminaire) de la fin de semaine 5. Ateliers de formation offerts6. Atelier offert aux accompagnateurs et metteurs en scène7. Bon de commande des chandails de l’Intercollégial8. Procédure pour l’inscription individuelle en ligne9. Guide d’inscription individuelle en ligne pour les participants10. Fiche technique - production 11. Fiche technique – mini production

4 E ENVOI

29 MARS 2016

ANIMATEURS ET ACCOMPAGNATEURS1. Lettre d’introduction2. Dernières informations3. À prévoir pour les ateliers de formation4. Horaire officiel de la fin de semaine5. Horaire des montages, démontages et retour-commentaires6. Horaire d’arrivée des participants7. Responsabilités des collèges et des accompagnateurs


Documentations pour les collèges participants - Exemple

À TOUS LES PARTICIPANTS

Voici tout ce qu'il faut savoir ou prévoir avant votre départ pour l’Intercollégial !

Ne pas oublier

Votre gourde pour la remplir d'eau aux abreuvoirs (comme nous sommes un collège vert, les bouteilles d'eau se feront très très rares).

De ne pas apporter d'objets de valeur. Sinon, quelques casiers seront disponibles, prévoyez un cadenas (à noter que nous ne serons pas responsables des vols).

Vos instruments de percussion, si vous en avez. Un sac de couchage, tapis de sol, oreiller et cadenas pour le vestiaire, aux douches. De lire le document « À prévoir pour les ateliers », car certains ateliers nécessitent

d'apporter certaines choses ou de prévoir une quelconque tenue vestimentaire. Votre maillot de bain, car la piscine sera accessible samedi en fin d'après-midi. De respecter le code de vie figurant dans l'ABC de l’Intercollégial qui vous a déjà été

remis par la personne responsable de votre troupe. Qu'une carte de repas perdue vous coûtera 20 $ pour son remplacement.

Dortoirs et douches

Lors de votre arrivée, nous vous remettrons la clé de votre dortoir moyennant un dépôt de 20 $ /collège. Ce dépôt vous sera remis le dimanche, avant votre départ, en échange de la clé.

À noter que c'est l'accompagnateur que nous attendons à la table d'accueil et que tous les étudiants d'un même collège doivent être arrivés pour que nous partions vers votre classe-dortoir, où nous vous expliquerons les principales consignes.

Nous tentons de libérer les classes-dortoirs pour 16 h. Elles ne seront cependant pas disponibles pour vous y installer tout de suite. Nous vous demanderons de laisser vos bagages sur le mobilier et d'empiler les chaises. Par la suite, nos équipes d'aménagement et d'entretien passeront pour rendre votre dortoir accessible. Nous préférons vous avertir qu'il est probable que certaines troupes n'aient pas accès à un local à leur arrivée. Vos bagages seront alors déposés dans un local prévu à cet effet. Soyez assurés que nous faisons tout notre possible pour remédier à cette situation.

L'horaire des douches est de 7 h à 24 h, les vendredi et samedi et de 7 h à 10 h le dimanche.

DVD souvenir

Coût du DVD souvenir : 20 $Le DVD doit être commandé et payé (argent comptant) sur place, lors de l’événement.

Spectacles ouverts au public

Tous les spectacles sont ouverts au public. Coût 5 $Information : 819 XXX-XXXXHoraire des spectacles ci-joint


Code de vie de la fin de semaine- Exemple

Nous serons nombreux à célébrer le théâtre durant cette fin de semaine. Afin que tout se déroule dans l’harmonie, nous demandons la collaboration de chacun concernant le respect des consignes suivantes :

Il est interdit de fumer à l’intérieur du Collège.

Tous les participants devront avoir en tout temps, sur eux, la cocarde d’identification qui leur sera remise à l’arrivée.

Aucune consommation ou possession de drogue ne sera tolérée au Collège.

Aucune boisson ou nourriture ne devra être apportée et consommée dans les classes prévues pour l’hébergement.

Après les dernières représentations théâtrales de la soirée, un endroit sera réservé pour la consommation à un prix extrêmement compétitif. Vendredi et samedi au centre social et à la cafétéria et ce, à compter de 23 h 30.

Une « SOIRÉE GLAMOUR » est prévue pour le samedi soir. Vous devrez respecter les règles imposées par le comité d’animation.

Dans les sections du Collège où les classes-dortoirs seront installées, il y aura un couvre-feu à minuit à tous les soirs signifiant ainsi que les corridors doivent rester silencieux pour permettre un repos réparateur aux personnes le désirant.

Pour entrer au Collège, il faudra utiliser l’entrée principale, c’est-à-dire l’entrée de la Tourelle (porte 1). Le Collège fermera ses portes à 1 h. Après cette heure, il sera impossible d’y entrer.

Il est obligatoire qu’un répondant officiel, non étudiant, de chaque collège participant accompagne la troupe.

Le respect de soi, des autres et du matériel est de mise en tout temps.

BON INTERCOLLÉGIAL DE THÉÂTRE!


Encadrement des participants- Exemple

L’ENCADREMENT DES PARTICIPANTS AUX ÉVÉNEMENTS DU RIASQET LA RESPONSABILITÉ DES COLLÈGES ET DES ACCOMPAGNATEURS

Les collèges participants à un évènement se doivent d’agir de façon responsable, en fonction d’un cadre réglementaire déjà existant et du code de vie énoncé par le collège hôte.

Principe :C’est toujours le collège participant, et lui seul, qui assume la responsabilité de l’encadrement de ses étudiants lors des évènements intercollégiaux.

Les responsabilités du collège participant :Divulguer adéquatement l’information relative au déroulement et aux modalités de participation à l’activité.

Les responsabilités de l’accompagnateur :Pour l’accueil : Se présenter à l’entrée principale, au XX, boul. _______. Seul le responsable se présente à l’accueil. Il doit payer 20 $ pour la clé du dortoir (argent qui lui sera remis quand il rapportera la clé le dimanche). Si votre collège achète un CD de photos ou un DVD souvenir, en faire la commande et le paiement (argent comptant) dès l'accueil.

S’assurer que tous les élèves sont arrivés et sont ensemble pour faire la visite guidée par un bénévole du collège hôte.

Participer à la rencontre obligatoire de tous les accompagnateurs, prévue à l’arrivée le vendredi, à 17 h, au salon VIP.

Voir, au besoin, au retour d’un élève dans son milieu d’origine à cause d’une situation de force majeure (exemple : maladie).

Si un élève, par son comportement, se rend responsable de contraventions aux règlements, l’accompagnateur doit l’aviser de la possibilité d’être expulsé de l’activité.

Dans le cas d’expulsion d’un élève d’âge mineur, il est plus prudent qu’un parent soit contacté par l’accompagnateur pour convenir des modalités de renvoi de l’élève.

Voir à ce que les élèves participent à l’ensemble des activités du Festival. Voir à ce que les élèves respectent les consignes (code de vie ou règlements) du

collège hôte ou ceux déterminés par le RIASQ. S’assurer que les étudiants se lèvent le matin pour assister à leur atelier. S’assurer que les étudiants quittent seulement à la toute fin de l’Intercollégial et ont

replacé correctement le mobilier de la classe-dortoir. Adopter une approche de tolérance zéro quant à la consommation de stupéfiants.

Prévoir le renvoi automatique, à ses frais, de l’élève pris en flagrant délit de consommation, de possession ou de trafic de stupéfiants.

Prendre les dispositions appropriées pour contrôler et, s’il y a lieu, réprimer les comportements perturbateurs.

Laisser aux organisateurs un numéro de cellulaire où l’accompagnateur peut être rejoint en tout temps.

Note importante :Une amende sera facturée, par le RIASQ, à tout collège qui ne respectera pas les règlements de l’Intercollégial : heure d’arrivée et de départ, accompagnement des membres de la troupe adéquat en tout temps, participation à toutes les activités et ce pour toute la durée de l’événement, respect du temps permis pour la présentation du spectacle.


Règlements de l’Intercollégial de théâtre- Exemple

Nous tenons à vous rappeler que certaines règles devront être suivies.

Cégeps volet production

La production doit avoir été jouée au moins une fois avant d’être présentée à l’Intercollégial. Respecter les conditions de présentation :

Temps de montage : 1 h 30 Temps de présentation : 1 h 30 Temps de démontage : 30 minutes

Tous les cégeps

Avoir un répondant officiel autre qu’un élève durant la fin de semaine.

S’engager à participer à toutes les activités de l’événement.

S’assurer que le code de vie est bien respecté.

Inciter les élèves à être présents aux ateliers de formation.

Cégep volet miniproduction

Temps de présentation 20 minutes chronométrées maximum Temps de montage et démontage 10 minutes pour les deux étapes

Pour les volets production et mini production les temps de montage, de présentation et de démontage seront chronométrés. Selon le protocole de participation signé par les collèges, les troupes qui ne respecteront pas le temps réglementaire alloué seront pénalisées et des frais seront imposés au collège.

Participation à l’Intercollégial

Afin que l’Intercollégial de théâtre se déroule bien et soit agréable autant pour les participants et participantes que pour les organisatrices et les organisateurs, votre collaboration et celle de vos élèves sont très importantes. Nous comptons sur vous afin de faire respecter les consignes établies par le collège hôte et pour nous aider à replacer votre classe-dortoir le dimanche. Ce coup de pouce, si minime soit-il, représente beaucoup pour nous. De plus, par respect, il est primordial que les élèves se présentent aux représentations à l’heure et qu’ils ne quittent pas durant la pièce.

Problèmes particuliers

Si vos élèves éprouvent des problèmes importants de santé et autres, veuillez nous en aviser avant votre arrivée chez nous, afin que nous puissions prendre les mesures nécessaires pour éviter les désagréments.


VIII . Événement écoresponsable


L’écoresponsabilité, qu’est-ce que c’est?1

Un événement écoresponsable intègre le développement durable à toutes les étapes de son organisation. Il vise donc à:

Réduire les impacts négatifs de l'événement, notamment sur l'environnement (ex.:

réduction des déchets générés, des gaz à effet de serre émis, des ressources naturelles

consommées, etc.)

Augmenter les répercussions positives de l'événement (ex.: commerce local ou équitable,

entreprises d'insertion locale, accessibilité à l'événement, notamment pour les étudiants et

les OSBL, etc.)

Événement carboneutre ou zéro déchet

Un événement écoresponsable peut se fixer un objectif zéro déchet et/ou carboneutre, mais l'appellation "écoresponsable" vise également des objectifs sociaux et d'autres dimensions environnementales. Elle est donc plus englobante que l'appellation "carboneutre" ou "zéro déchet".

Un événement peut se dire écoresponsable sans se fixer d'objectif zéro déchet et/ou carboneutre, mais il ne faut pas oublier que les problématiques de déchets et de gaz à effet de serre sont des impacts majeurs d'un événement. Il est donc important de les prendre en compte dans l'organisation d'un événement écoresponsable.

Événement carboneutre

Un événement carboneutre ou zéro carbone vise à réduire l’impact de l’événement sur les changements climatiques. Au Québec, la majorité des gaz à effet de serre d’un événement intérieur proviennent du transport des participants. Un événement carboneutre se réalise en trois étapes, la première étant absolument essentielle et incontournable pour utiliser l’appellation carboneutre ou zéro carbone ;

1. Réduction des gaz à effet de serre émis, par exemple en privilégiant le transport en commun et le covoiturage, l'énergie consommée par les bâtiments et le matériel utilisé, le don ou le compostage de la nourriture restante, etc.

2. Comptabilisation des gaz à effet de serre émis à l'aide d'une grille de calcul3. Compensation des gaz à effet de serre par l'achat de crédits carbone ou la plantation

d'arbres

1 Conseil québécois des événements écoresponsable (http://www.evenementecoresponsable.com, consulté le 18 sept. 2012).Guide d’organisation théâtre Page 98

http://www.evenementecoresponsable.com/

Événement zéro déchet

Un événement zéro déchet vise la réduction de l'enfouissement des déchets générés par un événement. On tente d'y appliquer le principe des 3RV-E, ce qui signifie que l'on veut respecter, dans l'ordre, les actions suivantes:

1. Réduire à la source2. Réutiliser3. Recycler4. Composter (Valoriser)5. Éliminer (Jeter)

Pourquoi l’écoresponsabilité?

Plusieurs bénéfices sont liés à l'organisation d'un événement écoresponsable, notamment:

Réduit les impacts sur l'environnement, en particulier la surconsommation de ressources ainsi que la génération de déchets et de gaz à effet de serre ;

Augmente les bénéfices pour la société, tant sur le plan local qu'international ; Contribue au rôle social de l'organisation et améliore par le fait même son image auprès

des médias, des participants et partenaires ; Facilite l'accès à des partenaires financiers ; Motive les employés et les bénévoles ; Réduit les coûts (dépend des mesures écoresponsables choisies) ; Sensibilise les participants, les fournisseurs et les partenaires ; Stimule l'offre de produits et services écoresponsables ; Facilite l'implantation d'une démarche de développement durable au sein de

l'organisation.

Outils pour faire un événement écoresponsable

Quelques outils se retrouvent sur le site Web du RIASQ :

Dans la section Collèges hôtes :Sous l’onglet Intercollégial de théâtre :

Exemples de mesures écoresponsables Lien vers le site Web du Conseil québécois des événements écoresponsables

Nous vous invitons aussi à visiter le site Web d’ENvironnement JEUnesse



IX. COMMUNICATION/INFORMATION


Communication/Information

Votre personne-ressource au RIASQ : Judy Bolduc, agente de communication, [email protected], 418 877-9220, poste 204

Dans toutes les actions de communication de l’événement, il est entendu que :

Le RIASQ est producteur, Le collège hôte est réalisateurDesjardins est présentateur

Productions graphiquesAffiches

La conception des affiches est sous la responsabilité du RIASQ, l’impression est de la responsabilité du collège;

Fournir l’information pour l’affiche avant le 30 octobre 2015 (voir le formulaire 1,disponible sur votre Espace membres – Section collèges hôtes);

Approuver les informations du PDF de l’affiche à la demande du RIASQ.

Invitation à l’événement Le RIASQ vous remet une invitation à l’événement en format PDF que vous pourrez

utiliser pour réaliser vos invitations par courriel (disponible dans l’Espace membres).

Programme (voir devis du programme, page 102) Les couvertures extérieures du programme sont réservées au RIASQ.

Conception de l’intérieur du programme Réserver un espace pour le mot du directeur général ou du directeur des

Services aux affaires étudiantes; Réserver un espace pour le mot de la présidente du RIASQ; Réserver un espace pour l’Égrégore; Réserver un espace pour la présentation de l’Intercollégial de théâtre : courte

description de l’Intercollégial ainsi que la liste des formateurs et des ateliers; Retours-commentaires : photos et noms des personnes qui s’en chargeront; Photos et noms des troupes; Inclure les remerciements.

T-shirtsLa conception et l’impression des t-shirts sont sous la responsabilité du RIASQ.

Commander les t-shirts au RIASQ avant le 11 mars 2016.



PromotionInterne (radio étudiante, journal étudiant, médias sociaux, affichage électronique, etc.)

Recruter des bénévoles; Annoncer régulièrement les dates de l’Intercollégial de théâtre et les pièces

présentées; Planifier l’affichage; Concevoir la signalisation interne en lien avec l’animation; Définir le nombre de bénévoles nécessaires et les tâches à leur assigner.

Externe (si possible, selon la région) Planifier un affichage dans la ville, les écoles secondaires, les centres de

loisirs, les bibliothèques, les entrées des restaurants, les centres commerciaux, etc.

Médias sociaux

Si vous savez bien utiliser les médias sociaux (Facebook, Twitter, Flickr, blogue, You tube, etc.), ils peuvent transformer un événement en une véritable expérience interactive. En plus de donner de l’information concrète aux participants, ils permettent aux gens de se sentir inclus dans l’événement et d’agir en temps réel.

o Exemple de tweet : « Le #RIASQ en direct de l’ouverture de l’#intercotheatre au @collegealma ! ». Il faut simplement s’assurer que les hashtags (#) existent déjà et que les @ concernent le bon établissement.

La page Facebook du RIASQ est à votre disposition. Transmettre vos photos, vos vidéos et vos renseignements afin qu’ils soient diffusés au plus grand nombre de personnes avant, pendant et après la tenue de l’événement.

Recruter des étudiants comme animateurs de communauté Web. Ils diffuseront l’information, animeront vos différents sites, publieront des photos en temps réel et inciteront les internautes à participer.

Informer le RIASQ de toutes vos démarches de promotion sur les réseaux sociaux. Le RIASQ vous aidera à passer l’information via ses différents canaux de diffusion.

Créer un événement Facebook est une bonne façon de tenir informé les étudiants, mais aussi le grand public. En y insérant les informations de l’Intercollégial de théâtre, par exemple l’heure, le coût du billet (s’il y a lieu) et l’endroit, les gens verront le tout passer sur Facebook et cela suscitera l’intérêt à acheter des billets.

PublicitéFaire de la publicité dans les médias externes entraîne des coûts assez élevés. Vérifier la possibilité de commandite.

Achat d’espace publicitaire dans les hebdomadaires régionaux ou les quotidiens de votre région;

Annonce publicitaire dans les stations de radio régionales et à la télévision communautaire;

Affichage média dans les autobus, les abribus, les toilettes, etc.


Pour l’Intercollégial de théâtre, nous vous invitons à utiliser le hashtag #intercotheatre dans vos publications. Vous pouvez aussi utiliser #RIASQ, #RIASQ20 et #rdvculturels.

Événement de presseLe collège hôte pourra prévoir un événement régional dans le respect du calendrier de presse national. En tout temps, le RIASQ devra approuver le contenu du matériel de presse élaboré par le collège hôte. Le RIASQ est disponible en tout temps pour l’organisation de votre événement de presse en collaboration avec votre service des communications.

Informer le RIASQ de la tenue de votre événement (type d’événement, date, etc.);

Réserver la salle; Réserver le matériel (lutrin, micro); Réserver un buffet :

Choisir un traiteur; Établir les besoins; Confirmer deux semaines avant l’événement.

Concevoir l’invitation (l’invitation en format PDF éditable est disponible sur votre Espace membres);

Envoyer les invitations (par la poste ou par courriel) dix jours avant la conférence de presse :

Médias locaux et régionaux; Bénévoles; Personnel du collège; Partenaires ou commanditaires; Compagnies de théâtre de la région.

Réaliser le dossier de presse/monter les pochettes : Rédiger le communiqué du collège (voir l’exemple, page 107) ou le faire rédiger par

le Service des communications de votre collège et le faire valider par le RIASQ; Monter les pochettes :

Communiqué général de l’Intercollégial (fourni par le RIASQ); Communiqué du collège hôte (validé par le RIASQ); Communiqué du gouvernement (fourni par le RIASQ); Communiqué de la Fédération des cégeps (fourni par le RIASQ); Communiqué de Desjardins (fourni par le RIASQ); Invitation à l’Intercollégial, laissez-passer ou billets.

Faire une liste des confirmations reçues. Indiquer le média, le nom et le nombre de journalistes et la présence d’un photographe ou d’un caméraman;

Faire un rappel par courriel ou par télécopieur la veille au matin de la conférence et un par téléphone le matin même;

S’assurer d’avoir un support visuel (affiches, bannières autoportantes) pendant la conférence;

Animer la conférence par une courte performance (facultatif); Prendre en note les médias présents et transmettre la liste au RIASQ; Avoir un photographe; Expédier par courrier rapide ou par courriel le dossier de presse aux médias

qui étaient absents ainsi qu’au RIASQ.

RELATIONS DE PRESSE Cibler vos relations avec les médias : essayer autant que possible de parler

ou d’envoyer l’information au journaliste ou au responsable de la section culturelle des médias;

Demander que l’Intercollégial soit mentionné dans les « Calendriers culturels » que publient la plupart des hebdomadaires régionaux, des quotidiens et les télévisions communautaires.

DEMANDES D'ENTREVUES MÉDIAS Les demandes d'entrevues avec l’artiste invité sont de votre responsabilité.

Veuillez seulement informer le RIASQ des demandes que vous recevez.REVUE DE PRESSE


Compiler l’information diffusée dans la région : articles de journaux et liste des médias électroniques qui ont parlé de l’Intercollégial;

Transmettre la revue de presse au RIASQ.

Site Internet

Faire l’annonce sur le site Internet de votre collège que vous recevez l’Intercollégial et mettre un hyperlien vers le site Web du RIASQ : www.riasq.qc.ca/evenements/festival_theatre/;

Fournir au RIASQ de l’information, des nouvelles ou des photos de l’organisation, les ateliers offerts, l’horaire, les représentations ouvertes au public, etc. Cette page est à votre disposition, profitez-en!

Photographie

Recruter des photographes amateurs ou professionnels (deux si possible);

Ajouter la clause suivante au contrat de votre photographe (voir l’exemple de contrat, page 105):

Le photographe accorde le droit au Réseau intercollégial des activités socioculturelles du Québec (RIASQ) et à ses partenaires d’utiliser les photos prises lors de l’Intercollégial de théâtre à des fins de promotion de cet événement ou des activités du RIASQ. Le RIASQ s’engage à identifier le crédit des photos utilisées.

Prendre des photos numériques;

Couvrir les spectacles, les ateliers, le cocktail, les activités protocolaires, la rencontre avec l’artiste invité, les activités d’animation, etc.;

Immédiatement après l’Intercollégial, faire parvenir une sélection des meilleures photos (entre 50 et 150) par WeTransfer à [email protected].

Par la suite, transmettre au RIASQ un CD de toutes les photos bien identifiées avec le crédit photo (provenance du collège, nom de la troupe, etc.) dans la semaine suivant l’Intercollégial.

La semaine suivant l’Intercollégial, envoyer un CD contenant toutes les photos au collège hôte ainsi qu’au RIASQ, à l’attention de Judy Bolduc.

Vidéo (optionnel)

Il est de plus en plus courant qu’une équipe de vidéastes fasse un reportage vidéo de l’événement.

Le tournage se fait dès le vendredi; Le montage se fait dans la nuit de samedi au dimanche ou très tôt le

dimanche matin;


http://www.riasq.qc.ca/evenements/festival_theatre/

La présentation se fait dans la grande salle en guise de clôture de l’événement;

La vidéo peut être vendue aux collèges participants; Transmettre un exemplaire au RIASQ qui pourra le déposer sur son

site Web.


Devis du programme

CouvertureLe RIASQ assume la conception de la couverture qui est réservée aux commanditaires nationaux. Vous devez obligatoirement respecter l’ordre des couverts, soit :

– Couvert 1 : visuel de l’événement – Couvert 2 : publicité de Desjardins

Format du programme : 11 X 17 pliée en 4

N.B. Les couverts extérieurs (1 et 2) doivent être imprimés en couleurs. Selon votre choix et votre budget, l’intérieur peut être imprimé en noir et blanc ou en couleurs.

Intérieur du programme

Page 1 La page 1 est réservée au mot de la direction de votre collège et à celui de la présidente du RIASQ.

Contenu (fourni par le collège hôte) : ½ page du haut : - mot de la direction du collège

- signature de la personne responsable - photo de la personne responsable

Contenu (fourni par le RIASQ) : ½ page du bas : - mot de la présidente du RIASQ

- signature de la présidente du RIASQ - photo de la présidente du RIASQ

Page 2La page 2 est réservée pour votre artiste invité, vos personnes-ressources et vos formateurs.

Contenu (fourni par le collège hôte) : ½ page du haut : - mot de l’artiste invité (facultatif)

- photo de l’artiste invité avec le crédit photo

Contenu (fourni par le collège hôte) : ½ page du bas : - noms des personnes-ressources

- photos des personnes-ressources (facultatifs) - noms des formateurs- remerciements.


Tous les documents fournis par le RIASQ pour la conception de votre programme seront disponibles dans la section « Collèges hôtes - Intercollégial de théâtre » de votre « Espace membres ». Un courriel vous sera envoyé afin de vous aviser de la disponibilité des documents.

Devis du programme (suite)

Pages 3 à 6 Contenu des autres pages intérieures (l’ordre des pages est à votre discrétion)

Présentation de l’Intercollégial de théâtreo Contenu (fourni par le RIASQ)

Présentation des troupesSuggestion : regrouper toutes les productions ensembles, même chose pour les mini productions

o Présenter les troupes en ordre de passage durant la fin de semaine;o Nom de la troupe, nom du cégep et photo;o Salle, jour et heure de la présentation de la pièce.

Prix de l’Égrégoreo Fourni par le RIASQo Texte de présentation du Prix de l’Égrégore; o Photo, nom, collège, programme d’étude du lauréat et titre de son texte ;o Texte de présentation du lauréat et de la lecture publique;

Horaire des pièces


Le programme doit être approuvé avant l'impression. Merci de le faire parvenir par courriel à [email protected] au plus tard une semaine avant l'impression.

Après l’Intercollégial, vous devez faire parvenir 40 exemplaires du programme au RIASQ à l'attention de Judy Bolduc.

N.B. Prendre soin de ne jamais identifier le RIASQ comme commanditaire ou partenaire, le RIASQ est le producteur de l’Intercollégial de théâtre, Desjardins est présentateur. Utilisez en tout temps le terme artiste invité et non président d’honneur.


Reporters en spectacle

Reporters en spectacle est une activité qui permet aux jeunes passionnées de journalisme et des médias de couvrir les événements du RIASQ.

OBJECTIFS Permettre aux étudiants de couvrir les événements du RIASQ de façon journalistique Offrir aux étudiants une expérience concrète dans le milieu médiatique Donner une visibilité aux reportages réalisés par les étudiants

ÉTAPES Recruter des étudiants qui seraient intéressés à couvrir votre événement par un

reportage vidéo et/ou un reportage écrit. Les reportages seront diffusés par la suite dans la section Reporters en spectacle de la Fabrique culturelle de Télé-Québec ainsi qu’auprès d’autres partenaires médias (détails à venir).

Les reporters devront être connus auprès du RIASQ deux semaines avant la tenue de l’événement. Vous devrez faire parvenir au RIASQ, à l’attention de Judy Bolduc au [email protected] les documents suivants qui seront disponibles sur votre Espace membres – section collège hôte :

o Contrat signé par le(s) reporter(s)o Formulaire de cession de droits signé

Le RIASQ s’assurera par la suite de faire un suivi auprès des reporters afin de connaître leurs besoins et répondre à leurs questions.

Éléments techniques pour les reportages : Ces critères sont également énumérés dans les contrats respectifs à chacun des reporters :

Les reportages vidéo devront respecter les critères suivants : Durée de trois à cinq minutes maximum Formats des vidéos : VLC, MOV ou MP4

Les reportages écrits devront respecter les critères suivants : Texte de 2 à 3 pages (environ 500 à 1 000 mots) Joindre trois photos en bonne résolution au reportage

Les reporters devront envoyer au maximum une semaine après l’événement la version finale de leur reportage écrit ou vidéo à [email protected]. Le RIASQ se réserve le droit de demander des modifications aux reportages s’il juge le tout pertinent.

Matériel promotionnel disponible (fourni par le RIASQ) : Afin de faire la promotion de Reporters en spectacle dans votre établissement, nous avons mis à votre disposition quelques outils graphiques : Bandeau Web Invitation PDF éditable Signature




Contrat de travail - Photographe - Exemple

EntreNOM DU COLLÈGE: Adresse complète: Téléphone : Télécopieur : Courriel : Représenté par : Et

Nom de la personne: Adresse complète: Téléphone : Courriel : N.A.S OU No TPS : TVQ :

Objet du contrat :

Être présent au minimum: le _________, de ____ à ____; le ___________, de ____ à ____; et le _________, de ____ à ____.

Assurer la couverture photographique de tout l'événement: spectacles, ateliers, cocktail dînatoire, activités protocolaires, activités d'animation, aller chercher l'ambiance et tous les aspects de l’Intercollégial. La photo numérique en 300 dpi est recommandée.

Faire parvenir dès la fin de l’Intercollégial une sélection de photos (environ 50 à 150) par Wetransfer à [email protected].

Transmettre au Collège et au RIASQ un CD de toutes les photos bien identifiées (+ crédit photo) dans la semaine suivant l’Intercollégial.

Conditions :

La photographe accorde le droit au Réseau intercollégial des activités socioculturelles du Québec (RIASQ), à ses partenaires et au Collège d'utiliser les photos prises lors de l’Intercollégial de théâtre à des fins de promotion de cet événement ou des activités du RIASQ. Le RIASQ s'engage à identifier le crédit des photos utilisées.

La photographe autorise le Collège à reproduire le CD pour des fins de vente auprès des collèges et participants.

Le Collège versera un cachet total de _____$. Le chèque sera émis au nom de ___________, à la fin du contrat. Tous les repas seront fournis par le Collège, à la cafétéria, du vendredi soir au dimanche midi.

En foi de quoi, les parties ont signé

Pour le collège hôte date

Photographe date




(10 jours ouvrablesavant la conférence)

Consignes pour le photographe

Normes techniques pour la prise de photos :o Photos en 300 dpi;o Photos nettes et claires, le plus possible.

ATTENTION ! S’assurer de la pertinence des photos et de la qualité de ce que vous choisissez de publier.

Couvrir les grandes productions, les mini productions, les activités protocolaires, la lecture publique, les activités d’animation, la rencontre avec l’artiste invité, les reporters en spectacle, etc.;

Immédiatement après l’événement, faire parvenir une sélection de 50 à 150 photos à [email protected] via le site Wetransfer. Nous vous fournirons les informations pour déposer les photos une semaine avant l’événement.

Par la suite, transmettre au RIASQ et au collège hôte un CD de toutes les photos bien identifiées avec le crédit photo (provenance du collège, nom de la troupe, etc.) dans la semaine suivant l’Intercollégial.

Texte d'invitation - conférence de presse - Exemple

Le Collège Saint-Clin reçoit le XXe intercollégial de théâtre

qui se tiendra du 15 au 17 avril 2016.

Pour l’occasion, vous êtes cordialement invitéau dévoilement de la programmation

le mardi x mars 2016 à 10 hà la salle Conifère du Collège Saint-Clin

222, rue PaquetSaint-Clin

Des membres de la troupe de théâtre du collègevous présenteront un extrait de la pièce Le jeu de quilles

qui sera joué lors de l’Intercollégial.

R.S.V.P. avant le 6 marsà Étienne L’Anglais

418 888-8888, poste [email protected]




Communiqué de presse du collège - Exemple

LOGO DU CÉGEP LOGO DU RIASQ OU SIGNATURE DU FESTIVAL

COMMUNIQUÉ DE PRESSEPour diffusion immédiate

Le rideau se lève surle 30e Intercollégial de théâtre

Mont-Laurier, 1er avril 2015 – Cette année, l’Intercollégial de théâtre s’arrête à Mont-Laurier. En effet, le Centre collégial de Mont-Laurier est fier d’accueillir la 30e édition de l’Intercollégial chez lui, les 17, 18 et 19 avril prochain. Près de 400 étudiantes et étudiants, de 27 troupes différentes ainsi que des professionnels du milieu, dont l’artiste invité X, envahiront les salles de spectacles pendant toute la fin de semaine.

Pour le Centre collégial de Mont-Laurier, il s’agit de la concrétisation du travail acharné du comité organisateur qui regroupe une soixantaine de bénévoles qui travaillent conjointement depuis novembre dernier pour veiller à la réussite de cet événement. L’équipe de production met, elle aussi, tout en œuvre pour faire de l’aventure une expérience formatrice et inoubliable.

Au programmePas moins de 7 productions, 11 mini productions et 15 ateliers de formation sont au programme pour la fin de semaine. Le public pourra assister à des pièces de tous les genres et de toutes les époques, allant de Shakespeare à Michel Marc Bouchard, en passant par Voltaire ou Boris Vian.

L’Intercollégial tiendra également lieu de grande première pour Sarah Berthiaume, étudiante du Collège Lionel-Groulx et gagnante du prix de l’Égrégore, concours intercollégial d’écriture dramatique. Son texte Le déluge après fera l’objet d’une lecture publique par une équipe professionnelle du Festival du Jamais Lu.

Selon Mario Thibault, directeur général, l’Intercollégial se veut unique, rassembleur et formateur autant pour ceux qui montent sur scène que pour ceux qui œuvrent dans les coulisses. « C’est un point de rencontre particulier avec des professionnels du milieu, un lieu idéal d’apprentissage, une porte ouverte sur la découverte de nouvelles pièces et de nouveaux auteurs.», précise-t-il.

La lecture publique, les mini productions et les 10 productions de théâtre sont ouvertes au grand public. Amateurs de théâtre, vous pouvez vous procurer vos billets au coût de 5 $ par production ou de 20 $ pour 5 pièces à l’entrée de la salle concernée ou encore en téléphonant au 819 623-1525, poste 10 pour réserver vos billets à l’avance.

La 30e édition de l’Intercollégial de théâtre est une production du Réseau intercollégial des activités socioculturelles du Québec (RIASQ) et une réalisation du Centre collégial de Mont-Laurier en collaboration avec les partenaires suivants : la Fondation du Centre collégial de Mont-Laurier, l'Association générale des étudiants du Centre collégial de Mont-Laurier, Radio NRJ 102,3 et IGA extra. Le Centre collégial de Mont-Laurier est un cégep membre du RIASQ.

- 30 -Source : Information :Nom Nom du délégué RIASQTitre/fonction Titre/fonctionCollège CollègeTéléphone, poste Téléphone, posteCourriel Courriel





X. ÉVALUATION


Procédure pour l’évaluation de l’Intercollégial de théâtre

Évaluation individuelle

L’évaluation permet au collège hôte et au RIASQ de vérifier le niveau de satisfaction des participants inscrits et d’apporter des améliorations aux tournois futurs. Pour ce faire, il est donc important que chaque participant remplisse individuellement une fiche d’évaluation.

Rôle de l’accompagnateur

L’accompagnateur de l’équipe doit récupérer les fiches complétées de chaque étudiant et les remettre au responsable du collège hôte avant de quitter. Nous vous suggérons de les récupérer en même temps que les clés des dortoirs.

Compilation des résultats

Lors du bilan final de votre événement, vous pourrez utiliser le modèle de fiche d’évaluation (p.111) et y inscrire le nombre exact de répondants pour chaque réponse. Le RIASQ se chargera de compiler les résultats en pourcentage.

Bénévoles

Puisque vous recevrez de nombreux sondages, il peut être opportun de prévoir des ressources bénévoles afin de vous permettre d’économiser du temps lors de la compilation des résultats.


Fiche d’évaluation

Intercollégial de théâtre Provenance du répondant : ___________________________________

ProductionMini productionParticipation

Une activité RIASQ

Ateliers

Condition

Retour-commentaires

Commentaires :

Es-tu intéressé à participer aux discussions concernant l’évolution de l’Intercollégial de théâtre? Si oui, laisse-nous tes coordonnées : Nom : ________________________________ Courriel : _____________________________ Es-tu intéressé à recevoir l’infolettre du RIASQ? Oui Non Courriel : ____________________________

Merci de votre collaboration!


Vous avez suivi un atelier, lequel ? ____________________________________________Donnez votre appréciation de :

La personne-ressource satisfaisant moyennement satisfaisant pas satisfaisant Du contenu satisfaisant moyennement satisfaisant pas satisfaisant

Est-ce votre première expérience à cet événement? Oui Non L’expérience vous a permis d’aller plus loin dans votre démarche artistique? Oui Non La rencontre était-elle à la hauteur de vos attentes? Oui Non La recommanderiez-vous à vos amis? Oui Non

Sur scène, diriez-vous que vous avez présenté dans de bonnes conditions? Oui Non Ne s’applique pas

Le retour était-il à la hauteur de vos attentes ? Oui Non Ne s’applique pas

Donnez votre appréciation de :La personne ressource satisfaisant moyennement satisfaisant pas satisfaisant

La pertinence des commentaires satisfaisant moyennement satisfaisant pas satisfaisant Qui était votre personne-ressource? __________________________________________________