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INOVAXO – COMPTOIR V2 ● 3 novembre 2016

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Guide utilisateur WINProPièces : COMPTOIR - ATELIER V2

03/11/16

Table des matières

1. Objectifs ......................................................................................................................... 3

2. Pré requis ........................................................................................................................ 3

3. Environnement .............................................................................................................. 3

Accès ..................................................................................................................................... 3

Principe .................................................................................................................................. 4

4. Procédure ...................................................................................................................... 5

Identification du client ........................................................................................................ 5

Entête ..................................................................................................................................... 8

Lignes ................................................................................................................................... 11

Fin de document ................................................................................................................ 18

5. Onglets Secondaires .................................................................................................. 23

Id. client ............................................................................................................................... 24

Favoris .................................................................................................................................. 25

Document ........................................................................................................................... 25

Client .................................................................................................................................... 26

Lignes ................................................................................................................................... 27

Articles.................................................................................................................................. 28

Catalogue ........................................................................................................................... 29

Fin de document ................................................................................................................ 30

6. Nouveautés ................................................................................................................. 30

7. Modification par rapport au comptoir V1 .............................................................. 31

8. Atelier ............................................................................................................................ 31


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GUIDE UTILISATEUR

HISTORIQUE DU DOCUMENT

Numéro

de

Version

Date Description de la modification

Section #

Modifié par Validé par

V1.0 14/06/2016 Toutes Création du document NBE


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GUIDE UTILISATEUR

1. Objectifs L’objectif de ce guide utilisateur est de fournir les éléments de formation sur le nouveau module « COMPTOIR - ATELIER V2 ». Il est destiné aux utilisateurs finaux de la solution Winpropieces.

Le module « comptoir – atelier » permet de créer des documents de ventes (devis, commande, OR, bon de livraison et facture).

2. Pré requis Ce qu’il faut savoir :

• Si vous souhaitez accéder à la nouvelle version du module « comptoir – atelier » de Winpropieces, une intervention de nos services est nécessaire pour activer le « COMPTOIR - ATELIER V2 »

• Version minimum requise : 21.v10.Ac • Résolution d’écran minimum requise 1280x900 • La migration est irréversible

Attention la migration impact tous les sites et agences

3. Environnement

Accès

Pour accéder au module « comptoir – atelier », il faut depuis l’accueil de Winpropieces, aller dans les menus suivants :

COMPTOIR SAISIE COMPTOIR


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GUIDE UTILISATEUR

Les couleurs de fond de fenêtre permettent de distinguer les agences, elles sont

personnalisables depuis les paramétres. Elles apparaissent dans le module

« comptoir-atelier » sous forme de bandeau comme ci-dessous :

Principe

Une fois dans le menu « comptoir – atelier », pour créer votre document suivez les onglets dans l’ordre indiqué. On appellera ces onglets « Onglets Primaires ». Vous pouvez revenir en arrière sauf si vous revenez sur l’onglet « identification client » alors on vous proposera d’abandonner votre saisie pour créer un nouveau document.

D’autres onglets sont disponibles en fonction des « Onglets Primaires »

sélectionnés. Ils permettent d’accéder à certaines fonctionnalités complémentaires.

On appellera ces onglets « Onglets secondaires », voir chapitre « Onglets

Secondaires ».

Etape 1 Etape Etape 2 Etape 3 Etape 4

Onglets Primaires

Onglets Secondaires


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GUIDE UTILISATEUR

4. Procédure

Identification du client

Pour commencer votre document de vente, vous devez dans un premier temps identifier le client. Pour cela, renseignez vos critères de recherche.

Voici une description des icônes que vous pouvez retrouver dans cet encart.

icônes descriptifs Raccourci clavier

Cette icône vous permet de réinitialiser les champs que vous avez renseigné afin de recommencer une rechercher.

Permet d’afficher la liste des champs correspondants. Exemple :

F7

Cette icône vous permet de valider votre saisie. F12

Cette icône vous permet d’abandonner la saisie en cours.

F5


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GUIDE UTILISATEUR

Une fois votre client saisi par exemple « GARAGE DUPONT », s’il s’agit du seul client possible alors vous basculerez sur le deuxième onglet Voir « ETAPE 2 : Entête ». Vous pouvez rechercher votre client en effectuant une recherche approximative avec l’étoile « * ». Par exemple :

auto* Ramène tous les résultats ayant ce champ qui commence par auto.

*auto Ramène tous les résultats ayant ce champ qui finit par auto.

*auto* Ramène tous les résultats ayant ce champ qui contient auto. (dans n'importe quelle position)

Si plusieurs résultats sont possibles alors une fenêtre s’ouvre, vous affichant les possibilités. Vous n’aurez plus qu’à sélectionner votre client pour continuer.

Pour sélectionner un client comptoir, positionnez-vous dans la zone nom puis cliquez sur le bouton « clients particuliers » en haut, il vous permet d’afficher la liste des clients comptoir enregistrés.


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GUIDE UTILISATEUR

Vous avez aussi la possibilité de sélectionner votre client dans l’une des listes situées en bas de l’onglet « identification client ».

• Clients favoris Pour ajouter votre client dans la liste des clients favoris, vous devez d’abord rechercher votre client, le sélectionner et une fois dans l’onglet « Entête » cliquez sur l’icône étoile situé en haut à gauche. Les favoris clients sont gérés par utilisateur.

• Top clients Cette liste affiche les clients ayant générés les plus gros chiffres d’affaire. Le nombre de résultat de cette liste est dynamique, vous pouvez choisir le nombre de client à afficher dans cette liste, par défaut il est fixé à 20.

• Les dernières ventes Cette liste affiche les clients ayant générés les derniers documents de ventes (devis, commande, OR, facture comptoir). Le nombre de résultat de cette liste est dynamique, vous pouvez choisir le nombre de client à afficher dans cette liste, par défaut il est fixé à 20.


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GUIDE UTILISATEUR

Pour rappeler un document de vente en cours, le bouton en haut à gauche « Rech.docs » vous permet de rechercher les devis(F8), les commandes ou les préparations de commandes(F9).

Depuis l’onglet « Identification client » d’autres fonctionnalités sont accessibles

depuis les « Onglets secondaires », voir chapitre « Onglets Secondaires ».

Entête


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GUIDE UTILISATEUR

Une fois votre client sélectionné, dans le premier encart vous devez renseigner votre code vendeur.

Vous pouvez éventuellement modifier la date de commande et renseigner une référence client.

Dans le deuxième encart, il vous est possible de modifier certaines informations du document tel que l’origine de votre document de vente (téléphone, fax, mail..), le commercial, le secteur géographique, le numéro de commande d’origine et le numéro de série de l’article « machine » (karcher, démonte pneu, etc..) connu dans le parc client.

Vous pouvez saisir une immatriculation, le logiciel vous proposera de la créer si elle n’existe pas dans la base puis de renseigner toute la fiche carte grise (marque, modèle, etc…). Sinon vous pouvez rechercher une immatriculation dans votre base en cliquant sur la loupe


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GUIDE UTILISATEUR

Dans cet encart on vous informe du nombre de document en cours pour ce client.

Vous pouvez consulter ici les commentaires saisis pour ce client.

Ici vous pouvez revenir sur l’adresse de facturation pour la modifier directement. Vous pouvez aussi revenir sur l’adresse de livraison grâce aux icônes décrites ci-dessous :

Créer une adresse de livraison

Modifier une adresse de livraison

Liste des adresses de livraison


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GUIDE UTILISATEUR

Vous pouvez visualiser le règlement saisi pour ce client mais aussi le modifier.

Cette icône vous permet d’ajouter un règlement.

Cette icône vous permet de supprimer un règlement.

Vous avez la possibilité de définir des frais fixes de facturation.

Vous avez la possibilité de définir un taux d’escompte

Depuis l’onglet « Entête » d’autres fonctionnalités sont accessibles depuis les

« Onglets secondaires », voir chapitre « Onglets Secondaires ».

Lignes


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GUIDE UTILISATEUR

Dans cet écran, vous pouvez ajouter les articles destinés à la vente. Pour cela, dans la colonne « code article », saisissez la référence de votre article avec ou sans préfixe. Comme pour la recherche client vous pouvez rechercher votre article en effectuant une recherche approximative avec l’étoile « * ». Par exemple :

LS93* Ramène tous les résultats ayant ce champ qui commence par LS93.

* LS93 Ramène tous les résultats ayant ce champ qui finit par LS93.

* LS93* Ramène tous les résultats ayant ce champ qui contient LS93. (dans n'importe quelle position)

Si vous saisissez uniquement étoile « * » dans le code article et que vous validez, ceci

ouvre la fenêtre « Visualisation de prix », vous permet de rechercher un ou plusieurs articles.


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GUIDE UTILISATEUR

Sélectionnez votre pièce puis validez en cliquant sur

Ensuite vous devez renseigner la quantité souhaitée dans le champ « quantité commandée ». Dans le cas où la quantité souhaitée n’est pas disponible, la fenêtre ci-dessous apparait :

Quantité livrable en fonction de votre stock

Quantité disponible (selon paramétrage)

Quantité restante à livrer au client

Permet de sélectionner le délai de livraison (à définir dans les paramétrages)


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GUIDE UTILISATEUR

Dans l’encart « marche à suivre » vous avez trois possibilités

Force la vente ce qui mettra le stock de l’article en quantité négative.

A sélectionner si le client décide d’abandonner la vente. Cela permet d’alimenter les ventes manquées

Permet de livrer les quantités disponibles et les pièces non disponibles tombent en reliquat.

Une fois votre choix effectué, vous pouvez visualiser votre article en saisie de vente.

Si vous le souhaitez vous pouvez intervenir sur le prix, les remises, le libellé complémentaire, la tva, le type de vente (N = normal, G = gratuit, E = exceptionnelle (exclure une vente des stats et du calcul du réapprovisionnement de stock), X = garantie/échange), date de livraison, ristourne. Si vous avez des équivalences pour votre article (dans le cas où vous gérer les équivalences), une information s’affiche en début de ligne dans la colonne « Equiv. ».


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GUIDE UTILISATEUR

Vous retrouverez le résultat dans le tableau des équivalences situé en bas à droite de la fenêtre. Pour sélectionner l’équivalence effectuez un double clic sur la ligne.

C’est dans ce même tableau, dans l’onglet nomenclature que vous pouvez visualiser la nomenclature c’est-à-dire les composants de vos articles composés.

Dans ce tableau situé en bas à droite de l’écran, vous pouvez visualiser le conditionnement, le type de reliquat (O : oui, N : non, M : vente manquée, A/B/C/D : délai de livraison), la quantité mini paramétré et l’emplacement de stock.

Dans l’encart situé en bas à gauche, vous pouvez consulter la quantité en stock disponible, les reliquats client, les préparations de commande (stock réservé) et les commande fournisseur en cours (reliquats fournisseur).

Dans le cas de plusieurs agences . Vous pouvez consulter le stock disponible des

autres agences.


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GUIDE UTILISATEUR

Deux zones de commentaire sont consultables en bas de l’écran. Le « libellé complémentaire » de l’article accessible depuis la ligne de l’article dans la zone « Libellé complémentaire » et le « commentaire article » accessible dans l’onglet secondaire « Lignes » depuis l’icône « Commentaires » puis article.

Si vous souhaitez saisir un commentaire dans la zone d’article, il faut saisir dans le « code article » la lettre « C », validez ou changez de zone et une fenêtre s’ouvre vous permettant de saisir un commentaire.


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GUIDE UTILISATEUR

A gauche vous retrouvez certaines icônes vous permettant d’intervenir sur les lignes de votre document de vente. Ci-dessous le descriptif de ces icônes :

icônes descriptifs Raccourci clavier

Ajouter une ligne en fin de saisie F1

Supprimer la ligne sélectionnée F2

Déplacer la ligne sélectionnée vers le haut.

Déplacer la ligne sélectionnée vers le bas.

Insérer une ligne en cours de saisie (entre des lignes d’articles)

Dans l’encart du haut vous pouvez visualiser les informations du client, le numéro et la date du document, le montant hors taxe, la tva et le montant TTC du document.


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GUIDE UTILISATEUR

Pour finaliser votre saisie vous pouvez cliquer sur l’onglet primaire « Fin de document » ou la coche verte.

Depuis l’onglet « Lignes » d’autres fonctionnalités sont accessibles depuis les

« Onglets secondaires », voir chapitre « Onglets Secondaires ».

Fin de document

Vous ne pouvez pas modifier directement le contenu de votre document de vente, pour cela il faut revenir sur l’onglet primaire « Lignes ».


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GUIDE UTILISATEUR

Vous pouvez définir le type du document de vente, en cliquant sur la liste déroulante « document ».

Pour finaliser votre document, cliquez la coche verte Une fois valider et confirmer, une fenêtre s’ouvre, vous proposant plusieurs choix.

Permet de visualiser un aperçu à l’écran et d’imprimer, de générer un PDF, d’envoyer un mail (sous réserve de paramétrage)

Permet de lancer l’impression sur l’imprimante paramétrée par défaut.

Permet de générer un fichier PDF

Permet de sélectionner une autre imprimante pour l’impression.

La croix en haut à droite permet d’annuler l’impression.


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GUIDE UTILISATEUR

Depuis l’onglet « Fin de document » d’autres fonctionnalités sont accessibles

depuis les « Onglets secondaires », voir chapitre « Onglets Secondaires ».

Dans le cas où vous effectuez une commande pour un client comptoir, Winpropieces vous donne la possibilité de saisir un acompte.

Vous pouvez saisir directement le montant souhaité pour l’acompte. Pour indiquer l’intégralité du montant total cliquez sur l’icône « reste du » Saisissez le moyen de paiement (CB (carte bancaire), ES (espèce), CC (chèque)) dans le champ « Réglé par ».


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Dans le cas où vous effectuez une facture pour un client comptoir, Winpropieces vous donne la possibilité de saisir le règlement.

Sélectionnez la ligne correspondant au moyen de règlement. Ex : carte bancaire (CB) Saisissez directement le montant. Pour indiquer l’intégralité du montant total cliquez sur l’icône « reste du » Vous pouvez aussi répartir le montant entre différent moyen de règlement. Ex : la moitié en carte bancaire(CB) et l’autre en espèce (ES).


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GUIDE UTILISATEUR

Dans le cas où votre client vous règle en plusieurs chèques avec différentes date d’échéance.

• Saisissez votre premier chèque dans la ligne chèque comptant (CC) • Si nécessaire, vous pouvez créer une nouvelle ligne de chèque en allant dans

une ligne vierge • saisir votre mode de règlement (CC) • votre montant et votre date d’échéance

Cette icône vous permet de rappeler un avoir afin de le déduire d’une facture.

Pour finaliser votre document, cliquez la coche verte


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5. Onglets Secondaires D’autres onglets sont disponibles en fonction des « Onglets Primaires » sélectionnés. Ils permettent d’accéder à certaines fonctionnalités complémentaires. On appelera ces onglets « Onglets secondaires ».

Le tableau ci-dessous dresse la liste des onglets secondaires accessibles en fonction des onglets primaires.

Si vous êtes sur l’onglet primaire

Vous avez accès à ces onglets secondaires

Onglets Primaires

Onglets Secondaires


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Id. client

Dans le bandeau du haut, vous retrouvez certaines icônes dans l’onglet « Id. client » (seul onglet accessible de l’onglet « Identification client) dont voici le descriptif :

Rappel d’un document de vente en cours. Le bouton en haut à gauche « Rech.docs » vous permet de rechercher les devis(F8), les commandes ou les préparations de commandes(F9).

Permet d’afficher les contacts du client sélectionné.

Permet d’accéder au menu « Modification d’échéancier ». (voir « guide utilisateur caisse - fin de journée »)

Permet d’accéder au menu « Saisie des règlements ». (voir « guide utilisateur caisse - fin de journée »)

Permet d’accéder au menu « Copie client » qui vous permettra de faire une copie du client sélectionné pour en créer un nouveau.


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GUIDE UTILISATEUR

Favoris

Il s’agit d’un onglet personnalisable sur lequel vous pouvez ajouter des boutons de votre choix. Pour cela, une fois sur cet onglet, faites un clic droit avec la souris.

Ensuite vous avez accès à un tableau qui vous permet d’ajouter les fonctionnalités souhaitées.

Pour ajouter un favori : • Sélectionnez une fonctionnalité à gauche

• Cliquez sur (bascule à droite dans la liste des favoris souhaités) • Validez en cliquant sur

Exemple :

Document


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GUIDE UTILISATEUR

« Param. édition » vous permet de sélectionner les informations que vous souhaitez afficher sur votre document de vente.

Client

icônes descriptifs

Créer un nouveau client.

Consulter la fiche du client.

Afficher le chiffre d’affaire globale sur l’année glissante ou le chiffre d’affaire détaillé par article/famille/sous famille/etc...

Visualiser les reliquats clients en cours.

Permet de lister les documents de vente liés au client sélectionné (devis, BL, facture).

Afficher les véhicules du client sélectionné.

Permet de visualiser les articles « machines » (karcher, démonte pneu, pont) vendu au client avec leur numéro de série.

Accéder au menu « Copie client » qui vous permettra de faire une copie du client sélectionné pour en créer un nouveau.


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GUIDE UTILISATEUR

Lignes

icônes descriptifs

Le bouton « Commentaires » permet d’ajouter un commentaire concernant le document, le client et/ou l’article.

Affiche les équivalences de l’article sélectionné.

Consulter le prix d’achat, le prix de vente, la marge et le taux de marge de la ligne sélectionnée et du document de vente en cours

Visualiser les composants (appelé aussi nomenclature) d’un article « composé ».

Modifier le type de vente d’une ligne pour la passer par en type « Exceptionnelle ».

Appliquer une remise sur toutes les lignes.

Permet d’insérer plusieurs articles à la fois. Par exemple : un jeu de clefs plates.

Importer une vente réalisée sous format Excel.


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Articles

icônes descriptifs

Accéder au stock global, au stock détaillé (par agence), aux quantités optimales, aux historiques de mouvements de stock par article et par client.

Afficher le chiffre d’affaire globale sur l’année glissante ou le chiffre d’affaire détaillé par article/famille/sous famille/etc...

Consulter l’état des commandes fournisseur en cours.

Créer un article directement depuis le module « comptoir – atelier ».

Modifier la fiche article de la ligne sélectionnée.

Visualiser la fiche article de la ligne sélectionnée

Accéder au menu « Copie article » qui vous permet d’en créer un nouveau.


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GUIDE UTILISATEUR

Catalogue

icônes descriptifs

Ouvrir votre catalogue de recherche de pièce, sous réserve d’avoir souscrit à cette option et de paramétrage.

Récupérer le panier de votre catalogue de recherche de pièce, sous réserve d’avoir souscrit à cette option et de paramétrage


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GUIDE UTILISATEUR

Fin de document

Cette icône vous permet de rappeler un avoir afin de le déduire d’une facture, pour les clients particuliers.

6. Nouveautés

1. Saisie en tableau des lignes, ce qui rend la navigation plus simple et plus fluide.

2. Fusion du module comptoir et atelier pour un fonctionnement plus simple. 3. Gestion des favoris : l’utilisateur peut personnaliser sa barre d’outils, pour y

ajouter ses outils les plus utiles. 4. Un seul écran avec une navigation par onglet pour la recherche du client, la

saisie de l’entête, la saisie des lignes et la validation du document. 5. Validation du document : toutes les informations se trouvent sur un seul écran. 6. La recherche de document se trouve dorénavant sur un écran plus complet

pour rechercher tous les types de documents (devis, préparation de commande, commandes)

7. Archivage des devis : les devis sont sauvegardés après leur basculement en commande ou en OR.

8. Récupération des devis magasin à l’atelier : depuis le module atelier, tous les devis atelier et magasin peuvent être transformés en OR.

9. Refonte graphique : fenêtre plus moderne, personnalisable, harmonisée. 10. Optimisation du code avec un traitement plus rapide, plus fiable et évolutif.


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GUIDE UTILISATEUR

7. Modification par rapport au comptoir V1

1. Si vous utilisez déjà le module atelier, les « ordres de réparation » ne génèrent

plus de mouvement de stock mais réserve le stock.

2. Suite à la migration du « COMPTOIR V1 » vers le « COMPTOIR - ATELIER V2 »,

dans certains cas le paramétrage des articles composés (nomenclatures)

sera à retraiter.

3. La gestion de la saisie « HT » ou « TTC » se fait directement sur la fiche client

uniquement.

4. Recherche client et article : plus complète et rapide

5. Harmonisation des écrans de recherche.

8. Atelier

Documents

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