HébergementsSIT Prestations

Réf. Meublés et Gîtes

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Sommaire• Rechercher une fiche• Créer une fiche meublés• Signification pictos• Rappel n° identifiant• Information sur le meublé• Comment trouver un proprio / gestio

nnaire• Classement• Structure• Liens internet• Labels• Equipement et services• Enfants• Avantages enfants• Groupe• Situation

• Langue parlée• Paiement• Tarifs brochure• Périodes ouverture• Descriptif brochure• Vidéo• Images (pour sancy.com)• Bons Plans / Promos• Gestion Achat Pub• Photos pour brochure• Gestion réservée OT• Classement Nouvelles Normes• Visualiser une fiche• Suivi des modifications

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Rechercher une fiche

Avant de créer une fiche, vérifier qu’elle n’existe pas dans la base.

Il est possible de rechercher une fiche via :• Sa référence (n° à 4 chiffres)• Son propriétaire ou gestionnaire à partir du

lien « PRESTATAIRES » -> Sancy• Son nom en sélectionnant une rubrique

(meublés, hôtels, …)OT MASSIF DU SANCY MOD OP 000 – 213 REV 00 MAJ le 01/09/2013

Créer une fiche

• Aller dans : Module « Prestations »• Choisir la sous-rubrique « Meublés & Gîtes» • Cliquer sur « ajouter une nouvelle prestation

de type « Meublés & Gîtes »• Remplir tous les champs. Faites des

validations intermédiaires.• Cocher « Alerte Nouveau »

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Signification des pictosParution publiée = mini-site en ligne sur sancy.com

Lien internet activé = parution du lien internet sur sancy.com

Fiche activée = bouton « en savoir + » activé sur sancy.com

Ouvert été

Ouvert hiver

Parution non publiée = pas de mini-site sur sancy.com

Lien internet désactivé = pas de bouton « site internet » sur le mini-site

Fiche désactivée = bouton « en savoir + » ne fonctionne pas

Fermé été

Fermé hiverOT MASSIF DU SANCY MOD OP 000 – 213 REV 00 MAJ le 01/09/2013

N° identifiant

• Il s’agit du n° de référence figurant en-haut à gauche de chaque fiche SIT.

• Chaque fiche SIT possède son propre numéro, crée automatiquement après validation de la fiche.

• Utiliser de préférence ce n° pour rechercher une fiche ou transmettre une info à propos d’une prestation (dispos, photos, …)

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Informations sur le meublé

- Nom de la prestation obligatoire- Ecrire en minuscules (sauf 1ères lettres en majuscules)- Utiliser le tiret quand il y a plusieurs éléments à la suite- Pour les appartements en résidence, saisir comme suit : Résidence Sarciron – N°215 (pas d’espace entre N° et le nombre).- Les coordonnées prestations sont les coordonnées où les clients peuvent être contactés. (Ne pas reprendre ici les coordonnées du propriétaire / gestionnaire)- Téléphone à enregistrer sous forme de blocs de 2 chiffres 00 00 00 00 00 – pas de texte- Joignable : ex. le soir à partir de 18h00- Massif et territoire : toujours choisir « OLT Sancy Volcans » - important pour d’autres partenaires (ex. ADDT et CRDTA)

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Informations sur le propriétaire / gestionnaire

Important, attribuer un propriétaire et un gestionnaire à chaque fiche.

Astuce pour retrouver plus rapidement un propriétaire /gestionnaire dans le menu déroulant, taper la 1ère lettre du nom jusqu’à l’apparition du nom recherché.

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Classement

• Renseigner obligatoirement le classement, même en cas de manque d’information :- si le propriétaire indique prendre contact avec un organisme, indiquer « En cours de classement » - sans aucune information, indiquer « Non classé »

• Cocher « Classement meublé norme 2012 » pour tout classement ayant eu lieu après juin 2010.

• La capacité d’accueil est indiquée sur la décision de classement.• Saisir la date en respectant le format suivant JJ/MM/AAAA.

- Le champ date ne doit rester vide qu’en cas de « non classé ». - « en cours de classement » : date de la mise en EC sur le SIT / ou de la prise de contact du propriétaire avec l’organisme.

• Saisir le numéro de classement sans espace entre les lettres et les chiffres.• Si le propriétaire indique une date de visite de classement, la renseigner dans le

pavé « Gestion administrative » « remarques Alerte ».• Chaque bureau conserve les décisions de classement de ses meublés (inutile de

les transmettre à Céline) dans un classeur.• Dans le cas de retours de courriers spécifiques « classement » dans les BT, se fier

aux indications transmises à cette occasion. OT MASSIF DU SANCY MOD OP 000 – 213 REV 00 MAJ le 01/09/2013

Structure

Remplir les champs en fonction des infos collectées.

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Lien Internet• Renseigner la ligne Lien internet n°1• Toujours commencer par http://• Le lien doit renvoyer vers la ou les prestations concernées (1 lien par

type de prestation).• Vérifier la validité du lien internet fourni !• Lien internet Resa en ligne : seul le service Centrale de Réservation

intervient• Lien vidéo : seul le service web intervient• Ex.

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Labels

• Attention pour les labels spécifiques « Tourisme et Handicap » ou « Famille Plus »,ne pas intervenir, seuls les référents renseignent ces labels.

• « ref ITEA », ne pas intervenir, utilisé par la Centrale de Réservation

• Rubrique Chaînes sur autres types d’hébergements

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Equipements et services

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Renseigner les critères à l’aide de la fiche de collecte.

Enfants

Cocher les cases adéquates

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Avantages enfants

• Rubrique renseignée par le référent Famille Plus.

• Elle concerne les hébergements labellisés Famille Plus.

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Groupe

• Rubrique renseignée par le référent Service Groupe

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Situation du meublé• Localisation GPS / Googlemaps : - Se connecter à http://www.gpsfrance.net/services/adresse2gps.php- Cliquer sur « Satellite » pour obtenir une vue générale de la commune- Saisir l’adresse de la prestation souhaitée et positionner manuellement le

curseur sur la prestation car le logiciel ne prend pas forcément en compte les numéros de rue.

- Copier les résultats obtenus dans les rubriques Localisation Googlemaps Latitude (45.000000) et Longitude (2.000000)

- Cliquer sur le bouton Convertir données Maps en GPS (au-dessus) qui transforme automatiquement les données (fonctionne avec les navigateurs Mozilla et Google Chrome).

- Valider la fiche.

• Code Plan : ne pas intervenir (attention différent de « Localisation Plan », qu’il faut par contre renseigner).

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Langues parlées

Cocher les cases adéquates

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Paiement

Cocher les cases adéquates

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Tarifs brochure

Utiliser la rubrique « Tarifs brochure » pour édition brochure hébergements + parution internet

• Taper xxx à xxx €• Ex. : 220(espace)à(espace)209(espace)€• Si le tarif comporte une virgule taper XXX.XX € (taper

un point)

• Aires Camping-cars : Possibilité d’ajouter plus de tarifs dans l’éditeur de texte.

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Périodes d’ouverture• La rubrique Période d'ouverture sert à ouvrir les périodes de location pour les disponibilités. Elles sont très

importantes puisque, si elles sont mal saisies, la prestation peut ne pas apparaître en disponibilités et le prestataire pourrait ne pas avoir accès à ses mises à jour.

• Pour la création d’une fiche, les périodes d’ouverture peuvent être saisies après une 1ère validation de la fiche.

• En période de sollicitation (édition brochure hébergements), pour la réactualisation, supprimer les dates qui n’ont plus lieu d’être et repartir sur des champs vierges afin d'éviter toutes erreurs.

• Attention, ne supprimer pas les dates d’ouverture avant d’avoir validé une première fois les infos des autres rubriques.

• Respecter les périodes d'ouverture données par les prestataires en mentionnant les saisons comme suit :• Toute l’année : du « jour de saisie de l’année n » à « 30/04/année n+2 »• Hiver année n : « jour de saisie de l’année n » à « 30/03/année n+1 »

et une 2ème ligne de saisie avec : Hiver année n+1 : « 11/10/année n+1 » à « 30/03/année n+2 »• Printemps/Eté/Automne année n : 31/04/année n+1 au 10/10/année n+1• Si fermeture en automne par ex. Automne année n : « jour de saisie » à « 31/10/n » et Toute l’année : « 01/12/n » à « 30/04/n+2 »• Valider.• Périodes d’ouverture pour les campings

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Descriptif• Présentation internet : - Texte de présentation sur sancy.com- Saisir le plus simplement possible (gras ou italique seulement) en utilisant le

bloc-note pour le copier-coller si le navigateur n’en propose pas.• Arguments :- Les textes figurant sur les encarts sont limités en nombre de caractères.

Formule 60 – 1 photo : 800 caractèresFormule 60 – 3 photos : 300 caractèresAstuce :

- taper le texte dans word (word 2007 – onglet Révision /Grammaire et orthographe et Statistiques).

- Copier/coller dans la zone de texte sur le SIT.• Groupe : Renseigné par le Service Groupe

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Vidéo• Inciter le prestataire à poser sa vidéo sur Youtube et à nous communiquer le lien

• Cette rubrique est utilisée par le service internet pour intégrer 1 vidéo sur le mini-site de l’hébergement (ou 1 Google View)

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Images• Possibilité d’afficher 5 photos.• Toujours transmettre les photos au service internet qui traite les

photos au bon format et les archive.• Photos obligatoirement horizontales. Toutes photos verticales

refusées. Dimensions minimales : largeur 800 pixel ou 28 cm / hauteur 600 pixel ou 21 cm Résolution minimales : 72 dpi Poids : environ 250 ko Format : jpg, voire png, tiff

• Transmettre les photos en précisant le nom du propriétaire, la référence prestation et l’ordre d’apparition.

• Les photos peuvent être actualisées tout au long de l’année.

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Bons Plans / Promos• Renseigné par le Service Web.• Si appel téléphonique, indiquer au prestataire de se

rendre sur la page :http://www.sancy.com/espace/service-

prestataires_3389.cfmpour qu’il remplisse la fiche de collecte prévue à cet effet

et la retourne à promo@sancy.com.• Si pas de connexion internet pour le prestataire,

prendre les informations avec la fiche de collecte pour ne pas oublier d’éléments.

• Une promotion ne peut concerner qu’un hébergement inscrit à l’OT.

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Gestion Achat Pub

Attention, en période de sollicitation, ces éléments sont utilisés pour l’édition de la brochure hébergements et la publication automatique des fiches

sur sancy.com.

Les éléments de l’édition précédente restent consultables pour mémoire.

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Photos brochure• Format horizontal obligatoire• Transmettre au service internet avec nom du propriétaire + référence de

l’hébergement + photo 1 brochure (pour 1ère position), photo 2 brochure (2ème position, le cas échéant), photo 3 brochure (3ème position, le cas échéant)

• Cocher les cases adéquates sur le SIT dans la rubrique Gestion administrative

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Gestion administrative

• Consulter la procédure Gestion administrative

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Gestion OT

Ne pas intervenir.Seul le service administratif peut renseigner cette rubrique.

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Classement Nouvelles Normes 2012

• Classement Norme 2012 : un logo identifie les hébergements classés selon les nouvelles normes 2012.

Attention ! Ne pas intervenir sur le SIT sans vérification préalable auprès du service classement.

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Visualiser la fiche

• Cliquer sur le lien suivant pour visualiser la fiche et vérifier la cohérence des saisies

• Le lien ne fonctionne pas si la fiche n’est pas publiée (renvoi sur la homepage de sancy.com)

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Suivi des modifications et évènements

Bouton en haut à droite de la fiche.L’historique des modifications est consultable ici pour chacune des fiches

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Campings / Périodes d’ouverture

• Certains campings dissocient les périodes d’ouverture du locatif et des emplacements nus. Créer 2 lignes de périodes d’ouverture en utilisant les intitulés suivants :

• Ex : - Locatifs Toute l’année- Emplacements nus Printemps/Eté/Automne

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Chaînes

• La rubrique chaîne est ajoutée pour les hôtels, Campings, Villages-Vacances, Autres hébergements et Résidences hôtelières

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