Hélios et les ordonnateursHélios et les ordonnateurs

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Sommaire

Les avantages d'Hélios pour les ordonnateurs

Un nouveau format d'échanges pour bénéficier des apports d'Hélios

Se préparer à l'arrivée d'Hélios

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1. les apports d’Hélios pour les ordonnateurs

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Un service comptable de base rénovéUn service comptable de base rénové

Les avantages concernent notamment les opérations de gestion courante :

généralisation des moyens modernes de paiement pour le recouvrement des recettes locales,

paiement à juste date, prélèvement des dépenses répétitives, suivi des délais de

paiement, amélioration du suivi des débiteurs et de la gestion du

contentieux, accès à des outils spécifiques en terme de gestion de trésorerie

et d’analyse financière.

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Des services à valeur ajoutéeDes services à valeur ajoutée

Centralisation de données comptables et statistiques permettant la mise en place du suivi de la relation avec les collectivités

Élaboration d'indicateurs de pilotage et de statistiques nécessaires aux besoins de gestion des collectivités (étude en cours sur des indicateurs pour un tableau de bord de l’ordonnateur)

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Une offre de service diversifiéeUne offre de service diversifiée

La restitution d'informations selon l'organisation retenue par l'ordonnateur

Gestion de la relation avec les collectivités Suivi de l’exécution des chartes de partenariat Suivi de la qualité du service offert, avec ou sans charte

La gestion de trésorerie : la prochaine version d’AGATHE (Application Active de Trésorerie Hélios) sera disponible fin 2008 - début 2009. Elle permettra aux collectivités de gérer activement leur

trésorerie en liaison étroite avec leur comptable

L’ordonnateur pourra se renseigner auprès de son comptable à compter de fin 2008 pour pouvoir bénéficier des restitutions AGATHE

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Une application ouverte aux ordonnateursUne application ouverte aux ordonnateurs

L’application est ouverte en consultation à tous les ordonnateurs du secteur public local Un simple navigateur installé sur un micro-ordinateur suffit pour

consulter en temps réel les informations budgétaires, financières et comptables, après habilitation par la trésorerie de rattachement

Cette consultation n’entraîne pas de surcoût Le seul coût est celui de la connexion Internet

Elle est sécurisée : Par l’attribution d’une habilitation personnelle Par le cryptage des communications

contacter votre trésorerie dans les semaines qui suivent la migration dans Hélios.

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La consultation des fichiers budgétaires et comptables

En mode extranet : Accès simplifié grâce à un simple navigateur Consultation conviviale qui facilite l'interopérabilité des systèmes

d'information proposés aux ordonnateurs et aux comptables : ouverture du Portail le 15 mars 2008 et mise en service progressive pour certaines collectivités nouvellement sous Hélios .

En temps réel : A tout moment, les données budgétaires et comptables :

– consommation des crédits votés– suivi des prises en charge des mandats et des titres– suivi des paiements et des encaissements– état de l'actif et consultation des éléments d’inventaire

A tout moment, pouvoir renseigner les débiteurs et créanciers sur le traitement des titres et mandat

Une application ouverte aux Une application ouverte aux ordonnateursordonnateurs

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Une application ouverte aux Une application ouverte aux ordonnateursordonnateurs

Consultation des mandats

Cette consultation offre une vision globale de la trésoreriedisponible pour le budget principal et les budgetsannexes.Le nouveau solde du compte au Trésor intègre lesmandats pris en charge et non payés ainsi que ceux quisont en instance de visa.

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Une application ouverte aux Une application ouverte aux ordonnateursordonnateurs

La trésorerie disponible : écran prochainement mis à disposition de l ’ordonnateur

Consultation des mandatsLa liste des mandats est affichée après sélection descritères de recherche : les dates d’émission, les numérosde bordereaux, le type (ordinaire, annulation,réduction), l’état (pris en charge, rejeté, en instance…)ou le numéro.Cette liste présente l’état du mandat : la mention “PEC” pour pris en charge par exemple.Un bouton “détail” permet d’accéder à la date et aumontant payé.

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Une application porteuse de Une application porteuse de dématérialisationdématérialisation

Un pôle dématérialisation dans le secteur public local pour : Conduire des expérimentations avec des collectivités et établissements

volontaires Assurer un pilotage coordonné des différentes expériences de

dématérialisation en accompagnant les ordonnateurs et leurs comptables

Une démarche partenariale volontariste pour engager des actions concrètes de dématérialisation

L'avancement des travaux menés avec les partenaires : Le 07/12/2004 : "Charte nationale partenariale relative à la

dématérialisation dans le secteur public local » : un engagement de tous les partenaires sur des principes communs

La mise en œuvre de la dématérialisation au sein de la Structure Nationale Partenariale

Exemples de Conventions cadres nationales par flux : États mensuels de paye : convention du 30/06/2005 Marchés publics : convention du 22/03/2007 Titres de recettes, mandats de dépenses, bordereaux : convention du

16/12/2005

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2. Un nouveau format d'échanges pour bénéficier des apports d'Hélios

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Nouveau protocole d’échanges Nouveau protocole d’échanges ordonnateur/comptableordonnateur/comptable

Le contenu du Protocole d’Échanges Standard Version 2 (PES V2) a été négocié avec l’ensemble des collectivités :

13 associations nationales d’élus (AMF, ADF, ARF, AMGVF, APVF, AMRF, ACUF, ADCF, FHF, ACDOM, les deux conférences de directeurs d’Hôpitaux, FOHLM), 6 administrations centrales de l’État (DGCP, DGCL, DGME, DHOS, DGUHC, DGAS).

Kit de communication à destination des ordonnateurs en phase d’expérimentation du PES V2.

Mise en place d’un site « Atelier Partagé PES » contenant le Kit destiné aux ordonnateurs : 01/2008.

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Nouveau protocole d’échanges Nouveau protocole d’échanges ordonnateur/comptableordonnateur/comptable

Deux points sont garantis :

Hélios n’imposera pas la gestion de nombreuses informations nouvelles pour les besoins du comptable. La plupart des données ajoutées ont un caractère facultatif. Leur emploi se fera dans un cadre contractuel négocié entre les ordonnateurs et leur comptable

Le passage au PES n’est pas un préalable à la mise en œuvre d’Hélios dans une trésorerie

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Nouveau protocole d’échanges Nouveau protocole d’échanges ordonnateur/comptableordonnateur/comptable

Le PES a vocation à remplacer tous les autres protocoles utilisés actuellement à l’aller comme au retour

Lors du déploiement d’un poste, Hélios accepte les protocoles en vigueur … A la condition qu’ils soient à jour des dernières évolutions

réglementaires et la bonne gestion des informations dans Hélios requiert le

respect des normes des protocoles actuels (Indigo, Ocre)

Il n’est pas possible d’anticiper : les applications actuelles de la direction générale des Finances publiques ne savent pas traiter le PES C’est après l’arrivée d’Hélios dans le poste comptable que la

collectivité pourra bénéficier du PES et de ses avantages

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Nouveau protocole d’échanges Nouveau protocole d’échanges ordonnateur/comptableordonnateur/comptable

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3. Se préparer à l’arrivée d’Hélios

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Se préparer à l’arrivée d’HéliosSe préparer à l’arrivée d’Hélios

L'application Hélios est progressivement déployée dans le réseau de la direction générale des Finances publiques depuis janvier 2005 : 1356 postes comptables migrés au 31/12/2007

Les 6 points indispensables que les ordonnateurs doivent vérifier pour préparer l'arrivée d'Hélios

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Se préparer à l’arrivée d’HéliosSe préparer à l’arrivée d’Hélios

6 mois avant le déploiement Pour bénéficier de tous les services proposés par Hélios :

planifier l’évolution du système d’information de la collectivité pour traitement des échanges de données au format PES V2 (expérimentations en 2008)

Connaître la date à laquelle mes comptes seront suivis dans Hélios (date de la migration de la Trésorerie)

S’assurer que la transmission des données au comptable du Trésor est faite dans la dernière version des protocoles d’échange en vigueur à ce jour & vérifier avec votre comptable que les zones obligatoires des protocoles sont correctement servies.

Ce qui doit être fait aujourd’hui

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Se préparer à l’arrivée d’HéliosSe préparer à l’arrivée d’Hélios

3 mois avant le déploiement

Les volumes d’opérations à traiter dans les semaines précédant la bascule ont été vérifiés avec le comptable de ma collectivité

Contacter le comptable de la direction générale des Finances publiques pour l’établissement des connexions et des habilitations nécessaires pour accéder en ligne aux données de l’ application et transmettre des fichiers. Ultérieurement, adopter le PES V2 en lieu et place des protocoles informatiques actuels.

Après le déploiement

Déploiement Hélios dans le poste comptable

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A tout moment, comment s’informer ?A tout moment, comment s’informer ?

En contactant son comptable public

En consultant le site http://www.colloc.bercy.gouv.fr/

rubrique finances locales > comptabilité > Hélios

En consultant le site de l’Agence pour le Développement de l’Administration Électronique qui publie le langage informatique des schémas du PES : http://admisource.gouv.fr