Défi

Afin d’assurer le traitement

correct de plus de 5 000

factures fournisseurs chaque

année, l’IECBW recherchait une

nouvelle application

comptable. Celle-ci devait

remplir deux conditions

indispensables : un mode de

travail plus efficace, avec moins

de papier, et un processus

d’approbation plus rapide des

factures. Le progiciel devait en

outre être intégré au logiciel

ERP ‘maison’ déjà utilisé.

Solution

L’IECBW a retenu le progiciel

comptable EASI Financials. Les

documents existants ont été

adaptés au format du logiciel

comptable d’EASI afin d’assurer

une migration rapide. Le

processus d’approbation des

factures a également été

simplifié grâce à une bonne

intégration au logiciel ERP

‘maison’ existant.

Avantages

Prix concurrentiel, produit

répondant à tous les souhaits,

les consultants d’EASI

soutiennent le personnel

pendant le déploiement,

migration rapide, bonne

intégration au progiciel ERP

existant, Amélioration du

processus d’approbation des

factures.

L’IECBW choisit EASI Financials comme

nouveau logiciel de comptabilité

L’Intercommunale des Eaux du Centre du Brabant Wallon assure la

production et la distribution d’eau dans 13 communes du Brabant Wallon

et du Hainaut. L’IECBW collabore avec différents fournisseurs pour

approvisionner chaque jour en eau potable plus de 200.000 personnes.

Le logiciel comptable utilisé par l’IECBW pour la comptabilité interne et les factures fournisseurs devait être remplacé. Le nouveau logiciel devait

pouvoir assumer les tâches de comptabilité générale, analytique et

budgétaire, et être intégré au logiciel ERP. L’IECBW utilisait par le passé

une application développée en partie en interne pour la comptabilité

générale et analytique, avec un certain nombre de modules

complémentaires, entre autres, pour le traitement des données

analytiques, la gestion des immobilisés et l’import des OD de salaires.

« L’ancien progiciel était encore opérationnel, certes, mais il tournait sur

MS-DOS et n’était plus pris en charge en termes d’assistance. Par

ailleurs, il satisfaisait de moins en moins aux besoins actuels au sein de

notre entreprise comme la gestion documentaire électronique »,

explique Emmanuel Gaziaux, Directeur Administratif et Financier de

l’IECBW. « La nouvelle application devait aussi être très facilement

intégrable au logiciel ERP que nous utilisons, entre autres, pour la gestion

de notre relation « clientèle » (gestion des consommations, facturation,

encaissement, recouvrement) ainsi que pour les achats (commandes

livraisons et gestion de stock). »

Afin de choisir le bon fournisseur et la solution appropriée pour sa

comptabilité, l’IECBW a établi un cahier des charges volumineux qui lui a

permis de comparer les propositions de six fournisseurs.

« EASI était le seul fournisseur qui avait donné une réponse satisfaisante à

toutes les questions et qui disposait en standard de toutes les

fonctionnalités nécessaires », indique Emmanuel Gaziaux.

Migration rapide

Le progiciel comptable EASI Financials a pu être immédiatement installé

au sein de l’IECBW, aucun développement spécifique à l’entreprise

n’étant nécessaire. Cependant, EASI a personnalisé un certain nombre

de fonctions pour l’IECBW, qui se sont surtout révélées intéressantes pour

l’encodage des factures. La personnalisation est d’ailleurs une fonction

standard du progiciel.

« Au cours des réunions de planification avec un consultant d’EASI, nous

avons passé en revue l’ensemble du projet. Nous savions que nous

devions suivre certaines étapes afin d’assurer un bon déroulement de la

migration. En fonction du respect ou du non-respect de ces étapes, la

migration pouvait s’étendre de 10 à 100 jours. Un seul exemple illustre

parfaitement la situation : nous devions introduire 8 000 fiches

« immobilisés » dans le nouveau progiciel comptable. Nous avons

finalement automatisé ce processus, mais devions, dans un premier

temps, adapter les formats. Nous l’avons réalisé en concertation avec le

consultant d’EASI. L’ensemble de la migration n’a pas exigé plus de cinq

jours grâce à la qualité de la collaboration, de la planification et de

l’analyse », indique Emannuel Gaziaux.

Rapports et approbations plus rapides

L’IECBW reçoit annuellement quelque 5 000 factures

de fournisseurs. Par le passé, la recherche

d’informations relatives à une ancienne facture

exigeait de se rendre aux archives, de rechercher à

nouveau le document en question et de le fournir

au demandeur. Après avoir consulté le document,

ce dernier devait aussi veiller au trajet retour.

Aujourd’hui, chaque facture est scannée, plus

aucun document séparé ne circule grâce au

logiciel d’EASI et le processus de recherche est

nettement plus rapide.

Et ce n’est pas tout : l’IECBW dispose désormais d’un

excellent système de rapportage et peut se

connecter, en temps réel, à la base de données

EASI à partir Excel en toute simplicité, ce qui n’est

pas si évident que cela avec d’autres progiciels

comptables. Au sein de l’IECBW, quatre personnes

utilisent le progiciel comptable au quotidien, huit

autres collègues l’utilisent indirectement pour

l’approbation des factures fournisseurs et la

consultation de leurs budgets. Tout cela intervient

par le biais de l’accès web d’EASI. Afin d’assurer le

déroulement le plus efficace possible du processus

d’approbation, toutes les factures soumises à

l’approbation d’une personne sont regroupées. Ce

collaborateur reçoit ainsi une fois par jour un e-mail

avec toutes les factures qu’il doit approuver. Un

hyperlien permet d’accéder à l’intranet afin de

visualiser et approuver chaque document

séparément. Lorsque les factures présentent des

erreurs, le lecteur peut les refuser et, le cas échéant,

leur adjoindre une note avec le motif du refus. Les

factures déjà approuvées ou refusées peuvent aussi

être retrouvées grâce à l’historique complet. Il est

ainsi plus facile de retrouver plus rapidement des

prix et des détails.

Meilleur contrôle des budgets

Chaque responsable de l’IECBW gère son propre

budget. Le nouveau logiciel lui permet de consulter

son budget personnel en temps réel et, par

conséquent, de mieux le gérer. Le lien direct avec la

base de données permet aux responsables de

visualiser à tout moment la situation la plus récente :

ce qui a déjà été facturé, ce qui a été commandé

mais non livré et également ce qui a déjà été

fourni, mais pas encore facturé. Ainsi, les marges

budgétaires sont parfaitement connues et l’on sait si de nouvelles commandes peuvent encore ou non

être passées.

En effet, l’intégration avec l’ERP s’est réalisée dans

les deux sens. Les commandes et les livraisons

encodées dans l’ERP sont exportées (chaque nuit)

vers EASI de manière à alimenter les engagements

provisoires et les engagements définitifs dans EASI et

calculer ainsi le budget réellement disponible. Mais

l’ERP est également interconnecté en temps réel

avec EASI.

Des contrôles ont été instaurés directement dans

l’ERP afin d’empêcher la génération d’une

commande pouvant entraîner un dépassement

budgétaire.

« C’est très rassurant. Dans le passé, nous avons

connu quelques surprises avec des dépassements

budgétaires parfois conséquents. Nous ne pouvions

découvrir l’état du budget que deux mois après la

clôture de la comptabilité : les faits étaient en

avance sur nous. Aujourd’hui, nous maîtrisons

parfaitement nos dépenses grâce à ce nouvel outil.

Il est impossible de dépasser un budget sans que la

direction n’en soit avertie et nous disposons de la

situation budgétaire en un seul clic ! », constate

Emmanuel Gaziaux.

Emmanuel Gaziaux, Directeur Administratif et Financier de l’ IECBW

Service haute qualité

Emmanuel Gaziaux parle d’un projet réussi : « Le

projet s’est déroulé presque parfaitement du début

à la fin. Une telle réussite impose de savoir

précisément ce que l’on veut et le cahier des

charges très détaillé a été très utile à ce propos. S’il

est vrai qu’il nous a demandé beaucoup de travail,

il n’en reste pas moins que nous en sortons tous

gagnants en finale: EASI nous a proposé un progiciel

comptable dans le budget prévu et avec toutes les

fonctions demandées. »

Au cours du déploiement, les utilisateurs du nouveau

progiciel comptable ont bénéficié du soutien total

des collaborateurs d’EASI. Trois jours de formation

ont ainsi été prévus et les utilisateurs ont participé au

projet dès le début.

« En cas de problèmes, nous pouvons toujours

appeler le helpdesk d’EASI, cette assistance est

prévue dans le prix. Et EASI assure également les

mises à jour de notre application. Lors de la dernière

modification de la législation de notre secteur, EASI

nous a immédiatement fourni une version adaptée

du logiciel, conforme aux nouvelles lois. Les

collaborateurs d’EASI connaissent leurs produits en

profondeur. Ils ne m’ont jamais dit : « Monsieur

Gaziaux, ce n’est pas possible ». Ce service haute

qualité et ce professionnalisme sont sans aucun

doute leurs atouts décisifs », conclut Emmanuel

Gaziaux.

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