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Avril 2015 CNRS I Direction des Comptes et de l’Information Financière

Table des matières

Synthèse des impacts

Détail des impacts

Les documents à votre disposition

V2.0

1

Impact fonctionnel suite à la mise en place de l’automatisation des fiches d’immobilisations

Avril 2015 CNRS I Direction des Comptes et de l’Information Financière 2

1 - Synthèse des impacts

Préambule L’automatisation des fiches d’immobilisations vise à alléger le travail des gestionnaires en

délégation, mais aussi de partager les informations avec les unités à travers le module

immo GesLab Web.

Périmètre de l’automatisation des fiches d’immobilisations

En janvier 2014, l’automatisation des fiches d’immobilisations a débuté progressivement, en

portant sur certaines immobilisations :

Seules les commandes GESLAB standard de nature de dépense « Immobilisation » avec

un type de dépense « Immobilisation définitive », mono-poste et mono-quantité,

engendraient la création et la valorisation d’immobilisations en automatique .



A compter du 29 avril 2015, l’automatisation intègre en plus dans son champ:

Les commandes GESLAB standard de nature de dépense « Immobilisation » avec un

type de dépense « Immobilisation définitive », multi-postes et mono-quantité sur

chaque poste. Ces commandes permettent la création et la valorisation d’une ou

plusieurs immobilisations en automatique selon les informations saisies dans GESLAB;

Les commandes GESLAB standard de nature de dépense « immobilisation » avec un

type de dépense « Immobilisation en cours »:

- mono-poste et mono-quantité, qui engendrent la création et la valorisation d’une

nouvelle immobilisation en automatique,

- multi-postes et mono-quantité sur chaque poste, qui engendrent la création et la

valorisation d’une ou plusieurs nouvelles immobilisations en automatique;

Il sera possible sur les postes de commande GESLAB standard de nature de dépense

« immobilisation » (mono-quantité), ayant un type de dépense « Immobilisation en

cours » de sélectionner un n° de fiche d’immobilisation en cours (IEC) déjà créé pour

valoriser cette fiche dans la mesure où elle concerne un seul et même appareil ou

projet.



Ce qui change

• Ajout de 2 nouveaux champs sur les postes de

commande standard de nature de dépense

« immobilisation » dans GESLAB:

- « Immo. Nouvelle »

- « Immo. Existante »

• BFC crée autant de fiches d’immobilisation

définitives ou en cours que de nombre

d’immobilisations nouvelles indiqué dans les

postes mono-quantité d’une même commande

GESLAB.

• Possibilité de sélectionner un n° de fiche

immobilisation en cours (IEC) sur une nouvelle

commande dans le champ « Immo. Existante »

en vue de la valoriser automatiquement

(concerne les opérations d’investissement

programmées, les appareils en construction et

les acomptes de marchés publics).

• Impossibilité dans GESLAB sur les commandes

standard de nature de dépense

« immobilisation » intégrées dans BFC :

- d’ajouter des postes de commandes qu’ils

soient mono ou multi-quantité;

- De modifier les n° « d’immo.nouvelle » sur les

postes de commande;

- De modifier le « type dép./Immo » (passer

d’immobilisation définitive à immobilisation en

cours, ou inversement).



Ce qui ne change pas

• Création automatique des fiches

immobilisation à la création de la demande

d’achat.

• Valorisation automatique de

l’immobilisation à l’intégration du service fait.

• Revalorisation automatique de

l’immobilisation en cas d’annulation du service

fait, ou au moment de la prise en charge de la

facture s’il y a un écart de prix avec le service fait

• Envoi automatisé des informations sur les

immobilisations à GESLAB par traitement

quotidien.

• Mise à jour du n° d’inventaire laboratoire

et du n° brevet dans GESLAB et envoi

automatisé à BFC.

Les gestionnaires d’unité(s) doivent aller dans le

module immobilisations sur GESLAB WEB pour

remplir les n° d’inventaire laboratoire pour permettre

le suivi d’inventaire et le récolement physique de

l’inventaire.

Le champs N° de brevet n’est accessible que

pour la division 2177 (DIRE) qui doit le compléter.

• L’état de suivi des immobilisations créées

en automatique.

• Affichage du numéro de fiche

immobilisation dans l’onglet « Imputation » de la

demande et de la commande d’achat dans BFC.

• Pour le moment, le processus ne change pas

pour les immobilisations hors périmètre de

l’automatisation:

- pas de création automatique de fiche

d’immobilisation si un des postes de commande

de nature de dépense « immobilisation » est

multi-quantité.

Dans ce cas, ce sont tous les postes de la

commande qui ne passent pas dans le

processus d’automatisation même s’ils sont

mono-quantité.

- pas de création automatique de fiche

d’immobilisation sur les postes de

commande prévisionnelle.

• Pas d’autres modifications des transactions

immobilisations existantes.


2 - Détails des impacts

Création des fiches d’immobilisation liées aux commandes multi-postes et

mono-quantité Avant :

Après prise en charge de la facture, la fiche d’immobilisation est créée et valorisée manuellement (par la

transaction « Entrée écriture ctr-partie automat. » : ABZON) dans BFC.

Après:

La ou les fiches immobilisation sont créées automatiquement à l’intégration de la demande d’achat.

Exemple:

Le ou la gestionnaire d’unité(s) saisie une commande standard dans GESLAB avec 3 postes mono-quantité.

Si sur chacun des postes de la commande, le ou la gestionnaire indique dans le champ « Immo. nouvelle » le

nombre 1, alors BFC ne créera qu’une seule fiche immobilisation.

Si en revanche le premier poste indique en « Immo. nouvelle » le nombre 1 et que le deuxième poste indique

en « Immo. nouvelle » le nombre 2, puis le troisième poste indique en « Immo. nouvelle » à nouveau le

nombre 1, alors BFC va créer deux fiches immobilisation. La première fiche immobilisation regroupera les

postes 1 et 3 de la commande, et la seconde fiche ne concernera que le poste 2 de la commande.



Attention lors de la saisie des postes de commande dans GESLAB:

- Par défaut, sur chaque nouveau poste de commande, le champ « Immo. nouvelle » est numéroté

chronologiquement de 1 à X. Il faut donc que le ou la gestionnaire d’unité(s) soit attentif et corrige à

partir du 2e poste de commande le n° « d’immo. nouvelle » s’il sait qu’il s’agit de la même

immobilisation que le 1er poste.

- La fonction « dupliquer » ne reprend pas les numéros « d’immo. Nouvelle », il faut les remettre

manuellement sur chaque poste de la commande dupliquée dans GESLAB.

La catégorie d’immobilisation est déterminée à partir du code famille et des types d’imputation

définis dans le référentiel NACRES. (Cf. note fonctionnelle NACRES)

Information: Pour connaître la correspondance entre les catégories, les comptes généraux et les codes

familles associés, vous pouvez vous reporter à la « Liste des codes familles et comptes généraux »

disponible sur l’espace documentation BFC.

Un contrôle de cohérence est effectué à l’entrée de BFC pour vérifier que tous les codes familles

saisis sur les différents postes de commande et liés à une même immobilisation, sont associés au

même compte général.

o En cas de discordance, la commande est rejetée vers GESLAB et la ou les fiches

d’immobilisation ne sont pas créée(s)

o Dans ce cas uniquement, les commandes rejetées qui n’ont pas donné lieu à création de

fiches d’immobilisation automatique peuvent être modifiées (corrigées) dans GESLAB avant

d’être retransmises vers BFC



Des éléments de la demande d’achat sont repris automatiquement sur la fiche d’immobilisation :

• la description du poste commande GESLAB portant en 1er un n° d’immo nouvelle:

désignation de l’immobilisation.

• les imputations analytiques et budgétaires

• le numéro du fournisseur

Remarque : si le fournisseur est ajouté a posteriori sur la demande d’achat, il faudra le mettre à jour

manuellement sur la fiche immobilisation.



Le numéro de l’immobilisation créée automatiquement se trouve sur l’onglet « Imputation » du

document d’achat

Demandes et commandes d’achat Onglet « Imputation » pour les demandes d’achat et commandes d’achat ne donnant pas

lieu à création de fiche immobilisation automatisée:

- L’onglet « Imputation » du poste du

document d’achat affiche les imputations

budgétaires et analytiques, ainsi que le

compte général.



Onglet « Imputation » spécifique pour les demandes d’achat et commandes d’achat avec

fiche immobilisation créée en automatique

- L’onglet « Imputation » du poste du

document d’achat affiche les imputations

budgétaires et analytiques, ainsi que le

compte général. Le champ « Immobilisation »

correspond au numéro de la fiche d’immobilisation

créée en automatique.

Remarques : - le type d’imputation est « Avec SF – ID auto » ou « avec SF – IC auto »

- le compte général est à terminaison 0 (ex.: 21821000) dès la création de la demande d’achat.

- même s’il y a double imputation analytique sur le document d’achat, seule celle transmise par GESLAB

sera pertinente dans BFC

(ex.: l’imputation analytique pertinente pour une unité de recherche est toujours l’EOTP)

Point d’attention sur les commandes de nature de dépense « immobilisation » liées à

l’automatisation des fiches immobilisation:

• L’ajout de lignes sur la commande n’est plus possible

• Les modifications de quantités commande post-intégration dans BFC sont interdites.

Cela doit donner lieu à une nouvelle commande



Valorisation initiale de l’immobilisation Avant :

- A partir du service fait, le compte d’attente 2XXXXXX1 est débité.

- L’immobilisation définitive est valorisée manuellement (par la transaction « Entrée écriture

contre-partie automatique » : ABZON) par crédit du compte d’attente 2XXXXXX1 et débit du compte

d’immobilisation définitive 2XXXXXX0.

Après:

- L’immobilisation est valorisée automatiquement à l’intégration du service fait.

La pièce comptable fait apparaître au débit le compte d’immobilisation 2XXXXXX0 sans passer par le

compte d’attente 2XXXXXX1.

- Sur la fiche immobilisation, la date de mise en service correspond à la date de pièce du service

fait. Celle-ci est également reprise comme date de référence du mouvement d’ immobilisation.

Rappel concernant la mise en service des immobilisations:

Plusieurs fiches techniques et réglementaires sont à la disposition des gestionnaires sur la bibliothèque

pratique:

- Fiche technique et réglementaire sur le thème de la règle de paiement après service fait

- Fiche technique et réglementaire sur le thème de l’équipement, en particulier la notion d’admission

du matériel

Dans Doc’Utile a été publiée la fiche technique n° SDP-10-03 « Immobilisations Date de service fait / date

de mise en service ». C’est cette dernière qui énonce les règles de gestion des immobilisations.

Il convient d’être particulièrement vigilent sur la date saisie dans GESLAB lors de la saisie du service fait.



Modifications de l’immobilisation Toutes les modifications de la commande ne sont pas répercutées sur la fiche

d’immobilisation.

Par contre la désignation de l’immobilisation créée peut-être modifiée manuellement à tout

moment aussi bien dans BFC que dans le module immobilisation de GESLAB WEB,

l’échange d’informations dans ce domaine étant automatisé par flux quotidiens.

Une fois l’immobilisation mise en service, tout nouveau mouvement au cours d’un même

exercice sera comptabilisé avec une date de référence égale à la date de mise en service de

l’immobilisation.

Tout mouvement réalisé sur un exercice ultérieur à celui de la mise en service aura pour

date de référence le 1er janvier de cet exercice (01/01/Année en cours).

Après la mise en service de l’immobilisation, toute modification par le flux de la

dépense (facture avec écart de prix, avoir saisi en déchargement ou facture supplémentaire

saisie en chargement ultérieur et annulation de service fait) met à jour la valeur de

l’immobilisation.

Les écarts de prix, les coûts indirects d’acquisition, les avoirs saisis dans le module dépense de

BFC arrivent en intégration dans GESLAB et mettent à jour l’engagé.

Le traitement des avoirs en exercice courant est une réduction de dépense qui doit être saisie

obligatoirement dans BFC en type d’opération « Déchargement ultérieur » (avoir en valeur). Seule

cette opération permet la mise à jour automatique de la fiche immobilisation.



Les avoirs traités en opération « avoir » (avoir en quantité) créent une anomalie aussi bien dans

BFC que GESLAB:

- Après avoir effectué le retour dans GESLAB, l’annulation du service fait est impossible. (rejet

automatique par BFC).

- Une demande d’assistance doit être faite auprès de la DSI.

- Dans BFC, l’absence d’annulation du service fait génère un écart dans l’état « EM/EF »

(écart entre service fait et facture).

Les annulations des valorisations issues du flux de la dépense (service fait et

annulation de service fait, facture avec écart de prix, avoir, déchargement ou chargement

ultérieur) doivent obligatoirement être réalisées par le flux de la dépense.



Cas d’une fiche immobilisation créée à tort

Erreur lors de l’engagement de la commande dans GESLAB:

lors de la saisie de la commande le ou la gestionnaire a indiqué deux n° d’immobilisation alors qu’en

fait il n’aurait dû y en avoir qu’une seule. I

l faudra attendre que tous les postes de la commande possèdent des factures prises en charge pour

effectuer un transfert d’immobilisation dans BFC. En effet, si ce transfert est effectué avant, cela

bloque l’intégration des services fait et la prise en charge des factures.

• Attention:

Avant d’effectuer le transfert d’une fiche vers une autre, il faut s’assurer que les 2 fiches:

o Portent sur la même catégorie d’immobilisation;

o Que leurs dates de mise en service soit identique

Si ce n’est pas le cas, il ne faut pas enregistrer le transfert. En effet, BFC se basera sur la date de

l’immobilisation qui aura reçu le transfert pour le calcul des amortissements avec pour nouvelle

base la somme des 2 immobilisations. Ce qui peut impacter le compte de résultat plus ou moins

fortement en fonction de l’écart entre les dates, le nombre d’immobilisations concernées et leurs

montants.

Lorsque qu’une commande concerne une IEC, tous les postes de la commande doivent avoir le

« type dép.immo. »: « IC Immobilisation En Cours ». Donc même si le dernier poste d’une

commande concerne le solde d’un marché en vue de payer le dernier acompte après

admission du matériel, il ne faut pas lui attribuer le « Type dép. Immo. »: « ID Immobilisation

Définitive ». La mise en service des IEC se fait uniquement dans BFC.

En cas d’erreur sur ce point, il faudra solder la commande, sortir les fiches non valorisées.



Précision concernant la sélection d’une fiche immobilisation existante dans GESLAB

en vue de revaloriser cette fiche

• Il n’est possible de sélectionner que des fiches d’immobilisation en cours (IEC).

• Rappel sur les IEC: il s’agit des fiches imputées sur des comptes 23XXX000, et qui ne sont donc

pas en cours d’amortissement. L’amortissement démarrera uniquement lorsque l’unité produira le

PV de mise en service, document à partir duquel le SFC enregistrera les opérations comptables de

mise en service (basculement du compte 23 au compte 20 ou 21)

• En aucun cas il n’est possible de sélectionner une fiche d’immobilisation définitive (imputée sur un

compte 20 ou 21) car les mouvements sur la fiche seraient alors comptabilisés avec une date de

référence égale à la date de mise en service déjà enregistrée sur l’immobilisation.

• Si plusieurs commandes, auprès d’un ou plusieurs fournisseurs, ont pour but de constituer un seul

appareil, il convient de déclarer un appareil en construction auprès du SFC

• Pour pouvoir sélectionner une IEC sur les postes de commande dans GESLAB, il faut que l’IEC

dont le n° a le format suivant 60000000XXXX, soit présente dans le module immobilisation de

GESLAB WEB



Echanges d’informations entre GESLAB et BFC

Envoi des informations sur les immobilisations de BFC à GESLAB - Tous les jours, les informations sur les immobilisations créées ou modifiées dans BFC dans la

journée seront envoyées à GESLAB.

Réception dans BFC du n° inventaire laboratoire et du n° brevet

saisis dans GESLAB

Avant - Saisie manuelle en DR des numéros d’inventaire et/ou de brevet sur la fiche immobilisation dans

BFC.

Après - Saisie manuelle de ces numéros dans GESLAB et envoi à BFC pour mise à jour automatique des

fiches immobilisations.

Le laboratoire et la délégation disposeront donc à la fois des références GESLAB et BFC de

chaque immobilisation dans leur application respective.



État de suivi des immobilisations créées en automatique

- Il permet le suivi et le contrôle des immobilisations créées en automatique pour une délégation

régionale donnée.

- Il restitue toutes les données des fiches d’immobilisations et des documents d’achat associés,

mises à jour au fur et à mesure des différentes étapes du flux d’achat (création commande, service

fait, prise en charge facture …) et de la vie de l’immobilisation (blocage, transfert, sortie, vente …).

- Il est accessible par la transaction « Etat de suivi des immobilisations » (ZBFCFITR_E185)

disponible depuis le portail BFC dans le menu Comptabilité / Immobilisations / Reporting

immobilisations / Etats d’immobilisations.

Cet état sera exploité dans le cadre de la refonte du contrôle de supervision à postériori.

Une attention particulière sera portée sur le remplissage des n° d’inventaire laboratoire, et le suivi du

parc immobilier par composant

Des fiches techniques réglementaires et comptables viendront compléter l’information et le manuel

d’utilisation BFC



Populations d’utilisateurs concernés

Les utilisateurs / services concernés sont les suivants

• Gestionnaires d’unité(s)

• Gestionnaires immobilisations en Délégation régionale

• Le service financier et comptable de la Délégation régionale

Transactions impactées / concernées

Menu : Dépenses/Engagement de la Dépense-commande/Demande d’achat/Afficher

demande d’achat (transaction ME53N)

Menu : Dépenses/Engagement de la Dépense-commande/Commande d’achat /Afficher

commande d’achat (transaction ME23N)

Menu : Comptabilité/Immobilisations/Reporting immobilisations/Etats d’immobilisations/Etat

de suivi des immobilisations (transaction ZBFCFITR_E185)


3 – Liste des documents

Manuel Utilisateur

Comptabilité Tome 1B : référentiels et tenue de la comptabilité auxiliaire

immobilisations Modifications majeures:

Chapitre 4.3.1.2 Acquisition d’immobilisation définitive par le flux classique de la

dépense

Chapitre 4.4.2 Acquisition d’immobilisation en cours

Lien : http://www.dsi.cnrs.fr/bfc/portail/documentation/documents/BFC-MUT-CPT-Tome1B-CIM-

V4.13.pdf

Comptabilité Tome 2A : Tenue de la comptabilité générale

Chapitre 2.7.17 Etat de suivi des immobilisations créées en automatique

Lien : http://www.dsi.cnrs.fr/bfc/portail/documentation/documents/BFC-MUT-CPT-Tome2A-TCG-

V4.21.pdf

http://www.dsi.cnrs.fr/bfc/portail/documentation/documents/BFC-MUT-CPT-Tome1B-CIM-V4.13.pdf












http://www.dsi.cnrs.fr/bfc/portail/documentation/documents/BFC-MUT-CPT-Tome2A-TCG-V4.21.pdf












Documents

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