Instruire les demandes de subventions des associations

CL 43

Instruire les demandes de subventions des associations:

apprécier leur situation financière

27 et 28 juin 2013

V1 2013

Pôle Inter-Entreprises – 08 11 03 03 03 Document créé par

PLAN

Partie 1: le cadre juridique du contrôle des associations par les collectivités locales

1. La capacité de contrôle

- l’encadrement comptable des associations

- Le renforcement des procédures liées à la transparence

2. Le pouvoir d’investigation des collectivités

Partie 2: les risques associatifs

1. Les risques liés aux subventions

2. Les risques financiers

PLAN

Partie 3: Analyse des associations

1. Les aspects organisationnels et juridiques

2. La stratégie et les activités

3. Les aspects sociaux

4. La comptabilité et de la fiscalité

5. L’analyse financière

6. Contrôle de l’utilisation des subventions par l’association

Partie 4: cas pratique

Contexte général

Associations (et entreprises) qui reçoivent des subventions publiques se voient réclamer des comptes:

sans bien comprendre le sens de cette exigence

sans bien comprendre la forme susceptible de satisfaire les attentes des collectivités

vécu comme une contrainte : énergie utilisée à autre chose que leurs activités

Raison : l’approbation par les associations subventions des règles et des moyens de comptabilité reste à faire

Contexte général

Environnement juridique qui organise les relations collectivités locales/associations a subi ces dernières années des mutations significatives, sous les effets :

- du souci de transparence et de lutte contre la corruption

qui a guidé le législateur ;

- de la vigilance croissante du citoyen contribuable qui se

préoccupe de l’utilisation des fonds publics ;

- de l’exigence d’une gestion rigoureuse portée par les responsables

politiques locaux ;

- de l’évolution et de la transposition du droit communautaire.

La capacité de contrôle: encadrement comptable des associations

Contrôle des associations par les collectivités locales qui leur allouent des subventions repose sur un double fondement :

- un encadrement comptable assez précis ;

- un pouvoir d’investigation mal défini.


Loi du 1er juillet 1901

aucune obligation précise en matière comptable

le trésorier rend compte de la gestion et soumet les comptes à l’approbation de l’assemblée générale (statuts)


Plan comptable des associations et fondations

adopté par le CNC en décembre 1998

« s’applique aux associations et fondations qui ont l’obligation d’établir ou qui établissent volontairement des comptes annuels comprenant un bilan, un compte de résultat et une annexe formant un tout indissociable »

exception pour les petites associations (CA < 60 K€), comptabilité en partie simple


Les obligations issues du plan comptable 1998

un inventaire du patrimoine de l’association ;

un tableau récapitulatif des biens de l’association, qui fera ressortir le prix d’acquisition, le montant de l’amortissement et la valeur nette comptable ;

un état des créances : subventions accordées à recevoir, sommes dues à l’association ;

un état des dettes : factures que l’association n’a pas acquittées ;

la situation financière de l’association : les soldes comptables du compte bancaire et de la caisse doivent correspondre à la réalité ;

un tableau récapitulatif des recettes et des dépenses de l’année.


Pour les associations ayant un but lucratif…

tenir un livre aux pages numérotées sur lequel est inscrite, jour par jour, chacune de leurs opérations

suivre distinctement les recettes retirées de leurs opérations accessoires lucratives de façon à pouvoir apprécier si celles-ci excèdent ou non le seuil de 60 000 euros ;

délivrer une facture ou un document en tenant lieu pour leurs opérations réalisées au profit d’assujettis à la TVA ou d’autres personnes morales.;


Concernant les associations ayant une activité économique dès lors qu’elles dépassent 2 des 3 seuils suivants:

- 50 salariés

- 3 100 000 € de CA (ou ressources)

- 1 550 000 € de total bilan

Elles doivent établir:

un bilan

un compte de résultat

une annexe

un rapport de gestion

désigner un commissaire aux comptes


Pour les associations recevant des subventions publiques, le législateur à renforcé progressivement les obligations comptables


Le décret loi du 30 octobre 1935

Toute association subventionnée est tenue de produire des comptes certifiés, ainsi que tout document faisant connaître les résultats de son activité.

Cette « certification » n’oblige pas à l’intervention d’un commissaire aux comptes et que la notion de « comptes » n’impose pas le respect du plan comptable avec la distinction patrimoine exploitation courante (bilan-compte de résultats).

Ce texte donne une capacité de contrôle aux collectivités participant au financement.


Le décret loi du 2 mai 1938

La généralité et l’imprécision de ce texte ont conduit le législateur à renforcer peu à peu l’encadrement comptable.

Dès 1938, un décret-loi promulgué le 2 mai dispose dans son article 14 que :

« Toute association, société ou collectivité privée qui reçoit une subvention de l’État est tenue de fournir ses budgets et comptes au ministre qui accorde la subvention.

Elle peut en outre être invitée à présenter les pièces justificatives des dépenses et tous autres documents dont la production serait jugée utile.

Tout refus de communication entraînera la suppression de la subvention. »


Le décret loi du 2 mai 1938

L’article 15 de ce décret poursuit :

« Il est interdit à toute association, société ou collectivité ayant reçu une subvention d’en employer tout ou partie en subventions à d’autres associations, sociétés, collectivités privées ou oeuvres sauf autorisation formelle du ministre, visée par le contrôleur des dépenses engagées.

Les bénéficiaires de ces dérogations seront soumis, dans les mêmes conditions, au contrôle prévu par le précédent article. »


Loi n° 84-148 du 1er mars 1984 relative à la prévention

et au règlement amiable des difficultés des entreprises

Le chapitre V de la loi, relatif aux dispositions applicables aux personnes morales de droit privé non commerçantes ayant une activité économique, dispose :

Cf. articles 27 et suivants




Art. 27 - Les personnes morales de droit privé non commerçantes

ayant une activité économique dont le nombre de salariés, le montant hors taxes du chiffre d’affaires ou les ressources et le total du bilan dépassent, pour deux de ces critères, des seuils fixés par décret en Conseil d’État, doivent établir chaque année un bilan, un compte de résultat et une annexe. Les modalités d’établissement de ces documents sont précisées par décret ;

Ces personnes morales sont tenues de nommer au moins un commissaire aux comptes choisi sur la liste mentionnée à l’article 219 de la loi n° 66-537 du 24 juillet 1966…

Les peines prévues par l’article 439 de la loi du 24 juillet 1966 sont applicables aux dirigeants des personnes morales mentionnées au premier alinéa du présent article qui n’auront pas, chaque année, établi un bilan, un compte de résultat et une annexe.

Les dispositions des articles 455 et 458 de la loi du 24 juillet 1966 sont également applicables à ces dirigeants.




Art. 28 - Les personnes morales de droit privé non commerçantes

ayant une activité économique dont, soit le nombre de salariés, soit le montant hors taxes du chiffre d’affaires ou les ressources dépassent un seuil défini par décret en Conseil d’État, sont tenues d’établir une situation de l’actif réalisable et disponible, valeurs d’exploitation exclues, et du passif exigible, un compte de résultat prévisionnel, un tableau de financement et un plan de financement.

La périodicité, les délais et les modalités d’établissement de ces documents seront précisés par décret.




Art. 29 - Le commissaire aux comptes d’une personne morale mentionnée à

l’article 27 peut attirer l’attention des dirigeants sur tout fait de nature à compromettre la continuité de l’activité qu’il a relevé au cours de sa mission.

Il peut inviter le président à faire délibérer l’organe collégial de la personne morale. Le commissaire aux comptes est convoqué à cette séance. La délibération est communiquée au comité d’entreprise.

En cas d’inobservation de ces dispositions ou si, en dépit des décisions prises, il constate que la continuité de l’activité reste compromise, le commissaire aux comptes établit un rapport spécial.

Il peut demander que ce rapport soit adressé aux associés ou qu’il soit présenté à la prochaine assemblée. Ce rapport est communiqué au comité d’entreprise.


Le chapitre III du décret n° 85-295 du 1er mars 1985, pris pour l’application de la loi n° 84-148

du 1er mars 1984

Articles 22 à 26

Cf. manuel

La capacité de contrôle: le renforcement des procédures liées à la

transparence

Loi du 6 février 1992 portant sur l’administration territoriale de la République (loi ATR)

L’article 13 de cette loi, complété par le décret d’application 93-570 du 27 mars 1993, établit une obligation de transparence imposée à la collectivité locale qui subventionne les activités de certaines associations.

Ainsi, les documents budgétaires de la collectivité (budget primitif et compte administratif) doivent être accompagnés, en annexe, du bilan certifié conforme du dernier exercice connu lorsque l’association :

reçoit plus de 75 000 euros de subvention ;

reçoit une subvention représentant plus de 50 % de son budget ;

bénéficie d’une garantie d’emprunt donnée par la collectivité.


transparence

Loi du 6 février 1992 portant sur l’administration territoriale de la République (loi ATR)

Ces pièces doivent être exigées des associations par la collectivité elle-même, car la loi ne crée d’obligation qu’à son égard.

La production de ces pièces peut intervenir dès la date du dépôt du dossier de demande de subvention, ou ultérieurement, mais, cependant, avant tout mandatement de la subvention accordée.

Il est précisé que la certification en question peut être assurée par le président de l’association, l’intervention d’un commissaire aux comptes agréé n’étant pas obligatoire.

Toutefois, dans cette hypothèse, le président engage sa responsabilité personnelle en garantissant la régularité et la sincérité des comptes.


transparence

Loi du 29 janvier 1993 relative à la transparence des procédures publiques et à la prévention de la corruption (loi Sapin)

L’article 81 de la loi Sapin et son décret d’application 93-568 du 27 mars 1993, imposent des obligations comptables à certaines associations.

Toute association recevant annuellement au moins 150 000 € de subventions de l’État ou d’une collectivité locale, est soumise à 2 obligations :

- fournir un bilan certifié, un compte de résultats et une annexe comptable ;

- nommer au moins un commissaire aux comptes titulaire et un suppléant …


transparence


- Outre sa mission de certification des comptes, ce commissaire dispose d’une procédure d’alerte : le commissaire aux comptes peut attirer l’attention des dirigeants sur tout fait de nature à compromettre la continuité de l’activité qu’il a relevé au cours de sa mission.

- Il peut inviter le président à faire délibérer l’organe collégial de l’association.

- Cette capacité d’alerte peut le conduire jusqu’à l’établissement d’un rapport spécial destiné aux membres de l’association.


transparence


- Cet encadrement comptable, issu des dispositions conjuguées de la loi ATR et de la loi Sapin, concerne principalement les associations qui reçoivent plus de 75 000 euros de subventions d’une même collectivité.

- L’effet de ces dispositions est puissant, car les associations concernées doivent utiliser le plan comptable 1982, respecter l’indépendance des exercices comptables, tenir une comptabilité d’engagement et intégrer leur patrimoine à la comptabilité


transparence


- Toutefois, en l’absence de sanction légale applicable, l’effet du non respect de ces dispositions paraît se limiter principalement au refus d’accorder ou de mandater la subvention (et accessoirement, pour la collectivité, à subir les critiques de la chambre régionale des comptes).

- Par ailleurs, le principe de la libre administration des collectivités locales permet à celles-ci d’édicter leurs propres exigences, nécessaires à l’instruction des demandes de subvention.


transparence


- Dans ce cadre, elles conservent toute liberté d’imposer la production de tout document comptable, même pour attribuer une subvention d’un montant inférieur à 75 000 euros.

- De manière générale, les procédures comptables doivent être adaptées à la taille de l’association et au degré de complexité des missions de celle-ci et de son organisation. Elles doivent être appliquées rigoureusement afin de mener le projet associatif avec efficacité et clarté.

- Cependant, l’organisation comptable ne doit pas se traduire par un excès de bureaucratie qui deviendrait alors un frein à la dynamique associative.


transparence

Loi du 12 avril 2000 (et décret du 6 juin 2001) sur les relations entre les collectivités locales et les associations

Obligation de conventionnement

- L’article 10 de la loi a complété plusieurs textes relatifs à l’organisation des relations entre les collectivités locales et les associations (loi ATR et loi Sapin)

- Elle impose un conventionnement au-delà d’un seuil de subvention et fixe les règles d’information du public. Le décret n° 2001-495 du 6 juin 2001 est venu préciser les seuils financiers rendant obligatoire la formalisation d’une convention.

- L’établissement d’une convention est donc désormais obligatoire dès lors que la subvention annuelle allouée par la collectivité est supérieure à 23 000 euros.


transparence


Obligation de conventionnement

- La loi poursuit dans son quatrième alinéa :

« Lorsque la subvention est affectée à une dépense déterminée, l’organisme de droit privé bénéficiaire doit produire un compte rendu financier qui atteste de la conformité des dépenses effectuées à l’objet de la subvention. Le compte rendu financier est déposé auprès de l’autorité administrative qui a versé la subvention dans les six mois suivants la fin de l’exercice pour lequel elle a été attribuée. »


transparence


L’information du public

- La loi impose également une transmission de certains documents dès lors qu’une collectivité a alloué une subvention. Si la convention et le compte rendu financier dépendent de conditions (seuil et affectation de la subvention), le budget et les comptes devront être communiqués sur simple demande.

Art 10. « Le budget et les comptes de tout organisme de droit privé ayant reçu une subvention, la convention prévue au présent article et le compte rendu financier de la subvention doivent être communiqués à toute personne qui en fait la demande par l’autorité administrative ayant attribué la subvention ou celles qui les détiennent dans les conditions prévues par la loi n° 78-753 du 17 juillet 1978. »


transparence



- les associations qui auront reçu de l’ensemble des autorités publiques une subvention supérieure ou égale à 153 000 euros (art. 2 du décret) devront « déposer à la préfecture du département où se trouve leur siège social leur budget, leurs comptes, les conventions prévues au présent article et, le cas échéant, les comptes rendus financiers des subventions reçues pour y être consultés. »


transparence



Les trois types de conventionnement

- les conventions inférieures au seuil défini par le décret, qui restent à la discrétion de la collectivité sur la forme et le fond. La mise en place d’un modèle type peut néanmoins être envisagée ;

- les conventions annuelles qui dépassent 23 000 euros, qu’il convient de codifier au regard des dispositions de la loi ;

- les conventions pluriannuelles qui dépassent le seuil, pour lesquelles il sera nécessaire d’établir à la fois une convention cadre pour une durée déterminée et une lettre de notification qui indiquant chaque année (BP) le montant alloué


transparence


La forme de la convention

3 mentions obligatoires:

- l’objet de la subvention ;

- le montant ;

- les conditions d’utilisation de la subvention allouée

Si subvention affectée à une dépense déterminée: prévoir la forme et le contenu du compte rendu financier, le délai de transmission (maxi 6 mois suivant la clôture des comptes)


transparence



3 mentions obligatoires:

- l’objet de la subvention ;

- le montant ;

- les conditions d’utilisation de la subvention allouée

Si subvention affectée à une dépense déterminée: prévoir la forme et le contenu du compte rendu financier, le délai de transmission (maxi 6 mois suivant la clôture des comptes)


transparence



- Tenir compte des contraintes liées à la transmission et définir les modalités de transmission des documents

Evidemment les autres obligations s’ajoutent:

- Obligation d’un commissaire aux comptes (> 150 000 € provenant Etat ou Etab. publics)

- Comptes transmis et annexes au budget de la collectivité (subvention > 75 000 € ou représentant plus de 50% du budget)

Le pouvoir d’investigation des collectivités locales: la procédure

directe

- Art. L1611-4 du CGCT (Décret-loi du 30 octobre 1935 codifié)

- Contrôle des comptes de l’association bénéficiaire

- En complément du contrôle sur pièces (au moment de l’instruction)

- Contrôle peut s’opérer sur place … mandat possible (EC)


directe

L’association doit fournir ses comptes (PCG 1982)

- avec certification par un commissaire aux comptes agréé si l’association a reçu plus de 150 000 euros de subvention de la collectivité, si elle bénéficie de garanties d’emprunt ou si la subvention représente plus de 50 % de son budget ;

- avec certification, mais intervention non obligatoire du commissaire aux comptes, si l’association reçoit plus de 75 000 euros de subventions;

- Simple « certification » pour les autres associations.

-


directe

L’association doit fournir les justificatifs d’utilisation:

- vérification du compte d’emploi de la subvention, et non d’une capacité plus large à vérifier l’ensemble de la comptabilité de l’association.


directe

- Représentant de la collectivité peut consulter sur place le nombre et la réalité des adhérents,

- Mais ne peut obtenir copie de leur liste.

- la collectivité n’est pas autorisée à communiquer à des tiers les documents remis par l’association.


directe

Les limites du contrôle direct:

- Durée du contrôle et caractère contradictoire ne sont pas précisés

- Portée du contrôle réduite


indirecte

Recours à l’article 47-1 de la loi ATR (6 février 1992)

- Le président de l’exécutif (maire par extension président EPCI, pdt CG, pdt CR..) peut saisir la CRC pour vérification des comptes d’une association financée par la collectivité

- Collectivité perd toute maitrise de la procédure

- CRC intervient de façon discrétionnaire (contrôle non juridictionnel)

Le pouvoir d’investigation des collectivités locales:

Pouvoir d’investigation doit:

- s’inscrire dans une logique non répressive

- Se positionner sur les plans de clarification des éléments de gestion et de l’évaluation de l’action

Les risques associatifs

Quelques généralités

Secteur associatif très important en France: 700 000 associations, 800 000 salariés et 30 Milliards € de financement

développement de ce secteur s’explique par:

- le besoin de nouveaux services et loisirs auxquels les secteurs public et privé ne répondent pas

- la volonté de créer des contre pouvoirs en face des grandes administrations, des grandes entreprises publiques ou privées

- le souci des collectivités de disposer de structures de gestion mieux adaptées à leurs


Quelques généralités

Le terme « association », recouvre des réalités extrêmement diverses eu égard au degré d’indépendance des collectivités, à leur taille, au secteur d’activité, à leur organisation…

Devant cette diversité et ces enjeux, les collectivités doivent être en mesure de repérer et hiérarchiser les zones de risques potentiels afin de mettre en place un système de suivi.


Les conditions relatives aux subventions

La circulaire du 18 janvier 2010 relative aux relations entre les pouvoirs publics et les associations « sanctuarise » la définition de la notion de subvention :

« La subvention caractérise la situation dans laquelle la collectivité apporte un concours financier à une action initiée et menée par une personne publique ou privée, poursuivant des objectifs propres auxquels l’administration, y trouvant un intérêt, apporte soutien et aide. »

Elle entérine également la banalisation du mode d’intervention économique des associations, y compris lorsque celui-ci relève de l’intérêt général ou présente un caractère social…



En conséquence: toutes les aides financières accordées aux associations sous quelque forme que ce soit relèvent désormais de la réglementation des aides d’État.

Le principe de libre concurrence qui prévaut dans les relations financières entre associations et collectivités publiques « interdit les aides publiques soutenant des services ou productions dans des conditions susceptibles d’affecter les échanges entre États ».



Circulaire du 18 janvier 2010

« La réglementation dite des « aides d’État » s’applique à toute « entreprise » recevant un financement public, dès lors qu’elle exerce une activité « économique » d’intérêt général, et ce quel que soit son statut juridique (associatif ou autre) ou la façon dont elle est financée par la collectivité publique. Ainsi, une association sans but lucratif exerçant une activité économique d’intérêt général et sollicitant un concours financier public sera qualifiée « d’entreprise » au sens communautaire et soumise à la réglementation des aides d’État pour la partie de son activité qui est « économique ».

Les règles d’encadrement des aides ne s’appliqueront pas en revanche à sa part d’activité qui serait qualifiée de non économique. »



Notion « d’activité économique » recouvre, quel que soit le secteur d’activité, toute offre de biens ou de services sur un marché donné :

le fait que l’activité concernée puisse être de nature « sociale » n’est pas en soi suffisant pour faire exception à la qualification d’activité économique au sens du droit des aides d’État ;

le fait que l’entité susceptible de bénéficier du concours public ne poursuive pas un but lucratif ne signifie pas que les activités qu’elle exerce ne sont pas de nature économique ;

seules échappent à cette qualification les activités liées à l’exercice de prérogatives de puissance publique ou certaines activités identifiées par la jurisprudence communautaire, comme les prestations d’enseignement public ou la gestion de régimes obligatoires d’assurance.



Notion « d’activité économique » recouvre, quel que soit le secteur d’activité, toute offre de biens ou de services sur un marché donné :

le fait que l’activité concernée puisse être de nature « sociale » n’est pas en soi suffisant pour faire exception à la qualification d’activité économique au sens du droit des aides d’État ;

le fait que l’entité susceptible de bénéficier du concours public ne poursuive pas un but lucratif ne signifie pas que les activités qu’elle exerce ne sont pas de nature économique ;

seules échappent à cette qualification les activités liées à l’exercice de prérogatives de puissance publique ou certaines activités identifiées par la jurisprudence communautaire, comme les prestations d’enseignement public ou la gestion de régimes obligatoires d’assurance.



Circulaire du 18 janvier 2010:

« Dans la pratique, la grande majorité des activités exercées par les associations peuvent être considérées comme des « activités économiques », de sorte que les aides publiques qui y sont apportées doivent respecter la réglementation européenne sur les aides d’État. »



Circulaire du 18 janvier 2010:

Au terme de la circulaire, ce n’est donc que par exception que les associations considérées comme « entreprise » au regard du droit européen conservent le droit de bénéficier de concours financiers sous la forme de subventions dans une limite de 200 000 euros et sur une période de 3 ans.

Lorsque l’association bénéficie d’un montant de subvention supérieur, le « surplus » ne sera considéré comme « acceptable » que s’il correspond à une compensation d’obligations de service public »



une telle doctrine entraîne une modification structurelle des relations entre les collectivités publiques et le monde associatif

Des subventions sont illégales lorsqu’elles portent atteinte aux principes constitutionnels, à une iberté publique fondamentale ou au principe de neutralité des institutions publiques.


Subvention et risques de requalification en prestations de service

contrats de prestations de service :

- organisme de droit privé assure, pour le compte d’une collectivité, une prestation incombant à cette collectivité;

- la collectivité passe commande (CMP)

- Sommes reçues = prix d’une prestation (non subvention)


Subvention et risques de requalification en prestations de service

requalification d’une subvention en contrat de prestations de service :

- Service individualisé rendu par l’association à la collectivité

- Contrepartie entre service et sommes reçues soit directe

- Collectivité tire un intérêt direct, individualisé et immédiat de la prestation


Subvention et risques de requalification

Contrats de DSP:

- Une collectivité publique confie à un tiers le soin d’exécuter le service public à sa place

- Notion d’intérêt général

- Initiative de la collectivité

- Activité organisée par la collectivité

- Peuvent entraîner le versement de subventions, qui correspondent plus à une compensation



Notion de subventions:

- Aide financière consentie par une personne publique à une personne privée (ou publique) poursuivant une mission d’intérêt général

- facultatives

- précaires

- conditionnelles



Notion de subvention conventionnelle:

- Uniquement réservée

- facultatives

- précaires

- conditionnelles



conséquences:

- Risque de fiscalisation (TVA)

- Exercice d’activité commerciale (IS)

- Application du CMP et seuil : subvention versée > 90 000 € (une fois ou durée du convention)

- Risque de délit de favoritisme


Conditions relatives aux associations elles-mêmes

l’association doit posséder la personnalité juridique et, elle doit donc être déclarée à la préfecture ou à la sous-préfecture du lieu de son siège social et faire l’objet d’une publication au journal officiel.

Dans certains cas (Maisons des jeunes et de la culture, colonies de vacances, foyers ruraux…), elle doit être agréée.

Seules les associations qui présentent un intérêt indiscutable pour la collectivité peuvent être subventionnées.

Une collectivité territoriale ne peut accorder une subvention pour des projets qui ne concernent pas sa compétence géographique ou légale ou qui n’auraient aucun lien avec les besoins de ses habitants.


Obligations pesant sur les associations subventionnées

2 cas de figure

Subvention versée sans condition particulière (fonctionnement, équilibre). Dans ce cas l’association peut l’utiliser de la façon qu’elle l’entend ;

Subvention affectée à un emploi précis (investissements, projets…). Dans ce cas, elle doit être utilisée conformément à l’objet pour lequel elle a été accordée certains cas.



Reversement par une association de tout ou partie de la subvention à une autre entité est interdit (gestion de fait)

Subvention non utilisée doit être reversée, spécifiquement lorsqu’il s’agit d’une subvention affectée



Reversement par une association de tout ou partie de la subvention à une autre entité est interdit (gestion de fait)

Subvention non utilisée doit être reversée, spécifiquement lorsqu’il s’agit d’une subvention affectée


Les risques financiers – risques liés à la nature de l’activité

évolution d’une gestion sans but lucratif vers des activités lucratives ;

la réalisation d’opérations risquées, sans garanties, ou la mise en oeuvre d’opérations propres nécessitant des fonds importants (festival culturel…) ;

la dispersion de l’activité ;

le dérapage par rapport à l’objet social avec le risque pour la collectivité que l’association utilise es fonds octroyés non conformément à l’objet prévu ;

le dérapage de la stratégie avec le risque que les actions de l’association financée ne correspondent plus à un intérêt indiscutable pour la collectivité et l’intérêt public ;


Les risques financiers – risques liés à la nature de l’activité

la création de filiales à vocation commerciale tendant d’une part à opacifier les activités et la gestion et d’autre part à socialiser les pertes et à privatiser les bénéfices.


Les risques financiers – risques liés à la transparence

Absence d’un référentiel comptable et d’une formalisation de l’instruction des demandes de subventions peut conduire à une interprétation erronée des comptes annuels mais aussi de l’activité réellement effectuée.

Le manque de transparence peut occasionner des risques :

fiscaux et sociaux relatifs à des requalifications pouvant entraîner des dépenses substantielles non prévues, facteurs de déséquilibres budgétaires importants ;

financiers au regard du niveau de dépendance de l’association par rapport à ses financeurs, du niveau de solvabilité… ;


Les risques financiers – risques liés à la transparence

d’engagements donnés par l’association à des tiers (engagement hors bilan, garanties d’emprunt…);

d’engagements non maîtrisés donnés par la collectivité à l’association (garanties de recettes dans le cadre d’une convention, garanties de cautions accordées, obligations morales et/ou politiques…). ;


Les risques financiers – risques dus à l’organisation de l’association

organisation des activités : il faut trouver le juste milieu entre un excès de centralisme et une insuffisance de suivi des activités déconcentrées ou des délégations mal contrôlées ;

management de l’association : pour créer une dynamique, faire fonctionner une organisation,

les dirigeants doivent pleinement s’investir ;

incompatibilités dans les fonctions d’administration et de gestion ;

recours aux bénévoles notamment dans le cas où ceux-ci ont un turn-over important et occupent des postes décisionnels.


Les risques financiers – risques dus à l’organisation de l’association

absence de procédures administratives et comptables, leur absence ou leur insuffisance peut entraîner des dérives qui risquent de n’être constatées qu’au moment où la situation aura atteint un niveau de gravité extrême.


Les risques financiers – risque fiscal

L’instruction de la DGI du 15 septembre 1998 a défini le régime fiscal applicable aux associations

Le 18 décembre 2006 (Inst. 4H-5-06), instruction qui récapitule l’ensemble du régime fiscal des organismes sans but lucratif


Les risques financiers – risque fiscal

Pour qu’une association soit considérée comme non lucrative sur le plan fiscal, elle doit remplir les trois critères suivant :

sa gestion doit être désintéressée ;

si elle se livre à une activité concurrentielle, elle doit exercer cette activité dans des conditions différentes de celles des entreprises commerciales ;

elle ne doit pas avoir pour activité principale de rendre des services à des entreprises qui en retirent un avantage concurrentiel.


Les risques financiers – associations para locales

Associations para-locales utiles quand elles paraissent mieux adaptées à la mission accomplir que la collectivité elle-même, un établissement public, une SEM ou une entreprise privée délégataire d’un service public.

Dans certains domaines (culture, sports…) elles peuvent constituer la meilleure formule pour, par exemple, fédérer les bonnes volontés ou faire fonctionner un service public non payant ou payant mais ne visant pas l’équilibre financier.



Si véritable association résultant d’un vrai pacte associatif, réunissant des partenaires indépendants, prenant des décisions réellement autonomes pour gérer une activité « délégable » par la commune.

Dans ce cas il convient de pallier la relative fragilité juridique du statut associatif, notamment du fait que les partenaires sont peu engagés et que les contrôles sont plus faibles que ceux qui s’exercent sur la collectivité (préfet, comptable public).

risque financier pour la collectivité ou pénal pour les dirigeants.

contrôle des associations par la CRC a pour vocation essentielle de prévenir les dérives.



Si fausse association sans partenaire extérieur réellement engagé et exerçant aux ordres de la collectivité une activité que celle-ci ne peut, par nature, déléguer et dont les recettes et les dépenses doivent transiter, en conséquence, par la caisse du comptable.

Dans ce cas l’existence même de l’association risque de conduire à la gestion de fait afin de rétablir des formes budgétaires et comptables régulières risque financier pour la collectivité ou pénal pour les dirigeants.

Analyse des associations

Les aspects organisationnels et juridiques

l’objet social

composition du CA et du bureau

règles d’organisation et de fonctionnement

projet associatif

qualité des dirigeants

système de décision et de contrôle


La stratégie et les activités

quelle stratégie ? Analyse concurrence, environnement, …

analyse des activités:

- équilibre des activités: activité / financière

- Pertinence des activités / moyens

- Caractéristiques de l’activité


Aspects sociaux

composition des ressources humaines: CDI, CDD, contrats aidés, fonctionnaires mis à disposition…

organisation des ressources humaines: organigramme, fiches de postes …

respect de l’application du droit du travail


Aspects sociaux

composition des ressources humaines: CDI, CDD, contrats aidés, fonctionnaires mis à disposition…

organisation des ressources humaines: organigramme, fiches de postes …

respect de l’application du droit du travail


Comptabilité et fiscalité

organisation de la comptabilité et des procédures de contrôle interne

les budgets prévisionnels, les journaux, le grand livre, les relevés bancaires, les factures, le rapport du trésorier (ou rapport de gestion), le rapport du commissaire aux comptes, les rapprochements bancaires

le bilan, le compte de résultat, l’annexe…


Comptabilité

les différentes natures de produits:

- Subventions

- Cotisations

- Prestations de services

- Autres produits

les différentes natures de charges:

- Charges de personnel

- Achats, charges externes

- Amortissements et provisions


Fiscalité

Activités hors secteur lucratif:

- Absence de fiscalité

Activités dans le secteur concurrentiel et avec un caractère lucratif:

- Fiscalité générale applicable aux entreprises

- IS, TVA, CET, voire taxe sur les salaires

Sectorisation fiscale

- Cohabitation SE /ST / HC


Analyse financière

À quoi sert l’analyse financière ?

L’analyse financière doit permettre :

- de prendre connaissance et de rendre compte de l’activité et de la situation financière de l’association ;

- de mesurer l’efficacité économique de l’association c’est-à-dire le couple réalisations/coûts ;

- d’établir des prévisions d’exploitation en fonction d’hypothèses d’activités ;

- de prendre des décisions de gestion en connaissance de cause.


Analyse financière

Les particularités comptables des associations

selon les secteurs d’activité, exemples :

- les associations intervenant dans le secteur du logement, les modes d’évaluation des amortissements, des provisions pour grosses réparations ou d’enregistrement des charges d’emprunts (par exemple inscription dans les charges, des intérêts d’emprunts courus et non échus à la clôture de l’exercice) ;

- pour les associations du secteur médico-social, le mode d’inscription et l’affectation des suppléments de prix des chambres ou bien encore la participation des praticiens au fonctionnement


Analyse financière


la logique financière d’une association et d’une entreprise est différente:

- l’absence de capital,

- le caractère non lucratif,

- la non-fiscalisation possible,

- l’existence du bénévolat et de préoccupation de rentabilité des capitaux afin de rémunérer les actionnaires…

ratios devront être analysés avec circonspection


Analyse financière


la logique financière d’une association et d’une entreprise est différente:

- l’absence de capital et notion de fonds associatif

- le caractère non lucratif,

- la non-fiscalisation possible,

- l’existence du bénévolat et de préoccupation de rentabilité des capitaux afin de rémunérer les actionnaires…

ratios devront être analysés avec circonspection


Analyse financière

La situation nette

Indique la richesse patrimoniale nette de l’association.

Après l’affectation du résultat, la situation nette correspond à la somme algébrique des apports, des écarts de réévaluation, des bénéfices reportés, des pertes reportées.

Ne comprend donc pas les éléments des capitaux propres susceptibles d’être réintégrés aux résultats et éventuellement grevés comme une dette fiscale latente, les subventions d’investissements, les provisions réglementées.

Correspond à la partie du passif qui ne souffre d’aucune exigibilité vis-à-vis d’un tiers


Analyse financière

Le Fonds de roulement (FDR)

Exprime la capacité structurelle de l’organisme à financer son exploitation.

S’obtient par le calcul suivant (ressources structurelles - actif immobilisé).


Analyse financière

Le Besoin en Fonds de roulement (BFDR)

Exprime le besoin (ou l’excédent) de financement de l’organisme par le financement de son exploitation.

S’obtient par le calcul suivant : dettes d’exploitations - actif circulant (stocks + créances d’exploitations + créances diverses). la capacité structurelle de l’organisme à financer son exploitation.


Analyse financière

La Trésorerie

est la résultante de la réalisation ou non de l’équilibre financier.

La trésorerie est égale au FDR - BFR.

Si ce résultat est négatif l’association devra avoir recours à des financements externes pour équilibrer sa structure financière ce qui générera des coûts financiers.

Une trésorerie trop largement positive peut indiquer des phénomènes de thésaurisation qu’il convient d’étudier avec précision. le besoin (ou l’excédent) de financement de l’organisme par le financement de son exploitation.

Quiz Questions Réponses

Quels sont les 3 seuils qui déclenchent la désignation d’un CAC dans une association ?

Où se comptabilise le capital dans le bilan d’une association?

Existe-il une différence entre subvention de fonctionnement et subvention d’équipement,

Comment se calcule un FDR?

Par quel moyen enregistre-on les opérations comptables ?

Existe-il un seuil pour l’établissement d’une convention de subvention



2 des 3 seuils: 50 salariés 3,1 M€ de CA 1,55 M€ total bilan










Non









Non


Oui








Non


Oui

Comment se calcule un FDR? K permanents – actif net immobilisé







Non


Oui



Un journal






Non


Oui



Un journal


Oui: 23 000 €


Analyse financière

Endettement et solvabilité

Le rapport de l’actif aux dettes permet d’apprécier la capacité de l’association à apurer par elle-même son passif, par la simple mise en oeuvre de son patrimoine.

Si la surface financière de l’association apparaît très faible (ratio ≤ 1), une analyse complémentaire pourrait être envisagée sur la valeur des actifs.


Analyse financière

Endettement et solvabilité

La capacité de désendettement exprime en combien d’années, l’association serait en mesure e rembourser l’intégralité de sa dette à long terme, à supposer qu’elle y affecte la totalité de sa capacité d’autofinancement (résultat + dotation aux amortissements et aux provisions).

Le chiffre obtenu est à rapporter à la durée sur laquelle sont obtenus les financements bancaires.

le rapport des frais financiers aux produits d’exploitation peut constituer un signal d’alerte lorsqu’il croit fortement et, dans la pratique, lorsqu’il est amené à excéder des valeurs de 2 à 3 %.


Analyse de l’exploitation

Les soldes intermédiaires de gestion


Analyse de l’exploitation

Les soldes intermédiaires de gestion


Analyse financière

La CAF

épargne générée par l’association, autofinancement, ressources propres pour financer son développement (ou rembourser ses dettes financières).

Impact le niveau de subventions sollicitées.

2 méthodes de calcul:

- À partir du résultat net

- A partir de l’E.B.E.


Contrôle de l’utilisation des subventions

Subventions d’équipement

L’analyse porte plus particulièrement sur les points suivants :

- la pertinence de la nature de la subvention ;

- l’existence physique de l’équipement pour les subventions d’investissement ;

- l’enregistrement comptable ;

- le dossier juridique et fiscal correspondant ;

- l’utilisation.



Subventions d’équipement



Subventions d’exploitation

L’analyse porte sur :

- la pertinence de la nature de la subvention ;

- l’enregistrement comptable ;

- le dossier juridique et fiscal correspondant (convention, TVA) ;

- les versements (dates, décalage, problèmes rencontrés) ;

- l’utilisation ;

- la comptabilité analytique.



Subventions d’exploitation

LES FONDS DEDIES

Notion de fonds dédiés

Certaines ressources reçues par les associations sont affectées à un projet identifié de l’association.

Les associations qui reçoivent ces sommes d’argent s’engagent à les affecter au projet déterminé conformément aux souhaits des donateurs.

Ces fonds proviennent:

- de dons manuels

- de subventions de fonctions

- de legs et donations

LES FONDS DEDIES

Traitement comptable des fonds dédiés

Quid du traitement comptable en fin d’exercice de ces sommes perçues (encaissées) et non encore utilisées conformément à l’engagement pris?

Ces fonds – non utilisés – doivent figurer en fin d’exercice au passif dans la catégorie « fonds dédiés ».

Différence entre fonds dédiés et produits constatés d’avance: concernent l’exercice au cours duquel ils ont été reçus mais ils n’ont pas pu être utilisés conformément à leur affectation au cours de cet exercice.

LES FONDS DEDIES

Exemple comptabilisation des fonds dédiés

En N, une association a collecté des dons pour 2000 € qu’elle va devoir utiliser pour financer le projet Lambda.

Fin N, il s’avère que 1700 € ont déjà été affectés au projet mais l’association doit encore dépenser 300 € en N+1

Quelles sont les écritures comptables ?

LES FONDS DEDIES


En année N

512 Banque 2 000

758 Collecte projet Lambda 2 000

lors du 1er versement

65. Dépenses projet Lambda 1 700

512 Banque 1 700

31/12/N

6895 Engagements à réaliser sur dons projet Lambda 300

194 Fonds dédiés sur dons projet Lambda 300

lors du 2ème versement en N+1

65. Dépenses projet Lambda 300

512 Banque 300

report de la collecte projet Lambda (au plus tard 31/12/N+1)

194 Fonds dédiés sur dons projet Lambda 300

7895 Report des dons non utilisés projet Lambda 300

LES FONDS DEDIES


Mention dans l’annexe:

Si information significative, mention donnée dans l’annexe qui porte sur:

- Les sommes inscrites à l’ouverture et à la clôture de l’exercice en fonds dédiés;

- Les fonds dédiés inscrits au bilan n-1 et utilisés en n

- Les dépenses restant à engager financés par des fonds dédiés

- Les fonds dédiés correspondant à des projets pour lesquels aucune dépense significative n’a été enregistrée au cours des 2 dernières années.

LES FONDS DEDIES

Exercice n°2 : comptabilisation des fonds dédiés

Une association d’insertion va organiser une rencontre importante entre des employeurs potentiels et des jeunes en insertion fin janvier 2014.

L’action est préparée par l’association dès juin 2013. La collectivité locale ont décidé de soutenir cette action pour un montant de 50 000 €, versée en 2 fois, 20 000 € en septembre 2013 et 30 000 € en décembre 2013. Convention signée en juillet 2013.

Dans la convention signée, il est stipulée que la subvention devra servir au financement de la conception et l’impression d’un document de présentation qui sera diffusé fin 2013 pour annoncé la manifestation (un coût estimé de 15 000 €) d’une part, et d’une partie des coûts de l’organisation (location, restauration…) pour 35 000 € payés en janvier 2104, d’autre part.

Fin 2013, le document n’est réalisé qu’à hauteur de 10 000 € et ne sera diffusé que début janvier 2014.

LES FONDS DEDIES

Exercice n°2 : comptabilisation des fonds dédiés En juillet 2013

441 Subventions à recevoir 50 000

74 Subventions d'exploitation 50 000

encaissement 1er versemement - septembre 2013

512 Banque 20 000


encaissement 2ème versemement - décembre 2013

512 Banque 30 000


Au 31/12/2013

74 Subventions d'exploitation 35 000

487 Produits constatés d'acance 35 000

689 Engagements à réaliser sur subventions attribuées 5 000

194 Fonds dédiés sur subventions de fonctionnement 5 000

1er janvier 2014

487 produits constatés d'avance 35 000

74 Subventions d'exploitatin 35 000

194 Fonds dédiés sur subventions de fonctionnement 5 000

7894 Report des subventions non utilisées exercices antérieurs 5 000

LES FONDS DEDIES


Annexe

Dans l’annexe au 31/12/2013, on trouvera la tableau suivant:

Tableau de suivi des fonds décidés sur subventions de fonctionnement affectées

Nature du projet et caractéristiques Montant intial

fonds engagés au début de

l'exercice

utilisation au cours de l'exercice

engagements à réaliser sur nouvelles

ressources affectées

Fonds restant à engager

projet Machin 37 000 17 000 17 000 0 0

rencontre 2014 50 000 0 0 5 000 5 000

dossier

organisation

Total 87 000 17 000 17 000 5 000 5 000

LES FONDS DEDIES


Annexe

Dans l’annexe au 31/12/2013, on trouvera le commentaire suivant:

« en vertu de la convention qui lie notre association à la collectivité, la subvention de 50 000 € a pour objet:

- d’une part de couvrir la conception et l’impression d’une plaquette à concurrence de 15 000 € dont seuls 10 000€ on été engagés fin 2013

- - d’autre part, de financer en janvier 2014, les frais de location et de restauration occasionnés pour l’organisation de cette rencontre à hauteur de 35 000 €. Cette quote6 part a été comptabilisée en produits constatés d’avance. »

Titre de la diapositive

Sous titre de la diapositive

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Documents

Instruire les demandes de subventions des associations