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Introduction à la gestion de projets Via GanttProject (http://www.ganttproject.biz/)

BTS DATR 1 (Module M53) - Mardi 03 & mercredi 04 janvier 2017Source : http://www.gantt.com/fr/

INFORMATIQUE LPA ERSTEIN - M. BELMOKHE �1

Référentiel : ❖ Module M53 : Diagnostic de territoire cible dans le secteur des services ;

• Objectif 2 : Réaliser un diagnostic ciblé dans le secteur des services en territoire rural ;• Objectif 2-1 : Comprendre les objectifs et les contextes du diagnostic à réaliser.

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Introduction❖ GanttProject est un logiciel libre multi-plateforme permettant de modéliser sous

forme de Gantt (représentation visuelle de l'état d'avancement des différentes activités ou tâches constituant un projet) la planification des différentes tâches constituant un projet. Chaque tâche pourra être définie par sa durée et par les ressources qui lui seront affectées. Il sera également possible d'obtenir des documents comme le PERT (" Program Evaluation and Review Technique " est une méthode conventionnelle utilisable en gestion de projet et en planification développée aux États-Unis par la marine américaine dans les années 1950) et le chemin critique (chemin correspondant à la séquence de tâches qui détermine la durée totale du projet).

Installation❖ Le logiciel se télécharge à l'adresse suivante : http://www.ganttproject.biz/download❖ L'installation ne pose aucun problème particulier, venez me voir si besoin. La seule

configuration intéressante est de savoir si l'on souhaite associer les fichiers de Microsoft Project (concurrent payant conçu par Microsoft) à GanttProject afin d'automatiser leur ouverture.


http://www.ganttproject.biz/download

Prérequis

❖ Le point de départ de tout projet va être la détermination des différents besoins en termes :

• de décomposition des tâches ;• d'affectation des ressources ;• et de délais.Concernant les tâches, il vous faudra tout d'abord déterminer pour chacune d'entre

elles :• sa durée ;• sa date de début et de fin ;• la ou les ressources nécessaires quand à l'exécution de la dite tâche ;• le temps passé par jour pour chaque ressource ;• l'interdépendance des tâches : les tâches suivantes & précédentes.

❖ Ce travail devra impérativement être fait en amont sur papier car sans celui-ci, l'utilisation de l'outil serait totalement incomplète, voire sans intérêt. La ventilation des différentes tâches ainsi que leurs durées et dépendances seront vues avec M. Destouches et/ou M. Rialland.


Interface❖ L'interface ci-dessus est celle de la dernière version disponible à la date de ce document

(version 2.8.1 en décembre 2016). À noter que l'IHM n'a quasiment pas évolué depuis des années, de fait vous devriez toujours être en mesure de retrouver facilement les fonctionnalités malgré les mises à jour.

❖ La colonne de gauche du diagramme énumère toutes les tâches à effectuer, tandis que la ligne d'en-tête représente les unités de temps les plus adaptées au projet (jours, semaines, mois etc.). Chaque tâche est matérialisée par une barre horizontale, dont la position et la longueur représentent la date de début, la durée et la date de fin. Ce diagramme permet donc de visualiser d'un seul coup d'œil :

• Les différentes tâches à envisager ;• La date de début et la date de fin de chaque tâche ;• La durée escomptée de chaque tâche ;• Les relations éventuelles entre les différentes tâches ;• La date de début et la date de fin du projet dans son ensemble.

Création d'un nouveau projet❖ À l'ouverture de GanttProject, vous vous trouverez dans un nouveau projet.

Néanmoins, je vous conseille dans un premier temps d'utiliser l'assistant de création de projet disponible à la création d'un nouveau projet via la commande " Nouveau " du menu " Projet " ou en cliquant sur " CTRL N " : cet assistant vous guidera dans le paramétrage du projet.


❖ L'assistant se décompose en trois parties :

• La première permet de définir le paramètre général du projet :

• La deuxième permet de définir le domaine d'activité (laisser dans l'état) :


• La dernière permet de gérer le calendrier du projet (jours fériés, jours ouvrés &week-end) :

❖ À noter qu'il est possible de retourner dans le paramétrage du projet via " Projet / Paramètres du projet " :


Les tâches ou activités❖ Créer une tâche (3 possibilités, raccourci clavier " CTRL T ") :

• 1. Dans le menu :

• 2. Dans la barre d'outils :

• 3. Dans la fenêtre des tâches :


❖ Afficher les propriétés d'une tâche (2 possibilités, raccourci clavier " ALT Entrée ") :

• 1. Dans le menu :

• 2. En faisant un clic droit sur la tâche en question :

❖ Interface propriétés :

L'interface contient bon nombre de fonctionnalités réparties sur quatre onglets :

• Général ;• Prédécesseurs ;• Ressources ;• Colonnes personnalisées.

Toutes ces informations ne sont pas obligatoirement à saisir mais peuvent l'être au fur et à mesure de la mise en oeuvre du projet. Certaines fonctionnalités doivent être complétées afin qu'une gestion du projet soit possible. On peut citer par exemple (liste non exhaustive) :

• le nom de la tâche (y indiquer un nom explicite est bien entendu primordial) ;• la date de début et de fin (la durée sera calculée automatiquement) ;


• la date de début et la durée (la date de fin sera calculée automatiquement) ;• les dépendances entre les différentes tâches (une tâche ne peut débuter que si la

précédente est terminée par exemple), etc.

❖ Durée d'une tâche :

La durée associée à une tâche s'exprime en nombre de jours ouvrés, par exemple 1 mois = 20 jours, 2 semaines = 10 jours, etc.

❖ Enchainement des tâches :

Dans un projet, les tâches doivent généralement être accomplies dans un ordre précis. Il est par exemple impossible d'imprimer une brochure avant qu'elle n'ait été rédigée et relue. Pour garantir que le projet se déroule dans un ordre logique, GanttProject vous permet d'enchaîner les tâches de façon à ce qu'elles dépendent les unes des autres. Lorsque vous liez deux tâches, la relation établie par défaut porte le nom de "Fin à Début", ce qui signifie que la première tâche que vous sélectionnez (la tâche prédécesseur) doit s'achever avant que la tâche suivante (ou tâche successeur) ne démarre, et ainsi de suite.

• Les dépendances entre tâches sont généralementreprésentées sur le diagramme de Gantt par deslignes fléchées allant des tâches prédécesseursaux tâches successeurs, la flèche indiquant ladirection de la liaison ;


• Une tâche peut avoir plusieurs prédécesseurs. Dans ce cas, c'est le prédécesseur qui luidonne la date de début la plus tardive qui régit cette date. Dans la mesure où les dateset durées des tâches peuvent évoluer au cours du projet, le prédécesseur qui régit ladate de début d'une tâche n'est pas nécessairement toujours le même ;

• Une tâche peut aussi avoir plusieurs successeurs. Dans ce cas, sa planification affectetous ses successeurs.

❖ Autres types d'enchaînements :

Vous pouvez établir quatre types d'enchaînements différents entre deux tâches :

• Fin à Début (FD) (la liaison par défaut) : La tâche ne peut pas commencer avant que leprédécesseur ne se termine. Elle peut toutefois commencer plus tard. Il s'agit du type dedépendance le plus courant, décrit ci-dessus ;

• Début à Début (DD) : La tâche ne peut pas commencer avant que la tâche prédécesseurne commence. Elle peut toutefois commencer plus tard. Cette relation est utile lorsquevous considérez une tâche dont la date de début dépend de la date de début d'une autretâche ;

• Fin à Fin (FF) : La tâche ne peut pas se terminer avant que la tâche prédécesseur n'aitpris fin. Elle peut toutefois se terminer plus tard ;

• Début à Fin (DF) : La tâche ne peut pas se terminer avant que la tâche prédécesseur necommence. Elle peut toutefois se terminer plus tard. Ce type de liaison est rarementutilisé.


❖ Exemple :

Le projet suivant, qui détaille les étapes de la préparation d'une publication, illustre tous ces types de liaison.

Dans cet exemple :

• La tâche de rédaction commence dès que la phase de préparation s'achève. Si cettedernière est retardée, le début de la tâche de rédaction est également repoussé. Il s'agitdu type de liaison par défaut, à savoir Fin à Début ;

• La relecture commence quelque temps après le début de la rédaction et se déroule enparallèle avec elle. Le rédacteur et le relecteur travaillent en équipe jusqu'à ce que letexte soit finalisé. Si la tâche d'écriture s'achève plus tard que prévu, la tâche derelecture est également repoussée de façon à ce que les deux tâches se terminent enmême temps. Il s'agit d'une liaison de type Fin à Fin ;

• La création des illustrations est liée à la tâche de rédaction. Un décalage a été introduitde façon à donner un peu d'avance au rédacteur par rapport aux illustrateurs. Il n'enreste pas moins vrai que si la rédaction commence plus tard que prévu, la tâche decréation des illustrations est également repoussée. Il s'agit d'une liaison de type Début àDébut ;

• La tâche de vérification finale est liée à la création des illustrations, mais peut toutefoiscommencer avant la fin de cette tâche. Un chevauchement de deux jours a donc étédéfini. Si la création des illustrations est retardée ou prend plus de temps que prévu, lavérification finale sera également repoussée. Il s'agit d'une liaison par défaut de type Finà Début ;

• L'impression ne peut démarrer qu'une fois la brochure finalisée. Il s'agit encore d'uneliaison de type Fin à Début ;


• Il est impératif que la livraison du papier aux imprimeurs soit terminée à la date prévuepour le début de l'impression. Cette tâche est toutefois indépendante des tâchesprécédentes. Par ailleurs, les imprimeurs ont un espace de stockage limité et nesouhaitent pas réceptionner le papier avant d'en avoir besoin. La date de livraison dupapier est donc régie par la date prévue pour le début de l'impression. Si cette dernièreest repoussée pour une raison quelconque, la date à laquelle le papier doit êtredisponible est également repoussée. Il s'agit d'une liaison de type Début à Fin.

Cet exemple illustre un scénario simple, dans lequel chaque tâche n'a qu'un seul prédécesseur. Une tâche peut toutefois avoir plusieurs prédécesseurs, auquel cas il vous faut réfléchir soigneusement aux conséquences négatives éventuelles des liaisons que vous établissez. Supposons par exemple que vous ayez ajouté une autre tâche prédécesseur à la tâche "Livraison du papier". Un retard de cette nouvelle tâche risquerait alors de repousser la livraison, qui s'achèverait par conséquent après le début de l'impression.

❖ Décalage dans une tâche :

La définition d'un décalage vous permet de prolonger une liaison vers l'arrière ou vers l'avant pour avancer ou reculer le début de la tâche successeur. Dans le cas de la liaison par défaut "Fin à Début", vous pouvez définir un décalage négatif ou chevauchement, qui a pour effet de faire démarrer la tâche successeur légèrement avant que la tâche prédécesseur ne s'achève, ou un décalage positif ou délai, pour qu'elle ne commence qu'un certain temps après la fin de la tâche prédécesseur.

Si vous planifiez par exemple la production d'une brochure commerciale, vous pouvez définir un chevauchement pour que la création des illustrations commence quelques jours avant que la phase d'écriture ne s'achève. Les deux tâches restent cependant liées : tout retard de la phase d'écriture repousse d'autant le début de la phase de création des illustrations.

❖ Contraintes :

Les contraintes définissent le niveau de flexibilité dont dispose GanttProject pour planifier ou replanifier une tâche en imposant des restrictions sur sa date de début ou sa date de fin. Les types de contraintes de tâches décrits ci-dessous offrent différents niveaux de flexibilité (éléments assez complexes à ne pas mettre en oeuvre dans un premier temps).

Deux " contraintes " sont en réalité si flexibles qu'elles ne sont généralement pas considérées comme telles :

• Le Plus Tôt Possible (LPTO) : Il s'agit de la contrainte appliquée par défaut à toutenouvelle tâche lorsque vous planifiez votre projet à partir de sa date de début, ce qui


est généralement le cas. Dans la mesure du possible, il est conseillé de conserver cette contrainte par défaut pour toutes vos tâches, car c'est elle qui donne à GanttProject le plus de souplesse pour planifier le projet. Si vous l'appliquez à une tâche non liée, elle est planifiée de façon à ce que sa date de début coïncide donc avec la date de début du projet. Si vous l'appliquez à une tâche liée, elle commence dès que ses relations avec ses prédécesseurs le lui permettent ;

• Le Plus Tard Possible (LPTA) : C'est la contrainte appliquée par défaut à toutenouvelle tâche lorsque vous planifiez votre projet à partir de sa date de fin. Si vousl'appliquez à une tâche non liée, elle est planifiée de façon à ce que sa date de fincoïncide avec la date de fin du projet. Si vous l'appliquez à une tâche liée à unsuccesseur, la tâche est planifiée de manière à finir dès que le successeur doitcommencer. A moins qu'elle ne soit indispensable, il est préférable d'éviter cettecontrainte, car elle ne ménage aucun laps de temps entre les tâches qui permettraitd'absorber un retard éventuel. Le moindre retard risque donc de compromettre ladate de fin du projet.

Les contraintes suivantes restreignent la souplesse dont dispose GanttProject pour planifier les tâches du projet. Bien que vous puissiez être tenté d'y faire appel si vous avez une expérience limitée de la gestion de projet, évitez de le faire si vous n'en mesurez pas clairement les conséquences. En tous les cas, veillez à réduire leur usage au strict minimum (particulièrement les deux dernières) pour continuer à tirer le plus grand parti possible des possibilités de planification automatique du logiciel.

• Début Au Plus Tôt Le (DPTO) : La tâche, qu'elle soit liée ou non, ne peut pascommencer avant la date spécifiée. Elle peut cependant commencer après cette date ;

• Début Au Plus Tard Le (DPTA) : La tâche, qu'elle soit liée ou non, ne peut pascommencer après la date spécifiée. Elle peut cependant commencer avant cette date ;

• Fin Au Plus Tôt Le (FPTO) : La tâche, qu'elle soit liée ou non, ne peut pas s'acheveravant la date spécifiée. Elle peut cependant s'achever après cette date ;

• Fin Au Plus Tard Le (FPTA) : La tâche, qu'elle soit liée ou non, ne peut pas s'acheveraprès la date spécifiée. Elle peut cependant s'achever avant cette date ;

• Doit Débuter Le (DDL) : Cette contrainte rigide signifie que la tâche, qu'elle soit liéeou non, doit commencer à la date spécifiée. Même si la tâche prédécesseur se termineplus tôt que prévu, GanttProject ne peut pas avancer la tâche pour tirer parti dutemps gagné ;

• Doit Finir Le (DFL) : Cette contrainte rigide signifie que la tâche, qu'elle soit liée ounon, doit s'achever à la date spécifiée. Comme plus haut, même si la tâche


prédécesseur se termine plus tôt que prévu, GanttProject ne peut pas avancer la tâche pour tirer parti du temps gagné.

Si vous décidez d'appliquer l'une de ces contraintes à une tâche, pensez à adjoindre une note ou un commentaire à la tâche pour justifier l'usage de la contrainte. Si celle-ci provoque un conflit de planification au cours de l'évolution de votre projet, vous pourrez vous référer à la note pour décider s'il convient de conserver la contrainte, de la modifier ou de la supprimer. La présence de ces notes vous permettra aussi de distinguer aisément les tâches auxquelles vous avez appliqué une contrainte délibérément, dans un but précis, de celles auxquelles vous avez appliqué une contrainte accidentellement en déplaçant leur barre de tâche ou en modifiant leur date de début ou de fin par inadvertance.

L'effet d'une contrainte n'est pas toujours apparent lorsque vous planifiez votre projet à partir de sa date de fin. Prenez donc soin de vérifier qu'elle produit bien le résultat escompté.

❖ Ajout de ressources :

GanttProject vous permet d'allouer des ressources à vos listes de tâches et à vos projets. Le terme " ressource " peut recouvrir toutes sortes d'éléments : personnes, matériaux, équipement, coûts et ainsi de suite. Généralement, les ressources que vous associez aux tâches sont les personnes désignées pour mener à bien ces tâches (étudiants, enseignants ou partenaires dans notre cas).

GanttProject vous permet de visualiser les ressources allouées à chaque tâche. Il est souvent possible de spécifier des informations supplémentaires :

• Si la ressource est un individu ou une équipe, le nombre d'heures que la ressource estcensée consacrer à la tâche. Cette durée est généralement exprimée sous la forme d'unpourcentage : 100 % correspond à l'utilisation d'une personne à temps plein, 250 %désigne une équipe de trois personnes, dont un membre ne travaille qu'à mi-temps ;

• Lorsqu'il s'agit d'un matériau, la quantité requise, par exemple 50 tonnes de sable ;


• Le coût de la ressource. Dans le cas d'une ressource humaine, il peut s'agir du salairehoraire. Dans le cas d'une ressource matérielle, il peut s'agir du coût par tonne, parkWh ou toute autre unité ;

• La taux de consommation d'une ressource matérielle. En effet, si certaines ressourcesont un coût fixe quelle que soit la durée du projet, d'autres (par exemple le chauffagedes locaux) ont un coût variable suivant cette durée.

❖ Affectation de ressources :

• Rendez-vous dans les propriétés d'une tâche, sélectionnez l'onglet " Ressources " puischoisissez votre ressource via le menu déroulant :

❖ Optimisation du diagramme de Gantt :

GanttProject comporte de nombreuses fonctionnalités destinées à faciliter l'usage du diagramme. En voici quelques exemples :

• Ajout de notes explicatives aux tâches. Cette technique s'avère particulièrement utilepour les tâches liées soumises à des contraintes, ce qui peut entraîner des conflits deplanification. En documentant soigneusement les contraintes, vous pourrez vérifierqu'elles produisent bien l'effet escompté (case " Notes " dans l'onglet " Général " despropriétés de la tâche). De plus, annoter vos tâches facilitent le travail en collaboratif ;


• Affichage du chemin critique pour mettre en évidence instantanément les tâches quidéterminent la date de fin du projet dans son ensemble. Dans un projet, on entendpar " chemin critique " les tâches ou séries de tâches qui ne peuvent pas êtrerepoussées sans que la date de fin du projet ne soit repoussée. Une tâche figure sur lechemin critique si une modification de sa date de début ou de sa durée entraîneautomatiquement une modification de la date de fin du projet. Une bonne gestion deprojet repose donc sur une inspection fréquente des tâches critiques. Si la durée duprojet ne permet plus de respecter les délais impartis, la seule solution pour la réduireest de raccourcir le chemin critique ;

• Définition de jalons pour faire ressortir les dates clés. Un jalon est une tâche sansdurée, qui apparaît généralement sur le diagramme de Gantt sous la forme d'unlosange. Les jalons servent généralement à mettre en évidence les dates importantesdu projet, telles que la remise du cahier des charges ou la signature d'un accord.


❖ Échéancier :

Dans un premier temps, on liste l'ensemble des tâches. Puis, on définit leur durée et on les organise dans le temps. Cela revient à faire un Gantt Prévisionnel qui doit être sauvegardé, imprimé et affiché. C'est le document de base qui permettra d'évaluer la validité des informations de départ en comparaison avec le Gantt Réel.

Pour mieux assimiler son utilisation, nous allons supposer un projet de construction de notre nouvelle maison. Voici une arborescence des travaux à réaliser :

❖ Création des tâches :

• Reportez vos tâches dans la zone des tâches sans vous soucier de leur niveauhiérarchique. Une astuce consiste à compléter le nom des travaux par un verbed'action. Exemple :• " La maison " devient " Construire la maison " ;• " Le toit " devient " Poser le toit " ;• " La pelouse " devient " Semer la pelouse ".


• Ensuite, modifiez la hiérarchie avec les flèches " Monter, descendre et Indenter " encliquant bouton droit sur le nom de la tâche concernée.

❖ Export / Impression :

GanttProject vous permet d'exporter et d'imprimer vos échéanciers.

• Le format image (*.png ou *.jpg) est adapté pour l'insertion dans un rapport. Leformat *.pdf est, quant à lui, plus adapté pour une distribution car il intègrel'ensemble des éléments qui ont été définis dans le projet ;

• Il est possible d'exporter le projet dans un format particulier afin d'être ouvert dansun autre logiciel de gestion de projet (MS Project par exemple).


❖ Remplacer le logo GanttProject :

Il est possible de changer le logo de GanttProject par un logo personnalisé permettant de générer des rapports plus professionnels (ci-dessous le bandeau d'origine et un modifié avec le logo du LPA).

• Allez dans " Edition " / " Préférences " / " Général " ;• Sélectionnez votre logo au format " png ". Votre logo doit être de dimensions max 1024 x

47 pixels. Pour information, l'image originale est le fichier " big.png " situé dans lerépertoire : ..\plugins\net.sourceforge.ganttproject\data\resources\icons\big.png

❖ Propriétés du diagramme de Gantt :

Vous pouvez afficher plus d'informations sur le diagramme de Gantt via ses propriétés (clic droit sur le diagramme puis " Propriétés du diagramme de Gantt... ").

En bas de la fenêtre, dans " Détails ", vous pouvez ajouter 4 informations autour de chaque tâche.



Documents

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