J.C. Francastel 1

Contrats de maintenance- Cahier des charges-type -

AFIM BourgogneMercredi 18 octobre 2006

J.C. Francastel 2

Jean-Claude Francastel

- AFIM -

e-mail : francasjc@wanadoo.fr

Maître Sylvain Martin

- Avocat en droit des

affaires -

e-mail : sylvain.martin@noos.fr

AFIM BourgogneMercredi 18 octobre 2006

J.C. Francastel 3

Présentation du cahier des charges-type du GT Afim/CQM/FFIE/SERCE

Analyses complémentaires et exemples Conseils pour réussir un « bon

contrat » pour les deux parties

Sujet de l’exposé

J.C. Francastel 4

Plan de l’exposé

1. Rappel des fonctionnalités et des enjeux spécifiques à la maintenance

2. Préparer (ou se préparer à recevoir) un cahier des charges de marché de maintenance.

Savoir faire des choix (ex: entre obligation de moyens ou engagement de résultats)

3. Assurer la prestation et contrôler les performances

4. Garantir la bonne exécution du contrat et prévenir le contentieux par une bonne gestion juridique

J.C. Francastel 5

Première partie :Rappel des fonctionnalités et des

enjeux spécifiques à la

maintenance

Journée d’information et de débats

Club AutomationMardi 13 juin 2006

J.C. Francastel 6

Maintenabilité

LongévitéPerformances

Requises

FiabilitéSécuritéDisponibilité

Sûreté de fonctionnement

1.1. Les fonctionnalités essentielles de maintenance : A/ La sûreté de fonctionnement

J.C. Francastel 7

Améliorations Modifications

Interface avec SGED

Str

até

gie

Pla

n d

e m

ain

ten

an

ce

LancementRéalisation

des Travaux

Données de base

Données de Fonctionnement

Interfaces Paie

Interfaces Comptabilité

Ordonnancement

Retour d'expérience

Banque de données

Gestion des MatérielsPièces de Rechange

& Outillages

Indicateurs ettableaux de bord

1.1 Les fonctions essentielles de maintenanceB/ Le management de la maintenance

J.C. Francastel 8

Coû

t

du

dém

antè

lem

ent

Coût

Temps

Coû

t des

inve

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sem

ents

initi

aux

Coû

t des

mis

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u po

int

Coût d'exploitationdont maintenance

(Routine)

Coût d'exploitationdont maintenance

(Obsolescence)

Nouvelinvestissement

Cycle de vie (Life Cycle)

Mis

e en

exp

loita

tion

1.1 Les fonctions essentielles de maintenanceC/ Le cycle de vie

J.C. Francastel 9

1.1 Les fonctions essentielles de maintenanceD/ Les performances attendues

Les performances quantitatives- La disponibilité du bien confié

(indisponibilité coûts indirects)

- La productivité des moyens mis en œuvre (unités d'œuvre prévues / réelles)

Les performances qualitatives- La sécurité des personnes et la protection de

l'environnement - Accidents (TF – TG)- Incidents" ("presque accidents")

- La qualité des services procurés- Gestion des « anomalies »- Plans de progrès

J.C. Francastel 10

1.1 Les fonctions essentielles de maintenance E/ Le compromis permanent coût / performances

Performances

Coût

{ Productivité{ Disponibilité{ Qualité{ Sécurité

C c C o

PoObjectif dePerformances

Tendance contrôlée(formules incitatives)

PcPerformancescontractuelles

Tendance contrôlée(formules incitatives)

Prix contractuel

Prix objectif

J.C. Francastel 11

1.2 Les nouveaux acteurs contractuelsA/ L’évolution des relations : de la relation traditionnelle…

Interprétations restrictivesAbus de position dominante

Interprétations restrictives

Limites contractuelles

Attitudes du prestataire Attitudes du client

Zone de conflit

J.C. Francastel 12

Intégration des objectifsdu client

Attitudes du prestataire

Limites contractuelles

PartenariatTransparence

LoyautéQualité totale

Intégration des objectifsdu prestataire

Attitudes du client

1.2 Les nouveaux acteurs contractuelsB/ L’évolution des relations : … à la relation « évoluée »

J.C. Francastel 13

L’évolution du marché de la maintenance industrielle

Données de l’Observatoire BIPE/AFIM

= Valeur ajoutée (méthodologique) :Qualité – Sécurité

Disponibilité - Productivité

Retour d’expérience

Marché global (France)

0,0%

5,0%

10,0%

15,0%

20,0%

25,0%

30,0%

35,0%

1988 1990 1992 1994 1996 1998 2000 2002 2004 (P) 2006

Mar

ché

acce

ssib

le (%

)

15,00 €

17,00 €

19,00 €

21,00 €

23,00 €

25,00 €

27,00 €

29,00 €

Mar

ché

glob

al (G

€)

S. Martin 14

1.3 Les contours formels de la relationA/ Les logiques de base

La protection de l'homme (cf. Code civil Article 16)

Relation triangulaire préjudiciable à l’employé = Délit de « marchandage »

Flexibilité Précarité de l’emploi Règles de protection sociale (« Travail clandestin »)

Le contractant (Spécialiste) a une obligation de conseil et de mise en garde (Réciprocité)

La concurrence : Règles nationales (CMP) et internationales (Europe, OMC) = à chacun les mêmes chances d'accès à un marché mondialisé

J.C. Francastel 15

Deuxième partie :- Préparer (ou se préparer à

recevoir) un cahier des charges

de marché de maintenance

- Savoir faire des choix (ex: choisir

entre obligations de moyens et engagement

de résultat(s)

AFIM BourgogneMercredi 18 octobre 2006

J.C. Francastel 16

2.1 Expression / Connaissance des besoins :Une étape déterminante

Les enjeux respectifs Convergence des intérêts des "parties" La démarche pré-contractuelle :

Inventaire - Diagnostic Expression des besoins Identification - Présélection (connaissance) des candidats

Les prestations et performances souhaitées Les contraintes : réglementaires, normatives,

d’exploitation… Engagements de résultats ou obligation de moyens ? Les écueils à surmonter - Précautions élémentaires -

Le « bon contrat »

J.C. Francastel 17

2.1 Expression / Connaissance du besoinA/ Les enjeux du donneur d’ordres

Réduction des coûts indirects Sûreté de fonctionnement Disponibilité du patrimoine Qualité des services procurés Sécurité (Biens, personnes, environnement)Réduction des coûts directs Interventions "juste à temps" Méthodologies et réactivité adaptées Productivité des moyens mis en œuvre « Juste coût » (cadre professionnel et flexible)

Réduire les coûts fixes Structurels

Peu flexibles - Réputés incompressibles (sinon drastiques et douloureux)

Modulation des coûts variables Flexibles Maintenance « juste à temps » Gisements d’économies (conjoncturelles)

J.C. Francastel 18

2.1 Expression / Connaissance du besoinB/ Les enjeux du prestataire

Les enjeux du prestataire Sa part de marché Sa marge = Frais généraux + Profit Son image de marque La durabilité de ses relations

contractuelles

J.C. Francastel 19

2.1 Expression / Connaissance du besoinC/ La convergence des intérêts des parties

Les solutions (offre de maintenance) : Participation aux risques

(recherche de l’optimum coût / performances)

Engagements de résultats Disponibilité du bien confié Qualité du service rendu Productivité des moyens mis en œuvre (prix de

revient) Sécurité – Hygiène - Protection de

l’environnement

J.C. Francastel 20

2.1 Expression / Connaissance du besoinD/ La démarche pré-contractuelleD1. La situation de départ

Le bien existant

Les données d’exploitation

Les données de maintenance

Le personnel organique et ses fonctions

Les moyens internes matériels

Les coûts directs de maintenance (budget)

Les coûts d'exploitation (indirects = non maintenance)

Durée de vie des équipements (prévisionnelle)

J.C. Francastel 21

2.1 Expression / Connaissance du besoinD/ La démarche pré-contractuelleD2. Les Prestations souhaitées

Le bien à maintenir

La nature des prestations attendues

La complémentarité de compétences

Les performances attendues (explicites et implicites)

Le périmètre limitatif (Limites ou exclusions ?)

J.C. Francastel 22

2.2 Expression / Connaissance du besoin D/ La démarche pré-contractuelle D3. Les contraintes

Réglementaires Etablissement classé Equipements soumis

(sous pression, corrosion, environnement, manutention, véhicules …)

NormativesDirectives européennes Normes spécifiques

Contraintes d’exploitation Hygiène / Sécurité / Environnement Les états du bien

S. Martin 23

Questions :Apporter le meilleur soin à la prestation ? (1)Ou Atteindre un résultat ? (2)Ou Atteindre des résultats ? (3)

(1) Obligation de moyens(2) Obligation de résultat(3) Engagement de résultats

La charge de la preuve :(1) Donneur d’ordres(2) Prestataire(3) MO & Prestataire

2.2 Expression / Connaissance du besoinD/ La démarche pré-contractuelleD4. Moyens ? Résultat(s) ?

S. Martin 24

Obligation de moyens Le donneur d’ordres doit faire la preuve de la faute du Prestataire si le résultat n’est pas atteint

Engagement de résultatsLe Prestataire doit faire la preuve que s’il n’a pas atteint le(s) résultat(s) c’est pour des raisons qui lui sont étrangères (faute d’utilisation, force majeure …)

2.2 Expression / Connaissance du besoinD/ La démarche pré-contractuelleD4. Moyens ? Résultat(s) ?

J.C. Francastel 25

2.3 Les écueils à surmonter

Conservatisme des donneurs

d’ordreIncertitudes du cahier des charges Offre mal identifiée et conservatriceDépendance du Client

Investissements immatériels insuffisants

S. Martin 26

2.4 Les qualités d’un « bon contrat »

Acte formel Acceptable et accepté bilatéralement

Contrat Outil d'organisation et de gestion (≠ préparation au contentieux)

Contrat cohérent Avec politiques et stratégies des deux entreprises

(complémentarité des parties) Information, communication, conseil, prudence, diligence

Obligations réciproques Valeur ajoutée du prestataire de service

Structures, aptitudes, compétences et expériences Donneur d’ordres

Doit se garder d'ingérence et d'interventionnisme Le contrat ne peut être conclu que dans le respect des

Lois en vigueur

J.C. Francastel 27

2.5 Le cahier des charges-typeAfim / CQM / FFIE / SERCE

Les sources : La norme XP ENV 13269

Un avant-propos Une introduction Les qualités d’un « bon contrat » Une rédaction-type Les commentaires de l’Afnor Les commentaires et conseils du GT

Afim/CQM/FFIE/SERCE

J.C. Francastel - S. Martin 28

2.5 Le cahier des charges-typeAfim / CQM / FFIE / SERCE

1. Page de garde2. Préambule – Objet du contrat3. Définitions contractuelles4. Etendue des opérations de

maintenance5. Clauses techniques6. Clauses commerciales7. Clauses d’organisation8. Clauses juridiques9. Annexes-type

J.C. Francastel 29

Troisième partie :Assurer la prestation et contrôler les

performances

AFIM BourgogneMercredi 18 octobre 2006

J.C. Francastel 30

Le choix du chargé d’affaireLa structure du prestataireLe transfert des pouvoirsL'apprentissage du siteL'intégration des co et ss-traitantsLa mise en confiance du client

3.1La mise en œuvreA/ L’organisation du prestataire

≠ Suivant Obligation de moyens

Engagement de résultats

J.C. Francastel 31

Interfaces techniques (opérationnelles)

Interfaces commerciales

Recours aux services fonctionnels

Le dialogue client / prestataire

3.1La mise en œuvreB/ L'organisation des interfaces

J.C. Francastel 32

La documentation générale La hiérarchisation des équipementsLes historiques Les procédures d'exploitation Les procédures d'intervention La gestion des pièces de rechangeLes contraintes extra - contractuelles

3.1La mise en œuvreC/ L’apprentissage du site

J.C. Francastel 33

3.2 Evaluation des prestations

Contrôle des prestationsObligations de moyensEngagement de résultats

Réception des prestations (Exécution fautive - Charge de la preuve) Indicateurs de performancePénalités / intéressement Base de données maintenance

Optimisation La démarche de progrèsLes méthodologies d'aide au progrès

Retour d’expérience Analyse de la valeur

J.C. Francastel 34

3.2 Evaluation des prestations

La revue de contrat : un nouveau métier ?

Les clauses contractuelles sont-elles respectées ?

Les clauses contractuelles sont-elles pertinentes ?

Analyse fonctionnelleAnalyse de la valeur

S. Martin 35

Quatrième partie :Garantir la bonne exécution du

contrat et prévenir le contentieux

par une bonne gestion juridique

AFIM BourgogneMercredi 18 octobre 2006

S. Martin 36

RESPONSABILITE ET PENALITES

Preuve d’une FAUTE p.ex. manquement aux règles de l’art

Preuve d’un DOMMAGE

p.ex. perte de production

Preuve d’un LIEN DE

CAUSALITE

• OBJECTIF NON ATTEINT• RETARD

Preuve du simple manquement contractuel

PENALITES FORFAITAIRE

Responsabilité : 3 conditions à remplir pour être indemnisé

Pénalité : 1 condition à remplir pour être indemnisé

Réparation du dommage

S. Martin 37

L’exception d’inexécution

Principe : suspension de l’obligation d’une partie tant que l’autre partie n’a pas satisfait à son obligation

Dans la relation EDF / Prestataire : EDF peut suspendre les paiements si réception avec réserves majeures

Dans la relation Prestataire/ sous-traitant : le prestataire peut répercuter l’attitude de EDF si réserves dues au sous-traitant

Risque : mauvaise foi de la partie opposant l’exception

Conseil pour gérer ce risque : - coté fournisseur : éviter toute suspension

brutale de la fourniture (faire relance, puis mise en garde, puis mise en demeure)

- coté client : mails puis lettres de contestation dûment motivé(e)s, puis mise en demeure avant de suspendre le paiement

LA GESTION PAR LA SUSPENSION DES 0BLIGATIONS

S.Martin 38

REVERSIBILITE

Informations transférées (savoir-faire)

Eléments à transférer (pièces de rechanges)

Plan de mise en œuvre (Modalités opérationnelles, figurant au PAQ)

Assistance administrative (Transfert des autorisations, des contrats …)

Assistance technique (machines restituées)

Dispositions financières (gratuit pour rupture du contrat aux torts du prestataire)

J.C. Francastel 39

Conclusions

Le cahier des charges-type : Un outil pré-contractuel (client / prestataire)A vocation contractuelleSupport de consultationSupport d’offre

Incitation des donneurs d’ordresOffre spontanée

J.C. Francastel 40

Bibliographie

AFIM - Guide national de la maintenance - 2004

Daniel Bachelier - Contrats de maintenance - Conseils et rédaction - Ed. dOrganisation - 2004

Danièle Véret - 100 questions pour comprendre et agir - L’externalisation de la maintenance - Ed. Afnor - 2003

Jean-Claude Francastel - Externalisation de la maintenance - Stratégies - Méthodes et Contrats - Dunod - 2001 (2ème édition - 2005)

Sylvain Martin – Réglementation de la maintenance in Les Référentiels - Dunod

Claude Mousny - Référentiel Dunod : Pratique de la maintenance industrielle - Sous-chapitre 2.6.5 - Maintenance et marchés publics

Le contrat-type de prestations de maintenance AFIM (www.afim.asso.fr) -CQM (www.club-maintenance.org)

FFIE (www.ffie.fr) - SERSE (www.serce.fr)

J.C. Francastel 41

Normes Afnor et CEN

XP ENV 13269 - Guide de préparation des contrats de maintenance - 2001 (continuité des normes FD X-008 - Projet d’externalisation de la maintenance ; XP X 60-105 - Relations contractuelles - 1996)

FDX 60-090 / 1995 - Choix des types de contrats FDX 60-151 / 1995 - Application des normes iso 9000 FDX 60-100 / 1981 - Inventaire de départ FDX 60-101 / 1981 - Règles d ’appel d’offres (privées) FDX 60-150 / 94 - Evaluation des prestataires de

maintenance EN 13-306 / 2001 - Terminologie de maintenance FDX 60-000 / 2002 - Fonctions et concepts de

maintenance