La Carte Logée : l’Atout pour les acteurs du voyage d ... · La Carte Logée : l’Atout pour les acteurs du voyage d’affaires Les avantages de la Carte Logée pour les entreprises

La Carte Logée : l’Atout pour les acteurs du voyage d’affaires Les avantages de la Carte Logée pour les entreprises et les prestataires de voyages

2 AIRPLUS. WHAT TRAVEL PAYMENT IS ALL ABOUT.

AirPlus, grâce à son reporting très fin, nous donne une visibilité sur nos dépenses voyages et permet de prendre les décisions adéquates.

Laetitia Deffains, Assystem

Le traitement et l’enregistrement des factures en comptabilité a été automatisé passant de 3 à 4 jours à quelques minutes seulement.

Adrien Dif, Kuehne + Nagel

Le compte logé en tant que distributeur est extrêmement positif et est devenu essentiel pour diminuer nos risques financiers et optimiser nos processus internes.

Christian Mousnier, Avexia Voyages


Sommaire

5 Introduction d’AirPlus

6 Les moyens de paiement, la pierre angulaire du voyage d’affaires 6 Un enjeu important pour les entreprises et les prestataires de voyages 6 La Carte Logée, un produit gagnantgagnant

8 La Carte Logée pour les entreprises : des avantages financiers et organisationnels significatifs 9 Les avantages financiers de la Carte Logée 9 Optimisation du budget voyages d’affaires 10 Meilleur respect de la politique de voyages 10 Un impact sur les frais de transactions agences 10 Gain de trésorerie pour les entreprises 11 Assurances

11 Des améliorations organisationnelles grâce à la Carte Logée 11 Un paiement simplifié des fournisseurs 11 Optimisation du traitement backoffice des dépenses de voyages d’affaires 13 Un reporting optimisé

14 La Carte Logée pour les prestataires de voyages : des avantages financiers et organisationnels importants 15 Les avantages financiers de la Carte Logée 15 Diminution du risque d’impayés 16 Moins de retards de paiement et une meilleure trésorerie 16 Réduction des frais de garantie bancaire

17 Des améliorations organisationnelles grâce à la Carte Logée 17 Simplification des processus de comptabilité 17 Gains de temps liés aux recouvrements

18 La Carte Logée : l’Atout pour les acteurs du voyage d’affaires

« CARTE LOGEE (compte logé) n.f. : Moyen de paiement dédié à l’entreprise. Elle permet de centraliser le paiement des prestations associées aux dé placements professionnels »



Cher lecteur,

Nous sommes heureux de vous présenter cette étude menée avec le cabinet Edgar, Dunn & Company.

Elle a pour objectif de vous présenter les avantages associés à la mise en place d’une Carte Logée pour les entreprises et pour les prestataires de voyages.

Qu’estce que la Carte Logée ? La Carte Logée est un moyen de paiement dédié à l’entreprise. Elle permet de centraliser le paiement des prestations commandées auprès de fournisseurs voyages : agences de voyages, loueurs de voitures, plateformes hôtelières et de restauration, compagnies low costs…

Son objectif : optimiser les processus et réduire les coûts pour tous !

Cette étude est enrichie par les témoignages d’entreprises et d’agences de voyages, révélant ainsi un produit gagnantgagnant pour l’ensemble des acteurs du marché. Je tiens tout particulièrement à les remercier

pour leur implication et le temps qu’ils ont eu la gentillesse de nous consacrer.

Quel que soit votre lien avec le voyage d’affaires, je suis confiant que vous trouverez de nombreuses informations intéressantes dans ce document.Bonne lecture !

John Baird-SmithDirecteur FranceAirPlus International

Introduction d’AirPlus

AIRPLUS. WHAT TRAVEL PAYMENT IS ALL ABOUT.6

Les moyens de paiement, la pierre angulaire du voyage d’affaires

Un enjeu important pour les entreprises et les prestataires de voyages

Les moyens de paiement représentent un enjeu important pour l’ensemble des acteurs de la chaîne de valeur du voyage d’affaires :

> pour les entreprises, les moyens de paiement dépassent le simple cadre du règlement des fournisseurs. Ils sont devenus des outils nécessaires pour apporter une visibilité fine des données de voyage et optimiser le traitement des dépenses des voyages d’affaires.

> pour les prestataires de voyages, les moyens de paiement apportent aussi des avantages audelà du paiement. Ils permettent de diminuer les risques financiers, d’optimiser les processus internes, et de positionner le paiement non pas comme un instrument comptable, mais comme un outil permettant de renforcer la relation commerciale avec ses clients.

La Carte Logée, un produit gagnantgagnant

Des paiements « en compte »… Les voyages d’affaires réservés par les entreprises étaient historiquement réglés « en compte » avec un paiement direct aux prestataires de voyages : les marchands (agences de voyages et autres fournisseurs), plusieurs semaines après la réservation et principalement avec un paiement par chèque ou un virement bancaire.

Pour ces clients « en compte », les agences de voyages gèrent les risques financiers et utilisent des ressources importantes pour effectuer la réconciliation facture – paiement. Elles traitent les retards de paiement et les procédures de recouvrement.

… à la Carte LogéeLa Carte Logée est le moyen de paiement dédié à l’entreprise. Elle est utilisée par l’entreprise pour régler ses dépenses de voyage comme les billets d’avions et de trains et de plus en plus les réservations de chambres d’hôtels ou de locations de voitures. La Carte Logée AirPlus fonctionne sur le réseau de paiement UATP, similaire aux autres réseaux de paiement Visa ou MasterCard. Le réseau UATP est dédié au secteur du voyage. À ce titre, la Carte Logée AirPlus est très sécurisée, puisqu’elle ne peut être utilisée en dehors de ce réseau d’acceptation et a un taux de fraude nul par


rapport à un taux de fraude de 0.29% sur les cartes de paiement sur Internet en France1.

La Carte Logée est régulée au même titre que les autres moyens de paiement, et de ce fait, ne peut avoir de sur charge ou frais additionnel pour les transactions liées à son utilisation. D’après l’article de loi du Code Moné taire et Financier L11212, la surfacturation2 est en effet interdite en France : « Le bénéficiaire (le marchand) ne peut appliquer de frais pour l’utilisation d’un instrument de paiement donné ».

La Carte Logée permet de faciliter le traitement des paiements des voyages d’affaires. Elle apporte des avantages financiers et des améliorations opérationnelles aux entreprises et aux prestataires de voyages (ex : agences de voyages, plateformes hôtelières,…).

L’analyse décrite dans ce document, fondée sur les retours d’expérience concrets et factuels d’entreprises et d’agences de voyages, révèle un produit gagnantgagnant aussi bien pour les entreprises que pour les agences de voyages et justifie la valeur ajoutée de l’utilisation de la Carte Logée.

1 Rapport 2012 de l’Observatoire de la sécurité des cartes de paiement

2 La « surfacturation », également appelée « surcharging », fait référence à l’application par le commerçant de frais supplémentaires liés à l’utilisation de certains instruments de paiement.


La Carte Logée pour les entreprises : des avantages financiers et organisationnels significatifs



Des implications fortes pour les entreprisesLe choix des outils et des partenaires pour le paiement et le traitement des dépenses de voyages d’affaires permet de générer des économies et d’optimiser les processus internes.

Les entreprises, que ce soit au niveau des travel managers, des acheteurs, des comptables ou des directeurs financiers perçoivent des avantages clairs comme l’indique Yann Le Goff, Sourcing Director – Indirect Materials Operations & Services chez Sidel, « la Carte Logée est essentielle dans la gestion des voyages d’affaires, centra lisant au sein d’un même outil les paiements de billets d’avion, de train, ainsi que les chambres d’hôtel et les locations de voiture. La Carte Logée combinée aux cartes affaires pour les dépenses nomades est une solution clé en main pour répondre à nos besoins ».

Les avantages financiers de la Carte LogéeL’utilisation de la Carte Logée génère des avantages financiers quantifiables et nonnégligeables pour les entreprises. La Carte Logée permet en effet de dégager des économies sur plusieurs aspects importants de la gestion des voyages d’affaires.

Optimisation du budget voyages d’affaires

Un meilleur pilotage du budget voyages grâce au reporting détailléLa Carte Logée capte la quasitotalité des dépenses effectuées par les entreprises auprès de leurs prestataires de voyages et donne une visibilité centralisée et détaillée. Cela permet aux entreprises de maîtriser leur budget voyages d’affaires comme l’indique Laetitia Deffains, Responsable Achats Indirects | Mobility Manager chez Assystem : « AirPlus, grâce à son reporting très fin, nous donne une visibilité centralisée sur nos dépenses voyages et permet de prendre les décisions adéquates de manière à générer des économies ».

Yann Le Goff de Sidel, confirme ce point de vue : « Avant de choisir AirPlus, nous n’avions pas de visibilité sur nos dépenses voyage. Ce n’est plus le cas maintenant puisque nous pilotons l’achat avec la donnée facturée. Cela nous permet de bénéficier d’une solution innovante pour prendre les bonnes décisions quant aux choix de nos fournisseurs, notamment quantifier les économies potentielles pour notre politique d’achat analysant des paramètres comme les prix entre la date d’achat et la date de voyage, aussi appelée ‹ advanced purchase ›, le taux d’utilisation de nos accords ou de mettre en évidence les routes sur lesquelles une stratégie est à développer (accord tarifaire transporteur / hôtel…) ».

De meilleures négociations tarifaires avec les fournisseurs voyagesL’utilisation des données de voyages et de paiement liées à la Carte Logée permet de dégager des économies substantielles lors des négociations tarifaires annuelles avec les compagnies aériennes. Une étude menée par AirPlus auprès d’Aéroports de Paris a révélé que la comparaison de la situation « avant » et « après » le déploiement de la Carte Logée AirPlus révèle des gains importants.

Par exemple, AirPlus a permis à Aéroports de Paris de négocier une réduction de 136 000 euros, équivalant à 6 % du budget aérien annuel total grâce à la mise en place de la Carte Logée AirPlus.

Laetitia Deffains d’Assystem renforce ce point de vue : « AirPlus devient un outil à part entière pour nos négociations puisque nous disposons de données indépendantes et fiables basées sur ce que nous payons ». Et ce, quelque soit le fournisseur.

L’optimisation du budget voyages grâce au « best buy »Une des tendances récentes parmi un nombre croissant d’entreprises est de choisir une politique de voyages « best buy ». Cette tendance est fondée sur le prix disponible le plus avantageux, tout en respectant des critères définis par la politique de l’entreprise. La Carte

La Carte Logée AirPlus est essentiel dans la gestion des voyages d’affaires.

Yann Le Goff, Sidel

AirPlus, grâce à son reporting très fin, nous donne une visibilité sur nos dépenses voyages et permet de prendre les décisions adéquates.

Laetitia Deffains, Assystem


Logée AirPlus acceptée auprès de la plus grande majorité des fournisseurs du voyage (compagnies aériennes lowcosts, loueurs de voitures et centrales hôtelières) permet le « best buy » tout en garantissant une visibilité sur les dépenses.

Jérôme Thomas, Purchasing Manager chez Kuehne + Nagel explique que « AirPlus offre une simplification et une fluidification des dépenses de voyages, et optimise le budget voyages malgré une organisation avec 135 filiales en France. Notre approche pragmatique basée sur le ‹ best buy ›, pour l’aérien avec des low costs ou les hôtels par exemple, réduit les dépenses de voyages. Même s’il est difficile de dire quelle est la part d’AirPlus, nous estimons qu’AirPlus génère au moins 5% à 10% des économies liées au ‹ best buy ›. » Grâce à son réseau d’acceptation, la Carte Logée est ainsi un des outils qui contribue à optimiser le « best buy » et générer des économies pour les entreprises.

Vers des négociations plus poussées sur les frais annexesLe reporting centralisé et détaillé de la Carte Logée offre aux entreprises la visibilité sur des coûts qui sont souvent peu explicites. Les frais ancillaires ainsi que les coûts liés aux surtaxes de carburant et taxes d’aéroports sont détaillés dans l’outil de reporting AirPlus Information Manager de la Carte Logée AirPlus, ouvrant la voie à de nouveaux leviers de négociation pour les entreprises avec leurs fournisseurs de voyages.

Meilleur respect de la politique de voyagesOutre la maîtrise du budget voyages, la Carte Logée a un impact direct sur le pilotage et le respect de la politique de voyages pour les entreprises.

Yann Le Goff de Sidel, souligne que « les données disponibles à partir de la Carte Logée permettent d’identifier le respect ou le nonrespect de la politique de voyages. Nous avons pu ainsi détecter les voyageurs déviants de la politique de voyages et faire preuve de pédagogie en interne pour les guider vers des solutions

optimum et compatibles. Les gains sont importants et on estime des économies de l’ordre de 20% sur certains axes aériens. Grâce à toutes ces informations, nous avons pu pousser le ‹best buy› et mettre en place les meilleures pratiques ».

Adrien Dif, Directeur Comptable chez Kuehne+Nagel, renforce ce point de vue : « AirPlus permet de combiner une politique de ‹best buy› en définissant une politique de voyages appropriée basée sur les données ‹payées›. »

Un impact sur les frais de transactions agencesLa solution AirPlus permet de centraliser l’ensemble des dépenses « voyages ». Au sein de l’entreprise, elle simplifie le traitement des factures fournisseurs. Par exemple, elle évite certains surcoûts à l’agence de voyages et par là même, améliore tant la productivité que le service rendu (voir section 4.2. et les améliorations organisationnelles pour les agences de voyages).

Cela a ainsi un impact positif sur les frais de transactions agences payés par certaines entreprises comme l’indique Jérôme Thomas de Kuehne + Nagel : « Les coûts des transaction fees de notre agence de voyages ont diminué suite à la mise en place de la Carte Logée AirPlus et cela a généré des économies directes de 0.3% de notre budget voyages ».

Gain de trésorerie pour les entreprisesLa Carte Logée fournit des modalités de paiement avanta geuses par rapport aux entreprises « en compte » qui paient habituellement leurs factures fournisseurs fin de mois.

Adrien Dif de Kuehne+Nagel indique que « la Carte Logée a généré de meilleures conditions de paiement pour Kuehne+Nagel. Nous avons en moyenne gagné 7 jours de trésorerie pour nos dépenses de voyages d’affaires ».

Grâce à une optimisation de la politique de voyages (économies jusqu’à 20%), on a pu pousser le « best buy » et mettre en place les meilleures pratiques.

Yann Le Goff, Sidel

AirPlus offre unesimplifi cation et une fluidification des dépenses de voyages et optimise le budget voyages.

Jérôme Thomas, Kuehne + Nagel


Assurances Compte tenu du cadre légal, les entreprises doivent souscrire à une assurance voyages pour les voyages d’affaires. La Carte Logée offre un niveau d’assurance et d’assistance élevé, couvrant la grande majorité des risques encourus lors d’un voyage. Les frais d’assurance sont réduits pour les entreprises réglant leurs dépenses de voyages par Carte Logée.

Des améliorations organisationnellesgrâce à la Carte LogéeAudelà des avantages financiers, la Carte Logée améliore l’organisation interne. Elle optimise les processus liés à la gestion des voyages d’affaires. Les entreprises bénéficient ainsi d’une meilleure visibilité de leurs dépenses avec des outils simples d’utilisation. Elles automatisent en effet des tâches nécessitant des ressources importantes.

Un paiement simplifié des fournisseurs La Carte Logée simplifie le paiement des fournisseurs avec un paiement unique au lieu d’un paiement pour chaque facture et pour chaque fournisseur.

Jérôme Lamoureux, Directeur Réseaux Prestataires, et Souâde Dougadir, Responsable Département Règlements Prestataires chez Fidelia Assistance, soulignent la complexité des paiements avant l’utilisation de la Carte Logée AirPlus. « Nous devions régler chaque facture séparément pour nos dépenses d’avion, de train et de différents réseaux d’hôtels. La Carte Logée AirPlus associée à notre agence de voyages nous a permis ainsi de centraliser et faciliter les paiements de nos dépenses voyages. »

Optimisation du traitement back-office des dépenses de voyages d’affaires

Automatisation du traitement backoffice des dépenses voyages d’affairesLes entreprises reçoivent d’AirPlus un relevé de facturation électronique personnalisé qui s’intègre directement dans les systèmes d’information (ERP, T&E, logiciels comptables) de l’entreprise. Il en résulte une intégration comptable automatisée.

Adrien Dif de Kuehne + Nagel indique que « la solution AirPlus nous a apporté une réelle valeur ajoutée au niveau de l’intégration des données de facturation dans notre système comptable. Avec la mise en place d’AirPlus, les workflows ont été repensés pour renforcer la validation en amont et optimiser le traitement des factures en backoffice qui sont préenregistrées avec une validation automatique. AirPlus nous permet de gagner un temps précieux dans le traitement et l’enregis trement des factures en comptabilité, passé de 3 à 4 jours par mois à quelques minutes seulement, sans compter les économies liées aux coûts annexes tels que les courriers et le temps passé par les différents responsables ».

Jérôme Thomas de Kuehne + Nagel explique aussi que « cela évite les processus de refacturation interne. La Carte Logée AirPlus est ainsi en adéquation avec notre vision internationale, avec une visibilité et des processus cohérents multipays ».

Gain de temps en back office lié à la réconciliation des flux de voyages et des flux financiers L’intégration comptable automatique avec la Carte Logée optimise la réconciliation entre les factures et les paiements, et ceci engendre des gains de temps significatifs. L’économie est d’autant plus forte s’il s’agit d’une entreprise multi entités et / ou internationale recherchant l’automatisation des processus internes.

La mise en place de la Carte Logée a généré des économies directes de nos frais d’agence représentant 0.3% de notre budget voyages.

Jérôme Thomas, Kuehne + Nagel


« Les factures arrivent sur un relevé unique et permettent un rapprochement facturepaiement plus simple. Avant la mise en place de la Carte Logée AirPlus, la gestion des litiges sur les factures s’avérait particulièrement contraignante et consommatrice de temps, ce qui n’était pas sans conséquence sur les délais de paiement, indique Adrien Dif de Kuehne + Nagel. Maintenant nous avons une traçabilité des avoirs, les litiges sont identifiés, résolus plus vite, et les règlements effectués plus rapidement ».

Veolia Environnement a estimé que le passage à la Carte Logée AirPlus a généré plus de 35% d’économies annuelles sur le traitement des transactions payées avec la Carte Logée, incluant l’intégration comptable et la réconciliation facturepaiement, équivalant à plus de 280 000 euros par an.

Simplification du traitement des facturesLa réforme fiscale de la facturation entrée en vigueur en France au 1er janvier 2013 a considérablement assoupli les formats de factures admis et pouvant être considérés comme constituant des factures d’origine : tous formats papiers ou électroniques peuvent être constitutifs – sous certaines conditions – de factures originales qui permettent d’un point de vue formel la déduction de la TVA y figurant.

Toutes les transmissions de factures – quelle qu’en soit la forme ou le format – doivent respecter les trois conditions suivantes : l’authenticité de leur origine, l’intégrité de leur contenu et leur lisibilité (art 289 V du CGI).

A ce jour, trois modes de facturation garantissent le respect des trois conditions précitées ; les deux premiers garantissent ces conditions par la structure de leur format ou de leur mode de transmission, et le troisième par la mise en place de contrôles :

> Les factures transmises en mode EDI (« Echange de données informatisées ») aussi appelé « EDI fiscal », qui repose sur la transmission d’un message structuré et normé, i.e. établi selon une norme convenue entre les parties (art. 289 VII 3° CGI) ; > Les factures transmises sous forme électronique et signées au moyen d’une signature électronique avancée reposant sur un certificat qualifié (art. 289 VII 2° CGI) ; > Les factures créées, transmises, reçues et archivées sous forme électronique et les factures papiers qui sont sécurisées au moyen de la mise en place de contrôles documentés et permanents permettant d’établir une piste d’audit fiable entre la facture et l’opération la soustendant (art. 289 VII 1° du CGI). Ces contrôles devront permettre de garantir le respect des trois conditions précitées (authenticité, intégrité et lisibilité). Il s’agit de la grande nouveauté introduite par la réforme du 1er janvier 2013 : le fichier facture peut alors être un fichier image (.TIF, PDF, JPEG…) ou un fichier structuré (XML, CSV…). Ces contrôles sont plus communément appelés la piste d’audit fiable.

La Carte Logée AirPlus fournit les données nécessaires pour permettre aux entreprises de dématérialiser leurs factures.

Ainsi, le passage à la facturation électronique peut permettre aux entreprises de réaliser de substantielles économies : le cabinet EY (anciennement Ernst & Young) dans son livre blanc de la dématérialisation des fac tures fournisseurs, estime que le traitement automatisé d’une facture électronique coûte en moyenne 5€ pour l’acheteur par rapport à 15€ pour une facture papier :

Nous avons accès à un puissant outil de reporting qui nous permet non seulement de tirer des indicateurs mensuels, mais aussi de faire des analyses ad hoc, comme l’analyse des surcoûts des compagnies aériennes.

Yann Le Goff, Sidel

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Des coûts de traitement réduitsUn autre bénéfice majeur, constaté par 64% des DAF interrogés et partagé par 46% des DSI, est la réduction des coûts de traitement, souvent méconnus et difficiles à estimer car ils sont la résultante de multiples variables.

Le traitement d’une facture fournisseurs est un processus coûteux estimé à environ 15 euros. En automatisant la gestion des factures, les entreprises peuvent économiser 25% à 50% des coûts de traitement, tout en accélerant le processus global.

L’étape la plus onéreuse et souvent la plus chronophage est celle de la validation puisqu’elle est génératrice de coûts directs (photocopies, envois de courrier…) et indirects (relance des valideurs, appels des fournisseurs…).

La gestion automatique des factures fournisseurs permet de réduire, voire d’annuler certaines étapes liées au traitement papier d’une facture.

Traitement courrier Saisie Validation Paiement Archivage Gestion des litiges

1€ 2€ 5,5€ 3€ 1,5€ 2€

15€

• Saisie et contrôle automatisés et fiabilisés (réduction des erreurs et amélioration de la qualité des données)

• Rapprochement automatisé de la facture à la commande

• Processus d’approbation des factures plus rapide et circuit de validation plus fluide

• Problèmes et litiges traités efficacement et plus rapidement

• Règlements fournisseurs plus rapides

• Archivage

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Traitement courrier Saisie Validation Paiement Archivage Gestion des litiges

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5€

Sources d’économies liées à l’automatisation

Source interne EY


Un reporting optimiséLa Carte Logée va audelà des avantages liés au backoffice et s’inscrit dans une démarche de services proposés aux entreprises pour répondre à leurs attentes. Avec AirPlus Information Manager, AirPlus met au service des entreprises un outil de reporting élaboré basé sur les données « payées ». Disponible 24h/24, 7j/7, AirPlus Information Manager donne une vision globale des dépenses voyages et peut être utilisé pour créer des rapports personnalisés.

« Avant de mettre en place la solution AirPlus, nous étions obligés d’agréger les rapports de plusieurs agences dans différents pays au sein du groupe, explique Yann Le Goff de Sidel. Cette réconciliation impliquait une certaine complexité et prenait beaucoup de temps. Avec AirPlus, nous avons maintenant une vision multifiliales et multipays (Allemagne, Autriche, France, Italie, Suisse, et prochainement la Chine et les ÉtatsUnis).

Nous avons accès à un puissant outil de reporting qui nous permet non seulement de tirer des indicateurs mensuels mais aussi de faire des analyses ad hoc comme l’analyse des surcoûts des compagnies aériennes ».

Sources d’économies liées à l’automatisation

Le traitement et l’enregistrement des factures en comptabilité a été automatisé, passant de 3 à 4 jours à quelques minutes seulement.

Adrien Dif, Kuehne + Nage

AirPlus simplifie nos processus et nous avons un fonctionnement homogène pour l’ensemble de nos dépenses voyages.

Jérôme Lamoureux et Souâde Dougadir, Fidelia Assistance


La Carte Logée pour les prestataires de voyages : des avantages financiers et organisationnels importants


La Carte Logée, un atout pour les fournisseurs voyages La Carte Logée est un outil utile de gestion des voyages d’affaires, non seulement pour les entreprises qui l’utilisent, mais aussi pour les marchands. Elle est accep tée par un grand nombre de fournisseurs : les compagnies aériennes (en général le plus grand poste de dépenses voyages des entreprises), les loueurs de voitures, les plateformes hôtelières et de plus en plus de com pagnies de transport ferroviaire.

Le coût de la Carte Logée est supporté par ces acteurs :

> les compagnies aériennes pour les réservations de billets d’avion > les loueurs de voiture ou centrales hôtelières dans le cadre de réservations effectuées directement par les entreprises auprès de ces marchands > L’agence de voyages uniquement pour les réservations de billets de train en France et leurs frais de services

Les agences bénéficient d’avantages financiers et organisationnels considérables comme l’indique Christian Mousnier, Directeur Général Adjoint d’Avexia Voyages : « Notre objectif est d’avoir 100% de nos clients en Carte Logée. La Carte Logée en tant que distributeur est extrêmement positif et est devenu essentielle pour notre agence de voyages pour diminuer nos risques financiers et optimiser nos processus internes. Il faut prendre en compte l’ensemble des avantages aussi bien sur le plan financier qu’organisationnel pour mesurer l’ensemble des impacts positifs de la Carte Logée ».

Les avantages financiers de la Carte LogéeL’utilisation de la Carte Logée génère des avantages financiers quantifiables nonnégligeables pour les agences de voyages. Ces avantages sont à balancer avec les coûts d’acceptation liés à la Carte Logée pour les billets de train, et les entretiens menés avec les

agences indiquent que les avantages financiers sont supérieurs aux coûts d’acceptation.

Marc Leidelinger, Président de Frequent Flyer Travel explique : « Nous avons calculé notre ROI interne pour la Carte Logée. Les coûts ’nonair’ liés à la Carte Logée doivent être pris en compte, mais les économies sur les salaires et les gains de trésorerie permettent d’équilibrer la balance et sont même légèrement positifs. La Carte Logée permet ainsi de garantir la stabilité financière de notre agence de voyages. En considérant l’ensemble des avantages organisationnels, la Carte Logée apporte des avantages considérables et est un outil très intéressant pour notre agence ».

Diminution du risque d’impayés La Carte Logée est un outil qui permet à l’agence d’éviter le risque de nonpaiement de leurs créances par rapport aux clients « en compte ». C’est en effet l’émetteur de la Carte Logée (ex : AirPlus) qui supporte le risque de défaut de paiement lorsque la Carte Logée est utilisée pour payer les dépenses de voyages d’affaires d’une entreprise.

Cela signifie que les agences bénéficient d’une forte diminution du risque d’impayés important en France. D’après Euler Hermès (spécialiste de l’assurance crédit), il y a eu 62 175 entreprises défaillantes en France en 2013, dont notamment 4 880 entreprises (+63% par rapport à 2007) avec un chiffre d’affaires supérieur à 1 million d’Euros.

Christian Mousnier, révèle que « compte tenu de l’environnement économique actuel, diminuer les risques de défaillance est une priorité pour nous. Les relances clients et les recouvrements représentent des coûts très importants, et ce, en dépit d’une organisation interne pointue avec un comité des risques et une forte expertise dans les recouvrements. La Carte Logée nous permet de bénéficier de la garantie de paiement et diminuer nos pertes clients de manière significative. Nous estimons bénéficier d’une diminution des impayés clients de plus de 20% grâce à la Carte Logée AirPlus ».

La Carte Logée nous permet de diminuer nos pertes clients de manière significative et nous estimons bénéficier d’une diminution des impayés clients de plus de 20% grâce à la Carte Logée AirPlus.


Nous avons calculé notre ROI interne et la Carte Logée apporte des avantages con sidérables et est un outil très intéressant. Il permet de garantir la stabilité financière de notre agence de voyages.

Marc Leidelinger, Frequent Flyer Travel


Moins de retards de paiement et une meilleure trésorerie

La Carte Logée diminue les retards de paiement et améliore la trésorerieLa Carte Logée améliore la trésorerie des agences de voyages payées plus tôt par rapport à leurs clients « en compte ». Cela leur évite aussi les retards de paiement et les coûts supplémentaires engendrés par les clients « en compte ».

Ces retards de paiement constituent un vrai problème en France avec seulement 31% des entreprises françaises qui règlent leurs fournisseurs à la date convenue d’après Altares. Le retard de paiement moyen atteint 12 jours en France et 12% des encours clients étaient échus et non réglés au troisième trimestre 2013.

Cette réduction des retards de paiement alliée à un risque moindre de défaillance clients améliore la trésorerie. Elle réduit également les frais de recouvrement et les pertes liées aux créances non recouvrées.

Réduction des frais de garantie bancaire

Réduction des frais d’assurance créditCertaines agences de voyages utilisent les services de sociétés spécialisées dans les assurances « créances impayées » pour leurs clients « en compte ». Le risque de défaillance peut en effet être élevé et l’assurance crédit peut se révéler nécessaire dans un secteur où les défaillances ont des conséquences importantes compte tenu des faibles marges.

Les agences de voyages n’ont pas besoin de payer les frais associés à cette assurance crédit pour les clients équipés de Carte Logée. Christian Mousnier, témoigne :

« L’utilisation de la Carte Logée AirPlus pour nos clients simplifie les processus et nous soulage financièrement. Nous économisons annuellement de 0.20% à 0.30%

de notre chiffre d’affaires grâce à AirPlus et cela a un impact considérable et direct sur nos marges ».

Des garanties financières IATA moindres ou nullesPour obtenir l’agrément IATA (Association internationale du transport aérien) et avoir la possibilité d’émettre directement la billetterie aérienne et d’accéder à la chambre de compensation (BSP), les agences de voyages doivent se soumettre aux conditions requises par l’organisme IATA :

> Capitaux propres positifs et supérieurs à 1% des ventes IATA d’une année, > Fonds de roulement positif, > Des garanties bancaires en fonction du ratio de liquidité (défini comme l’actif à court terme divisé par le passif à court terme).

Le ratio de liquidité joue en effet un rôle important parce que les agences de voyages peuvent être soumises à une garantie bancaire, appelée « garantie bancaire à première demande », qui peut atteindre jusqu’à deux mois d’émission de billets IATA.

Voici les derniers éléments communiqués par le SNAV sur le ratio de liquidités demandé aux agences de voyages :

Ratio de liquidité Garantie bancaire à fournir

Ratio de liquidité <= 1,03 Garantie bancaire de base (équivalente à deux mois d’émission de billets IATA)

1,03 < Ratio de liquidité <= 1,05 75% de la garantie bancaire de base



Ratio de liquidité > 1.10 Pas besoin de garantie bancaire

La Carte Logée AirPlus génère des économies annuelles supérieures à 130 000 euros et nous permet de nous concentrer sur des tâches à plus forte valeurajoutée pour améliorer la relation client.

Marc Leidelinger, Frequent Flyer Travel

Nos tâches de recouvrement sont considérablement réduites et 1.5 employés sont maintenant assignés à d’autres activités grâce à la Carte Logée.



Cette garantie bancaire est souvent coûteuse pour les agences de voyages qui doivent donner une contrepartie à leur banque et payer des frais bancaires. Les entretiens réalisés indiquent que ce critère clé (ratio de liquidité) s’est durci et pourrait continuer à se durcir pour limiter le taux d’impayés au sein du BSP en France.

AirPlus a un impact sur ces frais de garantie « plus vous avez de clients en Carte Logée, plus vous minimisez vos risques et plus vous limitez les cautions bancaires ».

Des améliorations organisationnelles grâce à la Carte Logée Audelà des avantages financiers, la Carte Logée améliore aussi l’organisation interne des agences de voyages. Elles bénéficient ainsi de processus simplifiés pour le traitement comptable et se concentrent sur le développe ment de la relation commerciale avec leurs clients.

Simplification des processus de comptabilité Pour les clients « en compte », les agences émettent une facture correspondant à la prestation de voyages achetée. Compte tenu du nombre élevé de voyages et du nombre important de changements inhérents aux voyages d’affaires, le nombre de factures et d’avoirs à gérer pour les agences crée une charge de travail lourde, des processus compliqués (souvent manuels) et une relation client entachée de contestations et litiges.

La Carte Logée simplifie ces processus comptables. Les marchands et leurs clients bénéficient du traitement automatique des factures simplifiant l’imputation comptable et le rapprochement facturepaiement. Ils sont directement payés par AirPlus ou les fournisseurs, et les entreprises disposent de relevés de dépenses de voyages détaillés fournis par AirPlus sur la base des données payées.

Marc Leidelinger confirme ce point de vue : « Au lieu d’affecter 4 personnes en comptabilité pour le traitement des factures, nous n’avons maintenant besoin que d’une seule personne. Cela signifie que la Carte Logée AirPlus génère des économies annuelles supérieures à 130 000 euros et nous permet de nous concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée. Le nombre de litiges clients liés au rapprochement facturepaiement a ainsi grandement diminué et cela a contribué à améliorer notre relation client et notre démarche commerciale ».

Gains de temps liés aux recouvrementsLes entreprises payent directement AirPlus pour les dépenses de voyages utilisant la Carte Logée. Les relances clients et les recouvrements liés aux retards de paiement des clients « en compte » s’en trouvent d’autant diminués, ce qui allège les charges de travail internes et génère des économies.

Christian Mousnier confirme ces gains de temps : « Avec près de 45% des transactions payées en Carte Logée, nos tâches de recouvrement sont considérablement réduites et 1,5 employés sont maintenant assignés à d’autres activités grâce à la Carte Logée. Ceci est d’autant plus important compte tenu de la forte pro por tion de PME dans notre portefeuille, avec des longs processus de recouvrement. Des gains supplé men taires sont par ailleurs attendus avec l’augmentation de nos transactions en Carte Logée ».

Plus vous avez de clients en Carte Logée, plus vous minimisez vos risques et plus vous limitez les cautions bancaires.



La Carte Logée : l’Atout pour les acteurs du voyage d’affaires

19 AIRPLUS. WHAT TRAVEL PAYMENT IS ALL ABOUT.19 AIRPLUS. WHAT TRAVEL PAYMENT IS ALL ABOUT.

La combinaison d’avantages financiers et opérationnels avec la Carte LogéeLa Carte Logée apporte aux entreprises et acteurs des avantages financiers et opérationnels. Audelà des économies générées et d’une meilleure compétitivité, la Carte Logée se positionne au cœur de la relation client entre les entreprises et les acteurs du voyage, comme l’indique Laetitia Deffains d’Assystem : « L’accompagnement sur de nouveaux projets illustre la volonté d’AirPlus de construire une vraie relation client et un partenariat dans le long terme avec ses clients ».

La Carte Logée permet ainsi de renforcer la relation commerciale et développer une relation gagnantgagnant entre les fournisseurs et les clients entreprises.

Il est intéressant de tenir compte des retours d’expérience d’entreprises et d’agences de voyages. Cependant, la situation de chaque entreprise ou de

chaque agence est unique et il est pertinent de se poser la question : comment exploiter tous les atouts de la Carte Logée dans le cadre de ma politique voyages et ainsi générer les économies voulues ?

Le dialogue avec un fournisseur de solutions de Carte Logée tel qu’AirPlus peut se révéler intéressant pour avoir une meilleure compréhension des avantages liés à la Carte Logée et s’assurer que votre entreprise bénéficiera bien des avantages financiers et organisationnels détaillés dans ce document. Enfin, l’expérience d’un partenaire alliant une expertise pointue des voyages d’affaires et des paiements est un aspect impor tant lorsqu’il s’agit d’améliorer les processus internes et générer des économies au sein de son entreprise.

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