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La deacutemateacuterialisation des factures des fournisseurs du secteur public
1er JANVIER 2017
Une eacutecheacuteance agrave preacuteparer
Une opportuniteacute agrave saisir
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Sommaire
Contexte
Preacutesentation de la solution
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017
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2008 La loi de modernisation de lrsquoeacuteconomie (LME) ndeg2008-776 du 4 aoucirct 2008 donnait deacutejagrave lrsquoobligation agrave lrsquoEtat drsquoaccepter les factures eacutemises par ses fournisseurs sous forme deacutemateacuterialiseacutee agrave compter du 1er janvier 2012 2010 La directive 201045UE libeacuteralise le recours agrave la facture deacutemateacuterialiseacutee Elle est retranscrite en 2013 dans le Code Geacuteneacuteral des Impocircts
2012 Ouverture de Chorus Factures le 1er janvier 2012
2014 La directive europeacuteenne relative agrave la facturation eacutelectronique dans le cadre des marcheacutes publics adopteacutee le 24 janvier 2014 oblige les pouvoirs adjudicateurs et les entiteacutes adjudicatrices agrave accepter les factures eacutelectroniques conformes aux normes europeacuteennes
Le contexte de la mesure Un contexte reacuteglementaire deacutejagrave favorable
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Le contexte de la mesure Chorus Factures une solution deacutejagrave disponible au sein de lrsquoEtat
Depuis le 1er janvier 2012 lrsquoEtat a mis en place la solution Chorus Factures destineacutees aux fournisseurs de lrsquoEtat qui comporte
un portail sur lequel les entreprises peuvent saisir ou deacuteposer leurs factures (PDF simple ou signeacute) et suivre lrsquoavancement du traitement jusqursquoagrave la mise en paiement
un concentrateur qui permet de transmettre directement les factures (en Echange de Donneacutees Informatiseacute) principalement pour les fournisseurs ayant un volume de factures important
Plus de 500 000 factures ont transiteacute par la solution depuis sa mise en œuvre avec une forte acceacuteleacuteration depuis 2014
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La loi habilitant le gouvernement agrave simplifier et seacutecuriser la vie des entreprises a eacuteteacute publieacutee au JO du 3 janvier 2014 Lrsquoarticle 22 donnait un deacutelai de 6 mois au gouvernement pour prendre lrsquoordonnance visant agrave mettre en place une obligation progressive de deacutemateacuterialisation des factures dans le secteur public
Lrsquoordonnance a eacuteteacute signeacutee le 26 juin et publieacutee au JO le 27 juin 2014
1 2
3 4
5 07112016 5
octobre 2013-feacutevrier 2014
Concertation avec les
entreprises les
collectiviteacutes locales et les
eacutetablissements publics
feacutevrier 2014
Saisine du SGG
Avis Favorable Secreacutetariat Geacuteneacuteral du Gouvernement Commission Consultative drsquoEvaluation des Normes
mai 2014
Saisine du Conseil
drsquoEtat
27 juin 2014
Publication de
lrsquoordonnance
avril 2014
Saisine de la CCEN
Avis Favorable
Avis Favorable
Contexte de la facturation eacutelectronique 2017 Une nouvelle eacutetape pour le secteur public ndash de la loi agrave lrsquoordonnance
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Lrsquoordonnance du 26 juin deacutefinit le calendrier visant agrave rendre obligatoire la facturation eacutelectronique pour les eacutemetteurs de factures agrave destination de lrsquoEtat des collectiviteacutes locales et de leurs eacutetablissements publics respectifs
En sus de lrsquoobligation drsquoeacutemettre lrsquoobligation de reacuteception concerne toutes les entiteacutes de lrsquoEtat depuis 2012 des collectiviteacutes territoriales et de leurs eacutetablissements publics respectifs au 1er janvier 2017
Une solution technique mutualiseacutee laquo Chorus Portail Pro 2017 raquo permettant le deacutepocirct la reacuteception et la transmission des factures eacutelectroniques sera mise agrave disposition gratuitement des fournisseurs Sa construction est confieacutee agrave lrsquoAIFE qui assure lrsquourbanisation du Systegraveme drsquoInformation Financiegravere de lrsquoEtat (SIFE)
Cette solution mutualiseacutee remplacera le Portail Chorus Factures utiliseacute par les fournisseurs de lrsquoEtat
Les grandes entreprises et les personnes publiques
Les entreprises de taille intermeacutediaire
Les PME Les micro-entreprises
Contexte de la facturation eacutelectronique 2017 Une nouvelle eacutetape - lrsquoordonnance du 26 juin 2014
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Contexte de la facturation eacutelectronique 2017 Une monteacutee en charge progressive
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Lrsquoordonnance srsquoapplique agrave toutes les factures eacutemises dans le cadre des contrats en cours drsquoexeacutecution agrave la date drsquoentreacutee en vigueur de lrsquoobligation ou conclus posteacuterieurement avec lrsquoEtat les collectiviteacutes territoriales et leurs eacutetablissements publics respectifs
lrsquoEtat Les eacutetablissements publics
nationaux Les collectiviteacutes territoriales et
leurs groupements Les eacutetablissements publics
locaux Autres cateacutegories
drsquoeacutetablissements publics
Les titulaires de contrats Les sous-traitants admis au
paiement direct Les collectiviteacutes territoriales et
leurs eacutetablissements publics Autres cateacutegories
drsquoeacutetablissements publics
Acteurs eacutemetteurs de facture Acteurs reacutecepteurs de facture
Environ 78 000 entiteacutes
Environ 95 millions de factures
Facturation
Attention la mesure ne srsquoappliquera pour ces entiteacutes reacuteceptrices de factures
les collectiviteacutes drsquooutre-mer agrave lrsquoexception de Saint Pierre et Miquelon et Saint Bartheacutelemy les groupements de coopeacuteration sanitaire et autres formes de coopeacuteration dans le domaine sanitaire les groupements de coopeacuteration sociale et meacutedico-sociale
Environ 1 115 000 fournisseurs de la sphegravere publique
Contexte de la facturation eacutelectronique 2017 Le peacuterimegravetre de lrsquoobligation reacuteglementaire
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Contexte de la facturation eacutelectronique 2017 Eleacutements de volumeacutetrie
Cateacutegorie drsquoentreprises
Nombre drsquoentreprises au
31122011
Estimation du nombre
drsquoentreprises concerneacutees
Grandes entreprises (GE)
214 214
Entreprises de taille intermeacutediaire (ETI)
4 794 4 794
Petites et moyennes entreprises (PME)
136 068 136 068
Microentreprises ou tregraves petites entreprises (TPE)
2 951 600 974 028
Plusieurs cateacutegories de populations sont impacteacutees par le projet
Les fournisseurs de la sphegravere publique dont le nombre est eacutevalueacute agrave 1 115 000
Les collectiviteacutes et eacutetablissements publics locaux et de santeacute soit 77 474 structures
Les eacutetablissements publics nationaux qui sont au nombre de 1 000
Les services de lrsquoEtat
Lrsquoensemble des agents de la sphegravere publique concerneacute par le projet est eacutevalueacute agrave plus de 220 000
Cateacutegorie de reacutecepteurs
Nombre drsquoentiteacutes Nombre de factures
reccedilues
Etat 200 4 000 000
EPN 1 000 20 000 000
Reacutegions 26 1 000 000
Deacutepartements 102 5 500 000
Secteur communal 73 851 47 000 000
Etablissements de santeacute
2 545 18 000 000
Total 77 474 95 000 000
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La solution mutualiseacutee a plusieurs objectifs
Simplification pour les entreprises
- La directive europeacuteenne comme la loi drsquohabilitation ont pour objectif la simplification du processus de la commande publique LrsquoUnion Europeacuteenne chiffre les eacuteconomies potentielles agrave 15 milliards drsquoeuros pour les 27 pays europeacuteens
- Beaucoup drsquoentreprises travaillent pour plusieurs entiteacutes publiques Une solution mutualiseacutee constitue une eacutevidente simplification
Mutualisation des coucircts pour les administrations
- LrsquoEtat qui est tenu depuis 2012 drsquoaccepter les factures deacutemateacuterialiseacutees a ducirc mettre en place un systegraveme complet (Chorus Factures) qui peut servir de socle fonctionnel agrave une solution commune Etat ndash collectiviteacutes locales amp eacutetablissements
- Une solution mutualiseacutee permet de laquo seacutecuriser raquo la mise en œuvre de lrsquoobligation pour tous les acteurs agrave lrsquoeacutecheacuteance de 2017
- Une solution mutualiseacutee permet drsquoeacuteviter la multiplication des solutions (et le coucirct associeacute) comme cela a eacuteteacute constateacute en matiegravere de deacutemateacuterialisation des appels drsquooffres
Contexte de la facturation eacutelectronique 2017 Lrsquoordonnance du 26 juin 2014 les objectifs drsquoune solution mutualiseacutee
La solution mutualiseacutee permet en srsquoappuyant sur des fonctionnaliteacutes eacuteprouveacutees de limiter le risque technologique inheacuterent agrave la mise en place drsquoune solution ad hoc Elle permet eacutegalement de valider pour les entreprises lrsquoeffort de simplification en leur proposant un point drsquoaccegraves unique masquant une organisation administrative pouvant apparaicirctre comme complexe
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Contexte de la facturation eacutelectronique 2017 Gains preacutevisionnels sur le traitement drsquoune facture
Le potentiel de gain de la mesure estimeacute se deacutecompose en gains financiers et en gains de temps
le coucirct de traitement drsquoune facture deacutemateacuterialiseacutee eacutemise agrave 5euro contre un coucirct de traitement drsquoune facture papier eacutemise estimeacute entre 8 et 95euro
le coucirct de traitement drsquoune facture deacutemateacuterialiseacutee reccedilue agrave 75euro contre un coucirct de traitement drsquoune facture papier reccedilue estimeacute agrave 138euro
Lrsquoordre de grandeur de ces estimations est en adeacutequation avec lrsquoestimation reprise dans le support laquo Fiche praTIC agrave usage des dirigeants drsquoentreprises raquo (ndeg5) coreacutedigeacute par la DGE le MEDEF et le Syntec Numerique
Rapport GS1
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Sommaire
Contexte
Preacutesentation de la solution
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017
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Preacutesentation de la solution Une eacutevolution dans la continuiteacute
La solution mutualiseacutee Chorus Portail Pro 2017 srsquoinscrit dans la continuiteacute de Chorus Factures solution mise en œuvre par lrsquoEtat depuis le 1er janvier 2012
Elle permet drsquoassurer le deacutepocirct le suivi et la mise agrave disposition des 100 millions de factures annuelles sur le peacuterimegravetre de lrsquoEtat du secteur public local (y compris le secteur hospitalier) et des eacutetablissements publics
Les entiteacutes publiques ayant des Portails laquo tiers raquo offrant des services agrave valeur ajouteacutee pourront inteacutegrer les services de la solution mutualiseacutee CPP 2017 (transmission de factures suivi des factures recherche et consultation gestion des comptes) agrave lrsquoaide dAPI
Elle srsquoinscrira en coheacuterence avec les travaux du SGMAP sur lrsquoidentiteacute numeacuterique (France Connect) et lrsquoEtat plateforme
La compatibiliteacute ascendante est assureacutee pour les fournisseurs deacutejagrave connecteacutes agrave Chorus Factures Les fournisseurs sont inciteacutes agrave initier degraves agrave preacutesent les travaux de raccordement
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1 2 3
Le fournisseur
choisit son mode drsquoeacutemission
Lrsquoentiteacute publique
choisit son mode de reacuteception
La solution mutualiseacutee facilite le traitement de la facture en
proposant un flux pivot unique
Le fournisseur et lrsquoentiteacute publique choisissent indeacutependamment leurs modaliteacutes drsquoeacutemissionreacuteception
Le flux pivot est identique quel que soit lrsquoeacutemetteur le format de transmission et le destinataire
Ce flux contient les donneacutees permettant la creacuteation drsquoune demande de paiement la facture sous forme de piegravece jointe ainsi que le cas eacutecheacuteant les piegraveces justificatives compleacutementaires
Mode Portail visualisation et teacuteleacutechargement
Mode EDI injection automatique du flux et visualisation de la facture via une feuille de style
Mode service mise agrave disposition des services pour les SI des entiteacutes publiques sous forme drsquoAPI
Mode Portail deacutepocirct (PDF signeacute ou non signeacute PDF mixte XML) ou saisie
Mode EDI transmission de flux au format structureacute ou mixte (selon les formats deacutefinis lors de la concertation)
Mode service mise agrave disposition des services du Portail sous forme drsquoAPI
Preacutesentation de la solution Grands principes de la solution mutualiseacutee (22)
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Destinataires finaux
Preacutesentation de la solution Vue simplifieacutee de la solution
Secteur public local
Etat Etablissements publics
Opeacuterateur de deacutemateacuterialisation
Solution mutualiseacutee Chorus Portail Pro
Systegraveme drsquoeacutechange
Portail de services (API)
Portail de qualification des flux et services
Portail fournisseur
Deacutepocircts xml et Pdf
Saisie
Suivi
Assistance et support
Archivage
Templates
Flux types
Validation
Raccordements
Echange de flux UBLCIIISO20020
EDIFACThellip
Saisie
Deacutepocirct
Flux Pivot (format unique)
Statuts drsquoavancement
EDI
EDI
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La solution Chorus Portail Pro 2017 est accessible depuis Internet
Les entreprises pourront acceacuteder agrave la solution via le Portail Internet Gestion Publique de la DGFiP Pour les entreprises deacutejagrave inscrites agrave Chorus Factures leurs comptes seront repris
Pour les entreprises inscrites agrave la PLACE de lrsquoEtat leur compte sera utilisable
Lrsquoadministrateur de lrsquoentiteacute pourra habiliter en ligne les utilisateurs de lrsquoentiteacute pour deacutefinir les espaces et le peacuterimegravetre des factures accessibles
Un utilisateur peut ecirctre habiliteacute sur plusieurs entreprises etou eacutetablissements
Preacutesentation de la solution Principes de fonctionnement du portail Organisation du portail
Accueil connecteacute
Factures Qualification
Assistance
Utilisateurs
Accueil deacuteconnecteacute
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Preacutesentation de la solution Les types de factures pris en charge
La solution prend en charge les demandes de paiement srsquoappuyant sur
Les factures directes agrave destination de personnes publiques
Les avoirs
Les factures de recette issues des entiteacutes publiques
Les demandes de paiement des sous-traitants admis au paiement direct
Les demandes de paiement des cotraitants
Le document de facturation en appui des marcheacutes de travaux ndash Projet de deacutecompte
ndash Etat drsquoacompte
ndash Deacutecompte Geacuteneacuteral et Deacutefinitif(signature reacutealiseacutee hors outil)
La solution assure lrsquoarchivage des factures La solution mutualiseacutee prend en charge lrsquoarchivage des factures qui lui sont
transmises par les eacutemetteurs qursquoils soient priveacutes ou publics qui resteront consultables pendant 10 ans
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Principe chaque eacutemetteur est identifieacute de maniegravere unique dans la solution mutualiseacutee-CPP 2017 quelles que soient les modaliteacutes de transmission
Pour les eacutemetteurs de factures cette identification repose sur trois eacuteleacutements
bull Le code pays bull Le type drsquoidentifiant bull Lrsquoidentifiant
Siegravege social Type drsquoidentifiant
France SIRET
UE (hors France) Ndeg de TVA intracommunautaire
Extracommunautaire (hors UE et hors France)
Code pays + 16 premiers caractegraveres de la raison sociale
Polyneacutesie Franccedilaise Ndeg Tahiti
Nouvelle Caleacutedonie RIDET
Fournisseurs en cours drsquoimmatriculation
Code pays + 16 premiers caractegraveres de la raison sociale
Le type drsquoidentifiant pour les eacutemetteurs repose sur
Preacutesentation de la solution Lrsquoidentification de lrsquoeacutemetteur par la solution mutualiseacutee
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Preacutesentation de la solution Modaliteacutes drsquoidentification du destinataire par le fournisseur
Principe chaque reacutecepteur est identifieacute de maniegravere unique dans la solution mutualiseacutee-CPP 2017 quelles que soient les modaliteacutes de transmission
Secteur public local et EPN
Etat
Le SIRET est lrsquoidentifiant unique de la personne publique destinataire
Les destinataires de factures peuvent demander agrave leur fournisseur de renseigner une information compleacutementaire sur la facture portant sur le code service du service destinataire
Les modaliteacutes drsquoidentification du service de lrsquoEtat sont inchangeacutees par rapport agrave Chorus factures avec
bull Un service identifieacute par un code service exeacutecutant associeacute agrave un SIRET commun
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Preacutesentation de la solution Les parameacutetrages effectueacutes par le destinataire
La solution mutualiseacutee prend en compte la diversiteacute des entiteacutes publiques en terme drsquoorganisation (traitement centraliseacute deacutecentraliseacute des factures) et les pratiques diverses en matiegravere drsquoengagement preacutealable agrave la deacutepense
Chaque entiteacute publique a ainsi la faculteacute de rendre obligatoire pour les factures la concernant les informations relatives
Au code service destinataire
Agrave la reacutefeacuterence drsquoengagement (reacutefeacuterence au marcheacute ou agrave la commande)
Ces informations devront dans ce cas ecirctre porteacutees sur la facture remise par le fournisseur
Il sera possible de veacuterifier le caractegravere obligatoire de ces informations dans la solution mutualiseacutee via lrsquoannuaire
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Deacutepocirct manuel saisie des donneacutees de
facturation
CPP 2017
Envoi Reacuteception en EDI des donneacutees de
facturation
API manager
Quatre modaliteacutes de transmission des donneacutees de facturation sont proposeacutees aux fournisseurs
la saisie manuelle des donneacutees de facturation via un formulaire sur le portail CPP
le deacutepocirct des donneacutees de facturation au format PDF (signeacute ou non signeacute) ou au format XML
la solution CPP2017 permettra un import de masse de factures (Import au format xml ou PDF Mixte A3)
la transmission en mode EDI soit
ndash en adressant directement ses flux agrave la solution mutualiseacutee
ndash Via un opeacuterateur de deacutemateacuterialisation
ndash via un portail amont connecteacute (en API) agrave la solution mutualiseacutee CPP 2017 dans des cas speacutecifiques pour les entiteacutes publiques
B
D
C
A
B
C
D
Mode Portail
Mode EDI
API
Mode EDI
Mode EDI
Opeacuterateur de deacutemateacuterialisation
Portail Amont dans des cas speacutecifiques
Fournisseurs
A
Preacutesentation de la solution Les modes drsquoeacutemission
A
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1
Le format Standard Universal Business Language
- UBL Invoice
Structureacute ou minimal
2
Le format Cross Industry Invoice (United Nations
Centre for Trade Facilitation and Electronic Business)
Structureacute ou minimal
3
Le format PES_V2 Facture (utiliseacute dans le secteur public
local)
4
Les autres formats reacutefeacuterenceacutes par le CEN dans
le cadre des travaux sur le modegravele seacutemantique europeacuteen
5
Un format PDF Mixte
(PDFA3 en cours de deacutefinition)
6
le format PDF simple (signeacute ou non signeacute) est
supporteacute dans le cadre de la fonctionnaliteacute de deacutepocirct en
mode portail
La possibiliteacute de joindre des piegraveces jointes agrave la facture sera supporteacutee quelle que soit la modaliteacute
drsquoeacutemission
Diffeacuterents formats syntaxiques sont pris en charge par la solution mutualiseacutee afin de faciliter lrsquoeacutemission de factures par les
fournisseurs
Preacutesentation de la solution Les formats retenus
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Preacutesentation de la solution Lrsquoespace laquo Mes factures raquo
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Preacutesentation de la solution Lrsquoespace laquo Mes factures raquo
Le bloc laquo Fil drsquoeacutevegravenements raquo recense les derniegraveres actions et eacutevegravenements intervenus sur le traitement des factures
Le bloc laquo Mes factures raquo permet
la consultation de lrsquoeacutetat courant des factures eacutemise par lrsquoentreprise
lrsquoaccegraves rapide agrave la consultation au teacuteleacutechargement et agrave le teacuteleacutechargement des factures
Le bloc laquo Actions raquo permet un accegraves rapide aux principales actions disponibles
Traiter et consulter une facture
Consulter le stock des factures reccedilues
Rechercher une facture
Le bloc laquo Actualiteacutes raquo de la solution mutualiseacutee-CPP 2017 lieacutees agrave lrsquoespace laquo Mes factures raquo
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Preacutesentation de la solution La saisie des factures en ligne
Ecran de saisie drsquoune facture pour le fournisseur
Saisie des donneacutees geacuteneacuterales drsquoune facture
Donneacutees leacutegales du destinataire et du fournisseur
Cadre de facturation
Identification du marcheacute et des modaliteacutes de paiement
Saisie du deacutetail de la facture
Creacuteation eacutedition et suppression de lignes de facturations
Preacutecision quant aux produits factureacutes et aux montants dus
Possibiliteacute drsquoadjoindre des piegraveces jointes
Possibiliteacute de teacuteleacutecharger
Validation annulation enregistrement de la saisie
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Preacutesentation de la solution La consultation des factures
Ecran de consultation de la facture
Consultation des informations relatives agrave la facture
Informations destinataire
Informations fournisseur
Cadre de facturation
Montants engageacutes
Reacutefeacuterences du marcheacute
Visualisation de la facture originale
Teacuteleacutechargement de la facture
au format pivot (qui contient toutes les PJ + facture originale)
au format PDF avec ou sans les PJ (y compris la facture originale)
Consultation du cycle de vie de la facture (annuleacute commandeacute consulteacute associeacute agrave un bon de
commande factureacute)
La possibiliteacute drsquoutiliser une facture preacuteceacutedente pour en creacuteer une nouvelle
Affichage du certificat de deacutepocirct et du bordereau de suivi
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A lrsquoinstar de Chorus factures
La solution mutualiseacutee-CPP 22017 permettra au fournisseur drsquoobtenir des informations concernant les diffeacuterentes dates de traitement de sa facture tant par la solution mutualiseacutee que par le destinataire
Ces informations sont mises agrave disposition du fournisseur par la remonteacutee du flux cycle de vie et pourront ecirctre compleacuteteacutees par la personne publique au moyen dun champ en saisie libre
Preacutesentation de la solution La visualisation du cycle de vie de la facture
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Acteurs
Statuts visibles pour le
fournisseur
Activiteacutes
Statut obligatoire
Fournisseur
Deacutepocirct des donneacutees de
facturation
Reacutecupeacuteration des donneacutees
de facturation
Liquidation Mandatement Comptabilisation
du paiement
Deacuteposeacutee Mise agrave disposition
du destinataire
Mise en
paiement
En cours drsquoacheminement
vers le destinataire
Rejeteacutee
Service ordonnateur Service comptable
1 3
7
2
4
Acceptation
des donneacutees
de facturation
SI Financier (EDI)
Espace Factures (Portail)
SI Financier SI Financier SI FINANCIER OU
HELIOS
Envoi des
donneacutees de
facturation
CPP 2017
Mise agrave
disposition
du
comptable
6
Suspendue 5
Statut obligatoire(selon les situations)
BDF
Mise agrave jour
statut
Preacutesentation de la solution Le processus global et ses eacutetapes
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Types de controcircle CPP Destinataire
Coheacuterence du flux et seacutecuriteacute
Structure de donneacutees
Coheacuterence des donneacutees
Les controcircles meacutetiers
Les controcircles meacutetiers reacutealiseacutes par la structure publique destinataire de la facture comprennent notamment les controcircles de reacutefeacuterentiels relatifs agrave lrsquoengagement et au code service
Les SI destinataires pourront opeacuterer des controcircles meacutetiers additionnels en fonction des possibiliteacutes de parameacutetrage offertes par les eacutediteurs
Preacutesentation de la solution Les controcircles effectueacutes ndash vue drsquoensemble
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Preacutesentation de la solution Le deacutelai global de paiement (DGP)
La date servant au point de deacutepart du DGP (sous reacuteserve de service fait) peut varier selon les cas drsquoeacutemission de la facture
En mode EDI crsquoest la date de lrsquoacquittement technique eacutemis par le SI du destinataire
En mode portailservice crsquoest la date de notification par mail au destinataire de la mise agrave disposition de la facture sur lrsquoespace factures
Et en cas de litige entre le fournisseur et le pouvoir adjudicateur la date servant de point de deacutepart au DGP sera la date de deacutepocirct de la facture sur CPP + 2 jours
Dans le cas des marcheacutes de travaux la date servant de point de deacutepart au DGP reste la transmission du projet de deacutecompte du fournisseur agrave la MOE ou le DGD lorsqursquoil est remis au pouvoir adjudicateur
Ces diffeacuterentes dates seront traceacutees et consultables dans CPP Toutefois CPP nrsquoa pas vocation agrave calculer le DGP
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La personne publique a la possibiliteacute de communiquer le statut laquo suspendue raquo lorsqursquoune piegravece justificative manque pour la liquidation mise en paiement
Cette fonctionnaliteacute eacutevite de devoir rejeter le dossier de facturation en cas de PJ manquante
1 La personne publique notifie en commentaire la nature de la piegravece manquante et suspend le deacutelai de paiement
2 Le fournisseur se connecte au portail (mode service ou mode portail) afin de deacuteposer lales piegravece(s) compleacutementaire(s)
NB les reacutecepteurs de factures conservent la possibiliteacute de demander les piegraveces compleacutementaires selon les mecircmes modaliteacutes qursquoaujourdrsquohui (papier courriel etc)
La suspension des factures
Lorsque la collectiviteacute locale ou lrsquoEPN rejette pour cause drsquoerreur sur les donneacutees drsquoacheminement de la facture (SIRET destinataire) elle doit typer speacutecifiquement le rejet afin de permettre au fournisseur srsquoil le souhaite de recycler les donneacutees de facturation
Le rejet et la possibiliteacute de recycler les factures
Preacutesentation de la solution Focus sur le rejet et la suspension de factures
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Preacutesentation de la solution Les cas de gestion de la sous-traitance
Les sous-traitants admis au paiement direct peuvent adresser directement leur demande de paiement agrave la personne publique Un accord preacutealable du titulaire est cependant neacutecessaire avant la mise en paiement
Sous-traitant eacutedition et transmission drsquoune demande de paiement en mode EDI ou mode portail sur laquelle le mode de facturation est preacuteciseacute
Titulaire validation de la demande de paiement du sous-traitant en se connectant en mode portail
Actions des fournisseurs
Reacuteception de la demande de paiement du sous-traitant valideacutee par le titulaire
Liquidation et mandatement (aucune action speacutecifique)
Actions de lrsquoordonnateur
Remarques Selon la reacuteglementation et sans validation sous un deacutelai de 15 jours la demande de paiement est consideacutereacutee
comme valideacutee Elle est transmise au pouvoir adjudicateur destinataire
Le titulaire est informeacute des paiements effectueacutes au sous-traitant via les informations du cycle de vie
Le mode de facturation est preacuteciseacute dans le flux pivot pour informer lrsquoordonnateur qursquoil srsquoagit drsquoune demande de paiement lieacutee agrave un acte de sous-traitance
La facture eacutemise par le sous-traitant et adresseacutee au titulaire peut ecirctre inseacutereacutee sous forme de piegravece jointe
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Documents eacutechangeacutes
Facturation en cours de marcheacute
Facturation en fin de marcheacute
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution La prise en compte des marcheacutes de travaux
Projet de deacutecompte mensuel
Etat drsquoacompte
Deacutecompte mensuel
Etat drsquoacompte
valideacute
Projet de deacutecompte
final
Deacutecompte final
Projet de deacutecompte
geacuteneacuteral
Deacutecompte Geacuteneacuteral
Deacutecompte Geacuteneacuteral et
Deacutefinitif
Dans le cadre des marcheacutes de travaux la solution CPP prendra en charge les processus de facturation suivants
Tous les documents concourant agrave la mise en paiement peuvent ecirctre deacuteposeacutes transmis agrave CPP 2017
La solution permet le deacutepocirct en mode portail de documents par un deacuteposant autre que le producteur du document (exemple deacutepocirct drsquoun eacutetat drsquoacompte produit par une MOE et deacuteposeacute par un fournisseur)
Les acteurs habiliteacutes agrave deacuteposer ces piegraveces concourant agrave la mise en paiement peuvent ecirctre distincts des acteurs en charge de leur production initiale
Fournisseur
Fournisseur Ordonnateur
(Service financier)
Ordonnateur
(Service financier)
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Preacutesentation de la solution La sollicitation de lrsquoassistance
Le module drsquoassistance de la solution mutualiseacutee permet de reacutepondre agrave lrsquoensemble des questions poseacutees par les eacutemetteurs et reacutecepteurs de factures
bull Principes
bull Les eacutemetteurs peuvent solliciter lrsquoassistance de la solution mutualiseacutee-CPP 2017 suite agrave des difficulteacutes techniques ou applicatives Les eacutemetteurs peuvent eacutegalement solliciter les reacutecepteurs de facture pour toute question meacutetier relative au traitement de leurs factures
bull Modaliteacute
bull Chaque sollicitation est mateacuterialiseacutee par un laquo ticket raquo renseigneacute par lrsquoeacutemetteur via un formulaire de demande drsquoassistance en preacutecisant les informations requises pour le traitement de sa demande (ex numeacutero de facture) Des piegraveces jointes peuvent y ecirctre ajouteacutees (ex capture drsquoeacutecran)
Les fournisseurs et les entiteacutes publiques peuvent eacutegalement acceacuteder agrave une base de connaissance par lrsquointermeacutediaire drsquoun assistant virtuel afin drsquoobtenir des reacuteponses aux questions les plus freacutequemment poseacutees
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Preacutesentation de la solution Assistance _ Mise en place drsquoun avatar
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Preacutesentation de la solution Assistance _ Mise en place drsquoun avatar
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Sommaire
Contexte
Preacutesentation de la solution
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017
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Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017
La deacutemateacuterialisation des factures srsquoinscrit deacutesormais dans une obligation progressive au sein du secteur public comme dans de nombreux pays europeacuteens
Degraves 2017 les grandes entreprises devront adresser leurs factures au secteur public sous forme eacutelectronique
La neacutecessiteacute de reacutealiser des travaux de raccordement et drsquoadapter les processus de facturation incite agrave initier le projet pour ecirctre au rendez vous
Il faut notamment srsquoassurer de la bonne adaptation de votre systegraveme drsquoinformation et de vos processus
Gestion des informations neacutecessaires au bon traitement de la facture
Choix du mode drsquoeacutemission et du format
Capaciteacute agrave produire le format retenu
Raccordement technique en cas de choix du mode EDI
39
Chaque entiteacute publique a la faculteacute de rendre obligatoire pour les factures la concernant les informations relatives
Au code service destinataire
Agrave la reacutefeacuterence drsquoengagement (reacutefeacuterence au marcheacute ou agrave la commande)
Il sera possible de veacuterifier le caractegravere obligatoire de ces informations dans la solution mutualiseacutee via lrsquoannuaire
Ces informations devront ecirctre porteacutees sur la facture remise par le fournisseur Il faudra donc srsquoassurer de la bonne communication de ces informations par les entiteacutes publiques
A noter que pour lrsquoEtat ces informations sont toujours obligatoires
Reacutefeacuterence agrave lrsquoengagement juridique
Code service exeacutecutant
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017 Gestion des informations neacutecessaires au traitement de la facture
40
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017 Le choix drsquoun raccordement via un opeacuterateur de deacutemateacuterialisation
Les opeacuterateurs de deacutemateacuterialisation assurent deux principales missions la production et la transmission des flux au format et avec les informations
attendues par le reacutecepteur
la garantie des aspects fiscaux notamment lrsquoarchivage des factures deacutemateacuterialiseacutees
Les fournisseurs ne sont pas contraints de passer par un opeacuterateur et peuvent internaliser leur solution de deacutemateacuterialisation
LrsquoAIFE observe un principe de neutraliteacute dans le choix des opeacuterateurs LrsquoAIFE a pris la deacutecision de ne pas intervenir dans le choix du mode de
deacutemateacuterialisation de ses fournisseurs Les fournisseurs peuvent aussi bien choisir une deacutemateacuterialisation avec des outils internes que de passer par un opeacuterateur de deacutemateacuterialisation
LrsquoAIFE a par ailleurs fait le choix de ne certifier aucun opeacuterateur de deacutemateacuterialisation Le fournisseur est libre de choisir son opeacuterateur de deacutemateacuterialisation et de deacutefinir avec lui les conditions de leur collaboration
A ce jour plusieurs opeacuterateurs sont raccordeacutes agrave la solution actuelle Chorus factures Les fournisseurs sont totalement libres du choix de leur opeacuterateur
41
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017 Qualification et modaliteacutes de raccordement des flux (EDI)
Les fonctions de qualification des flux seront offertes aux utilisateurs du portail front de CPP 2017 (fournisseurs et entiteacutes publiques) Au travers de cet espace du portail front lrsquoutilisateur pourra
1 Tester en mode self service les diffeacuterents types de flux accepteacutes par la solution (factures meacutemoires de justice avis des sommes agrave payer cycle de vie etc)
2 Reacutecupeacuterer un rapport drsquoanalyse de son flux indiquant les erreurs rencontreacutees
3 Obtenir des compte-rendus et des flux de cycle de vie contextualiseacutes
4 Reacutecupeacuterer les fichiers de description des diffeacuterents flux et des exemples de flux preacute-remplis
Lrsquoutilisateur pourra eacutegalement deacuteposer des fiches de raccordement EDI pour interconnecter son SI de recette avec la plateforme de qualification CPP2017 et son SI de production avec le SI de production de CPP2017
Une fois les SI raccordeacutes en qualification lrsquoutilisateur pourra suivre le traitement de ses flux eacutemis en EDI vers la plateforme de qualification
Les raccordement EDI sont drsquoores et deacutejagrave possibles avec Chorus factures pour lrsquoEtat et permettront de beacuteneacuteficier du raccordement pour tout le secteur public au 1er janvier 2017
42
Action fournisseur Action commune AIFE fournisseur
S1 S2 S3 S4 S5 S6 S7 S8 - hellip
Deacutep
loie
men
t
Racc technique
Deacuteveloppement des flux
Assistance CPP
Tests unitaires Via Espace de
qualification CPP2017
Tests
Suivi des premiers flux
Demande de raccordement en
qualification
Tests
et
recett
e
Co
nstr
ucti
on
Demande de raccordement en
production
Deacuteclaration dans lrsquoespace
de qualification de CPP
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017 Espace qualification Macro planning des travaux de raccordement
43
Le calendrier drsquoici janvier 2017 Des pilotes degraves mi 2016
Nombre de pilotes et type drsquoentiteacutes Outre les services de lrsquoEtat deacutejagrave dans Chorus Factures 18 entiteacutes seront
deacutesigneacutees pour ecirctre pilote de la solution en juin 2016
Entiteacutes pilotes Type de structure Editeur
Universiteacute de Lorraine EPN SAP AMUE
Pole emploi EPN SAP
CNRS EPN SAP
CCI Paris EPN SIGMA
Lyceacutee Bernart de Ventadour EPLE GFC
Commune de Paris SPL SAP
Meacutetropole de Brest SPL ATOS (en lien avec e-
Megalis)
Communauteacute de communes de Parthenay SPL Berger Levrault
Commune de Le Monetier les Bains SPL Berger Levrault
Conseil reacutegional de Provence Alpes Cote drsquoAzur
SPL GFI
Conseil deacutepartemental de lrsquoAube SPL GFI (en lien avec SPL
xdeacutemat)
Office Public de lrsquoHabitat Vosgelis SPL AAERON
Lille Meacutetropole SPL CGI
Ville de Bordeaux SPL CGI
APHP EPS SAP
CHU Amiens EPS MIPIH (en lien avec UNIHA)
CH Gpt Hospitalier Eaubonne Montmorency EPS AGFA
DGAC ETAT SAP
44
Le calendrier drsquoici janvier 2017 Des pilotes degraves mi 2016 les objectifs
La reacutealisation de pilotes preacutealablement agrave la geacuteneacuteralisation permet de tester la solution mutualiseacutee CPP2017 dans sa dimension technique comme dans celle de lorganisation et de ladheacutesion des utilisateurs
Lexpeacuterience des sites pilotes permet de preacuteparer le deacuteploiement de mieux en appreacutecier la charge et den identifier les difficulteacutes a priori
La phase pilote de mise en œuvre du service doit permettre de
3 Srsquoassurer que lrsquoensemble du processus est opeacuterant et maitriseacute par les acteurs
2 Seacutecuriser les modaliteacutes de deacuteploiement et drsquoassistance
1 Srsquoassurer de lrsquoadheacutesion et lrsquoappropriation des utilisateurs des structures priveacutees ou publiques agrave utiliser la solution mutualiseacutee CPP2017
Traiter les problegravemes
rencontreacutes et proposer des plans drsquoaction
4 Valider le bon fonctionnement de la solution en situation reacuteelle
45
En synthegravesehellip
Initialement mise en œuvre dans un cadre facultatif fondeacute sur le choix de lrsquoentreprise la deacutemateacuterialisation des factures srsquoinscrit deacutesormais dans une obligation progressive au sein du secteur public avec la mise agrave disposition drsquoune plateforme partageacutee comme cela eacuteteacute fait dans de nombreux pays europeacuteens
Elle constitue une opportuniteacute de modernisation des eacutechanges entre les fournisseurs et le secteur public et illustre une nouvelle deacutemarche de mutualisation de systegraveme drsquoinformation entre les acteurs du secteur public permettant drsquooptimiser les gains et faciliter la mise en œuvre
Les entiteacutes publiques et les grands fournisseurs sont concerneacutes par lrsquoobligation degraves 1er janvier 2017 avec la reacutealisation de laquo pilotes raquo degraves la mi-2016 Des pilotes seront reacutealiseacutes degraves mi-2016
La publication des speacutecifications externes permet aux fournisseurs drsquoanticiper la deacutemarche en deacutefinissant leur trajectoire et leurs modaliteacutes de mise en œuvre
Vous pouvez drsquoores et deacutejagrave vous inscrire sur Chorus Factures HTTPSCHORUS-FACTURESBUDGETGOUVFR
46
En savoir plus
Sur le site de lrsquoAIFE wwweconomiegouvfraifeagence-pour-linformatique-financiere-letat-0
Sur le site laquo collectiviteacutes locales raquo httpwwwcollectivites-localesgouvfr
aife_officiel
47
En synthegravese hellip
48
49
Gestion des factures
Saisie Creacuteation Modification Validation Suppression
Recherche
Suivi du cycle de vie
Deacutepocirct unitaire XMLPDF
Archivage
Liste fiscale
Consultation et teacuteleacutechargement
Deacutepocirct en masse format mixte XMLPDF
Tableaux de bord
Qualification des flux
Deacutepocirct de flux
Analyse de flux
Reacutecupeacuteration dun flux type
Reacutecupeacuteration dun flux cycle de vie
Creacuteation dune fiche de raccordement EDI
Suivi des flux
Qualification des API
Gestion des bons de commandes
(pour les services de lrsquoEtat)
Recherche
Consultation et teacuteleacutechargement
Tableau de bord
Notification
Notification
Workflow de validation
Gestion piegraveces jointes
Recyclage
Certificat de deacutepocirct
Liste des factures agrave traiter
Preacutesentation de la solution Les principales fonctionnaliteacutes de la solution mutualiseacutee
Liste des eacutevegravenements intervenus sur le bon de commande
50
Gestion des utilisateurs et fournisseurs Assistance fournisseurs
Recherche
Saisie sollicitation
Suivi sollicitation
Modification clocircture sollicitation
Synthegravese requecircte
Consultation et teacuteleacutechargement
Recherche
Gestion compte utilisateur
Authentification compte utilisateur
Gestion de la base de connaissance
Tableau de bord
Gestion fiche entiteacute
Gestion Mandat Facturation
Gestion du support
Prise en charge une sollicitation
Liste des eacutevegravenements
Gestion piegraveces jointes
Notification
Consultation et teacuteleacutechargement
Notification
Assistance documentaire
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution Les principales fonctionnaliteacutes de la solution mutualiseacutee
Creacuteation compte utilisateur
Creacuteation fiche entiteacute
51
Statut Fait geacuteneacuterateur COLL EPN ETAT
Deacuteposeacutee
La facture a eacuteteacute deacuteposeacutee par le fournisseur (en mode EDI ou en
mode Portail) les diffeacuterents controcircles ont eacuteteacute reacutealiseacutes et la
facture a pu ecirctre inteacutegreacutee au laquo reacutefeacuterentiel factures raquo
En cours
drsquoacheminement
La facture a eacuteteacute envoyeacutee par la solution mutualiseacutee au
destinataire
Mise agrave disposition du
destinataire
Mode EDI reacuteception du flux drsquoacquittement du SI destinataire
Mode Portail Le destinataire est notifieacute par courriel de la
mise agrave disposition de la facture sur lrsquoespace factures
Rejeteacutee La facture est rejeteacutee par le service destinataire (ex erreur de
destinataire donneacutees de facturation erroneacutees etc)
Suspendue Le traitement de la facture peut ecirctre suspendu lorsqursquo une ou
plusieurs piegraveces justificatives sont manquantes Facultatif
Mise agrave disposition du
comptable
Le mandat demande de paiement a eacuteteacute inteacutegreacute par SI du
comptable Facultatif
Comptabiliseacutee Le mandat demande de paiement a eacuteteacute valideacute par le payeur et
comptabiliseacute Facultatif
Mise en paiement Le flux de virement a eacuteteacute envoyeacute agrave la Banque de France
Facultatif
Hors mode
EDI
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution Les statuts meacutetiers remonteacutes aux fournisseurs
Non disponible disponible et obligatoire
52
Deux circuits sont possibles au regard de la reacuteglementation Un 1er circuit preacutevoit une facturation globale par le mandataire (facturation inteacutegrant de multiples beacuteneacuteficiaires de paiement)
Edition drsquoune
demande de
paiement
globale
Transmission
Deacutepocirct de la
demande de
paiement globale
Traitement de la
demande de
paiement
globale
Mise en paiement
de la demande de
paiement globale
Mandataire Personne
publique
Personne
publique
Acheminement de la demande de paiement jusqursquoagrave son destinataire
Mandataire
Paiement de chaque cotraitant figurant dans la demande de paiement globale
Mandataire eacutedition drsquoune demande de paiement globale preacutecisant la part de prestations agrave reacutegler directement aupregraves de chaque cotraitant sur laquelle le mode de facturation est preacuteciseacute (laquo demande de paiement globale raquo)
Cotraitant aucune action agrave reacutealiser dans la solution mutualiseacutee
Actions des fournisseurs
Reacuteception de la demande de paiement en mode EDI si le SI du destinataire est raccordeacute ou en mode Portail dans lrsquoEspace Factures
Les informations fournit sur le mode de
facturation indique agrave lrsquoordonnateur qursquoune action speacutecifique est agrave reacutealiser sur la demande de paiement
Creacuteation drsquoautant de mandat que de beacuteneacuteficiaires de paiement en y joignant en piegravece-jointe la demande global eacutemise par le titulaire ainsi que les eacuteventuelles piegravece-jointes
Actions de lrsquoordonnateur 1 2
Remarque Seul lrsquoeacutemetteur de la demande de paiement a accegraves au suivi du cycle de vie Le cotraitant sollicite donc le
mandataire ou la personne publique directement pour obtenir de lrsquoinformation sur le paiement de ses demandes de paiement
Lrsquoordonnateur est informeacute via le flux pivot qursquoil srsquoagit drsquoune demande de paiement lieacutee agrave un acte de cotraitance
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution La co-traitance (12)
53
Le 2nd circuit possible en cas cotraitance preacutevoit une facturation par le cotraitant avec validation de la demande de paiement par le mandataire
Edition drsquoune
demande de
paiement
Transmission
Deacutepocirct de la
demande de
paiement
Validation de la
demande de
paiement
Traitement de la
demande de
paiement
Mise en
paiement de la
demande de
paiement
Cotraitant Cotraitant Mandataire Personne
publique
Personne
publique
Sollicitation du mandataire
Acheminement de la demande de paiement jusqursquoagrave son destinataire
Remarques Seul lrsquoeacutemetteur de la demande de paiement a accegraves au suivi du cycle de vie Le mandataire nrsquoa donc pas accegraves
au suivi du traitement de la demande de paiement de ses cotraitants
Lrsquoordonnateur est informeacute via le flux pivot qursquoil srsquoagit drsquoune demande de paiement global de cotraitance
Cotraitant eacutedition et transmission drsquoune demande de paiement en mode EDI ou mode portail sur laquelle le mode de facturation est preacuteciseacute
Mandataire validation de la demande de paiement du titulaire en se connectant en mode portail
Actions des fournisseurs 1
Statut laquo en attente de validation raquo
Reacuteception de la demande de paiement du cotraitant valideacutee par le mandataire
Liquidation et mandatement (aucune action speacutecifique)
Actions de lrsquoordonnateur 2
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution La co-traitance (22)
54
Deacuteposant drsquoune piegravece
Deacutepocirct par le fournisseur drsquoun projet de deacutecompte et validation MOEMOA sur le portail
(En piegravece-jointe de lrsquoeacutetat drsquoacompte)
Deacutepocirct par le fournisseur drsquoun eacutetat drsquoacompte(sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOE hors CPP)
Deacutepocirct par le fournisseur drsquoun eacutetat drsquoacompte valideacute (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOA hors CPP)
NA (En piegravece-jointe de lrsquoeacutetat drsquoacompte)
Deacutepocirct par la MOE de lrsquoeacutetat drsquoacompte (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec le fournisseur dans CPP ou hors CPP)
Deacutepocirct par la MOE de lrsquoeacutetat drsquoacompte valideacute (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOE hors CPP)
NA (En piegravece-jointe de lrsquoeacutetat drsquoacompte valideacute)
(En piegravece-jointe de lrsquoeacutetat drsquoacompte valideacute)
Deacutepocirct par la MOA de lrsquoeacutetat drsquoacompte valideacute (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec le fournisseur et la MOE dans CPP ou hors CPP)
Projet de
deacutecompte mensuel
Etat
drsquoacompte
Deacutecompte
mensuel
Etat drsquoacompte
valideacute
Fournisseur
Maitrise drsquoouvrage
(mode service uniquement via
un portail amont)
Maitrise drsquoŒuvre
6 cas drsquoutilisation ont eacuteteacute deacutefinis pour permettre la prise en charge dans la solution CPP des piegraveces neacutecessaires agrave la facturation en cours de marcheacute
Produit par le fournisseur Produit par la MOE Produit par la MOE Produit par la MOA
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution Les marcheacutes de travaux La facturation en cours de marcheacute
55
Deacuteposant drsquoune piegravece
Deacutepocirct par le fournisseur drsquoun projet de deacutecompte et validation MOEMOA sur le portail
NA NA NA Deacutepocirct par le fournisseur du DGD (apregraves eacutechanges preacutealables avec la MOAMOE dans CPP ou hors CPP)
NA (En piegravece-jointe du projet de deacutecompte
geacuteneacuteral)
Deacutepocirct par la MOE du projet de deacutecompte geacuteneacuteral (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec le fournisseur dans CPP ou hors CPP)
Deacutepocirct par la MOE du deacutecompte geacuteneacuteral (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOA hors CPP)
NA
NA NA (En piegravece-jointe du deacutecompte geacuteneacuteral)
Deacutepocirct par la MOA du deacutecompte geacuteneacuteral (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOE dans CPP ou hors CPP)
NA
Fournisseur
Maitrise drsquoouvrage
(mode service uniquement via
un portail amont)
Maitrise drsquoŒuvre
5 cas drsquoutilisation ont eacuteteacute deacutefinis pour permettre la prise en charge dans la solution CPP des piegraveces neacutecessaires agrave la facturation en fin de marcheacute
Projet de
deacutecompte final
Deacutecompte
final
Projet de
deacutecompte geacuteneacuteral
Deacutecompte
Geacuteneacuteral
Deacutecompte
Geacuteneacuteral et Deacutefinitif
Produit par le fournisseur Produit par la MOE Produit par la MOA Produit par la MOE Produit par le fournisseur
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution Les marcheacutes de travaux La facturation en fin de marcheacute
56
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017 Modaliteacutes de raccordement les protocoles utiliseacutes
Les protocoles retenus pour assurer les eacutechanges en mode flux sont
PeSIT HS E avec chiffrement TLS ndash Le chiffrement du flux sous TLS est initieacute via certificats Bi-cleacutes SSL conformes
RGS fournis par lrsquoAIFE issus drsquoune autoriteacute de certification les partenaires srsquoauthentifiant aujourdrsquohui mutuellement de maniegravere forte
SFTP ndash SSH seacutecurisant les eacutechanges avec chiffrement par bi-cleacutes conformes aux exigences
du cycle de vie des secrets (cleacutes DSA 2048 minimum PS 22 regravegles de creacuteation dureacutee de vie)
AS2 avec chiffrement TLS
Un seul protocole de raccordement est autoriseacute pour un flux donneacute
2
Sommaire
Contexte
Preacutesentation de la solution
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017
3
2008 La loi de modernisation de lrsquoeacuteconomie (LME) ndeg2008-776 du 4 aoucirct 2008 donnait deacutejagrave lrsquoobligation agrave lrsquoEtat drsquoaccepter les factures eacutemises par ses fournisseurs sous forme deacutemateacuterialiseacutee agrave compter du 1er janvier 2012 2010 La directive 201045UE libeacuteralise le recours agrave la facture deacutemateacuterialiseacutee Elle est retranscrite en 2013 dans le Code Geacuteneacuteral des Impocircts
2012 Ouverture de Chorus Factures le 1er janvier 2012
2014 La directive europeacuteenne relative agrave la facturation eacutelectronique dans le cadre des marcheacutes publics adopteacutee le 24 janvier 2014 oblige les pouvoirs adjudicateurs et les entiteacutes adjudicatrices agrave accepter les factures eacutelectroniques conformes aux normes europeacuteennes
Le contexte de la mesure Un contexte reacuteglementaire deacutejagrave favorable
4
Le contexte de la mesure Chorus Factures une solution deacutejagrave disponible au sein de lrsquoEtat
Depuis le 1er janvier 2012 lrsquoEtat a mis en place la solution Chorus Factures destineacutees aux fournisseurs de lrsquoEtat qui comporte
un portail sur lequel les entreprises peuvent saisir ou deacuteposer leurs factures (PDF simple ou signeacute) et suivre lrsquoavancement du traitement jusqursquoagrave la mise en paiement
un concentrateur qui permet de transmettre directement les factures (en Echange de Donneacutees Informatiseacute) principalement pour les fournisseurs ayant un volume de factures important
Plus de 500 000 factures ont transiteacute par la solution depuis sa mise en œuvre avec une forte acceacuteleacuteration depuis 2014
5
La loi habilitant le gouvernement agrave simplifier et seacutecuriser la vie des entreprises a eacuteteacute publieacutee au JO du 3 janvier 2014 Lrsquoarticle 22 donnait un deacutelai de 6 mois au gouvernement pour prendre lrsquoordonnance visant agrave mettre en place une obligation progressive de deacutemateacuterialisation des factures dans le secteur public
Lrsquoordonnance a eacuteteacute signeacutee le 26 juin et publieacutee au JO le 27 juin 2014
1 2
3 4
5 07112016 5
octobre 2013-feacutevrier 2014
Concertation avec les
entreprises les
collectiviteacutes locales et les
eacutetablissements publics
feacutevrier 2014
Saisine du SGG
Avis Favorable Secreacutetariat Geacuteneacuteral du Gouvernement Commission Consultative drsquoEvaluation des Normes
mai 2014
Saisine du Conseil
drsquoEtat
27 juin 2014
Publication de
lrsquoordonnance
avril 2014
Saisine de la CCEN
Avis Favorable
Avis Favorable
Contexte de la facturation eacutelectronique 2017 Une nouvelle eacutetape pour le secteur public ndash de la loi agrave lrsquoordonnance
6
Lrsquoordonnance du 26 juin deacutefinit le calendrier visant agrave rendre obligatoire la facturation eacutelectronique pour les eacutemetteurs de factures agrave destination de lrsquoEtat des collectiviteacutes locales et de leurs eacutetablissements publics respectifs
En sus de lrsquoobligation drsquoeacutemettre lrsquoobligation de reacuteception concerne toutes les entiteacutes de lrsquoEtat depuis 2012 des collectiviteacutes territoriales et de leurs eacutetablissements publics respectifs au 1er janvier 2017
Une solution technique mutualiseacutee laquo Chorus Portail Pro 2017 raquo permettant le deacutepocirct la reacuteception et la transmission des factures eacutelectroniques sera mise agrave disposition gratuitement des fournisseurs Sa construction est confieacutee agrave lrsquoAIFE qui assure lrsquourbanisation du Systegraveme drsquoInformation Financiegravere de lrsquoEtat (SIFE)
Cette solution mutualiseacutee remplacera le Portail Chorus Factures utiliseacute par les fournisseurs de lrsquoEtat
Les grandes entreprises et les personnes publiques
Les entreprises de taille intermeacutediaire
Les PME Les micro-entreprises
Contexte de la facturation eacutelectronique 2017 Une nouvelle eacutetape - lrsquoordonnance du 26 juin 2014
7
Contexte de la facturation eacutelectronique 2017 Une monteacutee en charge progressive
8
Lrsquoordonnance srsquoapplique agrave toutes les factures eacutemises dans le cadre des contrats en cours drsquoexeacutecution agrave la date drsquoentreacutee en vigueur de lrsquoobligation ou conclus posteacuterieurement avec lrsquoEtat les collectiviteacutes territoriales et leurs eacutetablissements publics respectifs
lrsquoEtat Les eacutetablissements publics
nationaux Les collectiviteacutes territoriales et
leurs groupements Les eacutetablissements publics
locaux Autres cateacutegories
drsquoeacutetablissements publics
Les titulaires de contrats Les sous-traitants admis au
paiement direct Les collectiviteacutes territoriales et
leurs eacutetablissements publics Autres cateacutegories
drsquoeacutetablissements publics
Acteurs eacutemetteurs de facture Acteurs reacutecepteurs de facture
Environ 78 000 entiteacutes
Environ 95 millions de factures
Facturation
Attention la mesure ne srsquoappliquera pour ces entiteacutes reacuteceptrices de factures
les collectiviteacutes drsquooutre-mer agrave lrsquoexception de Saint Pierre et Miquelon et Saint Bartheacutelemy les groupements de coopeacuteration sanitaire et autres formes de coopeacuteration dans le domaine sanitaire les groupements de coopeacuteration sociale et meacutedico-sociale
Environ 1 115 000 fournisseurs de la sphegravere publique
Contexte de la facturation eacutelectronique 2017 Le peacuterimegravetre de lrsquoobligation reacuteglementaire
9
Contexte de la facturation eacutelectronique 2017 Eleacutements de volumeacutetrie
Cateacutegorie drsquoentreprises
Nombre drsquoentreprises au
31122011
Estimation du nombre
drsquoentreprises concerneacutees
Grandes entreprises (GE)
214 214
Entreprises de taille intermeacutediaire (ETI)
4 794 4 794
Petites et moyennes entreprises (PME)
136 068 136 068
Microentreprises ou tregraves petites entreprises (TPE)
2 951 600 974 028
Plusieurs cateacutegories de populations sont impacteacutees par le projet
Les fournisseurs de la sphegravere publique dont le nombre est eacutevalueacute agrave 1 115 000
Les collectiviteacutes et eacutetablissements publics locaux et de santeacute soit 77 474 structures
Les eacutetablissements publics nationaux qui sont au nombre de 1 000
Les services de lrsquoEtat
Lrsquoensemble des agents de la sphegravere publique concerneacute par le projet est eacutevalueacute agrave plus de 220 000
Cateacutegorie de reacutecepteurs
Nombre drsquoentiteacutes Nombre de factures
reccedilues
Etat 200 4 000 000
EPN 1 000 20 000 000
Reacutegions 26 1 000 000
Deacutepartements 102 5 500 000
Secteur communal 73 851 47 000 000
Etablissements de santeacute
2 545 18 000 000
Total 77 474 95 000 000
10
La solution mutualiseacutee a plusieurs objectifs
Simplification pour les entreprises
- La directive europeacuteenne comme la loi drsquohabilitation ont pour objectif la simplification du processus de la commande publique LrsquoUnion Europeacuteenne chiffre les eacuteconomies potentielles agrave 15 milliards drsquoeuros pour les 27 pays europeacuteens
- Beaucoup drsquoentreprises travaillent pour plusieurs entiteacutes publiques Une solution mutualiseacutee constitue une eacutevidente simplification
Mutualisation des coucircts pour les administrations
- LrsquoEtat qui est tenu depuis 2012 drsquoaccepter les factures deacutemateacuterialiseacutees a ducirc mettre en place un systegraveme complet (Chorus Factures) qui peut servir de socle fonctionnel agrave une solution commune Etat ndash collectiviteacutes locales amp eacutetablissements
- Une solution mutualiseacutee permet de laquo seacutecuriser raquo la mise en œuvre de lrsquoobligation pour tous les acteurs agrave lrsquoeacutecheacuteance de 2017
- Une solution mutualiseacutee permet drsquoeacuteviter la multiplication des solutions (et le coucirct associeacute) comme cela a eacuteteacute constateacute en matiegravere de deacutemateacuterialisation des appels drsquooffres
Contexte de la facturation eacutelectronique 2017 Lrsquoordonnance du 26 juin 2014 les objectifs drsquoune solution mutualiseacutee
La solution mutualiseacutee permet en srsquoappuyant sur des fonctionnaliteacutes eacuteprouveacutees de limiter le risque technologique inheacuterent agrave la mise en place drsquoune solution ad hoc Elle permet eacutegalement de valider pour les entreprises lrsquoeffort de simplification en leur proposant un point drsquoaccegraves unique masquant une organisation administrative pouvant apparaicirctre comme complexe
11
Contexte de la facturation eacutelectronique 2017 Gains preacutevisionnels sur le traitement drsquoune facture
Le potentiel de gain de la mesure estimeacute se deacutecompose en gains financiers et en gains de temps
le coucirct de traitement drsquoune facture deacutemateacuterialiseacutee eacutemise agrave 5euro contre un coucirct de traitement drsquoune facture papier eacutemise estimeacute entre 8 et 95euro
le coucirct de traitement drsquoune facture deacutemateacuterialiseacutee reccedilue agrave 75euro contre un coucirct de traitement drsquoune facture papier reccedilue estimeacute agrave 138euro
Lrsquoordre de grandeur de ces estimations est en adeacutequation avec lrsquoestimation reprise dans le support laquo Fiche praTIC agrave usage des dirigeants drsquoentreprises raquo (ndeg5) coreacutedigeacute par la DGE le MEDEF et le Syntec Numerique
Rapport GS1
12
Sommaire
Contexte
Preacutesentation de la solution
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017
13
Preacutesentation de la solution Une eacutevolution dans la continuiteacute
La solution mutualiseacutee Chorus Portail Pro 2017 srsquoinscrit dans la continuiteacute de Chorus Factures solution mise en œuvre par lrsquoEtat depuis le 1er janvier 2012
Elle permet drsquoassurer le deacutepocirct le suivi et la mise agrave disposition des 100 millions de factures annuelles sur le peacuterimegravetre de lrsquoEtat du secteur public local (y compris le secteur hospitalier) et des eacutetablissements publics
Les entiteacutes publiques ayant des Portails laquo tiers raquo offrant des services agrave valeur ajouteacutee pourront inteacutegrer les services de la solution mutualiseacutee CPP 2017 (transmission de factures suivi des factures recherche et consultation gestion des comptes) agrave lrsquoaide dAPI
Elle srsquoinscrira en coheacuterence avec les travaux du SGMAP sur lrsquoidentiteacute numeacuterique (France Connect) et lrsquoEtat plateforme
La compatibiliteacute ascendante est assureacutee pour les fournisseurs deacutejagrave connecteacutes agrave Chorus Factures Les fournisseurs sont inciteacutes agrave initier degraves agrave preacutesent les travaux de raccordement
14
1 2 3
Le fournisseur
choisit son mode drsquoeacutemission
Lrsquoentiteacute publique
choisit son mode de reacuteception
La solution mutualiseacutee facilite le traitement de la facture en
proposant un flux pivot unique
Le fournisseur et lrsquoentiteacute publique choisissent indeacutependamment leurs modaliteacutes drsquoeacutemissionreacuteception
Le flux pivot est identique quel que soit lrsquoeacutemetteur le format de transmission et le destinataire
Ce flux contient les donneacutees permettant la creacuteation drsquoune demande de paiement la facture sous forme de piegravece jointe ainsi que le cas eacutecheacuteant les piegraveces justificatives compleacutementaires
Mode Portail visualisation et teacuteleacutechargement
Mode EDI injection automatique du flux et visualisation de la facture via une feuille de style
Mode service mise agrave disposition des services pour les SI des entiteacutes publiques sous forme drsquoAPI
Mode Portail deacutepocirct (PDF signeacute ou non signeacute PDF mixte XML) ou saisie
Mode EDI transmission de flux au format structureacute ou mixte (selon les formats deacutefinis lors de la concertation)
Mode service mise agrave disposition des services du Portail sous forme drsquoAPI
Preacutesentation de la solution Grands principes de la solution mutualiseacutee (22)
15
Destinataires finaux
Preacutesentation de la solution Vue simplifieacutee de la solution
Secteur public local
Etat Etablissements publics
Opeacuterateur de deacutemateacuterialisation
Solution mutualiseacutee Chorus Portail Pro
Systegraveme drsquoeacutechange
Portail de services (API)
Portail de qualification des flux et services
Portail fournisseur
Deacutepocircts xml et Pdf
Saisie
Suivi
Assistance et support
Archivage
Templates
Flux types
Validation
Raccordements
Echange de flux UBLCIIISO20020
EDIFACThellip
Saisie
Deacutepocirct
Flux Pivot (format unique)
Statuts drsquoavancement
EDI
EDI
16
La solution Chorus Portail Pro 2017 est accessible depuis Internet
Les entreprises pourront acceacuteder agrave la solution via le Portail Internet Gestion Publique de la DGFiP Pour les entreprises deacutejagrave inscrites agrave Chorus Factures leurs comptes seront repris
Pour les entreprises inscrites agrave la PLACE de lrsquoEtat leur compte sera utilisable
Lrsquoadministrateur de lrsquoentiteacute pourra habiliter en ligne les utilisateurs de lrsquoentiteacute pour deacutefinir les espaces et le peacuterimegravetre des factures accessibles
Un utilisateur peut ecirctre habiliteacute sur plusieurs entreprises etou eacutetablissements
Preacutesentation de la solution Principes de fonctionnement du portail Organisation du portail
Accueil connecteacute
Factures Qualification
Assistance
Utilisateurs
Accueil deacuteconnecteacute
17
Preacutesentation de la solution Les types de factures pris en charge
La solution prend en charge les demandes de paiement srsquoappuyant sur
Les factures directes agrave destination de personnes publiques
Les avoirs
Les factures de recette issues des entiteacutes publiques
Les demandes de paiement des sous-traitants admis au paiement direct
Les demandes de paiement des cotraitants
Le document de facturation en appui des marcheacutes de travaux ndash Projet de deacutecompte
ndash Etat drsquoacompte
ndash Deacutecompte Geacuteneacuteral et Deacutefinitif(signature reacutealiseacutee hors outil)
La solution assure lrsquoarchivage des factures La solution mutualiseacutee prend en charge lrsquoarchivage des factures qui lui sont
transmises par les eacutemetteurs qursquoils soient priveacutes ou publics qui resteront consultables pendant 10 ans
18
Principe chaque eacutemetteur est identifieacute de maniegravere unique dans la solution mutualiseacutee-CPP 2017 quelles que soient les modaliteacutes de transmission
Pour les eacutemetteurs de factures cette identification repose sur trois eacuteleacutements
bull Le code pays bull Le type drsquoidentifiant bull Lrsquoidentifiant
Siegravege social Type drsquoidentifiant
France SIRET
UE (hors France) Ndeg de TVA intracommunautaire
Extracommunautaire (hors UE et hors France)
Code pays + 16 premiers caractegraveres de la raison sociale
Polyneacutesie Franccedilaise Ndeg Tahiti
Nouvelle Caleacutedonie RIDET
Fournisseurs en cours drsquoimmatriculation
Code pays + 16 premiers caractegraveres de la raison sociale
Le type drsquoidentifiant pour les eacutemetteurs repose sur
Preacutesentation de la solution Lrsquoidentification de lrsquoeacutemetteur par la solution mutualiseacutee
19
Preacutesentation de la solution Modaliteacutes drsquoidentification du destinataire par le fournisseur
Principe chaque reacutecepteur est identifieacute de maniegravere unique dans la solution mutualiseacutee-CPP 2017 quelles que soient les modaliteacutes de transmission
Secteur public local et EPN
Etat
Le SIRET est lrsquoidentifiant unique de la personne publique destinataire
Les destinataires de factures peuvent demander agrave leur fournisseur de renseigner une information compleacutementaire sur la facture portant sur le code service du service destinataire
Les modaliteacutes drsquoidentification du service de lrsquoEtat sont inchangeacutees par rapport agrave Chorus factures avec
bull Un service identifieacute par un code service exeacutecutant associeacute agrave un SIRET commun
20
Preacutesentation de la solution Les parameacutetrages effectueacutes par le destinataire
La solution mutualiseacutee prend en compte la diversiteacute des entiteacutes publiques en terme drsquoorganisation (traitement centraliseacute deacutecentraliseacute des factures) et les pratiques diverses en matiegravere drsquoengagement preacutealable agrave la deacutepense
Chaque entiteacute publique a ainsi la faculteacute de rendre obligatoire pour les factures la concernant les informations relatives
Au code service destinataire
Agrave la reacutefeacuterence drsquoengagement (reacutefeacuterence au marcheacute ou agrave la commande)
Ces informations devront dans ce cas ecirctre porteacutees sur la facture remise par le fournisseur
Il sera possible de veacuterifier le caractegravere obligatoire de ces informations dans la solution mutualiseacutee via lrsquoannuaire
21
Deacutepocirct manuel saisie des donneacutees de
facturation
CPP 2017
Envoi Reacuteception en EDI des donneacutees de
facturation
API manager
Quatre modaliteacutes de transmission des donneacutees de facturation sont proposeacutees aux fournisseurs
la saisie manuelle des donneacutees de facturation via un formulaire sur le portail CPP
le deacutepocirct des donneacutees de facturation au format PDF (signeacute ou non signeacute) ou au format XML
la solution CPP2017 permettra un import de masse de factures (Import au format xml ou PDF Mixte A3)
la transmission en mode EDI soit
ndash en adressant directement ses flux agrave la solution mutualiseacutee
ndash Via un opeacuterateur de deacutemateacuterialisation
ndash via un portail amont connecteacute (en API) agrave la solution mutualiseacutee CPP 2017 dans des cas speacutecifiques pour les entiteacutes publiques
B
D
C
A
B
C
D
Mode Portail
Mode EDI
API
Mode EDI
Mode EDI
Opeacuterateur de deacutemateacuterialisation
Portail Amont dans des cas speacutecifiques
Fournisseurs
A
Preacutesentation de la solution Les modes drsquoeacutemission
A
22
1
Le format Standard Universal Business Language
- UBL Invoice
Structureacute ou minimal
2
Le format Cross Industry Invoice (United Nations
Centre for Trade Facilitation and Electronic Business)
Structureacute ou minimal
3
Le format PES_V2 Facture (utiliseacute dans le secteur public
local)
4
Les autres formats reacutefeacuterenceacutes par le CEN dans
le cadre des travaux sur le modegravele seacutemantique europeacuteen
5
Un format PDF Mixte
(PDFA3 en cours de deacutefinition)
6
le format PDF simple (signeacute ou non signeacute) est
supporteacute dans le cadre de la fonctionnaliteacute de deacutepocirct en
mode portail
La possibiliteacute de joindre des piegraveces jointes agrave la facture sera supporteacutee quelle que soit la modaliteacute
drsquoeacutemission
Diffeacuterents formats syntaxiques sont pris en charge par la solution mutualiseacutee afin de faciliter lrsquoeacutemission de factures par les
fournisseurs
Preacutesentation de la solution Les formats retenus
23
Preacutesentation de la solution Lrsquoespace laquo Mes factures raquo
24
Preacutesentation de la solution Lrsquoespace laquo Mes factures raquo
Le bloc laquo Fil drsquoeacutevegravenements raquo recense les derniegraveres actions et eacutevegravenements intervenus sur le traitement des factures
Le bloc laquo Mes factures raquo permet
la consultation de lrsquoeacutetat courant des factures eacutemise par lrsquoentreprise
lrsquoaccegraves rapide agrave la consultation au teacuteleacutechargement et agrave le teacuteleacutechargement des factures
Le bloc laquo Actions raquo permet un accegraves rapide aux principales actions disponibles
Traiter et consulter une facture
Consulter le stock des factures reccedilues
Rechercher une facture
Le bloc laquo Actualiteacutes raquo de la solution mutualiseacutee-CPP 2017 lieacutees agrave lrsquoespace laquo Mes factures raquo
25
Preacutesentation de la solution La saisie des factures en ligne
Ecran de saisie drsquoune facture pour le fournisseur
Saisie des donneacutees geacuteneacuterales drsquoune facture
Donneacutees leacutegales du destinataire et du fournisseur
Cadre de facturation
Identification du marcheacute et des modaliteacutes de paiement
Saisie du deacutetail de la facture
Creacuteation eacutedition et suppression de lignes de facturations
Preacutecision quant aux produits factureacutes et aux montants dus
Possibiliteacute drsquoadjoindre des piegraveces jointes
Possibiliteacute de teacuteleacutecharger
Validation annulation enregistrement de la saisie
26
Preacutesentation de la solution La consultation des factures
Ecran de consultation de la facture
Consultation des informations relatives agrave la facture
Informations destinataire
Informations fournisseur
Cadre de facturation
Montants engageacutes
Reacutefeacuterences du marcheacute
Visualisation de la facture originale
Teacuteleacutechargement de la facture
au format pivot (qui contient toutes les PJ + facture originale)
au format PDF avec ou sans les PJ (y compris la facture originale)
Consultation du cycle de vie de la facture (annuleacute commandeacute consulteacute associeacute agrave un bon de
commande factureacute)
La possibiliteacute drsquoutiliser une facture preacuteceacutedente pour en creacuteer une nouvelle
Affichage du certificat de deacutepocirct et du bordereau de suivi
27
A lrsquoinstar de Chorus factures
La solution mutualiseacutee-CPP 22017 permettra au fournisseur drsquoobtenir des informations concernant les diffeacuterentes dates de traitement de sa facture tant par la solution mutualiseacutee que par le destinataire
Ces informations sont mises agrave disposition du fournisseur par la remonteacutee du flux cycle de vie et pourront ecirctre compleacuteteacutees par la personne publique au moyen dun champ en saisie libre
Preacutesentation de la solution La visualisation du cycle de vie de la facture
28
Acteurs
Statuts visibles pour le
fournisseur
Activiteacutes
Statut obligatoire
Fournisseur
Deacutepocirct des donneacutees de
facturation
Reacutecupeacuteration des donneacutees
de facturation
Liquidation Mandatement Comptabilisation
du paiement
Deacuteposeacutee Mise agrave disposition
du destinataire
Mise en
paiement
En cours drsquoacheminement
vers le destinataire
Rejeteacutee
Service ordonnateur Service comptable
1 3
7
2
4
Acceptation
des donneacutees
de facturation
SI Financier (EDI)
Espace Factures (Portail)
SI Financier SI Financier SI FINANCIER OU
HELIOS
Envoi des
donneacutees de
facturation
CPP 2017
Mise agrave
disposition
du
comptable
6
Suspendue 5
Statut obligatoire(selon les situations)
BDF
Mise agrave jour
statut
Preacutesentation de la solution Le processus global et ses eacutetapes
29
Types de controcircle CPP Destinataire
Coheacuterence du flux et seacutecuriteacute
Structure de donneacutees
Coheacuterence des donneacutees
Les controcircles meacutetiers
Les controcircles meacutetiers reacutealiseacutes par la structure publique destinataire de la facture comprennent notamment les controcircles de reacutefeacuterentiels relatifs agrave lrsquoengagement et au code service
Les SI destinataires pourront opeacuterer des controcircles meacutetiers additionnels en fonction des possibiliteacutes de parameacutetrage offertes par les eacutediteurs
Preacutesentation de la solution Les controcircles effectueacutes ndash vue drsquoensemble
30
Preacutesentation de la solution Le deacutelai global de paiement (DGP)
La date servant au point de deacutepart du DGP (sous reacuteserve de service fait) peut varier selon les cas drsquoeacutemission de la facture
En mode EDI crsquoest la date de lrsquoacquittement technique eacutemis par le SI du destinataire
En mode portailservice crsquoest la date de notification par mail au destinataire de la mise agrave disposition de la facture sur lrsquoespace factures
Et en cas de litige entre le fournisseur et le pouvoir adjudicateur la date servant de point de deacutepart au DGP sera la date de deacutepocirct de la facture sur CPP + 2 jours
Dans le cas des marcheacutes de travaux la date servant de point de deacutepart au DGP reste la transmission du projet de deacutecompte du fournisseur agrave la MOE ou le DGD lorsqursquoil est remis au pouvoir adjudicateur
Ces diffeacuterentes dates seront traceacutees et consultables dans CPP Toutefois CPP nrsquoa pas vocation agrave calculer le DGP
31
La personne publique a la possibiliteacute de communiquer le statut laquo suspendue raquo lorsqursquoune piegravece justificative manque pour la liquidation mise en paiement
Cette fonctionnaliteacute eacutevite de devoir rejeter le dossier de facturation en cas de PJ manquante
1 La personne publique notifie en commentaire la nature de la piegravece manquante et suspend le deacutelai de paiement
2 Le fournisseur se connecte au portail (mode service ou mode portail) afin de deacuteposer lales piegravece(s) compleacutementaire(s)
NB les reacutecepteurs de factures conservent la possibiliteacute de demander les piegraveces compleacutementaires selon les mecircmes modaliteacutes qursquoaujourdrsquohui (papier courriel etc)
La suspension des factures
Lorsque la collectiviteacute locale ou lrsquoEPN rejette pour cause drsquoerreur sur les donneacutees drsquoacheminement de la facture (SIRET destinataire) elle doit typer speacutecifiquement le rejet afin de permettre au fournisseur srsquoil le souhaite de recycler les donneacutees de facturation
Le rejet et la possibiliteacute de recycler les factures
Preacutesentation de la solution Focus sur le rejet et la suspension de factures
32
Preacutesentation de la solution Les cas de gestion de la sous-traitance
Les sous-traitants admis au paiement direct peuvent adresser directement leur demande de paiement agrave la personne publique Un accord preacutealable du titulaire est cependant neacutecessaire avant la mise en paiement
Sous-traitant eacutedition et transmission drsquoune demande de paiement en mode EDI ou mode portail sur laquelle le mode de facturation est preacuteciseacute
Titulaire validation de la demande de paiement du sous-traitant en se connectant en mode portail
Actions des fournisseurs
Reacuteception de la demande de paiement du sous-traitant valideacutee par le titulaire
Liquidation et mandatement (aucune action speacutecifique)
Actions de lrsquoordonnateur
Remarques Selon la reacuteglementation et sans validation sous un deacutelai de 15 jours la demande de paiement est consideacutereacutee
comme valideacutee Elle est transmise au pouvoir adjudicateur destinataire
Le titulaire est informeacute des paiements effectueacutes au sous-traitant via les informations du cycle de vie
Le mode de facturation est preacuteciseacute dans le flux pivot pour informer lrsquoordonnateur qursquoil srsquoagit drsquoune demande de paiement lieacutee agrave un acte de sous-traitance
La facture eacutemise par le sous-traitant et adresseacutee au titulaire peut ecirctre inseacutereacutee sous forme de piegravece jointe
33
Documents eacutechangeacutes
Facturation en cours de marcheacute
Facturation en fin de marcheacute
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution La prise en compte des marcheacutes de travaux
Projet de deacutecompte mensuel
Etat drsquoacompte
Deacutecompte mensuel
Etat drsquoacompte
valideacute
Projet de deacutecompte
final
Deacutecompte final
Projet de deacutecompte
geacuteneacuteral
Deacutecompte Geacuteneacuteral
Deacutecompte Geacuteneacuteral et
Deacutefinitif
Dans le cadre des marcheacutes de travaux la solution CPP prendra en charge les processus de facturation suivants
Tous les documents concourant agrave la mise en paiement peuvent ecirctre deacuteposeacutes transmis agrave CPP 2017
La solution permet le deacutepocirct en mode portail de documents par un deacuteposant autre que le producteur du document (exemple deacutepocirct drsquoun eacutetat drsquoacompte produit par une MOE et deacuteposeacute par un fournisseur)
Les acteurs habiliteacutes agrave deacuteposer ces piegraveces concourant agrave la mise en paiement peuvent ecirctre distincts des acteurs en charge de leur production initiale
Fournisseur
Fournisseur Ordonnateur
(Service financier)
Ordonnateur
(Service financier)
34
Preacutesentation de la solution La sollicitation de lrsquoassistance
Le module drsquoassistance de la solution mutualiseacutee permet de reacutepondre agrave lrsquoensemble des questions poseacutees par les eacutemetteurs et reacutecepteurs de factures
bull Principes
bull Les eacutemetteurs peuvent solliciter lrsquoassistance de la solution mutualiseacutee-CPP 2017 suite agrave des difficulteacutes techniques ou applicatives Les eacutemetteurs peuvent eacutegalement solliciter les reacutecepteurs de facture pour toute question meacutetier relative au traitement de leurs factures
bull Modaliteacute
bull Chaque sollicitation est mateacuterialiseacutee par un laquo ticket raquo renseigneacute par lrsquoeacutemetteur via un formulaire de demande drsquoassistance en preacutecisant les informations requises pour le traitement de sa demande (ex numeacutero de facture) Des piegraveces jointes peuvent y ecirctre ajouteacutees (ex capture drsquoeacutecran)
Les fournisseurs et les entiteacutes publiques peuvent eacutegalement acceacuteder agrave une base de connaissance par lrsquointermeacutediaire drsquoun assistant virtuel afin drsquoobtenir des reacuteponses aux questions les plus freacutequemment poseacutees
35
Preacutesentation de la solution Assistance _ Mise en place drsquoun avatar
36
Preacutesentation de la solution Assistance _ Mise en place drsquoun avatar
37
Sommaire
Contexte
Preacutesentation de la solution
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017
38
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017
La deacutemateacuterialisation des factures srsquoinscrit deacutesormais dans une obligation progressive au sein du secteur public comme dans de nombreux pays europeacuteens
Degraves 2017 les grandes entreprises devront adresser leurs factures au secteur public sous forme eacutelectronique
La neacutecessiteacute de reacutealiser des travaux de raccordement et drsquoadapter les processus de facturation incite agrave initier le projet pour ecirctre au rendez vous
Il faut notamment srsquoassurer de la bonne adaptation de votre systegraveme drsquoinformation et de vos processus
Gestion des informations neacutecessaires au bon traitement de la facture
Choix du mode drsquoeacutemission et du format
Capaciteacute agrave produire le format retenu
Raccordement technique en cas de choix du mode EDI
39
Chaque entiteacute publique a la faculteacute de rendre obligatoire pour les factures la concernant les informations relatives
Au code service destinataire
Agrave la reacutefeacuterence drsquoengagement (reacutefeacuterence au marcheacute ou agrave la commande)
Il sera possible de veacuterifier le caractegravere obligatoire de ces informations dans la solution mutualiseacutee via lrsquoannuaire
Ces informations devront ecirctre porteacutees sur la facture remise par le fournisseur Il faudra donc srsquoassurer de la bonne communication de ces informations par les entiteacutes publiques
A noter que pour lrsquoEtat ces informations sont toujours obligatoires
Reacutefeacuterence agrave lrsquoengagement juridique
Code service exeacutecutant
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017 Gestion des informations neacutecessaires au traitement de la facture
40
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017 Le choix drsquoun raccordement via un opeacuterateur de deacutemateacuterialisation
Les opeacuterateurs de deacutemateacuterialisation assurent deux principales missions la production et la transmission des flux au format et avec les informations
attendues par le reacutecepteur
la garantie des aspects fiscaux notamment lrsquoarchivage des factures deacutemateacuterialiseacutees
Les fournisseurs ne sont pas contraints de passer par un opeacuterateur et peuvent internaliser leur solution de deacutemateacuterialisation
LrsquoAIFE observe un principe de neutraliteacute dans le choix des opeacuterateurs LrsquoAIFE a pris la deacutecision de ne pas intervenir dans le choix du mode de
deacutemateacuterialisation de ses fournisseurs Les fournisseurs peuvent aussi bien choisir une deacutemateacuterialisation avec des outils internes que de passer par un opeacuterateur de deacutemateacuterialisation
LrsquoAIFE a par ailleurs fait le choix de ne certifier aucun opeacuterateur de deacutemateacuterialisation Le fournisseur est libre de choisir son opeacuterateur de deacutemateacuterialisation et de deacutefinir avec lui les conditions de leur collaboration
A ce jour plusieurs opeacuterateurs sont raccordeacutes agrave la solution actuelle Chorus factures Les fournisseurs sont totalement libres du choix de leur opeacuterateur
41
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017 Qualification et modaliteacutes de raccordement des flux (EDI)
Les fonctions de qualification des flux seront offertes aux utilisateurs du portail front de CPP 2017 (fournisseurs et entiteacutes publiques) Au travers de cet espace du portail front lrsquoutilisateur pourra
1 Tester en mode self service les diffeacuterents types de flux accepteacutes par la solution (factures meacutemoires de justice avis des sommes agrave payer cycle de vie etc)
2 Reacutecupeacuterer un rapport drsquoanalyse de son flux indiquant les erreurs rencontreacutees
3 Obtenir des compte-rendus et des flux de cycle de vie contextualiseacutes
4 Reacutecupeacuterer les fichiers de description des diffeacuterents flux et des exemples de flux preacute-remplis
Lrsquoutilisateur pourra eacutegalement deacuteposer des fiches de raccordement EDI pour interconnecter son SI de recette avec la plateforme de qualification CPP2017 et son SI de production avec le SI de production de CPP2017
Une fois les SI raccordeacutes en qualification lrsquoutilisateur pourra suivre le traitement de ses flux eacutemis en EDI vers la plateforme de qualification
Les raccordement EDI sont drsquoores et deacutejagrave possibles avec Chorus factures pour lrsquoEtat et permettront de beacuteneacuteficier du raccordement pour tout le secteur public au 1er janvier 2017
42
Action fournisseur Action commune AIFE fournisseur
S1 S2 S3 S4 S5 S6 S7 S8 - hellip
Deacutep
loie
men
t
Racc technique
Deacuteveloppement des flux
Assistance CPP
Tests unitaires Via Espace de
qualification CPP2017
Tests
Suivi des premiers flux
Demande de raccordement en
qualification
Tests
et
recett
e
Co
nstr
ucti
on
Demande de raccordement en
production
Deacuteclaration dans lrsquoespace
de qualification de CPP
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017 Espace qualification Macro planning des travaux de raccordement
43
Le calendrier drsquoici janvier 2017 Des pilotes degraves mi 2016
Nombre de pilotes et type drsquoentiteacutes Outre les services de lrsquoEtat deacutejagrave dans Chorus Factures 18 entiteacutes seront
deacutesigneacutees pour ecirctre pilote de la solution en juin 2016
Entiteacutes pilotes Type de structure Editeur
Universiteacute de Lorraine EPN SAP AMUE
Pole emploi EPN SAP
CNRS EPN SAP
CCI Paris EPN SIGMA
Lyceacutee Bernart de Ventadour EPLE GFC
Commune de Paris SPL SAP
Meacutetropole de Brest SPL ATOS (en lien avec e-
Megalis)
Communauteacute de communes de Parthenay SPL Berger Levrault
Commune de Le Monetier les Bains SPL Berger Levrault
Conseil reacutegional de Provence Alpes Cote drsquoAzur
SPL GFI
Conseil deacutepartemental de lrsquoAube SPL GFI (en lien avec SPL
xdeacutemat)
Office Public de lrsquoHabitat Vosgelis SPL AAERON
Lille Meacutetropole SPL CGI
Ville de Bordeaux SPL CGI
APHP EPS SAP
CHU Amiens EPS MIPIH (en lien avec UNIHA)
CH Gpt Hospitalier Eaubonne Montmorency EPS AGFA
DGAC ETAT SAP
44
Le calendrier drsquoici janvier 2017 Des pilotes degraves mi 2016 les objectifs
La reacutealisation de pilotes preacutealablement agrave la geacuteneacuteralisation permet de tester la solution mutualiseacutee CPP2017 dans sa dimension technique comme dans celle de lorganisation et de ladheacutesion des utilisateurs
Lexpeacuterience des sites pilotes permet de preacuteparer le deacuteploiement de mieux en appreacutecier la charge et den identifier les difficulteacutes a priori
La phase pilote de mise en œuvre du service doit permettre de
3 Srsquoassurer que lrsquoensemble du processus est opeacuterant et maitriseacute par les acteurs
2 Seacutecuriser les modaliteacutes de deacuteploiement et drsquoassistance
1 Srsquoassurer de lrsquoadheacutesion et lrsquoappropriation des utilisateurs des structures priveacutees ou publiques agrave utiliser la solution mutualiseacutee CPP2017
Traiter les problegravemes
rencontreacutes et proposer des plans drsquoaction
4 Valider le bon fonctionnement de la solution en situation reacuteelle
45
En synthegravesehellip
Initialement mise en œuvre dans un cadre facultatif fondeacute sur le choix de lrsquoentreprise la deacutemateacuterialisation des factures srsquoinscrit deacutesormais dans une obligation progressive au sein du secteur public avec la mise agrave disposition drsquoune plateforme partageacutee comme cela eacuteteacute fait dans de nombreux pays europeacuteens
Elle constitue une opportuniteacute de modernisation des eacutechanges entre les fournisseurs et le secteur public et illustre une nouvelle deacutemarche de mutualisation de systegraveme drsquoinformation entre les acteurs du secteur public permettant drsquooptimiser les gains et faciliter la mise en œuvre
Les entiteacutes publiques et les grands fournisseurs sont concerneacutes par lrsquoobligation degraves 1er janvier 2017 avec la reacutealisation de laquo pilotes raquo degraves la mi-2016 Des pilotes seront reacutealiseacutes degraves mi-2016
La publication des speacutecifications externes permet aux fournisseurs drsquoanticiper la deacutemarche en deacutefinissant leur trajectoire et leurs modaliteacutes de mise en œuvre
Vous pouvez drsquoores et deacutejagrave vous inscrire sur Chorus Factures HTTPSCHORUS-FACTURESBUDGETGOUVFR
46
En savoir plus
Sur le site de lrsquoAIFE wwweconomiegouvfraifeagence-pour-linformatique-financiere-letat-0
Sur le site laquo collectiviteacutes locales raquo httpwwwcollectivites-localesgouvfr
aife_officiel
47
En synthegravese hellip
48
49
Gestion des factures
Saisie Creacuteation Modification Validation Suppression
Recherche
Suivi du cycle de vie
Deacutepocirct unitaire XMLPDF
Archivage
Liste fiscale
Consultation et teacuteleacutechargement
Deacutepocirct en masse format mixte XMLPDF
Tableaux de bord
Qualification des flux
Deacutepocirct de flux
Analyse de flux
Reacutecupeacuteration dun flux type
Reacutecupeacuteration dun flux cycle de vie
Creacuteation dune fiche de raccordement EDI
Suivi des flux
Qualification des API
Gestion des bons de commandes
(pour les services de lrsquoEtat)
Recherche
Consultation et teacuteleacutechargement
Tableau de bord
Notification
Notification
Workflow de validation
Gestion piegraveces jointes
Recyclage
Certificat de deacutepocirct
Liste des factures agrave traiter
Preacutesentation de la solution Les principales fonctionnaliteacutes de la solution mutualiseacutee
Liste des eacutevegravenements intervenus sur le bon de commande
50
Gestion des utilisateurs et fournisseurs Assistance fournisseurs
Recherche
Saisie sollicitation
Suivi sollicitation
Modification clocircture sollicitation
Synthegravese requecircte
Consultation et teacuteleacutechargement
Recherche
Gestion compte utilisateur
Authentification compte utilisateur
Gestion de la base de connaissance
Tableau de bord
Gestion fiche entiteacute
Gestion Mandat Facturation
Gestion du support
Prise en charge une sollicitation
Liste des eacutevegravenements
Gestion piegraveces jointes
Notification
Consultation et teacuteleacutechargement
Notification
Assistance documentaire
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution Les principales fonctionnaliteacutes de la solution mutualiseacutee
Creacuteation compte utilisateur
Creacuteation fiche entiteacute
51
Statut Fait geacuteneacuterateur COLL EPN ETAT
Deacuteposeacutee
La facture a eacuteteacute deacuteposeacutee par le fournisseur (en mode EDI ou en
mode Portail) les diffeacuterents controcircles ont eacuteteacute reacutealiseacutes et la
facture a pu ecirctre inteacutegreacutee au laquo reacutefeacuterentiel factures raquo
En cours
drsquoacheminement
La facture a eacuteteacute envoyeacutee par la solution mutualiseacutee au
destinataire
Mise agrave disposition du
destinataire
Mode EDI reacuteception du flux drsquoacquittement du SI destinataire
Mode Portail Le destinataire est notifieacute par courriel de la
mise agrave disposition de la facture sur lrsquoespace factures
Rejeteacutee La facture est rejeteacutee par le service destinataire (ex erreur de
destinataire donneacutees de facturation erroneacutees etc)
Suspendue Le traitement de la facture peut ecirctre suspendu lorsqursquo une ou
plusieurs piegraveces justificatives sont manquantes Facultatif
Mise agrave disposition du
comptable
Le mandat demande de paiement a eacuteteacute inteacutegreacute par SI du
comptable Facultatif
Comptabiliseacutee Le mandat demande de paiement a eacuteteacute valideacute par le payeur et
comptabiliseacute Facultatif
Mise en paiement Le flux de virement a eacuteteacute envoyeacute agrave la Banque de France
Facultatif
Hors mode
EDI
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution Les statuts meacutetiers remonteacutes aux fournisseurs
Non disponible disponible et obligatoire
52
Deux circuits sont possibles au regard de la reacuteglementation Un 1er circuit preacutevoit une facturation globale par le mandataire (facturation inteacutegrant de multiples beacuteneacuteficiaires de paiement)
Edition drsquoune
demande de
paiement
globale
Transmission
Deacutepocirct de la
demande de
paiement globale
Traitement de la
demande de
paiement
globale
Mise en paiement
de la demande de
paiement globale
Mandataire Personne
publique
Personne
publique
Acheminement de la demande de paiement jusqursquoagrave son destinataire
Mandataire
Paiement de chaque cotraitant figurant dans la demande de paiement globale
Mandataire eacutedition drsquoune demande de paiement globale preacutecisant la part de prestations agrave reacutegler directement aupregraves de chaque cotraitant sur laquelle le mode de facturation est preacuteciseacute (laquo demande de paiement globale raquo)
Cotraitant aucune action agrave reacutealiser dans la solution mutualiseacutee
Actions des fournisseurs
Reacuteception de la demande de paiement en mode EDI si le SI du destinataire est raccordeacute ou en mode Portail dans lrsquoEspace Factures
Les informations fournit sur le mode de
facturation indique agrave lrsquoordonnateur qursquoune action speacutecifique est agrave reacutealiser sur la demande de paiement
Creacuteation drsquoautant de mandat que de beacuteneacuteficiaires de paiement en y joignant en piegravece-jointe la demande global eacutemise par le titulaire ainsi que les eacuteventuelles piegravece-jointes
Actions de lrsquoordonnateur 1 2
Remarque Seul lrsquoeacutemetteur de la demande de paiement a accegraves au suivi du cycle de vie Le cotraitant sollicite donc le
mandataire ou la personne publique directement pour obtenir de lrsquoinformation sur le paiement de ses demandes de paiement
Lrsquoordonnateur est informeacute via le flux pivot qursquoil srsquoagit drsquoune demande de paiement lieacutee agrave un acte de cotraitance
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution La co-traitance (12)
53
Le 2nd circuit possible en cas cotraitance preacutevoit une facturation par le cotraitant avec validation de la demande de paiement par le mandataire
Edition drsquoune
demande de
paiement
Transmission
Deacutepocirct de la
demande de
paiement
Validation de la
demande de
paiement
Traitement de la
demande de
paiement
Mise en
paiement de la
demande de
paiement
Cotraitant Cotraitant Mandataire Personne
publique
Personne
publique
Sollicitation du mandataire
Acheminement de la demande de paiement jusqursquoagrave son destinataire
Remarques Seul lrsquoeacutemetteur de la demande de paiement a accegraves au suivi du cycle de vie Le mandataire nrsquoa donc pas accegraves
au suivi du traitement de la demande de paiement de ses cotraitants
Lrsquoordonnateur est informeacute via le flux pivot qursquoil srsquoagit drsquoune demande de paiement global de cotraitance
Cotraitant eacutedition et transmission drsquoune demande de paiement en mode EDI ou mode portail sur laquelle le mode de facturation est preacuteciseacute
Mandataire validation de la demande de paiement du titulaire en se connectant en mode portail
Actions des fournisseurs 1
Statut laquo en attente de validation raquo
Reacuteception de la demande de paiement du cotraitant valideacutee par le mandataire
Liquidation et mandatement (aucune action speacutecifique)
Actions de lrsquoordonnateur 2
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution La co-traitance (22)
54
Deacuteposant drsquoune piegravece
Deacutepocirct par le fournisseur drsquoun projet de deacutecompte et validation MOEMOA sur le portail
(En piegravece-jointe de lrsquoeacutetat drsquoacompte)
Deacutepocirct par le fournisseur drsquoun eacutetat drsquoacompte(sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOE hors CPP)
Deacutepocirct par le fournisseur drsquoun eacutetat drsquoacompte valideacute (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOA hors CPP)
NA (En piegravece-jointe de lrsquoeacutetat drsquoacompte)
Deacutepocirct par la MOE de lrsquoeacutetat drsquoacompte (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec le fournisseur dans CPP ou hors CPP)
Deacutepocirct par la MOE de lrsquoeacutetat drsquoacompte valideacute (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOE hors CPP)
NA (En piegravece-jointe de lrsquoeacutetat drsquoacompte valideacute)
(En piegravece-jointe de lrsquoeacutetat drsquoacompte valideacute)
Deacutepocirct par la MOA de lrsquoeacutetat drsquoacompte valideacute (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec le fournisseur et la MOE dans CPP ou hors CPP)
Projet de
deacutecompte mensuel
Etat
drsquoacompte
Deacutecompte
mensuel
Etat drsquoacompte
valideacute
Fournisseur
Maitrise drsquoouvrage
(mode service uniquement via
un portail amont)
Maitrise drsquoŒuvre
6 cas drsquoutilisation ont eacuteteacute deacutefinis pour permettre la prise en charge dans la solution CPP des piegraveces neacutecessaires agrave la facturation en cours de marcheacute
Produit par le fournisseur Produit par la MOE Produit par la MOE Produit par la MOA
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution Les marcheacutes de travaux La facturation en cours de marcheacute
55
Deacuteposant drsquoune piegravece
Deacutepocirct par le fournisseur drsquoun projet de deacutecompte et validation MOEMOA sur le portail
NA NA NA Deacutepocirct par le fournisseur du DGD (apregraves eacutechanges preacutealables avec la MOAMOE dans CPP ou hors CPP)
NA (En piegravece-jointe du projet de deacutecompte
geacuteneacuteral)
Deacutepocirct par la MOE du projet de deacutecompte geacuteneacuteral (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec le fournisseur dans CPP ou hors CPP)
Deacutepocirct par la MOE du deacutecompte geacuteneacuteral (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOA hors CPP)
NA
NA NA (En piegravece-jointe du deacutecompte geacuteneacuteral)
Deacutepocirct par la MOA du deacutecompte geacuteneacuteral (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOE dans CPP ou hors CPP)
NA
Fournisseur
Maitrise drsquoouvrage
(mode service uniquement via
un portail amont)
Maitrise drsquoŒuvre
5 cas drsquoutilisation ont eacuteteacute deacutefinis pour permettre la prise en charge dans la solution CPP des piegraveces neacutecessaires agrave la facturation en fin de marcheacute
Projet de
deacutecompte final
Deacutecompte
final
Projet de
deacutecompte geacuteneacuteral
Deacutecompte
Geacuteneacuteral
Deacutecompte
Geacuteneacuteral et Deacutefinitif
Produit par le fournisseur Produit par la MOE Produit par la MOA Produit par la MOE Produit par le fournisseur
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution Les marcheacutes de travaux La facturation en fin de marcheacute
56
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017 Modaliteacutes de raccordement les protocoles utiliseacutes
Les protocoles retenus pour assurer les eacutechanges en mode flux sont
PeSIT HS E avec chiffrement TLS ndash Le chiffrement du flux sous TLS est initieacute via certificats Bi-cleacutes SSL conformes
RGS fournis par lrsquoAIFE issus drsquoune autoriteacute de certification les partenaires srsquoauthentifiant aujourdrsquohui mutuellement de maniegravere forte
SFTP ndash SSH seacutecurisant les eacutechanges avec chiffrement par bi-cleacutes conformes aux exigences
du cycle de vie des secrets (cleacutes DSA 2048 minimum PS 22 regravegles de creacuteation dureacutee de vie)
AS2 avec chiffrement TLS
Un seul protocole de raccordement est autoriseacute pour un flux donneacute
3
2008 La loi de modernisation de lrsquoeacuteconomie (LME) ndeg2008-776 du 4 aoucirct 2008 donnait deacutejagrave lrsquoobligation agrave lrsquoEtat drsquoaccepter les factures eacutemises par ses fournisseurs sous forme deacutemateacuterialiseacutee agrave compter du 1er janvier 2012 2010 La directive 201045UE libeacuteralise le recours agrave la facture deacutemateacuterialiseacutee Elle est retranscrite en 2013 dans le Code Geacuteneacuteral des Impocircts
2012 Ouverture de Chorus Factures le 1er janvier 2012
2014 La directive europeacuteenne relative agrave la facturation eacutelectronique dans le cadre des marcheacutes publics adopteacutee le 24 janvier 2014 oblige les pouvoirs adjudicateurs et les entiteacutes adjudicatrices agrave accepter les factures eacutelectroniques conformes aux normes europeacuteennes
Le contexte de la mesure Un contexte reacuteglementaire deacutejagrave favorable
4
Le contexte de la mesure Chorus Factures une solution deacutejagrave disponible au sein de lrsquoEtat
Depuis le 1er janvier 2012 lrsquoEtat a mis en place la solution Chorus Factures destineacutees aux fournisseurs de lrsquoEtat qui comporte
un portail sur lequel les entreprises peuvent saisir ou deacuteposer leurs factures (PDF simple ou signeacute) et suivre lrsquoavancement du traitement jusqursquoagrave la mise en paiement
un concentrateur qui permet de transmettre directement les factures (en Echange de Donneacutees Informatiseacute) principalement pour les fournisseurs ayant un volume de factures important
Plus de 500 000 factures ont transiteacute par la solution depuis sa mise en œuvre avec une forte acceacuteleacuteration depuis 2014
5
La loi habilitant le gouvernement agrave simplifier et seacutecuriser la vie des entreprises a eacuteteacute publieacutee au JO du 3 janvier 2014 Lrsquoarticle 22 donnait un deacutelai de 6 mois au gouvernement pour prendre lrsquoordonnance visant agrave mettre en place une obligation progressive de deacutemateacuterialisation des factures dans le secteur public
Lrsquoordonnance a eacuteteacute signeacutee le 26 juin et publieacutee au JO le 27 juin 2014
1 2
3 4
5 07112016 5
octobre 2013-feacutevrier 2014
Concertation avec les
entreprises les
collectiviteacutes locales et les
eacutetablissements publics
feacutevrier 2014
Saisine du SGG
Avis Favorable Secreacutetariat Geacuteneacuteral du Gouvernement Commission Consultative drsquoEvaluation des Normes
mai 2014
Saisine du Conseil
drsquoEtat
27 juin 2014
Publication de
lrsquoordonnance
avril 2014
Saisine de la CCEN
Avis Favorable
Avis Favorable
Contexte de la facturation eacutelectronique 2017 Une nouvelle eacutetape pour le secteur public ndash de la loi agrave lrsquoordonnance
6
Lrsquoordonnance du 26 juin deacutefinit le calendrier visant agrave rendre obligatoire la facturation eacutelectronique pour les eacutemetteurs de factures agrave destination de lrsquoEtat des collectiviteacutes locales et de leurs eacutetablissements publics respectifs
En sus de lrsquoobligation drsquoeacutemettre lrsquoobligation de reacuteception concerne toutes les entiteacutes de lrsquoEtat depuis 2012 des collectiviteacutes territoriales et de leurs eacutetablissements publics respectifs au 1er janvier 2017
Une solution technique mutualiseacutee laquo Chorus Portail Pro 2017 raquo permettant le deacutepocirct la reacuteception et la transmission des factures eacutelectroniques sera mise agrave disposition gratuitement des fournisseurs Sa construction est confieacutee agrave lrsquoAIFE qui assure lrsquourbanisation du Systegraveme drsquoInformation Financiegravere de lrsquoEtat (SIFE)
Cette solution mutualiseacutee remplacera le Portail Chorus Factures utiliseacute par les fournisseurs de lrsquoEtat
Les grandes entreprises et les personnes publiques
Les entreprises de taille intermeacutediaire
Les PME Les micro-entreprises
Contexte de la facturation eacutelectronique 2017 Une nouvelle eacutetape - lrsquoordonnance du 26 juin 2014
7
Contexte de la facturation eacutelectronique 2017 Une monteacutee en charge progressive
8
Lrsquoordonnance srsquoapplique agrave toutes les factures eacutemises dans le cadre des contrats en cours drsquoexeacutecution agrave la date drsquoentreacutee en vigueur de lrsquoobligation ou conclus posteacuterieurement avec lrsquoEtat les collectiviteacutes territoriales et leurs eacutetablissements publics respectifs
lrsquoEtat Les eacutetablissements publics
nationaux Les collectiviteacutes territoriales et
leurs groupements Les eacutetablissements publics
locaux Autres cateacutegories
drsquoeacutetablissements publics
Les titulaires de contrats Les sous-traitants admis au
paiement direct Les collectiviteacutes territoriales et
leurs eacutetablissements publics Autres cateacutegories
drsquoeacutetablissements publics
Acteurs eacutemetteurs de facture Acteurs reacutecepteurs de facture
Environ 78 000 entiteacutes
Environ 95 millions de factures
Facturation
Attention la mesure ne srsquoappliquera pour ces entiteacutes reacuteceptrices de factures
les collectiviteacutes drsquooutre-mer agrave lrsquoexception de Saint Pierre et Miquelon et Saint Bartheacutelemy les groupements de coopeacuteration sanitaire et autres formes de coopeacuteration dans le domaine sanitaire les groupements de coopeacuteration sociale et meacutedico-sociale
Environ 1 115 000 fournisseurs de la sphegravere publique
Contexte de la facturation eacutelectronique 2017 Le peacuterimegravetre de lrsquoobligation reacuteglementaire
9
Contexte de la facturation eacutelectronique 2017 Eleacutements de volumeacutetrie
Cateacutegorie drsquoentreprises
Nombre drsquoentreprises au
31122011
Estimation du nombre
drsquoentreprises concerneacutees
Grandes entreprises (GE)
214 214
Entreprises de taille intermeacutediaire (ETI)
4 794 4 794
Petites et moyennes entreprises (PME)
136 068 136 068
Microentreprises ou tregraves petites entreprises (TPE)
2 951 600 974 028
Plusieurs cateacutegories de populations sont impacteacutees par le projet
Les fournisseurs de la sphegravere publique dont le nombre est eacutevalueacute agrave 1 115 000
Les collectiviteacutes et eacutetablissements publics locaux et de santeacute soit 77 474 structures
Les eacutetablissements publics nationaux qui sont au nombre de 1 000
Les services de lrsquoEtat
Lrsquoensemble des agents de la sphegravere publique concerneacute par le projet est eacutevalueacute agrave plus de 220 000
Cateacutegorie de reacutecepteurs
Nombre drsquoentiteacutes Nombre de factures
reccedilues
Etat 200 4 000 000
EPN 1 000 20 000 000
Reacutegions 26 1 000 000
Deacutepartements 102 5 500 000
Secteur communal 73 851 47 000 000
Etablissements de santeacute
2 545 18 000 000
Total 77 474 95 000 000
10
La solution mutualiseacutee a plusieurs objectifs
Simplification pour les entreprises
- La directive europeacuteenne comme la loi drsquohabilitation ont pour objectif la simplification du processus de la commande publique LrsquoUnion Europeacuteenne chiffre les eacuteconomies potentielles agrave 15 milliards drsquoeuros pour les 27 pays europeacuteens
- Beaucoup drsquoentreprises travaillent pour plusieurs entiteacutes publiques Une solution mutualiseacutee constitue une eacutevidente simplification
Mutualisation des coucircts pour les administrations
- LrsquoEtat qui est tenu depuis 2012 drsquoaccepter les factures deacutemateacuterialiseacutees a ducirc mettre en place un systegraveme complet (Chorus Factures) qui peut servir de socle fonctionnel agrave une solution commune Etat ndash collectiviteacutes locales amp eacutetablissements
- Une solution mutualiseacutee permet de laquo seacutecuriser raquo la mise en œuvre de lrsquoobligation pour tous les acteurs agrave lrsquoeacutecheacuteance de 2017
- Une solution mutualiseacutee permet drsquoeacuteviter la multiplication des solutions (et le coucirct associeacute) comme cela a eacuteteacute constateacute en matiegravere de deacutemateacuterialisation des appels drsquooffres
Contexte de la facturation eacutelectronique 2017 Lrsquoordonnance du 26 juin 2014 les objectifs drsquoune solution mutualiseacutee
La solution mutualiseacutee permet en srsquoappuyant sur des fonctionnaliteacutes eacuteprouveacutees de limiter le risque technologique inheacuterent agrave la mise en place drsquoune solution ad hoc Elle permet eacutegalement de valider pour les entreprises lrsquoeffort de simplification en leur proposant un point drsquoaccegraves unique masquant une organisation administrative pouvant apparaicirctre comme complexe
11
Contexte de la facturation eacutelectronique 2017 Gains preacutevisionnels sur le traitement drsquoune facture
Le potentiel de gain de la mesure estimeacute se deacutecompose en gains financiers et en gains de temps
le coucirct de traitement drsquoune facture deacutemateacuterialiseacutee eacutemise agrave 5euro contre un coucirct de traitement drsquoune facture papier eacutemise estimeacute entre 8 et 95euro
le coucirct de traitement drsquoune facture deacutemateacuterialiseacutee reccedilue agrave 75euro contre un coucirct de traitement drsquoune facture papier reccedilue estimeacute agrave 138euro
Lrsquoordre de grandeur de ces estimations est en adeacutequation avec lrsquoestimation reprise dans le support laquo Fiche praTIC agrave usage des dirigeants drsquoentreprises raquo (ndeg5) coreacutedigeacute par la DGE le MEDEF et le Syntec Numerique
Rapport GS1
12
Sommaire
Contexte
Preacutesentation de la solution
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017
13
Preacutesentation de la solution Une eacutevolution dans la continuiteacute
La solution mutualiseacutee Chorus Portail Pro 2017 srsquoinscrit dans la continuiteacute de Chorus Factures solution mise en œuvre par lrsquoEtat depuis le 1er janvier 2012
Elle permet drsquoassurer le deacutepocirct le suivi et la mise agrave disposition des 100 millions de factures annuelles sur le peacuterimegravetre de lrsquoEtat du secteur public local (y compris le secteur hospitalier) et des eacutetablissements publics
Les entiteacutes publiques ayant des Portails laquo tiers raquo offrant des services agrave valeur ajouteacutee pourront inteacutegrer les services de la solution mutualiseacutee CPP 2017 (transmission de factures suivi des factures recherche et consultation gestion des comptes) agrave lrsquoaide dAPI
Elle srsquoinscrira en coheacuterence avec les travaux du SGMAP sur lrsquoidentiteacute numeacuterique (France Connect) et lrsquoEtat plateforme
La compatibiliteacute ascendante est assureacutee pour les fournisseurs deacutejagrave connecteacutes agrave Chorus Factures Les fournisseurs sont inciteacutes agrave initier degraves agrave preacutesent les travaux de raccordement
14
1 2 3
Le fournisseur
choisit son mode drsquoeacutemission
Lrsquoentiteacute publique
choisit son mode de reacuteception
La solution mutualiseacutee facilite le traitement de la facture en
proposant un flux pivot unique
Le fournisseur et lrsquoentiteacute publique choisissent indeacutependamment leurs modaliteacutes drsquoeacutemissionreacuteception
Le flux pivot est identique quel que soit lrsquoeacutemetteur le format de transmission et le destinataire
Ce flux contient les donneacutees permettant la creacuteation drsquoune demande de paiement la facture sous forme de piegravece jointe ainsi que le cas eacutecheacuteant les piegraveces justificatives compleacutementaires
Mode Portail visualisation et teacuteleacutechargement
Mode EDI injection automatique du flux et visualisation de la facture via une feuille de style
Mode service mise agrave disposition des services pour les SI des entiteacutes publiques sous forme drsquoAPI
Mode Portail deacutepocirct (PDF signeacute ou non signeacute PDF mixte XML) ou saisie
Mode EDI transmission de flux au format structureacute ou mixte (selon les formats deacutefinis lors de la concertation)
Mode service mise agrave disposition des services du Portail sous forme drsquoAPI
Preacutesentation de la solution Grands principes de la solution mutualiseacutee (22)
15
Destinataires finaux
Preacutesentation de la solution Vue simplifieacutee de la solution
Secteur public local
Etat Etablissements publics
Opeacuterateur de deacutemateacuterialisation
Solution mutualiseacutee Chorus Portail Pro
Systegraveme drsquoeacutechange
Portail de services (API)
Portail de qualification des flux et services
Portail fournisseur
Deacutepocircts xml et Pdf
Saisie
Suivi
Assistance et support
Archivage
Templates
Flux types
Validation
Raccordements
Echange de flux UBLCIIISO20020
EDIFACThellip
Saisie
Deacutepocirct
Flux Pivot (format unique)
Statuts drsquoavancement
EDI
EDI
16
La solution Chorus Portail Pro 2017 est accessible depuis Internet
Les entreprises pourront acceacuteder agrave la solution via le Portail Internet Gestion Publique de la DGFiP Pour les entreprises deacutejagrave inscrites agrave Chorus Factures leurs comptes seront repris
Pour les entreprises inscrites agrave la PLACE de lrsquoEtat leur compte sera utilisable
Lrsquoadministrateur de lrsquoentiteacute pourra habiliter en ligne les utilisateurs de lrsquoentiteacute pour deacutefinir les espaces et le peacuterimegravetre des factures accessibles
Un utilisateur peut ecirctre habiliteacute sur plusieurs entreprises etou eacutetablissements
Preacutesentation de la solution Principes de fonctionnement du portail Organisation du portail
Accueil connecteacute
Factures Qualification
Assistance
Utilisateurs
Accueil deacuteconnecteacute
17
Preacutesentation de la solution Les types de factures pris en charge
La solution prend en charge les demandes de paiement srsquoappuyant sur
Les factures directes agrave destination de personnes publiques
Les avoirs
Les factures de recette issues des entiteacutes publiques
Les demandes de paiement des sous-traitants admis au paiement direct
Les demandes de paiement des cotraitants
Le document de facturation en appui des marcheacutes de travaux ndash Projet de deacutecompte
ndash Etat drsquoacompte
ndash Deacutecompte Geacuteneacuteral et Deacutefinitif(signature reacutealiseacutee hors outil)
La solution assure lrsquoarchivage des factures La solution mutualiseacutee prend en charge lrsquoarchivage des factures qui lui sont
transmises par les eacutemetteurs qursquoils soient priveacutes ou publics qui resteront consultables pendant 10 ans
18
Principe chaque eacutemetteur est identifieacute de maniegravere unique dans la solution mutualiseacutee-CPP 2017 quelles que soient les modaliteacutes de transmission
Pour les eacutemetteurs de factures cette identification repose sur trois eacuteleacutements
bull Le code pays bull Le type drsquoidentifiant bull Lrsquoidentifiant
Siegravege social Type drsquoidentifiant
France SIRET
UE (hors France) Ndeg de TVA intracommunautaire
Extracommunautaire (hors UE et hors France)
Code pays + 16 premiers caractegraveres de la raison sociale
Polyneacutesie Franccedilaise Ndeg Tahiti
Nouvelle Caleacutedonie RIDET
Fournisseurs en cours drsquoimmatriculation
Code pays + 16 premiers caractegraveres de la raison sociale
Le type drsquoidentifiant pour les eacutemetteurs repose sur
Preacutesentation de la solution Lrsquoidentification de lrsquoeacutemetteur par la solution mutualiseacutee
19
Preacutesentation de la solution Modaliteacutes drsquoidentification du destinataire par le fournisseur
Principe chaque reacutecepteur est identifieacute de maniegravere unique dans la solution mutualiseacutee-CPP 2017 quelles que soient les modaliteacutes de transmission
Secteur public local et EPN
Etat
Le SIRET est lrsquoidentifiant unique de la personne publique destinataire
Les destinataires de factures peuvent demander agrave leur fournisseur de renseigner une information compleacutementaire sur la facture portant sur le code service du service destinataire
Les modaliteacutes drsquoidentification du service de lrsquoEtat sont inchangeacutees par rapport agrave Chorus factures avec
bull Un service identifieacute par un code service exeacutecutant associeacute agrave un SIRET commun
20
Preacutesentation de la solution Les parameacutetrages effectueacutes par le destinataire
La solution mutualiseacutee prend en compte la diversiteacute des entiteacutes publiques en terme drsquoorganisation (traitement centraliseacute deacutecentraliseacute des factures) et les pratiques diverses en matiegravere drsquoengagement preacutealable agrave la deacutepense
Chaque entiteacute publique a ainsi la faculteacute de rendre obligatoire pour les factures la concernant les informations relatives
Au code service destinataire
Agrave la reacutefeacuterence drsquoengagement (reacutefeacuterence au marcheacute ou agrave la commande)
Ces informations devront dans ce cas ecirctre porteacutees sur la facture remise par le fournisseur
Il sera possible de veacuterifier le caractegravere obligatoire de ces informations dans la solution mutualiseacutee via lrsquoannuaire
21
Deacutepocirct manuel saisie des donneacutees de
facturation
CPP 2017
Envoi Reacuteception en EDI des donneacutees de
facturation
API manager
Quatre modaliteacutes de transmission des donneacutees de facturation sont proposeacutees aux fournisseurs
la saisie manuelle des donneacutees de facturation via un formulaire sur le portail CPP
le deacutepocirct des donneacutees de facturation au format PDF (signeacute ou non signeacute) ou au format XML
la solution CPP2017 permettra un import de masse de factures (Import au format xml ou PDF Mixte A3)
la transmission en mode EDI soit
ndash en adressant directement ses flux agrave la solution mutualiseacutee
ndash Via un opeacuterateur de deacutemateacuterialisation
ndash via un portail amont connecteacute (en API) agrave la solution mutualiseacutee CPP 2017 dans des cas speacutecifiques pour les entiteacutes publiques
B
D
C
A
B
C
D
Mode Portail
Mode EDI
API
Mode EDI
Mode EDI
Opeacuterateur de deacutemateacuterialisation
Portail Amont dans des cas speacutecifiques
Fournisseurs
A
Preacutesentation de la solution Les modes drsquoeacutemission
A
22
1
Le format Standard Universal Business Language
- UBL Invoice
Structureacute ou minimal
2
Le format Cross Industry Invoice (United Nations
Centre for Trade Facilitation and Electronic Business)
Structureacute ou minimal
3
Le format PES_V2 Facture (utiliseacute dans le secteur public
local)
4
Les autres formats reacutefeacuterenceacutes par le CEN dans
le cadre des travaux sur le modegravele seacutemantique europeacuteen
5
Un format PDF Mixte
(PDFA3 en cours de deacutefinition)
6
le format PDF simple (signeacute ou non signeacute) est
supporteacute dans le cadre de la fonctionnaliteacute de deacutepocirct en
mode portail
La possibiliteacute de joindre des piegraveces jointes agrave la facture sera supporteacutee quelle que soit la modaliteacute
drsquoeacutemission
Diffeacuterents formats syntaxiques sont pris en charge par la solution mutualiseacutee afin de faciliter lrsquoeacutemission de factures par les
fournisseurs
Preacutesentation de la solution Les formats retenus
23
Preacutesentation de la solution Lrsquoespace laquo Mes factures raquo
24
Preacutesentation de la solution Lrsquoespace laquo Mes factures raquo
Le bloc laquo Fil drsquoeacutevegravenements raquo recense les derniegraveres actions et eacutevegravenements intervenus sur le traitement des factures
Le bloc laquo Mes factures raquo permet
la consultation de lrsquoeacutetat courant des factures eacutemise par lrsquoentreprise
lrsquoaccegraves rapide agrave la consultation au teacuteleacutechargement et agrave le teacuteleacutechargement des factures
Le bloc laquo Actions raquo permet un accegraves rapide aux principales actions disponibles
Traiter et consulter une facture
Consulter le stock des factures reccedilues
Rechercher une facture
Le bloc laquo Actualiteacutes raquo de la solution mutualiseacutee-CPP 2017 lieacutees agrave lrsquoespace laquo Mes factures raquo
25
Preacutesentation de la solution La saisie des factures en ligne
Ecran de saisie drsquoune facture pour le fournisseur
Saisie des donneacutees geacuteneacuterales drsquoune facture
Donneacutees leacutegales du destinataire et du fournisseur
Cadre de facturation
Identification du marcheacute et des modaliteacutes de paiement
Saisie du deacutetail de la facture
Creacuteation eacutedition et suppression de lignes de facturations
Preacutecision quant aux produits factureacutes et aux montants dus
Possibiliteacute drsquoadjoindre des piegraveces jointes
Possibiliteacute de teacuteleacutecharger
Validation annulation enregistrement de la saisie
26
Preacutesentation de la solution La consultation des factures
Ecran de consultation de la facture
Consultation des informations relatives agrave la facture
Informations destinataire
Informations fournisseur
Cadre de facturation
Montants engageacutes
Reacutefeacuterences du marcheacute
Visualisation de la facture originale
Teacuteleacutechargement de la facture
au format pivot (qui contient toutes les PJ + facture originale)
au format PDF avec ou sans les PJ (y compris la facture originale)
Consultation du cycle de vie de la facture (annuleacute commandeacute consulteacute associeacute agrave un bon de
commande factureacute)
La possibiliteacute drsquoutiliser une facture preacuteceacutedente pour en creacuteer une nouvelle
Affichage du certificat de deacutepocirct et du bordereau de suivi
27
A lrsquoinstar de Chorus factures
La solution mutualiseacutee-CPP 22017 permettra au fournisseur drsquoobtenir des informations concernant les diffeacuterentes dates de traitement de sa facture tant par la solution mutualiseacutee que par le destinataire
Ces informations sont mises agrave disposition du fournisseur par la remonteacutee du flux cycle de vie et pourront ecirctre compleacuteteacutees par la personne publique au moyen dun champ en saisie libre
Preacutesentation de la solution La visualisation du cycle de vie de la facture
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Acteurs
Statuts visibles pour le
fournisseur
Activiteacutes
Statut obligatoire
Fournisseur
Deacutepocirct des donneacutees de
facturation
Reacutecupeacuteration des donneacutees
de facturation
Liquidation Mandatement Comptabilisation
du paiement
Deacuteposeacutee Mise agrave disposition
du destinataire
Mise en
paiement
En cours drsquoacheminement
vers le destinataire
Rejeteacutee
Service ordonnateur Service comptable
1 3
7
2
4
Acceptation
des donneacutees
de facturation
SI Financier (EDI)
Espace Factures (Portail)
SI Financier SI Financier SI FINANCIER OU
HELIOS
Envoi des
donneacutees de
facturation
CPP 2017
Mise agrave
disposition
du
comptable
6
Suspendue 5
Statut obligatoire(selon les situations)
BDF
Mise agrave jour
statut
Preacutesentation de la solution Le processus global et ses eacutetapes
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Types de controcircle CPP Destinataire
Coheacuterence du flux et seacutecuriteacute
Structure de donneacutees
Coheacuterence des donneacutees
Les controcircles meacutetiers
Les controcircles meacutetiers reacutealiseacutes par la structure publique destinataire de la facture comprennent notamment les controcircles de reacutefeacuterentiels relatifs agrave lrsquoengagement et au code service
Les SI destinataires pourront opeacuterer des controcircles meacutetiers additionnels en fonction des possibiliteacutes de parameacutetrage offertes par les eacutediteurs
Preacutesentation de la solution Les controcircles effectueacutes ndash vue drsquoensemble
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Preacutesentation de la solution Le deacutelai global de paiement (DGP)
La date servant au point de deacutepart du DGP (sous reacuteserve de service fait) peut varier selon les cas drsquoeacutemission de la facture
En mode EDI crsquoest la date de lrsquoacquittement technique eacutemis par le SI du destinataire
En mode portailservice crsquoest la date de notification par mail au destinataire de la mise agrave disposition de la facture sur lrsquoespace factures
Et en cas de litige entre le fournisseur et le pouvoir adjudicateur la date servant de point de deacutepart au DGP sera la date de deacutepocirct de la facture sur CPP + 2 jours
Dans le cas des marcheacutes de travaux la date servant de point de deacutepart au DGP reste la transmission du projet de deacutecompte du fournisseur agrave la MOE ou le DGD lorsqursquoil est remis au pouvoir adjudicateur
Ces diffeacuterentes dates seront traceacutees et consultables dans CPP Toutefois CPP nrsquoa pas vocation agrave calculer le DGP
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La personne publique a la possibiliteacute de communiquer le statut laquo suspendue raquo lorsqursquoune piegravece justificative manque pour la liquidation mise en paiement
Cette fonctionnaliteacute eacutevite de devoir rejeter le dossier de facturation en cas de PJ manquante
1 La personne publique notifie en commentaire la nature de la piegravece manquante et suspend le deacutelai de paiement
2 Le fournisseur se connecte au portail (mode service ou mode portail) afin de deacuteposer lales piegravece(s) compleacutementaire(s)
NB les reacutecepteurs de factures conservent la possibiliteacute de demander les piegraveces compleacutementaires selon les mecircmes modaliteacutes qursquoaujourdrsquohui (papier courriel etc)
La suspension des factures
Lorsque la collectiviteacute locale ou lrsquoEPN rejette pour cause drsquoerreur sur les donneacutees drsquoacheminement de la facture (SIRET destinataire) elle doit typer speacutecifiquement le rejet afin de permettre au fournisseur srsquoil le souhaite de recycler les donneacutees de facturation
Le rejet et la possibiliteacute de recycler les factures
Preacutesentation de la solution Focus sur le rejet et la suspension de factures
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Preacutesentation de la solution Les cas de gestion de la sous-traitance
Les sous-traitants admis au paiement direct peuvent adresser directement leur demande de paiement agrave la personne publique Un accord preacutealable du titulaire est cependant neacutecessaire avant la mise en paiement
Sous-traitant eacutedition et transmission drsquoune demande de paiement en mode EDI ou mode portail sur laquelle le mode de facturation est preacuteciseacute
Titulaire validation de la demande de paiement du sous-traitant en se connectant en mode portail
Actions des fournisseurs
Reacuteception de la demande de paiement du sous-traitant valideacutee par le titulaire
Liquidation et mandatement (aucune action speacutecifique)
Actions de lrsquoordonnateur
Remarques Selon la reacuteglementation et sans validation sous un deacutelai de 15 jours la demande de paiement est consideacutereacutee
comme valideacutee Elle est transmise au pouvoir adjudicateur destinataire
Le titulaire est informeacute des paiements effectueacutes au sous-traitant via les informations du cycle de vie
Le mode de facturation est preacuteciseacute dans le flux pivot pour informer lrsquoordonnateur qursquoil srsquoagit drsquoune demande de paiement lieacutee agrave un acte de sous-traitance
La facture eacutemise par le sous-traitant et adresseacutee au titulaire peut ecirctre inseacutereacutee sous forme de piegravece jointe
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Documents eacutechangeacutes
Facturation en cours de marcheacute
Facturation en fin de marcheacute
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution La prise en compte des marcheacutes de travaux
Projet de deacutecompte mensuel
Etat drsquoacompte
Deacutecompte mensuel
Etat drsquoacompte
valideacute
Projet de deacutecompte
final
Deacutecompte final
Projet de deacutecompte
geacuteneacuteral
Deacutecompte Geacuteneacuteral
Deacutecompte Geacuteneacuteral et
Deacutefinitif
Dans le cadre des marcheacutes de travaux la solution CPP prendra en charge les processus de facturation suivants
Tous les documents concourant agrave la mise en paiement peuvent ecirctre deacuteposeacutes transmis agrave CPP 2017
La solution permet le deacutepocirct en mode portail de documents par un deacuteposant autre que le producteur du document (exemple deacutepocirct drsquoun eacutetat drsquoacompte produit par une MOE et deacuteposeacute par un fournisseur)
Les acteurs habiliteacutes agrave deacuteposer ces piegraveces concourant agrave la mise en paiement peuvent ecirctre distincts des acteurs en charge de leur production initiale
Fournisseur
Fournisseur Ordonnateur
(Service financier)
Ordonnateur
(Service financier)
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Preacutesentation de la solution La sollicitation de lrsquoassistance
Le module drsquoassistance de la solution mutualiseacutee permet de reacutepondre agrave lrsquoensemble des questions poseacutees par les eacutemetteurs et reacutecepteurs de factures
bull Principes
bull Les eacutemetteurs peuvent solliciter lrsquoassistance de la solution mutualiseacutee-CPP 2017 suite agrave des difficulteacutes techniques ou applicatives Les eacutemetteurs peuvent eacutegalement solliciter les reacutecepteurs de facture pour toute question meacutetier relative au traitement de leurs factures
bull Modaliteacute
bull Chaque sollicitation est mateacuterialiseacutee par un laquo ticket raquo renseigneacute par lrsquoeacutemetteur via un formulaire de demande drsquoassistance en preacutecisant les informations requises pour le traitement de sa demande (ex numeacutero de facture) Des piegraveces jointes peuvent y ecirctre ajouteacutees (ex capture drsquoeacutecran)
Les fournisseurs et les entiteacutes publiques peuvent eacutegalement acceacuteder agrave une base de connaissance par lrsquointermeacutediaire drsquoun assistant virtuel afin drsquoobtenir des reacuteponses aux questions les plus freacutequemment poseacutees
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Preacutesentation de la solution Assistance _ Mise en place drsquoun avatar
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Preacutesentation de la solution Assistance _ Mise en place drsquoun avatar
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Sommaire
Contexte
Preacutesentation de la solution
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017
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Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017
La deacutemateacuterialisation des factures srsquoinscrit deacutesormais dans une obligation progressive au sein du secteur public comme dans de nombreux pays europeacuteens
Degraves 2017 les grandes entreprises devront adresser leurs factures au secteur public sous forme eacutelectronique
La neacutecessiteacute de reacutealiser des travaux de raccordement et drsquoadapter les processus de facturation incite agrave initier le projet pour ecirctre au rendez vous
Il faut notamment srsquoassurer de la bonne adaptation de votre systegraveme drsquoinformation et de vos processus
Gestion des informations neacutecessaires au bon traitement de la facture
Choix du mode drsquoeacutemission et du format
Capaciteacute agrave produire le format retenu
Raccordement technique en cas de choix du mode EDI
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Chaque entiteacute publique a la faculteacute de rendre obligatoire pour les factures la concernant les informations relatives
Au code service destinataire
Agrave la reacutefeacuterence drsquoengagement (reacutefeacuterence au marcheacute ou agrave la commande)
Il sera possible de veacuterifier le caractegravere obligatoire de ces informations dans la solution mutualiseacutee via lrsquoannuaire
Ces informations devront ecirctre porteacutees sur la facture remise par le fournisseur Il faudra donc srsquoassurer de la bonne communication de ces informations par les entiteacutes publiques
A noter que pour lrsquoEtat ces informations sont toujours obligatoires
Reacutefeacuterence agrave lrsquoengagement juridique
Code service exeacutecutant
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017 Gestion des informations neacutecessaires au traitement de la facture
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Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017 Le choix drsquoun raccordement via un opeacuterateur de deacutemateacuterialisation
Les opeacuterateurs de deacutemateacuterialisation assurent deux principales missions la production et la transmission des flux au format et avec les informations
attendues par le reacutecepteur
la garantie des aspects fiscaux notamment lrsquoarchivage des factures deacutemateacuterialiseacutees
Les fournisseurs ne sont pas contraints de passer par un opeacuterateur et peuvent internaliser leur solution de deacutemateacuterialisation
LrsquoAIFE observe un principe de neutraliteacute dans le choix des opeacuterateurs LrsquoAIFE a pris la deacutecision de ne pas intervenir dans le choix du mode de
deacutemateacuterialisation de ses fournisseurs Les fournisseurs peuvent aussi bien choisir une deacutemateacuterialisation avec des outils internes que de passer par un opeacuterateur de deacutemateacuterialisation
LrsquoAIFE a par ailleurs fait le choix de ne certifier aucun opeacuterateur de deacutemateacuterialisation Le fournisseur est libre de choisir son opeacuterateur de deacutemateacuterialisation et de deacutefinir avec lui les conditions de leur collaboration
A ce jour plusieurs opeacuterateurs sont raccordeacutes agrave la solution actuelle Chorus factures Les fournisseurs sont totalement libres du choix de leur opeacuterateur
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Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017 Qualification et modaliteacutes de raccordement des flux (EDI)
Les fonctions de qualification des flux seront offertes aux utilisateurs du portail front de CPP 2017 (fournisseurs et entiteacutes publiques) Au travers de cet espace du portail front lrsquoutilisateur pourra
1 Tester en mode self service les diffeacuterents types de flux accepteacutes par la solution (factures meacutemoires de justice avis des sommes agrave payer cycle de vie etc)
2 Reacutecupeacuterer un rapport drsquoanalyse de son flux indiquant les erreurs rencontreacutees
3 Obtenir des compte-rendus et des flux de cycle de vie contextualiseacutes
4 Reacutecupeacuterer les fichiers de description des diffeacuterents flux et des exemples de flux preacute-remplis
Lrsquoutilisateur pourra eacutegalement deacuteposer des fiches de raccordement EDI pour interconnecter son SI de recette avec la plateforme de qualification CPP2017 et son SI de production avec le SI de production de CPP2017
Une fois les SI raccordeacutes en qualification lrsquoutilisateur pourra suivre le traitement de ses flux eacutemis en EDI vers la plateforme de qualification
Les raccordement EDI sont drsquoores et deacutejagrave possibles avec Chorus factures pour lrsquoEtat et permettront de beacuteneacuteficier du raccordement pour tout le secteur public au 1er janvier 2017
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Action fournisseur Action commune AIFE fournisseur
S1 S2 S3 S4 S5 S6 S7 S8 - hellip
Deacutep
loie
men
t
Racc technique
Deacuteveloppement des flux
Assistance CPP
Tests unitaires Via Espace de
qualification CPP2017
Tests
Suivi des premiers flux
Demande de raccordement en
qualification
Tests
et
recett
e
Co
nstr
ucti
on
Demande de raccordement en
production
Deacuteclaration dans lrsquoespace
de qualification de CPP
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017 Espace qualification Macro planning des travaux de raccordement
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Le calendrier drsquoici janvier 2017 Des pilotes degraves mi 2016
Nombre de pilotes et type drsquoentiteacutes Outre les services de lrsquoEtat deacutejagrave dans Chorus Factures 18 entiteacutes seront
deacutesigneacutees pour ecirctre pilote de la solution en juin 2016
Entiteacutes pilotes Type de structure Editeur
Universiteacute de Lorraine EPN SAP AMUE
Pole emploi EPN SAP
CNRS EPN SAP
CCI Paris EPN SIGMA
Lyceacutee Bernart de Ventadour EPLE GFC
Commune de Paris SPL SAP
Meacutetropole de Brest SPL ATOS (en lien avec e-
Megalis)
Communauteacute de communes de Parthenay SPL Berger Levrault
Commune de Le Monetier les Bains SPL Berger Levrault
Conseil reacutegional de Provence Alpes Cote drsquoAzur
SPL GFI
Conseil deacutepartemental de lrsquoAube SPL GFI (en lien avec SPL
xdeacutemat)
Office Public de lrsquoHabitat Vosgelis SPL AAERON
Lille Meacutetropole SPL CGI
Ville de Bordeaux SPL CGI
APHP EPS SAP
CHU Amiens EPS MIPIH (en lien avec UNIHA)
CH Gpt Hospitalier Eaubonne Montmorency EPS AGFA
DGAC ETAT SAP
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Le calendrier drsquoici janvier 2017 Des pilotes degraves mi 2016 les objectifs
La reacutealisation de pilotes preacutealablement agrave la geacuteneacuteralisation permet de tester la solution mutualiseacutee CPP2017 dans sa dimension technique comme dans celle de lorganisation et de ladheacutesion des utilisateurs
Lexpeacuterience des sites pilotes permet de preacuteparer le deacuteploiement de mieux en appreacutecier la charge et den identifier les difficulteacutes a priori
La phase pilote de mise en œuvre du service doit permettre de
3 Srsquoassurer que lrsquoensemble du processus est opeacuterant et maitriseacute par les acteurs
2 Seacutecuriser les modaliteacutes de deacuteploiement et drsquoassistance
1 Srsquoassurer de lrsquoadheacutesion et lrsquoappropriation des utilisateurs des structures priveacutees ou publiques agrave utiliser la solution mutualiseacutee CPP2017
Traiter les problegravemes
rencontreacutes et proposer des plans drsquoaction
4 Valider le bon fonctionnement de la solution en situation reacuteelle
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En synthegravesehellip
Initialement mise en œuvre dans un cadre facultatif fondeacute sur le choix de lrsquoentreprise la deacutemateacuterialisation des factures srsquoinscrit deacutesormais dans une obligation progressive au sein du secteur public avec la mise agrave disposition drsquoune plateforme partageacutee comme cela eacuteteacute fait dans de nombreux pays europeacuteens
Elle constitue une opportuniteacute de modernisation des eacutechanges entre les fournisseurs et le secteur public et illustre une nouvelle deacutemarche de mutualisation de systegraveme drsquoinformation entre les acteurs du secteur public permettant drsquooptimiser les gains et faciliter la mise en œuvre
Les entiteacutes publiques et les grands fournisseurs sont concerneacutes par lrsquoobligation degraves 1er janvier 2017 avec la reacutealisation de laquo pilotes raquo degraves la mi-2016 Des pilotes seront reacutealiseacutes degraves mi-2016
La publication des speacutecifications externes permet aux fournisseurs drsquoanticiper la deacutemarche en deacutefinissant leur trajectoire et leurs modaliteacutes de mise en œuvre
Vous pouvez drsquoores et deacutejagrave vous inscrire sur Chorus Factures HTTPSCHORUS-FACTURESBUDGETGOUVFR
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En savoir plus
Sur le site de lrsquoAIFE wwweconomiegouvfraifeagence-pour-linformatique-financiere-letat-0
Sur le site laquo collectiviteacutes locales raquo httpwwwcollectivites-localesgouvfr
aife_officiel
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En synthegravese hellip
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Gestion des factures
Saisie Creacuteation Modification Validation Suppression
Recherche
Suivi du cycle de vie
Deacutepocirct unitaire XMLPDF
Archivage
Liste fiscale
Consultation et teacuteleacutechargement
Deacutepocirct en masse format mixte XMLPDF
Tableaux de bord
Qualification des flux
Deacutepocirct de flux
Analyse de flux
Reacutecupeacuteration dun flux type
Reacutecupeacuteration dun flux cycle de vie
Creacuteation dune fiche de raccordement EDI
Suivi des flux
Qualification des API
Gestion des bons de commandes
(pour les services de lrsquoEtat)
Recherche
Consultation et teacuteleacutechargement
Tableau de bord
Notification
Notification
Workflow de validation
Gestion piegraveces jointes
Recyclage
Certificat de deacutepocirct
Liste des factures agrave traiter
Preacutesentation de la solution Les principales fonctionnaliteacutes de la solution mutualiseacutee
Liste des eacutevegravenements intervenus sur le bon de commande
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Gestion des utilisateurs et fournisseurs Assistance fournisseurs
Recherche
Saisie sollicitation
Suivi sollicitation
Modification clocircture sollicitation
Synthegravese requecircte
Consultation et teacuteleacutechargement
Recherche
Gestion compte utilisateur
Authentification compte utilisateur
Gestion de la base de connaissance
Tableau de bord
Gestion fiche entiteacute
Gestion Mandat Facturation
Gestion du support
Prise en charge une sollicitation
Liste des eacutevegravenements
Gestion piegraveces jointes
Notification
Consultation et teacuteleacutechargement
Notification
Assistance documentaire
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution Les principales fonctionnaliteacutes de la solution mutualiseacutee
Creacuteation compte utilisateur
Creacuteation fiche entiteacute
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Statut Fait geacuteneacuterateur COLL EPN ETAT
Deacuteposeacutee
La facture a eacuteteacute deacuteposeacutee par le fournisseur (en mode EDI ou en
mode Portail) les diffeacuterents controcircles ont eacuteteacute reacutealiseacutes et la
facture a pu ecirctre inteacutegreacutee au laquo reacutefeacuterentiel factures raquo
En cours
drsquoacheminement
La facture a eacuteteacute envoyeacutee par la solution mutualiseacutee au
destinataire
Mise agrave disposition du
destinataire
Mode EDI reacuteception du flux drsquoacquittement du SI destinataire
Mode Portail Le destinataire est notifieacute par courriel de la
mise agrave disposition de la facture sur lrsquoespace factures
Rejeteacutee La facture est rejeteacutee par le service destinataire (ex erreur de
destinataire donneacutees de facturation erroneacutees etc)
Suspendue Le traitement de la facture peut ecirctre suspendu lorsqursquo une ou
plusieurs piegraveces justificatives sont manquantes Facultatif
Mise agrave disposition du
comptable
Le mandat demande de paiement a eacuteteacute inteacutegreacute par SI du
comptable Facultatif
Comptabiliseacutee Le mandat demande de paiement a eacuteteacute valideacute par le payeur et
comptabiliseacute Facultatif
Mise en paiement Le flux de virement a eacuteteacute envoyeacute agrave la Banque de France
Facultatif
Hors mode
EDI
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution Les statuts meacutetiers remonteacutes aux fournisseurs
Non disponible disponible et obligatoire
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Deux circuits sont possibles au regard de la reacuteglementation Un 1er circuit preacutevoit une facturation globale par le mandataire (facturation inteacutegrant de multiples beacuteneacuteficiaires de paiement)
Edition drsquoune
demande de
paiement
globale
Transmission
Deacutepocirct de la
demande de
paiement globale
Traitement de la
demande de
paiement
globale
Mise en paiement
de la demande de
paiement globale
Mandataire Personne
publique
Personne
publique
Acheminement de la demande de paiement jusqursquoagrave son destinataire
Mandataire
Paiement de chaque cotraitant figurant dans la demande de paiement globale
Mandataire eacutedition drsquoune demande de paiement globale preacutecisant la part de prestations agrave reacutegler directement aupregraves de chaque cotraitant sur laquelle le mode de facturation est preacuteciseacute (laquo demande de paiement globale raquo)
Cotraitant aucune action agrave reacutealiser dans la solution mutualiseacutee
Actions des fournisseurs
Reacuteception de la demande de paiement en mode EDI si le SI du destinataire est raccordeacute ou en mode Portail dans lrsquoEspace Factures
Les informations fournit sur le mode de
facturation indique agrave lrsquoordonnateur qursquoune action speacutecifique est agrave reacutealiser sur la demande de paiement
Creacuteation drsquoautant de mandat que de beacuteneacuteficiaires de paiement en y joignant en piegravece-jointe la demande global eacutemise par le titulaire ainsi que les eacuteventuelles piegravece-jointes
Actions de lrsquoordonnateur 1 2
Remarque Seul lrsquoeacutemetteur de la demande de paiement a accegraves au suivi du cycle de vie Le cotraitant sollicite donc le
mandataire ou la personne publique directement pour obtenir de lrsquoinformation sur le paiement de ses demandes de paiement
Lrsquoordonnateur est informeacute via le flux pivot qursquoil srsquoagit drsquoune demande de paiement lieacutee agrave un acte de cotraitance
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution La co-traitance (12)
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Le 2nd circuit possible en cas cotraitance preacutevoit une facturation par le cotraitant avec validation de la demande de paiement par le mandataire
Edition drsquoune
demande de
paiement
Transmission
Deacutepocirct de la
demande de
paiement
Validation de la
demande de
paiement
Traitement de la
demande de
paiement
Mise en
paiement de la
demande de
paiement
Cotraitant Cotraitant Mandataire Personne
publique
Personne
publique
Sollicitation du mandataire
Acheminement de la demande de paiement jusqursquoagrave son destinataire
Remarques Seul lrsquoeacutemetteur de la demande de paiement a accegraves au suivi du cycle de vie Le mandataire nrsquoa donc pas accegraves
au suivi du traitement de la demande de paiement de ses cotraitants
Lrsquoordonnateur est informeacute via le flux pivot qursquoil srsquoagit drsquoune demande de paiement global de cotraitance
Cotraitant eacutedition et transmission drsquoune demande de paiement en mode EDI ou mode portail sur laquelle le mode de facturation est preacuteciseacute
Mandataire validation de la demande de paiement du titulaire en se connectant en mode portail
Actions des fournisseurs 1
Statut laquo en attente de validation raquo
Reacuteception de la demande de paiement du cotraitant valideacutee par le mandataire
Liquidation et mandatement (aucune action speacutecifique)
Actions de lrsquoordonnateur 2
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution La co-traitance (22)
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Deacuteposant drsquoune piegravece
Deacutepocirct par le fournisseur drsquoun projet de deacutecompte et validation MOEMOA sur le portail
(En piegravece-jointe de lrsquoeacutetat drsquoacompte)
Deacutepocirct par le fournisseur drsquoun eacutetat drsquoacompte(sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOE hors CPP)
Deacutepocirct par le fournisseur drsquoun eacutetat drsquoacompte valideacute (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOA hors CPP)
NA (En piegravece-jointe de lrsquoeacutetat drsquoacompte)
Deacutepocirct par la MOE de lrsquoeacutetat drsquoacompte (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec le fournisseur dans CPP ou hors CPP)
Deacutepocirct par la MOE de lrsquoeacutetat drsquoacompte valideacute (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOE hors CPP)
NA (En piegravece-jointe de lrsquoeacutetat drsquoacompte valideacute)
(En piegravece-jointe de lrsquoeacutetat drsquoacompte valideacute)
Deacutepocirct par la MOA de lrsquoeacutetat drsquoacompte valideacute (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec le fournisseur et la MOE dans CPP ou hors CPP)
Projet de
deacutecompte mensuel
Etat
drsquoacompte
Deacutecompte
mensuel
Etat drsquoacompte
valideacute
Fournisseur
Maitrise drsquoouvrage
(mode service uniquement via
un portail amont)
Maitrise drsquoŒuvre
6 cas drsquoutilisation ont eacuteteacute deacutefinis pour permettre la prise en charge dans la solution CPP des piegraveces neacutecessaires agrave la facturation en cours de marcheacute
Produit par le fournisseur Produit par la MOE Produit par la MOE Produit par la MOA
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution Les marcheacutes de travaux La facturation en cours de marcheacute
55
Deacuteposant drsquoune piegravece
Deacutepocirct par le fournisseur drsquoun projet de deacutecompte et validation MOEMOA sur le portail
NA NA NA Deacutepocirct par le fournisseur du DGD (apregraves eacutechanges preacutealables avec la MOAMOE dans CPP ou hors CPP)
NA (En piegravece-jointe du projet de deacutecompte
geacuteneacuteral)
Deacutepocirct par la MOE du projet de deacutecompte geacuteneacuteral (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec le fournisseur dans CPP ou hors CPP)
Deacutepocirct par la MOE du deacutecompte geacuteneacuteral (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOA hors CPP)
NA
NA NA (En piegravece-jointe du deacutecompte geacuteneacuteral)
Deacutepocirct par la MOA du deacutecompte geacuteneacuteral (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOE dans CPP ou hors CPP)
NA
Fournisseur
Maitrise drsquoouvrage
(mode service uniquement via
un portail amont)
Maitrise drsquoŒuvre
5 cas drsquoutilisation ont eacuteteacute deacutefinis pour permettre la prise en charge dans la solution CPP des piegraveces neacutecessaires agrave la facturation en fin de marcheacute
Projet de
deacutecompte final
Deacutecompte
final
Projet de
deacutecompte geacuteneacuteral
Deacutecompte
Geacuteneacuteral
Deacutecompte
Geacuteneacuteral et Deacutefinitif
Produit par le fournisseur Produit par la MOE Produit par la MOA Produit par la MOE Produit par le fournisseur
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution Les marcheacutes de travaux La facturation en fin de marcheacute
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Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017 Modaliteacutes de raccordement les protocoles utiliseacutes
Les protocoles retenus pour assurer les eacutechanges en mode flux sont
PeSIT HS E avec chiffrement TLS ndash Le chiffrement du flux sous TLS est initieacute via certificats Bi-cleacutes SSL conformes
RGS fournis par lrsquoAIFE issus drsquoune autoriteacute de certification les partenaires srsquoauthentifiant aujourdrsquohui mutuellement de maniegravere forte
SFTP ndash SSH seacutecurisant les eacutechanges avec chiffrement par bi-cleacutes conformes aux exigences
du cycle de vie des secrets (cleacutes DSA 2048 minimum PS 22 regravegles de creacuteation dureacutee de vie)
AS2 avec chiffrement TLS
Un seul protocole de raccordement est autoriseacute pour un flux donneacute
4
Le contexte de la mesure Chorus Factures une solution deacutejagrave disponible au sein de lrsquoEtat
Depuis le 1er janvier 2012 lrsquoEtat a mis en place la solution Chorus Factures destineacutees aux fournisseurs de lrsquoEtat qui comporte
un portail sur lequel les entreprises peuvent saisir ou deacuteposer leurs factures (PDF simple ou signeacute) et suivre lrsquoavancement du traitement jusqursquoagrave la mise en paiement
un concentrateur qui permet de transmettre directement les factures (en Echange de Donneacutees Informatiseacute) principalement pour les fournisseurs ayant un volume de factures important
Plus de 500 000 factures ont transiteacute par la solution depuis sa mise en œuvre avec une forte acceacuteleacuteration depuis 2014
5
La loi habilitant le gouvernement agrave simplifier et seacutecuriser la vie des entreprises a eacuteteacute publieacutee au JO du 3 janvier 2014 Lrsquoarticle 22 donnait un deacutelai de 6 mois au gouvernement pour prendre lrsquoordonnance visant agrave mettre en place une obligation progressive de deacutemateacuterialisation des factures dans le secteur public
Lrsquoordonnance a eacuteteacute signeacutee le 26 juin et publieacutee au JO le 27 juin 2014
1 2
3 4
5 07112016 5
octobre 2013-feacutevrier 2014
Concertation avec les
entreprises les
collectiviteacutes locales et les
eacutetablissements publics
feacutevrier 2014
Saisine du SGG
Avis Favorable Secreacutetariat Geacuteneacuteral du Gouvernement Commission Consultative drsquoEvaluation des Normes
mai 2014
Saisine du Conseil
drsquoEtat
27 juin 2014
Publication de
lrsquoordonnance
avril 2014
Saisine de la CCEN
Avis Favorable
Avis Favorable
Contexte de la facturation eacutelectronique 2017 Une nouvelle eacutetape pour le secteur public ndash de la loi agrave lrsquoordonnance
6
Lrsquoordonnance du 26 juin deacutefinit le calendrier visant agrave rendre obligatoire la facturation eacutelectronique pour les eacutemetteurs de factures agrave destination de lrsquoEtat des collectiviteacutes locales et de leurs eacutetablissements publics respectifs
En sus de lrsquoobligation drsquoeacutemettre lrsquoobligation de reacuteception concerne toutes les entiteacutes de lrsquoEtat depuis 2012 des collectiviteacutes territoriales et de leurs eacutetablissements publics respectifs au 1er janvier 2017
Une solution technique mutualiseacutee laquo Chorus Portail Pro 2017 raquo permettant le deacutepocirct la reacuteception et la transmission des factures eacutelectroniques sera mise agrave disposition gratuitement des fournisseurs Sa construction est confieacutee agrave lrsquoAIFE qui assure lrsquourbanisation du Systegraveme drsquoInformation Financiegravere de lrsquoEtat (SIFE)
Cette solution mutualiseacutee remplacera le Portail Chorus Factures utiliseacute par les fournisseurs de lrsquoEtat
Les grandes entreprises et les personnes publiques
Les entreprises de taille intermeacutediaire
Les PME Les micro-entreprises
Contexte de la facturation eacutelectronique 2017 Une nouvelle eacutetape - lrsquoordonnance du 26 juin 2014
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Contexte de la facturation eacutelectronique 2017 Une monteacutee en charge progressive
8
Lrsquoordonnance srsquoapplique agrave toutes les factures eacutemises dans le cadre des contrats en cours drsquoexeacutecution agrave la date drsquoentreacutee en vigueur de lrsquoobligation ou conclus posteacuterieurement avec lrsquoEtat les collectiviteacutes territoriales et leurs eacutetablissements publics respectifs
lrsquoEtat Les eacutetablissements publics
nationaux Les collectiviteacutes territoriales et
leurs groupements Les eacutetablissements publics
locaux Autres cateacutegories
drsquoeacutetablissements publics
Les titulaires de contrats Les sous-traitants admis au
paiement direct Les collectiviteacutes territoriales et
leurs eacutetablissements publics Autres cateacutegories
drsquoeacutetablissements publics
Acteurs eacutemetteurs de facture Acteurs reacutecepteurs de facture
Environ 78 000 entiteacutes
Environ 95 millions de factures
Facturation
Attention la mesure ne srsquoappliquera pour ces entiteacutes reacuteceptrices de factures
les collectiviteacutes drsquooutre-mer agrave lrsquoexception de Saint Pierre et Miquelon et Saint Bartheacutelemy les groupements de coopeacuteration sanitaire et autres formes de coopeacuteration dans le domaine sanitaire les groupements de coopeacuteration sociale et meacutedico-sociale
Environ 1 115 000 fournisseurs de la sphegravere publique
Contexte de la facturation eacutelectronique 2017 Le peacuterimegravetre de lrsquoobligation reacuteglementaire
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Contexte de la facturation eacutelectronique 2017 Eleacutements de volumeacutetrie
Cateacutegorie drsquoentreprises
Nombre drsquoentreprises au
31122011
Estimation du nombre
drsquoentreprises concerneacutees
Grandes entreprises (GE)
214 214
Entreprises de taille intermeacutediaire (ETI)
4 794 4 794
Petites et moyennes entreprises (PME)
136 068 136 068
Microentreprises ou tregraves petites entreprises (TPE)
2 951 600 974 028
Plusieurs cateacutegories de populations sont impacteacutees par le projet
Les fournisseurs de la sphegravere publique dont le nombre est eacutevalueacute agrave 1 115 000
Les collectiviteacutes et eacutetablissements publics locaux et de santeacute soit 77 474 structures
Les eacutetablissements publics nationaux qui sont au nombre de 1 000
Les services de lrsquoEtat
Lrsquoensemble des agents de la sphegravere publique concerneacute par le projet est eacutevalueacute agrave plus de 220 000
Cateacutegorie de reacutecepteurs
Nombre drsquoentiteacutes Nombre de factures
reccedilues
Etat 200 4 000 000
EPN 1 000 20 000 000
Reacutegions 26 1 000 000
Deacutepartements 102 5 500 000
Secteur communal 73 851 47 000 000
Etablissements de santeacute
2 545 18 000 000
Total 77 474 95 000 000
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La solution mutualiseacutee a plusieurs objectifs
Simplification pour les entreprises
- La directive europeacuteenne comme la loi drsquohabilitation ont pour objectif la simplification du processus de la commande publique LrsquoUnion Europeacuteenne chiffre les eacuteconomies potentielles agrave 15 milliards drsquoeuros pour les 27 pays europeacuteens
- Beaucoup drsquoentreprises travaillent pour plusieurs entiteacutes publiques Une solution mutualiseacutee constitue une eacutevidente simplification
Mutualisation des coucircts pour les administrations
- LrsquoEtat qui est tenu depuis 2012 drsquoaccepter les factures deacutemateacuterialiseacutees a ducirc mettre en place un systegraveme complet (Chorus Factures) qui peut servir de socle fonctionnel agrave une solution commune Etat ndash collectiviteacutes locales amp eacutetablissements
- Une solution mutualiseacutee permet de laquo seacutecuriser raquo la mise en œuvre de lrsquoobligation pour tous les acteurs agrave lrsquoeacutecheacuteance de 2017
- Une solution mutualiseacutee permet drsquoeacuteviter la multiplication des solutions (et le coucirct associeacute) comme cela a eacuteteacute constateacute en matiegravere de deacutemateacuterialisation des appels drsquooffres
Contexte de la facturation eacutelectronique 2017 Lrsquoordonnance du 26 juin 2014 les objectifs drsquoune solution mutualiseacutee
La solution mutualiseacutee permet en srsquoappuyant sur des fonctionnaliteacutes eacuteprouveacutees de limiter le risque technologique inheacuterent agrave la mise en place drsquoune solution ad hoc Elle permet eacutegalement de valider pour les entreprises lrsquoeffort de simplification en leur proposant un point drsquoaccegraves unique masquant une organisation administrative pouvant apparaicirctre comme complexe
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Contexte de la facturation eacutelectronique 2017 Gains preacutevisionnels sur le traitement drsquoune facture
Le potentiel de gain de la mesure estimeacute se deacutecompose en gains financiers et en gains de temps
le coucirct de traitement drsquoune facture deacutemateacuterialiseacutee eacutemise agrave 5euro contre un coucirct de traitement drsquoune facture papier eacutemise estimeacute entre 8 et 95euro
le coucirct de traitement drsquoune facture deacutemateacuterialiseacutee reccedilue agrave 75euro contre un coucirct de traitement drsquoune facture papier reccedilue estimeacute agrave 138euro
Lrsquoordre de grandeur de ces estimations est en adeacutequation avec lrsquoestimation reprise dans le support laquo Fiche praTIC agrave usage des dirigeants drsquoentreprises raquo (ndeg5) coreacutedigeacute par la DGE le MEDEF et le Syntec Numerique
Rapport GS1
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Sommaire
Contexte
Preacutesentation de la solution
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017
13
Preacutesentation de la solution Une eacutevolution dans la continuiteacute
La solution mutualiseacutee Chorus Portail Pro 2017 srsquoinscrit dans la continuiteacute de Chorus Factures solution mise en œuvre par lrsquoEtat depuis le 1er janvier 2012
Elle permet drsquoassurer le deacutepocirct le suivi et la mise agrave disposition des 100 millions de factures annuelles sur le peacuterimegravetre de lrsquoEtat du secteur public local (y compris le secteur hospitalier) et des eacutetablissements publics
Les entiteacutes publiques ayant des Portails laquo tiers raquo offrant des services agrave valeur ajouteacutee pourront inteacutegrer les services de la solution mutualiseacutee CPP 2017 (transmission de factures suivi des factures recherche et consultation gestion des comptes) agrave lrsquoaide dAPI
Elle srsquoinscrira en coheacuterence avec les travaux du SGMAP sur lrsquoidentiteacute numeacuterique (France Connect) et lrsquoEtat plateforme
La compatibiliteacute ascendante est assureacutee pour les fournisseurs deacutejagrave connecteacutes agrave Chorus Factures Les fournisseurs sont inciteacutes agrave initier degraves agrave preacutesent les travaux de raccordement
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1 2 3
Le fournisseur
choisit son mode drsquoeacutemission
Lrsquoentiteacute publique
choisit son mode de reacuteception
La solution mutualiseacutee facilite le traitement de la facture en
proposant un flux pivot unique
Le fournisseur et lrsquoentiteacute publique choisissent indeacutependamment leurs modaliteacutes drsquoeacutemissionreacuteception
Le flux pivot est identique quel que soit lrsquoeacutemetteur le format de transmission et le destinataire
Ce flux contient les donneacutees permettant la creacuteation drsquoune demande de paiement la facture sous forme de piegravece jointe ainsi que le cas eacutecheacuteant les piegraveces justificatives compleacutementaires
Mode Portail visualisation et teacuteleacutechargement
Mode EDI injection automatique du flux et visualisation de la facture via une feuille de style
Mode service mise agrave disposition des services pour les SI des entiteacutes publiques sous forme drsquoAPI
Mode Portail deacutepocirct (PDF signeacute ou non signeacute PDF mixte XML) ou saisie
Mode EDI transmission de flux au format structureacute ou mixte (selon les formats deacutefinis lors de la concertation)
Mode service mise agrave disposition des services du Portail sous forme drsquoAPI
Preacutesentation de la solution Grands principes de la solution mutualiseacutee (22)
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Destinataires finaux
Preacutesentation de la solution Vue simplifieacutee de la solution
Secteur public local
Etat Etablissements publics
Opeacuterateur de deacutemateacuterialisation
Solution mutualiseacutee Chorus Portail Pro
Systegraveme drsquoeacutechange
Portail de services (API)
Portail de qualification des flux et services
Portail fournisseur
Deacutepocircts xml et Pdf
Saisie
Suivi
Assistance et support
Archivage
Templates
Flux types
Validation
Raccordements
Echange de flux UBLCIIISO20020
EDIFACThellip
Saisie
Deacutepocirct
Flux Pivot (format unique)
Statuts drsquoavancement
EDI
EDI
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La solution Chorus Portail Pro 2017 est accessible depuis Internet
Les entreprises pourront acceacuteder agrave la solution via le Portail Internet Gestion Publique de la DGFiP Pour les entreprises deacutejagrave inscrites agrave Chorus Factures leurs comptes seront repris
Pour les entreprises inscrites agrave la PLACE de lrsquoEtat leur compte sera utilisable
Lrsquoadministrateur de lrsquoentiteacute pourra habiliter en ligne les utilisateurs de lrsquoentiteacute pour deacutefinir les espaces et le peacuterimegravetre des factures accessibles
Un utilisateur peut ecirctre habiliteacute sur plusieurs entreprises etou eacutetablissements
Preacutesentation de la solution Principes de fonctionnement du portail Organisation du portail
Accueil connecteacute
Factures Qualification
Assistance
Utilisateurs
Accueil deacuteconnecteacute
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Preacutesentation de la solution Les types de factures pris en charge
La solution prend en charge les demandes de paiement srsquoappuyant sur
Les factures directes agrave destination de personnes publiques
Les avoirs
Les factures de recette issues des entiteacutes publiques
Les demandes de paiement des sous-traitants admis au paiement direct
Les demandes de paiement des cotraitants
Le document de facturation en appui des marcheacutes de travaux ndash Projet de deacutecompte
ndash Etat drsquoacompte
ndash Deacutecompte Geacuteneacuteral et Deacutefinitif(signature reacutealiseacutee hors outil)
La solution assure lrsquoarchivage des factures La solution mutualiseacutee prend en charge lrsquoarchivage des factures qui lui sont
transmises par les eacutemetteurs qursquoils soient priveacutes ou publics qui resteront consultables pendant 10 ans
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Principe chaque eacutemetteur est identifieacute de maniegravere unique dans la solution mutualiseacutee-CPP 2017 quelles que soient les modaliteacutes de transmission
Pour les eacutemetteurs de factures cette identification repose sur trois eacuteleacutements
bull Le code pays bull Le type drsquoidentifiant bull Lrsquoidentifiant
Siegravege social Type drsquoidentifiant
France SIRET
UE (hors France) Ndeg de TVA intracommunautaire
Extracommunautaire (hors UE et hors France)
Code pays + 16 premiers caractegraveres de la raison sociale
Polyneacutesie Franccedilaise Ndeg Tahiti
Nouvelle Caleacutedonie RIDET
Fournisseurs en cours drsquoimmatriculation
Code pays + 16 premiers caractegraveres de la raison sociale
Le type drsquoidentifiant pour les eacutemetteurs repose sur
Preacutesentation de la solution Lrsquoidentification de lrsquoeacutemetteur par la solution mutualiseacutee
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Preacutesentation de la solution Modaliteacutes drsquoidentification du destinataire par le fournisseur
Principe chaque reacutecepteur est identifieacute de maniegravere unique dans la solution mutualiseacutee-CPP 2017 quelles que soient les modaliteacutes de transmission
Secteur public local et EPN
Etat
Le SIRET est lrsquoidentifiant unique de la personne publique destinataire
Les destinataires de factures peuvent demander agrave leur fournisseur de renseigner une information compleacutementaire sur la facture portant sur le code service du service destinataire
Les modaliteacutes drsquoidentification du service de lrsquoEtat sont inchangeacutees par rapport agrave Chorus factures avec
bull Un service identifieacute par un code service exeacutecutant associeacute agrave un SIRET commun
20
Preacutesentation de la solution Les parameacutetrages effectueacutes par le destinataire
La solution mutualiseacutee prend en compte la diversiteacute des entiteacutes publiques en terme drsquoorganisation (traitement centraliseacute deacutecentraliseacute des factures) et les pratiques diverses en matiegravere drsquoengagement preacutealable agrave la deacutepense
Chaque entiteacute publique a ainsi la faculteacute de rendre obligatoire pour les factures la concernant les informations relatives
Au code service destinataire
Agrave la reacutefeacuterence drsquoengagement (reacutefeacuterence au marcheacute ou agrave la commande)
Ces informations devront dans ce cas ecirctre porteacutees sur la facture remise par le fournisseur
Il sera possible de veacuterifier le caractegravere obligatoire de ces informations dans la solution mutualiseacutee via lrsquoannuaire
21
Deacutepocirct manuel saisie des donneacutees de
facturation
CPP 2017
Envoi Reacuteception en EDI des donneacutees de
facturation
API manager
Quatre modaliteacutes de transmission des donneacutees de facturation sont proposeacutees aux fournisseurs
la saisie manuelle des donneacutees de facturation via un formulaire sur le portail CPP
le deacutepocirct des donneacutees de facturation au format PDF (signeacute ou non signeacute) ou au format XML
la solution CPP2017 permettra un import de masse de factures (Import au format xml ou PDF Mixte A3)
la transmission en mode EDI soit
ndash en adressant directement ses flux agrave la solution mutualiseacutee
ndash Via un opeacuterateur de deacutemateacuterialisation
ndash via un portail amont connecteacute (en API) agrave la solution mutualiseacutee CPP 2017 dans des cas speacutecifiques pour les entiteacutes publiques
B
D
C
A
B
C
D
Mode Portail
Mode EDI
API
Mode EDI
Mode EDI
Opeacuterateur de deacutemateacuterialisation
Portail Amont dans des cas speacutecifiques
Fournisseurs
A
Preacutesentation de la solution Les modes drsquoeacutemission
A
22
1
Le format Standard Universal Business Language
- UBL Invoice
Structureacute ou minimal
2
Le format Cross Industry Invoice (United Nations
Centre for Trade Facilitation and Electronic Business)
Structureacute ou minimal
3
Le format PES_V2 Facture (utiliseacute dans le secteur public
local)
4
Les autres formats reacutefeacuterenceacutes par le CEN dans
le cadre des travaux sur le modegravele seacutemantique europeacuteen
5
Un format PDF Mixte
(PDFA3 en cours de deacutefinition)
6
le format PDF simple (signeacute ou non signeacute) est
supporteacute dans le cadre de la fonctionnaliteacute de deacutepocirct en
mode portail
La possibiliteacute de joindre des piegraveces jointes agrave la facture sera supporteacutee quelle que soit la modaliteacute
drsquoeacutemission
Diffeacuterents formats syntaxiques sont pris en charge par la solution mutualiseacutee afin de faciliter lrsquoeacutemission de factures par les
fournisseurs
Preacutesentation de la solution Les formats retenus
23
Preacutesentation de la solution Lrsquoespace laquo Mes factures raquo
24
Preacutesentation de la solution Lrsquoespace laquo Mes factures raquo
Le bloc laquo Fil drsquoeacutevegravenements raquo recense les derniegraveres actions et eacutevegravenements intervenus sur le traitement des factures
Le bloc laquo Mes factures raquo permet
la consultation de lrsquoeacutetat courant des factures eacutemise par lrsquoentreprise
lrsquoaccegraves rapide agrave la consultation au teacuteleacutechargement et agrave le teacuteleacutechargement des factures
Le bloc laquo Actions raquo permet un accegraves rapide aux principales actions disponibles
Traiter et consulter une facture
Consulter le stock des factures reccedilues
Rechercher une facture
Le bloc laquo Actualiteacutes raquo de la solution mutualiseacutee-CPP 2017 lieacutees agrave lrsquoespace laquo Mes factures raquo
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Preacutesentation de la solution La saisie des factures en ligne
Ecran de saisie drsquoune facture pour le fournisseur
Saisie des donneacutees geacuteneacuterales drsquoune facture
Donneacutees leacutegales du destinataire et du fournisseur
Cadre de facturation
Identification du marcheacute et des modaliteacutes de paiement
Saisie du deacutetail de la facture
Creacuteation eacutedition et suppression de lignes de facturations
Preacutecision quant aux produits factureacutes et aux montants dus
Possibiliteacute drsquoadjoindre des piegraveces jointes
Possibiliteacute de teacuteleacutecharger
Validation annulation enregistrement de la saisie
26
Preacutesentation de la solution La consultation des factures
Ecran de consultation de la facture
Consultation des informations relatives agrave la facture
Informations destinataire
Informations fournisseur
Cadre de facturation
Montants engageacutes
Reacutefeacuterences du marcheacute
Visualisation de la facture originale
Teacuteleacutechargement de la facture
au format pivot (qui contient toutes les PJ + facture originale)
au format PDF avec ou sans les PJ (y compris la facture originale)
Consultation du cycle de vie de la facture (annuleacute commandeacute consulteacute associeacute agrave un bon de
commande factureacute)
La possibiliteacute drsquoutiliser une facture preacuteceacutedente pour en creacuteer une nouvelle
Affichage du certificat de deacutepocirct et du bordereau de suivi
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A lrsquoinstar de Chorus factures
La solution mutualiseacutee-CPP 22017 permettra au fournisseur drsquoobtenir des informations concernant les diffeacuterentes dates de traitement de sa facture tant par la solution mutualiseacutee que par le destinataire
Ces informations sont mises agrave disposition du fournisseur par la remonteacutee du flux cycle de vie et pourront ecirctre compleacuteteacutees par la personne publique au moyen dun champ en saisie libre
Preacutesentation de la solution La visualisation du cycle de vie de la facture
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Acteurs
Statuts visibles pour le
fournisseur
Activiteacutes
Statut obligatoire
Fournisseur
Deacutepocirct des donneacutees de
facturation
Reacutecupeacuteration des donneacutees
de facturation
Liquidation Mandatement Comptabilisation
du paiement
Deacuteposeacutee Mise agrave disposition
du destinataire
Mise en
paiement
En cours drsquoacheminement
vers le destinataire
Rejeteacutee
Service ordonnateur Service comptable
1 3
7
2
4
Acceptation
des donneacutees
de facturation
SI Financier (EDI)
Espace Factures (Portail)
SI Financier SI Financier SI FINANCIER OU
HELIOS
Envoi des
donneacutees de
facturation
CPP 2017
Mise agrave
disposition
du
comptable
6
Suspendue 5
Statut obligatoire(selon les situations)
BDF
Mise agrave jour
statut
Preacutesentation de la solution Le processus global et ses eacutetapes
29
Types de controcircle CPP Destinataire
Coheacuterence du flux et seacutecuriteacute
Structure de donneacutees
Coheacuterence des donneacutees
Les controcircles meacutetiers
Les controcircles meacutetiers reacutealiseacutes par la structure publique destinataire de la facture comprennent notamment les controcircles de reacutefeacuterentiels relatifs agrave lrsquoengagement et au code service
Les SI destinataires pourront opeacuterer des controcircles meacutetiers additionnels en fonction des possibiliteacutes de parameacutetrage offertes par les eacutediteurs
Preacutesentation de la solution Les controcircles effectueacutes ndash vue drsquoensemble
30
Preacutesentation de la solution Le deacutelai global de paiement (DGP)
La date servant au point de deacutepart du DGP (sous reacuteserve de service fait) peut varier selon les cas drsquoeacutemission de la facture
En mode EDI crsquoest la date de lrsquoacquittement technique eacutemis par le SI du destinataire
En mode portailservice crsquoest la date de notification par mail au destinataire de la mise agrave disposition de la facture sur lrsquoespace factures
Et en cas de litige entre le fournisseur et le pouvoir adjudicateur la date servant de point de deacutepart au DGP sera la date de deacutepocirct de la facture sur CPP + 2 jours
Dans le cas des marcheacutes de travaux la date servant de point de deacutepart au DGP reste la transmission du projet de deacutecompte du fournisseur agrave la MOE ou le DGD lorsqursquoil est remis au pouvoir adjudicateur
Ces diffeacuterentes dates seront traceacutees et consultables dans CPP Toutefois CPP nrsquoa pas vocation agrave calculer le DGP
31
La personne publique a la possibiliteacute de communiquer le statut laquo suspendue raquo lorsqursquoune piegravece justificative manque pour la liquidation mise en paiement
Cette fonctionnaliteacute eacutevite de devoir rejeter le dossier de facturation en cas de PJ manquante
1 La personne publique notifie en commentaire la nature de la piegravece manquante et suspend le deacutelai de paiement
2 Le fournisseur se connecte au portail (mode service ou mode portail) afin de deacuteposer lales piegravece(s) compleacutementaire(s)
NB les reacutecepteurs de factures conservent la possibiliteacute de demander les piegraveces compleacutementaires selon les mecircmes modaliteacutes qursquoaujourdrsquohui (papier courriel etc)
La suspension des factures
Lorsque la collectiviteacute locale ou lrsquoEPN rejette pour cause drsquoerreur sur les donneacutees drsquoacheminement de la facture (SIRET destinataire) elle doit typer speacutecifiquement le rejet afin de permettre au fournisseur srsquoil le souhaite de recycler les donneacutees de facturation
Le rejet et la possibiliteacute de recycler les factures
Preacutesentation de la solution Focus sur le rejet et la suspension de factures
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Preacutesentation de la solution Les cas de gestion de la sous-traitance
Les sous-traitants admis au paiement direct peuvent adresser directement leur demande de paiement agrave la personne publique Un accord preacutealable du titulaire est cependant neacutecessaire avant la mise en paiement
Sous-traitant eacutedition et transmission drsquoune demande de paiement en mode EDI ou mode portail sur laquelle le mode de facturation est preacuteciseacute
Titulaire validation de la demande de paiement du sous-traitant en se connectant en mode portail
Actions des fournisseurs
Reacuteception de la demande de paiement du sous-traitant valideacutee par le titulaire
Liquidation et mandatement (aucune action speacutecifique)
Actions de lrsquoordonnateur
Remarques Selon la reacuteglementation et sans validation sous un deacutelai de 15 jours la demande de paiement est consideacutereacutee
comme valideacutee Elle est transmise au pouvoir adjudicateur destinataire
Le titulaire est informeacute des paiements effectueacutes au sous-traitant via les informations du cycle de vie
Le mode de facturation est preacuteciseacute dans le flux pivot pour informer lrsquoordonnateur qursquoil srsquoagit drsquoune demande de paiement lieacutee agrave un acte de sous-traitance
La facture eacutemise par le sous-traitant et adresseacutee au titulaire peut ecirctre inseacutereacutee sous forme de piegravece jointe
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Documents eacutechangeacutes
Facturation en cours de marcheacute
Facturation en fin de marcheacute
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution La prise en compte des marcheacutes de travaux
Projet de deacutecompte mensuel
Etat drsquoacompte
Deacutecompte mensuel
Etat drsquoacompte
valideacute
Projet de deacutecompte
final
Deacutecompte final
Projet de deacutecompte
geacuteneacuteral
Deacutecompte Geacuteneacuteral
Deacutecompte Geacuteneacuteral et
Deacutefinitif
Dans le cadre des marcheacutes de travaux la solution CPP prendra en charge les processus de facturation suivants
Tous les documents concourant agrave la mise en paiement peuvent ecirctre deacuteposeacutes transmis agrave CPP 2017
La solution permet le deacutepocirct en mode portail de documents par un deacuteposant autre que le producteur du document (exemple deacutepocirct drsquoun eacutetat drsquoacompte produit par une MOE et deacuteposeacute par un fournisseur)
Les acteurs habiliteacutes agrave deacuteposer ces piegraveces concourant agrave la mise en paiement peuvent ecirctre distincts des acteurs en charge de leur production initiale
Fournisseur
Fournisseur Ordonnateur
(Service financier)
Ordonnateur
(Service financier)
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Preacutesentation de la solution La sollicitation de lrsquoassistance
Le module drsquoassistance de la solution mutualiseacutee permet de reacutepondre agrave lrsquoensemble des questions poseacutees par les eacutemetteurs et reacutecepteurs de factures
bull Principes
bull Les eacutemetteurs peuvent solliciter lrsquoassistance de la solution mutualiseacutee-CPP 2017 suite agrave des difficulteacutes techniques ou applicatives Les eacutemetteurs peuvent eacutegalement solliciter les reacutecepteurs de facture pour toute question meacutetier relative au traitement de leurs factures
bull Modaliteacute
bull Chaque sollicitation est mateacuterialiseacutee par un laquo ticket raquo renseigneacute par lrsquoeacutemetteur via un formulaire de demande drsquoassistance en preacutecisant les informations requises pour le traitement de sa demande (ex numeacutero de facture) Des piegraveces jointes peuvent y ecirctre ajouteacutees (ex capture drsquoeacutecran)
Les fournisseurs et les entiteacutes publiques peuvent eacutegalement acceacuteder agrave une base de connaissance par lrsquointermeacutediaire drsquoun assistant virtuel afin drsquoobtenir des reacuteponses aux questions les plus freacutequemment poseacutees
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Preacutesentation de la solution Assistance _ Mise en place drsquoun avatar
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Preacutesentation de la solution Assistance _ Mise en place drsquoun avatar
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Sommaire
Contexte
Preacutesentation de la solution
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017
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Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017
La deacutemateacuterialisation des factures srsquoinscrit deacutesormais dans une obligation progressive au sein du secteur public comme dans de nombreux pays europeacuteens
Degraves 2017 les grandes entreprises devront adresser leurs factures au secteur public sous forme eacutelectronique
La neacutecessiteacute de reacutealiser des travaux de raccordement et drsquoadapter les processus de facturation incite agrave initier le projet pour ecirctre au rendez vous
Il faut notamment srsquoassurer de la bonne adaptation de votre systegraveme drsquoinformation et de vos processus
Gestion des informations neacutecessaires au bon traitement de la facture
Choix du mode drsquoeacutemission et du format
Capaciteacute agrave produire le format retenu
Raccordement technique en cas de choix du mode EDI
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Chaque entiteacute publique a la faculteacute de rendre obligatoire pour les factures la concernant les informations relatives
Au code service destinataire
Agrave la reacutefeacuterence drsquoengagement (reacutefeacuterence au marcheacute ou agrave la commande)
Il sera possible de veacuterifier le caractegravere obligatoire de ces informations dans la solution mutualiseacutee via lrsquoannuaire
Ces informations devront ecirctre porteacutees sur la facture remise par le fournisseur Il faudra donc srsquoassurer de la bonne communication de ces informations par les entiteacutes publiques
A noter que pour lrsquoEtat ces informations sont toujours obligatoires
Reacutefeacuterence agrave lrsquoengagement juridique
Code service exeacutecutant
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017 Gestion des informations neacutecessaires au traitement de la facture
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Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017 Le choix drsquoun raccordement via un opeacuterateur de deacutemateacuterialisation
Les opeacuterateurs de deacutemateacuterialisation assurent deux principales missions la production et la transmission des flux au format et avec les informations
attendues par le reacutecepteur
la garantie des aspects fiscaux notamment lrsquoarchivage des factures deacutemateacuterialiseacutees
Les fournisseurs ne sont pas contraints de passer par un opeacuterateur et peuvent internaliser leur solution de deacutemateacuterialisation
LrsquoAIFE observe un principe de neutraliteacute dans le choix des opeacuterateurs LrsquoAIFE a pris la deacutecision de ne pas intervenir dans le choix du mode de
deacutemateacuterialisation de ses fournisseurs Les fournisseurs peuvent aussi bien choisir une deacutemateacuterialisation avec des outils internes que de passer par un opeacuterateur de deacutemateacuterialisation
LrsquoAIFE a par ailleurs fait le choix de ne certifier aucun opeacuterateur de deacutemateacuterialisation Le fournisseur est libre de choisir son opeacuterateur de deacutemateacuterialisation et de deacutefinir avec lui les conditions de leur collaboration
A ce jour plusieurs opeacuterateurs sont raccordeacutes agrave la solution actuelle Chorus factures Les fournisseurs sont totalement libres du choix de leur opeacuterateur
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Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017 Qualification et modaliteacutes de raccordement des flux (EDI)
Les fonctions de qualification des flux seront offertes aux utilisateurs du portail front de CPP 2017 (fournisseurs et entiteacutes publiques) Au travers de cet espace du portail front lrsquoutilisateur pourra
1 Tester en mode self service les diffeacuterents types de flux accepteacutes par la solution (factures meacutemoires de justice avis des sommes agrave payer cycle de vie etc)
2 Reacutecupeacuterer un rapport drsquoanalyse de son flux indiquant les erreurs rencontreacutees
3 Obtenir des compte-rendus et des flux de cycle de vie contextualiseacutes
4 Reacutecupeacuterer les fichiers de description des diffeacuterents flux et des exemples de flux preacute-remplis
Lrsquoutilisateur pourra eacutegalement deacuteposer des fiches de raccordement EDI pour interconnecter son SI de recette avec la plateforme de qualification CPP2017 et son SI de production avec le SI de production de CPP2017
Une fois les SI raccordeacutes en qualification lrsquoutilisateur pourra suivre le traitement de ses flux eacutemis en EDI vers la plateforme de qualification
Les raccordement EDI sont drsquoores et deacutejagrave possibles avec Chorus factures pour lrsquoEtat et permettront de beacuteneacuteficier du raccordement pour tout le secteur public au 1er janvier 2017
42
Action fournisseur Action commune AIFE fournisseur
S1 S2 S3 S4 S5 S6 S7 S8 - hellip
Deacutep
loie
men
t
Racc technique
Deacuteveloppement des flux
Assistance CPP
Tests unitaires Via Espace de
qualification CPP2017
Tests
Suivi des premiers flux
Demande de raccordement en
qualification
Tests
et
recett
e
Co
nstr
ucti
on
Demande de raccordement en
production
Deacuteclaration dans lrsquoespace
de qualification de CPP
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017 Espace qualification Macro planning des travaux de raccordement
43
Le calendrier drsquoici janvier 2017 Des pilotes degraves mi 2016
Nombre de pilotes et type drsquoentiteacutes Outre les services de lrsquoEtat deacutejagrave dans Chorus Factures 18 entiteacutes seront
deacutesigneacutees pour ecirctre pilote de la solution en juin 2016
Entiteacutes pilotes Type de structure Editeur
Universiteacute de Lorraine EPN SAP AMUE
Pole emploi EPN SAP
CNRS EPN SAP
CCI Paris EPN SIGMA
Lyceacutee Bernart de Ventadour EPLE GFC
Commune de Paris SPL SAP
Meacutetropole de Brest SPL ATOS (en lien avec e-
Megalis)
Communauteacute de communes de Parthenay SPL Berger Levrault
Commune de Le Monetier les Bains SPL Berger Levrault
Conseil reacutegional de Provence Alpes Cote drsquoAzur
SPL GFI
Conseil deacutepartemental de lrsquoAube SPL GFI (en lien avec SPL
xdeacutemat)
Office Public de lrsquoHabitat Vosgelis SPL AAERON
Lille Meacutetropole SPL CGI
Ville de Bordeaux SPL CGI
APHP EPS SAP
CHU Amiens EPS MIPIH (en lien avec UNIHA)
CH Gpt Hospitalier Eaubonne Montmorency EPS AGFA
DGAC ETAT SAP
44
Le calendrier drsquoici janvier 2017 Des pilotes degraves mi 2016 les objectifs
La reacutealisation de pilotes preacutealablement agrave la geacuteneacuteralisation permet de tester la solution mutualiseacutee CPP2017 dans sa dimension technique comme dans celle de lorganisation et de ladheacutesion des utilisateurs
Lexpeacuterience des sites pilotes permet de preacuteparer le deacuteploiement de mieux en appreacutecier la charge et den identifier les difficulteacutes a priori
La phase pilote de mise en œuvre du service doit permettre de
3 Srsquoassurer que lrsquoensemble du processus est opeacuterant et maitriseacute par les acteurs
2 Seacutecuriser les modaliteacutes de deacuteploiement et drsquoassistance
1 Srsquoassurer de lrsquoadheacutesion et lrsquoappropriation des utilisateurs des structures priveacutees ou publiques agrave utiliser la solution mutualiseacutee CPP2017
Traiter les problegravemes
rencontreacutes et proposer des plans drsquoaction
4 Valider le bon fonctionnement de la solution en situation reacuteelle
45
En synthegravesehellip
Initialement mise en œuvre dans un cadre facultatif fondeacute sur le choix de lrsquoentreprise la deacutemateacuterialisation des factures srsquoinscrit deacutesormais dans une obligation progressive au sein du secteur public avec la mise agrave disposition drsquoune plateforme partageacutee comme cela eacuteteacute fait dans de nombreux pays europeacuteens
Elle constitue une opportuniteacute de modernisation des eacutechanges entre les fournisseurs et le secteur public et illustre une nouvelle deacutemarche de mutualisation de systegraveme drsquoinformation entre les acteurs du secteur public permettant drsquooptimiser les gains et faciliter la mise en œuvre
Les entiteacutes publiques et les grands fournisseurs sont concerneacutes par lrsquoobligation degraves 1er janvier 2017 avec la reacutealisation de laquo pilotes raquo degraves la mi-2016 Des pilotes seront reacutealiseacutes degraves mi-2016
La publication des speacutecifications externes permet aux fournisseurs drsquoanticiper la deacutemarche en deacutefinissant leur trajectoire et leurs modaliteacutes de mise en œuvre
Vous pouvez drsquoores et deacutejagrave vous inscrire sur Chorus Factures HTTPSCHORUS-FACTURESBUDGETGOUVFR
46
En savoir plus
Sur le site de lrsquoAIFE wwweconomiegouvfraifeagence-pour-linformatique-financiere-letat-0
Sur le site laquo collectiviteacutes locales raquo httpwwwcollectivites-localesgouvfr
aife_officiel
47
En synthegravese hellip
48
49
Gestion des factures
Saisie Creacuteation Modification Validation Suppression
Recherche
Suivi du cycle de vie
Deacutepocirct unitaire XMLPDF
Archivage
Liste fiscale
Consultation et teacuteleacutechargement
Deacutepocirct en masse format mixte XMLPDF
Tableaux de bord
Qualification des flux
Deacutepocirct de flux
Analyse de flux
Reacutecupeacuteration dun flux type
Reacutecupeacuteration dun flux cycle de vie
Creacuteation dune fiche de raccordement EDI
Suivi des flux
Qualification des API
Gestion des bons de commandes
(pour les services de lrsquoEtat)
Recherche
Consultation et teacuteleacutechargement
Tableau de bord
Notification
Notification
Workflow de validation
Gestion piegraveces jointes
Recyclage
Certificat de deacutepocirct
Liste des factures agrave traiter
Preacutesentation de la solution Les principales fonctionnaliteacutes de la solution mutualiseacutee
Liste des eacutevegravenements intervenus sur le bon de commande
50
Gestion des utilisateurs et fournisseurs Assistance fournisseurs
Recherche
Saisie sollicitation
Suivi sollicitation
Modification clocircture sollicitation
Synthegravese requecircte
Consultation et teacuteleacutechargement
Recherche
Gestion compte utilisateur
Authentification compte utilisateur
Gestion de la base de connaissance
Tableau de bord
Gestion fiche entiteacute
Gestion Mandat Facturation
Gestion du support
Prise en charge une sollicitation
Liste des eacutevegravenements
Gestion piegraveces jointes
Notification
Consultation et teacuteleacutechargement
Notification
Assistance documentaire
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution Les principales fonctionnaliteacutes de la solution mutualiseacutee
Creacuteation compte utilisateur
Creacuteation fiche entiteacute
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Statut Fait geacuteneacuterateur COLL EPN ETAT
Deacuteposeacutee
La facture a eacuteteacute deacuteposeacutee par le fournisseur (en mode EDI ou en
mode Portail) les diffeacuterents controcircles ont eacuteteacute reacutealiseacutes et la
facture a pu ecirctre inteacutegreacutee au laquo reacutefeacuterentiel factures raquo
En cours
drsquoacheminement
La facture a eacuteteacute envoyeacutee par la solution mutualiseacutee au
destinataire
Mise agrave disposition du
destinataire
Mode EDI reacuteception du flux drsquoacquittement du SI destinataire
Mode Portail Le destinataire est notifieacute par courriel de la
mise agrave disposition de la facture sur lrsquoespace factures
Rejeteacutee La facture est rejeteacutee par le service destinataire (ex erreur de
destinataire donneacutees de facturation erroneacutees etc)
Suspendue Le traitement de la facture peut ecirctre suspendu lorsqursquo une ou
plusieurs piegraveces justificatives sont manquantes Facultatif
Mise agrave disposition du
comptable
Le mandat demande de paiement a eacuteteacute inteacutegreacute par SI du
comptable Facultatif
Comptabiliseacutee Le mandat demande de paiement a eacuteteacute valideacute par le payeur et
comptabiliseacute Facultatif
Mise en paiement Le flux de virement a eacuteteacute envoyeacute agrave la Banque de France
Facultatif
Hors mode
EDI
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution Les statuts meacutetiers remonteacutes aux fournisseurs
Non disponible disponible et obligatoire
52
Deux circuits sont possibles au regard de la reacuteglementation Un 1er circuit preacutevoit une facturation globale par le mandataire (facturation inteacutegrant de multiples beacuteneacuteficiaires de paiement)
Edition drsquoune
demande de
paiement
globale
Transmission
Deacutepocirct de la
demande de
paiement globale
Traitement de la
demande de
paiement
globale
Mise en paiement
de la demande de
paiement globale
Mandataire Personne
publique
Personne
publique
Acheminement de la demande de paiement jusqursquoagrave son destinataire
Mandataire
Paiement de chaque cotraitant figurant dans la demande de paiement globale
Mandataire eacutedition drsquoune demande de paiement globale preacutecisant la part de prestations agrave reacutegler directement aupregraves de chaque cotraitant sur laquelle le mode de facturation est preacuteciseacute (laquo demande de paiement globale raquo)
Cotraitant aucune action agrave reacutealiser dans la solution mutualiseacutee
Actions des fournisseurs
Reacuteception de la demande de paiement en mode EDI si le SI du destinataire est raccordeacute ou en mode Portail dans lrsquoEspace Factures
Les informations fournit sur le mode de
facturation indique agrave lrsquoordonnateur qursquoune action speacutecifique est agrave reacutealiser sur la demande de paiement
Creacuteation drsquoautant de mandat que de beacuteneacuteficiaires de paiement en y joignant en piegravece-jointe la demande global eacutemise par le titulaire ainsi que les eacuteventuelles piegravece-jointes
Actions de lrsquoordonnateur 1 2
Remarque Seul lrsquoeacutemetteur de la demande de paiement a accegraves au suivi du cycle de vie Le cotraitant sollicite donc le
mandataire ou la personne publique directement pour obtenir de lrsquoinformation sur le paiement de ses demandes de paiement
Lrsquoordonnateur est informeacute via le flux pivot qursquoil srsquoagit drsquoune demande de paiement lieacutee agrave un acte de cotraitance
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution La co-traitance (12)
53
Le 2nd circuit possible en cas cotraitance preacutevoit une facturation par le cotraitant avec validation de la demande de paiement par le mandataire
Edition drsquoune
demande de
paiement
Transmission
Deacutepocirct de la
demande de
paiement
Validation de la
demande de
paiement
Traitement de la
demande de
paiement
Mise en
paiement de la
demande de
paiement
Cotraitant Cotraitant Mandataire Personne
publique
Personne
publique
Sollicitation du mandataire
Acheminement de la demande de paiement jusqursquoagrave son destinataire
Remarques Seul lrsquoeacutemetteur de la demande de paiement a accegraves au suivi du cycle de vie Le mandataire nrsquoa donc pas accegraves
au suivi du traitement de la demande de paiement de ses cotraitants
Lrsquoordonnateur est informeacute via le flux pivot qursquoil srsquoagit drsquoune demande de paiement global de cotraitance
Cotraitant eacutedition et transmission drsquoune demande de paiement en mode EDI ou mode portail sur laquelle le mode de facturation est preacuteciseacute
Mandataire validation de la demande de paiement du titulaire en se connectant en mode portail
Actions des fournisseurs 1
Statut laquo en attente de validation raquo
Reacuteception de la demande de paiement du cotraitant valideacutee par le mandataire
Liquidation et mandatement (aucune action speacutecifique)
Actions de lrsquoordonnateur 2
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution La co-traitance (22)
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Deacuteposant drsquoune piegravece
Deacutepocirct par le fournisseur drsquoun projet de deacutecompte et validation MOEMOA sur le portail
(En piegravece-jointe de lrsquoeacutetat drsquoacompte)
Deacutepocirct par le fournisseur drsquoun eacutetat drsquoacompte(sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOE hors CPP)
Deacutepocirct par le fournisseur drsquoun eacutetat drsquoacompte valideacute (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOA hors CPP)
NA (En piegravece-jointe de lrsquoeacutetat drsquoacompte)
Deacutepocirct par la MOE de lrsquoeacutetat drsquoacompte (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec le fournisseur dans CPP ou hors CPP)
Deacutepocirct par la MOE de lrsquoeacutetat drsquoacompte valideacute (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOE hors CPP)
NA (En piegravece-jointe de lrsquoeacutetat drsquoacompte valideacute)
(En piegravece-jointe de lrsquoeacutetat drsquoacompte valideacute)
Deacutepocirct par la MOA de lrsquoeacutetat drsquoacompte valideacute (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec le fournisseur et la MOE dans CPP ou hors CPP)
Projet de
deacutecompte mensuel
Etat
drsquoacompte
Deacutecompte
mensuel
Etat drsquoacompte
valideacute
Fournisseur
Maitrise drsquoouvrage
(mode service uniquement via
un portail amont)
Maitrise drsquoŒuvre
6 cas drsquoutilisation ont eacuteteacute deacutefinis pour permettre la prise en charge dans la solution CPP des piegraveces neacutecessaires agrave la facturation en cours de marcheacute
Produit par le fournisseur Produit par la MOE Produit par la MOE Produit par la MOA
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution Les marcheacutes de travaux La facturation en cours de marcheacute
55
Deacuteposant drsquoune piegravece
Deacutepocirct par le fournisseur drsquoun projet de deacutecompte et validation MOEMOA sur le portail
NA NA NA Deacutepocirct par le fournisseur du DGD (apregraves eacutechanges preacutealables avec la MOAMOE dans CPP ou hors CPP)
NA (En piegravece-jointe du projet de deacutecompte
geacuteneacuteral)
Deacutepocirct par la MOE du projet de deacutecompte geacuteneacuteral (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec le fournisseur dans CPP ou hors CPP)
Deacutepocirct par la MOE du deacutecompte geacuteneacuteral (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOA hors CPP)
NA
NA NA (En piegravece-jointe du deacutecompte geacuteneacuteral)
Deacutepocirct par la MOA du deacutecompte geacuteneacuteral (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOE dans CPP ou hors CPP)
NA
Fournisseur
Maitrise drsquoouvrage
(mode service uniquement via
un portail amont)
Maitrise drsquoŒuvre
5 cas drsquoutilisation ont eacuteteacute deacutefinis pour permettre la prise en charge dans la solution CPP des piegraveces neacutecessaires agrave la facturation en fin de marcheacute
Projet de
deacutecompte final
Deacutecompte
final
Projet de
deacutecompte geacuteneacuteral
Deacutecompte
Geacuteneacuteral
Deacutecompte
Geacuteneacuteral et Deacutefinitif
Produit par le fournisseur Produit par la MOE Produit par la MOA Produit par la MOE Produit par le fournisseur
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution Les marcheacutes de travaux La facturation en fin de marcheacute
56
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017 Modaliteacutes de raccordement les protocoles utiliseacutes
Les protocoles retenus pour assurer les eacutechanges en mode flux sont
PeSIT HS E avec chiffrement TLS ndash Le chiffrement du flux sous TLS est initieacute via certificats Bi-cleacutes SSL conformes
RGS fournis par lrsquoAIFE issus drsquoune autoriteacute de certification les partenaires srsquoauthentifiant aujourdrsquohui mutuellement de maniegravere forte
SFTP ndash SSH seacutecurisant les eacutechanges avec chiffrement par bi-cleacutes conformes aux exigences
du cycle de vie des secrets (cleacutes DSA 2048 minimum PS 22 regravegles de creacuteation dureacutee de vie)
AS2 avec chiffrement TLS
Un seul protocole de raccordement est autoriseacute pour un flux donneacute
5
La loi habilitant le gouvernement agrave simplifier et seacutecuriser la vie des entreprises a eacuteteacute publieacutee au JO du 3 janvier 2014 Lrsquoarticle 22 donnait un deacutelai de 6 mois au gouvernement pour prendre lrsquoordonnance visant agrave mettre en place une obligation progressive de deacutemateacuterialisation des factures dans le secteur public
Lrsquoordonnance a eacuteteacute signeacutee le 26 juin et publieacutee au JO le 27 juin 2014
1 2
3 4
5 07112016 5
octobre 2013-feacutevrier 2014
Concertation avec les
entreprises les
collectiviteacutes locales et les
eacutetablissements publics
feacutevrier 2014
Saisine du SGG
Avis Favorable Secreacutetariat Geacuteneacuteral du Gouvernement Commission Consultative drsquoEvaluation des Normes
mai 2014
Saisine du Conseil
drsquoEtat
27 juin 2014
Publication de
lrsquoordonnance
avril 2014
Saisine de la CCEN
Avis Favorable
Avis Favorable
Contexte de la facturation eacutelectronique 2017 Une nouvelle eacutetape pour le secteur public ndash de la loi agrave lrsquoordonnance
6
Lrsquoordonnance du 26 juin deacutefinit le calendrier visant agrave rendre obligatoire la facturation eacutelectronique pour les eacutemetteurs de factures agrave destination de lrsquoEtat des collectiviteacutes locales et de leurs eacutetablissements publics respectifs
En sus de lrsquoobligation drsquoeacutemettre lrsquoobligation de reacuteception concerne toutes les entiteacutes de lrsquoEtat depuis 2012 des collectiviteacutes territoriales et de leurs eacutetablissements publics respectifs au 1er janvier 2017
Une solution technique mutualiseacutee laquo Chorus Portail Pro 2017 raquo permettant le deacutepocirct la reacuteception et la transmission des factures eacutelectroniques sera mise agrave disposition gratuitement des fournisseurs Sa construction est confieacutee agrave lrsquoAIFE qui assure lrsquourbanisation du Systegraveme drsquoInformation Financiegravere de lrsquoEtat (SIFE)
Cette solution mutualiseacutee remplacera le Portail Chorus Factures utiliseacute par les fournisseurs de lrsquoEtat
Les grandes entreprises et les personnes publiques
Les entreprises de taille intermeacutediaire
Les PME Les micro-entreprises
Contexte de la facturation eacutelectronique 2017 Une nouvelle eacutetape - lrsquoordonnance du 26 juin 2014
7
Contexte de la facturation eacutelectronique 2017 Une monteacutee en charge progressive
8
Lrsquoordonnance srsquoapplique agrave toutes les factures eacutemises dans le cadre des contrats en cours drsquoexeacutecution agrave la date drsquoentreacutee en vigueur de lrsquoobligation ou conclus posteacuterieurement avec lrsquoEtat les collectiviteacutes territoriales et leurs eacutetablissements publics respectifs
lrsquoEtat Les eacutetablissements publics
nationaux Les collectiviteacutes territoriales et
leurs groupements Les eacutetablissements publics
locaux Autres cateacutegories
drsquoeacutetablissements publics
Les titulaires de contrats Les sous-traitants admis au
paiement direct Les collectiviteacutes territoriales et
leurs eacutetablissements publics Autres cateacutegories
drsquoeacutetablissements publics
Acteurs eacutemetteurs de facture Acteurs reacutecepteurs de facture
Environ 78 000 entiteacutes
Environ 95 millions de factures
Facturation
Attention la mesure ne srsquoappliquera pour ces entiteacutes reacuteceptrices de factures
les collectiviteacutes drsquooutre-mer agrave lrsquoexception de Saint Pierre et Miquelon et Saint Bartheacutelemy les groupements de coopeacuteration sanitaire et autres formes de coopeacuteration dans le domaine sanitaire les groupements de coopeacuteration sociale et meacutedico-sociale
Environ 1 115 000 fournisseurs de la sphegravere publique
Contexte de la facturation eacutelectronique 2017 Le peacuterimegravetre de lrsquoobligation reacuteglementaire
9
Contexte de la facturation eacutelectronique 2017 Eleacutements de volumeacutetrie
Cateacutegorie drsquoentreprises
Nombre drsquoentreprises au
31122011
Estimation du nombre
drsquoentreprises concerneacutees
Grandes entreprises (GE)
214 214
Entreprises de taille intermeacutediaire (ETI)
4 794 4 794
Petites et moyennes entreprises (PME)
136 068 136 068
Microentreprises ou tregraves petites entreprises (TPE)
2 951 600 974 028
Plusieurs cateacutegories de populations sont impacteacutees par le projet
Les fournisseurs de la sphegravere publique dont le nombre est eacutevalueacute agrave 1 115 000
Les collectiviteacutes et eacutetablissements publics locaux et de santeacute soit 77 474 structures
Les eacutetablissements publics nationaux qui sont au nombre de 1 000
Les services de lrsquoEtat
Lrsquoensemble des agents de la sphegravere publique concerneacute par le projet est eacutevalueacute agrave plus de 220 000
Cateacutegorie de reacutecepteurs
Nombre drsquoentiteacutes Nombre de factures
reccedilues
Etat 200 4 000 000
EPN 1 000 20 000 000
Reacutegions 26 1 000 000
Deacutepartements 102 5 500 000
Secteur communal 73 851 47 000 000
Etablissements de santeacute
2 545 18 000 000
Total 77 474 95 000 000
10
La solution mutualiseacutee a plusieurs objectifs
Simplification pour les entreprises
- La directive europeacuteenne comme la loi drsquohabilitation ont pour objectif la simplification du processus de la commande publique LrsquoUnion Europeacuteenne chiffre les eacuteconomies potentielles agrave 15 milliards drsquoeuros pour les 27 pays europeacuteens
- Beaucoup drsquoentreprises travaillent pour plusieurs entiteacutes publiques Une solution mutualiseacutee constitue une eacutevidente simplification
Mutualisation des coucircts pour les administrations
- LrsquoEtat qui est tenu depuis 2012 drsquoaccepter les factures deacutemateacuterialiseacutees a ducirc mettre en place un systegraveme complet (Chorus Factures) qui peut servir de socle fonctionnel agrave une solution commune Etat ndash collectiviteacutes locales amp eacutetablissements
- Une solution mutualiseacutee permet de laquo seacutecuriser raquo la mise en œuvre de lrsquoobligation pour tous les acteurs agrave lrsquoeacutecheacuteance de 2017
- Une solution mutualiseacutee permet drsquoeacuteviter la multiplication des solutions (et le coucirct associeacute) comme cela a eacuteteacute constateacute en matiegravere de deacutemateacuterialisation des appels drsquooffres
Contexte de la facturation eacutelectronique 2017 Lrsquoordonnance du 26 juin 2014 les objectifs drsquoune solution mutualiseacutee
La solution mutualiseacutee permet en srsquoappuyant sur des fonctionnaliteacutes eacuteprouveacutees de limiter le risque technologique inheacuterent agrave la mise en place drsquoune solution ad hoc Elle permet eacutegalement de valider pour les entreprises lrsquoeffort de simplification en leur proposant un point drsquoaccegraves unique masquant une organisation administrative pouvant apparaicirctre comme complexe
11
Contexte de la facturation eacutelectronique 2017 Gains preacutevisionnels sur le traitement drsquoune facture
Le potentiel de gain de la mesure estimeacute se deacutecompose en gains financiers et en gains de temps
le coucirct de traitement drsquoune facture deacutemateacuterialiseacutee eacutemise agrave 5euro contre un coucirct de traitement drsquoune facture papier eacutemise estimeacute entre 8 et 95euro
le coucirct de traitement drsquoune facture deacutemateacuterialiseacutee reccedilue agrave 75euro contre un coucirct de traitement drsquoune facture papier reccedilue estimeacute agrave 138euro
Lrsquoordre de grandeur de ces estimations est en adeacutequation avec lrsquoestimation reprise dans le support laquo Fiche praTIC agrave usage des dirigeants drsquoentreprises raquo (ndeg5) coreacutedigeacute par la DGE le MEDEF et le Syntec Numerique
Rapport GS1
12
Sommaire
Contexte
Preacutesentation de la solution
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017
13
Preacutesentation de la solution Une eacutevolution dans la continuiteacute
La solution mutualiseacutee Chorus Portail Pro 2017 srsquoinscrit dans la continuiteacute de Chorus Factures solution mise en œuvre par lrsquoEtat depuis le 1er janvier 2012
Elle permet drsquoassurer le deacutepocirct le suivi et la mise agrave disposition des 100 millions de factures annuelles sur le peacuterimegravetre de lrsquoEtat du secteur public local (y compris le secteur hospitalier) et des eacutetablissements publics
Les entiteacutes publiques ayant des Portails laquo tiers raquo offrant des services agrave valeur ajouteacutee pourront inteacutegrer les services de la solution mutualiseacutee CPP 2017 (transmission de factures suivi des factures recherche et consultation gestion des comptes) agrave lrsquoaide dAPI
Elle srsquoinscrira en coheacuterence avec les travaux du SGMAP sur lrsquoidentiteacute numeacuterique (France Connect) et lrsquoEtat plateforme
La compatibiliteacute ascendante est assureacutee pour les fournisseurs deacutejagrave connecteacutes agrave Chorus Factures Les fournisseurs sont inciteacutes agrave initier degraves agrave preacutesent les travaux de raccordement
14
1 2 3
Le fournisseur
choisit son mode drsquoeacutemission
Lrsquoentiteacute publique
choisit son mode de reacuteception
La solution mutualiseacutee facilite le traitement de la facture en
proposant un flux pivot unique
Le fournisseur et lrsquoentiteacute publique choisissent indeacutependamment leurs modaliteacutes drsquoeacutemissionreacuteception
Le flux pivot est identique quel que soit lrsquoeacutemetteur le format de transmission et le destinataire
Ce flux contient les donneacutees permettant la creacuteation drsquoune demande de paiement la facture sous forme de piegravece jointe ainsi que le cas eacutecheacuteant les piegraveces justificatives compleacutementaires
Mode Portail visualisation et teacuteleacutechargement
Mode EDI injection automatique du flux et visualisation de la facture via une feuille de style
Mode service mise agrave disposition des services pour les SI des entiteacutes publiques sous forme drsquoAPI
Mode Portail deacutepocirct (PDF signeacute ou non signeacute PDF mixte XML) ou saisie
Mode EDI transmission de flux au format structureacute ou mixte (selon les formats deacutefinis lors de la concertation)
Mode service mise agrave disposition des services du Portail sous forme drsquoAPI
Preacutesentation de la solution Grands principes de la solution mutualiseacutee (22)
15
Destinataires finaux
Preacutesentation de la solution Vue simplifieacutee de la solution
Secteur public local
Etat Etablissements publics
Opeacuterateur de deacutemateacuterialisation
Solution mutualiseacutee Chorus Portail Pro
Systegraveme drsquoeacutechange
Portail de services (API)
Portail de qualification des flux et services
Portail fournisseur
Deacutepocircts xml et Pdf
Saisie
Suivi
Assistance et support
Archivage
Templates
Flux types
Validation
Raccordements
Echange de flux UBLCIIISO20020
EDIFACThellip
Saisie
Deacutepocirct
Flux Pivot (format unique)
Statuts drsquoavancement
EDI
EDI
16
La solution Chorus Portail Pro 2017 est accessible depuis Internet
Les entreprises pourront acceacuteder agrave la solution via le Portail Internet Gestion Publique de la DGFiP Pour les entreprises deacutejagrave inscrites agrave Chorus Factures leurs comptes seront repris
Pour les entreprises inscrites agrave la PLACE de lrsquoEtat leur compte sera utilisable
Lrsquoadministrateur de lrsquoentiteacute pourra habiliter en ligne les utilisateurs de lrsquoentiteacute pour deacutefinir les espaces et le peacuterimegravetre des factures accessibles
Un utilisateur peut ecirctre habiliteacute sur plusieurs entreprises etou eacutetablissements
Preacutesentation de la solution Principes de fonctionnement du portail Organisation du portail
Accueil connecteacute
Factures Qualification
Assistance
Utilisateurs
Accueil deacuteconnecteacute
17
Preacutesentation de la solution Les types de factures pris en charge
La solution prend en charge les demandes de paiement srsquoappuyant sur
Les factures directes agrave destination de personnes publiques
Les avoirs
Les factures de recette issues des entiteacutes publiques
Les demandes de paiement des sous-traitants admis au paiement direct
Les demandes de paiement des cotraitants
Le document de facturation en appui des marcheacutes de travaux ndash Projet de deacutecompte
ndash Etat drsquoacompte
ndash Deacutecompte Geacuteneacuteral et Deacutefinitif(signature reacutealiseacutee hors outil)
La solution assure lrsquoarchivage des factures La solution mutualiseacutee prend en charge lrsquoarchivage des factures qui lui sont
transmises par les eacutemetteurs qursquoils soient priveacutes ou publics qui resteront consultables pendant 10 ans
18
Principe chaque eacutemetteur est identifieacute de maniegravere unique dans la solution mutualiseacutee-CPP 2017 quelles que soient les modaliteacutes de transmission
Pour les eacutemetteurs de factures cette identification repose sur trois eacuteleacutements
bull Le code pays bull Le type drsquoidentifiant bull Lrsquoidentifiant
Siegravege social Type drsquoidentifiant
France SIRET
UE (hors France) Ndeg de TVA intracommunautaire
Extracommunautaire (hors UE et hors France)
Code pays + 16 premiers caractegraveres de la raison sociale
Polyneacutesie Franccedilaise Ndeg Tahiti
Nouvelle Caleacutedonie RIDET
Fournisseurs en cours drsquoimmatriculation
Code pays + 16 premiers caractegraveres de la raison sociale
Le type drsquoidentifiant pour les eacutemetteurs repose sur
Preacutesentation de la solution Lrsquoidentification de lrsquoeacutemetteur par la solution mutualiseacutee
19
Preacutesentation de la solution Modaliteacutes drsquoidentification du destinataire par le fournisseur
Principe chaque reacutecepteur est identifieacute de maniegravere unique dans la solution mutualiseacutee-CPP 2017 quelles que soient les modaliteacutes de transmission
Secteur public local et EPN
Etat
Le SIRET est lrsquoidentifiant unique de la personne publique destinataire
Les destinataires de factures peuvent demander agrave leur fournisseur de renseigner une information compleacutementaire sur la facture portant sur le code service du service destinataire
Les modaliteacutes drsquoidentification du service de lrsquoEtat sont inchangeacutees par rapport agrave Chorus factures avec
bull Un service identifieacute par un code service exeacutecutant associeacute agrave un SIRET commun
20
Preacutesentation de la solution Les parameacutetrages effectueacutes par le destinataire
La solution mutualiseacutee prend en compte la diversiteacute des entiteacutes publiques en terme drsquoorganisation (traitement centraliseacute deacutecentraliseacute des factures) et les pratiques diverses en matiegravere drsquoengagement preacutealable agrave la deacutepense
Chaque entiteacute publique a ainsi la faculteacute de rendre obligatoire pour les factures la concernant les informations relatives
Au code service destinataire
Agrave la reacutefeacuterence drsquoengagement (reacutefeacuterence au marcheacute ou agrave la commande)
Ces informations devront dans ce cas ecirctre porteacutees sur la facture remise par le fournisseur
Il sera possible de veacuterifier le caractegravere obligatoire de ces informations dans la solution mutualiseacutee via lrsquoannuaire
21
Deacutepocirct manuel saisie des donneacutees de
facturation
CPP 2017
Envoi Reacuteception en EDI des donneacutees de
facturation
API manager
Quatre modaliteacutes de transmission des donneacutees de facturation sont proposeacutees aux fournisseurs
la saisie manuelle des donneacutees de facturation via un formulaire sur le portail CPP
le deacutepocirct des donneacutees de facturation au format PDF (signeacute ou non signeacute) ou au format XML
la solution CPP2017 permettra un import de masse de factures (Import au format xml ou PDF Mixte A3)
la transmission en mode EDI soit
ndash en adressant directement ses flux agrave la solution mutualiseacutee
ndash Via un opeacuterateur de deacutemateacuterialisation
ndash via un portail amont connecteacute (en API) agrave la solution mutualiseacutee CPP 2017 dans des cas speacutecifiques pour les entiteacutes publiques
B
D
C
A
B
C
D
Mode Portail
Mode EDI
API
Mode EDI
Mode EDI
Opeacuterateur de deacutemateacuterialisation
Portail Amont dans des cas speacutecifiques
Fournisseurs
A
Preacutesentation de la solution Les modes drsquoeacutemission
A
22
1
Le format Standard Universal Business Language
- UBL Invoice
Structureacute ou minimal
2
Le format Cross Industry Invoice (United Nations
Centre for Trade Facilitation and Electronic Business)
Structureacute ou minimal
3
Le format PES_V2 Facture (utiliseacute dans le secteur public
local)
4
Les autres formats reacutefeacuterenceacutes par le CEN dans
le cadre des travaux sur le modegravele seacutemantique europeacuteen
5
Un format PDF Mixte
(PDFA3 en cours de deacutefinition)
6
le format PDF simple (signeacute ou non signeacute) est
supporteacute dans le cadre de la fonctionnaliteacute de deacutepocirct en
mode portail
La possibiliteacute de joindre des piegraveces jointes agrave la facture sera supporteacutee quelle que soit la modaliteacute
drsquoeacutemission
Diffeacuterents formats syntaxiques sont pris en charge par la solution mutualiseacutee afin de faciliter lrsquoeacutemission de factures par les
fournisseurs
Preacutesentation de la solution Les formats retenus
23
Preacutesentation de la solution Lrsquoespace laquo Mes factures raquo
24
Preacutesentation de la solution Lrsquoespace laquo Mes factures raquo
Le bloc laquo Fil drsquoeacutevegravenements raquo recense les derniegraveres actions et eacutevegravenements intervenus sur le traitement des factures
Le bloc laquo Mes factures raquo permet
la consultation de lrsquoeacutetat courant des factures eacutemise par lrsquoentreprise
lrsquoaccegraves rapide agrave la consultation au teacuteleacutechargement et agrave le teacuteleacutechargement des factures
Le bloc laquo Actions raquo permet un accegraves rapide aux principales actions disponibles
Traiter et consulter une facture
Consulter le stock des factures reccedilues
Rechercher une facture
Le bloc laquo Actualiteacutes raquo de la solution mutualiseacutee-CPP 2017 lieacutees agrave lrsquoespace laquo Mes factures raquo
25
Preacutesentation de la solution La saisie des factures en ligne
Ecran de saisie drsquoune facture pour le fournisseur
Saisie des donneacutees geacuteneacuterales drsquoune facture
Donneacutees leacutegales du destinataire et du fournisseur
Cadre de facturation
Identification du marcheacute et des modaliteacutes de paiement
Saisie du deacutetail de la facture
Creacuteation eacutedition et suppression de lignes de facturations
Preacutecision quant aux produits factureacutes et aux montants dus
Possibiliteacute drsquoadjoindre des piegraveces jointes
Possibiliteacute de teacuteleacutecharger
Validation annulation enregistrement de la saisie
26
Preacutesentation de la solution La consultation des factures
Ecran de consultation de la facture
Consultation des informations relatives agrave la facture
Informations destinataire
Informations fournisseur
Cadre de facturation
Montants engageacutes
Reacutefeacuterences du marcheacute
Visualisation de la facture originale
Teacuteleacutechargement de la facture
au format pivot (qui contient toutes les PJ + facture originale)
au format PDF avec ou sans les PJ (y compris la facture originale)
Consultation du cycle de vie de la facture (annuleacute commandeacute consulteacute associeacute agrave un bon de
commande factureacute)
La possibiliteacute drsquoutiliser une facture preacuteceacutedente pour en creacuteer une nouvelle
Affichage du certificat de deacutepocirct et du bordereau de suivi
27
A lrsquoinstar de Chorus factures
La solution mutualiseacutee-CPP 22017 permettra au fournisseur drsquoobtenir des informations concernant les diffeacuterentes dates de traitement de sa facture tant par la solution mutualiseacutee que par le destinataire
Ces informations sont mises agrave disposition du fournisseur par la remonteacutee du flux cycle de vie et pourront ecirctre compleacuteteacutees par la personne publique au moyen dun champ en saisie libre
Preacutesentation de la solution La visualisation du cycle de vie de la facture
28
Acteurs
Statuts visibles pour le
fournisseur
Activiteacutes
Statut obligatoire
Fournisseur
Deacutepocirct des donneacutees de
facturation
Reacutecupeacuteration des donneacutees
de facturation
Liquidation Mandatement Comptabilisation
du paiement
Deacuteposeacutee Mise agrave disposition
du destinataire
Mise en
paiement
En cours drsquoacheminement
vers le destinataire
Rejeteacutee
Service ordonnateur Service comptable
1 3
7
2
4
Acceptation
des donneacutees
de facturation
SI Financier (EDI)
Espace Factures (Portail)
SI Financier SI Financier SI FINANCIER OU
HELIOS
Envoi des
donneacutees de
facturation
CPP 2017
Mise agrave
disposition
du
comptable
6
Suspendue 5
Statut obligatoire(selon les situations)
BDF
Mise agrave jour
statut
Preacutesentation de la solution Le processus global et ses eacutetapes
29
Types de controcircle CPP Destinataire
Coheacuterence du flux et seacutecuriteacute
Structure de donneacutees
Coheacuterence des donneacutees
Les controcircles meacutetiers
Les controcircles meacutetiers reacutealiseacutes par la structure publique destinataire de la facture comprennent notamment les controcircles de reacutefeacuterentiels relatifs agrave lrsquoengagement et au code service
Les SI destinataires pourront opeacuterer des controcircles meacutetiers additionnels en fonction des possibiliteacutes de parameacutetrage offertes par les eacutediteurs
Preacutesentation de la solution Les controcircles effectueacutes ndash vue drsquoensemble
30
Preacutesentation de la solution Le deacutelai global de paiement (DGP)
La date servant au point de deacutepart du DGP (sous reacuteserve de service fait) peut varier selon les cas drsquoeacutemission de la facture
En mode EDI crsquoest la date de lrsquoacquittement technique eacutemis par le SI du destinataire
En mode portailservice crsquoest la date de notification par mail au destinataire de la mise agrave disposition de la facture sur lrsquoespace factures
Et en cas de litige entre le fournisseur et le pouvoir adjudicateur la date servant de point de deacutepart au DGP sera la date de deacutepocirct de la facture sur CPP + 2 jours
Dans le cas des marcheacutes de travaux la date servant de point de deacutepart au DGP reste la transmission du projet de deacutecompte du fournisseur agrave la MOE ou le DGD lorsqursquoil est remis au pouvoir adjudicateur
Ces diffeacuterentes dates seront traceacutees et consultables dans CPP Toutefois CPP nrsquoa pas vocation agrave calculer le DGP
31
La personne publique a la possibiliteacute de communiquer le statut laquo suspendue raquo lorsqursquoune piegravece justificative manque pour la liquidation mise en paiement
Cette fonctionnaliteacute eacutevite de devoir rejeter le dossier de facturation en cas de PJ manquante
1 La personne publique notifie en commentaire la nature de la piegravece manquante et suspend le deacutelai de paiement
2 Le fournisseur se connecte au portail (mode service ou mode portail) afin de deacuteposer lales piegravece(s) compleacutementaire(s)
NB les reacutecepteurs de factures conservent la possibiliteacute de demander les piegraveces compleacutementaires selon les mecircmes modaliteacutes qursquoaujourdrsquohui (papier courriel etc)
La suspension des factures
Lorsque la collectiviteacute locale ou lrsquoEPN rejette pour cause drsquoerreur sur les donneacutees drsquoacheminement de la facture (SIRET destinataire) elle doit typer speacutecifiquement le rejet afin de permettre au fournisseur srsquoil le souhaite de recycler les donneacutees de facturation
Le rejet et la possibiliteacute de recycler les factures
Preacutesentation de la solution Focus sur le rejet et la suspension de factures
32
Preacutesentation de la solution Les cas de gestion de la sous-traitance
Les sous-traitants admis au paiement direct peuvent adresser directement leur demande de paiement agrave la personne publique Un accord preacutealable du titulaire est cependant neacutecessaire avant la mise en paiement
Sous-traitant eacutedition et transmission drsquoune demande de paiement en mode EDI ou mode portail sur laquelle le mode de facturation est preacuteciseacute
Titulaire validation de la demande de paiement du sous-traitant en se connectant en mode portail
Actions des fournisseurs
Reacuteception de la demande de paiement du sous-traitant valideacutee par le titulaire
Liquidation et mandatement (aucune action speacutecifique)
Actions de lrsquoordonnateur
Remarques Selon la reacuteglementation et sans validation sous un deacutelai de 15 jours la demande de paiement est consideacutereacutee
comme valideacutee Elle est transmise au pouvoir adjudicateur destinataire
Le titulaire est informeacute des paiements effectueacutes au sous-traitant via les informations du cycle de vie
Le mode de facturation est preacuteciseacute dans le flux pivot pour informer lrsquoordonnateur qursquoil srsquoagit drsquoune demande de paiement lieacutee agrave un acte de sous-traitance
La facture eacutemise par le sous-traitant et adresseacutee au titulaire peut ecirctre inseacutereacutee sous forme de piegravece jointe
33
Documents eacutechangeacutes
Facturation en cours de marcheacute
Facturation en fin de marcheacute
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution La prise en compte des marcheacutes de travaux
Projet de deacutecompte mensuel
Etat drsquoacompte
Deacutecompte mensuel
Etat drsquoacompte
valideacute
Projet de deacutecompte
final
Deacutecompte final
Projet de deacutecompte
geacuteneacuteral
Deacutecompte Geacuteneacuteral
Deacutecompte Geacuteneacuteral et
Deacutefinitif
Dans le cadre des marcheacutes de travaux la solution CPP prendra en charge les processus de facturation suivants
Tous les documents concourant agrave la mise en paiement peuvent ecirctre deacuteposeacutes transmis agrave CPP 2017
La solution permet le deacutepocirct en mode portail de documents par un deacuteposant autre que le producteur du document (exemple deacutepocirct drsquoun eacutetat drsquoacompte produit par une MOE et deacuteposeacute par un fournisseur)
Les acteurs habiliteacutes agrave deacuteposer ces piegraveces concourant agrave la mise en paiement peuvent ecirctre distincts des acteurs en charge de leur production initiale
Fournisseur
Fournisseur Ordonnateur
(Service financier)
Ordonnateur
(Service financier)
34
Preacutesentation de la solution La sollicitation de lrsquoassistance
Le module drsquoassistance de la solution mutualiseacutee permet de reacutepondre agrave lrsquoensemble des questions poseacutees par les eacutemetteurs et reacutecepteurs de factures
bull Principes
bull Les eacutemetteurs peuvent solliciter lrsquoassistance de la solution mutualiseacutee-CPP 2017 suite agrave des difficulteacutes techniques ou applicatives Les eacutemetteurs peuvent eacutegalement solliciter les reacutecepteurs de facture pour toute question meacutetier relative au traitement de leurs factures
bull Modaliteacute
bull Chaque sollicitation est mateacuterialiseacutee par un laquo ticket raquo renseigneacute par lrsquoeacutemetteur via un formulaire de demande drsquoassistance en preacutecisant les informations requises pour le traitement de sa demande (ex numeacutero de facture) Des piegraveces jointes peuvent y ecirctre ajouteacutees (ex capture drsquoeacutecran)
Les fournisseurs et les entiteacutes publiques peuvent eacutegalement acceacuteder agrave une base de connaissance par lrsquointermeacutediaire drsquoun assistant virtuel afin drsquoobtenir des reacuteponses aux questions les plus freacutequemment poseacutees
35
Preacutesentation de la solution Assistance _ Mise en place drsquoun avatar
36
Preacutesentation de la solution Assistance _ Mise en place drsquoun avatar
37
Sommaire
Contexte
Preacutesentation de la solution
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017
38
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017
La deacutemateacuterialisation des factures srsquoinscrit deacutesormais dans une obligation progressive au sein du secteur public comme dans de nombreux pays europeacuteens
Degraves 2017 les grandes entreprises devront adresser leurs factures au secteur public sous forme eacutelectronique
La neacutecessiteacute de reacutealiser des travaux de raccordement et drsquoadapter les processus de facturation incite agrave initier le projet pour ecirctre au rendez vous
Il faut notamment srsquoassurer de la bonne adaptation de votre systegraveme drsquoinformation et de vos processus
Gestion des informations neacutecessaires au bon traitement de la facture
Choix du mode drsquoeacutemission et du format
Capaciteacute agrave produire le format retenu
Raccordement technique en cas de choix du mode EDI
39
Chaque entiteacute publique a la faculteacute de rendre obligatoire pour les factures la concernant les informations relatives
Au code service destinataire
Agrave la reacutefeacuterence drsquoengagement (reacutefeacuterence au marcheacute ou agrave la commande)
Il sera possible de veacuterifier le caractegravere obligatoire de ces informations dans la solution mutualiseacutee via lrsquoannuaire
Ces informations devront ecirctre porteacutees sur la facture remise par le fournisseur Il faudra donc srsquoassurer de la bonne communication de ces informations par les entiteacutes publiques
A noter que pour lrsquoEtat ces informations sont toujours obligatoires
Reacutefeacuterence agrave lrsquoengagement juridique
Code service exeacutecutant
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017 Gestion des informations neacutecessaires au traitement de la facture
40
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017 Le choix drsquoun raccordement via un opeacuterateur de deacutemateacuterialisation
Les opeacuterateurs de deacutemateacuterialisation assurent deux principales missions la production et la transmission des flux au format et avec les informations
attendues par le reacutecepteur
la garantie des aspects fiscaux notamment lrsquoarchivage des factures deacutemateacuterialiseacutees
Les fournisseurs ne sont pas contraints de passer par un opeacuterateur et peuvent internaliser leur solution de deacutemateacuterialisation
LrsquoAIFE observe un principe de neutraliteacute dans le choix des opeacuterateurs LrsquoAIFE a pris la deacutecision de ne pas intervenir dans le choix du mode de
deacutemateacuterialisation de ses fournisseurs Les fournisseurs peuvent aussi bien choisir une deacutemateacuterialisation avec des outils internes que de passer par un opeacuterateur de deacutemateacuterialisation
LrsquoAIFE a par ailleurs fait le choix de ne certifier aucun opeacuterateur de deacutemateacuterialisation Le fournisseur est libre de choisir son opeacuterateur de deacutemateacuterialisation et de deacutefinir avec lui les conditions de leur collaboration
A ce jour plusieurs opeacuterateurs sont raccordeacutes agrave la solution actuelle Chorus factures Les fournisseurs sont totalement libres du choix de leur opeacuterateur
41
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017 Qualification et modaliteacutes de raccordement des flux (EDI)
Les fonctions de qualification des flux seront offertes aux utilisateurs du portail front de CPP 2017 (fournisseurs et entiteacutes publiques) Au travers de cet espace du portail front lrsquoutilisateur pourra
1 Tester en mode self service les diffeacuterents types de flux accepteacutes par la solution (factures meacutemoires de justice avis des sommes agrave payer cycle de vie etc)
2 Reacutecupeacuterer un rapport drsquoanalyse de son flux indiquant les erreurs rencontreacutees
3 Obtenir des compte-rendus et des flux de cycle de vie contextualiseacutes
4 Reacutecupeacuterer les fichiers de description des diffeacuterents flux et des exemples de flux preacute-remplis
Lrsquoutilisateur pourra eacutegalement deacuteposer des fiches de raccordement EDI pour interconnecter son SI de recette avec la plateforme de qualification CPP2017 et son SI de production avec le SI de production de CPP2017
Une fois les SI raccordeacutes en qualification lrsquoutilisateur pourra suivre le traitement de ses flux eacutemis en EDI vers la plateforme de qualification
Les raccordement EDI sont drsquoores et deacutejagrave possibles avec Chorus factures pour lrsquoEtat et permettront de beacuteneacuteficier du raccordement pour tout le secteur public au 1er janvier 2017
42
Action fournisseur Action commune AIFE fournisseur
S1 S2 S3 S4 S5 S6 S7 S8 - hellip
Deacutep
loie
men
t
Racc technique
Deacuteveloppement des flux
Assistance CPP
Tests unitaires Via Espace de
qualification CPP2017
Tests
Suivi des premiers flux
Demande de raccordement en
qualification
Tests
et
recett
e
Co
nstr
ucti
on
Demande de raccordement en
production
Deacuteclaration dans lrsquoespace
de qualification de CPP
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017 Espace qualification Macro planning des travaux de raccordement
43
Le calendrier drsquoici janvier 2017 Des pilotes degraves mi 2016
Nombre de pilotes et type drsquoentiteacutes Outre les services de lrsquoEtat deacutejagrave dans Chorus Factures 18 entiteacutes seront
deacutesigneacutees pour ecirctre pilote de la solution en juin 2016
Entiteacutes pilotes Type de structure Editeur
Universiteacute de Lorraine EPN SAP AMUE
Pole emploi EPN SAP
CNRS EPN SAP
CCI Paris EPN SIGMA
Lyceacutee Bernart de Ventadour EPLE GFC
Commune de Paris SPL SAP
Meacutetropole de Brest SPL ATOS (en lien avec e-
Megalis)
Communauteacute de communes de Parthenay SPL Berger Levrault
Commune de Le Monetier les Bains SPL Berger Levrault
Conseil reacutegional de Provence Alpes Cote drsquoAzur
SPL GFI
Conseil deacutepartemental de lrsquoAube SPL GFI (en lien avec SPL
xdeacutemat)
Office Public de lrsquoHabitat Vosgelis SPL AAERON
Lille Meacutetropole SPL CGI
Ville de Bordeaux SPL CGI
APHP EPS SAP
CHU Amiens EPS MIPIH (en lien avec UNIHA)
CH Gpt Hospitalier Eaubonne Montmorency EPS AGFA
DGAC ETAT SAP
44
Le calendrier drsquoici janvier 2017 Des pilotes degraves mi 2016 les objectifs
La reacutealisation de pilotes preacutealablement agrave la geacuteneacuteralisation permet de tester la solution mutualiseacutee CPP2017 dans sa dimension technique comme dans celle de lorganisation et de ladheacutesion des utilisateurs
Lexpeacuterience des sites pilotes permet de preacuteparer le deacuteploiement de mieux en appreacutecier la charge et den identifier les difficulteacutes a priori
La phase pilote de mise en œuvre du service doit permettre de
3 Srsquoassurer que lrsquoensemble du processus est opeacuterant et maitriseacute par les acteurs
2 Seacutecuriser les modaliteacutes de deacuteploiement et drsquoassistance
1 Srsquoassurer de lrsquoadheacutesion et lrsquoappropriation des utilisateurs des structures priveacutees ou publiques agrave utiliser la solution mutualiseacutee CPP2017
Traiter les problegravemes
rencontreacutes et proposer des plans drsquoaction
4 Valider le bon fonctionnement de la solution en situation reacuteelle
45
En synthegravesehellip
Initialement mise en œuvre dans un cadre facultatif fondeacute sur le choix de lrsquoentreprise la deacutemateacuterialisation des factures srsquoinscrit deacutesormais dans une obligation progressive au sein du secteur public avec la mise agrave disposition drsquoune plateforme partageacutee comme cela eacuteteacute fait dans de nombreux pays europeacuteens
Elle constitue une opportuniteacute de modernisation des eacutechanges entre les fournisseurs et le secteur public et illustre une nouvelle deacutemarche de mutualisation de systegraveme drsquoinformation entre les acteurs du secteur public permettant drsquooptimiser les gains et faciliter la mise en œuvre
Les entiteacutes publiques et les grands fournisseurs sont concerneacutes par lrsquoobligation degraves 1er janvier 2017 avec la reacutealisation de laquo pilotes raquo degraves la mi-2016 Des pilotes seront reacutealiseacutes degraves mi-2016
La publication des speacutecifications externes permet aux fournisseurs drsquoanticiper la deacutemarche en deacutefinissant leur trajectoire et leurs modaliteacutes de mise en œuvre
Vous pouvez drsquoores et deacutejagrave vous inscrire sur Chorus Factures HTTPSCHORUS-FACTURESBUDGETGOUVFR
46
En savoir plus
Sur le site de lrsquoAIFE wwweconomiegouvfraifeagence-pour-linformatique-financiere-letat-0
Sur le site laquo collectiviteacutes locales raquo httpwwwcollectivites-localesgouvfr
aife_officiel
47
En synthegravese hellip
48
49
Gestion des factures
Saisie Creacuteation Modification Validation Suppression
Recherche
Suivi du cycle de vie
Deacutepocirct unitaire XMLPDF
Archivage
Liste fiscale
Consultation et teacuteleacutechargement
Deacutepocirct en masse format mixte XMLPDF
Tableaux de bord
Qualification des flux
Deacutepocirct de flux
Analyse de flux
Reacutecupeacuteration dun flux type
Reacutecupeacuteration dun flux cycle de vie
Creacuteation dune fiche de raccordement EDI
Suivi des flux
Qualification des API
Gestion des bons de commandes
(pour les services de lrsquoEtat)
Recherche
Consultation et teacuteleacutechargement
Tableau de bord
Notification
Notification
Workflow de validation
Gestion piegraveces jointes
Recyclage
Certificat de deacutepocirct
Liste des factures agrave traiter
Preacutesentation de la solution Les principales fonctionnaliteacutes de la solution mutualiseacutee
Liste des eacutevegravenements intervenus sur le bon de commande
50
Gestion des utilisateurs et fournisseurs Assistance fournisseurs
Recherche
Saisie sollicitation
Suivi sollicitation
Modification clocircture sollicitation
Synthegravese requecircte
Consultation et teacuteleacutechargement
Recherche
Gestion compte utilisateur
Authentification compte utilisateur
Gestion de la base de connaissance
Tableau de bord
Gestion fiche entiteacute
Gestion Mandat Facturation
Gestion du support
Prise en charge une sollicitation
Liste des eacutevegravenements
Gestion piegraveces jointes
Notification
Consultation et teacuteleacutechargement
Notification
Assistance documentaire
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution Les principales fonctionnaliteacutes de la solution mutualiseacutee
Creacuteation compte utilisateur
Creacuteation fiche entiteacute
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Statut Fait geacuteneacuterateur COLL EPN ETAT
Deacuteposeacutee
La facture a eacuteteacute deacuteposeacutee par le fournisseur (en mode EDI ou en
mode Portail) les diffeacuterents controcircles ont eacuteteacute reacutealiseacutes et la
facture a pu ecirctre inteacutegreacutee au laquo reacutefeacuterentiel factures raquo
En cours
drsquoacheminement
La facture a eacuteteacute envoyeacutee par la solution mutualiseacutee au
destinataire
Mise agrave disposition du
destinataire
Mode EDI reacuteception du flux drsquoacquittement du SI destinataire
Mode Portail Le destinataire est notifieacute par courriel de la
mise agrave disposition de la facture sur lrsquoespace factures
Rejeteacutee La facture est rejeteacutee par le service destinataire (ex erreur de
destinataire donneacutees de facturation erroneacutees etc)
Suspendue Le traitement de la facture peut ecirctre suspendu lorsqursquo une ou
plusieurs piegraveces justificatives sont manquantes Facultatif
Mise agrave disposition du
comptable
Le mandat demande de paiement a eacuteteacute inteacutegreacute par SI du
comptable Facultatif
Comptabiliseacutee Le mandat demande de paiement a eacuteteacute valideacute par le payeur et
comptabiliseacute Facultatif
Mise en paiement Le flux de virement a eacuteteacute envoyeacute agrave la Banque de France
Facultatif
Hors mode
EDI
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution Les statuts meacutetiers remonteacutes aux fournisseurs
Non disponible disponible et obligatoire
52
Deux circuits sont possibles au regard de la reacuteglementation Un 1er circuit preacutevoit une facturation globale par le mandataire (facturation inteacutegrant de multiples beacuteneacuteficiaires de paiement)
Edition drsquoune
demande de
paiement
globale
Transmission
Deacutepocirct de la
demande de
paiement globale
Traitement de la
demande de
paiement
globale
Mise en paiement
de la demande de
paiement globale
Mandataire Personne
publique
Personne
publique
Acheminement de la demande de paiement jusqursquoagrave son destinataire
Mandataire
Paiement de chaque cotraitant figurant dans la demande de paiement globale
Mandataire eacutedition drsquoune demande de paiement globale preacutecisant la part de prestations agrave reacutegler directement aupregraves de chaque cotraitant sur laquelle le mode de facturation est preacuteciseacute (laquo demande de paiement globale raquo)
Cotraitant aucune action agrave reacutealiser dans la solution mutualiseacutee
Actions des fournisseurs
Reacuteception de la demande de paiement en mode EDI si le SI du destinataire est raccordeacute ou en mode Portail dans lrsquoEspace Factures
Les informations fournit sur le mode de
facturation indique agrave lrsquoordonnateur qursquoune action speacutecifique est agrave reacutealiser sur la demande de paiement
Creacuteation drsquoautant de mandat que de beacuteneacuteficiaires de paiement en y joignant en piegravece-jointe la demande global eacutemise par le titulaire ainsi que les eacuteventuelles piegravece-jointes
Actions de lrsquoordonnateur 1 2
Remarque Seul lrsquoeacutemetteur de la demande de paiement a accegraves au suivi du cycle de vie Le cotraitant sollicite donc le
mandataire ou la personne publique directement pour obtenir de lrsquoinformation sur le paiement de ses demandes de paiement
Lrsquoordonnateur est informeacute via le flux pivot qursquoil srsquoagit drsquoune demande de paiement lieacutee agrave un acte de cotraitance
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution La co-traitance (12)
53
Le 2nd circuit possible en cas cotraitance preacutevoit une facturation par le cotraitant avec validation de la demande de paiement par le mandataire
Edition drsquoune
demande de
paiement
Transmission
Deacutepocirct de la
demande de
paiement
Validation de la
demande de
paiement
Traitement de la
demande de
paiement
Mise en
paiement de la
demande de
paiement
Cotraitant Cotraitant Mandataire Personne
publique
Personne
publique
Sollicitation du mandataire
Acheminement de la demande de paiement jusqursquoagrave son destinataire
Remarques Seul lrsquoeacutemetteur de la demande de paiement a accegraves au suivi du cycle de vie Le mandataire nrsquoa donc pas accegraves
au suivi du traitement de la demande de paiement de ses cotraitants
Lrsquoordonnateur est informeacute via le flux pivot qursquoil srsquoagit drsquoune demande de paiement global de cotraitance
Cotraitant eacutedition et transmission drsquoune demande de paiement en mode EDI ou mode portail sur laquelle le mode de facturation est preacuteciseacute
Mandataire validation de la demande de paiement du titulaire en se connectant en mode portail
Actions des fournisseurs 1
Statut laquo en attente de validation raquo
Reacuteception de la demande de paiement du cotraitant valideacutee par le mandataire
Liquidation et mandatement (aucune action speacutecifique)
Actions de lrsquoordonnateur 2
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution La co-traitance (22)
54
Deacuteposant drsquoune piegravece
Deacutepocirct par le fournisseur drsquoun projet de deacutecompte et validation MOEMOA sur le portail
(En piegravece-jointe de lrsquoeacutetat drsquoacompte)
Deacutepocirct par le fournisseur drsquoun eacutetat drsquoacompte(sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOE hors CPP)
Deacutepocirct par le fournisseur drsquoun eacutetat drsquoacompte valideacute (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOA hors CPP)
NA (En piegravece-jointe de lrsquoeacutetat drsquoacompte)
Deacutepocirct par la MOE de lrsquoeacutetat drsquoacompte (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec le fournisseur dans CPP ou hors CPP)
Deacutepocirct par la MOE de lrsquoeacutetat drsquoacompte valideacute (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOE hors CPP)
NA (En piegravece-jointe de lrsquoeacutetat drsquoacompte valideacute)
(En piegravece-jointe de lrsquoeacutetat drsquoacompte valideacute)
Deacutepocirct par la MOA de lrsquoeacutetat drsquoacompte valideacute (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec le fournisseur et la MOE dans CPP ou hors CPP)
Projet de
deacutecompte mensuel
Etat
drsquoacompte
Deacutecompte
mensuel
Etat drsquoacompte
valideacute
Fournisseur
Maitrise drsquoouvrage
(mode service uniquement via
un portail amont)
Maitrise drsquoŒuvre
6 cas drsquoutilisation ont eacuteteacute deacutefinis pour permettre la prise en charge dans la solution CPP des piegraveces neacutecessaires agrave la facturation en cours de marcheacute
Produit par le fournisseur Produit par la MOE Produit par la MOE Produit par la MOA
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution Les marcheacutes de travaux La facturation en cours de marcheacute
55
Deacuteposant drsquoune piegravece
Deacutepocirct par le fournisseur drsquoun projet de deacutecompte et validation MOEMOA sur le portail
NA NA NA Deacutepocirct par le fournisseur du DGD (apregraves eacutechanges preacutealables avec la MOAMOE dans CPP ou hors CPP)
NA (En piegravece-jointe du projet de deacutecompte
geacuteneacuteral)
Deacutepocirct par la MOE du projet de deacutecompte geacuteneacuteral (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec le fournisseur dans CPP ou hors CPP)
Deacutepocirct par la MOE du deacutecompte geacuteneacuteral (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOA hors CPP)
NA
NA NA (En piegravece-jointe du deacutecompte geacuteneacuteral)
Deacutepocirct par la MOA du deacutecompte geacuteneacuteral (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOE dans CPP ou hors CPP)
NA
Fournisseur
Maitrise drsquoouvrage
(mode service uniquement via
un portail amont)
Maitrise drsquoŒuvre
5 cas drsquoutilisation ont eacuteteacute deacutefinis pour permettre la prise en charge dans la solution CPP des piegraveces neacutecessaires agrave la facturation en fin de marcheacute
Projet de
deacutecompte final
Deacutecompte
final
Projet de
deacutecompte geacuteneacuteral
Deacutecompte
Geacuteneacuteral
Deacutecompte
Geacuteneacuteral et Deacutefinitif
Produit par le fournisseur Produit par la MOE Produit par la MOA Produit par la MOE Produit par le fournisseur
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution Les marcheacutes de travaux La facturation en fin de marcheacute
56
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017 Modaliteacutes de raccordement les protocoles utiliseacutes
Les protocoles retenus pour assurer les eacutechanges en mode flux sont
PeSIT HS E avec chiffrement TLS ndash Le chiffrement du flux sous TLS est initieacute via certificats Bi-cleacutes SSL conformes
RGS fournis par lrsquoAIFE issus drsquoune autoriteacute de certification les partenaires srsquoauthentifiant aujourdrsquohui mutuellement de maniegravere forte
SFTP ndash SSH seacutecurisant les eacutechanges avec chiffrement par bi-cleacutes conformes aux exigences
du cycle de vie des secrets (cleacutes DSA 2048 minimum PS 22 regravegles de creacuteation dureacutee de vie)
AS2 avec chiffrement TLS
Un seul protocole de raccordement est autoriseacute pour un flux donneacute
6
Lrsquoordonnance du 26 juin deacutefinit le calendrier visant agrave rendre obligatoire la facturation eacutelectronique pour les eacutemetteurs de factures agrave destination de lrsquoEtat des collectiviteacutes locales et de leurs eacutetablissements publics respectifs
En sus de lrsquoobligation drsquoeacutemettre lrsquoobligation de reacuteception concerne toutes les entiteacutes de lrsquoEtat depuis 2012 des collectiviteacutes territoriales et de leurs eacutetablissements publics respectifs au 1er janvier 2017
Une solution technique mutualiseacutee laquo Chorus Portail Pro 2017 raquo permettant le deacutepocirct la reacuteception et la transmission des factures eacutelectroniques sera mise agrave disposition gratuitement des fournisseurs Sa construction est confieacutee agrave lrsquoAIFE qui assure lrsquourbanisation du Systegraveme drsquoInformation Financiegravere de lrsquoEtat (SIFE)
Cette solution mutualiseacutee remplacera le Portail Chorus Factures utiliseacute par les fournisseurs de lrsquoEtat
Les grandes entreprises et les personnes publiques
Les entreprises de taille intermeacutediaire
Les PME Les micro-entreprises
Contexte de la facturation eacutelectronique 2017 Une nouvelle eacutetape - lrsquoordonnance du 26 juin 2014
7
Contexte de la facturation eacutelectronique 2017 Une monteacutee en charge progressive
8
Lrsquoordonnance srsquoapplique agrave toutes les factures eacutemises dans le cadre des contrats en cours drsquoexeacutecution agrave la date drsquoentreacutee en vigueur de lrsquoobligation ou conclus posteacuterieurement avec lrsquoEtat les collectiviteacutes territoriales et leurs eacutetablissements publics respectifs
lrsquoEtat Les eacutetablissements publics
nationaux Les collectiviteacutes territoriales et
leurs groupements Les eacutetablissements publics
locaux Autres cateacutegories
drsquoeacutetablissements publics
Les titulaires de contrats Les sous-traitants admis au
paiement direct Les collectiviteacutes territoriales et
leurs eacutetablissements publics Autres cateacutegories
drsquoeacutetablissements publics
Acteurs eacutemetteurs de facture Acteurs reacutecepteurs de facture
Environ 78 000 entiteacutes
Environ 95 millions de factures
Facturation
Attention la mesure ne srsquoappliquera pour ces entiteacutes reacuteceptrices de factures
les collectiviteacutes drsquooutre-mer agrave lrsquoexception de Saint Pierre et Miquelon et Saint Bartheacutelemy les groupements de coopeacuteration sanitaire et autres formes de coopeacuteration dans le domaine sanitaire les groupements de coopeacuteration sociale et meacutedico-sociale
Environ 1 115 000 fournisseurs de la sphegravere publique
Contexte de la facturation eacutelectronique 2017 Le peacuterimegravetre de lrsquoobligation reacuteglementaire
9
Contexte de la facturation eacutelectronique 2017 Eleacutements de volumeacutetrie
Cateacutegorie drsquoentreprises
Nombre drsquoentreprises au
31122011
Estimation du nombre
drsquoentreprises concerneacutees
Grandes entreprises (GE)
214 214
Entreprises de taille intermeacutediaire (ETI)
4 794 4 794
Petites et moyennes entreprises (PME)
136 068 136 068
Microentreprises ou tregraves petites entreprises (TPE)
2 951 600 974 028
Plusieurs cateacutegories de populations sont impacteacutees par le projet
Les fournisseurs de la sphegravere publique dont le nombre est eacutevalueacute agrave 1 115 000
Les collectiviteacutes et eacutetablissements publics locaux et de santeacute soit 77 474 structures
Les eacutetablissements publics nationaux qui sont au nombre de 1 000
Les services de lrsquoEtat
Lrsquoensemble des agents de la sphegravere publique concerneacute par le projet est eacutevalueacute agrave plus de 220 000
Cateacutegorie de reacutecepteurs
Nombre drsquoentiteacutes Nombre de factures
reccedilues
Etat 200 4 000 000
EPN 1 000 20 000 000
Reacutegions 26 1 000 000
Deacutepartements 102 5 500 000
Secteur communal 73 851 47 000 000
Etablissements de santeacute
2 545 18 000 000
Total 77 474 95 000 000
10
La solution mutualiseacutee a plusieurs objectifs
Simplification pour les entreprises
- La directive europeacuteenne comme la loi drsquohabilitation ont pour objectif la simplification du processus de la commande publique LrsquoUnion Europeacuteenne chiffre les eacuteconomies potentielles agrave 15 milliards drsquoeuros pour les 27 pays europeacuteens
- Beaucoup drsquoentreprises travaillent pour plusieurs entiteacutes publiques Une solution mutualiseacutee constitue une eacutevidente simplification
Mutualisation des coucircts pour les administrations
- LrsquoEtat qui est tenu depuis 2012 drsquoaccepter les factures deacutemateacuterialiseacutees a ducirc mettre en place un systegraveme complet (Chorus Factures) qui peut servir de socle fonctionnel agrave une solution commune Etat ndash collectiviteacutes locales amp eacutetablissements
- Une solution mutualiseacutee permet de laquo seacutecuriser raquo la mise en œuvre de lrsquoobligation pour tous les acteurs agrave lrsquoeacutecheacuteance de 2017
- Une solution mutualiseacutee permet drsquoeacuteviter la multiplication des solutions (et le coucirct associeacute) comme cela a eacuteteacute constateacute en matiegravere de deacutemateacuterialisation des appels drsquooffres
Contexte de la facturation eacutelectronique 2017 Lrsquoordonnance du 26 juin 2014 les objectifs drsquoune solution mutualiseacutee
La solution mutualiseacutee permet en srsquoappuyant sur des fonctionnaliteacutes eacuteprouveacutees de limiter le risque technologique inheacuterent agrave la mise en place drsquoune solution ad hoc Elle permet eacutegalement de valider pour les entreprises lrsquoeffort de simplification en leur proposant un point drsquoaccegraves unique masquant une organisation administrative pouvant apparaicirctre comme complexe
11
Contexte de la facturation eacutelectronique 2017 Gains preacutevisionnels sur le traitement drsquoune facture
Le potentiel de gain de la mesure estimeacute se deacutecompose en gains financiers et en gains de temps
le coucirct de traitement drsquoune facture deacutemateacuterialiseacutee eacutemise agrave 5euro contre un coucirct de traitement drsquoune facture papier eacutemise estimeacute entre 8 et 95euro
le coucirct de traitement drsquoune facture deacutemateacuterialiseacutee reccedilue agrave 75euro contre un coucirct de traitement drsquoune facture papier reccedilue estimeacute agrave 138euro
Lrsquoordre de grandeur de ces estimations est en adeacutequation avec lrsquoestimation reprise dans le support laquo Fiche praTIC agrave usage des dirigeants drsquoentreprises raquo (ndeg5) coreacutedigeacute par la DGE le MEDEF et le Syntec Numerique
Rapport GS1
12
Sommaire
Contexte
Preacutesentation de la solution
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017
13
Preacutesentation de la solution Une eacutevolution dans la continuiteacute
La solution mutualiseacutee Chorus Portail Pro 2017 srsquoinscrit dans la continuiteacute de Chorus Factures solution mise en œuvre par lrsquoEtat depuis le 1er janvier 2012
Elle permet drsquoassurer le deacutepocirct le suivi et la mise agrave disposition des 100 millions de factures annuelles sur le peacuterimegravetre de lrsquoEtat du secteur public local (y compris le secteur hospitalier) et des eacutetablissements publics
Les entiteacutes publiques ayant des Portails laquo tiers raquo offrant des services agrave valeur ajouteacutee pourront inteacutegrer les services de la solution mutualiseacutee CPP 2017 (transmission de factures suivi des factures recherche et consultation gestion des comptes) agrave lrsquoaide dAPI
Elle srsquoinscrira en coheacuterence avec les travaux du SGMAP sur lrsquoidentiteacute numeacuterique (France Connect) et lrsquoEtat plateforme
La compatibiliteacute ascendante est assureacutee pour les fournisseurs deacutejagrave connecteacutes agrave Chorus Factures Les fournisseurs sont inciteacutes agrave initier degraves agrave preacutesent les travaux de raccordement
14
1 2 3
Le fournisseur
choisit son mode drsquoeacutemission
Lrsquoentiteacute publique
choisit son mode de reacuteception
La solution mutualiseacutee facilite le traitement de la facture en
proposant un flux pivot unique
Le fournisseur et lrsquoentiteacute publique choisissent indeacutependamment leurs modaliteacutes drsquoeacutemissionreacuteception
Le flux pivot est identique quel que soit lrsquoeacutemetteur le format de transmission et le destinataire
Ce flux contient les donneacutees permettant la creacuteation drsquoune demande de paiement la facture sous forme de piegravece jointe ainsi que le cas eacutecheacuteant les piegraveces justificatives compleacutementaires
Mode Portail visualisation et teacuteleacutechargement
Mode EDI injection automatique du flux et visualisation de la facture via une feuille de style
Mode service mise agrave disposition des services pour les SI des entiteacutes publiques sous forme drsquoAPI
Mode Portail deacutepocirct (PDF signeacute ou non signeacute PDF mixte XML) ou saisie
Mode EDI transmission de flux au format structureacute ou mixte (selon les formats deacutefinis lors de la concertation)
Mode service mise agrave disposition des services du Portail sous forme drsquoAPI
Preacutesentation de la solution Grands principes de la solution mutualiseacutee (22)
15
Destinataires finaux
Preacutesentation de la solution Vue simplifieacutee de la solution
Secteur public local
Etat Etablissements publics
Opeacuterateur de deacutemateacuterialisation
Solution mutualiseacutee Chorus Portail Pro
Systegraveme drsquoeacutechange
Portail de services (API)
Portail de qualification des flux et services
Portail fournisseur
Deacutepocircts xml et Pdf
Saisie
Suivi
Assistance et support
Archivage
Templates
Flux types
Validation
Raccordements
Echange de flux UBLCIIISO20020
EDIFACThellip
Saisie
Deacutepocirct
Flux Pivot (format unique)
Statuts drsquoavancement
EDI
EDI
16
La solution Chorus Portail Pro 2017 est accessible depuis Internet
Les entreprises pourront acceacuteder agrave la solution via le Portail Internet Gestion Publique de la DGFiP Pour les entreprises deacutejagrave inscrites agrave Chorus Factures leurs comptes seront repris
Pour les entreprises inscrites agrave la PLACE de lrsquoEtat leur compte sera utilisable
Lrsquoadministrateur de lrsquoentiteacute pourra habiliter en ligne les utilisateurs de lrsquoentiteacute pour deacutefinir les espaces et le peacuterimegravetre des factures accessibles
Un utilisateur peut ecirctre habiliteacute sur plusieurs entreprises etou eacutetablissements
Preacutesentation de la solution Principes de fonctionnement du portail Organisation du portail
Accueil connecteacute
Factures Qualification
Assistance
Utilisateurs
Accueil deacuteconnecteacute
17
Preacutesentation de la solution Les types de factures pris en charge
La solution prend en charge les demandes de paiement srsquoappuyant sur
Les factures directes agrave destination de personnes publiques
Les avoirs
Les factures de recette issues des entiteacutes publiques
Les demandes de paiement des sous-traitants admis au paiement direct
Les demandes de paiement des cotraitants
Le document de facturation en appui des marcheacutes de travaux ndash Projet de deacutecompte
ndash Etat drsquoacompte
ndash Deacutecompte Geacuteneacuteral et Deacutefinitif(signature reacutealiseacutee hors outil)
La solution assure lrsquoarchivage des factures La solution mutualiseacutee prend en charge lrsquoarchivage des factures qui lui sont
transmises par les eacutemetteurs qursquoils soient priveacutes ou publics qui resteront consultables pendant 10 ans
18
Principe chaque eacutemetteur est identifieacute de maniegravere unique dans la solution mutualiseacutee-CPP 2017 quelles que soient les modaliteacutes de transmission
Pour les eacutemetteurs de factures cette identification repose sur trois eacuteleacutements
bull Le code pays bull Le type drsquoidentifiant bull Lrsquoidentifiant
Siegravege social Type drsquoidentifiant
France SIRET
UE (hors France) Ndeg de TVA intracommunautaire
Extracommunautaire (hors UE et hors France)
Code pays + 16 premiers caractegraveres de la raison sociale
Polyneacutesie Franccedilaise Ndeg Tahiti
Nouvelle Caleacutedonie RIDET
Fournisseurs en cours drsquoimmatriculation
Code pays + 16 premiers caractegraveres de la raison sociale
Le type drsquoidentifiant pour les eacutemetteurs repose sur
Preacutesentation de la solution Lrsquoidentification de lrsquoeacutemetteur par la solution mutualiseacutee
19
Preacutesentation de la solution Modaliteacutes drsquoidentification du destinataire par le fournisseur
Principe chaque reacutecepteur est identifieacute de maniegravere unique dans la solution mutualiseacutee-CPP 2017 quelles que soient les modaliteacutes de transmission
Secteur public local et EPN
Etat
Le SIRET est lrsquoidentifiant unique de la personne publique destinataire
Les destinataires de factures peuvent demander agrave leur fournisseur de renseigner une information compleacutementaire sur la facture portant sur le code service du service destinataire
Les modaliteacutes drsquoidentification du service de lrsquoEtat sont inchangeacutees par rapport agrave Chorus factures avec
bull Un service identifieacute par un code service exeacutecutant associeacute agrave un SIRET commun
20
Preacutesentation de la solution Les parameacutetrages effectueacutes par le destinataire
La solution mutualiseacutee prend en compte la diversiteacute des entiteacutes publiques en terme drsquoorganisation (traitement centraliseacute deacutecentraliseacute des factures) et les pratiques diverses en matiegravere drsquoengagement preacutealable agrave la deacutepense
Chaque entiteacute publique a ainsi la faculteacute de rendre obligatoire pour les factures la concernant les informations relatives
Au code service destinataire
Agrave la reacutefeacuterence drsquoengagement (reacutefeacuterence au marcheacute ou agrave la commande)
Ces informations devront dans ce cas ecirctre porteacutees sur la facture remise par le fournisseur
Il sera possible de veacuterifier le caractegravere obligatoire de ces informations dans la solution mutualiseacutee via lrsquoannuaire
21
Deacutepocirct manuel saisie des donneacutees de
facturation
CPP 2017
Envoi Reacuteception en EDI des donneacutees de
facturation
API manager
Quatre modaliteacutes de transmission des donneacutees de facturation sont proposeacutees aux fournisseurs
la saisie manuelle des donneacutees de facturation via un formulaire sur le portail CPP
le deacutepocirct des donneacutees de facturation au format PDF (signeacute ou non signeacute) ou au format XML
la solution CPP2017 permettra un import de masse de factures (Import au format xml ou PDF Mixte A3)
la transmission en mode EDI soit
ndash en adressant directement ses flux agrave la solution mutualiseacutee
ndash Via un opeacuterateur de deacutemateacuterialisation
ndash via un portail amont connecteacute (en API) agrave la solution mutualiseacutee CPP 2017 dans des cas speacutecifiques pour les entiteacutes publiques
B
D
C
A
B
C
D
Mode Portail
Mode EDI
API
Mode EDI
Mode EDI
Opeacuterateur de deacutemateacuterialisation
Portail Amont dans des cas speacutecifiques
Fournisseurs
A
Preacutesentation de la solution Les modes drsquoeacutemission
A
22
1
Le format Standard Universal Business Language
- UBL Invoice
Structureacute ou minimal
2
Le format Cross Industry Invoice (United Nations
Centre for Trade Facilitation and Electronic Business)
Structureacute ou minimal
3
Le format PES_V2 Facture (utiliseacute dans le secteur public
local)
4
Les autres formats reacutefeacuterenceacutes par le CEN dans
le cadre des travaux sur le modegravele seacutemantique europeacuteen
5
Un format PDF Mixte
(PDFA3 en cours de deacutefinition)
6
le format PDF simple (signeacute ou non signeacute) est
supporteacute dans le cadre de la fonctionnaliteacute de deacutepocirct en
mode portail
La possibiliteacute de joindre des piegraveces jointes agrave la facture sera supporteacutee quelle que soit la modaliteacute
drsquoeacutemission
Diffeacuterents formats syntaxiques sont pris en charge par la solution mutualiseacutee afin de faciliter lrsquoeacutemission de factures par les
fournisseurs
Preacutesentation de la solution Les formats retenus
23
Preacutesentation de la solution Lrsquoespace laquo Mes factures raquo
24
Preacutesentation de la solution Lrsquoespace laquo Mes factures raquo
Le bloc laquo Fil drsquoeacutevegravenements raquo recense les derniegraveres actions et eacutevegravenements intervenus sur le traitement des factures
Le bloc laquo Mes factures raquo permet
la consultation de lrsquoeacutetat courant des factures eacutemise par lrsquoentreprise
lrsquoaccegraves rapide agrave la consultation au teacuteleacutechargement et agrave le teacuteleacutechargement des factures
Le bloc laquo Actions raquo permet un accegraves rapide aux principales actions disponibles
Traiter et consulter une facture
Consulter le stock des factures reccedilues
Rechercher une facture
Le bloc laquo Actualiteacutes raquo de la solution mutualiseacutee-CPP 2017 lieacutees agrave lrsquoespace laquo Mes factures raquo
25
Preacutesentation de la solution La saisie des factures en ligne
Ecran de saisie drsquoune facture pour le fournisseur
Saisie des donneacutees geacuteneacuterales drsquoune facture
Donneacutees leacutegales du destinataire et du fournisseur
Cadre de facturation
Identification du marcheacute et des modaliteacutes de paiement
Saisie du deacutetail de la facture
Creacuteation eacutedition et suppression de lignes de facturations
Preacutecision quant aux produits factureacutes et aux montants dus
Possibiliteacute drsquoadjoindre des piegraveces jointes
Possibiliteacute de teacuteleacutecharger
Validation annulation enregistrement de la saisie
26
Preacutesentation de la solution La consultation des factures
Ecran de consultation de la facture
Consultation des informations relatives agrave la facture
Informations destinataire
Informations fournisseur
Cadre de facturation
Montants engageacutes
Reacutefeacuterences du marcheacute
Visualisation de la facture originale
Teacuteleacutechargement de la facture
au format pivot (qui contient toutes les PJ + facture originale)
au format PDF avec ou sans les PJ (y compris la facture originale)
Consultation du cycle de vie de la facture (annuleacute commandeacute consulteacute associeacute agrave un bon de
commande factureacute)
La possibiliteacute drsquoutiliser une facture preacuteceacutedente pour en creacuteer une nouvelle
Affichage du certificat de deacutepocirct et du bordereau de suivi
27
A lrsquoinstar de Chorus factures
La solution mutualiseacutee-CPP 22017 permettra au fournisseur drsquoobtenir des informations concernant les diffeacuterentes dates de traitement de sa facture tant par la solution mutualiseacutee que par le destinataire
Ces informations sont mises agrave disposition du fournisseur par la remonteacutee du flux cycle de vie et pourront ecirctre compleacuteteacutees par la personne publique au moyen dun champ en saisie libre
Preacutesentation de la solution La visualisation du cycle de vie de la facture
28
Acteurs
Statuts visibles pour le
fournisseur
Activiteacutes
Statut obligatoire
Fournisseur
Deacutepocirct des donneacutees de
facturation
Reacutecupeacuteration des donneacutees
de facturation
Liquidation Mandatement Comptabilisation
du paiement
Deacuteposeacutee Mise agrave disposition
du destinataire
Mise en
paiement
En cours drsquoacheminement
vers le destinataire
Rejeteacutee
Service ordonnateur Service comptable
1 3
7
2
4
Acceptation
des donneacutees
de facturation
SI Financier (EDI)
Espace Factures (Portail)
SI Financier SI Financier SI FINANCIER OU
HELIOS
Envoi des
donneacutees de
facturation
CPP 2017
Mise agrave
disposition
du
comptable
6
Suspendue 5
Statut obligatoire(selon les situations)
BDF
Mise agrave jour
statut
Preacutesentation de la solution Le processus global et ses eacutetapes
29
Types de controcircle CPP Destinataire
Coheacuterence du flux et seacutecuriteacute
Structure de donneacutees
Coheacuterence des donneacutees
Les controcircles meacutetiers
Les controcircles meacutetiers reacutealiseacutes par la structure publique destinataire de la facture comprennent notamment les controcircles de reacutefeacuterentiels relatifs agrave lrsquoengagement et au code service
Les SI destinataires pourront opeacuterer des controcircles meacutetiers additionnels en fonction des possibiliteacutes de parameacutetrage offertes par les eacutediteurs
Preacutesentation de la solution Les controcircles effectueacutes ndash vue drsquoensemble
30
Preacutesentation de la solution Le deacutelai global de paiement (DGP)
La date servant au point de deacutepart du DGP (sous reacuteserve de service fait) peut varier selon les cas drsquoeacutemission de la facture
En mode EDI crsquoest la date de lrsquoacquittement technique eacutemis par le SI du destinataire
En mode portailservice crsquoest la date de notification par mail au destinataire de la mise agrave disposition de la facture sur lrsquoespace factures
Et en cas de litige entre le fournisseur et le pouvoir adjudicateur la date servant de point de deacutepart au DGP sera la date de deacutepocirct de la facture sur CPP + 2 jours
Dans le cas des marcheacutes de travaux la date servant de point de deacutepart au DGP reste la transmission du projet de deacutecompte du fournisseur agrave la MOE ou le DGD lorsqursquoil est remis au pouvoir adjudicateur
Ces diffeacuterentes dates seront traceacutees et consultables dans CPP Toutefois CPP nrsquoa pas vocation agrave calculer le DGP
31
La personne publique a la possibiliteacute de communiquer le statut laquo suspendue raquo lorsqursquoune piegravece justificative manque pour la liquidation mise en paiement
Cette fonctionnaliteacute eacutevite de devoir rejeter le dossier de facturation en cas de PJ manquante
1 La personne publique notifie en commentaire la nature de la piegravece manquante et suspend le deacutelai de paiement
2 Le fournisseur se connecte au portail (mode service ou mode portail) afin de deacuteposer lales piegravece(s) compleacutementaire(s)
NB les reacutecepteurs de factures conservent la possibiliteacute de demander les piegraveces compleacutementaires selon les mecircmes modaliteacutes qursquoaujourdrsquohui (papier courriel etc)
La suspension des factures
Lorsque la collectiviteacute locale ou lrsquoEPN rejette pour cause drsquoerreur sur les donneacutees drsquoacheminement de la facture (SIRET destinataire) elle doit typer speacutecifiquement le rejet afin de permettre au fournisseur srsquoil le souhaite de recycler les donneacutees de facturation
Le rejet et la possibiliteacute de recycler les factures
Preacutesentation de la solution Focus sur le rejet et la suspension de factures
32
Preacutesentation de la solution Les cas de gestion de la sous-traitance
Les sous-traitants admis au paiement direct peuvent adresser directement leur demande de paiement agrave la personne publique Un accord preacutealable du titulaire est cependant neacutecessaire avant la mise en paiement
Sous-traitant eacutedition et transmission drsquoune demande de paiement en mode EDI ou mode portail sur laquelle le mode de facturation est preacuteciseacute
Titulaire validation de la demande de paiement du sous-traitant en se connectant en mode portail
Actions des fournisseurs
Reacuteception de la demande de paiement du sous-traitant valideacutee par le titulaire
Liquidation et mandatement (aucune action speacutecifique)
Actions de lrsquoordonnateur
Remarques Selon la reacuteglementation et sans validation sous un deacutelai de 15 jours la demande de paiement est consideacutereacutee
comme valideacutee Elle est transmise au pouvoir adjudicateur destinataire
Le titulaire est informeacute des paiements effectueacutes au sous-traitant via les informations du cycle de vie
Le mode de facturation est preacuteciseacute dans le flux pivot pour informer lrsquoordonnateur qursquoil srsquoagit drsquoune demande de paiement lieacutee agrave un acte de sous-traitance
La facture eacutemise par le sous-traitant et adresseacutee au titulaire peut ecirctre inseacutereacutee sous forme de piegravece jointe
33
Documents eacutechangeacutes
Facturation en cours de marcheacute
Facturation en fin de marcheacute
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution La prise en compte des marcheacutes de travaux
Projet de deacutecompte mensuel
Etat drsquoacompte
Deacutecompte mensuel
Etat drsquoacompte
valideacute
Projet de deacutecompte
final
Deacutecompte final
Projet de deacutecompte
geacuteneacuteral
Deacutecompte Geacuteneacuteral
Deacutecompte Geacuteneacuteral et
Deacutefinitif
Dans le cadre des marcheacutes de travaux la solution CPP prendra en charge les processus de facturation suivants
Tous les documents concourant agrave la mise en paiement peuvent ecirctre deacuteposeacutes transmis agrave CPP 2017
La solution permet le deacutepocirct en mode portail de documents par un deacuteposant autre que le producteur du document (exemple deacutepocirct drsquoun eacutetat drsquoacompte produit par une MOE et deacuteposeacute par un fournisseur)
Les acteurs habiliteacutes agrave deacuteposer ces piegraveces concourant agrave la mise en paiement peuvent ecirctre distincts des acteurs en charge de leur production initiale
Fournisseur
Fournisseur Ordonnateur
(Service financier)
Ordonnateur
(Service financier)
34
Preacutesentation de la solution La sollicitation de lrsquoassistance
Le module drsquoassistance de la solution mutualiseacutee permet de reacutepondre agrave lrsquoensemble des questions poseacutees par les eacutemetteurs et reacutecepteurs de factures
bull Principes
bull Les eacutemetteurs peuvent solliciter lrsquoassistance de la solution mutualiseacutee-CPP 2017 suite agrave des difficulteacutes techniques ou applicatives Les eacutemetteurs peuvent eacutegalement solliciter les reacutecepteurs de facture pour toute question meacutetier relative au traitement de leurs factures
bull Modaliteacute
bull Chaque sollicitation est mateacuterialiseacutee par un laquo ticket raquo renseigneacute par lrsquoeacutemetteur via un formulaire de demande drsquoassistance en preacutecisant les informations requises pour le traitement de sa demande (ex numeacutero de facture) Des piegraveces jointes peuvent y ecirctre ajouteacutees (ex capture drsquoeacutecran)
Les fournisseurs et les entiteacutes publiques peuvent eacutegalement acceacuteder agrave une base de connaissance par lrsquointermeacutediaire drsquoun assistant virtuel afin drsquoobtenir des reacuteponses aux questions les plus freacutequemment poseacutees
35
Preacutesentation de la solution Assistance _ Mise en place drsquoun avatar
36
Preacutesentation de la solution Assistance _ Mise en place drsquoun avatar
37
Sommaire
Contexte
Preacutesentation de la solution
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017
38
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017
La deacutemateacuterialisation des factures srsquoinscrit deacutesormais dans une obligation progressive au sein du secteur public comme dans de nombreux pays europeacuteens
Degraves 2017 les grandes entreprises devront adresser leurs factures au secteur public sous forme eacutelectronique
La neacutecessiteacute de reacutealiser des travaux de raccordement et drsquoadapter les processus de facturation incite agrave initier le projet pour ecirctre au rendez vous
Il faut notamment srsquoassurer de la bonne adaptation de votre systegraveme drsquoinformation et de vos processus
Gestion des informations neacutecessaires au bon traitement de la facture
Choix du mode drsquoeacutemission et du format
Capaciteacute agrave produire le format retenu
Raccordement technique en cas de choix du mode EDI
39
Chaque entiteacute publique a la faculteacute de rendre obligatoire pour les factures la concernant les informations relatives
Au code service destinataire
Agrave la reacutefeacuterence drsquoengagement (reacutefeacuterence au marcheacute ou agrave la commande)
Il sera possible de veacuterifier le caractegravere obligatoire de ces informations dans la solution mutualiseacutee via lrsquoannuaire
Ces informations devront ecirctre porteacutees sur la facture remise par le fournisseur Il faudra donc srsquoassurer de la bonne communication de ces informations par les entiteacutes publiques
A noter que pour lrsquoEtat ces informations sont toujours obligatoires
Reacutefeacuterence agrave lrsquoengagement juridique
Code service exeacutecutant
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017 Gestion des informations neacutecessaires au traitement de la facture
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Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017 Le choix drsquoun raccordement via un opeacuterateur de deacutemateacuterialisation
Les opeacuterateurs de deacutemateacuterialisation assurent deux principales missions la production et la transmission des flux au format et avec les informations
attendues par le reacutecepteur
la garantie des aspects fiscaux notamment lrsquoarchivage des factures deacutemateacuterialiseacutees
Les fournisseurs ne sont pas contraints de passer par un opeacuterateur et peuvent internaliser leur solution de deacutemateacuterialisation
LrsquoAIFE observe un principe de neutraliteacute dans le choix des opeacuterateurs LrsquoAIFE a pris la deacutecision de ne pas intervenir dans le choix du mode de
deacutemateacuterialisation de ses fournisseurs Les fournisseurs peuvent aussi bien choisir une deacutemateacuterialisation avec des outils internes que de passer par un opeacuterateur de deacutemateacuterialisation
LrsquoAIFE a par ailleurs fait le choix de ne certifier aucun opeacuterateur de deacutemateacuterialisation Le fournisseur est libre de choisir son opeacuterateur de deacutemateacuterialisation et de deacutefinir avec lui les conditions de leur collaboration
A ce jour plusieurs opeacuterateurs sont raccordeacutes agrave la solution actuelle Chorus factures Les fournisseurs sont totalement libres du choix de leur opeacuterateur
41
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017 Qualification et modaliteacutes de raccordement des flux (EDI)
Les fonctions de qualification des flux seront offertes aux utilisateurs du portail front de CPP 2017 (fournisseurs et entiteacutes publiques) Au travers de cet espace du portail front lrsquoutilisateur pourra
1 Tester en mode self service les diffeacuterents types de flux accepteacutes par la solution (factures meacutemoires de justice avis des sommes agrave payer cycle de vie etc)
2 Reacutecupeacuterer un rapport drsquoanalyse de son flux indiquant les erreurs rencontreacutees
3 Obtenir des compte-rendus et des flux de cycle de vie contextualiseacutes
4 Reacutecupeacuterer les fichiers de description des diffeacuterents flux et des exemples de flux preacute-remplis
Lrsquoutilisateur pourra eacutegalement deacuteposer des fiches de raccordement EDI pour interconnecter son SI de recette avec la plateforme de qualification CPP2017 et son SI de production avec le SI de production de CPP2017
Une fois les SI raccordeacutes en qualification lrsquoutilisateur pourra suivre le traitement de ses flux eacutemis en EDI vers la plateforme de qualification
Les raccordement EDI sont drsquoores et deacutejagrave possibles avec Chorus factures pour lrsquoEtat et permettront de beacuteneacuteficier du raccordement pour tout le secteur public au 1er janvier 2017
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Action fournisseur Action commune AIFE fournisseur
S1 S2 S3 S4 S5 S6 S7 S8 - hellip
Deacutep
loie
men
t
Racc technique
Deacuteveloppement des flux
Assistance CPP
Tests unitaires Via Espace de
qualification CPP2017
Tests
Suivi des premiers flux
Demande de raccordement en
qualification
Tests
et
recett
e
Co
nstr
ucti
on
Demande de raccordement en
production
Deacuteclaration dans lrsquoespace
de qualification de CPP
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017 Espace qualification Macro planning des travaux de raccordement
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Le calendrier drsquoici janvier 2017 Des pilotes degraves mi 2016
Nombre de pilotes et type drsquoentiteacutes Outre les services de lrsquoEtat deacutejagrave dans Chorus Factures 18 entiteacutes seront
deacutesigneacutees pour ecirctre pilote de la solution en juin 2016
Entiteacutes pilotes Type de structure Editeur
Universiteacute de Lorraine EPN SAP AMUE
Pole emploi EPN SAP
CNRS EPN SAP
CCI Paris EPN SIGMA
Lyceacutee Bernart de Ventadour EPLE GFC
Commune de Paris SPL SAP
Meacutetropole de Brest SPL ATOS (en lien avec e-
Megalis)
Communauteacute de communes de Parthenay SPL Berger Levrault
Commune de Le Monetier les Bains SPL Berger Levrault
Conseil reacutegional de Provence Alpes Cote drsquoAzur
SPL GFI
Conseil deacutepartemental de lrsquoAube SPL GFI (en lien avec SPL
xdeacutemat)
Office Public de lrsquoHabitat Vosgelis SPL AAERON
Lille Meacutetropole SPL CGI
Ville de Bordeaux SPL CGI
APHP EPS SAP
CHU Amiens EPS MIPIH (en lien avec UNIHA)
CH Gpt Hospitalier Eaubonne Montmorency EPS AGFA
DGAC ETAT SAP
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Le calendrier drsquoici janvier 2017 Des pilotes degraves mi 2016 les objectifs
La reacutealisation de pilotes preacutealablement agrave la geacuteneacuteralisation permet de tester la solution mutualiseacutee CPP2017 dans sa dimension technique comme dans celle de lorganisation et de ladheacutesion des utilisateurs
Lexpeacuterience des sites pilotes permet de preacuteparer le deacuteploiement de mieux en appreacutecier la charge et den identifier les difficulteacutes a priori
La phase pilote de mise en œuvre du service doit permettre de
3 Srsquoassurer que lrsquoensemble du processus est opeacuterant et maitriseacute par les acteurs
2 Seacutecuriser les modaliteacutes de deacuteploiement et drsquoassistance
1 Srsquoassurer de lrsquoadheacutesion et lrsquoappropriation des utilisateurs des structures priveacutees ou publiques agrave utiliser la solution mutualiseacutee CPP2017
Traiter les problegravemes
rencontreacutes et proposer des plans drsquoaction
4 Valider le bon fonctionnement de la solution en situation reacuteelle
45
En synthegravesehellip
Initialement mise en œuvre dans un cadre facultatif fondeacute sur le choix de lrsquoentreprise la deacutemateacuterialisation des factures srsquoinscrit deacutesormais dans une obligation progressive au sein du secteur public avec la mise agrave disposition drsquoune plateforme partageacutee comme cela eacuteteacute fait dans de nombreux pays europeacuteens
Elle constitue une opportuniteacute de modernisation des eacutechanges entre les fournisseurs et le secteur public et illustre une nouvelle deacutemarche de mutualisation de systegraveme drsquoinformation entre les acteurs du secteur public permettant drsquooptimiser les gains et faciliter la mise en œuvre
Les entiteacutes publiques et les grands fournisseurs sont concerneacutes par lrsquoobligation degraves 1er janvier 2017 avec la reacutealisation de laquo pilotes raquo degraves la mi-2016 Des pilotes seront reacutealiseacutes degraves mi-2016
La publication des speacutecifications externes permet aux fournisseurs drsquoanticiper la deacutemarche en deacutefinissant leur trajectoire et leurs modaliteacutes de mise en œuvre
Vous pouvez drsquoores et deacutejagrave vous inscrire sur Chorus Factures HTTPSCHORUS-FACTURESBUDGETGOUVFR
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En savoir plus
Sur le site de lrsquoAIFE wwweconomiegouvfraifeagence-pour-linformatique-financiere-letat-0
Sur le site laquo collectiviteacutes locales raquo httpwwwcollectivites-localesgouvfr
aife_officiel
47
En synthegravese hellip
48
49
Gestion des factures
Saisie Creacuteation Modification Validation Suppression
Recherche
Suivi du cycle de vie
Deacutepocirct unitaire XMLPDF
Archivage
Liste fiscale
Consultation et teacuteleacutechargement
Deacutepocirct en masse format mixte XMLPDF
Tableaux de bord
Qualification des flux
Deacutepocirct de flux
Analyse de flux
Reacutecupeacuteration dun flux type
Reacutecupeacuteration dun flux cycle de vie
Creacuteation dune fiche de raccordement EDI
Suivi des flux
Qualification des API
Gestion des bons de commandes
(pour les services de lrsquoEtat)
Recherche
Consultation et teacuteleacutechargement
Tableau de bord
Notification
Notification
Workflow de validation
Gestion piegraveces jointes
Recyclage
Certificat de deacutepocirct
Liste des factures agrave traiter
Preacutesentation de la solution Les principales fonctionnaliteacutes de la solution mutualiseacutee
Liste des eacutevegravenements intervenus sur le bon de commande
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Gestion des utilisateurs et fournisseurs Assistance fournisseurs
Recherche
Saisie sollicitation
Suivi sollicitation
Modification clocircture sollicitation
Synthegravese requecircte
Consultation et teacuteleacutechargement
Recherche
Gestion compte utilisateur
Authentification compte utilisateur
Gestion de la base de connaissance
Tableau de bord
Gestion fiche entiteacute
Gestion Mandat Facturation
Gestion du support
Prise en charge une sollicitation
Liste des eacutevegravenements
Gestion piegraveces jointes
Notification
Consultation et teacuteleacutechargement
Notification
Assistance documentaire
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution Les principales fonctionnaliteacutes de la solution mutualiseacutee
Creacuteation compte utilisateur
Creacuteation fiche entiteacute
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Statut Fait geacuteneacuterateur COLL EPN ETAT
Deacuteposeacutee
La facture a eacuteteacute deacuteposeacutee par le fournisseur (en mode EDI ou en
mode Portail) les diffeacuterents controcircles ont eacuteteacute reacutealiseacutes et la
facture a pu ecirctre inteacutegreacutee au laquo reacutefeacuterentiel factures raquo
En cours
drsquoacheminement
La facture a eacuteteacute envoyeacutee par la solution mutualiseacutee au
destinataire
Mise agrave disposition du
destinataire
Mode EDI reacuteception du flux drsquoacquittement du SI destinataire
Mode Portail Le destinataire est notifieacute par courriel de la
mise agrave disposition de la facture sur lrsquoespace factures
Rejeteacutee La facture est rejeteacutee par le service destinataire (ex erreur de
destinataire donneacutees de facturation erroneacutees etc)
Suspendue Le traitement de la facture peut ecirctre suspendu lorsqursquo une ou
plusieurs piegraveces justificatives sont manquantes Facultatif
Mise agrave disposition du
comptable
Le mandat demande de paiement a eacuteteacute inteacutegreacute par SI du
comptable Facultatif
Comptabiliseacutee Le mandat demande de paiement a eacuteteacute valideacute par le payeur et
comptabiliseacute Facultatif
Mise en paiement Le flux de virement a eacuteteacute envoyeacute agrave la Banque de France
Facultatif
Hors mode
EDI
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution Les statuts meacutetiers remonteacutes aux fournisseurs
Non disponible disponible et obligatoire
52
Deux circuits sont possibles au regard de la reacuteglementation Un 1er circuit preacutevoit une facturation globale par le mandataire (facturation inteacutegrant de multiples beacuteneacuteficiaires de paiement)
Edition drsquoune
demande de
paiement
globale
Transmission
Deacutepocirct de la
demande de
paiement globale
Traitement de la
demande de
paiement
globale
Mise en paiement
de la demande de
paiement globale
Mandataire Personne
publique
Personne
publique
Acheminement de la demande de paiement jusqursquoagrave son destinataire
Mandataire
Paiement de chaque cotraitant figurant dans la demande de paiement globale
Mandataire eacutedition drsquoune demande de paiement globale preacutecisant la part de prestations agrave reacutegler directement aupregraves de chaque cotraitant sur laquelle le mode de facturation est preacuteciseacute (laquo demande de paiement globale raquo)
Cotraitant aucune action agrave reacutealiser dans la solution mutualiseacutee
Actions des fournisseurs
Reacuteception de la demande de paiement en mode EDI si le SI du destinataire est raccordeacute ou en mode Portail dans lrsquoEspace Factures
Les informations fournit sur le mode de
facturation indique agrave lrsquoordonnateur qursquoune action speacutecifique est agrave reacutealiser sur la demande de paiement
Creacuteation drsquoautant de mandat que de beacuteneacuteficiaires de paiement en y joignant en piegravece-jointe la demande global eacutemise par le titulaire ainsi que les eacuteventuelles piegravece-jointes
Actions de lrsquoordonnateur 1 2
Remarque Seul lrsquoeacutemetteur de la demande de paiement a accegraves au suivi du cycle de vie Le cotraitant sollicite donc le
mandataire ou la personne publique directement pour obtenir de lrsquoinformation sur le paiement de ses demandes de paiement
Lrsquoordonnateur est informeacute via le flux pivot qursquoil srsquoagit drsquoune demande de paiement lieacutee agrave un acte de cotraitance
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution La co-traitance (12)
53
Le 2nd circuit possible en cas cotraitance preacutevoit une facturation par le cotraitant avec validation de la demande de paiement par le mandataire
Edition drsquoune
demande de
paiement
Transmission
Deacutepocirct de la
demande de
paiement
Validation de la
demande de
paiement
Traitement de la
demande de
paiement
Mise en
paiement de la
demande de
paiement
Cotraitant Cotraitant Mandataire Personne
publique
Personne
publique
Sollicitation du mandataire
Acheminement de la demande de paiement jusqursquoagrave son destinataire
Remarques Seul lrsquoeacutemetteur de la demande de paiement a accegraves au suivi du cycle de vie Le mandataire nrsquoa donc pas accegraves
au suivi du traitement de la demande de paiement de ses cotraitants
Lrsquoordonnateur est informeacute via le flux pivot qursquoil srsquoagit drsquoune demande de paiement global de cotraitance
Cotraitant eacutedition et transmission drsquoune demande de paiement en mode EDI ou mode portail sur laquelle le mode de facturation est preacuteciseacute
Mandataire validation de la demande de paiement du titulaire en se connectant en mode portail
Actions des fournisseurs 1
Statut laquo en attente de validation raquo
Reacuteception de la demande de paiement du cotraitant valideacutee par le mandataire
Liquidation et mandatement (aucune action speacutecifique)
Actions de lrsquoordonnateur 2
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution La co-traitance (22)
54
Deacuteposant drsquoune piegravece
Deacutepocirct par le fournisseur drsquoun projet de deacutecompte et validation MOEMOA sur le portail
(En piegravece-jointe de lrsquoeacutetat drsquoacompte)
Deacutepocirct par le fournisseur drsquoun eacutetat drsquoacompte(sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOE hors CPP)
Deacutepocirct par le fournisseur drsquoun eacutetat drsquoacompte valideacute (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOA hors CPP)
NA (En piegravece-jointe de lrsquoeacutetat drsquoacompte)
Deacutepocirct par la MOE de lrsquoeacutetat drsquoacompte (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec le fournisseur dans CPP ou hors CPP)
Deacutepocirct par la MOE de lrsquoeacutetat drsquoacompte valideacute (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOE hors CPP)
NA (En piegravece-jointe de lrsquoeacutetat drsquoacompte valideacute)
(En piegravece-jointe de lrsquoeacutetat drsquoacompte valideacute)
Deacutepocirct par la MOA de lrsquoeacutetat drsquoacompte valideacute (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec le fournisseur et la MOE dans CPP ou hors CPP)
Projet de
deacutecompte mensuel
Etat
drsquoacompte
Deacutecompte
mensuel
Etat drsquoacompte
valideacute
Fournisseur
Maitrise drsquoouvrage
(mode service uniquement via
un portail amont)
Maitrise drsquoŒuvre
6 cas drsquoutilisation ont eacuteteacute deacutefinis pour permettre la prise en charge dans la solution CPP des piegraveces neacutecessaires agrave la facturation en cours de marcheacute
Produit par le fournisseur Produit par la MOE Produit par la MOE Produit par la MOA
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution Les marcheacutes de travaux La facturation en cours de marcheacute
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Deacuteposant drsquoune piegravece
Deacutepocirct par le fournisseur drsquoun projet de deacutecompte et validation MOEMOA sur le portail
NA NA NA Deacutepocirct par le fournisseur du DGD (apregraves eacutechanges preacutealables avec la MOAMOE dans CPP ou hors CPP)
NA (En piegravece-jointe du projet de deacutecompte
geacuteneacuteral)
Deacutepocirct par la MOE du projet de deacutecompte geacuteneacuteral (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec le fournisseur dans CPP ou hors CPP)
Deacutepocirct par la MOE du deacutecompte geacuteneacuteral (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOA hors CPP)
NA
NA NA (En piegravece-jointe du deacutecompte geacuteneacuteral)
Deacutepocirct par la MOA du deacutecompte geacuteneacuteral (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOE dans CPP ou hors CPP)
NA
Fournisseur
Maitrise drsquoouvrage
(mode service uniquement via
un portail amont)
Maitrise drsquoŒuvre
5 cas drsquoutilisation ont eacuteteacute deacutefinis pour permettre la prise en charge dans la solution CPP des piegraveces neacutecessaires agrave la facturation en fin de marcheacute
Projet de
deacutecompte final
Deacutecompte
final
Projet de
deacutecompte geacuteneacuteral
Deacutecompte
Geacuteneacuteral
Deacutecompte
Geacuteneacuteral et Deacutefinitif
Produit par le fournisseur Produit par la MOE Produit par la MOA Produit par la MOE Produit par le fournisseur
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution Les marcheacutes de travaux La facturation en fin de marcheacute
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Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017 Modaliteacutes de raccordement les protocoles utiliseacutes
Les protocoles retenus pour assurer les eacutechanges en mode flux sont
PeSIT HS E avec chiffrement TLS ndash Le chiffrement du flux sous TLS est initieacute via certificats Bi-cleacutes SSL conformes
RGS fournis par lrsquoAIFE issus drsquoune autoriteacute de certification les partenaires srsquoauthentifiant aujourdrsquohui mutuellement de maniegravere forte
SFTP ndash SSH seacutecurisant les eacutechanges avec chiffrement par bi-cleacutes conformes aux exigences
du cycle de vie des secrets (cleacutes DSA 2048 minimum PS 22 regravegles de creacuteation dureacutee de vie)
AS2 avec chiffrement TLS
Un seul protocole de raccordement est autoriseacute pour un flux donneacute
7
Contexte de la facturation eacutelectronique 2017 Une monteacutee en charge progressive
8
Lrsquoordonnance srsquoapplique agrave toutes les factures eacutemises dans le cadre des contrats en cours drsquoexeacutecution agrave la date drsquoentreacutee en vigueur de lrsquoobligation ou conclus posteacuterieurement avec lrsquoEtat les collectiviteacutes territoriales et leurs eacutetablissements publics respectifs
lrsquoEtat Les eacutetablissements publics
nationaux Les collectiviteacutes territoriales et
leurs groupements Les eacutetablissements publics
locaux Autres cateacutegories
drsquoeacutetablissements publics
Les titulaires de contrats Les sous-traitants admis au
paiement direct Les collectiviteacutes territoriales et
leurs eacutetablissements publics Autres cateacutegories
drsquoeacutetablissements publics
Acteurs eacutemetteurs de facture Acteurs reacutecepteurs de facture
Environ 78 000 entiteacutes
Environ 95 millions de factures
Facturation
Attention la mesure ne srsquoappliquera pour ces entiteacutes reacuteceptrices de factures
les collectiviteacutes drsquooutre-mer agrave lrsquoexception de Saint Pierre et Miquelon et Saint Bartheacutelemy les groupements de coopeacuteration sanitaire et autres formes de coopeacuteration dans le domaine sanitaire les groupements de coopeacuteration sociale et meacutedico-sociale
Environ 1 115 000 fournisseurs de la sphegravere publique
Contexte de la facturation eacutelectronique 2017 Le peacuterimegravetre de lrsquoobligation reacuteglementaire
9
Contexte de la facturation eacutelectronique 2017 Eleacutements de volumeacutetrie
Cateacutegorie drsquoentreprises
Nombre drsquoentreprises au
31122011
Estimation du nombre
drsquoentreprises concerneacutees
Grandes entreprises (GE)
214 214
Entreprises de taille intermeacutediaire (ETI)
4 794 4 794
Petites et moyennes entreprises (PME)
136 068 136 068
Microentreprises ou tregraves petites entreprises (TPE)
2 951 600 974 028
Plusieurs cateacutegories de populations sont impacteacutees par le projet
Les fournisseurs de la sphegravere publique dont le nombre est eacutevalueacute agrave 1 115 000
Les collectiviteacutes et eacutetablissements publics locaux et de santeacute soit 77 474 structures
Les eacutetablissements publics nationaux qui sont au nombre de 1 000
Les services de lrsquoEtat
Lrsquoensemble des agents de la sphegravere publique concerneacute par le projet est eacutevalueacute agrave plus de 220 000
Cateacutegorie de reacutecepteurs
Nombre drsquoentiteacutes Nombre de factures
reccedilues
Etat 200 4 000 000
EPN 1 000 20 000 000
Reacutegions 26 1 000 000
Deacutepartements 102 5 500 000
Secteur communal 73 851 47 000 000
Etablissements de santeacute
2 545 18 000 000
Total 77 474 95 000 000
10
La solution mutualiseacutee a plusieurs objectifs
Simplification pour les entreprises
- La directive europeacuteenne comme la loi drsquohabilitation ont pour objectif la simplification du processus de la commande publique LrsquoUnion Europeacuteenne chiffre les eacuteconomies potentielles agrave 15 milliards drsquoeuros pour les 27 pays europeacuteens
- Beaucoup drsquoentreprises travaillent pour plusieurs entiteacutes publiques Une solution mutualiseacutee constitue une eacutevidente simplification
Mutualisation des coucircts pour les administrations
- LrsquoEtat qui est tenu depuis 2012 drsquoaccepter les factures deacutemateacuterialiseacutees a ducirc mettre en place un systegraveme complet (Chorus Factures) qui peut servir de socle fonctionnel agrave une solution commune Etat ndash collectiviteacutes locales amp eacutetablissements
- Une solution mutualiseacutee permet de laquo seacutecuriser raquo la mise en œuvre de lrsquoobligation pour tous les acteurs agrave lrsquoeacutecheacuteance de 2017
- Une solution mutualiseacutee permet drsquoeacuteviter la multiplication des solutions (et le coucirct associeacute) comme cela a eacuteteacute constateacute en matiegravere de deacutemateacuterialisation des appels drsquooffres
Contexte de la facturation eacutelectronique 2017 Lrsquoordonnance du 26 juin 2014 les objectifs drsquoune solution mutualiseacutee
La solution mutualiseacutee permet en srsquoappuyant sur des fonctionnaliteacutes eacuteprouveacutees de limiter le risque technologique inheacuterent agrave la mise en place drsquoune solution ad hoc Elle permet eacutegalement de valider pour les entreprises lrsquoeffort de simplification en leur proposant un point drsquoaccegraves unique masquant une organisation administrative pouvant apparaicirctre comme complexe
11
Contexte de la facturation eacutelectronique 2017 Gains preacutevisionnels sur le traitement drsquoune facture
Le potentiel de gain de la mesure estimeacute se deacutecompose en gains financiers et en gains de temps
le coucirct de traitement drsquoune facture deacutemateacuterialiseacutee eacutemise agrave 5euro contre un coucirct de traitement drsquoune facture papier eacutemise estimeacute entre 8 et 95euro
le coucirct de traitement drsquoune facture deacutemateacuterialiseacutee reccedilue agrave 75euro contre un coucirct de traitement drsquoune facture papier reccedilue estimeacute agrave 138euro
Lrsquoordre de grandeur de ces estimations est en adeacutequation avec lrsquoestimation reprise dans le support laquo Fiche praTIC agrave usage des dirigeants drsquoentreprises raquo (ndeg5) coreacutedigeacute par la DGE le MEDEF et le Syntec Numerique
Rapport GS1
12
Sommaire
Contexte
Preacutesentation de la solution
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017
13
Preacutesentation de la solution Une eacutevolution dans la continuiteacute
La solution mutualiseacutee Chorus Portail Pro 2017 srsquoinscrit dans la continuiteacute de Chorus Factures solution mise en œuvre par lrsquoEtat depuis le 1er janvier 2012
Elle permet drsquoassurer le deacutepocirct le suivi et la mise agrave disposition des 100 millions de factures annuelles sur le peacuterimegravetre de lrsquoEtat du secteur public local (y compris le secteur hospitalier) et des eacutetablissements publics
Les entiteacutes publiques ayant des Portails laquo tiers raquo offrant des services agrave valeur ajouteacutee pourront inteacutegrer les services de la solution mutualiseacutee CPP 2017 (transmission de factures suivi des factures recherche et consultation gestion des comptes) agrave lrsquoaide dAPI
Elle srsquoinscrira en coheacuterence avec les travaux du SGMAP sur lrsquoidentiteacute numeacuterique (France Connect) et lrsquoEtat plateforme
La compatibiliteacute ascendante est assureacutee pour les fournisseurs deacutejagrave connecteacutes agrave Chorus Factures Les fournisseurs sont inciteacutes agrave initier degraves agrave preacutesent les travaux de raccordement
14
1 2 3
Le fournisseur
choisit son mode drsquoeacutemission
Lrsquoentiteacute publique
choisit son mode de reacuteception
La solution mutualiseacutee facilite le traitement de la facture en
proposant un flux pivot unique
Le fournisseur et lrsquoentiteacute publique choisissent indeacutependamment leurs modaliteacutes drsquoeacutemissionreacuteception
Le flux pivot est identique quel que soit lrsquoeacutemetteur le format de transmission et le destinataire
Ce flux contient les donneacutees permettant la creacuteation drsquoune demande de paiement la facture sous forme de piegravece jointe ainsi que le cas eacutecheacuteant les piegraveces justificatives compleacutementaires
Mode Portail visualisation et teacuteleacutechargement
Mode EDI injection automatique du flux et visualisation de la facture via une feuille de style
Mode service mise agrave disposition des services pour les SI des entiteacutes publiques sous forme drsquoAPI
Mode Portail deacutepocirct (PDF signeacute ou non signeacute PDF mixte XML) ou saisie
Mode EDI transmission de flux au format structureacute ou mixte (selon les formats deacutefinis lors de la concertation)
Mode service mise agrave disposition des services du Portail sous forme drsquoAPI
Preacutesentation de la solution Grands principes de la solution mutualiseacutee (22)
15
Destinataires finaux
Preacutesentation de la solution Vue simplifieacutee de la solution
Secteur public local
Etat Etablissements publics
Opeacuterateur de deacutemateacuterialisation
Solution mutualiseacutee Chorus Portail Pro
Systegraveme drsquoeacutechange
Portail de services (API)
Portail de qualification des flux et services
Portail fournisseur
Deacutepocircts xml et Pdf
Saisie
Suivi
Assistance et support
Archivage
Templates
Flux types
Validation
Raccordements
Echange de flux UBLCIIISO20020
EDIFACThellip
Saisie
Deacutepocirct
Flux Pivot (format unique)
Statuts drsquoavancement
EDI
EDI
16
La solution Chorus Portail Pro 2017 est accessible depuis Internet
Les entreprises pourront acceacuteder agrave la solution via le Portail Internet Gestion Publique de la DGFiP Pour les entreprises deacutejagrave inscrites agrave Chorus Factures leurs comptes seront repris
Pour les entreprises inscrites agrave la PLACE de lrsquoEtat leur compte sera utilisable
Lrsquoadministrateur de lrsquoentiteacute pourra habiliter en ligne les utilisateurs de lrsquoentiteacute pour deacutefinir les espaces et le peacuterimegravetre des factures accessibles
Un utilisateur peut ecirctre habiliteacute sur plusieurs entreprises etou eacutetablissements
Preacutesentation de la solution Principes de fonctionnement du portail Organisation du portail
Accueil connecteacute
Factures Qualification
Assistance
Utilisateurs
Accueil deacuteconnecteacute
17
Preacutesentation de la solution Les types de factures pris en charge
La solution prend en charge les demandes de paiement srsquoappuyant sur
Les factures directes agrave destination de personnes publiques
Les avoirs
Les factures de recette issues des entiteacutes publiques
Les demandes de paiement des sous-traitants admis au paiement direct
Les demandes de paiement des cotraitants
Le document de facturation en appui des marcheacutes de travaux ndash Projet de deacutecompte
ndash Etat drsquoacompte
ndash Deacutecompte Geacuteneacuteral et Deacutefinitif(signature reacutealiseacutee hors outil)
La solution assure lrsquoarchivage des factures La solution mutualiseacutee prend en charge lrsquoarchivage des factures qui lui sont
transmises par les eacutemetteurs qursquoils soient priveacutes ou publics qui resteront consultables pendant 10 ans
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Principe chaque eacutemetteur est identifieacute de maniegravere unique dans la solution mutualiseacutee-CPP 2017 quelles que soient les modaliteacutes de transmission
Pour les eacutemetteurs de factures cette identification repose sur trois eacuteleacutements
bull Le code pays bull Le type drsquoidentifiant bull Lrsquoidentifiant
Siegravege social Type drsquoidentifiant
France SIRET
UE (hors France) Ndeg de TVA intracommunautaire
Extracommunautaire (hors UE et hors France)
Code pays + 16 premiers caractegraveres de la raison sociale
Polyneacutesie Franccedilaise Ndeg Tahiti
Nouvelle Caleacutedonie RIDET
Fournisseurs en cours drsquoimmatriculation
Code pays + 16 premiers caractegraveres de la raison sociale
Le type drsquoidentifiant pour les eacutemetteurs repose sur
Preacutesentation de la solution Lrsquoidentification de lrsquoeacutemetteur par la solution mutualiseacutee
19
Preacutesentation de la solution Modaliteacutes drsquoidentification du destinataire par le fournisseur
Principe chaque reacutecepteur est identifieacute de maniegravere unique dans la solution mutualiseacutee-CPP 2017 quelles que soient les modaliteacutes de transmission
Secteur public local et EPN
Etat
Le SIRET est lrsquoidentifiant unique de la personne publique destinataire
Les destinataires de factures peuvent demander agrave leur fournisseur de renseigner une information compleacutementaire sur la facture portant sur le code service du service destinataire
Les modaliteacutes drsquoidentification du service de lrsquoEtat sont inchangeacutees par rapport agrave Chorus factures avec
bull Un service identifieacute par un code service exeacutecutant associeacute agrave un SIRET commun
20
Preacutesentation de la solution Les parameacutetrages effectueacutes par le destinataire
La solution mutualiseacutee prend en compte la diversiteacute des entiteacutes publiques en terme drsquoorganisation (traitement centraliseacute deacutecentraliseacute des factures) et les pratiques diverses en matiegravere drsquoengagement preacutealable agrave la deacutepense
Chaque entiteacute publique a ainsi la faculteacute de rendre obligatoire pour les factures la concernant les informations relatives
Au code service destinataire
Agrave la reacutefeacuterence drsquoengagement (reacutefeacuterence au marcheacute ou agrave la commande)
Ces informations devront dans ce cas ecirctre porteacutees sur la facture remise par le fournisseur
Il sera possible de veacuterifier le caractegravere obligatoire de ces informations dans la solution mutualiseacutee via lrsquoannuaire
21
Deacutepocirct manuel saisie des donneacutees de
facturation
CPP 2017
Envoi Reacuteception en EDI des donneacutees de
facturation
API manager
Quatre modaliteacutes de transmission des donneacutees de facturation sont proposeacutees aux fournisseurs
la saisie manuelle des donneacutees de facturation via un formulaire sur le portail CPP
le deacutepocirct des donneacutees de facturation au format PDF (signeacute ou non signeacute) ou au format XML
la solution CPP2017 permettra un import de masse de factures (Import au format xml ou PDF Mixte A3)
la transmission en mode EDI soit
ndash en adressant directement ses flux agrave la solution mutualiseacutee
ndash Via un opeacuterateur de deacutemateacuterialisation
ndash via un portail amont connecteacute (en API) agrave la solution mutualiseacutee CPP 2017 dans des cas speacutecifiques pour les entiteacutes publiques
B
D
C
A
B
C
D
Mode Portail
Mode EDI
API
Mode EDI
Mode EDI
Opeacuterateur de deacutemateacuterialisation
Portail Amont dans des cas speacutecifiques
Fournisseurs
A
Preacutesentation de la solution Les modes drsquoeacutemission
A
22
1
Le format Standard Universal Business Language
- UBL Invoice
Structureacute ou minimal
2
Le format Cross Industry Invoice (United Nations
Centre for Trade Facilitation and Electronic Business)
Structureacute ou minimal
3
Le format PES_V2 Facture (utiliseacute dans le secteur public
local)
4
Les autres formats reacutefeacuterenceacutes par le CEN dans
le cadre des travaux sur le modegravele seacutemantique europeacuteen
5
Un format PDF Mixte
(PDFA3 en cours de deacutefinition)
6
le format PDF simple (signeacute ou non signeacute) est
supporteacute dans le cadre de la fonctionnaliteacute de deacutepocirct en
mode portail
La possibiliteacute de joindre des piegraveces jointes agrave la facture sera supporteacutee quelle que soit la modaliteacute
drsquoeacutemission
Diffeacuterents formats syntaxiques sont pris en charge par la solution mutualiseacutee afin de faciliter lrsquoeacutemission de factures par les
fournisseurs
Preacutesentation de la solution Les formats retenus
23
Preacutesentation de la solution Lrsquoespace laquo Mes factures raquo
24
Preacutesentation de la solution Lrsquoespace laquo Mes factures raquo
Le bloc laquo Fil drsquoeacutevegravenements raquo recense les derniegraveres actions et eacutevegravenements intervenus sur le traitement des factures
Le bloc laquo Mes factures raquo permet
la consultation de lrsquoeacutetat courant des factures eacutemise par lrsquoentreprise
lrsquoaccegraves rapide agrave la consultation au teacuteleacutechargement et agrave le teacuteleacutechargement des factures
Le bloc laquo Actions raquo permet un accegraves rapide aux principales actions disponibles
Traiter et consulter une facture
Consulter le stock des factures reccedilues
Rechercher une facture
Le bloc laquo Actualiteacutes raquo de la solution mutualiseacutee-CPP 2017 lieacutees agrave lrsquoespace laquo Mes factures raquo
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Preacutesentation de la solution La saisie des factures en ligne
Ecran de saisie drsquoune facture pour le fournisseur
Saisie des donneacutees geacuteneacuterales drsquoune facture
Donneacutees leacutegales du destinataire et du fournisseur
Cadre de facturation
Identification du marcheacute et des modaliteacutes de paiement
Saisie du deacutetail de la facture
Creacuteation eacutedition et suppression de lignes de facturations
Preacutecision quant aux produits factureacutes et aux montants dus
Possibiliteacute drsquoadjoindre des piegraveces jointes
Possibiliteacute de teacuteleacutecharger
Validation annulation enregistrement de la saisie
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Preacutesentation de la solution La consultation des factures
Ecran de consultation de la facture
Consultation des informations relatives agrave la facture
Informations destinataire
Informations fournisseur
Cadre de facturation
Montants engageacutes
Reacutefeacuterences du marcheacute
Visualisation de la facture originale
Teacuteleacutechargement de la facture
au format pivot (qui contient toutes les PJ + facture originale)
au format PDF avec ou sans les PJ (y compris la facture originale)
Consultation du cycle de vie de la facture (annuleacute commandeacute consulteacute associeacute agrave un bon de
commande factureacute)
La possibiliteacute drsquoutiliser une facture preacuteceacutedente pour en creacuteer une nouvelle
Affichage du certificat de deacutepocirct et du bordereau de suivi
27
A lrsquoinstar de Chorus factures
La solution mutualiseacutee-CPP 22017 permettra au fournisseur drsquoobtenir des informations concernant les diffeacuterentes dates de traitement de sa facture tant par la solution mutualiseacutee que par le destinataire
Ces informations sont mises agrave disposition du fournisseur par la remonteacutee du flux cycle de vie et pourront ecirctre compleacuteteacutees par la personne publique au moyen dun champ en saisie libre
Preacutesentation de la solution La visualisation du cycle de vie de la facture
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Acteurs
Statuts visibles pour le
fournisseur
Activiteacutes
Statut obligatoire
Fournisseur
Deacutepocirct des donneacutees de
facturation
Reacutecupeacuteration des donneacutees
de facturation
Liquidation Mandatement Comptabilisation
du paiement
Deacuteposeacutee Mise agrave disposition
du destinataire
Mise en
paiement
En cours drsquoacheminement
vers le destinataire
Rejeteacutee
Service ordonnateur Service comptable
1 3
7
2
4
Acceptation
des donneacutees
de facturation
SI Financier (EDI)
Espace Factures (Portail)
SI Financier SI Financier SI FINANCIER OU
HELIOS
Envoi des
donneacutees de
facturation
CPP 2017
Mise agrave
disposition
du
comptable
6
Suspendue 5
Statut obligatoire(selon les situations)
BDF
Mise agrave jour
statut
Preacutesentation de la solution Le processus global et ses eacutetapes
29
Types de controcircle CPP Destinataire
Coheacuterence du flux et seacutecuriteacute
Structure de donneacutees
Coheacuterence des donneacutees
Les controcircles meacutetiers
Les controcircles meacutetiers reacutealiseacutes par la structure publique destinataire de la facture comprennent notamment les controcircles de reacutefeacuterentiels relatifs agrave lrsquoengagement et au code service
Les SI destinataires pourront opeacuterer des controcircles meacutetiers additionnels en fonction des possibiliteacutes de parameacutetrage offertes par les eacutediteurs
Preacutesentation de la solution Les controcircles effectueacutes ndash vue drsquoensemble
30
Preacutesentation de la solution Le deacutelai global de paiement (DGP)
La date servant au point de deacutepart du DGP (sous reacuteserve de service fait) peut varier selon les cas drsquoeacutemission de la facture
En mode EDI crsquoest la date de lrsquoacquittement technique eacutemis par le SI du destinataire
En mode portailservice crsquoest la date de notification par mail au destinataire de la mise agrave disposition de la facture sur lrsquoespace factures
Et en cas de litige entre le fournisseur et le pouvoir adjudicateur la date servant de point de deacutepart au DGP sera la date de deacutepocirct de la facture sur CPP + 2 jours
Dans le cas des marcheacutes de travaux la date servant de point de deacutepart au DGP reste la transmission du projet de deacutecompte du fournisseur agrave la MOE ou le DGD lorsqursquoil est remis au pouvoir adjudicateur
Ces diffeacuterentes dates seront traceacutees et consultables dans CPP Toutefois CPP nrsquoa pas vocation agrave calculer le DGP
31
La personne publique a la possibiliteacute de communiquer le statut laquo suspendue raquo lorsqursquoune piegravece justificative manque pour la liquidation mise en paiement
Cette fonctionnaliteacute eacutevite de devoir rejeter le dossier de facturation en cas de PJ manquante
1 La personne publique notifie en commentaire la nature de la piegravece manquante et suspend le deacutelai de paiement
2 Le fournisseur se connecte au portail (mode service ou mode portail) afin de deacuteposer lales piegravece(s) compleacutementaire(s)
NB les reacutecepteurs de factures conservent la possibiliteacute de demander les piegraveces compleacutementaires selon les mecircmes modaliteacutes qursquoaujourdrsquohui (papier courriel etc)
La suspension des factures
Lorsque la collectiviteacute locale ou lrsquoEPN rejette pour cause drsquoerreur sur les donneacutees drsquoacheminement de la facture (SIRET destinataire) elle doit typer speacutecifiquement le rejet afin de permettre au fournisseur srsquoil le souhaite de recycler les donneacutees de facturation
Le rejet et la possibiliteacute de recycler les factures
Preacutesentation de la solution Focus sur le rejet et la suspension de factures
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Preacutesentation de la solution Les cas de gestion de la sous-traitance
Les sous-traitants admis au paiement direct peuvent adresser directement leur demande de paiement agrave la personne publique Un accord preacutealable du titulaire est cependant neacutecessaire avant la mise en paiement
Sous-traitant eacutedition et transmission drsquoune demande de paiement en mode EDI ou mode portail sur laquelle le mode de facturation est preacuteciseacute
Titulaire validation de la demande de paiement du sous-traitant en se connectant en mode portail
Actions des fournisseurs
Reacuteception de la demande de paiement du sous-traitant valideacutee par le titulaire
Liquidation et mandatement (aucune action speacutecifique)
Actions de lrsquoordonnateur
Remarques Selon la reacuteglementation et sans validation sous un deacutelai de 15 jours la demande de paiement est consideacutereacutee
comme valideacutee Elle est transmise au pouvoir adjudicateur destinataire
Le titulaire est informeacute des paiements effectueacutes au sous-traitant via les informations du cycle de vie
Le mode de facturation est preacuteciseacute dans le flux pivot pour informer lrsquoordonnateur qursquoil srsquoagit drsquoune demande de paiement lieacutee agrave un acte de sous-traitance
La facture eacutemise par le sous-traitant et adresseacutee au titulaire peut ecirctre inseacutereacutee sous forme de piegravece jointe
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Documents eacutechangeacutes
Facturation en cours de marcheacute
Facturation en fin de marcheacute
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution La prise en compte des marcheacutes de travaux
Projet de deacutecompte mensuel
Etat drsquoacompte
Deacutecompte mensuel
Etat drsquoacompte
valideacute
Projet de deacutecompte
final
Deacutecompte final
Projet de deacutecompte
geacuteneacuteral
Deacutecompte Geacuteneacuteral
Deacutecompte Geacuteneacuteral et
Deacutefinitif
Dans le cadre des marcheacutes de travaux la solution CPP prendra en charge les processus de facturation suivants
Tous les documents concourant agrave la mise en paiement peuvent ecirctre deacuteposeacutes transmis agrave CPP 2017
La solution permet le deacutepocirct en mode portail de documents par un deacuteposant autre que le producteur du document (exemple deacutepocirct drsquoun eacutetat drsquoacompte produit par une MOE et deacuteposeacute par un fournisseur)
Les acteurs habiliteacutes agrave deacuteposer ces piegraveces concourant agrave la mise en paiement peuvent ecirctre distincts des acteurs en charge de leur production initiale
Fournisseur
Fournisseur Ordonnateur
(Service financier)
Ordonnateur
(Service financier)
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Preacutesentation de la solution La sollicitation de lrsquoassistance
Le module drsquoassistance de la solution mutualiseacutee permet de reacutepondre agrave lrsquoensemble des questions poseacutees par les eacutemetteurs et reacutecepteurs de factures
bull Principes
bull Les eacutemetteurs peuvent solliciter lrsquoassistance de la solution mutualiseacutee-CPP 2017 suite agrave des difficulteacutes techniques ou applicatives Les eacutemetteurs peuvent eacutegalement solliciter les reacutecepteurs de facture pour toute question meacutetier relative au traitement de leurs factures
bull Modaliteacute
bull Chaque sollicitation est mateacuterialiseacutee par un laquo ticket raquo renseigneacute par lrsquoeacutemetteur via un formulaire de demande drsquoassistance en preacutecisant les informations requises pour le traitement de sa demande (ex numeacutero de facture) Des piegraveces jointes peuvent y ecirctre ajouteacutees (ex capture drsquoeacutecran)
Les fournisseurs et les entiteacutes publiques peuvent eacutegalement acceacuteder agrave une base de connaissance par lrsquointermeacutediaire drsquoun assistant virtuel afin drsquoobtenir des reacuteponses aux questions les plus freacutequemment poseacutees
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Preacutesentation de la solution Assistance _ Mise en place drsquoun avatar
36
Preacutesentation de la solution Assistance _ Mise en place drsquoun avatar
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Sommaire
Contexte
Preacutesentation de la solution
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017
38
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017
La deacutemateacuterialisation des factures srsquoinscrit deacutesormais dans une obligation progressive au sein du secteur public comme dans de nombreux pays europeacuteens
Degraves 2017 les grandes entreprises devront adresser leurs factures au secteur public sous forme eacutelectronique
La neacutecessiteacute de reacutealiser des travaux de raccordement et drsquoadapter les processus de facturation incite agrave initier le projet pour ecirctre au rendez vous
Il faut notamment srsquoassurer de la bonne adaptation de votre systegraveme drsquoinformation et de vos processus
Gestion des informations neacutecessaires au bon traitement de la facture
Choix du mode drsquoeacutemission et du format
Capaciteacute agrave produire le format retenu
Raccordement technique en cas de choix du mode EDI
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Chaque entiteacute publique a la faculteacute de rendre obligatoire pour les factures la concernant les informations relatives
Au code service destinataire
Agrave la reacutefeacuterence drsquoengagement (reacutefeacuterence au marcheacute ou agrave la commande)
Il sera possible de veacuterifier le caractegravere obligatoire de ces informations dans la solution mutualiseacutee via lrsquoannuaire
Ces informations devront ecirctre porteacutees sur la facture remise par le fournisseur Il faudra donc srsquoassurer de la bonne communication de ces informations par les entiteacutes publiques
A noter que pour lrsquoEtat ces informations sont toujours obligatoires
Reacutefeacuterence agrave lrsquoengagement juridique
Code service exeacutecutant
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017 Gestion des informations neacutecessaires au traitement de la facture
40
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017 Le choix drsquoun raccordement via un opeacuterateur de deacutemateacuterialisation
Les opeacuterateurs de deacutemateacuterialisation assurent deux principales missions la production et la transmission des flux au format et avec les informations
attendues par le reacutecepteur
la garantie des aspects fiscaux notamment lrsquoarchivage des factures deacutemateacuterialiseacutees
Les fournisseurs ne sont pas contraints de passer par un opeacuterateur et peuvent internaliser leur solution de deacutemateacuterialisation
LrsquoAIFE observe un principe de neutraliteacute dans le choix des opeacuterateurs LrsquoAIFE a pris la deacutecision de ne pas intervenir dans le choix du mode de
deacutemateacuterialisation de ses fournisseurs Les fournisseurs peuvent aussi bien choisir une deacutemateacuterialisation avec des outils internes que de passer par un opeacuterateur de deacutemateacuterialisation
LrsquoAIFE a par ailleurs fait le choix de ne certifier aucun opeacuterateur de deacutemateacuterialisation Le fournisseur est libre de choisir son opeacuterateur de deacutemateacuterialisation et de deacutefinir avec lui les conditions de leur collaboration
A ce jour plusieurs opeacuterateurs sont raccordeacutes agrave la solution actuelle Chorus factures Les fournisseurs sont totalement libres du choix de leur opeacuterateur
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Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017 Qualification et modaliteacutes de raccordement des flux (EDI)
Les fonctions de qualification des flux seront offertes aux utilisateurs du portail front de CPP 2017 (fournisseurs et entiteacutes publiques) Au travers de cet espace du portail front lrsquoutilisateur pourra
1 Tester en mode self service les diffeacuterents types de flux accepteacutes par la solution (factures meacutemoires de justice avis des sommes agrave payer cycle de vie etc)
2 Reacutecupeacuterer un rapport drsquoanalyse de son flux indiquant les erreurs rencontreacutees
3 Obtenir des compte-rendus et des flux de cycle de vie contextualiseacutes
4 Reacutecupeacuterer les fichiers de description des diffeacuterents flux et des exemples de flux preacute-remplis
Lrsquoutilisateur pourra eacutegalement deacuteposer des fiches de raccordement EDI pour interconnecter son SI de recette avec la plateforme de qualification CPP2017 et son SI de production avec le SI de production de CPP2017
Une fois les SI raccordeacutes en qualification lrsquoutilisateur pourra suivre le traitement de ses flux eacutemis en EDI vers la plateforme de qualification
Les raccordement EDI sont drsquoores et deacutejagrave possibles avec Chorus factures pour lrsquoEtat et permettront de beacuteneacuteficier du raccordement pour tout le secteur public au 1er janvier 2017
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Action fournisseur Action commune AIFE fournisseur
S1 S2 S3 S4 S5 S6 S7 S8 - hellip
Deacutep
loie
men
t
Racc technique
Deacuteveloppement des flux
Assistance CPP
Tests unitaires Via Espace de
qualification CPP2017
Tests
Suivi des premiers flux
Demande de raccordement en
qualification
Tests
et
recett
e
Co
nstr
ucti
on
Demande de raccordement en
production
Deacuteclaration dans lrsquoespace
de qualification de CPP
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017 Espace qualification Macro planning des travaux de raccordement
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Le calendrier drsquoici janvier 2017 Des pilotes degraves mi 2016
Nombre de pilotes et type drsquoentiteacutes Outre les services de lrsquoEtat deacutejagrave dans Chorus Factures 18 entiteacutes seront
deacutesigneacutees pour ecirctre pilote de la solution en juin 2016
Entiteacutes pilotes Type de structure Editeur
Universiteacute de Lorraine EPN SAP AMUE
Pole emploi EPN SAP
CNRS EPN SAP
CCI Paris EPN SIGMA
Lyceacutee Bernart de Ventadour EPLE GFC
Commune de Paris SPL SAP
Meacutetropole de Brest SPL ATOS (en lien avec e-
Megalis)
Communauteacute de communes de Parthenay SPL Berger Levrault
Commune de Le Monetier les Bains SPL Berger Levrault
Conseil reacutegional de Provence Alpes Cote drsquoAzur
SPL GFI
Conseil deacutepartemental de lrsquoAube SPL GFI (en lien avec SPL
xdeacutemat)
Office Public de lrsquoHabitat Vosgelis SPL AAERON
Lille Meacutetropole SPL CGI
Ville de Bordeaux SPL CGI
APHP EPS SAP
CHU Amiens EPS MIPIH (en lien avec UNIHA)
CH Gpt Hospitalier Eaubonne Montmorency EPS AGFA
DGAC ETAT SAP
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Le calendrier drsquoici janvier 2017 Des pilotes degraves mi 2016 les objectifs
La reacutealisation de pilotes preacutealablement agrave la geacuteneacuteralisation permet de tester la solution mutualiseacutee CPP2017 dans sa dimension technique comme dans celle de lorganisation et de ladheacutesion des utilisateurs
Lexpeacuterience des sites pilotes permet de preacuteparer le deacuteploiement de mieux en appreacutecier la charge et den identifier les difficulteacutes a priori
La phase pilote de mise en œuvre du service doit permettre de
3 Srsquoassurer que lrsquoensemble du processus est opeacuterant et maitriseacute par les acteurs
2 Seacutecuriser les modaliteacutes de deacuteploiement et drsquoassistance
1 Srsquoassurer de lrsquoadheacutesion et lrsquoappropriation des utilisateurs des structures priveacutees ou publiques agrave utiliser la solution mutualiseacutee CPP2017
Traiter les problegravemes
rencontreacutes et proposer des plans drsquoaction
4 Valider le bon fonctionnement de la solution en situation reacuteelle
45
En synthegravesehellip
Initialement mise en œuvre dans un cadre facultatif fondeacute sur le choix de lrsquoentreprise la deacutemateacuterialisation des factures srsquoinscrit deacutesormais dans une obligation progressive au sein du secteur public avec la mise agrave disposition drsquoune plateforme partageacutee comme cela eacuteteacute fait dans de nombreux pays europeacuteens
Elle constitue une opportuniteacute de modernisation des eacutechanges entre les fournisseurs et le secteur public et illustre une nouvelle deacutemarche de mutualisation de systegraveme drsquoinformation entre les acteurs du secteur public permettant drsquooptimiser les gains et faciliter la mise en œuvre
Les entiteacutes publiques et les grands fournisseurs sont concerneacutes par lrsquoobligation degraves 1er janvier 2017 avec la reacutealisation de laquo pilotes raquo degraves la mi-2016 Des pilotes seront reacutealiseacutes degraves mi-2016
La publication des speacutecifications externes permet aux fournisseurs drsquoanticiper la deacutemarche en deacutefinissant leur trajectoire et leurs modaliteacutes de mise en œuvre
Vous pouvez drsquoores et deacutejagrave vous inscrire sur Chorus Factures HTTPSCHORUS-FACTURESBUDGETGOUVFR
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En savoir plus
Sur le site de lrsquoAIFE wwweconomiegouvfraifeagence-pour-linformatique-financiere-letat-0
Sur le site laquo collectiviteacutes locales raquo httpwwwcollectivites-localesgouvfr
aife_officiel
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En synthegravese hellip
48
49
Gestion des factures
Saisie Creacuteation Modification Validation Suppression
Recherche
Suivi du cycle de vie
Deacutepocirct unitaire XMLPDF
Archivage
Liste fiscale
Consultation et teacuteleacutechargement
Deacutepocirct en masse format mixte XMLPDF
Tableaux de bord
Qualification des flux
Deacutepocirct de flux
Analyse de flux
Reacutecupeacuteration dun flux type
Reacutecupeacuteration dun flux cycle de vie
Creacuteation dune fiche de raccordement EDI
Suivi des flux
Qualification des API
Gestion des bons de commandes
(pour les services de lrsquoEtat)
Recherche
Consultation et teacuteleacutechargement
Tableau de bord
Notification
Notification
Workflow de validation
Gestion piegraveces jointes
Recyclage
Certificat de deacutepocirct
Liste des factures agrave traiter
Preacutesentation de la solution Les principales fonctionnaliteacutes de la solution mutualiseacutee
Liste des eacutevegravenements intervenus sur le bon de commande
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Gestion des utilisateurs et fournisseurs Assistance fournisseurs
Recherche
Saisie sollicitation
Suivi sollicitation
Modification clocircture sollicitation
Synthegravese requecircte
Consultation et teacuteleacutechargement
Recherche
Gestion compte utilisateur
Authentification compte utilisateur
Gestion de la base de connaissance
Tableau de bord
Gestion fiche entiteacute
Gestion Mandat Facturation
Gestion du support
Prise en charge une sollicitation
Liste des eacutevegravenements
Gestion piegraveces jointes
Notification
Consultation et teacuteleacutechargement
Notification
Assistance documentaire
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution Les principales fonctionnaliteacutes de la solution mutualiseacutee
Creacuteation compte utilisateur
Creacuteation fiche entiteacute
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Statut Fait geacuteneacuterateur COLL EPN ETAT
Deacuteposeacutee
La facture a eacuteteacute deacuteposeacutee par le fournisseur (en mode EDI ou en
mode Portail) les diffeacuterents controcircles ont eacuteteacute reacutealiseacutes et la
facture a pu ecirctre inteacutegreacutee au laquo reacutefeacuterentiel factures raquo
En cours
drsquoacheminement
La facture a eacuteteacute envoyeacutee par la solution mutualiseacutee au
destinataire
Mise agrave disposition du
destinataire
Mode EDI reacuteception du flux drsquoacquittement du SI destinataire
Mode Portail Le destinataire est notifieacute par courriel de la
mise agrave disposition de la facture sur lrsquoespace factures
Rejeteacutee La facture est rejeteacutee par le service destinataire (ex erreur de
destinataire donneacutees de facturation erroneacutees etc)
Suspendue Le traitement de la facture peut ecirctre suspendu lorsqursquo une ou
plusieurs piegraveces justificatives sont manquantes Facultatif
Mise agrave disposition du
comptable
Le mandat demande de paiement a eacuteteacute inteacutegreacute par SI du
comptable Facultatif
Comptabiliseacutee Le mandat demande de paiement a eacuteteacute valideacute par le payeur et
comptabiliseacute Facultatif
Mise en paiement Le flux de virement a eacuteteacute envoyeacute agrave la Banque de France
Facultatif
Hors mode
EDI
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution Les statuts meacutetiers remonteacutes aux fournisseurs
Non disponible disponible et obligatoire
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Deux circuits sont possibles au regard de la reacuteglementation Un 1er circuit preacutevoit une facturation globale par le mandataire (facturation inteacutegrant de multiples beacuteneacuteficiaires de paiement)
Edition drsquoune
demande de
paiement
globale
Transmission
Deacutepocirct de la
demande de
paiement globale
Traitement de la
demande de
paiement
globale
Mise en paiement
de la demande de
paiement globale
Mandataire Personne
publique
Personne
publique
Acheminement de la demande de paiement jusqursquoagrave son destinataire
Mandataire
Paiement de chaque cotraitant figurant dans la demande de paiement globale
Mandataire eacutedition drsquoune demande de paiement globale preacutecisant la part de prestations agrave reacutegler directement aupregraves de chaque cotraitant sur laquelle le mode de facturation est preacuteciseacute (laquo demande de paiement globale raquo)
Cotraitant aucune action agrave reacutealiser dans la solution mutualiseacutee
Actions des fournisseurs
Reacuteception de la demande de paiement en mode EDI si le SI du destinataire est raccordeacute ou en mode Portail dans lrsquoEspace Factures
Les informations fournit sur le mode de
facturation indique agrave lrsquoordonnateur qursquoune action speacutecifique est agrave reacutealiser sur la demande de paiement
Creacuteation drsquoautant de mandat que de beacuteneacuteficiaires de paiement en y joignant en piegravece-jointe la demande global eacutemise par le titulaire ainsi que les eacuteventuelles piegravece-jointes
Actions de lrsquoordonnateur 1 2
Remarque Seul lrsquoeacutemetteur de la demande de paiement a accegraves au suivi du cycle de vie Le cotraitant sollicite donc le
mandataire ou la personne publique directement pour obtenir de lrsquoinformation sur le paiement de ses demandes de paiement
Lrsquoordonnateur est informeacute via le flux pivot qursquoil srsquoagit drsquoune demande de paiement lieacutee agrave un acte de cotraitance
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution La co-traitance (12)
53
Le 2nd circuit possible en cas cotraitance preacutevoit une facturation par le cotraitant avec validation de la demande de paiement par le mandataire
Edition drsquoune
demande de
paiement
Transmission
Deacutepocirct de la
demande de
paiement
Validation de la
demande de
paiement
Traitement de la
demande de
paiement
Mise en
paiement de la
demande de
paiement
Cotraitant Cotraitant Mandataire Personne
publique
Personne
publique
Sollicitation du mandataire
Acheminement de la demande de paiement jusqursquoagrave son destinataire
Remarques Seul lrsquoeacutemetteur de la demande de paiement a accegraves au suivi du cycle de vie Le mandataire nrsquoa donc pas accegraves
au suivi du traitement de la demande de paiement de ses cotraitants
Lrsquoordonnateur est informeacute via le flux pivot qursquoil srsquoagit drsquoune demande de paiement global de cotraitance
Cotraitant eacutedition et transmission drsquoune demande de paiement en mode EDI ou mode portail sur laquelle le mode de facturation est preacuteciseacute
Mandataire validation de la demande de paiement du titulaire en se connectant en mode portail
Actions des fournisseurs 1
Statut laquo en attente de validation raquo
Reacuteception de la demande de paiement du cotraitant valideacutee par le mandataire
Liquidation et mandatement (aucune action speacutecifique)
Actions de lrsquoordonnateur 2
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution La co-traitance (22)
54
Deacuteposant drsquoune piegravece
Deacutepocirct par le fournisseur drsquoun projet de deacutecompte et validation MOEMOA sur le portail
(En piegravece-jointe de lrsquoeacutetat drsquoacompte)
Deacutepocirct par le fournisseur drsquoun eacutetat drsquoacompte(sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOE hors CPP)
Deacutepocirct par le fournisseur drsquoun eacutetat drsquoacompte valideacute (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOA hors CPP)
NA (En piegravece-jointe de lrsquoeacutetat drsquoacompte)
Deacutepocirct par la MOE de lrsquoeacutetat drsquoacompte (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec le fournisseur dans CPP ou hors CPP)
Deacutepocirct par la MOE de lrsquoeacutetat drsquoacompte valideacute (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOE hors CPP)
NA (En piegravece-jointe de lrsquoeacutetat drsquoacompte valideacute)
(En piegravece-jointe de lrsquoeacutetat drsquoacompte valideacute)
Deacutepocirct par la MOA de lrsquoeacutetat drsquoacompte valideacute (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec le fournisseur et la MOE dans CPP ou hors CPP)
Projet de
deacutecompte mensuel
Etat
drsquoacompte
Deacutecompte
mensuel
Etat drsquoacompte
valideacute
Fournisseur
Maitrise drsquoouvrage
(mode service uniquement via
un portail amont)
Maitrise drsquoŒuvre
6 cas drsquoutilisation ont eacuteteacute deacutefinis pour permettre la prise en charge dans la solution CPP des piegraveces neacutecessaires agrave la facturation en cours de marcheacute
Produit par le fournisseur Produit par la MOE Produit par la MOE Produit par la MOA
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution Les marcheacutes de travaux La facturation en cours de marcheacute
55
Deacuteposant drsquoune piegravece
Deacutepocirct par le fournisseur drsquoun projet de deacutecompte et validation MOEMOA sur le portail
NA NA NA Deacutepocirct par le fournisseur du DGD (apregraves eacutechanges preacutealables avec la MOAMOE dans CPP ou hors CPP)
NA (En piegravece-jointe du projet de deacutecompte
geacuteneacuteral)
Deacutepocirct par la MOE du projet de deacutecompte geacuteneacuteral (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec le fournisseur dans CPP ou hors CPP)
Deacutepocirct par la MOE du deacutecompte geacuteneacuteral (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOA hors CPP)
NA
NA NA (En piegravece-jointe du deacutecompte geacuteneacuteral)
Deacutepocirct par la MOA du deacutecompte geacuteneacuteral (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOE dans CPP ou hors CPP)
NA
Fournisseur
Maitrise drsquoouvrage
(mode service uniquement via
un portail amont)
Maitrise drsquoŒuvre
5 cas drsquoutilisation ont eacuteteacute deacutefinis pour permettre la prise en charge dans la solution CPP des piegraveces neacutecessaires agrave la facturation en fin de marcheacute
Projet de
deacutecompte final
Deacutecompte
final
Projet de
deacutecompte geacuteneacuteral
Deacutecompte
Geacuteneacuteral
Deacutecompte
Geacuteneacuteral et Deacutefinitif
Produit par le fournisseur Produit par la MOE Produit par la MOA Produit par la MOE Produit par le fournisseur
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution Les marcheacutes de travaux La facturation en fin de marcheacute
56
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017 Modaliteacutes de raccordement les protocoles utiliseacutes
Les protocoles retenus pour assurer les eacutechanges en mode flux sont
PeSIT HS E avec chiffrement TLS ndash Le chiffrement du flux sous TLS est initieacute via certificats Bi-cleacutes SSL conformes
RGS fournis par lrsquoAIFE issus drsquoune autoriteacute de certification les partenaires srsquoauthentifiant aujourdrsquohui mutuellement de maniegravere forte
SFTP ndash SSH seacutecurisant les eacutechanges avec chiffrement par bi-cleacutes conformes aux exigences
du cycle de vie des secrets (cleacutes DSA 2048 minimum PS 22 regravegles de creacuteation dureacutee de vie)
AS2 avec chiffrement TLS
Un seul protocole de raccordement est autoriseacute pour un flux donneacute
8
Lrsquoordonnance srsquoapplique agrave toutes les factures eacutemises dans le cadre des contrats en cours drsquoexeacutecution agrave la date drsquoentreacutee en vigueur de lrsquoobligation ou conclus posteacuterieurement avec lrsquoEtat les collectiviteacutes territoriales et leurs eacutetablissements publics respectifs
lrsquoEtat Les eacutetablissements publics
nationaux Les collectiviteacutes territoriales et
leurs groupements Les eacutetablissements publics
locaux Autres cateacutegories
drsquoeacutetablissements publics
Les titulaires de contrats Les sous-traitants admis au
paiement direct Les collectiviteacutes territoriales et
leurs eacutetablissements publics Autres cateacutegories
drsquoeacutetablissements publics
Acteurs eacutemetteurs de facture Acteurs reacutecepteurs de facture
Environ 78 000 entiteacutes
Environ 95 millions de factures
Facturation
Attention la mesure ne srsquoappliquera pour ces entiteacutes reacuteceptrices de factures
les collectiviteacutes drsquooutre-mer agrave lrsquoexception de Saint Pierre et Miquelon et Saint Bartheacutelemy les groupements de coopeacuteration sanitaire et autres formes de coopeacuteration dans le domaine sanitaire les groupements de coopeacuteration sociale et meacutedico-sociale
Environ 1 115 000 fournisseurs de la sphegravere publique
Contexte de la facturation eacutelectronique 2017 Le peacuterimegravetre de lrsquoobligation reacuteglementaire
9
Contexte de la facturation eacutelectronique 2017 Eleacutements de volumeacutetrie
Cateacutegorie drsquoentreprises
Nombre drsquoentreprises au
31122011
Estimation du nombre
drsquoentreprises concerneacutees
Grandes entreprises (GE)
214 214
Entreprises de taille intermeacutediaire (ETI)
4 794 4 794
Petites et moyennes entreprises (PME)
136 068 136 068
Microentreprises ou tregraves petites entreprises (TPE)
2 951 600 974 028
Plusieurs cateacutegories de populations sont impacteacutees par le projet
Les fournisseurs de la sphegravere publique dont le nombre est eacutevalueacute agrave 1 115 000
Les collectiviteacutes et eacutetablissements publics locaux et de santeacute soit 77 474 structures
Les eacutetablissements publics nationaux qui sont au nombre de 1 000
Les services de lrsquoEtat
Lrsquoensemble des agents de la sphegravere publique concerneacute par le projet est eacutevalueacute agrave plus de 220 000
Cateacutegorie de reacutecepteurs
Nombre drsquoentiteacutes Nombre de factures
reccedilues
Etat 200 4 000 000
EPN 1 000 20 000 000
Reacutegions 26 1 000 000
Deacutepartements 102 5 500 000
Secteur communal 73 851 47 000 000
Etablissements de santeacute
2 545 18 000 000
Total 77 474 95 000 000
10
La solution mutualiseacutee a plusieurs objectifs
Simplification pour les entreprises
- La directive europeacuteenne comme la loi drsquohabilitation ont pour objectif la simplification du processus de la commande publique LrsquoUnion Europeacuteenne chiffre les eacuteconomies potentielles agrave 15 milliards drsquoeuros pour les 27 pays europeacuteens
- Beaucoup drsquoentreprises travaillent pour plusieurs entiteacutes publiques Une solution mutualiseacutee constitue une eacutevidente simplification
Mutualisation des coucircts pour les administrations
- LrsquoEtat qui est tenu depuis 2012 drsquoaccepter les factures deacutemateacuterialiseacutees a ducirc mettre en place un systegraveme complet (Chorus Factures) qui peut servir de socle fonctionnel agrave une solution commune Etat ndash collectiviteacutes locales amp eacutetablissements
- Une solution mutualiseacutee permet de laquo seacutecuriser raquo la mise en œuvre de lrsquoobligation pour tous les acteurs agrave lrsquoeacutecheacuteance de 2017
- Une solution mutualiseacutee permet drsquoeacuteviter la multiplication des solutions (et le coucirct associeacute) comme cela a eacuteteacute constateacute en matiegravere de deacutemateacuterialisation des appels drsquooffres
Contexte de la facturation eacutelectronique 2017 Lrsquoordonnance du 26 juin 2014 les objectifs drsquoune solution mutualiseacutee
La solution mutualiseacutee permet en srsquoappuyant sur des fonctionnaliteacutes eacuteprouveacutees de limiter le risque technologique inheacuterent agrave la mise en place drsquoune solution ad hoc Elle permet eacutegalement de valider pour les entreprises lrsquoeffort de simplification en leur proposant un point drsquoaccegraves unique masquant une organisation administrative pouvant apparaicirctre comme complexe
11
Contexte de la facturation eacutelectronique 2017 Gains preacutevisionnels sur le traitement drsquoune facture
Le potentiel de gain de la mesure estimeacute se deacutecompose en gains financiers et en gains de temps
le coucirct de traitement drsquoune facture deacutemateacuterialiseacutee eacutemise agrave 5euro contre un coucirct de traitement drsquoune facture papier eacutemise estimeacute entre 8 et 95euro
le coucirct de traitement drsquoune facture deacutemateacuterialiseacutee reccedilue agrave 75euro contre un coucirct de traitement drsquoune facture papier reccedilue estimeacute agrave 138euro
Lrsquoordre de grandeur de ces estimations est en adeacutequation avec lrsquoestimation reprise dans le support laquo Fiche praTIC agrave usage des dirigeants drsquoentreprises raquo (ndeg5) coreacutedigeacute par la DGE le MEDEF et le Syntec Numerique
Rapport GS1
12
Sommaire
Contexte
Preacutesentation de la solution
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017
13
Preacutesentation de la solution Une eacutevolution dans la continuiteacute
La solution mutualiseacutee Chorus Portail Pro 2017 srsquoinscrit dans la continuiteacute de Chorus Factures solution mise en œuvre par lrsquoEtat depuis le 1er janvier 2012
Elle permet drsquoassurer le deacutepocirct le suivi et la mise agrave disposition des 100 millions de factures annuelles sur le peacuterimegravetre de lrsquoEtat du secteur public local (y compris le secteur hospitalier) et des eacutetablissements publics
Les entiteacutes publiques ayant des Portails laquo tiers raquo offrant des services agrave valeur ajouteacutee pourront inteacutegrer les services de la solution mutualiseacutee CPP 2017 (transmission de factures suivi des factures recherche et consultation gestion des comptes) agrave lrsquoaide dAPI
Elle srsquoinscrira en coheacuterence avec les travaux du SGMAP sur lrsquoidentiteacute numeacuterique (France Connect) et lrsquoEtat plateforme
La compatibiliteacute ascendante est assureacutee pour les fournisseurs deacutejagrave connecteacutes agrave Chorus Factures Les fournisseurs sont inciteacutes agrave initier degraves agrave preacutesent les travaux de raccordement
14
1 2 3
Le fournisseur
choisit son mode drsquoeacutemission
Lrsquoentiteacute publique
choisit son mode de reacuteception
La solution mutualiseacutee facilite le traitement de la facture en
proposant un flux pivot unique
Le fournisseur et lrsquoentiteacute publique choisissent indeacutependamment leurs modaliteacutes drsquoeacutemissionreacuteception
Le flux pivot est identique quel que soit lrsquoeacutemetteur le format de transmission et le destinataire
Ce flux contient les donneacutees permettant la creacuteation drsquoune demande de paiement la facture sous forme de piegravece jointe ainsi que le cas eacutecheacuteant les piegraveces justificatives compleacutementaires
Mode Portail visualisation et teacuteleacutechargement
Mode EDI injection automatique du flux et visualisation de la facture via une feuille de style
Mode service mise agrave disposition des services pour les SI des entiteacutes publiques sous forme drsquoAPI
Mode Portail deacutepocirct (PDF signeacute ou non signeacute PDF mixte XML) ou saisie
Mode EDI transmission de flux au format structureacute ou mixte (selon les formats deacutefinis lors de la concertation)
Mode service mise agrave disposition des services du Portail sous forme drsquoAPI
Preacutesentation de la solution Grands principes de la solution mutualiseacutee (22)
15
Destinataires finaux
Preacutesentation de la solution Vue simplifieacutee de la solution
Secteur public local
Etat Etablissements publics
Opeacuterateur de deacutemateacuterialisation
Solution mutualiseacutee Chorus Portail Pro
Systegraveme drsquoeacutechange
Portail de services (API)
Portail de qualification des flux et services
Portail fournisseur
Deacutepocircts xml et Pdf
Saisie
Suivi
Assistance et support
Archivage
Templates
Flux types
Validation
Raccordements
Echange de flux UBLCIIISO20020
EDIFACThellip
Saisie
Deacutepocirct
Flux Pivot (format unique)
Statuts drsquoavancement
EDI
EDI
16
La solution Chorus Portail Pro 2017 est accessible depuis Internet
Les entreprises pourront acceacuteder agrave la solution via le Portail Internet Gestion Publique de la DGFiP Pour les entreprises deacutejagrave inscrites agrave Chorus Factures leurs comptes seront repris
Pour les entreprises inscrites agrave la PLACE de lrsquoEtat leur compte sera utilisable
Lrsquoadministrateur de lrsquoentiteacute pourra habiliter en ligne les utilisateurs de lrsquoentiteacute pour deacutefinir les espaces et le peacuterimegravetre des factures accessibles
Un utilisateur peut ecirctre habiliteacute sur plusieurs entreprises etou eacutetablissements
Preacutesentation de la solution Principes de fonctionnement du portail Organisation du portail
Accueil connecteacute
Factures Qualification
Assistance
Utilisateurs
Accueil deacuteconnecteacute
17
Preacutesentation de la solution Les types de factures pris en charge
La solution prend en charge les demandes de paiement srsquoappuyant sur
Les factures directes agrave destination de personnes publiques
Les avoirs
Les factures de recette issues des entiteacutes publiques
Les demandes de paiement des sous-traitants admis au paiement direct
Les demandes de paiement des cotraitants
Le document de facturation en appui des marcheacutes de travaux ndash Projet de deacutecompte
ndash Etat drsquoacompte
ndash Deacutecompte Geacuteneacuteral et Deacutefinitif(signature reacutealiseacutee hors outil)
La solution assure lrsquoarchivage des factures La solution mutualiseacutee prend en charge lrsquoarchivage des factures qui lui sont
transmises par les eacutemetteurs qursquoils soient priveacutes ou publics qui resteront consultables pendant 10 ans
18
Principe chaque eacutemetteur est identifieacute de maniegravere unique dans la solution mutualiseacutee-CPP 2017 quelles que soient les modaliteacutes de transmission
Pour les eacutemetteurs de factures cette identification repose sur trois eacuteleacutements
bull Le code pays bull Le type drsquoidentifiant bull Lrsquoidentifiant
Siegravege social Type drsquoidentifiant
France SIRET
UE (hors France) Ndeg de TVA intracommunautaire
Extracommunautaire (hors UE et hors France)
Code pays + 16 premiers caractegraveres de la raison sociale
Polyneacutesie Franccedilaise Ndeg Tahiti
Nouvelle Caleacutedonie RIDET
Fournisseurs en cours drsquoimmatriculation
Code pays + 16 premiers caractegraveres de la raison sociale
Le type drsquoidentifiant pour les eacutemetteurs repose sur
Preacutesentation de la solution Lrsquoidentification de lrsquoeacutemetteur par la solution mutualiseacutee
19
Preacutesentation de la solution Modaliteacutes drsquoidentification du destinataire par le fournisseur
Principe chaque reacutecepteur est identifieacute de maniegravere unique dans la solution mutualiseacutee-CPP 2017 quelles que soient les modaliteacutes de transmission
Secteur public local et EPN
Etat
Le SIRET est lrsquoidentifiant unique de la personne publique destinataire
Les destinataires de factures peuvent demander agrave leur fournisseur de renseigner une information compleacutementaire sur la facture portant sur le code service du service destinataire
Les modaliteacutes drsquoidentification du service de lrsquoEtat sont inchangeacutees par rapport agrave Chorus factures avec
bull Un service identifieacute par un code service exeacutecutant associeacute agrave un SIRET commun
20
Preacutesentation de la solution Les parameacutetrages effectueacutes par le destinataire
La solution mutualiseacutee prend en compte la diversiteacute des entiteacutes publiques en terme drsquoorganisation (traitement centraliseacute deacutecentraliseacute des factures) et les pratiques diverses en matiegravere drsquoengagement preacutealable agrave la deacutepense
Chaque entiteacute publique a ainsi la faculteacute de rendre obligatoire pour les factures la concernant les informations relatives
Au code service destinataire
Agrave la reacutefeacuterence drsquoengagement (reacutefeacuterence au marcheacute ou agrave la commande)
Ces informations devront dans ce cas ecirctre porteacutees sur la facture remise par le fournisseur
Il sera possible de veacuterifier le caractegravere obligatoire de ces informations dans la solution mutualiseacutee via lrsquoannuaire
21
Deacutepocirct manuel saisie des donneacutees de
facturation
CPP 2017
Envoi Reacuteception en EDI des donneacutees de
facturation
API manager
Quatre modaliteacutes de transmission des donneacutees de facturation sont proposeacutees aux fournisseurs
la saisie manuelle des donneacutees de facturation via un formulaire sur le portail CPP
le deacutepocirct des donneacutees de facturation au format PDF (signeacute ou non signeacute) ou au format XML
la solution CPP2017 permettra un import de masse de factures (Import au format xml ou PDF Mixte A3)
la transmission en mode EDI soit
ndash en adressant directement ses flux agrave la solution mutualiseacutee
ndash Via un opeacuterateur de deacutemateacuterialisation
ndash via un portail amont connecteacute (en API) agrave la solution mutualiseacutee CPP 2017 dans des cas speacutecifiques pour les entiteacutes publiques
B
D
C
A
B
C
D
Mode Portail
Mode EDI
API
Mode EDI
Mode EDI
Opeacuterateur de deacutemateacuterialisation
Portail Amont dans des cas speacutecifiques
Fournisseurs
A
Preacutesentation de la solution Les modes drsquoeacutemission
A
22
1
Le format Standard Universal Business Language
- UBL Invoice
Structureacute ou minimal
2
Le format Cross Industry Invoice (United Nations
Centre for Trade Facilitation and Electronic Business)
Structureacute ou minimal
3
Le format PES_V2 Facture (utiliseacute dans le secteur public
local)
4
Les autres formats reacutefeacuterenceacutes par le CEN dans
le cadre des travaux sur le modegravele seacutemantique europeacuteen
5
Un format PDF Mixte
(PDFA3 en cours de deacutefinition)
6
le format PDF simple (signeacute ou non signeacute) est
supporteacute dans le cadre de la fonctionnaliteacute de deacutepocirct en
mode portail
La possibiliteacute de joindre des piegraveces jointes agrave la facture sera supporteacutee quelle que soit la modaliteacute
drsquoeacutemission
Diffeacuterents formats syntaxiques sont pris en charge par la solution mutualiseacutee afin de faciliter lrsquoeacutemission de factures par les
fournisseurs
Preacutesentation de la solution Les formats retenus
23
Preacutesentation de la solution Lrsquoespace laquo Mes factures raquo
24
Preacutesentation de la solution Lrsquoespace laquo Mes factures raquo
Le bloc laquo Fil drsquoeacutevegravenements raquo recense les derniegraveres actions et eacutevegravenements intervenus sur le traitement des factures
Le bloc laquo Mes factures raquo permet
la consultation de lrsquoeacutetat courant des factures eacutemise par lrsquoentreprise
lrsquoaccegraves rapide agrave la consultation au teacuteleacutechargement et agrave le teacuteleacutechargement des factures
Le bloc laquo Actions raquo permet un accegraves rapide aux principales actions disponibles
Traiter et consulter une facture
Consulter le stock des factures reccedilues
Rechercher une facture
Le bloc laquo Actualiteacutes raquo de la solution mutualiseacutee-CPP 2017 lieacutees agrave lrsquoespace laquo Mes factures raquo
25
Preacutesentation de la solution La saisie des factures en ligne
Ecran de saisie drsquoune facture pour le fournisseur
Saisie des donneacutees geacuteneacuterales drsquoune facture
Donneacutees leacutegales du destinataire et du fournisseur
Cadre de facturation
Identification du marcheacute et des modaliteacutes de paiement
Saisie du deacutetail de la facture
Creacuteation eacutedition et suppression de lignes de facturations
Preacutecision quant aux produits factureacutes et aux montants dus
Possibiliteacute drsquoadjoindre des piegraveces jointes
Possibiliteacute de teacuteleacutecharger
Validation annulation enregistrement de la saisie
26
Preacutesentation de la solution La consultation des factures
Ecran de consultation de la facture
Consultation des informations relatives agrave la facture
Informations destinataire
Informations fournisseur
Cadre de facturation
Montants engageacutes
Reacutefeacuterences du marcheacute
Visualisation de la facture originale
Teacuteleacutechargement de la facture
au format pivot (qui contient toutes les PJ + facture originale)
au format PDF avec ou sans les PJ (y compris la facture originale)
Consultation du cycle de vie de la facture (annuleacute commandeacute consulteacute associeacute agrave un bon de
commande factureacute)
La possibiliteacute drsquoutiliser une facture preacuteceacutedente pour en creacuteer une nouvelle
Affichage du certificat de deacutepocirct et du bordereau de suivi
27
A lrsquoinstar de Chorus factures
La solution mutualiseacutee-CPP 22017 permettra au fournisseur drsquoobtenir des informations concernant les diffeacuterentes dates de traitement de sa facture tant par la solution mutualiseacutee que par le destinataire
Ces informations sont mises agrave disposition du fournisseur par la remonteacutee du flux cycle de vie et pourront ecirctre compleacuteteacutees par la personne publique au moyen dun champ en saisie libre
Preacutesentation de la solution La visualisation du cycle de vie de la facture
28
Acteurs
Statuts visibles pour le
fournisseur
Activiteacutes
Statut obligatoire
Fournisseur
Deacutepocirct des donneacutees de
facturation
Reacutecupeacuteration des donneacutees
de facturation
Liquidation Mandatement Comptabilisation
du paiement
Deacuteposeacutee Mise agrave disposition
du destinataire
Mise en
paiement
En cours drsquoacheminement
vers le destinataire
Rejeteacutee
Service ordonnateur Service comptable
1 3
7
2
4
Acceptation
des donneacutees
de facturation
SI Financier (EDI)
Espace Factures (Portail)
SI Financier SI Financier SI FINANCIER OU
HELIOS
Envoi des
donneacutees de
facturation
CPP 2017
Mise agrave
disposition
du
comptable
6
Suspendue 5
Statut obligatoire(selon les situations)
BDF
Mise agrave jour
statut
Preacutesentation de la solution Le processus global et ses eacutetapes
29
Types de controcircle CPP Destinataire
Coheacuterence du flux et seacutecuriteacute
Structure de donneacutees
Coheacuterence des donneacutees
Les controcircles meacutetiers
Les controcircles meacutetiers reacutealiseacutes par la structure publique destinataire de la facture comprennent notamment les controcircles de reacutefeacuterentiels relatifs agrave lrsquoengagement et au code service
Les SI destinataires pourront opeacuterer des controcircles meacutetiers additionnels en fonction des possibiliteacutes de parameacutetrage offertes par les eacutediteurs
Preacutesentation de la solution Les controcircles effectueacutes ndash vue drsquoensemble
30
Preacutesentation de la solution Le deacutelai global de paiement (DGP)
La date servant au point de deacutepart du DGP (sous reacuteserve de service fait) peut varier selon les cas drsquoeacutemission de la facture
En mode EDI crsquoest la date de lrsquoacquittement technique eacutemis par le SI du destinataire
En mode portailservice crsquoest la date de notification par mail au destinataire de la mise agrave disposition de la facture sur lrsquoespace factures
Et en cas de litige entre le fournisseur et le pouvoir adjudicateur la date servant de point de deacutepart au DGP sera la date de deacutepocirct de la facture sur CPP + 2 jours
Dans le cas des marcheacutes de travaux la date servant de point de deacutepart au DGP reste la transmission du projet de deacutecompte du fournisseur agrave la MOE ou le DGD lorsqursquoil est remis au pouvoir adjudicateur
Ces diffeacuterentes dates seront traceacutees et consultables dans CPP Toutefois CPP nrsquoa pas vocation agrave calculer le DGP
31
La personne publique a la possibiliteacute de communiquer le statut laquo suspendue raquo lorsqursquoune piegravece justificative manque pour la liquidation mise en paiement
Cette fonctionnaliteacute eacutevite de devoir rejeter le dossier de facturation en cas de PJ manquante
1 La personne publique notifie en commentaire la nature de la piegravece manquante et suspend le deacutelai de paiement
2 Le fournisseur se connecte au portail (mode service ou mode portail) afin de deacuteposer lales piegravece(s) compleacutementaire(s)
NB les reacutecepteurs de factures conservent la possibiliteacute de demander les piegraveces compleacutementaires selon les mecircmes modaliteacutes qursquoaujourdrsquohui (papier courriel etc)
La suspension des factures
Lorsque la collectiviteacute locale ou lrsquoEPN rejette pour cause drsquoerreur sur les donneacutees drsquoacheminement de la facture (SIRET destinataire) elle doit typer speacutecifiquement le rejet afin de permettre au fournisseur srsquoil le souhaite de recycler les donneacutees de facturation
Le rejet et la possibiliteacute de recycler les factures
Preacutesentation de la solution Focus sur le rejet et la suspension de factures
32
Preacutesentation de la solution Les cas de gestion de la sous-traitance
Les sous-traitants admis au paiement direct peuvent adresser directement leur demande de paiement agrave la personne publique Un accord preacutealable du titulaire est cependant neacutecessaire avant la mise en paiement
Sous-traitant eacutedition et transmission drsquoune demande de paiement en mode EDI ou mode portail sur laquelle le mode de facturation est preacuteciseacute
Titulaire validation de la demande de paiement du sous-traitant en se connectant en mode portail
Actions des fournisseurs
Reacuteception de la demande de paiement du sous-traitant valideacutee par le titulaire
Liquidation et mandatement (aucune action speacutecifique)
Actions de lrsquoordonnateur
Remarques Selon la reacuteglementation et sans validation sous un deacutelai de 15 jours la demande de paiement est consideacutereacutee
comme valideacutee Elle est transmise au pouvoir adjudicateur destinataire
Le titulaire est informeacute des paiements effectueacutes au sous-traitant via les informations du cycle de vie
Le mode de facturation est preacuteciseacute dans le flux pivot pour informer lrsquoordonnateur qursquoil srsquoagit drsquoune demande de paiement lieacutee agrave un acte de sous-traitance
La facture eacutemise par le sous-traitant et adresseacutee au titulaire peut ecirctre inseacutereacutee sous forme de piegravece jointe
33
Documents eacutechangeacutes
Facturation en cours de marcheacute
Facturation en fin de marcheacute
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution La prise en compte des marcheacutes de travaux
Projet de deacutecompte mensuel
Etat drsquoacompte
Deacutecompte mensuel
Etat drsquoacompte
valideacute
Projet de deacutecompte
final
Deacutecompte final
Projet de deacutecompte
geacuteneacuteral
Deacutecompte Geacuteneacuteral
Deacutecompte Geacuteneacuteral et
Deacutefinitif
Dans le cadre des marcheacutes de travaux la solution CPP prendra en charge les processus de facturation suivants
Tous les documents concourant agrave la mise en paiement peuvent ecirctre deacuteposeacutes transmis agrave CPP 2017
La solution permet le deacutepocirct en mode portail de documents par un deacuteposant autre que le producteur du document (exemple deacutepocirct drsquoun eacutetat drsquoacompte produit par une MOE et deacuteposeacute par un fournisseur)
Les acteurs habiliteacutes agrave deacuteposer ces piegraveces concourant agrave la mise en paiement peuvent ecirctre distincts des acteurs en charge de leur production initiale
Fournisseur
Fournisseur Ordonnateur
(Service financier)
Ordonnateur
(Service financier)
34
Preacutesentation de la solution La sollicitation de lrsquoassistance
Le module drsquoassistance de la solution mutualiseacutee permet de reacutepondre agrave lrsquoensemble des questions poseacutees par les eacutemetteurs et reacutecepteurs de factures
bull Principes
bull Les eacutemetteurs peuvent solliciter lrsquoassistance de la solution mutualiseacutee-CPP 2017 suite agrave des difficulteacutes techniques ou applicatives Les eacutemetteurs peuvent eacutegalement solliciter les reacutecepteurs de facture pour toute question meacutetier relative au traitement de leurs factures
bull Modaliteacute
bull Chaque sollicitation est mateacuterialiseacutee par un laquo ticket raquo renseigneacute par lrsquoeacutemetteur via un formulaire de demande drsquoassistance en preacutecisant les informations requises pour le traitement de sa demande (ex numeacutero de facture) Des piegraveces jointes peuvent y ecirctre ajouteacutees (ex capture drsquoeacutecran)
Les fournisseurs et les entiteacutes publiques peuvent eacutegalement acceacuteder agrave une base de connaissance par lrsquointermeacutediaire drsquoun assistant virtuel afin drsquoobtenir des reacuteponses aux questions les plus freacutequemment poseacutees
35
Preacutesentation de la solution Assistance _ Mise en place drsquoun avatar
36
Preacutesentation de la solution Assistance _ Mise en place drsquoun avatar
37
Sommaire
Contexte
Preacutesentation de la solution
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017
38
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017
La deacutemateacuterialisation des factures srsquoinscrit deacutesormais dans une obligation progressive au sein du secteur public comme dans de nombreux pays europeacuteens
Degraves 2017 les grandes entreprises devront adresser leurs factures au secteur public sous forme eacutelectronique
La neacutecessiteacute de reacutealiser des travaux de raccordement et drsquoadapter les processus de facturation incite agrave initier le projet pour ecirctre au rendez vous
Il faut notamment srsquoassurer de la bonne adaptation de votre systegraveme drsquoinformation et de vos processus
Gestion des informations neacutecessaires au bon traitement de la facture
Choix du mode drsquoeacutemission et du format
Capaciteacute agrave produire le format retenu
Raccordement technique en cas de choix du mode EDI
39
Chaque entiteacute publique a la faculteacute de rendre obligatoire pour les factures la concernant les informations relatives
Au code service destinataire
Agrave la reacutefeacuterence drsquoengagement (reacutefeacuterence au marcheacute ou agrave la commande)
Il sera possible de veacuterifier le caractegravere obligatoire de ces informations dans la solution mutualiseacutee via lrsquoannuaire
Ces informations devront ecirctre porteacutees sur la facture remise par le fournisseur Il faudra donc srsquoassurer de la bonne communication de ces informations par les entiteacutes publiques
A noter que pour lrsquoEtat ces informations sont toujours obligatoires
Reacutefeacuterence agrave lrsquoengagement juridique
Code service exeacutecutant
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017 Gestion des informations neacutecessaires au traitement de la facture
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Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017 Le choix drsquoun raccordement via un opeacuterateur de deacutemateacuterialisation
Les opeacuterateurs de deacutemateacuterialisation assurent deux principales missions la production et la transmission des flux au format et avec les informations
attendues par le reacutecepteur
la garantie des aspects fiscaux notamment lrsquoarchivage des factures deacutemateacuterialiseacutees
Les fournisseurs ne sont pas contraints de passer par un opeacuterateur et peuvent internaliser leur solution de deacutemateacuterialisation
LrsquoAIFE observe un principe de neutraliteacute dans le choix des opeacuterateurs LrsquoAIFE a pris la deacutecision de ne pas intervenir dans le choix du mode de
deacutemateacuterialisation de ses fournisseurs Les fournisseurs peuvent aussi bien choisir une deacutemateacuterialisation avec des outils internes que de passer par un opeacuterateur de deacutemateacuterialisation
LrsquoAIFE a par ailleurs fait le choix de ne certifier aucun opeacuterateur de deacutemateacuterialisation Le fournisseur est libre de choisir son opeacuterateur de deacutemateacuterialisation et de deacutefinir avec lui les conditions de leur collaboration
A ce jour plusieurs opeacuterateurs sont raccordeacutes agrave la solution actuelle Chorus factures Les fournisseurs sont totalement libres du choix de leur opeacuterateur
41
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017 Qualification et modaliteacutes de raccordement des flux (EDI)
Les fonctions de qualification des flux seront offertes aux utilisateurs du portail front de CPP 2017 (fournisseurs et entiteacutes publiques) Au travers de cet espace du portail front lrsquoutilisateur pourra
1 Tester en mode self service les diffeacuterents types de flux accepteacutes par la solution (factures meacutemoires de justice avis des sommes agrave payer cycle de vie etc)
2 Reacutecupeacuterer un rapport drsquoanalyse de son flux indiquant les erreurs rencontreacutees
3 Obtenir des compte-rendus et des flux de cycle de vie contextualiseacutes
4 Reacutecupeacuterer les fichiers de description des diffeacuterents flux et des exemples de flux preacute-remplis
Lrsquoutilisateur pourra eacutegalement deacuteposer des fiches de raccordement EDI pour interconnecter son SI de recette avec la plateforme de qualification CPP2017 et son SI de production avec le SI de production de CPP2017
Une fois les SI raccordeacutes en qualification lrsquoutilisateur pourra suivre le traitement de ses flux eacutemis en EDI vers la plateforme de qualification
Les raccordement EDI sont drsquoores et deacutejagrave possibles avec Chorus factures pour lrsquoEtat et permettront de beacuteneacuteficier du raccordement pour tout le secteur public au 1er janvier 2017
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Action fournisseur Action commune AIFE fournisseur
S1 S2 S3 S4 S5 S6 S7 S8 - hellip
Deacutep
loie
men
t
Racc technique
Deacuteveloppement des flux
Assistance CPP
Tests unitaires Via Espace de
qualification CPP2017
Tests
Suivi des premiers flux
Demande de raccordement en
qualification
Tests
et
recett
e
Co
nstr
ucti
on
Demande de raccordement en
production
Deacuteclaration dans lrsquoespace
de qualification de CPP
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017 Espace qualification Macro planning des travaux de raccordement
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Le calendrier drsquoici janvier 2017 Des pilotes degraves mi 2016
Nombre de pilotes et type drsquoentiteacutes Outre les services de lrsquoEtat deacutejagrave dans Chorus Factures 18 entiteacutes seront
deacutesigneacutees pour ecirctre pilote de la solution en juin 2016
Entiteacutes pilotes Type de structure Editeur
Universiteacute de Lorraine EPN SAP AMUE
Pole emploi EPN SAP
CNRS EPN SAP
CCI Paris EPN SIGMA
Lyceacutee Bernart de Ventadour EPLE GFC
Commune de Paris SPL SAP
Meacutetropole de Brest SPL ATOS (en lien avec e-
Megalis)
Communauteacute de communes de Parthenay SPL Berger Levrault
Commune de Le Monetier les Bains SPL Berger Levrault
Conseil reacutegional de Provence Alpes Cote drsquoAzur
SPL GFI
Conseil deacutepartemental de lrsquoAube SPL GFI (en lien avec SPL
xdeacutemat)
Office Public de lrsquoHabitat Vosgelis SPL AAERON
Lille Meacutetropole SPL CGI
Ville de Bordeaux SPL CGI
APHP EPS SAP
CHU Amiens EPS MIPIH (en lien avec UNIHA)
CH Gpt Hospitalier Eaubonne Montmorency EPS AGFA
DGAC ETAT SAP
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Le calendrier drsquoici janvier 2017 Des pilotes degraves mi 2016 les objectifs
La reacutealisation de pilotes preacutealablement agrave la geacuteneacuteralisation permet de tester la solution mutualiseacutee CPP2017 dans sa dimension technique comme dans celle de lorganisation et de ladheacutesion des utilisateurs
Lexpeacuterience des sites pilotes permet de preacuteparer le deacuteploiement de mieux en appreacutecier la charge et den identifier les difficulteacutes a priori
La phase pilote de mise en œuvre du service doit permettre de
3 Srsquoassurer que lrsquoensemble du processus est opeacuterant et maitriseacute par les acteurs
2 Seacutecuriser les modaliteacutes de deacuteploiement et drsquoassistance
1 Srsquoassurer de lrsquoadheacutesion et lrsquoappropriation des utilisateurs des structures priveacutees ou publiques agrave utiliser la solution mutualiseacutee CPP2017
Traiter les problegravemes
rencontreacutes et proposer des plans drsquoaction
4 Valider le bon fonctionnement de la solution en situation reacuteelle
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En synthegravesehellip
Initialement mise en œuvre dans un cadre facultatif fondeacute sur le choix de lrsquoentreprise la deacutemateacuterialisation des factures srsquoinscrit deacutesormais dans une obligation progressive au sein du secteur public avec la mise agrave disposition drsquoune plateforme partageacutee comme cela eacuteteacute fait dans de nombreux pays europeacuteens
Elle constitue une opportuniteacute de modernisation des eacutechanges entre les fournisseurs et le secteur public et illustre une nouvelle deacutemarche de mutualisation de systegraveme drsquoinformation entre les acteurs du secteur public permettant drsquooptimiser les gains et faciliter la mise en œuvre
Les entiteacutes publiques et les grands fournisseurs sont concerneacutes par lrsquoobligation degraves 1er janvier 2017 avec la reacutealisation de laquo pilotes raquo degraves la mi-2016 Des pilotes seront reacutealiseacutes degraves mi-2016
La publication des speacutecifications externes permet aux fournisseurs drsquoanticiper la deacutemarche en deacutefinissant leur trajectoire et leurs modaliteacutes de mise en œuvre
Vous pouvez drsquoores et deacutejagrave vous inscrire sur Chorus Factures HTTPSCHORUS-FACTURESBUDGETGOUVFR
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En savoir plus
Sur le site de lrsquoAIFE wwweconomiegouvfraifeagence-pour-linformatique-financiere-letat-0
Sur le site laquo collectiviteacutes locales raquo httpwwwcollectivites-localesgouvfr
aife_officiel
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En synthegravese hellip
48
49
Gestion des factures
Saisie Creacuteation Modification Validation Suppression
Recherche
Suivi du cycle de vie
Deacutepocirct unitaire XMLPDF
Archivage
Liste fiscale
Consultation et teacuteleacutechargement
Deacutepocirct en masse format mixte XMLPDF
Tableaux de bord
Qualification des flux
Deacutepocirct de flux
Analyse de flux
Reacutecupeacuteration dun flux type
Reacutecupeacuteration dun flux cycle de vie
Creacuteation dune fiche de raccordement EDI
Suivi des flux
Qualification des API
Gestion des bons de commandes
(pour les services de lrsquoEtat)
Recherche
Consultation et teacuteleacutechargement
Tableau de bord
Notification
Notification
Workflow de validation
Gestion piegraveces jointes
Recyclage
Certificat de deacutepocirct
Liste des factures agrave traiter
Preacutesentation de la solution Les principales fonctionnaliteacutes de la solution mutualiseacutee
Liste des eacutevegravenements intervenus sur le bon de commande
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Gestion des utilisateurs et fournisseurs Assistance fournisseurs
Recherche
Saisie sollicitation
Suivi sollicitation
Modification clocircture sollicitation
Synthegravese requecircte
Consultation et teacuteleacutechargement
Recherche
Gestion compte utilisateur
Authentification compte utilisateur
Gestion de la base de connaissance
Tableau de bord
Gestion fiche entiteacute
Gestion Mandat Facturation
Gestion du support
Prise en charge une sollicitation
Liste des eacutevegravenements
Gestion piegraveces jointes
Notification
Consultation et teacuteleacutechargement
Notification
Assistance documentaire
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution Les principales fonctionnaliteacutes de la solution mutualiseacutee
Creacuteation compte utilisateur
Creacuteation fiche entiteacute
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Statut Fait geacuteneacuterateur COLL EPN ETAT
Deacuteposeacutee
La facture a eacuteteacute deacuteposeacutee par le fournisseur (en mode EDI ou en
mode Portail) les diffeacuterents controcircles ont eacuteteacute reacutealiseacutes et la
facture a pu ecirctre inteacutegreacutee au laquo reacutefeacuterentiel factures raquo
En cours
drsquoacheminement
La facture a eacuteteacute envoyeacutee par la solution mutualiseacutee au
destinataire
Mise agrave disposition du
destinataire
Mode EDI reacuteception du flux drsquoacquittement du SI destinataire
Mode Portail Le destinataire est notifieacute par courriel de la
mise agrave disposition de la facture sur lrsquoespace factures
Rejeteacutee La facture est rejeteacutee par le service destinataire (ex erreur de
destinataire donneacutees de facturation erroneacutees etc)
Suspendue Le traitement de la facture peut ecirctre suspendu lorsqursquo une ou
plusieurs piegraveces justificatives sont manquantes Facultatif
Mise agrave disposition du
comptable
Le mandat demande de paiement a eacuteteacute inteacutegreacute par SI du
comptable Facultatif
Comptabiliseacutee Le mandat demande de paiement a eacuteteacute valideacute par le payeur et
comptabiliseacute Facultatif
Mise en paiement Le flux de virement a eacuteteacute envoyeacute agrave la Banque de France
Facultatif
Hors mode
EDI
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution Les statuts meacutetiers remonteacutes aux fournisseurs
Non disponible disponible et obligatoire
52
Deux circuits sont possibles au regard de la reacuteglementation Un 1er circuit preacutevoit une facturation globale par le mandataire (facturation inteacutegrant de multiples beacuteneacuteficiaires de paiement)
Edition drsquoune
demande de
paiement
globale
Transmission
Deacutepocirct de la
demande de
paiement globale
Traitement de la
demande de
paiement
globale
Mise en paiement
de la demande de
paiement globale
Mandataire Personne
publique
Personne
publique
Acheminement de la demande de paiement jusqursquoagrave son destinataire
Mandataire
Paiement de chaque cotraitant figurant dans la demande de paiement globale
Mandataire eacutedition drsquoune demande de paiement globale preacutecisant la part de prestations agrave reacutegler directement aupregraves de chaque cotraitant sur laquelle le mode de facturation est preacuteciseacute (laquo demande de paiement globale raquo)
Cotraitant aucune action agrave reacutealiser dans la solution mutualiseacutee
Actions des fournisseurs
Reacuteception de la demande de paiement en mode EDI si le SI du destinataire est raccordeacute ou en mode Portail dans lrsquoEspace Factures
Les informations fournit sur le mode de
facturation indique agrave lrsquoordonnateur qursquoune action speacutecifique est agrave reacutealiser sur la demande de paiement
Creacuteation drsquoautant de mandat que de beacuteneacuteficiaires de paiement en y joignant en piegravece-jointe la demande global eacutemise par le titulaire ainsi que les eacuteventuelles piegravece-jointes
Actions de lrsquoordonnateur 1 2
Remarque Seul lrsquoeacutemetteur de la demande de paiement a accegraves au suivi du cycle de vie Le cotraitant sollicite donc le
mandataire ou la personne publique directement pour obtenir de lrsquoinformation sur le paiement de ses demandes de paiement
Lrsquoordonnateur est informeacute via le flux pivot qursquoil srsquoagit drsquoune demande de paiement lieacutee agrave un acte de cotraitance
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution La co-traitance (12)
53
Le 2nd circuit possible en cas cotraitance preacutevoit une facturation par le cotraitant avec validation de la demande de paiement par le mandataire
Edition drsquoune
demande de
paiement
Transmission
Deacutepocirct de la
demande de
paiement
Validation de la
demande de
paiement
Traitement de la
demande de
paiement
Mise en
paiement de la
demande de
paiement
Cotraitant Cotraitant Mandataire Personne
publique
Personne
publique
Sollicitation du mandataire
Acheminement de la demande de paiement jusqursquoagrave son destinataire
Remarques Seul lrsquoeacutemetteur de la demande de paiement a accegraves au suivi du cycle de vie Le mandataire nrsquoa donc pas accegraves
au suivi du traitement de la demande de paiement de ses cotraitants
Lrsquoordonnateur est informeacute via le flux pivot qursquoil srsquoagit drsquoune demande de paiement global de cotraitance
Cotraitant eacutedition et transmission drsquoune demande de paiement en mode EDI ou mode portail sur laquelle le mode de facturation est preacuteciseacute
Mandataire validation de la demande de paiement du titulaire en se connectant en mode portail
Actions des fournisseurs 1
Statut laquo en attente de validation raquo
Reacuteception de la demande de paiement du cotraitant valideacutee par le mandataire
Liquidation et mandatement (aucune action speacutecifique)
Actions de lrsquoordonnateur 2
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution La co-traitance (22)
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Deacuteposant drsquoune piegravece
Deacutepocirct par le fournisseur drsquoun projet de deacutecompte et validation MOEMOA sur le portail
(En piegravece-jointe de lrsquoeacutetat drsquoacompte)
Deacutepocirct par le fournisseur drsquoun eacutetat drsquoacompte(sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOE hors CPP)
Deacutepocirct par le fournisseur drsquoun eacutetat drsquoacompte valideacute (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOA hors CPP)
NA (En piegravece-jointe de lrsquoeacutetat drsquoacompte)
Deacutepocirct par la MOE de lrsquoeacutetat drsquoacompte (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec le fournisseur dans CPP ou hors CPP)
Deacutepocirct par la MOE de lrsquoeacutetat drsquoacompte valideacute (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOE hors CPP)
NA (En piegravece-jointe de lrsquoeacutetat drsquoacompte valideacute)
(En piegravece-jointe de lrsquoeacutetat drsquoacompte valideacute)
Deacutepocirct par la MOA de lrsquoeacutetat drsquoacompte valideacute (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec le fournisseur et la MOE dans CPP ou hors CPP)
Projet de
deacutecompte mensuel
Etat
drsquoacompte
Deacutecompte
mensuel
Etat drsquoacompte
valideacute
Fournisseur
Maitrise drsquoouvrage
(mode service uniquement via
un portail amont)
Maitrise drsquoŒuvre
6 cas drsquoutilisation ont eacuteteacute deacutefinis pour permettre la prise en charge dans la solution CPP des piegraveces neacutecessaires agrave la facturation en cours de marcheacute
Produit par le fournisseur Produit par la MOE Produit par la MOE Produit par la MOA
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution Les marcheacutes de travaux La facturation en cours de marcheacute
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Deacuteposant drsquoune piegravece
Deacutepocirct par le fournisseur drsquoun projet de deacutecompte et validation MOEMOA sur le portail
NA NA NA Deacutepocirct par le fournisseur du DGD (apregraves eacutechanges preacutealables avec la MOAMOE dans CPP ou hors CPP)
NA (En piegravece-jointe du projet de deacutecompte
geacuteneacuteral)
Deacutepocirct par la MOE du projet de deacutecompte geacuteneacuteral (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec le fournisseur dans CPP ou hors CPP)
Deacutepocirct par la MOE du deacutecompte geacuteneacuteral (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOA hors CPP)
NA
NA NA (En piegravece-jointe du deacutecompte geacuteneacuteral)
Deacutepocirct par la MOA du deacutecompte geacuteneacuteral (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOE dans CPP ou hors CPP)
NA
Fournisseur
Maitrise drsquoouvrage
(mode service uniquement via
un portail amont)
Maitrise drsquoŒuvre
5 cas drsquoutilisation ont eacuteteacute deacutefinis pour permettre la prise en charge dans la solution CPP des piegraveces neacutecessaires agrave la facturation en fin de marcheacute
Projet de
deacutecompte final
Deacutecompte
final
Projet de
deacutecompte geacuteneacuteral
Deacutecompte
Geacuteneacuteral
Deacutecompte
Geacuteneacuteral et Deacutefinitif
Produit par le fournisseur Produit par la MOE Produit par la MOA Produit par la MOE Produit par le fournisseur
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution Les marcheacutes de travaux La facturation en fin de marcheacute
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Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017 Modaliteacutes de raccordement les protocoles utiliseacutes
Les protocoles retenus pour assurer les eacutechanges en mode flux sont
PeSIT HS E avec chiffrement TLS ndash Le chiffrement du flux sous TLS est initieacute via certificats Bi-cleacutes SSL conformes
RGS fournis par lrsquoAIFE issus drsquoune autoriteacute de certification les partenaires srsquoauthentifiant aujourdrsquohui mutuellement de maniegravere forte
SFTP ndash SSH seacutecurisant les eacutechanges avec chiffrement par bi-cleacutes conformes aux exigences
du cycle de vie des secrets (cleacutes DSA 2048 minimum PS 22 regravegles de creacuteation dureacutee de vie)
AS2 avec chiffrement TLS
Un seul protocole de raccordement est autoriseacute pour un flux donneacute
9
Contexte de la facturation eacutelectronique 2017 Eleacutements de volumeacutetrie
Cateacutegorie drsquoentreprises
Nombre drsquoentreprises au
31122011
Estimation du nombre
drsquoentreprises concerneacutees
Grandes entreprises (GE)
214 214
Entreprises de taille intermeacutediaire (ETI)
4 794 4 794
Petites et moyennes entreprises (PME)
136 068 136 068
Microentreprises ou tregraves petites entreprises (TPE)
2 951 600 974 028
Plusieurs cateacutegories de populations sont impacteacutees par le projet
Les fournisseurs de la sphegravere publique dont le nombre est eacutevalueacute agrave 1 115 000
Les collectiviteacutes et eacutetablissements publics locaux et de santeacute soit 77 474 structures
Les eacutetablissements publics nationaux qui sont au nombre de 1 000
Les services de lrsquoEtat
Lrsquoensemble des agents de la sphegravere publique concerneacute par le projet est eacutevalueacute agrave plus de 220 000
Cateacutegorie de reacutecepteurs
Nombre drsquoentiteacutes Nombre de factures
reccedilues
Etat 200 4 000 000
EPN 1 000 20 000 000
Reacutegions 26 1 000 000
Deacutepartements 102 5 500 000
Secteur communal 73 851 47 000 000
Etablissements de santeacute
2 545 18 000 000
Total 77 474 95 000 000
10
La solution mutualiseacutee a plusieurs objectifs
Simplification pour les entreprises
- La directive europeacuteenne comme la loi drsquohabilitation ont pour objectif la simplification du processus de la commande publique LrsquoUnion Europeacuteenne chiffre les eacuteconomies potentielles agrave 15 milliards drsquoeuros pour les 27 pays europeacuteens
- Beaucoup drsquoentreprises travaillent pour plusieurs entiteacutes publiques Une solution mutualiseacutee constitue une eacutevidente simplification
Mutualisation des coucircts pour les administrations
- LrsquoEtat qui est tenu depuis 2012 drsquoaccepter les factures deacutemateacuterialiseacutees a ducirc mettre en place un systegraveme complet (Chorus Factures) qui peut servir de socle fonctionnel agrave une solution commune Etat ndash collectiviteacutes locales amp eacutetablissements
- Une solution mutualiseacutee permet de laquo seacutecuriser raquo la mise en œuvre de lrsquoobligation pour tous les acteurs agrave lrsquoeacutecheacuteance de 2017
- Une solution mutualiseacutee permet drsquoeacuteviter la multiplication des solutions (et le coucirct associeacute) comme cela a eacuteteacute constateacute en matiegravere de deacutemateacuterialisation des appels drsquooffres
Contexte de la facturation eacutelectronique 2017 Lrsquoordonnance du 26 juin 2014 les objectifs drsquoune solution mutualiseacutee
La solution mutualiseacutee permet en srsquoappuyant sur des fonctionnaliteacutes eacuteprouveacutees de limiter le risque technologique inheacuterent agrave la mise en place drsquoune solution ad hoc Elle permet eacutegalement de valider pour les entreprises lrsquoeffort de simplification en leur proposant un point drsquoaccegraves unique masquant une organisation administrative pouvant apparaicirctre comme complexe
11
Contexte de la facturation eacutelectronique 2017 Gains preacutevisionnels sur le traitement drsquoune facture
Le potentiel de gain de la mesure estimeacute se deacutecompose en gains financiers et en gains de temps
le coucirct de traitement drsquoune facture deacutemateacuterialiseacutee eacutemise agrave 5euro contre un coucirct de traitement drsquoune facture papier eacutemise estimeacute entre 8 et 95euro
le coucirct de traitement drsquoune facture deacutemateacuterialiseacutee reccedilue agrave 75euro contre un coucirct de traitement drsquoune facture papier reccedilue estimeacute agrave 138euro
Lrsquoordre de grandeur de ces estimations est en adeacutequation avec lrsquoestimation reprise dans le support laquo Fiche praTIC agrave usage des dirigeants drsquoentreprises raquo (ndeg5) coreacutedigeacute par la DGE le MEDEF et le Syntec Numerique
Rapport GS1
12
Sommaire
Contexte
Preacutesentation de la solution
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017
13
Preacutesentation de la solution Une eacutevolution dans la continuiteacute
La solution mutualiseacutee Chorus Portail Pro 2017 srsquoinscrit dans la continuiteacute de Chorus Factures solution mise en œuvre par lrsquoEtat depuis le 1er janvier 2012
Elle permet drsquoassurer le deacutepocirct le suivi et la mise agrave disposition des 100 millions de factures annuelles sur le peacuterimegravetre de lrsquoEtat du secteur public local (y compris le secteur hospitalier) et des eacutetablissements publics
Les entiteacutes publiques ayant des Portails laquo tiers raquo offrant des services agrave valeur ajouteacutee pourront inteacutegrer les services de la solution mutualiseacutee CPP 2017 (transmission de factures suivi des factures recherche et consultation gestion des comptes) agrave lrsquoaide dAPI
Elle srsquoinscrira en coheacuterence avec les travaux du SGMAP sur lrsquoidentiteacute numeacuterique (France Connect) et lrsquoEtat plateforme
La compatibiliteacute ascendante est assureacutee pour les fournisseurs deacutejagrave connecteacutes agrave Chorus Factures Les fournisseurs sont inciteacutes agrave initier degraves agrave preacutesent les travaux de raccordement
14
1 2 3
Le fournisseur
choisit son mode drsquoeacutemission
Lrsquoentiteacute publique
choisit son mode de reacuteception
La solution mutualiseacutee facilite le traitement de la facture en
proposant un flux pivot unique
Le fournisseur et lrsquoentiteacute publique choisissent indeacutependamment leurs modaliteacutes drsquoeacutemissionreacuteception
Le flux pivot est identique quel que soit lrsquoeacutemetteur le format de transmission et le destinataire
Ce flux contient les donneacutees permettant la creacuteation drsquoune demande de paiement la facture sous forme de piegravece jointe ainsi que le cas eacutecheacuteant les piegraveces justificatives compleacutementaires
Mode Portail visualisation et teacuteleacutechargement
Mode EDI injection automatique du flux et visualisation de la facture via une feuille de style
Mode service mise agrave disposition des services pour les SI des entiteacutes publiques sous forme drsquoAPI
Mode Portail deacutepocirct (PDF signeacute ou non signeacute PDF mixte XML) ou saisie
Mode EDI transmission de flux au format structureacute ou mixte (selon les formats deacutefinis lors de la concertation)
Mode service mise agrave disposition des services du Portail sous forme drsquoAPI
Preacutesentation de la solution Grands principes de la solution mutualiseacutee (22)
15
Destinataires finaux
Preacutesentation de la solution Vue simplifieacutee de la solution
Secteur public local
Etat Etablissements publics
Opeacuterateur de deacutemateacuterialisation
Solution mutualiseacutee Chorus Portail Pro
Systegraveme drsquoeacutechange
Portail de services (API)
Portail de qualification des flux et services
Portail fournisseur
Deacutepocircts xml et Pdf
Saisie
Suivi
Assistance et support
Archivage
Templates
Flux types
Validation
Raccordements
Echange de flux UBLCIIISO20020
EDIFACThellip
Saisie
Deacutepocirct
Flux Pivot (format unique)
Statuts drsquoavancement
EDI
EDI
16
La solution Chorus Portail Pro 2017 est accessible depuis Internet
Les entreprises pourront acceacuteder agrave la solution via le Portail Internet Gestion Publique de la DGFiP Pour les entreprises deacutejagrave inscrites agrave Chorus Factures leurs comptes seront repris
Pour les entreprises inscrites agrave la PLACE de lrsquoEtat leur compte sera utilisable
Lrsquoadministrateur de lrsquoentiteacute pourra habiliter en ligne les utilisateurs de lrsquoentiteacute pour deacutefinir les espaces et le peacuterimegravetre des factures accessibles
Un utilisateur peut ecirctre habiliteacute sur plusieurs entreprises etou eacutetablissements
Preacutesentation de la solution Principes de fonctionnement du portail Organisation du portail
Accueil connecteacute
Factures Qualification
Assistance
Utilisateurs
Accueil deacuteconnecteacute
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Preacutesentation de la solution Les types de factures pris en charge
La solution prend en charge les demandes de paiement srsquoappuyant sur
Les factures directes agrave destination de personnes publiques
Les avoirs
Les factures de recette issues des entiteacutes publiques
Les demandes de paiement des sous-traitants admis au paiement direct
Les demandes de paiement des cotraitants
Le document de facturation en appui des marcheacutes de travaux ndash Projet de deacutecompte
ndash Etat drsquoacompte
ndash Deacutecompte Geacuteneacuteral et Deacutefinitif(signature reacutealiseacutee hors outil)
La solution assure lrsquoarchivage des factures La solution mutualiseacutee prend en charge lrsquoarchivage des factures qui lui sont
transmises par les eacutemetteurs qursquoils soient priveacutes ou publics qui resteront consultables pendant 10 ans
18
Principe chaque eacutemetteur est identifieacute de maniegravere unique dans la solution mutualiseacutee-CPP 2017 quelles que soient les modaliteacutes de transmission
Pour les eacutemetteurs de factures cette identification repose sur trois eacuteleacutements
bull Le code pays bull Le type drsquoidentifiant bull Lrsquoidentifiant
Siegravege social Type drsquoidentifiant
France SIRET
UE (hors France) Ndeg de TVA intracommunautaire
Extracommunautaire (hors UE et hors France)
Code pays + 16 premiers caractegraveres de la raison sociale
Polyneacutesie Franccedilaise Ndeg Tahiti
Nouvelle Caleacutedonie RIDET
Fournisseurs en cours drsquoimmatriculation
Code pays + 16 premiers caractegraveres de la raison sociale
Le type drsquoidentifiant pour les eacutemetteurs repose sur
Preacutesentation de la solution Lrsquoidentification de lrsquoeacutemetteur par la solution mutualiseacutee
19
Preacutesentation de la solution Modaliteacutes drsquoidentification du destinataire par le fournisseur
Principe chaque reacutecepteur est identifieacute de maniegravere unique dans la solution mutualiseacutee-CPP 2017 quelles que soient les modaliteacutes de transmission
Secteur public local et EPN
Etat
Le SIRET est lrsquoidentifiant unique de la personne publique destinataire
Les destinataires de factures peuvent demander agrave leur fournisseur de renseigner une information compleacutementaire sur la facture portant sur le code service du service destinataire
Les modaliteacutes drsquoidentification du service de lrsquoEtat sont inchangeacutees par rapport agrave Chorus factures avec
bull Un service identifieacute par un code service exeacutecutant associeacute agrave un SIRET commun
20
Preacutesentation de la solution Les parameacutetrages effectueacutes par le destinataire
La solution mutualiseacutee prend en compte la diversiteacute des entiteacutes publiques en terme drsquoorganisation (traitement centraliseacute deacutecentraliseacute des factures) et les pratiques diverses en matiegravere drsquoengagement preacutealable agrave la deacutepense
Chaque entiteacute publique a ainsi la faculteacute de rendre obligatoire pour les factures la concernant les informations relatives
Au code service destinataire
Agrave la reacutefeacuterence drsquoengagement (reacutefeacuterence au marcheacute ou agrave la commande)
Ces informations devront dans ce cas ecirctre porteacutees sur la facture remise par le fournisseur
Il sera possible de veacuterifier le caractegravere obligatoire de ces informations dans la solution mutualiseacutee via lrsquoannuaire
21
Deacutepocirct manuel saisie des donneacutees de
facturation
CPP 2017
Envoi Reacuteception en EDI des donneacutees de
facturation
API manager
Quatre modaliteacutes de transmission des donneacutees de facturation sont proposeacutees aux fournisseurs
la saisie manuelle des donneacutees de facturation via un formulaire sur le portail CPP
le deacutepocirct des donneacutees de facturation au format PDF (signeacute ou non signeacute) ou au format XML
la solution CPP2017 permettra un import de masse de factures (Import au format xml ou PDF Mixte A3)
la transmission en mode EDI soit
ndash en adressant directement ses flux agrave la solution mutualiseacutee
ndash Via un opeacuterateur de deacutemateacuterialisation
ndash via un portail amont connecteacute (en API) agrave la solution mutualiseacutee CPP 2017 dans des cas speacutecifiques pour les entiteacutes publiques
B
D
C
A
B
C
D
Mode Portail
Mode EDI
API
Mode EDI
Mode EDI
Opeacuterateur de deacutemateacuterialisation
Portail Amont dans des cas speacutecifiques
Fournisseurs
A
Preacutesentation de la solution Les modes drsquoeacutemission
A
22
1
Le format Standard Universal Business Language
- UBL Invoice
Structureacute ou minimal
2
Le format Cross Industry Invoice (United Nations
Centre for Trade Facilitation and Electronic Business)
Structureacute ou minimal
3
Le format PES_V2 Facture (utiliseacute dans le secteur public
local)
4
Les autres formats reacutefeacuterenceacutes par le CEN dans
le cadre des travaux sur le modegravele seacutemantique europeacuteen
5
Un format PDF Mixte
(PDFA3 en cours de deacutefinition)
6
le format PDF simple (signeacute ou non signeacute) est
supporteacute dans le cadre de la fonctionnaliteacute de deacutepocirct en
mode portail
La possibiliteacute de joindre des piegraveces jointes agrave la facture sera supporteacutee quelle que soit la modaliteacute
drsquoeacutemission
Diffeacuterents formats syntaxiques sont pris en charge par la solution mutualiseacutee afin de faciliter lrsquoeacutemission de factures par les
fournisseurs
Preacutesentation de la solution Les formats retenus
23
Preacutesentation de la solution Lrsquoespace laquo Mes factures raquo
24
Preacutesentation de la solution Lrsquoespace laquo Mes factures raquo
Le bloc laquo Fil drsquoeacutevegravenements raquo recense les derniegraveres actions et eacutevegravenements intervenus sur le traitement des factures
Le bloc laquo Mes factures raquo permet
la consultation de lrsquoeacutetat courant des factures eacutemise par lrsquoentreprise
lrsquoaccegraves rapide agrave la consultation au teacuteleacutechargement et agrave le teacuteleacutechargement des factures
Le bloc laquo Actions raquo permet un accegraves rapide aux principales actions disponibles
Traiter et consulter une facture
Consulter le stock des factures reccedilues
Rechercher une facture
Le bloc laquo Actualiteacutes raquo de la solution mutualiseacutee-CPP 2017 lieacutees agrave lrsquoespace laquo Mes factures raquo
25
Preacutesentation de la solution La saisie des factures en ligne
Ecran de saisie drsquoune facture pour le fournisseur
Saisie des donneacutees geacuteneacuterales drsquoune facture
Donneacutees leacutegales du destinataire et du fournisseur
Cadre de facturation
Identification du marcheacute et des modaliteacutes de paiement
Saisie du deacutetail de la facture
Creacuteation eacutedition et suppression de lignes de facturations
Preacutecision quant aux produits factureacutes et aux montants dus
Possibiliteacute drsquoadjoindre des piegraveces jointes
Possibiliteacute de teacuteleacutecharger
Validation annulation enregistrement de la saisie
26
Preacutesentation de la solution La consultation des factures
Ecran de consultation de la facture
Consultation des informations relatives agrave la facture
Informations destinataire
Informations fournisseur
Cadre de facturation
Montants engageacutes
Reacutefeacuterences du marcheacute
Visualisation de la facture originale
Teacuteleacutechargement de la facture
au format pivot (qui contient toutes les PJ + facture originale)
au format PDF avec ou sans les PJ (y compris la facture originale)
Consultation du cycle de vie de la facture (annuleacute commandeacute consulteacute associeacute agrave un bon de
commande factureacute)
La possibiliteacute drsquoutiliser une facture preacuteceacutedente pour en creacuteer une nouvelle
Affichage du certificat de deacutepocirct et du bordereau de suivi
27
A lrsquoinstar de Chorus factures
La solution mutualiseacutee-CPP 22017 permettra au fournisseur drsquoobtenir des informations concernant les diffeacuterentes dates de traitement de sa facture tant par la solution mutualiseacutee que par le destinataire
Ces informations sont mises agrave disposition du fournisseur par la remonteacutee du flux cycle de vie et pourront ecirctre compleacuteteacutees par la personne publique au moyen dun champ en saisie libre
Preacutesentation de la solution La visualisation du cycle de vie de la facture
28
Acteurs
Statuts visibles pour le
fournisseur
Activiteacutes
Statut obligatoire
Fournisseur
Deacutepocirct des donneacutees de
facturation
Reacutecupeacuteration des donneacutees
de facturation
Liquidation Mandatement Comptabilisation
du paiement
Deacuteposeacutee Mise agrave disposition
du destinataire
Mise en
paiement
En cours drsquoacheminement
vers le destinataire
Rejeteacutee
Service ordonnateur Service comptable
1 3
7
2
4
Acceptation
des donneacutees
de facturation
SI Financier (EDI)
Espace Factures (Portail)
SI Financier SI Financier SI FINANCIER OU
HELIOS
Envoi des
donneacutees de
facturation
CPP 2017
Mise agrave
disposition
du
comptable
6
Suspendue 5
Statut obligatoire(selon les situations)
BDF
Mise agrave jour
statut
Preacutesentation de la solution Le processus global et ses eacutetapes
29
Types de controcircle CPP Destinataire
Coheacuterence du flux et seacutecuriteacute
Structure de donneacutees
Coheacuterence des donneacutees
Les controcircles meacutetiers
Les controcircles meacutetiers reacutealiseacutes par la structure publique destinataire de la facture comprennent notamment les controcircles de reacutefeacuterentiels relatifs agrave lrsquoengagement et au code service
Les SI destinataires pourront opeacuterer des controcircles meacutetiers additionnels en fonction des possibiliteacutes de parameacutetrage offertes par les eacutediteurs
Preacutesentation de la solution Les controcircles effectueacutes ndash vue drsquoensemble
30
Preacutesentation de la solution Le deacutelai global de paiement (DGP)
La date servant au point de deacutepart du DGP (sous reacuteserve de service fait) peut varier selon les cas drsquoeacutemission de la facture
En mode EDI crsquoest la date de lrsquoacquittement technique eacutemis par le SI du destinataire
En mode portailservice crsquoest la date de notification par mail au destinataire de la mise agrave disposition de la facture sur lrsquoespace factures
Et en cas de litige entre le fournisseur et le pouvoir adjudicateur la date servant de point de deacutepart au DGP sera la date de deacutepocirct de la facture sur CPP + 2 jours
Dans le cas des marcheacutes de travaux la date servant de point de deacutepart au DGP reste la transmission du projet de deacutecompte du fournisseur agrave la MOE ou le DGD lorsqursquoil est remis au pouvoir adjudicateur
Ces diffeacuterentes dates seront traceacutees et consultables dans CPP Toutefois CPP nrsquoa pas vocation agrave calculer le DGP
31
La personne publique a la possibiliteacute de communiquer le statut laquo suspendue raquo lorsqursquoune piegravece justificative manque pour la liquidation mise en paiement
Cette fonctionnaliteacute eacutevite de devoir rejeter le dossier de facturation en cas de PJ manquante
1 La personne publique notifie en commentaire la nature de la piegravece manquante et suspend le deacutelai de paiement
2 Le fournisseur se connecte au portail (mode service ou mode portail) afin de deacuteposer lales piegravece(s) compleacutementaire(s)
NB les reacutecepteurs de factures conservent la possibiliteacute de demander les piegraveces compleacutementaires selon les mecircmes modaliteacutes qursquoaujourdrsquohui (papier courriel etc)
La suspension des factures
Lorsque la collectiviteacute locale ou lrsquoEPN rejette pour cause drsquoerreur sur les donneacutees drsquoacheminement de la facture (SIRET destinataire) elle doit typer speacutecifiquement le rejet afin de permettre au fournisseur srsquoil le souhaite de recycler les donneacutees de facturation
Le rejet et la possibiliteacute de recycler les factures
Preacutesentation de la solution Focus sur le rejet et la suspension de factures
32
Preacutesentation de la solution Les cas de gestion de la sous-traitance
Les sous-traitants admis au paiement direct peuvent adresser directement leur demande de paiement agrave la personne publique Un accord preacutealable du titulaire est cependant neacutecessaire avant la mise en paiement
Sous-traitant eacutedition et transmission drsquoune demande de paiement en mode EDI ou mode portail sur laquelle le mode de facturation est preacuteciseacute
Titulaire validation de la demande de paiement du sous-traitant en se connectant en mode portail
Actions des fournisseurs
Reacuteception de la demande de paiement du sous-traitant valideacutee par le titulaire
Liquidation et mandatement (aucune action speacutecifique)
Actions de lrsquoordonnateur
Remarques Selon la reacuteglementation et sans validation sous un deacutelai de 15 jours la demande de paiement est consideacutereacutee
comme valideacutee Elle est transmise au pouvoir adjudicateur destinataire
Le titulaire est informeacute des paiements effectueacutes au sous-traitant via les informations du cycle de vie
Le mode de facturation est preacuteciseacute dans le flux pivot pour informer lrsquoordonnateur qursquoil srsquoagit drsquoune demande de paiement lieacutee agrave un acte de sous-traitance
La facture eacutemise par le sous-traitant et adresseacutee au titulaire peut ecirctre inseacutereacutee sous forme de piegravece jointe
33
Documents eacutechangeacutes
Facturation en cours de marcheacute
Facturation en fin de marcheacute
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution La prise en compte des marcheacutes de travaux
Projet de deacutecompte mensuel
Etat drsquoacompte
Deacutecompte mensuel
Etat drsquoacompte
valideacute
Projet de deacutecompte
final
Deacutecompte final
Projet de deacutecompte
geacuteneacuteral
Deacutecompte Geacuteneacuteral
Deacutecompte Geacuteneacuteral et
Deacutefinitif
Dans le cadre des marcheacutes de travaux la solution CPP prendra en charge les processus de facturation suivants
Tous les documents concourant agrave la mise en paiement peuvent ecirctre deacuteposeacutes transmis agrave CPP 2017
La solution permet le deacutepocirct en mode portail de documents par un deacuteposant autre que le producteur du document (exemple deacutepocirct drsquoun eacutetat drsquoacompte produit par une MOE et deacuteposeacute par un fournisseur)
Les acteurs habiliteacutes agrave deacuteposer ces piegraveces concourant agrave la mise en paiement peuvent ecirctre distincts des acteurs en charge de leur production initiale
Fournisseur
Fournisseur Ordonnateur
(Service financier)
Ordonnateur
(Service financier)
34
Preacutesentation de la solution La sollicitation de lrsquoassistance
Le module drsquoassistance de la solution mutualiseacutee permet de reacutepondre agrave lrsquoensemble des questions poseacutees par les eacutemetteurs et reacutecepteurs de factures
bull Principes
bull Les eacutemetteurs peuvent solliciter lrsquoassistance de la solution mutualiseacutee-CPP 2017 suite agrave des difficulteacutes techniques ou applicatives Les eacutemetteurs peuvent eacutegalement solliciter les reacutecepteurs de facture pour toute question meacutetier relative au traitement de leurs factures
bull Modaliteacute
bull Chaque sollicitation est mateacuterialiseacutee par un laquo ticket raquo renseigneacute par lrsquoeacutemetteur via un formulaire de demande drsquoassistance en preacutecisant les informations requises pour le traitement de sa demande (ex numeacutero de facture) Des piegraveces jointes peuvent y ecirctre ajouteacutees (ex capture drsquoeacutecran)
Les fournisseurs et les entiteacutes publiques peuvent eacutegalement acceacuteder agrave une base de connaissance par lrsquointermeacutediaire drsquoun assistant virtuel afin drsquoobtenir des reacuteponses aux questions les plus freacutequemment poseacutees
35
Preacutesentation de la solution Assistance _ Mise en place drsquoun avatar
36
Preacutesentation de la solution Assistance _ Mise en place drsquoun avatar
37
Sommaire
Contexte
Preacutesentation de la solution
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017
38
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017
La deacutemateacuterialisation des factures srsquoinscrit deacutesormais dans une obligation progressive au sein du secteur public comme dans de nombreux pays europeacuteens
Degraves 2017 les grandes entreprises devront adresser leurs factures au secteur public sous forme eacutelectronique
La neacutecessiteacute de reacutealiser des travaux de raccordement et drsquoadapter les processus de facturation incite agrave initier le projet pour ecirctre au rendez vous
Il faut notamment srsquoassurer de la bonne adaptation de votre systegraveme drsquoinformation et de vos processus
Gestion des informations neacutecessaires au bon traitement de la facture
Choix du mode drsquoeacutemission et du format
Capaciteacute agrave produire le format retenu
Raccordement technique en cas de choix du mode EDI
39
Chaque entiteacute publique a la faculteacute de rendre obligatoire pour les factures la concernant les informations relatives
Au code service destinataire
Agrave la reacutefeacuterence drsquoengagement (reacutefeacuterence au marcheacute ou agrave la commande)
Il sera possible de veacuterifier le caractegravere obligatoire de ces informations dans la solution mutualiseacutee via lrsquoannuaire
Ces informations devront ecirctre porteacutees sur la facture remise par le fournisseur Il faudra donc srsquoassurer de la bonne communication de ces informations par les entiteacutes publiques
A noter que pour lrsquoEtat ces informations sont toujours obligatoires
Reacutefeacuterence agrave lrsquoengagement juridique
Code service exeacutecutant
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017 Gestion des informations neacutecessaires au traitement de la facture
40
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017 Le choix drsquoun raccordement via un opeacuterateur de deacutemateacuterialisation
Les opeacuterateurs de deacutemateacuterialisation assurent deux principales missions la production et la transmission des flux au format et avec les informations
attendues par le reacutecepteur
la garantie des aspects fiscaux notamment lrsquoarchivage des factures deacutemateacuterialiseacutees
Les fournisseurs ne sont pas contraints de passer par un opeacuterateur et peuvent internaliser leur solution de deacutemateacuterialisation
LrsquoAIFE observe un principe de neutraliteacute dans le choix des opeacuterateurs LrsquoAIFE a pris la deacutecision de ne pas intervenir dans le choix du mode de
deacutemateacuterialisation de ses fournisseurs Les fournisseurs peuvent aussi bien choisir une deacutemateacuterialisation avec des outils internes que de passer par un opeacuterateur de deacutemateacuterialisation
LrsquoAIFE a par ailleurs fait le choix de ne certifier aucun opeacuterateur de deacutemateacuterialisation Le fournisseur est libre de choisir son opeacuterateur de deacutemateacuterialisation et de deacutefinir avec lui les conditions de leur collaboration
A ce jour plusieurs opeacuterateurs sont raccordeacutes agrave la solution actuelle Chorus factures Les fournisseurs sont totalement libres du choix de leur opeacuterateur
41
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017 Qualification et modaliteacutes de raccordement des flux (EDI)
Les fonctions de qualification des flux seront offertes aux utilisateurs du portail front de CPP 2017 (fournisseurs et entiteacutes publiques) Au travers de cet espace du portail front lrsquoutilisateur pourra
1 Tester en mode self service les diffeacuterents types de flux accepteacutes par la solution (factures meacutemoires de justice avis des sommes agrave payer cycle de vie etc)
2 Reacutecupeacuterer un rapport drsquoanalyse de son flux indiquant les erreurs rencontreacutees
3 Obtenir des compte-rendus et des flux de cycle de vie contextualiseacutes
4 Reacutecupeacuterer les fichiers de description des diffeacuterents flux et des exemples de flux preacute-remplis
Lrsquoutilisateur pourra eacutegalement deacuteposer des fiches de raccordement EDI pour interconnecter son SI de recette avec la plateforme de qualification CPP2017 et son SI de production avec le SI de production de CPP2017
Une fois les SI raccordeacutes en qualification lrsquoutilisateur pourra suivre le traitement de ses flux eacutemis en EDI vers la plateforme de qualification
Les raccordement EDI sont drsquoores et deacutejagrave possibles avec Chorus factures pour lrsquoEtat et permettront de beacuteneacuteficier du raccordement pour tout le secteur public au 1er janvier 2017
42
Action fournisseur Action commune AIFE fournisseur
S1 S2 S3 S4 S5 S6 S7 S8 - hellip
Deacutep
loie
men
t
Racc technique
Deacuteveloppement des flux
Assistance CPP
Tests unitaires Via Espace de
qualification CPP2017
Tests
Suivi des premiers flux
Demande de raccordement en
qualification
Tests
et
recett
e
Co
nstr
ucti
on
Demande de raccordement en
production
Deacuteclaration dans lrsquoespace
de qualification de CPP
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017 Espace qualification Macro planning des travaux de raccordement
43
Le calendrier drsquoici janvier 2017 Des pilotes degraves mi 2016
Nombre de pilotes et type drsquoentiteacutes Outre les services de lrsquoEtat deacutejagrave dans Chorus Factures 18 entiteacutes seront
deacutesigneacutees pour ecirctre pilote de la solution en juin 2016
Entiteacutes pilotes Type de structure Editeur
Universiteacute de Lorraine EPN SAP AMUE
Pole emploi EPN SAP
CNRS EPN SAP
CCI Paris EPN SIGMA
Lyceacutee Bernart de Ventadour EPLE GFC
Commune de Paris SPL SAP
Meacutetropole de Brest SPL ATOS (en lien avec e-
Megalis)
Communauteacute de communes de Parthenay SPL Berger Levrault
Commune de Le Monetier les Bains SPL Berger Levrault
Conseil reacutegional de Provence Alpes Cote drsquoAzur
SPL GFI
Conseil deacutepartemental de lrsquoAube SPL GFI (en lien avec SPL
xdeacutemat)
Office Public de lrsquoHabitat Vosgelis SPL AAERON
Lille Meacutetropole SPL CGI
Ville de Bordeaux SPL CGI
APHP EPS SAP
CHU Amiens EPS MIPIH (en lien avec UNIHA)
CH Gpt Hospitalier Eaubonne Montmorency EPS AGFA
DGAC ETAT SAP
44
Le calendrier drsquoici janvier 2017 Des pilotes degraves mi 2016 les objectifs
La reacutealisation de pilotes preacutealablement agrave la geacuteneacuteralisation permet de tester la solution mutualiseacutee CPP2017 dans sa dimension technique comme dans celle de lorganisation et de ladheacutesion des utilisateurs
Lexpeacuterience des sites pilotes permet de preacuteparer le deacuteploiement de mieux en appreacutecier la charge et den identifier les difficulteacutes a priori
La phase pilote de mise en œuvre du service doit permettre de
3 Srsquoassurer que lrsquoensemble du processus est opeacuterant et maitriseacute par les acteurs
2 Seacutecuriser les modaliteacutes de deacuteploiement et drsquoassistance
1 Srsquoassurer de lrsquoadheacutesion et lrsquoappropriation des utilisateurs des structures priveacutees ou publiques agrave utiliser la solution mutualiseacutee CPP2017
Traiter les problegravemes
rencontreacutes et proposer des plans drsquoaction
4 Valider le bon fonctionnement de la solution en situation reacuteelle
45
En synthegravesehellip
Initialement mise en œuvre dans un cadre facultatif fondeacute sur le choix de lrsquoentreprise la deacutemateacuterialisation des factures srsquoinscrit deacutesormais dans une obligation progressive au sein du secteur public avec la mise agrave disposition drsquoune plateforme partageacutee comme cela eacuteteacute fait dans de nombreux pays europeacuteens
Elle constitue une opportuniteacute de modernisation des eacutechanges entre les fournisseurs et le secteur public et illustre une nouvelle deacutemarche de mutualisation de systegraveme drsquoinformation entre les acteurs du secteur public permettant drsquooptimiser les gains et faciliter la mise en œuvre
Les entiteacutes publiques et les grands fournisseurs sont concerneacutes par lrsquoobligation degraves 1er janvier 2017 avec la reacutealisation de laquo pilotes raquo degraves la mi-2016 Des pilotes seront reacutealiseacutes degraves mi-2016
La publication des speacutecifications externes permet aux fournisseurs drsquoanticiper la deacutemarche en deacutefinissant leur trajectoire et leurs modaliteacutes de mise en œuvre
Vous pouvez drsquoores et deacutejagrave vous inscrire sur Chorus Factures HTTPSCHORUS-FACTURESBUDGETGOUVFR
46
En savoir plus
Sur le site de lrsquoAIFE wwweconomiegouvfraifeagence-pour-linformatique-financiere-letat-0
Sur le site laquo collectiviteacutes locales raquo httpwwwcollectivites-localesgouvfr
aife_officiel
47
En synthegravese hellip
48
49
Gestion des factures
Saisie Creacuteation Modification Validation Suppression
Recherche
Suivi du cycle de vie
Deacutepocirct unitaire XMLPDF
Archivage
Liste fiscale
Consultation et teacuteleacutechargement
Deacutepocirct en masse format mixte XMLPDF
Tableaux de bord
Qualification des flux
Deacutepocirct de flux
Analyse de flux
Reacutecupeacuteration dun flux type
Reacutecupeacuteration dun flux cycle de vie
Creacuteation dune fiche de raccordement EDI
Suivi des flux
Qualification des API
Gestion des bons de commandes
(pour les services de lrsquoEtat)
Recherche
Consultation et teacuteleacutechargement
Tableau de bord
Notification
Notification
Workflow de validation
Gestion piegraveces jointes
Recyclage
Certificat de deacutepocirct
Liste des factures agrave traiter
Preacutesentation de la solution Les principales fonctionnaliteacutes de la solution mutualiseacutee
Liste des eacutevegravenements intervenus sur le bon de commande
50
Gestion des utilisateurs et fournisseurs Assistance fournisseurs
Recherche
Saisie sollicitation
Suivi sollicitation
Modification clocircture sollicitation
Synthegravese requecircte
Consultation et teacuteleacutechargement
Recherche
Gestion compte utilisateur
Authentification compte utilisateur
Gestion de la base de connaissance
Tableau de bord
Gestion fiche entiteacute
Gestion Mandat Facturation
Gestion du support
Prise en charge une sollicitation
Liste des eacutevegravenements
Gestion piegraveces jointes
Notification
Consultation et teacuteleacutechargement
Notification
Assistance documentaire
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution Les principales fonctionnaliteacutes de la solution mutualiseacutee
Creacuteation compte utilisateur
Creacuteation fiche entiteacute
51
Statut Fait geacuteneacuterateur COLL EPN ETAT
Deacuteposeacutee
La facture a eacuteteacute deacuteposeacutee par le fournisseur (en mode EDI ou en
mode Portail) les diffeacuterents controcircles ont eacuteteacute reacutealiseacutes et la
facture a pu ecirctre inteacutegreacutee au laquo reacutefeacuterentiel factures raquo
En cours
drsquoacheminement
La facture a eacuteteacute envoyeacutee par la solution mutualiseacutee au
destinataire
Mise agrave disposition du
destinataire
Mode EDI reacuteception du flux drsquoacquittement du SI destinataire
Mode Portail Le destinataire est notifieacute par courriel de la
mise agrave disposition de la facture sur lrsquoespace factures
Rejeteacutee La facture est rejeteacutee par le service destinataire (ex erreur de
destinataire donneacutees de facturation erroneacutees etc)
Suspendue Le traitement de la facture peut ecirctre suspendu lorsqursquo une ou
plusieurs piegraveces justificatives sont manquantes Facultatif
Mise agrave disposition du
comptable
Le mandat demande de paiement a eacuteteacute inteacutegreacute par SI du
comptable Facultatif
Comptabiliseacutee Le mandat demande de paiement a eacuteteacute valideacute par le payeur et
comptabiliseacute Facultatif
Mise en paiement Le flux de virement a eacuteteacute envoyeacute agrave la Banque de France
Facultatif
Hors mode
EDI
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution Les statuts meacutetiers remonteacutes aux fournisseurs
Non disponible disponible et obligatoire
52
Deux circuits sont possibles au regard de la reacuteglementation Un 1er circuit preacutevoit une facturation globale par le mandataire (facturation inteacutegrant de multiples beacuteneacuteficiaires de paiement)
Edition drsquoune
demande de
paiement
globale
Transmission
Deacutepocirct de la
demande de
paiement globale
Traitement de la
demande de
paiement
globale
Mise en paiement
de la demande de
paiement globale
Mandataire Personne
publique
Personne
publique
Acheminement de la demande de paiement jusqursquoagrave son destinataire
Mandataire
Paiement de chaque cotraitant figurant dans la demande de paiement globale
Mandataire eacutedition drsquoune demande de paiement globale preacutecisant la part de prestations agrave reacutegler directement aupregraves de chaque cotraitant sur laquelle le mode de facturation est preacuteciseacute (laquo demande de paiement globale raquo)
Cotraitant aucune action agrave reacutealiser dans la solution mutualiseacutee
Actions des fournisseurs
Reacuteception de la demande de paiement en mode EDI si le SI du destinataire est raccordeacute ou en mode Portail dans lrsquoEspace Factures
Les informations fournit sur le mode de
facturation indique agrave lrsquoordonnateur qursquoune action speacutecifique est agrave reacutealiser sur la demande de paiement
Creacuteation drsquoautant de mandat que de beacuteneacuteficiaires de paiement en y joignant en piegravece-jointe la demande global eacutemise par le titulaire ainsi que les eacuteventuelles piegravece-jointes
Actions de lrsquoordonnateur 1 2
Remarque Seul lrsquoeacutemetteur de la demande de paiement a accegraves au suivi du cycle de vie Le cotraitant sollicite donc le
mandataire ou la personne publique directement pour obtenir de lrsquoinformation sur le paiement de ses demandes de paiement
Lrsquoordonnateur est informeacute via le flux pivot qursquoil srsquoagit drsquoune demande de paiement lieacutee agrave un acte de cotraitance
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution La co-traitance (12)
53
Le 2nd circuit possible en cas cotraitance preacutevoit une facturation par le cotraitant avec validation de la demande de paiement par le mandataire
Edition drsquoune
demande de
paiement
Transmission
Deacutepocirct de la
demande de
paiement
Validation de la
demande de
paiement
Traitement de la
demande de
paiement
Mise en
paiement de la
demande de
paiement
Cotraitant Cotraitant Mandataire Personne
publique
Personne
publique
Sollicitation du mandataire
Acheminement de la demande de paiement jusqursquoagrave son destinataire
Remarques Seul lrsquoeacutemetteur de la demande de paiement a accegraves au suivi du cycle de vie Le mandataire nrsquoa donc pas accegraves
au suivi du traitement de la demande de paiement de ses cotraitants
Lrsquoordonnateur est informeacute via le flux pivot qursquoil srsquoagit drsquoune demande de paiement global de cotraitance
Cotraitant eacutedition et transmission drsquoune demande de paiement en mode EDI ou mode portail sur laquelle le mode de facturation est preacuteciseacute
Mandataire validation de la demande de paiement du titulaire en se connectant en mode portail
Actions des fournisseurs 1
Statut laquo en attente de validation raquo
Reacuteception de la demande de paiement du cotraitant valideacutee par le mandataire
Liquidation et mandatement (aucune action speacutecifique)
Actions de lrsquoordonnateur 2
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution La co-traitance (22)
54
Deacuteposant drsquoune piegravece
Deacutepocirct par le fournisseur drsquoun projet de deacutecompte et validation MOEMOA sur le portail
(En piegravece-jointe de lrsquoeacutetat drsquoacompte)
Deacutepocirct par le fournisseur drsquoun eacutetat drsquoacompte(sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOE hors CPP)
Deacutepocirct par le fournisseur drsquoun eacutetat drsquoacompte valideacute (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOA hors CPP)
NA (En piegravece-jointe de lrsquoeacutetat drsquoacompte)
Deacutepocirct par la MOE de lrsquoeacutetat drsquoacompte (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec le fournisseur dans CPP ou hors CPP)
Deacutepocirct par la MOE de lrsquoeacutetat drsquoacompte valideacute (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOE hors CPP)
NA (En piegravece-jointe de lrsquoeacutetat drsquoacompte valideacute)
(En piegravece-jointe de lrsquoeacutetat drsquoacompte valideacute)
Deacutepocirct par la MOA de lrsquoeacutetat drsquoacompte valideacute (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec le fournisseur et la MOE dans CPP ou hors CPP)
Projet de
deacutecompte mensuel
Etat
drsquoacompte
Deacutecompte
mensuel
Etat drsquoacompte
valideacute
Fournisseur
Maitrise drsquoouvrage
(mode service uniquement via
un portail amont)
Maitrise drsquoŒuvre
6 cas drsquoutilisation ont eacuteteacute deacutefinis pour permettre la prise en charge dans la solution CPP des piegraveces neacutecessaires agrave la facturation en cours de marcheacute
Produit par le fournisseur Produit par la MOE Produit par la MOE Produit par la MOA
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution Les marcheacutes de travaux La facturation en cours de marcheacute
55
Deacuteposant drsquoune piegravece
Deacutepocirct par le fournisseur drsquoun projet de deacutecompte et validation MOEMOA sur le portail
NA NA NA Deacutepocirct par le fournisseur du DGD (apregraves eacutechanges preacutealables avec la MOAMOE dans CPP ou hors CPP)
NA (En piegravece-jointe du projet de deacutecompte
geacuteneacuteral)
Deacutepocirct par la MOE du projet de deacutecompte geacuteneacuteral (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec le fournisseur dans CPP ou hors CPP)
Deacutepocirct par la MOE du deacutecompte geacuteneacuteral (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOA hors CPP)
NA
NA NA (En piegravece-jointe du deacutecompte geacuteneacuteral)
Deacutepocirct par la MOA du deacutecompte geacuteneacuteral (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOE dans CPP ou hors CPP)
NA
Fournisseur
Maitrise drsquoouvrage
(mode service uniquement via
un portail amont)
Maitrise drsquoŒuvre
5 cas drsquoutilisation ont eacuteteacute deacutefinis pour permettre la prise en charge dans la solution CPP des piegraveces neacutecessaires agrave la facturation en fin de marcheacute
Projet de
deacutecompte final
Deacutecompte
final
Projet de
deacutecompte geacuteneacuteral
Deacutecompte
Geacuteneacuteral
Deacutecompte
Geacuteneacuteral et Deacutefinitif
Produit par le fournisseur Produit par la MOE Produit par la MOA Produit par la MOE Produit par le fournisseur
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution Les marcheacutes de travaux La facturation en fin de marcheacute
56
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017 Modaliteacutes de raccordement les protocoles utiliseacutes
Les protocoles retenus pour assurer les eacutechanges en mode flux sont
PeSIT HS E avec chiffrement TLS ndash Le chiffrement du flux sous TLS est initieacute via certificats Bi-cleacutes SSL conformes
RGS fournis par lrsquoAIFE issus drsquoune autoriteacute de certification les partenaires srsquoauthentifiant aujourdrsquohui mutuellement de maniegravere forte
SFTP ndash SSH seacutecurisant les eacutechanges avec chiffrement par bi-cleacutes conformes aux exigences
du cycle de vie des secrets (cleacutes DSA 2048 minimum PS 22 regravegles de creacuteation dureacutee de vie)
AS2 avec chiffrement TLS
Un seul protocole de raccordement est autoriseacute pour un flux donneacute
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La solution mutualiseacutee a plusieurs objectifs
Simplification pour les entreprises
- La directive europeacuteenne comme la loi drsquohabilitation ont pour objectif la simplification du processus de la commande publique LrsquoUnion Europeacuteenne chiffre les eacuteconomies potentielles agrave 15 milliards drsquoeuros pour les 27 pays europeacuteens
- Beaucoup drsquoentreprises travaillent pour plusieurs entiteacutes publiques Une solution mutualiseacutee constitue une eacutevidente simplification
Mutualisation des coucircts pour les administrations
- LrsquoEtat qui est tenu depuis 2012 drsquoaccepter les factures deacutemateacuterialiseacutees a ducirc mettre en place un systegraveme complet (Chorus Factures) qui peut servir de socle fonctionnel agrave une solution commune Etat ndash collectiviteacutes locales amp eacutetablissements
- Une solution mutualiseacutee permet de laquo seacutecuriser raquo la mise en œuvre de lrsquoobligation pour tous les acteurs agrave lrsquoeacutecheacuteance de 2017
- Une solution mutualiseacutee permet drsquoeacuteviter la multiplication des solutions (et le coucirct associeacute) comme cela a eacuteteacute constateacute en matiegravere de deacutemateacuterialisation des appels drsquooffres
Contexte de la facturation eacutelectronique 2017 Lrsquoordonnance du 26 juin 2014 les objectifs drsquoune solution mutualiseacutee
La solution mutualiseacutee permet en srsquoappuyant sur des fonctionnaliteacutes eacuteprouveacutees de limiter le risque technologique inheacuterent agrave la mise en place drsquoune solution ad hoc Elle permet eacutegalement de valider pour les entreprises lrsquoeffort de simplification en leur proposant un point drsquoaccegraves unique masquant une organisation administrative pouvant apparaicirctre comme complexe
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Contexte de la facturation eacutelectronique 2017 Gains preacutevisionnels sur le traitement drsquoune facture
Le potentiel de gain de la mesure estimeacute se deacutecompose en gains financiers et en gains de temps
le coucirct de traitement drsquoune facture deacutemateacuterialiseacutee eacutemise agrave 5euro contre un coucirct de traitement drsquoune facture papier eacutemise estimeacute entre 8 et 95euro
le coucirct de traitement drsquoune facture deacutemateacuterialiseacutee reccedilue agrave 75euro contre un coucirct de traitement drsquoune facture papier reccedilue estimeacute agrave 138euro
Lrsquoordre de grandeur de ces estimations est en adeacutequation avec lrsquoestimation reprise dans le support laquo Fiche praTIC agrave usage des dirigeants drsquoentreprises raquo (ndeg5) coreacutedigeacute par la DGE le MEDEF et le Syntec Numerique
Rapport GS1
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Sommaire
Contexte
Preacutesentation de la solution
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017
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Preacutesentation de la solution Une eacutevolution dans la continuiteacute
La solution mutualiseacutee Chorus Portail Pro 2017 srsquoinscrit dans la continuiteacute de Chorus Factures solution mise en œuvre par lrsquoEtat depuis le 1er janvier 2012
Elle permet drsquoassurer le deacutepocirct le suivi et la mise agrave disposition des 100 millions de factures annuelles sur le peacuterimegravetre de lrsquoEtat du secteur public local (y compris le secteur hospitalier) et des eacutetablissements publics
Les entiteacutes publiques ayant des Portails laquo tiers raquo offrant des services agrave valeur ajouteacutee pourront inteacutegrer les services de la solution mutualiseacutee CPP 2017 (transmission de factures suivi des factures recherche et consultation gestion des comptes) agrave lrsquoaide dAPI
Elle srsquoinscrira en coheacuterence avec les travaux du SGMAP sur lrsquoidentiteacute numeacuterique (France Connect) et lrsquoEtat plateforme
La compatibiliteacute ascendante est assureacutee pour les fournisseurs deacutejagrave connecteacutes agrave Chorus Factures Les fournisseurs sont inciteacutes agrave initier degraves agrave preacutesent les travaux de raccordement
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1 2 3
Le fournisseur
choisit son mode drsquoeacutemission
Lrsquoentiteacute publique
choisit son mode de reacuteception
La solution mutualiseacutee facilite le traitement de la facture en
proposant un flux pivot unique
Le fournisseur et lrsquoentiteacute publique choisissent indeacutependamment leurs modaliteacutes drsquoeacutemissionreacuteception
Le flux pivot est identique quel que soit lrsquoeacutemetteur le format de transmission et le destinataire
Ce flux contient les donneacutees permettant la creacuteation drsquoune demande de paiement la facture sous forme de piegravece jointe ainsi que le cas eacutecheacuteant les piegraveces justificatives compleacutementaires
Mode Portail visualisation et teacuteleacutechargement
Mode EDI injection automatique du flux et visualisation de la facture via une feuille de style
Mode service mise agrave disposition des services pour les SI des entiteacutes publiques sous forme drsquoAPI
Mode Portail deacutepocirct (PDF signeacute ou non signeacute PDF mixte XML) ou saisie
Mode EDI transmission de flux au format structureacute ou mixte (selon les formats deacutefinis lors de la concertation)
Mode service mise agrave disposition des services du Portail sous forme drsquoAPI
Preacutesentation de la solution Grands principes de la solution mutualiseacutee (22)
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Destinataires finaux
Preacutesentation de la solution Vue simplifieacutee de la solution
Secteur public local
Etat Etablissements publics
Opeacuterateur de deacutemateacuterialisation
Solution mutualiseacutee Chorus Portail Pro
Systegraveme drsquoeacutechange
Portail de services (API)
Portail de qualification des flux et services
Portail fournisseur
Deacutepocircts xml et Pdf
Saisie
Suivi
Assistance et support
Archivage
Templates
Flux types
Validation
Raccordements
Echange de flux UBLCIIISO20020
EDIFACThellip
Saisie
Deacutepocirct
Flux Pivot (format unique)
Statuts drsquoavancement
EDI
EDI
16
La solution Chorus Portail Pro 2017 est accessible depuis Internet
Les entreprises pourront acceacuteder agrave la solution via le Portail Internet Gestion Publique de la DGFiP Pour les entreprises deacutejagrave inscrites agrave Chorus Factures leurs comptes seront repris
Pour les entreprises inscrites agrave la PLACE de lrsquoEtat leur compte sera utilisable
Lrsquoadministrateur de lrsquoentiteacute pourra habiliter en ligne les utilisateurs de lrsquoentiteacute pour deacutefinir les espaces et le peacuterimegravetre des factures accessibles
Un utilisateur peut ecirctre habiliteacute sur plusieurs entreprises etou eacutetablissements
Preacutesentation de la solution Principes de fonctionnement du portail Organisation du portail
Accueil connecteacute
Factures Qualification
Assistance
Utilisateurs
Accueil deacuteconnecteacute
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Preacutesentation de la solution Les types de factures pris en charge
La solution prend en charge les demandes de paiement srsquoappuyant sur
Les factures directes agrave destination de personnes publiques
Les avoirs
Les factures de recette issues des entiteacutes publiques
Les demandes de paiement des sous-traitants admis au paiement direct
Les demandes de paiement des cotraitants
Le document de facturation en appui des marcheacutes de travaux ndash Projet de deacutecompte
ndash Etat drsquoacompte
ndash Deacutecompte Geacuteneacuteral et Deacutefinitif(signature reacutealiseacutee hors outil)
La solution assure lrsquoarchivage des factures La solution mutualiseacutee prend en charge lrsquoarchivage des factures qui lui sont
transmises par les eacutemetteurs qursquoils soient priveacutes ou publics qui resteront consultables pendant 10 ans
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Principe chaque eacutemetteur est identifieacute de maniegravere unique dans la solution mutualiseacutee-CPP 2017 quelles que soient les modaliteacutes de transmission
Pour les eacutemetteurs de factures cette identification repose sur trois eacuteleacutements
bull Le code pays bull Le type drsquoidentifiant bull Lrsquoidentifiant
Siegravege social Type drsquoidentifiant
France SIRET
UE (hors France) Ndeg de TVA intracommunautaire
Extracommunautaire (hors UE et hors France)
Code pays + 16 premiers caractegraveres de la raison sociale
Polyneacutesie Franccedilaise Ndeg Tahiti
Nouvelle Caleacutedonie RIDET
Fournisseurs en cours drsquoimmatriculation
Code pays + 16 premiers caractegraveres de la raison sociale
Le type drsquoidentifiant pour les eacutemetteurs repose sur
Preacutesentation de la solution Lrsquoidentification de lrsquoeacutemetteur par la solution mutualiseacutee
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Preacutesentation de la solution Modaliteacutes drsquoidentification du destinataire par le fournisseur
Principe chaque reacutecepteur est identifieacute de maniegravere unique dans la solution mutualiseacutee-CPP 2017 quelles que soient les modaliteacutes de transmission
Secteur public local et EPN
Etat
Le SIRET est lrsquoidentifiant unique de la personne publique destinataire
Les destinataires de factures peuvent demander agrave leur fournisseur de renseigner une information compleacutementaire sur la facture portant sur le code service du service destinataire
Les modaliteacutes drsquoidentification du service de lrsquoEtat sont inchangeacutees par rapport agrave Chorus factures avec
bull Un service identifieacute par un code service exeacutecutant associeacute agrave un SIRET commun
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Preacutesentation de la solution Les parameacutetrages effectueacutes par le destinataire
La solution mutualiseacutee prend en compte la diversiteacute des entiteacutes publiques en terme drsquoorganisation (traitement centraliseacute deacutecentraliseacute des factures) et les pratiques diverses en matiegravere drsquoengagement preacutealable agrave la deacutepense
Chaque entiteacute publique a ainsi la faculteacute de rendre obligatoire pour les factures la concernant les informations relatives
Au code service destinataire
Agrave la reacutefeacuterence drsquoengagement (reacutefeacuterence au marcheacute ou agrave la commande)
Ces informations devront dans ce cas ecirctre porteacutees sur la facture remise par le fournisseur
Il sera possible de veacuterifier le caractegravere obligatoire de ces informations dans la solution mutualiseacutee via lrsquoannuaire
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Deacutepocirct manuel saisie des donneacutees de
facturation
CPP 2017
Envoi Reacuteception en EDI des donneacutees de
facturation
API manager
Quatre modaliteacutes de transmission des donneacutees de facturation sont proposeacutees aux fournisseurs
la saisie manuelle des donneacutees de facturation via un formulaire sur le portail CPP
le deacutepocirct des donneacutees de facturation au format PDF (signeacute ou non signeacute) ou au format XML
la solution CPP2017 permettra un import de masse de factures (Import au format xml ou PDF Mixte A3)
la transmission en mode EDI soit
ndash en adressant directement ses flux agrave la solution mutualiseacutee
ndash Via un opeacuterateur de deacutemateacuterialisation
ndash via un portail amont connecteacute (en API) agrave la solution mutualiseacutee CPP 2017 dans des cas speacutecifiques pour les entiteacutes publiques
B
D
C
A
B
C
D
Mode Portail
Mode EDI
API
Mode EDI
Mode EDI
Opeacuterateur de deacutemateacuterialisation
Portail Amont dans des cas speacutecifiques
Fournisseurs
A
Preacutesentation de la solution Les modes drsquoeacutemission
A
22
1
Le format Standard Universal Business Language
- UBL Invoice
Structureacute ou minimal
2
Le format Cross Industry Invoice (United Nations
Centre for Trade Facilitation and Electronic Business)
Structureacute ou minimal
3
Le format PES_V2 Facture (utiliseacute dans le secteur public
local)
4
Les autres formats reacutefeacuterenceacutes par le CEN dans
le cadre des travaux sur le modegravele seacutemantique europeacuteen
5
Un format PDF Mixte
(PDFA3 en cours de deacutefinition)
6
le format PDF simple (signeacute ou non signeacute) est
supporteacute dans le cadre de la fonctionnaliteacute de deacutepocirct en
mode portail
La possibiliteacute de joindre des piegraveces jointes agrave la facture sera supporteacutee quelle que soit la modaliteacute
drsquoeacutemission
Diffeacuterents formats syntaxiques sont pris en charge par la solution mutualiseacutee afin de faciliter lrsquoeacutemission de factures par les
fournisseurs
Preacutesentation de la solution Les formats retenus
23
Preacutesentation de la solution Lrsquoespace laquo Mes factures raquo
24
Preacutesentation de la solution Lrsquoespace laquo Mes factures raquo
Le bloc laquo Fil drsquoeacutevegravenements raquo recense les derniegraveres actions et eacutevegravenements intervenus sur le traitement des factures
Le bloc laquo Mes factures raquo permet
la consultation de lrsquoeacutetat courant des factures eacutemise par lrsquoentreprise
lrsquoaccegraves rapide agrave la consultation au teacuteleacutechargement et agrave le teacuteleacutechargement des factures
Le bloc laquo Actions raquo permet un accegraves rapide aux principales actions disponibles
Traiter et consulter une facture
Consulter le stock des factures reccedilues
Rechercher une facture
Le bloc laquo Actualiteacutes raquo de la solution mutualiseacutee-CPP 2017 lieacutees agrave lrsquoespace laquo Mes factures raquo
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Preacutesentation de la solution La saisie des factures en ligne
Ecran de saisie drsquoune facture pour le fournisseur
Saisie des donneacutees geacuteneacuterales drsquoune facture
Donneacutees leacutegales du destinataire et du fournisseur
Cadre de facturation
Identification du marcheacute et des modaliteacutes de paiement
Saisie du deacutetail de la facture
Creacuteation eacutedition et suppression de lignes de facturations
Preacutecision quant aux produits factureacutes et aux montants dus
Possibiliteacute drsquoadjoindre des piegraveces jointes
Possibiliteacute de teacuteleacutecharger
Validation annulation enregistrement de la saisie
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Preacutesentation de la solution La consultation des factures
Ecran de consultation de la facture
Consultation des informations relatives agrave la facture
Informations destinataire
Informations fournisseur
Cadre de facturation
Montants engageacutes
Reacutefeacuterences du marcheacute
Visualisation de la facture originale
Teacuteleacutechargement de la facture
au format pivot (qui contient toutes les PJ + facture originale)
au format PDF avec ou sans les PJ (y compris la facture originale)
Consultation du cycle de vie de la facture (annuleacute commandeacute consulteacute associeacute agrave un bon de
commande factureacute)
La possibiliteacute drsquoutiliser une facture preacuteceacutedente pour en creacuteer une nouvelle
Affichage du certificat de deacutepocirct et du bordereau de suivi
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A lrsquoinstar de Chorus factures
La solution mutualiseacutee-CPP 22017 permettra au fournisseur drsquoobtenir des informations concernant les diffeacuterentes dates de traitement de sa facture tant par la solution mutualiseacutee que par le destinataire
Ces informations sont mises agrave disposition du fournisseur par la remonteacutee du flux cycle de vie et pourront ecirctre compleacuteteacutees par la personne publique au moyen dun champ en saisie libre
Preacutesentation de la solution La visualisation du cycle de vie de la facture
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Acteurs
Statuts visibles pour le
fournisseur
Activiteacutes
Statut obligatoire
Fournisseur
Deacutepocirct des donneacutees de
facturation
Reacutecupeacuteration des donneacutees
de facturation
Liquidation Mandatement Comptabilisation
du paiement
Deacuteposeacutee Mise agrave disposition
du destinataire
Mise en
paiement
En cours drsquoacheminement
vers le destinataire
Rejeteacutee
Service ordonnateur Service comptable
1 3
7
2
4
Acceptation
des donneacutees
de facturation
SI Financier (EDI)
Espace Factures (Portail)
SI Financier SI Financier SI FINANCIER OU
HELIOS
Envoi des
donneacutees de
facturation
CPP 2017
Mise agrave
disposition
du
comptable
6
Suspendue 5
Statut obligatoire(selon les situations)
BDF
Mise agrave jour
statut
Preacutesentation de la solution Le processus global et ses eacutetapes
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Types de controcircle CPP Destinataire
Coheacuterence du flux et seacutecuriteacute
Structure de donneacutees
Coheacuterence des donneacutees
Les controcircles meacutetiers
Les controcircles meacutetiers reacutealiseacutes par la structure publique destinataire de la facture comprennent notamment les controcircles de reacutefeacuterentiels relatifs agrave lrsquoengagement et au code service
Les SI destinataires pourront opeacuterer des controcircles meacutetiers additionnels en fonction des possibiliteacutes de parameacutetrage offertes par les eacutediteurs
Preacutesentation de la solution Les controcircles effectueacutes ndash vue drsquoensemble
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Preacutesentation de la solution Le deacutelai global de paiement (DGP)
La date servant au point de deacutepart du DGP (sous reacuteserve de service fait) peut varier selon les cas drsquoeacutemission de la facture
En mode EDI crsquoest la date de lrsquoacquittement technique eacutemis par le SI du destinataire
En mode portailservice crsquoest la date de notification par mail au destinataire de la mise agrave disposition de la facture sur lrsquoespace factures
Et en cas de litige entre le fournisseur et le pouvoir adjudicateur la date servant de point de deacutepart au DGP sera la date de deacutepocirct de la facture sur CPP + 2 jours
Dans le cas des marcheacutes de travaux la date servant de point de deacutepart au DGP reste la transmission du projet de deacutecompte du fournisseur agrave la MOE ou le DGD lorsqursquoil est remis au pouvoir adjudicateur
Ces diffeacuterentes dates seront traceacutees et consultables dans CPP Toutefois CPP nrsquoa pas vocation agrave calculer le DGP
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La personne publique a la possibiliteacute de communiquer le statut laquo suspendue raquo lorsqursquoune piegravece justificative manque pour la liquidation mise en paiement
Cette fonctionnaliteacute eacutevite de devoir rejeter le dossier de facturation en cas de PJ manquante
1 La personne publique notifie en commentaire la nature de la piegravece manquante et suspend le deacutelai de paiement
2 Le fournisseur se connecte au portail (mode service ou mode portail) afin de deacuteposer lales piegravece(s) compleacutementaire(s)
NB les reacutecepteurs de factures conservent la possibiliteacute de demander les piegraveces compleacutementaires selon les mecircmes modaliteacutes qursquoaujourdrsquohui (papier courriel etc)
La suspension des factures
Lorsque la collectiviteacute locale ou lrsquoEPN rejette pour cause drsquoerreur sur les donneacutees drsquoacheminement de la facture (SIRET destinataire) elle doit typer speacutecifiquement le rejet afin de permettre au fournisseur srsquoil le souhaite de recycler les donneacutees de facturation
Le rejet et la possibiliteacute de recycler les factures
Preacutesentation de la solution Focus sur le rejet et la suspension de factures
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Preacutesentation de la solution Les cas de gestion de la sous-traitance
Les sous-traitants admis au paiement direct peuvent adresser directement leur demande de paiement agrave la personne publique Un accord preacutealable du titulaire est cependant neacutecessaire avant la mise en paiement
Sous-traitant eacutedition et transmission drsquoune demande de paiement en mode EDI ou mode portail sur laquelle le mode de facturation est preacuteciseacute
Titulaire validation de la demande de paiement du sous-traitant en se connectant en mode portail
Actions des fournisseurs
Reacuteception de la demande de paiement du sous-traitant valideacutee par le titulaire
Liquidation et mandatement (aucune action speacutecifique)
Actions de lrsquoordonnateur
Remarques Selon la reacuteglementation et sans validation sous un deacutelai de 15 jours la demande de paiement est consideacutereacutee
comme valideacutee Elle est transmise au pouvoir adjudicateur destinataire
Le titulaire est informeacute des paiements effectueacutes au sous-traitant via les informations du cycle de vie
Le mode de facturation est preacuteciseacute dans le flux pivot pour informer lrsquoordonnateur qursquoil srsquoagit drsquoune demande de paiement lieacutee agrave un acte de sous-traitance
La facture eacutemise par le sous-traitant et adresseacutee au titulaire peut ecirctre inseacutereacutee sous forme de piegravece jointe
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Documents eacutechangeacutes
Facturation en cours de marcheacute
Facturation en fin de marcheacute
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution La prise en compte des marcheacutes de travaux
Projet de deacutecompte mensuel
Etat drsquoacompte
Deacutecompte mensuel
Etat drsquoacompte
valideacute
Projet de deacutecompte
final
Deacutecompte final
Projet de deacutecompte
geacuteneacuteral
Deacutecompte Geacuteneacuteral
Deacutecompte Geacuteneacuteral et
Deacutefinitif
Dans le cadre des marcheacutes de travaux la solution CPP prendra en charge les processus de facturation suivants
Tous les documents concourant agrave la mise en paiement peuvent ecirctre deacuteposeacutes transmis agrave CPP 2017
La solution permet le deacutepocirct en mode portail de documents par un deacuteposant autre que le producteur du document (exemple deacutepocirct drsquoun eacutetat drsquoacompte produit par une MOE et deacuteposeacute par un fournisseur)
Les acteurs habiliteacutes agrave deacuteposer ces piegraveces concourant agrave la mise en paiement peuvent ecirctre distincts des acteurs en charge de leur production initiale
Fournisseur
Fournisseur Ordonnateur
(Service financier)
Ordonnateur
(Service financier)
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Preacutesentation de la solution La sollicitation de lrsquoassistance
Le module drsquoassistance de la solution mutualiseacutee permet de reacutepondre agrave lrsquoensemble des questions poseacutees par les eacutemetteurs et reacutecepteurs de factures
bull Principes
bull Les eacutemetteurs peuvent solliciter lrsquoassistance de la solution mutualiseacutee-CPP 2017 suite agrave des difficulteacutes techniques ou applicatives Les eacutemetteurs peuvent eacutegalement solliciter les reacutecepteurs de facture pour toute question meacutetier relative au traitement de leurs factures
bull Modaliteacute
bull Chaque sollicitation est mateacuterialiseacutee par un laquo ticket raquo renseigneacute par lrsquoeacutemetteur via un formulaire de demande drsquoassistance en preacutecisant les informations requises pour le traitement de sa demande (ex numeacutero de facture) Des piegraveces jointes peuvent y ecirctre ajouteacutees (ex capture drsquoeacutecran)
Les fournisseurs et les entiteacutes publiques peuvent eacutegalement acceacuteder agrave une base de connaissance par lrsquointermeacutediaire drsquoun assistant virtuel afin drsquoobtenir des reacuteponses aux questions les plus freacutequemment poseacutees
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Preacutesentation de la solution Assistance _ Mise en place drsquoun avatar
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Preacutesentation de la solution Assistance _ Mise en place drsquoun avatar
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Sommaire
Contexte
Preacutesentation de la solution
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017
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Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017
La deacutemateacuterialisation des factures srsquoinscrit deacutesormais dans une obligation progressive au sein du secteur public comme dans de nombreux pays europeacuteens
Degraves 2017 les grandes entreprises devront adresser leurs factures au secteur public sous forme eacutelectronique
La neacutecessiteacute de reacutealiser des travaux de raccordement et drsquoadapter les processus de facturation incite agrave initier le projet pour ecirctre au rendez vous
Il faut notamment srsquoassurer de la bonne adaptation de votre systegraveme drsquoinformation et de vos processus
Gestion des informations neacutecessaires au bon traitement de la facture
Choix du mode drsquoeacutemission et du format
Capaciteacute agrave produire le format retenu
Raccordement technique en cas de choix du mode EDI
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Chaque entiteacute publique a la faculteacute de rendre obligatoire pour les factures la concernant les informations relatives
Au code service destinataire
Agrave la reacutefeacuterence drsquoengagement (reacutefeacuterence au marcheacute ou agrave la commande)
Il sera possible de veacuterifier le caractegravere obligatoire de ces informations dans la solution mutualiseacutee via lrsquoannuaire
Ces informations devront ecirctre porteacutees sur la facture remise par le fournisseur Il faudra donc srsquoassurer de la bonne communication de ces informations par les entiteacutes publiques
A noter que pour lrsquoEtat ces informations sont toujours obligatoires
Reacutefeacuterence agrave lrsquoengagement juridique
Code service exeacutecutant
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017 Gestion des informations neacutecessaires au traitement de la facture
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Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017 Le choix drsquoun raccordement via un opeacuterateur de deacutemateacuterialisation
Les opeacuterateurs de deacutemateacuterialisation assurent deux principales missions la production et la transmission des flux au format et avec les informations
attendues par le reacutecepteur
la garantie des aspects fiscaux notamment lrsquoarchivage des factures deacutemateacuterialiseacutees
Les fournisseurs ne sont pas contraints de passer par un opeacuterateur et peuvent internaliser leur solution de deacutemateacuterialisation
LrsquoAIFE observe un principe de neutraliteacute dans le choix des opeacuterateurs LrsquoAIFE a pris la deacutecision de ne pas intervenir dans le choix du mode de
deacutemateacuterialisation de ses fournisseurs Les fournisseurs peuvent aussi bien choisir une deacutemateacuterialisation avec des outils internes que de passer par un opeacuterateur de deacutemateacuterialisation
LrsquoAIFE a par ailleurs fait le choix de ne certifier aucun opeacuterateur de deacutemateacuterialisation Le fournisseur est libre de choisir son opeacuterateur de deacutemateacuterialisation et de deacutefinir avec lui les conditions de leur collaboration
A ce jour plusieurs opeacuterateurs sont raccordeacutes agrave la solution actuelle Chorus factures Les fournisseurs sont totalement libres du choix de leur opeacuterateur
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Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017 Qualification et modaliteacutes de raccordement des flux (EDI)
Les fonctions de qualification des flux seront offertes aux utilisateurs du portail front de CPP 2017 (fournisseurs et entiteacutes publiques) Au travers de cet espace du portail front lrsquoutilisateur pourra
1 Tester en mode self service les diffeacuterents types de flux accepteacutes par la solution (factures meacutemoires de justice avis des sommes agrave payer cycle de vie etc)
2 Reacutecupeacuterer un rapport drsquoanalyse de son flux indiquant les erreurs rencontreacutees
3 Obtenir des compte-rendus et des flux de cycle de vie contextualiseacutes
4 Reacutecupeacuterer les fichiers de description des diffeacuterents flux et des exemples de flux preacute-remplis
Lrsquoutilisateur pourra eacutegalement deacuteposer des fiches de raccordement EDI pour interconnecter son SI de recette avec la plateforme de qualification CPP2017 et son SI de production avec le SI de production de CPP2017
Une fois les SI raccordeacutes en qualification lrsquoutilisateur pourra suivre le traitement de ses flux eacutemis en EDI vers la plateforme de qualification
Les raccordement EDI sont drsquoores et deacutejagrave possibles avec Chorus factures pour lrsquoEtat et permettront de beacuteneacuteficier du raccordement pour tout le secteur public au 1er janvier 2017
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Action fournisseur Action commune AIFE fournisseur
S1 S2 S3 S4 S5 S6 S7 S8 - hellip
Deacutep
loie
men
t
Racc technique
Deacuteveloppement des flux
Assistance CPP
Tests unitaires Via Espace de
qualification CPP2017
Tests
Suivi des premiers flux
Demande de raccordement en
qualification
Tests
et
recett
e
Co
nstr
ucti
on
Demande de raccordement en
production
Deacuteclaration dans lrsquoespace
de qualification de CPP
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017 Espace qualification Macro planning des travaux de raccordement
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Le calendrier drsquoici janvier 2017 Des pilotes degraves mi 2016
Nombre de pilotes et type drsquoentiteacutes Outre les services de lrsquoEtat deacutejagrave dans Chorus Factures 18 entiteacutes seront
deacutesigneacutees pour ecirctre pilote de la solution en juin 2016
Entiteacutes pilotes Type de structure Editeur
Universiteacute de Lorraine EPN SAP AMUE
Pole emploi EPN SAP
CNRS EPN SAP
CCI Paris EPN SIGMA
Lyceacutee Bernart de Ventadour EPLE GFC
Commune de Paris SPL SAP
Meacutetropole de Brest SPL ATOS (en lien avec e-
Megalis)
Communauteacute de communes de Parthenay SPL Berger Levrault
Commune de Le Monetier les Bains SPL Berger Levrault
Conseil reacutegional de Provence Alpes Cote drsquoAzur
SPL GFI
Conseil deacutepartemental de lrsquoAube SPL GFI (en lien avec SPL
xdeacutemat)
Office Public de lrsquoHabitat Vosgelis SPL AAERON
Lille Meacutetropole SPL CGI
Ville de Bordeaux SPL CGI
APHP EPS SAP
CHU Amiens EPS MIPIH (en lien avec UNIHA)
CH Gpt Hospitalier Eaubonne Montmorency EPS AGFA
DGAC ETAT SAP
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Le calendrier drsquoici janvier 2017 Des pilotes degraves mi 2016 les objectifs
La reacutealisation de pilotes preacutealablement agrave la geacuteneacuteralisation permet de tester la solution mutualiseacutee CPP2017 dans sa dimension technique comme dans celle de lorganisation et de ladheacutesion des utilisateurs
Lexpeacuterience des sites pilotes permet de preacuteparer le deacuteploiement de mieux en appreacutecier la charge et den identifier les difficulteacutes a priori
La phase pilote de mise en œuvre du service doit permettre de
3 Srsquoassurer que lrsquoensemble du processus est opeacuterant et maitriseacute par les acteurs
2 Seacutecuriser les modaliteacutes de deacuteploiement et drsquoassistance
1 Srsquoassurer de lrsquoadheacutesion et lrsquoappropriation des utilisateurs des structures priveacutees ou publiques agrave utiliser la solution mutualiseacutee CPP2017
Traiter les problegravemes
rencontreacutes et proposer des plans drsquoaction
4 Valider le bon fonctionnement de la solution en situation reacuteelle
45
En synthegravesehellip
Initialement mise en œuvre dans un cadre facultatif fondeacute sur le choix de lrsquoentreprise la deacutemateacuterialisation des factures srsquoinscrit deacutesormais dans une obligation progressive au sein du secteur public avec la mise agrave disposition drsquoune plateforme partageacutee comme cela eacuteteacute fait dans de nombreux pays europeacuteens
Elle constitue une opportuniteacute de modernisation des eacutechanges entre les fournisseurs et le secteur public et illustre une nouvelle deacutemarche de mutualisation de systegraveme drsquoinformation entre les acteurs du secteur public permettant drsquooptimiser les gains et faciliter la mise en œuvre
Les entiteacutes publiques et les grands fournisseurs sont concerneacutes par lrsquoobligation degraves 1er janvier 2017 avec la reacutealisation de laquo pilotes raquo degraves la mi-2016 Des pilotes seront reacutealiseacutes degraves mi-2016
La publication des speacutecifications externes permet aux fournisseurs drsquoanticiper la deacutemarche en deacutefinissant leur trajectoire et leurs modaliteacutes de mise en œuvre
Vous pouvez drsquoores et deacutejagrave vous inscrire sur Chorus Factures HTTPSCHORUS-FACTURESBUDGETGOUVFR
46
En savoir plus
Sur le site de lrsquoAIFE wwweconomiegouvfraifeagence-pour-linformatique-financiere-letat-0
Sur le site laquo collectiviteacutes locales raquo httpwwwcollectivites-localesgouvfr
aife_officiel
47
En synthegravese hellip
48
49
Gestion des factures
Saisie Creacuteation Modification Validation Suppression
Recherche
Suivi du cycle de vie
Deacutepocirct unitaire XMLPDF
Archivage
Liste fiscale
Consultation et teacuteleacutechargement
Deacutepocirct en masse format mixte XMLPDF
Tableaux de bord
Qualification des flux
Deacutepocirct de flux
Analyse de flux
Reacutecupeacuteration dun flux type
Reacutecupeacuteration dun flux cycle de vie
Creacuteation dune fiche de raccordement EDI
Suivi des flux
Qualification des API
Gestion des bons de commandes
(pour les services de lrsquoEtat)
Recherche
Consultation et teacuteleacutechargement
Tableau de bord
Notification
Notification
Workflow de validation
Gestion piegraveces jointes
Recyclage
Certificat de deacutepocirct
Liste des factures agrave traiter
Preacutesentation de la solution Les principales fonctionnaliteacutes de la solution mutualiseacutee
Liste des eacutevegravenements intervenus sur le bon de commande
50
Gestion des utilisateurs et fournisseurs Assistance fournisseurs
Recherche
Saisie sollicitation
Suivi sollicitation
Modification clocircture sollicitation
Synthegravese requecircte
Consultation et teacuteleacutechargement
Recherche
Gestion compte utilisateur
Authentification compte utilisateur
Gestion de la base de connaissance
Tableau de bord
Gestion fiche entiteacute
Gestion Mandat Facturation
Gestion du support
Prise en charge une sollicitation
Liste des eacutevegravenements
Gestion piegraveces jointes
Notification
Consultation et teacuteleacutechargement
Notification
Assistance documentaire
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution Les principales fonctionnaliteacutes de la solution mutualiseacutee
Creacuteation compte utilisateur
Creacuteation fiche entiteacute
51
Statut Fait geacuteneacuterateur COLL EPN ETAT
Deacuteposeacutee
La facture a eacuteteacute deacuteposeacutee par le fournisseur (en mode EDI ou en
mode Portail) les diffeacuterents controcircles ont eacuteteacute reacutealiseacutes et la
facture a pu ecirctre inteacutegreacutee au laquo reacutefeacuterentiel factures raquo
En cours
drsquoacheminement
La facture a eacuteteacute envoyeacutee par la solution mutualiseacutee au
destinataire
Mise agrave disposition du
destinataire
Mode EDI reacuteception du flux drsquoacquittement du SI destinataire
Mode Portail Le destinataire est notifieacute par courriel de la
mise agrave disposition de la facture sur lrsquoespace factures
Rejeteacutee La facture est rejeteacutee par le service destinataire (ex erreur de
destinataire donneacutees de facturation erroneacutees etc)
Suspendue Le traitement de la facture peut ecirctre suspendu lorsqursquo une ou
plusieurs piegraveces justificatives sont manquantes Facultatif
Mise agrave disposition du
comptable
Le mandat demande de paiement a eacuteteacute inteacutegreacute par SI du
comptable Facultatif
Comptabiliseacutee Le mandat demande de paiement a eacuteteacute valideacute par le payeur et
comptabiliseacute Facultatif
Mise en paiement Le flux de virement a eacuteteacute envoyeacute agrave la Banque de France
Facultatif
Hors mode
EDI
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution Les statuts meacutetiers remonteacutes aux fournisseurs
Non disponible disponible et obligatoire
52
Deux circuits sont possibles au regard de la reacuteglementation Un 1er circuit preacutevoit une facturation globale par le mandataire (facturation inteacutegrant de multiples beacuteneacuteficiaires de paiement)
Edition drsquoune
demande de
paiement
globale
Transmission
Deacutepocirct de la
demande de
paiement globale
Traitement de la
demande de
paiement
globale
Mise en paiement
de la demande de
paiement globale
Mandataire Personne
publique
Personne
publique
Acheminement de la demande de paiement jusqursquoagrave son destinataire
Mandataire
Paiement de chaque cotraitant figurant dans la demande de paiement globale
Mandataire eacutedition drsquoune demande de paiement globale preacutecisant la part de prestations agrave reacutegler directement aupregraves de chaque cotraitant sur laquelle le mode de facturation est preacuteciseacute (laquo demande de paiement globale raquo)
Cotraitant aucune action agrave reacutealiser dans la solution mutualiseacutee
Actions des fournisseurs
Reacuteception de la demande de paiement en mode EDI si le SI du destinataire est raccordeacute ou en mode Portail dans lrsquoEspace Factures
Les informations fournit sur le mode de
facturation indique agrave lrsquoordonnateur qursquoune action speacutecifique est agrave reacutealiser sur la demande de paiement
Creacuteation drsquoautant de mandat que de beacuteneacuteficiaires de paiement en y joignant en piegravece-jointe la demande global eacutemise par le titulaire ainsi que les eacuteventuelles piegravece-jointes
Actions de lrsquoordonnateur 1 2
Remarque Seul lrsquoeacutemetteur de la demande de paiement a accegraves au suivi du cycle de vie Le cotraitant sollicite donc le
mandataire ou la personne publique directement pour obtenir de lrsquoinformation sur le paiement de ses demandes de paiement
Lrsquoordonnateur est informeacute via le flux pivot qursquoil srsquoagit drsquoune demande de paiement lieacutee agrave un acte de cotraitance
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution La co-traitance (12)
53
Le 2nd circuit possible en cas cotraitance preacutevoit une facturation par le cotraitant avec validation de la demande de paiement par le mandataire
Edition drsquoune
demande de
paiement
Transmission
Deacutepocirct de la
demande de
paiement
Validation de la
demande de
paiement
Traitement de la
demande de
paiement
Mise en
paiement de la
demande de
paiement
Cotraitant Cotraitant Mandataire Personne
publique
Personne
publique
Sollicitation du mandataire
Acheminement de la demande de paiement jusqursquoagrave son destinataire
Remarques Seul lrsquoeacutemetteur de la demande de paiement a accegraves au suivi du cycle de vie Le mandataire nrsquoa donc pas accegraves
au suivi du traitement de la demande de paiement de ses cotraitants
Lrsquoordonnateur est informeacute via le flux pivot qursquoil srsquoagit drsquoune demande de paiement global de cotraitance
Cotraitant eacutedition et transmission drsquoune demande de paiement en mode EDI ou mode portail sur laquelle le mode de facturation est preacuteciseacute
Mandataire validation de la demande de paiement du titulaire en se connectant en mode portail
Actions des fournisseurs 1
Statut laquo en attente de validation raquo
Reacuteception de la demande de paiement du cotraitant valideacutee par le mandataire
Liquidation et mandatement (aucune action speacutecifique)
Actions de lrsquoordonnateur 2
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution La co-traitance (22)
54
Deacuteposant drsquoune piegravece
Deacutepocirct par le fournisseur drsquoun projet de deacutecompte et validation MOEMOA sur le portail
(En piegravece-jointe de lrsquoeacutetat drsquoacompte)
Deacutepocirct par le fournisseur drsquoun eacutetat drsquoacompte(sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOE hors CPP)
Deacutepocirct par le fournisseur drsquoun eacutetat drsquoacompte valideacute (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOA hors CPP)
NA (En piegravece-jointe de lrsquoeacutetat drsquoacompte)
Deacutepocirct par la MOE de lrsquoeacutetat drsquoacompte (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec le fournisseur dans CPP ou hors CPP)
Deacutepocirct par la MOE de lrsquoeacutetat drsquoacompte valideacute (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOE hors CPP)
NA (En piegravece-jointe de lrsquoeacutetat drsquoacompte valideacute)
(En piegravece-jointe de lrsquoeacutetat drsquoacompte valideacute)
Deacutepocirct par la MOA de lrsquoeacutetat drsquoacompte valideacute (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec le fournisseur et la MOE dans CPP ou hors CPP)
Projet de
deacutecompte mensuel
Etat
drsquoacompte
Deacutecompte
mensuel
Etat drsquoacompte
valideacute
Fournisseur
Maitrise drsquoouvrage
(mode service uniquement via
un portail amont)
Maitrise drsquoŒuvre
6 cas drsquoutilisation ont eacuteteacute deacutefinis pour permettre la prise en charge dans la solution CPP des piegraveces neacutecessaires agrave la facturation en cours de marcheacute
Produit par le fournisseur Produit par la MOE Produit par la MOE Produit par la MOA
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution Les marcheacutes de travaux La facturation en cours de marcheacute
55
Deacuteposant drsquoune piegravece
Deacutepocirct par le fournisseur drsquoun projet de deacutecompte et validation MOEMOA sur le portail
NA NA NA Deacutepocirct par le fournisseur du DGD (apregraves eacutechanges preacutealables avec la MOAMOE dans CPP ou hors CPP)
NA (En piegravece-jointe du projet de deacutecompte
geacuteneacuteral)
Deacutepocirct par la MOE du projet de deacutecompte geacuteneacuteral (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec le fournisseur dans CPP ou hors CPP)
Deacutepocirct par la MOE du deacutecompte geacuteneacuteral (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOA hors CPP)
NA
NA NA (En piegravece-jointe du deacutecompte geacuteneacuteral)
Deacutepocirct par la MOA du deacutecompte geacuteneacuteral (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOE dans CPP ou hors CPP)
NA
Fournisseur
Maitrise drsquoouvrage
(mode service uniquement via
un portail amont)
Maitrise drsquoŒuvre
5 cas drsquoutilisation ont eacuteteacute deacutefinis pour permettre la prise en charge dans la solution CPP des piegraveces neacutecessaires agrave la facturation en fin de marcheacute
Projet de
deacutecompte final
Deacutecompte
final
Projet de
deacutecompte geacuteneacuteral
Deacutecompte
Geacuteneacuteral
Deacutecompte
Geacuteneacuteral et Deacutefinitif
Produit par le fournisseur Produit par la MOE Produit par la MOA Produit par la MOE Produit par le fournisseur
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution Les marcheacutes de travaux La facturation en fin de marcheacute
56
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017 Modaliteacutes de raccordement les protocoles utiliseacutes
Les protocoles retenus pour assurer les eacutechanges en mode flux sont
PeSIT HS E avec chiffrement TLS ndash Le chiffrement du flux sous TLS est initieacute via certificats Bi-cleacutes SSL conformes
RGS fournis par lrsquoAIFE issus drsquoune autoriteacute de certification les partenaires srsquoauthentifiant aujourdrsquohui mutuellement de maniegravere forte
SFTP ndash SSH seacutecurisant les eacutechanges avec chiffrement par bi-cleacutes conformes aux exigences
du cycle de vie des secrets (cleacutes DSA 2048 minimum PS 22 regravegles de creacuteation dureacutee de vie)
AS2 avec chiffrement TLS
Un seul protocole de raccordement est autoriseacute pour un flux donneacute
11
Contexte de la facturation eacutelectronique 2017 Gains preacutevisionnels sur le traitement drsquoune facture
Le potentiel de gain de la mesure estimeacute se deacutecompose en gains financiers et en gains de temps
le coucirct de traitement drsquoune facture deacutemateacuterialiseacutee eacutemise agrave 5euro contre un coucirct de traitement drsquoune facture papier eacutemise estimeacute entre 8 et 95euro
le coucirct de traitement drsquoune facture deacutemateacuterialiseacutee reccedilue agrave 75euro contre un coucirct de traitement drsquoune facture papier reccedilue estimeacute agrave 138euro
Lrsquoordre de grandeur de ces estimations est en adeacutequation avec lrsquoestimation reprise dans le support laquo Fiche praTIC agrave usage des dirigeants drsquoentreprises raquo (ndeg5) coreacutedigeacute par la DGE le MEDEF et le Syntec Numerique
Rapport GS1
12
Sommaire
Contexte
Preacutesentation de la solution
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017
13
Preacutesentation de la solution Une eacutevolution dans la continuiteacute
La solution mutualiseacutee Chorus Portail Pro 2017 srsquoinscrit dans la continuiteacute de Chorus Factures solution mise en œuvre par lrsquoEtat depuis le 1er janvier 2012
Elle permet drsquoassurer le deacutepocirct le suivi et la mise agrave disposition des 100 millions de factures annuelles sur le peacuterimegravetre de lrsquoEtat du secteur public local (y compris le secteur hospitalier) et des eacutetablissements publics
Les entiteacutes publiques ayant des Portails laquo tiers raquo offrant des services agrave valeur ajouteacutee pourront inteacutegrer les services de la solution mutualiseacutee CPP 2017 (transmission de factures suivi des factures recherche et consultation gestion des comptes) agrave lrsquoaide dAPI
Elle srsquoinscrira en coheacuterence avec les travaux du SGMAP sur lrsquoidentiteacute numeacuterique (France Connect) et lrsquoEtat plateforme
La compatibiliteacute ascendante est assureacutee pour les fournisseurs deacutejagrave connecteacutes agrave Chorus Factures Les fournisseurs sont inciteacutes agrave initier degraves agrave preacutesent les travaux de raccordement
14
1 2 3
Le fournisseur
choisit son mode drsquoeacutemission
Lrsquoentiteacute publique
choisit son mode de reacuteception
La solution mutualiseacutee facilite le traitement de la facture en
proposant un flux pivot unique
Le fournisseur et lrsquoentiteacute publique choisissent indeacutependamment leurs modaliteacutes drsquoeacutemissionreacuteception
Le flux pivot est identique quel que soit lrsquoeacutemetteur le format de transmission et le destinataire
Ce flux contient les donneacutees permettant la creacuteation drsquoune demande de paiement la facture sous forme de piegravece jointe ainsi que le cas eacutecheacuteant les piegraveces justificatives compleacutementaires
Mode Portail visualisation et teacuteleacutechargement
Mode EDI injection automatique du flux et visualisation de la facture via une feuille de style
Mode service mise agrave disposition des services pour les SI des entiteacutes publiques sous forme drsquoAPI
Mode Portail deacutepocirct (PDF signeacute ou non signeacute PDF mixte XML) ou saisie
Mode EDI transmission de flux au format structureacute ou mixte (selon les formats deacutefinis lors de la concertation)
Mode service mise agrave disposition des services du Portail sous forme drsquoAPI
Preacutesentation de la solution Grands principes de la solution mutualiseacutee (22)
15
Destinataires finaux
Preacutesentation de la solution Vue simplifieacutee de la solution
Secteur public local
Etat Etablissements publics
Opeacuterateur de deacutemateacuterialisation
Solution mutualiseacutee Chorus Portail Pro
Systegraveme drsquoeacutechange
Portail de services (API)
Portail de qualification des flux et services
Portail fournisseur
Deacutepocircts xml et Pdf
Saisie
Suivi
Assistance et support
Archivage
Templates
Flux types
Validation
Raccordements
Echange de flux UBLCIIISO20020
EDIFACThellip
Saisie
Deacutepocirct
Flux Pivot (format unique)
Statuts drsquoavancement
EDI
EDI
16
La solution Chorus Portail Pro 2017 est accessible depuis Internet
Les entreprises pourront acceacuteder agrave la solution via le Portail Internet Gestion Publique de la DGFiP Pour les entreprises deacutejagrave inscrites agrave Chorus Factures leurs comptes seront repris
Pour les entreprises inscrites agrave la PLACE de lrsquoEtat leur compte sera utilisable
Lrsquoadministrateur de lrsquoentiteacute pourra habiliter en ligne les utilisateurs de lrsquoentiteacute pour deacutefinir les espaces et le peacuterimegravetre des factures accessibles
Un utilisateur peut ecirctre habiliteacute sur plusieurs entreprises etou eacutetablissements
Preacutesentation de la solution Principes de fonctionnement du portail Organisation du portail
Accueil connecteacute
Factures Qualification
Assistance
Utilisateurs
Accueil deacuteconnecteacute
17
Preacutesentation de la solution Les types de factures pris en charge
La solution prend en charge les demandes de paiement srsquoappuyant sur
Les factures directes agrave destination de personnes publiques
Les avoirs
Les factures de recette issues des entiteacutes publiques
Les demandes de paiement des sous-traitants admis au paiement direct
Les demandes de paiement des cotraitants
Le document de facturation en appui des marcheacutes de travaux ndash Projet de deacutecompte
ndash Etat drsquoacompte
ndash Deacutecompte Geacuteneacuteral et Deacutefinitif(signature reacutealiseacutee hors outil)
La solution assure lrsquoarchivage des factures La solution mutualiseacutee prend en charge lrsquoarchivage des factures qui lui sont
transmises par les eacutemetteurs qursquoils soient priveacutes ou publics qui resteront consultables pendant 10 ans
18
Principe chaque eacutemetteur est identifieacute de maniegravere unique dans la solution mutualiseacutee-CPP 2017 quelles que soient les modaliteacutes de transmission
Pour les eacutemetteurs de factures cette identification repose sur trois eacuteleacutements
bull Le code pays bull Le type drsquoidentifiant bull Lrsquoidentifiant
Siegravege social Type drsquoidentifiant
France SIRET
UE (hors France) Ndeg de TVA intracommunautaire
Extracommunautaire (hors UE et hors France)
Code pays + 16 premiers caractegraveres de la raison sociale
Polyneacutesie Franccedilaise Ndeg Tahiti
Nouvelle Caleacutedonie RIDET
Fournisseurs en cours drsquoimmatriculation
Code pays + 16 premiers caractegraveres de la raison sociale
Le type drsquoidentifiant pour les eacutemetteurs repose sur
Preacutesentation de la solution Lrsquoidentification de lrsquoeacutemetteur par la solution mutualiseacutee
19
Preacutesentation de la solution Modaliteacutes drsquoidentification du destinataire par le fournisseur
Principe chaque reacutecepteur est identifieacute de maniegravere unique dans la solution mutualiseacutee-CPP 2017 quelles que soient les modaliteacutes de transmission
Secteur public local et EPN
Etat
Le SIRET est lrsquoidentifiant unique de la personne publique destinataire
Les destinataires de factures peuvent demander agrave leur fournisseur de renseigner une information compleacutementaire sur la facture portant sur le code service du service destinataire
Les modaliteacutes drsquoidentification du service de lrsquoEtat sont inchangeacutees par rapport agrave Chorus factures avec
bull Un service identifieacute par un code service exeacutecutant associeacute agrave un SIRET commun
20
Preacutesentation de la solution Les parameacutetrages effectueacutes par le destinataire
La solution mutualiseacutee prend en compte la diversiteacute des entiteacutes publiques en terme drsquoorganisation (traitement centraliseacute deacutecentraliseacute des factures) et les pratiques diverses en matiegravere drsquoengagement preacutealable agrave la deacutepense
Chaque entiteacute publique a ainsi la faculteacute de rendre obligatoire pour les factures la concernant les informations relatives
Au code service destinataire
Agrave la reacutefeacuterence drsquoengagement (reacutefeacuterence au marcheacute ou agrave la commande)
Ces informations devront dans ce cas ecirctre porteacutees sur la facture remise par le fournisseur
Il sera possible de veacuterifier le caractegravere obligatoire de ces informations dans la solution mutualiseacutee via lrsquoannuaire
21
Deacutepocirct manuel saisie des donneacutees de
facturation
CPP 2017
Envoi Reacuteception en EDI des donneacutees de
facturation
API manager
Quatre modaliteacutes de transmission des donneacutees de facturation sont proposeacutees aux fournisseurs
la saisie manuelle des donneacutees de facturation via un formulaire sur le portail CPP
le deacutepocirct des donneacutees de facturation au format PDF (signeacute ou non signeacute) ou au format XML
la solution CPP2017 permettra un import de masse de factures (Import au format xml ou PDF Mixte A3)
la transmission en mode EDI soit
ndash en adressant directement ses flux agrave la solution mutualiseacutee
ndash Via un opeacuterateur de deacutemateacuterialisation
ndash via un portail amont connecteacute (en API) agrave la solution mutualiseacutee CPP 2017 dans des cas speacutecifiques pour les entiteacutes publiques
B
D
C
A
B
C
D
Mode Portail
Mode EDI
API
Mode EDI
Mode EDI
Opeacuterateur de deacutemateacuterialisation
Portail Amont dans des cas speacutecifiques
Fournisseurs
A
Preacutesentation de la solution Les modes drsquoeacutemission
A
22
1
Le format Standard Universal Business Language
- UBL Invoice
Structureacute ou minimal
2
Le format Cross Industry Invoice (United Nations
Centre for Trade Facilitation and Electronic Business)
Structureacute ou minimal
3
Le format PES_V2 Facture (utiliseacute dans le secteur public
local)
4
Les autres formats reacutefeacuterenceacutes par le CEN dans
le cadre des travaux sur le modegravele seacutemantique europeacuteen
5
Un format PDF Mixte
(PDFA3 en cours de deacutefinition)
6
le format PDF simple (signeacute ou non signeacute) est
supporteacute dans le cadre de la fonctionnaliteacute de deacutepocirct en
mode portail
La possibiliteacute de joindre des piegraveces jointes agrave la facture sera supporteacutee quelle que soit la modaliteacute
drsquoeacutemission
Diffeacuterents formats syntaxiques sont pris en charge par la solution mutualiseacutee afin de faciliter lrsquoeacutemission de factures par les
fournisseurs
Preacutesentation de la solution Les formats retenus
23
Preacutesentation de la solution Lrsquoespace laquo Mes factures raquo
24
Preacutesentation de la solution Lrsquoespace laquo Mes factures raquo
Le bloc laquo Fil drsquoeacutevegravenements raquo recense les derniegraveres actions et eacutevegravenements intervenus sur le traitement des factures
Le bloc laquo Mes factures raquo permet
la consultation de lrsquoeacutetat courant des factures eacutemise par lrsquoentreprise
lrsquoaccegraves rapide agrave la consultation au teacuteleacutechargement et agrave le teacuteleacutechargement des factures
Le bloc laquo Actions raquo permet un accegraves rapide aux principales actions disponibles
Traiter et consulter une facture
Consulter le stock des factures reccedilues
Rechercher une facture
Le bloc laquo Actualiteacutes raquo de la solution mutualiseacutee-CPP 2017 lieacutees agrave lrsquoespace laquo Mes factures raquo
25
Preacutesentation de la solution La saisie des factures en ligne
Ecran de saisie drsquoune facture pour le fournisseur
Saisie des donneacutees geacuteneacuterales drsquoune facture
Donneacutees leacutegales du destinataire et du fournisseur
Cadre de facturation
Identification du marcheacute et des modaliteacutes de paiement
Saisie du deacutetail de la facture
Creacuteation eacutedition et suppression de lignes de facturations
Preacutecision quant aux produits factureacutes et aux montants dus
Possibiliteacute drsquoadjoindre des piegraveces jointes
Possibiliteacute de teacuteleacutecharger
Validation annulation enregistrement de la saisie
26
Preacutesentation de la solution La consultation des factures
Ecran de consultation de la facture
Consultation des informations relatives agrave la facture
Informations destinataire
Informations fournisseur
Cadre de facturation
Montants engageacutes
Reacutefeacuterences du marcheacute
Visualisation de la facture originale
Teacuteleacutechargement de la facture
au format pivot (qui contient toutes les PJ + facture originale)
au format PDF avec ou sans les PJ (y compris la facture originale)
Consultation du cycle de vie de la facture (annuleacute commandeacute consulteacute associeacute agrave un bon de
commande factureacute)
La possibiliteacute drsquoutiliser une facture preacuteceacutedente pour en creacuteer une nouvelle
Affichage du certificat de deacutepocirct et du bordereau de suivi
27
A lrsquoinstar de Chorus factures
La solution mutualiseacutee-CPP 22017 permettra au fournisseur drsquoobtenir des informations concernant les diffeacuterentes dates de traitement de sa facture tant par la solution mutualiseacutee que par le destinataire
Ces informations sont mises agrave disposition du fournisseur par la remonteacutee du flux cycle de vie et pourront ecirctre compleacuteteacutees par la personne publique au moyen dun champ en saisie libre
Preacutesentation de la solution La visualisation du cycle de vie de la facture
28
Acteurs
Statuts visibles pour le
fournisseur
Activiteacutes
Statut obligatoire
Fournisseur
Deacutepocirct des donneacutees de
facturation
Reacutecupeacuteration des donneacutees
de facturation
Liquidation Mandatement Comptabilisation
du paiement
Deacuteposeacutee Mise agrave disposition
du destinataire
Mise en
paiement
En cours drsquoacheminement
vers le destinataire
Rejeteacutee
Service ordonnateur Service comptable
1 3
7
2
4
Acceptation
des donneacutees
de facturation
SI Financier (EDI)
Espace Factures (Portail)
SI Financier SI Financier SI FINANCIER OU
HELIOS
Envoi des
donneacutees de
facturation
CPP 2017
Mise agrave
disposition
du
comptable
6
Suspendue 5
Statut obligatoire(selon les situations)
BDF
Mise agrave jour
statut
Preacutesentation de la solution Le processus global et ses eacutetapes
29
Types de controcircle CPP Destinataire
Coheacuterence du flux et seacutecuriteacute
Structure de donneacutees
Coheacuterence des donneacutees
Les controcircles meacutetiers
Les controcircles meacutetiers reacutealiseacutes par la structure publique destinataire de la facture comprennent notamment les controcircles de reacutefeacuterentiels relatifs agrave lrsquoengagement et au code service
Les SI destinataires pourront opeacuterer des controcircles meacutetiers additionnels en fonction des possibiliteacutes de parameacutetrage offertes par les eacutediteurs
Preacutesentation de la solution Les controcircles effectueacutes ndash vue drsquoensemble
30
Preacutesentation de la solution Le deacutelai global de paiement (DGP)
La date servant au point de deacutepart du DGP (sous reacuteserve de service fait) peut varier selon les cas drsquoeacutemission de la facture
En mode EDI crsquoest la date de lrsquoacquittement technique eacutemis par le SI du destinataire
En mode portailservice crsquoest la date de notification par mail au destinataire de la mise agrave disposition de la facture sur lrsquoespace factures
Et en cas de litige entre le fournisseur et le pouvoir adjudicateur la date servant de point de deacutepart au DGP sera la date de deacutepocirct de la facture sur CPP + 2 jours
Dans le cas des marcheacutes de travaux la date servant de point de deacutepart au DGP reste la transmission du projet de deacutecompte du fournisseur agrave la MOE ou le DGD lorsqursquoil est remis au pouvoir adjudicateur
Ces diffeacuterentes dates seront traceacutees et consultables dans CPP Toutefois CPP nrsquoa pas vocation agrave calculer le DGP
31
La personne publique a la possibiliteacute de communiquer le statut laquo suspendue raquo lorsqursquoune piegravece justificative manque pour la liquidation mise en paiement
Cette fonctionnaliteacute eacutevite de devoir rejeter le dossier de facturation en cas de PJ manquante
1 La personne publique notifie en commentaire la nature de la piegravece manquante et suspend le deacutelai de paiement
2 Le fournisseur se connecte au portail (mode service ou mode portail) afin de deacuteposer lales piegravece(s) compleacutementaire(s)
NB les reacutecepteurs de factures conservent la possibiliteacute de demander les piegraveces compleacutementaires selon les mecircmes modaliteacutes qursquoaujourdrsquohui (papier courriel etc)
La suspension des factures
Lorsque la collectiviteacute locale ou lrsquoEPN rejette pour cause drsquoerreur sur les donneacutees drsquoacheminement de la facture (SIRET destinataire) elle doit typer speacutecifiquement le rejet afin de permettre au fournisseur srsquoil le souhaite de recycler les donneacutees de facturation
Le rejet et la possibiliteacute de recycler les factures
Preacutesentation de la solution Focus sur le rejet et la suspension de factures
32
Preacutesentation de la solution Les cas de gestion de la sous-traitance
Les sous-traitants admis au paiement direct peuvent adresser directement leur demande de paiement agrave la personne publique Un accord preacutealable du titulaire est cependant neacutecessaire avant la mise en paiement
Sous-traitant eacutedition et transmission drsquoune demande de paiement en mode EDI ou mode portail sur laquelle le mode de facturation est preacuteciseacute
Titulaire validation de la demande de paiement du sous-traitant en se connectant en mode portail
Actions des fournisseurs
Reacuteception de la demande de paiement du sous-traitant valideacutee par le titulaire
Liquidation et mandatement (aucune action speacutecifique)
Actions de lrsquoordonnateur
Remarques Selon la reacuteglementation et sans validation sous un deacutelai de 15 jours la demande de paiement est consideacutereacutee
comme valideacutee Elle est transmise au pouvoir adjudicateur destinataire
Le titulaire est informeacute des paiements effectueacutes au sous-traitant via les informations du cycle de vie
Le mode de facturation est preacuteciseacute dans le flux pivot pour informer lrsquoordonnateur qursquoil srsquoagit drsquoune demande de paiement lieacutee agrave un acte de sous-traitance
La facture eacutemise par le sous-traitant et adresseacutee au titulaire peut ecirctre inseacutereacutee sous forme de piegravece jointe
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Documents eacutechangeacutes
Facturation en cours de marcheacute
Facturation en fin de marcheacute
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution La prise en compte des marcheacutes de travaux
Projet de deacutecompte mensuel
Etat drsquoacompte
Deacutecompte mensuel
Etat drsquoacompte
valideacute
Projet de deacutecompte
final
Deacutecompte final
Projet de deacutecompte
geacuteneacuteral
Deacutecompte Geacuteneacuteral
Deacutecompte Geacuteneacuteral et
Deacutefinitif
Dans le cadre des marcheacutes de travaux la solution CPP prendra en charge les processus de facturation suivants
Tous les documents concourant agrave la mise en paiement peuvent ecirctre deacuteposeacutes transmis agrave CPP 2017
La solution permet le deacutepocirct en mode portail de documents par un deacuteposant autre que le producteur du document (exemple deacutepocirct drsquoun eacutetat drsquoacompte produit par une MOE et deacuteposeacute par un fournisseur)
Les acteurs habiliteacutes agrave deacuteposer ces piegraveces concourant agrave la mise en paiement peuvent ecirctre distincts des acteurs en charge de leur production initiale
Fournisseur
Fournisseur Ordonnateur
(Service financier)
Ordonnateur
(Service financier)
34
Preacutesentation de la solution La sollicitation de lrsquoassistance
Le module drsquoassistance de la solution mutualiseacutee permet de reacutepondre agrave lrsquoensemble des questions poseacutees par les eacutemetteurs et reacutecepteurs de factures
bull Principes
bull Les eacutemetteurs peuvent solliciter lrsquoassistance de la solution mutualiseacutee-CPP 2017 suite agrave des difficulteacutes techniques ou applicatives Les eacutemetteurs peuvent eacutegalement solliciter les reacutecepteurs de facture pour toute question meacutetier relative au traitement de leurs factures
bull Modaliteacute
bull Chaque sollicitation est mateacuterialiseacutee par un laquo ticket raquo renseigneacute par lrsquoeacutemetteur via un formulaire de demande drsquoassistance en preacutecisant les informations requises pour le traitement de sa demande (ex numeacutero de facture) Des piegraveces jointes peuvent y ecirctre ajouteacutees (ex capture drsquoeacutecran)
Les fournisseurs et les entiteacutes publiques peuvent eacutegalement acceacuteder agrave une base de connaissance par lrsquointermeacutediaire drsquoun assistant virtuel afin drsquoobtenir des reacuteponses aux questions les plus freacutequemment poseacutees
35
Preacutesentation de la solution Assistance _ Mise en place drsquoun avatar
36
Preacutesentation de la solution Assistance _ Mise en place drsquoun avatar
37
Sommaire
Contexte
Preacutesentation de la solution
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017
38
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017
La deacutemateacuterialisation des factures srsquoinscrit deacutesormais dans une obligation progressive au sein du secteur public comme dans de nombreux pays europeacuteens
Degraves 2017 les grandes entreprises devront adresser leurs factures au secteur public sous forme eacutelectronique
La neacutecessiteacute de reacutealiser des travaux de raccordement et drsquoadapter les processus de facturation incite agrave initier le projet pour ecirctre au rendez vous
Il faut notamment srsquoassurer de la bonne adaptation de votre systegraveme drsquoinformation et de vos processus
Gestion des informations neacutecessaires au bon traitement de la facture
Choix du mode drsquoeacutemission et du format
Capaciteacute agrave produire le format retenu
Raccordement technique en cas de choix du mode EDI
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Chaque entiteacute publique a la faculteacute de rendre obligatoire pour les factures la concernant les informations relatives
Au code service destinataire
Agrave la reacutefeacuterence drsquoengagement (reacutefeacuterence au marcheacute ou agrave la commande)
Il sera possible de veacuterifier le caractegravere obligatoire de ces informations dans la solution mutualiseacutee via lrsquoannuaire
Ces informations devront ecirctre porteacutees sur la facture remise par le fournisseur Il faudra donc srsquoassurer de la bonne communication de ces informations par les entiteacutes publiques
A noter que pour lrsquoEtat ces informations sont toujours obligatoires
Reacutefeacuterence agrave lrsquoengagement juridique
Code service exeacutecutant
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017 Gestion des informations neacutecessaires au traitement de la facture
40
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017 Le choix drsquoun raccordement via un opeacuterateur de deacutemateacuterialisation
Les opeacuterateurs de deacutemateacuterialisation assurent deux principales missions la production et la transmission des flux au format et avec les informations
attendues par le reacutecepteur
la garantie des aspects fiscaux notamment lrsquoarchivage des factures deacutemateacuterialiseacutees
Les fournisseurs ne sont pas contraints de passer par un opeacuterateur et peuvent internaliser leur solution de deacutemateacuterialisation
LrsquoAIFE observe un principe de neutraliteacute dans le choix des opeacuterateurs LrsquoAIFE a pris la deacutecision de ne pas intervenir dans le choix du mode de
deacutemateacuterialisation de ses fournisseurs Les fournisseurs peuvent aussi bien choisir une deacutemateacuterialisation avec des outils internes que de passer par un opeacuterateur de deacutemateacuterialisation
LrsquoAIFE a par ailleurs fait le choix de ne certifier aucun opeacuterateur de deacutemateacuterialisation Le fournisseur est libre de choisir son opeacuterateur de deacutemateacuterialisation et de deacutefinir avec lui les conditions de leur collaboration
A ce jour plusieurs opeacuterateurs sont raccordeacutes agrave la solution actuelle Chorus factures Les fournisseurs sont totalement libres du choix de leur opeacuterateur
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Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017 Qualification et modaliteacutes de raccordement des flux (EDI)
Les fonctions de qualification des flux seront offertes aux utilisateurs du portail front de CPP 2017 (fournisseurs et entiteacutes publiques) Au travers de cet espace du portail front lrsquoutilisateur pourra
1 Tester en mode self service les diffeacuterents types de flux accepteacutes par la solution (factures meacutemoires de justice avis des sommes agrave payer cycle de vie etc)
2 Reacutecupeacuterer un rapport drsquoanalyse de son flux indiquant les erreurs rencontreacutees
3 Obtenir des compte-rendus et des flux de cycle de vie contextualiseacutes
4 Reacutecupeacuterer les fichiers de description des diffeacuterents flux et des exemples de flux preacute-remplis
Lrsquoutilisateur pourra eacutegalement deacuteposer des fiches de raccordement EDI pour interconnecter son SI de recette avec la plateforme de qualification CPP2017 et son SI de production avec le SI de production de CPP2017
Une fois les SI raccordeacutes en qualification lrsquoutilisateur pourra suivre le traitement de ses flux eacutemis en EDI vers la plateforme de qualification
Les raccordement EDI sont drsquoores et deacutejagrave possibles avec Chorus factures pour lrsquoEtat et permettront de beacuteneacuteficier du raccordement pour tout le secteur public au 1er janvier 2017
42
Action fournisseur Action commune AIFE fournisseur
S1 S2 S3 S4 S5 S6 S7 S8 - hellip
Deacutep
loie
men
t
Racc technique
Deacuteveloppement des flux
Assistance CPP
Tests unitaires Via Espace de
qualification CPP2017
Tests
Suivi des premiers flux
Demande de raccordement en
qualification
Tests
et
recett
e
Co
nstr
ucti
on
Demande de raccordement en
production
Deacuteclaration dans lrsquoespace
de qualification de CPP
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017 Espace qualification Macro planning des travaux de raccordement
43
Le calendrier drsquoici janvier 2017 Des pilotes degraves mi 2016
Nombre de pilotes et type drsquoentiteacutes Outre les services de lrsquoEtat deacutejagrave dans Chorus Factures 18 entiteacutes seront
deacutesigneacutees pour ecirctre pilote de la solution en juin 2016
Entiteacutes pilotes Type de structure Editeur
Universiteacute de Lorraine EPN SAP AMUE
Pole emploi EPN SAP
CNRS EPN SAP
CCI Paris EPN SIGMA
Lyceacutee Bernart de Ventadour EPLE GFC
Commune de Paris SPL SAP
Meacutetropole de Brest SPL ATOS (en lien avec e-
Megalis)
Communauteacute de communes de Parthenay SPL Berger Levrault
Commune de Le Monetier les Bains SPL Berger Levrault
Conseil reacutegional de Provence Alpes Cote drsquoAzur
SPL GFI
Conseil deacutepartemental de lrsquoAube SPL GFI (en lien avec SPL
xdeacutemat)
Office Public de lrsquoHabitat Vosgelis SPL AAERON
Lille Meacutetropole SPL CGI
Ville de Bordeaux SPL CGI
APHP EPS SAP
CHU Amiens EPS MIPIH (en lien avec UNIHA)
CH Gpt Hospitalier Eaubonne Montmorency EPS AGFA
DGAC ETAT SAP
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Le calendrier drsquoici janvier 2017 Des pilotes degraves mi 2016 les objectifs
La reacutealisation de pilotes preacutealablement agrave la geacuteneacuteralisation permet de tester la solution mutualiseacutee CPP2017 dans sa dimension technique comme dans celle de lorganisation et de ladheacutesion des utilisateurs
Lexpeacuterience des sites pilotes permet de preacuteparer le deacuteploiement de mieux en appreacutecier la charge et den identifier les difficulteacutes a priori
La phase pilote de mise en œuvre du service doit permettre de
3 Srsquoassurer que lrsquoensemble du processus est opeacuterant et maitriseacute par les acteurs
2 Seacutecuriser les modaliteacutes de deacuteploiement et drsquoassistance
1 Srsquoassurer de lrsquoadheacutesion et lrsquoappropriation des utilisateurs des structures priveacutees ou publiques agrave utiliser la solution mutualiseacutee CPP2017
Traiter les problegravemes
rencontreacutes et proposer des plans drsquoaction
4 Valider le bon fonctionnement de la solution en situation reacuteelle
45
En synthegravesehellip
Initialement mise en œuvre dans un cadre facultatif fondeacute sur le choix de lrsquoentreprise la deacutemateacuterialisation des factures srsquoinscrit deacutesormais dans une obligation progressive au sein du secteur public avec la mise agrave disposition drsquoune plateforme partageacutee comme cela eacuteteacute fait dans de nombreux pays europeacuteens
Elle constitue une opportuniteacute de modernisation des eacutechanges entre les fournisseurs et le secteur public et illustre une nouvelle deacutemarche de mutualisation de systegraveme drsquoinformation entre les acteurs du secteur public permettant drsquooptimiser les gains et faciliter la mise en œuvre
Les entiteacutes publiques et les grands fournisseurs sont concerneacutes par lrsquoobligation degraves 1er janvier 2017 avec la reacutealisation de laquo pilotes raquo degraves la mi-2016 Des pilotes seront reacutealiseacutes degraves mi-2016
La publication des speacutecifications externes permet aux fournisseurs drsquoanticiper la deacutemarche en deacutefinissant leur trajectoire et leurs modaliteacutes de mise en œuvre
Vous pouvez drsquoores et deacutejagrave vous inscrire sur Chorus Factures HTTPSCHORUS-FACTURESBUDGETGOUVFR
46
En savoir plus
Sur le site de lrsquoAIFE wwweconomiegouvfraifeagence-pour-linformatique-financiere-letat-0
Sur le site laquo collectiviteacutes locales raquo httpwwwcollectivites-localesgouvfr
aife_officiel
47
En synthegravese hellip
48
49
Gestion des factures
Saisie Creacuteation Modification Validation Suppression
Recherche
Suivi du cycle de vie
Deacutepocirct unitaire XMLPDF
Archivage
Liste fiscale
Consultation et teacuteleacutechargement
Deacutepocirct en masse format mixte XMLPDF
Tableaux de bord
Qualification des flux
Deacutepocirct de flux
Analyse de flux
Reacutecupeacuteration dun flux type
Reacutecupeacuteration dun flux cycle de vie
Creacuteation dune fiche de raccordement EDI
Suivi des flux
Qualification des API
Gestion des bons de commandes
(pour les services de lrsquoEtat)
Recherche
Consultation et teacuteleacutechargement
Tableau de bord
Notification
Notification
Workflow de validation
Gestion piegraveces jointes
Recyclage
Certificat de deacutepocirct
Liste des factures agrave traiter
Preacutesentation de la solution Les principales fonctionnaliteacutes de la solution mutualiseacutee
Liste des eacutevegravenements intervenus sur le bon de commande
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Gestion des utilisateurs et fournisseurs Assistance fournisseurs
Recherche
Saisie sollicitation
Suivi sollicitation
Modification clocircture sollicitation
Synthegravese requecircte
Consultation et teacuteleacutechargement
Recherche
Gestion compte utilisateur
Authentification compte utilisateur
Gestion de la base de connaissance
Tableau de bord
Gestion fiche entiteacute
Gestion Mandat Facturation
Gestion du support
Prise en charge une sollicitation
Liste des eacutevegravenements
Gestion piegraveces jointes
Notification
Consultation et teacuteleacutechargement
Notification
Assistance documentaire
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution Les principales fonctionnaliteacutes de la solution mutualiseacutee
Creacuteation compte utilisateur
Creacuteation fiche entiteacute
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Statut Fait geacuteneacuterateur COLL EPN ETAT
Deacuteposeacutee
La facture a eacuteteacute deacuteposeacutee par le fournisseur (en mode EDI ou en
mode Portail) les diffeacuterents controcircles ont eacuteteacute reacutealiseacutes et la
facture a pu ecirctre inteacutegreacutee au laquo reacutefeacuterentiel factures raquo
En cours
drsquoacheminement
La facture a eacuteteacute envoyeacutee par la solution mutualiseacutee au
destinataire
Mise agrave disposition du
destinataire
Mode EDI reacuteception du flux drsquoacquittement du SI destinataire
Mode Portail Le destinataire est notifieacute par courriel de la
mise agrave disposition de la facture sur lrsquoespace factures
Rejeteacutee La facture est rejeteacutee par le service destinataire (ex erreur de
destinataire donneacutees de facturation erroneacutees etc)
Suspendue Le traitement de la facture peut ecirctre suspendu lorsqursquo une ou
plusieurs piegraveces justificatives sont manquantes Facultatif
Mise agrave disposition du
comptable
Le mandat demande de paiement a eacuteteacute inteacutegreacute par SI du
comptable Facultatif
Comptabiliseacutee Le mandat demande de paiement a eacuteteacute valideacute par le payeur et
comptabiliseacute Facultatif
Mise en paiement Le flux de virement a eacuteteacute envoyeacute agrave la Banque de France
Facultatif
Hors mode
EDI
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution Les statuts meacutetiers remonteacutes aux fournisseurs
Non disponible disponible et obligatoire
52
Deux circuits sont possibles au regard de la reacuteglementation Un 1er circuit preacutevoit une facturation globale par le mandataire (facturation inteacutegrant de multiples beacuteneacuteficiaires de paiement)
Edition drsquoune
demande de
paiement
globale
Transmission
Deacutepocirct de la
demande de
paiement globale
Traitement de la
demande de
paiement
globale
Mise en paiement
de la demande de
paiement globale
Mandataire Personne
publique
Personne
publique
Acheminement de la demande de paiement jusqursquoagrave son destinataire
Mandataire
Paiement de chaque cotraitant figurant dans la demande de paiement globale
Mandataire eacutedition drsquoune demande de paiement globale preacutecisant la part de prestations agrave reacutegler directement aupregraves de chaque cotraitant sur laquelle le mode de facturation est preacuteciseacute (laquo demande de paiement globale raquo)
Cotraitant aucune action agrave reacutealiser dans la solution mutualiseacutee
Actions des fournisseurs
Reacuteception de la demande de paiement en mode EDI si le SI du destinataire est raccordeacute ou en mode Portail dans lrsquoEspace Factures
Les informations fournit sur le mode de
facturation indique agrave lrsquoordonnateur qursquoune action speacutecifique est agrave reacutealiser sur la demande de paiement
Creacuteation drsquoautant de mandat que de beacuteneacuteficiaires de paiement en y joignant en piegravece-jointe la demande global eacutemise par le titulaire ainsi que les eacuteventuelles piegravece-jointes
Actions de lrsquoordonnateur 1 2
Remarque Seul lrsquoeacutemetteur de la demande de paiement a accegraves au suivi du cycle de vie Le cotraitant sollicite donc le
mandataire ou la personne publique directement pour obtenir de lrsquoinformation sur le paiement de ses demandes de paiement
Lrsquoordonnateur est informeacute via le flux pivot qursquoil srsquoagit drsquoune demande de paiement lieacutee agrave un acte de cotraitance
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution La co-traitance (12)
53
Le 2nd circuit possible en cas cotraitance preacutevoit une facturation par le cotraitant avec validation de la demande de paiement par le mandataire
Edition drsquoune
demande de
paiement
Transmission
Deacutepocirct de la
demande de
paiement
Validation de la
demande de
paiement
Traitement de la
demande de
paiement
Mise en
paiement de la
demande de
paiement
Cotraitant Cotraitant Mandataire Personne
publique
Personne
publique
Sollicitation du mandataire
Acheminement de la demande de paiement jusqursquoagrave son destinataire
Remarques Seul lrsquoeacutemetteur de la demande de paiement a accegraves au suivi du cycle de vie Le mandataire nrsquoa donc pas accegraves
au suivi du traitement de la demande de paiement de ses cotraitants
Lrsquoordonnateur est informeacute via le flux pivot qursquoil srsquoagit drsquoune demande de paiement global de cotraitance
Cotraitant eacutedition et transmission drsquoune demande de paiement en mode EDI ou mode portail sur laquelle le mode de facturation est preacuteciseacute
Mandataire validation de la demande de paiement du titulaire en se connectant en mode portail
Actions des fournisseurs 1
Statut laquo en attente de validation raquo
Reacuteception de la demande de paiement du cotraitant valideacutee par le mandataire
Liquidation et mandatement (aucune action speacutecifique)
Actions de lrsquoordonnateur 2
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution La co-traitance (22)
54
Deacuteposant drsquoune piegravece
Deacutepocirct par le fournisseur drsquoun projet de deacutecompte et validation MOEMOA sur le portail
(En piegravece-jointe de lrsquoeacutetat drsquoacompte)
Deacutepocirct par le fournisseur drsquoun eacutetat drsquoacompte(sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOE hors CPP)
Deacutepocirct par le fournisseur drsquoun eacutetat drsquoacompte valideacute (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOA hors CPP)
NA (En piegravece-jointe de lrsquoeacutetat drsquoacompte)
Deacutepocirct par la MOE de lrsquoeacutetat drsquoacompte (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec le fournisseur dans CPP ou hors CPP)
Deacutepocirct par la MOE de lrsquoeacutetat drsquoacompte valideacute (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOE hors CPP)
NA (En piegravece-jointe de lrsquoeacutetat drsquoacompte valideacute)
(En piegravece-jointe de lrsquoeacutetat drsquoacompte valideacute)
Deacutepocirct par la MOA de lrsquoeacutetat drsquoacompte valideacute (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec le fournisseur et la MOE dans CPP ou hors CPP)
Projet de
deacutecompte mensuel
Etat
drsquoacompte
Deacutecompte
mensuel
Etat drsquoacompte
valideacute
Fournisseur
Maitrise drsquoouvrage
(mode service uniquement via
un portail amont)
Maitrise drsquoŒuvre
6 cas drsquoutilisation ont eacuteteacute deacutefinis pour permettre la prise en charge dans la solution CPP des piegraveces neacutecessaires agrave la facturation en cours de marcheacute
Produit par le fournisseur Produit par la MOE Produit par la MOE Produit par la MOA
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution Les marcheacutes de travaux La facturation en cours de marcheacute
55
Deacuteposant drsquoune piegravece
Deacutepocirct par le fournisseur drsquoun projet de deacutecompte et validation MOEMOA sur le portail
NA NA NA Deacutepocirct par le fournisseur du DGD (apregraves eacutechanges preacutealables avec la MOAMOE dans CPP ou hors CPP)
NA (En piegravece-jointe du projet de deacutecompte
geacuteneacuteral)
Deacutepocirct par la MOE du projet de deacutecompte geacuteneacuteral (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec le fournisseur dans CPP ou hors CPP)
Deacutepocirct par la MOE du deacutecompte geacuteneacuteral (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOA hors CPP)
NA
NA NA (En piegravece-jointe du deacutecompte geacuteneacuteral)
Deacutepocirct par la MOA du deacutecompte geacuteneacuteral (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOE dans CPP ou hors CPP)
NA
Fournisseur
Maitrise drsquoouvrage
(mode service uniquement via
un portail amont)
Maitrise drsquoŒuvre
5 cas drsquoutilisation ont eacuteteacute deacutefinis pour permettre la prise en charge dans la solution CPP des piegraveces neacutecessaires agrave la facturation en fin de marcheacute
Projet de
deacutecompte final
Deacutecompte
final
Projet de
deacutecompte geacuteneacuteral
Deacutecompte
Geacuteneacuteral
Deacutecompte
Geacuteneacuteral et Deacutefinitif
Produit par le fournisseur Produit par la MOE Produit par la MOA Produit par la MOE Produit par le fournisseur
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution Les marcheacutes de travaux La facturation en fin de marcheacute
56
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017 Modaliteacutes de raccordement les protocoles utiliseacutes
Les protocoles retenus pour assurer les eacutechanges en mode flux sont
PeSIT HS E avec chiffrement TLS ndash Le chiffrement du flux sous TLS est initieacute via certificats Bi-cleacutes SSL conformes
RGS fournis par lrsquoAIFE issus drsquoune autoriteacute de certification les partenaires srsquoauthentifiant aujourdrsquohui mutuellement de maniegravere forte
SFTP ndash SSH seacutecurisant les eacutechanges avec chiffrement par bi-cleacutes conformes aux exigences
du cycle de vie des secrets (cleacutes DSA 2048 minimum PS 22 regravegles de creacuteation dureacutee de vie)
AS2 avec chiffrement TLS
Un seul protocole de raccordement est autoriseacute pour un flux donneacute
12
Sommaire
Contexte
Preacutesentation de la solution
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017
13
Preacutesentation de la solution Une eacutevolution dans la continuiteacute
La solution mutualiseacutee Chorus Portail Pro 2017 srsquoinscrit dans la continuiteacute de Chorus Factures solution mise en œuvre par lrsquoEtat depuis le 1er janvier 2012
Elle permet drsquoassurer le deacutepocirct le suivi et la mise agrave disposition des 100 millions de factures annuelles sur le peacuterimegravetre de lrsquoEtat du secteur public local (y compris le secteur hospitalier) et des eacutetablissements publics
Les entiteacutes publiques ayant des Portails laquo tiers raquo offrant des services agrave valeur ajouteacutee pourront inteacutegrer les services de la solution mutualiseacutee CPP 2017 (transmission de factures suivi des factures recherche et consultation gestion des comptes) agrave lrsquoaide dAPI
Elle srsquoinscrira en coheacuterence avec les travaux du SGMAP sur lrsquoidentiteacute numeacuterique (France Connect) et lrsquoEtat plateforme
La compatibiliteacute ascendante est assureacutee pour les fournisseurs deacutejagrave connecteacutes agrave Chorus Factures Les fournisseurs sont inciteacutes agrave initier degraves agrave preacutesent les travaux de raccordement
14
1 2 3
Le fournisseur
choisit son mode drsquoeacutemission
Lrsquoentiteacute publique
choisit son mode de reacuteception
La solution mutualiseacutee facilite le traitement de la facture en
proposant un flux pivot unique
Le fournisseur et lrsquoentiteacute publique choisissent indeacutependamment leurs modaliteacutes drsquoeacutemissionreacuteception
Le flux pivot est identique quel que soit lrsquoeacutemetteur le format de transmission et le destinataire
Ce flux contient les donneacutees permettant la creacuteation drsquoune demande de paiement la facture sous forme de piegravece jointe ainsi que le cas eacutecheacuteant les piegraveces justificatives compleacutementaires
Mode Portail visualisation et teacuteleacutechargement
Mode EDI injection automatique du flux et visualisation de la facture via une feuille de style
Mode service mise agrave disposition des services pour les SI des entiteacutes publiques sous forme drsquoAPI
Mode Portail deacutepocirct (PDF signeacute ou non signeacute PDF mixte XML) ou saisie
Mode EDI transmission de flux au format structureacute ou mixte (selon les formats deacutefinis lors de la concertation)
Mode service mise agrave disposition des services du Portail sous forme drsquoAPI
Preacutesentation de la solution Grands principes de la solution mutualiseacutee (22)
15
Destinataires finaux
Preacutesentation de la solution Vue simplifieacutee de la solution
Secteur public local
Etat Etablissements publics
Opeacuterateur de deacutemateacuterialisation
Solution mutualiseacutee Chorus Portail Pro
Systegraveme drsquoeacutechange
Portail de services (API)
Portail de qualification des flux et services
Portail fournisseur
Deacutepocircts xml et Pdf
Saisie
Suivi
Assistance et support
Archivage
Templates
Flux types
Validation
Raccordements
Echange de flux UBLCIIISO20020
EDIFACThellip
Saisie
Deacutepocirct
Flux Pivot (format unique)
Statuts drsquoavancement
EDI
EDI
16
La solution Chorus Portail Pro 2017 est accessible depuis Internet
Les entreprises pourront acceacuteder agrave la solution via le Portail Internet Gestion Publique de la DGFiP Pour les entreprises deacutejagrave inscrites agrave Chorus Factures leurs comptes seront repris
Pour les entreprises inscrites agrave la PLACE de lrsquoEtat leur compte sera utilisable
Lrsquoadministrateur de lrsquoentiteacute pourra habiliter en ligne les utilisateurs de lrsquoentiteacute pour deacutefinir les espaces et le peacuterimegravetre des factures accessibles
Un utilisateur peut ecirctre habiliteacute sur plusieurs entreprises etou eacutetablissements
Preacutesentation de la solution Principes de fonctionnement du portail Organisation du portail
Accueil connecteacute
Factures Qualification
Assistance
Utilisateurs
Accueil deacuteconnecteacute
17
Preacutesentation de la solution Les types de factures pris en charge
La solution prend en charge les demandes de paiement srsquoappuyant sur
Les factures directes agrave destination de personnes publiques
Les avoirs
Les factures de recette issues des entiteacutes publiques
Les demandes de paiement des sous-traitants admis au paiement direct
Les demandes de paiement des cotraitants
Le document de facturation en appui des marcheacutes de travaux ndash Projet de deacutecompte
ndash Etat drsquoacompte
ndash Deacutecompte Geacuteneacuteral et Deacutefinitif(signature reacutealiseacutee hors outil)
La solution assure lrsquoarchivage des factures La solution mutualiseacutee prend en charge lrsquoarchivage des factures qui lui sont
transmises par les eacutemetteurs qursquoils soient priveacutes ou publics qui resteront consultables pendant 10 ans
18
Principe chaque eacutemetteur est identifieacute de maniegravere unique dans la solution mutualiseacutee-CPP 2017 quelles que soient les modaliteacutes de transmission
Pour les eacutemetteurs de factures cette identification repose sur trois eacuteleacutements
bull Le code pays bull Le type drsquoidentifiant bull Lrsquoidentifiant
Siegravege social Type drsquoidentifiant
France SIRET
UE (hors France) Ndeg de TVA intracommunautaire
Extracommunautaire (hors UE et hors France)
Code pays + 16 premiers caractegraveres de la raison sociale
Polyneacutesie Franccedilaise Ndeg Tahiti
Nouvelle Caleacutedonie RIDET
Fournisseurs en cours drsquoimmatriculation
Code pays + 16 premiers caractegraveres de la raison sociale
Le type drsquoidentifiant pour les eacutemetteurs repose sur
Preacutesentation de la solution Lrsquoidentification de lrsquoeacutemetteur par la solution mutualiseacutee
19
Preacutesentation de la solution Modaliteacutes drsquoidentification du destinataire par le fournisseur
Principe chaque reacutecepteur est identifieacute de maniegravere unique dans la solution mutualiseacutee-CPP 2017 quelles que soient les modaliteacutes de transmission
Secteur public local et EPN
Etat
Le SIRET est lrsquoidentifiant unique de la personne publique destinataire
Les destinataires de factures peuvent demander agrave leur fournisseur de renseigner une information compleacutementaire sur la facture portant sur le code service du service destinataire
Les modaliteacutes drsquoidentification du service de lrsquoEtat sont inchangeacutees par rapport agrave Chorus factures avec
bull Un service identifieacute par un code service exeacutecutant associeacute agrave un SIRET commun
20
Preacutesentation de la solution Les parameacutetrages effectueacutes par le destinataire
La solution mutualiseacutee prend en compte la diversiteacute des entiteacutes publiques en terme drsquoorganisation (traitement centraliseacute deacutecentraliseacute des factures) et les pratiques diverses en matiegravere drsquoengagement preacutealable agrave la deacutepense
Chaque entiteacute publique a ainsi la faculteacute de rendre obligatoire pour les factures la concernant les informations relatives
Au code service destinataire
Agrave la reacutefeacuterence drsquoengagement (reacutefeacuterence au marcheacute ou agrave la commande)
Ces informations devront dans ce cas ecirctre porteacutees sur la facture remise par le fournisseur
Il sera possible de veacuterifier le caractegravere obligatoire de ces informations dans la solution mutualiseacutee via lrsquoannuaire
21
Deacutepocirct manuel saisie des donneacutees de
facturation
CPP 2017
Envoi Reacuteception en EDI des donneacutees de
facturation
API manager
Quatre modaliteacutes de transmission des donneacutees de facturation sont proposeacutees aux fournisseurs
la saisie manuelle des donneacutees de facturation via un formulaire sur le portail CPP
le deacutepocirct des donneacutees de facturation au format PDF (signeacute ou non signeacute) ou au format XML
la solution CPP2017 permettra un import de masse de factures (Import au format xml ou PDF Mixte A3)
la transmission en mode EDI soit
ndash en adressant directement ses flux agrave la solution mutualiseacutee
ndash Via un opeacuterateur de deacutemateacuterialisation
ndash via un portail amont connecteacute (en API) agrave la solution mutualiseacutee CPP 2017 dans des cas speacutecifiques pour les entiteacutes publiques
B
D
C
A
B
C
D
Mode Portail
Mode EDI
API
Mode EDI
Mode EDI
Opeacuterateur de deacutemateacuterialisation
Portail Amont dans des cas speacutecifiques
Fournisseurs
A
Preacutesentation de la solution Les modes drsquoeacutemission
A
22
1
Le format Standard Universal Business Language
- UBL Invoice
Structureacute ou minimal
2
Le format Cross Industry Invoice (United Nations
Centre for Trade Facilitation and Electronic Business)
Structureacute ou minimal
3
Le format PES_V2 Facture (utiliseacute dans le secteur public
local)
4
Les autres formats reacutefeacuterenceacutes par le CEN dans
le cadre des travaux sur le modegravele seacutemantique europeacuteen
5
Un format PDF Mixte
(PDFA3 en cours de deacutefinition)
6
le format PDF simple (signeacute ou non signeacute) est
supporteacute dans le cadre de la fonctionnaliteacute de deacutepocirct en
mode portail
La possibiliteacute de joindre des piegraveces jointes agrave la facture sera supporteacutee quelle que soit la modaliteacute
drsquoeacutemission
Diffeacuterents formats syntaxiques sont pris en charge par la solution mutualiseacutee afin de faciliter lrsquoeacutemission de factures par les
fournisseurs
Preacutesentation de la solution Les formats retenus
23
Preacutesentation de la solution Lrsquoespace laquo Mes factures raquo
24
Preacutesentation de la solution Lrsquoespace laquo Mes factures raquo
Le bloc laquo Fil drsquoeacutevegravenements raquo recense les derniegraveres actions et eacutevegravenements intervenus sur le traitement des factures
Le bloc laquo Mes factures raquo permet
la consultation de lrsquoeacutetat courant des factures eacutemise par lrsquoentreprise
lrsquoaccegraves rapide agrave la consultation au teacuteleacutechargement et agrave le teacuteleacutechargement des factures
Le bloc laquo Actions raquo permet un accegraves rapide aux principales actions disponibles
Traiter et consulter une facture
Consulter le stock des factures reccedilues
Rechercher une facture
Le bloc laquo Actualiteacutes raquo de la solution mutualiseacutee-CPP 2017 lieacutees agrave lrsquoespace laquo Mes factures raquo
25
Preacutesentation de la solution La saisie des factures en ligne
Ecran de saisie drsquoune facture pour le fournisseur
Saisie des donneacutees geacuteneacuterales drsquoune facture
Donneacutees leacutegales du destinataire et du fournisseur
Cadre de facturation
Identification du marcheacute et des modaliteacutes de paiement
Saisie du deacutetail de la facture
Creacuteation eacutedition et suppression de lignes de facturations
Preacutecision quant aux produits factureacutes et aux montants dus
Possibiliteacute drsquoadjoindre des piegraveces jointes
Possibiliteacute de teacuteleacutecharger
Validation annulation enregistrement de la saisie
26
Preacutesentation de la solution La consultation des factures
Ecran de consultation de la facture
Consultation des informations relatives agrave la facture
Informations destinataire
Informations fournisseur
Cadre de facturation
Montants engageacutes
Reacutefeacuterences du marcheacute
Visualisation de la facture originale
Teacuteleacutechargement de la facture
au format pivot (qui contient toutes les PJ + facture originale)
au format PDF avec ou sans les PJ (y compris la facture originale)
Consultation du cycle de vie de la facture (annuleacute commandeacute consulteacute associeacute agrave un bon de
commande factureacute)
La possibiliteacute drsquoutiliser une facture preacuteceacutedente pour en creacuteer une nouvelle
Affichage du certificat de deacutepocirct et du bordereau de suivi
27
A lrsquoinstar de Chorus factures
La solution mutualiseacutee-CPP 22017 permettra au fournisseur drsquoobtenir des informations concernant les diffeacuterentes dates de traitement de sa facture tant par la solution mutualiseacutee que par le destinataire
Ces informations sont mises agrave disposition du fournisseur par la remonteacutee du flux cycle de vie et pourront ecirctre compleacuteteacutees par la personne publique au moyen dun champ en saisie libre
Preacutesentation de la solution La visualisation du cycle de vie de la facture
28
Acteurs
Statuts visibles pour le
fournisseur
Activiteacutes
Statut obligatoire
Fournisseur
Deacutepocirct des donneacutees de
facturation
Reacutecupeacuteration des donneacutees
de facturation
Liquidation Mandatement Comptabilisation
du paiement
Deacuteposeacutee Mise agrave disposition
du destinataire
Mise en
paiement
En cours drsquoacheminement
vers le destinataire
Rejeteacutee
Service ordonnateur Service comptable
1 3
7
2
4
Acceptation
des donneacutees
de facturation
SI Financier (EDI)
Espace Factures (Portail)
SI Financier SI Financier SI FINANCIER OU
HELIOS
Envoi des
donneacutees de
facturation
CPP 2017
Mise agrave
disposition
du
comptable
6
Suspendue 5
Statut obligatoire(selon les situations)
BDF
Mise agrave jour
statut
Preacutesentation de la solution Le processus global et ses eacutetapes
29
Types de controcircle CPP Destinataire
Coheacuterence du flux et seacutecuriteacute
Structure de donneacutees
Coheacuterence des donneacutees
Les controcircles meacutetiers
Les controcircles meacutetiers reacutealiseacutes par la structure publique destinataire de la facture comprennent notamment les controcircles de reacutefeacuterentiels relatifs agrave lrsquoengagement et au code service
Les SI destinataires pourront opeacuterer des controcircles meacutetiers additionnels en fonction des possibiliteacutes de parameacutetrage offertes par les eacutediteurs
Preacutesentation de la solution Les controcircles effectueacutes ndash vue drsquoensemble
30
Preacutesentation de la solution Le deacutelai global de paiement (DGP)
La date servant au point de deacutepart du DGP (sous reacuteserve de service fait) peut varier selon les cas drsquoeacutemission de la facture
En mode EDI crsquoest la date de lrsquoacquittement technique eacutemis par le SI du destinataire
En mode portailservice crsquoest la date de notification par mail au destinataire de la mise agrave disposition de la facture sur lrsquoespace factures
Et en cas de litige entre le fournisseur et le pouvoir adjudicateur la date servant de point de deacutepart au DGP sera la date de deacutepocirct de la facture sur CPP + 2 jours
Dans le cas des marcheacutes de travaux la date servant de point de deacutepart au DGP reste la transmission du projet de deacutecompte du fournisseur agrave la MOE ou le DGD lorsqursquoil est remis au pouvoir adjudicateur
Ces diffeacuterentes dates seront traceacutees et consultables dans CPP Toutefois CPP nrsquoa pas vocation agrave calculer le DGP
31
La personne publique a la possibiliteacute de communiquer le statut laquo suspendue raquo lorsqursquoune piegravece justificative manque pour la liquidation mise en paiement
Cette fonctionnaliteacute eacutevite de devoir rejeter le dossier de facturation en cas de PJ manquante
1 La personne publique notifie en commentaire la nature de la piegravece manquante et suspend le deacutelai de paiement
2 Le fournisseur se connecte au portail (mode service ou mode portail) afin de deacuteposer lales piegravece(s) compleacutementaire(s)
NB les reacutecepteurs de factures conservent la possibiliteacute de demander les piegraveces compleacutementaires selon les mecircmes modaliteacutes qursquoaujourdrsquohui (papier courriel etc)
La suspension des factures
Lorsque la collectiviteacute locale ou lrsquoEPN rejette pour cause drsquoerreur sur les donneacutees drsquoacheminement de la facture (SIRET destinataire) elle doit typer speacutecifiquement le rejet afin de permettre au fournisseur srsquoil le souhaite de recycler les donneacutees de facturation
Le rejet et la possibiliteacute de recycler les factures
Preacutesentation de la solution Focus sur le rejet et la suspension de factures
32
Preacutesentation de la solution Les cas de gestion de la sous-traitance
Les sous-traitants admis au paiement direct peuvent adresser directement leur demande de paiement agrave la personne publique Un accord preacutealable du titulaire est cependant neacutecessaire avant la mise en paiement
Sous-traitant eacutedition et transmission drsquoune demande de paiement en mode EDI ou mode portail sur laquelle le mode de facturation est preacuteciseacute
Titulaire validation de la demande de paiement du sous-traitant en se connectant en mode portail
Actions des fournisseurs
Reacuteception de la demande de paiement du sous-traitant valideacutee par le titulaire
Liquidation et mandatement (aucune action speacutecifique)
Actions de lrsquoordonnateur
Remarques Selon la reacuteglementation et sans validation sous un deacutelai de 15 jours la demande de paiement est consideacutereacutee
comme valideacutee Elle est transmise au pouvoir adjudicateur destinataire
Le titulaire est informeacute des paiements effectueacutes au sous-traitant via les informations du cycle de vie
Le mode de facturation est preacuteciseacute dans le flux pivot pour informer lrsquoordonnateur qursquoil srsquoagit drsquoune demande de paiement lieacutee agrave un acte de sous-traitance
La facture eacutemise par le sous-traitant et adresseacutee au titulaire peut ecirctre inseacutereacutee sous forme de piegravece jointe
33
Documents eacutechangeacutes
Facturation en cours de marcheacute
Facturation en fin de marcheacute
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution La prise en compte des marcheacutes de travaux
Projet de deacutecompte mensuel
Etat drsquoacompte
Deacutecompte mensuel
Etat drsquoacompte
valideacute
Projet de deacutecompte
final
Deacutecompte final
Projet de deacutecompte
geacuteneacuteral
Deacutecompte Geacuteneacuteral
Deacutecompte Geacuteneacuteral et
Deacutefinitif
Dans le cadre des marcheacutes de travaux la solution CPP prendra en charge les processus de facturation suivants
Tous les documents concourant agrave la mise en paiement peuvent ecirctre deacuteposeacutes transmis agrave CPP 2017
La solution permet le deacutepocirct en mode portail de documents par un deacuteposant autre que le producteur du document (exemple deacutepocirct drsquoun eacutetat drsquoacompte produit par une MOE et deacuteposeacute par un fournisseur)
Les acteurs habiliteacutes agrave deacuteposer ces piegraveces concourant agrave la mise en paiement peuvent ecirctre distincts des acteurs en charge de leur production initiale
Fournisseur
Fournisseur Ordonnateur
(Service financier)
Ordonnateur
(Service financier)
34
Preacutesentation de la solution La sollicitation de lrsquoassistance
Le module drsquoassistance de la solution mutualiseacutee permet de reacutepondre agrave lrsquoensemble des questions poseacutees par les eacutemetteurs et reacutecepteurs de factures
bull Principes
bull Les eacutemetteurs peuvent solliciter lrsquoassistance de la solution mutualiseacutee-CPP 2017 suite agrave des difficulteacutes techniques ou applicatives Les eacutemetteurs peuvent eacutegalement solliciter les reacutecepteurs de facture pour toute question meacutetier relative au traitement de leurs factures
bull Modaliteacute
bull Chaque sollicitation est mateacuterialiseacutee par un laquo ticket raquo renseigneacute par lrsquoeacutemetteur via un formulaire de demande drsquoassistance en preacutecisant les informations requises pour le traitement de sa demande (ex numeacutero de facture) Des piegraveces jointes peuvent y ecirctre ajouteacutees (ex capture drsquoeacutecran)
Les fournisseurs et les entiteacutes publiques peuvent eacutegalement acceacuteder agrave une base de connaissance par lrsquointermeacutediaire drsquoun assistant virtuel afin drsquoobtenir des reacuteponses aux questions les plus freacutequemment poseacutees
35
Preacutesentation de la solution Assistance _ Mise en place drsquoun avatar
36
Preacutesentation de la solution Assistance _ Mise en place drsquoun avatar
37
Sommaire
Contexte
Preacutesentation de la solution
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017
38
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017
La deacutemateacuterialisation des factures srsquoinscrit deacutesormais dans une obligation progressive au sein du secteur public comme dans de nombreux pays europeacuteens
Degraves 2017 les grandes entreprises devront adresser leurs factures au secteur public sous forme eacutelectronique
La neacutecessiteacute de reacutealiser des travaux de raccordement et drsquoadapter les processus de facturation incite agrave initier le projet pour ecirctre au rendez vous
Il faut notamment srsquoassurer de la bonne adaptation de votre systegraveme drsquoinformation et de vos processus
Gestion des informations neacutecessaires au bon traitement de la facture
Choix du mode drsquoeacutemission et du format
Capaciteacute agrave produire le format retenu
Raccordement technique en cas de choix du mode EDI
39
Chaque entiteacute publique a la faculteacute de rendre obligatoire pour les factures la concernant les informations relatives
Au code service destinataire
Agrave la reacutefeacuterence drsquoengagement (reacutefeacuterence au marcheacute ou agrave la commande)
Il sera possible de veacuterifier le caractegravere obligatoire de ces informations dans la solution mutualiseacutee via lrsquoannuaire
Ces informations devront ecirctre porteacutees sur la facture remise par le fournisseur Il faudra donc srsquoassurer de la bonne communication de ces informations par les entiteacutes publiques
A noter que pour lrsquoEtat ces informations sont toujours obligatoires
Reacutefeacuterence agrave lrsquoengagement juridique
Code service exeacutecutant
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017 Gestion des informations neacutecessaires au traitement de la facture
40
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017 Le choix drsquoun raccordement via un opeacuterateur de deacutemateacuterialisation
Les opeacuterateurs de deacutemateacuterialisation assurent deux principales missions la production et la transmission des flux au format et avec les informations
attendues par le reacutecepteur
la garantie des aspects fiscaux notamment lrsquoarchivage des factures deacutemateacuterialiseacutees
Les fournisseurs ne sont pas contraints de passer par un opeacuterateur et peuvent internaliser leur solution de deacutemateacuterialisation
LrsquoAIFE observe un principe de neutraliteacute dans le choix des opeacuterateurs LrsquoAIFE a pris la deacutecision de ne pas intervenir dans le choix du mode de
deacutemateacuterialisation de ses fournisseurs Les fournisseurs peuvent aussi bien choisir une deacutemateacuterialisation avec des outils internes que de passer par un opeacuterateur de deacutemateacuterialisation
LrsquoAIFE a par ailleurs fait le choix de ne certifier aucun opeacuterateur de deacutemateacuterialisation Le fournisseur est libre de choisir son opeacuterateur de deacutemateacuterialisation et de deacutefinir avec lui les conditions de leur collaboration
A ce jour plusieurs opeacuterateurs sont raccordeacutes agrave la solution actuelle Chorus factures Les fournisseurs sont totalement libres du choix de leur opeacuterateur
41
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017 Qualification et modaliteacutes de raccordement des flux (EDI)
Les fonctions de qualification des flux seront offertes aux utilisateurs du portail front de CPP 2017 (fournisseurs et entiteacutes publiques) Au travers de cet espace du portail front lrsquoutilisateur pourra
1 Tester en mode self service les diffeacuterents types de flux accepteacutes par la solution (factures meacutemoires de justice avis des sommes agrave payer cycle de vie etc)
2 Reacutecupeacuterer un rapport drsquoanalyse de son flux indiquant les erreurs rencontreacutees
3 Obtenir des compte-rendus et des flux de cycle de vie contextualiseacutes
4 Reacutecupeacuterer les fichiers de description des diffeacuterents flux et des exemples de flux preacute-remplis
Lrsquoutilisateur pourra eacutegalement deacuteposer des fiches de raccordement EDI pour interconnecter son SI de recette avec la plateforme de qualification CPP2017 et son SI de production avec le SI de production de CPP2017
Une fois les SI raccordeacutes en qualification lrsquoutilisateur pourra suivre le traitement de ses flux eacutemis en EDI vers la plateforme de qualification
Les raccordement EDI sont drsquoores et deacutejagrave possibles avec Chorus factures pour lrsquoEtat et permettront de beacuteneacuteficier du raccordement pour tout le secteur public au 1er janvier 2017
42
Action fournisseur Action commune AIFE fournisseur
S1 S2 S3 S4 S5 S6 S7 S8 - hellip
Deacutep
loie
men
t
Racc technique
Deacuteveloppement des flux
Assistance CPP
Tests unitaires Via Espace de
qualification CPP2017
Tests
Suivi des premiers flux
Demande de raccordement en
qualification
Tests
et
recett
e
Co
nstr
ucti
on
Demande de raccordement en
production
Deacuteclaration dans lrsquoespace
de qualification de CPP
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017 Espace qualification Macro planning des travaux de raccordement
43
Le calendrier drsquoici janvier 2017 Des pilotes degraves mi 2016
Nombre de pilotes et type drsquoentiteacutes Outre les services de lrsquoEtat deacutejagrave dans Chorus Factures 18 entiteacutes seront
deacutesigneacutees pour ecirctre pilote de la solution en juin 2016
Entiteacutes pilotes Type de structure Editeur
Universiteacute de Lorraine EPN SAP AMUE
Pole emploi EPN SAP
CNRS EPN SAP
CCI Paris EPN SIGMA
Lyceacutee Bernart de Ventadour EPLE GFC
Commune de Paris SPL SAP
Meacutetropole de Brest SPL ATOS (en lien avec e-
Megalis)
Communauteacute de communes de Parthenay SPL Berger Levrault
Commune de Le Monetier les Bains SPL Berger Levrault
Conseil reacutegional de Provence Alpes Cote drsquoAzur
SPL GFI
Conseil deacutepartemental de lrsquoAube SPL GFI (en lien avec SPL
xdeacutemat)
Office Public de lrsquoHabitat Vosgelis SPL AAERON
Lille Meacutetropole SPL CGI
Ville de Bordeaux SPL CGI
APHP EPS SAP
CHU Amiens EPS MIPIH (en lien avec UNIHA)
CH Gpt Hospitalier Eaubonne Montmorency EPS AGFA
DGAC ETAT SAP
44
Le calendrier drsquoici janvier 2017 Des pilotes degraves mi 2016 les objectifs
La reacutealisation de pilotes preacutealablement agrave la geacuteneacuteralisation permet de tester la solution mutualiseacutee CPP2017 dans sa dimension technique comme dans celle de lorganisation et de ladheacutesion des utilisateurs
Lexpeacuterience des sites pilotes permet de preacuteparer le deacuteploiement de mieux en appreacutecier la charge et den identifier les difficulteacutes a priori
La phase pilote de mise en œuvre du service doit permettre de
3 Srsquoassurer que lrsquoensemble du processus est opeacuterant et maitriseacute par les acteurs
2 Seacutecuriser les modaliteacutes de deacuteploiement et drsquoassistance
1 Srsquoassurer de lrsquoadheacutesion et lrsquoappropriation des utilisateurs des structures priveacutees ou publiques agrave utiliser la solution mutualiseacutee CPP2017
Traiter les problegravemes
rencontreacutes et proposer des plans drsquoaction
4 Valider le bon fonctionnement de la solution en situation reacuteelle
45
En synthegravesehellip
Initialement mise en œuvre dans un cadre facultatif fondeacute sur le choix de lrsquoentreprise la deacutemateacuterialisation des factures srsquoinscrit deacutesormais dans une obligation progressive au sein du secteur public avec la mise agrave disposition drsquoune plateforme partageacutee comme cela eacuteteacute fait dans de nombreux pays europeacuteens
Elle constitue une opportuniteacute de modernisation des eacutechanges entre les fournisseurs et le secteur public et illustre une nouvelle deacutemarche de mutualisation de systegraveme drsquoinformation entre les acteurs du secteur public permettant drsquooptimiser les gains et faciliter la mise en œuvre
Les entiteacutes publiques et les grands fournisseurs sont concerneacutes par lrsquoobligation degraves 1er janvier 2017 avec la reacutealisation de laquo pilotes raquo degraves la mi-2016 Des pilotes seront reacutealiseacutes degraves mi-2016
La publication des speacutecifications externes permet aux fournisseurs drsquoanticiper la deacutemarche en deacutefinissant leur trajectoire et leurs modaliteacutes de mise en œuvre
Vous pouvez drsquoores et deacutejagrave vous inscrire sur Chorus Factures HTTPSCHORUS-FACTURESBUDGETGOUVFR
46
En savoir plus
Sur le site de lrsquoAIFE wwweconomiegouvfraifeagence-pour-linformatique-financiere-letat-0
Sur le site laquo collectiviteacutes locales raquo httpwwwcollectivites-localesgouvfr
aife_officiel
47
En synthegravese hellip
48
49
Gestion des factures
Saisie Creacuteation Modification Validation Suppression
Recherche
Suivi du cycle de vie
Deacutepocirct unitaire XMLPDF
Archivage
Liste fiscale
Consultation et teacuteleacutechargement
Deacutepocirct en masse format mixte XMLPDF
Tableaux de bord
Qualification des flux
Deacutepocirct de flux
Analyse de flux
Reacutecupeacuteration dun flux type
Reacutecupeacuteration dun flux cycle de vie
Creacuteation dune fiche de raccordement EDI
Suivi des flux
Qualification des API
Gestion des bons de commandes
(pour les services de lrsquoEtat)
Recherche
Consultation et teacuteleacutechargement
Tableau de bord
Notification
Notification
Workflow de validation
Gestion piegraveces jointes
Recyclage
Certificat de deacutepocirct
Liste des factures agrave traiter
Preacutesentation de la solution Les principales fonctionnaliteacutes de la solution mutualiseacutee
Liste des eacutevegravenements intervenus sur le bon de commande
50
Gestion des utilisateurs et fournisseurs Assistance fournisseurs
Recherche
Saisie sollicitation
Suivi sollicitation
Modification clocircture sollicitation
Synthegravese requecircte
Consultation et teacuteleacutechargement
Recherche
Gestion compte utilisateur
Authentification compte utilisateur
Gestion de la base de connaissance
Tableau de bord
Gestion fiche entiteacute
Gestion Mandat Facturation
Gestion du support
Prise en charge une sollicitation
Liste des eacutevegravenements
Gestion piegraveces jointes
Notification
Consultation et teacuteleacutechargement
Notification
Assistance documentaire
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution Les principales fonctionnaliteacutes de la solution mutualiseacutee
Creacuteation compte utilisateur
Creacuteation fiche entiteacute
51
Statut Fait geacuteneacuterateur COLL EPN ETAT
Deacuteposeacutee
La facture a eacuteteacute deacuteposeacutee par le fournisseur (en mode EDI ou en
mode Portail) les diffeacuterents controcircles ont eacuteteacute reacutealiseacutes et la
facture a pu ecirctre inteacutegreacutee au laquo reacutefeacuterentiel factures raquo
En cours
drsquoacheminement
La facture a eacuteteacute envoyeacutee par la solution mutualiseacutee au
destinataire
Mise agrave disposition du
destinataire
Mode EDI reacuteception du flux drsquoacquittement du SI destinataire
Mode Portail Le destinataire est notifieacute par courriel de la
mise agrave disposition de la facture sur lrsquoespace factures
Rejeteacutee La facture est rejeteacutee par le service destinataire (ex erreur de
destinataire donneacutees de facturation erroneacutees etc)
Suspendue Le traitement de la facture peut ecirctre suspendu lorsqursquo une ou
plusieurs piegraveces justificatives sont manquantes Facultatif
Mise agrave disposition du
comptable
Le mandat demande de paiement a eacuteteacute inteacutegreacute par SI du
comptable Facultatif
Comptabiliseacutee Le mandat demande de paiement a eacuteteacute valideacute par le payeur et
comptabiliseacute Facultatif
Mise en paiement Le flux de virement a eacuteteacute envoyeacute agrave la Banque de France
Facultatif
Hors mode
EDI
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution Les statuts meacutetiers remonteacutes aux fournisseurs
Non disponible disponible et obligatoire
52
Deux circuits sont possibles au regard de la reacuteglementation Un 1er circuit preacutevoit une facturation globale par le mandataire (facturation inteacutegrant de multiples beacuteneacuteficiaires de paiement)
Edition drsquoune
demande de
paiement
globale
Transmission
Deacutepocirct de la
demande de
paiement globale
Traitement de la
demande de
paiement
globale
Mise en paiement
de la demande de
paiement globale
Mandataire Personne
publique
Personne
publique
Acheminement de la demande de paiement jusqursquoagrave son destinataire
Mandataire
Paiement de chaque cotraitant figurant dans la demande de paiement globale
Mandataire eacutedition drsquoune demande de paiement globale preacutecisant la part de prestations agrave reacutegler directement aupregraves de chaque cotraitant sur laquelle le mode de facturation est preacuteciseacute (laquo demande de paiement globale raquo)
Cotraitant aucune action agrave reacutealiser dans la solution mutualiseacutee
Actions des fournisseurs
Reacuteception de la demande de paiement en mode EDI si le SI du destinataire est raccordeacute ou en mode Portail dans lrsquoEspace Factures
Les informations fournit sur le mode de
facturation indique agrave lrsquoordonnateur qursquoune action speacutecifique est agrave reacutealiser sur la demande de paiement
Creacuteation drsquoautant de mandat que de beacuteneacuteficiaires de paiement en y joignant en piegravece-jointe la demande global eacutemise par le titulaire ainsi que les eacuteventuelles piegravece-jointes
Actions de lrsquoordonnateur 1 2
Remarque Seul lrsquoeacutemetteur de la demande de paiement a accegraves au suivi du cycle de vie Le cotraitant sollicite donc le
mandataire ou la personne publique directement pour obtenir de lrsquoinformation sur le paiement de ses demandes de paiement
Lrsquoordonnateur est informeacute via le flux pivot qursquoil srsquoagit drsquoune demande de paiement lieacutee agrave un acte de cotraitance
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution La co-traitance (12)
53
Le 2nd circuit possible en cas cotraitance preacutevoit une facturation par le cotraitant avec validation de la demande de paiement par le mandataire
Edition drsquoune
demande de
paiement
Transmission
Deacutepocirct de la
demande de
paiement
Validation de la
demande de
paiement
Traitement de la
demande de
paiement
Mise en
paiement de la
demande de
paiement
Cotraitant Cotraitant Mandataire Personne
publique
Personne
publique
Sollicitation du mandataire
Acheminement de la demande de paiement jusqursquoagrave son destinataire
Remarques Seul lrsquoeacutemetteur de la demande de paiement a accegraves au suivi du cycle de vie Le mandataire nrsquoa donc pas accegraves
au suivi du traitement de la demande de paiement de ses cotraitants
Lrsquoordonnateur est informeacute via le flux pivot qursquoil srsquoagit drsquoune demande de paiement global de cotraitance
Cotraitant eacutedition et transmission drsquoune demande de paiement en mode EDI ou mode portail sur laquelle le mode de facturation est preacuteciseacute
Mandataire validation de la demande de paiement du titulaire en se connectant en mode portail
Actions des fournisseurs 1
Statut laquo en attente de validation raquo
Reacuteception de la demande de paiement du cotraitant valideacutee par le mandataire
Liquidation et mandatement (aucune action speacutecifique)
Actions de lrsquoordonnateur 2
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution La co-traitance (22)
54
Deacuteposant drsquoune piegravece
Deacutepocirct par le fournisseur drsquoun projet de deacutecompte et validation MOEMOA sur le portail
(En piegravece-jointe de lrsquoeacutetat drsquoacompte)
Deacutepocirct par le fournisseur drsquoun eacutetat drsquoacompte(sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOE hors CPP)
Deacutepocirct par le fournisseur drsquoun eacutetat drsquoacompte valideacute (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOA hors CPP)
NA (En piegravece-jointe de lrsquoeacutetat drsquoacompte)
Deacutepocirct par la MOE de lrsquoeacutetat drsquoacompte (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec le fournisseur dans CPP ou hors CPP)
Deacutepocirct par la MOE de lrsquoeacutetat drsquoacompte valideacute (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOE hors CPP)
NA (En piegravece-jointe de lrsquoeacutetat drsquoacompte valideacute)
(En piegravece-jointe de lrsquoeacutetat drsquoacompte valideacute)
Deacutepocirct par la MOA de lrsquoeacutetat drsquoacompte valideacute (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec le fournisseur et la MOE dans CPP ou hors CPP)
Projet de
deacutecompte mensuel
Etat
drsquoacompte
Deacutecompte
mensuel
Etat drsquoacompte
valideacute
Fournisseur
Maitrise drsquoouvrage
(mode service uniquement via
un portail amont)
Maitrise drsquoŒuvre
6 cas drsquoutilisation ont eacuteteacute deacutefinis pour permettre la prise en charge dans la solution CPP des piegraveces neacutecessaires agrave la facturation en cours de marcheacute
Produit par le fournisseur Produit par la MOE Produit par la MOE Produit par la MOA
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution Les marcheacutes de travaux La facturation en cours de marcheacute
55
Deacuteposant drsquoune piegravece
Deacutepocirct par le fournisseur drsquoun projet de deacutecompte et validation MOEMOA sur le portail
NA NA NA Deacutepocirct par le fournisseur du DGD (apregraves eacutechanges preacutealables avec la MOAMOE dans CPP ou hors CPP)
NA (En piegravece-jointe du projet de deacutecompte
geacuteneacuteral)
Deacutepocirct par la MOE du projet de deacutecompte geacuteneacuteral (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec le fournisseur dans CPP ou hors CPP)
Deacutepocirct par la MOE du deacutecompte geacuteneacuteral (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOA hors CPP)
NA
NA NA (En piegravece-jointe du deacutecompte geacuteneacuteral)
Deacutepocirct par la MOA du deacutecompte geacuteneacuteral (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOE dans CPP ou hors CPP)
NA
Fournisseur
Maitrise drsquoouvrage
(mode service uniquement via
un portail amont)
Maitrise drsquoŒuvre
5 cas drsquoutilisation ont eacuteteacute deacutefinis pour permettre la prise en charge dans la solution CPP des piegraveces neacutecessaires agrave la facturation en fin de marcheacute
Projet de
deacutecompte final
Deacutecompte
final
Projet de
deacutecompte geacuteneacuteral
Deacutecompte
Geacuteneacuteral
Deacutecompte
Geacuteneacuteral et Deacutefinitif
Produit par le fournisseur Produit par la MOE Produit par la MOA Produit par la MOE Produit par le fournisseur
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution Les marcheacutes de travaux La facturation en fin de marcheacute
56
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017 Modaliteacutes de raccordement les protocoles utiliseacutes
Les protocoles retenus pour assurer les eacutechanges en mode flux sont
PeSIT HS E avec chiffrement TLS ndash Le chiffrement du flux sous TLS est initieacute via certificats Bi-cleacutes SSL conformes
RGS fournis par lrsquoAIFE issus drsquoune autoriteacute de certification les partenaires srsquoauthentifiant aujourdrsquohui mutuellement de maniegravere forte
SFTP ndash SSH seacutecurisant les eacutechanges avec chiffrement par bi-cleacutes conformes aux exigences
du cycle de vie des secrets (cleacutes DSA 2048 minimum PS 22 regravegles de creacuteation dureacutee de vie)
AS2 avec chiffrement TLS
Un seul protocole de raccordement est autoriseacute pour un flux donneacute
13
Preacutesentation de la solution Une eacutevolution dans la continuiteacute
La solution mutualiseacutee Chorus Portail Pro 2017 srsquoinscrit dans la continuiteacute de Chorus Factures solution mise en œuvre par lrsquoEtat depuis le 1er janvier 2012
Elle permet drsquoassurer le deacutepocirct le suivi et la mise agrave disposition des 100 millions de factures annuelles sur le peacuterimegravetre de lrsquoEtat du secteur public local (y compris le secteur hospitalier) et des eacutetablissements publics
Les entiteacutes publiques ayant des Portails laquo tiers raquo offrant des services agrave valeur ajouteacutee pourront inteacutegrer les services de la solution mutualiseacutee CPP 2017 (transmission de factures suivi des factures recherche et consultation gestion des comptes) agrave lrsquoaide dAPI
Elle srsquoinscrira en coheacuterence avec les travaux du SGMAP sur lrsquoidentiteacute numeacuterique (France Connect) et lrsquoEtat plateforme
La compatibiliteacute ascendante est assureacutee pour les fournisseurs deacutejagrave connecteacutes agrave Chorus Factures Les fournisseurs sont inciteacutes agrave initier degraves agrave preacutesent les travaux de raccordement
14
1 2 3
Le fournisseur
choisit son mode drsquoeacutemission
Lrsquoentiteacute publique
choisit son mode de reacuteception
La solution mutualiseacutee facilite le traitement de la facture en
proposant un flux pivot unique
Le fournisseur et lrsquoentiteacute publique choisissent indeacutependamment leurs modaliteacutes drsquoeacutemissionreacuteception
Le flux pivot est identique quel que soit lrsquoeacutemetteur le format de transmission et le destinataire
Ce flux contient les donneacutees permettant la creacuteation drsquoune demande de paiement la facture sous forme de piegravece jointe ainsi que le cas eacutecheacuteant les piegraveces justificatives compleacutementaires
Mode Portail visualisation et teacuteleacutechargement
Mode EDI injection automatique du flux et visualisation de la facture via une feuille de style
Mode service mise agrave disposition des services pour les SI des entiteacutes publiques sous forme drsquoAPI
Mode Portail deacutepocirct (PDF signeacute ou non signeacute PDF mixte XML) ou saisie
Mode EDI transmission de flux au format structureacute ou mixte (selon les formats deacutefinis lors de la concertation)
Mode service mise agrave disposition des services du Portail sous forme drsquoAPI
Preacutesentation de la solution Grands principes de la solution mutualiseacutee (22)
15
Destinataires finaux
Preacutesentation de la solution Vue simplifieacutee de la solution
Secteur public local
Etat Etablissements publics
Opeacuterateur de deacutemateacuterialisation
Solution mutualiseacutee Chorus Portail Pro
Systegraveme drsquoeacutechange
Portail de services (API)
Portail de qualification des flux et services
Portail fournisseur
Deacutepocircts xml et Pdf
Saisie
Suivi
Assistance et support
Archivage
Templates
Flux types
Validation
Raccordements
Echange de flux UBLCIIISO20020
EDIFACThellip
Saisie
Deacutepocirct
Flux Pivot (format unique)
Statuts drsquoavancement
EDI
EDI
16
La solution Chorus Portail Pro 2017 est accessible depuis Internet
Les entreprises pourront acceacuteder agrave la solution via le Portail Internet Gestion Publique de la DGFiP Pour les entreprises deacutejagrave inscrites agrave Chorus Factures leurs comptes seront repris
Pour les entreprises inscrites agrave la PLACE de lrsquoEtat leur compte sera utilisable
Lrsquoadministrateur de lrsquoentiteacute pourra habiliter en ligne les utilisateurs de lrsquoentiteacute pour deacutefinir les espaces et le peacuterimegravetre des factures accessibles
Un utilisateur peut ecirctre habiliteacute sur plusieurs entreprises etou eacutetablissements
Preacutesentation de la solution Principes de fonctionnement du portail Organisation du portail
Accueil connecteacute
Factures Qualification
Assistance
Utilisateurs
Accueil deacuteconnecteacute
17
Preacutesentation de la solution Les types de factures pris en charge
La solution prend en charge les demandes de paiement srsquoappuyant sur
Les factures directes agrave destination de personnes publiques
Les avoirs
Les factures de recette issues des entiteacutes publiques
Les demandes de paiement des sous-traitants admis au paiement direct
Les demandes de paiement des cotraitants
Le document de facturation en appui des marcheacutes de travaux ndash Projet de deacutecompte
ndash Etat drsquoacompte
ndash Deacutecompte Geacuteneacuteral et Deacutefinitif(signature reacutealiseacutee hors outil)
La solution assure lrsquoarchivage des factures La solution mutualiseacutee prend en charge lrsquoarchivage des factures qui lui sont
transmises par les eacutemetteurs qursquoils soient priveacutes ou publics qui resteront consultables pendant 10 ans
18
Principe chaque eacutemetteur est identifieacute de maniegravere unique dans la solution mutualiseacutee-CPP 2017 quelles que soient les modaliteacutes de transmission
Pour les eacutemetteurs de factures cette identification repose sur trois eacuteleacutements
bull Le code pays bull Le type drsquoidentifiant bull Lrsquoidentifiant
Siegravege social Type drsquoidentifiant
France SIRET
UE (hors France) Ndeg de TVA intracommunautaire
Extracommunautaire (hors UE et hors France)
Code pays + 16 premiers caractegraveres de la raison sociale
Polyneacutesie Franccedilaise Ndeg Tahiti
Nouvelle Caleacutedonie RIDET
Fournisseurs en cours drsquoimmatriculation
Code pays + 16 premiers caractegraveres de la raison sociale
Le type drsquoidentifiant pour les eacutemetteurs repose sur
Preacutesentation de la solution Lrsquoidentification de lrsquoeacutemetteur par la solution mutualiseacutee
19
Preacutesentation de la solution Modaliteacutes drsquoidentification du destinataire par le fournisseur
Principe chaque reacutecepteur est identifieacute de maniegravere unique dans la solution mutualiseacutee-CPP 2017 quelles que soient les modaliteacutes de transmission
Secteur public local et EPN
Etat
Le SIRET est lrsquoidentifiant unique de la personne publique destinataire
Les destinataires de factures peuvent demander agrave leur fournisseur de renseigner une information compleacutementaire sur la facture portant sur le code service du service destinataire
Les modaliteacutes drsquoidentification du service de lrsquoEtat sont inchangeacutees par rapport agrave Chorus factures avec
bull Un service identifieacute par un code service exeacutecutant associeacute agrave un SIRET commun
20
Preacutesentation de la solution Les parameacutetrages effectueacutes par le destinataire
La solution mutualiseacutee prend en compte la diversiteacute des entiteacutes publiques en terme drsquoorganisation (traitement centraliseacute deacutecentraliseacute des factures) et les pratiques diverses en matiegravere drsquoengagement preacutealable agrave la deacutepense
Chaque entiteacute publique a ainsi la faculteacute de rendre obligatoire pour les factures la concernant les informations relatives
Au code service destinataire
Agrave la reacutefeacuterence drsquoengagement (reacutefeacuterence au marcheacute ou agrave la commande)
Ces informations devront dans ce cas ecirctre porteacutees sur la facture remise par le fournisseur
Il sera possible de veacuterifier le caractegravere obligatoire de ces informations dans la solution mutualiseacutee via lrsquoannuaire
21
Deacutepocirct manuel saisie des donneacutees de
facturation
CPP 2017
Envoi Reacuteception en EDI des donneacutees de
facturation
API manager
Quatre modaliteacutes de transmission des donneacutees de facturation sont proposeacutees aux fournisseurs
la saisie manuelle des donneacutees de facturation via un formulaire sur le portail CPP
le deacutepocirct des donneacutees de facturation au format PDF (signeacute ou non signeacute) ou au format XML
la solution CPP2017 permettra un import de masse de factures (Import au format xml ou PDF Mixte A3)
la transmission en mode EDI soit
ndash en adressant directement ses flux agrave la solution mutualiseacutee
ndash Via un opeacuterateur de deacutemateacuterialisation
ndash via un portail amont connecteacute (en API) agrave la solution mutualiseacutee CPP 2017 dans des cas speacutecifiques pour les entiteacutes publiques
B
D
C
A
B
C
D
Mode Portail
Mode EDI
API
Mode EDI
Mode EDI
Opeacuterateur de deacutemateacuterialisation
Portail Amont dans des cas speacutecifiques
Fournisseurs
A
Preacutesentation de la solution Les modes drsquoeacutemission
A
22
1
Le format Standard Universal Business Language
- UBL Invoice
Structureacute ou minimal
2
Le format Cross Industry Invoice (United Nations
Centre for Trade Facilitation and Electronic Business)
Structureacute ou minimal
3
Le format PES_V2 Facture (utiliseacute dans le secteur public
local)
4
Les autres formats reacutefeacuterenceacutes par le CEN dans
le cadre des travaux sur le modegravele seacutemantique europeacuteen
5
Un format PDF Mixte
(PDFA3 en cours de deacutefinition)
6
le format PDF simple (signeacute ou non signeacute) est
supporteacute dans le cadre de la fonctionnaliteacute de deacutepocirct en
mode portail
La possibiliteacute de joindre des piegraveces jointes agrave la facture sera supporteacutee quelle que soit la modaliteacute
drsquoeacutemission
Diffeacuterents formats syntaxiques sont pris en charge par la solution mutualiseacutee afin de faciliter lrsquoeacutemission de factures par les
fournisseurs
Preacutesentation de la solution Les formats retenus
23
Preacutesentation de la solution Lrsquoespace laquo Mes factures raquo
24
Preacutesentation de la solution Lrsquoespace laquo Mes factures raquo
Le bloc laquo Fil drsquoeacutevegravenements raquo recense les derniegraveres actions et eacutevegravenements intervenus sur le traitement des factures
Le bloc laquo Mes factures raquo permet
la consultation de lrsquoeacutetat courant des factures eacutemise par lrsquoentreprise
lrsquoaccegraves rapide agrave la consultation au teacuteleacutechargement et agrave le teacuteleacutechargement des factures
Le bloc laquo Actions raquo permet un accegraves rapide aux principales actions disponibles
Traiter et consulter une facture
Consulter le stock des factures reccedilues
Rechercher une facture
Le bloc laquo Actualiteacutes raquo de la solution mutualiseacutee-CPP 2017 lieacutees agrave lrsquoespace laquo Mes factures raquo
25
Preacutesentation de la solution La saisie des factures en ligne
Ecran de saisie drsquoune facture pour le fournisseur
Saisie des donneacutees geacuteneacuterales drsquoune facture
Donneacutees leacutegales du destinataire et du fournisseur
Cadre de facturation
Identification du marcheacute et des modaliteacutes de paiement
Saisie du deacutetail de la facture
Creacuteation eacutedition et suppression de lignes de facturations
Preacutecision quant aux produits factureacutes et aux montants dus
Possibiliteacute drsquoadjoindre des piegraveces jointes
Possibiliteacute de teacuteleacutecharger
Validation annulation enregistrement de la saisie
26
Preacutesentation de la solution La consultation des factures
Ecran de consultation de la facture
Consultation des informations relatives agrave la facture
Informations destinataire
Informations fournisseur
Cadre de facturation
Montants engageacutes
Reacutefeacuterences du marcheacute
Visualisation de la facture originale
Teacuteleacutechargement de la facture
au format pivot (qui contient toutes les PJ + facture originale)
au format PDF avec ou sans les PJ (y compris la facture originale)
Consultation du cycle de vie de la facture (annuleacute commandeacute consulteacute associeacute agrave un bon de
commande factureacute)
La possibiliteacute drsquoutiliser une facture preacuteceacutedente pour en creacuteer une nouvelle
Affichage du certificat de deacutepocirct et du bordereau de suivi
27
A lrsquoinstar de Chorus factures
La solution mutualiseacutee-CPP 22017 permettra au fournisseur drsquoobtenir des informations concernant les diffeacuterentes dates de traitement de sa facture tant par la solution mutualiseacutee que par le destinataire
Ces informations sont mises agrave disposition du fournisseur par la remonteacutee du flux cycle de vie et pourront ecirctre compleacuteteacutees par la personne publique au moyen dun champ en saisie libre
Preacutesentation de la solution La visualisation du cycle de vie de la facture
28
Acteurs
Statuts visibles pour le
fournisseur
Activiteacutes
Statut obligatoire
Fournisseur
Deacutepocirct des donneacutees de
facturation
Reacutecupeacuteration des donneacutees
de facturation
Liquidation Mandatement Comptabilisation
du paiement
Deacuteposeacutee Mise agrave disposition
du destinataire
Mise en
paiement
En cours drsquoacheminement
vers le destinataire
Rejeteacutee
Service ordonnateur Service comptable
1 3
7
2
4
Acceptation
des donneacutees
de facturation
SI Financier (EDI)
Espace Factures (Portail)
SI Financier SI Financier SI FINANCIER OU
HELIOS
Envoi des
donneacutees de
facturation
CPP 2017
Mise agrave
disposition
du
comptable
6
Suspendue 5
Statut obligatoire(selon les situations)
BDF
Mise agrave jour
statut
Preacutesentation de la solution Le processus global et ses eacutetapes
29
Types de controcircle CPP Destinataire
Coheacuterence du flux et seacutecuriteacute
Structure de donneacutees
Coheacuterence des donneacutees
Les controcircles meacutetiers
Les controcircles meacutetiers reacutealiseacutes par la structure publique destinataire de la facture comprennent notamment les controcircles de reacutefeacuterentiels relatifs agrave lrsquoengagement et au code service
Les SI destinataires pourront opeacuterer des controcircles meacutetiers additionnels en fonction des possibiliteacutes de parameacutetrage offertes par les eacutediteurs
Preacutesentation de la solution Les controcircles effectueacutes ndash vue drsquoensemble
30
Preacutesentation de la solution Le deacutelai global de paiement (DGP)
La date servant au point de deacutepart du DGP (sous reacuteserve de service fait) peut varier selon les cas drsquoeacutemission de la facture
En mode EDI crsquoest la date de lrsquoacquittement technique eacutemis par le SI du destinataire
En mode portailservice crsquoest la date de notification par mail au destinataire de la mise agrave disposition de la facture sur lrsquoespace factures
Et en cas de litige entre le fournisseur et le pouvoir adjudicateur la date servant de point de deacutepart au DGP sera la date de deacutepocirct de la facture sur CPP + 2 jours
Dans le cas des marcheacutes de travaux la date servant de point de deacutepart au DGP reste la transmission du projet de deacutecompte du fournisseur agrave la MOE ou le DGD lorsqursquoil est remis au pouvoir adjudicateur
Ces diffeacuterentes dates seront traceacutees et consultables dans CPP Toutefois CPP nrsquoa pas vocation agrave calculer le DGP
31
La personne publique a la possibiliteacute de communiquer le statut laquo suspendue raquo lorsqursquoune piegravece justificative manque pour la liquidation mise en paiement
Cette fonctionnaliteacute eacutevite de devoir rejeter le dossier de facturation en cas de PJ manquante
1 La personne publique notifie en commentaire la nature de la piegravece manquante et suspend le deacutelai de paiement
2 Le fournisseur se connecte au portail (mode service ou mode portail) afin de deacuteposer lales piegravece(s) compleacutementaire(s)
NB les reacutecepteurs de factures conservent la possibiliteacute de demander les piegraveces compleacutementaires selon les mecircmes modaliteacutes qursquoaujourdrsquohui (papier courriel etc)
La suspension des factures
Lorsque la collectiviteacute locale ou lrsquoEPN rejette pour cause drsquoerreur sur les donneacutees drsquoacheminement de la facture (SIRET destinataire) elle doit typer speacutecifiquement le rejet afin de permettre au fournisseur srsquoil le souhaite de recycler les donneacutees de facturation
Le rejet et la possibiliteacute de recycler les factures
Preacutesentation de la solution Focus sur le rejet et la suspension de factures
32
Preacutesentation de la solution Les cas de gestion de la sous-traitance
Les sous-traitants admis au paiement direct peuvent adresser directement leur demande de paiement agrave la personne publique Un accord preacutealable du titulaire est cependant neacutecessaire avant la mise en paiement
Sous-traitant eacutedition et transmission drsquoune demande de paiement en mode EDI ou mode portail sur laquelle le mode de facturation est preacuteciseacute
Titulaire validation de la demande de paiement du sous-traitant en se connectant en mode portail
Actions des fournisseurs
Reacuteception de la demande de paiement du sous-traitant valideacutee par le titulaire
Liquidation et mandatement (aucune action speacutecifique)
Actions de lrsquoordonnateur
Remarques Selon la reacuteglementation et sans validation sous un deacutelai de 15 jours la demande de paiement est consideacutereacutee
comme valideacutee Elle est transmise au pouvoir adjudicateur destinataire
Le titulaire est informeacute des paiements effectueacutes au sous-traitant via les informations du cycle de vie
Le mode de facturation est preacuteciseacute dans le flux pivot pour informer lrsquoordonnateur qursquoil srsquoagit drsquoune demande de paiement lieacutee agrave un acte de sous-traitance
La facture eacutemise par le sous-traitant et adresseacutee au titulaire peut ecirctre inseacutereacutee sous forme de piegravece jointe
33
Documents eacutechangeacutes
Facturation en cours de marcheacute
Facturation en fin de marcheacute
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution La prise en compte des marcheacutes de travaux
Projet de deacutecompte mensuel
Etat drsquoacompte
Deacutecompte mensuel
Etat drsquoacompte
valideacute
Projet de deacutecompte
final
Deacutecompte final
Projet de deacutecompte
geacuteneacuteral
Deacutecompte Geacuteneacuteral
Deacutecompte Geacuteneacuteral et
Deacutefinitif
Dans le cadre des marcheacutes de travaux la solution CPP prendra en charge les processus de facturation suivants
Tous les documents concourant agrave la mise en paiement peuvent ecirctre deacuteposeacutes transmis agrave CPP 2017
La solution permet le deacutepocirct en mode portail de documents par un deacuteposant autre que le producteur du document (exemple deacutepocirct drsquoun eacutetat drsquoacompte produit par une MOE et deacuteposeacute par un fournisseur)
Les acteurs habiliteacutes agrave deacuteposer ces piegraveces concourant agrave la mise en paiement peuvent ecirctre distincts des acteurs en charge de leur production initiale
Fournisseur
Fournisseur Ordonnateur
(Service financier)
Ordonnateur
(Service financier)
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Preacutesentation de la solution La sollicitation de lrsquoassistance
Le module drsquoassistance de la solution mutualiseacutee permet de reacutepondre agrave lrsquoensemble des questions poseacutees par les eacutemetteurs et reacutecepteurs de factures
bull Principes
bull Les eacutemetteurs peuvent solliciter lrsquoassistance de la solution mutualiseacutee-CPP 2017 suite agrave des difficulteacutes techniques ou applicatives Les eacutemetteurs peuvent eacutegalement solliciter les reacutecepteurs de facture pour toute question meacutetier relative au traitement de leurs factures
bull Modaliteacute
bull Chaque sollicitation est mateacuterialiseacutee par un laquo ticket raquo renseigneacute par lrsquoeacutemetteur via un formulaire de demande drsquoassistance en preacutecisant les informations requises pour le traitement de sa demande (ex numeacutero de facture) Des piegraveces jointes peuvent y ecirctre ajouteacutees (ex capture drsquoeacutecran)
Les fournisseurs et les entiteacutes publiques peuvent eacutegalement acceacuteder agrave une base de connaissance par lrsquointermeacutediaire drsquoun assistant virtuel afin drsquoobtenir des reacuteponses aux questions les plus freacutequemment poseacutees
35
Preacutesentation de la solution Assistance _ Mise en place drsquoun avatar
36
Preacutesentation de la solution Assistance _ Mise en place drsquoun avatar
37
Sommaire
Contexte
Preacutesentation de la solution
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017
38
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017
La deacutemateacuterialisation des factures srsquoinscrit deacutesormais dans une obligation progressive au sein du secteur public comme dans de nombreux pays europeacuteens
Degraves 2017 les grandes entreprises devront adresser leurs factures au secteur public sous forme eacutelectronique
La neacutecessiteacute de reacutealiser des travaux de raccordement et drsquoadapter les processus de facturation incite agrave initier le projet pour ecirctre au rendez vous
Il faut notamment srsquoassurer de la bonne adaptation de votre systegraveme drsquoinformation et de vos processus
Gestion des informations neacutecessaires au bon traitement de la facture
Choix du mode drsquoeacutemission et du format
Capaciteacute agrave produire le format retenu
Raccordement technique en cas de choix du mode EDI
39
Chaque entiteacute publique a la faculteacute de rendre obligatoire pour les factures la concernant les informations relatives
Au code service destinataire
Agrave la reacutefeacuterence drsquoengagement (reacutefeacuterence au marcheacute ou agrave la commande)
Il sera possible de veacuterifier le caractegravere obligatoire de ces informations dans la solution mutualiseacutee via lrsquoannuaire
Ces informations devront ecirctre porteacutees sur la facture remise par le fournisseur Il faudra donc srsquoassurer de la bonne communication de ces informations par les entiteacutes publiques
A noter que pour lrsquoEtat ces informations sont toujours obligatoires
Reacutefeacuterence agrave lrsquoengagement juridique
Code service exeacutecutant
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017 Gestion des informations neacutecessaires au traitement de la facture
40
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017 Le choix drsquoun raccordement via un opeacuterateur de deacutemateacuterialisation
Les opeacuterateurs de deacutemateacuterialisation assurent deux principales missions la production et la transmission des flux au format et avec les informations
attendues par le reacutecepteur
la garantie des aspects fiscaux notamment lrsquoarchivage des factures deacutemateacuterialiseacutees
Les fournisseurs ne sont pas contraints de passer par un opeacuterateur et peuvent internaliser leur solution de deacutemateacuterialisation
LrsquoAIFE observe un principe de neutraliteacute dans le choix des opeacuterateurs LrsquoAIFE a pris la deacutecision de ne pas intervenir dans le choix du mode de
deacutemateacuterialisation de ses fournisseurs Les fournisseurs peuvent aussi bien choisir une deacutemateacuterialisation avec des outils internes que de passer par un opeacuterateur de deacutemateacuterialisation
LrsquoAIFE a par ailleurs fait le choix de ne certifier aucun opeacuterateur de deacutemateacuterialisation Le fournisseur est libre de choisir son opeacuterateur de deacutemateacuterialisation et de deacutefinir avec lui les conditions de leur collaboration
A ce jour plusieurs opeacuterateurs sont raccordeacutes agrave la solution actuelle Chorus factures Les fournisseurs sont totalement libres du choix de leur opeacuterateur
41
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017 Qualification et modaliteacutes de raccordement des flux (EDI)
Les fonctions de qualification des flux seront offertes aux utilisateurs du portail front de CPP 2017 (fournisseurs et entiteacutes publiques) Au travers de cet espace du portail front lrsquoutilisateur pourra
1 Tester en mode self service les diffeacuterents types de flux accepteacutes par la solution (factures meacutemoires de justice avis des sommes agrave payer cycle de vie etc)
2 Reacutecupeacuterer un rapport drsquoanalyse de son flux indiquant les erreurs rencontreacutees
3 Obtenir des compte-rendus et des flux de cycle de vie contextualiseacutes
4 Reacutecupeacuterer les fichiers de description des diffeacuterents flux et des exemples de flux preacute-remplis
Lrsquoutilisateur pourra eacutegalement deacuteposer des fiches de raccordement EDI pour interconnecter son SI de recette avec la plateforme de qualification CPP2017 et son SI de production avec le SI de production de CPP2017
Une fois les SI raccordeacutes en qualification lrsquoutilisateur pourra suivre le traitement de ses flux eacutemis en EDI vers la plateforme de qualification
Les raccordement EDI sont drsquoores et deacutejagrave possibles avec Chorus factures pour lrsquoEtat et permettront de beacuteneacuteficier du raccordement pour tout le secteur public au 1er janvier 2017
42
Action fournisseur Action commune AIFE fournisseur
S1 S2 S3 S4 S5 S6 S7 S8 - hellip
Deacutep
loie
men
t
Racc technique
Deacuteveloppement des flux
Assistance CPP
Tests unitaires Via Espace de
qualification CPP2017
Tests
Suivi des premiers flux
Demande de raccordement en
qualification
Tests
et
recett
e
Co
nstr
ucti
on
Demande de raccordement en
production
Deacuteclaration dans lrsquoespace
de qualification de CPP
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017 Espace qualification Macro planning des travaux de raccordement
43
Le calendrier drsquoici janvier 2017 Des pilotes degraves mi 2016
Nombre de pilotes et type drsquoentiteacutes Outre les services de lrsquoEtat deacutejagrave dans Chorus Factures 18 entiteacutes seront
deacutesigneacutees pour ecirctre pilote de la solution en juin 2016
Entiteacutes pilotes Type de structure Editeur
Universiteacute de Lorraine EPN SAP AMUE
Pole emploi EPN SAP
CNRS EPN SAP
CCI Paris EPN SIGMA
Lyceacutee Bernart de Ventadour EPLE GFC
Commune de Paris SPL SAP
Meacutetropole de Brest SPL ATOS (en lien avec e-
Megalis)
Communauteacute de communes de Parthenay SPL Berger Levrault
Commune de Le Monetier les Bains SPL Berger Levrault
Conseil reacutegional de Provence Alpes Cote drsquoAzur
SPL GFI
Conseil deacutepartemental de lrsquoAube SPL GFI (en lien avec SPL
xdeacutemat)
Office Public de lrsquoHabitat Vosgelis SPL AAERON
Lille Meacutetropole SPL CGI
Ville de Bordeaux SPL CGI
APHP EPS SAP
CHU Amiens EPS MIPIH (en lien avec UNIHA)
CH Gpt Hospitalier Eaubonne Montmorency EPS AGFA
DGAC ETAT SAP
44
Le calendrier drsquoici janvier 2017 Des pilotes degraves mi 2016 les objectifs
La reacutealisation de pilotes preacutealablement agrave la geacuteneacuteralisation permet de tester la solution mutualiseacutee CPP2017 dans sa dimension technique comme dans celle de lorganisation et de ladheacutesion des utilisateurs
Lexpeacuterience des sites pilotes permet de preacuteparer le deacuteploiement de mieux en appreacutecier la charge et den identifier les difficulteacutes a priori
La phase pilote de mise en œuvre du service doit permettre de
3 Srsquoassurer que lrsquoensemble du processus est opeacuterant et maitriseacute par les acteurs
2 Seacutecuriser les modaliteacutes de deacuteploiement et drsquoassistance
1 Srsquoassurer de lrsquoadheacutesion et lrsquoappropriation des utilisateurs des structures priveacutees ou publiques agrave utiliser la solution mutualiseacutee CPP2017
Traiter les problegravemes
rencontreacutes et proposer des plans drsquoaction
4 Valider le bon fonctionnement de la solution en situation reacuteelle
45
En synthegravesehellip
Initialement mise en œuvre dans un cadre facultatif fondeacute sur le choix de lrsquoentreprise la deacutemateacuterialisation des factures srsquoinscrit deacutesormais dans une obligation progressive au sein du secteur public avec la mise agrave disposition drsquoune plateforme partageacutee comme cela eacuteteacute fait dans de nombreux pays europeacuteens
Elle constitue une opportuniteacute de modernisation des eacutechanges entre les fournisseurs et le secteur public et illustre une nouvelle deacutemarche de mutualisation de systegraveme drsquoinformation entre les acteurs du secteur public permettant drsquooptimiser les gains et faciliter la mise en œuvre
Les entiteacutes publiques et les grands fournisseurs sont concerneacutes par lrsquoobligation degraves 1er janvier 2017 avec la reacutealisation de laquo pilotes raquo degraves la mi-2016 Des pilotes seront reacutealiseacutes degraves mi-2016
La publication des speacutecifications externes permet aux fournisseurs drsquoanticiper la deacutemarche en deacutefinissant leur trajectoire et leurs modaliteacutes de mise en œuvre
Vous pouvez drsquoores et deacutejagrave vous inscrire sur Chorus Factures HTTPSCHORUS-FACTURESBUDGETGOUVFR
46
En savoir plus
Sur le site de lrsquoAIFE wwweconomiegouvfraifeagence-pour-linformatique-financiere-letat-0
Sur le site laquo collectiviteacutes locales raquo httpwwwcollectivites-localesgouvfr
aife_officiel
47
En synthegravese hellip
48
49
Gestion des factures
Saisie Creacuteation Modification Validation Suppression
Recherche
Suivi du cycle de vie
Deacutepocirct unitaire XMLPDF
Archivage
Liste fiscale
Consultation et teacuteleacutechargement
Deacutepocirct en masse format mixte XMLPDF
Tableaux de bord
Qualification des flux
Deacutepocirct de flux
Analyse de flux
Reacutecupeacuteration dun flux type
Reacutecupeacuteration dun flux cycle de vie
Creacuteation dune fiche de raccordement EDI
Suivi des flux
Qualification des API
Gestion des bons de commandes
(pour les services de lrsquoEtat)
Recherche
Consultation et teacuteleacutechargement
Tableau de bord
Notification
Notification
Workflow de validation
Gestion piegraveces jointes
Recyclage
Certificat de deacutepocirct
Liste des factures agrave traiter
Preacutesentation de la solution Les principales fonctionnaliteacutes de la solution mutualiseacutee
Liste des eacutevegravenements intervenus sur le bon de commande
50
Gestion des utilisateurs et fournisseurs Assistance fournisseurs
Recherche
Saisie sollicitation
Suivi sollicitation
Modification clocircture sollicitation
Synthegravese requecircte
Consultation et teacuteleacutechargement
Recherche
Gestion compte utilisateur
Authentification compte utilisateur
Gestion de la base de connaissance
Tableau de bord
Gestion fiche entiteacute
Gestion Mandat Facturation
Gestion du support
Prise en charge une sollicitation
Liste des eacutevegravenements
Gestion piegraveces jointes
Notification
Consultation et teacuteleacutechargement
Notification
Assistance documentaire
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution Les principales fonctionnaliteacutes de la solution mutualiseacutee
Creacuteation compte utilisateur
Creacuteation fiche entiteacute
51
Statut Fait geacuteneacuterateur COLL EPN ETAT
Deacuteposeacutee
La facture a eacuteteacute deacuteposeacutee par le fournisseur (en mode EDI ou en
mode Portail) les diffeacuterents controcircles ont eacuteteacute reacutealiseacutes et la
facture a pu ecirctre inteacutegreacutee au laquo reacutefeacuterentiel factures raquo
En cours
drsquoacheminement
La facture a eacuteteacute envoyeacutee par la solution mutualiseacutee au
destinataire
Mise agrave disposition du
destinataire
Mode EDI reacuteception du flux drsquoacquittement du SI destinataire
Mode Portail Le destinataire est notifieacute par courriel de la
mise agrave disposition de la facture sur lrsquoespace factures
Rejeteacutee La facture est rejeteacutee par le service destinataire (ex erreur de
destinataire donneacutees de facturation erroneacutees etc)
Suspendue Le traitement de la facture peut ecirctre suspendu lorsqursquo une ou
plusieurs piegraveces justificatives sont manquantes Facultatif
Mise agrave disposition du
comptable
Le mandat demande de paiement a eacuteteacute inteacutegreacute par SI du
comptable Facultatif
Comptabiliseacutee Le mandat demande de paiement a eacuteteacute valideacute par le payeur et
comptabiliseacute Facultatif
Mise en paiement Le flux de virement a eacuteteacute envoyeacute agrave la Banque de France
Facultatif
Hors mode
EDI
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution Les statuts meacutetiers remonteacutes aux fournisseurs
Non disponible disponible et obligatoire
52
Deux circuits sont possibles au regard de la reacuteglementation Un 1er circuit preacutevoit une facturation globale par le mandataire (facturation inteacutegrant de multiples beacuteneacuteficiaires de paiement)
Edition drsquoune
demande de
paiement
globale
Transmission
Deacutepocirct de la
demande de
paiement globale
Traitement de la
demande de
paiement
globale
Mise en paiement
de la demande de
paiement globale
Mandataire Personne
publique
Personne
publique
Acheminement de la demande de paiement jusqursquoagrave son destinataire
Mandataire
Paiement de chaque cotraitant figurant dans la demande de paiement globale
Mandataire eacutedition drsquoune demande de paiement globale preacutecisant la part de prestations agrave reacutegler directement aupregraves de chaque cotraitant sur laquelle le mode de facturation est preacuteciseacute (laquo demande de paiement globale raquo)
Cotraitant aucune action agrave reacutealiser dans la solution mutualiseacutee
Actions des fournisseurs
Reacuteception de la demande de paiement en mode EDI si le SI du destinataire est raccordeacute ou en mode Portail dans lrsquoEspace Factures
Les informations fournit sur le mode de
facturation indique agrave lrsquoordonnateur qursquoune action speacutecifique est agrave reacutealiser sur la demande de paiement
Creacuteation drsquoautant de mandat que de beacuteneacuteficiaires de paiement en y joignant en piegravece-jointe la demande global eacutemise par le titulaire ainsi que les eacuteventuelles piegravece-jointes
Actions de lrsquoordonnateur 1 2
Remarque Seul lrsquoeacutemetteur de la demande de paiement a accegraves au suivi du cycle de vie Le cotraitant sollicite donc le
mandataire ou la personne publique directement pour obtenir de lrsquoinformation sur le paiement de ses demandes de paiement
Lrsquoordonnateur est informeacute via le flux pivot qursquoil srsquoagit drsquoune demande de paiement lieacutee agrave un acte de cotraitance
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution La co-traitance (12)
53
Le 2nd circuit possible en cas cotraitance preacutevoit une facturation par le cotraitant avec validation de la demande de paiement par le mandataire
Edition drsquoune
demande de
paiement
Transmission
Deacutepocirct de la
demande de
paiement
Validation de la
demande de
paiement
Traitement de la
demande de
paiement
Mise en
paiement de la
demande de
paiement
Cotraitant Cotraitant Mandataire Personne
publique
Personne
publique
Sollicitation du mandataire
Acheminement de la demande de paiement jusqursquoagrave son destinataire
Remarques Seul lrsquoeacutemetteur de la demande de paiement a accegraves au suivi du cycle de vie Le mandataire nrsquoa donc pas accegraves
au suivi du traitement de la demande de paiement de ses cotraitants
Lrsquoordonnateur est informeacute via le flux pivot qursquoil srsquoagit drsquoune demande de paiement global de cotraitance
Cotraitant eacutedition et transmission drsquoune demande de paiement en mode EDI ou mode portail sur laquelle le mode de facturation est preacuteciseacute
Mandataire validation de la demande de paiement du titulaire en se connectant en mode portail
Actions des fournisseurs 1
Statut laquo en attente de validation raquo
Reacuteception de la demande de paiement du cotraitant valideacutee par le mandataire
Liquidation et mandatement (aucune action speacutecifique)
Actions de lrsquoordonnateur 2
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution La co-traitance (22)
54
Deacuteposant drsquoune piegravece
Deacutepocirct par le fournisseur drsquoun projet de deacutecompte et validation MOEMOA sur le portail
(En piegravece-jointe de lrsquoeacutetat drsquoacompte)
Deacutepocirct par le fournisseur drsquoun eacutetat drsquoacompte(sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOE hors CPP)
Deacutepocirct par le fournisseur drsquoun eacutetat drsquoacompte valideacute (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOA hors CPP)
NA (En piegravece-jointe de lrsquoeacutetat drsquoacompte)
Deacutepocirct par la MOE de lrsquoeacutetat drsquoacompte (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec le fournisseur dans CPP ou hors CPP)
Deacutepocirct par la MOE de lrsquoeacutetat drsquoacompte valideacute (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOE hors CPP)
NA (En piegravece-jointe de lrsquoeacutetat drsquoacompte valideacute)
(En piegravece-jointe de lrsquoeacutetat drsquoacompte valideacute)
Deacutepocirct par la MOA de lrsquoeacutetat drsquoacompte valideacute (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec le fournisseur et la MOE dans CPP ou hors CPP)
Projet de
deacutecompte mensuel
Etat
drsquoacompte
Deacutecompte
mensuel
Etat drsquoacompte
valideacute
Fournisseur
Maitrise drsquoouvrage
(mode service uniquement via
un portail amont)
Maitrise drsquoŒuvre
6 cas drsquoutilisation ont eacuteteacute deacutefinis pour permettre la prise en charge dans la solution CPP des piegraveces neacutecessaires agrave la facturation en cours de marcheacute
Produit par le fournisseur Produit par la MOE Produit par la MOE Produit par la MOA
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution Les marcheacutes de travaux La facturation en cours de marcheacute
55
Deacuteposant drsquoune piegravece
Deacutepocirct par le fournisseur drsquoun projet de deacutecompte et validation MOEMOA sur le portail
NA NA NA Deacutepocirct par le fournisseur du DGD (apregraves eacutechanges preacutealables avec la MOAMOE dans CPP ou hors CPP)
NA (En piegravece-jointe du projet de deacutecompte
geacuteneacuteral)
Deacutepocirct par la MOE du projet de deacutecompte geacuteneacuteral (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec le fournisseur dans CPP ou hors CPP)
Deacutepocirct par la MOE du deacutecompte geacuteneacuteral (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOA hors CPP)
NA
NA NA (En piegravece-jointe du deacutecompte geacuteneacuteral)
Deacutepocirct par la MOA du deacutecompte geacuteneacuteral (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOE dans CPP ou hors CPP)
NA
Fournisseur
Maitrise drsquoouvrage
(mode service uniquement via
un portail amont)
Maitrise drsquoŒuvre
5 cas drsquoutilisation ont eacuteteacute deacutefinis pour permettre la prise en charge dans la solution CPP des piegraveces neacutecessaires agrave la facturation en fin de marcheacute
Projet de
deacutecompte final
Deacutecompte
final
Projet de
deacutecompte geacuteneacuteral
Deacutecompte
Geacuteneacuteral
Deacutecompte
Geacuteneacuteral et Deacutefinitif
Produit par le fournisseur Produit par la MOE Produit par la MOA Produit par la MOE Produit par le fournisseur
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution Les marcheacutes de travaux La facturation en fin de marcheacute
56
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017 Modaliteacutes de raccordement les protocoles utiliseacutes
Les protocoles retenus pour assurer les eacutechanges en mode flux sont
PeSIT HS E avec chiffrement TLS ndash Le chiffrement du flux sous TLS est initieacute via certificats Bi-cleacutes SSL conformes
RGS fournis par lrsquoAIFE issus drsquoune autoriteacute de certification les partenaires srsquoauthentifiant aujourdrsquohui mutuellement de maniegravere forte
SFTP ndash SSH seacutecurisant les eacutechanges avec chiffrement par bi-cleacutes conformes aux exigences
du cycle de vie des secrets (cleacutes DSA 2048 minimum PS 22 regravegles de creacuteation dureacutee de vie)
AS2 avec chiffrement TLS
Un seul protocole de raccordement est autoriseacute pour un flux donneacute
14
1 2 3
Le fournisseur
choisit son mode drsquoeacutemission
Lrsquoentiteacute publique
choisit son mode de reacuteception
La solution mutualiseacutee facilite le traitement de la facture en
proposant un flux pivot unique
Le fournisseur et lrsquoentiteacute publique choisissent indeacutependamment leurs modaliteacutes drsquoeacutemissionreacuteception
Le flux pivot est identique quel que soit lrsquoeacutemetteur le format de transmission et le destinataire
Ce flux contient les donneacutees permettant la creacuteation drsquoune demande de paiement la facture sous forme de piegravece jointe ainsi que le cas eacutecheacuteant les piegraveces justificatives compleacutementaires
Mode Portail visualisation et teacuteleacutechargement
Mode EDI injection automatique du flux et visualisation de la facture via une feuille de style
Mode service mise agrave disposition des services pour les SI des entiteacutes publiques sous forme drsquoAPI
Mode Portail deacutepocirct (PDF signeacute ou non signeacute PDF mixte XML) ou saisie
Mode EDI transmission de flux au format structureacute ou mixte (selon les formats deacutefinis lors de la concertation)
Mode service mise agrave disposition des services du Portail sous forme drsquoAPI
Preacutesentation de la solution Grands principes de la solution mutualiseacutee (22)
15
Destinataires finaux
Preacutesentation de la solution Vue simplifieacutee de la solution
Secteur public local
Etat Etablissements publics
Opeacuterateur de deacutemateacuterialisation
Solution mutualiseacutee Chorus Portail Pro
Systegraveme drsquoeacutechange
Portail de services (API)
Portail de qualification des flux et services
Portail fournisseur
Deacutepocircts xml et Pdf
Saisie
Suivi
Assistance et support
Archivage
Templates
Flux types
Validation
Raccordements
Echange de flux UBLCIIISO20020
EDIFACThellip
Saisie
Deacutepocirct
Flux Pivot (format unique)
Statuts drsquoavancement
EDI
EDI
16
La solution Chorus Portail Pro 2017 est accessible depuis Internet
Les entreprises pourront acceacuteder agrave la solution via le Portail Internet Gestion Publique de la DGFiP Pour les entreprises deacutejagrave inscrites agrave Chorus Factures leurs comptes seront repris
Pour les entreprises inscrites agrave la PLACE de lrsquoEtat leur compte sera utilisable
Lrsquoadministrateur de lrsquoentiteacute pourra habiliter en ligne les utilisateurs de lrsquoentiteacute pour deacutefinir les espaces et le peacuterimegravetre des factures accessibles
Un utilisateur peut ecirctre habiliteacute sur plusieurs entreprises etou eacutetablissements
Preacutesentation de la solution Principes de fonctionnement du portail Organisation du portail
Accueil connecteacute
Factures Qualification
Assistance
Utilisateurs
Accueil deacuteconnecteacute
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Preacutesentation de la solution Les types de factures pris en charge
La solution prend en charge les demandes de paiement srsquoappuyant sur
Les factures directes agrave destination de personnes publiques
Les avoirs
Les factures de recette issues des entiteacutes publiques
Les demandes de paiement des sous-traitants admis au paiement direct
Les demandes de paiement des cotraitants
Le document de facturation en appui des marcheacutes de travaux ndash Projet de deacutecompte
ndash Etat drsquoacompte
ndash Deacutecompte Geacuteneacuteral et Deacutefinitif(signature reacutealiseacutee hors outil)
La solution assure lrsquoarchivage des factures La solution mutualiseacutee prend en charge lrsquoarchivage des factures qui lui sont
transmises par les eacutemetteurs qursquoils soient priveacutes ou publics qui resteront consultables pendant 10 ans
18
Principe chaque eacutemetteur est identifieacute de maniegravere unique dans la solution mutualiseacutee-CPP 2017 quelles que soient les modaliteacutes de transmission
Pour les eacutemetteurs de factures cette identification repose sur trois eacuteleacutements
bull Le code pays bull Le type drsquoidentifiant bull Lrsquoidentifiant
Siegravege social Type drsquoidentifiant
France SIRET
UE (hors France) Ndeg de TVA intracommunautaire
Extracommunautaire (hors UE et hors France)
Code pays + 16 premiers caractegraveres de la raison sociale
Polyneacutesie Franccedilaise Ndeg Tahiti
Nouvelle Caleacutedonie RIDET
Fournisseurs en cours drsquoimmatriculation
Code pays + 16 premiers caractegraveres de la raison sociale
Le type drsquoidentifiant pour les eacutemetteurs repose sur
Preacutesentation de la solution Lrsquoidentification de lrsquoeacutemetteur par la solution mutualiseacutee
19
Preacutesentation de la solution Modaliteacutes drsquoidentification du destinataire par le fournisseur
Principe chaque reacutecepteur est identifieacute de maniegravere unique dans la solution mutualiseacutee-CPP 2017 quelles que soient les modaliteacutes de transmission
Secteur public local et EPN
Etat
Le SIRET est lrsquoidentifiant unique de la personne publique destinataire
Les destinataires de factures peuvent demander agrave leur fournisseur de renseigner une information compleacutementaire sur la facture portant sur le code service du service destinataire
Les modaliteacutes drsquoidentification du service de lrsquoEtat sont inchangeacutees par rapport agrave Chorus factures avec
bull Un service identifieacute par un code service exeacutecutant associeacute agrave un SIRET commun
20
Preacutesentation de la solution Les parameacutetrages effectueacutes par le destinataire
La solution mutualiseacutee prend en compte la diversiteacute des entiteacutes publiques en terme drsquoorganisation (traitement centraliseacute deacutecentraliseacute des factures) et les pratiques diverses en matiegravere drsquoengagement preacutealable agrave la deacutepense
Chaque entiteacute publique a ainsi la faculteacute de rendre obligatoire pour les factures la concernant les informations relatives
Au code service destinataire
Agrave la reacutefeacuterence drsquoengagement (reacutefeacuterence au marcheacute ou agrave la commande)
Ces informations devront dans ce cas ecirctre porteacutees sur la facture remise par le fournisseur
Il sera possible de veacuterifier le caractegravere obligatoire de ces informations dans la solution mutualiseacutee via lrsquoannuaire
21
Deacutepocirct manuel saisie des donneacutees de
facturation
CPP 2017
Envoi Reacuteception en EDI des donneacutees de
facturation
API manager
Quatre modaliteacutes de transmission des donneacutees de facturation sont proposeacutees aux fournisseurs
la saisie manuelle des donneacutees de facturation via un formulaire sur le portail CPP
le deacutepocirct des donneacutees de facturation au format PDF (signeacute ou non signeacute) ou au format XML
la solution CPP2017 permettra un import de masse de factures (Import au format xml ou PDF Mixte A3)
la transmission en mode EDI soit
ndash en adressant directement ses flux agrave la solution mutualiseacutee
ndash Via un opeacuterateur de deacutemateacuterialisation
ndash via un portail amont connecteacute (en API) agrave la solution mutualiseacutee CPP 2017 dans des cas speacutecifiques pour les entiteacutes publiques
B
D
C
A
B
C
D
Mode Portail
Mode EDI
API
Mode EDI
Mode EDI
Opeacuterateur de deacutemateacuterialisation
Portail Amont dans des cas speacutecifiques
Fournisseurs
A
Preacutesentation de la solution Les modes drsquoeacutemission
A
22
1
Le format Standard Universal Business Language
- UBL Invoice
Structureacute ou minimal
2
Le format Cross Industry Invoice (United Nations
Centre for Trade Facilitation and Electronic Business)
Structureacute ou minimal
3
Le format PES_V2 Facture (utiliseacute dans le secteur public
local)
4
Les autres formats reacutefeacuterenceacutes par le CEN dans
le cadre des travaux sur le modegravele seacutemantique europeacuteen
5
Un format PDF Mixte
(PDFA3 en cours de deacutefinition)
6
le format PDF simple (signeacute ou non signeacute) est
supporteacute dans le cadre de la fonctionnaliteacute de deacutepocirct en
mode portail
La possibiliteacute de joindre des piegraveces jointes agrave la facture sera supporteacutee quelle que soit la modaliteacute
drsquoeacutemission
Diffeacuterents formats syntaxiques sont pris en charge par la solution mutualiseacutee afin de faciliter lrsquoeacutemission de factures par les
fournisseurs
Preacutesentation de la solution Les formats retenus
23
Preacutesentation de la solution Lrsquoespace laquo Mes factures raquo
24
Preacutesentation de la solution Lrsquoespace laquo Mes factures raquo
Le bloc laquo Fil drsquoeacutevegravenements raquo recense les derniegraveres actions et eacutevegravenements intervenus sur le traitement des factures
Le bloc laquo Mes factures raquo permet
la consultation de lrsquoeacutetat courant des factures eacutemise par lrsquoentreprise
lrsquoaccegraves rapide agrave la consultation au teacuteleacutechargement et agrave le teacuteleacutechargement des factures
Le bloc laquo Actions raquo permet un accegraves rapide aux principales actions disponibles
Traiter et consulter une facture
Consulter le stock des factures reccedilues
Rechercher une facture
Le bloc laquo Actualiteacutes raquo de la solution mutualiseacutee-CPP 2017 lieacutees agrave lrsquoespace laquo Mes factures raquo
25
Preacutesentation de la solution La saisie des factures en ligne
Ecran de saisie drsquoune facture pour le fournisseur
Saisie des donneacutees geacuteneacuterales drsquoune facture
Donneacutees leacutegales du destinataire et du fournisseur
Cadre de facturation
Identification du marcheacute et des modaliteacutes de paiement
Saisie du deacutetail de la facture
Creacuteation eacutedition et suppression de lignes de facturations
Preacutecision quant aux produits factureacutes et aux montants dus
Possibiliteacute drsquoadjoindre des piegraveces jointes
Possibiliteacute de teacuteleacutecharger
Validation annulation enregistrement de la saisie
26
Preacutesentation de la solution La consultation des factures
Ecran de consultation de la facture
Consultation des informations relatives agrave la facture
Informations destinataire
Informations fournisseur
Cadre de facturation
Montants engageacutes
Reacutefeacuterences du marcheacute
Visualisation de la facture originale
Teacuteleacutechargement de la facture
au format pivot (qui contient toutes les PJ + facture originale)
au format PDF avec ou sans les PJ (y compris la facture originale)
Consultation du cycle de vie de la facture (annuleacute commandeacute consulteacute associeacute agrave un bon de
commande factureacute)
La possibiliteacute drsquoutiliser une facture preacuteceacutedente pour en creacuteer une nouvelle
Affichage du certificat de deacutepocirct et du bordereau de suivi
27
A lrsquoinstar de Chorus factures
La solution mutualiseacutee-CPP 22017 permettra au fournisseur drsquoobtenir des informations concernant les diffeacuterentes dates de traitement de sa facture tant par la solution mutualiseacutee que par le destinataire
Ces informations sont mises agrave disposition du fournisseur par la remonteacutee du flux cycle de vie et pourront ecirctre compleacuteteacutees par la personne publique au moyen dun champ en saisie libre
Preacutesentation de la solution La visualisation du cycle de vie de la facture
28
Acteurs
Statuts visibles pour le
fournisseur
Activiteacutes
Statut obligatoire
Fournisseur
Deacutepocirct des donneacutees de
facturation
Reacutecupeacuteration des donneacutees
de facturation
Liquidation Mandatement Comptabilisation
du paiement
Deacuteposeacutee Mise agrave disposition
du destinataire
Mise en
paiement
En cours drsquoacheminement
vers le destinataire
Rejeteacutee
Service ordonnateur Service comptable
1 3
7
2
4
Acceptation
des donneacutees
de facturation
SI Financier (EDI)
Espace Factures (Portail)
SI Financier SI Financier SI FINANCIER OU
HELIOS
Envoi des
donneacutees de
facturation
CPP 2017
Mise agrave
disposition
du
comptable
6
Suspendue 5
Statut obligatoire(selon les situations)
BDF
Mise agrave jour
statut
Preacutesentation de la solution Le processus global et ses eacutetapes
29
Types de controcircle CPP Destinataire
Coheacuterence du flux et seacutecuriteacute
Structure de donneacutees
Coheacuterence des donneacutees
Les controcircles meacutetiers
Les controcircles meacutetiers reacutealiseacutes par la structure publique destinataire de la facture comprennent notamment les controcircles de reacutefeacuterentiels relatifs agrave lrsquoengagement et au code service
Les SI destinataires pourront opeacuterer des controcircles meacutetiers additionnels en fonction des possibiliteacutes de parameacutetrage offertes par les eacutediteurs
Preacutesentation de la solution Les controcircles effectueacutes ndash vue drsquoensemble
30
Preacutesentation de la solution Le deacutelai global de paiement (DGP)
La date servant au point de deacutepart du DGP (sous reacuteserve de service fait) peut varier selon les cas drsquoeacutemission de la facture
En mode EDI crsquoest la date de lrsquoacquittement technique eacutemis par le SI du destinataire
En mode portailservice crsquoest la date de notification par mail au destinataire de la mise agrave disposition de la facture sur lrsquoespace factures
Et en cas de litige entre le fournisseur et le pouvoir adjudicateur la date servant de point de deacutepart au DGP sera la date de deacutepocirct de la facture sur CPP + 2 jours
Dans le cas des marcheacutes de travaux la date servant de point de deacutepart au DGP reste la transmission du projet de deacutecompte du fournisseur agrave la MOE ou le DGD lorsqursquoil est remis au pouvoir adjudicateur
Ces diffeacuterentes dates seront traceacutees et consultables dans CPP Toutefois CPP nrsquoa pas vocation agrave calculer le DGP
31
La personne publique a la possibiliteacute de communiquer le statut laquo suspendue raquo lorsqursquoune piegravece justificative manque pour la liquidation mise en paiement
Cette fonctionnaliteacute eacutevite de devoir rejeter le dossier de facturation en cas de PJ manquante
1 La personne publique notifie en commentaire la nature de la piegravece manquante et suspend le deacutelai de paiement
2 Le fournisseur se connecte au portail (mode service ou mode portail) afin de deacuteposer lales piegravece(s) compleacutementaire(s)
NB les reacutecepteurs de factures conservent la possibiliteacute de demander les piegraveces compleacutementaires selon les mecircmes modaliteacutes qursquoaujourdrsquohui (papier courriel etc)
La suspension des factures
Lorsque la collectiviteacute locale ou lrsquoEPN rejette pour cause drsquoerreur sur les donneacutees drsquoacheminement de la facture (SIRET destinataire) elle doit typer speacutecifiquement le rejet afin de permettre au fournisseur srsquoil le souhaite de recycler les donneacutees de facturation
Le rejet et la possibiliteacute de recycler les factures
Preacutesentation de la solution Focus sur le rejet et la suspension de factures
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Preacutesentation de la solution Les cas de gestion de la sous-traitance
Les sous-traitants admis au paiement direct peuvent adresser directement leur demande de paiement agrave la personne publique Un accord preacutealable du titulaire est cependant neacutecessaire avant la mise en paiement
Sous-traitant eacutedition et transmission drsquoune demande de paiement en mode EDI ou mode portail sur laquelle le mode de facturation est preacuteciseacute
Titulaire validation de la demande de paiement du sous-traitant en se connectant en mode portail
Actions des fournisseurs
Reacuteception de la demande de paiement du sous-traitant valideacutee par le titulaire
Liquidation et mandatement (aucune action speacutecifique)
Actions de lrsquoordonnateur
Remarques Selon la reacuteglementation et sans validation sous un deacutelai de 15 jours la demande de paiement est consideacutereacutee
comme valideacutee Elle est transmise au pouvoir adjudicateur destinataire
Le titulaire est informeacute des paiements effectueacutes au sous-traitant via les informations du cycle de vie
Le mode de facturation est preacuteciseacute dans le flux pivot pour informer lrsquoordonnateur qursquoil srsquoagit drsquoune demande de paiement lieacutee agrave un acte de sous-traitance
La facture eacutemise par le sous-traitant et adresseacutee au titulaire peut ecirctre inseacutereacutee sous forme de piegravece jointe
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Documents eacutechangeacutes
Facturation en cours de marcheacute
Facturation en fin de marcheacute
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution La prise en compte des marcheacutes de travaux
Projet de deacutecompte mensuel
Etat drsquoacompte
Deacutecompte mensuel
Etat drsquoacompte
valideacute
Projet de deacutecompte
final
Deacutecompte final
Projet de deacutecompte
geacuteneacuteral
Deacutecompte Geacuteneacuteral
Deacutecompte Geacuteneacuteral et
Deacutefinitif
Dans le cadre des marcheacutes de travaux la solution CPP prendra en charge les processus de facturation suivants
Tous les documents concourant agrave la mise en paiement peuvent ecirctre deacuteposeacutes transmis agrave CPP 2017
La solution permet le deacutepocirct en mode portail de documents par un deacuteposant autre que le producteur du document (exemple deacutepocirct drsquoun eacutetat drsquoacompte produit par une MOE et deacuteposeacute par un fournisseur)
Les acteurs habiliteacutes agrave deacuteposer ces piegraveces concourant agrave la mise en paiement peuvent ecirctre distincts des acteurs en charge de leur production initiale
Fournisseur
Fournisseur Ordonnateur
(Service financier)
Ordonnateur
(Service financier)
34
Preacutesentation de la solution La sollicitation de lrsquoassistance
Le module drsquoassistance de la solution mutualiseacutee permet de reacutepondre agrave lrsquoensemble des questions poseacutees par les eacutemetteurs et reacutecepteurs de factures
bull Principes
bull Les eacutemetteurs peuvent solliciter lrsquoassistance de la solution mutualiseacutee-CPP 2017 suite agrave des difficulteacutes techniques ou applicatives Les eacutemetteurs peuvent eacutegalement solliciter les reacutecepteurs de facture pour toute question meacutetier relative au traitement de leurs factures
bull Modaliteacute
bull Chaque sollicitation est mateacuterialiseacutee par un laquo ticket raquo renseigneacute par lrsquoeacutemetteur via un formulaire de demande drsquoassistance en preacutecisant les informations requises pour le traitement de sa demande (ex numeacutero de facture) Des piegraveces jointes peuvent y ecirctre ajouteacutees (ex capture drsquoeacutecran)
Les fournisseurs et les entiteacutes publiques peuvent eacutegalement acceacuteder agrave une base de connaissance par lrsquointermeacutediaire drsquoun assistant virtuel afin drsquoobtenir des reacuteponses aux questions les plus freacutequemment poseacutees
35
Preacutesentation de la solution Assistance _ Mise en place drsquoun avatar
36
Preacutesentation de la solution Assistance _ Mise en place drsquoun avatar
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Sommaire
Contexte
Preacutesentation de la solution
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017
38
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017
La deacutemateacuterialisation des factures srsquoinscrit deacutesormais dans une obligation progressive au sein du secteur public comme dans de nombreux pays europeacuteens
Degraves 2017 les grandes entreprises devront adresser leurs factures au secteur public sous forme eacutelectronique
La neacutecessiteacute de reacutealiser des travaux de raccordement et drsquoadapter les processus de facturation incite agrave initier le projet pour ecirctre au rendez vous
Il faut notamment srsquoassurer de la bonne adaptation de votre systegraveme drsquoinformation et de vos processus
Gestion des informations neacutecessaires au bon traitement de la facture
Choix du mode drsquoeacutemission et du format
Capaciteacute agrave produire le format retenu
Raccordement technique en cas de choix du mode EDI
39
Chaque entiteacute publique a la faculteacute de rendre obligatoire pour les factures la concernant les informations relatives
Au code service destinataire
Agrave la reacutefeacuterence drsquoengagement (reacutefeacuterence au marcheacute ou agrave la commande)
Il sera possible de veacuterifier le caractegravere obligatoire de ces informations dans la solution mutualiseacutee via lrsquoannuaire
Ces informations devront ecirctre porteacutees sur la facture remise par le fournisseur Il faudra donc srsquoassurer de la bonne communication de ces informations par les entiteacutes publiques
A noter que pour lrsquoEtat ces informations sont toujours obligatoires
Reacutefeacuterence agrave lrsquoengagement juridique
Code service exeacutecutant
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017 Gestion des informations neacutecessaires au traitement de la facture
40
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017 Le choix drsquoun raccordement via un opeacuterateur de deacutemateacuterialisation
Les opeacuterateurs de deacutemateacuterialisation assurent deux principales missions la production et la transmission des flux au format et avec les informations
attendues par le reacutecepteur
la garantie des aspects fiscaux notamment lrsquoarchivage des factures deacutemateacuterialiseacutees
Les fournisseurs ne sont pas contraints de passer par un opeacuterateur et peuvent internaliser leur solution de deacutemateacuterialisation
LrsquoAIFE observe un principe de neutraliteacute dans le choix des opeacuterateurs LrsquoAIFE a pris la deacutecision de ne pas intervenir dans le choix du mode de
deacutemateacuterialisation de ses fournisseurs Les fournisseurs peuvent aussi bien choisir une deacutemateacuterialisation avec des outils internes que de passer par un opeacuterateur de deacutemateacuterialisation
LrsquoAIFE a par ailleurs fait le choix de ne certifier aucun opeacuterateur de deacutemateacuterialisation Le fournisseur est libre de choisir son opeacuterateur de deacutemateacuterialisation et de deacutefinir avec lui les conditions de leur collaboration
A ce jour plusieurs opeacuterateurs sont raccordeacutes agrave la solution actuelle Chorus factures Les fournisseurs sont totalement libres du choix de leur opeacuterateur
41
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017 Qualification et modaliteacutes de raccordement des flux (EDI)
Les fonctions de qualification des flux seront offertes aux utilisateurs du portail front de CPP 2017 (fournisseurs et entiteacutes publiques) Au travers de cet espace du portail front lrsquoutilisateur pourra
1 Tester en mode self service les diffeacuterents types de flux accepteacutes par la solution (factures meacutemoires de justice avis des sommes agrave payer cycle de vie etc)
2 Reacutecupeacuterer un rapport drsquoanalyse de son flux indiquant les erreurs rencontreacutees
3 Obtenir des compte-rendus et des flux de cycle de vie contextualiseacutes
4 Reacutecupeacuterer les fichiers de description des diffeacuterents flux et des exemples de flux preacute-remplis
Lrsquoutilisateur pourra eacutegalement deacuteposer des fiches de raccordement EDI pour interconnecter son SI de recette avec la plateforme de qualification CPP2017 et son SI de production avec le SI de production de CPP2017
Une fois les SI raccordeacutes en qualification lrsquoutilisateur pourra suivre le traitement de ses flux eacutemis en EDI vers la plateforme de qualification
Les raccordement EDI sont drsquoores et deacutejagrave possibles avec Chorus factures pour lrsquoEtat et permettront de beacuteneacuteficier du raccordement pour tout le secteur public au 1er janvier 2017
42
Action fournisseur Action commune AIFE fournisseur
S1 S2 S3 S4 S5 S6 S7 S8 - hellip
Deacutep
loie
men
t
Racc technique
Deacuteveloppement des flux
Assistance CPP
Tests unitaires Via Espace de
qualification CPP2017
Tests
Suivi des premiers flux
Demande de raccordement en
qualification
Tests
et
recett
e
Co
nstr
ucti
on
Demande de raccordement en
production
Deacuteclaration dans lrsquoespace
de qualification de CPP
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017 Espace qualification Macro planning des travaux de raccordement
43
Le calendrier drsquoici janvier 2017 Des pilotes degraves mi 2016
Nombre de pilotes et type drsquoentiteacutes Outre les services de lrsquoEtat deacutejagrave dans Chorus Factures 18 entiteacutes seront
deacutesigneacutees pour ecirctre pilote de la solution en juin 2016
Entiteacutes pilotes Type de structure Editeur
Universiteacute de Lorraine EPN SAP AMUE
Pole emploi EPN SAP
CNRS EPN SAP
CCI Paris EPN SIGMA
Lyceacutee Bernart de Ventadour EPLE GFC
Commune de Paris SPL SAP
Meacutetropole de Brest SPL ATOS (en lien avec e-
Megalis)
Communauteacute de communes de Parthenay SPL Berger Levrault
Commune de Le Monetier les Bains SPL Berger Levrault
Conseil reacutegional de Provence Alpes Cote drsquoAzur
SPL GFI
Conseil deacutepartemental de lrsquoAube SPL GFI (en lien avec SPL
xdeacutemat)
Office Public de lrsquoHabitat Vosgelis SPL AAERON
Lille Meacutetropole SPL CGI
Ville de Bordeaux SPL CGI
APHP EPS SAP
CHU Amiens EPS MIPIH (en lien avec UNIHA)
CH Gpt Hospitalier Eaubonne Montmorency EPS AGFA
DGAC ETAT SAP
44
Le calendrier drsquoici janvier 2017 Des pilotes degraves mi 2016 les objectifs
La reacutealisation de pilotes preacutealablement agrave la geacuteneacuteralisation permet de tester la solution mutualiseacutee CPP2017 dans sa dimension technique comme dans celle de lorganisation et de ladheacutesion des utilisateurs
Lexpeacuterience des sites pilotes permet de preacuteparer le deacuteploiement de mieux en appreacutecier la charge et den identifier les difficulteacutes a priori
La phase pilote de mise en œuvre du service doit permettre de
3 Srsquoassurer que lrsquoensemble du processus est opeacuterant et maitriseacute par les acteurs
2 Seacutecuriser les modaliteacutes de deacuteploiement et drsquoassistance
1 Srsquoassurer de lrsquoadheacutesion et lrsquoappropriation des utilisateurs des structures priveacutees ou publiques agrave utiliser la solution mutualiseacutee CPP2017
Traiter les problegravemes
rencontreacutes et proposer des plans drsquoaction
4 Valider le bon fonctionnement de la solution en situation reacuteelle
45
En synthegravesehellip
Initialement mise en œuvre dans un cadre facultatif fondeacute sur le choix de lrsquoentreprise la deacutemateacuterialisation des factures srsquoinscrit deacutesormais dans une obligation progressive au sein du secteur public avec la mise agrave disposition drsquoune plateforme partageacutee comme cela eacuteteacute fait dans de nombreux pays europeacuteens
Elle constitue une opportuniteacute de modernisation des eacutechanges entre les fournisseurs et le secteur public et illustre une nouvelle deacutemarche de mutualisation de systegraveme drsquoinformation entre les acteurs du secteur public permettant drsquooptimiser les gains et faciliter la mise en œuvre
Les entiteacutes publiques et les grands fournisseurs sont concerneacutes par lrsquoobligation degraves 1er janvier 2017 avec la reacutealisation de laquo pilotes raquo degraves la mi-2016 Des pilotes seront reacutealiseacutes degraves mi-2016
La publication des speacutecifications externes permet aux fournisseurs drsquoanticiper la deacutemarche en deacutefinissant leur trajectoire et leurs modaliteacutes de mise en œuvre
Vous pouvez drsquoores et deacutejagrave vous inscrire sur Chorus Factures HTTPSCHORUS-FACTURESBUDGETGOUVFR
46
En savoir plus
Sur le site de lrsquoAIFE wwweconomiegouvfraifeagence-pour-linformatique-financiere-letat-0
Sur le site laquo collectiviteacutes locales raquo httpwwwcollectivites-localesgouvfr
aife_officiel
47
En synthegravese hellip
48
49
Gestion des factures
Saisie Creacuteation Modification Validation Suppression
Recherche
Suivi du cycle de vie
Deacutepocirct unitaire XMLPDF
Archivage
Liste fiscale
Consultation et teacuteleacutechargement
Deacutepocirct en masse format mixte XMLPDF
Tableaux de bord
Qualification des flux
Deacutepocirct de flux
Analyse de flux
Reacutecupeacuteration dun flux type
Reacutecupeacuteration dun flux cycle de vie
Creacuteation dune fiche de raccordement EDI
Suivi des flux
Qualification des API
Gestion des bons de commandes
(pour les services de lrsquoEtat)
Recherche
Consultation et teacuteleacutechargement
Tableau de bord
Notification
Notification
Workflow de validation
Gestion piegraveces jointes
Recyclage
Certificat de deacutepocirct
Liste des factures agrave traiter
Preacutesentation de la solution Les principales fonctionnaliteacutes de la solution mutualiseacutee
Liste des eacutevegravenements intervenus sur le bon de commande
50
Gestion des utilisateurs et fournisseurs Assistance fournisseurs
Recherche
Saisie sollicitation
Suivi sollicitation
Modification clocircture sollicitation
Synthegravese requecircte
Consultation et teacuteleacutechargement
Recherche
Gestion compte utilisateur
Authentification compte utilisateur
Gestion de la base de connaissance
Tableau de bord
Gestion fiche entiteacute
Gestion Mandat Facturation
Gestion du support
Prise en charge une sollicitation
Liste des eacutevegravenements
Gestion piegraveces jointes
Notification
Consultation et teacuteleacutechargement
Notification
Assistance documentaire
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution Les principales fonctionnaliteacutes de la solution mutualiseacutee
Creacuteation compte utilisateur
Creacuteation fiche entiteacute
51
Statut Fait geacuteneacuterateur COLL EPN ETAT
Deacuteposeacutee
La facture a eacuteteacute deacuteposeacutee par le fournisseur (en mode EDI ou en
mode Portail) les diffeacuterents controcircles ont eacuteteacute reacutealiseacutes et la
facture a pu ecirctre inteacutegreacutee au laquo reacutefeacuterentiel factures raquo
En cours
drsquoacheminement
La facture a eacuteteacute envoyeacutee par la solution mutualiseacutee au
destinataire
Mise agrave disposition du
destinataire
Mode EDI reacuteception du flux drsquoacquittement du SI destinataire
Mode Portail Le destinataire est notifieacute par courriel de la
mise agrave disposition de la facture sur lrsquoespace factures
Rejeteacutee La facture est rejeteacutee par le service destinataire (ex erreur de
destinataire donneacutees de facturation erroneacutees etc)
Suspendue Le traitement de la facture peut ecirctre suspendu lorsqursquo une ou
plusieurs piegraveces justificatives sont manquantes Facultatif
Mise agrave disposition du
comptable
Le mandat demande de paiement a eacuteteacute inteacutegreacute par SI du
comptable Facultatif
Comptabiliseacutee Le mandat demande de paiement a eacuteteacute valideacute par le payeur et
comptabiliseacute Facultatif
Mise en paiement Le flux de virement a eacuteteacute envoyeacute agrave la Banque de France
Facultatif
Hors mode
EDI
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution Les statuts meacutetiers remonteacutes aux fournisseurs
Non disponible disponible et obligatoire
52
Deux circuits sont possibles au regard de la reacuteglementation Un 1er circuit preacutevoit une facturation globale par le mandataire (facturation inteacutegrant de multiples beacuteneacuteficiaires de paiement)
Edition drsquoune
demande de
paiement
globale
Transmission
Deacutepocirct de la
demande de
paiement globale
Traitement de la
demande de
paiement
globale
Mise en paiement
de la demande de
paiement globale
Mandataire Personne
publique
Personne
publique
Acheminement de la demande de paiement jusqursquoagrave son destinataire
Mandataire
Paiement de chaque cotraitant figurant dans la demande de paiement globale
Mandataire eacutedition drsquoune demande de paiement globale preacutecisant la part de prestations agrave reacutegler directement aupregraves de chaque cotraitant sur laquelle le mode de facturation est preacuteciseacute (laquo demande de paiement globale raquo)
Cotraitant aucune action agrave reacutealiser dans la solution mutualiseacutee
Actions des fournisseurs
Reacuteception de la demande de paiement en mode EDI si le SI du destinataire est raccordeacute ou en mode Portail dans lrsquoEspace Factures
Les informations fournit sur le mode de
facturation indique agrave lrsquoordonnateur qursquoune action speacutecifique est agrave reacutealiser sur la demande de paiement
Creacuteation drsquoautant de mandat que de beacuteneacuteficiaires de paiement en y joignant en piegravece-jointe la demande global eacutemise par le titulaire ainsi que les eacuteventuelles piegravece-jointes
Actions de lrsquoordonnateur 1 2
Remarque Seul lrsquoeacutemetteur de la demande de paiement a accegraves au suivi du cycle de vie Le cotraitant sollicite donc le
mandataire ou la personne publique directement pour obtenir de lrsquoinformation sur le paiement de ses demandes de paiement
Lrsquoordonnateur est informeacute via le flux pivot qursquoil srsquoagit drsquoune demande de paiement lieacutee agrave un acte de cotraitance
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution La co-traitance (12)
53
Le 2nd circuit possible en cas cotraitance preacutevoit une facturation par le cotraitant avec validation de la demande de paiement par le mandataire
Edition drsquoune
demande de
paiement
Transmission
Deacutepocirct de la
demande de
paiement
Validation de la
demande de
paiement
Traitement de la
demande de
paiement
Mise en
paiement de la
demande de
paiement
Cotraitant Cotraitant Mandataire Personne
publique
Personne
publique
Sollicitation du mandataire
Acheminement de la demande de paiement jusqursquoagrave son destinataire
Remarques Seul lrsquoeacutemetteur de la demande de paiement a accegraves au suivi du cycle de vie Le mandataire nrsquoa donc pas accegraves
au suivi du traitement de la demande de paiement de ses cotraitants
Lrsquoordonnateur est informeacute via le flux pivot qursquoil srsquoagit drsquoune demande de paiement global de cotraitance
Cotraitant eacutedition et transmission drsquoune demande de paiement en mode EDI ou mode portail sur laquelle le mode de facturation est preacuteciseacute
Mandataire validation de la demande de paiement du titulaire en se connectant en mode portail
Actions des fournisseurs 1
Statut laquo en attente de validation raquo
Reacuteception de la demande de paiement du cotraitant valideacutee par le mandataire
Liquidation et mandatement (aucune action speacutecifique)
Actions de lrsquoordonnateur 2
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution La co-traitance (22)
54
Deacuteposant drsquoune piegravece
Deacutepocirct par le fournisseur drsquoun projet de deacutecompte et validation MOEMOA sur le portail
(En piegravece-jointe de lrsquoeacutetat drsquoacompte)
Deacutepocirct par le fournisseur drsquoun eacutetat drsquoacompte(sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOE hors CPP)
Deacutepocirct par le fournisseur drsquoun eacutetat drsquoacompte valideacute (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOA hors CPP)
NA (En piegravece-jointe de lrsquoeacutetat drsquoacompte)
Deacutepocirct par la MOE de lrsquoeacutetat drsquoacompte (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec le fournisseur dans CPP ou hors CPP)
Deacutepocirct par la MOE de lrsquoeacutetat drsquoacompte valideacute (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOE hors CPP)
NA (En piegravece-jointe de lrsquoeacutetat drsquoacompte valideacute)
(En piegravece-jointe de lrsquoeacutetat drsquoacompte valideacute)
Deacutepocirct par la MOA de lrsquoeacutetat drsquoacompte valideacute (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec le fournisseur et la MOE dans CPP ou hors CPP)
Projet de
deacutecompte mensuel
Etat
drsquoacompte
Deacutecompte
mensuel
Etat drsquoacompte
valideacute
Fournisseur
Maitrise drsquoouvrage
(mode service uniquement via
un portail amont)
Maitrise drsquoŒuvre
6 cas drsquoutilisation ont eacuteteacute deacutefinis pour permettre la prise en charge dans la solution CPP des piegraveces neacutecessaires agrave la facturation en cours de marcheacute
Produit par le fournisseur Produit par la MOE Produit par la MOE Produit par la MOA
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution Les marcheacutes de travaux La facturation en cours de marcheacute
55
Deacuteposant drsquoune piegravece
Deacutepocirct par le fournisseur drsquoun projet de deacutecompte et validation MOEMOA sur le portail
NA NA NA Deacutepocirct par le fournisseur du DGD (apregraves eacutechanges preacutealables avec la MOAMOE dans CPP ou hors CPP)
NA (En piegravece-jointe du projet de deacutecompte
geacuteneacuteral)
Deacutepocirct par la MOE du projet de deacutecompte geacuteneacuteral (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec le fournisseur dans CPP ou hors CPP)
Deacutepocirct par la MOE du deacutecompte geacuteneacuteral (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOA hors CPP)
NA
NA NA (En piegravece-jointe du deacutecompte geacuteneacuteral)
Deacutepocirct par la MOA du deacutecompte geacuteneacuteral (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOE dans CPP ou hors CPP)
NA
Fournisseur
Maitrise drsquoouvrage
(mode service uniquement via
un portail amont)
Maitrise drsquoŒuvre
5 cas drsquoutilisation ont eacuteteacute deacutefinis pour permettre la prise en charge dans la solution CPP des piegraveces neacutecessaires agrave la facturation en fin de marcheacute
Projet de
deacutecompte final
Deacutecompte
final
Projet de
deacutecompte geacuteneacuteral
Deacutecompte
Geacuteneacuteral
Deacutecompte
Geacuteneacuteral et Deacutefinitif
Produit par le fournisseur Produit par la MOE Produit par la MOA Produit par la MOE Produit par le fournisseur
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution Les marcheacutes de travaux La facturation en fin de marcheacute
56
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017 Modaliteacutes de raccordement les protocoles utiliseacutes
Les protocoles retenus pour assurer les eacutechanges en mode flux sont
PeSIT HS E avec chiffrement TLS ndash Le chiffrement du flux sous TLS est initieacute via certificats Bi-cleacutes SSL conformes
RGS fournis par lrsquoAIFE issus drsquoune autoriteacute de certification les partenaires srsquoauthentifiant aujourdrsquohui mutuellement de maniegravere forte
SFTP ndash SSH seacutecurisant les eacutechanges avec chiffrement par bi-cleacutes conformes aux exigences
du cycle de vie des secrets (cleacutes DSA 2048 minimum PS 22 regravegles de creacuteation dureacutee de vie)
AS2 avec chiffrement TLS
Un seul protocole de raccordement est autoriseacute pour un flux donneacute
15
Destinataires finaux
Preacutesentation de la solution Vue simplifieacutee de la solution
Secteur public local
Etat Etablissements publics
Opeacuterateur de deacutemateacuterialisation
Solution mutualiseacutee Chorus Portail Pro
Systegraveme drsquoeacutechange
Portail de services (API)
Portail de qualification des flux et services
Portail fournisseur
Deacutepocircts xml et Pdf
Saisie
Suivi
Assistance et support
Archivage
Templates
Flux types
Validation
Raccordements
Echange de flux UBLCIIISO20020
EDIFACThellip
Saisie
Deacutepocirct
Flux Pivot (format unique)
Statuts drsquoavancement
EDI
EDI
16
La solution Chorus Portail Pro 2017 est accessible depuis Internet
Les entreprises pourront acceacuteder agrave la solution via le Portail Internet Gestion Publique de la DGFiP Pour les entreprises deacutejagrave inscrites agrave Chorus Factures leurs comptes seront repris
Pour les entreprises inscrites agrave la PLACE de lrsquoEtat leur compte sera utilisable
Lrsquoadministrateur de lrsquoentiteacute pourra habiliter en ligne les utilisateurs de lrsquoentiteacute pour deacutefinir les espaces et le peacuterimegravetre des factures accessibles
Un utilisateur peut ecirctre habiliteacute sur plusieurs entreprises etou eacutetablissements
Preacutesentation de la solution Principes de fonctionnement du portail Organisation du portail
Accueil connecteacute
Factures Qualification
Assistance
Utilisateurs
Accueil deacuteconnecteacute
17
Preacutesentation de la solution Les types de factures pris en charge
La solution prend en charge les demandes de paiement srsquoappuyant sur
Les factures directes agrave destination de personnes publiques
Les avoirs
Les factures de recette issues des entiteacutes publiques
Les demandes de paiement des sous-traitants admis au paiement direct
Les demandes de paiement des cotraitants
Le document de facturation en appui des marcheacutes de travaux ndash Projet de deacutecompte
ndash Etat drsquoacompte
ndash Deacutecompte Geacuteneacuteral et Deacutefinitif(signature reacutealiseacutee hors outil)
La solution assure lrsquoarchivage des factures La solution mutualiseacutee prend en charge lrsquoarchivage des factures qui lui sont
transmises par les eacutemetteurs qursquoils soient priveacutes ou publics qui resteront consultables pendant 10 ans
18
Principe chaque eacutemetteur est identifieacute de maniegravere unique dans la solution mutualiseacutee-CPP 2017 quelles que soient les modaliteacutes de transmission
Pour les eacutemetteurs de factures cette identification repose sur trois eacuteleacutements
bull Le code pays bull Le type drsquoidentifiant bull Lrsquoidentifiant
Siegravege social Type drsquoidentifiant
France SIRET
UE (hors France) Ndeg de TVA intracommunautaire
Extracommunautaire (hors UE et hors France)
Code pays + 16 premiers caractegraveres de la raison sociale
Polyneacutesie Franccedilaise Ndeg Tahiti
Nouvelle Caleacutedonie RIDET
Fournisseurs en cours drsquoimmatriculation
Code pays + 16 premiers caractegraveres de la raison sociale
Le type drsquoidentifiant pour les eacutemetteurs repose sur
Preacutesentation de la solution Lrsquoidentification de lrsquoeacutemetteur par la solution mutualiseacutee
19
Preacutesentation de la solution Modaliteacutes drsquoidentification du destinataire par le fournisseur
Principe chaque reacutecepteur est identifieacute de maniegravere unique dans la solution mutualiseacutee-CPP 2017 quelles que soient les modaliteacutes de transmission
Secteur public local et EPN
Etat
Le SIRET est lrsquoidentifiant unique de la personne publique destinataire
Les destinataires de factures peuvent demander agrave leur fournisseur de renseigner une information compleacutementaire sur la facture portant sur le code service du service destinataire
Les modaliteacutes drsquoidentification du service de lrsquoEtat sont inchangeacutees par rapport agrave Chorus factures avec
bull Un service identifieacute par un code service exeacutecutant associeacute agrave un SIRET commun
20
Preacutesentation de la solution Les parameacutetrages effectueacutes par le destinataire
La solution mutualiseacutee prend en compte la diversiteacute des entiteacutes publiques en terme drsquoorganisation (traitement centraliseacute deacutecentraliseacute des factures) et les pratiques diverses en matiegravere drsquoengagement preacutealable agrave la deacutepense
Chaque entiteacute publique a ainsi la faculteacute de rendre obligatoire pour les factures la concernant les informations relatives
Au code service destinataire
Agrave la reacutefeacuterence drsquoengagement (reacutefeacuterence au marcheacute ou agrave la commande)
Ces informations devront dans ce cas ecirctre porteacutees sur la facture remise par le fournisseur
Il sera possible de veacuterifier le caractegravere obligatoire de ces informations dans la solution mutualiseacutee via lrsquoannuaire
21
Deacutepocirct manuel saisie des donneacutees de
facturation
CPP 2017
Envoi Reacuteception en EDI des donneacutees de
facturation
API manager
Quatre modaliteacutes de transmission des donneacutees de facturation sont proposeacutees aux fournisseurs
la saisie manuelle des donneacutees de facturation via un formulaire sur le portail CPP
le deacutepocirct des donneacutees de facturation au format PDF (signeacute ou non signeacute) ou au format XML
la solution CPP2017 permettra un import de masse de factures (Import au format xml ou PDF Mixte A3)
la transmission en mode EDI soit
ndash en adressant directement ses flux agrave la solution mutualiseacutee
ndash Via un opeacuterateur de deacutemateacuterialisation
ndash via un portail amont connecteacute (en API) agrave la solution mutualiseacutee CPP 2017 dans des cas speacutecifiques pour les entiteacutes publiques
B
D
C
A
B
C
D
Mode Portail
Mode EDI
API
Mode EDI
Mode EDI
Opeacuterateur de deacutemateacuterialisation
Portail Amont dans des cas speacutecifiques
Fournisseurs
A
Preacutesentation de la solution Les modes drsquoeacutemission
A
22
1
Le format Standard Universal Business Language
- UBL Invoice
Structureacute ou minimal
2
Le format Cross Industry Invoice (United Nations
Centre for Trade Facilitation and Electronic Business)
Structureacute ou minimal
3
Le format PES_V2 Facture (utiliseacute dans le secteur public
local)
4
Les autres formats reacutefeacuterenceacutes par le CEN dans
le cadre des travaux sur le modegravele seacutemantique europeacuteen
5
Un format PDF Mixte
(PDFA3 en cours de deacutefinition)
6
le format PDF simple (signeacute ou non signeacute) est
supporteacute dans le cadre de la fonctionnaliteacute de deacutepocirct en
mode portail
La possibiliteacute de joindre des piegraveces jointes agrave la facture sera supporteacutee quelle que soit la modaliteacute
drsquoeacutemission
Diffeacuterents formats syntaxiques sont pris en charge par la solution mutualiseacutee afin de faciliter lrsquoeacutemission de factures par les
fournisseurs
Preacutesentation de la solution Les formats retenus
23
Preacutesentation de la solution Lrsquoespace laquo Mes factures raquo
24
Preacutesentation de la solution Lrsquoespace laquo Mes factures raquo
Le bloc laquo Fil drsquoeacutevegravenements raquo recense les derniegraveres actions et eacutevegravenements intervenus sur le traitement des factures
Le bloc laquo Mes factures raquo permet
la consultation de lrsquoeacutetat courant des factures eacutemise par lrsquoentreprise
lrsquoaccegraves rapide agrave la consultation au teacuteleacutechargement et agrave le teacuteleacutechargement des factures
Le bloc laquo Actions raquo permet un accegraves rapide aux principales actions disponibles
Traiter et consulter une facture
Consulter le stock des factures reccedilues
Rechercher une facture
Le bloc laquo Actualiteacutes raquo de la solution mutualiseacutee-CPP 2017 lieacutees agrave lrsquoespace laquo Mes factures raquo
25
Preacutesentation de la solution La saisie des factures en ligne
Ecran de saisie drsquoune facture pour le fournisseur
Saisie des donneacutees geacuteneacuterales drsquoune facture
Donneacutees leacutegales du destinataire et du fournisseur
Cadre de facturation
Identification du marcheacute et des modaliteacutes de paiement
Saisie du deacutetail de la facture
Creacuteation eacutedition et suppression de lignes de facturations
Preacutecision quant aux produits factureacutes et aux montants dus
Possibiliteacute drsquoadjoindre des piegraveces jointes
Possibiliteacute de teacuteleacutecharger
Validation annulation enregistrement de la saisie
26
Preacutesentation de la solution La consultation des factures
Ecran de consultation de la facture
Consultation des informations relatives agrave la facture
Informations destinataire
Informations fournisseur
Cadre de facturation
Montants engageacutes
Reacutefeacuterences du marcheacute
Visualisation de la facture originale
Teacuteleacutechargement de la facture
au format pivot (qui contient toutes les PJ + facture originale)
au format PDF avec ou sans les PJ (y compris la facture originale)
Consultation du cycle de vie de la facture (annuleacute commandeacute consulteacute associeacute agrave un bon de
commande factureacute)
La possibiliteacute drsquoutiliser une facture preacuteceacutedente pour en creacuteer une nouvelle
Affichage du certificat de deacutepocirct et du bordereau de suivi
27
A lrsquoinstar de Chorus factures
La solution mutualiseacutee-CPP 22017 permettra au fournisseur drsquoobtenir des informations concernant les diffeacuterentes dates de traitement de sa facture tant par la solution mutualiseacutee que par le destinataire
Ces informations sont mises agrave disposition du fournisseur par la remonteacutee du flux cycle de vie et pourront ecirctre compleacuteteacutees par la personne publique au moyen dun champ en saisie libre
Preacutesentation de la solution La visualisation du cycle de vie de la facture
28
Acteurs
Statuts visibles pour le
fournisseur
Activiteacutes
Statut obligatoire
Fournisseur
Deacutepocirct des donneacutees de
facturation
Reacutecupeacuteration des donneacutees
de facturation
Liquidation Mandatement Comptabilisation
du paiement
Deacuteposeacutee Mise agrave disposition
du destinataire
Mise en
paiement
En cours drsquoacheminement
vers le destinataire
Rejeteacutee
Service ordonnateur Service comptable
1 3
7
2
4
Acceptation
des donneacutees
de facturation
SI Financier (EDI)
Espace Factures (Portail)
SI Financier SI Financier SI FINANCIER OU
HELIOS
Envoi des
donneacutees de
facturation
CPP 2017
Mise agrave
disposition
du
comptable
6
Suspendue 5
Statut obligatoire(selon les situations)
BDF
Mise agrave jour
statut
Preacutesentation de la solution Le processus global et ses eacutetapes
29
Types de controcircle CPP Destinataire
Coheacuterence du flux et seacutecuriteacute
Structure de donneacutees
Coheacuterence des donneacutees
Les controcircles meacutetiers
Les controcircles meacutetiers reacutealiseacutes par la structure publique destinataire de la facture comprennent notamment les controcircles de reacutefeacuterentiels relatifs agrave lrsquoengagement et au code service
Les SI destinataires pourront opeacuterer des controcircles meacutetiers additionnels en fonction des possibiliteacutes de parameacutetrage offertes par les eacutediteurs
Preacutesentation de la solution Les controcircles effectueacutes ndash vue drsquoensemble
30
Preacutesentation de la solution Le deacutelai global de paiement (DGP)
La date servant au point de deacutepart du DGP (sous reacuteserve de service fait) peut varier selon les cas drsquoeacutemission de la facture
En mode EDI crsquoest la date de lrsquoacquittement technique eacutemis par le SI du destinataire
En mode portailservice crsquoest la date de notification par mail au destinataire de la mise agrave disposition de la facture sur lrsquoespace factures
Et en cas de litige entre le fournisseur et le pouvoir adjudicateur la date servant de point de deacutepart au DGP sera la date de deacutepocirct de la facture sur CPP + 2 jours
Dans le cas des marcheacutes de travaux la date servant de point de deacutepart au DGP reste la transmission du projet de deacutecompte du fournisseur agrave la MOE ou le DGD lorsqursquoil est remis au pouvoir adjudicateur
Ces diffeacuterentes dates seront traceacutees et consultables dans CPP Toutefois CPP nrsquoa pas vocation agrave calculer le DGP
31
La personne publique a la possibiliteacute de communiquer le statut laquo suspendue raquo lorsqursquoune piegravece justificative manque pour la liquidation mise en paiement
Cette fonctionnaliteacute eacutevite de devoir rejeter le dossier de facturation en cas de PJ manquante
1 La personne publique notifie en commentaire la nature de la piegravece manquante et suspend le deacutelai de paiement
2 Le fournisseur se connecte au portail (mode service ou mode portail) afin de deacuteposer lales piegravece(s) compleacutementaire(s)
NB les reacutecepteurs de factures conservent la possibiliteacute de demander les piegraveces compleacutementaires selon les mecircmes modaliteacutes qursquoaujourdrsquohui (papier courriel etc)
La suspension des factures
Lorsque la collectiviteacute locale ou lrsquoEPN rejette pour cause drsquoerreur sur les donneacutees drsquoacheminement de la facture (SIRET destinataire) elle doit typer speacutecifiquement le rejet afin de permettre au fournisseur srsquoil le souhaite de recycler les donneacutees de facturation
Le rejet et la possibiliteacute de recycler les factures
Preacutesentation de la solution Focus sur le rejet et la suspension de factures
32
Preacutesentation de la solution Les cas de gestion de la sous-traitance
Les sous-traitants admis au paiement direct peuvent adresser directement leur demande de paiement agrave la personne publique Un accord preacutealable du titulaire est cependant neacutecessaire avant la mise en paiement
Sous-traitant eacutedition et transmission drsquoune demande de paiement en mode EDI ou mode portail sur laquelle le mode de facturation est preacuteciseacute
Titulaire validation de la demande de paiement du sous-traitant en se connectant en mode portail
Actions des fournisseurs
Reacuteception de la demande de paiement du sous-traitant valideacutee par le titulaire
Liquidation et mandatement (aucune action speacutecifique)
Actions de lrsquoordonnateur
Remarques Selon la reacuteglementation et sans validation sous un deacutelai de 15 jours la demande de paiement est consideacutereacutee
comme valideacutee Elle est transmise au pouvoir adjudicateur destinataire
Le titulaire est informeacute des paiements effectueacutes au sous-traitant via les informations du cycle de vie
Le mode de facturation est preacuteciseacute dans le flux pivot pour informer lrsquoordonnateur qursquoil srsquoagit drsquoune demande de paiement lieacutee agrave un acte de sous-traitance
La facture eacutemise par le sous-traitant et adresseacutee au titulaire peut ecirctre inseacutereacutee sous forme de piegravece jointe
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Documents eacutechangeacutes
Facturation en cours de marcheacute
Facturation en fin de marcheacute
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution La prise en compte des marcheacutes de travaux
Projet de deacutecompte mensuel
Etat drsquoacompte
Deacutecompte mensuel
Etat drsquoacompte
valideacute
Projet de deacutecompte
final
Deacutecompte final
Projet de deacutecompte
geacuteneacuteral
Deacutecompte Geacuteneacuteral
Deacutecompte Geacuteneacuteral et
Deacutefinitif
Dans le cadre des marcheacutes de travaux la solution CPP prendra en charge les processus de facturation suivants
Tous les documents concourant agrave la mise en paiement peuvent ecirctre deacuteposeacutes transmis agrave CPP 2017
La solution permet le deacutepocirct en mode portail de documents par un deacuteposant autre que le producteur du document (exemple deacutepocirct drsquoun eacutetat drsquoacompte produit par une MOE et deacuteposeacute par un fournisseur)
Les acteurs habiliteacutes agrave deacuteposer ces piegraveces concourant agrave la mise en paiement peuvent ecirctre distincts des acteurs en charge de leur production initiale
Fournisseur
Fournisseur Ordonnateur
(Service financier)
Ordonnateur
(Service financier)
34
Preacutesentation de la solution La sollicitation de lrsquoassistance
Le module drsquoassistance de la solution mutualiseacutee permet de reacutepondre agrave lrsquoensemble des questions poseacutees par les eacutemetteurs et reacutecepteurs de factures
bull Principes
bull Les eacutemetteurs peuvent solliciter lrsquoassistance de la solution mutualiseacutee-CPP 2017 suite agrave des difficulteacutes techniques ou applicatives Les eacutemetteurs peuvent eacutegalement solliciter les reacutecepteurs de facture pour toute question meacutetier relative au traitement de leurs factures
bull Modaliteacute
bull Chaque sollicitation est mateacuterialiseacutee par un laquo ticket raquo renseigneacute par lrsquoeacutemetteur via un formulaire de demande drsquoassistance en preacutecisant les informations requises pour le traitement de sa demande (ex numeacutero de facture) Des piegraveces jointes peuvent y ecirctre ajouteacutees (ex capture drsquoeacutecran)
Les fournisseurs et les entiteacutes publiques peuvent eacutegalement acceacuteder agrave une base de connaissance par lrsquointermeacutediaire drsquoun assistant virtuel afin drsquoobtenir des reacuteponses aux questions les plus freacutequemment poseacutees
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Preacutesentation de la solution Assistance _ Mise en place drsquoun avatar
36
Preacutesentation de la solution Assistance _ Mise en place drsquoun avatar
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Sommaire
Contexte
Preacutesentation de la solution
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017
38
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017
La deacutemateacuterialisation des factures srsquoinscrit deacutesormais dans une obligation progressive au sein du secteur public comme dans de nombreux pays europeacuteens
Degraves 2017 les grandes entreprises devront adresser leurs factures au secteur public sous forme eacutelectronique
La neacutecessiteacute de reacutealiser des travaux de raccordement et drsquoadapter les processus de facturation incite agrave initier le projet pour ecirctre au rendez vous
Il faut notamment srsquoassurer de la bonne adaptation de votre systegraveme drsquoinformation et de vos processus
Gestion des informations neacutecessaires au bon traitement de la facture
Choix du mode drsquoeacutemission et du format
Capaciteacute agrave produire le format retenu
Raccordement technique en cas de choix du mode EDI
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Chaque entiteacute publique a la faculteacute de rendre obligatoire pour les factures la concernant les informations relatives
Au code service destinataire
Agrave la reacutefeacuterence drsquoengagement (reacutefeacuterence au marcheacute ou agrave la commande)
Il sera possible de veacuterifier le caractegravere obligatoire de ces informations dans la solution mutualiseacutee via lrsquoannuaire
Ces informations devront ecirctre porteacutees sur la facture remise par le fournisseur Il faudra donc srsquoassurer de la bonne communication de ces informations par les entiteacutes publiques
A noter que pour lrsquoEtat ces informations sont toujours obligatoires
Reacutefeacuterence agrave lrsquoengagement juridique
Code service exeacutecutant
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017 Gestion des informations neacutecessaires au traitement de la facture
40
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017 Le choix drsquoun raccordement via un opeacuterateur de deacutemateacuterialisation
Les opeacuterateurs de deacutemateacuterialisation assurent deux principales missions la production et la transmission des flux au format et avec les informations
attendues par le reacutecepteur
la garantie des aspects fiscaux notamment lrsquoarchivage des factures deacutemateacuterialiseacutees
Les fournisseurs ne sont pas contraints de passer par un opeacuterateur et peuvent internaliser leur solution de deacutemateacuterialisation
LrsquoAIFE observe un principe de neutraliteacute dans le choix des opeacuterateurs LrsquoAIFE a pris la deacutecision de ne pas intervenir dans le choix du mode de
deacutemateacuterialisation de ses fournisseurs Les fournisseurs peuvent aussi bien choisir une deacutemateacuterialisation avec des outils internes que de passer par un opeacuterateur de deacutemateacuterialisation
LrsquoAIFE a par ailleurs fait le choix de ne certifier aucun opeacuterateur de deacutemateacuterialisation Le fournisseur est libre de choisir son opeacuterateur de deacutemateacuterialisation et de deacutefinir avec lui les conditions de leur collaboration
A ce jour plusieurs opeacuterateurs sont raccordeacutes agrave la solution actuelle Chorus factures Les fournisseurs sont totalement libres du choix de leur opeacuterateur
41
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017 Qualification et modaliteacutes de raccordement des flux (EDI)
Les fonctions de qualification des flux seront offertes aux utilisateurs du portail front de CPP 2017 (fournisseurs et entiteacutes publiques) Au travers de cet espace du portail front lrsquoutilisateur pourra
1 Tester en mode self service les diffeacuterents types de flux accepteacutes par la solution (factures meacutemoires de justice avis des sommes agrave payer cycle de vie etc)
2 Reacutecupeacuterer un rapport drsquoanalyse de son flux indiquant les erreurs rencontreacutees
3 Obtenir des compte-rendus et des flux de cycle de vie contextualiseacutes
4 Reacutecupeacuterer les fichiers de description des diffeacuterents flux et des exemples de flux preacute-remplis
Lrsquoutilisateur pourra eacutegalement deacuteposer des fiches de raccordement EDI pour interconnecter son SI de recette avec la plateforme de qualification CPP2017 et son SI de production avec le SI de production de CPP2017
Une fois les SI raccordeacutes en qualification lrsquoutilisateur pourra suivre le traitement de ses flux eacutemis en EDI vers la plateforme de qualification
Les raccordement EDI sont drsquoores et deacutejagrave possibles avec Chorus factures pour lrsquoEtat et permettront de beacuteneacuteficier du raccordement pour tout le secteur public au 1er janvier 2017
42
Action fournisseur Action commune AIFE fournisseur
S1 S2 S3 S4 S5 S6 S7 S8 - hellip
Deacutep
loie
men
t
Racc technique
Deacuteveloppement des flux
Assistance CPP
Tests unitaires Via Espace de
qualification CPP2017
Tests
Suivi des premiers flux
Demande de raccordement en
qualification
Tests
et
recett
e
Co
nstr
ucti
on
Demande de raccordement en
production
Deacuteclaration dans lrsquoespace
de qualification de CPP
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017 Espace qualification Macro planning des travaux de raccordement
43
Le calendrier drsquoici janvier 2017 Des pilotes degraves mi 2016
Nombre de pilotes et type drsquoentiteacutes Outre les services de lrsquoEtat deacutejagrave dans Chorus Factures 18 entiteacutes seront
deacutesigneacutees pour ecirctre pilote de la solution en juin 2016
Entiteacutes pilotes Type de structure Editeur
Universiteacute de Lorraine EPN SAP AMUE
Pole emploi EPN SAP
CNRS EPN SAP
CCI Paris EPN SIGMA
Lyceacutee Bernart de Ventadour EPLE GFC
Commune de Paris SPL SAP
Meacutetropole de Brest SPL ATOS (en lien avec e-
Megalis)
Communauteacute de communes de Parthenay SPL Berger Levrault
Commune de Le Monetier les Bains SPL Berger Levrault
Conseil reacutegional de Provence Alpes Cote drsquoAzur
SPL GFI
Conseil deacutepartemental de lrsquoAube SPL GFI (en lien avec SPL
xdeacutemat)
Office Public de lrsquoHabitat Vosgelis SPL AAERON
Lille Meacutetropole SPL CGI
Ville de Bordeaux SPL CGI
APHP EPS SAP
CHU Amiens EPS MIPIH (en lien avec UNIHA)
CH Gpt Hospitalier Eaubonne Montmorency EPS AGFA
DGAC ETAT SAP
44
Le calendrier drsquoici janvier 2017 Des pilotes degraves mi 2016 les objectifs
La reacutealisation de pilotes preacutealablement agrave la geacuteneacuteralisation permet de tester la solution mutualiseacutee CPP2017 dans sa dimension technique comme dans celle de lorganisation et de ladheacutesion des utilisateurs
Lexpeacuterience des sites pilotes permet de preacuteparer le deacuteploiement de mieux en appreacutecier la charge et den identifier les difficulteacutes a priori
La phase pilote de mise en œuvre du service doit permettre de
3 Srsquoassurer que lrsquoensemble du processus est opeacuterant et maitriseacute par les acteurs
2 Seacutecuriser les modaliteacutes de deacuteploiement et drsquoassistance
1 Srsquoassurer de lrsquoadheacutesion et lrsquoappropriation des utilisateurs des structures priveacutees ou publiques agrave utiliser la solution mutualiseacutee CPP2017
Traiter les problegravemes
rencontreacutes et proposer des plans drsquoaction
4 Valider le bon fonctionnement de la solution en situation reacuteelle
45
En synthegravesehellip
Initialement mise en œuvre dans un cadre facultatif fondeacute sur le choix de lrsquoentreprise la deacutemateacuterialisation des factures srsquoinscrit deacutesormais dans une obligation progressive au sein du secteur public avec la mise agrave disposition drsquoune plateforme partageacutee comme cela eacuteteacute fait dans de nombreux pays europeacuteens
Elle constitue une opportuniteacute de modernisation des eacutechanges entre les fournisseurs et le secteur public et illustre une nouvelle deacutemarche de mutualisation de systegraveme drsquoinformation entre les acteurs du secteur public permettant drsquooptimiser les gains et faciliter la mise en œuvre
Les entiteacutes publiques et les grands fournisseurs sont concerneacutes par lrsquoobligation degraves 1er janvier 2017 avec la reacutealisation de laquo pilotes raquo degraves la mi-2016 Des pilotes seront reacutealiseacutes degraves mi-2016
La publication des speacutecifications externes permet aux fournisseurs drsquoanticiper la deacutemarche en deacutefinissant leur trajectoire et leurs modaliteacutes de mise en œuvre
Vous pouvez drsquoores et deacutejagrave vous inscrire sur Chorus Factures HTTPSCHORUS-FACTURESBUDGETGOUVFR
46
En savoir plus
Sur le site de lrsquoAIFE wwweconomiegouvfraifeagence-pour-linformatique-financiere-letat-0
Sur le site laquo collectiviteacutes locales raquo httpwwwcollectivites-localesgouvfr
aife_officiel
47
En synthegravese hellip
48
49
Gestion des factures
Saisie Creacuteation Modification Validation Suppression
Recherche
Suivi du cycle de vie
Deacutepocirct unitaire XMLPDF
Archivage
Liste fiscale
Consultation et teacuteleacutechargement
Deacutepocirct en masse format mixte XMLPDF
Tableaux de bord
Qualification des flux
Deacutepocirct de flux
Analyse de flux
Reacutecupeacuteration dun flux type
Reacutecupeacuteration dun flux cycle de vie
Creacuteation dune fiche de raccordement EDI
Suivi des flux
Qualification des API
Gestion des bons de commandes
(pour les services de lrsquoEtat)
Recherche
Consultation et teacuteleacutechargement
Tableau de bord
Notification
Notification
Workflow de validation
Gestion piegraveces jointes
Recyclage
Certificat de deacutepocirct
Liste des factures agrave traiter
Preacutesentation de la solution Les principales fonctionnaliteacutes de la solution mutualiseacutee
Liste des eacutevegravenements intervenus sur le bon de commande
50
Gestion des utilisateurs et fournisseurs Assistance fournisseurs
Recherche
Saisie sollicitation
Suivi sollicitation
Modification clocircture sollicitation
Synthegravese requecircte
Consultation et teacuteleacutechargement
Recherche
Gestion compte utilisateur
Authentification compte utilisateur
Gestion de la base de connaissance
Tableau de bord
Gestion fiche entiteacute
Gestion Mandat Facturation
Gestion du support
Prise en charge une sollicitation
Liste des eacutevegravenements
Gestion piegraveces jointes
Notification
Consultation et teacuteleacutechargement
Notification
Assistance documentaire
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution Les principales fonctionnaliteacutes de la solution mutualiseacutee
Creacuteation compte utilisateur
Creacuteation fiche entiteacute
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Statut Fait geacuteneacuterateur COLL EPN ETAT
Deacuteposeacutee
La facture a eacuteteacute deacuteposeacutee par le fournisseur (en mode EDI ou en
mode Portail) les diffeacuterents controcircles ont eacuteteacute reacutealiseacutes et la
facture a pu ecirctre inteacutegreacutee au laquo reacutefeacuterentiel factures raquo
En cours
drsquoacheminement
La facture a eacuteteacute envoyeacutee par la solution mutualiseacutee au
destinataire
Mise agrave disposition du
destinataire
Mode EDI reacuteception du flux drsquoacquittement du SI destinataire
Mode Portail Le destinataire est notifieacute par courriel de la
mise agrave disposition de la facture sur lrsquoespace factures
Rejeteacutee La facture est rejeteacutee par le service destinataire (ex erreur de
destinataire donneacutees de facturation erroneacutees etc)
Suspendue Le traitement de la facture peut ecirctre suspendu lorsqursquo une ou
plusieurs piegraveces justificatives sont manquantes Facultatif
Mise agrave disposition du
comptable
Le mandat demande de paiement a eacuteteacute inteacutegreacute par SI du
comptable Facultatif
Comptabiliseacutee Le mandat demande de paiement a eacuteteacute valideacute par le payeur et
comptabiliseacute Facultatif
Mise en paiement Le flux de virement a eacuteteacute envoyeacute agrave la Banque de France
Facultatif
Hors mode
EDI
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution Les statuts meacutetiers remonteacutes aux fournisseurs
Non disponible disponible et obligatoire
52
Deux circuits sont possibles au regard de la reacuteglementation Un 1er circuit preacutevoit une facturation globale par le mandataire (facturation inteacutegrant de multiples beacuteneacuteficiaires de paiement)
Edition drsquoune
demande de
paiement
globale
Transmission
Deacutepocirct de la
demande de
paiement globale
Traitement de la
demande de
paiement
globale
Mise en paiement
de la demande de
paiement globale
Mandataire Personne
publique
Personne
publique
Acheminement de la demande de paiement jusqursquoagrave son destinataire
Mandataire
Paiement de chaque cotraitant figurant dans la demande de paiement globale
Mandataire eacutedition drsquoune demande de paiement globale preacutecisant la part de prestations agrave reacutegler directement aupregraves de chaque cotraitant sur laquelle le mode de facturation est preacuteciseacute (laquo demande de paiement globale raquo)
Cotraitant aucune action agrave reacutealiser dans la solution mutualiseacutee
Actions des fournisseurs
Reacuteception de la demande de paiement en mode EDI si le SI du destinataire est raccordeacute ou en mode Portail dans lrsquoEspace Factures
Les informations fournit sur le mode de
facturation indique agrave lrsquoordonnateur qursquoune action speacutecifique est agrave reacutealiser sur la demande de paiement
Creacuteation drsquoautant de mandat que de beacuteneacuteficiaires de paiement en y joignant en piegravece-jointe la demande global eacutemise par le titulaire ainsi que les eacuteventuelles piegravece-jointes
Actions de lrsquoordonnateur 1 2
Remarque Seul lrsquoeacutemetteur de la demande de paiement a accegraves au suivi du cycle de vie Le cotraitant sollicite donc le
mandataire ou la personne publique directement pour obtenir de lrsquoinformation sur le paiement de ses demandes de paiement
Lrsquoordonnateur est informeacute via le flux pivot qursquoil srsquoagit drsquoune demande de paiement lieacutee agrave un acte de cotraitance
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution La co-traitance (12)
53
Le 2nd circuit possible en cas cotraitance preacutevoit une facturation par le cotraitant avec validation de la demande de paiement par le mandataire
Edition drsquoune
demande de
paiement
Transmission
Deacutepocirct de la
demande de
paiement
Validation de la
demande de
paiement
Traitement de la
demande de
paiement
Mise en
paiement de la
demande de
paiement
Cotraitant Cotraitant Mandataire Personne
publique
Personne
publique
Sollicitation du mandataire
Acheminement de la demande de paiement jusqursquoagrave son destinataire
Remarques Seul lrsquoeacutemetteur de la demande de paiement a accegraves au suivi du cycle de vie Le mandataire nrsquoa donc pas accegraves
au suivi du traitement de la demande de paiement de ses cotraitants
Lrsquoordonnateur est informeacute via le flux pivot qursquoil srsquoagit drsquoune demande de paiement global de cotraitance
Cotraitant eacutedition et transmission drsquoune demande de paiement en mode EDI ou mode portail sur laquelle le mode de facturation est preacuteciseacute
Mandataire validation de la demande de paiement du titulaire en se connectant en mode portail
Actions des fournisseurs 1
Statut laquo en attente de validation raquo
Reacuteception de la demande de paiement du cotraitant valideacutee par le mandataire
Liquidation et mandatement (aucune action speacutecifique)
Actions de lrsquoordonnateur 2
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution La co-traitance (22)
54
Deacuteposant drsquoune piegravece
Deacutepocirct par le fournisseur drsquoun projet de deacutecompte et validation MOEMOA sur le portail
(En piegravece-jointe de lrsquoeacutetat drsquoacompte)
Deacutepocirct par le fournisseur drsquoun eacutetat drsquoacompte(sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOE hors CPP)
Deacutepocirct par le fournisseur drsquoun eacutetat drsquoacompte valideacute (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOA hors CPP)
NA (En piegravece-jointe de lrsquoeacutetat drsquoacompte)
Deacutepocirct par la MOE de lrsquoeacutetat drsquoacompte (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec le fournisseur dans CPP ou hors CPP)
Deacutepocirct par la MOE de lrsquoeacutetat drsquoacompte valideacute (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOE hors CPP)
NA (En piegravece-jointe de lrsquoeacutetat drsquoacompte valideacute)
(En piegravece-jointe de lrsquoeacutetat drsquoacompte valideacute)
Deacutepocirct par la MOA de lrsquoeacutetat drsquoacompte valideacute (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec le fournisseur et la MOE dans CPP ou hors CPP)
Projet de
deacutecompte mensuel
Etat
drsquoacompte
Deacutecompte
mensuel
Etat drsquoacompte
valideacute
Fournisseur
Maitrise drsquoouvrage
(mode service uniquement via
un portail amont)
Maitrise drsquoŒuvre
6 cas drsquoutilisation ont eacuteteacute deacutefinis pour permettre la prise en charge dans la solution CPP des piegraveces neacutecessaires agrave la facturation en cours de marcheacute
Produit par le fournisseur Produit par la MOE Produit par la MOE Produit par la MOA
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution Les marcheacutes de travaux La facturation en cours de marcheacute
55
Deacuteposant drsquoune piegravece
Deacutepocirct par le fournisseur drsquoun projet de deacutecompte et validation MOEMOA sur le portail
NA NA NA Deacutepocirct par le fournisseur du DGD (apregraves eacutechanges preacutealables avec la MOAMOE dans CPP ou hors CPP)
NA (En piegravece-jointe du projet de deacutecompte
geacuteneacuteral)
Deacutepocirct par la MOE du projet de deacutecompte geacuteneacuteral (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec le fournisseur dans CPP ou hors CPP)
Deacutepocirct par la MOE du deacutecompte geacuteneacuteral (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOA hors CPP)
NA
NA NA (En piegravece-jointe du deacutecompte geacuteneacuteral)
Deacutepocirct par la MOA du deacutecompte geacuteneacuteral (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOE dans CPP ou hors CPP)
NA
Fournisseur
Maitrise drsquoouvrage
(mode service uniquement via
un portail amont)
Maitrise drsquoŒuvre
5 cas drsquoutilisation ont eacuteteacute deacutefinis pour permettre la prise en charge dans la solution CPP des piegraveces neacutecessaires agrave la facturation en fin de marcheacute
Projet de
deacutecompte final
Deacutecompte
final
Projet de
deacutecompte geacuteneacuteral
Deacutecompte
Geacuteneacuteral
Deacutecompte
Geacuteneacuteral et Deacutefinitif
Produit par le fournisseur Produit par la MOE Produit par la MOA Produit par la MOE Produit par le fournisseur
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution Les marcheacutes de travaux La facturation en fin de marcheacute
56
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017 Modaliteacutes de raccordement les protocoles utiliseacutes
Les protocoles retenus pour assurer les eacutechanges en mode flux sont
PeSIT HS E avec chiffrement TLS ndash Le chiffrement du flux sous TLS est initieacute via certificats Bi-cleacutes SSL conformes
RGS fournis par lrsquoAIFE issus drsquoune autoriteacute de certification les partenaires srsquoauthentifiant aujourdrsquohui mutuellement de maniegravere forte
SFTP ndash SSH seacutecurisant les eacutechanges avec chiffrement par bi-cleacutes conformes aux exigences
du cycle de vie des secrets (cleacutes DSA 2048 minimum PS 22 regravegles de creacuteation dureacutee de vie)
AS2 avec chiffrement TLS
Un seul protocole de raccordement est autoriseacute pour un flux donneacute
16
La solution Chorus Portail Pro 2017 est accessible depuis Internet
Les entreprises pourront acceacuteder agrave la solution via le Portail Internet Gestion Publique de la DGFiP Pour les entreprises deacutejagrave inscrites agrave Chorus Factures leurs comptes seront repris
Pour les entreprises inscrites agrave la PLACE de lrsquoEtat leur compte sera utilisable
Lrsquoadministrateur de lrsquoentiteacute pourra habiliter en ligne les utilisateurs de lrsquoentiteacute pour deacutefinir les espaces et le peacuterimegravetre des factures accessibles
Un utilisateur peut ecirctre habiliteacute sur plusieurs entreprises etou eacutetablissements
Preacutesentation de la solution Principes de fonctionnement du portail Organisation du portail
Accueil connecteacute
Factures Qualification
Assistance
Utilisateurs
Accueil deacuteconnecteacute
17
Preacutesentation de la solution Les types de factures pris en charge
La solution prend en charge les demandes de paiement srsquoappuyant sur
Les factures directes agrave destination de personnes publiques
Les avoirs
Les factures de recette issues des entiteacutes publiques
Les demandes de paiement des sous-traitants admis au paiement direct
Les demandes de paiement des cotraitants
Le document de facturation en appui des marcheacutes de travaux ndash Projet de deacutecompte
ndash Etat drsquoacompte
ndash Deacutecompte Geacuteneacuteral et Deacutefinitif(signature reacutealiseacutee hors outil)
La solution assure lrsquoarchivage des factures La solution mutualiseacutee prend en charge lrsquoarchivage des factures qui lui sont
transmises par les eacutemetteurs qursquoils soient priveacutes ou publics qui resteront consultables pendant 10 ans
18
Principe chaque eacutemetteur est identifieacute de maniegravere unique dans la solution mutualiseacutee-CPP 2017 quelles que soient les modaliteacutes de transmission
Pour les eacutemetteurs de factures cette identification repose sur trois eacuteleacutements
bull Le code pays bull Le type drsquoidentifiant bull Lrsquoidentifiant
Siegravege social Type drsquoidentifiant
France SIRET
UE (hors France) Ndeg de TVA intracommunautaire
Extracommunautaire (hors UE et hors France)
Code pays + 16 premiers caractegraveres de la raison sociale
Polyneacutesie Franccedilaise Ndeg Tahiti
Nouvelle Caleacutedonie RIDET
Fournisseurs en cours drsquoimmatriculation
Code pays + 16 premiers caractegraveres de la raison sociale
Le type drsquoidentifiant pour les eacutemetteurs repose sur
Preacutesentation de la solution Lrsquoidentification de lrsquoeacutemetteur par la solution mutualiseacutee
19
Preacutesentation de la solution Modaliteacutes drsquoidentification du destinataire par le fournisseur
Principe chaque reacutecepteur est identifieacute de maniegravere unique dans la solution mutualiseacutee-CPP 2017 quelles que soient les modaliteacutes de transmission
Secteur public local et EPN
Etat
Le SIRET est lrsquoidentifiant unique de la personne publique destinataire
Les destinataires de factures peuvent demander agrave leur fournisseur de renseigner une information compleacutementaire sur la facture portant sur le code service du service destinataire
Les modaliteacutes drsquoidentification du service de lrsquoEtat sont inchangeacutees par rapport agrave Chorus factures avec
bull Un service identifieacute par un code service exeacutecutant associeacute agrave un SIRET commun
20
Preacutesentation de la solution Les parameacutetrages effectueacutes par le destinataire
La solution mutualiseacutee prend en compte la diversiteacute des entiteacutes publiques en terme drsquoorganisation (traitement centraliseacute deacutecentraliseacute des factures) et les pratiques diverses en matiegravere drsquoengagement preacutealable agrave la deacutepense
Chaque entiteacute publique a ainsi la faculteacute de rendre obligatoire pour les factures la concernant les informations relatives
Au code service destinataire
Agrave la reacutefeacuterence drsquoengagement (reacutefeacuterence au marcheacute ou agrave la commande)
Ces informations devront dans ce cas ecirctre porteacutees sur la facture remise par le fournisseur
Il sera possible de veacuterifier le caractegravere obligatoire de ces informations dans la solution mutualiseacutee via lrsquoannuaire
21
Deacutepocirct manuel saisie des donneacutees de
facturation
CPP 2017
Envoi Reacuteception en EDI des donneacutees de
facturation
API manager
Quatre modaliteacutes de transmission des donneacutees de facturation sont proposeacutees aux fournisseurs
la saisie manuelle des donneacutees de facturation via un formulaire sur le portail CPP
le deacutepocirct des donneacutees de facturation au format PDF (signeacute ou non signeacute) ou au format XML
la solution CPP2017 permettra un import de masse de factures (Import au format xml ou PDF Mixte A3)
la transmission en mode EDI soit
ndash en adressant directement ses flux agrave la solution mutualiseacutee
ndash Via un opeacuterateur de deacutemateacuterialisation
ndash via un portail amont connecteacute (en API) agrave la solution mutualiseacutee CPP 2017 dans des cas speacutecifiques pour les entiteacutes publiques
B
D
C
A
B
C
D
Mode Portail
Mode EDI
API
Mode EDI
Mode EDI
Opeacuterateur de deacutemateacuterialisation
Portail Amont dans des cas speacutecifiques
Fournisseurs
A
Preacutesentation de la solution Les modes drsquoeacutemission
A
22
1
Le format Standard Universal Business Language
- UBL Invoice
Structureacute ou minimal
2
Le format Cross Industry Invoice (United Nations
Centre for Trade Facilitation and Electronic Business)
Structureacute ou minimal
3
Le format PES_V2 Facture (utiliseacute dans le secteur public
local)
4
Les autres formats reacutefeacuterenceacutes par le CEN dans
le cadre des travaux sur le modegravele seacutemantique europeacuteen
5
Un format PDF Mixte
(PDFA3 en cours de deacutefinition)
6
le format PDF simple (signeacute ou non signeacute) est
supporteacute dans le cadre de la fonctionnaliteacute de deacutepocirct en
mode portail
La possibiliteacute de joindre des piegraveces jointes agrave la facture sera supporteacutee quelle que soit la modaliteacute
drsquoeacutemission
Diffeacuterents formats syntaxiques sont pris en charge par la solution mutualiseacutee afin de faciliter lrsquoeacutemission de factures par les
fournisseurs
Preacutesentation de la solution Les formats retenus
23
Preacutesentation de la solution Lrsquoespace laquo Mes factures raquo
24
Preacutesentation de la solution Lrsquoespace laquo Mes factures raquo
Le bloc laquo Fil drsquoeacutevegravenements raquo recense les derniegraveres actions et eacutevegravenements intervenus sur le traitement des factures
Le bloc laquo Mes factures raquo permet
la consultation de lrsquoeacutetat courant des factures eacutemise par lrsquoentreprise
lrsquoaccegraves rapide agrave la consultation au teacuteleacutechargement et agrave le teacuteleacutechargement des factures
Le bloc laquo Actions raquo permet un accegraves rapide aux principales actions disponibles
Traiter et consulter une facture
Consulter le stock des factures reccedilues
Rechercher une facture
Le bloc laquo Actualiteacutes raquo de la solution mutualiseacutee-CPP 2017 lieacutees agrave lrsquoespace laquo Mes factures raquo
25
Preacutesentation de la solution La saisie des factures en ligne
Ecran de saisie drsquoune facture pour le fournisseur
Saisie des donneacutees geacuteneacuterales drsquoune facture
Donneacutees leacutegales du destinataire et du fournisseur
Cadre de facturation
Identification du marcheacute et des modaliteacutes de paiement
Saisie du deacutetail de la facture
Creacuteation eacutedition et suppression de lignes de facturations
Preacutecision quant aux produits factureacutes et aux montants dus
Possibiliteacute drsquoadjoindre des piegraveces jointes
Possibiliteacute de teacuteleacutecharger
Validation annulation enregistrement de la saisie
26
Preacutesentation de la solution La consultation des factures
Ecran de consultation de la facture
Consultation des informations relatives agrave la facture
Informations destinataire
Informations fournisseur
Cadre de facturation
Montants engageacutes
Reacutefeacuterences du marcheacute
Visualisation de la facture originale
Teacuteleacutechargement de la facture
au format pivot (qui contient toutes les PJ + facture originale)
au format PDF avec ou sans les PJ (y compris la facture originale)
Consultation du cycle de vie de la facture (annuleacute commandeacute consulteacute associeacute agrave un bon de
commande factureacute)
La possibiliteacute drsquoutiliser une facture preacuteceacutedente pour en creacuteer une nouvelle
Affichage du certificat de deacutepocirct et du bordereau de suivi
27
A lrsquoinstar de Chorus factures
La solution mutualiseacutee-CPP 22017 permettra au fournisseur drsquoobtenir des informations concernant les diffeacuterentes dates de traitement de sa facture tant par la solution mutualiseacutee que par le destinataire
Ces informations sont mises agrave disposition du fournisseur par la remonteacutee du flux cycle de vie et pourront ecirctre compleacuteteacutees par la personne publique au moyen dun champ en saisie libre
Preacutesentation de la solution La visualisation du cycle de vie de la facture
28
Acteurs
Statuts visibles pour le
fournisseur
Activiteacutes
Statut obligatoire
Fournisseur
Deacutepocirct des donneacutees de
facturation
Reacutecupeacuteration des donneacutees
de facturation
Liquidation Mandatement Comptabilisation
du paiement
Deacuteposeacutee Mise agrave disposition
du destinataire
Mise en
paiement
En cours drsquoacheminement
vers le destinataire
Rejeteacutee
Service ordonnateur Service comptable
1 3
7
2
4
Acceptation
des donneacutees
de facturation
SI Financier (EDI)
Espace Factures (Portail)
SI Financier SI Financier SI FINANCIER OU
HELIOS
Envoi des
donneacutees de
facturation
CPP 2017
Mise agrave
disposition
du
comptable
6
Suspendue 5
Statut obligatoire(selon les situations)
BDF
Mise agrave jour
statut
Preacutesentation de la solution Le processus global et ses eacutetapes
29
Types de controcircle CPP Destinataire
Coheacuterence du flux et seacutecuriteacute
Structure de donneacutees
Coheacuterence des donneacutees
Les controcircles meacutetiers
Les controcircles meacutetiers reacutealiseacutes par la structure publique destinataire de la facture comprennent notamment les controcircles de reacutefeacuterentiels relatifs agrave lrsquoengagement et au code service
Les SI destinataires pourront opeacuterer des controcircles meacutetiers additionnels en fonction des possibiliteacutes de parameacutetrage offertes par les eacutediteurs
Preacutesentation de la solution Les controcircles effectueacutes ndash vue drsquoensemble
30
Preacutesentation de la solution Le deacutelai global de paiement (DGP)
La date servant au point de deacutepart du DGP (sous reacuteserve de service fait) peut varier selon les cas drsquoeacutemission de la facture
En mode EDI crsquoest la date de lrsquoacquittement technique eacutemis par le SI du destinataire
En mode portailservice crsquoest la date de notification par mail au destinataire de la mise agrave disposition de la facture sur lrsquoespace factures
Et en cas de litige entre le fournisseur et le pouvoir adjudicateur la date servant de point de deacutepart au DGP sera la date de deacutepocirct de la facture sur CPP + 2 jours
Dans le cas des marcheacutes de travaux la date servant de point de deacutepart au DGP reste la transmission du projet de deacutecompte du fournisseur agrave la MOE ou le DGD lorsqursquoil est remis au pouvoir adjudicateur
Ces diffeacuterentes dates seront traceacutees et consultables dans CPP Toutefois CPP nrsquoa pas vocation agrave calculer le DGP
31
La personne publique a la possibiliteacute de communiquer le statut laquo suspendue raquo lorsqursquoune piegravece justificative manque pour la liquidation mise en paiement
Cette fonctionnaliteacute eacutevite de devoir rejeter le dossier de facturation en cas de PJ manquante
1 La personne publique notifie en commentaire la nature de la piegravece manquante et suspend le deacutelai de paiement
2 Le fournisseur se connecte au portail (mode service ou mode portail) afin de deacuteposer lales piegravece(s) compleacutementaire(s)
NB les reacutecepteurs de factures conservent la possibiliteacute de demander les piegraveces compleacutementaires selon les mecircmes modaliteacutes qursquoaujourdrsquohui (papier courriel etc)
La suspension des factures
Lorsque la collectiviteacute locale ou lrsquoEPN rejette pour cause drsquoerreur sur les donneacutees drsquoacheminement de la facture (SIRET destinataire) elle doit typer speacutecifiquement le rejet afin de permettre au fournisseur srsquoil le souhaite de recycler les donneacutees de facturation
Le rejet et la possibiliteacute de recycler les factures
Preacutesentation de la solution Focus sur le rejet et la suspension de factures
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Preacutesentation de la solution Les cas de gestion de la sous-traitance
Les sous-traitants admis au paiement direct peuvent adresser directement leur demande de paiement agrave la personne publique Un accord preacutealable du titulaire est cependant neacutecessaire avant la mise en paiement
Sous-traitant eacutedition et transmission drsquoune demande de paiement en mode EDI ou mode portail sur laquelle le mode de facturation est preacuteciseacute
Titulaire validation de la demande de paiement du sous-traitant en se connectant en mode portail
Actions des fournisseurs
Reacuteception de la demande de paiement du sous-traitant valideacutee par le titulaire
Liquidation et mandatement (aucune action speacutecifique)
Actions de lrsquoordonnateur
Remarques Selon la reacuteglementation et sans validation sous un deacutelai de 15 jours la demande de paiement est consideacutereacutee
comme valideacutee Elle est transmise au pouvoir adjudicateur destinataire
Le titulaire est informeacute des paiements effectueacutes au sous-traitant via les informations du cycle de vie
Le mode de facturation est preacuteciseacute dans le flux pivot pour informer lrsquoordonnateur qursquoil srsquoagit drsquoune demande de paiement lieacutee agrave un acte de sous-traitance
La facture eacutemise par le sous-traitant et adresseacutee au titulaire peut ecirctre inseacutereacutee sous forme de piegravece jointe
33
Documents eacutechangeacutes
Facturation en cours de marcheacute
Facturation en fin de marcheacute
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution La prise en compte des marcheacutes de travaux
Projet de deacutecompte mensuel
Etat drsquoacompte
Deacutecompte mensuel
Etat drsquoacompte
valideacute
Projet de deacutecompte
final
Deacutecompte final
Projet de deacutecompte
geacuteneacuteral
Deacutecompte Geacuteneacuteral
Deacutecompte Geacuteneacuteral et
Deacutefinitif
Dans le cadre des marcheacutes de travaux la solution CPP prendra en charge les processus de facturation suivants
Tous les documents concourant agrave la mise en paiement peuvent ecirctre deacuteposeacutes transmis agrave CPP 2017
La solution permet le deacutepocirct en mode portail de documents par un deacuteposant autre que le producteur du document (exemple deacutepocirct drsquoun eacutetat drsquoacompte produit par une MOE et deacuteposeacute par un fournisseur)
Les acteurs habiliteacutes agrave deacuteposer ces piegraveces concourant agrave la mise en paiement peuvent ecirctre distincts des acteurs en charge de leur production initiale
Fournisseur
Fournisseur Ordonnateur
(Service financier)
Ordonnateur
(Service financier)
34
Preacutesentation de la solution La sollicitation de lrsquoassistance
Le module drsquoassistance de la solution mutualiseacutee permet de reacutepondre agrave lrsquoensemble des questions poseacutees par les eacutemetteurs et reacutecepteurs de factures
bull Principes
bull Les eacutemetteurs peuvent solliciter lrsquoassistance de la solution mutualiseacutee-CPP 2017 suite agrave des difficulteacutes techniques ou applicatives Les eacutemetteurs peuvent eacutegalement solliciter les reacutecepteurs de facture pour toute question meacutetier relative au traitement de leurs factures
bull Modaliteacute
bull Chaque sollicitation est mateacuterialiseacutee par un laquo ticket raquo renseigneacute par lrsquoeacutemetteur via un formulaire de demande drsquoassistance en preacutecisant les informations requises pour le traitement de sa demande (ex numeacutero de facture) Des piegraveces jointes peuvent y ecirctre ajouteacutees (ex capture drsquoeacutecran)
Les fournisseurs et les entiteacutes publiques peuvent eacutegalement acceacuteder agrave une base de connaissance par lrsquointermeacutediaire drsquoun assistant virtuel afin drsquoobtenir des reacuteponses aux questions les plus freacutequemment poseacutees
35
Preacutesentation de la solution Assistance _ Mise en place drsquoun avatar
36
Preacutesentation de la solution Assistance _ Mise en place drsquoun avatar
37
Sommaire
Contexte
Preacutesentation de la solution
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017
38
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017
La deacutemateacuterialisation des factures srsquoinscrit deacutesormais dans une obligation progressive au sein du secteur public comme dans de nombreux pays europeacuteens
Degraves 2017 les grandes entreprises devront adresser leurs factures au secteur public sous forme eacutelectronique
La neacutecessiteacute de reacutealiser des travaux de raccordement et drsquoadapter les processus de facturation incite agrave initier le projet pour ecirctre au rendez vous
Il faut notamment srsquoassurer de la bonne adaptation de votre systegraveme drsquoinformation et de vos processus
Gestion des informations neacutecessaires au bon traitement de la facture
Choix du mode drsquoeacutemission et du format
Capaciteacute agrave produire le format retenu
Raccordement technique en cas de choix du mode EDI
39
Chaque entiteacute publique a la faculteacute de rendre obligatoire pour les factures la concernant les informations relatives
Au code service destinataire
Agrave la reacutefeacuterence drsquoengagement (reacutefeacuterence au marcheacute ou agrave la commande)
Il sera possible de veacuterifier le caractegravere obligatoire de ces informations dans la solution mutualiseacutee via lrsquoannuaire
Ces informations devront ecirctre porteacutees sur la facture remise par le fournisseur Il faudra donc srsquoassurer de la bonne communication de ces informations par les entiteacutes publiques
A noter que pour lrsquoEtat ces informations sont toujours obligatoires
Reacutefeacuterence agrave lrsquoengagement juridique
Code service exeacutecutant
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017 Gestion des informations neacutecessaires au traitement de la facture
40
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017 Le choix drsquoun raccordement via un opeacuterateur de deacutemateacuterialisation
Les opeacuterateurs de deacutemateacuterialisation assurent deux principales missions la production et la transmission des flux au format et avec les informations
attendues par le reacutecepteur
la garantie des aspects fiscaux notamment lrsquoarchivage des factures deacutemateacuterialiseacutees
Les fournisseurs ne sont pas contraints de passer par un opeacuterateur et peuvent internaliser leur solution de deacutemateacuterialisation
LrsquoAIFE observe un principe de neutraliteacute dans le choix des opeacuterateurs LrsquoAIFE a pris la deacutecision de ne pas intervenir dans le choix du mode de
deacutemateacuterialisation de ses fournisseurs Les fournisseurs peuvent aussi bien choisir une deacutemateacuterialisation avec des outils internes que de passer par un opeacuterateur de deacutemateacuterialisation
LrsquoAIFE a par ailleurs fait le choix de ne certifier aucun opeacuterateur de deacutemateacuterialisation Le fournisseur est libre de choisir son opeacuterateur de deacutemateacuterialisation et de deacutefinir avec lui les conditions de leur collaboration
A ce jour plusieurs opeacuterateurs sont raccordeacutes agrave la solution actuelle Chorus factures Les fournisseurs sont totalement libres du choix de leur opeacuterateur
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Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017 Qualification et modaliteacutes de raccordement des flux (EDI)
Les fonctions de qualification des flux seront offertes aux utilisateurs du portail front de CPP 2017 (fournisseurs et entiteacutes publiques) Au travers de cet espace du portail front lrsquoutilisateur pourra
1 Tester en mode self service les diffeacuterents types de flux accepteacutes par la solution (factures meacutemoires de justice avis des sommes agrave payer cycle de vie etc)
2 Reacutecupeacuterer un rapport drsquoanalyse de son flux indiquant les erreurs rencontreacutees
3 Obtenir des compte-rendus et des flux de cycle de vie contextualiseacutes
4 Reacutecupeacuterer les fichiers de description des diffeacuterents flux et des exemples de flux preacute-remplis
Lrsquoutilisateur pourra eacutegalement deacuteposer des fiches de raccordement EDI pour interconnecter son SI de recette avec la plateforme de qualification CPP2017 et son SI de production avec le SI de production de CPP2017
Une fois les SI raccordeacutes en qualification lrsquoutilisateur pourra suivre le traitement de ses flux eacutemis en EDI vers la plateforme de qualification
Les raccordement EDI sont drsquoores et deacutejagrave possibles avec Chorus factures pour lrsquoEtat et permettront de beacuteneacuteficier du raccordement pour tout le secteur public au 1er janvier 2017
42
Action fournisseur Action commune AIFE fournisseur
S1 S2 S3 S4 S5 S6 S7 S8 - hellip
Deacutep
loie
men
t
Racc technique
Deacuteveloppement des flux
Assistance CPP
Tests unitaires Via Espace de
qualification CPP2017
Tests
Suivi des premiers flux
Demande de raccordement en
qualification
Tests
et
recett
e
Co
nstr
ucti
on
Demande de raccordement en
production
Deacuteclaration dans lrsquoespace
de qualification de CPP
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017 Espace qualification Macro planning des travaux de raccordement
43
Le calendrier drsquoici janvier 2017 Des pilotes degraves mi 2016
Nombre de pilotes et type drsquoentiteacutes Outre les services de lrsquoEtat deacutejagrave dans Chorus Factures 18 entiteacutes seront
deacutesigneacutees pour ecirctre pilote de la solution en juin 2016
Entiteacutes pilotes Type de structure Editeur
Universiteacute de Lorraine EPN SAP AMUE
Pole emploi EPN SAP
CNRS EPN SAP
CCI Paris EPN SIGMA
Lyceacutee Bernart de Ventadour EPLE GFC
Commune de Paris SPL SAP
Meacutetropole de Brest SPL ATOS (en lien avec e-
Megalis)
Communauteacute de communes de Parthenay SPL Berger Levrault
Commune de Le Monetier les Bains SPL Berger Levrault
Conseil reacutegional de Provence Alpes Cote drsquoAzur
SPL GFI
Conseil deacutepartemental de lrsquoAube SPL GFI (en lien avec SPL
xdeacutemat)
Office Public de lrsquoHabitat Vosgelis SPL AAERON
Lille Meacutetropole SPL CGI
Ville de Bordeaux SPL CGI
APHP EPS SAP
CHU Amiens EPS MIPIH (en lien avec UNIHA)
CH Gpt Hospitalier Eaubonne Montmorency EPS AGFA
DGAC ETAT SAP
44
Le calendrier drsquoici janvier 2017 Des pilotes degraves mi 2016 les objectifs
La reacutealisation de pilotes preacutealablement agrave la geacuteneacuteralisation permet de tester la solution mutualiseacutee CPP2017 dans sa dimension technique comme dans celle de lorganisation et de ladheacutesion des utilisateurs
Lexpeacuterience des sites pilotes permet de preacuteparer le deacuteploiement de mieux en appreacutecier la charge et den identifier les difficulteacutes a priori
La phase pilote de mise en œuvre du service doit permettre de
3 Srsquoassurer que lrsquoensemble du processus est opeacuterant et maitriseacute par les acteurs
2 Seacutecuriser les modaliteacutes de deacuteploiement et drsquoassistance
1 Srsquoassurer de lrsquoadheacutesion et lrsquoappropriation des utilisateurs des structures priveacutees ou publiques agrave utiliser la solution mutualiseacutee CPP2017
Traiter les problegravemes
rencontreacutes et proposer des plans drsquoaction
4 Valider le bon fonctionnement de la solution en situation reacuteelle
45
En synthegravesehellip
Initialement mise en œuvre dans un cadre facultatif fondeacute sur le choix de lrsquoentreprise la deacutemateacuterialisation des factures srsquoinscrit deacutesormais dans une obligation progressive au sein du secteur public avec la mise agrave disposition drsquoune plateforme partageacutee comme cela eacuteteacute fait dans de nombreux pays europeacuteens
Elle constitue une opportuniteacute de modernisation des eacutechanges entre les fournisseurs et le secteur public et illustre une nouvelle deacutemarche de mutualisation de systegraveme drsquoinformation entre les acteurs du secteur public permettant drsquooptimiser les gains et faciliter la mise en œuvre
Les entiteacutes publiques et les grands fournisseurs sont concerneacutes par lrsquoobligation degraves 1er janvier 2017 avec la reacutealisation de laquo pilotes raquo degraves la mi-2016 Des pilotes seront reacutealiseacutes degraves mi-2016
La publication des speacutecifications externes permet aux fournisseurs drsquoanticiper la deacutemarche en deacutefinissant leur trajectoire et leurs modaliteacutes de mise en œuvre
Vous pouvez drsquoores et deacutejagrave vous inscrire sur Chorus Factures HTTPSCHORUS-FACTURESBUDGETGOUVFR
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En savoir plus
Sur le site de lrsquoAIFE wwweconomiegouvfraifeagence-pour-linformatique-financiere-letat-0
Sur le site laquo collectiviteacutes locales raquo httpwwwcollectivites-localesgouvfr
aife_officiel
47
En synthegravese hellip
48
49
Gestion des factures
Saisie Creacuteation Modification Validation Suppression
Recherche
Suivi du cycle de vie
Deacutepocirct unitaire XMLPDF
Archivage
Liste fiscale
Consultation et teacuteleacutechargement
Deacutepocirct en masse format mixte XMLPDF
Tableaux de bord
Qualification des flux
Deacutepocirct de flux
Analyse de flux
Reacutecupeacuteration dun flux type
Reacutecupeacuteration dun flux cycle de vie
Creacuteation dune fiche de raccordement EDI
Suivi des flux
Qualification des API
Gestion des bons de commandes
(pour les services de lrsquoEtat)
Recherche
Consultation et teacuteleacutechargement
Tableau de bord
Notification
Notification
Workflow de validation
Gestion piegraveces jointes
Recyclage
Certificat de deacutepocirct
Liste des factures agrave traiter
Preacutesentation de la solution Les principales fonctionnaliteacutes de la solution mutualiseacutee
Liste des eacutevegravenements intervenus sur le bon de commande
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Gestion des utilisateurs et fournisseurs Assistance fournisseurs
Recherche
Saisie sollicitation
Suivi sollicitation
Modification clocircture sollicitation
Synthegravese requecircte
Consultation et teacuteleacutechargement
Recherche
Gestion compte utilisateur
Authentification compte utilisateur
Gestion de la base de connaissance
Tableau de bord
Gestion fiche entiteacute
Gestion Mandat Facturation
Gestion du support
Prise en charge une sollicitation
Liste des eacutevegravenements
Gestion piegraveces jointes
Notification
Consultation et teacuteleacutechargement
Notification
Assistance documentaire
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution Les principales fonctionnaliteacutes de la solution mutualiseacutee
Creacuteation compte utilisateur
Creacuteation fiche entiteacute
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Statut Fait geacuteneacuterateur COLL EPN ETAT
Deacuteposeacutee
La facture a eacuteteacute deacuteposeacutee par le fournisseur (en mode EDI ou en
mode Portail) les diffeacuterents controcircles ont eacuteteacute reacutealiseacutes et la
facture a pu ecirctre inteacutegreacutee au laquo reacutefeacuterentiel factures raquo
En cours
drsquoacheminement
La facture a eacuteteacute envoyeacutee par la solution mutualiseacutee au
destinataire
Mise agrave disposition du
destinataire
Mode EDI reacuteception du flux drsquoacquittement du SI destinataire
Mode Portail Le destinataire est notifieacute par courriel de la
mise agrave disposition de la facture sur lrsquoespace factures
Rejeteacutee La facture est rejeteacutee par le service destinataire (ex erreur de
destinataire donneacutees de facturation erroneacutees etc)
Suspendue Le traitement de la facture peut ecirctre suspendu lorsqursquo une ou
plusieurs piegraveces justificatives sont manquantes Facultatif
Mise agrave disposition du
comptable
Le mandat demande de paiement a eacuteteacute inteacutegreacute par SI du
comptable Facultatif
Comptabiliseacutee Le mandat demande de paiement a eacuteteacute valideacute par le payeur et
comptabiliseacute Facultatif
Mise en paiement Le flux de virement a eacuteteacute envoyeacute agrave la Banque de France
Facultatif
Hors mode
EDI
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution Les statuts meacutetiers remonteacutes aux fournisseurs
Non disponible disponible et obligatoire
52
Deux circuits sont possibles au regard de la reacuteglementation Un 1er circuit preacutevoit une facturation globale par le mandataire (facturation inteacutegrant de multiples beacuteneacuteficiaires de paiement)
Edition drsquoune
demande de
paiement
globale
Transmission
Deacutepocirct de la
demande de
paiement globale
Traitement de la
demande de
paiement
globale
Mise en paiement
de la demande de
paiement globale
Mandataire Personne
publique
Personne
publique
Acheminement de la demande de paiement jusqursquoagrave son destinataire
Mandataire
Paiement de chaque cotraitant figurant dans la demande de paiement globale
Mandataire eacutedition drsquoune demande de paiement globale preacutecisant la part de prestations agrave reacutegler directement aupregraves de chaque cotraitant sur laquelle le mode de facturation est preacuteciseacute (laquo demande de paiement globale raquo)
Cotraitant aucune action agrave reacutealiser dans la solution mutualiseacutee
Actions des fournisseurs
Reacuteception de la demande de paiement en mode EDI si le SI du destinataire est raccordeacute ou en mode Portail dans lrsquoEspace Factures
Les informations fournit sur le mode de
facturation indique agrave lrsquoordonnateur qursquoune action speacutecifique est agrave reacutealiser sur la demande de paiement
Creacuteation drsquoautant de mandat que de beacuteneacuteficiaires de paiement en y joignant en piegravece-jointe la demande global eacutemise par le titulaire ainsi que les eacuteventuelles piegravece-jointes
Actions de lrsquoordonnateur 1 2
Remarque Seul lrsquoeacutemetteur de la demande de paiement a accegraves au suivi du cycle de vie Le cotraitant sollicite donc le
mandataire ou la personne publique directement pour obtenir de lrsquoinformation sur le paiement de ses demandes de paiement
Lrsquoordonnateur est informeacute via le flux pivot qursquoil srsquoagit drsquoune demande de paiement lieacutee agrave un acte de cotraitance
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution La co-traitance (12)
53
Le 2nd circuit possible en cas cotraitance preacutevoit une facturation par le cotraitant avec validation de la demande de paiement par le mandataire
Edition drsquoune
demande de
paiement
Transmission
Deacutepocirct de la
demande de
paiement
Validation de la
demande de
paiement
Traitement de la
demande de
paiement
Mise en
paiement de la
demande de
paiement
Cotraitant Cotraitant Mandataire Personne
publique
Personne
publique
Sollicitation du mandataire
Acheminement de la demande de paiement jusqursquoagrave son destinataire
Remarques Seul lrsquoeacutemetteur de la demande de paiement a accegraves au suivi du cycle de vie Le mandataire nrsquoa donc pas accegraves
au suivi du traitement de la demande de paiement de ses cotraitants
Lrsquoordonnateur est informeacute via le flux pivot qursquoil srsquoagit drsquoune demande de paiement global de cotraitance
Cotraitant eacutedition et transmission drsquoune demande de paiement en mode EDI ou mode portail sur laquelle le mode de facturation est preacuteciseacute
Mandataire validation de la demande de paiement du titulaire en se connectant en mode portail
Actions des fournisseurs 1
Statut laquo en attente de validation raquo
Reacuteception de la demande de paiement du cotraitant valideacutee par le mandataire
Liquidation et mandatement (aucune action speacutecifique)
Actions de lrsquoordonnateur 2
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution La co-traitance (22)
54
Deacuteposant drsquoune piegravece
Deacutepocirct par le fournisseur drsquoun projet de deacutecompte et validation MOEMOA sur le portail
(En piegravece-jointe de lrsquoeacutetat drsquoacompte)
Deacutepocirct par le fournisseur drsquoun eacutetat drsquoacompte(sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOE hors CPP)
Deacutepocirct par le fournisseur drsquoun eacutetat drsquoacompte valideacute (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOA hors CPP)
NA (En piegravece-jointe de lrsquoeacutetat drsquoacompte)
Deacutepocirct par la MOE de lrsquoeacutetat drsquoacompte (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec le fournisseur dans CPP ou hors CPP)
Deacutepocirct par la MOE de lrsquoeacutetat drsquoacompte valideacute (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOE hors CPP)
NA (En piegravece-jointe de lrsquoeacutetat drsquoacompte valideacute)
(En piegravece-jointe de lrsquoeacutetat drsquoacompte valideacute)
Deacutepocirct par la MOA de lrsquoeacutetat drsquoacompte valideacute (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec le fournisseur et la MOE dans CPP ou hors CPP)
Projet de
deacutecompte mensuel
Etat
drsquoacompte
Deacutecompte
mensuel
Etat drsquoacompte
valideacute
Fournisseur
Maitrise drsquoouvrage
(mode service uniquement via
un portail amont)
Maitrise drsquoŒuvre
6 cas drsquoutilisation ont eacuteteacute deacutefinis pour permettre la prise en charge dans la solution CPP des piegraveces neacutecessaires agrave la facturation en cours de marcheacute
Produit par le fournisseur Produit par la MOE Produit par la MOE Produit par la MOA
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution Les marcheacutes de travaux La facturation en cours de marcheacute
55
Deacuteposant drsquoune piegravece
Deacutepocirct par le fournisseur drsquoun projet de deacutecompte et validation MOEMOA sur le portail
NA NA NA Deacutepocirct par le fournisseur du DGD (apregraves eacutechanges preacutealables avec la MOAMOE dans CPP ou hors CPP)
NA (En piegravece-jointe du projet de deacutecompte
geacuteneacuteral)
Deacutepocirct par la MOE du projet de deacutecompte geacuteneacuteral (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec le fournisseur dans CPP ou hors CPP)
Deacutepocirct par la MOE du deacutecompte geacuteneacuteral (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOA hors CPP)
NA
NA NA (En piegravece-jointe du deacutecompte geacuteneacuteral)
Deacutepocirct par la MOA du deacutecompte geacuteneacuteral (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOE dans CPP ou hors CPP)
NA
Fournisseur
Maitrise drsquoouvrage
(mode service uniquement via
un portail amont)
Maitrise drsquoŒuvre
5 cas drsquoutilisation ont eacuteteacute deacutefinis pour permettre la prise en charge dans la solution CPP des piegraveces neacutecessaires agrave la facturation en fin de marcheacute
Projet de
deacutecompte final
Deacutecompte
final
Projet de
deacutecompte geacuteneacuteral
Deacutecompte
Geacuteneacuteral
Deacutecompte
Geacuteneacuteral et Deacutefinitif
Produit par le fournisseur Produit par la MOE Produit par la MOA Produit par la MOE Produit par le fournisseur
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution Les marcheacutes de travaux La facturation en fin de marcheacute
56
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017 Modaliteacutes de raccordement les protocoles utiliseacutes
Les protocoles retenus pour assurer les eacutechanges en mode flux sont
PeSIT HS E avec chiffrement TLS ndash Le chiffrement du flux sous TLS est initieacute via certificats Bi-cleacutes SSL conformes
RGS fournis par lrsquoAIFE issus drsquoune autoriteacute de certification les partenaires srsquoauthentifiant aujourdrsquohui mutuellement de maniegravere forte
SFTP ndash SSH seacutecurisant les eacutechanges avec chiffrement par bi-cleacutes conformes aux exigences
du cycle de vie des secrets (cleacutes DSA 2048 minimum PS 22 regravegles de creacuteation dureacutee de vie)
AS2 avec chiffrement TLS
Un seul protocole de raccordement est autoriseacute pour un flux donneacute
17
Preacutesentation de la solution Les types de factures pris en charge
La solution prend en charge les demandes de paiement srsquoappuyant sur
Les factures directes agrave destination de personnes publiques
Les avoirs
Les factures de recette issues des entiteacutes publiques
Les demandes de paiement des sous-traitants admis au paiement direct
Les demandes de paiement des cotraitants
Le document de facturation en appui des marcheacutes de travaux ndash Projet de deacutecompte
ndash Etat drsquoacompte
ndash Deacutecompte Geacuteneacuteral et Deacutefinitif(signature reacutealiseacutee hors outil)
La solution assure lrsquoarchivage des factures La solution mutualiseacutee prend en charge lrsquoarchivage des factures qui lui sont
transmises par les eacutemetteurs qursquoils soient priveacutes ou publics qui resteront consultables pendant 10 ans
18
Principe chaque eacutemetteur est identifieacute de maniegravere unique dans la solution mutualiseacutee-CPP 2017 quelles que soient les modaliteacutes de transmission
Pour les eacutemetteurs de factures cette identification repose sur trois eacuteleacutements
bull Le code pays bull Le type drsquoidentifiant bull Lrsquoidentifiant
Siegravege social Type drsquoidentifiant
France SIRET
UE (hors France) Ndeg de TVA intracommunautaire
Extracommunautaire (hors UE et hors France)
Code pays + 16 premiers caractegraveres de la raison sociale
Polyneacutesie Franccedilaise Ndeg Tahiti
Nouvelle Caleacutedonie RIDET
Fournisseurs en cours drsquoimmatriculation
Code pays + 16 premiers caractegraveres de la raison sociale
Le type drsquoidentifiant pour les eacutemetteurs repose sur
Preacutesentation de la solution Lrsquoidentification de lrsquoeacutemetteur par la solution mutualiseacutee
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Preacutesentation de la solution Modaliteacutes drsquoidentification du destinataire par le fournisseur
Principe chaque reacutecepteur est identifieacute de maniegravere unique dans la solution mutualiseacutee-CPP 2017 quelles que soient les modaliteacutes de transmission
Secteur public local et EPN
Etat
Le SIRET est lrsquoidentifiant unique de la personne publique destinataire
Les destinataires de factures peuvent demander agrave leur fournisseur de renseigner une information compleacutementaire sur la facture portant sur le code service du service destinataire
Les modaliteacutes drsquoidentification du service de lrsquoEtat sont inchangeacutees par rapport agrave Chorus factures avec
bull Un service identifieacute par un code service exeacutecutant associeacute agrave un SIRET commun
20
Preacutesentation de la solution Les parameacutetrages effectueacutes par le destinataire
La solution mutualiseacutee prend en compte la diversiteacute des entiteacutes publiques en terme drsquoorganisation (traitement centraliseacute deacutecentraliseacute des factures) et les pratiques diverses en matiegravere drsquoengagement preacutealable agrave la deacutepense
Chaque entiteacute publique a ainsi la faculteacute de rendre obligatoire pour les factures la concernant les informations relatives
Au code service destinataire
Agrave la reacutefeacuterence drsquoengagement (reacutefeacuterence au marcheacute ou agrave la commande)
Ces informations devront dans ce cas ecirctre porteacutees sur la facture remise par le fournisseur
Il sera possible de veacuterifier le caractegravere obligatoire de ces informations dans la solution mutualiseacutee via lrsquoannuaire
21
Deacutepocirct manuel saisie des donneacutees de
facturation
CPP 2017
Envoi Reacuteception en EDI des donneacutees de
facturation
API manager
Quatre modaliteacutes de transmission des donneacutees de facturation sont proposeacutees aux fournisseurs
la saisie manuelle des donneacutees de facturation via un formulaire sur le portail CPP
le deacutepocirct des donneacutees de facturation au format PDF (signeacute ou non signeacute) ou au format XML
la solution CPP2017 permettra un import de masse de factures (Import au format xml ou PDF Mixte A3)
la transmission en mode EDI soit
ndash en adressant directement ses flux agrave la solution mutualiseacutee
ndash Via un opeacuterateur de deacutemateacuterialisation
ndash via un portail amont connecteacute (en API) agrave la solution mutualiseacutee CPP 2017 dans des cas speacutecifiques pour les entiteacutes publiques
B
D
C
A
B
C
D
Mode Portail
Mode EDI
API
Mode EDI
Mode EDI
Opeacuterateur de deacutemateacuterialisation
Portail Amont dans des cas speacutecifiques
Fournisseurs
A
Preacutesentation de la solution Les modes drsquoeacutemission
A
22
1
Le format Standard Universal Business Language
- UBL Invoice
Structureacute ou minimal
2
Le format Cross Industry Invoice (United Nations
Centre for Trade Facilitation and Electronic Business)
Structureacute ou minimal
3
Le format PES_V2 Facture (utiliseacute dans le secteur public
local)
4
Les autres formats reacutefeacuterenceacutes par le CEN dans
le cadre des travaux sur le modegravele seacutemantique europeacuteen
5
Un format PDF Mixte
(PDFA3 en cours de deacutefinition)
6
le format PDF simple (signeacute ou non signeacute) est
supporteacute dans le cadre de la fonctionnaliteacute de deacutepocirct en
mode portail
La possibiliteacute de joindre des piegraveces jointes agrave la facture sera supporteacutee quelle que soit la modaliteacute
drsquoeacutemission
Diffeacuterents formats syntaxiques sont pris en charge par la solution mutualiseacutee afin de faciliter lrsquoeacutemission de factures par les
fournisseurs
Preacutesentation de la solution Les formats retenus
23
Preacutesentation de la solution Lrsquoespace laquo Mes factures raquo
24
Preacutesentation de la solution Lrsquoespace laquo Mes factures raquo
Le bloc laquo Fil drsquoeacutevegravenements raquo recense les derniegraveres actions et eacutevegravenements intervenus sur le traitement des factures
Le bloc laquo Mes factures raquo permet
la consultation de lrsquoeacutetat courant des factures eacutemise par lrsquoentreprise
lrsquoaccegraves rapide agrave la consultation au teacuteleacutechargement et agrave le teacuteleacutechargement des factures
Le bloc laquo Actions raquo permet un accegraves rapide aux principales actions disponibles
Traiter et consulter une facture
Consulter le stock des factures reccedilues
Rechercher une facture
Le bloc laquo Actualiteacutes raquo de la solution mutualiseacutee-CPP 2017 lieacutees agrave lrsquoespace laquo Mes factures raquo
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Preacutesentation de la solution La saisie des factures en ligne
Ecran de saisie drsquoune facture pour le fournisseur
Saisie des donneacutees geacuteneacuterales drsquoune facture
Donneacutees leacutegales du destinataire et du fournisseur
Cadre de facturation
Identification du marcheacute et des modaliteacutes de paiement
Saisie du deacutetail de la facture
Creacuteation eacutedition et suppression de lignes de facturations
Preacutecision quant aux produits factureacutes et aux montants dus
Possibiliteacute drsquoadjoindre des piegraveces jointes
Possibiliteacute de teacuteleacutecharger
Validation annulation enregistrement de la saisie
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Preacutesentation de la solution La consultation des factures
Ecran de consultation de la facture
Consultation des informations relatives agrave la facture
Informations destinataire
Informations fournisseur
Cadre de facturation
Montants engageacutes
Reacutefeacuterences du marcheacute
Visualisation de la facture originale
Teacuteleacutechargement de la facture
au format pivot (qui contient toutes les PJ + facture originale)
au format PDF avec ou sans les PJ (y compris la facture originale)
Consultation du cycle de vie de la facture (annuleacute commandeacute consulteacute associeacute agrave un bon de
commande factureacute)
La possibiliteacute drsquoutiliser une facture preacuteceacutedente pour en creacuteer une nouvelle
Affichage du certificat de deacutepocirct et du bordereau de suivi
27
A lrsquoinstar de Chorus factures
La solution mutualiseacutee-CPP 22017 permettra au fournisseur drsquoobtenir des informations concernant les diffeacuterentes dates de traitement de sa facture tant par la solution mutualiseacutee que par le destinataire
Ces informations sont mises agrave disposition du fournisseur par la remonteacutee du flux cycle de vie et pourront ecirctre compleacuteteacutees par la personne publique au moyen dun champ en saisie libre
Preacutesentation de la solution La visualisation du cycle de vie de la facture
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Acteurs
Statuts visibles pour le
fournisseur
Activiteacutes
Statut obligatoire
Fournisseur
Deacutepocirct des donneacutees de
facturation
Reacutecupeacuteration des donneacutees
de facturation
Liquidation Mandatement Comptabilisation
du paiement
Deacuteposeacutee Mise agrave disposition
du destinataire
Mise en
paiement
En cours drsquoacheminement
vers le destinataire
Rejeteacutee
Service ordonnateur Service comptable
1 3
7
2
4
Acceptation
des donneacutees
de facturation
SI Financier (EDI)
Espace Factures (Portail)
SI Financier SI Financier SI FINANCIER OU
HELIOS
Envoi des
donneacutees de
facturation
CPP 2017
Mise agrave
disposition
du
comptable
6
Suspendue 5
Statut obligatoire(selon les situations)
BDF
Mise agrave jour
statut
Preacutesentation de la solution Le processus global et ses eacutetapes
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Types de controcircle CPP Destinataire
Coheacuterence du flux et seacutecuriteacute
Structure de donneacutees
Coheacuterence des donneacutees
Les controcircles meacutetiers
Les controcircles meacutetiers reacutealiseacutes par la structure publique destinataire de la facture comprennent notamment les controcircles de reacutefeacuterentiels relatifs agrave lrsquoengagement et au code service
Les SI destinataires pourront opeacuterer des controcircles meacutetiers additionnels en fonction des possibiliteacutes de parameacutetrage offertes par les eacutediteurs
Preacutesentation de la solution Les controcircles effectueacutes ndash vue drsquoensemble
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Preacutesentation de la solution Le deacutelai global de paiement (DGP)
La date servant au point de deacutepart du DGP (sous reacuteserve de service fait) peut varier selon les cas drsquoeacutemission de la facture
En mode EDI crsquoest la date de lrsquoacquittement technique eacutemis par le SI du destinataire
En mode portailservice crsquoest la date de notification par mail au destinataire de la mise agrave disposition de la facture sur lrsquoespace factures
Et en cas de litige entre le fournisseur et le pouvoir adjudicateur la date servant de point de deacutepart au DGP sera la date de deacutepocirct de la facture sur CPP + 2 jours
Dans le cas des marcheacutes de travaux la date servant de point de deacutepart au DGP reste la transmission du projet de deacutecompte du fournisseur agrave la MOE ou le DGD lorsqursquoil est remis au pouvoir adjudicateur
Ces diffeacuterentes dates seront traceacutees et consultables dans CPP Toutefois CPP nrsquoa pas vocation agrave calculer le DGP
31
La personne publique a la possibiliteacute de communiquer le statut laquo suspendue raquo lorsqursquoune piegravece justificative manque pour la liquidation mise en paiement
Cette fonctionnaliteacute eacutevite de devoir rejeter le dossier de facturation en cas de PJ manquante
1 La personne publique notifie en commentaire la nature de la piegravece manquante et suspend le deacutelai de paiement
2 Le fournisseur se connecte au portail (mode service ou mode portail) afin de deacuteposer lales piegravece(s) compleacutementaire(s)
NB les reacutecepteurs de factures conservent la possibiliteacute de demander les piegraveces compleacutementaires selon les mecircmes modaliteacutes qursquoaujourdrsquohui (papier courriel etc)
La suspension des factures
Lorsque la collectiviteacute locale ou lrsquoEPN rejette pour cause drsquoerreur sur les donneacutees drsquoacheminement de la facture (SIRET destinataire) elle doit typer speacutecifiquement le rejet afin de permettre au fournisseur srsquoil le souhaite de recycler les donneacutees de facturation
Le rejet et la possibiliteacute de recycler les factures
Preacutesentation de la solution Focus sur le rejet et la suspension de factures
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Preacutesentation de la solution Les cas de gestion de la sous-traitance
Les sous-traitants admis au paiement direct peuvent adresser directement leur demande de paiement agrave la personne publique Un accord preacutealable du titulaire est cependant neacutecessaire avant la mise en paiement
Sous-traitant eacutedition et transmission drsquoune demande de paiement en mode EDI ou mode portail sur laquelle le mode de facturation est preacuteciseacute
Titulaire validation de la demande de paiement du sous-traitant en se connectant en mode portail
Actions des fournisseurs
Reacuteception de la demande de paiement du sous-traitant valideacutee par le titulaire
Liquidation et mandatement (aucune action speacutecifique)
Actions de lrsquoordonnateur
Remarques Selon la reacuteglementation et sans validation sous un deacutelai de 15 jours la demande de paiement est consideacutereacutee
comme valideacutee Elle est transmise au pouvoir adjudicateur destinataire
Le titulaire est informeacute des paiements effectueacutes au sous-traitant via les informations du cycle de vie
Le mode de facturation est preacuteciseacute dans le flux pivot pour informer lrsquoordonnateur qursquoil srsquoagit drsquoune demande de paiement lieacutee agrave un acte de sous-traitance
La facture eacutemise par le sous-traitant et adresseacutee au titulaire peut ecirctre inseacutereacutee sous forme de piegravece jointe
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Documents eacutechangeacutes
Facturation en cours de marcheacute
Facturation en fin de marcheacute
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution La prise en compte des marcheacutes de travaux
Projet de deacutecompte mensuel
Etat drsquoacompte
Deacutecompte mensuel
Etat drsquoacompte
valideacute
Projet de deacutecompte
final
Deacutecompte final
Projet de deacutecompte
geacuteneacuteral
Deacutecompte Geacuteneacuteral
Deacutecompte Geacuteneacuteral et
Deacutefinitif
Dans le cadre des marcheacutes de travaux la solution CPP prendra en charge les processus de facturation suivants
Tous les documents concourant agrave la mise en paiement peuvent ecirctre deacuteposeacutes transmis agrave CPP 2017
La solution permet le deacutepocirct en mode portail de documents par un deacuteposant autre que le producteur du document (exemple deacutepocirct drsquoun eacutetat drsquoacompte produit par une MOE et deacuteposeacute par un fournisseur)
Les acteurs habiliteacutes agrave deacuteposer ces piegraveces concourant agrave la mise en paiement peuvent ecirctre distincts des acteurs en charge de leur production initiale
Fournisseur
Fournisseur Ordonnateur
(Service financier)
Ordonnateur
(Service financier)
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Preacutesentation de la solution La sollicitation de lrsquoassistance
Le module drsquoassistance de la solution mutualiseacutee permet de reacutepondre agrave lrsquoensemble des questions poseacutees par les eacutemetteurs et reacutecepteurs de factures
bull Principes
bull Les eacutemetteurs peuvent solliciter lrsquoassistance de la solution mutualiseacutee-CPP 2017 suite agrave des difficulteacutes techniques ou applicatives Les eacutemetteurs peuvent eacutegalement solliciter les reacutecepteurs de facture pour toute question meacutetier relative au traitement de leurs factures
bull Modaliteacute
bull Chaque sollicitation est mateacuterialiseacutee par un laquo ticket raquo renseigneacute par lrsquoeacutemetteur via un formulaire de demande drsquoassistance en preacutecisant les informations requises pour le traitement de sa demande (ex numeacutero de facture) Des piegraveces jointes peuvent y ecirctre ajouteacutees (ex capture drsquoeacutecran)
Les fournisseurs et les entiteacutes publiques peuvent eacutegalement acceacuteder agrave une base de connaissance par lrsquointermeacutediaire drsquoun assistant virtuel afin drsquoobtenir des reacuteponses aux questions les plus freacutequemment poseacutees
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Preacutesentation de la solution Assistance _ Mise en place drsquoun avatar
36
Preacutesentation de la solution Assistance _ Mise en place drsquoun avatar
37
Sommaire
Contexte
Preacutesentation de la solution
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017
38
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017
La deacutemateacuterialisation des factures srsquoinscrit deacutesormais dans une obligation progressive au sein du secteur public comme dans de nombreux pays europeacuteens
Degraves 2017 les grandes entreprises devront adresser leurs factures au secteur public sous forme eacutelectronique
La neacutecessiteacute de reacutealiser des travaux de raccordement et drsquoadapter les processus de facturation incite agrave initier le projet pour ecirctre au rendez vous
Il faut notamment srsquoassurer de la bonne adaptation de votre systegraveme drsquoinformation et de vos processus
Gestion des informations neacutecessaires au bon traitement de la facture
Choix du mode drsquoeacutemission et du format
Capaciteacute agrave produire le format retenu
Raccordement technique en cas de choix du mode EDI
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Chaque entiteacute publique a la faculteacute de rendre obligatoire pour les factures la concernant les informations relatives
Au code service destinataire
Agrave la reacutefeacuterence drsquoengagement (reacutefeacuterence au marcheacute ou agrave la commande)
Il sera possible de veacuterifier le caractegravere obligatoire de ces informations dans la solution mutualiseacutee via lrsquoannuaire
Ces informations devront ecirctre porteacutees sur la facture remise par le fournisseur Il faudra donc srsquoassurer de la bonne communication de ces informations par les entiteacutes publiques
A noter que pour lrsquoEtat ces informations sont toujours obligatoires
Reacutefeacuterence agrave lrsquoengagement juridique
Code service exeacutecutant
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017 Gestion des informations neacutecessaires au traitement de la facture
40
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017 Le choix drsquoun raccordement via un opeacuterateur de deacutemateacuterialisation
Les opeacuterateurs de deacutemateacuterialisation assurent deux principales missions la production et la transmission des flux au format et avec les informations
attendues par le reacutecepteur
la garantie des aspects fiscaux notamment lrsquoarchivage des factures deacutemateacuterialiseacutees
Les fournisseurs ne sont pas contraints de passer par un opeacuterateur et peuvent internaliser leur solution de deacutemateacuterialisation
LrsquoAIFE observe un principe de neutraliteacute dans le choix des opeacuterateurs LrsquoAIFE a pris la deacutecision de ne pas intervenir dans le choix du mode de
deacutemateacuterialisation de ses fournisseurs Les fournisseurs peuvent aussi bien choisir une deacutemateacuterialisation avec des outils internes que de passer par un opeacuterateur de deacutemateacuterialisation
LrsquoAIFE a par ailleurs fait le choix de ne certifier aucun opeacuterateur de deacutemateacuterialisation Le fournisseur est libre de choisir son opeacuterateur de deacutemateacuterialisation et de deacutefinir avec lui les conditions de leur collaboration
A ce jour plusieurs opeacuterateurs sont raccordeacutes agrave la solution actuelle Chorus factures Les fournisseurs sont totalement libres du choix de leur opeacuterateur
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Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017 Qualification et modaliteacutes de raccordement des flux (EDI)
Les fonctions de qualification des flux seront offertes aux utilisateurs du portail front de CPP 2017 (fournisseurs et entiteacutes publiques) Au travers de cet espace du portail front lrsquoutilisateur pourra
1 Tester en mode self service les diffeacuterents types de flux accepteacutes par la solution (factures meacutemoires de justice avis des sommes agrave payer cycle de vie etc)
2 Reacutecupeacuterer un rapport drsquoanalyse de son flux indiquant les erreurs rencontreacutees
3 Obtenir des compte-rendus et des flux de cycle de vie contextualiseacutes
4 Reacutecupeacuterer les fichiers de description des diffeacuterents flux et des exemples de flux preacute-remplis
Lrsquoutilisateur pourra eacutegalement deacuteposer des fiches de raccordement EDI pour interconnecter son SI de recette avec la plateforme de qualification CPP2017 et son SI de production avec le SI de production de CPP2017
Une fois les SI raccordeacutes en qualification lrsquoutilisateur pourra suivre le traitement de ses flux eacutemis en EDI vers la plateforme de qualification
Les raccordement EDI sont drsquoores et deacutejagrave possibles avec Chorus factures pour lrsquoEtat et permettront de beacuteneacuteficier du raccordement pour tout le secteur public au 1er janvier 2017
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Action fournisseur Action commune AIFE fournisseur
S1 S2 S3 S4 S5 S6 S7 S8 - hellip
Deacutep
loie
men
t
Racc technique
Deacuteveloppement des flux
Assistance CPP
Tests unitaires Via Espace de
qualification CPP2017
Tests
Suivi des premiers flux
Demande de raccordement en
qualification
Tests
et
recett
e
Co
nstr
ucti
on
Demande de raccordement en
production
Deacuteclaration dans lrsquoespace
de qualification de CPP
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017 Espace qualification Macro planning des travaux de raccordement
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Le calendrier drsquoici janvier 2017 Des pilotes degraves mi 2016
Nombre de pilotes et type drsquoentiteacutes Outre les services de lrsquoEtat deacutejagrave dans Chorus Factures 18 entiteacutes seront
deacutesigneacutees pour ecirctre pilote de la solution en juin 2016
Entiteacutes pilotes Type de structure Editeur
Universiteacute de Lorraine EPN SAP AMUE
Pole emploi EPN SAP
CNRS EPN SAP
CCI Paris EPN SIGMA
Lyceacutee Bernart de Ventadour EPLE GFC
Commune de Paris SPL SAP
Meacutetropole de Brest SPL ATOS (en lien avec e-
Megalis)
Communauteacute de communes de Parthenay SPL Berger Levrault
Commune de Le Monetier les Bains SPL Berger Levrault
Conseil reacutegional de Provence Alpes Cote drsquoAzur
SPL GFI
Conseil deacutepartemental de lrsquoAube SPL GFI (en lien avec SPL
xdeacutemat)
Office Public de lrsquoHabitat Vosgelis SPL AAERON
Lille Meacutetropole SPL CGI
Ville de Bordeaux SPL CGI
APHP EPS SAP
CHU Amiens EPS MIPIH (en lien avec UNIHA)
CH Gpt Hospitalier Eaubonne Montmorency EPS AGFA
DGAC ETAT SAP
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Le calendrier drsquoici janvier 2017 Des pilotes degraves mi 2016 les objectifs
La reacutealisation de pilotes preacutealablement agrave la geacuteneacuteralisation permet de tester la solution mutualiseacutee CPP2017 dans sa dimension technique comme dans celle de lorganisation et de ladheacutesion des utilisateurs
Lexpeacuterience des sites pilotes permet de preacuteparer le deacuteploiement de mieux en appreacutecier la charge et den identifier les difficulteacutes a priori
La phase pilote de mise en œuvre du service doit permettre de
3 Srsquoassurer que lrsquoensemble du processus est opeacuterant et maitriseacute par les acteurs
2 Seacutecuriser les modaliteacutes de deacuteploiement et drsquoassistance
1 Srsquoassurer de lrsquoadheacutesion et lrsquoappropriation des utilisateurs des structures priveacutees ou publiques agrave utiliser la solution mutualiseacutee CPP2017
Traiter les problegravemes
rencontreacutes et proposer des plans drsquoaction
4 Valider le bon fonctionnement de la solution en situation reacuteelle
45
En synthegravesehellip
Initialement mise en œuvre dans un cadre facultatif fondeacute sur le choix de lrsquoentreprise la deacutemateacuterialisation des factures srsquoinscrit deacutesormais dans une obligation progressive au sein du secteur public avec la mise agrave disposition drsquoune plateforme partageacutee comme cela eacuteteacute fait dans de nombreux pays europeacuteens
Elle constitue une opportuniteacute de modernisation des eacutechanges entre les fournisseurs et le secteur public et illustre une nouvelle deacutemarche de mutualisation de systegraveme drsquoinformation entre les acteurs du secteur public permettant drsquooptimiser les gains et faciliter la mise en œuvre
Les entiteacutes publiques et les grands fournisseurs sont concerneacutes par lrsquoobligation degraves 1er janvier 2017 avec la reacutealisation de laquo pilotes raquo degraves la mi-2016 Des pilotes seront reacutealiseacutes degraves mi-2016
La publication des speacutecifications externes permet aux fournisseurs drsquoanticiper la deacutemarche en deacutefinissant leur trajectoire et leurs modaliteacutes de mise en œuvre
Vous pouvez drsquoores et deacutejagrave vous inscrire sur Chorus Factures HTTPSCHORUS-FACTURESBUDGETGOUVFR
46
En savoir plus
Sur le site de lrsquoAIFE wwweconomiegouvfraifeagence-pour-linformatique-financiere-letat-0
Sur le site laquo collectiviteacutes locales raquo httpwwwcollectivites-localesgouvfr
aife_officiel
47
En synthegravese hellip
48
49
Gestion des factures
Saisie Creacuteation Modification Validation Suppression
Recherche
Suivi du cycle de vie
Deacutepocirct unitaire XMLPDF
Archivage
Liste fiscale
Consultation et teacuteleacutechargement
Deacutepocirct en masse format mixte XMLPDF
Tableaux de bord
Qualification des flux
Deacutepocirct de flux
Analyse de flux
Reacutecupeacuteration dun flux type
Reacutecupeacuteration dun flux cycle de vie
Creacuteation dune fiche de raccordement EDI
Suivi des flux
Qualification des API
Gestion des bons de commandes
(pour les services de lrsquoEtat)
Recherche
Consultation et teacuteleacutechargement
Tableau de bord
Notification
Notification
Workflow de validation
Gestion piegraveces jointes
Recyclage
Certificat de deacutepocirct
Liste des factures agrave traiter
Preacutesentation de la solution Les principales fonctionnaliteacutes de la solution mutualiseacutee
Liste des eacutevegravenements intervenus sur le bon de commande
50
Gestion des utilisateurs et fournisseurs Assistance fournisseurs
Recherche
Saisie sollicitation
Suivi sollicitation
Modification clocircture sollicitation
Synthegravese requecircte
Consultation et teacuteleacutechargement
Recherche
Gestion compte utilisateur
Authentification compte utilisateur
Gestion de la base de connaissance
Tableau de bord
Gestion fiche entiteacute
Gestion Mandat Facturation
Gestion du support
Prise en charge une sollicitation
Liste des eacutevegravenements
Gestion piegraveces jointes
Notification
Consultation et teacuteleacutechargement
Notification
Assistance documentaire
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution Les principales fonctionnaliteacutes de la solution mutualiseacutee
Creacuteation compte utilisateur
Creacuteation fiche entiteacute
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Statut Fait geacuteneacuterateur COLL EPN ETAT
Deacuteposeacutee
La facture a eacuteteacute deacuteposeacutee par le fournisseur (en mode EDI ou en
mode Portail) les diffeacuterents controcircles ont eacuteteacute reacutealiseacutes et la
facture a pu ecirctre inteacutegreacutee au laquo reacutefeacuterentiel factures raquo
En cours
drsquoacheminement
La facture a eacuteteacute envoyeacutee par la solution mutualiseacutee au
destinataire
Mise agrave disposition du
destinataire
Mode EDI reacuteception du flux drsquoacquittement du SI destinataire
Mode Portail Le destinataire est notifieacute par courriel de la
mise agrave disposition de la facture sur lrsquoespace factures
Rejeteacutee La facture est rejeteacutee par le service destinataire (ex erreur de
destinataire donneacutees de facturation erroneacutees etc)
Suspendue Le traitement de la facture peut ecirctre suspendu lorsqursquo une ou
plusieurs piegraveces justificatives sont manquantes Facultatif
Mise agrave disposition du
comptable
Le mandat demande de paiement a eacuteteacute inteacutegreacute par SI du
comptable Facultatif
Comptabiliseacutee Le mandat demande de paiement a eacuteteacute valideacute par le payeur et
comptabiliseacute Facultatif
Mise en paiement Le flux de virement a eacuteteacute envoyeacute agrave la Banque de France
Facultatif
Hors mode
EDI
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution Les statuts meacutetiers remonteacutes aux fournisseurs
Non disponible disponible et obligatoire
52
Deux circuits sont possibles au regard de la reacuteglementation Un 1er circuit preacutevoit une facturation globale par le mandataire (facturation inteacutegrant de multiples beacuteneacuteficiaires de paiement)
Edition drsquoune
demande de
paiement
globale
Transmission
Deacutepocirct de la
demande de
paiement globale
Traitement de la
demande de
paiement
globale
Mise en paiement
de la demande de
paiement globale
Mandataire Personne
publique
Personne
publique
Acheminement de la demande de paiement jusqursquoagrave son destinataire
Mandataire
Paiement de chaque cotraitant figurant dans la demande de paiement globale
Mandataire eacutedition drsquoune demande de paiement globale preacutecisant la part de prestations agrave reacutegler directement aupregraves de chaque cotraitant sur laquelle le mode de facturation est preacuteciseacute (laquo demande de paiement globale raquo)
Cotraitant aucune action agrave reacutealiser dans la solution mutualiseacutee
Actions des fournisseurs
Reacuteception de la demande de paiement en mode EDI si le SI du destinataire est raccordeacute ou en mode Portail dans lrsquoEspace Factures
Les informations fournit sur le mode de
facturation indique agrave lrsquoordonnateur qursquoune action speacutecifique est agrave reacutealiser sur la demande de paiement
Creacuteation drsquoautant de mandat que de beacuteneacuteficiaires de paiement en y joignant en piegravece-jointe la demande global eacutemise par le titulaire ainsi que les eacuteventuelles piegravece-jointes
Actions de lrsquoordonnateur 1 2
Remarque Seul lrsquoeacutemetteur de la demande de paiement a accegraves au suivi du cycle de vie Le cotraitant sollicite donc le
mandataire ou la personne publique directement pour obtenir de lrsquoinformation sur le paiement de ses demandes de paiement
Lrsquoordonnateur est informeacute via le flux pivot qursquoil srsquoagit drsquoune demande de paiement lieacutee agrave un acte de cotraitance
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution La co-traitance (12)
53
Le 2nd circuit possible en cas cotraitance preacutevoit une facturation par le cotraitant avec validation de la demande de paiement par le mandataire
Edition drsquoune
demande de
paiement
Transmission
Deacutepocirct de la
demande de
paiement
Validation de la
demande de
paiement
Traitement de la
demande de
paiement
Mise en
paiement de la
demande de
paiement
Cotraitant Cotraitant Mandataire Personne
publique
Personne
publique
Sollicitation du mandataire
Acheminement de la demande de paiement jusqursquoagrave son destinataire
Remarques Seul lrsquoeacutemetteur de la demande de paiement a accegraves au suivi du cycle de vie Le mandataire nrsquoa donc pas accegraves
au suivi du traitement de la demande de paiement de ses cotraitants
Lrsquoordonnateur est informeacute via le flux pivot qursquoil srsquoagit drsquoune demande de paiement global de cotraitance
Cotraitant eacutedition et transmission drsquoune demande de paiement en mode EDI ou mode portail sur laquelle le mode de facturation est preacuteciseacute
Mandataire validation de la demande de paiement du titulaire en se connectant en mode portail
Actions des fournisseurs 1
Statut laquo en attente de validation raquo
Reacuteception de la demande de paiement du cotraitant valideacutee par le mandataire
Liquidation et mandatement (aucune action speacutecifique)
Actions de lrsquoordonnateur 2
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution La co-traitance (22)
54
Deacuteposant drsquoune piegravece
Deacutepocirct par le fournisseur drsquoun projet de deacutecompte et validation MOEMOA sur le portail
(En piegravece-jointe de lrsquoeacutetat drsquoacompte)
Deacutepocirct par le fournisseur drsquoun eacutetat drsquoacompte(sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOE hors CPP)
Deacutepocirct par le fournisseur drsquoun eacutetat drsquoacompte valideacute (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOA hors CPP)
NA (En piegravece-jointe de lrsquoeacutetat drsquoacompte)
Deacutepocirct par la MOE de lrsquoeacutetat drsquoacompte (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec le fournisseur dans CPP ou hors CPP)
Deacutepocirct par la MOE de lrsquoeacutetat drsquoacompte valideacute (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOE hors CPP)
NA (En piegravece-jointe de lrsquoeacutetat drsquoacompte valideacute)
(En piegravece-jointe de lrsquoeacutetat drsquoacompte valideacute)
Deacutepocirct par la MOA de lrsquoeacutetat drsquoacompte valideacute (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec le fournisseur et la MOE dans CPP ou hors CPP)
Projet de
deacutecompte mensuel
Etat
drsquoacompte
Deacutecompte
mensuel
Etat drsquoacompte
valideacute
Fournisseur
Maitrise drsquoouvrage
(mode service uniquement via
un portail amont)
Maitrise drsquoŒuvre
6 cas drsquoutilisation ont eacuteteacute deacutefinis pour permettre la prise en charge dans la solution CPP des piegraveces neacutecessaires agrave la facturation en cours de marcheacute
Produit par le fournisseur Produit par la MOE Produit par la MOE Produit par la MOA
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution Les marcheacutes de travaux La facturation en cours de marcheacute
55
Deacuteposant drsquoune piegravece
Deacutepocirct par le fournisseur drsquoun projet de deacutecompte et validation MOEMOA sur le portail
NA NA NA Deacutepocirct par le fournisseur du DGD (apregraves eacutechanges preacutealables avec la MOAMOE dans CPP ou hors CPP)
NA (En piegravece-jointe du projet de deacutecompte
geacuteneacuteral)
Deacutepocirct par la MOE du projet de deacutecompte geacuteneacuteral (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec le fournisseur dans CPP ou hors CPP)
Deacutepocirct par la MOE du deacutecompte geacuteneacuteral (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOA hors CPP)
NA
NA NA (En piegravece-jointe du deacutecompte geacuteneacuteral)
Deacutepocirct par la MOA du deacutecompte geacuteneacuteral (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOE dans CPP ou hors CPP)
NA
Fournisseur
Maitrise drsquoouvrage
(mode service uniquement via
un portail amont)
Maitrise drsquoŒuvre
5 cas drsquoutilisation ont eacuteteacute deacutefinis pour permettre la prise en charge dans la solution CPP des piegraveces neacutecessaires agrave la facturation en fin de marcheacute
Projet de
deacutecompte final
Deacutecompte
final
Projet de
deacutecompte geacuteneacuteral
Deacutecompte
Geacuteneacuteral
Deacutecompte
Geacuteneacuteral et Deacutefinitif
Produit par le fournisseur Produit par la MOE Produit par la MOA Produit par la MOE Produit par le fournisseur
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution Les marcheacutes de travaux La facturation en fin de marcheacute
56
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017 Modaliteacutes de raccordement les protocoles utiliseacutes
Les protocoles retenus pour assurer les eacutechanges en mode flux sont
PeSIT HS E avec chiffrement TLS ndash Le chiffrement du flux sous TLS est initieacute via certificats Bi-cleacutes SSL conformes
RGS fournis par lrsquoAIFE issus drsquoune autoriteacute de certification les partenaires srsquoauthentifiant aujourdrsquohui mutuellement de maniegravere forte
SFTP ndash SSH seacutecurisant les eacutechanges avec chiffrement par bi-cleacutes conformes aux exigences
du cycle de vie des secrets (cleacutes DSA 2048 minimum PS 22 regravegles de creacuteation dureacutee de vie)
AS2 avec chiffrement TLS
Un seul protocole de raccordement est autoriseacute pour un flux donneacute
18
Principe chaque eacutemetteur est identifieacute de maniegravere unique dans la solution mutualiseacutee-CPP 2017 quelles que soient les modaliteacutes de transmission
Pour les eacutemetteurs de factures cette identification repose sur trois eacuteleacutements
bull Le code pays bull Le type drsquoidentifiant bull Lrsquoidentifiant
Siegravege social Type drsquoidentifiant
France SIRET
UE (hors France) Ndeg de TVA intracommunautaire
Extracommunautaire (hors UE et hors France)
Code pays + 16 premiers caractegraveres de la raison sociale
Polyneacutesie Franccedilaise Ndeg Tahiti
Nouvelle Caleacutedonie RIDET
Fournisseurs en cours drsquoimmatriculation
Code pays + 16 premiers caractegraveres de la raison sociale
Le type drsquoidentifiant pour les eacutemetteurs repose sur
Preacutesentation de la solution Lrsquoidentification de lrsquoeacutemetteur par la solution mutualiseacutee
19
Preacutesentation de la solution Modaliteacutes drsquoidentification du destinataire par le fournisseur
Principe chaque reacutecepteur est identifieacute de maniegravere unique dans la solution mutualiseacutee-CPP 2017 quelles que soient les modaliteacutes de transmission
Secteur public local et EPN
Etat
Le SIRET est lrsquoidentifiant unique de la personne publique destinataire
Les destinataires de factures peuvent demander agrave leur fournisseur de renseigner une information compleacutementaire sur la facture portant sur le code service du service destinataire
Les modaliteacutes drsquoidentification du service de lrsquoEtat sont inchangeacutees par rapport agrave Chorus factures avec
bull Un service identifieacute par un code service exeacutecutant associeacute agrave un SIRET commun
20
Preacutesentation de la solution Les parameacutetrages effectueacutes par le destinataire
La solution mutualiseacutee prend en compte la diversiteacute des entiteacutes publiques en terme drsquoorganisation (traitement centraliseacute deacutecentraliseacute des factures) et les pratiques diverses en matiegravere drsquoengagement preacutealable agrave la deacutepense
Chaque entiteacute publique a ainsi la faculteacute de rendre obligatoire pour les factures la concernant les informations relatives
Au code service destinataire
Agrave la reacutefeacuterence drsquoengagement (reacutefeacuterence au marcheacute ou agrave la commande)
Ces informations devront dans ce cas ecirctre porteacutees sur la facture remise par le fournisseur
Il sera possible de veacuterifier le caractegravere obligatoire de ces informations dans la solution mutualiseacutee via lrsquoannuaire
21
Deacutepocirct manuel saisie des donneacutees de
facturation
CPP 2017
Envoi Reacuteception en EDI des donneacutees de
facturation
API manager
Quatre modaliteacutes de transmission des donneacutees de facturation sont proposeacutees aux fournisseurs
la saisie manuelle des donneacutees de facturation via un formulaire sur le portail CPP
le deacutepocirct des donneacutees de facturation au format PDF (signeacute ou non signeacute) ou au format XML
la solution CPP2017 permettra un import de masse de factures (Import au format xml ou PDF Mixte A3)
la transmission en mode EDI soit
ndash en adressant directement ses flux agrave la solution mutualiseacutee
ndash Via un opeacuterateur de deacutemateacuterialisation
ndash via un portail amont connecteacute (en API) agrave la solution mutualiseacutee CPP 2017 dans des cas speacutecifiques pour les entiteacutes publiques
B
D
C
A
B
C
D
Mode Portail
Mode EDI
API
Mode EDI
Mode EDI
Opeacuterateur de deacutemateacuterialisation
Portail Amont dans des cas speacutecifiques
Fournisseurs
A
Preacutesentation de la solution Les modes drsquoeacutemission
A
22
1
Le format Standard Universal Business Language
- UBL Invoice
Structureacute ou minimal
2
Le format Cross Industry Invoice (United Nations
Centre for Trade Facilitation and Electronic Business)
Structureacute ou minimal
3
Le format PES_V2 Facture (utiliseacute dans le secteur public
local)
4
Les autres formats reacutefeacuterenceacutes par le CEN dans
le cadre des travaux sur le modegravele seacutemantique europeacuteen
5
Un format PDF Mixte
(PDFA3 en cours de deacutefinition)
6
le format PDF simple (signeacute ou non signeacute) est
supporteacute dans le cadre de la fonctionnaliteacute de deacutepocirct en
mode portail
La possibiliteacute de joindre des piegraveces jointes agrave la facture sera supporteacutee quelle que soit la modaliteacute
drsquoeacutemission
Diffeacuterents formats syntaxiques sont pris en charge par la solution mutualiseacutee afin de faciliter lrsquoeacutemission de factures par les
fournisseurs
Preacutesentation de la solution Les formats retenus
23
Preacutesentation de la solution Lrsquoespace laquo Mes factures raquo
24
Preacutesentation de la solution Lrsquoespace laquo Mes factures raquo
Le bloc laquo Fil drsquoeacutevegravenements raquo recense les derniegraveres actions et eacutevegravenements intervenus sur le traitement des factures
Le bloc laquo Mes factures raquo permet
la consultation de lrsquoeacutetat courant des factures eacutemise par lrsquoentreprise
lrsquoaccegraves rapide agrave la consultation au teacuteleacutechargement et agrave le teacuteleacutechargement des factures
Le bloc laquo Actions raquo permet un accegraves rapide aux principales actions disponibles
Traiter et consulter une facture
Consulter le stock des factures reccedilues
Rechercher une facture
Le bloc laquo Actualiteacutes raquo de la solution mutualiseacutee-CPP 2017 lieacutees agrave lrsquoespace laquo Mes factures raquo
25
Preacutesentation de la solution La saisie des factures en ligne
Ecran de saisie drsquoune facture pour le fournisseur
Saisie des donneacutees geacuteneacuterales drsquoune facture
Donneacutees leacutegales du destinataire et du fournisseur
Cadre de facturation
Identification du marcheacute et des modaliteacutes de paiement
Saisie du deacutetail de la facture
Creacuteation eacutedition et suppression de lignes de facturations
Preacutecision quant aux produits factureacutes et aux montants dus
Possibiliteacute drsquoadjoindre des piegraveces jointes
Possibiliteacute de teacuteleacutecharger
Validation annulation enregistrement de la saisie
26
Preacutesentation de la solution La consultation des factures
Ecran de consultation de la facture
Consultation des informations relatives agrave la facture
Informations destinataire
Informations fournisseur
Cadre de facturation
Montants engageacutes
Reacutefeacuterences du marcheacute
Visualisation de la facture originale
Teacuteleacutechargement de la facture
au format pivot (qui contient toutes les PJ + facture originale)
au format PDF avec ou sans les PJ (y compris la facture originale)
Consultation du cycle de vie de la facture (annuleacute commandeacute consulteacute associeacute agrave un bon de
commande factureacute)
La possibiliteacute drsquoutiliser une facture preacuteceacutedente pour en creacuteer une nouvelle
Affichage du certificat de deacutepocirct et du bordereau de suivi
27
A lrsquoinstar de Chorus factures
La solution mutualiseacutee-CPP 22017 permettra au fournisseur drsquoobtenir des informations concernant les diffeacuterentes dates de traitement de sa facture tant par la solution mutualiseacutee que par le destinataire
Ces informations sont mises agrave disposition du fournisseur par la remonteacutee du flux cycle de vie et pourront ecirctre compleacuteteacutees par la personne publique au moyen dun champ en saisie libre
Preacutesentation de la solution La visualisation du cycle de vie de la facture
28
Acteurs
Statuts visibles pour le
fournisseur
Activiteacutes
Statut obligatoire
Fournisseur
Deacutepocirct des donneacutees de
facturation
Reacutecupeacuteration des donneacutees
de facturation
Liquidation Mandatement Comptabilisation
du paiement
Deacuteposeacutee Mise agrave disposition
du destinataire
Mise en
paiement
En cours drsquoacheminement
vers le destinataire
Rejeteacutee
Service ordonnateur Service comptable
1 3
7
2
4
Acceptation
des donneacutees
de facturation
SI Financier (EDI)
Espace Factures (Portail)
SI Financier SI Financier SI FINANCIER OU
HELIOS
Envoi des
donneacutees de
facturation
CPP 2017
Mise agrave
disposition
du
comptable
6
Suspendue 5
Statut obligatoire(selon les situations)
BDF
Mise agrave jour
statut
Preacutesentation de la solution Le processus global et ses eacutetapes
29
Types de controcircle CPP Destinataire
Coheacuterence du flux et seacutecuriteacute
Structure de donneacutees
Coheacuterence des donneacutees
Les controcircles meacutetiers
Les controcircles meacutetiers reacutealiseacutes par la structure publique destinataire de la facture comprennent notamment les controcircles de reacutefeacuterentiels relatifs agrave lrsquoengagement et au code service
Les SI destinataires pourront opeacuterer des controcircles meacutetiers additionnels en fonction des possibiliteacutes de parameacutetrage offertes par les eacutediteurs
Preacutesentation de la solution Les controcircles effectueacutes ndash vue drsquoensemble
30
Preacutesentation de la solution Le deacutelai global de paiement (DGP)
La date servant au point de deacutepart du DGP (sous reacuteserve de service fait) peut varier selon les cas drsquoeacutemission de la facture
En mode EDI crsquoest la date de lrsquoacquittement technique eacutemis par le SI du destinataire
En mode portailservice crsquoest la date de notification par mail au destinataire de la mise agrave disposition de la facture sur lrsquoespace factures
Et en cas de litige entre le fournisseur et le pouvoir adjudicateur la date servant de point de deacutepart au DGP sera la date de deacutepocirct de la facture sur CPP + 2 jours
Dans le cas des marcheacutes de travaux la date servant de point de deacutepart au DGP reste la transmission du projet de deacutecompte du fournisseur agrave la MOE ou le DGD lorsqursquoil est remis au pouvoir adjudicateur
Ces diffeacuterentes dates seront traceacutees et consultables dans CPP Toutefois CPP nrsquoa pas vocation agrave calculer le DGP
31
La personne publique a la possibiliteacute de communiquer le statut laquo suspendue raquo lorsqursquoune piegravece justificative manque pour la liquidation mise en paiement
Cette fonctionnaliteacute eacutevite de devoir rejeter le dossier de facturation en cas de PJ manquante
1 La personne publique notifie en commentaire la nature de la piegravece manquante et suspend le deacutelai de paiement
2 Le fournisseur se connecte au portail (mode service ou mode portail) afin de deacuteposer lales piegravece(s) compleacutementaire(s)
NB les reacutecepteurs de factures conservent la possibiliteacute de demander les piegraveces compleacutementaires selon les mecircmes modaliteacutes qursquoaujourdrsquohui (papier courriel etc)
La suspension des factures
Lorsque la collectiviteacute locale ou lrsquoEPN rejette pour cause drsquoerreur sur les donneacutees drsquoacheminement de la facture (SIRET destinataire) elle doit typer speacutecifiquement le rejet afin de permettre au fournisseur srsquoil le souhaite de recycler les donneacutees de facturation
Le rejet et la possibiliteacute de recycler les factures
Preacutesentation de la solution Focus sur le rejet et la suspension de factures
32
Preacutesentation de la solution Les cas de gestion de la sous-traitance
Les sous-traitants admis au paiement direct peuvent adresser directement leur demande de paiement agrave la personne publique Un accord preacutealable du titulaire est cependant neacutecessaire avant la mise en paiement
Sous-traitant eacutedition et transmission drsquoune demande de paiement en mode EDI ou mode portail sur laquelle le mode de facturation est preacuteciseacute
Titulaire validation de la demande de paiement du sous-traitant en se connectant en mode portail
Actions des fournisseurs
Reacuteception de la demande de paiement du sous-traitant valideacutee par le titulaire
Liquidation et mandatement (aucune action speacutecifique)
Actions de lrsquoordonnateur
Remarques Selon la reacuteglementation et sans validation sous un deacutelai de 15 jours la demande de paiement est consideacutereacutee
comme valideacutee Elle est transmise au pouvoir adjudicateur destinataire
Le titulaire est informeacute des paiements effectueacutes au sous-traitant via les informations du cycle de vie
Le mode de facturation est preacuteciseacute dans le flux pivot pour informer lrsquoordonnateur qursquoil srsquoagit drsquoune demande de paiement lieacutee agrave un acte de sous-traitance
La facture eacutemise par le sous-traitant et adresseacutee au titulaire peut ecirctre inseacutereacutee sous forme de piegravece jointe
33
Documents eacutechangeacutes
Facturation en cours de marcheacute
Facturation en fin de marcheacute
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution La prise en compte des marcheacutes de travaux
Projet de deacutecompte mensuel
Etat drsquoacompte
Deacutecompte mensuel
Etat drsquoacompte
valideacute
Projet de deacutecompte
final
Deacutecompte final
Projet de deacutecompte
geacuteneacuteral
Deacutecompte Geacuteneacuteral
Deacutecompte Geacuteneacuteral et
Deacutefinitif
Dans le cadre des marcheacutes de travaux la solution CPP prendra en charge les processus de facturation suivants
Tous les documents concourant agrave la mise en paiement peuvent ecirctre deacuteposeacutes transmis agrave CPP 2017
La solution permet le deacutepocirct en mode portail de documents par un deacuteposant autre que le producteur du document (exemple deacutepocirct drsquoun eacutetat drsquoacompte produit par une MOE et deacuteposeacute par un fournisseur)
Les acteurs habiliteacutes agrave deacuteposer ces piegraveces concourant agrave la mise en paiement peuvent ecirctre distincts des acteurs en charge de leur production initiale
Fournisseur
Fournisseur Ordonnateur
(Service financier)
Ordonnateur
(Service financier)
34
Preacutesentation de la solution La sollicitation de lrsquoassistance
Le module drsquoassistance de la solution mutualiseacutee permet de reacutepondre agrave lrsquoensemble des questions poseacutees par les eacutemetteurs et reacutecepteurs de factures
bull Principes
bull Les eacutemetteurs peuvent solliciter lrsquoassistance de la solution mutualiseacutee-CPP 2017 suite agrave des difficulteacutes techniques ou applicatives Les eacutemetteurs peuvent eacutegalement solliciter les reacutecepteurs de facture pour toute question meacutetier relative au traitement de leurs factures
bull Modaliteacute
bull Chaque sollicitation est mateacuterialiseacutee par un laquo ticket raquo renseigneacute par lrsquoeacutemetteur via un formulaire de demande drsquoassistance en preacutecisant les informations requises pour le traitement de sa demande (ex numeacutero de facture) Des piegraveces jointes peuvent y ecirctre ajouteacutees (ex capture drsquoeacutecran)
Les fournisseurs et les entiteacutes publiques peuvent eacutegalement acceacuteder agrave une base de connaissance par lrsquointermeacutediaire drsquoun assistant virtuel afin drsquoobtenir des reacuteponses aux questions les plus freacutequemment poseacutees
35
Preacutesentation de la solution Assistance _ Mise en place drsquoun avatar
36
Preacutesentation de la solution Assistance _ Mise en place drsquoun avatar
37
Sommaire
Contexte
Preacutesentation de la solution
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017
38
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017
La deacutemateacuterialisation des factures srsquoinscrit deacutesormais dans une obligation progressive au sein du secteur public comme dans de nombreux pays europeacuteens
Degraves 2017 les grandes entreprises devront adresser leurs factures au secteur public sous forme eacutelectronique
La neacutecessiteacute de reacutealiser des travaux de raccordement et drsquoadapter les processus de facturation incite agrave initier le projet pour ecirctre au rendez vous
Il faut notamment srsquoassurer de la bonne adaptation de votre systegraveme drsquoinformation et de vos processus
Gestion des informations neacutecessaires au bon traitement de la facture
Choix du mode drsquoeacutemission et du format
Capaciteacute agrave produire le format retenu
Raccordement technique en cas de choix du mode EDI
39
Chaque entiteacute publique a la faculteacute de rendre obligatoire pour les factures la concernant les informations relatives
Au code service destinataire
Agrave la reacutefeacuterence drsquoengagement (reacutefeacuterence au marcheacute ou agrave la commande)
Il sera possible de veacuterifier le caractegravere obligatoire de ces informations dans la solution mutualiseacutee via lrsquoannuaire
Ces informations devront ecirctre porteacutees sur la facture remise par le fournisseur Il faudra donc srsquoassurer de la bonne communication de ces informations par les entiteacutes publiques
A noter que pour lrsquoEtat ces informations sont toujours obligatoires
Reacutefeacuterence agrave lrsquoengagement juridique
Code service exeacutecutant
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017 Gestion des informations neacutecessaires au traitement de la facture
40
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017 Le choix drsquoun raccordement via un opeacuterateur de deacutemateacuterialisation
Les opeacuterateurs de deacutemateacuterialisation assurent deux principales missions la production et la transmission des flux au format et avec les informations
attendues par le reacutecepteur
la garantie des aspects fiscaux notamment lrsquoarchivage des factures deacutemateacuterialiseacutees
Les fournisseurs ne sont pas contraints de passer par un opeacuterateur et peuvent internaliser leur solution de deacutemateacuterialisation
LrsquoAIFE observe un principe de neutraliteacute dans le choix des opeacuterateurs LrsquoAIFE a pris la deacutecision de ne pas intervenir dans le choix du mode de
deacutemateacuterialisation de ses fournisseurs Les fournisseurs peuvent aussi bien choisir une deacutemateacuterialisation avec des outils internes que de passer par un opeacuterateur de deacutemateacuterialisation
LrsquoAIFE a par ailleurs fait le choix de ne certifier aucun opeacuterateur de deacutemateacuterialisation Le fournisseur est libre de choisir son opeacuterateur de deacutemateacuterialisation et de deacutefinir avec lui les conditions de leur collaboration
A ce jour plusieurs opeacuterateurs sont raccordeacutes agrave la solution actuelle Chorus factures Les fournisseurs sont totalement libres du choix de leur opeacuterateur
41
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017 Qualification et modaliteacutes de raccordement des flux (EDI)
Les fonctions de qualification des flux seront offertes aux utilisateurs du portail front de CPP 2017 (fournisseurs et entiteacutes publiques) Au travers de cet espace du portail front lrsquoutilisateur pourra
1 Tester en mode self service les diffeacuterents types de flux accepteacutes par la solution (factures meacutemoires de justice avis des sommes agrave payer cycle de vie etc)
2 Reacutecupeacuterer un rapport drsquoanalyse de son flux indiquant les erreurs rencontreacutees
3 Obtenir des compte-rendus et des flux de cycle de vie contextualiseacutes
4 Reacutecupeacuterer les fichiers de description des diffeacuterents flux et des exemples de flux preacute-remplis
Lrsquoutilisateur pourra eacutegalement deacuteposer des fiches de raccordement EDI pour interconnecter son SI de recette avec la plateforme de qualification CPP2017 et son SI de production avec le SI de production de CPP2017
Une fois les SI raccordeacutes en qualification lrsquoutilisateur pourra suivre le traitement de ses flux eacutemis en EDI vers la plateforme de qualification
Les raccordement EDI sont drsquoores et deacutejagrave possibles avec Chorus factures pour lrsquoEtat et permettront de beacuteneacuteficier du raccordement pour tout le secteur public au 1er janvier 2017
42
Action fournisseur Action commune AIFE fournisseur
S1 S2 S3 S4 S5 S6 S7 S8 - hellip
Deacutep
loie
men
t
Racc technique
Deacuteveloppement des flux
Assistance CPP
Tests unitaires Via Espace de
qualification CPP2017
Tests
Suivi des premiers flux
Demande de raccordement en
qualification
Tests
et
recett
e
Co
nstr
ucti
on
Demande de raccordement en
production
Deacuteclaration dans lrsquoespace
de qualification de CPP
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017 Espace qualification Macro planning des travaux de raccordement
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Le calendrier drsquoici janvier 2017 Des pilotes degraves mi 2016
Nombre de pilotes et type drsquoentiteacutes Outre les services de lrsquoEtat deacutejagrave dans Chorus Factures 18 entiteacutes seront
deacutesigneacutees pour ecirctre pilote de la solution en juin 2016
Entiteacutes pilotes Type de structure Editeur
Universiteacute de Lorraine EPN SAP AMUE
Pole emploi EPN SAP
CNRS EPN SAP
CCI Paris EPN SIGMA
Lyceacutee Bernart de Ventadour EPLE GFC
Commune de Paris SPL SAP
Meacutetropole de Brest SPL ATOS (en lien avec e-
Megalis)
Communauteacute de communes de Parthenay SPL Berger Levrault
Commune de Le Monetier les Bains SPL Berger Levrault
Conseil reacutegional de Provence Alpes Cote drsquoAzur
SPL GFI
Conseil deacutepartemental de lrsquoAube SPL GFI (en lien avec SPL
xdeacutemat)
Office Public de lrsquoHabitat Vosgelis SPL AAERON
Lille Meacutetropole SPL CGI
Ville de Bordeaux SPL CGI
APHP EPS SAP
CHU Amiens EPS MIPIH (en lien avec UNIHA)
CH Gpt Hospitalier Eaubonne Montmorency EPS AGFA
DGAC ETAT SAP
44
Le calendrier drsquoici janvier 2017 Des pilotes degraves mi 2016 les objectifs
La reacutealisation de pilotes preacutealablement agrave la geacuteneacuteralisation permet de tester la solution mutualiseacutee CPP2017 dans sa dimension technique comme dans celle de lorganisation et de ladheacutesion des utilisateurs
Lexpeacuterience des sites pilotes permet de preacuteparer le deacuteploiement de mieux en appreacutecier la charge et den identifier les difficulteacutes a priori
La phase pilote de mise en œuvre du service doit permettre de
3 Srsquoassurer que lrsquoensemble du processus est opeacuterant et maitriseacute par les acteurs
2 Seacutecuriser les modaliteacutes de deacuteploiement et drsquoassistance
1 Srsquoassurer de lrsquoadheacutesion et lrsquoappropriation des utilisateurs des structures priveacutees ou publiques agrave utiliser la solution mutualiseacutee CPP2017
Traiter les problegravemes
rencontreacutes et proposer des plans drsquoaction
4 Valider le bon fonctionnement de la solution en situation reacuteelle
45
En synthegravesehellip
Initialement mise en œuvre dans un cadre facultatif fondeacute sur le choix de lrsquoentreprise la deacutemateacuterialisation des factures srsquoinscrit deacutesormais dans une obligation progressive au sein du secteur public avec la mise agrave disposition drsquoune plateforme partageacutee comme cela eacuteteacute fait dans de nombreux pays europeacuteens
Elle constitue une opportuniteacute de modernisation des eacutechanges entre les fournisseurs et le secteur public et illustre une nouvelle deacutemarche de mutualisation de systegraveme drsquoinformation entre les acteurs du secteur public permettant drsquooptimiser les gains et faciliter la mise en œuvre
Les entiteacutes publiques et les grands fournisseurs sont concerneacutes par lrsquoobligation degraves 1er janvier 2017 avec la reacutealisation de laquo pilotes raquo degraves la mi-2016 Des pilotes seront reacutealiseacutes degraves mi-2016
La publication des speacutecifications externes permet aux fournisseurs drsquoanticiper la deacutemarche en deacutefinissant leur trajectoire et leurs modaliteacutes de mise en œuvre
Vous pouvez drsquoores et deacutejagrave vous inscrire sur Chorus Factures HTTPSCHORUS-FACTURESBUDGETGOUVFR
46
En savoir plus
Sur le site de lrsquoAIFE wwweconomiegouvfraifeagence-pour-linformatique-financiere-letat-0
Sur le site laquo collectiviteacutes locales raquo httpwwwcollectivites-localesgouvfr
aife_officiel
47
En synthegravese hellip
48
49
Gestion des factures
Saisie Creacuteation Modification Validation Suppression
Recherche
Suivi du cycle de vie
Deacutepocirct unitaire XMLPDF
Archivage
Liste fiscale
Consultation et teacuteleacutechargement
Deacutepocirct en masse format mixte XMLPDF
Tableaux de bord
Qualification des flux
Deacutepocirct de flux
Analyse de flux
Reacutecupeacuteration dun flux type
Reacutecupeacuteration dun flux cycle de vie
Creacuteation dune fiche de raccordement EDI
Suivi des flux
Qualification des API
Gestion des bons de commandes
(pour les services de lrsquoEtat)
Recherche
Consultation et teacuteleacutechargement
Tableau de bord
Notification
Notification
Workflow de validation
Gestion piegraveces jointes
Recyclage
Certificat de deacutepocirct
Liste des factures agrave traiter
Preacutesentation de la solution Les principales fonctionnaliteacutes de la solution mutualiseacutee
Liste des eacutevegravenements intervenus sur le bon de commande
50
Gestion des utilisateurs et fournisseurs Assistance fournisseurs
Recherche
Saisie sollicitation
Suivi sollicitation
Modification clocircture sollicitation
Synthegravese requecircte
Consultation et teacuteleacutechargement
Recherche
Gestion compte utilisateur
Authentification compte utilisateur
Gestion de la base de connaissance
Tableau de bord
Gestion fiche entiteacute
Gestion Mandat Facturation
Gestion du support
Prise en charge une sollicitation
Liste des eacutevegravenements
Gestion piegraveces jointes
Notification
Consultation et teacuteleacutechargement
Notification
Assistance documentaire
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution Les principales fonctionnaliteacutes de la solution mutualiseacutee
Creacuteation compte utilisateur
Creacuteation fiche entiteacute
51
Statut Fait geacuteneacuterateur COLL EPN ETAT
Deacuteposeacutee
La facture a eacuteteacute deacuteposeacutee par le fournisseur (en mode EDI ou en
mode Portail) les diffeacuterents controcircles ont eacuteteacute reacutealiseacutes et la
facture a pu ecirctre inteacutegreacutee au laquo reacutefeacuterentiel factures raquo
En cours
drsquoacheminement
La facture a eacuteteacute envoyeacutee par la solution mutualiseacutee au
destinataire
Mise agrave disposition du
destinataire
Mode EDI reacuteception du flux drsquoacquittement du SI destinataire
Mode Portail Le destinataire est notifieacute par courriel de la
mise agrave disposition de la facture sur lrsquoespace factures
Rejeteacutee La facture est rejeteacutee par le service destinataire (ex erreur de
destinataire donneacutees de facturation erroneacutees etc)
Suspendue Le traitement de la facture peut ecirctre suspendu lorsqursquo une ou
plusieurs piegraveces justificatives sont manquantes Facultatif
Mise agrave disposition du
comptable
Le mandat demande de paiement a eacuteteacute inteacutegreacute par SI du
comptable Facultatif
Comptabiliseacutee Le mandat demande de paiement a eacuteteacute valideacute par le payeur et
comptabiliseacute Facultatif
Mise en paiement Le flux de virement a eacuteteacute envoyeacute agrave la Banque de France
Facultatif
Hors mode
EDI
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution Les statuts meacutetiers remonteacutes aux fournisseurs
Non disponible disponible et obligatoire
52
Deux circuits sont possibles au regard de la reacuteglementation Un 1er circuit preacutevoit une facturation globale par le mandataire (facturation inteacutegrant de multiples beacuteneacuteficiaires de paiement)
Edition drsquoune
demande de
paiement
globale
Transmission
Deacutepocirct de la
demande de
paiement globale
Traitement de la
demande de
paiement
globale
Mise en paiement
de la demande de
paiement globale
Mandataire Personne
publique
Personne
publique
Acheminement de la demande de paiement jusqursquoagrave son destinataire
Mandataire
Paiement de chaque cotraitant figurant dans la demande de paiement globale
Mandataire eacutedition drsquoune demande de paiement globale preacutecisant la part de prestations agrave reacutegler directement aupregraves de chaque cotraitant sur laquelle le mode de facturation est preacuteciseacute (laquo demande de paiement globale raquo)
Cotraitant aucune action agrave reacutealiser dans la solution mutualiseacutee
Actions des fournisseurs
Reacuteception de la demande de paiement en mode EDI si le SI du destinataire est raccordeacute ou en mode Portail dans lrsquoEspace Factures
Les informations fournit sur le mode de
facturation indique agrave lrsquoordonnateur qursquoune action speacutecifique est agrave reacutealiser sur la demande de paiement
Creacuteation drsquoautant de mandat que de beacuteneacuteficiaires de paiement en y joignant en piegravece-jointe la demande global eacutemise par le titulaire ainsi que les eacuteventuelles piegravece-jointes
Actions de lrsquoordonnateur 1 2
Remarque Seul lrsquoeacutemetteur de la demande de paiement a accegraves au suivi du cycle de vie Le cotraitant sollicite donc le
mandataire ou la personne publique directement pour obtenir de lrsquoinformation sur le paiement de ses demandes de paiement
Lrsquoordonnateur est informeacute via le flux pivot qursquoil srsquoagit drsquoune demande de paiement lieacutee agrave un acte de cotraitance
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution La co-traitance (12)
53
Le 2nd circuit possible en cas cotraitance preacutevoit une facturation par le cotraitant avec validation de la demande de paiement par le mandataire
Edition drsquoune
demande de
paiement
Transmission
Deacutepocirct de la
demande de
paiement
Validation de la
demande de
paiement
Traitement de la
demande de
paiement
Mise en
paiement de la
demande de
paiement
Cotraitant Cotraitant Mandataire Personne
publique
Personne
publique
Sollicitation du mandataire
Acheminement de la demande de paiement jusqursquoagrave son destinataire
Remarques Seul lrsquoeacutemetteur de la demande de paiement a accegraves au suivi du cycle de vie Le mandataire nrsquoa donc pas accegraves
au suivi du traitement de la demande de paiement de ses cotraitants
Lrsquoordonnateur est informeacute via le flux pivot qursquoil srsquoagit drsquoune demande de paiement global de cotraitance
Cotraitant eacutedition et transmission drsquoune demande de paiement en mode EDI ou mode portail sur laquelle le mode de facturation est preacuteciseacute
Mandataire validation de la demande de paiement du titulaire en se connectant en mode portail
Actions des fournisseurs 1
Statut laquo en attente de validation raquo
Reacuteception de la demande de paiement du cotraitant valideacutee par le mandataire
Liquidation et mandatement (aucune action speacutecifique)
Actions de lrsquoordonnateur 2
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution La co-traitance (22)
54
Deacuteposant drsquoune piegravece
Deacutepocirct par le fournisseur drsquoun projet de deacutecompte et validation MOEMOA sur le portail
(En piegravece-jointe de lrsquoeacutetat drsquoacompte)
Deacutepocirct par le fournisseur drsquoun eacutetat drsquoacompte(sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOE hors CPP)
Deacutepocirct par le fournisseur drsquoun eacutetat drsquoacompte valideacute (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOA hors CPP)
NA (En piegravece-jointe de lrsquoeacutetat drsquoacompte)
Deacutepocirct par la MOE de lrsquoeacutetat drsquoacompte (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec le fournisseur dans CPP ou hors CPP)
Deacutepocirct par la MOE de lrsquoeacutetat drsquoacompte valideacute (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOE hors CPP)
NA (En piegravece-jointe de lrsquoeacutetat drsquoacompte valideacute)
(En piegravece-jointe de lrsquoeacutetat drsquoacompte valideacute)
Deacutepocirct par la MOA de lrsquoeacutetat drsquoacompte valideacute (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec le fournisseur et la MOE dans CPP ou hors CPP)
Projet de
deacutecompte mensuel
Etat
drsquoacompte
Deacutecompte
mensuel
Etat drsquoacompte
valideacute
Fournisseur
Maitrise drsquoouvrage
(mode service uniquement via
un portail amont)
Maitrise drsquoŒuvre
6 cas drsquoutilisation ont eacuteteacute deacutefinis pour permettre la prise en charge dans la solution CPP des piegraveces neacutecessaires agrave la facturation en cours de marcheacute
Produit par le fournisseur Produit par la MOE Produit par la MOE Produit par la MOA
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution Les marcheacutes de travaux La facturation en cours de marcheacute
55
Deacuteposant drsquoune piegravece
Deacutepocirct par le fournisseur drsquoun projet de deacutecompte et validation MOEMOA sur le portail
NA NA NA Deacutepocirct par le fournisseur du DGD (apregraves eacutechanges preacutealables avec la MOAMOE dans CPP ou hors CPP)
NA (En piegravece-jointe du projet de deacutecompte
geacuteneacuteral)
Deacutepocirct par la MOE du projet de deacutecompte geacuteneacuteral (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec le fournisseur dans CPP ou hors CPP)
Deacutepocirct par la MOE du deacutecompte geacuteneacuteral (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOA hors CPP)
NA
NA NA (En piegravece-jointe du deacutecompte geacuteneacuteral)
Deacutepocirct par la MOA du deacutecompte geacuteneacuteral (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOE dans CPP ou hors CPP)
NA
Fournisseur
Maitrise drsquoouvrage
(mode service uniquement via
un portail amont)
Maitrise drsquoŒuvre
5 cas drsquoutilisation ont eacuteteacute deacutefinis pour permettre la prise en charge dans la solution CPP des piegraveces neacutecessaires agrave la facturation en fin de marcheacute
Projet de
deacutecompte final
Deacutecompte
final
Projet de
deacutecompte geacuteneacuteral
Deacutecompte
Geacuteneacuteral
Deacutecompte
Geacuteneacuteral et Deacutefinitif
Produit par le fournisseur Produit par la MOE Produit par la MOA Produit par la MOE Produit par le fournisseur
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution Les marcheacutes de travaux La facturation en fin de marcheacute
56
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017 Modaliteacutes de raccordement les protocoles utiliseacutes
Les protocoles retenus pour assurer les eacutechanges en mode flux sont
PeSIT HS E avec chiffrement TLS ndash Le chiffrement du flux sous TLS est initieacute via certificats Bi-cleacutes SSL conformes
RGS fournis par lrsquoAIFE issus drsquoune autoriteacute de certification les partenaires srsquoauthentifiant aujourdrsquohui mutuellement de maniegravere forte
SFTP ndash SSH seacutecurisant les eacutechanges avec chiffrement par bi-cleacutes conformes aux exigences
du cycle de vie des secrets (cleacutes DSA 2048 minimum PS 22 regravegles de creacuteation dureacutee de vie)
AS2 avec chiffrement TLS
Un seul protocole de raccordement est autoriseacute pour un flux donneacute
19
Preacutesentation de la solution Modaliteacutes drsquoidentification du destinataire par le fournisseur
Principe chaque reacutecepteur est identifieacute de maniegravere unique dans la solution mutualiseacutee-CPP 2017 quelles que soient les modaliteacutes de transmission
Secteur public local et EPN
Etat
Le SIRET est lrsquoidentifiant unique de la personne publique destinataire
Les destinataires de factures peuvent demander agrave leur fournisseur de renseigner une information compleacutementaire sur la facture portant sur le code service du service destinataire
Les modaliteacutes drsquoidentification du service de lrsquoEtat sont inchangeacutees par rapport agrave Chorus factures avec
bull Un service identifieacute par un code service exeacutecutant associeacute agrave un SIRET commun
20
Preacutesentation de la solution Les parameacutetrages effectueacutes par le destinataire
La solution mutualiseacutee prend en compte la diversiteacute des entiteacutes publiques en terme drsquoorganisation (traitement centraliseacute deacutecentraliseacute des factures) et les pratiques diverses en matiegravere drsquoengagement preacutealable agrave la deacutepense
Chaque entiteacute publique a ainsi la faculteacute de rendre obligatoire pour les factures la concernant les informations relatives
Au code service destinataire
Agrave la reacutefeacuterence drsquoengagement (reacutefeacuterence au marcheacute ou agrave la commande)
Ces informations devront dans ce cas ecirctre porteacutees sur la facture remise par le fournisseur
Il sera possible de veacuterifier le caractegravere obligatoire de ces informations dans la solution mutualiseacutee via lrsquoannuaire
21
Deacutepocirct manuel saisie des donneacutees de
facturation
CPP 2017
Envoi Reacuteception en EDI des donneacutees de
facturation
API manager
Quatre modaliteacutes de transmission des donneacutees de facturation sont proposeacutees aux fournisseurs
la saisie manuelle des donneacutees de facturation via un formulaire sur le portail CPP
le deacutepocirct des donneacutees de facturation au format PDF (signeacute ou non signeacute) ou au format XML
la solution CPP2017 permettra un import de masse de factures (Import au format xml ou PDF Mixte A3)
la transmission en mode EDI soit
ndash en adressant directement ses flux agrave la solution mutualiseacutee
ndash Via un opeacuterateur de deacutemateacuterialisation
ndash via un portail amont connecteacute (en API) agrave la solution mutualiseacutee CPP 2017 dans des cas speacutecifiques pour les entiteacutes publiques
B
D
C
A
B
C
D
Mode Portail
Mode EDI
API
Mode EDI
Mode EDI
Opeacuterateur de deacutemateacuterialisation
Portail Amont dans des cas speacutecifiques
Fournisseurs
A
Preacutesentation de la solution Les modes drsquoeacutemission
A
22
1
Le format Standard Universal Business Language
- UBL Invoice
Structureacute ou minimal
2
Le format Cross Industry Invoice (United Nations
Centre for Trade Facilitation and Electronic Business)
Structureacute ou minimal
3
Le format PES_V2 Facture (utiliseacute dans le secteur public
local)
4
Les autres formats reacutefeacuterenceacutes par le CEN dans
le cadre des travaux sur le modegravele seacutemantique europeacuteen
5
Un format PDF Mixte
(PDFA3 en cours de deacutefinition)
6
le format PDF simple (signeacute ou non signeacute) est
supporteacute dans le cadre de la fonctionnaliteacute de deacutepocirct en
mode portail
La possibiliteacute de joindre des piegraveces jointes agrave la facture sera supporteacutee quelle que soit la modaliteacute
drsquoeacutemission
Diffeacuterents formats syntaxiques sont pris en charge par la solution mutualiseacutee afin de faciliter lrsquoeacutemission de factures par les
fournisseurs
Preacutesentation de la solution Les formats retenus
23
Preacutesentation de la solution Lrsquoespace laquo Mes factures raquo
24
Preacutesentation de la solution Lrsquoespace laquo Mes factures raquo
Le bloc laquo Fil drsquoeacutevegravenements raquo recense les derniegraveres actions et eacutevegravenements intervenus sur le traitement des factures
Le bloc laquo Mes factures raquo permet
la consultation de lrsquoeacutetat courant des factures eacutemise par lrsquoentreprise
lrsquoaccegraves rapide agrave la consultation au teacuteleacutechargement et agrave le teacuteleacutechargement des factures
Le bloc laquo Actions raquo permet un accegraves rapide aux principales actions disponibles
Traiter et consulter une facture
Consulter le stock des factures reccedilues
Rechercher une facture
Le bloc laquo Actualiteacutes raquo de la solution mutualiseacutee-CPP 2017 lieacutees agrave lrsquoespace laquo Mes factures raquo
25
Preacutesentation de la solution La saisie des factures en ligne
Ecran de saisie drsquoune facture pour le fournisseur
Saisie des donneacutees geacuteneacuterales drsquoune facture
Donneacutees leacutegales du destinataire et du fournisseur
Cadre de facturation
Identification du marcheacute et des modaliteacutes de paiement
Saisie du deacutetail de la facture
Creacuteation eacutedition et suppression de lignes de facturations
Preacutecision quant aux produits factureacutes et aux montants dus
Possibiliteacute drsquoadjoindre des piegraveces jointes
Possibiliteacute de teacuteleacutecharger
Validation annulation enregistrement de la saisie
26
Preacutesentation de la solution La consultation des factures
Ecran de consultation de la facture
Consultation des informations relatives agrave la facture
Informations destinataire
Informations fournisseur
Cadre de facturation
Montants engageacutes
Reacutefeacuterences du marcheacute
Visualisation de la facture originale
Teacuteleacutechargement de la facture
au format pivot (qui contient toutes les PJ + facture originale)
au format PDF avec ou sans les PJ (y compris la facture originale)
Consultation du cycle de vie de la facture (annuleacute commandeacute consulteacute associeacute agrave un bon de
commande factureacute)
La possibiliteacute drsquoutiliser une facture preacuteceacutedente pour en creacuteer une nouvelle
Affichage du certificat de deacutepocirct et du bordereau de suivi
27
A lrsquoinstar de Chorus factures
La solution mutualiseacutee-CPP 22017 permettra au fournisseur drsquoobtenir des informations concernant les diffeacuterentes dates de traitement de sa facture tant par la solution mutualiseacutee que par le destinataire
Ces informations sont mises agrave disposition du fournisseur par la remonteacutee du flux cycle de vie et pourront ecirctre compleacuteteacutees par la personne publique au moyen dun champ en saisie libre
Preacutesentation de la solution La visualisation du cycle de vie de la facture
28
Acteurs
Statuts visibles pour le
fournisseur
Activiteacutes
Statut obligatoire
Fournisseur
Deacutepocirct des donneacutees de
facturation
Reacutecupeacuteration des donneacutees
de facturation
Liquidation Mandatement Comptabilisation
du paiement
Deacuteposeacutee Mise agrave disposition
du destinataire
Mise en
paiement
En cours drsquoacheminement
vers le destinataire
Rejeteacutee
Service ordonnateur Service comptable
1 3
7
2
4
Acceptation
des donneacutees
de facturation
SI Financier (EDI)
Espace Factures (Portail)
SI Financier SI Financier SI FINANCIER OU
HELIOS
Envoi des
donneacutees de
facturation
CPP 2017
Mise agrave
disposition
du
comptable
6
Suspendue 5
Statut obligatoire(selon les situations)
BDF
Mise agrave jour
statut
Preacutesentation de la solution Le processus global et ses eacutetapes
29
Types de controcircle CPP Destinataire
Coheacuterence du flux et seacutecuriteacute
Structure de donneacutees
Coheacuterence des donneacutees
Les controcircles meacutetiers
Les controcircles meacutetiers reacutealiseacutes par la structure publique destinataire de la facture comprennent notamment les controcircles de reacutefeacuterentiels relatifs agrave lrsquoengagement et au code service
Les SI destinataires pourront opeacuterer des controcircles meacutetiers additionnels en fonction des possibiliteacutes de parameacutetrage offertes par les eacutediteurs
Preacutesentation de la solution Les controcircles effectueacutes ndash vue drsquoensemble
30
Preacutesentation de la solution Le deacutelai global de paiement (DGP)
La date servant au point de deacutepart du DGP (sous reacuteserve de service fait) peut varier selon les cas drsquoeacutemission de la facture
En mode EDI crsquoest la date de lrsquoacquittement technique eacutemis par le SI du destinataire
En mode portailservice crsquoest la date de notification par mail au destinataire de la mise agrave disposition de la facture sur lrsquoespace factures
Et en cas de litige entre le fournisseur et le pouvoir adjudicateur la date servant de point de deacutepart au DGP sera la date de deacutepocirct de la facture sur CPP + 2 jours
Dans le cas des marcheacutes de travaux la date servant de point de deacutepart au DGP reste la transmission du projet de deacutecompte du fournisseur agrave la MOE ou le DGD lorsqursquoil est remis au pouvoir adjudicateur
Ces diffeacuterentes dates seront traceacutees et consultables dans CPP Toutefois CPP nrsquoa pas vocation agrave calculer le DGP
31
La personne publique a la possibiliteacute de communiquer le statut laquo suspendue raquo lorsqursquoune piegravece justificative manque pour la liquidation mise en paiement
Cette fonctionnaliteacute eacutevite de devoir rejeter le dossier de facturation en cas de PJ manquante
1 La personne publique notifie en commentaire la nature de la piegravece manquante et suspend le deacutelai de paiement
2 Le fournisseur se connecte au portail (mode service ou mode portail) afin de deacuteposer lales piegravece(s) compleacutementaire(s)
NB les reacutecepteurs de factures conservent la possibiliteacute de demander les piegraveces compleacutementaires selon les mecircmes modaliteacutes qursquoaujourdrsquohui (papier courriel etc)
La suspension des factures
Lorsque la collectiviteacute locale ou lrsquoEPN rejette pour cause drsquoerreur sur les donneacutees drsquoacheminement de la facture (SIRET destinataire) elle doit typer speacutecifiquement le rejet afin de permettre au fournisseur srsquoil le souhaite de recycler les donneacutees de facturation
Le rejet et la possibiliteacute de recycler les factures
Preacutesentation de la solution Focus sur le rejet et la suspension de factures
32
Preacutesentation de la solution Les cas de gestion de la sous-traitance
Les sous-traitants admis au paiement direct peuvent adresser directement leur demande de paiement agrave la personne publique Un accord preacutealable du titulaire est cependant neacutecessaire avant la mise en paiement
Sous-traitant eacutedition et transmission drsquoune demande de paiement en mode EDI ou mode portail sur laquelle le mode de facturation est preacuteciseacute
Titulaire validation de la demande de paiement du sous-traitant en se connectant en mode portail
Actions des fournisseurs
Reacuteception de la demande de paiement du sous-traitant valideacutee par le titulaire
Liquidation et mandatement (aucune action speacutecifique)
Actions de lrsquoordonnateur
Remarques Selon la reacuteglementation et sans validation sous un deacutelai de 15 jours la demande de paiement est consideacutereacutee
comme valideacutee Elle est transmise au pouvoir adjudicateur destinataire
Le titulaire est informeacute des paiements effectueacutes au sous-traitant via les informations du cycle de vie
Le mode de facturation est preacuteciseacute dans le flux pivot pour informer lrsquoordonnateur qursquoil srsquoagit drsquoune demande de paiement lieacutee agrave un acte de sous-traitance
La facture eacutemise par le sous-traitant et adresseacutee au titulaire peut ecirctre inseacutereacutee sous forme de piegravece jointe
33
Documents eacutechangeacutes
Facturation en cours de marcheacute
Facturation en fin de marcheacute
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution La prise en compte des marcheacutes de travaux
Projet de deacutecompte mensuel
Etat drsquoacompte
Deacutecompte mensuel
Etat drsquoacompte
valideacute
Projet de deacutecompte
final
Deacutecompte final
Projet de deacutecompte
geacuteneacuteral
Deacutecompte Geacuteneacuteral
Deacutecompte Geacuteneacuteral et
Deacutefinitif
Dans le cadre des marcheacutes de travaux la solution CPP prendra en charge les processus de facturation suivants
Tous les documents concourant agrave la mise en paiement peuvent ecirctre deacuteposeacutes transmis agrave CPP 2017
La solution permet le deacutepocirct en mode portail de documents par un deacuteposant autre que le producteur du document (exemple deacutepocirct drsquoun eacutetat drsquoacompte produit par une MOE et deacuteposeacute par un fournisseur)
Les acteurs habiliteacutes agrave deacuteposer ces piegraveces concourant agrave la mise en paiement peuvent ecirctre distincts des acteurs en charge de leur production initiale
Fournisseur
Fournisseur Ordonnateur
(Service financier)
Ordonnateur
(Service financier)
34
Preacutesentation de la solution La sollicitation de lrsquoassistance
Le module drsquoassistance de la solution mutualiseacutee permet de reacutepondre agrave lrsquoensemble des questions poseacutees par les eacutemetteurs et reacutecepteurs de factures
bull Principes
bull Les eacutemetteurs peuvent solliciter lrsquoassistance de la solution mutualiseacutee-CPP 2017 suite agrave des difficulteacutes techniques ou applicatives Les eacutemetteurs peuvent eacutegalement solliciter les reacutecepteurs de facture pour toute question meacutetier relative au traitement de leurs factures
bull Modaliteacute
bull Chaque sollicitation est mateacuterialiseacutee par un laquo ticket raquo renseigneacute par lrsquoeacutemetteur via un formulaire de demande drsquoassistance en preacutecisant les informations requises pour le traitement de sa demande (ex numeacutero de facture) Des piegraveces jointes peuvent y ecirctre ajouteacutees (ex capture drsquoeacutecran)
Les fournisseurs et les entiteacutes publiques peuvent eacutegalement acceacuteder agrave une base de connaissance par lrsquointermeacutediaire drsquoun assistant virtuel afin drsquoobtenir des reacuteponses aux questions les plus freacutequemment poseacutees
35
Preacutesentation de la solution Assistance _ Mise en place drsquoun avatar
36
Preacutesentation de la solution Assistance _ Mise en place drsquoun avatar
37
Sommaire
Contexte
Preacutesentation de la solution
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017
38
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017
La deacutemateacuterialisation des factures srsquoinscrit deacutesormais dans une obligation progressive au sein du secteur public comme dans de nombreux pays europeacuteens
Degraves 2017 les grandes entreprises devront adresser leurs factures au secteur public sous forme eacutelectronique
La neacutecessiteacute de reacutealiser des travaux de raccordement et drsquoadapter les processus de facturation incite agrave initier le projet pour ecirctre au rendez vous
Il faut notamment srsquoassurer de la bonne adaptation de votre systegraveme drsquoinformation et de vos processus
Gestion des informations neacutecessaires au bon traitement de la facture
Choix du mode drsquoeacutemission et du format
Capaciteacute agrave produire le format retenu
Raccordement technique en cas de choix du mode EDI
39
Chaque entiteacute publique a la faculteacute de rendre obligatoire pour les factures la concernant les informations relatives
Au code service destinataire
Agrave la reacutefeacuterence drsquoengagement (reacutefeacuterence au marcheacute ou agrave la commande)
Il sera possible de veacuterifier le caractegravere obligatoire de ces informations dans la solution mutualiseacutee via lrsquoannuaire
Ces informations devront ecirctre porteacutees sur la facture remise par le fournisseur Il faudra donc srsquoassurer de la bonne communication de ces informations par les entiteacutes publiques
A noter que pour lrsquoEtat ces informations sont toujours obligatoires
Reacutefeacuterence agrave lrsquoengagement juridique
Code service exeacutecutant
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017 Gestion des informations neacutecessaires au traitement de la facture
40
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017 Le choix drsquoun raccordement via un opeacuterateur de deacutemateacuterialisation
Les opeacuterateurs de deacutemateacuterialisation assurent deux principales missions la production et la transmission des flux au format et avec les informations
attendues par le reacutecepteur
la garantie des aspects fiscaux notamment lrsquoarchivage des factures deacutemateacuterialiseacutees
Les fournisseurs ne sont pas contraints de passer par un opeacuterateur et peuvent internaliser leur solution de deacutemateacuterialisation
LrsquoAIFE observe un principe de neutraliteacute dans le choix des opeacuterateurs LrsquoAIFE a pris la deacutecision de ne pas intervenir dans le choix du mode de
deacutemateacuterialisation de ses fournisseurs Les fournisseurs peuvent aussi bien choisir une deacutemateacuterialisation avec des outils internes que de passer par un opeacuterateur de deacutemateacuterialisation
LrsquoAIFE a par ailleurs fait le choix de ne certifier aucun opeacuterateur de deacutemateacuterialisation Le fournisseur est libre de choisir son opeacuterateur de deacutemateacuterialisation et de deacutefinir avec lui les conditions de leur collaboration
A ce jour plusieurs opeacuterateurs sont raccordeacutes agrave la solution actuelle Chorus factures Les fournisseurs sont totalement libres du choix de leur opeacuterateur
41
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017 Qualification et modaliteacutes de raccordement des flux (EDI)
Les fonctions de qualification des flux seront offertes aux utilisateurs du portail front de CPP 2017 (fournisseurs et entiteacutes publiques) Au travers de cet espace du portail front lrsquoutilisateur pourra
1 Tester en mode self service les diffeacuterents types de flux accepteacutes par la solution (factures meacutemoires de justice avis des sommes agrave payer cycle de vie etc)
2 Reacutecupeacuterer un rapport drsquoanalyse de son flux indiquant les erreurs rencontreacutees
3 Obtenir des compte-rendus et des flux de cycle de vie contextualiseacutes
4 Reacutecupeacuterer les fichiers de description des diffeacuterents flux et des exemples de flux preacute-remplis
Lrsquoutilisateur pourra eacutegalement deacuteposer des fiches de raccordement EDI pour interconnecter son SI de recette avec la plateforme de qualification CPP2017 et son SI de production avec le SI de production de CPP2017
Une fois les SI raccordeacutes en qualification lrsquoutilisateur pourra suivre le traitement de ses flux eacutemis en EDI vers la plateforme de qualification
Les raccordement EDI sont drsquoores et deacutejagrave possibles avec Chorus factures pour lrsquoEtat et permettront de beacuteneacuteficier du raccordement pour tout le secteur public au 1er janvier 2017
42
Action fournisseur Action commune AIFE fournisseur
S1 S2 S3 S4 S5 S6 S7 S8 - hellip
Deacutep
loie
men
t
Racc technique
Deacuteveloppement des flux
Assistance CPP
Tests unitaires Via Espace de
qualification CPP2017
Tests
Suivi des premiers flux
Demande de raccordement en
qualification
Tests
et
recett
e
Co
nstr
ucti
on
Demande de raccordement en
production
Deacuteclaration dans lrsquoespace
de qualification de CPP
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017 Espace qualification Macro planning des travaux de raccordement
43
Le calendrier drsquoici janvier 2017 Des pilotes degraves mi 2016
Nombre de pilotes et type drsquoentiteacutes Outre les services de lrsquoEtat deacutejagrave dans Chorus Factures 18 entiteacutes seront
deacutesigneacutees pour ecirctre pilote de la solution en juin 2016
Entiteacutes pilotes Type de structure Editeur
Universiteacute de Lorraine EPN SAP AMUE
Pole emploi EPN SAP
CNRS EPN SAP
CCI Paris EPN SIGMA
Lyceacutee Bernart de Ventadour EPLE GFC
Commune de Paris SPL SAP
Meacutetropole de Brest SPL ATOS (en lien avec e-
Megalis)
Communauteacute de communes de Parthenay SPL Berger Levrault
Commune de Le Monetier les Bains SPL Berger Levrault
Conseil reacutegional de Provence Alpes Cote drsquoAzur
SPL GFI
Conseil deacutepartemental de lrsquoAube SPL GFI (en lien avec SPL
xdeacutemat)
Office Public de lrsquoHabitat Vosgelis SPL AAERON
Lille Meacutetropole SPL CGI
Ville de Bordeaux SPL CGI
APHP EPS SAP
CHU Amiens EPS MIPIH (en lien avec UNIHA)
CH Gpt Hospitalier Eaubonne Montmorency EPS AGFA
DGAC ETAT SAP
44
Le calendrier drsquoici janvier 2017 Des pilotes degraves mi 2016 les objectifs
La reacutealisation de pilotes preacutealablement agrave la geacuteneacuteralisation permet de tester la solution mutualiseacutee CPP2017 dans sa dimension technique comme dans celle de lorganisation et de ladheacutesion des utilisateurs
Lexpeacuterience des sites pilotes permet de preacuteparer le deacuteploiement de mieux en appreacutecier la charge et den identifier les difficulteacutes a priori
La phase pilote de mise en œuvre du service doit permettre de
3 Srsquoassurer que lrsquoensemble du processus est opeacuterant et maitriseacute par les acteurs
2 Seacutecuriser les modaliteacutes de deacuteploiement et drsquoassistance
1 Srsquoassurer de lrsquoadheacutesion et lrsquoappropriation des utilisateurs des structures priveacutees ou publiques agrave utiliser la solution mutualiseacutee CPP2017
Traiter les problegravemes
rencontreacutes et proposer des plans drsquoaction
4 Valider le bon fonctionnement de la solution en situation reacuteelle
45
En synthegravesehellip
Initialement mise en œuvre dans un cadre facultatif fondeacute sur le choix de lrsquoentreprise la deacutemateacuterialisation des factures srsquoinscrit deacutesormais dans une obligation progressive au sein du secteur public avec la mise agrave disposition drsquoune plateforme partageacutee comme cela eacuteteacute fait dans de nombreux pays europeacuteens
Elle constitue une opportuniteacute de modernisation des eacutechanges entre les fournisseurs et le secteur public et illustre une nouvelle deacutemarche de mutualisation de systegraveme drsquoinformation entre les acteurs du secteur public permettant drsquooptimiser les gains et faciliter la mise en œuvre
Les entiteacutes publiques et les grands fournisseurs sont concerneacutes par lrsquoobligation degraves 1er janvier 2017 avec la reacutealisation de laquo pilotes raquo degraves la mi-2016 Des pilotes seront reacutealiseacutes degraves mi-2016
La publication des speacutecifications externes permet aux fournisseurs drsquoanticiper la deacutemarche en deacutefinissant leur trajectoire et leurs modaliteacutes de mise en œuvre
Vous pouvez drsquoores et deacutejagrave vous inscrire sur Chorus Factures HTTPSCHORUS-FACTURESBUDGETGOUVFR
46
En savoir plus
Sur le site de lrsquoAIFE wwweconomiegouvfraifeagence-pour-linformatique-financiere-letat-0
Sur le site laquo collectiviteacutes locales raquo httpwwwcollectivites-localesgouvfr
aife_officiel
47
En synthegravese hellip
48
49
Gestion des factures
Saisie Creacuteation Modification Validation Suppression
Recherche
Suivi du cycle de vie
Deacutepocirct unitaire XMLPDF
Archivage
Liste fiscale
Consultation et teacuteleacutechargement
Deacutepocirct en masse format mixte XMLPDF
Tableaux de bord
Qualification des flux
Deacutepocirct de flux
Analyse de flux
Reacutecupeacuteration dun flux type
Reacutecupeacuteration dun flux cycle de vie
Creacuteation dune fiche de raccordement EDI
Suivi des flux
Qualification des API
Gestion des bons de commandes
(pour les services de lrsquoEtat)
Recherche
Consultation et teacuteleacutechargement
Tableau de bord
Notification
Notification
Workflow de validation
Gestion piegraveces jointes
Recyclage
Certificat de deacutepocirct
Liste des factures agrave traiter
Preacutesentation de la solution Les principales fonctionnaliteacutes de la solution mutualiseacutee
Liste des eacutevegravenements intervenus sur le bon de commande
50
Gestion des utilisateurs et fournisseurs Assistance fournisseurs
Recherche
Saisie sollicitation
Suivi sollicitation
Modification clocircture sollicitation
Synthegravese requecircte
Consultation et teacuteleacutechargement
Recherche
Gestion compte utilisateur
Authentification compte utilisateur
Gestion de la base de connaissance
Tableau de bord
Gestion fiche entiteacute
Gestion Mandat Facturation
Gestion du support
Prise en charge une sollicitation
Liste des eacutevegravenements
Gestion piegraveces jointes
Notification
Consultation et teacuteleacutechargement
Notification
Assistance documentaire
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution Les principales fonctionnaliteacutes de la solution mutualiseacutee
Creacuteation compte utilisateur
Creacuteation fiche entiteacute
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Statut Fait geacuteneacuterateur COLL EPN ETAT
Deacuteposeacutee
La facture a eacuteteacute deacuteposeacutee par le fournisseur (en mode EDI ou en
mode Portail) les diffeacuterents controcircles ont eacuteteacute reacutealiseacutes et la
facture a pu ecirctre inteacutegreacutee au laquo reacutefeacuterentiel factures raquo
En cours
drsquoacheminement
La facture a eacuteteacute envoyeacutee par la solution mutualiseacutee au
destinataire
Mise agrave disposition du
destinataire
Mode EDI reacuteception du flux drsquoacquittement du SI destinataire
Mode Portail Le destinataire est notifieacute par courriel de la
mise agrave disposition de la facture sur lrsquoespace factures
Rejeteacutee La facture est rejeteacutee par le service destinataire (ex erreur de
destinataire donneacutees de facturation erroneacutees etc)
Suspendue Le traitement de la facture peut ecirctre suspendu lorsqursquo une ou
plusieurs piegraveces justificatives sont manquantes Facultatif
Mise agrave disposition du
comptable
Le mandat demande de paiement a eacuteteacute inteacutegreacute par SI du
comptable Facultatif
Comptabiliseacutee Le mandat demande de paiement a eacuteteacute valideacute par le payeur et
comptabiliseacute Facultatif
Mise en paiement Le flux de virement a eacuteteacute envoyeacute agrave la Banque de France
Facultatif
Hors mode
EDI
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution Les statuts meacutetiers remonteacutes aux fournisseurs
Non disponible disponible et obligatoire
52
Deux circuits sont possibles au regard de la reacuteglementation Un 1er circuit preacutevoit une facturation globale par le mandataire (facturation inteacutegrant de multiples beacuteneacuteficiaires de paiement)
Edition drsquoune
demande de
paiement
globale
Transmission
Deacutepocirct de la
demande de
paiement globale
Traitement de la
demande de
paiement
globale
Mise en paiement
de la demande de
paiement globale
Mandataire Personne
publique
Personne
publique
Acheminement de la demande de paiement jusqursquoagrave son destinataire
Mandataire
Paiement de chaque cotraitant figurant dans la demande de paiement globale
Mandataire eacutedition drsquoune demande de paiement globale preacutecisant la part de prestations agrave reacutegler directement aupregraves de chaque cotraitant sur laquelle le mode de facturation est preacuteciseacute (laquo demande de paiement globale raquo)
Cotraitant aucune action agrave reacutealiser dans la solution mutualiseacutee
Actions des fournisseurs
Reacuteception de la demande de paiement en mode EDI si le SI du destinataire est raccordeacute ou en mode Portail dans lrsquoEspace Factures
Les informations fournit sur le mode de
facturation indique agrave lrsquoordonnateur qursquoune action speacutecifique est agrave reacutealiser sur la demande de paiement
Creacuteation drsquoautant de mandat que de beacuteneacuteficiaires de paiement en y joignant en piegravece-jointe la demande global eacutemise par le titulaire ainsi que les eacuteventuelles piegravece-jointes
Actions de lrsquoordonnateur 1 2
Remarque Seul lrsquoeacutemetteur de la demande de paiement a accegraves au suivi du cycle de vie Le cotraitant sollicite donc le
mandataire ou la personne publique directement pour obtenir de lrsquoinformation sur le paiement de ses demandes de paiement
Lrsquoordonnateur est informeacute via le flux pivot qursquoil srsquoagit drsquoune demande de paiement lieacutee agrave un acte de cotraitance
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution La co-traitance (12)
53
Le 2nd circuit possible en cas cotraitance preacutevoit une facturation par le cotraitant avec validation de la demande de paiement par le mandataire
Edition drsquoune
demande de
paiement
Transmission
Deacutepocirct de la
demande de
paiement
Validation de la
demande de
paiement
Traitement de la
demande de
paiement
Mise en
paiement de la
demande de
paiement
Cotraitant Cotraitant Mandataire Personne
publique
Personne
publique
Sollicitation du mandataire
Acheminement de la demande de paiement jusqursquoagrave son destinataire
Remarques Seul lrsquoeacutemetteur de la demande de paiement a accegraves au suivi du cycle de vie Le mandataire nrsquoa donc pas accegraves
au suivi du traitement de la demande de paiement de ses cotraitants
Lrsquoordonnateur est informeacute via le flux pivot qursquoil srsquoagit drsquoune demande de paiement global de cotraitance
Cotraitant eacutedition et transmission drsquoune demande de paiement en mode EDI ou mode portail sur laquelle le mode de facturation est preacuteciseacute
Mandataire validation de la demande de paiement du titulaire en se connectant en mode portail
Actions des fournisseurs 1
Statut laquo en attente de validation raquo
Reacuteception de la demande de paiement du cotraitant valideacutee par le mandataire
Liquidation et mandatement (aucune action speacutecifique)
Actions de lrsquoordonnateur 2
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution La co-traitance (22)
54
Deacuteposant drsquoune piegravece
Deacutepocirct par le fournisseur drsquoun projet de deacutecompte et validation MOEMOA sur le portail
(En piegravece-jointe de lrsquoeacutetat drsquoacompte)
Deacutepocirct par le fournisseur drsquoun eacutetat drsquoacompte(sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOE hors CPP)
Deacutepocirct par le fournisseur drsquoun eacutetat drsquoacompte valideacute (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOA hors CPP)
NA (En piegravece-jointe de lrsquoeacutetat drsquoacompte)
Deacutepocirct par la MOE de lrsquoeacutetat drsquoacompte (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec le fournisseur dans CPP ou hors CPP)
Deacutepocirct par la MOE de lrsquoeacutetat drsquoacompte valideacute (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOE hors CPP)
NA (En piegravece-jointe de lrsquoeacutetat drsquoacompte valideacute)
(En piegravece-jointe de lrsquoeacutetat drsquoacompte valideacute)
Deacutepocirct par la MOA de lrsquoeacutetat drsquoacompte valideacute (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec le fournisseur et la MOE dans CPP ou hors CPP)
Projet de
deacutecompte mensuel
Etat
drsquoacompte
Deacutecompte
mensuel
Etat drsquoacompte
valideacute
Fournisseur
Maitrise drsquoouvrage
(mode service uniquement via
un portail amont)
Maitrise drsquoŒuvre
6 cas drsquoutilisation ont eacuteteacute deacutefinis pour permettre la prise en charge dans la solution CPP des piegraveces neacutecessaires agrave la facturation en cours de marcheacute
Produit par le fournisseur Produit par la MOE Produit par la MOE Produit par la MOA
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution Les marcheacutes de travaux La facturation en cours de marcheacute
55
Deacuteposant drsquoune piegravece
Deacutepocirct par le fournisseur drsquoun projet de deacutecompte et validation MOEMOA sur le portail
NA NA NA Deacutepocirct par le fournisseur du DGD (apregraves eacutechanges preacutealables avec la MOAMOE dans CPP ou hors CPP)
NA (En piegravece-jointe du projet de deacutecompte
geacuteneacuteral)
Deacutepocirct par la MOE du projet de deacutecompte geacuteneacuteral (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec le fournisseur dans CPP ou hors CPP)
Deacutepocirct par la MOE du deacutecompte geacuteneacuteral (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOA hors CPP)
NA
NA NA (En piegravece-jointe du deacutecompte geacuteneacuteral)
Deacutepocirct par la MOA du deacutecompte geacuteneacuteral (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOE dans CPP ou hors CPP)
NA
Fournisseur
Maitrise drsquoouvrage
(mode service uniquement via
un portail amont)
Maitrise drsquoŒuvre
5 cas drsquoutilisation ont eacuteteacute deacutefinis pour permettre la prise en charge dans la solution CPP des piegraveces neacutecessaires agrave la facturation en fin de marcheacute
Projet de
deacutecompte final
Deacutecompte
final
Projet de
deacutecompte geacuteneacuteral
Deacutecompte
Geacuteneacuteral
Deacutecompte
Geacuteneacuteral et Deacutefinitif
Produit par le fournisseur Produit par la MOE Produit par la MOA Produit par la MOE Produit par le fournisseur
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution Les marcheacutes de travaux La facturation en fin de marcheacute
56
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017 Modaliteacutes de raccordement les protocoles utiliseacutes
Les protocoles retenus pour assurer les eacutechanges en mode flux sont
PeSIT HS E avec chiffrement TLS ndash Le chiffrement du flux sous TLS est initieacute via certificats Bi-cleacutes SSL conformes
RGS fournis par lrsquoAIFE issus drsquoune autoriteacute de certification les partenaires srsquoauthentifiant aujourdrsquohui mutuellement de maniegravere forte
SFTP ndash SSH seacutecurisant les eacutechanges avec chiffrement par bi-cleacutes conformes aux exigences
du cycle de vie des secrets (cleacutes DSA 2048 minimum PS 22 regravegles de creacuteation dureacutee de vie)
AS2 avec chiffrement TLS
Un seul protocole de raccordement est autoriseacute pour un flux donneacute
20
Preacutesentation de la solution Les parameacutetrages effectueacutes par le destinataire
La solution mutualiseacutee prend en compte la diversiteacute des entiteacutes publiques en terme drsquoorganisation (traitement centraliseacute deacutecentraliseacute des factures) et les pratiques diverses en matiegravere drsquoengagement preacutealable agrave la deacutepense
Chaque entiteacute publique a ainsi la faculteacute de rendre obligatoire pour les factures la concernant les informations relatives
Au code service destinataire
Agrave la reacutefeacuterence drsquoengagement (reacutefeacuterence au marcheacute ou agrave la commande)
Ces informations devront dans ce cas ecirctre porteacutees sur la facture remise par le fournisseur
Il sera possible de veacuterifier le caractegravere obligatoire de ces informations dans la solution mutualiseacutee via lrsquoannuaire
21
Deacutepocirct manuel saisie des donneacutees de
facturation
CPP 2017
Envoi Reacuteception en EDI des donneacutees de
facturation
API manager
Quatre modaliteacutes de transmission des donneacutees de facturation sont proposeacutees aux fournisseurs
la saisie manuelle des donneacutees de facturation via un formulaire sur le portail CPP
le deacutepocirct des donneacutees de facturation au format PDF (signeacute ou non signeacute) ou au format XML
la solution CPP2017 permettra un import de masse de factures (Import au format xml ou PDF Mixte A3)
la transmission en mode EDI soit
ndash en adressant directement ses flux agrave la solution mutualiseacutee
ndash Via un opeacuterateur de deacutemateacuterialisation
ndash via un portail amont connecteacute (en API) agrave la solution mutualiseacutee CPP 2017 dans des cas speacutecifiques pour les entiteacutes publiques
B
D
C
A
B
C
D
Mode Portail
Mode EDI
API
Mode EDI
Mode EDI
Opeacuterateur de deacutemateacuterialisation
Portail Amont dans des cas speacutecifiques
Fournisseurs
A
Preacutesentation de la solution Les modes drsquoeacutemission
A
22
1
Le format Standard Universal Business Language
- UBL Invoice
Structureacute ou minimal
2
Le format Cross Industry Invoice (United Nations
Centre for Trade Facilitation and Electronic Business)
Structureacute ou minimal
3
Le format PES_V2 Facture (utiliseacute dans le secteur public
local)
4
Les autres formats reacutefeacuterenceacutes par le CEN dans
le cadre des travaux sur le modegravele seacutemantique europeacuteen
5
Un format PDF Mixte
(PDFA3 en cours de deacutefinition)
6
le format PDF simple (signeacute ou non signeacute) est
supporteacute dans le cadre de la fonctionnaliteacute de deacutepocirct en
mode portail
La possibiliteacute de joindre des piegraveces jointes agrave la facture sera supporteacutee quelle que soit la modaliteacute
drsquoeacutemission
Diffeacuterents formats syntaxiques sont pris en charge par la solution mutualiseacutee afin de faciliter lrsquoeacutemission de factures par les
fournisseurs
Preacutesentation de la solution Les formats retenus
23
Preacutesentation de la solution Lrsquoespace laquo Mes factures raquo
24
Preacutesentation de la solution Lrsquoespace laquo Mes factures raquo
Le bloc laquo Fil drsquoeacutevegravenements raquo recense les derniegraveres actions et eacutevegravenements intervenus sur le traitement des factures
Le bloc laquo Mes factures raquo permet
la consultation de lrsquoeacutetat courant des factures eacutemise par lrsquoentreprise
lrsquoaccegraves rapide agrave la consultation au teacuteleacutechargement et agrave le teacuteleacutechargement des factures
Le bloc laquo Actions raquo permet un accegraves rapide aux principales actions disponibles
Traiter et consulter une facture
Consulter le stock des factures reccedilues
Rechercher une facture
Le bloc laquo Actualiteacutes raquo de la solution mutualiseacutee-CPP 2017 lieacutees agrave lrsquoespace laquo Mes factures raquo
25
Preacutesentation de la solution La saisie des factures en ligne
Ecran de saisie drsquoune facture pour le fournisseur
Saisie des donneacutees geacuteneacuterales drsquoune facture
Donneacutees leacutegales du destinataire et du fournisseur
Cadre de facturation
Identification du marcheacute et des modaliteacutes de paiement
Saisie du deacutetail de la facture
Creacuteation eacutedition et suppression de lignes de facturations
Preacutecision quant aux produits factureacutes et aux montants dus
Possibiliteacute drsquoadjoindre des piegraveces jointes
Possibiliteacute de teacuteleacutecharger
Validation annulation enregistrement de la saisie
26
Preacutesentation de la solution La consultation des factures
Ecran de consultation de la facture
Consultation des informations relatives agrave la facture
Informations destinataire
Informations fournisseur
Cadre de facturation
Montants engageacutes
Reacutefeacuterences du marcheacute
Visualisation de la facture originale
Teacuteleacutechargement de la facture
au format pivot (qui contient toutes les PJ + facture originale)
au format PDF avec ou sans les PJ (y compris la facture originale)
Consultation du cycle de vie de la facture (annuleacute commandeacute consulteacute associeacute agrave un bon de
commande factureacute)
La possibiliteacute drsquoutiliser une facture preacuteceacutedente pour en creacuteer une nouvelle
Affichage du certificat de deacutepocirct et du bordereau de suivi
27
A lrsquoinstar de Chorus factures
La solution mutualiseacutee-CPP 22017 permettra au fournisseur drsquoobtenir des informations concernant les diffeacuterentes dates de traitement de sa facture tant par la solution mutualiseacutee que par le destinataire
Ces informations sont mises agrave disposition du fournisseur par la remonteacutee du flux cycle de vie et pourront ecirctre compleacuteteacutees par la personne publique au moyen dun champ en saisie libre
Preacutesentation de la solution La visualisation du cycle de vie de la facture
28
Acteurs
Statuts visibles pour le
fournisseur
Activiteacutes
Statut obligatoire
Fournisseur
Deacutepocirct des donneacutees de
facturation
Reacutecupeacuteration des donneacutees
de facturation
Liquidation Mandatement Comptabilisation
du paiement
Deacuteposeacutee Mise agrave disposition
du destinataire
Mise en
paiement
En cours drsquoacheminement
vers le destinataire
Rejeteacutee
Service ordonnateur Service comptable
1 3
7
2
4
Acceptation
des donneacutees
de facturation
SI Financier (EDI)
Espace Factures (Portail)
SI Financier SI Financier SI FINANCIER OU
HELIOS
Envoi des
donneacutees de
facturation
CPP 2017
Mise agrave
disposition
du
comptable
6
Suspendue 5
Statut obligatoire(selon les situations)
BDF
Mise agrave jour
statut
Preacutesentation de la solution Le processus global et ses eacutetapes
29
Types de controcircle CPP Destinataire
Coheacuterence du flux et seacutecuriteacute
Structure de donneacutees
Coheacuterence des donneacutees
Les controcircles meacutetiers
Les controcircles meacutetiers reacutealiseacutes par la structure publique destinataire de la facture comprennent notamment les controcircles de reacutefeacuterentiels relatifs agrave lrsquoengagement et au code service
Les SI destinataires pourront opeacuterer des controcircles meacutetiers additionnels en fonction des possibiliteacutes de parameacutetrage offertes par les eacutediteurs
Preacutesentation de la solution Les controcircles effectueacutes ndash vue drsquoensemble
30
Preacutesentation de la solution Le deacutelai global de paiement (DGP)
La date servant au point de deacutepart du DGP (sous reacuteserve de service fait) peut varier selon les cas drsquoeacutemission de la facture
En mode EDI crsquoest la date de lrsquoacquittement technique eacutemis par le SI du destinataire
En mode portailservice crsquoest la date de notification par mail au destinataire de la mise agrave disposition de la facture sur lrsquoespace factures
Et en cas de litige entre le fournisseur et le pouvoir adjudicateur la date servant de point de deacutepart au DGP sera la date de deacutepocirct de la facture sur CPP + 2 jours
Dans le cas des marcheacutes de travaux la date servant de point de deacutepart au DGP reste la transmission du projet de deacutecompte du fournisseur agrave la MOE ou le DGD lorsqursquoil est remis au pouvoir adjudicateur
Ces diffeacuterentes dates seront traceacutees et consultables dans CPP Toutefois CPP nrsquoa pas vocation agrave calculer le DGP
31
La personne publique a la possibiliteacute de communiquer le statut laquo suspendue raquo lorsqursquoune piegravece justificative manque pour la liquidation mise en paiement
Cette fonctionnaliteacute eacutevite de devoir rejeter le dossier de facturation en cas de PJ manquante
1 La personne publique notifie en commentaire la nature de la piegravece manquante et suspend le deacutelai de paiement
2 Le fournisseur se connecte au portail (mode service ou mode portail) afin de deacuteposer lales piegravece(s) compleacutementaire(s)
NB les reacutecepteurs de factures conservent la possibiliteacute de demander les piegraveces compleacutementaires selon les mecircmes modaliteacutes qursquoaujourdrsquohui (papier courriel etc)
La suspension des factures
Lorsque la collectiviteacute locale ou lrsquoEPN rejette pour cause drsquoerreur sur les donneacutees drsquoacheminement de la facture (SIRET destinataire) elle doit typer speacutecifiquement le rejet afin de permettre au fournisseur srsquoil le souhaite de recycler les donneacutees de facturation
Le rejet et la possibiliteacute de recycler les factures
Preacutesentation de la solution Focus sur le rejet et la suspension de factures
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Preacutesentation de la solution Les cas de gestion de la sous-traitance
Les sous-traitants admis au paiement direct peuvent adresser directement leur demande de paiement agrave la personne publique Un accord preacutealable du titulaire est cependant neacutecessaire avant la mise en paiement
Sous-traitant eacutedition et transmission drsquoune demande de paiement en mode EDI ou mode portail sur laquelle le mode de facturation est preacuteciseacute
Titulaire validation de la demande de paiement du sous-traitant en se connectant en mode portail
Actions des fournisseurs
Reacuteception de la demande de paiement du sous-traitant valideacutee par le titulaire
Liquidation et mandatement (aucune action speacutecifique)
Actions de lrsquoordonnateur
Remarques Selon la reacuteglementation et sans validation sous un deacutelai de 15 jours la demande de paiement est consideacutereacutee
comme valideacutee Elle est transmise au pouvoir adjudicateur destinataire
Le titulaire est informeacute des paiements effectueacutes au sous-traitant via les informations du cycle de vie
Le mode de facturation est preacuteciseacute dans le flux pivot pour informer lrsquoordonnateur qursquoil srsquoagit drsquoune demande de paiement lieacutee agrave un acte de sous-traitance
La facture eacutemise par le sous-traitant et adresseacutee au titulaire peut ecirctre inseacutereacutee sous forme de piegravece jointe
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Documents eacutechangeacutes
Facturation en cours de marcheacute
Facturation en fin de marcheacute
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution La prise en compte des marcheacutes de travaux
Projet de deacutecompte mensuel
Etat drsquoacompte
Deacutecompte mensuel
Etat drsquoacompte
valideacute
Projet de deacutecompte
final
Deacutecompte final
Projet de deacutecompte
geacuteneacuteral
Deacutecompte Geacuteneacuteral
Deacutecompte Geacuteneacuteral et
Deacutefinitif
Dans le cadre des marcheacutes de travaux la solution CPP prendra en charge les processus de facturation suivants
Tous les documents concourant agrave la mise en paiement peuvent ecirctre deacuteposeacutes transmis agrave CPP 2017
La solution permet le deacutepocirct en mode portail de documents par un deacuteposant autre que le producteur du document (exemple deacutepocirct drsquoun eacutetat drsquoacompte produit par une MOE et deacuteposeacute par un fournisseur)
Les acteurs habiliteacutes agrave deacuteposer ces piegraveces concourant agrave la mise en paiement peuvent ecirctre distincts des acteurs en charge de leur production initiale
Fournisseur
Fournisseur Ordonnateur
(Service financier)
Ordonnateur
(Service financier)
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Preacutesentation de la solution La sollicitation de lrsquoassistance
Le module drsquoassistance de la solution mutualiseacutee permet de reacutepondre agrave lrsquoensemble des questions poseacutees par les eacutemetteurs et reacutecepteurs de factures
bull Principes
bull Les eacutemetteurs peuvent solliciter lrsquoassistance de la solution mutualiseacutee-CPP 2017 suite agrave des difficulteacutes techniques ou applicatives Les eacutemetteurs peuvent eacutegalement solliciter les reacutecepteurs de facture pour toute question meacutetier relative au traitement de leurs factures
bull Modaliteacute
bull Chaque sollicitation est mateacuterialiseacutee par un laquo ticket raquo renseigneacute par lrsquoeacutemetteur via un formulaire de demande drsquoassistance en preacutecisant les informations requises pour le traitement de sa demande (ex numeacutero de facture) Des piegraveces jointes peuvent y ecirctre ajouteacutees (ex capture drsquoeacutecran)
Les fournisseurs et les entiteacutes publiques peuvent eacutegalement acceacuteder agrave une base de connaissance par lrsquointermeacutediaire drsquoun assistant virtuel afin drsquoobtenir des reacuteponses aux questions les plus freacutequemment poseacutees
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Preacutesentation de la solution Assistance _ Mise en place drsquoun avatar
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Preacutesentation de la solution Assistance _ Mise en place drsquoun avatar
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Sommaire
Contexte
Preacutesentation de la solution
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017
38
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017
La deacutemateacuterialisation des factures srsquoinscrit deacutesormais dans une obligation progressive au sein du secteur public comme dans de nombreux pays europeacuteens
Degraves 2017 les grandes entreprises devront adresser leurs factures au secteur public sous forme eacutelectronique
La neacutecessiteacute de reacutealiser des travaux de raccordement et drsquoadapter les processus de facturation incite agrave initier le projet pour ecirctre au rendez vous
Il faut notamment srsquoassurer de la bonne adaptation de votre systegraveme drsquoinformation et de vos processus
Gestion des informations neacutecessaires au bon traitement de la facture
Choix du mode drsquoeacutemission et du format
Capaciteacute agrave produire le format retenu
Raccordement technique en cas de choix du mode EDI
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Chaque entiteacute publique a la faculteacute de rendre obligatoire pour les factures la concernant les informations relatives
Au code service destinataire
Agrave la reacutefeacuterence drsquoengagement (reacutefeacuterence au marcheacute ou agrave la commande)
Il sera possible de veacuterifier le caractegravere obligatoire de ces informations dans la solution mutualiseacutee via lrsquoannuaire
Ces informations devront ecirctre porteacutees sur la facture remise par le fournisseur Il faudra donc srsquoassurer de la bonne communication de ces informations par les entiteacutes publiques
A noter que pour lrsquoEtat ces informations sont toujours obligatoires
Reacutefeacuterence agrave lrsquoengagement juridique
Code service exeacutecutant
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017 Gestion des informations neacutecessaires au traitement de la facture
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Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017 Le choix drsquoun raccordement via un opeacuterateur de deacutemateacuterialisation
Les opeacuterateurs de deacutemateacuterialisation assurent deux principales missions la production et la transmission des flux au format et avec les informations
attendues par le reacutecepteur
la garantie des aspects fiscaux notamment lrsquoarchivage des factures deacutemateacuterialiseacutees
Les fournisseurs ne sont pas contraints de passer par un opeacuterateur et peuvent internaliser leur solution de deacutemateacuterialisation
LrsquoAIFE observe un principe de neutraliteacute dans le choix des opeacuterateurs LrsquoAIFE a pris la deacutecision de ne pas intervenir dans le choix du mode de
deacutemateacuterialisation de ses fournisseurs Les fournisseurs peuvent aussi bien choisir une deacutemateacuterialisation avec des outils internes que de passer par un opeacuterateur de deacutemateacuterialisation
LrsquoAIFE a par ailleurs fait le choix de ne certifier aucun opeacuterateur de deacutemateacuterialisation Le fournisseur est libre de choisir son opeacuterateur de deacutemateacuterialisation et de deacutefinir avec lui les conditions de leur collaboration
A ce jour plusieurs opeacuterateurs sont raccordeacutes agrave la solution actuelle Chorus factures Les fournisseurs sont totalement libres du choix de leur opeacuterateur
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Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017 Qualification et modaliteacutes de raccordement des flux (EDI)
Les fonctions de qualification des flux seront offertes aux utilisateurs du portail front de CPP 2017 (fournisseurs et entiteacutes publiques) Au travers de cet espace du portail front lrsquoutilisateur pourra
1 Tester en mode self service les diffeacuterents types de flux accepteacutes par la solution (factures meacutemoires de justice avis des sommes agrave payer cycle de vie etc)
2 Reacutecupeacuterer un rapport drsquoanalyse de son flux indiquant les erreurs rencontreacutees
3 Obtenir des compte-rendus et des flux de cycle de vie contextualiseacutes
4 Reacutecupeacuterer les fichiers de description des diffeacuterents flux et des exemples de flux preacute-remplis
Lrsquoutilisateur pourra eacutegalement deacuteposer des fiches de raccordement EDI pour interconnecter son SI de recette avec la plateforme de qualification CPP2017 et son SI de production avec le SI de production de CPP2017
Une fois les SI raccordeacutes en qualification lrsquoutilisateur pourra suivre le traitement de ses flux eacutemis en EDI vers la plateforme de qualification
Les raccordement EDI sont drsquoores et deacutejagrave possibles avec Chorus factures pour lrsquoEtat et permettront de beacuteneacuteficier du raccordement pour tout le secteur public au 1er janvier 2017
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Action fournisseur Action commune AIFE fournisseur
S1 S2 S3 S4 S5 S6 S7 S8 - hellip
Deacutep
loie
men
t
Racc technique
Deacuteveloppement des flux
Assistance CPP
Tests unitaires Via Espace de
qualification CPP2017
Tests
Suivi des premiers flux
Demande de raccordement en
qualification
Tests
et
recett
e
Co
nstr
ucti
on
Demande de raccordement en
production
Deacuteclaration dans lrsquoespace
de qualification de CPP
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017 Espace qualification Macro planning des travaux de raccordement
43
Le calendrier drsquoici janvier 2017 Des pilotes degraves mi 2016
Nombre de pilotes et type drsquoentiteacutes Outre les services de lrsquoEtat deacutejagrave dans Chorus Factures 18 entiteacutes seront
deacutesigneacutees pour ecirctre pilote de la solution en juin 2016
Entiteacutes pilotes Type de structure Editeur
Universiteacute de Lorraine EPN SAP AMUE
Pole emploi EPN SAP
CNRS EPN SAP
CCI Paris EPN SIGMA
Lyceacutee Bernart de Ventadour EPLE GFC
Commune de Paris SPL SAP
Meacutetropole de Brest SPL ATOS (en lien avec e-
Megalis)
Communauteacute de communes de Parthenay SPL Berger Levrault
Commune de Le Monetier les Bains SPL Berger Levrault
Conseil reacutegional de Provence Alpes Cote drsquoAzur
SPL GFI
Conseil deacutepartemental de lrsquoAube SPL GFI (en lien avec SPL
xdeacutemat)
Office Public de lrsquoHabitat Vosgelis SPL AAERON
Lille Meacutetropole SPL CGI
Ville de Bordeaux SPL CGI
APHP EPS SAP
CHU Amiens EPS MIPIH (en lien avec UNIHA)
CH Gpt Hospitalier Eaubonne Montmorency EPS AGFA
DGAC ETAT SAP
44
Le calendrier drsquoici janvier 2017 Des pilotes degraves mi 2016 les objectifs
La reacutealisation de pilotes preacutealablement agrave la geacuteneacuteralisation permet de tester la solution mutualiseacutee CPP2017 dans sa dimension technique comme dans celle de lorganisation et de ladheacutesion des utilisateurs
Lexpeacuterience des sites pilotes permet de preacuteparer le deacuteploiement de mieux en appreacutecier la charge et den identifier les difficulteacutes a priori
La phase pilote de mise en œuvre du service doit permettre de
3 Srsquoassurer que lrsquoensemble du processus est opeacuterant et maitriseacute par les acteurs
2 Seacutecuriser les modaliteacutes de deacuteploiement et drsquoassistance
1 Srsquoassurer de lrsquoadheacutesion et lrsquoappropriation des utilisateurs des structures priveacutees ou publiques agrave utiliser la solution mutualiseacutee CPP2017
Traiter les problegravemes
rencontreacutes et proposer des plans drsquoaction
4 Valider le bon fonctionnement de la solution en situation reacuteelle
45
En synthegravesehellip
Initialement mise en œuvre dans un cadre facultatif fondeacute sur le choix de lrsquoentreprise la deacutemateacuterialisation des factures srsquoinscrit deacutesormais dans une obligation progressive au sein du secteur public avec la mise agrave disposition drsquoune plateforme partageacutee comme cela eacuteteacute fait dans de nombreux pays europeacuteens
Elle constitue une opportuniteacute de modernisation des eacutechanges entre les fournisseurs et le secteur public et illustre une nouvelle deacutemarche de mutualisation de systegraveme drsquoinformation entre les acteurs du secteur public permettant drsquooptimiser les gains et faciliter la mise en œuvre
Les entiteacutes publiques et les grands fournisseurs sont concerneacutes par lrsquoobligation degraves 1er janvier 2017 avec la reacutealisation de laquo pilotes raquo degraves la mi-2016 Des pilotes seront reacutealiseacutes degraves mi-2016
La publication des speacutecifications externes permet aux fournisseurs drsquoanticiper la deacutemarche en deacutefinissant leur trajectoire et leurs modaliteacutes de mise en œuvre
Vous pouvez drsquoores et deacutejagrave vous inscrire sur Chorus Factures HTTPSCHORUS-FACTURESBUDGETGOUVFR
46
En savoir plus
Sur le site de lrsquoAIFE wwweconomiegouvfraifeagence-pour-linformatique-financiere-letat-0
Sur le site laquo collectiviteacutes locales raquo httpwwwcollectivites-localesgouvfr
aife_officiel
47
En synthegravese hellip
48
49
Gestion des factures
Saisie Creacuteation Modification Validation Suppression
Recherche
Suivi du cycle de vie
Deacutepocirct unitaire XMLPDF
Archivage
Liste fiscale
Consultation et teacuteleacutechargement
Deacutepocirct en masse format mixte XMLPDF
Tableaux de bord
Qualification des flux
Deacutepocirct de flux
Analyse de flux
Reacutecupeacuteration dun flux type
Reacutecupeacuteration dun flux cycle de vie
Creacuteation dune fiche de raccordement EDI
Suivi des flux
Qualification des API
Gestion des bons de commandes
(pour les services de lrsquoEtat)
Recherche
Consultation et teacuteleacutechargement
Tableau de bord
Notification
Notification
Workflow de validation
Gestion piegraveces jointes
Recyclage
Certificat de deacutepocirct
Liste des factures agrave traiter
Preacutesentation de la solution Les principales fonctionnaliteacutes de la solution mutualiseacutee
Liste des eacutevegravenements intervenus sur le bon de commande
50
Gestion des utilisateurs et fournisseurs Assistance fournisseurs
Recherche
Saisie sollicitation
Suivi sollicitation
Modification clocircture sollicitation
Synthegravese requecircte
Consultation et teacuteleacutechargement
Recherche
Gestion compte utilisateur
Authentification compte utilisateur
Gestion de la base de connaissance
Tableau de bord
Gestion fiche entiteacute
Gestion Mandat Facturation
Gestion du support
Prise en charge une sollicitation
Liste des eacutevegravenements
Gestion piegraveces jointes
Notification
Consultation et teacuteleacutechargement
Notification
Assistance documentaire
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution Les principales fonctionnaliteacutes de la solution mutualiseacutee
Creacuteation compte utilisateur
Creacuteation fiche entiteacute
51
Statut Fait geacuteneacuterateur COLL EPN ETAT
Deacuteposeacutee
La facture a eacuteteacute deacuteposeacutee par le fournisseur (en mode EDI ou en
mode Portail) les diffeacuterents controcircles ont eacuteteacute reacutealiseacutes et la
facture a pu ecirctre inteacutegreacutee au laquo reacutefeacuterentiel factures raquo
En cours
drsquoacheminement
La facture a eacuteteacute envoyeacutee par la solution mutualiseacutee au
destinataire
Mise agrave disposition du
destinataire
Mode EDI reacuteception du flux drsquoacquittement du SI destinataire
Mode Portail Le destinataire est notifieacute par courriel de la
mise agrave disposition de la facture sur lrsquoespace factures
Rejeteacutee La facture est rejeteacutee par le service destinataire (ex erreur de
destinataire donneacutees de facturation erroneacutees etc)
Suspendue Le traitement de la facture peut ecirctre suspendu lorsqursquo une ou
plusieurs piegraveces justificatives sont manquantes Facultatif
Mise agrave disposition du
comptable
Le mandat demande de paiement a eacuteteacute inteacutegreacute par SI du
comptable Facultatif
Comptabiliseacutee Le mandat demande de paiement a eacuteteacute valideacute par le payeur et
comptabiliseacute Facultatif
Mise en paiement Le flux de virement a eacuteteacute envoyeacute agrave la Banque de France
Facultatif
Hors mode
EDI
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution Les statuts meacutetiers remonteacutes aux fournisseurs
Non disponible disponible et obligatoire
52
Deux circuits sont possibles au regard de la reacuteglementation Un 1er circuit preacutevoit une facturation globale par le mandataire (facturation inteacutegrant de multiples beacuteneacuteficiaires de paiement)
Edition drsquoune
demande de
paiement
globale
Transmission
Deacutepocirct de la
demande de
paiement globale
Traitement de la
demande de
paiement
globale
Mise en paiement
de la demande de
paiement globale
Mandataire Personne
publique
Personne
publique
Acheminement de la demande de paiement jusqursquoagrave son destinataire
Mandataire
Paiement de chaque cotraitant figurant dans la demande de paiement globale
Mandataire eacutedition drsquoune demande de paiement globale preacutecisant la part de prestations agrave reacutegler directement aupregraves de chaque cotraitant sur laquelle le mode de facturation est preacuteciseacute (laquo demande de paiement globale raquo)
Cotraitant aucune action agrave reacutealiser dans la solution mutualiseacutee
Actions des fournisseurs
Reacuteception de la demande de paiement en mode EDI si le SI du destinataire est raccordeacute ou en mode Portail dans lrsquoEspace Factures
Les informations fournit sur le mode de
facturation indique agrave lrsquoordonnateur qursquoune action speacutecifique est agrave reacutealiser sur la demande de paiement
Creacuteation drsquoautant de mandat que de beacuteneacuteficiaires de paiement en y joignant en piegravece-jointe la demande global eacutemise par le titulaire ainsi que les eacuteventuelles piegravece-jointes
Actions de lrsquoordonnateur 1 2
Remarque Seul lrsquoeacutemetteur de la demande de paiement a accegraves au suivi du cycle de vie Le cotraitant sollicite donc le
mandataire ou la personne publique directement pour obtenir de lrsquoinformation sur le paiement de ses demandes de paiement
Lrsquoordonnateur est informeacute via le flux pivot qursquoil srsquoagit drsquoune demande de paiement lieacutee agrave un acte de cotraitance
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution La co-traitance (12)
53
Le 2nd circuit possible en cas cotraitance preacutevoit une facturation par le cotraitant avec validation de la demande de paiement par le mandataire
Edition drsquoune
demande de
paiement
Transmission
Deacutepocirct de la
demande de
paiement
Validation de la
demande de
paiement
Traitement de la
demande de
paiement
Mise en
paiement de la
demande de
paiement
Cotraitant Cotraitant Mandataire Personne
publique
Personne
publique
Sollicitation du mandataire
Acheminement de la demande de paiement jusqursquoagrave son destinataire
Remarques Seul lrsquoeacutemetteur de la demande de paiement a accegraves au suivi du cycle de vie Le mandataire nrsquoa donc pas accegraves
au suivi du traitement de la demande de paiement de ses cotraitants
Lrsquoordonnateur est informeacute via le flux pivot qursquoil srsquoagit drsquoune demande de paiement global de cotraitance
Cotraitant eacutedition et transmission drsquoune demande de paiement en mode EDI ou mode portail sur laquelle le mode de facturation est preacuteciseacute
Mandataire validation de la demande de paiement du titulaire en se connectant en mode portail
Actions des fournisseurs 1
Statut laquo en attente de validation raquo
Reacuteception de la demande de paiement du cotraitant valideacutee par le mandataire
Liquidation et mandatement (aucune action speacutecifique)
Actions de lrsquoordonnateur 2
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution La co-traitance (22)
54
Deacuteposant drsquoune piegravece
Deacutepocirct par le fournisseur drsquoun projet de deacutecompte et validation MOEMOA sur le portail
(En piegravece-jointe de lrsquoeacutetat drsquoacompte)
Deacutepocirct par le fournisseur drsquoun eacutetat drsquoacompte(sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOE hors CPP)
Deacutepocirct par le fournisseur drsquoun eacutetat drsquoacompte valideacute (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOA hors CPP)
NA (En piegravece-jointe de lrsquoeacutetat drsquoacompte)
Deacutepocirct par la MOE de lrsquoeacutetat drsquoacompte (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec le fournisseur dans CPP ou hors CPP)
Deacutepocirct par la MOE de lrsquoeacutetat drsquoacompte valideacute (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOE hors CPP)
NA (En piegravece-jointe de lrsquoeacutetat drsquoacompte valideacute)
(En piegravece-jointe de lrsquoeacutetat drsquoacompte valideacute)
Deacutepocirct par la MOA de lrsquoeacutetat drsquoacompte valideacute (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec le fournisseur et la MOE dans CPP ou hors CPP)
Projet de
deacutecompte mensuel
Etat
drsquoacompte
Deacutecompte
mensuel
Etat drsquoacompte
valideacute
Fournisseur
Maitrise drsquoouvrage
(mode service uniquement via
un portail amont)
Maitrise drsquoŒuvre
6 cas drsquoutilisation ont eacuteteacute deacutefinis pour permettre la prise en charge dans la solution CPP des piegraveces neacutecessaires agrave la facturation en cours de marcheacute
Produit par le fournisseur Produit par la MOE Produit par la MOE Produit par la MOA
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution Les marcheacutes de travaux La facturation en cours de marcheacute
55
Deacuteposant drsquoune piegravece
Deacutepocirct par le fournisseur drsquoun projet de deacutecompte et validation MOEMOA sur le portail
NA NA NA Deacutepocirct par le fournisseur du DGD (apregraves eacutechanges preacutealables avec la MOAMOE dans CPP ou hors CPP)
NA (En piegravece-jointe du projet de deacutecompte
geacuteneacuteral)
Deacutepocirct par la MOE du projet de deacutecompte geacuteneacuteral (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec le fournisseur dans CPP ou hors CPP)
Deacutepocirct par la MOE du deacutecompte geacuteneacuteral (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOA hors CPP)
NA
NA NA (En piegravece-jointe du deacutecompte geacuteneacuteral)
Deacutepocirct par la MOA du deacutecompte geacuteneacuteral (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOE dans CPP ou hors CPP)
NA
Fournisseur
Maitrise drsquoouvrage
(mode service uniquement via
un portail amont)
Maitrise drsquoŒuvre
5 cas drsquoutilisation ont eacuteteacute deacutefinis pour permettre la prise en charge dans la solution CPP des piegraveces neacutecessaires agrave la facturation en fin de marcheacute
Projet de
deacutecompte final
Deacutecompte
final
Projet de
deacutecompte geacuteneacuteral
Deacutecompte
Geacuteneacuteral
Deacutecompte
Geacuteneacuteral et Deacutefinitif
Produit par le fournisseur Produit par la MOE Produit par la MOA Produit par la MOE Produit par le fournisseur
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution Les marcheacutes de travaux La facturation en fin de marcheacute
56
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017 Modaliteacutes de raccordement les protocoles utiliseacutes
Les protocoles retenus pour assurer les eacutechanges en mode flux sont
PeSIT HS E avec chiffrement TLS ndash Le chiffrement du flux sous TLS est initieacute via certificats Bi-cleacutes SSL conformes
RGS fournis par lrsquoAIFE issus drsquoune autoriteacute de certification les partenaires srsquoauthentifiant aujourdrsquohui mutuellement de maniegravere forte
SFTP ndash SSH seacutecurisant les eacutechanges avec chiffrement par bi-cleacutes conformes aux exigences
du cycle de vie des secrets (cleacutes DSA 2048 minimum PS 22 regravegles de creacuteation dureacutee de vie)
AS2 avec chiffrement TLS
Un seul protocole de raccordement est autoriseacute pour un flux donneacute
21
Deacutepocirct manuel saisie des donneacutees de
facturation
CPP 2017
Envoi Reacuteception en EDI des donneacutees de
facturation
API manager
Quatre modaliteacutes de transmission des donneacutees de facturation sont proposeacutees aux fournisseurs
la saisie manuelle des donneacutees de facturation via un formulaire sur le portail CPP
le deacutepocirct des donneacutees de facturation au format PDF (signeacute ou non signeacute) ou au format XML
la solution CPP2017 permettra un import de masse de factures (Import au format xml ou PDF Mixte A3)
la transmission en mode EDI soit
ndash en adressant directement ses flux agrave la solution mutualiseacutee
ndash Via un opeacuterateur de deacutemateacuterialisation
ndash via un portail amont connecteacute (en API) agrave la solution mutualiseacutee CPP 2017 dans des cas speacutecifiques pour les entiteacutes publiques
B
D
C
A
B
C
D
Mode Portail
Mode EDI
API
Mode EDI
Mode EDI
Opeacuterateur de deacutemateacuterialisation
Portail Amont dans des cas speacutecifiques
Fournisseurs
A
Preacutesentation de la solution Les modes drsquoeacutemission
A
22
1
Le format Standard Universal Business Language
- UBL Invoice
Structureacute ou minimal
2
Le format Cross Industry Invoice (United Nations
Centre for Trade Facilitation and Electronic Business)
Structureacute ou minimal
3
Le format PES_V2 Facture (utiliseacute dans le secteur public
local)
4
Les autres formats reacutefeacuterenceacutes par le CEN dans
le cadre des travaux sur le modegravele seacutemantique europeacuteen
5
Un format PDF Mixte
(PDFA3 en cours de deacutefinition)
6
le format PDF simple (signeacute ou non signeacute) est
supporteacute dans le cadre de la fonctionnaliteacute de deacutepocirct en
mode portail
La possibiliteacute de joindre des piegraveces jointes agrave la facture sera supporteacutee quelle que soit la modaliteacute
drsquoeacutemission
Diffeacuterents formats syntaxiques sont pris en charge par la solution mutualiseacutee afin de faciliter lrsquoeacutemission de factures par les
fournisseurs
Preacutesentation de la solution Les formats retenus
23
Preacutesentation de la solution Lrsquoespace laquo Mes factures raquo
24
Preacutesentation de la solution Lrsquoespace laquo Mes factures raquo
Le bloc laquo Fil drsquoeacutevegravenements raquo recense les derniegraveres actions et eacutevegravenements intervenus sur le traitement des factures
Le bloc laquo Mes factures raquo permet
la consultation de lrsquoeacutetat courant des factures eacutemise par lrsquoentreprise
lrsquoaccegraves rapide agrave la consultation au teacuteleacutechargement et agrave le teacuteleacutechargement des factures
Le bloc laquo Actions raquo permet un accegraves rapide aux principales actions disponibles
Traiter et consulter une facture
Consulter le stock des factures reccedilues
Rechercher une facture
Le bloc laquo Actualiteacutes raquo de la solution mutualiseacutee-CPP 2017 lieacutees agrave lrsquoespace laquo Mes factures raquo
25
Preacutesentation de la solution La saisie des factures en ligne
Ecran de saisie drsquoune facture pour le fournisseur
Saisie des donneacutees geacuteneacuterales drsquoune facture
Donneacutees leacutegales du destinataire et du fournisseur
Cadre de facturation
Identification du marcheacute et des modaliteacutes de paiement
Saisie du deacutetail de la facture
Creacuteation eacutedition et suppression de lignes de facturations
Preacutecision quant aux produits factureacutes et aux montants dus
Possibiliteacute drsquoadjoindre des piegraveces jointes
Possibiliteacute de teacuteleacutecharger
Validation annulation enregistrement de la saisie
26
Preacutesentation de la solution La consultation des factures
Ecran de consultation de la facture
Consultation des informations relatives agrave la facture
Informations destinataire
Informations fournisseur
Cadre de facturation
Montants engageacutes
Reacutefeacuterences du marcheacute
Visualisation de la facture originale
Teacuteleacutechargement de la facture
au format pivot (qui contient toutes les PJ + facture originale)
au format PDF avec ou sans les PJ (y compris la facture originale)
Consultation du cycle de vie de la facture (annuleacute commandeacute consulteacute associeacute agrave un bon de
commande factureacute)
La possibiliteacute drsquoutiliser une facture preacuteceacutedente pour en creacuteer une nouvelle
Affichage du certificat de deacutepocirct et du bordereau de suivi
27
A lrsquoinstar de Chorus factures
La solution mutualiseacutee-CPP 22017 permettra au fournisseur drsquoobtenir des informations concernant les diffeacuterentes dates de traitement de sa facture tant par la solution mutualiseacutee que par le destinataire
Ces informations sont mises agrave disposition du fournisseur par la remonteacutee du flux cycle de vie et pourront ecirctre compleacuteteacutees par la personne publique au moyen dun champ en saisie libre
Preacutesentation de la solution La visualisation du cycle de vie de la facture
28
Acteurs
Statuts visibles pour le
fournisseur
Activiteacutes
Statut obligatoire
Fournisseur
Deacutepocirct des donneacutees de
facturation
Reacutecupeacuteration des donneacutees
de facturation
Liquidation Mandatement Comptabilisation
du paiement
Deacuteposeacutee Mise agrave disposition
du destinataire
Mise en
paiement
En cours drsquoacheminement
vers le destinataire
Rejeteacutee
Service ordonnateur Service comptable
1 3
7
2
4
Acceptation
des donneacutees
de facturation
SI Financier (EDI)
Espace Factures (Portail)
SI Financier SI Financier SI FINANCIER OU
HELIOS
Envoi des
donneacutees de
facturation
CPP 2017
Mise agrave
disposition
du
comptable
6
Suspendue 5
Statut obligatoire(selon les situations)
BDF
Mise agrave jour
statut
Preacutesentation de la solution Le processus global et ses eacutetapes
29
Types de controcircle CPP Destinataire
Coheacuterence du flux et seacutecuriteacute
Structure de donneacutees
Coheacuterence des donneacutees
Les controcircles meacutetiers
Les controcircles meacutetiers reacutealiseacutes par la structure publique destinataire de la facture comprennent notamment les controcircles de reacutefeacuterentiels relatifs agrave lrsquoengagement et au code service
Les SI destinataires pourront opeacuterer des controcircles meacutetiers additionnels en fonction des possibiliteacutes de parameacutetrage offertes par les eacutediteurs
Preacutesentation de la solution Les controcircles effectueacutes ndash vue drsquoensemble
30
Preacutesentation de la solution Le deacutelai global de paiement (DGP)
La date servant au point de deacutepart du DGP (sous reacuteserve de service fait) peut varier selon les cas drsquoeacutemission de la facture
En mode EDI crsquoest la date de lrsquoacquittement technique eacutemis par le SI du destinataire
En mode portailservice crsquoest la date de notification par mail au destinataire de la mise agrave disposition de la facture sur lrsquoespace factures
Et en cas de litige entre le fournisseur et le pouvoir adjudicateur la date servant de point de deacutepart au DGP sera la date de deacutepocirct de la facture sur CPP + 2 jours
Dans le cas des marcheacutes de travaux la date servant de point de deacutepart au DGP reste la transmission du projet de deacutecompte du fournisseur agrave la MOE ou le DGD lorsqursquoil est remis au pouvoir adjudicateur
Ces diffeacuterentes dates seront traceacutees et consultables dans CPP Toutefois CPP nrsquoa pas vocation agrave calculer le DGP
31
La personne publique a la possibiliteacute de communiquer le statut laquo suspendue raquo lorsqursquoune piegravece justificative manque pour la liquidation mise en paiement
Cette fonctionnaliteacute eacutevite de devoir rejeter le dossier de facturation en cas de PJ manquante
1 La personne publique notifie en commentaire la nature de la piegravece manquante et suspend le deacutelai de paiement
2 Le fournisseur se connecte au portail (mode service ou mode portail) afin de deacuteposer lales piegravece(s) compleacutementaire(s)
NB les reacutecepteurs de factures conservent la possibiliteacute de demander les piegraveces compleacutementaires selon les mecircmes modaliteacutes qursquoaujourdrsquohui (papier courriel etc)
La suspension des factures
Lorsque la collectiviteacute locale ou lrsquoEPN rejette pour cause drsquoerreur sur les donneacutees drsquoacheminement de la facture (SIRET destinataire) elle doit typer speacutecifiquement le rejet afin de permettre au fournisseur srsquoil le souhaite de recycler les donneacutees de facturation
Le rejet et la possibiliteacute de recycler les factures
Preacutesentation de la solution Focus sur le rejet et la suspension de factures
32
Preacutesentation de la solution Les cas de gestion de la sous-traitance
Les sous-traitants admis au paiement direct peuvent adresser directement leur demande de paiement agrave la personne publique Un accord preacutealable du titulaire est cependant neacutecessaire avant la mise en paiement
Sous-traitant eacutedition et transmission drsquoune demande de paiement en mode EDI ou mode portail sur laquelle le mode de facturation est preacuteciseacute
Titulaire validation de la demande de paiement du sous-traitant en se connectant en mode portail
Actions des fournisseurs
Reacuteception de la demande de paiement du sous-traitant valideacutee par le titulaire
Liquidation et mandatement (aucune action speacutecifique)
Actions de lrsquoordonnateur
Remarques Selon la reacuteglementation et sans validation sous un deacutelai de 15 jours la demande de paiement est consideacutereacutee
comme valideacutee Elle est transmise au pouvoir adjudicateur destinataire
Le titulaire est informeacute des paiements effectueacutes au sous-traitant via les informations du cycle de vie
Le mode de facturation est preacuteciseacute dans le flux pivot pour informer lrsquoordonnateur qursquoil srsquoagit drsquoune demande de paiement lieacutee agrave un acte de sous-traitance
La facture eacutemise par le sous-traitant et adresseacutee au titulaire peut ecirctre inseacutereacutee sous forme de piegravece jointe
33
Documents eacutechangeacutes
Facturation en cours de marcheacute
Facturation en fin de marcheacute
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution La prise en compte des marcheacutes de travaux
Projet de deacutecompte mensuel
Etat drsquoacompte
Deacutecompte mensuel
Etat drsquoacompte
valideacute
Projet de deacutecompte
final
Deacutecompte final
Projet de deacutecompte
geacuteneacuteral
Deacutecompte Geacuteneacuteral
Deacutecompte Geacuteneacuteral et
Deacutefinitif
Dans le cadre des marcheacutes de travaux la solution CPP prendra en charge les processus de facturation suivants
Tous les documents concourant agrave la mise en paiement peuvent ecirctre deacuteposeacutes transmis agrave CPP 2017
La solution permet le deacutepocirct en mode portail de documents par un deacuteposant autre que le producteur du document (exemple deacutepocirct drsquoun eacutetat drsquoacompte produit par une MOE et deacuteposeacute par un fournisseur)
Les acteurs habiliteacutes agrave deacuteposer ces piegraveces concourant agrave la mise en paiement peuvent ecirctre distincts des acteurs en charge de leur production initiale
Fournisseur
Fournisseur Ordonnateur
(Service financier)
Ordonnateur
(Service financier)
34
Preacutesentation de la solution La sollicitation de lrsquoassistance
Le module drsquoassistance de la solution mutualiseacutee permet de reacutepondre agrave lrsquoensemble des questions poseacutees par les eacutemetteurs et reacutecepteurs de factures
bull Principes
bull Les eacutemetteurs peuvent solliciter lrsquoassistance de la solution mutualiseacutee-CPP 2017 suite agrave des difficulteacutes techniques ou applicatives Les eacutemetteurs peuvent eacutegalement solliciter les reacutecepteurs de facture pour toute question meacutetier relative au traitement de leurs factures
bull Modaliteacute
bull Chaque sollicitation est mateacuterialiseacutee par un laquo ticket raquo renseigneacute par lrsquoeacutemetteur via un formulaire de demande drsquoassistance en preacutecisant les informations requises pour le traitement de sa demande (ex numeacutero de facture) Des piegraveces jointes peuvent y ecirctre ajouteacutees (ex capture drsquoeacutecran)
Les fournisseurs et les entiteacutes publiques peuvent eacutegalement acceacuteder agrave une base de connaissance par lrsquointermeacutediaire drsquoun assistant virtuel afin drsquoobtenir des reacuteponses aux questions les plus freacutequemment poseacutees
35
Preacutesentation de la solution Assistance _ Mise en place drsquoun avatar
36
Preacutesentation de la solution Assistance _ Mise en place drsquoun avatar
37
Sommaire
Contexte
Preacutesentation de la solution
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017
38
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017
La deacutemateacuterialisation des factures srsquoinscrit deacutesormais dans une obligation progressive au sein du secteur public comme dans de nombreux pays europeacuteens
Degraves 2017 les grandes entreprises devront adresser leurs factures au secteur public sous forme eacutelectronique
La neacutecessiteacute de reacutealiser des travaux de raccordement et drsquoadapter les processus de facturation incite agrave initier le projet pour ecirctre au rendez vous
Il faut notamment srsquoassurer de la bonne adaptation de votre systegraveme drsquoinformation et de vos processus
Gestion des informations neacutecessaires au bon traitement de la facture
Choix du mode drsquoeacutemission et du format
Capaciteacute agrave produire le format retenu
Raccordement technique en cas de choix du mode EDI
39
Chaque entiteacute publique a la faculteacute de rendre obligatoire pour les factures la concernant les informations relatives
Au code service destinataire
Agrave la reacutefeacuterence drsquoengagement (reacutefeacuterence au marcheacute ou agrave la commande)
Il sera possible de veacuterifier le caractegravere obligatoire de ces informations dans la solution mutualiseacutee via lrsquoannuaire
Ces informations devront ecirctre porteacutees sur la facture remise par le fournisseur Il faudra donc srsquoassurer de la bonne communication de ces informations par les entiteacutes publiques
A noter que pour lrsquoEtat ces informations sont toujours obligatoires
Reacutefeacuterence agrave lrsquoengagement juridique
Code service exeacutecutant
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017 Gestion des informations neacutecessaires au traitement de la facture
40
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017 Le choix drsquoun raccordement via un opeacuterateur de deacutemateacuterialisation
Les opeacuterateurs de deacutemateacuterialisation assurent deux principales missions la production et la transmission des flux au format et avec les informations
attendues par le reacutecepteur
la garantie des aspects fiscaux notamment lrsquoarchivage des factures deacutemateacuterialiseacutees
Les fournisseurs ne sont pas contraints de passer par un opeacuterateur et peuvent internaliser leur solution de deacutemateacuterialisation
LrsquoAIFE observe un principe de neutraliteacute dans le choix des opeacuterateurs LrsquoAIFE a pris la deacutecision de ne pas intervenir dans le choix du mode de
deacutemateacuterialisation de ses fournisseurs Les fournisseurs peuvent aussi bien choisir une deacutemateacuterialisation avec des outils internes que de passer par un opeacuterateur de deacutemateacuterialisation
LrsquoAIFE a par ailleurs fait le choix de ne certifier aucun opeacuterateur de deacutemateacuterialisation Le fournisseur est libre de choisir son opeacuterateur de deacutemateacuterialisation et de deacutefinir avec lui les conditions de leur collaboration
A ce jour plusieurs opeacuterateurs sont raccordeacutes agrave la solution actuelle Chorus factures Les fournisseurs sont totalement libres du choix de leur opeacuterateur
41
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017 Qualification et modaliteacutes de raccordement des flux (EDI)
Les fonctions de qualification des flux seront offertes aux utilisateurs du portail front de CPP 2017 (fournisseurs et entiteacutes publiques) Au travers de cet espace du portail front lrsquoutilisateur pourra
1 Tester en mode self service les diffeacuterents types de flux accepteacutes par la solution (factures meacutemoires de justice avis des sommes agrave payer cycle de vie etc)
2 Reacutecupeacuterer un rapport drsquoanalyse de son flux indiquant les erreurs rencontreacutees
3 Obtenir des compte-rendus et des flux de cycle de vie contextualiseacutes
4 Reacutecupeacuterer les fichiers de description des diffeacuterents flux et des exemples de flux preacute-remplis
Lrsquoutilisateur pourra eacutegalement deacuteposer des fiches de raccordement EDI pour interconnecter son SI de recette avec la plateforme de qualification CPP2017 et son SI de production avec le SI de production de CPP2017
Une fois les SI raccordeacutes en qualification lrsquoutilisateur pourra suivre le traitement de ses flux eacutemis en EDI vers la plateforme de qualification
Les raccordement EDI sont drsquoores et deacutejagrave possibles avec Chorus factures pour lrsquoEtat et permettront de beacuteneacuteficier du raccordement pour tout le secteur public au 1er janvier 2017
42
Action fournisseur Action commune AIFE fournisseur
S1 S2 S3 S4 S5 S6 S7 S8 - hellip
Deacutep
loie
men
t
Racc technique
Deacuteveloppement des flux
Assistance CPP
Tests unitaires Via Espace de
qualification CPP2017
Tests
Suivi des premiers flux
Demande de raccordement en
qualification
Tests
et
recett
e
Co
nstr
ucti
on
Demande de raccordement en
production
Deacuteclaration dans lrsquoespace
de qualification de CPP
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017 Espace qualification Macro planning des travaux de raccordement
43
Le calendrier drsquoici janvier 2017 Des pilotes degraves mi 2016
Nombre de pilotes et type drsquoentiteacutes Outre les services de lrsquoEtat deacutejagrave dans Chorus Factures 18 entiteacutes seront
deacutesigneacutees pour ecirctre pilote de la solution en juin 2016
Entiteacutes pilotes Type de structure Editeur
Universiteacute de Lorraine EPN SAP AMUE
Pole emploi EPN SAP
CNRS EPN SAP
CCI Paris EPN SIGMA
Lyceacutee Bernart de Ventadour EPLE GFC
Commune de Paris SPL SAP
Meacutetropole de Brest SPL ATOS (en lien avec e-
Megalis)
Communauteacute de communes de Parthenay SPL Berger Levrault
Commune de Le Monetier les Bains SPL Berger Levrault
Conseil reacutegional de Provence Alpes Cote drsquoAzur
SPL GFI
Conseil deacutepartemental de lrsquoAube SPL GFI (en lien avec SPL
xdeacutemat)
Office Public de lrsquoHabitat Vosgelis SPL AAERON
Lille Meacutetropole SPL CGI
Ville de Bordeaux SPL CGI
APHP EPS SAP
CHU Amiens EPS MIPIH (en lien avec UNIHA)
CH Gpt Hospitalier Eaubonne Montmorency EPS AGFA
DGAC ETAT SAP
44
Le calendrier drsquoici janvier 2017 Des pilotes degraves mi 2016 les objectifs
La reacutealisation de pilotes preacutealablement agrave la geacuteneacuteralisation permet de tester la solution mutualiseacutee CPP2017 dans sa dimension technique comme dans celle de lorganisation et de ladheacutesion des utilisateurs
Lexpeacuterience des sites pilotes permet de preacuteparer le deacuteploiement de mieux en appreacutecier la charge et den identifier les difficulteacutes a priori
La phase pilote de mise en œuvre du service doit permettre de
3 Srsquoassurer que lrsquoensemble du processus est opeacuterant et maitriseacute par les acteurs
2 Seacutecuriser les modaliteacutes de deacuteploiement et drsquoassistance
1 Srsquoassurer de lrsquoadheacutesion et lrsquoappropriation des utilisateurs des structures priveacutees ou publiques agrave utiliser la solution mutualiseacutee CPP2017
Traiter les problegravemes
rencontreacutes et proposer des plans drsquoaction
4 Valider le bon fonctionnement de la solution en situation reacuteelle
45
En synthegravesehellip
Initialement mise en œuvre dans un cadre facultatif fondeacute sur le choix de lrsquoentreprise la deacutemateacuterialisation des factures srsquoinscrit deacutesormais dans une obligation progressive au sein du secteur public avec la mise agrave disposition drsquoune plateforme partageacutee comme cela eacuteteacute fait dans de nombreux pays europeacuteens
Elle constitue une opportuniteacute de modernisation des eacutechanges entre les fournisseurs et le secteur public et illustre une nouvelle deacutemarche de mutualisation de systegraveme drsquoinformation entre les acteurs du secteur public permettant drsquooptimiser les gains et faciliter la mise en œuvre
Les entiteacutes publiques et les grands fournisseurs sont concerneacutes par lrsquoobligation degraves 1er janvier 2017 avec la reacutealisation de laquo pilotes raquo degraves la mi-2016 Des pilotes seront reacutealiseacutes degraves mi-2016
La publication des speacutecifications externes permet aux fournisseurs drsquoanticiper la deacutemarche en deacutefinissant leur trajectoire et leurs modaliteacutes de mise en œuvre
Vous pouvez drsquoores et deacutejagrave vous inscrire sur Chorus Factures HTTPSCHORUS-FACTURESBUDGETGOUVFR
46
En savoir plus
Sur le site de lrsquoAIFE wwweconomiegouvfraifeagence-pour-linformatique-financiere-letat-0
Sur le site laquo collectiviteacutes locales raquo httpwwwcollectivites-localesgouvfr
aife_officiel
47
En synthegravese hellip
48
49
Gestion des factures
Saisie Creacuteation Modification Validation Suppression
Recherche
Suivi du cycle de vie
Deacutepocirct unitaire XMLPDF
Archivage
Liste fiscale
Consultation et teacuteleacutechargement
Deacutepocirct en masse format mixte XMLPDF
Tableaux de bord
Qualification des flux
Deacutepocirct de flux
Analyse de flux
Reacutecupeacuteration dun flux type
Reacutecupeacuteration dun flux cycle de vie
Creacuteation dune fiche de raccordement EDI
Suivi des flux
Qualification des API
Gestion des bons de commandes
(pour les services de lrsquoEtat)
Recherche
Consultation et teacuteleacutechargement
Tableau de bord
Notification
Notification
Workflow de validation
Gestion piegraveces jointes
Recyclage
Certificat de deacutepocirct
Liste des factures agrave traiter
Preacutesentation de la solution Les principales fonctionnaliteacutes de la solution mutualiseacutee
Liste des eacutevegravenements intervenus sur le bon de commande
50
Gestion des utilisateurs et fournisseurs Assistance fournisseurs
Recherche
Saisie sollicitation
Suivi sollicitation
Modification clocircture sollicitation
Synthegravese requecircte
Consultation et teacuteleacutechargement
Recherche
Gestion compte utilisateur
Authentification compte utilisateur
Gestion de la base de connaissance
Tableau de bord
Gestion fiche entiteacute
Gestion Mandat Facturation
Gestion du support
Prise en charge une sollicitation
Liste des eacutevegravenements
Gestion piegraveces jointes
Notification
Consultation et teacuteleacutechargement
Notification
Assistance documentaire
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution Les principales fonctionnaliteacutes de la solution mutualiseacutee
Creacuteation compte utilisateur
Creacuteation fiche entiteacute
51
Statut Fait geacuteneacuterateur COLL EPN ETAT
Deacuteposeacutee
La facture a eacuteteacute deacuteposeacutee par le fournisseur (en mode EDI ou en
mode Portail) les diffeacuterents controcircles ont eacuteteacute reacutealiseacutes et la
facture a pu ecirctre inteacutegreacutee au laquo reacutefeacuterentiel factures raquo
En cours
drsquoacheminement
La facture a eacuteteacute envoyeacutee par la solution mutualiseacutee au
destinataire
Mise agrave disposition du
destinataire
Mode EDI reacuteception du flux drsquoacquittement du SI destinataire
Mode Portail Le destinataire est notifieacute par courriel de la
mise agrave disposition de la facture sur lrsquoespace factures
Rejeteacutee La facture est rejeteacutee par le service destinataire (ex erreur de
destinataire donneacutees de facturation erroneacutees etc)
Suspendue Le traitement de la facture peut ecirctre suspendu lorsqursquo une ou
plusieurs piegraveces justificatives sont manquantes Facultatif
Mise agrave disposition du
comptable
Le mandat demande de paiement a eacuteteacute inteacutegreacute par SI du
comptable Facultatif
Comptabiliseacutee Le mandat demande de paiement a eacuteteacute valideacute par le payeur et
comptabiliseacute Facultatif
Mise en paiement Le flux de virement a eacuteteacute envoyeacute agrave la Banque de France
Facultatif
Hors mode
EDI
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution Les statuts meacutetiers remonteacutes aux fournisseurs
Non disponible disponible et obligatoire
52
Deux circuits sont possibles au regard de la reacuteglementation Un 1er circuit preacutevoit une facturation globale par le mandataire (facturation inteacutegrant de multiples beacuteneacuteficiaires de paiement)
Edition drsquoune
demande de
paiement
globale
Transmission
Deacutepocirct de la
demande de
paiement globale
Traitement de la
demande de
paiement
globale
Mise en paiement
de la demande de
paiement globale
Mandataire Personne
publique
Personne
publique
Acheminement de la demande de paiement jusqursquoagrave son destinataire
Mandataire
Paiement de chaque cotraitant figurant dans la demande de paiement globale
Mandataire eacutedition drsquoune demande de paiement globale preacutecisant la part de prestations agrave reacutegler directement aupregraves de chaque cotraitant sur laquelle le mode de facturation est preacuteciseacute (laquo demande de paiement globale raquo)
Cotraitant aucune action agrave reacutealiser dans la solution mutualiseacutee
Actions des fournisseurs
Reacuteception de la demande de paiement en mode EDI si le SI du destinataire est raccordeacute ou en mode Portail dans lrsquoEspace Factures
Les informations fournit sur le mode de
facturation indique agrave lrsquoordonnateur qursquoune action speacutecifique est agrave reacutealiser sur la demande de paiement
Creacuteation drsquoautant de mandat que de beacuteneacuteficiaires de paiement en y joignant en piegravece-jointe la demande global eacutemise par le titulaire ainsi que les eacuteventuelles piegravece-jointes
Actions de lrsquoordonnateur 1 2
Remarque Seul lrsquoeacutemetteur de la demande de paiement a accegraves au suivi du cycle de vie Le cotraitant sollicite donc le
mandataire ou la personne publique directement pour obtenir de lrsquoinformation sur le paiement de ses demandes de paiement
Lrsquoordonnateur est informeacute via le flux pivot qursquoil srsquoagit drsquoune demande de paiement lieacutee agrave un acte de cotraitance
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution La co-traitance (12)
53
Le 2nd circuit possible en cas cotraitance preacutevoit une facturation par le cotraitant avec validation de la demande de paiement par le mandataire
Edition drsquoune
demande de
paiement
Transmission
Deacutepocirct de la
demande de
paiement
Validation de la
demande de
paiement
Traitement de la
demande de
paiement
Mise en
paiement de la
demande de
paiement
Cotraitant Cotraitant Mandataire Personne
publique
Personne
publique
Sollicitation du mandataire
Acheminement de la demande de paiement jusqursquoagrave son destinataire
Remarques Seul lrsquoeacutemetteur de la demande de paiement a accegraves au suivi du cycle de vie Le mandataire nrsquoa donc pas accegraves
au suivi du traitement de la demande de paiement de ses cotraitants
Lrsquoordonnateur est informeacute via le flux pivot qursquoil srsquoagit drsquoune demande de paiement global de cotraitance
Cotraitant eacutedition et transmission drsquoune demande de paiement en mode EDI ou mode portail sur laquelle le mode de facturation est preacuteciseacute
Mandataire validation de la demande de paiement du titulaire en se connectant en mode portail
Actions des fournisseurs 1
Statut laquo en attente de validation raquo
Reacuteception de la demande de paiement du cotraitant valideacutee par le mandataire
Liquidation et mandatement (aucune action speacutecifique)
Actions de lrsquoordonnateur 2
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution La co-traitance (22)
54
Deacuteposant drsquoune piegravece
Deacutepocirct par le fournisseur drsquoun projet de deacutecompte et validation MOEMOA sur le portail
(En piegravece-jointe de lrsquoeacutetat drsquoacompte)
Deacutepocirct par le fournisseur drsquoun eacutetat drsquoacompte(sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOE hors CPP)
Deacutepocirct par le fournisseur drsquoun eacutetat drsquoacompte valideacute (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOA hors CPP)
NA (En piegravece-jointe de lrsquoeacutetat drsquoacompte)
Deacutepocirct par la MOE de lrsquoeacutetat drsquoacompte (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec le fournisseur dans CPP ou hors CPP)
Deacutepocirct par la MOE de lrsquoeacutetat drsquoacompte valideacute (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOE hors CPP)
NA (En piegravece-jointe de lrsquoeacutetat drsquoacompte valideacute)
(En piegravece-jointe de lrsquoeacutetat drsquoacompte valideacute)
Deacutepocirct par la MOA de lrsquoeacutetat drsquoacompte valideacute (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec le fournisseur et la MOE dans CPP ou hors CPP)
Projet de
deacutecompte mensuel
Etat
drsquoacompte
Deacutecompte
mensuel
Etat drsquoacompte
valideacute
Fournisseur
Maitrise drsquoouvrage
(mode service uniquement via
un portail amont)
Maitrise drsquoŒuvre
6 cas drsquoutilisation ont eacuteteacute deacutefinis pour permettre la prise en charge dans la solution CPP des piegraveces neacutecessaires agrave la facturation en cours de marcheacute
Produit par le fournisseur Produit par la MOE Produit par la MOE Produit par la MOA
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution Les marcheacutes de travaux La facturation en cours de marcheacute
55
Deacuteposant drsquoune piegravece
Deacutepocirct par le fournisseur drsquoun projet de deacutecompte et validation MOEMOA sur le portail
NA NA NA Deacutepocirct par le fournisseur du DGD (apregraves eacutechanges preacutealables avec la MOAMOE dans CPP ou hors CPP)
NA (En piegravece-jointe du projet de deacutecompte
geacuteneacuteral)
Deacutepocirct par la MOE du projet de deacutecompte geacuteneacuteral (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec le fournisseur dans CPP ou hors CPP)
Deacutepocirct par la MOE du deacutecompte geacuteneacuteral (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOA hors CPP)
NA
NA NA (En piegravece-jointe du deacutecompte geacuteneacuteral)
Deacutepocirct par la MOA du deacutecompte geacuteneacuteral (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOE dans CPP ou hors CPP)
NA
Fournisseur
Maitrise drsquoouvrage
(mode service uniquement via
un portail amont)
Maitrise drsquoŒuvre
5 cas drsquoutilisation ont eacuteteacute deacutefinis pour permettre la prise en charge dans la solution CPP des piegraveces neacutecessaires agrave la facturation en fin de marcheacute
Projet de
deacutecompte final
Deacutecompte
final
Projet de
deacutecompte geacuteneacuteral
Deacutecompte
Geacuteneacuteral
Deacutecompte
Geacuteneacuteral et Deacutefinitif
Produit par le fournisseur Produit par la MOE Produit par la MOA Produit par la MOE Produit par le fournisseur
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution Les marcheacutes de travaux La facturation en fin de marcheacute
56
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017 Modaliteacutes de raccordement les protocoles utiliseacutes
Les protocoles retenus pour assurer les eacutechanges en mode flux sont
PeSIT HS E avec chiffrement TLS ndash Le chiffrement du flux sous TLS est initieacute via certificats Bi-cleacutes SSL conformes
RGS fournis par lrsquoAIFE issus drsquoune autoriteacute de certification les partenaires srsquoauthentifiant aujourdrsquohui mutuellement de maniegravere forte
SFTP ndash SSH seacutecurisant les eacutechanges avec chiffrement par bi-cleacutes conformes aux exigences
du cycle de vie des secrets (cleacutes DSA 2048 minimum PS 22 regravegles de creacuteation dureacutee de vie)
AS2 avec chiffrement TLS
Un seul protocole de raccordement est autoriseacute pour un flux donneacute
22
1
Le format Standard Universal Business Language
- UBL Invoice
Structureacute ou minimal
2
Le format Cross Industry Invoice (United Nations
Centre for Trade Facilitation and Electronic Business)
Structureacute ou minimal
3
Le format PES_V2 Facture (utiliseacute dans le secteur public
local)
4
Les autres formats reacutefeacuterenceacutes par le CEN dans
le cadre des travaux sur le modegravele seacutemantique europeacuteen
5
Un format PDF Mixte
(PDFA3 en cours de deacutefinition)
6
le format PDF simple (signeacute ou non signeacute) est
supporteacute dans le cadre de la fonctionnaliteacute de deacutepocirct en
mode portail
La possibiliteacute de joindre des piegraveces jointes agrave la facture sera supporteacutee quelle que soit la modaliteacute
drsquoeacutemission
Diffeacuterents formats syntaxiques sont pris en charge par la solution mutualiseacutee afin de faciliter lrsquoeacutemission de factures par les
fournisseurs
Preacutesentation de la solution Les formats retenus
23
Preacutesentation de la solution Lrsquoespace laquo Mes factures raquo
24
Preacutesentation de la solution Lrsquoespace laquo Mes factures raquo
Le bloc laquo Fil drsquoeacutevegravenements raquo recense les derniegraveres actions et eacutevegravenements intervenus sur le traitement des factures
Le bloc laquo Mes factures raquo permet
la consultation de lrsquoeacutetat courant des factures eacutemise par lrsquoentreprise
lrsquoaccegraves rapide agrave la consultation au teacuteleacutechargement et agrave le teacuteleacutechargement des factures
Le bloc laquo Actions raquo permet un accegraves rapide aux principales actions disponibles
Traiter et consulter une facture
Consulter le stock des factures reccedilues
Rechercher une facture
Le bloc laquo Actualiteacutes raquo de la solution mutualiseacutee-CPP 2017 lieacutees agrave lrsquoespace laquo Mes factures raquo
25
Preacutesentation de la solution La saisie des factures en ligne
Ecran de saisie drsquoune facture pour le fournisseur
Saisie des donneacutees geacuteneacuterales drsquoune facture
Donneacutees leacutegales du destinataire et du fournisseur
Cadre de facturation
Identification du marcheacute et des modaliteacutes de paiement
Saisie du deacutetail de la facture
Creacuteation eacutedition et suppression de lignes de facturations
Preacutecision quant aux produits factureacutes et aux montants dus
Possibiliteacute drsquoadjoindre des piegraveces jointes
Possibiliteacute de teacuteleacutecharger
Validation annulation enregistrement de la saisie
26
Preacutesentation de la solution La consultation des factures
Ecran de consultation de la facture
Consultation des informations relatives agrave la facture
Informations destinataire
Informations fournisseur
Cadre de facturation
Montants engageacutes
Reacutefeacuterences du marcheacute
Visualisation de la facture originale
Teacuteleacutechargement de la facture
au format pivot (qui contient toutes les PJ + facture originale)
au format PDF avec ou sans les PJ (y compris la facture originale)
Consultation du cycle de vie de la facture (annuleacute commandeacute consulteacute associeacute agrave un bon de
commande factureacute)
La possibiliteacute drsquoutiliser une facture preacuteceacutedente pour en creacuteer une nouvelle
Affichage du certificat de deacutepocirct et du bordereau de suivi
27
A lrsquoinstar de Chorus factures
La solution mutualiseacutee-CPP 22017 permettra au fournisseur drsquoobtenir des informations concernant les diffeacuterentes dates de traitement de sa facture tant par la solution mutualiseacutee que par le destinataire
Ces informations sont mises agrave disposition du fournisseur par la remonteacutee du flux cycle de vie et pourront ecirctre compleacuteteacutees par la personne publique au moyen dun champ en saisie libre
Preacutesentation de la solution La visualisation du cycle de vie de la facture
28
Acteurs
Statuts visibles pour le
fournisseur
Activiteacutes
Statut obligatoire
Fournisseur
Deacutepocirct des donneacutees de
facturation
Reacutecupeacuteration des donneacutees
de facturation
Liquidation Mandatement Comptabilisation
du paiement
Deacuteposeacutee Mise agrave disposition
du destinataire
Mise en
paiement
En cours drsquoacheminement
vers le destinataire
Rejeteacutee
Service ordonnateur Service comptable
1 3
7
2
4
Acceptation
des donneacutees
de facturation
SI Financier (EDI)
Espace Factures (Portail)
SI Financier SI Financier SI FINANCIER OU
HELIOS
Envoi des
donneacutees de
facturation
CPP 2017
Mise agrave
disposition
du
comptable
6
Suspendue 5
Statut obligatoire(selon les situations)
BDF
Mise agrave jour
statut
Preacutesentation de la solution Le processus global et ses eacutetapes
29
Types de controcircle CPP Destinataire
Coheacuterence du flux et seacutecuriteacute
Structure de donneacutees
Coheacuterence des donneacutees
Les controcircles meacutetiers
Les controcircles meacutetiers reacutealiseacutes par la structure publique destinataire de la facture comprennent notamment les controcircles de reacutefeacuterentiels relatifs agrave lrsquoengagement et au code service
Les SI destinataires pourront opeacuterer des controcircles meacutetiers additionnels en fonction des possibiliteacutes de parameacutetrage offertes par les eacutediteurs
Preacutesentation de la solution Les controcircles effectueacutes ndash vue drsquoensemble
30
Preacutesentation de la solution Le deacutelai global de paiement (DGP)
La date servant au point de deacutepart du DGP (sous reacuteserve de service fait) peut varier selon les cas drsquoeacutemission de la facture
En mode EDI crsquoest la date de lrsquoacquittement technique eacutemis par le SI du destinataire
En mode portailservice crsquoest la date de notification par mail au destinataire de la mise agrave disposition de la facture sur lrsquoespace factures
Et en cas de litige entre le fournisseur et le pouvoir adjudicateur la date servant de point de deacutepart au DGP sera la date de deacutepocirct de la facture sur CPP + 2 jours
Dans le cas des marcheacutes de travaux la date servant de point de deacutepart au DGP reste la transmission du projet de deacutecompte du fournisseur agrave la MOE ou le DGD lorsqursquoil est remis au pouvoir adjudicateur
Ces diffeacuterentes dates seront traceacutees et consultables dans CPP Toutefois CPP nrsquoa pas vocation agrave calculer le DGP
31
La personne publique a la possibiliteacute de communiquer le statut laquo suspendue raquo lorsqursquoune piegravece justificative manque pour la liquidation mise en paiement
Cette fonctionnaliteacute eacutevite de devoir rejeter le dossier de facturation en cas de PJ manquante
1 La personne publique notifie en commentaire la nature de la piegravece manquante et suspend le deacutelai de paiement
2 Le fournisseur se connecte au portail (mode service ou mode portail) afin de deacuteposer lales piegravece(s) compleacutementaire(s)
NB les reacutecepteurs de factures conservent la possibiliteacute de demander les piegraveces compleacutementaires selon les mecircmes modaliteacutes qursquoaujourdrsquohui (papier courriel etc)
La suspension des factures
Lorsque la collectiviteacute locale ou lrsquoEPN rejette pour cause drsquoerreur sur les donneacutees drsquoacheminement de la facture (SIRET destinataire) elle doit typer speacutecifiquement le rejet afin de permettre au fournisseur srsquoil le souhaite de recycler les donneacutees de facturation
Le rejet et la possibiliteacute de recycler les factures
Preacutesentation de la solution Focus sur le rejet et la suspension de factures
32
Preacutesentation de la solution Les cas de gestion de la sous-traitance
Les sous-traitants admis au paiement direct peuvent adresser directement leur demande de paiement agrave la personne publique Un accord preacutealable du titulaire est cependant neacutecessaire avant la mise en paiement
Sous-traitant eacutedition et transmission drsquoune demande de paiement en mode EDI ou mode portail sur laquelle le mode de facturation est preacuteciseacute
Titulaire validation de la demande de paiement du sous-traitant en se connectant en mode portail
Actions des fournisseurs
Reacuteception de la demande de paiement du sous-traitant valideacutee par le titulaire
Liquidation et mandatement (aucune action speacutecifique)
Actions de lrsquoordonnateur
Remarques Selon la reacuteglementation et sans validation sous un deacutelai de 15 jours la demande de paiement est consideacutereacutee
comme valideacutee Elle est transmise au pouvoir adjudicateur destinataire
Le titulaire est informeacute des paiements effectueacutes au sous-traitant via les informations du cycle de vie
Le mode de facturation est preacuteciseacute dans le flux pivot pour informer lrsquoordonnateur qursquoil srsquoagit drsquoune demande de paiement lieacutee agrave un acte de sous-traitance
La facture eacutemise par le sous-traitant et adresseacutee au titulaire peut ecirctre inseacutereacutee sous forme de piegravece jointe
33
Documents eacutechangeacutes
Facturation en cours de marcheacute
Facturation en fin de marcheacute
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution La prise en compte des marcheacutes de travaux
Projet de deacutecompte mensuel
Etat drsquoacompte
Deacutecompte mensuel
Etat drsquoacompte
valideacute
Projet de deacutecompte
final
Deacutecompte final
Projet de deacutecompte
geacuteneacuteral
Deacutecompte Geacuteneacuteral
Deacutecompte Geacuteneacuteral et
Deacutefinitif
Dans le cadre des marcheacutes de travaux la solution CPP prendra en charge les processus de facturation suivants
Tous les documents concourant agrave la mise en paiement peuvent ecirctre deacuteposeacutes transmis agrave CPP 2017
La solution permet le deacutepocirct en mode portail de documents par un deacuteposant autre que le producteur du document (exemple deacutepocirct drsquoun eacutetat drsquoacompte produit par une MOE et deacuteposeacute par un fournisseur)
Les acteurs habiliteacutes agrave deacuteposer ces piegraveces concourant agrave la mise en paiement peuvent ecirctre distincts des acteurs en charge de leur production initiale
Fournisseur
Fournisseur Ordonnateur
(Service financier)
Ordonnateur
(Service financier)
34
Preacutesentation de la solution La sollicitation de lrsquoassistance
Le module drsquoassistance de la solution mutualiseacutee permet de reacutepondre agrave lrsquoensemble des questions poseacutees par les eacutemetteurs et reacutecepteurs de factures
bull Principes
bull Les eacutemetteurs peuvent solliciter lrsquoassistance de la solution mutualiseacutee-CPP 2017 suite agrave des difficulteacutes techniques ou applicatives Les eacutemetteurs peuvent eacutegalement solliciter les reacutecepteurs de facture pour toute question meacutetier relative au traitement de leurs factures
bull Modaliteacute
bull Chaque sollicitation est mateacuterialiseacutee par un laquo ticket raquo renseigneacute par lrsquoeacutemetteur via un formulaire de demande drsquoassistance en preacutecisant les informations requises pour le traitement de sa demande (ex numeacutero de facture) Des piegraveces jointes peuvent y ecirctre ajouteacutees (ex capture drsquoeacutecran)
Les fournisseurs et les entiteacutes publiques peuvent eacutegalement acceacuteder agrave une base de connaissance par lrsquointermeacutediaire drsquoun assistant virtuel afin drsquoobtenir des reacuteponses aux questions les plus freacutequemment poseacutees
35
Preacutesentation de la solution Assistance _ Mise en place drsquoun avatar
36
Preacutesentation de la solution Assistance _ Mise en place drsquoun avatar
37
Sommaire
Contexte
Preacutesentation de la solution
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017
38
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017
La deacutemateacuterialisation des factures srsquoinscrit deacutesormais dans une obligation progressive au sein du secteur public comme dans de nombreux pays europeacuteens
Degraves 2017 les grandes entreprises devront adresser leurs factures au secteur public sous forme eacutelectronique
La neacutecessiteacute de reacutealiser des travaux de raccordement et drsquoadapter les processus de facturation incite agrave initier le projet pour ecirctre au rendez vous
Il faut notamment srsquoassurer de la bonne adaptation de votre systegraveme drsquoinformation et de vos processus
Gestion des informations neacutecessaires au bon traitement de la facture
Choix du mode drsquoeacutemission et du format
Capaciteacute agrave produire le format retenu
Raccordement technique en cas de choix du mode EDI
39
Chaque entiteacute publique a la faculteacute de rendre obligatoire pour les factures la concernant les informations relatives
Au code service destinataire
Agrave la reacutefeacuterence drsquoengagement (reacutefeacuterence au marcheacute ou agrave la commande)
Il sera possible de veacuterifier le caractegravere obligatoire de ces informations dans la solution mutualiseacutee via lrsquoannuaire
Ces informations devront ecirctre porteacutees sur la facture remise par le fournisseur Il faudra donc srsquoassurer de la bonne communication de ces informations par les entiteacutes publiques
A noter que pour lrsquoEtat ces informations sont toujours obligatoires
Reacutefeacuterence agrave lrsquoengagement juridique
Code service exeacutecutant
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017 Gestion des informations neacutecessaires au traitement de la facture
40
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017 Le choix drsquoun raccordement via un opeacuterateur de deacutemateacuterialisation
Les opeacuterateurs de deacutemateacuterialisation assurent deux principales missions la production et la transmission des flux au format et avec les informations
attendues par le reacutecepteur
la garantie des aspects fiscaux notamment lrsquoarchivage des factures deacutemateacuterialiseacutees
Les fournisseurs ne sont pas contraints de passer par un opeacuterateur et peuvent internaliser leur solution de deacutemateacuterialisation
LrsquoAIFE observe un principe de neutraliteacute dans le choix des opeacuterateurs LrsquoAIFE a pris la deacutecision de ne pas intervenir dans le choix du mode de
deacutemateacuterialisation de ses fournisseurs Les fournisseurs peuvent aussi bien choisir une deacutemateacuterialisation avec des outils internes que de passer par un opeacuterateur de deacutemateacuterialisation
LrsquoAIFE a par ailleurs fait le choix de ne certifier aucun opeacuterateur de deacutemateacuterialisation Le fournisseur est libre de choisir son opeacuterateur de deacutemateacuterialisation et de deacutefinir avec lui les conditions de leur collaboration
A ce jour plusieurs opeacuterateurs sont raccordeacutes agrave la solution actuelle Chorus factures Les fournisseurs sont totalement libres du choix de leur opeacuterateur
41
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017 Qualification et modaliteacutes de raccordement des flux (EDI)
Les fonctions de qualification des flux seront offertes aux utilisateurs du portail front de CPP 2017 (fournisseurs et entiteacutes publiques) Au travers de cet espace du portail front lrsquoutilisateur pourra
1 Tester en mode self service les diffeacuterents types de flux accepteacutes par la solution (factures meacutemoires de justice avis des sommes agrave payer cycle de vie etc)
2 Reacutecupeacuterer un rapport drsquoanalyse de son flux indiquant les erreurs rencontreacutees
3 Obtenir des compte-rendus et des flux de cycle de vie contextualiseacutes
4 Reacutecupeacuterer les fichiers de description des diffeacuterents flux et des exemples de flux preacute-remplis
Lrsquoutilisateur pourra eacutegalement deacuteposer des fiches de raccordement EDI pour interconnecter son SI de recette avec la plateforme de qualification CPP2017 et son SI de production avec le SI de production de CPP2017
Une fois les SI raccordeacutes en qualification lrsquoutilisateur pourra suivre le traitement de ses flux eacutemis en EDI vers la plateforme de qualification
Les raccordement EDI sont drsquoores et deacutejagrave possibles avec Chorus factures pour lrsquoEtat et permettront de beacuteneacuteficier du raccordement pour tout le secteur public au 1er janvier 2017
42
Action fournisseur Action commune AIFE fournisseur
S1 S2 S3 S4 S5 S6 S7 S8 - hellip
Deacutep
loie
men
t
Racc technique
Deacuteveloppement des flux
Assistance CPP
Tests unitaires Via Espace de
qualification CPP2017
Tests
Suivi des premiers flux
Demande de raccordement en
qualification
Tests
et
recett
e
Co
nstr
ucti
on
Demande de raccordement en
production
Deacuteclaration dans lrsquoespace
de qualification de CPP
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017 Espace qualification Macro planning des travaux de raccordement
43
Le calendrier drsquoici janvier 2017 Des pilotes degraves mi 2016
Nombre de pilotes et type drsquoentiteacutes Outre les services de lrsquoEtat deacutejagrave dans Chorus Factures 18 entiteacutes seront
deacutesigneacutees pour ecirctre pilote de la solution en juin 2016
Entiteacutes pilotes Type de structure Editeur
Universiteacute de Lorraine EPN SAP AMUE
Pole emploi EPN SAP
CNRS EPN SAP
CCI Paris EPN SIGMA
Lyceacutee Bernart de Ventadour EPLE GFC
Commune de Paris SPL SAP
Meacutetropole de Brest SPL ATOS (en lien avec e-
Megalis)
Communauteacute de communes de Parthenay SPL Berger Levrault
Commune de Le Monetier les Bains SPL Berger Levrault
Conseil reacutegional de Provence Alpes Cote drsquoAzur
SPL GFI
Conseil deacutepartemental de lrsquoAube SPL GFI (en lien avec SPL
xdeacutemat)
Office Public de lrsquoHabitat Vosgelis SPL AAERON
Lille Meacutetropole SPL CGI
Ville de Bordeaux SPL CGI
APHP EPS SAP
CHU Amiens EPS MIPIH (en lien avec UNIHA)
CH Gpt Hospitalier Eaubonne Montmorency EPS AGFA
DGAC ETAT SAP
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Le calendrier drsquoici janvier 2017 Des pilotes degraves mi 2016 les objectifs
La reacutealisation de pilotes preacutealablement agrave la geacuteneacuteralisation permet de tester la solution mutualiseacutee CPP2017 dans sa dimension technique comme dans celle de lorganisation et de ladheacutesion des utilisateurs
Lexpeacuterience des sites pilotes permet de preacuteparer le deacuteploiement de mieux en appreacutecier la charge et den identifier les difficulteacutes a priori
La phase pilote de mise en œuvre du service doit permettre de
3 Srsquoassurer que lrsquoensemble du processus est opeacuterant et maitriseacute par les acteurs
2 Seacutecuriser les modaliteacutes de deacuteploiement et drsquoassistance
1 Srsquoassurer de lrsquoadheacutesion et lrsquoappropriation des utilisateurs des structures priveacutees ou publiques agrave utiliser la solution mutualiseacutee CPP2017
Traiter les problegravemes
rencontreacutes et proposer des plans drsquoaction
4 Valider le bon fonctionnement de la solution en situation reacuteelle
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En synthegravesehellip
Initialement mise en œuvre dans un cadre facultatif fondeacute sur le choix de lrsquoentreprise la deacutemateacuterialisation des factures srsquoinscrit deacutesormais dans une obligation progressive au sein du secteur public avec la mise agrave disposition drsquoune plateforme partageacutee comme cela eacuteteacute fait dans de nombreux pays europeacuteens
Elle constitue une opportuniteacute de modernisation des eacutechanges entre les fournisseurs et le secteur public et illustre une nouvelle deacutemarche de mutualisation de systegraveme drsquoinformation entre les acteurs du secteur public permettant drsquooptimiser les gains et faciliter la mise en œuvre
Les entiteacutes publiques et les grands fournisseurs sont concerneacutes par lrsquoobligation degraves 1er janvier 2017 avec la reacutealisation de laquo pilotes raquo degraves la mi-2016 Des pilotes seront reacutealiseacutes degraves mi-2016
La publication des speacutecifications externes permet aux fournisseurs drsquoanticiper la deacutemarche en deacutefinissant leur trajectoire et leurs modaliteacutes de mise en œuvre
Vous pouvez drsquoores et deacutejagrave vous inscrire sur Chorus Factures HTTPSCHORUS-FACTURESBUDGETGOUVFR
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En savoir plus
Sur le site de lrsquoAIFE wwweconomiegouvfraifeagence-pour-linformatique-financiere-letat-0
Sur le site laquo collectiviteacutes locales raquo httpwwwcollectivites-localesgouvfr
aife_officiel
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En synthegravese hellip
48
49
Gestion des factures
Saisie Creacuteation Modification Validation Suppression
Recherche
Suivi du cycle de vie
Deacutepocirct unitaire XMLPDF
Archivage
Liste fiscale
Consultation et teacuteleacutechargement
Deacutepocirct en masse format mixte XMLPDF
Tableaux de bord
Qualification des flux
Deacutepocirct de flux
Analyse de flux
Reacutecupeacuteration dun flux type
Reacutecupeacuteration dun flux cycle de vie
Creacuteation dune fiche de raccordement EDI
Suivi des flux
Qualification des API
Gestion des bons de commandes
(pour les services de lrsquoEtat)
Recherche
Consultation et teacuteleacutechargement
Tableau de bord
Notification
Notification
Workflow de validation
Gestion piegraveces jointes
Recyclage
Certificat de deacutepocirct
Liste des factures agrave traiter
Preacutesentation de la solution Les principales fonctionnaliteacutes de la solution mutualiseacutee
Liste des eacutevegravenements intervenus sur le bon de commande
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Gestion des utilisateurs et fournisseurs Assistance fournisseurs
Recherche
Saisie sollicitation
Suivi sollicitation
Modification clocircture sollicitation
Synthegravese requecircte
Consultation et teacuteleacutechargement
Recherche
Gestion compte utilisateur
Authentification compte utilisateur
Gestion de la base de connaissance
Tableau de bord
Gestion fiche entiteacute
Gestion Mandat Facturation
Gestion du support
Prise en charge une sollicitation
Liste des eacutevegravenements
Gestion piegraveces jointes
Notification
Consultation et teacuteleacutechargement
Notification
Assistance documentaire
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution Les principales fonctionnaliteacutes de la solution mutualiseacutee
Creacuteation compte utilisateur
Creacuteation fiche entiteacute
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Statut Fait geacuteneacuterateur COLL EPN ETAT
Deacuteposeacutee
La facture a eacuteteacute deacuteposeacutee par le fournisseur (en mode EDI ou en
mode Portail) les diffeacuterents controcircles ont eacuteteacute reacutealiseacutes et la
facture a pu ecirctre inteacutegreacutee au laquo reacutefeacuterentiel factures raquo
En cours
drsquoacheminement
La facture a eacuteteacute envoyeacutee par la solution mutualiseacutee au
destinataire
Mise agrave disposition du
destinataire
Mode EDI reacuteception du flux drsquoacquittement du SI destinataire
Mode Portail Le destinataire est notifieacute par courriel de la
mise agrave disposition de la facture sur lrsquoespace factures
Rejeteacutee La facture est rejeteacutee par le service destinataire (ex erreur de
destinataire donneacutees de facturation erroneacutees etc)
Suspendue Le traitement de la facture peut ecirctre suspendu lorsqursquo une ou
plusieurs piegraveces justificatives sont manquantes Facultatif
Mise agrave disposition du
comptable
Le mandat demande de paiement a eacuteteacute inteacutegreacute par SI du
comptable Facultatif
Comptabiliseacutee Le mandat demande de paiement a eacuteteacute valideacute par le payeur et
comptabiliseacute Facultatif
Mise en paiement Le flux de virement a eacuteteacute envoyeacute agrave la Banque de France
Facultatif
Hors mode
EDI
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution Les statuts meacutetiers remonteacutes aux fournisseurs
Non disponible disponible et obligatoire
52
Deux circuits sont possibles au regard de la reacuteglementation Un 1er circuit preacutevoit une facturation globale par le mandataire (facturation inteacutegrant de multiples beacuteneacuteficiaires de paiement)
Edition drsquoune
demande de
paiement
globale
Transmission
Deacutepocirct de la
demande de
paiement globale
Traitement de la
demande de
paiement
globale
Mise en paiement
de la demande de
paiement globale
Mandataire Personne
publique
Personne
publique
Acheminement de la demande de paiement jusqursquoagrave son destinataire
Mandataire
Paiement de chaque cotraitant figurant dans la demande de paiement globale
Mandataire eacutedition drsquoune demande de paiement globale preacutecisant la part de prestations agrave reacutegler directement aupregraves de chaque cotraitant sur laquelle le mode de facturation est preacuteciseacute (laquo demande de paiement globale raquo)
Cotraitant aucune action agrave reacutealiser dans la solution mutualiseacutee
Actions des fournisseurs
Reacuteception de la demande de paiement en mode EDI si le SI du destinataire est raccordeacute ou en mode Portail dans lrsquoEspace Factures
Les informations fournit sur le mode de
facturation indique agrave lrsquoordonnateur qursquoune action speacutecifique est agrave reacutealiser sur la demande de paiement
Creacuteation drsquoautant de mandat que de beacuteneacuteficiaires de paiement en y joignant en piegravece-jointe la demande global eacutemise par le titulaire ainsi que les eacuteventuelles piegravece-jointes
Actions de lrsquoordonnateur 1 2
Remarque Seul lrsquoeacutemetteur de la demande de paiement a accegraves au suivi du cycle de vie Le cotraitant sollicite donc le
mandataire ou la personne publique directement pour obtenir de lrsquoinformation sur le paiement de ses demandes de paiement
Lrsquoordonnateur est informeacute via le flux pivot qursquoil srsquoagit drsquoune demande de paiement lieacutee agrave un acte de cotraitance
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution La co-traitance (12)
53
Le 2nd circuit possible en cas cotraitance preacutevoit une facturation par le cotraitant avec validation de la demande de paiement par le mandataire
Edition drsquoune
demande de
paiement
Transmission
Deacutepocirct de la
demande de
paiement
Validation de la
demande de
paiement
Traitement de la
demande de
paiement
Mise en
paiement de la
demande de
paiement
Cotraitant Cotraitant Mandataire Personne
publique
Personne
publique
Sollicitation du mandataire
Acheminement de la demande de paiement jusqursquoagrave son destinataire
Remarques Seul lrsquoeacutemetteur de la demande de paiement a accegraves au suivi du cycle de vie Le mandataire nrsquoa donc pas accegraves
au suivi du traitement de la demande de paiement de ses cotraitants
Lrsquoordonnateur est informeacute via le flux pivot qursquoil srsquoagit drsquoune demande de paiement global de cotraitance
Cotraitant eacutedition et transmission drsquoune demande de paiement en mode EDI ou mode portail sur laquelle le mode de facturation est preacuteciseacute
Mandataire validation de la demande de paiement du titulaire en se connectant en mode portail
Actions des fournisseurs 1
Statut laquo en attente de validation raquo
Reacuteception de la demande de paiement du cotraitant valideacutee par le mandataire
Liquidation et mandatement (aucune action speacutecifique)
Actions de lrsquoordonnateur 2
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution La co-traitance (22)
54
Deacuteposant drsquoune piegravece
Deacutepocirct par le fournisseur drsquoun projet de deacutecompte et validation MOEMOA sur le portail
(En piegravece-jointe de lrsquoeacutetat drsquoacompte)
Deacutepocirct par le fournisseur drsquoun eacutetat drsquoacompte(sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOE hors CPP)
Deacutepocirct par le fournisseur drsquoun eacutetat drsquoacompte valideacute (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOA hors CPP)
NA (En piegravece-jointe de lrsquoeacutetat drsquoacompte)
Deacutepocirct par la MOE de lrsquoeacutetat drsquoacompte (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec le fournisseur dans CPP ou hors CPP)
Deacutepocirct par la MOE de lrsquoeacutetat drsquoacompte valideacute (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOE hors CPP)
NA (En piegravece-jointe de lrsquoeacutetat drsquoacompte valideacute)
(En piegravece-jointe de lrsquoeacutetat drsquoacompte valideacute)
Deacutepocirct par la MOA de lrsquoeacutetat drsquoacompte valideacute (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec le fournisseur et la MOE dans CPP ou hors CPP)
Projet de
deacutecompte mensuel
Etat
drsquoacompte
Deacutecompte
mensuel
Etat drsquoacompte
valideacute
Fournisseur
Maitrise drsquoouvrage
(mode service uniquement via
un portail amont)
Maitrise drsquoŒuvre
6 cas drsquoutilisation ont eacuteteacute deacutefinis pour permettre la prise en charge dans la solution CPP des piegraveces neacutecessaires agrave la facturation en cours de marcheacute
Produit par le fournisseur Produit par la MOE Produit par la MOE Produit par la MOA
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution Les marcheacutes de travaux La facturation en cours de marcheacute
55
Deacuteposant drsquoune piegravece
Deacutepocirct par le fournisseur drsquoun projet de deacutecompte et validation MOEMOA sur le portail
NA NA NA Deacutepocirct par le fournisseur du DGD (apregraves eacutechanges preacutealables avec la MOAMOE dans CPP ou hors CPP)
NA (En piegravece-jointe du projet de deacutecompte
geacuteneacuteral)
Deacutepocirct par la MOE du projet de deacutecompte geacuteneacuteral (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec le fournisseur dans CPP ou hors CPP)
Deacutepocirct par la MOE du deacutecompte geacuteneacuteral (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOA hors CPP)
NA
NA NA (En piegravece-jointe du deacutecompte geacuteneacuteral)
Deacutepocirct par la MOA du deacutecompte geacuteneacuteral (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOE dans CPP ou hors CPP)
NA
Fournisseur
Maitrise drsquoouvrage
(mode service uniquement via
un portail amont)
Maitrise drsquoŒuvre
5 cas drsquoutilisation ont eacuteteacute deacutefinis pour permettre la prise en charge dans la solution CPP des piegraveces neacutecessaires agrave la facturation en fin de marcheacute
Projet de
deacutecompte final
Deacutecompte
final
Projet de
deacutecompte geacuteneacuteral
Deacutecompte
Geacuteneacuteral
Deacutecompte
Geacuteneacuteral et Deacutefinitif
Produit par le fournisseur Produit par la MOE Produit par la MOA Produit par la MOE Produit par le fournisseur
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution Les marcheacutes de travaux La facturation en fin de marcheacute
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Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017 Modaliteacutes de raccordement les protocoles utiliseacutes
Les protocoles retenus pour assurer les eacutechanges en mode flux sont
PeSIT HS E avec chiffrement TLS ndash Le chiffrement du flux sous TLS est initieacute via certificats Bi-cleacutes SSL conformes
RGS fournis par lrsquoAIFE issus drsquoune autoriteacute de certification les partenaires srsquoauthentifiant aujourdrsquohui mutuellement de maniegravere forte
SFTP ndash SSH seacutecurisant les eacutechanges avec chiffrement par bi-cleacutes conformes aux exigences
du cycle de vie des secrets (cleacutes DSA 2048 minimum PS 22 regravegles de creacuteation dureacutee de vie)
AS2 avec chiffrement TLS
Un seul protocole de raccordement est autoriseacute pour un flux donneacute
23
Preacutesentation de la solution Lrsquoespace laquo Mes factures raquo
24
Preacutesentation de la solution Lrsquoespace laquo Mes factures raquo
Le bloc laquo Fil drsquoeacutevegravenements raquo recense les derniegraveres actions et eacutevegravenements intervenus sur le traitement des factures
Le bloc laquo Mes factures raquo permet
la consultation de lrsquoeacutetat courant des factures eacutemise par lrsquoentreprise
lrsquoaccegraves rapide agrave la consultation au teacuteleacutechargement et agrave le teacuteleacutechargement des factures
Le bloc laquo Actions raquo permet un accegraves rapide aux principales actions disponibles
Traiter et consulter une facture
Consulter le stock des factures reccedilues
Rechercher une facture
Le bloc laquo Actualiteacutes raquo de la solution mutualiseacutee-CPP 2017 lieacutees agrave lrsquoespace laquo Mes factures raquo
25
Preacutesentation de la solution La saisie des factures en ligne
Ecran de saisie drsquoune facture pour le fournisseur
Saisie des donneacutees geacuteneacuterales drsquoune facture
Donneacutees leacutegales du destinataire et du fournisseur
Cadre de facturation
Identification du marcheacute et des modaliteacutes de paiement
Saisie du deacutetail de la facture
Creacuteation eacutedition et suppression de lignes de facturations
Preacutecision quant aux produits factureacutes et aux montants dus
Possibiliteacute drsquoadjoindre des piegraveces jointes
Possibiliteacute de teacuteleacutecharger
Validation annulation enregistrement de la saisie
26
Preacutesentation de la solution La consultation des factures
Ecran de consultation de la facture
Consultation des informations relatives agrave la facture
Informations destinataire
Informations fournisseur
Cadre de facturation
Montants engageacutes
Reacutefeacuterences du marcheacute
Visualisation de la facture originale
Teacuteleacutechargement de la facture
au format pivot (qui contient toutes les PJ + facture originale)
au format PDF avec ou sans les PJ (y compris la facture originale)
Consultation du cycle de vie de la facture (annuleacute commandeacute consulteacute associeacute agrave un bon de
commande factureacute)
La possibiliteacute drsquoutiliser une facture preacuteceacutedente pour en creacuteer une nouvelle
Affichage du certificat de deacutepocirct et du bordereau de suivi
27
A lrsquoinstar de Chorus factures
La solution mutualiseacutee-CPP 22017 permettra au fournisseur drsquoobtenir des informations concernant les diffeacuterentes dates de traitement de sa facture tant par la solution mutualiseacutee que par le destinataire
Ces informations sont mises agrave disposition du fournisseur par la remonteacutee du flux cycle de vie et pourront ecirctre compleacuteteacutees par la personne publique au moyen dun champ en saisie libre
Preacutesentation de la solution La visualisation du cycle de vie de la facture
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Acteurs
Statuts visibles pour le
fournisseur
Activiteacutes
Statut obligatoire
Fournisseur
Deacutepocirct des donneacutees de
facturation
Reacutecupeacuteration des donneacutees
de facturation
Liquidation Mandatement Comptabilisation
du paiement
Deacuteposeacutee Mise agrave disposition
du destinataire
Mise en
paiement
En cours drsquoacheminement
vers le destinataire
Rejeteacutee
Service ordonnateur Service comptable
1 3
7
2
4
Acceptation
des donneacutees
de facturation
SI Financier (EDI)
Espace Factures (Portail)
SI Financier SI Financier SI FINANCIER OU
HELIOS
Envoi des
donneacutees de
facturation
CPP 2017
Mise agrave
disposition
du
comptable
6
Suspendue 5
Statut obligatoire(selon les situations)
BDF
Mise agrave jour
statut
Preacutesentation de la solution Le processus global et ses eacutetapes
29
Types de controcircle CPP Destinataire
Coheacuterence du flux et seacutecuriteacute
Structure de donneacutees
Coheacuterence des donneacutees
Les controcircles meacutetiers
Les controcircles meacutetiers reacutealiseacutes par la structure publique destinataire de la facture comprennent notamment les controcircles de reacutefeacuterentiels relatifs agrave lrsquoengagement et au code service
Les SI destinataires pourront opeacuterer des controcircles meacutetiers additionnels en fonction des possibiliteacutes de parameacutetrage offertes par les eacutediteurs
Preacutesentation de la solution Les controcircles effectueacutes ndash vue drsquoensemble
30
Preacutesentation de la solution Le deacutelai global de paiement (DGP)
La date servant au point de deacutepart du DGP (sous reacuteserve de service fait) peut varier selon les cas drsquoeacutemission de la facture
En mode EDI crsquoest la date de lrsquoacquittement technique eacutemis par le SI du destinataire
En mode portailservice crsquoest la date de notification par mail au destinataire de la mise agrave disposition de la facture sur lrsquoespace factures
Et en cas de litige entre le fournisseur et le pouvoir adjudicateur la date servant de point de deacutepart au DGP sera la date de deacutepocirct de la facture sur CPP + 2 jours
Dans le cas des marcheacutes de travaux la date servant de point de deacutepart au DGP reste la transmission du projet de deacutecompte du fournisseur agrave la MOE ou le DGD lorsqursquoil est remis au pouvoir adjudicateur
Ces diffeacuterentes dates seront traceacutees et consultables dans CPP Toutefois CPP nrsquoa pas vocation agrave calculer le DGP
31
La personne publique a la possibiliteacute de communiquer le statut laquo suspendue raquo lorsqursquoune piegravece justificative manque pour la liquidation mise en paiement
Cette fonctionnaliteacute eacutevite de devoir rejeter le dossier de facturation en cas de PJ manquante
1 La personne publique notifie en commentaire la nature de la piegravece manquante et suspend le deacutelai de paiement
2 Le fournisseur se connecte au portail (mode service ou mode portail) afin de deacuteposer lales piegravece(s) compleacutementaire(s)
NB les reacutecepteurs de factures conservent la possibiliteacute de demander les piegraveces compleacutementaires selon les mecircmes modaliteacutes qursquoaujourdrsquohui (papier courriel etc)
La suspension des factures
Lorsque la collectiviteacute locale ou lrsquoEPN rejette pour cause drsquoerreur sur les donneacutees drsquoacheminement de la facture (SIRET destinataire) elle doit typer speacutecifiquement le rejet afin de permettre au fournisseur srsquoil le souhaite de recycler les donneacutees de facturation
Le rejet et la possibiliteacute de recycler les factures
Preacutesentation de la solution Focus sur le rejet et la suspension de factures
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Preacutesentation de la solution Les cas de gestion de la sous-traitance
Les sous-traitants admis au paiement direct peuvent adresser directement leur demande de paiement agrave la personne publique Un accord preacutealable du titulaire est cependant neacutecessaire avant la mise en paiement
Sous-traitant eacutedition et transmission drsquoune demande de paiement en mode EDI ou mode portail sur laquelle le mode de facturation est preacuteciseacute
Titulaire validation de la demande de paiement du sous-traitant en se connectant en mode portail
Actions des fournisseurs
Reacuteception de la demande de paiement du sous-traitant valideacutee par le titulaire
Liquidation et mandatement (aucune action speacutecifique)
Actions de lrsquoordonnateur
Remarques Selon la reacuteglementation et sans validation sous un deacutelai de 15 jours la demande de paiement est consideacutereacutee
comme valideacutee Elle est transmise au pouvoir adjudicateur destinataire
Le titulaire est informeacute des paiements effectueacutes au sous-traitant via les informations du cycle de vie
Le mode de facturation est preacuteciseacute dans le flux pivot pour informer lrsquoordonnateur qursquoil srsquoagit drsquoune demande de paiement lieacutee agrave un acte de sous-traitance
La facture eacutemise par le sous-traitant et adresseacutee au titulaire peut ecirctre inseacutereacutee sous forme de piegravece jointe
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Documents eacutechangeacutes
Facturation en cours de marcheacute
Facturation en fin de marcheacute
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution La prise en compte des marcheacutes de travaux
Projet de deacutecompte mensuel
Etat drsquoacompte
Deacutecompte mensuel
Etat drsquoacompte
valideacute
Projet de deacutecompte
final
Deacutecompte final
Projet de deacutecompte
geacuteneacuteral
Deacutecompte Geacuteneacuteral
Deacutecompte Geacuteneacuteral et
Deacutefinitif
Dans le cadre des marcheacutes de travaux la solution CPP prendra en charge les processus de facturation suivants
Tous les documents concourant agrave la mise en paiement peuvent ecirctre deacuteposeacutes transmis agrave CPP 2017
La solution permet le deacutepocirct en mode portail de documents par un deacuteposant autre que le producteur du document (exemple deacutepocirct drsquoun eacutetat drsquoacompte produit par une MOE et deacuteposeacute par un fournisseur)
Les acteurs habiliteacutes agrave deacuteposer ces piegraveces concourant agrave la mise en paiement peuvent ecirctre distincts des acteurs en charge de leur production initiale
Fournisseur
Fournisseur Ordonnateur
(Service financier)
Ordonnateur
(Service financier)
34
Preacutesentation de la solution La sollicitation de lrsquoassistance
Le module drsquoassistance de la solution mutualiseacutee permet de reacutepondre agrave lrsquoensemble des questions poseacutees par les eacutemetteurs et reacutecepteurs de factures
bull Principes
bull Les eacutemetteurs peuvent solliciter lrsquoassistance de la solution mutualiseacutee-CPP 2017 suite agrave des difficulteacutes techniques ou applicatives Les eacutemetteurs peuvent eacutegalement solliciter les reacutecepteurs de facture pour toute question meacutetier relative au traitement de leurs factures
bull Modaliteacute
bull Chaque sollicitation est mateacuterialiseacutee par un laquo ticket raquo renseigneacute par lrsquoeacutemetteur via un formulaire de demande drsquoassistance en preacutecisant les informations requises pour le traitement de sa demande (ex numeacutero de facture) Des piegraveces jointes peuvent y ecirctre ajouteacutees (ex capture drsquoeacutecran)
Les fournisseurs et les entiteacutes publiques peuvent eacutegalement acceacuteder agrave une base de connaissance par lrsquointermeacutediaire drsquoun assistant virtuel afin drsquoobtenir des reacuteponses aux questions les plus freacutequemment poseacutees
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Preacutesentation de la solution Assistance _ Mise en place drsquoun avatar
36
Preacutesentation de la solution Assistance _ Mise en place drsquoun avatar
37
Sommaire
Contexte
Preacutesentation de la solution
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017
38
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017
La deacutemateacuterialisation des factures srsquoinscrit deacutesormais dans une obligation progressive au sein du secteur public comme dans de nombreux pays europeacuteens
Degraves 2017 les grandes entreprises devront adresser leurs factures au secteur public sous forme eacutelectronique
La neacutecessiteacute de reacutealiser des travaux de raccordement et drsquoadapter les processus de facturation incite agrave initier le projet pour ecirctre au rendez vous
Il faut notamment srsquoassurer de la bonne adaptation de votre systegraveme drsquoinformation et de vos processus
Gestion des informations neacutecessaires au bon traitement de la facture
Choix du mode drsquoeacutemission et du format
Capaciteacute agrave produire le format retenu
Raccordement technique en cas de choix du mode EDI
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Chaque entiteacute publique a la faculteacute de rendre obligatoire pour les factures la concernant les informations relatives
Au code service destinataire
Agrave la reacutefeacuterence drsquoengagement (reacutefeacuterence au marcheacute ou agrave la commande)
Il sera possible de veacuterifier le caractegravere obligatoire de ces informations dans la solution mutualiseacutee via lrsquoannuaire
Ces informations devront ecirctre porteacutees sur la facture remise par le fournisseur Il faudra donc srsquoassurer de la bonne communication de ces informations par les entiteacutes publiques
A noter que pour lrsquoEtat ces informations sont toujours obligatoires
Reacutefeacuterence agrave lrsquoengagement juridique
Code service exeacutecutant
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017 Gestion des informations neacutecessaires au traitement de la facture
40
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017 Le choix drsquoun raccordement via un opeacuterateur de deacutemateacuterialisation
Les opeacuterateurs de deacutemateacuterialisation assurent deux principales missions la production et la transmission des flux au format et avec les informations
attendues par le reacutecepteur
la garantie des aspects fiscaux notamment lrsquoarchivage des factures deacutemateacuterialiseacutees
Les fournisseurs ne sont pas contraints de passer par un opeacuterateur et peuvent internaliser leur solution de deacutemateacuterialisation
LrsquoAIFE observe un principe de neutraliteacute dans le choix des opeacuterateurs LrsquoAIFE a pris la deacutecision de ne pas intervenir dans le choix du mode de
deacutemateacuterialisation de ses fournisseurs Les fournisseurs peuvent aussi bien choisir une deacutemateacuterialisation avec des outils internes que de passer par un opeacuterateur de deacutemateacuterialisation
LrsquoAIFE a par ailleurs fait le choix de ne certifier aucun opeacuterateur de deacutemateacuterialisation Le fournisseur est libre de choisir son opeacuterateur de deacutemateacuterialisation et de deacutefinir avec lui les conditions de leur collaboration
A ce jour plusieurs opeacuterateurs sont raccordeacutes agrave la solution actuelle Chorus factures Les fournisseurs sont totalement libres du choix de leur opeacuterateur
41
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017 Qualification et modaliteacutes de raccordement des flux (EDI)
Les fonctions de qualification des flux seront offertes aux utilisateurs du portail front de CPP 2017 (fournisseurs et entiteacutes publiques) Au travers de cet espace du portail front lrsquoutilisateur pourra
1 Tester en mode self service les diffeacuterents types de flux accepteacutes par la solution (factures meacutemoires de justice avis des sommes agrave payer cycle de vie etc)
2 Reacutecupeacuterer un rapport drsquoanalyse de son flux indiquant les erreurs rencontreacutees
3 Obtenir des compte-rendus et des flux de cycle de vie contextualiseacutes
4 Reacutecupeacuterer les fichiers de description des diffeacuterents flux et des exemples de flux preacute-remplis
Lrsquoutilisateur pourra eacutegalement deacuteposer des fiches de raccordement EDI pour interconnecter son SI de recette avec la plateforme de qualification CPP2017 et son SI de production avec le SI de production de CPP2017
Une fois les SI raccordeacutes en qualification lrsquoutilisateur pourra suivre le traitement de ses flux eacutemis en EDI vers la plateforme de qualification
Les raccordement EDI sont drsquoores et deacutejagrave possibles avec Chorus factures pour lrsquoEtat et permettront de beacuteneacuteficier du raccordement pour tout le secteur public au 1er janvier 2017
42
Action fournisseur Action commune AIFE fournisseur
S1 S2 S3 S4 S5 S6 S7 S8 - hellip
Deacutep
loie
men
t
Racc technique
Deacuteveloppement des flux
Assistance CPP
Tests unitaires Via Espace de
qualification CPP2017
Tests
Suivi des premiers flux
Demande de raccordement en
qualification
Tests
et
recett
e
Co
nstr
ucti
on
Demande de raccordement en
production
Deacuteclaration dans lrsquoespace
de qualification de CPP
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017 Espace qualification Macro planning des travaux de raccordement
43
Le calendrier drsquoici janvier 2017 Des pilotes degraves mi 2016
Nombre de pilotes et type drsquoentiteacutes Outre les services de lrsquoEtat deacutejagrave dans Chorus Factures 18 entiteacutes seront
deacutesigneacutees pour ecirctre pilote de la solution en juin 2016
Entiteacutes pilotes Type de structure Editeur
Universiteacute de Lorraine EPN SAP AMUE
Pole emploi EPN SAP
CNRS EPN SAP
CCI Paris EPN SIGMA
Lyceacutee Bernart de Ventadour EPLE GFC
Commune de Paris SPL SAP
Meacutetropole de Brest SPL ATOS (en lien avec e-
Megalis)
Communauteacute de communes de Parthenay SPL Berger Levrault
Commune de Le Monetier les Bains SPL Berger Levrault
Conseil reacutegional de Provence Alpes Cote drsquoAzur
SPL GFI
Conseil deacutepartemental de lrsquoAube SPL GFI (en lien avec SPL
xdeacutemat)
Office Public de lrsquoHabitat Vosgelis SPL AAERON
Lille Meacutetropole SPL CGI
Ville de Bordeaux SPL CGI
APHP EPS SAP
CHU Amiens EPS MIPIH (en lien avec UNIHA)
CH Gpt Hospitalier Eaubonne Montmorency EPS AGFA
DGAC ETAT SAP
44
Le calendrier drsquoici janvier 2017 Des pilotes degraves mi 2016 les objectifs
La reacutealisation de pilotes preacutealablement agrave la geacuteneacuteralisation permet de tester la solution mutualiseacutee CPP2017 dans sa dimension technique comme dans celle de lorganisation et de ladheacutesion des utilisateurs
Lexpeacuterience des sites pilotes permet de preacuteparer le deacuteploiement de mieux en appreacutecier la charge et den identifier les difficulteacutes a priori
La phase pilote de mise en œuvre du service doit permettre de
3 Srsquoassurer que lrsquoensemble du processus est opeacuterant et maitriseacute par les acteurs
2 Seacutecuriser les modaliteacutes de deacuteploiement et drsquoassistance
1 Srsquoassurer de lrsquoadheacutesion et lrsquoappropriation des utilisateurs des structures priveacutees ou publiques agrave utiliser la solution mutualiseacutee CPP2017
Traiter les problegravemes
rencontreacutes et proposer des plans drsquoaction
4 Valider le bon fonctionnement de la solution en situation reacuteelle
45
En synthegravesehellip
Initialement mise en œuvre dans un cadre facultatif fondeacute sur le choix de lrsquoentreprise la deacutemateacuterialisation des factures srsquoinscrit deacutesormais dans une obligation progressive au sein du secteur public avec la mise agrave disposition drsquoune plateforme partageacutee comme cela eacuteteacute fait dans de nombreux pays europeacuteens
Elle constitue une opportuniteacute de modernisation des eacutechanges entre les fournisseurs et le secteur public et illustre une nouvelle deacutemarche de mutualisation de systegraveme drsquoinformation entre les acteurs du secteur public permettant drsquooptimiser les gains et faciliter la mise en œuvre
Les entiteacutes publiques et les grands fournisseurs sont concerneacutes par lrsquoobligation degraves 1er janvier 2017 avec la reacutealisation de laquo pilotes raquo degraves la mi-2016 Des pilotes seront reacutealiseacutes degraves mi-2016
La publication des speacutecifications externes permet aux fournisseurs drsquoanticiper la deacutemarche en deacutefinissant leur trajectoire et leurs modaliteacutes de mise en œuvre
Vous pouvez drsquoores et deacutejagrave vous inscrire sur Chorus Factures HTTPSCHORUS-FACTURESBUDGETGOUVFR
46
En savoir plus
Sur le site de lrsquoAIFE wwweconomiegouvfraifeagence-pour-linformatique-financiere-letat-0
Sur le site laquo collectiviteacutes locales raquo httpwwwcollectivites-localesgouvfr
aife_officiel
47
En synthegravese hellip
48
49
Gestion des factures
Saisie Creacuteation Modification Validation Suppression
Recherche
Suivi du cycle de vie
Deacutepocirct unitaire XMLPDF
Archivage
Liste fiscale
Consultation et teacuteleacutechargement
Deacutepocirct en masse format mixte XMLPDF
Tableaux de bord
Qualification des flux
Deacutepocirct de flux
Analyse de flux
Reacutecupeacuteration dun flux type
Reacutecupeacuteration dun flux cycle de vie
Creacuteation dune fiche de raccordement EDI
Suivi des flux
Qualification des API
Gestion des bons de commandes
(pour les services de lrsquoEtat)
Recherche
Consultation et teacuteleacutechargement
Tableau de bord
Notification
Notification
Workflow de validation
Gestion piegraveces jointes
Recyclage
Certificat de deacutepocirct
Liste des factures agrave traiter
Preacutesentation de la solution Les principales fonctionnaliteacutes de la solution mutualiseacutee
Liste des eacutevegravenements intervenus sur le bon de commande
50
Gestion des utilisateurs et fournisseurs Assistance fournisseurs
Recherche
Saisie sollicitation
Suivi sollicitation
Modification clocircture sollicitation
Synthegravese requecircte
Consultation et teacuteleacutechargement
Recherche
Gestion compte utilisateur
Authentification compte utilisateur
Gestion de la base de connaissance
Tableau de bord
Gestion fiche entiteacute
Gestion Mandat Facturation
Gestion du support
Prise en charge une sollicitation
Liste des eacutevegravenements
Gestion piegraveces jointes
Notification
Consultation et teacuteleacutechargement
Notification
Assistance documentaire
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution Les principales fonctionnaliteacutes de la solution mutualiseacutee
Creacuteation compte utilisateur
Creacuteation fiche entiteacute
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Statut Fait geacuteneacuterateur COLL EPN ETAT
Deacuteposeacutee
La facture a eacuteteacute deacuteposeacutee par le fournisseur (en mode EDI ou en
mode Portail) les diffeacuterents controcircles ont eacuteteacute reacutealiseacutes et la
facture a pu ecirctre inteacutegreacutee au laquo reacutefeacuterentiel factures raquo
En cours
drsquoacheminement
La facture a eacuteteacute envoyeacutee par la solution mutualiseacutee au
destinataire
Mise agrave disposition du
destinataire
Mode EDI reacuteception du flux drsquoacquittement du SI destinataire
Mode Portail Le destinataire est notifieacute par courriel de la
mise agrave disposition de la facture sur lrsquoespace factures
Rejeteacutee La facture est rejeteacutee par le service destinataire (ex erreur de
destinataire donneacutees de facturation erroneacutees etc)
Suspendue Le traitement de la facture peut ecirctre suspendu lorsqursquo une ou
plusieurs piegraveces justificatives sont manquantes Facultatif
Mise agrave disposition du
comptable
Le mandat demande de paiement a eacuteteacute inteacutegreacute par SI du
comptable Facultatif
Comptabiliseacutee Le mandat demande de paiement a eacuteteacute valideacute par le payeur et
comptabiliseacute Facultatif
Mise en paiement Le flux de virement a eacuteteacute envoyeacute agrave la Banque de France
Facultatif
Hors mode
EDI
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution Les statuts meacutetiers remonteacutes aux fournisseurs
Non disponible disponible et obligatoire
52
Deux circuits sont possibles au regard de la reacuteglementation Un 1er circuit preacutevoit une facturation globale par le mandataire (facturation inteacutegrant de multiples beacuteneacuteficiaires de paiement)
Edition drsquoune
demande de
paiement
globale
Transmission
Deacutepocirct de la
demande de
paiement globale
Traitement de la
demande de
paiement
globale
Mise en paiement
de la demande de
paiement globale
Mandataire Personne
publique
Personne
publique
Acheminement de la demande de paiement jusqursquoagrave son destinataire
Mandataire
Paiement de chaque cotraitant figurant dans la demande de paiement globale
Mandataire eacutedition drsquoune demande de paiement globale preacutecisant la part de prestations agrave reacutegler directement aupregraves de chaque cotraitant sur laquelle le mode de facturation est preacuteciseacute (laquo demande de paiement globale raquo)
Cotraitant aucune action agrave reacutealiser dans la solution mutualiseacutee
Actions des fournisseurs
Reacuteception de la demande de paiement en mode EDI si le SI du destinataire est raccordeacute ou en mode Portail dans lrsquoEspace Factures
Les informations fournit sur le mode de
facturation indique agrave lrsquoordonnateur qursquoune action speacutecifique est agrave reacutealiser sur la demande de paiement
Creacuteation drsquoautant de mandat que de beacuteneacuteficiaires de paiement en y joignant en piegravece-jointe la demande global eacutemise par le titulaire ainsi que les eacuteventuelles piegravece-jointes
Actions de lrsquoordonnateur 1 2
Remarque Seul lrsquoeacutemetteur de la demande de paiement a accegraves au suivi du cycle de vie Le cotraitant sollicite donc le
mandataire ou la personne publique directement pour obtenir de lrsquoinformation sur le paiement de ses demandes de paiement
Lrsquoordonnateur est informeacute via le flux pivot qursquoil srsquoagit drsquoune demande de paiement lieacutee agrave un acte de cotraitance
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution La co-traitance (12)
53
Le 2nd circuit possible en cas cotraitance preacutevoit une facturation par le cotraitant avec validation de la demande de paiement par le mandataire
Edition drsquoune
demande de
paiement
Transmission
Deacutepocirct de la
demande de
paiement
Validation de la
demande de
paiement
Traitement de la
demande de
paiement
Mise en
paiement de la
demande de
paiement
Cotraitant Cotraitant Mandataire Personne
publique
Personne
publique
Sollicitation du mandataire
Acheminement de la demande de paiement jusqursquoagrave son destinataire
Remarques Seul lrsquoeacutemetteur de la demande de paiement a accegraves au suivi du cycle de vie Le mandataire nrsquoa donc pas accegraves
au suivi du traitement de la demande de paiement de ses cotraitants
Lrsquoordonnateur est informeacute via le flux pivot qursquoil srsquoagit drsquoune demande de paiement global de cotraitance
Cotraitant eacutedition et transmission drsquoune demande de paiement en mode EDI ou mode portail sur laquelle le mode de facturation est preacuteciseacute
Mandataire validation de la demande de paiement du titulaire en se connectant en mode portail
Actions des fournisseurs 1
Statut laquo en attente de validation raquo
Reacuteception de la demande de paiement du cotraitant valideacutee par le mandataire
Liquidation et mandatement (aucune action speacutecifique)
Actions de lrsquoordonnateur 2
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution La co-traitance (22)
54
Deacuteposant drsquoune piegravece
Deacutepocirct par le fournisseur drsquoun projet de deacutecompte et validation MOEMOA sur le portail
(En piegravece-jointe de lrsquoeacutetat drsquoacompte)
Deacutepocirct par le fournisseur drsquoun eacutetat drsquoacompte(sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOE hors CPP)
Deacutepocirct par le fournisseur drsquoun eacutetat drsquoacompte valideacute (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOA hors CPP)
NA (En piegravece-jointe de lrsquoeacutetat drsquoacompte)
Deacutepocirct par la MOE de lrsquoeacutetat drsquoacompte (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec le fournisseur dans CPP ou hors CPP)
Deacutepocirct par la MOE de lrsquoeacutetat drsquoacompte valideacute (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOE hors CPP)
NA (En piegravece-jointe de lrsquoeacutetat drsquoacompte valideacute)
(En piegravece-jointe de lrsquoeacutetat drsquoacompte valideacute)
Deacutepocirct par la MOA de lrsquoeacutetat drsquoacompte valideacute (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec le fournisseur et la MOE dans CPP ou hors CPP)
Projet de
deacutecompte mensuel
Etat
drsquoacompte
Deacutecompte
mensuel
Etat drsquoacompte
valideacute
Fournisseur
Maitrise drsquoouvrage
(mode service uniquement via
un portail amont)
Maitrise drsquoŒuvre
6 cas drsquoutilisation ont eacuteteacute deacutefinis pour permettre la prise en charge dans la solution CPP des piegraveces neacutecessaires agrave la facturation en cours de marcheacute
Produit par le fournisseur Produit par la MOE Produit par la MOE Produit par la MOA
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution Les marcheacutes de travaux La facturation en cours de marcheacute
55
Deacuteposant drsquoune piegravece
Deacutepocirct par le fournisseur drsquoun projet de deacutecompte et validation MOEMOA sur le portail
NA NA NA Deacutepocirct par le fournisseur du DGD (apregraves eacutechanges preacutealables avec la MOAMOE dans CPP ou hors CPP)
NA (En piegravece-jointe du projet de deacutecompte
geacuteneacuteral)
Deacutepocirct par la MOE du projet de deacutecompte geacuteneacuteral (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec le fournisseur dans CPP ou hors CPP)
Deacutepocirct par la MOE du deacutecompte geacuteneacuteral (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOA hors CPP)
NA
NA NA (En piegravece-jointe du deacutecompte geacuteneacuteral)
Deacutepocirct par la MOA du deacutecompte geacuteneacuteral (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOE dans CPP ou hors CPP)
NA
Fournisseur
Maitrise drsquoouvrage
(mode service uniquement via
un portail amont)
Maitrise drsquoŒuvre
5 cas drsquoutilisation ont eacuteteacute deacutefinis pour permettre la prise en charge dans la solution CPP des piegraveces neacutecessaires agrave la facturation en fin de marcheacute
Projet de
deacutecompte final
Deacutecompte
final
Projet de
deacutecompte geacuteneacuteral
Deacutecompte
Geacuteneacuteral
Deacutecompte
Geacuteneacuteral et Deacutefinitif
Produit par le fournisseur Produit par la MOE Produit par la MOA Produit par la MOE Produit par le fournisseur
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution Les marcheacutes de travaux La facturation en fin de marcheacute
56
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017 Modaliteacutes de raccordement les protocoles utiliseacutes
Les protocoles retenus pour assurer les eacutechanges en mode flux sont
PeSIT HS E avec chiffrement TLS ndash Le chiffrement du flux sous TLS est initieacute via certificats Bi-cleacutes SSL conformes
RGS fournis par lrsquoAIFE issus drsquoune autoriteacute de certification les partenaires srsquoauthentifiant aujourdrsquohui mutuellement de maniegravere forte
SFTP ndash SSH seacutecurisant les eacutechanges avec chiffrement par bi-cleacutes conformes aux exigences
du cycle de vie des secrets (cleacutes DSA 2048 minimum PS 22 regravegles de creacuteation dureacutee de vie)
AS2 avec chiffrement TLS
Un seul protocole de raccordement est autoriseacute pour un flux donneacute
24
Preacutesentation de la solution Lrsquoespace laquo Mes factures raquo
Le bloc laquo Fil drsquoeacutevegravenements raquo recense les derniegraveres actions et eacutevegravenements intervenus sur le traitement des factures
Le bloc laquo Mes factures raquo permet
la consultation de lrsquoeacutetat courant des factures eacutemise par lrsquoentreprise
lrsquoaccegraves rapide agrave la consultation au teacuteleacutechargement et agrave le teacuteleacutechargement des factures
Le bloc laquo Actions raquo permet un accegraves rapide aux principales actions disponibles
Traiter et consulter une facture
Consulter le stock des factures reccedilues
Rechercher une facture
Le bloc laquo Actualiteacutes raquo de la solution mutualiseacutee-CPP 2017 lieacutees agrave lrsquoespace laquo Mes factures raquo
25
Preacutesentation de la solution La saisie des factures en ligne
Ecran de saisie drsquoune facture pour le fournisseur
Saisie des donneacutees geacuteneacuterales drsquoune facture
Donneacutees leacutegales du destinataire et du fournisseur
Cadre de facturation
Identification du marcheacute et des modaliteacutes de paiement
Saisie du deacutetail de la facture
Creacuteation eacutedition et suppression de lignes de facturations
Preacutecision quant aux produits factureacutes et aux montants dus
Possibiliteacute drsquoadjoindre des piegraveces jointes
Possibiliteacute de teacuteleacutecharger
Validation annulation enregistrement de la saisie
26
Preacutesentation de la solution La consultation des factures
Ecran de consultation de la facture
Consultation des informations relatives agrave la facture
Informations destinataire
Informations fournisseur
Cadre de facturation
Montants engageacutes
Reacutefeacuterences du marcheacute
Visualisation de la facture originale
Teacuteleacutechargement de la facture
au format pivot (qui contient toutes les PJ + facture originale)
au format PDF avec ou sans les PJ (y compris la facture originale)
Consultation du cycle de vie de la facture (annuleacute commandeacute consulteacute associeacute agrave un bon de
commande factureacute)
La possibiliteacute drsquoutiliser une facture preacuteceacutedente pour en creacuteer une nouvelle
Affichage du certificat de deacutepocirct et du bordereau de suivi
27
A lrsquoinstar de Chorus factures
La solution mutualiseacutee-CPP 22017 permettra au fournisseur drsquoobtenir des informations concernant les diffeacuterentes dates de traitement de sa facture tant par la solution mutualiseacutee que par le destinataire
Ces informations sont mises agrave disposition du fournisseur par la remonteacutee du flux cycle de vie et pourront ecirctre compleacuteteacutees par la personne publique au moyen dun champ en saisie libre
Preacutesentation de la solution La visualisation du cycle de vie de la facture
28
Acteurs
Statuts visibles pour le
fournisseur
Activiteacutes
Statut obligatoire
Fournisseur
Deacutepocirct des donneacutees de
facturation
Reacutecupeacuteration des donneacutees
de facturation
Liquidation Mandatement Comptabilisation
du paiement
Deacuteposeacutee Mise agrave disposition
du destinataire
Mise en
paiement
En cours drsquoacheminement
vers le destinataire
Rejeteacutee
Service ordonnateur Service comptable
1 3
7
2
4
Acceptation
des donneacutees
de facturation
SI Financier (EDI)
Espace Factures (Portail)
SI Financier SI Financier SI FINANCIER OU
HELIOS
Envoi des
donneacutees de
facturation
CPP 2017
Mise agrave
disposition
du
comptable
6
Suspendue 5
Statut obligatoire(selon les situations)
BDF
Mise agrave jour
statut
Preacutesentation de la solution Le processus global et ses eacutetapes
29
Types de controcircle CPP Destinataire
Coheacuterence du flux et seacutecuriteacute
Structure de donneacutees
Coheacuterence des donneacutees
Les controcircles meacutetiers
Les controcircles meacutetiers reacutealiseacutes par la structure publique destinataire de la facture comprennent notamment les controcircles de reacutefeacuterentiels relatifs agrave lrsquoengagement et au code service
Les SI destinataires pourront opeacuterer des controcircles meacutetiers additionnels en fonction des possibiliteacutes de parameacutetrage offertes par les eacutediteurs
Preacutesentation de la solution Les controcircles effectueacutes ndash vue drsquoensemble
30
Preacutesentation de la solution Le deacutelai global de paiement (DGP)
La date servant au point de deacutepart du DGP (sous reacuteserve de service fait) peut varier selon les cas drsquoeacutemission de la facture
En mode EDI crsquoest la date de lrsquoacquittement technique eacutemis par le SI du destinataire
En mode portailservice crsquoest la date de notification par mail au destinataire de la mise agrave disposition de la facture sur lrsquoespace factures
Et en cas de litige entre le fournisseur et le pouvoir adjudicateur la date servant de point de deacutepart au DGP sera la date de deacutepocirct de la facture sur CPP + 2 jours
Dans le cas des marcheacutes de travaux la date servant de point de deacutepart au DGP reste la transmission du projet de deacutecompte du fournisseur agrave la MOE ou le DGD lorsqursquoil est remis au pouvoir adjudicateur
Ces diffeacuterentes dates seront traceacutees et consultables dans CPP Toutefois CPP nrsquoa pas vocation agrave calculer le DGP
31
La personne publique a la possibiliteacute de communiquer le statut laquo suspendue raquo lorsqursquoune piegravece justificative manque pour la liquidation mise en paiement
Cette fonctionnaliteacute eacutevite de devoir rejeter le dossier de facturation en cas de PJ manquante
1 La personne publique notifie en commentaire la nature de la piegravece manquante et suspend le deacutelai de paiement
2 Le fournisseur se connecte au portail (mode service ou mode portail) afin de deacuteposer lales piegravece(s) compleacutementaire(s)
NB les reacutecepteurs de factures conservent la possibiliteacute de demander les piegraveces compleacutementaires selon les mecircmes modaliteacutes qursquoaujourdrsquohui (papier courriel etc)
La suspension des factures
Lorsque la collectiviteacute locale ou lrsquoEPN rejette pour cause drsquoerreur sur les donneacutees drsquoacheminement de la facture (SIRET destinataire) elle doit typer speacutecifiquement le rejet afin de permettre au fournisseur srsquoil le souhaite de recycler les donneacutees de facturation
Le rejet et la possibiliteacute de recycler les factures
Preacutesentation de la solution Focus sur le rejet et la suspension de factures
32
Preacutesentation de la solution Les cas de gestion de la sous-traitance
Les sous-traitants admis au paiement direct peuvent adresser directement leur demande de paiement agrave la personne publique Un accord preacutealable du titulaire est cependant neacutecessaire avant la mise en paiement
Sous-traitant eacutedition et transmission drsquoune demande de paiement en mode EDI ou mode portail sur laquelle le mode de facturation est preacuteciseacute
Titulaire validation de la demande de paiement du sous-traitant en se connectant en mode portail
Actions des fournisseurs
Reacuteception de la demande de paiement du sous-traitant valideacutee par le titulaire
Liquidation et mandatement (aucune action speacutecifique)
Actions de lrsquoordonnateur
Remarques Selon la reacuteglementation et sans validation sous un deacutelai de 15 jours la demande de paiement est consideacutereacutee
comme valideacutee Elle est transmise au pouvoir adjudicateur destinataire
Le titulaire est informeacute des paiements effectueacutes au sous-traitant via les informations du cycle de vie
Le mode de facturation est preacuteciseacute dans le flux pivot pour informer lrsquoordonnateur qursquoil srsquoagit drsquoune demande de paiement lieacutee agrave un acte de sous-traitance
La facture eacutemise par le sous-traitant et adresseacutee au titulaire peut ecirctre inseacutereacutee sous forme de piegravece jointe
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Documents eacutechangeacutes
Facturation en cours de marcheacute
Facturation en fin de marcheacute
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution La prise en compte des marcheacutes de travaux
Projet de deacutecompte mensuel
Etat drsquoacompte
Deacutecompte mensuel
Etat drsquoacompte
valideacute
Projet de deacutecompte
final
Deacutecompte final
Projet de deacutecompte
geacuteneacuteral
Deacutecompte Geacuteneacuteral
Deacutecompte Geacuteneacuteral et
Deacutefinitif
Dans le cadre des marcheacutes de travaux la solution CPP prendra en charge les processus de facturation suivants
Tous les documents concourant agrave la mise en paiement peuvent ecirctre deacuteposeacutes transmis agrave CPP 2017
La solution permet le deacutepocirct en mode portail de documents par un deacuteposant autre que le producteur du document (exemple deacutepocirct drsquoun eacutetat drsquoacompte produit par une MOE et deacuteposeacute par un fournisseur)
Les acteurs habiliteacutes agrave deacuteposer ces piegraveces concourant agrave la mise en paiement peuvent ecirctre distincts des acteurs en charge de leur production initiale
Fournisseur
Fournisseur Ordonnateur
(Service financier)
Ordonnateur
(Service financier)
34
Preacutesentation de la solution La sollicitation de lrsquoassistance
Le module drsquoassistance de la solution mutualiseacutee permet de reacutepondre agrave lrsquoensemble des questions poseacutees par les eacutemetteurs et reacutecepteurs de factures
bull Principes
bull Les eacutemetteurs peuvent solliciter lrsquoassistance de la solution mutualiseacutee-CPP 2017 suite agrave des difficulteacutes techniques ou applicatives Les eacutemetteurs peuvent eacutegalement solliciter les reacutecepteurs de facture pour toute question meacutetier relative au traitement de leurs factures
bull Modaliteacute
bull Chaque sollicitation est mateacuterialiseacutee par un laquo ticket raquo renseigneacute par lrsquoeacutemetteur via un formulaire de demande drsquoassistance en preacutecisant les informations requises pour le traitement de sa demande (ex numeacutero de facture) Des piegraveces jointes peuvent y ecirctre ajouteacutees (ex capture drsquoeacutecran)
Les fournisseurs et les entiteacutes publiques peuvent eacutegalement acceacuteder agrave une base de connaissance par lrsquointermeacutediaire drsquoun assistant virtuel afin drsquoobtenir des reacuteponses aux questions les plus freacutequemment poseacutees
35
Preacutesentation de la solution Assistance _ Mise en place drsquoun avatar
36
Preacutesentation de la solution Assistance _ Mise en place drsquoun avatar
37
Sommaire
Contexte
Preacutesentation de la solution
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017
38
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017
La deacutemateacuterialisation des factures srsquoinscrit deacutesormais dans une obligation progressive au sein du secteur public comme dans de nombreux pays europeacuteens
Degraves 2017 les grandes entreprises devront adresser leurs factures au secteur public sous forme eacutelectronique
La neacutecessiteacute de reacutealiser des travaux de raccordement et drsquoadapter les processus de facturation incite agrave initier le projet pour ecirctre au rendez vous
Il faut notamment srsquoassurer de la bonne adaptation de votre systegraveme drsquoinformation et de vos processus
Gestion des informations neacutecessaires au bon traitement de la facture
Choix du mode drsquoeacutemission et du format
Capaciteacute agrave produire le format retenu
Raccordement technique en cas de choix du mode EDI
39
Chaque entiteacute publique a la faculteacute de rendre obligatoire pour les factures la concernant les informations relatives
Au code service destinataire
Agrave la reacutefeacuterence drsquoengagement (reacutefeacuterence au marcheacute ou agrave la commande)
Il sera possible de veacuterifier le caractegravere obligatoire de ces informations dans la solution mutualiseacutee via lrsquoannuaire
Ces informations devront ecirctre porteacutees sur la facture remise par le fournisseur Il faudra donc srsquoassurer de la bonne communication de ces informations par les entiteacutes publiques
A noter que pour lrsquoEtat ces informations sont toujours obligatoires
Reacutefeacuterence agrave lrsquoengagement juridique
Code service exeacutecutant
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017 Gestion des informations neacutecessaires au traitement de la facture
40
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017 Le choix drsquoun raccordement via un opeacuterateur de deacutemateacuterialisation
Les opeacuterateurs de deacutemateacuterialisation assurent deux principales missions la production et la transmission des flux au format et avec les informations
attendues par le reacutecepteur
la garantie des aspects fiscaux notamment lrsquoarchivage des factures deacutemateacuterialiseacutees
Les fournisseurs ne sont pas contraints de passer par un opeacuterateur et peuvent internaliser leur solution de deacutemateacuterialisation
LrsquoAIFE observe un principe de neutraliteacute dans le choix des opeacuterateurs LrsquoAIFE a pris la deacutecision de ne pas intervenir dans le choix du mode de
deacutemateacuterialisation de ses fournisseurs Les fournisseurs peuvent aussi bien choisir une deacutemateacuterialisation avec des outils internes que de passer par un opeacuterateur de deacutemateacuterialisation
LrsquoAIFE a par ailleurs fait le choix de ne certifier aucun opeacuterateur de deacutemateacuterialisation Le fournisseur est libre de choisir son opeacuterateur de deacutemateacuterialisation et de deacutefinir avec lui les conditions de leur collaboration
A ce jour plusieurs opeacuterateurs sont raccordeacutes agrave la solution actuelle Chorus factures Les fournisseurs sont totalement libres du choix de leur opeacuterateur
41
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017 Qualification et modaliteacutes de raccordement des flux (EDI)
Les fonctions de qualification des flux seront offertes aux utilisateurs du portail front de CPP 2017 (fournisseurs et entiteacutes publiques) Au travers de cet espace du portail front lrsquoutilisateur pourra
1 Tester en mode self service les diffeacuterents types de flux accepteacutes par la solution (factures meacutemoires de justice avis des sommes agrave payer cycle de vie etc)
2 Reacutecupeacuterer un rapport drsquoanalyse de son flux indiquant les erreurs rencontreacutees
3 Obtenir des compte-rendus et des flux de cycle de vie contextualiseacutes
4 Reacutecupeacuterer les fichiers de description des diffeacuterents flux et des exemples de flux preacute-remplis
Lrsquoutilisateur pourra eacutegalement deacuteposer des fiches de raccordement EDI pour interconnecter son SI de recette avec la plateforme de qualification CPP2017 et son SI de production avec le SI de production de CPP2017
Une fois les SI raccordeacutes en qualification lrsquoutilisateur pourra suivre le traitement de ses flux eacutemis en EDI vers la plateforme de qualification
Les raccordement EDI sont drsquoores et deacutejagrave possibles avec Chorus factures pour lrsquoEtat et permettront de beacuteneacuteficier du raccordement pour tout le secteur public au 1er janvier 2017
42
Action fournisseur Action commune AIFE fournisseur
S1 S2 S3 S4 S5 S6 S7 S8 - hellip
Deacutep
loie
men
t
Racc technique
Deacuteveloppement des flux
Assistance CPP
Tests unitaires Via Espace de
qualification CPP2017
Tests
Suivi des premiers flux
Demande de raccordement en
qualification
Tests
et
recett
e
Co
nstr
ucti
on
Demande de raccordement en
production
Deacuteclaration dans lrsquoespace
de qualification de CPP
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017 Espace qualification Macro planning des travaux de raccordement
43
Le calendrier drsquoici janvier 2017 Des pilotes degraves mi 2016
Nombre de pilotes et type drsquoentiteacutes Outre les services de lrsquoEtat deacutejagrave dans Chorus Factures 18 entiteacutes seront
deacutesigneacutees pour ecirctre pilote de la solution en juin 2016
Entiteacutes pilotes Type de structure Editeur
Universiteacute de Lorraine EPN SAP AMUE
Pole emploi EPN SAP
CNRS EPN SAP
CCI Paris EPN SIGMA
Lyceacutee Bernart de Ventadour EPLE GFC
Commune de Paris SPL SAP
Meacutetropole de Brest SPL ATOS (en lien avec e-
Megalis)
Communauteacute de communes de Parthenay SPL Berger Levrault
Commune de Le Monetier les Bains SPL Berger Levrault
Conseil reacutegional de Provence Alpes Cote drsquoAzur
SPL GFI
Conseil deacutepartemental de lrsquoAube SPL GFI (en lien avec SPL
xdeacutemat)
Office Public de lrsquoHabitat Vosgelis SPL AAERON
Lille Meacutetropole SPL CGI
Ville de Bordeaux SPL CGI
APHP EPS SAP
CHU Amiens EPS MIPIH (en lien avec UNIHA)
CH Gpt Hospitalier Eaubonne Montmorency EPS AGFA
DGAC ETAT SAP
44
Le calendrier drsquoici janvier 2017 Des pilotes degraves mi 2016 les objectifs
La reacutealisation de pilotes preacutealablement agrave la geacuteneacuteralisation permet de tester la solution mutualiseacutee CPP2017 dans sa dimension technique comme dans celle de lorganisation et de ladheacutesion des utilisateurs
Lexpeacuterience des sites pilotes permet de preacuteparer le deacuteploiement de mieux en appreacutecier la charge et den identifier les difficulteacutes a priori
La phase pilote de mise en œuvre du service doit permettre de
3 Srsquoassurer que lrsquoensemble du processus est opeacuterant et maitriseacute par les acteurs
2 Seacutecuriser les modaliteacutes de deacuteploiement et drsquoassistance
1 Srsquoassurer de lrsquoadheacutesion et lrsquoappropriation des utilisateurs des structures priveacutees ou publiques agrave utiliser la solution mutualiseacutee CPP2017
Traiter les problegravemes
rencontreacutes et proposer des plans drsquoaction
4 Valider le bon fonctionnement de la solution en situation reacuteelle
45
En synthegravesehellip
Initialement mise en œuvre dans un cadre facultatif fondeacute sur le choix de lrsquoentreprise la deacutemateacuterialisation des factures srsquoinscrit deacutesormais dans une obligation progressive au sein du secteur public avec la mise agrave disposition drsquoune plateforme partageacutee comme cela eacuteteacute fait dans de nombreux pays europeacuteens
Elle constitue une opportuniteacute de modernisation des eacutechanges entre les fournisseurs et le secteur public et illustre une nouvelle deacutemarche de mutualisation de systegraveme drsquoinformation entre les acteurs du secteur public permettant drsquooptimiser les gains et faciliter la mise en œuvre
Les entiteacutes publiques et les grands fournisseurs sont concerneacutes par lrsquoobligation degraves 1er janvier 2017 avec la reacutealisation de laquo pilotes raquo degraves la mi-2016 Des pilotes seront reacutealiseacutes degraves mi-2016
La publication des speacutecifications externes permet aux fournisseurs drsquoanticiper la deacutemarche en deacutefinissant leur trajectoire et leurs modaliteacutes de mise en œuvre
Vous pouvez drsquoores et deacutejagrave vous inscrire sur Chorus Factures HTTPSCHORUS-FACTURESBUDGETGOUVFR
46
En savoir plus
Sur le site de lrsquoAIFE wwweconomiegouvfraifeagence-pour-linformatique-financiere-letat-0
Sur le site laquo collectiviteacutes locales raquo httpwwwcollectivites-localesgouvfr
aife_officiel
47
En synthegravese hellip
48
49
Gestion des factures
Saisie Creacuteation Modification Validation Suppression
Recherche
Suivi du cycle de vie
Deacutepocirct unitaire XMLPDF
Archivage
Liste fiscale
Consultation et teacuteleacutechargement
Deacutepocirct en masse format mixte XMLPDF
Tableaux de bord
Qualification des flux
Deacutepocirct de flux
Analyse de flux
Reacutecupeacuteration dun flux type
Reacutecupeacuteration dun flux cycle de vie
Creacuteation dune fiche de raccordement EDI
Suivi des flux
Qualification des API
Gestion des bons de commandes
(pour les services de lrsquoEtat)
Recherche
Consultation et teacuteleacutechargement
Tableau de bord
Notification
Notification
Workflow de validation
Gestion piegraveces jointes
Recyclage
Certificat de deacutepocirct
Liste des factures agrave traiter
Preacutesentation de la solution Les principales fonctionnaliteacutes de la solution mutualiseacutee
Liste des eacutevegravenements intervenus sur le bon de commande
50
Gestion des utilisateurs et fournisseurs Assistance fournisseurs
Recherche
Saisie sollicitation
Suivi sollicitation
Modification clocircture sollicitation
Synthegravese requecircte
Consultation et teacuteleacutechargement
Recherche
Gestion compte utilisateur
Authentification compte utilisateur
Gestion de la base de connaissance
Tableau de bord
Gestion fiche entiteacute
Gestion Mandat Facturation
Gestion du support
Prise en charge une sollicitation
Liste des eacutevegravenements
Gestion piegraveces jointes
Notification
Consultation et teacuteleacutechargement
Notification
Assistance documentaire
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution Les principales fonctionnaliteacutes de la solution mutualiseacutee
Creacuteation compte utilisateur
Creacuteation fiche entiteacute
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Statut Fait geacuteneacuterateur COLL EPN ETAT
Deacuteposeacutee
La facture a eacuteteacute deacuteposeacutee par le fournisseur (en mode EDI ou en
mode Portail) les diffeacuterents controcircles ont eacuteteacute reacutealiseacutes et la
facture a pu ecirctre inteacutegreacutee au laquo reacutefeacuterentiel factures raquo
En cours
drsquoacheminement
La facture a eacuteteacute envoyeacutee par la solution mutualiseacutee au
destinataire
Mise agrave disposition du
destinataire
Mode EDI reacuteception du flux drsquoacquittement du SI destinataire
Mode Portail Le destinataire est notifieacute par courriel de la
mise agrave disposition de la facture sur lrsquoespace factures
Rejeteacutee La facture est rejeteacutee par le service destinataire (ex erreur de
destinataire donneacutees de facturation erroneacutees etc)
Suspendue Le traitement de la facture peut ecirctre suspendu lorsqursquo une ou
plusieurs piegraveces justificatives sont manquantes Facultatif
Mise agrave disposition du
comptable
Le mandat demande de paiement a eacuteteacute inteacutegreacute par SI du
comptable Facultatif
Comptabiliseacutee Le mandat demande de paiement a eacuteteacute valideacute par le payeur et
comptabiliseacute Facultatif
Mise en paiement Le flux de virement a eacuteteacute envoyeacute agrave la Banque de France
Facultatif
Hors mode
EDI
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution Les statuts meacutetiers remonteacutes aux fournisseurs
Non disponible disponible et obligatoire
52
Deux circuits sont possibles au regard de la reacuteglementation Un 1er circuit preacutevoit une facturation globale par le mandataire (facturation inteacutegrant de multiples beacuteneacuteficiaires de paiement)
Edition drsquoune
demande de
paiement
globale
Transmission
Deacutepocirct de la
demande de
paiement globale
Traitement de la
demande de
paiement
globale
Mise en paiement
de la demande de
paiement globale
Mandataire Personne
publique
Personne
publique
Acheminement de la demande de paiement jusqursquoagrave son destinataire
Mandataire
Paiement de chaque cotraitant figurant dans la demande de paiement globale
Mandataire eacutedition drsquoune demande de paiement globale preacutecisant la part de prestations agrave reacutegler directement aupregraves de chaque cotraitant sur laquelle le mode de facturation est preacuteciseacute (laquo demande de paiement globale raquo)
Cotraitant aucune action agrave reacutealiser dans la solution mutualiseacutee
Actions des fournisseurs
Reacuteception de la demande de paiement en mode EDI si le SI du destinataire est raccordeacute ou en mode Portail dans lrsquoEspace Factures
Les informations fournit sur le mode de
facturation indique agrave lrsquoordonnateur qursquoune action speacutecifique est agrave reacutealiser sur la demande de paiement
Creacuteation drsquoautant de mandat que de beacuteneacuteficiaires de paiement en y joignant en piegravece-jointe la demande global eacutemise par le titulaire ainsi que les eacuteventuelles piegravece-jointes
Actions de lrsquoordonnateur 1 2
Remarque Seul lrsquoeacutemetteur de la demande de paiement a accegraves au suivi du cycle de vie Le cotraitant sollicite donc le
mandataire ou la personne publique directement pour obtenir de lrsquoinformation sur le paiement de ses demandes de paiement
Lrsquoordonnateur est informeacute via le flux pivot qursquoil srsquoagit drsquoune demande de paiement lieacutee agrave un acte de cotraitance
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution La co-traitance (12)
53
Le 2nd circuit possible en cas cotraitance preacutevoit une facturation par le cotraitant avec validation de la demande de paiement par le mandataire
Edition drsquoune
demande de
paiement
Transmission
Deacutepocirct de la
demande de
paiement
Validation de la
demande de
paiement
Traitement de la
demande de
paiement
Mise en
paiement de la
demande de
paiement
Cotraitant Cotraitant Mandataire Personne
publique
Personne
publique
Sollicitation du mandataire
Acheminement de la demande de paiement jusqursquoagrave son destinataire
Remarques Seul lrsquoeacutemetteur de la demande de paiement a accegraves au suivi du cycle de vie Le mandataire nrsquoa donc pas accegraves
au suivi du traitement de la demande de paiement de ses cotraitants
Lrsquoordonnateur est informeacute via le flux pivot qursquoil srsquoagit drsquoune demande de paiement global de cotraitance
Cotraitant eacutedition et transmission drsquoune demande de paiement en mode EDI ou mode portail sur laquelle le mode de facturation est preacuteciseacute
Mandataire validation de la demande de paiement du titulaire en se connectant en mode portail
Actions des fournisseurs 1
Statut laquo en attente de validation raquo
Reacuteception de la demande de paiement du cotraitant valideacutee par le mandataire
Liquidation et mandatement (aucune action speacutecifique)
Actions de lrsquoordonnateur 2
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution La co-traitance (22)
54
Deacuteposant drsquoune piegravece
Deacutepocirct par le fournisseur drsquoun projet de deacutecompte et validation MOEMOA sur le portail
(En piegravece-jointe de lrsquoeacutetat drsquoacompte)
Deacutepocirct par le fournisseur drsquoun eacutetat drsquoacompte(sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOE hors CPP)
Deacutepocirct par le fournisseur drsquoun eacutetat drsquoacompte valideacute (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOA hors CPP)
NA (En piegravece-jointe de lrsquoeacutetat drsquoacompte)
Deacutepocirct par la MOE de lrsquoeacutetat drsquoacompte (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec le fournisseur dans CPP ou hors CPP)
Deacutepocirct par la MOE de lrsquoeacutetat drsquoacompte valideacute (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOE hors CPP)
NA (En piegravece-jointe de lrsquoeacutetat drsquoacompte valideacute)
(En piegravece-jointe de lrsquoeacutetat drsquoacompte valideacute)
Deacutepocirct par la MOA de lrsquoeacutetat drsquoacompte valideacute (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec le fournisseur et la MOE dans CPP ou hors CPP)
Projet de
deacutecompte mensuel
Etat
drsquoacompte
Deacutecompte
mensuel
Etat drsquoacompte
valideacute
Fournisseur
Maitrise drsquoouvrage
(mode service uniquement via
un portail amont)
Maitrise drsquoŒuvre
6 cas drsquoutilisation ont eacuteteacute deacutefinis pour permettre la prise en charge dans la solution CPP des piegraveces neacutecessaires agrave la facturation en cours de marcheacute
Produit par le fournisseur Produit par la MOE Produit par la MOE Produit par la MOA
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution Les marcheacutes de travaux La facturation en cours de marcheacute
55
Deacuteposant drsquoune piegravece
Deacutepocirct par le fournisseur drsquoun projet de deacutecompte et validation MOEMOA sur le portail
NA NA NA Deacutepocirct par le fournisseur du DGD (apregraves eacutechanges preacutealables avec la MOAMOE dans CPP ou hors CPP)
NA (En piegravece-jointe du projet de deacutecompte
geacuteneacuteral)
Deacutepocirct par la MOE du projet de deacutecompte geacuteneacuteral (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec le fournisseur dans CPP ou hors CPP)
Deacutepocirct par la MOE du deacutecompte geacuteneacuteral (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOA hors CPP)
NA
NA NA (En piegravece-jointe du deacutecompte geacuteneacuteral)
Deacutepocirct par la MOA du deacutecompte geacuteneacuteral (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOE dans CPP ou hors CPP)
NA
Fournisseur
Maitrise drsquoouvrage
(mode service uniquement via
un portail amont)
Maitrise drsquoŒuvre
5 cas drsquoutilisation ont eacuteteacute deacutefinis pour permettre la prise en charge dans la solution CPP des piegraveces neacutecessaires agrave la facturation en fin de marcheacute
Projet de
deacutecompte final
Deacutecompte
final
Projet de
deacutecompte geacuteneacuteral
Deacutecompte
Geacuteneacuteral
Deacutecompte
Geacuteneacuteral et Deacutefinitif
Produit par le fournisseur Produit par la MOE Produit par la MOA Produit par la MOE Produit par le fournisseur
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution Les marcheacutes de travaux La facturation en fin de marcheacute
56
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017 Modaliteacutes de raccordement les protocoles utiliseacutes
Les protocoles retenus pour assurer les eacutechanges en mode flux sont
PeSIT HS E avec chiffrement TLS ndash Le chiffrement du flux sous TLS est initieacute via certificats Bi-cleacutes SSL conformes
RGS fournis par lrsquoAIFE issus drsquoune autoriteacute de certification les partenaires srsquoauthentifiant aujourdrsquohui mutuellement de maniegravere forte
SFTP ndash SSH seacutecurisant les eacutechanges avec chiffrement par bi-cleacutes conformes aux exigences
du cycle de vie des secrets (cleacutes DSA 2048 minimum PS 22 regravegles de creacuteation dureacutee de vie)
AS2 avec chiffrement TLS
Un seul protocole de raccordement est autoriseacute pour un flux donneacute
25
Preacutesentation de la solution La saisie des factures en ligne
Ecran de saisie drsquoune facture pour le fournisseur
Saisie des donneacutees geacuteneacuterales drsquoune facture
Donneacutees leacutegales du destinataire et du fournisseur
Cadre de facturation
Identification du marcheacute et des modaliteacutes de paiement
Saisie du deacutetail de la facture
Creacuteation eacutedition et suppression de lignes de facturations
Preacutecision quant aux produits factureacutes et aux montants dus
Possibiliteacute drsquoadjoindre des piegraveces jointes
Possibiliteacute de teacuteleacutecharger
Validation annulation enregistrement de la saisie
26
Preacutesentation de la solution La consultation des factures
Ecran de consultation de la facture
Consultation des informations relatives agrave la facture
Informations destinataire
Informations fournisseur
Cadre de facturation
Montants engageacutes
Reacutefeacuterences du marcheacute
Visualisation de la facture originale
Teacuteleacutechargement de la facture
au format pivot (qui contient toutes les PJ + facture originale)
au format PDF avec ou sans les PJ (y compris la facture originale)
Consultation du cycle de vie de la facture (annuleacute commandeacute consulteacute associeacute agrave un bon de
commande factureacute)
La possibiliteacute drsquoutiliser une facture preacuteceacutedente pour en creacuteer une nouvelle
Affichage du certificat de deacutepocirct et du bordereau de suivi
27
A lrsquoinstar de Chorus factures
La solution mutualiseacutee-CPP 22017 permettra au fournisseur drsquoobtenir des informations concernant les diffeacuterentes dates de traitement de sa facture tant par la solution mutualiseacutee que par le destinataire
Ces informations sont mises agrave disposition du fournisseur par la remonteacutee du flux cycle de vie et pourront ecirctre compleacuteteacutees par la personne publique au moyen dun champ en saisie libre
Preacutesentation de la solution La visualisation du cycle de vie de la facture
28
Acteurs
Statuts visibles pour le
fournisseur
Activiteacutes
Statut obligatoire
Fournisseur
Deacutepocirct des donneacutees de
facturation
Reacutecupeacuteration des donneacutees
de facturation
Liquidation Mandatement Comptabilisation
du paiement
Deacuteposeacutee Mise agrave disposition
du destinataire
Mise en
paiement
En cours drsquoacheminement
vers le destinataire
Rejeteacutee
Service ordonnateur Service comptable
1 3
7
2
4
Acceptation
des donneacutees
de facturation
SI Financier (EDI)
Espace Factures (Portail)
SI Financier SI Financier SI FINANCIER OU
HELIOS
Envoi des
donneacutees de
facturation
CPP 2017
Mise agrave
disposition
du
comptable
6
Suspendue 5
Statut obligatoire(selon les situations)
BDF
Mise agrave jour
statut
Preacutesentation de la solution Le processus global et ses eacutetapes
29
Types de controcircle CPP Destinataire
Coheacuterence du flux et seacutecuriteacute
Structure de donneacutees
Coheacuterence des donneacutees
Les controcircles meacutetiers
Les controcircles meacutetiers reacutealiseacutes par la structure publique destinataire de la facture comprennent notamment les controcircles de reacutefeacuterentiels relatifs agrave lrsquoengagement et au code service
Les SI destinataires pourront opeacuterer des controcircles meacutetiers additionnels en fonction des possibiliteacutes de parameacutetrage offertes par les eacutediteurs
Preacutesentation de la solution Les controcircles effectueacutes ndash vue drsquoensemble
30
Preacutesentation de la solution Le deacutelai global de paiement (DGP)
La date servant au point de deacutepart du DGP (sous reacuteserve de service fait) peut varier selon les cas drsquoeacutemission de la facture
En mode EDI crsquoest la date de lrsquoacquittement technique eacutemis par le SI du destinataire
En mode portailservice crsquoest la date de notification par mail au destinataire de la mise agrave disposition de la facture sur lrsquoespace factures
Et en cas de litige entre le fournisseur et le pouvoir adjudicateur la date servant de point de deacutepart au DGP sera la date de deacutepocirct de la facture sur CPP + 2 jours
Dans le cas des marcheacutes de travaux la date servant de point de deacutepart au DGP reste la transmission du projet de deacutecompte du fournisseur agrave la MOE ou le DGD lorsqursquoil est remis au pouvoir adjudicateur
Ces diffeacuterentes dates seront traceacutees et consultables dans CPP Toutefois CPP nrsquoa pas vocation agrave calculer le DGP
31
La personne publique a la possibiliteacute de communiquer le statut laquo suspendue raquo lorsqursquoune piegravece justificative manque pour la liquidation mise en paiement
Cette fonctionnaliteacute eacutevite de devoir rejeter le dossier de facturation en cas de PJ manquante
1 La personne publique notifie en commentaire la nature de la piegravece manquante et suspend le deacutelai de paiement
2 Le fournisseur se connecte au portail (mode service ou mode portail) afin de deacuteposer lales piegravece(s) compleacutementaire(s)
NB les reacutecepteurs de factures conservent la possibiliteacute de demander les piegraveces compleacutementaires selon les mecircmes modaliteacutes qursquoaujourdrsquohui (papier courriel etc)
La suspension des factures
Lorsque la collectiviteacute locale ou lrsquoEPN rejette pour cause drsquoerreur sur les donneacutees drsquoacheminement de la facture (SIRET destinataire) elle doit typer speacutecifiquement le rejet afin de permettre au fournisseur srsquoil le souhaite de recycler les donneacutees de facturation
Le rejet et la possibiliteacute de recycler les factures
Preacutesentation de la solution Focus sur le rejet et la suspension de factures
32
Preacutesentation de la solution Les cas de gestion de la sous-traitance
Les sous-traitants admis au paiement direct peuvent adresser directement leur demande de paiement agrave la personne publique Un accord preacutealable du titulaire est cependant neacutecessaire avant la mise en paiement
Sous-traitant eacutedition et transmission drsquoune demande de paiement en mode EDI ou mode portail sur laquelle le mode de facturation est preacuteciseacute
Titulaire validation de la demande de paiement du sous-traitant en se connectant en mode portail
Actions des fournisseurs
Reacuteception de la demande de paiement du sous-traitant valideacutee par le titulaire
Liquidation et mandatement (aucune action speacutecifique)
Actions de lrsquoordonnateur
Remarques Selon la reacuteglementation et sans validation sous un deacutelai de 15 jours la demande de paiement est consideacutereacutee
comme valideacutee Elle est transmise au pouvoir adjudicateur destinataire
Le titulaire est informeacute des paiements effectueacutes au sous-traitant via les informations du cycle de vie
Le mode de facturation est preacuteciseacute dans le flux pivot pour informer lrsquoordonnateur qursquoil srsquoagit drsquoune demande de paiement lieacutee agrave un acte de sous-traitance
La facture eacutemise par le sous-traitant et adresseacutee au titulaire peut ecirctre inseacutereacutee sous forme de piegravece jointe
33
Documents eacutechangeacutes
Facturation en cours de marcheacute
Facturation en fin de marcheacute
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution La prise en compte des marcheacutes de travaux
Projet de deacutecompte mensuel
Etat drsquoacompte
Deacutecompte mensuel
Etat drsquoacompte
valideacute
Projet de deacutecompte
final
Deacutecompte final
Projet de deacutecompte
geacuteneacuteral
Deacutecompte Geacuteneacuteral
Deacutecompte Geacuteneacuteral et
Deacutefinitif
Dans le cadre des marcheacutes de travaux la solution CPP prendra en charge les processus de facturation suivants
Tous les documents concourant agrave la mise en paiement peuvent ecirctre deacuteposeacutes transmis agrave CPP 2017
La solution permet le deacutepocirct en mode portail de documents par un deacuteposant autre que le producteur du document (exemple deacutepocirct drsquoun eacutetat drsquoacompte produit par une MOE et deacuteposeacute par un fournisseur)
Les acteurs habiliteacutes agrave deacuteposer ces piegraveces concourant agrave la mise en paiement peuvent ecirctre distincts des acteurs en charge de leur production initiale
Fournisseur
Fournisseur Ordonnateur
(Service financier)
Ordonnateur
(Service financier)
34
Preacutesentation de la solution La sollicitation de lrsquoassistance
Le module drsquoassistance de la solution mutualiseacutee permet de reacutepondre agrave lrsquoensemble des questions poseacutees par les eacutemetteurs et reacutecepteurs de factures
bull Principes
bull Les eacutemetteurs peuvent solliciter lrsquoassistance de la solution mutualiseacutee-CPP 2017 suite agrave des difficulteacutes techniques ou applicatives Les eacutemetteurs peuvent eacutegalement solliciter les reacutecepteurs de facture pour toute question meacutetier relative au traitement de leurs factures
bull Modaliteacute
bull Chaque sollicitation est mateacuterialiseacutee par un laquo ticket raquo renseigneacute par lrsquoeacutemetteur via un formulaire de demande drsquoassistance en preacutecisant les informations requises pour le traitement de sa demande (ex numeacutero de facture) Des piegraveces jointes peuvent y ecirctre ajouteacutees (ex capture drsquoeacutecran)
Les fournisseurs et les entiteacutes publiques peuvent eacutegalement acceacuteder agrave une base de connaissance par lrsquointermeacutediaire drsquoun assistant virtuel afin drsquoobtenir des reacuteponses aux questions les plus freacutequemment poseacutees
35
Preacutesentation de la solution Assistance _ Mise en place drsquoun avatar
36
Preacutesentation de la solution Assistance _ Mise en place drsquoun avatar
37
Sommaire
Contexte
Preacutesentation de la solution
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017
38
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017
La deacutemateacuterialisation des factures srsquoinscrit deacutesormais dans une obligation progressive au sein du secteur public comme dans de nombreux pays europeacuteens
Degraves 2017 les grandes entreprises devront adresser leurs factures au secteur public sous forme eacutelectronique
La neacutecessiteacute de reacutealiser des travaux de raccordement et drsquoadapter les processus de facturation incite agrave initier le projet pour ecirctre au rendez vous
Il faut notamment srsquoassurer de la bonne adaptation de votre systegraveme drsquoinformation et de vos processus
Gestion des informations neacutecessaires au bon traitement de la facture
Choix du mode drsquoeacutemission et du format
Capaciteacute agrave produire le format retenu
Raccordement technique en cas de choix du mode EDI
39
Chaque entiteacute publique a la faculteacute de rendre obligatoire pour les factures la concernant les informations relatives
Au code service destinataire
Agrave la reacutefeacuterence drsquoengagement (reacutefeacuterence au marcheacute ou agrave la commande)
Il sera possible de veacuterifier le caractegravere obligatoire de ces informations dans la solution mutualiseacutee via lrsquoannuaire
Ces informations devront ecirctre porteacutees sur la facture remise par le fournisseur Il faudra donc srsquoassurer de la bonne communication de ces informations par les entiteacutes publiques
A noter que pour lrsquoEtat ces informations sont toujours obligatoires
Reacutefeacuterence agrave lrsquoengagement juridique
Code service exeacutecutant
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017 Gestion des informations neacutecessaires au traitement de la facture
40
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017 Le choix drsquoun raccordement via un opeacuterateur de deacutemateacuterialisation
Les opeacuterateurs de deacutemateacuterialisation assurent deux principales missions la production et la transmission des flux au format et avec les informations
attendues par le reacutecepteur
la garantie des aspects fiscaux notamment lrsquoarchivage des factures deacutemateacuterialiseacutees
Les fournisseurs ne sont pas contraints de passer par un opeacuterateur et peuvent internaliser leur solution de deacutemateacuterialisation
LrsquoAIFE observe un principe de neutraliteacute dans le choix des opeacuterateurs LrsquoAIFE a pris la deacutecision de ne pas intervenir dans le choix du mode de
deacutemateacuterialisation de ses fournisseurs Les fournisseurs peuvent aussi bien choisir une deacutemateacuterialisation avec des outils internes que de passer par un opeacuterateur de deacutemateacuterialisation
LrsquoAIFE a par ailleurs fait le choix de ne certifier aucun opeacuterateur de deacutemateacuterialisation Le fournisseur est libre de choisir son opeacuterateur de deacutemateacuterialisation et de deacutefinir avec lui les conditions de leur collaboration
A ce jour plusieurs opeacuterateurs sont raccordeacutes agrave la solution actuelle Chorus factures Les fournisseurs sont totalement libres du choix de leur opeacuterateur
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Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017 Qualification et modaliteacutes de raccordement des flux (EDI)
Les fonctions de qualification des flux seront offertes aux utilisateurs du portail front de CPP 2017 (fournisseurs et entiteacutes publiques) Au travers de cet espace du portail front lrsquoutilisateur pourra
1 Tester en mode self service les diffeacuterents types de flux accepteacutes par la solution (factures meacutemoires de justice avis des sommes agrave payer cycle de vie etc)
2 Reacutecupeacuterer un rapport drsquoanalyse de son flux indiquant les erreurs rencontreacutees
3 Obtenir des compte-rendus et des flux de cycle de vie contextualiseacutes
4 Reacutecupeacuterer les fichiers de description des diffeacuterents flux et des exemples de flux preacute-remplis
Lrsquoutilisateur pourra eacutegalement deacuteposer des fiches de raccordement EDI pour interconnecter son SI de recette avec la plateforme de qualification CPP2017 et son SI de production avec le SI de production de CPP2017
Une fois les SI raccordeacutes en qualification lrsquoutilisateur pourra suivre le traitement de ses flux eacutemis en EDI vers la plateforme de qualification
Les raccordement EDI sont drsquoores et deacutejagrave possibles avec Chorus factures pour lrsquoEtat et permettront de beacuteneacuteficier du raccordement pour tout le secteur public au 1er janvier 2017
42
Action fournisseur Action commune AIFE fournisseur
S1 S2 S3 S4 S5 S6 S7 S8 - hellip
Deacutep
loie
men
t
Racc technique
Deacuteveloppement des flux
Assistance CPP
Tests unitaires Via Espace de
qualification CPP2017
Tests
Suivi des premiers flux
Demande de raccordement en
qualification
Tests
et
recett
e
Co
nstr
ucti
on
Demande de raccordement en
production
Deacuteclaration dans lrsquoespace
de qualification de CPP
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017 Espace qualification Macro planning des travaux de raccordement
43
Le calendrier drsquoici janvier 2017 Des pilotes degraves mi 2016
Nombre de pilotes et type drsquoentiteacutes Outre les services de lrsquoEtat deacutejagrave dans Chorus Factures 18 entiteacutes seront
deacutesigneacutees pour ecirctre pilote de la solution en juin 2016
Entiteacutes pilotes Type de structure Editeur
Universiteacute de Lorraine EPN SAP AMUE
Pole emploi EPN SAP
CNRS EPN SAP
CCI Paris EPN SIGMA
Lyceacutee Bernart de Ventadour EPLE GFC
Commune de Paris SPL SAP
Meacutetropole de Brest SPL ATOS (en lien avec e-
Megalis)
Communauteacute de communes de Parthenay SPL Berger Levrault
Commune de Le Monetier les Bains SPL Berger Levrault
Conseil reacutegional de Provence Alpes Cote drsquoAzur
SPL GFI
Conseil deacutepartemental de lrsquoAube SPL GFI (en lien avec SPL
xdeacutemat)
Office Public de lrsquoHabitat Vosgelis SPL AAERON
Lille Meacutetropole SPL CGI
Ville de Bordeaux SPL CGI
APHP EPS SAP
CHU Amiens EPS MIPIH (en lien avec UNIHA)
CH Gpt Hospitalier Eaubonne Montmorency EPS AGFA
DGAC ETAT SAP
44
Le calendrier drsquoici janvier 2017 Des pilotes degraves mi 2016 les objectifs
La reacutealisation de pilotes preacutealablement agrave la geacuteneacuteralisation permet de tester la solution mutualiseacutee CPP2017 dans sa dimension technique comme dans celle de lorganisation et de ladheacutesion des utilisateurs
Lexpeacuterience des sites pilotes permet de preacuteparer le deacuteploiement de mieux en appreacutecier la charge et den identifier les difficulteacutes a priori
La phase pilote de mise en œuvre du service doit permettre de
3 Srsquoassurer que lrsquoensemble du processus est opeacuterant et maitriseacute par les acteurs
2 Seacutecuriser les modaliteacutes de deacuteploiement et drsquoassistance
1 Srsquoassurer de lrsquoadheacutesion et lrsquoappropriation des utilisateurs des structures priveacutees ou publiques agrave utiliser la solution mutualiseacutee CPP2017
Traiter les problegravemes
rencontreacutes et proposer des plans drsquoaction
4 Valider le bon fonctionnement de la solution en situation reacuteelle
45
En synthegravesehellip
Initialement mise en œuvre dans un cadre facultatif fondeacute sur le choix de lrsquoentreprise la deacutemateacuterialisation des factures srsquoinscrit deacutesormais dans une obligation progressive au sein du secteur public avec la mise agrave disposition drsquoune plateforme partageacutee comme cela eacuteteacute fait dans de nombreux pays europeacuteens
Elle constitue une opportuniteacute de modernisation des eacutechanges entre les fournisseurs et le secteur public et illustre une nouvelle deacutemarche de mutualisation de systegraveme drsquoinformation entre les acteurs du secteur public permettant drsquooptimiser les gains et faciliter la mise en œuvre
Les entiteacutes publiques et les grands fournisseurs sont concerneacutes par lrsquoobligation degraves 1er janvier 2017 avec la reacutealisation de laquo pilotes raquo degraves la mi-2016 Des pilotes seront reacutealiseacutes degraves mi-2016
La publication des speacutecifications externes permet aux fournisseurs drsquoanticiper la deacutemarche en deacutefinissant leur trajectoire et leurs modaliteacutes de mise en œuvre
Vous pouvez drsquoores et deacutejagrave vous inscrire sur Chorus Factures HTTPSCHORUS-FACTURESBUDGETGOUVFR
46
En savoir plus
Sur le site de lrsquoAIFE wwweconomiegouvfraifeagence-pour-linformatique-financiere-letat-0
Sur le site laquo collectiviteacutes locales raquo httpwwwcollectivites-localesgouvfr
aife_officiel
47
En synthegravese hellip
48
49
Gestion des factures
Saisie Creacuteation Modification Validation Suppression
Recherche
Suivi du cycle de vie
Deacutepocirct unitaire XMLPDF
Archivage
Liste fiscale
Consultation et teacuteleacutechargement
Deacutepocirct en masse format mixte XMLPDF
Tableaux de bord
Qualification des flux
Deacutepocirct de flux
Analyse de flux
Reacutecupeacuteration dun flux type
Reacutecupeacuteration dun flux cycle de vie
Creacuteation dune fiche de raccordement EDI
Suivi des flux
Qualification des API
Gestion des bons de commandes
(pour les services de lrsquoEtat)
Recherche
Consultation et teacuteleacutechargement
Tableau de bord
Notification
Notification
Workflow de validation
Gestion piegraveces jointes
Recyclage
Certificat de deacutepocirct
Liste des factures agrave traiter
Preacutesentation de la solution Les principales fonctionnaliteacutes de la solution mutualiseacutee
Liste des eacutevegravenements intervenus sur le bon de commande
50
Gestion des utilisateurs et fournisseurs Assistance fournisseurs
Recherche
Saisie sollicitation
Suivi sollicitation
Modification clocircture sollicitation
Synthegravese requecircte
Consultation et teacuteleacutechargement
Recherche
Gestion compte utilisateur
Authentification compte utilisateur
Gestion de la base de connaissance
Tableau de bord
Gestion fiche entiteacute
Gestion Mandat Facturation
Gestion du support
Prise en charge une sollicitation
Liste des eacutevegravenements
Gestion piegraveces jointes
Notification
Consultation et teacuteleacutechargement
Notification
Assistance documentaire
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution Les principales fonctionnaliteacutes de la solution mutualiseacutee
Creacuteation compte utilisateur
Creacuteation fiche entiteacute
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Statut Fait geacuteneacuterateur COLL EPN ETAT
Deacuteposeacutee
La facture a eacuteteacute deacuteposeacutee par le fournisseur (en mode EDI ou en
mode Portail) les diffeacuterents controcircles ont eacuteteacute reacutealiseacutes et la
facture a pu ecirctre inteacutegreacutee au laquo reacutefeacuterentiel factures raquo
En cours
drsquoacheminement
La facture a eacuteteacute envoyeacutee par la solution mutualiseacutee au
destinataire
Mise agrave disposition du
destinataire
Mode EDI reacuteception du flux drsquoacquittement du SI destinataire
Mode Portail Le destinataire est notifieacute par courriel de la
mise agrave disposition de la facture sur lrsquoespace factures
Rejeteacutee La facture est rejeteacutee par le service destinataire (ex erreur de
destinataire donneacutees de facturation erroneacutees etc)
Suspendue Le traitement de la facture peut ecirctre suspendu lorsqursquo une ou
plusieurs piegraveces justificatives sont manquantes Facultatif
Mise agrave disposition du
comptable
Le mandat demande de paiement a eacuteteacute inteacutegreacute par SI du
comptable Facultatif
Comptabiliseacutee Le mandat demande de paiement a eacuteteacute valideacute par le payeur et
comptabiliseacute Facultatif
Mise en paiement Le flux de virement a eacuteteacute envoyeacute agrave la Banque de France
Facultatif
Hors mode
EDI
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution Les statuts meacutetiers remonteacutes aux fournisseurs
Non disponible disponible et obligatoire
52
Deux circuits sont possibles au regard de la reacuteglementation Un 1er circuit preacutevoit une facturation globale par le mandataire (facturation inteacutegrant de multiples beacuteneacuteficiaires de paiement)
Edition drsquoune
demande de
paiement
globale
Transmission
Deacutepocirct de la
demande de
paiement globale
Traitement de la
demande de
paiement
globale
Mise en paiement
de la demande de
paiement globale
Mandataire Personne
publique
Personne
publique
Acheminement de la demande de paiement jusqursquoagrave son destinataire
Mandataire
Paiement de chaque cotraitant figurant dans la demande de paiement globale
Mandataire eacutedition drsquoune demande de paiement globale preacutecisant la part de prestations agrave reacutegler directement aupregraves de chaque cotraitant sur laquelle le mode de facturation est preacuteciseacute (laquo demande de paiement globale raquo)
Cotraitant aucune action agrave reacutealiser dans la solution mutualiseacutee
Actions des fournisseurs
Reacuteception de la demande de paiement en mode EDI si le SI du destinataire est raccordeacute ou en mode Portail dans lrsquoEspace Factures
Les informations fournit sur le mode de
facturation indique agrave lrsquoordonnateur qursquoune action speacutecifique est agrave reacutealiser sur la demande de paiement
Creacuteation drsquoautant de mandat que de beacuteneacuteficiaires de paiement en y joignant en piegravece-jointe la demande global eacutemise par le titulaire ainsi que les eacuteventuelles piegravece-jointes
Actions de lrsquoordonnateur 1 2
Remarque Seul lrsquoeacutemetteur de la demande de paiement a accegraves au suivi du cycle de vie Le cotraitant sollicite donc le
mandataire ou la personne publique directement pour obtenir de lrsquoinformation sur le paiement de ses demandes de paiement
Lrsquoordonnateur est informeacute via le flux pivot qursquoil srsquoagit drsquoune demande de paiement lieacutee agrave un acte de cotraitance
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution La co-traitance (12)
53
Le 2nd circuit possible en cas cotraitance preacutevoit une facturation par le cotraitant avec validation de la demande de paiement par le mandataire
Edition drsquoune
demande de
paiement
Transmission
Deacutepocirct de la
demande de
paiement
Validation de la
demande de
paiement
Traitement de la
demande de
paiement
Mise en
paiement de la
demande de
paiement
Cotraitant Cotraitant Mandataire Personne
publique
Personne
publique
Sollicitation du mandataire
Acheminement de la demande de paiement jusqursquoagrave son destinataire
Remarques Seul lrsquoeacutemetteur de la demande de paiement a accegraves au suivi du cycle de vie Le mandataire nrsquoa donc pas accegraves
au suivi du traitement de la demande de paiement de ses cotraitants
Lrsquoordonnateur est informeacute via le flux pivot qursquoil srsquoagit drsquoune demande de paiement global de cotraitance
Cotraitant eacutedition et transmission drsquoune demande de paiement en mode EDI ou mode portail sur laquelle le mode de facturation est preacuteciseacute
Mandataire validation de la demande de paiement du titulaire en se connectant en mode portail
Actions des fournisseurs 1
Statut laquo en attente de validation raquo
Reacuteception de la demande de paiement du cotraitant valideacutee par le mandataire
Liquidation et mandatement (aucune action speacutecifique)
Actions de lrsquoordonnateur 2
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution La co-traitance (22)
54
Deacuteposant drsquoune piegravece
Deacutepocirct par le fournisseur drsquoun projet de deacutecompte et validation MOEMOA sur le portail
(En piegravece-jointe de lrsquoeacutetat drsquoacompte)
Deacutepocirct par le fournisseur drsquoun eacutetat drsquoacompte(sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOE hors CPP)
Deacutepocirct par le fournisseur drsquoun eacutetat drsquoacompte valideacute (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOA hors CPP)
NA (En piegravece-jointe de lrsquoeacutetat drsquoacompte)
Deacutepocirct par la MOE de lrsquoeacutetat drsquoacompte (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec le fournisseur dans CPP ou hors CPP)
Deacutepocirct par la MOE de lrsquoeacutetat drsquoacompte valideacute (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOE hors CPP)
NA (En piegravece-jointe de lrsquoeacutetat drsquoacompte valideacute)
(En piegravece-jointe de lrsquoeacutetat drsquoacompte valideacute)
Deacutepocirct par la MOA de lrsquoeacutetat drsquoacompte valideacute (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec le fournisseur et la MOE dans CPP ou hors CPP)
Projet de
deacutecompte mensuel
Etat
drsquoacompte
Deacutecompte
mensuel
Etat drsquoacompte
valideacute
Fournisseur
Maitrise drsquoouvrage
(mode service uniquement via
un portail amont)
Maitrise drsquoŒuvre
6 cas drsquoutilisation ont eacuteteacute deacutefinis pour permettre la prise en charge dans la solution CPP des piegraveces neacutecessaires agrave la facturation en cours de marcheacute
Produit par le fournisseur Produit par la MOE Produit par la MOE Produit par la MOA
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution Les marcheacutes de travaux La facturation en cours de marcheacute
55
Deacuteposant drsquoune piegravece
Deacutepocirct par le fournisseur drsquoun projet de deacutecompte et validation MOEMOA sur le portail
NA NA NA Deacutepocirct par le fournisseur du DGD (apregraves eacutechanges preacutealables avec la MOAMOE dans CPP ou hors CPP)
NA (En piegravece-jointe du projet de deacutecompte
geacuteneacuteral)
Deacutepocirct par la MOE du projet de deacutecompte geacuteneacuteral (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec le fournisseur dans CPP ou hors CPP)
Deacutepocirct par la MOE du deacutecompte geacuteneacuteral (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOA hors CPP)
NA
NA NA (En piegravece-jointe du deacutecompte geacuteneacuteral)
Deacutepocirct par la MOA du deacutecompte geacuteneacuteral (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOE dans CPP ou hors CPP)
NA
Fournisseur
Maitrise drsquoouvrage
(mode service uniquement via
un portail amont)
Maitrise drsquoŒuvre
5 cas drsquoutilisation ont eacuteteacute deacutefinis pour permettre la prise en charge dans la solution CPP des piegraveces neacutecessaires agrave la facturation en fin de marcheacute
Projet de
deacutecompte final
Deacutecompte
final
Projet de
deacutecompte geacuteneacuteral
Deacutecompte
Geacuteneacuteral
Deacutecompte
Geacuteneacuteral et Deacutefinitif
Produit par le fournisseur Produit par la MOE Produit par la MOA Produit par la MOE Produit par le fournisseur
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution Les marcheacutes de travaux La facturation en fin de marcheacute
56
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017 Modaliteacutes de raccordement les protocoles utiliseacutes
Les protocoles retenus pour assurer les eacutechanges en mode flux sont
PeSIT HS E avec chiffrement TLS ndash Le chiffrement du flux sous TLS est initieacute via certificats Bi-cleacutes SSL conformes
RGS fournis par lrsquoAIFE issus drsquoune autoriteacute de certification les partenaires srsquoauthentifiant aujourdrsquohui mutuellement de maniegravere forte
SFTP ndash SSH seacutecurisant les eacutechanges avec chiffrement par bi-cleacutes conformes aux exigences
du cycle de vie des secrets (cleacutes DSA 2048 minimum PS 22 regravegles de creacuteation dureacutee de vie)
AS2 avec chiffrement TLS
Un seul protocole de raccordement est autoriseacute pour un flux donneacute
26
Preacutesentation de la solution La consultation des factures
Ecran de consultation de la facture
Consultation des informations relatives agrave la facture
Informations destinataire
Informations fournisseur
Cadre de facturation
Montants engageacutes
Reacutefeacuterences du marcheacute
Visualisation de la facture originale
Teacuteleacutechargement de la facture
au format pivot (qui contient toutes les PJ + facture originale)
au format PDF avec ou sans les PJ (y compris la facture originale)
Consultation du cycle de vie de la facture (annuleacute commandeacute consulteacute associeacute agrave un bon de
commande factureacute)
La possibiliteacute drsquoutiliser une facture preacuteceacutedente pour en creacuteer une nouvelle
Affichage du certificat de deacutepocirct et du bordereau de suivi
27
A lrsquoinstar de Chorus factures
La solution mutualiseacutee-CPP 22017 permettra au fournisseur drsquoobtenir des informations concernant les diffeacuterentes dates de traitement de sa facture tant par la solution mutualiseacutee que par le destinataire
Ces informations sont mises agrave disposition du fournisseur par la remonteacutee du flux cycle de vie et pourront ecirctre compleacuteteacutees par la personne publique au moyen dun champ en saisie libre
Preacutesentation de la solution La visualisation du cycle de vie de la facture
28
Acteurs
Statuts visibles pour le
fournisseur
Activiteacutes
Statut obligatoire
Fournisseur
Deacutepocirct des donneacutees de
facturation
Reacutecupeacuteration des donneacutees
de facturation
Liquidation Mandatement Comptabilisation
du paiement
Deacuteposeacutee Mise agrave disposition
du destinataire
Mise en
paiement
En cours drsquoacheminement
vers le destinataire
Rejeteacutee
Service ordonnateur Service comptable
1 3
7
2
4
Acceptation
des donneacutees
de facturation
SI Financier (EDI)
Espace Factures (Portail)
SI Financier SI Financier SI FINANCIER OU
HELIOS
Envoi des
donneacutees de
facturation
CPP 2017
Mise agrave
disposition
du
comptable
6
Suspendue 5
Statut obligatoire(selon les situations)
BDF
Mise agrave jour
statut
Preacutesentation de la solution Le processus global et ses eacutetapes
29
Types de controcircle CPP Destinataire
Coheacuterence du flux et seacutecuriteacute
Structure de donneacutees
Coheacuterence des donneacutees
Les controcircles meacutetiers
Les controcircles meacutetiers reacutealiseacutes par la structure publique destinataire de la facture comprennent notamment les controcircles de reacutefeacuterentiels relatifs agrave lrsquoengagement et au code service
Les SI destinataires pourront opeacuterer des controcircles meacutetiers additionnels en fonction des possibiliteacutes de parameacutetrage offertes par les eacutediteurs
Preacutesentation de la solution Les controcircles effectueacutes ndash vue drsquoensemble
30
Preacutesentation de la solution Le deacutelai global de paiement (DGP)
La date servant au point de deacutepart du DGP (sous reacuteserve de service fait) peut varier selon les cas drsquoeacutemission de la facture
En mode EDI crsquoest la date de lrsquoacquittement technique eacutemis par le SI du destinataire
En mode portailservice crsquoest la date de notification par mail au destinataire de la mise agrave disposition de la facture sur lrsquoespace factures
Et en cas de litige entre le fournisseur et le pouvoir adjudicateur la date servant de point de deacutepart au DGP sera la date de deacutepocirct de la facture sur CPP + 2 jours
Dans le cas des marcheacutes de travaux la date servant de point de deacutepart au DGP reste la transmission du projet de deacutecompte du fournisseur agrave la MOE ou le DGD lorsqursquoil est remis au pouvoir adjudicateur
Ces diffeacuterentes dates seront traceacutees et consultables dans CPP Toutefois CPP nrsquoa pas vocation agrave calculer le DGP
31
La personne publique a la possibiliteacute de communiquer le statut laquo suspendue raquo lorsqursquoune piegravece justificative manque pour la liquidation mise en paiement
Cette fonctionnaliteacute eacutevite de devoir rejeter le dossier de facturation en cas de PJ manquante
1 La personne publique notifie en commentaire la nature de la piegravece manquante et suspend le deacutelai de paiement
2 Le fournisseur se connecte au portail (mode service ou mode portail) afin de deacuteposer lales piegravece(s) compleacutementaire(s)
NB les reacutecepteurs de factures conservent la possibiliteacute de demander les piegraveces compleacutementaires selon les mecircmes modaliteacutes qursquoaujourdrsquohui (papier courriel etc)
La suspension des factures
Lorsque la collectiviteacute locale ou lrsquoEPN rejette pour cause drsquoerreur sur les donneacutees drsquoacheminement de la facture (SIRET destinataire) elle doit typer speacutecifiquement le rejet afin de permettre au fournisseur srsquoil le souhaite de recycler les donneacutees de facturation
Le rejet et la possibiliteacute de recycler les factures
Preacutesentation de la solution Focus sur le rejet et la suspension de factures
32
Preacutesentation de la solution Les cas de gestion de la sous-traitance
Les sous-traitants admis au paiement direct peuvent adresser directement leur demande de paiement agrave la personne publique Un accord preacutealable du titulaire est cependant neacutecessaire avant la mise en paiement
Sous-traitant eacutedition et transmission drsquoune demande de paiement en mode EDI ou mode portail sur laquelle le mode de facturation est preacuteciseacute
Titulaire validation de la demande de paiement du sous-traitant en se connectant en mode portail
Actions des fournisseurs
Reacuteception de la demande de paiement du sous-traitant valideacutee par le titulaire
Liquidation et mandatement (aucune action speacutecifique)
Actions de lrsquoordonnateur
Remarques Selon la reacuteglementation et sans validation sous un deacutelai de 15 jours la demande de paiement est consideacutereacutee
comme valideacutee Elle est transmise au pouvoir adjudicateur destinataire
Le titulaire est informeacute des paiements effectueacutes au sous-traitant via les informations du cycle de vie
Le mode de facturation est preacuteciseacute dans le flux pivot pour informer lrsquoordonnateur qursquoil srsquoagit drsquoune demande de paiement lieacutee agrave un acte de sous-traitance
La facture eacutemise par le sous-traitant et adresseacutee au titulaire peut ecirctre inseacutereacutee sous forme de piegravece jointe
33
Documents eacutechangeacutes
Facturation en cours de marcheacute
Facturation en fin de marcheacute
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution La prise en compte des marcheacutes de travaux
Projet de deacutecompte mensuel
Etat drsquoacompte
Deacutecompte mensuel
Etat drsquoacompte
valideacute
Projet de deacutecompte
final
Deacutecompte final
Projet de deacutecompte
geacuteneacuteral
Deacutecompte Geacuteneacuteral
Deacutecompte Geacuteneacuteral et
Deacutefinitif
Dans le cadre des marcheacutes de travaux la solution CPP prendra en charge les processus de facturation suivants
Tous les documents concourant agrave la mise en paiement peuvent ecirctre deacuteposeacutes transmis agrave CPP 2017
La solution permet le deacutepocirct en mode portail de documents par un deacuteposant autre que le producteur du document (exemple deacutepocirct drsquoun eacutetat drsquoacompte produit par une MOE et deacuteposeacute par un fournisseur)
Les acteurs habiliteacutes agrave deacuteposer ces piegraveces concourant agrave la mise en paiement peuvent ecirctre distincts des acteurs en charge de leur production initiale
Fournisseur
Fournisseur Ordonnateur
(Service financier)
Ordonnateur
(Service financier)
34
Preacutesentation de la solution La sollicitation de lrsquoassistance
Le module drsquoassistance de la solution mutualiseacutee permet de reacutepondre agrave lrsquoensemble des questions poseacutees par les eacutemetteurs et reacutecepteurs de factures
bull Principes
bull Les eacutemetteurs peuvent solliciter lrsquoassistance de la solution mutualiseacutee-CPP 2017 suite agrave des difficulteacutes techniques ou applicatives Les eacutemetteurs peuvent eacutegalement solliciter les reacutecepteurs de facture pour toute question meacutetier relative au traitement de leurs factures
bull Modaliteacute
bull Chaque sollicitation est mateacuterialiseacutee par un laquo ticket raquo renseigneacute par lrsquoeacutemetteur via un formulaire de demande drsquoassistance en preacutecisant les informations requises pour le traitement de sa demande (ex numeacutero de facture) Des piegraveces jointes peuvent y ecirctre ajouteacutees (ex capture drsquoeacutecran)
Les fournisseurs et les entiteacutes publiques peuvent eacutegalement acceacuteder agrave une base de connaissance par lrsquointermeacutediaire drsquoun assistant virtuel afin drsquoobtenir des reacuteponses aux questions les plus freacutequemment poseacutees
35
Preacutesentation de la solution Assistance _ Mise en place drsquoun avatar
36
Preacutesentation de la solution Assistance _ Mise en place drsquoun avatar
37
Sommaire
Contexte
Preacutesentation de la solution
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017
38
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017
La deacutemateacuterialisation des factures srsquoinscrit deacutesormais dans une obligation progressive au sein du secteur public comme dans de nombreux pays europeacuteens
Degraves 2017 les grandes entreprises devront adresser leurs factures au secteur public sous forme eacutelectronique
La neacutecessiteacute de reacutealiser des travaux de raccordement et drsquoadapter les processus de facturation incite agrave initier le projet pour ecirctre au rendez vous
Il faut notamment srsquoassurer de la bonne adaptation de votre systegraveme drsquoinformation et de vos processus
Gestion des informations neacutecessaires au bon traitement de la facture
Choix du mode drsquoeacutemission et du format
Capaciteacute agrave produire le format retenu
Raccordement technique en cas de choix du mode EDI
39
Chaque entiteacute publique a la faculteacute de rendre obligatoire pour les factures la concernant les informations relatives
Au code service destinataire
Agrave la reacutefeacuterence drsquoengagement (reacutefeacuterence au marcheacute ou agrave la commande)
Il sera possible de veacuterifier le caractegravere obligatoire de ces informations dans la solution mutualiseacutee via lrsquoannuaire
Ces informations devront ecirctre porteacutees sur la facture remise par le fournisseur Il faudra donc srsquoassurer de la bonne communication de ces informations par les entiteacutes publiques
A noter que pour lrsquoEtat ces informations sont toujours obligatoires
Reacutefeacuterence agrave lrsquoengagement juridique
Code service exeacutecutant
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017 Gestion des informations neacutecessaires au traitement de la facture
40
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017 Le choix drsquoun raccordement via un opeacuterateur de deacutemateacuterialisation
Les opeacuterateurs de deacutemateacuterialisation assurent deux principales missions la production et la transmission des flux au format et avec les informations
attendues par le reacutecepteur
la garantie des aspects fiscaux notamment lrsquoarchivage des factures deacutemateacuterialiseacutees
Les fournisseurs ne sont pas contraints de passer par un opeacuterateur et peuvent internaliser leur solution de deacutemateacuterialisation
LrsquoAIFE observe un principe de neutraliteacute dans le choix des opeacuterateurs LrsquoAIFE a pris la deacutecision de ne pas intervenir dans le choix du mode de
deacutemateacuterialisation de ses fournisseurs Les fournisseurs peuvent aussi bien choisir une deacutemateacuterialisation avec des outils internes que de passer par un opeacuterateur de deacutemateacuterialisation
LrsquoAIFE a par ailleurs fait le choix de ne certifier aucun opeacuterateur de deacutemateacuterialisation Le fournisseur est libre de choisir son opeacuterateur de deacutemateacuterialisation et de deacutefinir avec lui les conditions de leur collaboration
A ce jour plusieurs opeacuterateurs sont raccordeacutes agrave la solution actuelle Chorus factures Les fournisseurs sont totalement libres du choix de leur opeacuterateur
41
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017 Qualification et modaliteacutes de raccordement des flux (EDI)
Les fonctions de qualification des flux seront offertes aux utilisateurs du portail front de CPP 2017 (fournisseurs et entiteacutes publiques) Au travers de cet espace du portail front lrsquoutilisateur pourra
1 Tester en mode self service les diffeacuterents types de flux accepteacutes par la solution (factures meacutemoires de justice avis des sommes agrave payer cycle de vie etc)
2 Reacutecupeacuterer un rapport drsquoanalyse de son flux indiquant les erreurs rencontreacutees
3 Obtenir des compte-rendus et des flux de cycle de vie contextualiseacutes
4 Reacutecupeacuterer les fichiers de description des diffeacuterents flux et des exemples de flux preacute-remplis
Lrsquoutilisateur pourra eacutegalement deacuteposer des fiches de raccordement EDI pour interconnecter son SI de recette avec la plateforme de qualification CPP2017 et son SI de production avec le SI de production de CPP2017
Une fois les SI raccordeacutes en qualification lrsquoutilisateur pourra suivre le traitement de ses flux eacutemis en EDI vers la plateforme de qualification
Les raccordement EDI sont drsquoores et deacutejagrave possibles avec Chorus factures pour lrsquoEtat et permettront de beacuteneacuteficier du raccordement pour tout le secteur public au 1er janvier 2017
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Action fournisseur Action commune AIFE fournisseur
S1 S2 S3 S4 S5 S6 S7 S8 - hellip
Deacutep
loie
men
t
Racc technique
Deacuteveloppement des flux
Assistance CPP
Tests unitaires Via Espace de
qualification CPP2017
Tests
Suivi des premiers flux
Demande de raccordement en
qualification
Tests
et
recett
e
Co
nstr
ucti
on
Demande de raccordement en
production
Deacuteclaration dans lrsquoespace
de qualification de CPP
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017 Espace qualification Macro planning des travaux de raccordement
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Le calendrier drsquoici janvier 2017 Des pilotes degraves mi 2016
Nombre de pilotes et type drsquoentiteacutes Outre les services de lrsquoEtat deacutejagrave dans Chorus Factures 18 entiteacutes seront
deacutesigneacutees pour ecirctre pilote de la solution en juin 2016
Entiteacutes pilotes Type de structure Editeur
Universiteacute de Lorraine EPN SAP AMUE
Pole emploi EPN SAP
CNRS EPN SAP
CCI Paris EPN SIGMA
Lyceacutee Bernart de Ventadour EPLE GFC
Commune de Paris SPL SAP
Meacutetropole de Brest SPL ATOS (en lien avec e-
Megalis)
Communauteacute de communes de Parthenay SPL Berger Levrault
Commune de Le Monetier les Bains SPL Berger Levrault
Conseil reacutegional de Provence Alpes Cote drsquoAzur
SPL GFI
Conseil deacutepartemental de lrsquoAube SPL GFI (en lien avec SPL
xdeacutemat)
Office Public de lrsquoHabitat Vosgelis SPL AAERON
Lille Meacutetropole SPL CGI
Ville de Bordeaux SPL CGI
APHP EPS SAP
CHU Amiens EPS MIPIH (en lien avec UNIHA)
CH Gpt Hospitalier Eaubonne Montmorency EPS AGFA
DGAC ETAT SAP
44
Le calendrier drsquoici janvier 2017 Des pilotes degraves mi 2016 les objectifs
La reacutealisation de pilotes preacutealablement agrave la geacuteneacuteralisation permet de tester la solution mutualiseacutee CPP2017 dans sa dimension technique comme dans celle de lorganisation et de ladheacutesion des utilisateurs
Lexpeacuterience des sites pilotes permet de preacuteparer le deacuteploiement de mieux en appreacutecier la charge et den identifier les difficulteacutes a priori
La phase pilote de mise en œuvre du service doit permettre de
3 Srsquoassurer que lrsquoensemble du processus est opeacuterant et maitriseacute par les acteurs
2 Seacutecuriser les modaliteacutes de deacuteploiement et drsquoassistance
1 Srsquoassurer de lrsquoadheacutesion et lrsquoappropriation des utilisateurs des structures priveacutees ou publiques agrave utiliser la solution mutualiseacutee CPP2017
Traiter les problegravemes
rencontreacutes et proposer des plans drsquoaction
4 Valider le bon fonctionnement de la solution en situation reacuteelle
45
En synthegravesehellip
Initialement mise en œuvre dans un cadre facultatif fondeacute sur le choix de lrsquoentreprise la deacutemateacuterialisation des factures srsquoinscrit deacutesormais dans une obligation progressive au sein du secteur public avec la mise agrave disposition drsquoune plateforme partageacutee comme cela eacuteteacute fait dans de nombreux pays europeacuteens
Elle constitue une opportuniteacute de modernisation des eacutechanges entre les fournisseurs et le secteur public et illustre une nouvelle deacutemarche de mutualisation de systegraveme drsquoinformation entre les acteurs du secteur public permettant drsquooptimiser les gains et faciliter la mise en œuvre
Les entiteacutes publiques et les grands fournisseurs sont concerneacutes par lrsquoobligation degraves 1er janvier 2017 avec la reacutealisation de laquo pilotes raquo degraves la mi-2016 Des pilotes seront reacutealiseacutes degraves mi-2016
La publication des speacutecifications externes permet aux fournisseurs drsquoanticiper la deacutemarche en deacutefinissant leur trajectoire et leurs modaliteacutes de mise en œuvre
Vous pouvez drsquoores et deacutejagrave vous inscrire sur Chorus Factures HTTPSCHORUS-FACTURESBUDGETGOUVFR
46
En savoir plus
Sur le site de lrsquoAIFE wwweconomiegouvfraifeagence-pour-linformatique-financiere-letat-0
Sur le site laquo collectiviteacutes locales raquo httpwwwcollectivites-localesgouvfr
aife_officiel
47
En synthegravese hellip
48
49
Gestion des factures
Saisie Creacuteation Modification Validation Suppression
Recherche
Suivi du cycle de vie
Deacutepocirct unitaire XMLPDF
Archivage
Liste fiscale
Consultation et teacuteleacutechargement
Deacutepocirct en masse format mixte XMLPDF
Tableaux de bord
Qualification des flux
Deacutepocirct de flux
Analyse de flux
Reacutecupeacuteration dun flux type
Reacutecupeacuteration dun flux cycle de vie
Creacuteation dune fiche de raccordement EDI
Suivi des flux
Qualification des API
Gestion des bons de commandes
(pour les services de lrsquoEtat)
Recherche
Consultation et teacuteleacutechargement
Tableau de bord
Notification
Notification
Workflow de validation
Gestion piegraveces jointes
Recyclage
Certificat de deacutepocirct
Liste des factures agrave traiter
Preacutesentation de la solution Les principales fonctionnaliteacutes de la solution mutualiseacutee
Liste des eacutevegravenements intervenus sur le bon de commande
50
Gestion des utilisateurs et fournisseurs Assistance fournisseurs
Recherche
Saisie sollicitation
Suivi sollicitation
Modification clocircture sollicitation
Synthegravese requecircte
Consultation et teacuteleacutechargement
Recherche
Gestion compte utilisateur
Authentification compte utilisateur
Gestion de la base de connaissance
Tableau de bord
Gestion fiche entiteacute
Gestion Mandat Facturation
Gestion du support
Prise en charge une sollicitation
Liste des eacutevegravenements
Gestion piegraveces jointes
Notification
Consultation et teacuteleacutechargement
Notification
Assistance documentaire
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution Les principales fonctionnaliteacutes de la solution mutualiseacutee
Creacuteation compte utilisateur
Creacuteation fiche entiteacute
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Statut Fait geacuteneacuterateur COLL EPN ETAT
Deacuteposeacutee
La facture a eacuteteacute deacuteposeacutee par le fournisseur (en mode EDI ou en
mode Portail) les diffeacuterents controcircles ont eacuteteacute reacutealiseacutes et la
facture a pu ecirctre inteacutegreacutee au laquo reacutefeacuterentiel factures raquo
En cours
drsquoacheminement
La facture a eacuteteacute envoyeacutee par la solution mutualiseacutee au
destinataire
Mise agrave disposition du
destinataire
Mode EDI reacuteception du flux drsquoacquittement du SI destinataire
Mode Portail Le destinataire est notifieacute par courriel de la
mise agrave disposition de la facture sur lrsquoespace factures
Rejeteacutee La facture est rejeteacutee par le service destinataire (ex erreur de
destinataire donneacutees de facturation erroneacutees etc)
Suspendue Le traitement de la facture peut ecirctre suspendu lorsqursquo une ou
plusieurs piegraveces justificatives sont manquantes Facultatif
Mise agrave disposition du
comptable
Le mandat demande de paiement a eacuteteacute inteacutegreacute par SI du
comptable Facultatif
Comptabiliseacutee Le mandat demande de paiement a eacuteteacute valideacute par le payeur et
comptabiliseacute Facultatif
Mise en paiement Le flux de virement a eacuteteacute envoyeacute agrave la Banque de France
Facultatif
Hors mode
EDI
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution Les statuts meacutetiers remonteacutes aux fournisseurs
Non disponible disponible et obligatoire
52
Deux circuits sont possibles au regard de la reacuteglementation Un 1er circuit preacutevoit une facturation globale par le mandataire (facturation inteacutegrant de multiples beacuteneacuteficiaires de paiement)
Edition drsquoune
demande de
paiement
globale
Transmission
Deacutepocirct de la
demande de
paiement globale
Traitement de la
demande de
paiement
globale
Mise en paiement
de la demande de
paiement globale
Mandataire Personne
publique
Personne
publique
Acheminement de la demande de paiement jusqursquoagrave son destinataire
Mandataire
Paiement de chaque cotraitant figurant dans la demande de paiement globale
Mandataire eacutedition drsquoune demande de paiement globale preacutecisant la part de prestations agrave reacutegler directement aupregraves de chaque cotraitant sur laquelle le mode de facturation est preacuteciseacute (laquo demande de paiement globale raquo)
Cotraitant aucune action agrave reacutealiser dans la solution mutualiseacutee
Actions des fournisseurs
Reacuteception de la demande de paiement en mode EDI si le SI du destinataire est raccordeacute ou en mode Portail dans lrsquoEspace Factures
Les informations fournit sur le mode de
facturation indique agrave lrsquoordonnateur qursquoune action speacutecifique est agrave reacutealiser sur la demande de paiement
Creacuteation drsquoautant de mandat que de beacuteneacuteficiaires de paiement en y joignant en piegravece-jointe la demande global eacutemise par le titulaire ainsi que les eacuteventuelles piegravece-jointes
Actions de lrsquoordonnateur 1 2
Remarque Seul lrsquoeacutemetteur de la demande de paiement a accegraves au suivi du cycle de vie Le cotraitant sollicite donc le
mandataire ou la personne publique directement pour obtenir de lrsquoinformation sur le paiement de ses demandes de paiement
Lrsquoordonnateur est informeacute via le flux pivot qursquoil srsquoagit drsquoune demande de paiement lieacutee agrave un acte de cotraitance
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution La co-traitance (12)
53
Le 2nd circuit possible en cas cotraitance preacutevoit une facturation par le cotraitant avec validation de la demande de paiement par le mandataire
Edition drsquoune
demande de
paiement
Transmission
Deacutepocirct de la
demande de
paiement
Validation de la
demande de
paiement
Traitement de la
demande de
paiement
Mise en
paiement de la
demande de
paiement
Cotraitant Cotraitant Mandataire Personne
publique
Personne
publique
Sollicitation du mandataire
Acheminement de la demande de paiement jusqursquoagrave son destinataire
Remarques Seul lrsquoeacutemetteur de la demande de paiement a accegraves au suivi du cycle de vie Le mandataire nrsquoa donc pas accegraves
au suivi du traitement de la demande de paiement de ses cotraitants
Lrsquoordonnateur est informeacute via le flux pivot qursquoil srsquoagit drsquoune demande de paiement global de cotraitance
Cotraitant eacutedition et transmission drsquoune demande de paiement en mode EDI ou mode portail sur laquelle le mode de facturation est preacuteciseacute
Mandataire validation de la demande de paiement du titulaire en se connectant en mode portail
Actions des fournisseurs 1
Statut laquo en attente de validation raquo
Reacuteception de la demande de paiement du cotraitant valideacutee par le mandataire
Liquidation et mandatement (aucune action speacutecifique)
Actions de lrsquoordonnateur 2
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution La co-traitance (22)
54
Deacuteposant drsquoune piegravece
Deacutepocirct par le fournisseur drsquoun projet de deacutecompte et validation MOEMOA sur le portail
(En piegravece-jointe de lrsquoeacutetat drsquoacompte)
Deacutepocirct par le fournisseur drsquoun eacutetat drsquoacompte(sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOE hors CPP)
Deacutepocirct par le fournisseur drsquoun eacutetat drsquoacompte valideacute (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOA hors CPP)
NA (En piegravece-jointe de lrsquoeacutetat drsquoacompte)
Deacutepocirct par la MOE de lrsquoeacutetat drsquoacompte (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec le fournisseur dans CPP ou hors CPP)
Deacutepocirct par la MOE de lrsquoeacutetat drsquoacompte valideacute (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOE hors CPP)
NA (En piegravece-jointe de lrsquoeacutetat drsquoacompte valideacute)
(En piegravece-jointe de lrsquoeacutetat drsquoacompte valideacute)
Deacutepocirct par la MOA de lrsquoeacutetat drsquoacompte valideacute (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec le fournisseur et la MOE dans CPP ou hors CPP)
Projet de
deacutecompte mensuel
Etat
drsquoacompte
Deacutecompte
mensuel
Etat drsquoacompte
valideacute
Fournisseur
Maitrise drsquoouvrage
(mode service uniquement via
un portail amont)
Maitrise drsquoŒuvre
6 cas drsquoutilisation ont eacuteteacute deacutefinis pour permettre la prise en charge dans la solution CPP des piegraveces neacutecessaires agrave la facturation en cours de marcheacute
Produit par le fournisseur Produit par la MOE Produit par la MOE Produit par la MOA
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution Les marcheacutes de travaux La facturation en cours de marcheacute
55
Deacuteposant drsquoune piegravece
Deacutepocirct par le fournisseur drsquoun projet de deacutecompte et validation MOEMOA sur le portail
NA NA NA Deacutepocirct par le fournisseur du DGD (apregraves eacutechanges preacutealables avec la MOAMOE dans CPP ou hors CPP)
NA (En piegravece-jointe du projet de deacutecompte
geacuteneacuteral)
Deacutepocirct par la MOE du projet de deacutecompte geacuteneacuteral (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec le fournisseur dans CPP ou hors CPP)
Deacutepocirct par la MOE du deacutecompte geacuteneacuteral (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOA hors CPP)
NA
NA NA (En piegravece-jointe du deacutecompte geacuteneacuteral)
Deacutepocirct par la MOA du deacutecompte geacuteneacuteral (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOE dans CPP ou hors CPP)
NA
Fournisseur
Maitrise drsquoouvrage
(mode service uniquement via
un portail amont)
Maitrise drsquoŒuvre
5 cas drsquoutilisation ont eacuteteacute deacutefinis pour permettre la prise en charge dans la solution CPP des piegraveces neacutecessaires agrave la facturation en fin de marcheacute
Projet de
deacutecompte final
Deacutecompte
final
Projet de
deacutecompte geacuteneacuteral
Deacutecompte
Geacuteneacuteral
Deacutecompte
Geacuteneacuteral et Deacutefinitif
Produit par le fournisseur Produit par la MOE Produit par la MOA Produit par la MOE Produit par le fournisseur
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution Les marcheacutes de travaux La facturation en fin de marcheacute
56
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017 Modaliteacutes de raccordement les protocoles utiliseacutes
Les protocoles retenus pour assurer les eacutechanges en mode flux sont
PeSIT HS E avec chiffrement TLS ndash Le chiffrement du flux sous TLS est initieacute via certificats Bi-cleacutes SSL conformes
RGS fournis par lrsquoAIFE issus drsquoune autoriteacute de certification les partenaires srsquoauthentifiant aujourdrsquohui mutuellement de maniegravere forte
SFTP ndash SSH seacutecurisant les eacutechanges avec chiffrement par bi-cleacutes conformes aux exigences
du cycle de vie des secrets (cleacutes DSA 2048 minimum PS 22 regravegles de creacuteation dureacutee de vie)
AS2 avec chiffrement TLS
Un seul protocole de raccordement est autoriseacute pour un flux donneacute
27
A lrsquoinstar de Chorus factures
La solution mutualiseacutee-CPP 22017 permettra au fournisseur drsquoobtenir des informations concernant les diffeacuterentes dates de traitement de sa facture tant par la solution mutualiseacutee que par le destinataire
Ces informations sont mises agrave disposition du fournisseur par la remonteacutee du flux cycle de vie et pourront ecirctre compleacuteteacutees par la personne publique au moyen dun champ en saisie libre
Preacutesentation de la solution La visualisation du cycle de vie de la facture
28
Acteurs
Statuts visibles pour le
fournisseur
Activiteacutes
Statut obligatoire
Fournisseur
Deacutepocirct des donneacutees de
facturation
Reacutecupeacuteration des donneacutees
de facturation
Liquidation Mandatement Comptabilisation
du paiement
Deacuteposeacutee Mise agrave disposition
du destinataire
Mise en
paiement
En cours drsquoacheminement
vers le destinataire
Rejeteacutee
Service ordonnateur Service comptable
1 3
7
2
4
Acceptation
des donneacutees
de facturation
SI Financier (EDI)
Espace Factures (Portail)
SI Financier SI Financier SI FINANCIER OU
HELIOS
Envoi des
donneacutees de
facturation
CPP 2017
Mise agrave
disposition
du
comptable
6
Suspendue 5
Statut obligatoire(selon les situations)
BDF
Mise agrave jour
statut
Preacutesentation de la solution Le processus global et ses eacutetapes
29
Types de controcircle CPP Destinataire
Coheacuterence du flux et seacutecuriteacute
Structure de donneacutees
Coheacuterence des donneacutees
Les controcircles meacutetiers
Les controcircles meacutetiers reacutealiseacutes par la structure publique destinataire de la facture comprennent notamment les controcircles de reacutefeacuterentiels relatifs agrave lrsquoengagement et au code service
Les SI destinataires pourront opeacuterer des controcircles meacutetiers additionnels en fonction des possibiliteacutes de parameacutetrage offertes par les eacutediteurs
Preacutesentation de la solution Les controcircles effectueacutes ndash vue drsquoensemble
30
Preacutesentation de la solution Le deacutelai global de paiement (DGP)
La date servant au point de deacutepart du DGP (sous reacuteserve de service fait) peut varier selon les cas drsquoeacutemission de la facture
En mode EDI crsquoest la date de lrsquoacquittement technique eacutemis par le SI du destinataire
En mode portailservice crsquoest la date de notification par mail au destinataire de la mise agrave disposition de la facture sur lrsquoespace factures
Et en cas de litige entre le fournisseur et le pouvoir adjudicateur la date servant de point de deacutepart au DGP sera la date de deacutepocirct de la facture sur CPP + 2 jours
Dans le cas des marcheacutes de travaux la date servant de point de deacutepart au DGP reste la transmission du projet de deacutecompte du fournisseur agrave la MOE ou le DGD lorsqursquoil est remis au pouvoir adjudicateur
Ces diffeacuterentes dates seront traceacutees et consultables dans CPP Toutefois CPP nrsquoa pas vocation agrave calculer le DGP
31
La personne publique a la possibiliteacute de communiquer le statut laquo suspendue raquo lorsqursquoune piegravece justificative manque pour la liquidation mise en paiement
Cette fonctionnaliteacute eacutevite de devoir rejeter le dossier de facturation en cas de PJ manquante
1 La personne publique notifie en commentaire la nature de la piegravece manquante et suspend le deacutelai de paiement
2 Le fournisseur se connecte au portail (mode service ou mode portail) afin de deacuteposer lales piegravece(s) compleacutementaire(s)
NB les reacutecepteurs de factures conservent la possibiliteacute de demander les piegraveces compleacutementaires selon les mecircmes modaliteacutes qursquoaujourdrsquohui (papier courriel etc)
La suspension des factures
Lorsque la collectiviteacute locale ou lrsquoEPN rejette pour cause drsquoerreur sur les donneacutees drsquoacheminement de la facture (SIRET destinataire) elle doit typer speacutecifiquement le rejet afin de permettre au fournisseur srsquoil le souhaite de recycler les donneacutees de facturation
Le rejet et la possibiliteacute de recycler les factures
Preacutesentation de la solution Focus sur le rejet et la suspension de factures
32
Preacutesentation de la solution Les cas de gestion de la sous-traitance
Les sous-traitants admis au paiement direct peuvent adresser directement leur demande de paiement agrave la personne publique Un accord preacutealable du titulaire est cependant neacutecessaire avant la mise en paiement
Sous-traitant eacutedition et transmission drsquoune demande de paiement en mode EDI ou mode portail sur laquelle le mode de facturation est preacuteciseacute
Titulaire validation de la demande de paiement du sous-traitant en se connectant en mode portail
Actions des fournisseurs
Reacuteception de la demande de paiement du sous-traitant valideacutee par le titulaire
Liquidation et mandatement (aucune action speacutecifique)
Actions de lrsquoordonnateur
Remarques Selon la reacuteglementation et sans validation sous un deacutelai de 15 jours la demande de paiement est consideacutereacutee
comme valideacutee Elle est transmise au pouvoir adjudicateur destinataire
Le titulaire est informeacute des paiements effectueacutes au sous-traitant via les informations du cycle de vie
Le mode de facturation est preacuteciseacute dans le flux pivot pour informer lrsquoordonnateur qursquoil srsquoagit drsquoune demande de paiement lieacutee agrave un acte de sous-traitance
La facture eacutemise par le sous-traitant et adresseacutee au titulaire peut ecirctre inseacutereacutee sous forme de piegravece jointe
33
Documents eacutechangeacutes
Facturation en cours de marcheacute
Facturation en fin de marcheacute
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution La prise en compte des marcheacutes de travaux
Projet de deacutecompte mensuel
Etat drsquoacompte
Deacutecompte mensuel
Etat drsquoacompte
valideacute
Projet de deacutecompte
final
Deacutecompte final
Projet de deacutecompte
geacuteneacuteral
Deacutecompte Geacuteneacuteral
Deacutecompte Geacuteneacuteral et
Deacutefinitif
Dans le cadre des marcheacutes de travaux la solution CPP prendra en charge les processus de facturation suivants
Tous les documents concourant agrave la mise en paiement peuvent ecirctre deacuteposeacutes transmis agrave CPP 2017
La solution permet le deacutepocirct en mode portail de documents par un deacuteposant autre que le producteur du document (exemple deacutepocirct drsquoun eacutetat drsquoacompte produit par une MOE et deacuteposeacute par un fournisseur)
Les acteurs habiliteacutes agrave deacuteposer ces piegraveces concourant agrave la mise en paiement peuvent ecirctre distincts des acteurs en charge de leur production initiale
Fournisseur
Fournisseur Ordonnateur
(Service financier)
Ordonnateur
(Service financier)
34
Preacutesentation de la solution La sollicitation de lrsquoassistance
Le module drsquoassistance de la solution mutualiseacutee permet de reacutepondre agrave lrsquoensemble des questions poseacutees par les eacutemetteurs et reacutecepteurs de factures
bull Principes
bull Les eacutemetteurs peuvent solliciter lrsquoassistance de la solution mutualiseacutee-CPP 2017 suite agrave des difficulteacutes techniques ou applicatives Les eacutemetteurs peuvent eacutegalement solliciter les reacutecepteurs de facture pour toute question meacutetier relative au traitement de leurs factures
bull Modaliteacute
bull Chaque sollicitation est mateacuterialiseacutee par un laquo ticket raquo renseigneacute par lrsquoeacutemetteur via un formulaire de demande drsquoassistance en preacutecisant les informations requises pour le traitement de sa demande (ex numeacutero de facture) Des piegraveces jointes peuvent y ecirctre ajouteacutees (ex capture drsquoeacutecran)
Les fournisseurs et les entiteacutes publiques peuvent eacutegalement acceacuteder agrave une base de connaissance par lrsquointermeacutediaire drsquoun assistant virtuel afin drsquoobtenir des reacuteponses aux questions les plus freacutequemment poseacutees
35
Preacutesentation de la solution Assistance _ Mise en place drsquoun avatar
36
Preacutesentation de la solution Assistance _ Mise en place drsquoun avatar
37
Sommaire
Contexte
Preacutesentation de la solution
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017
38
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017
La deacutemateacuterialisation des factures srsquoinscrit deacutesormais dans une obligation progressive au sein du secteur public comme dans de nombreux pays europeacuteens
Degraves 2017 les grandes entreprises devront adresser leurs factures au secteur public sous forme eacutelectronique
La neacutecessiteacute de reacutealiser des travaux de raccordement et drsquoadapter les processus de facturation incite agrave initier le projet pour ecirctre au rendez vous
Il faut notamment srsquoassurer de la bonne adaptation de votre systegraveme drsquoinformation et de vos processus
Gestion des informations neacutecessaires au bon traitement de la facture
Choix du mode drsquoeacutemission et du format
Capaciteacute agrave produire le format retenu
Raccordement technique en cas de choix du mode EDI
39
Chaque entiteacute publique a la faculteacute de rendre obligatoire pour les factures la concernant les informations relatives
Au code service destinataire
Agrave la reacutefeacuterence drsquoengagement (reacutefeacuterence au marcheacute ou agrave la commande)
Il sera possible de veacuterifier le caractegravere obligatoire de ces informations dans la solution mutualiseacutee via lrsquoannuaire
Ces informations devront ecirctre porteacutees sur la facture remise par le fournisseur Il faudra donc srsquoassurer de la bonne communication de ces informations par les entiteacutes publiques
A noter que pour lrsquoEtat ces informations sont toujours obligatoires
Reacutefeacuterence agrave lrsquoengagement juridique
Code service exeacutecutant
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017 Gestion des informations neacutecessaires au traitement de la facture
40
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017 Le choix drsquoun raccordement via un opeacuterateur de deacutemateacuterialisation
Les opeacuterateurs de deacutemateacuterialisation assurent deux principales missions la production et la transmission des flux au format et avec les informations
attendues par le reacutecepteur
la garantie des aspects fiscaux notamment lrsquoarchivage des factures deacutemateacuterialiseacutees
Les fournisseurs ne sont pas contraints de passer par un opeacuterateur et peuvent internaliser leur solution de deacutemateacuterialisation
LrsquoAIFE observe un principe de neutraliteacute dans le choix des opeacuterateurs LrsquoAIFE a pris la deacutecision de ne pas intervenir dans le choix du mode de
deacutemateacuterialisation de ses fournisseurs Les fournisseurs peuvent aussi bien choisir une deacutemateacuterialisation avec des outils internes que de passer par un opeacuterateur de deacutemateacuterialisation
LrsquoAIFE a par ailleurs fait le choix de ne certifier aucun opeacuterateur de deacutemateacuterialisation Le fournisseur est libre de choisir son opeacuterateur de deacutemateacuterialisation et de deacutefinir avec lui les conditions de leur collaboration
A ce jour plusieurs opeacuterateurs sont raccordeacutes agrave la solution actuelle Chorus factures Les fournisseurs sont totalement libres du choix de leur opeacuterateur
41
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017 Qualification et modaliteacutes de raccordement des flux (EDI)
Les fonctions de qualification des flux seront offertes aux utilisateurs du portail front de CPP 2017 (fournisseurs et entiteacutes publiques) Au travers de cet espace du portail front lrsquoutilisateur pourra
1 Tester en mode self service les diffeacuterents types de flux accepteacutes par la solution (factures meacutemoires de justice avis des sommes agrave payer cycle de vie etc)
2 Reacutecupeacuterer un rapport drsquoanalyse de son flux indiquant les erreurs rencontreacutees
3 Obtenir des compte-rendus et des flux de cycle de vie contextualiseacutes
4 Reacutecupeacuterer les fichiers de description des diffeacuterents flux et des exemples de flux preacute-remplis
Lrsquoutilisateur pourra eacutegalement deacuteposer des fiches de raccordement EDI pour interconnecter son SI de recette avec la plateforme de qualification CPP2017 et son SI de production avec le SI de production de CPP2017
Une fois les SI raccordeacutes en qualification lrsquoutilisateur pourra suivre le traitement de ses flux eacutemis en EDI vers la plateforme de qualification
Les raccordement EDI sont drsquoores et deacutejagrave possibles avec Chorus factures pour lrsquoEtat et permettront de beacuteneacuteficier du raccordement pour tout le secteur public au 1er janvier 2017
42
Action fournisseur Action commune AIFE fournisseur
S1 S2 S3 S4 S5 S6 S7 S8 - hellip
Deacutep
loie
men
t
Racc technique
Deacuteveloppement des flux
Assistance CPP
Tests unitaires Via Espace de
qualification CPP2017
Tests
Suivi des premiers flux
Demande de raccordement en
qualification
Tests
et
recett
e
Co
nstr
ucti
on
Demande de raccordement en
production
Deacuteclaration dans lrsquoespace
de qualification de CPP
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017 Espace qualification Macro planning des travaux de raccordement
43
Le calendrier drsquoici janvier 2017 Des pilotes degraves mi 2016
Nombre de pilotes et type drsquoentiteacutes Outre les services de lrsquoEtat deacutejagrave dans Chorus Factures 18 entiteacutes seront
deacutesigneacutees pour ecirctre pilote de la solution en juin 2016
Entiteacutes pilotes Type de structure Editeur
Universiteacute de Lorraine EPN SAP AMUE
Pole emploi EPN SAP
CNRS EPN SAP
CCI Paris EPN SIGMA
Lyceacutee Bernart de Ventadour EPLE GFC
Commune de Paris SPL SAP
Meacutetropole de Brest SPL ATOS (en lien avec e-
Megalis)
Communauteacute de communes de Parthenay SPL Berger Levrault
Commune de Le Monetier les Bains SPL Berger Levrault
Conseil reacutegional de Provence Alpes Cote drsquoAzur
SPL GFI
Conseil deacutepartemental de lrsquoAube SPL GFI (en lien avec SPL
xdeacutemat)
Office Public de lrsquoHabitat Vosgelis SPL AAERON
Lille Meacutetropole SPL CGI
Ville de Bordeaux SPL CGI
APHP EPS SAP
CHU Amiens EPS MIPIH (en lien avec UNIHA)
CH Gpt Hospitalier Eaubonne Montmorency EPS AGFA
DGAC ETAT SAP
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Le calendrier drsquoici janvier 2017 Des pilotes degraves mi 2016 les objectifs
La reacutealisation de pilotes preacutealablement agrave la geacuteneacuteralisation permet de tester la solution mutualiseacutee CPP2017 dans sa dimension technique comme dans celle de lorganisation et de ladheacutesion des utilisateurs
Lexpeacuterience des sites pilotes permet de preacuteparer le deacuteploiement de mieux en appreacutecier la charge et den identifier les difficulteacutes a priori
La phase pilote de mise en œuvre du service doit permettre de
3 Srsquoassurer que lrsquoensemble du processus est opeacuterant et maitriseacute par les acteurs
2 Seacutecuriser les modaliteacutes de deacuteploiement et drsquoassistance
1 Srsquoassurer de lrsquoadheacutesion et lrsquoappropriation des utilisateurs des structures priveacutees ou publiques agrave utiliser la solution mutualiseacutee CPP2017
Traiter les problegravemes
rencontreacutes et proposer des plans drsquoaction
4 Valider le bon fonctionnement de la solution en situation reacuteelle
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En synthegravesehellip
Initialement mise en œuvre dans un cadre facultatif fondeacute sur le choix de lrsquoentreprise la deacutemateacuterialisation des factures srsquoinscrit deacutesormais dans une obligation progressive au sein du secteur public avec la mise agrave disposition drsquoune plateforme partageacutee comme cela eacuteteacute fait dans de nombreux pays europeacuteens
Elle constitue une opportuniteacute de modernisation des eacutechanges entre les fournisseurs et le secteur public et illustre une nouvelle deacutemarche de mutualisation de systegraveme drsquoinformation entre les acteurs du secteur public permettant drsquooptimiser les gains et faciliter la mise en œuvre
Les entiteacutes publiques et les grands fournisseurs sont concerneacutes par lrsquoobligation degraves 1er janvier 2017 avec la reacutealisation de laquo pilotes raquo degraves la mi-2016 Des pilotes seront reacutealiseacutes degraves mi-2016
La publication des speacutecifications externes permet aux fournisseurs drsquoanticiper la deacutemarche en deacutefinissant leur trajectoire et leurs modaliteacutes de mise en œuvre
Vous pouvez drsquoores et deacutejagrave vous inscrire sur Chorus Factures HTTPSCHORUS-FACTURESBUDGETGOUVFR
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En savoir plus
Sur le site de lrsquoAIFE wwweconomiegouvfraifeagence-pour-linformatique-financiere-letat-0
Sur le site laquo collectiviteacutes locales raquo httpwwwcollectivites-localesgouvfr
aife_officiel
47
En synthegravese hellip
48
49
Gestion des factures
Saisie Creacuteation Modification Validation Suppression
Recherche
Suivi du cycle de vie
Deacutepocirct unitaire XMLPDF
Archivage
Liste fiscale
Consultation et teacuteleacutechargement
Deacutepocirct en masse format mixte XMLPDF
Tableaux de bord
Qualification des flux
Deacutepocirct de flux
Analyse de flux
Reacutecupeacuteration dun flux type
Reacutecupeacuteration dun flux cycle de vie
Creacuteation dune fiche de raccordement EDI
Suivi des flux
Qualification des API
Gestion des bons de commandes
(pour les services de lrsquoEtat)
Recherche
Consultation et teacuteleacutechargement
Tableau de bord
Notification
Notification
Workflow de validation
Gestion piegraveces jointes
Recyclage
Certificat de deacutepocirct
Liste des factures agrave traiter
Preacutesentation de la solution Les principales fonctionnaliteacutes de la solution mutualiseacutee
Liste des eacutevegravenements intervenus sur le bon de commande
50
Gestion des utilisateurs et fournisseurs Assistance fournisseurs
Recherche
Saisie sollicitation
Suivi sollicitation
Modification clocircture sollicitation
Synthegravese requecircte
Consultation et teacuteleacutechargement
Recherche
Gestion compte utilisateur
Authentification compte utilisateur
Gestion de la base de connaissance
Tableau de bord
Gestion fiche entiteacute
Gestion Mandat Facturation
Gestion du support
Prise en charge une sollicitation
Liste des eacutevegravenements
Gestion piegraveces jointes
Notification
Consultation et teacuteleacutechargement
Notification
Assistance documentaire
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution Les principales fonctionnaliteacutes de la solution mutualiseacutee
Creacuteation compte utilisateur
Creacuteation fiche entiteacute
51
Statut Fait geacuteneacuterateur COLL EPN ETAT
Deacuteposeacutee
La facture a eacuteteacute deacuteposeacutee par le fournisseur (en mode EDI ou en
mode Portail) les diffeacuterents controcircles ont eacuteteacute reacutealiseacutes et la
facture a pu ecirctre inteacutegreacutee au laquo reacutefeacuterentiel factures raquo
En cours
drsquoacheminement
La facture a eacuteteacute envoyeacutee par la solution mutualiseacutee au
destinataire
Mise agrave disposition du
destinataire
Mode EDI reacuteception du flux drsquoacquittement du SI destinataire
Mode Portail Le destinataire est notifieacute par courriel de la
mise agrave disposition de la facture sur lrsquoespace factures
Rejeteacutee La facture est rejeteacutee par le service destinataire (ex erreur de
destinataire donneacutees de facturation erroneacutees etc)
Suspendue Le traitement de la facture peut ecirctre suspendu lorsqursquo une ou
plusieurs piegraveces justificatives sont manquantes Facultatif
Mise agrave disposition du
comptable
Le mandat demande de paiement a eacuteteacute inteacutegreacute par SI du
comptable Facultatif
Comptabiliseacutee Le mandat demande de paiement a eacuteteacute valideacute par le payeur et
comptabiliseacute Facultatif
Mise en paiement Le flux de virement a eacuteteacute envoyeacute agrave la Banque de France
Facultatif
Hors mode
EDI
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution Les statuts meacutetiers remonteacutes aux fournisseurs
Non disponible disponible et obligatoire
52
Deux circuits sont possibles au regard de la reacuteglementation Un 1er circuit preacutevoit une facturation globale par le mandataire (facturation inteacutegrant de multiples beacuteneacuteficiaires de paiement)
Edition drsquoune
demande de
paiement
globale
Transmission
Deacutepocirct de la
demande de
paiement globale
Traitement de la
demande de
paiement
globale
Mise en paiement
de la demande de
paiement globale
Mandataire Personne
publique
Personne
publique
Acheminement de la demande de paiement jusqursquoagrave son destinataire
Mandataire
Paiement de chaque cotraitant figurant dans la demande de paiement globale
Mandataire eacutedition drsquoune demande de paiement globale preacutecisant la part de prestations agrave reacutegler directement aupregraves de chaque cotraitant sur laquelle le mode de facturation est preacuteciseacute (laquo demande de paiement globale raquo)
Cotraitant aucune action agrave reacutealiser dans la solution mutualiseacutee
Actions des fournisseurs
Reacuteception de la demande de paiement en mode EDI si le SI du destinataire est raccordeacute ou en mode Portail dans lrsquoEspace Factures
Les informations fournit sur le mode de
facturation indique agrave lrsquoordonnateur qursquoune action speacutecifique est agrave reacutealiser sur la demande de paiement
Creacuteation drsquoautant de mandat que de beacuteneacuteficiaires de paiement en y joignant en piegravece-jointe la demande global eacutemise par le titulaire ainsi que les eacuteventuelles piegravece-jointes
Actions de lrsquoordonnateur 1 2
Remarque Seul lrsquoeacutemetteur de la demande de paiement a accegraves au suivi du cycle de vie Le cotraitant sollicite donc le
mandataire ou la personne publique directement pour obtenir de lrsquoinformation sur le paiement de ses demandes de paiement
Lrsquoordonnateur est informeacute via le flux pivot qursquoil srsquoagit drsquoune demande de paiement lieacutee agrave un acte de cotraitance
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution La co-traitance (12)
53
Le 2nd circuit possible en cas cotraitance preacutevoit une facturation par le cotraitant avec validation de la demande de paiement par le mandataire
Edition drsquoune
demande de
paiement
Transmission
Deacutepocirct de la
demande de
paiement
Validation de la
demande de
paiement
Traitement de la
demande de
paiement
Mise en
paiement de la
demande de
paiement
Cotraitant Cotraitant Mandataire Personne
publique
Personne
publique
Sollicitation du mandataire
Acheminement de la demande de paiement jusqursquoagrave son destinataire
Remarques Seul lrsquoeacutemetteur de la demande de paiement a accegraves au suivi du cycle de vie Le mandataire nrsquoa donc pas accegraves
au suivi du traitement de la demande de paiement de ses cotraitants
Lrsquoordonnateur est informeacute via le flux pivot qursquoil srsquoagit drsquoune demande de paiement global de cotraitance
Cotraitant eacutedition et transmission drsquoune demande de paiement en mode EDI ou mode portail sur laquelle le mode de facturation est preacuteciseacute
Mandataire validation de la demande de paiement du titulaire en se connectant en mode portail
Actions des fournisseurs 1
Statut laquo en attente de validation raquo
Reacuteception de la demande de paiement du cotraitant valideacutee par le mandataire
Liquidation et mandatement (aucune action speacutecifique)
Actions de lrsquoordonnateur 2
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution La co-traitance (22)
54
Deacuteposant drsquoune piegravece
Deacutepocirct par le fournisseur drsquoun projet de deacutecompte et validation MOEMOA sur le portail
(En piegravece-jointe de lrsquoeacutetat drsquoacompte)
Deacutepocirct par le fournisseur drsquoun eacutetat drsquoacompte(sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOE hors CPP)
Deacutepocirct par le fournisseur drsquoun eacutetat drsquoacompte valideacute (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOA hors CPP)
NA (En piegravece-jointe de lrsquoeacutetat drsquoacompte)
Deacutepocirct par la MOE de lrsquoeacutetat drsquoacompte (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec le fournisseur dans CPP ou hors CPP)
Deacutepocirct par la MOE de lrsquoeacutetat drsquoacompte valideacute (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOE hors CPP)
NA (En piegravece-jointe de lrsquoeacutetat drsquoacompte valideacute)
(En piegravece-jointe de lrsquoeacutetat drsquoacompte valideacute)
Deacutepocirct par la MOA de lrsquoeacutetat drsquoacompte valideacute (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec le fournisseur et la MOE dans CPP ou hors CPP)
Projet de
deacutecompte mensuel
Etat
drsquoacompte
Deacutecompte
mensuel
Etat drsquoacompte
valideacute
Fournisseur
Maitrise drsquoouvrage
(mode service uniquement via
un portail amont)
Maitrise drsquoŒuvre
6 cas drsquoutilisation ont eacuteteacute deacutefinis pour permettre la prise en charge dans la solution CPP des piegraveces neacutecessaires agrave la facturation en cours de marcheacute
Produit par le fournisseur Produit par la MOE Produit par la MOE Produit par la MOA
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution Les marcheacutes de travaux La facturation en cours de marcheacute
55
Deacuteposant drsquoune piegravece
Deacutepocirct par le fournisseur drsquoun projet de deacutecompte et validation MOEMOA sur le portail
NA NA NA Deacutepocirct par le fournisseur du DGD (apregraves eacutechanges preacutealables avec la MOAMOE dans CPP ou hors CPP)
NA (En piegravece-jointe du projet de deacutecompte
geacuteneacuteral)
Deacutepocirct par la MOE du projet de deacutecompte geacuteneacuteral (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec le fournisseur dans CPP ou hors CPP)
Deacutepocirct par la MOE du deacutecompte geacuteneacuteral (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOA hors CPP)
NA
NA NA (En piegravece-jointe du deacutecompte geacuteneacuteral)
Deacutepocirct par la MOA du deacutecompte geacuteneacuteral (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOE dans CPP ou hors CPP)
NA
Fournisseur
Maitrise drsquoouvrage
(mode service uniquement via
un portail amont)
Maitrise drsquoŒuvre
5 cas drsquoutilisation ont eacuteteacute deacutefinis pour permettre la prise en charge dans la solution CPP des piegraveces neacutecessaires agrave la facturation en fin de marcheacute
Projet de
deacutecompte final
Deacutecompte
final
Projet de
deacutecompte geacuteneacuteral
Deacutecompte
Geacuteneacuteral
Deacutecompte
Geacuteneacuteral et Deacutefinitif
Produit par le fournisseur Produit par la MOE Produit par la MOA Produit par la MOE Produit par le fournisseur
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution Les marcheacutes de travaux La facturation en fin de marcheacute
56
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017 Modaliteacutes de raccordement les protocoles utiliseacutes
Les protocoles retenus pour assurer les eacutechanges en mode flux sont
PeSIT HS E avec chiffrement TLS ndash Le chiffrement du flux sous TLS est initieacute via certificats Bi-cleacutes SSL conformes
RGS fournis par lrsquoAIFE issus drsquoune autoriteacute de certification les partenaires srsquoauthentifiant aujourdrsquohui mutuellement de maniegravere forte
SFTP ndash SSH seacutecurisant les eacutechanges avec chiffrement par bi-cleacutes conformes aux exigences
du cycle de vie des secrets (cleacutes DSA 2048 minimum PS 22 regravegles de creacuteation dureacutee de vie)
AS2 avec chiffrement TLS
Un seul protocole de raccordement est autoriseacute pour un flux donneacute
28
Acteurs
Statuts visibles pour le
fournisseur
Activiteacutes
Statut obligatoire
Fournisseur
Deacutepocirct des donneacutees de
facturation
Reacutecupeacuteration des donneacutees
de facturation
Liquidation Mandatement Comptabilisation
du paiement
Deacuteposeacutee Mise agrave disposition
du destinataire
Mise en
paiement
En cours drsquoacheminement
vers le destinataire
Rejeteacutee
Service ordonnateur Service comptable
1 3
7
2
4
Acceptation
des donneacutees
de facturation
SI Financier (EDI)
Espace Factures (Portail)
SI Financier SI Financier SI FINANCIER OU
HELIOS
Envoi des
donneacutees de
facturation
CPP 2017
Mise agrave
disposition
du
comptable
6
Suspendue 5
Statut obligatoire(selon les situations)
BDF
Mise agrave jour
statut
Preacutesentation de la solution Le processus global et ses eacutetapes
29
Types de controcircle CPP Destinataire
Coheacuterence du flux et seacutecuriteacute
Structure de donneacutees
Coheacuterence des donneacutees
Les controcircles meacutetiers
Les controcircles meacutetiers reacutealiseacutes par la structure publique destinataire de la facture comprennent notamment les controcircles de reacutefeacuterentiels relatifs agrave lrsquoengagement et au code service
Les SI destinataires pourront opeacuterer des controcircles meacutetiers additionnels en fonction des possibiliteacutes de parameacutetrage offertes par les eacutediteurs
Preacutesentation de la solution Les controcircles effectueacutes ndash vue drsquoensemble
30
Preacutesentation de la solution Le deacutelai global de paiement (DGP)
La date servant au point de deacutepart du DGP (sous reacuteserve de service fait) peut varier selon les cas drsquoeacutemission de la facture
En mode EDI crsquoest la date de lrsquoacquittement technique eacutemis par le SI du destinataire
En mode portailservice crsquoest la date de notification par mail au destinataire de la mise agrave disposition de la facture sur lrsquoespace factures
Et en cas de litige entre le fournisseur et le pouvoir adjudicateur la date servant de point de deacutepart au DGP sera la date de deacutepocirct de la facture sur CPP + 2 jours
Dans le cas des marcheacutes de travaux la date servant de point de deacutepart au DGP reste la transmission du projet de deacutecompte du fournisseur agrave la MOE ou le DGD lorsqursquoil est remis au pouvoir adjudicateur
Ces diffeacuterentes dates seront traceacutees et consultables dans CPP Toutefois CPP nrsquoa pas vocation agrave calculer le DGP
31
La personne publique a la possibiliteacute de communiquer le statut laquo suspendue raquo lorsqursquoune piegravece justificative manque pour la liquidation mise en paiement
Cette fonctionnaliteacute eacutevite de devoir rejeter le dossier de facturation en cas de PJ manquante
1 La personne publique notifie en commentaire la nature de la piegravece manquante et suspend le deacutelai de paiement
2 Le fournisseur se connecte au portail (mode service ou mode portail) afin de deacuteposer lales piegravece(s) compleacutementaire(s)
NB les reacutecepteurs de factures conservent la possibiliteacute de demander les piegraveces compleacutementaires selon les mecircmes modaliteacutes qursquoaujourdrsquohui (papier courriel etc)
La suspension des factures
Lorsque la collectiviteacute locale ou lrsquoEPN rejette pour cause drsquoerreur sur les donneacutees drsquoacheminement de la facture (SIRET destinataire) elle doit typer speacutecifiquement le rejet afin de permettre au fournisseur srsquoil le souhaite de recycler les donneacutees de facturation
Le rejet et la possibiliteacute de recycler les factures
Preacutesentation de la solution Focus sur le rejet et la suspension de factures
32
Preacutesentation de la solution Les cas de gestion de la sous-traitance
Les sous-traitants admis au paiement direct peuvent adresser directement leur demande de paiement agrave la personne publique Un accord preacutealable du titulaire est cependant neacutecessaire avant la mise en paiement
Sous-traitant eacutedition et transmission drsquoune demande de paiement en mode EDI ou mode portail sur laquelle le mode de facturation est preacuteciseacute
Titulaire validation de la demande de paiement du sous-traitant en se connectant en mode portail
Actions des fournisseurs
Reacuteception de la demande de paiement du sous-traitant valideacutee par le titulaire
Liquidation et mandatement (aucune action speacutecifique)
Actions de lrsquoordonnateur
Remarques Selon la reacuteglementation et sans validation sous un deacutelai de 15 jours la demande de paiement est consideacutereacutee
comme valideacutee Elle est transmise au pouvoir adjudicateur destinataire
Le titulaire est informeacute des paiements effectueacutes au sous-traitant via les informations du cycle de vie
Le mode de facturation est preacuteciseacute dans le flux pivot pour informer lrsquoordonnateur qursquoil srsquoagit drsquoune demande de paiement lieacutee agrave un acte de sous-traitance
La facture eacutemise par le sous-traitant et adresseacutee au titulaire peut ecirctre inseacutereacutee sous forme de piegravece jointe
33
Documents eacutechangeacutes
Facturation en cours de marcheacute
Facturation en fin de marcheacute
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution La prise en compte des marcheacutes de travaux
Projet de deacutecompte mensuel
Etat drsquoacompte
Deacutecompte mensuel
Etat drsquoacompte
valideacute
Projet de deacutecompte
final
Deacutecompte final
Projet de deacutecompte
geacuteneacuteral
Deacutecompte Geacuteneacuteral
Deacutecompte Geacuteneacuteral et
Deacutefinitif
Dans le cadre des marcheacutes de travaux la solution CPP prendra en charge les processus de facturation suivants
Tous les documents concourant agrave la mise en paiement peuvent ecirctre deacuteposeacutes transmis agrave CPP 2017
La solution permet le deacutepocirct en mode portail de documents par un deacuteposant autre que le producteur du document (exemple deacutepocirct drsquoun eacutetat drsquoacompte produit par une MOE et deacuteposeacute par un fournisseur)
Les acteurs habiliteacutes agrave deacuteposer ces piegraveces concourant agrave la mise en paiement peuvent ecirctre distincts des acteurs en charge de leur production initiale
Fournisseur
Fournisseur Ordonnateur
(Service financier)
Ordonnateur
(Service financier)
34
Preacutesentation de la solution La sollicitation de lrsquoassistance
Le module drsquoassistance de la solution mutualiseacutee permet de reacutepondre agrave lrsquoensemble des questions poseacutees par les eacutemetteurs et reacutecepteurs de factures
bull Principes
bull Les eacutemetteurs peuvent solliciter lrsquoassistance de la solution mutualiseacutee-CPP 2017 suite agrave des difficulteacutes techniques ou applicatives Les eacutemetteurs peuvent eacutegalement solliciter les reacutecepteurs de facture pour toute question meacutetier relative au traitement de leurs factures
bull Modaliteacute
bull Chaque sollicitation est mateacuterialiseacutee par un laquo ticket raquo renseigneacute par lrsquoeacutemetteur via un formulaire de demande drsquoassistance en preacutecisant les informations requises pour le traitement de sa demande (ex numeacutero de facture) Des piegraveces jointes peuvent y ecirctre ajouteacutees (ex capture drsquoeacutecran)
Les fournisseurs et les entiteacutes publiques peuvent eacutegalement acceacuteder agrave une base de connaissance par lrsquointermeacutediaire drsquoun assistant virtuel afin drsquoobtenir des reacuteponses aux questions les plus freacutequemment poseacutees
35
Preacutesentation de la solution Assistance _ Mise en place drsquoun avatar
36
Preacutesentation de la solution Assistance _ Mise en place drsquoun avatar
37
Sommaire
Contexte
Preacutesentation de la solution
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017
38
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017
La deacutemateacuterialisation des factures srsquoinscrit deacutesormais dans une obligation progressive au sein du secteur public comme dans de nombreux pays europeacuteens
Degraves 2017 les grandes entreprises devront adresser leurs factures au secteur public sous forme eacutelectronique
La neacutecessiteacute de reacutealiser des travaux de raccordement et drsquoadapter les processus de facturation incite agrave initier le projet pour ecirctre au rendez vous
Il faut notamment srsquoassurer de la bonne adaptation de votre systegraveme drsquoinformation et de vos processus
Gestion des informations neacutecessaires au bon traitement de la facture
Choix du mode drsquoeacutemission et du format
Capaciteacute agrave produire le format retenu
Raccordement technique en cas de choix du mode EDI
39
Chaque entiteacute publique a la faculteacute de rendre obligatoire pour les factures la concernant les informations relatives
Au code service destinataire
Agrave la reacutefeacuterence drsquoengagement (reacutefeacuterence au marcheacute ou agrave la commande)
Il sera possible de veacuterifier le caractegravere obligatoire de ces informations dans la solution mutualiseacutee via lrsquoannuaire
Ces informations devront ecirctre porteacutees sur la facture remise par le fournisseur Il faudra donc srsquoassurer de la bonne communication de ces informations par les entiteacutes publiques
A noter que pour lrsquoEtat ces informations sont toujours obligatoires
Reacutefeacuterence agrave lrsquoengagement juridique
Code service exeacutecutant
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017 Gestion des informations neacutecessaires au traitement de la facture
40
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017 Le choix drsquoun raccordement via un opeacuterateur de deacutemateacuterialisation
Les opeacuterateurs de deacutemateacuterialisation assurent deux principales missions la production et la transmission des flux au format et avec les informations
attendues par le reacutecepteur
la garantie des aspects fiscaux notamment lrsquoarchivage des factures deacutemateacuterialiseacutees
Les fournisseurs ne sont pas contraints de passer par un opeacuterateur et peuvent internaliser leur solution de deacutemateacuterialisation
LrsquoAIFE observe un principe de neutraliteacute dans le choix des opeacuterateurs LrsquoAIFE a pris la deacutecision de ne pas intervenir dans le choix du mode de
deacutemateacuterialisation de ses fournisseurs Les fournisseurs peuvent aussi bien choisir une deacutemateacuterialisation avec des outils internes que de passer par un opeacuterateur de deacutemateacuterialisation
LrsquoAIFE a par ailleurs fait le choix de ne certifier aucun opeacuterateur de deacutemateacuterialisation Le fournisseur est libre de choisir son opeacuterateur de deacutemateacuterialisation et de deacutefinir avec lui les conditions de leur collaboration
A ce jour plusieurs opeacuterateurs sont raccordeacutes agrave la solution actuelle Chorus factures Les fournisseurs sont totalement libres du choix de leur opeacuterateur
41
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017 Qualification et modaliteacutes de raccordement des flux (EDI)
Les fonctions de qualification des flux seront offertes aux utilisateurs du portail front de CPP 2017 (fournisseurs et entiteacutes publiques) Au travers de cet espace du portail front lrsquoutilisateur pourra
1 Tester en mode self service les diffeacuterents types de flux accepteacutes par la solution (factures meacutemoires de justice avis des sommes agrave payer cycle de vie etc)
2 Reacutecupeacuterer un rapport drsquoanalyse de son flux indiquant les erreurs rencontreacutees
3 Obtenir des compte-rendus et des flux de cycle de vie contextualiseacutes
4 Reacutecupeacuterer les fichiers de description des diffeacuterents flux et des exemples de flux preacute-remplis
Lrsquoutilisateur pourra eacutegalement deacuteposer des fiches de raccordement EDI pour interconnecter son SI de recette avec la plateforme de qualification CPP2017 et son SI de production avec le SI de production de CPP2017
Une fois les SI raccordeacutes en qualification lrsquoutilisateur pourra suivre le traitement de ses flux eacutemis en EDI vers la plateforme de qualification
Les raccordement EDI sont drsquoores et deacutejagrave possibles avec Chorus factures pour lrsquoEtat et permettront de beacuteneacuteficier du raccordement pour tout le secteur public au 1er janvier 2017
42
Action fournisseur Action commune AIFE fournisseur
S1 S2 S3 S4 S5 S6 S7 S8 - hellip
Deacutep
loie
men
t
Racc technique
Deacuteveloppement des flux
Assistance CPP
Tests unitaires Via Espace de
qualification CPP2017
Tests
Suivi des premiers flux
Demande de raccordement en
qualification
Tests
et
recett
e
Co
nstr
ucti
on
Demande de raccordement en
production
Deacuteclaration dans lrsquoespace
de qualification de CPP
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017 Espace qualification Macro planning des travaux de raccordement
43
Le calendrier drsquoici janvier 2017 Des pilotes degraves mi 2016
Nombre de pilotes et type drsquoentiteacutes Outre les services de lrsquoEtat deacutejagrave dans Chorus Factures 18 entiteacutes seront
deacutesigneacutees pour ecirctre pilote de la solution en juin 2016
Entiteacutes pilotes Type de structure Editeur
Universiteacute de Lorraine EPN SAP AMUE
Pole emploi EPN SAP
CNRS EPN SAP
CCI Paris EPN SIGMA
Lyceacutee Bernart de Ventadour EPLE GFC
Commune de Paris SPL SAP
Meacutetropole de Brest SPL ATOS (en lien avec e-
Megalis)
Communauteacute de communes de Parthenay SPL Berger Levrault
Commune de Le Monetier les Bains SPL Berger Levrault
Conseil reacutegional de Provence Alpes Cote drsquoAzur
SPL GFI
Conseil deacutepartemental de lrsquoAube SPL GFI (en lien avec SPL
xdeacutemat)
Office Public de lrsquoHabitat Vosgelis SPL AAERON
Lille Meacutetropole SPL CGI
Ville de Bordeaux SPL CGI
APHP EPS SAP
CHU Amiens EPS MIPIH (en lien avec UNIHA)
CH Gpt Hospitalier Eaubonne Montmorency EPS AGFA
DGAC ETAT SAP
44
Le calendrier drsquoici janvier 2017 Des pilotes degraves mi 2016 les objectifs
La reacutealisation de pilotes preacutealablement agrave la geacuteneacuteralisation permet de tester la solution mutualiseacutee CPP2017 dans sa dimension technique comme dans celle de lorganisation et de ladheacutesion des utilisateurs
Lexpeacuterience des sites pilotes permet de preacuteparer le deacuteploiement de mieux en appreacutecier la charge et den identifier les difficulteacutes a priori
La phase pilote de mise en œuvre du service doit permettre de
3 Srsquoassurer que lrsquoensemble du processus est opeacuterant et maitriseacute par les acteurs
2 Seacutecuriser les modaliteacutes de deacuteploiement et drsquoassistance
1 Srsquoassurer de lrsquoadheacutesion et lrsquoappropriation des utilisateurs des structures priveacutees ou publiques agrave utiliser la solution mutualiseacutee CPP2017
Traiter les problegravemes
rencontreacutes et proposer des plans drsquoaction
4 Valider le bon fonctionnement de la solution en situation reacuteelle
45
En synthegravesehellip
Initialement mise en œuvre dans un cadre facultatif fondeacute sur le choix de lrsquoentreprise la deacutemateacuterialisation des factures srsquoinscrit deacutesormais dans une obligation progressive au sein du secteur public avec la mise agrave disposition drsquoune plateforme partageacutee comme cela eacuteteacute fait dans de nombreux pays europeacuteens
Elle constitue une opportuniteacute de modernisation des eacutechanges entre les fournisseurs et le secteur public et illustre une nouvelle deacutemarche de mutualisation de systegraveme drsquoinformation entre les acteurs du secteur public permettant drsquooptimiser les gains et faciliter la mise en œuvre
Les entiteacutes publiques et les grands fournisseurs sont concerneacutes par lrsquoobligation degraves 1er janvier 2017 avec la reacutealisation de laquo pilotes raquo degraves la mi-2016 Des pilotes seront reacutealiseacutes degraves mi-2016
La publication des speacutecifications externes permet aux fournisseurs drsquoanticiper la deacutemarche en deacutefinissant leur trajectoire et leurs modaliteacutes de mise en œuvre
Vous pouvez drsquoores et deacutejagrave vous inscrire sur Chorus Factures HTTPSCHORUS-FACTURESBUDGETGOUVFR
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En savoir plus
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Sur le site laquo collectiviteacutes locales raquo httpwwwcollectivites-localesgouvfr
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En synthegravese hellip
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Gestion des factures
Saisie Creacuteation Modification Validation Suppression
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Notification
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Liste des factures agrave traiter
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Liste des eacutevegravenements intervenus sur le bon de commande
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Gestion des utilisateurs et fournisseurs Assistance fournisseurs
Recherche
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Suivi sollicitation
Modification clocircture sollicitation
Synthegravese requecircte
Consultation et teacuteleacutechargement
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Tableau de bord
Gestion fiche entiteacute
Gestion Mandat Facturation
Gestion du support
Prise en charge une sollicitation
Liste des eacutevegravenements
Gestion piegraveces jointes
Notification
Consultation et teacuteleacutechargement
Notification
Assistance documentaire
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution Les principales fonctionnaliteacutes de la solution mutualiseacutee
Creacuteation compte utilisateur
Creacuteation fiche entiteacute
51
Statut Fait geacuteneacuterateur COLL EPN ETAT
Deacuteposeacutee
La facture a eacuteteacute deacuteposeacutee par le fournisseur (en mode EDI ou en
mode Portail) les diffeacuterents controcircles ont eacuteteacute reacutealiseacutes et la
facture a pu ecirctre inteacutegreacutee au laquo reacutefeacuterentiel factures raquo
En cours
drsquoacheminement
La facture a eacuteteacute envoyeacutee par la solution mutualiseacutee au
destinataire
Mise agrave disposition du
destinataire
Mode EDI reacuteception du flux drsquoacquittement du SI destinataire
Mode Portail Le destinataire est notifieacute par courriel de la
mise agrave disposition de la facture sur lrsquoespace factures
Rejeteacutee La facture est rejeteacutee par le service destinataire (ex erreur de
destinataire donneacutees de facturation erroneacutees etc)
Suspendue Le traitement de la facture peut ecirctre suspendu lorsqursquo une ou
plusieurs piegraveces justificatives sont manquantes Facultatif
Mise agrave disposition du
comptable
Le mandat demande de paiement a eacuteteacute inteacutegreacute par SI du
comptable Facultatif
Comptabiliseacutee Le mandat demande de paiement a eacuteteacute valideacute par le payeur et
comptabiliseacute Facultatif
Mise en paiement Le flux de virement a eacuteteacute envoyeacute agrave la Banque de France
Facultatif
Hors mode
EDI
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution Les statuts meacutetiers remonteacutes aux fournisseurs
Non disponible disponible et obligatoire
52
Deux circuits sont possibles au regard de la reacuteglementation Un 1er circuit preacutevoit une facturation globale par le mandataire (facturation inteacutegrant de multiples beacuteneacuteficiaires de paiement)
Edition drsquoune
demande de
paiement
globale
Transmission
Deacutepocirct de la
demande de
paiement globale
Traitement de la
demande de
paiement
globale
Mise en paiement
de la demande de
paiement globale
Mandataire Personne
publique
Personne
publique
Acheminement de la demande de paiement jusqursquoagrave son destinataire
Mandataire
Paiement de chaque cotraitant figurant dans la demande de paiement globale
Mandataire eacutedition drsquoune demande de paiement globale preacutecisant la part de prestations agrave reacutegler directement aupregraves de chaque cotraitant sur laquelle le mode de facturation est preacuteciseacute (laquo demande de paiement globale raquo)
Cotraitant aucune action agrave reacutealiser dans la solution mutualiseacutee
Actions des fournisseurs
Reacuteception de la demande de paiement en mode EDI si le SI du destinataire est raccordeacute ou en mode Portail dans lrsquoEspace Factures
Les informations fournit sur le mode de
facturation indique agrave lrsquoordonnateur qursquoune action speacutecifique est agrave reacutealiser sur la demande de paiement
Creacuteation drsquoautant de mandat que de beacuteneacuteficiaires de paiement en y joignant en piegravece-jointe la demande global eacutemise par le titulaire ainsi que les eacuteventuelles piegravece-jointes
Actions de lrsquoordonnateur 1 2
Remarque Seul lrsquoeacutemetteur de la demande de paiement a accegraves au suivi du cycle de vie Le cotraitant sollicite donc le
mandataire ou la personne publique directement pour obtenir de lrsquoinformation sur le paiement de ses demandes de paiement
Lrsquoordonnateur est informeacute via le flux pivot qursquoil srsquoagit drsquoune demande de paiement lieacutee agrave un acte de cotraitance
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution La co-traitance (12)
53
Le 2nd circuit possible en cas cotraitance preacutevoit une facturation par le cotraitant avec validation de la demande de paiement par le mandataire
Edition drsquoune
demande de
paiement
Transmission
Deacutepocirct de la
demande de
paiement
Validation de la
demande de
paiement
Traitement de la
demande de
paiement
Mise en
paiement de la
demande de
paiement
Cotraitant Cotraitant Mandataire Personne
publique
Personne
publique
Sollicitation du mandataire
Acheminement de la demande de paiement jusqursquoagrave son destinataire
Remarques Seul lrsquoeacutemetteur de la demande de paiement a accegraves au suivi du cycle de vie Le mandataire nrsquoa donc pas accegraves
au suivi du traitement de la demande de paiement de ses cotraitants
Lrsquoordonnateur est informeacute via le flux pivot qursquoil srsquoagit drsquoune demande de paiement global de cotraitance
Cotraitant eacutedition et transmission drsquoune demande de paiement en mode EDI ou mode portail sur laquelle le mode de facturation est preacuteciseacute
Mandataire validation de la demande de paiement du titulaire en se connectant en mode portail
Actions des fournisseurs 1
Statut laquo en attente de validation raquo
Reacuteception de la demande de paiement du cotraitant valideacutee par le mandataire
Liquidation et mandatement (aucune action speacutecifique)
Actions de lrsquoordonnateur 2
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution La co-traitance (22)
54
Deacuteposant drsquoune piegravece
Deacutepocirct par le fournisseur drsquoun projet de deacutecompte et validation MOEMOA sur le portail
(En piegravece-jointe de lrsquoeacutetat drsquoacompte)
Deacutepocirct par le fournisseur drsquoun eacutetat drsquoacompte(sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOE hors CPP)
Deacutepocirct par le fournisseur drsquoun eacutetat drsquoacompte valideacute (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOA hors CPP)
NA (En piegravece-jointe de lrsquoeacutetat drsquoacompte)
Deacutepocirct par la MOE de lrsquoeacutetat drsquoacompte (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec le fournisseur dans CPP ou hors CPP)
Deacutepocirct par la MOE de lrsquoeacutetat drsquoacompte valideacute (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOE hors CPP)
NA (En piegravece-jointe de lrsquoeacutetat drsquoacompte valideacute)
(En piegravece-jointe de lrsquoeacutetat drsquoacompte valideacute)
Deacutepocirct par la MOA de lrsquoeacutetat drsquoacompte valideacute (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec le fournisseur et la MOE dans CPP ou hors CPP)
Projet de
deacutecompte mensuel
Etat
drsquoacompte
Deacutecompte
mensuel
Etat drsquoacompte
valideacute
Fournisseur
Maitrise drsquoouvrage
(mode service uniquement via
un portail amont)
Maitrise drsquoŒuvre
6 cas drsquoutilisation ont eacuteteacute deacutefinis pour permettre la prise en charge dans la solution CPP des piegraveces neacutecessaires agrave la facturation en cours de marcheacute
Produit par le fournisseur Produit par la MOE Produit par la MOE Produit par la MOA
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution Les marcheacutes de travaux La facturation en cours de marcheacute
55
Deacuteposant drsquoune piegravece
Deacutepocirct par le fournisseur drsquoun projet de deacutecompte et validation MOEMOA sur le portail
NA NA NA Deacutepocirct par le fournisseur du DGD (apregraves eacutechanges preacutealables avec la MOAMOE dans CPP ou hors CPP)
NA (En piegravece-jointe du projet de deacutecompte
geacuteneacuteral)
Deacutepocirct par la MOE du projet de deacutecompte geacuteneacuteral (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec le fournisseur dans CPP ou hors CPP)
Deacutepocirct par la MOE du deacutecompte geacuteneacuteral (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOA hors CPP)
NA
NA NA (En piegravece-jointe du deacutecompte geacuteneacuteral)
Deacutepocirct par la MOA du deacutecompte geacuteneacuteral (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOE dans CPP ou hors CPP)
NA
Fournisseur
Maitrise drsquoouvrage
(mode service uniquement via
un portail amont)
Maitrise drsquoŒuvre
5 cas drsquoutilisation ont eacuteteacute deacutefinis pour permettre la prise en charge dans la solution CPP des piegraveces neacutecessaires agrave la facturation en fin de marcheacute
Projet de
deacutecompte final
Deacutecompte
final
Projet de
deacutecompte geacuteneacuteral
Deacutecompte
Geacuteneacuteral
Deacutecompte
Geacuteneacuteral et Deacutefinitif
Produit par le fournisseur Produit par la MOE Produit par la MOA Produit par la MOE Produit par le fournisseur
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution Les marcheacutes de travaux La facturation en fin de marcheacute
56
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017 Modaliteacutes de raccordement les protocoles utiliseacutes
Les protocoles retenus pour assurer les eacutechanges en mode flux sont
PeSIT HS E avec chiffrement TLS ndash Le chiffrement du flux sous TLS est initieacute via certificats Bi-cleacutes SSL conformes
RGS fournis par lrsquoAIFE issus drsquoune autoriteacute de certification les partenaires srsquoauthentifiant aujourdrsquohui mutuellement de maniegravere forte
SFTP ndash SSH seacutecurisant les eacutechanges avec chiffrement par bi-cleacutes conformes aux exigences
du cycle de vie des secrets (cleacutes DSA 2048 minimum PS 22 regravegles de creacuteation dureacutee de vie)
AS2 avec chiffrement TLS
Un seul protocole de raccordement est autoriseacute pour un flux donneacute
29
Types de controcircle CPP Destinataire
Coheacuterence du flux et seacutecuriteacute
Structure de donneacutees
Coheacuterence des donneacutees
Les controcircles meacutetiers
Les controcircles meacutetiers reacutealiseacutes par la structure publique destinataire de la facture comprennent notamment les controcircles de reacutefeacuterentiels relatifs agrave lrsquoengagement et au code service
Les SI destinataires pourront opeacuterer des controcircles meacutetiers additionnels en fonction des possibiliteacutes de parameacutetrage offertes par les eacutediteurs
Preacutesentation de la solution Les controcircles effectueacutes ndash vue drsquoensemble
30
Preacutesentation de la solution Le deacutelai global de paiement (DGP)
La date servant au point de deacutepart du DGP (sous reacuteserve de service fait) peut varier selon les cas drsquoeacutemission de la facture
En mode EDI crsquoest la date de lrsquoacquittement technique eacutemis par le SI du destinataire
En mode portailservice crsquoest la date de notification par mail au destinataire de la mise agrave disposition de la facture sur lrsquoespace factures
Et en cas de litige entre le fournisseur et le pouvoir adjudicateur la date servant de point de deacutepart au DGP sera la date de deacutepocirct de la facture sur CPP + 2 jours
Dans le cas des marcheacutes de travaux la date servant de point de deacutepart au DGP reste la transmission du projet de deacutecompte du fournisseur agrave la MOE ou le DGD lorsqursquoil est remis au pouvoir adjudicateur
Ces diffeacuterentes dates seront traceacutees et consultables dans CPP Toutefois CPP nrsquoa pas vocation agrave calculer le DGP
31
La personne publique a la possibiliteacute de communiquer le statut laquo suspendue raquo lorsqursquoune piegravece justificative manque pour la liquidation mise en paiement
Cette fonctionnaliteacute eacutevite de devoir rejeter le dossier de facturation en cas de PJ manquante
1 La personne publique notifie en commentaire la nature de la piegravece manquante et suspend le deacutelai de paiement
2 Le fournisseur se connecte au portail (mode service ou mode portail) afin de deacuteposer lales piegravece(s) compleacutementaire(s)
NB les reacutecepteurs de factures conservent la possibiliteacute de demander les piegraveces compleacutementaires selon les mecircmes modaliteacutes qursquoaujourdrsquohui (papier courriel etc)
La suspension des factures
Lorsque la collectiviteacute locale ou lrsquoEPN rejette pour cause drsquoerreur sur les donneacutees drsquoacheminement de la facture (SIRET destinataire) elle doit typer speacutecifiquement le rejet afin de permettre au fournisseur srsquoil le souhaite de recycler les donneacutees de facturation
Le rejet et la possibiliteacute de recycler les factures
Preacutesentation de la solution Focus sur le rejet et la suspension de factures
32
Preacutesentation de la solution Les cas de gestion de la sous-traitance
Les sous-traitants admis au paiement direct peuvent adresser directement leur demande de paiement agrave la personne publique Un accord preacutealable du titulaire est cependant neacutecessaire avant la mise en paiement
Sous-traitant eacutedition et transmission drsquoune demande de paiement en mode EDI ou mode portail sur laquelle le mode de facturation est preacuteciseacute
Titulaire validation de la demande de paiement du sous-traitant en se connectant en mode portail
Actions des fournisseurs
Reacuteception de la demande de paiement du sous-traitant valideacutee par le titulaire
Liquidation et mandatement (aucune action speacutecifique)
Actions de lrsquoordonnateur
Remarques Selon la reacuteglementation et sans validation sous un deacutelai de 15 jours la demande de paiement est consideacutereacutee
comme valideacutee Elle est transmise au pouvoir adjudicateur destinataire
Le titulaire est informeacute des paiements effectueacutes au sous-traitant via les informations du cycle de vie
Le mode de facturation est preacuteciseacute dans le flux pivot pour informer lrsquoordonnateur qursquoil srsquoagit drsquoune demande de paiement lieacutee agrave un acte de sous-traitance
La facture eacutemise par le sous-traitant et adresseacutee au titulaire peut ecirctre inseacutereacutee sous forme de piegravece jointe
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Documents eacutechangeacutes
Facturation en cours de marcheacute
Facturation en fin de marcheacute
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution La prise en compte des marcheacutes de travaux
Projet de deacutecompte mensuel
Etat drsquoacompte
Deacutecompte mensuel
Etat drsquoacompte
valideacute
Projet de deacutecompte
final
Deacutecompte final
Projet de deacutecompte
geacuteneacuteral
Deacutecompte Geacuteneacuteral
Deacutecompte Geacuteneacuteral et
Deacutefinitif
Dans le cadre des marcheacutes de travaux la solution CPP prendra en charge les processus de facturation suivants
Tous les documents concourant agrave la mise en paiement peuvent ecirctre deacuteposeacutes transmis agrave CPP 2017
La solution permet le deacutepocirct en mode portail de documents par un deacuteposant autre que le producteur du document (exemple deacutepocirct drsquoun eacutetat drsquoacompte produit par une MOE et deacuteposeacute par un fournisseur)
Les acteurs habiliteacutes agrave deacuteposer ces piegraveces concourant agrave la mise en paiement peuvent ecirctre distincts des acteurs en charge de leur production initiale
Fournisseur
Fournisseur Ordonnateur
(Service financier)
Ordonnateur
(Service financier)
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Preacutesentation de la solution La sollicitation de lrsquoassistance
Le module drsquoassistance de la solution mutualiseacutee permet de reacutepondre agrave lrsquoensemble des questions poseacutees par les eacutemetteurs et reacutecepteurs de factures
bull Principes
bull Les eacutemetteurs peuvent solliciter lrsquoassistance de la solution mutualiseacutee-CPP 2017 suite agrave des difficulteacutes techniques ou applicatives Les eacutemetteurs peuvent eacutegalement solliciter les reacutecepteurs de facture pour toute question meacutetier relative au traitement de leurs factures
bull Modaliteacute
bull Chaque sollicitation est mateacuterialiseacutee par un laquo ticket raquo renseigneacute par lrsquoeacutemetteur via un formulaire de demande drsquoassistance en preacutecisant les informations requises pour le traitement de sa demande (ex numeacutero de facture) Des piegraveces jointes peuvent y ecirctre ajouteacutees (ex capture drsquoeacutecran)
Les fournisseurs et les entiteacutes publiques peuvent eacutegalement acceacuteder agrave une base de connaissance par lrsquointermeacutediaire drsquoun assistant virtuel afin drsquoobtenir des reacuteponses aux questions les plus freacutequemment poseacutees
35
Preacutesentation de la solution Assistance _ Mise en place drsquoun avatar
36
Preacutesentation de la solution Assistance _ Mise en place drsquoun avatar
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Sommaire
Contexte
Preacutesentation de la solution
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017
38
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017
La deacutemateacuterialisation des factures srsquoinscrit deacutesormais dans une obligation progressive au sein du secteur public comme dans de nombreux pays europeacuteens
Degraves 2017 les grandes entreprises devront adresser leurs factures au secteur public sous forme eacutelectronique
La neacutecessiteacute de reacutealiser des travaux de raccordement et drsquoadapter les processus de facturation incite agrave initier le projet pour ecirctre au rendez vous
Il faut notamment srsquoassurer de la bonne adaptation de votre systegraveme drsquoinformation et de vos processus
Gestion des informations neacutecessaires au bon traitement de la facture
Choix du mode drsquoeacutemission et du format
Capaciteacute agrave produire le format retenu
Raccordement technique en cas de choix du mode EDI
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Chaque entiteacute publique a la faculteacute de rendre obligatoire pour les factures la concernant les informations relatives
Au code service destinataire
Agrave la reacutefeacuterence drsquoengagement (reacutefeacuterence au marcheacute ou agrave la commande)
Il sera possible de veacuterifier le caractegravere obligatoire de ces informations dans la solution mutualiseacutee via lrsquoannuaire
Ces informations devront ecirctre porteacutees sur la facture remise par le fournisseur Il faudra donc srsquoassurer de la bonne communication de ces informations par les entiteacutes publiques
A noter que pour lrsquoEtat ces informations sont toujours obligatoires
Reacutefeacuterence agrave lrsquoengagement juridique
Code service exeacutecutant
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017 Gestion des informations neacutecessaires au traitement de la facture
40
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017 Le choix drsquoun raccordement via un opeacuterateur de deacutemateacuterialisation
Les opeacuterateurs de deacutemateacuterialisation assurent deux principales missions la production et la transmission des flux au format et avec les informations
attendues par le reacutecepteur
la garantie des aspects fiscaux notamment lrsquoarchivage des factures deacutemateacuterialiseacutees
Les fournisseurs ne sont pas contraints de passer par un opeacuterateur et peuvent internaliser leur solution de deacutemateacuterialisation
LrsquoAIFE observe un principe de neutraliteacute dans le choix des opeacuterateurs LrsquoAIFE a pris la deacutecision de ne pas intervenir dans le choix du mode de
deacutemateacuterialisation de ses fournisseurs Les fournisseurs peuvent aussi bien choisir une deacutemateacuterialisation avec des outils internes que de passer par un opeacuterateur de deacutemateacuterialisation
LrsquoAIFE a par ailleurs fait le choix de ne certifier aucun opeacuterateur de deacutemateacuterialisation Le fournisseur est libre de choisir son opeacuterateur de deacutemateacuterialisation et de deacutefinir avec lui les conditions de leur collaboration
A ce jour plusieurs opeacuterateurs sont raccordeacutes agrave la solution actuelle Chorus factures Les fournisseurs sont totalement libres du choix de leur opeacuterateur
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Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017 Qualification et modaliteacutes de raccordement des flux (EDI)
Les fonctions de qualification des flux seront offertes aux utilisateurs du portail front de CPP 2017 (fournisseurs et entiteacutes publiques) Au travers de cet espace du portail front lrsquoutilisateur pourra
1 Tester en mode self service les diffeacuterents types de flux accepteacutes par la solution (factures meacutemoires de justice avis des sommes agrave payer cycle de vie etc)
2 Reacutecupeacuterer un rapport drsquoanalyse de son flux indiquant les erreurs rencontreacutees
3 Obtenir des compte-rendus et des flux de cycle de vie contextualiseacutes
4 Reacutecupeacuterer les fichiers de description des diffeacuterents flux et des exemples de flux preacute-remplis
Lrsquoutilisateur pourra eacutegalement deacuteposer des fiches de raccordement EDI pour interconnecter son SI de recette avec la plateforme de qualification CPP2017 et son SI de production avec le SI de production de CPP2017
Une fois les SI raccordeacutes en qualification lrsquoutilisateur pourra suivre le traitement de ses flux eacutemis en EDI vers la plateforme de qualification
Les raccordement EDI sont drsquoores et deacutejagrave possibles avec Chorus factures pour lrsquoEtat et permettront de beacuteneacuteficier du raccordement pour tout le secteur public au 1er janvier 2017
42
Action fournisseur Action commune AIFE fournisseur
S1 S2 S3 S4 S5 S6 S7 S8 - hellip
Deacutep
loie
men
t
Racc technique
Deacuteveloppement des flux
Assistance CPP
Tests unitaires Via Espace de
qualification CPP2017
Tests
Suivi des premiers flux
Demande de raccordement en
qualification
Tests
et
recett
e
Co
nstr
ucti
on
Demande de raccordement en
production
Deacuteclaration dans lrsquoespace
de qualification de CPP
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017 Espace qualification Macro planning des travaux de raccordement
43
Le calendrier drsquoici janvier 2017 Des pilotes degraves mi 2016
Nombre de pilotes et type drsquoentiteacutes Outre les services de lrsquoEtat deacutejagrave dans Chorus Factures 18 entiteacutes seront
deacutesigneacutees pour ecirctre pilote de la solution en juin 2016
Entiteacutes pilotes Type de structure Editeur
Universiteacute de Lorraine EPN SAP AMUE
Pole emploi EPN SAP
CNRS EPN SAP
CCI Paris EPN SIGMA
Lyceacutee Bernart de Ventadour EPLE GFC
Commune de Paris SPL SAP
Meacutetropole de Brest SPL ATOS (en lien avec e-
Megalis)
Communauteacute de communes de Parthenay SPL Berger Levrault
Commune de Le Monetier les Bains SPL Berger Levrault
Conseil reacutegional de Provence Alpes Cote drsquoAzur
SPL GFI
Conseil deacutepartemental de lrsquoAube SPL GFI (en lien avec SPL
xdeacutemat)
Office Public de lrsquoHabitat Vosgelis SPL AAERON
Lille Meacutetropole SPL CGI
Ville de Bordeaux SPL CGI
APHP EPS SAP
CHU Amiens EPS MIPIH (en lien avec UNIHA)
CH Gpt Hospitalier Eaubonne Montmorency EPS AGFA
DGAC ETAT SAP
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Le calendrier drsquoici janvier 2017 Des pilotes degraves mi 2016 les objectifs
La reacutealisation de pilotes preacutealablement agrave la geacuteneacuteralisation permet de tester la solution mutualiseacutee CPP2017 dans sa dimension technique comme dans celle de lorganisation et de ladheacutesion des utilisateurs
Lexpeacuterience des sites pilotes permet de preacuteparer le deacuteploiement de mieux en appreacutecier la charge et den identifier les difficulteacutes a priori
La phase pilote de mise en œuvre du service doit permettre de
3 Srsquoassurer que lrsquoensemble du processus est opeacuterant et maitriseacute par les acteurs
2 Seacutecuriser les modaliteacutes de deacuteploiement et drsquoassistance
1 Srsquoassurer de lrsquoadheacutesion et lrsquoappropriation des utilisateurs des structures priveacutees ou publiques agrave utiliser la solution mutualiseacutee CPP2017
Traiter les problegravemes
rencontreacutes et proposer des plans drsquoaction
4 Valider le bon fonctionnement de la solution en situation reacuteelle
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En synthegravesehellip
Initialement mise en œuvre dans un cadre facultatif fondeacute sur le choix de lrsquoentreprise la deacutemateacuterialisation des factures srsquoinscrit deacutesormais dans une obligation progressive au sein du secteur public avec la mise agrave disposition drsquoune plateforme partageacutee comme cela eacuteteacute fait dans de nombreux pays europeacuteens
Elle constitue une opportuniteacute de modernisation des eacutechanges entre les fournisseurs et le secteur public et illustre une nouvelle deacutemarche de mutualisation de systegraveme drsquoinformation entre les acteurs du secteur public permettant drsquooptimiser les gains et faciliter la mise en œuvre
Les entiteacutes publiques et les grands fournisseurs sont concerneacutes par lrsquoobligation degraves 1er janvier 2017 avec la reacutealisation de laquo pilotes raquo degraves la mi-2016 Des pilotes seront reacutealiseacutes degraves mi-2016
La publication des speacutecifications externes permet aux fournisseurs drsquoanticiper la deacutemarche en deacutefinissant leur trajectoire et leurs modaliteacutes de mise en œuvre
Vous pouvez drsquoores et deacutejagrave vous inscrire sur Chorus Factures HTTPSCHORUS-FACTURESBUDGETGOUVFR
46
En savoir plus
Sur le site de lrsquoAIFE wwweconomiegouvfraifeagence-pour-linformatique-financiere-letat-0
Sur le site laquo collectiviteacutes locales raquo httpwwwcollectivites-localesgouvfr
aife_officiel
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En synthegravese hellip
48
49
Gestion des factures
Saisie Creacuteation Modification Validation Suppression
Recherche
Suivi du cycle de vie
Deacutepocirct unitaire XMLPDF
Archivage
Liste fiscale
Consultation et teacuteleacutechargement
Deacutepocirct en masse format mixte XMLPDF
Tableaux de bord
Qualification des flux
Deacutepocirct de flux
Analyse de flux
Reacutecupeacuteration dun flux type
Reacutecupeacuteration dun flux cycle de vie
Creacuteation dune fiche de raccordement EDI
Suivi des flux
Qualification des API
Gestion des bons de commandes
(pour les services de lrsquoEtat)
Recherche
Consultation et teacuteleacutechargement
Tableau de bord
Notification
Notification
Workflow de validation
Gestion piegraveces jointes
Recyclage
Certificat de deacutepocirct
Liste des factures agrave traiter
Preacutesentation de la solution Les principales fonctionnaliteacutes de la solution mutualiseacutee
Liste des eacutevegravenements intervenus sur le bon de commande
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Gestion des utilisateurs et fournisseurs Assistance fournisseurs
Recherche
Saisie sollicitation
Suivi sollicitation
Modification clocircture sollicitation
Synthegravese requecircte
Consultation et teacuteleacutechargement
Recherche
Gestion compte utilisateur
Authentification compte utilisateur
Gestion de la base de connaissance
Tableau de bord
Gestion fiche entiteacute
Gestion Mandat Facturation
Gestion du support
Prise en charge une sollicitation
Liste des eacutevegravenements
Gestion piegraveces jointes
Notification
Consultation et teacuteleacutechargement
Notification
Assistance documentaire
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution Les principales fonctionnaliteacutes de la solution mutualiseacutee
Creacuteation compte utilisateur
Creacuteation fiche entiteacute
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Statut Fait geacuteneacuterateur COLL EPN ETAT
Deacuteposeacutee
La facture a eacuteteacute deacuteposeacutee par le fournisseur (en mode EDI ou en
mode Portail) les diffeacuterents controcircles ont eacuteteacute reacutealiseacutes et la
facture a pu ecirctre inteacutegreacutee au laquo reacutefeacuterentiel factures raquo
En cours
drsquoacheminement
La facture a eacuteteacute envoyeacutee par la solution mutualiseacutee au
destinataire
Mise agrave disposition du
destinataire
Mode EDI reacuteception du flux drsquoacquittement du SI destinataire
Mode Portail Le destinataire est notifieacute par courriel de la
mise agrave disposition de la facture sur lrsquoespace factures
Rejeteacutee La facture est rejeteacutee par le service destinataire (ex erreur de
destinataire donneacutees de facturation erroneacutees etc)
Suspendue Le traitement de la facture peut ecirctre suspendu lorsqursquo une ou
plusieurs piegraveces justificatives sont manquantes Facultatif
Mise agrave disposition du
comptable
Le mandat demande de paiement a eacuteteacute inteacutegreacute par SI du
comptable Facultatif
Comptabiliseacutee Le mandat demande de paiement a eacuteteacute valideacute par le payeur et
comptabiliseacute Facultatif
Mise en paiement Le flux de virement a eacuteteacute envoyeacute agrave la Banque de France
Facultatif
Hors mode
EDI
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution Les statuts meacutetiers remonteacutes aux fournisseurs
Non disponible disponible et obligatoire
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Deux circuits sont possibles au regard de la reacuteglementation Un 1er circuit preacutevoit une facturation globale par le mandataire (facturation inteacutegrant de multiples beacuteneacuteficiaires de paiement)
Edition drsquoune
demande de
paiement
globale
Transmission
Deacutepocirct de la
demande de
paiement globale
Traitement de la
demande de
paiement
globale
Mise en paiement
de la demande de
paiement globale
Mandataire Personne
publique
Personne
publique
Acheminement de la demande de paiement jusqursquoagrave son destinataire
Mandataire
Paiement de chaque cotraitant figurant dans la demande de paiement globale
Mandataire eacutedition drsquoune demande de paiement globale preacutecisant la part de prestations agrave reacutegler directement aupregraves de chaque cotraitant sur laquelle le mode de facturation est preacuteciseacute (laquo demande de paiement globale raquo)
Cotraitant aucune action agrave reacutealiser dans la solution mutualiseacutee
Actions des fournisseurs
Reacuteception de la demande de paiement en mode EDI si le SI du destinataire est raccordeacute ou en mode Portail dans lrsquoEspace Factures
Les informations fournit sur le mode de
facturation indique agrave lrsquoordonnateur qursquoune action speacutecifique est agrave reacutealiser sur la demande de paiement
Creacuteation drsquoautant de mandat que de beacuteneacuteficiaires de paiement en y joignant en piegravece-jointe la demande global eacutemise par le titulaire ainsi que les eacuteventuelles piegravece-jointes
Actions de lrsquoordonnateur 1 2
Remarque Seul lrsquoeacutemetteur de la demande de paiement a accegraves au suivi du cycle de vie Le cotraitant sollicite donc le
mandataire ou la personne publique directement pour obtenir de lrsquoinformation sur le paiement de ses demandes de paiement
Lrsquoordonnateur est informeacute via le flux pivot qursquoil srsquoagit drsquoune demande de paiement lieacutee agrave un acte de cotraitance
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution La co-traitance (12)
53
Le 2nd circuit possible en cas cotraitance preacutevoit une facturation par le cotraitant avec validation de la demande de paiement par le mandataire
Edition drsquoune
demande de
paiement
Transmission
Deacutepocirct de la
demande de
paiement
Validation de la
demande de
paiement
Traitement de la
demande de
paiement
Mise en
paiement de la
demande de
paiement
Cotraitant Cotraitant Mandataire Personne
publique
Personne
publique
Sollicitation du mandataire
Acheminement de la demande de paiement jusqursquoagrave son destinataire
Remarques Seul lrsquoeacutemetteur de la demande de paiement a accegraves au suivi du cycle de vie Le mandataire nrsquoa donc pas accegraves
au suivi du traitement de la demande de paiement de ses cotraitants
Lrsquoordonnateur est informeacute via le flux pivot qursquoil srsquoagit drsquoune demande de paiement global de cotraitance
Cotraitant eacutedition et transmission drsquoune demande de paiement en mode EDI ou mode portail sur laquelle le mode de facturation est preacuteciseacute
Mandataire validation de la demande de paiement du titulaire en se connectant en mode portail
Actions des fournisseurs 1
Statut laquo en attente de validation raquo
Reacuteception de la demande de paiement du cotraitant valideacutee par le mandataire
Liquidation et mandatement (aucune action speacutecifique)
Actions de lrsquoordonnateur 2
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution La co-traitance (22)
54
Deacuteposant drsquoune piegravece
Deacutepocirct par le fournisseur drsquoun projet de deacutecompte et validation MOEMOA sur le portail
(En piegravece-jointe de lrsquoeacutetat drsquoacompte)
Deacutepocirct par le fournisseur drsquoun eacutetat drsquoacompte(sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOE hors CPP)
Deacutepocirct par le fournisseur drsquoun eacutetat drsquoacompte valideacute (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOA hors CPP)
NA (En piegravece-jointe de lrsquoeacutetat drsquoacompte)
Deacutepocirct par la MOE de lrsquoeacutetat drsquoacompte (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec le fournisseur dans CPP ou hors CPP)
Deacutepocirct par la MOE de lrsquoeacutetat drsquoacompte valideacute (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOE hors CPP)
NA (En piegravece-jointe de lrsquoeacutetat drsquoacompte valideacute)
(En piegravece-jointe de lrsquoeacutetat drsquoacompte valideacute)
Deacutepocirct par la MOA de lrsquoeacutetat drsquoacompte valideacute (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec le fournisseur et la MOE dans CPP ou hors CPP)
Projet de
deacutecompte mensuel
Etat
drsquoacompte
Deacutecompte
mensuel
Etat drsquoacompte
valideacute
Fournisseur
Maitrise drsquoouvrage
(mode service uniquement via
un portail amont)
Maitrise drsquoŒuvre
6 cas drsquoutilisation ont eacuteteacute deacutefinis pour permettre la prise en charge dans la solution CPP des piegraveces neacutecessaires agrave la facturation en cours de marcheacute
Produit par le fournisseur Produit par la MOE Produit par la MOE Produit par la MOA
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution Les marcheacutes de travaux La facturation en cours de marcheacute
55
Deacuteposant drsquoune piegravece
Deacutepocirct par le fournisseur drsquoun projet de deacutecompte et validation MOEMOA sur le portail
NA NA NA Deacutepocirct par le fournisseur du DGD (apregraves eacutechanges preacutealables avec la MOAMOE dans CPP ou hors CPP)
NA (En piegravece-jointe du projet de deacutecompte
geacuteneacuteral)
Deacutepocirct par la MOE du projet de deacutecompte geacuteneacuteral (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec le fournisseur dans CPP ou hors CPP)
Deacutepocirct par la MOE du deacutecompte geacuteneacuteral (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOA hors CPP)
NA
NA NA (En piegravece-jointe du deacutecompte geacuteneacuteral)
Deacutepocirct par la MOA du deacutecompte geacuteneacuteral (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOE dans CPP ou hors CPP)
NA
Fournisseur
Maitrise drsquoouvrage
(mode service uniquement via
un portail amont)
Maitrise drsquoŒuvre
5 cas drsquoutilisation ont eacuteteacute deacutefinis pour permettre la prise en charge dans la solution CPP des piegraveces neacutecessaires agrave la facturation en fin de marcheacute
Projet de
deacutecompte final
Deacutecompte
final
Projet de
deacutecompte geacuteneacuteral
Deacutecompte
Geacuteneacuteral
Deacutecompte
Geacuteneacuteral et Deacutefinitif
Produit par le fournisseur Produit par la MOE Produit par la MOA Produit par la MOE Produit par le fournisseur
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution Les marcheacutes de travaux La facturation en fin de marcheacute
56
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017 Modaliteacutes de raccordement les protocoles utiliseacutes
Les protocoles retenus pour assurer les eacutechanges en mode flux sont
PeSIT HS E avec chiffrement TLS ndash Le chiffrement du flux sous TLS est initieacute via certificats Bi-cleacutes SSL conformes
RGS fournis par lrsquoAIFE issus drsquoune autoriteacute de certification les partenaires srsquoauthentifiant aujourdrsquohui mutuellement de maniegravere forte
SFTP ndash SSH seacutecurisant les eacutechanges avec chiffrement par bi-cleacutes conformes aux exigences
du cycle de vie des secrets (cleacutes DSA 2048 minimum PS 22 regravegles de creacuteation dureacutee de vie)
AS2 avec chiffrement TLS
Un seul protocole de raccordement est autoriseacute pour un flux donneacute
30
Preacutesentation de la solution Le deacutelai global de paiement (DGP)
La date servant au point de deacutepart du DGP (sous reacuteserve de service fait) peut varier selon les cas drsquoeacutemission de la facture
En mode EDI crsquoest la date de lrsquoacquittement technique eacutemis par le SI du destinataire
En mode portailservice crsquoest la date de notification par mail au destinataire de la mise agrave disposition de la facture sur lrsquoespace factures
Et en cas de litige entre le fournisseur et le pouvoir adjudicateur la date servant de point de deacutepart au DGP sera la date de deacutepocirct de la facture sur CPP + 2 jours
Dans le cas des marcheacutes de travaux la date servant de point de deacutepart au DGP reste la transmission du projet de deacutecompte du fournisseur agrave la MOE ou le DGD lorsqursquoil est remis au pouvoir adjudicateur
Ces diffeacuterentes dates seront traceacutees et consultables dans CPP Toutefois CPP nrsquoa pas vocation agrave calculer le DGP
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La personne publique a la possibiliteacute de communiquer le statut laquo suspendue raquo lorsqursquoune piegravece justificative manque pour la liquidation mise en paiement
Cette fonctionnaliteacute eacutevite de devoir rejeter le dossier de facturation en cas de PJ manquante
1 La personne publique notifie en commentaire la nature de la piegravece manquante et suspend le deacutelai de paiement
2 Le fournisseur se connecte au portail (mode service ou mode portail) afin de deacuteposer lales piegravece(s) compleacutementaire(s)
NB les reacutecepteurs de factures conservent la possibiliteacute de demander les piegraveces compleacutementaires selon les mecircmes modaliteacutes qursquoaujourdrsquohui (papier courriel etc)
La suspension des factures
Lorsque la collectiviteacute locale ou lrsquoEPN rejette pour cause drsquoerreur sur les donneacutees drsquoacheminement de la facture (SIRET destinataire) elle doit typer speacutecifiquement le rejet afin de permettre au fournisseur srsquoil le souhaite de recycler les donneacutees de facturation
Le rejet et la possibiliteacute de recycler les factures
Preacutesentation de la solution Focus sur le rejet et la suspension de factures
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Preacutesentation de la solution Les cas de gestion de la sous-traitance
Les sous-traitants admis au paiement direct peuvent adresser directement leur demande de paiement agrave la personne publique Un accord preacutealable du titulaire est cependant neacutecessaire avant la mise en paiement
Sous-traitant eacutedition et transmission drsquoune demande de paiement en mode EDI ou mode portail sur laquelle le mode de facturation est preacuteciseacute
Titulaire validation de la demande de paiement du sous-traitant en se connectant en mode portail
Actions des fournisseurs
Reacuteception de la demande de paiement du sous-traitant valideacutee par le titulaire
Liquidation et mandatement (aucune action speacutecifique)
Actions de lrsquoordonnateur
Remarques Selon la reacuteglementation et sans validation sous un deacutelai de 15 jours la demande de paiement est consideacutereacutee
comme valideacutee Elle est transmise au pouvoir adjudicateur destinataire
Le titulaire est informeacute des paiements effectueacutes au sous-traitant via les informations du cycle de vie
Le mode de facturation est preacuteciseacute dans le flux pivot pour informer lrsquoordonnateur qursquoil srsquoagit drsquoune demande de paiement lieacutee agrave un acte de sous-traitance
La facture eacutemise par le sous-traitant et adresseacutee au titulaire peut ecirctre inseacutereacutee sous forme de piegravece jointe
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Documents eacutechangeacutes
Facturation en cours de marcheacute
Facturation en fin de marcheacute
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution La prise en compte des marcheacutes de travaux
Projet de deacutecompte mensuel
Etat drsquoacompte
Deacutecompte mensuel
Etat drsquoacompte
valideacute
Projet de deacutecompte
final
Deacutecompte final
Projet de deacutecompte
geacuteneacuteral
Deacutecompte Geacuteneacuteral
Deacutecompte Geacuteneacuteral et
Deacutefinitif
Dans le cadre des marcheacutes de travaux la solution CPP prendra en charge les processus de facturation suivants
Tous les documents concourant agrave la mise en paiement peuvent ecirctre deacuteposeacutes transmis agrave CPP 2017
La solution permet le deacutepocirct en mode portail de documents par un deacuteposant autre que le producteur du document (exemple deacutepocirct drsquoun eacutetat drsquoacompte produit par une MOE et deacuteposeacute par un fournisseur)
Les acteurs habiliteacutes agrave deacuteposer ces piegraveces concourant agrave la mise en paiement peuvent ecirctre distincts des acteurs en charge de leur production initiale
Fournisseur
Fournisseur Ordonnateur
(Service financier)
Ordonnateur
(Service financier)
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Preacutesentation de la solution La sollicitation de lrsquoassistance
Le module drsquoassistance de la solution mutualiseacutee permet de reacutepondre agrave lrsquoensemble des questions poseacutees par les eacutemetteurs et reacutecepteurs de factures
bull Principes
bull Les eacutemetteurs peuvent solliciter lrsquoassistance de la solution mutualiseacutee-CPP 2017 suite agrave des difficulteacutes techniques ou applicatives Les eacutemetteurs peuvent eacutegalement solliciter les reacutecepteurs de facture pour toute question meacutetier relative au traitement de leurs factures
bull Modaliteacute
bull Chaque sollicitation est mateacuterialiseacutee par un laquo ticket raquo renseigneacute par lrsquoeacutemetteur via un formulaire de demande drsquoassistance en preacutecisant les informations requises pour le traitement de sa demande (ex numeacutero de facture) Des piegraveces jointes peuvent y ecirctre ajouteacutees (ex capture drsquoeacutecran)
Les fournisseurs et les entiteacutes publiques peuvent eacutegalement acceacuteder agrave une base de connaissance par lrsquointermeacutediaire drsquoun assistant virtuel afin drsquoobtenir des reacuteponses aux questions les plus freacutequemment poseacutees
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Preacutesentation de la solution Assistance _ Mise en place drsquoun avatar
36
Preacutesentation de la solution Assistance _ Mise en place drsquoun avatar
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Sommaire
Contexte
Preacutesentation de la solution
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017
38
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017
La deacutemateacuterialisation des factures srsquoinscrit deacutesormais dans une obligation progressive au sein du secteur public comme dans de nombreux pays europeacuteens
Degraves 2017 les grandes entreprises devront adresser leurs factures au secteur public sous forme eacutelectronique
La neacutecessiteacute de reacutealiser des travaux de raccordement et drsquoadapter les processus de facturation incite agrave initier le projet pour ecirctre au rendez vous
Il faut notamment srsquoassurer de la bonne adaptation de votre systegraveme drsquoinformation et de vos processus
Gestion des informations neacutecessaires au bon traitement de la facture
Choix du mode drsquoeacutemission et du format
Capaciteacute agrave produire le format retenu
Raccordement technique en cas de choix du mode EDI
39
Chaque entiteacute publique a la faculteacute de rendre obligatoire pour les factures la concernant les informations relatives
Au code service destinataire
Agrave la reacutefeacuterence drsquoengagement (reacutefeacuterence au marcheacute ou agrave la commande)
Il sera possible de veacuterifier le caractegravere obligatoire de ces informations dans la solution mutualiseacutee via lrsquoannuaire
Ces informations devront ecirctre porteacutees sur la facture remise par le fournisseur Il faudra donc srsquoassurer de la bonne communication de ces informations par les entiteacutes publiques
A noter que pour lrsquoEtat ces informations sont toujours obligatoires
Reacutefeacuterence agrave lrsquoengagement juridique
Code service exeacutecutant
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017 Gestion des informations neacutecessaires au traitement de la facture
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Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017 Le choix drsquoun raccordement via un opeacuterateur de deacutemateacuterialisation
Les opeacuterateurs de deacutemateacuterialisation assurent deux principales missions la production et la transmission des flux au format et avec les informations
attendues par le reacutecepteur
la garantie des aspects fiscaux notamment lrsquoarchivage des factures deacutemateacuterialiseacutees
Les fournisseurs ne sont pas contraints de passer par un opeacuterateur et peuvent internaliser leur solution de deacutemateacuterialisation
LrsquoAIFE observe un principe de neutraliteacute dans le choix des opeacuterateurs LrsquoAIFE a pris la deacutecision de ne pas intervenir dans le choix du mode de
deacutemateacuterialisation de ses fournisseurs Les fournisseurs peuvent aussi bien choisir une deacutemateacuterialisation avec des outils internes que de passer par un opeacuterateur de deacutemateacuterialisation
LrsquoAIFE a par ailleurs fait le choix de ne certifier aucun opeacuterateur de deacutemateacuterialisation Le fournisseur est libre de choisir son opeacuterateur de deacutemateacuterialisation et de deacutefinir avec lui les conditions de leur collaboration
A ce jour plusieurs opeacuterateurs sont raccordeacutes agrave la solution actuelle Chorus factures Les fournisseurs sont totalement libres du choix de leur opeacuterateur
41
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017 Qualification et modaliteacutes de raccordement des flux (EDI)
Les fonctions de qualification des flux seront offertes aux utilisateurs du portail front de CPP 2017 (fournisseurs et entiteacutes publiques) Au travers de cet espace du portail front lrsquoutilisateur pourra
1 Tester en mode self service les diffeacuterents types de flux accepteacutes par la solution (factures meacutemoires de justice avis des sommes agrave payer cycle de vie etc)
2 Reacutecupeacuterer un rapport drsquoanalyse de son flux indiquant les erreurs rencontreacutees
3 Obtenir des compte-rendus et des flux de cycle de vie contextualiseacutes
4 Reacutecupeacuterer les fichiers de description des diffeacuterents flux et des exemples de flux preacute-remplis
Lrsquoutilisateur pourra eacutegalement deacuteposer des fiches de raccordement EDI pour interconnecter son SI de recette avec la plateforme de qualification CPP2017 et son SI de production avec le SI de production de CPP2017
Une fois les SI raccordeacutes en qualification lrsquoutilisateur pourra suivre le traitement de ses flux eacutemis en EDI vers la plateforme de qualification
Les raccordement EDI sont drsquoores et deacutejagrave possibles avec Chorus factures pour lrsquoEtat et permettront de beacuteneacuteficier du raccordement pour tout le secteur public au 1er janvier 2017
42
Action fournisseur Action commune AIFE fournisseur
S1 S2 S3 S4 S5 S6 S7 S8 - hellip
Deacutep
loie
men
t
Racc technique
Deacuteveloppement des flux
Assistance CPP
Tests unitaires Via Espace de
qualification CPP2017
Tests
Suivi des premiers flux
Demande de raccordement en
qualification
Tests
et
recett
e
Co
nstr
ucti
on
Demande de raccordement en
production
Deacuteclaration dans lrsquoespace
de qualification de CPP
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017 Espace qualification Macro planning des travaux de raccordement
43
Le calendrier drsquoici janvier 2017 Des pilotes degraves mi 2016
Nombre de pilotes et type drsquoentiteacutes Outre les services de lrsquoEtat deacutejagrave dans Chorus Factures 18 entiteacutes seront
deacutesigneacutees pour ecirctre pilote de la solution en juin 2016
Entiteacutes pilotes Type de structure Editeur
Universiteacute de Lorraine EPN SAP AMUE
Pole emploi EPN SAP
CNRS EPN SAP
CCI Paris EPN SIGMA
Lyceacutee Bernart de Ventadour EPLE GFC
Commune de Paris SPL SAP
Meacutetropole de Brest SPL ATOS (en lien avec e-
Megalis)
Communauteacute de communes de Parthenay SPL Berger Levrault
Commune de Le Monetier les Bains SPL Berger Levrault
Conseil reacutegional de Provence Alpes Cote drsquoAzur
SPL GFI
Conseil deacutepartemental de lrsquoAube SPL GFI (en lien avec SPL
xdeacutemat)
Office Public de lrsquoHabitat Vosgelis SPL AAERON
Lille Meacutetropole SPL CGI
Ville de Bordeaux SPL CGI
APHP EPS SAP
CHU Amiens EPS MIPIH (en lien avec UNIHA)
CH Gpt Hospitalier Eaubonne Montmorency EPS AGFA
DGAC ETAT SAP
44
Le calendrier drsquoici janvier 2017 Des pilotes degraves mi 2016 les objectifs
La reacutealisation de pilotes preacutealablement agrave la geacuteneacuteralisation permet de tester la solution mutualiseacutee CPP2017 dans sa dimension technique comme dans celle de lorganisation et de ladheacutesion des utilisateurs
Lexpeacuterience des sites pilotes permet de preacuteparer le deacuteploiement de mieux en appreacutecier la charge et den identifier les difficulteacutes a priori
La phase pilote de mise en œuvre du service doit permettre de
3 Srsquoassurer que lrsquoensemble du processus est opeacuterant et maitriseacute par les acteurs
2 Seacutecuriser les modaliteacutes de deacuteploiement et drsquoassistance
1 Srsquoassurer de lrsquoadheacutesion et lrsquoappropriation des utilisateurs des structures priveacutees ou publiques agrave utiliser la solution mutualiseacutee CPP2017
Traiter les problegravemes
rencontreacutes et proposer des plans drsquoaction
4 Valider le bon fonctionnement de la solution en situation reacuteelle
45
En synthegravesehellip
Initialement mise en œuvre dans un cadre facultatif fondeacute sur le choix de lrsquoentreprise la deacutemateacuterialisation des factures srsquoinscrit deacutesormais dans une obligation progressive au sein du secteur public avec la mise agrave disposition drsquoune plateforme partageacutee comme cela eacuteteacute fait dans de nombreux pays europeacuteens
Elle constitue une opportuniteacute de modernisation des eacutechanges entre les fournisseurs et le secteur public et illustre une nouvelle deacutemarche de mutualisation de systegraveme drsquoinformation entre les acteurs du secteur public permettant drsquooptimiser les gains et faciliter la mise en œuvre
Les entiteacutes publiques et les grands fournisseurs sont concerneacutes par lrsquoobligation degraves 1er janvier 2017 avec la reacutealisation de laquo pilotes raquo degraves la mi-2016 Des pilotes seront reacutealiseacutes degraves mi-2016
La publication des speacutecifications externes permet aux fournisseurs drsquoanticiper la deacutemarche en deacutefinissant leur trajectoire et leurs modaliteacutes de mise en œuvre
Vous pouvez drsquoores et deacutejagrave vous inscrire sur Chorus Factures HTTPSCHORUS-FACTURESBUDGETGOUVFR
46
En savoir plus
Sur le site de lrsquoAIFE wwweconomiegouvfraifeagence-pour-linformatique-financiere-letat-0
Sur le site laquo collectiviteacutes locales raquo httpwwwcollectivites-localesgouvfr
aife_officiel
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En synthegravese hellip
48
49
Gestion des factures
Saisie Creacuteation Modification Validation Suppression
Recherche
Suivi du cycle de vie
Deacutepocirct unitaire XMLPDF
Archivage
Liste fiscale
Consultation et teacuteleacutechargement
Deacutepocirct en masse format mixte XMLPDF
Tableaux de bord
Qualification des flux
Deacutepocirct de flux
Analyse de flux
Reacutecupeacuteration dun flux type
Reacutecupeacuteration dun flux cycle de vie
Creacuteation dune fiche de raccordement EDI
Suivi des flux
Qualification des API
Gestion des bons de commandes
(pour les services de lrsquoEtat)
Recherche
Consultation et teacuteleacutechargement
Tableau de bord
Notification
Notification
Workflow de validation
Gestion piegraveces jointes
Recyclage
Certificat de deacutepocirct
Liste des factures agrave traiter
Preacutesentation de la solution Les principales fonctionnaliteacutes de la solution mutualiseacutee
Liste des eacutevegravenements intervenus sur le bon de commande
50
Gestion des utilisateurs et fournisseurs Assistance fournisseurs
Recherche
Saisie sollicitation
Suivi sollicitation
Modification clocircture sollicitation
Synthegravese requecircte
Consultation et teacuteleacutechargement
Recherche
Gestion compte utilisateur
Authentification compte utilisateur
Gestion de la base de connaissance
Tableau de bord
Gestion fiche entiteacute
Gestion Mandat Facturation
Gestion du support
Prise en charge une sollicitation
Liste des eacutevegravenements
Gestion piegraveces jointes
Notification
Consultation et teacuteleacutechargement
Notification
Assistance documentaire
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution Les principales fonctionnaliteacutes de la solution mutualiseacutee
Creacuteation compte utilisateur
Creacuteation fiche entiteacute
51
Statut Fait geacuteneacuterateur COLL EPN ETAT
Deacuteposeacutee
La facture a eacuteteacute deacuteposeacutee par le fournisseur (en mode EDI ou en
mode Portail) les diffeacuterents controcircles ont eacuteteacute reacutealiseacutes et la
facture a pu ecirctre inteacutegreacutee au laquo reacutefeacuterentiel factures raquo
En cours
drsquoacheminement
La facture a eacuteteacute envoyeacutee par la solution mutualiseacutee au
destinataire
Mise agrave disposition du
destinataire
Mode EDI reacuteception du flux drsquoacquittement du SI destinataire
Mode Portail Le destinataire est notifieacute par courriel de la
mise agrave disposition de la facture sur lrsquoespace factures
Rejeteacutee La facture est rejeteacutee par le service destinataire (ex erreur de
destinataire donneacutees de facturation erroneacutees etc)
Suspendue Le traitement de la facture peut ecirctre suspendu lorsqursquo une ou
plusieurs piegraveces justificatives sont manquantes Facultatif
Mise agrave disposition du
comptable
Le mandat demande de paiement a eacuteteacute inteacutegreacute par SI du
comptable Facultatif
Comptabiliseacutee Le mandat demande de paiement a eacuteteacute valideacute par le payeur et
comptabiliseacute Facultatif
Mise en paiement Le flux de virement a eacuteteacute envoyeacute agrave la Banque de France
Facultatif
Hors mode
EDI
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution Les statuts meacutetiers remonteacutes aux fournisseurs
Non disponible disponible et obligatoire
52
Deux circuits sont possibles au regard de la reacuteglementation Un 1er circuit preacutevoit une facturation globale par le mandataire (facturation inteacutegrant de multiples beacuteneacuteficiaires de paiement)
Edition drsquoune
demande de
paiement
globale
Transmission
Deacutepocirct de la
demande de
paiement globale
Traitement de la
demande de
paiement
globale
Mise en paiement
de la demande de
paiement globale
Mandataire Personne
publique
Personne
publique
Acheminement de la demande de paiement jusqursquoagrave son destinataire
Mandataire
Paiement de chaque cotraitant figurant dans la demande de paiement globale
Mandataire eacutedition drsquoune demande de paiement globale preacutecisant la part de prestations agrave reacutegler directement aupregraves de chaque cotraitant sur laquelle le mode de facturation est preacuteciseacute (laquo demande de paiement globale raquo)
Cotraitant aucune action agrave reacutealiser dans la solution mutualiseacutee
Actions des fournisseurs
Reacuteception de la demande de paiement en mode EDI si le SI du destinataire est raccordeacute ou en mode Portail dans lrsquoEspace Factures
Les informations fournit sur le mode de
facturation indique agrave lrsquoordonnateur qursquoune action speacutecifique est agrave reacutealiser sur la demande de paiement
Creacuteation drsquoautant de mandat que de beacuteneacuteficiaires de paiement en y joignant en piegravece-jointe la demande global eacutemise par le titulaire ainsi que les eacuteventuelles piegravece-jointes
Actions de lrsquoordonnateur 1 2
Remarque Seul lrsquoeacutemetteur de la demande de paiement a accegraves au suivi du cycle de vie Le cotraitant sollicite donc le
mandataire ou la personne publique directement pour obtenir de lrsquoinformation sur le paiement de ses demandes de paiement
Lrsquoordonnateur est informeacute via le flux pivot qursquoil srsquoagit drsquoune demande de paiement lieacutee agrave un acte de cotraitance
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution La co-traitance (12)
53
Le 2nd circuit possible en cas cotraitance preacutevoit une facturation par le cotraitant avec validation de la demande de paiement par le mandataire
Edition drsquoune
demande de
paiement
Transmission
Deacutepocirct de la
demande de
paiement
Validation de la
demande de
paiement
Traitement de la
demande de
paiement
Mise en
paiement de la
demande de
paiement
Cotraitant Cotraitant Mandataire Personne
publique
Personne
publique
Sollicitation du mandataire
Acheminement de la demande de paiement jusqursquoagrave son destinataire
Remarques Seul lrsquoeacutemetteur de la demande de paiement a accegraves au suivi du cycle de vie Le mandataire nrsquoa donc pas accegraves
au suivi du traitement de la demande de paiement de ses cotraitants
Lrsquoordonnateur est informeacute via le flux pivot qursquoil srsquoagit drsquoune demande de paiement global de cotraitance
Cotraitant eacutedition et transmission drsquoune demande de paiement en mode EDI ou mode portail sur laquelle le mode de facturation est preacuteciseacute
Mandataire validation de la demande de paiement du titulaire en se connectant en mode portail
Actions des fournisseurs 1
Statut laquo en attente de validation raquo
Reacuteception de la demande de paiement du cotraitant valideacutee par le mandataire
Liquidation et mandatement (aucune action speacutecifique)
Actions de lrsquoordonnateur 2
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution La co-traitance (22)
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Deacuteposant drsquoune piegravece
Deacutepocirct par le fournisseur drsquoun projet de deacutecompte et validation MOEMOA sur le portail
(En piegravece-jointe de lrsquoeacutetat drsquoacompte)
Deacutepocirct par le fournisseur drsquoun eacutetat drsquoacompte(sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOE hors CPP)
Deacutepocirct par le fournisseur drsquoun eacutetat drsquoacompte valideacute (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOA hors CPP)
NA (En piegravece-jointe de lrsquoeacutetat drsquoacompte)
Deacutepocirct par la MOE de lrsquoeacutetat drsquoacompte (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec le fournisseur dans CPP ou hors CPP)
Deacutepocirct par la MOE de lrsquoeacutetat drsquoacompte valideacute (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOE hors CPP)
NA (En piegravece-jointe de lrsquoeacutetat drsquoacompte valideacute)
(En piegravece-jointe de lrsquoeacutetat drsquoacompte valideacute)
Deacutepocirct par la MOA de lrsquoeacutetat drsquoacompte valideacute (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec le fournisseur et la MOE dans CPP ou hors CPP)
Projet de
deacutecompte mensuel
Etat
drsquoacompte
Deacutecompte
mensuel
Etat drsquoacompte
valideacute
Fournisseur
Maitrise drsquoouvrage
(mode service uniquement via
un portail amont)
Maitrise drsquoŒuvre
6 cas drsquoutilisation ont eacuteteacute deacutefinis pour permettre la prise en charge dans la solution CPP des piegraveces neacutecessaires agrave la facturation en cours de marcheacute
Produit par le fournisseur Produit par la MOE Produit par la MOE Produit par la MOA
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution Les marcheacutes de travaux La facturation en cours de marcheacute
55
Deacuteposant drsquoune piegravece
Deacutepocirct par le fournisseur drsquoun projet de deacutecompte et validation MOEMOA sur le portail
NA NA NA Deacutepocirct par le fournisseur du DGD (apregraves eacutechanges preacutealables avec la MOAMOE dans CPP ou hors CPP)
NA (En piegravece-jointe du projet de deacutecompte
geacuteneacuteral)
Deacutepocirct par la MOE du projet de deacutecompte geacuteneacuteral (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec le fournisseur dans CPP ou hors CPP)
Deacutepocirct par la MOE du deacutecompte geacuteneacuteral (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOA hors CPP)
NA
NA NA (En piegravece-jointe du deacutecompte geacuteneacuteral)
Deacutepocirct par la MOA du deacutecompte geacuteneacuteral (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOE dans CPP ou hors CPP)
NA
Fournisseur
Maitrise drsquoouvrage
(mode service uniquement via
un portail amont)
Maitrise drsquoŒuvre
5 cas drsquoutilisation ont eacuteteacute deacutefinis pour permettre la prise en charge dans la solution CPP des piegraveces neacutecessaires agrave la facturation en fin de marcheacute
Projet de
deacutecompte final
Deacutecompte
final
Projet de
deacutecompte geacuteneacuteral
Deacutecompte
Geacuteneacuteral
Deacutecompte
Geacuteneacuteral et Deacutefinitif
Produit par le fournisseur Produit par la MOE Produit par la MOA Produit par la MOE Produit par le fournisseur
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution Les marcheacutes de travaux La facturation en fin de marcheacute
56
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017 Modaliteacutes de raccordement les protocoles utiliseacutes
Les protocoles retenus pour assurer les eacutechanges en mode flux sont
PeSIT HS E avec chiffrement TLS ndash Le chiffrement du flux sous TLS est initieacute via certificats Bi-cleacutes SSL conformes
RGS fournis par lrsquoAIFE issus drsquoune autoriteacute de certification les partenaires srsquoauthentifiant aujourdrsquohui mutuellement de maniegravere forte
SFTP ndash SSH seacutecurisant les eacutechanges avec chiffrement par bi-cleacutes conformes aux exigences
du cycle de vie des secrets (cleacutes DSA 2048 minimum PS 22 regravegles de creacuteation dureacutee de vie)
AS2 avec chiffrement TLS
Un seul protocole de raccordement est autoriseacute pour un flux donneacute
31
La personne publique a la possibiliteacute de communiquer le statut laquo suspendue raquo lorsqursquoune piegravece justificative manque pour la liquidation mise en paiement
Cette fonctionnaliteacute eacutevite de devoir rejeter le dossier de facturation en cas de PJ manquante
1 La personne publique notifie en commentaire la nature de la piegravece manquante et suspend le deacutelai de paiement
2 Le fournisseur se connecte au portail (mode service ou mode portail) afin de deacuteposer lales piegravece(s) compleacutementaire(s)
NB les reacutecepteurs de factures conservent la possibiliteacute de demander les piegraveces compleacutementaires selon les mecircmes modaliteacutes qursquoaujourdrsquohui (papier courriel etc)
La suspension des factures
Lorsque la collectiviteacute locale ou lrsquoEPN rejette pour cause drsquoerreur sur les donneacutees drsquoacheminement de la facture (SIRET destinataire) elle doit typer speacutecifiquement le rejet afin de permettre au fournisseur srsquoil le souhaite de recycler les donneacutees de facturation
Le rejet et la possibiliteacute de recycler les factures
Preacutesentation de la solution Focus sur le rejet et la suspension de factures
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Preacutesentation de la solution Les cas de gestion de la sous-traitance
Les sous-traitants admis au paiement direct peuvent adresser directement leur demande de paiement agrave la personne publique Un accord preacutealable du titulaire est cependant neacutecessaire avant la mise en paiement
Sous-traitant eacutedition et transmission drsquoune demande de paiement en mode EDI ou mode portail sur laquelle le mode de facturation est preacuteciseacute
Titulaire validation de la demande de paiement du sous-traitant en se connectant en mode portail
Actions des fournisseurs
Reacuteception de la demande de paiement du sous-traitant valideacutee par le titulaire
Liquidation et mandatement (aucune action speacutecifique)
Actions de lrsquoordonnateur
Remarques Selon la reacuteglementation et sans validation sous un deacutelai de 15 jours la demande de paiement est consideacutereacutee
comme valideacutee Elle est transmise au pouvoir adjudicateur destinataire
Le titulaire est informeacute des paiements effectueacutes au sous-traitant via les informations du cycle de vie
Le mode de facturation est preacuteciseacute dans le flux pivot pour informer lrsquoordonnateur qursquoil srsquoagit drsquoune demande de paiement lieacutee agrave un acte de sous-traitance
La facture eacutemise par le sous-traitant et adresseacutee au titulaire peut ecirctre inseacutereacutee sous forme de piegravece jointe
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Documents eacutechangeacutes
Facturation en cours de marcheacute
Facturation en fin de marcheacute
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution La prise en compte des marcheacutes de travaux
Projet de deacutecompte mensuel
Etat drsquoacompte
Deacutecompte mensuel
Etat drsquoacompte
valideacute
Projet de deacutecompte
final
Deacutecompte final
Projet de deacutecompte
geacuteneacuteral
Deacutecompte Geacuteneacuteral
Deacutecompte Geacuteneacuteral et
Deacutefinitif
Dans le cadre des marcheacutes de travaux la solution CPP prendra en charge les processus de facturation suivants
Tous les documents concourant agrave la mise en paiement peuvent ecirctre deacuteposeacutes transmis agrave CPP 2017
La solution permet le deacutepocirct en mode portail de documents par un deacuteposant autre que le producteur du document (exemple deacutepocirct drsquoun eacutetat drsquoacompte produit par une MOE et deacuteposeacute par un fournisseur)
Les acteurs habiliteacutes agrave deacuteposer ces piegraveces concourant agrave la mise en paiement peuvent ecirctre distincts des acteurs en charge de leur production initiale
Fournisseur
Fournisseur Ordonnateur
(Service financier)
Ordonnateur
(Service financier)
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Preacutesentation de la solution La sollicitation de lrsquoassistance
Le module drsquoassistance de la solution mutualiseacutee permet de reacutepondre agrave lrsquoensemble des questions poseacutees par les eacutemetteurs et reacutecepteurs de factures
bull Principes
bull Les eacutemetteurs peuvent solliciter lrsquoassistance de la solution mutualiseacutee-CPP 2017 suite agrave des difficulteacutes techniques ou applicatives Les eacutemetteurs peuvent eacutegalement solliciter les reacutecepteurs de facture pour toute question meacutetier relative au traitement de leurs factures
bull Modaliteacute
bull Chaque sollicitation est mateacuterialiseacutee par un laquo ticket raquo renseigneacute par lrsquoeacutemetteur via un formulaire de demande drsquoassistance en preacutecisant les informations requises pour le traitement de sa demande (ex numeacutero de facture) Des piegraveces jointes peuvent y ecirctre ajouteacutees (ex capture drsquoeacutecran)
Les fournisseurs et les entiteacutes publiques peuvent eacutegalement acceacuteder agrave une base de connaissance par lrsquointermeacutediaire drsquoun assistant virtuel afin drsquoobtenir des reacuteponses aux questions les plus freacutequemment poseacutees
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Preacutesentation de la solution Assistance _ Mise en place drsquoun avatar
36
Preacutesentation de la solution Assistance _ Mise en place drsquoun avatar
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Sommaire
Contexte
Preacutesentation de la solution
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017
38
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017
La deacutemateacuterialisation des factures srsquoinscrit deacutesormais dans une obligation progressive au sein du secteur public comme dans de nombreux pays europeacuteens
Degraves 2017 les grandes entreprises devront adresser leurs factures au secteur public sous forme eacutelectronique
La neacutecessiteacute de reacutealiser des travaux de raccordement et drsquoadapter les processus de facturation incite agrave initier le projet pour ecirctre au rendez vous
Il faut notamment srsquoassurer de la bonne adaptation de votre systegraveme drsquoinformation et de vos processus
Gestion des informations neacutecessaires au bon traitement de la facture
Choix du mode drsquoeacutemission et du format
Capaciteacute agrave produire le format retenu
Raccordement technique en cas de choix du mode EDI
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Chaque entiteacute publique a la faculteacute de rendre obligatoire pour les factures la concernant les informations relatives
Au code service destinataire
Agrave la reacutefeacuterence drsquoengagement (reacutefeacuterence au marcheacute ou agrave la commande)
Il sera possible de veacuterifier le caractegravere obligatoire de ces informations dans la solution mutualiseacutee via lrsquoannuaire
Ces informations devront ecirctre porteacutees sur la facture remise par le fournisseur Il faudra donc srsquoassurer de la bonne communication de ces informations par les entiteacutes publiques
A noter que pour lrsquoEtat ces informations sont toujours obligatoires
Reacutefeacuterence agrave lrsquoengagement juridique
Code service exeacutecutant
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017 Gestion des informations neacutecessaires au traitement de la facture
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Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017 Le choix drsquoun raccordement via un opeacuterateur de deacutemateacuterialisation
Les opeacuterateurs de deacutemateacuterialisation assurent deux principales missions la production et la transmission des flux au format et avec les informations
attendues par le reacutecepteur
la garantie des aspects fiscaux notamment lrsquoarchivage des factures deacutemateacuterialiseacutees
Les fournisseurs ne sont pas contraints de passer par un opeacuterateur et peuvent internaliser leur solution de deacutemateacuterialisation
LrsquoAIFE observe un principe de neutraliteacute dans le choix des opeacuterateurs LrsquoAIFE a pris la deacutecision de ne pas intervenir dans le choix du mode de
deacutemateacuterialisation de ses fournisseurs Les fournisseurs peuvent aussi bien choisir une deacutemateacuterialisation avec des outils internes que de passer par un opeacuterateur de deacutemateacuterialisation
LrsquoAIFE a par ailleurs fait le choix de ne certifier aucun opeacuterateur de deacutemateacuterialisation Le fournisseur est libre de choisir son opeacuterateur de deacutemateacuterialisation et de deacutefinir avec lui les conditions de leur collaboration
A ce jour plusieurs opeacuterateurs sont raccordeacutes agrave la solution actuelle Chorus factures Les fournisseurs sont totalement libres du choix de leur opeacuterateur
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Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017 Qualification et modaliteacutes de raccordement des flux (EDI)
Les fonctions de qualification des flux seront offertes aux utilisateurs du portail front de CPP 2017 (fournisseurs et entiteacutes publiques) Au travers de cet espace du portail front lrsquoutilisateur pourra
1 Tester en mode self service les diffeacuterents types de flux accepteacutes par la solution (factures meacutemoires de justice avis des sommes agrave payer cycle de vie etc)
2 Reacutecupeacuterer un rapport drsquoanalyse de son flux indiquant les erreurs rencontreacutees
3 Obtenir des compte-rendus et des flux de cycle de vie contextualiseacutes
4 Reacutecupeacuterer les fichiers de description des diffeacuterents flux et des exemples de flux preacute-remplis
Lrsquoutilisateur pourra eacutegalement deacuteposer des fiches de raccordement EDI pour interconnecter son SI de recette avec la plateforme de qualification CPP2017 et son SI de production avec le SI de production de CPP2017
Une fois les SI raccordeacutes en qualification lrsquoutilisateur pourra suivre le traitement de ses flux eacutemis en EDI vers la plateforme de qualification
Les raccordement EDI sont drsquoores et deacutejagrave possibles avec Chorus factures pour lrsquoEtat et permettront de beacuteneacuteficier du raccordement pour tout le secteur public au 1er janvier 2017
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Action fournisseur Action commune AIFE fournisseur
S1 S2 S3 S4 S5 S6 S7 S8 - hellip
Deacutep
loie
men
t
Racc technique
Deacuteveloppement des flux
Assistance CPP
Tests unitaires Via Espace de
qualification CPP2017
Tests
Suivi des premiers flux
Demande de raccordement en
qualification
Tests
et
recett
e
Co
nstr
ucti
on
Demande de raccordement en
production
Deacuteclaration dans lrsquoespace
de qualification de CPP
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017 Espace qualification Macro planning des travaux de raccordement
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Le calendrier drsquoici janvier 2017 Des pilotes degraves mi 2016
Nombre de pilotes et type drsquoentiteacutes Outre les services de lrsquoEtat deacutejagrave dans Chorus Factures 18 entiteacutes seront
deacutesigneacutees pour ecirctre pilote de la solution en juin 2016
Entiteacutes pilotes Type de structure Editeur
Universiteacute de Lorraine EPN SAP AMUE
Pole emploi EPN SAP
CNRS EPN SAP
CCI Paris EPN SIGMA
Lyceacutee Bernart de Ventadour EPLE GFC
Commune de Paris SPL SAP
Meacutetropole de Brest SPL ATOS (en lien avec e-
Megalis)
Communauteacute de communes de Parthenay SPL Berger Levrault
Commune de Le Monetier les Bains SPL Berger Levrault
Conseil reacutegional de Provence Alpes Cote drsquoAzur
SPL GFI
Conseil deacutepartemental de lrsquoAube SPL GFI (en lien avec SPL
xdeacutemat)
Office Public de lrsquoHabitat Vosgelis SPL AAERON
Lille Meacutetropole SPL CGI
Ville de Bordeaux SPL CGI
APHP EPS SAP
CHU Amiens EPS MIPIH (en lien avec UNIHA)
CH Gpt Hospitalier Eaubonne Montmorency EPS AGFA
DGAC ETAT SAP
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Le calendrier drsquoici janvier 2017 Des pilotes degraves mi 2016 les objectifs
La reacutealisation de pilotes preacutealablement agrave la geacuteneacuteralisation permet de tester la solution mutualiseacutee CPP2017 dans sa dimension technique comme dans celle de lorganisation et de ladheacutesion des utilisateurs
Lexpeacuterience des sites pilotes permet de preacuteparer le deacuteploiement de mieux en appreacutecier la charge et den identifier les difficulteacutes a priori
La phase pilote de mise en œuvre du service doit permettre de
3 Srsquoassurer que lrsquoensemble du processus est opeacuterant et maitriseacute par les acteurs
2 Seacutecuriser les modaliteacutes de deacuteploiement et drsquoassistance
1 Srsquoassurer de lrsquoadheacutesion et lrsquoappropriation des utilisateurs des structures priveacutees ou publiques agrave utiliser la solution mutualiseacutee CPP2017
Traiter les problegravemes
rencontreacutes et proposer des plans drsquoaction
4 Valider le bon fonctionnement de la solution en situation reacuteelle
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En synthegravesehellip
Initialement mise en œuvre dans un cadre facultatif fondeacute sur le choix de lrsquoentreprise la deacutemateacuterialisation des factures srsquoinscrit deacutesormais dans une obligation progressive au sein du secteur public avec la mise agrave disposition drsquoune plateforme partageacutee comme cela eacuteteacute fait dans de nombreux pays europeacuteens
Elle constitue une opportuniteacute de modernisation des eacutechanges entre les fournisseurs et le secteur public et illustre une nouvelle deacutemarche de mutualisation de systegraveme drsquoinformation entre les acteurs du secteur public permettant drsquooptimiser les gains et faciliter la mise en œuvre
Les entiteacutes publiques et les grands fournisseurs sont concerneacutes par lrsquoobligation degraves 1er janvier 2017 avec la reacutealisation de laquo pilotes raquo degraves la mi-2016 Des pilotes seront reacutealiseacutes degraves mi-2016
La publication des speacutecifications externes permet aux fournisseurs drsquoanticiper la deacutemarche en deacutefinissant leur trajectoire et leurs modaliteacutes de mise en œuvre
Vous pouvez drsquoores et deacutejagrave vous inscrire sur Chorus Factures HTTPSCHORUS-FACTURESBUDGETGOUVFR
46
En savoir plus
Sur le site de lrsquoAIFE wwweconomiegouvfraifeagence-pour-linformatique-financiere-letat-0
Sur le site laquo collectiviteacutes locales raquo httpwwwcollectivites-localesgouvfr
aife_officiel
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En synthegravese hellip
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Gestion des factures
Saisie Creacuteation Modification Validation Suppression
Recherche
Suivi du cycle de vie
Deacutepocirct unitaire XMLPDF
Archivage
Liste fiscale
Consultation et teacuteleacutechargement
Deacutepocirct en masse format mixte XMLPDF
Tableaux de bord
Qualification des flux
Deacutepocirct de flux
Analyse de flux
Reacutecupeacuteration dun flux type
Reacutecupeacuteration dun flux cycle de vie
Creacuteation dune fiche de raccordement EDI
Suivi des flux
Qualification des API
Gestion des bons de commandes
(pour les services de lrsquoEtat)
Recherche
Consultation et teacuteleacutechargement
Tableau de bord
Notification
Notification
Workflow de validation
Gestion piegraveces jointes
Recyclage
Certificat de deacutepocirct
Liste des factures agrave traiter
Preacutesentation de la solution Les principales fonctionnaliteacutes de la solution mutualiseacutee
Liste des eacutevegravenements intervenus sur le bon de commande
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Gestion des utilisateurs et fournisseurs Assistance fournisseurs
Recherche
Saisie sollicitation
Suivi sollicitation
Modification clocircture sollicitation
Synthegravese requecircte
Consultation et teacuteleacutechargement
Recherche
Gestion compte utilisateur
Authentification compte utilisateur
Gestion de la base de connaissance
Tableau de bord
Gestion fiche entiteacute
Gestion Mandat Facturation
Gestion du support
Prise en charge une sollicitation
Liste des eacutevegravenements
Gestion piegraveces jointes
Notification
Consultation et teacuteleacutechargement
Notification
Assistance documentaire
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution Les principales fonctionnaliteacutes de la solution mutualiseacutee
Creacuteation compte utilisateur
Creacuteation fiche entiteacute
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Statut Fait geacuteneacuterateur COLL EPN ETAT
Deacuteposeacutee
La facture a eacuteteacute deacuteposeacutee par le fournisseur (en mode EDI ou en
mode Portail) les diffeacuterents controcircles ont eacuteteacute reacutealiseacutes et la
facture a pu ecirctre inteacutegreacutee au laquo reacutefeacuterentiel factures raquo
En cours
drsquoacheminement
La facture a eacuteteacute envoyeacutee par la solution mutualiseacutee au
destinataire
Mise agrave disposition du
destinataire
Mode EDI reacuteception du flux drsquoacquittement du SI destinataire
Mode Portail Le destinataire est notifieacute par courriel de la
mise agrave disposition de la facture sur lrsquoespace factures
Rejeteacutee La facture est rejeteacutee par le service destinataire (ex erreur de
destinataire donneacutees de facturation erroneacutees etc)
Suspendue Le traitement de la facture peut ecirctre suspendu lorsqursquo une ou
plusieurs piegraveces justificatives sont manquantes Facultatif
Mise agrave disposition du
comptable
Le mandat demande de paiement a eacuteteacute inteacutegreacute par SI du
comptable Facultatif
Comptabiliseacutee Le mandat demande de paiement a eacuteteacute valideacute par le payeur et
comptabiliseacute Facultatif
Mise en paiement Le flux de virement a eacuteteacute envoyeacute agrave la Banque de France
Facultatif
Hors mode
EDI
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution Les statuts meacutetiers remonteacutes aux fournisseurs
Non disponible disponible et obligatoire
52
Deux circuits sont possibles au regard de la reacuteglementation Un 1er circuit preacutevoit une facturation globale par le mandataire (facturation inteacutegrant de multiples beacuteneacuteficiaires de paiement)
Edition drsquoune
demande de
paiement
globale
Transmission
Deacutepocirct de la
demande de
paiement globale
Traitement de la
demande de
paiement
globale
Mise en paiement
de la demande de
paiement globale
Mandataire Personne
publique
Personne
publique
Acheminement de la demande de paiement jusqursquoagrave son destinataire
Mandataire
Paiement de chaque cotraitant figurant dans la demande de paiement globale
Mandataire eacutedition drsquoune demande de paiement globale preacutecisant la part de prestations agrave reacutegler directement aupregraves de chaque cotraitant sur laquelle le mode de facturation est preacuteciseacute (laquo demande de paiement globale raquo)
Cotraitant aucune action agrave reacutealiser dans la solution mutualiseacutee
Actions des fournisseurs
Reacuteception de la demande de paiement en mode EDI si le SI du destinataire est raccordeacute ou en mode Portail dans lrsquoEspace Factures
Les informations fournit sur le mode de
facturation indique agrave lrsquoordonnateur qursquoune action speacutecifique est agrave reacutealiser sur la demande de paiement
Creacuteation drsquoautant de mandat que de beacuteneacuteficiaires de paiement en y joignant en piegravece-jointe la demande global eacutemise par le titulaire ainsi que les eacuteventuelles piegravece-jointes
Actions de lrsquoordonnateur 1 2
Remarque Seul lrsquoeacutemetteur de la demande de paiement a accegraves au suivi du cycle de vie Le cotraitant sollicite donc le
mandataire ou la personne publique directement pour obtenir de lrsquoinformation sur le paiement de ses demandes de paiement
Lrsquoordonnateur est informeacute via le flux pivot qursquoil srsquoagit drsquoune demande de paiement lieacutee agrave un acte de cotraitance
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution La co-traitance (12)
53
Le 2nd circuit possible en cas cotraitance preacutevoit une facturation par le cotraitant avec validation de la demande de paiement par le mandataire
Edition drsquoune
demande de
paiement
Transmission
Deacutepocirct de la
demande de
paiement
Validation de la
demande de
paiement
Traitement de la
demande de
paiement
Mise en
paiement de la
demande de
paiement
Cotraitant Cotraitant Mandataire Personne
publique
Personne
publique
Sollicitation du mandataire
Acheminement de la demande de paiement jusqursquoagrave son destinataire
Remarques Seul lrsquoeacutemetteur de la demande de paiement a accegraves au suivi du cycle de vie Le mandataire nrsquoa donc pas accegraves
au suivi du traitement de la demande de paiement de ses cotraitants
Lrsquoordonnateur est informeacute via le flux pivot qursquoil srsquoagit drsquoune demande de paiement global de cotraitance
Cotraitant eacutedition et transmission drsquoune demande de paiement en mode EDI ou mode portail sur laquelle le mode de facturation est preacuteciseacute
Mandataire validation de la demande de paiement du titulaire en se connectant en mode portail
Actions des fournisseurs 1
Statut laquo en attente de validation raquo
Reacuteception de la demande de paiement du cotraitant valideacutee par le mandataire
Liquidation et mandatement (aucune action speacutecifique)
Actions de lrsquoordonnateur 2
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution La co-traitance (22)
54
Deacuteposant drsquoune piegravece
Deacutepocirct par le fournisseur drsquoun projet de deacutecompte et validation MOEMOA sur le portail
(En piegravece-jointe de lrsquoeacutetat drsquoacompte)
Deacutepocirct par le fournisseur drsquoun eacutetat drsquoacompte(sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOE hors CPP)
Deacutepocirct par le fournisseur drsquoun eacutetat drsquoacompte valideacute (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOA hors CPP)
NA (En piegravece-jointe de lrsquoeacutetat drsquoacompte)
Deacutepocirct par la MOE de lrsquoeacutetat drsquoacompte (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec le fournisseur dans CPP ou hors CPP)
Deacutepocirct par la MOE de lrsquoeacutetat drsquoacompte valideacute (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOE hors CPP)
NA (En piegravece-jointe de lrsquoeacutetat drsquoacompte valideacute)
(En piegravece-jointe de lrsquoeacutetat drsquoacompte valideacute)
Deacutepocirct par la MOA de lrsquoeacutetat drsquoacompte valideacute (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec le fournisseur et la MOE dans CPP ou hors CPP)
Projet de
deacutecompte mensuel
Etat
drsquoacompte
Deacutecompte
mensuel
Etat drsquoacompte
valideacute
Fournisseur
Maitrise drsquoouvrage
(mode service uniquement via
un portail amont)
Maitrise drsquoŒuvre
6 cas drsquoutilisation ont eacuteteacute deacutefinis pour permettre la prise en charge dans la solution CPP des piegraveces neacutecessaires agrave la facturation en cours de marcheacute
Produit par le fournisseur Produit par la MOE Produit par la MOE Produit par la MOA
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution Les marcheacutes de travaux La facturation en cours de marcheacute
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Deacuteposant drsquoune piegravece
Deacutepocirct par le fournisseur drsquoun projet de deacutecompte et validation MOEMOA sur le portail
NA NA NA Deacutepocirct par le fournisseur du DGD (apregraves eacutechanges preacutealables avec la MOAMOE dans CPP ou hors CPP)
NA (En piegravece-jointe du projet de deacutecompte
geacuteneacuteral)
Deacutepocirct par la MOE du projet de deacutecompte geacuteneacuteral (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec le fournisseur dans CPP ou hors CPP)
Deacutepocirct par la MOE du deacutecompte geacuteneacuteral (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOA hors CPP)
NA
NA NA (En piegravece-jointe du deacutecompte geacuteneacuteral)
Deacutepocirct par la MOA du deacutecompte geacuteneacuteral (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOE dans CPP ou hors CPP)
NA
Fournisseur
Maitrise drsquoouvrage
(mode service uniquement via
un portail amont)
Maitrise drsquoŒuvre
5 cas drsquoutilisation ont eacuteteacute deacutefinis pour permettre la prise en charge dans la solution CPP des piegraveces neacutecessaires agrave la facturation en fin de marcheacute
Projet de
deacutecompte final
Deacutecompte
final
Projet de
deacutecompte geacuteneacuteral
Deacutecompte
Geacuteneacuteral
Deacutecompte
Geacuteneacuteral et Deacutefinitif
Produit par le fournisseur Produit par la MOE Produit par la MOA Produit par la MOE Produit par le fournisseur
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution Les marcheacutes de travaux La facturation en fin de marcheacute
56
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017 Modaliteacutes de raccordement les protocoles utiliseacutes
Les protocoles retenus pour assurer les eacutechanges en mode flux sont
PeSIT HS E avec chiffrement TLS ndash Le chiffrement du flux sous TLS est initieacute via certificats Bi-cleacutes SSL conformes
RGS fournis par lrsquoAIFE issus drsquoune autoriteacute de certification les partenaires srsquoauthentifiant aujourdrsquohui mutuellement de maniegravere forte
SFTP ndash SSH seacutecurisant les eacutechanges avec chiffrement par bi-cleacutes conformes aux exigences
du cycle de vie des secrets (cleacutes DSA 2048 minimum PS 22 regravegles de creacuteation dureacutee de vie)
AS2 avec chiffrement TLS
Un seul protocole de raccordement est autoriseacute pour un flux donneacute
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Preacutesentation de la solution Les cas de gestion de la sous-traitance
Les sous-traitants admis au paiement direct peuvent adresser directement leur demande de paiement agrave la personne publique Un accord preacutealable du titulaire est cependant neacutecessaire avant la mise en paiement
Sous-traitant eacutedition et transmission drsquoune demande de paiement en mode EDI ou mode portail sur laquelle le mode de facturation est preacuteciseacute
Titulaire validation de la demande de paiement du sous-traitant en se connectant en mode portail
Actions des fournisseurs
Reacuteception de la demande de paiement du sous-traitant valideacutee par le titulaire
Liquidation et mandatement (aucune action speacutecifique)
Actions de lrsquoordonnateur
Remarques Selon la reacuteglementation et sans validation sous un deacutelai de 15 jours la demande de paiement est consideacutereacutee
comme valideacutee Elle est transmise au pouvoir adjudicateur destinataire
Le titulaire est informeacute des paiements effectueacutes au sous-traitant via les informations du cycle de vie
Le mode de facturation est preacuteciseacute dans le flux pivot pour informer lrsquoordonnateur qursquoil srsquoagit drsquoune demande de paiement lieacutee agrave un acte de sous-traitance
La facture eacutemise par le sous-traitant et adresseacutee au titulaire peut ecirctre inseacutereacutee sous forme de piegravece jointe
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Documents eacutechangeacutes
Facturation en cours de marcheacute
Facturation en fin de marcheacute
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution La prise en compte des marcheacutes de travaux
Projet de deacutecompte mensuel
Etat drsquoacompte
Deacutecompte mensuel
Etat drsquoacompte
valideacute
Projet de deacutecompte
final
Deacutecompte final
Projet de deacutecompte
geacuteneacuteral
Deacutecompte Geacuteneacuteral
Deacutecompte Geacuteneacuteral et
Deacutefinitif
Dans le cadre des marcheacutes de travaux la solution CPP prendra en charge les processus de facturation suivants
Tous les documents concourant agrave la mise en paiement peuvent ecirctre deacuteposeacutes transmis agrave CPP 2017
La solution permet le deacutepocirct en mode portail de documents par un deacuteposant autre que le producteur du document (exemple deacutepocirct drsquoun eacutetat drsquoacompte produit par une MOE et deacuteposeacute par un fournisseur)
Les acteurs habiliteacutes agrave deacuteposer ces piegraveces concourant agrave la mise en paiement peuvent ecirctre distincts des acteurs en charge de leur production initiale
Fournisseur
Fournisseur Ordonnateur
(Service financier)
Ordonnateur
(Service financier)
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Preacutesentation de la solution La sollicitation de lrsquoassistance
Le module drsquoassistance de la solution mutualiseacutee permet de reacutepondre agrave lrsquoensemble des questions poseacutees par les eacutemetteurs et reacutecepteurs de factures
bull Principes
bull Les eacutemetteurs peuvent solliciter lrsquoassistance de la solution mutualiseacutee-CPP 2017 suite agrave des difficulteacutes techniques ou applicatives Les eacutemetteurs peuvent eacutegalement solliciter les reacutecepteurs de facture pour toute question meacutetier relative au traitement de leurs factures
bull Modaliteacute
bull Chaque sollicitation est mateacuterialiseacutee par un laquo ticket raquo renseigneacute par lrsquoeacutemetteur via un formulaire de demande drsquoassistance en preacutecisant les informations requises pour le traitement de sa demande (ex numeacutero de facture) Des piegraveces jointes peuvent y ecirctre ajouteacutees (ex capture drsquoeacutecran)
Les fournisseurs et les entiteacutes publiques peuvent eacutegalement acceacuteder agrave une base de connaissance par lrsquointermeacutediaire drsquoun assistant virtuel afin drsquoobtenir des reacuteponses aux questions les plus freacutequemment poseacutees
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Preacutesentation de la solution Assistance _ Mise en place drsquoun avatar
36
Preacutesentation de la solution Assistance _ Mise en place drsquoun avatar
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Sommaire
Contexte
Preacutesentation de la solution
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017
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Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017
La deacutemateacuterialisation des factures srsquoinscrit deacutesormais dans une obligation progressive au sein du secteur public comme dans de nombreux pays europeacuteens
Degraves 2017 les grandes entreprises devront adresser leurs factures au secteur public sous forme eacutelectronique
La neacutecessiteacute de reacutealiser des travaux de raccordement et drsquoadapter les processus de facturation incite agrave initier le projet pour ecirctre au rendez vous
Il faut notamment srsquoassurer de la bonne adaptation de votre systegraveme drsquoinformation et de vos processus
Gestion des informations neacutecessaires au bon traitement de la facture
Choix du mode drsquoeacutemission et du format
Capaciteacute agrave produire le format retenu
Raccordement technique en cas de choix du mode EDI
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Chaque entiteacute publique a la faculteacute de rendre obligatoire pour les factures la concernant les informations relatives
Au code service destinataire
Agrave la reacutefeacuterence drsquoengagement (reacutefeacuterence au marcheacute ou agrave la commande)
Il sera possible de veacuterifier le caractegravere obligatoire de ces informations dans la solution mutualiseacutee via lrsquoannuaire
Ces informations devront ecirctre porteacutees sur la facture remise par le fournisseur Il faudra donc srsquoassurer de la bonne communication de ces informations par les entiteacutes publiques
A noter que pour lrsquoEtat ces informations sont toujours obligatoires
Reacutefeacuterence agrave lrsquoengagement juridique
Code service exeacutecutant
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017 Gestion des informations neacutecessaires au traitement de la facture
40
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017 Le choix drsquoun raccordement via un opeacuterateur de deacutemateacuterialisation
Les opeacuterateurs de deacutemateacuterialisation assurent deux principales missions la production et la transmission des flux au format et avec les informations
attendues par le reacutecepteur
la garantie des aspects fiscaux notamment lrsquoarchivage des factures deacutemateacuterialiseacutees
Les fournisseurs ne sont pas contraints de passer par un opeacuterateur et peuvent internaliser leur solution de deacutemateacuterialisation
LrsquoAIFE observe un principe de neutraliteacute dans le choix des opeacuterateurs LrsquoAIFE a pris la deacutecision de ne pas intervenir dans le choix du mode de
deacutemateacuterialisation de ses fournisseurs Les fournisseurs peuvent aussi bien choisir une deacutemateacuterialisation avec des outils internes que de passer par un opeacuterateur de deacutemateacuterialisation
LrsquoAIFE a par ailleurs fait le choix de ne certifier aucun opeacuterateur de deacutemateacuterialisation Le fournisseur est libre de choisir son opeacuterateur de deacutemateacuterialisation et de deacutefinir avec lui les conditions de leur collaboration
A ce jour plusieurs opeacuterateurs sont raccordeacutes agrave la solution actuelle Chorus factures Les fournisseurs sont totalement libres du choix de leur opeacuterateur
41
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017 Qualification et modaliteacutes de raccordement des flux (EDI)
Les fonctions de qualification des flux seront offertes aux utilisateurs du portail front de CPP 2017 (fournisseurs et entiteacutes publiques) Au travers de cet espace du portail front lrsquoutilisateur pourra
1 Tester en mode self service les diffeacuterents types de flux accepteacutes par la solution (factures meacutemoires de justice avis des sommes agrave payer cycle de vie etc)
2 Reacutecupeacuterer un rapport drsquoanalyse de son flux indiquant les erreurs rencontreacutees
3 Obtenir des compte-rendus et des flux de cycle de vie contextualiseacutes
4 Reacutecupeacuterer les fichiers de description des diffeacuterents flux et des exemples de flux preacute-remplis
Lrsquoutilisateur pourra eacutegalement deacuteposer des fiches de raccordement EDI pour interconnecter son SI de recette avec la plateforme de qualification CPP2017 et son SI de production avec le SI de production de CPP2017
Une fois les SI raccordeacutes en qualification lrsquoutilisateur pourra suivre le traitement de ses flux eacutemis en EDI vers la plateforme de qualification
Les raccordement EDI sont drsquoores et deacutejagrave possibles avec Chorus factures pour lrsquoEtat et permettront de beacuteneacuteficier du raccordement pour tout le secteur public au 1er janvier 2017
42
Action fournisseur Action commune AIFE fournisseur
S1 S2 S3 S4 S5 S6 S7 S8 - hellip
Deacutep
loie
men
t
Racc technique
Deacuteveloppement des flux
Assistance CPP
Tests unitaires Via Espace de
qualification CPP2017
Tests
Suivi des premiers flux
Demande de raccordement en
qualification
Tests
et
recett
e
Co
nstr
ucti
on
Demande de raccordement en
production
Deacuteclaration dans lrsquoespace
de qualification de CPP
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017 Espace qualification Macro planning des travaux de raccordement
43
Le calendrier drsquoici janvier 2017 Des pilotes degraves mi 2016
Nombre de pilotes et type drsquoentiteacutes Outre les services de lrsquoEtat deacutejagrave dans Chorus Factures 18 entiteacutes seront
deacutesigneacutees pour ecirctre pilote de la solution en juin 2016
Entiteacutes pilotes Type de structure Editeur
Universiteacute de Lorraine EPN SAP AMUE
Pole emploi EPN SAP
CNRS EPN SAP
CCI Paris EPN SIGMA
Lyceacutee Bernart de Ventadour EPLE GFC
Commune de Paris SPL SAP
Meacutetropole de Brest SPL ATOS (en lien avec e-
Megalis)
Communauteacute de communes de Parthenay SPL Berger Levrault
Commune de Le Monetier les Bains SPL Berger Levrault
Conseil reacutegional de Provence Alpes Cote drsquoAzur
SPL GFI
Conseil deacutepartemental de lrsquoAube SPL GFI (en lien avec SPL
xdeacutemat)
Office Public de lrsquoHabitat Vosgelis SPL AAERON
Lille Meacutetropole SPL CGI
Ville de Bordeaux SPL CGI
APHP EPS SAP
CHU Amiens EPS MIPIH (en lien avec UNIHA)
CH Gpt Hospitalier Eaubonne Montmorency EPS AGFA
DGAC ETAT SAP
44
Le calendrier drsquoici janvier 2017 Des pilotes degraves mi 2016 les objectifs
La reacutealisation de pilotes preacutealablement agrave la geacuteneacuteralisation permet de tester la solution mutualiseacutee CPP2017 dans sa dimension technique comme dans celle de lorganisation et de ladheacutesion des utilisateurs
Lexpeacuterience des sites pilotes permet de preacuteparer le deacuteploiement de mieux en appreacutecier la charge et den identifier les difficulteacutes a priori
La phase pilote de mise en œuvre du service doit permettre de
3 Srsquoassurer que lrsquoensemble du processus est opeacuterant et maitriseacute par les acteurs
2 Seacutecuriser les modaliteacutes de deacuteploiement et drsquoassistance
1 Srsquoassurer de lrsquoadheacutesion et lrsquoappropriation des utilisateurs des structures priveacutees ou publiques agrave utiliser la solution mutualiseacutee CPP2017
Traiter les problegravemes
rencontreacutes et proposer des plans drsquoaction
4 Valider le bon fonctionnement de la solution en situation reacuteelle
45
En synthegravesehellip
Initialement mise en œuvre dans un cadre facultatif fondeacute sur le choix de lrsquoentreprise la deacutemateacuterialisation des factures srsquoinscrit deacutesormais dans une obligation progressive au sein du secteur public avec la mise agrave disposition drsquoune plateforme partageacutee comme cela eacuteteacute fait dans de nombreux pays europeacuteens
Elle constitue une opportuniteacute de modernisation des eacutechanges entre les fournisseurs et le secteur public et illustre une nouvelle deacutemarche de mutualisation de systegraveme drsquoinformation entre les acteurs du secteur public permettant drsquooptimiser les gains et faciliter la mise en œuvre
Les entiteacutes publiques et les grands fournisseurs sont concerneacutes par lrsquoobligation degraves 1er janvier 2017 avec la reacutealisation de laquo pilotes raquo degraves la mi-2016 Des pilotes seront reacutealiseacutes degraves mi-2016
La publication des speacutecifications externes permet aux fournisseurs drsquoanticiper la deacutemarche en deacutefinissant leur trajectoire et leurs modaliteacutes de mise en œuvre
Vous pouvez drsquoores et deacutejagrave vous inscrire sur Chorus Factures HTTPSCHORUS-FACTURESBUDGETGOUVFR
46
En savoir plus
Sur le site de lrsquoAIFE wwweconomiegouvfraifeagence-pour-linformatique-financiere-letat-0
Sur le site laquo collectiviteacutes locales raquo httpwwwcollectivites-localesgouvfr
aife_officiel
47
En synthegravese hellip
48
49
Gestion des factures
Saisie Creacuteation Modification Validation Suppression
Recherche
Suivi du cycle de vie
Deacutepocirct unitaire XMLPDF
Archivage
Liste fiscale
Consultation et teacuteleacutechargement
Deacutepocirct en masse format mixte XMLPDF
Tableaux de bord
Qualification des flux
Deacutepocirct de flux
Analyse de flux
Reacutecupeacuteration dun flux type
Reacutecupeacuteration dun flux cycle de vie
Creacuteation dune fiche de raccordement EDI
Suivi des flux
Qualification des API
Gestion des bons de commandes
(pour les services de lrsquoEtat)
Recherche
Consultation et teacuteleacutechargement
Tableau de bord
Notification
Notification
Workflow de validation
Gestion piegraveces jointes
Recyclage
Certificat de deacutepocirct
Liste des factures agrave traiter
Preacutesentation de la solution Les principales fonctionnaliteacutes de la solution mutualiseacutee
Liste des eacutevegravenements intervenus sur le bon de commande
50
Gestion des utilisateurs et fournisseurs Assistance fournisseurs
Recherche
Saisie sollicitation
Suivi sollicitation
Modification clocircture sollicitation
Synthegravese requecircte
Consultation et teacuteleacutechargement
Recherche
Gestion compte utilisateur
Authentification compte utilisateur
Gestion de la base de connaissance
Tableau de bord
Gestion fiche entiteacute
Gestion Mandat Facturation
Gestion du support
Prise en charge une sollicitation
Liste des eacutevegravenements
Gestion piegraveces jointes
Notification
Consultation et teacuteleacutechargement
Notification
Assistance documentaire
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution Les principales fonctionnaliteacutes de la solution mutualiseacutee
Creacuteation compte utilisateur
Creacuteation fiche entiteacute
51
Statut Fait geacuteneacuterateur COLL EPN ETAT
Deacuteposeacutee
La facture a eacuteteacute deacuteposeacutee par le fournisseur (en mode EDI ou en
mode Portail) les diffeacuterents controcircles ont eacuteteacute reacutealiseacutes et la
facture a pu ecirctre inteacutegreacutee au laquo reacutefeacuterentiel factures raquo
En cours
drsquoacheminement
La facture a eacuteteacute envoyeacutee par la solution mutualiseacutee au
destinataire
Mise agrave disposition du
destinataire
Mode EDI reacuteception du flux drsquoacquittement du SI destinataire
Mode Portail Le destinataire est notifieacute par courriel de la
mise agrave disposition de la facture sur lrsquoespace factures
Rejeteacutee La facture est rejeteacutee par le service destinataire (ex erreur de
destinataire donneacutees de facturation erroneacutees etc)
Suspendue Le traitement de la facture peut ecirctre suspendu lorsqursquo une ou
plusieurs piegraveces justificatives sont manquantes Facultatif
Mise agrave disposition du
comptable
Le mandat demande de paiement a eacuteteacute inteacutegreacute par SI du
comptable Facultatif
Comptabiliseacutee Le mandat demande de paiement a eacuteteacute valideacute par le payeur et
comptabiliseacute Facultatif
Mise en paiement Le flux de virement a eacuteteacute envoyeacute agrave la Banque de France
Facultatif
Hors mode
EDI
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution Les statuts meacutetiers remonteacutes aux fournisseurs
Non disponible disponible et obligatoire
52
Deux circuits sont possibles au regard de la reacuteglementation Un 1er circuit preacutevoit une facturation globale par le mandataire (facturation inteacutegrant de multiples beacuteneacuteficiaires de paiement)
Edition drsquoune
demande de
paiement
globale
Transmission
Deacutepocirct de la
demande de
paiement globale
Traitement de la
demande de
paiement
globale
Mise en paiement
de la demande de
paiement globale
Mandataire Personne
publique
Personne
publique
Acheminement de la demande de paiement jusqursquoagrave son destinataire
Mandataire
Paiement de chaque cotraitant figurant dans la demande de paiement globale
Mandataire eacutedition drsquoune demande de paiement globale preacutecisant la part de prestations agrave reacutegler directement aupregraves de chaque cotraitant sur laquelle le mode de facturation est preacuteciseacute (laquo demande de paiement globale raquo)
Cotraitant aucune action agrave reacutealiser dans la solution mutualiseacutee
Actions des fournisseurs
Reacuteception de la demande de paiement en mode EDI si le SI du destinataire est raccordeacute ou en mode Portail dans lrsquoEspace Factures
Les informations fournit sur le mode de
facturation indique agrave lrsquoordonnateur qursquoune action speacutecifique est agrave reacutealiser sur la demande de paiement
Creacuteation drsquoautant de mandat que de beacuteneacuteficiaires de paiement en y joignant en piegravece-jointe la demande global eacutemise par le titulaire ainsi que les eacuteventuelles piegravece-jointes
Actions de lrsquoordonnateur 1 2
Remarque Seul lrsquoeacutemetteur de la demande de paiement a accegraves au suivi du cycle de vie Le cotraitant sollicite donc le
mandataire ou la personne publique directement pour obtenir de lrsquoinformation sur le paiement de ses demandes de paiement
Lrsquoordonnateur est informeacute via le flux pivot qursquoil srsquoagit drsquoune demande de paiement lieacutee agrave un acte de cotraitance
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution La co-traitance (12)
53
Le 2nd circuit possible en cas cotraitance preacutevoit une facturation par le cotraitant avec validation de la demande de paiement par le mandataire
Edition drsquoune
demande de
paiement
Transmission
Deacutepocirct de la
demande de
paiement
Validation de la
demande de
paiement
Traitement de la
demande de
paiement
Mise en
paiement de la
demande de
paiement
Cotraitant Cotraitant Mandataire Personne
publique
Personne
publique
Sollicitation du mandataire
Acheminement de la demande de paiement jusqursquoagrave son destinataire
Remarques Seul lrsquoeacutemetteur de la demande de paiement a accegraves au suivi du cycle de vie Le mandataire nrsquoa donc pas accegraves
au suivi du traitement de la demande de paiement de ses cotraitants
Lrsquoordonnateur est informeacute via le flux pivot qursquoil srsquoagit drsquoune demande de paiement global de cotraitance
Cotraitant eacutedition et transmission drsquoune demande de paiement en mode EDI ou mode portail sur laquelle le mode de facturation est preacuteciseacute
Mandataire validation de la demande de paiement du titulaire en se connectant en mode portail
Actions des fournisseurs 1
Statut laquo en attente de validation raquo
Reacuteception de la demande de paiement du cotraitant valideacutee par le mandataire
Liquidation et mandatement (aucune action speacutecifique)
Actions de lrsquoordonnateur 2
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution La co-traitance (22)
54
Deacuteposant drsquoune piegravece
Deacutepocirct par le fournisseur drsquoun projet de deacutecompte et validation MOEMOA sur le portail
(En piegravece-jointe de lrsquoeacutetat drsquoacompte)
Deacutepocirct par le fournisseur drsquoun eacutetat drsquoacompte(sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOE hors CPP)
Deacutepocirct par le fournisseur drsquoun eacutetat drsquoacompte valideacute (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOA hors CPP)
NA (En piegravece-jointe de lrsquoeacutetat drsquoacompte)
Deacutepocirct par la MOE de lrsquoeacutetat drsquoacompte (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec le fournisseur dans CPP ou hors CPP)
Deacutepocirct par la MOE de lrsquoeacutetat drsquoacompte valideacute (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOE hors CPP)
NA (En piegravece-jointe de lrsquoeacutetat drsquoacompte valideacute)
(En piegravece-jointe de lrsquoeacutetat drsquoacompte valideacute)
Deacutepocirct par la MOA de lrsquoeacutetat drsquoacompte valideacute (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec le fournisseur et la MOE dans CPP ou hors CPP)
Projet de
deacutecompte mensuel
Etat
drsquoacompte
Deacutecompte
mensuel
Etat drsquoacompte
valideacute
Fournisseur
Maitrise drsquoouvrage
(mode service uniquement via
un portail amont)
Maitrise drsquoŒuvre
6 cas drsquoutilisation ont eacuteteacute deacutefinis pour permettre la prise en charge dans la solution CPP des piegraveces neacutecessaires agrave la facturation en cours de marcheacute
Produit par le fournisseur Produit par la MOE Produit par la MOE Produit par la MOA
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution Les marcheacutes de travaux La facturation en cours de marcheacute
55
Deacuteposant drsquoune piegravece
Deacutepocirct par le fournisseur drsquoun projet de deacutecompte et validation MOEMOA sur le portail
NA NA NA Deacutepocirct par le fournisseur du DGD (apregraves eacutechanges preacutealables avec la MOAMOE dans CPP ou hors CPP)
NA (En piegravece-jointe du projet de deacutecompte
geacuteneacuteral)
Deacutepocirct par la MOE du projet de deacutecompte geacuteneacuteral (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec le fournisseur dans CPP ou hors CPP)
Deacutepocirct par la MOE du deacutecompte geacuteneacuteral (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOA hors CPP)
NA
NA NA (En piegravece-jointe du deacutecompte geacuteneacuteral)
Deacutepocirct par la MOA du deacutecompte geacuteneacuteral (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOE dans CPP ou hors CPP)
NA
Fournisseur
Maitrise drsquoouvrage
(mode service uniquement via
un portail amont)
Maitrise drsquoŒuvre
5 cas drsquoutilisation ont eacuteteacute deacutefinis pour permettre la prise en charge dans la solution CPP des piegraveces neacutecessaires agrave la facturation en fin de marcheacute
Projet de
deacutecompte final
Deacutecompte
final
Projet de
deacutecompte geacuteneacuteral
Deacutecompte
Geacuteneacuteral
Deacutecompte
Geacuteneacuteral et Deacutefinitif
Produit par le fournisseur Produit par la MOE Produit par la MOA Produit par la MOE Produit par le fournisseur
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution Les marcheacutes de travaux La facturation en fin de marcheacute
56
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017 Modaliteacutes de raccordement les protocoles utiliseacutes
Les protocoles retenus pour assurer les eacutechanges en mode flux sont
PeSIT HS E avec chiffrement TLS ndash Le chiffrement du flux sous TLS est initieacute via certificats Bi-cleacutes SSL conformes
RGS fournis par lrsquoAIFE issus drsquoune autoriteacute de certification les partenaires srsquoauthentifiant aujourdrsquohui mutuellement de maniegravere forte
SFTP ndash SSH seacutecurisant les eacutechanges avec chiffrement par bi-cleacutes conformes aux exigences
du cycle de vie des secrets (cleacutes DSA 2048 minimum PS 22 regravegles de creacuteation dureacutee de vie)
AS2 avec chiffrement TLS
Un seul protocole de raccordement est autoriseacute pour un flux donneacute
33
Documents eacutechangeacutes
Facturation en cours de marcheacute
Facturation en fin de marcheacute
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution La prise en compte des marcheacutes de travaux
Projet de deacutecompte mensuel
Etat drsquoacompte
Deacutecompte mensuel
Etat drsquoacompte
valideacute
Projet de deacutecompte
final
Deacutecompte final
Projet de deacutecompte
geacuteneacuteral
Deacutecompte Geacuteneacuteral
Deacutecompte Geacuteneacuteral et
Deacutefinitif
Dans le cadre des marcheacutes de travaux la solution CPP prendra en charge les processus de facturation suivants
Tous les documents concourant agrave la mise en paiement peuvent ecirctre deacuteposeacutes transmis agrave CPP 2017
La solution permet le deacutepocirct en mode portail de documents par un deacuteposant autre que le producteur du document (exemple deacutepocirct drsquoun eacutetat drsquoacompte produit par une MOE et deacuteposeacute par un fournisseur)
Les acteurs habiliteacutes agrave deacuteposer ces piegraveces concourant agrave la mise en paiement peuvent ecirctre distincts des acteurs en charge de leur production initiale
Fournisseur
Fournisseur Ordonnateur
(Service financier)
Ordonnateur
(Service financier)
34
Preacutesentation de la solution La sollicitation de lrsquoassistance
Le module drsquoassistance de la solution mutualiseacutee permet de reacutepondre agrave lrsquoensemble des questions poseacutees par les eacutemetteurs et reacutecepteurs de factures
bull Principes
bull Les eacutemetteurs peuvent solliciter lrsquoassistance de la solution mutualiseacutee-CPP 2017 suite agrave des difficulteacutes techniques ou applicatives Les eacutemetteurs peuvent eacutegalement solliciter les reacutecepteurs de facture pour toute question meacutetier relative au traitement de leurs factures
bull Modaliteacute
bull Chaque sollicitation est mateacuterialiseacutee par un laquo ticket raquo renseigneacute par lrsquoeacutemetteur via un formulaire de demande drsquoassistance en preacutecisant les informations requises pour le traitement de sa demande (ex numeacutero de facture) Des piegraveces jointes peuvent y ecirctre ajouteacutees (ex capture drsquoeacutecran)
Les fournisseurs et les entiteacutes publiques peuvent eacutegalement acceacuteder agrave une base de connaissance par lrsquointermeacutediaire drsquoun assistant virtuel afin drsquoobtenir des reacuteponses aux questions les plus freacutequemment poseacutees
35
Preacutesentation de la solution Assistance _ Mise en place drsquoun avatar
36
Preacutesentation de la solution Assistance _ Mise en place drsquoun avatar
37
Sommaire
Contexte
Preacutesentation de la solution
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017
38
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017
La deacutemateacuterialisation des factures srsquoinscrit deacutesormais dans une obligation progressive au sein du secteur public comme dans de nombreux pays europeacuteens
Degraves 2017 les grandes entreprises devront adresser leurs factures au secteur public sous forme eacutelectronique
La neacutecessiteacute de reacutealiser des travaux de raccordement et drsquoadapter les processus de facturation incite agrave initier le projet pour ecirctre au rendez vous
Il faut notamment srsquoassurer de la bonne adaptation de votre systegraveme drsquoinformation et de vos processus
Gestion des informations neacutecessaires au bon traitement de la facture
Choix du mode drsquoeacutemission et du format
Capaciteacute agrave produire le format retenu
Raccordement technique en cas de choix du mode EDI
39
Chaque entiteacute publique a la faculteacute de rendre obligatoire pour les factures la concernant les informations relatives
Au code service destinataire
Agrave la reacutefeacuterence drsquoengagement (reacutefeacuterence au marcheacute ou agrave la commande)
Il sera possible de veacuterifier le caractegravere obligatoire de ces informations dans la solution mutualiseacutee via lrsquoannuaire
Ces informations devront ecirctre porteacutees sur la facture remise par le fournisseur Il faudra donc srsquoassurer de la bonne communication de ces informations par les entiteacutes publiques
A noter que pour lrsquoEtat ces informations sont toujours obligatoires
Reacutefeacuterence agrave lrsquoengagement juridique
Code service exeacutecutant
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017 Gestion des informations neacutecessaires au traitement de la facture
40
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017 Le choix drsquoun raccordement via un opeacuterateur de deacutemateacuterialisation
Les opeacuterateurs de deacutemateacuterialisation assurent deux principales missions la production et la transmission des flux au format et avec les informations
attendues par le reacutecepteur
la garantie des aspects fiscaux notamment lrsquoarchivage des factures deacutemateacuterialiseacutees
Les fournisseurs ne sont pas contraints de passer par un opeacuterateur et peuvent internaliser leur solution de deacutemateacuterialisation
LrsquoAIFE observe un principe de neutraliteacute dans le choix des opeacuterateurs LrsquoAIFE a pris la deacutecision de ne pas intervenir dans le choix du mode de
deacutemateacuterialisation de ses fournisseurs Les fournisseurs peuvent aussi bien choisir une deacutemateacuterialisation avec des outils internes que de passer par un opeacuterateur de deacutemateacuterialisation
LrsquoAIFE a par ailleurs fait le choix de ne certifier aucun opeacuterateur de deacutemateacuterialisation Le fournisseur est libre de choisir son opeacuterateur de deacutemateacuterialisation et de deacutefinir avec lui les conditions de leur collaboration
A ce jour plusieurs opeacuterateurs sont raccordeacutes agrave la solution actuelle Chorus factures Les fournisseurs sont totalement libres du choix de leur opeacuterateur
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Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017 Qualification et modaliteacutes de raccordement des flux (EDI)
Les fonctions de qualification des flux seront offertes aux utilisateurs du portail front de CPP 2017 (fournisseurs et entiteacutes publiques) Au travers de cet espace du portail front lrsquoutilisateur pourra
1 Tester en mode self service les diffeacuterents types de flux accepteacutes par la solution (factures meacutemoires de justice avis des sommes agrave payer cycle de vie etc)
2 Reacutecupeacuterer un rapport drsquoanalyse de son flux indiquant les erreurs rencontreacutees
3 Obtenir des compte-rendus et des flux de cycle de vie contextualiseacutes
4 Reacutecupeacuterer les fichiers de description des diffeacuterents flux et des exemples de flux preacute-remplis
Lrsquoutilisateur pourra eacutegalement deacuteposer des fiches de raccordement EDI pour interconnecter son SI de recette avec la plateforme de qualification CPP2017 et son SI de production avec le SI de production de CPP2017
Une fois les SI raccordeacutes en qualification lrsquoutilisateur pourra suivre le traitement de ses flux eacutemis en EDI vers la plateforme de qualification
Les raccordement EDI sont drsquoores et deacutejagrave possibles avec Chorus factures pour lrsquoEtat et permettront de beacuteneacuteficier du raccordement pour tout le secteur public au 1er janvier 2017
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Action fournisseur Action commune AIFE fournisseur
S1 S2 S3 S4 S5 S6 S7 S8 - hellip
Deacutep
loie
men
t
Racc technique
Deacuteveloppement des flux
Assistance CPP
Tests unitaires Via Espace de
qualification CPP2017
Tests
Suivi des premiers flux
Demande de raccordement en
qualification
Tests
et
recett
e
Co
nstr
ucti
on
Demande de raccordement en
production
Deacuteclaration dans lrsquoespace
de qualification de CPP
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017 Espace qualification Macro planning des travaux de raccordement
43
Le calendrier drsquoici janvier 2017 Des pilotes degraves mi 2016
Nombre de pilotes et type drsquoentiteacutes Outre les services de lrsquoEtat deacutejagrave dans Chorus Factures 18 entiteacutes seront
deacutesigneacutees pour ecirctre pilote de la solution en juin 2016
Entiteacutes pilotes Type de structure Editeur
Universiteacute de Lorraine EPN SAP AMUE
Pole emploi EPN SAP
CNRS EPN SAP
CCI Paris EPN SIGMA
Lyceacutee Bernart de Ventadour EPLE GFC
Commune de Paris SPL SAP
Meacutetropole de Brest SPL ATOS (en lien avec e-
Megalis)
Communauteacute de communes de Parthenay SPL Berger Levrault
Commune de Le Monetier les Bains SPL Berger Levrault
Conseil reacutegional de Provence Alpes Cote drsquoAzur
SPL GFI
Conseil deacutepartemental de lrsquoAube SPL GFI (en lien avec SPL
xdeacutemat)
Office Public de lrsquoHabitat Vosgelis SPL AAERON
Lille Meacutetropole SPL CGI
Ville de Bordeaux SPL CGI
APHP EPS SAP
CHU Amiens EPS MIPIH (en lien avec UNIHA)
CH Gpt Hospitalier Eaubonne Montmorency EPS AGFA
DGAC ETAT SAP
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Le calendrier drsquoici janvier 2017 Des pilotes degraves mi 2016 les objectifs
La reacutealisation de pilotes preacutealablement agrave la geacuteneacuteralisation permet de tester la solution mutualiseacutee CPP2017 dans sa dimension technique comme dans celle de lorganisation et de ladheacutesion des utilisateurs
Lexpeacuterience des sites pilotes permet de preacuteparer le deacuteploiement de mieux en appreacutecier la charge et den identifier les difficulteacutes a priori
La phase pilote de mise en œuvre du service doit permettre de
3 Srsquoassurer que lrsquoensemble du processus est opeacuterant et maitriseacute par les acteurs
2 Seacutecuriser les modaliteacutes de deacuteploiement et drsquoassistance
1 Srsquoassurer de lrsquoadheacutesion et lrsquoappropriation des utilisateurs des structures priveacutees ou publiques agrave utiliser la solution mutualiseacutee CPP2017
Traiter les problegravemes
rencontreacutes et proposer des plans drsquoaction
4 Valider le bon fonctionnement de la solution en situation reacuteelle
45
En synthegravesehellip
Initialement mise en œuvre dans un cadre facultatif fondeacute sur le choix de lrsquoentreprise la deacutemateacuterialisation des factures srsquoinscrit deacutesormais dans une obligation progressive au sein du secteur public avec la mise agrave disposition drsquoune plateforme partageacutee comme cela eacuteteacute fait dans de nombreux pays europeacuteens
Elle constitue une opportuniteacute de modernisation des eacutechanges entre les fournisseurs et le secteur public et illustre une nouvelle deacutemarche de mutualisation de systegraveme drsquoinformation entre les acteurs du secteur public permettant drsquooptimiser les gains et faciliter la mise en œuvre
Les entiteacutes publiques et les grands fournisseurs sont concerneacutes par lrsquoobligation degraves 1er janvier 2017 avec la reacutealisation de laquo pilotes raquo degraves la mi-2016 Des pilotes seront reacutealiseacutes degraves mi-2016
La publication des speacutecifications externes permet aux fournisseurs drsquoanticiper la deacutemarche en deacutefinissant leur trajectoire et leurs modaliteacutes de mise en œuvre
Vous pouvez drsquoores et deacutejagrave vous inscrire sur Chorus Factures HTTPSCHORUS-FACTURESBUDGETGOUVFR
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En savoir plus
Sur le site de lrsquoAIFE wwweconomiegouvfraifeagence-pour-linformatique-financiere-letat-0
Sur le site laquo collectiviteacutes locales raquo httpwwwcollectivites-localesgouvfr
aife_officiel
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En synthegravese hellip
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Gestion des factures
Saisie Creacuteation Modification Validation Suppression
Recherche
Suivi du cycle de vie
Deacutepocirct unitaire XMLPDF
Archivage
Liste fiscale
Consultation et teacuteleacutechargement
Deacutepocirct en masse format mixte XMLPDF
Tableaux de bord
Qualification des flux
Deacutepocirct de flux
Analyse de flux
Reacutecupeacuteration dun flux type
Reacutecupeacuteration dun flux cycle de vie
Creacuteation dune fiche de raccordement EDI
Suivi des flux
Qualification des API
Gestion des bons de commandes
(pour les services de lrsquoEtat)
Recherche
Consultation et teacuteleacutechargement
Tableau de bord
Notification
Notification
Workflow de validation
Gestion piegraveces jointes
Recyclage
Certificat de deacutepocirct
Liste des factures agrave traiter
Preacutesentation de la solution Les principales fonctionnaliteacutes de la solution mutualiseacutee
Liste des eacutevegravenements intervenus sur le bon de commande
50
Gestion des utilisateurs et fournisseurs Assistance fournisseurs
Recherche
Saisie sollicitation
Suivi sollicitation
Modification clocircture sollicitation
Synthegravese requecircte
Consultation et teacuteleacutechargement
Recherche
Gestion compte utilisateur
Authentification compte utilisateur
Gestion de la base de connaissance
Tableau de bord
Gestion fiche entiteacute
Gestion Mandat Facturation
Gestion du support
Prise en charge une sollicitation
Liste des eacutevegravenements
Gestion piegraveces jointes
Notification
Consultation et teacuteleacutechargement
Notification
Assistance documentaire
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution Les principales fonctionnaliteacutes de la solution mutualiseacutee
Creacuteation compte utilisateur
Creacuteation fiche entiteacute
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Statut Fait geacuteneacuterateur COLL EPN ETAT
Deacuteposeacutee
La facture a eacuteteacute deacuteposeacutee par le fournisseur (en mode EDI ou en
mode Portail) les diffeacuterents controcircles ont eacuteteacute reacutealiseacutes et la
facture a pu ecirctre inteacutegreacutee au laquo reacutefeacuterentiel factures raquo
En cours
drsquoacheminement
La facture a eacuteteacute envoyeacutee par la solution mutualiseacutee au
destinataire
Mise agrave disposition du
destinataire
Mode EDI reacuteception du flux drsquoacquittement du SI destinataire
Mode Portail Le destinataire est notifieacute par courriel de la
mise agrave disposition de la facture sur lrsquoespace factures
Rejeteacutee La facture est rejeteacutee par le service destinataire (ex erreur de
destinataire donneacutees de facturation erroneacutees etc)
Suspendue Le traitement de la facture peut ecirctre suspendu lorsqursquo une ou
plusieurs piegraveces justificatives sont manquantes Facultatif
Mise agrave disposition du
comptable
Le mandat demande de paiement a eacuteteacute inteacutegreacute par SI du
comptable Facultatif
Comptabiliseacutee Le mandat demande de paiement a eacuteteacute valideacute par le payeur et
comptabiliseacute Facultatif
Mise en paiement Le flux de virement a eacuteteacute envoyeacute agrave la Banque de France
Facultatif
Hors mode
EDI
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution Les statuts meacutetiers remonteacutes aux fournisseurs
Non disponible disponible et obligatoire
52
Deux circuits sont possibles au regard de la reacuteglementation Un 1er circuit preacutevoit une facturation globale par le mandataire (facturation inteacutegrant de multiples beacuteneacuteficiaires de paiement)
Edition drsquoune
demande de
paiement
globale
Transmission
Deacutepocirct de la
demande de
paiement globale
Traitement de la
demande de
paiement
globale
Mise en paiement
de la demande de
paiement globale
Mandataire Personne
publique
Personne
publique
Acheminement de la demande de paiement jusqursquoagrave son destinataire
Mandataire
Paiement de chaque cotraitant figurant dans la demande de paiement globale
Mandataire eacutedition drsquoune demande de paiement globale preacutecisant la part de prestations agrave reacutegler directement aupregraves de chaque cotraitant sur laquelle le mode de facturation est preacuteciseacute (laquo demande de paiement globale raquo)
Cotraitant aucune action agrave reacutealiser dans la solution mutualiseacutee
Actions des fournisseurs
Reacuteception de la demande de paiement en mode EDI si le SI du destinataire est raccordeacute ou en mode Portail dans lrsquoEspace Factures
Les informations fournit sur le mode de
facturation indique agrave lrsquoordonnateur qursquoune action speacutecifique est agrave reacutealiser sur la demande de paiement
Creacuteation drsquoautant de mandat que de beacuteneacuteficiaires de paiement en y joignant en piegravece-jointe la demande global eacutemise par le titulaire ainsi que les eacuteventuelles piegravece-jointes
Actions de lrsquoordonnateur 1 2
Remarque Seul lrsquoeacutemetteur de la demande de paiement a accegraves au suivi du cycle de vie Le cotraitant sollicite donc le
mandataire ou la personne publique directement pour obtenir de lrsquoinformation sur le paiement de ses demandes de paiement
Lrsquoordonnateur est informeacute via le flux pivot qursquoil srsquoagit drsquoune demande de paiement lieacutee agrave un acte de cotraitance
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution La co-traitance (12)
53
Le 2nd circuit possible en cas cotraitance preacutevoit une facturation par le cotraitant avec validation de la demande de paiement par le mandataire
Edition drsquoune
demande de
paiement
Transmission
Deacutepocirct de la
demande de
paiement
Validation de la
demande de
paiement
Traitement de la
demande de
paiement
Mise en
paiement de la
demande de
paiement
Cotraitant Cotraitant Mandataire Personne
publique
Personne
publique
Sollicitation du mandataire
Acheminement de la demande de paiement jusqursquoagrave son destinataire
Remarques Seul lrsquoeacutemetteur de la demande de paiement a accegraves au suivi du cycle de vie Le mandataire nrsquoa donc pas accegraves
au suivi du traitement de la demande de paiement de ses cotraitants
Lrsquoordonnateur est informeacute via le flux pivot qursquoil srsquoagit drsquoune demande de paiement global de cotraitance
Cotraitant eacutedition et transmission drsquoune demande de paiement en mode EDI ou mode portail sur laquelle le mode de facturation est preacuteciseacute
Mandataire validation de la demande de paiement du titulaire en se connectant en mode portail
Actions des fournisseurs 1
Statut laquo en attente de validation raquo
Reacuteception de la demande de paiement du cotraitant valideacutee par le mandataire
Liquidation et mandatement (aucune action speacutecifique)
Actions de lrsquoordonnateur 2
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution La co-traitance (22)
54
Deacuteposant drsquoune piegravece
Deacutepocirct par le fournisseur drsquoun projet de deacutecompte et validation MOEMOA sur le portail
(En piegravece-jointe de lrsquoeacutetat drsquoacompte)
Deacutepocirct par le fournisseur drsquoun eacutetat drsquoacompte(sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOE hors CPP)
Deacutepocirct par le fournisseur drsquoun eacutetat drsquoacompte valideacute (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOA hors CPP)
NA (En piegravece-jointe de lrsquoeacutetat drsquoacompte)
Deacutepocirct par la MOE de lrsquoeacutetat drsquoacompte (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec le fournisseur dans CPP ou hors CPP)
Deacutepocirct par la MOE de lrsquoeacutetat drsquoacompte valideacute (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOE hors CPP)
NA (En piegravece-jointe de lrsquoeacutetat drsquoacompte valideacute)
(En piegravece-jointe de lrsquoeacutetat drsquoacompte valideacute)
Deacutepocirct par la MOA de lrsquoeacutetat drsquoacompte valideacute (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec le fournisseur et la MOE dans CPP ou hors CPP)
Projet de
deacutecompte mensuel
Etat
drsquoacompte
Deacutecompte
mensuel
Etat drsquoacompte
valideacute
Fournisseur
Maitrise drsquoouvrage
(mode service uniquement via
un portail amont)
Maitrise drsquoŒuvre
6 cas drsquoutilisation ont eacuteteacute deacutefinis pour permettre la prise en charge dans la solution CPP des piegraveces neacutecessaires agrave la facturation en cours de marcheacute
Produit par le fournisseur Produit par la MOE Produit par la MOE Produit par la MOA
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution Les marcheacutes de travaux La facturation en cours de marcheacute
55
Deacuteposant drsquoune piegravece
Deacutepocirct par le fournisseur drsquoun projet de deacutecompte et validation MOEMOA sur le portail
NA NA NA Deacutepocirct par le fournisseur du DGD (apregraves eacutechanges preacutealables avec la MOAMOE dans CPP ou hors CPP)
NA (En piegravece-jointe du projet de deacutecompte
geacuteneacuteral)
Deacutepocirct par la MOE du projet de deacutecompte geacuteneacuteral (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec le fournisseur dans CPP ou hors CPP)
Deacutepocirct par la MOE du deacutecompte geacuteneacuteral (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOA hors CPP)
NA
NA NA (En piegravece-jointe du deacutecompte geacuteneacuteral)
Deacutepocirct par la MOA du deacutecompte geacuteneacuteral (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOE dans CPP ou hors CPP)
NA
Fournisseur
Maitrise drsquoouvrage
(mode service uniquement via
un portail amont)
Maitrise drsquoŒuvre
5 cas drsquoutilisation ont eacuteteacute deacutefinis pour permettre la prise en charge dans la solution CPP des piegraveces neacutecessaires agrave la facturation en fin de marcheacute
Projet de
deacutecompte final
Deacutecompte
final
Projet de
deacutecompte geacuteneacuteral
Deacutecompte
Geacuteneacuteral
Deacutecompte
Geacuteneacuteral et Deacutefinitif
Produit par le fournisseur Produit par la MOE Produit par la MOA Produit par la MOE Produit par le fournisseur
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution Les marcheacutes de travaux La facturation en fin de marcheacute
56
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017 Modaliteacutes de raccordement les protocoles utiliseacutes
Les protocoles retenus pour assurer les eacutechanges en mode flux sont
PeSIT HS E avec chiffrement TLS ndash Le chiffrement du flux sous TLS est initieacute via certificats Bi-cleacutes SSL conformes
RGS fournis par lrsquoAIFE issus drsquoune autoriteacute de certification les partenaires srsquoauthentifiant aujourdrsquohui mutuellement de maniegravere forte
SFTP ndash SSH seacutecurisant les eacutechanges avec chiffrement par bi-cleacutes conformes aux exigences
du cycle de vie des secrets (cleacutes DSA 2048 minimum PS 22 regravegles de creacuteation dureacutee de vie)
AS2 avec chiffrement TLS
Un seul protocole de raccordement est autoriseacute pour un flux donneacute
34
Preacutesentation de la solution La sollicitation de lrsquoassistance
Le module drsquoassistance de la solution mutualiseacutee permet de reacutepondre agrave lrsquoensemble des questions poseacutees par les eacutemetteurs et reacutecepteurs de factures
bull Principes
bull Les eacutemetteurs peuvent solliciter lrsquoassistance de la solution mutualiseacutee-CPP 2017 suite agrave des difficulteacutes techniques ou applicatives Les eacutemetteurs peuvent eacutegalement solliciter les reacutecepteurs de facture pour toute question meacutetier relative au traitement de leurs factures
bull Modaliteacute
bull Chaque sollicitation est mateacuterialiseacutee par un laquo ticket raquo renseigneacute par lrsquoeacutemetteur via un formulaire de demande drsquoassistance en preacutecisant les informations requises pour le traitement de sa demande (ex numeacutero de facture) Des piegraveces jointes peuvent y ecirctre ajouteacutees (ex capture drsquoeacutecran)
Les fournisseurs et les entiteacutes publiques peuvent eacutegalement acceacuteder agrave une base de connaissance par lrsquointermeacutediaire drsquoun assistant virtuel afin drsquoobtenir des reacuteponses aux questions les plus freacutequemment poseacutees
35
Preacutesentation de la solution Assistance _ Mise en place drsquoun avatar
36
Preacutesentation de la solution Assistance _ Mise en place drsquoun avatar
37
Sommaire
Contexte
Preacutesentation de la solution
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017
38
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017
La deacutemateacuterialisation des factures srsquoinscrit deacutesormais dans une obligation progressive au sein du secteur public comme dans de nombreux pays europeacuteens
Degraves 2017 les grandes entreprises devront adresser leurs factures au secteur public sous forme eacutelectronique
La neacutecessiteacute de reacutealiser des travaux de raccordement et drsquoadapter les processus de facturation incite agrave initier le projet pour ecirctre au rendez vous
Il faut notamment srsquoassurer de la bonne adaptation de votre systegraveme drsquoinformation et de vos processus
Gestion des informations neacutecessaires au bon traitement de la facture
Choix du mode drsquoeacutemission et du format
Capaciteacute agrave produire le format retenu
Raccordement technique en cas de choix du mode EDI
39
Chaque entiteacute publique a la faculteacute de rendre obligatoire pour les factures la concernant les informations relatives
Au code service destinataire
Agrave la reacutefeacuterence drsquoengagement (reacutefeacuterence au marcheacute ou agrave la commande)
Il sera possible de veacuterifier le caractegravere obligatoire de ces informations dans la solution mutualiseacutee via lrsquoannuaire
Ces informations devront ecirctre porteacutees sur la facture remise par le fournisseur Il faudra donc srsquoassurer de la bonne communication de ces informations par les entiteacutes publiques
A noter que pour lrsquoEtat ces informations sont toujours obligatoires
Reacutefeacuterence agrave lrsquoengagement juridique
Code service exeacutecutant
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017 Gestion des informations neacutecessaires au traitement de la facture
40
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017 Le choix drsquoun raccordement via un opeacuterateur de deacutemateacuterialisation
Les opeacuterateurs de deacutemateacuterialisation assurent deux principales missions la production et la transmission des flux au format et avec les informations
attendues par le reacutecepteur
la garantie des aspects fiscaux notamment lrsquoarchivage des factures deacutemateacuterialiseacutees
Les fournisseurs ne sont pas contraints de passer par un opeacuterateur et peuvent internaliser leur solution de deacutemateacuterialisation
LrsquoAIFE observe un principe de neutraliteacute dans le choix des opeacuterateurs LrsquoAIFE a pris la deacutecision de ne pas intervenir dans le choix du mode de
deacutemateacuterialisation de ses fournisseurs Les fournisseurs peuvent aussi bien choisir une deacutemateacuterialisation avec des outils internes que de passer par un opeacuterateur de deacutemateacuterialisation
LrsquoAIFE a par ailleurs fait le choix de ne certifier aucun opeacuterateur de deacutemateacuterialisation Le fournisseur est libre de choisir son opeacuterateur de deacutemateacuterialisation et de deacutefinir avec lui les conditions de leur collaboration
A ce jour plusieurs opeacuterateurs sont raccordeacutes agrave la solution actuelle Chorus factures Les fournisseurs sont totalement libres du choix de leur opeacuterateur
41
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017 Qualification et modaliteacutes de raccordement des flux (EDI)
Les fonctions de qualification des flux seront offertes aux utilisateurs du portail front de CPP 2017 (fournisseurs et entiteacutes publiques) Au travers de cet espace du portail front lrsquoutilisateur pourra
1 Tester en mode self service les diffeacuterents types de flux accepteacutes par la solution (factures meacutemoires de justice avis des sommes agrave payer cycle de vie etc)
2 Reacutecupeacuterer un rapport drsquoanalyse de son flux indiquant les erreurs rencontreacutees
3 Obtenir des compte-rendus et des flux de cycle de vie contextualiseacutes
4 Reacutecupeacuterer les fichiers de description des diffeacuterents flux et des exemples de flux preacute-remplis
Lrsquoutilisateur pourra eacutegalement deacuteposer des fiches de raccordement EDI pour interconnecter son SI de recette avec la plateforme de qualification CPP2017 et son SI de production avec le SI de production de CPP2017
Une fois les SI raccordeacutes en qualification lrsquoutilisateur pourra suivre le traitement de ses flux eacutemis en EDI vers la plateforme de qualification
Les raccordement EDI sont drsquoores et deacutejagrave possibles avec Chorus factures pour lrsquoEtat et permettront de beacuteneacuteficier du raccordement pour tout le secteur public au 1er janvier 2017
42
Action fournisseur Action commune AIFE fournisseur
S1 S2 S3 S4 S5 S6 S7 S8 - hellip
Deacutep
loie
men
t
Racc technique
Deacuteveloppement des flux
Assistance CPP
Tests unitaires Via Espace de
qualification CPP2017
Tests
Suivi des premiers flux
Demande de raccordement en
qualification
Tests
et
recett
e
Co
nstr
ucti
on
Demande de raccordement en
production
Deacuteclaration dans lrsquoespace
de qualification de CPP
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017 Espace qualification Macro planning des travaux de raccordement
43
Le calendrier drsquoici janvier 2017 Des pilotes degraves mi 2016
Nombre de pilotes et type drsquoentiteacutes Outre les services de lrsquoEtat deacutejagrave dans Chorus Factures 18 entiteacutes seront
deacutesigneacutees pour ecirctre pilote de la solution en juin 2016
Entiteacutes pilotes Type de structure Editeur
Universiteacute de Lorraine EPN SAP AMUE
Pole emploi EPN SAP
CNRS EPN SAP
CCI Paris EPN SIGMA
Lyceacutee Bernart de Ventadour EPLE GFC
Commune de Paris SPL SAP
Meacutetropole de Brest SPL ATOS (en lien avec e-
Megalis)
Communauteacute de communes de Parthenay SPL Berger Levrault
Commune de Le Monetier les Bains SPL Berger Levrault
Conseil reacutegional de Provence Alpes Cote drsquoAzur
SPL GFI
Conseil deacutepartemental de lrsquoAube SPL GFI (en lien avec SPL
xdeacutemat)
Office Public de lrsquoHabitat Vosgelis SPL AAERON
Lille Meacutetropole SPL CGI
Ville de Bordeaux SPL CGI
APHP EPS SAP
CHU Amiens EPS MIPIH (en lien avec UNIHA)
CH Gpt Hospitalier Eaubonne Montmorency EPS AGFA
DGAC ETAT SAP
44
Le calendrier drsquoici janvier 2017 Des pilotes degraves mi 2016 les objectifs
La reacutealisation de pilotes preacutealablement agrave la geacuteneacuteralisation permet de tester la solution mutualiseacutee CPP2017 dans sa dimension technique comme dans celle de lorganisation et de ladheacutesion des utilisateurs
Lexpeacuterience des sites pilotes permet de preacuteparer le deacuteploiement de mieux en appreacutecier la charge et den identifier les difficulteacutes a priori
La phase pilote de mise en œuvre du service doit permettre de
3 Srsquoassurer que lrsquoensemble du processus est opeacuterant et maitriseacute par les acteurs
2 Seacutecuriser les modaliteacutes de deacuteploiement et drsquoassistance
1 Srsquoassurer de lrsquoadheacutesion et lrsquoappropriation des utilisateurs des structures priveacutees ou publiques agrave utiliser la solution mutualiseacutee CPP2017
Traiter les problegravemes
rencontreacutes et proposer des plans drsquoaction
4 Valider le bon fonctionnement de la solution en situation reacuteelle
45
En synthegravesehellip
Initialement mise en œuvre dans un cadre facultatif fondeacute sur le choix de lrsquoentreprise la deacutemateacuterialisation des factures srsquoinscrit deacutesormais dans une obligation progressive au sein du secteur public avec la mise agrave disposition drsquoune plateforme partageacutee comme cela eacuteteacute fait dans de nombreux pays europeacuteens
Elle constitue une opportuniteacute de modernisation des eacutechanges entre les fournisseurs et le secteur public et illustre une nouvelle deacutemarche de mutualisation de systegraveme drsquoinformation entre les acteurs du secteur public permettant drsquooptimiser les gains et faciliter la mise en œuvre
Les entiteacutes publiques et les grands fournisseurs sont concerneacutes par lrsquoobligation degraves 1er janvier 2017 avec la reacutealisation de laquo pilotes raquo degraves la mi-2016 Des pilotes seront reacutealiseacutes degraves mi-2016
La publication des speacutecifications externes permet aux fournisseurs drsquoanticiper la deacutemarche en deacutefinissant leur trajectoire et leurs modaliteacutes de mise en œuvre
Vous pouvez drsquoores et deacutejagrave vous inscrire sur Chorus Factures HTTPSCHORUS-FACTURESBUDGETGOUVFR
46
En savoir plus
Sur le site de lrsquoAIFE wwweconomiegouvfraifeagence-pour-linformatique-financiere-letat-0
Sur le site laquo collectiviteacutes locales raquo httpwwwcollectivites-localesgouvfr
aife_officiel
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En synthegravese hellip
48
49
Gestion des factures
Saisie Creacuteation Modification Validation Suppression
Recherche
Suivi du cycle de vie
Deacutepocirct unitaire XMLPDF
Archivage
Liste fiscale
Consultation et teacuteleacutechargement
Deacutepocirct en masse format mixte XMLPDF
Tableaux de bord
Qualification des flux
Deacutepocirct de flux
Analyse de flux
Reacutecupeacuteration dun flux type
Reacutecupeacuteration dun flux cycle de vie
Creacuteation dune fiche de raccordement EDI
Suivi des flux
Qualification des API
Gestion des bons de commandes
(pour les services de lrsquoEtat)
Recherche
Consultation et teacuteleacutechargement
Tableau de bord
Notification
Notification
Workflow de validation
Gestion piegraveces jointes
Recyclage
Certificat de deacutepocirct
Liste des factures agrave traiter
Preacutesentation de la solution Les principales fonctionnaliteacutes de la solution mutualiseacutee
Liste des eacutevegravenements intervenus sur le bon de commande
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Gestion des utilisateurs et fournisseurs Assistance fournisseurs
Recherche
Saisie sollicitation
Suivi sollicitation
Modification clocircture sollicitation
Synthegravese requecircte
Consultation et teacuteleacutechargement
Recherche
Gestion compte utilisateur
Authentification compte utilisateur
Gestion de la base de connaissance
Tableau de bord
Gestion fiche entiteacute
Gestion Mandat Facturation
Gestion du support
Prise en charge une sollicitation
Liste des eacutevegravenements
Gestion piegraveces jointes
Notification
Consultation et teacuteleacutechargement
Notification
Assistance documentaire
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution Les principales fonctionnaliteacutes de la solution mutualiseacutee
Creacuteation compte utilisateur
Creacuteation fiche entiteacute
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Statut Fait geacuteneacuterateur COLL EPN ETAT
Deacuteposeacutee
La facture a eacuteteacute deacuteposeacutee par le fournisseur (en mode EDI ou en
mode Portail) les diffeacuterents controcircles ont eacuteteacute reacutealiseacutes et la
facture a pu ecirctre inteacutegreacutee au laquo reacutefeacuterentiel factures raquo
En cours
drsquoacheminement
La facture a eacuteteacute envoyeacutee par la solution mutualiseacutee au
destinataire
Mise agrave disposition du
destinataire
Mode EDI reacuteception du flux drsquoacquittement du SI destinataire
Mode Portail Le destinataire est notifieacute par courriel de la
mise agrave disposition de la facture sur lrsquoespace factures
Rejeteacutee La facture est rejeteacutee par le service destinataire (ex erreur de
destinataire donneacutees de facturation erroneacutees etc)
Suspendue Le traitement de la facture peut ecirctre suspendu lorsqursquo une ou
plusieurs piegraveces justificatives sont manquantes Facultatif
Mise agrave disposition du
comptable
Le mandat demande de paiement a eacuteteacute inteacutegreacute par SI du
comptable Facultatif
Comptabiliseacutee Le mandat demande de paiement a eacuteteacute valideacute par le payeur et
comptabiliseacute Facultatif
Mise en paiement Le flux de virement a eacuteteacute envoyeacute agrave la Banque de France
Facultatif
Hors mode
EDI
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution Les statuts meacutetiers remonteacutes aux fournisseurs
Non disponible disponible et obligatoire
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Deux circuits sont possibles au regard de la reacuteglementation Un 1er circuit preacutevoit une facturation globale par le mandataire (facturation inteacutegrant de multiples beacuteneacuteficiaires de paiement)
Edition drsquoune
demande de
paiement
globale
Transmission
Deacutepocirct de la
demande de
paiement globale
Traitement de la
demande de
paiement
globale
Mise en paiement
de la demande de
paiement globale
Mandataire Personne
publique
Personne
publique
Acheminement de la demande de paiement jusqursquoagrave son destinataire
Mandataire
Paiement de chaque cotraitant figurant dans la demande de paiement globale
Mandataire eacutedition drsquoune demande de paiement globale preacutecisant la part de prestations agrave reacutegler directement aupregraves de chaque cotraitant sur laquelle le mode de facturation est preacuteciseacute (laquo demande de paiement globale raquo)
Cotraitant aucune action agrave reacutealiser dans la solution mutualiseacutee
Actions des fournisseurs
Reacuteception de la demande de paiement en mode EDI si le SI du destinataire est raccordeacute ou en mode Portail dans lrsquoEspace Factures
Les informations fournit sur le mode de
facturation indique agrave lrsquoordonnateur qursquoune action speacutecifique est agrave reacutealiser sur la demande de paiement
Creacuteation drsquoautant de mandat que de beacuteneacuteficiaires de paiement en y joignant en piegravece-jointe la demande global eacutemise par le titulaire ainsi que les eacuteventuelles piegravece-jointes
Actions de lrsquoordonnateur 1 2
Remarque Seul lrsquoeacutemetteur de la demande de paiement a accegraves au suivi du cycle de vie Le cotraitant sollicite donc le
mandataire ou la personne publique directement pour obtenir de lrsquoinformation sur le paiement de ses demandes de paiement
Lrsquoordonnateur est informeacute via le flux pivot qursquoil srsquoagit drsquoune demande de paiement lieacutee agrave un acte de cotraitance
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution La co-traitance (12)
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Le 2nd circuit possible en cas cotraitance preacutevoit une facturation par le cotraitant avec validation de la demande de paiement par le mandataire
Edition drsquoune
demande de
paiement
Transmission
Deacutepocirct de la
demande de
paiement
Validation de la
demande de
paiement
Traitement de la
demande de
paiement
Mise en
paiement de la
demande de
paiement
Cotraitant Cotraitant Mandataire Personne
publique
Personne
publique
Sollicitation du mandataire
Acheminement de la demande de paiement jusqursquoagrave son destinataire
Remarques Seul lrsquoeacutemetteur de la demande de paiement a accegraves au suivi du cycle de vie Le mandataire nrsquoa donc pas accegraves
au suivi du traitement de la demande de paiement de ses cotraitants
Lrsquoordonnateur est informeacute via le flux pivot qursquoil srsquoagit drsquoune demande de paiement global de cotraitance
Cotraitant eacutedition et transmission drsquoune demande de paiement en mode EDI ou mode portail sur laquelle le mode de facturation est preacuteciseacute
Mandataire validation de la demande de paiement du titulaire en se connectant en mode portail
Actions des fournisseurs 1
Statut laquo en attente de validation raquo
Reacuteception de la demande de paiement du cotraitant valideacutee par le mandataire
Liquidation et mandatement (aucune action speacutecifique)
Actions de lrsquoordonnateur 2
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution La co-traitance (22)
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Deacuteposant drsquoune piegravece
Deacutepocirct par le fournisseur drsquoun projet de deacutecompte et validation MOEMOA sur le portail
(En piegravece-jointe de lrsquoeacutetat drsquoacompte)
Deacutepocirct par le fournisseur drsquoun eacutetat drsquoacompte(sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOE hors CPP)
Deacutepocirct par le fournisseur drsquoun eacutetat drsquoacompte valideacute (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOA hors CPP)
NA (En piegravece-jointe de lrsquoeacutetat drsquoacompte)
Deacutepocirct par la MOE de lrsquoeacutetat drsquoacompte (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec le fournisseur dans CPP ou hors CPP)
Deacutepocirct par la MOE de lrsquoeacutetat drsquoacompte valideacute (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOE hors CPP)
NA (En piegravece-jointe de lrsquoeacutetat drsquoacompte valideacute)
(En piegravece-jointe de lrsquoeacutetat drsquoacompte valideacute)
Deacutepocirct par la MOA de lrsquoeacutetat drsquoacompte valideacute (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec le fournisseur et la MOE dans CPP ou hors CPP)
Projet de
deacutecompte mensuel
Etat
drsquoacompte
Deacutecompte
mensuel
Etat drsquoacompte
valideacute
Fournisseur
Maitrise drsquoouvrage
(mode service uniquement via
un portail amont)
Maitrise drsquoŒuvre
6 cas drsquoutilisation ont eacuteteacute deacutefinis pour permettre la prise en charge dans la solution CPP des piegraveces neacutecessaires agrave la facturation en cours de marcheacute
Produit par le fournisseur Produit par la MOE Produit par la MOE Produit par la MOA
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution Les marcheacutes de travaux La facturation en cours de marcheacute
55
Deacuteposant drsquoune piegravece
Deacutepocirct par le fournisseur drsquoun projet de deacutecompte et validation MOEMOA sur le portail
NA NA NA Deacutepocirct par le fournisseur du DGD (apregraves eacutechanges preacutealables avec la MOAMOE dans CPP ou hors CPP)
NA (En piegravece-jointe du projet de deacutecompte
geacuteneacuteral)
Deacutepocirct par la MOE du projet de deacutecompte geacuteneacuteral (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec le fournisseur dans CPP ou hors CPP)
Deacutepocirct par la MOE du deacutecompte geacuteneacuteral (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOA hors CPP)
NA
NA NA (En piegravece-jointe du deacutecompte geacuteneacuteral)
Deacutepocirct par la MOA du deacutecompte geacuteneacuteral (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOE dans CPP ou hors CPP)
NA
Fournisseur
Maitrise drsquoouvrage
(mode service uniquement via
un portail amont)
Maitrise drsquoŒuvre
5 cas drsquoutilisation ont eacuteteacute deacutefinis pour permettre la prise en charge dans la solution CPP des piegraveces neacutecessaires agrave la facturation en fin de marcheacute
Projet de
deacutecompte final
Deacutecompte
final
Projet de
deacutecompte geacuteneacuteral
Deacutecompte
Geacuteneacuteral
Deacutecompte
Geacuteneacuteral et Deacutefinitif
Produit par le fournisseur Produit par la MOE Produit par la MOA Produit par la MOE Produit par le fournisseur
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution Les marcheacutes de travaux La facturation en fin de marcheacute
56
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017 Modaliteacutes de raccordement les protocoles utiliseacutes
Les protocoles retenus pour assurer les eacutechanges en mode flux sont
PeSIT HS E avec chiffrement TLS ndash Le chiffrement du flux sous TLS est initieacute via certificats Bi-cleacutes SSL conformes
RGS fournis par lrsquoAIFE issus drsquoune autoriteacute de certification les partenaires srsquoauthentifiant aujourdrsquohui mutuellement de maniegravere forte
SFTP ndash SSH seacutecurisant les eacutechanges avec chiffrement par bi-cleacutes conformes aux exigences
du cycle de vie des secrets (cleacutes DSA 2048 minimum PS 22 regravegles de creacuteation dureacutee de vie)
AS2 avec chiffrement TLS
Un seul protocole de raccordement est autoriseacute pour un flux donneacute
35
Preacutesentation de la solution Assistance _ Mise en place drsquoun avatar
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Preacutesentation de la solution Assistance _ Mise en place drsquoun avatar
37
Sommaire
Contexte
Preacutesentation de la solution
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017
38
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017
La deacutemateacuterialisation des factures srsquoinscrit deacutesormais dans une obligation progressive au sein du secteur public comme dans de nombreux pays europeacuteens
Degraves 2017 les grandes entreprises devront adresser leurs factures au secteur public sous forme eacutelectronique
La neacutecessiteacute de reacutealiser des travaux de raccordement et drsquoadapter les processus de facturation incite agrave initier le projet pour ecirctre au rendez vous
Il faut notamment srsquoassurer de la bonne adaptation de votre systegraveme drsquoinformation et de vos processus
Gestion des informations neacutecessaires au bon traitement de la facture
Choix du mode drsquoeacutemission et du format
Capaciteacute agrave produire le format retenu
Raccordement technique en cas de choix du mode EDI
39
Chaque entiteacute publique a la faculteacute de rendre obligatoire pour les factures la concernant les informations relatives
Au code service destinataire
Agrave la reacutefeacuterence drsquoengagement (reacutefeacuterence au marcheacute ou agrave la commande)
Il sera possible de veacuterifier le caractegravere obligatoire de ces informations dans la solution mutualiseacutee via lrsquoannuaire
Ces informations devront ecirctre porteacutees sur la facture remise par le fournisseur Il faudra donc srsquoassurer de la bonne communication de ces informations par les entiteacutes publiques
A noter que pour lrsquoEtat ces informations sont toujours obligatoires
Reacutefeacuterence agrave lrsquoengagement juridique
Code service exeacutecutant
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017 Gestion des informations neacutecessaires au traitement de la facture
40
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017 Le choix drsquoun raccordement via un opeacuterateur de deacutemateacuterialisation
Les opeacuterateurs de deacutemateacuterialisation assurent deux principales missions la production et la transmission des flux au format et avec les informations
attendues par le reacutecepteur
la garantie des aspects fiscaux notamment lrsquoarchivage des factures deacutemateacuterialiseacutees
Les fournisseurs ne sont pas contraints de passer par un opeacuterateur et peuvent internaliser leur solution de deacutemateacuterialisation
LrsquoAIFE observe un principe de neutraliteacute dans le choix des opeacuterateurs LrsquoAIFE a pris la deacutecision de ne pas intervenir dans le choix du mode de
deacutemateacuterialisation de ses fournisseurs Les fournisseurs peuvent aussi bien choisir une deacutemateacuterialisation avec des outils internes que de passer par un opeacuterateur de deacutemateacuterialisation
LrsquoAIFE a par ailleurs fait le choix de ne certifier aucun opeacuterateur de deacutemateacuterialisation Le fournisseur est libre de choisir son opeacuterateur de deacutemateacuterialisation et de deacutefinir avec lui les conditions de leur collaboration
A ce jour plusieurs opeacuterateurs sont raccordeacutes agrave la solution actuelle Chorus factures Les fournisseurs sont totalement libres du choix de leur opeacuterateur
41
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017 Qualification et modaliteacutes de raccordement des flux (EDI)
Les fonctions de qualification des flux seront offertes aux utilisateurs du portail front de CPP 2017 (fournisseurs et entiteacutes publiques) Au travers de cet espace du portail front lrsquoutilisateur pourra
1 Tester en mode self service les diffeacuterents types de flux accepteacutes par la solution (factures meacutemoires de justice avis des sommes agrave payer cycle de vie etc)
2 Reacutecupeacuterer un rapport drsquoanalyse de son flux indiquant les erreurs rencontreacutees
3 Obtenir des compte-rendus et des flux de cycle de vie contextualiseacutes
4 Reacutecupeacuterer les fichiers de description des diffeacuterents flux et des exemples de flux preacute-remplis
Lrsquoutilisateur pourra eacutegalement deacuteposer des fiches de raccordement EDI pour interconnecter son SI de recette avec la plateforme de qualification CPP2017 et son SI de production avec le SI de production de CPP2017
Une fois les SI raccordeacutes en qualification lrsquoutilisateur pourra suivre le traitement de ses flux eacutemis en EDI vers la plateforme de qualification
Les raccordement EDI sont drsquoores et deacutejagrave possibles avec Chorus factures pour lrsquoEtat et permettront de beacuteneacuteficier du raccordement pour tout le secteur public au 1er janvier 2017
42
Action fournisseur Action commune AIFE fournisseur
S1 S2 S3 S4 S5 S6 S7 S8 - hellip
Deacutep
loie
men
t
Racc technique
Deacuteveloppement des flux
Assistance CPP
Tests unitaires Via Espace de
qualification CPP2017
Tests
Suivi des premiers flux
Demande de raccordement en
qualification
Tests
et
recett
e
Co
nstr
ucti
on
Demande de raccordement en
production
Deacuteclaration dans lrsquoespace
de qualification de CPP
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017 Espace qualification Macro planning des travaux de raccordement
43
Le calendrier drsquoici janvier 2017 Des pilotes degraves mi 2016
Nombre de pilotes et type drsquoentiteacutes Outre les services de lrsquoEtat deacutejagrave dans Chorus Factures 18 entiteacutes seront
deacutesigneacutees pour ecirctre pilote de la solution en juin 2016
Entiteacutes pilotes Type de structure Editeur
Universiteacute de Lorraine EPN SAP AMUE
Pole emploi EPN SAP
CNRS EPN SAP
CCI Paris EPN SIGMA
Lyceacutee Bernart de Ventadour EPLE GFC
Commune de Paris SPL SAP
Meacutetropole de Brest SPL ATOS (en lien avec e-
Megalis)
Communauteacute de communes de Parthenay SPL Berger Levrault
Commune de Le Monetier les Bains SPL Berger Levrault
Conseil reacutegional de Provence Alpes Cote drsquoAzur
SPL GFI
Conseil deacutepartemental de lrsquoAube SPL GFI (en lien avec SPL
xdeacutemat)
Office Public de lrsquoHabitat Vosgelis SPL AAERON
Lille Meacutetropole SPL CGI
Ville de Bordeaux SPL CGI
APHP EPS SAP
CHU Amiens EPS MIPIH (en lien avec UNIHA)
CH Gpt Hospitalier Eaubonne Montmorency EPS AGFA
DGAC ETAT SAP
44
Le calendrier drsquoici janvier 2017 Des pilotes degraves mi 2016 les objectifs
La reacutealisation de pilotes preacutealablement agrave la geacuteneacuteralisation permet de tester la solution mutualiseacutee CPP2017 dans sa dimension technique comme dans celle de lorganisation et de ladheacutesion des utilisateurs
Lexpeacuterience des sites pilotes permet de preacuteparer le deacuteploiement de mieux en appreacutecier la charge et den identifier les difficulteacutes a priori
La phase pilote de mise en œuvre du service doit permettre de
3 Srsquoassurer que lrsquoensemble du processus est opeacuterant et maitriseacute par les acteurs
2 Seacutecuriser les modaliteacutes de deacuteploiement et drsquoassistance
1 Srsquoassurer de lrsquoadheacutesion et lrsquoappropriation des utilisateurs des structures priveacutees ou publiques agrave utiliser la solution mutualiseacutee CPP2017
Traiter les problegravemes
rencontreacutes et proposer des plans drsquoaction
4 Valider le bon fonctionnement de la solution en situation reacuteelle
45
En synthegravesehellip
Initialement mise en œuvre dans un cadre facultatif fondeacute sur le choix de lrsquoentreprise la deacutemateacuterialisation des factures srsquoinscrit deacutesormais dans une obligation progressive au sein du secteur public avec la mise agrave disposition drsquoune plateforme partageacutee comme cela eacuteteacute fait dans de nombreux pays europeacuteens
Elle constitue une opportuniteacute de modernisation des eacutechanges entre les fournisseurs et le secteur public et illustre une nouvelle deacutemarche de mutualisation de systegraveme drsquoinformation entre les acteurs du secteur public permettant drsquooptimiser les gains et faciliter la mise en œuvre
Les entiteacutes publiques et les grands fournisseurs sont concerneacutes par lrsquoobligation degraves 1er janvier 2017 avec la reacutealisation de laquo pilotes raquo degraves la mi-2016 Des pilotes seront reacutealiseacutes degraves mi-2016
La publication des speacutecifications externes permet aux fournisseurs drsquoanticiper la deacutemarche en deacutefinissant leur trajectoire et leurs modaliteacutes de mise en œuvre
Vous pouvez drsquoores et deacutejagrave vous inscrire sur Chorus Factures HTTPSCHORUS-FACTURESBUDGETGOUVFR
46
En savoir plus
Sur le site de lrsquoAIFE wwweconomiegouvfraifeagence-pour-linformatique-financiere-letat-0
Sur le site laquo collectiviteacutes locales raquo httpwwwcollectivites-localesgouvfr
aife_officiel
47
En synthegravese hellip
48
49
Gestion des factures
Saisie Creacuteation Modification Validation Suppression
Recherche
Suivi du cycle de vie
Deacutepocirct unitaire XMLPDF
Archivage
Liste fiscale
Consultation et teacuteleacutechargement
Deacutepocirct en masse format mixte XMLPDF
Tableaux de bord
Qualification des flux
Deacutepocirct de flux
Analyse de flux
Reacutecupeacuteration dun flux type
Reacutecupeacuteration dun flux cycle de vie
Creacuteation dune fiche de raccordement EDI
Suivi des flux
Qualification des API
Gestion des bons de commandes
(pour les services de lrsquoEtat)
Recherche
Consultation et teacuteleacutechargement
Tableau de bord
Notification
Notification
Workflow de validation
Gestion piegraveces jointes
Recyclage
Certificat de deacutepocirct
Liste des factures agrave traiter
Preacutesentation de la solution Les principales fonctionnaliteacutes de la solution mutualiseacutee
Liste des eacutevegravenements intervenus sur le bon de commande
50
Gestion des utilisateurs et fournisseurs Assistance fournisseurs
Recherche
Saisie sollicitation
Suivi sollicitation
Modification clocircture sollicitation
Synthegravese requecircte
Consultation et teacuteleacutechargement
Recherche
Gestion compte utilisateur
Authentification compte utilisateur
Gestion de la base de connaissance
Tableau de bord
Gestion fiche entiteacute
Gestion Mandat Facturation
Gestion du support
Prise en charge une sollicitation
Liste des eacutevegravenements
Gestion piegraveces jointes
Notification
Consultation et teacuteleacutechargement
Notification
Assistance documentaire
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution Les principales fonctionnaliteacutes de la solution mutualiseacutee
Creacuteation compte utilisateur
Creacuteation fiche entiteacute
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Statut Fait geacuteneacuterateur COLL EPN ETAT
Deacuteposeacutee
La facture a eacuteteacute deacuteposeacutee par le fournisseur (en mode EDI ou en
mode Portail) les diffeacuterents controcircles ont eacuteteacute reacutealiseacutes et la
facture a pu ecirctre inteacutegreacutee au laquo reacutefeacuterentiel factures raquo
En cours
drsquoacheminement
La facture a eacuteteacute envoyeacutee par la solution mutualiseacutee au
destinataire
Mise agrave disposition du
destinataire
Mode EDI reacuteception du flux drsquoacquittement du SI destinataire
Mode Portail Le destinataire est notifieacute par courriel de la
mise agrave disposition de la facture sur lrsquoespace factures
Rejeteacutee La facture est rejeteacutee par le service destinataire (ex erreur de
destinataire donneacutees de facturation erroneacutees etc)
Suspendue Le traitement de la facture peut ecirctre suspendu lorsqursquo une ou
plusieurs piegraveces justificatives sont manquantes Facultatif
Mise agrave disposition du
comptable
Le mandat demande de paiement a eacuteteacute inteacutegreacute par SI du
comptable Facultatif
Comptabiliseacutee Le mandat demande de paiement a eacuteteacute valideacute par le payeur et
comptabiliseacute Facultatif
Mise en paiement Le flux de virement a eacuteteacute envoyeacute agrave la Banque de France
Facultatif
Hors mode
EDI
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution Les statuts meacutetiers remonteacutes aux fournisseurs
Non disponible disponible et obligatoire
52
Deux circuits sont possibles au regard de la reacuteglementation Un 1er circuit preacutevoit une facturation globale par le mandataire (facturation inteacutegrant de multiples beacuteneacuteficiaires de paiement)
Edition drsquoune
demande de
paiement
globale
Transmission
Deacutepocirct de la
demande de
paiement globale
Traitement de la
demande de
paiement
globale
Mise en paiement
de la demande de
paiement globale
Mandataire Personne
publique
Personne
publique
Acheminement de la demande de paiement jusqursquoagrave son destinataire
Mandataire
Paiement de chaque cotraitant figurant dans la demande de paiement globale
Mandataire eacutedition drsquoune demande de paiement globale preacutecisant la part de prestations agrave reacutegler directement aupregraves de chaque cotraitant sur laquelle le mode de facturation est preacuteciseacute (laquo demande de paiement globale raquo)
Cotraitant aucune action agrave reacutealiser dans la solution mutualiseacutee
Actions des fournisseurs
Reacuteception de la demande de paiement en mode EDI si le SI du destinataire est raccordeacute ou en mode Portail dans lrsquoEspace Factures
Les informations fournit sur le mode de
facturation indique agrave lrsquoordonnateur qursquoune action speacutecifique est agrave reacutealiser sur la demande de paiement
Creacuteation drsquoautant de mandat que de beacuteneacuteficiaires de paiement en y joignant en piegravece-jointe la demande global eacutemise par le titulaire ainsi que les eacuteventuelles piegravece-jointes
Actions de lrsquoordonnateur 1 2
Remarque Seul lrsquoeacutemetteur de la demande de paiement a accegraves au suivi du cycle de vie Le cotraitant sollicite donc le
mandataire ou la personne publique directement pour obtenir de lrsquoinformation sur le paiement de ses demandes de paiement
Lrsquoordonnateur est informeacute via le flux pivot qursquoil srsquoagit drsquoune demande de paiement lieacutee agrave un acte de cotraitance
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution La co-traitance (12)
53
Le 2nd circuit possible en cas cotraitance preacutevoit une facturation par le cotraitant avec validation de la demande de paiement par le mandataire
Edition drsquoune
demande de
paiement
Transmission
Deacutepocirct de la
demande de
paiement
Validation de la
demande de
paiement
Traitement de la
demande de
paiement
Mise en
paiement de la
demande de
paiement
Cotraitant Cotraitant Mandataire Personne
publique
Personne
publique
Sollicitation du mandataire
Acheminement de la demande de paiement jusqursquoagrave son destinataire
Remarques Seul lrsquoeacutemetteur de la demande de paiement a accegraves au suivi du cycle de vie Le mandataire nrsquoa donc pas accegraves
au suivi du traitement de la demande de paiement de ses cotraitants
Lrsquoordonnateur est informeacute via le flux pivot qursquoil srsquoagit drsquoune demande de paiement global de cotraitance
Cotraitant eacutedition et transmission drsquoune demande de paiement en mode EDI ou mode portail sur laquelle le mode de facturation est preacuteciseacute
Mandataire validation de la demande de paiement du titulaire en se connectant en mode portail
Actions des fournisseurs 1
Statut laquo en attente de validation raquo
Reacuteception de la demande de paiement du cotraitant valideacutee par le mandataire
Liquidation et mandatement (aucune action speacutecifique)
Actions de lrsquoordonnateur 2
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution La co-traitance (22)
54
Deacuteposant drsquoune piegravece
Deacutepocirct par le fournisseur drsquoun projet de deacutecompte et validation MOEMOA sur le portail
(En piegravece-jointe de lrsquoeacutetat drsquoacompte)
Deacutepocirct par le fournisseur drsquoun eacutetat drsquoacompte(sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOE hors CPP)
Deacutepocirct par le fournisseur drsquoun eacutetat drsquoacompte valideacute (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOA hors CPP)
NA (En piegravece-jointe de lrsquoeacutetat drsquoacompte)
Deacutepocirct par la MOE de lrsquoeacutetat drsquoacompte (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec le fournisseur dans CPP ou hors CPP)
Deacutepocirct par la MOE de lrsquoeacutetat drsquoacompte valideacute (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOE hors CPP)
NA (En piegravece-jointe de lrsquoeacutetat drsquoacompte valideacute)
(En piegravece-jointe de lrsquoeacutetat drsquoacompte valideacute)
Deacutepocirct par la MOA de lrsquoeacutetat drsquoacompte valideacute (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec le fournisseur et la MOE dans CPP ou hors CPP)
Projet de
deacutecompte mensuel
Etat
drsquoacompte
Deacutecompte
mensuel
Etat drsquoacompte
valideacute
Fournisseur
Maitrise drsquoouvrage
(mode service uniquement via
un portail amont)
Maitrise drsquoŒuvre
6 cas drsquoutilisation ont eacuteteacute deacutefinis pour permettre la prise en charge dans la solution CPP des piegraveces neacutecessaires agrave la facturation en cours de marcheacute
Produit par le fournisseur Produit par la MOE Produit par la MOE Produit par la MOA
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution Les marcheacutes de travaux La facturation en cours de marcheacute
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Deacuteposant drsquoune piegravece
Deacutepocirct par le fournisseur drsquoun projet de deacutecompte et validation MOEMOA sur le portail
NA NA NA Deacutepocirct par le fournisseur du DGD (apregraves eacutechanges preacutealables avec la MOAMOE dans CPP ou hors CPP)
NA (En piegravece-jointe du projet de deacutecompte
geacuteneacuteral)
Deacutepocirct par la MOE du projet de deacutecompte geacuteneacuteral (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec le fournisseur dans CPP ou hors CPP)
Deacutepocirct par la MOE du deacutecompte geacuteneacuteral (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOA hors CPP)
NA
NA NA (En piegravece-jointe du deacutecompte geacuteneacuteral)
Deacutepocirct par la MOA du deacutecompte geacuteneacuteral (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOE dans CPP ou hors CPP)
NA
Fournisseur
Maitrise drsquoouvrage
(mode service uniquement via
un portail amont)
Maitrise drsquoŒuvre
5 cas drsquoutilisation ont eacuteteacute deacutefinis pour permettre la prise en charge dans la solution CPP des piegraveces neacutecessaires agrave la facturation en fin de marcheacute
Projet de
deacutecompte final
Deacutecompte
final
Projet de
deacutecompte geacuteneacuteral
Deacutecompte
Geacuteneacuteral
Deacutecompte
Geacuteneacuteral et Deacutefinitif
Produit par le fournisseur Produit par la MOE Produit par la MOA Produit par la MOE Produit par le fournisseur
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution Les marcheacutes de travaux La facturation en fin de marcheacute
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Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017 Modaliteacutes de raccordement les protocoles utiliseacutes
Les protocoles retenus pour assurer les eacutechanges en mode flux sont
PeSIT HS E avec chiffrement TLS ndash Le chiffrement du flux sous TLS est initieacute via certificats Bi-cleacutes SSL conformes
RGS fournis par lrsquoAIFE issus drsquoune autoriteacute de certification les partenaires srsquoauthentifiant aujourdrsquohui mutuellement de maniegravere forte
SFTP ndash SSH seacutecurisant les eacutechanges avec chiffrement par bi-cleacutes conformes aux exigences
du cycle de vie des secrets (cleacutes DSA 2048 minimum PS 22 regravegles de creacuteation dureacutee de vie)
AS2 avec chiffrement TLS
Un seul protocole de raccordement est autoriseacute pour un flux donneacute
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Preacutesentation de la solution Assistance _ Mise en place drsquoun avatar
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Sommaire
Contexte
Preacutesentation de la solution
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017
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Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017
La deacutemateacuterialisation des factures srsquoinscrit deacutesormais dans une obligation progressive au sein du secteur public comme dans de nombreux pays europeacuteens
Degraves 2017 les grandes entreprises devront adresser leurs factures au secteur public sous forme eacutelectronique
La neacutecessiteacute de reacutealiser des travaux de raccordement et drsquoadapter les processus de facturation incite agrave initier le projet pour ecirctre au rendez vous
Il faut notamment srsquoassurer de la bonne adaptation de votre systegraveme drsquoinformation et de vos processus
Gestion des informations neacutecessaires au bon traitement de la facture
Choix du mode drsquoeacutemission et du format
Capaciteacute agrave produire le format retenu
Raccordement technique en cas de choix du mode EDI
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Chaque entiteacute publique a la faculteacute de rendre obligatoire pour les factures la concernant les informations relatives
Au code service destinataire
Agrave la reacutefeacuterence drsquoengagement (reacutefeacuterence au marcheacute ou agrave la commande)
Il sera possible de veacuterifier le caractegravere obligatoire de ces informations dans la solution mutualiseacutee via lrsquoannuaire
Ces informations devront ecirctre porteacutees sur la facture remise par le fournisseur Il faudra donc srsquoassurer de la bonne communication de ces informations par les entiteacutes publiques
A noter que pour lrsquoEtat ces informations sont toujours obligatoires
Reacutefeacuterence agrave lrsquoengagement juridique
Code service exeacutecutant
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017 Gestion des informations neacutecessaires au traitement de la facture
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Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017 Le choix drsquoun raccordement via un opeacuterateur de deacutemateacuterialisation
Les opeacuterateurs de deacutemateacuterialisation assurent deux principales missions la production et la transmission des flux au format et avec les informations
attendues par le reacutecepteur
la garantie des aspects fiscaux notamment lrsquoarchivage des factures deacutemateacuterialiseacutees
Les fournisseurs ne sont pas contraints de passer par un opeacuterateur et peuvent internaliser leur solution de deacutemateacuterialisation
LrsquoAIFE observe un principe de neutraliteacute dans le choix des opeacuterateurs LrsquoAIFE a pris la deacutecision de ne pas intervenir dans le choix du mode de
deacutemateacuterialisation de ses fournisseurs Les fournisseurs peuvent aussi bien choisir une deacutemateacuterialisation avec des outils internes que de passer par un opeacuterateur de deacutemateacuterialisation
LrsquoAIFE a par ailleurs fait le choix de ne certifier aucun opeacuterateur de deacutemateacuterialisation Le fournisseur est libre de choisir son opeacuterateur de deacutemateacuterialisation et de deacutefinir avec lui les conditions de leur collaboration
A ce jour plusieurs opeacuterateurs sont raccordeacutes agrave la solution actuelle Chorus factures Les fournisseurs sont totalement libres du choix de leur opeacuterateur
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Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017 Qualification et modaliteacutes de raccordement des flux (EDI)
Les fonctions de qualification des flux seront offertes aux utilisateurs du portail front de CPP 2017 (fournisseurs et entiteacutes publiques) Au travers de cet espace du portail front lrsquoutilisateur pourra
1 Tester en mode self service les diffeacuterents types de flux accepteacutes par la solution (factures meacutemoires de justice avis des sommes agrave payer cycle de vie etc)
2 Reacutecupeacuterer un rapport drsquoanalyse de son flux indiquant les erreurs rencontreacutees
3 Obtenir des compte-rendus et des flux de cycle de vie contextualiseacutes
4 Reacutecupeacuterer les fichiers de description des diffeacuterents flux et des exemples de flux preacute-remplis
Lrsquoutilisateur pourra eacutegalement deacuteposer des fiches de raccordement EDI pour interconnecter son SI de recette avec la plateforme de qualification CPP2017 et son SI de production avec le SI de production de CPP2017
Une fois les SI raccordeacutes en qualification lrsquoutilisateur pourra suivre le traitement de ses flux eacutemis en EDI vers la plateforme de qualification
Les raccordement EDI sont drsquoores et deacutejagrave possibles avec Chorus factures pour lrsquoEtat et permettront de beacuteneacuteficier du raccordement pour tout le secteur public au 1er janvier 2017
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Action fournisseur Action commune AIFE fournisseur
S1 S2 S3 S4 S5 S6 S7 S8 - hellip
Deacutep
loie
men
t
Racc technique
Deacuteveloppement des flux
Assistance CPP
Tests unitaires Via Espace de
qualification CPP2017
Tests
Suivi des premiers flux
Demande de raccordement en
qualification
Tests
et
recett
e
Co
nstr
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Demande de raccordement en
production
Deacuteclaration dans lrsquoespace
de qualification de CPP
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017 Espace qualification Macro planning des travaux de raccordement
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Le calendrier drsquoici janvier 2017 Des pilotes degraves mi 2016
Nombre de pilotes et type drsquoentiteacutes Outre les services de lrsquoEtat deacutejagrave dans Chorus Factures 18 entiteacutes seront
deacutesigneacutees pour ecirctre pilote de la solution en juin 2016
Entiteacutes pilotes Type de structure Editeur
Universiteacute de Lorraine EPN SAP AMUE
Pole emploi EPN SAP
CNRS EPN SAP
CCI Paris EPN SIGMA
Lyceacutee Bernart de Ventadour EPLE GFC
Commune de Paris SPL SAP
Meacutetropole de Brest SPL ATOS (en lien avec e-
Megalis)
Communauteacute de communes de Parthenay SPL Berger Levrault
Commune de Le Monetier les Bains SPL Berger Levrault
Conseil reacutegional de Provence Alpes Cote drsquoAzur
SPL GFI
Conseil deacutepartemental de lrsquoAube SPL GFI (en lien avec SPL
xdeacutemat)
Office Public de lrsquoHabitat Vosgelis SPL AAERON
Lille Meacutetropole SPL CGI
Ville de Bordeaux SPL CGI
APHP EPS SAP
CHU Amiens EPS MIPIH (en lien avec UNIHA)
CH Gpt Hospitalier Eaubonne Montmorency EPS AGFA
DGAC ETAT SAP
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Le calendrier drsquoici janvier 2017 Des pilotes degraves mi 2016 les objectifs
La reacutealisation de pilotes preacutealablement agrave la geacuteneacuteralisation permet de tester la solution mutualiseacutee CPP2017 dans sa dimension technique comme dans celle de lorganisation et de ladheacutesion des utilisateurs
Lexpeacuterience des sites pilotes permet de preacuteparer le deacuteploiement de mieux en appreacutecier la charge et den identifier les difficulteacutes a priori
La phase pilote de mise en œuvre du service doit permettre de
3 Srsquoassurer que lrsquoensemble du processus est opeacuterant et maitriseacute par les acteurs
2 Seacutecuriser les modaliteacutes de deacuteploiement et drsquoassistance
1 Srsquoassurer de lrsquoadheacutesion et lrsquoappropriation des utilisateurs des structures priveacutees ou publiques agrave utiliser la solution mutualiseacutee CPP2017
Traiter les problegravemes
rencontreacutes et proposer des plans drsquoaction
4 Valider le bon fonctionnement de la solution en situation reacuteelle
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En synthegravesehellip
Initialement mise en œuvre dans un cadre facultatif fondeacute sur le choix de lrsquoentreprise la deacutemateacuterialisation des factures srsquoinscrit deacutesormais dans une obligation progressive au sein du secteur public avec la mise agrave disposition drsquoune plateforme partageacutee comme cela eacuteteacute fait dans de nombreux pays europeacuteens
Elle constitue une opportuniteacute de modernisation des eacutechanges entre les fournisseurs et le secteur public et illustre une nouvelle deacutemarche de mutualisation de systegraveme drsquoinformation entre les acteurs du secteur public permettant drsquooptimiser les gains et faciliter la mise en œuvre
Les entiteacutes publiques et les grands fournisseurs sont concerneacutes par lrsquoobligation degraves 1er janvier 2017 avec la reacutealisation de laquo pilotes raquo degraves la mi-2016 Des pilotes seront reacutealiseacutes degraves mi-2016
La publication des speacutecifications externes permet aux fournisseurs drsquoanticiper la deacutemarche en deacutefinissant leur trajectoire et leurs modaliteacutes de mise en œuvre
Vous pouvez drsquoores et deacutejagrave vous inscrire sur Chorus Factures HTTPSCHORUS-FACTURESBUDGETGOUVFR
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En savoir plus
Sur le site de lrsquoAIFE wwweconomiegouvfraifeagence-pour-linformatique-financiere-letat-0
Sur le site laquo collectiviteacutes locales raquo httpwwwcollectivites-localesgouvfr
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En synthegravese hellip
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Gestion des factures
Saisie Creacuteation Modification Validation Suppression
Recherche
Suivi du cycle de vie
Deacutepocirct unitaire XMLPDF
Archivage
Liste fiscale
Consultation et teacuteleacutechargement
Deacutepocirct en masse format mixte XMLPDF
Tableaux de bord
Qualification des flux
Deacutepocirct de flux
Analyse de flux
Reacutecupeacuteration dun flux type
Reacutecupeacuteration dun flux cycle de vie
Creacuteation dune fiche de raccordement EDI
Suivi des flux
Qualification des API
Gestion des bons de commandes
(pour les services de lrsquoEtat)
Recherche
Consultation et teacuteleacutechargement
Tableau de bord
Notification
Notification
Workflow de validation
Gestion piegraveces jointes
Recyclage
Certificat de deacutepocirct
Liste des factures agrave traiter
Preacutesentation de la solution Les principales fonctionnaliteacutes de la solution mutualiseacutee
Liste des eacutevegravenements intervenus sur le bon de commande
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Gestion des utilisateurs et fournisseurs Assistance fournisseurs
Recherche
Saisie sollicitation
Suivi sollicitation
Modification clocircture sollicitation
Synthegravese requecircte
Consultation et teacuteleacutechargement
Recherche
Gestion compte utilisateur
Authentification compte utilisateur
Gestion de la base de connaissance
Tableau de bord
Gestion fiche entiteacute
Gestion Mandat Facturation
Gestion du support
Prise en charge une sollicitation
Liste des eacutevegravenements
Gestion piegraveces jointes
Notification
Consultation et teacuteleacutechargement
Notification
Assistance documentaire
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution Les principales fonctionnaliteacutes de la solution mutualiseacutee
Creacuteation compte utilisateur
Creacuteation fiche entiteacute
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Statut Fait geacuteneacuterateur COLL EPN ETAT
Deacuteposeacutee
La facture a eacuteteacute deacuteposeacutee par le fournisseur (en mode EDI ou en
mode Portail) les diffeacuterents controcircles ont eacuteteacute reacutealiseacutes et la
facture a pu ecirctre inteacutegreacutee au laquo reacutefeacuterentiel factures raquo
En cours
drsquoacheminement
La facture a eacuteteacute envoyeacutee par la solution mutualiseacutee au
destinataire
Mise agrave disposition du
destinataire
Mode EDI reacuteception du flux drsquoacquittement du SI destinataire
Mode Portail Le destinataire est notifieacute par courriel de la
mise agrave disposition de la facture sur lrsquoespace factures
Rejeteacutee La facture est rejeteacutee par le service destinataire (ex erreur de
destinataire donneacutees de facturation erroneacutees etc)
Suspendue Le traitement de la facture peut ecirctre suspendu lorsqursquo une ou
plusieurs piegraveces justificatives sont manquantes Facultatif
Mise agrave disposition du
comptable
Le mandat demande de paiement a eacuteteacute inteacutegreacute par SI du
comptable Facultatif
Comptabiliseacutee Le mandat demande de paiement a eacuteteacute valideacute par le payeur et
comptabiliseacute Facultatif
Mise en paiement Le flux de virement a eacuteteacute envoyeacute agrave la Banque de France
Facultatif
Hors mode
EDI
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution Les statuts meacutetiers remonteacutes aux fournisseurs
Non disponible disponible et obligatoire
52
Deux circuits sont possibles au regard de la reacuteglementation Un 1er circuit preacutevoit une facturation globale par le mandataire (facturation inteacutegrant de multiples beacuteneacuteficiaires de paiement)
Edition drsquoune
demande de
paiement
globale
Transmission
Deacutepocirct de la
demande de
paiement globale
Traitement de la
demande de
paiement
globale
Mise en paiement
de la demande de
paiement globale
Mandataire Personne
publique
Personne
publique
Acheminement de la demande de paiement jusqursquoagrave son destinataire
Mandataire
Paiement de chaque cotraitant figurant dans la demande de paiement globale
Mandataire eacutedition drsquoune demande de paiement globale preacutecisant la part de prestations agrave reacutegler directement aupregraves de chaque cotraitant sur laquelle le mode de facturation est preacuteciseacute (laquo demande de paiement globale raquo)
Cotraitant aucune action agrave reacutealiser dans la solution mutualiseacutee
Actions des fournisseurs
Reacuteception de la demande de paiement en mode EDI si le SI du destinataire est raccordeacute ou en mode Portail dans lrsquoEspace Factures
Les informations fournit sur le mode de
facturation indique agrave lrsquoordonnateur qursquoune action speacutecifique est agrave reacutealiser sur la demande de paiement
Creacuteation drsquoautant de mandat que de beacuteneacuteficiaires de paiement en y joignant en piegravece-jointe la demande global eacutemise par le titulaire ainsi que les eacuteventuelles piegravece-jointes
Actions de lrsquoordonnateur 1 2
Remarque Seul lrsquoeacutemetteur de la demande de paiement a accegraves au suivi du cycle de vie Le cotraitant sollicite donc le
mandataire ou la personne publique directement pour obtenir de lrsquoinformation sur le paiement de ses demandes de paiement
Lrsquoordonnateur est informeacute via le flux pivot qursquoil srsquoagit drsquoune demande de paiement lieacutee agrave un acte de cotraitance
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution La co-traitance (12)
53
Le 2nd circuit possible en cas cotraitance preacutevoit une facturation par le cotraitant avec validation de la demande de paiement par le mandataire
Edition drsquoune
demande de
paiement
Transmission
Deacutepocirct de la
demande de
paiement
Validation de la
demande de
paiement
Traitement de la
demande de
paiement
Mise en
paiement de la
demande de
paiement
Cotraitant Cotraitant Mandataire Personne
publique
Personne
publique
Sollicitation du mandataire
Acheminement de la demande de paiement jusqursquoagrave son destinataire
Remarques Seul lrsquoeacutemetteur de la demande de paiement a accegraves au suivi du cycle de vie Le mandataire nrsquoa donc pas accegraves
au suivi du traitement de la demande de paiement de ses cotraitants
Lrsquoordonnateur est informeacute via le flux pivot qursquoil srsquoagit drsquoune demande de paiement global de cotraitance
Cotraitant eacutedition et transmission drsquoune demande de paiement en mode EDI ou mode portail sur laquelle le mode de facturation est preacuteciseacute
Mandataire validation de la demande de paiement du titulaire en se connectant en mode portail
Actions des fournisseurs 1
Statut laquo en attente de validation raquo
Reacuteception de la demande de paiement du cotraitant valideacutee par le mandataire
Liquidation et mandatement (aucune action speacutecifique)
Actions de lrsquoordonnateur 2
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution La co-traitance (22)
54
Deacuteposant drsquoune piegravece
Deacutepocirct par le fournisseur drsquoun projet de deacutecompte et validation MOEMOA sur le portail
(En piegravece-jointe de lrsquoeacutetat drsquoacompte)
Deacutepocirct par le fournisseur drsquoun eacutetat drsquoacompte(sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOE hors CPP)
Deacutepocirct par le fournisseur drsquoun eacutetat drsquoacompte valideacute (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOA hors CPP)
NA (En piegravece-jointe de lrsquoeacutetat drsquoacompte)
Deacutepocirct par la MOE de lrsquoeacutetat drsquoacompte (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec le fournisseur dans CPP ou hors CPP)
Deacutepocirct par la MOE de lrsquoeacutetat drsquoacompte valideacute (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOE hors CPP)
NA (En piegravece-jointe de lrsquoeacutetat drsquoacompte valideacute)
(En piegravece-jointe de lrsquoeacutetat drsquoacompte valideacute)
Deacutepocirct par la MOA de lrsquoeacutetat drsquoacompte valideacute (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec le fournisseur et la MOE dans CPP ou hors CPP)
Projet de
deacutecompte mensuel
Etat
drsquoacompte
Deacutecompte
mensuel
Etat drsquoacompte
valideacute
Fournisseur
Maitrise drsquoouvrage
(mode service uniquement via
un portail amont)
Maitrise drsquoŒuvre
6 cas drsquoutilisation ont eacuteteacute deacutefinis pour permettre la prise en charge dans la solution CPP des piegraveces neacutecessaires agrave la facturation en cours de marcheacute
Produit par le fournisseur Produit par la MOE Produit par la MOE Produit par la MOA
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution Les marcheacutes de travaux La facturation en cours de marcheacute
55
Deacuteposant drsquoune piegravece
Deacutepocirct par le fournisseur drsquoun projet de deacutecompte et validation MOEMOA sur le portail
NA NA NA Deacutepocirct par le fournisseur du DGD (apregraves eacutechanges preacutealables avec la MOAMOE dans CPP ou hors CPP)
NA (En piegravece-jointe du projet de deacutecompte
geacuteneacuteral)
Deacutepocirct par la MOE du projet de deacutecompte geacuteneacuteral (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec le fournisseur dans CPP ou hors CPP)
Deacutepocirct par la MOE du deacutecompte geacuteneacuteral (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOA hors CPP)
NA
NA NA (En piegravece-jointe du deacutecompte geacuteneacuteral)
Deacutepocirct par la MOA du deacutecompte geacuteneacuteral (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOE dans CPP ou hors CPP)
NA
Fournisseur
Maitrise drsquoouvrage
(mode service uniquement via
un portail amont)
Maitrise drsquoŒuvre
5 cas drsquoutilisation ont eacuteteacute deacutefinis pour permettre la prise en charge dans la solution CPP des piegraveces neacutecessaires agrave la facturation en fin de marcheacute
Projet de
deacutecompte final
Deacutecompte
final
Projet de
deacutecompte geacuteneacuteral
Deacutecompte
Geacuteneacuteral
Deacutecompte
Geacuteneacuteral et Deacutefinitif
Produit par le fournisseur Produit par la MOE Produit par la MOA Produit par la MOE Produit par le fournisseur
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution Les marcheacutes de travaux La facturation en fin de marcheacute
56
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017 Modaliteacutes de raccordement les protocoles utiliseacutes
Les protocoles retenus pour assurer les eacutechanges en mode flux sont
PeSIT HS E avec chiffrement TLS ndash Le chiffrement du flux sous TLS est initieacute via certificats Bi-cleacutes SSL conformes
RGS fournis par lrsquoAIFE issus drsquoune autoriteacute de certification les partenaires srsquoauthentifiant aujourdrsquohui mutuellement de maniegravere forte
SFTP ndash SSH seacutecurisant les eacutechanges avec chiffrement par bi-cleacutes conformes aux exigences
du cycle de vie des secrets (cleacutes DSA 2048 minimum PS 22 regravegles de creacuteation dureacutee de vie)
AS2 avec chiffrement TLS
Un seul protocole de raccordement est autoriseacute pour un flux donneacute
37
Sommaire
Contexte
Preacutesentation de la solution
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017
38
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017
La deacutemateacuterialisation des factures srsquoinscrit deacutesormais dans une obligation progressive au sein du secteur public comme dans de nombreux pays europeacuteens
Degraves 2017 les grandes entreprises devront adresser leurs factures au secteur public sous forme eacutelectronique
La neacutecessiteacute de reacutealiser des travaux de raccordement et drsquoadapter les processus de facturation incite agrave initier le projet pour ecirctre au rendez vous
Il faut notamment srsquoassurer de la bonne adaptation de votre systegraveme drsquoinformation et de vos processus
Gestion des informations neacutecessaires au bon traitement de la facture
Choix du mode drsquoeacutemission et du format
Capaciteacute agrave produire le format retenu
Raccordement technique en cas de choix du mode EDI
39
Chaque entiteacute publique a la faculteacute de rendre obligatoire pour les factures la concernant les informations relatives
Au code service destinataire
Agrave la reacutefeacuterence drsquoengagement (reacutefeacuterence au marcheacute ou agrave la commande)
Il sera possible de veacuterifier le caractegravere obligatoire de ces informations dans la solution mutualiseacutee via lrsquoannuaire
Ces informations devront ecirctre porteacutees sur la facture remise par le fournisseur Il faudra donc srsquoassurer de la bonne communication de ces informations par les entiteacutes publiques
A noter que pour lrsquoEtat ces informations sont toujours obligatoires
Reacutefeacuterence agrave lrsquoengagement juridique
Code service exeacutecutant
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017 Gestion des informations neacutecessaires au traitement de la facture
40
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017 Le choix drsquoun raccordement via un opeacuterateur de deacutemateacuterialisation
Les opeacuterateurs de deacutemateacuterialisation assurent deux principales missions la production et la transmission des flux au format et avec les informations
attendues par le reacutecepteur
la garantie des aspects fiscaux notamment lrsquoarchivage des factures deacutemateacuterialiseacutees
Les fournisseurs ne sont pas contraints de passer par un opeacuterateur et peuvent internaliser leur solution de deacutemateacuterialisation
LrsquoAIFE observe un principe de neutraliteacute dans le choix des opeacuterateurs LrsquoAIFE a pris la deacutecision de ne pas intervenir dans le choix du mode de
deacutemateacuterialisation de ses fournisseurs Les fournisseurs peuvent aussi bien choisir une deacutemateacuterialisation avec des outils internes que de passer par un opeacuterateur de deacutemateacuterialisation
LrsquoAIFE a par ailleurs fait le choix de ne certifier aucun opeacuterateur de deacutemateacuterialisation Le fournisseur est libre de choisir son opeacuterateur de deacutemateacuterialisation et de deacutefinir avec lui les conditions de leur collaboration
A ce jour plusieurs opeacuterateurs sont raccordeacutes agrave la solution actuelle Chorus factures Les fournisseurs sont totalement libres du choix de leur opeacuterateur
41
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017 Qualification et modaliteacutes de raccordement des flux (EDI)
Les fonctions de qualification des flux seront offertes aux utilisateurs du portail front de CPP 2017 (fournisseurs et entiteacutes publiques) Au travers de cet espace du portail front lrsquoutilisateur pourra
1 Tester en mode self service les diffeacuterents types de flux accepteacutes par la solution (factures meacutemoires de justice avis des sommes agrave payer cycle de vie etc)
2 Reacutecupeacuterer un rapport drsquoanalyse de son flux indiquant les erreurs rencontreacutees
3 Obtenir des compte-rendus et des flux de cycle de vie contextualiseacutes
4 Reacutecupeacuterer les fichiers de description des diffeacuterents flux et des exemples de flux preacute-remplis
Lrsquoutilisateur pourra eacutegalement deacuteposer des fiches de raccordement EDI pour interconnecter son SI de recette avec la plateforme de qualification CPP2017 et son SI de production avec le SI de production de CPP2017
Une fois les SI raccordeacutes en qualification lrsquoutilisateur pourra suivre le traitement de ses flux eacutemis en EDI vers la plateforme de qualification
Les raccordement EDI sont drsquoores et deacutejagrave possibles avec Chorus factures pour lrsquoEtat et permettront de beacuteneacuteficier du raccordement pour tout le secteur public au 1er janvier 2017
42
Action fournisseur Action commune AIFE fournisseur
S1 S2 S3 S4 S5 S6 S7 S8 - hellip
Deacutep
loie
men
t
Racc technique
Deacuteveloppement des flux
Assistance CPP
Tests unitaires Via Espace de
qualification CPP2017
Tests
Suivi des premiers flux
Demande de raccordement en
qualification
Tests
et
recett
e
Co
nstr
ucti
on
Demande de raccordement en
production
Deacuteclaration dans lrsquoespace
de qualification de CPP
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017 Espace qualification Macro planning des travaux de raccordement
43
Le calendrier drsquoici janvier 2017 Des pilotes degraves mi 2016
Nombre de pilotes et type drsquoentiteacutes Outre les services de lrsquoEtat deacutejagrave dans Chorus Factures 18 entiteacutes seront
deacutesigneacutees pour ecirctre pilote de la solution en juin 2016
Entiteacutes pilotes Type de structure Editeur
Universiteacute de Lorraine EPN SAP AMUE
Pole emploi EPN SAP
CNRS EPN SAP
CCI Paris EPN SIGMA
Lyceacutee Bernart de Ventadour EPLE GFC
Commune de Paris SPL SAP
Meacutetropole de Brest SPL ATOS (en lien avec e-
Megalis)
Communauteacute de communes de Parthenay SPL Berger Levrault
Commune de Le Monetier les Bains SPL Berger Levrault
Conseil reacutegional de Provence Alpes Cote drsquoAzur
SPL GFI
Conseil deacutepartemental de lrsquoAube SPL GFI (en lien avec SPL
xdeacutemat)
Office Public de lrsquoHabitat Vosgelis SPL AAERON
Lille Meacutetropole SPL CGI
Ville de Bordeaux SPL CGI
APHP EPS SAP
CHU Amiens EPS MIPIH (en lien avec UNIHA)
CH Gpt Hospitalier Eaubonne Montmorency EPS AGFA
DGAC ETAT SAP
44
Le calendrier drsquoici janvier 2017 Des pilotes degraves mi 2016 les objectifs
La reacutealisation de pilotes preacutealablement agrave la geacuteneacuteralisation permet de tester la solution mutualiseacutee CPP2017 dans sa dimension technique comme dans celle de lorganisation et de ladheacutesion des utilisateurs
Lexpeacuterience des sites pilotes permet de preacuteparer le deacuteploiement de mieux en appreacutecier la charge et den identifier les difficulteacutes a priori
La phase pilote de mise en œuvre du service doit permettre de
3 Srsquoassurer que lrsquoensemble du processus est opeacuterant et maitriseacute par les acteurs
2 Seacutecuriser les modaliteacutes de deacuteploiement et drsquoassistance
1 Srsquoassurer de lrsquoadheacutesion et lrsquoappropriation des utilisateurs des structures priveacutees ou publiques agrave utiliser la solution mutualiseacutee CPP2017
Traiter les problegravemes
rencontreacutes et proposer des plans drsquoaction
4 Valider le bon fonctionnement de la solution en situation reacuteelle
45
En synthegravesehellip
Initialement mise en œuvre dans un cadre facultatif fondeacute sur le choix de lrsquoentreprise la deacutemateacuterialisation des factures srsquoinscrit deacutesormais dans une obligation progressive au sein du secteur public avec la mise agrave disposition drsquoune plateforme partageacutee comme cela eacuteteacute fait dans de nombreux pays europeacuteens
Elle constitue une opportuniteacute de modernisation des eacutechanges entre les fournisseurs et le secteur public et illustre une nouvelle deacutemarche de mutualisation de systegraveme drsquoinformation entre les acteurs du secteur public permettant drsquooptimiser les gains et faciliter la mise en œuvre
Les entiteacutes publiques et les grands fournisseurs sont concerneacutes par lrsquoobligation degraves 1er janvier 2017 avec la reacutealisation de laquo pilotes raquo degraves la mi-2016 Des pilotes seront reacutealiseacutes degraves mi-2016
La publication des speacutecifications externes permet aux fournisseurs drsquoanticiper la deacutemarche en deacutefinissant leur trajectoire et leurs modaliteacutes de mise en œuvre
Vous pouvez drsquoores et deacutejagrave vous inscrire sur Chorus Factures HTTPSCHORUS-FACTURESBUDGETGOUVFR
46
En savoir plus
Sur le site de lrsquoAIFE wwweconomiegouvfraifeagence-pour-linformatique-financiere-letat-0
Sur le site laquo collectiviteacutes locales raquo httpwwwcollectivites-localesgouvfr
aife_officiel
47
En synthegravese hellip
48
49
Gestion des factures
Saisie Creacuteation Modification Validation Suppression
Recherche
Suivi du cycle de vie
Deacutepocirct unitaire XMLPDF
Archivage
Liste fiscale
Consultation et teacuteleacutechargement
Deacutepocirct en masse format mixte XMLPDF
Tableaux de bord
Qualification des flux
Deacutepocirct de flux
Analyse de flux
Reacutecupeacuteration dun flux type
Reacutecupeacuteration dun flux cycle de vie
Creacuteation dune fiche de raccordement EDI
Suivi des flux
Qualification des API
Gestion des bons de commandes
(pour les services de lrsquoEtat)
Recherche
Consultation et teacuteleacutechargement
Tableau de bord
Notification
Notification
Workflow de validation
Gestion piegraveces jointes
Recyclage
Certificat de deacutepocirct
Liste des factures agrave traiter
Preacutesentation de la solution Les principales fonctionnaliteacutes de la solution mutualiseacutee
Liste des eacutevegravenements intervenus sur le bon de commande
50
Gestion des utilisateurs et fournisseurs Assistance fournisseurs
Recherche
Saisie sollicitation
Suivi sollicitation
Modification clocircture sollicitation
Synthegravese requecircte
Consultation et teacuteleacutechargement
Recherche
Gestion compte utilisateur
Authentification compte utilisateur
Gestion de la base de connaissance
Tableau de bord
Gestion fiche entiteacute
Gestion Mandat Facturation
Gestion du support
Prise en charge une sollicitation
Liste des eacutevegravenements
Gestion piegraveces jointes
Notification
Consultation et teacuteleacutechargement
Notification
Assistance documentaire
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution Les principales fonctionnaliteacutes de la solution mutualiseacutee
Creacuteation compte utilisateur
Creacuteation fiche entiteacute
51
Statut Fait geacuteneacuterateur COLL EPN ETAT
Deacuteposeacutee
La facture a eacuteteacute deacuteposeacutee par le fournisseur (en mode EDI ou en
mode Portail) les diffeacuterents controcircles ont eacuteteacute reacutealiseacutes et la
facture a pu ecirctre inteacutegreacutee au laquo reacutefeacuterentiel factures raquo
En cours
drsquoacheminement
La facture a eacuteteacute envoyeacutee par la solution mutualiseacutee au
destinataire
Mise agrave disposition du
destinataire
Mode EDI reacuteception du flux drsquoacquittement du SI destinataire
Mode Portail Le destinataire est notifieacute par courriel de la
mise agrave disposition de la facture sur lrsquoespace factures
Rejeteacutee La facture est rejeteacutee par le service destinataire (ex erreur de
destinataire donneacutees de facturation erroneacutees etc)
Suspendue Le traitement de la facture peut ecirctre suspendu lorsqursquo une ou
plusieurs piegraveces justificatives sont manquantes Facultatif
Mise agrave disposition du
comptable
Le mandat demande de paiement a eacuteteacute inteacutegreacute par SI du
comptable Facultatif
Comptabiliseacutee Le mandat demande de paiement a eacuteteacute valideacute par le payeur et
comptabiliseacute Facultatif
Mise en paiement Le flux de virement a eacuteteacute envoyeacute agrave la Banque de France
Facultatif
Hors mode
EDI
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution Les statuts meacutetiers remonteacutes aux fournisseurs
Non disponible disponible et obligatoire
52
Deux circuits sont possibles au regard de la reacuteglementation Un 1er circuit preacutevoit une facturation globale par le mandataire (facturation inteacutegrant de multiples beacuteneacuteficiaires de paiement)
Edition drsquoune
demande de
paiement
globale
Transmission
Deacutepocirct de la
demande de
paiement globale
Traitement de la
demande de
paiement
globale
Mise en paiement
de la demande de
paiement globale
Mandataire Personne
publique
Personne
publique
Acheminement de la demande de paiement jusqursquoagrave son destinataire
Mandataire
Paiement de chaque cotraitant figurant dans la demande de paiement globale
Mandataire eacutedition drsquoune demande de paiement globale preacutecisant la part de prestations agrave reacutegler directement aupregraves de chaque cotraitant sur laquelle le mode de facturation est preacuteciseacute (laquo demande de paiement globale raquo)
Cotraitant aucune action agrave reacutealiser dans la solution mutualiseacutee
Actions des fournisseurs
Reacuteception de la demande de paiement en mode EDI si le SI du destinataire est raccordeacute ou en mode Portail dans lrsquoEspace Factures
Les informations fournit sur le mode de
facturation indique agrave lrsquoordonnateur qursquoune action speacutecifique est agrave reacutealiser sur la demande de paiement
Creacuteation drsquoautant de mandat que de beacuteneacuteficiaires de paiement en y joignant en piegravece-jointe la demande global eacutemise par le titulaire ainsi que les eacuteventuelles piegravece-jointes
Actions de lrsquoordonnateur 1 2
Remarque Seul lrsquoeacutemetteur de la demande de paiement a accegraves au suivi du cycle de vie Le cotraitant sollicite donc le
mandataire ou la personne publique directement pour obtenir de lrsquoinformation sur le paiement de ses demandes de paiement
Lrsquoordonnateur est informeacute via le flux pivot qursquoil srsquoagit drsquoune demande de paiement lieacutee agrave un acte de cotraitance
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution La co-traitance (12)
53
Le 2nd circuit possible en cas cotraitance preacutevoit une facturation par le cotraitant avec validation de la demande de paiement par le mandataire
Edition drsquoune
demande de
paiement
Transmission
Deacutepocirct de la
demande de
paiement
Validation de la
demande de
paiement
Traitement de la
demande de
paiement
Mise en
paiement de la
demande de
paiement
Cotraitant Cotraitant Mandataire Personne
publique
Personne
publique
Sollicitation du mandataire
Acheminement de la demande de paiement jusqursquoagrave son destinataire
Remarques Seul lrsquoeacutemetteur de la demande de paiement a accegraves au suivi du cycle de vie Le mandataire nrsquoa donc pas accegraves
au suivi du traitement de la demande de paiement de ses cotraitants
Lrsquoordonnateur est informeacute via le flux pivot qursquoil srsquoagit drsquoune demande de paiement global de cotraitance
Cotraitant eacutedition et transmission drsquoune demande de paiement en mode EDI ou mode portail sur laquelle le mode de facturation est preacuteciseacute
Mandataire validation de la demande de paiement du titulaire en se connectant en mode portail
Actions des fournisseurs 1
Statut laquo en attente de validation raquo
Reacuteception de la demande de paiement du cotraitant valideacutee par le mandataire
Liquidation et mandatement (aucune action speacutecifique)
Actions de lrsquoordonnateur 2
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution La co-traitance (22)
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Deacuteposant drsquoune piegravece
Deacutepocirct par le fournisseur drsquoun projet de deacutecompte et validation MOEMOA sur le portail
(En piegravece-jointe de lrsquoeacutetat drsquoacompte)
Deacutepocirct par le fournisseur drsquoun eacutetat drsquoacompte(sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOE hors CPP)
Deacutepocirct par le fournisseur drsquoun eacutetat drsquoacompte valideacute (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOA hors CPP)
NA (En piegravece-jointe de lrsquoeacutetat drsquoacompte)
Deacutepocirct par la MOE de lrsquoeacutetat drsquoacompte (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec le fournisseur dans CPP ou hors CPP)
Deacutepocirct par la MOE de lrsquoeacutetat drsquoacompte valideacute (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOE hors CPP)
NA (En piegravece-jointe de lrsquoeacutetat drsquoacompte valideacute)
(En piegravece-jointe de lrsquoeacutetat drsquoacompte valideacute)
Deacutepocirct par la MOA de lrsquoeacutetat drsquoacompte valideacute (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec le fournisseur et la MOE dans CPP ou hors CPP)
Projet de
deacutecompte mensuel
Etat
drsquoacompte
Deacutecompte
mensuel
Etat drsquoacompte
valideacute
Fournisseur
Maitrise drsquoouvrage
(mode service uniquement via
un portail amont)
Maitrise drsquoŒuvre
6 cas drsquoutilisation ont eacuteteacute deacutefinis pour permettre la prise en charge dans la solution CPP des piegraveces neacutecessaires agrave la facturation en cours de marcheacute
Produit par le fournisseur Produit par la MOE Produit par la MOE Produit par la MOA
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution Les marcheacutes de travaux La facturation en cours de marcheacute
55
Deacuteposant drsquoune piegravece
Deacutepocirct par le fournisseur drsquoun projet de deacutecompte et validation MOEMOA sur le portail
NA NA NA Deacutepocirct par le fournisseur du DGD (apregraves eacutechanges preacutealables avec la MOAMOE dans CPP ou hors CPP)
NA (En piegravece-jointe du projet de deacutecompte
geacuteneacuteral)
Deacutepocirct par la MOE du projet de deacutecompte geacuteneacuteral (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec le fournisseur dans CPP ou hors CPP)
Deacutepocirct par la MOE du deacutecompte geacuteneacuteral (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOA hors CPP)
NA
NA NA (En piegravece-jointe du deacutecompte geacuteneacuteral)
Deacutepocirct par la MOA du deacutecompte geacuteneacuteral (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOE dans CPP ou hors CPP)
NA
Fournisseur
Maitrise drsquoouvrage
(mode service uniquement via
un portail amont)
Maitrise drsquoŒuvre
5 cas drsquoutilisation ont eacuteteacute deacutefinis pour permettre la prise en charge dans la solution CPP des piegraveces neacutecessaires agrave la facturation en fin de marcheacute
Projet de
deacutecompte final
Deacutecompte
final
Projet de
deacutecompte geacuteneacuteral
Deacutecompte
Geacuteneacuteral
Deacutecompte
Geacuteneacuteral et Deacutefinitif
Produit par le fournisseur Produit par la MOE Produit par la MOA Produit par la MOE Produit par le fournisseur
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution Les marcheacutes de travaux La facturation en fin de marcheacute
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Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017 Modaliteacutes de raccordement les protocoles utiliseacutes
Les protocoles retenus pour assurer les eacutechanges en mode flux sont
PeSIT HS E avec chiffrement TLS ndash Le chiffrement du flux sous TLS est initieacute via certificats Bi-cleacutes SSL conformes
RGS fournis par lrsquoAIFE issus drsquoune autoriteacute de certification les partenaires srsquoauthentifiant aujourdrsquohui mutuellement de maniegravere forte
SFTP ndash SSH seacutecurisant les eacutechanges avec chiffrement par bi-cleacutes conformes aux exigences
du cycle de vie des secrets (cleacutes DSA 2048 minimum PS 22 regravegles de creacuteation dureacutee de vie)
AS2 avec chiffrement TLS
Un seul protocole de raccordement est autoriseacute pour un flux donneacute
38
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017
La deacutemateacuterialisation des factures srsquoinscrit deacutesormais dans une obligation progressive au sein du secteur public comme dans de nombreux pays europeacuteens
Degraves 2017 les grandes entreprises devront adresser leurs factures au secteur public sous forme eacutelectronique
La neacutecessiteacute de reacutealiser des travaux de raccordement et drsquoadapter les processus de facturation incite agrave initier le projet pour ecirctre au rendez vous
Il faut notamment srsquoassurer de la bonne adaptation de votre systegraveme drsquoinformation et de vos processus
Gestion des informations neacutecessaires au bon traitement de la facture
Choix du mode drsquoeacutemission et du format
Capaciteacute agrave produire le format retenu
Raccordement technique en cas de choix du mode EDI
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Chaque entiteacute publique a la faculteacute de rendre obligatoire pour les factures la concernant les informations relatives
Au code service destinataire
Agrave la reacutefeacuterence drsquoengagement (reacutefeacuterence au marcheacute ou agrave la commande)
Il sera possible de veacuterifier le caractegravere obligatoire de ces informations dans la solution mutualiseacutee via lrsquoannuaire
Ces informations devront ecirctre porteacutees sur la facture remise par le fournisseur Il faudra donc srsquoassurer de la bonne communication de ces informations par les entiteacutes publiques
A noter que pour lrsquoEtat ces informations sont toujours obligatoires
Reacutefeacuterence agrave lrsquoengagement juridique
Code service exeacutecutant
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017 Gestion des informations neacutecessaires au traitement de la facture
40
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017 Le choix drsquoun raccordement via un opeacuterateur de deacutemateacuterialisation
Les opeacuterateurs de deacutemateacuterialisation assurent deux principales missions la production et la transmission des flux au format et avec les informations
attendues par le reacutecepteur
la garantie des aspects fiscaux notamment lrsquoarchivage des factures deacutemateacuterialiseacutees
Les fournisseurs ne sont pas contraints de passer par un opeacuterateur et peuvent internaliser leur solution de deacutemateacuterialisation
LrsquoAIFE observe un principe de neutraliteacute dans le choix des opeacuterateurs LrsquoAIFE a pris la deacutecision de ne pas intervenir dans le choix du mode de
deacutemateacuterialisation de ses fournisseurs Les fournisseurs peuvent aussi bien choisir une deacutemateacuterialisation avec des outils internes que de passer par un opeacuterateur de deacutemateacuterialisation
LrsquoAIFE a par ailleurs fait le choix de ne certifier aucun opeacuterateur de deacutemateacuterialisation Le fournisseur est libre de choisir son opeacuterateur de deacutemateacuterialisation et de deacutefinir avec lui les conditions de leur collaboration
A ce jour plusieurs opeacuterateurs sont raccordeacutes agrave la solution actuelle Chorus factures Les fournisseurs sont totalement libres du choix de leur opeacuterateur
41
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017 Qualification et modaliteacutes de raccordement des flux (EDI)
Les fonctions de qualification des flux seront offertes aux utilisateurs du portail front de CPP 2017 (fournisseurs et entiteacutes publiques) Au travers de cet espace du portail front lrsquoutilisateur pourra
1 Tester en mode self service les diffeacuterents types de flux accepteacutes par la solution (factures meacutemoires de justice avis des sommes agrave payer cycle de vie etc)
2 Reacutecupeacuterer un rapport drsquoanalyse de son flux indiquant les erreurs rencontreacutees
3 Obtenir des compte-rendus et des flux de cycle de vie contextualiseacutes
4 Reacutecupeacuterer les fichiers de description des diffeacuterents flux et des exemples de flux preacute-remplis
Lrsquoutilisateur pourra eacutegalement deacuteposer des fiches de raccordement EDI pour interconnecter son SI de recette avec la plateforme de qualification CPP2017 et son SI de production avec le SI de production de CPP2017
Une fois les SI raccordeacutes en qualification lrsquoutilisateur pourra suivre le traitement de ses flux eacutemis en EDI vers la plateforme de qualification
Les raccordement EDI sont drsquoores et deacutejagrave possibles avec Chorus factures pour lrsquoEtat et permettront de beacuteneacuteficier du raccordement pour tout le secteur public au 1er janvier 2017
42
Action fournisseur Action commune AIFE fournisseur
S1 S2 S3 S4 S5 S6 S7 S8 - hellip
Deacutep
loie
men
t
Racc technique
Deacuteveloppement des flux
Assistance CPP
Tests unitaires Via Espace de
qualification CPP2017
Tests
Suivi des premiers flux
Demande de raccordement en
qualification
Tests
et
recett
e
Co
nstr
ucti
on
Demande de raccordement en
production
Deacuteclaration dans lrsquoespace
de qualification de CPP
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017 Espace qualification Macro planning des travaux de raccordement
43
Le calendrier drsquoici janvier 2017 Des pilotes degraves mi 2016
Nombre de pilotes et type drsquoentiteacutes Outre les services de lrsquoEtat deacutejagrave dans Chorus Factures 18 entiteacutes seront
deacutesigneacutees pour ecirctre pilote de la solution en juin 2016
Entiteacutes pilotes Type de structure Editeur
Universiteacute de Lorraine EPN SAP AMUE
Pole emploi EPN SAP
CNRS EPN SAP
CCI Paris EPN SIGMA
Lyceacutee Bernart de Ventadour EPLE GFC
Commune de Paris SPL SAP
Meacutetropole de Brest SPL ATOS (en lien avec e-
Megalis)
Communauteacute de communes de Parthenay SPL Berger Levrault
Commune de Le Monetier les Bains SPL Berger Levrault
Conseil reacutegional de Provence Alpes Cote drsquoAzur
SPL GFI
Conseil deacutepartemental de lrsquoAube SPL GFI (en lien avec SPL
xdeacutemat)
Office Public de lrsquoHabitat Vosgelis SPL AAERON
Lille Meacutetropole SPL CGI
Ville de Bordeaux SPL CGI
APHP EPS SAP
CHU Amiens EPS MIPIH (en lien avec UNIHA)
CH Gpt Hospitalier Eaubonne Montmorency EPS AGFA
DGAC ETAT SAP
44
Le calendrier drsquoici janvier 2017 Des pilotes degraves mi 2016 les objectifs
La reacutealisation de pilotes preacutealablement agrave la geacuteneacuteralisation permet de tester la solution mutualiseacutee CPP2017 dans sa dimension technique comme dans celle de lorganisation et de ladheacutesion des utilisateurs
Lexpeacuterience des sites pilotes permet de preacuteparer le deacuteploiement de mieux en appreacutecier la charge et den identifier les difficulteacutes a priori
La phase pilote de mise en œuvre du service doit permettre de
3 Srsquoassurer que lrsquoensemble du processus est opeacuterant et maitriseacute par les acteurs
2 Seacutecuriser les modaliteacutes de deacuteploiement et drsquoassistance
1 Srsquoassurer de lrsquoadheacutesion et lrsquoappropriation des utilisateurs des structures priveacutees ou publiques agrave utiliser la solution mutualiseacutee CPP2017
Traiter les problegravemes
rencontreacutes et proposer des plans drsquoaction
4 Valider le bon fonctionnement de la solution en situation reacuteelle
45
En synthegravesehellip
Initialement mise en œuvre dans un cadre facultatif fondeacute sur le choix de lrsquoentreprise la deacutemateacuterialisation des factures srsquoinscrit deacutesormais dans une obligation progressive au sein du secteur public avec la mise agrave disposition drsquoune plateforme partageacutee comme cela eacuteteacute fait dans de nombreux pays europeacuteens
Elle constitue une opportuniteacute de modernisation des eacutechanges entre les fournisseurs et le secteur public et illustre une nouvelle deacutemarche de mutualisation de systegraveme drsquoinformation entre les acteurs du secteur public permettant drsquooptimiser les gains et faciliter la mise en œuvre
Les entiteacutes publiques et les grands fournisseurs sont concerneacutes par lrsquoobligation degraves 1er janvier 2017 avec la reacutealisation de laquo pilotes raquo degraves la mi-2016 Des pilotes seront reacutealiseacutes degraves mi-2016
La publication des speacutecifications externes permet aux fournisseurs drsquoanticiper la deacutemarche en deacutefinissant leur trajectoire et leurs modaliteacutes de mise en œuvre
Vous pouvez drsquoores et deacutejagrave vous inscrire sur Chorus Factures HTTPSCHORUS-FACTURESBUDGETGOUVFR
46
En savoir plus
Sur le site de lrsquoAIFE wwweconomiegouvfraifeagence-pour-linformatique-financiere-letat-0
Sur le site laquo collectiviteacutes locales raquo httpwwwcollectivites-localesgouvfr
aife_officiel
47
En synthegravese hellip
48
49
Gestion des factures
Saisie Creacuteation Modification Validation Suppression
Recherche
Suivi du cycle de vie
Deacutepocirct unitaire XMLPDF
Archivage
Liste fiscale
Consultation et teacuteleacutechargement
Deacutepocirct en masse format mixte XMLPDF
Tableaux de bord
Qualification des flux
Deacutepocirct de flux
Analyse de flux
Reacutecupeacuteration dun flux type
Reacutecupeacuteration dun flux cycle de vie
Creacuteation dune fiche de raccordement EDI
Suivi des flux
Qualification des API
Gestion des bons de commandes
(pour les services de lrsquoEtat)
Recherche
Consultation et teacuteleacutechargement
Tableau de bord
Notification
Notification
Workflow de validation
Gestion piegraveces jointes
Recyclage
Certificat de deacutepocirct
Liste des factures agrave traiter
Preacutesentation de la solution Les principales fonctionnaliteacutes de la solution mutualiseacutee
Liste des eacutevegravenements intervenus sur le bon de commande
50
Gestion des utilisateurs et fournisseurs Assistance fournisseurs
Recherche
Saisie sollicitation
Suivi sollicitation
Modification clocircture sollicitation
Synthegravese requecircte
Consultation et teacuteleacutechargement
Recherche
Gestion compte utilisateur
Authentification compte utilisateur
Gestion de la base de connaissance
Tableau de bord
Gestion fiche entiteacute
Gestion Mandat Facturation
Gestion du support
Prise en charge une sollicitation
Liste des eacutevegravenements
Gestion piegraveces jointes
Notification
Consultation et teacuteleacutechargement
Notification
Assistance documentaire
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution Les principales fonctionnaliteacutes de la solution mutualiseacutee
Creacuteation compte utilisateur
Creacuteation fiche entiteacute
51
Statut Fait geacuteneacuterateur COLL EPN ETAT
Deacuteposeacutee
La facture a eacuteteacute deacuteposeacutee par le fournisseur (en mode EDI ou en
mode Portail) les diffeacuterents controcircles ont eacuteteacute reacutealiseacutes et la
facture a pu ecirctre inteacutegreacutee au laquo reacutefeacuterentiel factures raquo
En cours
drsquoacheminement
La facture a eacuteteacute envoyeacutee par la solution mutualiseacutee au
destinataire
Mise agrave disposition du
destinataire
Mode EDI reacuteception du flux drsquoacquittement du SI destinataire
Mode Portail Le destinataire est notifieacute par courriel de la
mise agrave disposition de la facture sur lrsquoespace factures
Rejeteacutee La facture est rejeteacutee par le service destinataire (ex erreur de
destinataire donneacutees de facturation erroneacutees etc)
Suspendue Le traitement de la facture peut ecirctre suspendu lorsqursquo une ou
plusieurs piegraveces justificatives sont manquantes Facultatif
Mise agrave disposition du
comptable
Le mandat demande de paiement a eacuteteacute inteacutegreacute par SI du
comptable Facultatif
Comptabiliseacutee Le mandat demande de paiement a eacuteteacute valideacute par le payeur et
comptabiliseacute Facultatif
Mise en paiement Le flux de virement a eacuteteacute envoyeacute agrave la Banque de France
Facultatif
Hors mode
EDI
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution Les statuts meacutetiers remonteacutes aux fournisseurs
Non disponible disponible et obligatoire
52
Deux circuits sont possibles au regard de la reacuteglementation Un 1er circuit preacutevoit une facturation globale par le mandataire (facturation inteacutegrant de multiples beacuteneacuteficiaires de paiement)
Edition drsquoune
demande de
paiement
globale
Transmission
Deacutepocirct de la
demande de
paiement globale
Traitement de la
demande de
paiement
globale
Mise en paiement
de la demande de
paiement globale
Mandataire Personne
publique
Personne
publique
Acheminement de la demande de paiement jusqursquoagrave son destinataire
Mandataire
Paiement de chaque cotraitant figurant dans la demande de paiement globale
Mandataire eacutedition drsquoune demande de paiement globale preacutecisant la part de prestations agrave reacutegler directement aupregraves de chaque cotraitant sur laquelle le mode de facturation est preacuteciseacute (laquo demande de paiement globale raquo)
Cotraitant aucune action agrave reacutealiser dans la solution mutualiseacutee
Actions des fournisseurs
Reacuteception de la demande de paiement en mode EDI si le SI du destinataire est raccordeacute ou en mode Portail dans lrsquoEspace Factures
Les informations fournit sur le mode de
facturation indique agrave lrsquoordonnateur qursquoune action speacutecifique est agrave reacutealiser sur la demande de paiement
Creacuteation drsquoautant de mandat que de beacuteneacuteficiaires de paiement en y joignant en piegravece-jointe la demande global eacutemise par le titulaire ainsi que les eacuteventuelles piegravece-jointes
Actions de lrsquoordonnateur 1 2
Remarque Seul lrsquoeacutemetteur de la demande de paiement a accegraves au suivi du cycle de vie Le cotraitant sollicite donc le
mandataire ou la personne publique directement pour obtenir de lrsquoinformation sur le paiement de ses demandes de paiement
Lrsquoordonnateur est informeacute via le flux pivot qursquoil srsquoagit drsquoune demande de paiement lieacutee agrave un acte de cotraitance
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution La co-traitance (12)
53
Le 2nd circuit possible en cas cotraitance preacutevoit une facturation par le cotraitant avec validation de la demande de paiement par le mandataire
Edition drsquoune
demande de
paiement
Transmission
Deacutepocirct de la
demande de
paiement
Validation de la
demande de
paiement
Traitement de la
demande de
paiement
Mise en
paiement de la
demande de
paiement
Cotraitant Cotraitant Mandataire Personne
publique
Personne
publique
Sollicitation du mandataire
Acheminement de la demande de paiement jusqursquoagrave son destinataire
Remarques Seul lrsquoeacutemetteur de la demande de paiement a accegraves au suivi du cycle de vie Le mandataire nrsquoa donc pas accegraves
au suivi du traitement de la demande de paiement de ses cotraitants
Lrsquoordonnateur est informeacute via le flux pivot qursquoil srsquoagit drsquoune demande de paiement global de cotraitance
Cotraitant eacutedition et transmission drsquoune demande de paiement en mode EDI ou mode portail sur laquelle le mode de facturation est preacuteciseacute
Mandataire validation de la demande de paiement du titulaire en se connectant en mode portail
Actions des fournisseurs 1
Statut laquo en attente de validation raquo
Reacuteception de la demande de paiement du cotraitant valideacutee par le mandataire
Liquidation et mandatement (aucune action speacutecifique)
Actions de lrsquoordonnateur 2
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution La co-traitance (22)
54
Deacuteposant drsquoune piegravece
Deacutepocirct par le fournisseur drsquoun projet de deacutecompte et validation MOEMOA sur le portail
(En piegravece-jointe de lrsquoeacutetat drsquoacompte)
Deacutepocirct par le fournisseur drsquoun eacutetat drsquoacompte(sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOE hors CPP)
Deacutepocirct par le fournisseur drsquoun eacutetat drsquoacompte valideacute (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOA hors CPP)
NA (En piegravece-jointe de lrsquoeacutetat drsquoacompte)
Deacutepocirct par la MOE de lrsquoeacutetat drsquoacompte (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec le fournisseur dans CPP ou hors CPP)
Deacutepocirct par la MOE de lrsquoeacutetat drsquoacompte valideacute (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOE hors CPP)
NA (En piegravece-jointe de lrsquoeacutetat drsquoacompte valideacute)
(En piegravece-jointe de lrsquoeacutetat drsquoacompte valideacute)
Deacutepocirct par la MOA de lrsquoeacutetat drsquoacompte valideacute (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec le fournisseur et la MOE dans CPP ou hors CPP)
Projet de
deacutecompte mensuel
Etat
drsquoacompte
Deacutecompte
mensuel
Etat drsquoacompte
valideacute
Fournisseur
Maitrise drsquoouvrage
(mode service uniquement via
un portail amont)
Maitrise drsquoŒuvre
6 cas drsquoutilisation ont eacuteteacute deacutefinis pour permettre la prise en charge dans la solution CPP des piegraveces neacutecessaires agrave la facturation en cours de marcheacute
Produit par le fournisseur Produit par la MOE Produit par la MOE Produit par la MOA
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution Les marcheacutes de travaux La facturation en cours de marcheacute
55
Deacuteposant drsquoune piegravece
Deacutepocirct par le fournisseur drsquoun projet de deacutecompte et validation MOEMOA sur le portail
NA NA NA Deacutepocirct par le fournisseur du DGD (apregraves eacutechanges preacutealables avec la MOAMOE dans CPP ou hors CPP)
NA (En piegravece-jointe du projet de deacutecompte
geacuteneacuteral)
Deacutepocirct par la MOE du projet de deacutecompte geacuteneacuteral (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec le fournisseur dans CPP ou hors CPP)
Deacutepocirct par la MOE du deacutecompte geacuteneacuteral (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOA hors CPP)
NA
NA NA (En piegravece-jointe du deacutecompte geacuteneacuteral)
Deacutepocirct par la MOA du deacutecompte geacuteneacuteral (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOE dans CPP ou hors CPP)
NA
Fournisseur
Maitrise drsquoouvrage
(mode service uniquement via
un portail amont)
Maitrise drsquoŒuvre
5 cas drsquoutilisation ont eacuteteacute deacutefinis pour permettre la prise en charge dans la solution CPP des piegraveces neacutecessaires agrave la facturation en fin de marcheacute
Projet de
deacutecompte final
Deacutecompte
final
Projet de
deacutecompte geacuteneacuteral
Deacutecompte
Geacuteneacuteral
Deacutecompte
Geacuteneacuteral et Deacutefinitif
Produit par le fournisseur Produit par la MOE Produit par la MOA Produit par la MOE Produit par le fournisseur
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution Les marcheacutes de travaux La facturation en fin de marcheacute
56
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017 Modaliteacutes de raccordement les protocoles utiliseacutes
Les protocoles retenus pour assurer les eacutechanges en mode flux sont
PeSIT HS E avec chiffrement TLS ndash Le chiffrement du flux sous TLS est initieacute via certificats Bi-cleacutes SSL conformes
RGS fournis par lrsquoAIFE issus drsquoune autoriteacute de certification les partenaires srsquoauthentifiant aujourdrsquohui mutuellement de maniegravere forte
SFTP ndash SSH seacutecurisant les eacutechanges avec chiffrement par bi-cleacutes conformes aux exigences
du cycle de vie des secrets (cleacutes DSA 2048 minimum PS 22 regravegles de creacuteation dureacutee de vie)
AS2 avec chiffrement TLS
Un seul protocole de raccordement est autoriseacute pour un flux donneacute
39
Chaque entiteacute publique a la faculteacute de rendre obligatoire pour les factures la concernant les informations relatives
Au code service destinataire
Agrave la reacutefeacuterence drsquoengagement (reacutefeacuterence au marcheacute ou agrave la commande)
Il sera possible de veacuterifier le caractegravere obligatoire de ces informations dans la solution mutualiseacutee via lrsquoannuaire
Ces informations devront ecirctre porteacutees sur la facture remise par le fournisseur Il faudra donc srsquoassurer de la bonne communication de ces informations par les entiteacutes publiques
A noter que pour lrsquoEtat ces informations sont toujours obligatoires
Reacutefeacuterence agrave lrsquoengagement juridique
Code service exeacutecutant
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017 Gestion des informations neacutecessaires au traitement de la facture
40
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017 Le choix drsquoun raccordement via un opeacuterateur de deacutemateacuterialisation
Les opeacuterateurs de deacutemateacuterialisation assurent deux principales missions la production et la transmission des flux au format et avec les informations
attendues par le reacutecepteur
la garantie des aspects fiscaux notamment lrsquoarchivage des factures deacutemateacuterialiseacutees
Les fournisseurs ne sont pas contraints de passer par un opeacuterateur et peuvent internaliser leur solution de deacutemateacuterialisation
LrsquoAIFE observe un principe de neutraliteacute dans le choix des opeacuterateurs LrsquoAIFE a pris la deacutecision de ne pas intervenir dans le choix du mode de
deacutemateacuterialisation de ses fournisseurs Les fournisseurs peuvent aussi bien choisir une deacutemateacuterialisation avec des outils internes que de passer par un opeacuterateur de deacutemateacuterialisation
LrsquoAIFE a par ailleurs fait le choix de ne certifier aucun opeacuterateur de deacutemateacuterialisation Le fournisseur est libre de choisir son opeacuterateur de deacutemateacuterialisation et de deacutefinir avec lui les conditions de leur collaboration
A ce jour plusieurs opeacuterateurs sont raccordeacutes agrave la solution actuelle Chorus factures Les fournisseurs sont totalement libres du choix de leur opeacuterateur
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Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017 Qualification et modaliteacutes de raccordement des flux (EDI)
Les fonctions de qualification des flux seront offertes aux utilisateurs du portail front de CPP 2017 (fournisseurs et entiteacutes publiques) Au travers de cet espace du portail front lrsquoutilisateur pourra
1 Tester en mode self service les diffeacuterents types de flux accepteacutes par la solution (factures meacutemoires de justice avis des sommes agrave payer cycle de vie etc)
2 Reacutecupeacuterer un rapport drsquoanalyse de son flux indiquant les erreurs rencontreacutees
3 Obtenir des compte-rendus et des flux de cycle de vie contextualiseacutes
4 Reacutecupeacuterer les fichiers de description des diffeacuterents flux et des exemples de flux preacute-remplis
Lrsquoutilisateur pourra eacutegalement deacuteposer des fiches de raccordement EDI pour interconnecter son SI de recette avec la plateforme de qualification CPP2017 et son SI de production avec le SI de production de CPP2017
Une fois les SI raccordeacutes en qualification lrsquoutilisateur pourra suivre le traitement de ses flux eacutemis en EDI vers la plateforme de qualification
Les raccordement EDI sont drsquoores et deacutejagrave possibles avec Chorus factures pour lrsquoEtat et permettront de beacuteneacuteficier du raccordement pour tout le secteur public au 1er janvier 2017
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Action fournisseur Action commune AIFE fournisseur
S1 S2 S3 S4 S5 S6 S7 S8 - hellip
Deacutep
loie
men
t
Racc technique
Deacuteveloppement des flux
Assistance CPP
Tests unitaires Via Espace de
qualification CPP2017
Tests
Suivi des premiers flux
Demande de raccordement en
qualification
Tests
et
recett
e
Co
nstr
ucti
on
Demande de raccordement en
production
Deacuteclaration dans lrsquoespace
de qualification de CPP
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017 Espace qualification Macro planning des travaux de raccordement
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Le calendrier drsquoici janvier 2017 Des pilotes degraves mi 2016
Nombre de pilotes et type drsquoentiteacutes Outre les services de lrsquoEtat deacutejagrave dans Chorus Factures 18 entiteacutes seront
deacutesigneacutees pour ecirctre pilote de la solution en juin 2016
Entiteacutes pilotes Type de structure Editeur
Universiteacute de Lorraine EPN SAP AMUE
Pole emploi EPN SAP
CNRS EPN SAP
CCI Paris EPN SIGMA
Lyceacutee Bernart de Ventadour EPLE GFC
Commune de Paris SPL SAP
Meacutetropole de Brest SPL ATOS (en lien avec e-
Megalis)
Communauteacute de communes de Parthenay SPL Berger Levrault
Commune de Le Monetier les Bains SPL Berger Levrault
Conseil reacutegional de Provence Alpes Cote drsquoAzur
SPL GFI
Conseil deacutepartemental de lrsquoAube SPL GFI (en lien avec SPL
xdeacutemat)
Office Public de lrsquoHabitat Vosgelis SPL AAERON
Lille Meacutetropole SPL CGI
Ville de Bordeaux SPL CGI
APHP EPS SAP
CHU Amiens EPS MIPIH (en lien avec UNIHA)
CH Gpt Hospitalier Eaubonne Montmorency EPS AGFA
DGAC ETAT SAP
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Le calendrier drsquoici janvier 2017 Des pilotes degraves mi 2016 les objectifs
La reacutealisation de pilotes preacutealablement agrave la geacuteneacuteralisation permet de tester la solution mutualiseacutee CPP2017 dans sa dimension technique comme dans celle de lorganisation et de ladheacutesion des utilisateurs
Lexpeacuterience des sites pilotes permet de preacuteparer le deacuteploiement de mieux en appreacutecier la charge et den identifier les difficulteacutes a priori
La phase pilote de mise en œuvre du service doit permettre de
3 Srsquoassurer que lrsquoensemble du processus est opeacuterant et maitriseacute par les acteurs
2 Seacutecuriser les modaliteacutes de deacuteploiement et drsquoassistance
1 Srsquoassurer de lrsquoadheacutesion et lrsquoappropriation des utilisateurs des structures priveacutees ou publiques agrave utiliser la solution mutualiseacutee CPP2017
Traiter les problegravemes
rencontreacutes et proposer des plans drsquoaction
4 Valider le bon fonctionnement de la solution en situation reacuteelle
45
En synthegravesehellip
Initialement mise en œuvre dans un cadre facultatif fondeacute sur le choix de lrsquoentreprise la deacutemateacuterialisation des factures srsquoinscrit deacutesormais dans une obligation progressive au sein du secteur public avec la mise agrave disposition drsquoune plateforme partageacutee comme cela eacuteteacute fait dans de nombreux pays europeacuteens
Elle constitue une opportuniteacute de modernisation des eacutechanges entre les fournisseurs et le secteur public et illustre une nouvelle deacutemarche de mutualisation de systegraveme drsquoinformation entre les acteurs du secteur public permettant drsquooptimiser les gains et faciliter la mise en œuvre
Les entiteacutes publiques et les grands fournisseurs sont concerneacutes par lrsquoobligation degraves 1er janvier 2017 avec la reacutealisation de laquo pilotes raquo degraves la mi-2016 Des pilotes seront reacutealiseacutes degraves mi-2016
La publication des speacutecifications externes permet aux fournisseurs drsquoanticiper la deacutemarche en deacutefinissant leur trajectoire et leurs modaliteacutes de mise en œuvre
Vous pouvez drsquoores et deacutejagrave vous inscrire sur Chorus Factures HTTPSCHORUS-FACTURESBUDGETGOUVFR
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En savoir plus
Sur le site de lrsquoAIFE wwweconomiegouvfraifeagence-pour-linformatique-financiere-letat-0
Sur le site laquo collectiviteacutes locales raquo httpwwwcollectivites-localesgouvfr
aife_officiel
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En synthegravese hellip
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Gestion des factures
Saisie Creacuteation Modification Validation Suppression
Recherche
Suivi du cycle de vie
Deacutepocirct unitaire XMLPDF
Archivage
Liste fiscale
Consultation et teacuteleacutechargement
Deacutepocirct en masse format mixte XMLPDF
Tableaux de bord
Qualification des flux
Deacutepocirct de flux
Analyse de flux
Reacutecupeacuteration dun flux type
Reacutecupeacuteration dun flux cycle de vie
Creacuteation dune fiche de raccordement EDI
Suivi des flux
Qualification des API
Gestion des bons de commandes
(pour les services de lrsquoEtat)
Recherche
Consultation et teacuteleacutechargement
Tableau de bord
Notification
Notification
Workflow de validation
Gestion piegraveces jointes
Recyclage
Certificat de deacutepocirct
Liste des factures agrave traiter
Preacutesentation de la solution Les principales fonctionnaliteacutes de la solution mutualiseacutee
Liste des eacutevegravenements intervenus sur le bon de commande
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Gestion des utilisateurs et fournisseurs Assistance fournisseurs
Recherche
Saisie sollicitation
Suivi sollicitation
Modification clocircture sollicitation
Synthegravese requecircte
Consultation et teacuteleacutechargement
Recherche
Gestion compte utilisateur
Authentification compte utilisateur
Gestion de la base de connaissance
Tableau de bord
Gestion fiche entiteacute
Gestion Mandat Facturation
Gestion du support
Prise en charge une sollicitation
Liste des eacutevegravenements
Gestion piegraveces jointes
Notification
Consultation et teacuteleacutechargement
Notification
Assistance documentaire
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution Les principales fonctionnaliteacutes de la solution mutualiseacutee
Creacuteation compte utilisateur
Creacuteation fiche entiteacute
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Statut Fait geacuteneacuterateur COLL EPN ETAT
Deacuteposeacutee
La facture a eacuteteacute deacuteposeacutee par le fournisseur (en mode EDI ou en
mode Portail) les diffeacuterents controcircles ont eacuteteacute reacutealiseacutes et la
facture a pu ecirctre inteacutegreacutee au laquo reacutefeacuterentiel factures raquo
En cours
drsquoacheminement
La facture a eacuteteacute envoyeacutee par la solution mutualiseacutee au
destinataire
Mise agrave disposition du
destinataire
Mode EDI reacuteception du flux drsquoacquittement du SI destinataire
Mode Portail Le destinataire est notifieacute par courriel de la
mise agrave disposition de la facture sur lrsquoespace factures
Rejeteacutee La facture est rejeteacutee par le service destinataire (ex erreur de
destinataire donneacutees de facturation erroneacutees etc)
Suspendue Le traitement de la facture peut ecirctre suspendu lorsqursquo une ou
plusieurs piegraveces justificatives sont manquantes Facultatif
Mise agrave disposition du
comptable
Le mandat demande de paiement a eacuteteacute inteacutegreacute par SI du
comptable Facultatif
Comptabiliseacutee Le mandat demande de paiement a eacuteteacute valideacute par le payeur et
comptabiliseacute Facultatif
Mise en paiement Le flux de virement a eacuteteacute envoyeacute agrave la Banque de France
Facultatif
Hors mode
EDI
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution Les statuts meacutetiers remonteacutes aux fournisseurs
Non disponible disponible et obligatoire
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Deux circuits sont possibles au regard de la reacuteglementation Un 1er circuit preacutevoit une facturation globale par le mandataire (facturation inteacutegrant de multiples beacuteneacuteficiaires de paiement)
Edition drsquoune
demande de
paiement
globale
Transmission
Deacutepocirct de la
demande de
paiement globale
Traitement de la
demande de
paiement
globale
Mise en paiement
de la demande de
paiement globale
Mandataire Personne
publique
Personne
publique
Acheminement de la demande de paiement jusqursquoagrave son destinataire
Mandataire
Paiement de chaque cotraitant figurant dans la demande de paiement globale
Mandataire eacutedition drsquoune demande de paiement globale preacutecisant la part de prestations agrave reacutegler directement aupregraves de chaque cotraitant sur laquelle le mode de facturation est preacuteciseacute (laquo demande de paiement globale raquo)
Cotraitant aucune action agrave reacutealiser dans la solution mutualiseacutee
Actions des fournisseurs
Reacuteception de la demande de paiement en mode EDI si le SI du destinataire est raccordeacute ou en mode Portail dans lrsquoEspace Factures
Les informations fournit sur le mode de
facturation indique agrave lrsquoordonnateur qursquoune action speacutecifique est agrave reacutealiser sur la demande de paiement
Creacuteation drsquoautant de mandat que de beacuteneacuteficiaires de paiement en y joignant en piegravece-jointe la demande global eacutemise par le titulaire ainsi que les eacuteventuelles piegravece-jointes
Actions de lrsquoordonnateur 1 2
Remarque Seul lrsquoeacutemetteur de la demande de paiement a accegraves au suivi du cycle de vie Le cotraitant sollicite donc le
mandataire ou la personne publique directement pour obtenir de lrsquoinformation sur le paiement de ses demandes de paiement
Lrsquoordonnateur est informeacute via le flux pivot qursquoil srsquoagit drsquoune demande de paiement lieacutee agrave un acte de cotraitance
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution La co-traitance (12)
53
Le 2nd circuit possible en cas cotraitance preacutevoit une facturation par le cotraitant avec validation de la demande de paiement par le mandataire
Edition drsquoune
demande de
paiement
Transmission
Deacutepocirct de la
demande de
paiement
Validation de la
demande de
paiement
Traitement de la
demande de
paiement
Mise en
paiement de la
demande de
paiement
Cotraitant Cotraitant Mandataire Personne
publique
Personne
publique
Sollicitation du mandataire
Acheminement de la demande de paiement jusqursquoagrave son destinataire
Remarques Seul lrsquoeacutemetteur de la demande de paiement a accegraves au suivi du cycle de vie Le mandataire nrsquoa donc pas accegraves
au suivi du traitement de la demande de paiement de ses cotraitants
Lrsquoordonnateur est informeacute via le flux pivot qursquoil srsquoagit drsquoune demande de paiement global de cotraitance
Cotraitant eacutedition et transmission drsquoune demande de paiement en mode EDI ou mode portail sur laquelle le mode de facturation est preacuteciseacute
Mandataire validation de la demande de paiement du titulaire en se connectant en mode portail
Actions des fournisseurs 1
Statut laquo en attente de validation raquo
Reacuteception de la demande de paiement du cotraitant valideacutee par le mandataire
Liquidation et mandatement (aucune action speacutecifique)
Actions de lrsquoordonnateur 2
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution La co-traitance (22)
54
Deacuteposant drsquoune piegravece
Deacutepocirct par le fournisseur drsquoun projet de deacutecompte et validation MOEMOA sur le portail
(En piegravece-jointe de lrsquoeacutetat drsquoacompte)
Deacutepocirct par le fournisseur drsquoun eacutetat drsquoacompte(sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOE hors CPP)
Deacutepocirct par le fournisseur drsquoun eacutetat drsquoacompte valideacute (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOA hors CPP)
NA (En piegravece-jointe de lrsquoeacutetat drsquoacompte)
Deacutepocirct par la MOE de lrsquoeacutetat drsquoacompte (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec le fournisseur dans CPP ou hors CPP)
Deacutepocirct par la MOE de lrsquoeacutetat drsquoacompte valideacute (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOE hors CPP)
NA (En piegravece-jointe de lrsquoeacutetat drsquoacompte valideacute)
(En piegravece-jointe de lrsquoeacutetat drsquoacompte valideacute)
Deacutepocirct par la MOA de lrsquoeacutetat drsquoacompte valideacute (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec le fournisseur et la MOE dans CPP ou hors CPP)
Projet de
deacutecompte mensuel
Etat
drsquoacompte
Deacutecompte
mensuel
Etat drsquoacompte
valideacute
Fournisseur
Maitrise drsquoouvrage
(mode service uniquement via
un portail amont)
Maitrise drsquoŒuvre
6 cas drsquoutilisation ont eacuteteacute deacutefinis pour permettre la prise en charge dans la solution CPP des piegraveces neacutecessaires agrave la facturation en cours de marcheacute
Produit par le fournisseur Produit par la MOE Produit par la MOE Produit par la MOA
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution Les marcheacutes de travaux La facturation en cours de marcheacute
55
Deacuteposant drsquoune piegravece
Deacutepocirct par le fournisseur drsquoun projet de deacutecompte et validation MOEMOA sur le portail
NA NA NA Deacutepocirct par le fournisseur du DGD (apregraves eacutechanges preacutealables avec la MOAMOE dans CPP ou hors CPP)
NA (En piegravece-jointe du projet de deacutecompte
geacuteneacuteral)
Deacutepocirct par la MOE du projet de deacutecompte geacuteneacuteral (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec le fournisseur dans CPP ou hors CPP)
Deacutepocirct par la MOE du deacutecompte geacuteneacuteral (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOA hors CPP)
NA
NA NA (En piegravece-jointe du deacutecompte geacuteneacuteral)
Deacutepocirct par la MOA du deacutecompte geacuteneacuteral (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOE dans CPP ou hors CPP)
NA
Fournisseur
Maitrise drsquoouvrage
(mode service uniquement via
un portail amont)
Maitrise drsquoŒuvre
5 cas drsquoutilisation ont eacuteteacute deacutefinis pour permettre la prise en charge dans la solution CPP des piegraveces neacutecessaires agrave la facturation en fin de marcheacute
Projet de
deacutecompte final
Deacutecompte
final
Projet de
deacutecompte geacuteneacuteral
Deacutecompte
Geacuteneacuteral
Deacutecompte
Geacuteneacuteral et Deacutefinitif
Produit par le fournisseur Produit par la MOE Produit par la MOA Produit par la MOE Produit par le fournisseur
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution Les marcheacutes de travaux La facturation en fin de marcheacute
56
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017 Modaliteacutes de raccordement les protocoles utiliseacutes
Les protocoles retenus pour assurer les eacutechanges en mode flux sont
PeSIT HS E avec chiffrement TLS ndash Le chiffrement du flux sous TLS est initieacute via certificats Bi-cleacutes SSL conformes
RGS fournis par lrsquoAIFE issus drsquoune autoriteacute de certification les partenaires srsquoauthentifiant aujourdrsquohui mutuellement de maniegravere forte
SFTP ndash SSH seacutecurisant les eacutechanges avec chiffrement par bi-cleacutes conformes aux exigences
du cycle de vie des secrets (cleacutes DSA 2048 minimum PS 22 regravegles de creacuteation dureacutee de vie)
AS2 avec chiffrement TLS
Un seul protocole de raccordement est autoriseacute pour un flux donneacute
40
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017 Le choix drsquoun raccordement via un opeacuterateur de deacutemateacuterialisation
Les opeacuterateurs de deacutemateacuterialisation assurent deux principales missions la production et la transmission des flux au format et avec les informations
attendues par le reacutecepteur
la garantie des aspects fiscaux notamment lrsquoarchivage des factures deacutemateacuterialiseacutees
Les fournisseurs ne sont pas contraints de passer par un opeacuterateur et peuvent internaliser leur solution de deacutemateacuterialisation
LrsquoAIFE observe un principe de neutraliteacute dans le choix des opeacuterateurs LrsquoAIFE a pris la deacutecision de ne pas intervenir dans le choix du mode de
deacutemateacuterialisation de ses fournisseurs Les fournisseurs peuvent aussi bien choisir une deacutemateacuterialisation avec des outils internes que de passer par un opeacuterateur de deacutemateacuterialisation
LrsquoAIFE a par ailleurs fait le choix de ne certifier aucun opeacuterateur de deacutemateacuterialisation Le fournisseur est libre de choisir son opeacuterateur de deacutemateacuterialisation et de deacutefinir avec lui les conditions de leur collaboration
A ce jour plusieurs opeacuterateurs sont raccordeacutes agrave la solution actuelle Chorus factures Les fournisseurs sont totalement libres du choix de leur opeacuterateur
41
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017 Qualification et modaliteacutes de raccordement des flux (EDI)
Les fonctions de qualification des flux seront offertes aux utilisateurs du portail front de CPP 2017 (fournisseurs et entiteacutes publiques) Au travers de cet espace du portail front lrsquoutilisateur pourra
1 Tester en mode self service les diffeacuterents types de flux accepteacutes par la solution (factures meacutemoires de justice avis des sommes agrave payer cycle de vie etc)
2 Reacutecupeacuterer un rapport drsquoanalyse de son flux indiquant les erreurs rencontreacutees
3 Obtenir des compte-rendus et des flux de cycle de vie contextualiseacutes
4 Reacutecupeacuterer les fichiers de description des diffeacuterents flux et des exemples de flux preacute-remplis
Lrsquoutilisateur pourra eacutegalement deacuteposer des fiches de raccordement EDI pour interconnecter son SI de recette avec la plateforme de qualification CPP2017 et son SI de production avec le SI de production de CPP2017
Une fois les SI raccordeacutes en qualification lrsquoutilisateur pourra suivre le traitement de ses flux eacutemis en EDI vers la plateforme de qualification
Les raccordement EDI sont drsquoores et deacutejagrave possibles avec Chorus factures pour lrsquoEtat et permettront de beacuteneacuteficier du raccordement pour tout le secteur public au 1er janvier 2017
42
Action fournisseur Action commune AIFE fournisseur
S1 S2 S3 S4 S5 S6 S7 S8 - hellip
Deacutep
loie
men
t
Racc technique
Deacuteveloppement des flux
Assistance CPP
Tests unitaires Via Espace de
qualification CPP2017
Tests
Suivi des premiers flux
Demande de raccordement en
qualification
Tests
et
recett
e
Co
nstr
ucti
on
Demande de raccordement en
production
Deacuteclaration dans lrsquoespace
de qualification de CPP
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017 Espace qualification Macro planning des travaux de raccordement
43
Le calendrier drsquoici janvier 2017 Des pilotes degraves mi 2016
Nombre de pilotes et type drsquoentiteacutes Outre les services de lrsquoEtat deacutejagrave dans Chorus Factures 18 entiteacutes seront
deacutesigneacutees pour ecirctre pilote de la solution en juin 2016
Entiteacutes pilotes Type de structure Editeur
Universiteacute de Lorraine EPN SAP AMUE
Pole emploi EPN SAP
CNRS EPN SAP
CCI Paris EPN SIGMA
Lyceacutee Bernart de Ventadour EPLE GFC
Commune de Paris SPL SAP
Meacutetropole de Brest SPL ATOS (en lien avec e-
Megalis)
Communauteacute de communes de Parthenay SPL Berger Levrault
Commune de Le Monetier les Bains SPL Berger Levrault
Conseil reacutegional de Provence Alpes Cote drsquoAzur
SPL GFI
Conseil deacutepartemental de lrsquoAube SPL GFI (en lien avec SPL
xdeacutemat)
Office Public de lrsquoHabitat Vosgelis SPL AAERON
Lille Meacutetropole SPL CGI
Ville de Bordeaux SPL CGI
APHP EPS SAP
CHU Amiens EPS MIPIH (en lien avec UNIHA)
CH Gpt Hospitalier Eaubonne Montmorency EPS AGFA
DGAC ETAT SAP
44
Le calendrier drsquoici janvier 2017 Des pilotes degraves mi 2016 les objectifs
La reacutealisation de pilotes preacutealablement agrave la geacuteneacuteralisation permet de tester la solution mutualiseacutee CPP2017 dans sa dimension technique comme dans celle de lorganisation et de ladheacutesion des utilisateurs
Lexpeacuterience des sites pilotes permet de preacuteparer le deacuteploiement de mieux en appreacutecier la charge et den identifier les difficulteacutes a priori
La phase pilote de mise en œuvre du service doit permettre de
3 Srsquoassurer que lrsquoensemble du processus est opeacuterant et maitriseacute par les acteurs
2 Seacutecuriser les modaliteacutes de deacuteploiement et drsquoassistance
1 Srsquoassurer de lrsquoadheacutesion et lrsquoappropriation des utilisateurs des structures priveacutees ou publiques agrave utiliser la solution mutualiseacutee CPP2017
Traiter les problegravemes
rencontreacutes et proposer des plans drsquoaction
4 Valider le bon fonctionnement de la solution en situation reacuteelle
45
En synthegravesehellip
Initialement mise en œuvre dans un cadre facultatif fondeacute sur le choix de lrsquoentreprise la deacutemateacuterialisation des factures srsquoinscrit deacutesormais dans une obligation progressive au sein du secteur public avec la mise agrave disposition drsquoune plateforme partageacutee comme cela eacuteteacute fait dans de nombreux pays europeacuteens
Elle constitue une opportuniteacute de modernisation des eacutechanges entre les fournisseurs et le secteur public et illustre une nouvelle deacutemarche de mutualisation de systegraveme drsquoinformation entre les acteurs du secteur public permettant drsquooptimiser les gains et faciliter la mise en œuvre
Les entiteacutes publiques et les grands fournisseurs sont concerneacutes par lrsquoobligation degraves 1er janvier 2017 avec la reacutealisation de laquo pilotes raquo degraves la mi-2016 Des pilotes seront reacutealiseacutes degraves mi-2016
La publication des speacutecifications externes permet aux fournisseurs drsquoanticiper la deacutemarche en deacutefinissant leur trajectoire et leurs modaliteacutes de mise en œuvre
Vous pouvez drsquoores et deacutejagrave vous inscrire sur Chorus Factures HTTPSCHORUS-FACTURESBUDGETGOUVFR
46
En savoir plus
Sur le site de lrsquoAIFE wwweconomiegouvfraifeagence-pour-linformatique-financiere-letat-0
Sur le site laquo collectiviteacutes locales raquo httpwwwcollectivites-localesgouvfr
aife_officiel
47
En synthegravese hellip
48
49
Gestion des factures
Saisie Creacuteation Modification Validation Suppression
Recherche
Suivi du cycle de vie
Deacutepocirct unitaire XMLPDF
Archivage
Liste fiscale
Consultation et teacuteleacutechargement
Deacutepocirct en masse format mixte XMLPDF
Tableaux de bord
Qualification des flux
Deacutepocirct de flux
Analyse de flux
Reacutecupeacuteration dun flux type
Reacutecupeacuteration dun flux cycle de vie
Creacuteation dune fiche de raccordement EDI
Suivi des flux
Qualification des API
Gestion des bons de commandes
(pour les services de lrsquoEtat)
Recherche
Consultation et teacuteleacutechargement
Tableau de bord
Notification
Notification
Workflow de validation
Gestion piegraveces jointes
Recyclage
Certificat de deacutepocirct
Liste des factures agrave traiter
Preacutesentation de la solution Les principales fonctionnaliteacutes de la solution mutualiseacutee
Liste des eacutevegravenements intervenus sur le bon de commande
50
Gestion des utilisateurs et fournisseurs Assistance fournisseurs
Recherche
Saisie sollicitation
Suivi sollicitation
Modification clocircture sollicitation
Synthegravese requecircte
Consultation et teacuteleacutechargement
Recherche
Gestion compte utilisateur
Authentification compte utilisateur
Gestion de la base de connaissance
Tableau de bord
Gestion fiche entiteacute
Gestion Mandat Facturation
Gestion du support
Prise en charge une sollicitation
Liste des eacutevegravenements
Gestion piegraveces jointes
Notification
Consultation et teacuteleacutechargement
Notification
Assistance documentaire
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution Les principales fonctionnaliteacutes de la solution mutualiseacutee
Creacuteation compte utilisateur
Creacuteation fiche entiteacute
51
Statut Fait geacuteneacuterateur COLL EPN ETAT
Deacuteposeacutee
La facture a eacuteteacute deacuteposeacutee par le fournisseur (en mode EDI ou en
mode Portail) les diffeacuterents controcircles ont eacuteteacute reacutealiseacutes et la
facture a pu ecirctre inteacutegreacutee au laquo reacutefeacuterentiel factures raquo
En cours
drsquoacheminement
La facture a eacuteteacute envoyeacutee par la solution mutualiseacutee au
destinataire
Mise agrave disposition du
destinataire
Mode EDI reacuteception du flux drsquoacquittement du SI destinataire
Mode Portail Le destinataire est notifieacute par courriel de la
mise agrave disposition de la facture sur lrsquoespace factures
Rejeteacutee La facture est rejeteacutee par le service destinataire (ex erreur de
destinataire donneacutees de facturation erroneacutees etc)
Suspendue Le traitement de la facture peut ecirctre suspendu lorsqursquo une ou
plusieurs piegraveces justificatives sont manquantes Facultatif
Mise agrave disposition du
comptable
Le mandat demande de paiement a eacuteteacute inteacutegreacute par SI du
comptable Facultatif
Comptabiliseacutee Le mandat demande de paiement a eacuteteacute valideacute par le payeur et
comptabiliseacute Facultatif
Mise en paiement Le flux de virement a eacuteteacute envoyeacute agrave la Banque de France
Facultatif
Hors mode
EDI
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution Les statuts meacutetiers remonteacutes aux fournisseurs
Non disponible disponible et obligatoire
52
Deux circuits sont possibles au regard de la reacuteglementation Un 1er circuit preacutevoit une facturation globale par le mandataire (facturation inteacutegrant de multiples beacuteneacuteficiaires de paiement)
Edition drsquoune
demande de
paiement
globale
Transmission
Deacutepocirct de la
demande de
paiement globale
Traitement de la
demande de
paiement
globale
Mise en paiement
de la demande de
paiement globale
Mandataire Personne
publique
Personne
publique
Acheminement de la demande de paiement jusqursquoagrave son destinataire
Mandataire
Paiement de chaque cotraitant figurant dans la demande de paiement globale
Mandataire eacutedition drsquoune demande de paiement globale preacutecisant la part de prestations agrave reacutegler directement aupregraves de chaque cotraitant sur laquelle le mode de facturation est preacuteciseacute (laquo demande de paiement globale raquo)
Cotraitant aucune action agrave reacutealiser dans la solution mutualiseacutee
Actions des fournisseurs
Reacuteception de la demande de paiement en mode EDI si le SI du destinataire est raccordeacute ou en mode Portail dans lrsquoEspace Factures
Les informations fournit sur le mode de
facturation indique agrave lrsquoordonnateur qursquoune action speacutecifique est agrave reacutealiser sur la demande de paiement
Creacuteation drsquoautant de mandat que de beacuteneacuteficiaires de paiement en y joignant en piegravece-jointe la demande global eacutemise par le titulaire ainsi que les eacuteventuelles piegravece-jointes
Actions de lrsquoordonnateur 1 2
Remarque Seul lrsquoeacutemetteur de la demande de paiement a accegraves au suivi du cycle de vie Le cotraitant sollicite donc le
mandataire ou la personne publique directement pour obtenir de lrsquoinformation sur le paiement de ses demandes de paiement
Lrsquoordonnateur est informeacute via le flux pivot qursquoil srsquoagit drsquoune demande de paiement lieacutee agrave un acte de cotraitance
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution La co-traitance (12)
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Le 2nd circuit possible en cas cotraitance preacutevoit une facturation par le cotraitant avec validation de la demande de paiement par le mandataire
Edition drsquoune
demande de
paiement
Transmission
Deacutepocirct de la
demande de
paiement
Validation de la
demande de
paiement
Traitement de la
demande de
paiement
Mise en
paiement de la
demande de
paiement
Cotraitant Cotraitant Mandataire Personne
publique
Personne
publique
Sollicitation du mandataire
Acheminement de la demande de paiement jusqursquoagrave son destinataire
Remarques Seul lrsquoeacutemetteur de la demande de paiement a accegraves au suivi du cycle de vie Le mandataire nrsquoa donc pas accegraves
au suivi du traitement de la demande de paiement de ses cotraitants
Lrsquoordonnateur est informeacute via le flux pivot qursquoil srsquoagit drsquoune demande de paiement global de cotraitance
Cotraitant eacutedition et transmission drsquoune demande de paiement en mode EDI ou mode portail sur laquelle le mode de facturation est preacuteciseacute
Mandataire validation de la demande de paiement du titulaire en se connectant en mode portail
Actions des fournisseurs 1
Statut laquo en attente de validation raquo
Reacuteception de la demande de paiement du cotraitant valideacutee par le mandataire
Liquidation et mandatement (aucune action speacutecifique)
Actions de lrsquoordonnateur 2
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution La co-traitance (22)
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Deacuteposant drsquoune piegravece
Deacutepocirct par le fournisseur drsquoun projet de deacutecompte et validation MOEMOA sur le portail
(En piegravece-jointe de lrsquoeacutetat drsquoacompte)
Deacutepocirct par le fournisseur drsquoun eacutetat drsquoacompte(sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOE hors CPP)
Deacutepocirct par le fournisseur drsquoun eacutetat drsquoacompte valideacute (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOA hors CPP)
NA (En piegravece-jointe de lrsquoeacutetat drsquoacompte)
Deacutepocirct par la MOE de lrsquoeacutetat drsquoacompte (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec le fournisseur dans CPP ou hors CPP)
Deacutepocirct par la MOE de lrsquoeacutetat drsquoacompte valideacute (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOE hors CPP)
NA (En piegravece-jointe de lrsquoeacutetat drsquoacompte valideacute)
(En piegravece-jointe de lrsquoeacutetat drsquoacompte valideacute)
Deacutepocirct par la MOA de lrsquoeacutetat drsquoacompte valideacute (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec le fournisseur et la MOE dans CPP ou hors CPP)
Projet de
deacutecompte mensuel
Etat
drsquoacompte
Deacutecompte
mensuel
Etat drsquoacompte
valideacute
Fournisseur
Maitrise drsquoouvrage
(mode service uniquement via
un portail amont)
Maitrise drsquoŒuvre
6 cas drsquoutilisation ont eacuteteacute deacutefinis pour permettre la prise en charge dans la solution CPP des piegraveces neacutecessaires agrave la facturation en cours de marcheacute
Produit par le fournisseur Produit par la MOE Produit par la MOE Produit par la MOA
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution Les marcheacutes de travaux La facturation en cours de marcheacute
55
Deacuteposant drsquoune piegravece
Deacutepocirct par le fournisseur drsquoun projet de deacutecompte et validation MOEMOA sur le portail
NA NA NA Deacutepocirct par le fournisseur du DGD (apregraves eacutechanges preacutealables avec la MOAMOE dans CPP ou hors CPP)
NA (En piegravece-jointe du projet de deacutecompte
geacuteneacuteral)
Deacutepocirct par la MOE du projet de deacutecompte geacuteneacuteral (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec le fournisseur dans CPP ou hors CPP)
Deacutepocirct par la MOE du deacutecompte geacuteneacuteral (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOA hors CPP)
NA
NA NA (En piegravece-jointe du deacutecompte geacuteneacuteral)
Deacutepocirct par la MOA du deacutecompte geacuteneacuteral (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOE dans CPP ou hors CPP)
NA
Fournisseur
Maitrise drsquoouvrage
(mode service uniquement via
un portail amont)
Maitrise drsquoŒuvre
5 cas drsquoutilisation ont eacuteteacute deacutefinis pour permettre la prise en charge dans la solution CPP des piegraveces neacutecessaires agrave la facturation en fin de marcheacute
Projet de
deacutecompte final
Deacutecompte
final
Projet de
deacutecompte geacuteneacuteral
Deacutecompte
Geacuteneacuteral
Deacutecompte
Geacuteneacuteral et Deacutefinitif
Produit par le fournisseur Produit par la MOE Produit par la MOA Produit par la MOE Produit par le fournisseur
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution Les marcheacutes de travaux La facturation en fin de marcheacute
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Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017 Modaliteacutes de raccordement les protocoles utiliseacutes
Les protocoles retenus pour assurer les eacutechanges en mode flux sont
PeSIT HS E avec chiffrement TLS ndash Le chiffrement du flux sous TLS est initieacute via certificats Bi-cleacutes SSL conformes
RGS fournis par lrsquoAIFE issus drsquoune autoriteacute de certification les partenaires srsquoauthentifiant aujourdrsquohui mutuellement de maniegravere forte
SFTP ndash SSH seacutecurisant les eacutechanges avec chiffrement par bi-cleacutes conformes aux exigences
du cycle de vie des secrets (cleacutes DSA 2048 minimum PS 22 regravegles de creacuteation dureacutee de vie)
AS2 avec chiffrement TLS
Un seul protocole de raccordement est autoriseacute pour un flux donneacute
41
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017 Qualification et modaliteacutes de raccordement des flux (EDI)
Les fonctions de qualification des flux seront offertes aux utilisateurs du portail front de CPP 2017 (fournisseurs et entiteacutes publiques) Au travers de cet espace du portail front lrsquoutilisateur pourra
1 Tester en mode self service les diffeacuterents types de flux accepteacutes par la solution (factures meacutemoires de justice avis des sommes agrave payer cycle de vie etc)
2 Reacutecupeacuterer un rapport drsquoanalyse de son flux indiquant les erreurs rencontreacutees
3 Obtenir des compte-rendus et des flux de cycle de vie contextualiseacutes
4 Reacutecupeacuterer les fichiers de description des diffeacuterents flux et des exemples de flux preacute-remplis
Lrsquoutilisateur pourra eacutegalement deacuteposer des fiches de raccordement EDI pour interconnecter son SI de recette avec la plateforme de qualification CPP2017 et son SI de production avec le SI de production de CPP2017
Une fois les SI raccordeacutes en qualification lrsquoutilisateur pourra suivre le traitement de ses flux eacutemis en EDI vers la plateforme de qualification
Les raccordement EDI sont drsquoores et deacutejagrave possibles avec Chorus factures pour lrsquoEtat et permettront de beacuteneacuteficier du raccordement pour tout le secteur public au 1er janvier 2017
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Action fournisseur Action commune AIFE fournisseur
S1 S2 S3 S4 S5 S6 S7 S8 - hellip
Deacutep
loie
men
t
Racc technique
Deacuteveloppement des flux
Assistance CPP
Tests unitaires Via Espace de
qualification CPP2017
Tests
Suivi des premiers flux
Demande de raccordement en
qualification
Tests
et
recett
e
Co
nstr
ucti
on
Demande de raccordement en
production
Deacuteclaration dans lrsquoespace
de qualification de CPP
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017 Espace qualification Macro planning des travaux de raccordement
43
Le calendrier drsquoici janvier 2017 Des pilotes degraves mi 2016
Nombre de pilotes et type drsquoentiteacutes Outre les services de lrsquoEtat deacutejagrave dans Chorus Factures 18 entiteacutes seront
deacutesigneacutees pour ecirctre pilote de la solution en juin 2016
Entiteacutes pilotes Type de structure Editeur
Universiteacute de Lorraine EPN SAP AMUE
Pole emploi EPN SAP
CNRS EPN SAP
CCI Paris EPN SIGMA
Lyceacutee Bernart de Ventadour EPLE GFC
Commune de Paris SPL SAP
Meacutetropole de Brest SPL ATOS (en lien avec e-
Megalis)
Communauteacute de communes de Parthenay SPL Berger Levrault
Commune de Le Monetier les Bains SPL Berger Levrault
Conseil reacutegional de Provence Alpes Cote drsquoAzur
SPL GFI
Conseil deacutepartemental de lrsquoAube SPL GFI (en lien avec SPL
xdeacutemat)
Office Public de lrsquoHabitat Vosgelis SPL AAERON
Lille Meacutetropole SPL CGI
Ville de Bordeaux SPL CGI
APHP EPS SAP
CHU Amiens EPS MIPIH (en lien avec UNIHA)
CH Gpt Hospitalier Eaubonne Montmorency EPS AGFA
DGAC ETAT SAP
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Le calendrier drsquoici janvier 2017 Des pilotes degraves mi 2016 les objectifs
La reacutealisation de pilotes preacutealablement agrave la geacuteneacuteralisation permet de tester la solution mutualiseacutee CPP2017 dans sa dimension technique comme dans celle de lorganisation et de ladheacutesion des utilisateurs
Lexpeacuterience des sites pilotes permet de preacuteparer le deacuteploiement de mieux en appreacutecier la charge et den identifier les difficulteacutes a priori
La phase pilote de mise en œuvre du service doit permettre de
3 Srsquoassurer que lrsquoensemble du processus est opeacuterant et maitriseacute par les acteurs
2 Seacutecuriser les modaliteacutes de deacuteploiement et drsquoassistance
1 Srsquoassurer de lrsquoadheacutesion et lrsquoappropriation des utilisateurs des structures priveacutees ou publiques agrave utiliser la solution mutualiseacutee CPP2017
Traiter les problegravemes
rencontreacutes et proposer des plans drsquoaction
4 Valider le bon fonctionnement de la solution en situation reacuteelle
45
En synthegravesehellip
Initialement mise en œuvre dans un cadre facultatif fondeacute sur le choix de lrsquoentreprise la deacutemateacuterialisation des factures srsquoinscrit deacutesormais dans une obligation progressive au sein du secteur public avec la mise agrave disposition drsquoune plateforme partageacutee comme cela eacuteteacute fait dans de nombreux pays europeacuteens
Elle constitue une opportuniteacute de modernisation des eacutechanges entre les fournisseurs et le secteur public et illustre une nouvelle deacutemarche de mutualisation de systegraveme drsquoinformation entre les acteurs du secteur public permettant drsquooptimiser les gains et faciliter la mise en œuvre
Les entiteacutes publiques et les grands fournisseurs sont concerneacutes par lrsquoobligation degraves 1er janvier 2017 avec la reacutealisation de laquo pilotes raquo degraves la mi-2016 Des pilotes seront reacutealiseacutes degraves mi-2016
La publication des speacutecifications externes permet aux fournisseurs drsquoanticiper la deacutemarche en deacutefinissant leur trajectoire et leurs modaliteacutes de mise en œuvre
Vous pouvez drsquoores et deacutejagrave vous inscrire sur Chorus Factures HTTPSCHORUS-FACTURESBUDGETGOUVFR
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En savoir plus
Sur le site de lrsquoAIFE wwweconomiegouvfraifeagence-pour-linformatique-financiere-letat-0
Sur le site laquo collectiviteacutes locales raquo httpwwwcollectivites-localesgouvfr
aife_officiel
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En synthegravese hellip
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Gestion des factures
Saisie Creacuteation Modification Validation Suppression
Recherche
Suivi du cycle de vie
Deacutepocirct unitaire XMLPDF
Archivage
Liste fiscale
Consultation et teacuteleacutechargement
Deacutepocirct en masse format mixte XMLPDF
Tableaux de bord
Qualification des flux
Deacutepocirct de flux
Analyse de flux
Reacutecupeacuteration dun flux type
Reacutecupeacuteration dun flux cycle de vie
Creacuteation dune fiche de raccordement EDI
Suivi des flux
Qualification des API
Gestion des bons de commandes
(pour les services de lrsquoEtat)
Recherche
Consultation et teacuteleacutechargement
Tableau de bord
Notification
Notification
Workflow de validation
Gestion piegraveces jointes
Recyclage
Certificat de deacutepocirct
Liste des factures agrave traiter
Preacutesentation de la solution Les principales fonctionnaliteacutes de la solution mutualiseacutee
Liste des eacutevegravenements intervenus sur le bon de commande
50
Gestion des utilisateurs et fournisseurs Assistance fournisseurs
Recherche
Saisie sollicitation
Suivi sollicitation
Modification clocircture sollicitation
Synthegravese requecircte
Consultation et teacuteleacutechargement
Recherche
Gestion compte utilisateur
Authentification compte utilisateur
Gestion de la base de connaissance
Tableau de bord
Gestion fiche entiteacute
Gestion Mandat Facturation
Gestion du support
Prise en charge une sollicitation
Liste des eacutevegravenements
Gestion piegraveces jointes
Notification
Consultation et teacuteleacutechargement
Notification
Assistance documentaire
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution Les principales fonctionnaliteacutes de la solution mutualiseacutee
Creacuteation compte utilisateur
Creacuteation fiche entiteacute
51
Statut Fait geacuteneacuterateur COLL EPN ETAT
Deacuteposeacutee
La facture a eacuteteacute deacuteposeacutee par le fournisseur (en mode EDI ou en
mode Portail) les diffeacuterents controcircles ont eacuteteacute reacutealiseacutes et la
facture a pu ecirctre inteacutegreacutee au laquo reacutefeacuterentiel factures raquo
En cours
drsquoacheminement
La facture a eacuteteacute envoyeacutee par la solution mutualiseacutee au
destinataire
Mise agrave disposition du
destinataire
Mode EDI reacuteception du flux drsquoacquittement du SI destinataire
Mode Portail Le destinataire est notifieacute par courriel de la
mise agrave disposition de la facture sur lrsquoespace factures
Rejeteacutee La facture est rejeteacutee par le service destinataire (ex erreur de
destinataire donneacutees de facturation erroneacutees etc)
Suspendue Le traitement de la facture peut ecirctre suspendu lorsqursquo une ou
plusieurs piegraveces justificatives sont manquantes Facultatif
Mise agrave disposition du
comptable
Le mandat demande de paiement a eacuteteacute inteacutegreacute par SI du
comptable Facultatif
Comptabiliseacutee Le mandat demande de paiement a eacuteteacute valideacute par le payeur et
comptabiliseacute Facultatif
Mise en paiement Le flux de virement a eacuteteacute envoyeacute agrave la Banque de France
Facultatif
Hors mode
EDI
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution Les statuts meacutetiers remonteacutes aux fournisseurs
Non disponible disponible et obligatoire
52
Deux circuits sont possibles au regard de la reacuteglementation Un 1er circuit preacutevoit une facturation globale par le mandataire (facturation inteacutegrant de multiples beacuteneacuteficiaires de paiement)
Edition drsquoune
demande de
paiement
globale
Transmission
Deacutepocirct de la
demande de
paiement globale
Traitement de la
demande de
paiement
globale
Mise en paiement
de la demande de
paiement globale
Mandataire Personne
publique
Personne
publique
Acheminement de la demande de paiement jusqursquoagrave son destinataire
Mandataire
Paiement de chaque cotraitant figurant dans la demande de paiement globale
Mandataire eacutedition drsquoune demande de paiement globale preacutecisant la part de prestations agrave reacutegler directement aupregraves de chaque cotraitant sur laquelle le mode de facturation est preacuteciseacute (laquo demande de paiement globale raquo)
Cotraitant aucune action agrave reacutealiser dans la solution mutualiseacutee
Actions des fournisseurs
Reacuteception de la demande de paiement en mode EDI si le SI du destinataire est raccordeacute ou en mode Portail dans lrsquoEspace Factures
Les informations fournit sur le mode de
facturation indique agrave lrsquoordonnateur qursquoune action speacutecifique est agrave reacutealiser sur la demande de paiement
Creacuteation drsquoautant de mandat que de beacuteneacuteficiaires de paiement en y joignant en piegravece-jointe la demande global eacutemise par le titulaire ainsi que les eacuteventuelles piegravece-jointes
Actions de lrsquoordonnateur 1 2
Remarque Seul lrsquoeacutemetteur de la demande de paiement a accegraves au suivi du cycle de vie Le cotraitant sollicite donc le
mandataire ou la personne publique directement pour obtenir de lrsquoinformation sur le paiement de ses demandes de paiement
Lrsquoordonnateur est informeacute via le flux pivot qursquoil srsquoagit drsquoune demande de paiement lieacutee agrave un acte de cotraitance
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution La co-traitance (12)
53
Le 2nd circuit possible en cas cotraitance preacutevoit une facturation par le cotraitant avec validation de la demande de paiement par le mandataire
Edition drsquoune
demande de
paiement
Transmission
Deacutepocirct de la
demande de
paiement
Validation de la
demande de
paiement
Traitement de la
demande de
paiement
Mise en
paiement de la
demande de
paiement
Cotraitant Cotraitant Mandataire Personne
publique
Personne
publique
Sollicitation du mandataire
Acheminement de la demande de paiement jusqursquoagrave son destinataire
Remarques Seul lrsquoeacutemetteur de la demande de paiement a accegraves au suivi du cycle de vie Le mandataire nrsquoa donc pas accegraves
au suivi du traitement de la demande de paiement de ses cotraitants
Lrsquoordonnateur est informeacute via le flux pivot qursquoil srsquoagit drsquoune demande de paiement global de cotraitance
Cotraitant eacutedition et transmission drsquoune demande de paiement en mode EDI ou mode portail sur laquelle le mode de facturation est preacuteciseacute
Mandataire validation de la demande de paiement du titulaire en se connectant en mode portail
Actions des fournisseurs 1
Statut laquo en attente de validation raquo
Reacuteception de la demande de paiement du cotraitant valideacutee par le mandataire
Liquidation et mandatement (aucune action speacutecifique)
Actions de lrsquoordonnateur 2
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution La co-traitance (22)
54
Deacuteposant drsquoune piegravece
Deacutepocirct par le fournisseur drsquoun projet de deacutecompte et validation MOEMOA sur le portail
(En piegravece-jointe de lrsquoeacutetat drsquoacompte)
Deacutepocirct par le fournisseur drsquoun eacutetat drsquoacompte(sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOE hors CPP)
Deacutepocirct par le fournisseur drsquoun eacutetat drsquoacompte valideacute (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOA hors CPP)
NA (En piegravece-jointe de lrsquoeacutetat drsquoacompte)
Deacutepocirct par la MOE de lrsquoeacutetat drsquoacompte (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec le fournisseur dans CPP ou hors CPP)
Deacutepocirct par la MOE de lrsquoeacutetat drsquoacompte valideacute (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOE hors CPP)
NA (En piegravece-jointe de lrsquoeacutetat drsquoacompte valideacute)
(En piegravece-jointe de lrsquoeacutetat drsquoacompte valideacute)
Deacutepocirct par la MOA de lrsquoeacutetat drsquoacompte valideacute (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec le fournisseur et la MOE dans CPP ou hors CPP)
Projet de
deacutecompte mensuel
Etat
drsquoacompte
Deacutecompte
mensuel
Etat drsquoacompte
valideacute
Fournisseur
Maitrise drsquoouvrage
(mode service uniquement via
un portail amont)
Maitrise drsquoŒuvre
6 cas drsquoutilisation ont eacuteteacute deacutefinis pour permettre la prise en charge dans la solution CPP des piegraveces neacutecessaires agrave la facturation en cours de marcheacute
Produit par le fournisseur Produit par la MOE Produit par la MOE Produit par la MOA
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution Les marcheacutes de travaux La facturation en cours de marcheacute
55
Deacuteposant drsquoune piegravece
Deacutepocirct par le fournisseur drsquoun projet de deacutecompte et validation MOEMOA sur le portail
NA NA NA Deacutepocirct par le fournisseur du DGD (apregraves eacutechanges preacutealables avec la MOAMOE dans CPP ou hors CPP)
NA (En piegravece-jointe du projet de deacutecompte
geacuteneacuteral)
Deacutepocirct par la MOE du projet de deacutecompte geacuteneacuteral (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec le fournisseur dans CPP ou hors CPP)
Deacutepocirct par la MOE du deacutecompte geacuteneacuteral (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOA hors CPP)
NA
NA NA (En piegravece-jointe du deacutecompte geacuteneacuteral)
Deacutepocirct par la MOA du deacutecompte geacuteneacuteral (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOE dans CPP ou hors CPP)
NA
Fournisseur
Maitrise drsquoouvrage
(mode service uniquement via
un portail amont)
Maitrise drsquoŒuvre
5 cas drsquoutilisation ont eacuteteacute deacutefinis pour permettre la prise en charge dans la solution CPP des piegraveces neacutecessaires agrave la facturation en fin de marcheacute
Projet de
deacutecompte final
Deacutecompte
final
Projet de
deacutecompte geacuteneacuteral
Deacutecompte
Geacuteneacuteral
Deacutecompte
Geacuteneacuteral et Deacutefinitif
Produit par le fournisseur Produit par la MOE Produit par la MOA Produit par la MOE Produit par le fournisseur
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution Les marcheacutes de travaux La facturation en fin de marcheacute
56
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017 Modaliteacutes de raccordement les protocoles utiliseacutes
Les protocoles retenus pour assurer les eacutechanges en mode flux sont
PeSIT HS E avec chiffrement TLS ndash Le chiffrement du flux sous TLS est initieacute via certificats Bi-cleacutes SSL conformes
RGS fournis par lrsquoAIFE issus drsquoune autoriteacute de certification les partenaires srsquoauthentifiant aujourdrsquohui mutuellement de maniegravere forte
SFTP ndash SSH seacutecurisant les eacutechanges avec chiffrement par bi-cleacutes conformes aux exigences
du cycle de vie des secrets (cleacutes DSA 2048 minimum PS 22 regravegles de creacuteation dureacutee de vie)
AS2 avec chiffrement TLS
Un seul protocole de raccordement est autoriseacute pour un flux donneacute
42
Action fournisseur Action commune AIFE fournisseur
S1 S2 S3 S4 S5 S6 S7 S8 - hellip
Deacutep
loie
men
t
Racc technique
Deacuteveloppement des flux
Assistance CPP
Tests unitaires Via Espace de
qualification CPP2017
Tests
Suivi des premiers flux
Demande de raccordement en
qualification
Tests
et
recett
e
Co
nstr
ucti
on
Demande de raccordement en
production
Deacuteclaration dans lrsquoespace
de qualification de CPP
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017 Espace qualification Macro planning des travaux de raccordement
43
Le calendrier drsquoici janvier 2017 Des pilotes degraves mi 2016
Nombre de pilotes et type drsquoentiteacutes Outre les services de lrsquoEtat deacutejagrave dans Chorus Factures 18 entiteacutes seront
deacutesigneacutees pour ecirctre pilote de la solution en juin 2016
Entiteacutes pilotes Type de structure Editeur
Universiteacute de Lorraine EPN SAP AMUE
Pole emploi EPN SAP
CNRS EPN SAP
CCI Paris EPN SIGMA
Lyceacutee Bernart de Ventadour EPLE GFC
Commune de Paris SPL SAP
Meacutetropole de Brest SPL ATOS (en lien avec e-
Megalis)
Communauteacute de communes de Parthenay SPL Berger Levrault
Commune de Le Monetier les Bains SPL Berger Levrault
Conseil reacutegional de Provence Alpes Cote drsquoAzur
SPL GFI
Conseil deacutepartemental de lrsquoAube SPL GFI (en lien avec SPL
xdeacutemat)
Office Public de lrsquoHabitat Vosgelis SPL AAERON
Lille Meacutetropole SPL CGI
Ville de Bordeaux SPL CGI
APHP EPS SAP
CHU Amiens EPS MIPIH (en lien avec UNIHA)
CH Gpt Hospitalier Eaubonne Montmorency EPS AGFA
DGAC ETAT SAP
44
Le calendrier drsquoici janvier 2017 Des pilotes degraves mi 2016 les objectifs
La reacutealisation de pilotes preacutealablement agrave la geacuteneacuteralisation permet de tester la solution mutualiseacutee CPP2017 dans sa dimension technique comme dans celle de lorganisation et de ladheacutesion des utilisateurs
Lexpeacuterience des sites pilotes permet de preacuteparer le deacuteploiement de mieux en appreacutecier la charge et den identifier les difficulteacutes a priori
La phase pilote de mise en œuvre du service doit permettre de
3 Srsquoassurer que lrsquoensemble du processus est opeacuterant et maitriseacute par les acteurs
2 Seacutecuriser les modaliteacutes de deacuteploiement et drsquoassistance
1 Srsquoassurer de lrsquoadheacutesion et lrsquoappropriation des utilisateurs des structures priveacutees ou publiques agrave utiliser la solution mutualiseacutee CPP2017
Traiter les problegravemes
rencontreacutes et proposer des plans drsquoaction
4 Valider le bon fonctionnement de la solution en situation reacuteelle
45
En synthegravesehellip
Initialement mise en œuvre dans un cadre facultatif fondeacute sur le choix de lrsquoentreprise la deacutemateacuterialisation des factures srsquoinscrit deacutesormais dans une obligation progressive au sein du secteur public avec la mise agrave disposition drsquoune plateforme partageacutee comme cela eacuteteacute fait dans de nombreux pays europeacuteens
Elle constitue une opportuniteacute de modernisation des eacutechanges entre les fournisseurs et le secteur public et illustre une nouvelle deacutemarche de mutualisation de systegraveme drsquoinformation entre les acteurs du secteur public permettant drsquooptimiser les gains et faciliter la mise en œuvre
Les entiteacutes publiques et les grands fournisseurs sont concerneacutes par lrsquoobligation degraves 1er janvier 2017 avec la reacutealisation de laquo pilotes raquo degraves la mi-2016 Des pilotes seront reacutealiseacutes degraves mi-2016
La publication des speacutecifications externes permet aux fournisseurs drsquoanticiper la deacutemarche en deacutefinissant leur trajectoire et leurs modaliteacutes de mise en œuvre
Vous pouvez drsquoores et deacutejagrave vous inscrire sur Chorus Factures HTTPSCHORUS-FACTURESBUDGETGOUVFR
46
En savoir plus
Sur le site de lrsquoAIFE wwweconomiegouvfraifeagence-pour-linformatique-financiere-letat-0
Sur le site laquo collectiviteacutes locales raquo httpwwwcollectivites-localesgouvfr
aife_officiel
47
En synthegravese hellip
48
49
Gestion des factures
Saisie Creacuteation Modification Validation Suppression
Recherche
Suivi du cycle de vie
Deacutepocirct unitaire XMLPDF
Archivage
Liste fiscale
Consultation et teacuteleacutechargement
Deacutepocirct en masse format mixte XMLPDF
Tableaux de bord
Qualification des flux
Deacutepocirct de flux
Analyse de flux
Reacutecupeacuteration dun flux type
Reacutecupeacuteration dun flux cycle de vie
Creacuteation dune fiche de raccordement EDI
Suivi des flux
Qualification des API
Gestion des bons de commandes
(pour les services de lrsquoEtat)
Recherche
Consultation et teacuteleacutechargement
Tableau de bord
Notification
Notification
Workflow de validation
Gestion piegraveces jointes
Recyclage
Certificat de deacutepocirct
Liste des factures agrave traiter
Preacutesentation de la solution Les principales fonctionnaliteacutes de la solution mutualiseacutee
Liste des eacutevegravenements intervenus sur le bon de commande
50
Gestion des utilisateurs et fournisseurs Assistance fournisseurs
Recherche
Saisie sollicitation
Suivi sollicitation
Modification clocircture sollicitation
Synthegravese requecircte
Consultation et teacuteleacutechargement
Recherche
Gestion compte utilisateur
Authentification compte utilisateur
Gestion de la base de connaissance
Tableau de bord
Gestion fiche entiteacute
Gestion Mandat Facturation
Gestion du support
Prise en charge une sollicitation
Liste des eacutevegravenements
Gestion piegraveces jointes
Notification
Consultation et teacuteleacutechargement
Notification
Assistance documentaire
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution Les principales fonctionnaliteacutes de la solution mutualiseacutee
Creacuteation compte utilisateur
Creacuteation fiche entiteacute
51
Statut Fait geacuteneacuterateur COLL EPN ETAT
Deacuteposeacutee
La facture a eacuteteacute deacuteposeacutee par le fournisseur (en mode EDI ou en
mode Portail) les diffeacuterents controcircles ont eacuteteacute reacutealiseacutes et la
facture a pu ecirctre inteacutegreacutee au laquo reacutefeacuterentiel factures raquo
En cours
drsquoacheminement
La facture a eacuteteacute envoyeacutee par la solution mutualiseacutee au
destinataire
Mise agrave disposition du
destinataire
Mode EDI reacuteception du flux drsquoacquittement du SI destinataire
Mode Portail Le destinataire est notifieacute par courriel de la
mise agrave disposition de la facture sur lrsquoespace factures
Rejeteacutee La facture est rejeteacutee par le service destinataire (ex erreur de
destinataire donneacutees de facturation erroneacutees etc)
Suspendue Le traitement de la facture peut ecirctre suspendu lorsqursquo une ou
plusieurs piegraveces justificatives sont manquantes Facultatif
Mise agrave disposition du
comptable
Le mandat demande de paiement a eacuteteacute inteacutegreacute par SI du
comptable Facultatif
Comptabiliseacutee Le mandat demande de paiement a eacuteteacute valideacute par le payeur et
comptabiliseacute Facultatif
Mise en paiement Le flux de virement a eacuteteacute envoyeacute agrave la Banque de France
Facultatif
Hors mode
EDI
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution Les statuts meacutetiers remonteacutes aux fournisseurs
Non disponible disponible et obligatoire
52
Deux circuits sont possibles au regard de la reacuteglementation Un 1er circuit preacutevoit une facturation globale par le mandataire (facturation inteacutegrant de multiples beacuteneacuteficiaires de paiement)
Edition drsquoune
demande de
paiement
globale
Transmission
Deacutepocirct de la
demande de
paiement globale
Traitement de la
demande de
paiement
globale
Mise en paiement
de la demande de
paiement globale
Mandataire Personne
publique
Personne
publique
Acheminement de la demande de paiement jusqursquoagrave son destinataire
Mandataire
Paiement de chaque cotraitant figurant dans la demande de paiement globale
Mandataire eacutedition drsquoune demande de paiement globale preacutecisant la part de prestations agrave reacutegler directement aupregraves de chaque cotraitant sur laquelle le mode de facturation est preacuteciseacute (laquo demande de paiement globale raquo)
Cotraitant aucune action agrave reacutealiser dans la solution mutualiseacutee
Actions des fournisseurs
Reacuteception de la demande de paiement en mode EDI si le SI du destinataire est raccordeacute ou en mode Portail dans lrsquoEspace Factures
Les informations fournit sur le mode de
facturation indique agrave lrsquoordonnateur qursquoune action speacutecifique est agrave reacutealiser sur la demande de paiement
Creacuteation drsquoautant de mandat que de beacuteneacuteficiaires de paiement en y joignant en piegravece-jointe la demande global eacutemise par le titulaire ainsi que les eacuteventuelles piegravece-jointes
Actions de lrsquoordonnateur 1 2
Remarque Seul lrsquoeacutemetteur de la demande de paiement a accegraves au suivi du cycle de vie Le cotraitant sollicite donc le
mandataire ou la personne publique directement pour obtenir de lrsquoinformation sur le paiement de ses demandes de paiement
Lrsquoordonnateur est informeacute via le flux pivot qursquoil srsquoagit drsquoune demande de paiement lieacutee agrave un acte de cotraitance
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution La co-traitance (12)
53
Le 2nd circuit possible en cas cotraitance preacutevoit une facturation par le cotraitant avec validation de la demande de paiement par le mandataire
Edition drsquoune
demande de
paiement
Transmission
Deacutepocirct de la
demande de
paiement
Validation de la
demande de
paiement
Traitement de la
demande de
paiement
Mise en
paiement de la
demande de
paiement
Cotraitant Cotraitant Mandataire Personne
publique
Personne
publique
Sollicitation du mandataire
Acheminement de la demande de paiement jusqursquoagrave son destinataire
Remarques Seul lrsquoeacutemetteur de la demande de paiement a accegraves au suivi du cycle de vie Le mandataire nrsquoa donc pas accegraves
au suivi du traitement de la demande de paiement de ses cotraitants
Lrsquoordonnateur est informeacute via le flux pivot qursquoil srsquoagit drsquoune demande de paiement global de cotraitance
Cotraitant eacutedition et transmission drsquoune demande de paiement en mode EDI ou mode portail sur laquelle le mode de facturation est preacuteciseacute
Mandataire validation de la demande de paiement du titulaire en se connectant en mode portail
Actions des fournisseurs 1
Statut laquo en attente de validation raquo
Reacuteception de la demande de paiement du cotraitant valideacutee par le mandataire
Liquidation et mandatement (aucune action speacutecifique)
Actions de lrsquoordonnateur 2
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution La co-traitance (22)
54
Deacuteposant drsquoune piegravece
Deacutepocirct par le fournisseur drsquoun projet de deacutecompte et validation MOEMOA sur le portail
(En piegravece-jointe de lrsquoeacutetat drsquoacompte)
Deacutepocirct par le fournisseur drsquoun eacutetat drsquoacompte(sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOE hors CPP)
Deacutepocirct par le fournisseur drsquoun eacutetat drsquoacompte valideacute (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOA hors CPP)
NA (En piegravece-jointe de lrsquoeacutetat drsquoacompte)
Deacutepocirct par la MOE de lrsquoeacutetat drsquoacompte (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec le fournisseur dans CPP ou hors CPP)
Deacutepocirct par la MOE de lrsquoeacutetat drsquoacompte valideacute (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOE hors CPP)
NA (En piegravece-jointe de lrsquoeacutetat drsquoacompte valideacute)
(En piegravece-jointe de lrsquoeacutetat drsquoacompte valideacute)
Deacutepocirct par la MOA de lrsquoeacutetat drsquoacompte valideacute (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec le fournisseur et la MOE dans CPP ou hors CPP)
Projet de
deacutecompte mensuel
Etat
drsquoacompte
Deacutecompte
mensuel
Etat drsquoacompte
valideacute
Fournisseur
Maitrise drsquoouvrage
(mode service uniquement via
un portail amont)
Maitrise drsquoŒuvre
6 cas drsquoutilisation ont eacuteteacute deacutefinis pour permettre la prise en charge dans la solution CPP des piegraveces neacutecessaires agrave la facturation en cours de marcheacute
Produit par le fournisseur Produit par la MOE Produit par la MOE Produit par la MOA
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution Les marcheacutes de travaux La facturation en cours de marcheacute
55
Deacuteposant drsquoune piegravece
Deacutepocirct par le fournisseur drsquoun projet de deacutecompte et validation MOEMOA sur le portail
NA NA NA Deacutepocirct par le fournisseur du DGD (apregraves eacutechanges preacutealables avec la MOAMOE dans CPP ou hors CPP)
NA (En piegravece-jointe du projet de deacutecompte
geacuteneacuteral)
Deacutepocirct par la MOE du projet de deacutecompte geacuteneacuteral (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec le fournisseur dans CPP ou hors CPP)
Deacutepocirct par la MOE du deacutecompte geacuteneacuteral (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOA hors CPP)
NA
NA NA (En piegravece-jointe du deacutecompte geacuteneacuteral)
Deacutepocirct par la MOA du deacutecompte geacuteneacuteral (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOE dans CPP ou hors CPP)
NA
Fournisseur
Maitrise drsquoouvrage
(mode service uniquement via
un portail amont)
Maitrise drsquoŒuvre
5 cas drsquoutilisation ont eacuteteacute deacutefinis pour permettre la prise en charge dans la solution CPP des piegraveces neacutecessaires agrave la facturation en fin de marcheacute
Projet de
deacutecompte final
Deacutecompte
final
Projet de
deacutecompte geacuteneacuteral
Deacutecompte
Geacuteneacuteral
Deacutecompte
Geacuteneacuteral et Deacutefinitif
Produit par le fournisseur Produit par la MOE Produit par la MOA Produit par la MOE Produit par le fournisseur
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution Les marcheacutes de travaux La facturation en fin de marcheacute
56
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017 Modaliteacutes de raccordement les protocoles utiliseacutes
Les protocoles retenus pour assurer les eacutechanges en mode flux sont
PeSIT HS E avec chiffrement TLS ndash Le chiffrement du flux sous TLS est initieacute via certificats Bi-cleacutes SSL conformes
RGS fournis par lrsquoAIFE issus drsquoune autoriteacute de certification les partenaires srsquoauthentifiant aujourdrsquohui mutuellement de maniegravere forte
SFTP ndash SSH seacutecurisant les eacutechanges avec chiffrement par bi-cleacutes conformes aux exigences
du cycle de vie des secrets (cleacutes DSA 2048 minimum PS 22 regravegles de creacuteation dureacutee de vie)
AS2 avec chiffrement TLS
Un seul protocole de raccordement est autoriseacute pour un flux donneacute
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Le calendrier drsquoici janvier 2017 Des pilotes degraves mi 2016
Nombre de pilotes et type drsquoentiteacutes Outre les services de lrsquoEtat deacutejagrave dans Chorus Factures 18 entiteacutes seront
deacutesigneacutees pour ecirctre pilote de la solution en juin 2016
Entiteacutes pilotes Type de structure Editeur
Universiteacute de Lorraine EPN SAP AMUE
Pole emploi EPN SAP
CNRS EPN SAP
CCI Paris EPN SIGMA
Lyceacutee Bernart de Ventadour EPLE GFC
Commune de Paris SPL SAP
Meacutetropole de Brest SPL ATOS (en lien avec e-
Megalis)
Communauteacute de communes de Parthenay SPL Berger Levrault
Commune de Le Monetier les Bains SPL Berger Levrault
Conseil reacutegional de Provence Alpes Cote drsquoAzur
SPL GFI
Conseil deacutepartemental de lrsquoAube SPL GFI (en lien avec SPL
xdeacutemat)
Office Public de lrsquoHabitat Vosgelis SPL AAERON
Lille Meacutetropole SPL CGI
Ville de Bordeaux SPL CGI
APHP EPS SAP
CHU Amiens EPS MIPIH (en lien avec UNIHA)
CH Gpt Hospitalier Eaubonne Montmorency EPS AGFA
DGAC ETAT SAP
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Le calendrier drsquoici janvier 2017 Des pilotes degraves mi 2016 les objectifs
La reacutealisation de pilotes preacutealablement agrave la geacuteneacuteralisation permet de tester la solution mutualiseacutee CPP2017 dans sa dimension technique comme dans celle de lorganisation et de ladheacutesion des utilisateurs
Lexpeacuterience des sites pilotes permet de preacuteparer le deacuteploiement de mieux en appreacutecier la charge et den identifier les difficulteacutes a priori
La phase pilote de mise en œuvre du service doit permettre de
3 Srsquoassurer que lrsquoensemble du processus est opeacuterant et maitriseacute par les acteurs
2 Seacutecuriser les modaliteacutes de deacuteploiement et drsquoassistance
1 Srsquoassurer de lrsquoadheacutesion et lrsquoappropriation des utilisateurs des structures priveacutees ou publiques agrave utiliser la solution mutualiseacutee CPP2017
Traiter les problegravemes
rencontreacutes et proposer des plans drsquoaction
4 Valider le bon fonctionnement de la solution en situation reacuteelle
45
En synthegravesehellip
Initialement mise en œuvre dans un cadre facultatif fondeacute sur le choix de lrsquoentreprise la deacutemateacuterialisation des factures srsquoinscrit deacutesormais dans une obligation progressive au sein du secteur public avec la mise agrave disposition drsquoune plateforme partageacutee comme cela eacuteteacute fait dans de nombreux pays europeacuteens
Elle constitue une opportuniteacute de modernisation des eacutechanges entre les fournisseurs et le secteur public et illustre une nouvelle deacutemarche de mutualisation de systegraveme drsquoinformation entre les acteurs du secteur public permettant drsquooptimiser les gains et faciliter la mise en œuvre
Les entiteacutes publiques et les grands fournisseurs sont concerneacutes par lrsquoobligation degraves 1er janvier 2017 avec la reacutealisation de laquo pilotes raquo degraves la mi-2016 Des pilotes seront reacutealiseacutes degraves mi-2016
La publication des speacutecifications externes permet aux fournisseurs drsquoanticiper la deacutemarche en deacutefinissant leur trajectoire et leurs modaliteacutes de mise en œuvre
Vous pouvez drsquoores et deacutejagrave vous inscrire sur Chorus Factures HTTPSCHORUS-FACTURESBUDGETGOUVFR
46
En savoir plus
Sur le site de lrsquoAIFE wwweconomiegouvfraifeagence-pour-linformatique-financiere-letat-0
Sur le site laquo collectiviteacutes locales raquo httpwwwcollectivites-localesgouvfr
aife_officiel
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En synthegravese hellip
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Gestion des factures
Saisie Creacuteation Modification Validation Suppression
Recherche
Suivi du cycle de vie
Deacutepocirct unitaire XMLPDF
Archivage
Liste fiscale
Consultation et teacuteleacutechargement
Deacutepocirct en masse format mixte XMLPDF
Tableaux de bord
Qualification des flux
Deacutepocirct de flux
Analyse de flux
Reacutecupeacuteration dun flux type
Reacutecupeacuteration dun flux cycle de vie
Creacuteation dune fiche de raccordement EDI
Suivi des flux
Qualification des API
Gestion des bons de commandes
(pour les services de lrsquoEtat)
Recherche
Consultation et teacuteleacutechargement
Tableau de bord
Notification
Notification
Workflow de validation
Gestion piegraveces jointes
Recyclage
Certificat de deacutepocirct
Liste des factures agrave traiter
Preacutesentation de la solution Les principales fonctionnaliteacutes de la solution mutualiseacutee
Liste des eacutevegravenements intervenus sur le bon de commande
50
Gestion des utilisateurs et fournisseurs Assistance fournisseurs
Recherche
Saisie sollicitation
Suivi sollicitation
Modification clocircture sollicitation
Synthegravese requecircte
Consultation et teacuteleacutechargement
Recherche
Gestion compte utilisateur
Authentification compte utilisateur
Gestion de la base de connaissance
Tableau de bord
Gestion fiche entiteacute
Gestion Mandat Facturation
Gestion du support
Prise en charge une sollicitation
Liste des eacutevegravenements
Gestion piegraveces jointes
Notification
Consultation et teacuteleacutechargement
Notification
Assistance documentaire
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution Les principales fonctionnaliteacutes de la solution mutualiseacutee
Creacuteation compte utilisateur
Creacuteation fiche entiteacute
51
Statut Fait geacuteneacuterateur COLL EPN ETAT
Deacuteposeacutee
La facture a eacuteteacute deacuteposeacutee par le fournisseur (en mode EDI ou en
mode Portail) les diffeacuterents controcircles ont eacuteteacute reacutealiseacutes et la
facture a pu ecirctre inteacutegreacutee au laquo reacutefeacuterentiel factures raquo
En cours
drsquoacheminement
La facture a eacuteteacute envoyeacutee par la solution mutualiseacutee au
destinataire
Mise agrave disposition du
destinataire
Mode EDI reacuteception du flux drsquoacquittement du SI destinataire
Mode Portail Le destinataire est notifieacute par courriel de la
mise agrave disposition de la facture sur lrsquoespace factures
Rejeteacutee La facture est rejeteacutee par le service destinataire (ex erreur de
destinataire donneacutees de facturation erroneacutees etc)
Suspendue Le traitement de la facture peut ecirctre suspendu lorsqursquo une ou
plusieurs piegraveces justificatives sont manquantes Facultatif
Mise agrave disposition du
comptable
Le mandat demande de paiement a eacuteteacute inteacutegreacute par SI du
comptable Facultatif
Comptabiliseacutee Le mandat demande de paiement a eacuteteacute valideacute par le payeur et
comptabiliseacute Facultatif
Mise en paiement Le flux de virement a eacuteteacute envoyeacute agrave la Banque de France
Facultatif
Hors mode
EDI
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution Les statuts meacutetiers remonteacutes aux fournisseurs
Non disponible disponible et obligatoire
52
Deux circuits sont possibles au regard de la reacuteglementation Un 1er circuit preacutevoit une facturation globale par le mandataire (facturation inteacutegrant de multiples beacuteneacuteficiaires de paiement)
Edition drsquoune
demande de
paiement
globale
Transmission
Deacutepocirct de la
demande de
paiement globale
Traitement de la
demande de
paiement
globale
Mise en paiement
de la demande de
paiement globale
Mandataire Personne
publique
Personne
publique
Acheminement de la demande de paiement jusqursquoagrave son destinataire
Mandataire
Paiement de chaque cotraitant figurant dans la demande de paiement globale
Mandataire eacutedition drsquoune demande de paiement globale preacutecisant la part de prestations agrave reacutegler directement aupregraves de chaque cotraitant sur laquelle le mode de facturation est preacuteciseacute (laquo demande de paiement globale raquo)
Cotraitant aucune action agrave reacutealiser dans la solution mutualiseacutee
Actions des fournisseurs
Reacuteception de la demande de paiement en mode EDI si le SI du destinataire est raccordeacute ou en mode Portail dans lrsquoEspace Factures
Les informations fournit sur le mode de
facturation indique agrave lrsquoordonnateur qursquoune action speacutecifique est agrave reacutealiser sur la demande de paiement
Creacuteation drsquoautant de mandat que de beacuteneacuteficiaires de paiement en y joignant en piegravece-jointe la demande global eacutemise par le titulaire ainsi que les eacuteventuelles piegravece-jointes
Actions de lrsquoordonnateur 1 2
Remarque Seul lrsquoeacutemetteur de la demande de paiement a accegraves au suivi du cycle de vie Le cotraitant sollicite donc le
mandataire ou la personne publique directement pour obtenir de lrsquoinformation sur le paiement de ses demandes de paiement
Lrsquoordonnateur est informeacute via le flux pivot qursquoil srsquoagit drsquoune demande de paiement lieacutee agrave un acte de cotraitance
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution La co-traitance (12)
53
Le 2nd circuit possible en cas cotraitance preacutevoit une facturation par le cotraitant avec validation de la demande de paiement par le mandataire
Edition drsquoune
demande de
paiement
Transmission
Deacutepocirct de la
demande de
paiement
Validation de la
demande de
paiement
Traitement de la
demande de
paiement
Mise en
paiement de la
demande de
paiement
Cotraitant Cotraitant Mandataire Personne
publique
Personne
publique
Sollicitation du mandataire
Acheminement de la demande de paiement jusqursquoagrave son destinataire
Remarques Seul lrsquoeacutemetteur de la demande de paiement a accegraves au suivi du cycle de vie Le mandataire nrsquoa donc pas accegraves
au suivi du traitement de la demande de paiement de ses cotraitants
Lrsquoordonnateur est informeacute via le flux pivot qursquoil srsquoagit drsquoune demande de paiement global de cotraitance
Cotraitant eacutedition et transmission drsquoune demande de paiement en mode EDI ou mode portail sur laquelle le mode de facturation est preacuteciseacute
Mandataire validation de la demande de paiement du titulaire en se connectant en mode portail
Actions des fournisseurs 1
Statut laquo en attente de validation raquo
Reacuteception de la demande de paiement du cotraitant valideacutee par le mandataire
Liquidation et mandatement (aucune action speacutecifique)
Actions de lrsquoordonnateur 2
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution La co-traitance (22)
54
Deacuteposant drsquoune piegravece
Deacutepocirct par le fournisseur drsquoun projet de deacutecompte et validation MOEMOA sur le portail
(En piegravece-jointe de lrsquoeacutetat drsquoacompte)
Deacutepocirct par le fournisseur drsquoun eacutetat drsquoacompte(sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOE hors CPP)
Deacutepocirct par le fournisseur drsquoun eacutetat drsquoacompte valideacute (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOA hors CPP)
NA (En piegravece-jointe de lrsquoeacutetat drsquoacompte)
Deacutepocirct par la MOE de lrsquoeacutetat drsquoacompte (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec le fournisseur dans CPP ou hors CPP)
Deacutepocirct par la MOE de lrsquoeacutetat drsquoacompte valideacute (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOE hors CPP)
NA (En piegravece-jointe de lrsquoeacutetat drsquoacompte valideacute)
(En piegravece-jointe de lrsquoeacutetat drsquoacompte valideacute)
Deacutepocirct par la MOA de lrsquoeacutetat drsquoacompte valideacute (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec le fournisseur et la MOE dans CPP ou hors CPP)
Projet de
deacutecompte mensuel
Etat
drsquoacompte
Deacutecompte
mensuel
Etat drsquoacompte
valideacute
Fournisseur
Maitrise drsquoouvrage
(mode service uniquement via
un portail amont)
Maitrise drsquoŒuvre
6 cas drsquoutilisation ont eacuteteacute deacutefinis pour permettre la prise en charge dans la solution CPP des piegraveces neacutecessaires agrave la facturation en cours de marcheacute
Produit par le fournisseur Produit par la MOE Produit par la MOE Produit par la MOA
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution Les marcheacutes de travaux La facturation en cours de marcheacute
55
Deacuteposant drsquoune piegravece
Deacutepocirct par le fournisseur drsquoun projet de deacutecompte et validation MOEMOA sur le portail
NA NA NA Deacutepocirct par le fournisseur du DGD (apregraves eacutechanges preacutealables avec la MOAMOE dans CPP ou hors CPP)
NA (En piegravece-jointe du projet de deacutecompte
geacuteneacuteral)
Deacutepocirct par la MOE du projet de deacutecompte geacuteneacuteral (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec le fournisseur dans CPP ou hors CPP)
Deacutepocirct par la MOE du deacutecompte geacuteneacuteral (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOA hors CPP)
NA
NA NA (En piegravece-jointe du deacutecompte geacuteneacuteral)
Deacutepocirct par la MOA du deacutecompte geacuteneacuteral (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOE dans CPP ou hors CPP)
NA
Fournisseur
Maitrise drsquoouvrage
(mode service uniquement via
un portail amont)
Maitrise drsquoŒuvre
5 cas drsquoutilisation ont eacuteteacute deacutefinis pour permettre la prise en charge dans la solution CPP des piegraveces neacutecessaires agrave la facturation en fin de marcheacute
Projet de
deacutecompte final
Deacutecompte
final
Projet de
deacutecompte geacuteneacuteral
Deacutecompte
Geacuteneacuteral
Deacutecompte
Geacuteneacuteral et Deacutefinitif
Produit par le fournisseur Produit par la MOE Produit par la MOA Produit par la MOE Produit par le fournisseur
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution Les marcheacutes de travaux La facturation en fin de marcheacute
56
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017 Modaliteacutes de raccordement les protocoles utiliseacutes
Les protocoles retenus pour assurer les eacutechanges en mode flux sont
PeSIT HS E avec chiffrement TLS ndash Le chiffrement du flux sous TLS est initieacute via certificats Bi-cleacutes SSL conformes
RGS fournis par lrsquoAIFE issus drsquoune autoriteacute de certification les partenaires srsquoauthentifiant aujourdrsquohui mutuellement de maniegravere forte
SFTP ndash SSH seacutecurisant les eacutechanges avec chiffrement par bi-cleacutes conformes aux exigences
du cycle de vie des secrets (cleacutes DSA 2048 minimum PS 22 regravegles de creacuteation dureacutee de vie)
AS2 avec chiffrement TLS
Un seul protocole de raccordement est autoriseacute pour un flux donneacute
44
Le calendrier drsquoici janvier 2017 Des pilotes degraves mi 2016 les objectifs
La reacutealisation de pilotes preacutealablement agrave la geacuteneacuteralisation permet de tester la solution mutualiseacutee CPP2017 dans sa dimension technique comme dans celle de lorganisation et de ladheacutesion des utilisateurs
Lexpeacuterience des sites pilotes permet de preacuteparer le deacuteploiement de mieux en appreacutecier la charge et den identifier les difficulteacutes a priori
La phase pilote de mise en œuvre du service doit permettre de
3 Srsquoassurer que lrsquoensemble du processus est opeacuterant et maitriseacute par les acteurs
2 Seacutecuriser les modaliteacutes de deacuteploiement et drsquoassistance
1 Srsquoassurer de lrsquoadheacutesion et lrsquoappropriation des utilisateurs des structures priveacutees ou publiques agrave utiliser la solution mutualiseacutee CPP2017
Traiter les problegravemes
rencontreacutes et proposer des plans drsquoaction
4 Valider le bon fonctionnement de la solution en situation reacuteelle
45
En synthegravesehellip
Initialement mise en œuvre dans un cadre facultatif fondeacute sur le choix de lrsquoentreprise la deacutemateacuterialisation des factures srsquoinscrit deacutesormais dans une obligation progressive au sein du secteur public avec la mise agrave disposition drsquoune plateforme partageacutee comme cela eacuteteacute fait dans de nombreux pays europeacuteens
Elle constitue une opportuniteacute de modernisation des eacutechanges entre les fournisseurs et le secteur public et illustre une nouvelle deacutemarche de mutualisation de systegraveme drsquoinformation entre les acteurs du secteur public permettant drsquooptimiser les gains et faciliter la mise en œuvre
Les entiteacutes publiques et les grands fournisseurs sont concerneacutes par lrsquoobligation degraves 1er janvier 2017 avec la reacutealisation de laquo pilotes raquo degraves la mi-2016 Des pilotes seront reacutealiseacutes degraves mi-2016
La publication des speacutecifications externes permet aux fournisseurs drsquoanticiper la deacutemarche en deacutefinissant leur trajectoire et leurs modaliteacutes de mise en œuvre
Vous pouvez drsquoores et deacutejagrave vous inscrire sur Chorus Factures HTTPSCHORUS-FACTURESBUDGETGOUVFR
46
En savoir plus
Sur le site de lrsquoAIFE wwweconomiegouvfraifeagence-pour-linformatique-financiere-letat-0
Sur le site laquo collectiviteacutes locales raquo httpwwwcollectivites-localesgouvfr
aife_officiel
47
En synthegravese hellip
48
49
Gestion des factures
Saisie Creacuteation Modification Validation Suppression
Recherche
Suivi du cycle de vie
Deacutepocirct unitaire XMLPDF
Archivage
Liste fiscale
Consultation et teacuteleacutechargement
Deacutepocirct en masse format mixte XMLPDF
Tableaux de bord
Qualification des flux
Deacutepocirct de flux
Analyse de flux
Reacutecupeacuteration dun flux type
Reacutecupeacuteration dun flux cycle de vie
Creacuteation dune fiche de raccordement EDI
Suivi des flux
Qualification des API
Gestion des bons de commandes
(pour les services de lrsquoEtat)
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Notification
Notification
Workflow de validation
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Recyclage
Certificat de deacutepocirct
Liste des factures agrave traiter
Preacutesentation de la solution Les principales fonctionnaliteacutes de la solution mutualiseacutee
Liste des eacutevegravenements intervenus sur le bon de commande
50
Gestion des utilisateurs et fournisseurs Assistance fournisseurs
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Saisie sollicitation
Suivi sollicitation
Modification clocircture sollicitation
Synthegravese requecircte
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Gestion Mandat Facturation
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Prise en charge une sollicitation
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Assistance documentaire
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution Les principales fonctionnaliteacutes de la solution mutualiseacutee
Creacuteation compte utilisateur
Creacuteation fiche entiteacute
51
Statut Fait geacuteneacuterateur COLL EPN ETAT
Deacuteposeacutee
La facture a eacuteteacute deacuteposeacutee par le fournisseur (en mode EDI ou en
mode Portail) les diffeacuterents controcircles ont eacuteteacute reacutealiseacutes et la
facture a pu ecirctre inteacutegreacutee au laquo reacutefeacuterentiel factures raquo
En cours
drsquoacheminement
La facture a eacuteteacute envoyeacutee par la solution mutualiseacutee au
destinataire
Mise agrave disposition du
destinataire
Mode EDI reacuteception du flux drsquoacquittement du SI destinataire
Mode Portail Le destinataire est notifieacute par courriel de la
mise agrave disposition de la facture sur lrsquoespace factures
Rejeteacutee La facture est rejeteacutee par le service destinataire (ex erreur de
destinataire donneacutees de facturation erroneacutees etc)
Suspendue Le traitement de la facture peut ecirctre suspendu lorsqursquo une ou
plusieurs piegraveces justificatives sont manquantes Facultatif
Mise agrave disposition du
comptable
Le mandat demande de paiement a eacuteteacute inteacutegreacute par SI du
comptable Facultatif
Comptabiliseacutee Le mandat demande de paiement a eacuteteacute valideacute par le payeur et
comptabiliseacute Facultatif
Mise en paiement Le flux de virement a eacuteteacute envoyeacute agrave la Banque de France
Facultatif
Hors mode
EDI
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution Les statuts meacutetiers remonteacutes aux fournisseurs
Non disponible disponible et obligatoire
52
Deux circuits sont possibles au regard de la reacuteglementation Un 1er circuit preacutevoit une facturation globale par le mandataire (facturation inteacutegrant de multiples beacuteneacuteficiaires de paiement)
Edition drsquoune
demande de
paiement
globale
Transmission
Deacutepocirct de la
demande de
paiement globale
Traitement de la
demande de
paiement
globale
Mise en paiement
de la demande de
paiement globale
Mandataire Personne
publique
Personne
publique
Acheminement de la demande de paiement jusqursquoagrave son destinataire
Mandataire
Paiement de chaque cotraitant figurant dans la demande de paiement globale
Mandataire eacutedition drsquoune demande de paiement globale preacutecisant la part de prestations agrave reacutegler directement aupregraves de chaque cotraitant sur laquelle le mode de facturation est preacuteciseacute (laquo demande de paiement globale raquo)
Cotraitant aucune action agrave reacutealiser dans la solution mutualiseacutee
Actions des fournisseurs
Reacuteception de la demande de paiement en mode EDI si le SI du destinataire est raccordeacute ou en mode Portail dans lrsquoEspace Factures
Les informations fournit sur le mode de
facturation indique agrave lrsquoordonnateur qursquoune action speacutecifique est agrave reacutealiser sur la demande de paiement
Creacuteation drsquoautant de mandat que de beacuteneacuteficiaires de paiement en y joignant en piegravece-jointe la demande global eacutemise par le titulaire ainsi que les eacuteventuelles piegravece-jointes
Actions de lrsquoordonnateur 1 2
Remarque Seul lrsquoeacutemetteur de la demande de paiement a accegraves au suivi du cycle de vie Le cotraitant sollicite donc le
mandataire ou la personne publique directement pour obtenir de lrsquoinformation sur le paiement de ses demandes de paiement
Lrsquoordonnateur est informeacute via le flux pivot qursquoil srsquoagit drsquoune demande de paiement lieacutee agrave un acte de cotraitance
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution La co-traitance (12)
53
Le 2nd circuit possible en cas cotraitance preacutevoit une facturation par le cotraitant avec validation de la demande de paiement par le mandataire
Edition drsquoune
demande de
paiement
Transmission
Deacutepocirct de la
demande de
paiement
Validation de la
demande de
paiement
Traitement de la
demande de
paiement
Mise en
paiement de la
demande de
paiement
Cotraitant Cotraitant Mandataire Personne
publique
Personne
publique
Sollicitation du mandataire
Acheminement de la demande de paiement jusqursquoagrave son destinataire
Remarques Seul lrsquoeacutemetteur de la demande de paiement a accegraves au suivi du cycle de vie Le mandataire nrsquoa donc pas accegraves
au suivi du traitement de la demande de paiement de ses cotraitants
Lrsquoordonnateur est informeacute via le flux pivot qursquoil srsquoagit drsquoune demande de paiement global de cotraitance
Cotraitant eacutedition et transmission drsquoune demande de paiement en mode EDI ou mode portail sur laquelle le mode de facturation est preacuteciseacute
Mandataire validation de la demande de paiement du titulaire en se connectant en mode portail
Actions des fournisseurs 1
Statut laquo en attente de validation raquo
Reacuteception de la demande de paiement du cotraitant valideacutee par le mandataire
Liquidation et mandatement (aucune action speacutecifique)
Actions de lrsquoordonnateur 2
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution La co-traitance (22)
54
Deacuteposant drsquoune piegravece
Deacutepocirct par le fournisseur drsquoun projet de deacutecompte et validation MOEMOA sur le portail
(En piegravece-jointe de lrsquoeacutetat drsquoacompte)
Deacutepocirct par le fournisseur drsquoun eacutetat drsquoacompte(sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOE hors CPP)
Deacutepocirct par le fournisseur drsquoun eacutetat drsquoacompte valideacute (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOA hors CPP)
NA (En piegravece-jointe de lrsquoeacutetat drsquoacompte)
Deacutepocirct par la MOE de lrsquoeacutetat drsquoacompte (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec le fournisseur dans CPP ou hors CPP)
Deacutepocirct par la MOE de lrsquoeacutetat drsquoacompte valideacute (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOE hors CPP)
NA (En piegravece-jointe de lrsquoeacutetat drsquoacompte valideacute)
(En piegravece-jointe de lrsquoeacutetat drsquoacompte valideacute)
Deacutepocirct par la MOA de lrsquoeacutetat drsquoacompte valideacute (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec le fournisseur et la MOE dans CPP ou hors CPP)
Projet de
deacutecompte mensuel
Etat
drsquoacompte
Deacutecompte
mensuel
Etat drsquoacompte
valideacute
Fournisseur
Maitrise drsquoouvrage
(mode service uniquement via
un portail amont)
Maitrise drsquoŒuvre
6 cas drsquoutilisation ont eacuteteacute deacutefinis pour permettre la prise en charge dans la solution CPP des piegraveces neacutecessaires agrave la facturation en cours de marcheacute
Produit par le fournisseur Produit par la MOE Produit par la MOE Produit par la MOA
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution Les marcheacutes de travaux La facturation en cours de marcheacute
55
Deacuteposant drsquoune piegravece
Deacutepocirct par le fournisseur drsquoun projet de deacutecompte et validation MOEMOA sur le portail
NA NA NA Deacutepocirct par le fournisseur du DGD (apregraves eacutechanges preacutealables avec la MOAMOE dans CPP ou hors CPP)
NA (En piegravece-jointe du projet de deacutecompte
geacuteneacuteral)
Deacutepocirct par la MOE du projet de deacutecompte geacuteneacuteral (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec le fournisseur dans CPP ou hors CPP)
Deacutepocirct par la MOE du deacutecompte geacuteneacuteral (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOA hors CPP)
NA
NA NA (En piegravece-jointe du deacutecompte geacuteneacuteral)
Deacutepocirct par la MOA du deacutecompte geacuteneacuteral (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOE dans CPP ou hors CPP)
NA
Fournisseur
Maitrise drsquoouvrage
(mode service uniquement via
un portail amont)
Maitrise drsquoŒuvre
5 cas drsquoutilisation ont eacuteteacute deacutefinis pour permettre la prise en charge dans la solution CPP des piegraveces neacutecessaires agrave la facturation en fin de marcheacute
Projet de
deacutecompte final
Deacutecompte
final
Projet de
deacutecompte geacuteneacuteral
Deacutecompte
Geacuteneacuteral
Deacutecompte
Geacuteneacuteral et Deacutefinitif
Produit par le fournisseur Produit par la MOE Produit par la MOA Produit par la MOE Produit par le fournisseur
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution Les marcheacutes de travaux La facturation en fin de marcheacute
56
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017 Modaliteacutes de raccordement les protocoles utiliseacutes
Les protocoles retenus pour assurer les eacutechanges en mode flux sont
PeSIT HS E avec chiffrement TLS ndash Le chiffrement du flux sous TLS est initieacute via certificats Bi-cleacutes SSL conformes
RGS fournis par lrsquoAIFE issus drsquoune autoriteacute de certification les partenaires srsquoauthentifiant aujourdrsquohui mutuellement de maniegravere forte
SFTP ndash SSH seacutecurisant les eacutechanges avec chiffrement par bi-cleacutes conformes aux exigences
du cycle de vie des secrets (cleacutes DSA 2048 minimum PS 22 regravegles de creacuteation dureacutee de vie)
AS2 avec chiffrement TLS
Un seul protocole de raccordement est autoriseacute pour un flux donneacute
45
En synthegravesehellip
Initialement mise en œuvre dans un cadre facultatif fondeacute sur le choix de lrsquoentreprise la deacutemateacuterialisation des factures srsquoinscrit deacutesormais dans une obligation progressive au sein du secteur public avec la mise agrave disposition drsquoune plateforme partageacutee comme cela eacuteteacute fait dans de nombreux pays europeacuteens
Elle constitue une opportuniteacute de modernisation des eacutechanges entre les fournisseurs et le secteur public et illustre une nouvelle deacutemarche de mutualisation de systegraveme drsquoinformation entre les acteurs du secteur public permettant drsquooptimiser les gains et faciliter la mise en œuvre
Les entiteacutes publiques et les grands fournisseurs sont concerneacutes par lrsquoobligation degraves 1er janvier 2017 avec la reacutealisation de laquo pilotes raquo degraves la mi-2016 Des pilotes seront reacutealiseacutes degraves mi-2016
La publication des speacutecifications externes permet aux fournisseurs drsquoanticiper la deacutemarche en deacutefinissant leur trajectoire et leurs modaliteacutes de mise en œuvre
Vous pouvez drsquoores et deacutejagrave vous inscrire sur Chorus Factures HTTPSCHORUS-FACTURESBUDGETGOUVFR
46
En savoir plus
Sur le site de lrsquoAIFE wwweconomiegouvfraifeagence-pour-linformatique-financiere-letat-0
Sur le site laquo collectiviteacutes locales raquo httpwwwcollectivites-localesgouvfr
aife_officiel
47
En synthegravese hellip
48
49
Gestion des factures
Saisie Creacuteation Modification Validation Suppression
Recherche
Suivi du cycle de vie
Deacutepocirct unitaire XMLPDF
Archivage
Liste fiscale
Consultation et teacuteleacutechargement
Deacutepocirct en masse format mixte XMLPDF
Tableaux de bord
Qualification des flux
Deacutepocirct de flux
Analyse de flux
Reacutecupeacuteration dun flux type
Reacutecupeacuteration dun flux cycle de vie
Creacuteation dune fiche de raccordement EDI
Suivi des flux
Qualification des API
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(pour les services de lrsquoEtat)
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Certificat de deacutepocirct
Liste des factures agrave traiter
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Liste des eacutevegravenements intervenus sur le bon de commande
50
Gestion des utilisateurs et fournisseurs Assistance fournisseurs
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Suivi sollicitation
Modification clocircture sollicitation
Synthegravese requecircte
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Gestion compte utilisateur
Authentification compte utilisateur
Gestion de la base de connaissance
Tableau de bord
Gestion fiche entiteacute
Gestion Mandat Facturation
Gestion du support
Prise en charge une sollicitation
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Assistance documentaire
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution Les principales fonctionnaliteacutes de la solution mutualiseacutee
Creacuteation compte utilisateur
Creacuteation fiche entiteacute
51
Statut Fait geacuteneacuterateur COLL EPN ETAT
Deacuteposeacutee
La facture a eacuteteacute deacuteposeacutee par le fournisseur (en mode EDI ou en
mode Portail) les diffeacuterents controcircles ont eacuteteacute reacutealiseacutes et la
facture a pu ecirctre inteacutegreacutee au laquo reacutefeacuterentiel factures raquo
En cours
drsquoacheminement
La facture a eacuteteacute envoyeacutee par la solution mutualiseacutee au
destinataire
Mise agrave disposition du
destinataire
Mode EDI reacuteception du flux drsquoacquittement du SI destinataire
Mode Portail Le destinataire est notifieacute par courriel de la
mise agrave disposition de la facture sur lrsquoespace factures
Rejeteacutee La facture est rejeteacutee par le service destinataire (ex erreur de
destinataire donneacutees de facturation erroneacutees etc)
Suspendue Le traitement de la facture peut ecirctre suspendu lorsqursquo une ou
plusieurs piegraveces justificatives sont manquantes Facultatif
Mise agrave disposition du
comptable
Le mandat demande de paiement a eacuteteacute inteacutegreacute par SI du
comptable Facultatif
Comptabiliseacutee Le mandat demande de paiement a eacuteteacute valideacute par le payeur et
comptabiliseacute Facultatif
Mise en paiement Le flux de virement a eacuteteacute envoyeacute agrave la Banque de France
Facultatif
Hors mode
EDI
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution Les statuts meacutetiers remonteacutes aux fournisseurs
Non disponible disponible et obligatoire
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Deux circuits sont possibles au regard de la reacuteglementation Un 1er circuit preacutevoit une facturation globale par le mandataire (facturation inteacutegrant de multiples beacuteneacuteficiaires de paiement)
Edition drsquoune
demande de
paiement
globale
Transmission
Deacutepocirct de la
demande de
paiement globale
Traitement de la
demande de
paiement
globale
Mise en paiement
de la demande de
paiement globale
Mandataire Personne
publique
Personne
publique
Acheminement de la demande de paiement jusqursquoagrave son destinataire
Mandataire
Paiement de chaque cotraitant figurant dans la demande de paiement globale
Mandataire eacutedition drsquoune demande de paiement globale preacutecisant la part de prestations agrave reacutegler directement aupregraves de chaque cotraitant sur laquelle le mode de facturation est preacuteciseacute (laquo demande de paiement globale raquo)
Cotraitant aucune action agrave reacutealiser dans la solution mutualiseacutee
Actions des fournisseurs
Reacuteception de la demande de paiement en mode EDI si le SI du destinataire est raccordeacute ou en mode Portail dans lrsquoEspace Factures
Les informations fournit sur le mode de
facturation indique agrave lrsquoordonnateur qursquoune action speacutecifique est agrave reacutealiser sur la demande de paiement
Creacuteation drsquoautant de mandat que de beacuteneacuteficiaires de paiement en y joignant en piegravece-jointe la demande global eacutemise par le titulaire ainsi que les eacuteventuelles piegravece-jointes
Actions de lrsquoordonnateur 1 2
Remarque Seul lrsquoeacutemetteur de la demande de paiement a accegraves au suivi du cycle de vie Le cotraitant sollicite donc le
mandataire ou la personne publique directement pour obtenir de lrsquoinformation sur le paiement de ses demandes de paiement
Lrsquoordonnateur est informeacute via le flux pivot qursquoil srsquoagit drsquoune demande de paiement lieacutee agrave un acte de cotraitance
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution La co-traitance (12)
53
Le 2nd circuit possible en cas cotraitance preacutevoit une facturation par le cotraitant avec validation de la demande de paiement par le mandataire
Edition drsquoune
demande de
paiement
Transmission
Deacutepocirct de la
demande de
paiement
Validation de la
demande de
paiement
Traitement de la
demande de
paiement
Mise en
paiement de la
demande de
paiement
Cotraitant Cotraitant Mandataire Personne
publique
Personne
publique
Sollicitation du mandataire
Acheminement de la demande de paiement jusqursquoagrave son destinataire
Remarques Seul lrsquoeacutemetteur de la demande de paiement a accegraves au suivi du cycle de vie Le mandataire nrsquoa donc pas accegraves
au suivi du traitement de la demande de paiement de ses cotraitants
Lrsquoordonnateur est informeacute via le flux pivot qursquoil srsquoagit drsquoune demande de paiement global de cotraitance
Cotraitant eacutedition et transmission drsquoune demande de paiement en mode EDI ou mode portail sur laquelle le mode de facturation est preacuteciseacute
Mandataire validation de la demande de paiement du titulaire en se connectant en mode portail
Actions des fournisseurs 1
Statut laquo en attente de validation raquo
Reacuteception de la demande de paiement du cotraitant valideacutee par le mandataire
Liquidation et mandatement (aucune action speacutecifique)
Actions de lrsquoordonnateur 2
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution La co-traitance (22)
54
Deacuteposant drsquoune piegravece
Deacutepocirct par le fournisseur drsquoun projet de deacutecompte et validation MOEMOA sur le portail
(En piegravece-jointe de lrsquoeacutetat drsquoacompte)
Deacutepocirct par le fournisseur drsquoun eacutetat drsquoacompte(sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOE hors CPP)
Deacutepocirct par le fournisseur drsquoun eacutetat drsquoacompte valideacute (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOA hors CPP)
NA (En piegravece-jointe de lrsquoeacutetat drsquoacompte)
Deacutepocirct par la MOE de lrsquoeacutetat drsquoacompte (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec le fournisseur dans CPP ou hors CPP)
Deacutepocirct par la MOE de lrsquoeacutetat drsquoacompte valideacute (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOE hors CPP)
NA (En piegravece-jointe de lrsquoeacutetat drsquoacompte valideacute)
(En piegravece-jointe de lrsquoeacutetat drsquoacompte valideacute)
Deacutepocirct par la MOA de lrsquoeacutetat drsquoacompte valideacute (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec le fournisseur et la MOE dans CPP ou hors CPP)
Projet de
deacutecompte mensuel
Etat
drsquoacompte
Deacutecompte
mensuel
Etat drsquoacompte
valideacute
Fournisseur
Maitrise drsquoouvrage
(mode service uniquement via
un portail amont)
Maitrise drsquoŒuvre
6 cas drsquoutilisation ont eacuteteacute deacutefinis pour permettre la prise en charge dans la solution CPP des piegraveces neacutecessaires agrave la facturation en cours de marcheacute
Produit par le fournisseur Produit par la MOE Produit par la MOE Produit par la MOA
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution Les marcheacutes de travaux La facturation en cours de marcheacute
55
Deacuteposant drsquoune piegravece
Deacutepocirct par le fournisseur drsquoun projet de deacutecompte et validation MOEMOA sur le portail
NA NA NA Deacutepocirct par le fournisseur du DGD (apregraves eacutechanges preacutealables avec la MOAMOE dans CPP ou hors CPP)
NA (En piegravece-jointe du projet de deacutecompte
geacuteneacuteral)
Deacutepocirct par la MOE du projet de deacutecompte geacuteneacuteral (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec le fournisseur dans CPP ou hors CPP)
Deacutepocirct par la MOE du deacutecompte geacuteneacuteral (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOA hors CPP)
NA
NA NA (En piegravece-jointe du deacutecompte geacuteneacuteral)
Deacutepocirct par la MOA du deacutecompte geacuteneacuteral (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOE dans CPP ou hors CPP)
NA
Fournisseur
Maitrise drsquoouvrage
(mode service uniquement via
un portail amont)
Maitrise drsquoŒuvre
5 cas drsquoutilisation ont eacuteteacute deacutefinis pour permettre la prise en charge dans la solution CPP des piegraveces neacutecessaires agrave la facturation en fin de marcheacute
Projet de
deacutecompte final
Deacutecompte
final
Projet de
deacutecompte geacuteneacuteral
Deacutecompte
Geacuteneacuteral
Deacutecompte
Geacuteneacuteral et Deacutefinitif
Produit par le fournisseur Produit par la MOE Produit par la MOA Produit par la MOE Produit par le fournisseur
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution Les marcheacutes de travaux La facturation en fin de marcheacute
56
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017 Modaliteacutes de raccordement les protocoles utiliseacutes
Les protocoles retenus pour assurer les eacutechanges en mode flux sont
PeSIT HS E avec chiffrement TLS ndash Le chiffrement du flux sous TLS est initieacute via certificats Bi-cleacutes SSL conformes
RGS fournis par lrsquoAIFE issus drsquoune autoriteacute de certification les partenaires srsquoauthentifiant aujourdrsquohui mutuellement de maniegravere forte
SFTP ndash SSH seacutecurisant les eacutechanges avec chiffrement par bi-cleacutes conformes aux exigences
du cycle de vie des secrets (cleacutes DSA 2048 minimum PS 22 regravegles de creacuteation dureacutee de vie)
AS2 avec chiffrement TLS
Un seul protocole de raccordement est autoriseacute pour un flux donneacute
46
En savoir plus
Sur le site de lrsquoAIFE wwweconomiegouvfraifeagence-pour-linformatique-financiere-letat-0
Sur le site laquo collectiviteacutes locales raquo httpwwwcollectivites-localesgouvfr
aife_officiel
47
En synthegravese hellip
48
49
Gestion des factures
Saisie Creacuteation Modification Validation Suppression
Recherche
Suivi du cycle de vie
Deacutepocirct unitaire XMLPDF
Archivage
Liste fiscale
Consultation et teacuteleacutechargement
Deacutepocirct en masse format mixte XMLPDF
Tableaux de bord
Qualification des flux
Deacutepocirct de flux
Analyse de flux
Reacutecupeacuteration dun flux type
Reacutecupeacuteration dun flux cycle de vie
Creacuteation dune fiche de raccordement EDI
Suivi des flux
Qualification des API
Gestion des bons de commandes
(pour les services de lrsquoEtat)
Recherche
Consultation et teacuteleacutechargement
Tableau de bord
Notification
Notification
Workflow de validation
Gestion piegraveces jointes
Recyclage
Certificat de deacutepocirct
Liste des factures agrave traiter
Preacutesentation de la solution Les principales fonctionnaliteacutes de la solution mutualiseacutee
Liste des eacutevegravenements intervenus sur le bon de commande
50
Gestion des utilisateurs et fournisseurs Assistance fournisseurs
Recherche
Saisie sollicitation
Suivi sollicitation
Modification clocircture sollicitation
Synthegravese requecircte
Consultation et teacuteleacutechargement
Recherche
Gestion compte utilisateur
Authentification compte utilisateur
Gestion de la base de connaissance
Tableau de bord
Gestion fiche entiteacute
Gestion Mandat Facturation
Gestion du support
Prise en charge une sollicitation
Liste des eacutevegravenements
Gestion piegraveces jointes
Notification
Consultation et teacuteleacutechargement
Notification
Assistance documentaire
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution Les principales fonctionnaliteacutes de la solution mutualiseacutee
Creacuteation compte utilisateur
Creacuteation fiche entiteacute
51
Statut Fait geacuteneacuterateur COLL EPN ETAT
Deacuteposeacutee
La facture a eacuteteacute deacuteposeacutee par le fournisseur (en mode EDI ou en
mode Portail) les diffeacuterents controcircles ont eacuteteacute reacutealiseacutes et la
facture a pu ecirctre inteacutegreacutee au laquo reacutefeacuterentiel factures raquo
En cours
drsquoacheminement
La facture a eacuteteacute envoyeacutee par la solution mutualiseacutee au
destinataire
Mise agrave disposition du
destinataire
Mode EDI reacuteception du flux drsquoacquittement du SI destinataire
Mode Portail Le destinataire est notifieacute par courriel de la
mise agrave disposition de la facture sur lrsquoespace factures
Rejeteacutee La facture est rejeteacutee par le service destinataire (ex erreur de
destinataire donneacutees de facturation erroneacutees etc)
Suspendue Le traitement de la facture peut ecirctre suspendu lorsqursquo une ou
plusieurs piegraveces justificatives sont manquantes Facultatif
Mise agrave disposition du
comptable
Le mandat demande de paiement a eacuteteacute inteacutegreacute par SI du
comptable Facultatif
Comptabiliseacutee Le mandat demande de paiement a eacuteteacute valideacute par le payeur et
comptabiliseacute Facultatif
Mise en paiement Le flux de virement a eacuteteacute envoyeacute agrave la Banque de France
Facultatif
Hors mode
EDI
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution Les statuts meacutetiers remonteacutes aux fournisseurs
Non disponible disponible et obligatoire
52
Deux circuits sont possibles au regard de la reacuteglementation Un 1er circuit preacutevoit une facturation globale par le mandataire (facturation inteacutegrant de multiples beacuteneacuteficiaires de paiement)
Edition drsquoune
demande de
paiement
globale
Transmission
Deacutepocirct de la
demande de
paiement globale
Traitement de la
demande de
paiement
globale
Mise en paiement
de la demande de
paiement globale
Mandataire Personne
publique
Personne
publique
Acheminement de la demande de paiement jusqursquoagrave son destinataire
Mandataire
Paiement de chaque cotraitant figurant dans la demande de paiement globale
Mandataire eacutedition drsquoune demande de paiement globale preacutecisant la part de prestations agrave reacutegler directement aupregraves de chaque cotraitant sur laquelle le mode de facturation est preacuteciseacute (laquo demande de paiement globale raquo)
Cotraitant aucune action agrave reacutealiser dans la solution mutualiseacutee
Actions des fournisseurs
Reacuteception de la demande de paiement en mode EDI si le SI du destinataire est raccordeacute ou en mode Portail dans lrsquoEspace Factures
Les informations fournit sur le mode de
facturation indique agrave lrsquoordonnateur qursquoune action speacutecifique est agrave reacutealiser sur la demande de paiement
Creacuteation drsquoautant de mandat que de beacuteneacuteficiaires de paiement en y joignant en piegravece-jointe la demande global eacutemise par le titulaire ainsi que les eacuteventuelles piegravece-jointes
Actions de lrsquoordonnateur 1 2
Remarque Seul lrsquoeacutemetteur de la demande de paiement a accegraves au suivi du cycle de vie Le cotraitant sollicite donc le
mandataire ou la personne publique directement pour obtenir de lrsquoinformation sur le paiement de ses demandes de paiement
Lrsquoordonnateur est informeacute via le flux pivot qursquoil srsquoagit drsquoune demande de paiement lieacutee agrave un acte de cotraitance
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution La co-traitance (12)
53
Le 2nd circuit possible en cas cotraitance preacutevoit une facturation par le cotraitant avec validation de la demande de paiement par le mandataire
Edition drsquoune
demande de
paiement
Transmission
Deacutepocirct de la
demande de
paiement
Validation de la
demande de
paiement
Traitement de la
demande de
paiement
Mise en
paiement de la
demande de
paiement
Cotraitant Cotraitant Mandataire Personne
publique
Personne
publique
Sollicitation du mandataire
Acheminement de la demande de paiement jusqursquoagrave son destinataire
Remarques Seul lrsquoeacutemetteur de la demande de paiement a accegraves au suivi du cycle de vie Le mandataire nrsquoa donc pas accegraves
au suivi du traitement de la demande de paiement de ses cotraitants
Lrsquoordonnateur est informeacute via le flux pivot qursquoil srsquoagit drsquoune demande de paiement global de cotraitance
Cotraitant eacutedition et transmission drsquoune demande de paiement en mode EDI ou mode portail sur laquelle le mode de facturation est preacuteciseacute
Mandataire validation de la demande de paiement du titulaire en se connectant en mode portail
Actions des fournisseurs 1
Statut laquo en attente de validation raquo
Reacuteception de la demande de paiement du cotraitant valideacutee par le mandataire
Liquidation et mandatement (aucune action speacutecifique)
Actions de lrsquoordonnateur 2
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution La co-traitance (22)
54
Deacuteposant drsquoune piegravece
Deacutepocirct par le fournisseur drsquoun projet de deacutecompte et validation MOEMOA sur le portail
(En piegravece-jointe de lrsquoeacutetat drsquoacompte)
Deacutepocirct par le fournisseur drsquoun eacutetat drsquoacompte(sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOE hors CPP)
Deacutepocirct par le fournisseur drsquoun eacutetat drsquoacompte valideacute (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOA hors CPP)
NA (En piegravece-jointe de lrsquoeacutetat drsquoacompte)
Deacutepocirct par la MOE de lrsquoeacutetat drsquoacompte (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec le fournisseur dans CPP ou hors CPP)
Deacutepocirct par la MOE de lrsquoeacutetat drsquoacompte valideacute (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOE hors CPP)
NA (En piegravece-jointe de lrsquoeacutetat drsquoacompte valideacute)
(En piegravece-jointe de lrsquoeacutetat drsquoacompte valideacute)
Deacutepocirct par la MOA de lrsquoeacutetat drsquoacompte valideacute (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec le fournisseur et la MOE dans CPP ou hors CPP)
Projet de
deacutecompte mensuel
Etat
drsquoacompte
Deacutecompte
mensuel
Etat drsquoacompte
valideacute
Fournisseur
Maitrise drsquoouvrage
(mode service uniquement via
un portail amont)
Maitrise drsquoŒuvre
6 cas drsquoutilisation ont eacuteteacute deacutefinis pour permettre la prise en charge dans la solution CPP des piegraveces neacutecessaires agrave la facturation en cours de marcheacute
Produit par le fournisseur Produit par la MOE Produit par la MOE Produit par la MOA
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution Les marcheacutes de travaux La facturation en cours de marcheacute
55
Deacuteposant drsquoune piegravece
Deacutepocirct par le fournisseur drsquoun projet de deacutecompte et validation MOEMOA sur le portail
NA NA NA Deacutepocirct par le fournisseur du DGD (apregraves eacutechanges preacutealables avec la MOAMOE dans CPP ou hors CPP)
NA (En piegravece-jointe du projet de deacutecompte
geacuteneacuteral)
Deacutepocirct par la MOE du projet de deacutecompte geacuteneacuteral (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec le fournisseur dans CPP ou hors CPP)
Deacutepocirct par la MOE du deacutecompte geacuteneacuteral (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOA hors CPP)
NA
NA NA (En piegravece-jointe du deacutecompte geacuteneacuteral)
Deacutepocirct par la MOA du deacutecompte geacuteneacuteral (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOE dans CPP ou hors CPP)
NA
Fournisseur
Maitrise drsquoouvrage
(mode service uniquement via
un portail amont)
Maitrise drsquoŒuvre
5 cas drsquoutilisation ont eacuteteacute deacutefinis pour permettre la prise en charge dans la solution CPP des piegraveces neacutecessaires agrave la facturation en fin de marcheacute
Projet de
deacutecompte final
Deacutecompte
final
Projet de
deacutecompte geacuteneacuteral
Deacutecompte
Geacuteneacuteral
Deacutecompte
Geacuteneacuteral et Deacutefinitif
Produit par le fournisseur Produit par la MOE Produit par la MOA Produit par la MOE Produit par le fournisseur
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution Les marcheacutes de travaux La facturation en fin de marcheacute
56
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017 Modaliteacutes de raccordement les protocoles utiliseacutes
Les protocoles retenus pour assurer les eacutechanges en mode flux sont
PeSIT HS E avec chiffrement TLS ndash Le chiffrement du flux sous TLS est initieacute via certificats Bi-cleacutes SSL conformes
RGS fournis par lrsquoAIFE issus drsquoune autoriteacute de certification les partenaires srsquoauthentifiant aujourdrsquohui mutuellement de maniegravere forte
SFTP ndash SSH seacutecurisant les eacutechanges avec chiffrement par bi-cleacutes conformes aux exigences
du cycle de vie des secrets (cleacutes DSA 2048 minimum PS 22 regravegles de creacuteation dureacutee de vie)
AS2 avec chiffrement TLS
Un seul protocole de raccordement est autoriseacute pour un flux donneacute
47
En synthegravese hellip
48
49
Gestion des factures
Saisie Creacuteation Modification Validation Suppression
Recherche
Suivi du cycle de vie
Deacutepocirct unitaire XMLPDF
Archivage
Liste fiscale
Consultation et teacuteleacutechargement
Deacutepocirct en masse format mixte XMLPDF
Tableaux de bord
Qualification des flux
Deacutepocirct de flux
Analyse de flux
Reacutecupeacuteration dun flux type
Reacutecupeacuteration dun flux cycle de vie
Creacuteation dune fiche de raccordement EDI
Suivi des flux
Qualification des API
Gestion des bons de commandes
(pour les services de lrsquoEtat)
Recherche
Consultation et teacuteleacutechargement
Tableau de bord
Notification
Notification
Workflow de validation
Gestion piegraveces jointes
Recyclage
Certificat de deacutepocirct
Liste des factures agrave traiter
Preacutesentation de la solution Les principales fonctionnaliteacutes de la solution mutualiseacutee
Liste des eacutevegravenements intervenus sur le bon de commande
50
Gestion des utilisateurs et fournisseurs Assistance fournisseurs
Recherche
Saisie sollicitation
Suivi sollicitation
Modification clocircture sollicitation
Synthegravese requecircte
Consultation et teacuteleacutechargement
Recherche
Gestion compte utilisateur
Authentification compte utilisateur
Gestion de la base de connaissance
Tableau de bord
Gestion fiche entiteacute
Gestion Mandat Facturation
Gestion du support
Prise en charge une sollicitation
Liste des eacutevegravenements
Gestion piegraveces jointes
Notification
Consultation et teacuteleacutechargement
Notification
Assistance documentaire
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution Les principales fonctionnaliteacutes de la solution mutualiseacutee
Creacuteation compte utilisateur
Creacuteation fiche entiteacute
51
Statut Fait geacuteneacuterateur COLL EPN ETAT
Deacuteposeacutee
La facture a eacuteteacute deacuteposeacutee par le fournisseur (en mode EDI ou en
mode Portail) les diffeacuterents controcircles ont eacuteteacute reacutealiseacutes et la
facture a pu ecirctre inteacutegreacutee au laquo reacutefeacuterentiel factures raquo
En cours
drsquoacheminement
La facture a eacuteteacute envoyeacutee par la solution mutualiseacutee au
destinataire
Mise agrave disposition du
destinataire
Mode EDI reacuteception du flux drsquoacquittement du SI destinataire
Mode Portail Le destinataire est notifieacute par courriel de la
mise agrave disposition de la facture sur lrsquoespace factures
Rejeteacutee La facture est rejeteacutee par le service destinataire (ex erreur de
destinataire donneacutees de facturation erroneacutees etc)
Suspendue Le traitement de la facture peut ecirctre suspendu lorsqursquo une ou
plusieurs piegraveces justificatives sont manquantes Facultatif
Mise agrave disposition du
comptable
Le mandat demande de paiement a eacuteteacute inteacutegreacute par SI du
comptable Facultatif
Comptabiliseacutee Le mandat demande de paiement a eacuteteacute valideacute par le payeur et
comptabiliseacute Facultatif
Mise en paiement Le flux de virement a eacuteteacute envoyeacute agrave la Banque de France
Facultatif
Hors mode
EDI
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution Les statuts meacutetiers remonteacutes aux fournisseurs
Non disponible disponible et obligatoire
52
Deux circuits sont possibles au regard de la reacuteglementation Un 1er circuit preacutevoit une facturation globale par le mandataire (facturation inteacutegrant de multiples beacuteneacuteficiaires de paiement)
Edition drsquoune
demande de
paiement
globale
Transmission
Deacutepocirct de la
demande de
paiement globale
Traitement de la
demande de
paiement
globale
Mise en paiement
de la demande de
paiement globale
Mandataire Personne
publique
Personne
publique
Acheminement de la demande de paiement jusqursquoagrave son destinataire
Mandataire
Paiement de chaque cotraitant figurant dans la demande de paiement globale
Mandataire eacutedition drsquoune demande de paiement globale preacutecisant la part de prestations agrave reacutegler directement aupregraves de chaque cotraitant sur laquelle le mode de facturation est preacuteciseacute (laquo demande de paiement globale raquo)
Cotraitant aucune action agrave reacutealiser dans la solution mutualiseacutee
Actions des fournisseurs
Reacuteception de la demande de paiement en mode EDI si le SI du destinataire est raccordeacute ou en mode Portail dans lrsquoEspace Factures
Les informations fournit sur le mode de
facturation indique agrave lrsquoordonnateur qursquoune action speacutecifique est agrave reacutealiser sur la demande de paiement
Creacuteation drsquoautant de mandat que de beacuteneacuteficiaires de paiement en y joignant en piegravece-jointe la demande global eacutemise par le titulaire ainsi que les eacuteventuelles piegravece-jointes
Actions de lrsquoordonnateur 1 2
Remarque Seul lrsquoeacutemetteur de la demande de paiement a accegraves au suivi du cycle de vie Le cotraitant sollicite donc le
mandataire ou la personne publique directement pour obtenir de lrsquoinformation sur le paiement de ses demandes de paiement
Lrsquoordonnateur est informeacute via le flux pivot qursquoil srsquoagit drsquoune demande de paiement lieacutee agrave un acte de cotraitance
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution La co-traitance (12)
53
Le 2nd circuit possible en cas cotraitance preacutevoit une facturation par le cotraitant avec validation de la demande de paiement par le mandataire
Edition drsquoune
demande de
paiement
Transmission
Deacutepocirct de la
demande de
paiement
Validation de la
demande de
paiement
Traitement de la
demande de
paiement
Mise en
paiement de la
demande de
paiement
Cotraitant Cotraitant Mandataire Personne
publique
Personne
publique
Sollicitation du mandataire
Acheminement de la demande de paiement jusqursquoagrave son destinataire
Remarques Seul lrsquoeacutemetteur de la demande de paiement a accegraves au suivi du cycle de vie Le mandataire nrsquoa donc pas accegraves
au suivi du traitement de la demande de paiement de ses cotraitants
Lrsquoordonnateur est informeacute via le flux pivot qursquoil srsquoagit drsquoune demande de paiement global de cotraitance
Cotraitant eacutedition et transmission drsquoune demande de paiement en mode EDI ou mode portail sur laquelle le mode de facturation est preacuteciseacute
Mandataire validation de la demande de paiement du titulaire en se connectant en mode portail
Actions des fournisseurs 1
Statut laquo en attente de validation raquo
Reacuteception de la demande de paiement du cotraitant valideacutee par le mandataire
Liquidation et mandatement (aucune action speacutecifique)
Actions de lrsquoordonnateur 2
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution La co-traitance (22)
54
Deacuteposant drsquoune piegravece
Deacutepocirct par le fournisseur drsquoun projet de deacutecompte et validation MOEMOA sur le portail
(En piegravece-jointe de lrsquoeacutetat drsquoacompte)
Deacutepocirct par le fournisseur drsquoun eacutetat drsquoacompte(sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOE hors CPP)
Deacutepocirct par le fournisseur drsquoun eacutetat drsquoacompte valideacute (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOA hors CPP)
NA (En piegravece-jointe de lrsquoeacutetat drsquoacompte)
Deacutepocirct par la MOE de lrsquoeacutetat drsquoacompte (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec le fournisseur dans CPP ou hors CPP)
Deacutepocirct par la MOE de lrsquoeacutetat drsquoacompte valideacute (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOE hors CPP)
NA (En piegravece-jointe de lrsquoeacutetat drsquoacompte valideacute)
(En piegravece-jointe de lrsquoeacutetat drsquoacompte valideacute)
Deacutepocirct par la MOA de lrsquoeacutetat drsquoacompte valideacute (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec le fournisseur et la MOE dans CPP ou hors CPP)
Projet de
deacutecompte mensuel
Etat
drsquoacompte
Deacutecompte
mensuel
Etat drsquoacompte
valideacute
Fournisseur
Maitrise drsquoouvrage
(mode service uniquement via
un portail amont)
Maitrise drsquoŒuvre
6 cas drsquoutilisation ont eacuteteacute deacutefinis pour permettre la prise en charge dans la solution CPP des piegraveces neacutecessaires agrave la facturation en cours de marcheacute
Produit par le fournisseur Produit par la MOE Produit par la MOE Produit par la MOA
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution Les marcheacutes de travaux La facturation en cours de marcheacute
55
Deacuteposant drsquoune piegravece
Deacutepocirct par le fournisseur drsquoun projet de deacutecompte et validation MOEMOA sur le portail
NA NA NA Deacutepocirct par le fournisseur du DGD (apregraves eacutechanges preacutealables avec la MOAMOE dans CPP ou hors CPP)
NA (En piegravece-jointe du projet de deacutecompte
geacuteneacuteral)
Deacutepocirct par la MOE du projet de deacutecompte geacuteneacuteral (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec le fournisseur dans CPP ou hors CPP)
Deacutepocirct par la MOE du deacutecompte geacuteneacuteral (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOA hors CPP)
NA
NA NA (En piegravece-jointe du deacutecompte geacuteneacuteral)
Deacutepocirct par la MOA du deacutecompte geacuteneacuteral (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOE dans CPP ou hors CPP)
NA
Fournisseur
Maitrise drsquoouvrage
(mode service uniquement via
un portail amont)
Maitrise drsquoŒuvre
5 cas drsquoutilisation ont eacuteteacute deacutefinis pour permettre la prise en charge dans la solution CPP des piegraveces neacutecessaires agrave la facturation en fin de marcheacute
Projet de
deacutecompte final
Deacutecompte
final
Projet de
deacutecompte geacuteneacuteral
Deacutecompte
Geacuteneacuteral
Deacutecompte
Geacuteneacuteral et Deacutefinitif
Produit par le fournisseur Produit par la MOE Produit par la MOA Produit par la MOE Produit par le fournisseur
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution Les marcheacutes de travaux La facturation en fin de marcheacute
56
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017 Modaliteacutes de raccordement les protocoles utiliseacutes
Les protocoles retenus pour assurer les eacutechanges en mode flux sont
PeSIT HS E avec chiffrement TLS ndash Le chiffrement du flux sous TLS est initieacute via certificats Bi-cleacutes SSL conformes
RGS fournis par lrsquoAIFE issus drsquoune autoriteacute de certification les partenaires srsquoauthentifiant aujourdrsquohui mutuellement de maniegravere forte
SFTP ndash SSH seacutecurisant les eacutechanges avec chiffrement par bi-cleacutes conformes aux exigences
du cycle de vie des secrets (cleacutes DSA 2048 minimum PS 22 regravegles de creacuteation dureacutee de vie)
AS2 avec chiffrement TLS
Un seul protocole de raccordement est autoriseacute pour un flux donneacute
48
49
Gestion des factures
Saisie Creacuteation Modification Validation Suppression
Recherche
Suivi du cycle de vie
Deacutepocirct unitaire XMLPDF
Archivage
Liste fiscale
Consultation et teacuteleacutechargement
Deacutepocirct en masse format mixte XMLPDF
Tableaux de bord
Qualification des flux
Deacutepocirct de flux
Analyse de flux
Reacutecupeacuteration dun flux type
Reacutecupeacuteration dun flux cycle de vie
Creacuteation dune fiche de raccordement EDI
Suivi des flux
Qualification des API
Gestion des bons de commandes
(pour les services de lrsquoEtat)
Recherche
Consultation et teacuteleacutechargement
Tableau de bord
Notification
Notification
Workflow de validation
Gestion piegraveces jointes
Recyclage
Certificat de deacutepocirct
Liste des factures agrave traiter
Preacutesentation de la solution Les principales fonctionnaliteacutes de la solution mutualiseacutee
Liste des eacutevegravenements intervenus sur le bon de commande
50
Gestion des utilisateurs et fournisseurs Assistance fournisseurs
Recherche
Saisie sollicitation
Suivi sollicitation
Modification clocircture sollicitation
Synthegravese requecircte
Consultation et teacuteleacutechargement
Recherche
Gestion compte utilisateur
Authentification compte utilisateur
Gestion de la base de connaissance
Tableau de bord
Gestion fiche entiteacute
Gestion Mandat Facturation
Gestion du support
Prise en charge une sollicitation
Liste des eacutevegravenements
Gestion piegraveces jointes
Notification
Consultation et teacuteleacutechargement
Notification
Assistance documentaire
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution Les principales fonctionnaliteacutes de la solution mutualiseacutee
Creacuteation compte utilisateur
Creacuteation fiche entiteacute
51
Statut Fait geacuteneacuterateur COLL EPN ETAT
Deacuteposeacutee
La facture a eacuteteacute deacuteposeacutee par le fournisseur (en mode EDI ou en
mode Portail) les diffeacuterents controcircles ont eacuteteacute reacutealiseacutes et la
facture a pu ecirctre inteacutegreacutee au laquo reacutefeacuterentiel factures raquo
En cours
drsquoacheminement
La facture a eacuteteacute envoyeacutee par la solution mutualiseacutee au
destinataire
Mise agrave disposition du
destinataire
Mode EDI reacuteception du flux drsquoacquittement du SI destinataire
Mode Portail Le destinataire est notifieacute par courriel de la
mise agrave disposition de la facture sur lrsquoespace factures
Rejeteacutee La facture est rejeteacutee par le service destinataire (ex erreur de
destinataire donneacutees de facturation erroneacutees etc)
Suspendue Le traitement de la facture peut ecirctre suspendu lorsqursquo une ou
plusieurs piegraveces justificatives sont manquantes Facultatif
Mise agrave disposition du
comptable
Le mandat demande de paiement a eacuteteacute inteacutegreacute par SI du
comptable Facultatif
Comptabiliseacutee Le mandat demande de paiement a eacuteteacute valideacute par le payeur et
comptabiliseacute Facultatif
Mise en paiement Le flux de virement a eacuteteacute envoyeacute agrave la Banque de France
Facultatif
Hors mode
EDI
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution Les statuts meacutetiers remonteacutes aux fournisseurs
Non disponible disponible et obligatoire
52
Deux circuits sont possibles au regard de la reacuteglementation Un 1er circuit preacutevoit une facturation globale par le mandataire (facturation inteacutegrant de multiples beacuteneacuteficiaires de paiement)
Edition drsquoune
demande de
paiement
globale
Transmission
Deacutepocirct de la
demande de
paiement globale
Traitement de la
demande de
paiement
globale
Mise en paiement
de la demande de
paiement globale
Mandataire Personne
publique
Personne
publique
Acheminement de la demande de paiement jusqursquoagrave son destinataire
Mandataire
Paiement de chaque cotraitant figurant dans la demande de paiement globale
Mandataire eacutedition drsquoune demande de paiement globale preacutecisant la part de prestations agrave reacutegler directement aupregraves de chaque cotraitant sur laquelle le mode de facturation est preacuteciseacute (laquo demande de paiement globale raquo)
Cotraitant aucune action agrave reacutealiser dans la solution mutualiseacutee
Actions des fournisseurs
Reacuteception de la demande de paiement en mode EDI si le SI du destinataire est raccordeacute ou en mode Portail dans lrsquoEspace Factures
Les informations fournit sur le mode de
facturation indique agrave lrsquoordonnateur qursquoune action speacutecifique est agrave reacutealiser sur la demande de paiement
Creacuteation drsquoautant de mandat que de beacuteneacuteficiaires de paiement en y joignant en piegravece-jointe la demande global eacutemise par le titulaire ainsi que les eacuteventuelles piegravece-jointes
Actions de lrsquoordonnateur 1 2
Remarque Seul lrsquoeacutemetteur de la demande de paiement a accegraves au suivi du cycle de vie Le cotraitant sollicite donc le
mandataire ou la personne publique directement pour obtenir de lrsquoinformation sur le paiement de ses demandes de paiement
Lrsquoordonnateur est informeacute via le flux pivot qursquoil srsquoagit drsquoune demande de paiement lieacutee agrave un acte de cotraitance
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution La co-traitance (12)
53
Le 2nd circuit possible en cas cotraitance preacutevoit une facturation par le cotraitant avec validation de la demande de paiement par le mandataire
Edition drsquoune
demande de
paiement
Transmission
Deacutepocirct de la
demande de
paiement
Validation de la
demande de
paiement
Traitement de la
demande de
paiement
Mise en
paiement de la
demande de
paiement
Cotraitant Cotraitant Mandataire Personne
publique
Personne
publique
Sollicitation du mandataire
Acheminement de la demande de paiement jusqursquoagrave son destinataire
Remarques Seul lrsquoeacutemetteur de la demande de paiement a accegraves au suivi du cycle de vie Le mandataire nrsquoa donc pas accegraves
au suivi du traitement de la demande de paiement de ses cotraitants
Lrsquoordonnateur est informeacute via le flux pivot qursquoil srsquoagit drsquoune demande de paiement global de cotraitance
Cotraitant eacutedition et transmission drsquoune demande de paiement en mode EDI ou mode portail sur laquelle le mode de facturation est preacuteciseacute
Mandataire validation de la demande de paiement du titulaire en se connectant en mode portail
Actions des fournisseurs 1
Statut laquo en attente de validation raquo
Reacuteception de la demande de paiement du cotraitant valideacutee par le mandataire
Liquidation et mandatement (aucune action speacutecifique)
Actions de lrsquoordonnateur 2
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution La co-traitance (22)
54
Deacuteposant drsquoune piegravece
Deacutepocirct par le fournisseur drsquoun projet de deacutecompte et validation MOEMOA sur le portail
(En piegravece-jointe de lrsquoeacutetat drsquoacompte)
Deacutepocirct par le fournisseur drsquoun eacutetat drsquoacompte(sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOE hors CPP)
Deacutepocirct par le fournisseur drsquoun eacutetat drsquoacompte valideacute (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOA hors CPP)
NA (En piegravece-jointe de lrsquoeacutetat drsquoacompte)
Deacutepocirct par la MOE de lrsquoeacutetat drsquoacompte (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec le fournisseur dans CPP ou hors CPP)
Deacutepocirct par la MOE de lrsquoeacutetat drsquoacompte valideacute (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOE hors CPP)
NA (En piegravece-jointe de lrsquoeacutetat drsquoacompte valideacute)
(En piegravece-jointe de lrsquoeacutetat drsquoacompte valideacute)
Deacutepocirct par la MOA de lrsquoeacutetat drsquoacompte valideacute (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec le fournisseur et la MOE dans CPP ou hors CPP)
Projet de
deacutecompte mensuel
Etat
drsquoacompte
Deacutecompte
mensuel
Etat drsquoacompte
valideacute
Fournisseur
Maitrise drsquoouvrage
(mode service uniquement via
un portail amont)
Maitrise drsquoŒuvre
6 cas drsquoutilisation ont eacuteteacute deacutefinis pour permettre la prise en charge dans la solution CPP des piegraveces neacutecessaires agrave la facturation en cours de marcheacute
Produit par le fournisseur Produit par la MOE Produit par la MOE Produit par la MOA
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution Les marcheacutes de travaux La facturation en cours de marcheacute
55
Deacuteposant drsquoune piegravece
Deacutepocirct par le fournisseur drsquoun projet de deacutecompte et validation MOEMOA sur le portail
NA NA NA Deacutepocirct par le fournisseur du DGD (apregraves eacutechanges preacutealables avec la MOAMOE dans CPP ou hors CPP)
NA (En piegravece-jointe du projet de deacutecompte
geacuteneacuteral)
Deacutepocirct par la MOE du projet de deacutecompte geacuteneacuteral (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec le fournisseur dans CPP ou hors CPP)
Deacutepocirct par la MOE du deacutecompte geacuteneacuteral (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOA hors CPP)
NA
NA NA (En piegravece-jointe du deacutecompte geacuteneacuteral)
Deacutepocirct par la MOA du deacutecompte geacuteneacuteral (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOE dans CPP ou hors CPP)
NA
Fournisseur
Maitrise drsquoouvrage
(mode service uniquement via
un portail amont)
Maitrise drsquoŒuvre
5 cas drsquoutilisation ont eacuteteacute deacutefinis pour permettre la prise en charge dans la solution CPP des piegraveces neacutecessaires agrave la facturation en fin de marcheacute
Projet de
deacutecompte final
Deacutecompte
final
Projet de
deacutecompte geacuteneacuteral
Deacutecompte
Geacuteneacuteral
Deacutecompte
Geacuteneacuteral et Deacutefinitif
Produit par le fournisseur Produit par la MOE Produit par la MOA Produit par la MOE Produit par le fournisseur
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution Les marcheacutes de travaux La facturation en fin de marcheacute
56
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017 Modaliteacutes de raccordement les protocoles utiliseacutes
Les protocoles retenus pour assurer les eacutechanges en mode flux sont
PeSIT HS E avec chiffrement TLS ndash Le chiffrement du flux sous TLS est initieacute via certificats Bi-cleacutes SSL conformes
RGS fournis par lrsquoAIFE issus drsquoune autoriteacute de certification les partenaires srsquoauthentifiant aujourdrsquohui mutuellement de maniegravere forte
SFTP ndash SSH seacutecurisant les eacutechanges avec chiffrement par bi-cleacutes conformes aux exigences
du cycle de vie des secrets (cleacutes DSA 2048 minimum PS 22 regravegles de creacuteation dureacutee de vie)
AS2 avec chiffrement TLS
Un seul protocole de raccordement est autoriseacute pour un flux donneacute
49
Gestion des factures
Saisie Creacuteation Modification Validation Suppression
Recherche
Suivi du cycle de vie
Deacutepocirct unitaire XMLPDF
Archivage
Liste fiscale
Consultation et teacuteleacutechargement
Deacutepocirct en masse format mixte XMLPDF
Tableaux de bord
Qualification des flux
Deacutepocirct de flux
Analyse de flux
Reacutecupeacuteration dun flux type
Reacutecupeacuteration dun flux cycle de vie
Creacuteation dune fiche de raccordement EDI
Suivi des flux
Qualification des API
Gestion des bons de commandes
(pour les services de lrsquoEtat)
Recherche
Consultation et teacuteleacutechargement
Tableau de bord
Notification
Notification
Workflow de validation
Gestion piegraveces jointes
Recyclage
Certificat de deacutepocirct
Liste des factures agrave traiter
Preacutesentation de la solution Les principales fonctionnaliteacutes de la solution mutualiseacutee
Liste des eacutevegravenements intervenus sur le bon de commande
50
Gestion des utilisateurs et fournisseurs Assistance fournisseurs
Recherche
Saisie sollicitation
Suivi sollicitation
Modification clocircture sollicitation
Synthegravese requecircte
Consultation et teacuteleacutechargement
Recherche
Gestion compte utilisateur
Authentification compte utilisateur
Gestion de la base de connaissance
Tableau de bord
Gestion fiche entiteacute
Gestion Mandat Facturation
Gestion du support
Prise en charge une sollicitation
Liste des eacutevegravenements
Gestion piegraveces jointes
Notification
Consultation et teacuteleacutechargement
Notification
Assistance documentaire
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution Les principales fonctionnaliteacutes de la solution mutualiseacutee
Creacuteation compte utilisateur
Creacuteation fiche entiteacute
51
Statut Fait geacuteneacuterateur COLL EPN ETAT
Deacuteposeacutee
La facture a eacuteteacute deacuteposeacutee par le fournisseur (en mode EDI ou en
mode Portail) les diffeacuterents controcircles ont eacuteteacute reacutealiseacutes et la
facture a pu ecirctre inteacutegreacutee au laquo reacutefeacuterentiel factures raquo
En cours
drsquoacheminement
La facture a eacuteteacute envoyeacutee par la solution mutualiseacutee au
destinataire
Mise agrave disposition du
destinataire
Mode EDI reacuteception du flux drsquoacquittement du SI destinataire
Mode Portail Le destinataire est notifieacute par courriel de la
mise agrave disposition de la facture sur lrsquoespace factures
Rejeteacutee La facture est rejeteacutee par le service destinataire (ex erreur de
destinataire donneacutees de facturation erroneacutees etc)
Suspendue Le traitement de la facture peut ecirctre suspendu lorsqursquo une ou
plusieurs piegraveces justificatives sont manquantes Facultatif
Mise agrave disposition du
comptable
Le mandat demande de paiement a eacuteteacute inteacutegreacute par SI du
comptable Facultatif
Comptabiliseacutee Le mandat demande de paiement a eacuteteacute valideacute par le payeur et
comptabiliseacute Facultatif
Mise en paiement Le flux de virement a eacuteteacute envoyeacute agrave la Banque de France
Facultatif
Hors mode
EDI
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution Les statuts meacutetiers remonteacutes aux fournisseurs
Non disponible disponible et obligatoire
52
Deux circuits sont possibles au regard de la reacuteglementation Un 1er circuit preacutevoit une facturation globale par le mandataire (facturation inteacutegrant de multiples beacuteneacuteficiaires de paiement)
Edition drsquoune
demande de
paiement
globale
Transmission
Deacutepocirct de la
demande de
paiement globale
Traitement de la
demande de
paiement
globale
Mise en paiement
de la demande de
paiement globale
Mandataire Personne
publique
Personne
publique
Acheminement de la demande de paiement jusqursquoagrave son destinataire
Mandataire
Paiement de chaque cotraitant figurant dans la demande de paiement globale
Mandataire eacutedition drsquoune demande de paiement globale preacutecisant la part de prestations agrave reacutegler directement aupregraves de chaque cotraitant sur laquelle le mode de facturation est preacuteciseacute (laquo demande de paiement globale raquo)
Cotraitant aucune action agrave reacutealiser dans la solution mutualiseacutee
Actions des fournisseurs
Reacuteception de la demande de paiement en mode EDI si le SI du destinataire est raccordeacute ou en mode Portail dans lrsquoEspace Factures
Les informations fournit sur le mode de
facturation indique agrave lrsquoordonnateur qursquoune action speacutecifique est agrave reacutealiser sur la demande de paiement
Creacuteation drsquoautant de mandat que de beacuteneacuteficiaires de paiement en y joignant en piegravece-jointe la demande global eacutemise par le titulaire ainsi que les eacuteventuelles piegravece-jointes
Actions de lrsquoordonnateur 1 2
Remarque Seul lrsquoeacutemetteur de la demande de paiement a accegraves au suivi du cycle de vie Le cotraitant sollicite donc le
mandataire ou la personne publique directement pour obtenir de lrsquoinformation sur le paiement de ses demandes de paiement
Lrsquoordonnateur est informeacute via le flux pivot qursquoil srsquoagit drsquoune demande de paiement lieacutee agrave un acte de cotraitance
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution La co-traitance (12)
53
Le 2nd circuit possible en cas cotraitance preacutevoit une facturation par le cotraitant avec validation de la demande de paiement par le mandataire
Edition drsquoune
demande de
paiement
Transmission
Deacutepocirct de la
demande de
paiement
Validation de la
demande de
paiement
Traitement de la
demande de
paiement
Mise en
paiement de la
demande de
paiement
Cotraitant Cotraitant Mandataire Personne
publique
Personne
publique
Sollicitation du mandataire
Acheminement de la demande de paiement jusqursquoagrave son destinataire
Remarques Seul lrsquoeacutemetteur de la demande de paiement a accegraves au suivi du cycle de vie Le mandataire nrsquoa donc pas accegraves
au suivi du traitement de la demande de paiement de ses cotraitants
Lrsquoordonnateur est informeacute via le flux pivot qursquoil srsquoagit drsquoune demande de paiement global de cotraitance
Cotraitant eacutedition et transmission drsquoune demande de paiement en mode EDI ou mode portail sur laquelle le mode de facturation est preacuteciseacute
Mandataire validation de la demande de paiement du titulaire en se connectant en mode portail
Actions des fournisseurs 1
Statut laquo en attente de validation raquo
Reacuteception de la demande de paiement du cotraitant valideacutee par le mandataire
Liquidation et mandatement (aucune action speacutecifique)
Actions de lrsquoordonnateur 2
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution La co-traitance (22)
54
Deacuteposant drsquoune piegravece
Deacutepocirct par le fournisseur drsquoun projet de deacutecompte et validation MOEMOA sur le portail
(En piegravece-jointe de lrsquoeacutetat drsquoacompte)
Deacutepocirct par le fournisseur drsquoun eacutetat drsquoacompte(sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOE hors CPP)
Deacutepocirct par le fournisseur drsquoun eacutetat drsquoacompte valideacute (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOA hors CPP)
NA (En piegravece-jointe de lrsquoeacutetat drsquoacompte)
Deacutepocirct par la MOE de lrsquoeacutetat drsquoacompte (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec le fournisseur dans CPP ou hors CPP)
Deacutepocirct par la MOE de lrsquoeacutetat drsquoacompte valideacute (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOE hors CPP)
NA (En piegravece-jointe de lrsquoeacutetat drsquoacompte valideacute)
(En piegravece-jointe de lrsquoeacutetat drsquoacompte valideacute)
Deacutepocirct par la MOA de lrsquoeacutetat drsquoacompte valideacute (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec le fournisseur et la MOE dans CPP ou hors CPP)
Projet de
deacutecompte mensuel
Etat
drsquoacompte
Deacutecompte
mensuel
Etat drsquoacompte
valideacute
Fournisseur
Maitrise drsquoouvrage
(mode service uniquement via
un portail amont)
Maitrise drsquoŒuvre
6 cas drsquoutilisation ont eacuteteacute deacutefinis pour permettre la prise en charge dans la solution CPP des piegraveces neacutecessaires agrave la facturation en cours de marcheacute
Produit par le fournisseur Produit par la MOE Produit par la MOE Produit par la MOA
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution Les marcheacutes de travaux La facturation en cours de marcheacute
55
Deacuteposant drsquoune piegravece
Deacutepocirct par le fournisseur drsquoun projet de deacutecompte et validation MOEMOA sur le portail
NA NA NA Deacutepocirct par le fournisseur du DGD (apregraves eacutechanges preacutealables avec la MOAMOE dans CPP ou hors CPP)
NA (En piegravece-jointe du projet de deacutecompte
geacuteneacuteral)
Deacutepocirct par la MOE du projet de deacutecompte geacuteneacuteral (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec le fournisseur dans CPP ou hors CPP)
Deacutepocirct par la MOE du deacutecompte geacuteneacuteral (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOA hors CPP)
NA
NA NA (En piegravece-jointe du deacutecompte geacuteneacuteral)
Deacutepocirct par la MOA du deacutecompte geacuteneacuteral (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOE dans CPP ou hors CPP)
NA
Fournisseur
Maitrise drsquoouvrage
(mode service uniquement via
un portail amont)
Maitrise drsquoŒuvre
5 cas drsquoutilisation ont eacuteteacute deacutefinis pour permettre la prise en charge dans la solution CPP des piegraveces neacutecessaires agrave la facturation en fin de marcheacute
Projet de
deacutecompte final
Deacutecompte
final
Projet de
deacutecompte geacuteneacuteral
Deacutecompte
Geacuteneacuteral
Deacutecompte
Geacuteneacuteral et Deacutefinitif
Produit par le fournisseur Produit par la MOE Produit par la MOA Produit par la MOE Produit par le fournisseur
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution Les marcheacutes de travaux La facturation en fin de marcheacute
56
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017 Modaliteacutes de raccordement les protocoles utiliseacutes
Les protocoles retenus pour assurer les eacutechanges en mode flux sont
PeSIT HS E avec chiffrement TLS ndash Le chiffrement du flux sous TLS est initieacute via certificats Bi-cleacutes SSL conformes
RGS fournis par lrsquoAIFE issus drsquoune autoriteacute de certification les partenaires srsquoauthentifiant aujourdrsquohui mutuellement de maniegravere forte
SFTP ndash SSH seacutecurisant les eacutechanges avec chiffrement par bi-cleacutes conformes aux exigences
du cycle de vie des secrets (cleacutes DSA 2048 minimum PS 22 regravegles de creacuteation dureacutee de vie)
AS2 avec chiffrement TLS
Un seul protocole de raccordement est autoriseacute pour un flux donneacute
50
Gestion des utilisateurs et fournisseurs Assistance fournisseurs
Recherche
Saisie sollicitation
Suivi sollicitation
Modification clocircture sollicitation
Synthegravese requecircte
Consultation et teacuteleacutechargement
Recherche
Gestion compte utilisateur
Authentification compte utilisateur
Gestion de la base de connaissance
Tableau de bord
Gestion fiche entiteacute
Gestion Mandat Facturation
Gestion du support
Prise en charge une sollicitation
Liste des eacutevegravenements
Gestion piegraveces jointes
Notification
Consultation et teacuteleacutechargement
Notification
Assistance documentaire
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution Les principales fonctionnaliteacutes de la solution mutualiseacutee
Creacuteation compte utilisateur
Creacuteation fiche entiteacute
51
Statut Fait geacuteneacuterateur COLL EPN ETAT
Deacuteposeacutee
La facture a eacuteteacute deacuteposeacutee par le fournisseur (en mode EDI ou en
mode Portail) les diffeacuterents controcircles ont eacuteteacute reacutealiseacutes et la
facture a pu ecirctre inteacutegreacutee au laquo reacutefeacuterentiel factures raquo
En cours
drsquoacheminement
La facture a eacuteteacute envoyeacutee par la solution mutualiseacutee au
destinataire
Mise agrave disposition du
destinataire
Mode EDI reacuteception du flux drsquoacquittement du SI destinataire
Mode Portail Le destinataire est notifieacute par courriel de la
mise agrave disposition de la facture sur lrsquoespace factures
Rejeteacutee La facture est rejeteacutee par le service destinataire (ex erreur de
destinataire donneacutees de facturation erroneacutees etc)
Suspendue Le traitement de la facture peut ecirctre suspendu lorsqursquo une ou
plusieurs piegraveces justificatives sont manquantes Facultatif
Mise agrave disposition du
comptable
Le mandat demande de paiement a eacuteteacute inteacutegreacute par SI du
comptable Facultatif
Comptabiliseacutee Le mandat demande de paiement a eacuteteacute valideacute par le payeur et
comptabiliseacute Facultatif
Mise en paiement Le flux de virement a eacuteteacute envoyeacute agrave la Banque de France
Facultatif
Hors mode
EDI
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution Les statuts meacutetiers remonteacutes aux fournisseurs
Non disponible disponible et obligatoire
52
Deux circuits sont possibles au regard de la reacuteglementation Un 1er circuit preacutevoit une facturation globale par le mandataire (facturation inteacutegrant de multiples beacuteneacuteficiaires de paiement)
Edition drsquoune
demande de
paiement
globale
Transmission
Deacutepocirct de la
demande de
paiement globale
Traitement de la
demande de
paiement
globale
Mise en paiement
de la demande de
paiement globale
Mandataire Personne
publique
Personne
publique
Acheminement de la demande de paiement jusqursquoagrave son destinataire
Mandataire
Paiement de chaque cotraitant figurant dans la demande de paiement globale
Mandataire eacutedition drsquoune demande de paiement globale preacutecisant la part de prestations agrave reacutegler directement aupregraves de chaque cotraitant sur laquelle le mode de facturation est preacuteciseacute (laquo demande de paiement globale raquo)
Cotraitant aucune action agrave reacutealiser dans la solution mutualiseacutee
Actions des fournisseurs
Reacuteception de la demande de paiement en mode EDI si le SI du destinataire est raccordeacute ou en mode Portail dans lrsquoEspace Factures
Les informations fournit sur le mode de
facturation indique agrave lrsquoordonnateur qursquoune action speacutecifique est agrave reacutealiser sur la demande de paiement
Creacuteation drsquoautant de mandat que de beacuteneacuteficiaires de paiement en y joignant en piegravece-jointe la demande global eacutemise par le titulaire ainsi que les eacuteventuelles piegravece-jointes
Actions de lrsquoordonnateur 1 2
Remarque Seul lrsquoeacutemetteur de la demande de paiement a accegraves au suivi du cycle de vie Le cotraitant sollicite donc le
mandataire ou la personne publique directement pour obtenir de lrsquoinformation sur le paiement de ses demandes de paiement
Lrsquoordonnateur est informeacute via le flux pivot qursquoil srsquoagit drsquoune demande de paiement lieacutee agrave un acte de cotraitance
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution La co-traitance (12)
53
Le 2nd circuit possible en cas cotraitance preacutevoit une facturation par le cotraitant avec validation de la demande de paiement par le mandataire
Edition drsquoune
demande de
paiement
Transmission
Deacutepocirct de la
demande de
paiement
Validation de la
demande de
paiement
Traitement de la
demande de
paiement
Mise en
paiement de la
demande de
paiement
Cotraitant Cotraitant Mandataire Personne
publique
Personne
publique
Sollicitation du mandataire
Acheminement de la demande de paiement jusqursquoagrave son destinataire
Remarques Seul lrsquoeacutemetteur de la demande de paiement a accegraves au suivi du cycle de vie Le mandataire nrsquoa donc pas accegraves
au suivi du traitement de la demande de paiement de ses cotraitants
Lrsquoordonnateur est informeacute via le flux pivot qursquoil srsquoagit drsquoune demande de paiement global de cotraitance
Cotraitant eacutedition et transmission drsquoune demande de paiement en mode EDI ou mode portail sur laquelle le mode de facturation est preacuteciseacute
Mandataire validation de la demande de paiement du titulaire en se connectant en mode portail
Actions des fournisseurs 1
Statut laquo en attente de validation raquo
Reacuteception de la demande de paiement du cotraitant valideacutee par le mandataire
Liquidation et mandatement (aucune action speacutecifique)
Actions de lrsquoordonnateur 2
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution La co-traitance (22)
54
Deacuteposant drsquoune piegravece
Deacutepocirct par le fournisseur drsquoun projet de deacutecompte et validation MOEMOA sur le portail
(En piegravece-jointe de lrsquoeacutetat drsquoacompte)
Deacutepocirct par le fournisseur drsquoun eacutetat drsquoacompte(sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOE hors CPP)
Deacutepocirct par le fournisseur drsquoun eacutetat drsquoacompte valideacute (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOA hors CPP)
NA (En piegravece-jointe de lrsquoeacutetat drsquoacompte)
Deacutepocirct par la MOE de lrsquoeacutetat drsquoacompte (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec le fournisseur dans CPP ou hors CPP)
Deacutepocirct par la MOE de lrsquoeacutetat drsquoacompte valideacute (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOE hors CPP)
NA (En piegravece-jointe de lrsquoeacutetat drsquoacompte valideacute)
(En piegravece-jointe de lrsquoeacutetat drsquoacompte valideacute)
Deacutepocirct par la MOA de lrsquoeacutetat drsquoacompte valideacute (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec le fournisseur et la MOE dans CPP ou hors CPP)
Projet de
deacutecompte mensuel
Etat
drsquoacompte
Deacutecompte
mensuel
Etat drsquoacompte
valideacute
Fournisseur
Maitrise drsquoouvrage
(mode service uniquement via
un portail amont)
Maitrise drsquoŒuvre
6 cas drsquoutilisation ont eacuteteacute deacutefinis pour permettre la prise en charge dans la solution CPP des piegraveces neacutecessaires agrave la facturation en cours de marcheacute
Produit par le fournisseur Produit par la MOE Produit par la MOE Produit par la MOA
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution Les marcheacutes de travaux La facturation en cours de marcheacute
55
Deacuteposant drsquoune piegravece
Deacutepocirct par le fournisseur drsquoun projet de deacutecompte et validation MOEMOA sur le portail
NA NA NA Deacutepocirct par le fournisseur du DGD (apregraves eacutechanges preacutealables avec la MOAMOE dans CPP ou hors CPP)
NA (En piegravece-jointe du projet de deacutecompte
geacuteneacuteral)
Deacutepocirct par la MOE du projet de deacutecompte geacuteneacuteral (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec le fournisseur dans CPP ou hors CPP)
Deacutepocirct par la MOE du deacutecompte geacuteneacuteral (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOA hors CPP)
NA
NA NA (En piegravece-jointe du deacutecompte geacuteneacuteral)
Deacutepocirct par la MOA du deacutecompte geacuteneacuteral (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOE dans CPP ou hors CPP)
NA
Fournisseur
Maitrise drsquoouvrage
(mode service uniquement via
un portail amont)
Maitrise drsquoŒuvre
5 cas drsquoutilisation ont eacuteteacute deacutefinis pour permettre la prise en charge dans la solution CPP des piegraveces neacutecessaires agrave la facturation en fin de marcheacute
Projet de
deacutecompte final
Deacutecompte
final
Projet de
deacutecompte geacuteneacuteral
Deacutecompte
Geacuteneacuteral
Deacutecompte
Geacuteneacuteral et Deacutefinitif
Produit par le fournisseur Produit par la MOE Produit par la MOA Produit par la MOE Produit par le fournisseur
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution Les marcheacutes de travaux La facturation en fin de marcheacute
56
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017 Modaliteacutes de raccordement les protocoles utiliseacutes
Les protocoles retenus pour assurer les eacutechanges en mode flux sont
PeSIT HS E avec chiffrement TLS ndash Le chiffrement du flux sous TLS est initieacute via certificats Bi-cleacutes SSL conformes
RGS fournis par lrsquoAIFE issus drsquoune autoriteacute de certification les partenaires srsquoauthentifiant aujourdrsquohui mutuellement de maniegravere forte
SFTP ndash SSH seacutecurisant les eacutechanges avec chiffrement par bi-cleacutes conformes aux exigences
du cycle de vie des secrets (cleacutes DSA 2048 minimum PS 22 regravegles de creacuteation dureacutee de vie)
AS2 avec chiffrement TLS
Un seul protocole de raccordement est autoriseacute pour un flux donneacute
51
Statut Fait geacuteneacuterateur COLL EPN ETAT
Deacuteposeacutee
La facture a eacuteteacute deacuteposeacutee par le fournisseur (en mode EDI ou en
mode Portail) les diffeacuterents controcircles ont eacuteteacute reacutealiseacutes et la
facture a pu ecirctre inteacutegreacutee au laquo reacutefeacuterentiel factures raquo
En cours
drsquoacheminement
La facture a eacuteteacute envoyeacutee par la solution mutualiseacutee au
destinataire
Mise agrave disposition du
destinataire
Mode EDI reacuteception du flux drsquoacquittement du SI destinataire
Mode Portail Le destinataire est notifieacute par courriel de la
mise agrave disposition de la facture sur lrsquoespace factures
Rejeteacutee La facture est rejeteacutee par le service destinataire (ex erreur de
destinataire donneacutees de facturation erroneacutees etc)
Suspendue Le traitement de la facture peut ecirctre suspendu lorsqursquo une ou
plusieurs piegraveces justificatives sont manquantes Facultatif
Mise agrave disposition du
comptable
Le mandat demande de paiement a eacuteteacute inteacutegreacute par SI du
comptable Facultatif
Comptabiliseacutee Le mandat demande de paiement a eacuteteacute valideacute par le payeur et
comptabiliseacute Facultatif
Mise en paiement Le flux de virement a eacuteteacute envoyeacute agrave la Banque de France
Facultatif
Hors mode
EDI
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution Les statuts meacutetiers remonteacutes aux fournisseurs
Non disponible disponible et obligatoire
52
Deux circuits sont possibles au regard de la reacuteglementation Un 1er circuit preacutevoit une facturation globale par le mandataire (facturation inteacutegrant de multiples beacuteneacuteficiaires de paiement)
Edition drsquoune
demande de
paiement
globale
Transmission
Deacutepocirct de la
demande de
paiement globale
Traitement de la
demande de
paiement
globale
Mise en paiement
de la demande de
paiement globale
Mandataire Personne
publique
Personne
publique
Acheminement de la demande de paiement jusqursquoagrave son destinataire
Mandataire
Paiement de chaque cotraitant figurant dans la demande de paiement globale
Mandataire eacutedition drsquoune demande de paiement globale preacutecisant la part de prestations agrave reacutegler directement aupregraves de chaque cotraitant sur laquelle le mode de facturation est preacuteciseacute (laquo demande de paiement globale raquo)
Cotraitant aucune action agrave reacutealiser dans la solution mutualiseacutee
Actions des fournisseurs
Reacuteception de la demande de paiement en mode EDI si le SI du destinataire est raccordeacute ou en mode Portail dans lrsquoEspace Factures
Les informations fournit sur le mode de
facturation indique agrave lrsquoordonnateur qursquoune action speacutecifique est agrave reacutealiser sur la demande de paiement
Creacuteation drsquoautant de mandat que de beacuteneacuteficiaires de paiement en y joignant en piegravece-jointe la demande global eacutemise par le titulaire ainsi que les eacuteventuelles piegravece-jointes
Actions de lrsquoordonnateur 1 2
Remarque Seul lrsquoeacutemetteur de la demande de paiement a accegraves au suivi du cycle de vie Le cotraitant sollicite donc le
mandataire ou la personne publique directement pour obtenir de lrsquoinformation sur le paiement de ses demandes de paiement
Lrsquoordonnateur est informeacute via le flux pivot qursquoil srsquoagit drsquoune demande de paiement lieacutee agrave un acte de cotraitance
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution La co-traitance (12)
53
Le 2nd circuit possible en cas cotraitance preacutevoit une facturation par le cotraitant avec validation de la demande de paiement par le mandataire
Edition drsquoune
demande de
paiement
Transmission
Deacutepocirct de la
demande de
paiement
Validation de la
demande de
paiement
Traitement de la
demande de
paiement
Mise en
paiement de la
demande de
paiement
Cotraitant Cotraitant Mandataire Personne
publique
Personne
publique
Sollicitation du mandataire
Acheminement de la demande de paiement jusqursquoagrave son destinataire
Remarques Seul lrsquoeacutemetteur de la demande de paiement a accegraves au suivi du cycle de vie Le mandataire nrsquoa donc pas accegraves
au suivi du traitement de la demande de paiement de ses cotraitants
Lrsquoordonnateur est informeacute via le flux pivot qursquoil srsquoagit drsquoune demande de paiement global de cotraitance
Cotraitant eacutedition et transmission drsquoune demande de paiement en mode EDI ou mode portail sur laquelle le mode de facturation est preacuteciseacute
Mandataire validation de la demande de paiement du titulaire en se connectant en mode portail
Actions des fournisseurs 1
Statut laquo en attente de validation raquo
Reacuteception de la demande de paiement du cotraitant valideacutee par le mandataire
Liquidation et mandatement (aucune action speacutecifique)
Actions de lrsquoordonnateur 2
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution La co-traitance (22)
54
Deacuteposant drsquoune piegravece
Deacutepocirct par le fournisseur drsquoun projet de deacutecompte et validation MOEMOA sur le portail
(En piegravece-jointe de lrsquoeacutetat drsquoacompte)
Deacutepocirct par le fournisseur drsquoun eacutetat drsquoacompte(sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOE hors CPP)
Deacutepocirct par le fournisseur drsquoun eacutetat drsquoacompte valideacute (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOA hors CPP)
NA (En piegravece-jointe de lrsquoeacutetat drsquoacompte)
Deacutepocirct par la MOE de lrsquoeacutetat drsquoacompte (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec le fournisseur dans CPP ou hors CPP)
Deacutepocirct par la MOE de lrsquoeacutetat drsquoacompte valideacute (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOE hors CPP)
NA (En piegravece-jointe de lrsquoeacutetat drsquoacompte valideacute)
(En piegravece-jointe de lrsquoeacutetat drsquoacompte valideacute)
Deacutepocirct par la MOA de lrsquoeacutetat drsquoacompte valideacute (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec le fournisseur et la MOE dans CPP ou hors CPP)
Projet de
deacutecompte mensuel
Etat
drsquoacompte
Deacutecompte
mensuel
Etat drsquoacompte
valideacute
Fournisseur
Maitrise drsquoouvrage
(mode service uniquement via
un portail amont)
Maitrise drsquoŒuvre
6 cas drsquoutilisation ont eacuteteacute deacutefinis pour permettre la prise en charge dans la solution CPP des piegraveces neacutecessaires agrave la facturation en cours de marcheacute
Produit par le fournisseur Produit par la MOE Produit par la MOE Produit par la MOA
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution Les marcheacutes de travaux La facturation en cours de marcheacute
55
Deacuteposant drsquoune piegravece
Deacutepocirct par le fournisseur drsquoun projet de deacutecompte et validation MOEMOA sur le portail
NA NA NA Deacutepocirct par le fournisseur du DGD (apregraves eacutechanges preacutealables avec la MOAMOE dans CPP ou hors CPP)
NA (En piegravece-jointe du projet de deacutecompte
geacuteneacuteral)
Deacutepocirct par la MOE du projet de deacutecompte geacuteneacuteral (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec le fournisseur dans CPP ou hors CPP)
Deacutepocirct par la MOE du deacutecompte geacuteneacuteral (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOA hors CPP)
NA
NA NA (En piegravece-jointe du deacutecompte geacuteneacuteral)
Deacutepocirct par la MOA du deacutecompte geacuteneacuteral (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOE dans CPP ou hors CPP)
NA
Fournisseur
Maitrise drsquoouvrage
(mode service uniquement via
un portail amont)
Maitrise drsquoŒuvre
5 cas drsquoutilisation ont eacuteteacute deacutefinis pour permettre la prise en charge dans la solution CPP des piegraveces neacutecessaires agrave la facturation en fin de marcheacute
Projet de
deacutecompte final
Deacutecompte
final
Projet de
deacutecompte geacuteneacuteral
Deacutecompte
Geacuteneacuteral
Deacutecompte
Geacuteneacuteral et Deacutefinitif
Produit par le fournisseur Produit par la MOE Produit par la MOA Produit par la MOE Produit par le fournisseur
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution Les marcheacutes de travaux La facturation en fin de marcheacute
56
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017 Modaliteacutes de raccordement les protocoles utiliseacutes
Les protocoles retenus pour assurer les eacutechanges en mode flux sont
PeSIT HS E avec chiffrement TLS ndash Le chiffrement du flux sous TLS est initieacute via certificats Bi-cleacutes SSL conformes
RGS fournis par lrsquoAIFE issus drsquoune autoriteacute de certification les partenaires srsquoauthentifiant aujourdrsquohui mutuellement de maniegravere forte
SFTP ndash SSH seacutecurisant les eacutechanges avec chiffrement par bi-cleacutes conformes aux exigences
du cycle de vie des secrets (cleacutes DSA 2048 minimum PS 22 regravegles de creacuteation dureacutee de vie)
AS2 avec chiffrement TLS
Un seul protocole de raccordement est autoriseacute pour un flux donneacute
52
Deux circuits sont possibles au regard de la reacuteglementation Un 1er circuit preacutevoit une facturation globale par le mandataire (facturation inteacutegrant de multiples beacuteneacuteficiaires de paiement)
Edition drsquoune
demande de
paiement
globale
Transmission
Deacutepocirct de la
demande de
paiement globale
Traitement de la
demande de
paiement
globale
Mise en paiement
de la demande de
paiement globale
Mandataire Personne
publique
Personne
publique
Acheminement de la demande de paiement jusqursquoagrave son destinataire
Mandataire
Paiement de chaque cotraitant figurant dans la demande de paiement globale
Mandataire eacutedition drsquoune demande de paiement globale preacutecisant la part de prestations agrave reacutegler directement aupregraves de chaque cotraitant sur laquelle le mode de facturation est preacuteciseacute (laquo demande de paiement globale raquo)
Cotraitant aucune action agrave reacutealiser dans la solution mutualiseacutee
Actions des fournisseurs
Reacuteception de la demande de paiement en mode EDI si le SI du destinataire est raccordeacute ou en mode Portail dans lrsquoEspace Factures
Les informations fournit sur le mode de
facturation indique agrave lrsquoordonnateur qursquoune action speacutecifique est agrave reacutealiser sur la demande de paiement
Creacuteation drsquoautant de mandat que de beacuteneacuteficiaires de paiement en y joignant en piegravece-jointe la demande global eacutemise par le titulaire ainsi que les eacuteventuelles piegravece-jointes
Actions de lrsquoordonnateur 1 2
Remarque Seul lrsquoeacutemetteur de la demande de paiement a accegraves au suivi du cycle de vie Le cotraitant sollicite donc le
mandataire ou la personne publique directement pour obtenir de lrsquoinformation sur le paiement de ses demandes de paiement
Lrsquoordonnateur est informeacute via le flux pivot qursquoil srsquoagit drsquoune demande de paiement lieacutee agrave un acte de cotraitance
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution La co-traitance (12)
53
Le 2nd circuit possible en cas cotraitance preacutevoit une facturation par le cotraitant avec validation de la demande de paiement par le mandataire
Edition drsquoune
demande de
paiement
Transmission
Deacutepocirct de la
demande de
paiement
Validation de la
demande de
paiement
Traitement de la
demande de
paiement
Mise en
paiement de la
demande de
paiement
Cotraitant Cotraitant Mandataire Personne
publique
Personne
publique
Sollicitation du mandataire
Acheminement de la demande de paiement jusqursquoagrave son destinataire
Remarques Seul lrsquoeacutemetteur de la demande de paiement a accegraves au suivi du cycle de vie Le mandataire nrsquoa donc pas accegraves
au suivi du traitement de la demande de paiement de ses cotraitants
Lrsquoordonnateur est informeacute via le flux pivot qursquoil srsquoagit drsquoune demande de paiement global de cotraitance
Cotraitant eacutedition et transmission drsquoune demande de paiement en mode EDI ou mode portail sur laquelle le mode de facturation est preacuteciseacute
Mandataire validation de la demande de paiement du titulaire en se connectant en mode portail
Actions des fournisseurs 1
Statut laquo en attente de validation raquo
Reacuteception de la demande de paiement du cotraitant valideacutee par le mandataire
Liquidation et mandatement (aucune action speacutecifique)
Actions de lrsquoordonnateur 2
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution La co-traitance (22)
54
Deacuteposant drsquoune piegravece
Deacutepocirct par le fournisseur drsquoun projet de deacutecompte et validation MOEMOA sur le portail
(En piegravece-jointe de lrsquoeacutetat drsquoacompte)
Deacutepocirct par le fournisseur drsquoun eacutetat drsquoacompte(sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOE hors CPP)
Deacutepocirct par le fournisseur drsquoun eacutetat drsquoacompte valideacute (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOA hors CPP)
NA (En piegravece-jointe de lrsquoeacutetat drsquoacompte)
Deacutepocirct par la MOE de lrsquoeacutetat drsquoacompte (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec le fournisseur dans CPP ou hors CPP)
Deacutepocirct par la MOE de lrsquoeacutetat drsquoacompte valideacute (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOE hors CPP)
NA (En piegravece-jointe de lrsquoeacutetat drsquoacompte valideacute)
(En piegravece-jointe de lrsquoeacutetat drsquoacompte valideacute)
Deacutepocirct par la MOA de lrsquoeacutetat drsquoacompte valideacute (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec le fournisseur et la MOE dans CPP ou hors CPP)
Projet de
deacutecompte mensuel
Etat
drsquoacompte
Deacutecompte
mensuel
Etat drsquoacompte
valideacute
Fournisseur
Maitrise drsquoouvrage
(mode service uniquement via
un portail amont)
Maitrise drsquoŒuvre
6 cas drsquoutilisation ont eacuteteacute deacutefinis pour permettre la prise en charge dans la solution CPP des piegraveces neacutecessaires agrave la facturation en cours de marcheacute
Produit par le fournisseur Produit par la MOE Produit par la MOE Produit par la MOA
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution Les marcheacutes de travaux La facturation en cours de marcheacute
55
Deacuteposant drsquoune piegravece
Deacutepocirct par le fournisseur drsquoun projet de deacutecompte et validation MOEMOA sur le portail
NA NA NA Deacutepocirct par le fournisseur du DGD (apregraves eacutechanges preacutealables avec la MOAMOE dans CPP ou hors CPP)
NA (En piegravece-jointe du projet de deacutecompte
geacuteneacuteral)
Deacutepocirct par la MOE du projet de deacutecompte geacuteneacuteral (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec le fournisseur dans CPP ou hors CPP)
Deacutepocirct par la MOE du deacutecompte geacuteneacuteral (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOA hors CPP)
NA
NA NA (En piegravece-jointe du deacutecompte geacuteneacuteral)
Deacutepocirct par la MOA du deacutecompte geacuteneacuteral (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOE dans CPP ou hors CPP)
NA
Fournisseur
Maitrise drsquoouvrage
(mode service uniquement via
un portail amont)
Maitrise drsquoŒuvre
5 cas drsquoutilisation ont eacuteteacute deacutefinis pour permettre la prise en charge dans la solution CPP des piegraveces neacutecessaires agrave la facturation en fin de marcheacute
Projet de
deacutecompte final
Deacutecompte
final
Projet de
deacutecompte geacuteneacuteral
Deacutecompte
Geacuteneacuteral
Deacutecompte
Geacuteneacuteral et Deacutefinitif
Produit par le fournisseur Produit par la MOE Produit par la MOA Produit par la MOE Produit par le fournisseur
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution Les marcheacutes de travaux La facturation en fin de marcheacute
56
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017 Modaliteacutes de raccordement les protocoles utiliseacutes
Les protocoles retenus pour assurer les eacutechanges en mode flux sont
PeSIT HS E avec chiffrement TLS ndash Le chiffrement du flux sous TLS est initieacute via certificats Bi-cleacutes SSL conformes
RGS fournis par lrsquoAIFE issus drsquoune autoriteacute de certification les partenaires srsquoauthentifiant aujourdrsquohui mutuellement de maniegravere forte
SFTP ndash SSH seacutecurisant les eacutechanges avec chiffrement par bi-cleacutes conformes aux exigences
du cycle de vie des secrets (cleacutes DSA 2048 minimum PS 22 regravegles de creacuteation dureacutee de vie)
AS2 avec chiffrement TLS
Un seul protocole de raccordement est autoriseacute pour un flux donneacute
53
Le 2nd circuit possible en cas cotraitance preacutevoit une facturation par le cotraitant avec validation de la demande de paiement par le mandataire
Edition drsquoune
demande de
paiement
Transmission
Deacutepocirct de la
demande de
paiement
Validation de la
demande de
paiement
Traitement de la
demande de
paiement
Mise en
paiement de la
demande de
paiement
Cotraitant Cotraitant Mandataire Personne
publique
Personne
publique
Sollicitation du mandataire
Acheminement de la demande de paiement jusqursquoagrave son destinataire
Remarques Seul lrsquoeacutemetteur de la demande de paiement a accegraves au suivi du cycle de vie Le mandataire nrsquoa donc pas accegraves
au suivi du traitement de la demande de paiement de ses cotraitants
Lrsquoordonnateur est informeacute via le flux pivot qursquoil srsquoagit drsquoune demande de paiement global de cotraitance
Cotraitant eacutedition et transmission drsquoune demande de paiement en mode EDI ou mode portail sur laquelle le mode de facturation est preacuteciseacute
Mandataire validation de la demande de paiement du titulaire en se connectant en mode portail
Actions des fournisseurs 1
Statut laquo en attente de validation raquo
Reacuteception de la demande de paiement du cotraitant valideacutee par le mandataire
Liquidation et mandatement (aucune action speacutecifique)
Actions de lrsquoordonnateur 2
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution La co-traitance (22)
54
Deacuteposant drsquoune piegravece
Deacutepocirct par le fournisseur drsquoun projet de deacutecompte et validation MOEMOA sur le portail
(En piegravece-jointe de lrsquoeacutetat drsquoacompte)
Deacutepocirct par le fournisseur drsquoun eacutetat drsquoacompte(sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOE hors CPP)
Deacutepocirct par le fournisseur drsquoun eacutetat drsquoacompte valideacute (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOA hors CPP)
NA (En piegravece-jointe de lrsquoeacutetat drsquoacompte)
Deacutepocirct par la MOE de lrsquoeacutetat drsquoacompte (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec le fournisseur dans CPP ou hors CPP)
Deacutepocirct par la MOE de lrsquoeacutetat drsquoacompte valideacute (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOE hors CPP)
NA (En piegravece-jointe de lrsquoeacutetat drsquoacompte valideacute)
(En piegravece-jointe de lrsquoeacutetat drsquoacompte valideacute)
Deacutepocirct par la MOA de lrsquoeacutetat drsquoacompte valideacute (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec le fournisseur et la MOE dans CPP ou hors CPP)
Projet de
deacutecompte mensuel
Etat
drsquoacompte
Deacutecompte
mensuel
Etat drsquoacompte
valideacute
Fournisseur
Maitrise drsquoouvrage
(mode service uniquement via
un portail amont)
Maitrise drsquoŒuvre
6 cas drsquoutilisation ont eacuteteacute deacutefinis pour permettre la prise en charge dans la solution CPP des piegraveces neacutecessaires agrave la facturation en cours de marcheacute
Produit par le fournisseur Produit par la MOE Produit par la MOE Produit par la MOA
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution Les marcheacutes de travaux La facturation en cours de marcheacute
55
Deacuteposant drsquoune piegravece
Deacutepocirct par le fournisseur drsquoun projet de deacutecompte et validation MOEMOA sur le portail
NA NA NA Deacutepocirct par le fournisseur du DGD (apregraves eacutechanges preacutealables avec la MOAMOE dans CPP ou hors CPP)
NA (En piegravece-jointe du projet de deacutecompte
geacuteneacuteral)
Deacutepocirct par la MOE du projet de deacutecompte geacuteneacuteral (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec le fournisseur dans CPP ou hors CPP)
Deacutepocirct par la MOE du deacutecompte geacuteneacuteral (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOA hors CPP)
NA
NA NA (En piegravece-jointe du deacutecompte geacuteneacuteral)
Deacutepocirct par la MOA du deacutecompte geacuteneacuteral (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOE dans CPP ou hors CPP)
NA
Fournisseur
Maitrise drsquoouvrage
(mode service uniquement via
un portail amont)
Maitrise drsquoŒuvre
5 cas drsquoutilisation ont eacuteteacute deacutefinis pour permettre la prise en charge dans la solution CPP des piegraveces neacutecessaires agrave la facturation en fin de marcheacute
Projet de
deacutecompte final
Deacutecompte
final
Projet de
deacutecompte geacuteneacuteral
Deacutecompte
Geacuteneacuteral
Deacutecompte
Geacuteneacuteral et Deacutefinitif
Produit par le fournisseur Produit par la MOE Produit par la MOA Produit par la MOE Produit par le fournisseur
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution Les marcheacutes de travaux La facturation en fin de marcheacute
56
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017 Modaliteacutes de raccordement les protocoles utiliseacutes
Les protocoles retenus pour assurer les eacutechanges en mode flux sont
PeSIT HS E avec chiffrement TLS ndash Le chiffrement du flux sous TLS est initieacute via certificats Bi-cleacutes SSL conformes
RGS fournis par lrsquoAIFE issus drsquoune autoriteacute de certification les partenaires srsquoauthentifiant aujourdrsquohui mutuellement de maniegravere forte
SFTP ndash SSH seacutecurisant les eacutechanges avec chiffrement par bi-cleacutes conformes aux exigences
du cycle de vie des secrets (cleacutes DSA 2048 minimum PS 22 regravegles de creacuteation dureacutee de vie)
AS2 avec chiffrement TLS
Un seul protocole de raccordement est autoriseacute pour un flux donneacute
54
Deacuteposant drsquoune piegravece
Deacutepocirct par le fournisseur drsquoun projet de deacutecompte et validation MOEMOA sur le portail
(En piegravece-jointe de lrsquoeacutetat drsquoacompte)
Deacutepocirct par le fournisseur drsquoun eacutetat drsquoacompte(sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOE hors CPP)
Deacutepocirct par le fournisseur drsquoun eacutetat drsquoacompte valideacute (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOA hors CPP)
NA (En piegravece-jointe de lrsquoeacutetat drsquoacompte)
Deacutepocirct par la MOE de lrsquoeacutetat drsquoacompte (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec le fournisseur dans CPP ou hors CPP)
Deacutepocirct par la MOE de lrsquoeacutetat drsquoacompte valideacute (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOE hors CPP)
NA (En piegravece-jointe de lrsquoeacutetat drsquoacompte valideacute)
(En piegravece-jointe de lrsquoeacutetat drsquoacompte valideacute)
Deacutepocirct par la MOA de lrsquoeacutetat drsquoacompte valideacute (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec le fournisseur et la MOE dans CPP ou hors CPP)
Projet de
deacutecompte mensuel
Etat
drsquoacompte
Deacutecompte
mensuel
Etat drsquoacompte
valideacute
Fournisseur
Maitrise drsquoouvrage
(mode service uniquement via
un portail amont)
Maitrise drsquoŒuvre
6 cas drsquoutilisation ont eacuteteacute deacutefinis pour permettre la prise en charge dans la solution CPP des piegraveces neacutecessaires agrave la facturation en cours de marcheacute
Produit par le fournisseur Produit par la MOE Produit par la MOE Produit par la MOA
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution Les marcheacutes de travaux La facturation en cours de marcheacute
55
Deacuteposant drsquoune piegravece
Deacutepocirct par le fournisseur drsquoun projet de deacutecompte et validation MOEMOA sur le portail
NA NA NA Deacutepocirct par le fournisseur du DGD (apregraves eacutechanges preacutealables avec la MOAMOE dans CPP ou hors CPP)
NA (En piegravece-jointe du projet de deacutecompte
geacuteneacuteral)
Deacutepocirct par la MOE du projet de deacutecompte geacuteneacuteral (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec le fournisseur dans CPP ou hors CPP)
Deacutepocirct par la MOE du deacutecompte geacuteneacuteral (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOA hors CPP)
NA
NA NA (En piegravece-jointe du deacutecompte geacuteneacuteral)
Deacutepocirct par la MOA du deacutecompte geacuteneacuteral (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOE dans CPP ou hors CPP)
NA
Fournisseur
Maitrise drsquoouvrage
(mode service uniquement via
un portail amont)
Maitrise drsquoŒuvre
5 cas drsquoutilisation ont eacuteteacute deacutefinis pour permettre la prise en charge dans la solution CPP des piegraveces neacutecessaires agrave la facturation en fin de marcheacute
Projet de
deacutecompte final
Deacutecompte
final
Projet de
deacutecompte geacuteneacuteral
Deacutecompte
Geacuteneacuteral
Deacutecompte
Geacuteneacuteral et Deacutefinitif
Produit par le fournisseur Produit par la MOE Produit par la MOA Produit par la MOE Produit par le fournisseur
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution Les marcheacutes de travaux La facturation en fin de marcheacute
56
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017 Modaliteacutes de raccordement les protocoles utiliseacutes
Les protocoles retenus pour assurer les eacutechanges en mode flux sont
PeSIT HS E avec chiffrement TLS ndash Le chiffrement du flux sous TLS est initieacute via certificats Bi-cleacutes SSL conformes
RGS fournis par lrsquoAIFE issus drsquoune autoriteacute de certification les partenaires srsquoauthentifiant aujourdrsquohui mutuellement de maniegravere forte
SFTP ndash SSH seacutecurisant les eacutechanges avec chiffrement par bi-cleacutes conformes aux exigences
du cycle de vie des secrets (cleacutes DSA 2048 minimum PS 22 regravegles de creacuteation dureacutee de vie)
AS2 avec chiffrement TLS
Un seul protocole de raccordement est autoriseacute pour un flux donneacute
55
Deacuteposant drsquoune piegravece
Deacutepocirct par le fournisseur drsquoun projet de deacutecompte et validation MOEMOA sur le portail
NA NA NA Deacutepocirct par le fournisseur du DGD (apregraves eacutechanges preacutealables avec la MOAMOE dans CPP ou hors CPP)
NA (En piegravece-jointe du projet de deacutecompte
geacuteneacuteral)
Deacutepocirct par la MOE du projet de deacutecompte geacuteneacuteral (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec le fournisseur dans CPP ou hors CPP)
Deacutepocirct par la MOE du deacutecompte geacuteneacuteral (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOA hors CPP)
NA
NA NA (En piegravece-jointe du deacutecompte geacuteneacuteral)
Deacutepocirct par la MOA du deacutecompte geacuteneacuteral (sur la base drsquoeacutechanges preacutealables avec la MOE dans CPP ou hors CPP)
NA
Fournisseur
Maitrise drsquoouvrage
(mode service uniquement via
un portail amont)
Maitrise drsquoŒuvre
5 cas drsquoutilisation ont eacuteteacute deacutefinis pour permettre la prise en charge dans la solution CPP des piegraveces neacutecessaires agrave la facturation en fin de marcheacute
Projet de
deacutecompte final
Deacutecompte
final
Projet de
deacutecompte geacuteneacuteral
Deacutecompte
Geacuteneacuteral
Deacutecompte
Geacuteneacuteral et Deacutefinitif
Produit par le fournisseur Produit par la MOE Produit par la MOA Produit par la MOE Produit par le fournisseur
Preacutesentation geacuteneacuterale de la solution Les marcheacutes de travaux La facturation en fin de marcheacute
56
Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017 Modaliteacutes de raccordement les protocoles utiliseacutes
Les protocoles retenus pour assurer les eacutechanges en mode flux sont
PeSIT HS E avec chiffrement TLS ndash Le chiffrement du flux sous TLS est initieacute via certificats Bi-cleacutes SSL conformes
RGS fournis par lrsquoAIFE issus drsquoune autoriteacute de certification les partenaires srsquoauthentifiant aujourdrsquohui mutuellement de maniegravere forte
SFTP ndash SSH seacutecurisant les eacutechanges avec chiffrement par bi-cleacutes conformes aux exigences
du cycle de vie des secrets (cleacutes DSA 2048 minimum PS 22 regravegles de creacuteation dureacutee de vie)
AS2 avec chiffrement TLS
Un seul protocole de raccordement est autoriseacute pour un flux donneacute
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Anticiper lrsquoeacutecheacuteance 2017 Modaliteacutes de raccordement les protocoles utiliseacutes
Les protocoles retenus pour assurer les eacutechanges en mode flux sont
PeSIT HS E avec chiffrement TLS ndash Le chiffrement du flux sous TLS est initieacute via certificats Bi-cleacutes SSL conformes
RGS fournis par lrsquoAIFE issus drsquoune autoriteacute de certification les partenaires srsquoauthentifiant aujourdrsquohui mutuellement de maniegravere forte
SFTP ndash SSH seacutecurisant les eacutechanges avec chiffrement par bi-cleacutes conformes aux exigences
du cycle de vie des secrets (cleacutes DSA 2048 minimum PS 22 regravegles de creacuteation dureacutee de vie)
AS2 avec chiffrement TLS
Un seul protocole de raccordement est autoriseacute pour un flux donneacute
