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Soyez precircts pour 2017
Web confeacuterence ndash 11 feacutevrier 2016
Programme
+ Les principes de Sifac Deacutematrsquo
+ Vers la deacutemateacuterialisation native avec Chorus Portail Pro ndash CCP 2017
+ Teacutemoignage de lrsquouniversiteacute de Lorraine
+ Deacuteployer la solution
+ Les coucircts Amue
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Les principes de Sifac Deacutematrsquo
Fabrice COINTOT consultant fonctionnel Amue
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Principes cleacutes de la solution
La solution de deacutemateacuterialisation des factures fournisseurs Amue est baseacutee sur la solution Itesoft Elle est certifieacutee SAPreg eacutediteur du progiciel socle de Sifac et baseacutee sur les meacutecanismes drsquointeacutegration standard de lrsquooutil
4 Comptabilisation des factures selon les regravegles et controcircles Sifac
1 Scan des factures papier+
Piegraveces Jointes+
Piegraveces de deacutepenses
1rsquo Transfert des factures eacutelectroniques(fichiers au format image ou pdf)
2 Videacuteo codage - identification du fournisseur et de la socieacuteteacute - reacutecupeacuteration de lrsquoensemble des eacuteleacutements
de la facture
3 Rapprochement des facturesavec les commandes et services faits
Inteacutegration des donneacutees
1rsquorsquo Chorus Portail Pro
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Interactions entre les acteurs de la deacutepense
Le moduleMoteur de workflows
amp
Gestion de la circulation de
lrsquoinformation
De nombreux outils Alertes Workflows Courriers Notifications Relancessont disponibles tout au long du processus de traitement des factures
=
+ Permettent agrave tout moment de cibler le bon interlocuteur du flux de ladeacutepense
Exemples‒ Fournisseur‒ Cellule Tiers‒ Gestionnaire de la commande
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Evolution des proceacutedures et des profils
Tri des factures par
type
Creacuteation des lots
Archivage des lots
Videacuteo codage
Optimisation des
performancesSupervision Liquidation
Le deacuteploiement de Sifac Deacutemat amegravene agrave identifier de nouveaux profils au sein de vos eacutequipes
+ De lrsquoouverture du courrier agrave la creacuteation des lots
+ Du videacuteocodage agrave lrsquoexpertise outil (ameacuteliorer lrsquoautomatisation)
+ De la supervision au pilotage des objectifs
+ De la liquidation au leveacute de visa copy Amue11022016 6
Le superviseur dans lrsquoorganisation
Superviseur
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Les outils de Reporting
+ Suivi de lrsquoactiviteacute de la plate-formeretard de traitement de factures sans intervention manuelle liste des factures en erreur
Le pilotage et lrsquoanalyse de votre activiteacute avec le module
Pour la traccedilabiliteacute de bout en bout du processus de gestion des factures depuis leur reacuteception jusqursquoagrave leur paiement
+ Tableau de bord agrave destination du service informatique pour la supervision des problegravemes techniques
+ Suivi deacutetailleacute de la facturestatut de la facture ce qui a eacuteteacute fait au niveau manuel automatique et par quihellip
+ Rapports graphiques et une vision syntheacutetique de lrsquoactiviteacutestatistiques par fournisseurs clients temps moyen de traitementshellip
11022016 8
+ Importance de la qualiteacute de la commande
+ Service fait agrave reacuteception de la marchandise ou du service
+ Communication avec les fournisseurs (Ndeg de BdC)
+ Fiabilisation de la base tiers (cellule tiers)
+ Supervision de la plateforme
+ Volonteacute drsquoameacutelioration continue
Preacute requis
11022016 9
Les beacuteneacutefices
+ Un accegraves faciliteacute et immeacutediat aux piegraveces pour tous les acteurs de la deacutepense
+ Des workflows ciblant les bonnes personnes tout au long du processus
+ Un DGP qui diminue et qui contribue agrave lrsquoameacutelioration de la relation avec les fournisseurs
+ Des controcircles embarqueacutes agrave chaque eacutetape du flux qui renforcent vos proceacutedures de controcircle interne
Se concentrer sur des missions agrave plus forte valeur ajouteacutee
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Vers la deacutemateacuterialisation native avec Chorus Portail Pro ndash CPP 2017
Fabrice COINTOT consultant fonctionnel Amue
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Principes directeurs de la solution CPP 2017
+ Les principes directeurs de fonctionnement de la solution mutualiseacutee-CPP 2017 srsquoarticulent autour des axes suivants
bull La mise en place drsquoune solution mutualiseacutee CPP 2017 pour tous les fournisseurs (priveacutes et publics)o Permet de deacuteposer les factures et de consulter lrsquoavancement des
paiementso La solution mutualiseacutee-CPP 2017 prend en compte les formats et
les modes drsquoeacutechanges actuellement mis en œuvre par les entreprises (Portail EDI)
bull La mise en place drsquoun flux laquo pivot raquo permettant drsquointeacutegrer directement (en mode EDI) ou reacutecupeacuterer (en mode portail) les donneacutees dans les SI des reacutecepteurs publics
bull La mise agrave disposition des fonctionnaliteacutes de la solution mutualiseacutee-CPP 2017 par lrsquointermeacutediaire drsquoAPI positionneacutees sur des applications en amont etou en aval de la solution mutualiseacutee-CPP 2017
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Vue drsquoensemble
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Synthegravese des fonctionnaliteacutes offertes par CPP2017
+ Coteacute eacutemetteurs de factures bull Identification et veacuterification des informations de lrsquoeacutemetteur
bull Deacutepocirct (PDF et XML) ou saisie de factures
bull Controcircles associeacutes au deacutepocircttransfert de la facture
bull Prise en charge de cas de facturation speacutecifique (sous-traitance cotraitance et factures de travaux)
bull Archivage des factures
bull Consultation des factures (en cours de traitement ou deacutejagrave traiteacutees) via un outil de recherche
bull Suivi du traitement de la facture
bull Notification de lrsquoavancement du traitement des factures
bull Adjonction de piegraveces jointes apregraves soumission de la facture
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Synthegravese des fonctionnaliteacutes offertes par CPP2017
+ Coteacute reacutecepteurs de factures bull Consulter teacuteleacutecharger les dossiers de facturation (factures
et PJ associeacutees)
bull Mettre agrave jour les statuts lieacutes au traitement des factures et notamment informer les eacutemetteurs en cas de rejet ou de suspension
bull Rechercher une facture reccedilue ou archiveacutee via un formulaire de recherche multicritegraveres
bull Traiter les sollicitations de leurs fournisseurs
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Le groupe de travail
+ Composeacute drsquoeacutetablissements volontaires + Amue + SopraSteria
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Architecture retenue
Factures reccedilues
Factures eacutemises
Sollicitations
Annuaire
Assistance
Validation
Brique drsquoeacutechange Reacutepertoire partageacute
FMFI Share
Hub
MM
Balance
Content Server
Systegraveme drsquoeacutechange DGFIP Protocole
Formats
Orchestration
Monitoring
Mode EDI
Mode Services
Internet
InternetFI SD
Deacuteveloppements speacutecifiques
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Page 18O ENGEL agent comptable
Photos reacutealiseacutees en partie par Alex Heacuterail
Retour drsquoexpeacuterience sur la mise en œuvre drsquoun service
facturier avec deacutemateacuterialisation des factures fournisseurs
agrave lrsquouniversiteacute de LORRAINE
Page 19
Servir la recherche la formation et la politique du Preacutesident tout en
respectant la reacuteglementation
Adapter les controcircles aux enjeux
Diminuer la masse de documents administratifs et les photocopies
Mutualiser certaines opeacuterations financiegraveres et
comptablesprofessionnaliser les gestionnaires gagner en
productiviteacuteeacuteconomiser des ETP sur la globaliteacute de la chaicircne
Reacuteduire le deacutelai global de paiement
Seacutecuriser les processus et proceacutedures pour satisfaire au
controcircle interne comptable
Aboutir agrave une qualiteacute comptable drsquoEtablissement certifiable par un
commissaire aux comptes
Archiver les documents en un seul lieu
Des objectifs clairs au service de lrsquoefficience
Page 20
Travail partenarial AC-ordo en mode projet avec des
repreacutesentants des composantes et des services geacuteneacuteraux
Projet collectif et partageacute raisonnement en flux et non
en territoire travailler ensemble pour lrsquouniversiteacute
Faire tomber les barriegraveres psychologiques et moi
que vais-je devenir
Importance de lrsquoimplication de lrsquoeacutequipe politique
Formaliser les processus et proceacutedures apregraves analyse
des risques
Deacuteleacutegations de signature eacutetendues par le Preacutesident
Redeacuteployer les ressources humaines
Les moyens lrsquoanticipation et lrsquoaccompagnement
Mise en œuvre dans lrsquooutil SI (SIFAC)
Assouplissement de la reacuteglementation financiegravere (deacutecret
financier des EPSCP du 270608 deacutecret GBCP du 71112)
Page 21
La nouvelle reacutepartition des compeacutetences
Engagement financier creacuteation BC sur Groupe deMarchandise (reacuteservation des creacutedits au vu drsquoun budget voteacute)opportuniteacute de la deacutepense
Engagement juridique (envoi du BC signeacute par la personnehabiliteacutee au fournisseur pour report du ndeg BC sur facture enlaquo fluotant raquo le ndeg agrave reporter sur la facture)
Deacutemateacuterialisation des piegraveces justificatives rattacheacutees au BC
Reacuteception du bien ou de la prestation
Certification du service fait dans SIFAC agrave reacuteception du bien oude la prestation
Reacuteservation et commande pour les missions aupregraves desprestataires
lrsquoordonnateur des compeacutetences conforteacutees
Page 22
Creacuteation des fiches fournisseurs et agents
Reacuteception directe des factures fournisseurs au service facturier
Numeacuterisation des factures videacuteocodagerapprochement
Controcircle de concordance entre BC certification du service fait et facture
Liquidation inteacutegration de la facture dans SIFAC
=gt image facture consultable par les gestionnairesordonnateurs
Effectuer les relances ordonnateurs traitement des relanceslaquo fournisseurs raquo collaborer agrave la relation avec les fournisseurs
Controcircle de reacutegulariteacute des factures (imputation comptable fournisseurmontant RIB PJhellip)
Comptabilisation des factures
Paiement des factures (30 jours de deacutelai agrave reacuteception facture)
Archivage et classement des piegraveces comptables
lrsquoagent comptable des compeacutetences renforceacutees
La nouvelle reacutepartition des compeacutetences
Page 23
Obligation drsquoune organisation fonctionnelle tenant compte
de lrsquooutil
Attention agrave la perte de repegraveres
Traitement agrave part des factures speacutecifiques importance du tri du
courrier
Le ndegbon de commande est le point neacutevralgique
Deacutemateacuterialiser degraves la source (EDI) des flux de fournisseurs
majeurs (voyagisteshellip)
Importance de la qualiteacute de saisie du bon de commande
Valorisation du service fait par lrsquoordonnateur quid de la
deacuteleacutegation de signature Affectation des diffeacuterents rocircles
Deacutemat des PJ par les services ordonnateurs mais avec une
seacutecuriteacute sur les ajouts suppressions
LE BILANLes points de vigilance
Page 24
Un impact fort sur les deacutelais de paiement (lt30j)
Une ameacutelioration de la qualiteacute comptable (certification des
comptes)
Une visibiliteacute exhaustive des charges drsquoune anneacutee
Des controcircles adapteacutes
Une cellule speacutecialiseacutee
Une eacuteconomie drsquoETP agrave lrsquoAC missionneacutes sur drsquoautres
theacutematiques et poste rendu (6 ETP eacuteconomiseacutes)
Lrsquoensemble des PJ et des factures rattacheacutees aux bons de
commandes dans SIFAC et accessibles par les ordonnateurs et
lrsquoAC
Une reacuteponse au controcircle interne pour seacutecuriser les processus
(signature service faithellip)
Des motifs de satisfaction fiabiliteacute et performance
Page 25
Organisation et formalisation des proceacutedures ne pas
raisonner agrave partir des exceptions
Identifier les reacuteticences accompagner formations et
informations continues
Aider agrave faire la diffeacuterence entre la veacuteritable valeur ajouteacutee
(activiteacutes de recherche peacutedagogie) et les tacircches administratives
doreacutenavant alleacutegeacutees (gain de temps redeacuteployable sur leur cœur
de meacutetier)
Creacuteation de nouveaux meacutetiers et suppression de fonctions
existantes au niveau financier
Pour les personnels opportuniteacute de
Deacutecouvrir de nouvelles missions de mobiliteacute en interne
Possibiliteacute drsquoaccroitre son champ de compeacutetences
Enrichissement professionnel
Simplifier sans complexifier ni deacuteshumaniser
Page 26
Simplifier ne veut pas dire faire vite ethellipmal
Travail partenarial et constructif stop agrave la deacutefense des preacute
carreacutes
Surcharge de travail + stress agrave court et moyen terme
attention agrave lrsquoaspect psychologique trop souvent deacutelaisseacute
Attention agrave lrsquoopposition au changement
Adapter lrsquoorganisation au fil de lrsquoeau
Motiver et valoriser ses collaborateurs mais avec quoi
Srsquoassurer que les ressources humaines sont bien
transfeacutereacutees et non rajouteacutees
Retour sur investissement au bout de plusieurs anneacutees
Comment eacutevaluer les beacuteneacutefices alors que les reacuteformes
srsquoenchaicircnent et se superposent
Les voies drsquoameacutelioration
Page 27
Lancez-vous crsquoest reacutealisable et
efficace avec de la volonteacute de la
patience et un travail partenarial
Contact olivierengeluniv-lorrainefr
Deacuteployer la solution
Aureacutelie BELLEC consultante accompagnement Amue
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SIFAC Deacutemat gt deacuteploiement
copy Amue
Un projet EtablissementUn deacuteploiement Amue
12 mois drsquoactions collectives amp
de points individuels
Un planning speacutecifiquede mise en exploitation
selon votre strateacutegie
11022016 29
SIFAC Deacutemat gt pour quels publics
+ Agence comptablebull Reacuteception du courrier au service facturier
bull Saisie des factures
bull Comptabilisation visa
+ Ordonnateursbull Traitement des workflows avec accegraves agrave lrsquoimage facture pour
o service fait manquant
o eacutecart de quantiteacutes
o eacutecart de prix
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SIFAC Deacutemat gt projet eacutetablissement
copy Amue
Un projet Etablissement
Portage politique
amp organisation en mode projet
Preacutesident
DGS
DGS adjoint
Agent comptable
DAF
Directeurs de composantes11022016 31
SIFAC Deacutemat gt planning Vague 4
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SIFAC Deacutemat gt organisation projet
copy Amue
Organisationnel
Fonctionnel
Technique
3 axes
Reacutefeacuterent(s)
Reacutefeacuterent(s)
Reacutefeacuterent(s)
+CHEF DE PROJET
11022016 33
DES POINTS DESUIVIINDIVIDUELSREacuteGULIERS
sifacdematdeploiementamuefr
DES EacuteCHANGES
PAR EMAILSReacutepondre agrave des questions preacutecises
Echanger sur le projet et les points de blocage
Consultant accompagnement +- Consultant technique
etou Consultant fonctionnel
SIFAC Deacutemat gt accompagnement Amue
copy Amue11022016 34
SIFAC Deacutemat gt kit de deacuteploiement adapteacute
+ Documentation de deacuteploiement fonctionnel
+ Documentation et outils drsquoaide agrave la gestion de projet
+ Documentation de deacuteploiement technique
+ Des supports de formation
Communiquer entre eacutetablissements via sifacdematsitesamuefr
UNE LISTE DrsquoEacuteCHANGE INTER-EacuteTABLISSEMENT
DOCUMENTATION
RETOURS DrsquoEXPEacuteRIENCEcopy Amue11022016 35
SIFAC Deacutemat gt eacutecheacuteances agrave venir
+ Signature de la convention au plus tard le 21 mars 2016
Apregraves signature
+ Atelier Gestion de projet En savoir + et srsquoinscrire ici
28 amp 29 avril 2016 agrave lrsquoAmue Paris (2 places par site)
+ Seacuteminaire de lancement En savoir + et srsquoinscrire ici
2 mai 2016 agrave lrsquoUCBL
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Les coucircts Amue
Ceacutecile RAS-EL-DJEBEL responsable relations eacutetablissements Amue
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Coucircts Amue la Redevance de deacuteploiement
+ La redevance de deacuteploiement (RdD) correspond au coucirctdrsquoacquisition de la solution
bull Licences ITESOFT
bull Actions drsquoaccompagnement Amue
+ Montant
bull Part fixe de 60 000 euro HT +
bull Part variable de 045euro HT par factureavoir (RERA) delrsquoanneacutee N-2 comptabiliseacutes dans Sifac
+ Paiement 30 agrave la signature de la convention
70 agrave lrsquoinstallation de la solution en production
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Coucircts Amue la Redevance annuelle mutualiseacutee
+ La redevance annuelle mutualiseacutee inclut lrsquoamortissement de lasolution et la maintenance
+ Montant annuel
bull Part fixe 17 800euro HT +
bull Part variable 0081 euro HT par factureavoir (RERA) delrsquoanneacutee N-2 comptabiliseacutes dans Sifac
bull La facturation intervient agrave la date drsquoinstallation
o Montant proratiseacute la 1egravere anneacutee au 1er jour du mois suivantla date drsquoinstallation
Baisse de 20 de la RAM agrave partir de 2018 14 240 euro HT + 0065 euro HT par facture reccedilue
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Simulation coucircts Amue
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Coucircts des infrastructures associeacutees
+ Coucirct des infrastructures associeacutees bull Selon le type drsquoeacutetablissement de 15 Keuro HT agrave 35 Keuro HT
+ Le Cahier des Charges drsquoImplantation (CCI) preacutecise leseacuteleacutements permettant drsquoestimer le coucirct des infrastructures enfonction du contexte de votre eacutetablissement =gt wwwamuefr
Mise agrave jour du CCI en cours
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Inteacutegrer la prochaine vague
Pour inteacutegrer la 4egrave vague de deacuteploiement et deacutemarrer la production en mai 2017
+ Demander la convention aupregraves du Pocircle Relations Etablissements mireamuefr
+ Renvoyer la convention signeacutee au plus tard le 21 mars 2016
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Merci de votre attention
mireamuefr
Programme
+ Les principes de Sifac Deacutematrsquo
+ Vers la deacutemateacuterialisation native avec Chorus Portail Pro ndash CCP 2017
+ Teacutemoignage de lrsquouniversiteacute de Lorraine
+ Deacuteployer la solution
+ Les coucircts Amue
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Les principes de Sifac Deacutematrsquo
Fabrice COINTOT consultant fonctionnel Amue
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Principes cleacutes de la solution
La solution de deacutemateacuterialisation des factures fournisseurs Amue est baseacutee sur la solution Itesoft Elle est certifieacutee SAPreg eacutediteur du progiciel socle de Sifac et baseacutee sur les meacutecanismes drsquointeacutegration standard de lrsquooutil
4 Comptabilisation des factures selon les regravegles et controcircles Sifac
1 Scan des factures papier+
Piegraveces Jointes+
Piegraveces de deacutepenses
1rsquo Transfert des factures eacutelectroniques(fichiers au format image ou pdf)
2 Videacuteo codage - identification du fournisseur et de la socieacuteteacute - reacutecupeacuteration de lrsquoensemble des eacuteleacutements
de la facture
3 Rapprochement des facturesavec les commandes et services faits
Inteacutegration des donneacutees
1rsquorsquo Chorus Portail Pro
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Interactions entre les acteurs de la deacutepense
Le moduleMoteur de workflows
amp
Gestion de la circulation de
lrsquoinformation
De nombreux outils Alertes Workflows Courriers Notifications Relancessont disponibles tout au long du processus de traitement des factures
=
+ Permettent agrave tout moment de cibler le bon interlocuteur du flux de ladeacutepense
Exemples‒ Fournisseur‒ Cellule Tiers‒ Gestionnaire de la commande
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Evolution des proceacutedures et des profils
Tri des factures par
type
Creacuteation des lots
Archivage des lots
Videacuteo codage
Optimisation des
performancesSupervision Liquidation
Le deacuteploiement de Sifac Deacutemat amegravene agrave identifier de nouveaux profils au sein de vos eacutequipes
+ De lrsquoouverture du courrier agrave la creacuteation des lots
+ Du videacuteocodage agrave lrsquoexpertise outil (ameacuteliorer lrsquoautomatisation)
+ De la supervision au pilotage des objectifs
+ De la liquidation au leveacute de visa copy Amue11022016 6
Le superviseur dans lrsquoorganisation
Superviseur
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Les outils de Reporting
+ Suivi de lrsquoactiviteacute de la plate-formeretard de traitement de factures sans intervention manuelle liste des factures en erreur
Le pilotage et lrsquoanalyse de votre activiteacute avec le module
Pour la traccedilabiliteacute de bout en bout du processus de gestion des factures depuis leur reacuteception jusqursquoagrave leur paiement
+ Tableau de bord agrave destination du service informatique pour la supervision des problegravemes techniques
+ Suivi deacutetailleacute de la facturestatut de la facture ce qui a eacuteteacute fait au niveau manuel automatique et par quihellip
+ Rapports graphiques et une vision syntheacutetique de lrsquoactiviteacutestatistiques par fournisseurs clients temps moyen de traitementshellip
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+ Importance de la qualiteacute de la commande
+ Service fait agrave reacuteception de la marchandise ou du service
+ Communication avec les fournisseurs (Ndeg de BdC)
+ Fiabilisation de la base tiers (cellule tiers)
+ Supervision de la plateforme
+ Volonteacute drsquoameacutelioration continue
Preacute requis
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Les beacuteneacutefices
+ Un accegraves faciliteacute et immeacutediat aux piegraveces pour tous les acteurs de la deacutepense
+ Des workflows ciblant les bonnes personnes tout au long du processus
+ Un DGP qui diminue et qui contribue agrave lrsquoameacutelioration de la relation avec les fournisseurs
+ Des controcircles embarqueacutes agrave chaque eacutetape du flux qui renforcent vos proceacutedures de controcircle interne
Se concentrer sur des missions agrave plus forte valeur ajouteacutee
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Vers la deacutemateacuterialisation native avec Chorus Portail Pro ndash CPP 2017
Fabrice COINTOT consultant fonctionnel Amue
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Principes directeurs de la solution CPP 2017
+ Les principes directeurs de fonctionnement de la solution mutualiseacutee-CPP 2017 srsquoarticulent autour des axes suivants
bull La mise en place drsquoune solution mutualiseacutee CPP 2017 pour tous les fournisseurs (priveacutes et publics)o Permet de deacuteposer les factures et de consulter lrsquoavancement des
paiementso La solution mutualiseacutee-CPP 2017 prend en compte les formats et
les modes drsquoeacutechanges actuellement mis en œuvre par les entreprises (Portail EDI)
bull La mise en place drsquoun flux laquo pivot raquo permettant drsquointeacutegrer directement (en mode EDI) ou reacutecupeacuterer (en mode portail) les donneacutees dans les SI des reacutecepteurs publics
bull La mise agrave disposition des fonctionnaliteacutes de la solution mutualiseacutee-CPP 2017 par lrsquointermeacutediaire drsquoAPI positionneacutees sur des applications en amont etou en aval de la solution mutualiseacutee-CPP 2017
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Vue drsquoensemble
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Synthegravese des fonctionnaliteacutes offertes par CPP2017
+ Coteacute eacutemetteurs de factures bull Identification et veacuterification des informations de lrsquoeacutemetteur
bull Deacutepocirct (PDF et XML) ou saisie de factures
bull Controcircles associeacutes au deacutepocircttransfert de la facture
bull Prise en charge de cas de facturation speacutecifique (sous-traitance cotraitance et factures de travaux)
bull Archivage des factures
bull Consultation des factures (en cours de traitement ou deacutejagrave traiteacutees) via un outil de recherche
bull Suivi du traitement de la facture
bull Notification de lrsquoavancement du traitement des factures
bull Adjonction de piegraveces jointes apregraves soumission de la facture
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Synthegravese des fonctionnaliteacutes offertes par CPP2017
+ Coteacute reacutecepteurs de factures bull Consulter teacuteleacutecharger les dossiers de facturation (factures
et PJ associeacutees)
bull Mettre agrave jour les statuts lieacutes au traitement des factures et notamment informer les eacutemetteurs en cas de rejet ou de suspension
bull Rechercher une facture reccedilue ou archiveacutee via un formulaire de recherche multicritegraveres
bull Traiter les sollicitations de leurs fournisseurs
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Le groupe de travail
+ Composeacute drsquoeacutetablissements volontaires + Amue + SopraSteria
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Architecture retenue
Factures reccedilues
Factures eacutemises
Sollicitations
Annuaire
Assistance
Validation
Brique drsquoeacutechange Reacutepertoire partageacute
FMFI Share
Hub
MM
Balance
Content Server
Systegraveme drsquoeacutechange DGFIP Protocole
Formats
Orchestration
Monitoring
Mode EDI
Mode Services
Internet
InternetFI SD
Deacuteveloppements speacutecifiques
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Page 18O ENGEL agent comptable
Photos reacutealiseacutees en partie par Alex Heacuterail
Retour drsquoexpeacuterience sur la mise en œuvre drsquoun service
facturier avec deacutemateacuterialisation des factures fournisseurs
agrave lrsquouniversiteacute de LORRAINE
Page 19
Servir la recherche la formation et la politique du Preacutesident tout en
respectant la reacuteglementation
Adapter les controcircles aux enjeux
Diminuer la masse de documents administratifs et les photocopies
Mutualiser certaines opeacuterations financiegraveres et
comptablesprofessionnaliser les gestionnaires gagner en
productiviteacuteeacuteconomiser des ETP sur la globaliteacute de la chaicircne
Reacuteduire le deacutelai global de paiement
Seacutecuriser les processus et proceacutedures pour satisfaire au
controcircle interne comptable
Aboutir agrave une qualiteacute comptable drsquoEtablissement certifiable par un
commissaire aux comptes
Archiver les documents en un seul lieu
Des objectifs clairs au service de lrsquoefficience
Page 20
Travail partenarial AC-ordo en mode projet avec des
repreacutesentants des composantes et des services geacuteneacuteraux
Projet collectif et partageacute raisonnement en flux et non
en territoire travailler ensemble pour lrsquouniversiteacute
Faire tomber les barriegraveres psychologiques et moi
que vais-je devenir
Importance de lrsquoimplication de lrsquoeacutequipe politique
Formaliser les processus et proceacutedures apregraves analyse
des risques
Deacuteleacutegations de signature eacutetendues par le Preacutesident
Redeacuteployer les ressources humaines
Les moyens lrsquoanticipation et lrsquoaccompagnement
Mise en œuvre dans lrsquooutil SI (SIFAC)
Assouplissement de la reacuteglementation financiegravere (deacutecret
financier des EPSCP du 270608 deacutecret GBCP du 71112)
Page 21
La nouvelle reacutepartition des compeacutetences
Engagement financier creacuteation BC sur Groupe deMarchandise (reacuteservation des creacutedits au vu drsquoun budget voteacute)opportuniteacute de la deacutepense
Engagement juridique (envoi du BC signeacute par la personnehabiliteacutee au fournisseur pour report du ndeg BC sur facture enlaquo fluotant raquo le ndeg agrave reporter sur la facture)
Deacutemateacuterialisation des piegraveces justificatives rattacheacutees au BC
Reacuteception du bien ou de la prestation
Certification du service fait dans SIFAC agrave reacuteception du bien oude la prestation
Reacuteservation et commande pour les missions aupregraves desprestataires
lrsquoordonnateur des compeacutetences conforteacutees
Page 22
Creacuteation des fiches fournisseurs et agents
Reacuteception directe des factures fournisseurs au service facturier
Numeacuterisation des factures videacuteocodagerapprochement
Controcircle de concordance entre BC certification du service fait et facture
Liquidation inteacutegration de la facture dans SIFAC
=gt image facture consultable par les gestionnairesordonnateurs
Effectuer les relances ordonnateurs traitement des relanceslaquo fournisseurs raquo collaborer agrave la relation avec les fournisseurs
Controcircle de reacutegulariteacute des factures (imputation comptable fournisseurmontant RIB PJhellip)
Comptabilisation des factures
Paiement des factures (30 jours de deacutelai agrave reacuteception facture)
Archivage et classement des piegraveces comptables
lrsquoagent comptable des compeacutetences renforceacutees
La nouvelle reacutepartition des compeacutetences
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Obligation drsquoune organisation fonctionnelle tenant compte
de lrsquooutil
Attention agrave la perte de repegraveres
Traitement agrave part des factures speacutecifiques importance du tri du
courrier
Le ndegbon de commande est le point neacutevralgique
Deacutemateacuterialiser degraves la source (EDI) des flux de fournisseurs
majeurs (voyagisteshellip)
Importance de la qualiteacute de saisie du bon de commande
Valorisation du service fait par lrsquoordonnateur quid de la
deacuteleacutegation de signature Affectation des diffeacuterents rocircles
Deacutemat des PJ par les services ordonnateurs mais avec une
seacutecuriteacute sur les ajouts suppressions
LE BILANLes points de vigilance
Page 24
Un impact fort sur les deacutelais de paiement (lt30j)
Une ameacutelioration de la qualiteacute comptable (certification des
comptes)
Une visibiliteacute exhaustive des charges drsquoune anneacutee
Des controcircles adapteacutes
Une cellule speacutecialiseacutee
Une eacuteconomie drsquoETP agrave lrsquoAC missionneacutes sur drsquoautres
theacutematiques et poste rendu (6 ETP eacuteconomiseacutes)
Lrsquoensemble des PJ et des factures rattacheacutees aux bons de
commandes dans SIFAC et accessibles par les ordonnateurs et
lrsquoAC
Une reacuteponse au controcircle interne pour seacutecuriser les processus
(signature service faithellip)
Des motifs de satisfaction fiabiliteacute et performance
Page 25
Organisation et formalisation des proceacutedures ne pas
raisonner agrave partir des exceptions
Identifier les reacuteticences accompagner formations et
informations continues
Aider agrave faire la diffeacuterence entre la veacuteritable valeur ajouteacutee
(activiteacutes de recherche peacutedagogie) et les tacircches administratives
doreacutenavant alleacutegeacutees (gain de temps redeacuteployable sur leur cœur
de meacutetier)
Creacuteation de nouveaux meacutetiers et suppression de fonctions
existantes au niveau financier
Pour les personnels opportuniteacute de
Deacutecouvrir de nouvelles missions de mobiliteacute en interne
Possibiliteacute drsquoaccroitre son champ de compeacutetences
Enrichissement professionnel
Simplifier sans complexifier ni deacuteshumaniser
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Simplifier ne veut pas dire faire vite ethellipmal
Travail partenarial et constructif stop agrave la deacutefense des preacute
carreacutes
Surcharge de travail + stress agrave court et moyen terme
attention agrave lrsquoaspect psychologique trop souvent deacutelaisseacute
Attention agrave lrsquoopposition au changement
Adapter lrsquoorganisation au fil de lrsquoeau
Motiver et valoriser ses collaborateurs mais avec quoi
Srsquoassurer que les ressources humaines sont bien
transfeacutereacutees et non rajouteacutees
Retour sur investissement au bout de plusieurs anneacutees
Comment eacutevaluer les beacuteneacutefices alors que les reacuteformes
srsquoenchaicircnent et se superposent
Les voies drsquoameacutelioration
Page 27
Lancez-vous crsquoest reacutealisable et
efficace avec de la volonteacute de la
patience et un travail partenarial
Contact olivierengeluniv-lorrainefr
Deacuteployer la solution
Aureacutelie BELLEC consultante accompagnement Amue
copy Amue11022016 28
SIFAC Deacutemat gt deacuteploiement
copy Amue
Un projet EtablissementUn deacuteploiement Amue
12 mois drsquoactions collectives amp
de points individuels
Un planning speacutecifiquede mise en exploitation
selon votre strateacutegie
11022016 29
SIFAC Deacutemat gt pour quels publics
+ Agence comptablebull Reacuteception du courrier au service facturier
bull Saisie des factures
bull Comptabilisation visa
+ Ordonnateursbull Traitement des workflows avec accegraves agrave lrsquoimage facture pour
o service fait manquant
o eacutecart de quantiteacutes
o eacutecart de prix
copy Amue11022016 30
SIFAC Deacutemat gt projet eacutetablissement
copy Amue
Un projet Etablissement
Portage politique
amp organisation en mode projet
Preacutesident
DGS
DGS adjoint
Agent comptable
DAF
Directeurs de composantes11022016 31
SIFAC Deacutemat gt planning Vague 4
copy Amue11022016 32
SIFAC Deacutemat gt organisation projet
copy Amue
Organisationnel
Fonctionnel
Technique
3 axes
Reacutefeacuterent(s)
Reacutefeacuterent(s)
Reacutefeacuterent(s)
+CHEF DE PROJET
11022016 33
DES POINTS DESUIVIINDIVIDUELSREacuteGULIERS
sifacdematdeploiementamuefr
DES EacuteCHANGES
PAR EMAILSReacutepondre agrave des questions preacutecises
Echanger sur le projet et les points de blocage
Consultant accompagnement +- Consultant technique
etou Consultant fonctionnel
SIFAC Deacutemat gt accompagnement Amue
copy Amue11022016 34
SIFAC Deacutemat gt kit de deacuteploiement adapteacute
+ Documentation de deacuteploiement fonctionnel
+ Documentation et outils drsquoaide agrave la gestion de projet
+ Documentation de deacuteploiement technique
+ Des supports de formation
Communiquer entre eacutetablissements via sifacdematsitesamuefr
UNE LISTE DrsquoEacuteCHANGE INTER-EacuteTABLISSEMENT
DOCUMENTATION
RETOURS DrsquoEXPEacuteRIENCEcopy Amue11022016 35
SIFAC Deacutemat gt eacutecheacuteances agrave venir
+ Signature de la convention au plus tard le 21 mars 2016
Apregraves signature
+ Atelier Gestion de projet En savoir + et srsquoinscrire ici
28 amp 29 avril 2016 agrave lrsquoAmue Paris (2 places par site)
+ Seacuteminaire de lancement En savoir + et srsquoinscrire ici
2 mai 2016 agrave lrsquoUCBL
copy Amue11022016 36
Les coucircts Amue
Ceacutecile RAS-EL-DJEBEL responsable relations eacutetablissements Amue
copy Amue11022016 37
Coucircts Amue la Redevance de deacuteploiement
+ La redevance de deacuteploiement (RdD) correspond au coucirctdrsquoacquisition de la solution
bull Licences ITESOFT
bull Actions drsquoaccompagnement Amue
+ Montant
bull Part fixe de 60 000 euro HT +
bull Part variable de 045euro HT par factureavoir (RERA) delrsquoanneacutee N-2 comptabiliseacutes dans Sifac
+ Paiement 30 agrave la signature de la convention
70 agrave lrsquoinstallation de la solution en production
copy Amue11022016 38
Coucircts Amue la Redevance annuelle mutualiseacutee
+ La redevance annuelle mutualiseacutee inclut lrsquoamortissement de lasolution et la maintenance
+ Montant annuel
bull Part fixe 17 800euro HT +
bull Part variable 0081 euro HT par factureavoir (RERA) delrsquoanneacutee N-2 comptabiliseacutes dans Sifac
bull La facturation intervient agrave la date drsquoinstallation
o Montant proratiseacute la 1egravere anneacutee au 1er jour du mois suivantla date drsquoinstallation
Baisse de 20 de la RAM agrave partir de 2018 14 240 euro HT + 0065 euro HT par facture reccedilue
copy Amue11022016 39
Simulation coucircts Amue
copy Amue11022016 40
Coucircts des infrastructures associeacutees
+ Coucirct des infrastructures associeacutees bull Selon le type drsquoeacutetablissement de 15 Keuro HT agrave 35 Keuro HT
+ Le Cahier des Charges drsquoImplantation (CCI) preacutecise leseacuteleacutements permettant drsquoestimer le coucirct des infrastructures enfonction du contexte de votre eacutetablissement =gt wwwamuefr
Mise agrave jour du CCI en cours
copy Amue11022016 41
Inteacutegrer la prochaine vague
Pour inteacutegrer la 4egrave vague de deacuteploiement et deacutemarrer la production en mai 2017
+ Demander la convention aupregraves du Pocircle Relations Etablissements mireamuefr
+ Renvoyer la convention signeacutee au plus tard le 21 mars 2016
copy Amue11022016 42
Merci de votre attention
mireamuefr
Les principes de Sifac Deacutematrsquo
Fabrice COINTOT consultant fonctionnel Amue
copy Amue11022016 3
Principes cleacutes de la solution
La solution de deacutemateacuterialisation des factures fournisseurs Amue est baseacutee sur la solution Itesoft Elle est certifieacutee SAPreg eacutediteur du progiciel socle de Sifac et baseacutee sur les meacutecanismes drsquointeacutegration standard de lrsquooutil
4 Comptabilisation des factures selon les regravegles et controcircles Sifac
1 Scan des factures papier+
Piegraveces Jointes+
Piegraveces de deacutepenses
1rsquo Transfert des factures eacutelectroniques(fichiers au format image ou pdf)
2 Videacuteo codage - identification du fournisseur et de la socieacuteteacute - reacutecupeacuteration de lrsquoensemble des eacuteleacutements
de la facture
3 Rapprochement des facturesavec les commandes et services faits
Inteacutegration des donneacutees
1rsquorsquo Chorus Portail Pro
copy Amue11022016 4
Interactions entre les acteurs de la deacutepense
Le moduleMoteur de workflows
amp
Gestion de la circulation de
lrsquoinformation
De nombreux outils Alertes Workflows Courriers Notifications Relancessont disponibles tout au long du processus de traitement des factures
=
+ Permettent agrave tout moment de cibler le bon interlocuteur du flux de ladeacutepense
Exemples‒ Fournisseur‒ Cellule Tiers‒ Gestionnaire de la commande
copy Amue11022016 5
Evolution des proceacutedures et des profils
Tri des factures par
type
Creacuteation des lots
Archivage des lots
Videacuteo codage
Optimisation des
performancesSupervision Liquidation
Le deacuteploiement de Sifac Deacutemat amegravene agrave identifier de nouveaux profils au sein de vos eacutequipes
+ De lrsquoouverture du courrier agrave la creacuteation des lots
+ Du videacuteocodage agrave lrsquoexpertise outil (ameacuteliorer lrsquoautomatisation)
+ De la supervision au pilotage des objectifs
+ De la liquidation au leveacute de visa copy Amue11022016 6
Le superviseur dans lrsquoorganisation
Superviseur
copy Amue11022016 7
Les outils de Reporting
+ Suivi de lrsquoactiviteacute de la plate-formeretard de traitement de factures sans intervention manuelle liste des factures en erreur
Le pilotage et lrsquoanalyse de votre activiteacute avec le module
Pour la traccedilabiliteacute de bout en bout du processus de gestion des factures depuis leur reacuteception jusqursquoagrave leur paiement
+ Tableau de bord agrave destination du service informatique pour la supervision des problegravemes techniques
+ Suivi deacutetailleacute de la facturestatut de la facture ce qui a eacuteteacute fait au niveau manuel automatique et par quihellip
+ Rapports graphiques et une vision syntheacutetique de lrsquoactiviteacutestatistiques par fournisseurs clients temps moyen de traitementshellip
11022016 8
+ Importance de la qualiteacute de la commande
+ Service fait agrave reacuteception de la marchandise ou du service
+ Communication avec les fournisseurs (Ndeg de BdC)
+ Fiabilisation de la base tiers (cellule tiers)
+ Supervision de la plateforme
+ Volonteacute drsquoameacutelioration continue
Preacute requis
11022016 9
Les beacuteneacutefices
+ Un accegraves faciliteacute et immeacutediat aux piegraveces pour tous les acteurs de la deacutepense
+ Des workflows ciblant les bonnes personnes tout au long du processus
+ Un DGP qui diminue et qui contribue agrave lrsquoameacutelioration de la relation avec les fournisseurs
+ Des controcircles embarqueacutes agrave chaque eacutetape du flux qui renforcent vos proceacutedures de controcircle interne
Se concentrer sur des missions agrave plus forte valeur ajouteacutee
copy Amue11022016 10
Vers la deacutemateacuterialisation native avec Chorus Portail Pro ndash CPP 2017
Fabrice COINTOT consultant fonctionnel Amue
copy Amue11022016 11
Principes directeurs de la solution CPP 2017
+ Les principes directeurs de fonctionnement de la solution mutualiseacutee-CPP 2017 srsquoarticulent autour des axes suivants
bull La mise en place drsquoune solution mutualiseacutee CPP 2017 pour tous les fournisseurs (priveacutes et publics)o Permet de deacuteposer les factures et de consulter lrsquoavancement des
paiementso La solution mutualiseacutee-CPP 2017 prend en compte les formats et
les modes drsquoeacutechanges actuellement mis en œuvre par les entreprises (Portail EDI)
bull La mise en place drsquoun flux laquo pivot raquo permettant drsquointeacutegrer directement (en mode EDI) ou reacutecupeacuterer (en mode portail) les donneacutees dans les SI des reacutecepteurs publics
bull La mise agrave disposition des fonctionnaliteacutes de la solution mutualiseacutee-CPP 2017 par lrsquointermeacutediaire drsquoAPI positionneacutees sur des applications en amont etou en aval de la solution mutualiseacutee-CPP 2017
copy Amue11022016 12
Vue drsquoensemble
copy Amue11022016 13
Synthegravese des fonctionnaliteacutes offertes par CPP2017
+ Coteacute eacutemetteurs de factures bull Identification et veacuterification des informations de lrsquoeacutemetteur
bull Deacutepocirct (PDF et XML) ou saisie de factures
bull Controcircles associeacutes au deacutepocircttransfert de la facture
bull Prise en charge de cas de facturation speacutecifique (sous-traitance cotraitance et factures de travaux)
bull Archivage des factures
bull Consultation des factures (en cours de traitement ou deacutejagrave traiteacutees) via un outil de recherche
bull Suivi du traitement de la facture
bull Notification de lrsquoavancement du traitement des factures
bull Adjonction de piegraveces jointes apregraves soumission de la facture
copy Amue11022016 14
Synthegravese des fonctionnaliteacutes offertes par CPP2017
+ Coteacute reacutecepteurs de factures bull Consulter teacuteleacutecharger les dossiers de facturation (factures
et PJ associeacutees)
bull Mettre agrave jour les statuts lieacutes au traitement des factures et notamment informer les eacutemetteurs en cas de rejet ou de suspension
bull Rechercher une facture reccedilue ou archiveacutee via un formulaire de recherche multicritegraveres
bull Traiter les sollicitations de leurs fournisseurs
copy Amue11022016 15
Le groupe de travail
+ Composeacute drsquoeacutetablissements volontaires + Amue + SopraSteria
copy Amue11022016 16
Architecture retenue
Factures reccedilues
Factures eacutemises
Sollicitations
Annuaire
Assistance
Validation
Brique drsquoeacutechange Reacutepertoire partageacute
FMFI Share
Hub
MM
Balance
Content Server
Systegraveme drsquoeacutechange DGFIP Protocole
Formats
Orchestration
Monitoring
Mode EDI
Mode Services
Internet
InternetFI SD
Deacuteveloppements speacutecifiques
copy Amue11022016 17
Page 18O ENGEL agent comptable
Photos reacutealiseacutees en partie par Alex Heacuterail
Retour drsquoexpeacuterience sur la mise en œuvre drsquoun service
facturier avec deacutemateacuterialisation des factures fournisseurs
agrave lrsquouniversiteacute de LORRAINE
Page 19
Servir la recherche la formation et la politique du Preacutesident tout en
respectant la reacuteglementation
Adapter les controcircles aux enjeux
Diminuer la masse de documents administratifs et les photocopies
Mutualiser certaines opeacuterations financiegraveres et
comptablesprofessionnaliser les gestionnaires gagner en
productiviteacuteeacuteconomiser des ETP sur la globaliteacute de la chaicircne
Reacuteduire le deacutelai global de paiement
Seacutecuriser les processus et proceacutedures pour satisfaire au
controcircle interne comptable
Aboutir agrave une qualiteacute comptable drsquoEtablissement certifiable par un
commissaire aux comptes
Archiver les documents en un seul lieu
Des objectifs clairs au service de lrsquoefficience
Page 20
Travail partenarial AC-ordo en mode projet avec des
repreacutesentants des composantes et des services geacuteneacuteraux
Projet collectif et partageacute raisonnement en flux et non
en territoire travailler ensemble pour lrsquouniversiteacute
Faire tomber les barriegraveres psychologiques et moi
que vais-je devenir
Importance de lrsquoimplication de lrsquoeacutequipe politique
Formaliser les processus et proceacutedures apregraves analyse
des risques
Deacuteleacutegations de signature eacutetendues par le Preacutesident
Redeacuteployer les ressources humaines
Les moyens lrsquoanticipation et lrsquoaccompagnement
Mise en œuvre dans lrsquooutil SI (SIFAC)
Assouplissement de la reacuteglementation financiegravere (deacutecret
financier des EPSCP du 270608 deacutecret GBCP du 71112)
Page 21
La nouvelle reacutepartition des compeacutetences
Engagement financier creacuteation BC sur Groupe deMarchandise (reacuteservation des creacutedits au vu drsquoun budget voteacute)opportuniteacute de la deacutepense
Engagement juridique (envoi du BC signeacute par la personnehabiliteacutee au fournisseur pour report du ndeg BC sur facture enlaquo fluotant raquo le ndeg agrave reporter sur la facture)
Deacutemateacuterialisation des piegraveces justificatives rattacheacutees au BC
Reacuteception du bien ou de la prestation
Certification du service fait dans SIFAC agrave reacuteception du bien oude la prestation
Reacuteservation et commande pour les missions aupregraves desprestataires
lrsquoordonnateur des compeacutetences conforteacutees
Page 22
Creacuteation des fiches fournisseurs et agents
Reacuteception directe des factures fournisseurs au service facturier
Numeacuterisation des factures videacuteocodagerapprochement
Controcircle de concordance entre BC certification du service fait et facture
Liquidation inteacutegration de la facture dans SIFAC
=gt image facture consultable par les gestionnairesordonnateurs
Effectuer les relances ordonnateurs traitement des relanceslaquo fournisseurs raquo collaborer agrave la relation avec les fournisseurs
Controcircle de reacutegulariteacute des factures (imputation comptable fournisseurmontant RIB PJhellip)
Comptabilisation des factures
Paiement des factures (30 jours de deacutelai agrave reacuteception facture)
Archivage et classement des piegraveces comptables
lrsquoagent comptable des compeacutetences renforceacutees
La nouvelle reacutepartition des compeacutetences
Page 23
Obligation drsquoune organisation fonctionnelle tenant compte
de lrsquooutil
Attention agrave la perte de repegraveres
Traitement agrave part des factures speacutecifiques importance du tri du
courrier
Le ndegbon de commande est le point neacutevralgique
Deacutemateacuterialiser degraves la source (EDI) des flux de fournisseurs
majeurs (voyagisteshellip)
Importance de la qualiteacute de saisie du bon de commande
Valorisation du service fait par lrsquoordonnateur quid de la
deacuteleacutegation de signature Affectation des diffeacuterents rocircles
Deacutemat des PJ par les services ordonnateurs mais avec une
seacutecuriteacute sur les ajouts suppressions
LE BILANLes points de vigilance
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Un impact fort sur les deacutelais de paiement (lt30j)
Une ameacutelioration de la qualiteacute comptable (certification des
comptes)
Une visibiliteacute exhaustive des charges drsquoune anneacutee
Des controcircles adapteacutes
Une cellule speacutecialiseacutee
Une eacuteconomie drsquoETP agrave lrsquoAC missionneacutes sur drsquoautres
theacutematiques et poste rendu (6 ETP eacuteconomiseacutes)
Lrsquoensemble des PJ et des factures rattacheacutees aux bons de
commandes dans SIFAC et accessibles par les ordonnateurs et
lrsquoAC
Une reacuteponse au controcircle interne pour seacutecuriser les processus
(signature service faithellip)
Des motifs de satisfaction fiabiliteacute et performance
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Organisation et formalisation des proceacutedures ne pas
raisonner agrave partir des exceptions
Identifier les reacuteticences accompagner formations et
informations continues
Aider agrave faire la diffeacuterence entre la veacuteritable valeur ajouteacutee
(activiteacutes de recherche peacutedagogie) et les tacircches administratives
doreacutenavant alleacutegeacutees (gain de temps redeacuteployable sur leur cœur
de meacutetier)
Creacuteation de nouveaux meacutetiers et suppression de fonctions
existantes au niveau financier
Pour les personnels opportuniteacute de
Deacutecouvrir de nouvelles missions de mobiliteacute en interne
Possibiliteacute drsquoaccroitre son champ de compeacutetences
Enrichissement professionnel
Simplifier sans complexifier ni deacuteshumaniser
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Simplifier ne veut pas dire faire vite ethellipmal
Travail partenarial et constructif stop agrave la deacutefense des preacute
carreacutes
Surcharge de travail + stress agrave court et moyen terme
attention agrave lrsquoaspect psychologique trop souvent deacutelaisseacute
Attention agrave lrsquoopposition au changement
Adapter lrsquoorganisation au fil de lrsquoeau
Motiver et valoriser ses collaborateurs mais avec quoi
Srsquoassurer que les ressources humaines sont bien
transfeacutereacutees et non rajouteacutees
Retour sur investissement au bout de plusieurs anneacutees
Comment eacutevaluer les beacuteneacutefices alors que les reacuteformes
srsquoenchaicircnent et se superposent
Les voies drsquoameacutelioration
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Lancez-vous crsquoest reacutealisable et
efficace avec de la volonteacute de la
patience et un travail partenarial
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SIFAC Deacutemat gt deacuteploiement
copy Amue
Un projet EtablissementUn deacuteploiement Amue
12 mois drsquoactions collectives amp
de points individuels
Un planning speacutecifiquede mise en exploitation
selon votre strateacutegie
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SIFAC Deacutemat gt pour quels publics
+ Agence comptablebull Reacuteception du courrier au service facturier
bull Saisie des factures
bull Comptabilisation visa
+ Ordonnateursbull Traitement des workflows avec accegraves agrave lrsquoimage facture pour
o service fait manquant
o eacutecart de quantiteacutes
o eacutecart de prix
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SIFAC Deacutemat gt projet eacutetablissement
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Un projet Etablissement
Portage politique
amp organisation en mode projet
Preacutesident
DGS
DGS adjoint
Agent comptable
DAF
Directeurs de composantes11022016 31
SIFAC Deacutemat gt planning Vague 4
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SIFAC Deacutemat gt organisation projet
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Organisationnel
Fonctionnel
Technique
3 axes
Reacutefeacuterent(s)
Reacutefeacuterent(s)
Reacutefeacuterent(s)
+CHEF DE PROJET
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DES POINTS DESUIVIINDIVIDUELSREacuteGULIERS
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DES EacuteCHANGES
PAR EMAILSReacutepondre agrave des questions preacutecises
Echanger sur le projet et les points de blocage
Consultant accompagnement +- Consultant technique
etou Consultant fonctionnel
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SIFAC Deacutemat gt kit de deacuteploiement adapteacute
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+ Documentation et outils drsquoaide agrave la gestion de projet
+ Documentation de deacuteploiement technique
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Communiquer entre eacutetablissements via sifacdematsitesamuefr
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DOCUMENTATION
RETOURS DrsquoEXPEacuteRIENCEcopy Amue11022016 35
SIFAC Deacutemat gt eacutecheacuteances agrave venir
+ Signature de la convention au plus tard le 21 mars 2016
Apregraves signature
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28 amp 29 avril 2016 agrave lrsquoAmue Paris (2 places par site)
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2 mai 2016 agrave lrsquoUCBL
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Les coucircts Amue
Ceacutecile RAS-EL-DJEBEL responsable relations eacutetablissements Amue
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Coucircts Amue la Redevance de deacuteploiement
+ La redevance de deacuteploiement (RdD) correspond au coucirctdrsquoacquisition de la solution
bull Licences ITESOFT
bull Actions drsquoaccompagnement Amue
+ Montant
bull Part fixe de 60 000 euro HT +
bull Part variable de 045euro HT par factureavoir (RERA) delrsquoanneacutee N-2 comptabiliseacutes dans Sifac
+ Paiement 30 agrave la signature de la convention
70 agrave lrsquoinstallation de la solution en production
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Coucircts Amue la Redevance annuelle mutualiseacutee
+ La redevance annuelle mutualiseacutee inclut lrsquoamortissement de lasolution et la maintenance
+ Montant annuel
bull Part fixe 17 800euro HT +
bull Part variable 0081 euro HT par factureavoir (RERA) delrsquoanneacutee N-2 comptabiliseacutes dans Sifac
bull La facturation intervient agrave la date drsquoinstallation
o Montant proratiseacute la 1egravere anneacutee au 1er jour du mois suivantla date drsquoinstallation
Baisse de 20 de la RAM agrave partir de 2018 14 240 euro HT + 0065 euro HT par facture reccedilue
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Simulation coucircts Amue
copy Amue11022016 40
Coucircts des infrastructures associeacutees
+ Coucirct des infrastructures associeacutees bull Selon le type drsquoeacutetablissement de 15 Keuro HT agrave 35 Keuro HT
+ Le Cahier des Charges drsquoImplantation (CCI) preacutecise leseacuteleacutements permettant drsquoestimer le coucirct des infrastructures enfonction du contexte de votre eacutetablissement =gt wwwamuefr
Mise agrave jour du CCI en cours
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Inteacutegrer la prochaine vague
Pour inteacutegrer la 4egrave vague de deacuteploiement et deacutemarrer la production en mai 2017
+ Demander la convention aupregraves du Pocircle Relations Etablissements mireamuefr
+ Renvoyer la convention signeacutee au plus tard le 21 mars 2016
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Merci de votre attention
mireamuefr
Principes cleacutes de la solution
La solution de deacutemateacuterialisation des factures fournisseurs Amue est baseacutee sur la solution Itesoft Elle est certifieacutee SAPreg eacutediteur du progiciel socle de Sifac et baseacutee sur les meacutecanismes drsquointeacutegration standard de lrsquooutil
4 Comptabilisation des factures selon les regravegles et controcircles Sifac
1 Scan des factures papier+
Piegraveces Jointes+
Piegraveces de deacutepenses
1rsquo Transfert des factures eacutelectroniques(fichiers au format image ou pdf)
2 Videacuteo codage - identification du fournisseur et de la socieacuteteacute - reacutecupeacuteration de lrsquoensemble des eacuteleacutements
de la facture
3 Rapprochement des facturesavec les commandes et services faits
Inteacutegration des donneacutees
1rsquorsquo Chorus Portail Pro
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Interactions entre les acteurs de la deacutepense
Le moduleMoteur de workflows
amp
Gestion de la circulation de
lrsquoinformation
De nombreux outils Alertes Workflows Courriers Notifications Relancessont disponibles tout au long du processus de traitement des factures
=
+ Permettent agrave tout moment de cibler le bon interlocuteur du flux de ladeacutepense
Exemples‒ Fournisseur‒ Cellule Tiers‒ Gestionnaire de la commande
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Evolution des proceacutedures et des profils
Tri des factures par
type
Creacuteation des lots
Archivage des lots
Videacuteo codage
Optimisation des
performancesSupervision Liquidation
Le deacuteploiement de Sifac Deacutemat amegravene agrave identifier de nouveaux profils au sein de vos eacutequipes
+ De lrsquoouverture du courrier agrave la creacuteation des lots
+ Du videacuteocodage agrave lrsquoexpertise outil (ameacuteliorer lrsquoautomatisation)
+ De la supervision au pilotage des objectifs
+ De la liquidation au leveacute de visa copy Amue11022016 6
Le superviseur dans lrsquoorganisation
Superviseur
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Les outils de Reporting
+ Suivi de lrsquoactiviteacute de la plate-formeretard de traitement de factures sans intervention manuelle liste des factures en erreur
Le pilotage et lrsquoanalyse de votre activiteacute avec le module
Pour la traccedilabiliteacute de bout en bout du processus de gestion des factures depuis leur reacuteception jusqursquoagrave leur paiement
+ Tableau de bord agrave destination du service informatique pour la supervision des problegravemes techniques
+ Suivi deacutetailleacute de la facturestatut de la facture ce qui a eacuteteacute fait au niveau manuel automatique et par quihellip
+ Rapports graphiques et une vision syntheacutetique de lrsquoactiviteacutestatistiques par fournisseurs clients temps moyen de traitementshellip
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+ Importance de la qualiteacute de la commande
+ Service fait agrave reacuteception de la marchandise ou du service
+ Communication avec les fournisseurs (Ndeg de BdC)
+ Fiabilisation de la base tiers (cellule tiers)
+ Supervision de la plateforme
+ Volonteacute drsquoameacutelioration continue
Preacute requis
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Les beacuteneacutefices
+ Un accegraves faciliteacute et immeacutediat aux piegraveces pour tous les acteurs de la deacutepense
+ Des workflows ciblant les bonnes personnes tout au long du processus
+ Un DGP qui diminue et qui contribue agrave lrsquoameacutelioration de la relation avec les fournisseurs
+ Des controcircles embarqueacutes agrave chaque eacutetape du flux qui renforcent vos proceacutedures de controcircle interne
Se concentrer sur des missions agrave plus forte valeur ajouteacutee
copy Amue11022016 10
Vers la deacutemateacuterialisation native avec Chorus Portail Pro ndash CPP 2017
Fabrice COINTOT consultant fonctionnel Amue
copy Amue11022016 11
Principes directeurs de la solution CPP 2017
+ Les principes directeurs de fonctionnement de la solution mutualiseacutee-CPP 2017 srsquoarticulent autour des axes suivants
bull La mise en place drsquoune solution mutualiseacutee CPP 2017 pour tous les fournisseurs (priveacutes et publics)o Permet de deacuteposer les factures et de consulter lrsquoavancement des
paiementso La solution mutualiseacutee-CPP 2017 prend en compte les formats et
les modes drsquoeacutechanges actuellement mis en œuvre par les entreprises (Portail EDI)
bull La mise en place drsquoun flux laquo pivot raquo permettant drsquointeacutegrer directement (en mode EDI) ou reacutecupeacuterer (en mode portail) les donneacutees dans les SI des reacutecepteurs publics
bull La mise agrave disposition des fonctionnaliteacutes de la solution mutualiseacutee-CPP 2017 par lrsquointermeacutediaire drsquoAPI positionneacutees sur des applications en amont etou en aval de la solution mutualiseacutee-CPP 2017
copy Amue11022016 12
Vue drsquoensemble
copy Amue11022016 13
Synthegravese des fonctionnaliteacutes offertes par CPP2017
+ Coteacute eacutemetteurs de factures bull Identification et veacuterification des informations de lrsquoeacutemetteur
bull Deacutepocirct (PDF et XML) ou saisie de factures
bull Controcircles associeacutes au deacutepocircttransfert de la facture
bull Prise en charge de cas de facturation speacutecifique (sous-traitance cotraitance et factures de travaux)
bull Archivage des factures
bull Consultation des factures (en cours de traitement ou deacutejagrave traiteacutees) via un outil de recherche
bull Suivi du traitement de la facture
bull Notification de lrsquoavancement du traitement des factures
bull Adjonction de piegraveces jointes apregraves soumission de la facture
copy Amue11022016 14
Synthegravese des fonctionnaliteacutes offertes par CPP2017
+ Coteacute reacutecepteurs de factures bull Consulter teacuteleacutecharger les dossiers de facturation (factures
et PJ associeacutees)
bull Mettre agrave jour les statuts lieacutes au traitement des factures et notamment informer les eacutemetteurs en cas de rejet ou de suspension
bull Rechercher une facture reccedilue ou archiveacutee via un formulaire de recherche multicritegraveres
bull Traiter les sollicitations de leurs fournisseurs
copy Amue11022016 15
Le groupe de travail
+ Composeacute drsquoeacutetablissements volontaires + Amue + SopraSteria
copy Amue11022016 16
Architecture retenue
Factures reccedilues
Factures eacutemises
Sollicitations
Annuaire
Assistance
Validation
Brique drsquoeacutechange Reacutepertoire partageacute
FMFI Share
Hub
MM
Balance
Content Server
Systegraveme drsquoeacutechange DGFIP Protocole
Formats
Orchestration
Monitoring
Mode EDI
Mode Services
Internet
InternetFI SD
Deacuteveloppements speacutecifiques
copy Amue11022016 17
Page 18O ENGEL agent comptable
Photos reacutealiseacutees en partie par Alex Heacuterail
Retour drsquoexpeacuterience sur la mise en œuvre drsquoun service
facturier avec deacutemateacuterialisation des factures fournisseurs
agrave lrsquouniversiteacute de LORRAINE
Page 19
Servir la recherche la formation et la politique du Preacutesident tout en
respectant la reacuteglementation
Adapter les controcircles aux enjeux
Diminuer la masse de documents administratifs et les photocopies
Mutualiser certaines opeacuterations financiegraveres et
comptablesprofessionnaliser les gestionnaires gagner en
productiviteacuteeacuteconomiser des ETP sur la globaliteacute de la chaicircne
Reacuteduire le deacutelai global de paiement
Seacutecuriser les processus et proceacutedures pour satisfaire au
controcircle interne comptable
Aboutir agrave une qualiteacute comptable drsquoEtablissement certifiable par un
commissaire aux comptes
Archiver les documents en un seul lieu
Des objectifs clairs au service de lrsquoefficience
Page 20
Travail partenarial AC-ordo en mode projet avec des
repreacutesentants des composantes et des services geacuteneacuteraux
Projet collectif et partageacute raisonnement en flux et non
en territoire travailler ensemble pour lrsquouniversiteacute
Faire tomber les barriegraveres psychologiques et moi
que vais-je devenir
Importance de lrsquoimplication de lrsquoeacutequipe politique
Formaliser les processus et proceacutedures apregraves analyse
des risques
Deacuteleacutegations de signature eacutetendues par le Preacutesident
Redeacuteployer les ressources humaines
Les moyens lrsquoanticipation et lrsquoaccompagnement
Mise en œuvre dans lrsquooutil SI (SIFAC)
Assouplissement de la reacuteglementation financiegravere (deacutecret
financier des EPSCP du 270608 deacutecret GBCP du 71112)
Page 21
La nouvelle reacutepartition des compeacutetences
Engagement financier creacuteation BC sur Groupe deMarchandise (reacuteservation des creacutedits au vu drsquoun budget voteacute)opportuniteacute de la deacutepense
Engagement juridique (envoi du BC signeacute par la personnehabiliteacutee au fournisseur pour report du ndeg BC sur facture enlaquo fluotant raquo le ndeg agrave reporter sur la facture)
Deacutemateacuterialisation des piegraveces justificatives rattacheacutees au BC
Reacuteception du bien ou de la prestation
Certification du service fait dans SIFAC agrave reacuteception du bien oude la prestation
Reacuteservation et commande pour les missions aupregraves desprestataires
lrsquoordonnateur des compeacutetences conforteacutees
Page 22
Creacuteation des fiches fournisseurs et agents
Reacuteception directe des factures fournisseurs au service facturier
Numeacuterisation des factures videacuteocodagerapprochement
Controcircle de concordance entre BC certification du service fait et facture
Liquidation inteacutegration de la facture dans SIFAC
=gt image facture consultable par les gestionnairesordonnateurs
Effectuer les relances ordonnateurs traitement des relanceslaquo fournisseurs raquo collaborer agrave la relation avec les fournisseurs
Controcircle de reacutegulariteacute des factures (imputation comptable fournisseurmontant RIB PJhellip)
Comptabilisation des factures
Paiement des factures (30 jours de deacutelai agrave reacuteception facture)
Archivage et classement des piegraveces comptables
lrsquoagent comptable des compeacutetences renforceacutees
La nouvelle reacutepartition des compeacutetences
Page 23
Obligation drsquoune organisation fonctionnelle tenant compte
de lrsquooutil
Attention agrave la perte de repegraveres
Traitement agrave part des factures speacutecifiques importance du tri du
courrier
Le ndegbon de commande est le point neacutevralgique
Deacutemateacuterialiser degraves la source (EDI) des flux de fournisseurs
majeurs (voyagisteshellip)
Importance de la qualiteacute de saisie du bon de commande
Valorisation du service fait par lrsquoordonnateur quid de la
deacuteleacutegation de signature Affectation des diffeacuterents rocircles
Deacutemat des PJ par les services ordonnateurs mais avec une
seacutecuriteacute sur les ajouts suppressions
LE BILANLes points de vigilance
Page 24
Un impact fort sur les deacutelais de paiement (lt30j)
Une ameacutelioration de la qualiteacute comptable (certification des
comptes)
Une visibiliteacute exhaustive des charges drsquoune anneacutee
Des controcircles adapteacutes
Une cellule speacutecialiseacutee
Une eacuteconomie drsquoETP agrave lrsquoAC missionneacutes sur drsquoautres
theacutematiques et poste rendu (6 ETP eacuteconomiseacutes)
Lrsquoensemble des PJ et des factures rattacheacutees aux bons de
commandes dans SIFAC et accessibles par les ordonnateurs et
lrsquoAC
Une reacuteponse au controcircle interne pour seacutecuriser les processus
(signature service faithellip)
Des motifs de satisfaction fiabiliteacute et performance
Page 25
Organisation et formalisation des proceacutedures ne pas
raisonner agrave partir des exceptions
Identifier les reacuteticences accompagner formations et
informations continues
Aider agrave faire la diffeacuterence entre la veacuteritable valeur ajouteacutee
(activiteacutes de recherche peacutedagogie) et les tacircches administratives
doreacutenavant alleacutegeacutees (gain de temps redeacuteployable sur leur cœur
de meacutetier)
Creacuteation de nouveaux meacutetiers et suppression de fonctions
existantes au niveau financier
Pour les personnels opportuniteacute de
Deacutecouvrir de nouvelles missions de mobiliteacute en interne
Possibiliteacute drsquoaccroitre son champ de compeacutetences
Enrichissement professionnel
Simplifier sans complexifier ni deacuteshumaniser
Page 26
Simplifier ne veut pas dire faire vite ethellipmal
Travail partenarial et constructif stop agrave la deacutefense des preacute
carreacutes
Surcharge de travail + stress agrave court et moyen terme
attention agrave lrsquoaspect psychologique trop souvent deacutelaisseacute
Attention agrave lrsquoopposition au changement
Adapter lrsquoorganisation au fil de lrsquoeau
Motiver et valoriser ses collaborateurs mais avec quoi
Srsquoassurer que les ressources humaines sont bien
transfeacutereacutees et non rajouteacutees
Retour sur investissement au bout de plusieurs anneacutees
Comment eacutevaluer les beacuteneacutefices alors que les reacuteformes
srsquoenchaicircnent et se superposent
Les voies drsquoameacutelioration
Page 27
Lancez-vous crsquoest reacutealisable et
efficace avec de la volonteacute de la
patience et un travail partenarial
Contact olivierengeluniv-lorrainefr
Deacuteployer la solution
Aureacutelie BELLEC consultante accompagnement Amue
copy Amue11022016 28
SIFAC Deacutemat gt deacuteploiement
copy Amue
Un projet EtablissementUn deacuteploiement Amue
12 mois drsquoactions collectives amp
de points individuels
Un planning speacutecifiquede mise en exploitation
selon votre strateacutegie
11022016 29
SIFAC Deacutemat gt pour quels publics
+ Agence comptablebull Reacuteception du courrier au service facturier
bull Saisie des factures
bull Comptabilisation visa
+ Ordonnateursbull Traitement des workflows avec accegraves agrave lrsquoimage facture pour
o service fait manquant
o eacutecart de quantiteacutes
o eacutecart de prix
copy Amue11022016 30
SIFAC Deacutemat gt projet eacutetablissement
copy Amue
Un projet Etablissement
Portage politique
amp organisation en mode projet
Preacutesident
DGS
DGS adjoint
Agent comptable
DAF
Directeurs de composantes11022016 31
SIFAC Deacutemat gt planning Vague 4
copy Amue11022016 32
SIFAC Deacutemat gt organisation projet
copy Amue
Organisationnel
Fonctionnel
Technique
3 axes
Reacutefeacuterent(s)
Reacutefeacuterent(s)
Reacutefeacuterent(s)
+CHEF DE PROJET
11022016 33
DES POINTS DESUIVIINDIVIDUELSREacuteGULIERS
sifacdematdeploiementamuefr
DES EacuteCHANGES
PAR EMAILSReacutepondre agrave des questions preacutecises
Echanger sur le projet et les points de blocage
Consultant accompagnement +- Consultant technique
etou Consultant fonctionnel
SIFAC Deacutemat gt accompagnement Amue
copy Amue11022016 34
SIFAC Deacutemat gt kit de deacuteploiement adapteacute
+ Documentation de deacuteploiement fonctionnel
+ Documentation et outils drsquoaide agrave la gestion de projet
+ Documentation de deacuteploiement technique
+ Des supports de formation
Communiquer entre eacutetablissements via sifacdematsitesamuefr
UNE LISTE DrsquoEacuteCHANGE INTER-EacuteTABLISSEMENT
DOCUMENTATION
RETOURS DrsquoEXPEacuteRIENCEcopy Amue11022016 35
SIFAC Deacutemat gt eacutecheacuteances agrave venir
+ Signature de la convention au plus tard le 21 mars 2016
Apregraves signature
+ Atelier Gestion de projet En savoir + et srsquoinscrire ici
28 amp 29 avril 2016 agrave lrsquoAmue Paris (2 places par site)
+ Seacuteminaire de lancement En savoir + et srsquoinscrire ici
2 mai 2016 agrave lrsquoUCBL
copy Amue11022016 36
Les coucircts Amue
Ceacutecile RAS-EL-DJEBEL responsable relations eacutetablissements Amue
copy Amue11022016 37
Coucircts Amue la Redevance de deacuteploiement
+ La redevance de deacuteploiement (RdD) correspond au coucirctdrsquoacquisition de la solution
bull Licences ITESOFT
bull Actions drsquoaccompagnement Amue
+ Montant
bull Part fixe de 60 000 euro HT +
bull Part variable de 045euro HT par factureavoir (RERA) delrsquoanneacutee N-2 comptabiliseacutes dans Sifac
+ Paiement 30 agrave la signature de la convention
70 agrave lrsquoinstallation de la solution en production
copy Amue11022016 38
Coucircts Amue la Redevance annuelle mutualiseacutee
+ La redevance annuelle mutualiseacutee inclut lrsquoamortissement de lasolution et la maintenance
+ Montant annuel
bull Part fixe 17 800euro HT +
bull Part variable 0081 euro HT par factureavoir (RERA) delrsquoanneacutee N-2 comptabiliseacutes dans Sifac
bull La facturation intervient agrave la date drsquoinstallation
o Montant proratiseacute la 1egravere anneacutee au 1er jour du mois suivantla date drsquoinstallation
Baisse de 20 de la RAM agrave partir de 2018 14 240 euro HT + 0065 euro HT par facture reccedilue
copy Amue11022016 39
Simulation coucircts Amue
copy Amue11022016 40
Coucircts des infrastructures associeacutees
+ Coucirct des infrastructures associeacutees bull Selon le type drsquoeacutetablissement de 15 Keuro HT agrave 35 Keuro HT
+ Le Cahier des Charges drsquoImplantation (CCI) preacutecise leseacuteleacutements permettant drsquoestimer le coucirct des infrastructures enfonction du contexte de votre eacutetablissement =gt wwwamuefr
Mise agrave jour du CCI en cours
copy Amue11022016 41
Inteacutegrer la prochaine vague
Pour inteacutegrer la 4egrave vague de deacuteploiement et deacutemarrer la production en mai 2017
+ Demander la convention aupregraves du Pocircle Relations Etablissements mireamuefr
+ Renvoyer la convention signeacutee au plus tard le 21 mars 2016
copy Amue11022016 42
Merci de votre attention
mireamuefr
Interactions entre les acteurs de la deacutepense
Le moduleMoteur de workflows
amp
Gestion de la circulation de
lrsquoinformation
De nombreux outils Alertes Workflows Courriers Notifications Relancessont disponibles tout au long du processus de traitement des factures
=
+ Permettent agrave tout moment de cibler le bon interlocuteur du flux de ladeacutepense
Exemples‒ Fournisseur‒ Cellule Tiers‒ Gestionnaire de la commande
copy Amue11022016 5
Evolution des proceacutedures et des profils
Tri des factures par
type
Creacuteation des lots
Archivage des lots
Videacuteo codage
Optimisation des
performancesSupervision Liquidation
Le deacuteploiement de Sifac Deacutemat amegravene agrave identifier de nouveaux profils au sein de vos eacutequipes
+ De lrsquoouverture du courrier agrave la creacuteation des lots
+ Du videacuteocodage agrave lrsquoexpertise outil (ameacuteliorer lrsquoautomatisation)
+ De la supervision au pilotage des objectifs
+ De la liquidation au leveacute de visa copy Amue11022016 6
Le superviseur dans lrsquoorganisation
Superviseur
copy Amue11022016 7
Les outils de Reporting
+ Suivi de lrsquoactiviteacute de la plate-formeretard de traitement de factures sans intervention manuelle liste des factures en erreur
Le pilotage et lrsquoanalyse de votre activiteacute avec le module
Pour la traccedilabiliteacute de bout en bout du processus de gestion des factures depuis leur reacuteception jusqursquoagrave leur paiement
+ Tableau de bord agrave destination du service informatique pour la supervision des problegravemes techniques
+ Suivi deacutetailleacute de la facturestatut de la facture ce qui a eacuteteacute fait au niveau manuel automatique et par quihellip
+ Rapports graphiques et une vision syntheacutetique de lrsquoactiviteacutestatistiques par fournisseurs clients temps moyen de traitementshellip
11022016 8
+ Importance de la qualiteacute de la commande
+ Service fait agrave reacuteception de la marchandise ou du service
+ Communication avec les fournisseurs (Ndeg de BdC)
+ Fiabilisation de la base tiers (cellule tiers)
+ Supervision de la plateforme
+ Volonteacute drsquoameacutelioration continue
Preacute requis
11022016 9
Les beacuteneacutefices
+ Un accegraves faciliteacute et immeacutediat aux piegraveces pour tous les acteurs de la deacutepense
+ Des workflows ciblant les bonnes personnes tout au long du processus
+ Un DGP qui diminue et qui contribue agrave lrsquoameacutelioration de la relation avec les fournisseurs
+ Des controcircles embarqueacutes agrave chaque eacutetape du flux qui renforcent vos proceacutedures de controcircle interne
Se concentrer sur des missions agrave plus forte valeur ajouteacutee
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Vers la deacutemateacuterialisation native avec Chorus Portail Pro ndash CPP 2017
Fabrice COINTOT consultant fonctionnel Amue
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Principes directeurs de la solution CPP 2017
+ Les principes directeurs de fonctionnement de la solution mutualiseacutee-CPP 2017 srsquoarticulent autour des axes suivants
bull La mise en place drsquoune solution mutualiseacutee CPP 2017 pour tous les fournisseurs (priveacutes et publics)o Permet de deacuteposer les factures et de consulter lrsquoavancement des
paiementso La solution mutualiseacutee-CPP 2017 prend en compte les formats et
les modes drsquoeacutechanges actuellement mis en œuvre par les entreprises (Portail EDI)
bull La mise en place drsquoun flux laquo pivot raquo permettant drsquointeacutegrer directement (en mode EDI) ou reacutecupeacuterer (en mode portail) les donneacutees dans les SI des reacutecepteurs publics
bull La mise agrave disposition des fonctionnaliteacutes de la solution mutualiseacutee-CPP 2017 par lrsquointermeacutediaire drsquoAPI positionneacutees sur des applications en amont etou en aval de la solution mutualiseacutee-CPP 2017
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Vue drsquoensemble
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Synthegravese des fonctionnaliteacutes offertes par CPP2017
+ Coteacute eacutemetteurs de factures bull Identification et veacuterification des informations de lrsquoeacutemetteur
bull Deacutepocirct (PDF et XML) ou saisie de factures
bull Controcircles associeacutes au deacutepocircttransfert de la facture
bull Prise en charge de cas de facturation speacutecifique (sous-traitance cotraitance et factures de travaux)
bull Archivage des factures
bull Consultation des factures (en cours de traitement ou deacutejagrave traiteacutees) via un outil de recherche
bull Suivi du traitement de la facture
bull Notification de lrsquoavancement du traitement des factures
bull Adjonction de piegraveces jointes apregraves soumission de la facture
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Synthegravese des fonctionnaliteacutes offertes par CPP2017
+ Coteacute reacutecepteurs de factures bull Consulter teacuteleacutecharger les dossiers de facturation (factures
et PJ associeacutees)
bull Mettre agrave jour les statuts lieacutes au traitement des factures et notamment informer les eacutemetteurs en cas de rejet ou de suspension
bull Rechercher une facture reccedilue ou archiveacutee via un formulaire de recherche multicritegraveres
bull Traiter les sollicitations de leurs fournisseurs
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Le groupe de travail
+ Composeacute drsquoeacutetablissements volontaires + Amue + SopraSteria
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Architecture retenue
Factures reccedilues
Factures eacutemises
Sollicitations
Annuaire
Assistance
Validation
Brique drsquoeacutechange Reacutepertoire partageacute
FMFI Share
Hub
MM
Balance
Content Server
Systegraveme drsquoeacutechange DGFIP Protocole
Formats
Orchestration
Monitoring
Mode EDI
Mode Services
Internet
InternetFI SD
Deacuteveloppements speacutecifiques
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Page 18O ENGEL agent comptable
Photos reacutealiseacutees en partie par Alex Heacuterail
Retour drsquoexpeacuterience sur la mise en œuvre drsquoun service
facturier avec deacutemateacuterialisation des factures fournisseurs
agrave lrsquouniversiteacute de LORRAINE
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Servir la recherche la formation et la politique du Preacutesident tout en
respectant la reacuteglementation
Adapter les controcircles aux enjeux
Diminuer la masse de documents administratifs et les photocopies
Mutualiser certaines opeacuterations financiegraveres et
comptablesprofessionnaliser les gestionnaires gagner en
productiviteacuteeacuteconomiser des ETP sur la globaliteacute de la chaicircne
Reacuteduire le deacutelai global de paiement
Seacutecuriser les processus et proceacutedures pour satisfaire au
controcircle interne comptable
Aboutir agrave une qualiteacute comptable drsquoEtablissement certifiable par un
commissaire aux comptes
Archiver les documents en un seul lieu
Des objectifs clairs au service de lrsquoefficience
Page 20
Travail partenarial AC-ordo en mode projet avec des
repreacutesentants des composantes et des services geacuteneacuteraux
Projet collectif et partageacute raisonnement en flux et non
en territoire travailler ensemble pour lrsquouniversiteacute
Faire tomber les barriegraveres psychologiques et moi
que vais-je devenir
Importance de lrsquoimplication de lrsquoeacutequipe politique
Formaliser les processus et proceacutedures apregraves analyse
des risques
Deacuteleacutegations de signature eacutetendues par le Preacutesident
Redeacuteployer les ressources humaines
Les moyens lrsquoanticipation et lrsquoaccompagnement
Mise en œuvre dans lrsquooutil SI (SIFAC)
Assouplissement de la reacuteglementation financiegravere (deacutecret
financier des EPSCP du 270608 deacutecret GBCP du 71112)
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La nouvelle reacutepartition des compeacutetences
Engagement financier creacuteation BC sur Groupe deMarchandise (reacuteservation des creacutedits au vu drsquoun budget voteacute)opportuniteacute de la deacutepense
Engagement juridique (envoi du BC signeacute par la personnehabiliteacutee au fournisseur pour report du ndeg BC sur facture enlaquo fluotant raquo le ndeg agrave reporter sur la facture)
Deacutemateacuterialisation des piegraveces justificatives rattacheacutees au BC
Reacuteception du bien ou de la prestation
Certification du service fait dans SIFAC agrave reacuteception du bien oude la prestation
Reacuteservation et commande pour les missions aupregraves desprestataires
lrsquoordonnateur des compeacutetences conforteacutees
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Creacuteation des fiches fournisseurs et agents
Reacuteception directe des factures fournisseurs au service facturier
Numeacuterisation des factures videacuteocodagerapprochement
Controcircle de concordance entre BC certification du service fait et facture
Liquidation inteacutegration de la facture dans SIFAC
=gt image facture consultable par les gestionnairesordonnateurs
Effectuer les relances ordonnateurs traitement des relanceslaquo fournisseurs raquo collaborer agrave la relation avec les fournisseurs
Controcircle de reacutegulariteacute des factures (imputation comptable fournisseurmontant RIB PJhellip)
Comptabilisation des factures
Paiement des factures (30 jours de deacutelai agrave reacuteception facture)
Archivage et classement des piegraveces comptables
lrsquoagent comptable des compeacutetences renforceacutees
La nouvelle reacutepartition des compeacutetences
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Obligation drsquoune organisation fonctionnelle tenant compte
de lrsquooutil
Attention agrave la perte de repegraveres
Traitement agrave part des factures speacutecifiques importance du tri du
courrier
Le ndegbon de commande est le point neacutevralgique
Deacutemateacuterialiser degraves la source (EDI) des flux de fournisseurs
majeurs (voyagisteshellip)
Importance de la qualiteacute de saisie du bon de commande
Valorisation du service fait par lrsquoordonnateur quid de la
deacuteleacutegation de signature Affectation des diffeacuterents rocircles
Deacutemat des PJ par les services ordonnateurs mais avec une
seacutecuriteacute sur les ajouts suppressions
LE BILANLes points de vigilance
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Un impact fort sur les deacutelais de paiement (lt30j)
Une ameacutelioration de la qualiteacute comptable (certification des
comptes)
Une visibiliteacute exhaustive des charges drsquoune anneacutee
Des controcircles adapteacutes
Une cellule speacutecialiseacutee
Une eacuteconomie drsquoETP agrave lrsquoAC missionneacutes sur drsquoautres
theacutematiques et poste rendu (6 ETP eacuteconomiseacutes)
Lrsquoensemble des PJ et des factures rattacheacutees aux bons de
commandes dans SIFAC et accessibles par les ordonnateurs et
lrsquoAC
Une reacuteponse au controcircle interne pour seacutecuriser les processus
(signature service faithellip)
Des motifs de satisfaction fiabiliteacute et performance
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Organisation et formalisation des proceacutedures ne pas
raisonner agrave partir des exceptions
Identifier les reacuteticences accompagner formations et
informations continues
Aider agrave faire la diffeacuterence entre la veacuteritable valeur ajouteacutee
(activiteacutes de recherche peacutedagogie) et les tacircches administratives
doreacutenavant alleacutegeacutees (gain de temps redeacuteployable sur leur cœur
de meacutetier)
Creacuteation de nouveaux meacutetiers et suppression de fonctions
existantes au niveau financier
Pour les personnels opportuniteacute de
Deacutecouvrir de nouvelles missions de mobiliteacute en interne
Possibiliteacute drsquoaccroitre son champ de compeacutetences
Enrichissement professionnel
Simplifier sans complexifier ni deacuteshumaniser
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Simplifier ne veut pas dire faire vite ethellipmal
Travail partenarial et constructif stop agrave la deacutefense des preacute
carreacutes
Surcharge de travail + stress agrave court et moyen terme
attention agrave lrsquoaspect psychologique trop souvent deacutelaisseacute
Attention agrave lrsquoopposition au changement
Adapter lrsquoorganisation au fil de lrsquoeau
Motiver et valoriser ses collaborateurs mais avec quoi
Srsquoassurer que les ressources humaines sont bien
transfeacutereacutees et non rajouteacutees
Retour sur investissement au bout de plusieurs anneacutees
Comment eacutevaluer les beacuteneacutefices alors que les reacuteformes
srsquoenchaicircnent et se superposent
Les voies drsquoameacutelioration
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Lancez-vous crsquoest reacutealisable et
efficace avec de la volonteacute de la
patience et un travail partenarial
Contact olivierengeluniv-lorrainefr
Deacuteployer la solution
Aureacutelie BELLEC consultante accompagnement Amue
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SIFAC Deacutemat gt deacuteploiement
copy Amue
Un projet EtablissementUn deacuteploiement Amue
12 mois drsquoactions collectives amp
de points individuels
Un planning speacutecifiquede mise en exploitation
selon votre strateacutegie
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SIFAC Deacutemat gt pour quels publics
+ Agence comptablebull Reacuteception du courrier au service facturier
bull Saisie des factures
bull Comptabilisation visa
+ Ordonnateursbull Traitement des workflows avec accegraves agrave lrsquoimage facture pour
o service fait manquant
o eacutecart de quantiteacutes
o eacutecart de prix
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SIFAC Deacutemat gt projet eacutetablissement
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Un projet Etablissement
Portage politique
amp organisation en mode projet
Preacutesident
DGS
DGS adjoint
Agent comptable
DAF
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Organisationnel
Fonctionnel
Technique
3 axes
Reacutefeacuterent(s)
Reacutefeacuterent(s)
Reacutefeacuterent(s)
+CHEF DE PROJET
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DES POINTS DESUIVIINDIVIDUELSREacuteGULIERS
sifacdematdeploiementamuefr
DES EacuteCHANGES
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Consultant accompagnement +- Consultant technique
etou Consultant fonctionnel
SIFAC Deacutemat gt accompagnement Amue
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SIFAC Deacutemat gt kit de deacuteploiement adapteacute
+ Documentation de deacuteploiement fonctionnel
+ Documentation et outils drsquoaide agrave la gestion de projet
+ Documentation de deacuteploiement technique
+ Des supports de formation
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UNE LISTE DrsquoEacuteCHANGE INTER-EacuteTABLISSEMENT
DOCUMENTATION
RETOURS DrsquoEXPEacuteRIENCEcopy Amue11022016 35
SIFAC Deacutemat gt eacutecheacuteances agrave venir
+ Signature de la convention au plus tard le 21 mars 2016
Apregraves signature
+ Atelier Gestion de projet En savoir + et srsquoinscrire ici
28 amp 29 avril 2016 agrave lrsquoAmue Paris (2 places par site)
+ Seacuteminaire de lancement En savoir + et srsquoinscrire ici
2 mai 2016 agrave lrsquoUCBL
copy Amue11022016 36
Les coucircts Amue
Ceacutecile RAS-EL-DJEBEL responsable relations eacutetablissements Amue
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Coucircts Amue la Redevance de deacuteploiement
+ La redevance de deacuteploiement (RdD) correspond au coucirctdrsquoacquisition de la solution
bull Licences ITESOFT
bull Actions drsquoaccompagnement Amue
+ Montant
bull Part fixe de 60 000 euro HT +
bull Part variable de 045euro HT par factureavoir (RERA) delrsquoanneacutee N-2 comptabiliseacutes dans Sifac
+ Paiement 30 agrave la signature de la convention
70 agrave lrsquoinstallation de la solution en production
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Coucircts Amue la Redevance annuelle mutualiseacutee
+ La redevance annuelle mutualiseacutee inclut lrsquoamortissement de lasolution et la maintenance
+ Montant annuel
bull Part fixe 17 800euro HT +
bull Part variable 0081 euro HT par factureavoir (RERA) delrsquoanneacutee N-2 comptabiliseacutes dans Sifac
bull La facturation intervient agrave la date drsquoinstallation
o Montant proratiseacute la 1egravere anneacutee au 1er jour du mois suivantla date drsquoinstallation
Baisse de 20 de la RAM agrave partir de 2018 14 240 euro HT + 0065 euro HT par facture reccedilue
copy Amue11022016 39
Simulation coucircts Amue
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Coucircts des infrastructures associeacutees
+ Coucirct des infrastructures associeacutees bull Selon le type drsquoeacutetablissement de 15 Keuro HT agrave 35 Keuro HT
+ Le Cahier des Charges drsquoImplantation (CCI) preacutecise leseacuteleacutements permettant drsquoestimer le coucirct des infrastructures enfonction du contexte de votre eacutetablissement =gt wwwamuefr
Mise agrave jour du CCI en cours
copy Amue11022016 41
Inteacutegrer la prochaine vague
Pour inteacutegrer la 4egrave vague de deacuteploiement et deacutemarrer la production en mai 2017
+ Demander la convention aupregraves du Pocircle Relations Etablissements mireamuefr
+ Renvoyer la convention signeacutee au plus tard le 21 mars 2016
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Merci de votre attention
mireamuefr
Evolution des proceacutedures et des profils
Tri des factures par
type
Creacuteation des lots
Archivage des lots
Videacuteo codage
Optimisation des
performancesSupervision Liquidation
Le deacuteploiement de Sifac Deacutemat amegravene agrave identifier de nouveaux profils au sein de vos eacutequipes
+ De lrsquoouverture du courrier agrave la creacuteation des lots
+ Du videacuteocodage agrave lrsquoexpertise outil (ameacuteliorer lrsquoautomatisation)
+ De la supervision au pilotage des objectifs
+ De la liquidation au leveacute de visa copy Amue11022016 6
Le superviseur dans lrsquoorganisation
Superviseur
copy Amue11022016 7
Les outils de Reporting
+ Suivi de lrsquoactiviteacute de la plate-formeretard de traitement de factures sans intervention manuelle liste des factures en erreur
Le pilotage et lrsquoanalyse de votre activiteacute avec le module
Pour la traccedilabiliteacute de bout en bout du processus de gestion des factures depuis leur reacuteception jusqursquoagrave leur paiement
+ Tableau de bord agrave destination du service informatique pour la supervision des problegravemes techniques
+ Suivi deacutetailleacute de la facturestatut de la facture ce qui a eacuteteacute fait au niveau manuel automatique et par quihellip
+ Rapports graphiques et une vision syntheacutetique de lrsquoactiviteacutestatistiques par fournisseurs clients temps moyen de traitementshellip
11022016 8
+ Importance de la qualiteacute de la commande
+ Service fait agrave reacuteception de la marchandise ou du service
+ Communication avec les fournisseurs (Ndeg de BdC)
+ Fiabilisation de la base tiers (cellule tiers)
+ Supervision de la plateforme
+ Volonteacute drsquoameacutelioration continue
Preacute requis
11022016 9
Les beacuteneacutefices
+ Un accegraves faciliteacute et immeacutediat aux piegraveces pour tous les acteurs de la deacutepense
+ Des workflows ciblant les bonnes personnes tout au long du processus
+ Un DGP qui diminue et qui contribue agrave lrsquoameacutelioration de la relation avec les fournisseurs
+ Des controcircles embarqueacutes agrave chaque eacutetape du flux qui renforcent vos proceacutedures de controcircle interne
Se concentrer sur des missions agrave plus forte valeur ajouteacutee
copy Amue11022016 10
Vers la deacutemateacuterialisation native avec Chorus Portail Pro ndash CPP 2017
Fabrice COINTOT consultant fonctionnel Amue
copy Amue11022016 11
Principes directeurs de la solution CPP 2017
+ Les principes directeurs de fonctionnement de la solution mutualiseacutee-CPP 2017 srsquoarticulent autour des axes suivants
bull La mise en place drsquoune solution mutualiseacutee CPP 2017 pour tous les fournisseurs (priveacutes et publics)o Permet de deacuteposer les factures et de consulter lrsquoavancement des
paiementso La solution mutualiseacutee-CPP 2017 prend en compte les formats et
les modes drsquoeacutechanges actuellement mis en œuvre par les entreprises (Portail EDI)
bull La mise en place drsquoun flux laquo pivot raquo permettant drsquointeacutegrer directement (en mode EDI) ou reacutecupeacuterer (en mode portail) les donneacutees dans les SI des reacutecepteurs publics
bull La mise agrave disposition des fonctionnaliteacutes de la solution mutualiseacutee-CPP 2017 par lrsquointermeacutediaire drsquoAPI positionneacutees sur des applications en amont etou en aval de la solution mutualiseacutee-CPP 2017
copy Amue11022016 12
Vue drsquoensemble
copy Amue11022016 13
Synthegravese des fonctionnaliteacutes offertes par CPP2017
+ Coteacute eacutemetteurs de factures bull Identification et veacuterification des informations de lrsquoeacutemetteur
bull Deacutepocirct (PDF et XML) ou saisie de factures
bull Controcircles associeacutes au deacutepocircttransfert de la facture
bull Prise en charge de cas de facturation speacutecifique (sous-traitance cotraitance et factures de travaux)
bull Archivage des factures
bull Consultation des factures (en cours de traitement ou deacutejagrave traiteacutees) via un outil de recherche
bull Suivi du traitement de la facture
bull Notification de lrsquoavancement du traitement des factures
bull Adjonction de piegraveces jointes apregraves soumission de la facture
copy Amue11022016 14
Synthegravese des fonctionnaliteacutes offertes par CPP2017
+ Coteacute reacutecepteurs de factures bull Consulter teacuteleacutecharger les dossiers de facturation (factures
et PJ associeacutees)
bull Mettre agrave jour les statuts lieacutes au traitement des factures et notamment informer les eacutemetteurs en cas de rejet ou de suspension
bull Rechercher une facture reccedilue ou archiveacutee via un formulaire de recherche multicritegraveres
bull Traiter les sollicitations de leurs fournisseurs
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Le groupe de travail
+ Composeacute drsquoeacutetablissements volontaires + Amue + SopraSteria
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Architecture retenue
Factures reccedilues
Factures eacutemises
Sollicitations
Annuaire
Assistance
Validation
Brique drsquoeacutechange Reacutepertoire partageacute
FMFI Share
Hub
MM
Balance
Content Server
Systegraveme drsquoeacutechange DGFIP Protocole
Formats
Orchestration
Monitoring
Mode EDI
Mode Services
Internet
InternetFI SD
Deacuteveloppements speacutecifiques
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Page 18O ENGEL agent comptable
Photos reacutealiseacutees en partie par Alex Heacuterail
Retour drsquoexpeacuterience sur la mise en œuvre drsquoun service
facturier avec deacutemateacuterialisation des factures fournisseurs
agrave lrsquouniversiteacute de LORRAINE
Page 19
Servir la recherche la formation et la politique du Preacutesident tout en
respectant la reacuteglementation
Adapter les controcircles aux enjeux
Diminuer la masse de documents administratifs et les photocopies
Mutualiser certaines opeacuterations financiegraveres et
comptablesprofessionnaliser les gestionnaires gagner en
productiviteacuteeacuteconomiser des ETP sur la globaliteacute de la chaicircne
Reacuteduire le deacutelai global de paiement
Seacutecuriser les processus et proceacutedures pour satisfaire au
controcircle interne comptable
Aboutir agrave une qualiteacute comptable drsquoEtablissement certifiable par un
commissaire aux comptes
Archiver les documents en un seul lieu
Des objectifs clairs au service de lrsquoefficience
Page 20
Travail partenarial AC-ordo en mode projet avec des
repreacutesentants des composantes et des services geacuteneacuteraux
Projet collectif et partageacute raisonnement en flux et non
en territoire travailler ensemble pour lrsquouniversiteacute
Faire tomber les barriegraveres psychologiques et moi
que vais-je devenir
Importance de lrsquoimplication de lrsquoeacutequipe politique
Formaliser les processus et proceacutedures apregraves analyse
des risques
Deacuteleacutegations de signature eacutetendues par le Preacutesident
Redeacuteployer les ressources humaines
Les moyens lrsquoanticipation et lrsquoaccompagnement
Mise en œuvre dans lrsquooutil SI (SIFAC)
Assouplissement de la reacuteglementation financiegravere (deacutecret
financier des EPSCP du 270608 deacutecret GBCP du 71112)
Page 21
La nouvelle reacutepartition des compeacutetences
Engagement financier creacuteation BC sur Groupe deMarchandise (reacuteservation des creacutedits au vu drsquoun budget voteacute)opportuniteacute de la deacutepense
Engagement juridique (envoi du BC signeacute par la personnehabiliteacutee au fournisseur pour report du ndeg BC sur facture enlaquo fluotant raquo le ndeg agrave reporter sur la facture)
Deacutemateacuterialisation des piegraveces justificatives rattacheacutees au BC
Reacuteception du bien ou de la prestation
Certification du service fait dans SIFAC agrave reacuteception du bien oude la prestation
Reacuteservation et commande pour les missions aupregraves desprestataires
lrsquoordonnateur des compeacutetences conforteacutees
Page 22
Creacuteation des fiches fournisseurs et agents
Reacuteception directe des factures fournisseurs au service facturier
Numeacuterisation des factures videacuteocodagerapprochement
Controcircle de concordance entre BC certification du service fait et facture
Liquidation inteacutegration de la facture dans SIFAC
=gt image facture consultable par les gestionnairesordonnateurs
Effectuer les relances ordonnateurs traitement des relanceslaquo fournisseurs raquo collaborer agrave la relation avec les fournisseurs
Controcircle de reacutegulariteacute des factures (imputation comptable fournisseurmontant RIB PJhellip)
Comptabilisation des factures
Paiement des factures (30 jours de deacutelai agrave reacuteception facture)
Archivage et classement des piegraveces comptables
lrsquoagent comptable des compeacutetences renforceacutees
La nouvelle reacutepartition des compeacutetences
Page 23
Obligation drsquoune organisation fonctionnelle tenant compte
de lrsquooutil
Attention agrave la perte de repegraveres
Traitement agrave part des factures speacutecifiques importance du tri du
courrier
Le ndegbon de commande est le point neacutevralgique
Deacutemateacuterialiser degraves la source (EDI) des flux de fournisseurs
majeurs (voyagisteshellip)
Importance de la qualiteacute de saisie du bon de commande
Valorisation du service fait par lrsquoordonnateur quid de la
deacuteleacutegation de signature Affectation des diffeacuterents rocircles
Deacutemat des PJ par les services ordonnateurs mais avec une
seacutecuriteacute sur les ajouts suppressions
LE BILANLes points de vigilance
Page 24
Un impact fort sur les deacutelais de paiement (lt30j)
Une ameacutelioration de la qualiteacute comptable (certification des
comptes)
Une visibiliteacute exhaustive des charges drsquoune anneacutee
Des controcircles adapteacutes
Une cellule speacutecialiseacutee
Une eacuteconomie drsquoETP agrave lrsquoAC missionneacutes sur drsquoautres
theacutematiques et poste rendu (6 ETP eacuteconomiseacutes)
Lrsquoensemble des PJ et des factures rattacheacutees aux bons de
commandes dans SIFAC et accessibles par les ordonnateurs et
lrsquoAC
Une reacuteponse au controcircle interne pour seacutecuriser les processus
(signature service faithellip)
Des motifs de satisfaction fiabiliteacute et performance
Page 25
Organisation et formalisation des proceacutedures ne pas
raisonner agrave partir des exceptions
Identifier les reacuteticences accompagner formations et
informations continues
Aider agrave faire la diffeacuterence entre la veacuteritable valeur ajouteacutee
(activiteacutes de recherche peacutedagogie) et les tacircches administratives
doreacutenavant alleacutegeacutees (gain de temps redeacuteployable sur leur cœur
de meacutetier)
Creacuteation de nouveaux meacutetiers et suppression de fonctions
existantes au niveau financier
Pour les personnels opportuniteacute de
Deacutecouvrir de nouvelles missions de mobiliteacute en interne
Possibiliteacute drsquoaccroitre son champ de compeacutetences
Enrichissement professionnel
Simplifier sans complexifier ni deacuteshumaniser
Page 26
Simplifier ne veut pas dire faire vite ethellipmal
Travail partenarial et constructif stop agrave la deacutefense des preacute
carreacutes
Surcharge de travail + stress agrave court et moyen terme
attention agrave lrsquoaspect psychologique trop souvent deacutelaisseacute
Attention agrave lrsquoopposition au changement
Adapter lrsquoorganisation au fil de lrsquoeau
Motiver et valoriser ses collaborateurs mais avec quoi
Srsquoassurer que les ressources humaines sont bien
transfeacutereacutees et non rajouteacutees
Retour sur investissement au bout de plusieurs anneacutees
Comment eacutevaluer les beacuteneacutefices alors que les reacuteformes
srsquoenchaicircnent et se superposent
Les voies drsquoameacutelioration
Page 27
Lancez-vous crsquoest reacutealisable et
efficace avec de la volonteacute de la
patience et un travail partenarial
Contact olivierengeluniv-lorrainefr
Deacuteployer la solution
Aureacutelie BELLEC consultante accompagnement Amue
copy Amue11022016 28
SIFAC Deacutemat gt deacuteploiement
copy Amue
Un projet EtablissementUn deacuteploiement Amue
12 mois drsquoactions collectives amp
de points individuels
Un planning speacutecifiquede mise en exploitation
selon votre strateacutegie
11022016 29
SIFAC Deacutemat gt pour quels publics
+ Agence comptablebull Reacuteception du courrier au service facturier
bull Saisie des factures
bull Comptabilisation visa
+ Ordonnateursbull Traitement des workflows avec accegraves agrave lrsquoimage facture pour
o service fait manquant
o eacutecart de quantiteacutes
o eacutecart de prix
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SIFAC Deacutemat gt projet eacutetablissement
copy Amue
Un projet Etablissement
Portage politique
amp organisation en mode projet
Preacutesident
DGS
DGS adjoint
Agent comptable
DAF
Directeurs de composantes11022016 31
SIFAC Deacutemat gt planning Vague 4
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SIFAC Deacutemat gt organisation projet
copy Amue
Organisationnel
Fonctionnel
Technique
3 axes
Reacutefeacuterent(s)
Reacutefeacuterent(s)
Reacutefeacuterent(s)
+CHEF DE PROJET
11022016 33
DES POINTS DESUIVIINDIVIDUELSREacuteGULIERS
sifacdematdeploiementamuefr
DES EacuteCHANGES
PAR EMAILSReacutepondre agrave des questions preacutecises
Echanger sur le projet et les points de blocage
Consultant accompagnement +- Consultant technique
etou Consultant fonctionnel
SIFAC Deacutemat gt accompagnement Amue
copy Amue11022016 34
SIFAC Deacutemat gt kit de deacuteploiement adapteacute
+ Documentation de deacuteploiement fonctionnel
+ Documentation et outils drsquoaide agrave la gestion de projet
+ Documentation de deacuteploiement technique
+ Des supports de formation
Communiquer entre eacutetablissements via sifacdematsitesamuefr
UNE LISTE DrsquoEacuteCHANGE INTER-EacuteTABLISSEMENT
DOCUMENTATION
RETOURS DrsquoEXPEacuteRIENCEcopy Amue11022016 35
SIFAC Deacutemat gt eacutecheacuteances agrave venir
+ Signature de la convention au plus tard le 21 mars 2016
Apregraves signature
+ Atelier Gestion de projet En savoir + et srsquoinscrire ici
28 amp 29 avril 2016 agrave lrsquoAmue Paris (2 places par site)
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2 mai 2016 agrave lrsquoUCBL
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Les coucircts Amue
Ceacutecile RAS-EL-DJEBEL responsable relations eacutetablissements Amue
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Coucircts Amue la Redevance de deacuteploiement
+ La redevance de deacuteploiement (RdD) correspond au coucirctdrsquoacquisition de la solution
bull Licences ITESOFT
bull Actions drsquoaccompagnement Amue
+ Montant
bull Part fixe de 60 000 euro HT +
bull Part variable de 045euro HT par factureavoir (RERA) delrsquoanneacutee N-2 comptabiliseacutes dans Sifac
+ Paiement 30 agrave la signature de la convention
70 agrave lrsquoinstallation de la solution en production
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Coucircts Amue la Redevance annuelle mutualiseacutee
+ La redevance annuelle mutualiseacutee inclut lrsquoamortissement de lasolution et la maintenance
+ Montant annuel
bull Part fixe 17 800euro HT +
bull Part variable 0081 euro HT par factureavoir (RERA) delrsquoanneacutee N-2 comptabiliseacutes dans Sifac
bull La facturation intervient agrave la date drsquoinstallation
o Montant proratiseacute la 1egravere anneacutee au 1er jour du mois suivantla date drsquoinstallation
Baisse de 20 de la RAM agrave partir de 2018 14 240 euro HT + 0065 euro HT par facture reccedilue
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Simulation coucircts Amue
copy Amue11022016 40
Coucircts des infrastructures associeacutees
+ Coucirct des infrastructures associeacutees bull Selon le type drsquoeacutetablissement de 15 Keuro HT agrave 35 Keuro HT
+ Le Cahier des Charges drsquoImplantation (CCI) preacutecise leseacuteleacutements permettant drsquoestimer le coucirct des infrastructures enfonction du contexte de votre eacutetablissement =gt wwwamuefr
Mise agrave jour du CCI en cours
copy Amue11022016 41
Inteacutegrer la prochaine vague
Pour inteacutegrer la 4egrave vague de deacuteploiement et deacutemarrer la production en mai 2017
+ Demander la convention aupregraves du Pocircle Relations Etablissements mireamuefr
+ Renvoyer la convention signeacutee au plus tard le 21 mars 2016
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Merci de votre attention
mireamuefr
Le superviseur dans lrsquoorganisation
Superviseur
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Les outils de Reporting
+ Suivi de lrsquoactiviteacute de la plate-formeretard de traitement de factures sans intervention manuelle liste des factures en erreur
Le pilotage et lrsquoanalyse de votre activiteacute avec le module
Pour la traccedilabiliteacute de bout en bout du processus de gestion des factures depuis leur reacuteception jusqursquoagrave leur paiement
+ Tableau de bord agrave destination du service informatique pour la supervision des problegravemes techniques
+ Suivi deacutetailleacute de la facturestatut de la facture ce qui a eacuteteacute fait au niveau manuel automatique et par quihellip
+ Rapports graphiques et une vision syntheacutetique de lrsquoactiviteacutestatistiques par fournisseurs clients temps moyen de traitementshellip
11022016 8
+ Importance de la qualiteacute de la commande
+ Service fait agrave reacuteception de la marchandise ou du service
+ Communication avec les fournisseurs (Ndeg de BdC)
+ Fiabilisation de la base tiers (cellule tiers)
+ Supervision de la plateforme
+ Volonteacute drsquoameacutelioration continue
Preacute requis
11022016 9
Les beacuteneacutefices
+ Un accegraves faciliteacute et immeacutediat aux piegraveces pour tous les acteurs de la deacutepense
+ Des workflows ciblant les bonnes personnes tout au long du processus
+ Un DGP qui diminue et qui contribue agrave lrsquoameacutelioration de la relation avec les fournisseurs
+ Des controcircles embarqueacutes agrave chaque eacutetape du flux qui renforcent vos proceacutedures de controcircle interne
Se concentrer sur des missions agrave plus forte valeur ajouteacutee
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Vers la deacutemateacuterialisation native avec Chorus Portail Pro ndash CPP 2017
Fabrice COINTOT consultant fonctionnel Amue
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Principes directeurs de la solution CPP 2017
+ Les principes directeurs de fonctionnement de la solution mutualiseacutee-CPP 2017 srsquoarticulent autour des axes suivants
bull La mise en place drsquoune solution mutualiseacutee CPP 2017 pour tous les fournisseurs (priveacutes et publics)o Permet de deacuteposer les factures et de consulter lrsquoavancement des
paiementso La solution mutualiseacutee-CPP 2017 prend en compte les formats et
les modes drsquoeacutechanges actuellement mis en œuvre par les entreprises (Portail EDI)
bull La mise en place drsquoun flux laquo pivot raquo permettant drsquointeacutegrer directement (en mode EDI) ou reacutecupeacuterer (en mode portail) les donneacutees dans les SI des reacutecepteurs publics
bull La mise agrave disposition des fonctionnaliteacutes de la solution mutualiseacutee-CPP 2017 par lrsquointermeacutediaire drsquoAPI positionneacutees sur des applications en amont etou en aval de la solution mutualiseacutee-CPP 2017
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Vue drsquoensemble
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Synthegravese des fonctionnaliteacutes offertes par CPP2017
+ Coteacute eacutemetteurs de factures bull Identification et veacuterification des informations de lrsquoeacutemetteur
bull Deacutepocirct (PDF et XML) ou saisie de factures
bull Controcircles associeacutes au deacutepocircttransfert de la facture
bull Prise en charge de cas de facturation speacutecifique (sous-traitance cotraitance et factures de travaux)
bull Archivage des factures
bull Consultation des factures (en cours de traitement ou deacutejagrave traiteacutees) via un outil de recherche
bull Suivi du traitement de la facture
bull Notification de lrsquoavancement du traitement des factures
bull Adjonction de piegraveces jointes apregraves soumission de la facture
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Synthegravese des fonctionnaliteacutes offertes par CPP2017
+ Coteacute reacutecepteurs de factures bull Consulter teacuteleacutecharger les dossiers de facturation (factures
et PJ associeacutees)
bull Mettre agrave jour les statuts lieacutes au traitement des factures et notamment informer les eacutemetteurs en cas de rejet ou de suspension
bull Rechercher une facture reccedilue ou archiveacutee via un formulaire de recherche multicritegraveres
bull Traiter les sollicitations de leurs fournisseurs
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Le groupe de travail
+ Composeacute drsquoeacutetablissements volontaires + Amue + SopraSteria
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Architecture retenue
Factures reccedilues
Factures eacutemises
Sollicitations
Annuaire
Assistance
Validation
Brique drsquoeacutechange Reacutepertoire partageacute
FMFI Share
Hub
MM
Balance
Content Server
Systegraveme drsquoeacutechange DGFIP Protocole
Formats
Orchestration
Monitoring
Mode EDI
Mode Services
Internet
InternetFI SD
Deacuteveloppements speacutecifiques
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Page 18O ENGEL agent comptable
Photos reacutealiseacutees en partie par Alex Heacuterail
Retour drsquoexpeacuterience sur la mise en œuvre drsquoun service
facturier avec deacutemateacuterialisation des factures fournisseurs
agrave lrsquouniversiteacute de LORRAINE
Page 19
Servir la recherche la formation et la politique du Preacutesident tout en
respectant la reacuteglementation
Adapter les controcircles aux enjeux
Diminuer la masse de documents administratifs et les photocopies
Mutualiser certaines opeacuterations financiegraveres et
comptablesprofessionnaliser les gestionnaires gagner en
productiviteacuteeacuteconomiser des ETP sur la globaliteacute de la chaicircne
Reacuteduire le deacutelai global de paiement
Seacutecuriser les processus et proceacutedures pour satisfaire au
controcircle interne comptable
Aboutir agrave une qualiteacute comptable drsquoEtablissement certifiable par un
commissaire aux comptes
Archiver les documents en un seul lieu
Des objectifs clairs au service de lrsquoefficience
Page 20
Travail partenarial AC-ordo en mode projet avec des
repreacutesentants des composantes et des services geacuteneacuteraux
Projet collectif et partageacute raisonnement en flux et non
en territoire travailler ensemble pour lrsquouniversiteacute
Faire tomber les barriegraveres psychologiques et moi
que vais-je devenir
Importance de lrsquoimplication de lrsquoeacutequipe politique
Formaliser les processus et proceacutedures apregraves analyse
des risques
Deacuteleacutegations de signature eacutetendues par le Preacutesident
Redeacuteployer les ressources humaines
Les moyens lrsquoanticipation et lrsquoaccompagnement
Mise en œuvre dans lrsquooutil SI (SIFAC)
Assouplissement de la reacuteglementation financiegravere (deacutecret
financier des EPSCP du 270608 deacutecret GBCP du 71112)
Page 21
La nouvelle reacutepartition des compeacutetences
Engagement financier creacuteation BC sur Groupe deMarchandise (reacuteservation des creacutedits au vu drsquoun budget voteacute)opportuniteacute de la deacutepense
Engagement juridique (envoi du BC signeacute par la personnehabiliteacutee au fournisseur pour report du ndeg BC sur facture enlaquo fluotant raquo le ndeg agrave reporter sur la facture)
Deacutemateacuterialisation des piegraveces justificatives rattacheacutees au BC
Reacuteception du bien ou de la prestation
Certification du service fait dans SIFAC agrave reacuteception du bien oude la prestation
Reacuteservation et commande pour les missions aupregraves desprestataires
lrsquoordonnateur des compeacutetences conforteacutees
Page 22
Creacuteation des fiches fournisseurs et agents
Reacuteception directe des factures fournisseurs au service facturier
Numeacuterisation des factures videacuteocodagerapprochement
Controcircle de concordance entre BC certification du service fait et facture
Liquidation inteacutegration de la facture dans SIFAC
=gt image facture consultable par les gestionnairesordonnateurs
Effectuer les relances ordonnateurs traitement des relanceslaquo fournisseurs raquo collaborer agrave la relation avec les fournisseurs
Controcircle de reacutegulariteacute des factures (imputation comptable fournisseurmontant RIB PJhellip)
Comptabilisation des factures
Paiement des factures (30 jours de deacutelai agrave reacuteception facture)
Archivage et classement des piegraveces comptables
lrsquoagent comptable des compeacutetences renforceacutees
La nouvelle reacutepartition des compeacutetences
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Obligation drsquoune organisation fonctionnelle tenant compte
de lrsquooutil
Attention agrave la perte de repegraveres
Traitement agrave part des factures speacutecifiques importance du tri du
courrier
Le ndegbon de commande est le point neacutevralgique
Deacutemateacuterialiser degraves la source (EDI) des flux de fournisseurs
majeurs (voyagisteshellip)
Importance de la qualiteacute de saisie du bon de commande
Valorisation du service fait par lrsquoordonnateur quid de la
deacuteleacutegation de signature Affectation des diffeacuterents rocircles
Deacutemat des PJ par les services ordonnateurs mais avec une
seacutecuriteacute sur les ajouts suppressions
LE BILANLes points de vigilance
Page 24
Un impact fort sur les deacutelais de paiement (lt30j)
Une ameacutelioration de la qualiteacute comptable (certification des
comptes)
Une visibiliteacute exhaustive des charges drsquoune anneacutee
Des controcircles adapteacutes
Une cellule speacutecialiseacutee
Une eacuteconomie drsquoETP agrave lrsquoAC missionneacutes sur drsquoautres
theacutematiques et poste rendu (6 ETP eacuteconomiseacutes)
Lrsquoensemble des PJ et des factures rattacheacutees aux bons de
commandes dans SIFAC et accessibles par les ordonnateurs et
lrsquoAC
Une reacuteponse au controcircle interne pour seacutecuriser les processus
(signature service faithellip)
Des motifs de satisfaction fiabiliteacute et performance
Page 25
Organisation et formalisation des proceacutedures ne pas
raisonner agrave partir des exceptions
Identifier les reacuteticences accompagner formations et
informations continues
Aider agrave faire la diffeacuterence entre la veacuteritable valeur ajouteacutee
(activiteacutes de recherche peacutedagogie) et les tacircches administratives
doreacutenavant alleacutegeacutees (gain de temps redeacuteployable sur leur cœur
de meacutetier)
Creacuteation de nouveaux meacutetiers et suppression de fonctions
existantes au niveau financier
Pour les personnels opportuniteacute de
Deacutecouvrir de nouvelles missions de mobiliteacute en interne
Possibiliteacute drsquoaccroitre son champ de compeacutetences
Enrichissement professionnel
Simplifier sans complexifier ni deacuteshumaniser
Page 26
Simplifier ne veut pas dire faire vite ethellipmal
Travail partenarial et constructif stop agrave la deacutefense des preacute
carreacutes
Surcharge de travail + stress agrave court et moyen terme
attention agrave lrsquoaspect psychologique trop souvent deacutelaisseacute
Attention agrave lrsquoopposition au changement
Adapter lrsquoorganisation au fil de lrsquoeau
Motiver et valoriser ses collaborateurs mais avec quoi
Srsquoassurer que les ressources humaines sont bien
transfeacutereacutees et non rajouteacutees
Retour sur investissement au bout de plusieurs anneacutees
Comment eacutevaluer les beacuteneacutefices alors que les reacuteformes
srsquoenchaicircnent et se superposent
Les voies drsquoameacutelioration
Page 27
Lancez-vous crsquoest reacutealisable et
efficace avec de la volonteacute de la
patience et un travail partenarial
Contact olivierengeluniv-lorrainefr
Deacuteployer la solution
Aureacutelie BELLEC consultante accompagnement Amue
copy Amue11022016 28
SIFAC Deacutemat gt deacuteploiement
copy Amue
Un projet EtablissementUn deacuteploiement Amue
12 mois drsquoactions collectives amp
de points individuels
Un planning speacutecifiquede mise en exploitation
selon votre strateacutegie
11022016 29
SIFAC Deacutemat gt pour quels publics
+ Agence comptablebull Reacuteception du courrier au service facturier
bull Saisie des factures
bull Comptabilisation visa
+ Ordonnateursbull Traitement des workflows avec accegraves agrave lrsquoimage facture pour
o service fait manquant
o eacutecart de quantiteacutes
o eacutecart de prix
copy Amue11022016 30
SIFAC Deacutemat gt projet eacutetablissement
copy Amue
Un projet Etablissement
Portage politique
amp organisation en mode projet
Preacutesident
DGS
DGS adjoint
Agent comptable
DAF
Directeurs de composantes11022016 31
SIFAC Deacutemat gt planning Vague 4
copy Amue11022016 32
SIFAC Deacutemat gt organisation projet
copy Amue
Organisationnel
Fonctionnel
Technique
3 axes
Reacutefeacuterent(s)
Reacutefeacuterent(s)
Reacutefeacuterent(s)
+CHEF DE PROJET
11022016 33
DES POINTS DESUIVIINDIVIDUELSREacuteGULIERS
sifacdematdeploiementamuefr
DES EacuteCHANGES
PAR EMAILSReacutepondre agrave des questions preacutecises
Echanger sur le projet et les points de blocage
Consultant accompagnement +- Consultant technique
etou Consultant fonctionnel
SIFAC Deacutemat gt accompagnement Amue
copy Amue11022016 34
SIFAC Deacutemat gt kit de deacuteploiement adapteacute
+ Documentation de deacuteploiement fonctionnel
+ Documentation et outils drsquoaide agrave la gestion de projet
+ Documentation de deacuteploiement technique
+ Des supports de formation
Communiquer entre eacutetablissements via sifacdematsitesamuefr
UNE LISTE DrsquoEacuteCHANGE INTER-EacuteTABLISSEMENT
DOCUMENTATION
RETOURS DrsquoEXPEacuteRIENCEcopy Amue11022016 35
SIFAC Deacutemat gt eacutecheacuteances agrave venir
+ Signature de la convention au plus tard le 21 mars 2016
Apregraves signature
+ Atelier Gestion de projet En savoir + et srsquoinscrire ici
28 amp 29 avril 2016 agrave lrsquoAmue Paris (2 places par site)
+ Seacuteminaire de lancement En savoir + et srsquoinscrire ici
2 mai 2016 agrave lrsquoUCBL
copy Amue11022016 36
Les coucircts Amue
Ceacutecile RAS-EL-DJEBEL responsable relations eacutetablissements Amue
copy Amue11022016 37
Coucircts Amue la Redevance de deacuteploiement
+ La redevance de deacuteploiement (RdD) correspond au coucirctdrsquoacquisition de la solution
bull Licences ITESOFT
bull Actions drsquoaccompagnement Amue
+ Montant
bull Part fixe de 60 000 euro HT +
bull Part variable de 045euro HT par factureavoir (RERA) delrsquoanneacutee N-2 comptabiliseacutes dans Sifac
+ Paiement 30 agrave la signature de la convention
70 agrave lrsquoinstallation de la solution en production
copy Amue11022016 38
Coucircts Amue la Redevance annuelle mutualiseacutee
+ La redevance annuelle mutualiseacutee inclut lrsquoamortissement de lasolution et la maintenance
+ Montant annuel
bull Part fixe 17 800euro HT +
bull Part variable 0081 euro HT par factureavoir (RERA) delrsquoanneacutee N-2 comptabiliseacutes dans Sifac
bull La facturation intervient agrave la date drsquoinstallation
o Montant proratiseacute la 1egravere anneacutee au 1er jour du mois suivantla date drsquoinstallation
Baisse de 20 de la RAM agrave partir de 2018 14 240 euro HT + 0065 euro HT par facture reccedilue
copy Amue11022016 39
Simulation coucircts Amue
copy Amue11022016 40
Coucircts des infrastructures associeacutees
+ Coucirct des infrastructures associeacutees bull Selon le type drsquoeacutetablissement de 15 Keuro HT agrave 35 Keuro HT
+ Le Cahier des Charges drsquoImplantation (CCI) preacutecise leseacuteleacutements permettant drsquoestimer le coucirct des infrastructures enfonction du contexte de votre eacutetablissement =gt wwwamuefr
Mise agrave jour du CCI en cours
copy Amue11022016 41
Inteacutegrer la prochaine vague
Pour inteacutegrer la 4egrave vague de deacuteploiement et deacutemarrer la production en mai 2017
+ Demander la convention aupregraves du Pocircle Relations Etablissements mireamuefr
+ Renvoyer la convention signeacutee au plus tard le 21 mars 2016
copy Amue11022016 42
Merci de votre attention
mireamuefr
Les outils de Reporting
+ Suivi de lrsquoactiviteacute de la plate-formeretard de traitement de factures sans intervention manuelle liste des factures en erreur
Le pilotage et lrsquoanalyse de votre activiteacute avec le module
Pour la traccedilabiliteacute de bout en bout du processus de gestion des factures depuis leur reacuteception jusqursquoagrave leur paiement
+ Tableau de bord agrave destination du service informatique pour la supervision des problegravemes techniques
+ Suivi deacutetailleacute de la facturestatut de la facture ce qui a eacuteteacute fait au niveau manuel automatique et par quihellip
+ Rapports graphiques et une vision syntheacutetique de lrsquoactiviteacutestatistiques par fournisseurs clients temps moyen de traitementshellip
11022016 8
+ Importance de la qualiteacute de la commande
+ Service fait agrave reacuteception de la marchandise ou du service
+ Communication avec les fournisseurs (Ndeg de BdC)
+ Fiabilisation de la base tiers (cellule tiers)
+ Supervision de la plateforme
+ Volonteacute drsquoameacutelioration continue
Preacute requis
11022016 9
Les beacuteneacutefices
+ Un accegraves faciliteacute et immeacutediat aux piegraveces pour tous les acteurs de la deacutepense
+ Des workflows ciblant les bonnes personnes tout au long du processus
+ Un DGP qui diminue et qui contribue agrave lrsquoameacutelioration de la relation avec les fournisseurs
+ Des controcircles embarqueacutes agrave chaque eacutetape du flux qui renforcent vos proceacutedures de controcircle interne
Se concentrer sur des missions agrave plus forte valeur ajouteacutee
copy Amue11022016 10
Vers la deacutemateacuterialisation native avec Chorus Portail Pro ndash CPP 2017
Fabrice COINTOT consultant fonctionnel Amue
copy Amue11022016 11
Principes directeurs de la solution CPP 2017
+ Les principes directeurs de fonctionnement de la solution mutualiseacutee-CPP 2017 srsquoarticulent autour des axes suivants
bull La mise en place drsquoune solution mutualiseacutee CPP 2017 pour tous les fournisseurs (priveacutes et publics)o Permet de deacuteposer les factures et de consulter lrsquoavancement des
paiementso La solution mutualiseacutee-CPP 2017 prend en compte les formats et
les modes drsquoeacutechanges actuellement mis en œuvre par les entreprises (Portail EDI)
bull La mise en place drsquoun flux laquo pivot raquo permettant drsquointeacutegrer directement (en mode EDI) ou reacutecupeacuterer (en mode portail) les donneacutees dans les SI des reacutecepteurs publics
bull La mise agrave disposition des fonctionnaliteacutes de la solution mutualiseacutee-CPP 2017 par lrsquointermeacutediaire drsquoAPI positionneacutees sur des applications en amont etou en aval de la solution mutualiseacutee-CPP 2017
copy Amue11022016 12
Vue drsquoensemble
copy Amue11022016 13
Synthegravese des fonctionnaliteacutes offertes par CPP2017
+ Coteacute eacutemetteurs de factures bull Identification et veacuterification des informations de lrsquoeacutemetteur
bull Deacutepocirct (PDF et XML) ou saisie de factures
bull Controcircles associeacutes au deacutepocircttransfert de la facture
bull Prise en charge de cas de facturation speacutecifique (sous-traitance cotraitance et factures de travaux)
bull Archivage des factures
bull Consultation des factures (en cours de traitement ou deacutejagrave traiteacutees) via un outil de recherche
bull Suivi du traitement de la facture
bull Notification de lrsquoavancement du traitement des factures
bull Adjonction de piegraveces jointes apregraves soumission de la facture
copy Amue11022016 14
Synthegravese des fonctionnaliteacutes offertes par CPP2017
+ Coteacute reacutecepteurs de factures bull Consulter teacuteleacutecharger les dossiers de facturation (factures
et PJ associeacutees)
bull Mettre agrave jour les statuts lieacutes au traitement des factures et notamment informer les eacutemetteurs en cas de rejet ou de suspension
bull Rechercher une facture reccedilue ou archiveacutee via un formulaire de recherche multicritegraveres
bull Traiter les sollicitations de leurs fournisseurs
copy Amue11022016 15
Le groupe de travail
+ Composeacute drsquoeacutetablissements volontaires + Amue + SopraSteria
copy Amue11022016 16
Architecture retenue
Factures reccedilues
Factures eacutemises
Sollicitations
Annuaire
Assistance
Validation
Brique drsquoeacutechange Reacutepertoire partageacute
FMFI Share
Hub
MM
Balance
Content Server
Systegraveme drsquoeacutechange DGFIP Protocole
Formats
Orchestration
Monitoring
Mode EDI
Mode Services
Internet
InternetFI SD
Deacuteveloppements speacutecifiques
copy Amue11022016 17
Page 18O ENGEL agent comptable
Photos reacutealiseacutees en partie par Alex Heacuterail
Retour drsquoexpeacuterience sur la mise en œuvre drsquoun service
facturier avec deacutemateacuterialisation des factures fournisseurs
agrave lrsquouniversiteacute de LORRAINE
Page 19
Servir la recherche la formation et la politique du Preacutesident tout en
respectant la reacuteglementation
Adapter les controcircles aux enjeux
Diminuer la masse de documents administratifs et les photocopies
Mutualiser certaines opeacuterations financiegraveres et
comptablesprofessionnaliser les gestionnaires gagner en
productiviteacuteeacuteconomiser des ETP sur la globaliteacute de la chaicircne
Reacuteduire le deacutelai global de paiement
Seacutecuriser les processus et proceacutedures pour satisfaire au
controcircle interne comptable
Aboutir agrave une qualiteacute comptable drsquoEtablissement certifiable par un
commissaire aux comptes
Archiver les documents en un seul lieu
Des objectifs clairs au service de lrsquoefficience
Page 20
Travail partenarial AC-ordo en mode projet avec des
repreacutesentants des composantes et des services geacuteneacuteraux
Projet collectif et partageacute raisonnement en flux et non
en territoire travailler ensemble pour lrsquouniversiteacute
Faire tomber les barriegraveres psychologiques et moi
que vais-je devenir
Importance de lrsquoimplication de lrsquoeacutequipe politique
Formaliser les processus et proceacutedures apregraves analyse
des risques
Deacuteleacutegations de signature eacutetendues par le Preacutesident
Redeacuteployer les ressources humaines
Les moyens lrsquoanticipation et lrsquoaccompagnement
Mise en œuvre dans lrsquooutil SI (SIFAC)
Assouplissement de la reacuteglementation financiegravere (deacutecret
financier des EPSCP du 270608 deacutecret GBCP du 71112)
Page 21
La nouvelle reacutepartition des compeacutetences
Engagement financier creacuteation BC sur Groupe deMarchandise (reacuteservation des creacutedits au vu drsquoun budget voteacute)opportuniteacute de la deacutepense
Engagement juridique (envoi du BC signeacute par la personnehabiliteacutee au fournisseur pour report du ndeg BC sur facture enlaquo fluotant raquo le ndeg agrave reporter sur la facture)
Deacutemateacuterialisation des piegraveces justificatives rattacheacutees au BC
Reacuteception du bien ou de la prestation
Certification du service fait dans SIFAC agrave reacuteception du bien oude la prestation
Reacuteservation et commande pour les missions aupregraves desprestataires
lrsquoordonnateur des compeacutetences conforteacutees
Page 22
Creacuteation des fiches fournisseurs et agents
Reacuteception directe des factures fournisseurs au service facturier
Numeacuterisation des factures videacuteocodagerapprochement
Controcircle de concordance entre BC certification du service fait et facture
Liquidation inteacutegration de la facture dans SIFAC
=gt image facture consultable par les gestionnairesordonnateurs
Effectuer les relances ordonnateurs traitement des relanceslaquo fournisseurs raquo collaborer agrave la relation avec les fournisseurs
Controcircle de reacutegulariteacute des factures (imputation comptable fournisseurmontant RIB PJhellip)
Comptabilisation des factures
Paiement des factures (30 jours de deacutelai agrave reacuteception facture)
Archivage et classement des piegraveces comptables
lrsquoagent comptable des compeacutetences renforceacutees
La nouvelle reacutepartition des compeacutetences
Page 23
Obligation drsquoune organisation fonctionnelle tenant compte
de lrsquooutil
Attention agrave la perte de repegraveres
Traitement agrave part des factures speacutecifiques importance du tri du
courrier
Le ndegbon de commande est le point neacutevralgique
Deacutemateacuterialiser degraves la source (EDI) des flux de fournisseurs
majeurs (voyagisteshellip)
Importance de la qualiteacute de saisie du bon de commande
Valorisation du service fait par lrsquoordonnateur quid de la
deacuteleacutegation de signature Affectation des diffeacuterents rocircles
Deacutemat des PJ par les services ordonnateurs mais avec une
seacutecuriteacute sur les ajouts suppressions
LE BILANLes points de vigilance
Page 24
Un impact fort sur les deacutelais de paiement (lt30j)
Une ameacutelioration de la qualiteacute comptable (certification des
comptes)
Une visibiliteacute exhaustive des charges drsquoune anneacutee
Des controcircles adapteacutes
Une cellule speacutecialiseacutee
Une eacuteconomie drsquoETP agrave lrsquoAC missionneacutes sur drsquoautres
theacutematiques et poste rendu (6 ETP eacuteconomiseacutes)
Lrsquoensemble des PJ et des factures rattacheacutees aux bons de
commandes dans SIFAC et accessibles par les ordonnateurs et
lrsquoAC
Une reacuteponse au controcircle interne pour seacutecuriser les processus
(signature service faithellip)
Des motifs de satisfaction fiabiliteacute et performance
Page 25
Organisation et formalisation des proceacutedures ne pas
raisonner agrave partir des exceptions
Identifier les reacuteticences accompagner formations et
informations continues
Aider agrave faire la diffeacuterence entre la veacuteritable valeur ajouteacutee
(activiteacutes de recherche peacutedagogie) et les tacircches administratives
doreacutenavant alleacutegeacutees (gain de temps redeacuteployable sur leur cœur
de meacutetier)
Creacuteation de nouveaux meacutetiers et suppression de fonctions
existantes au niveau financier
Pour les personnels opportuniteacute de
Deacutecouvrir de nouvelles missions de mobiliteacute en interne
Possibiliteacute drsquoaccroitre son champ de compeacutetences
Enrichissement professionnel
Simplifier sans complexifier ni deacuteshumaniser
Page 26
Simplifier ne veut pas dire faire vite ethellipmal
Travail partenarial et constructif stop agrave la deacutefense des preacute
carreacutes
Surcharge de travail + stress agrave court et moyen terme
attention agrave lrsquoaspect psychologique trop souvent deacutelaisseacute
Attention agrave lrsquoopposition au changement
Adapter lrsquoorganisation au fil de lrsquoeau
Motiver et valoriser ses collaborateurs mais avec quoi
Srsquoassurer que les ressources humaines sont bien
transfeacutereacutees et non rajouteacutees
Retour sur investissement au bout de plusieurs anneacutees
Comment eacutevaluer les beacuteneacutefices alors que les reacuteformes
srsquoenchaicircnent et se superposent
Les voies drsquoameacutelioration
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Lancez-vous crsquoest reacutealisable et
efficace avec de la volonteacute de la
patience et un travail partenarial
Contact olivierengeluniv-lorrainefr
Deacuteployer la solution
Aureacutelie BELLEC consultante accompagnement Amue
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SIFAC Deacutemat gt deacuteploiement
copy Amue
Un projet EtablissementUn deacuteploiement Amue
12 mois drsquoactions collectives amp
de points individuels
Un planning speacutecifiquede mise en exploitation
selon votre strateacutegie
11022016 29
SIFAC Deacutemat gt pour quels publics
+ Agence comptablebull Reacuteception du courrier au service facturier
bull Saisie des factures
bull Comptabilisation visa
+ Ordonnateursbull Traitement des workflows avec accegraves agrave lrsquoimage facture pour
o service fait manquant
o eacutecart de quantiteacutes
o eacutecart de prix
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SIFAC Deacutemat gt projet eacutetablissement
copy Amue
Un projet Etablissement
Portage politique
amp organisation en mode projet
Preacutesident
DGS
DGS adjoint
Agent comptable
DAF
Directeurs de composantes11022016 31
SIFAC Deacutemat gt planning Vague 4
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SIFAC Deacutemat gt organisation projet
copy Amue
Organisationnel
Fonctionnel
Technique
3 axes
Reacutefeacuterent(s)
Reacutefeacuterent(s)
Reacutefeacuterent(s)
+CHEF DE PROJET
11022016 33
DES POINTS DESUIVIINDIVIDUELSREacuteGULIERS
sifacdematdeploiementamuefr
DES EacuteCHANGES
PAR EMAILSReacutepondre agrave des questions preacutecises
Echanger sur le projet et les points de blocage
Consultant accompagnement +- Consultant technique
etou Consultant fonctionnel
SIFAC Deacutemat gt accompagnement Amue
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SIFAC Deacutemat gt kit de deacuteploiement adapteacute
+ Documentation de deacuteploiement fonctionnel
+ Documentation et outils drsquoaide agrave la gestion de projet
+ Documentation de deacuteploiement technique
+ Des supports de formation
Communiquer entre eacutetablissements via sifacdematsitesamuefr
UNE LISTE DrsquoEacuteCHANGE INTER-EacuteTABLISSEMENT
DOCUMENTATION
RETOURS DrsquoEXPEacuteRIENCEcopy Amue11022016 35
SIFAC Deacutemat gt eacutecheacuteances agrave venir
+ Signature de la convention au plus tard le 21 mars 2016
Apregraves signature
+ Atelier Gestion de projet En savoir + et srsquoinscrire ici
28 amp 29 avril 2016 agrave lrsquoAmue Paris (2 places par site)
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2 mai 2016 agrave lrsquoUCBL
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Les coucircts Amue
Ceacutecile RAS-EL-DJEBEL responsable relations eacutetablissements Amue
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Coucircts Amue la Redevance de deacuteploiement
+ La redevance de deacuteploiement (RdD) correspond au coucirctdrsquoacquisition de la solution
bull Licences ITESOFT
bull Actions drsquoaccompagnement Amue
+ Montant
bull Part fixe de 60 000 euro HT +
bull Part variable de 045euro HT par factureavoir (RERA) delrsquoanneacutee N-2 comptabiliseacutes dans Sifac
+ Paiement 30 agrave la signature de la convention
70 agrave lrsquoinstallation de la solution en production
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Coucircts Amue la Redevance annuelle mutualiseacutee
+ La redevance annuelle mutualiseacutee inclut lrsquoamortissement de lasolution et la maintenance
+ Montant annuel
bull Part fixe 17 800euro HT +
bull Part variable 0081 euro HT par factureavoir (RERA) delrsquoanneacutee N-2 comptabiliseacutes dans Sifac
bull La facturation intervient agrave la date drsquoinstallation
o Montant proratiseacute la 1egravere anneacutee au 1er jour du mois suivantla date drsquoinstallation
Baisse de 20 de la RAM agrave partir de 2018 14 240 euro HT + 0065 euro HT par facture reccedilue
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Simulation coucircts Amue
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Coucircts des infrastructures associeacutees
+ Coucirct des infrastructures associeacutees bull Selon le type drsquoeacutetablissement de 15 Keuro HT agrave 35 Keuro HT
+ Le Cahier des Charges drsquoImplantation (CCI) preacutecise leseacuteleacutements permettant drsquoestimer le coucirct des infrastructures enfonction du contexte de votre eacutetablissement =gt wwwamuefr
Mise agrave jour du CCI en cours
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Inteacutegrer la prochaine vague
Pour inteacutegrer la 4egrave vague de deacuteploiement et deacutemarrer la production en mai 2017
+ Demander la convention aupregraves du Pocircle Relations Etablissements mireamuefr
+ Renvoyer la convention signeacutee au plus tard le 21 mars 2016
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Merci de votre attention
mireamuefr
+ Importance de la qualiteacute de la commande
+ Service fait agrave reacuteception de la marchandise ou du service
+ Communication avec les fournisseurs (Ndeg de BdC)
+ Fiabilisation de la base tiers (cellule tiers)
+ Supervision de la plateforme
+ Volonteacute drsquoameacutelioration continue
Preacute requis
11022016 9
Les beacuteneacutefices
+ Un accegraves faciliteacute et immeacutediat aux piegraveces pour tous les acteurs de la deacutepense
+ Des workflows ciblant les bonnes personnes tout au long du processus
+ Un DGP qui diminue et qui contribue agrave lrsquoameacutelioration de la relation avec les fournisseurs
+ Des controcircles embarqueacutes agrave chaque eacutetape du flux qui renforcent vos proceacutedures de controcircle interne
Se concentrer sur des missions agrave plus forte valeur ajouteacutee
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Vers la deacutemateacuterialisation native avec Chorus Portail Pro ndash CPP 2017
Fabrice COINTOT consultant fonctionnel Amue
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Principes directeurs de la solution CPP 2017
+ Les principes directeurs de fonctionnement de la solution mutualiseacutee-CPP 2017 srsquoarticulent autour des axes suivants
bull La mise en place drsquoune solution mutualiseacutee CPP 2017 pour tous les fournisseurs (priveacutes et publics)o Permet de deacuteposer les factures et de consulter lrsquoavancement des
paiementso La solution mutualiseacutee-CPP 2017 prend en compte les formats et
les modes drsquoeacutechanges actuellement mis en œuvre par les entreprises (Portail EDI)
bull La mise en place drsquoun flux laquo pivot raquo permettant drsquointeacutegrer directement (en mode EDI) ou reacutecupeacuterer (en mode portail) les donneacutees dans les SI des reacutecepteurs publics
bull La mise agrave disposition des fonctionnaliteacutes de la solution mutualiseacutee-CPP 2017 par lrsquointermeacutediaire drsquoAPI positionneacutees sur des applications en amont etou en aval de la solution mutualiseacutee-CPP 2017
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Vue drsquoensemble
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Synthegravese des fonctionnaliteacutes offertes par CPP2017
+ Coteacute eacutemetteurs de factures bull Identification et veacuterification des informations de lrsquoeacutemetteur
bull Deacutepocirct (PDF et XML) ou saisie de factures
bull Controcircles associeacutes au deacutepocircttransfert de la facture
bull Prise en charge de cas de facturation speacutecifique (sous-traitance cotraitance et factures de travaux)
bull Archivage des factures
bull Consultation des factures (en cours de traitement ou deacutejagrave traiteacutees) via un outil de recherche
bull Suivi du traitement de la facture
bull Notification de lrsquoavancement du traitement des factures
bull Adjonction de piegraveces jointes apregraves soumission de la facture
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Synthegravese des fonctionnaliteacutes offertes par CPP2017
+ Coteacute reacutecepteurs de factures bull Consulter teacuteleacutecharger les dossiers de facturation (factures
et PJ associeacutees)
bull Mettre agrave jour les statuts lieacutes au traitement des factures et notamment informer les eacutemetteurs en cas de rejet ou de suspension
bull Rechercher une facture reccedilue ou archiveacutee via un formulaire de recherche multicritegraveres
bull Traiter les sollicitations de leurs fournisseurs
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Le groupe de travail
+ Composeacute drsquoeacutetablissements volontaires + Amue + SopraSteria
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Architecture retenue
Factures reccedilues
Factures eacutemises
Sollicitations
Annuaire
Assistance
Validation
Brique drsquoeacutechange Reacutepertoire partageacute
FMFI Share
Hub
MM
Balance
Content Server
Systegraveme drsquoeacutechange DGFIP Protocole
Formats
Orchestration
Monitoring
Mode EDI
Mode Services
Internet
InternetFI SD
Deacuteveloppements speacutecifiques
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Page 18O ENGEL agent comptable
Photos reacutealiseacutees en partie par Alex Heacuterail
Retour drsquoexpeacuterience sur la mise en œuvre drsquoun service
facturier avec deacutemateacuterialisation des factures fournisseurs
agrave lrsquouniversiteacute de LORRAINE
Page 19
Servir la recherche la formation et la politique du Preacutesident tout en
respectant la reacuteglementation
Adapter les controcircles aux enjeux
Diminuer la masse de documents administratifs et les photocopies
Mutualiser certaines opeacuterations financiegraveres et
comptablesprofessionnaliser les gestionnaires gagner en
productiviteacuteeacuteconomiser des ETP sur la globaliteacute de la chaicircne
Reacuteduire le deacutelai global de paiement
Seacutecuriser les processus et proceacutedures pour satisfaire au
controcircle interne comptable
Aboutir agrave une qualiteacute comptable drsquoEtablissement certifiable par un
commissaire aux comptes
Archiver les documents en un seul lieu
Des objectifs clairs au service de lrsquoefficience
Page 20
Travail partenarial AC-ordo en mode projet avec des
repreacutesentants des composantes et des services geacuteneacuteraux
Projet collectif et partageacute raisonnement en flux et non
en territoire travailler ensemble pour lrsquouniversiteacute
Faire tomber les barriegraveres psychologiques et moi
que vais-je devenir
Importance de lrsquoimplication de lrsquoeacutequipe politique
Formaliser les processus et proceacutedures apregraves analyse
des risques
Deacuteleacutegations de signature eacutetendues par le Preacutesident
Redeacuteployer les ressources humaines
Les moyens lrsquoanticipation et lrsquoaccompagnement
Mise en œuvre dans lrsquooutil SI (SIFAC)
Assouplissement de la reacuteglementation financiegravere (deacutecret
financier des EPSCP du 270608 deacutecret GBCP du 71112)
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La nouvelle reacutepartition des compeacutetences
Engagement financier creacuteation BC sur Groupe deMarchandise (reacuteservation des creacutedits au vu drsquoun budget voteacute)opportuniteacute de la deacutepense
Engagement juridique (envoi du BC signeacute par la personnehabiliteacutee au fournisseur pour report du ndeg BC sur facture enlaquo fluotant raquo le ndeg agrave reporter sur la facture)
Deacutemateacuterialisation des piegraveces justificatives rattacheacutees au BC
Reacuteception du bien ou de la prestation
Certification du service fait dans SIFAC agrave reacuteception du bien oude la prestation
Reacuteservation et commande pour les missions aupregraves desprestataires
lrsquoordonnateur des compeacutetences conforteacutees
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Creacuteation des fiches fournisseurs et agents
Reacuteception directe des factures fournisseurs au service facturier
Numeacuterisation des factures videacuteocodagerapprochement
Controcircle de concordance entre BC certification du service fait et facture
Liquidation inteacutegration de la facture dans SIFAC
=gt image facture consultable par les gestionnairesordonnateurs
Effectuer les relances ordonnateurs traitement des relanceslaquo fournisseurs raquo collaborer agrave la relation avec les fournisseurs
Controcircle de reacutegulariteacute des factures (imputation comptable fournisseurmontant RIB PJhellip)
Comptabilisation des factures
Paiement des factures (30 jours de deacutelai agrave reacuteception facture)
Archivage et classement des piegraveces comptables
lrsquoagent comptable des compeacutetences renforceacutees
La nouvelle reacutepartition des compeacutetences
Page 23
Obligation drsquoune organisation fonctionnelle tenant compte
de lrsquooutil
Attention agrave la perte de repegraveres
Traitement agrave part des factures speacutecifiques importance du tri du
courrier
Le ndegbon de commande est le point neacutevralgique
Deacutemateacuterialiser degraves la source (EDI) des flux de fournisseurs
majeurs (voyagisteshellip)
Importance de la qualiteacute de saisie du bon de commande
Valorisation du service fait par lrsquoordonnateur quid de la
deacuteleacutegation de signature Affectation des diffeacuterents rocircles
Deacutemat des PJ par les services ordonnateurs mais avec une
seacutecuriteacute sur les ajouts suppressions
LE BILANLes points de vigilance
Page 24
Un impact fort sur les deacutelais de paiement (lt30j)
Une ameacutelioration de la qualiteacute comptable (certification des
comptes)
Une visibiliteacute exhaustive des charges drsquoune anneacutee
Des controcircles adapteacutes
Une cellule speacutecialiseacutee
Une eacuteconomie drsquoETP agrave lrsquoAC missionneacutes sur drsquoautres
theacutematiques et poste rendu (6 ETP eacuteconomiseacutes)
Lrsquoensemble des PJ et des factures rattacheacutees aux bons de
commandes dans SIFAC et accessibles par les ordonnateurs et
lrsquoAC
Une reacuteponse au controcircle interne pour seacutecuriser les processus
(signature service faithellip)
Des motifs de satisfaction fiabiliteacute et performance
Page 25
Organisation et formalisation des proceacutedures ne pas
raisonner agrave partir des exceptions
Identifier les reacuteticences accompagner formations et
informations continues
Aider agrave faire la diffeacuterence entre la veacuteritable valeur ajouteacutee
(activiteacutes de recherche peacutedagogie) et les tacircches administratives
doreacutenavant alleacutegeacutees (gain de temps redeacuteployable sur leur cœur
de meacutetier)
Creacuteation de nouveaux meacutetiers et suppression de fonctions
existantes au niveau financier
Pour les personnels opportuniteacute de
Deacutecouvrir de nouvelles missions de mobiliteacute en interne
Possibiliteacute drsquoaccroitre son champ de compeacutetences
Enrichissement professionnel
Simplifier sans complexifier ni deacuteshumaniser
Page 26
Simplifier ne veut pas dire faire vite ethellipmal
Travail partenarial et constructif stop agrave la deacutefense des preacute
carreacutes
Surcharge de travail + stress agrave court et moyen terme
attention agrave lrsquoaspect psychologique trop souvent deacutelaisseacute
Attention agrave lrsquoopposition au changement
Adapter lrsquoorganisation au fil de lrsquoeau
Motiver et valoriser ses collaborateurs mais avec quoi
Srsquoassurer que les ressources humaines sont bien
transfeacutereacutees et non rajouteacutees
Retour sur investissement au bout de plusieurs anneacutees
Comment eacutevaluer les beacuteneacutefices alors que les reacuteformes
srsquoenchaicircnent et se superposent
Les voies drsquoameacutelioration
Page 27
Lancez-vous crsquoest reacutealisable et
efficace avec de la volonteacute de la
patience et un travail partenarial
Contact olivierengeluniv-lorrainefr
Deacuteployer la solution
Aureacutelie BELLEC consultante accompagnement Amue
copy Amue11022016 28
SIFAC Deacutemat gt deacuteploiement
copy Amue
Un projet EtablissementUn deacuteploiement Amue
12 mois drsquoactions collectives amp
de points individuels
Un planning speacutecifiquede mise en exploitation
selon votre strateacutegie
11022016 29
SIFAC Deacutemat gt pour quels publics
+ Agence comptablebull Reacuteception du courrier au service facturier
bull Saisie des factures
bull Comptabilisation visa
+ Ordonnateursbull Traitement des workflows avec accegraves agrave lrsquoimage facture pour
o service fait manquant
o eacutecart de quantiteacutes
o eacutecart de prix
copy Amue11022016 30
SIFAC Deacutemat gt projet eacutetablissement
copy Amue
Un projet Etablissement
Portage politique
amp organisation en mode projet
Preacutesident
DGS
DGS adjoint
Agent comptable
DAF
Directeurs de composantes11022016 31
SIFAC Deacutemat gt planning Vague 4
copy Amue11022016 32
SIFAC Deacutemat gt organisation projet
copy Amue
Organisationnel
Fonctionnel
Technique
3 axes
Reacutefeacuterent(s)
Reacutefeacuterent(s)
Reacutefeacuterent(s)
+CHEF DE PROJET
11022016 33
DES POINTS DESUIVIINDIVIDUELSREacuteGULIERS
sifacdematdeploiementamuefr
DES EacuteCHANGES
PAR EMAILSReacutepondre agrave des questions preacutecises
Echanger sur le projet et les points de blocage
Consultant accompagnement +- Consultant technique
etou Consultant fonctionnel
SIFAC Deacutemat gt accompagnement Amue
copy Amue11022016 34
SIFAC Deacutemat gt kit de deacuteploiement adapteacute
+ Documentation de deacuteploiement fonctionnel
+ Documentation et outils drsquoaide agrave la gestion de projet
+ Documentation de deacuteploiement technique
+ Des supports de formation
Communiquer entre eacutetablissements via sifacdematsitesamuefr
UNE LISTE DrsquoEacuteCHANGE INTER-EacuteTABLISSEMENT
DOCUMENTATION
RETOURS DrsquoEXPEacuteRIENCEcopy Amue11022016 35
SIFAC Deacutemat gt eacutecheacuteances agrave venir
+ Signature de la convention au plus tard le 21 mars 2016
Apregraves signature
+ Atelier Gestion de projet En savoir + et srsquoinscrire ici
28 amp 29 avril 2016 agrave lrsquoAmue Paris (2 places par site)
+ Seacuteminaire de lancement En savoir + et srsquoinscrire ici
2 mai 2016 agrave lrsquoUCBL
copy Amue11022016 36
Les coucircts Amue
Ceacutecile RAS-EL-DJEBEL responsable relations eacutetablissements Amue
copy Amue11022016 37
Coucircts Amue la Redevance de deacuteploiement
+ La redevance de deacuteploiement (RdD) correspond au coucirctdrsquoacquisition de la solution
bull Licences ITESOFT
bull Actions drsquoaccompagnement Amue
+ Montant
bull Part fixe de 60 000 euro HT +
bull Part variable de 045euro HT par factureavoir (RERA) delrsquoanneacutee N-2 comptabiliseacutes dans Sifac
+ Paiement 30 agrave la signature de la convention
70 agrave lrsquoinstallation de la solution en production
copy Amue11022016 38
Coucircts Amue la Redevance annuelle mutualiseacutee
+ La redevance annuelle mutualiseacutee inclut lrsquoamortissement de lasolution et la maintenance
+ Montant annuel
bull Part fixe 17 800euro HT +
bull Part variable 0081 euro HT par factureavoir (RERA) delrsquoanneacutee N-2 comptabiliseacutes dans Sifac
bull La facturation intervient agrave la date drsquoinstallation
o Montant proratiseacute la 1egravere anneacutee au 1er jour du mois suivantla date drsquoinstallation
Baisse de 20 de la RAM agrave partir de 2018 14 240 euro HT + 0065 euro HT par facture reccedilue
copy Amue11022016 39
Simulation coucircts Amue
copy Amue11022016 40
Coucircts des infrastructures associeacutees
+ Coucirct des infrastructures associeacutees bull Selon le type drsquoeacutetablissement de 15 Keuro HT agrave 35 Keuro HT
+ Le Cahier des Charges drsquoImplantation (CCI) preacutecise leseacuteleacutements permettant drsquoestimer le coucirct des infrastructures enfonction du contexte de votre eacutetablissement =gt wwwamuefr
Mise agrave jour du CCI en cours
copy Amue11022016 41
Inteacutegrer la prochaine vague
Pour inteacutegrer la 4egrave vague de deacuteploiement et deacutemarrer la production en mai 2017
+ Demander la convention aupregraves du Pocircle Relations Etablissements mireamuefr
+ Renvoyer la convention signeacutee au plus tard le 21 mars 2016
copy Amue11022016 42
Merci de votre attention
mireamuefr
Les beacuteneacutefices
+ Un accegraves faciliteacute et immeacutediat aux piegraveces pour tous les acteurs de la deacutepense
+ Des workflows ciblant les bonnes personnes tout au long du processus
+ Un DGP qui diminue et qui contribue agrave lrsquoameacutelioration de la relation avec les fournisseurs
+ Des controcircles embarqueacutes agrave chaque eacutetape du flux qui renforcent vos proceacutedures de controcircle interne
Se concentrer sur des missions agrave plus forte valeur ajouteacutee
copy Amue11022016 10
Vers la deacutemateacuterialisation native avec Chorus Portail Pro ndash CPP 2017
Fabrice COINTOT consultant fonctionnel Amue
copy Amue11022016 11
Principes directeurs de la solution CPP 2017
+ Les principes directeurs de fonctionnement de la solution mutualiseacutee-CPP 2017 srsquoarticulent autour des axes suivants
bull La mise en place drsquoune solution mutualiseacutee CPP 2017 pour tous les fournisseurs (priveacutes et publics)o Permet de deacuteposer les factures et de consulter lrsquoavancement des
paiementso La solution mutualiseacutee-CPP 2017 prend en compte les formats et
les modes drsquoeacutechanges actuellement mis en œuvre par les entreprises (Portail EDI)
bull La mise en place drsquoun flux laquo pivot raquo permettant drsquointeacutegrer directement (en mode EDI) ou reacutecupeacuterer (en mode portail) les donneacutees dans les SI des reacutecepteurs publics
bull La mise agrave disposition des fonctionnaliteacutes de la solution mutualiseacutee-CPP 2017 par lrsquointermeacutediaire drsquoAPI positionneacutees sur des applications en amont etou en aval de la solution mutualiseacutee-CPP 2017
copy Amue11022016 12
Vue drsquoensemble
copy Amue11022016 13
Synthegravese des fonctionnaliteacutes offertes par CPP2017
+ Coteacute eacutemetteurs de factures bull Identification et veacuterification des informations de lrsquoeacutemetteur
bull Deacutepocirct (PDF et XML) ou saisie de factures
bull Controcircles associeacutes au deacutepocircttransfert de la facture
bull Prise en charge de cas de facturation speacutecifique (sous-traitance cotraitance et factures de travaux)
bull Archivage des factures
bull Consultation des factures (en cours de traitement ou deacutejagrave traiteacutees) via un outil de recherche
bull Suivi du traitement de la facture
bull Notification de lrsquoavancement du traitement des factures
bull Adjonction de piegraveces jointes apregraves soumission de la facture
copy Amue11022016 14
Synthegravese des fonctionnaliteacutes offertes par CPP2017
+ Coteacute reacutecepteurs de factures bull Consulter teacuteleacutecharger les dossiers de facturation (factures
et PJ associeacutees)
bull Mettre agrave jour les statuts lieacutes au traitement des factures et notamment informer les eacutemetteurs en cas de rejet ou de suspension
bull Rechercher une facture reccedilue ou archiveacutee via un formulaire de recherche multicritegraveres
bull Traiter les sollicitations de leurs fournisseurs
copy Amue11022016 15
Le groupe de travail
+ Composeacute drsquoeacutetablissements volontaires + Amue + SopraSteria
copy Amue11022016 16
Architecture retenue
Factures reccedilues
Factures eacutemises
Sollicitations
Annuaire
Assistance
Validation
Brique drsquoeacutechange Reacutepertoire partageacute
FMFI Share
Hub
MM
Balance
Content Server
Systegraveme drsquoeacutechange DGFIP Protocole
Formats
Orchestration
Monitoring
Mode EDI
Mode Services
Internet
InternetFI SD
Deacuteveloppements speacutecifiques
copy Amue11022016 17
Page 18O ENGEL agent comptable
Photos reacutealiseacutees en partie par Alex Heacuterail
Retour drsquoexpeacuterience sur la mise en œuvre drsquoun service
facturier avec deacutemateacuterialisation des factures fournisseurs
agrave lrsquouniversiteacute de LORRAINE
Page 19
Servir la recherche la formation et la politique du Preacutesident tout en
respectant la reacuteglementation
Adapter les controcircles aux enjeux
Diminuer la masse de documents administratifs et les photocopies
Mutualiser certaines opeacuterations financiegraveres et
comptablesprofessionnaliser les gestionnaires gagner en
productiviteacuteeacuteconomiser des ETP sur la globaliteacute de la chaicircne
Reacuteduire le deacutelai global de paiement
Seacutecuriser les processus et proceacutedures pour satisfaire au
controcircle interne comptable
Aboutir agrave une qualiteacute comptable drsquoEtablissement certifiable par un
commissaire aux comptes
Archiver les documents en un seul lieu
Des objectifs clairs au service de lrsquoefficience
Page 20
Travail partenarial AC-ordo en mode projet avec des
repreacutesentants des composantes et des services geacuteneacuteraux
Projet collectif et partageacute raisonnement en flux et non
en territoire travailler ensemble pour lrsquouniversiteacute
Faire tomber les barriegraveres psychologiques et moi
que vais-je devenir
Importance de lrsquoimplication de lrsquoeacutequipe politique
Formaliser les processus et proceacutedures apregraves analyse
des risques
Deacuteleacutegations de signature eacutetendues par le Preacutesident
Redeacuteployer les ressources humaines
Les moyens lrsquoanticipation et lrsquoaccompagnement
Mise en œuvre dans lrsquooutil SI (SIFAC)
Assouplissement de la reacuteglementation financiegravere (deacutecret
financier des EPSCP du 270608 deacutecret GBCP du 71112)
Page 21
La nouvelle reacutepartition des compeacutetences
Engagement financier creacuteation BC sur Groupe deMarchandise (reacuteservation des creacutedits au vu drsquoun budget voteacute)opportuniteacute de la deacutepense
Engagement juridique (envoi du BC signeacute par la personnehabiliteacutee au fournisseur pour report du ndeg BC sur facture enlaquo fluotant raquo le ndeg agrave reporter sur la facture)
Deacutemateacuterialisation des piegraveces justificatives rattacheacutees au BC
Reacuteception du bien ou de la prestation
Certification du service fait dans SIFAC agrave reacuteception du bien oude la prestation
Reacuteservation et commande pour les missions aupregraves desprestataires
lrsquoordonnateur des compeacutetences conforteacutees
Page 22
Creacuteation des fiches fournisseurs et agents
Reacuteception directe des factures fournisseurs au service facturier
Numeacuterisation des factures videacuteocodagerapprochement
Controcircle de concordance entre BC certification du service fait et facture
Liquidation inteacutegration de la facture dans SIFAC
=gt image facture consultable par les gestionnairesordonnateurs
Effectuer les relances ordonnateurs traitement des relanceslaquo fournisseurs raquo collaborer agrave la relation avec les fournisseurs
Controcircle de reacutegulariteacute des factures (imputation comptable fournisseurmontant RIB PJhellip)
Comptabilisation des factures
Paiement des factures (30 jours de deacutelai agrave reacuteception facture)
Archivage et classement des piegraveces comptables
lrsquoagent comptable des compeacutetences renforceacutees
La nouvelle reacutepartition des compeacutetences
Page 23
Obligation drsquoune organisation fonctionnelle tenant compte
de lrsquooutil
Attention agrave la perte de repegraveres
Traitement agrave part des factures speacutecifiques importance du tri du
courrier
Le ndegbon de commande est le point neacutevralgique
Deacutemateacuterialiser degraves la source (EDI) des flux de fournisseurs
majeurs (voyagisteshellip)
Importance de la qualiteacute de saisie du bon de commande
Valorisation du service fait par lrsquoordonnateur quid de la
deacuteleacutegation de signature Affectation des diffeacuterents rocircles
Deacutemat des PJ par les services ordonnateurs mais avec une
seacutecuriteacute sur les ajouts suppressions
LE BILANLes points de vigilance
Page 24
Un impact fort sur les deacutelais de paiement (lt30j)
Une ameacutelioration de la qualiteacute comptable (certification des
comptes)
Une visibiliteacute exhaustive des charges drsquoune anneacutee
Des controcircles adapteacutes
Une cellule speacutecialiseacutee
Une eacuteconomie drsquoETP agrave lrsquoAC missionneacutes sur drsquoautres
theacutematiques et poste rendu (6 ETP eacuteconomiseacutes)
Lrsquoensemble des PJ et des factures rattacheacutees aux bons de
commandes dans SIFAC et accessibles par les ordonnateurs et
lrsquoAC
Une reacuteponse au controcircle interne pour seacutecuriser les processus
(signature service faithellip)
Des motifs de satisfaction fiabiliteacute et performance
Page 25
Organisation et formalisation des proceacutedures ne pas
raisonner agrave partir des exceptions
Identifier les reacuteticences accompagner formations et
informations continues
Aider agrave faire la diffeacuterence entre la veacuteritable valeur ajouteacutee
(activiteacutes de recherche peacutedagogie) et les tacircches administratives
doreacutenavant alleacutegeacutees (gain de temps redeacuteployable sur leur cœur
de meacutetier)
Creacuteation de nouveaux meacutetiers et suppression de fonctions
existantes au niveau financier
Pour les personnels opportuniteacute de
Deacutecouvrir de nouvelles missions de mobiliteacute en interne
Possibiliteacute drsquoaccroitre son champ de compeacutetences
Enrichissement professionnel
Simplifier sans complexifier ni deacuteshumaniser
Page 26
Simplifier ne veut pas dire faire vite ethellipmal
Travail partenarial et constructif stop agrave la deacutefense des preacute
carreacutes
Surcharge de travail + stress agrave court et moyen terme
attention agrave lrsquoaspect psychologique trop souvent deacutelaisseacute
Attention agrave lrsquoopposition au changement
Adapter lrsquoorganisation au fil de lrsquoeau
Motiver et valoriser ses collaborateurs mais avec quoi
Srsquoassurer que les ressources humaines sont bien
transfeacutereacutees et non rajouteacutees
Retour sur investissement au bout de plusieurs anneacutees
Comment eacutevaluer les beacuteneacutefices alors que les reacuteformes
srsquoenchaicircnent et se superposent
Les voies drsquoameacutelioration
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Lancez-vous crsquoest reacutealisable et
efficace avec de la volonteacute de la
patience et un travail partenarial
Contact olivierengeluniv-lorrainefr
Deacuteployer la solution
Aureacutelie BELLEC consultante accompagnement Amue
copy Amue11022016 28
SIFAC Deacutemat gt deacuteploiement
copy Amue
Un projet EtablissementUn deacuteploiement Amue
12 mois drsquoactions collectives amp
de points individuels
Un planning speacutecifiquede mise en exploitation
selon votre strateacutegie
11022016 29
SIFAC Deacutemat gt pour quels publics
+ Agence comptablebull Reacuteception du courrier au service facturier
bull Saisie des factures
bull Comptabilisation visa
+ Ordonnateursbull Traitement des workflows avec accegraves agrave lrsquoimage facture pour
o service fait manquant
o eacutecart de quantiteacutes
o eacutecart de prix
copy Amue11022016 30
SIFAC Deacutemat gt projet eacutetablissement
copy Amue
Un projet Etablissement
Portage politique
amp organisation en mode projet
Preacutesident
DGS
DGS adjoint
Agent comptable
DAF
Directeurs de composantes11022016 31
SIFAC Deacutemat gt planning Vague 4
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SIFAC Deacutemat gt organisation projet
copy Amue
Organisationnel
Fonctionnel
Technique
3 axes
Reacutefeacuterent(s)
Reacutefeacuterent(s)
Reacutefeacuterent(s)
+CHEF DE PROJET
11022016 33
DES POINTS DESUIVIINDIVIDUELSREacuteGULIERS
sifacdematdeploiementamuefr
DES EacuteCHANGES
PAR EMAILSReacutepondre agrave des questions preacutecises
Echanger sur le projet et les points de blocage
Consultant accompagnement +- Consultant technique
etou Consultant fonctionnel
SIFAC Deacutemat gt accompagnement Amue
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SIFAC Deacutemat gt kit de deacuteploiement adapteacute
+ Documentation de deacuteploiement fonctionnel
+ Documentation et outils drsquoaide agrave la gestion de projet
+ Documentation de deacuteploiement technique
+ Des supports de formation
Communiquer entre eacutetablissements via sifacdematsitesamuefr
UNE LISTE DrsquoEacuteCHANGE INTER-EacuteTABLISSEMENT
DOCUMENTATION
RETOURS DrsquoEXPEacuteRIENCEcopy Amue11022016 35
SIFAC Deacutemat gt eacutecheacuteances agrave venir
+ Signature de la convention au plus tard le 21 mars 2016
Apregraves signature
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28 amp 29 avril 2016 agrave lrsquoAmue Paris (2 places par site)
+ Seacuteminaire de lancement En savoir + et srsquoinscrire ici
2 mai 2016 agrave lrsquoUCBL
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Les coucircts Amue
Ceacutecile RAS-EL-DJEBEL responsable relations eacutetablissements Amue
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Coucircts Amue la Redevance de deacuteploiement
+ La redevance de deacuteploiement (RdD) correspond au coucirctdrsquoacquisition de la solution
bull Licences ITESOFT
bull Actions drsquoaccompagnement Amue
+ Montant
bull Part fixe de 60 000 euro HT +
bull Part variable de 045euro HT par factureavoir (RERA) delrsquoanneacutee N-2 comptabiliseacutes dans Sifac
+ Paiement 30 agrave la signature de la convention
70 agrave lrsquoinstallation de la solution en production
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Coucircts Amue la Redevance annuelle mutualiseacutee
+ La redevance annuelle mutualiseacutee inclut lrsquoamortissement de lasolution et la maintenance
+ Montant annuel
bull Part fixe 17 800euro HT +
bull Part variable 0081 euro HT par factureavoir (RERA) delrsquoanneacutee N-2 comptabiliseacutes dans Sifac
bull La facturation intervient agrave la date drsquoinstallation
o Montant proratiseacute la 1egravere anneacutee au 1er jour du mois suivantla date drsquoinstallation
Baisse de 20 de la RAM agrave partir de 2018 14 240 euro HT + 0065 euro HT par facture reccedilue
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Simulation coucircts Amue
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Coucircts des infrastructures associeacutees
+ Coucirct des infrastructures associeacutees bull Selon le type drsquoeacutetablissement de 15 Keuro HT agrave 35 Keuro HT
+ Le Cahier des Charges drsquoImplantation (CCI) preacutecise leseacuteleacutements permettant drsquoestimer le coucirct des infrastructures enfonction du contexte de votre eacutetablissement =gt wwwamuefr
Mise agrave jour du CCI en cours
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Inteacutegrer la prochaine vague
Pour inteacutegrer la 4egrave vague de deacuteploiement et deacutemarrer la production en mai 2017
+ Demander la convention aupregraves du Pocircle Relations Etablissements mireamuefr
+ Renvoyer la convention signeacutee au plus tard le 21 mars 2016
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Merci de votre attention
mireamuefr
Vers la deacutemateacuterialisation native avec Chorus Portail Pro ndash CPP 2017
Fabrice COINTOT consultant fonctionnel Amue
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Principes directeurs de la solution CPP 2017
+ Les principes directeurs de fonctionnement de la solution mutualiseacutee-CPP 2017 srsquoarticulent autour des axes suivants
bull La mise en place drsquoune solution mutualiseacutee CPP 2017 pour tous les fournisseurs (priveacutes et publics)o Permet de deacuteposer les factures et de consulter lrsquoavancement des
paiementso La solution mutualiseacutee-CPP 2017 prend en compte les formats et
les modes drsquoeacutechanges actuellement mis en œuvre par les entreprises (Portail EDI)
bull La mise en place drsquoun flux laquo pivot raquo permettant drsquointeacutegrer directement (en mode EDI) ou reacutecupeacuterer (en mode portail) les donneacutees dans les SI des reacutecepteurs publics
bull La mise agrave disposition des fonctionnaliteacutes de la solution mutualiseacutee-CPP 2017 par lrsquointermeacutediaire drsquoAPI positionneacutees sur des applications en amont etou en aval de la solution mutualiseacutee-CPP 2017
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Vue drsquoensemble
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Synthegravese des fonctionnaliteacutes offertes par CPP2017
+ Coteacute eacutemetteurs de factures bull Identification et veacuterification des informations de lrsquoeacutemetteur
bull Deacutepocirct (PDF et XML) ou saisie de factures
bull Controcircles associeacutes au deacutepocircttransfert de la facture
bull Prise en charge de cas de facturation speacutecifique (sous-traitance cotraitance et factures de travaux)
bull Archivage des factures
bull Consultation des factures (en cours de traitement ou deacutejagrave traiteacutees) via un outil de recherche
bull Suivi du traitement de la facture
bull Notification de lrsquoavancement du traitement des factures
bull Adjonction de piegraveces jointes apregraves soumission de la facture
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Synthegravese des fonctionnaliteacutes offertes par CPP2017
+ Coteacute reacutecepteurs de factures bull Consulter teacuteleacutecharger les dossiers de facturation (factures
et PJ associeacutees)
bull Mettre agrave jour les statuts lieacutes au traitement des factures et notamment informer les eacutemetteurs en cas de rejet ou de suspension
bull Rechercher une facture reccedilue ou archiveacutee via un formulaire de recherche multicritegraveres
bull Traiter les sollicitations de leurs fournisseurs
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Le groupe de travail
+ Composeacute drsquoeacutetablissements volontaires + Amue + SopraSteria
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Architecture retenue
Factures reccedilues
Factures eacutemises
Sollicitations
Annuaire
Assistance
Validation
Brique drsquoeacutechange Reacutepertoire partageacute
FMFI Share
Hub
MM
Balance
Content Server
Systegraveme drsquoeacutechange DGFIP Protocole
Formats
Orchestration
Monitoring
Mode EDI
Mode Services
Internet
InternetFI SD
Deacuteveloppements speacutecifiques
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Page 18O ENGEL agent comptable
Photos reacutealiseacutees en partie par Alex Heacuterail
Retour drsquoexpeacuterience sur la mise en œuvre drsquoun service
facturier avec deacutemateacuterialisation des factures fournisseurs
agrave lrsquouniversiteacute de LORRAINE
Page 19
Servir la recherche la formation et la politique du Preacutesident tout en
respectant la reacuteglementation
Adapter les controcircles aux enjeux
Diminuer la masse de documents administratifs et les photocopies
Mutualiser certaines opeacuterations financiegraveres et
comptablesprofessionnaliser les gestionnaires gagner en
productiviteacuteeacuteconomiser des ETP sur la globaliteacute de la chaicircne
Reacuteduire le deacutelai global de paiement
Seacutecuriser les processus et proceacutedures pour satisfaire au
controcircle interne comptable
Aboutir agrave une qualiteacute comptable drsquoEtablissement certifiable par un
commissaire aux comptes
Archiver les documents en un seul lieu
Des objectifs clairs au service de lrsquoefficience
Page 20
Travail partenarial AC-ordo en mode projet avec des
repreacutesentants des composantes et des services geacuteneacuteraux
Projet collectif et partageacute raisonnement en flux et non
en territoire travailler ensemble pour lrsquouniversiteacute
Faire tomber les barriegraveres psychologiques et moi
que vais-je devenir
Importance de lrsquoimplication de lrsquoeacutequipe politique
Formaliser les processus et proceacutedures apregraves analyse
des risques
Deacuteleacutegations de signature eacutetendues par le Preacutesident
Redeacuteployer les ressources humaines
Les moyens lrsquoanticipation et lrsquoaccompagnement
Mise en œuvre dans lrsquooutil SI (SIFAC)
Assouplissement de la reacuteglementation financiegravere (deacutecret
financier des EPSCP du 270608 deacutecret GBCP du 71112)
Page 21
La nouvelle reacutepartition des compeacutetences
Engagement financier creacuteation BC sur Groupe deMarchandise (reacuteservation des creacutedits au vu drsquoun budget voteacute)opportuniteacute de la deacutepense
Engagement juridique (envoi du BC signeacute par la personnehabiliteacutee au fournisseur pour report du ndeg BC sur facture enlaquo fluotant raquo le ndeg agrave reporter sur la facture)
Deacutemateacuterialisation des piegraveces justificatives rattacheacutees au BC
Reacuteception du bien ou de la prestation
Certification du service fait dans SIFAC agrave reacuteception du bien oude la prestation
Reacuteservation et commande pour les missions aupregraves desprestataires
lrsquoordonnateur des compeacutetences conforteacutees
Page 22
Creacuteation des fiches fournisseurs et agents
Reacuteception directe des factures fournisseurs au service facturier
Numeacuterisation des factures videacuteocodagerapprochement
Controcircle de concordance entre BC certification du service fait et facture
Liquidation inteacutegration de la facture dans SIFAC
=gt image facture consultable par les gestionnairesordonnateurs
Effectuer les relances ordonnateurs traitement des relanceslaquo fournisseurs raquo collaborer agrave la relation avec les fournisseurs
Controcircle de reacutegulariteacute des factures (imputation comptable fournisseurmontant RIB PJhellip)
Comptabilisation des factures
Paiement des factures (30 jours de deacutelai agrave reacuteception facture)
Archivage et classement des piegraveces comptables
lrsquoagent comptable des compeacutetences renforceacutees
La nouvelle reacutepartition des compeacutetences
Page 23
Obligation drsquoune organisation fonctionnelle tenant compte
de lrsquooutil
Attention agrave la perte de repegraveres
Traitement agrave part des factures speacutecifiques importance du tri du
courrier
Le ndegbon de commande est le point neacutevralgique
Deacutemateacuterialiser degraves la source (EDI) des flux de fournisseurs
majeurs (voyagisteshellip)
Importance de la qualiteacute de saisie du bon de commande
Valorisation du service fait par lrsquoordonnateur quid de la
deacuteleacutegation de signature Affectation des diffeacuterents rocircles
Deacutemat des PJ par les services ordonnateurs mais avec une
seacutecuriteacute sur les ajouts suppressions
LE BILANLes points de vigilance
Page 24
Un impact fort sur les deacutelais de paiement (lt30j)
Une ameacutelioration de la qualiteacute comptable (certification des
comptes)
Une visibiliteacute exhaustive des charges drsquoune anneacutee
Des controcircles adapteacutes
Une cellule speacutecialiseacutee
Une eacuteconomie drsquoETP agrave lrsquoAC missionneacutes sur drsquoautres
theacutematiques et poste rendu (6 ETP eacuteconomiseacutes)
Lrsquoensemble des PJ et des factures rattacheacutees aux bons de
commandes dans SIFAC et accessibles par les ordonnateurs et
lrsquoAC
Une reacuteponse au controcircle interne pour seacutecuriser les processus
(signature service faithellip)
Des motifs de satisfaction fiabiliteacute et performance
Page 25
Organisation et formalisation des proceacutedures ne pas
raisonner agrave partir des exceptions
Identifier les reacuteticences accompagner formations et
informations continues
Aider agrave faire la diffeacuterence entre la veacuteritable valeur ajouteacutee
(activiteacutes de recherche peacutedagogie) et les tacircches administratives
doreacutenavant alleacutegeacutees (gain de temps redeacuteployable sur leur cœur
de meacutetier)
Creacuteation de nouveaux meacutetiers et suppression de fonctions
existantes au niveau financier
Pour les personnels opportuniteacute de
Deacutecouvrir de nouvelles missions de mobiliteacute en interne
Possibiliteacute drsquoaccroitre son champ de compeacutetences
Enrichissement professionnel
Simplifier sans complexifier ni deacuteshumaniser
Page 26
Simplifier ne veut pas dire faire vite ethellipmal
Travail partenarial et constructif stop agrave la deacutefense des preacute
carreacutes
Surcharge de travail + stress agrave court et moyen terme
attention agrave lrsquoaspect psychologique trop souvent deacutelaisseacute
Attention agrave lrsquoopposition au changement
Adapter lrsquoorganisation au fil de lrsquoeau
Motiver et valoriser ses collaborateurs mais avec quoi
Srsquoassurer que les ressources humaines sont bien
transfeacutereacutees et non rajouteacutees
Retour sur investissement au bout de plusieurs anneacutees
Comment eacutevaluer les beacuteneacutefices alors que les reacuteformes
srsquoenchaicircnent et se superposent
Les voies drsquoameacutelioration
Page 27
Lancez-vous crsquoest reacutealisable et
efficace avec de la volonteacute de la
patience et un travail partenarial
Contact olivierengeluniv-lorrainefr
Deacuteployer la solution
Aureacutelie BELLEC consultante accompagnement Amue
copy Amue11022016 28
SIFAC Deacutemat gt deacuteploiement
copy Amue
Un projet EtablissementUn deacuteploiement Amue
12 mois drsquoactions collectives amp
de points individuels
Un planning speacutecifiquede mise en exploitation
selon votre strateacutegie
11022016 29
SIFAC Deacutemat gt pour quels publics
+ Agence comptablebull Reacuteception du courrier au service facturier
bull Saisie des factures
bull Comptabilisation visa
+ Ordonnateursbull Traitement des workflows avec accegraves agrave lrsquoimage facture pour
o service fait manquant
o eacutecart de quantiteacutes
o eacutecart de prix
copy Amue11022016 30
SIFAC Deacutemat gt projet eacutetablissement
copy Amue
Un projet Etablissement
Portage politique
amp organisation en mode projet
Preacutesident
DGS
DGS adjoint
Agent comptable
DAF
Directeurs de composantes11022016 31
SIFAC Deacutemat gt planning Vague 4
copy Amue11022016 32
SIFAC Deacutemat gt organisation projet
copy Amue
Organisationnel
Fonctionnel
Technique
3 axes
Reacutefeacuterent(s)
Reacutefeacuterent(s)
Reacutefeacuterent(s)
+CHEF DE PROJET
11022016 33
DES POINTS DESUIVIINDIVIDUELSREacuteGULIERS
sifacdematdeploiementamuefr
DES EacuteCHANGES
PAR EMAILSReacutepondre agrave des questions preacutecises
Echanger sur le projet et les points de blocage
Consultant accompagnement +- Consultant technique
etou Consultant fonctionnel
SIFAC Deacutemat gt accompagnement Amue
copy Amue11022016 34
SIFAC Deacutemat gt kit de deacuteploiement adapteacute
+ Documentation de deacuteploiement fonctionnel
+ Documentation et outils drsquoaide agrave la gestion de projet
+ Documentation de deacuteploiement technique
+ Des supports de formation
Communiquer entre eacutetablissements via sifacdematsitesamuefr
UNE LISTE DrsquoEacuteCHANGE INTER-EacuteTABLISSEMENT
DOCUMENTATION
RETOURS DrsquoEXPEacuteRIENCEcopy Amue11022016 35
SIFAC Deacutemat gt eacutecheacuteances agrave venir
+ Signature de la convention au plus tard le 21 mars 2016
Apregraves signature
+ Atelier Gestion de projet En savoir + et srsquoinscrire ici
28 amp 29 avril 2016 agrave lrsquoAmue Paris (2 places par site)
+ Seacuteminaire de lancement En savoir + et srsquoinscrire ici
2 mai 2016 agrave lrsquoUCBL
copy Amue11022016 36
Les coucircts Amue
Ceacutecile RAS-EL-DJEBEL responsable relations eacutetablissements Amue
copy Amue11022016 37
Coucircts Amue la Redevance de deacuteploiement
+ La redevance de deacuteploiement (RdD) correspond au coucirctdrsquoacquisition de la solution
bull Licences ITESOFT
bull Actions drsquoaccompagnement Amue
+ Montant
bull Part fixe de 60 000 euro HT +
bull Part variable de 045euro HT par factureavoir (RERA) delrsquoanneacutee N-2 comptabiliseacutes dans Sifac
+ Paiement 30 agrave la signature de la convention
70 agrave lrsquoinstallation de la solution en production
copy Amue11022016 38
Coucircts Amue la Redevance annuelle mutualiseacutee
+ La redevance annuelle mutualiseacutee inclut lrsquoamortissement de lasolution et la maintenance
+ Montant annuel
bull Part fixe 17 800euro HT +
bull Part variable 0081 euro HT par factureavoir (RERA) delrsquoanneacutee N-2 comptabiliseacutes dans Sifac
bull La facturation intervient agrave la date drsquoinstallation
o Montant proratiseacute la 1egravere anneacutee au 1er jour du mois suivantla date drsquoinstallation
Baisse de 20 de la RAM agrave partir de 2018 14 240 euro HT + 0065 euro HT par facture reccedilue
copy Amue11022016 39
Simulation coucircts Amue
copy Amue11022016 40
Coucircts des infrastructures associeacutees
+ Coucirct des infrastructures associeacutees bull Selon le type drsquoeacutetablissement de 15 Keuro HT agrave 35 Keuro HT
+ Le Cahier des Charges drsquoImplantation (CCI) preacutecise leseacuteleacutements permettant drsquoestimer le coucirct des infrastructures enfonction du contexte de votre eacutetablissement =gt wwwamuefr
Mise agrave jour du CCI en cours
copy Amue11022016 41
Inteacutegrer la prochaine vague
Pour inteacutegrer la 4egrave vague de deacuteploiement et deacutemarrer la production en mai 2017
+ Demander la convention aupregraves du Pocircle Relations Etablissements mireamuefr
+ Renvoyer la convention signeacutee au plus tard le 21 mars 2016
copy Amue11022016 42
Merci de votre attention
mireamuefr
Principes directeurs de la solution CPP 2017
+ Les principes directeurs de fonctionnement de la solution mutualiseacutee-CPP 2017 srsquoarticulent autour des axes suivants
bull La mise en place drsquoune solution mutualiseacutee CPP 2017 pour tous les fournisseurs (priveacutes et publics)o Permet de deacuteposer les factures et de consulter lrsquoavancement des
paiementso La solution mutualiseacutee-CPP 2017 prend en compte les formats et
les modes drsquoeacutechanges actuellement mis en œuvre par les entreprises (Portail EDI)
bull La mise en place drsquoun flux laquo pivot raquo permettant drsquointeacutegrer directement (en mode EDI) ou reacutecupeacuterer (en mode portail) les donneacutees dans les SI des reacutecepteurs publics
bull La mise agrave disposition des fonctionnaliteacutes de la solution mutualiseacutee-CPP 2017 par lrsquointermeacutediaire drsquoAPI positionneacutees sur des applications en amont etou en aval de la solution mutualiseacutee-CPP 2017
copy Amue11022016 12
Vue drsquoensemble
copy Amue11022016 13
Synthegravese des fonctionnaliteacutes offertes par CPP2017
+ Coteacute eacutemetteurs de factures bull Identification et veacuterification des informations de lrsquoeacutemetteur
bull Deacutepocirct (PDF et XML) ou saisie de factures
bull Controcircles associeacutes au deacutepocircttransfert de la facture
bull Prise en charge de cas de facturation speacutecifique (sous-traitance cotraitance et factures de travaux)
bull Archivage des factures
bull Consultation des factures (en cours de traitement ou deacutejagrave traiteacutees) via un outil de recherche
bull Suivi du traitement de la facture
bull Notification de lrsquoavancement du traitement des factures
bull Adjonction de piegraveces jointes apregraves soumission de la facture
copy Amue11022016 14
Synthegravese des fonctionnaliteacutes offertes par CPP2017
+ Coteacute reacutecepteurs de factures bull Consulter teacuteleacutecharger les dossiers de facturation (factures
et PJ associeacutees)
bull Mettre agrave jour les statuts lieacutes au traitement des factures et notamment informer les eacutemetteurs en cas de rejet ou de suspension
bull Rechercher une facture reccedilue ou archiveacutee via un formulaire de recherche multicritegraveres
bull Traiter les sollicitations de leurs fournisseurs
copy Amue11022016 15
Le groupe de travail
+ Composeacute drsquoeacutetablissements volontaires + Amue + SopraSteria
copy Amue11022016 16
Architecture retenue
Factures reccedilues
Factures eacutemises
Sollicitations
Annuaire
Assistance
Validation
Brique drsquoeacutechange Reacutepertoire partageacute
FMFI Share
Hub
MM
Balance
Content Server
Systegraveme drsquoeacutechange DGFIP Protocole
Formats
Orchestration
Monitoring
Mode EDI
Mode Services
Internet
InternetFI SD
Deacuteveloppements speacutecifiques
copy Amue11022016 17
Page 18O ENGEL agent comptable
Photos reacutealiseacutees en partie par Alex Heacuterail
Retour drsquoexpeacuterience sur la mise en œuvre drsquoun service
facturier avec deacutemateacuterialisation des factures fournisseurs
agrave lrsquouniversiteacute de LORRAINE
Page 19
Servir la recherche la formation et la politique du Preacutesident tout en
respectant la reacuteglementation
Adapter les controcircles aux enjeux
Diminuer la masse de documents administratifs et les photocopies
Mutualiser certaines opeacuterations financiegraveres et
comptablesprofessionnaliser les gestionnaires gagner en
productiviteacuteeacuteconomiser des ETP sur la globaliteacute de la chaicircne
Reacuteduire le deacutelai global de paiement
Seacutecuriser les processus et proceacutedures pour satisfaire au
controcircle interne comptable
Aboutir agrave une qualiteacute comptable drsquoEtablissement certifiable par un
commissaire aux comptes
Archiver les documents en un seul lieu
Des objectifs clairs au service de lrsquoefficience
Page 20
Travail partenarial AC-ordo en mode projet avec des
repreacutesentants des composantes et des services geacuteneacuteraux
Projet collectif et partageacute raisonnement en flux et non
en territoire travailler ensemble pour lrsquouniversiteacute
Faire tomber les barriegraveres psychologiques et moi
que vais-je devenir
Importance de lrsquoimplication de lrsquoeacutequipe politique
Formaliser les processus et proceacutedures apregraves analyse
des risques
Deacuteleacutegations de signature eacutetendues par le Preacutesident
Redeacuteployer les ressources humaines
Les moyens lrsquoanticipation et lrsquoaccompagnement
Mise en œuvre dans lrsquooutil SI (SIFAC)
Assouplissement de la reacuteglementation financiegravere (deacutecret
financier des EPSCP du 270608 deacutecret GBCP du 71112)
Page 21
La nouvelle reacutepartition des compeacutetences
Engagement financier creacuteation BC sur Groupe deMarchandise (reacuteservation des creacutedits au vu drsquoun budget voteacute)opportuniteacute de la deacutepense
Engagement juridique (envoi du BC signeacute par la personnehabiliteacutee au fournisseur pour report du ndeg BC sur facture enlaquo fluotant raquo le ndeg agrave reporter sur la facture)
Deacutemateacuterialisation des piegraveces justificatives rattacheacutees au BC
Reacuteception du bien ou de la prestation
Certification du service fait dans SIFAC agrave reacuteception du bien oude la prestation
Reacuteservation et commande pour les missions aupregraves desprestataires
lrsquoordonnateur des compeacutetences conforteacutees
Page 22
Creacuteation des fiches fournisseurs et agents
Reacuteception directe des factures fournisseurs au service facturier
Numeacuterisation des factures videacuteocodagerapprochement
Controcircle de concordance entre BC certification du service fait et facture
Liquidation inteacutegration de la facture dans SIFAC
=gt image facture consultable par les gestionnairesordonnateurs
Effectuer les relances ordonnateurs traitement des relanceslaquo fournisseurs raquo collaborer agrave la relation avec les fournisseurs
Controcircle de reacutegulariteacute des factures (imputation comptable fournisseurmontant RIB PJhellip)
Comptabilisation des factures
Paiement des factures (30 jours de deacutelai agrave reacuteception facture)
Archivage et classement des piegraveces comptables
lrsquoagent comptable des compeacutetences renforceacutees
La nouvelle reacutepartition des compeacutetences
Page 23
Obligation drsquoune organisation fonctionnelle tenant compte
de lrsquooutil
Attention agrave la perte de repegraveres
Traitement agrave part des factures speacutecifiques importance du tri du
courrier
Le ndegbon de commande est le point neacutevralgique
Deacutemateacuterialiser degraves la source (EDI) des flux de fournisseurs
majeurs (voyagisteshellip)
Importance de la qualiteacute de saisie du bon de commande
Valorisation du service fait par lrsquoordonnateur quid de la
deacuteleacutegation de signature Affectation des diffeacuterents rocircles
Deacutemat des PJ par les services ordonnateurs mais avec une
seacutecuriteacute sur les ajouts suppressions
LE BILANLes points de vigilance
Page 24
Un impact fort sur les deacutelais de paiement (lt30j)
Une ameacutelioration de la qualiteacute comptable (certification des
comptes)
Une visibiliteacute exhaustive des charges drsquoune anneacutee
Des controcircles adapteacutes
Une cellule speacutecialiseacutee
Une eacuteconomie drsquoETP agrave lrsquoAC missionneacutes sur drsquoautres
theacutematiques et poste rendu (6 ETP eacuteconomiseacutes)
Lrsquoensemble des PJ et des factures rattacheacutees aux bons de
commandes dans SIFAC et accessibles par les ordonnateurs et
lrsquoAC
Une reacuteponse au controcircle interne pour seacutecuriser les processus
(signature service faithellip)
Des motifs de satisfaction fiabiliteacute et performance
Page 25
Organisation et formalisation des proceacutedures ne pas
raisonner agrave partir des exceptions
Identifier les reacuteticences accompagner formations et
informations continues
Aider agrave faire la diffeacuterence entre la veacuteritable valeur ajouteacutee
(activiteacutes de recherche peacutedagogie) et les tacircches administratives
doreacutenavant alleacutegeacutees (gain de temps redeacuteployable sur leur cœur
de meacutetier)
Creacuteation de nouveaux meacutetiers et suppression de fonctions
existantes au niveau financier
Pour les personnels opportuniteacute de
Deacutecouvrir de nouvelles missions de mobiliteacute en interne
Possibiliteacute drsquoaccroitre son champ de compeacutetences
Enrichissement professionnel
Simplifier sans complexifier ni deacuteshumaniser
Page 26
Simplifier ne veut pas dire faire vite ethellipmal
Travail partenarial et constructif stop agrave la deacutefense des preacute
carreacutes
Surcharge de travail + stress agrave court et moyen terme
attention agrave lrsquoaspect psychologique trop souvent deacutelaisseacute
Attention agrave lrsquoopposition au changement
Adapter lrsquoorganisation au fil de lrsquoeau
Motiver et valoriser ses collaborateurs mais avec quoi
Srsquoassurer que les ressources humaines sont bien
transfeacutereacutees et non rajouteacutees
Retour sur investissement au bout de plusieurs anneacutees
Comment eacutevaluer les beacuteneacutefices alors que les reacuteformes
srsquoenchaicircnent et se superposent
Les voies drsquoameacutelioration
Page 27
Lancez-vous crsquoest reacutealisable et
efficace avec de la volonteacute de la
patience et un travail partenarial
Contact olivierengeluniv-lorrainefr
Deacuteployer la solution
Aureacutelie BELLEC consultante accompagnement Amue
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SIFAC Deacutemat gt deacuteploiement
copy Amue
Un projet EtablissementUn deacuteploiement Amue
12 mois drsquoactions collectives amp
de points individuels
Un planning speacutecifiquede mise en exploitation
selon votre strateacutegie
11022016 29
SIFAC Deacutemat gt pour quels publics
+ Agence comptablebull Reacuteception du courrier au service facturier
bull Saisie des factures
bull Comptabilisation visa
+ Ordonnateursbull Traitement des workflows avec accegraves agrave lrsquoimage facture pour
o service fait manquant
o eacutecart de quantiteacutes
o eacutecart de prix
copy Amue11022016 30
SIFAC Deacutemat gt projet eacutetablissement
copy Amue
Un projet Etablissement
Portage politique
amp organisation en mode projet
Preacutesident
DGS
DGS adjoint
Agent comptable
DAF
Directeurs de composantes11022016 31
SIFAC Deacutemat gt planning Vague 4
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SIFAC Deacutemat gt organisation projet
copy Amue
Organisationnel
Fonctionnel
Technique
3 axes
Reacutefeacuterent(s)
Reacutefeacuterent(s)
Reacutefeacuterent(s)
+CHEF DE PROJET
11022016 33
DES POINTS DESUIVIINDIVIDUELSREacuteGULIERS
sifacdematdeploiementamuefr
DES EacuteCHANGES
PAR EMAILSReacutepondre agrave des questions preacutecises
Echanger sur le projet et les points de blocage
Consultant accompagnement +- Consultant technique
etou Consultant fonctionnel
SIFAC Deacutemat gt accompagnement Amue
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SIFAC Deacutemat gt kit de deacuteploiement adapteacute
+ Documentation de deacuteploiement fonctionnel
+ Documentation et outils drsquoaide agrave la gestion de projet
+ Documentation de deacuteploiement technique
+ Des supports de formation
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UNE LISTE DrsquoEacuteCHANGE INTER-EacuteTABLISSEMENT
DOCUMENTATION
RETOURS DrsquoEXPEacuteRIENCEcopy Amue11022016 35
SIFAC Deacutemat gt eacutecheacuteances agrave venir
+ Signature de la convention au plus tard le 21 mars 2016
Apregraves signature
+ Atelier Gestion de projet En savoir + et srsquoinscrire ici
28 amp 29 avril 2016 agrave lrsquoAmue Paris (2 places par site)
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2 mai 2016 agrave lrsquoUCBL
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Les coucircts Amue
Ceacutecile RAS-EL-DJEBEL responsable relations eacutetablissements Amue
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Coucircts Amue la Redevance de deacuteploiement
+ La redevance de deacuteploiement (RdD) correspond au coucirctdrsquoacquisition de la solution
bull Licences ITESOFT
bull Actions drsquoaccompagnement Amue
+ Montant
bull Part fixe de 60 000 euro HT +
bull Part variable de 045euro HT par factureavoir (RERA) delrsquoanneacutee N-2 comptabiliseacutes dans Sifac
+ Paiement 30 agrave la signature de la convention
70 agrave lrsquoinstallation de la solution en production
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Coucircts Amue la Redevance annuelle mutualiseacutee
+ La redevance annuelle mutualiseacutee inclut lrsquoamortissement de lasolution et la maintenance
+ Montant annuel
bull Part fixe 17 800euro HT +
bull Part variable 0081 euro HT par factureavoir (RERA) delrsquoanneacutee N-2 comptabiliseacutes dans Sifac
bull La facturation intervient agrave la date drsquoinstallation
o Montant proratiseacute la 1egravere anneacutee au 1er jour du mois suivantla date drsquoinstallation
Baisse de 20 de la RAM agrave partir de 2018 14 240 euro HT + 0065 euro HT par facture reccedilue
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Simulation coucircts Amue
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Coucircts des infrastructures associeacutees
+ Coucirct des infrastructures associeacutees bull Selon le type drsquoeacutetablissement de 15 Keuro HT agrave 35 Keuro HT
+ Le Cahier des Charges drsquoImplantation (CCI) preacutecise leseacuteleacutements permettant drsquoestimer le coucirct des infrastructures enfonction du contexte de votre eacutetablissement =gt wwwamuefr
Mise agrave jour du CCI en cours
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Inteacutegrer la prochaine vague
Pour inteacutegrer la 4egrave vague de deacuteploiement et deacutemarrer la production en mai 2017
+ Demander la convention aupregraves du Pocircle Relations Etablissements mireamuefr
+ Renvoyer la convention signeacutee au plus tard le 21 mars 2016
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Merci de votre attention
mireamuefr
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Synthegravese des fonctionnaliteacutes offertes par CPP2017
+ Coteacute eacutemetteurs de factures bull Identification et veacuterification des informations de lrsquoeacutemetteur
bull Deacutepocirct (PDF et XML) ou saisie de factures
bull Controcircles associeacutes au deacutepocircttransfert de la facture
bull Prise en charge de cas de facturation speacutecifique (sous-traitance cotraitance et factures de travaux)
bull Archivage des factures
bull Consultation des factures (en cours de traitement ou deacutejagrave traiteacutees) via un outil de recherche
bull Suivi du traitement de la facture
bull Notification de lrsquoavancement du traitement des factures
bull Adjonction de piegraveces jointes apregraves soumission de la facture
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Synthegravese des fonctionnaliteacutes offertes par CPP2017
+ Coteacute reacutecepteurs de factures bull Consulter teacuteleacutecharger les dossiers de facturation (factures
et PJ associeacutees)
bull Mettre agrave jour les statuts lieacutes au traitement des factures et notamment informer les eacutemetteurs en cas de rejet ou de suspension
bull Rechercher une facture reccedilue ou archiveacutee via un formulaire de recherche multicritegraveres
bull Traiter les sollicitations de leurs fournisseurs
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Le groupe de travail
+ Composeacute drsquoeacutetablissements volontaires + Amue + SopraSteria
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Architecture retenue
Factures reccedilues
Factures eacutemises
Sollicitations
Annuaire
Assistance
Validation
Brique drsquoeacutechange Reacutepertoire partageacute
FMFI Share
Hub
MM
Balance
Content Server
Systegraveme drsquoeacutechange DGFIP Protocole
Formats
Orchestration
Monitoring
Mode EDI
Mode Services
Internet
InternetFI SD
Deacuteveloppements speacutecifiques
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Page 18O ENGEL agent comptable
Photos reacutealiseacutees en partie par Alex Heacuterail
Retour drsquoexpeacuterience sur la mise en œuvre drsquoun service
facturier avec deacutemateacuterialisation des factures fournisseurs
agrave lrsquouniversiteacute de LORRAINE
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Servir la recherche la formation et la politique du Preacutesident tout en
respectant la reacuteglementation
Adapter les controcircles aux enjeux
Diminuer la masse de documents administratifs et les photocopies
Mutualiser certaines opeacuterations financiegraveres et
comptablesprofessionnaliser les gestionnaires gagner en
productiviteacuteeacuteconomiser des ETP sur la globaliteacute de la chaicircne
Reacuteduire le deacutelai global de paiement
Seacutecuriser les processus et proceacutedures pour satisfaire au
controcircle interne comptable
Aboutir agrave une qualiteacute comptable drsquoEtablissement certifiable par un
commissaire aux comptes
Archiver les documents en un seul lieu
Des objectifs clairs au service de lrsquoefficience
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Travail partenarial AC-ordo en mode projet avec des
repreacutesentants des composantes et des services geacuteneacuteraux
Projet collectif et partageacute raisonnement en flux et non
en territoire travailler ensemble pour lrsquouniversiteacute
Faire tomber les barriegraveres psychologiques et moi
que vais-je devenir
Importance de lrsquoimplication de lrsquoeacutequipe politique
Formaliser les processus et proceacutedures apregraves analyse
des risques
Deacuteleacutegations de signature eacutetendues par le Preacutesident
Redeacuteployer les ressources humaines
Les moyens lrsquoanticipation et lrsquoaccompagnement
Mise en œuvre dans lrsquooutil SI (SIFAC)
Assouplissement de la reacuteglementation financiegravere (deacutecret
financier des EPSCP du 270608 deacutecret GBCP du 71112)
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La nouvelle reacutepartition des compeacutetences
Engagement financier creacuteation BC sur Groupe deMarchandise (reacuteservation des creacutedits au vu drsquoun budget voteacute)opportuniteacute de la deacutepense
Engagement juridique (envoi du BC signeacute par la personnehabiliteacutee au fournisseur pour report du ndeg BC sur facture enlaquo fluotant raquo le ndeg agrave reporter sur la facture)
Deacutemateacuterialisation des piegraveces justificatives rattacheacutees au BC
Reacuteception du bien ou de la prestation
Certification du service fait dans SIFAC agrave reacuteception du bien oude la prestation
Reacuteservation et commande pour les missions aupregraves desprestataires
lrsquoordonnateur des compeacutetences conforteacutees
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Creacuteation des fiches fournisseurs et agents
Reacuteception directe des factures fournisseurs au service facturier
Numeacuterisation des factures videacuteocodagerapprochement
Controcircle de concordance entre BC certification du service fait et facture
Liquidation inteacutegration de la facture dans SIFAC
=gt image facture consultable par les gestionnairesordonnateurs
Effectuer les relances ordonnateurs traitement des relanceslaquo fournisseurs raquo collaborer agrave la relation avec les fournisseurs
Controcircle de reacutegulariteacute des factures (imputation comptable fournisseurmontant RIB PJhellip)
Comptabilisation des factures
Paiement des factures (30 jours de deacutelai agrave reacuteception facture)
Archivage et classement des piegraveces comptables
lrsquoagent comptable des compeacutetences renforceacutees
La nouvelle reacutepartition des compeacutetences
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Obligation drsquoune organisation fonctionnelle tenant compte
de lrsquooutil
Attention agrave la perte de repegraveres
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courrier
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Deacutemateacuterialiser degraves la source (EDI) des flux de fournisseurs
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Importance de la qualiteacute de saisie du bon de commande
Valorisation du service fait par lrsquoordonnateur quid de la
deacuteleacutegation de signature Affectation des diffeacuterents rocircles
Deacutemat des PJ par les services ordonnateurs mais avec une
seacutecuriteacute sur les ajouts suppressions
LE BILANLes points de vigilance
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Un impact fort sur les deacutelais de paiement (lt30j)
Une ameacutelioration de la qualiteacute comptable (certification des
comptes)
Une visibiliteacute exhaustive des charges drsquoune anneacutee
Des controcircles adapteacutes
Une cellule speacutecialiseacutee
Une eacuteconomie drsquoETP agrave lrsquoAC missionneacutes sur drsquoautres
theacutematiques et poste rendu (6 ETP eacuteconomiseacutes)
Lrsquoensemble des PJ et des factures rattacheacutees aux bons de
commandes dans SIFAC et accessibles par les ordonnateurs et
lrsquoAC
Une reacuteponse au controcircle interne pour seacutecuriser les processus
(signature service faithellip)
Des motifs de satisfaction fiabiliteacute et performance
Page 25
Organisation et formalisation des proceacutedures ne pas
raisonner agrave partir des exceptions
Identifier les reacuteticences accompagner formations et
informations continues
Aider agrave faire la diffeacuterence entre la veacuteritable valeur ajouteacutee
(activiteacutes de recherche peacutedagogie) et les tacircches administratives
doreacutenavant alleacutegeacutees (gain de temps redeacuteployable sur leur cœur
de meacutetier)
Creacuteation de nouveaux meacutetiers et suppression de fonctions
existantes au niveau financier
Pour les personnels opportuniteacute de
Deacutecouvrir de nouvelles missions de mobiliteacute en interne
Possibiliteacute drsquoaccroitre son champ de compeacutetences
Enrichissement professionnel
Simplifier sans complexifier ni deacuteshumaniser
Page 26
Simplifier ne veut pas dire faire vite ethellipmal
Travail partenarial et constructif stop agrave la deacutefense des preacute
carreacutes
Surcharge de travail + stress agrave court et moyen terme
attention agrave lrsquoaspect psychologique trop souvent deacutelaisseacute
Attention agrave lrsquoopposition au changement
Adapter lrsquoorganisation au fil de lrsquoeau
Motiver et valoriser ses collaborateurs mais avec quoi
Srsquoassurer que les ressources humaines sont bien
transfeacutereacutees et non rajouteacutees
Retour sur investissement au bout de plusieurs anneacutees
Comment eacutevaluer les beacuteneacutefices alors que les reacuteformes
srsquoenchaicircnent et se superposent
Les voies drsquoameacutelioration
Page 27
Lancez-vous crsquoest reacutealisable et
efficace avec de la volonteacute de la
patience et un travail partenarial
Contact olivierengeluniv-lorrainefr
Deacuteployer la solution
Aureacutelie BELLEC consultante accompagnement Amue
copy Amue11022016 28
SIFAC Deacutemat gt deacuteploiement
copy Amue
Un projet EtablissementUn deacuteploiement Amue
12 mois drsquoactions collectives amp
de points individuels
Un planning speacutecifiquede mise en exploitation
selon votre strateacutegie
11022016 29
SIFAC Deacutemat gt pour quels publics
+ Agence comptablebull Reacuteception du courrier au service facturier
bull Saisie des factures
bull Comptabilisation visa
+ Ordonnateursbull Traitement des workflows avec accegraves agrave lrsquoimage facture pour
o service fait manquant
o eacutecart de quantiteacutes
o eacutecart de prix
copy Amue11022016 30
SIFAC Deacutemat gt projet eacutetablissement
copy Amue
Un projet Etablissement
Portage politique
amp organisation en mode projet
Preacutesident
DGS
DGS adjoint
Agent comptable
DAF
Directeurs de composantes11022016 31
SIFAC Deacutemat gt planning Vague 4
copy Amue11022016 32
SIFAC Deacutemat gt organisation projet
copy Amue
Organisationnel
Fonctionnel
Technique
3 axes
Reacutefeacuterent(s)
Reacutefeacuterent(s)
Reacutefeacuterent(s)
+CHEF DE PROJET
11022016 33
DES POINTS DESUIVIINDIVIDUELSREacuteGULIERS
sifacdematdeploiementamuefr
DES EacuteCHANGES
PAR EMAILSReacutepondre agrave des questions preacutecises
Echanger sur le projet et les points de blocage
Consultant accompagnement +- Consultant technique
etou Consultant fonctionnel
SIFAC Deacutemat gt accompagnement Amue
copy Amue11022016 34
SIFAC Deacutemat gt kit de deacuteploiement adapteacute
+ Documentation de deacuteploiement fonctionnel
+ Documentation et outils drsquoaide agrave la gestion de projet
+ Documentation de deacuteploiement technique
+ Des supports de formation
Communiquer entre eacutetablissements via sifacdematsitesamuefr
UNE LISTE DrsquoEacuteCHANGE INTER-EacuteTABLISSEMENT
DOCUMENTATION
RETOURS DrsquoEXPEacuteRIENCEcopy Amue11022016 35
SIFAC Deacutemat gt eacutecheacuteances agrave venir
+ Signature de la convention au plus tard le 21 mars 2016
Apregraves signature
+ Atelier Gestion de projet En savoir + et srsquoinscrire ici
28 amp 29 avril 2016 agrave lrsquoAmue Paris (2 places par site)
+ Seacuteminaire de lancement En savoir + et srsquoinscrire ici
2 mai 2016 agrave lrsquoUCBL
copy Amue11022016 36
Les coucircts Amue
Ceacutecile RAS-EL-DJEBEL responsable relations eacutetablissements Amue
copy Amue11022016 37
Coucircts Amue la Redevance de deacuteploiement
+ La redevance de deacuteploiement (RdD) correspond au coucirctdrsquoacquisition de la solution
bull Licences ITESOFT
bull Actions drsquoaccompagnement Amue
+ Montant
bull Part fixe de 60 000 euro HT +
bull Part variable de 045euro HT par factureavoir (RERA) delrsquoanneacutee N-2 comptabiliseacutes dans Sifac
+ Paiement 30 agrave la signature de la convention
70 agrave lrsquoinstallation de la solution en production
copy Amue11022016 38
Coucircts Amue la Redevance annuelle mutualiseacutee
+ La redevance annuelle mutualiseacutee inclut lrsquoamortissement de lasolution et la maintenance
+ Montant annuel
bull Part fixe 17 800euro HT +
bull Part variable 0081 euro HT par factureavoir (RERA) delrsquoanneacutee N-2 comptabiliseacutes dans Sifac
bull La facturation intervient agrave la date drsquoinstallation
o Montant proratiseacute la 1egravere anneacutee au 1er jour du mois suivantla date drsquoinstallation
Baisse de 20 de la RAM agrave partir de 2018 14 240 euro HT + 0065 euro HT par facture reccedilue
copy Amue11022016 39
Simulation coucircts Amue
copy Amue11022016 40
Coucircts des infrastructures associeacutees
+ Coucirct des infrastructures associeacutees bull Selon le type drsquoeacutetablissement de 15 Keuro HT agrave 35 Keuro HT
+ Le Cahier des Charges drsquoImplantation (CCI) preacutecise leseacuteleacutements permettant drsquoestimer le coucirct des infrastructures enfonction du contexte de votre eacutetablissement =gt wwwamuefr
Mise agrave jour du CCI en cours
copy Amue11022016 41
Inteacutegrer la prochaine vague
Pour inteacutegrer la 4egrave vague de deacuteploiement et deacutemarrer la production en mai 2017
+ Demander la convention aupregraves du Pocircle Relations Etablissements mireamuefr
+ Renvoyer la convention signeacutee au plus tard le 21 mars 2016
copy Amue11022016 42
Merci de votre attention
mireamuefr
Synthegravese des fonctionnaliteacutes offertes par CPP2017
+ Coteacute eacutemetteurs de factures bull Identification et veacuterification des informations de lrsquoeacutemetteur
bull Deacutepocirct (PDF et XML) ou saisie de factures
bull Controcircles associeacutes au deacutepocircttransfert de la facture
bull Prise en charge de cas de facturation speacutecifique (sous-traitance cotraitance et factures de travaux)
bull Archivage des factures
bull Consultation des factures (en cours de traitement ou deacutejagrave traiteacutees) via un outil de recherche
bull Suivi du traitement de la facture
bull Notification de lrsquoavancement du traitement des factures
bull Adjonction de piegraveces jointes apregraves soumission de la facture
copy Amue11022016 14
Synthegravese des fonctionnaliteacutes offertes par CPP2017
+ Coteacute reacutecepteurs de factures bull Consulter teacuteleacutecharger les dossiers de facturation (factures
et PJ associeacutees)
bull Mettre agrave jour les statuts lieacutes au traitement des factures et notamment informer les eacutemetteurs en cas de rejet ou de suspension
bull Rechercher une facture reccedilue ou archiveacutee via un formulaire de recherche multicritegraveres
bull Traiter les sollicitations de leurs fournisseurs
copy Amue11022016 15
Le groupe de travail
+ Composeacute drsquoeacutetablissements volontaires + Amue + SopraSteria
copy Amue11022016 16
Architecture retenue
Factures reccedilues
Factures eacutemises
Sollicitations
Annuaire
Assistance
Validation
Brique drsquoeacutechange Reacutepertoire partageacute
FMFI Share
Hub
MM
Balance
Content Server
Systegraveme drsquoeacutechange DGFIP Protocole
Formats
Orchestration
Monitoring
Mode EDI
Mode Services
Internet
InternetFI SD
Deacuteveloppements speacutecifiques
copy Amue11022016 17
Page 18O ENGEL agent comptable
Photos reacutealiseacutees en partie par Alex Heacuterail
Retour drsquoexpeacuterience sur la mise en œuvre drsquoun service
facturier avec deacutemateacuterialisation des factures fournisseurs
agrave lrsquouniversiteacute de LORRAINE
Page 19
Servir la recherche la formation et la politique du Preacutesident tout en
respectant la reacuteglementation
Adapter les controcircles aux enjeux
Diminuer la masse de documents administratifs et les photocopies
Mutualiser certaines opeacuterations financiegraveres et
comptablesprofessionnaliser les gestionnaires gagner en
productiviteacuteeacuteconomiser des ETP sur la globaliteacute de la chaicircne
Reacuteduire le deacutelai global de paiement
Seacutecuriser les processus et proceacutedures pour satisfaire au
controcircle interne comptable
Aboutir agrave une qualiteacute comptable drsquoEtablissement certifiable par un
commissaire aux comptes
Archiver les documents en un seul lieu
Des objectifs clairs au service de lrsquoefficience
Page 20
Travail partenarial AC-ordo en mode projet avec des
repreacutesentants des composantes et des services geacuteneacuteraux
Projet collectif et partageacute raisonnement en flux et non
en territoire travailler ensemble pour lrsquouniversiteacute
Faire tomber les barriegraveres psychologiques et moi
que vais-je devenir
Importance de lrsquoimplication de lrsquoeacutequipe politique
Formaliser les processus et proceacutedures apregraves analyse
des risques
Deacuteleacutegations de signature eacutetendues par le Preacutesident
Redeacuteployer les ressources humaines
Les moyens lrsquoanticipation et lrsquoaccompagnement
Mise en œuvre dans lrsquooutil SI (SIFAC)
Assouplissement de la reacuteglementation financiegravere (deacutecret
financier des EPSCP du 270608 deacutecret GBCP du 71112)
Page 21
La nouvelle reacutepartition des compeacutetences
Engagement financier creacuteation BC sur Groupe deMarchandise (reacuteservation des creacutedits au vu drsquoun budget voteacute)opportuniteacute de la deacutepense
Engagement juridique (envoi du BC signeacute par la personnehabiliteacutee au fournisseur pour report du ndeg BC sur facture enlaquo fluotant raquo le ndeg agrave reporter sur la facture)
Deacutemateacuterialisation des piegraveces justificatives rattacheacutees au BC
Reacuteception du bien ou de la prestation
Certification du service fait dans SIFAC agrave reacuteception du bien oude la prestation
Reacuteservation et commande pour les missions aupregraves desprestataires
lrsquoordonnateur des compeacutetences conforteacutees
Page 22
Creacuteation des fiches fournisseurs et agents
Reacuteception directe des factures fournisseurs au service facturier
Numeacuterisation des factures videacuteocodagerapprochement
Controcircle de concordance entre BC certification du service fait et facture
Liquidation inteacutegration de la facture dans SIFAC
=gt image facture consultable par les gestionnairesordonnateurs
Effectuer les relances ordonnateurs traitement des relanceslaquo fournisseurs raquo collaborer agrave la relation avec les fournisseurs
Controcircle de reacutegulariteacute des factures (imputation comptable fournisseurmontant RIB PJhellip)
Comptabilisation des factures
Paiement des factures (30 jours de deacutelai agrave reacuteception facture)
Archivage et classement des piegraveces comptables
lrsquoagent comptable des compeacutetences renforceacutees
La nouvelle reacutepartition des compeacutetences
Page 23
Obligation drsquoune organisation fonctionnelle tenant compte
de lrsquooutil
Attention agrave la perte de repegraveres
Traitement agrave part des factures speacutecifiques importance du tri du
courrier
Le ndegbon de commande est le point neacutevralgique
Deacutemateacuterialiser degraves la source (EDI) des flux de fournisseurs
majeurs (voyagisteshellip)
Importance de la qualiteacute de saisie du bon de commande
Valorisation du service fait par lrsquoordonnateur quid de la
deacuteleacutegation de signature Affectation des diffeacuterents rocircles
Deacutemat des PJ par les services ordonnateurs mais avec une
seacutecuriteacute sur les ajouts suppressions
LE BILANLes points de vigilance
Page 24
Un impact fort sur les deacutelais de paiement (lt30j)
Une ameacutelioration de la qualiteacute comptable (certification des
comptes)
Une visibiliteacute exhaustive des charges drsquoune anneacutee
Des controcircles adapteacutes
Une cellule speacutecialiseacutee
Une eacuteconomie drsquoETP agrave lrsquoAC missionneacutes sur drsquoautres
theacutematiques et poste rendu (6 ETP eacuteconomiseacutes)
Lrsquoensemble des PJ et des factures rattacheacutees aux bons de
commandes dans SIFAC et accessibles par les ordonnateurs et
lrsquoAC
Une reacuteponse au controcircle interne pour seacutecuriser les processus
(signature service faithellip)
Des motifs de satisfaction fiabiliteacute et performance
Page 25
Organisation et formalisation des proceacutedures ne pas
raisonner agrave partir des exceptions
Identifier les reacuteticences accompagner formations et
informations continues
Aider agrave faire la diffeacuterence entre la veacuteritable valeur ajouteacutee
(activiteacutes de recherche peacutedagogie) et les tacircches administratives
doreacutenavant alleacutegeacutees (gain de temps redeacuteployable sur leur cœur
de meacutetier)
Creacuteation de nouveaux meacutetiers et suppression de fonctions
existantes au niveau financier
Pour les personnels opportuniteacute de
Deacutecouvrir de nouvelles missions de mobiliteacute en interne
Possibiliteacute drsquoaccroitre son champ de compeacutetences
Enrichissement professionnel
Simplifier sans complexifier ni deacuteshumaniser
Page 26
Simplifier ne veut pas dire faire vite ethellipmal
Travail partenarial et constructif stop agrave la deacutefense des preacute
carreacutes
Surcharge de travail + stress agrave court et moyen terme
attention agrave lrsquoaspect psychologique trop souvent deacutelaisseacute
Attention agrave lrsquoopposition au changement
Adapter lrsquoorganisation au fil de lrsquoeau
Motiver et valoriser ses collaborateurs mais avec quoi
Srsquoassurer que les ressources humaines sont bien
transfeacutereacutees et non rajouteacutees
Retour sur investissement au bout de plusieurs anneacutees
Comment eacutevaluer les beacuteneacutefices alors que les reacuteformes
srsquoenchaicircnent et se superposent
Les voies drsquoameacutelioration
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efficace avec de la volonteacute de la
patience et un travail partenarial
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Un projet EtablissementUn deacuteploiement Amue
12 mois drsquoactions collectives amp
de points individuels
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selon votre strateacutegie
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SIFAC Deacutemat gt pour quels publics
+ Agence comptablebull Reacuteception du courrier au service facturier
bull Saisie des factures
bull Comptabilisation visa
+ Ordonnateursbull Traitement des workflows avec accegraves agrave lrsquoimage facture pour
o service fait manquant
o eacutecart de quantiteacutes
o eacutecart de prix
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Un projet Etablissement
Portage politique
amp organisation en mode projet
Preacutesident
DGS
DGS adjoint
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DAF
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SIFAC Deacutemat gt planning Vague 4
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SIFAC Deacutemat gt organisation projet
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Organisationnel
Fonctionnel
Technique
3 axes
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+ Documentation de deacuteploiement fonctionnel
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UNE LISTE DrsquoEacuteCHANGE INTER-EacuteTABLISSEMENT
DOCUMENTATION
RETOURS DrsquoEXPEacuteRIENCEcopy Amue11022016 35
SIFAC Deacutemat gt eacutecheacuteances agrave venir
+ Signature de la convention au plus tard le 21 mars 2016
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28 amp 29 avril 2016 agrave lrsquoAmue Paris (2 places par site)
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2 mai 2016 agrave lrsquoUCBL
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Les coucircts Amue
Ceacutecile RAS-EL-DJEBEL responsable relations eacutetablissements Amue
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Coucircts Amue la Redevance de deacuteploiement
+ La redevance de deacuteploiement (RdD) correspond au coucirctdrsquoacquisition de la solution
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+ Montant
bull Part fixe de 60 000 euro HT +
bull Part variable de 045euro HT par factureavoir (RERA) delrsquoanneacutee N-2 comptabiliseacutes dans Sifac
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bull Part fixe 17 800euro HT +
bull Part variable 0081 euro HT par factureavoir (RERA) delrsquoanneacutee N-2 comptabiliseacutes dans Sifac
bull La facturation intervient agrave la date drsquoinstallation
o Montant proratiseacute la 1egravere anneacutee au 1er jour du mois suivantla date drsquoinstallation
Baisse de 20 de la RAM agrave partir de 2018 14 240 euro HT + 0065 euro HT par facture reccedilue
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Pour inteacutegrer la 4egrave vague de deacuteploiement et deacutemarrer la production en mai 2017
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Synthegravese des fonctionnaliteacutes offertes par CPP2017
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et PJ associeacutees)
bull Mettre agrave jour les statuts lieacutes au traitement des factures et notamment informer les eacutemetteurs en cas de rejet ou de suspension
bull Rechercher une facture reccedilue ou archiveacutee via un formulaire de recherche multicritegraveres
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Factures eacutemises
Sollicitations
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Assistance
Validation
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Formats
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Photos reacutealiseacutees en partie par Alex Heacuterail
Retour drsquoexpeacuterience sur la mise en œuvre drsquoun service
facturier avec deacutemateacuterialisation des factures fournisseurs
agrave lrsquouniversiteacute de LORRAINE
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Servir la recherche la formation et la politique du Preacutesident tout en
respectant la reacuteglementation
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Diminuer la masse de documents administratifs et les photocopies
Mutualiser certaines opeacuterations financiegraveres et
comptablesprofessionnaliser les gestionnaires gagner en
productiviteacuteeacuteconomiser des ETP sur la globaliteacute de la chaicircne
Reacuteduire le deacutelai global de paiement
Seacutecuriser les processus et proceacutedures pour satisfaire au
controcircle interne comptable
Aboutir agrave une qualiteacute comptable drsquoEtablissement certifiable par un
commissaire aux comptes
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Des objectifs clairs au service de lrsquoefficience
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Travail partenarial AC-ordo en mode projet avec des
repreacutesentants des composantes et des services geacuteneacuteraux
Projet collectif et partageacute raisonnement en flux et non
en territoire travailler ensemble pour lrsquouniversiteacute
Faire tomber les barriegraveres psychologiques et moi
que vais-je devenir
Importance de lrsquoimplication de lrsquoeacutequipe politique
Formaliser les processus et proceacutedures apregraves analyse
des risques
Deacuteleacutegations de signature eacutetendues par le Preacutesident
Redeacuteployer les ressources humaines
Les moyens lrsquoanticipation et lrsquoaccompagnement
Mise en œuvre dans lrsquooutil SI (SIFAC)
Assouplissement de la reacuteglementation financiegravere (deacutecret
financier des EPSCP du 270608 deacutecret GBCP du 71112)
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La nouvelle reacutepartition des compeacutetences
Engagement financier creacuteation BC sur Groupe deMarchandise (reacuteservation des creacutedits au vu drsquoun budget voteacute)opportuniteacute de la deacutepense
Engagement juridique (envoi du BC signeacute par la personnehabiliteacutee au fournisseur pour report du ndeg BC sur facture enlaquo fluotant raquo le ndeg agrave reporter sur la facture)
Deacutemateacuterialisation des piegraveces justificatives rattacheacutees au BC
Reacuteception du bien ou de la prestation
Certification du service fait dans SIFAC agrave reacuteception du bien oude la prestation
Reacuteservation et commande pour les missions aupregraves desprestataires
lrsquoordonnateur des compeacutetences conforteacutees
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Creacuteation des fiches fournisseurs et agents
Reacuteception directe des factures fournisseurs au service facturier
Numeacuterisation des factures videacuteocodagerapprochement
Controcircle de concordance entre BC certification du service fait et facture
Liquidation inteacutegration de la facture dans SIFAC
=gt image facture consultable par les gestionnairesordonnateurs
Effectuer les relances ordonnateurs traitement des relanceslaquo fournisseurs raquo collaborer agrave la relation avec les fournisseurs
Controcircle de reacutegulariteacute des factures (imputation comptable fournisseurmontant RIB PJhellip)
Comptabilisation des factures
Paiement des factures (30 jours de deacutelai agrave reacuteception facture)
Archivage et classement des piegraveces comptables
lrsquoagent comptable des compeacutetences renforceacutees
La nouvelle reacutepartition des compeacutetences
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Obligation drsquoune organisation fonctionnelle tenant compte
de lrsquooutil
Attention agrave la perte de repegraveres
Traitement agrave part des factures speacutecifiques importance du tri du
courrier
Le ndegbon de commande est le point neacutevralgique
Deacutemateacuterialiser degraves la source (EDI) des flux de fournisseurs
majeurs (voyagisteshellip)
Importance de la qualiteacute de saisie du bon de commande
Valorisation du service fait par lrsquoordonnateur quid de la
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Deacutemat des PJ par les services ordonnateurs mais avec une
seacutecuriteacute sur les ajouts suppressions
LE BILANLes points de vigilance
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Un impact fort sur les deacutelais de paiement (lt30j)
Une ameacutelioration de la qualiteacute comptable (certification des
comptes)
Une visibiliteacute exhaustive des charges drsquoune anneacutee
Des controcircles adapteacutes
Une cellule speacutecialiseacutee
Une eacuteconomie drsquoETP agrave lrsquoAC missionneacutes sur drsquoautres
theacutematiques et poste rendu (6 ETP eacuteconomiseacutes)
Lrsquoensemble des PJ et des factures rattacheacutees aux bons de
commandes dans SIFAC et accessibles par les ordonnateurs et
lrsquoAC
Une reacuteponse au controcircle interne pour seacutecuriser les processus
(signature service faithellip)
Des motifs de satisfaction fiabiliteacute et performance
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Organisation et formalisation des proceacutedures ne pas
raisonner agrave partir des exceptions
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informations continues
Aider agrave faire la diffeacuterence entre la veacuteritable valeur ajouteacutee
(activiteacutes de recherche peacutedagogie) et les tacircches administratives
doreacutenavant alleacutegeacutees (gain de temps redeacuteployable sur leur cœur
de meacutetier)
Creacuteation de nouveaux meacutetiers et suppression de fonctions
existantes au niveau financier
Pour les personnels opportuniteacute de
Deacutecouvrir de nouvelles missions de mobiliteacute en interne
Possibiliteacute drsquoaccroitre son champ de compeacutetences
Enrichissement professionnel
Simplifier sans complexifier ni deacuteshumaniser
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Simplifier ne veut pas dire faire vite ethellipmal
Travail partenarial et constructif stop agrave la deacutefense des preacute
carreacutes
Surcharge de travail + stress agrave court et moyen terme
attention agrave lrsquoaspect psychologique trop souvent deacutelaisseacute
Attention agrave lrsquoopposition au changement
Adapter lrsquoorganisation au fil de lrsquoeau
Motiver et valoriser ses collaborateurs mais avec quoi
Srsquoassurer que les ressources humaines sont bien
transfeacutereacutees et non rajouteacutees
Retour sur investissement au bout de plusieurs anneacutees
Comment eacutevaluer les beacuteneacutefices alors que les reacuteformes
srsquoenchaicircnent et se superposent
Les voies drsquoameacutelioration
Page 27
Lancez-vous crsquoest reacutealisable et
efficace avec de la volonteacute de la
patience et un travail partenarial
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Deacuteployer la solution
Aureacutelie BELLEC consultante accompagnement Amue
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SIFAC Deacutemat gt deacuteploiement
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Un projet EtablissementUn deacuteploiement Amue
12 mois drsquoactions collectives amp
de points individuels
Un planning speacutecifiquede mise en exploitation
selon votre strateacutegie
11022016 29
SIFAC Deacutemat gt pour quels publics
+ Agence comptablebull Reacuteception du courrier au service facturier
bull Saisie des factures
bull Comptabilisation visa
+ Ordonnateursbull Traitement des workflows avec accegraves agrave lrsquoimage facture pour
o service fait manquant
o eacutecart de quantiteacutes
o eacutecart de prix
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SIFAC Deacutemat gt projet eacutetablissement
copy Amue
Un projet Etablissement
Portage politique
amp organisation en mode projet
Preacutesident
DGS
DGS adjoint
Agent comptable
DAF
Directeurs de composantes11022016 31
SIFAC Deacutemat gt planning Vague 4
copy Amue11022016 32
SIFAC Deacutemat gt organisation projet
copy Amue
Organisationnel
Fonctionnel
Technique
3 axes
Reacutefeacuterent(s)
Reacutefeacuterent(s)
Reacutefeacuterent(s)
+CHEF DE PROJET
11022016 33
DES POINTS DESUIVIINDIVIDUELSREacuteGULIERS
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etou Consultant fonctionnel
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SIFAC Deacutemat gt kit de deacuteploiement adapteacute
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+ Documentation et outils drsquoaide agrave la gestion de projet
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+ Des supports de formation
Communiquer entre eacutetablissements via sifacdematsitesamuefr
UNE LISTE DrsquoEacuteCHANGE INTER-EacuteTABLISSEMENT
DOCUMENTATION
RETOURS DrsquoEXPEacuteRIENCEcopy Amue11022016 35
SIFAC Deacutemat gt eacutecheacuteances agrave venir
+ Signature de la convention au plus tard le 21 mars 2016
Apregraves signature
+ Atelier Gestion de projet En savoir + et srsquoinscrire ici
28 amp 29 avril 2016 agrave lrsquoAmue Paris (2 places par site)
+ Seacuteminaire de lancement En savoir + et srsquoinscrire ici
2 mai 2016 agrave lrsquoUCBL
copy Amue11022016 36
Les coucircts Amue
Ceacutecile RAS-EL-DJEBEL responsable relations eacutetablissements Amue
copy Amue11022016 37
Coucircts Amue la Redevance de deacuteploiement
+ La redevance de deacuteploiement (RdD) correspond au coucirctdrsquoacquisition de la solution
bull Licences ITESOFT
bull Actions drsquoaccompagnement Amue
+ Montant
bull Part fixe de 60 000 euro HT +
bull Part variable de 045euro HT par factureavoir (RERA) delrsquoanneacutee N-2 comptabiliseacutes dans Sifac
+ Paiement 30 agrave la signature de la convention
70 agrave lrsquoinstallation de la solution en production
copy Amue11022016 38
Coucircts Amue la Redevance annuelle mutualiseacutee
+ La redevance annuelle mutualiseacutee inclut lrsquoamortissement de lasolution et la maintenance
+ Montant annuel
bull Part fixe 17 800euro HT +
bull Part variable 0081 euro HT par factureavoir (RERA) delrsquoanneacutee N-2 comptabiliseacutes dans Sifac
bull La facturation intervient agrave la date drsquoinstallation
o Montant proratiseacute la 1egravere anneacutee au 1er jour du mois suivantla date drsquoinstallation
Baisse de 20 de la RAM agrave partir de 2018 14 240 euro HT + 0065 euro HT par facture reccedilue
copy Amue11022016 39
Simulation coucircts Amue
copy Amue11022016 40
Coucircts des infrastructures associeacutees
+ Coucirct des infrastructures associeacutees bull Selon le type drsquoeacutetablissement de 15 Keuro HT agrave 35 Keuro HT
+ Le Cahier des Charges drsquoImplantation (CCI) preacutecise leseacuteleacutements permettant drsquoestimer le coucirct des infrastructures enfonction du contexte de votre eacutetablissement =gt wwwamuefr
Mise agrave jour du CCI en cours
copy Amue11022016 41
Inteacutegrer la prochaine vague
Pour inteacutegrer la 4egrave vague de deacuteploiement et deacutemarrer la production en mai 2017
+ Demander la convention aupregraves du Pocircle Relations Etablissements mireamuefr
+ Renvoyer la convention signeacutee au plus tard le 21 mars 2016
copy Amue11022016 42
Merci de votre attention
mireamuefr
Le groupe de travail
+ Composeacute drsquoeacutetablissements volontaires + Amue + SopraSteria
copy Amue11022016 16
Architecture retenue
Factures reccedilues
Factures eacutemises
Sollicitations
Annuaire
Assistance
Validation
Brique drsquoeacutechange Reacutepertoire partageacute
FMFI Share
Hub
MM
Balance
Content Server
Systegraveme drsquoeacutechange DGFIP Protocole
Formats
Orchestration
Monitoring
Mode EDI
Mode Services
Internet
InternetFI SD
Deacuteveloppements speacutecifiques
copy Amue11022016 17
Page 18O ENGEL agent comptable
Photos reacutealiseacutees en partie par Alex Heacuterail
Retour drsquoexpeacuterience sur la mise en œuvre drsquoun service
facturier avec deacutemateacuterialisation des factures fournisseurs
agrave lrsquouniversiteacute de LORRAINE
Page 19
Servir la recherche la formation et la politique du Preacutesident tout en
respectant la reacuteglementation
Adapter les controcircles aux enjeux
Diminuer la masse de documents administratifs et les photocopies
Mutualiser certaines opeacuterations financiegraveres et
comptablesprofessionnaliser les gestionnaires gagner en
productiviteacuteeacuteconomiser des ETP sur la globaliteacute de la chaicircne
Reacuteduire le deacutelai global de paiement
Seacutecuriser les processus et proceacutedures pour satisfaire au
controcircle interne comptable
Aboutir agrave une qualiteacute comptable drsquoEtablissement certifiable par un
commissaire aux comptes
Archiver les documents en un seul lieu
Des objectifs clairs au service de lrsquoefficience
Page 20
Travail partenarial AC-ordo en mode projet avec des
repreacutesentants des composantes et des services geacuteneacuteraux
Projet collectif et partageacute raisonnement en flux et non
en territoire travailler ensemble pour lrsquouniversiteacute
Faire tomber les barriegraveres psychologiques et moi
que vais-je devenir
Importance de lrsquoimplication de lrsquoeacutequipe politique
Formaliser les processus et proceacutedures apregraves analyse
des risques
Deacuteleacutegations de signature eacutetendues par le Preacutesident
Redeacuteployer les ressources humaines
Les moyens lrsquoanticipation et lrsquoaccompagnement
Mise en œuvre dans lrsquooutil SI (SIFAC)
Assouplissement de la reacuteglementation financiegravere (deacutecret
financier des EPSCP du 270608 deacutecret GBCP du 71112)
Page 21
La nouvelle reacutepartition des compeacutetences
Engagement financier creacuteation BC sur Groupe deMarchandise (reacuteservation des creacutedits au vu drsquoun budget voteacute)opportuniteacute de la deacutepense
Engagement juridique (envoi du BC signeacute par la personnehabiliteacutee au fournisseur pour report du ndeg BC sur facture enlaquo fluotant raquo le ndeg agrave reporter sur la facture)
Deacutemateacuterialisation des piegraveces justificatives rattacheacutees au BC
Reacuteception du bien ou de la prestation
Certification du service fait dans SIFAC agrave reacuteception du bien oude la prestation
Reacuteservation et commande pour les missions aupregraves desprestataires
lrsquoordonnateur des compeacutetences conforteacutees
Page 22
Creacuteation des fiches fournisseurs et agents
Reacuteception directe des factures fournisseurs au service facturier
Numeacuterisation des factures videacuteocodagerapprochement
Controcircle de concordance entre BC certification du service fait et facture
Liquidation inteacutegration de la facture dans SIFAC
=gt image facture consultable par les gestionnairesordonnateurs
Effectuer les relances ordonnateurs traitement des relanceslaquo fournisseurs raquo collaborer agrave la relation avec les fournisseurs
Controcircle de reacutegulariteacute des factures (imputation comptable fournisseurmontant RIB PJhellip)
Comptabilisation des factures
Paiement des factures (30 jours de deacutelai agrave reacuteception facture)
Archivage et classement des piegraveces comptables
lrsquoagent comptable des compeacutetences renforceacutees
La nouvelle reacutepartition des compeacutetences
Page 23
Obligation drsquoune organisation fonctionnelle tenant compte
de lrsquooutil
Attention agrave la perte de repegraveres
Traitement agrave part des factures speacutecifiques importance du tri du
courrier
Le ndegbon de commande est le point neacutevralgique
Deacutemateacuterialiser degraves la source (EDI) des flux de fournisseurs
majeurs (voyagisteshellip)
Importance de la qualiteacute de saisie du bon de commande
Valorisation du service fait par lrsquoordonnateur quid de la
deacuteleacutegation de signature Affectation des diffeacuterents rocircles
Deacutemat des PJ par les services ordonnateurs mais avec une
seacutecuriteacute sur les ajouts suppressions
LE BILANLes points de vigilance
Page 24
Un impact fort sur les deacutelais de paiement (lt30j)
Une ameacutelioration de la qualiteacute comptable (certification des
comptes)
Une visibiliteacute exhaustive des charges drsquoune anneacutee
Des controcircles adapteacutes
Une cellule speacutecialiseacutee
Une eacuteconomie drsquoETP agrave lrsquoAC missionneacutes sur drsquoautres
theacutematiques et poste rendu (6 ETP eacuteconomiseacutes)
Lrsquoensemble des PJ et des factures rattacheacutees aux bons de
commandes dans SIFAC et accessibles par les ordonnateurs et
lrsquoAC
Une reacuteponse au controcircle interne pour seacutecuriser les processus
(signature service faithellip)
Des motifs de satisfaction fiabiliteacute et performance
Page 25
Organisation et formalisation des proceacutedures ne pas
raisonner agrave partir des exceptions
Identifier les reacuteticences accompagner formations et
informations continues
Aider agrave faire la diffeacuterence entre la veacuteritable valeur ajouteacutee
(activiteacutes de recherche peacutedagogie) et les tacircches administratives
doreacutenavant alleacutegeacutees (gain de temps redeacuteployable sur leur cœur
de meacutetier)
Creacuteation de nouveaux meacutetiers et suppression de fonctions
existantes au niveau financier
Pour les personnels opportuniteacute de
Deacutecouvrir de nouvelles missions de mobiliteacute en interne
Possibiliteacute drsquoaccroitre son champ de compeacutetences
Enrichissement professionnel
Simplifier sans complexifier ni deacuteshumaniser
Page 26
Simplifier ne veut pas dire faire vite ethellipmal
Travail partenarial et constructif stop agrave la deacutefense des preacute
carreacutes
Surcharge de travail + stress agrave court et moyen terme
attention agrave lrsquoaspect psychologique trop souvent deacutelaisseacute
Attention agrave lrsquoopposition au changement
Adapter lrsquoorganisation au fil de lrsquoeau
Motiver et valoriser ses collaborateurs mais avec quoi
Srsquoassurer que les ressources humaines sont bien
transfeacutereacutees et non rajouteacutees
Retour sur investissement au bout de plusieurs anneacutees
Comment eacutevaluer les beacuteneacutefices alors que les reacuteformes
srsquoenchaicircnent et se superposent
Les voies drsquoameacutelioration
Page 27
Lancez-vous crsquoest reacutealisable et
efficace avec de la volonteacute de la
patience et un travail partenarial
Contact olivierengeluniv-lorrainefr
Deacuteployer la solution
Aureacutelie BELLEC consultante accompagnement Amue
copy Amue11022016 28
SIFAC Deacutemat gt deacuteploiement
copy Amue
Un projet EtablissementUn deacuteploiement Amue
12 mois drsquoactions collectives amp
de points individuels
Un planning speacutecifiquede mise en exploitation
selon votre strateacutegie
11022016 29
SIFAC Deacutemat gt pour quels publics
+ Agence comptablebull Reacuteception du courrier au service facturier
bull Saisie des factures
bull Comptabilisation visa
+ Ordonnateursbull Traitement des workflows avec accegraves agrave lrsquoimage facture pour
o service fait manquant
o eacutecart de quantiteacutes
o eacutecart de prix
copy Amue11022016 30
SIFAC Deacutemat gt projet eacutetablissement
copy Amue
Un projet Etablissement
Portage politique
amp organisation en mode projet
Preacutesident
DGS
DGS adjoint
Agent comptable
DAF
Directeurs de composantes11022016 31
SIFAC Deacutemat gt planning Vague 4
copy Amue11022016 32
SIFAC Deacutemat gt organisation projet
copy Amue
Organisationnel
Fonctionnel
Technique
3 axes
Reacutefeacuterent(s)
Reacutefeacuterent(s)
Reacutefeacuterent(s)
+CHEF DE PROJET
11022016 33
DES POINTS DESUIVIINDIVIDUELSREacuteGULIERS
sifacdematdeploiementamuefr
DES EacuteCHANGES
PAR EMAILSReacutepondre agrave des questions preacutecises
Echanger sur le projet et les points de blocage
Consultant accompagnement +- Consultant technique
etou Consultant fonctionnel
SIFAC Deacutemat gt accompagnement Amue
copy Amue11022016 34
SIFAC Deacutemat gt kit de deacuteploiement adapteacute
+ Documentation de deacuteploiement fonctionnel
+ Documentation et outils drsquoaide agrave la gestion de projet
+ Documentation de deacuteploiement technique
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70 agrave lrsquoinstallation de la solution en production
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+ La redevance annuelle mutualiseacutee inclut lrsquoamortissement de lasolution et la maintenance
+ Montant annuel
bull Part fixe 17 800euro HT +
bull Part variable 0081 euro HT par factureavoir (RERA) delrsquoanneacutee N-2 comptabiliseacutes dans Sifac
bull La facturation intervient agrave la date drsquoinstallation
o Montant proratiseacute la 1egravere anneacutee au 1er jour du mois suivantla date drsquoinstallation
Baisse de 20 de la RAM agrave partir de 2018 14 240 euro HT + 0065 euro HT par facture reccedilue
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Photos reacutealiseacutees en partie par Alex Heacuterail
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facturier avec deacutemateacuterialisation des factures fournisseurs
agrave lrsquouniversiteacute de LORRAINE
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respectant la reacuteglementation
Adapter les controcircles aux enjeux
Diminuer la masse de documents administratifs et les photocopies
Mutualiser certaines opeacuterations financiegraveres et
comptablesprofessionnaliser les gestionnaires gagner en
productiviteacuteeacuteconomiser des ETP sur la globaliteacute de la chaicircne
Reacuteduire le deacutelai global de paiement
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controcircle interne comptable
Aboutir agrave une qualiteacute comptable drsquoEtablissement certifiable par un
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Travail partenarial AC-ordo en mode projet avec des
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Importance de lrsquoimplication de lrsquoeacutequipe politique
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Redeacuteployer les ressources humaines
Les moyens lrsquoanticipation et lrsquoaccompagnement
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Assouplissement de la reacuteglementation financiegravere (deacutecret
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La nouvelle reacutepartition des compeacutetences
Engagement financier creacuteation BC sur Groupe deMarchandise (reacuteservation des creacutedits au vu drsquoun budget voteacute)opportuniteacute de la deacutepense
Engagement juridique (envoi du BC signeacute par la personnehabiliteacutee au fournisseur pour report du ndeg BC sur facture enlaquo fluotant raquo le ndeg agrave reporter sur la facture)
Deacutemateacuterialisation des piegraveces justificatives rattacheacutees au BC
Reacuteception du bien ou de la prestation
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Reacuteception directe des factures fournisseurs au service facturier
Numeacuterisation des factures videacuteocodagerapprochement
Controcircle de concordance entre BC certification du service fait et facture
Liquidation inteacutegration de la facture dans SIFAC
=gt image facture consultable par les gestionnairesordonnateurs
Effectuer les relances ordonnateurs traitement des relanceslaquo fournisseurs raquo collaborer agrave la relation avec les fournisseurs
Controcircle de reacutegulariteacute des factures (imputation comptable fournisseurmontant RIB PJhellip)
Comptabilisation des factures
Paiement des factures (30 jours de deacutelai agrave reacuteception facture)
Archivage et classement des piegraveces comptables
lrsquoagent comptable des compeacutetences renforceacutees
La nouvelle reacutepartition des compeacutetences
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Obligation drsquoune organisation fonctionnelle tenant compte
de lrsquooutil
Attention agrave la perte de repegraveres
Traitement agrave part des factures speacutecifiques importance du tri du
courrier
Le ndegbon de commande est le point neacutevralgique
Deacutemateacuterialiser degraves la source (EDI) des flux de fournisseurs
majeurs (voyagisteshellip)
Importance de la qualiteacute de saisie du bon de commande
Valorisation du service fait par lrsquoordonnateur quid de la
deacuteleacutegation de signature Affectation des diffeacuterents rocircles
Deacutemat des PJ par les services ordonnateurs mais avec une
seacutecuriteacute sur les ajouts suppressions
LE BILANLes points de vigilance
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Un impact fort sur les deacutelais de paiement (lt30j)
Une ameacutelioration de la qualiteacute comptable (certification des
comptes)
Une visibiliteacute exhaustive des charges drsquoune anneacutee
Des controcircles adapteacutes
Une cellule speacutecialiseacutee
Une eacuteconomie drsquoETP agrave lrsquoAC missionneacutes sur drsquoautres
theacutematiques et poste rendu (6 ETP eacuteconomiseacutes)
Lrsquoensemble des PJ et des factures rattacheacutees aux bons de
commandes dans SIFAC et accessibles par les ordonnateurs et
lrsquoAC
Une reacuteponse au controcircle interne pour seacutecuriser les processus
(signature service faithellip)
Des motifs de satisfaction fiabiliteacute et performance
Page 25
Organisation et formalisation des proceacutedures ne pas
raisonner agrave partir des exceptions
Identifier les reacuteticences accompagner formations et
informations continues
Aider agrave faire la diffeacuterence entre la veacuteritable valeur ajouteacutee
(activiteacutes de recherche peacutedagogie) et les tacircches administratives
doreacutenavant alleacutegeacutees (gain de temps redeacuteployable sur leur cœur
de meacutetier)
Creacuteation de nouveaux meacutetiers et suppression de fonctions
existantes au niveau financier
Pour les personnels opportuniteacute de
Deacutecouvrir de nouvelles missions de mobiliteacute en interne
Possibiliteacute drsquoaccroitre son champ de compeacutetences
Enrichissement professionnel
Simplifier sans complexifier ni deacuteshumaniser
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Simplifier ne veut pas dire faire vite ethellipmal
Travail partenarial et constructif stop agrave la deacutefense des preacute
carreacutes
Surcharge de travail + stress agrave court et moyen terme
attention agrave lrsquoaspect psychologique trop souvent deacutelaisseacute
Attention agrave lrsquoopposition au changement
Adapter lrsquoorganisation au fil de lrsquoeau
Motiver et valoriser ses collaborateurs mais avec quoi
Srsquoassurer que les ressources humaines sont bien
transfeacutereacutees et non rajouteacutees
Retour sur investissement au bout de plusieurs anneacutees
Comment eacutevaluer les beacuteneacutefices alors que les reacuteformes
srsquoenchaicircnent et se superposent
Les voies drsquoameacutelioration
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efficace avec de la volonteacute de la
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12 mois drsquoactions collectives amp
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bull Saisie des factures
bull Comptabilisation visa
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o service fait manquant
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Un projet Etablissement
Portage politique
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DGS
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DAF
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Organisationnel
Fonctionnel
Technique
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etou Consultant fonctionnel
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Coucircts Amue la Redevance de deacuteploiement
+ La redevance de deacuteploiement (RdD) correspond au coucirctdrsquoacquisition de la solution
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+ Montant
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+ Paiement 30 agrave la signature de la convention
70 agrave lrsquoinstallation de la solution en production
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Coucircts Amue la Redevance annuelle mutualiseacutee
+ La redevance annuelle mutualiseacutee inclut lrsquoamortissement de lasolution et la maintenance
+ Montant annuel
bull Part fixe 17 800euro HT +
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bull La facturation intervient agrave la date drsquoinstallation
o Montant proratiseacute la 1egravere anneacutee au 1er jour du mois suivantla date drsquoinstallation
Baisse de 20 de la RAM agrave partir de 2018 14 240 euro HT + 0065 euro HT par facture reccedilue
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facturier avec deacutemateacuterialisation des factures fournisseurs
agrave lrsquouniversiteacute de LORRAINE
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respectant la reacuteglementation
Adapter les controcircles aux enjeux
Diminuer la masse de documents administratifs et les photocopies
Mutualiser certaines opeacuterations financiegraveres et
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productiviteacuteeacuteconomiser des ETP sur la globaliteacute de la chaicircne
Reacuteduire le deacutelai global de paiement
Seacutecuriser les processus et proceacutedures pour satisfaire au
controcircle interne comptable
Aboutir agrave une qualiteacute comptable drsquoEtablissement certifiable par un
commissaire aux comptes
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Travail partenarial AC-ordo en mode projet avec des
repreacutesentants des composantes et des services geacuteneacuteraux
Projet collectif et partageacute raisonnement en flux et non
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Faire tomber les barriegraveres psychologiques et moi
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Deacuteleacutegations de signature eacutetendues par le Preacutesident
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La nouvelle reacutepartition des compeacutetences
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lrsquoordonnateur des compeacutetences conforteacutees
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Creacuteation des fiches fournisseurs et agents
Reacuteception directe des factures fournisseurs au service facturier
Numeacuterisation des factures videacuteocodagerapprochement
Controcircle de concordance entre BC certification du service fait et facture
Liquidation inteacutegration de la facture dans SIFAC
=gt image facture consultable par les gestionnairesordonnateurs
Effectuer les relances ordonnateurs traitement des relanceslaquo fournisseurs raquo collaborer agrave la relation avec les fournisseurs
Controcircle de reacutegulariteacute des factures (imputation comptable fournisseurmontant RIB PJhellip)
Comptabilisation des factures
Paiement des factures (30 jours de deacutelai agrave reacuteception facture)
Archivage et classement des piegraveces comptables
lrsquoagent comptable des compeacutetences renforceacutees
La nouvelle reacutepartition des compeacutetences
Page 23
Obligation drsquoune organisation fonctionnelle tenant compte
de lrsquooutil
Attention agrave la perte de repegraveres
Traitement agrave part des factures speacutecifiques importance du tri du
courrier
Le ndegbon de commande est le point neacutevralgique
Deacutemateacuterialiser degraves la source (EDI) des flux de fournisseurs
majeurs (voyagisteshellip)
Importance de la qualiteacute de saisie du bon de commande
Valorisation du service fait par lrsquoordonnateur quid de la
deacuteleacutegation de signature Affectation des diffeacuterents rocircles
Deacutemat des PJ par les services ordonnateurs mais avec une
seacutecuriteacute sur les ajouts suppressions
LE BILANLes points de vigilance
Page 24
Un impact fort sur les deacutelais de paiement (lt30j)
Une ameacutelioration de la qualiteacute comptable (certification des
comptes)
Une visibiliteacute exhaustive des charges drsquoune anneacutee
Des controcircles adapteacutes
Une cellule speacutecialiseacutee
Une eacuteconomie drsquoETP agrave lrsquoAC missionneacutes sur drsquoautres
theacutematiques et poste rendu (6 ETP eacuteconomiseacutes)
Lrsquoensemble des PJ et des factures rattacheacutees aux bons de
commandes dans SIFAC et accessibles par les ordonnateurs et
lrsquoAC
Une reacuteponse au controcircle interne pour seacutecuriser les processus
(signature service faithellip)
Des motifs de satisfaction fiabiliteacute et performance
Page 25
Organisation et formalisation des proceacutedures ne pas
raisonner agrave partir des exceptions
Identifier les reacuteticences accompagner formations et
informations continues
Aider agrave faire la diffeacuterence entre la veacuteritable valeur ajouteacutee
(activiteacutes de recherche peacutedagogie) et les tacircches administratives
doreacutenavant alleacutegeacutees (gain de temps redeacuteployable sur leur cœur
de meacutetier)
Creacuteation de nouveaux meacutetiers et suppression de fonctions
existantes au niveau financier
Pour les personnels opportuniteacute de
Deacutecouvrir de nouvelles missions de mobiliteacute en interne
Possibiliteacute drsquoaccroitre son champ de compeacutetences
Enrichissement professionnel
Simplifier sans complexifier ni deacuteshumaniser
Page 26
Simplifier ne veut pas dire faire vite ethellipmal
Travail partenarial et constructif stop agrave la deacutefense des preacute
carreacutes
Surcharge de travail + stress agrave court et moyen terme
attention agrave lrsquoaspect psychologique trop souvent deacutelaisseacute
Attention agrave lrsquoopposition au changement
Adapter lrsquoorganisation au fil de lrsquoeau
Motiver et valoriser ses collaborateurs mais avec quoi
Srsquoassurer que les ressources humaines sont bien
transfeacutereacutees et non rajouteacutees
Retour sur investissement au bout de plusieurs anneacutees
Comment eacutevaluer les beacuteneacutefices alors que les reacuteformes
srsquoenchaicircnent et se superposent
Les voies drsquoameacutelioration
Page 27
Lancez-vous crsquoest reacutealisable et
efficace avec de la volonteacute de la
patience et un travail partenarial
Contact olivierengeluniv-lorrainefr
Deacuteployer la solution
Aureacutelie BELLEC consultante accompagnement Amue
copy Amue11022016 28
SIFAC Deacutemat gt deacuteploiement
copy Amue
Un projet EtablissementUn deacuteploiement Amue
12 mois drsquoactions collectives amp
de points individuels
Un planning speacutecifiquede mise en exploitation
selon votre strateacutegie
11022016 29
SIFAC Deacutemat gt pour quels publics
+ Agence comptablebull Reacuteception du courrier au service facturier
bull Saisie des factures
bull Comptabilisation visa
+ Ordonnateursbull Traitement des workflows avec accegraves agrave lrsquoimage facture pour
o service fait manquant
o eacutecart de quantiteacutes
o eacutecart de prix
copy Amue11022016 30
SIFAC Deacutemat gt projet eacutetablissement
copy Amue
Un projet Etablissement
Portage politique
amp organisation en mode projet
Preacutesident
DGS
DGS adjoint
Agent comptable
DAF
Directeurs de composantes11022016 31
SIFAC Deacutemat gt planning Vague 4
copy Amue11022016 32
SIFAC Deacutemat gt organisation projet
copy Amue
Organisationnel
Fonctionnel
Technique
3 axes
Reacutefeacuterent(s)
Reacutefeacuterent(s)
Reacutefeacuterent(s)
+CHEF DE PROJET
11022016 33
DES POINTS DESUIVIINDIVIDUELSREacuteGULIERS
sifacdematdeploiementamuefr
DES EacuteCHANGES
PAR EMAILSReacutepondre agrave des questions preacutecises
Echanger sur le projet et les points de blocage
Consultant accompagnement +- Consultant technique
etou Consultant fonctionnel
SIFAC Deacutemat gt accompagnement Amue
copy Amue11022016 34
SIFAC Deacutemat gt kit de deacuteploiement adapteacute
+ Documentation de deacuteploiement fonctionnel
+ Documentation et outils drsquoaide agrave la gestion de projet
+ Documentation de deacuteploiement technique
+ Des supports de formation
Communiquer entre eacutetablissements via sifacdematsitesamuefr
UNE LISTE DrsquoEacuteCHANGE INTER-EacuteTABLISSEMENT
DOCUMENTATION
RETOURS DrsquoEXPEacuteRIENCEcopy Amue11022016 35
SIFAC Deacutemat gt eacutecheacuteances agrave venir
+ Signature de la convention au plus tard le 21 mars 2016
Apregraves signature
+ Atelier Gestion de projet En savoir + et srsquoinscrire ici
28 amp 29 avril 2016 agrave lrsquoAmue Paris (2 places par site)
+ Seacuteminaire de lancement En savoir + et srsquoinscrire ici
2 mai 2016 agrave lrsquoUCBL
copy Amue11022016 36
Les coucircts Amue
Ceacutecile RAS-EL-DJEBEL responsable relations eacutetablissements Amue
copy Amue11022016 37
Coucircts Amue la Redevance de deacuteploiement
+ La redevance de deacuteploiement (RdD) correspond au coucirctdrsquoacquisition de la solution
bull Licences ITESOFT
bull Actions drsquoaccompagnement Amue
+ Montant
bull Part fixe de 60 000 euro HT +
bull Part variable de 045euro HT par factureavoir (RERA) delrsquoanneacutee N-2 comptabiliseacutes dans Sifac
+ Paiement 30 agrave la signature de la convention
70 agrave lrsquoinstallation de la solution en production
copy Amue11022016 38
Coucircts Amue la Redevance annuelle mutualiseacutee
+ La redevance annuelle mutualiseacutee inclut lrsquoamortissement de lasolution et la maintenance
+ Montant annuel
bull Part fixe 17 800euro HT +
bull Part variable 0081 euro HT par factureavoir (RERA) delrsquoanneacutee N-2 comptabiliseacutes dans Sifac
bull La facturation intervient agrave la date drsquoinstallation
o Montant proratiseacute la 1egravere anneacutee au 1er jour du mois suivantla date drsquoinstallation
Baisse de 20 de la RAM agrave partir de 2018 14 240 euro HT + 0065 euro HT par facture reccedilue
copy Amue11022016 39
Simulation coucircts Amue
copy Amue11022016 40
Coucircts des infrastructures associeacutees
+ Coucirct des infrastructures associeacutees bull Selon le type drsquoeacutetablissement de 15 Keuro HT agrave 35 Keuro HT
+ Le Cahier des Charges drsquoImplantation (CCI) preacutecise leseacuteleacutements permettant drsquoestimer le coucirct des infrastructures enfonction du contexte de votre eacutetablissement =gt wwwamuefr
Mise agrave jour du CCI en cours
copy Amue11022016 41
Inteacutegrer la prochaine vague
Pour inteacutegrer la 4egrave vague de deacuteploiement et deacutemarrer la production en mai 2017
+ Demander la convention aupregraves du Pocircle Relations Etablissements mireamuefr
+ Renvoyer la convention signeacutee au plus tard le 21 mars 2016
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Merci de votre attention
mireamuefr
Page 19
Servir la recherche la formation et la politique du Preacutesident tout en
respectant la reacuteglementation
Adapter les controcircles aux enjeux
Diminuer la masse de documents administratifs et les photocopies
Mutualiser certaines opeacuterations financiegraveres et
comptablesprofessionnaliser les gestionnaires gagner en
productiviteacuteeacuteconomiser des ETP sur la globaliteacute de la chaicircne
Reacuteduire le deacutelai global de paiement
Seacutecuriser les processus et proceacutedures pour satisfaire au
controcircle interne comptable
Aboutir agrave une qualiteacute comptable drsquoEtablissement certifiable par un
commissaire aux comptes
Archiver les documents en un seul lieu
Des objectifs clairs au service de lrsquoefficience
Page 20
Travail partenarial AC-ordo en mode projet avec des
repreacutesentants des composantes et des services geacuteneacuteraux
Projet collectif et partageacute raisonnement en flux et non
en territoire travailler ensemble pour lrsquouniversiteacute
Faire tomber les barriegraveres psychologiques et moi
que vais-je devenir
Importance de lrsquoimplication de lrsquoeacutequipe politique
Formaliser les processus et proceacutedures apregraves analyse
des risques
Deacuteleacutegations de signature eacutetendues par le Preacutesident
Redeacuteployer les ressources humaines
Les moyens lrsquoanticipation et lrsquoaccompagnement
Mise en œuvre dans lrsquooutil SI (SIFAC)
Assouplissement de la reacuteglementation financiegravere (deacutecret
financier des EPSCP du 270608 deacutecret GBCP du 71112)
Page 21
La nouvelle reacutepartition des compeacutetences
Engagement financier creacuteation BC sur Groupe deMarchandise (reacuteservation des creacutedits au vu drsquoun budget voteacute)opportuniteacute de la deacutepense
Engagement juridique (envoi du BC signeacute par la personnehabiliteacutee au fournisseur pour report du ndeg BC sur facture enlaquo fluotant raquo le ndeg agrave reporter sur la facture)
Deacutemateacuterialisation des piegraveces justificatives rattacheacutees au BC
Reacuteception du bien ou de la prestation
Certification du service fait dans SIFAC agrave reacuteception du bien oude la prestation
Reacuteservation et commande pour les missions aupregraves desprestataires
lrsquoordonnateur des compeacutetences conforteacutees
Page 22
Creacuteation des fiches fournisseurs et agents
Reacuteception directe des factures fournisseurs au service facturier
Numeacuterisation des factures videacuteocodagerapprochement
Controcircle de concordance entre BC certification du service fait et facture
Liquidation inteacutegration de la facture dans SIFAC
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Effectuer les relances ordonnateurs traitement des relanceslaquo fournisseurs raquo collaborer agrave la relation avec les fournisseurs
Controcircle de reacutegulariteacute des factures (imputation comptable fournisseurmontant RIB PJhellip)
Comptabilisation des factures
Paiement des factures (30 jours de deacutelai agrave reacuteception facture)
Archivage et classement des piegraveces comptables
lrsquoagent comptable des compeacutetences renforceacutees
La nouvelle reacutepartition des compeacutetences
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Obligation drsquoune organisation fonctionnelle tenant compte
de lrsquooutil
Attention agrave la perte de repegraveres
Traitement agrave part des factures speacutecifiques importance du tri du
courrier
Le ndegbon de commande est le point neacutevralgique
Deacutemateacuterialiser degraves la source (EDI) des flux de fournisseurs
majeurs (voyagisteshellip)
Importance de la qualiteacute de saisie du bon de commande
Valorisation du service fait par lrsquoordonnateur quid de la
deacuteleacutegation de signature Affectation des diffeacuterents rocircles
Deacutemat des PJ par les services ordonnateurs mais avec une
seacutecuriteacute sur les ajouts suppressions
LE BILANLes points de vigilance
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Un impact fort sur les deacutelais de paiement (lt30j)
Une ameacutelioration de la qualiteacute comptable (certification des
comptes)
Une visibiliteacute exhaustive des charges drsquoune anneacutee
Des controcircles adapteacutes
Une cellule speacutecialiseacutee
Une eacuteconomie drsquoETP agrave lrsquoAC missionneacutes sur drsquoautres
theacutematiques et poste rendu (6 ETP eacuteconomiseacutes)
Lrsquoensemble des PJ et des factures rattacheacutees aux bons de
commandes dans SIFAC et accessibles par les ordonnateurs et
lrsquoAC
Une reacuteponse au controcircle interne pour seacutecuriser les processus
(signature service faithellip)
Des motifs de satisfaction fiabiliteacute et performance
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Organisation et formalisation des proceacutedures ne pas
raisonner agrave partir des exceptions
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Aider agrave faire la diffeacuterence entre la veacuteritable valeur ajouteacutee
(activiteacutes de recherche peacutedagogie) et les tacircches administratives
doreacutenavant alleacutegeacutees (gain de temps redeacuteployable sur leur cœur
de meacutetier)
Creacuteation de nouveaux meacutetiers et suppression de fonctions
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Pour les personnels opportuniteacute de
Deacutecouvrir de nouvelles missions de mobiliteacute en interne
Possibiliteacute drsquoaccroitre son champ de compeacutetences
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Simplifier ne veut pas dire faire vite ethellipmal
Travail partenarial et constructif stop agrave la deacutefense des preacute
carreacutes
Surcharge de travail + stress agrave court et moyen terme
attention agrave lrsquoaspect psychologique trop souvent deacutelaisseacute
Attention agrave lrsquoopposition au changement
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Motiver et valoriser ses collaborateurs mais avec quoi
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Les voies drsquoameacutelioration
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o service fait manquant
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+ La redevance annuelle mutualiseacutee inclut lrsquoamortissement de lasolution et la maintenance
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bull Part fixe 17 800euro HT +
bull Part variable 0081 euro HT par factureavoir (RERA) delrsquoanneacutee N-2 comptabiliseacutes dans Sifac
bull La facturation intervient agrave la date drsquoinstallation
o Montant proratiseacute la 1egravere anneacutee au 1er jour du mois suivantla date drsquoinstallation
Baisse de 20 de la RAM agrave partir de 2018 14 240 euro HT + 0065 euro HT par facture reccedilue
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+ Le Cahier des Charges drsquoImplantation (CCI) preacutecise leseacuteleacutements permettant drsquoestimer le coucirct des infrastructures enfonction du contexte de votre eacutetablissement =gt wwwamuefr
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Deacuteleacutegations de signature eacutetendues par le Preacutesident
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Les moyens lrsquoanticipation et lrsquoaccompagnement
Mise en œuvre dans lrsquooutil SI (SIFAC)
Assouplissement de la reacuteglementation financiegravere (deacutecret
financier des EPSCP du 270608 deacutecret GBCP du 71112)
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La nouvelle reacutepartition des compeacutetences
Engagement financier creacuteation BC sur Groupe deMarchandise (reacuteservation des creacutedits au vu drsquoun budget voteacute)opportuniteacute de la deacutepense
Engagement juridique (envoi du BC signeacute par la personnehabiliteacutee au fournisseur pour report du ndeg BC sur facture enlaquo fluotant raquo le ndeg agrave reporter sur la facture)
Deacutemateacuterialisation des piegraveces justificatives rattacheacutees au BC
Reacuteception du bien ou de la prestation
Certification du service fait dans SIFAC agrave reacuteception du bien oude la prestation
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comptes)
Une visibiliteacute exhaustive des charges drsquoune anneacutee
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lrsquoAC
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Travail partenarial et constructif stop agrave la deacutefense des preacute
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Attention agrave lrsquoopposition au changement
Adapter lrsquoorganisation au fil de lrsquoeau
Motiver et valoriser ses collaborateurs mais avec quoi
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SIFAC Deacutemat gt organisation projet
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Organisationnel
Fonctionnel
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3 axes
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DES EacuteCHANGES
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etou Consultant fonctionnel
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+ Documentation de deacuteploiement fonctionnel
+ Documentation et outils drsquoaide agrave la gestion de projet
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Ceacutecile RAS-EL-DJEBEL responsable relations eacutetablissements Amue
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Coucircts Amue la Redevance de deacuteploiement
+ La redevance de deacuteploiement (RdD) correspond au coucirctdrsquoacquisition de la solution
bull Licences ITESOFT
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+ Montant
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+ Paiement 30 agrave la signature de la convention
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bull La facturation intervient agrave la date drsquoinstallation
o Montant proratiseacute la 1egravere anneacutee au 1er jour du mois suivantla date drsquoinstallation
Baisse de 20 de la RAM agrave partir de 2018 14 240 euro HT + 0065 euro HT par facture reccedilue
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Simulation coucircts Amue
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Coucircts des infrastructures associeacutees
+ Coucirct des infrastructures associeacutees bull Selon le type drsquoeacutetablissement de 15 Keuro HT agrave 35 Keuro HT
+ Le Cahier des Charges drsquoImplantation (CCI) preacutecise leseacuteleacutements permettant drsquoestimer le coucirct des infrastructures enfonction du contexte de votre eacutetablissement =gt wwwamuefr
Mise agrave jour du CCI en cours
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Inteacutegrer la prochaine vague
Pour inteacutegrer la 4egrave vague de deacuteploiement et deacutemarrer la production en mai 2017
+ Demander la convention aupregraves du Pocircle Relations Etablissements mireamuefr
+ Renvoyer la convention signeacutee au plus tard le 21 mars 2016
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Merci de votre attention
mireamuefr
Page 21
La nouvelle reacutepartition des compeacutetences
Engagement financier creacuteation BC sur Groupe deMarchandise (reacuteservation des creacutedits au vu drsquoun budget voteacute)opportuniteacute de la deacutepense
Engagement juridique (envoi du BC signeacute par la personnehabiliteacutee au fournisseur pour report du ndeg BC sur facture enlaquo fluotant raquo le ndeg agrave reporter sur la facture)
Deacutemateacuterialisation des piegraveces justificatives rattacheacutees au BC
Reacuteception du bien ou de la prestation
Certification du service fait dans SIFAC agrave reacuteception du bien oude la prestation
Reacuteservation et commande pour les missions aupregraves desprestataires
lrsquoordonnateur des compeacutetences conforteacutees
Page 22
Creacuteation des fiches fournisseurs et agents
Reacuteception directe des factures fournisseurs au service facturier
Numeacuterisation des factures videacuteocodagerapprochement
Controcircle de concordance entre BC certification du service fait et facture
Liquidation inteacutegration de la facture dans SIFAC
=gt image facture consultable par les gestionnairesordonnateurs
Effectuer les relances ordonnateurs traitement des relanceslaquo fournisseurs raquo collaborer agrave la relation avec les fournisseurs
Controcircle de reacutegulariteacute des factures (imputation comptable fournisseurmontant RIB PJhellip)
Comptabilisation des factures
Paiement des factures (30 jours de deacutelai agrave reacuteception facture)
Archivage et classement des piegraveces comptables
lrsquoagent comptable des compeacutetences renforceacutees
La nouvelle reacutepartition des compeacutetences
Page 23
Obligation drsquoune organisation fonctionnelle tenant compte
de lrsquooutil
Attention agrave la perte de repegraveres
Traitement agrave part des factures speacutecifiques importance du tri du
courrier
Le ndegbon de commande est le point neacutevralgique
Deacutemateacuterialiser degraves la source (EDI) des flux de fournisseurs
majeurs (voyagisteshellip)
Importance de la qualiteacute de saisie du bon de commande
Valorisation du service fait par lrsquoordonnateur quid de la
deacuteleacutegation de signature Affectation des diffeacuterents rocircles
Deacutemat des PJ par les services ordonnateurs mais avec une
seacutecuriteacute sur les ajouts suppressions
LE BILANLes points de vigilance
Page 24
Un impact fort sur les deacutelais de paiement (lt30j)
Une ameacutelioration de la qualiteacute comptable (certification des
comptes)
Une visibiliteacute exhaustive des charges drsquoune anneacutee
Des controcircles adapteacutes
Une cellule speacutecialiseacutee
Une eacuteconomie drsquoETP agrave lrsquoAC missionneacutes sur drsquoautres
theacutematiques et poste rendu (6 ETP eacuteconomiseacutes)
Lrsquoensemble des PJ et des factures rattacheacutees aux bons de
commandes dans SIFAC et accessibles par les ordonnateurs et
lrsquoAC
Une reacuteponse au controcircle interne pour seacutecuriser les processus
(signature service faithellip)
Des motifs de satisfaction fiabiliteacute et performance
Page 25
Organisation et formalisation des proceacutedures ne pas
raisonner agrave partir des exceptions
Identifier les reacuteticences accompagner formations et
informations continues
Aider agrave faire la diffeacuterence entre la veacuteritable valeur ajouteacutee
(activiteacutes de recherche peacutedagogie) et les tacircches administratives
doreacutenavant alleacutegeacutees (gain de temps redeacuteployable sur leur cœur
de meacutetier)
Creacuteation de nouveaux meacutetiers et suppression de fonctions
existantes au niveau financier
Pour les personnels opportuniteacute de
Deacutecouvrir de nouvelles missions de mobiliteacute en interne
Possibiliteacute drsquoaccroitre son champ de compeacutetences
Enrichissement professionnel
Simplifier sans complexifier ni deacuteshumaniser
Page 26
Simplifier ne veut pas dire faire vite ethellipmal
Travail partenarial et constructif stop agrave la deacutefense des preacute
carreacutes
Surcharge de travail + stress agrave court et moyen terme
attention agrave lrsquoaspect psychologique trop souvent deacutelaisseacute
Attention agrave lrsquoopposition au changement
Adapter lrsquoorganisation au fil de lrsquoeau
Motiver et valoriser ses collaborateurs mais avec quoi
Srsquoassurer que les ressources humaines sont bien
transfeacutereacutees et non rajouteacutees
Retour sur investissement au bout de plusieurs anneacutees
Comment eacutevaluer les beacuteneacutefices alors que les reacuteformes
srsquoenchaicircnent et se superposent
Les voies drsquoameacutelioration
Page 27
Lancez-vous crsquoest reacutealisable et
efficace avec de la volonteacute de la
patience et un travail partenarial
Contact olivierengeluniv-lorrainefr
Deacuteployer la solution
Aureacutelie BELLEC consultante accompagnement Amue
copy Amue11022016 28
SIFAC Deacutemat gt deacuteploiement
copy Amue
Un projet EtablissementUn deacuteploiement Amue
12 mois drsquoactions collectives amp
de points individuels
Un planning speacutecifiquede mise en exploitation
selon votre strateacutegie
11022016 29
SIFAC Deacutemat gt pour quels publics
+ Agence comptablebull Reacuteception du courrier au service facturier
bull Saisie des factures
bull Comptabilisation visa
+ Ordonnateursbull Traitement des workflows avec accegraves agrave lrsquoimage facture pour
o service fait manquant
o eacutecart de quantiteacutes
o eacutecart de prix
copy Amue11022016 30
SIFAC Deacutemat gt projet eacutetablissement
copy Amue
Un projet Etablissement
Portage politique
amp organisation en mode projet
Preacutesident
DGS
DGS adjoint
Agent comptable
DAF
Directeurs de composantes11022016 31
SIFAC Deacutemat gt planning Vague 4
copy Amue11022016 32
SIFAC Deacutemat gt organisation projet
copy Amue
Organisationnel
Fonctionnel
Technique
3 axes
Reacutefeacuterent(s)
Reacutefeacuterent(s)
Reacutefeacuterent(s)
+CHEF DE PROJET
11022016 33
DES POINTS DESUIVIINDIVIDUELSREacuteGULIERS
sifacdematdeploiementamuefr
DES EacuteCHANGES
PAR EMAILSReacutepondre agrave des questions preacutecises
Echanger sur le projet et les points de blocage
Consultant accompagnement +- Consultant technique
etou Consultant fonctionnel
SIFAC Deacutemat gt accompagnement Amue
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SIFAC Deacutemat gt kit de deacuteploiement adapteacute
+ Documentation de deacuteploiement fonctionnel
+ Documentation et outils drsquoaide agrave la gestion de projet
+ Documentation de deacuteploiement technique
+ Des supports de formation
Communiquer entre eacutetablissements via sifacdematsitesamuefr
UNE LISTE DrsquoEacuteCHANGE INTER-EacuteTABLISSEMENT
DOCUMENTATION
RETOURS DrsquoEXPEacuteRIENCEcopy Amue11022016 35
SIFAC Deacutemat gt eacutecheacuteances agrave venir
+ Signature de la convention au plus tard le 21 mars 2016
Apregraves signature
+ Atelier Gestion de projet En savoir + et srsquoinscrire ici
28 amp 29 avril 2016 agrave lrsquoAmue Paris (2 places par site)
+ Seacuteminaire de lancement En savoir + et srsquoinscrire ici
2 mai 2016 agrave lrsquoUCBL
copy Amue11022016 36
Les coucircts Amue
Ceacutecile RAS-EL-DJEBEL responsable relations eacutetablissements Amue
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Coucircts Amue la Redevance de deacuteploiement
+ La redevance de deacuteploiement (RdD) correspond au coucirctdrsquoacquisition de la solution
bull Licences ITESOFT
bull Actions drsquoaccompagnement Amue
+ Montant
bull Part fixe de 60 000 euro HT +
bull Part variable de 045euro HT par factureavoir (RERA) delrsquoanneacutee N-2 comptabiliseacutes dans Sifac
+ Paiement 30 agrave la signature de la convention
70 agrave lrsquoinstallation de la solution en production
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Coucircts Amue la Redevance annuelle mutualiseacutee
+ La redevance annuelle mutualiseacutee inclut lrsquoamortissement de lasolution et la maintenance
+ Montant annuel
bull Part fixe 17 800euro HT +
bull Part variable 0081 euro HT par factureavoir (RERA) delrsquoanneacutee N-2 comptabiliseacutes dans Sifac
bull La facturation intervient agrave la date drsquoinstallation
o Montant proratiseacute la 1egravere anneacutee au 1er jour du mois suivantla date drsquoinstallation
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Controcircle de reacutegulariteacute des factures (imputation comptable fournisseurmontant RIB PJhellip)
Comptabilisation des factures
Paiement des factures (30 jours de deacutelai agrave reacuteception facture)
Archivage et classement des piegraveces comptables
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La nouvelle reacutepartition des compeacutetences
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Obligation drsquoune organisation fonctionnelle tenant compte
de lrsquooutil
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Traitement agrave part des factures speacutecifiques importance du tri du
courrier
Le ndegbon de commande est le point neacutevralgique
Deacutemateacuterialiser degraves la source (EDI) des flux de fournisseurs
majeurs (voyagisteshellip)
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Valorisation du service fait par lrsquoordonnateur quid de la
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comptes)
Une visibiliteacute exhaustive des charges drsquoune anneacutee
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Les voies drsquoameacutelioration
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bull La facturation intervient agrave la date drsquoinstallation
o Montant proratiseacute la 1egravere anneacutee au 1er jour du mois suivantla date drsquoinstallation
Baisse de 20 de la RAM agrave partir de 2018 14 240 euro HT + 0065 euro HT par facture reccedilue
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courrier
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Deacutemateacuterialiser degraves la source (EDI) des flux de fournisseurs
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deacuteleacutegation de signature Affectation des diffeacuterents rocircles
Deacutemat des PJ par les services ordonnateurs mais avec une
seacutecuriteacute sur les ajouts suppressions
LE BILANLes points de vigilance
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Un impact fort sur les deacutelais de paiement (lt30j)
Une ameacutelioration de la qualiteacute comptable (certification des
comptes)
Une visibiliteacute exhaustive des charges drsquoune anneacutee
Des controcircles adapteacutes
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Une eacuteconomie drsquoETP agrave lrsquoAC missionneacutes sur drsquoautres
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Lrsquoensemble des PJ et des factures rattacheacutees aux bons de
commandes dans SIFAC et accessibles par les ordonnateurs et
lrsquoAC
Une reacuteponse au controcircle interne pour seacutecuriser les processus
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Des motifs de satisfaction fiabiliteacute et performance
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Organisation et formalisation des proceacutedures ne pas
raisonner agrave partir des exceptions
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Aider agrave faire la diffeacuterence entre la veacuteritable valeur ajouteacutee
(activiteacutes de recherche peacutedagogie) et les tacircches administratives
doreacutenavant alleacutegeacutees (gain de temps redeacuteployable sur leur cœur
de meacutetier)
Creacuteation de nouveaux meacutetiers et suppression de fonctions
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Possibiliteacute drsquoaccroitre son champ de compeacutetences
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Simplifier ne veut pas dire faire vite ethellipmal
Travail partenarial et constructif stop agrave la deacutefense des preacute
carreacutes
Surcharge de travail + stress agrave court et moyen terme
attention agrave lrsquoaspect psychologique trop souvent deacutelaisseacute
Attention agrave lrsquoopposition au changement
Adapter lrsquoorganisation au fil de lrsquoeau
Motiver et valoriser ses collaborateurs mais avec quoi
Srsquoassurer que les ressources humaines sont bien
transfeacutereacutees et non rajouteacutees
Retour sur investissement au bout de plusieurs anneacutees
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bull Comptabilisation visa
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Enrichissement professionnel
Simplifier sans complexifier ni deacuteshumaniser
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Simplifier ne veut pas dire faire vite ethellipmal
Travail partenarial et constructif stop agrave la deacutefense des preacute
carreacutes
Surcharge de travail + stress agrave court et moyen terme
attention agrave lrsquoaspect psychologique trop souvent deacutelaisseacute
Attention agrave lrsquoopposition au changement
Adapter lrsquoorganisation au fil de lrsquoeau
Motiver et valoriser ses collaborateurs mais avec quoi
Srsquoassurer que les ressources humaines sont bien
transfeacutereacutees et non rajouteacutees
Retour sur investissement au bout de plusieurs anneacutees
Comment eacutevaluer les beacuteneacutefices alors que les reacuteformes
srsquoenchaicircnent et se superposent
Les voies drsquoameacutelioration
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Lancez-vous crsquoest reacutealisable et
efficace avec de la volonteacute de la
patience et un travail partenarial
Contact olivierengeluniv-lorrainefr
Deacuteployer la solution
Aureacutelie BELLEC consultante accompagnement Amue
copy Amue11022016 28
SIFAC Deacutemat gt deacuteploiement
copy Amue
Un projet EtablissementUn deacuteploiement Amue
12 mois drsquoactions collectives amp
de points individuels
Un planning speacutecifiquede mise en exploitation
selon votre strateacutegie
11022016 29
SIFAC Deacutemat gt pour quels publics
+ Agence comptablebull Reacuteception du courrier au service facturier
bull Saisie des factures
bull Comptabilisation visa
+ Ordonnateursbull Traitement des workflows avec accegraves agrave lrsquoimage facture pour
o service fait manquant
o eacutecart de quantiteacutes
o eacutecart de prix
copy Amue11022016 30
SIFAC Deacutemat gt projet eacutetablissement
copy Amue
Un projet Etablissement
Portage politique
amp organisation en mode projet
Preacutesident
DGS
DGS adjoint
Agent comptable
DAF
Directeurs de composantes11022016 31
SIFAC Deacutemat gt planning Vague 4
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SIFAC Deacutemat gt organisation projet
copy Amue
Organisationnel
Fonctionnel
Technique
3 axes
Reacutefeacuterent(s)
Reacutefeacuterent(s)
Reacutefeacuterent(s)
+CHEF DE PROJET
11022016 33
DES POINTS DESUIVIINDIVIDUELSREacuteGULIERS
sifacdematdeploiementamuefr
DES EacuteCHANGES
PAR EMAILSReacutepondre agrave des questions preacutecises
Echanger sur le projet et les points de blocage
Consultant accompagnement +- Consultant technique
etou Consultant fonctionnel
SIFAC Deacutemat gt accompagnement Amue
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SIFAC Deacutemat gt kit de deacuteploiement adapteacute
+ Documentation de deacuteploiement fonctionnel
+ Documentation et outils drsquoaide agrave la gestion de projet
+ Documentation de deacuteploiement technique
+ Des supports de formation
Communiquer entre eacutetablissements via sifacdematsitesamuefr
UNE LISTE DrsquoEacuteCHANGE INTER-EacuteTABLISSEMENT
DOCUMENTATION
RETOURS DrsquoEXPEacuteRIENCEcopy Amue11022016 35
SIFAC Deacutemat gt eacutecheacuteances agrave venir
+ Signature de la convention au plus tard le 21 mars 2016
Apregraves signature
+ Atelier Gestion de projet En savoir + et srsquoinscrire ici
28 amp 29 avril 2016 agrave lrsquoAmue Paris (2 places par site)
+ Seacuteminaire de lancement En savoir + et srsquoinscrire ici
2 mai 2016 agrave lrsquoUCBL
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Les coucircts Amue
Ceacutecile RAS-EL-DJEBEL responsable relations eacutetablissements Amue
copy Amue11022016 37
Coucircts Amue la Redevance de deacuteploiement
+ La redevance de deacuteploiement (RdD) correspond au coucirctdrsquoacquisition de la solution
bull Licences ITESOFT
bull Actions drsquoaccompagnement Amue
+ Montant
bull Part fixe de 60 000 euro HT +
bull Part variable de 045euro HT par factureavoir (RERA) delrsquoanneacutee N-2 comptabiliseacutes dans Sifac
+ Paiement 30 agrave la signature de la convention
70 agrave lrsquoinstallation de la solution en production
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Coucircts Amue la Redevance annuelle mutualiseacutee
+ La redevance annuelle mutualiseacutee inclut lrsquoamortissement de lasolution et la maintenance
+ Montant annuel
bull Part fixe 17 800euro HT +
bull Part variable 0081 euro HT par factureavoir (RERA) delrsquoanneacutee N-2 comptabiliseacutes dans Sifac
bull La facturation intervient agrave la date drsquoinstallation
o Montant proratiseacute la 1egravere anneacutee au 1er jour du mois suivantla date drsquoinstallation
Baisse de 20 de la RAM agrave partir de 2018 14 240 euro HT + 0065 euro HT par facture reccedilue
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Simulation coucircts Amue
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Coucircts des infrastructures associeacutees
+ Coucirct des infrastructures associeacutees bull Selon le type drsquoeacutetablissement de 15 Keuro HT agrave 35 Keuro HT
+ Le Cahier des Charges drsquoImplantation (CCI) preacutecise leseacuteleacutements permettant drsquoestimer le coucirct des infrastructures enfonction du contexte de votre eacutetablissement =gt wwwamuefr
Mise agrave jour du CCI en cours
copy Amue11022016 41
Inteacutegrer la prochaine vague
Pour inteacutegrer la 4egrave vague de deacuteploiement et deacutemarrer la production en mai 2017
+ Demander la convention aupregraves du Pocircle Relations Etablissements mireamuefr
+ Renvoyer la convention signeacutee au plus tard le 21 mars 2016
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Merci de votre attention
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Organisation et formalisation des proceacutedures ne pas
raisonner agrave partir des exceptions
Identifier les reacuteticences accompagner formations et
informations continues
Aider agrave faire la diffeacuterence entre la veacuteritable valeur ajouteacutee
(activiteacutes de recherche peacutedagogie) et les tacircches administratives
doreacutenavant alleacutegeacutees (gain de temps redeacuteployable sur leur cœur
de meacutetier)
Creacuteation de nouveaux meacutetiers et suppression de fonctions
existantes au niveau financier
Pour les personnels opportuniteacute de
Deacutecouvrir de nouvelles missions de mobiliteacute en interne
Possibiliteacute drsquoaccroitre son champ de compeacutetences
Enrichissement professionnel
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SIFAC Deacutemat gt deacuteploiement
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bull Saisie des factures
bull Comptabilisation visa
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o service fait manquant
o eacutecart de quantiteacutes
o eacutecart de prix
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Un projet Etablissement
Portage politique
amp organisation en mode projet
Preacutesident
DGS
DGS adjoint
Agent comptable
DAF
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SIFAC Deacutemat gt organisation projet
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Organisationnel
Fonctionnel
Technique
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Reacutefeacuterent(s)
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11022016 33
DES POINTS DESUIVIINDIVIDUELSREacuteGULIERS
sifacdematdeploiementamuefr
DES EacuteCHANGES
PAR EMAILSReacutepondre agrave des questions preacutecises
Echanger sur le projet et les points de blocage
Consultant accompagnement +- Consultant technique
etou Consultant fonctionnel
SIFAC Deacutemat gt accompagnement Amue
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SIFAC Deacutemat gt kit de deacuteploiement adapteacute
+ Documentation de deacuteploiement fonctionnel
+ Documentation et outils drsquoaide agrave la gestion de projet
+ Documentation de deacuteploiement technique
+ Des supports de formation
Communiquer entre eacutetablissements via sifacdematsitesamuefr
UNE LISTE DrsquoEacuteCHANGE INTER-EacuteTABLISSEMENT
DOCUMENTATION
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2 mai 2016 agrave lrsquoUCBL
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Les coucircts Amue
Ceacutecile RAS-EL-DJEBEL responsable relations eacutetablissements Amue
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Coucircts Amue la Redevance de deacuteploiement
+ La redevance de deacuteploiement (RdD) correspond au coucirctdrsquoacquisition de la solution
bull Licences ITESOFT
bull Actions drsquoaccompagnement Amue
+ Montant
bull Part fixe de 60 000 euro HT +
bull Part variable de 045euro HT par factureavoir (RERA) delrsquoanneacutee N-2 comptabiliseacutes dans Sifac
+ Paiement 30 agrave la signature de la convention
70 agrave lrsquoinstallation de la solution en production
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Coucircts Amue la Redevance annuelle mutualiseacutee
+ La redevance annuelle mutualiseacutee inclut lrsquoamortissement de lasolution et la maintenance
+ Montant annuel
bull Part fixe 17 800euro HT +
bull Part variable 0081 euro HT par factureavoir (RERA) delrsquoanneacutee N-2 comptabiliseacutes dans Sifac
bull La facturation intervient agrave la date drsquoinstallation
o Montant proratiseacute la 1egravere anneacutee au 1er jour du mois suivantla date drsquoinstallation
Baisse de 20 de la RAM agrave partir de 2018 14 240 euro HT + 0065 euro HT par facture reccedilue
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Simulation coucircts Amue
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Coucircts des infrastructures associeacutees
+ Coucirct des infrastructures associeacutees bull Selon le type drsquoeacutetablissement de 15 Keuro HT agrave 35 Keuro HT
+ Le Cahier des Charges drsquoImplantation (CCI) preacutecise leseacuteleacutements permettant drsquoestimer le coucirct des infrastructures enfonction du contexte de votre eacutetablissement =gt wwwamuefr
Mise agrave jour du CCI en cours
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+ Demander la convention aupregraves du Pocircle Relations Etablissements mireamuefr
+ Renvoyer la convention signeacutee au plus tard le 21 mars 2016
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Merci de votre attention
mireamuefr
SIFAC Deacutemat gt eacutecheacuteances agrave venir
+ Signature de la convention au plus tard le 21 mars 2016
Apregraves signature
+ Atelier Gestion de projet En savoir + et srsquoinscrire ici
28 amp 29 avril 2016 agrave lrsquoAmue Paris (2 places par site)
+ Seacuteminaire de lancement En savoir + et srsquoinscrire ici
2 mai 2016 agrave lrsquoUCBL
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Les coucircts Amue
Ceacutecile RAS-EL-DJEBEL responsable relations eacutetablissements Amue
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Coucircts Amue la Redevance de deacuteploiement
+ La redevance de deacuteploiement (RdD) correspond au coucirctdrsquoacquisition de la solution
bull Licences ITESOFT
bull Actions drsquoaccompagnement Amue
+ Montant
bull Part fixe de 60 000 euro HT +
bull Part variable de 045euro HT par factureavoir (RERA) delrsquoanneacutee N-2 comptabiliseacutes dans Sifac
+ Paiement 30 agrave la signature de la convention
70 agrave lrsquoinstallation de la solution en production
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Coucircts Amue la Redevance annuelle mutualiseacutee
+ La redevance annuelle mutualiseacutee inclut lrsquoamortissement de lasolution et la maintenance
+ Montant annuel
bull Part fixe 17 800euro HT +
bull Part variable 0081 euro HT par factureavoir (RERA) delrsquoanneacutee N-2 comptabiliseacutes dans Sifac
bull La facturation intervient agrave la date drsquoinstallation
o Montant proratiseacute la 1egravere anneacutee au 1er jour du mois suivantla date drsquoinstallation
Baisse de 20 de la RAM agrave partir de 2018 14 240 euro HT + 0065 euro HT par facture reccedilue
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Simulation coucircts Amue
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Coucircts des infrastructures associeacutees
+ Coucirct des infrastructures associeacutees bull Selon le type drsquoeacutetablissement de 15 Keuro HT agrave 35 Keuro HT
+ Le Cahier des Charges drsquoImplantation (CCI) preacutecise leseacuteleacutements permettant drsquoestimer le coucirct des infrastructures enfonction du contexte de votre eacutetablissement =gt wwwamuefr
Mise agrave jour du CCI en cours
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