La gestion électronique des documents

Classe de terminale STG

Qu’est-ce que la gestion électronique des documents ?

La gestion électronique des documents ou GED est La gestion électronique des documents ou GED est l’ensemble des outils, des matériels et des technologies l’ensemble des outils, des matériels et des technologies

logicielles qui permettent :logicielles qui permettent :

d’acquérir*, d’acquérir*, d’organiser, d’organiser, de gérer,de gérer,

de stocker,de stocker,et de distribueret de distribuer

des documents sous forme électroniquedes documents sous forme électronique.

Quelles sont les sources de documents ?

Les documents peuvent être :

des documents électroniques par nature.

des documents papier transformés par numérisation en documents électroniques.

1a - Intégrer des documents électroniques dans le système GED

Fichiers

Intégrer des documents dans le système GED

1a

1a

On peut intégrer dans le système de GED des

documents électroniques par nature issus des

applications informatiques de l’entreprise :

sous forme d’états

sous format texte

sous toutes les autres formes de fichier

électronique

1b - Entrer des documents non électroniques dans le système GED

Entrer des documents dans le système GED

Acquérir par numérisation

1b

Il s’agit de tous les documents que l’entreprise utilise et qui ne

sont pas des documents électroniques.

Ils sont numérisés et dématérialisés.

2a – Organiser l’accès aux documents du système GED

Organiser l’accès aux documents

Indexer

2a

On doit pouvoir trouver facilement et rapidement

les documents pour les utiliser en fonction des besoins de

l’entreprise.

Il faut indexer les documents.

2b – Classer les documents dans une arborescence

2b

Classer dans une arborescence

Il faut ensuite

classer

les documents dans une organisation de

dossiers informatiques qui constitue

l’arborescence

des dossiers et fichiers.

3 – Stocker les documents et les protéger

Les documents indexés et classés sont

stockés

dans des serveurs de stockage qui doivent être

protégés

des virus, des erreurs de manipulation, etc.

Stocker et protéger les documents

3

4 – « Alimenter » les bases de données de l’organisation

4

« Alimenter » les bases de données de l’organisation

Tous les documents indexés, classés et stockés

enrichissent

les bases de données

des applications logicielles

administratives, techniques, commerciales

et comptables de l’entreprise.

5 – Utiliser des documents dans l’organisation

Utiliser les documents dans l’organisation

5

ENRICHISSEMENTENRICHISSEMENT

Pour pouvoir utiliser le système GED, les salariés

de l’entreprise doivent pouvoir chercher et

trouver facilement et rapidement les différents

documents électroniques en utilisant

des moteurs de recherche.

6 - La décomposition du système GED – schéma complet

« Alimenter » les bases de données de l’organisation

4

Acquérir par numérisation

1b

Intégrer et entrer des documents dans le

système GED

Fichiers

1a

1a

ENRICHISSEMENTENRICHISSEMENT

Utiliser des documents dans l’organisation

5

2b

classer dans une arborescence

Organiser l’accès aux documents

Indexer et

2a

Stocker et protéger les documents

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