La mise en œuvre d’un Système Intégré de Gestion des Finances Publiques Objectifs – Obstacles – Besoins

L’IDENTIFICATION DES BESOINS DE FORMATION ET LA GESTION DES RISQUES

Présentation : Pascaline NAGOBA

Directrice de l’Organisation et de l’Informatique

Ministère des Finances et de l’Economie

République du Bénin

Introduction Le système d’informations des finances publiques utilise d’importantes données dont le volume s’accroît.

Une gestion manuelle de ces données, nécessiterait d’importantes ressources humaines sans garantir la transparence, la cohérence et la fiabilité requises.

Il apparaît de ce fait incontournable la mise à contribution des nouveaux moyens technologiques pour la construction de Système Intégré de Gestion des Finances (SIGF) selon les normes internationales , accompagnée de la mise en place d’une organisation adaptée à tous les niveaux, la reconversion ou l’adaptation des agents aux nouvelles pratiques.

Il en résulte un besoin plus accru de formation en vue de minimiser les risques divers inhérents à tout nouveau système, en particulier le système d’information.

Bien gérer les risques et pouvoir identifier et faire toutes les formations nécessaires à la conception et à la mise en œuvre d’un système intégré de gestion des finances publiques, c’est une garantie pour atteindre les objectifs escomptés.

Une variété de formations doivent être dispensés selon la catégorie des acteurs intervenant dans la chaîne du SIGF, depuis sa conception, en passant par sa mise en place et surtout durant son exploitation.

En outre, il convient de cerner les différents niveaux de risque en vue de pouvoir prendre les mesures nécessaires pour les parer.

1ÈRE PARTIE :

IDENTIFICATION DES BESOINS

EN FORMATION

Un SIGF est le résultat d’un projet informatique. Par conséquent, de sa conception à sa concrétisation, il doit passer par toutes les étapes d’un projet informatique : initiation du projet, conception-développement, exploitation-maintenance. Ces étapes peuvent se décomposer avec plus de précision en :

la décision de mise en place du SIGF, l’étude de faisabilité du système et sa validation, l’élaboration du cahier de charges informatique et sa validation, l’étude conceptuelle globale et détaillée, le développement/ les tests /les intégrations, l’exploitation et la maintenance.

A ces étapes qui composent les différents cycles de vie du projet SIGF, on a des intervenants appelés à jouer des rôles précis pour concourir à la réussite du projet. A chaque catégorie d’intervenants, une formation spécifique est nécessaire pour lui permettre de jouer pleinement son rôle.

I - Les intervenants

Les décideurs

Le chef du projet

Les administratifs du groupe projet

Les informaticiens du groupe projet

II. Les formationsElles sont de divers ordres et concernent chaque catégorie d’acteurs.II-1. Sensibilisation des décideurs au processus d’informatisation Préparation des décideurs aux changements. Notions sur leur rôle dans le nouveau système à mettre en place. Nouvelles orientations et leur mise en application effective. Validation les règles de gestion et d’organisation en collaboration avec les informaticiens. (Exemple du Bénin)

II-2. Formation de l’équipe projet

Exposés faits par les cadres avertis, des experts recrutés pour la circonstance et les membres du groupe projet sur :

la nomenclature, les procédures, les règles de gestion et d’organisation, les différents circuits de traitement.

II-3. Formation à l’environnement de développement et d’exploitation du SIGF

La formation est assurée par les informaticiens expérimentés ou des cabinets extérieurs.

La formation des informaticiens du SIGF. Les outils composant l’environnement technique du SIGF. Ces qualifications peuvent être exigées en cas de recrutement Outils de référence: Exemple UML+XP pour la méthode,

UNIX/LINUX/ORACLE pour les outils de l’environnement.

II-4. Communication avec les acteurs La communication est assurée par le Groupe Projet Cette communication visera à favoriser l’adhésion du plus grand nombre d’acteurs concernés. Les communications doivent être fréquentes avant le lancement du projet et à toutes les phases critiques. Elles permettent d’apaiser les soupçons et les réticences au changement. (Exemple du Bénin)

II-5. Formation des acteurs

Les acteurs du système, sont ceux qui utilisent le SIGF au quotidien. Leur formation est d’une importance capitale.

L’initiation à l’utilisation de l’outil informatique et au SIGF.

Cette formation est permanente à cause la mobilité des agents et de l’évolution du SIGF.

Une assistance permanente aux utilisateurs SIGF est obligatoire pour éviter tout blocage.

DIFFÉRENTS TYPE DE FORMATION:

L’initiation à l’outil informatique

Formation des gestionnaires ou bénéficiaires de crédits budgétaires

Formation des ordonnateurs délégués et de leurs agents

Formation du contrôleur financier et de ses délégués

Formation des comptables

Formation des fournisseurs

Formation des décideurs

2ÈME PARTIE :

LA GESTION DES RISQUES

Les risques dans la gestion des finances publiques au moyen des nouvelles technologies de l’information sont tous les handicaps pouvant intervenir tant à la phase préparatoire, à la phase conceptuelle de l’outil de gestion qu’au cours de son exploitation. Les risques sont nombreux et multiformes.

I - Les risques organisationnels

Ils s’agit des risques liés à l’organisation, dont la non prise en compte pourraient entraver la bonne marche du projet.

Constitution de l’équipe projet

C’est la structure d’exécution du projet qui se charge de décliner les directives reçues en règles de gestion conformément au cadre législatif et réglementaire en vigueur.

Choix fantaisiste des membres de l’équipe

Représentativité des membres

Réorganisation des services, centralisation, suivi, et contrôle de cohérence de l’information

La gestion des ressources humaines informatiques formées

II – Les risques conceptuels

Il s’agit des obstacles susceptibles de compromettre l’aboutissement de l’activité. Ils peuvent se révéler à divers niveaux des phases conceptuels.

II-1. Processus d’informatisation

Elaboration d’un cahier de charges informatiques comprenant: l’étude de l’existant, les critiques, les nouvelles orientations, l’étude et la mise en place de l’architecture des données, l’étude organisationnelle future, etc.

L’inobservance chronologique de ces différentes étapes est source de risques fatales à l’aboutissement du projet.

II-2. Choix du SIGF : logiciel ou progiciel

Dans tous les cas, un cahier de charges informatique doit être élaboré selon les principes énoncés plus haut.

II-3. Utilisation de l’approche systémique

II-4. Acquisition du matériel informatique

II-5. Acquisition des logiciels de base

II--6. Mise en place du réseau

II-7. Informatiser les systèmes en amont avant le démarrage (exemple : la préparation et l’exécution du budget)

II-8. Les systèmes de sauvegarde

II-9. Sécurisation du système

II-10. Intégration des différents systèmes

III - Les risques d’exploitation

Formation et assistance permanente

La formation des acteurs et l’assistance permanente conditionnent la réussite du projet. Il s’agit de respecter avec les adaptations requises, les formations identifiées dans la première partie de la communication.

Toute entorse à ce programme, aura des répercussions sérieuses sur le projet SIGF.

Renouvellement des équipement à bonne date

IV – Les risques financiers

Conclusion

La réussite de la mise en œuvre du SIGF nécessite des formations de différents acteurs et une gestion rigoureuse des risques. Il convient de prendre en considération ces exigences du SIGF pour lui assurer une bonne évolution.