La mutualisation en documentation

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2 décembre 2011 Dominique GENUER 1

La mutualisation en

documentationINTERDOC - 2 décembre 2011

Dominique GENUER


Les mots de la mutualisation

• Mutualisation : mise en commun des moyens afin de réduire les coûts [économie]

• Partage : mise à disposition de ses fichiers par l’intermédiaire d’un réseau [informatique]

• Collaboration : travail avec un ou plusieurs autres àun objectif commun [management]

• Réseau : ensemble d’objets ou de personnes connectées ou maintenus en liaison [physique]

• Partenariat : association d’intervenants sur un projet commun en conservant leur autonomie [économie]

Inspirées de Wiktionnaire (http://fr.wiktionary.org)

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Un peu de tout cela !

• Mutualisation en documentation :

» Entraide» Collaboration» Échanges

» Développement des compétence» Regroupement des savoirs » Efficacité des actions


Les raisons de la mutualisation

• De bonnes raisons» Réduire les coûts» Éviter la redondance» Répartir la charge» Reconnaître l’expertise» Lutter contre l’infobésité» Améliorer la visibilité du service» Augmenter les moyens» Développer les compétences

• De moins bonnes» Faire face à la réduction de personnel» Suivre la mode

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Le(s) cadre(s) institutionnel(s)

1. Mutualisation des services» Deux modalités existaient avant la réforme du 16

décembre 2010› Le transfert de services ou de la partie de services

correspondant aux compétences transférées

› La mise à disposition du services ou partie de services àla communauté

� Convention, remboursement de frais

» Une nouvelle a été introduite par la loi du 16 décembre 2010

› La mise en place de services communs

� Gestion par la communauté, l’EPCI, etc.


Le(s) cadre(s) institutionnel(s)

2. Forme» Le GIP : groupement d’Intérêt Public» L’association» La communauté

3. Relation» Convention» Charte d’usage» Statuts

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Avec qui mutualiser ?

» Tout public

» Les utilisateurs

» L’équipe du service

» Une (ou des) collectivité(s) identifiée(s)

» Un groupe thématique ou géographique

» Un réseau métier institutionnel ou associatif


Que mutualiser ?» Fonds documentaire : ouvrages, abonnements

› L’accès direct ou le prêt inter-bibliothèque

» Achat de ressources› Mutualiser l’achat de ressources en ligne POLYDOC

» Produits : Revue de sommaires, panorama de presse, bulletin documentaire, dossiers, etc.

› Ouvrir son catalogue aux lecteurs BDP de l'Yonne

» Services : recherche, veille

› Le catalogage partagé INTERDOC

› La base bibliographique PRISME

» Outils : logiciel documentaire, portail

» Langage : index, thésaurus

› Le thésaurus INTERDOC

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Et pourquoi pas…

» Signets (ressources en ligne) » Recherches» Fils RSS » Bibliographies » Photos et autres médias» Connaissances » Veille

� Exemples à suivre


L’outil au service du projet

Essentiel à la gestion documentaire, il est :

» choisi en fonction de sa capacité à répondre aux besoins

» retenu en fonction du budget et des choix techniques

» déterminant pour la suite de la démarche1. Le tout intégré : le portail documentaire2. Le bouquet de services : les outils web 2.03. L’intranet de la collectivité4. Un système personnalisé

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Les outils pour la mutualisation

Le portail documentaireOutil en ligne offrant accès aux contenus et services du centre de documentation

à suivre : rappel de la présentation d’Odile Giraud le 2 avril 2009 DOC & CO

La présentation, dans son intégralité est disponible sur le site d’INTERDOC

» rubrique Doc Pro

» thème Intranet documentaire

» titre Les différents types d'intranets documentaires


Le portail documentaire

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Les outils du web 2.0

Facilitent la mutualisation» Diversité : choix de services spécialisés» Souplesse : accès en ligne» Partage : fonctionnalité intégrée à paramétrer» Gratuit ou d’un faible coût


Le partage de signets avec delicious

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Le partage de signets avec diigo


Le partage de connaissance sur un wiki

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La partage de ressources avec netvibes


Partager des photos sur flickr

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Le partage de références bibliographiques avec zotero


Participer aux réseaux professionnels

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Participer aux réseaux professionnels


Une démarche projet

» Établir un état des lieux : politique documentaire, fonctionnement, utilisateurs, prestations, équipement, moyens financiers, logistique, environnement informatique, etc.

» Mesurer les implications institutionnelles : relation avec le commanditaire ou soutien de la hiérarchie, ressources humaines

» Identifier ce qui peut être mutualiser : » Analyser les besoins (nouveaux) : public, thématiques,

attentes, projet de(s) collectivité(s), etc.

» Définir les objectifs : niveau de mutualisation, développement des prestations, etc.

» Planifier les étapes : calendrier, plan d’actions

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Une démarche projet

» Délimiter le périmètre : fonds, produits, achats

» Lister les prestations : produits et services

» Déterminer les traitements : processus, rôle de chacun

» Créer les référentiels : thésaurus

» Concevoir les formations (éventuelles) : qualifications, compétences

» Management du changement

» Communiquer, impliquer : équipe et usagers

» Évaluer chaque étape : avancée du projet, bilans d’étape, écarts et réajustement, effets induits, etc.


Et ensuite

• un projet de mutualisation doit être accompagné après l e démarrage . Trop souvent, les opérations de mutualisation sont conçues sous un angle purement organisationnel et juridique (statutaire), Si cette préoccupation légitime des agents concernés est réelle, la réponse ne peut se limiter à un simple repositionnement d’agents dans un organigramme. L’accompagnement au démarrage de ces nouveaux services doit donc se poursuivre afin de fournir un nouveau cadre de travail. Cela induit notamment :

• l’élaboration de nouveaux projets de directions et de services, affichant clairement les ambitions et objectifs à court et moyen terme

• la refonte des fiches de postes• l’harmonisation et l’actualisation des pratiques de management

(communication, management par projets, délégations, pilotage….), afin de réduire autant que faire se peut les phénomènes de cohabitation et l’installation de pratiques déviantes.

• un système d’évaluation et de mesure de la progression de la mise en place au cours de la première, voire de la deuxième année. Au-delà, les démarches de stabilisation relèveront davantage de la pratique d’audits ponctuels afin de répondre à des questions précises.

Mutualisation des services : Pour une nouvelle vision de la mobilisation des moyens sur un territoire Extrait du site Décision publique

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Conditions de réussite

• Adhérer aux mêmes objectifs

• Se référer à une charte de réseau » Conditions d’appartenance» Principes de fonctionnementLa charte de coproduction de l’association URBAMET

• Harmonier les pratiques

• Animer le réseau (groupe, équipe, etc.)

• Offrir un cadre méthodologique clair

Archimag n°213, avril 2008 :« L’humain est au cœur du réseau et de la mutualisation. Il est capital de ménager l’implication de chacun. »


Partage d’expériences

Travailler ensemble sur un territoireLa mutualisation des ressources des centres de documentation au sein du REDOCEA -Nathalie LABARBARIE (CG91) et Chantal PAULY (IRFASE).

Regrouper documentation générale et socialeLa mutualisation des documentations - Catherine Agnès (CG50)

Évoluer vers un service commun de documentationLa mutualisation de la documentation de la CAPI avec ses communes - Lolita MILETTO et Marie-Luc BRUN

Créer un service de documentation mutualiséLa documentation mutualisée de la Communauté Urbaine et la ville - Brigitte SAGOT

Rapprocher la documentation de deux villesLa mutualisation de la documentation des villes de Saint-Raphaël et de Fréjus - Claudie INGILDSEN

S’appuyer sur les connaissances des utilisateursLa mutualisation de la production d'information entre la documentation et un réseau de correspondants - Patrick POUPEL du (CG77)

Documents

La mutualisation en documentation