La vie quotidienneLa vie quotidienneau sein d’un au sein d’un

Pôle Médico ChirurgicalPôle Médico Chirurgical

au début du XXIau début du XXIèmeème siècle siècle

LE DECOUPAGE EN POLES D’ACTIVITELE DECOUPAGE EN POLES D’ACTIVITE

La philosophie des pôlesLa philosophie des pôles

Au départ, une idée ambitieuse fondée sur Au départ, une idée ambitieuse fondée sur

l’approche par filières favorisant la prise en l’approche par filières favorisant la prise en

charge globale du patientcharge globale du patient

Au final, une approche mixte plus pragmatique Au final, une approche mixte plus pragmatique

par grandes disciplines médicales ou chirurgicales par grandes disciplines médicales ou chirurgicales

fondée sur la réalité humainefondée sur la réalité humaine

LE DECOUPAGE EN POLES D’ACTIVITELE DECOUPAGE EN POLES D’ACTIVITE

La préparation en amont :La préparation en amont :

Débats au sein du Conseil ExécutifDébats au sein du Conseil Exécutif Débats en Bureau de CMEDébats en Bureau de CME Débats en CODIRDébats en CODIR Nombreux contacts avec les chefs de serviceNombreux contacts avec les chefs de service Des CME préalables (2 et 14 décembre 04)Des CME préalables (2 et 14 décembre 04)

La formalisation du découpage La formalisation du découpage (CA 28/01/04) (CA 28/01/04)

Création de 12 pôles d’activité : Création de 12 pôles d’activité :

– 9 pôles d’activité clinique et médico-9 pôles d’activité clinique et médico-

technique technique

– 3 pôles d’activité non médicaux3 pôles d’activité non médicaux

LE DECOUPAGE EN POLES D’ACTIVITELE DECOUPAGE EN POLES D’ACTIVITE

Le Pôle Médico – ChirurgicalLe Pôle Médico – Chirurgical

Résulte d’une approche par filière:Résulte d’une approche par filière:

Service de Rhumatologie ( HDJ oncologie et Service de Rhumatologie ( HDJ oncologie et HAD)HAD)

Service de Gastro EntérologieService de Gastro Entérologie Pôle Métabolique ( Néphrologie – Dialyses - Pôle Métabolique ( Néphrologie – Dialyses -

Endocrinologie)Endocrinologie) Service de Chirurgie Générale et Viscérale IIService de Chirurgie Générale et Viscérale II Service de Chirurgie UrologiqueService de Chirurgie Urologique

HistoriqueHistorique

Le premier pôle formalisé au CH VichyLe premier pôle formalisé au CH Vichy Démarrage du travail septembre 05Démarrage du travail septembre 05 Formalisation avril 06Formalisation avril 06 OrganisationOrganisation

Conseil de pôle (sept 06)Conseil de pôle (sept 06)Comité Exécutif (Médecin-Cadre-Administratif)Comité Exécutif (Médecin-Cadre-Administratif)Comité élargi aux responsables d’UFComité élargi aux responsables d’UF

Le médecinLe médecinchef de pôlechef de pôle

Rôle du chef de pôleRôle du chef de pôle

Quatre missions sont à mon sens essentielles:Quatre missions sont à mon sens essentielles:

Créer de la Créer de la dynamiquedynamique

Créer de la Créer de la cohérencecohérence

Fixer les Fixer les objectifsobjectifs

Gérer le Gérer le COMCOM

Créer de la dynamiqueCréer de la dynamique

ObjectifsObjectifs– Faire que le pôle représente une entité à fortes valeurs Faire que le pôle représente une entité à fortes valeurs

ajoutéesajoutées

– Susciter une dynamique autour de ces valeurs Susciter une dynamique autour de ces valeurs

– Fédérer l’ensemble du personnelFédérer l’ensemble du personnel

RésultatsRésultats– Après un an on ressent autour du comité de pôle un Après un an on ressent autour du comité de pôle un

sentiment de cohésion. Le dialogue est instauré …sentiment de cohésion. Le dialogue est instauré …

Créer de la cohérenceCréer de la cohérence ObjectifsObjectifs

– Cohérence dans le découpage en UFCohérence dans le découpage en UF

– Cohérence dans la délégation de responsabilité aux chefs d’UF Cohérence dans la délégation de responsabilité aux chefs d’UF pour toutes les UFpour toutes les UF

– Cohérence dans les prises de décision et dans le respect de Cohérence dans les prises de décision et dans le respect de l’arbre hiérarchiquel’arbre hiérarchique

RésultatsRésultats– Pas de problème sur le découpagePas de problème sur le découpage

– Mais ensuite les vieilles habitudes reprennent le pasMais ensuite les vieilles habitudes reprennent le pas Rôle du chef de serviceRôle du chef de service Négociation individualisteNégociation individualiste Définition de ce qui revient à l’établissement, au Pôle, au service…Définition de ce qui revient à l’établissement, au Pôle, au service…

Fixer les objectifsFixer les objectifs ObjectifsObjectifs

– Qualitatifs très nets pour le corps paramédical, Qualitatifs très nets pour le corps paramédical, – Quantitatifs assez nets pour le corps médicalQuantitatifs assez nets pour le corps médical– Financiers beaucoup plus flous surtout si les résultats Financiers beaucoup plus flous surtout si les résultats

sont négatifssont négatifs

RésultatsRésultats– Une forte implication du corps paramédical mais Une forte implication du corps paramédical mais

encore en retrait pour le corps médicalencore en retrait pour le corps médical– Le lien qualité /quantité / finances n’est pas Le lien qualité /quantité / finances n’est pas

génétiquement programmé.génétiquement programmé.

Gérer le COMGérer le COM

ObjectifsObjectifs– Définir en conclusion des items précédemment développés Définir en conclusion des items précédemment développés

un protocole de délégation de gestion humaine, financière, un protocole de délégation de gestion humaine, financière, de communication…de communication…

– Définir avec l’administration centrale Définir avec l’administration centrale lesles règlesrègles de de fonctionnementfonctionnement

– Donner les moyens au chef de pôle de faire appliquer la Donner les moyens au chef de pôle de faire appliquer la politique du pôlepolitique du pôle

RésultatsRésultats– ??

Le cadre Le cadre soignantsoignant

FAIRE CONNAISSANCEFAIRE CONNAISSANCE

Les premières rencontres ont réuni cadres, médecins Les premières rencontres ont réuni cadres, médecins

et administratifs du pôle. Elles ont permis :et administratifs du pôle. Elles ont permis :

D’ échanger et d’exprimer craintes et inquiétudes D’ échanger et d’exprimer craintes et inquiétudes

concernant la nouvelle gouvernance, concernant la nouvelle gouvernance,

De dessiner les contours des UF ,De dessiner les contours des UF ,

De désigner un chef de pôle, nommer des De désigner un chef de pôle, nommer des

responsables d’UF, redistribuer les UF aux Cadres responsables d’UF, redistribuer les UF aux Cadres

de Santéde Santé

TRAVAILLER ENSEMBLETRAVAILLER ENSEMBLE Définition de 4 groupes de travail Définition de 4 groupes de travail

destinés à établir une prise en charge destinés à établir une prise en charge commune pour les unités commune pour les unités d’hospitalisation complèted’hospitalisation complète

L’accueil/la sortieL’accueil/la sortieL’information des patients et famillesL’information des patients et famillesLa gestion des risquesLa gestion des risquesL’observation médicale et le dossierL’observation médicale et le dossier

CONSTRUIRECONSTRUIRE

Leurs conclusions ont servi de base à Leurs conclusions ont servi de base à

l’élaboration du projet ou charte de pôle qui a l’élaboration du projet ou charte de pôle qui a

vu le jour en septembre et a été approuvée par vu le jour en septembre et a été approuvée par

le conseil d’administration en décembre 2005le conseil d’administration en décembre 2005

CRÉER ET PARTAGERCRÉER ET PARTAGERDes documents ont été créés et leur Des documents ont été créés et leur utilisation élargie à tous les services du pôleutilisation élargie à tous les services du pôle : :Document référents d’accueil Document référents d’accueil Plaquettes de présentation spécifiques des UFPlaquettes de présentation spécifiques des UF Engagement de noter dans le dossier médical que le Engagement de noter dans le dossier médical que le patient et/ou la famille ont été informés du diagnostic patient et/ou la famille ont été informés du diagnostic Nouvelle feuille de température en chirurgie pour Nouvelle feuille de température en chirurgie pour répondre au principe de prescription / exécutionrépondre au principe de prescription / exécutionEnveloppe de sortie synthétisant les documents remis et Enveloppe de sortie synthétisant les documents remis et les RDV donnés les RDV donnés Fiches de suivi des Infections Nosocomiales Fiches de suivi des Infections Nosocomiales Test d’un outil de suivi des délais prévisionnels de sortieTest d’un outil de suivi des délais prévisionnels de sortieMutualisation de moyensMutualisation de moyens

EVALUEREVALUER

Certains de ces documents ou procédures ont Certains de ces documents ou procédures ont fait l’objet d’évaluation, de réajustementfait l’objet d’évaluation, de réajustement

D’autres seront évalués au travers de contrôles D’autres seront évalués au travers de contrôles institutionnels (tenue et contenu dossier patient institutionnels (tenue et contenu dossier patient dans lequel nous rajouterons les items dans lequel nous rajouterons les items spécifiques au pôle, suivi des IN, EPP).spécifiques au pôle, suivi des IN, EPP).

Participation à l’analyse des résultats des Participation à l’analyse des résultats des tableaux de bord.tableaux de bord.

En perspectiveEn perspective

Travail sur la complémentarité des Travail sur la complémentarité des compétencescompétences

Mobilité interne et externeMobilité interne et externe Contractualisation interneContractualisation interne Meilleure mutualisation des moyensMeilleure mutualisation des moyens Mutualisation des moyens inter-pôlesMutualisation des moyens inter-pôles

RESSENTIRESSENTI

DU CADRE SUPERIEURDU CADRE SUPERIEUR Début de décloisonnement entre UFDébut de décloisonnement entre UF Grand engagement des Cadres, moins de réticences Grand engagement des Cadres, moins de réticences

des agents et d’attentisme médical des agents et d’attentisme médical Nécessité de définir l’autonomie du Pôle pour lui Nécessité de définir l’autonomie du Pôle pour lui

faire prendre plus de réalité au quotidienfaire prendre plus de réalité au quotidien Collaboration positive avec chef de pôle et Collaboration positive avec chef de pôle et

administratif administratif Meilleure appréhension des éléments de gestion?Meilleure appréhension des éléments de gestion?

RESSENTIRESSENTI

DES CADRESDES CADRES Travail de collaboration enrichissantTravail de collaboration enrichissant

DES AGENTSDES AGENTS Sont en attente de voir d’autres effets (que les Sont en attente de voir d’autres effets (que les

outils ou évaluations mis en place) outils ou évaluations mis en place) Reconnaissent le bénéfice de décloisonner au Reconnaissent le bénéfice de décloisonner au

sein du pôlesein du pôle

Le cadre administratif Le cadre administratif

du pôledu pôle

Le champ d’actionLe champ d’action

Garantit l’environnement réglementaireGarantit l’environnement réglementaire Apporte sa connaissance institutionnelleApporte sa connaissance institutionnelle Facilite la réalisation des projetsFacilite la réalisation des projets Assure la transmission des informations Assure la transmission des informations

de manière bi directionnelle dans le de manière bi directionnelle dans le cadre d’un flux réciproque.cadre d’un flux réciproque.

LégalisteLégaliste Respect des textes :Respect des textes :

Marchés publicsMarchés publics RecrutementRecrutement

Procédures internesProcédures internes– Vérifie la conformité des décisions prises avec le règlement Vérifie la conformité des décisions prises avec le règlement

intérieur de l’établissementintérieur de l’établissement

– Insertion des actions dans le projet d’établissementInsertion des actions dans le projet d’établissement

– Insertion des actions dans la démarche qualitéInsertion des actions dans la démarche qualité

– Mobilité interne des personnelsMobilité interne des personnels

Connaisseur de son InstitutionConnaisseur de son Institution

Rappelle les échéancesRappelle les échéances Circuit des demandesCircuit des demandes Précise le niveau de validation des demandes Précise le niveau de validation des demandes

et des projetset des projets Assure l’articulation avec la vie Assure l’articulation avec la vie

institutionnelle, favorise la mise en commun institutionnelle, favorise la mise en commun de moyens à travers des projets inter pôlesde moyens à travers des projets inter pôles

FacilitateurFacilitateur Gère la partie administrative des projetsGère la partie administrative des projets Crée des liens dynamiques entre Crée des liens dynamiques entre

administration et :administration et : représentants officiels du pôlereprésentants officiels du pôle corps médical du pôlecorps médical du pôle cadres soignantscadres soignants agents du pôleagents du pôle

CommunicateurCommunicateur

Diffuse les projets du pôle au niveau de Diffuse les projets du pôle au niveau de

l’équipe de directionl’équipe de direction

Diffuse l’information officielle et ses Diffuse l’information officielle et ses

connaissances à l’ensemble des membres du connaissances à l’ensemble des membres du

pôlepôle

Participe à l’analyse des tableaux de bord Participe à l’analyse des tableaux de bord

BilanBilan Décloisonnement permanent par :Décloisonnement permanent par :

le portage des interrogations du pôle par un administratifle portage des interrogations du pôle par un administratif le portage des problématiques institutionnelles au niveau le portage des problématiques institutionnelles au niveau

du pôledu pôle

Ecoute mutuelle réelle débouchant sur une Ecoute mutuelle réelle débouchant sur une meilleure réactivité pour la résolution de meilleure réactivité pour la résolution de problèmes désormais partagés qui problèmes désormais partagés qui conditionnent….conditionnent….

une réussite qui rejaillit sur l’ensemble des une réussite qui rejaillit sur l’ensemble des acteursacteurs

L’administratif existe au sein du pôle et n’est L’administratif existe au sein du pôle et n’est plus une pièce rapportée qu’il faut subirplus une pièce rapportée qu’il faut subir

BilanBilan Ouverture du pôle sur les autres secteurs par la Ouverture du pôle sur les autres secteurs par la

diffusion de procédures communesdiffusion de procédures communes Economies de gestion effectives par un abord Economies de gestion effectives par un abord

pluridisciplinaire des problèmes (pluridisciplinaire des problèmes (prescriptions prescriptions

pharmaceutiques, laboratoire, UUpharmaceutiques, laboratoire, UU)) Des difficultés non insurmontables subsistent:Des difficultés non insurmontables subsistent:

pertes de pouvoir apparent pas toutes acceptéespertes de pouvoir apparent pas toutes acceptées transparence dérangeante au lieu d’être motivantetransparence dérangeante au lieu d’être motivante

RessentiRessenti Extrêmement positif tant pour l’institution, Extrêmement positif tant pour l’institution,

pour le DAF, que sur un plan personnelpour le DAF, que sur un plan personnel Un regret: qu’il ait fallu légiférer pour Un regret: qu’il ait fallu légiférer pour

aboutir à une organisation collaborative aboutir à une organisation collaborative que le simple bon sens aurait du nous que le simple bon sens aurait du nous amener à mettre en place depuis longtempsamener à mettre en place depuis longtemps

Conclusion : il n’est jamais trop tard Conclusion : il n’est jamais trop tard pour commencer à encore mieux pour commencer à encore mieux fairefaire !!! !!!