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© 2009 – Presses de l’Université du Québec
Tiré de : L’organisation d’un événement, Lyne Branchaud, ISBN 978-2-7605-1608-3
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L’organisation d’un événementGuide pratique
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La Loi sur le droit d’auteur interdit la reproduction des œuvres sans autorisation des titulaires de droits. Or, la photocopie non autorisée – le « photocopillage » – s’est généralisée, provoquant une baisse des ventes de livres et compromettant la rédaction et la production de nouveaux ouvrages par des professionnels. L’objet du logo apparaissant ci-contre est d’alerter le lecteur sur la menace que représente pour l’avenir de l’écrit le développement massif du « photocopillage ».
PreSSeS de L’UNIverSITé dU QUéBec Le delta I, 2875, boulevard Laurier, bureau 450 Québec (Québec) G1v 2M2 Téléphone : 418-657-4399 Télécopieur : 418-657-2096 courriel : [email protected] Internet : www.puq.ca
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FRANCEAFPu-diFFuSion
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2009
Presses de l’Université du QuébecLe Delta I, 2875, boul. Laurier, bur. 450 Québec (Québec) Canada G1V 2M2
L’organisation d’un événementGuide pratiqueLyne Branchaud
Intérieur Mise en pages : Infoscan collette-Québec
Photographies : PhIlIPPe bossé
Accessoires pour les photographies : GracIeuseté de Marc boIleau, aVW-telaV
Couverture Conception : rIchard hodGson
Photographie : denIs leMelIn, PhotoGraPhe – WWW.Photos-MotIon.coM
salle de bal du faIrMont le château frontenac
1 2 3 4 5 6 7 8 9 PUQ 2009 9 8 7 6 5 4 3 2 1
Tous droits de reproduction, de traduction et d’adaptation réservés © 2009 Presses de l’Université du Québec
Dépôt légal – 1er trimestre 2009Bibliothèque et Archives nationales du Québec / Bibliothèque et Archives Canada Imprimé au Canada
Nous reconnaissons l’aide financière du gouvernement du Canada par l’entremise du Programme d’aide au développement de l’industrie de l’édition (PADIE) pour nos activités d’édition.
La publication de cet ouvrage a été rendue possible grâce à l’aide financière de la Société de développement des entreprises culturelles (SODEC).
Catalogage avant publication de Bibliothèque et Archives nationales du Québec et Bibliothèque et Archives Canada
Branchaud, Lyne
L’organisation d’un événement : guide pratique
(Collection Communication, relations publiques)
Comprend des réf. bibliogr.
ISBN 978-2-7605-1608-3
1. Événements spéciaux - Planification. 2. Événements spéciaux - Gestion. I. Titre. II. Collection: Collection Communication et relations publiques.
GT3405.B72 2009 394.2068'4 C2008-942341-0
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REMERCIEMENTS
Je tiens d’abord à remercier mes parents, Gisèle et Claude, ma sœur Annie ainsi que ma famille et mes amis, qui m’ont permis de me fami-liariser avec le monde des événements et d’organiser des fêtes origi nales. Ensuite, je remercie mes employeurs, mes patrons, mes collègues et mes fournisseurs qui ont su me faire confi ance et avec qui j’ai appris au fi l des années ; mes petits anges, Daniel, Claudie, Dominic, Marie-Pier, Michel et Maggie, pour leur indispensable soutien ; Nicole Vincent du Club de golf Elm Ridge, Luc Beaudoin de Momentum et Louise Doerig du Fairmont Manoir Richelieu pour leur temps, la relecture du manus-crit et leurs précieux conseils ; Denis Lemelin et Philippe Bossé, photo-graphes, Marc Boileau de AVW-TELAV et Edith Jean du Fairmont Le Château Frontenac pour leur collaboration aux photographies. Finale-ment, ma gratitude va à Céline Fournier, qui a cru en ce projet. À vous tous, un gros merci !
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AVANT-PROPOS
Je baigne dans le monde de l’événement depuis ma tendre enfance. En effet, mes parents, organisateurs hors pair, m’ont inculqué l’art de trans-former les rencontres entre amis, les anniversaires et toutes autres occa-sions de célébrer en des moments amusants et mémorables.
Au fi l des ans, mes emplois en agences de publicité et de pro-motion ainsi que mon intérêt pour les idées originales d’activités m’ont amenée à bifurquer vers une carrière en organisation d’événements. Depuis plus de dix ans, la gestion de projets constitue ma principale occupation et je fais partie des privilégiés qui peuvent allier passion et travail au quotidien. J’ai participé à plus d’une centaine de projets évé-nementiels, petits et grands, pour diverses entreprises telles que Nissan, les rôtisseries St-Hubert, Vidéotron, Maxi-Provigo-Loblaws et Uniprix.
J’ai organisé de nombreux tournois de golf, des salons avec près de 150 exposants, des soirées de gala réunissant plus de 1 000 invités et géré des budgets d’événements dépassant le million de dollars. Mais peu importe la taille ou la nature des événements, ce qui compte, c’est que chacun d’entre eux m’a permis de me surpasser et de me renouveler.
Je souhaite que ce livre puisse répondre à vos interrogations tout en vous faisant découvrir des trucs et outils que vous pourrez bientôt mettre en pratique. J’espère également vous transmettre ma passion du métier.
Allez, trouvez-vous vite un événement à organiser !
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TABLE DES MATIÈRES
Remerciements............................................................................. vii
Avant-propos ................................................................................ ix
Introduction ................................................................................. 1
CHAPITRE 1Établir les bases d’un projet d’événement ............................ 5
1.1. Préciser la mission de l’événement ........................................ 7
1.2. Établir les objectifs .................................................................. 9
1.3. Analyser le public cible et établir le profi l des participants ... 10
1.4. Compte rendu de la première rencontre ................................ 12
CHAPITRE 2Les six étapes de la création du plan préliminaire ............ 15
2.1. Étape 1 – Défi nir le contenu sommaire et la durée de l’événement ....................................................................... 17
2.2. Étape 2 – Déterminer les besoins principaux et secondaires ......................................................................... 202.2.1. Hébergement ............................................................... 202.2.2. Restauration ................................................................ 222.2.3. Salles, espace et disposition ........................................ 242.2.4. Besoins secondaires ..................................................... 282.2.5. Ressources externes ..................................................... 29
2.3. Étape 3 – Choisir la période idéale pour la tenue de l’événement ....................................................................... 30
2.4. Étape 4 – Repérer des sites qui pourront répondre à vos besoins ........................................................................... 31
2.5. Étape 5 – Bâtir un échéancier général et évaluer le personnel nécessaire ........................................................... 34
xii L’organisation d’un événement : guide pratique
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2.6. Étape 6 – Établir les revenus et les dépenses pour préparer un budget provisoire .............................................................. 37
CHAPITRE 3L’implantation de l’événement ............................................... 43
3.1. L’hébergement et la restauration ............................................ 453.1.1. L’hébergement, les salles, l’espace
et le transport .............................................................. 453.1.2. La restauration ............................................................ 55
3.2. Les activités/animations ......................................................... 653.2.1. Formation, ateliers et conférences .............................. 663.2.2. Activités de divertissement ......................................... 693.2.3. Activités culturelles ou sportives ................................ 72
3.3. Le côté technique et visuel ..................................................... 753.3.1. Salles – Sélection et disposition .................................. 753.3.2. Décor et ambiance ...................................................... 763.3.3. Besoins techniques et audiovisuels ............................. 81
3.4. Les équipes de travail, les demandes de soumission, les contrats et les outils de planifi cation ................................ 873.4.1. Équipe de travail ......................................................... 873.4.2. Demandes de soumission et contrats ......................... 893.4.3. Outils de planifi cation ................................................ 90
CHAPITRE 4Les éléments de communication ............................................. 93
4.1. Annonce de l’événement ....................................................... 94
4.2. Invitations et inscriptions ...................................................... 954.2.1. Délai pour l’envoi de l’invitation et l’inscription
à un événement privé ................................................. 954.2.2. Méthodes d’inscription ............................................... 964.2.3. Gestion des inscriptions .............................................. 974.2.4. Contenu de l’invitation et du formulaire
d’inscription ................................................................ 99
4.3. Accueil et identifi cation des participants ............................... 1004.3.1. Identifi cation des participants .................................... 1004.3.2. Billets et preuve de paiement ...................................... 1024.3.3. Station d’accueil et d’inscription ................................ 1024.3.4. Vestiaire ....................................................................... 104
Table des matières xiii
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4.4. Cadeaux et objets promotionnels .......................................... 104
4.5. Matériel imprimé .................................................................... 1064.5.1. Affi chage sur le site ..................................................... 1084.5.2. Matériel informatif, promotionnel ou publicitaire .... 109
CHAPITRE 5Organiser un tournoi de golf et une réunion des Fêtes ............................................................ 113
5.1. Organiser un tournoi de golf en 37 étapes ............................. 1145.1.1. Formules de départ et de jeu ....................................... 1195.1.2. Que faire en cas de pluie ? ........................................... 1205.1.3. Commandites .............................................................. 1215.1.4. Animation après le tournoi ......................................... 123
5.2. Planifi er une réunion des Fêtes (party de Noël) en 26 étapes ............................................................................ 124
CHAPITRE 6Les imprévus ou comment éviter les mauvaises surprises .............................................................. 129
6.1. Urgences médicales et station de premiers soins ................... 1306.2. Liste de numéros de téléphone d’urgence .............................. 1316.3. Assurances ............................................................................... 1316.4. Événement en plein air .......................................................... 1326.5. Plan B ...................................................................................... 1326.6. Sécurité ................................................................................... 1336.7. Kiosque d’objets ou d’enfants perdus .................................... 1336.8. Salles de bain et toilettes mobiles ........................................... 1336.9. Personne à mobilité réduite ou handicapée ........................... 1346.10. Poubelles et entretien ............................................................. 1346.11. Systèmes de communication .................................................. 1346.12. Livraisons ................................................................................ 1356.13. Mise à jour du budget ............................................................. 1366.14. Trousse de survie ..................................................................... 1366.15. Liste de « Matériel à ne pas oublier » ...................................... 1376.16. Il y a toujours une solution ! ................................................... 137
xiv L’organisation d’un événement : guide pratique
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CHAPITRE 7Le « jour J », le démontage et le bilan ..................................... 139
7.1. Le « jour J » .............................................................................. 140
7.2. Le démontage ......................................................................... 141
7.3. Le bilan ................................................................................... 142
CHAPITRE 8La créativité et les tendances ................................................... 147
8.1. La créativité ou comment sortir des sentiers battus ............... 148
8.2. Développer un événement écoresponsable ............................ 151
8.3. Les outils technologiques ....................................................... 154
Annexes – Outils de planifi cation ........................................... 159
Annexe A – Évaluation des besoins principaux et secondaires ....... 159
Annexe B – Besoins en hébergement, en restauration et en salles .. 161
Annexe C – Dispositions de salle ..................................................... 164
Annexe D – Échéancier provisoire ................................................... 167
Annexe E – Budget préliminaire ...................................................... 168
Annexe F – Besoins pour ateliers, conférences et formations ......... 170
Annexe G – Demande de soumission .............................................. 171
Annexe H – Exemple d’une liste des tâches .................................... 175
Annexe I – Exemple de scénario ...................................................... 176
Annexe J – Inventaire de la « Trousse de survie » ............................. 177
Annexe K – Liste du « Matériel à ne pas oublier » ............................ 178
Annexe L – Bilan de l’événement .................................................... 180
Sites Internet de référence ........................................................ 181
Bibliographie ............................................................................... 187
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INTRODUCTION
Saviez-vous qu’on peut très bien gagner sa vie et faire carrière en tant qu’organisateur d’événements au Québec ?
En 2006, près de 1 650 événements majeurs et congrès ont eu lieu dans 18 villes membres de l’Association des bureaux de congrès du Québec ; 1 180 concernaient des congrès, colloques, assemblées géné-rales, réunions d’affaires, symposiums et rassemblements de familles et 451 visaient des festivals, tournois, championnats, salons et expositions1.
Une étude de KPMG réalisée en 2001 et portant sur 19 événements et festivals tenus au Québec révèle que le budget d’exploitation de ces derniers s’est élevé à près de 120 millions de dollars et qu’ils ont permis de créer plus de 5 600 emplois2.
À tous ces événements s’ajoutent les nombreux tournois de golf qui se déroulent dans plus de 370 clubs de golf au Québec, les fêtes de Noël, les événements internes des entreprises, etc.
C’est donc dire que l’organisation d’événements constitue un élément important de l’économie québécoise qui engendre une multi-tude d’emplois pour les travailleurs du Québec.
Vous croyez peut-être, comme la plupart des gens, que les coor-donnateurs d’événements en entreprise n’organisent que deux ou trois événements par année : un tournoi de golf, la réception de Noël et une réunion annuelle. Détrompez-vous ! Par exemple, au siège social d’Uniprix où je travaille à temps plein depuis près de cinq ans, je dois organiser près d’une trentaine d’événements par année (salon d’achats régulier, salon d’achats cosmétiques, colloque annuel, réunion des
1. Bilan 2005 dans les villes de l’ABCQ, 3 octobre 2006, Association des bureaux de congrès du Québec.
2. Les retombées économiques des événements majeurs internationaux, saison 2001-2002 de KPMG.
2 L’organisation d’un événement : guide pratique
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actionnaires et des fournisseurs, tournois de golf divers, congrès Pharm-Excellence, soirées vins et fromages, commandites sportives, salons d’exposition, etc.) !
En plus du personnel permanent qui réalise des événements pour leur entreprise, il existe des fi rmes de consultation spécialisées en planifi cation et réalisation d’événements ainsi que des gestionnaires d’événements contractuels, qui mettent sur pied les différents projets de leurs nombreux clients. Ajoutez à tout cela les entreprises de services et de location d’équipements reliées au domaine de l’événement (audio-visuel, éclairage, agent d’artistes, traiteurs, etc.), les établissements hôte-liers, les centres de congrès, les salles d’exposition, etc., et vous consta-terez que le domaine de l’événement est beaucoup plus important que vous ne l’imaginiez…
J’ai écrit ce livre afi n de partager le savoir que j’ai acquis sur le terrain au fi l des années, transmettre le fruit de mes recherches auprès d’entreprises spécialisées et diffuser des principes de base de gestion qui sauront certainement aider toute personne qui évolue dans le milieu, qu’elle soit débutante ou expérimentée, à bâtir et gérer un événement. Ce guide de référence contient tout ce qu’il faut pour structurer, en toute simplicité, la réalisation d’un projet d’événement : par où com-mencer, les étapes à suivre, des notions de base, des outils de planifi -cation, des méthodes de travail et des références sur Internet, le tout adapté à la réalité québécoise et événementielle d’aujourd’hui.
Ce guide est divisé en huit chapitres.
Le premier chapitre vous aidera à établir des fondations solides de planifi cation d’un événement. C’est l’étape la plus importante lorsqu’un projet se dessine ; on en détermine, entre autres, les objectifs et le pro-fi l des participants.
Le deuxième chapitre vous permettra d’élaborer un plan préli-minaire et de faire ainsi un survol de l’événement. Vous découvrirez comment le préparer et quels éléments doivent être analysés pour fran-chir cette étape : le « quoi ? », le « où ? », le « quand ? » et le non moins célèbre « combien ça coûte ? » !
Le troisième chapitre est consacré à l’implantation de l’événe-ment (ou si vous préférez la mise sur pied, la logistique ou la production) et comprend quatre sections. La première effectue un tour d’horizon des trois principales composantes d’un projet : l’hébergement, la réser-vation d’espace ou de salles et la restauration. La deuxième section porte sur les activités et les divertissements à offrir aux participants. La
Introduction 3
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troisième se concentre sur les besoins techniques, la location d’équipe-ments audiovisuels et la création de l’ambiance. Finalement, la dernière section vous offre des outils de soumission et de planifi cation.
Le quatrième chapitre traite des éléments de communication. Il vous aidera à évaluer les outils disponibles et ceux à privilégier, vous guidera dans le choix et la rédaction d’un contenu et abordera la réalisation visuelle du matériel informatif, publicitaire et promotionnel.
Le cinquième chapitre touche à deux types d’événements parti-culiers : les tournois de golf et les réunions des Fêtes. Vous y trouverez un résumé d’étapes à suivre afi n de réaliser ce type de projets.
Le sixième chapitre vous montre comment prévoir les imprévus et éviter les mauvaises surprises. Il vous amène à réfl échir à différentes situations souvent oubliées lors de la planifi cation d’un événement et vous permet d’anticiper des solutions.
Le septième chapitre décrit les actions à accomplir au premier jour de l’événement, dresse une liste de renseignements à recueillir et décrit les éléments à inclure dans le bilan.
Le huitième chapitre concerne la créativité et les tendances ; il vous proposera une technique pour stimuler votre pensée de deuxième niveau et tracera un portrait des tendances du milieu de l’événement.
Finalement, en annexe, vous retrouverez des exemples d’outils de planifi cation, des formulaires, des documents de travail ainsi qu’une liste de sites de référence et d’entreprises reliées au monde de l’événement.
Bonne lecture !
![Blaise Cendrars. Photographies d’un pseudonymeoic.uqam.ca/.../cf191-7-martens-blaise_cendrars.pdf · 2013-06-06 · [158] BLAISE CENDRARS. PHOTOGRAPHIES D’UN PSEUDONYME. bien](https://img.pdfslide.fr/doc/110x75/5f94750ddaaeb2046460fc62/blaise-cendrars-photographies-daun-2013-06-06-158-blaise-cendrars-photographies.jpg)
