L’ASSISTANTE DE DIRECTION

UNE ORGANISATION EFFICACE DE SON TEMPS• Permet de :

• Avoir une meilleure vue d’ensemble, de son activité et des priorités

• Agir plutôt que de réagir

• Surmonter son stress

• Prendre du temps libre

• Atteindre ses objectifs

Mes critères de gestion du temps

•L’important est souvent dissimulé, caché au milieu de la « pile » des urgences.

• L’URGENT cache souvent L’IMPORTANT

• L’URGENT chasse souvent L’IMPORTANT

L’Important et L’Urgent

• Nous avons souvent intérêt à nous poser 3 questions :

• Qu’est ce qui est vraiment important pour moi, que dois je faire, et que personne ne peut faire à ma place?

• Qu’est ce qui est urgent et que je dois faire avant toute choses?

• Qu’est ce que je peux déléguer?

Mes critères de gestion du temps

L’URGENT

• L’URGENT

• ACTION IMMEDIATE

• REALISATION ET RESULTATS RAPIDES

• SATISFACTION / VALORISATION

Mes critères de gestion du temps

L’IMPORTANT et L’URGENT

L’URGENT, c’est le présent :Il commande l’action, le résultat immédiat,

Le QUANTITATIF, Il nécessite d’agir vite.

L’IMPORTANT, c’est le futur : C’est le futur, le court, moyen ou long terme. Il privilégie la réflexion, le qualitatif avant d’agir C’est ce qui a un intérêt, un enjeu, un rôle considérable, mais

qui ne nécessite pas forcément d’être accompli tout de suite.

Le temps maîtrisé

• Sélection des tâches à accomplir et évaluation de la durée des activités.

• Planification de 60 % du temps : • temps maîtrisé

• 60 % activités planifiées• 20 % activités imprévues• 20 % activités libres (réflexion, créativité, lecture,…)

L’important et l’urgent

• Important – peu urgent

• Le Futur

• Réflexion+++ Action+

• Peu important – peu urgent

• Le Futur

• Réflexion + Action +

• Important Urgent – Le Présent

• Réflexion +++ Action +++

• Peu important – urgent

• Le Présent

• Réflexion ++ Action +++

La planification

• Planifier pour :

• Atteindre mieux et plus vite mes buts, qu’ils soient personnels ou professionnels

• Gagner du temps

• Avoir une vue d’ensemble et donc, pouvoir anticiper

• Prévoir et agir dans le calme

Planification

•La planification permet de prévoir, de déterminer les étapes qui nous conduisent vers un objectif que nous nous sommes fixés.

•LA PLANIFICATION DEMANDE DU TEMPS ET DE LA REFLEXION.

Planifier son travail

• Planifier c’est :

• Se donner les moyens de rester maître de la situation.

• La planification concrètement établie, va nous aider à :

• - Avoir une vue d’ensemble des étapes à effectuer• Avoir un instrument de contrôle tout au long du déroulement ,

garder l’essentiel en tête• Progresser dans la bonne direction en réglant rapidement les écarts

enregistrés au cours de l’action

Planifier c’est aussi :

•Anticiper et enrichir sa confiance en soi

•Mettre en évidence les tâches prioritaires et déterminer les tâches à déléguer

•Gérer son temps au mieux

Gestion du temps :

• Principe de la planification écrite

• Plan de la journée

• Sélection des tâches

• REALISATION

Définition des priorités :

• Planification des tâches par ordre d’importance pour :

• S’occuper des tâches essentielles• Faire les tâches selon leur degré d’urgence• Se concentrer sur la tâche• Atteindre les objectifs fixés• Écarter et déléguer les tâches• Avoir réglé les affaires essentielles à la fin

de la journée.

Principe de la planification

• Écrire noir sur blanc ce que l’on a décidé de faire :

• Les gains :– Allégement du travail et de la mémoire– Auto motivation (maîtrise)– Concentration– Contrôle de son activité– Plus de chance de réussite.

La PLANIFICATION

• 1- J’organise chaque journée le matin ou la veille• 2- Je la planifie sur une fiche journalière• 3- Je note sur la fiche toutes les tâches qui me traversent

l’esprit et les catégorise immédiatement UI/uI/Ui/ui• 4- Je fixe des temps passerelles entrent deux rendez-vous• 5- Je comptabilise « grossièrement » les durées par

catégories• 6- Je définis un ordre de priorité• 7- Je consulte ma fiche en permanence pour rayer les

tâches accomplies• 8- Je consacre mon temps aux tâches les plus urgentes et

importantes• 9- Je tiens compte de mon rythme de travail.

L’Agenda :

• 1- Je garde l’agenda en permanence avec moi.• 2- Je gère mon temps avec un seul moyen centraliser :

agenda, organiseur électronique, logiciel informatique• 3- Je ne noie pas les rendez-vous dans une masse

d’annotations• 4- j’écris l’heure ainsi que les coordonnées• 5- je note le début et la fin de chaque rendez-vous• 6- j’écris au crayon à papier• 7- je note les tâches quotidiennes à accomplir dans mes

fiches journalière et pas sur mon agenda• 8- Je me réserve des « temps personnels »• 9- Je fais apparaître des marges entre plusieurs créneaux• 10- Je sauvegarde les informations en cas de perte.

Le classement :

• Mon classement doit obéir aux trois principes suivant :

– Une place pour chaque document– Chaque document à sa place– Un classement ne doit rien à la mémoire, mais

tout à la logique– Un document mal classé est considéré comme

un document perdu

Classement :

• 1- je me dote d’un classement formalisé• 2- Je claque mon classement sur celui d’un collège organisé• 3- Je note sur les documents la date de leur élimination

possible• 4- Je classe au fur et à mesure• 5- Je ne laisse pas les corbeilles pleines• 6- Je supprime les classements sauvages pour tout

document important• 7- Je ne manipule pas un document plus de trois fois• 8- Je crée des grosses catégories• 9- J’élimine de mon bureau ce qui ne concerne pas la tâche

et le laisse propre systématiquement tous les soirs.

Dire non : Une METHODE

•Annoncer ce « non » fermement et délicatement : Je suis désolée, ce n’est pas possible !

•Donner les raisons objectives (sans justification de soi)

•Proposer une solution et trouver un accord

•Exprimer le bénéfice commun

Optimiser le téléphone

• 1- Je regroupe mes appels, et organise des séquences téléphone

• 2- J’annonce rapidement l’objet de l’appel• 3- Je marque la fin de l’entretien par une formule

chaleureuse• 4- Je filtre mes appels• 5- Je prend des notes précises et classe immédiatement les

infos• 6- J’ai un répertoire unique• 7- J’exploite les possibilités de mon poste téléphonique fixe

ou portable• 8- Quand je suis en entretien ou en réunion, je l’annonce sur

l’instant• 9- Je questionne sur la disponibilité de mon interlocuteur• 10 – J’utilise mon téléphone portable pour les urgences.

L’EMETTEUR - LE RECEPTEURUne information :

• LE RECEPTEUR• L’Idée :

• Ses mots, sa culture• Son vécu, son environnement,• Ses relations

• DECODE

• La carte du monde

• L’EMETTEUR • L’Idée :

• Ses mots, sa culture• Son vécu, son environnement,• Ses relations

• CODE

• La carte du monde

Les étapes d’une communication interpersonnelle :

•L’écoute

•La Reformulation

•Le Questionnement

•Le Feed-back

• Une situation de communication est un aller – retour, chacun est à la fois émetteur et récepteur.

Bien communiquer c’est :

• ECOUTER :• Activement en faisant comprendre a l’autre que vous l’écoutez :• Oui….effectivement….en effet….

• REFORMULER :• Afin de vérifier que l’on est bien sur la même longueur d’onde.

• QUESTIONNER :• Pour obtenir des informations précises, les questions a poser :• CQQCOQP…soit : Combien, Qui, Quoi, Comment, Où, Quand, Pourquoi.

• ET EN GENERAL, AIDER LA PERSONNE A EXPOSER SA DEMANDE.

En communication, il y a au moins 9 risques de ne pas s’entendre :

• Ce que je pense

• Ce que je veux dire

• Ce que je crois dire

• Ce que je dis

Ce que vous voulez entendre

Ce que vous entendezCe que vous croyez

comprendreCe que vous voulez

comprendre

Ce que vous comprenez.

CRITERES DE COMMUNICATION AFFIRMATIVE :

Capacité d’écoute

Capacité d’expression

Capacité de conviction

Capacité a exprimer ses émotions

UN OBJECTIF :

1 Qu’est ce que je veux ? 2 Qu’est ce que cela me donnera? 3 A quoi saurai-je que j’ai atteint mon

objectif? 4 Y a-t-il un inconvénient à l’atteindre? 5 De quelles ressources ai-je besoin? 6 Quelles sont les étapes à parcourir? 7 Par quoi commencer maintenant?

L’empathie :

•La communication débute grâce à un déclencheur émotionnel, c’est-à-dire un décodage parfait afin de mettre l’interlocuteur dans le confort :

• C’est l’empathie

L’organisation :

• Il s’agit de dépasser son organisation personnelle, afin d’accéder à l’organisation du territoire sur lequel on se trouve :

•Ajuster son organisation aux orientations stratégiques de l’entreprise

•Se sentir inclus à part entière a l’entreprise.

Repérer les comportements :

•L’Agressif

•Le Passif

•L’Affirmatif

Le PASSIF :

• Le comportement passif c’est :

• Celui qui prend un faible temps de parole (5% environ)

• Parle doucement, son timbre de voix est faible,• Il n’écoute pas ses besoins• Espère qu’on les comprennent • Ne regarde pas en face, baisse les yeux• A une posture voûtée, • Reste en retrait……

L’AGRESSIF :

•C’est celui qui parle beaucoup (trop, environ 95 %)

• Il parle fort, (trop fort)

•Le rythme de voix est rapide (trop)

•Sa tenue est rigide, froide,

•Son regard est perçant

• Il ne respecte pas les besoins des autres…….

L’AFFIRME

• Il parle de manière équilibré (50/50%)• Il écoute les besoins des autres• Il a le regard franc• Il s’exprime clairement, • Il sait ce qu’il veut• Sa voix est claire et ferme• Sa posture est décontractée • Il est dans la négociation avec l’autre….

Les autres…..

Ma relation à mon hiérarchique :• 1- Je ne le sollicite pas dés que je l’aperçois• 2- je lui soumets mes problèmes avec des options de

solutions• 3- je prend en note les décisions arrêtées• 4- j’ose négocier mon temps• 5- je fonctionne par rendez-vous pour le rencontrer• 6- je lui fais préciser les limites d’autonomie de mes

missions• 7- j’écris plutôt que de l’interrompre dans son travail• 8- j’établis des rapports• 9- je ne prends pas ses silences pour des réponses sûres• 10- je l’informe des mes absences à venir

Gérer son stress

• 1- Je suis perfectionniste sur « l’important » mais pas sur le « non important »

• 2- Je travaille a chaud• 3- Je suis financier de mon temps, plus que comptable de

mon temps• 4- Je ne gagne pas du temps contre les autres• 5- Je concilie rigueur et souplesse• 6- Je mise sur mes points forts pour compenser mes points

faibles• 7- Je reste prudent sur le temps partagé• 8- Je favorise le travail ininterrompu• 9- J’évite de refaire deux fois la même chose.