Le rôle de l'administration des archives et de la gestion des documents courants dans les systèmes nationaux d'information : une étude du R A M P

Document établi par James B . Rhoads

Programme général d'information et UNISIST

Organisation des Nations Unies pour l'éducation, la science et la culture

LE ROLE DE L'ADMINISTRATION DES ARCHIVES ET DE LA GESTION DES DOCUMENTS COURANTS

DANS LES SYSTEMES NATIONAUX D'INFORMATION UNE ETUDE DU RAMP

Document établi par

James B. Rhoads

Programme général d'information et UNISIST

Organisation des Nations Unies pour l'éducation, la science et la culture

Libellé recommandé pour le catalogue :

Rhoads, James B.

Le rôle de l'administration des archives et de la gestion des documents courants dans les systèmes nationaux d'information : une étude du RAMP/établie par James B. Rhoads ̂ /pour le/ Programme général d'information et l'UNISIST, Paris, Unesco, 1983, 54 p. ; 30 cm (PGI-82/WS ).

I. Le rôle de l'administration des archives et de la gestion des documents courants dans les systèmes nationaux d'information : une étude du RAMP.

II. Unesco - Programme général d'information et UNISIST.

III. Programme de gestion des documents et archives (RAMP).

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PREFACE

Afin de mieux répondre aux besoins des Etats membres, plus particulièrement les pays en développement, dans ce domaine spécialisé qu'est celui de la gestion des documents et de l'administration des archives, la Division du Programme général d'information de 1'Unesco a mis au point un programme à long terme et coordonné, le Programme de gestion des documents et des archives (Records and Archives Management Programme, RAMP).

Le RAMP reflète dans ses éléments essentiels les grands thèmes du Programme général d'information lui-même. Il comprend ainsi des projets, des études et d'autres activités destinés à :

1. Promouvoir la formulation de politiques et de plans concernant l'information (aux niveaux national, régional et international).

2. Promouvoir et diffuser les méthodes, règles et normes pour le traitement de 1 ' information.

3. Contribuer au développement des infrastructures de l'information.

4. Contribuer au développement de systèmes d'information spécialisés dans les domaines de l'éducation, de la culture et de la communication, des sciences exactes et naturelles et des sciences sociales.

5. Promouvoir la formation pratique et théorique des professionnels et des utilisateurs de l'information.

La présente étude, établie aux termes d'un contrat passé avec le Conseil inter­national des archives (CIA), tend à aider les spécialistes de la politique et de la planification de l'information, les responsables auxquels il incombe de proposer, de rédiger et de réviser les lois et les règlements administratifs, et plus particu­lièrement les archivistes et les spécialistes de la gestion des documents à créer et à mettre au point des systèmes et des services modernes d'archives et de gestion des documents courants, au sein de l'administration publique notamment, dans le cadre de systèmes d'information nationaux coordonnés.

Toute observation ou suggestion concernant cette étude sera la bienvenue et doit être adressée à la Division du Programme général d'information, Unesco, 7 place de Fontenoy, 75700 Paris. On pourra se procurer à la même adresse d'autres études réalisées dans le cadre du RAMP.

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TABLE DES MATIERES

Page

INTRODUCTION 1

CARACTERE UNIQUE ET VALEUR DES DOCUMENTS D'ARCHIVES 2

2.1 Caractère essentiel des archives 2

2.1.1 Définition, nature et statut juridiques 3 2.1.2 Les différents types d'archives 4

2.2 Préservation des archives 5

2.2.1 Conception et entretien des dépôts d'archives 5 2.2.2 Méthodes et procédés de conservation 6

2.3 Accès à l'information contenue dans les archives et diffusion de cette information 8

2.3.1 Considérations ayant trait à l'accès 8 2.3.2 Organisation d'un service de référence dans un dépôt

d'archives 9 2.3.3 Diffusion des archives et de l'information qu'elles

contiennent 10

2.3.3.1 Inventaires descriptifs et instruments de recherche documentaire 10

2.3.3.2 Autres moyens de diffusion de l'information archivistique 13

2.4 Intérêt des archives pour la recherche 14

2.4.1 Intérêt des archives pour la promotion de l'efficacité et de 1'économie administratives 15

2.4.2 Contribution des archives au développement économique et social 16

2.4.2.1 Les archives en tant que source d'information sur les programmes passés, les mesures prises et les méthodes employées 16

2.4.2.2 Les archives en tant que source d'information démographique, économique et sociale en vue de la planification et du développement 16

2.4.3 Utilité des archives pour établir la preuve des droits, privilèges et responsabilités des particuliers, des organismes et de 1 ' Etat 17

2.4.4 Intérêt des archives pour les utilisateurs primaires et secondaires 18

2.4.5 Les archives comme moyen pour développer la culture et 1'identité nationales 19

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Page

UTILITE ECONOMIQUE ET SOCIALE DES SYSTEMES ET SERVICES DE GESTION DES DOCUMENTS COURANTS 19

3.1 Eléments composant les systèmes et services de gestion des documents courants . 19

3.1.1 Production de documents 20

3.1.1.1 Conception des formulaires 20 3.1.1.2 Gestion des formulaires 20 3.1.1.3 Préparation et gestion de la correspondance 20 3.1.1.4 Gestion des rapports 20 3.1.1.5 Systèmes d'information sur la gestion 21 3.1.1.6 Gestion des directives 21 3.1.1.7 Traitement de mots et de texte 21

3.1.2 utilisation et tenue des documents 21

3.1.2.1 Systèmes de classement et de recherche de 1'information 21

3.1.2.2 Gestion des dossiers 22 3.1.2.3 Gestion du courrier et des télécommunications .... 22 3.1.2.4 Choix et gestion des photocopieuses de bureau .... 22 3.1.2.5 Analyse de systèmes 23 3.1.2.6 Programmes concernant les documents d'importance

capitale 23 3.1.2.7 Dépôts de préarchivage 24

3.1.3 Tri des documents 25

3.1.3.1 Identification et description de séries de documents 25

3.1.3.2 Etablissement de tableaux de tri 26 3.1.3.3 Evaluation des documents par les archives 27 3.1.3.4 Elimination des documents 29 3.1.3.5 Versement des documents aux archives 29

3.2 Emploi de l'automatisation et de la reprographie dans les systèmes et les services de gestion des documents courants 30

3.3 Economies et améliorations de l'efficacité dues aux systèmes et aux services de gestion des documents courants 32

3.4 Degrés dans la mise en place des systèmes et des services de gestion des documents courants 32

3.4.1 Service minimal 32 3.4.2 Service minimal renforcé 33 3.4.3 Service moyen 33 3.4.4 Service optimal 33

AUTRES CARACTERISTIQUES DES PROGRAMMES MODERNES DE GESTION DES ARCHIVES ET DES DOCUMENTS COURANTS 33

4.1 Autres modalités d'application d'un programme de gestion des archives et des documents courants 33

(iv)

Page

4.2 Place des archives nationales dans la structure organique de l'Etat 35

4.3 Dispositions concernant la gestion des archives et des documents non publics 36

4.3.1 Les documents des entreprises commerciales 37 4.3.2 Les documents d'autres organismes et institutions 38 4.3.3 Papiers personnels et collections de manuscrits 38

RAPPORT ENTRE LES SYSTEMES ET SERVICES DE GESTION DES ARCHIVES, DOCUMENTS COURANTS ET D'AUTRES SYSTEMES ET SERVICES D'INFORMATION 39

5.1 Problèmes et intérêts communs 39

5.1.1 Préservation des matériels source d'information 39 5.1.2 Diffusion et utilisation de l'information 40 5.1.3 Progrès technologiques dans le domaine de l'information .. 40

5.2 Domaines dans lesquels une collection entre les différentes professions de 1'information pourrait s'instaurer 40

5.2.1 Elaboration de textes normatifs 40 5.2.2 Formation théorique et pratique 41 5.2.3 Elaboration et promotion de politiques, d'infrastructures

et de systèmes nationaux d'information 42

RESUME ET CONCLUSIONS 42

BIBLIOGRAPHIE CHOISIE ANNOTEE 44

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1 . INTRODUCTION

Il ressort du titre même de la présente étude que les fonds de documents et archives constituent une part importante, voire essentielle des ressources informa-tives que possède une nation et que les programmes destinés à leur gestion et à leur exploitation sont, ou devraient être, partie intégrante du système national d'infor­mation .

Dans la présente étude, l'auteur se propose d'attirer l'attention des décideurs sur le caractère essentiel et la valeur des archives, ainsi que sur les procédures et programmes à mettre en oeuvre pour gérer les archives et documents courants. Il s'efforcera de démontrer les avantages culturels, sociaux et économiques qu'une nation peut tirer de la préservation et de l'exploitation de ses archives, ainsi que les économies importantes et l'efficacité accrue qui résulteront de systèmes et de services complets de gestion des documents.

Les documents sont un des nerfs de l'administration. Ils sont souvent le moyen par lequel s'opèrent processus et fonctions opérationnels. Y sont consignées la totalité des informations produites ou reçues par un organisme dans la conduite de ses affaires. Ils peuvent être composés de documents traditionnels sur papier, mais aussi de microcopies, de documents sur supports informatiques (tels que bandes ou disques d'ordinateur), de photographies, d'enregistrements sonores, de films, etc.

Les archives sont des fonds de documents non courants dont on a jugé, après examen, qu'ils possédaient une valeur durable ou permanente en tant que témoignage, ou à des fins de recherche/-'-. Elles ne rassemblent généralement qu'un faible pour­centage de la masse considérable des documents parmi lesquels elles ont été sélec­tionnées, mais le nombre des usages auxquels elles peuvent servir est pratiquement illimité.

Elles constituent, en premier lieu, la mémoire d'une nation et permettent à la société de planifier intelligemment l'avenir en se fondant sur l'expérience passée. On y trouve trace des obligations et des engagements de l'Etat ainsi que des droits et des prérogatives des particuliers. Dans leur ensemble, elles contiennent une vaste quantité d'informations sur les personnes, les organisations, le développement économique et social, les phénomènes naturels et les événements - elles sont une source primaire de renseignements irremplaçable pour qui veut étudier tous les aspects de l'histoire d'une nation. En tant que source d'information sur l'histoire nationale, les archives peuvent exercer une forte influence sur un peuple, car elles l'amènent à se comprendre et suscitent un sentiment d'identité nationale.

La présente étude porte pour l'essentiel sur les documents et archives publics, et plus particulièrement ceux de l'Etat. Toutefois, les procédures et les programmes nécessaires à une bonne gestion des documents et archives des pouvoirs publics sont tout aussi valables s'agissant des documents et archives des entreprises commerciales et d'autres organismes et institutions privés. Pris dans leur ensemble, les archives et documents de ces organismes ont peut-être autant de valeur que ceux de l'Etat et peuvent partant tenir une place très importante dans le système national d ' information.

On trouvera enfin, dans la présente étude un exposé des différents aspects d'un programme global de gestion économique et efficace des documents courants ainsi que d'identification et de préservation systématiques des archives et de promotion de

1. Il convient de noter qu'en France et dans les pays francophones, le terme "archives" désigne tous les fonds de documents, les fonds de documents courants étant désignés par l'expression "archives administratives".

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leur exploitation. Ces éléments de programme peuvent être classés sous les quatre grandes rubriques suivantes, qui sont les phases par lesquelles passe tout document pendant la durée de son existence.

Phase de production des documents : mise au point et gestion des formulaires ; préparation et gestion de la correspondance ; gestion des rapports et des direc­tives, conception de systèmes d'information de gestion et application de techniques modernes à ces processus.

Phase d'utilisation et de conservation des documents : mise au point de systèmes de classement et de recherche des documents ; gestion des dossiers, gestion du courrier et des télécommunications ; choix et gestion des photocopieuses de bureau ; analyse de système ; mise au point et suivi de programmes concernant les documents d'importance capitale ; organisation de dépôts de préarchivage et appli­cation, en tant que de besoin, des techniques d'automatisation et de reprographie à ces processus.

Phase de tri des documents : identification et description des collections de documents ; préparation de tableaux de tri ; évaluation des documents courants ; élimination de documents courants et versement aux archives des documents d'intérêt durable.

Administration des archives : conception et équipement des dépôts d'archives, méthodes et techniques de restauration et de conservation des archives ; définition de politiques d'accès et du mode de fonctionnement de services de référence et diffusion des archives et de l'information qu'elles contiennent. On a de plus en plus recours pour nombre de ces aspects à l'informatique et la micrographie.

On revient plus en détail dans les pages qui suivent sur chacun des aspects d'un tel programme.

2. CARACTERE UNIQUE ET VALEUR DES DOCUMENTS D'ARCHIVES

2.1 Caractère essentiel des archives

Tout document courant, quelle que soit la forme sous laquelle il se présente, reçu ou produit par un organisme public est normalement considéré comme un bien public. C'est dans cette vaste réserve de documentation que les documents d'archives sont sélectionnés. Généralement, seule une faible part des documents courants - guère plus de 2 à 5 %, sans doute - possède une valeur suffisante à des fins administratives, juridiques ou de recherche pour justifier leur conservation à perpétuité. Mais la valeur de ce petit noyau de documents non courants d'utilité permanente - les archives - est considérable, car l'information qu'elles contiennent constitue le témoignage essentiel d'actes et obligations juridiques et administratifs importants, et une grande partie de leur contenu informatif est d'un intérêt qui dépasse de beaucoup les raisons pour lesquelles le document a été produit. C'est à cette catégorie de documents qu'appartiennent ceux qui rendent compte des guerres et des phénomènes naturels, des migrations de population, de la naissance et de l'épa­nouissement de l'identité nationale, des efforts déployés par l'Etat pour améliorer le sort de la population du point de vue économique et social et des succès et des échecs qui couronnent l'incessante activité humaine. Comme l'a déclaré un spécialiste, "le monde moderne confie aux archives une part essentielle de lui-même, puisque la société charge ses archivistes du soin de choisir pour elle ce que sera sa mémoire demain"/ .

1. J.H. d'Olier et B. Delmas, La planification des infrastructures nationales de documentation, de bibliothèques et d'archives - Esquisse d'une politique géné­rale, Paris, Unesco, 1974 (Documentation, bibliothèques et archives : études et recherches, 4), p. 237.

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2.1.1 Définition, nature et statut juridiques

Le terme "archives" désigne un ensemble de documents non courants possédant un intérêt durable, mais il s'applique aussi au lieu où elles sont entreposées ou à un bâtiment destiné à leur protection et à leur utilisation, ainsi qu'à l'organisme ou à l'institution chargé de les administrer.

Le processus qui permet de sélectionner les documents qui seront versés aux archives d'entre la grande masse des documents courants officiels est habituellement appelé "évaluation des documents". Il s'agit de déterminer de façon pesée et offi­cielle, souvent après un long examen, que certains documents (en général des séries complètes ou des parties entières de dossiers) possèdent une valeur suffisante pour justifier les dépenses considérables et perpétuellement renouvelées que supposent leur stockage et leur conservation/-*-. Quels seront les critères en la matière ? En voici quelques-uns parmi les principaux.

Les documents contiennent-ils des informations dont l'organisme versant ou d'autres administrations pourraient avoir besoin de consulter à nouveau ?

Rendent-ils compte de décisions ou d'actes importants ou créant un précédent ?

Renseignent-ils sur la façon dont des décisions importantes ont été prises ?

Attestent-ils d'obligations à long terme envers d'autres pays, d'autres admi­nistrations, des organismes et des institutions n'appartenant pas au secteur public ou des particuliers ?

L'information qu'ils contiennent sèra-t-elle un jour offerte à la consultation du grand public ?

Les documents contiennent-ils des informations qui apportent d'importants éclaircissements sur des personnes, des lieux, des choses, des phénomènes ou des événements et seront utiles aux chercheurs - spécialistes de diverses disciplines, juristes, journalistes, écrivains ou généalogistes ?

L'information est-elle originale, ou existe-t-il d'autres sources renfermant pour l'essentiel cette même information sous une forme facile à utiliser ?

La valeur des documents est-elle purement informative, ou possèdent-ils égale­ment un intérêt lié aux circonstances de leur production ? Sont-ils signés ou contre­signés, par exemple, par les plus hautes autorités législatives ou judiciaires, ou par le chef de l'Etat ou les principaux ministres ? Portent-ils la signature de célébrités littéraires, artistiques ou scientifiques ? Les documents eux-mêmes possèdent-ils un mérite artistique ou un intérêt culturel ?

Il va de soi que l'appréciation des besoins - présents ou à venir - des utili­sateurs intervient pour beaucoup, encore que de façon parfois implicite, dans l'opé­ration d'évaluation.

Les archives publiques d'un pays sont donc non seulement une part essentielle de sa mémoire institutionnelle, mais aussi une grande richesse sur le plan de l'in­formation culturelle et scientifique et un élément fondamental, aux multiples possi­bilités, du système national d'information. Les archives méritent d'être correctement

1. Les techniques employées pour l'évaluation des documents sont décrites de façon plus détaillée dans la section 3.1.3.3.

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abritées, préservées avec soin et communicables à tous ceux qui ont besoin de les consulter. Exceptionnelles par leur valeur, elles devraient avoir un statut qui soit lui aussi exceptionnel. Elément primordial du patrimoine national, elles doivent être matériellement et juridiquement sous la garde de l'Etat.

2.1.2 Les différents types d'archives

Jusqu'à une date relativement récente, la plupart des actes officiels donnaient lieu à la rédaction de papiers : lettres, mémoires, comptes, contrats, directives, ordres, rapports, formulaires et autres documents écrits ou dactylo­graphiés. Ces papiers constituent aujourd'hui encore l'essentiel des documents détenus dans la plupart des dépôts d'archives. Cependant, la technologie moderne fait évoluer rapidement la façon dont les services officiels expédient leurs affaires et la nature des archives commence déjà à se modifier. L'invention de la presse à imprimer et, au XIXe siècle, de la machine à écrire ont sensiblement changé l'apparence des archives. La naissance de la photographie, qui a fait appa­raître les documents photographiques et cinématographiques, la photographie aérienne et la microphotographie, a eu des incidences au moins aussi grandes. L'usage des enregistrements sonores s'est répandu pour accompagner et compléter divers procédés photographiques. Mais c'est sans doute l'ordinateur qui a le plus transformé les techniques de production et d'exploitation des documents. Il est venu révolutionner d'innombrables aspects de notre vie, dont beaucoup sont liés à la création et la manipulation de l'information. Plus nous avancerons dans l'ère de l'informatique, plus les administrations publiques et autres feront appel aux ordinateurs plutôt qu'aux papiers dans la conduite de leurs affaires, et l'on peut s'attendre que la proportion des informations consignées sur supports informatiques dans les dépôts d'archives augmente de façon exponentielle/1.

Les documents d'archives se présentent donc sous toutes sortes de formes différentes, dont les conditions de stockage, de préservation et d'utilisation sont particulières. En voici les principaux types :

Manuscrits : pièces écrites sur papier (dans certains cas sur parchemin, vélin ou autre support jusqu'au XIXe siècle), sur lesquelles le texte a été généralement inscrit à l'encre ou au crayon, à la main ou à la machine.

Documents cartographiques et architecturaux : un grand nombre de ces documents sont également des manuscrits mais ils portent, outre du texte, une part importante de représentations graphiques ; il va de soi que les documents cartographiques et architecturaux sont de plus en plus nombreux à être imprimés ou reproduits par d'autres techniques.

Matériels audiovisuels : négatifs et tirages de photographies et de films cinématographiques ; bandes vidéo ; enregistrements sonores sur cylindres de phonographe, disques, fils et bandes magnétiques ; microfilms, microcartes, microfiches et microfilms et microfiches informatiques.

Documents informatiques : information ayant un caractère de document, produite, stockée, manipulée, reproduite ou visualisée au moyen d'un ordinateur ou d'autres dispositifs de traitement électronique des données.

Archives des imprimés : dans un certain nombre de pays, les archives natio­nales conservent un exemplaire au moins de chaque brochure, prospectus, livre

1. Voir Lionel Bell, "The Archivai Implications of Machine-Readable Records", Archivum. vol. 26 (Proceeedings of the 8th International Congress in Archives), 1979, p. 85-92.

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ou autre document imprimé produit par l'Etat ; elles sont en effet statutaire­ment désignées comme le lieu de dépôt légal de la totalité, ou d'une partie, de la production nationale d'imprimés.

Il convient ici d'ouvrir une parenthèse pour noter que la microcopie et l'informatique deviennent des outils de plus en plus souples et puissants, pouvant servir à exécuter toute une gamme de tâches administratives dans les dépôts d'archives, de même qu'à enregistrer de façon permanente des informations intéres­santes qui seront un jour versées aux archives.

2.2 Préservation des archives

Il appartient aux archivistes de veiller à la conservation des documents qui auront été versés aux archives. Il s'agit là de leur tâche essentielle ; et l'on fera observer à ceux qui prétendent que la diffusion de l'information et les acti­vités qui s'y rapportent sont primordiales, qu'un dépôt historique sans programme de préservation rationnel et privé des moyens financiers requis pour l'exécuter n'aura bientôt plus d'informations à diffuser.

Les problèmes de conservation deviennent plus complexes, plus difficiles et plus coûteux à résoudre à mesure que de nouveaux types de documents viennent en­richir les archives. Cela étant, le devoir qui incombe aux archives de préserver les documents versés reste entier, la difficulté de la tâche incitant entre autres choses fortement à opérer un tri judicieux des documents.

2.2.1 Conception et entretien des dépôts d'archives

La conservation des archives nécessite en premier lieu un dépôt bien conçu et bien entretenu. Les conditions de stockage et les méthodes de travail dans les dépôts d'archives étant à bien des égards tout à fait particulières, il est préfé­rable de réserver à leur usage exclusif des bâtiments spécialement construits à cet effet.

Si la chose n'est pas faisable, des bâtiments existants peuvent souvent être transformés en archives. Si l'édifice ne peut être laissé à la disposition exclusive des services d'archives, le mieux est d'y loger aussi des organismes ayant des fonctions apparentées, tels que des bibliothèques ou des musées.

Dans un cas comme dans l'autre, le bâtiment doit obéir à un certain nombre de règles, du point de vue de sa conception et de son équipement, afin qu'une protection et une préservation optimales des documents soient assurées/1.

2 Le bâtiment doit notamment être ignifugé (et parasismique)/ et disposer des

équipements ci-après :

Dispositifs de protection des réserves, notamment portes en acier, serrures solides et systèmes d'alarme antivol

1. Bernard Faye énonce d'utiles critères de planification et de conception de ces bâtiments dans son article "Conception des bâtiments d'archives", Revue de 1'Unesco pour la science de l'information, la bibliothéconomie et l'archivis-tique, Vol. IV, n° 2, avril-juin 1982, p. 93-99. Y.P. Kathpalia souligne l'importance de locaux adéquats et de la "conservation préventive" dans "Conservation et préservation des archives", Revue de 1'Unesco pour la science de l'information, la bibliothéconomie et 1'archivistique, Vol. IV, n° 2, avril-juin 1982, p. 100-107.

2. Le respect des spécifications figurant entre parenthèses pourra n'être indis­pensable que dans certains lieux.

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Systèmes d'alarme et de détection des fumées

Systèmes de sprinklers automatiques reliés à un réseau d'alimentation approprié

Extincteurs d'incendie portatifs

Rayonnages en acier

Mobilier résistant au feu

Dispositifs de contrôle de la température, du degré hygrométrique (et de la pollution de l'air).

Les autres installations indispensables sont les suivantes :

Installations adéquates pour les chercheurs et espaces de travail bien conçus pour le personnel

Atelier de reprographie

Laboratoire de conservation et de préservation

Aires de chargement protégées.

En outre, le site doit être à l'abri des inondations.

Il est aussi très souhaitable, sans être absolument indispensable, de prévoir un espace destiné aux expositions, un auditorium, des salles de conférence et un site suffisamment grand pour permettre d'éventuelles extensions.

Un bon entretien périodique des installations électriques, systèmes d'alarme et sprinklers, ainsi que l'enlèvement fréquent des ordures sont très importants. Il faut éviter de stocker dans les locaux des liquides inflammables ou autres matières dangereuses.

Le personnel des dépôts d'archives doit bien connaître les moyens d'éviter les incendies ainsi que les mesures à prendre en cas d'incendie ou d'autre catastrophe ; des exercices périodiques d'alerte au feu doivent être prévus.

2.2.2 Méthodes et procédés de conservation

Outre leur dépôt dans des locaux sûrs, à l'atmosphère contrôlée, un certain nombre de procédés ou de techniques sont généralement employés pour protéger ou prolonger la vie des papiers. Les plus importants sont les suivants :

Reproduction sur microfilm : les documents peuvent être microfilmés et les utilisateurs invités à travailler sur les copies ainsi obtenues plutôt que sur les originaux ; on prévient ainsi l'usure due aux manipulations fréquentes ou l'on évite d'infliger de nouvelles détériorations à des documents fragiles ou déjà endommagés ; bien que la microphotographie des archives ne soit pas un procédé bon marché, c'est le moyen le moins coûteux de préserver des séries complètes de documents ou des parties entières de dossiers.

Autres moyens de copie : la xérographie et les autres moyens de reproduction des documents sur papier résistant non acides ont en gros les mêmes fonctions

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que la microphotographie ; les coûts unitaires ont tendance à être légèrement plus élevés et le volume du matériel de référence nouvellement produit est beaucoup plus important ; toutefois ces méthodes n'exigent pas de dispositifs spéciaux de lecture.

Désacidification : la plupart des papiers contiennent des acides qui finissent par entraîner leur désintégration ; des bains ou des vaporisations de solutions alcalines neutralisent les acides et prolongent sensiblement la longévité du papier ; le procédé restera onéreux tant qu'un moyen de désacidification des papiers en masse n'aura pas été mis au point.

Plastification : elle consiste à plaquer, généralement après désacidification du papier, une mince feuille transparente d'acétate de chaque côté d'un document et à l'y faire adhérer par pression à chaud ; ce procédé a été très utilisé de façon intensive dans de nombreux dépôts d'archives, qui ont apparemment aujourd'hui ten­dance à l'abandonner en raison des dommages occasionnés aux documents par la tempé­rature très élevée à laquelle ils sont nécessairement soumis.

Mise sous pochette close : ce procédé consiste à placer un document entre deux feuilles de Mylar transparent et à en sceller tous les bords, généralement après désacidification du papier ; la pochette gagne les faveurs des archivistes aux dépens du revêtement plastique, car elle exige beaucoup moins de matériel pour sa mise en oeuvre, est plus facile à enlever et évite l'application de chaleur au document lui-même.

Remplacement des reliures : on relie à neuf les documents contenus dans des livres ou des volumes reliés en utilisant des matériaux non acides.

Matériel de rangement exempt d'acidité : tous les classeurs ou les cartons de dossiers contenant de l'acidité doivent être éliminés et remplacés par des classeurs et des cartons de rangement non acides.

Des installations de conservation correctement équipées et dotées en personnel permettant de mettre en oeuvre les moyens de conservation les plus appropriés à l'état et aux propriétés physiques des documents ; outre les procédés décrits ci-dessus, ces moyens peuvent inclure le refibrage, réparation à l'aide de matériaux traditionnels tels que mousseline et soie, et d'autres méthodes manuelles de répa­ration telles que la plastification à la main, qui se fait à froid mais représente un gros travail.

Le moyen majeur de préserver le contenu des documents audiovisuels et des documents informatiques consiste à les recopier, avant qu'ils commencent à se dété­riorer, sur le support à haute résolution le plus durable dont on dispose. Les documents photographiques doivent être stockés en milieu non acide ; les pièces sur support magnétique telles que bandes sonores, bandes vidéo ou bandes de sortie d'ordinateur doivent être rangées dans des conteneurs non magnétiques et protégées de tous champs électriques et magnétiques de forte intensité. On peut considérable­ment retarder la détérioration des photographies et des films cinématographiques en couleur en les entreposant au froid.

Les méthodes de conservation de l'avenir seront certainement issues des recherches actuellement menées dans de nombreux pays. A elles toutes, ces recherches permettent de mieux connaître les propriétés physiques et chimiques du papier et des autres supports de documents, ainsi que les raisons pour lesquelles ils finissent par se détériorer.

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2.3 Accès à l'information contenue dans les archives et diffusion de cette information

Les documents qu'on décide de conserver en archives ont pour principale raison d'être de pouvoir être mis à la disposition de ceux qui ont besoin de l'information qu'ils contiennent. Au cours des trente dernières années environ, un grand nombre d'institutions d'archives ont cessé d'observer une attitude dans l'ensemble passive (où elles mettaient les documents à la disposition de ceux qui en faisaient la demande si l'organisme versant n'y voyait pas d'inconvénient) pour jouer un rôle actif ; elles se sont ainsi efforcées d'ouvrir leurs fonds aussi rapidement que le permettaient les exigences de la sécurité nationale et de la protection de la vie privée, d'aller au-devant des utilisateurs potentiels pour les informer du contenu de leurs fonds et de la marche à suivre pour consulter les documents et de pro­mouvoir activement l'exploitation des archives dans l'intérêt du progrès social.

Un programme d'accès et de diffusion bien conçu suppose (1) l'élimination de toute contradiction entre le droit du public à l'information et le droit de l'indi­vidu à la protection de la vie privée, (2) des installations bien conçues pour la recherche et (3) un effort professionnel soutenu de la part des archivistes destiné à faciliter la tâche des chercheurs et celle du personnel subalterne (élaboration d'index, d'inventaires, de guides et autres moyens de diffuser l'information concernant la provenance, l'organisation et le contenu des archives).

2.3.1 Considérations ayant trait à l'accès

Le versement d'un document aux archives ne signifie pas seulement son trans­port au dépôt d'archives mais généralement aussi un transfert officiel du titre de propriété de l'organisme d'origine à la direction des archives. Le versement devrait normalement s'accompagner d'un accord entre les deux parties sur les conditions dans lesquelles le document pourra être mis à la disposition du public. Un tel accord devrait spécifier clairement à quelle date les documents pourront être communiqués aux chercheurs et si les dossiers contiennent certains types de documents ou cer­taines catégories d'information susceptibles d'être divulges plus tôt ou qui doivent au contraire rester soustraits à la consultation pendant une période déterminée plus longue.

On s'aperçoit souvent que tels documents courants possèdent une valeur durable quelques années avant qu'ils ne soient versés aux archives. Les leur verser alors qu'ils sont fréquemment utilisés par l'organisme d'origine poserait à celui-ci des problèmes administratifs et pourrait exiger du dépôt d'archives qu'il assure un service de référence trop coûteux pour lui. Si les documents ne peuvent être rendus publics pendant quelques années, il est inutile d'encombrer le dépôt d'archives par un versement qui resterait dans l'ensemble inactif, à moins que l'on ait des raisons de penser que, dans l'intervalle, les documents risquent d'être endommagés ou dispersés. Certains spécialistes, cependant, recommandent que les versements au dépôt d'archives soient effectués cinq ans environ avant que la consultation des documents soit autorisée/*. Les archivistes ont ainsi le temps de se familiariser avec ces documents, de les examiner, si nécessaire, en vue de déterminer si certains ne doivent pas être soustraits au public pendant plus longtemps, de mieux les classer, de prendre les mesures de préservation qui s'imposent et de mettre au point les premiers moyens de recherche dans les dossiers.

1. Philip Sewell, A.W. Mabbs et E.M. Broome, Institution d'un cadre législatif pour la mise en place du NATIS, Paris, Unesco 1977 (CC-76/NATIS/8) p. 54-55.

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Dans de nombreux pays, le délai entre le versement et la communication au public est fixé par voie réglementaire (délai de 30 ans dans la plupart des cas). Cependant, une clause permet presque toujours d'interdire l'accès à certains documents (ceux en général qui ont trait à des questions de sécurité nationale ou dont la communication prématurée risquerait de constituer une violation du droit des personnes à la protection de leur vie privée) pendant une durée plus longue. Souvent aussi, le règlement permet de rendre publics les documents non confidentiels avant l'expiration du délai prescrit. Dans quelques pays, aux Etats-Unis d'Amérique notamment, le problème de l'accès est abordé quelque peu différemment. La loi sur la liberté de l'information ("Freedom of Information Act") stipule que toutes les administrations fédérales sont tenues de communiquer rapidement, si demande leur en est faite, les documents ou les informations qu'elles détiennent dès le moment de leur origine, sauf en ce qui concerne un petit nombre de types de documents et informations expressément énumérés dans la loi. Le délai d'ouverture des archives administratives ainsi protégées n'est généralement pas supérieur à 30 ans.

Quoi qu'il en soit, tout pays se doit de posséder une politique nationale qui soit cohérente et qui couvre tous les aspects de la question, faute de quoi, l'accès aux documents détenus par les administrations publiques manquerait de logique et un grand nombre d'informations utiles pourraient inutilement rester soustraites au public.

2.3.2 Organisation d'un service de référence dans un dépôt d'archives

Le service de référence d'un dépôt d'archives doit absolument posséder : (1) un personnel qualifié, connaissant les documents dont il a la charge et leurs utilisations potentielles à des fins de recherche ; (2) des instruments de recherche documentaire fournissant des informations essentielles sur la provenance, l'organi­sation et le contenu des documents (voir la section 2.3.3) ; et (3) des installations pour la consultation et la reproduction des documents.

Tout dépôt d'archives devrait posséder une ou plusieurs salles de lecture, assez spacieuses pour n'avoir jamais à refuser l'entrée à un lecteur par manque de place. Le personnel affecté aux salles de lecture devrait être suffisamment nombreux pour pouvoir répondre rapidement aux questions et demandes d'ouvrages des utili­sateurs et exercer une surveillance destinée à prévenir les vols. Les salles de lecture devraient être bien éclairées et équipées de tables construites de manière à ne pas faire d'ombre sur les documents, ainsi que de sièges confortables. L'ensemble des instruments de recherche propres au dépôt et un certain nombre d'ouvrages de référence usuels devraient être à la disposition des utilisateurs.

Par mesure de sécurité, certaines institutions d'archives n'autorisent les lecteurs à apporter dans la salle de lecture que du papier vierge, des notes person­nelles et de quoi écrire et leur demandent de déposer manteaux, chapeaux, serviettes, etc. au vestiaire ou dans des casiers. Un certain nombre d'institutions exigent des utilisateurs qu'ils se soumettent à une fouille au moment de leur départ. Toutes les institutions d'archives devraient imposer aux lecteurs de s'enregistrer chaque fois qu'ils entrent dans la salle de lecture et qu'ils en sortent, en spécifiant la date et l'heure. Elles devraient également relever l'identité de tous les utili­sateurs, leur délivrer une carte d'inscription et tenir un registre nominatif et daté des consultations.

Les dépôts d'archives de grande taille et de taille moyenne, ainsi que certains dépôts de petite taille, possèdent des salles de consultations spéciales des documents ne se présentant pas sous la forme manuscrite traditionnelle. La consultation des documents de grandes dimensions (cartes et plans architecturaux) , des microfilms, des enregistrements sonores, des films cinématographiques et des

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matériels informatiques nécessite des installations et équipements particuliers qu'il est préférable de placer dans des locaux distincts. Certaines institutions d'archives prévoient également des salles séparées pour les personnes qui utilisent des machines à écrire, des appareils d'enregistrement sonore et autres équipements susceptibles de gêner les autres lecteurs.

En règle générale, les documents qui peuvent être consultés peuvent également être copiés, et la plupart des utilisateurs attendent d'un dépôt d'archives qu'il soit en mesure de répondre, dans des délais raisonnables, à leurs demandes de copie, en leur fournissant soit des reproductions sur papier soit des microcopies. Le dépôt doit donc disposer, dans ses propres locaux de préférence, du matériel et des personnels nécessaires pour pouvoir reproduire tout document en sa possession. L'uti­lisateur doit s'attendre à verser en échange de ce service une somme qui couvre au moins les frais de main-d'oeuvre, de fournitures et d'amortissement du matériel.

Répondre aux demandes sur place n'est pas la seule tâche des services de réfé­rence. Si on ne peut s'attendre que le personnel des archives effectue des recherches dans les dossiers pour les personnes qui ne peuvent ou n'ont pas envie de se rendre sur place, il doit toutefois être prêt à fournir des renseignements par courrier ou par téléphone sur les documents et à en envoyer des copies par la poste s'ils sont clairement identifiés ou facilement identifiables. Par ailleurs, la plupart des archives prêteront à l'organisme d'origine, tout au moins, des documents éventuelle­ment nécessaires à des fins administratives courantes et officielles. Dans ce cas, il est préférable que la période de prêt soit aussi brève que possible et, si cela est faisable, de fournir des copies plutôt que les documents originaux.

2.3.3 Diffusion des archives et de l'information qu'elles contiennent

Il existe différentes façons de diffuser les archives et l'information qu'elles contiennent. La plupart des dépôts d'archives établissent principalement à cette fin des inventaires systématiques donnant lieu à l'établissement de toute une série d'instruments de recherche documentaire à l'intention tant du personnel que des utilisateurs. Parmi les autres moyens de diffusion, on peut citer la publication de certaines archives sous forme imprimée ou microcopiée, et les expositions.

2.3.3.1 Inventaires descriptifs et instruments de recherche documentaire

Ce qui distingue principalement les fonds d'archives de ceux des bibliothèques et centres de documentation est le fait que les archives sont constituées d'ensembles organiques de documents produits au fil des années par des administrations publiques, et non pas de collections d'éléments distincts les uns des autres tels que des livres ou des articles de presse. La valeur informative et historique d'un tel ensemble organique est plus grande que celle de la somme de ses parties. Un peu pour cette raison et un peu aussi du fait du nombre des pièces détenues par une institution d'archives, il est d'usage dans les dépôts d'archives d'établir un inventaire des­criptif général des collections. En règle générale, un tel inventaire descriptif porte sur un fonds (l'ensemble des documents d'archives produits par une unité administrative d'une certaine taille et d'une certaine complexité) ou sur une série (catégories de papiers, de nature comparable, classés ensemble par le service d'origine). Dans certains cas, lorsqu'il est à prévoir que les documents seront très souvent consultés, on en fera la description par dossier ou même par document. Il est rare qu'on atteigne ce niveau de détail dans la description des volumineux dossiers de nos jours.

En raison du caractère organique des fonds d'archives, les inventaires sont le plus souvent organisés selon un ordre calqué sur l'organigramme de l'adminis­tration d'origine, ce qui ne simplifie pas la tâche des archivistes, pas plus que

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celle des utilisateurs, qui n'auront aucune certitude d'avoir repéré toutes les informations pertinentes dans tel domaine s'ils ne savent pas comment l'adminis­tration fonctionne et ce que fait tel ou tel service.

L'établissement de l'inventaire descriptif (en vue de la préparation d'instru­ments de recherche) est donc dans le domaine des archives l'équivalent du travail bibliographique dans ceux de la bibliothéconomie et de la documentation. Les instruments de recherche sont très variés et le choix de celui qui convient le mieux à tel ou tel ensemble d'archives dépend autant de la nature et de l'organisation des documents mêmes que des diverses façons dont les chercheurs sont susceptibles de les utiliser. Les types les plus courants d'instruments de recherche documentaire, classés dans un ordre décroissant de généralité, sont les suivants/ .

Guides généraux : Il s'agit de descriptions très générales de l'ensemble des collections détenues par un dépôt d'archives ou une grande section d'un important dépôt. Les documents sont décrits par fonds entiers ou grandes subdivisions d'un même fonds. Ordinairement, ces descriptions sont précédées d'un bref exposé de l'histoire administrative de l'organisme d'origine. Une liste d'instruments de recherche documentaires appropriés et plus détaillés, publiés ou non, accompagne parfois la notice descriptive. Il est utile d'adjoindre un index par matière au guide, compte tenu de la grande diversité des fonds décrits dans les guides généraux.

On donnera pour exemples de ce type d'ouvrages l'Etat des fonds des archives nationales (France), en quatre volumes, et la Guida Genérale degli Archivi di Stato Italiani, guide en plusieurs volumes de toutes les archives d'Etat d'Italie, dont le premier volume vient de paraître récemment.

C'est vers ce guide général que le chercheur désireux de consulter les archives se tournera en premier, car il lui permettra de se faire une idée de l'ensemble des ressources offertes par le dépôt et de planifier la façon dont il abordera son travail. S'il est certes un instrument de référence utile pour les archivistes eux-mêmes, un guide général est avant tout établi à l'intention des éventuels chercheurs, qui devraient pouvoir le consulter avant de se rendre sur place. Aussi convient-il de publier ces guides généraux et de les diffuser largement tant à l'échelon national qu'à l'échelon international. La publication de suppléments et/ou d'éditions révisées de temps à autre devrait être prévue.

Guides thématiques : Ces guides décrivent les archives ayant trait à un grand sujet ou à un thème important. Tout grand sujet à propos duquel on possède de nombreux documents d'archives se prête à l'établissement d'un guide thématique. Il en va ainsi du rôle des femmes ou d'importants groupes ethniques dans la société, d'une guerre ou d'une période d'agitation sociale, d'une grande région géographique, de telle activité de l'Etat, comme la diplomatie, ou de certains aspects de l'action sociale, ou encore des documents intéressant une discipline particulière, comme l'histoire économique, l'histoire de la science et de la technologie ou la généalogie.

L'une des principales variantes du guide thématique est le guide collectif où sont décrites les ressources de plusieurs dépôts d'archives concernant un grand sujet. Certains guides collectifs sont internationaux. L'exemple le plus remarquable de ce type d'ouvrage est le Guide des sources de l'histoire des nations établi sous

1. La nomenclature archivistique n'est pas encore complètement normalisée et des instruments de recherche analogues peuvent porter des noms différents selon les pays.

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les auspices du Conseil international des archives (CIA). Publié en trois grandes séries - Amérique latine ; Afrique au sud du Sahara ; Afrique du Nord ; Asie et Océanie - ce guide est composé de volumes distincts établis par les principales institutions nationales d'archives d'Europe et d'Amérique du Nord et recense les ressources en documents d'archives et manuscrits des pays producteurs du volume sur l'histoire des régions faisant l'objet de chaque série. A ce jour 25 volumes ont été publiés, 1.1 dans la série consacrée à l'Amérique latine, 9 dans celle qui traite de l'Afrique au sud du Sahara et 5 dans la série Afrique du Nord, Asie et Océanie/^. L'élaboration et la mise au point de chaque série ont été coordonnées par une commission spéciale du CIA. L'Unesco a largement contribué au financement de cette réalisation internationale qui fera date.

En raison du caractère sélectif de l'information contenue dans les guides thématiques, les notices descriptives ont souvent trait à une série de documents, bien qu'on trouve aussi des notices concernant des subdivisions de fonds ou des fonds entiers. De même que dans le cas des guides généraux, il est très utile de préciser la provenance des documents dans ces notices et d'y adjoindre une liste des instruments de recherche documentaires pertinents et un index général. Il va de soi que les guides thématiques, et surtout les guides collectifs, méritent d'être publiés et largement diffusés.

Inventaires ou répertoires : Dans de nombreuses institutions d'archives, l'instrument de référence de base est l'inventaire ou le répertoire, qui concerne les documents d'un fonds ou groupe de documents particulier. Ce type d'ouvrage doit être précédé d'un bref exposé de l'histoire administrative de l'organisme d'origine. Ils sont généralement organisés selon un ordre calqué sur l'organigramme de l'admi­nistration d'origine. Les documents sont décrits par série et chaque notice porte des indications sur les années couvertes, le volume et le classement des documents ainsi qu'un résumé succinct du contenu informatif. Dans certains cas, les notices sont accompagnées d'annexés comportant l'exposé des plans de classement, des listes d'en-têtes de chemises et autres renseignements utiles aux utilisateurs. Les inven­taires et les répertoires sont suffisamment détaillés pour être d'une très grande utilité au personnel des archives tout comme aux lecteurs. Dans certains dépôts d'archives de petite taille, ils ne sont pas publiés, il en existe plusieurs exem­plaires dactylographiés à usage interne. Les grands dépôts publient fréquemment les inventaires et répertoires qui feront sans doute l'objet d!.une assez forte demande sous forme de brochures tirées en un nombre d'exemplaires limité par un procédé non typographique. On paraît s'acheminer, ces dernières années, vers la publication de ce type d'instruments de recherche disponibles sous forme de microreproductions.

Autres instruments de recherche archivistique : Il existe d'autres types d'instruments de recherche documentaire correspondant à des documents particuliers ou à des recherches de type et d'intensité particuliers. Pour les documents fré­quemment consultés, il peut être rentable d'établir des descriptions par dossier individuel ou même par pièce. Les notices peuvent être présentées séparément sur des fiches ou rassemblées sous forme d'inventaires analytiques (qui comportent des analyses succinctes des pièces, généralement par ordre chronologique). S'agissant de certains types de documents, utilisés principalement par des personnes qui recherchent des éléments d'information sans suite, l'institution d'archives peut juger utile de dresser des listes, listes de personnes, de lieux, de navires, d'actes, de procès, etc. Il faut, toutefois, être très prudent avant d'entreprendre d'établir ces types d'inventaires et avoir l'assurance que le coût du travail que leur confection occasionnera sera compensé,., dans des délais raisonnables, par des économies sur les services de renseignements rendus aux utilisateurs.

1. - Voir Conseil international des archives, Répertoire 1982, Paris, 1982, p. 67-69.

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Instruments de recherche élaborés par l'administration d'origine : Il n'est pas rare que l'administration d'origine ait élaboré des instruments de recherche pour aider son personnel à classer rapidement et systématiquement ses dossiers et à les retrouver aussi vite quand les besoins du service l'exigent. Il peut s'agir de registres de correspondance, de fiches, d'index par matière ou de manuels de classement. Il est de l'intérêt de l'organisme d'origine, du personnel des archives et des futurs chercheurs que ces instruments de recherche soient remis aux archives en même temps que les documents auxquels ils correspondent.

Bases de données archivistiques informatisées : Au cours des dix ou quinze dernières années, un certain nombre de grands dépôts d'archives ont pris, à titre expérimental, les premières mesures en vue de l'informatisation de leurs inventaires descriptifs. Dans certains de ces dépôts, le stade expérimental est maintenant dépassé et des bases de données informatisées importantes sont en place. Parfois l'élaboration et la publication des instruments de recherche sont presque entièrement effectuées grâce à elles. Aux Etats-Unis d'Amérique, plusieurs dépôts d'archives se sont associés en vue d'établir, par l'emploi du système SPINDEX III, un réseau informatique relativement étendu d'accumulation, de maniement et d'échange d'informations archivistiques descriptives. L'interrogation en ligne des bases de données archivistiques semble maintenant techniquement possible, bien que, vrai­semblablement, aucun dépôt n'ait encore mis sur ordinateur la totalité des données descriptives dont il dispose/ .

2.3.3.2 Autres moyens de diffusion de l'information archivistique

On a vu dans la section précédente ce qu'il en est des moyens de diffusion de l'information concernant les documents d'archives. On examinera dans celle-ci les programmes de diffusion du contenu des archives mêmes à l'aide d'éditions imprimées de certains documents, de fac-similés photographiques (généralement sur microfilm) de séries complètes de documents ou d'éléments de dossiers et d'expositions de documents originaux ou de fac-similés.

Publication documentaire : Les documents peuvent être publiés soit par les moyens classiques de publication, soit par ceux de la micrographie. Etant onéreuse, la publication sous forme de livre est généralement réservée à des documents triés sur le volet. Les textes authentiques des documents les plus importants ayant trait à un sujet donné sont imprimés en un ou plusieurs volumes, avec les annotations critiques nécessaires. Dans bien des cas, le dépôt d'archives qui entreprend ce travail de publication recherche la documentation pertinente dans un grand nombre d'autres dépôts, afin que la présentation soit aussi complète et équilibrée que possible. En fait, pour qu'un sujet soit couvert complètement et de façon équilibrée, une coopération internationale est souvent nécessaire/ . Aujourd'hui, pour des raisons de moindre coût et de rapidité, un volume beaucoup plus important de docu­ments source est mis à la disposition des chercheurs grâce à la publication sur microformes. La publication sur microformes, que l'on emploie des films en rouleau ou des microfiches, consiste généralement à microfilmer des séries complètes de documents détenues par les archives et susceptibles d'être consultées de temps à autre. En règle générale, les notes sont dans ce cas moins nombreuses et moins

1. Pour une présentation plus détaillée de l'application de l'informatique aux archives, voir Michael Roper, "Les archives et les nouvelles techniques de l'informatique", Revue de 1'Unesco pour la science de l'information, la biblio-théconomie et 1'archivistique, Vol. IV, n° 2, avril-juin 1982, p. 115-122.

2. A titre d'exemple de ce type de coopération, on peut citer le volume intitulé The United States and Russia: The Beginning of Relations, 1765-1865, publié conjointement par les ministères des affaires étrangères et les archives natio­nales de l'Union des Républiques socialistes soviétiques et des Etats-Unis d'Amérique, en russe et en anglais, à Moscou et à Washington en 1980. Les documents publiés dans cet ouvrage proviennent d'un grand nombre de dépôts d'archives d'URSS et des Etats-Unis.

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détaillées que lorsqu'il s'agit d'un livre. La publication sur microformes devrait, cependant, être accompagnée d'une brochure ou d'une notice fournissant des renseigne­ments sur la provenance des archives et des informations détaillées sur l'organi­sation et le contenu de chaque rouleau de film ou jeu de fiches. Le dépôt d'archives auteur de la publication conserve une microcopie originale à partir de laquelle il fournit les tirages demandés. Certaines publications choisies faites sous forme de livre sont complétées par une édition exhaustive sur microformes de la totalité de la documentation existante se rapportant au sujet.

Expositions d'archives : Les moyens de diffusion de l'information archivis-tique que nous avons présentés jusqu'à maintenant intéressent essentiellement les universitaires et autres chercheurs professionnels. Il existe cependant, dans tous les pays, un grand nombre d'utilisateurs potentiels des documents d'archives : particuliers de toutes sortes qui s'intéressent de près à l'histoire et à la culture de leur pays. Ces "profanes" peuvent fortement contribuer à accroître le degré de soutien (matériel et autre) que l'Etat accorde aux institutions nationales d'archives. Un programme d'expositions d'archives historiques originales, organisé avec soin et goût, peut gagner aux archives l'appui de ces personnes et devenir un instrument important d'éducation populaire des citoyens de tous âges. Un tel pro­gramme peut se composer des éléments suivants : expositions de documents originaux, photographies et souvenirs divers dans les locaux du dépôt d'archives ; prêts de documents originaux (avec toutes les mesures de sécurité nécessaires) ou de fac-similés en vue d'expositions organisées par d'autres organismes et institutions ; expositions itinérantes de reproductions de bonne qualité ; vente au public, à un prix modeste, de beaux fac-similés de documents historisques célèbres, de repro­ductions de sceaux, de diapositives en couleurs et de cartes postales représentant des trésors archivistiques.

Relations publiques : L'information sur les moyens susmentionnés de diffusion des archives, et notamment sur les programmes tels que les expositions qui sont destinées à éveiller l'attention du public, devrait être diffusée aussi largement que possible par le biais de communiqués de presse, d'annonces à la radio et à la télé­vision, etc. En fait, il faudrait faire amplement connaître les programmes, acti­vités et réalisations des archives, ou les documents intéressants ou d'importance historique récemment acquis ou devenus communicables, au grand public ou aux caté­gories du public le plus susceptibles de s'y intéresser. Un programme actif de relations publiques peut beaucoup contribuer à donner des archives une image posi­tive au législateur, à ceux qui font l'opinion et au public en général.

2.4 Intérêt des archives pour la recherche

Les archives, qui sont les témoins de l'ensemble de l'activité des pouvoirs publics ayant quelque importance, présentent de ce fait un intérêt extrême pour la recherche. Elles sont, en premier lieu, la mémoire collective de l'Etat et de ses institutions. Dans ce sens, elles sont un instrument essentiel de l'efficacité et de l'économie administrative, puisqu'elles permettent de connaître sans peine l'histoire des actes de l'administration, ses succès ou ses échecs, et qu'elles attestent les conduites précédemment adoptées dans le même cas lorsque des problèmes similaires se posent à nouveau. En tant que mémoire institutionnelle, les archives sont aussi en mesure de contribuer grandement au développement économique et social, surtout dans les pays en développement, car elles constituent une source d'infor­mation sans pareille sur les initiatives antérieures dans ces domaines, ainsi que sur les données démographiques, économiques et sociales utiles à la planification et au développement à l'échelon local, régional ou national. Par ailleurs, les archives contiennent des renseignements d'une importance capitale sur l'identité, les droits, les privilèges, les prérogatives et les responsabilités des personnes

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physiques et morales. La valeur des archives pour la recherche, entendue en ce sens, découle en grande partie, et à un degré plus ou moins grand selon les cas, des raisons pour lesquelles l'administration d'origine a produit les documents.

Le deuxième grand intérêt des archives pour la recherche ne tient guère, ou pas du tout, à la même raison, mais au fait que les archives contiennent des informations sur la population, les organismes, les faits et l'évolution économique et sociale, les phénomènes naturels et autres événements de toutes sortes, utiles à qui étudie un aspect quelconque de l'histoire de la nation, ou écrit à son propos. La majeure partie des recherches effectuées dans la plupart des archives nationales est d'ordre essentiellement historique, mais l'éventail des sujets est extrêmement vaste, tout comme les fins auxquelles ces recherches peuvent être conduites. De même, les caté­gories de chercheurs sont nombreuses, ce sont en général les universitaires, les étudiants du premier, deuxième et troisième cycle d'études universitaires, les généa­logistes, les journalistes, les écrivains - amateurs et professionnels - et les réalisateurs d'émissions de radio et de télévision et de films pour le cinéma/ .

Examinons maintenant plus en détail ces divers aspects de 1'intérêt que présentent les archives pour la recherche.

2.4.1 Intérêt des archives pour la promotion de l'efficacité et de l'économie administratives

Tout Etat ou institution de l'Etat a fréquemment besoin de se reporter aux documents qu'il a produits par le passé, pour s'assurer de décisions prises anté­rieurement et de l'existence d'obligations encore en vigueur, pour rechercher des précédents, pour conduire des opérations de recherche, ainsi que pour une foule d'autres raisons juridiques, administratives, politiques et diplomatiques. Si ces documents ne sont pas classés, s'ils sont difficiles d'accès, s'ils ont été perdus ou arbitrairement détruits, il est évident qu'un grand nombre de décisions et d'actions seront erronées, mal fondées et irrationnelles et qu'il faudra consacrer un temps impossible à rechercher tel ou tel renseignement, voire à "réinventer la roue". Par contre, si les documents non courants importants ont été systématiquement versés aux archives nationales et correctement préservés, organisés et répertoriés, le personnel des archives sera en mesure de trouver facilement ceux dont les fonc­tionnaires ont besoin et de les leur fournir. Le rôle de mémoire institutionnelle

1. L'utilisation de plus en plus diversifiée des archives à des fins de recherche est étudiée dans Iván Borsa, "The Expanding Archival Clientele in the Post-World War II Period", Archivum, vol. 26 (Proceedings of the 8th International Congress on Archives), 1979, p. 119-126. Un nouveau point de la question a été fait dans plusieurs études détaillées présentées lors du neuvième Congrès inter­national des archives, qui s'est tenu à Londres du 15 au 19 septembre 1980. Ces études, qui figurent dans Archivum, vol. 29 (Proceedings of the 9th Inter­national Congress on Archives), 1982, sont les suivantes : Claire Berche, "L'utilisation des archives par le grand public" (p. 113-123) ; Charles M. Dollar, "Quantitative History and Archives" (p. 46-52) ; César A. Garcia Belsunce, "El Uso Practico de los Archivos" (p. 77-86) ; Rainer Gross, "Archives im Dienst der Technik" (p. 87-92) ; Erzsébet C. Harrach, "Archive und Stadtentwicklung" (p. 93-98) ; Maina D. Kagombe, "Oral History and Archives" (p. 53-57) ; V.V. Khemleva, "Les moyens d'information et les archives" (p. 129-134) ; Jan Lindroth, "Contemporary History and Archives" (p. 58-63) ; James W.M. Moore, "The Economie Exploitation of Archives (p. 99-102) ; Hugh W.L. Payne, "Education and Archives (p. 124-128) ; L.S. Principe, "Everyman and Archives" (p. 135-142) ; et Michael Roper, "The Academic Use of Archives" (p. 27-45).

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de l'administration joué par les archives ne cesse de croître avec les années. En raison du renouvellement des fonctionnaires, à tous les niveaux de la hiérarchie, 1'Etat est de plus en plus contraint de ne plus tant compter sur la mémoire person­nelle des individus que sur la mémoire institutionnelle qu'incarnent les archives. Aussi l'absence d'institutions d'archives scientifiquement conçues et gérées ne manquera pas d'entraîner confusion, inefficacité, erreurs de gestion et dépenses inutiles à l'ensemble des administrations nationales. A l'inverse, l'existence d'un service d'archives doté des moyens matériels et humains voulus contribuera de façon inappréciable à la prise de décisions rationnelles et à l'efficacité et l'économie administratives en général.

2.4.2 Contribution des archives au développement économique et social

La contribution que les archives peuvent apporter au développement économique et social national est étroitement liée (et elle en fait même partie) à leur rôle de mémoire institutionnelle de l'Etat. La chose est particulièrement vraie dans les pays en développement où c'est essentiellement à l'Etat qu'il incombe de stimuler le développement et d'en assumer la responsabilité.

2.4.2.1 Les archives en tant que source d'information sur les programmes passés, les mesures prises et les méthodes employées

Le développement économique et social peut être défini comme une suite d'efforts, déployés par les Etats modernes en vue de créer des infrastructures matérielles et sociales qui engendreront des richesses et d'employer ces richesses, ou une partie d'entre elles, à l'amélioration des conditions de vie de la population. Telle était, dans une certaine mesure tout au moins, l'action que menaient la majo­rité des régimes coloniaux ayant précédé les gouvernements nationaux qui ont vu le jour depuis la fin de la Deuxième Guerre mondiale. Ainsi vues comme se plaçant dans une suite d'efforts, la plupart des initiatives nouvelles s'enracinent dans une cer­taine mesure, dans des actions antérieures. Même si le contexte est très différent, la connaissance et la compréhension des tentatives passées est sans aucun doute précieuse. Il est donc important de pouvoir accéder facilement au dossier complet concernant les programmes, mesures et méthodes qui ont été proposés, essayés ou appliqués par le passé, ainsi qu'aux données expliquant les raisons pour lesquelles ils se sont soldés par un échec, ont été couronnés de succès ou abandonnés. Si elle peut se procurer ces informations aux archives nationales et s'appuyer sur elles pour prendre aujourd'hui ses décisions, l'action de l'administration aura plus de chance d'être rationnelle et féconde et courra vraisemblablement moins de risque d'aboutir à de coûteux échecs.

2.4.2.2 Les archives en tant que source d'information démographique, économique et sociale en vue de la planification et du développement

Toute administration nationale, dans le cadre normal de ses fonctions, rassemble d'importantes quantités de renseignements sur les caractéristiques de la population ; sur l'état civil (naissance et décès) ; sur le fonctionnement de l'agri­culture, de l'industrie et du commerce (intérieur et extérieur) ; sur les programmes d'action sociale (y compris la prévoyance maladie et vieillesse, l'aide aux personnes privées de ressources, la régulation des naissances, les services sanitaires et médicaux et les programmes alimentaires ; sur l'alphabétisation, l'éducation et la formation ; et sur le comportement social (mariages et divorces, crimes et délits et autres affaires jugées par les tribunaux).

Les informations de certaines de ces catégories font l'objet d'une collecte systématique et délibérée au moyen de recensements périodiques et d'enquêtes écono­miques. D'autres sont reçues et enregistrées de façon plus involontaire chaque fois

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qu'un individu fait une demande d'aide sociale, ou de permis d'exportation, se marie, etc. D'autres sont obligatoirement exigées du citoyen à l'occasion d'actes adminis­tratifs tels que la déclaration des revenus et la collecte des impôts.

Si la conservation indéfinie des pièces de collecte de tous ces types d'infor­mation ne se justifie pas, il va de soi qu'il est utile à bien des égards d'établir des compilations et des résumés détaillés des informations elles-mêmes. Elles sont parfois nécessaires dans la conduite des affaires courantes et pour la planifi­cation de l'action administrative future. Toutes sont précieuses pour évaluer l'évolution économique et sociale ainsi que les progrès accomplis au fil du temps. En tant que témoins de l'état et des activités d'une population tout entière ou de grandes fractions de celle-ci, ces informations sont des éléments de référence hors pair pour la planification sociale et la planification du développement économique à l'échelon des localités, des régions et de l'ensemble de la nation/ .

Faute de pouvoir trouver ces informations dans les archives nationales, les planificateurs seront sans doute obligés de se les procurer au moyen d'enquêtes longues et coûteuses, ou risqueront de prendre des décisions mal fondées aux consé­quences graves, voire catastrophiques.

2.4.3 Utilité des archives pour établir la preuve des droits, privilèges et responsabilités des particuliers, des organismes et de l'Etat

Dans toutes les nations, les citoyens ont certaines obligations et responsabi­lités envers l'Etat qui s'assortissent, en retour, de certains droits et privilèges. Il en va de même des droits et devoirs de toutes sortes d'organismes, d'institutions et de personnes morales. Il est évident que le fait que ces relations et ces obli­gations soient attestées dans les archives nationales est d'une importance capitale pour l'Etat et pour les particuliers et organismes qui forment la nation/2.

Ainsi il est important qu'un particulier puisse obtenir une attestation de naissance ou de nationalité pour être en mesure de prétendre à divers avantages et droits, ainsi qu'une attestation de carrière militaire ou civile pour apporter la preuve de ses droits à une retraite ou au bénéfice d'autres indemnités. L'Etat a besoin de preuves du même ordre pour obliger les individus à s'acquitter de leurs obligations militaires ou d'autres obligations à son égard.

Conserver des archives des contrats passés entre l'Etat et les particuliers ou les personnes morales est de même essentiel pour les deux parties. Lorsque l'Etat délivre des permis, des licences ou des autorisations permettant à une personne physique ou morale telle ou telle activité bien précise, il est également indis­pensable pour les deux parties qu'une trace en soit conservée par des services officiels.

1. La question de l'intérêt des archives pour le développement national est ana­lysée dans F.R.J. Verhoeven, The Role of Archives in the Public Administration and the National Planning Policy of Developing Countries with Particular Refe­rence to Southeast Asia, Paris, Unesco, 1972 (COM/WS/284), p. 43-47 ; Jean-Jacques Valette, Le Rôle des archives dans l'administration et dans la politique de planification des pays en voie de développement, Paris, Unesco, 1972 (COM/WS/281, 79 p. ; et Guy Cangah, "L'utilité particulière des archives dans les pays en voie de développement", Archivum, vol. 26 (Proceedings of the 8th International Congress on Archives), 1979, p. 171-174.

2. Voir Guy Duboscq, "De l'importance des archives modernes pour les pays en voie de développement", Bulletin de 1'Unesco à l'intention des bibliothèques. Vol. XVII, n° 5, septembre-octobre 1963, p. 275-279.

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A l'échelon plus large des relations entre Etats, Il est capital pour la nation de garder une preuve permanente de ses droits et de ses obligations à l'égard d'autres Etats et de la communauté internationale dans son ensemble. Ne pas pré­server les traités, les conventions et autres accords internationaux et ne pas pouvoir y accéder facilement entraînerait presque certainement des malentendus avec d'autres Etats et des différends et conflits internationaux.

La conservation de divers types de preuves juridiques dans les archives nationales est donc indispensable à l'ordre public, à la justice et au calme.

2.4.4 Intérêt des archives pour les utilisateurs primaires et secondaires

Bien que la tâche première des archives nationales soit d'être au service de l'Etat et d'être le gardien et le témoin des droits des citoyens, elles ont d'autres responsabilités extrêmement importantes. On citera en tout premier lieu leur rôle en tant que source de connaissance pour toutes les catégories de la société.

Les gouvernements modernes produisent et enregistrent des documents qui concernent toutes sortes de personnes, de lieux, de choses, de transactions et d'événements. Les archives nationales devraient conserver les plus importants d'entre eux, car ils sont utiles à la recherche ayant trait à l'histoire, aux sciences politiques, à la géographie, à l'économie, aux phénomènes sociaux, à la science et à la technologie ainsi qu'à d'autres disciplines, et ils constituent donc une importante réserve de matériels source primaires, qui peut et doit être exploitée pour le bien de la société.

Si les archives sont un témoin fidèle des activités des pouvoirs publics et représentent à ce titre une source authentique d'information, il faut noter gu'authenticité n'est pas dans tous les cas synonyme de vérité. Des erreurs fac­tuelles commises par inadvertance se glisseront occasionnellement dans les archives de l'administration. Tel texte adressé à un service de l'Etat pourra être le reflet d'une opinion personnelle ou d'une vision incomplète d'un événement ou d'une opé­ration. Les papiers administratifs peuvent même parfois traduire une intention déli­bérée de tromper. Les personnes qui effectuent des recherches dans les archives doivent donc être préparées à se heurter de temps à autre à des faits contradic­toires et en mesure d'établir quelle est, de plusieurs versions divergentes d'un événement, celle qui donne la vraie version des faits.

Tout le monde n'a pas la compétence et les moyens voire l'envie nécessaires pour compulser soi-même les archives comme on fouille dans une bibliothèque. Le plus souvent, ce sont des intermédiaires que nous appellerons ici les utilisateurs primaires, qui seuls, ou parfois en équipe, puisent dans le trésor des archives la matière de nombreux ouvrages. Présentés sous forme de livres, de thèses, d'études, d'articles de revues ou de journaux et de programmes audiovisuels, ces travaux seront mis à la disposition d'un cercle beaucoup plus large de bénéficiaires de la recherche archivistique : les utilisateurs secondaires.

Les utilisateurs primaires sont des universitaires, des étudiants du troisième cycle, des journalistes, des généalogistes et autres écrivains, ainsi que des réali­sateurs de programmes audiovisuels dont les travaux seront, sous une forme appro­priée, mis à la disposition d'un public plus large.

Les utilisateurs secondaires, lecteurs ou spectateurs des travaux des utili­sateurs primaires, sont les spécialistes de diverses disciplines, le public des lecteurs, les étudiants de tous âges et les spectateurs de réalisations documen­taires cinématographiques et télévisuelles.

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Par l'action délibérée des utilisateurs primaires et celle plus passive des utilisateurs secondaires, les archives nationales peuvent devenir un important moyen d'éducation et de développement culturel de la société dans un pays ainsi que bien entendu, de promotion de la compréhension internationale.

2.4.5 Les archives comme moyen pour développer la culture et 1'identité nationales

Les archives d'une nation, si elles sont correctement organisées, gérées et financées, doivent finir par contenir tout ce qui rend compte de ce qui s'est passé dans le pays. Grâce à elles, on saura tout des origines et des mouvements migratoires de la population, des succès et des échecs de ses dirigeants, du déve­loppement économique et social de la société, des guerres et des catastrophes natu­relles, et des relations avec d'autres peuples et d'autres nations. L'information qu'elles contiennent constitue un trésor national inappréciable, qui peut être exploité de mille manières pour le plus grand bien de la population.

Les archives, si elles sont efficacement employées en tant que ressource éducative et culturelle, peuvent être un moyen hors pair pour contribuer à faire naître un sentiment d'identité nationale et pour favoriser dans un peuple la compréhension de soi et de ses relations avec le reste du monde.

3. UTILITE ECONOMIQUE ET SOCIALE DES SYSTEMES ET SERVICES DE GESTION DES DOCUMENTS COURANTS

3.1 Eléments composant les systèmes et services de gestion des documents courants

Pour être complet, un système de gestion des documents courants doit traiter de tout ce qui concerne les documents d'une administration pendant la totalité de leur "existence", c'est-à-dire depuis leur "naissance" jusqu'à leur "mort" ou des­truction lorsqu'ils ont cessé d'être utiles, ou leur "réincarnation" sous forme d'archives s'ils possèdent une valeur justifiant leur conservation indéfinie, et pendant toute la durée de leur vie active et productive où ils permettent à cette administration de s'acquitter de ses fonctions. On considère généralement que les trois grandes phases de la gestion des documents courants sont les suivantes : (1) production des documents, (2) utilisation et tenue des documents et (3) tri

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des documents/ .

Pour être efficace, un programme de gestion des documents courants doit relever de l'autorité d'un service central de l'administration - la direction des archives nationales, de préférence - et être en outre assuré de la participation active des services concernés à son exécution. A cet effet, chaque administration doit être dotée d'un responsable de la gestion des documents courants, désigné soit par elle-même soit par l'autorité centrale, et chargé d'une part de veiller à l'emploi de méthodes de gestion des documents saines dans son administration et d'autre part, de maintenir la liaison avec l'autorité centrale.

1. Les descriptions ci-après d'un certain nombre d'éléments des programmes de gestion des documents courants reprennent dans leurs grandes lignes celles que l'on trouve dans James B. Rhoads, L'applicabilité des principes directeurs de l'UNISIST et des normes internationales de l'ISO à l'administration des archives et à la gestion des documents : une étude du RAMP, Paris, Unesco, 1982 (PGI-82/WS/4), p. 25-27.

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3.1.1 Production de documents

Cette première phase est particulièrement importante, car si elle est bien exécutée, elle permettra : (1) d'éviter la production de documents qui ne sont pas essentiels et de réduire partant le volume des documents à manipuler, contrôler, stocker et trier par la suite ; (2) d'accroître la maniabilité et l'utilité des documents et (3) d'assurer un recours approprié à la micrographie et à l'automati­sation, avec tous les avantages qui peuvent en découler, pendant toute la durée d'existence des documents. Les principales opérations exécutées dans ce cadre sont les suivantes :

3.1.1.1 Conception des formulaires

Cette opération consiste à déterminer le papier et, dans certains cas, les moyens de remplir ces formulaires qui conviennent le mieux à l'utilisation qui est prévue de ceux-ci et au temps pendant lequel ils seront vraisemblablement conservés ainsi que les dimensions des formulaires, selon la façon dont ils seront utilisés et la quantité de renseignements qu'il faudra y faire figurer. Il s'agit aussi de veiller à la clarté des instructions destinées aux personnes qui les rempliront et à la facilité avec laquelle ils pourront être remplis, à une présentation des données dans un ordre approprié ; et.de définir le nombre d'exemplaires de chaque formulaire à remplir.

3.1.1.2 Gestion des formulaires

La gestion des formulaires consiste à élaborer des instruments de contrôle du nombre d'exemplaires à produire et à classer, à attribuer un numéro ou un code distinct à chaque formulaire, à assurer la mise au point de nouveaux formulaires et leur envoi quand c'est là le meilleur moyen de recueillir les informations dont on a besoin et à procéder à la révision ou au retrait des formulaires partiellement ou totalement périmés. La gestion des formulaires peut également englober la mise en route et la supervision par un organisme investi de l'autorité de l'Etat d'un système de formulaires normalisés utilisables par plusieurs administrations pour consigner des informations comparables. Par exemple, tous les services de l'Etat pourraient utiliser des formulaires normalisés pour les opérations concernant le personnel.

3.1.1.3 Préparation et gestion de la correspondance

Comme la conception des formulaires, la gestion de la correspondance a trait à la qualité et à la durabilité du papier et des moyens utilisés pour écrire, en ce qui concerne notamment les copies de lettres expédiées conservées par l'adminis­tration. Elle porte également sur la présentation et la clarté des lettres et des notes rédigées par l'administration et veille à ce que leur fond et leur style conviennent à leur objet. Elle consiste, enfin, à réduire au minimum le nombre d'exemplaires établis et classés ainsi que le nombre d'échelons administratifs auxquels une lettre doit être approuvée avant d'être expédiée. Les lettres formu­laires, dans toutes leurs variantes, relèvent à la fois de la gestion des formu­laires et de la gestion de la correspondance.

3.1.1.4 Gestion des rapports

Ce domaine spécialisé de la gestion des documents porte sur le contenu et la présentation des rapports, leur périodicité et les liens entre les rapports intérimaires et les rapports d'ensemble établis aux divers échelons de l'adminis­tration intéressée. En font aussi partie les travaux concernant l'attribution d'un

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numéro ou d'un code distinct à chaque série de rapports, le contrôle du nombre d'exemplaires de chaque rapport et leur distribution et classement ultérieurs, ainsi que le retrait ou la révision des rapports qui ont cessé de répondre aux besoins de leurs destinataires.

3.1.1.5 Systèmes d'information sur la gestion

Ces systèmes, automatisés ou non, constituent un prolongement et une consé­quence de la gestion des documents. Leur mise au point suppose qu'on détermine ce dont un gestionnaire ou une catégorie de gestionnaires a besoin pour prendre des décisions motivées en matière de gestion, le moment où cette information sera nécessaire, la présentation qui la rendra la plus utile et les mécanismes garan­tissant qu'elle sera élaborée et correctement présentée en temps voulu. Le rôle de ces systèmes n'est pas seulement d'être une aide à la décision mais aussi d'éviter aux gestionnaires de perdre du temps à identifier maintes et maintes fois ses besoins en matière d'information et à rechercher celle-ci.

3.1.1.6 Gestion des directives

La gestion des directives porte essentiellement sur la préparation et la diffusion rapide au sein d'un organisme de l'information relative aux politiques et aux procédures qu'exige leur application. Les opérations visées consistent à déter­miner le style et la présentation convenant le mieux aux directives, les moyens et l'ampleur de leur diffusion et la mise au point de systèmes de directives souples, susceptibles d'être enrichis, facilement modifiables et exhaustifs.

3.1.1.7 Traitement de mots et de texte

Le traitement de mots et de texte implique généralement l'utilisation de machines de traitement de mots équipées d'une machine à écrire automatique et d'un terminal à écran cathodique, et reliées à un ordinateur. L'information textuelle qui sera vraisemblablement utilisée de façon répétée, éventuellement avec certaines variantes, peut être stockée dans l'ordinateur ou dans des dispositifs auxiliaires, manipulée au gré des besoins et restituée à volonté de façon rigoureusement exacte, avec un effort minime de la part de l'opérateur de la machine de traitement de mots. Ces machines sont conçues de façon à faciliter la mise au point rédactionnelle et à éviter la frappe répétée à la main des différentes versions. Il existe mani­festement des applications du traitement de mots et de texte permettant des éco­nomies de main-d'oeuvre, pour ce qui est de la préparation des formulaires, de la correspondance, des rapports et des directives.

3.1.2 Utilisation et tenue des documents

Cette deuxième phase de la gestion des documents a trait à l'utilisation, ' au contrôle et à l'entreposage des documents dont une administration a besoin dans l'accomplissement de ses fonctions ou visant à faciliter l'activité de ses services. Il s'agit de veiller (1) à ce que l'information et les documents nécessaires soient aisément accessibles ; (2) à ce que l'information et les documents courants soient bien employés sans frais excessifs et (3) au choix de fournitures, d'équipements et de locaux d'entreposage des documents correspondant à la fréquence et à la nature de l'utilisation de ceux-ci. Les principales opérations exécutées dans ce cadre sont les suivantes :

3.1.2.1 Systèmes de classement et de recherche de l'information

La mise au point de systèmes de classement et de recherche de 1'information - qu'ils soient manuels, mécaniques ou automatisés - doit essentiellement tendre à organiser le classement des documents ou des informations et à permettre d'identifier

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et de retrouver facilement les pièces ou les dossiers. Il convient que ces systèmes tiennent compte des fonctions et des besoins opérationnels des services qui consul­teront les documents et de la nécessité de préserver de toute indiscrétion les informations confidentielles auxquelles seuls quelques fonctionnaires peuvent avoir accès. On pourra se fonder sur les mêmes critères pour déterminer si un système de classement centralisé ou décentralisé convient le mieux à une situation donnée. Les systèmes de classement devraient faciliter l'identification ou la mise à part des documents d'intérêt durable et être conçue de façon à permettre de procéder périodiquement à la destruction de ceux dont l'utilité n'est que temporaire ainsi qu'au transfert régulier dans des dépôts intermédiaires ou des centres de pré­archivage des documents qui cessent d'être courants.

3.1.2.2 Gestion des dossiers

On dit parfois que la gestion des dossiers comprend l'élaboration de systèmes de classement et de recherche de l'information et l'exploitation de ces systèmes mais, en réalité, sa portée est beaucoup plus vaste. Elle peut en effet inclure la conception et la gestion de nombreux systèmes de classement et de recherche de l'information au sein d'une grande administration, tout un ministère le cas échéant ; la formation des personnels chargés des dossiers ; le choix des fournitures et du matériel de classement appropriés, en utilisant au mieux le matériel existant et en surveillant les achats de matériels nouveaux ; et la mise au point de systèmes de stockage de l'information sur des supports autres que le papier, tels que microformes et enregistrements vidéo, complétés par la mise en place de moyens informatisés de recherche de l'information. C'est de l'activité de gestion des dossiers que peuvent aussi relever les opérations périodiques d'éli­mination des documents périmés, l'exploitation d'un dépôt intermédiaire des docu­ments semi-courants et de transfert des documents qui ne sont plus guère consultés à un dépôt de préarchivage.

3.1.2.3 Gestion du courrier et des télécommunications

Ce domaine spécialisé est lié à la gestion de la correspondance, qui fait essentiellement partie de la phase de production des documents, mais il en est distinct. La gestion du courrier, dont relèvent parfois les télécommunications, consiste à assurer une prompte livraison du courrier venant de l'extérieur au service intéressé, à mettre au point et à gérer un service de courrier intérieur au sein d'une grande administration et à identifier les moyens les plus appropriés et les plus économiques pour acheminer les communications destinées à l'extérieur.

3.1.2.4 Choix et gestion des photocopieuses de bureau

L'emploi de plus en plus fréquent des photocopieuses de bureau a facilité à bien des égards les opérations de bureau et a permis d'économiser bien des efforts et du temps ; mais le processus de production de documents en a été accéléré et de nouvelles occasions de gaspillage et d'abus se sont trouvées créées. C'est pourquoi le choix et la gestion des photocopieuses de bureau a pris une importance croissante au cours de ces dernières années. Le choix de la photocopieuse la mieux adaptée à la situation du service doit obéir à un certain nombre de critères ; rapport entre la capacité de production et les besoins ; simplicité et souplesse de fonctionnement ; fiabilité mécanique ; existence de services d'entretien et de réparation et possibilité de se procurer des fournitures et des pièces de rechange ; longévité du papier et permanence de l'image. Il convient aussi de réfléchir à la rentabilité respective d'un achat ou d'une location et de définir le nombre d'appareils nécessaires. Il peut être moins coûteux et plus utile de s'équiper d'une grande machine, polyvalente et puissante, que de plusieurs petites machines.

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Une fois que le matériel a été choisi et installé, il reste à exercer une vigilance continue en vue, notamment, de limiter les achats supplémentaires de machines à la satisfaction des besoins réels, de déterminer le meilleur emplacement des machines par rapport à ses utilisateurs et d'appliquer des mesures de surveillance destinées à éviter autant que possible le gaspillage de papier et l'utilisation des machines sans autorisation.

3.1.2.5 Analyse de systèmes

L'analyse de systèmes est l'examen détaillé de la façon dont le travail est accompli, en envisageant parallèlement (parfois par des moyens mathématiques) d'autres méthodes, le but étant de réaliser des économies, d'améliorer la qualité et la productivité du travail ou de mieux répondre aux besoins. Elle est devenue un instrument fondamental de gestion, qui trouve des applications dans de nombreux domaines. Elle est particulièrement efficace s'agissant de la gestion des documents si nombreux que produisent et utilisent les administrations dans l'accomplissement de leurs fonctions. Ainsi, une modification des modalités de collecte, d'enregistre­ment, de manipulation et de classement de l'information peut considérablement influer sur l'efficacité des opérations, le temps nécessaire pour prendre une décision ou rendre un service, de même que sur la qualité et la pertinence des actions de l'administration. De même, l'ordre dans lequel se succèdent les diverses étapes d'une démarche donnée et la manière dont on procède à chacun de ces stades peuvent avoir des répercussions importantes sur les types d'information requis, les moda­lités d'enregistrement de l'information et la conception des formulaires et des rapports. On devrait recourir à l'analyse de systèmes lorsque l'on envisage d'auto­matiser les systèmes d'information ou d'utiliser la micrographie pour stocker, utiliser ou diffuser l'information. L'analyse de systèmes a certes d'importantes applications dans d'autres domaines, mais c'est un outil dont on ne saurait se priver dans la mise en oeuvre de programmes généraux de gestion des documents courants.

3.1.2.6 Programmes concernant les documents d'importance capitale

L'établissement de programmes concernant les documents d'importance capitale tend à garantir la sauvegarde des informations contenues dans certains documents fondamentaux en cas de guerre ou de catastrophe naturelle et partant, la permanence du fonctionnement de l'Etat. Il appartient à chaque Etat de déterminer quels sont les documents qui lui sont les plus indispensables à cette fin ; ce sont, de manière générale, les documents qui ont trait à d'importantes obligations juridiques, aux plans d'intervention à mettre en oeuvre dans les situations d'urgence nationale, à l'identification des personnels stratégiques civils et militaires, aux dispositifs militaires et ceux qui contiennent des informations essentielles sur l'infrastructure industrielle, la distribution de vivres et autres denrées de première nécessité, et les installations médicales et le personnel de santé. L'établissement d'un programme concernant les documents d'importance capitale devrait comporter la définition de critères concernant le choix des documents à classer dans cette catégorie, le report sur microfilm de ces documents ou leur reproduction par d'autres moyens et l'acqui­sition et l'équipement d'installations sûres (vraisemblablement souterraines) où les stocker et les consulter. Il va de soi qu'un plan relatif aux documents d'impor­tance capitale devrait prévoir la mise à jour des documents moyennant l'élimination des documents ou informations périmés et leur remplacement par des matériels plus actuels.

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3.1.2.7 Dépôts de préarchivage

L'un des principaux moyens à la disposition d'un Etat ou d'une grande admi­nistration pour faire face au flot de documents que produit 1'époque moderne est la création d'un dépôt de préarchivage.

Les dépôts de préarchivage sont avant tout conçus pour permettre de stocker de grandes quantités de documents relativement peu consultés mais devant être conservés pendant une durée variable et de fournir des références à leur sujet. Le personnel des dépôts de préarchivage a charge de veiller à la destruction, dûment autorisée, des documents devenus inutiles et de fournir des références sur les documents détenus dans le dépôt aux organismes dont ils émanent ainsi qu'aux tiers agréés par ces organismes. Dans certains pays, les documents destinés à être conservés à perpétuité peuvent eux aussi être placés pendant quelques années dans un dépôt de préarchivage, avant versement définitif aux archives nationales. Au dépôt de préarchivage, on en perfectionnera éventuellement le classement, on éla­borera des instruments de recherche de base, et on leur appliquera un premier trai­tement en vue de leur conservation.

Dans la plupart des pays, l'organisme d'origine est toujours juridiquement propriétaire des documents qu'il a confié à un dépôt de préarchivage. Dans certains c'est la direction des archives qui en a la responsabilité matérielle et qui veille au respect des règles administratives régissant leur utilisation et leur préser­vation, compte tenu des spécifications formulées par l'organisme d'origine. Dans d'autres, chaque administration se voit allouer des locaux pour le stockage de ses propres documents et fournit le personnel requis pour les traiter et assurer les services les concernant. La direction des archives n'est alors responsable que de la sécurité et de l'entretien général et joue en quelque sorte le rôle d'un proprié­taire d'immeuble.

Les rapports qui s'établissent entre la direction des archives et les admi­nistrations d'origine s'agissant du fonctionnement des dépôts de préarchivage, dépendent des traditions du pays et de la structure de l'Etat. En règle générale, cependant, la rentabilité est meilleure - et les locaux et équipements mieux uti­lisés quand l'exploitation du dépôt de préarchivage relève entièrement de la direction des archives.

Les locaux d'un dépôt de préarchivage devraient être conçus de telle sorte que de grandes quantités de documents puissent y être entreposés à peu de frais. Pour ce faire, la meilleure formule consiste à utiliser des espaces hauts de plafond et à disposer les rayonnages de façon à pouvoir y ranger d'importants volumes de documents en occupant une surface de plancher minimale. Dans les dépôts de l'administration fédérale des Etats-Unis d'Amérique, qui est au monde, l'adminis­tration qui a sans doute l'expérience la plus grande de la conception et de la gestion des dépôts de préarchivage, le coefficient de rangement est constamment supérieur à 5 pieds cubes de documents par pied carré de surface de plancher. Actuellement, cette administration économise chaque année près de 10 dollars par pied cube de documents retirés des locaux de l'administration pour être placés dans un dépôt de préarchivage fédéral. Environ 40 % de la totalité des documents fédéraux sont entreposés dans des dépôts de préarchivage et l'administration réa­lise actuellement une économie nette de près de 143 millions de dollars par an par ce biais. Il va de soi que les chiffres en la matière varient selon les pays, mais il apparaît que le.recours aux dépôts de préarchivage .entraîne des économies subs­tantielles dans la plupart des pays.

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Les dépôts de préarchivage devraient être situés dans des bâtiments igni­fugés et équipés de systèmes automatiques d'alarme et d'extinction de l'incendie. Il faut également assurer la sûreté des locaux et si l'édifice n'est pas équipé de systèmes automatiques de sécurité et d'alarme, il doit être en permanence sous la surveillance d'un service de gardiennage. Les normes de contrôle de la température et de l'hygrométrie pourront être moins strictes dans les dépôts de préarchivage que dans les bâtiments d'archives, car la plupart des documents entreposés dans les premiers ne possèdent qu'une valeur temporaire.

3.1.3 Tri des documents

Cet aspect de la gestion des documents est particulièrement important ; c'est en effet au moment du tri qu'on décide quels documents seront conservés indé­finiment en tant que témoignage du passé de la nation, lesquels seront détruits et combien de temps après leur production les documents moins précieux seront conservés afin de permettre le règlement d'affaires administratives et juridiques en cours. Les archivistes, comme les gestionnaires de documents courants devraient jouer un rôle dans les opérations de tri. Le tri s'opère assez différemment selon les pays mais on peut dire que pour être efficace, la démarche à suivre devrait comporter les étapes ci-après : (1) identification et description des documents par série ou par catégorie ; (2) établissement de tableaux de tri par série ou catégorie ; (3) éva­luation des documents en vue de déterminer quels sont ceux qui méritent d'être conservés indéfiniment à titre d'archives ; (4) élimination périodique des documents sans valeur historique et (5) versement des documents historiques aux archives nationales/ . Il s'agit là de l'aspect le plus fondamental et le plus important de la gestion des documents. C'est le meilleur moyen de réaliser rapidement des éco­nomies sensibles et d'éviter des frais, surtout si son emploi s'accompagne de la création et de l'exploitation d'un dépôt de préarchivage.

Voici maintenant la méthode que nous suggéronsd'employer pour effectuer les principales opérations de tri des documents.

3.1.3.1 Identification et description de séries de documents

Toute décision concernant la conservation ou l'élimination de documents uniques doit, cela va sans dire, être fondée sur des informations fiables quant au caractère, au volume, au contenu informatif des documents et aux rapports qui les unissent entre eux. Mettre en place une telle base d'informations dans un pays qui commence à peine à élaborer un système de gestion des documents nécessitera de sa part un effort délibéré considérable, mais constituera un investissement extrême­ment rentable. Il lui faudra recenser tous les documents officiels en vue d'en dresser un inventaire contenant des éléments d'information communs sur toutes les séries ou catégories de documents. Ces éléments d'informations seront : (1) le titre de la série ou une brève description du type de documents concerné, tel que "Correspondance reçue par le ministre du commerce", "Collection des aide-mémoire du secrétaire permanent du ministère des affaires étrangères", "Registres adminis­tratifs", "Demandes de fournitures" ou "Dossiers des bénéficiaires de l'aide publique" ; (2) les dates du début et de la fin de la période couverte ,- (3) la quantité de documents exprimée en mètres linéaires, mètres cubes ou toute autre unité de mesure (à condition qu'il s'agisse toujours de la même) et, si possible le nombre de volumes (lorsque les documents sont reliés) ou le nombre de pièces

1. Une étude des méthodes et des critères appliqués dans un certain nombre de pays en matière de tri figure dans Ake Kronow, "The Appraisal of Contem­porary Records", Archivum, vol. 26 (Proceedings of the 8th International Congress on Archives, p. 45-54).

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(lorsque les documents se présentent sous forme de cartes, de photographies, de bobines de film cinématographique ou de sorties d'ordinateur) ; (4) une brève description narrative du contenu informatif des documents ; (5) une estimation de leur fréquence de consultation et (6) des renseignements précis sur l'endroit où ils se trouvent, notamment le nom de l'organisme ou du service de l'organisme qui en a la garde, l'adresse ou le nom du bâtiment, le numéro du bureau ou l'étage. Il peut être utile aussi de disposer d'informations concernant le matériel de range­ment des documents (longueur des rayonnages ou nombre et dimensions des tiroirs des meubles de classement) ainsi que le rythme d'accumulation annuelle des documents.

Afin d'assurer un minimum de comparabilité et de cohérence des informations fournies dans 1'inventaire,, il faudrait établir un formulaire normalisé à l'intention de tous ceux qui participent aux travaux de recensement.

Dans l'idéal, le recensement devrait être effectué par les services de gestion des documents de l'administration intéressée ou, s'il n'en existe pas encore, par le personnel de la direction des archives. Si cette dernière ne dispose pas d'assez de personnel pour mener à bien ce recensement dans des délais raisonnables, on pourra prendre des dispositions pour lui adjoindre des étudiants d'histoire ou d'administration publique employés temporairement ou à temps partiel, ou faire appel aux employés de bureau ou autres personnels de l'administration visée. Cette dernière formule peut, évidemment, nécessiter l'intervention d'un fonctionnaire investi de pouvoirs interministériels élevés. Dans l'un et l'autre-de ces deux cas, la direction des archives devra former les personnels qui procéderont aux opérations de recense­ment et leur donner des instructions détaillées, faire de temps à autre des ins­pections sur place et exiger que les formulaires remplis lui soient remis à des intervalles rapprochés afin que l'inventaire dressé soit cohérent, utile et d'une qualité élevée.

3.1.3.2 Etablissement de tableaux de tri

Aussitôt que la direction des archives dispose d'au moins un inventaire des documents d'une administration, elle peut commencer à établir des tableaux de tri. Là encore, il faudra élaborer un formulaire normalisé, où seront consignés les renseignements suivants : (1) nom de l'administration d'origine et de ses principaux services ; (2) titres et descriptions succinctes des séries ou des catégories de documents, éventuellement présentés dans un ordre correspondant à l'organigramme de l'administration concernée ; (3) numéro ou descripteur distinct pour chaque tableau et chaque série correspondante ; (4) durée pendant lequel la série sera conservée par l'organisme d'origine ; (5) indication, le cas échéant, de la durée prescrite de conservation au dépôt de préarchivage ; (6) indication de la valeur permanente ou non des documents ; et (7) durée de la période pendant laquelle l'accès aux documents est interdit,ou limité. Une case du formulaire sera réservée aux visas de l'administration d'origine et de la direction des archives, ainsi que de toute autre autorité habilitée à l'approuver, chef des services juridiques ou vérificateur principal aux comptes, par exemple.

Si l'articulation des éléments d'information figurant sur le tableau de tri est logique, il sera facile d'en déduire rapidement : (1) quand, ou à quels inter­valles , les documents sans intérêt durable doivent être détruits et si c'est à l'administration d'origine ou au dépôt de préarchivage de procéder à leur élimination ; et (2) quand, ou à quels intervalles, les documents d'intérêt durable doivent être transférés aux archives nationales, par le dépôt de préarchivage ou directement par l'administration d'origine.

Il est souhaitable que le projet de tableau de tri soit dressé par le .responsable de la gestion des documents de l'administration visée ; si la chose n'est pas possible, il appartiendra à la direction des archives de le faire. En tout état

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de cause, c'est aux fonctionnaires de l'administration d'origine que devrait revenir le soin de décider pendant combien de temps il convient de conserver les documents pour des raisons juridiques ou administratives, même si la direction des archives peut souhaiter émettre des recommandations à ce sujet.

Il existe aussi, en matière de tri, un "tableau général", qui dresse la liste des documents ayant trait à des activités communes à plusieurs administrations de l'Etat ou à toutes et donne des instructions pour leur élimination. Il peut s'agir des documents concernant les finances et la comptabilité, le personnel, les pays et leur administration, les achats, les déplacements, les transports. S'il n'est pas toujours possible d'élaborer un tableau général de tri avant d'avoir fait de sérieux progrès dans l'établissement des inventaires et des tableaux de tri administration par administration, il convient d'accorder à son établissement une place importante dans le programme de gestion des documents administratifs à l'échelon national, 1'élimination_d'une grande quantité de documents ne possédant qu'une valeur interne.

Examinons maintenant la dernière opération du processus de tri des documents, l'évaluation par l'administration des archives.

3.1.3.3 Evaluation des documents par les archives

Lorsqu'on en arrive à ce stade du processus de tri des documents, l'adminis­tration versante a vraisemblablement fixé la durée de conservation de chaque série de documents requise pour répondre à ses besoins administratifs et juridiques propres. Il appartient à la direction des archives de juger si parmi les séries de documents inscrits sur le tableau de tri certaines sont plus intéressantes que ne le pense l'administration d'origine et, le cas échéant, si les documents possèdent une valeur suffisante pour justifier leur conservation indéfinie aux archives nationales.

Cette opération d'évaluation des documents est peut-être la plus difficile et la plus importante des tâches qui incombent aux archivistes, car une fois la décision de vouer à la destruction un ensemble unique de documents prise, elle est irréversible et il sera vraisemblablement impossible d'obtenir auprès d'une autre source les informations contenues dans ces documents.

Il convient de souligner que l'évaluation des documents incombe à l'adminis­tration des archives et non au personnel chargé de la gestion des documents courants. Elle n'est décrite dans ce chapitre qu'afin qu'y soit traitée la totalité des opé­rations qu'implique le tri des documents.

L'évaluation des documents consiste, en premier lieu, à étudier les tableaux de tri (voire les bordereaux d'inventaires) de l'administration d'origine ainsi que les dispositions proposées par elle en matière de conservation et de tri. Seront normalement inscrites comme éliminables sur les tableaux de tri un certain nombre de séries relatives, par exemple, à des opérations administratives mineures, au fonction­nement interne des services ou à des procédures pratiques banales, ou des doubles. Mais on trouvera aussi sur les tableaux de tri des séries de documents qui, visible­ment, possèdent une valeur justifiant leur conservation indéfinie aux archives, tels que lois, traités, correspondance diplomatique, plans militaires, correspondance ou dossiers d'études de ministres et de leurs principaux collaborateurs, décisions juridiques créant d'importants précédents et dossiers récapitulatifs ayant trait au budget et à la planification. Le travail long et délicat de la personne qui procé­dera l'évaluation des documents portera donc essentiellement sur les séries de documents dont on ne peut dire d'emblée qu'ils sont éliminables ou à conserver indéfiniment.

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Les documents qui se situent dans cette zone d'ombre doivent donc être étudiés avec soin et discernement avant toute décision à leur sujet. Ce travail pourra consister à examiner les documents eux-mêmes, à en comparer les séries avec d'autres qui pourraient contenir en partie les mêmes informations et à juger si leur conservation faciliterait telle ou telle recherche. Pareille tâche ne saurait être confiée qu'à un archiviste sachant ce qu'est la recherche, et comment elle se pratique, au courant des travaux de recherche en cours et des orientations actuelles de la recherche, connaissant l'histoire de la nation, de même que la façon dont se sont développées et sont organisées les institutions de l'Etat et, enfin, au fait des autres ressources disponibles pour la recherche - dans les archives mêmes, dans les bibliothèques, dans les centres de documentation, etc. .Ce devra aussi être une personne douée de qualités personnelles d'intelligence, de discernement et d'imagination et ayant le sens des responsabilités voulu d'un arbitre de ce dont sera faite demain la mémoire officielle de la nation.

En règle générale, il recommandera la conservation ou autorisera la des­truction de séries complètes de documents. Si la série est volumineuse et si sa seule valeur tient à l'information qu'elle contient (c'jest-à-dire si elle ne possède aucune valeur intrinsèque), il pourra recommander qu'elle soit reportée sur micro­film et que les documents originaux soient détruits ; cette mesure est particuliè­rement judicieuse quant il s'agit de documents fragiles ou qui se détériorent. Parfois, une série comporte des pièces dont la valeur est évidente, mais aussi des documents présentant peu ou pas du tout d'intérêt ; si ces derniers sont aisé­ment identifiables et faciles à séparer des autres, l'archiviste pourra en recom­mander le tri. S'il s'agit uniquement de séparer des autres des formulaires ou autres documents aisément identifiables, le travail pourra être effectué par l'orga­nisme d'origine ; s'il faut pour cela juger de la qualité des documents, ceux-ci devront être transférés aux archives où le tri sera fait par des spécialistes. Dans d'autres cas, la conservation d'un échantillonnage des documents pourra être recom­mandée. C'est là une décision qu'il ne faut prendre qu'après mûre réflexion car il est difficile d'établir un bon échantillonnage et les résultats de cette opération n'ont pas toujours été heureux/1.

Les recommandations formulées par l'archiviste chargé de l'évaluation des documents, dûment motivées, doivent être consignées dans un rapport officiel qui sera soumis aux plus hautes autorités archivistiques avant approbation définitive. La délivrance de l'autorisation de destruction de documents doit être du ressort exclusif du directeur des archives nationales, lequel possède toutes les qualités scientifiques requises, ou requiert son accord explicite si l'approbation relève d'une décision collégiale.

Une fois les recommandations formulées dans le rapport d'évaluation approuvées, on complète le tableau de tri, en y indiquant par des annotations ou des corrections, quels sont - s'il y en a - les documents considérés comme ayant une valeur permanente. Le tableau est ensuite signé par le directeur de l'adminis­tration d'origine, ou par son représentant. Enfin, il est signé par le directeur général des archives nationales. Le tableau devient alors un mémorandum officiel d'accord entre l'administration d'origine et les archives nationales qui donne à cette administration pouvoir définitif de détruire les documents voués à l'élimi­nation une fois "écoulés les délais de conservation fixés.

1. Voir Félix.Hull, Utilisation des techniques d'échantillonnage dans la conservation des archives : (RAMP) Principes directeurs, Paris, Unesco, 1981 (PGI-81/WS/26), 77 p.

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Il convient de noter que les tableaux de tri ne sont pas des documents statiques et qu'il faut les réviser ou les modifier à mesure que de nouvelles séries de documents sont créées et que de nouveaux moyens de conserver les traces d'une activité apparaissent.

3.1.3.4 Elimination des documents

La destruction des documents qui ont cessé d'être utiles est un acte positif et non pas négatif. Elle libère des espaces dont les gens ont besoin pour travailler et permet de faire de la place dans les classeurs ou sur les rayonnages pour y ranger les documents nécessaires à la conduite des affaires en cours. Si elle n'arrête pas le processus incessant d'acquisition d'espaces et de matériels de classement nouveaux, elle contribue à le freiner et évite ainsi des frais considérables. La destruction des documents est aussi un facteur d'amélioration de l'efficacité opérationnelle dans la mesure où elle permet de mieux classer et conserver les documents restants et diminue la quantité de documents à consulter pour retrouver une information.

L'élimination des documents, qu'elle s'opère au sein du service ou au dépôt de préarchivage, doit être effectuée périodiquement et aussi rapidement que possible après l'expiration des délais de conservation. Il existe plusieurs méthodes de destruction des documents et leur choix dépendra, dans certains cas, de la nature des documents en cause. Les documents contenant des informations ayant trait à la sécurité nationale ou dont la divulgation constituerait une atteinte au droit à la protection de la vie privée devront être totalement anéantis par brûlement, décomposition dans un liquide, broyage ou lacération, sous les yeux de responsables qui pourront certifier que l'opération a été menée à bien. Par contre, les documents non confidentiels pourront être vendus, ou remis selon d'autres modalités, à des acheteurs de vieux papiers ou à des entre­prises de recyclage des papiers. Si l'on ne peut avoir recours à ces solutions, on pourra envisager d'éliminer les documents par enfouissement dans des décharges ou par d'autres moyens.

La législation de certains pays autorise les archives nationales à faire dont de documents dont la conservation par l'Etat n'a pas été jugée nécessaire à des établissements éducatifs ou culturels prêts à les stocker et à assurer un ser­vice de référence en ce qui les concerne. En pareil cas, il devrait être exigé de l'organisme bénéficiaire dans l'accord relatif au don qu'il observe en matière de communication des règles comparables à celles qui auraient été appliquées si 1'Etat avait conservé la garde des documents.

Chaque fois que l'on procède à une élimination de documents, la date de l'opération, le nom de la personne qui s'en est chargée et la cote des documents sur lesquels elle a porté seront enregistrés. Cette trace de l'opération d'élimination sera conservée indéfiniment.

3.1.3.5 Versement des documents aux archives

Les documents jugés de valeur historique peuvent être versés, directement par l'organisme d'origine ou par le dépôt de préarchivage, aux archives nationales qui les prend en charge. En règle générale, les archives ne devraient pas accepter de documents qui ne seront pas communicables avant de nombreuses années, mais il est fait exception à cette règle lorsque l'administration d'origine est dissoute et qu'elle n'a pas de successeur, ou quand les documents risquent d'être endommagés ou dispersés s'ils restent dans les locaux de l'administration d'origine.

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Le versement aux archives implique non seulement le transport des documents dans les locaux des archives mais aussi un transfert de propriété en faveur des archives nationales. Pour cette raison, ainsi que pour d'autres, il est important que le versement soit soigneusement attesté. Le bordereau de versement devrait comporter, pour chaque série de documents, les indications suivantes : (1) le titre de la série ; (2) une brève description des informations qu'elle contient et de son mode de classement interne ; (3) les dates de début et de fin de la période couverte ; (4) le nombre de documents ; (5) une brève description de leur état ; et (6) une mention des restrictions imposées à leur communication et de la durée pendant laquelle elles seront en vigueur. Le transfert officiel de propriété des documents aux archives nationales devrait .également être consigné sur le bordereau. Une fois le bordereau signé par les représentants dûment habilités de l'administration versante et des archives nationales, les archives deviennent propriétaires et res­ponsables des documents étant entendu qu'elles s'engagent à appliquer toutes restrictions imposées à la communicabilité des documents.

Si l'organisme a mis au point des instruments de recherche, tels qu'index, répertoires, plans de classement ou inventaires de dossiers, ceux-ci doivent être versés aux archives avec les documents auxquels ils correspondent. Si l'adminis­tration versante doit les conserver parce qu'elle n'a pas versé la totalité des documents qu'ils concernent, elle en établira une copie pour les archives.

3.2 Emploi de l'automatisation et de la reprographie dans les systèmes et les services de gestion des documents courants

L'automatisation et la reprographie jouent désormais un rôle important à bien des égards dans la gestion des documents courants et, nul doute qu'on ne cessera de faire toujours davantage appel à ces instruments technologiques.

C'est peut-être dans le domaine général de la production des documents que la pénétration de ces techniques a le plus progressé au cours de ces dernières années. Dans les sociétés industrialisées, une grande quantité d'informations est directement saisie dans des systèmes informatisés au moyen de dispositifs à clavier ou à balayage optique ; l'information ainsi saisie est manipulée par ordinateur, peut être lue sur un écran de visualisation et, si besoin est, imprimée sur papier à l'aide d'une machine auxiliaire extrêmement rapide. Dans d'autres cas, surtout lorsqu'une large diffusion d'informations lisibles par machine est nécessaire, on préférera le microfilm ou la microfiche informatiques aux documents établis par l'ordinateur sur papier, du fait, en partie, de leurs dimensions réduites et de leur, moindre coût d'expédition. En fait, le bureau sans papier a cessé d'être une utopie. Grâce à 1'informatique et à la reprographie, de nouveaux instruments aux multiples usages de stockage, de manipulation, de recherche et de diffusion de l'information, sont désormais à la disposition des responsables de la gestion des documents, dont l'objectif, après tout, est de rendre le stockage et la mani­pulation de l'information moins coûteux et plus efficaces. Mais cela a également posé d'importants problèmes dont le moindre n'est pas l'identification et la préservation de l'information qui pourrait avoir un intérêt historique. La facilité même avec laquelle l'information introduite dans un système informatique peut être manipulée et modifiée constitue un défit pour ceux qui sont chargés de préserver l'intégrité de "1'information ayant une valeur durable.

L'information dont on peut dire qu'elle est produite au moment de sa saisie doit elle.aussi bien sûr être conservée et exploitée dans un système infor­matique. Il en va de même des documents produits par l'application après coup à des papiers des techniques informatiques et de reprographie. On peut citer à titre d'exemple, le cas des listages informatiques concernant la communicabilité des documents qui peuvent être particulièrement utiles dans les pays où existent des

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lois sur la "liberté de l'information". Bien qu'en règle générale les applications après coup soient plus coûteuses que les divers moyens d'automatisation des données source, il est de nombreux cas où la facilité accrue de manipulation, de recherche et de diffusion de l'information qu'elles permettent les rendent valables. L'une des grandes attributions du gestionnaire des documents courants consistera à évaluer la rentabilité d'une telle opération et à soumettre à la direction des recomman­dations fondées et impartiales.

On se sert aujourd'hui de l'ordinateur pour faciliter certaines opérations de gestion dans les dépôts de préarchivage, pour veiller, notamment, à l'utilisation optimale de la surface de rayonnages, pour conserver des informations permettant de localiser certaines pièces transférées et pour identifier les documents dont le délai de conservation est arrivé à expiration et qui sont donc devenus éliminables.

La micrographie est un instrument irremplaçable de conservation des documents, car elle permet d'établir des copies de sécurité et de réduire l'ampleur des installations de stockage. Dans ce dernier domaine, cependant, le responsable de la gestion des documents doit agir avec prudence, car le coût du report sur microfilm est souvent nettement plus élevé que celui du stockage des documents originaux dans un centre de préarchivage pendant de nombreuses années. Il peut y avoir, bien entendu, des cas où l'emploi de la micrographie procurera des avantages opérationnels importants pendant la période où les documents sont très souvent consultés ; la diminution des besoins d'espace et de matériel de rangement consti­tuera alors un effet secondaire appréciable. On peut également réaliser une nette économie en filmant les documents d'archives, destinés par nature à la conservation à perpétuité, et en éliminant par la suite les documents originaux. Toutefois, on ne doit procéder ainsi qu'à condition que (1) les documents aient été classés avant d'être filmés, (2) les repères voulus aient été posés pour assurer une bonne prise de vue, (3) l'information contenue dans les documents soit facilement retrouvable par la suite, (4) le report sur microfilm, le récolement des microfilms et leur développement soient conformes aux normes techniques imposées par les archives, et (5) les documents ne possèdent pas d'autre valeur que l'information qu'ils contiennent. On ne devrait pas avoir recours au report sur microfilm suivi de 1'élimination des originaux si ceux-ci présentent un intérêt intrinsèque en dehors de l'information qu'ils renferment.

Bien qu'on n'utilise pas encore beaucoup l'informatique pour le tri des documents, son avenir en la matière est prometteur : elle pourrait en effet être employée pour l'obtention d'informations sur l'établissement des tableaux de tri et leur application et pour la création de bases de données concernant la conser­vation ou l'élimination des documents inscrits sur les tableaux de tri.

A mesure que le coût de l'automatisation et de la reprographie baisse relativement et que de nouvelles percées technologiques se réalisent, d'autres applications de ces techniques à l'ensemble des opérations de gestion des documents apparaîtront vraisemblablement et seront adoptées ; on verra aussi que de nombreuses applications qui ne présentent pas aujourd'hui de difficultés techniques mais restent chères deviendront rentables. La nouvelle technologie du stockage des données sur supports de haute densité, mémoire bulle et enregistrement optique notamment, sera particulièrement intéressante pour les responsables de la gestion des documents courants et les archivistes, qui devraient en suivre de près les progrès.

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3.3 Economies et améliorations de l'efficacité administrative dues aux systèmes et aux services de gestion des documents courants

Les plus évidentes des économies et des réductions de frais imputables à l'existence de systèmes et services de gestion des documents sont sans doute celles que permettent de réaliser les tableaux généraux de tri, l'élimination des documents en temps voulu et une utilisation maximale des dépôts de préarchivage pour le stockage et la recherche de documents semi-courants et inactifs. De même, il est évident qu'un programme concernant les documents d'importance capitale bien conçu et bien mené est susceptible d'entraîner des économies inestimables, non seulement de fonds et de ressources matérielles, mais de vies humaines, en cas de catastrophe naturelle.

On peut améliorer 'de façon importante l'ordre et la discipline administra­tive, et donc parvenir à une plus grande efficacité et à une plus grande rentabi­lité, en gérant avec lucidité et logique la totalité du processus de production des documents - à savoir en contrôlant la conception, la fabrication et la distri­bution des formulaires, des rapports, des directives et de la correspondance -, ainsi que la conception des systèmes de classement et de recherche de l'information, la gestion des dossiers et l'emploi des photocopieuses de bureau.

On peut mieux répondre aux besoins des administrations de l'Etat comme à ceux du public qu'elles desservent en mettant en place des systèmes efficaces de classement et de recherche de l'information, et des moyens bien conçus d'information ayant trait à la gestion, de gestion de la correspondance, du courrier et des télécommunications.

L'analyse systémique est un important outil d'amélioration des procédés - elle peut permettre des économies de temps et d'argent au stade de l'élaboration et de la fourniture des produits et des services et une meilleure qualité des produits et services eux-mêmes.

Tout cela peut, dans une certaine mesure, se faire sans l'intervention des procédés technologiques modernes. Toutefois une utilisation judicieuse de l'automa­tisation et de la reprographie sera porteuse d'économies accrues et d'une plus grande efficacité, ce qui permettra à l'administration de mieux répondre aux besoins de ceux qu'elle a mission de servir.

3.4 Degrés dans la mise en place des systèmes et des services de gestion des documents courants

Il y a, fondamentalement, quatre degrés de mise en place de ces systèmes et services, étant entendu qu'à chacun d'entre eux, des modalités améliorées empruntées aux stades suivants peuvent être introduites pour accroître la qualité des services rendus. Ces quatre degrés sont décrits ci-dessous :

3.4.1 Service minimal

On ne peut guère dire qu'existe un programme public de gestion des documents en l'absence de-systèmes d'établissement de tableaux de tri des documents, de procé­dures d'élimination des documents au moment prévu aux tableaux et de versement aux archives nationales des documents jugés d'intérêt durable par le personnel des archives.

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3.4.2 Service minimal renforcé

En plus des systèmes d'élaboration de tableaux de tri, d'élimination, d'éva­luation et de versement en place au degré précédent, existent à ce degré un ou plusieurs dépôts de préarchivage auxquels les documents sont systématiquement versés.

3.4.3 Service moyen

Interviennent de plus à ce stade d'autres sous-programmes de base, concernant le plus souvent la conception et la gestion des formulaires, la gestion de la corres­pondance, la gestion des rapports, la mise au point de systèmes de classement et de recherche de l'information, la gestion des dossiers et un programme concernant les documents d'une importance capitale.

3.4.4 Service optimal

Existent dans ce cas tous, ou presque tous les systèmes et les services décrits dans la section 3.1 c'est-à-dire outre ceux présents dans le cas d'un service moyen, de programmes concernant la gestion des directives, la gestion du courrier et des télécommunications, la gestion des photocopieuses de bureau, les systèmes d'information concernant la gestion, l'analyse de systèmes ainsi que l'utilisation de machines de traitement de mots et de textes pour préparer la correspondance, les rapports et les directives et pour remplir les formulaires. En règle générale, un service optimal de gestion des documents courants sera caracté­risé par un recours à des applications multiples de l'informatique et de la reprographie.

4. AUTRES CARACTERISTIQUES DES PROGRAMMES MODERNES DE GESTION DES ARCHIVES ET DES DOCUMENTS COURANTS

4.1 Autres modalités d'application d'un programme de gestion des archives et des documents courants

Nous avons, dans les chapitres 2 et 3 de la présente étude, décrit les principales opérations que comporte un programme moderne de gestion des archives et des documents courants et montré qu'il y avait intérêt à les incorporer dans un programme général. Pour des raisons qui tiennent souvent à leur histoire ou à des traditions administratives anciennes, certains pays ne font pas relever toutes ces opérations de l'autorité directe de l'administration centrale des archives/ .

1. La source la plus accessible et la plus pratique d'informations sur l'étendue des responsabilités des administrations nationales d'archives en matière de gestion des archives et des documents est Archivum, qui a consacré les vo­lumes suivants à la publication de diverses législations archivistiques : 17 (Europe : Allemagne-Islande), 1971 ; 19 (Europe : Italie-Yougoslavie), 1972 ; 20 (Afrique-Asie), 1972 ; 21 (Amérique-Océanie), 1973 ; et 28 (Archi­vai Legislation, 1970-1980), 1982 (l'introduction au volume 28 rend briève­ment compte des tendances récentes de la législation relative à la gestion des archives et des documents et indique où se situent les directions d'ar­chives dans la structure administrative), . L'auteur a puisé des renseignements supplémentaires et plus récents dans les réponses d'un certain nombred'Etats africains à 1'"Enquête sur les systèmes et les services archivistiques et de gestion des documents - 1982" de 1'Unesco. Ces deux sources d'information ont également fourni la matière utilisée pour la rédaction de la section 4.2, concernant la situation des archives nationales dans la structure administrative.

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Sans vouloir tenter une impossible description détaillée, voyons brièvement quelles sont ces différentes modalités d'application.

Dans certains pays, en Europe notamment, les ministères ont leurs archives depuis fort longtemps, pour beaucoup depuis bien avant la création d'une institution d'archives nationales centralisée ; parfois elles relèvent aujourd'hui encore de la compétence du ministère d'origine. Dans certains cas, cependant, des dispositions ont été prises pour que la direction nationale des archives puisse au moins exercer une certaine influence sur les politiques qui régissent l'administration des archives ministérielles. Les ministères qui échappent le plus fréquemment au contrôle de la direction nationale des archives sont ceux des affaires étrangères et de la défense. Peut-être faut-il -en imputer la raison au souci de préserver le secret des infor­mations ayant trait à la sécurité nationale. Si on comprend ce souci, il n'en reste pas moins que dans de nombreux pays, les archives nationales ont la responsabilité des archives du ministère des affaires étrangères et du ministère de la défense, et il ne semble pas que la sécurité nationale en ait souffert.

Dans certains pays, dont beaucoup de pays en développement, la direction natio­nale des archives compte deux services distincts ayant des responsabilités équiva­lentes, chargés l'un des archives nationales proprement dites, l'autre du programme de gestion des documents de l'Etat.

Dans la plupart des pays où il existe un programme de gestion des archives et des documents courants assez bien conçu, c'est de la direction des archives natio­nales que relèvent les activités d'élaboration des tableaux de tri, d'évaluation et d'élimination, ainsi que la gestion des dépôts de préarchivage. Mais il en est beaucoup où la responsabilité d'autres opérations de gestion des documents, la création d'archives courantes, notamment, est confiée à un organisme doté de pouvoirs interministériels en matière administrative, ou à chaque ministère. Bien qu'il soit nettement préférable que la direction générale des archives exerce un contrôle éten­du sur les documents pendant toute la durée de leur existence, l'octroi de la respon­sabilité de certains aspects de la gestion des documents courants à un organisme administratif central peut être efficace, à condition qu'il existe un mécanisme de liaison et de coordination étroite et permanente avec la direction des archives et que cette dernière reste chargée de l'élaboration des tableaux de tri, de l'éva­luation des documents et de la gestion des dépôts de préarchivage. S'il n'existe pas d'autorité centrale au niveau de l'Etat en la matière et que chaque adminis­tration peut gérer à sa guise ses documents courants, il en résultera vraisemblable­ment inactivité, inefficacité, inorganisation et, en fin de compte, des archives de mauvaise qualité.

Il faut donc pour qu'un programme de gestion des documents soit efficace qu'un fonctionnaire de haut rang soit, dans chaque administration chargé de l'élaboration, de la promotion et de la surveillance du programme, ainsi que de la liaison avec l'autorité centrale de tutelle. Dans certains pays, ce poste est occupé par un membre du personnel des archives nationales détaché.

L'étendue des responsabilités assumées par l'Etat en ce qui concerne les docu­ments des administrations provinciales et locales dépend de la structure de l'Etat et des traditions nationales. Dans les pays possédant un système fédéral ou une tra­dition solidement ancrée d'autonomie administrative locale, la direction centrale des archives peut n'avoir autorité que sur les documents des organismes relevant de l'Etat. Dans d'autres, ceux notamment où la structure de l'Etat est fortement centralisée, la direction nationale des archives peut avoir une autorité générale sur tous les documents officiels produits à tous les échelons de la puissance publique. Dans quelques-uns de ces pays, les subdivisions régionales ou locales de l'administration des archives et des documents sont dotées d'une certaine autonomie les archives nationales conservant la responsabilité de l'établissement des normes et un droit d'inspection.

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Dans plusieurs pays, situés pour la plupart en Afrique, les archives sont chargées de fonctions qui, à proprement parler, sortent du cadre de la gestion des archives, des documents officiels ou autres matériels manuscrits. Très fréquemment, ces fonctions extra-archivistiques tiennent au fait que les archives nationales ont été désignées comme le lieu du dépôt légal de la totalité ou d'une partie de la production nationale de livres et autres matériels imprimés ou publiés, ce qui fait d'elles l'organe chargé de dresser et de tenir à jour la bibliographie nationale. Dans quelques pays, les responsabilités des archives en matière de dépôt légal s'étendent aux timbres postes, aux billets de banque et aux pièces de monnaie. Dans certains également, la bibliothèque nationale relève des archives nationales.

Bien que dans presque tous les cas les archives nationales soient essentielle­ment chargées de la conservation des documents officiels produits ou accumulés par les administrations de l'Etat, elles ont souvent aussi une certaine responsabilité à l'égard d'autres éléments du patrimoine documentaire de la nation. Les questions relatives à la préservation et à la gestion des archives et des documents non publics sont analysées dans la section 4.3.

4.2 Place des archives nationales dans la structure organique de l'Etat

Le choix de l'organe national dont relève le programme de gestion des archives et des documents courants dépend d'un certain nombre de facteurs. Les archives nationales sont, pour une large part, une institution culturelle, ayant vocation à la recherche. Il semblerait donc que leur ministère de tutelle devrait être celui dont relèvent d'autres établissements culturels tels que les bibliothèques et les musées, ou bien le ministère chargé de l'enseignement supérieur. Cependant, comme les archives nationales ont presque toujours la responsabilité des documents produits par toutes les administrations nationales, ainsi que des documents émanant des organes législatifs et judiciaires, on juge souvent préférable de les placer sous la tutelle d'un organisme ou d'un fonctionnaire ayant de larges pouvoirs inter­ministériels. C'est en tout cas la formule qu'il faut adopter quand il entre dans les attributions des archives nationales d'élaborer un programme relativement complet de gestion de l'ensemble des documents administratifs du pays/ . Aussi dans un certain nombre de pays, a-t-on choisi de faire relever directement les archives du président de la République, du premier ministre ou du secrétaire général du gouvernement.

Il est sans doute vrai que le principe adopté en la matière, quel qu'il soit, aura ses avantages et ses inconvénients, vu la complexité du problème posé par une institution . ayant vocation d'être à la fois une institution culturelle et un ins­trument d'efficacité et d'économie dans le fonctionnement de l'Etat. On verra dans la brève analyse ci-après des dispositions prises en la matière dans les divers pays qu'il y a quatre cas de figure très répandus, mais que la situation d'ensemble est d'une extrême diversité.

Nous avons analysé des données concernant la place des archives nationales dans la structure organique de l'Etat dans un total de 99 pays/2.

1. Pour une analyse de la nature interministérielle des archives nationales, voir Verhoeven, The Role of Archives in the Public Administration and the National Planning Policy of .Developing Countries with Particular Reference to South­east Asia, Paris, Unesco, 1972 (COM/WS/284), p. 40-42.

2. Ces informations proviennent essentiellement des sources citées dans la note et d'Archivum, vol. 22-23 (International Directory of Archives), 1975.

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La formule la plus courante consiste à faire dépendre directement les archives nationales du président de la République, du premier ministre, du secrétaire général du gouvernement, du cabinet ou du conseil des ministres, ou d'un conseil indépendant. Telle est la solution adoptée par 25 pays (13 en Afrique et 6 en Asie) dont l'Australie, Israël, le Japon, la Suède et l'Union des République socialistes soviétiques.

Dans 19 pays, les archives nationales relèvent du ministère de la culture qui, dans certains cas, est également chargé de la science, de la jeunesse, des sports ou du tourisme. Dix de ces pays se trouvent en Europe, quatre en Afrique et quatre en Asie. Certains d'entre eux sont des pays possédant des systèmes d'archives très perfectionnés tels que le Danemark, l'Espagne, la France, la Hongrie, l'Italie et les Pays-Bas.

Dix-sept institutions d'archives nationales ont pour ministère de tutelle le ministère de l'éducation ou de l'enseignement supérieur, dont relève parfois aussi la culture, la science, l'information, la planification sociale ou les sports. Huit de ces pays sont situés en Afrique ou dans l'océan Indien, six en Europe et trois en Amérique latine. En font partie l'Afrique du Sud, la Belgique, la Finlande, la Pologne et la Yougoslavie.

Quatrième cas de figure très commun : les archives nationales relèvent du ministère de l'intérieur ou des affaires internes. Il en va ainsi dans 15 pays, dont six d'Europe, quatre d'Amérique latine et quatre d'Afrique. On compte parmi eux la République fédérale d'Allemagne, l'Argentine, le Mexique, la République démocra­tique allemande, la Roumanie et la Suisse.

Par ailleurs, les archives nationales peuvent relever du même ministère de tutelle que les bibliothèques et/ou les musées (quatre pays), de l'organisme chargé des services de documentation et d'information (trois pays), d'un organisme respon­sable des services généraux ou de l'administration générale (trois pays dont les Etats-Unis d'Amérique) et du ministère de la justice (deux pays). Enfin, il y a celles qui dépendent de membres du gouvernement ou de fonctionnaires, ministre des finances, ministre des affaires constitutionnelles, grand chancelier (Royaume-Uni) ou chefs du département des antiquités et de l'archéologie.

4.3 Dispositions concernant la gestion des archives et des documents non publics

Dans un grand nombre de pays, surtout mais pas seulement ceux dont le système de gouvernement est fortement centralisé, il entre dans les attributions des archives nationales, dans une certaine mesure tout au moins, de veiller à la préservation des archives d'organismes non publics, tels que les entreprises commerciales, les syndicats, les établissements d'enseignement, les organismes confessionnels et les organisations politiques, ainsi qu'à celle des papiers privés des particuliers. Parfois, les archives nationales sont simplement autorisées à accepter le versement de papiers d'origine non publique possédant une valeur durable. Dans d'autres cas, elles ont pour tâche de veiller au respect de certaines normes de préservation et de manipulation de ces papiers et sont tenues d'en contrôler les exportations. Dans d'autres cas encore, elles exercent une autorité très large sur l'ensemble des papiers non publiés, quelle qu'en soit l'origine. Il en va très souvent ainsi dans les pays socialistes, en partie, parce que les entreprises et organismes qui n'auraient pas de caractère public dans les pays à régime différent y sont, propriété de l'Etat ou administrés par celui-ci. Bref, en la matière tous les cas de figure existent dans le monde, depuis une situation où les archives n'ont aucune autorité sur les documents non publics jusqu'à celle où elles en ont la responsabilité presque totale.

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Certains pays font une nette distinction entre le concept d'archives nationales proprement dites, qui sont essentiellement composées des documents de l'Etat, et celui de "système national d'archives", qui englobe les archives nationales mais est beaucoup plus large. Une définition fort claire de ce concept est donnée dans le document de 1'Unesco intitulé Institution d'un cadre législatif pour la mise en place du NATIS : "Il englobe tout le patrimoine d'une nation en archives de toutes origines et vise à conserver et à rendre communicables toutes les archives qui pré­sentent un intérêt pour la recherche et à exploiter le plus économiquement et le plus efficacement possible les ressources disponibles à ces fins... La mise en place d'un système d'archives doit donc d'une manière générale répondre aux besoins suivants :

(i) création des archives nationales en tant qu'administration des archives du gouvernement central ;

(ii) imposition à tous les services gouvernementaux ou administratifs (régionaux, provinciaux, etc.), ainsi qu'aux organismes publics et semi-publics de toute autre nature, de l'obligation- légale d'assurer la gestion de leurs documents et la conservation de leurs archives ;

(iii) protection des archives privées contre la destruction inconsidérée, la détérioration, la vente et l'exportation, et incitation à les verser aux archives nationales ou à tout autre service d'archives compétent ;

(iv) institution d'un mécanisme central propre à assurer l'intégration et la coordination des services d'archives/1."

Que l'idée de "système national d'archives" soit ou non reprise dans la législation, les archivistes et gestionnaires de documents courants, ainsi que leurs associations professionnelles ont le devoir d'inciter les organismes et institutions du secteur privé à préserver convenablement leurs archives et à mettre en place des systèmes et services de gestion de leurs documents courants. Quelle que soit la spécificité de ces organismes et leurs besoins particuliers en matière d'information, les grands principes de l'administration des archives et de la gestion des documents courants sont tout aussi valables pour eux que pour les organes et administrations de l'Etat.

4.3.1 Les documents des entreprises commerciales

Dans les pays à économie de marché, les entreprises commerciales ont pour principal objectif de faire des bénéfices. C'est pourquoi la plupart des grandes entreprises florissantes ont recours dans la conduite de leurs affaires à cet outil efficace et facteur d'économies qu'est la gestion des documents. Les grandes entre­prises possèdent souvent leurs propres dépôts de préarchivage ou utilisent les services de sociétés commerciales qui offrent des moyens et des services de pré­archivage à plusieurs entreprises. Dans les pays où les moyens de production sont en partie ou totalement nationalisés ou sont sous une forme ou une autre bien public, l'Etat peut être à même de prescrire l'emploi de systèmes et techniques de gestion des documents.

1. Sewell, Mabbs et Broome, Institution d'un cadre législatif pour la mise en place du NATIS, Paris, Unesco, 1977 (CC-76/NATIS/8), p. 62. Voir également p. 57, 64 et 65 pour une analyse plus détaillée de la question des archives non publiques.

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Toutes les sociétés commerciales produisent des documents qui ont pour elles un intérêt durable et un grand nombre d'entre elles des documents de valeur pour la recherche universitaire ou autre ; elles n'ont pourtant pas autant conscience de l'importance des archives que de l'utilité des systèmes et services de gestion des documents courants. Il en est beaucoup cependant, qui, ayant compris la valeur de leurs documents en tant que source d'information sociale, économique, scientifique et technique, ont créé leurs propres archives. D'autres ont pris des dispositions pour verser leurs documents les plus anciens d'intérêt durable aux archives publiques ou dans des dépôts appartenant à des bibliothèques, des universités ou autres éta­blissements scientifiques et éducatifs.

4.3.2 Les documents d'autres organismes et institutions

Les institutions et organismes non commerciaux, tels que les établissements d'enseignement, les hôpitaux, les organismes confessionnels, les syndicats et les organisations politiques, sont d'importants producteurs et utilisateurs d'infor­mation. Il y va de l'efficacité de leur fonctionnement que les documents qu'ils produisent dans l'accomplissement de leurs fonctions soient gérés correctement, au reste, une partie de ces documents ont un caractère d'archives.

Un grand nombre de ces organismes ont élaboré et mis en oeuvre des programmes complets de gestion de leurs documents courants ; certains ont créé des dépôts de préarchivage et beaucoup ont soit créé leur propre dépôt d'archives, soit confié la garde de leurs archives à d'autres institutions, publiques ou privées, possédant les installations et le personnel nécessaires/1. On ne s'étonnera pas que les éta­blissements d'enseignement supérieur et les institutions religieuses aient mieux compris que d'autres institutions ou organismes la nécessité de prendre le soin voulu de leurs archives. Un grand nombre d'universités, par exemple, ne se sont pas contentées de créer des dépôts pour leurs propres archives mais ont activement sollicité le don ou le dépôt de papiers d'archives de la part d'entreprises commer­ciales, d'autres institutions et organismes et de particuliers célèbres dans leur discipline, conscients qu'elles sont de leur prix pour les travaux de recherche menés par leurs enseignants et leurs étudiants.

4.3.3 Papiers personnels et collections de manuscrits

Pratiquement tous les individus instruits produisent et reçoivent des documents qui, s'ils étaient conservés, apporteraient une preuve directe de leurs activités et de leurs intérêts. Nombreux sont ceux qui ne cherchent pas à préserver et à organiser ces papiers qui, s'ils l'étaient, n'intéresseraient au demeurant pas grand monde. Pourtant, les papiers personnels et de famille peuvent être une source précieuse d'information et de connaissance. Tel est souvent le cas des papiers des personnes qui se sont fait un nom dans le monde des affaires, de l'industrie, de la direction de l'Etat, de la science, de la littérature, des arts ou dans toute autre profession. Il en va parfois de même des personnes qui ne se sont pas spécia­lement distinguées mais qui sont représentatives de leur profession, de leur métier ou domaine de prédilection et ont systématiquement conservé leurs documents. Les papiers personnels et de famille de valeur méritent les soins et le traitement que seul, vraisemblablement, peut leur apporter un dépôt d'archives.

Les collections de manuscrits constituent une autre ressource documentaire précieuse. Bien de gens, poussés par l'amour de l'histoire, un intérêt pour une question donnée ou le désir d'acquérir des objets remarquables pour leur beauté ou

1. On trouvera une étude internationale des archives des syndicats dans Archivum, vol. 27 (Labour and Trade Union Archives), 1980, 190 p.

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leur valeur, collectionnent systématiquement des manuscrits historiques. Malheureu­sement, la constitution de ces collections résulte souvent du démantèlement et de la dispersion de précieux ensembles organiques de documents. Cependant, les collec­tions artificielles de manuscrits présentent parfois un grand intérêt informatif et culturel et possèdent fréquemment une valeur monétaire considérable. C'est pourquoi il convient d'encourager les collectionneurs de manuscrits à remettre leurs collections à des dépôts d'archives ou de manuscrits et à faire en sorte - en prenant les dispositions utiles par testament, par exemple - qu'ils reviennent un jour au dépôt. Ainsi, les manuscrits se trouveront en sécurité et confiés aux soins de spécialistes ; on évitera de nouvelles dispersions et les chercheurs pourront les consulter.

5. RAPPORT ENTRE LES SYSTEMES ET SERVICES DE GESTION DES ARCHIVES ET DOCUMENTS COURANTS ET D'AUTRES SYSTEMES ET SERVICES D'INFORMATION

5.1 Problèmes et intérêts communs

Bien que les systèmes et services de gestion des archives et documents courants diffèrent des autres institutions et services d'information par leurs méthodes et, dans une certaine mesure, leurs objectifs et leurs problèmes, ils n'en possèdent pas moins en commun avec eux toute une série de préoccupations, d'intérêts et de buts. Ils partagent avec les bibliothèques, les centres de documen­tation et les systèmes et services d'information scientifique et technique un intérêt pour la préservation des matériels source d'information, la terminologie, la diffusion et l'utilisation de l'information et les progrès technologiques applicables à l'information, la reprographie et l'automatisation notamment/ .

5.1.1 Préservation des matériels source d'information

Le souci de préserver les matériels source, que les systèmes qui nous occupent partagent avec d'autres types de systèmes et services d'information, revêt deux aspects distincts mais apparentés.

Il y a d'abord un aspect intellectuel qui est le désir de conserver des sources d'information, pendant la période, tout au moins, où elles seront utiles. C'est là un souci important aussi bien pour les services de gestion des documents courants que pour les services d'archives, qu'ils partagent avec tous les profes­sionnels de l'information. Ce souci de conserver les documents peut ou non impliquer leur conservation pendant une longue période, une durée non définie ou à perpétuité.

L'autre aspect est à la fois intellectuel et matériel ; il s'agit de pro­longer, indéfiniment peut-être, l'existence des documents dans lesquels une infor­mation de valeur durable est consignée,.ou .alors d'en établir, pour conservation, des fac-similés authentiques sur un autre support, microfilm ou microfiche dans la plupart des cas. C'est essentiellement là le souci commun des archivistes et des bibliothécaires.

1. On trouvera une analyse détaillée des domaines dans lesquels existe ou pourrait s'instaurer une coopération entre les diverses professions de l'information dans d'Olier et Delmas, La planification des infrastructures nationales de documentation, de bibliothèques et d'archives - Esquisse d'une politique générale, Paris, Unesco, 1974 (Documentation, bibliothèques et archives : études et recherches, 4), p. 274-277, ainsi que dans le rapport conjoint FID/CIA/FIAB intitulé Report on Joint Policy Meeting Held at the Rockefeller Study and Conference Centre, Villa Serbelloni, Bellagio, Italy

6-9 May 1980, multigraphié, 17 p.

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Les moyens matériels de prolonger l'existence des documents sont divers et nombreux. Citons : des locaux conçus, équipés et entretenus comme il convient ; des systèmes appropriés de contrôle de l'environnement ; l'emploi de techniques de réparation et de conservation telles que désacidification, refibrage, plastification, mise sous pochettes closes et réfection des reliures ; le report des documents sur papier qui se détériorent sur microfilm ou microfiche ; et la copie des photo­graphies, des enregistrements sonores, des films cinématographiques et des documents lisibles par machine.

5.1.2 Diffusion et utilisation de l'information

Tous les professionnels de l'information participent à sa diffusion et à son utilisation. Cette activité est, en fait, leur raison d'être à tous. Il en va ainsi quand bien même il existe entre eux d'importantes divergences de vues quant aux finalités de l'utilisation de l'information, aux façons de l'utiliser (différentes techniques de recherche suivant les différentes professions des usagers) et à ses modalités de diffusion. A un degré variable, tous les secteurs de l'information s'appuient sur la micrographie et, de plus en plus, sur l'automatisation pour diffuser et utiliser l'information. Tous attachent une importance considérable à l'évaluation et à la satisfaction des besoins des usagers et, partant, aux divers moyens de formation, de ceux-ci.

5.1.3 Progrès technologiques dans le domaine de l'information

Tous les types de systèmes et de services d'information attendent de plus en plus de la technologie des moyens de travailler plus économiquement et plus effica­cement. Au demeurant, certains services aujourd'hui fournis ne pourraient l'être sans elle. Nombre de procédés technologiques, dans le domaine notamment de l'auto­matisation et de la reprographie, ont été mis au point spécialement à l'intention des professionnels de l'information. D'autres outils technologiques utiles ont été développés à d'autres fins au départ et ensuite repris par tel ou tel secteur de l'information, ou adaptés aux besoins de l'information. Les professions de l'infor­mation gagneraient toutes à mieux connaître les moyens technologiques employés par les autres et seraient ainsi mieux à même d'adapter les procédés voulus à leurs propres besoins, parfois tout à fait spécifiques.

5.2 Domaines dans lesquels une collaboration entre les différentes professions de 1'information pourrait s'instaurer

Les différentes professions de l'information possèdent chacune leur spécifi­cité et il serait inutile de chercher à les couler dans un même moule ; cependant il existe de nombreuses façons pour elles de collaborer à la réalisation d'objectifs communs et d'entreprendre des activités conjointes, pour leur profit à toutes. Les principales sont les suivantes : élaboration de principes directeurs, de normes et d'une terminologie ; formation théorique et pratique des cadres dirigeants, du personnel scientifique et parascientifique et des utilisateurs de l'information ; élaboration et promotion de politiques, d'infrastructures et de systèmes d'infor­mation généraux nationaux.

5.2.1 Elaboration de textes normatifs

Bon nombre des principes directeurs internationaux existants, élaborés pour l'essentiel par l'UNISIST, et quantité de normes approuvées par l'Organisation internationale de normalisation (ISO) sont applicables dans une certaine mesure à plusieurs des professions de l'information. Certains sont même applicables à toutes.

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Il en va pareillement des normes et des principes directeurs actuellement approuvés à l'échelon national mais qui n'ont pas encore été acceptés en tant que normes internationales. Une étude récente indique, par exemple, qu'un nombre important d'instruments normatifs approuvés à l'échelle internationale répondent, en totalité ou en partie, aux besoins des systèmes et services de gestion des archives et des documents courants et qu'au prix de quelques modifications ou développements, d'autres encore pourraient aussi le faire/1.

A l'échelon national comme international, il est important que toutes les professions de l'information, auxquelles tel principe directeur ou norme pourrait être utile, participent à sa mise au point et à son élaboration. Sinon, l'instrument - et c'est ce qui s'est produit souvent - ne rend pas tous les services escomptés. Si l'on veut disposer d'instruments dont l'applicabilité soit aussi large que possible, des mécanismes d'élaboration conjointe sont indispensables et une collaboration de toutes les professions de l'information à la mise au point et à l'emploi de tels mécanismes serait sans doute féconde. Un certain nombre d'idées très intéressantes à ce sujet ont été formulées il y a quelques années par E.J. French/ , qui préco­nisait de faire davantage évaluer les normes existantes et proposées par les utili­sateurs et d'accroître la participation des utilisateurs potentiels à la définition des priorités à établir aux fins des programmes de normalisation, moyennant la mise au point d'une matrice de normalisation dans le cadre de l'UNISIST, et le recours à des groupes d'utilisateurs de contrôle pour tester les normes avant leur adoption définitive.

5.2.2 Formation théorique et pratique

La formation, celle théorique et pratique des cadres.dirigeants, du personnel scientifique, parascientifique et technique de l'information, de même que celle des utilisateurs des systèmes et services d'information, est un deuxième grand domaine de collaboration possible entre les différentes professions de l'information. Certes, archivistes et gestionnaires de documents courants ont en la matière des besoins spécifiques, cependant, on s'est rendu compte qu'il existait un certain nombre de matières de base à toutes les professions de l'information qui pourraient avantageusement être enseignées dans un même établissement/ . Outre l'étude de ces matières communes, un grand nombre de cours, bien qu'ayant été conçus à l'intention d'une profession particulière, pourraient être suivis avec profit par ceux qui se préparent à une profession connexe. Les compétences des spécialistes trouveraient sans doute ainsi une assise plus large et la mobilité du personnel entre les différentes professions de l'information en serait accrue.

Dans les pays (en Europe notamment) où la formation théorique et pratique des professionnels de l'information est déjà organisée par discipline, il sera sans doute plus difficile de parvenir à un tel enrichissement mutuel ; dans les pays en

1. Rhoads, L'applicabilité des principes directeurs de l'UNISIST et des normes internationales de l'ISO à l'administration des archives et à la gestion des documents : une étude du RAMP, Paris, Unesco, 1982 (PGI-82/WS/4), 67 p.

2. E.J. French, Méthodologie pour le contrôle et l'évaluation des normes rela­tives plus spécialement à l'information, à la documentation et aux domaines connexes, Paris, Unesco, 1976 (SC.75/WS/102), 8 p.

3. Voir Michael Cook, "Une norme internationale pour la formation des archivistes et gestionnaires de dossiers", Revue de 1'Unesco pour la science de l'infor­mation, la bibliothéconomie et 1'archivistique, Vol. IV n° 2, avril-juin 1982, p. 123-132 ; Delmas, "La formation des archivistes - Analyse des programmes d'études de différents pays et réflexion sur les possibilités d'harmonisation, Paris, Unesco, 1979 (PGI-79/CONF.604/COL.1), p. 33-37 ; et P. Havard-Williams et E.G. Franz, Planning Information Manpower, Paris, Unesco, 1974 (COM-74/NATIS/REF.5), p. 18-20.

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développement, on pourrait s'attacher, à mesure que se créent des établissements d'enseignement, à faire en sorte que la formation de toutes les catégories de per­sonnel scientifique et parascientifique de l'information se fasse dans un même éta­blissement, formule qui présente beaucoup d'avantages et semble extrêmement pro­metteuse. On citera l'intéressant exemple de l'Ecole des bibliothécaires, archivistes et documentalistes (EBAD) de l'Université de Dakar, et, en Europe même, ceux de la School of Library, Archives and Information Studies de Londres, et de l'Ecole de documentalistes, d'archivistes et de bibliothécaires de Madrid.

5.2.3 Elaboration et promotion de politiques, d'infrastructures et de systèmes nationaux d'information

Pour établir une infrastructure d'information générale, équilibrée et effi­cace, un pays - c'est l'évidence même - doit encourager tous les secteurs s'occupant d'information à participer très activement à cet effort. Si le pays en est encore au stade de l'élaboration de sa politique et de son infrastructure d'information, toutes les professions et institutions ayant un rapport avec l'information doivent être partie prenante dans le processus de planification. Dans les pays où les insti­tutions et les systèmes d'information sont bien développés, il importe aussi qu'existe une structure représentative qui assure la coordination et le développe­ment de l'action nationale en matière d'information/1.

6. RESUME ET CONCLUSIONS

Les programmes généraux de gestion des documents courants permettant l'appli­cation systématique de méthodes et de techniques de gestion éprouvées aux documents pendant toute la durée de leur existence, depuis le moment où ils sont produits jusqu'au jour de leur élimination. L'importance de la gestion des documents ne tient pas seulement au fait que ces documents sont en eux-mêmes une source précieuse d'informations ; elle tient aussi à la valeur de cette technique en tant que facteur d'efficacité administrative et d'économies de fonctionnement.

On saurait difficilement avoir de bonnes archives sans programmes efficaces de gestion des documents, car seuls de tels programmes garantissent que les docu­ments susceptibles de présenter un intérêt historique seront établis sur des supports durables, classés de façon à être facilement retrouvés, correctement traités lors de la phase active de leur existence, et dûment triés, évalués et versés aux archives.

La gestion des archives a essentiellement pour objet de préserver les documents possédant un intérêt durable et d'en faciliter l'utilisation. La lourde charge que représente la conservation à perpétuité des archives ne se justifie que dans la mesure où sa finalité est de mettre un jour les documents conservés à la disposition d'utilisateurs : les pouvoirs publics, les particuliers qui y recher­cheront la preuve de leurs droits et de leurs prérogatives, les utilisateurs pri­maires, dont les recherches et les écrits repoussent les limites de la connaissance et du savoir de l'homme, et, indirectement, les utilisateurs secondaires, pour qui les travaux des utilisateurs primaires et les expositions d'archives pourront être une source d'enrichissement éducatif et culturel.

1. On trouvera sur ce point un certain nombre de suggestions de caractère extrêmement pratique dans le document "Draft guidelines on the scope, formu­lation and implementation of national information policies" (projet de prin­cipes directeurs concernant la portée, la formulation et la mise en oeuvre des politiques nationales d'information) établi pour l1Unesco en 1982, p. 27-31.

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Le travail qu'accomplissent les archivistes et les gestionnaires de documents courants vise fondamentalement les mêmes objectifs que celui des bibliothécaires, documentalistes et autres professionnels de l'information, à savoir la préservation, l'organisation et l'utilisation de l'information. Toutes ces professions peuvent se servir avec profit des outils technologiques modernes, et plus particulièrement de la reprographie et de l'automatisation. Pour toutes ces professions aussi, l'élabo­ration de principes directeurs et de normes, la formation théorique et pratique des personnels scientifiques, parascientifiques et techniques, et la formation des uti­lisateurs sont capitales. C'est à ces professions et à leurs efforts, à condition que ceux-ci soient bien coordonnés, qu'on devra la mise en place d'infrastructures et de systèmes nationaux d'information permettant de répondre au mieux aux besoins d'information de la nation en tirant le meilleur parti des ressources disponibles.

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