Le rôle de l'administration des archives et de la gestion des documents courants dans les systèmes nationaux d'information : une étude R A M P Edition révisée

Programme général d'information et UNISIST

Organisation des Nations Unies pour l'éducation, la science et la culture

PGI-89/WS/6

Paris, 1991

Original anglais PGI-89/WS/6 PARIS, septembre 1991

LE ROLE DE L'ADMINISTRATION DES ARCHIVES ET DE LA GESTION DES DOCUMENTS COURANTS DANS LES SYSTEMES NATIONAUX D'INFORMATION

UNE ETUDE RAMP

Edition révisée

établie par

James B. Rhoads

Programme général d'information et UNISIST

Organisation des Nations Unies pour l'éducation, la science et la culture

Notice recommandée pour le catalogue :

Rhoads, James B.

Le rôle de l'administration des archives et de la gestion des documents courants dans les systèmes nationaux d'information : une étude RAMP/Edition révisée/établie par James B. Rhoads [pour le] Programme général d'information et l'UNISIST. - Paris : UNESCO, 1991. - 44 p. ; 30 cm - (PGI-89/WS/6).

I - Titre

II - UNESCO, Programme général d'information et UNISIST

III - Programme de gestion des documents et des archives (RAMP)

© UNESCO, 1991.

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PREFACE

Afin de mieux répondre aux besoins des Etats membres, et plus particulièrement des pays en développement, dans ce domaine spécialisé qu'est celui de la gestion des documents et de l'administration des archives, la Division du Programme général d'information de 1'UNESCO a mis au point un programme à long terme, le Programme de gestion des documents et des archives (Records and Archives Management Programme, RAMP).

Les grands éléments du programme RAMP correspondent aux thèmes généraux du Programme général d'information et contribuent à sa réalisation. Aussi le RAMP comporte-t-il des projets, études et autres activités visant à :

- élaborer des normes, règles, méthodes et autres instruments normatifs pour le traitement et le transfert de l'information spécialisée et la création de systèmes d'information compatibles ;

- permettre aux pays en développement de créer leurs propres bases de données et d'accéder à celles qui existent déjà de par le monde de façon à intensifier l'échange et la circulation de l'information par la mise en oeuvre des technologies modernes ;

- promouvoir la mise en place de réseaux régionaux spécialisés d'information ;

- contribuer au développement harmonieux de services et systèmes internationaux d'information compatibles ;

- créer des systèmes nationaux d'information et améliorer les divers éléments de ces systèmes ;

- formuler des politiques et des plans de développement dans ce domaine ;

- former les spécialistes et les utilisateurs de l'information et développer le potentiel national et régional de formation en sciences de l'information, en bibliothéconomie et en archivistique.

La présente étude, établie aux termes d'un contrat passé avec le Conseil international des archives (CIA), est la version abrégée et mise à jour d'une étude du même auteur, parue en 1983 sous le même titre (PGI-83/WS/21). Les experts conviés à la troisième Consultation sur le RAMP (RAMP III) ont estimé qu'il s'agissait là d'une des publications les plus intéressantes de la série RAMP et qu'il serait extrêmement utile de l'actualiser et de la rééditer sous une forme qui soit aisément maniable par tous les professionnels des archives. La nouvelle version, comme la précédente, s'accompagne d'une copieuse bibliographie, elle aussi mise à jour.

Cette étude a pour objet de donner un aperçu des techniques et procédés existants et d'énoncer des principes directeurs susceptibles d'aider à choisir et mettre en oeuvre la solution qui convient le mieux dans la situation en cause.

Toute observation ou suggestion concernant cette étude sera la bienvenue et doit être adressée à la Division du Programme général d'information, UNESCO, 7 place de Fontenoy, 75700 Paris. On pourra se procurer à la même adresse d'autres études réalisées dans le cadre du RAMP.

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TABLE DES MATIERES

Page

1. INTRODUCTION 1

2. UTILITE ECONOMIQUE ET SOCIALE DES SYSTEMES ET SERVICES DE GESTION DES DOCUMENTS COURANTS 2

3. CARACTERE UNIQUE ET VALEUR DES DOCUMENTS D'ARCHIVES :. 15

4. AUTRES CARACTERISTIQUES DES PROGRAMMES MODERNES DE GESTION DES ARCHIVES ET DES DOCUMENTS COURANTS 31

5. RAPPORT ENTRE LES SYSTEMES ET SERVICES DE GESTION DES ARCHIVES ET DOCUMENTS COURANTS ET D'AUTRES SYSTEMES ET SERVICES D'INFORMATION 36

6. RESUME ET CONCLUSIONS 39

BIBLIOGRAPHIE CHOISIE 41

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1. INTRODUCTION

Il ressort du titre même de la présente étude que les fonds de documents et archives constituent une part importante, voire essentielle, des ressources informatives que possède un pays et que les programmes destinés à leur gestion et à leur exploitation sont, ou devraient être, partie intégrante du système national d'information.

Dans la présente étude, l'auteur précise, à l'intention des décideurs, la nature et la valeur des archives, et signale les procédures et programmes à mettre en oeuvre pour gérer les archives et documents courants. Il s'attache à démontrer les avantages culturels, sociaux et économiques qu'un pays peut tirer de la conservation et de l'exploitation de ses archives, ainsi que les économies importantes et l'efficacité accrue qui résulteront de systèmes et de services complets de gestion des documents.

Les documents sont un des nerfs de l'administration. Ils sont souvent le moyen par lequel s'opèrent processus et fonctions opérationnels. Y sont .consi­gnées la totalité des informations produites ou reçues par un organisme dans la conduite de ses affaires. Beaucoup sont des documents traditionnels sur papier, mais il y a aussi, parmi les documents courants, des microcopies, des documents informatiques (tels que bandes ou disques d'ordinateur), des photo­graphies, des enregistrements sonores, des films, des cartes, etc.

Les archives sont des fonds de documents non courants dont on a jugé, après examen, qu'ils possédaient une valeur durable ou permanente en tant que témoignage, ou à des fins de recherche/1. Elles ne rassemblent généralement qu'un faible pourcentage de la masse considérable des documents parmi lesquels elles ont été sélectionnées, mais le nombre des usages auxquels elles peuvent servir est pratiquement illimité.

Elles constituent, en premier lieu, la mémoire de la nation et permettent à la société de planifier intelligemment l'avenir en se fondant sur l'expé­rience passée. On y trouve trace des obligations et des engagements de l'Etat ainsi que des droits et des prérogatives des particuliers. Dans leur ensemble, elles contiennent une vaste quantité d'informations sur les personnes, les organisations, le développement économique et social, les phénomènes naturels et les événements - elles sont une source primaire de renseignements irrempla­çable pour qui veut étudier tous les aspects de l'histoire d'un pays. En tant que source d'information sur l'histoire nationale, les archives peuvent exer­cer une forte influence sur un peuple, car elles l'amènent à se comprendre et fondent l'identité nationale.

Le présente étude porte pour l'essentiel sur les documents et archives publics et plus particulièrement ceux de l'Etat. Toutefois, les procédures et les programmes préconisés pour la gestion des documents et archives des pou­voirs publics sont tout aussi applicables à la gestion des documents et archives des entreprises et d'autres organismes et institutions privés. Pris dans leur ensemble, les archives et documents de ces organismes ont peut-être autant de valeur que ceux de l'Etat et peuvent, partant, tenir une place importante dans le système national d'information.

On trouvera enfin, dans la présente étude, un exposé des différents aspects d'un programme général concernant la gestion économique et efficace des documents courants ainsi que la cotation et la conservation systématiques des archives et la promotion de leur exploitation. Ces éléments de programme peuvent être classés sous les quatre grandes rubriques suivantes, qui sont les phases par lesquelles passe tout document pendant la durée de son existence.

1. En France et dans les pays francophones, le terme "archives" désigne tous les fonds de documents, les fonds de documents courants étant désignés par l'expression "archives administratives".

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Phase de création des documents : mise au point et gestion des formu­laires ; préparation et gestion de la correspondance ; gestion des rapports et des directives, conception de systèmes d'information de gestion et application de techniques modernes à ces processus.

Phase d'utilisation et de conservation des documents : mise au point de systèmes de classement et de recherche des documents ; gestion des dossiers ; gestion du courrier et des télécommunications ; choix et gestion des photo­copieuses de bureau ; mise au point et suivi de programmes concernant les documents d'importance capitale et la lutte contre les sinistres ; organisa­tion de dépôts de préarchivage et application, en tant que de besoin, des techniques d'analyse fonctionnelle, d'automatisation et de reprographie à ces processus.

Phase de tri des documents : identification et description des sous-séries* de documents ; préparation de tableaux de tri ; évaluation des docu­ments courants ; élimination de documents courants et versement aux archives des documents d'intérêt durable.

Administration des archives : conception et équipement des dépôts d'archives, méthodes et techniques de restauration et de conservation des archives ; classement et description des fonds ; définition de politiques d'accès et du mode de fonctionnement des services de renseignements et diffu­sion des archives et d'informations à leur sujet. On a de plus en plus recours pour nombre de ces aspects à l'informatique et la micrographie.

Chacun de ces aspects est traité plus en détail dans les pages qui suivent, sous forme de questions-réponses.

2. UTILITE ECONOMIQUE ET SOCIALE DES SYSTEMES ET SERVICES DE GESTION DES DOCUMENTS COURANTS

ELEMENTS D'UN SYSTEME DE GESTION DES DOCUMENTS COURANTS

Pourquoi les programmes de gestion des documents courants sont-il importants ?

Les documents sont l'outil de base au moyen duquel s'opèrent fonctions et processus. Si ses documents sont bien gérés, l'administration gagne en effi­cacité, son action est plus dynamique et elle fait des économies.

Quels sont les éléments de base d'un système de gestion des documents ?

Pour être complet, un système de gestion des documents doit traiter de tout ce qui concerne les documents pendant la totalité de leur "existence", c'est-à-dire depuis leur "naissance" jusqu'à leur "mort" ou destruction lors­qu'ils ont cessé d'être utiles, ou leur "réincarnation" sous forme d'archives si une conservation indéfinie s'avère justifiée, et pendant toute la durée de leur vie productive où ils permettent à cette administration de s'acquitter de ses fonctions. Ces tâches s'inscrivent dans le cadre de trois phases, que l'on peut définir comme suit : (1) production des documents, (2) utilisation et conservation des documents et (3) tri des documents.

Les systèmes de classification utilisés par les archives dans les pays anglophones et francophones étant différents, les termes anglais series et class, qui désignent l'un et l'autre un ensemble de documents présen­tant une parenté quelconque et classés ensemble par l'administration d'origine, ont tous deux été traduits ici par "sous-série". On évite ainsi la confusion avec la notion plus large de "série" (correspondant en gros à record-group) en usage en France.

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Pour être efficace, un programme de gestion des documents courants doit relever de l'autorité d'un service central de l'Etat - la direction des archives nationales, de préférence - et être en outre assuré de la participa­tion active des services concernés à son exécution.

A cet effet, il doit être considéré comme prioritaire par les hauts res­ponsables de l'organisme, qui doivent en comprendre les objectifs et les avan­tages et lui apporter un soutien permanent.

En outre, chaque organisme doit être doté d'un responsable de la gestion des documents courants chargé de promouvoir la gestion des documents dans son administration et de maintenir la liaison avec les services centraux de la gestion des archives et des documents courants. Ce fonctionnaire doit égale­ment avoir pour mission de conseiller les responsables de services sur l'emploi de bonnes méthodes de gestion des documents, de former les employés chargés du classement des dossiers et d'inciter à recourir à la micrographie et aux procédés automatisés, lorsque ces techniques apparaissent utiles et rentables. Il doit s'occuper de tous les systèmes d'information, quels qu'en soient le support ou la présentation de cette information.

De toute évidence, la personne qui remplit ces fonctions occupe une posi­tion clé dans le programme général de gestion des documents courants. Sans un corps de gestionnaires efficaces dans les différents services, le programme serait en effet voué à l'échec.

Comment gérer et maîtriser la production de documents ?

La production des documents, première phase du processus, est particuliè­rement importante, car si elle est bien gérée, elle permettra : (1) d'éviter la création de documents qui ne sont pas essentiels et, partant, de réduire le volume des documents à manipuler, contrôler, stocker et éliminer ; (2) d'ac­croître la maniabilité et l'utilité des documents et (3) d'assurer un recours approprié à la micrographie et à l'automatisation, pendant toute la durée d'existence des documents. Les principales opérations exécutées dans ce cadre sont les suivantes :

La conception des formulaires consiste à choisir le moyen matériel d'enre­gistrement des informations qui convient à l'utilisation qui est prévue de ceux-ci et au temps pendant lequel ils seront conservés ainsi que les dimen­sions des formulaires, selon la façon dont ils seront utilisés et la quantité de renseignements qu'il faudra y faire figurer. Il s'agit aussi de veiller à la facilité avec laquelle ils pourront être remplis, à une présentation des données dans un ordre approprié, et à la clarté des instructions données.

La gestion des formulaires consiste à élaborer des instruments pour déterminer le nombre d'exemplaires à produire et à classer, à attribuer un numéro distinct à chaque formulaire, à assurer la mise au point de nouveaux formulaires lorsque c'est nécessaire et à procéder à la révision ou au retrait des formulaires périmés. La gestion des formulaires peut également englober la mise en route, par une instance nationale, d'un système de formulaires norma­lisés utilisables par plusieurs administrations pour consigner des informa­tions comparables.

La gestion de la correspondance a trait à la qualité et à la durabilité des moyens utilisés pour écrire, notamment les copies de lettres expédiées, conservées par l'administration. Elle porte également sur la présentation et la clarté des lettres et des notes et veille à ce que leur fond et leur style conviennent à leur objet. Elle consiste, enfin, à réduire au minimum le nombre d'exemplaires établis et classés ainsi que le nombre d'approbations requises avant qu'une lettre puisse être expédiée. Les lettres formulaires relèvent à la fois de la gestion des formulaires et de la gestion de la correspondance.

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La gestion des rapports porte sur le contenu et la présentation des rap­ports, leur périodicité et les liens entre les rapports intérimaires et les rapports d'ensemble établis aux divers échelons de l'administration intéres­sée. En font aussi partie les travaux concernant l'attribution d'une cote dis­tincte à chaque série de rapport, le tirage à faire de chaque rapport et leur distribution et classement ultérieurs ainsi que la suppression ou la transfor­mation des rapports qui ne répondent pas aux besoins de leurs destinataires.

Les systèmes intégrés de gestion (SIG), qui sont généralement automa­tisés, constituent un prolongement et une conséquence de la gestion des docu­ments. Leur mise au point suppose qu'on détermine ce dont un administrateur a besoin pour prendre les décisions motivées, le moment où cette information sera nécessaire, la présentation qui la rendra la plus utile, et qu'on mette en place des mécanismes garantissant qu'elle sera élaborée et présentée en temps voulu.

La gestion des directives porte sur la préparation et la diffusion de l'information relative aux politiques et aux procédures. Les opérations visées consistent à déterminer le style et la présentation des directives ainsi que les moyens et l'ampleur de leur diffusion. L'objectif est un énoncé de direc­tives souple, susceptible d'être enrichi, facilement modifiable et exhaustif.

Les logiciels de traitement de texte permettent au bureau moderne d'éco­nomiser beaucoup de temps et de main-d'oeuvre pour ce qui est de la prépara­tion des formulaires, de la correspondance, des rapports et des directives. L'information textuelle qui sera vraisemblablement utilisée de façon répétée, éventuellement avec certaines variantes, peut être stockée dans l'ordinateur ou dans des mémoires auxiliaires, manipulée au gré des besoins et restituée de façon rigoureusement exacte, avec un effort minime. Les machines facilitent en outre la mise au point rédactionnelle et évitent la frappe répétée à la main des différentes versions.

Une fois que les archives courantes sont créées, quels sont les principaux moyens de les gérer ?

La deuxième phase de la gestion des documents, baptisée parfois utilisa­tion et conservation des documents, a trait au contrôle, à l'utilisation et à l'entreposage des documents dont une administration a besoin pour l'exécution ou le bon déroulement de ses activités. Il s'agit de veiller (1) à ce que l'information et les documents nécessaires soient aisément accessibles ; (2) à ce que l'information et les documents courants soient bien employés sans frais excessifs et (3) au choix de fournitures, d'équipements et de locaux d'entre­posage des documents. Les principales opérations exécutées dans ce cadre sont les suivantes :

Organisation du classement et de la recherche de l'information - Les sys­tèmes de classement et de recherche de l'information - qu'ils soient manuels, mécaniques ou automatisés - ont essentiellement pour objet de permettre d'or­ganiser le classement des documents ou des informations, de les tenir en ordre et localiser facilement les pièces ou les dossiers. Ces systèmes doivent répondre aux besoins opérationnels des services qui consulteront les documents et permettre de préserver de toute indiscrétion les informations confiden­tielles. On pourra se fonder sur les mêmes critères pour déterminer si ce qui convient le mieux est un système de classement centralisé ou décentralisé. Les systèmes de classement devraient permettre l'identification rapide des docu­ments d'intérêt durable, la destruction périodique de ceux dont l'utilité n'est que temporaire, ainsi que des envois réguliers des documents qui cessent d'être utiles dans des dépôts intermédiaires ou des centres de préarchivage.

On dit parfois que la gestion des dossiers comprend l'élaboration et l'exploitation de systèmes de classement et de recherche de l'information mais, en réalité, sa portée est beaucoup plus vaste. Elle peut en effet

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inclure la gestion de nombreux systèmes de classement et de recherche de l'in­formation au sein d'une grande administration ; la formation des personnels chargés du classement ; le choix des fournitures et du matériel de classement appropriés ; la recherche des moyens permettant d'utiliser au mieux le maté­riel existant et la surveillance des achats de matériels nouveaux ; et la mise au point de systèmes de stockage de l'information sur des supports autres que le papier, tels que microformes et supports magnétiques, complétés par des moyens informatisés de recherche de l'information. C'est de l'activité de ges­tion des dossiers que peuvent aussi relever les opérations d'élimination des documents, l'exploitation d'un dépôt intermédiaire des documents semi-courants et l'envoi des documents qui ne sont plus guère consultés dans un dépôt de préarchivage.

La gestion du courrier et des télécommunications est liée à la gestion de la correspondance, mais elle en est distincte. Elle consiste en général à assurer un prompt acheminement des communications venant de l'extérieur au service intéressé, à établir et à gérer un service de courrier intérieur et à rechercher les moyens les plus appropriés et les plus économiques pour ache­miner les communications destinées à l'extérieur.

Gestion des photocopieuses. L'emploi de plus en plus fréquent de la photocopieuse a facilité à bien des égards les opérations de bureau, mais la production de documents en a été accélérée et de nouvelles occasions de gas­pillage et d'abus se sont trouvées créées. Le choix et le gestion des photo­copieuses de bureau a donc pris une importance croissante. Le choix de la photocopieuse la mieux adaptée doit obéir à de nombreux critères : rapport entre la capacité de production et les besoins ; simplicité et souplesse de fonctionnement ; fiabilité de la machine ; existence de services d'entretien et de réparation et possibilité de se procurer des fournitures et des pièces de rechange ; longévité du papier et permanence de l'image. Il convient aussi de réfléchir à la rentabilité respective d'un achat ou d'une location et de définir le nombre d'appareils nécessaires. Il peut être moins coûteux et plus utile de s'équiper d'une grosse machine, polyvalente et puissante, que de plu­sieurs petites machines. Une fois que le matériel a été installé, il reste à exercer une vigilance constante en vue, notamment, de ne pas acheter plus de nouvelles machines qu'il n'est vraiment nécessaire, de déterminer le meilleur emplacement des machines par rapport à leurs utilisateurs et d'appliquer des mesures de surveillance destinées à éviter autant que possible le gaspillage de papier et l'utilisation des machines sans autorisation.

L'analyse de systèmes est un outil extrêmement précieux pour améliorer la gestion des documents courants. Elle consiste à procéder à une étude détaillée de la façon dont le travail est accompli, en envisageant parallèlement d'autres méthodes, le but étant de réaliser des économies, d'améliorer la qualité et la productivité du travail ou de mieux répondre aux besoins. Elle trouve des applications dans bien des domaines, mais est particulièrement efficace s'agissant de la gestion des nombreux documents que produisent et utilisent les administrations dans l'accomplissement de leurs fonctions. Ainsi, une modification des modalités de collecte, d'enregistrement, de mani­pulation et de classement de l'information peut considérablement influer sur l'efficacité des opérations, le temps nécessaire pour prendre une décision ou exécuter une tâche, de même que sur la qualité et la pertinence des actions de l'administration. De même, l'ordre dans lequel se succèdent les diverses étapes d'une démarche et la manière dont on procède à chacun de ces stades peuvent avoir des répercussions importantes sur les types d'information requis, les modalités d'enregistrement de l'information et la conception des formulaires et des rapports. On devrait recourir à l'analyse de systèmes lorsque l'on envisage d'automatiser les systèmes d'information ou d'utiliser la micrographie.

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Que faire pour protéger les documents courants en cas de sinistre ?

On peut se protéger contre les pires effets d'un important sinistre en se dotant à la fois d'un programme concernant les documents d'importance capitale et d'un plan de protection et de lutte contre les sinistres. Les éléments de ces deux dispositifs sont esquissés ci-après :

L'établissement de programmes concernant les documents d'importance capi­tale tend à garantir la sauvegarde des informations contenues dans des docu­ments fondamentaux en cas de guerre ou de catastrophe naturelle et, partant, la permanence du fonctionnement des services de l'Etat. Il appartient à chaque Etat de déterminer quels sont les documents qui lui sont les plus indispen­sables ; ce sont, de manière générale, les documents qui ont trait à d'impor­tantes obligations juridiques, aux plans d'intervention à mettre en oeuvre dans les situations d'urgence, à l'identification des personnels stratégiques civils et militaires, aux dispositifs militaires et ceux qui contiennent des informations essentielles sur l'infrastructure industrielle, les plans de dis­tribution de vivres et autres denrées de première nécessité, et les installa­tions médicales et le personnel de santé. L'établissement d'un programme concernant les documents d'importance capitale comporte la définition de cri­tères concernant le choix des documents à classer dans cette catégorie, le report sur microfilm de ces documents ou leur reproduction par d'autres moyens et l'acquisition d'installations sûres où les stocker et les consulter. Un plan relatif aux documents d'importance capitale devrait prévoir une actua­lisation périodique moyennant l'élimination des documents périmés et leur remplacement par des informations à jour.

Le plan de protection et de lutte contre les sinistres se compose de trois volets : (1) prévention des sinistres susceptibles d'endommager les documents, (2) mise en place de moyens d'atténuer les dégâts causés aux docu­ments en cas de sinistre et (3) organisation des mesures de sauvetage des documents essentiels qui permettront à l'administration en cause de reprendre le cours de ses activités au lendement du sinistre. Il s'agit donc de déceler les points faibles qui risqueraient de causer un sinistre et d'y remédier, de constituer des réserves de fournitures et de matériel de sauvetage (ou de savoir exactement où se les procurer), de dresser la liste des spécialistes dont on pourrait solliciter l'aide dans la période qui suit le sinistre, d'assigner à chaque membre du personnel la tâche qui lui incombera après l'événement et de définir ce qu'il faudra en priorité sauver et remettre en état en fonction de la nature et de l'ampleur du sinistre./2

Que faire pour freiner la prolifération de dossiers n'ayant plus d'utilité courante dans les bureaux ?

L'un des principaux moyens à la disposition d'un Etat ou d'une grande administration pour faire face au flot de documents que produit l'époque moderne est la création d'un dépôt de préarchivage (ou, dans un grand pays, d'un réseau de dépôts de préarchivage). Ceux-ci sont conçus pour permettre de stocker de grandes quantités de documents relativement peu consultés mais devant être conservés pendant une durée variable. Le personnel des dépôts de préarchivage a charge de détruire, après autorisation, les documents devenus inutiles et de communiquer les documents détenus dans le dépôt aux organismes dont ils émanent. Dans certains pays, les documents destinés à être conservés à perpétuité sont placés pendant quelques années dans un dépôt de préarchi­vage, avant versement aux archives nationales. Au dépôt de préarchivage, on en perfectionnera éventuellement le classement, on élaborera des instruments de recherche de base, et on leur appliquera un premier traitement de protection.

2. Sally A. Buchanan, Lutte contre les sinistres dans les bibliothèques et les archives - Prévention, prévision, sauvetage : une étude RAMP accompa­gnée de principes directeurs. Paris, UNESCO, 1990.

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Dans la plupart des pays, l'organisme d'origine est toujours juridique­ment propriétaire des documents qu'il a confiés à un dépôt de préarchivage. Dans certains, c'est la direction des archives qui en a la responsabilité matérielle et qui veille au respect des règles administratives régissant leur utilisation et leur conservation, compte tenu des spécifications formulées par l'organisme d'origine. Dans d'autres, chaque administration se voit allouer des locaux pour le stockage de ses propres documents et fournit le personnel requis. La direction des archives n'est alors responsable que de la sécurité et de l'entretien général du dépôt.

Les rapports qui s'établissent entre la direction des archives et les administrations d'origine, s'agissant de l'administration des dépôts de pré­archivage, dépendent des traditions du pays et de la structure de l'Etat. La rentabilité est en général meilleure - et les locaux et équipements mieux utilisés - quand le dépôt de préarchivage relève entièrement de la direction des archives.

Les locaux d'un dépôt de préarchivage devraient être conçus de telle sorte qu'un maximum de documents puisse y être entreposé à peu de frais. Pour ce faire, la meilleure formule consiste à utiliser des espaces hauts de pla­fond et à disposer les rayonnages de façon à pouvoir y ranger d'importants volumes de documents en occupant une surface de plancher minimale. Dans les dépôts de l'administration fédérale des Etats-Unis d'Amérique, qui est au monde l'administration qui a l'expérience la plus grande de la conception et de la gestion des dépôts de préarchivage, le coefficient de rangement est constamment supérieur à 5 pieds cubes de documents par pied carré de surface de plancher. Actuellement, cette administration économise chaque année près de 13,50 dollars par pied cube de documents retirés des locaux de l'administra­tion pour être placés dans un dépôt de préarchivage fédéral. Environ 40 % de la totalité des documents fédéraux sont entreposés dans des dépôts de pré­archivage et l'administration économise actuellement près de 200 millions de dollars par an de cette façon. Certes les chiffres en la matière varient selon les pays, mais le recours aux dépôts de préarchivage entraînerait de toute évidence des économies substantielles dans la plupart des pays.

Les dépôts de préarchivage devraient être situés dans des bâtiments igni­fugés et équipés de systèmes automatiques d'alarme au feu et d'extinction des incendies. Il faut également protéger les locaux contre le vol et le vanda­lisme en les équipant de systèmes automatiques de sécurité et d'alarme ou en les plaçant en permanence sous la surveillance d'un service de gardiennage. Les normes de température et d'hygrométrie pourront être moins strictes dans les dépôts de préarchivage que dans les bâtiments d'archives, car la plupart des documents entreposés dans les premiers ne possèdent qu'une valeur temporaire.

Comment éliminer les documents devenus inutiles tout en sauvegardant les intérêts de l'Etat ?

Le tri des documents, qui représente la troisième phase du processus de gestion, est particulièrement important. C'est en effet au moment du tri qu'on décide quels documents seront conservés indéfiniment en tant que témoignage du passé de la nation, et combien de temps après leur création les documents moins précieux seront conservés afin de permettre le règlement d'affaires admi­nistratives et juridiques en cours. Les archivistes, comme les gestionnaires de documents courants, devraient jouer un rôle dans les opérations de tri. Le tri s'opère différemment selon les pays mais on peut dire que pour être effi­cace, la démarche à suivre devrait comporter les étapes ci-après : (1) identi­fication et description des documents par sous-série ; (2) établissement de tableaux de tri par sous-série ; (3) évaluation des documents en vue de déter­miner quels sont ceux qui méritent d'être conservés indéfiniment à titre d'archives ; (4) élimination périodique des documents sans valeur historique

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et (5) versement des documents historiques aux archives nationales/-^. Il s'agit là de l'aspect le plus fondamental de la gestion des documents. C'est le meilleur moyen de réaliser rapidement des économies sensibles et d'éviter des frais, surtout si son emploi s'accompagne de l'exploitation d'un dépôt de préarchivage.

Voici maintenant la méthode que nous suggérons d'employer pour effectuer les principales opérations de tri des documents.

Identification et description de sous-séries de documents. Pour être avisée, toute décision concernant la conservation ou l'élimination de docu­ments uniques doit être fondée sur des informations fiables quant au carac­tère, au volume, au contenu informatif des documents et aux rapports qui les unissent entre eux. La mise en place d'une telle base d'informations dans un pays qui commence à peine à élaborer un système de gestion des documents nécessitera de sa part un effort considérable, mais constituera un investisse­ment extrêmement rentable. Il lui faudra recenser tous les documents officiels en vue d'en dresser un état contenant des éléments d'information communs sur toutes les sous-séries ou catégories de documents. Ces éléments d'informations seront : (1) le titre de la sous-série ou une brève description du type de documents concerné ; (2) les dates extrêmes ; (3) la quantité, exprimée en mètres linéaires, mètres cubes ou toute autre unité de mesure (à condition qu'il s'agisse toujours de la même) et, si possible, le nombre de volumes (lorsque les documents sont reliés) ou le nombre de pièces (lorsqu'il s'agit de cartes, de photographies, de bobines de film cinématographique ou de bandes ou disquettes pour ordinateur) ; (4) un bref aperçu du contenu informatif des documents ; (5) une estimation de leur fréquence de consultation et (6) des renseignements précis sur l'endroit où ils se trouvent, notamment le nom de l'organisme ou du service de l'organisme qui en a la garde, l'adresse ou le nom du bâtiment, le numéro du bureau ou l'étage. Il est aussi utile de dispo­ser d'informations concernant le matériel de rangement des documents (longueur des rayonnages ou nombre et dimensions des meubles de classement) ainsi que le rythme d'accumulation annuelle des documents/^.

Afin d'assurer un minimum de comparabilité et de cohérence des informa­tions fournies, il faudrait que tous ceux qui effectuent le recensement uti­lisent un formulaire normalisé.

Dans l'idéal, le recensement devrait être effectué par les services de gestion des documents de l'administration intéressée ou par le personnel de la direction des archives. Si aucune de ces deux institutions ne dispose d'assez de personnel, on pourra appeler en renfort des étudiants ou des employés de l'administration visée. Dans l'un et l'autre de ces deux cas, la direction des archives devra former ces personnels et leur donner des instructions détail­lées, faire des inspections sur place et exiger que les formulaires remplis lui soient remis à des intervalles rapprochés pour vérifier que l'état dressé est cohérent et exact.

3. Thomas W. Wadlow, The Disposition of Government Recordsf Paris, Conseil international des archives, 1985. Une étude des méthodes et des critères appliqués dans un certain nombre de pays en matière de tri figure dans Ake Kronow, "The Appraisal of Contemporary Records", Archivum, vol. 26 (Proceedings of the 8th International Congress on Archives, 1979, p. 45-54).

4. L'inventoriage des sous-séries de documents n'est plus une condition préalable à la création de tableaux de tri. Une fois que de bons systèmes de classement et de recherche sont en place, la modification des tableaux existants ou la création de nouveaux peut être un prolongement naturel de ces systèmes.

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Etablissement de tabléame de tri. Aussitôt que la direction des archives dispose d'un état des documents d'au moins une administration, elle peut com­mencer à établir des tableaux de tri. Là encore, il faudra élaborer un formu­laire normalisé, où seront consignés les renseignements suivants : (1) nom de l'administration d'origine et de ses principaux services ; (2) titres et des­criptions succinctes des sous-séries de documents, éventuellement présentés dans un ordre correspondant à l'organigramme de l'administration concernée ; (3) numéro ou descripteur distinct pour chaque tableau et chaque sous-série correspondante ; (4) durée pendant laquelle la sous-série sera conservée par l'organisme d'origine ; (5) indication, le cas échéant, de la durée prescite de conservation au dépôt de préarchivage ; (6) indication de la valeur perma­nente ou non des documents ; et (7) durée de la période pendant laquelle la communication des documents est soumise à des restrictions. Une case du formu­laire sera réservée aux visas de l'administration d'origine et de la direction des archives, ainsi que de toute autre autorité habilitée à l'approuver, res­ponsables des services juridiques ou vérificateurs aux comptes, par exemple.

Il doit donc être facile de déduire rapidement du tableau de tri : (1) quand les documents sans intérêt durable doivent être détruits et si c'est à l'administration d'origine ou au dépôt de préarchivage de procéder à leur élimination ; et (2) quand les documents d'intérêt durable doivent être versés aux archives nationales, par le dépôt de préarchivage ou directement par l'administration d'origine.

Le projet de tableau de tri doit être dressé par le responsable de la gestion des documents de l'administration visée ; si la chose n'est pas pos­sible, il appartiendra à la direction des archives de le faire. En tout état de cause, c'est aux fonctionnaires de l'administration d'origine que devrait revenir le soin de décider pendant combien de temps il convient de conserver les documents pour des raisons juridiques ou administratives, la direction des archives pouvant en l'occurrence donner son avis.

Il existe aussi, parfois en matière de tri, un "tableau général", qui dresse la liste des documents ayant trait à des activités communes à plusieurs administrations ou à toutes et donne des instructions pour leur élimination. Il peut s'agir des documents concernant les finances et la comptabilité, le personnel, les achats, les déplacements, les transports. Il convient d'accor­der à l'établissement de ce tableau une place importante dans le programme de gestion des documents administratifs à l'échelon national, car il permet l'élimination d'une grande quantité de documents ne possédant qu'une valeur interne.

Comment identifier les documents qui ont une valeur historique ?

Lorsqu'on en arrive à ce stade du processus de tri des documents, l'admi­nistration versante a vraisemblablement fixé la durée de conservation de chaque sous-série de documents requise pour répondre à ses besoins administra­tifs et juridiques propres. Il appartient à la direction des archives de juger si parmi les sous-séries de documents inscrits sur le tableau de tri certaines sont plus intéressantes que ne le pense l'administration d'origine et, le cas échéant, si les documents possèdent une valeur suffisante pour justifier leur conserva- tion indéfinie aux archives nationales.

Cette opération d'évaluation des documents est la plus difficile et la plus importante des tâches qui incombent aux archivistes, car une fois prise la décision de vouer à la destruction un ensemble unique de documents, il sera peut-être impossible de retrouver ailleurs les informations disparues.

L'évaluation des documents incombe à l'administration des archives et non au personnel chargé de la gestion des documents courants et elle n'est décrite ici qu'afin que soit traitée la totalité des opérations qu'implique le tri des documents. D'autres aspects sont abordés pages 15 et 16.

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L'évaluation des documents commence par une étude des projets de tableaux de tri de l'administration d'origine ainsi que des dispositions proposées par elle en matière de conservation et de tri. Seront probablement inscrites comme éliminables sur les tableaux de tri certaines sous-séries relatives à des opé­rations administratives mineures, au fonctionnement interne des services ou à des opérations pratiques banales. Mais on y trouvera aussi des sous-séries de documents qui, visiblement, possèdent une valeur justifiant leur conservation aux archives, tels que lois, traités, correspondance diplomatique, plans mili­taires, correspondance ou dossiers d'études de ministres et de leurs prin­cipaux collaborateurs, décisions juridiques créant d'importants précédents et dossiers récapitulatifs ayant trait au budget et à la planification. Le tra­vail de la personne qui procédera à l'évaluation des documents portera donc essentiellement sur les groupes de documents dont on ne peut dire d'emblée qu'ils sont éliminables ou à conserver indéfiniment.

Les documents qui se situent dans cette zone d'ombre doivent donc être étudiés avec soin avant toute décision à leur sujet. Ce travail pourra consis­ter à examiner les documents eux-mêmes, à en comparer la sous-série avec d'autres qui contiennent en partie les mêmes informations et à en juger l'in­térêt pour divers types de recherche. Pareille tâche ne saurait être confiée qu'à un archiviste sachant ce qu'est la recherche, et comment elle se pra­tique, au courant des orientations actuelles de la recherche, connaissant l'histoire de la nation, de même que la façon dont l'Etat s'est développé et organisé et, enfin, au fait des autres ressources disponibles pour la recherche - dans les archives mêmes, dans les bibliothèques, dans les centres de documentation, etc. Ce devra aussi être une personne douée d'intelligence, de discernement et d'imagination et ayant le sens des responsabilités voulu d'un arbitre de ce dont sera faite demain la mémoire officielle de la nation.

En règle générale, il recommandera la conservation ou la destruction de sous-séries complètes de documents. Si la sous-série comporte des pièces dont la valeur est évidente, mais aussi d'autres présentant peu d'intérêt, un exa­men, dossier par dossier, peut être nécessaire. Dans d'autres cas, la conser­vation d'un échantillonnage des documents pourra être recommandée. C'est là une décision qu'il ne faut prendre qu'après mûre réflexion car il est diffi­cile d'établir un bon échantillonnage et les résultats de cette opération n'ont pas toujours été heureux/5.

Les recommandations, dûment motivées, doivent être consignées dans un rapport officiel qui sera soumis aux plus hautes autorités archivistiques avant approbation définitive. La délivrance de l'autorisation de destruction de documents doit être du ressort du directeur des archives nationales, lequel possède toutes les qualités scientifiques requises, ou requiert son accord s'il s'agit d'une décision collégiale.

Une fois le rapport d'évaluation approuvé, on complète le tableau de tri, en y indiquant par des corrections quels sont les documents considérés comme ayant une valeur permanente. Le tableau révisé est signé par les responsables dûment habilités de l'administration d'origine et des archives nationales. Le tableau devient alors un accord officiel entre l'administration versante et les archives, qui donne pouvoir définitif de détruire les documents voués à l'élimination une fois écoulés les délais de conservation fixés.

Les tableaux de tri ne sont pas des documents statiques et il faut les modifier à mesure que de nouvelles sous-séries sont créées ou que de nouveaux moyens de conserver les traces d'une activité apparaissent.

5. Felix Hull, Utilisation des techniques d'échantillonnage dans la conservation des archives ; étude RAMP et principes directeurs. Paris, UNESCO, 1981.

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Quelles mesures faut-il prendre lorsque des documents ayant une valeur historique sont versés aux archives ?

Les documents de valeur historique peuvent être versés aux archives nationales, directement par l'organisme d'origine ou par le dépôt de préarchi­vage. Ces versements doivent être effectués à la date et de la façon qui sont indiquées dans le tableau de tri. En règle générale, les archives ne devraient pas accepter de documents qui ne seront pas communicables avant longtemps, mais il faut faire des exceptions à cette règle lorsque l'administration d'origine est dissoute et qu'elle n'a pas de successeur, ou quand les docu­ments risquent d'être endommagés ou dispersés s'ils restent dans les locaux de l'administration d'origine.

Le versement implique non seulement le transport des docuemnts dans les locaux des archives mais aussi le transfert de certaines attributions aux archives nationales. Pour cette raison, il est important que le versement soit soigneusement attesté. Le bordereau de versement devrait comporter^ pour chaque sous-série, les indications suivantes : (1) le titre de la sous-série ; (2) une brève description des informations qu'elle contient et de son mode de classement interne ; (3) les dates extrêmes ; (4) le nombre de documents ; (5) une brève description de leur état ; (6) une mention des restrictions imposées à leur communication et de la durée pendant laquelle elles seront en vigueur ; et (7) une brève description de toute autre attribution que l'admi­nistration versante conserve ou qui est conférée aux archives. Le bordereau doit être signé par les représentants dûment habilités de l'une et l'autre partie. Dans certains pays, le versement implique automatiquement le trans­fert de propriété.

Si l'organisme a mis au point des instruments de recherche, tels qu'index, répertoires ou inventaires de dossiers, ceux-ci doivent être versés aux archives avec les documents auxquels ils correspondent. Si l'administra­tion versante doit les conserver parce qu'elle n'a pas versé la totalité des documents qu'ils concernent, elle en établira une copie pour les archives.

Comment procéder pour éliminer des documents dépourvus de valeur archivistique ?

La destruction des documents qui ont cessé d'être utiles est un acte positif et non pas négatif. Elle libère des espaces dont les gens ont besoin pour travailler et permet de faire de la place dans les classeurs ou sur les rayonnages pour y ranger les documents nécessaires à la conduite des affaires. Si elle n'arrête pas le processus d'acquisition d'espaces et de matériels de classement nouveaux, elle contribue à le freiner et évite ainsi des frais considérables. La destruction des documents améliore aussi l'efficacité dans la mesure où elle permet de mieux conserver les documents restants et diminue la quantité de documents à consulter pour retrouver une information.

L'élimination des documents, au sein du service ou au dépôt de préarchi­vage, doit être effectuée périodiquement et aussi rapidement que possible après l'expiration des délais de conservation. Il existe plusieurs méthodes de destruction des documents et leur choix dépendra de la nature des documents en cause. Les documents contenant des informations ayant trait à la sécurité nationale ou dont la divulgation constituerait une atteinte au droit à la pro­tection de la vie privée devront être totalement anéantis par brûlement, décomposition dans un liquide, broyage ou lacération. Les documents non confi­dentiels pourront être vendus, ou remis selon d'autres modalités, à des ache­teurs de vieux papiers pour recyclage.

Chaque fois que l'on procède à une élimination de documents, le nom de la personne qui s'en est chargée et la cote des documents sur lesquels elle a porté seront enregistrés. Cette trace de l'opération d'élimination sera conservée indéfiniment.

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INSTRUMENTS DE GESTION DES DOCUMENTS

Quels sont les principaux instruments technologiques employés dans la gestion des documents ?

L'automatisation et la reprographie/^ jouent désormais un rôle impor­tant dans de nombreux aspects de la gestion des documents courants et l'usage de ces instruments est appelé à s'étendre.

Comment la reprographie et l'automatisation interviennent-elles dans la phase de création des documents ?

C'est au stade de la création des documents que la pénétration de ces techniques a le plus progressé. Une grande quantité d'informations est direc­tement saisie dans des systèmes informatisés au moyen de dispositifs à clavier ou à balayage optique ; cette information est manipulée par ordinateur, lue sur un écran de visualisation et imprimée à l'aide d'une machine périphérique extrêmement rapide. Lorsqu'une large diffusion d'informations sous forme élec­tronique est nécessaire, on préférera le microfilm ou la microfiche informa­tiques aux documents établis par l'ordinateur sur papier, du fait de leurs dimensions réduites et de leur moindre coût d'expédition. Grâce à l'informa­tique et à la reprographie, de nouveaux instruments, aux multiples usages de stockage, de manipulation, de recherche et de diffusion de l'information, sont désormais à la disposition des responsables de la gestion des documents, dont l'objectif, après tout, est de rendre le stockage et la manipulation de l'information moins coûteux et plus efficaces. Mais l'informatique a également posé d'importants problèmes, notamment celui de l'identification et de la pré­servation de l'information qui pourrait avoir un intérêt historique. La faci­lité avec laquelle l'information introduite dans un système informatique peut être manipulée et modifiée constitue un défi pour ceux qui sont chargés de préserver l'intégrité de l'information ayant une valeur durable.

Comment ces instruments sont-ils employés dans la phase d'utilisation et de conservation des documents ?

Les documents produits par l'application après coup à des papiers des techniques informatiques et de reprographie doivent eux aussi être bien conservés et exploités. On peut citer, à titre d'exemple, le cas des listages informatiques concernant la communicabilité des documents qui sont particuliè­rement utiles dans les pays où existent des lois sur la "liberté de l'informa­tion". Bien que les applications après coup soient plus coûteuses que les divers moyens d'automatisation des données sources, il est de nombreux cas où la facilité accrue de manipulation, de recherche et de diffusion de l'informa­tion qu'elles permettent les rendent valables. L'une des grandes attributions du gestionnaire des documents courants consistera à évaluer la rentabilité d'une telle opération et à soumettre à la direction des recommandations fondées.

L'ordinateur aide aujourd'hui à la gestion des centres de préarchivage : il existe des logiciels qui assurent une utilisation optimale de la surface de rayonnages, tiennent à jour les informations sur les versements et signalent les documents dont le délai de conservation est arrivé à expiration.

La micrographie est un instrument irremplaçable de conservation des docu­ments, car elle permet d'établir des copies de sécurité et de réduire l'am­pleur des installations de stockage. Dans ce dernier domaine, cependant, le responsable de la gestion des documents doit agir avec prudence, car le coût

6. La reprographie est un terme générique qui sert à désigner divers pro­cédés de reproduction des documents par des moyens optiques ou photo­mécaniques, notamment la microphotographie, la photocopie et la repro­duction électrostatique.

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du report sur microfilm est souvent supérieur à celui du stockage des docu­ments pour une longue durée dans un centre de préarchivage. L'emploi de la micrographie peut procurer des avantages opérationnels importants pendant la période où les documents sont souvent consultés ; la diminution des besoins d'espace et de matériel de rangement constituera alors un effet secondaire appréciable.

Quelles sont quelques-unes des possibilités d'application de ces techniques au tri des documents ?

On utilise de plus en plus l'informatique pour divers travaux de tri des documents, et notamment pour l'obtention d'informations sur l'établissement des tableaux de tri et leur application et pour la création de bases de données concernant la conservation ou l'élimination des documents inscrits sur les tableaux de tri.

Dans certains cas, il peut s'avérer utile de microfilmer les documents d'archives et d'éliminer les originaux. Toutefois, on ne doit procéder ainsi qu'à condition que (1) les documents aient été classés avant d'être filmés, (2) les repères voulus aient été posés pour assurer une bonne prise de vue, (3) l'information filmée soit facilement retrouvable par la suite, (4) tous les procédés et matériels utilisés soient conformes aux normes techniques imposées par les archives, et (5) les documents ne possèdent pas d'autre valeur que l'information qu'ils contiennent.

Quelles sont les perspectives ouvertes par les technologies de l'information en matière de gestion des documents ?

A mesure que le coût de l'automatisation et de la reprographie baisse relativement et que de nouvelles percées technologiques se réalisent, d'autres applications de ces techniques à l'ensemble des opérations de gestion des documents sont mises au point. La nouvelle technologie du stockage des données sur supports de haute densité - enregistrement optique notamment - est parti­culièrement intéressante pour les responsables de la gestion des documents courants et les archivistes, qui devraient en suivre de près les progrès/?.

AVANTAGES DE LA GESTION DES DOCUMENTS

Est-il nécessaire de mettre en place toute la gamme des systèmes et services de gestion ou peut-on tirer des avantages substantiels d'une mise en place partielle ?

L'introduction de l'un quelconque des principaux aspects de la gestion des documents apportera toujours quelque avantage. Les plus évidentes des éco­nomies et des réductions de frais imputables à l'existence de systèmes et ser­vices de gestion des documents sont celles que permettent de réaliser les tableaux généraux de tri, l'élimination des documents en temps voulu et une utilisation maximale des dépôts de préarchivage. De même, il est évident qu'un programme concernant les documents d'importance capitale bien conçu et bien mené, assorti d'un plan de protection et de lutte contre les sinistres, est susceptible d'entraîner des économies inestimables de fonds et de ressources matérielles en cas de sinistre, voire de sauver des vies humaines.

On peut améliorer sensiblement l'efficacité et réaliser d'importantes économies en gérant avec lucidité et logique la totalité du processus de pro­duction des documents - à savoir en contrôlant la conception, la fabrication

7. Charles M. Dollar, Electronic Records Management and Archives in Interna­tional Organizations : A Ramp Study with Guidelines, Paris, UNESCO, 1986.

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et la distribution des formulaires, des rapports, des directives et de la correspondance -, ainsi que la conception des systèmes de classement et de recherche de l'information, la gestion des dossiers et l'emploi des photo­copieuses.

On peut mieux répondre aux besoins des administrations de l'Etat comme à ceux du public qu'elles desservent en mettant en place des systèmes efficaces de classement et de recherche de l'information, des systèmes intégrés de ges­tion bien conçus, des modalités de gestion judicieuses pour la correspondance, le courrier et les télécommunications.

L'efficacité des activités de planification et des efforts de développe­ment socio-économique de l'Etat dépend beaucoup de l'existence de sources d'information bien organisées et faciles à consulter. Les archives des admi­nistrations publiques sont une importante source d'information pour la plani­fication et le développement. Que ces archives soient encore dans les locaux de l'administration, dans un dépôt intermédiaire ou aux archives nationales, un bon système de classement et de recherche de l'information est d'un intérêt évident pour l'utilisateur. Des documents courants bien organisés offrent en gros les mêmes avantages que ceux d'archives bien tenues (voir pour plus de détails les pages 27 à 31).

L'analyse systémique est un important outil d'amélioration des procédés, qui permet notamment d'obtenir une meilleure qualité ainsi que des économies de temps et d'argent au stade de l'élaboration et de la fourniture des pro­duits et des services.

Tout cela peut, dans une certaine mesure, se faire sans l'intervention des procédés technologiques modernes. Toutefois, une utilisation judicieuse de l'automatisation et de la reprographie sera porteuse d'économies accrues et d'une plus grande efficacité, ce qui permettra à l'administration de mieux répondre aux besoins des citoyens.

DEGRES DE MISE EN PLACE

Est-il judicieux d'envisager une mise en place progressive des systèmes et services de gestion des documents ?

Oui. Il y a quatre degrés de mise en place de ces systèmes et services, étant entendu qu'à chacun d'entre eux, les modalités améliorées empruntées aux stades suivants peuvent être introduites pour accroître la qualité des ser­vices rendus. Ces quatre degrés sont décrits ci-dessous :

- Service minimal

On ne peut guère dire qu'existe un programme public de gestion des documents en l'absence de systèmes d'établissement de tableaux de tri des documents, d'élimination des documents au moment prévu aux tableaux et de versement aux archives nationales des documents d'intérêt durable.

- Service minimal renforcé

En plus des systèmes mis en place au degré précédent, existent à ce degré un ou plusieurs dépôts de préarchivage.

- Service moyen

Interviennent de plus à ce stade d'autres sous-programmes de base, concernant le plus souvent la conception et la gestion des formulaires, la gestion de la correspondance et des rapports, la mise au point de

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systèmes de classement et de recherche de l'information, la gestion des dossiers, un programme concernant les documents d'une importance capi­tale et un plan de protection et de lutte contre les sinistres.

- Service optimal

Existent dans ce cas, outre les systèmes et les services présents dans le cas d'un service moyen, des programmes concernant la gestion des directives, du courrier, des télécommunications et des photocopieuses de bureau, les systèmes intégrés de gestion (SIG), ainsi que l'utilisa­tion de machines de traitement de texte pour préparer la correspondance, les rapports et les directives et pour remplir les formulaires. Un ser­vice optimal de gestion des documents courants recourra à des applica­tions multiples de l'analyse systémique, de l'automatisation et de la reprographie.

3. CARACTERE UNIQUE ET VALEUR DES DOCUMENTS D'ARCHIVES

CARACTERISTIQUES DES ARCHIVES

Ou'entend-on par archives ?

Le terme "archives" désigne un ensemble de documents non courants possé­dant un intérêt durable, mais il s'applique aussi au lieu où elles sont entre­posées ou à un bâtiment destiné à leur protection et à leur utilisation, ainsi qu'à l'organisme ou à l'institution chargé de les administrer.

En quoi les archives sont-elles importantes ?

Tout document courant, reçu ou produit par un organisme public, est norma­lement considéré comme un bien public. C'est dans cette vaste réserve de docu­mentation que les documents d'archives sont sélectionnés. Seule une faible part des documents courants - souvent guère plus de 2 à 5 % - possède une valeur suffisante à des fins administratives, juridiques ou de recherche pour justifier leur conservation à perpétuité sous forme d'archives. Mais la valeur de ce petit noyau de documents est considérable. L'information qu'ils contiennent constitue le témoignage essentiel d'actes et obligations juri­diques et administratifs importants et leur intérêt tient à d'autres raisons que celles pour lesquelles ils ont été créés. Ainsi les archives englobent les documents qui rendent compte des guerres et des phénomènes naturels, des migra­tions de population, de la naissance et de l'épanouissement de l'identité nationale, des efforts déployés par l'Etat pour améliorer le sort de la popu­lation du point de vue économique et social et des succès et des échecs auxquels aboutit l'incessante activité humaine. Comme l'a déclaré un spécia­liste "le monde moderne confie aux archives une part essentielle de lui-même, puisque la société charge ses archivistes du soin de choisir pour elle ce que sera sa mémoire demain"/**.

Comment les archives sont-elles identifiées ou sélectionnées ?

L'opération, appelée évaluation des documents, consiste à analyser l'en­semble des documents dont on extraira les archives et à déterminer quels docu­ments (en général des sous-séries complètes ou des subdivisions entières

8. J.H. d'Olier et B. Delmas, La planification des infrastructures natio­nales de documentation, de bibliothèques et d'archives - Esquisse d'une politique générale, Paris, Unesco, 1974, p. 237.

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possèdent une valeur suffisante pour justifier les dépenses considérables et perpétuellement renouvelées que supposent leur stockage et leur conserva­tion/9. Quels seront les critères en la matière ? En voici quelques-uns :

- Les documents contiennent-ils des informations dont l'organisme versant ou d'autres administrations pourraient avoir besoin de consulter à nouveau ?

- Rendent-ils compte de décisions ou d'actes importants ou créant un précédent ?

- Renseignent-ils sur la façon dont des décisions importantes ont été prises ?

- Attestent-ils d'obligations à long terme envers d'autres pays, d'autres administrations, des organismes et des institutions n'appartenant pas au secteur public ou envers des particuliers ?

- L'information qu'ils contiennent sera-t-elle un jour offerte à la consultation du grand public ?

- Les documents contiennent-ils des informations qui apportent d'impor­tants éclaircissements sur des personnes, des lieux, des choses, des phénomènes ou des événements et seront utiles aux chercheurs - spécia­listes de diverses disciplines, juristes, journalistes, écrivains ou généalogistes ?

- L'information est-elle originale, ou existe-t-il d'autres sources renfermant pour l'essentiel cette même information sous une forme utilisable ?

- La valeur des documents est-elle purement informative, ou possèdent-ils également un intérêt intrinsèque ? Sont-ils signés ou contresignés, par exemple, par les plus hautes autorités législatives ou judiciaires, ou par le chef de l'Etat ou les principaux ministres ? Portent-ils la signature de célébrités littéraires, artistiques ou scientifiques ? Les documents eux-mêmes possèdent-ils un mérite artistique ou un intérêt culturel ?

Quel doit être le rôle de l'Etat à l'égard des archives ainsi sélectionnées ?

Les archives sont non seulement une part essentielle de la mémoire insti­tutionnelle de l'Etat, mais aussi une grande richesse sur le plan de l'infor­mation culturelle et scientifique et un élément important du système national d'information. Les archives méritent d'être correctement abritées, conservées avec soin et offertes à la consultation de tous ceux à qui elles peuvent être utiles. Exceptionnelles par leur valeur, elles devraient avoir un statut qui soit lui aussi exceptionnel. Elément primordial du patrimoine national, elles doivent être matériellement et juridiquement sous la garde de l'Etat.

Le papier est-il le support privilégié des archives ?

Jusqu'à une date relativement récente, la plupart des actes officiels donnaient lieu à la rédaction de papiers : lettre, mémoires, comptes, contrats, directives, ordres, rapports, formulaires et autres documents écrits ou dactylographiés. Ces papiers constituent aujourd'hui encore l'essentiel des documents détenus dans la plupart des dépôts d'archives. Cependant, la techno­logie moderne fait évoluer rapidement la façon dont les services officiels

9. Les techniques employées pour l'évaluation des documents sont décrites de façon plus détaillée aux pages 9-11.

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expédient leurs affaires et la nature des archives commence déjà à se modi­fier. La naissance de la photographie, qui a fait apparaître les documents photographiques et cinématographiques, la photographie aérienne et la micro­photographie, a eu de profondes incidences sur la forme matérielle des archives. L'usage des enregistrements sonores s'est répandu pour accompagner et compléter divers procédés photographiques.

Mais c'est sans doute l'ordinateur qui a le plus transformé les tech­niques de production et d'exploitation des documents. Il est venu révolution­ner d'innombrables aspects de notre vie, dont beaucoup sont liés à la création et à la manipulation de l'information. Plus nous avancerons dans l'ère de l'informatique, plus les administrations publiques et autres feront appel aux ordinateurs plutôt qu'aux papiers dans la conduite de leurs affaires. Aussi, l'on peut s'attendre que la proportion des informations consignées sur sup­ports informatiques dans les dépôts d'archives augmente de façon exponentielle.

Les documents d'archives se présentent donc sous toutes sortes de -formes différentes, dont les conditions de stockage, de préservation et d'utilisation sont particulières.

Quelles sont les principales formes sous lesquelles se présentent les archives ?

Les principaux types d'archives sont les suivants :

- Manuscrits : pièces écrites sur papier (dans certains cas sur parche­min, vélin ou autre support jusqu'au XIXe siècle), sur lesquelles le texte a été généralement inscrit à l'encre (ou au crayon), à la main ou à la machine.

- Documents cartographiques et architecturaux : un grand nombre de ces documents sont également des manuscrits mais ils portent, outre du texte, une part importante de représentations graphiques ; il va de soi que ces documents sont de plus en plus nombreux à être imprimés ou reproduits par d'autres techniques.

- Documents audiovisuels : négatifs et tirages de photographies et de films cinématographiques ; bandes et disques vidéos ; enregistrements sonores sur cylindres de phonographe, disques, films, bandes et disques magnétiques.

- Documents micrographiques : microfilms, microcartes, microfiches et microfilms et microfiches informatiques.

- Documents électroniques : information ayant un caractère de document, produite, stockée, manipulée, reproduite ou visualisée au moyen d'un ordinateur ou d'autres dispositifs de traitement électronique des données.

- Archives imprimées : dans un certain nombre de pays, les archives nationales conservent un exemplaire au moins de chaque brochure, pros­pectus, livre ou autre document imprimé produit par l'Etat ; elles sont en effet parfois statutairement désignées comme le lieu de dépôt légal de la totalité, ou d'une partie, de la production nationale d'imprimés.

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CONSERVATION DES ARCHIVES

La conservation des documents d'archives pose-t-elle des problèmes ma.jeurs ?

Les problèmes de conservation deviennent plus complexes et plus coûteux à résoudre du fait que le papier se détériore et que de nouveaux types de docu­ments viennent enrichir les archives. Cela étant, le devoir qui incombe aux archives de préserver les documents versés reste entier, la difficulté de la tâche incitant par ailleurs à opérer un tri judicieux des documents.

Est-il important de disposerf pour la conservation des archives, d'installations spécialement conçues à cet effet ?

La conservation des archives nécessite en premier lieu un dépôt bien conçu et bien entretenu. Les conditions de stockage et les méthodes de travail dans les dépôts d'archives étant à bien des égards tout à fait particulières, il est préférable de réserver à leur usage exclusif des bâtiments spécialement construits à cet effet.

Si la chose n'est pas faisable, des bâtiments existants peuvent parfois être transformés en archives. Si l'édifice ne peut être laissé à la disposi­tion exclusive des services d'archives, le mieux est d'y loger aussi des orga­nismes ayant des fonctions apparentées, tels que des bibliothèques ou des musées ; il importe également de s'assurer que les magasins d'archives sont bien protégés et que seul le personnel des services d'archives peut y avoir accès.

Quelles sont les conditions de base à satisfaire en matière de construction et d'équipement ?

Le bâtiment doit obéir à un certain nombre de règles, du point de vue de sa conception, de sa construction et de son équipement, afin qu'une protection optimale des documents soit assurée.

Le bâtiment doit notamment être ignifugé (et parasismique)/10 et dispo­ser des équipements ci-après :

- Dispositifs de protection des réserves, notamment portes en acier, ser­rures solides et systèmes d'alarme anti-effraction.

- Systèmes d'alarme et de détection des fumées. - Systèmes d'extinction automatique d'incendie. - Extincteurs d'incendie portatifs. - Rayonnages en acier. - Mobilier résistant au feu. - Dispositif de régulation de la température, du degré hygrométrique (et de la pollution de l'air).

Les autres installations indispensables sont les suivantes :

- Installations adéquates pour les chercheurs et espaces de travail bien conçus pour le personnel.

- Atelier de reprographie. - Laboratoire de conservation-restauration. - Aires de chargement protégées. - En outre, le site doit être à l'abri des inondations.

10. Le respect des spécifications figurant entre parenthèses pourra n'être indispensable que dans certains lieux.

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Il est aussi très souhaitable de prévoir un espace destiné aux exposi­tions, un auditorium, des salles de conférence et un site suffisamment grand pour permettre d'éventuelles extensions/-'--'-.

Y a-t-il d'autres mesures à prendre pour assurer le stockage des archives dans des locaux sûrs, à l'atmosphère régulée ?

Un bon entretien périodique des installations électriques, systèmes d'alarme et d'extinction d'incendie, ainsi que l'enlèvement fréquent des ordures sont très importants. Il faut éviter de stocker dans les locaux des liquides inflammables ou autres matières dangereuses.

Le personnel des dépôts d'archives doit bien connaître les moyens d'évi­ter les incendies ainsi que les mesures à prendre en cas d'incendie ou d'autre catastrophe.

Outre l'aménagement de locaux appropriés, quelles peuvent être les autres-mesures à prendre pour la conservation des archives ?

Un certain nombre de procédés ou de techniques sont généralement employés pour protéger ou prolonger la vie des papiers. Les plus importants sont les suivants :

- Matériel de rangement exempt d'acidité : la plupart des papiers et car­tons, y compris ceux qui constituent les classeurs et les cartons d'ar­chives, contiennent des acides qui finissent par entraîner leur désin­tégration ; aussi, tout le matériel de rangement contenant de l'acidité doit être éliminé et remplacé par des classeurs et des cartons de ran­gement non acides.

- Mise en carton : le rangement des documents d'archives dans des cartons standard ou autres emballages solides permet de les protéger contre les effets nocifs de la lumière et de la poussière. Les cartons d'archives constituent également un moyen très efficace de protection des docu­ments en cas d'inondation ou d'incendie.

- Désacidification : des bains ou des vaporisations de solutions alca­lines neutralisent les acides et prolongent sensiblement la longévité du papier ; le procédé restera onéreux tant qu'un moyen de désacidifi­cation des papiers en masse n'aura pas été mis au point.

- Lamination : elle consiste à plaquer, généralement après désacidifica­tion du papier, une mince feuille transparente d'acétate de chaque côté d'un document et à l'y faire adhérer par pression à chaud ; ce procédé a été très utilisé de façon intensive dans de nombreux dépôts d'ar­chives, qui ont apparemment aujourd'hui tendance à l'abandonner car il est apparu que les hautes températures peuvent endommager les fibres du papier.

11. Bernard Faye énonce d'utiles critères de planification et de conception de ces bâtiments dans son article "Conception des bâtiments d'archives", Revue de 1'Unesco pour la science de 1'information, la bibliothéconomie et l'archivistique, Vol. IV, n° 2, avril-juin 1982, p. 93-99. Voir égale­ment sur ce sujet Archivum. vol. 31 (Bâtiments modernes d'archives natio­nales), 1986. Y.P. Kathpalia souligne l'importance de locaux adéquats et de la "conservation préventive" dans "Conservation et préservation des archives", Revue de 1'Unesco pour la science de l'information, la biblio­théconomie et l'archivistique, Vol. IV, n° 2, avril-juin 1982, p. 100-107.

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- Mise sous pochette close (dite aussi encapsulation) : ce procédé consiste à placer un document entre deux feuilles de Mylar transparent et à en sceller tous les bords, généralement après désacidification du papier ; la pochette gagne les faveurs des archivistes aux dépens du revêtement plastique, car elle exige beaucoup moins de matériel pour sa mise en oeuvre, est facile à enlever et évite l'application de chaleur au document lui-même.

- Remplacement des reliures : on relie à neuf les documents contenus dans des volumes reliés en utilisant des matériaux non acides.

- Reproduction sur microfilm : les documents peuvent être microfilmés et les utilisateurs invités à travailler sur les copies ainsi obtenues plutôt que sur les originaux ; on prévient ainsi l'usure due aux mani­pulations fréquentes et l'on évite d'infliger de nouvelles détériora­tions à des documents fragiles ou déjà endommagés ; bien que la micro­photographie des archives ne soit pas un procédé bon marché, c'est le moyen le moins coûteux de préserver le contenu informatif des documents.

- Autres moyens de copie : la xérographie et les moyens analogues de pro­duction de fac-similés sur papier résistant non acide ont en gros les mêmes fonctions que la microphotographie ; les coûts unitaires sont légèrement plus élevés et le volume du matériel de référence nouvelle­ment produit est beaucoup plus important ; toutefois ces méthodes n'exigent pas de dispositifs spéciaux de lecture.

Des installations de conservation correctement équipés et dotées en per­sonnel permettent de mettre en oeuvre les moyens de conservation les plus appropriés à l'état et à la nature des documents. Outre les procédés décrits ci-dessus, ces moyens peuvent inclure le repulpage, la réparation à l'aide de matériaux traditionnels tels que mousseline et soie, et d'autres méthodes manuelles de réparation telles que la lamination à la main, qui se fait à froid mais représente un gros travail.

Quels procédés faut-il employer pour prolonger la vie des documents d'archives dont le support n'est pas le papier ?

Le principal moyen de préserver le contenu des documents audiovisuels et des documents informatiques consiste à les recopier, avant qu'ils ne recom­mencent à se détériorer, sur le support à haute résolution le plus durable dont on dispose. Les documents photographiques doivent être stockés en milieu non acide. Les pièces sur support magnétique telles que bandes et disques sonores et vidéo ou bandes et disques d'ordinateur doivent être rangées dans des conteneurs non magnétiques et protégées des champs électriques et magné­tiques de forte intensité. On peut considérablement retarder la détérioration des photographies et des films cinématographiques en couleur en les entreposant au froid.

ACCES AUX ARCHIVES

Quel est le principal problème à résoudre après que les mesures nécessaires ont été prises pour la conservation des archives ?

Les documents qu'on décide de conserver en archives ont pour raison d'être de pouvoir être utilisés par ceux qui ont besoin de l'information qu'ils contiennent. Au cours des 40 dernières années, un grand nombre d'insti­tutions d'archives ont cessé d'observer une attitude dans l'ensemble passive (où elles mettaient les documents à la disposition de ceux qui en faisaient la demande si l'organisme d'origine n'y voyait pas d'inconvénient) pour jouer un

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rôle actif ; elles se sont ainsi efforcées d'ouvrir leurs fonds aussi rapide­ment que le permettaient les exigences de la sécurité nationale et de la pro­tection de la vie privée, d'aller au-devant des utilisateurs potentiels pour les informer du contenu de leurs fonds et de la marche à suivre pour consulter les documents et de promouvoir l'exploitation des archives dans l'intérêt du progrès social.

Un programme d'accès et de diffusion bien conçu suppose (1) l'élimination de toute contradiction entre le droit du public à l'information et le droit de l'individu à la protection de la vie privée, (2) des installations bien conçues pour la recherche et (3) un effort soutenu destiné à faciliter la recherche (élaboration d'index, d'inventaires, de guides et autres instruments de recherche).

Quels éléments (considérations .juridiques et principes directeurs) interviennent dans l'élaboration d'une politique régissant l'accès aux archives ?

Une fois sa valeur historique établie, un document est versé à un service d'archives. Le versement doit normalement s'accompagner d'un accord entre ce service et l'organisme versant sur les conditions dans lesquelles le document pourra être mis à la disposition du public. Un tel accord devrait spécifier clairement à quelle date les documents pourront être communiqués aux cher­cheurs et si certains types de documents ou certaines catégories d'information sont susceptibles d'être divulgués plus tôt ou doivent au contraire rester soustraits à la consultation pendant une période plus longue.

On s'aperçoit souvent que de tels documents courants possèdent une valeur durable longtemps avant qu'ils ne soient versés aux archives. Les leur verser alors qu'ils sont fréquemment utilisés par l'organisme d'origine poserait à celui-ci des problèmes administratifs et pourrait exiger du dépôt d'archives qu'il assure un service de renseignements trop lourd pour lui.

Dans de nombreux pays, le délai entre le versement et la communication au public est fixé par voie réglementaire (délai de 30 ans dans la plupart des cas). Cependant, une clause permet presque toujours d'interdire l'accès à cer­tains documents (en général pour des raisons de sécurité nationale ou de pro­tection de la vie privée) pendant une durée plus longue. Souvent aussi, le règlement permet de rendre publics les documents non confidentiels avant l'expiration du délai prescrit. Dans quelques pays, aux Etats-Unis d'Amérique notamment, le problème de l'accès est abordé quelque peu différemment. La loi sur la liberté de l'information ("Freedom of Information Act") dispose que toutes les administrations fédérales sont tenues de communiquer rapidement, si demande leur en est faite, les documents ou les informations qu'elles détiennent dès le moment de leur origine, sauf en ce qui concerne un petit nombre de types de documents et informations expressément énumérés dans la loi. Le délai d'ouverture des archives administratives ainsi protégées n'est généralement pas supérieur à 30 ans.

Quelle que soit la nature des dispositions ainsi adoptées, tout pays doit se doter d'une politique nationale qui soit logique et qui couvre tous les aspects de la question, afin d'établir des règles cohérentes d'accès aux documents et d'éviter que des informations utiles ne demeurent inutilement soustraites au public.

Une fois définie la politique d'accès aux documents, quelles sont les mesures à prendre pour répondre aux demandes des utilisateurs ?

Le service des renseignements d'un dépôt d'archives doit absolument pos­séder : (1) un personnel qualifié, connaissant les documents dont il a la charge et leurs utilisations potentielles à des fins de recherche ; (2) des

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instruments de recherche documentaire fournissant des informations essen­tielles sur la provenance, l'organisation et le contenu des documents ; et (3) des installations pour la consultation et la reproduction des documents.

Tout dépôt d'archives devrait posséder au moins une salle de lecture, assez spacieuse pour n'avoir jamais à refuser l'entrée à un lecteur par manque de place. Le personnel affecté à cette salle devrait être suffisamment nom­breux pour pouvoir répondre rapidement aux questions et demandes d'ouvrages des utilisateurs et exercer une surveillance destinée à prévenir les vols. L'ensemble des instruments de recherche propres au dépôt devraient être à la disposition des utilisateurs.

Par mesure de sécurité, certaines institutions d'archives n'autorisent les lecteurs à apporter dans la salle de lecture que du papier vierge, des notes personnelles et de quoi écrire et leur demandent de déposer manteaux, chapeaux, serviettes, etc., au vestiaire ou dans des casiers. Elles devraient, en tout état de cause, relever l'identité de tous les lecteurs, leur délivrer une carte d'inscription et tenir un registre nominatif et daté des consultations.

Les dépôts d'archives de grande taille et de taille moyenne, ainsi que certains dépôts de petite taille, possèdent des salles spéciales pour la consultation des documents ne se présentant pas sous la forme manuscrite tra­ditionnelle. La consultation des documents de grandes dimensions (cartes et plans architecturaux), des microformes, des enregistrements sonores, des films cinématographiques et des documents électroniques nécessite des installations et des machines spéciales qu'il est souvent préférable de placer dans des locaux distincts. Certaines institutions d'archives prévoient également des salles à part pour les personnes qui utilisent des machines à écrire, des magnétophones ou autre matériel susceptible de gêner les lecteurs voisins.

Dans le cas des documents fréquemment consultés, de nombreux services d'archives mettent à la disposition des chercheurs des microformes plutôt que les originaux, qui sont ainsi protégés contre toute usure inutile. Si les microformes sont clairement étiquetées et rangées dans un meuble accessible aux chercheurs, on peut mettre en place un système de "libre-service" qui déchargera d'autant le personnel.

En règle générale, les documents qui peuvent être consultés peuvent éga­lement être copiés et les utilisateurs attendent d'un dépôt d'archives qu'il soit en mesure de leur fournir soit des reproductions sur papier soit des microcopies. Le dépôt doit donc disposer du matériel et des personnels néces­saires pour pouvoir reproduire tout document en sa possession. L'utilisateur doit s'attendre à verser en échange de ce service une somme qui couvre au moins les frais de main-d'oeuvre, de fournitures et d'amortissement du matériel.

Il ne faut pas compter que le personnel des archives effectuera des recherches dans les dossiers pour les personnes qui ne peuvent ou ne veulent pas se rendre sur place. Il doit toutefois être prêt à fournir des renseigne­ments par courrier ou par téléphone sur les documents et à en envoyer des copies par la poste s'ils sont facilement identifiables. Par ailleurs, la plupart des archives prêteront à l'organisme d'origine les documents dont il pourrait avoir besoin à des fins administratives.

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ETABLISSEMENT ET DIFFUSION DE L'INFORMATION RELATIVE AUX ARCHIVES

Quels sont les principaux moyens de diffuser l'information sur les fonds et collecteurs d'archives ?

Il existe différentes façons de faire connaître les archives et l'infor­mation qu'elles contiennent. Le plupart des dépôts d'archives ont à cette fin des programmes d'établissement de toute une série d'instruments de recherche documentaire à l'intention tant du personnel que des utilisateurs. Dans un certain nombre de pays industrialisés, des outils bibliographiques informatisés ont été créés, dans lesquels on entre les inventaires et qui diffusent l'infor­mation aux abonnés sur leur terminal d'ordinateur. Parmi les autres moyens de diffusion, on peut citer la publication de certains documents d'archives et leur présentation dans le cadre d'expositions.

En quoi les instruments de recherche des établissements d'archives diffèrent-ils des instruments bibliographiques des bibliothèques ?

Ce qui distingue principalement les fonds d'archives de ceux des biblio­thèques et centres de documentation est le fait que les archives sont consti­tuées d'ensembles organiques de documents produits au fil des années par des administrations publiques, et non pas de collections d'éléments distincts les uns des autres tels que des livres ou des articles de presse. La valeur infor­mative et historique d'un tel ensemble organique est plus grande que celle de la somme de ses parties. Un peu pour cette raison et un peu aussi du fait du nombre des pièces détenues par une institution d'archives, les dépôts d'archives établissent le plus souvent un inventaire général des collections. En règle générale, un tel inventaire porte sur un fonds (l'ensemble des docu­ments d'archives produits par une unité administrative d'une certaine taille et d'une certaine complexité) ou sur une sous-série (catégorie de papiers, de nature comparable, classés ensemble par le service d'origine). Dans certains cas, lorsqu'il est à prévoir que les documents seront très souvent consultés, on en fera la description par dossier ou même (rarement) par document.

Les inventaires sont le plus souvent organisés selon un ordre calqué sur l'organigramme de l'administration d'origine, ce qui ne simplifie pas la tâche des archivistes, pas plus que celle des utilisateurs, qui n'auront aucune cer-tidude d'avoir repéré toutes les informations pertinentes dans tel domaine s'ils ne savent pas comment l'administration fonctionne et ce que fait tel ou tel service.

La préparation d'instruments de recherche est donc dans le domaine des archives l'équivalent du travail bibliographique dans ceux de la bibliothéco-nomie et de la documentation.

Quels sont les types d'instruments de recherche que possèdent ou que créent le plus fréquemment les services d'archives ?

Les types d'instruments de recherche sont très variés et le choix de celui qui convient le mieux à tel ou tel ensemble d'archives dépend autant de la nature et de l'organisation des documents mêmes que des diverses façons dont les chercheurs sont susceptibles de les utiliser. Les types les plus courants d'instruments de recherche documentaire, classés dans un ordre décroissant de généralité, sont les suivants/^2 :

12. La nomenclature archivistique n'est pas encore complètement normalisée et des instruments de recherche analogues peuvent porter des noms différents selon les pays.

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- Guides généraux : Il s'agit de descriptions très générales de l'en­semble des collections détenues par un dépôt d'archives ou une grande section d'un important dépôt. Les documents sont décrits par fonds entiers ou grandes subdivisions d'un même fonds. Ordinairement, ces descriptions sont précédées d'un bref exposé de l'histoire administra­tive de l'organisme d'origine. Une liste d'instruments de recherche documentaires appropriés et plus détaillés, publiés ou non, accompagne parfois la notice descriptive.

- On donnera pour exemples de ce type d'ouvrages l'Etat général des fonds des archives nationales (France), en quatre volumes, et la Guida Genérale degli Archivi di Stato Italian!f guide en plusieurs volumes de toutes les archives d'Etat d'Italie.

- C'est vers ce guide général que le chercheur désireux de consulter les archives se tournera en premier, car il lui permettra de se faire une idée de l'ensemble des ressources offertes par le dépôt. Aussi convient-il de publier ces guides généraux et de les diffuser largement tant à l'échelon national qu'à l'échelon international. La publication périodique de suppléments et/ou d'éditions révisées de ces guides doit également être prévue.

- Guides thématiques : Ces guides décrivent les archives ayant trait à un grand sujet ou à un thème important. Tout grand sujet à propos duquel on possède de nombreux documents d'archives se prête à l'établissement d'un guide thématique. Il en va ainsi du rôle des femmes ou d'impor­tants goupes ethniques dans la société, d'une guerre ou d'une période d'agitation sociale, d'une grande région géographique, de telle acti­vité de l'Etat, comme la diplomatie, ou de certains aspects de l'action sociale, ou encore des documents intéressant une discipline particu­lière, comme l'histoire économique, l'histoire de la science et de la technologie ou la généalogie.

- L'une des principales variantes du guide thématique est le guide col­lectif où sont décrites les ressources de plusieurs dépôts d'archives concernant un grand sujet. Certains guides collectifs sont internatio­naux. L'exemple le plus remarquable de ce type d'ouvrage est le Guide des sources de l'histoire des nations établi sous les auspices de 1'UNESCO et du Conseil international des archives (CIA). Publié en trois grandes séries - Amérique latine ; Afrique au sud du Sahara ; Afrique du Nord, Asie et Océanie - ce guide est composé de volumes distincts établis par les principales institutions nationales d'ar­chives d'Europe et d'Amérique du Nord et recense les ressources en documents d'archives et manuscrits des pays producteurs du volume sur l'histoire des régions faisant l'objet de chaque série. A ce jour, 36 volumes ont été publiés, 12 dans la série consacrée à l'Amérique latine, 13 dans celle qui traite de l'Afrique au sud du Sahara et 11 dans la série Afrique du Nord, Asie et Océanie/^3.

- Egalement sous les auspices de l'UNESCO et du CIA, le Guide des sources de l'histoire de l'Asie est en cours d'élaboration dans 12 pays d'Asie (Bangladesh, Chine, Inde, Indonésie, Malaisie, Népal, Pakistan, Philip­pines, République de Corée, Singapour, Sri Lanka et Thaïlande). Six volumes ont déjà été publiés - deux en népalais et en malais et un en thaï et en chinois.

- En raison du caractère sélectif de l'information contenue dans les guides thématiques, les notices descriptives ont souvent trait à une

13. Voir Conseil international des archives, Publications 1987. Paris, 1987, p. 13-17.

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sous-série de documents, bien qu'on trouve aussi des notices concernant des séries ou des fonds entiers. De même que dans le cas des guides généraux, il est très utile de préciser la provenance des documents dans ces notices et d'y adjoindre une liste des instruments de recherche documentaires pertinents et un index général. Il va de soi que les guides thématiques, et surtout les guides collectifs, méritent d'être publiés et largement diffusés.

- Inventaires ou répertoires : Dans de nombreuses institutions d'ar­chives, l'instrument de référence de base est l'inventaire ou le réper­toire, qui concerne les documents d'un fonds ou d'une série. Ce type d'ouvrage doit être précédé d'un bref exposé de l'histoire administra­tive de l'organisme d'origine. Ils sont généralement organisés selon un ordre calqué sur l'organigramme de l'administration d'origine. Les documents sont décrits par sous-série et chaque notice porte les dates extrêmes, le volume et le classement des document ainsi qu'un résumé du contenu informatif. Dans certains cas, l'inventaire est accompagné d'annexés comportant l'exposé du plan de classement, des listes d'en­têtés de chemises et autres renseignements utiles aux utilisateurs. Les inventaires et les répertoires sont suffisamment détaillés pour être utiles au personnel des archives tout comme aux lecteurs. Dans certains dépôts d'archives de petite taille, ils ne sont pas publiés, il en existe plusieurs exemplaires dactylographiés à usage interne. Les grands dépôts publient fréquemment les inventaires et répertoires sus­ceptibles de faire l'objet d'une assez forte demande sous forme de brochures peu coûteuses et à tirage limité.

- Autres instruments de recherche archivistique : Il existe d'autres types d'instruments de recherche documentaire correspondant à des docu­ments particuliers ou à des recherches de type et de fréquence particu­liers. Pour les documents fréquemment consultés, il peut être rentable d'établir des descriptions par dossier individuel. S'agissant de cer­tains types de documents, utilisés principalement par des personnes qui recherchent des éléments d'information sans suite, il peut être utile de dresser des listes, listes de personnes, de lieux, de navires, d'actes, de procès, etc. Ces types d'inventaires ne devraient être établis que si le coût du travail que leur confection occasionnera est compensé par des économies sur les services de renseignements rendus aux utilisateurs.

- Instruments de recherche élaborés par l'administration d'origine : Dans certains cas, l'administration d'origine élabore des instruments de recherche pour aider son personnel à classer systématiquement ses dos­siers et à les retrouver rapidement quand les besoins du service l'exigent. Il peut s'agit de registres de correspondance, de fiches, d'index par matière ou de manuels de classement. Il est de l'intérêt de l'organisme d'origine, du personnel des archives et des chercheurs que ces instruments de recherche soient remis aux archives en même temps que les documents auxquels ils correspondent.

- Bases de données archivistiques informatisées : Au cours des 20 der­nières années, un certain nombre de grands dépôts d'archives ont pris, à titre expérimental, des mesures en vue de l'informatisation de leurs inventaires. Dans certains de ces dépôts, le stade expérimental est maintenant dépassé et les bases de données informatisées sont opéra­tionnelles. Parfois l'élaboration et la publication des instruments de recherche sont presque entièrement effectuées grâce à elles. Aux Etats-Unis d'Amérique, un nombre croissant de services d'archives utilisent le format Marc AMC, mis au point par la Library of Congress en

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collaboration avec la Society of American Archivists, pour la saisie des données descriptives./I4

Quels sont les autres moyens employés par les services d'archives pour diffuser l'information sur leurs fonds et collections et leurs activités ?

Outre les instruments de recherche, qui permettent de diffuser l'informa­tion concernant leurs fonds et collections, les institutions d'archives emploient divers moyens pour diffuser le contenu des documents eux-mêmes. Elles s'efforcent également de faire connaître au public, au-delà du cercle des chercheurs, leurs activités et leurs objectifs. Les principales méthodes employées à ces fins sont les suivantes :

- Publication documentaire : Les documents peuvent être publiés soit par les moyens classiques d'impression, soit par ceux de la micrographie. Etant onéreuse, la publication sous forme de livre est généralement réservée à des documents triés sur le volet. Les textes authentiques des documents les plus importants ayant trait à un sujet donné sont imprimés en un ou plusieurs volumes, avec des annotations critiques. Le dépôt d'archives chargé de ce travail de publication peut être amené à rechercher la documentation pertinente dans un grand nombre d'autres dépôts, afin d'assurer une présentation complète et équilibrée. A cette fin, une coopération internationale est parfois nécessaire/-^. Aujourd'hui, pour des raisons de moindre coût et de rapidité, un volume beaucoup plus important de documents source est mis à la disposition des chercheurs grâce à la publication sur microformes. La publication sur microformes, que l'on emploie des films en rouleau ou des micro­fiches, consiste généralement à microfilmer des sous-séries complètes de documents détenues par les archives et susceptibles d'être consul­tées régulièrement, fût-ce par un nombre restreint de chercheurs. Cer­taines publications choisies faites sous forme de livre sont complétées par une édition exhaustive sur microformes de la totalité de la docu­mentation existante se rapportant au sujet. Les documents ainsi publiés intéressent principalement les universitaires et autres chercheurs.

- Expositions d'archives : Il existe dans tous les pays un grand nombre d'utilisateurs potentiels des documents d'archives en dehors des histo­riens de profession : ce sont les particuliers de toutes sortes qui s'intéressent de près à l'histoire et à la culture de leur pays. Ces "profanes" peuvent fortement contribuer à inciter l'Etat à accorder un soutien accru aux institutions nationales d'archives. Un programme d'expositions d'archives peut gagner aux archives l'appui de ces per­sonnes et devenir un instrument important d'éducation populaire. Un tel programme peut se composer des éléments suivants : (1) expositions de documents originaux, photographies et souvenirs divers dans les locaux

14. Pour plus de détails sur l'application de l'informatique aux archives, voir James E. O'Neill, "The Automation of Archival Finding Aids", Archivumf vol. 32 (Actes du dixième Congrès international des archives), 1986, p. 143-148 ; Meyer H. Fishbein, "Reflections on the Impact of Auto­mation on Archives", Miscellanea Carlos Wyffels, Bruxelles, Archives et Bibliothèques de Belgique, 1987, p. 159-172.

15. A titre d'exemple de ce type de coopération, on peut citer le volume intitulé The United States and russia : The Beginning of Relations. 1765-1815, publié conjointement par les Ministères des affaires étrangères et les archives nationales de l'Union des républiques socialistes sovié­tiques et des Etats-Unis d'Amérique, en russe et en anglais, à Moscou et à Washington en 1980. Les documents publiés dans cet ouvrage proviennent d'un grand nombre de dépôts d'archives d'URSS et des Etats-Unis. Un autre volume, portant sur la période 1816-1865, est en préparation.

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du dépôt d'archives ; (2) prêts de documents originaux ou de fac-similés en vue d'expositions organisées par d'autres institutions ; (3) exposi­tions itinérantes de reproductions de bonne qualité ; (4) vente au public de fac-similés de documents célèbres, de reproductions de sceaux, de diapositives en couleurs et de cartes postales représentant des trésors archivistiques.

- Relations publiques : Un programme actif de relations publiques peut beaucoup contribuer à donner des archives une image positive au légis­lateur, à ceux qui font l'opinion et au public en général. L'informa­tion sur les activités et manifestations, telles que les expositions, qui sont destinées à éveiller l'attention du public, devrait être diffusée largement par le biais de communiqués de presse et d'annonces à la radio et à la télévision. En outre, il faudrait faire amplement connaître les activités et réalisations des archives, ou les documents intéressants ou importants récemment acquis ou devenus communicables, aux catégories du public les plus susceptibles de s'y intéresser.

INTERET DES ARCHIVES POUR LA RECHERCHE

Quel intérêt les archives présentent-elles pour l'Etat ?

Les archives, qui sont les témoins de l'ensemble de l'activité des pou­voirs publics ayant quelque importance, présentent de ce fait un intérêt extrême pour la recherche. Elles sont, en premier lieu, la mémoire collective de l'Etat et de ses institutions. Dans ce sens, elles sont un instrument essentiel de l'efficacité et de l'économie administrative, puisqu'elles permettent de connaître sans peine l'histoire des actes de l'administration, ses succès ou ses échecs, et qu'elles attestent les conduites précédemment adoptées dans le même cas lorsque des problèmes similaires se posent à nouveau. Les archives sont aussi en mesure de contribuer grandement au développement économique et social, surtout dans les pays en développement, car elles cons­tituent une source d'information sans pareille sur les initiatives antérieures dans ces domaines. Elles fournissent en outre des données démographiques, éco­nomiques et sociales utiles à la planification et au développement à l'échelon local, régional ou national. Par ailleurs, les archives contiennent des ren­seignements d'une importance capitale sur l'identité, les droits, les privi­lèges, les prérogatives et les responsabilités des personnes physiques et morales. La valeur des archives pour la recherche, entendue en ce sens, découle en grande partie, et à un degré plus ou moins grand selon les cas, des raisons pour lesquelles l'administration d'origine a produit les documents.

Quel intérêt les archives présentent-elles pour les chercheurs ?

Le deuxième grand intérêt des archives pour la recherche ne tient guère, ou pas du tout, à la même raison, mais au fait que les archives contiennent des informations sur la population, les organismes, les faits et l'évolution économique et sociale, les phénomènes naturels et autres événements, utiles à qui étudie un aspect quelconque de l'histoire de la nation, ou écrit à son propos. La majeure partie des recherches effectuées dans la plupart des archives nationales est d'ordre essentiellement historique, mais l'éventail des sujets est extrêmement vaste, tout comme les fins auxquelles ces recherches peuvent être conduites. De même, les catégories de chercheurs sont nombreuses, ce sont en général les universitaires, les étudiants du premier, deuxième et troisième cycle d'études universitaires, les généalogistes, les

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journalistes, les écrivains - amateurs et professionnels - et les réalisateurs d'émissions de radio et de télévision et de films pour le cinéma./-^

Comment l'Etat peut-il utiliser les archives pour promouvoir l'efficacité et l'économie administratives ?

La plupart des administrations nationales ont fréquemment besoin de se reporter aux documents qu'elles ont produits par le passé pour s'assurer de décisions prises antérieurement et de l'existence d'obligations encore en vigueur, pour retrouver des précédents, pour conduire des recherches, ainsi que pour une foule d'autres raisons juridiques, administratives, politiques et diplomatiques. Si ces documents ne sont pas classés, s'ils sont difficiles d'accès, s'ils ont été perdus ou arbitrairement détruits, un grand nombre de décisions et d'actions seront erronées, mal fondées et irrationnelles et il faudra consacrer un temps impossible à rechercher tel ou tel renseignement, voire à "réinventer la roue".

Par contre, si les documents importants ont été systématiquement versés aux archives nationales et correctement conservés, classés et répertoriés, le personnel des archives sera en mesure de les trouver et de les fournir rapide­ment. Le rôle de mémoire de l'administration joué par les archives ne cesse de croître avec les années. En raison du renouvellement des fonctionnaires, à tous les niveaux de la hiérarchie, l'Etat doit s'appuyer davantage sur la mémoire institutionnelle qu'incarnent les archives que sur la mémoire person­nelle des individus. Aussi l'absence d'institutions d'archives scientifiquement gérées ne manquera pas d'entraîner confusion, inefficacité, erreurs de gestion et dépenses inutiles dans l'ensemble des administrations nationales. A l'in­verse, l'existence d'un service d'archives doté des moyens matériels et humains voulus contribuera de façon inappréciable à la prise de décisions rationnelles et à l'efficacité et l'économie administratives en général.

Comment les archives peuvent-elles contribuer au développement économique et social ?

La contribution que les archives peuvent apporter au développement écono­mique et social national est étroitement liée à leur rôle de mémoire institu­tionnelle de l'Etat. La chose est particulièrement vraie dans les pays en développement où c'est essentiellement à l'Etat qu'il incombe de stimuler le développement.

Le développement économique et social peut être défini comme une suite d'efforts, déployés par les Etats modernes en vue de créer des infrastructures matérielles et sociales qui engendreront des richesses et d'employer ces richesses à l'amélioration des conditions de vie de la population. Tel était, dans une certaine mesure tout au moins, le sens de l'action que menaient nombre des régimes coloniaux ayant précédé les gouvernements nationaux qui ont vu le jour depuis la fin de la deuxième guerre mondiale.

Ainsi vues comme se plaçant dans une suite d'efforts, la plupart des ini­tiatives nouvelles s'enracinent dans une certaine mesure dans des actions antérieures. Même si le contexte est très différent, la compréhension des tentatives passées est sans aucun doute précieuse. Il est donc important de

16. L'utilisation de plus en plus diversifiée des archives à des fins de recherche est étudiée dans Ivan Borsa, "The Expanding Archival Clientele in the Post-World War II Period", Arçhivum, vol. 26 (Proceedings of the 8th International Congress on Archives), 1979, p. 119-126. Un nouveau point de la question a été fait dans plusieurs études détaillées présen­tées lors du neuvième Congrès international des archives, qui s'est tenu à Londres du 15 au 19 septembre 1980. Ces études figurent dans Archivum. vol. 29 (Proceedings of the 9th International Congress on Archives), 1982.

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pouvoir accéder facilement au dossier complet concernant les programmes et mesures qui ont été proposés, essayés ou appliqués par le passé, ainsi qu'aux données expliquant les raisons pour lesquelles ils se sont soldés par un échec, ont été couronnés de succès ou abandonnés. Si elle peut se procurer ces informations aux archives nationales et s'appuyer sur elles pour prendre aujourd'hui ses décisions, l'administration aura plus de chance de mener une action rationnelle et féconde et courra vraisemblablement moins de risque d'aboutir à de coûteux échecs.

Quelle peut être la contribution concrète des archives aux efforts de planification des administrations ?

Toute administration nationale rassemble des renseignements détaillés sur les caractéristiques de la population ; sur l'état civil (naissance et décès) ; sur le fonctionnement de l'agriculture, de l'industrie et du com­merce ; sur les programmes d'action sociale (y compris la prévoyance maladie, l'aide aux personnes privées de ressources, la régulation des naissances, les services sanitaires et médicaux et les programmes alimentaires) ; sur l'alpha­bétisation, l'éducation et la formation ; et sur le comportement social (mariages et divorces, crimes et délits et autres affaires jugées par les tribunaux).

Les informations de certaines de ces catégories font l'objet d'une col­lecte systématique et délibérée au moyen de recensements périodiques et d'en­quêtes économiques. D'autres sont reçues de façon plus involontaire chaque fois qu'un individu fait une demande d'aide sociale, ou de permis d'exporta­tion, se marie, etc. D'autres, enfin, sont recueillies à l'occasion d'actes administratifs tels que la déclaration des revenus et la collecte des impôts.

Si la conservation indéfinie des pièces de collecte de toutes ces infor­mations ne se justifie pas, il va de soi qu'il est utile à bien des égards d'établir des compilations et des résumés détaillés des informations elles-mêmes. Elles sont parfois nécessaires dans la conduite des affaires courantes et pour la planification de l'action administrative future. Beaucoup sont pré­cieuses pour évaluer l'évolution économique et sociale au fil du temps. En tant que témoins de l'état et des activités d'une population tout entière ou de grandes fractions de celle-ci, ces informations sont des éléments de réfé­rence hors pair pour la planification sociale et la planification du dévelop­pement économique à l'échelon des localités, des régions et de l'ensemble de la nation/-^.

Faute de pouvoir trouver ces informations dans les archives nationales, les planificateurs seront sans doute obligés de se les procurer au moyen d'en­quêtes longues et coûteuses, ou risqueront de prendre des décisions mal fon­dées aux conséquences peut-être catastrophiques.

En quoi la conservation et la communicabilité des archives sont-elles utiles aux citoyens et aux organismes privés ?

Dans tous les pays, les citoyens ont envers l'Etat certaines obligations et responsabilités qui s'assortissent, en retour, de certains droits et privi­lèges. Il en va de même des droits et devoirs de toutes sortes d'organismes,

17. La question de l'intérêt des archives pour le développement national est analysée dans F.R.J. Verhoeven, The Role of Archives in the Public Admi­nistration and the National Planning Policy of Developing Countries with Particular Reference to Southeast Asia. Paris, Unesco, 1972, p. 43-47 ; Jean-Jacques Valette, Le rôle des archives dans l'administration et dans la politique de planification des pays en voie de développement. Paris, Unesco, 1972.

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d'institutions et de personnes morales. Le fait que ces relations et ces obligations soient attestées dans les archives nationales est d'une importance capitale pour l'Etat et pour les particuliers et organismes qui forment la nation/^**.

Ainsi il est important qu'un particulier puisse obtenir un certificat de naissance ou de nationalité pour être en mesure de prétendre à divers avan­tages et droits, ainsi qu'une attestation de carrière militaire ou civile pour apporter la preuve de ses droits à une retraite ou au bénéfice d'autres indem­nités. L'Etat a besoin de preuve du même ordre pour obliger les individus à s'acquitter de leurs obligations militaires ou autres obligations nationales.

Conserver des archives des contrats passés entre l'Etat et les particu­liers ou les personnes morales est de même essentiel pour les deux parties. Lorsque l'Etat délivre des permis, des licences ou des autorisations permet­tant à une personne physique ou morale de mener telle ou telle activité, il est également indispensable qu'une trace en soit conservée par des services officiels.

La conservation de divers types de preuves juridiques dans les archives nationales est donc indispensable à l'ordre public, à la justice et au calme.

Les Etats sont-ils tenus, en vertu d'obligations internationales. de conserver la preuve de certains actes dans les archives nationales ?

Toute nation doit garder une preuve permanente de ses droits et de ses obligations à l'égard d'autres Etats et de la communauté internationale. Ne pas conserver les traités, les conventions et autres accords internationaux et ne pas pouvoir y accéder facilement entraînerait presque certainement des malentendus, des différends et des conflits internationaux.

Quelle est, pour le citovenf l'utilité des archives en tant que lieu de recherche universitaire et autre ?

Bien que la tâche première des archives nationales soit d'être au service de l'Etat et d'être le gardien et le témoin des droits des citoyens, elles ont d'autres responsabilités extrêmement importantes. On citera en tout premier lieu leur rôle en tant que source de connaissance pour toutes les catégories de la société.

Les gouvernements modernes produisent et enregistrent des documents qui concernent toutes sortes de personnes, de lieux, de choses, d'affaires et d'événements. Les archives nationales devraient conserver les plus importants d'entre eux, car ils sont utiles à la recherche ayant trait à l'histoire, aux sciences politiques, à la géographie, à l'économie, aux phénomènes sociaux, à la science et à la technologie ainsi qu'à d'autres disciplines, et ils consti­tuent donc une importante réserve de matériels source primaires, qui peut et doit être exploitée pour le bien de la société.

Tout le monde n'a pas la compétence ou l'envie nécessaire pour compulser soi-même les archives comme on fouille dans une bibliothèque. Le plus souvent, ce sont des intermédiaires que nous appellerons les utilisateurs primairesf qui seuls, ou parfois en équipe, puisent dans le trésor des archives la matière de nombreux ouvrages. Présentés sous forme de livres, de thèses, d'études, d'articles de revues ou de journaux et de programmes audiovisuels, ces travaux seront mis à la disposition d'un cercle beaucoup plus large de bénéficiaires de la recherche archivistique : les utilisateurs secondaires.

18. Voir Guy Duboscq, "De l'importance des archives modernes pour les pays en voie de développement", Bulletin de 1'Unesco à l'intention des biblio­thèques, Vol. XVII, n° 5, septembre-octobre 1963, p. 275-279.

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Les utilisateurs secondaires sont les spécialistes de diverses disci­plines, le public des lecteurs, les étudiants de tous âges et les spectateurs de réalisations documentaires cinématographiques et télévisuelles.

Ainsi, grâce à l'action des utilisateurs primaires et des utilisateurs secondaires, les archives nationales peuvent devenir un important moyen d'édu­cation et de développement culturel de la société ainsi que de promotion de la compréhension internationale.

Comment les archives peuvent-elles contribuer à promouvoir l'identité nationale ?

Les archives d'une nation, si elles sont correctement organisées, gérées et financées, doivent contenir tout ce qui rend compte de ce qui s'est passé dans le pays. Grâce à elles, on saura tout des origines et des mouvements migratoires de la population, des succès et des échecs de ses dirigeants, du développement économique et social de la société, des guerres et des catas­trophes naturelles, et des relations avec d'autres peuples et d'autres nations. L'information qu'elles contiennent constitue un trésor national inap­préciable, qui peut être exploité de mille manières pour le plus grand bien de la population.

Les archives, si elles sont employées en tant que ressource éducative et culturelle, peuvent être un moyen hors pair pour contribuer à faire naître un sentiment d'identité nationale et pour favoriser chez un peuple la compréhen­sion de soi et de ses relations avec le reste du monde.

4. AUTRES CARACTERISTIQUES DES PROGRAMMES MODERNES DE GESTION DES ARCHIVES ET DES DOCUMENTS COURANTS

AUTRES MODES D'ORGANISATION DES ARCHIVES

La gestion des archives et des documents courants doit-elle être confiée exclusivement aux archives nationales ?

Nous avons, dans les chapitres 2 et 3 de la présente étude, décrit les principales opérations que comporte un programme moderne de gestion des archives et des documents courants et montré qu'il y avait intérêt à les incorporer dans un programme général. Pour des raisons qui tiennent souvent à leur histoire ou à des traditions administratives anciennes, certains pays ne font pas relever toutes ces opérations de l'autorité directe de l'administra­tion centrale des archives/19.

Dans de nombreux pays, les ministères ont leurs archives depuis . fort longtemps, pour beaucoup depuis bien avant la création d'une institution d'ar­chives nationales ; parfois elles relèvent aujourd'hui encore de la compétence du ministère d'origine. Dans certains cas, cependant, des dispositions ont été prises pour que la direction nationale des archives puisse exercer une cer­taine influence sur les politiques qui régissent l'administration des archives

19. La source la plus commode d'informations sur les responsabilités des administrations nationales d'archives est Archivum. qui a consacré les volumes suivants à la publication de diverses législations archivis-tiques : 17 (Europe : Allemagne-Islande), 1971 ; 19 (Europe : Italie-Yougoslavie), 1972 ; 20 (Afrique-Asie), 1972 ; 21 (Amérique-Océanie), 1973 ; et 28 (Archival Legislation, 1970-1980), 1982. L'introduction au volume 28 rend brièvement compte des tendances récentes de la législation relative à la gestion des archives et des documents et indique où se situent les directions d'archives dans la structure administrative.

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ministérielles. Les ministères qui échappent le plus fréquemment au contrôle de la direction nationale des archives sont ceux des affaires étrangères et de la défense.

Dans certains pays, la direction nationale des archives compte deux ser­vices chargés, l'un des archives nationales proprement dites, l'autre du pro­gramme de gestion des documents de l'Etat.

Dans la plupart des pays où il existe un programme de gestion des archives et des documents courants bien conçu, c'est de la direction des archives nationales que relèvent les activités d'élaboration des tableaux de tri, d'évaluation et d'élimination, ainsi que la gestion des dépôts de pré­archivage. Mais il en est beaucoup où la responsabilité d'autres opérations de gestion des documents, leur création, notamment, est confiée à un organisme doté de pouvoirs interministériels en matière administrative, ou à chaque ministère. Il est certainement préférable que la direction générale des archives exerce un contrôle sur les documents pendant toute la durée de leur existence. Cependant, d'autres dispositions peuvent être efficaces, à condi­tion qu'il existe une coordination étroite avec la direction des archives et que cette dernière reste chargée de l'élaboration des tableaux de tri, de l'évaluation des documents et de la gestion des dépôts de préarchivage. S'il n'existe pas d'autorité centrale au niveau de l'Etat en la matière et que chaque administration peut gérer à sa guise ses documents courants, il en résultera inactivité et confusion et, en fin de compte, des archives de mauvaise qualité.

Il faut donc pour qu'un programme de gestion des documents soit efficace qu'un fonctionnaire de haut rang soit, dans chaque administration, chargé de l'élaboration, de la promotion et de la surveillance du programme, ainsi que de la liaison avec l'autorité centrale de tutelle. Dans certains pays, ce poste est occupé par un membre du personnel des archives nationales détaché ou en mission.

Quelle est l'étendue des responsabilités des archives nationales à l'égard des archives et des documents courants des administrations ou des collectivités locales ?

Le contrôle exercé par l'Etat sur les documents des administrations pro­vinciales et locales dépend de la structure de l'Etat et des traditions natio­nales. Dans les pays possédant un système fédéral ou une tradition solidement ancrée d'autonomie administrative locale, la direction centrale des archives peut n'avoir autorité que sur les documents des organismes relevant de l'Etat. Dans les autres pays, où la structure de l'Etat est fortement centralisée, les archives nationales peuvent avoir une autorité générale sur tous les documents officiels produits à tous les échelons de la puissance publique. Dans ces pays, les subdivisions régionales ou locales sont parfois dotées d'une cer­taine autonomie, les archives nationales conservant la responsabilité de l'établissement des normes et un droit d'inspection.

Quoi qu'il en soit, les services d'archives des administrations provin­ciales et locales abritent une importante partie du patrimoine documentaire de la nation ; à ce titre, ils doivent être bien gérés, bien logés et dotés de moyens financiers appropriés. Les documents dont ils ont la garde rendent compte des affaires traitées entre les pouvoirs publics et les particuliers, et souvent les services locaux dont dépend la qualité de vie des citoyens -écoles, parcs, réseaux d'assainissement et, parfois, l'administration locale des services sociaux. Ces archives sont celles qui touchent la population de plus près et c'est elle qui pâtira au premier chef d'une mauvaise gestion des archives.

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De quel ministère ou organisme public les archives nationales relèvent-elles généralement ?

Le choix de l'organe national dont relève le programme de gestion des archives et des documents courants dépend d'un certain nombre de facteurs. Les archives nationales sont, pour une large part, une institution culturelle, ayant vocation à la recherche. Il semblerait donc que leur ministère de tutelle devrait être celui dont relèvent d'autres établissements culturels tels que les bibliothèques et les musées, ou bien le ministère chargé de l'en­seignement supérieur. Cependant, comme les archives nationales ont en principe la responsabilité des documents produits par toutes les administrations natio­nales, on juge souvent préférable de les placer sous la tutelle d'un fonction­naire ayant de larges pouvoirs interministériels, notamment quand il entre dans les attributions des archives nationales d'élaborer un programme de gestion de l'ensemble des documents administratifs du pays/2^. Aussi, dans un certain nombre de pays, les archives relèvent-elles directement du chef de l'Etat ou du chef du gouvernement.

Le problème de la place des archives nationales au sein de la structure administrative est d'autant plus complexe que la vocation de cette institution est d'être à la fois une institution culturelle et un instrument d'efficacité et d'économie dans le fonctionnement de l'Etat. On verra dans l'analyse ci-après des dispositions prises en la matière dans les divers pays qu'il y a quatre cas de figure très répandus, mais que la situation d'ensemble est d'une extrême diversité/21.

La formule la plus courante consiste à faire dépendre directement les archives nationales du président, du premier ministre, du secrétaire général du gouvernement, du cabinet ou du conseil des ministres, ou d'un conseil indé­pendant. Telle est la solution adoptée dans un quart environ des pays pour lesquels on dispose de données.

Dans un cinquième environ de ces pays, les archives nationales sont rattachées au Ministère de la culture.

Dans un nombre légèrement inférieur de pays, elles ont pour ministère de tutelle le Ministère de l'éducation ou de l'enseignement supérieur.

Quatrième cas de figure relativement courant : les archives nationales relèvent du Ministère de l'intérieur ou des affaires internes.

Par ailleurs, les archives nationales peuvent relever du même ministère de tutelle que les bibliothèques et/ou les musées, de l'organisme chargé des services de documentation et d'information, d'un organisme responsable des services généraux ou de l'administration générale et du Ministère de la jus­tice. Enfin, il y a celles qui dépendent de membres du gouvernement ou de fonctionnaires - ministre des finances, ministre des affaires constitution­nelles, grand chancelier (Royaume-Uni) ou chefs du Département des antiquités et de l'archéologie.

20. Pour une analyse de la nature interministérielle des archives nationales, voir Verhoeven, The Role of Archives in the Public Administration and the National Planning Policy of Developing Countries with Particular Reference to South-East Asia. Paris, UNESCO, 1972, p. 40-42.

21. Ces informations proviennent essentiellement des sources citées dans la note 19 et d'Archivum? vol. 22-23 (International Directory of Archives), 1975.

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ARCHIVES ET DOCUMENTS NON PUBLICS

Quelles sont les responsabilités des archives nationales à l'égard des archives et des documents non publics ?

Dans un grand nombre de pays, surtout ceux qui sont fortement centrali­sés, il entre dans les attributions des archives nationales, dans une certaine mesure, de veiller à la préservation des archives d'organismes non publics, tels que les entreprises, les syndicats, les établissements d'enseignement, les organismes confessionnels et les partis politiques, ainsi qu'à celle des papiers privés des particuliers. Parfois, les archives nationales sont simple­ment autorisées à accepter le versement de papiers d'origine non publique pos­sédant une valeur durable. Dans d'autres cas, elles ont pour tâche de veiller au respect de certaines normes à l'égard de ces papiers et sont tenues d'en contrôler l'exportation. Dans d'autres cas encore, elles exercent une autorité très large sur l'ensemble des papiers non publiés, quelle qu'en soit l'origine.

Certains pays font la distinction entre le concept d'archives nationales proprement dites, qui sont essentiellement composées des documents de l'Etat, et celui de "système national d'archives". Ce dernier concept peut être ainsi défini : "Il englobe tout le patrimoine d'une nation en archives ... et vise à conserver et à rendre communicables toutes les archives qui présentent un intérêt pour la recherche et à exploiter le plus économiquement et le plus efficacement possible les ressources disponibles à ces fins ... La mise en place d'un système d'archives doit donc d'une manière générale répondre aux besoins suivants :

(i) création des archives nationales en tant qu'administration des archives du gouvernement central ;

(ii) imposition à tous les services gouvernementaux ou administra­tifs ... ainsi qu'aux organismes publics et semi-publics de toute autre nature, de l'obligation légale d'assurer la gestion de leurs documents et la conservation de leurs archives ;

(iii) protection des archives privées contre la destruction inconsidérée, la détérioration, la vente et l'exportation, et incitation à les verser à tout ... service d'archives compétent ;

(iv) institution d'un mécanisme central propre à assurer l'intégration et la coordination des services d'archives."/22

Même lorsque l'idée de "système national d'archives" n'est pas reprise dans la législation, les archivistes et gestionnaires de documents courants, ainsi que leurs associations professionnelles ont le devoir d'inciter les organismes du secteur privé à préserver convenablement leurs archives et à mettre en place des systèmes et services de gestion de leurs documents cou­rants. Les grands principes de l'administration des archives et de la gestion des documents courants sont tout aussi valables pour eux que pour les organes et administrations de l'Etat.

Quelles sont les mesures le plus couramment adoptées en ce qui concerne les documents des entreprises ?

Dans les pays à économie de marché, les entreprises ont pour objectif de faire des bénéfices. C'est pourquoi la plupart des grandes entreprises

22. Philip Sewell, A.W. Mabbs et E.M. Broome, Institution d'un cadre législa­tif pour la mise en place du NATIS, Paris, UNESCO, 1977, p. 62. Voir éga­lement p. 57, 64 et 65 pour une analyse plus détaillée de la question des archives non publiques.

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florissantes ont recours à certains au moins des outils de la gestion des documents, dans la mesure où ce sont des facteurs d'efficacité et d'économies. Ces entreprises possèdent souvent leurs propres dépôts de préarchivage ou utilisent les services de sociétés privées qui offrent des services de préarchivage à plusieurs entreprises. Dans les pays où les moyens de produc­tion sont la propriété de l'Etat, celui-ci est à même de prescrire l'emploi de systèmes et de techniques de gestion des documents.

Toutes les entreprises produisent des documents qui ont pour elles un intérêt durable et un grand nombre d'entre elles des documents de valeur pour la recherche, mais elles attachent souvent moins d'importance aux archives qu'à l'utilité des systèmes et services de gestion des documents courants. Il en est beaucoup parmi les plus grandes cependant qui, ayant compris la valeur de leurs documents en tant que source d'information sociale, économique, scientifique et technique, ont créé leurs propres archives. D'autres ont pris des dispositions pour verser leurs documents les plus anciens d'intérêt durable aux archives publiques ou dans des dépôts appartenant à des biblio­thèques, des universités ou autres établissements scientifiques et éducatifs.

Quelles sont les pratiques adoptées pour les documents des autres organismes et institutions ?

Les institutions et organismes à but non lucratif, tels que les établis­sements d'enseignement, les hôpitaux, les organismes confessionnels, les syn­dicats et les organisations politiques, sont d'importants producteurs et uti­lisateurs d'information. Il importe également que les documents qu'ils pro­duisent soient gérés correctement ; au reste, une partie de ces documents ont un caractère d'archives.

Un grand nombre de ces organismes ont élaboré des programmes de gestion de leurs documents courants et créé des dépôts de préarchivage et d'archives. Certains ont confié la garde de leurs archives à d'autres institutions, publiques ou privées/23. L 6 S établissements d'enseignement supérieur ont, ne règle générale, mieux compris que d'autres institutions, l'importance des archives. Un grand nombre d'universités, par exemple, ne se sont pas conten­tées de créer des dépôts pour leurs propres archives mais sollicitent active­ment les papiers d'archives d'entreprises, d'autres institutions et organismes à but non lucratif et de particuliers, en raison de l'intérêt qu'ils pré­sentent pour les travaux de recherche menés par leurs enseignants et leurs étudiants.

Quel doit être le rôle des dépôts d'archives à l'égard des papiers personnels et des collections de manuscrits ?

Pratiquement, tous les individus instruits produisent et reçoivent des documents qui portent témoignage de leurs activités et de leurs intérêts.. Bien souvent, ces documents ne présentent guère d'intérêt pour autrui. Pourtant, les papiers personnels et de famille peuvent être une source précieuse d'in­formation et de connaissance, notamment lorsqu'il s'agit de personnes qui se sont fait un nom dans le monde des affaires, la direction de l'Etat, la science, les lettres, les arts ou dans toute autre profession. Il en va par­fois de même des personnes qui ne se sont pas spécialement distinguées mais qui sont représentatives de leur profession, de leur métier ou domaine de pré­dilection et ont systématiquement conservé leurs documents. Les papiers per­sonnels et de famille de valeur méritent les soins que seul, vraisemblablement, un dépôt d'archives peut leur apporter.

23. On trouvera une étude internationale des archives des syndicats dans Archivumf vol. 27 (Labour and Trade Union Archives), 1980.

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Les collections de manuscrits constituent une autre ressource documen­taire précieuse. Bien des gens, poussés par l'amour de l'histoire, un intérêt pour une question donnée ou le désir d'acquérir des objets remarquables pour leur beauté ou leur valeur, collectionnent systématiquement des manuscrits historiques. Malheureusement, la constitution de ces collections résulte sou­vent du démantèlement et de la dispersion de précieux ensembles organiques de documents. Cependant, les collections artificielles de manuscrits présentent parfois un grand intérêt informatif et culturel. C'est pourquoi il convient d'encourager les collectionneurs de manuscrits à remettre leurs collections à des dépôts d'archives ou de manuscrits.

5. RAPPORT ENTRE LES SYSTEMES ET SERVICES DE GESTION DES ARCHIVES ET DOCUMENTS COURANTS ET D'AUTRES SYSTEMES

ET SERVICES D'INFORMATION

PROBLEMES ET INTERETS COMMUNS

Bien que les systèmes et services de gestion des archives et documents courants diffèrent des autres institutions et services d'information par leurs méthodes et, dans une certaine mesure, leurs objectifs et leurs problèmes, ils n'en possèdent pas moins en commun avec eux toute une série de préoccupations, d'intérêts et de buts. Ils partagent, avec les bibliothèques, les centres de documentation et les services d'information scientifique et technique, un inté­rêt pour la préservation des matériels source, la terminologie, la diffusion et l'utilisation de l'information et les progrès technologiques, la reprogra­phie et l'automatisation notamment/2^. Ces domaines d'intérêt commun sont succinctement étudiés ci-après :

- Préservation des matériels source d'information. Le souci de préserver les matériels source revêt deux aspects distincts mais apparentés.

- Il y a d'abord un aspect intellectuel qui est le désir de conserver des sources d'information, pendant la période où elles seront utiles. C'est là un souci important pour tous les professionnels de l'information. Ce souci de conserver les documents peut ou non impliquer leur conserva­tion pendant une longue période ou à perpétuité.

- L'autre aspect est à la fois intellectuel et matériel ; il s'agit de prolonger l'existence des documents originaux dans lesquels une infor­mation de valeur durable est consignée ou alors d'en établir, pour conservation, des fac-similés authentiques sur un autre support (une microforme, en règle générale). C'est essentiellement là le souci commun des archivistes et des bibliothécaires.

- Les moyens matériels de prolonger l'existence des documents sont divers et nombreux. Citons : (1) des locaux conçus, équipés et entretenus dans les règles ; (2) des systèmes appropriés de régulation climatique ; (3) l'emploi de techniques de réparation et de conservation telles que la désacidification, le comblage par repulpage, la lamination, la mise sous pochettes closes et la réfection des reliures ; (4) le report des documents qui se détériorent sur microfilm ou microfiche ; (5) la copie des photographies, des enregistrements sonores, des films cinémato­graphiques et des documents informatiques.

24. On trouvera une analyse des domaines de coopération entre les diverses professions de l'information dans l'Olier et Delmas, La planification des infrastructures nationales de documentâtionf de bibliothèques et d'ar­chives - Esquisse d'une politique générale, Paris, UNESCO, 1974, p. 274-277, ainsi que dans le rapport conjoint FID/CIA/IFLA intitulé Report on Joint Policy Meeting Held at the Rockefeller Study and Conference Centre, Villa Serbelloni, Bellagio. Italie, 6-9 mai 1980, multigraphié.

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Diffusion et utilisation de l'information. Tous les professionnels de l'information participent à sa diffusion et à son utilisation, même s'il existe entre eux d'importantes divergences de vues quant aux fina­lités de l'utilisation de l'information, aux façons de l'utiliser et à ses modalités de diffusion. Tous les secteurs de l'information s'appuient sur la micrographie et sur l'automatisation pour diffuser et utiliser l'information. Tous attachent une importance considérable à l'évaluation et à la satisfaction des besoins des usagers et, partant, à leur formation.

Progrès technologiques dans le domaine de l'information. Tous les types de systèmes et de services d'information attendent de la technologie des moyens de travailler plus économiquement et plus efficacement. Au demeurant, certains services ne pourraient être fournis sans la techno­logie moderne. Nombre de procédés technologiques, dans le domaine notamment de l'automatisation et de la reprographie, ont été mis au point spécialement à l'intention des professionnels de l'information. D'autres ont été adaptés aux besoins de l'information. Les professions de l'information gagneraient toutes à mieux connaître les moyens techno­logiques employés par les autres et seraient ainsi mieux à même de les adapter à leurs propres besoins.

DOMAINES DE COLLABORATION POSSIBLE

Dans quels domaines la collaboration entre les professions de l'information serait-elle la plus efficace ?

S'il est vrai que les différentes professions de l'information possèdent chacune leur spécificité, il existe de nombreuses façons pour elles de colla­borer à la réalisation d'objectifs communs et d'entreprendre des activités conjointes. Les principales sont les suivantes : élaboration de principes directeurs, de normes et d'une terminologie ; formation théorique et pratique des gestionnaires et des utilisateurs de l'information ; élaboration de poli­tiques et de systèmes d'information nationaux. On trouvera ci-après un certain nombre de suggestions quant aux coopérations qui pourraient être engagées :

- Elaboration de textes normatifs. Bon nombre des principes directeurs internationaux existants, élaborés pour l'essentiel par l'UNISIST, et quantité de normes approuvées par l'Organisation internationale de nor­malisation (ISO) sont applicables à une partie ou à la totalité des professions de l'information. Il en va de même pour d'autres normes en vigueur dans certains pays mais qui ne sont pas encore applicables à l'échelon international/25.

- A l'échelon national comme international, il est important que toutes les professions de l'information, auxquelles tel principe directeur ou norme pourrait être utile ou applicable, participent à sa mise au point. Un auteur eminent a préconisé de faire davantage évaluer les normes existantes et proposées par les utilisateurs et d'accroître la participation des utilisateurs potentiels à la définition des priorités intéressant les programmes de normalisation, moyennant la mise au point d'une matrice de normalisation dans le cadre de l'UNISIST, et le recours à des groupes d'utilisateurs/témoins pour tester les normes avant leur adoption définitive./26

25. James B. Rhoads, L'applicabilité des principes directeurs de l'UNISIST et des normes internationales de l'ISO à l'administration des archives et à la gestion des documents : une étude du RAMP, Paris, UNESCO, 1982.

26. E.J. French, Méthodologie pour le contrôle et l'évaluation des normes relatives plus spécialement à l'information, à la documentation et aux domaines connexes? Paris, UNESCO, 1976.

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- Formation théorique et pratique. La formation théorique et pratique des cadres dirigeants, du personnel scientifique, parascientifique et tech­nique, ainsi que des utilisateurs de l'information, est un deuxième grand domaine de collaboration possible entre les différentes profes­sions del'information. Certes, archivistes et gestionnaires de docu­ments courants ont en la matière des besoins spécifiques ; cependant, on s'est rendu compte qu'il existait un certain nombre de matières de base communes à toutes les professions de l'information qui pourraient avan­tageusement être enseignées dans un même établissement/2?. Outre l'étude de ces matières communes, un grand nombre de cours, bien qu'ayant été conçus à l'intention d'une profession particulière, pour­raient être suivis avec profit par ceux qui se préparent à une profes­sion connexe. Les compétences des spécialistes trouveraient sans doute ainsi une assise plus large et la mobilité du personnel entre les diffé­rentes professions de l'information en serait accrue.

- Dans les pays où la formation théorique et pratique des professionnels de l'information est déjà organisée par discipline, il sera peut-être difficile de parvenir à un tel enrichissement mutuel. En revanche, pour les établissements d'enseignement qui se créent dans les pays en développement, la possibilité de former toutes les catégories de personnel de l'information dans un même établissement semble extrême­ment prometteuse. On citera l'intéressant exemple de l'Ecole des bibliothécaires, archivistes et documentalistes (EBAD) de l'Université de Dakar, et, en Europe, ceux de la Scoool of Library, Archives and Information Studies de Londres, et de l'Ecole de documentalistes, d'archivistes et de bibliothécaires de Madrid.

- Elaboration et promotion de politiques, d'infrastructures et de systèmes nationaux d'information. Pour établir une infrastructure d'information générale, équilibrée et efficace, un pays doit encourager tous les secteurs s'occupant d'information à participer à cet effort. Si le pays en est encore au stade de l'élaboration de sa politique et de son infrastructure d'information, toutes les professions et institutions ayant un rapport avec l'information doivent être partie prenante dans le processus de planification. Dans les pays où les institutions et les systèmes d'information sont bien développés, il importe qu'existe une structure représentative qui assure la coordination et le développement de l'action nationale en matière d'information/2^.

27. Michael Cook, "Une norme internationale pour la formation des archivistes et gestionnaires de dossiers", Revue de 1'Unesco pour la science de l'in­formation, la bibliothéconomie et 1'archivistique, Vol. IV n° 2, avril-juin 1982, p. 123-132 ; B. Delmas, "La formation des archivistes - Ana­lyse des programmes d'études de différents pays et réflexion sur les pos­sibilités d'harmonisation. Paris, UNESCO, 1979, p. 33-37 ; et P. Havard-Williams et E.G. Franz, Planning Information Manpower. Paris, UNESCO, 1974, p. 18-20.

28. On trouvera sur ce point un certain nombre de suggestions de caractère pratique dans le document "Draft guidelines on the scope, formulation and implementation of national information policies" (projet de principes directeurs concernant la portée, la formulation et la mise en oeuvre des politiques nationales d'information) établi pour l'UNESCO en 1982, p. 27-31.

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6. RESUME ET CONCLUSIONS

Les programmes généraux de gestion des documents courants permettent l'application systématique de méthodes et de techniques éprouvées aux documents pendant toute la durée de leur existence. L'importance de la gestion des documents ne tient pas seulement au fait que ces documents sont en eux-mêmes une source précieuse d'informations ; elle tient aussi à la valeur de cette technique en tant que facteur d'efficacité administrative et d'économies de fonctionnement.

On ne saurait avoir de bonnes archives sans programmes efficaces de gestion des documents, car seuls de tels programmes garantissent que les documents présentant un intérêt historique seront établis sur des supports durables, classés de façon à être facilement retrouvés, bien traités lors de la phase active de leur existence, et dûment triés, évalués et versés aux archives.

La gestion des archives a essentiellement pour objet d'assurer la conservation des documents possédant un intérêt durable et d'en faciliter l'utilisation. La conservation des archives ne se justifie que dans la mesure où sa finalité est de mettre un jour les documents conservés à la disposition d'utilisateurs : les pouvoirs publics, les particuliers qui y rechercheront la preuve de leurs droits et de leurs prérogatives, les utilisateurs primaires, dont les recherches et les écrits repoussent les limites de la connaissance et du savoir de l'homme, et, indirectement, les utilisateurs secondaires, pour qui les travaux des utilisateurs primaires seront une source d'enrichissement éducatif et culturel.

Les archivistes et les gestionnaires de documents courants visent fondamentalement les mêmes objectifs que les bibliothécaires, documentalistes et autres professionnels de l'information, à savoir la préservation, l'organisation et l'utilisation de l'information. Toutes ces professions peuvent se servir avec profit des outils technologiques modernes, et plus particulièrement de la reprographie et de l'automatisation. Pour toutes ces professions aussi, l'élaboration de principes directeurs et de normes et la formation théorique et pratique des personnels et des utilisateurs sont capitales. C'est à ces professions et à leurs efforts coordonnés qu'on devra la mise en place d'infrastructures et de systèmes nationaux d'information permettant de répondre au mieux aux besoins d'information de la société en tirant le meilleur parti des ressources disponibles.

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