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UE
Les nouvelles
Obligations
Comptables des
Organisations
Syndicales
Edité par la Fédération Nationale des Industries Chimiques CGT
Case 429—263, rue de Paris—93514 Montreuil cedex 01.48.18.80.36 01.48.18.80.35 [email protected]
Et si la FNIC CGT concevait un logi-ciel compta pour les syndicats ?
Aoû
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SOMMAIRE Présentation : Nécessité de renforcer en adhérents notre CGT…….. 3 à 4 Préambule : L’obligation des 7 critères……………………………….... 5 Introduction ……………………………………………………………………... 6
I Obligation de tenue de comptes …………………………………….…… 7 à 8
II Les comptes annuels…………………………………………………….……. 9 à 11
III Les comptes consolidés ………………………………………………….…... 11
IV L’approbation des comptes……………………………………………….... 11 à 12
V La certification des comptes…………………………………………….….. 12 à 14
VI La publication des comptes ………………………………………….…….. 14
VII Les règles de vie financières de l’organisation……………………….….. 15 à 19
Livre recettes/dépenses, moins de 2000 € de ressources annuelles…. 19
Le « Logiciel »—Fonctionnement du fichier gestion………. 20 à 31
1. Le journal…………………………………………………………………….. 20 à 23
2. Le compte de résultat…………………………………………………….. 24 à 25
3. Le Bilan……………………………………………………………………….. 26 à 27
4. L’annexe DAP………………………………………………………………. 26 à 28
5. Autres annexes……………………………………………………………... 26 à 29
Méthode de changement d’exercice…………………………… 29
RAPPEL des fonctions essentielles…………………………………... 30 à 31
Pour les règlements à COGETISE (Actifs/Retraités)………………. 32 à 33
Lexique syndical………………………………………………………………. 34 à 35
SOMMAIRE
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L a loi de représentativité syndicale du 20 août 2008 ne cesse de
produire des effets néfastes au syndicalisme de lutte et de classe
que nous construisons tous les jours sur le terrain ; la FNIC CGT
l’avait dénoncé en son temps.
Pour être représentatif, dans les 7 critères imposés, déjà la barre des 10% a
été un obstacle pour nombre de sections/syndicats issus de PME/TPE. La te-
nue des comptes dite « obligations comptables » dès le 1er janvier 2009 et
la publication du Compte de Résultat et du Bilan des comptes 2012 en 2013
va accentuer le phénomène de prouver sa représentativité en permanence.
La loi existe et, sans aucun doute, le patronat aidé par les pouvoirs publics
veillera à ce que chaque organisation la respecte.
Il devient incontournable, et nécessaire de renforcer notre activité syndicale
dans l’entreprise si nous ne voulons pas perdre et mettre en danger notre
représentativité, c’est-à-dire la disparition de tous nos moyens de fonction-
nement tant politiques au travers de l’expression de la CGT dans les CE, les
NAO, que financiers.
Le renforcement de la CGT se pose donc avec plus de force pour peser
dans les négociations, mais aussi pour l’existence réelle de notre organisa-
tion dans l’entreprise.
Nécessité de renforcer
en adhérents notre CGT.
L’objectif de notre Fédération est de vivre des cotisations de nos adhérents et
ainsi assurer l’indépendance du syndicat.
Il devient urgent que chacune et chacun s’emparent de cette question du ren-
forcement et mettent en place un plan de travail pour renforcer notre organi-
sation, avec pour objectif 1 voix = 1 adhérent : gage de démocratie, d’indé-
pendance, de force syndicale et de revendications dans l’entreprise.
Le reversement des cotisations devra aussi être une préoccupation plus sé-
rieuse de nos bases. Etre en milieu d’année et ne pas avoir soldé les cotisa-
tions de l’année précédente est une situation qui fragilise encore plus notre
action.
La Fédération, pour vous aider dans ces démarches, a mis au point ce guide
accompagné d’un CD vous permettant de tenir votre comptabilité en toute
simplicité (sous EXCEL)
Des formations décentralisées se feront sur les régions, les pôles afin de vous
expliquer plus précisément ce « logiciel ».
Vous souhaitant bonne réception de ces éléments, recevez, Chers (es) Cama-
rades, nos fraternelles salutations.
Pour la FNIC CGT,
Yves Peyrard
Responsable à la politique financière.
NB : Attention, ce « logiciel » est conçu uniquement pour les syndicats
n’ayant pas de salarié en personnel.
IMPORTANT : Les syndicats possédant un livret A ne doivent surtout pas le
fermer, comme les banquiers pourraient le leur proposer pour un autre livret
mais avec prélèvements obligatoires à la source, tels que la CSG et la RDCS.
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C ette obligation découle de la loi sur la représentativité du 20 Août
2008 dont les organisations syndicales doivent respecter 7 cri-
tères :
1. Les effectifs d’adhérents et les cotisations
2. La transparence financière Article L 2121-1 point 3 (art 10 de la loi)
3. L’indépendance
4. Le respect des valeurs républicaines
5. L’influence caractérisée par l’activité, l’expérience, l’implantation géo-
graphique et professionnelle du syndicat
6. Une ancienneté de 2 ans
7. L’audience établie à partir des résultats aux élections professionnelles.
Article L2121-2 de la loi du 20 août 2008
S'il y a lieu de déterminer la représentativité d'un syndicat ou d'une organisa-
tion professionnelle autre que ceux affiliés à l'une des organisations représen-
tatives au niveau national, l'autorité administrative diligente une enquête.
L'organisation intéressée fournit les éléments d'appréciation dont elle dispose.
Même si tous les critères sont cumulatifs, l’audience devient primordiale.
Cette audience s’apprécie différemment selon les niveaux : 10 % pour les
élections dans les entreprises et 8 % pour les branches professionnelles
après consolidation des résultats entreprises.
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L’obligation des 7 critères
INTRODUCTION
C es obligations résultent de la
loi sur la représentativité syndi-
cale du 20 août 2008 qui in-
sère dans le Code du Travail
de nouvelles règles de représentativité.
Une organisation syndicale doit satisfaire à
sept critères, comme nous l’avons vu pré-
cédemment, pour être considérée comme
représentative, parmi lesquels celui de «la
transparence financière», définie par de
nouvelles obligations comptables.
Pour respecter ce critère de représentativité il s’agit désormais de procéder à :
l’établissement des comptes annuels
éventuellement, la consolidation des comptes
l’approbation, et éventuellement la certification des comptes
la publication des comptes
Si ces obligations constituent pour nos organisations des contraintes et des
tâches supplémentaires, elles vont aussi nous astreindre à plus de rigueur et
de travail collectif sur les questions financières, et de ce fait nous être salu-
taires.
INTRODUCTION
C ette obligation prend effet à compter du 1er janvier 2009 pour
toutes les organisations syndicales qui ont des statuts dépo-
sés.
Ainsi, quelle que soit leur taille, toutes les organisations syndicales
doivent tenir une comptabilité dès l’exercice 2009. A défaut, elles pourraient se
voir contester la représentativité. Déjà des jurisprudences ont été prononcées
où des organisations syndicales se sont vues contestées leurs représentativités.
Les documents comptables pourront désormais être demandés par :
L’URSSAF (contrôle)
L’administration fiscale (contrôle TVA)
Les collectivités qui nous octroient des fonds publics
Les organismes bancaires et de crédit.
I.1 – Structures ou syndicats à plus de 230 000 € de res-sources annuelles :
Une comptabilité d’engagement doit être tenue : cela consiste à compta-
biliser les dépenses et les recettes dans l’année de référence, qu’elles
aient été payées et perçues ou non durant cette même année.
Les états financiers annuels doivent présenter :
- un bilan (actif et passif) :
Qu’est-ce qu’un bilan : c’est le patrimoine de notre Organisation pour
que nos adhérents et syndicats puissent juger de la solvabilité financière,
il permet ainsi d’évaluer sa solidité « santé » financière. Il est donc un ou-
til de gestion pour notre Fédération et une source d’informations sur les
finances de notre organisation.
- un compte de résultat (définition page 10)
- une annexe
- ces états financiers devront être certifiés par un commissaire aux
comptes. Coût d’un Commissaire au compte entre 4.500 et 10.000 €/an.
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I- Obligation de tenue des comptes 7
I.2 – Structures recevant entre 2 000 € et 230 000 € de ressources annuelles :
Une comptabilité simplifiée à détailler pourra être tenue.
Seules les créances et les dettes en fin d’exercice devront être en-
registrées.
Les comptes pourront se limiter à la présentation d’états financiers
simplifiés.
Pas de certification des comptes par un commissaire aux comptes.
Cela va concerner un grand nombre de nos bases.
I.3 – Structures recevant moins de 2 000 € de ressources annuelles : La comptabilité peut se limiter à la tenue d’un livre mentionnant chronologi-
quement le montant des recettes perçues et des dépenses effectuées, ainsi
que les références aux pièces justificatives (comptabilité de trésorerie—page 19).
I.4 – Définition de la structure La structure est définie par l’organisation syndicale disposant de statuts dé-
posés ainsi que toutes les entités financièrement rattachées qui n’ont pas de
personnalité juridique (pas de statuts), exemple : nos régions sous statuts.
I.5 – Définition du montant des ressources annuelles Il faut prendre en considération :
le montant des cotisations nettes (déduction faite de celles reversées
aux autres structures (voir page 10)
les produits de toutes natures liés à l’activité (dossiers prud’hommes, refacturations entre organisations, formation, etc.)
les subventions publiques
les dons et collectes de toutes natures
les produits financiers (intérêts bancaires) la formation syndicale,
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II– Les comptes annuels II.1 – Le Bilan Patrimoine : photographie à la date du dernier jour de l’exercice.
Bilan actif = biens de la structure (ses immobilisations, ses créances, ses stocks, sa trésorerie). Pour la majorité de nos bases, ce seront les
créances (non encaissées au 31/12) et la trésorerie (cotisations).
Bilan passif = la façon dont ils sont financés (les fonds propres, les ré-serves dédiées, les provisions, les dettes diverses).
Il y a lieu, pour le premier exercice comptable, d’élaborer un bilan d’ouver-
ture, c'est-à-dire Etat du patrimoine.
Recensement des immobilisations de l’organisation
Recensement des dettes et des créances au 31 décembre de l’année
N-1.
Il s’agit d’un bilan simplifié, nous avons retenu 3 écritures uniquement dans l’Actif et le Passif.
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Bilan simplifié avant répartition des organisations syndicales
Actif
N N-1
Passif N N-1 Brut
Amortissement et dépréciation
Net Net
Actif immobilisé (I) Fonds syndicaux Actif incorporel (pas pour nous) Réserves
Actif corporel (pas pour nous) Report à nouveau
Actif financier Résultat Total (I) Actif circulant (II) Provisions (II) Stock et fournitures Fonds dédiés (III) Créances (ex : argent collectes manif tou-chées en déc encais-sées en janvier)
Dettes financières
Disponibilités (III) : banque, caisse au 31/12
Dettes diverses
Total (IV) Comptes de régulari-sation (IV) Cptes de régularisa-
tion (V)
Total (I + II + III + IV)
Total (I + II + III + IV + V)
Exemple de bilan :
II.2 – Le compte de résultat : état des flux entrées et sorties de l’année. Il s’agit des charges (classe 6) et des produits (classe 7) de l’exercice,
seules sont retenues, pour ce qui nous concerne, ces 2 classes.
Seule la comptabilisation des cotisations ne suit pas la règle de
la comptabilité d’engagement. Les cotisations que l’on comptabilise
dans l’exercice sont celles que l’on a encaissées dans l’année.
Ex : des cotisations 2007, 2008, 2009 perçues en 2009 sont enregis-
trées comme recettes 2009.
Concernant également la comptabilisation des cotisations, l’or-
ganisation peut ne comptabiliser en produits que la part qui lui
reste. La part collectée reversée aux autres structures est enregistrée
dans des comptes de tiers de la classe 7.
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Charges d'exploi-tation (I)
Charges Exercice
N Exercice
N-1 Produits
Exercice N
Exercice N-1
Charges d'exploitation (I)
Produits d'exploitation (I)
Achats (concernera tous les achats)
Autres charges externes Cotisations Nettes (déduction faite des reversements à coge-tise)
Autres services extérieurs Subventions (état, collectivité –ex : mairie)
Impôts et taxes (pas pour nous) Autres produits Charges de personnel (si du personnel) Transfert de charges
Autres charges Reprises des amortissements et provisions
Dotations aux amortissements et provisions
Charges financières (II)(intérêts bancaires, agios, ) Produits financiers (II) (intérêts
bancaires)
Charges exceptionnelles (III) Produits exceptionnels (III) (stage, souscription, dons, col-lectes…)
Engagements à réaliser sur con-tribution de financement (IV)
Contributions de financement - Report des ressources non utilisées des exercices antérieurs (IV)
Total (I + II + III + IV) Total (I + II + III + IV) Solde créditeur : Excédent Solde débiteur : Déficit
Exemple de compte de résultat simplifié : il s’agit ici de présenter
un Compte de résultat simplifié, nous avons retenus 5 codes dans la classe 6 (charges) et 7 (produits) uniquement.
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11 II.3 – L’Annexe (Pour la majorité de nos bases, ce sera le tableau d’amortissement) L’ (les) annexe(s) doit (vent) comporter des informations, et notamment :
le fait d’être hébergé par une collectivité
le tableau d’amortissement
le nombre de détachements de camarades concourant à l’activité de
l’organisation, mais sans valorisation financière de ces contributions.
III– Les comptes consolidés
III.1 – Qui est soumis à l’obligation d’établissement de comptes consolidés ? Les organisations syndicales doivent présenter des comptes individuels. Tou-
tefois, le législateur a voulu faire en sorte que le syndicat, salarié ou patronal,
qui crée des entités périphériques ne puisse échapper par ce moyen au seuil
de 230 000 €. Il a donc élargi l’obligation de présenter des comptes aux enti-
tés périphériques contrôlées par l’organisation. Ce que nous n’aborderons pas
ici puisque cela ne concerne pas les syndicats.
IV–L’approbation des comptes Si l’obligation de « tenue de comptes » s’applique à compter de l’exercice
2009, l’obligation « d’approbation des comptes » par un organe collégial de
l’organisation s’applique de façon progressive dans le temps selon les struc-
tures :
Confédération et Fédérations : exercice comptable 2010.
Comités régionaux et Unions départementales : exercice comptable
2011.
Syndicats et autres structures syndicales (régions FNIC) : exercice comp-
table 2012.
La démarche d’approbation des comptes obéit à une procédure définie.
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IV.1 – L’arrêté des comptes. Avant d’être approuvés, les comptes doivent être arrêtés.
L’organe chargé « d’arrêter les comptes » prend la responsabilité de ceux-ci.
Cette responsabilité doit être transcrite dans un procès-verbal ou un compte-rendu.
Il peut s’agir du bureau ou du secrétariat de l’organisation. Ce qui va obliger
aussi nos syndicats à avoir leurs statuts à jour.
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IV2 – L’approbation des comptes.
La loi impose « l’approbation des comptes » par « l’assemblée générale des adhérents ou un organe collégial… désigné par les statuts ». Il s’agit plutôt dans nos syndicats de la Commission exécutive. Cela renforce la décision collective en matière de politique financière (pour la Fédération : le CEF).
Dans tous les cas, les statuts doivent mentionner un organe arrêtant les comptes et un autre chargé de les approuver. Il faut prévoir ces modifica-tions statutaires, donc Congrès de syndicat.
Cela ne remplace pas le rôle de la Commission Financière de Contrôle pré-vue dans nos statuts qui donne son avis sur le respect des orientations poli-tiques en matière financière, et est une aide à la direction. Mais elle n’ap-prouve pas les comptes au sens légal du terme.
Les organisations syndicales ne sont pas soumises à l’obligation d’établir un rapport de gestion au moment de l’approbation des comptes.
V–La certification des comptes V.1 – La nomination du commissaire aux comptes. L’obligation de nommer un commissaire aux comptes, qui s’impose aux structures qui ont plus de 230 000 € de ressources annuelles, s’applique se-lon le même calendrier que celui de l’obligation « d’approbation des comptes ».
Les structures concernées doivent nommer un commissaire aux comptes ti-tulaire et un suppléant. Ce dernier est amené à remplacer le titulaire unique-ment en cas d’empêchement. Sinon il n’intervient pas et ne perçoit pas de rémunération.
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C’est l’organe chargé d’approuver les comptes qui les nomme pour six ans,
sans possibilité de résiliation.
Pour les organisations syndicales, le barème des honoraires du commissaire
aux comptes est libre mais comme on l’a vu en fonction des ressources.
V.2 – Comment se déroule la mission du commissaire aux comptes ? A toute époque de l’année contrôlée, le commissaire aux comptes opère
toutes vérifications et tous contrôles qu’il juge opportuns et peut se faire
communiquer sur place toutes les pièces qu’il estime utiles à l’exercice de sa
mission. Il est nommé pour une durée de 6 ans.
Les principales étapes de sa mission sont les suivantes :
intervention avant la fin de l’exercice qui porte notamment sur les
procédures de contrôle interne,
compte-rendu de mission à l’organe qui « arrête » les comptes,
établissement du rapport du commissaire aux comptes et présenta-
tion à l’organe collectif qui « approuve » les comptes.
Le commissaire aux comptes doit être convoqué à la réunion de l’instance qui
arrête les comptes, ainsi qu’à celle qui approuve les comptes. Il est convoqué
par LR/AR.
La révélation de faits délictueux au Procureur de la République s’impose au
commissaire aux comptes.
V.3 – Existe-t-il des délais légaux à respecter ? Les textes n’ont pas prévu de délais pour l’approbation des comptes. Il est
toutefois souhaitable de procéder à l’approbation des comptes dans l’année
qui suit (N+1) l’exercice comptable approuvé.
Pour le commissaire aux comptes, les comptes devront être remis dans un
délai raisonnable au regard des dates d’arrêté et d’approbation. C’est à l’occa-
sion de l’arrêté des comptes que le commissaire aux comptes communique
les conclusions de ses contrôles réalisés en amont.
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D’autres travaux sont effectués par le commissaire aux comptes entre
« l’arrêté » et « l’approbation », et le rapport qu’il rédigera devra être commu-
niqué aux membres de l’organe de direction. Il souhaitera donc un délai mini-
mum de 45 jours entre les deux. Pour notre Fédération, ils ont été arrêtés le
28 juin pour demande d’approbation au CEF du 5 septembre 2011.
VI–La publication des comptes Les organisations syndicales auront l’obligation de publier leurs comptes se-
lon le même échéancier que celui de « l’approbation des comptes » et selon
des modalités différentes en fonction de leurs ressources :
pour les structures dépassant 230 000 € de ressources annuelles : publi-
cation de leurs comptes (certifiés) sur le site internet du Journal Officiel.
pour les structures de moins de 230 000 € de ressources : publication
de leurs comptes sur le site propre de l’organisation (s’il existe) ou
sur le site de la DIRECCTE (Direction Régionale des Entreprises, de la Concurrence, de la Consommation, du Travail et de l’Emploi).
pour les structures ayant moins de 23 000 € de ressources : la consulta-
tion n’est possible qu’à la condition de ne pas porter atteinte au secret
de la vie privée des membres (exemple d’un syndicat ayant un seul ad-hérent).
Seul délai stipulé par la législation, les organisations doivent publier leurs
comptes au plus tard trois mois après leur approbation.
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VII– Les règles financières
de l’organisation VII.1 – La prise en charge collective des questions finan-cières de l’organisation.
A la faveur de ces obligations nouvelles, il apparaît utile de revisiter ou de se
doter de règles de vie en matière financière.
Il ne peut pas y avoir de pratiques financières satisfaisantes si ces questions
ne sont pas prises en charge par le collectif de direction de l’organisation.
C’est la condition indispensable pour que la décision politique intègre la di-
mension financière.
L’expérience a appris à nos organisations à analyser en toutes circonstances
au mieux l’ensemble des contraintes qui peuvent influer sur la réalisation de
nos ambitions, souvent à l’exception notable de la contrainte financière. On
rencontre encore beaucoup de camarades responsables qui pensent que les
questions financières doivent « se plier » à nos ambitions politiques, objectif
qui est tout naturellement dévolu au « trésorier », qui au demeurant a sou-
vent fait la démonstration qu’il semblait capable de faire des miracles, mais
ce qui le conduit à s’isoler progressivement dans sa responsabilité.
VII.2 – Le travail du responsable à la politique financière et le besoin d’une compétence comptable. La tâche du responsable à la politique financière est bien de travailler à pro-
curer à l’organisation le maximum des moyens financiers dont elle a besoin,
mais d’abord à partir des ressources que peuvent lui apporter les syndiqués
(syndicalisation, cotisation au 1%, PAC) et les salariés qui font confiance à la
CGT (souscription). Mais, il doit aussi veiller à ce que ces moyens financiers
de l’organisation soient le plus efficacement utilisés au service de son activité
et de son rayonnement. Il doit constamment veiller à ce que ces préoccupa-
tions soient partagées collectivement.
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Même s’il doit maîtriser un minimum de techniques, il ne doit pas s’enfermer
dans une activité de comptable. Toutefois, à partir du moment où le budget
de l’organisation devient important, il est souhaitable qu’il s’entoure d’une
compétence comptable. Besoin certainement avec les référents régionaux et
départementaux de décentraliser cette journée d’études.
L’utilisation d’un logiciel informatique de comptabilité paraît également ap-
propriée.
VII.4 – Les remontées des cotisations, les reversements. La première responsabilité de la politique financière est de mener la bataille
de la rentrée des cotisations. Il est utile que cette bataille soit animée par un
collectif de camarades.
C’est la première ressource de l’organisation et celle qui assure son indépen-
dance financière, ainsi que celle des autres structures par le respect des re-
versements réguliers et complets à CoGéTise par les syndicats. C’est un acte
majeur de la qualité de la vie syndicale et de la vie démocratique de l’organi-
sation. Cela va demander à nos syndicats de se mettre à jour des cotisa-
tions : le retard cumulé sur 2010 et 2011 doit être résorbé. Les cotisations
doivent être la principale ressource si nous voulons garder notre indépen-
dance d’expression et de démocratie.
VII.3 – L’élaboration d’un budget prévisionnel.
Il ne peut y avoir de maîtrise collective sans l’élaboration d’un budget prévi-
sionnel approuvé par le collectif de direction de l’organisation, et un point
régulier de sa réalisation en cours d’année. La présentation budgétaire doit
reprendre quelques rubriques qui sont utiles au suivi, telles que : dépenses
de salaires, frais administratifs, activité générale, frais de communication, dé-
placements, formation syndicale, provisions…
Les documents comptables légaux que nous sommes aujourd’hui tenus de
produire ne sauraient remplacer un budget « politique ».
VII.5 – La notion de règles en matière de rembourse-ment de frais.
Il est impératif d’établir des règles, inspirées par le souci d’économie, vali-
dées par le collectif de direction (CE ou CEF), en ce qui concerne les rem-
boursements de frais, les affectations de moyens : véhicules, téléphones
mobiles, ordinateurs portables… et de s’astreindre à leur respect.
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Tout remboursement doit donner lieu à une note de frais accompagnée de
tous les justificatifs originaux.
Il s’agit à la fois d’une question d’équité entre les camarades, ainsi que d’une
question d’éthique dans le rapport que chacun établi avec l’organisation.
VII.6– Les indemnisations liées à l’exercice des mandats.
Les organisations syndicales sont très sollicitées pour des représentations
dans de nombreux organismes, notamment par le paritarisme. Ils sont très
consommateurs de temps et de moyens qui ne sont pas suffisamment dé-
dommagés. Certains toutefois bénéficient d’indemnisation des déplacements,
voire du temps de travail. S’il est juste que les camarades porteurs de ces
mandats conservent la part qui correspond aux frais qu’ils ont effectivement
engagés où à des salaires perdus, tout ce qui constitue du supplément re-
vient à l’organisation (voir « Charte des élus et mandatés »), ce qui peut re-
présenter des ressources non négligeables pour l’organisation.
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VII.7– La constitution des réserves.
Il s’agit encore de se doter des moyens mais, dans ce cas, pour faire face à
des situations imprévues : perte d’avantage ou de subvention des pouvoirs
publics par exemple. C’est la garantie de l’indépendance financière de l’orga-
nisation à long terme.
Pour constituer des réserves, il faut nécessairement que certaines années
soient excédentaires. Faire des excédents ne signifie pas faire des bénéfices.
VII.8 – Les relations avec les banques, les comptes ban-caires, les signatures. Les organisations doivent veiller à ne pas se mettre en situation de dépen-
dance à l’égard des organismes bancaires. Le recours à des autorisations de
découvert est également fortement déconseillé.
Seuls les camarades élus de l’organisation peuvent disposer de l’utilisation des
moyens de paiement. Le secrétaire général et le responsable à la politique
financière sont les plus légitimes à avoir la signature des comptes. Il est pru-
dent de s’astreindre à la double signature des chèques au-delà d’un seuil qui
doit rester bas.
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VII.11–L’archivage. Les organisations doivent veiller à l’archivage de tout document papier et infor-matique tant du point de vue des obligations légales que de la préservation du patrimoine de la CGT, et pour l’histoire.
VII.9 – Le rôle de la Commission Financière de Contrôle.
La Commission financière de contrôle est trop souvent sous-estimée. Son rôle doit être revalorisé.
Elle n’est ni au-dessus de la direction de l’organisation, ni en-dessous.
Elle doit servir d’aide au responsable à la politique financière pour faire parta-ger les règles en matière de dépenses et pour mener la bataille des ressources.
Les camarades élus à cette Commission doivent être choisis pour cette fonction et avertis de leur responsabilité.
Les directions doivent veiller au fonctionnement régulier de la CFC.
VII.10 – L’environnement administratif. Les courriers, fax, mails, « entrant » et « sortant » doivent suivre un circuit or-ganisé et contrôlé.
Les contrats : contrats de travail, de maintenance, d’assurance, les abonne-ments, doivent être conservés.
Les factures sont des pièces justificatives. Elles doivent être classées, par mois de règlement, uniquement des originaux. La dépense doit correspondre à la mission de l’organisation.
Les relevés et les pièces de banque doivent être classés par mois.
La caisse, les espèces : il doit y avoir un cahier de caisse. Il ne peut y avoir de mouvement sans justificatifs. Pour les recettes, un reçu doit être donné à la personne qui verse. Pour les dépenses, il doit y avoir des justificatifs classés par mois. Un inventaire physique doit être fait très régulièrement. Il ne faut pas conserver des sommes importantes en espèces.
Les inventaires de fin d’année concernent les stocks : bois-sons, livres, papier…, la caisse : décompte au dernier jour de l’exercice.
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DELAIS LEGAUX
POUR LA CONSERVATION DES DOCUMENTS
Documents comptables Durée
Comptabilité 10 ans
Factures, contrats 10 ans
Relevés et documents bancaires 10 ans
Justificatifs de TVA 10 ans
Documents relatifs au personnel Durée
Registre du personnel 5 ans
Bulletins de paie 5 ans
Soldes de tout compte 5 ans
Paiement des charges sociales 5 ans
Dossiers Accident du Travail illimité
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Pour les structures recevant
moins de 2000 € de res-
sources annuelles, un
simple livre mentionnant
chronologiquement des
postes suivant :
LIVRE DEPENSES/RECETTES
Dates libellés Dépenses Recettes Solde
20/01/2010 SOLDE année N-1 5500 5500
20/01/2010 prélèvements cotisations 300 5800
20/01/2010 rejets prélèvements/impayés 60 5740
20/01/2010 achat matériel de bureau 100 5640
22/01/2010 note de frais déplacement xxx 80 5560
22/01/2010 Abonnements 50 5510
22/01/2010 Factures EDF 10 5500
22/01/2010 Facturestéléphone 20 5480
22/01/2010 Factures fournitures 150 5330
20/01/2010 Frais bancaires 10 5320
20/01/2010 Dons/collectes 300 5620
20/01/2010 Ventes diverses manifestations 400 6020
20/01/2010 Reversements cotisations CoGéTise 210 5810
20/01/2010 Achat informatique >500 700 5710
20/10/2010 factures locations voitures 70 5640
20/10/2010 Factures locations salles 100 5540
20/10/2010 Factures affranchissements 100 5440
20/10/2010 Assurances 120 5320
20/10/2010 Assistance juridique 130 5190
20/10/2010 Formation 3000 8190
20/10/2010 Formation 1500 6690
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Pour les structures rece-
vant entre 2.000€ et
230.000€ de ressources
annuelles : un « logiciel »
de comptabilité pour faci-
liter la publication des
comptes.
Fonctionnement du fichier de gestion
1. Le journal
Présentation globale L’information concernant le règlement L’information concernant le rapprochement bancaire
2. Le compte de résultat
3. Le bilan
4. L’Annexe dotations
aux amortissements/DAP
5. Autres annexes Annexe des chèques non-encaissés Etat des dettes et créances N-1 Solde banque Lexique syndical
1. Le journal Présentation générale :
Le journal a pour objectif de recenser toutes les écritures comptables d’un exercice.
Toutes les informations doivent obligatoirement être remplies :
Numéro de compte comptable (en cas de doute se référer au lexique intégrer dans le fichier ou page 34).
Comptabilité: il faut renseigner dans ce champ si le règlement, pour une opération donnée a été effectué ou non.
Numéro de chèque, si le règlement a été effectué.
Date d’enregistrement de l’opération.
Libellé de l’opération.
Montant à intégrer en recette ou en dépense.
3 documents à fournir pour la publication des comptes
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Rapprochement bancaire, c’est-à-dire si le règlement est constaté ou non sur le relevé bancaire.
Colonne comptabilité :
Cette information est obligatoire et il est très important de la rem-plir correctement.
Pour cela, plusieurs cas peuvent être identifiés :
Le règlement est réalisé sur l’exercice comptable : cochez « OUI » dans le menu déroulant de la cellule.
Le règlement n’est pas réalisé sur l’exercice comptable : cochez « NON » dans le menu déroulant de la cellule.
L’écriture concerne une dotation aux amortissements : cochez « DAP » dans le menu déroulant de la cellule.
L’écriture concerne les reversements CoGéTise : cochez « PROVISIONS COGETISE » dans le menu déroulant de la cellule si la cotisation n’a pas été réglée, sinon cochez « OUI ».
Colonne rapprochement bancaire :
Le rapprochement bancaire va servir à vérifier que les opérations de débit et de crédit apparaissent sur le relevé bancaire.
Cette information est tout aussi importante que la précédente, et encore une fois plusieurs cas peuvent se présenter :
Le débit ou crédit de l’opération apparaît sur le relevé bancaire de la banque 1 : cochez « OUI banque 1 » dans le menu déroulant.
Pour les syndicats ayant plusieurs banques, il est possible de distinguer jusqu’à 5 banques différentes de façon à avoir une vision précise de la situation bancaire.
Le débit ou crédit n’apparaît pas sur le relevé bancaire : cochez « NON » dans le menu déroulant.
L’opération concerne les dotations aux amortissements : cochez « DAP » dans le menu déroulant.
L’opération concerne le reversement CoGéTise : cochez « PROVISIONS COGETISE » dans le menu déroulant de la cellule si le versement de la cotisation n’apparaît pas sur le relevé bancaire, sinon cochez « OUI banque x ».
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Pour info : Sert uniquement pour le COMPTE DE RESULTAT
Uniquement si au 31/12
ce n’est pas sur le rele-
vé bancaire
A remplir
manuellement
Annexe et Journal
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24 2. Le Compte de résultat
Le compte de résultat pour l’année N a pour vocation de s’alimenter tout
seul, et vous n’aurez pas à le remplir, hormis la première année pour la co-
lonne N-1
Cela n’empêche pas que chaque syndicat vérifie les montants recensés au
compte de résultat de façon à avoir des résultats très fiables.
Les informations concernant N-1 sont à intégrer au compte de résultat à la
main, les informations doivent obligatoirement être remplies :
Intégrer à la main en recopiant les montants dans les cellules
(cette méthode est à appliquer obligatoirement pour cette première an-
née), et puis les années suivantes même opération après la clô-
ture des résultats et à l’ouverture du nouveau journal.
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26 3. Le Bilan
Tout comme le compte de résultat, le bilan s’alimente tout seul pour l’exercice en cours.
La vérification des montants et de l’équilibrage du bilan n’est pas exclue.
De la même façon que pour le compte de résultat, les informations concer-nant N-1 sont à intégrer à la main.
Intégrez à la main en recopiant les montants dans les cellules (cette méthode est à appliquer obligatoirement pour cette première année).
Dans Disponibilité— colonne N-1 (ligne 11 dans le tableau Excel) inscrivez le solde de tous les comptes bancaires, et ainsi de suite à chaque nouvel exercice comptable de N à N-1.
4. L’annexe Dotations
aux amortissements
Cette annexe est à remplir pour chacune des immobilisations intégrées au bilan. Elle vous servira également à renseigner au JOURNAL les opérations de comptabilisation des DAP.
Pour cela, il vous suffit de renseigner le prix d’acquisition de l’immobilisation et la division s’effectue sur le montant par le nombre d’années d’amortisse-ment (3 ans) : attention, on parle ici d’un amortissement linéaire.
5. Autres annexes
L’annexe des chèques non-encaissés : c’est une opération de trésorerie liée au Compte bancaire.
Cette annexe est à remplir en fin d’année. Elle a pour objet de voir les chèques reçus ou émis (avec un « OUI » dans la colonne règlement du jour-nal), mais non visible sur le relevé bancaire (avec un « NON » dans la co-lonne rapprochement bancaire du journal).
Il faut donc remplir tous les champs jusqu’aux montants émis ou reçus. La co-lonne « CONTROLE » fait une vérification avec le journal pour vérifier que l’information est cohérente.
Il vous faudra également faire cette vérification en manuel et mettre votre commentaire dans la colonne vérification.
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Résultat du CR Solde de l’année N-1
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200115 15/12/2010 Factures affran-
chissements 110,00 #N/A
100105 20/03/2011 Reversements
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L’annexe Etat des dettes et créances N-1 :
Cette annexe est à remplir en fin d’année. Elle a pour vocation d’enregistrer les flux de trésorerie qui concerne des opérations de l’année N-1, en lien avec le Compte de Résultat (CR). Méthode : à la fin de l’année, il faut intégrer à la main dans le tableau toutes les opérations enregistrées au journal avec un règlement libellé « NON ». Cas particulier : si l’opération concerne CoGéTise, il faut mettre : « PROVISIONS COGETISE » Toutes ces opérations concernent donc les créances et les dettes fournisseurs que l’on peut retrouver au bilan. En cours d’année, il suffira de venir changer la colonne règlement en mettant un « OUI » lorsque l’opération est réglée. Cas particulier : si l’opération concerne CoGéTise, il faut mettre : « OUI COGETISE ». Pour information : le solde de chaque banque apparaît sur le Bilan (pas obligé de fournir détaillé). La colonne RAPPROCHEMENT BANCAIRE se rem-plie de la même façon que dans le JOURNAL.
Tableau d'amortissement
Prix acquisition Amortissement N Amortissement
N+1
Amortissement
N+2
980,55 326,85 326,85 326,85
EXEMPLES DES ANNEXES
A renseigner ici uniquement
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Méthode de changement d’exercice.
A chaque changement d’exercice, il conviendra de faire une manipulation particulière suivant un processus :
Enregistrer Bilan et Compte de Résultat + diffusion
Dans un nouveau fichier CR et Bilan vierge : remplir l’état des dettes et créances N-1 :
-remplir l’état des dettes et créances N-1
-remplir l’annexe des chèques non-encaissés
-remplir le Bilan et Compte de Résultat en copiant la colonne N vers N-1
Etat des dettes et créances N-1 CODES
COMPTA Règlement N°Chèques Dates Opérations Dépenses Recettes
Rapprochement
bancaire
756 NON Prélève-
ments 05/10/2010
Prélèvement coti-
sations 0,00 300,00 NON
61 NON 200113 10/10/2010 Facture location
voiture 70,00 0,00 NON
61 NON 200114 15/12/2010 Facture location
salles 220,00 0,00 NON
62 NON 200115 15/12/2010 Facture affranchis-
sements 110,00 0,00 NON
756
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SIONS
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200111 20/03/2011 Reversement CO-
GETISE 630,00 0,00 NON
76 NON 31/01/2011 Intérêts livret 0,00 400,00 NON
SOLDE BANQUES
Banque Solde en
cours Ajustement Solde N-1
Commentaires
ajustement
Banque 1 11949,45 7560
Banque 2 4385,3 5000
Banque 3 3910 4000
Banque 4 10000 10000
Banque 5 7390 3440
Total banque 37634,75
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RAPPEL DES FONCTIONS ESSENTIELLES
A fin d’éviter toute possible erreur, les COMPTE DE RESULTAT, BI-LAN -qui s’alimentent l’un et l’autre– sont bloqués (hormis la co-lonne N-1) par un code d’accès.
Dès réception du CD : copiez le fichier sur votre ordinateur (gardez précieusement ce CD tel quel). Ensuite, nommez votre fichier (exemple : compta 2010) effacez les opérations figurant dans le tableau JOURNAL (qui n’étaient que des exemples). Pour la 1ère année, prenez tous vos relevés bancaires au 31 décembre et additionnez les soldes. Allez sur le BILAN SIMPLIFIE et dans la colonne N-1 entrez la somme totale : Sur Actif (ligne Disponibilité) Sur Passif (ligne Réserve) Puis commencez à inscrire vos écritures dans le Journal Lorsque vous aurez clôturer l’année N au 31 mars, Vérifiez que les Totaux du CR charges et produits sont identiques, idem pour le Bilan, cela veut dire que votre CR et Bilan sont équilibrés et justes. Sinon, c’est qu’il y a une erreur !
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31
imprimez vos COMPTE DE RESULTAT, BILAN et ANNEXE DAP (les 3 documents obligatoires précisés page 20) Envoyez-les par courrier à la DIRECCTE de votre région ou par Inter-net sur le site de cette dernière. (Voir page 14—la publication des comptes). Sauvegardez votre fichier compta de l’année N. (exemple : compta 2010). Fermez le fichier de l’année N Ouvrez le fichier de l’année N (compta 2010) et faite une copie. Fer-mez celui de l’année N (à conserver comme indiqué page 18) Pour l’année N+1 (fichier copié) renommez le fichier (ex : compta 2011) et Ouvrez votre fichier ―compta 2011‖ Recopiez les sommes de la collone N dans la colonne N-1 dans l’actif et le passif du Bilan et des Produits et Charges dans le Compte de résultat Allez sur votre JOURNAL et effacez toutes les operations : puis vérifiez sur votre CR et Bilan que toutes les sommes sont à zéro, sauf colonne N-1 Imprimez votre état ―chèques non encaissés” Allez sur votre JOURNAL et recopiez les écritures des chèques non encaissés Ensuite, démarrez vos écritures sur votre journal.
RAPPEL DES FONCTIONS ESSENTIELLES
ATTENTION !
Ne jamais renommer les onglets figurant
au bas de vos tableaux, car les mots utilisés
sont inscrits dans les formules de calcul,
surtout ne pas rajouter de colonnes dans le JOURNAL (hormis
à droite de la dernière colonne).
Tout comme dans le JOURNAL, utilisez bien les codes compta
du LEXIQUE (pages 34 et 35), ainsi que l’écriture du mot
« Immobilisations ».
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32 Pour les réglements à CoGéTise
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33 Pour les réglements à CoGéTise
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34
Code charge 60 601 Achats stockés- Matières premières
Classe 6 6017 Fournitures A B C
603 Variations de stock - approv. et marchandises
6032 Variations de stock des autres approvisionnements
606 Achats Non stockés de matières et fournitures Fournitures de bureau
61 613 Locations Loyers
6132 Locations immobilières Factures locations salles pour réunions
6135 Locations mobilières Factures locations voitures
614 Charges locatives de copropriété Entretien des locaux
615 Entretiens et réparations Factures
6152 Sur biens immobiliers Factures entretien locaux
6155 Sur biens mobiliers Factures entretien voitures, maintenance ,
616 Primes d'assurances Factures assurances locaux, voitures, responsabilité civile, etc…
6161 Multirisques
6185 Frais de colloques, séminaires, conférences Frais de colloques, séminaires, AG de syndicat, congrès de syndicat
62 62 Autres charges externes Abonnements, factures EDF, factures formations,
622 Rémunérations d'intermédiaires et honoraires Factures avocats, experts etc…..
623 Publicité, publications, relations publiques Uniquement frais de publicité, annonce dans un journal, etc…
625 Déplacements, missions et réceptions Notes de frais des militants (hébergement, restaurant, frais KM…)
626 Frais postaux et de télécommunications Factures téléphone, internet, affranchissements,
627 Services bancaires et assimilés Rejets prélèvements, agios, tenue de compte
661 661 Intérêts des emprunts Intérêts des emprunts
681 681 DAP : dotations aux amortissements, dépréciations et provisions
Lors d'un achat informatique >à 500 : amortissement sur 3 ans
Codes Produits 708 708 Produits des activités annexes Ventes dans les manifs, recettes formation
Classe 7 74 74 Subventions d'exploitation Subvention de collectivité ou d'état
756 756 Cotisations Cotisations prélevées du syndiqué au syndicat
76 76 Produits financiers Intérêts livrets
77 77 Produits exceptionnels Dons, collectes, formation, souscriptions …
Immobilisations
LEXIQUE SYNDICAL
Le
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Code charge 60 601 Achats stockés- Matières premières
Classe 6 6017 Fournitures A B C
603 Variations de stock - approv. et marchandises
6032 Variations de stock des autres approvisionnements
606 Achats Non stockés de matières et fournitures Fournitures de bureau
61 613 Locations Loyers
6132 Locations immobilières Factures locations salles pour réunions
6135 Locations mobilières Factures locations voitures
614 Charges locatives de copropriété Entretien des locaux
615 Entretiens et réparations Factures
6152 Sur biens immobiliers Factures entretien locaux
6155 Sur biens mobiliers Factures entretien voitures, maintenance ,
616 Primes d'assurances Factures assurances locaux, voitures, responsabilité civile, etc…
6161 Multirisques
6185 Frais de colloques, séminaires, conférences Frais de colloques, séminaires, AG de syndicat, congrès de syndicat
62 62 Autres charges externes Abonnements, factures EDF, factures formations,
622 Rémunérations d'intermédiaires et honoraires Factures avocats, experts etc…..
623 Publicité, publications, relations publiques Uniquement frais de publicité, annonce dans un journal, etc…
625 Déplacements, missions et réceptions Notes de frais des militants (hébergement, restaurant, frais KM…)
626 Frais postaux et de télécommunications Factures téléphone, internet, affranchissements,
627 Services bancaires et assimilés Rejets prélèvements, agios, tenue de compte
661 661 Intérêts des emprunts Intérêts des emprunts
681 681 DAP : dotations aux amortissements, dépréciations et provisions
Lors d'un achat informatique >à 500 : amortissement sur 3 ans
Codes Produits 708 708 Produits des activités annexes Ventes dans les manifs, recettes formation
Classe 7 74 74 Subventions d'exploitation Subvention de collectivité ou d'état
756 756 Cotisations Cotisations prélevées du syndiqué au syndicat
76 76 Produits financiers Intérêts livrets
77 77 Produits exceptionnels Dons, collectes, formation, souscriptions …
Immobilisations
LEXIQUE SYNDICAL
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