Les politiques en gestion, la transparence et léquité

Les politiques en gestion, la transparence et l’équité

Horaire de la journée

9 h à 9 h 30 Exercice individuel 9 h 30 à 10 h 15 Début de la présentation 10 h 15 à 10 h 30 Pause-santé 10 h 30 à 12 h Suite de la présentation 12 h à 13 h Repas du midi 13 h à 14 h Suite de la présentation 14 h à 14 h 15 Pause-santé 14 h 15 à 15 h 15 Exercice en équipe 15 h 15 à 16 h Plénière et discussion de la

politique

Pourquoi rédiger des politiques et des procédures

Pour la mise en valeur de l’expertise et des savoir-faire de

l’organisation.

Introduction

Parvenir à partager efficacement la connaissance organisationnelle est un défi pour l’organisation. On ne cesse de réinventer la roue malgré l’investissement d’importantes sommes dans les applications informatiques sans pourtant se pencher sur la notion du partage de la connaissance du personnel.

Introduction (suite)

Cette mise en commun, pour être efficace, doit être culturelle. À ce titre, elle se fera plus aisément, par le biais de la rédaction des politiques et procédures dans l’organisation.


Un recueil officiel des politiques, procédures et instructions de travail est un outil d’amélioration dynamique.

Il permet de consolider et de diffuser les acquis tout en ouvrant les portes à de nombreuses améliorations.


Or malgré les énormes avantages d’une telle documentation, il s’agit tout de même d’une démarche qui peut sembler laborieuse.

Pour y parvenir avec succès, l’organisation devra nommer une ou des personnes responsables et s’assurer qu’un plan d’action et un échéancier auront été établis.


La direction devra donc s’impliquer au début du projet afin d’en déterminer la portée et ensuite soutenir les personnes responsables au cours de la démarche.


L’atelier de formation permet d’acquérir des techniques et des savoir-faire tangibles et applicables afin de pouvoir effectuer l’ensemble de la démarche;

soit: la réflexion; le plan d’action; la rédaction et le maintien.

Objectifs

Identifier les processus, politiques ou procédures de l’organisation;

Préciser ses besoins en documentation globale;

Comprendre les impacts à documenter: un projet de documentation vise une amélioration (un changement).

Objectifs (suite)

Savoir comment rédiger des politiques et des procédures;

Mettre au point un plan d’action et un échéancier;

Maintenir et mettre à jour le système.

Objectifs (suite)

Reconnaissance par le personnel de l’importance de documenter les processus en vue du partage des connaissances;

Moins d’individualisme (chacun sa perception, chacun sa compréhension, chacun sa façon) et ainsi amélioration du travail;

Meilleure connaissance de ce que nos collègues font et ce pour quoi ils le font?

Objectifs (suite)

Établissement de balises et de normes claires; Intégration des nouveaux employés plus

facile; Implantation au sein des équipes de travail

d’une réelle culture du partage.

L’approche

La mise en place d’un recueil de l’organisation doit se faire progressivement. Cela doit être vu comme une occasion d’amélioration.

C’est aussi une démarche constante et dynamique qui ne doit être vue comme une façon de figer les choses à tout jamais. Il s’agit plutôt de faire le point afin de continuer à progresser.

L’approche (suite)

Pour ces raisons, l’atelier a été conçu pour que les participants soient totalement autonomes pour bâtir et mettre à jour eux-mêmes leur documentation, selon leurs besoins et au rythme qui leur convient.

Quoi documenter pourquoi?

La communication; Le partage des connaissances? Les responsabilités de l’organisation?

Documenter implique des changements et des améliorations

Les processus

Définition du processus; Éléments du processus et modèles; Se servir du processus dans une approche de

documentation (un processus avant et après); Méthode de rédaction

Les politiques

Définition de la politique; Importance de la politique; Processus de la politique; Éléments contenus dans la politique; Méthode de rédaction.

Les procédures

Définition de la procédure; Importance de la procédure; Éléments contenus dans la procédure; Méthode de rédaction.

Interrelation entre les documents

Définir le lien entre les différents documents; Établir les relations de pouvoir; Gérer les situations de conflit; Planifier et gérer du changement.

Créer son recueil officiel et se doter d’une politique des politiques et procédures

Étapes du projet de rédaction Phase I Identification du besoin Phase II Organisation du projet Phase III Prise d’inventaire, identification des

problèmes et analyse de la situation existanteSoit:

Créer un comité de travail Monter un plan de travail Rédiger la politique et truc de rédaction

Créer son recueil officiel et se doter d’une politique des politiques et procédures (suite)

Phase IV (Diffusion et accessibilité à l’information)

Soit : Peaufiner la politique Approuver la politique Conserver et répertorier la politique Diffuser la politique


Phase V Mise en pratique et évaluation

Phase VI Révision et gestion des modifications

Introduction à la gestion de la documentation Quand réviser/modifier les documents Comment réviser et mettre à jour


Avec le resserrement des exigences de transparence et de reddition de compte imposées aux organismes sans but lucratif (OSBL), il est plus important que jamais que ces derniers se dotent de politiques et de méthodes qui démontrent qu’ils agissent avec toute la diligence requise.


La rédaction des politiques et des méthodes incombe au conseil d’administration, qui ne saurait déléguer cette responsabilité à une seule personne ni au personnel.

C’est un travail long et difficile, mais qui, une fois terminé, est utile pour toute la durée de vie de l’organisation.

Pourquoi se doter de politiques?

Pour que soit écrit, noir sur blanc, ce qu’il faut faire. Les politiques :

Assure la pérennité de l’organisation en lui conférant une cohérence;

Définissent les valeurs et les objectifs de l’organisation; Fournissent des principes directeurs aux membres, au

personnel et aux bénévoles, afin que chacun comprenne ses responsabilités et les limites qui lui sont imposées;

Pourquoi se doter de politiques? (suite)

Encadrent la prise de décision et orientent les actions;

Établissent des balises qui clarifient les lignes de communication et garantissent la reddition de comptes.


Procurent un conseil un mécanisme qui lui permet de déléguer des pouvoirs sans lâcher les rênes;

Documentent les décisions, afin qu’on puisse s’y référer facilement;

Témoignent que l’organisme est proactif dans sa gestion des risques, il est toujours préférable de parer les coups plutôt que d’avoir à empêcher leur répétition;


Atténuent les perturbations consécutives au départ de collaborateurs;

Contribuent à orienter et à former les bénévoles, les membres et le personnel;

Donne au public et aux membres une impression de crédibilité.

En quoi consistent les méthodes?

Une fois qu’une politique est adoptée, des méthodes sont établies pour déterminer comment celle-ci sera appliquée et mise en œuvre.

Les méthodes constituent en fait un recueil de consignes qui décrivent la marche à suivre recommandée relativement à une politique en particulier.

Les méthodes précisent comment, quand et par qui les politiques seront mises en œuvre.

En quoi consistent les méthodes? (suite)

Elles expliquent comment appliquer les règles et les règlements;

Elles décrivent les activités qui soutiennent les politiques;

Elles définissent la ligne de conduite qui s’impose une fois qu’une politique est adoptée;

Elles précisent comment mettre en œuvre les politiques;

Elles prévoient les conséquences du non-respect des méthodes.

Étapes de la rédaction des politiques et méthodes

On a tort de considérer la rédaction des politiques comme une corvée accablante, car il s’agit simplement de mettre en mots des pratiques et méthodes qui existent déjà.

Avant de commencer, il peut y avoir la création d’un comité qui se concentrera sur la rédaction d’une ébauche d’un manuel des politiques et méthodes.

Le comité peut être libre de consulter le conseil d’administration ou les personnes visées par les politiques.

Préparatifs

Réunir les documents et l’information (cas pratique) qui révèlent comment les choses se font en ce moment. Il peut s’agir des statuts constitutifs, des règlements généraux ou de toutes autres informations jugées pertinentes et même de propositions tirées des procès-verbaux;

Préciser la mission de l’organisation dans un énoncé exprimant clairement sa raison d’être.

Préparatifs (suite)

Structure de gouvernance, c’est-à-dire évaluer le degré d’harmonie et les interactions entre le conseil, les comités et le personnel. Cette analyse aide à préciser les politiques qui sont nécessaires.

Préciser qui fait quoi. Cet exercice aide à clarifier les responsabilités de chacun et les tâches à accomplir.

Cerner les problèmes et les défis qui se posent.

Créer un modèle à suivre

Insérer les documents dans une reliure, afin d’en faciliter le tri, la mise à jour et la consultation.

Établir des catégories de politiques : organisationnelles, administratives, ressources humaines, gestion financière et gestion informationnelle.

Prévoir une codification de l’information.

Décider d’un modèleÀ titre de suggestion

On doit retrouver sur chaque page un énoncé de la politique, les méthodes qui s’y rapportent et les éventuels renvois au texte de la loi, politique ou statut constitutif s’il y a lieu.

Choisir une police facile à lire, par exemple Time New Roman ou Arial de police 11 ou 12

Décider d’un modèle (suite)

Faire ressortir les titres en en grossissant les caractères ou en les rehaussant de gras. Il n’est pas nécessaire d’utiliser pour les titres la même police que pour le texte.

Présenter les dates de manière uniforme dans tous les documents.

Style d’écriture

Utiliser un style direct, la forme active et le présent;

Mentionner les titres de poste et non les noms des personnes;

Faire preuve d’uniformité dans l’emploi de la majuscule;

Écrire dans un langage simple et clair, en respectant les règles de grammaire.

Style d’écriture (suite)

S’assurer d’être concis et d’être bien compris; Utiliser des abréviations uniquement si celles-

ci apparaissent une première fois entre parenthèses à la suite de l’expression écrite au long;

Adopter une règle d’écriture précisant quand les nombres seront en toutes lettres ou en chiffres, et toujours s’en tenir à cette règle.

Style d’écriture (suite)

Pour consigner les méthodes par écrit, formuler clairement la marche à suivre, étape par étape;

Se montrer constant dans la représentation de la vision et des valeurs de l’organisation.

Approbation du conseil

Le conseil d’administration a la responsabilité d’étudier et d’approuver le projet des politiques et des procédures.

Révisions et modifications

Les politiques et méthodes ne sont pas statiques. Élaborer des lignes directrices qui prévoient leur révision périodique (faire une page-titre incluant les dates des mises à jour).

Si une politique ou une méthode est sans objet, la supprimer, la mettre à jour ou la combiner à une autre.

Communication et diffusion

Il est primordial que les politiques et méthodes soient connues et comprises;

Décider de la meilleure façon de communiquer aux membres du personnel les politiques et leurs mises à jour, surtout celles qui les touchent le plus près ou qui touchent leurs programmes et leurs activités.

Conserver le cahier des politiques et méthodes à jour en remplaçant les pages périmées par les nouvelles.

Archivage

Il est important de conserver un double de toutes les versions des politiques. Élaborez une méthode qui précise par qui et comment seront colligées les différentes versions.

Politiques des ressources humaines (PGRH)

Les programmes reliés à la politique de gestion des ressources humaines (PGRH) sont: Recrutement et sélection du personnel; Accueil et intégration du personnel; Évaluation du rendement; Développement des ressources; Reconnaissance; Santé et sécurité au travail, etc.…

Définition des types de documents et de leurs relations

(Règlement)

Un règlement est un ensemble ordonné de règles assurant l’application d’une loi et qui définit la discipline à observer à l’intérieur d’une organisation; il constitue une action imposée, choisie parmi un certain nombre d’autres possibilités.


(Règlement) (suite)

Un règlement exige qu’une action particulière et bien définie soit ou ne soit pas entreprise, eu égard à la situation.

Il ne laisse aucune latitude aux personnes à qui il s’adresse.

Il précise le quoi et le pourquoi sans préciser le comment et le quand. Il prévoit des sanctions dans les cas de non-conformité au règlement.


(Règlement) (suite)

De par sa nature, le règlement est conçu pour ne laisser aucune marge de manœuvre.

1. Préparation (qui prépare) 2. Approbation (le conseil d’administration) 3. Application 4. Évaluation 5. Révision s’il y a lieu

Politique

C’est un plan qui sert de guide et de cadre aux décisions et qui détermine les frontières de l’action où le dirigeant se trouve engagé. Elle précise le quoi, le pourquoi et les intervenants.

Politique (suite)

Une politique devra posséder de préférence les qualités suivantes : Être reliés à un objectif de l’organisation et

expliqués à toute personne qui devra l’appliquer; Laisser une marge d’interprétation à ceux qui

sont responsables de son application sinon, elle devient plutôt un règlement ou une directive

être exprimée clairement, de façon compréhensible et par écrit;

Politique (suite)

Indiquer les limites et les moyens de mesures pour les actions futures;

Être raisonnable et réalisable; Demeurer stable, mais ouverte à la possibilité

d’être changée; Être conforme aux facteurs extérieurs tels que les

lois; Être bien comprise par tous les gens qu’elle

affecte.

Directives

La directive découle d’une politique ou d’un règlement et en précise le cadre. Elle précise les règles de conduite internes, les objectifs opérationnels à atteindre et départage les responsabilités entre les différentes unités administratives.

Directives (suite)

Elle vise à rendre uniforme une activité ou une situation commune à tout le personnel afin de: D’assurer une plus grande cohérence des actes

accomplis par les membres du personnel dans les l’application des lois et des règlements, et;

D’expliquer aux personnes intéressées le sens dans lequel on doit orienter la prise de décision.

Procédure

Une procédure est une série de tâches reliées entre elles et formant une séquence préalablement définie qu’il faut accomplir pour produire un résultat: elle précise le quoi, le comment, le quand et les intervenants. Les procédures sont des plans qui définissent les méthodes qui devront être utilisées dans l’exécution des activités prévues.

Procédure (suite)

Elles guident davantage l’action que la réflexion et expliquent en détail et de façon précise, la manière d’accomplir une certaine activité. Essentiellement, elles se distinguent par la séquence chronologique de leur contenu.

Procédure (suite)

La procédure doit être précise et ne laisser aucune place à l’interprétation.

1.PréparationDirections ou les unités administratives

2.ApprobationLa direction générale

Avis

C’est un point de vue exprimé officiellement par une autorité signalant un ou des faits dont il faut tenir compte pour la conduite d’une affaire particulière.1. Préparation

Directions ou unités administratives2. Révision

Aucune3. Approbation

Directions ou unités administratives

Relations entre les différents types de documents

Les documents se présentent habituellement dans un ordre allant du général au particulier:

Mission-objectifs-règlements-politiques-directives – procédures ou avis

Les termes «mission » et « objectifs » ne sont pas définis ici. Il s’agit de concepts qui servent de cadre général pour la rédaction des documents officiels.

Énoncé de principe et présentation des buts

Un principe présente de façon générale l’objectif recherché avec le type de document. Il précise les grandes lignes d’action et les justifications qui amènent l’organisation à agir dans un domaine précis relevant de sa compétence. Les buts énoncés doivent être suffisamment précis pour décrire ce qui est visé. La formulation doit permettre d’en vérifier l’application.

Cadre juridique ou cadre de référence

Il s’agit d’énumérer les lois (L), règlements (R) , politiques (P) ou décisions (D) dont découle ce type de document et qui sert de cadre général à son application et qui en expliquent le contexte.

Champ d’application

Cette section présente la portée du type de document. Elle définit les objets, les personnes, les activités ou les sujets couverts ou auxquels le type de document s’applique.

Définitions

Les définitions peuvent être utilisées pour éviter une ambiguïté ou éviter des répétitions dans le corps du texte où l’on doit se servir à multiples d’une longue expression qui viendrait alourdir inutilement le texte.

Articles (règlements), principes directeurs (politiques), activités ou contenu

(directives) Il s’agit d’établir, de définir ou de préciser les

règles, les modalités ou les moyens permettant d’atteindre les buts. Il s’agit du cœur du type de document où sont présentés dans le détail les éléments qui le constituent.

Structure fonctionnelle

Responsabilités des différents intervenantsIl s’agit d’établir les rôles, les devoirs et les obligations

des intervenants impliqués dans la réalisation ou la mise en œuvre de ce type de document. Au besoin, lorsque plusieurs intervenants sont impliqués et que beaucoup de responsabilités sont identifiées, un tableau peut être utilisé pour structurer l’information.

Responsabilité de l’applicationIl s’agit de préciser les devoirs et les pouvoirs qui sont

accordés à la personne responsable de l’application.

Entrée en vigueur

«Le type de document entre en vigueur à compter de la date de son adoption » OU « Le type de document entre en vigueur à compter du (préciser la date) ». Les (parties du type de document) s’appliquent à compter du (préciser la date).

Modalités d’application (procédures seulement)

Elles se distinguent par la séquence chronologique de leur contenu. On y mentionne les intervenants, les actions qui doivent être posées, et les précisions supplémentaires. On y explique en détail et de façon précise, la manière d’accomplir une certaine activité. Il s’agit d’une série de tâches reliées entre elles définissent ce qu’il faut accomplir pour produire un résultat.

Formulaires (procédures et directives seulement)

Le document peut s’accompagner d’un formulaire, mais il est préférable de préciser en annexe du document les données à transmettre. Dans le cas contraire, le formulaire doit être rattaché à au moins une procédure et en faire partie intégrante. Que ce soit sous forme papier ou informatisé, il renferme un grand nombre de données standardisées provenant de plusieurs intervenants.

Composantes des différents types de documents officiels

Identification Numéro : 10-01-01titre du documentCe (document) s’adresse à: Toute la communautéResponsable de l’application: La direction, le service, l’unité

administrativeApprobations: Adopté le: (date) par (instance) et la résolution (…)

Modifié le: (date) par (instance) et la résolution (…)

0=jamais 1= peu souvent

2 assez souvent

3= toujours

règlement

politique

procédure

directive

avis

Composantes des différents types de documents officiels (suite)

Énoncé de principe et présentation des butsUn principe présente de façon générale l’objectif avec le type de document. Il précise les grandes lignes d’action et les justifications qui amène l’organisation à agir dans un domaine précis relevant de sa compétence. Les buts énoncés doivent être suffisamment précis pour décrire ce qui est visé. La formulation doit permettre d’en vérifier l’application.

Reg.

3

Politique

3

Procédure

3

Directive

3

Avis

3

0=jamais 1=peu souvent 2=assez souvent 3= toujours


Cadre juridique ou cadre de référence

Il s’agit d’énumérer les (L, R, P ou D ci-dessous) dont découle ce type de document et qui servent de cadre général à son application et qui en explique le contexte

Règlement

3L

Politique

3LR

Procédure

3RPD

Directive

3RPD

Avis

2D




Champs d’applicationCette section présente la portée du type de document. Elle définit les objets, les personnes, les activités ou les sujets couverts ou auxquels le type de document s’applique.

Règlement

3

Politique

3

Procédure

3

Directive

3

Avis

0



DéfinitionsLes définitions peuvent être utilisées pour éviter une ambiguïté ou éviter des répétitions dans le corps du texte où l’on doit se servir à multiples reprises d’une longue expression qui viendrait alourdir inutilement le texte

Règlement

3

Politique

3

Procédure

3

Directive

2

Avis

0



Principes directeurs (politiques), articles (règlements), activités (directives).Il s’agit d’établir, de définir ou de préciser les règles, les modalités et les moyens permettant d’atteindre les buts. Il s’agit du cœur du type de document où sont présentés dans le détail les éléments qui le constituent.

Règlement

3

Politique

3

Procédure

0

Directive

3

Avis

0

Composantes des différents types de documents officiels (suite) 0=jamais 1=peu souvent 2=assez souvent 3= toujoursStructure fonctionnelle

Responsabilités des différents intervenants:Il s’agit d’établir les rôles, les devoirs et les obligations des intervenants impliqués dans la réalisation ou la mise en œuvre de ce type de document. Au besoin, lorsque plusieurs intervenants sont impliqués et que beaucoup de responsabilités sont identifiées, un tableau peut être utilisé pour structurer l’information.

Responsabilité de l’applicationIl s’agit de préciser les devoirs et les pouvoirs qui sont accordés à la personne responsable de l’application.

Règlement

0

Politique

3

Procédure

3

Directive

3

Avis

0

Composantes des différents types de documents officiels (suite) 0=jamais 1=peu souvent 2=assez souvent 3= toujours

Entrée en vigueur

Le type de document entre en vigueur à compter de la date de son adoption ou à compter du (préciser la date). Les (parties du type de document) s’appliquent à compter du (préciser la date)

Règlement

3

Politique

3

Procédure

3

Directive

3

Avis

3

Composantes des différents types de documents officiels (suite) 0=jamais 1=peu souvent 2=assez souvent 3= toujours

Modalités d’application (procédures seulement)

Elles se distinguent par la séquence chronologique de leur contenu. On y mentionne les intervenants, les actions qui doivent être posées, et les précisions supplémentaires. On y explique en détail et de façon précise, la manière d’accomplir une certaine activité. Il s’agit d’une série de tâches reliées entre elles définissant ce qu’il faut accomplir pour produire un résultat.

Règlement

0

Politique

0

Procédure

3

Directive

0

Avis

0


0=jamais 1=peu souvent 2=assez souvent 3= toujoursFormulaires (procédures et directives seulement)

Un formulaire doit être rattaché à au moins une procédure; il en fait donc partie intégrante. Le recours à des formulaires doit être limité. Au lieu de concevoir un nouveau formulaire, il est préférable de préciser en annexe de la procédure les données à transmettre. Un formulaire, sous forme papier ou informatisé, renferme un grand nombre de données standardisées, provenant de plusieurs intervenants.

Règlement

0

Politique

0

Procédure

2

Directive

2

Avis

0

Politiques ressources humaines essentielles

Les petites organisations devraient au moins se doter de politiques concernant les sujets suivants : Heures de travail; Rémunération pour les heures supplémentaires; Congé annuel; Jours fériés; Congé de maladie et autres congés; Évaluation de rendement; Embauche; Cessation d’emploi; Protection des renseignements personnels du personnel.

Éléments importants d’une politique bien conçu et utile

La politique doit préciser les éléments suivants: Titre de la politique; Date d’entrée en vigueur et dates de révision

de la politique; Objet de la politique (ce qu’elle vise à

promouvoir ou le but à atteindre); Énoncé fondamental de la politique.

Éléments importants d’une politique bien conçu et utile (suite)

La politique doit préciser les éléments suivants (suite): Définition des concepts ou termes clés de la

politique; Personnes concernées par la politique, ou portée de

la politique; Exceptions prévues à la politique, et personne à qui il

incombe d’appliquer les exceptions; Les responsables qui, au sein de l’organisation, sont

chargés de mettre en œuvre la politique et de contrôler son application.

Contenu d’une procédure

Une politique est souvent accompagnée d’une procédure : celle-ci est définie dans une section de la politique ou dans un autre document mentionné dans la politique.La procédure présente, sous la forme d’étapes numérotées, des instructions sur la façon de mettre en œuvre la politique. Pour plus de clarté, il est préférable que les procédures ne soient pas publiées dans le même document que celui qui expose les politiques.

Langage clair

Le texte est rédigé en termes simples, facile à comprendre; dans la mesure du possible, il faut éviter les termes trop techniques;

La terminologie est uniformisée; On donne la définition des termes spéciaux; Les phrases et les paragraphes sont courts.

Équité et souplesse

L’énoncé de la politique laisse une certaine latitude aux gestionnaires afin qu’ils puissent être souples et adapter la politique en fonction des circonstances.

Le contenu et le libellé de la politique sont exempts de préjugés et encouragent un traitement juste et uniforme.

Respect des lois

Respecte les normes du travail et la législation provinciale et fédérale s’il y a lieu.

Ne contreviens pas aux dispositions des conventions collectives s’il y a lieu.

Politiques introduites unilatéralement

L’employeur a le droit d’introduire une politique de façon unilatérale, sans en négocier les dispositions avec l’agent de négociation qui représente le personnel, le cas échéant.

Par contre, la politique:

Ne dois pas contrevenir aux dispositions de la convention collective;

Ne dois pas être déraisonnable; Dois être claire et sans équivoque; Dois être portée à l’attention du personnel avant que

l’employeur n’agisse en vertu de la politique; Dois être appliquée de façon uniforme dès sa mise en

vigueur; Par ailleurs, le personnel doit être conscient que le non-

respect de la politique peut entraîner des mesures disciplinaires, y compris le congédiement.

Par contre, la politique: (suite)

Un employeur devra démontrer qu’il a respecté les cinq derniers facteurs s’il désire imposer des mesures disciplinaires à un membre du personnel non syndiqué, ou le congédier pour cause de violation d’une de ses politiques.

Rôle du conseil d’administration dans l’élaboration des politiques

Le conseil d’administration peut être appelé à jouer divers rôles dans l’élaboration des politiques, ce qui importe, c’est de définir clairement son rôle.

Le conseil d’administration peut instituer divers comités d’élaboration qui sera chargée de la rédaction des politiques et procédures selon leurs compétences, ou il peut déléguer cette responsabilité à la direction générale.

Rôle du conseil d’administration dans l’élaboration des politiques (suite)

Il revient souvent au conseil d’administration de donner l’approbation finale à toutes les politiques. De même, le conseil d’administration peut préciser à quelle fréquence, les politiques devront être révisées, ou il peut déléguer cette responsabilité.

Rédiger les politiques et procédures

Déterminez quels sont, pour votre organisation, les sujets les plus importants au niveau des politiques en tenant compte : Des lois en vigueur; Des exigences des organismes de financement; De toute convention collective touchant votre

organisation; Des sujets qui sont pour votre organisation des

préoccupations importantes et qui l’aident à réaliser sa mission.

Posez-vous les questions suivantes sur les éventuels sujets de politiques

Comment avons-nous abordé ce sujet dans le passé?

Est-ce que la taille de notre effectif justifie l’élaboration d’une politique sur ce sujet?

Sommes-nous prêts à investir le temps nécessaire pour garder à jour cette politique?

Posez-vous les questions suivantes sur les éventuels sujets de politiques (suite)

Que voulons-nous accomplir en adoptant cette politique? Quels sont les résultats escomptés?

Est-ce que cette politique favorise nos valeurs?

Recueillez de l’information

Recueillez de l’information sur les pratiques antérieures de votre organisation. Cherchez des modèles de politiques en vous renseignant sur les politiques élaborées par les organisations semblables à la vôtre.

Rédigez le projet de politique en mentionnant les éléments suivants :

Titre de la politique; Date d’entrée en vigueur de la politique et

date des révisions; Statut d’approbation; Références (dressez la liste des autres

politiques et documents connexes).


(suite) Objet de la politique (ce qu’elle vise à

promouvoir ou le but à atteindre); Énoncé fondamental de la politique; Définition des concepts ou termes clés de la

politique; Les personnes concernées par la politique, ou

la portée de la politique (le groupe de personnel touché par la politique).


(suite) Mesures à prendre en cas d’exceptions

possibles; Les responsables qui, au sein de l’organisation,

sont chargés de mettre en œuvre la politique et de contrôler son application;

Les procédures pour mettre en œuvre la politique, présentée sous la forme d’étapes numérotées.

Distribuez le projet de politique et révisez-le

Donnez une copie du projet à tous les membres qui dans votre organisation, participent à l’élaboration des politiques. Discutez-en ensemble et entendez-vous au sujet des corrections à apporter. Préparez la version finale.

Obtenez les approbations nécessaires pour la mise en œuvre de la politique

S’il appartient à votre conseil d’administration d’approuver la version définitive des politiques, cette étape revêt souvent la forme d’une résolution consignée au procès-verbal.

Cette résolution pourrait aussi préciser à quel moment le conseil d’administration souhaite réviser la politique.

Mettez la politique à jour en y ajoutant la date d’approbation.

Faire connaître les politiques RH à l’échelle de l’organisation

Selon la taille, la structure ou le « style » de votre organisation, vous pouvez choisir de communiquer avec votre personnel à l’aide de politiques, de procédures, de lignes directrices ou de manuels.

Les politiques sont souvent des documents brefs et formels où l’on ne décrit pas les procédures correspondantes.

Faire connaître les politiques à l’échelle de l’organisation (suite)

Le conseil d’administration approuve la « Politique » tandis que la direction générale approuve la procédure et le cahier de gestion. Beaucoup d’organisations présentent leurs politiques dans des reliures réservées à cet effet.

Manuel de l’employé

Le manuel de l’employé décrit les politiques et les procédures de l’organisation. Le style peut être informel et on peut n’y souligner que les points importants de chaque politique.Ce manuel peut aussi présenter de l’information générale sur l’organisation et ses priorités. Il convient d’y ajouter une classification des emplois occupés au sein de l’organisation, en précisant si les différents groupes d’employés sont syndiqués ou non, s’ils sont couverts par une convention collective.

Manuel de l’employé (suite)

Les gens pourront se référer à ce manuel lorsqu’ils prennent connaissance des sections de la politique indiquant sa portée ou les personnes concernées. Le manuel peut aussi décrire le processus d’orientation du personnel, c’est-à-dire le processus auquel doit s’attendre une personne lorsqu’elle commence un nouvel emploi.

Manuel de l’employé (suite)

Comme les politiques et les procédures peuvent changer au fil du temps, ajoutez un énoncé pour souligner que l’employeur a le droit, à sa seule discrétion, de modifier le manuel de l’employé en ajoutant, amendant ou supprimant des politiques ou des procédures.

Le manuel de l’employé peut se révéler un outil d’orientation utile et favoriser de bonnes relations

entre un employé et un employeur

On y présente le cadre de référence en vue d’assurer équité et uniformité;

On y encourage le respect des lois à tous les échelons de l’organisation;

Il constitue un document sur lequel peut s’appuyer l’employeur;

On y présente la philosophie de l’organisation.

Le manuel de l’employé peut se révéler un outil d’orientation utile et favoriser de bonnes relations

entre un employé et un employeur (suite)

C’est un outil de communication et de responsabilisation;

Il évite aux gestionnaires d’avoir à passer du temps et clarifier les attentes;

Il transmet une image positive de l’organisation;

Il peut servir d’outil de recrutement.

Guide des politiques et procédures relatives au personnel

On utilise souvent cette expression pour désigner le document rassemblant une version plus détaillée des politiques et des procédures.

Séance d’information

Une séance d’information permet de bien expliquer au personnel une nouvelle politique. Il faut donner les raisons qui ont motivé l’élaboration de la politique, identifier les personnes qui ont été consultées et préciser quand sera révisée la politique.

Déclaration de l’employé

Pour des politiques importantes, vous voudrez peut-être demander à tous les employés de signer une déclaration attestant qu’ils ont reçu et lu la politique, qu’ils ont pu poser des questions, qu’ils la comprennent et qu’ils acceptent de la respecter.

Si vous choisissez de le faire, vous devez avoir en place un plan pour vous assurer que tous les employés (actuels et futurs) assistent à une séance d’information sur la politique et signent la déclaration de l’employé.

Diffusion

Assurez-vous que tous les employés ont en main une version à jour de toutes les politiques et procédures pertinentes pour l’exercice de leurs fonctions, ou encore qu’ils puissent aisément consulter les politiques et procédures dans un lieu facilement accessible.

Veuillez à ce que les employés reçoivent les mises à jour importantes pour les politiques, et à ce qu’une fois encore ils signent la déclaration de l’employé pour attester qu’ils ont lu et compris la politique mise à jour, et qu’ils acceptent de la respecter.

Communication continue

Faire parvenir à tous les employés de courts communiqués précisant différents aspects d’une politique qu’ils peuvent ne pas avoir compris ou qu’ils n’appliquent pas dans leur travail quotidien.

Encouragez les employés à s’informer auprès de leur supérieur sur la politique, particulièrement sur la façon dont la politique s’applique à eux.

Réviser et mettre à jour les politiques

Pour la révision des politiques, le conseil d’administration peut établir un calendrier ou déléguer cette responsabilité. Il est raisonnable de réviser les politiques tous les deux ou trois ans.

Réviser et mettre à jour les politiques (suite)

Lorsque la législation gouvernementale est modifiée et que ces changements touchent les politiques de l’organisation, celle-ci doit réviser aussitôt les politiques concernées.

Certaines organisations ont adopté une politique prescrivant de réviser chaque année les politiques organisationnelles, ce qui les aide à toujours respecter les prescriptions de la loi.


Certains changements aux politiques sont tellement importants qu’ils pourraient donner lieu à une réclamation pour congédiement déguisé.

Il est essentiel d’avertir suffisamment à l’avance les employés lorsque des changements importants seront apportés à leurs conditions de travail.


Lorsqu’une politique ou une procédure est mise à jour, vous devez en informer les employés et leur donner la version révisée de la politique ou de la procédure.

BONNE RÉDACTION

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Les politiques en gestion, la transparence et léquité