L’instauration des procédures archivistiques et la mise en - linstauration des... · pleine de santé et de bonheur. A tous les membres de ma promotion. A tous mes enseignants

Année : 2013-2014 N° ………

Mémoire présenté en vue de l’obtention du

diplôme d’Informatiste

Réalisé par :

El ANOUNI Khaoula MEJJAT Radia

Encadré par :

Mme RHANOUI Maryem

Tuteur de stage :

M. AHMINA Ahmed

L’instauration des procédures archivistiques et la mise en

place d’un Système de Gestion Electronique des

Documents : Cas de la Direction des Ressources Humaines au sein

du Ministère de la Justice et des Libertés

II

Fiches catalographiques

El ANOUNI, Khaoula

L’instauration des procédures archivistiques et la mise en place d’un système de Gestion Electronique

des Documents (GED) : Cas de la Direction des Ressources Humaines au sein du Ministère de la

Justice et des Libertés / Khaoula El anouni. - [s.l] : [s.n], 2014. - (XVI-71p.) : ill.,en coul, tabl., graph.

; 30 cm. + CD ROM.

Projet de fin d’études : Sci. Info. : Rabat, ESI, 2014.

Bibliogr.

Webogr

Annexes

T.

MEJJAT, Radia

MEJJAT, Radia

L’instauration des procédures archivistiques et la mise en place d’un système de Gestion Electronique

des Documents (GED) : Cas de la Direction des Ressources Humaines au sein du Ministère de la

Justice et des Libertés / Radia Mejjat. - [s.l] : [s.n], 2014. - (XVI-71p.) : ill.,en coul, tabl., graph. ; 30

cm. + CD ROM.

Projet de fin d’études : Sci. Info. : Rabat, ESI, 2014.

Bibliogr.

Webogr

Annexes

T.

EL ANOUNI, Khaoula

EL ANOUNI, K, MEJJAT, R. (2014). L’instauration des procédures archivistiques et la mise en place

d’un système de Gestion Electronique des Documents (GED) : Cas de la Direction des Ressources

Humaines au sein du Ministère de la Justice et des Libertés. Rabat, ESI, mém. CI, 2014, p. 71.

III

Remerciement

Nous louons Dieu le tout puissant de nous avoir permis de faire nos études en bonne santé.

Arrivés au terme de la rédaction de ce projet de fin d’étude, il nous est particulièrement

agréable d’exprimer notre gratitude et nos remerciements à tous ceux qui, par leurs

enseignements, leurs soutiens et leurs conseils, nous ont aidé à sa réalisation.

Notre gratitude va d’abord à notre chère encadrante, Mme

. RHANOUI Maryem qui nous

a honoré par sa confiance en nous aiguillant tout au long de ce projet et qui n’a cessé de nous

prodiguer ses conseils et ses suggestions pertinentes. Puissent ces lignes être l’expression de

notre plus profonde reconnaissance.

Nous tenons à remercier tout particulièrement et à témoigner toute notre reconnaissance

aux personnes suivantes, pour l’expérience enrichissante qu’elles nous ont fait vivre durant notre

période de stage au sein de l’organisme, Ministère de la Justice et des Libertés :

M. EROUIHANE Abderrafiî, Directeur de la Direction des Ressources Humaines au sein

du Ministère de la Justice et des Libertés pour son accueil et la confiance qu’il nous a accordé dès

le premier jour que nous avons arrivé au Ministère. Son accueil, son regard éclairé et son

encouragement inlassables nous ont été la clef de voûte pour bien réussir notre mission. Nous

saisissons cette occasion pour vous exprimer notre profonde gratitude tout en vous témoignant

notre respect.

Notre tuteur M. AHMINA Ahmed, Chef du Service du Suivi et d’Evaluation des

Programmes de Formation, pour le temps qu’il a consacré pour répondre à nos différentes

questions et pour sa disponibilité incessante tout au long de la réalisation de notre projet. Veuillez

accepter ce travail maître, en gage de notre grand respect et notre profonde reconnaissance.

Mme Nabila, M.Boubker, M. Adil, M. Mbarek, ainsi que l’ensemble des chefs des

services et du personnel au sein de la Direction des Ressources Humaines pour leur accueil

sympathique et leur coopération.

A tous nos amies, en leur espérant une bonne continuation dans leurs projets.

Et à vous tous et toutes, honorables lecteurs, qui allez passer un peu de votre

inestimable temps à éplucher notre projet de fin d’études.

IV

شكر وتقدير

ومن تبعهم بإحسان إلى انية وعلى آله وصحبهة وهادي اإلنسالحِمد هلل رب العالمين والصالة والسالم على معلم البشري

: وبعد يوم الدين

وعظيم نا شكربجزيل نتقدمو البحث هذا إلى إنجاز وفقناكثيرا أن نشكرهوالعظيم هللا نحمدالمتواضع عملنافي نهاية

عبد المحترم الدراسات األستاذ مديرو ،المعلمحسن : الفاضل ممثلة في مديرها األستاذ الدكتور اإلعالمعلوم لمدرسة امتناننا

.الرزاق علي

نِديُن بعظيم الفضل والشكر والعرفان بعد هللا سبحانه وتعالى في إنجاز هذا البحث وإخراجه بالصورة المرجوة ؛ إلى و

وإرشاداتها، وتوجيهاتها، وجهدها، وقتها،. التي منحتنا الكثير من غنوي مريم الفاضلةالمشرفة على البحث : األستاذة الدكتورة

ومدَّ يد العون لنا للسير قدماً بالدراسة نحو األفضل سائلين المولى القدير أن يجزيها عنا خير الجزاء ويثيبها األجر القيمة. وآرائها

.إن شاء هللا

نقف ونحن هاألنها تشعرنا دوما بقصورها وعدم إيفائها حق من يستحق دائما تكون كلمات الشكر في غاية الصعوبة عند صياغتها

الذي كان الداعم عبد الرفيع الرويحناليوم لنقدم كلمة الشكر لمن منحنا ثقته وتقديره واهتمامه ونصحه وإرشاده السيد مدير الموارد البشرية

األساسي لنا طيلة فترة التدريب.

رئيس مصلحة تتبع وتقييم / للمشرف على التدريب وإن واجب العرفان يدعونا أن نتقدم بالشكر الوفير والتقدير الكبير

الذي كان لتوجيهاته أكبر األثر في وضعنا على الطريق إلتمام هذه الدراسة، حيث لم يأل جهدا في أحمد احمينةالبرامج التكوينية

.إرشادنا وتوجيهنا أثناء عملنا في هذا البحث

. التي أفادتنا بعلمها القيم، نبيلة منسوم الفاضلةكما يسرنا ويشرفنا أن نسطر كل عرفان بالجميل إلى األستاذة الدكتورة

.حفظها هللا من كل سوء وجعله في ميزان حسناتها وجهدها.و لم تبخل علينا بوقتها،

.خير الجزاء عنا، فجزاهم هللا الخالص والتقدير الكبير يد العون بالشكر مد لنالكل من كما ونتوجه

V

Dédicace

Toutes les lettres ne sauraient trouver les mots qu’il faut… Tous les mots ne sauraient exprimer la gratitude,

L’amour, le respect, la reconnaissance… Aussi, c’est tout simplement que

Je dédie ce mémoire

À MES CHERS PARENTS

A ma très chère mère lalla OUACHAO Aicha Affable, honorable, aimable : Tu représentes pour moi le symbole de la bonté par excellence, la

source de tendresse et l’exemple du dévouement qui n’a pas cessé de m’encourager et de prier pour moi.

Ta prière et ta bénédiction m’ont été d’un grand secours pour mener à bien mes études. Aucune dédicace ne saurait être assez éloquente pour exprimer ce que tu mérites pour tous les sacrifices que tu n’as cessé de me donner depuis ma naissance, durant mon enfance et même à

l’âge adulte. Tu as fait plus qu’une mère puisse faire pour que ses enfants suivent le bon chemin dans leur vie

et leurs études. Je te dédie ce travail en témoignage de mon profond amour. Puisse Dieu, le tout puissant, te

préserver et t’accorder santé, longue vie et bonheur. A mon très cher père EL ANOUNI DRISS

Aucune dédicace ne saurait exprimer l’amour, l’estime, le dévouement et le respect que j’ai toujours eu pour vous.

Rien au monde ne vaut les efforts fournis jour et nuit pour mon éducation et mon bien être. Ce travail est le fruit de tes sacrifices que tu as consentis pour mon éducation et ma formation.

A MES ADORABLES FRERES HASSAN et HOUSSINE

Mes chers petits frères jumeaux vous êtes présents dans tous mes moments d’examens par vos soutiens moraux et vos belles surprises sucrées.

Je vous souhaite un avenir plein de joie, de bonheur, de réussite et de sérénité. Je vous exprime à travers ce travail mes sentiments de fraternité et d’amour.

Je dédie également ce travail à ma coéquipière MEJJAT Radia pour son courage et effort fournit à l’aboutissement de ce travail, énorme merci à toi en vous souhaitant une vie agréable

pleine de santé et de bonheur. MES AMIES DE TOUJOURS

En souvenir de notre sincère et profonde amitié et des moments agréables que nous avons passés ensemble.

Veuillez trouver dans ce travail l’expression de mon respect le plus profond et mon affection la plus sincère.

A tous les membres de ma promotion. A tous mes enseignants depuis mes premières années d’études.

A tous ceux qui me sens chers et que j’ai omis de citer.

VI

Dédicace

Toutes les lettres ne sauraient trouver les mots qu’il faut… Tous les mots ne sauraient exprimer la gratitude,

L’amour, le respect, la reconnaissance… Aussi, c’est tout simplement que

Je dédie ce mémoire

À MES CHERS PARENTS

A Ma tendre Mère EL KAABAOUI Khadija : Tu représentes pour moi la source de tendresse et l’exemple de dévouement qui n’a pas cessé de m’encourager. Tu as fait plus qu’une mère puisse

faire pour que ses enfants suivent le bon chemin dans leur vie et leurs études. A Mon très cher Père MEJJAT Abdallah : Aucune dédicace ne saurait exprimer l’amour,

l’estime, le dévouement et le respect que j’ai toujours pour vous. Rien au monde ne vaut les efforts fournis jour et nuit pour mon éducation et mon bien être. Ce travail et le fruit de tes

sacrifices que tu as consentis pour mon éducation et ma formation le long de ces années. A MES CHERS ET ADORABLE SŒURS ET FRERES

Fatima, la prunelle de mes yeux, Zahra, la douce, Salka au cœur si grand, Soukaina l’aimable, Houcine mon deuxième père, Mohmmad, le doux, Rachid, le sincère, Nasser, le sérieux,

Mohammed, l’aventurier, Hafid, le généreux. En témoignage de mon affection fraternelle, de ma profonde tendresse et reconnaissance, je vous

souhaite une vie pleine de bonheur et de succès et que Dieu, le tout puissant, vous protège et vous garde.

MES CHERS PETIT S NEVEUX ET NIECES Aucune dédicace ne saurait exprimer tout l’amour que j’ai pour vous, Votre joie et votre gaieté me comblent de bonheur. Puisse Dieu vous garder, éclairer votre route et vous aider à réaliser à

votre tour vos vœux les plus chers. MES AMIES DE TOUJOURS

En souvenir de notre sincère et profonde amitié et des moments agréables que nous avons passés ensemble.

Veuillez trouver dans ce travail l’expression de mon respect le plus profond et mon affection la plus sincère.

Je dédie également ce travail à ma coéquipière El ANOUNI Khaoula pour son courage et effort fournit à l’aboutissement de ce travail, énorme merci à toi en vous souhaitant une vie agréable

pleine de santé et de bonheur. A tous les membres de ma promotion.

A tous mes enseignants depuis mes premières années d’études. A tous ceux qui me sens chers et que j’ai omis de citer.

VII

Liste des tableaux

Tableau 1- Exemple du modèle d’un calendrier de conservation .................................................................... 9

Tableau 2 : Comparaison entre GED et SAE ................................................................................................ 13

Tableau 3- Normes utiles pour la GED ......................................................................................................... 16

Tableau 4- La Direction des Ressources Humaines en chiffres .................................................................... 23

Tableau 5- Répartition des responsables du service de la Conservation et de la gestion par bureau ........... 23

Tableau 6- Les meubles du service de la Conservation et de la gestion ........................................................ 24

Tableau 7- Les matériels informatiques du service de la Conservation et de la gestion ............................... 24

Tableau 8- Exigences fonctionnelles de la GED ........................................................................................... 37

Tableau 9- Exigences non fonctionnelles de la GED .................................................................................... 38

Tableau 10- Extrait du calendrier de conservation ........................................................................................ 41

Tableau 11- Plan de classement interne ........................................................................................................ 43

Tableau 12- Grille d’évaluation entre les différents systèmes de GED (Maarch, Alfresco, Nuxeo) selon les

caractéristiques fonctionnelles et non fonctionnelles. ................................................................................... 47

Tableau 13- Les rôles attribués dans le site SCG .......................................................................................... 64

Liste des diagrammes

Diagramme 1- Nombre de dossiers administratifs du service de la conservation et de la gestion par

arrondissement judiciaire de l’année 2014 .................................................................................................... 25

Diagramme 2- Répartition de la population selon la nature des documents manipulés ................................ 28

Diagramme 3- : Répartition de la population selon l’élimination périodique des archives .......................... 29

Diagramme 4- Répartition de la population selon les raisons de conservation des archives ........................ 29

Diagramme 5- les instruments de recherche utilisés pour le repérage des dossiers ...................................... 30

Diagramme 6- Répartition de la population selon leur satisfaction.............................................................. 30

Diagramme 7- Répartition de la population selon la perte du document ...................................................... 31

Diagramme 8- Choix de la langue ................................................................................................................. 34

Diagramme 9- Répartition de la population selon la manipulation du logiciel de gestion des documents ... 35

Diagramme 10- Répartition de la population selon leur connaissance du système GED .............................. 35

Diagramme 11- Répartition de la population selon la mise en place d’un SGED ......................................... 36

Diagramme 12- Répartition de la population selon leurs attentes du système GED ..................................... 36

VIII

Liste des figures

Figure 1 - Modèle représentatif d’un plan de classement ................................................................................ 8

Figure 2- Cycle de vie d'un document ........................................................................................................... 10

Figure 3- Schéma d’une GED d’Entreprise ................................................................................................... 12

Figure 4- Une infrastructure GED ................................................................................................................. 14

Figure 5- Etapes fonctionnelles de la GED .................................................................................................. 15

Figure 6- Armoire métallique ........................................................................................................................ 26

Figure 7- Dossiers suspendus ........................................................................................................................ 26

Figure 8- Plan de classement externe et interne du service de la conservation et de la gestion .................... 27

Figure 9- Hiérarchie par grade des personnels de la DRH ............................................................................ 28

Figure 11- Classement externe des dossiers des personnels .......................................................................... 42

Figure 12- Radar global d’Alfresco ............................................................................................................... 52

Figure 13- Alfresco community-interface explorer ....................................................................................... 54

Figure 14- Alfresco community-interface share ............................................................................................ 54

Figure 15- Caractéristiques techniques du scanner EPSON .......................................................................... 57

Figure 16- Caractéristiques techniques du poste de travail HP ..................................................................... 58

Figure 17- Scénario de la solution Alfresco share/DRH ............................................................................... 58

Figure 18- Fenêtre Administrateur d'Alfresco ............................................................................................... 60

Figure 19- Site du SCG ................................................................................................................................. 61

Figure 20- Plan de classement ....................................................................................................................... 61

Figure 21- Pièces constitutives du dossier des correspondances ................................................................... 62

Figure 22- Arrêté de recrutement numérisé ................................................................................................... 62

Figure 23- Recherche avancée ....................................................................................................................... 63

Figure 24- Recherche par tags ....................................................................................................................... 63

Figure 25- Gestion des droits d'accès ............................................................................................................ 64

Figure 27- Démarrage du workflow .............................................................................................................. 65

Figure 28- Assignation du workflow ............................................................................................................. 65

Figure 29- Approbation du workflow ............................................................................................................ 65

Figure 30- Calendrier de conservation .......................................................................................................... 66

IX

Liste des sigles

Sigle Développement

DRH Direction des Ressources Humaines

GED Gestion Electronique des Documents

SGED Système de Gestion Electronique des

Documents

PFE Projet de Fin d’Etudes

SCG Service de la Conservation et de la Gestion

Liste des annexes

Annexe Titre Page

Annexe n°1 Le questionnaire 69

Annexe n°2 Le guide d’entretien 73

Annexe n°3 Le guide d’Alfresco 74

Annexe n°4 في علم األرشيف وتقنياتهإرشادي دليل 75

X

Tables des matières

Fiches catalographiques ........................................................................................................................... II

Remerciement .......................................................................................................................................... III

IV .................................................................................................................................................... شكر وتقدير

Dédicace .......................................................................................................................................................... V

Dédicace ......................................................................................................................................................... VI

Liste des tableaux .................................................................................................................................... VII

Liste des diagrammes .............................................................................................................................. VII

Liste des figures ...................................................................................................................................... VIII

Liste des sigles ........................................................................................................................................... IX

Liste des annexes ....................................................................................................................................... IX

Tables des matières .................................................................................................................................... X

Résumé .................................................................................................................................................... XIV

XV .......................................................................................................................................................... ملخص

Glossaire .................................................................................................................................................. XVI

Introduction ............................................................................................................................................... 1

Problématique ............................................................................................................................................ 3

Partie I : Cadre contextuel, théorique et méthodologique ......................................................................... 4

Chapitre I : Contexte de l’étude ................................................................................................................... 4

I.I .1-Une vue synoptique du Secteur de la Justice au Maroc .................................................................. 4

I.I.2 -Le Ministère de la Justice et des Libertés ....................................................................................... 5

I.I.3-La Direction des Ressources Humaines .......................................................................................... 5

Conclusion ........................................................................................................................................... 5

Chapitre II : La revue de la littérature ......................................................................................................... 6

I.II.1- La Gestion des Ressources Humaines et leurs dossiers administratifs ......................................... 6

I.II.1.1-Qu’est ce que la gestion des Ressources Humaines ? ............................................................. 6

I.II.1.2-RH : acception qui évolue ....................................................................................................... 6

I.II.1.3-Dossiers administratifs des ressources humaines .................................................................... 7

I.II.2-La politique d’archivage ................................................................................................................. 7

I.II.2.1-Les instruments de recherche .................................................................................................. 7

I.II.2.1.1- Plan de classement .......................................................................................................... 7

I.II.2.1.2-Index ................................................................................................................................. 8

I.II.2.2-Les outils de conservation ....................................................................................................... 8

I.II.2.2.1-Charte d’archivage ........................................................................................................... 9

I.II.2.2.2-Calendrier de conservation ............................................................................................... 9

XI

I.II.2. 3-Les normes d’archivage physique ........................................................................................ 10

I.II.2. 3.1-Normes nationales et internationales ............................................................................. 11

I.II.3- La Gestion électronique des documents ...................................................................................... 11

I.II.3.1- Définition de la gestion électronique des documents ........................................................... 12

I.II. 3.2-Avantages de la GED ........................................................................................................... 13

I.II.3.3-Comparaison entre GED et SAE. .......................................................................................... 13

I.II.3.4-Infrastructure d’un système GED .......................................................................................... 14

I.II.3.5-Etapes fonctionnelles de la GED ........................................................................................... 15

I.II.3.6-Normes utiles pour la GED ................................................................................................... 15

I.II.3.7-GED et RH : quelle relation ? ............................................................................................... 16

Conclusion ......................................................................................................................................... 17

Chapitre III : Méthodologie de recherche ................................................................................................. 18

I.III.1-Finalité stratégique ...................................................................................................................... 18

I.III.2- Objectifs de recherche ................................................................................................................ 18

I.III.3- Questions de recherche .............................................................................................................. 18

I.III.4-Méthodes de recherche ............................................................................................................... 19

La démarche quantitative ........................................................................................................... 19

Le questionnaire .................................................................................................................... 19

La démarche qualitative ............................................................................................................. 20

Le guide d’entretien ............................................................................................................... 20

L’observation directe ............................................................................................................. 20

I.III.5-Population étudiée ....................................................................................................................... 20

I.III.6-Envergure et valeur de la recherche ............................................................................................ 20

I.III.6.1-Envergure de la recherche .................................................................................................... 20

I.III.6.2-Valeur de la recherche ......................................................................................................... 21

I.III.7-Les problèmes rencontrés : contraintes et limites ....................................................................... 21

Conclusion ......................................................................................................................................... 22

Partie II : Analyse de l’existant, critique de l’existant et diagnostic du besoin ..................................... 23

Chapitre I : Etude et analyse de l’existant ................................................................................................. 23

II.I.1-Structures organisationnelles ........................................................................................................ 23

II.I.1.1-Ressources humaines ............................................................................................................. 23

II.I.1.2- Ressources matérielles ......................................................................................................... 24

II.I.2-Identification des dossiers administratifs ..................................................................................... 25

II.I.2.1-Volume des dossiers .............................................................................................................. 25

II.I.2.2- Conditionnement des dossiers administratifs ....................................................................... 25

II.I.3-Gestion et organisation des dossiers ............................................................................................. 27

II.I.3.1- Classement ........................................................................................................................... 27

XII

II.I.4-La description du fonds d’Archives ............................................................................................. 28

II.I.5-Recherche et accès aux documents .............................................................................................. 30

Conclusion ......................................................................................................................................... 31

Chapitre II: Etude et critique de l’existant ................................................................................................. 32

II.II.1-Inadaptation du plan de classement ............................................................................................ 32

II.II.2-Inadéquation des instruments de recherche ................................................................................ 32

II.II.3-Absence d’un calendrier de conservation ................................................................................... 32

II.II.4-Absence d’une réglementation archivistique .............................................................................. 33

II.II.5-Absence d’un système de GED ................................................................................................... 33

Conclusion ............................................................................................................................................. 33

Chapitre III : Diagnostic du besoin ............................................................................................................ 34

II.III.1-Analyse des attentes et suggestions des personnels ................................................................... 34

II.III.2-Exigences d’un système de gestion électronique de documents ................................................ 37

II.III.2.1-Exigences fonctionnelles .................................................................................................... 37

II.III.2.2-Exigences non fonctionnelles ............................................................................................. 38

Conclusion ......................................................................................................................................... 39

Partie III : L’instauration des procédures d’archivage et la mise en place d’un système de GED ..... 40

Chapitre I : Instauration des procédures d’archivage ................................................................................ 40

II.I.1-Élaboration d’un calendrier de conservation ............................................................................... 40

II.I.2-Élaboration du plan de classement .............................................................................................. 42

II.I.3-Élaboration des guides d’archivage .............................................................................................. 44

II.I.3.1-Guide sur les techniques et les procédures d’archivage ........................................................ 44

II.I.3.2- Guide d’aménagement des locaux d’archives ...................................................................... 44

Conclusion ......................................................................................................................................... 45

Chapitre II : Etude comparative et le choix d’un système de gestion électronique des documents .......... 46

II.I.1-Etude comparative entre les différents systèmes de GED ............................................................ 46

II.I.2-Choix du système de GED ........................................................................................................... 51

II.I.2.1- ALFRESCO SHARE/RH : un nouvel outil de gestion des RH ........................................... 51

II.I.2.2-Alfresco Explorer vs Alfresco Share : audit de performances .............................................. 53

Conclusion ......................................................................................................................................... 54

Chapitre II : Conduite du changement ....................................................................................................... 55

II.II.1-Processus du changement ........................................................................................................... 55

II.II.2-Sensibilisation et implication des personnels .............................................................................. 55

II.II.3-Conception du guide GED /ALFRESCO .................................................................................... 56

Conclusion ......................................................................................................................................... 56

Chapitre III : Implantation d’un système de GED .................................................................................... 57

III.III.1-Etude de la mise en place d’Alfresco share/DRH .................................................................... 57

XIII

III.III.1.1- Infrastructure technique .................................................................................................... 57

III.III.1.2- Simulation de l’environnement Alfresco/DRH ............................................................... 58

III.III.1.3- Exploitation et alimentation d’Alfresco share /DRH ....................................................... 59

III.III.1.3.1-Accès à l’environnement d’Alfresco Share/DRH ...................................................... 60

III.III.1.3.2- Plan de classement .................................................................................................... 61

III.III.1.3.3- Numérisation ............................................................................................................. 62

III.III.1.3.4- Recherche avancée et tags ......................................................................................... 63

III.III.1.3.5- Gestion des droits d’accès au site SCG ..................................................................... 64

III.III.1.3.6- Workflow .................................................................................................................. 64

III.III.1.3.6- Calendrier de conservation ........................................................................................ 66

Conclusion ......................................................................................................................................... 67

Conclusion générale ................................................................................................................................. 68

Bibliographie ............................................................................................................................................ 69

Annexes ..................................................................................................................................................... 71

XIV

Résumé

A l’ère du numérique et face au nombre croissant d’outils et de théories managériales

diverses, la gestion documentaire est au cœur des problématiques soulevées par le monde de

l’entreprise aujourd’hui. Afin d’améliorer la qualité de service et de simplifier les procédures du

travail, les organismes, les associations, les administrations et même les particuliers s’orientent de

plus en plus vers les nouvelles technologies de l’information.

De ce fait, le Ministère de la Justice et des Libertés doit relever le défi d’une démarche vers

des services de haute qualité à mettre au profit de ses agents. Cette qualité du service public ne

peut être atteinte sans une gestion efficace et efficiente de l’information contenue dans les

documents administratifs. Ceci exige la mise en place d’un système de gestion des documents

régissant les normes et les modalités de réception, de création, de conservation et de diffusion des

documents.

Notre travail de fin d’étude, a pour finalité d’instaurer les procédures archivistiques et

mettre en place un système de gestion électronique des documents au sein de la Direction des

Ressources Humaines du Ministère de la Justice et des Libertés à l’aide d’un logiciel de GED

susceptible de gérer le volume galopant du fonds et de compléter, voire de parfaire le traitement et

l’accès aux ressources documentaires.

Pour y parvenir, trois objectifs ont été fixés :

Etude de l’existant et des besoins en matière de gestion, d’organisation des dossiers au sein

de la Direction des Ressources Humaines.

Elaboration d’un plan de classement et un calendrier de conservation afin de remédier les

problèmes relatifs à l’archivage des dossiers administratifs.

Conception et mise en place d’un système de GED permettant une gestion informatisée

des documents administratifs.

Les méthodes de recherche que nous avons suivies lors de l’investigation sont la méthode

quantitative en utilisant un questionnaire distribué auprès des chefs de service de la DRH et la

méthode qualitative en se basant sur l’observation directe et l’entretien semi-directif.

La combinaison entre les deux méthodes (méthode quantitative et méthode qualitative)

nous a permis d’atteindre les deux premiers objectifs. Les résultats du diagnostic du besoin et les

recommandations issues de la revue de la littérature nous ont servi pour atteindre le troisième

objectif.

En effet, 100% des interviewés ont manifesté leurs besoins et leurs accords concernant la

mise en place d’un système de gestion électronique des documents administratifs. Pour ce faire,

nous avons présenté une grille d’évaluation des différents logiciels de GED pour ressortir avec la

solution convenant le mieux au projet.

Cette étude a permis de conclure que « Alfresco » est la solution la plus adaptée et la plus

accessible pour palier les entraves en vue d’accroitre la productivité et le rendement de la

Direction en réduisant de façon tangible le temps de recherche, de repérage, d’accès, de partage

de l’information et de reproduction de documents.

XV

ملخص

أصبحت إدارة الوثائق ،في العصر الرقمي ومع العدد المتزايد من الوسائل والنظريات اإلدارية المختلفة

إجراءات العمل اتجهت في صميم القضايا التي أثارها عالم الشركات اليوم. ولتحسين نوعية الخدمة وتبسيط

المنظمات والجمعيات واإلدارات بل وحتى األفراد نحو التكنولوجيات الحديثة للمعلوماتية.

وبالتالي، فإن وزارة العدل والحريات يجب أن تواجه تحدي النهج نحو خدمات ذات جودة عالية لصالح

.وكفوء للمعلومات الواردة في الوثائق اإلداريةجودة الخدمة العامة ال يمكن تحقيقها دون تدبير فعال .عمالئها

.وهذا يتطلب إقامة نظام تدبير للوثائق الذي ينظم معايير وإجراءات استالم، خلق، حفظ ونشر الوثائق

إن الغاية من هذا البحث تتمثل في إنشاء إجراءات أرشيفية ووضع نظام تدبير الكتروني للوثائق داخل

تسييروزارة العدل والحريات اعتمادا على نظام الكتروني لتدبير الوثائق الذي بإمكانه مديرية الموارد البشرية ب

حجم كبير من الوثائق بل و إتمام المعالجة والولوج إلى الموارد الوثائقية.

: ولبلوغ هذه الغاية، تم تحديد ثالث أهداف

لملفات داخل مديرية الموارد البشرية. دراسة اإلمكانيات الموجودة والحاجيات المتعلقة بتدبير وتنظيم ا

من أجل حل المشاكل المرتبطة بالملفات اإلدارية. وجدول مدد استبقاء الوثائق التصنيفإنجاز مخطط

.تصور ووضع نظام خاص بالتدبير االلكتروني للوثائق يمكن من تدبير معلوماتي للوثائق اإلدارية

ثناء البحث طابعا كميا باالعتماد على استمارات االستطالع أتكتسي طرق االستقصاء التي اتبعناها

وذلك بتوزيعها على رؤساء المصالح بمديرية الموارد البشرية وكذا الطرق ذات الطابع الكيفي المبنية على

المالحظة المباشرة والمقابالت.

دفين األولين ثم إن نتائج إن التأليف بين الطريقتين )الطريقة الكمية والكيفية( قد مكنتنا من بلوغ اله

تشخيص االحتياجات والتوصيات المتمخضة عن المجلة األدبية ساعدتنا لتحقيق الهدف الثالث.

من المستطلعين قد عبروا عن حاجياتهم وموافقتهم على وضع نظام تسيير الكتروني %100فإن وفعال،

برامج التدبير االلكتروني للوثائق للخروج بحل ولهذا الغرض فقد قدمنا جدوال لتقييم مختلف للوثائق اإلدارية،

مناسب للمشروع.

الحل األكثر مالءمة و األسهل لتجاوز العقبات هو الفريسكووقد توصلنا من خال هذه الدراسة إلى أن

وتنمية إنتاجية ومر دودية المديرية وذلك بتقليص البحث بشكل ملموس من خالل التحديد ، الولوج، نشر

.إنتاج الوثائقالمعلومة و

XVI

Glossaire

Le présent glossaire se concentre sur quelques termes essentiels pour comprendre les

pratiques de l’archivage et la gestion électronique des documents, en clarifiant les ambiguïtés

récurrentes, des synonymes et des faux amis :

L’archivistique

Discipline universitaire traitant des modes de collecte, d’analyse et de description, de tri et

de classement, de conservation matérielle et de mise en valeur des archives. Archival science.1

L’archivage

L’archivage est plus que la sauvegarde, plus que la gestion des archives (à distinguer des

archives historiques), moins que la gestion de contenu et différent de la dématérialisation. Les

concepts d’un bon archivage relèvent de deux disciplines éprouvées : l’archivistique et la

diplomatique.2

Les Archives courantes

Dans le cycle de vie des archives, documents qui sont d'utilisation habituelle et fréquente

pour l'activité des services, établissements et organismes qui les ont produits et reçus, et qui sont

conservés pour le traitement des affaires. Current records, records

Archives de France.3

Les Archives intermédiaires

Dans le cycle de vie des archives, documents qui, n'étant plus d'usage courant, doivent être

conservés temporairement, pour des besoins administratifs ou juridiques (y compris les documents

qui après tri seront conservés comme des archives définitives). Noncurrent records, semicurrent

records4

Les Archives définitives

Dans le cycle de vie des archives, documents qui, ayant subi des tris, ne sont plus

susceptibles d'élimination, par opposition aux archives courantes ou intermédiaires, et qui sont

conservés pour les besoins de la gestion et de la justification des droits des personnes physiques ou

morales, publiques ou privées, et pour la documentation historique de la recherche. Accessioned

archives5

1Marie-Anne Chabin ; Nouveau glossaire d’archivage, février 2010, p. 34.

2Ibid.

3Archives de France: http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr. (Page consultée le 15/0 3/2014).

4 Archives de France. Dictionnaire de terminologie Archivistique. http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr. (Page

consultée le 15/0 3/2014). 5 Ibid.

XVII

La dématérialisation

Opération visant à ce que les documents gérés aujourd’hui sous forme papier le soit demain sous

forme électronique, soit par le biais d’une opération de numérisation, soit par la révision des processus de

production et de gestion de l’information.6

Le document numérique

Est une forme de représentation de l'information consultable à l'écran d'un appareil

électronique. L’affichage de ce type de document peut être apparenté soit au document même, ou

soit à l’interface logicielle. 7

Le logiciel libre

Selon la FSF (Free Software Fondation), l’expression « logiciel libre fait référence à la

liberté pour les utilisateurs d’exécuter, de copier, de distribuer, d’étudier, de modifier et

d’améliorer le logiciel.

Le workflow

Est une gestion informatique des tâches et des acteurs dans un processus opérationnel, au

moyen d'un logiciel.8

La reconnaissance optique des caractères

L’OCR (Optical Character Recognition), ou reconnaissance optique de caractère, est un

procédé informatique qui permet de reconnaître, dans une image, les lettres composant un texte.

Ceci permet donc de transformer un fichier image en fichier texte. Le principal intérêt de cette

technique est de pouvoir ensuite effectuer une recherche dans un texte, ainsi que de sélectionner

des mots ou des phrases de ce même texte.9

La Gestion Electronique des Documents

La GED désigne un procédé informatisé visant à organiser et gérer des informations et des

documents électroniques au sein d'une organisation. Le terme GED désigne également les

logiciels permettant la gestion de ces contenus documentaires.10

6

Archives de France : http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr. (Page consultée le 15/0 3/2014). 7 Marie-Anne Chabin, Op. cit., p. 15. 8 Dictionnaire l’internaute : http://www.linternaute.com/dictionnaire/fr/definition/workflow/ . (Page consultée le 21/03/14). 9 La reconnaissance optique de caractère : http://msh.univ-tours.fr/sites/default/files/oceriser.pdf. (Page consultée le : 23/03/14)

10 Wikipédia. www.wikipedia.org. (Page consultée le 20/03/2014)

http://www.linternaute.com/dictionnaire/fr/definition/workflow/

http://msh.univ-tours.fr/sites/default/files/oceriser.pdf

http://www.wikipedia.org/

1

Introduction

Aujourd’hui, le succès de toute organisation publique ou privée est de plus en plus

tributaire à l’information. Les dernières années, connues communément par l’ « ère de

l’information » ont connu d’importantes mutations et de radicaux changements en ce qui concerne

l’acception de cette matière.

Elle est donc une source vitale à laquelle dépend l’organisation qui a commencé à se rendre

compte également de la nécessité d’un système qui facilite sa gestion. Ce système doit être en

mesure d’organiser, contrôler, conserver et diffuser l’information auprès de tous les acteurs et dans

les différents secteurs au moment opportun pour une meilleure prise de décision.

Au cours des années, une organisation produit et reçoit une multitude de documents

contenant différentes informations précieuses à l’accomplissement de ses activités. Après un

certain temps, cette explosion informationnelle devient un patrimoine auquel l’organisation doit

appliquer de rigoureuses et scientifiques méthodes pour sa manipulation et sa gestion. Ce faisant,

elle sera capable non seulement de tirer profit de son information administrative, de gagner en

temps et de prendre des décisions favorables, mais également d’être épargner de tous les aléas qui

peuvent perturber l’accomplissement de ses tâches ou entraver sa réussite.

Au Maroc, comme dans d’autres pays, la réforme de la justice est aujourd’hui au cœur du

changement et de la modernisation, de la démocratisation de la société de l’information et de

l’édification de droit. D’où le rôle décisif du Ministère de la Justice et des Libertés dans la

restauration de la confiance et la restitution d’une justice indépendante, saine, compétente et forte.

Pour bien mener de façon rationnelle, efficace et efficiente toutes ses activités et ses

interventions, le Ministère a besoin non seulement de l’information pertinente au moment

opportun mais aussi d’un système de gestion de ses documents. Ce qui permet l’organisation de

l’information, l’accès rapide à ses sources, facilitant ainsi la prise de décision.

Dans ce sens, notre projet vise à mener une étude archivistique et mettre en place un

système de gestion électronique des documents administratifs au sein de la Direction des

Ressources Humaines du Ministère de la Justice et des Libertés.

De ce fait, notre travail se divise en trois parties :

La première partie consiste d’abord à définir le cadre contextuel, théorique et

méthodologique de notre recherche, dont :

Le premier chapitre énonce le contexte de recherche contenant une présentation du

Ministère de la Justice et des Libertés et de la Direction des Ressources Humaines

(ses missions et ses attributions) ;

Le deuxième chapitre comprend une revue de littérature fixant les concepts de

base en matière de la gestion des Ressources Humaines, d’archivage et la mise en

place d’un système GED ;

Le troisième chapitre présente la méthodologie de recherche utilisée en mettant en

devanture les objectifs, les questions de recherche et les méthodes de diagnostic

et d’investigation.

2

La deuxième partie aborde une analyse de l’existant, critique de l’existant et diagnostic du

besoin dont :

Le premier chapitre est consacré à l’étude de l’existant du contexte de notre

travail.

Le second chapitre est dédié au critique de l’existant

Le dernier chapitre aborde l’analyse des besoins en se basant sur les résultats

obtenus à partir des méthodes de recherche adoptées.

La troisième partie est dédiée à l’instauration des procédures d’archivage et la mise en

place d’un système de Gestion Électronique des Documents GED :

Le premier chapitre dévoile les procédures d’archivage à mettre en place ;

Le deuxième chapitre expose le choix des différentes solutions importantes pour la

mise en place du système informatisé des dossiers administratifs ;

Le troisième chapitre porte sur l’implantation de la solution logicielle choisie.

3

Problématique

Les documents administratifs d’une organisation ne font que proliférer d’une fréquence

exponentielle au cours des années. L’accès à l’information qu’ils contiennent devient de plus en

plus fastidieux vu le volume colossal des documents produits ou reçus. La situation s’aggrave

lorsque l’information recherchée est nécessaire à la prise efficace de décisions urgentes.

Une bonne gestion du patrimoine documentaire et informationnel d’une organisation est la

méthode scientifique qui permet une organisation rigoureuse, un accès rapide, une classification

facilitant le repérage et une conservation sûre. Ces objectifs sont obtenus à l’aide de cette

démarche qu’elle soit dans le cadre d’un système de gestion physique ou électronique.

Les NTIC ont favorisé l’utilisation des outils informatiques dans la gestion des documents

et de l’information en même temps qu’elles ont appuyé les systèmes de gestion déjà établis

concernant les documents sous leur forme physique. Leur utilisation constitue un atout favorable

pour toute organisation qui doit puiser dans le domaine numérique pour bénéficier de toutes les

opportunités offertes et développées dans ce secteur. Celui-ci évolue à pas de géant obligeant ainsi

les organisations à suivre son épanouissement.

Au sein de la société de l’information, les administrations publiques au Maroc ont besoin

d’une gestion rigoureuse de leurs patrimoines informationnels, ce qui importe de définir la

problématique de notre projet au sein du Ministère de la Justice et des Libertés notamment pour la

Direction des Ressources Humaines, les dossiers de cette dernière ne font l’objet d’aucune

activité de gestion et de traitement, ils sont stockés dans un local qui ne dispose pas des conditions

adéquates de conservation d’un fonds d’archives en perpétuelle croissance. Ainsi les usagers

perdent leur temps et énergie au niveau de la recherche d’un dossier.

De ce fait, la mise en place d’un système de Gestion Electronique des Documents au sein

de la Direction des Ressources Humaines du Ministère de la Justice et des libertés s’avère

nécessaire pour palier ces entraves en vue d’accroitre la productivité et le rendement de la

Direction en réduisant de façon tangible le temps de recherche, de repérage, d’accès, de partage

de l’information et de reproduction de documents.

C’est dans ce cadre que s’inscrit notre projet de fin d’étude ayant pour objectif principal

une étude archivistique et la mise en place d’un système de gestion électronique des documents,

en proposant une solution adéquate répondant aux besoins de la DRH en matière de GED.

4

Partie I : Cadre contextuel, théorique et méthodologique

Chapitre I : Contexte de l’étude

Le premier chapitre est dédié à la présentation de l’organisme d’accueil. Avant de

présenter la Direction des Ressources Humaines, nous vous proposons dans un premier temps de

découvrir les éléments historiques du secteur de la Justice au Maroc, puis de vous faire connaître

en quelques lignes Le Ministère de la Justice et des Libertés ainsi que la Direction des Ressources

Humaines. L’objectif n’étant pas l’exposition en soi, mais l’appréhension du contexte

administratif dans lequel évolue le domaine juridique.

I.I .1-Une vue synoptique du Secteur de la Justice au Maroc

Le système juridique et judiciaire Marocain est le fruit de nombreuses évolutions politiques

et sociales :

4 grandes phases regroupent ces mutations :

1-Du pluralisme des capitulations au Dualisme du Protectorat :

Avant la colonisation, le Maroc appliquait la Chariâa.

En raison de la faiblesse des autorités Makhzeniennes, le système était pluraliste : la justice

des Qadis, la justice des Pachas et Qaids, les tribunaux rabbiniques, tribunaux coutumières,

les tribunaux consulaires.

Sous le Protectorat, introduction de nouvelles juridictions aux côtés des traditionnelles et

l’application d’un droit positif calqué sur le modèle Français et Espagnol.

2-Avec l’indépendance : Années 56-65

La tendance était d’introduire les recentrages normatifs et institutionnels pour que le

système juridique et judiciaire consacre la souveraineté nationale ;

Sans rompre avec le système imposé par le Protectorat, des mesures ont été introduites :

Suppression des tribunaux Berbères ;

Suppression du système dualiste ;

Création de la Cour suprême

3-Edification du système Juridique Judiciaire Marocain : Années 74-93

La loi relative à l’unification, la marocanisation et l’arabisation de la justice pour

uniformiser, harmoniser et nationaliser ;

Nouveau système formaliste et exclusivement étatique ;

Des réaménagements techniques :

L’organisation judiciaire

Compétence matérielle et territoriale des juridictions

4-Les prises de conscience et le chantier de réforme : depuis la moitié des années 90- --

Les interpellations royales : Discours 1997, 1998,1999 ;

Les interpellations royales : Discours 1999, 2002, 2009, 2011;

Les critiques des partenaires étrangers ;

5

La déclaration du Gouvernement ;

Projet de réforme de 1996, 1998, 2002, 2009, 2011

I.I.2 -Le Ministère de la Justice et des Libertés

Le ministère de la Justice et des Libertés marocain est le département ministériel du

gouvernement marocain chargé de veiller au bon fonctionnement du système judiciaire.

Le ministère de la justice et des libertés assure plusieurs missions :

Préparation des textes de lois et des règlements dans certains domaines, comme le droit de

la famille, la nationalité Marocaines, la justice civile et la justice pénale, etc. ;

Gestion des moyens de la justice : personnel, équipements, constructions, informatique, etc.

Prise en charge des populations qui lui sont confiées par l'autorité judiciaire : les mineurs

délinquants ou en danger et les personnes placées sous main de justice ;

Définition et mise en œuvre des politiques publiques en matière de justice : aide aux

victimes d'infraction, politique pénale, lutte contre la criminalité organisée, accès au droit

et à la justice, etc.

I.I.3-La Direction des Ressources Humaines

Sous réserve des attributions du secrétariat du conseil supérieur de la magistrature et en

coordination avec les autres directions, la direction des ressources humaines a pour rôle :

d'établir des stratégies d'emploi et d'assurer la gestion des carrières du personnel non-

magistrat du ministère, d'assurer en liaison avec le secrétariat du conseil supérieur de la

magistrature, l'exécution des décisions relatives à la situation administrative des magistrats

d'assurer la gestion administrative intégrée des personnels administratifs et techniques ;

d'assurer le contrôle administratif et professionnel des secrétariats-greffes ;

d'assurer la gestion de la base de données des ressources humaines et des carrières ;

de définir les besoins en formation du personnel administratif et technique du ministère,

d'établir et de mettre en œuvre les programmes de formation correspondants, d'assurer le

suivi-évaluation de l'ensemble des activités dont elle a la charge et d'en faire rapport

périodique au ministre et au secrétaire général.

Conclusion

L’étude contextuelle nous a permis d’approcher l’atmosphère dans le cadre duquel va

s’exécuter notre projet. Ainsi, nous avons pu palper la réalité, et ce en prenant connaissance de la

création, missions, ressources humaines, et les éléments historiques du secteur de la Justice au

Maroc.

Cependant, maitriser les aspects liés à la GED et à l’information administrative, et les

situer dans le temps et l’espace étant une nécessité pour l’accomplissement de notre travail, et

c’est ainsi que le chapitre suivant sera consacré à une revue de littérature étalant l’état de l’art en

la matière afin de situer notre projet dans le temps-espace.

6

Chapitre II : La revue de la littérature

Nous nous focaliserons, dans cette partie, à présenter les différentes notions d'archivage,

des ressources humaines ainsi que de la gestion électronique des documents qui sont encore

définies de multiples façons. Nous verrons que depuis plusieurs années, notamment avec l'arrivée

de l'internet et des nouvelles technologies, l'archivage a pris de l'importance et est maintenant

perçu d'une toute autre façon par les entreprises. Cette nouvelle aire est également caractérisée par

l'expansion de la gestion électronique des documents GED, dont nous parlerons ensuite plus en

détails.

I.II.1- La Gestion des Ressources Humaines et leurs dossiers administratifs

La gestion des ressources humaines (GRH) a connu au cours des dernières décennies de

profondes transformations liées, d’une part, au développement de son expertise et, d’autre part, à

la reconnaissance de sa contribution à la performance de l’entreprise. Se définissant comme

l’ensemble des politiques et pratiques mises en œuvre pour gérer le capital humain de l’entreprise,

la GRH est devenue une science de gestion à part entière s’appuyant sur une politique managériale

qui vise à l’aide d’un ensemble de mesures et de procédures, à développer et à impliquer les

ressources humaines en vue d’optimiser la performance de l’organisation et de soutenir sa

stratégie.

I.II.1.1-Qu’est ce que la gestion des Ressources Humaines ?

Selon L. Cadin, F. Guérin et F. Pigeyre La gestion de ressources humaines est l’ensemble

des activités qui permettent à une organisation de disposer des ressources humaines correspondant

à ses besoins en quantité et qualité.11

P. Roussel décrit La G.R.H. comme étant « l’ensemble des activités qui visent à

développer l’efficacité collective des personnes qui travaillent pour l’entreprise. L’efficacité étant

la mesure dans laquelle les objectifs sont atteints, la G.R.H. aura pour mission de conduire le

développement des R.H.en vue de la réalisation des objectifs de l’entreprise. La G.R.H. définit les

stratégies et les moyens en RH, les modes de fonctionnement organisationnels et la logistique de

soutien afin de développer les compétences nécessaires pour atteindre les objectifs de

l’entreprise.» 12

I.II.1.2-RH : acception qui évolue

Dans n’importe quelle organisation, le capital humain est un atout de réussite. Celui-ci

constitue un facteur d’essor ou de déclin de l’organisation auquel elle reste toujours liée. La valeur

qu’il possède lui octroie un avantage sur ces concurrents notamment à l’intérieur d’une nouvelle

société régie par une mondialisation de l’économie, des pratiques, etc. De ce fait, de telle valeur ne

peut être obtenue qu’après un bon management des ressources humaines, des compétences et des

connaissances qu’elles détiennent.

Les ressources humaines recouvrent tout ce qui a trait a la valeur des hommes composant

une organisation. On y retrouve donc des notions d’effectifs mais aussi de compétences, de

savoir-faire, de liens sociaux et parfois des notions d’organisation de la société concernée.

L’expression Ressources Humaines revêt ainsi des notions très varies ; il a remplace, dans

11

L. Cadin, F. Guérin et F. Pigeyre; Gestion des ressources humaines, Dunod 2007. p. 56. 12

Patrice Roussel ; Ressources Humaines et l’Emploi, 1995, p. 54.

7

le vocabulaire la notion de gestion du personnel. A partir de données purement statistiques :

effectifs, répartition par âge, par ancienneté, par sexe, qualifications, le gestionnaire de ressources

humaines prend en charge l’évaluation progressive des besoins en personnel a venir, la gestion des

carrières des salaries dont il a la charge, les relations et les négociations avec les partenaires

sociaux de l’entreprise, la formation des employés, l’organigramme et le mode d’organisation du

travail, la définition d’une politique de rémunération , la gestion administrative du personnel.

I.II.1.3-Dossiers administratifs des ressources humaines

La gestion des dossiers des ressources humaines s’inscrit dans le cadre de la gestion des

documents administratifs dont ont besoin les organisations pour mener à bien leurs mandats et

fonctions. En effet, ces dossiers sont perçus comme étant non seulement résultats des activités de

gestion des ressources humaines, mais aussi comme une composante essentiellement importante

permettant d’appuyer ces activités et un matériau de fonctionnement pour le service de la GRH.

Ainsi, les documents de ressources humaines sont les documents que produisent les

gestionnaires dans le cadre de leurs activités et les documents qui concernent les employés et le

personnel de l’organisation dans leur ensemble. Ils correspondront aux documents permettant

d’avoir des informations sur le personnel et des documents utilisés pour le recrutement, le

paiement, le perfectionnement et promotion des ressources humaines. 13

I.II.2-La politique d’archivage

Mettre en place une politique d’archivage, ce n’est pas uniquement instaurer un système

de classement, c’est aussi :

Assurer le suivi du document : traçabilité du document ;

Veiller à la conservation des documents : établir les durées de conservation et

définir son sort final ;

Se conformer aux exigences réglementaires en matière d’archivage ;

Adopter de bonnes pratiques quant à l’accès, la communication et la destruction de

l’information ;

Valoriser le patrimoine informationnel et historique de l’entreprise.

A cet égard, une politique d’archivage se base principalement sur deux éléments cruciaux,

à savoir :

I.II.2.1-Les instruments de recherche

L'une des tâches fondamentales des informatistes est, sans aucun doute, la rédaction

d'instruments de recherche aptes à rendre les fonds qu'ils conservent aisément accessibles pour

toutes les catégories des usagers qui peuvent être appelés à les utiliser. Il existe différents types

d'instruments de recherche, plus ou moins exhaustifs, à savoir :

I.II.2.1.1- Plan de classement

13 Ressources Humaines au quotidien : http://www.pratiques-rh-au-quotidien.com/. (Page consultée le 21/03/2014)

http://www.pratiques-rh-au-quotidien.com/

8

En général, un plan de classement est constitué de dossiers, de sous-dossiers, de fichiers. Il

ne peut pas être élaboré par une seule personne, c’est une réflexion avec l’ensemble des

personnels d’un organisme, afin de partager aux mieux les données et répondre aux activités de

l’exploitation.

Selon Marie-Anne Chabin « Le plan de classement pour l’archivage est un plan de

classement des activités d’une entreprise ou d’un organisme, selon le principe fondamental du «

records management ». Il ordonne l’ensemble de ces activités et les documents qui en sont issus

suivant une organisation logique, souvent hiérarchique, qui sert de colonne vertébrale au

référentiel de conservation ».

Le plan de classement suivant représente la hiérarchie des activités et les documents qui en

sont issus en suivant une organisation rationnelle et logique :

Figure 1 - Modèle représentatif d’un plan de classement

I.II.2.1.2-Index

Dans une administration, le repérage des documents se fait à l’aide d’instruments appelés

index. Ces instruments sont sous forme de fichiers donnant des informations sur les dossiers

constitués par les administrateurs, « c’est en somme la liste des documents ou dossiers de

l’organisme…cet instrument de recherche contient des descriptions (titre de dossier ou document)

». ROBERGE, M. « la gestion des documents administratifs ». 14

I.II.2.2-Les outils de conservation

Véritable base de toute politique d'archivage, les outils de conservation sont des

instruments incontournables qui permettent d’assurer une gestion pérenne des archives en

répondant aux questions que se pose tout producteur de documents : Que garder ? Que peut-on

détruire et quand ? Selon quelle réglementation ? Que doit-on verser aux Archives et quand ?,

Une meilleure gestion des archives repose essentiellement sur l’élaboration d’une charte

d’archivage et un calendrier de conservation.

Une charte d’archivage pour le présent, elle est un outil de prospective pour le futur.

14

La Pocatière, Documentor. 1983. p. 12.

Fonds

Série Série Série Série Série

Sous-série

Sous-série

Dossier Dossier

Pièce Pièce Pièce

9

I.II.2.2.1-Charte d’archivage

Selon Marie-Anne Chabin une charte d’archivage est définie comme étant « l'ensemble des

études, décisions et actions qui permettent à une entreprise ou un organisme de mettre en place

une politique, un référentiel, des procédures et des outils de sorte que tous ses documents

engageants soient sous contrôle, c’est-à-dire identifiés, sécurisés, conservés, accessibles, gérés tout

au long de leur cycle de vie et détruits ou transférés aux archives historiques à échéance de leur

durée de conservation » .

La charte d'archivage est un document contractuel entre le service archives et le reste des

services d'une organisation. Le terme « charte » désigne un document écrit qui formalise les

engagements de plusieurs partenaires sur des principes et objectifs précis tendant. Le mot «

archivage » désigne, quant à lui le processus de versement et de conservation des archives au sein

de l'entreprise.15

I.II.2.2.2-Calendrier de conservation

Un établissement organise et conserve ses archives pour justifier ses actions en cas de

litige, de contrôle et pour faire valoir ses droits.

L’évaluation et le tri des documents sont incontournables dans le processus d’archivage. En outre,

ils représentent des éléments à prendre en compte dans l’élaboration d’un calendrier de

conservation.

Le calendrier de conservation, connu aussi sous l’appellation de tableau de gestion ou

encore d’échéancier de conservation, est un outil important du programme de gestion des

documents. Il permet de déterminer le cheminement et le traitement des documents, de leur

création jusqu’à leur destruction ou jusqu’à leur versement aux archives.

Cet outil de gestion doit aider les salariés à gérer leurs documents et à répondre à

leurs questions :

- Que dois-je détruire ?

- Que dois-je conserver ?

- Pendant combien de temps

L'objectif fondamental du calendrier de conservation ci-dessous (tableau 1) est de diminuer

la masse de documents à conserver tout en préservant ceux qui ont une valeur administrative,

légale ou historique.

Tableau 1- Exemple du modèle d’un calendrier de conservation

15 Marie-Anne Chabin, Op.cit., p.17.

10

Lieu de conservation

pendant la DUA (durée

d’utilité administrative)

Type de

documents

DUA Locaux

du service

Locaux du

prestataire

Sort final au

terme de la

DUA

Observations

Notes

reçues

5 ans 2 ans 3 ans D

(Destruction)

Les étapes d’un cycle de vie d’un document diffèrent un peu selon que l’on se place du

point de vue de la gestion des documents d'archives (Records management en anglais) ou de

l’archivage définitif. Depuis l’introduction des documents numériques, les technologies ont

parfois bousculé l’ordonnancement classique de ces étapes.

Le schéma suivant expose d’une manière claire les étapes menant de la création d'un

document à sa destination finale : conservation mémorielle ou destruction.

I.II.2. 3-Les normes d’archivage physique

L’archivage est encadré par de nombreux textes législatifs et normatifs. Ces textes forment

un environnement complexe et évolutif et orientent les réflexions de toute organisation en matière

d’organisation documentaire et de gestion d'archives,

Appliquer les normes et les règles d’archivage sur les dossiers est, pour

l'organisme, une première étape vers une gestion documentaire rationnelle et efficace. En effet, le

respect de ces contraintes vous permet de :

conformer au régime légal de la preuve

faciliter la gestion de votre activité au quotidien

optimiser vos coûts en détruisant les documents dont la durée de conservation est écoulé

Figure 2- Cycle de vie d'un document

11

I.II.2. 3.1-Normes nationales et internationales

Compte tenu de l’importance cruciale que revêtent les archives nationales, et eu égard à la

nécessité d’en préserver et d’en conserver le fonds existant, la loi 69/99 sur les archives est

destinée à combler le vide juridique constaté dans ce domaine ;

En général, la politique de préservation des documents administratifs et des archives

contient des principes qui régissent la sécurité, la manipulation et les conditions ambiantes de

conservation des documents. Il s'agit de :

La préservation d'un document prime sur la préservation du support original

La gestion de la préservation inclut la gestion des conditions d'entreposage, c'est-à-dire le

contrôle de la température, de l'humidité, de la lumière, etc., ainsi que la gestion des

normes de manipulation

Les conditions de préservation peuvent affecter les modes d'accès aux documents

De ce fait, il faut mettre l’accent sur l’utilité des normes internationales destinées à prendre

en compte la prééminence des archives nationales, à savoir :

ISAD (G). Norme générale et internationale de description archivistique, 2000.

ISAAR (CPF). Norme internationale sur les notices d'autorité archivistiques relatives aux

collectivités, aux personnes et aux familles, 1995 mise à jour en 2004.

ISDF. Norme internationale pour la description des fonctions, 2008

ISDIAH. Norme internationale pour la description des institutions conservant des archives,

2008.

Norme ISO 15489 sur le Records Management

Norme NF Z 40-350 sur les « prestations en archivage et gestion externalisée de

documents sur support papier »

IS0 11108 : Information et documentation. Papier pour documents d’archives.

Prescriptions pour la permanence et la durabilité (1996-12-01).16

I.II.3- La Gestion électronique des documents

En raison des évolutions technologiques telles que les technologies de numérisation et de

reconnaissance optique des caractères qui ont rendu possible l’acquisition des documents sous

forme numérique, les organismes assistent à une production massive de documents avec une

tendance à conserver plus de documents sous forme numérique que sous format physique. D’où

apparaît un besoin accru de tout rassembler, traiter et gérer (ADBS, 2000).

La technologie était au service de la documentation. Ainsi, des techniques s’y reliant ont

vu le jour. L’exemple en est la gestion électronique des documents (GED), désignée en anglais par

l’expression Electronic Document Management (EDM) dont l’introduction date des années 90.

16 Locarchives :http://www.locarchives.fr/vos-besoins/pourquoi-archiver/normes-et-reglementations, (Page consultée le 21/03/14).

http://www.locarchives.fr/vos-besoins/pourquoi-archiver/normes-et-reglementations

12

I.II.3.1- Définition de la gestion électronique des documents

Notre objectif est d’introduire la notion de la GED, d’en présenter son mode de

fonctionnement tout en soulignant ses avantages :

Selon l’ADBS (2012), la GED désigne un « Système informatique composé de matériels et

logiciels permettant la production, le traitement, la consultation, la diffusion et l'archivage de

documents électroniques. Le terme GEIDE, gestion électronique de l'information et de documents

existants, exclut la fonction de gestion de production des documents.»

Jaques Chaumier, quant à lui, dans son dictionnaire encyclopédique considère la GED

comme étant un « ensemble de logiciels concourant à réaliser les diverses étapes de la chaîne de

traitement d’un document : acquisition, restitution et diffusion ».

De son coté Mahaut, définit la GED par « un système informatique composé de matériels et

logiciels permettant le traitement, la consultation et la diffusion de documents non matérialisés

sur support classiques»

D’une manière générale, la GED, est l’art de retrouver les documents (papiers,

électroniques) avec :

98% gain de place

0% de déclassement

98% de temps gagné

A cet égard, le schéma ci-dessous représente une GED d’Entreprise tout en permettant:

D’archiver la masse d’information papiers et la mettre en consultation

D’augmenter la productivité générale des employés

D’économiser en matière de coûts d’impression, de consommables, espaces de

stockage

Figure 3- Schéma d’une GED d’Entreprise17

17

Sabine Champenois ; Acquisition et mise en place d’un logiciel de Gestion Electronique de Documents, 22 juin 2011, p.34.

13

I.II. 3.2-Avantages de la GED

Mécanisme de fluidité et d’efficacité documentaire, la GED permet à la fois l’amélioration,

le développement, la maximisation et la favorisation de :

la centralisation et la fédération des documents au niveau d’un seul et unique système,

prévenant de cette manière tout risque de perte et d’atomisation des documents ;

l’ancrage des pratiques de travail collaboratif et des fonctions de Workflow;

l’optimisation de la rapidité de localisation et d’accès aux données en local et à distance,

chose qui rend plausible la consultation immédiate des documents ainsi que l’optimisation

des processus. Le résultat étant l’amélioration de la productivité et l’efficacité de travail ;

la pérennité des documents qui est à la fois un enjeu et un avantage si elle est relevée ;

la consolidation de la cohésion au sein de l’organisation grâce à la fluidité de traitement et

de circulation des informations ;

l’augmentation de la compétitivité des organismes par le bais de la gestion efficace de

l’information, et par voie de conséquence, le soin de l’image de l’organisation ;

la réduction des coûts : la gestion des documents sous forme papier, coûtent

significativement chers à la fois en espace à occuper, en moyens matériels et humains à

mobiliser, ainsi qu’en matière de recherche et d’accès aux documents. La GED, par contre,

permet d’optimiser aussi bien les tâches de gestion documentaire que les coûts relatifs au

stockage et au classement des documents.

I.II.3.3-Comparaison entre GED et SAE.

La Gestion Electronique de Documents se différencie de Système d’Archivage

Electronique par l’implication de processus de gestion des flux (workflow) et du cycle de vie des

documents numérisés (modifications et ajouts de données), ainsi que par la fréquence d’utilisation

des documents gérés. Elle induit ainsi des notions de stockage efficace, de recherche rapide, et

d’accès simplifié à l’information.

Le tableau ci-dessous présente les diverses différences existantes entre Gestion

Electronique de Documents et Système d’Archivage Electronique :

Tableau 2 : Comparaison entre GED et SAE18

GED SAE

La GED permet de gérer tout le cycle de vie du

document électronique. Le SAE est destiné à gérer des documents figés et

non modifiables

Peut permettre la modification et la suppression des

documents par leur propriétaire.

Empêche le document d’être modifié ou supprimé

sauf dans des circonstances strictement contrôlées.

18Archive factory : http://www.archivesfactory.com/af/article.php?sid=33, (Page consultée le 15/03/2014).

http://www.archivesfactory.com/af/article.php?sid=33

14

Peut comporter la gestion de durées de conservation Comprend obligatoirement un contrôle rigoureux

des durées de conservation

Est à priori dédié à la gestion quotidienne des

documents pour la bonne conduite de l’activité

Peut faciliter les tâches quotidiennes mais aussi

destiné à la constitution d’un fond sécurisé des documents probants de l’entreprise.

D’après ce tableau, nous pouvons déduire que la maîtrise et l’usage des contenus et

informations devient un réel enjeu pour la Direction des Ressources Humaines. C’est à ce dernier

que répond une GED, gestion électronique de documents. Son apport réside dans la mise en œuvre

d’une méthodologie de travail collaboratif qui souvent est le garant du succès d’une GED.

I.II.3.4-Infrastructure d’un système GED

L’infrastructure d’un système GED permet de maîtriser les flux de documents et d'en

améliorer la traçabilité. La circulation et le traitement des documents sont facilités. Une

infrastructure GED comprend les éléments suivants :

Un réseau informatique et des moyens de communication : c’est un réseau général

d’entreprise avec des outils de communication internes (accès aux applications

informatiques et émulation de terminaux, transferts de fichiers, messagerie interne,

etc.) et externes (passerelles fax, télex, accès à des messageries publiques, accès à des

banques de données externes, etc.);

Des dispositifs matériels et/ou logiciels appelés serveurs dont l’objet est d’offrir des

services à l’ensemble des usagers internes et externes de l’entreprise (services

d’impression, de sauvegarde de données, de bureautique, d’applications informatiques,

de bases de données, etc.) ;

Des postes client spécialisés en fonction de l’utilisateur, ce sont les postes de travail

dont l’entreprise est équipée. Cette infrastructure est organisée selon des choix et des

règles d’architecture par exemple une architecture de type « client- serveur ».

Le schéma ci-dessous englobe les différents éléments essentiels dans une infrastructure de

GED en commençant par une station de numérisation jusqu’à le stockage à long terme d’un

document :

Figure 4- Une infrastructure GED19

19 Ludivine Magrez; Comment choisir une solution de gestion d'archives : le cas de la Communauté d’Agglomération de la Porte

du Hainaut, 2010. p. 23.

15

I.II.3.5-Etapes fonctionnelles de la GED

Contrairement à ce que le grand public croit, la GED, est loin de se limiter aux simples

opérations de scannarisation. Professionnellement considérée, la GED est perçue comme étant un

processus bien réfléchi qui met en jeu plusieurs phases. Ces phases peuvent se présenter comme

suit :

a. l’acquisition des documents : L’acquisition des documents est la première fonction de la GED.

Elle consiste à intégrer les documents au système de gestion, il peut s’agir des documents

numérisés ou des documents nativement numériques. A cette étape on procède généralement par

un processus de validation « workflow » afin d’aboutir à une version finale conforme aux critères

souhaités.

b. l’indexation des documents : cette étape consiste à indexer le document et son contenu pour

en faciliter la recherche et la consultation, et ce par l’utilisation d’expressions ou de termes

significatifs qui serviront de clés d’accès aux documents dans le système.

c. le stockage des documents : consiste à conserver les documents dans le temps pour toute

consultation éventuelle ou pour répondre à des obligations légales. Le choix du support de stockage, la

sécurité des données sont des éléments importants à prendre en considération dans cette étape.

d. la diffusion des documents : consiste à mettre à la disposition des utilisateurs les documents

qu’ils souhaitent consulter. La diffusion peut se faire à travers plusieurs canaux et en usant de plusieurs

technologies notamment internet et intranet.

Le schéma ci-dessous représente brièvement les principales fonctionnalités de la gestion

électronique des documents dans un environnement entreprenarial :

Figure 5- Etapes fonctionnelles de la GED 20

I.II.3.6-Normes utiles pour la GED

De nombreuses normes fournissent aux organisations une marche à suivre pour assurer un

bon fonctionnement des activités. A cet égard la normalisation des documents ne doit pas être faite

de façon arbitraire mais au contraire elle doit être effectuée par plusieurs normes qui sont

présentes dans le marché et qui donnent aux archivistes des procédures, des principes directeurs, et

une démarche à suivre pour permettre aux archivistes d’arriver à une gestion efficace et

performante des dossiers administratifs.

20 Gestion électronique des documents : http://compta-externalisation-cloud-computing.fr/la-gestion-electronique-des-documents-

ged-et-le-versionning/, (Page consultée le 30/03/2014).

http://compta-externalisation-cloud-computing.fr/la-gestion-electronique-des-documents-ged-et-le-versionning/

http://compta-externalisation-cloud-computing.fr/la-gestion-electronique-des-documents-ged-et-le-versionning/

16

La présence des normes est obligatoire dans le cas où elles permettent d’atteindre un

niveau élevé de fiabilité, d’intégration, de conformité, de systématisation.

Ci-dessous, Il existe plusieurs normes nationales et internationales qui traitent chacune un

ou plusieurs aspects de la question :

Tableau 3- Normes utiles pour la GED21

Référence de la norme Titre de la norme Description de la norme

NF Z 42-013 Norme AFNOR NF Z 42-013 La norme énumère « les

mesures techniques et

organisationnelles à mettre en

œuvre pour l’enregistrement,

le stockage et la restitution de

documents électroniques».

OAIS (Open Archival Information

System – Système Ouvert

d’Archivage d’Information)

L’OAIS est un modèle abstrait

qui nous permet de

comprendre en profondeur

toutes les spécificités de

l’archivage numérique, il

définit les grandes lignes, les

fonctions, les responsabilités

et l’organisation d’un système

qui voudrait conserver et

préserver de l’information sur

le long terme, pour en garantir

l’accès aux utilisateurs

identifiés.

ISO 19005-1 La norme ISO 19005-1 Elle fournit un mécanisme de

représentation des documents

électroniques permettant de

préserver leur apparence

visuelle dans le temps,

indépendamment des outils et

systèmes utilisés pour la

création, le stockage et le

rendu des fichiers.

I.II.3.7-GED et RH : quelle relation ?

Dans n’importe quel organisme, les ressources humaines sont un atout de réussite. Elles

permettent de gérer de nombreux domaines, intervenant à tous les stades de la vie des personnels

incluant : définition des postes, recrutement, gestion des carrières, formation, et des

rémunérations, évaluation des performances, gestion des conflits, relations sociales et syndicales,

motivation et l'implication du personnel, communication, les conditions de travail. De ce fait, une

bonne gestion des Ressources Humaines ne peut être obtenue qu’après un bon management des

transactions des flux informationnels à l’aide des nouvelles technologies.

La mise en place d’une GED (Gestion Electronique de Documents) spécialisée Ressources

humaines permet une gestion des documents simplifiée, sécurisée et rigoureuse.

21 Archivage électronique : http://www.andese.org/Nadia-Antonin/les-enjeux-de-larchivage-electronique.html, (Page consultée le

30/03/2014).

http://www.andese.org/Nadia-Antonin/les-enjeux-de-larchivage-electronique.html

17

La numérisation induit une réduction des coûts de fonctionnement, la fluidité des échanges

entre les différents collaborateurs, une capitalisation et une valorisation des informations, la

rapidité de traitement attendue. Au final une productivité et une réactivité accrues.

Il s’agit principalement de mettre à disposition des différents personnels, au sein de leur

fonction, une base documentaire pertinente qui soit un outil de travail efficace et stable. Pour se

faire, il faut donc mettre en place un classement approprié, et une méthodologie qui, à l’usage,

permettent aux personnels d’être plus efficaces et plus rapides dans leurs tâches respectives.22

Conclusion

Dans le but d’avoir plus de visibilité sur le projet, le parcours de la revue de littérature nous

a permis de toucher les contours liés à la GED, à l’archivage et aux ressources humaines afin

d’approcher les différents éléments qui constitueront , ultérieurement, le socle de notre travail.

Dans un premier temps au niveau du cadre théorique, nous avons abordé la définition des

Ressources Humaines, son évolution et ses attributions, autour duquel porte notre projet ;

Dans un second temps, la revue s’est concentrée sur la politique d’archivage, les outils de

conservation, les instruments de recherche à mettre en place et les normes nationales et

internationales sur l’archivage physique, et qui sont en étroite corrélation avec notre projet ;

Dans un troisième temps, nous avons passé en revue l’élucidation du concept GED, les

relations le reliant au SAE et RH, ses phases ainsi que les avantages qu’elle représente, et qui sont

le cœur battant de notre étude.

Après avoir traité des aspects théoriques de notre recherche, nous procéderons dans le

chapitre suivant à l’exposition des mécanismes et des méthodologies de recherche qui pourront, à

notre sens, augmenter la performance et la perceptibilité de la GED/RH.

22 Publication sans document : http://hr.ucr.edu/publicationsanddocuments.html, (Page consultée le 30/03/2014).

http://hr.ucr.edu/publicationsanddocuments.html

18

Chapitre III : Méthodologie de recherche

Tout travail académique requiert une méthode et une méthodologie de travail pour avoir de

la valeur scientifique. Ainsi, notre travail vise la mise en place d’un système GED/RH tout en se

focalisant davantage sur les pratiques et techniques de la GED et les procédures archivistiques.

Dans cette perspective, la logique étant donc la fixation de la finalité stratégique, les objectifs à

atteindre, l’élucidation des questions s’y rapportant, la détermination de la méthodologie à suivre

pour les concrétiser, la mise en valeur de l’envergure de notre travail, pour enfin mettre en exergue

les limites entravant cette démarche.

I.III.1-Finalité stratégique

Notre projet vise l’instauration des procédures d’archivage et la mise en place d’un

système de gestion électroniques des documents favorisant l’usage des technologies de

l’information et de la communication(TIC) au sein de la Direction des Ressources Humaines du

Ministère de la Justice et des Libertés, dans l’intention de réduire la masse paperassière , de

faciliter un accès rapide et une exploitation optimale des dossiers administratifs.

I.III.2- Objectifs de recherche

Notre travail a pour objectif la mise en place d’une politique d’archivage ainsi que

l’implantation d’un système de gestion électronique des dossiers administratifs au sein de la

Direction des Ressources Humaines relevant du Ministère de la Justice et des Libertés.

Les objectifs de la présente étude s’articulent autour des axes suivants :

Etude de l’existant et des besoins en matière de gestion, d’organisation des dossiers au

sein de la Direction des Ressources Humaines.

Elaboration d’un plan de classement et un calendrier de conservation afin de remédier les

problèmes relatifs à l’archivage des dossiers administratifs.



I.III.3- Questions de recherche

L’atteinte des objectifs précités et la bonne conduite de ce projet reposent sur la réponse à

un certain nombre de questions, notamment :

Questions relatives au 1er

objectif :

Etude de l’existant et des besoins en matière de gestion, d’organisation des dossiers au

sein de la Direction des Ressources Humaines.

Quels sont les types de documents constituant le fonds de la DRH?

Quelles sont les caractéristiques de la population d’usagers ?

Comment repèrent –ils les documents administratifs ?

Quels sont les problèmes rencontrés en termes d’accès, de recherche, de consultation

et de diffusion des documents administratifs ?

Quelles sont leurs attentes et suggestions quant à la gestion et l’exploitation

électronique des documents administratifs ?

19

Questions relatives au 2ème objectif :

Elaboration d’un plan de classement et un calendrier de conservation afin de remédier

les problèmes relatifs à l’archivage des dossiers administratifs.

Quels sont les instruments utilisés pour le repérage de l’information contenue dans les

dossiers ?

Comment se fait la communication des dossiers administratifs ?

Quelles stratégies de sélection, d’analyse, de tri et d’élimination à appliquer aux

dossiers administratifs ?

Quel est le système de classement qui serait le plus adéquat et le plus performant pour

la gestion des dossiers administratifs ?

Quels sont les producteurs et les utilisateurs de l’information et des pièces constituant

les dossiers administratifs ?

Questions relatives au 3ème objectif :



Quels sont les critères de choix de la solution GED ?

Quels sont les règles et les normes choisies pour appliquer la gestion électronique des

documents sur les dossiers administratifs de la Direction des Ressources Humaines ?

Quels sont les étapes de l’implantation de la solution ?

Comment la mise en place d’un système de gestion électronique des documents

pourrait-elle contribuer à l’amélioration de la gestion des dossiers administratifs tout

en assurant la traçabilité et un niveau élevé de la sécurité ?

I.III.4-Méthodes de recherche

Pour l’accomplissement de notre projet et la mise en place d’un système de gestion

électronique des documents, il parait indispensable d’identifier en premier temps la situation

actuelle du fonds d’archives ainsi que les besoins et les attentes du personnel en terme de gestion

des documents. De ce fait, nous avons recouru à deux démarches de recherche pour la collecte

d’information à savoir:

La démarche quantitative

Permet de mesurer des opinions ou des comportements. Elle permet également de décrire

les caractéristiques d’une population ayant une opinion ou un comportement particulier. De ce

fait, nous avons réalisé :

Le questionnaire

Cet outil nous a permis, à travers les différentes questions posées, de disposer

d’informations précises sur l’état actuel du fonds d’archives de la dite Direction, de bien cerner les

besoins et les attentes du personnel et surtout de leur proposer des solutions optimales pour la

réalisation de leurs tâches et la gestion de leurs documents.

20

La démarche qualitative

Est un ensemble de technique s d’investigation dont l’usage est très répondu. Elle donne

un aperçu du comportement et des perceptions des gens et permet d’étudier leurs opinions sur un

sujet particulier. De ce fait, nous avons opté pour :

Le guide d’entretien

Notre étude consiste en la réalisation d’un entretien semi-directif auprès des chefs de

service et les personnels au sein de la Direction des Ressources Humaines afin de dévoiler les

pratiques de gestion, traitement et conservation des documents. De plus, il nous a servi de base

pour l’élaboration du questionnaire.

L’observation directe

Est un processus qui requiert un acte d’attention, et d’interprétation dans la mesure où elle

consiste en une sélection, parmi un ensemble de données, d’un petit nombre d’informations

pertinentes.

Par ce biais, après une tournée au sein des services de la Direction des Ressources

Humaines y compris le service de la conservation et la gestion chargé d’archiver les dossiers des

personnels de différents tribunaux et arrondissement du Royaume , nous avons pu disposer

d’informations précises sur le fonds d’archives et avoir une idée plus détaillée sur la circulation

des pièces au sein de chaque Division de la dite Direction.

I.III.5-Population étudiée

Pour l’étude des besoins, l’échantillon objet de notre étude est représenté par les personnels

et les responsables (chefs de service) de la Direction des Ressources Humaines y compris le

service de la conservation et la gestion chargé d’archiver les dossiers des personnels de différents

tribunaux et arrondissements du Royaume .

I.III.6-Envergure et valeur de la recherche

I.III.6.1-Envergure de la recherche

Notre projet consiste à instaurer les procédures d’archivage et mettre en place un système

de gestion électronique des documents administratifs produits et reçus par la DRH du Ministère de

la Justice et des Libertés.

Le projet comporte plusieurs étapes complémentaires :

Une étude de l’existant, il s’agit d’un diagnostic du fonds d’archives afin de

détecter les informations sur la structure des archives, les types des documents, et

les attentes et suggestions des personnels de la dite Direction ;

Une étude archivistique qui est indispensable pour mettre en valeur les documents

(les dossiers administratifs) de la DRH, concevoir un plan de classement approprié

et un calendrier de conservation évolutif et conforme avec les besoins et le système

de la DRH ;

La conception et la réalisation d’un système GED reposant sur une solution

adéquate aux besoins de la DRH.

21

I.III.6.2-Valeur de la recherche

La mise en place d’une politique d’archivage et d’un système de gestion électronique des

documents administratifs aura une valeur ajoutée pour la Direction des RH dans la mesure où elle

permet :

Une valorisation du patrimoine informationnel de la DRH ;

Un contrôle efficace de la circulation et la communication des documents

administratifs ;

Une amélioration de la qualité des outils, des techniques et des méthodes de travail

utilisées ;

Une optimisation, une capitalisation et un enrichissement des connaissances

individuelles ;

Une normalisation de la gestion documentaire ;

Un appui au système décisionnel dans la mesure où le système de GED mettra à la

disposition des décideurs au niveau de la DRH, l’information et les documents

susceptibles d’appuyer leurs décisions.

I.III.7-Les problèmes rencontrés : contraintes et limites

Comme tout projet de fin d’études, il parait peu étonnant de se heurter à certaines

embûches, à savoir :

La non-disponibilité de la documentation relative à l’organisme en français,

sachant bien que la totalité des informations existantes sur le site web du ministère

de la Justice et des libertés sont en arabe. Ce qui a nécessité un effort personnel de

traduction de notre part.

Une autre contrainte réside dans la non compréhension d certains enquêtés du

jargon utilisé et des mots techniques employés.

Ajoutant aussi la contrainte du temps, puisque nous sommes censées rendre notre

travail dans un délai précis

22

Conclusion

Nous venons de dévoiler l’approche méthodologique que nous avons adoptée pour

perfectionner notre travail. En effet, les objectifs que nous nous sommes tracés tournent autour de

trois axes. Ces axes visent, respectivement, une étude de l’existant et des besoins en matière de

gestion, d’organisation des dossiers au sein de la Direction des Ressources Humaines,

l’élaboration d’un plan de classement et un calendrier de conservation afin de remédier les

problèmes relatifs à l’archivage des dossiers administratifs et une conception et mise en place

d’un système de GED permettant une gestion informatisée des documents administratifs.

Ce triple objectif a été décliné en différentes questions de recherches auxquelles nous

avons répondu en usant des techniques de l’observation directe, l’enquête du terrain,

ultérieurement, nous avons mis en exergue la valeur et l’intérêt que revêt notre travail, ainsi que

les contraintes auxquelles nous étions confrontées tout au long du projet.

Dans cette perspective, nous allons essayer d’analyser et diagnostiquer dans le chapitre

suivant l’état des lieux, les besoins des personnels afin de sortir par des résultats pourront insuffler

un nouveau sang au niveau de la Direction des Ressources Humaines.

23

Partie II : Analyse de l’existant, critique de l’existant et diagnostic du

besoin

Chapitre I : Etude et analyse de l’existant

Après avoir dévoilé les pratiques de gestion et d’organisation des documents

administratifs, nous dresserons dans ce qui suit l’inventaire de l’existant en termes de ressources

organisationnelles et nous analyserons qualitativement et quantitativement le fonds d’archives du

service « de la conservation et de la gestion » relevant de la Division du personnel.

II.I.1-Structures organisationnelles

II.I.1.1-Ressources humaines

Pour une bonne conduite de notre projet, nous avons eu l’honneur d’être aiguillées par les

différents décideurs de la Direction des Ressources Humaines qui sont présentés comme suit :

Tableau 4- La Direction des Ressources Humaines en chiffres

DRH en chiffres Effectif

Le Directeur 01

Les Magistrats 4058

L’effectif des Grades

Hors échelle et échelle 11

Echelle 10

Echelle 9 et 8

Echelle 6 et 5

76

29

57

39

Total 4260

Les ressources humaines affectées pour la gestion et la conservation des dossiers du

personnel au sein du service « de la conservation et de la gestion » sont réparties comme suit :

Tableau 5- Répartition des responsables du service de la Conservation et de la gestion par bureau

Arrondissements judiciaires Acteurs

Arrondissement 1 (Ouarzazate Lâayoune,

Er-Rachidia, Agadir)

01

Arrondissement 2 (Oujda, Taza, Nador,

Hoceima)

02

Arrondissement 3 (Casablanca) 01

Arrondissement 4 (Fez, Meknès) 01

Arrondissement 5 (Marrakech, Bani

Mellal)

01

Arrondissement 6 (Rabat, Salé, Kenitra) 01

24

Arrondissement 7 (Tétouan, Tanger) 01

Arrondissement 8 (Settat, Asfi, El

Jadida, Khribga )

01

Total 09

D’après ce tableau, on remarque que :

Au niveau du service de la conservation et de la gestion, les dossiers administratifs

sont gérés par neuf personnes qui se chargent de la gestion des dossiers relevant de

différents arrondissements judiciaires du Royaume

L’effectif du personnel est insuffisant, vu le volume et la quantité des dossiers à

conserver et à traiter (14492 dossiers)

II.I.1.2- Ressources matérielles

Le service de la Conservation et de la Gestion dispose d’un ensemble de ressources

matérielles, qui seront présentées comme suit (tableau 6 et tableau 7) :

Tableau 6- Les meubles du service de la Conservation et de la gestion

Meubles Nombre

Fauteuil roulant 06

Chaise en luge 03

Bureau semi métallique avec deux

tiroirs suspendus

04

Bureau en bois 02

Armoire 103

Tableau 7- Les matériels informatiques du service de la Conservation et de la gestion

Matériels informatiques Quantité

Ordinateur 04

Imprimante 01

Appareil téléphonique 01

Autres matériels :

Matériels de base: Cutter, ciseaux, une gomme, glue.

Matériels de conditionnement et de rangement: Boites d’archives en plastique,

Enveloppes, chemises cartonnées.

25

II.I.2-Identification des dossiers administratifs

II.I.2.1-Volume des dossiers

On désigne par le volume du fonds d’archives l’ensemble des dossiers administratifs

conservés au sein du service de la conservation et de la gestion. Ces dossiers administratifs

concernent des fonctionnaires relevant de différents arrondissements judiciaires du Royaume

Marocain.

Le graphique ci-dessous représente le nombre des dossiers administratifs par

arrondissement judiciaire :

Diagramme 1- Nombre de dossiers administratifs du service de la conservation et de la gestion

par arrondissement judiciaire de l’année 2014

Vu la prééminence de la masse paperassière dans le Ministère de la Justice et des Libertés

et plus particulièrement au sein de la direction des Ressources Humaines qui est chargée de la

gestion et la conservation d’une quantité très importante des pièces administratives relevant de

différents arrondissements du Royaume Marocain. D’après ce diagramme, on remarque que le

bureau chargé de la conservation des dossiers administratifs relevant de l’arrondissement (Rabat,

salé, Kénitra), gère le plus grand nombre des pièces administratives et l’arrondissement de

(Ouarzazat, Lâayoune, Errachidia, Agadir) dans un deuxième lieu, qui contiennent respectivement

un nombre de 2798 et 2052 dossiers (Diagramme 1).

II.I.2.2- Conditionnement des dossiers administratifs

L’observation directe du fond nous a permis de disposer d’informations pointues sur la

situation réelle des documents et leur conditionnement au sein du service de la conservation et de

la gestion :

De ce fait, les dossiers administratifs sont conservés au sein de quatre salles, dans chaque

salle on trouve :

0 500 1000 1500 2000 2500 3000

(Ouarzazate laâyoune, Er-Rachidia, Agadir)

(Ouejda, Taza, Nador, Hoceima)

(Casablanca)

(Fez, Meknès)

(Marrakech, Bani Mallal)

(Rabat, Salé, Kenitra)

(Tétouan, Tanger)

(Settat, Asfi, El Jadida, Khribga )

2052

1419

1545

1851

1380

2798

863

1495

26

Les armoires métalliques

Figure 6- Armoire métallique

Une armoire métallique est une armoire multi-usage pour le stockage de dossiers, archives,

ainsi que des dossiers suspendus au dessous de la tablette. Au sein des armoires du service de la

conservation et de la gestion, les dossiers du personnel sont rangés comme suit :

Les dossiers suspendus

Figure 7- Dossiers suspendus

Ceux-ci sont idéaux pour le classement de petits dossiers alimentés très rarement dans

l’année, et pour le rangement de certains dossiers en cours. Ils sont appropriés au classement

alphabétique et numérique mais au sein du service de la conservation et de la gestion, les dossiers

administratifs sont rangés par nom du personnel dans des dossiers suspendus.

Hauteur : 2m

Largeur : 1m

Tribunal (tribunal

administratif,

cour d’appel,

cour de

cassation)

Grade (cadre

technique,

rédacteur

judiciaire,

greffier)

Nom et prénom

du personnel (El

Alami

Mohamed)

27

II.I.3-Gestion et organisation des dossiers

II.I.3.1- Classement

Le classement est un élément fondamental pour une gestion efficace et efficiente d’un

fonds d’archives. Cela consiste à ranger les documents selon un ordre précis afin de pouvoir

accéder à l’information rapidement.

Le schéma ci-dessous présente le classement interne et externe adopté au sein du service de

la conservation et de la gestion selon les 4 fonctions existantes au sein du dossier du personnel :

Figure 8- Plan de classement externe et interne du service de la conservation et de la gestion

D’après ce schéma, on constate que le classement externe des dossiers administratifs

respecte la hiérarchie suivante :

Quant au classement interne des dossiers du personnel, chaque dossier administratif

concerne un fonctionnaire. A l’intérieur de chaque dossier, l’on trouve les dossiers suivants :

Dossier des arrêtés : qui contient tous les documents concernant le recrutement, la

titularisation, les avancements dans les échelles et les échelons, la mutation, le

détachement et la mise à disposition ou en disponibilité.

Dossier d’allocations familiales : qui englobe tous les documents de l’état civil du

fonctionnaire et de ses enfants, l’acte de mariage, attestation de scolarité de ses enfants,

etc.

Région

Tribunal administr

atif

Commissaires judiciaires

El alami Mohamed

dossier des arrêtés

dossier d'allocation

familiale

dossier des corresponda

nces

dossier des congés et maladies

dossier de la notation

Cadres techniques

Secrétaires greffiers

Rédacteurs judiciaires

Tribunal de

commerce

Cour d'appel

Cour de première instance

Classement

externe

Classement

interne

La région

Les tribunaux

Les grades

28

Dossier des congés : qui contient des documents concernant les congés des fonctionnaires,

les certificats médicaux et exceptionnels, etc.

Dossier des correspondances : englobe les lettres, les bordereaux, les demandes et les

correspondances entre ministères concernant ces fonctionnaires.

Carnet de notes : qui contient tous les documents concernant les notations annuelles des

fonctionnaires.

On constate que tous les dossiers administratifs relevant du service de la gestion et de la

conservation suivent une hiérarchie par grade, et qui sera présentée comme suit :

Figure 9- Hiérarchie par grade des personnels de la DRH

II.I.4-La description du fonds d’Archives

Pour le bon fonctionnement de notre travail, nous nous sommes basées sur le questionnaire

et l’entretien. La première question de cette partie relève de l’entretien semi directif que nous

avons élaboré auprès des chefs de services et les personnels au sein de la Direction des Ressources

Humaines. La description du fonds d’archives porte sur les questions suivantes :

Quelle est la nature des documents que vous traitez ?

Diagramme 2- Répartition de la population selon la nature des documents manipulés

Selon le diagramme ci-dessus, on constate que la majorité des services au sein de la

Direction des Ressources Humaines manipule des documents papiers. Cela dit, la production

d’archives « papier » reste très importante. Méconnaissant les droits et règlements concernant les

Grade

Commissaires judiciaires

Rédacteurs judiciaires

Secrétaires greffiers

Cadres Techniques

0%

20%

40%

60%

80%

Papier Electronique

29

archives électroniques (Diagramme 2), les agents préfèrent éditer et conserver leurs informations

sous forme papier (Diagramme 2 - ensemble papier 60% / électronique 40%). Ils avouent

également une préférence pour la manipulation et la lecture d’un support papier.

Procédez- vous à une élimination périodique de vos archives ?

Diagramme 3- : Répartition de la population selon l’élimination périodique des archives

Les agents sont intéressés par le fait de connaître les durées de conservation et la majorité

d’entre eux attendent des conseils afin de savoir trier et organiser ce qui est encore un outil de

travail important. Le diagramme 3 (ensemble- Non 60% Oui 40%) dévoile un nombre

considérable de personnels qui ne procèdent pas à une élimination des archives .Ces derniers

restent un poids dans leur organisation car elles sont encore trop encombrantes et leur gestion pas

assez claire, mais l’ensemble du personnel pourrait utiliser plus souvent cette source d’information

si elle était plus accessible.

Quelles sont les raisons qui vous poussent à conserver la totalité de vos archives ?

Diagramme 4- Répartition de la population selon les raisons de conservation des archives

D’après le diagramme 4, on constate que les raisons principales qui poussent les

personnels de la Direction des RH à conserver la totalité de leurs archives sont (ensemble- 70%

documents utiles pour le bon fonctionnement des activités, 20% Méconnaissance de textes

régissant les éliminations des archives, 10% pour la mémoire de l’organisme). Mais le problème

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

Oui Non

70%

20%

10%

Documents utiles pour le bon fonctionnement des activités

Méconnaissance de textes régissant les éliminations des archives

Pour la mémoire de l'organisme

30

qui résiste est que la plupart d’entre eux ne savent pas les règles d’élimination des archives et les

durées légales de conservation des dossiers.

II.I.5-Recherche et accès aux documents

Suite à la description du fonds d’archives, nous traiterons dans ce qui suit les instruments

de recherche et accès aux documents des personnels en essayant de mettre en exergue les bonnes

pratiques d’archivage en la matière.

Quels sont les instruments de recherche que vous utilisez pour le repérage de vos dossiers ou de

l’information qu’ils contiennent ?

Diagramme 5- les instruments de recherche utilisés pour le repérage des dossiers

Les instruments de recherche sont-ils satisfaisants ?

Diagramme 6- Répartition de la population selon leur satisfaction

On remarque que les instruments de recherche dominants sont : Registre 50%, liste des

documents 15%, Base de données (Excel) 15% dans quatre services (diagramme 5), ces outils

restent traditionnels et insatisfaisant pour la plupart des personnels dont 70% Non et 30% Oui

(Diagramme 6), l’organisation hiérarchique des dossiers était bien là mais plus visuelle que

structurelle, d’où la nécessité d’automatiser les instruments de recherche dans le but de gagner le

temps et de faciliter le repérage des dossiers.

50%

15%

5%

15%

10% 5%

RegistreListe des documentsIndexBase de données (excel)Consultation sur placeRecours aux responsables de la C.G.

Oui 30%

Non 70%

31

Vous arrive-t-il de perdre ou de ne pas retrouver un document ou un dossier ?

Diagramme 7- Répartition de la population selon la perte du document

Il semble que la majorité des agents interrogés trouvent des difficultés de repérer un

dossier administratif, et selon eux les problèmes générant la perte de documents sont dus à :

Le classement inadaptable ;

Les instruments de recherche classiques et insatisfaisants ;

L’absence d’une base de données gérant l’ensemble des dossiers administratifs ;

Les bureaux serrés ;

La mauvaise organisation des bureaux de conservation et de la gestion.

Ainsi, nous avons palpé la réalité de l’environnement de la Direction des RH et plus

particulièrement le service de la conservation et de la gestion, et ce en prenant connaissance des

difficultés d’accès aux documents administratifs.

Conclusion

Ainsi, notre analyse de l’existant expose les différents éléments constitutifs du service de la

conservation et de la gestion en termes des ressources humaines, matérielles ainsi que la

description du fonds d’archives et les pratiques de recherche des dossiers administratifs. D’après

cette analyse on constate que nonobstant le volume considérable de dossiers administratifs que

traite et conserve le dit service, il ne dispose pas de ressources humaines et matérielles suffisantes

en la matière. En conséquence et en solution, l’amélioration, voire la redéfinition de certains

mécanismes est une nécessité de première ordre pour la DRH et non pas un luxe.

De ce fait, nous allons auditer dans le chapitre suivant les défaillances dont souffre le

service de la conservation et de la gestion dans le but de les remédier et instaurer un système de

gestion électronique de documents au sein de la Direction des Ressources Humaines.

90%

10%

Oui Non

32

Chapitre II: Etude et critique de l’existant

Suite à l’analyse de l’existant et de l’état actuel de la DRH et plus particulièrement le

service de la conservation et de la gestion, nous critiquerons dans ce chapitre les carences du

système archivistique actuel à savoir le plan de classement, les instruments de recherche, le

calendrier de conservation, les normes archivistiques ainsi que l’absence d’un système de la

gestion électronique de documents. Mais, par critique, nous ne désignons pas le repart à zéro ni la

remise en cause, mais plutôt une consolidation des acquis du service dans la perspective de le

rendre plus performant.

II.II.1-Inadaptation du plan de classement

Durant sa carrière professionnelle, le fonctionnaire s’épanouit au travail, progresse, évolue,

change de métier, accepte des responsabilités. De ce fait, le plan de classement élaboré par les

gestionnaires chargés de la gestion et la conservation des dossiers administratifs, se base

principalement sur des critères changeables tels que (les échelles, lieu d’affectation, les échelons)

ce qui génère une force colossale auprès des responsables de suivre l’avancement professionnel du

personnel. Néanmoins un plan de classement performant doit être souple et extensible en se

basant sur des critères fixes et uniques à chaque fonctionnaire.

II.II.2-Inadéquation des instruments de recherche

Les instruments de recherche sont l’élément essentiel et la clé de voûte du système de

gestion des archives et de la communication de l’information qu’elles contiennent.

Au sein du service de la conservation et de la gestion, les instruments de recherche

adoptés sont des instruments classiques et quasiment pratiques tels que :

Les Registres

La liste des documents

La recherche par les registres et la liste des documents reste la méthode la plus utilisée par

le personnel du service de la conservation et de la gestion. La procédure de recherche s’effectue

par le gestionnaire des dossiers du service de la conservation et de la gestion. La personne

intéressée par un dossier se présente au service et demande aux responsables de lui chercher le

dossier demandé. Ce qui rend la gestion des archives et leur communication une opération

approximativement délicate.

II.II.3-Absence d’un calendrier de conservation

Le calendrier de conservation détermine les périodes d’utilisation et les supports de

conservation des documents actifs et semi-actifs d’un organisme ; il indique aussi quels documents

inactifs doivent être conservés en permanence et lesquels doivent être éliminés. Il comporte des

règles de conservation s’appliquant à des séries de dossiers.

Néanmoins, les pièces constitutives du dossier administratif au sein du service de la

conservation et de la gestion relevant de la Direction des Ressources Humaines ne font l’objet

d’aucune règle archivistique assurant la gestion du cycle de vie des documents produits et reçus.

33

II.II.4-Absence d’une réglementation archivistique

Le monde des archives depuis leur création jusqu’à leur conservation et leur utilisation est

régi par un ensemble de textes législatifs et réglementaires de nature générale ou spécifique que

les producteurs d’archives et les archivistes ne peuvent ignorer. Connaître les textes en vigueur

dans son environnement professionnel est un préalable à toute intervention sur les archives.

Cependant, l’entretien auprès des gestionnaires chargés de la gestion et la conservation

des dossiers administratifs, nous a permis de constater l’absence des règles et normes

archivistiques, ce qui nécessite une réglementation rigoureuse de toute opération relative au

traitement des dossiers administratifs ( le classement, le tri, les versements, etc.)

II.II.5-Absence d’un système de GED

D’après l’observation directe, l’absence d’un système de GED a engendré plusieurs

problèmes au sein de la DRH à savoir :

La lourdeur de recherche en cas de besoin ;

La perte d’un certain nombre de pièces ;

L’inexistence de procédures de suivi de documents, d’attribution des tâches et de contrôle

des traitements de dossiers où contribuent plusieurs personnes, garantissant ainsi une

meilleure traçabilité ;

L’absence de la sécurisation des dossiers administratifs.

Conclusion

Au bout du compte, en se basant sur le critique de l’existant, nous constatons que le service

de la conservation et de la gestion souffre de plusieurs lacunes en matières archivistique et gestion

électronique de documents, ce qui nécessite de notre part un effort considérable pour les aiguiller

et mettre en place une solution informatique.

Mener un projet de l’instauration des procédures archivistiques et la mise en place d’un

système de gestion électronique de documents requiert une méthode et une méthodologie de

travail à suivre afin d’aboutir aux résultats escomptés, et c’est dans cette perspective que nous

parlerons dans le chapitre suivant de la méthodologie que nous avons suivie pour atteindre les

objectifs que nous nous sommes fixés en se basant sur le questionnaire et l’entretien afin de

trouver les réponses adéquates à nos questions de recherche.

34

Chapitre III : Diagnostic du besoin

Il s’agit en somme de brosser un portrait global de la situation documentaire au sein de

l’organisme en indiquant les lacunes et les solutions envisageables. La constitution de ce

questionnaire est possible grâce à la cueillette de données. Ce dernier a été élaboré au départ en

deux langues (arabe et française) afin de disposer d’informations précises sur la situation actuelle

du fonds d’archives de la Direction des Ressources Humaines et de proposer aux personnels des

solutions optimales pour la réalisation de leurs tâches et la gestion de leurs documents.

Comportant trois grandes parties, il devait pouvoir répondre aux interrogations concernant la

description du fonds d’archives, la recherche et l’accès aux documents qui sont en étroite relation

avec l’analyse de l’existant ainsi que les attentes et les suggestions des personnels à propos de

l’instauration des procédures d’archivage et la mise en place d’un système de GED.

II.III.1-Analyse des attentes et suggestions des personnels

Dans le cadre de la sensibilisation et l’implication des personnels à la gestion électronique

des documents, cette partie vient de consolider notre marche et ce, en divulguant les attentes et les

suggestions des personnels de la Direction des Ressources Humaines à propos de la mise en place

d’un système de gestion électronique des dossiers administratifs.

Les attentes des personnels sont à plusieurs niveaux :

Une meilleure gestion des durées de conservation et du sort final des documents ;

Des recherches facilitées, plus rapides, afin de pouvoir utiliser le fonds d’archive

plus souvent ;

Une préservation de la mémoire du Ministère et que la circulation de l’information

prenne une vraie dimension (partage des connaissances) ;

La mise en ligne des documents déjà sous forme électronique ou numérisés.

Sous quelle langue voulez-vous avoir les métadonnées du dossier pour effectuer la

recherche au niveau du système de GED ?

Diagramme 8- Choix de la langue

Suite à la question « Sous quelle langue voulez-vous avoir les métadonnées du dossier

pour effectuer la recherche au niveau du système de GED ? » nous pouvons déduire que les

langues choisies d’après les personnes interrogées sont l’arabe et le français dans un deuxième lieu

et cela est dû à la politique d’arabisation du système actuel au sein du Ministère de la Justice et

des Libertés (Diagramme 8 ensemble - arabe 60% français 40%).

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

Arabe Français

35

Dans le cadre de votre travail avez-vous manipulé un logiciel de gestion des documents ?

Diagramme 9- Répartition de la population selon la manipulation du logiciel de gestion des

documents

Les réponses aux questionnaires ont révélé que l’ensemble des agents n’ont jamais

manipulé un logiciel de gestion électronique de documents dans le cadre de leurs activités

administratives (Diagramme 9 ensemble- Non 100% Oui 0%), et la plupart d’entre eux

confondent entre un SGED et le tableur Excel. Ce dernier reste l’outil dominant au sein de

plusieurs services, ce qui nous a encouragé à sensibiliser les personnels et à mettre en valeur la

mise en place d’un système de GED au sein de la Direction des RH.

Connaissez –vous un système GED ?

Diagramme 10- Répartition de la population selon leur connaissance du système GED

En analysant la question « Connaissez –vous un système GED ? », il faut effectivement

prendre en compte que la majorité des personnels interrogés n’ont aucune connaissance préalable

concernant un système de gestion électronique des documents (Diagramme 10 ensemble- Non

70% Oui 30%). Cependant, une minorité des agents ont eu l’occasion de connaitre un logiciel de

GED à travers leur réseau professionnel.

0%

20%

40%

60%

80%

100%

Non Oui

Oui 30%

Non 70%

36

Êtes-vous pour ou contre la mise en place d’un système de GED au sein de la Direction des

Ressources Humaines ?

Diagramme 11- Répartition de la population selon la mise en place d’un SGED

Selon vous quels seraient les avantages de la mise en place d’un système GED ?

Diagramme 12- Répartition de la population selon leurs attentes du système GED

On peut conclure d’après ces deux diagrammes que tous les personnels s’accordent sur la

nécessité de la mise en place d’un système de gestion électronique des documents qui leur

permettrait essentiellement :

La conservation et la sécurité des documents;

La recherche et le repérage facile des documents;

Le gain du temps et de l’espace;

La circulation des documents.

En fait, grâce à l’entretien semi directif, nous avons pu relever que la majorité souhaite

inaugurer les premiers piliers d’une administration sans papier au sein du Ministère de la Justice et

des Libertés, à cet égard, les TIC ont indubitablement révolutionné l’administration marocaine.

Par voie de conséquence, des pratiques et des services administratifs ayant vu le jour dans

le monde réel, trouvent désormais leur traduction parfaite ou partielle dans l’univers d’internet. Le

monde des ressources humaines, quant à lui, n’a pas raté occasion et a tiré part de ces

transmutations ahurissantes.

0%

20%

40%

60%

80%

100%

Pour Contre

20%

20%

20%

20%

20%

La recherche et le repérage facile des dossiers

La conservation et sécurité des documents

La circulation des documents

Le zéro papier

Le gain du temps et d'espace

37

II.III.2-Exigences d’un système de gestion électronique de documents

Les outils et méthodes utilisés pour la gestion des documents posent de nombreux

problèmes qui ont amené la Direction des Ressources Humaines à mettre en place un système de

GED. Hormis les exigences fonctionnelles demandées par les utilisateurs, peu de contraintes non

fonctionnelles ou pour la gestion du projet ont été imposées.

II.III.2.1-Exigences fonctionnelles

Dans cette section, nous allons définir un processus qui prévoit les services attendus par les

différents agents de la DRH et l’environnement sous lequel il s’exécutera et sera développé. De ce

fait, les exigences fonctionnelles souhaitées pour le logiciel de GED ont été recueillies auprès des

personnels. Ces exigences définissent le calendrier de conservation, gestion des droits d’accès,

workflow, instruments de recherche, versioning et enfin le plan de classement (tableau 8) :

Tableau 8- Exigences fonctionnelles de la GED23

Exigences fonctionnelles

Calendrier de conservation

L’outil doit permettre de gérer le cycle de vie complet de

n’importe quel document électronique – de la version initiale à

sa destruction, en passant par les différentes étapes de

modifications, mises à jour, validation et sauvegarde – le tout

à partir d’une seule interface permettant la mise en conformité

d’un nombre plus important de types de supports, que ce

soient des documents bureautiques traditionnels comme des

fichiers multimédia, des images scannées ou des dossiers

collaboratifs.

Gestion des droits d’accès

L’outil doit garantir la création et la personnalisation des

interfaces qui doivent être lisibles par tous les fonctionnaires

de la Direction des Ressources Humaines et modifiables

uniquement par le propriétaire, il est possible de rendre des

interfaces privées et empêcher la lecture.

Workflow

La richesse du workflow doit permettre de créer des règles de

gestion très pointues afin d’assurer la cohérence de vos

contenus et de leur validation.

Instruments de recherche La recherche de document doit se faire de manière très simple

via une recherche par propriété, type de contenu ou contenu

textuel. Vous pouvez également créer des règles de recherche

personnalisées mémorisable.

L’outil choisi doit garantir une barre de recherche facile et

avancée en se basant sur un moteur de recherche qui devra non

seulement s’appuyer sur l’ensemble des métadonnées mais

devra aussi être capable de faire de la recherche full text.

23Banque de France euro système, Socle de Ged-archivage ,2013-09. p.4-7.

38

Versioning L’outil doit permettre de déclarer des versions sur chaque

élément constitutif d’un document et permet de gérer ses

versions (et en particulier, le retour sur une version

précédente).

Plan de classement L’outil doit intégrer un module du plan de classement qui sera

organisé en fonction d’une hiérarchie par catégorie en

permettant d’intégrer des métadonnées de description des

dossiers administratifs.

II.III.2.2-Exigences non fonctionnelles

Après avoir étalé les différentes exigences fonctionnelles, cette partie vient pour compléter

le processus des exigences de l’environnement souhaité. De ce fait, Les exigences non

fonctionnelles doivent couvrir les aspects, formation et conduite du changement, fiabilité,

architecture, administration, performances et enfin, évolutivité du logiciel (tableau 9) :

Tableau 9- Exigences non fonctionnelles de la GED24

Exigences non fonctionnelles

Formation et conduite du

changement

L'ensemble des personnels doit être formé pour l'utilisation

qu'ils auront à faire de l’outil.

Les utilisateurs doivent être formés à l'utilisation de l'outil et

ce dans leur contexte d'utilisation. Les administrateurs

métiers doivent également être formés afin qu'ils puissent

administrer l'outil.

Fiabilité La DRH produit principalement des dossiers administratifs,

le logiciel de GED est un système central de la Direction des

Ressources Humaines qui sera utilisé par tous les agents en

gardant la confidentialité des informations présentes dans la

base.

Architecture et

administration

Configuration Poste de travail

Testé sous Windows XP

Internet Explorer 9

Firefox > 3

Chrome > 15

Acrobat Reader 8, 9

Scanner Epson

Type de système : système d’exploitation 64 bits

24 Banque de France euro système, op.cit., p.4-7.

39

Volumétrie

La quantité de documents à gérer correspond à une

estimation de : 14492 dossiers

Évolutivité

La Direction des Ressources Humaines souhaite avoir la

possibilité de réaliser ses propres paramétrages et de pouvoir

faire évoluer les paramétrages existants sans en passer par

l'éditeur ou une société de prestation.

Performances

L’outil attendu devra être en mesure de stocker de hautes

volumétries de documents vivants et archivés et rendre ces

documents accessibles aux utilisateurs dans des temps de

réponse raisonnables;

L’outil attendu doit répondre aux exigences de performance

quelque soit le nombre d’utilisateurs.

En récapitulant les tableaux ci-dessus, on remarque que la DRH en tant que cœur battant

du ministère, produit principalement des documents administratifs. Cela nécessite de les gérer de

manière à en faciliter l'accès pour l'ensemble des personnels tout en s'assurant de l'utilisation de

l’application choisie. De plus les exigences fonctionnelles définissent l'ensemble des

fonctionnalités attendues par les utilisateurs du logiciel de GED. Ainsi des exigences non

fonctionnelles et de gestion de notre projet vont être établies tout en essayant de répondre à

l’ensemble des attentes souhaitées.

Conclusion

A cette étape de l’investigation, et après avoir usé de l’assemblage méthodologique tracé

au départ, il nous est, à un certain niveau de faire ressortir, à partir de tout ce qui a été analysé au

niveau du dépouillement du questionnaire et l’entretien, un bilan de l’ensemble de résultats

auxquels nous sommes parvenus.

En fait, nous avons amorcé notre analyse par la première partie du questionnaire, qui visait

la description du fonds d’archives pour élaborer le calendrier de conservation et palper les besoins

du personnel en matière de procédures d’élimination et de conservation des dossiers.

Ainsi, au niveau de la deuxième partie portant sur la recherche et l’accès aux documents

administratifs, nous avons détecté la méthodologie et les problèmes liés au repérage et à la

recherche des dossiers.

Epine dorsale de toute démarche GED, le recadrage des besoins a été l’aspect basique sur

lequel nous nous sommes penchées dans notre enquête vers une amélioration du système à mettre

en place, et ce dans le but ultime d’une meilleure adéquation avec les besoins et attentes du

personnel de la DRH.

Enfin, en se plaçant dans la perspective de l’e-administration, nous nous sommes focalisées

dans notre projet de sensibiliser et impliquer les personnels de la Direction des RH dans la

démarche de la mise en place d’un système de gestion électronique des documents, dans un Maroc

cherchant de plus en plus à être numérique.

40

Partie III : L’instauration des procédures d’archivage et la mise en

place d’un système de GED

Chapitre I : Instauration des procédures d’archivage

Afin que le fonds d’archives soit géré correctement et que les agents puissent organiser et

se servir par la suite de leurs informations, il a fallu instaurer des procédures d’archivage, des

outils afin de les administrer et de les consulter et désigner et sensibiliser les agents ressources

pour contribuer au bon fonctionnement de cette nouvelle activité et améliorer la circulation des

données attendues d’une telle mise en place.

Suite au diagnostic des besoins et de l’état actuel du fonds d’archives, nous traiterons dans

ce chapitre les mesures et les procédures d’archivage à mettre en place au sein de la Direction des

Ressources Humaines. Seront recadrés à cet égard l’instauration d’un calendrier de conservation,

, un nouveau plan de classement ainsi que des guides pratiques permettant à chaque agent de

pouvoir référencer sa production de dossiers pour la retrouver facilement et autoriser les autres de

s’en servir. L’harmonisation des classements est dans le sens d’un partage des informations, mais

donc aussi des responsabilités. Afin que l’information consultable soit pertinente, il faut que

chacun transmette à la personne en charge des archives les bonnes références concernant leurs

documents et suivent les procédures qui vont être décrites dans les trois guides élaborés.

II.I.1-Élaboration d’un calendrier de conservation

Au commencement, notre mission définie était un audit des dossiers existants sur support

papier et électronique et des besoins des agents, qui devait déboucher sur des propositions

d’organisation et l’accompagnement à la mise en place d’une gestion optimisée d’un calendrier de

conservation.

Dans ce qui suit, nous aborderons les étapes à suivre pour l’instauration d’un calendrier

de conservation.

1- L’analyse de l’existant et des besoins

D’après l’entretien semi-directif, cette étape vise à situer les documents dans le contexte de

production autrement dit collecter des données sur le degré d’importance des pièces

administratives. Toujours dans la même étape nous collectons des données sur les dossiers

administratifs : volumétrie, nature, support, usage et fréquence d’utilisation.

2- Compilation des données collectées

Dans cette étape nous avons dressé un répertoire sommaire, il s’agit d’une liste des

documents en activité des différents services de la DRH. De notre part, l’élaboration de cette liste

a nécessité un travail supplémentaire de traduction des intitulés des pièces administratives en

français. De ce fait, nous avons ressentis un besoin pour la bonne optimisation des archives et la

détermination des durées de conservation.

3- Rencontres avec les responsables de la DRH :

Il est à noter que le calendrier de conservation est un travail collégial qui nécessite la

constitution d’un comité composé d’un archiviste, un juriste, responsable du département

concerné. Mais dans notre cas, nous nous sommes contentés d’une réunion avec les responsables

de la DRH, qui ont déterminé la durée de conservation des pièces administratives.

41

4- Elaboration des règles de conservation

Les archives sont soumises à des durées de conservations établies en accord avec les

administrations ou les services concernés. Afin que chaque service, bureau ou groupe d’activité

puisse participer au traitement, on utilise des tableaux de gestion qui regroupent une typologie des

documents produits ou reçus par l’entité, leur Durée d’Utilité Administrative et leur sort final.

Pour le cas de la DRH, les documents (pièces administratives) ont une durée d’utilité

administrative continue c’est-à-dire, ils sont toujours dans le stade intermédiaire (âge semi-actif),

les exemplaires sont à conserver pour une période limitée de deux ans, le sort final est indiqué par

des termes d’archivage: à conserver, à ne pas conserver. Des observations sont souvent ajoutées

afin de clarifier les modalités de conservation ; on trouve aussi parfois les durées de conservation,

ce qui correspond en fait à la durée d’utilité courante afin d’aider les agents au tri de leurs

documents et faciliter les changements en cas d’évolution dans les pratiques.

5- Elaboration d’un calendrier de conservation :

Une fois finalisé, le calendrier de conservation, que nous avons élaboré, se composait donc

de 4 colonnes et d’une répartition par service. Le tableau ci- après comprend les informations

suivantes :

Typologie documentaire

DUA et DUL (Phase courante et intermédiaire)

Durée de conservation (Phase définitive)

Observation relatives à des possibles modalités de tri et des remarques générales

Tableau 10- Extrait du calendrier de conservation25

999* : jusqu’à nouvelle version

888* : jusqu’au règlement final ou dénouement

Le calendrier de conservation, comme tout autre outil de gestion, en archivistique ou dans

d'autres disciplines, n'est pas statique et figé. Il est le reflet de la structure, de son mode

d'organisation, des péripéties qu'elle connaît. Cet outil repose essentiellement sur :

L’actualité par rapport aux documents de la structure ;

25

Voir calendrier de conservation des services de la DRH (Annexe)

Direction des Ressources Humaines

Service informatique, des statistiques, du suivi, évaluation et de la prévision

Données statistiques

5 ans A conserver Tri ( garder des

échantillons

représentatifs)

Arrêtés

999* A conserver *Tant qu’elle est

en vigueur

*Jusqu’à une

nouvelle version

Notes d’information

produites

888* A conserver *Tant qu’elle est

utile

*Jusqu'au

règlement final ou

au dénouement.

42

L’identification de tous les documents de la structure.

Nous avons avancé, plus haut dans le tableau, un extrait du calendrier de conservation

comportant les durées de conservation selon le cycle de vie des dossiers administratifs dont la

finalité majeure est d'assurer une bonne conservation des documents à forte valeur ajoutée pour

tous les services de la DRH. Le calendrier que nous avons élaboré, nous a permis de mieux savoir

quelles sont les pièces que les services produisent et gèrent ?, sur quel type de document

pouvons-nous appliquer le tri et l’échantillonnage ?, quels sont les documents importants pour le

fonctionnement actuel et futur ?

De ce fait, la validation du calendrier de conservation permet aux personnels la mise en

application des différentes exigences et procédures d’archivage à respecter tout en offrant la

possibilité de la prise de décision et une foule d'informations suffisantes complètes et pertinentes

sur le document lui-même et sur son contexte d'utilisation.

II.I.2-Élaboration du plan de classement

Dans l’organisation des données, l’élaboration du plan de classement doit être définie de

manière claire et significative. La hiérarchie du fonds d’archives de la DRH n’est pas figée dans le

temps. La structure évoluera en fonction du volume d’information acquis par les services. Il faut

que la personne responsable du dossier veille à ce que cette structure soit dynamique et évolutive

tout en étant maîtrisée. De la sorte on pourra éviter que la nouvelle organisation ne devienne

anarchique à son tour.

Le but est que chaque personne au premier regard sache ce que chaque niveau renferme.

L’élaboration d’une arborescence se fait à partir des tableaux ci-dessous qui doivent mettre en

évidence le classement externe et interne que nous avons élaboré :

Figure 10- Classement externe des dossiers des personnels

Numéro de somme

(3455667)

El alaoui Ahmed

Dossier des arrêtés

Dossier d'allocations

familiales

Dossier des congés

Carnet de notes

43

Ainsi, nous avons essayé de mettre en pratique la description du contenu des dossiers

administratifs du dit service selon les niveaux de classement suivants : le fonds, la série, le dossier

et la pièce. Le tableau ci-dessous expose clairement tous les niveaux de classement en

commençant par la DRH et en terminant par la pièce concernée (tableau 11) :

Tableau 11- Plan de classement interne

Cotes Niveau de classement Description du contenu-

Typologie-nature des

dossiers

/documents/données

1 1er

niveau : le fonds La Direction des Ressources

Humaines

1 .1 2ème

niveau : la série Service des commissaires

judiciaires et les cadres

techniques + le service des

secrétaires greffiers et des

rédacteurs judiciaires

1.1.1 3ème

niveau : le dossier Etat civil

1.1.1.1 4ème

niveau : la pièce Photos

1.1.1.2

Extrait d'acte de naissance ou

pièce en tenant lieu

1.1.2

3ème

niveau : le dossier Mobilité

1.1.2.1

4ème

niveau : la pièce Demande de détachement

1.1.2.2

Demande de mise en

disponibilité

1.1.3

3ème

niveau : le dossier Congés

1.1.3.1 4ème

niveau : la pièce Demande de Congé de

maladie de courte durée

1.1. 3.2

Demande de Congé de

maladie de moyenne durée

1.1.4

3ème

niveau : le dossier Recrutement et

titularisation

1.1.4.1

4ème

niveau : la pièce Demande de participation

au

concours

1.1.4.2

Copie du concours ou

examen du candidat

Afin d’avoir une vision claire ,complète et représentative sur le fonds d’archives du service

de la conservation et de la gestion, notre mission était de réaliser un plan de classement souple et

évolutif (externe et interne) sur les dossiers des personnels de la Direction des Ressources

44

Humaines ( Figure 7 et tableau 9 ) en se basant sur les numéros de somme relatifs à chaque

fonctionnaire, tout en prenant compte l’avis des producteurs des pièces faisant l’objet du

calendrier de conservation, mais sans négliger évidemment les lois et les normes en matière

d’archivage.

II.I.3-Élaboration des guides d’archivage

Le souci de l’organisation, de la conservation et de l’accessibilité des documents, est

reconnu comme une composante essentielle de tout système de gestion efficace et comme une

assurance pour la pérennité de la mémoire de toute organisation. À la lumière de cet

enseignement, la production de deux guides en français et en arabe adaptés aux activités de la

Direction des Ressources Humaines s’est suggérée dans le cadre de notre sensibilisation et

implication des personnels comme une première initiative permettant d’éclairer les agents afin de

mieux gérer leurs documents administratifs lors des opérations quotidiennes et courantes. Ils y

trouveront aussi quelques conseils sur la gestion des dossiers administratifs et sur la protection des

documents essentiels.

Dans ce qui suit, nous vous présentons les deux guides élaborés dont le premier expose les

procédures et les techniques d’archivage et le deuxième comporte les critères à respecter lors de

l’aménagement d’un local d’archives :

II.I.3.1-Guide sur les techniques et les procédures d’archivage

Le premier Guide sur les techniques et les procédures d’archivage a donc comme objectif

de sensibiliser les personnels de la Direction des Ressources Humaines à la nécessité de conserver

et de mettre en valeur les documents produits et reçus dans l’exercice de leurs fonctions et qui

présentent un intérêt indéniable pour la mémoire du Ministère. Suite aux besoins exprimés ce

guide était élaboré en langue arabe et qui se veut un outil efficace et pratique pour aider les

fonctionnaires dans l’identification, l’organisation et le tri des documents administratifs.26

II.I.3.2- Guide d’aménagement des locaux d’archives

Le deuxième guide d’aménagement des locaux d’archives a pour objectif de mettre en

exergue les conditions de conservation des dossiers administratifs et les mesures nécessaires pour

l’aménagement des locaux d’archives, afin de mener une analyse sur la situation des activités et

d’évaluer les risques que présente le local. Ce guide se veut un outil simple, concis et, surtout,

d’une grande souplesse d’utilisation. Le guide que nous présentons est un outil de gestion des

locaux d’archives qui comporte deux sections:

Aménagement des locaux d'archives

Astuces pour une bonne conservation

26

Voir guide « دليل ارشادي في علم األرشيف وتقنياته » (Annexe)

45

Conclusion

Nous venons d’étaler l’étape de l’instauration des procédures d’archivage que nous avons

élaborée. Cette phase est une concrétisation du second objectif que nous avons tracé en avant

autour de la mise en place des outils archivistiques tels que le plan de classement et le calendrier

de conservation. Ultérieurement, nous avons répondu aux différents besoins des personnels en

élaborant des guides pratiques sur les techniques et les procédures d’archivage et l’aménagement

des locaux d’archives. Cette initiative nécessite l’engagement et le volontarisme du personnel de

différents services de la Direction dans la mise en application et l'actualisation des outils

archivistiques.

Pour cela, notre apport principal était d'adopter une démarche d'anticipation en accédant en

temps réel à toutes les sources et documents permettant d'observer la dynamique organique, ses

fonctions, ses méthodes et pratiques de travail dont les documents ne sont que l'émanation.

Dans le cadre de la mise en place d’’un système de GED, le chapitre suivant sera consacré

à une étude comparative des différents systèmes de GED, ses améliorations attendues et le choix

du système adéquat aux besoins des personnels.

46

Chapitre II : Etude comparative et le choix d’un système de gestion électronique

des documents

Un système de GED peut être mieux adapté à la gestion des dossiers administratifs sur le

long terme. Un des avantages d'un système de GED c'est sa performance. Il offre une meilleure

gestion de l'existant, une simplification des procédures de mise à jour. De plus l'informatisation

des traitements et de recherche permettent d'optimiser la recherche d'information :

Une interrogation de l'ensemble des documents;

Le développement des modes de recherche : thématique, par mots clés, en texte intégral,

par navigation hypertexte;

Une recherche sélective de l'information adaptée aux besoins des utilisateurs;

Un accès direct aux documents dans un format modifiable et imprimable;

La diffusion en ligne permet de mettre à disposition les documents sans délai. La diffusion

électronique permet également une diffusion plus large. Il est ainsi possible d'augmenter le

nombre d'utilisateurs tout en observant les règles de sécurité qui s'appliquent à cette

documentation.27

De ce fait, nous traiterons dans ce chapitre les mécanismes et les techniques de la solution

logicielle, nous allons étaler une étude comparative entre les différents systèmes de GED.

Ultérieurement, nous aborderons le choix final de notre solution ainsi que la conduite du

changement en l’occurrence la sensibilisation des personnels de la DRH.

II.I.1-Etude comparative entre les différents systèmes de GED

Une fois l'existant établi, et à l’instar des attentes des personnels que nous avons présentées

ci-avant, nous allons procéder à un benchmark entre les fonctionnalités techniques de plusieurs

systèmes de GED. Il est à signaler que la DRH souhaite la mise en place d’un système de GED

gratuit dont les principales fonctionnalités tournent autour de la sécurité, l’intégration avec les

outils existants, les possibilités de paramétrage, la collaboration, les workflows, l’indexation, la

recherche, l’ergonomie, etc.

En effet, dans l’univers administratif, Les dossiers du personnel requiert un caractère

confidentiel, et il va de soi que, plus l’information circule, moins elle est en sécurité. C’est ainsi

que la nouvelle solution GED/DRH se doit de répondre aux attentes des personnels en matière de

sécurité afin de devenir un véritable coffre-fort numérique des documents électroniques de la

DRH.

Nous avons décidé d’utiliser une solution GED libre mais le choix à priori n’est du tout

facile avec l’existence de plusieurs solutions libres dans le marché et qui peuvent répondre aux

mêmes besoins. Nous avons décidé également de comparer entre trois solutions : NUXEO,

MAARCH et ALFRESCO ayant atteint un niveau de maturité qui rivalise celui des logiciels

propriétaires.

Dans la grille d’évaluation suivante éclairera davantage sur les fonctionnalités de chacune

de ces solutions :

27 Leila Salhi, Mise en place d’un système d’archivage global au sein d'une Agence de Développement et d'Urbanisme : Le choix

du Records Management, 2012. p. 30.

47

Tableau 12- Grille d’évaluation entre les différents systèmes de GED (Maarch, Alfresco, Nuxeo)

selon les caractéristiques fonctionnelles et non fonctionnelles.

Caractéristiques

de la solution

Maarch

Alfresco Nuxeo EP

Caractéristiques fonctionnelles

Métadonnées

Permet de créer

différentes types de

documents. La saisie est

manuelle. Elle peut être

optimisée par différents

processus, notamment des

règles relatives à la

position des documents

dans l’arborescence.

Notion d’aspect pour la

gestion des différents types

de documents. L’aspect est

l’ensemble des métadonnées

typées, applicable sur

n’importe quel document.

L’ajout d’un aspect est ou

bien manuel ou bien

automatique. Il se fait

généralement par

configuration XML.

Notion de facettes.

La saisie des

métadonnées est

manuelle ou

automatique en

utilisant le contenu

des fichiers. Les

nouveaux types de

documents ou

facettes sont crées à

partir des schémas

XML(XSD) et sont

ajoutés un nouveau

plug-in.

Versioning

Ne propose pas de ce type

de fonctionnalités

Fonctions avancées de

réservation et de gestion de

versions pour l’ensemble des

documents. Distinction entre

version mineure et majeure,

les commentaires de

versions et la réservation

automatique lors de l’édition

en ligne des documents.

Fonctions avancées

de réservation et de

gestion de versions

pour l’ensemble des

documents.

Distinction entre

version mineure et

majeure, les

commentaires de

versions et la

réservation

automatique lors de

l’édition en ligne des

documents.

Plan de

classement

Propose de créer des types

de documents sur lesquels

il est possible d’effectuer

des recherches.

Plan de classement sous

forme d’une hiérarchie par

catégorie.

Plan de classement

sous forme de mots

clés pour

l’indexation de

documents, la

navigation et la

recherche dans le

moteur de recherche.

Instruments de

recherche

Intègre un module de

recherche relativement

limité par défaut, mais qui

couvre l’essentiel, à savoir

la recherche sur les

métadonnées et les

documents bureautiques.

Alfresco garantit une barre

de recherche facile et

avancée en se basant sur un

moteur de recherche qui

devra non seulement

s’appuyer sur l’ensemble des

métadonnées mais aussi sur

la recherche en texte

Recherche en texte

intégral sur les

documents

bureautiques.

Recherche sur

chaque métadonnées

et possibilité de

sauvegarde ;

48

intégral sur les documents

bureautiques.

Recherche sur chaque

métadonnée et possibilité de

sauvegarde ; Enregistrement

de stratégie de recherche

pour une réexécution à la

demande.

Enregistrement de

stratégie de

recherche pour une

réexécution à la

demande.

Numérisation

Maarch propose une

interface standard avec

Kofax ascent capture ou

directement le scanner

Fujitsu ScanSnap. Une

chaine de numérisation

complète et parfaitement

adaptée à la gestion de

courriers est proposée

dans le vertical dédié :

LetterBox.

Alfresco s’interface avec

Kofax ascent capture et

Epson Scanner : solution

commerciale de pilotage de

scanner et de reconnaissance

automatique du contenu.

Utilisation d’un

client lourd (basé sur

Eclipse RCP) pour

bâtir une chaîne de

numérisation

homogène.

Gestion des

droits d’accès

Supporte

l’authentification via un

annuaire LDAP.

L’accès aux sites est régi par

des droits des utilisateurs.

Ces derniers sont associés à

des groupes qui se voient

attribuer un rôle (Utilisateur,

Gestionnaire, Contributeur,

Collaborateur,

Coordinateur). Les sites sont

normalement lisibles par

tous, mais modifiables

uniquement par le

propriétaire, configurable, il

est possible de rendre des

sites privés et empêcher la

lecture.

-Il est possible d'inviter des

utilisateurs dans un site et

leur donner un rôle.

-Les utilisateurs peuvent être

associés à un groupe

et sera également notifié par

mail à chaque modification

du contenu auquel il est

associé.

Workflows

Dispose d’un système de

workflow par

développement PHP.

Notant qu’il propose

néanmoins une

représentation graphique

du flux du workflow.

Outil très complet basé sur

un moteur de workflow

(JBPM)- Support de

workflow élaboré

(Workflow simple

fonctionnant avec emailing

(“Approuvé/rejeté”), Adhoc,

etc…..). Forte intégration et

réalisation des workflows

documentaires ou métiers

Outil complet basé

sur un moteur de

workflow (JBPM).

Fonction de

monitoring et

d’historisation.

49

Règles de gestion

Ne dispose de moteur de

règles. La solution

implémente cependant de

nombreuses règles de

gestion pour la réalisation

de traitement particulier,

notamment dans le

vertical de gestion de

courrier Letterbox ou

relativement aux fonctions

de gestion d’archives

physiques.

Intégration de moteur de

règles, ces règles permettent

une interaction poussée avec

la base documentaire :

modification des

métadonnées, transformation

des fichiers, envoi d’emails,

configuration des règles

depuis l’interface web.

Intégration de moteur

de règles, ces règles

permettent une

interaction poussée

avec la base

documentaire :

modification des

métadonnées,

transformation des

fichiers, définition

des règles au moyen

de modules

d’extension.

Calendrier de

conservation

Dispose de nombreuses

fonctions liées à la gestion

des archives avec prise en

compte des archives

physiques (boîtes

d’archives) et la

conception de bases

autonomes d’archives sur

CDROM. Il s’agit la

d’une fonction

« historique » de la

solution. Notant

cependant que l’approche

est peu propice à gérer

une politique de

conservation complexe.

Propose de gérer le cycle de

vie selon un module de

Records Management,

certifié par « Department of

Defense » DoD 5015-02

standar, dédié à la gestion

des supports de stockage des

contenus et à la recherche

d’archives en permettant aux

utilisateurs de définir leurs

propres types de fichiers,

ainsi que les métadonnées

associées et de les déclarer

comme archives.

Permet aux gestionnaires

d’archives de créer des

structures d’archivage plus

élaborées et répondant à

leurs besoins spécifiques.

Propose de gérer le

cycle de vie des

contenus et la

politique de

conservation des

contenus par le biais

de fonctions

standards :

métadonnées, plan de

classement et le cycle

de vie des contenus.

Import/Export

Permet de gérer l’import

et l’export de données via

un module disponible

sous licence commerciale.

Permet d’importer et

exporter sous forme

d’archives des espaces

entiers du référentiel, en

incluant les métadonnées

ainsi que les règles et les

droits du format XML.

Dispose d’un module

qui réalise des

opérations d’import

et d’export de

documents et de

métadonnées, y

compris les droits.

Ces fonctions

peuvent être pilotées

par une interface en

ligne de commande

le « Nuxeo Shell ».

Caractéristiques non fonctionnelles

Open source -Version Community : Open Open source

50

Licence

source

-Version Enterprise : ~13000

€ HT/an28

Editeur Maarch Alfresco Nuxeo EP

Présentation

Permet de gérer des

dossiers dynamiques ;

correspondant à des

requêtes paramétrées et

attribuées à des

utilisateurs en fonction de

leur rôle. Ce

comportement est poussé

dans l’application

Letterbox qui propose une

gestion des dossiers

courrier aboutit.

Solution complète qui

répond à tous les impératifs

de la GED.

Sa version gratuite

prénommée « community »,

existe sous license GPL

La réussite de cet outil se

remarque au niveau de

l’importante communauté

d’utilisateurs et de

développeurs qui le

sollicitent.

Gère la notion de

dossier et apporte

une notion de section

permettant de

positionner chaque

contenu dans un

dossier et autant de

section que voulu.

Dans la pratique on

combinera répertoire,

métadonnées, règle

de gestion et d’audit.

Ergonomie et

convivialité

Ne dispose d’outil

spécifique permettant de

modifier l’interface au-

delà des paramétrages

fonctionnels proposés.

Les adaptations sont donc

réalisées dans le code de

l’interface.

Alfresco offre aux

utilisateurs une interface

conviviale et simplifiée,

facilitant une adoption

rapide, à l’aide d’une

interface( tableaux de bord)

modifiable par

configuration :

Les menus et actions

disponibles, les différents

assistants, la navigation et

les réglages par défaut sont

définis par une simple

configuration. La

modification de l’interface

graphique nécessite

cependant de modifier les

fichiers de l’outil.

Dispose d’une

interface standard,

complète et

ergonomique ainsi

que d’un éditeur de

thème qui permet

dont configurer de

façon interactive

certains aspects.

Nous pouvons déduire que nous sommes confrontées à un choix délicat puisque les trois

solutions sont simples à déployer mais difficile à départager.

En récapitulant, et avant le choix final de la solution logicielle, nous avons jugé utile la

mise en exergue des différents systèmes de la Gestion Electronique des Documents (Maarch,

Alfresco, Nuxeo EP), et ce dans le but de choisir la solution optimale pour répondre aux besoins

des personnels de la DRH.

De même, la solution logicielle doit être capable de permettre aux agents de retrouver

facilement leurs informations et d’effectuer des recherches sur celles des autres services. Du point

de vue recherche multicritère, l’introduction d’un logiciel de gestion des dossiers administratifs

permettra de satisfaire les besoins exprimés par les agents. La localisation du dossier suspendu

peut être identifiée facilement par plusieurs personnels de la DRH grâce à une référence exacte

(numéro de somme, grade, arrondissement, armoire, étagère) afin de retrouver le dossier voulu.

28 Frédéric Saint Marcel, Philippe Trémelet ; Alfresco : une solution d’espaces collaboratifs, 2009

https://2009.jres.org/planning_files/slideshow/pdf/72.pdf, (Page consultée le 15/04/2014)

https://2009.jres.org/planning_files/slideshow/pdf/72.pdf

51

Tous les agents de la Direction des Ressources Humaines pourront effectuer des recherches

de documents par biais d’un système de GED suivant des critères prédéfinis : le premier

niveau par la recherche facile (champs descriptifs : intitulé, mots-clés, description du

contenu/pièces contenues ; entités ou agents producteur : services, activité, auteur ; type de

document) puis le deuxième niveau par une recherche avancée pour affiner la demande (restriction

dans le temps : mois, année ; noms propres associés : zone géographique, personne associée ;

disponibilité électronique). Les résultats sont affichés et sélectionnables, comme dans n’importe

quel logiciel de gestion documentaire.

Dans une perspective de traçabilité et de pérennité, les profils utilisateurs seront créés par

le gestionnaire des archives, il aura également la possibilité de modifier ou supprimer les

métadonnées du dossier ainsi qu’il sera intéressant de proposer des droits d’accès ou des groupes

d’utilisateurs.

La Direction des Ressources Humaines exige le fait que le sort des archives électroniques

doit rester proche de celui des archives « papier » tant que tous les documents ne sont pas encore

en voie d’être informatiques ou numérisés. Mais leur gestion ne devra pas être omise dans le

système de gestion de la DRH et de toute son activité, afin que toute l’information soit générée et

organisée dans un ensemble cohérent et accessible.

II.I.2-Choix du système de GED

La mise en place d’une solution de GED pour la DRH s’est basée sur l’analyse et la

comparaison entre trois logiciels gratuits (Maarch, Alfresco, Nuxeo). A cet égard, nous avons

considéré important de procéder à l’analyse des trois solutions et ce, sur la base de l’architecture

technique et les fonctionnalités offertes, ces fonctionnalités sont déjà détaillées au niveau du

tableau ci-dessus.

En fait, ce tableau comparatif met en évidence les points forts majeurs de la solution

Alfresco et qui correspond parfaitement aux besoins des personnels de la Direction.

En effet, grâce au moteur de workflow (JBPM) intégré à Alfresco, le processus concernant

un dossier administratif depuis sa création jusqu’à sa réception par le service de la Conservation et

de la Gestion, est pris en charge. Et ce, en permettant le travail collaboratif entre les différents

services et agents de la DRH, qui passe par la création des utilisateurs, des groupes et la gestion

des droits d’accès et d’habilitation. Ajoutant à cela la possibilité de gérer les différentes versions

d’un document et le traitement d’une grande variété de documents (imagerie, fichiers

bureautiques, contenu WEB….), avec la possibilité de créer un plan de classement performant et

d’effectuer des recherches en texte intégral ainsi que l’enregistrement de la stratégie de la

recherche pour une réexécution de la recherche.

Egalement, Alfresco se démarque par rapport à Nuxeo et Maarch par son coût faible et sa

communauté active permettant d’obtenir de l’aide et des solutions aux problèmes rencontrés le

plus rapidement possible et à coût nul.

II.I.2.1- ALFRESCO SHARE/RH : un nouvel outil de gestion des RH

Alfresco a décidé de ne pas se lancer à la course au social et de se concentrer sur son cœur

de métier, à savoir la gestion de contenus et documents, domaine sur lequel l’avance

52

technologique prise leur permet de proposer une alternative crédible à des outils spécialisés

comme Sharepoint, Documentum, etc… en ajoutant une bonne dose d’interopérabilité et de

respect des normes. Un positionnement clair qui leur ouvre les portes d’entreprises de toutes

tailles.

Alfresco propose une suite de solutions collaboratives de gestion de contenus open source.

La solution permet d’organiser tous types de ressources au sein d’arborescences structurées et

d’espaces projets à dimension conversationnelle. Un module de gestion de contenus permet de

mettre en scène la collaboration au sein d’espaces personnalisables. Alfresco est encore assez peu

social, et préfère s’intégrer avec des outils sociaux.

Complément idéal des RH, la plateforme Alfresco supprime le circuit papier, organise les

documents RH de l’entreprise et apporte des fonctions de partage et de collaboration. Les

bénéfices : performance, flexibilité, traçabilité et sécurisation des données.

La figure suivante englobe toutes les fonctionnalités d’Alfresco sous une forme de radar

afin de mettre en scène la performance et la flexibilité des données :

Figure 11- Radar global d’Alfresco29

Les services RH consacrent plus de 50% de leur temps à l’administration, la gestion et la

production de données et de documents, selon une étude publiée en 2012 par Forrester30

. Un

constat qui, associé à l’essor des réseaux sociaux et des outils de mobilité, comme à l’évolution

des usages, oblige les directions des ressources humaines à repenser leur gestion des RH et à

prendre en compte le point de vue de l’utilisateur, du collaborateur, du « client final ».

De manière globale, Alfresco permet de gérer le dossier d’un collaborateur de son

recrutement jusqu’à son départ de l’entreprise, ses possibilités sont de fait beaucoup plus larges.

Elle permet ainsi au quotidien aux équipes RH de :

Collaborer et échanger avec les personnels internes, mais aussi avec ses partenaires

et les organismes externes (recruteurs, consultants, candidats…), sans utiliser les

pièces jointes des emails, mais via des espaces documentaires collaboratifs. Chaque

29 Lecko : www.referentiel.lecko.fr , (Page consultée le 19/04/2014). 30Alfresco : www.alfresco.com, (Page consultée le 19/04/2014).

http://www.referentiel.lecko.fr/

http://www.alfresco.com/

http://referentiel.lecko.fr/solution/alfresco-2/

53

personne impliquée dans l’un des processus spécifiques à la fonction RH peut accéder

aux documents concernés, les annoter, les modifier, les télécharger, et ce même à

l’extérieur de l’entreprise, ainsi par exemple les CV de candidats ou des fiches mission

pour les recruteurs.

Optimiser et automatiser les processus de validation des documents, comme par

exemple les contrats de travail, les comptes-rendus d’entretiens d’embauche,

d’entretiens annuels.

Gérer et organiser les demandes de congés, les absences, les missions, les frais, les

évaluations annuelles, les formations, les dossiers du personnel, …

Communiquer et partager les événements de l’entreprise, l’annuaire ou le

trombinoscope, les procédures internes ou les formations proposées par exemple.

Conserver et pérenniser l’ensemble des documents RH, grâce aux fonctions de

traçabilité et de suivi des dossiers des collaborateurs, mais aussi d’archivage et de

sécurisation des données.

II.I.2.2-Alfresco Explorer vs Alfresco Share : audit de performances

Notre choix s’est penché sur ALFRESCO SHARE comme

solution technique pour la mise en place de notre système GED au sein de la Direction des

Ressources Humaines, et ce pour plusieurs raisons à savoir :

D’abord parce que c’est un outil efficace et facile à administrer ;

Ensuite parc qu’il est supporté par une large communauté active ;

Il permet une meilleure sécurité ;

Il permet une correction rapide des erreurs (bugs) ;

De plus, Alfresco Share présente une interface ergonomique et regroupe les

fonctionnalités de GED les plus demandées sur le marché ;

Cette plateforme de travail collaboratif vous permet de publier un ou plusieurs sites

accueillant les contenus relatifs aux dossiers administratifs;

Dans chaque site Share, les fonctionnalités suivantes sont incluses :

Un espace documentaire : dans lequel vous pourrez déposer des documents, plan

de classement par catégorie ;

Une liste des événements : afin d'organiser la vie du groupe de travail ;

Alfresco Records Management (Archivage électronique) : Composante

primordiale de la plateforme Alfresco Share, est une solution de gouvernance de

l'information qui permet aux utilisateurs de travailler sur des fichiers et de les

archiver facilement selon leur durée de conservation (calendrier de conservation).

Alfresco Share, étant plus récent qu’Alfresco Explorer, bénéficie de nouvelles

améliorations. Mais au delà des nouveautés fonctionnelles, qu’en est-il des performances ? C’est

ce que StarXpert31

a cherché à savoir en effectuant un audit des deux interfaces.

Les deux graphiques ci-dessous présentent une synthèse des résultats pour les deux

interfaces (Alfresco Share & Alfresco Explorer).

Les barres représentent le temps de réponse moyen d’une page en millisecondes. Le

premier trait pointillé correspond à 1 seconde, le premier trait plein correspond à 2 secondes.

31 Startexpert : http://www.starxpert.fr/tag/alfresco-share/, (Page consultée le 20/04/2014).

http://www.starxpert.fr/tag/alfresco-share/

54

Les lignes représentent le débit moyen en pages par minutes. L’échelle utilisée ici est

exponentielle, en moyenne le débit est compris entre 300 et 1100 pages par minutes.

Figure 12- Alfresco community-interface explorer

Figure 13- Alfresco community-interface share

D’après les deux figures ci-avant (figure 13 et figure 14), on constate que l’interface

explorer s’effondre lorsque la charge est trop importante (>35 tâches) alors que l’interface share

encaisse la charge de façon linéaire.

Cependant, le point le plus important de l’étude est de constater qu’après les deux tableaux,

l’interface share gère mieux un nombre considérable des dossiers ce qui n’est pas le cas pour

l’interface explorer.

Conclusion

Epine dorsale de tout projet, la partie technique vient de consolider notre démarche en se

basant sur les avantages offerts par les solutions libres du marché GED. De ce fait, Alfresco share

a été retenu comme solution logicielle de gestion électronique des dossiers administratifs. De

même, clé de voûte de la GED/RH, la mise en place d’un système de GED était la principale

préoccupation pour laquelle nous avons jugé utile la définition d’un ensemble de pratiques

relatives à la numérisation des dossiers administratifs et leur intégration dans un environnement

GED. Dans la perceptive de réussir non seulement sa mise en place mais encore la consécration

d’un « climat GED » dans l’environnement de la DRH, des paradigmes de conduite de

changement seront définis dans le chapitre suivant.

55

Chapitre II : Conduite du changement

« Le monde déteste le changement,

c’est pourtant la seule chose qui lui a permis de progresser ».

De Charles F. Kettering32

Effectivement, le changement n’est pas beaucoup apprécié, il est plutôt craint par les

personnes qui le subissent.

Dans toute conduite de projet, il y a forcément du changement. Ultérieurement nous allons

aborder le processus du changement lors de la mise en place de notre solution logicielle au sein de

la Direction des Ressources Humaines :

II.II.1-Processus du changement

Dans un processus de changement, chaque étape compte. Nous pouvons observer trois

phases :

- 1ère phase : Le déblocage

Il est primordial de préparer l’individu ou le groupe à accepter le changement.

En effet, les acteurs confrontés au changement se sentent menacés. Pourquoi ? Ils ont peur

de perdre leurs repères, cette sécurité qu’ils avaient acquis jusqu’à maintenant. L’incertitude est un

facteur important à la résistance au changement. Que va-t-on devenir ? Qu’est-ce que le

changement va apporter de nouveau ? Les questions que se posent toute personne confrontée au

changement.

-2ème phase : Le changement

Les changements spécifiques à mettre en place doivent être compris et acceptés par tous.

Chaque acteur s’interroge sur ce qu’il va devenir à l’occasion de ce changement, ce qui génère des

« zones d’incertitude » plus ou moins favorables à sa réussite. C’est au responsable qu’incombera

le rôle de réduire cette zone pour encourager le personnel à la mobilisation. Gérard Monpin

souligne dans une formation Conduire le changement : « Manager le changement c’est accepter de

passer d’une situation d’équilibre à une autre sachant gérer les phases de transition riches en

incertitudes. »33

.

-3ème phase : Le reblocage

Il s’agit de maintenir la nouvelle situation et de procéder de façon à ce qu’elle soit adoptée

par tous.

En effet, il est recommandé de savoir inscrire le changement dans le temps. Une fois que la

transformation a été adoptée et acceptée par le groupe, nous devons poursuivre leur travail auprès

des collaborateurs et insister sur les effets positifs du changement. En outre, il convient d’éviter

que de vieilles habitudes resurgissent et mettent en péril de ce fait la mise en place de la solution

Alfresco. Nous devons également assurer la pérennité et la continuité de notre démarche.

Il faut noter que le processus complet du changement (déblocage + changement +

reblocage) peut s’échelonner sur une longue période.

II.II.2-Sensibilisation et implication des personnels

Associer et impliquer les personnels dès le début du projet est un point primordial. Ceci

n’étant pas seulement le socle de la réussite et de la pérennité de la solution ALFRESCO

32 Charles Franklin Kettering; Pilotage du changement, 2007. p. 35. 33 Ibid.

56

SHARE/DRH mais encore un point clé pour l’atteinte des objectifs tracés au début. Elle permet

aux agents de contribuer avec leurs idées et avis dans le processus d’adoption et d’amélioration de

la performance du système. Par conséquent, un climat de responsabilisation et de motivation se

voit crée et instauré.

II.II.3-Conception du guide GED /ALFRESCO

Dans une perspective de faciliter la prise en main de la nouvelle solution GED, le guide

d’utilisateur ALFRESCO SHARE/DRH fournit au personnel autant que possible les données, les

explications et les procédures leur permettant de mener à bien leurs tâches.

Les parties constitutives du guide ALFRESCO/RH sont présentées comme suit :

Introduction

Présentation générale d’Alfresco

Apport d’Alfresco

Contrôle des versions

workflows

Numérisation des dossiers administratifs

Groupes et types de propriétés

Recherche simple et évoluée

Plan de classement par catégorie34

Conclusion

En résumé, la conduite de changement est cruciale pour l’accomplissement et la réussite de

notre projet. Mener une mission de conduite de changement demande beaucoup de rigueur afin

que le changement s’opère dans les meilleures conditions. Différentes approches peuvent être

utilisées pour conduire un projet de changement. Toutefois, la clé de la réussite demeure entre le

va-et-vient constant entre la conception et la réalisation des actions.

Dans cette même logique de faits, l’implantation de la solution ALFRESCO SHARE/DRH

nécessite obligatoirement une conception rationnelle permettant la mise en place de cette solution

dans les meilleures conditions.

34 Voir « guide d’Alfresco » (Annexe).

57

Chapitre III : Implantation d’un système de GED

Nous venons d’étaler la phase de la conduite du changement qui a consisté à sensibiliser et

impliquer les personnels de la DRH dans un nouvel environnement garantissant une gestion

optimale des dossiers administratifs.

Ainsi, Ayant retenue Alfresco comme une solution adéquate pour une gestion optimisée

des dossiers administratifs de la DRH en la mettant à la disposition au bon moment à l’ensemble

du personnel pour un meilleur rendement d’une part et une prise de décision dans un temps

opportun d’autre part pour les responsables. Nous allons aborder ultérieurement la méthodologie

de déploiement d’Alfresco share/DRH, en focalisant dans un premier temps sur la conception

rationnelle de la solution GED et dans un second temps sur l’exploitation d’Alfresco share /DRH

dans un environnement administratif.

III.III.1-Etude de la mise en place d’Alfresco share/DRH

Pierre angulaire de tout projet de dématérialisation, l’étude de la mise en place d’une

solution GED vient de consolider notre démarche pratique. En effet, l’implantation d’Alfresco

share est désormais une solution cruciale pour la gestion des dossiers administratifs de la Direction

des Ressources Humaines grâce à sa facilité de mise en œuvre, sa souplesse d’utilisation, et la

grande évolutivité de sa solution technique tout en mettant en lumière respectivement

l’infrastructure technique, la simulation de l’environnement alfresco share/DRH et l’exploitation

d’Alfresco share/DRH :

III.III.1.1- Infrastructure technique

Dans le cadre de la dématérialisation du fonds d’archives, nous avons opté pour la

numérisation des dossiers administratifs au sein du service de la Conservation et de la Gestion en

utilisant l’infrastructure suivante (Scanner EPSON et un hp bureau) :

Scanner EPSON :

Figure 14- Caractéristiques techniques du scanner EPSON

Résolution et

Densité optique

Taille de document

Scanner couleur à plat avec lecteur de transparents

(résolution optique basée sur la norme ISO 14473)

documents A4 sans marges

Type de scanner

Epson Scan 3.7

Capacité papier

et épaisseur

30 pages

Epaisseur : 60 à 105 g/m2

Informations générales

272 x 475 x 113 mm

Environ 4 kg

Résolution optique haute

qualité jusqu’à 6400 dpi

58

Poste de travail hp bureau :

Figure 15- Caractéristiques techniques du poste de travail HP

III.III.1.2- Simulation de l’environnement Alfresco/DRH

Dans le cadre de la mise en application de notre projet de fin d’études, nous avons pu

simuler les transactions entre les différents acteurs au sein de la DRH. En réalité, « simulation »

c'est donner pour réel ce qui ne l'est pas, en imitant l'apparence de la chose réelle à laquelle on

veut faire croire, le moyen le plus simple serait de tenter l'expérience, c'est-à-dire d'exercer notre

vision souhaitée sur Alfresco share pour pouvoir observer ou mesurer le résultat final. Le schéma

ci-dessous présente l’environnement Alfresco share/DRH :

Figure 16- Scénario de la solution Alfresco share/DRH

Processe-ur

• Core 2 Quad Q6600

Mémoire • 2 Go

Disque dur • 500 Go

Carte mère

• IPIBL-LA (Berkeley)

59

L’objectif de notre projet est d’arriver à constituer un fonds global de l’ensemble des

dossiers administratifs du service de la Conservation et de la Gestion afin d’optimiser le processus

métier en traitant une seule fois les pièces administratives et en les mettant à la disposition des

personnels de la Direction des Ressources Humaines dans un temps opportun.

Pour ce faire nous avons suivi les étapes suivantes :

Etape 1 : Acquisition des documents, nous précisons que le fonds documentaire du SCG

est sous format papier. En effet, pour concrétiser notre solution, nous avons élaboré un prototype

pour mettre en évidence l’efficacité d’Alfresco share/DRH, en matière de la GED.

Pour ceci, nous avons choisi un seul échantillon (dossier de M. Alami Mohammed :

Commissaire judiciaire), et nous avons décidé de scanner l’ensemble de ses pièces

administratives à l’aide de Scanner Epson.

Etape 2 : Indexation des documents, cette étape consiste à décrire le dossier de M. Alami

Mohammed, avec des mots clés (tags) crées par le gestionnaire (M. BenOtmane) ou par les

utilisateurs selon les droits d’accès paramétrés au départ.

Quant à l’indexation, nous avons attribué au dossier de M. Alami Mohammed les

métadonnées suivantes :

Etape 3 : Création des utilisateurs, dans cette étape nous avons créé quatre profils

d’utilisateurs :

Gestionnaire (Mohammed BenOtmane : responsable sur la conservation des

archives): Créer /éditer/ mettre à jour/ ajouter/ supprimer/ numériser les dossiers ;

Collaborateur (Nabila Mayssoume : Chef de division) : Créer/éditer/mettre à

jour/ ajouter ;

Contributeur (Jamal Slimani : Chef de service) : Voir et ajouter les contenus ;

Lecteur (l’ensemble des fonctionnaires) : Voir les sites et le contenu.

Etape 4 : Diffusion des documents, la dernière étape identifiée traite la communication

des documents, c'est-à-dire mettre les dossiers numérisés à la disposition des différents décideurs

pour une gestion optimisée.

III.III.1.3- Exploitation et alimentation d’Alfresco share /DRH

Comme étant la pierre angulaire de notre projet, nous allons décider de mettre en pratique

le scénario que nous avons élaboré afin de simuler l’environnement ALFRESCO SHARE/DRH.

Ainsi, pour pouvoir aboutir et accomplir notre démarche au sein de la Direction des Ressources

Humaines, il nous faudra mettre en exergue les axes suivants : accès à l’environnement d’Alfresco

Share/DRH, Plan de classement, Numérisation, Recherche avancée et tags, Gestion des droits

d’accès, Workflow et enfin le calendrier de conservation.

60

III.III.1.3.1-Accès à l’environnement d’Alfresco Share/DRH

Après avoir téléchargé le pack Alfresco community 4.2.b à partir du site officiel d’Alfresco

http://www.alfresco.com, exactement sur le lien suivant :

http://wiki.alfresco.com/wiki/Community_file_list_4.2.b, nous avons exécuté l’installeur et

suivi les instructions d’installation.

Figure 17- Fenêtre Administrateur d'Alfresco

La première page est la page d’authentification .En effet l’utilisateur doit tout d’abord

s’authentifier avant d’accéder à la solution. Une fois le serveur démarré, nous lançons Alfresco via

le menu démarrer – Alfresco Community – alfresco share. Nous accédons à Alfresco à partir du

compte administrateur donné par défaut (nom d’utilisateur :admin, mot de passe : admin)..

Création du site ( التدبير و الحفظ مكتب ) :

Pour gérer les dossiers administratifs du service de la Conservation et de la Gestion, nous

avons créé un espace sur Alfresco share qu’on appelle site, il s’agit d’un site avec un nom

spécifique et un URL à travers lequel nous pouvons y accéder. Le tableau de bord Alfresco Share

est votre tableau de bord, il est personnalisable et il regroupe les informations concernant vos

activités dans l’application Share. Votre tableau de bord vous est propre, il n’y a que vous qui

pouvez le consulter.

Tous les utilisateurs peuvent voir les sites publics, mais seuls les membres de ces sites

peuvent y exécuter des tâches. Ils peuvent exécuter les tâches suivantes :

travailler avec le contenu d’Espace documentaire;

créer des événements dans le calendrier du site;

créer et commenter les liens des sites;

61

Figure 18- Site du SCG

Après avoir personnalisé le site SCG en se basant sur les différents besoins et attentes

exprimés par les personnels du service, nous n’avons gardé que les dashelets suivants :

Les membres du site : dont le gestionnaire est M. BenOtmane, le Collaborateur est

Madame Nabila, le Contributeur est M. Slimani et le lecteur est M. Choâyl,

La liste des données du site : contient toutes les activités et les événements de la DRH et

elle permet pour chaque personnel d’avoir une information sur les activités des sites dans lesquels

ils sont membres (dépôts de documents, modifications….)

Le calendrier du site : inclut les événements futurs de la DRH. Pour ainsi faciliter la communication en partageant un centre d'intérêt commun.

III.III.1.3.2- Plan de classement

Une fois qu’on clique sur l’ une interface s’affiche sur lequel se

trouve « Créer un dossier », ce qui nous a permis de générer un nouveau plan de classement :

Figure 19- Plan de classement

Comme nous l’avons explicitement avancé au cours du diagnostic de la GED/DRH, le

classement des dossiers administratifs adopté par le SCG ne répond pas aux attentes des décideurs.

Ainsi, dans la perspective de donner plus de sens à la GED/DRH et à la manière dont les

documents sont électroniquement gérés, nous avons décidé d’adopter un classement thématique.

62

Ce classement a pris en compte non seulement les pièces administratives des personnels, mais

aussi toutes les autres catégories de documents qui vont intégrer la solution.

Remarque : Vous pouvez retrouver l’arborescence des dossiers du site dans «Documents».

III.III.1.3.3- Numérisation

Cette étape consiste à numériser l’ensemble des pièces administratives de M. Alami et à

alimenter les sous-dossiers constitutifs de son dossier principal.

Dans les deux figures ci-dessous, vous trouverez le contenu numérisé du dossier des arrêtés

et des correspondances de M. Alami :

Figure 20- Pièces constitutives du dossier des correspondances

Après la création des dossiers, on commence à créer notre contenu, ce dernier peut être

importé, téléchargé et en multiple format (html ,xml, word….)Prenons l’exemple d’un dossier de

notre service SCG. Le dossier regroupe à l’intérieur de chacun de ses sous dossiers des pièces.

Ainsi nous avons ajouté du contenu pour chaque sous dossier et nous l’avons alimenté en pièces

scannées et dématérialisées.

Figure 21- Arrêté de recrutement numérisé

En cliquant sur le titre d’un document ou sur la vignette associée, vous accédez à la visionneuse de

contenu.

63

Outre le contenu du document, vous pouvez visualiser les détails du document ainsi que les

métadonnées, tags, commentaires, permissions, historiques des versions associés au document.

III.III.1.3.4- Recherche avancée et tags

Il s’agit de saisir les mots clés au niveau de la barre de recherche, placée en haut de

l’interface d’Alfresco. Le logiciel effectue ainsi une recherche sur les métadonnées et sur le texte

intégral et affiche les résultats sous forme d’espaces ou de contenus que nous pouvons visualiser.

Figure 22- Recherche avancée

Figure 23- Recherche par tags

Ainsi, trois niveaux de recherche sont possibles :

المحكمة االبتدائية بأكادير

المحكمة االستئناف بطنجة

مركز القاضي المقيم بانزي

Ces trois possibilités de recherche se font en saisissant le tag recherché dans la fenêtre de

recherche et en validant pas « Entrée ». Le résultat sera la combinaison des objets taggés par le

terme ainsi que des objets contenant simplement ce terme.

64

III.III.1.3.5- Gestion des droits d’accès au site SCG

Pour la première fois, l’utilisateur est considéré comme un simple lecteur du site,

l’administrateur lui seul qui a le droit d’attribuer les rôles aux différents utilisateurs selon leur

fonction et selon leurs tâches dans l’organisme.

Les rôles procurent des droits particuliers aux chefs des services et aux personnels de la

DRH pour un espace/ contenu donné. On distingue quarte rôles dans le site d’Alfresco dont les

droits sont résumés dans le tableau suivant (tableau 13) :

Tableau 13- Les rôles attribués dans le site SCG

Lecteur Contributeur Collaborateur Gestionnaire

Voir tous les

espaces et

contenus

X

X

X

X

Mettre à jour et

éditer

X X

Ajouter des

contenus

X

X X

Editer les

propriétés

X X

Gérer les droits X

S’approprier un

contenu

X

Figure 24- Gestion des droits d'accès

Comme nous l’avons déjà montré au niveau de la phase scénario de l’environnement

ALFRESCO SHARE/DRH, chaque utilisateur doit retenir les rôles attribués sur le site SCG et les

contenus des dossiers administratifs.

III.III.1.3.6- Workflow

Dans cette partie, nous allons montrer le processus par lequel doit passer la fiche de

notation de M. Alami dès son arrivée auprès du Tribunal de Première Instance jusqu’à sa

validation par Madame Nabila (chef de service) et le départ sera sous la plateforme ALFRESCO

SHARE/DRH. Pour ce faire, nous devrons passer par un certain nombre d’étapes :

65

Figure 25- Démarrage du workflow

a-Lancement du workflow par Monsieur BenOtmane (gestionnaire du site)

b-Assignation de la tâche de la validation à madame Nabila (chef de service)

Dans ce qui suit, vous trouverez le processus de workflow (Réviser /approuver) :

Figure 26- Assignation du workflow

Figure 27- Approbation du workflow

66

c- Après avoir saisi son identifiant et son mot de passe l’utilisateur Nabila accède à l’interface

suivante. Sous la rubrique «Mes tâches » elle peut accéder, visualiser le contenu du workflow et

approuver la fiche de notation de M. Alami Mohamed.

III.III.1.3.6- Calendrier de conservation

Le module de Record Management d’Alfresco dédié à l’archivage qui est caractérisé par

un référentiel unique et simple. Tous les contenus sont recueillis, gérés et contrôlés au sein d’un

seul référentiel et ainsi la gestion des archives directement via une interface web, qui simplifie la

gestion pour les utilisateurs. Ce module fournit un modèle d’autorisations optimisé, basé sur les

compétences et rôles des utilisateurs, des cycles de vie d’archivage très complets, basés sur des

calendriers, la gestion de transferts complexes, la mémorisation des recherches effectuées pour

optimiser la gestion et le recouvrement des documents. Ce document est « un document validé,

non modifiable, qui est archivé à des fins de preuves et d’audit.

On parle de documents « vivants », qu’on peut consulter régulièrement. D’archives

intermédiaires qu’on peut ressortir en cas de litige pendant un DUA (durée d’utilité

administrative) et, enfin, d’archives définitives de valeur historique ou patrimoniale. Dans cette

optique, nous avons mis en pratique les durées de conservation au niveau du dossier de M. Alami

Mohamed :

Figure 28- Calendrier de conservation

Ainsi, ce module nommé « Disposition schedule » expose des procédures requises pour la

conservation des records dans le système de "records management" jusqu'à leur destruction ou leur

transfert vers un autre emplacement.

De ce fait, cette étape est considérée comme étant une aiguille aux différents personnels et

responsables sur la conservation des dossiers administratifs, en précisant les durées de conservation

pour chaque pièce numérisée au sein du dossier de M. Alami.

67

Conclusion

Dans ce dernier chapitre, nous avons montré les différentes étapes utilisées pour le

déroulement du développement, adaptation et configuration de la solution choisie (Alfresco share)

au sein de la Direction des Ressources Humaines du Ministère de la Justice et des Libertés.

Tout d’abord et comme notre encadreur avait prédit, il s’est avéré très utile et très

bénéfique d’avoir choisi de mettre une partie de nos connaissances et résultats au sein d’un milieu

professionnel. Nous avons également eu l’occasion de faire profiter la DRH et plus

particulièrement le SCG avec notre étude et nos conclusions qui auraient pu coûter trop cher au

Ministère.

Certes, notre projet n’est qu’un prototype, il faudrait donc chercher à alimenter la base par

l’ensemble des dossiers administratifs de toute la Direction, créer de nouveaux espaces de travail

et de collaboration entre la DRH et le SCG. La plateforme « Alfresco » semble être très

intéressante puisqu’elle dispose d’une interface utilisateur conviviale et de beaucoup de

fonctionnalités avancées.

68

Conclusion générale

Aujourd’hui, la GED a, sans doute, révolutionné le monde des archives et de la

documentation. La numérisation présente ainsi des avantages incontestables liés à la structuration

de l’information en général. En définitive, elle constitue un outil de gestion de l’information qui

offre des capacités de stockage très importante. Aussi , elle permet une grande fluidité de celle-ci

en s’intégrant dans l’environnement informatique et proposant des solutions allant des

programmes génériques aux logiciels adaptés qui offrent d’autres options comme la gestion des

utilisateurs, les métadonnées, la gestion des versions, le moteur de recherche, le plan de

classement et le calendrier de conservation, etc.

Dans cette optique, notre projet survient afin de contribuer à l’exploitation optimale des

documents administratifs au sein de la Direction des Ressources Humaines du Ministère de la

Justice et des Libertés, en mettant en place un système de gestion électronique des documents à

l’aide d’un logiciel de GED ALFRESCO SHARE.

En effet, notre mission s’est avérée doublement formatrice. Elle nous a permis d’une part

d’appréhender un aspect professionnel et connaissance du domaine du travail et de la formation, et

d’autre part nous a permis de nous investir personnellement surtout par la demande d’adaptation

qu’elle a générée.

En fin, ce travail nous a permis de faire le tour en ce qui concerne la Gestion Electronique

des Documents, d’exploiter les nouveaux outils dans ce domaine, ainsi que nos connaissances

acquises durant ces quatre années.

69

Bibliographie

Monographies

CHABIN, Anne-Marie ; Nouveau glossaire d’archivage, février 2010, p. 34

ADER, Martin ; Management collectif de l’information. Paris : Insep éd, 1996. p.37

CHAUMIER, Jacques ; Document et numérisation : enjeux techniques, économiques,

culturels et sociaux. Paris : ADBS, 2006. p.119.

CHAUMIER, Jacques ; La gestion électronique de documents. Paris : PUF, 1996. p. 123.

(Que sais-je ?, n°3087).

Travaux académiques

EL OUALI EL ALAMI Jihan, TUTAY Mohammed Moriba ; Reconstitution et mise en

place d’un système d’archivage électronique pour les textes réglementaires adressés aux

intermédiaires agréés au sein du service centre documentaire de l’Office des Changes,

Rabat : ESI, 2012-2013

KARINE Boubker , KHRIFI Ismail ; La mise en place d’un système de gestion

électronique des documents des documents au sein de la division des Ressources

Humaines du Ministère de l’Habitat, de l’Urbanisme et de l’aménagement de l’Espace,

Rabat : ESI, 2011

KRIMI Najia ; Conception et mise en place d’un projet G.E.D au sein de la Préfecture de

Meknès, Rabat : ESI, 2012

KARSI, Mohammed ; La mise en place d’un système de GED à l’aide d’un logiciel libre

pour le fonds réglementaire et juridique, Rabat : ESI ,2007-2008.

DRISSI, Adnane ; Conception, réalisation et la mise en place d’un système de gestion des

archives avec une plateforme GED complète, multipiste, normalisée selon ISAD et mise en

réseau pour le compte de la Direction du patrimoine Immobilier Zone Nord- Zone Sud de

Barid Al Maghreb, Rabat : ESI, 2008.

Mémoires

BOLOGNESI, M., mémoire « archivage de données SAP », informatique, systèmes

d’information, 17 septembre 2010.

BONNEAU, C., mémoire « - gestion et traitement de l’information spécialisée Mise en

place d’une Gestion Électronique de Documents à la SACD participation à l’élaboration

du cahier des charges », Diplôme national de master Domaine - sciences humaines et

sociales Mention - sciences de l’information et des bibliothèques Spécialité

RAÏS, N., mémoire « La dématérialisation des dossiers documentaires : les enjeux et les

techniques, étude de faisabilité réalisée pour le centre de documentation des Arts

Décoratifs ».

70

Actes de conférences

PREVEL, L. Impacts de la dématérialisation sur l’organisation de l’archivage, In6°

forum de la GEIDE, 13-15 décembre 1999, Paris. MCI.

WEISZ, G. Systèmes et périphériques de stockage pour l’archivage des documents, In 7°

forum de la GEIDE, 11-13 octobre 2000, Paris. MCI.

KESLASSY, G. Application de conservation, In 8° forum de la GEIDE, 10-12 octobre

2001, Paris. MCI

Articles de périodiques

POUPONNOT, J. La GED s'étend à tous les services de l’entreprise. Document

numérique, 01/02/2012, n°3, pp. 03-05.

CHABIN, M.-A. Des documents numériques aux dépôts numériques. Document

numérique, 2000, vol.4, n°3-4, pp.301-315.

CHABIN, M.-A. L’archivage. Document numérique, 2000, vol.4, n°3-4.

LUPOVICI, C. Les stratégies de gestion et de conservation préventives de documents

électroniques. Bulletin des bibliothèques de France, 2000, vol.45, n°4, pp.43-54.

Webographie

Ministère de la Justice et des Libertés : www.justice.gov.ma/ (page consultée le 03/03/14)

Les archives de France : http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr(page consultée le

03/03/14).

Archimag : http://www.archimag.presse.fr (page consultée le 04/04/14).

Association des archivistes français : http://www.archivistes.org (page consultée le

24/04/14).

Association des professionnels de la GED : http://www.aproged.org (page consultée le

30/04/14).

Alfresco : www.alfresco.com (page consultée le 24/03/14).

Ressources Humaines au quotidien : http://www.pratiques-rh-au-quotidien.com/. (Page

consultée le 21/03/2014).

Dictionnaire de terminologie Archivistique :www.archivesdefrance.culture.gouv.fr.

(Page consultée le 15/0 3/2014).

71

Annexes

Annexe n° 1 : le questionnaire

Le questionnaire

Renseignement sur le personnel مجال العمل

Division القسم :

Service المصلحة :

Fonction : الوظيفة

I- Description du fonds d’archives :

I.2 Dans le cadre de votre travail, quels sont les types de documents manipulés et quel est le

degré d’importance accorderiez-vous aux pièces produites et reçues ?

Madame, Mademoiselle, Monsieur.

Nous sommes deux étudiantes en 4éme année à l’Ecole des Sciences de l’Information. Le

présent questionnaire s’inscrit dans le cadre de notre projet de fin d’études intitulé « L’instauration des

procédures archivistiques et la mise en place d’un système de GED (Gestion Electronique des

Documents) : Cas de la Direction des Ressources Humaines au sein du Ministère de la Justice et

des Libertés ».

L’objectif de ce questionnaire est de disposer d’informations précises sur la situation actuelle

du fonds d’archives de la dite Direction et de proposer aux personnels des solutions optimales pour la

réalisation de leurs tâches et la gestion de leurs documents.

Nous vous garantissons de garder l’anonymat dans l’analyse de vos réponses et toutes vos

remarques vont être prises en considération.

Nous vous remercions d’avance pour votre intérêt et votre esprit de collaboration.

Radia MEJJAT et Khaoula EL ANOUNI

72

األهمية )مهمة، درجة

متوسطة األهمية، ضعيفة

األهمية(

Degré

d’importance

(importante، plus

au moins

importante)

الوثائق المنتَجة

Les pièces produites

درجة األهمية )مهمة،

متوسطة األهمية، ضعيفة

األهمية(

Degré

d’importance

(importante، plus

au moins

importante)

وثائق المتوًصل بهاال

Les pièces reçues

-

-

-

-

-

-

I.3 Procédez-vous à une élimination périodique de vos archives ?

؟ يتم اللجوء إلي عملية اإلتالف في بعض الحاالتهل

Oui Non

I.4 Si oui, quels sont les critères d’évaluation et de tri que vous adoptez ?

أبرزوا المعايير التي تستندون عليها في عملية فرز الوثائق الموجبة لإلتالف ؟ ،نعمبإذا كانت اإلجابة

………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………

I.5 Si non, quelles sont les raisons qui vous poussent à conserver la totalité de vos archives ?

:سبب لهل يتم اإلحتفاظ بها ،في حالة اإلجابة ب ال

Documents utiles pour le bon fonctionnement de vos activités

الوثائق لسيرورة العمل أهمية

Méconnaissance de textes régissant les éliminations des archives

73

عدم الدراية بإجراءات إتالف وثائق الحفظ

Autres raisons à préciser S.V.P : أسباب أخرى

………………………………………………………………………………………….

II- Recherche et accès aux documents طرق البحث و الوصول إلى الوثائق :

II.1 Quels sont les instruments de recherche que vous utilisez pour le repérage de vos dossiers

ou de l’information qu’ils contiennent :

:؟ لى الملفات أو الوثائقلتقنيات التي تستعملونها للوصول إما هي ا

Registre سجالت

Liste des documents الئحة الوثائق

Index فهرس الوثائق

Bases de données قاعدة البيانات

Autres à préciser S.V.P طرق أخرى

……………………………………………………………………………………………….

II.2 Les instruments de recherche sont-ils satisfaisants ?

هل وسائل البحث َعمليَة؟

Oui Non

Si non, selon vous, quel est l’instrument le plus approprié pour le repérage de vos dossiers ?

الوسيلة األكثر نجاعة ؟ مفما هي في نظرك ،ب ال إذا كان الجواب

.....................................................................................................................................................

II.3 Vous arrive-t-il de perdre ou de ne pas retrouver un document ou un dossier ?

أيجاد ملف أو وثيقة ما ؟ مهل سبق أن تعًذر عليك

Oui Non

En cas de réponse affirmative prière de préciser pourquoi ? أبرز األسباب ،نعم في حالة اإلجابة ب

………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………

III- Attentes et suggestions التوقعات واالقتراحات :

74

III.1 Dans le cadre de votre travail, avez-vous manipulé un logiciel de gestion des

documents ?

هل سبق أن استخدمتم نظام معلوماتي لتدبير الوثائق ؟ ،مجال عملكم في

Oui Non

III.2 Connaissez-vous un système de gestion électronique des documents GED ?

هل لديكم دراية بنظام للتدبير اإللكتروني للوثائق؟

Oui Non

III.3 Êtes-vous pour ou contre la mise en place d’un système de GED au sein de la Direction des

Ressources Humaines ?

هل أنتم مع أو ضد إحداث نظام إلكتروني لتدبير الوثائق بمديرية الموارد البشرية؟

Pour Contre

En quelques mots, justifiez pourquoi ? علل إجابتك

………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………..

III.4 Selon-vous, quels seraient les avantages de la mise en place d’un système de GED ?

؟ إحداث نظام إلكتروني لتدبير الوثائقما هي مميزات ،في نظركم

Faciliter la recherche et le repérage des documents

الوثائق تسهيل عملية البحث و الوصول إلى

Assurer la conservation et la sécurité du patrimoine

الحفاظ على أرشيف المديرية

Favoriser la circulation des documents الرقي بحركية الوثائق

Autres à préciser S.V.P يزات أخرىمم

………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………..............................

........................................................................................................................................

Merci de votre collaboration

http://geektionnerd.net/etes-vous-sur/

75

Annexe n° 2 : le guide d’entretien

Guide d’entretien

Division :

Service :

Nom et Prénom du responsable :

Questions à poser :

1- Quelle est la nature des documents que vous traitez ?

..................................................................................................................................................

..................................................................................................................................................

........

2- Sur quels supports existent-ils ?

..................................................................................................................................................

..................................................................................................................................................

.......

3- Quel est le système de classement adopté ?

………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………

4- Comment vous procédez pour la gestion de ces documents ?

………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………

………………………………………………

5- Sous quelle langue voulez-vous avoir les métadonnées du dossier pour effectuer la

recherche au niveau du système de GED ?

..................................................................................................................................................

..................................................................................................................................................

Bonjour Madame, Monsieur,

Nous vous remercions de nous recevoir aujourd’hui et de nous consacrer du temps, en

quelques mots, dans le cadre de notre projet de fin d’étude dont le sujet est : la gestion

électronique des documents nous menons cet entretien afin de dévoiler les pratiques de

gestion, traitement et conservation des documents au sein de la Direction des Ressources

Humaines. vous nous aideriez largement par vos réponses à nos questions, vos suggestions et

vos idées afin de bien réussir notre projet.

76

Annexe n° 3 : le guide d’Alfresco

Préparé par les deux stagiaires au sein de la Direction des Ressources Humaines :

Guide d’Alfresco

El anouni Khaoula

Mejjat Radia

77

Annexe n°4 : في علم األرشيف وتقنياته إرشادي دليل

علم األرشيف وتقنياتهدليل إرشادي في

: من إعداد المتدربتين في مديرية الموارد البشرية

مجاط راضية

خولة العنوني