Le Records management : historique, finalités, enjeux, normes

Stage Théories et pratiques archivistiques

Archives et nouveaux enjeux de l’information

19 novembre 2009

Claire Sibille - de Grimoüard

Plan de la formation

Historique et concepts du Records management Les normes ISO sur le Records management Les textes relatifs au « Records management

électronique » Le Records management et les « normes

archivistiques » Les normes du Records management en France Bibliographie/webographie

Historique et concepts du Records management

Historique du Records management

Naissance à la fin des 1940’s aux États-UnisThéorie de l’archivage au service des

producteurs : Schellenberg aux États-Unis, Pérotin en France

Milieu des années 1990 : la norme RM australienne connaît un grand succès et devient la norme ISO 15489

2002 : l’AFNOR diffuse la norme en France

Document

Tout écrit ou enregistrement considéré comme une unité (Extrait Norme ISO 15489)

Information portée sur un support quels que soient sa forme ou ses caractéristiques. Un document peut correspondre ou non à la définition de record (Extrait DoD 5015.2.)

Records et archives

Records - Documents créés, reçus et préservés à titre de preuve et d’information par une personne physique ou morale dans l’exercice de ses obligations légales ou la conduite de son activité (extrait Norme ISO 15489)

Archives - Ensemble des documents quels que soient leur date, leur forme et leur support matériel, produits ou reçus par toute personne physique ou morale ou par tout service ou organisme public ou privé, dans l'exercice de leur activité (loi du 15 juillet 2008 – code du patrimoine, titre II)

Les records : caractéristiques

Support (tous médias : papier, électronique, film…)

ContenuContexte de création (activité)Pertinence (valeur informationnelle)Appartenance à un fonds / relativité

(cf. Marie-Anne Chabin)

Les records : valeur primaire, valeur secondaire

Un organisme a besoin de prouver ses actions, ses volontés, ses droits…

Les records peuvent ainsi avoir : une valeur primaire (administrative, fiscale,

judiciaire) ou une valeur secondaire (événementielle,

informationnelle, patrimoniale)

Les records peuvent être considérés comme vitaux, importants, utiles, ou non essentiels

Records management : définition

Champ de l’organisation et de la gestion en charge d’un contrôle efficace et systématique de la création, de la réception, de la conservation, de l’utilisation et du sort final des documents, y compris des méthodes de fixation et de préservation de la preuve et de l’information liées à la forme des documents. [Norme ISO 15489-1, 2002]

Du cycle de vie de l’information au records continuum

Théorie des trois âges (Schellenberg) : archives courantes, intermédiaires, définitives

Cycle de vie du document : création, diffusion et usage, gestion et maintenance, tri et élimination, préservation et conservation permanente

Records Continuum (Canada, Australie) : vision du document dans sa continuité

Diagramme du Records Continuum

Les trois statuts de l’information de Marie-Anne Chabin

Statut de production Statut de traceStatut de source de connaissance

Les normes ISO sur le Records management

Récentes (moins de dix ans) Issues d’une norme australienne, AS4390

ont entraîné la constitution d’un groupe de normalisation à l’ISO, le SC11, au sein du TC 46

l’université de Monash a développé au même moment la notion de continuum

Traitées par le sous-comité (SC 11) au sein du comité technique (TC 46) Information et documentation

Devenues une sorte de « famille » de normes internationales ISO 15489-1 et –2:2001 Records management traduite en

français en avril 2002 ISO 23081-1:2004 Métadonnées du RM ISO/TR 26122 Work Process Analysis for Records

Proches des normes de la qualité ISO 9000 et 14000

Le contexte normatif : ISO 15489, la norme matricielle

RECO RDS

ISO 12142

ISO 12033

M oReq2, ISO 15489

PDF/A

RFC 2821, 2822, T IFF, JPEG 2000,

ISO 216

ISO 12037

G UID

XM L

M etadata:DC, ISAAR, ISO 23081, 639, 2788, 5964, 8601

ISO 18492, O AIS

X.509, XKM S

PDF/A

ISO 15801, 12654X.509, XKM S

RECO RDSRECO RDS

ISO 12142

ISO 12033

M oReq2, ISO 15489

PDF/A

RFC 2821, 2822, T IFF, JPEG 2000,

ISO 216

ISO 12037

G UID

XM L

M etadata:DC, ISAAR, ISO 23081, 639, 2788, 5964, 8601

ISO 18492, O AIS

X.509, XKM S

PDF/A

ISO 15801, 12654X.509, XKM S

ISO 15489

La norme de base, très simple, énonce les grands principes

Éditée en anglais en 2001, en français en 20022 parties

Descriptive Technique, guide de mise en pratique, donnant aussi

des recommandations sur la politique de gestion, les responsabilités, les besoins de formation

En cours de révision

Une cible très large

Les décideursLes professionnels de l’informationLes responsables des systèmesToutes les personnes physiques

ayant la responsabilité de produire ou de conserver des archives

Objectifs

Organiser la traçabilité des documents produits ou reçus par tout organisme ou entreprise dans l’exercice de ses activités

Encadrer la responsabilité des entreprises ou organismes vis à vis de la loi, de ses collaborateurs, de ses partenaires, de la collectivité

S’assurer que les systèmes d’information produisent des documents fiables en accord avec les normes Qualité ISO 9001, ISO 9002 et ISO 14000

Gérer l’information au meilleur coût NB : elle n’inclut pas l’organisation et la gestion

des archives historiques qui se fait au sein des institutions d’archives

Environnement réglementaire

Le Records management tient compte de l’environnement réglementaire défini par : la législation dans les domaines administratif et

judiciaire et la réglementation spécifique du secteur d’activité concerné, ainsi que les lois et règlements relatifs aux documents d’archives, à l’accès à l’information, au respect de la vie privée, à la notion de preuve, au commerce électronique et à la protection des données

les normes en vigueur les procédures internes

Principes généraux de Records management (1)

Définir quels documents doivent être créés pour chaque type d’activité et quelles informations doivent y figurer : dire sous quelle forme et quelle structure les

documents doivent être produits et archivés, et quelles technologies doivent être utilisées

définir les métadonnées nécessaires déterminer les besoins de consultation et les

délais de conservation en se conformant aux exigences légales et réglementaires

Principes généraux de Records management (2)

évaluer les risques attachés à la non-disponibilité de documents probant

rechercher l’amélioration de la rentabilité, l’efficacité et la qualité des méthodes, des décisions et des opérations de création, d’organisation ou de gestion des documents

Les métadonnées décrivent la structure du document, le contexte de création et d’exploitation du document ; les liens organiques des documents avec d’autres documents

Caractéristiques d’un document d’archives

AuthenticitéFiabilitéIntégritéExploitabilité

Caractéristique du système d’archivage

“Records management system” Fiabilité Intégrité Conformité Étendue Caractère systématique 

Mise en œuvre du Records management en 8 étapes

Enquête préliminaireAnalyse des activitésIdentification des exigences archivistiquesÉvaluation des systèmes existantsIdentification de la stratégie pour la

satisfaction des exigences archivistiquesConception d’un système d’archivageMise en œuvre d’un système d’archivageContrôle a posteriori

Procédures d’archivage et contrôles

Sélection des documents à archiver Définition des durées de conservation Intégration des documents Classification des activités Stockage et conditionnement Accès Traçabilité Mise en œuvre du sort final Rédaction d’une charte d’archivage Contrôle et audit Formation

ISO 23081

Métadonnées pour décrire le contexte dans lequel les documents sont produits, leur contenu, leur structure, leur gestion dans le temps

Identifient également leurs producteurs, les processus et systèmes qui permettent la création, la gestion, la maintenance et l’utilisation des documents et des procédures

ISO 26122

Rapport technique publié en 2008Work Process analysis for records,

traduit en « Analyse du processus des records », c’est-à-dire les processus métier et activités qui engendrent les records

Le plan de classement doit normalement représenter ces processus

Les textes relatifs au « Records management électronique »

OAIS (Open Archival Information System)

Modèle conceptuel destiné à la gestion, à l'archivage et à la préservation à long terme de documents numériques

Norme ISO (ISO 14721)Identifie les acteurs, décrit les fonctions

et les flux d’information, et propose un modèle d’information adapté à la problématique de l’archivage numérique

OAIS : modèle fonctionnel

P roduc teu r U tilisa teu r

M anagem en t

Planification de la Préservation

Adm inistration

G estion des D onnées

Stockage d ’Archive

AccèsVersem ent

S IP

A IP

DIP

MoReq

1996 : décision lors du DLM Forum 2001 : publication de MoReq

Model Requirements for the Management of Electronic Records Modèle d'exigences pour l'organisation de l'archivage

électronique

2004 : traduction française par Marie-Anne Chabin (10 sponsors)

2008 : publication de MoReq2 décembre 2008 : présentation de la traduction

française par la Direction des Archives de France au DLM Forum de Toulouse

Contexte institutionnel

La Commission européenne

Le DLM-Forum

De MoReq 1 à MoReq 2

But : décliner les exigences de la norme ISO 15489 dans un environnement électronique

MoReq 1 traduit en 11 langues ; utilisé en dehors de l’Europe (Brésil, Russie)

Valorisation de MoReq dans le monde du records management : publication du guide Apprivoiser MoReq (groupe IALTA)

Utilisé majoritairement dans le secteur privé

De MoReq 1 à MoReq 2

Pourquoi une nouvelle version ? L’évolution des technologies La diffusion des normes La législation des États-membres

Les apports de MoReq2

Un ensemble plus volumineux: 231 pages contre 134 pour la première version, près de 800 exigences-types

La testabilité des exigences : vers la certification La prise en compte du contexte national: le chapitre 0 Sur le fond

Pas de contradiction avec MoReq, mais : Quelques possibilités supplémentaires par rapport au plan de

classement Davantage de types de documents Une plus grande modularité

Principes éditoriaux

13 chapitresTexte introductif pour chaque

fonctionnalitéSpécifications :

Obligatoires (must) : près des 2/3 des spécifications.

Recommandées (should)

Indication sur la testabilité (Oui, Non, Partiellement)

Le périmètre couvert par MoReq 2

Les utilisateurs visésUn archivage au sens du Records

managementLa mise en œuvre d’un processus de

capture et d’archivage répondant aux exigences de la norme ISO 15489

Les objets traités par MoReq 2

Un outil logiciel dédié à la fonction d’archivage (plutôt qu’un outil générique)

Visant particulièrement les documents non structurés (plutôt que les données structurées)

Essentiellement tourné vers l’archivage des documents électroniques, mais peut aussi gérer les documents physiques

Tous les records d’une organisation : Produits en interne ou provenant de sources d’acquisition externes Quel que soit le format et le codage

- sorties d’applications telles que les suites bureautiques, message électronique, bases de données, formats PDF, scans, audio et vidéo, pages web…

Par rapport à MoReq 1 : prise en compte des e-mails (et pièces jointes), des documents composites

Les concepts-clés : le système d’archivage électronique (SAE)

Dans une acception stricte, application pour la gestion des documents électroniques, mais pouvant être utilisée pour d’autres besoins, notamment : La gestion des archives physiques L’interfaçage avec d’autres applications métier, ce qui permet

d’en acquérir les documents : La messagerie électronique Le fax La numérisation Un logiciel de CMS…

Récupérer des documents d’application métier Mais aussi laisser des applications consulter les documents du SAE

Différence entre GED et SAE d’après MoReq 2

Un système de GED… UN SAE…

permet la modification desdocuments ;

interdit la modification desdocuments archivés ;

permet la coexistence de plusieursversions d’un même document ;

admet que seule la version finaled’un document soit archivée ;

peut permettre la destruction desdocuments par leur propriétaire ;

interdit la destruction desdocuments archives en dehorsde certains cas contrôlés ;

peut comporter des règles deconservation ;

comprend obligatoirement uncontrôle rigoureux des durées deconservation ;

peut comprendre une structureorganisée de stockage

comprend obligatoirement unestructure rigoureuse de classement(plan de classement) gérée etcontrôlée par l’administrateur

Les concepts-clés : le plan de classement

Plan de classement des activités (et non selon les contenus documentaires)

Hiérarchique, avec les niveaux suivants : série (elle-même subdivisée au besoin en sous-séries), dossier, sous-dossier, volume, document, composant, extrait ;

Rattachement très souple des documents : possibilité de lier directement à la série contrairement à MoReq 1

Codification du plan de classement

Le plan de classement hiérarchique

p lan de classement

série

série sériesérie

série série série série série

série sériedossie r dossie r

Légende doc. docum ents archivés

dossier dossie r

série

série

doc. doc.

dossie r

doc.doc. doc.

doc. doc.

dossie rdossie r dossie r

doc.

Les codes de classement

Politiques et procédures

Codes de classement

Plan de classement

P lannification et reporting

S tratégie

Continuité d'activité

D irection générale

P lannification

Reprise après sinistre Légende: Xxxx Titre de série

nnn Code de classem ent

Etc.

P rocédures internes

Gestion de la qualité

E tc.E tc.E tc.

001 002

002 001 002001

001

002

003

Les concepts-clés : la capture et la déclaration

Mettre en sécurité dans un système informatique

La procédure de capture se décompose selon MoReq2 en : Classement Enregistrement (affectation d’un identifiant

unique au document) Ajout de métadonnées (et initialisation du cycle

de vie)La fixation des données du document

archivé

Les concepts-clés : les règles de conservation / destruction

Un contrôle assez fin des règles Un identifiant unique et un titre unique pour

chaque règle Une règle consiste en : une durée de

conservation ; un évènement déclencheur ; un sort final ; une référence réglementaire

Possibilité de gérer plusieurs règles sur une même entité ; gestion de règles contradictoires

Traçabilité des opérationsGel de destruction : autre nouveauté de

MoReq2

Les concepts-clés : la sécurité

Profils, droits et restrictions d’accèsNiveaux de sécurité appliqués aux

documents

Sauvegarde et restauration ; documents vitaux

Traçabilité des accès

Les exigences non fonctionnelles

Conditions d’une réussite d’un SAE, notamment : Convivialité et ergonomie Réactivité, temps de réponse et

disponibilité Pérennité du système

Normes techniques (format des dates, codage, choix de solutions ouvertes…)

Les exigences sur les métadonnées

Un modèle de métadonnées assez complet, 157 métadonnées pour :

le plan de classement les séries, dossiers, sous-dossiers, volumes et

documents les règles de conservation/destruction les composants, les métadonnées témoins (après destruction) les types de documents archivés les extraits les acteurs

Les entités/acteurs

MoReq et l’OAIS

Des terminologies différentes pour des objets documentés comparables OAIS : Objet (« données ») +

Information de représentation = Contenu d’information

MoReq : Série/Dossier/Document (document composite) + métadonnées = Document archivé

MoReq et l’OAIS

MoReq en amont de l’OAIS Avant la mise en archives, définition des

exigences fonctionnellesL’OAIS en relais de MoReq2 

L’obsolescence technologique et la pérennisation sont abordées dans les exigences non fonctionnelles de MoReq

MoReq à la rencontre de l’OAIS ?

Objectifs distinctsPublic (utilisateurs) différents

Modèles prochesTechnologies convergentesClients communs

Utilisation de MoReq2

Bâtir un système d’archivage électronique choix de spécifications pour l’écriture

d’un cahier des charges permettre à un développeur d’élaborer

un produit conformeTester les capacités d’un logiciel

déjà existant

Principes et exigences fonctionnelles pour l’archivage électroniquePubliés en juillet 2008 par ICA :

Importance d’un bon logiciel d’archivage (inclut plus fortement que MoReq l’archivage mixte, papier et électronique)

Lignes directrices et exigences fonctionnelles pour les systèmes de gestion de documents électroniques(275 exigences selon les chapitres : capture, identification et classement, contrôle, conservation/destruction, recherche et restitution, administration)

Autres normes d’archivage électronique

DoD 5015.2-SDT (Design criteria standard for electronic records management software applications) [Etats-Unis]

NOARK 4 (NOrsk ARKivsystem), [Norvège]

DOMEA (document management and electronic archives) [Allemagne]

Le Records management et les « normes archivistiques »

Les normes de l’ICA

ISAD(G) : Norme générale et internationale de description archivistique, (1994, 2000)

ISAAR(CPF) : Norme internationale sur les notices d’autorité archivistiques relatives aux collectivités, aux personnes et aux familles (1996, 2004)

ISDF : Norme internationale pour la description des fonctions (2008)

ISDIAH : Norme internationale pour la description des institutions de conservation des archives (2008)

Les métadonnées

Les normes de l’ICA ont un recouvrement important avec les métadonnées du RM, même si celles-ci sont plus larges 14 éléments sur 26 communs d’ISAD(G) avec

ISO 15489, 2-3 autres proches Sur les 6 éléments définis comme essentiels par

ISAD(G), 5 se retrouvent dans l’ISO 15489 Les 4 métadonnées minimales de l ’ISO 15489

ont leur équivalent dans ISAD(G)

Les entités

records (« documents d’archives » dans ISAD(G))

acteurs (« entités », collectivités, personnes ou familles, impliquées dans la production, la gestion ou la conservation des archives dans ISAAR(CPF) et ISDIAH),

missions et activités (« fonctions » dans ISDF)

Les normes du Records management en France

Une sensibilisation au RM en progression

Travaux de la CG46/CN11 de l’AFNOR (projet de révision de la norme 15489 traduction française de l’ISO 23081, première partie)

Appropriation progressive du concept par les institutions (DAF) et les associations professionnelles AAF - ADBS, Comprendre et pratiquer le records

management- analyse de la norme ISO 15489 au regard des pratiques archivistiques françaises (2005)

Norme AFNOR NF Z 42-013

2001, révisée en 2009énonce un ensemble de spécifications

de l'AFNOR concernant les mesures techniques et organisationnelles à mettre en œuvre pour l'enregistrement, le stockage et la restitution de documents électroniques afin d'en assurer la conservation et l'intégrité

Le RM et la Direction des Archives de France

Circulaires, études et notes d’information de la DAF sur la gestion des archives courantes et intermédiaires et l’archivage électronique dans le secteur public

Audit transversal sur l’archivage dans les ministères, DGME (2007)

L'archivage numérique à long terme - Les débuts de la maturité ? (2009)

Standard d'échange de données pour l'archivage (SEDA)

Modélisation des transactions entre acteurs dans le cadre de l'archivage de données

Précise les types, l'ordre et la forme des messages échangés

Définit les métadonnées pour la description des archives

Hors du périmètre : la gestion et le stockage des objets transférés

Bibliographie / webographie

Normes RM

ISO 15489-1 Information et documentation « Records management », Partie 1 : Principes directeurs, 2001.

ISO/TR 15489-2 Information et documentation « Records management », Partie 2 : Guide pratique, 2001.

ISO/TS 23081-1 Information et documentation -- Processus de « Records management » -- Métadonnées pour les documents -- Partie 1: Principes, 2004

ISO/PDTR 26122 Information and documentation “Work Process Analysis for Records”, 2007

Circulaires de la DAF sur le Records management

Note d'information DITN/RES/2007/006 du 23 juillet 2007. Records management et gestion des archives courantes et intermédiaires dans le secteur public

Note d’information DITN/RES/2007/005 du 23 juillet 2007. Audit archivage dans les ministères

Circulaires AD/2002/2 et AD/2002/3 du 29 mai 2002 présentant les normes en matière de traitement d'archives

Bibliographie

Documentaliste - Sciences de l’information, dossier « Records management : gérer les documents et l'information. Pourquoi ? Comment ? », volume 46, N° 2, mai 2009

CHABIN Marie-Anne, Archiver, et après ?, Paris, Djakarta Editions, 2007

CHABIN Marie-Anne, WATEL Françoise. L’approche française du Records management : concepts, acteurs et pratiques. Les archives en France, La Gazette des Archives, revue de l’Association des Archivistes Français, 2007, n°204, pp. 113-130.

DROUHET Geneviève, KESLASSY Georges, MORINEAU Elisabeth. Records management : mode d'emploi. Paris, ADBS, 2000

Sites Internet

Direction des Archives de France : sections Records management et Archives électroniques http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/gerer/

Association des Archivistes Français : http://www.archivistes.org/

Portail International Archivistique Francophone : http://www.piaf-archives.org/

Portail français du Records management : http://www.records-management.fr/

Le site de la société Archive17 : http://www.archive17.fr/content/view/15/33/

Recordkeeping for good governance Toolkit (la Boîte à Outils de l’ICA/Parbica)