LISA et ses nouveautés 2006

Réf. 1

LISA et ses nouveautés 2006LISA et ses nouveautés 2006

00

FICHIERS EXCEL automatiquement sur votre outlook

Mensuellement

•Delta quantité voir A1N117•O écart voir A1N002•Prévisions commandes ouvertes voir A1N095•Retards de livraison voir A1N012

Réf. 2


ExplicationsExplications

DELTA QUANTITEDELTA QUANTITEStatistique sur l’émission de vos commandes afin de connaître si pour une période

donnée pour votre sites LS, un produit avait été regroupées en une seule et même commande

LE GAIN AURAIT ETE DE _____ Euros.

______________________________________________________________________________________________

O ECARTCe programme sélectionne les postes de commandes qui ne sont pas émis au

meilleur prix.

RETARDS LIVRAISON

Ce programme n’est qu’une première étape vers une gestion des relances fournisseurs.

Ce programme affiche tous les postes de commandes non livrés en totalité et non soldés dont le délai réel (après correction éventuelle par Accusé de Réception) est avant la période demandée :

Le délai se saisit en : semaine, année ou jour, mois, année).

Réf. 3


FICHIERS EXCEL automatiquement sur votre outlook

Journalièrement

•Liste des articles crées pour un acheteur pilote•Liste des commandes à valider•Liste des commandes ouvertes dont le fournisseur est interdit•Liste des tarifs dont le délai ou date de fin ont été modifiés

Réf. 4


FICHIERS EXCEL automatiquement sur votre outlook le jour mêmele jour même

Sur demande de l’acheteur

•EDITION / EXTRACTION TARIF POUR EXCEL (A1N021) liste des Fiches Articles Fournisseurs

•STATIST.PRIX D'ACHAT (REQUETE) (A1N107)•NOTATION FOURNISSEURS

ANALYSE DELAI FOURNISSEUR (A1N057)•LISTE CDES AVEC DELAI < FAF (A1N031)

Réf. 5



NB : les analyses prix d’achats seront prochainement visibleGrâce à Business Objet ‘BO’. Actuellement fichier uniquementEn version papier ou visu écran.

ANALYSE DELAI FOURNISSEURC’ EST UN OUTIL D’ANALYSE ET PAS UNE NOTATION ABSOLUE. IL EST LE REFLET INFORMATIQUE DE LA SITUATION CONSTATEE SUR UNE PERIODE DONNEE. IL INTEGRE DONC TOUS LES DYSFONCTIONNEMENTS INTERNES.

LISTE CDES AVEC DELAI < FAFCe programme permet de liste les postes de commandes passés entre 2 dates et dont

le délai demandé est inférieur au délai FAF.

· Sont exclus les postes de commande dont la FAF n'est pas obligatoire (hors MP)

et les postes vers des fournisseurs du groupe LS.

Réf. 6


FICHIERS EXCEL automatiquement sur votre outlook Le lendemain Le lendemain

Sur demande de l’acheteur

•SUIVI ENGAGEMENTS/DEPARTEMENT (A1N106)•EDITION RETARD DE LIVRAISON (A1N012)

C’est le reflet de l’état mensuel mais vous pouvez le

demander à tout moment.•SUIVI CDE: FOURN/ART/QTE/DELAI (A1N126)•STATISTIQUES TEMPS DE PASSAGE (A1N111)Détails :Temps total passé est exprimé en jours Temps moyen est l’écart du temps de passage entre la saisie de la demande d’achats sur la GPAO et le temps de validation de celle-ci.

Réf. 7


GESTION DES MESSAGES

Lié aux appels de livraison de commandes ouvertes (A1N095)exemples :

•Concernant la date de fin de période•Concernant les Anomalies sur un appel

ACTION de l’acheteurACTION de l’acheteur

Vous devez Impérativement répondre à Oui au message mais Surtout allez sur la grille MAINTENANCE COMMANDES / MAINTENANCE APPELS LIV CDE OUV

Fonction F4 sur le code action X + F12 vous permet de rapatrier vos appels à validerFonction ‘V’ + ENTREE + F6

Réf. 8



RAPPEL des types de messages et de la procédure à suivre :

MSG info : répondre O lorsque vous avez pris en compte l’information et le message

va disparaître.

Si vous répondez N, le message reste dans votre liste.

NB : même si vous répondez O et que le message disparaît , vous avez sans doute une

action à mener auprès de votre fournisseur, ou sur la commande, ou sur la fiche

article/fournisseur.

MSG MàJ : répondre O lorsque vous avez pris en compte l’information : le message disparaît et la commande est mise à jour automatiquement.

Si vous répondez N, le message reste dans votre liste.

Si vous répondez R (= refusé), le message disparaît de votre liste mais il n’y a pas

de mise à jour de la commande.

NB : quelque soit votre réponse, vous pouvez avoir une action à mener auprès de

votre fournisseur.

Réf. 9


GESTION FACTURATIONS EN AVANCE (A1N115)

ACTION de l’acheteur et son assistant(te)ACTION de l’acheteur et son assistant(te)

Si l’acheteur décide de ne pas décaler, saisir ‘N’on

La facture est remise dans sa situation initiale (BAP ou NAP).

Si l’acheteur décide de décaler, saisir ‘O’ui et le nombre de mois à décaler.

L’information est envoyée automatiquement au responsable du suivi litiges fournisseurs qui en gérera le décalage par un programme de ‘gestion des factures à décaler’.

Réf. 10


ExplicationsExplicationsAfin de diminuer les livraisons en avance qui font augmenter nos stocks et avancer nos paiements, nous allons mettre en place un programme qui avertira l’acheteur cité sur la commande, à chaque saisie de factures dont un des postes de commandes est livré avant le délai de la commande.

Les factures des filiales industrielles seront traitées de la même façon.

MIS EN APPLICATION le : 27 AVRIL 2004

DESCRIPTION DU PROGRAMMEDESCRIPTION DU PROGRAMMEChaque soir avant comptabilisation, l’informatique centrale met en place

une analyse qui recense les lignes de factures en avance par rapport au délai demandé ou accusé de commandes.

Si le délai est exprimé en semaine le contrôle s’effectue, avec comme base, le lundi.

Ne sont retenues que les factures des fournisseurs hors groupe Ne sont retenues que les factures des fournisseurs hors groupe LS.LS.

Cette grille permet de lister pour un acheteur concerné toutes les lignes de factures qui n’ont aucune réponse ; message ‘voulez-vous décaler le paiement ? (O/N)

Si Oui de combien de mois ____ ‘

Possibilité de faire ‘ I ‘ + F6 pour consulter le poste de commande concerné

Réf. 11


CONSULTATION PIECES COMPTABLES (factures)

Suite à la mise en place d’un outil de LAD (Lecture Automatique de Document) permettant le scan de nos factures fournisseur, le Service Informatique a le plaisir de vous informer que la visualisation des images de vos factures fournisseurs est désormais possible.

Brièvement comment cela fonctionne-t-il ? A partir du programme achats sur AS/400 (LISA) toute personne ayant accès à la consultation des pièces comptables scannées (commençant par PP) peut, après avoir sélectionné une pièce, demander la visualisation de l’image en tapant F22.F22.

En plus de la visualisation, le document pourra être enregistré pour stockage, impression ou envoi par e-mail en tant que pièce jointe.

Réf. 12


FOURNISSEURSFOURNISSEURS

Toutes vos demandes d’ouverture OU modification de comptes Toutes vos demandes d’ouverture OU modification de comptes fournisseurs fournisseurs passer par l’intranet Achats / services centraux / passer par l’intranet Achats / services centraux /Achats / accès réservé / espace fournisseurs /Achats / accès réservé / espace fournisseurs /

Puis remplir le formulaire qui se met à votre disposition.Puis remplir le formulaire qui se met à votre disposition.

Après validation ce fichier est envoyé aussitôt sur l’émail de Après validation ce fichier est envoyé aussitôt sur l’émail de [email protected] pour traitement. pour traitement.

------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------RAPPELRAPPEL : Comment voir les coordonnées du fournisseur, : Comment voir les coordonnées du fournisseur, incoterm, paiement ?incoterm, paiement ?

CONSULTATION FOURNISSEURS CONSULTATION FOURNISSEURS fonction ‘F9’ = conditions fonction ‘F9’ = conditions particulièresparticulièresPuis faites F8 = page suivante.Puis faites F8 = page suivante.

Réf. 13



CONDITIONS PARTICULIERESCONDITIONS PARTICULIERES par Sté, Etabl.,Pays livraison, Lieu livr.

fonction F9

( Agrément Contacts Port Devise FAX TEL Modal.paiements )

ATTENTION

POSSIBILITE D’AFFECTER des conditions particulières pour une société + un établissement + pays livraison + lieu livraison

Réf. 14


Technique / Qualité / Guide Technique / Qualité / Guide

passer par l’intranet Achats / services centraux /passer par l’intranet Achats / services centraux /Achats / accès réservé / Technique Qualité Guide (A1N133)Achats / accès réservé / Technique Qualité Guide (A1N133)

Technique Technique == Cahiers des charges A5CCahiers des charges A5CQualitéQualité == Documents qualité A1 & A2 & Q1Documents qualité A1 & A2 & Q1GuideGuide == Règles de fonctionnement A1NRègles de fonctionnement A1N

N’HESITEZ PAS A L’UTILISER !!N’HESITEZ PAS A L’UTILISER !!Et les administrateurs sont à votre écoute pour toutes Et les administrateurs sont à votre écoute pour toutes demandes d’améliorations.demandes d’améliorations.

Réf. 15


COMMANDES et l’éditionCOMMANDES et l’édition

Fournisseur rattaché à un agrément Fournisseur rattaché à un agrément FAXFAX == si anomalie d’envoi le suivi est à la charge si anomalie d’envoi le suivi est à la charge

des des correspondants informatiques achats correspondants informatiques achats (boite spécifique).(boite spécifique).

EMAILEMAIL == si anomalie d’envoi le suivi doit être assuré si anomalie d’envoi le suivi doit être assuré parpar

l’acheteur de la commande qui en est l’acheteur de la commande qui en est informéinformé

par un accusé pdf. par un accusé pdf. acknowledgement of delivery

remis sur sa boite Outlook.

RAPPELRAPPEL : le fournisseur reçoit uniquement la commande soit par :FAX ou EMAIL en ce qui concerne l’édition papier format A4 certains sitesOnt souhaités conserver ce document (pour l’archivage).

Réf. 16


EDITIONS et suiviEDITIONS et suivi

F9 = édition format A4 d’une commande MAINTENANCE COMMANDESF19 = historique éditions CONSULTATION COMMANDES

vous permet de suivre l’envoi de voscommandes à vos fournisseurs.

EDITION CDE POUR CLASSEMENT édition format A4 d’une commande RE_EDITION CDE FAX/EMAIL ré-envoi d’une commande soit :

* vers le fournisseur* vers votre émail.

Réf. 17


Fiche Article FournisseursFiche Article Fournisseurs (A1S019) (A1S019)

RAPPELRAPPEL : ne sont autorisés à maintenir des FAF : ne sont autorisés à maintenir des FAF l’acheteur pilote et son assistant(te)l’acheteur pilote et son assistant(te) l’acheteur responsable de l’article et son assistant(te)l’acheteur responsable de l’article et son assistant(te)

------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------MISE A JOUR GLOBALE DES TARIFSMISE A JOUR GLOBALE DES TARIFS

l’acheteur pilote et son assistant(te) UNIQUEMENTl’acheteur pilote et son assistant(te) UNIQUEMENT

Il est fortement conseillé de faire des créations de Il est fortement conseillé de faire des créations de nouvelles périodes nouvelles périodes Au lieu de prolonger Au lieu de prolonger afin de conserver un historique de prix. afin de conserver un historique de prix.------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Réf. 18


MAINTENANCE FAFMAINTENANCE FAF rappel des codes fonctions à utiliser

fonction ‘C’ =créer fonction ‘X’ =réactiver

fonction ‘M’ = modifier fonction ‘T’ = tarif

fonction ‘R’ = radier fonction ‘D’ = délai

fonction ‘S’ = superposer fonction ‘Q’ = qualité usine

fonction ‘U’ = usine

DIFFERENTS TYPES DE SURCOUTDIFFERENTS TYPES DE SURCOUT

P = prix unitaire négocié pour la tranche (écrase le prix de base).

U = surcoût unitaire à ajouter au coût unitaire de base

F = surcoût forfaitaire à ajouter au coût unitaire de base

% = coefficient à appliquer au coût unitaire

L’incidence du lieu de livraison sur le coût de l’article : (faire F4 sur chaque zone)

Soc (société à laquelle est rattachée le service concerné du lieu de livraison)

Service (code livraison à laquelle est rattaché la société et utiliser pour les commandes)

T (F,U,%) (type de surcoût) Surcoût (cette valeur peut être négative)

Dél.Sup (délai supplémentaire) (cette valeur peut être négative)


Réf. 19



En En maintenance d’une commandemaintenance d’une commande sur les postes vous pouvez : sur les postes vous pouvez :

Fonction F15Fonction F15 = = maintenir une FAFmaintenir une FAF(suivant les autorisations)(suivant les autorisations)

Fonction F16Fonction F16 == consulter une FAFconsulter une FAF

Réf. 20


COMMANDE OUVERTECOMMANDE OUVERTE (A1N095) (A1N095)

Réponses à vos questions ?Réponses à vos questions ?

______________________________________________________________________________________________________________

ENVOI MATERIEL A UN TIERS (Retour fournisseurs) ENVOI MATERIEL A UN TIERS (Retour fournisseurs) (A1N129)(A1N129)

Réponses à vos questions ?Réponses à vos questions ?

Réf. 21


MULTI LANGUESMULTI LANGUES

Envoyer une commande en anglais … comment ?Envoyer une commande en anglais … comment ?11 – Fichier fournisseur = langue ENG – Fichier fournisseur = langue ENG22 – Fichier articles – Fichier articles

Chaque article doit être traduit dans la langueChaque article doit être traduit dans la languesouhaitée Manuellement par QUI ?souhaitée Manuellement par QUI ? soit à l’origine de la codification ?soit à l’origine de la codification ? soit par la codification centrale ?soit par la codification centrale ? actuellement seuls les correspondants actuellement seuls les correspondants informatiques achats sont habilités à rendreinformatiques achats sont habilités à rendre ce service.ce service.

Autrement REGLES à DEFINIR par nos responsables …à suivre

Réf. 22


Ouverture accès Achats & Qualité & Ventes & Ouverture accès Achats & Qualité & Ventes & MétrologieMétrologie

Pour chaque demande d’ouverture, modification, suppression d’accès vous devez IMPERATIVEMENTIMPERATIVEMENT remplir le formulaire nécessaire et le retournerAux correspondants informatique achats sur leurs boites émails, signé par un de vos responsables.