Livret de procédures du domaine Structure - dsi.cnrs.fr · CNRS/DSI/Labintel/Doc_proc_STR_DS janvier 2008 2/25 Les différents types de filiation ... Création et fermeture de structures

Labintel

Livret de procédures du domaine Structure

janvier 2008

Table des matières

CNRS/DSI/Labintel/Doc_proc_STR_DS janvier 2008 2/25

Les différents types de filiation ................................................................................................ 3

Création d’une nouvelle structure ............................................................................................... 4

Fermeture d’une structure........................................................................................................... 9

Création et fermeture de structures par changement de typologie.................................12

Création et fermeture de structures par restructuration .................................................17

Les différents types de filiation


Les différents types de filiation

A

B

C

DFUSION

B

C

D

AECLATEMENT

A BRENUMÉROTATION

• A ferme• B est créée• type filiation de B = renumérotation• date de filiation de B ≥ date de création de B• date de fermeture de A = date de filiation – 1 jour

• A, B et C ferment• D est créée• type filiation de D = fusion• date de filiation de D = date de création de D• date de fermeture de A, B et C = date de filiation – 1 jour

• A ferme• B, C et D sont créées• type filiation de B, C et D = éclatement• date de filiation de B, C et D = date de création de B, C et D• date de fermeture de A = date de filiation – 1 jour

A

B

INTEGRATION

A • B ferme• A existe déjà• type filiation de A = intégration• date de filiation de A > date de création de A• date de fermeture de B = date de filiation – 1 jour

A

B

C

ÉCLATEMENT/FUSION

D

E

F

• A, B et C ferment• D, E et F sont créées• type filiation de D, E et F = éclatement-fusion• date de filiation de D, E et F = date de création de D, E et F• date de fermeture de A, B et C = date de filiation – 1 jour

A

B

SEPARATION(non encore

mis en oeuvre)

• A continue d’exister• B est créée• type filiation de B = séparation• date de filiation de B = date de création de B

A

Création d’une nouvelle structure



Il s’agit de créer une nouvelle structure (nouveau projet) ou une structure issue d’une équipe d’une structure existante.

1) Dans le domaine Structure ou dans le domaine Proposition*, créer la nouvelle structure pour

obtenir l’attribution d’un numéro

� Cliquer sur le bouton à partir du bandeau de gauche ou de

l’écran de recherche ou de consultation.

� Saisir les informations de la nouvelle unité dans tous les onglets.

� Cliquer sur le bouton

� la nouvelle structure est créée en projet

* Pendant la campagne de printemps du Comité national, cette étape s’effectue dans le domaine Proposition

(propositions en création).

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2) Mettre la nouvelle structure en instance de création*

� Sélectionner la nouvelle structure

� Cliquer sur le bouton à partir de l’écran de consultation.

� Cliquer sur le bouton radio « en instance de création » de la rubrique « Instance »


� la nouvelle structure est mise en instance de création

* Pendant la campagne de printemps du Comité national, cette étape a été effectuée à partir du domaine

Proposition (options « retenue » ou « éditée sur DC signée » des propositions en création).

��



3) Dans le domaine Personnel, ajouter éventuellement une affectation à un personnel CNRS (ITA + chercheurs) déjà affecté administrativement dans une autre structure

Rappel : les affectations administratives sont gérées dans SIRHUS. Si une personne doit être mutée, la mutation de l’affectation administrative se fera via l’import SIRHUS (ne rien faire dans

Labintel). Les DS peuvent ensuite gérer dans Labintel les autres affectations.

� Sélectionner l’affectation administrative de la personne à multi affecter dans l’écran de

recherche du domaine Personnel.

� Cliquer sur le bouton à partir de l’écran de consultation du

permanent


� une nouvelle ligne apparaît pour saisir la nouvelle affectation.

� Saisir le code unité, la date d’effet et le taux d’affectation de la nouvelle affectation.


� la personne est maintenant multi affectée : elle a une affectation administrative importée de SIRHUS et une autre affectation gérée dans Labintel

��



� Renouveler ces opérations pour chaque personne que vous souhaitez multi affecter.



4) Rendre active la nouvelle structure

� Sélectionner la nouvelle structure


� Cliquer sur le bouton radio « active » de la rubrique « Instance »


� la nouvelle structure est active

5) La nouvelle unité saisit le personnel non CNRS, les activités, les équipements,…

��

Fermeture d’une structure



Il s’agit de fermer une structure qui ne donne lieu à aucune autre structure.

1) Dans le domaine Personnel, gérer éventuellement les multiples affectations des personnels

CNRS (ITA + chercheurs) de l’unité à fermer (hors affectation administrative).

Rappel : les affectations administratives sont gérées dans SIRHUS. Si une personne doit être mutée, la mutation de l’affectation administrative se fera via l’import SIRHUS (ne rien faire dans




� Cliquer sur le bouton à partir de l’écran de consultation d’un

permanent.

� Cliquer sur le bouton .



��





� Renouveler ces opérations pour chaque personne à muter.

2) Mettre la structure à fermer en instance de fermeture*

� Dans le domaine Structure, sélectionner la structure à fermer (écran de recherche).


� Cliquer sur le bouton radio « en instance de fermeture » de la rubrique « Instance »


� la structure à fermer est mise en instance de fermeture

* Pendant la campagne de printemps du Comité national, cette étape s’effectue à partir du domaine

Proposition (option « non retenue » des propositions en renouvellement)

��



3) Fermer la structure (jour J)

� Sélectionner la structure à fermer dans l’écran de recherche des Structures.


� Saisir la date de fermeture.


� la structure d’origine sera fermée dans la nuit

S’il reste du personnel CNRS que SIRHUS n’a pas réaffecté, la fermeture restera

en attente jusqu’à fin de ce traitement.

4) Vérifier le bon déroulement de la fermeture d’unité (jour J+1)

Dans le domaine Structure, vérifier que la structure est fermée : la rechercher dans les « structures fermées ».

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Création et fermeture de structures par changement de typologie



Il s’agit de recodifier une structure c'est-à-dire de changer son type et son numéro d’unité en conservant les données qui la composent (personnel, activité, équipement, production, budget, demande de moyens). C’est une filiation de type « renumérotation ».

1) Dans le domaine Structure ou dans le domaine Proposition*, créer la nouvelle structure pour obtenir un numéro, en indiquant l’unité d’origine.


l’écran de recherche ou de consultation du domaine Structure

� Saisir le type d’unité, la phase de contractualisation, la date de création, la durée du mandat et

le code unité d’origine

��les autres informations sont automatiquement renseignées avec les données de l’unité d’origine saisie et la filiation est indiquée comme étant de type renumérotation.

� Vérifier les informations pré-remplies de tous les onglets et les modifier si nécessaire.


��la nouvelle structure est créée en projet (seules les données du domaine structure sont renseignées).



��



2) Mettre la nouvelle structure en instance de création*

� Sélectionner la nouvelle structure sur l’écran de recherche des Structures


� Cliquer sur le bouton radio « en instance de création » de la rubrique « Instance ».


�la nouvelle structure est mise en instance de création.



��



3) Mettre l’ancienne structure en instance de fermeture*

� Sélectionner l’ancienne structure sur l’écran de recherche des Structures


� Cliquer sur le bouton radio «en instance de fermeture » de la rubrique « Instance ».


�l’ancienne structure est mise en instance de fermeture.


Proposition (option « non retenue » des propositions en renouvellement).

��



4) Utiliser la procédure de renumérotation (jour J)

� Cliquer sur le lien « Renumérotation » dans le bandeau vertical gauche du domaine Structure.

�la liste des structures ayant une filiation prévisionnelle (l’unité d’origine n’est pas encore fermée) de type « renumérotation » s’affiche.

� Si l’unité à renuméroter n’est pas affichée sur l’écran, l’ajouter en saisissant le code unité d’origine, le code de la nouvelle unité et la date de filiation

�Lorsqu’une ligne est ajoutée, l’unité d’origine saisie doit être en instance de fermeture et la nouvelle unité en instance de création.

� Cocher les lignes pour valider la renumérotation des unités.


� La date de fermeture de la structure d’origine est automatiquement renseignée à la date de filiation – 1 jour.

� Les informations (personnel, activité, budget, équipement, production, demande de moyens) de l’unité d’origine seront transférées dans la nouvelle unité dans la nuit.

� La structure d’origine sera fermée dans la nuit.

��



5) Vérifier le bon déroulement de la renumérotation (jour J+1)

� Dans le domaine Structure, vérifier que la structure d’origine est fermée : la rechercher dans

les « structures fermées ».

� Dans le domaine Personnel, vérifier que le personnel (non géré par SIRHUS) a été muté dans la

nouvelle structure.

� Dans le domaine Activité, vérifier que les activités ont été « recopiées » dans la nouvelle

structure.

� …

6) Rendre active la nouvelle structure (jour J+1)

Cette année, les unités ont été activées automatiquement.

� Sélectionner la nouvelle structure sur l’écran de recherche des Structures.


� Cliquer sur le bouton radio « active » de la rubrique « Instance ».


� La nouvelle structure est active.

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Création et fermeture de structures par restructuration



Il s’agit de créer une structure issue d’une fusion ou d’un éclatement ou d’une fusion/éclatement d’une ou de plusieurs structures qui ferment. C’est une filiation de type « fusion » ou « éclatement » ou « éclatement-fusion » ou « intégration ».

1) Dans le domaine Structure ou dans le domaine Proposition*, créer la ou les nouvelle(s) structure(s) pour obtenir un ou plusieurs numéro(s).


l’écran de recherche ou de consultation du domaine Structure.

� Saisir les informations de la nouvelle unité dans tous les onglets y compris et surtout la filiation.


� la nouvelle structure est créée en projet.



��



2) Mettre la ou les nouvelle(s) structure(s) en instance de création*

� Sélectionner la nouvelle structure sur l’écran de recherche des Structures


� Cliquer sur le bouton radio « en instance de création » de la rubrique « Instance ».


�la nouvelle structure est mise en instance de création.

� Renouveler ces opérations pour chaque nouvelle unité.



��



3) Mettre la ou les structure(s) d’origine en instance de fermeture*

� Sélectionner l’ancienne structure sur l’écran de recherche des Structures.


� Cliquer sur le bouton radio « en instance de fermeture » de la rubrique « Instance ».


�l’ancienne structure est mise en instance de fermeture.

� Renouveler ces opérations pour chaque structure d’origine si nécessaire.


Proposition (option « non retenue » des propositions en renouvellement)

��



4) Gérer les multi affectations du personnel CNRS (ITA + chercheurs) des unités d’origine vers les unités de destination.

� Cliquer sur le lien « Restructuration » dans le bandeau vertical gauche du domaine Structure.

�La liste des structures ayant une filiation prévisionnelle (l’unité d’origine n’est pas encore fermée) de type « fusion » ou « éclatement » ou « éclatement-fusion » etc. s’affiche.

� Sélectionner la restructuration concernée.


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�La liste du personnel CNRS multi-affecté présent dans les unités d’origine s’affiche (SIRHUS ne gère pas les multi-affectations).

�La liste du personnel CNRS dont SIRHUS gère l’affectation administrative et qui n’a pas encore été muté apparaît pour votre information mais ne peut pas être coché.

�Certains temporaires sur CDD peuvent apparaître précédés d’une case à cocher. Il s’agit de personnes CNRS que SIRHUS n’a pas encore envoyés à Labintel. Il est inutile pour vous de les traiter.

� Cocher ou décocher les personnes à muter ou à ne pas muter dans la ou les unité(s) de

destination.

�S’il y a plusieurs unités de destination, il faut choisir dans une liste déroulante l’unité dans laquelle chaque personne sera mutée.


�Les personnes sélectionnées sont mutés dans l’unité de destination.

� Renouveler ces opérations pour chaque restructuration.

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5) Dans le domaine Personnel, gérer éventuellement les multiples affectations des personnels CNRS (ITA + chercheurs) restant dans la ou les unités d’origine à fermer (hors affectation administrative). Rappel : les affectations administratives sont gérées dans SIRHUS. Si une personne doit être mutée, la mutation de l’affectation administrative se fera via l’import SIRHUS (ne rien faire dans




� Cliquer sur le bouton à partir de l’écran de consultation d’un

permanent.






��



� Renouveler ces opérations pour chaque personne à muter.



6) Fermer la ou les structure(s) d’origine (jour J)

� Sélectionner la structure d’origine dans l’écran de recherche des Structures


� Saisir la date de fermeture.


� la structure d’origine sera fermée dans la nuit

S’il reste du personnel CNRS que SIRHUS n’a pas réaffecté, la fermeture restera

en attente jusqu’à fin de ce traitement.

� Renouveler ces opérations pour chaque structure d’origine si nécessaire.

7) Vérifier le bon déroulement de la fermeture d’unité (jour J+1)

Dans le domaine Structure, vérifier que la structure est fermée : la rechercher dans les

« structures fermées ».

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8) Rendre active la ou les nouvelle(s) structure(s) (jour J+1) Cette année, les unités ont été activées automatiquement.

� Sélectionner la nouvelle structure.


� Cliquer sur le bouton radio « active » de la rubrique « Instance ».


� la nouvelle structure est active.

� Renouveler ces opérations pour chaque nouvelle unité.

9) La nouvelle unité récupère des structures d’origine saisies dans la filiation, le personnel non CNRS, les activités et leur responsable, les équipements et les productions.

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