LOCARCHIVES

Dossier de presse

• Edito page 2

• Présentation de LOCARCHIVES page 3

• Une expertise forte au service de solutions globales

o Le conseil et l’ingénierie page 4 o L’archivage physique page 5 o La dématérialisation page 6 o L’archivage électronique page 7 o L’archivage hybride page 8 o Les solutions sectorielles page 9 o Les solutions métier page 10

• Les hommes page 11

• Le saviez-vous ? page 12

CONTACT PRESSE OXYGEN RP Claire du BOISLOUVEAU 01.41.11.37.85 claireb@oxygen-rp.com

EDITO

La gestion de documents a fait l’objet de nombreux changements ces vingt dernières années. En effet, avec le développement de nouveaux moyens de communication et l’adoption massive d’Internet et des messageries virtuelles, l’information s’est dématérialisée. De ce fait, des documents papier et électroniques cohabitent aujourd’hui dans nos environnements tant personnels que professionnels. Il est désormais crucial de pouvoir gérer des fonds hybrides, c’est-à-dire numériques et physiques. Des enjeux spécifiques selon les organisations et les secteurs d’activité Ces nouveaux modes de fonctionnement et leurs exigences ont directement impacté les entreprises. La compréhension des différentes problématiques sectorielles et métiers (banque, pharmacie, immobilier, santé, RH, juridique…) est une clé essentielle au succès. Les entreprises bénéficient ainsi de solutions documentaires et archivistiques taillées sur mesure pour répondre à leurs contraintes. Dans l’objectif de faire face à ces besoins de plus en plus particuliers, il est désormais nécessaire de mener des projets pluridimensionnels impliquant non seulement des connaissances informatiques ou logistiques mais aussi documentaires et juridiques. La gestion collaborative s’impose désormais dans les organisations pour optimiser les échanges et rendre ces derniers toujours plus rapides et efficaces. Cela implique l’implémentation de systèmes de GED et de gestion des processus pour mettre en place une solution efficace et connectée aux SI et permettant d’éviter la superposition de plusieurs solutions qui ne parlent pas entre elles. Un besoin fort d’éduquer les entreprises… Le mouvement vers la dématérialisation et le numérique allant crescendo, le besoin de gérer des fonds hybrides se maintiendra et ira même en s’accroissant sur les dix prochaines années. Pour accompagner cette croissance majeure et rendre le marché compréhensible, les acteurs devront faire preuve de pédagogie et expliquer aux entreprises les différentes notions qui ont bouleversé le métier d’archiviste et les notions essentielles que sont l’archivage électronique, la sauvegarde informatique, le Cloud Computing, …

L’essor du numérique fait non seulement naître de nouvelles opportunités mais aussi de nouvelles menaces en termes de sécurité et de confidentialité des documents et de l’information. Le secteur de la santé connaît une actualité très forte en lien avec cette problématique avec la digitalisation des dossiers patients et ce n’est pas le seul écosystème à devoir muter. De l’entreprise à l’individu, tout le monde est concerné.

Et de les accompagner pour organiser et maîtriser leurs fonds documentaires au mieux Les entreprises manifestent un besoin de plus en plus fort de se faire accompagner par des spécialistes pour mettre en place des solutions globales, adaptées, pérennes et évolutives facilitant leur transition numérique. En effet, penser que le papier disparaîtra est une hérésie. Bien que sa production baisse continuellement depuis trois ans, le papier survivra à l’avènement du numérique, il ne reste qu’à savoir quelle place il occupera. Les flux dématérialisés croissant chaque année de 20% et le papier résistant à cette dynamique, il y a fort à parier que l’ère « hybride » a de belles années devant elle. Ce qui implique de ne pas oublier la gestion du papier dans la mise en œuvre d’une solution. Conciliant expérience et avant-gardisme, LOCARCHIVES, spécialiste de l’externalisation d’archives et de l’ingénierie documentaire, répond à ces multiples besoins en proposant non seulement des solutions concrètes et sur-mesure d’archivage, de dématérialisation et de GED, mais aussi du conseil et de la formation. XAVIER BERLOTY Directeur Général de LOCARCHIVES

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PRESENTATION DE LOCARCHIVES

Créée en 1977, LOCARCHIVES, filiale du groupe Plus, continue à accompagner les entreprises de tous secteurs et de toute taille pour résoudre leurs problématiques métier dans un souci de conformité juridique, d’efficacité et d’optimisation. Pour un service optimal, LOCARCHIVES évolue avec le marché et la croissance exponentielle du numérique.

DES EXIGENCES QUALITE RECONNUES

ARCHIVAGE ET GESTION DOCUMENTAIRE

DES EXIGENCES QUALITE RECONNUES

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Les plus belles références

DES EXPERTISES FORTES AU SERVICE DE SOLUTIONS GLOBALES

A) LE CONSEIL ET L’INGENIERIE

Fort de son expertise technique et documentaire, l’équipe de consultants est à la disposition des entreprises pour les accompagner dans la définition et la mise en œuvre d’une organisation documentaire répondant à leurs besoins de conformité, d’efficacité, et de sécurité.

Expertise LOCARCHIVES : LE CONSEIL Le service Conseil de LOCARCHIVES propose une démarche d’accompagnement, fondée sur les principes du Records Management, et structurée autour de 4 axes complémentaires : l’audit de l’organisation documentaire, l’élaboration d’une politique d’archivage, des outils de gestion, de la nouvelle organisation documentaire et l’assistance à maîtrise d’ouvrage. CAS CLIENT LOCARCHIVES REALISE UN AUDIT ET PROPOSE DES OUTILS DE GESTION DOCUMENTAIRE A LA FILIALE FRANCAISE D’UN LEADER MONDIAL DU TRANPORT ET DE LA LOGISTIQUE Problématique : Le client doit adopter la procédure internationale de Records Management du siège en l’adaptant à son fonctionnement et au cadre légal français. Réponse : LOCARCHIVES propose de réaliser un bilan des pratiques actuelles du client en matière d’archivage ainsi qu’une liste précise des fonds d’archives papier et électroniques. L’objectif de cet état des lieux est d’établir les différences existantes avec la procédure internationale poussée par le siège. L’audit interne soulève des écarts concernant les responsabilités et procédures d’archivage, la gestion des dossiers et du cycle de vie des documents, et enfin un manque de traçabilité sur les fonds archivés. Fort de ce constat, LOCARCHIVES préconise un plan de mise en conformité comprenant un calendrier de conservation et la création de procédures fixes à suivre. Bénéfices : L’action de LOCARCHIVES a apporté une vision claire et complète des pratiques d’archivage, un plan de mise en conformité concret permettant de respecter les procédures de Records Management et des rôles clairement définis pour optimiser les procédés.

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Expertise LOCARCHIVES : LE TRAITEMENT DOCUMENTAIRE Déménagement, fusion/acquisition, mise en place d'une politique d'archivage, valorisation d'un fonds... autant d'évènements qui nécessitent le tri et l'identification précise de vos archives. Ce travail peut prendre une dimension très différente selon le secteur d’activité dans lequel évolue l’entreprise. LOCARCHIVES compte dans ses équipes des experts capables d’effectuer un tri et une identification précise des archives quel que soit le métier ou la spécificité de l’entreprise dans laquelle ils opèrent. CAS CLIENT UN GROUPE INTERNATIONAL DU SECTEUR DU LUXE FAIT APPEL A LOCARCHIVES POUR TRIER, ANALYSER ET INDEXER SES ARCHIVES PATRIMONIALES. Problématique : Ce groupe de luxe est face à la nécessité de réaménager ses réserves parisiennes, saturées et situées en zone inondable. Ces réserves abritent des documents et objets à valeur patrimoniale parmi lesquels des prototypes, des modèles et des échantillons de matériaux. Le client souhaite sécuriser mettre ces documents dans un endroit adapté et les réorganiser pour une consultation plus aisée. Réponse : LOCARCHIVES a réalisé l’inventaire et le tri des 50 réserves contenant plus de 7 000 objets. Lors de ces opérations, l’équipe a reconditionné les fonds en s’adaptant aux particularités de chacune des archives. LOCARCHIVES a, par ailleurs, créé une photothèque informatisée, réorganisé les réserves (rangement, règles d’accès, signalétique, …), créé un plan d’évacuation en cas de crue. Une régie pour pérenniser les résultats a aussi été mise une place. Enfin, non seulement LOCARCHIVES a élaboré des outils de gestion documentaire tels qu’une politique d’archivage, un plan de classement et un référentiel de conservation mais LOCARCHIVES a aussi formé le personnel aux usages. Bénéfices : Ce projet a permis d’organiser les fonds d’archives et de les rendre accessibles en moins de 20 minutes. Une politique d’archivage pérenne a été instaurée.

Expertise LOCARCHIVES : LA FORMATION Evolutions des normes et de la réglementation, nouvelles technologies, exigences de conformité et d’efficacité accrues… très consciente des enjeux auxquels sont soumises les entreprises, LOCARCHIVES a construit son catalogue autour de six thématiques clés correspondants à des domaines d’expertise spécifiques : gestion des archives papier, archivage électronique, Records Management, dématérialisation des processus, gestion de contenu et documentation.

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B) L’ARCHIVAGE PHYSIQUE

Expertise LOCARCHIVES : LES DOCUMENTS PAPIER LOCARCHIVES gère l’intégralité du cycle de vie d’un document : de la prise en charge à la destruction en passant par la conservation, la consultation et la restitution physique ou dématérialisée. L’entreprise propose des prestations adaptées à la nature des documents traités : • Les archives intermédiaires sont des documents peu consultés tels que les documents comptables, RH,

commerciaux mais devant être archivés sur tout la durée légale de conservation … • Les dossiers vivants sont des « dossiers métier » à fort taux de consultation comme les dossiers clients,

dossiers patients, dossiers de contentieux … • Les archives sensibles ont un caractère critique pour la continuité de l’activité de l’entreprise :

documents juridiques, archives patrimoniales …

Expertise LOCARCHIVES : LES SUPPORTS AUDIO ET VIDEO Les photographies, bandes magnétiques, cassettes, CD ou DVD nécessitent d’être archivés dans un environnement dédié et adapté à leur nature (contrôle de la température, niveau d’hygrométrie et protection des rayons UV).

Expertise LOCARCHIVES : WEESAVE, LA SAUVEGARDE INFORMATIQUE PROFESSIONNELLE LOCARCHIVES propose une prise en charge des supports de sauvegarde physique (bandes, DAT, DLT, cartouches, cassettes, …) dans un environnement dédié et adapté. LOCARCHIVES adopte une gestion calquée sur les plannings de rotations de sauvegarde de ses clients : les supports restent disponibles 7 jours / 7 et 24h/24 afin de permettre le redémarrage des systèmes d’information en cas de sinistre.

Expertise LOCARCHIVES : LES BIBLIOTHEQUES CAS CLIENT LA BIBLIOTHEQUE DE LA FONDATION NATIONALE DES SCIENCES POLITIQUES EXTERNALISER UNE PARTIE DE SES OUVRAGES DE PRETS AUPRES DE LOCARCHIVES

Problématique : Dans le cadre de son déménagement, la Fondation Nationale des Sciences Politiques a souhaité externaliser une large partie de sa bibliothèque de prêts, l’une des plus importantes bibliothèques universitaires en Sciences Humaines d’Europe continentale. Réponse : LOCARCHIVES a déplacé environ 12 kilomètres d’ouvrages, de périodiques et de dossiers de presse sur un site situé en région parisienne. Ces documents sont dorénavant identifiés dans une base de données et accessibles par le logiciel d’archivage développé par LOCARCHIVES, DEXTO. Il permet au client de rechercher un ouvrage et de passer des demandes de consultation en ligne de façon totalement sécurisée. Pour toute demande avant 16h, les documents demandés sont livrés le lendemain matin. LOCARCHIVES livre ainsi 30 000 ouvrages par an. Bénéfices : La Fondation Nationale des Sciences Politiques profite ainsi, grâce à sa collaboration avec LOCARCHIVES, d’une capacité de conservation de ses archives adaptée, d’une optimisation de ses locaux parisiens et d’un niveau de service élevé grâce à un système de livraison rapide et efficace.

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C) LA DEMATERIALISATION

Expertise LOCARCHIVES : LA DEMATERIALISATION DES DOCUMENTS La numérisation consiste en la création d’une copie image d’un document papier original. Elle permet de disposer d’un document électronique, avec ses avantages : accès simultané par plusieurs utilisateurs, possibilité d’indexation du contenu pour créer une base de données informatisée, création d’une copie numérique de sauvegarde… Numériser ne se limite pas à scanner des documents. LOCARCHIVES propose aux entreprises une démarche complète et qualitative intégrant notamment l’analyse fine de leurs besoins, de leur organisation, de la structure des fonds documentaires et des modes d’exploitation des documents. LOCARCHIVES propose une palette complète de solutions de numérisation adaptées à tous les besoins : • La numérisation en entrée, soit la numérisation adaptée à des opérations classiques, ponctuelles ou

récurrentes • La numérisation de documents à vocation probatoire afin de constituer des copies fidèles de documents

très sensibles (certifiée NF Z 42-013) • La numérisation sur site client lorsque le niveau de confidentialité attendue interdit la circulation des

documents • La numérisation « on demand » qui consiste en la numérisation des documents au fil de l’eau, à

l’occasion d’une consultation par exemple, • La numérisation de livres par la numérisation de fonds d'ouvrages, magazines, registres...

CAS CLIENT LOCARCHIVES PREND EN CHARGE LA DEMATERIALISATION DES CONTRATS D’AUTEUR D’UNE GRANDE MAISON D’EDITION

Problématique : Les contrats d’auteur établis par cette maison d’édition revêtent un caractère patrimonial. L’entreprise souhaite préserver la valeur probatoire des contrats originaux, jusqu’ici conservés dans un coffre de banque. Elle envisage de les dématérialiser afin d’assurer un haut niveau de disponibilité, de pérennité et de confidentialité. Réponse : LOCARCHIVES propose une solution globale autour de deux axes majeurs : La numérisation et l’hébergement des contrats : L’enlèvement cadencé des contrats permet une numérisation en continu sans rupture de l’activité. Les documents sont conditionnés en conteneurs métalliques cadenassés afin d’assurer le transfert en toute confidentialité. Après un test sur échantillon permettant de valider le process général et les résultats attendus, les contrats sont numérisés et indexés par petits lots pour gagner en fluidité. Les fichiers PDF sont contrôlés et intégrés dans DEXTO, le portail clients de LOCARCHIVES.

L’archivage physique en environnement ultra sécurisé. Les contrats sont ensuite reconditionnés en caissons clos puis conservés pour une durée illimitée dans un environnement dédié et ultra sécurisé, parfaitement adapté aux documents de nature « sensible » : confidentialité, protection renforcée contre les risques de destruction, de détérioration… Par souci de confidentialité, seuls les services juridiques et archives peuvent consulter les contrats en ligne, à partir d’une simple recherche sur les index prédéfinis : numéro d’ouvrage, numéro de bénéficiaire, nom et prénom du signataire...

Bénéfices : LOCARCHIVES a permis à cette maison d’édition de préserver l’intégrité physique de ses contrats originaux et leur valeur probatoire, d’accroître la sécurité, la confidentialité et la facilité d’exploitation de l’information.

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D) L’ARCHIVAGE ELECTRONIQUE

Aujourd’hui, l’information est de plus en plus nativement électronique et circule par conséquent davantage sous ce format. Factures, fiches de paye, documents bureautiques, images, fichiers vidéo ou audio… les documents concernés par la dématérialisation sont divers et les entreprises font face à des obligations légales de conservation.

Le Système d’Archivage Electronique (SAE) développé en propre par LOCARCHIVES intègre toutes les fonctionnalités indispensables à la gestion et la conservation des documents électroniques natifs et/ou issus de la numérisation, dans des conditions de sécurité, de traçabilité et de confidentialité optimales :

• versement dans le SAE, • conservation dans le coffre-fort électronique, • consultation en ligne, • administration du système, • système de gestion de la preuve et outils de Records Management.

Expertise LOCARCHIVES : L’HEBERGEMENT SECURISE LOCARCHIVES propose des solutions d’hébergement en coffre-fort numérique sécurisé pour les documents qui n’ont pas de valeur probatoire, offrant un haut niveau de sécurité, confidentialité, pérennité et d’accessibilité.

Expertise LOCARCHIVES : L’ARCHIVAGE ELECTRONIQUE A VOCATION PROBATOIRE Certains documents électroniques – qu’ils soient natifs ou numérisés – sont de nature très sensibles, et leur archivage doit permettre de préserver leur vocation probatoire à très long terme. LOCARCHIVES propose une solution d’Archivage Electronique à vocation probatoire certifiée NF Z 42-013, qui répond à ces critères spécifiques de sécurité et de traçabilité : suivi et historisation des évènements, gestion du cycle de vie et du sort final...

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E) L’ARCHIVAGE HYBRIDE

ZOOM SUR , LE PORTAIL DE GESTION

D’ARCHIVES HYBRIDES DE LOCARCHIVES DEXTO permet de gérer de façon unifiée l'ensemble des archives et documents, physiques et électroniques. Accessible à partir d’un simple navigateur internet, DEXTO associe simplicité, ergonomie et performance et offre de nombreuses fonctionnalités novatrices et très opérationnelles.

La gestion d’archives et DEXTO en 5 points clés : DEXTO a été conçu en réponse aux évolutions des pratiques documentaires et à leur impact sur l'organisation des entreprises. DEXTO permet aux utilisateurs d’avoir accès à un espace simple, efficace et protégé pour une bonne gouvernance de l'information :

• Un accès en ligne sécurisé et disponible à toute heure tous les jours • Un point d'accès unique vers l'ensemble des documents pour faciliter la gestion des dossiers

hybrides, physiques et numériques • Une fonctionnalité de recherche globale en mode full text - optimisé par le moteur de recherche Sinequa,

l'un des meilleurs du marché • Une gestion centralisée et sécurisée des utilisateurs • Un portail communicant : transfert de fichiers par liaison CFT/VPN, connecteurs d'import automatique de

données, flux standards d'EDI...

DEXTO Archives Internes : une solution complète pour une gestion autonome

DEXTO Archives Internes est une alternative complète et simple à ces deux options. La solution répond ainsi aux principaux besoins de gestion et permet aux organisations d’opérer en toute autonomie. L’hébergement en mode SaaS offre par ailleurs une réelle garantie de sécurité des données, une confidentialité renforcée des accès aux documents et bien sur une grande facilité de déploiement.

Spécialement conçue pour s’adapter à tous les modes de fonctionnement – de la gestion centralisée par un responsable des archives ou décentralisée auprès des utilisateurs –, l’outil comprend toutes les fonctionnalités essentielles à la gestion des archives :

• Administration de l’outil de manière autonome par le client : création d’un plan de classement (types de documents, durées de conservation…), des champs de description des documents, attribution des droits d’accès, définition des salles d’archives et attribution des emplacements de stockage.

• Gestion courante des archives par les utilisateurs : enregistrement des documents, demande d’archivage, de consultation, de réintégration et de destruction.

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F) LES SOLUTIONS SECTORIELLES

En matière de gestion documentaire, chaque secteur d’activité est confronté à ses propres problématiques et enjeux. Banques, laboratoires pharmaceutiques, grands groupes industriels, cabinets d’avocats… gèrent des typologies de documents différentes et évoluent dans des contextes spécifiques qui influent sur les pratiques documentaires.

Expertise LOCARCHIVES : LE SECTEUR PUBLIC Les entreprises publiques, administrations, et collectivités territoriales doivent faire face à de nouveaux enjeux en matière de modernisation, de maîtrise des coûts et d’optimisation de performance. Désormais autorisées à confier leurs archives physiques et électroniques à un prestataire agréé tel que LOCARCHIVES, les entités publiques peuvent y voir un levier de modernisation de l’offre et de réduction des coûts.

CAS CLIENT LOCARCHIVES GERE LES ARCHIVES ELECTRONIQUES ET PHYSIQUES DU CENTRE DE GESTION DE L’OISE Problématique : l’objectif du Centre de Gestion de l’Oise (CDG 60) est de proposer à ses adhérents un Système d’Archivage Electronique mutualisé, en conformité avec les exigences légales et réglementaires de l’Etat. Les besoins majeurs exprimés étaient :

l’archivage des documents physiques et numériques la possibilité de mutualiser la solution pour répondre aux besoins des collectivités du département l’accessibilité aux plus petites collectivités avec une facturation selon les besoins de chaque entité et l’externalisation déchargeant le CDG 60 de toute maintenance

Réponse : LOCARCHIVES a implémenté AXECIO, solution externalisée et mutualisable. Ainsi, le CDG 60 peut refacturer, à un coût modéré, une prestation adaptée à de plus petites collectivités comme les mairies. Cette solution en mode SaaS permet à ces collectivités de limiter leurs budgets en ne payant qu’en fonction de leur consommation. Elles sont par ailleurs déchargées des investissements en infrastructures informatiques, des obligations et des frais de maintenance assumés par LOCARCHIVES. En outre, cette accessibilité « as a service » est pleinement adaptée aux archivistes itinérants, dispositif particulier proposé par les centres de gestion à leurs adhérents. Enfin, AXECIO permet une gestion dite "hybride" des documents, c'est-à-dire qu'elle est non seulement adaptée aux documents dématérialisés mais aussi aux fonds papier : consultations, versements...

Bénéfices : Grâce à l’implémentation d’AXECIO, les collectivités de l’Oise ont la possibilité de bénéficier d’une solution à leur dimension. Par ailleurs, elles peuvent plus aisément retrouver leurs archives, qu’elles soient physiques ou électroniques grâce au moteur de recherche d’AXECIO.

SOLUTION DE GESTION ET DE CONSERVATION D’ARCHIVES PUBLIQUES Certifiée NF Z 42-013 - Agréée par le SIAF

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Expertise LOCARCHIVES : LA SANTE Comme toute entreprise les hôpitaux et cliniques sont soumises à une forte pression budgétaire. Ils doivent également faire face à des contraintes réglementaires fortes en matière d’archivage des dossiers médicaux : données personnelles, respect du secret médical… L’archivage externalisé chez LOCARCHIVES offre une réponse adaptée en termes de sécurité, confidentialité et disponibilité des documents. CAS CLIENT L’INSTITUT CURIE EXTERNALISE SES ARCHIVES CHEZ LOCARCHIVES Problématique : L’institut Curie, institut associant le plus grand centre de recherche français en cancérologie et

deux établissements hospitaliers de pointe, fait face à une forte croissance des archives médicales, générant un important manque de place. et Il a ainsi choisi d’externaliser son archivage. Réponse : LOCARCHIVES a proposé un planning d’enlèvements hebdomadaires, puis tous les 15 jours. L’objectif est de transférer de façon progressive les dossiers radiographiques, les dossiers des patients décédés et les archives administratives.

Par ailleurs, le respect du secret médical étant une exigence majeure, LOCARCHIVES a instauré un système de sécurité très poussé. Les dossiers sont identifiés de façon anonyme et tracés. Seuls les archivistes de l’Institut Curie effectuent le tri, le conditionnement et l’inventaire pour plus de confidentialité.

Enfin, LOCARCHIVES a installé un système de gestion des archives en ligne apportant sécurité et autonomie. Le portail DEXTO permet non seulement de filtrer les accès aux données et documents mais aussi de traiter les demandes de rapatriement de dossiers.

Bénéfices : Les archives de l’Institut Curie bénéficient désormais d’une confidentialité renforcée et l’externalisation a permis de libérer de la place pour l’accueil et les soins des patients.

G) LES SOLUTIONS METIER

Expertise LOCARCHIVES Chaque métier a des problématiques qui lui sont propres. Les documents-phares ne sont pas les mêmes d’un service à un autre et ne revêtent pas les mêmes enjeux et besoins opérationnels. C’est pourquoi LOCARCHIVES considère qu’il est important d’avoir une connaissance du métier auquel on s’adresse pour traiter au mieux les flux documentaires et les fonds d’archives générés.

Les Ressources Humaines et la dématérialisation des dossiers du personnel

• Analyse documentaire des dossiers • Numérisation des documents • Hébergement sécurisé des copies

électroniques • Consultation en ligne par les seuls utilisateurs

habilités • Archivage des dossiers originaux papier

La comptabilité et

l’archivage électronique des factures clients

• Transfert automatique du SI client vers le système d’archivage LOCARCHIVES • Indexation automatique et archivage des factures • Conservation en coffre-fort électronique • Consultation en ligne à partir du SI client • Destruction à l’issue du délai de conservation

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LES HOMMES

PIERRE FONLUPT - Président Directeur Agé de 61 ans et diplômé d’HEC, il intègre, après une première expérience chez Peat Marwick Mitchell, le groupe PLUS dont il est aujourd’hui Président du Directoire.

XAVIER BERLOTY - Directeur Général Agé de 57 ans, il est diplômé en droit et titulaire d’un DESS techniques bancaires et financières. Auparavant directeur logistique et achats chez Puma France, il a ensuite exercé les fonctions de directeur des projets, directeur général chez des prestataires logistiques (SPAD, TDG, CAT-filiale Renault) avant d’intégrer LOCARCHIVES en 2000.

CEDRIC BOUYGUES - Directeur Général Adjoint Agé de 35 ans, il est diplômé de l’Ecole Nationale Supérieure d’Arts & Métiers. Après une expérience de consultant chez Accenture, il intègre LOCARCHIVES en 2008 comme Directeur de l’Organisation et de la Qualité, également en charge du Contrôle de Gestion. Il est nommé le 1er janvier 2012 Directeur Général Adjoint.

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LE SAVIEZ-VOUS ? CORBIS A CONFIE A LOCARCHIVES LA CONSERVATION DE SES COLLECTIONS D’ARCHIVES PHOTOGRAPHIQUES Corbis est un leader mondial dans l’industrie des médias numériques. Créée en 1989 par Bill Gates, la société fournit un vaste portefeuille de services de banque d’images et de photographies libres de droit, de gestion de droits, de représentations d’artistes et de gestion de contenu multimédias. Problématique : Le projet « Initiative Sygma » lancé par Corbis et LOCARCHIVES concerne environ 50

millions d’objets (diapositives, négatifs, tirages et planches contact), soit environ 7 kilomètres linéaires d’archives. Cette collection de photos, qui compte parmi les plus importantes du monde, rassemble le travail de plus de 10 000 photographes auxquels CORBIS propose un contrat d’exploitation d’archives. Corbis souhaitait reclasser, déménager et archiver cette collection.

Réponse : Le projet mené par LOCARCHIVES s’est articulé de la façon suivante :

1. La construction d’un bâtiment d’environ 800 m2 dédié à l’archivage du fonds Sygma sur un site LOCARCHIVES répondant aux conditions de sécurité, d’accès, de proximité de la région parisienne et de savoir-faire exigées. Parmi les contraintes majeures prises en compte, on note : • une disposition et une structure de bâtiment conçues pour le très long terme • la capacité à gérer à terme les différentes salles de conservation en froid positif ou négatif selon les fonds et

les supports, le contrôle permanent de l’hygrométrie et le traitement de l’air • la mise en œuvre de matériaux (bâtiments et équipements) adaptés à la fragilité des supports • un haut niveau de protection contre les risques d’intrusion (système de détection, surveillance 24h/24,

contrôle d’accès…) • la mise en œuvre des moyens les plus performants de lutte et d’intervention contre les risques d’incendie

(détection précoce, système d’extinction par gaz inerte excluant tout dispositif utilisant l’eau afin de préserver les supports).

2. Le déménagement et la prise en charge physique des collections dans le strict respect des modes de gestion de CORBIS.

3. La gestion courante du fonds permettant de le faire vivre et d’en assurer l’accès aux différents demandeurs potentiels autorisés par CORBIS (consultation, numérisation, remise à disposition, etc.)

Bénéfices : Ce projet a permis à Corbis de profiter d’une prestation dédiée et sur-mesure intégrant l’ensemble des

axes du projet (documentaire, logistique et architectural notamment). Grâce à LOCARCHIVES, le fonds d’archives est pérennisé et facilement accessible.

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