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FORMATION CONSULTANT SAP ERP FINANCES (FICO): PARAMETRAGE COMPLET

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CHAPITRE 1 STRUCTURES ORGANISATIONNELLES DE LA COMPTABILITE FINANCIERE

1.1 INTRODUCTION

Le but de ce livre est de vous guider pas pas avec capture dcran travers toutes les tapes du paramtrage de la solution SAP ERP Finances (ou encore appele SAP FICO). La structure organisationnelle de la comptabilit financire est llment de base dun projet SAP au sein dune entreprise car les paramtrages qui y sont effectus sont utiliss plus tard lors de limplmentation des autres modules SAP (Logistiques, contrle de gestion, ressources humaines). Pour cela nous allons utiliser une Socit fictive WAT Energy Corporation base Houston au Texas aux tats-Unis. Cette socit est constitue de quatre entits lgales : WAT Oil 3210, WAT Refineries 3220, WAT Minerals 3230 toutes bases aux USA et WAT Belgium3300 en Belgique. En plus de cela WAT a dcid de crer une socit de services charge de coordonner ses activits lies la comptabilit, les ressources humaines, les approvisionnements, les nouvelles technologies ainsi que la comptabilit fournisseurs. Cette quatrime entit est appelle WAT services. Le schma suivant dcrit lorganisation de WAT Energy:

Primtre de Rsultat WAPR

Plan Comptable- WAPC

Primtre analytique WAT1

WAT Oil 3210

WAT Refineries 3220

WAT Minerals 3230

WAT Services 3240

WAT Belgium 3300

Domaine dactivit Hydorcarbures(oil refineries) - HWAT

Domaine dactivit Mines - MWAT

Domaine dactivit Services - SWAT

Tout au long de ce document, nous utiliserons lexpression Menu SPRO. Cette expression correspond au menu suivant permettant daccder au guide du paramtrage SAP.

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Double cliquez sur

Cliquez maintenant sur

et vous aurez la vue suivante :

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Il sagit du guide dimplmentation SAP qui permet deffectuer les paramtrages dans les diffrents modules de ce systme.

1.2 PLAN COMPTABLE Le plan comptable est une structure organisationnelle dfinie selon des principes comptables, qui enregistre des valeurs et des flux de valeurs pour assurer la tenue mthodique des comptes. Cest un index de tous les comptes gnraux utiliss par une ou plusieurs socits. Vous pouvez soit copier votre plan comptable partir dun plan existant, soit le crer manuellement. Dans notre cas nous allons copier un plan existant CAUS qui est le standard SAP pour les USA. Menu SPRO Comptabilit Financire(Nouveau) Comptabilit Gnrale Nouvelle Donnes de base Comptes gnraux Cration et traitement des comptes gnraux Procdures alternatives Copier comptes gnraux Copier plan comptable

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pour accepter les slections et remplissez comme suit :

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Le champ

sera dfini plus tard. Cliquez sur

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Cliquer sur

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Cliquer sur Vous aurez la vue suivante

Et le message suivant en bas de page

1.3 Version Dexercice Vous pouvez dfinir les proprits suivantes pour une version d'exercice : Nombre de priodes comptables d'un exercice Nombre de priodes spciales ncessaires Mode de dtermination des priodes comptables par le systme au moment de l'criture Diffrentes possibilits s'offrent vous lorsque vous dfinissez votre exercice comptable : o Votre exercice comptable correspond l'anne civile.

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[Type the document title]Dans ce cas, vous ne devez marquer que la zone Anne civile. o

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Votre exercice comptable ne correspond pas l'anne civile et ne s'y rapporte pas. Dans ce cas, vous entrez d'abord le nombre de vos priodes comptables dans la zone Nombre de priodes comptables. Afin de dfinir vos priodes comptables, marquez votre version d'exercice et slectionnez Priodes dans votre cran de navigation. Indiquez alors le mois et le jour de fin de priode, ainsi que la priode.

o

Votre exercice comptable ne correspond pas l'anne civile mais s'y rapporte. Entrez le nombre de vos priodes comptables dans la zone Nombre de priodes comptables, puis marquez la zone Dpendant de l'anne. Afin de dfinir vos priodes comptables, marquez votre version d'exercice et slectionnez Priodes dans l'cran de navigation. Vous devez alors dterminer quelle anne civile votre version d'exercice comptable dpendante de l'anne s'applique. Spcifiez ensuite pour vos priodes comptables le mois et le jour de fin de priode ainsi que la priode.

Vous pouvez galement dterminer des dsignations pour les priodes d'une version d'exercice dpendante de l'anne. Marquez pour ce faire votre version d'exercice et slectionnez dans l'cran de navigation Textes priodes. Vous pouvez spcifier une abrviation de trois caractres (jan, fv., mar.,...) et un texte descriptif de vingt caractres (janvier, fvrier, mars,...). La version d'exercice est utilise dans plusieurs composantes applicatives du systme SAP, par ex. FI, FI-AA, CO, SD, MM, HR. Pour certaines de ces composantes, la dfinition de priodes et d'exercices comptables en fonction de l'anne civile est galement utilise lorsque l'exercice court se situe dj dans le pass. Lorsque vous disposez d'un exercice court dans votre systme, vous devez toujours le slectionner comme exercice dpendant de l'anne. Vous ne devez absolument pas modifier ce paramtrage, mme si l'exercice court se situe dans le pass. Nous allons crer notre version dexercice partir dune version existante. Menu SPRO Comptabilit financire(nouveau) Paramtrage de base comptabilit financire Livre Exercice comptable et priodes comptables Grer une version dexercice Slectionner la version V3 comme indiquer ci-dessous :

Maintenant cliquer sur

et changez comme suit :

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Cliquez sur

vous aurez le message suivant

Cliquez sur , ceci vous permettra de copier les priodes, textes priodes et exercices courts dans notre version.

Cliquez sauvegardez ( ).

sur

,

puis

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Slectionnez Double cliquez sur puis sur et remplir comme suit:

,

Dans le champ

Si l'exercice comptable est situ avant l'anne civile, il faut entrer -1, et

si l'exercice est situ aprs, il faut entrer +1. Cliquez sur Sauvegardez, puis double cliquez sur comme suit : , cliquez sur et remplir

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Cliquez sur

et sauvegardez.

1.4 Variantes pour priodes comptables Elles permettent de dterminer par socit, les priodes comptables (normales ou spciales) qui sont ouvertes. tant donn que dans notre cas nous utiliserons des variantes identiques dans plusieurs socits, nous allons modifier le paramtrage standard. Menu SPRO Comptabilit financire (nouveau) Paramtrage de base comptabilit financire Livre Exercice comptable et priode comptable Priodes comptables Dfinir des variantes pour les priodes comptables ouvertes Cliquer sur et remplir comme suit :

Cliquez sur

puis sauvegardez.

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Comme vous pouvez le constater, notre groupe aura deux divisions comptabilit : Une base aux USA en charge de toutes les succursales amricaines et lautre base en Belgique charge des usines belges.

1.5 Paramtrage Socit 1.5.1 Cration Donnes Socit Cette tape vous permet de crer vos socits. La socit est une entit structurelle de la gestion comptable qui organise l'entreprise du point de vue de la comptabilit financire. Nous allons dabord crer la socit WAT Oil(3210), qui gre la partie nergie du groupe WAT Energy. Menu SPRO Structure de Lentreprise Dfinition Comptabilit Financire Traiter, copier, supprimer, contrler socit

Double cliquez sur

, puis sur

et remplir comme suit:

Cliquez sur sauvegarder et remplissez comme suit :

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Cliquez sur

, vous aurez le message suivant

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1.5.2 Paramtres globaux de la socit A cette tape, les paramtres globaux tels que les modes de paiement usuels, la version dexercice, les mthodes de calcul de l'impt et le plan comptable sont affectes notre socit. Nous allons saisir les paramtres globaux de 3210(WAT Oil) Menu SPRO Comptabilit Financire(nouveau) Paramtrages de base Comptabilit financire(nouvelle) Paramtres globaux de la socit Saisir des paramtres globaux Slectionnez votre socit comme ci-dessous :

Cliquez sur

et remplissez comme suit.

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Sauvegardez INFORMATION UTILE : Pour avoir la description dun champ que vous voulez paramtrer (par exemple

), procdez comme suit : - Cliquez lintrieur de ce champ - Cliquez sur la touche F1 du clavier et le commentaire relatif ce champ apparaitra comme suit

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Cette mthode sera valable tout au long de notre paramtrage et elle permet davoir accs rapidement aux commentaires et suggestions fournis par SAP au sujet dun cham particulier. Pour avoir la liste des options disponibles dans un champ que vous voulez paramtrer (par exemple - Cliquez lintrieur de ce champ Cliquez sur et une liste apparait comme suit ) procdez comme suit:

- Pour slectionner, double cliquez sur votre choix en fonction des exigences de lentreprise (2 dans notre cas) Cette mthode sera galement applicable tout au long du paramtrage SAP. Cration des autres Socits Maintenant que nous avons cre la socit 3210, nous allons dabord crer les autres socits bases aux USA partir delle. Crez maintenant le 3 socits restantes bases aux USA. Menu SPRO Structure de Lentreprise Dfinition Comptabilit Financire Traiter, copier, supprimer, contrler socit Double cliquez sur Vous aurez la vue suivante :


et remplir comme suit :

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Cliquez sur

et vous aurez le message suivant :

Ces trois socits tant bases aux USA, elles utilisent le $ comme devise interne. Donc cliquer sur

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Nous examinerons les transports de tranches de numros plus tard. Cliquez sur

La dernire tape est daffecter un nom et une adresse notre socit car ayant t copie partir de 3210, elle porte son nom. Pour cela nous utiliserons encore le menu suivant : Menu SPRO Structure de Lentreprise Dfinition socit Cette fois cependant double cliquez sur , cliquez sur et la localit comme suit : Traiter, copier, supprimer, contrler

slectionnez pour avoir accs aux donnes puis changez le nom

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Sauvegardez (

)

Procdez de la mme manire pour crer les socits 3230(WAT Minerals base Austin) et 3240(WAT Services Antonio). A ce stade, crons galement la socit 3400(WAT Belgium). Les tapes suivantes sont ncessaires : La cration dun autre plan comptable WEPC car les exigences de reporting en Belgique sont diffrentes de celles des USA. Dans ce cas nous allons copier le plan standard SAP pour la Belgique. Menu SPRO Comptabilit Financire(Nouveau) Comptabilit Gnrale Nouvelle Donnes de base Comptes gnraux Cration et traitement des comptes gnraux Procdures alternatives Copier comptes gnraux Copier plan comptable

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tant donne que WAT Belgique utilise une autre devise (lEuro), il nous faut paramtrer les devises parallles. La comptabilit gnrale offre la possibilit de grer toutes les valeurs d'une socit en parallle sur les mmes comptes dans une, deux ou trois devises. En l'occurrence, une devise est dfinie par les indications suivantes : Type de devise correspondant la fonction de la devise (ex. devise du groupe) Type de cours pour la conversion Devise de base pour la conversion Date (par ex. date pice) de la conversion Si la devise du groupe est gre paralllement la devise de la socit, les valeurs exprimes en devise interne, de mme que les valeurs dj converties, sont reprises dans le ledger de consolidation. Il est possible de dfinir dans la consolidation, par le biais de la mthode de conversion des devises, les postes pour lesquels les valeurs du groupe dj converties doivent tre conserves pour la consolidation et les postes pour lesquelles une conversion doit nouveau tre effectue.

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Menu SPRO Pilotage dentreprise Consolidation Intgration :Prparations la consolidation Prparation dans le systme metteur Prparatifs relatifs tous les types de consolidation Devises parallles Paramtrer devises parallles dans comptabilit financire Cliquez sur et remplir comme suit :

Cliquez sur

et sauvegardez

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1.6 Domaine dactivit Le domaine d'activit est une unit structurelle de la gestion comptable, correspondant un secteur d'activit dlimit de l'entreprise ou un domaine de responsabilits au sein de l'entreprise. Les domaines d'activit sont principalement utiliss pour faciliter le reporting de segments externes pour toutes les socits, en couvrant les principales activits de lentreprise (lignes de produits, filiales). Vous pouvez tablir, dans un mandant, plusieurs domaines d'activit qui peuvent tre affects toutes les socits dfinies dans ce mandant. Pour que la saisie d'une pice comptable soit cohrente, il est conseill d'accorder aux domaines d'activit la mme signification dans toutes les socits. 1.6.1 Cration du domaine dactivit Dans notre cas nous aurons trois domaines dactivits: Hydrocarbures(HWAT), Mines(MWAT), Services(SWAT). Dans notre paramtrage, toutes les socits utiliseront toutes les mmes domaines dactivits lexception de la socit WAT Minerals(3230) dont les critures comptables seront uniquement affectes au domaine dactivit Mines(MWAT). Aprs la cration des domaines dactivits cidessous, nous allons donc satisfaire cette spcification en utilisant les validations.

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Menu SPRO Structure de Lentreprise Dfinition Comptabilit Financire Dfinir domaine dactivit

Cliquez sur


Sauvegardez 1.6.2 Validations La fonction de validation vous permet de vrifier les valeurs et les plages de valeurs telles qu'elles sont saisies dans le systme SAP. Les rgles de validation sont enregistres dans le gestionnaire de rgles. Lorsque les donnes sont saisies dans le systme, le gestionnaire d'intgration les valide par rapport aux rgles de validation. Pour chaque tape de validation: ... 1. Les donnes sont saisies dans le systme SAP. 2. Des donnes sont envoyes au gestionnaire d'intgration FI et aux validations. Les validations font partie du gestionnaire d'intgration, au mme titre que les substitutions, les rgles de slection du ledger et les rgles de compression. 3. Les donnes sont ensuite vrifies et compares une proposition requise. Si cette proposition est vraie, les donnes sont vrifies par rapport la proposition de contrle. Si elle est fausse, les donnes sont admissibles. 4. Si la proposition requise est vraie et si la proposition de contrle est: Vraie, les donnes sont admissibles;

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fausse, le systme affiche un message. Vous devez corriger les messages de type E (erreur) avant que la valeur que vous validez ne puisse tre enregistre. Vous devez galement corriger les messages de type W (avertissement). Les messages de type A (fin) entranent la fin du traitement de la validation. Dans notre cas nous allons crer une validation FI restreignant laffectation des critures comptables de la socit WAT Minerals(3230) uniquement au domaine dactivit Mines(MWAT). tant donne que nous ferons appel des tables et la logique boolenne, il est prfrable de faire vrifier ce paramtrage auprs dun programmeur ABAP. Menu SPRO Comptabilit Financire(Nouveau) Ledgers spciaux Outils Grer une validation/une substitution/les rgles Grer une validation

Cliquez sur licone dessous :

en face de

, cette portion de votre cran sera comme ci-

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[Type the document title]Maintenant cliquez sur vous aurez maintenant la vue suivante :

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A ce niveau, cliquez sur


Cliquez sur

pour adopter les donnes puis sur

pour passer la page suivante et remplir

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Cliquez sur . (Avant que la validation ne soit excute, la condition doit tre remplie sinon il y aura un message derreur) et vous aurez la vue suivante :

Double cliquez sur

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Pour faire apparaitre les noms techniques avec descriptions, procdez comme suit :

Cliquez sur


Double cliquez sur est au bas de la liste propose).

(Utilisez

car cette donne

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Cliquez sur

, puis sur

et remplir comme suit ;

Cliquez

sur

ensuite

sur

enfin

double

cliquez

sur

daprs la liste propose. Cliquez maintenant sur , puis sur et remplir comme suit :

Cliquez sur Vous aurez un cran comme celui-ci :

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Paramtrons maintenant le contrle. Quand la condition est remplie, alors ltape du contrle peut avoir lieu. Cliquez sur

Maintenant double cliquez sur Ensuite double cliquez sur

Cliquer sur

puis sur


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Cliquez sur

. Vous aurez la vue suivante la partie suprieure droite de votre cran

Maintenant cliquez sur nest pas vrai

. Nous avons choisi un message derreur au cas o le contrle

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Cliquez sur


Cliquez sur

pour revenir lcran initial et sauvegardez (

)

Rcapitulons : - La syntaxe boolenne dfinie dans notre condition permet de vrifier que lopration commerciale est appartient la socit 3230 - La partie contrle vrifie que lcriture est affecte au domaine dactivit MWAT - La partie message affiche un message derreur au cas o le contrle nest pas concluant

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Maintenant que notre validation a t cre, il nous faut lactiver. Vous pouvez utiliser les transactions OB28, GGB4 ou le menu suivant : Menu SPRO Comptabilit Financire(Nouveau) Paramtrages de base Comptabilit Financire (nouvelle) Outils Validation/substitution Validation dans pices comptables Cliquez sur et remplir comme suit :

Sauvegardez. 1.7 Espaces Fonction 1.7.1 Dfinir Espaces Fonction Les espaces fonction permettent de diviser une socit en domaines fonctionnels par exemple : ressources humaines, production, finances, Afin de mieux grer son compte du rsultat analytique, WAT Energy a dcid de la cration de 5 espaces fonctions: Administration, Ventes, Production, Recherches & Dveloppement, Marketing. Chacun de ces espaces fonction sera affecte un compte de charge. Ceci permettra WAT Energy de faire un reporting individuel bas sur espace fonctions. Menu SPRO Structure de lentreprise Dfinition Comptabilit Financire Dfinir espace fonctions

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Sauvegardez.

Conclusion Cher lecteur, ceci nest quun aperu du paramtrage de SAP FICO. Nous invitons vous rendre sur notre site MaFormationSAP rgulirement car nous y ajoutons des nouvelles pages presque chaque jour. A la fin du mois davril 2010, nous comptons finaliser notre kit de paramtrage complet de la comptabilit financire (SAP FICO). Par ailleurs nous mettrons vous disposition un guide utilisateur SAP FICO. Cependant vous pouvez des prsent simuler ce que vous venez de lire dans un environnement SAP rel. Cliquez ICI pour acqurir une connexion notre serveur SAP.

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