Manuel destine à l’utilisateur de DHL IntraShip · Manuel destine à l’utilisateur de DHL IntraShip 3 Une fois que vous êtes connecté, l’écran suivant apparaît. Il vous

Manuel destine à l’utilisateur

de DHL IntraShip

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Manuel destine à l’utilisateur de DHL IntraShip

Table des matières

1 Connexion ________________________________________________________2

2 Expéditeur ________________________________________________________4

3 Destinataire_______________________________________________________5

4 Détails de l’envoi – Paquet unique (colis)_____________________________8

5 Paquets (colis) Multi - Envoi de paquets/palettes semblables ___________9

6 Paquets (colis) Multi - Envoi de paquets/palettes différents __________ 12

7 Informer le destinataire __________________________________________ 13

8 Impression d’étiquettes __________________________________________ 14

9 Clôture quotidienne _____________________________________________ 16

10 Filtre de recherche _______________________________________________ 18

11 Carnet d’adresses ________________________________________________ 19

12 Statistiques _____________________________________________________ 20

13 Réservation d’un enlèvement _____________________________________ 21

14 Service Desk eCommerce _________________________________________ 22


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2 Connexion

BE : http://www.intraship-dhl.be NL : http://www.intraship-dhl.nl LU : http://www.intraship-dhl.lu

Lorsque vous démarrez le programme, vous devez introduire votre nom (d’utilisateur) et

votre mot de passe. Vous pouvez en outre sélectionner la langue de votre choix. Vous pouvez

aussi modifier votre mot de passe en cochant la case « Changer le mot de passe ».

Ensuite, cliquez sur [Connexion].


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Une fois que vous êtes connecté, l’écran suivant apparaît.

Il vous donne un aperçu des envois que vous avez déjà créés.

Si vous souhaitez créer un envoi DHL EUROPLUS, cliquez sur [Road] (auto).

Cliquez ensuite sur [Nouvelle expédition] dans le menu sur la partie gauche de l’écran.

L’écran Destinataire s’ouvre automatiquement.


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3 Expéditeur

Lors de la création d’un premier envoi, vous devez compléter cet écran avec les coordonnées

de votre entreprise, puis cliquer sur [ajouter l’adresse]. Une fois votre premier envoi créé,

l’écran Expéditeur contiendra automatiquement les dernières données utilisées la prochaine

fois que vous l’ouvrirez.

Si vous souhaitez utiliser une autre adresse d’expédition (que vous devez d’abord encoder),

effacez d’abord le contenu de tous les champs en cliquant sur [effacer]. Ensuite, recherchez

l’adresse d’expédition souhaitée à l’aide de la touche [rechercher].

Produit standard : vous pouvez indiquer votre produit standard ici. Par exemple, si vous

expédiez principalement dans le BNL, sélectionnez EURODOM.

Vous avez le choix entre EURDOM et EURINT. Il s’agit de deux produits DHL EUROPLUS, mais

les règles suivantes s’appliquent :

EURDOM = DHL EUROPLUS dans le Benelux

EURINT DHL EUROPLUS hors du Benelux


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Le produit standard choisi restera sélectionné lors de l’envoi suivant.

4 Destinataire

Lorsque vous ajoutez un nouvel envoi à l’aide de la fonction [Nouvelle expédition], l’écran

[Destinataire] s’ouvre. L’écran suivant apparaît alors :

Vous pouvez compléter manuellement les champs à l’écran (les champs obligatoires

apparaissent en gras).

Vous pouvez ensuite enregistrer l’adresse saisie dans votre carnet d’adresses en cliquant sur le

bouton [ajouter l’adresse].

Vous pouvez également sélectionner un destinataire existant dans votre carnet d’adresses.

Lorsque vous remplissez les champs, il vous suffit de taper une seule lettre, puis de cliquer sur

[Rechercher]. Vous obtenez alors une liste des possibilités correspondant à votre recherche.


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L’écran suivant apparaît et vous pouvez cliquer sur le destinataire de votre choix.


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Les données sont complétées automatiquement.

Les adresses pour le Benelux sont validées. Cela signifie que vous devez introduire l’adresse

exacte. Si un code postal peut renvoyer à plusieurs communes ou noms de rue, une liste dans

laquelle vous devez effectuer une sélection apparaît.

Cliquez ensuite sur [Description du contenu] pour passer à l’onglet suivant.


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5 Détails de l’envoi – Paquet unique (colis)

Paquet unique

Multi – envoi de paquets / palettes semblables

Multi – envoi de paquets / palettes différents

Pour l’envoi d’un colis unique (1 colis), vous devez compléter les champs suivants :

- Référence de l’envoi (max. 10 caractères)

- Poids / nombre

- Produit (indiqué automatiquement en fonction de votre produit standard)

Vous pouvez également sélectionner les services nécessaires : Remboursement, Assurance,

Livraison le samedi, Dépôt, Express.

Vous pouvez ensuite cliquer sur :

[Enregistrer et revenir à l’écran principal] : Pour créer un autre envoi

[Enregistrer/Imprimer] : Pour enregistrer l’envoi et imprimer l’étiquette immédiatement


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6 Paquets (colis) Multi - Envoi de paquets/palettes

semblables

Vous devez compléter les champs obligatoires à l’écran [Déscription du contenu], à

l’exception du nombre et du poids (voir colis unique). Vous pouvez également sélectionner les

services nécessaires. Ensuite, cliquez sur le bouton [Ajouter une (des) pèce(s)].


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L’écran suivant apparaît alors :

Indiquez les informations suivantes :

- Poids total de l’envoi

- Nombre de paquets ou de palettes

Ensuite, cliquez sur [Créer les pièces de l’expédition].

SI vous envoyez régulièrement des paquets/palettes de mêmes dimensions, vous pouvez

enregistrer ces envois comme envoi standard. Vous pourrez alors sélectionner cet envoi

standard la prochaine fois.


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L’écran [Colisage] s’affiche et indique le numéro correspondant par article :

Si vous ne souhaitez pas utiliser la fonction [Notification], vous disposez des options

suivantes :

[Enregistrer et revenir à l’écran principal] Pour créer un autre envoi



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7 Paquets (colis) Multi - Envoi de paquets/palettes

différents

Vous devez compléter les champs obligatoires à l’écran [Colisage], à l’exception du nombre et

du poids (voir paquet unique). Vous pouvez également sélectionner les services nécessaires.

Ensuite, ouvrez l’écran [Colisage].

Indiquez-y le poids, puis sélectionnez [Type d’emballage]. Vous pouvez également calculer le

volume en indiquant les dimensions, puis en cliquant sur le bouton [Calculer le volume].

L’écran suivant apparaît alors :

Si vous ne souhaitez pas utiliser la fonction [Notification], vous disposez des options

suivantes :




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8 Informer le destinataire

Vous pouvez informer le destinataire de l’envoi au moyen d’un e-mail. Pour ce faire, indiquez

le nom et l’adresse e-mail du destinataire à l’écran [Notification], puis cliquez sur [Ajouter].

L’e-mail est envoyé après que vous avez imprimé l’étiquette. Si vous indiquez l’adresse e-mail

dans l’onglet [Déstinataire], elle est insérée automatiquement ici.

Pour terminer, vous pouvez cliquer sur :




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9 Impression d’étiquettes

Une fois que vous avez cliqué sur [Enregistrer/Imprimer], vous revenez à l’écran [Liste des

envois].

Si vous cliquez sur le n° de client ou sur l’expéditeur, vous ouvrez l’envoi concerné. Vous

pouvez ensuite le modifier ([Editer]), le supprimer ([Supprimer]) ou l’imprimer ([Imprimer]).

Vous pouvez en outre sélectionner plusieurs envois et les imprimer en même temps.


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Si vous cliquez sur [Imprimer], l’écran suivant apparaît :


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IntraShip utilise Acrobat Reader pour imprimer les étiquettes. Lorsque vous cliquez sur

Imprimer, l’écran suivant apparaît :

Imprimez ensuite l’étiquette à l’aide d’une imprimante adéquate.

Sélectionnez l’imprimante adaptée à l’impression des étiquettes.


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10 Clôture quotidienne

Lorsque vous avez terminé votre dernier envoi de la journée, vous pouvez imprimer une liste

d’expédition. Pour ce faire, cliquez sur [Fin de journée] dans le menu sur la partie gauche de

l’écran.

Cliquez alors sur [Etablir le manifeste (douchette)].

Remarque : l’envoi de données et le rapport ne sont pas nécessaires pour Road.


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Sélectionnez l’expéditeur voulu ([Expéditeur]), puis cliquez sur [Etablir le

manifeste].


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Acrobat Reader démarre et la liste d’expédition apparaît à l’écran. Vous pouvez alors

imprimer la liste d’expédition. Sélectionnez votre imprimante A4 et cliquez sur [OK].

Cette liste d’expédition sera signée à la fois par le coursier et par l’expéditeur.


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11 Filtre de recherche

Vous pouvez rechercher un envoi créé. Cliquez sur [Moteur de recherche] dans le menu sur la

partie gauche de l’écran. Indiquez les critères spécifiques, puis cliquez sur [charger].

Le résultat de la recherche sera affiché à l’écran :


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Vous pouvez cliquer sur les envois pour visualiser les détails.

12 Carnet d’adresses

Vous pouvez gérer le carnet d’adresses dans IntraShip.


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Cliquez sur [Carnet d’adresses] dans le menu sur la partie gauche de l’écran. Saisissez les

coordonnées du destinataire. Si vous cliquez sur [Ajouter l’adresse], le destinataire sera ajouté

à votre carnet d’adresses. Vous pouvez modifier les adresses existantes, puis les enregistrer en

cliquant sur le bouton [Modifier l’adresse] qui n’est visible qu’à ce moment.


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13 Statistiques

Si vous voulez consulter un aperçu de vos envois, cliquez sur [Statistiques] dans le menu sur la

partie gauche de l’écran. Cliquez ensuite sur le bouton [Statistiques]. Indiquez vos critères de

recherche, puis cliquez sur [Statistiques].

Vous pouvez également recevoir par e-mail un fichier texte contenant un aperçu de vos

envois. Cliquez sur [Statistiques] dans le menu sur la partie gauche de l’écran, puis sur

[Exporter les détails de vos expéditions]. Indiquez la période et votre adresse e-mail. Vous

pouvez alors enregistrer ce fichier, puis l’ouvrir en Excel (bouton droit de la souris, Ouvrir

avec), où vous pouvez le modifier.


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14 Réservation d’un enlèvement

Cliquez sur [Demande d’enlèvement] dans le menu sur la partie gauche de l’écran, puis sur

[Sélectionner contact] et sélectionnez les données de votre entreprise.

Complétez le formulaire, puis cliquez sur [Demande d’enlèvement].


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15 Service Desk eCommerce

Des questions à propos d’IntraShip ? Appelez notre Service Desk aux numéros suivants :

Pays-Bas : 0800 – 0552 (options 1,1,4)

Belgique & Luxembourg : +32(0) 2 715 50 50

DHL Express

Terminalweg 36

3812 AJ AMERSFOORT

http://www.dhl.be

http://www.dhl.nl

http://www.dhl.lu

eCommerce Servicedesk: NL 0800-0552 optie 1.1.4 / BELUX + 32(0)27155252

Documents

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