Manuel d’installation, d’administration et d’utilisation · Sage se réserve le droit de modifier, sans préavis, les spécifications et les informations figurant dans ce présent

Manuel d’installation, d’administration et d’utilisation

Sage Document Office

Sage 10, rue Fructidor 75834 Paris Cedex 17 France

0 810 30 30 30*

* Coût d’un appel local depuis un poste fixe

www.sage.fr

© S

age

2014

– T

out d

roit

rése

rvé.

Soc

iété

par

Act

ions

Sim

plifi

ée a

u ca

pita

l de

6 75

0 00

0 €

- Siè

ge s

ocia

l : 1

0, ru

e Fr

uctid

or -

7583

4 P

aris

Ced

ex 1

7 - 3

13 9

66 1

29 R

CS

Par

is -

Cré

dit p

hoto

s : f

otol

ia -

S11

29_R

&D

_03

-14

- Sag

e st

udio

PAO

Mise à jour : fev. 2016

Composition du progicielVotre progiciel est composé d’un boîtier de rangement comprenant le cédérom sur lequel est enregistré le programme.

Propriété & UsageCe logiciel et sa documentation sont protégés par le Code de la Propriété Intellectuelle, les lois relatives au copyright et les traités internationaux applicables.Toute utilisation non conforme du logiciel, et notamment toute reproduction ou distribution partielle ou totale du logiciel ou toute utilisation au-delà des droits acquis sur le logiciel est strictement interdite.Toute personne ne respectant pas ces dispositions se rendra coupable de délit de contrefaçon et sera passible des peines pénales prévues par la loi.

La marque Sage est une marque protégée. Toute reproduction totale ou partielle de la marque Sage, sans l’autorisation préalable et expresse de la société Sage est donc prohibée.

Tous les noms de produits ou de sociétés, toute image, logo ou représentation visuelle mentionnés dans ce logiciel ou sa documentation et n’appartenant pas à Sage peuvent constituer des marques déposées par leurs propriétaires respectifs.

Conformité & Mise en garde• Compte tenu des contraintes inhérentes à la

présentation sous forme de manuel électronique, les spécifications visées dans la présente documentation constituent une illustration aussi proche que possible des spécifications.

• Il appartient au client, parallèlement à la documentation, de mettre en oeuvre le progiciel pour permettre de mesurer exactement l’adéquation de ses besoins aux fonctionnalités.

• Il est important, pour une utilisation sûre et opérationnelle du progiciel, de lire préalablement la documentation.

EvolutionLa documentation correspond à la version référencée. Entre deux versions, des mises à jour du logiciel peuvent être opérées sans modification de la documentation. Toutefois, un additif peut être joint à la documentation existante pour présenter les modifications et améliorations apportées à ces mises à jour.

Table des matières

© 2016 Sage 1

Table des matières

Guide installateur __________________________________________________3

Prérequis matériels et logiciels ................................................................................................... 3

Installation de Sage Document Office......................................................................................... 4

Les étapes d'installation......................................................................................................................... 4

Procédure de mise à jour....................................................................................................................... 6

Guide administrateur _______________________________________________7

Configuration du serveur Sage Document Manager................................................................... 7

Installation des Add-ins............................................................................................................... 8

Installer l’ensemble des Add-ins ............................................................................................................ 8

Installation des Add-ins Windows Explorer............................................................................................ 9

Installation des Add-ins Microsoft® Office ............................................................................................. 9

Guide utilisateur __________________________________________________12

Classement des documents avec l’explorateur Windows......................................................... 12

Classement d'un dossier...................................................................................................................... 12

Classement d'un document ................................................................................................................. 12

Classement et indexation depuis les logiciels Microsoft® Office ....................................................................................... 13

Classement des documents Microsoft® Word..................................................................................... 13

Classement des documents Microsoft® Excel..................................................................................... 13

Classement des documents Microsoft® PowerPoint ........................................................................... 13

Classement des documents Microsoft® Outlook ................................................................................. 14

Fenêtre Classement dans Sage Document Manager............................................................... 16

Utilisation de l’indexation avancée....................................................................................................... 18

Généralités

Sage Document Office est une solution logicielle qui permet le classement et l'indexation dynamique del'ensemble de vos documents Microsoft® Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) directement depuisvotre application Microsoft® vers les solutions de gestion documentaire Sage.

Le Guide Utilisateur Sage Document Office pour Windows, regroupe des recommandations, des conseilset des suggestions permettant d'utiliser au mieux Sage Document Office. Pour tirer le meilleur parti de ceguide, familiarisez-vous avec les concepts et les procédures de configuration décrits dans ce Guide et dansla documentation Sage Document Manager, module web de gestion documentaire (DMS).

Pour obtenir plus de renseignements ou accéder à des dossiers traitant de sujets abordés dans ce docu-ment, veuillez consulter le site web Sage à l'adresse suivante : http://www.sage.fr.

Avertissement

Ce manuel a été rédigé et publié sous le contrôle de Sage, et il couvre les dernières descriptions et spéci-fications de produits.

Tous les termes, les références de produit, les recommandations et le contenu peuvent être modifiés sanspréavis.

Sage se réserve le droit de modifier, sans préavis, les spécifications et les informations figurant dans ceprésent manuel et ne sera pas responsable des préjudices (y compris des préjudices indirects) résultantdes informations présentées ici, entre autres, sans pour autant s'y limiter, des erreurs typographiques etd'autres erreurs concernant le manuel.

© 2016 Sage 2

http://www.sage.fr

http://www.sage.fr

Guide installateur

Guide installateur

Prérequis matériels et logiciels• Processeur Intel® Core™ 2 Duo ou supérieur (processeur Intel® I5 recommandé)

• Microsoft® Windows® 7 (versions professionnelles 32 et 64 bits), Microsoft® Windows® 8 (versionsprofessionnelles 32 et 64 bits), 2008 ou 2012 Server

• Microsoft® Office 2007, Microsoft® Office 2010, Microsoft® Office 2013 ou Microsoft® Office 2016

• Microsoft® Framework .Net 4

• 1Go de RAM

• 200 Mo d'espace disque disponible

• Résolution d'écran couleur 800x600 ou supérieure

• Carte réseau TCP/IP

• Accès Internet

L'utilisation de Sage Document Office nécessite l'utilisation d'un compte administrateur local duposte.

© 2016 Sage 3

Guide installateur

Installation de Sage Document OfficeLa rubrique installation Sage Document Office vous guidera, écran après écran, à travers les étapes d'ins-tallation du logiciel.

Les étapes d'installation

Assurez-vous d'avoir fermé toutes les applications Microsoft® Office avant d'installer Sage Docu-ment Office. Afin de d’installer votre solution logicielle, nous vous invitons à télécharger le fichierexécutable à l’adresse qui vous a été communiqué dans un courriel annexe. Une fois cette étaperéalisée, exécutez le fichier téléchargé, puis suivez les instructions de l'Assistant.

1 . Pour commencer la procédure d’instal-lation, double-cliquez sur le fichier exé-cutable .exe.

2 . La page de bienvenue s'affiche. Cliquezsur Suivant.

3 . Cliquez sur Parcourir pour sélectionnerl'emplacement où vous souhaitez instal-ler le logiciel.

4 . Une fois l'emplacement choisi, cliquezsur Suivant.

© 2016 Sage 4

Guide installateur

5 . Une page de confirmation s'affiche. Cli-quez sur Suivant pour commencer l'ins-tallation.

6 . L'installation est terminée. Cliquez surFermer.

L'installeur détecte la présence de Microsoft® Office 2007, de Microsoft® Office 2010 ou deMicrosoft® Office 2013.

© 2016 Sage 5

Guide installateur

Procédure de mise à jour

Sauvegarde de le la configuration actuelleSauvegarder le contenu du dossierC:\Users\%username%\AppData\Roaming\Sage\Sage Document Office\Configuration

Mise à jourReportez vous l’Installation de Sage Document Office.

TestVeuillez procéder à un test de classement vers Sage Document Manager pour vérifier le bon fonctionne-ment.

Avant toute mise à jour, procédez impérativement à une sauvegarde de votre installationactuelle.

Sage décline toute responsabilité en cas de perte de données lors d'une mise à jour quiaurait été effectuée sans sauvegarde préalable.

© 2016 Sage 6

Guide administrateur


Configuration du serveur Sage Document Manager

Définissez les paramètres de communication avec votre serveur Sage Document Manager :

1 . Démarrez le module Sage Document Office - Configuration selon une des méthodes suivantes :- Dans le menu Démarrer / Tous les Programmes / Sage / Sage Document Office - Configura-

tion, cliquez sur Sage Document Office - Configuration

- Sur le bureau Windows, double-cliquez sur l'icône Sage Document Office - Configu-ration créée lors de l’installation.

Sage Document Office fonctionne avec les serveurs de gestion de documents électroniques SageDocument Manager en version 5.2 ou supérieure.

2 . Renseignez l'URL ou l'adresse IP duserveur Sage Document Manager.

3 . Cochez la case SSL pour sécuriser laconnexion à Sage Document Manager,si cette fonctionnalité est activée survotre serveur.

Si vous utilisez SSL (port 443), passezdirectement à l'étape n°5, sinon rensei-gnez le port lié à votre IP/URL SageDocument Manager (généralement, ils'agit du port 8000 ou du port 80).

4 . Renseignez un nom d'utilisateur SageDocument Manager.

5 . Renseignez votre mot de passe.

6 . Si vous utilisez un proxy, cochez Confi-gurer un serveur proxy et sélection-nez un des modes proposés.

7 . Cliquez sur Enregistrer pour sauvegar-der les paramètres.

Lors de l'enregistrement, un test de communi-cation est réalisé afin de tester les paramètresrenseignés.

Une info-bulle s’affiche dans la barre de notifi-cation Windows pour vous informer du résultatdu test.

La connexion avec Sage Document Manager en mode SaaS est désormais possible, tout commele mode sécurisé via HTTPS.

© 2016 Sage 7


Installation des Add-insDémarrez le module Sage Document Office - Add-In Manager selon une des méthodes suivantes :

• Dans le menu Démarrer / Tous les Programmes / Sage / Sage Document Office - Add-In Mana-ger, cliquez sur Sage Document Office - Add-In Manager

• Sur le bureau Windows, double cliquez sur l'icône Sage Document Office - Add-InManager créée lors de l'installation.

L'onglet Installation de l'Add-In Manager permet d'installer / désinstaller l'ensemble des Add-ins.

Installer l’ensemble des Add-insCliquez sur le bouton Installer tous les Add-Ins disponibles pour commencer l'installation de l'ensembledes Add-ins.

La barre située en bas de la fenêtre indique l'état d'avancement des installations de Add-ins.

Vous pouvez également choisir d'installer chaque Add-in séparément. Pour cela, suivez les instructions desparagraphes suivants.

© 2016 Sage 8


Installation des Add-ins Windows ExplorerCliquez sur le bouton Installer pour commencer l'installation des Add-in Windows Explorer pour chaquetype de document (Microsoft® Word, Microsoft® Excel, Microsoft® PowerPoint, PDF, Dossier Windows).

Une fois les Add-ins installés, un nouveau menu s’affiche à chaque clic droit sur un dossier ou un documentdepuis l'explorateur Windows : Classer dans Sage Document Manager

Installation des Add-ins Microsoft® Office

Installation de l’Add-in Microsoft® Word

Cliquez sur le bouton Installer pour commencer l'installation de l'Add-in Microsoft® Word.

© 2016 Sage 9


Une fois l'installation terminée, le nouvel onglet Sage Document Manager s'ajoute au ruban de Microsoft®Word et affiche le bouton Classer qui permet d'archiver les documents dans Sage Document Manager.

Installation de l’Add-in Microsoft® Excel

Cliquez sur le bouton Installer pour commencer l'installation de l'Add-in Microsoft® Excel.

Une fois l'installation terminée, le nouvel onglet Sage Document Manager s'ajoute au ruban de Microsoft®Excel et affiche le bouton Classer qui permet d'archiver les documents dans Sage Document Manager.

Installation de l’Add-in Microsoft® PowerPoint

Cliquez sur le bouton Installer pour commencer l'installation de l'Add-in Microsoft® PowerPoint :

Une fois l'installation terminée, le nouvel onglet Sage Document Manager s'ajoute au ruban de Microsoft®PowerPoint et affiche le bouton Classer qui permet d'archiver les documents dans Sage Document Mana-ger.

© 2016 Sage 10


Installation de l’Add-in Microsoft® Outlook

Cliquez sur le bouton Installer pour commencer l'installation de l'Add-in Microsoft® Outlook :

Une fois l'installation terminée :

• Le nouvel onglet Sage Document Manager s'ajoute dans le menu Compléments du ruban deMicrosoft® Outlook et affiche le bouton Classer dans Sage Document Manager qui permetd'archiver les documents dans Sage Document Manager.

• Un nouveau dossier Sage Document Manager s'ajoute à la racine de la boite aux lettres.

© 2016 Sage 11

Guide utilisateur

Guide utilisateurLe classement et l’indexation de documents s’effectue selon différentes méthodes en fonction des Add-insinstallés. Utilisez à chaque fois celle qui semble la plus appropriée à la situation :

• Depuis les logiciels Microsoft® Word, Microsoft® Excel et Microsoft® PowerPoint.

• Depuis l’explorateur Windows à partir d’un clic droit sur un fichier, sur plusieurs fichiers ou sur undossier de documents.

• Depuis Microsoft® Outlook :- Classement d'un e-mail au format PDF avec ses pièces jointes.

- Classement d'une ou plusieurs pièces jointes uniquement.

Classement des documents avec l’explorateur Windows

Classement d'un dossierL’Add-in Windows Explorer permet de classer l'ensemble des documents se trouvant dans un dossier Win-dows. Ouvrez le menu contextuel du répertoire avec un clic droit, et cliquez sur Classer dans Sage Docu-ment Manager.

La fenêtre Classement dans Sage Document Manager s’affiche.

Pour plus de détails sur l’utilisation de cette fenêtre, voir Fenêtre Classement dans Sage Document Manager.

Classement d'un documentPour classer un document PDF, un document Microsoft® Word, une feuille Microsoft® Excel ou une pré-sentation Microsoft® PowerPoint directement depuis l'explorateur Windows dans Sage Document Mana-ger, il suffit de faire un clic droit sur le document et de cliquer sur Classer dans Sage Document Manager.

La fenêtre Classement dans Sage Document Manager s’affiche. Pour plus de détails sur l’utilisation decette fenêtre, voir Fenêtre Classement dans Sage Document Manager.

Lorsque vous procédez au classement d'un e-mail, celui-ci n'est pas supprimé de votre boîte auxlettres.

© 2016 Sage 12

Guide utilisateur

Classement et indexation depuis les logiciels Microsoft® Office

Classement des documents Microsoft® WordDans le ruban de Microsoft® Word, cliquez sur l’onglet Sage Document Manager puis cliquez sur le boutonClasser.


Classement des documents Microsoft® ExcelDans le ruban de Microsoft® Excel, cliquez sur l’onglet Sage Document Manager puis cliquez sur le bou-ton Classer.


Classement des documents Microsoft® PowerPointDans le ruban de Microsoft® PowerPoint, cliquez sur l’onglet Sage Document Manager puis cliquez sur lebouton Classer.


© 2016 Sage 13

Guide utilisateur

Classement des documents Microsoft® OutlookL’Add-in Microsoft® Outlook permet de classer et d'indexer des emails et des pièces jointes dans SageDocument Manager directement depuis Microsoft® Outlook.

Dans cette fenêtre, vous pouvez sélectionner les emails et les pièces jointes à archiver grâce aux cases à

cocher. Si vous cliquez sur , toutes les pièces jointes de votre email s'affichent :

Sage Document Office n'archive que les emails ; les demandes de réunion, les rendez-vous oules tâches ne sont pas traités.Sage Document Office fonctionne avec les serveurs de gestion de documents électroniques SageDocument Manager en version 5.2 ou supérieure.

Pour classer un ou plusieurs emails :

1 . Sélectionnez le(s) mail(s) à clas-ser.

2 . Cliquez sur Compléments puissur Sage Document Manager /Classer dans Sage DocumentManager.

1

2

La fenêtre Classement dans Sage Document Managers’affiche. Elle comporte des particularités spécifiques à Micro-soft® Outlook.

Vous pouvez renommer le titre de l'email dans Nom du document lorsqu'il y a un seul email.

© 2016 Sage 14

Guide utilisateur

Si vous avez sélectionné deux emails, la fenêtre se présente de cette façon :

Cliquez sur suivant afin de poursuivre l'archivage. Cette fenêtre s'ouvre :

Sélectionnez un répertoire dans Sage Document Manager afin de classer votre email et ses pièces jointes.Une fois le répertoire sélectionné, cliquez sur classer. Une info bulle s’affiche au bas de votre écran dansla barre des tâches afin de vous informer du résultat de votre opération :

© 2016 Sage 15

Guide utilisateur

Lors de l'archivage, Sage Document Office crée un répertoire dans Sage Document Manager portant le titrede l'email et dans lequel il va archiver l'email au format PDF et les pièces jointes dans leur format natif.

Fenêtre Classement dans Sage Document ManagerLors du classement des documents, Sage Document Office affiche la fenêtre Classement dans Sage Do-cument Manager.

Dans cette fenêtre vous pouvez :

• Choisir le type d'indexation (avancée ou non) dans la rubrique Règle de classement. Si vous cli-quez sur Default, vous pourrez renommer votre document dans la rubrique Nom du document.

• Choisir une autre règle de classement, dans ce cas-là, voir Utilisation de l’indexation avancée.

Lorsque vous avez renommé votre fichier comme vous le souhaitiez, cliquez sur archivez pour lancer letraitement d'archivage du document dans Sage Document Manager.

Cliquez sur annuler pour annuler le classement et fermer la fenêtre.

Une fenêtre s’affiche :

Si vous ne sélectionnez qu'une seule pièce jointe, Sage Document Office ne créera pas de réper-toire et archivera le document dans le dossier Sage Document Manager sélectionné depuis la listedes dossiers Microsoft® Outlook.

Si besoin, vous pouvez rafraîchir l'arborescence Sage Document Manager via le menu d'OutlookCompléments > Sage Document Manager > Rafraîchir Sage Document Manager.

© 2016 Sage 16

Guide utilisateur

Vous devez ici, choisir le dossier dans lequel vous souhaitez classer votre document. Pour cela, cliquez

sur pour déployer l’arborescence Sage Document Manager et sélectionner un dossier.

Votre document est maintenant classé dans l'arborescence Sage Document Manager.

Une info bulle s’affiche au bas de votre écran dans la barre des tâches afin de vous informer du résultat devotre opération.

© 2016 Sage 17

Guide utilisateur

Utilisation de l’indexation avancéeSage Document Office permet de faire de l'indexation avancée lors de l'archivage des documents.

1 . Dans le menu déroulant de Règle de classement choisissez une des règles de classements devotre Sage Document Manager.

2 . Une fois votre règle de classement sélectionnée, choisissez dans le menu déroulant le Type dedocument :

Dans cette fenêtre, vous ne pouvez pas créer de répertoire Sage Document Manager.

Pour créer un nouveau répertoire, connectez-vous à Sage Document Manager via votre naviga-teur.

Sage Document Office n'archive par défaut que les documents Microsoft® Office et les PDF. Sivous souhaitez archiver d'autres types de document, il faut les renseigner dans le fichier des pré-férences de Sage Document Office. Par défaut, ce fichier se trouve à l'emplacement suivant :C:\Program Files\Microsoft Office\OfficeManager\Configuration\Preferences.xml.

© 2016 Sage 18

Guide utilisateur

3 . Par défaut, dans Date du document la date du jour s'affichera.

Vous pouvez la modifier en cliquant sur l'onglet calendrier et sélectionnez ensuite la date vouluedans le calendrier qui s'affiche :

© 2016 Sage 19

Guide utilisateur

4 . Si vous souhaitez laisser un commentaire sur le document, inscrivez le dans la rubrique Commen-taire.

5 . Cliquez sur l'onglet Classer afin de procéder au classement de votre document.

6 . Une info bulle s’affiche au bas de votre écran dans la barre des tâches afin de vous informer durésultat de votre opération.

Votre document est alors archivé avec succès dans votre Sage Document Manager.

Éviter le renommage automatique des documents

Si vous ne souhaitez pas que votre document soit renommé automatiquement lors du choix d'unerègle de classement, modifiez les paramètres directement dans votre interface Sage DocumentManager dans la rubrique Administration > Règles de classements. Choisissez la règle de clas-sement que vous souhaitez modifier en cliquant dessus.

Sur votre droite, dans la colonne Modifier la règle de classement, décochez la case pour stop-per la règle de classement automatique.Vos documents ne seront alors plus renommés automatiquement pour la règle de classement quevous aviez sélectionnée.

Le bas de la fenêtre affiche :

• Le chemin d'accès à votredocument classé dans SageDocument Manager.

• Le nom de votre documentqui sera automatiquementrenommé au moment de l'archi-vage.

© 2016 Sage 20

Documents

Manuel d’installation, d’administration et d’utilisation · Sage se réserve le droit de modifier, sans préavis, les spécifications et les informations figurant dans ce présent