Marché « missions » FORUM DES GESTIONNAIRES23 mai 2006

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Sommaire

1. Les enjeux d’une démarche nationale2. Résultat de l’appel d’offres3. L’offre de services aux laboratoires4. L’optimisation de la dépense5. Impact sur les frais d’agence6. Impact sur les tarifs transporteurs et

hôteliers7. Impact sur les procédures internes8. Calendrier de mise en oeuvre

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1. Les enjeux d’une démarche nationale

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Contexte

Billeterie

Hébergement

Autres

Répartition des coûts : Billetterie = 40% Hébergement = 40% Autres (frais d’agence,

…) = 20%

65 millions d ’euros en 2005 : budget mission géré par le CNRS

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Contexte

11% d’augmentation par rapport à 2004

75 000 personnels dont les frais de mission ont été pris en charge par le CNRS en 2005

Le CNRS n’est pas considéré comme un grand compte Situation hétérogène selon les délégations : pas de marché, marchés

locaux ou régionaux Pas d’offre de service ou d’accord tarifaire correspondant au volume des

dépenses

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La demande des délégations à l’origine du projet

Améliorer l’offre de service aux laboratoires

Optimiser la dépense

Eviter la gestion par chaque délégation d’un marché complexe

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Un projet collaboratif

Rapport sur les frais de déplacements, Michèle Saumon, décembre 2004

Participation de toutes les délégations à l’expression des besoins et à la finalisation du cahier des charges

Interventions spécifiques de la DR3, DR20, DR14, DR2, DR4, DREI

Maîtrise d’ouvrage : DFI, ACP, BPC

Groupe projet : UPSACA, DR3, DSI, BPC

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2. Résultat de l’appel d’offres

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Offres

Trois offres en compétition : FRAM + Amadeus e-Travel (réservation en

ligne) + American Express Cartes (carte logée)

Carlson Wagon Lits + BNP/Air Plus (carte logée)

American Express Voyages d’Affaires (agence) + American Express Cartes (carte logée)

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Résultats globaux

Critère technique

Note/20 – pondération 60%

Critère prix

Note/20 – pondération 40%

Note finale pondérée

FRAM 20 20 20

Amex 15 8 12,3

CWT 11 7 9,5

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Exemple de prix négociés pour la billetterie

Délégations

CWT

AMEX

FRAM

FRAM = 2,8 fois moins élevée que la moyenne actuelle constatée sur les frais d’agences

Les frais pour la billetterie passent de 5% actuellement du budget missions à 2% (si 0% taux on-line) ou même 1% (quand 80% taux on-line)

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3. L’offre de services

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Agence de voyage « traditionnelle » Accès par téléphone, télécopie, mèl à des

personnes expérimentées, bilingues et travaillant exclusivement pour le CNRS

Tous les services attendus pour les titres de transport (rail, air y compris low cost), location de véhicule, hébergement : Assistance à la préparation du déplacement

Itinéraire, offre économiquement avantageuse, formalités, informations pratiques…

Réservation : Livraison des billets, e-ticket, gestion des urgences, des

abonnements… Service après-vente :

Modification, annulation, remboursement…

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Une agence de voyage en ligne Site web offrant une interface unique pour la

préparation des déplacements et la réservation : train, aérien (y compris low cost et autres offres promotionnelles), location de véhicule, hôtels…

Site accessible à tous les personnels habilités par le CNRS, 24H/24 et 7J/7 avec une compatibilité Mac, PC et Linux

Site extrêmement fiable (technologie Amadeus), ergonomique (testé sur le « grand public ») et déjà connu des utilisateurs (cf. sncf.com…)

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4. L’optimisation de la dépense

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Optimiser la dépense

0

10

20

30

40

50

60

Coût direct Coût indirect Coût degestion

2005

2007

Réduction coût direct (titres de transport) : estimation de 5 à 15% Réduction coût indirect (frais d’agence) : au moins 58% déjà acquis Réduction coût de gestion (procédures internes) : estimation de 10 à 40%

selon le taux de dématérialisation et d’automatisation des procédures internes

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5. Impact sur les coûts indirects : frais d’agence

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Réduire les coûts d’agence

Par la prise en compte de l’ensemble de la dépense « missions » du CNRS

Par l’accès à un outil de réservation on-line

Par l’utilisation de la carte logée

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Exemple de la billetterie

M/M. régionaux M. national :

off-line

M. national :

on-line

Fer France 6 € 5 €Anticipation de la baisse de

commission SNCF

0 €

Air vol intérieur 23 10 8

Air moyen courrier

35 10 8

Air long courrier 60 10 8

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Exemple de la billetterieM/M. régionaux M. national :

off-line

M. national :

on-line

Total frais agence

1 080 000 €5% du budget

missions

450 000 €2%

252 000 €1%

Economies réalisées en euros

630 000 828 000

Economies réalisées en %

58% 76%

Taux d’adoption on-line = 0%

Taux d’adoption on-line = 80%

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Prise en charge des coûts fixes Les coûts fixes du projet

Outil de réservation en ligne : droit d’utilisation, mise en œuvre et déploiement

Documentation Formation Gestion du projet et accompagnement au changement

L’ensemble des coûts fixes seront pris en charge par les moyens communs (BPC)

L’utilisation de la carte logée est gratuite pour le CNRS (importance des flux financiers)

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6. Impact sur les coûts directs : tarifs transporteurs, hôteliers..

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Agir sur les coûts directs Objectif = optimiser la dépense par une

réduction de 5 à 15% des tarifs transporteurs et hôteliers

Par la négociation d’accords tarifaires en rapport avec les dépenses (CNRS = grand compte)

Par l’accès à l’intégralité de l’offre de transport (réelle mise en concurrence)

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Agir sur les coûts directs

Par affichage inter-modal (train, avion…)

Par la « responsabilisation visuelle » des agents en mission et des directeurs d’unité

Par la connaissance précise du budget mission (contrôle des dépenses, aide à la négociation, suivi du marché, révision éventuelle de la politique voyage…)

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Agir sur les coûts directs

L’équipe projet CNRS reste mobilisée pour le suivi du marché et notamment la conduite des négociations tarifaires avec les transporteurs et hôteliers

Le coût de l’aide à la négociation par l’agence de voyage est pris en charge par les moyens communs (BPC)

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7. Impact sur les coûts de gestion : traitement de la commande au paiement

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Agir sur les coûts de gestion : objectifs Automatiser les processus, normaliser et

dématérialiser les données de facturation, optimiser les procédures

Faire gagner du temps à l’ensemble des agents impliqués dans la gestion des missions

Réaliser ainsi des économies sur le temps de traitement (coût moyen estimé du traitement administratif d’une mission = 100 euros de la commande à la liquidation côté agent et côté fournisseurs)

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Agir sur les coûts de gestion : les acquis du marché national Centralisation du marché agence de voyage Un service national / une organisation locale Outil de réservation on-line (gain de temps sur la

commande, la validation et la confirmation) Mise en place de la carte logée Réduction du nombre de factures (près du ¼ du total

des factures traitées par les services financiers) Moins d’avances sur missions (environ 9 000 en 2005)

A terme, automatisation complète de l’intégration des données de facturation dans BFC

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8. Calendrier de la mise en oeuvre

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Avant l’ouverture du service (mai-sept) Paramétrage de l’outil de réservation en ligne :

assuré par le groupe projet (mai-sept.)

Transfert des profils des utilisateurs pour habilitation à utiliser l’outil de réservation en ligne : assuré par le groupe projet (mai-juin) avec la DSI

Validation du paramétrage par un site pilote, la délégation Ile-de-France Sud (juillet-sept)

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Déploiement du service

Entrée progressive des délégations en fonction de l’échéance de chacun des marchés locaux ou de la date souhaitée par chaque délégation à partir de septembre 2006 jusqu’en janvier 2007

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Ouverture du service par votre délégation Communication à destination des laboratoires assurée par la

délégation sur la base de documents fournis par le groupe projet

Communication des coordonnées agence (tél., fax…) et du site en ligne à chaque laboratoire assurée par la délégation à partir du support fourni par le groupe projet

Communication des mots de passe à chaque utilisateur assurée par le groupe projet

Formation des gestionnaires (laboratoires et délégations) aux procédures et aux outils organisée par la délégation (entre sept. et janvier 2007), assurée par le prestataire et l’équipe projet et financée par les moyens communs

Documentation utilisateurs et didacticiel (formation en ligne) fournie par groupe projet

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Fonctionnement en régime permanent Maintenance et administration de l’agence de

voyage en ligne sur la durée du marché (4 ans) assurée au niveau national

Mise à jour des profils utilisateurs : assurée au niveau national et par chaque utilisateur

Suivi du marché UPSACA

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Mise en œuvre de la carte logée Ouverture d’un compte « carte logée » :

1 compte par délégation ouvert auprès d’American Express Visite du prestataire carte logée dans chaque délégation Personnalisation du service avec chaque délégation

Présentation du relevé d’opérations (tri par laboratoires, sous totaux…)

Le paramétrage de l’ensemble du système carte logée sera assuré par le groupe projet (validation par délégations) pour permettre l’automatisation maximum des tâches avant et après BFC

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Périmètre d’utilisation des différentes cartes (logée, affaire, achat)

Titres de transport (notamment vols intérieurs à l’étranger)

CARTE AFFAIRES

Hôtel, restaurant, taxi, véhicule de location,

achat de petits matériels ou de documentation,

frais de réceptionMoins d’avances sur frais de mission : 9000

CARTE ACHAT

achat de proximité (menues dépenses), paiement WEB (inscription aux colloques)

Niveau 3< 4.000 €

achat auprès de fournisseurs

référencés

Objectifs poursuivis : impacter le moins possible le budget personnel de l’agent, simplifier le traitement de nombreuses factures

CARTE LOGÉE

Paiement de l’agence de voyages (marché national)Titres de transportEnviron 1/3 des factures

Niveau 1< 2.000 €

Avant la mission Pendant la mission Au quotidien

Frais de réception, petits matériels et documentation, inscription aux colloques

Environ 90% des factures pour 40% des montants