ème Partie : S’organiser - Gérerekladata.com/nMD2Rb96-d2L08FB9ZUYXbzUhYk.pdf · 2013. 2. 3. · Partie 5 : S’organiser – Gérer - ~ 1 / 31~ 5ème Partie : S’organiser -

Partie 5 : S’organiser – Gérer -

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5ème Partie :

S’organiser - Gérer

III... OOOrrrgggaaannniiissseeerrr uuunnneee rrréééuuunnniiiooonnn Une réunion est un rassemblement de personnes qui a pour but de faire circuler des informations, de communiquer ou débattre de sujets. Elle peut être spontanée ou organisée. Pour être réussie, une réunion doit être soigneusement préparée, car elle nécessite des moyens matériels adaptés. Les différentes phases de la réunion.

1. Environ un mois avant la réunion Cette phase de préparation est déterminante pour la réussite de la réunion. Il faut : • Préparer l’ordre du jour • Convoquer les participants en leur indiquant le lieu, la date, la durée, l’heure de la réunion • Adresser aux participants des documents de travail nécessaires à la préparation de la

réunion • Adresser aux participants des documents de travail nécessaires à la préparation de la

réunion • Réserver les locaux internes ou externes à l’entreprise • Organiser les déplacements des participants • Réserver les moyens de transport : train, avion, taxi, voiture de location

2. Quelques jours avant la réunion Il faut : • Organiser la salle en U ou en salle de conférence (si projection de films ou diapositives)

sinon en carré ou en cercle. • Placer les tables. • Prévoir les documents à distribuer à chacun des participants. • Prévoir du papier et des crayons pour pouvoir prendre des notes. • Désigner une personne chargée du compte rendu du séance.

3. Le jour de la réunion Il faut : • Accueillir les participants, leur indiquer la salle, leur proposer un café de bienvenue. • Faire signer la feuille de présence. • Noter les absents (excusés ou non). • Prendre des notes sur ce qui est dit lors de la réunion.

4. Après la réunion La réunion doit faire l’objet d’une trace écrite. A partir des notes, il faut : • Etablir un compte rendu de la réunion


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• Saisir le compte rendu sur micro-ordinateur et l’imprimer. • Adresse le compte rendu à tous les participants


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IIIIII... OOOrrrgggaaannniiissseeerrr eeettt ppplllaaannniii fff iiieeerrr uuunnn dddéééppplllaaaccceeemmmeeennnttt

1. La préparation du déplacement Il est nécessaire d’établir une liste de contrôle (ou check-list) lorsque le déplacement à préparer est complexe et que sa réalisation exige certains délais

2. Une check-list La liste de contrôle est un outil d’organisation des activités. Elle prévoit les tâches à réaliser, les délais à respecter sur une période donnée ou pour mener à bien un projet. Elle est ensuite un guide de travail et un moyen de contrôle des tâches et des délais. La liste de contrôle prend la forme d’une énumération ou d’un tableau. Elle comporte : - Le titre de l’activité ou du projet à réaliser ; - Le nom du responsable de l’exécution - Les tâches à accomplir dans l’ordre chronologique ; - La durée ou la date prévue et / ou limite d’exécution ; - La date réelle d’exécution (le pointage).

3. La sélection Il faut collecter toutes les informations qui permettront d’établir une ou plusieurs propositions. - Dans un premier temps, il est nécessaire de rechercher les moyens de transport les mieux

adaptés, de relever les horaires, les tarifs, les caractéristiques et de sélectionner les hôtels et restaurants. Il faut prévoir un budget pour les frais supplémentaires (téléphone, déplacements non prévus…)

- Puis il faut soumettre ces propositions (généralement présentées sous forme de tableau) au responsable pour le choix définitif.

4. Les réservations : La dernière phase consiste à effectuer toutes les réservations. - Pour le transport en avion ou en train, les réservations peuvent se faire dans une agence

de voyages ou directement avec le transporteur, par téléphone ou sur Internet. - En ce qui concerne l’hébergement, la réservation peut s’effectuer par téléphone ou bien

encore par Internet. Mais elle est automatiquement confirmée par courrier, par fax ou par e-mail.

5. Les feuilles de route Après avoir effectué toutes les réservations, il est nécessaire de reporter tous les renseignements concernant le déplacement sur une « feuille de route ». elle récapitule l’itinéraire à suivre et est remise à la personne qui est amenée à se déplacer.

6. Les notes de frais Un déplacement donne lieu à des frais qui sont normalement pris en charge par l’entreprise (repas, hébergement, carburant…). Dès leur retour, les personnes en déplacement doivent remettre à l’entreprise les pièces justificatives (factures) correspondant aux frais engagés. Les dépenses sont regroupées dans un état récapitulatif appelé « note de frais ».


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IIIIIIIII... IIImmmppplllaaannnttteeerrr dddeeesss lllooocccaaauuuxxx Pour aménager des espaces de travail, l’entreprise respecte des règles relevant de l’ergonomie afin d’adapter les outils, le cadre de travail à l’homme.

1. L’ergonomie Du grec ergon : travail et nomos : loi naturelle, règle. Elle étudie la relation entre l’homme et ses moyens, méthodes et milieux de travail. Le terme ergonomie regroupe :

- L’environnement du poste de travail ; - Le mobilier ; - Le matériel.

En savoir plus : voir vos cours de PSE

2. Les facteurs d’ambiance Le cadre de travail doit respecter certaines contraintes, en matières de bruit, d’éclairage et d’ambiance thermique.

A / Le niveau sonore Dans un bureau, le bruit doit être inférieur ou égal à 50 décibels. En effet, le bruit nuit à la concentration et diminue la capacité d’attention.

B / L’éclairage Il est préférable d’utiliser au maximum la lumière naturelle. L’éclairage artificiel vient en complément. Plus le poste de travail nécessite concentration et réflexion, plus l’éclairage doit être important.

C / L’ambiance thermique Elle a des répercussions non seulement sur le travail, mais aussi sur le comportement et la santé de l’homme. La température optimale de la pièce doit être comprise entre 20 et 24 °C. Le niveau thermique doit être adapté et contrôlé par un système de chauffage l’hiver et de climatisation l’été ; les locaux doivent être aérés.

D / Les couleurs Le choix des couleurs influe sur l’éclairage et agit sur le moral des salariés.

E / La décoration Elle influe sur l’image de l’entreprise et sur le moral des salariés. Elle peut être imposée par l’entreprise ou laissée au libre arbitre du salarié.

3. L’aménagement du poste de travail Il est bon d’aménager le poste de travail de façon à éviter les mouvements inutiles et fatigants. L’utilisateur doit avoir accès aux outils en tendant le bras et sans bouger le reste du corps. Un poste informatique doit présenter les dispositifs suivants : écran orientable, sans reflet, clavier inclinable, siège réglable en hauteur et inclinable ; dégagement sous le plan de travail. L’informatique engendre de nombreux maux en cas de mauvaises utilisations :


L’écran :

- La distance de vision recommandée est de 40 à 70 cm- La hauteur de l’écran est essentielle

fatigue musculaire du cou, des jambes et du tronc- L’orientation de l’écran doit éviter les reflets de lumière.

Le clavier :

- Il doit être positionné face à l’écran pour permettre à l’utilisateur d’avoir une postudroite ;

- Il doit être positionné de manière à avoir les coudes pliés et les avantéviter toute contracture musculaire.

Le mobilier doit être adapté aux besoins de l’utilisateur pour permettre un meilleur confort.La chaise doit permettre :

- Un soutien lombaire ;- Un réglage en hauteur pour l’adaptation aux plans de travail- Une assise confortable.

Le bureau doit être adapté à l’utilisation qui en sera faite

- Plan de travail permettant l’accueil d’un poste informatique- Espace prévu pour le travail manuscrit- Téléphone à portée de main- Rangements fonctionnels.

4. Les différents types d’implantation

A / L’espace cloisonnéUn espace fermé est attribué soit pour un bureau individuel (un seul poste de travail occupe la pièce), soit pour un bureau collectif (il regroupe plusieurs postes de travail ayant une activité commune).

B / Le bureau paysagerC’est un immense bureau sans cloison. Chacun dispose d’un espace personnel (bureau, rangements).

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La distance de vision recommandée est de 40 à 70 cm ; La hauteur de l’écran est essentielle ; il ne doit pas être trop haut pour éviter une fatigue musculaire du cou, des jambes et du tronc ; L’orientation de l’écran doit éviter les reflets de lumière.

Il doit être positionné face à l’écran pour permettre à l’utilisateur d’avoir une postu

Il doit être positionné de manière à avoir les coudes pliés et les avantéviter toute contracture musculaire.

Le mobilier doit être adapté aux besoins de l’utilisateur pour permettre un meilleur confort.

; Un réglage en hauteur pour l’adaptation aux plans de travail ; Une assise confortable.

Le bureau doit être adapté à l’utilisation qui en sera faite : Plan de travail permettant l’accueil d’un poste informatique ;

pour le travail manuscrit ; Téléphone à portée de main ; Rangements fonctionnels.

Les différents types d’implantation

L’espace cloisonné : Un espace fermé est attribué soit pour un bureau individuel (un seul poste de travail occupe la

pour un bureau collectif (il regroupe plusieurs postes de travail ayant une activité

Points forts Adapté aux activités demandant réflexion, concentration et discrétion.

Communication limitée.Structure fixe.

paysager C’est un immense bureau sans cloison. Chacun dispose d’un espace personnel (bureau,

Points forts Facilement modulable. Très fonctionnel. Favorise la communication

Bruyant.Concentration difficile.Aucune confidentialité.

e doit pas être trop haut pour éviter une

Il doit être positionné face à l’écran pour permettre à l’utilisateur d’avoir une posture

Il doit être positionné de manière à avoir les coudes pliés et les avant-bras tendus pour

Le mobilier doit être adapté aux besoins de l’utilisateur pour permettre un meilleur confort.

Un espace fermé est attribué soit pour un bureau individuel (un seul poste de travail occupe la pour un bureau collectif (il regroupe plusieurs postes de travail ayant une activité

Points faibles

Communication limitée. Structure fixe.

C’est un immense bureau sans cloison. Chacun dispose d’un espace personnel (bureau,

Points faibles

Bruyant. Concentration difficile. Aucune personnalisation ni confidentialité.


C / Un bureau semi- ouvertIl s’agit d’un bureau où les espaces de travail sont séparés par des cloisons à mides plantes vertes.

D / Le bureau virtuel Ensemble de bureaux identiques attribués aux salariés en fonction de leurs besoins ponctuels.

E /Les bureaux non affectés Les espaces de travail sont attribués de façon temporaire en fonction

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ouvert Il s’agit d’un bureau où les espaces de travail sont séparés par des cloisons à mi

Points forts Favorise la communication. Permet l’évolution organisationnelle et un gain de place non négligeable.

Points forts Assez bruyant.Peu confidentiel.

Ensemble de bureaux identiques attribués aux salariés en fonction de leurs besoins ponctuels.

Points forts

Adapté à une gestion de salariés présents de manière discontinue.

Points faibles Organisation rigoureuse nécessaire.Réservation obligatoire.Aucune personnalisation.

Les bureaux non affectés Les espaces de travail sont attribués de façon temporaire en fonction des besoins de chacun.

Il s’agit d’un bureau où les espaces de travail sont séparés par des cloisons à mi-hauteur ou

Points forts

Assez bruyant. Peu confidentiel.

Ensemble de bureaux identiques attribués aux salariés en fonction de leurs besoins ponctuels.

Points faibles

Organisation rigoureuse nécessaire. Réservation obligatoire. Aucune personnalisation.

des besoins de chacun.


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IIIVVV... GGGééérrreeerrr eeettt sssuuuiiivvvrrreee llleeesss pppaaaiiieeemmmeeennntttsss eeettt llleeesss eeennncccaaaiiisssssseeemmmeeennntttsss

Le paiement d’une dette à l’échéance est une obligation du débiteur. En cas d’impossibilité, il est tenu d’en informer son créancier.

1. La créance La créance du fournisseur est matérialisée par un document qui peut être une facture, un relevé de factures, une quittance, un avis d’imposition, sur lequel figure la date d’exigibilité ou échéance.

A / Le contrôle Dès réception du document, le client en vérifie le contenu par comparaison avec la commande et les conditions générales. Des anomalies peuvent être détectées : erreur de facturation, erreur d’échéance, oubli d’une réduction. En pratique :

Signaler immédiatement les anomales au fournisseur et demander leur rectification.

B / L’échéance Le client ne doit pas oublier de régler sa dette à la date fixée par le mode de paiement négocié avec le fournisseur (chèque, virement bancaire, lettre de change domiciliée). En pratique :

Tenir un échéancier des paiements regroupant toutes les échéances d’une période donnée.

2. La situation chez le client

A / Le client a les disponibilités C’est le cas le plus courant. En pratique :

Adresser le paiement au fournisseur, quel que soit le mode retenu : chèque, lettre de change,

virement.

B / Le client n’a pas les disponibilités Il s’en aperçoit en consultant sa situation de trésorerie et ne doit pas attendre l’échéance. En pratique :

Prévenir immédiatement le fournisseur et négocier avec lui des solutions de report d’échéance en

justifiant le demande.

En cas de réponse négative, négocier une autorisation de découvert avec la banque.

3. La situation chez le fournisseur Le fournisseur suit ses encaissements à l’aide d’un échéancier. A l’échéance trois cas peuvent se présenter :

A / Le client a normalement payé Aucune formalité particulière


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B / Le client prévient qu’il est en difficulté Plusieurs jours avant l’échéance, le client demande une prorogation en la justifiant. Si sa situation de trésorerie le lui permet ou si la traite est encore en sa possession le fournisseur peut la lui accorder. En pratique :

Confirmer au client la prorogation avec les nouvelles modalités, ou l’informer de l’impossibilité de

répondre à sa demande.

En cas de réponse positive, tirer sur lui une lettre de change du montant de la créance, augmenté des

intérêts de retard et éventuellement des frais de renouvellement.

C/ Le client ne paie pas et ne prévient pas Il faut immédiatement réagir à cette défaillance qui peut être un simple oubli ou au contraire le signe de difficultés financières plus graves. En cas de récidive du client, il sera prudent d’exiger pour l’avenir un paiement au comptant. En pratique :

Adresser dans les huit jours une lettre de réclamation appelée lettre de relance pour demander le

paiement immédiat.

En cas de non réponse, adresser une seconde lettre de relance plus incitative en fixant un délai.

Sans réponse à cette seconde lettre, mettre le client en demeure de payer par lettre recommandée

avec accusé de réception. Le ton des lettres doit demeurer courtois mais être de plus en plus ferme.


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VVV... GGGééérrreeerrr llleeesss ttt rrraaavvvaaauuuxxx aaadddmmmiiinnniiisssttt rrraaattt iii fffsss Toutes les opérations traitées par l’entreprise sont gérées par les différents services et donnent lieu à des applications administratives. L’efficacité de ces traitements est liée à la rigueur avec laquelle ils sont exécutés.

1. L’analyse d’une opération administrative Une opération administrative peut concerner un seul ou parfois plusieurs services de l’entreprise. Il faut donc se repérer dans l’organigramme et recenser les services concernés.

A / La finalité du traitement administratif Elle consiste à mettre en évidence chacune des étapes du traitement, à identifier les personnes responsables, les documents utilisés, le moment de leur utilisation. Pour analyser complètement le processus d’un traitement administratif, deux méthodes peuvent être appliquées : - L’auto-analyse : chaque employé concerné est invité à décrire son travail à partir d’une

grille d’observation ; - L’interview : un analyste, extérieur à l’entreprise, observe et restitue le travail de l’employé.

B / La méthode d’analyse QQQOQCC C’est une suite de questions auxquelles l’employé doit répondre afin de situer son action dans le processus administratif. Quoi : déterminer l’objet de l’opération et les résultats attendus Qui : repérer le ou les employés amenés à intervenir ainsi que leur qualification Ou : identifier le ou les services concernés et les situer dans l’organigramme Quand : noter à quel moment du traitement ont lieu les différentes interventions Comment : déterminer la manière dont le traitement est exécuté avec quels documents, et quels matériels Combien : compter le nombre de réalisations de l’opération au cours d’une période donnée.

2. La représentation des traitements administratifs

La représentation des traitements est réalisée dans le but d’analyser mais aussi, parfois, de préparer un traitement informatique. Différents outils permettent de représenter un travail administratif, ce sont le tableau de circulation et l’organigramme de traitement. Dans le cadre d’un environnement économique instable et concurrentiel, la mise ne place de processus par les entreprises contribue à la recherche constante de l’efficacité et de la qualité. La représentation et l’analyse de ceux-ci par un groupe de réflexion permettent de mieux comprendre le fonctionnement et d’apporter des améliorations. Un processus consiste en un ensemble d’opérations o u d’activités réalisées par des acteurs à l’aide de moyens, selon des références, e n vue d’une finalité. Un processus se caractérise par des règles de traitement et d’organ isation de l’information, des documents, un circuit de circulation des informatio ns, des postes de travail et des acteurs . L’analyse terminée donne lieu à l’établissement de différents documents qui ont pour objet de visualiser le processus.


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A / L’algorithme C’est la description très détaillé et chronologique, sous forme d’une liste, des opérations nécessaires à l’exécution du traitement.

B / L’organigramme de traitement Il est établi à l’aide de symboles et représente les différentes phases du traitement. Des symboles normalisés sont utilisés pour construire la représentation de toutes les phases du traitement. Exemple : recherche d’un stage

Ceci est également appelé ordinogramme ou logigramme. C’est un outil d’analyse qui permet de représenter de manière graphique l’enchainement logique des opérations à effectuer pour réaliser une tâche : - Visualiser une succession logique d’opérations et de décisions ; - Faire apparaître des incohérences logiques dans un processus ; - Aider à l’élaboration d’un processus ; - Représenter l’enchaînement des opérations à effectuer, par ordre chronologique ; - Analyser la logique du processus ; - Décrire et représenter l’enchaînement des différentes tâches d’un processus.


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L’enchainement des opérations est représenté à l’aide de symboles et reliées entre eux par des flèches. On utilise trois symboles : - L’ovale : représente le point de départ ou d’arrivée du processus. Selon les cas, figurera le

mot « début » ou le mot « fin » dans le symbole. - Le rectangle : représente une opération du processus, dans la nature, résumée par une

courte phrase commençant par un verbe d’action, est indiquée à l’intérieur du symbole. - Le losange représente un choix qui aboutit à des opérations différentes selon qu’il est

répondu « oui » ou « non » à la question inscrite dans le symbole. Dans le losange ; il faut indiquer une question ou un critère correspondant à une décision.

Organigramme du suivi d’une commande : La description d’un processus se traduit par un ensemble de règles à suivre. Cet ensemble constitue la procédure.

C / Le tableau de circulation d’un document C’est la description du cheminement d’un document faisant apparaître les personnes et / ou les services concernés.


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D / Le diagramme de circulation C’est la représentation d’un processus de traitement interne à l’aide de symboles. Ces symboles sont normalisés et précisent les différentes actions à mener pendant le processus.

Exercice : Réécrire l’organigramme d’une procédure

L’entreprise Vafour a élaboré une procédure pour les demandes de congés

déposées par le personnel (document)

TAF :

En utilisant la définition des symboles du cours, reconstituez l’algorithme

qui a permis l’élaboration du diagramme.


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Corrections : Il s’agit de décrire en langage clair le cheminement de la

procédure :

1. Un employé J. Lerroux dépose sa demande auprès de la secrétaire du

service achats ou il travaille.

2. La secrétaire établit une demande de congé en quatre exemplaires.

3. Le chef du service achats signe les quatre exemplaires.

4. Il les remet à sa secrétaire.

5. La secrétaire transmet trois des exemplaires au service du personnel.

6. Elle conserve le quatrième exemplaire qu’elle classe dans le dossier

« congés ».

7. La secrétaire du service personnel consulte le planning des congés.

8. Elle note son avis par rapport au planning.

9. Elle transmet son avis et les trois exemplaires à son chef de service.

10. Le chef de service signe les trois exemplaires

11. Il remet les trois exemplaires à sa secrétaire.

12. Elle transmet deux exemplaires au service achats.

13. Elle classe le troisième exemplaire dans le dossier « congés ».

14. La secrétaire du service achats remet un exemplaire à J. Lerroux,

l’employé

15. Elle classe le dernier exemplaire dans le dossier « congés » du service.


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VVVIII... GGGééérrreeerrr uuunnn bbbuuudddgggeeettt ,,, gggééérrreeerrr eeettt aaarrrccchhhiiivvveeerrr dddeeesss dddooossssssiiieeerrrsss

1. Gérer un budget La bonne marche d’une entreprise passe par une bonne gestion. Toute activité doit être programmée financièrement. Gérer un budget, c’est disposer d’une somme d’argent et l’utiliser d’une façon optimum. Cette gestion est établie sur une période précise (mois, semestre, année…) Afin de prévoir les résultats et d’anticiper les éventuels problèmes, l’entreprise doit projeter dans le temps son activité, à partir d’objectifs à réaliser et de contraintes connues à l’avance. Chaque service de l’entreprise peut avoir son propre budget pour effectuer ses propres actions.

2. Gérer un dossier Les informations sur support papier (ou informatique) doivent être conservées afin de servir de preuve. Il est donc indispensable de les classer. Rappel une lettre commerciale doit être gardée 10 ans. La gestion d’un dossier correspond à un suivi de tous les documents qu’il contient. Il est nécessaire de classer les documents après avoir organisé un plan de classement. Le respect de ce plan permet une recherche et un reclassement rapide. L’absence d’un document extrait momentanément du dossier doit être matérialisée par un guide « sortie » qui permet de connaître et un reclassement rapide. Il est nécessaire d’éliminer d’un dossier les pièces périmées (tarifs, documents en double…) Définition : Le classement consiste à ranger les in formations logiquement, dans le matériel et le mobilier approprié. Afin de classer au mieux les documents utilisés dans une entreprise, il est indispensable de choisir le mode (ou l’ordre) de classement le mieux approprié. Il existe trois modes (ou ordres) de classement principaux et quatre modes de classement dérivés.

A / Les trois modes principaux

a) Le classement alphabétique Il est établi en respectant l’ordre des lettres de l’alphabet. Il répond aux règles par la norme Z 44001. Le principe : Il consiste à trouver en premier lieu les noms de personne dans l’ordre alphabétique (les prénoms sont inscrits entre parenthèses après le patronyme). La liste alphabétique de rubriques (le plus souvent les raisons sociales) est obtenue après procédé à leur indexage. Indexer une rubrique c’est : - Déterminer le mot directeur de la rubrique (le nom par exemple) et le placer au début ; - Placer ce qui suit le mot directeur ; - Reporter à la fin, entre parenthèses, ce qui précède le mot directeur. Exemple : Plomberie Duchêne et fils Mot directeur : Duchêne Donc Ecrire sur le dossier :Duchêne et fils (Plomberie) Pour appliquer la norme, il faut se poser une succession de questions. - La rubrique contient-elle des noms propres ? Dans ce cas, le mot directeur est le premier

nom propre.


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- La rubrique contient-elle un nom patronymique composé ? Dans ce cas, le mot directeur est le premier nom patronymique.

Sont considérs comme faisant partie du nom les articles Au, Aux, Du, La, Les, Saint, Sainte. Ne sont pas retenue les titre de noblesse Exemples : Négociant Lucie du Gorde -> Du Gorde (Négociant Lucie) Les docks de Sainte Musse -> Sainte Musse (Les docks de) La rubrique contient-elle un prénom employé seul ? Dans ce cas, le mot directeur est le prénom. La rubrique contient-elle un nom géographique ? Dans ce cas, le mot directeur est le premier nom géographique (pays, région, département, ville…) La rubrique contient-elle un nom publicitaire ou un sigle ? Dans ce cas, le mot directeur est le premier nom publicitaire (sauf si l’ensemble est placé entre guillements) ou le premier sigle. Exemple : Matériaux RVTP -> RVTP (Matériaux) - La rubrique ne contient pas de nom propre, dans ce cas le mot directeur est le premier

adjectif pris comme nom Exemple : La Régionale des Eaux -> Régionale des Eaux (La) La rubrique contient elle un mot étranger ? Dans ce cas, le mot directeur est le premier mot étranger. Si la rubrique ne contient que des noms communs, le mot directeur est le premier nom commun à l’exception de société, compagnie, entreprise. Si la rubrique ne contient que des noms communs précédé d’un adjectif numéral alors le mot directeur est l’adjectif numéral. Exemple : Les Quatre Négociants -> Quatre Négociants (Les)

b) Le classement thématique ou idéologique Les documents sont classés par thèmes ou sujets déterminés au préalable dans un plan de classement. Chaque thème ou sujet est ensuite divisé en sous-sujets à l’intérieur desquels on peut effectuer un classement alphabétique ou numérique.

c) Le classement numérique Les dossiers sont classés dans l’ordre croissant des nombres. Il consiste à attribuer un numéro à chaque dossier dans l’ordre croissant des nombres, à leur arrivée. Un numéro est attribué à chaque dossier (ou document) en fonction de l’ordre chronologique d’arrivée). Pour retrouver rapidement un dossier, il est nécessaire d’établir un répertoire alphabétique.

B / Les quatre modes dérivés (qui sont la combinais on de plusieurs modes principaux)

a) Le classement alphanumérique Chaque dossier est classé dans une tranche alphabétique. A l’intérieur de chaque classe, on attribue un numéro dans l’ordre d’arrivée des documents (l’ordre alphabétique n’est plus respecté).

b) Le classement géographique


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Les dossiers sont classés selon les divisions territoriales, de la plus grande à la plus petite. Les régions, classées dans l’ordre alphabétique, les départements, classés dans l’ordre numérique, les communes, classées dans l’ordre alphabétique.

c) Le classement chronologique Les dossiers ou documents sont classés selon leur date d’arrivée ?.

d) Le classement décimal Les documents sont répartis en dix classe ou parties numérotées de 0 à 9. Chaque partie est à son tour divisée en dix sous-parties. Chaque sous-partie peut, à son tour, être divisée…

C / Le mobilier. Le choix du mobilier doit répondre à des critères esthétiqques et à des contraintes liées à l’aménagement du bureau (par exemple, des meubles bas pour les bureaux paysagers). Il faut distinguer : - Les documents et dossiers de travail (souvent consultés, ils seront rapidement

accessibles) ; - Les documents consultés rarement ou partagés avec d’autres utilisateurs. Les différents types de mobilier permettent de classer des dossiers adaptés à l’emplacement qui leur est réservé. Il existe dans l’entreprise deux types de procédés de classement : Le classement à plat ou horizontal Les dossiers sont rangés à plat, empilés les

uns sur les autres et l’étiquette est visible Le classement vertical Le classement vertical debout :

Les dossiers sont rangés verticalement, côte à côte, étiquette visible

Le classement vertical ordinaire : Fiches ou CD rangés l’un derrière l’autre, séparés par des intercalaires

Le classement vertical suspendu à visibilité latérale : Les documents sont dans des chemises placées dans un hamac suspendu par des crochets, étiquette sur le côté.

Le classement vertical suspendu à visibilité supérieure : C’est le même principe, mais l’étiquette est sur la partie supérieure.

La secrétaire utilise différents matériels de classement en fonction de la nature des éléments à classer, du mobilier et de l’espace disponible. Une partie du matériel peut être disposée sur le mobilier. Les dossiers sont, le plus souvent, utilisés par plusieurs personnes. L’organisation d’un dossier permet de trouver plus rapidement l’information et de repérer facilement les éléments recherchés. Tout classement erroné peut entrainer une erreur préjudiciable à l’entreprise.

3. Gérer des dossiers : gestion documentaire La gestion documentaire est l’enregistrement et / ou la recherche des documents ou des informations.


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Les entreprises possèdent souvent leur propre service de documentation. Ce service enregistre et exploite les informations, les revues, qui sont mises à la disposition du personnel des différents services.

A / Un outil de recherche documentaire : le thésaur us Le thésaurus est une liste structurée des mots clés retenus pour classer les documents. La gestion documentaire est réalisables grâce au thésaurus. C’est un langage documentaire fondé sur une structuration hiérarchisée d’un ou plusieurs domaines de la connaissance et dans lequel les notions sont représentées par des termes d’un ou plusieurs langues naturelles et les relations entre notions par des signes conventionnels (définition AFNOR). Le mot-clé est un mot (ou groupe de mots) choisi dans le titre, soit dans le texte d’un document, soit dans une recherche documentaire, pour en caractériser le contenu (définition AFNOR). Les termes retenus dans un thésaurus sont appelés « descripteurs ». Les expressions « générique » et « spécifique » sont employées pour traduire les relations hiérarchiques entre les termes.

B / Le langage des outils documentaires : les opéra teurs

a) Les opérateurs logiques et booléens Grâce à +, -, ET, OU, SAUF, il est possible de combiner des mots clés lors d’une recherche informatisée : - ET : les deux mots seront retenus pour la recherche - OU : la recherche portera sur l’un ou l’autre mot ; - SAUF : seul le premier terme sera pris en compte.

b) L’organisation et la mise à jour de la documentation La documentation est stockée sur un support. Il peut être papier ou magnétique. La durée de conservation est variable. Par exemple, la loi impose aux entreprises de garder à vie les archives sociales.

4. La gestion électronique des documents (GED) L’efficacité d’une organisation repose sur le traitement et la consultation des informations qu’elle détient. Si les technologies de l’information (TIC) ont facilité le traitement et la transmission des documents numériques, de nombreux documents papier circulent encore au sein de l’organisation. La gestion électronique des documents est un ensemble d’outils et de techniques qui permettent de dématérialiser, classer, rechercher, stocker et diffuser des documents à partir d’applications informatiques.

A / Il existe différent niveaux de GED :

a) La GED administrative Elle consiste à numériser puis à classer les divers documents administratifs, (factures, fiches techniques, bons de commande, formulaires, devis…). Ces fichiers numérisés pourront être classés et conservés sur différents supports numériques. Ils pourront être éventuellement diffusés via le réseau interne de l’entreprise.

b) La GED bureautique


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Elle permet d’échanger des documents et de les lire dans leur format d’origine (notamment à partir des logiciels des suites bureautiques. Ces documents sont centralisés et consultables, voire modifiables, par tout le personnel depuis n’importe quel poste de travail.

c) La GED documentaire Elle consiste à indexer un grand nombre de fichiers de tous types (texte, image, sons…) selon les critères définis pour et par l’entreprise. Ce mode de gestion propose généralement de puissants moteurs de recherche (plein texte, multicritère, index, thème…) Plus développée dans les grandes organisations, la GED documentaire permet un accès efficace à l’information et aux fichiers pour tous les salariés (modèles de lettre, factures clients, formulaires…)

B / Les étapes de la GED a) Etape 1 : acquisition numérique des documents

A l’aide d’un scanneur : on entend par « acquisition » la capture, ou la numérisation de l’information qui permet de transformer une information papier en une information sous une forme électronique. Cette opération rend l’information gérable par l’ordinateur (exploitable par un système de GED). Pour pouvoir intervenir sur le contenu des documents scannés, il existe des logiciels de reconnaissance optique de caractères : ils permettent de créer un fichier numérique de type texte modifiable sur n’importe quel traitement de texte.

b) L’indexation des documents Nous pouvons indexer grâce à l’attribution de mots-clés aux documents, à partir de leur contenu. L’indexation est manuelle quand le créateur ou l’utilisateur attribue lui-même des mots-clés aux fichiers afin de favoriser la recherche ultérieure d’information.

c) Le stockage des documents Le support de stockage doit être le plus possible adapté au volume des documents. Il doit aussi, en fonction de la fréquence de consultation et l’importance des données, offrir un temps d’accès raisonnable. L’organisation du stockage peut être hiérarchisée en fonction du contenu des documents. La durée de conservation doit être considérée afin de permettre une épuration périodique du système, en vue de faciliter le stockage et d’alimenter les archives. A cet effet, le système doit prendre en compte une sortie ver un archivage définitif dans une plate-forme d’archivage électronique dédiée à cet usage.

d) Le partage des données C’est la diffusion des documents. Les solutions de GED ne se limitent pas au classement et à la recherche des données. Elles permettent également de déterminer la diffusion des documents dans l’entreprise selon des procédures et des méthodes de travail prédéfinies (on parle de Workflow. Workflow : circuit documentaire permettant de router un ou plusieurs documents vers des utilisateurs ou des groupes d’utilisateurs pour relecture, modification, validation soit en mode simultané, soit en mode consécutif (envoi aux destinataires l’un après l’autre).

C / Les intérêts de la GED Pour l’utilisateur, la GED permet de réduire le temps et les difficultés de recherche de l’information, de partager une documentation organisée, accessible et à jour, de favoriser la diffusion de l’information, dans des délais très réduits. Pour l’entreprise, la GED permet de disposer d’un système d’information performant et efficace, de maîtriser les coûts, les délais de mise à disposition et la qualité des informations documentaires, de réduire les espaces de stockage des documents papier grâce à la dématérialisation, de développer le travail collaboratif et la valorisation des informations :


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plusieurs personnes peuvent travailler en même temps sur les mêmes documents et les enrichir au fur et à mesure de l’avancement du projet qui les réunit, sans avoir à se déplacer, de répondre aux contraintes légales en matière d’archivage.

D / Les moyens requis par la GED Des moyens informatiques sont nécessaires pour que la GED soit efficace : - Des postes de travail - Des outils de communication interne - Des outils de communication externe - Des dispositifs matériels et ou logiciels appelés « serveurs » dont l’objet est d’offrir des

services aux utilisateurs La GED requiert une architecture de type « client-serveur ». Le client commande et le serveur le sert avec un temps de réponse satisfaisant.

5. L’archivage Lorsqu’un dossier n’est plus utilisé, il est transféré aux archives afin d’éviter d’encombrer les armoires. Il est nécessaire d’en conserver une trace. Le délai de conservation des documents est fixé par la loi. On appelle « purge » l’action d’extraire d’un dossier les documents inutiles. L’archivage peut être réalisé avec les documents papier ou sur un support informatique afin d’en diminuer la place. CD-RoM = Compact Disk Read Only Memory DVD = Digital Vidéo Disk Les archives sont conservées au sein de l’entreprise dans des locaux spécialement prévus à cet usage. L’entreprise peut également faire appel à des sociétés extérieures spécialisées qui stockent les archives dans leurs propres locaux donc extérieurs à l’entreprise.


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La plupart des activités de l’entreprise doivent être réalisées avec des contraintes de temps. Il faut distinguer les activités quotidiennes de celles qui présentent un caractère d’urgence, compte tenu des imprévus. Elle dépend : - de la charge de travail et de la nature des travaux à exécuter et de leur urgence ; - des caractéristiques des travaux administratifs.

Les travaux peuvent être classés en fonction de leur délai plus ou moins urgent de réalisation. On distingue : Les travaux urgents qui doivent être exécutés sans le moindre délai « toutes affaires cessantes » Les travaux imprévus qui n’ont pas toujours un caractère d’urgence mais doivent s’insérer dans l’emploi du temps. Les travaux réguliers qui peuvent être programmés à l’avance. Les travaux qui ont une échéance fixée à l’avance. En pratique :

Repérer la nature des tâches, leur degré d’urgence ou leur échéance.

Etablir une liste des priorités.

1. Les activités courantes L’ordre de réalisation des travaux est laissé à l’appréciation de la personne qui doit traiter les travaux écrits auxquels viennent s’ajouter les communications téléphoniques et la réception des visiteurs. Les principales activités à traiter dans un bureau sont : - Répondre au courrier ; - Téléphoner pour gérer un problème ou obtenir des renseignements ; - Classer les documents au fur et à mesure ; - Traiter des dossiers (ex : organisation d’une manifestation, d’un voyage) - Contrôler l’exécution des travaux ; - Présenter à la signature les documents et les transmettre aux interlocuteurs concernés ; - Rendre compte de son travail à son supérieur.

2. Les imprévus Il faut toujours faire face aux imprévus. On peut se trouver devant la difficulté de répartir les tâches en plusieurs catégories : - Urgentes, à traiter en priorité absolue ; - A reporter à plus tard, mais à ne pas oublier ; - A déléguer à une autre personne, lorsque c’est possible.

3. Les outils à utiliser Un certain nombre d’outils peuvent permettre de répartir au mieux le travail : - Les agendas :

o Ephémérides (une page par jour) o Semainier (une page par semaine)


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- Les agendas électriques : le PDA (Pocket Digital Agenda) - Les agendas sur ordinateur (sous Outlook par exemple) - Les plannings ou planigrammes ; - Les échéanciers

Maitriser son temps est une action indispensable. La gestion du temps implique une planification des activités. Pour cela, on peut utiliser la méthode NERAC : • Noter les activités et les échéances. • Evaluer la durée nécessaire. • Réserver une marge de sécurité. • Abriter les priorités. • Contrôler a posteriori et rectifier.

A/ L’agenda Ils sont destinés à noter chronologiquement les différentes tâches à réaliser, les rendez-vous et à constituer l’emploi du temps d’une personne ou d’un service. Ils sont annuels, et correspondent soit à l’année civile , soit à l’année universitaire. Il existe : Les agendas papier, de poche ou de bureau, éphémérides L’agenda électronique, de poche ou géré par ordinateur. Dans le cadre d’un réseau, il facilite les prises de rendez-vous collectifs. L’agenda existe sous différentes formes : L’agenda classique : papier ; L’agenda électronique : organiseur (de poche) ou sur micro-ordinateur.

Il permet de gérer les contacts et les rendez-vous. Il peut être connecté au logiciel présent sur un ordinateur de bureau. L’utilisation d’un logiciel collectif installé sur un réseau permet d’ajouter à ces fonctions un gestionnaire de réunion : il repère les plages libres des participants à la réunion, gère l’utilisation des salles et offre la possibilité de contacter les participants directement par courrier électronique. Pour la tenue d’un agenda classique, il faut : - Utiliser des Post-it pour noter les informations complémentaires (ce qui évite la

surcharge) ; - Ecrire sur l’agenda au crayon à papier (ce qui facilite les modifications) et utiliser des

stabylos pour mettre en évidence les informations importantes. - Et pour tous les types d’agenda, il faut contrôler régulièrement ce qui a été fait et reporter

ce qui ne l’a pas été.

B / L’échéancier L’échéancier est un document qui permet de visualiser l’ordonnancement des tâches, d’affecter une durée à chacune d’elles et de leur attribuer un ordre d’exécution.

C/ Les plannings Une bonne organisation du temps de travail et une utilisation rationnelle des outils sont des facteurs essentiels de l’efficacité des personnels qui gèrent les travaux administratifs. Ils permettent de visualiser, dans le temps, les étapes d’une application et d’en contrôler l’exécution. Ils sont réalisé à la main ou avec un logiciel. Il y a deux catégories de plannings : Les plannings statistiques Ils visualisent une situation à un moment donné. Exemple : planning d’occupation des salles, plannings des livraisons Les plannings dynamiques


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Ils visualisent des tâches réparties dans le temps. Exemple : suivi d’une commande. Dans le cas du suivi de paiement, il prend le nom d’échéancier. Il existe des plannings à gouttières, des plannings à fond perforé, des plannings magnétiques. En pratique :

Veiller à mettre à jour les plannings chaque fois qu’un élément nouveau intervient.

La liste des tâches

Elle récence les travaux à exécuter pendant une période donnée.

C / La liste de contrôle ou check-list Elle représente la liste exhaustive des tâches à réaliser dans le cadre d’une mission dont l’échéance est connue et permet d’en contrôler la bonne exécution. En pratique :

Etablir chaque jour une liste des travaux à exécuter en prévoyant la durée d’exécution.

Les classer par ordre de priorité en fonction des contraintes

Prévoir des plages libres pour pouvoir y insérer les imprévus.

4. Les facteurs d’une gestion optimale L’organisation des tâches par rapport aux compétences. P.186 Dans chaque service, les activités sont réparties entre plusieurs employés qui n’ont pas tous les mêmes compétences. Un tableau de répartition des tâches attribuera les tâches à chacun après avoir observé pendant un temps donné : Le type de travaux réalisés : saisie, prise de note, rédaction, mise au net… Le temps de réalisation et la durée de chaque tâche. Au besoin, il sera procédé à une organisation du service et une autre attribution des tâches entre les employés. L’organisation des tâches par rapport à la nature des travaux à réaliser Certaine tâches matérielle peuvent être regroupées périodiquement pour éviter des déplacements ponctuels, source de perte de temps. Exemple : classement des dossiers L’organisation du poste de travail Elle a pour but de mettre à portée de main tout ce qui est nécessaire à l’exécution rapide des travaux courants. En pratique :

Aménager le poste de travail de manière à faciliter l’accès aux dossiers en cours, au poste

informatique, au téléphone…

Prévoir les supports utilitaires : blocs de prise de notes, fiches de prises de messages téléphonique,

post-it…

5. Les moyens : utilisation de documents types Tout ce qui permet un gain de temps doit être mis en œuvre. Quelque soit le support, informatique ou papier, ils facilitent le travail. En pratique :

Créer des lettres types. Exemples : accusé réception de commande, de chèque…

Créer des fichiers.

Créer des modèles informatiques, des formulaires.

Préparer des listes d’envoi, utiliser le publipostage.


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Créer des imprimés standard. Exemple s : bordereaux de transmission de documents, fiches de

réservation, demandes de reprographie, demandes de congés, fiches de messages téléphoniques…

L’utilisation de feuilles d’instruction ou de fiches de procédures Elles facilitent l’utilisation du matériel en évitant des hésitations ou des manipulations maladroites. En pratique :

Recueillir les modes d’emploi des appareils bureautique.

Suivre les directives mises en place pour le traitement de certaines opérations administratives.


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VVVIIIIIIIII... GGGééérrreeerrr lllaaa qqquuuaaalll iii tttééé La démarche qualité a pour but d’améliorer les pratiques de l’entreprise en vue d’accroitre sa performance dans tous les domaines et de réduire ses coûts. La qualité est un facteur important de l’image que donne l’entreprise à ses partenaires.

1. La notion de qualité

Elle ressort au travers de faits que l’on essaie de mesurer par des critères extérieurs et intérieurs à l’entreprise.

A / A l’extérieur de l’entreprise La qualité du service se mesure par le degré de satisfaction des partenaires extérieurs concernant : - L’accueil physique et téléphonique - Le respect des délais - La qualité des produits livrés -

B / A l’intérieur de l’entreprise La non-qualité apparaît sous diverses formes : - Réclamations nombreuses des clients ; - Pannes répétées des matériels ; - Interruption dans la continuité du service du fait d’absences répétées ; - Coûts de fonctionnement trop importants. - Manque de motivation des salariés ; - Absence ou non-respect des procédures administratives.

En pratique :

Recenser les dysfonctionnements au niveau des services

C / La démarche qualité C’est l’ensemble des actions que l’entreprise met en œuvre pour améliorer la qualité. L’objectif de la démarche est d’atteindre la qualité totale c’est-à-dire zéro défaut qui se décline en zéro panne, zéro délai, zéro stock, zéro papier.

2. Le contrôle de la qualité

Il s’adresse à tous les secteurs de l’entreprise (administratif, production) et s’effectue de deux manières : - Soit systématiquement sur toute la production ; - Soit sur des échantillons prélevés au hasard. Le contrôle de la qualité porte principalement sur les critères suivants : - La conformité des réalisations par rapport aux objectifs définis et au cahier des charges. - Les temps de réalisation ; - Le coût final ; - Le respect de l’environnement. Il peut être réalisé :


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- Soit par l’employé lui-même : c’est l’auto-contrôle ; - Soit par un employé chargé uniquement du contrôle ; - Soit par le supérieur hiérarchique. - En pratique :

- Relever systématiquement toutes les anomalies constatées. - Mettre en vigueur des fiches de contrôle.

3. Les cercles qualité

Ce sont des petits groupes composés d’une dizaine de salariés appartenant à une même unité et qui se réunissent régulièrement pour identifier, analyser et trouver des solutions à un problème qui concerne la qualité. Ils pratiquent une technique appelé brainstorming ou remue-méninges pour la recherche des idées. Les solutions sont soumises ensuite au responsable pour prise de décision ;

4. La certification

Elle garantit que l’entreprise répond à des normes de qualité prédéfinies et reconnues à l’international. Elle impose des règles qui permettent un fonctionnement optimal : « zéro défaut ». Par exemple : La norme française AFNOR définit des règles de qualité (dont la normalisation de la présentation des lettres) et la norme internationale ISO 9001 définit des règles d’organisation. La certification passe par quatre phases : - Le diagnostic : l’entreprise fait appel à un organisme habilité qui établit un état des lieux

faisant ressortir les anomalies de fonctionnement et la non-qualité ; - La recherche des causes de dysfonctionnements ; - La recherche de solutions ; - L’élaboration puis la mise en application de cahiers des charges précis.

En pratique :

- Impliquer le personnel dans la démarche qualité. - Former le personnel aux dispositifs nouveaux et au respect des procédures.


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La gestion des matériels, des logiciels et des fournitures est une priorité pour l’entreprise qui doit produire ses coûts de fonctionnement. Cette gestion implique une étude préalable à l‘achat. Il faut également envisager l’achat des consommables qui leur correspondent.

1. Les matériels Pour assurer l’efficacité et la continuité du service, les matériels doivent être opérationnels en permanence, d’où la nécessité de prévenir les pannes.

A / L’acquisition du matériel Elle répond à un besoin de renouvellement pour vétusté soit de modernisation liée à l’évolution de plus en plus rapide des matériels bureautiques. L’entreprise dispose de deux possibilités : - Soit acheter le matériel ; L’achat doit être précédé d’un appel d’offres afin d’obtenir afin d’obtenir les meilleures conditions : prix, délai de livraison et conditions de vente (remise, frais de port…). L’acquisition d’un matériel suppose la formation des utilisateurs pour éviter une mauvaise utilisation. - Soit le louer. Dans les deux cas, la maintenance est assurée par l’entreprise vendeuse.

B / L’entretien du matériel La durée de vie d’un matériel est fonction de la manière dont il est utilisé et entretenu régulièrement.

a) L’utilisation Les utilisateurs doivent être formés au maniement rationnel des matériels mis à leur disposition. Ils doivent disposer de la documentation adéquate et éventuellement de fiches d’instruction.

b) L’entretien Tous les matériels nécessitent un entretien régulier dit « de premier niveau » qui doit être utilisé par l’utilisateur. Quand le matériel est trop complexe, il est utile de souscrire auprès du vendeur un contrat de maintenance. Ce contrat indiquera : - La périodicité des interventions ; - Le délai et les modalités d’intervention en cas de panne ; - Le coût du contrat. En pratique :

- Accompagner chaque appareil d’un mode d’emploi précis ; - Sensibiliser les employés en créant des fiches de recommandations pour l’entretien de premier

niveau.


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2. Les fournitures Le personnel doit également être sensibilisé à un gaspillage, du fait du coût des consommables (papier, cartouches d’encre, toners pour les imprimantes, par exemple).Les fournitures, ou consommables, doivent être disponibles pour ne pas retarder le travail sans pour autant être stockées en trop grandes quantités car elles représentent un coût important. Une consommation moyenne peut être évaluée sur une période de consommation précédente.

A / Le suivi des stocks Il s’effectue sur des fiches de stocks qui enregistrent tous les mouvements d’entrée et de sortie pendant une période donnée. Le stock d’alerte est le minimum de stock qui déclenche une nouvelle commande. En pratique :

- Evaluer les besoins réels pour une période et par service ; - Tenir des fiches de stocks pour suivre les consommations ; - Mettre à disposition des services des bons de sortie à utiliser pour chaque demande de

fournitures.

La gestion des stocks de fournitures est nécessaire à l’entreprise pour diverses raisons. Elle permet : - D’éviter une rupture de stocks (quantités en stocks insuffisantes) ; - D’éviter les immobilisations financière inutile (quantité de stocks trop importantes) ; - D’éviter la dépréciation des articles (articles périssables). Gérer les stocks, c’est enregistrer les mouvements à l’aide de bons d’entrée et de bons de sortie sur fiches, ou à l’aide de logiciel. Il existe plusieurs méthodes permettant de gréer les stocks.

a) La gestion des stocks en quantités uniquement Les quantités sont enregistrées au fur et à mesure des entrées et des sorties. C’est la méthode la plus simple.

b) La gestion des stocks en quantités et en valeurs Il existe plusieurs méthodes. - La méthode FIFO FIFO (=First In, First Out ou méthode du « premier entré, premier sorti »). Les articles les plus anciens sont sortis en premier, à leur prix d’entrée, jusqu’à l’épuisement du stock. - La méthode du CMUP après chaque entrée CMUP (=Coût Moyen Unitaire Pondéré). Les sorties sont valorisées selon un prix moyen calculé à chaque nouvelle entrée. Prix moyen d’un article = Valeur du stock (valeur du stock précédent + valeur du stock entrant) / quantité totale du stock (quantité du stock précédent + quantité des entrées) - La méthode du CMUP en fin de période


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Le prix moyen est seulement calculé à la fin d’une période (mensuelle, trimestrielle…) Prix moyen d’un article = valeur totale du stock (valeur du stock en début de période + valeur des entrée pendant cette période) / Quantité totale du stock (stock en début de période + quantité des entrées pendant la période)

B / Le coût des fournitures Il diminue si l’on groupe les achats pour obtenir des remises de la part des fournisseurs et si l’on forme les employés à la chasse au gaspillage.

C / Le choix des fournisseurs Des appels d’offres peuvent être lancés auprès de plusieurs revendeurs de fournitures. Plusieurs éléments sont à prendre en considération avant le choix définitif du fournisseur : le prix brut des fournitures concernés, les remises accordées, le délai de livraison, les modalités de paiement. En pratique :

Etablir un tableau comparatif des offres pour faciliter le choix

3. Gérer les logiciels

Avant de procéder à l’achat d’un logiciel, il faut analyser le travail à effectuer (présentation de tableaux, de textes, utilisation du son…). De plus en plus, les fabricants proposent des « packs » qui intègrent l’ensemble des logiciels les plus couramment utilisés. Les dernières mises à jour sont accessibles sur internet grâce à la fonction « Udapte » du logiciel. Il est nécessaire de protéger les logiciels.

A/ La protection commerciale La propriété commerciale des logiciels est protégée par la loi. Toute copie illicite est un délit. Le contrevenant s’expose à une amende et / ou à une peine de prison.

B / la protection antivirus En raison de l’échange d’informations et de messages sur Internet, il est conseillé de protéger son poste avec un antivirus. Les virus et les intrusions externes (le piratage…) sont des menaces pour l’entreprise. La mise à jour de l’antivirus doit être réalisée fréquemment pour contrer les nouveaux virus et protéger efficacement la configuration du poste.

L’antivirus qui détecte et élimine les virus connus, le pare-feu qui lutte contre le piratage, et l’anti-espiologiciel qui repère les logiciels espions permettent d’assurer une protection de base à tout système informatique. Il faut prendre quelques précautions pour éviter toute « infection » : - Sauvegarder régulièrement ses fichiers de données ; - Faire des mises à jour de ses logiciels de protection ; - Ne pas ouvrir une pièce jointe à un e-mail dont on n’est pas certain de l’origine.

Les faux virus Ils sont appelés canulars du Web ou hoax, ce sont principalement des fausses chaines de solidarités, des pétitions, une désinformation, qui se propagent par courrier électronique. En général, ils ne sont pas dangereux mais peuvent avoir des conséquences négatives sur le réseau ou sur les personnes.

En savoir plus grâce au site : www.securiser.com


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C / La protection des ressources internes Les réseaux permettent le partage de documents.

a) Structurer les données Chaque utilisateur dispose d’un espace de travail personnel dans lequel il peut stocker les données et documents qu’il crée. En revanche, il n’est pas possible à un utilisateur de consulter les fichiers personnels d’un collègue.

b) Identifier l’utilisateur Tout utilisateur dispose d’un code d’identification et d’un mot de passe (connu de lui seul ou du serveur). Le mot de passe doit être mémorisable et l’utilisateur ne doit en aucun cas le communiquer.

c) Structurer ses propres données - Le cryptage des informations : Pour sécuriser l’accès aux fichiers et empêcher leur lecture en cas de vol ou de détournement, l’utilisateur peut crypter les données. Les décrêts du 17 mars 1999 permettent d’utiliser aujourd’hui des logiciels de cryptage des données, autrefois réservés à l’armée. Ce système permet l’usage de la signature électronique lors de l’envoi de documents par Internet. Par exemple, la « lettre recommandée électronique » de La Poste fait appel à ce système. - La sauvegarde de ses propres données : le seul moyen de protéger les données contre

tout événement accidentel (panne du serveur, erreur de manipulation…) est de sauvegarder ses données. Toute une gamme de matériels portables comme le CD-ROM, les périphériques amovibles de type clé USB (Universal Serial Bus : ports de séries en bus) et les logiciels de compression de données rendent cette opération simple et très efficace.


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Auparavant, l’informatique permettait aux entreprises d’automatiser les tâches répétitives et fastidieuses telles que les calculs de base, la saisie et l’archivage des textes, des tableaux et des bases de données. Désormais, la bureautique est un outil de préservation, d’analyse et de communication.

1. Les logiciels de traitement de texte Un texteur permet la saisie et la mise en forme d’un document. Il est possible de traiter du texte, des tableaux, des éléments graphiques. L’utilisateur dispose d’une aide à la rédaction (orthographe, synonymes, grammaire).

2. Les tableurs et les grapheurs Un tableur permet l’élaboration de tableaux dans lesquels les calculs sont automatisés. Un grapheur permet la représentation de graphiques à partir des données.

3. Les Systèmes de gestion de base de données relationnelle (SGBDR)

Une base de données est un ensemble d’informations, organisées. Elle permet la réalisation de tables (fichiers), de requêtes (tris, sélections, requêtes), de formulaires (visualisation ou saisie de tables ou de requêtes sous forme de fiches) ou d’états (mises en page et impression des tables ou des requêtes).

4. Les logiciels de PAO (Publication Assistée par Ordinateur)

La PAO permet la mise en pages de documents qui associent le texte et l’image (image numérisée, graphique…). Elle est utilisée pour la présentation de notices, de revues, de catalogues, de cartons d’invitation…

5. Les logiciels de PREAO (Présentation Assistée pa r Ordinateur)

La PréAO permet d’obtenir des documents de qualité dans lesquels on peut insérer des objets graphiques, des images animées et des effets sonores. Ce type de logiciel est souvent utilisé pour illustrer un exposé, animer une réunion ou une conférence.


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XXXIII... BBBiiibbblll iiiooogggrrraaappphhhiiieee ::: Aubert C. et Marceau A . (2010), Bac Pro secrétariat, tome 1, Nathan technique, Paris, Presse de Jouve. Aubert C et Marceau A . (2010), Bac Pro secrétariat, tome 2, Nathan technique, Paris, Presse de Jouve. Auzéby N, Gillot B., Thouveny N ., (2010), BTS AM, Nathan, Beaume les Dames Caparros J., Gonzalez T. , (2012), Administration, 2e bac pro gestion-administration, Nathan technique, Italie, LEGO Spa, Lavis Clément M, Perrard-Morel C., Piquet L. , (2010), Gestion de l’accueil, Editions GEP, Groupe Eyrolles, Montbéliard Martin M., Richel M., Simon E., (2012) Communication Organisation Comptabilité, Bac pro Secrétariat, Réflexe, Nathan, Baume les Dames

XXXIIIIII... SSSiii tttooogggrrraaappphhhiiieee Dossier sur l’ergonomie : http://www.rh.inserm.fr/INSERM/IntraRH/RHPublication.nsf/%28vDocumentsParIDBO%29/C78543E03E51F085C12572FF003110B2/$file/Guide_pratique_travail_ecran.pdf consulté le 23 octobre 2012 Informations sur la GED http://ged.prestataires.com/conseils/cahier-des-charges-dun-projet-ged consulté le 18 novembre 2012 http://www.teo-lesite.com/contenus/produits.php?idta=PR2 consulté le 18 novembre 2012