25©Sage France

Menu Fichier

Généralités sur le menu Fichier ___________________________29

Nouveau __________________________________________________________ 31Assistant de création d’un nouveau fichier ____________________________ 31◊ Création d’un fichier commercial avec ouverture d’un fichier comptable existant ____ 33◊ Création d’un fichier commercial et d’un fichier comptable______________________ 36

Utilisation manuelle de la commande Nouveau_________________________ 46

Création d’un fichier comptable_____________________________________ 49

Ajustement automatique de la taille des fichiers ________________________ 50

Ouvrir _____________________________________________________________ 51Fichier comptable associé_________________________________________ 52

Fermer____________________________________________________________ 54

A propos de..._____________________________________________________ 55Description de la fiche de l’entreprise ________________________________ 56

Volet Identification - Fiche entreprise ________________________________ 57

Volet Initialisation - Fiche entreprise _________________________________ 60

Volet Contacts – Fiche entreprise ___________________________________ 64

Volet Comptable - Fiche entreprise__________________________________ 66◊ Sous-volet Facturation – Volet Comptable de la fiche entreprise _________________ 66◊ Sous-volet Règlement/caisse – Volet Comptable de la fiche entreprise ___________ 71◊ Sous-volet Général – Volet Comptable de la fiche entreprise ___________________ 74

Volet Commercial - Fiche entreprise _________________________________ 78

Volet Communication – Fiche entreprise______________________________ 86

Volet Préférences - Fiche entreprise_________________________________ 87

Volet Options - Fiche entreprise ____________________________________ 92◊ Catégorie comptable___________________________________________________ 94◊ Catégorie de produits __________________________________________________ 96◊ Catégorie tarifaire _____________________________________________________ 97◊ Champ statistique articles_______________________________________________ 98◊ Champ statistique tiers ________________________________________________ 100◊ Code risque_________________________________________________________ 102◊ Condition de livraison _________________________________________________ 104◊ Conditionnement_____________________________________________________ 105◊ Devise _____________________________________________________________ 108◊ Fichiers liés _________________________________________________________ 111

Menu Fichier

26©Sage France

◊ Gamme ____________________________________________________________114◊ Information libre______________________________________________________118◊ Mode d’arrondi_______________________________________________________122◊ Mode d’expédition ____________________________________________________124◊ Mode de règlement ___________________________________________________124◊ Organisation ________________________________________________________126◊ Pays_______________________________________________________________159◊ Périodicité __________________________________________________________160◊ Service contact ______________________________________________________160◊ Structure banque_____________________________________________________162◊ Type tiers___________________________________________________________165◊ Unité de vente _______________________________________________________169

Lire les informations ____________________________________________ 171

Configuration système et partage ______________________________ 176Configuration système ___________________________________________176

Utilisateurs connectés____________________________________________178

Messagerie ____________________________________________________179◊ Envoi de message____________________________________________________179◊ Réception de message ________________________________________________180

Autorisations d’accès ___________________________________________ 181Commandes protégées___________________________________________181◊ Protections concernant les caisses _______________________________________182◊ Protection des factures ________________________________________________187◊ Protection de zones___________________________________________________188◊ La fonction Rechercher/Remplacer et les autorisations d’accès_________________189

Description de la fenêtre Autorisations d’accès ________________________190

Importer _________________________________________________________ 195

Importer au format d’importation Ligne 30 et 100______________ 195Gestion des erreurs en import de données – Format Ligne 30 et 100 _______198◊ Journal d’import – Format Ligne 30 et 100 _________________________________200

Importer au format d’importation paramétrable ________________ 201Gestion des erreurs en import de données – Format paramétrable _________201◊ Journal d’import – Format paramétrable ___________________________________202

Exporter _________________________________________________________ 204

Exporter au format Ligne 30 et 100, HTML… ___________________ 204

Exporter au format d’exportation paramétrable ________________ 213

Format import/export paramétrable_____________________________ 216Champs des formats paramétrables _________________________________216

Menu Fichier

27©Sage France

◊ Champs du fichier Clients ______________________________________________ 216◊ Champs du fichier Articles _____________________________________________ 221◊ Champs du fichier Familles d’articles _____________________________________ 224

Périphériques de caisse_________________________________________ 227Volet Périphériques – Périphériques de caisse________________________ 227◊ Imprimantes Ticket et Factures__________________________________________ 229◊ Imprimantes Chèque, X de caisse, Remise en banque et Contrôle de caisse______ 231◊ Imprimantes Windows ou Macintosh_______________________________________ 231◊ Afficheur ___________________________________________________________ 233◊ Tiroir caisse_________________________________________________________ 238◊ Terminal TPE _______________________________________________________ 239

Volet Clavier – Périphériques de caisse _____________________________ 241◊ Conseils de paramétrage ______________________________________________ 242◊ Zones de saisie du volet Clavier _________________________________________ 242◊ Suppression d’un règlement ____________________________________________ 246

Communication site à site ______________________________________ 248

Communication__________________________________________________ 248Opérations préliminaires _________________________________________ 249

Données concernées ___________________________________________ 251

Envoi de données ______________________________________________ 252◊ Exportation de données par la communication de site à site ___________________ 259

Réception de données __________________________________________ 261◊ Importation des données par la communication de site à site __________________ 265

Communications planifiées _____________________________________ 268Liste des communications planifiées ________________________________ 269◊ Menu contextuel de la liste des communications planifiées ____________________ 270◊ Personnalisation de la liste des communications planifiées ____________________ 270

Détail d’une communication planifiée _______________________________ 270◊ Volet Fiche principale – Communication planifiée ___________________________ 271◊ Volet Données – Communications planifiées _______________________________ 273

Communications planifiées lorsque le programme est arrêté _____________ 275

Imprimer les paramètres société _______________________________ 276

Mise en page ____________________________________________________ 277

Format d’impression ____________________________________________ 278

Impression différée _____________________________________________ 279

Lancement des applications ____________________________________ 281

Quitter ___________________________________________________________ 282

Menu Fichier

28©Sage France

Menu Fichier

29©Sage France

Généralités sur le menu Fichier

Ce menu donne accès aux commandes permettant de :

• créer, ouvrir, fermer un fichier commercial ou un fichier comptable,

• enregistrer, modifier, consulter la fiche de l’entreprise ainsi que toutes les options de l’entreprise,

• lire les informations sur l’entreprise,

• visualiser la configuration du système ainsi que le partage des fichiers de travail,

• autoriser ou interdire l’accès de certaines commandes pour certains utilisateurs,

• paramétrer les périphériques de saisie,

• importer ou exporter des données selon un format propre aux Lignes 30 et 100 Sage ou selon unformat paramétrable,

• paramétrer les formats d’exportation paramétrables,

• transférer les données de façon manuelle ou automatique,

• imprimer les paramètres du dossier de l’entreprise,

• avoir accès à la commande de mise en page,

• enregistrer le format d’impression des différents documents et états que le programme SageSaisie de caisse décentralisée peut produire,

Menu Fichier

30©Sage France

• lancer l’impression des documents dont l’impression a été différée,

• lancer les diverses applications Sage Ligne 100 qui peuvent être présentes sur votre poste,

• quitter le programme.

Menu Fichier

31©Sage France

Nouveau

Fichier / Nouveau

Cette commande permet de créer un nouveau fichier commercial.

Equivalent clavier sur Macintosh : COMMANDE + N.

Equivalent clavier sous Windows : CTRL + N.

On peut ouvrir cette commande en cliquant sur le bouton Nouveau fichier de la barre d’outilsStandard.

Voir Le « Manuel de la gamme » pour les explications sur les barres d’outils.

Un fichier ne peut être créé que si aucun autre n’est ouvert.

Assistant de création d’un nouveau fichier

Si vous avez coché la commande Fenêtre / Mode assistant, le lancement de la commande Nouveaufera apparaître la première étape de l’assistant de création d’un nouveau fichier.

L’utilisation manuelle de la commande Nouveau est décrite plus loin.

Cet assistant vous permettra de :

• créer un fichier commercial en lui associant un fichier comptable existant,

• créer un fichier commercial et un fichier comptable,

• enregistrer les informations sur la société (volet Fichier / A propos de… / Identification),

• enregistrer la monnaie de tenue commerciale et la paramétrer si nécessaire,

• enregistrer la monnaie de tenue comptable et la paramétrer si nécessaire,

• enregistrer la devise d’équivalence et la paramétrer si nécessaire (cette devise est utilisée avecl’Inverseur).

Ces informations, indispensables à toute utilisation du programme Sage Saisie de caissedécentralisée 100, seront enregistrées dans les zones adéquates des fichiers et apparaîtront dans lescommandes du programme qui les utilisent. Elles nécessiteront cependant d’être complétées decertaines données, en particulier dans le volet Fichier / A propos de… / Options, afin de pouvoirdébuter une gestion digne de ce nom.

Menu Fichier

32©Sage France

Prenez connaissance attentivement des informations données dans chaque fenêtre.

Cette fenêtre vous offre le choix entre :

• Ouvrir un fichier comptable existant (valeur par défaut) : le fichier commercial qui va être créésera rattaché à un fichier comptable existant ;

• Créer un nouveau fichier comptable : la création du fichier commercial s’accompagnera decelle du fichier comptable qui lui est obligatoirement associé. Cette dernière possibilité doit êtrechoisie si vous ne possédez pas un programme Sage Comptabilité.

Bouton SuivantValide les options enregistrées et passe à l’étape suivante de l’assistant.

Bouton AnnulerReferme l’assistant en interrompant le processus engagé.

Menu Fichier

33©Sage France

Création d’un fichier commercial avec ouverture d’un fichier comptable existant

Ouverture du fichier comptable

Dans le cas où vous auriez coché l’option Ouvrir un fichier comptable existant dans la premièreétape, la fenêtre qui suit permet justement la sélection de ce fichier.

Si vous avez coché l’option Créer un nouveau fichier comptable la fenêtre qui s’ouvre n’est pas celle-ci mais celle présentée sous le titre Enregistrement de la raison sociale de l’entreprise. Voir plus loin.

Bouton ParcourirCe bouton ouvre une fenêtre de sélection permettant de choisir le fichier comptable qui sera associé aunouveau fichier de gestion.

Sélectionnez le fichier comptable et cliquez sur le bouton Ouvrir.

Il est indispensable que le fichier comptable attaché ait été conçu avec la version 11.00 du programme

Menu Fichier

34©Sage France

Sage Comptabilité 100. Si vous disposez d’une version du programme Sage Comptabilité 100antérieure à cette version, vous devez convertir le fichier comptable à l’aide du programme SageMaintenance.

Le transfert en comptabilité des pièces de vente et/ou d’achat ne peut s’effectuer que sur des fichierscomptables conçus avec les programmes cités dans la remarque précédente.

Si vous ne disposez pas d’un programme Sage Comptabilité, il faudra alors revenir à l’étapeprécédente en cliquant sur le bouton Précédent et sélectionner l’option Créer un nouveau fichiercomptable.

Bouton PrécédentCe bouton permet de revenir à l’étape précédente de l’assistant.

Bouton SuivantValide les options enregistrées et passe à l’étape suivante de l’assistant. Ce bouton ne devient actif quesi un fichier comptable a été sélectionné.

Les autres boutons ont le rôle précisé plus haut.

Saisie des coordonnées de l’entreprise

L’étape suivante permet l’enregistrement des informations sur la société pour laquelle on crée unfichier de gestion.

Le programme attribue au fichier commercial la raison sociale enregistrée dans le fichier comptable.

De la même façon, il reporte dans les zones de cette fenêtre les informations équivalentes trouvéesdans le fichier comptable. Ces informations peuvent être modifiées.

Menu Fichier

35©Sage France

Les zones dont se compose cette fenêtre sont celles qui apparaissent dans le volet Fichier / A proposde… / Identification.

Voir Cette commande pour connaître les informations à saisir dans les zones respectives.

Les boutons du bas de l’écran s’utilisent comme décrit ci-dessus.

Création du fichier commercial

La fenêtre qui suit permet de préciser le nom et l’emplacement de stockage du fichier qui va être créé.

Bouton ParcourirCe bouton ouvre une fenêtre de sélection Créer le fichier commercial permettant de préciser le nomet l’emplacement de stockage du nouveau fichier de gestion.

1. Sélectionnez l’emplacement de stockage.

Menu Fichier

36©Sage France

2. Donnez un nom au fichier en respectant les règles de Windows. Le programme ajouteraautomatiquement l’extension .GCM.

3. Cliquez ensuite sur le bouton Enregistrer.

Bouton FinLe bouton Suivant change de nom dans cette fenêtre de l’assistant. Il entraîne la génération du fichierainsi que le transfert des données du fichier comptable reprises dans le fichier commercial. Ce boutonn’est disponible que si un nom de fichier a été défini.

Les autres boutons ont le rôle défini précédemment.

Lorsque la création du fichier a été réalisée, le volet Fichier / A propos de… / Identification s’ouvreet affiche les données sur la société reprises du fichier comptable.

Création d’un fichier commercial et d’un fichier comptable

Enregistrement de la raison sociale de l’entreprise

Dans le cas où vous auriez coché l’option Créer un nouveau fichier comptable dans la premièreétape, la fenêtre qui apparaît après la validation de l’étape 1 permet l’enregistrement du nom de lasociété.

Indiquez la raison sociale de votre sociétéCette zone de 35 caractères alphanumériques doit être obligatoirement saisie.

Si la valeur saisie dans cette zone est différente de celle que vous avez tapée lors de l’installation duprogramme, un message vous demandera de confirmer cette disparité.

Menu Fichier

37©Sage France

Les réponses possibles à ce message sont les suivantes :

• Oui : le programme passe à l’écran suivant de l’assistant,

• Non : le programme reste sur la fenêtre actuelle de l’assistant et vous permet de la modifier.

Reprise des informations de la fiche IdentificationSi l’option Oui reste cochée, le programme reprendra les informations que vous avez enregistrées lorsde l’installation du programme et les recopiera dans la fiche d’identification des fichiers de gestionque vous paramétrez actuellement.

Si vous cochez l’option Non, l’étape suivante du paramétrage vous demandera d’enregistrer lesinformations générales sur la société.

Bouton SuivantValide les options enregistrées et passe à l’étape suivante de l’assistant. Ce bouton ne devient actif quesi un nom de société a été saisi.

Les autres boutons ont les rôles définis plus haut.

Saisie des coordonnées de l’entreprise

L’étape suivante permet l’enregistrement des informations sur la société pour laquelle on crée unfichier de gestion.

Si vous n’avez pas demandé, dans l’écran précédent, la reprise des informations saisies lors del’installation du programme, les zones de cette fenêtre sont vides et devront être enregistrées. Lesvaleurs saisies seront reportées à la fois dans le fichier commercial et dans le fichier comptable.

Si vous avez demandé la reprise des informations d’installation, ces zones seront complétées par lesvaleurs saisies. Elles restent modifiables.

Menu Fichier

38©Sage France

Les zones dont se compose cette fenêtre sont celles qui apparaissent dans le volet Fichier / A proposde… / Identification.

ActivitéZone de 35 caractères alphanumériques destinée à préciser l’activité de l’entreprise.

N° d’identifiantZone pour l’enregistrement du numéro d’identification C.E.E. de la société.

TélécommunicationCet encadré regroupe deux zones permettant de saisir les numéros de téléphone et de télécopie.

Il est possible d’enregistrer d’autres numéros de télécommunications. Voir les volets Identification etContacts de la commande Fichier / A propos de….

Les boutons ont le rôle défini plus haut.

Définition de l’exercice et de la longueur des comptes

La création se poursuit par l’apparition d’une fenêtre permettant la saisie :

• des dates limites de l’exercice,

• de la longueur des comptes généraux,

• de la longueur des codes affaires (ou sections analytiques dans la comptabilité).

Menu Fichier

39©Sage France

Date début / Date fin d’exerciceLe programme propose dans ces deux zones les dates limites de l’année civile en cours (date dumicro-ordinateur). Un exercice comptable est limité à 36 mois.

Elles peuvent être modifiées en les tapant sous la forme JJMMAA sans séparateur.

Ces zones comportent un bouton ouvrant un calendrier.

Voir Le « Manuel de la gamme » sur l’utilisation du calendrier.

Comptes généraux

La longueur des comptes doit être fixée entre 3 et 13 caractères.

Si vous laissez la valeur proposée par défaut, 0, vous précisez au programme que cette longueur doitrester « flottante », c’est-à-dire que vous vous réservez la possibilité, lors de l’enregistrement, de saisirun numéro de compte de 3 à 13 caractères.

Codes affairesLa longueur des numéros de codes affaires obéit aux mêmes règles que celles des comptes généraux.

Les codes affaires du fichier commercial correspondent aux sections analytiques du fichier comptable.

Les boutons ont le rôle défini plus haut.

Identification de votre monnaie de tenue comptable

L’écran suivant permet de préciser quelle est la monnaie qui sera utilisée pour la tenue comptable.

L’euro est proposé par défaut. Cochez la case correspondant à celle qui convient.

Menu Fichier

40©Sage France

Application de l’euro

A compter du 1er janvier 2002, les entreprises appartenant à la zone Euro sont dans l’obligation dechoisir l’euro comme monnaie de tenue comptable.

Si votre comptabilité est tenue dans une autre monnaie, cochez la case Autre et enregistrez sadésignation dans la zone de saisie adjacente. Dans ce cas une fenêtre supplémentaire de paramétrageapparaîtra. Voir ci-dessous.

Les boutons ont le rôle défini plus haut.

Caractéristiques de la monnaie de tenue comptable

Cet écran n’apparaît que si vous avez sélectionné Autre dans l’étape précédente et si vous avez préciséune devise. Il permet d’enregistrer quelques informations indispensables sur la monnaie de tenuecomptable, informations que l’assistant enregistrera dans l’option Devise des fichiers qui serontgénérés.

Le programme mentionne en haut de l’écran le nom de la monnaie de tenue de compte enregistréedans l’écran précédent.

Les informations attendues sont les suivantes. Voir plus loin les valeurs par défaut proposées par leprogramme.

Nombre de décimalesZone permettant de saisir une valeur comprise entre 0 et 4. Toute autre valeur est refusée.

Menu Fichier

41©Sage France

Séparateur de décimalesCette zone peut être laissée vide (cas de monnaie sans décimales) ou complétée avec un des deuxcaractères suivants :

• virgule (,) : valeur par défaut,

• point (.).

Séparateur de milliersCette zone peut être laissée vide (pas de séparateur de milliers à l’affichage) ou complétée avec un destrois caractères suivants :

• virgule (,),

• point (.),

• espace : valeur par défaut.

Il n’est pas possible d’enregistrer le même séparateur pour les décimales et pour les milliers. Unmessage d’erreur vous le rappellera.

Code ISOEnregistrez dans cette zone le code ISO (3 caractères alphabétiques) de la monnaie.

Voir Le « Guide de l’Euro » précise les codes ISO des principales monnaies.

SigleZone de 5 caractères alphanumériques pour la saisie du sigle de la monnaie. Ce sigle apparaîtra sur labarre des tâches en fonction de la position de l’Inverseur.

Le programme propose des valeurs par défaut qui seront appliquées si vous utilisez le franc françaisou l’euro ou bien si vous sélectionnez une autre monnaie sans paramétrer la présente fenêtre. Cesvaleurs sont résumées dans le tableau suivant.

Devise Décimales Séparateurdécimales

Séparateurmilliers

Code ISO Sigle

Franc français 2 , (virgule) Aucun FRF FRANC

Euro 2 , (virgule) Aucun EUR EURO

Autre 2 , (virgule) Aucun A définir A définir

Les valeurs tirées de ce paramétrage (nombre de décimales, séparateurs de décimales, séparateur demilliers) serviront au paramétrage du format montant disponible dans le volet Fichier / A proposde… / Initialisation.

Menu Fichier

42©Sage France

Exemple

Décimales Séparateur décimales Séparateur milliers Format Montant

2 , (virgule) Espace # ##0,00

0 , (virgule) . (point) #.##0

Les boutons ont le rôle défini plus haut.

Reprise des éléments comptables

L’étape suivante propose de choisir le mode de création du fichier comptable.

Trois cases à cocher permettent de sélectionner le mode de création du fichier comptable :

• à partir d’un modèle : (valeur par défaut) ce modèle a été enregistré sur votre disque dur lors del’installation du programme ; il comporte toutes les données de base (comptes, journaux, etc.)nécessaires pour débuter une gestion comptable ; il pourra être complété par la suite avec leséléments dont vous aurez besoin ;

• à partir du modèle en sélectionnant les données à récupérer : le modèle décrit ci-dessus estpartiellement repris ; un écran de l’assistant s’ouvre pour préciser ces données;

Voir Ci-dessous, le titre Sélection des éléments repris.

• paramétrage manuel : les données comptables devront être enregistrées par l’utilisateur.

Le modèle se nomme C_MODEL.MAE.

Les boutons au bas de cet écran ont été détaillés plus haut.

Menu Fichier

43©Sage France

Sélection des éléments repris

Cette fenêtre de l’assistant ne s’ouvre que si l’on a demandé une reprise partielle du modèle fourni.

Cochez les données structurelles dont vous demandez la reprise à partir du modèle :

• le plan comptable : cette option est systématiquement cochée,

• les taux de taxe,

• les codes journaux,

• les modèles de saisie et

• les libellés.

Les boutons ont le rôle défini plus haut.

Menu Fichier

44©Sage France

Création du fichier comptable

La fenêtre qui suit permet de préciser le nom et l’emplacement de stockage du fichier qui va être créé.

Bouton ParcourirCe bouton ouvre une fenêtre de sélection permettant de préciser le nom et l’emplacement de stockagedu nouveau fichier comptable.

1. Sélectionnez l’emplacement de stockage.

2. Donnez un nom au fichier en respectant les règles de Windows. Le programme ajouteraautomatiquement l’extension .MAE.

3. Cliquez ensuite sur le bouton Enregistrer.

Menu Fichier

45©Sage France

Bouton SuivantIl entraîne la génération du fichier ainsi que l’enregistrement des données saisies dans les fenêtresprécédentes de l’assistant. Ce bouton n’est disponible que si un nom de fichier a été défini.

Les autres boutons ont le rôle défini précédemment.

Création du fichier commercial

La fenêtre qui suit permet de préciser le nom et l’emplacement de stockage du fichier qui va être créé.

Bouton ParcourirCe bouton ouvre une fenêtre de sélection Créer le fichier commercial permettant de préciser le nomet l’emplacement de stockage du nouveau fichier de gestion.

1. Sélectionnez l’emplacement de stockage.

Menu Fichier

46©Sage France

2. Donnez un nom au fichier en respectant les règles de Windows. Le programme ajouteraautomatiquement l’extension .GCM.

3. Cliquez ensuite sur le bouton Enregistrer.

Bouton FinLe bouton Suivant change de nom dans cette fenêtre. Il entraîne la génération du fichier, le transfertdes données du fichier comptable reprises dans le fichier commercial ainsi que le report des donnéessaisies dans les fenêtres de l’assistant. Ce bouton n’est disponible que si un nom de fichier a été défini.

Les autres boutons ont le rôle défini précédemment.

Une fois la création effectuée, le volet Fichier / A propos de… / Identification s’ouvre pour vouspermettre de compléter les données sur l’entreprise.

Utilisation manuelle de la commande Nouveau

Si vous n’avez pas coché la commande Fenêtre / Mode assistant, le lancement de la commandeNouveau permettra de l’utiliser de façon classique.

Pour créer un fichier comptable, il est nécessaire de créer d’abord le fichier commercial. Ensuite, leprogramme vous demandera d’ouvrir un fichier comptable. Vous pourrez alors créer ce fichier.Voir la commande suivante.

Il est nécessaire d’enregistrer immédiatement le nom et l’emplacement de stockage du nouveaufichier.

Créer le fichier commercialIndiquez dans cette zone le nom du fichier commercial.

Windows Ce nom de fichier doit respecter les règles de Windows.

Menu Fichier

47©Sage France

Ce nom se termine par l’extension .GCM. Celle-ci est automatiquement ajoutée au nom que vousdonnez au dossier lors de sa création. Il n’est donc pas nécessaire de la taper.

Chemin d’accèsSi le répertoire proposé par le programme ne convient pas, reportez-vous, si nécessaire, au manuel deMicrosoft Windows ou à celui du Macintosh pour l’utilisation d’une telle boîte de dialogue.

Capacité en KoPar défaut, la taille d’un nouveau fichier est fixée à 400 Ko (environ 400 000 caractères). Pourcommencer une gestion digne de ce nom, il est conseillé de fixer la taille du fichier à 500 Ko.

Ne prévoyez pas trop grand cependant, les fichiers utiliseraient une place inutile sur le disque dur. Lataille des fichiers s'augmente automatiquement à partir d'un certain seuil.

Voir La fonction qui permet cet agrandissement est décrite ci-après.

Si vous préférez faire cette augmentation de taille manuellement, il vous sera toujours possible de lesagrandir ultérieurement s’ils s’avèrent trop petits (avec la commande Agrandir du programme SageMaintenance). Rappelez-vous que si vous enregistrez une taille supérieure à la capacité de vosdisquettes, vous ne pourrez pas sauvegarder votre fichier par une simple copie. Il vous faudra alorsemployer un utilitaire de sauvegarde.

Voir La commande Fichier / Lire les informations vous renseigne sur l’état de remplissage des fichiers(zones Taille et Dispo).

La taille minimale d’un fichier commercial est de 400 Ko. La taille maximale est de 2 Go (Gigaoctets).

La création du fichier est lancée dès que vous cliquez sur le bouton Enregistrer ou que vous validez.Un message vous indique le degré d’avancement du processus.

Si un fichier du même nom que celui que vous avez enregistré existe déjà à l’emplacement destockage, un message de confirmation demandera si celui-ci doit être supprimé par le nouveau.

Il vous est ensuite proposé d’ouvrir le fichier comptable auquel le fichier commercial sera lié.

Menu Fichier

48©Sage France

Sélectionnez le fichier comptable et cliquez sur le bouton Ouvrir. Ce rattachement est obligatoire. Sivous cliquez sur le bouton Annuler le fichier commercial ne s’ouvre pas. Vous pouvez aussi créer unfichier comptable en cliquant sur le bouton Nouveau. Voir plus loin les explications données sur cepoint.

Il est indispensable que le fichier comptable attaché ait été conçu avec la version 11.00 duprogramme Sage Comptabilité 100. Si vous disposez d’une version du programme SageComptabilité antérieure, vous devez convertir le fichier comptable à l’aide du programme SageMaintenance.

Le transfert en comptabilité des pièces de vente ou des règlements ne peut s’effectuer que sur unfichier comptable conçu avec la version 11.00.

Si vous ne disposez d’aucun programme Sage Comptabilité, il faudra alors créer ce fichier encliquant sur Nouveau. Voir ci-dessous.

Si vous avez sélectionné un fichier comptable existant, les informations de la fiche entreprise de cedernier seront automatiquement reportées dans celle du fichier commercial. Elles sont modifiables.

Menu Fichier

49©Sage France

Création d’un fichier comptable

Si vous demandez la création d’un fichier comptable, une fenêtre va s’ouvrir pour lui donner un nom,une taille et un dossier (ou répertoire) de stockage.

Windows Ce nom de fichier doit respecter les règles de Windows.

Ce nom se termine par l’extension .MAE. Celle-ci est automatiquement ajoutée au nom que vousdonnez au dossier lors de sa création. Il n’est donc pas nécessaire de la taper.

Si un fichier du même nom que celui que vous avez enregistré existe déjà à l’emplacement destockage, un message de confirmation demandera si celui-ci doit être supprimé par le nouveau.

Un fichier comptable créé dans ces conditions est automatiquement lié au fichier commercial ouvert.Voir l’option Fichiers liés dans le volet Fichier / A propos de… / Options.

Lorsque vous aurez validé la création, le programme demandera de préciser les dates de l’exercice encours. Il vous proposera par défaut les dates de début et de fin de l’année correspondant à la date dumicro-ordinateur. Il vous proposera également de préciser la longueur des comptes de la comptabilité.

Date début / Date de finEnregistrez dans ces deux zones les dates limites de l’exercice comptable. Un exercice comptable estlimité à 36 mois.

Menu Fichier

50©Sage France

Rappelons que les dates doivent être saisies sous la forme numérique JJMMAA sans séparateur.

Ces zones comportent un bouton permettant d’ouvrir un calendrier et de sélectionner facilement unedate.

Voir Le « Manuel de la gamme » pour des informations sur cette commande.

Longueur d’un compte généralLa longueur des comptes doit être fixée entre 3 et 13 caractères.

Si vous laissez 0, vous précisez au programme que cette longueur doit rester « flottante », c’est-à-direque vous vous réservez la possibilité, lors de l’enregistrement, de saisir un numéro de compte de 3 à13 caractères.

Longueur d’une section analytiqueLa longueur des numéros de sections analytiques obéit aux mêmes règles que celle des comptesgénéraux.

A la validation de cette fenêtre, le programme procède à la création du fichier comptable puis ouvre lafiche de saisie des paramètres de l’entreprise.

Voir La commande A propos de....

Ajustement automatique de la taille des fichiers

Les programmes de la gamme Sage Ligne 100 bénéficient d'une commande qui accroîtautomatiquement la taille des fichiers lorsque ceux-ci atteignent un certain seuil de remplissage.Lorsque l'espace libre dans un fichier est inférieure à 50 Ko, le programme procède à sonagrandissement.

Cet agrandissement est de 5 % de la taille actuelle du fichier avec un minimum de 100 Ko.

Exemple

Un fichier de 10 Mo sera agrandi de 500 Ko.

Un fichier de 600 Ko sera agrandi de 100 Ko.

Cet ajustement automatique ne vous empêche pas de réaliser vous-même les agrandissements defichier à l'aide du programme Sage Maintenance.

Menu Fichier

51©Sage France

Ouvrir

Fichier / Ouvrir

Cette commande permet d’ouvrir un fichier commercial et d’avoir accès aux informations qu’ilcontient. Cette commande n’est accessible que si aucun autre fichier commercial n’est ouvert.

Equivalent clavier sur Macintosh : COMMANDE + O.

Equivalent clavier sous Windows : CTRL + O.

On peut ouvrir cette commande en cliquant sur le bouton Ouvrir un fichier de la barre d’outilsStandard.

Voir Le « Manuel de la gamme » pour les explications sur les barres d’outils.

Sélectionnez dans la fenêtre le fichier commercial qui vous intéresse et cliquez deux fois dessus, oubien cliquez sur le bouton Ouvrir. Si nécessaire, changez d’emplacement de stockage.

Si le fichier est protégé, le mot de passe vous sera alors demandé.

Nom d’utilisateurListe déroulante éditable permettant de sélectionner le niveau créé dans les autorisations d’accès.

Voir La commande Fichier / Autorisations d'accès.

Menu Fichier

52©Sage France

Mot de passe

Zone de 4 caractères alphanumériques permettant de saisir le mot de passe. Tapez celui-ci exactementcomme il a été enregistré. Les lettres majuscules sont considérées comme différentes des minuscules.Afin d’en préserver la confidentialité, les caractères tapés sont remplacés à l’écran par des étoiles surWindows et par des points sur Macintosh. Cliquez ensuite sur le bouton OK ou validez.

Fichier comptable associé

Un fichier commercial ne peut être utilisé sans fichier comptable.

Deux cas peuvent se présenter :

• aucun fichier comptable n’est lié au fichier commercial : une fenêtre s’ouvre alors pour vouspermettre sa sélection ;

• un fichier comptable est lié : ce dernier est automatiquement ouvert.

Voir Le lien avec un fichier comptable s’enregistre dans le volet Fichier / A propos de… / Options /Fichiers liés.

Si le chemin pour accéder au fichier comptable lié a été modifié, la fenêtre Ouvrir le fichiercomptable apparaît.

Sélectionnez le fichier comptable et cliquez sur le bouton Ouvrir. Si vous annulez cette affectation, lefichier commercial ne s’ouvre pas. Il est possible de créer un fichier comptable en cliquant sur lebouton Nouveau.

Si le fichier comptable est protégé, la fenêtre de saisie du mot de passe apparaîtra.

Le programme effectue un contrôle de cohérence entre la raison sociale enregistrée dans le fichiercommercial et celle du fichier comptable. Si elles ne correspondent pas, un message d’avertissement

Menu Fichier

53©Sage France

apparaîtra. Vous pouvez passer outre. Si vous affectez un fichier comptable qui n’est pas celuid’origine, il n’y aura plus correspondance avec les options et les résultats seront aberrants.

Menu Fichier

54©Sage France

Fermer

Fichier / Fermer

Cette commande permet de fermer le fichier commercial actuellement utilisé.

Le fichier comptable est refermé simultanément.

Equivalent clavier sur Macintosh : COMMANDE + W.

Equivalent clavier sous Windows : CTRL + W.

On peut lancer cette commande en cliquant sur le bouton Fermer le fichier de la barre d’outilsStandard.

Si vous lancez cette commande alors que des fenêtres sont encore ouvertes à l’écran, elles serontautomatiquement refermées comme si vous aviez validé, c’est-à-dire accepté les modificationséventuellement faites.

Cette commande ne sert pas à la fermeture des fenêtres ouvertes à l’écran. Pour cela, consultez le« Manuel de la gamme ».

Menu Fichier

55©Sage France

A propos de...

Fichier / A propos de…

On peut ouvrir cette commande en cliquant sur le bouton A propos du fichier de la barred’outils Standard.

Voir Le « Manuel de la gamme » vous donnera toutes explications sur les barres d’outils.

Cette commande permet de :

• consulter et modifier la fiche de l’entreprise,

• enregistrer les paramètres généraux de gestion,

• enregistrer les contacts au sein de votre société,

• conserver les préférences concernant le fichier de gestion utilisé,

• paramétrer les options de l’entreprise.

Cette commande n’est accessible que si un fichier commercial est ouvert. Son nom est complété parcelui du fichier.

Cette fenêtre apparaît automatiquement après la création d’un nouveau fichier commercial.

Pour imprimer le contenu de la fiche d’identification de l’entreprise ainsi que ses options, utiliser lacommande Fichier / Imprimer les paramètres société. Sélectionnez ensuite, dans le menuhiérarchique qui s’ouvre, les informations à imprimer.

Menu Fichier

56©Sage France

Par défaut, la commande A propos de... s’ouvre sur le premier des huit volets qui composent la fichede l’entreprise. pendant une session d’utilisation, le volet qui s’ouvre par défaut est le dernier consulté.

Nous rappelons que toutes les informations concernant la saisie, l’utilisation des fenêtres et desboutons, la barre d’outils Navigation, la commande Rechercher/Remplacer et bien d’autrescommandes d’usage général sont regroupées dans le « Manuel de la gamme ».

Description de la fiche de l’entreprise

Les boutons (sur Macintosh) et les onglets (sur Windows) apparaissant en haut de cette fenêtre ont lerôle décrit ci-dessous.

Windows La version Windows du programme utilise des onglets pour accéder aux différents volets de cettefonction.

Macintosh La version Macintosh utilise des boutons pour accéder aux différents volets de cette fonction.

Onglet / Bouton Identification

Permet de revenir au volet Identification lorsqu’on consulte un autre volet de la fiche.

Onglet / Bouton Initialisation

Permet d’accéder au volet Initialisation. Ce volet permet d’enregistrer les informationsgénérales concernant la gestion des devises de tenue commerciale, de tenue de comptabilité ainsi queleurs formats.

Onglet / Bouton Contacts

Permet d’accéder au volet Contacts. Ce volet permet d’enregistrer la liste des contacts ainsique leurs coordonnées téléphoniques.

Onglet / Bouton Paramètres comptables

Permet d’accéder au volet Comptable. Ce volet permet d’enregistrer des informationsgénérales concernant la gestion comptable.

Onglet / Bouton Paramètres commerciaux

Permet d’accéder au volet Commercial. Ce volet permet d’enregistrer des informationsgénérales concernant la gestion commerciale.

Menu Fichier

57©Sage France

Onglet / Bouton Communication

Permet d’accéder au volet Communication. Ce volet permet d’enregistrer les différentsparamètres nécessaires aux communications Internet.

Onglet / Bouton Préférences

Permet d’accéder au volet Préférences. Ce volet permet d’adapter le programme par rapportà vos habitudes de travail.

Onglet / Bouton Options

Permet d’accéder au volet Options. Ce volet regroupe des informations générales àrenseigner avant toute utilisation du programme.

Volet Identification - Fiche entreprise

Le premier volet de la fiche de l’entreprise est illustré ci-dessus. Les différentes zones entrant dans sacomposition sont décrites ci-après.

Si le fichier comptable utilisé a été préalablement créé à partir du programme Sage Comptabilité 100,les zones de cette fenêtre sont automatiquement complétées avec les informations provenant de cedernier.

Raison socialeZone de 35 caractères alphanumériques maximum. Cette information doit être saisie obligatoirement.

A l’ouverture des fichiers, un contrôle de cohérence est réalisé avec le fichier comptable associé. Siles deux raisons sociales sont différentes, un message d’alerte vous demande de confirmer cettedisparité.

ActivitéZone de 35 caractères alphanumériques destinée à préciser l’activité de l’entreprise.

Adresse / ComplémentCes deux zones servent à l’enregistrement de l’adresse de l’entreprise. 35 caractères alphanumériqueschacune.

C.P. / VilleCes deux zones distinctes servent pour le code postal et la ville. Les informations à y saisir ne doiventpas dépasser respectivement 9 et 35 caractères alphanumériques.

Menu Fichier

58©Sage France

RégionZone de 25 caractères alphanumériques, permettant l’enregistrement de la région de l’entreprise.

PaysListe déroulante éditable permettant l’enregistrement du pays de l’entreprise. La saisie directe estpossible.

CommentaireZone de 69 caractères alphanumériques pour l’enregistrement d’informations diverses.

SIRET / NAF (APE)La zone de gauche (14 caractères alphanumériques) permet d’enregistrer le numéro affecté àl’entreprise.

La zone de droite (5 caractères alphanumériques au maximum) sert à la saisie du NAF (ex code APE).

Un contrôle de validité de saisie est effectué sur la zone SIRET dans le cas où le code pays (c’est-à-dire le code ISO 3) correspondant au pays enregistré dans la zone Pays, est FRA (France).

Voir Les codes pays sont paramétrés dans l’option Pays de la présente commande.

Des messages d’erreur apparaîtront si les valeurs saisies sont incorrectes.

Comme le numéro de SIRET, le NAF (ou code APE) apparaîtra sur la page de présentation des étatsimprimés.

N° identifiantZone de 25 caractères alphanumériques pour l’enregistrement du numéro d’identification C.E.E. de lasociété.

TéléphoneZone permettant d’enregistrer le numéro de téléphone principal de la société. 21 caractèresalphanumériques.

Lorsque les fichiers utilisés (commercial et comptable) sont convertis d’une version précédente duprogramme (antérieure à la version 9.00), l’utilitaire de conversion ne conserve dans cette zone et lasuivante, Télécopie, que les deux premiers numéros des zones Intitulé Télécom et Numéro Télécomdes versions précédentes. Les autres numéros sont stockés dans les contacts. Voir le volet Contactsde la présente commande.

Il y a donc lieu de vérifier et de modifier éventuellement les valeurs reprises.

TélécopieZone permettant d’enregistrer le numéro de télécopie principal de la société. 21 caractèresalphanumériques.

Télécommu-nication

Menu Fichier

59©Sage France

E-mailZone permettant de saisir une adresse E-mail à laquelle vous envoyez fréquemment des messages. 69caractères alphanumériques.

Le bouton Envoyer un message qui l’accompagne permet d’envoyer un message (e-mail) à cetteadresse. Ce bouton n’est actif que si le poste dispose d’un logiciel de communication via Internet.

Un clic sur ce bouton lance le programme de messagerie ainsi que la fenêtre d’un nouveau message àl’adresse enregistrée dans cette zone. Si aucune adresse E-mail n’est indiquée, il faudra saisir une telleadresse ou la sélectionner dans le carnet d’adresse du programme de messagerie.

SiteZone permettant de saisir l’adresse d’un site Internet auquel vous vous connectez fréquemment. 69caractères alphanumériques.

Exemple

L’adresse du site Internet de la maison mère.

Il est nécessaire de taper l’adresse complète. La mention du protocole n’est pas obligatoire.

Exemple

Pour vous connecter au site de Sage France, il faut enregistrer www.sage.fr.

Le bouton Se connecter à un site qui l’accompagne permet de lancer immédiatement uneconnexion avec le site enregistré. Ce bouton n’est actif que si le poste dispose d’un programme denavigation Internet.

Si aucun site n’a été enregistré, le programme de navigation est lancé avec connexion au siteparamétré par défaut.

Menu Fichier

60©Sage France

Volet Initialisation - Fiche entreprise

On accède au volet Initialisation de la fiche de l’entreprise en cliquant sur l'ongletcorrespondant sous Windows ou sur le bouton Initialisation sur Macintosh.

Cette fenêtre comporte quatre zones qui permettent de paramétrer les différentes monnaies utilisées :

• la monnaie de tenue commerciale,

• la devise d’équivalence,

• la monnaie de tenue de la comptabilité,

• la longueur des comptes

• ainsi que les formats d’affichage.

Il s’agit de la devise d’expression des valeurs monétaires.

IntituléCette zone à liste déroulante affiche la liste des devises enregistrées dans le volet Fichier / A proposde... / Options. Par défaut, lors de la création d’un fichier commercial, le programme crée une devisenommée « Tenue de compte ».

L’enregistrement de cette devise est obligatoire.

Il est possible de créer (ou de modifier) une devise depuis cette zone (35 caractères alphanumériques)et les suivantes en sélectionnant soit une ligne vide, soit la ligne de la devise à modifier. Il seranéanmoins nécessaire de compléter les informations sur cette devise dans le volet Options commedécrit plus loin.

Monnaie detenuecommerciale

Menu Fichier

61©Sage France

Application de l’euro

Depuis le 1er janvier 2002, les entreprises de la zone Euro sont dans l’obligation de sélectionnerl’euro dans cette zone.

UnitéZone affichant l’intitulé de la devise sélectionnée dans la zone précédente ou permettant sa saisie enlettres. 21 caractères alphanumériques.

Cette zone et la suivante permettront des impressions en toutes lettres dans les documents destinés àl’export ou à l’import. Certains objets de la mise en page permettront ce genre d’impression.

Voir La commande Mise en page dans le « Manuel de la gamme ».

Sous-unitéZone affichant l’intitulé de la sous unité de la devise sélectionnée dans la zone Intitulé ou permettantsa saisie en lettres. 21 caractères alphanumériques.

Ces deux zones ne sont utilisées que pour l’impression des montants en toutes lettres. Par défaut ellesproposent euro et cent.

Exemple

Trois mille Dollars et cinquante cents : Dollars a été enregistré comme unité monétaire et centscomme sous-unité.

Format montantZone de 31 caractères alphanumériques permettant de définir le format de la devise. Ce format estindépendant du format montant et sera utilisé en saisie de document.

Devise d’équivalenceZone à liste déroulante affichant la liste des devises enregistrées dans le volet Options comme ci-dessus. Cette devise sera utilisée par une fonction commune à tous les programmes de la Ligne 100Sage, l’Inverseur, qui permet d’afficher instantanément à l’écran, dans les zones affichant desmontants, les valeurs dans une devise choisie. Il permettra également les saisies dans l’une ou l’autredes devises.

Cet Inverseur est décrit dans le « Guide de l’Euro ».

Application de l’euro

Depuis le 1er janvier 2002, les entreprises de la zone Euro sont dans l’obligation de sélectionnerl’euro dans cette zone.

Il leur reste cependant la possibilité de sélectionner le Franc français pour conserver la possibilitéde vérifier la correspondance entre les valeurs saisies en euros et l’ancienne monnaie nationale parutilisation de l’Inverseur.

Menu Fichier

62©Sage France

La sélection d’une autre devise reste également possible pour les filiales de sociétés hors de la zoneEuro.

La devise définie dans cette zone sera proposée par défaut si l’Inverseur est actif :

• lors de l’impression des états,

• lors de l’export des écritures comptables par la commande Mise à jour de la comptabilité.

Cette zone à liste déroulante affiche la liste des devises enregistrées dans le volet Fichier / A proposde... / Options. Cette devise sera proposée par défaut lors de la mise à jour comptable.

Voir La commande Traitement / Mise à jour de la comptabilité.

Aucune saisie n’est possible depuis cette zone. Le choix d’une devise est obligatoire.

En création de fichier, cette devise est la même que celle créée pour la tenue commerciale à moins quele fichier comptable associé ne comporte déjà une devise.

Les deux zones décrites ci-dessous permettent de consulter, et de modifier si cela est possible, lalongueur des comptes généraux et des sections analytiques utilisés.

Compte généralLa valeur saisissable dans cette zone est au minimum de 3 et au maximum de 13. Dans ce cas lalongueur du compte est définitivement fixée. Vous pouvez également y laisser le zéro (0) proposé pardéfaut. Vous indiquez ainsi au programme que la longueur des comptes est “flottante” c’est-à-direqu’elle peut varier entre 3 et 13 caractères au gré de vos saisies.

Section analytiqueLe paramétrage du format des sections analytiques est identique à celui des comptes généraux.

Ces longueurs ne sont plus modifiables dès lors que des comptes ont été saisis.

Si dans le programme Sage Comptabilité 100 l’option EDI est cochée, les comptes ne peuvent pasavoir plus de 12 caractères alphanumériques.

Zones éditables permettant de définir les formats des montants, des quantités et des prix unitaires.

• Quantité : indique le format d’affichage des quantités à l’écran et dans les états. Le format pardéfaut est # ##0,00.

ExempleLe format # ###,00 n’imprimera rien si le nombre est nul. S’il est décimal, il s’affichera avecdeux chiffres.

Monnaie detenue decomptabilité

Longueur d’uncompte

Formats

Menu Fichier

63©Sage France

Les nombres négatifs sont par défaut précédés du signe moins (–).

Vous pouvez enregistrer trois formats différents pour les valeurs positives, négatives et nulles.Ces formats devront être séparés par des points-virgules.

Exemple

Le format # ##0,00;(# ##0,00);0 affiche les nombres positifs suivant la présentation standard etles chiffres négatifs entre parenthèses. Les nombres nuls sont représentés par un seul zéro.

On peut modifier un format en ajoutant des décimales mais il est impossible de faire l’inverse.

• Prix : indique le format d’affichage des montants ou des prix à l’écran et dans les états. Ce formatest enregistré dans le fichier comptable. Le signe # remplace n’importe quel chiffre. Les chiffresnon significatifs ne sont pas imprimés. Un 0 force l’impression d’un chiffre (éventuellement unzéro) à la position.

Vous pouvez enregistrer jusqu’à 31 caractères, chiffres, lettres ou signes de ponctuation (dont4 décimales). Voir en annexe les possibilités de paramétrage de cette zone. Le format par défautest # ##0,00.

Le format utilisé pour les saisies est le Format montant paramétré plus haut dans ce volet.

Si vous augmentez le nombre de décimales, un message vous avertira que la modification du nombrede décimales va être enregistrée dans le fichier comptable et qu’elle sera irréversible.

Exemple

Le format # ##0,00 imprimera tout montant avec au moins un chiffre des unités (0 s’il y a lieu)et deux décimales (égales à 0 s’il y a également lieu). Les milliers seront séparés des centainespar un espace, les décimales par une virgule. Le symbole de l’euro sera ajouté à la fin de chaquenombre (mais ne devra pas être saisi).

Quel que soit le format, le nombre de décimales ne peut excéder 4.

Menu Fichier

64©Sage France

Volet Contacts – Fiche entreprise

On accède au volet Contacts de la fiche de l’entreprise en cliquant sur l'onglet Contacts sousWindows ou sur le bouton du même nom sur Macintosh.

Les noms des personnes ou des services de votre société que l’on peut enregistrer dans ce volet sontceux auxquels on peut s’adresser pour les différentes opérations ou transactions effectuées.

Exemple

On peut enregistrer les noms des acheteurs ou du service achats pour que les fournisseurs puissents’adresser directement à eux.

On peut enregistrer le service commercial pour toutes les opérations concernant les ventes auxclients.

On peut enregistrer le responsable du service comptable pour toutes les questions concernant lesrèglements. Etc.

Liste des contactsLa zone de liste présente tous les contacts déjà enregistrés.

Pour ajouter un contact : tapez les informations le concernant dans les zones du bas de l’écran etvalidez.

Pour consulter ou modifier un contact : cliquez sur sa ligne, apportez les modifications et validez.

Pour supprimer un contact : cliquez sur sa ligne puis sur le bouton Supprimer de la barred’outils Navigation.

Menu Fichier

65©Sage France

Cette liste possède un menu contextuel dont les commandes Voir/modifier l’élément sélectionné,Consulter l’élément sélectionné et Personnaliser la liste sont indisponibles.

Les zones de saisie ont les caractéristiques suivantes :

• Nom : 35 caractères alphanumériques,

• Prénom : 35 caractères alphanumériques,

• Service : zone à liste déroulante permettant de sélectionner un des services enregistrés dansl’option Service contact de cette même fonction,

• Fonction : 35 caractères alphanumériques pour l’enregistrement de la fonction du contact.

Cet encadré propose les zones suivantes :

• Téléphone : 21 caractères alphanumériques,

• Portable : 21 caractères alphanumériques pour le numéro du téléphone portable,

• Télécopie : 21 caractères alphanumériques,

• E-mail : 69 caractères alphanumériques pour l’enregistrement de l’adresse mail du contact.

Lorsque les fichiers utilisés (commercial et comptable) sont convertis d’une version précédente duprogramme (antérieure à la version 9.00), l’utilitaire de conversion transforme le contenu despositions 3 à 10 des zones Intitulé Télécom et Numéro Télécom des versions précédentes en autantde contacts.

L’Intitulé est transféré dans la zone Nom et le numéro dans la zone Téléphone.

Les positions 1 et 2 sont transférés dans les zones Téléphone et Télécopie du volet Identification decette même fonction.

Il y a donc lieu de vérifier et de modifier éventuellement les valeurs reprises.

Télécommuni-cation

Menu Fichier

66©Sage France

Volet Comptable - Fiche entreprise

On accède au volet Comptable de la fiche de l’entreprise en cliquant sur l'ongletcorrespondant sous Windows ou sur le bouton Comptable sur Macintosh. Ce volet permetd’enregistrer les paramètres comptables de l’entreprise.

Ce volet se compose de trois sous-volets qui permettent l’un de paramétrer les éléments de facturation,l’autre celui des règlements et le troisième d’enregistrer les paramètres généraux concernant lacomptabilité.

Sous-volet Facturation – Volet Comptable de la fiche entreprise

On accède à ce sous-volet en cliquant sur l’onglet correspondant sur Windows ou en sélectionnantl’item Facturation dans la zone à liste déroulante proposée sur Macintosh.

Voir l’illustration ci-dessus.

Cet encadré, ainsi que le suivant, réunissent toutes les options utilisées par la mise à jour comptable.Certaines des options qui apparaissent maintenant dans ce volet étaient, dans les versions précédentes,disponibles dans la commande Traitement / Mise à jour de la comptabilité.

Code journal ventesCette zone permet de paramétrer le journal qui sera proposé par défaut lors des mises à jourcomptables des ventes (il pourra cependant être modifié au moment de la passation comptable).

Elle affiche la liste des journaux existant dans le fichier comptable.

Paramètrescomptables pardéfaut

Menu Fichier

67©Sage France

N° de pièce des écritures de vente / Référence pièce des écritures de venteCet ensemble de deux zones à liste déroulante permet de paramétrer l’information qui sera reprisedans les colonnes N° de pièce et Référence pièce du programme Sage Comptabilité. Les différentschoix offerts sont les suivants :

• N° de pièce :

◊ N° facture : (valeur proposée par défaut) la colonne N° de pièce des écritures comptablesreprend le numéro de facture de vente ou d’achat.

◊ Automatique : la numérotation des écritures de ventes ou d’achats sera fonction duparamétrage fait pour la numérotation du journal destinataire.

• Référence pièce :

◊ N° facture : la colonne Référence pièce des écritures comptables reprend le numéro defacture de vente ou d’achat.

◊ Référence : (valeur par défaut pour ce choix) la colonne Référence pièce des écriturescomptables reprend la valeur saisie dans la zone Référence des en-têtes de factures.

Libellé des écritures de venteCette zone permet de paramétrer le libellé des écritures qui seront transférées en comptabilité lors dela mise à jour comptable des écritures de ventes.

La zone de saisie (35 caractères alphanumériques) permet d’enregistrer certains codes présentés ci-dessous.

L’insertion, dans le texte, du caractère @ suivi d’une lettre code permet d’insérer automatiquementune donnée tirée des fichiers. Ces codes sont les suivants :

• @I : affiche l’intitulé du client ou du fournisseur,

• @P : affiche le numéro de pièce de la facture,

• @R : affiche le contenu de la zone Référence de l’en-tête de pièce.

• @T : affiche le type du document : « Facture » si la valorisation est positive, « Avoir » si elle estnégative.

Exemple

On a saisi comme libellé ventes : Facture n° @P @I.

Le programme affichera des libellés de la forme :

Facture n° FA020035 Billo & fils

Facture n° FA020150 Blanc

Si aucun paramétrage n’est fait dans cette zone, le programme affichera le libellé par défaut « Fac »suivi de l’intitulé du tiers. Dans le cas des règlements, le libellé qui s’affiche est celui enregistré parl’utilisateur lors de la saisie du règlement.

Menu Fichier

68©Sage France

Comptabilisation des avoirs et retoursCette zone permet de définir comment le programme doit traiter, lors de la mise à jour comptable, leslignes et valorisations négatives trouvées dans les pièces ou résultant d’un bon de retour ou d’un bond’avoir financier :

• Inverser le sens : (valeur par défaut) les écritures sont inversées sur les comptes concernés,

• Valeur négative : les écritures sont transférées telles qu’elles apparaissent dans les pièces et sontprécédées du signe moins(-).

Exemple

Une facture de vente est valorisée de la façon suivante :Total HT - 1 000,00TVA - 196,00Total TTC - 1 196,00

La mise à jour comptable sera faite de la façon suivante si Inverser le sens est sélectionné :

Date N° pièce N° compte Débit Crédit

150102 FA020001 7010000 Vente de marchandises 1 000,00

150102 FA020001 445700 TVA collectée 196,00

150102 FA020001 411000 Carat 1 196,00

Si Valeur négative est sélectionnée :

Date N° pièce N° compte Débit Crédit

150102 FA020001 7010000 Vente de marchandises – 1 000,00

150102 FA020001 445700 TVA collectée – 196,00

150102 FA020001 411000 Carat – 1 196,00

Transfert des documents de caisse dans le journal de caisseSi cette case est cochée, les documents et règlements reçus d’un programme Sage Saisie de caissedécentralisée seront systématiquement transférés sur le journal dont on aura indiqué le code dans lazone attenante.

DeviseListe déroulante proposant les choix suivants :

• Aucun : (valeur par défaut) les écritures comptables sont transférées en monnaie de tenue decomptabilité. Les valeurs en devises étrangères ne sont pas transférées. Ce choix ne permet pasd’utiliser la zone Transfert devises.

Transfertcomptable desinformationscomplémentai-res

Menu Fichier

69©Sage France

• Devise : les écritures comptables sont générées en monnaie de tenue de comptabilité. Les valeursen devises étrangères sont transférées pour les pièces comportant des montants en devises.

• Tenue commerciale : les écritures comptables sont générées en monnaie de tenue decomptabilité. Les valeurs en monnaie de tenue commerciale sont transférées dans la zone devisede la comptabilité.

• Les deux : . les écritures comptables sont générées en monnaie de tenue de comptabilité. Lesvaleurs en devises étrangères sont transférées pour les pièces comportant des montants en devise.Les pièces ne comportant pas de montant en devise sont transférées en devise de tenuecommerciale.

Les colonnes concernant les devises sont proposées dans les journaux et les états du programme SageComptabilité et permettent des analyses précises dans les différents états de ce programme.

Transfert devisesCette zone à liste déroulante n’est pas accessible si la zone Devise est positionnée sur Aucune. Ellepermet de paramétrer la façon avec laquelle le programme transférera les montants en devise.

Elle propose les choix suivants :

• Compte tiers : (valeur par défaut) seul le montant TTC en devise de la facture sera transféré surle compte de tiers.

• Selon option saisie devise : les devises sont transférées sur les comptes dont l’option Saisiedevise est cochée.

• Tous les comptes : les devises sont transférées sur tous les comptes et aucun contrôled’équilibrage n’est fait.

• Tous les comptes avec équilibre : les devises sont transférées sur tous les comptes et un contrôled’équilibrage est effectué. En cas de déséquilibre, c’est le compte de TVA ayant la plus grandevaleur qui est modifié.

Valeur en deviseCette zone permet de paramétrer la façon avec laquelle le programme calculera les totaux en devisesdes documents.

Elle propose les choix suivants :

• Conversion valeurs : les totaux en devises seront calculés à partir des totaux en monnaie localepar application du cours de la devise. Valeur proposée par défaut.

• Cumul des lignes : les totaux en devises seront calculés à partir du cumul des valeurs en devisesde chaque ligne du document.

Cette détermination s’effectuera dans les cas suivants :

• lors de l’affichage des totaux à l’écran (valorisation de la pièce),

• lors de la détermination du cumul des lignes de remise et des lignes de totalisation,

Menu Fichier

70©Sage France

• lors de l’impression des documents,

• lors du transfert comptable.

QuantitéListe déroulante définissant la façon avec laquelle les quantités seront transférées dans la colonneQuantité des écritures comptables et proposant les choix suivants :

• Aucun : les quantités ne sont pas reportées (valeur par défaut).

• Compte HT : seules les quantités des comptes HT seront reportées.

• Selon option saisie quantité : les quantités sont reportées pour les seuls comptes dont la zoneSaisie quantité de la fiche principale est cochée.

• Tous les comptes : les quantités sont reportées pour tous les comptes de la manière suivante :

◊ Comptes HT : quantités des lignes,

◊ Comptes TTC : quantité globale du document (si le règlement se fait en plusieurséchéances, la quantité est générée sur la première échéance uniquement),

◊ Comptes TVA et escompte : quantité globale du document.

La colonne Quantité est proposée dans les journaux et les états de Sage Comptabilité et permet desanalyses précises dans les différents états de ce programme.

Informations libres entêtesCette zone à liste déroulante définit dans quelles conditions les informations libres de l’en-tête de lapièce de vente seront transférées dans les informations libres des écritures comptables.

Ce transfert s’effectue sous les conditions suivantes :

• les intitulés des informations libres dans la gestion commerciale et dans la comptabilité doiventêtre identiques,

• leurs types (texte, valeur,...) doivent être identiques.

Le nombre de caractères transféré de la gestion commerciale dans la comptabilité est celui défini dansle paramétrage de l’information libre de la comptabilité

Les options proposées sont les suivantes :

• Aucun : (valeur par défaut) aucun transfert des informations libres n’est effectué,

• Compte TTC : les informations libres ne sont transférées que sur l’écriture TTC de lacomptabilité,

• Compte HT : les informations libres ne sont transférées que sur l’écriture HT de la comptabilité,

• Compte TVA : les informations libres ne sont transférées que sur l’écriture de TVA de lacomptabilité,

Menu Fichier

71©Sage France

• Tous les comptes : les informations libres sont transférées sur toutes les écritures de lacomptabilité.

S’il y a plusieurs lignes HT ou de TVA, le report s’effectuera sur toutes les lignes en fonction duparamétrage réalisé.

Sous-volet Règlement/caisse – Volet Comptable de la fiche entreprise

On accède au sous-volet Règlement / caisse en cliquant sur l’onglet correspondant sur Windows ou ensélectionnant l’item Règlement / caisse dans la zone à liste déroulante proposée sur Macintosh.

Cet encadré ainsi que le suivant réunissent toutes les options utilisées par la mise à jour comptable.

Code journal des règlementsCette zone à liste déroulante saisissable permet de paramétrer le journal qui sera proposé par défautlors des mises à jour comptables (il pourra cependant être modifié au moment de la passationcomptable).

Elle affiche la liste des journaux de type Trésorerie existant dans le fichier comptable.

Paramètrescomptables pardéfaut desrèglements

Menu Fichier

72©Sage France

N° pièces écritures de règlement / Référence pièce des écritures de règlementCes deux zones à liste déroulante permettent de paramétrer l’information qui sera reprise dans lescolonnes N° de pièce et Référence pièce du programme Sage Comptabilité lors du transfert desrèglements. Les différents choix offerts sont les suivants :

• N° de pièce écritures de règlements :

◊ N° pièce : (valeur proposée par défaut) la colonne N° de pièce des écritures comptablesreprend le numéro de pièce des règlements.

◊ Automatique : la numérotation des écritures de ventes ou de règlements sera fonction duparamétrage fait pour la numérotation du journal destinataire.

• Référence pièce des écritures de règlement :

◊ N° pièce : la colonne Référence pièce des écritures comptables reprend le numéro desrèglements.

◊ Référence : (valeur par défaut) la colonne Référence pièce des écritures comptablesreprend la valeur saisie dans la zone Référence des règlements.

Les zones regroupées dans cet encadré permettront au programme de gérer automatiquement les écartsde règlement qui pourront être constatés.

Code journalZone à liste déroulante éditable permettant de sélectionner un journal de type Général. Ce journalservira à l’enregistrement des écritures des écarts de règlement.

Ecart maximumCette zone est destinée à la saisie du montant maximum qui entraînera la génération automatiqued’une écriture d’écart de règlement.

Ce montant doit être exprimé en monnaie de tenue commerciale.

Voir Un complément d’information sur la génération des écarts de règlement est donné dans la commandeTraitement / Gestion des règlements / Saisie des règlements.

Compté débitZone à liste déroulante éditable permettant la sélection du compte général sur lequel sera portéel’écriture d’écart quand elle est de sens débiteur.

Compte créditZone à liste déroulante éditable permettant la sélection du compte général sur lequel sera portéel’écriture d’écart quand elle est de sens créditeur.

Gestion desécarts derèglements

Menu Fichier

73©Sage France

Cette case à cocher ainsi que les deux zones dépendant de ce titre définissent si les mouvements diversde caisse reçus d’un programme Sage Saisie de caisse décentralisée doivent être comptabilisés.

Si cette case est cochée, les mouvements divers de caisse seront comptabilisés.

Exemple

Une sortie d’argent pour l’achat de timbres ou un pourboire à un livreur.

Les deux zones présentes dans cet encadré deviennent disponibles si cette case est cochée. Lescomptes qu’il est nécessaire d’y enregistrer seront automatiquement utilisés pour la passation desécritures de mouvements divers de caisse.

Si vous n’enregistrez pas de compte un message d’erreur vous rappellera d’avoir à le faire.

Si votre plan comptable ne comporte pas encore les comptes nécessaires à ces zones, décochezl’option Comptabilisation mouvements divers de caisse, créez les comptes et recommencez leparamétrage de ce volet.

Il est cependant possible de vous réserver la possibilité de choisir « au vol » le compte qui doit êtremouvementé lors de la saisie du mouvement.

Voir La commande Traitement / Mouvements de caisse.

Compte débitCette zone, ainsi que la suivante, ne devient active que si la case Comptabilisation mouvementsdivers de caisse est cochée. Elle permet d’enregistrer le compte général qui sera mouvementé lors del’enregistrement d’un mouvement divers au débit de la caisse.

L’enregistrement d’un compte dans cette zone n’est pas obligatoire. Voir les explications ci-dessus.

Compte créditCette zone a un rôle identique à la précédente mais sert dans le cas de mouvements divers créditeursde la caisse.

Mouvementer la caisse pour les remises en banqueCette case à cocher, cochée par défaut, entraîne la génération des mouvements de sortie de caisse lorsde la remise en banque des règlements.

Voir Un complément d’information dans la commande Traitement / Gestion des règlements / Remise enbanque.

Comptabilisa-tionmouvementsdivers decaisse

Menu Fichier

74©Sage France

Sous-volet Général – Volet Comptable de la fiche entreprise

On accède au sous-volet Général en cliquant sur l’onglet correspondant sur Windows ou ensélectionnant l’item Général dans la zone à liste déroulante proposée sur Macintosh.

Les deux zones dépendant de ce titre permettent de gérer le risque client. La première détermine lemoment où s’effectue le contrôle et la seconde estime le dépassement d’encours (s’il y a lieu).

ContrôleListe déroulante proposant les choix suivants :

• Aucun : (valeur par défaut) aucun calcul de dépassement d’encours n’est effectué. La gestion durisque client est laissée à l’appréciation de l’utilisateur par l’intermédiaire des Codes risquesenregistrés dans le volet Options de la présente fonction et affectés aux clients présentant unrisque.

Voir Le volet Options de cette fonction ainsi que la Solvabilité dans la commande Traitement /Documents des ventes.

• Création de l’en-tête document : le dépassement d’encours est systématiquement calculé aumoment de la validation de l’en-tête de pièce.

Voir La commande Traitement / Documents des ventes.

• Validation de ligne : la validation de chaque ligne de pièce (en création ou en modification)entraîne le recalcul du dépassement d’encours en tenant compte de cette nouvelle ligne. Ce choiximplique le calcul du dépassement d’encours à la validation de l’en-tête de pièce.

Encours client

Menu Fichier

75©Sage France

• Fermeture du document : le calcul du dépassement d’encours sera effectué lorsque la pièce serarefermée. Ce choix implique le calcul du dépassement d’encours à la validation de l’en-tête depièce mais pas à la saisie ou à la modification des lignes.

Le contrôle est réalisé lors de la création de pièce mais pas lors d’une transformation.

BaseListe déroulante permettant de paramétrer ce qui doit être pris en compte pour la détermination del’encours :

• Solde comptable : (valeur par défaut) le dépassement d’encours est calculé par différence entrel’encours maximum autorisé et le solde comptable.

• Solde + FA : le dépassement d’encours est calculé par différence entre l’encours maximumautorisé et le solde comptable majoré des factures non comptabilisées.

• Solde + FA + BL : le dépassement d’encours est calculé par différence entre l’encours maximumautorisé et le solde comptable majoré des factures non comptabilisées et des bons de livraison.

• Solde + FA + BL + BC : le dépassement d’encours est calculé par différence entre l’encoursmaximum autorisé et le solde comptable majoré des factures non comptabilisées, des bons delivraison et des commandes en cours.

L’en-cours maximum autorisé est enregistré dans le volet Statistiques de la fiche client (menuStructure).

Les factures de retour et celles d’avoir sont incluses dans le type FA.

Les deux articles à saisir dans cet encadré sont ceux qui serviront aux passations comptables pour laTVA non perçue et pour les escomptes. Les comptes généraux rattachés à ces articles devront êtreceux sur lesquels ces mouvements doivent être portés en comptabilité.

Article TVA/NP (non perçue)Cette zone ouvre une liste déroulante éditable permettant de sélectionner l’article dont le compteservira de passerelle comptable dans le cas de l’utilisation d’un taux de taxe de type Taxe non perçue.

Voir La commande Structure / Comptabilité / Taux de taxes.

Article d’escompteListe déroulante éditable permettant l’enregistrement de la référence de l’article dont le compte servirade passerelle comptable pour l’imputation des escomptes accordés ou obtenus.

Articlepasserellecomptable

Menu Fichier

76©Sage France

Les zones regroupées dans cet encadré permettront au programme de gérer automatiquement les écartsd’arrondi de conversion en euros qui pourront être constatés.

Code journalZone à liste déroulante éditable permettant de sélectionner un journal de type Général. Ce journalservira à l’enregistrement des écritures des écarts de conversion.

Ecart maximumCette zone est destinée à la saisie du montant maximum qui entraînera la génération automatiqued’une écriture d’écart de conversion.

Ce montant doit être exprimé en monnaie de tenue commerciale.

Compté débitZone à liste déroulante éditable permettant la sélection du compte général sur lequel sera portéel’écriture d’écart quand elle est de sens débiteur.

Compte créditZone à liste déroulante éditable permettant la sélection du compte général sur lequel sera portéel’écriture d’écart quand elle est de sens créditeur.

Ces zones reprennent les comptes enregistrés dans le volet A propos de… / Préférences duprogramme Sage Comptabilité ayant éventuellement servi à la création du fichier comptable.

Les comptes enregistrés ici seront stockés dans le fichier comptable.

Les écarts de conversion liés à l’euro ne sont plus imputés ni sur le compte de TVA ni sur le compteHT. Les valeurs en monnaie de tenue commerciale sont converties par application du cours.

Exemple

La gestion commerciale est tenue en livres sterling et la comptabilité en euros.

1 = 0.679 £.

Compte d’écart débit : 668800.

Compte d’écart crédit : 768800.

On transfère la facture suivante en comptabilité :

Total HT : 100.00 £ soit 147.28

TVA : 19.60 £ soit 28.87

TTC : 119.60 £ soit 176.14

Les écritures transférées sont les suivantes :

Gestion desécartsd’arrondi deconversion

Menu Fichier

77©Sage France

Compte Débit Crédit Commentaire

411000 176.14

668800 0.01 Le compte d’écart de conversion débit est utilisé. L’écart est constaté au débit.

445719 28.87

701019 147.28

Total 176.15 176.15

La zone présente dans cet encadré permet d’enregistrer le compte de contrepartie qui sera proposé pardéfaut lors de la saisie des règlements clients.

Cette option ne sera utilisée que par les sociétés assujetties à la TVA sur encaissement.

Compte de TVAListe déroulante éditable permettant de sélectionner le compte comptable sur lequel doivent êtreportés les montants de la TVA sur encaissement.

Dans les versions du programme antérieures à la version 10.00, ce sous volet offrait une fonctionpermettant d’associer un fichier comptable au fichier commercial utilisé. Cette fonction estmaintenant reportée dans l’option Fichiers liés de la présente commande.

Compte TVAencaissement

Menu Fichier

78©Sage France

Volet Commercial - Fiche entreprise

On accède au volet Commercial de la fiche de l’entreprise en cliquant sur l'ongletCommercial sous Windows ou sur le bouton Commercial sur Macintosh. Ce volet sert àl’enregistrement des données commerciales concernant l’entreprise.

Unité de poidsListe déroulante permettant la sélection de l’unité de poids utilisée :

• Tonne,

• Quintal,

• Kilogramme,

• Gramme (valeur par défaut),

• Milligramme.

Cette option permet de définir l’unité de poids qui sera utilisée en affichage des valeurs relatives auxpoids (Total poids net, Total poids brut, etc.).

Exemple

Le gramme a été défini comme unité de poids.

L’article BAAR01 a comme unité de poids le gramme dans sa fiche article.

L’article PAEM01 a comme unité de poids le milligramme dans sa fiche article.

Paramètrescommerciaux

Menu Fichier

79©Sage France

Dans les documents, les poids seront systématiquement affichés en grammes après conversion sinécessaire.

Calcul des échéancesLors de la transformation des documents clients, le programme calcule les dates d’échéance enfonction de la date du nouveau document. Cette option permet de figer cette date d’échéance enfonction du choix fait dans cette liste déroulante :

• Bon de commande : les dates d’échéance figurant sur les bons de commande ne seront plusrecalculées lors de la transformation de ces documents.

Recalcul de la date du Document transformé en

document d’origine Bon de commande Bon de livraison Facture

Devis Oui Oui Oui

Bon de commande Non Non

Bon de livraison Non

• Bon de livraison : les dates d’échéance figurant sur les bons de livraison ne seront plusrecalculées lors de la transformation de ces documents.

Recalcul de la date du Document transformé en

document d’origine Bon de commande Bon de livraison Facture

Devis Oui Oui Oui

Bon de commande Oui Non

Bon de livraison Non

• Facture : les dates d’échéance sont systématiquement recalculées. Valeur par défaut.

Recalcul de la date du Document transformé en

document d’origine Bon de commande Bon de livraison Facture

Devis Oui Oui Oui

Bon de commande Oui Oui

Bon de livraison Oui

Format de la date de livraisonListe déroulante offrant le choix du format de la date de livraison :

• Date : (valeur par défaut) la date de livraison indiquée dans les pièces d’achat et de vente serasous la forme JJMMAA,

Menu Fichier

80©Sage France

• Semaine : la semaine de livraison sera indiquée sous la forme d’une semaine civile de 01 à 52, ladate de livraison sera sous la forme numéro de semaine/année,

• Julien : la date de livraison sera indiquée sous la forme d’un jour civil de 001 à 365, la date delivraison sera sous la forme numéro de jour/année.

Toute modification du format de la date de livraison sera répercutée rétroactivement.

Dans le cas de lignes de documents disposant d’une date de livraison au format Semaine, la dateréellement enregistrée correspond au lundi de la semaine concernée.

Choix d’application des remisesListe déroulante permettant de gérer le mode de calcul des remises en cas de conflits entre celledéfinie dans les fiches clients, celle définie dans les tarifs articles et celle définie dans les familles.

• Choix manuel : (valeur par défaut) le choix sera laissé à l’utilisateur dans chaque pièce parl’affichage d’une fenêtre de sélection reprenant toutes les possibilités énumérées ci-dessus.

• Remise article : la remise indiquée dans les tarifs de l’article sera reprise automatiquement ensaisie de document.

• Remise famille : la remise indiquée dans les tarifs de la famille de l’article sera repriseautomatiquement en saisie de document.

• Remise client : la remise indiquée dans la fiche client sera reprise automatiquement en saisie dedocument.

• Remise cumulée : les pourcentages des remises client, famille et article s’ajouterontarithmétiquement.

• Remise en cascade : les différents taux de remise sont appliqués en cascade.

• Choix manuel et cat. / famille : identique au choix manuel mais tenant compte en plus de laremise par catégorie et par famille.

• Remise article et cat. / famille : identique à la remise article mais tenant compte en plus de laremise par catégorie et par famille.

• Remise famille par client et cat. / famille : identique à la remise par famille et par client maistenant compte en plus de la remise par catégorie et par famille.

• Remise famille par catégorie tarifaire : identique à la remise par famille mais tenant compte enplus de la remise par catégorie et par famille.

• Remise client et cat. / famille : identique à la remise par client mais tenant compte en plus de laremise par catégorie et par famille.

• Remise cumulée et cat. / famille : identique à la remise cumulée mais tenant compte en plus dela remise par catégorie et par famille.

• Remise en cascade et cat. / famille : identique à la remise en cascade mais tenant compte en plusde la remise par catégorie et par famille.

Menu Fichier

81©Sage France

Le tableau suivant précise, en fonction du choix fait ici et des remises que vous avez pu renseigner, lesremises qui seront appliquées par le programme.

Choix remise Remise famille parcatégorie tarifaire

renseignée

Autre remiserenseignée

Conflit de remise Remise appliquée

6 premières options Oui Non Non Aucune

(anciennes) Oui Oui Non Autre remise

7 dernières options Oui Non Non Remise famille parcatégorie

(nouvelles) Oui Oui Oui Selon choix

Les remises par catégories tarifaires définies dans les fiches de familles d’articles ne sont jamaisprises en compte dans les 6 premiers choix.

Le tableau ci-dessous résume option par option les choix que le programme exécutera dans le cas d’unconflit de remise en fonction de la sélection faite dans cette zone.

Choix remise Remise appliquée ou autre événement

Choix manuel Affichage de la fenêtre de conflit de remise proposant :- Remise article- Remise par famille et par client- Remise client.

Remise article Remise article (si elle existe)

Remise famille Remise par famille et par client (si elle existe)

Remise client Remise client (si elle existe)

Remise cumulée Cumul (si cela est possible et si elles existent) des- Remise article- Remise par famille et par client- Remise par clientsinon affichage de la fenêtre de conflit de remise

Remise en cascade Application (si elles existent et si elles sont limitées à 3) des- Remise article- Remise par famille et par client- Remise par clientsinon affichage de la fenêtre de conflit de remise

Choix manuel et cat. / famille Affichage de la fenêtre de conflit de remise proposant :- Remise article- Remise par famille et par client- Remise par famille et par catégorie tarifaire- Remise client.

Menu Fichier

82©Sage France

Choix remise Remise appliquée ou autre événement

Remise article et cat. / famille Remise article (si elle existe)

Remise famille par client et cat. / famille Remise par famille et par client (si elle existe)

Remise famille par cat. Tarifaire Remise par famille et par catégorie tarifaire (si elle existe)

Remise client et cat. / famille Remise client (si elle existe)

Remise cumulée et cat. / famille Cumul (si cela est possible et si elles existent) des- Remise article- soit Remise par famille et par client, soit Remise par famille et parcatégorie tarifaire- Remise par clientsinon affichage de la fenêtre de conflit de remise

Remise en cascade et cat. / famille Application (si elles existent et si elles sont limitées à 3) des- Remise article- soit Remise par famille et par client, soit Remise par famille et parcatégorie tarifaire- Remise par clientsinon affichage de la fenêtre de conflit de remise

Appel des tiers en saisie de pièceCette zone à liste déroulante permet de paramétrer sur quelle information la sélection des tiers ensaisie de pièce pourra se faire par défaut (il sera possible de modifier ce choix au moment de lasaisie) :

• Sur le numéro : (valeur par défaut) la sélection du tiers sera proposée par défaut sur son numéro,

• Sur l’intitulé : la sélection du tiers sera proposée par défaut sur son intitulé de compte,

• Sur le code postal : la sélection du tiers sera proposée par défaut sur son code postal.

Type de tarif par défaut en création d’articleZone à liste déroulante permettant de définir le type de tarif :

• HT (valeur par défaut) ou

• TTCqui sera proposé par défaut en cas de création de catégorie tarifaire dans le volet Options de laprésente commande.

Gestion des articles non livrésCette zone à liste déroulante offre plusieurs choix concernant la gestion des articles non livrés :

• Aucune : (valeur par défaut) le programme assure la gestion des reliquats comme cela est indiquépour les articles en indisponibilité dans la commande Traitement / Documents des ventes.

Menu Fichier

83©Sage France

• En indisponibilité totale : dans le cas d’une indisponibilité totale d’un article, ce choix entraînela génération d’une ligne avec une valeur nulle dans la colonne Quantité livrée. Cette ligne serareportée sur le bon de livraison (ou sur le document qui suit dans l’ordre paramétré de successiondes pièces) afin que le client sache que son article est toujours en commande mais qu’il n’a puêtre livré.

• Quantité à zéro : cette option se comporte de façon identique à la précédente mais ne concerneque les articles disponibles mais dont la colonne Quantité livrée a été mise manuellement à zéro.

• Les deux : cette option combine les deux choix précédents : livraison non assurée par suited’indisponibilité ou par suite d’une action volontaire du gestionnaire.

Contrôle d’unicité des N° lotZone à liste déroulante offrant les choix suivants :

• Oui : le programme vérifiera qu’il n’y a aucun doublon dans les numéros de lots enregistrés (pourune même référence article) dans une entrée en stock (sauf dans les bons de retour client) ;

• Non : le programme autorise plusieurs articles portant la même référence avec le même numérode lot à entrer en stock.

DéclenchementCette zone permet le réglage de la gestion de l'indisponibilité en stock des articles lors de la saisie desdocuments de vente. Les possibilités offertes sont les suivantes :

• Bon de commande : (valeur par défaut) l’indisponibilité est gérée à partir du bon de commande.Dans ce cas, lors de la saisie d'un bon de commande client, le programme proposera la fenêtred'indisponibilité de l'article en cours de saisie si celui-ci est partiellement ou totalementindisponible en stock.

• Bon de livraison : l’indisponibilité est gérée à partir des bons de livraison. Aucune fenêtren'apparaîtra en saisie de commande. La fenêtre d'indisponibilité apparaîtra dès que la quantité enstock sera insuffisante pour effectuer la livraison.

• Aucun : l'indisponibilité n'est pas gérée pour les articles en cours de saisie. Voir ci-après.

Lorsque l'option Déclenchement est sur Aucun, le contrôle de l'indisponibilité s'effectue de lamanière suivante :

• L’option Gestion de stocks négatifs est cochée :

◊ Articles gérés au CMUP : la fenêtre d'indisponibilité n’est jamais proposée dans lesdocuments de vente quel que soit le type de document, et le message de confirmationindiquant que l'opération va rendre le stock négatif n’apparaît pas.

◊ Articles gérés en FIFO, LIFO, sérialisé et par lot : la fenêtre d'indisponibilité estproposée dans les bons de livraison et factures de vente.

Gestion del’indisponibilitéen stock

Menu Fichier

84©Sage France

• L’option Gestion de stocks négatifs n’est pas cochée :

◊ Tous les articles gérés en stock quelle que soit la méthode : la fenêtre d'indisponibilitéest proposée dans les bons de livraison et factures de vente (fonctionnement identique à laposition Bon de livraison).

Gestion des stocks négatifsDans les documents des ventes cette option autorise la saisie de mouvement de sortie de stock rendantnégatif le solde en quantité du dépôt. Cette sortie sera valorisée au dernier prix d’achat. Un messagevous en avertira.

La gestion des stocks négatifs peut donc fausser la valorisation de l'inventaire.

Interprétation Code EANCette option, non sélectionnée par défaut, permet l’utilisation en écriture et en lecture du code à barresEAN. Celui-ci étant utilisé pour les articles à prix et poids variables.

Le programme Sage Saisie de caisse décentralisée permet l’utilisation des codes à barres en lectureet en écriture par les codes C39, EAN8 et EAN13 qui représentent la quasi totalité des utilisations enFrance.

Le code C39 permet d’imprimer des étiquettes codes barres qui peuvent reprendre la référence del’article ou le numéro de série. Ce dernier est donc d’une utilisation relativement simple.

Il est composé des caractères suivants :

• toutes les lettres majuscules de l’alphabet,

• tous les chiffres de 0 à 9,

• ainsi que les 7 caractères suivant : la barre de fraction (/), le tiret (-), le pourcentage (%), le signe(+), le signe dollar ($), le point (.) et l’espace. Ce dernier sera représenté par le signe souligné (_)mais sera effectivement enregistré comme un espace.

Pour imprimer des étiquettes code C39 il faut utiliser le format suivant : * @ *. Ce format est àutiliser dans la commande Fichier / Mise en page.... D’autre part, il faut également sélectionner lapolice appropriée ainsi que sa taille.

L’utilisation des codes EAN8 et EAN13 est réglementée par GENCOD. Nous ne rentrerons pas dansle détail pour ceux-ci dans la mesure ou une inscription est obligatoire pour les fabricants qui veulentles utiliser. Si l’option Interprétation code EAN est sélectionnée, le programme sera alors capabled’interpréter et d’imprimer ces codes qui incluent la référence de l’article mais aussi son prix et / ouson poids.

Les zones de sélection qui suivent ne sont pas disponibles si la case à cocher Interprétation code EANn’est pas sélectionnée.

Code EAN

Menu Fichier

85©Sage France

Préfixe 20Liste déroulante permettant la sélection de l’information qui sera rattachée à la référence de l’articledans le code à barres :

• Appel du prix, dans ce cas le programme ne rattache pas le prix au code à barres. Le prix seracelui de la fiche article,

• Lecture du prix, celui-ci est inclus dans le code à barres.

Les codes commençant par 20 sont à usage interne. Ils peuvent être soit une référence articlecomplète, soit une référence article suivie d’un prix. Il est donc nécessaire d’indiquer au programmequelle solution a été retenue.

Unité prixListe déroulante permettant la sélection de la codification du prix :

• Centimes,

• Décimes.

ExempleUn article ayant un prix unitaire de 15 euros sera codifié 1500 en cents (ou euro cents), et 150 endécimes.

Unité poidsZone à liste déroulante permettant de sélectionner une unité de poids parmi celles proposées :

• Tonne,

• Quintal,

• Kilogramme,

• Gramme,

• Milligramme.

Menu Fichier

86©Sage France

Volet Communication – Fiche entreprise

On accède au volet Communication de la fiche de l’entreprise en cliquant sur l'ongletcorrespondant sous Windows ou sur le bouton Communication sur Macintosh.

Ce volet permet de définir les paramètres qui seront utilisés lors des communications via Internet.

Cet encadré regroupe des paramétrages concernant la commande Fichier / Communication site àsite.

Dépôt émetteurCette zone à liste déroulante propose les choix suivants :

• Aucun : (valeur par défaut) aucune identification de l’émetteur ne sera faite. Choix à faire siaucune transmission par mail n’est envisagée.

• Liste des dépôts : la liste reprend les dépôts enregistrés dans la commande Structure / Dépôtsde stockage et permet de sélectionner celui qui servira à l’identification des mails envoyés.

Adresse E-mail du site principalZone de 69 caractères alphanumériques permettant la saisie de l’adresse E-mail du site auquel lesdonnées sont envoyées par l’intermédiaire d’Internet.

Voir La commande Fichier / Communication site à site.

Communica-tion de site àsite

Menu Fichier

87©Sage France

Volet Préférences - Fiche entreprise

On accède au volet Préférences de la fiche de l’entreprise en cliquant sur l'ongletcorrespondant sous Windows ou sur le bouton Préférences sur Macintosh.

Les zones composant cette fenêtre sont les suivantes.

Confirmation des suppressionsListe déroulante permettant de demander une confirmation “manuelle” de l'utilisateur lors dessuppressions. Trois options sont proposées :

• Aucune : en cas de suppression, le programme s'exécute immédiatement sans demanderconfirmation à l'utilisateur.

• Eléments : le programme demande confirmation avant toute suppression ; si la suppressionconcerne plusieurs éléments, une confirmation est demandée pour chacun.

• Liste : (valeur par défaut) le programme demande également confirmation avant toutesuppression ; à la différence de l'option précédente, si la suppression concerne plusieurs éléments,la confirmation est globale.

Ce paramétrage concerne les fichiers en cours d’utilisation. Il est possible de modifier ces réglagesposte par poste, en cas d’utilisation en réseau notamment, par la commande Fenêtre / Préférences.

Préférences desaisie

Menu Fichier

88©Sage France

Création clients en saisieListe déroulante offrant les choix suivants :

• Oui : (valeur par défaut) un compte client pourra être créé au cours de la saisie d’une pièce.

• Non : il sera impossible de créer un compte tiers ou une référence article au cours de la saisied’une pièce.

Import en mise à jourListe déroulante permettant de sélectionner les différents types d’import pour les fiches articles, lesfamilles d’articles, ainsi que les fiches clients. Lors de l’importation d’un fichier texte comportant desfiches articles, le programme contrôle les références articles. Si une référence article est identiquedans le fichier commercial le programme peut :

• arrêter l’importation,

• mettre à jour la référence article, la fiche client, la famille d’article

• ou encore afficher un message permettant la mise à jour.

Ceci est fonction du paramétrage fait dans cette zone qui offre :

• Sans modification : (valeur par défaut) l’importation sera arrêtée. Un message avertiral’utilisateur.

• Modification : lors de l’importation d’un fichier texte comportant une des fiches ci-dessus, si leprogramme détecte une référence article, tiers ou famille existant dans le fichier commercial, ellesera mise à jour.

• Choix manuel : lors de l’importation d’un fichier texte comportant des fiches ci-dessus, si leprogramme détecte une référence article, tiers ou famille existant dans le fichier commercial, ilaffiche un message demandant la confirmation de la mise à jour.

Affichage marge en saisieCette option, non sélectionnée par défaut, permet l’affichage du prix de revient total et de la margetotale dégagée pour la pièce de vente ouverte à l’écran.

Affichage stock en saisieCette case à cocher entraînera l’affichage des valeurs concernant le stock de l’article dont la ligne estsélectionnée dans une pièce d’achat, de vente ou de stock.

Voir Les commandes Documents des ventes et Documents des stocks du menu Traitement.

Identifier le caissier à chaque opérationSi cette case est cochée, une fenêtre apparaîtra systématiquement afin que le caissier s’identifie lorsdes opérations suivantes :

• Ouverture de caisse,

Menu Fichier

89©Sage France

• Vente comptoir,

• Saisie d’un document des ventes,

• Mouvement de caisse.

La fenêtre qui apparaîtra aura l’apparence suivante.

Si cette option n’est pas cochée, seule la fonction d’ouverture de caisse demandera le nom, etéventuellement le mot de passe, du caissier. Toutes les opérations qui s’ensuivront, jusqu’à lafermeture de la caisse, seront enregistrées sous son nom.

Les modifications apportées à cette option n’ont d’effet que sur les caisses créées ultérieurement.

Recalcul des modèles d’enregistrement en modification de ligneCette option, non cochée par défaut, entraîne, lorsqu’elle est cochée, un recalcul des modèlesd’enregistrement lors de la modification d’une ligne qui ferait appel à un tel modèle. Cettemodification s’applique aux documents de vente, de stock et à la saisie des tickets.

Voir La commande Structure / Modèles d’enregistrement.

Client ventes comptoirCette zone à liste déroulante éditable permet de sélectionner un des clients de la liste des clients.

Voir La commande Structure / Clients.

Celui-ci sera proposé par défaut lors de la création des caisses mais il pourra être modifié.

Voir La commande Structure / Caisses.

Les clients « comptoir » sont utilisés par le programme avec le paramétrage réalisé dans lacommande Structure / Clients : comptes généraux rattachés, catégorie comptable, catégorie tarifaire,etc.

Compte virement interne remise en banqueZone à liste déroulante éditable permettant de sélectionner le compte général qui servira lors de lamise à jour directe de la comptabilité à partir de la commande Traitement / Gestion des règlements /Remise en banque.

Si aucun compte n’a été précisé ici, un message d’erreur s’affichera lors de l’utilisation de cettefonction.

Menu Fichier

90©Sage France

Mode de règlement mouvements de caisseCette zone à liste déroulante éditable permet de sélectionner un mode de règlement pour lesmouvements de caisse suivants :

• Déclaration de fond de caisse,

• Mouvements divers de caisse,

• Ecarts de contrôle de caisse.

La liste propose les modes de règlement enregistrés dans les options de l’entreprise. Par défaut lepremier est proposé.

Le mode de règlement généralement utilisé est Espèces. Ce mode est enregistré pour les mouvementsdivers de caisse et sera proposé par défaut dans la fonction Remise en banque.

Souche des factures généréesCette liste déroulante détermine la souche qui sera utilisée par défaut pour la création des factures lorsde la clôture de caisse. Cette souche restera modifiable lors des opérations de clôture.

Regroupements ticketsCette zone à liste déroulante indique le regroupement souhaité lors de la clôture de caisse :

• Par jour (valeur par défaut),

• Par semaine,

• Par quinzaine,

• Par mois,

• Une facture par ticket : aucun regroupement des tickets ne sera effectué lors de la clôture decaisse. Chaque ticket générera une facture.

Cette information reste modifiable lors de l’opération de clôture de caisse.

Les choix faits dans cette zone ont une influence sur les rôles des deux zones qui suivent.

Générer la facture sur le compte client associé à la caisseCette case à cocher définit la façon dont les clients sont reportés dans les factures lors des clôtures decaisse :

• Non cochée : (valeur par défaut) le client repris en en-tête des factures issues de la clôture decaisse est celui enregistré dans l’en-tête des tickets.

• Cochée : le client repris dans l’en-tête des factures issues de la clôture de caisse est le clientdéfini comme client ventes comptoir dans la fiche caisse à condition que la catégorie comptabledes tickets d’origine soit identique à celle du client ventes comptoir.

Clôture decaisse

Menu Fichier

91©Sage France

Si la catégorie comptable des tickets d’origine est différente de celle du client ventes comptoir, lereport s’effectuera comme dans le cas où cette case n’est pas cochée.

Cette case n’est pas accessible si le choix Une facture par ticket a été fait dans la zoneRegroupement tickets.

Le tableau ci-après résume les possibilités de paramétrage.

Client mentionné en en-tête des facturesRegroupement tickets Générer la facture sur le compteclient associé à la caisse Catégories comptables

tickets et clientcomptoir identiques

Catégories comptablestickets et client

comptoir différentes

Une facture par ticket Non modifiableNon cochée

Client du ticket Client du ticket

Non cochée Client du ticket Client du ticketAutres regroupements (parjour, par semaine, parquinzaine ou par mois)

Cochée Client vente comptoir Client du ticket

Date des factures généréesCette zone à liste déroulante n’est active que lorsque la sélection faite dans la zone Regroupementtickets porte sur Par semaine, Par quinzaine ou Par mois.

Dans ce cas il est possible de choisir entre :

• Premier jour de la période : les factures issues de la clôture de caisse sont générées à la date dupremier jour de la période de regroupement ;

• Dernier jour de la période : les factures issues de la clôture de caisse sont générées à la date dudernier jour de la période de regroupement.

Le paramétrage de cette option dépend du choix fait dans la zone Regroupement tickets.

Le tableau ci-dessous résume les possibilités offertes.

Regroupement tickets Date des factures générées

Une facture par ticket Premier jour de la période (non modifiable)

Par jour Premier jour de la période (non modifiable)

Par semaine, Par quinzaine, Par mois Premier jour ou dernier jour de la période

Regroupements règlementsCette zone à liste déroulante précise le regroupement qui sera réalisé par le programme lors de laclôture de caisse :

• Aucun : (valeur par défaut) les règlements de chaque ticket sont conservés et rattachés auxfactures correspondantes.

Menu Fichier

92©Sage France

• Espèces uniquement : les règlements dont le type est Espèce sont regroupés en un seul qui serarattaché à la facture correspondante. Si plusieurs règlements de type Espèce ont été enregistrés, leprogramme effectuera autant de regroupements que de modes de règlement.

Les autres règlements sont conservés et rattachés aux factures correspondantes.

• Tous les modes de règlement : tous les règlements sont regroupés par mode et rattachés auxfactures correspondantes.

Cette information reste modifiable dans la fenêtre de paramétrage de la clôture de caisse.

Volet Options - Fiche entreprise

On accède au volet Options de la fiche de l’entreprise en cliquant sur l'onglet correspondantsous Windows ou sur le bouton Options sur Macintosh.

Les Options sont des informations générales qu’il est indispensable de renseigner avant touteutilisation du programme de gestion.

La liste des types d’options proposés est invariable. Il est impossible d’en ajouter ni d’en supprimer.

Certaines options du programme Sage Gestion commerciale n’étant pas utilisées par Sage Saisie decaisse décentralisée sont absents de cette liste.

Les options disposent de deux, trois et même quatre niveaux de saisie (en fonction du type d’option) :

• le premier niveau n’est pas modifiable, c’est celui de la liste des options ;

Menu Fichier

93©Sage France

• le deuxième niveau est celui des intitulés d’options ; leur nombre est en général limité ; cela voussera précisé pour chaque option ;

• le troisième niveau (qui n’existe pas pour toutes les options) permet de subdiviser certainsintitulés d’options en énumérés ou de paramétrer des données propres aux intitulés ;

• les niveaux suivants offrent une nouvelle subdivision du précédent.

Les intitulés d’options sont en nombre limité. Ils peuvent être saisis dans l’ordre que vous voulez(placer les plus usités en tête de liste).

Les énumérés d’options sont, en général, en nombre illimité. Le programme les classeautomatiquement par ordre alphanumérique.

La saisie des intitulés peut varier suivant l’option. Elle vous sera précisée si besoin est. Nous nedonnons ci-dessous que les généralités. Veuillez également vous reporter au « Manuel de la gamme »pour l’utilisation des listes.

Pour passer du premier niveau au deuxième, effectuer un double-clic sur la ligne d’une option.Vous pouvez aussi, après sélection de la ligne, cliquer sur le bouton Voir/Modifier de la barre d’outilsNavigation.

Pour créer un nouvel intitulé (de deuxième niveau) vous avez le choix entre deux méthodes :

1. sélectionnez la ligne de saisie en cliquant dessus (ou utilisez les touches de direction) ;

2. cliquez sur le bouton Ajouter de la barre d’outils Navigation. La première ligne vide estalors sélectionnée.

Tapez ensuite les informations dans les zones de droite de la fenêtre.

La saisie de l’intitulé est obligatoire. Deux intitulés ne peuvent porter le même nom. Le contrôles’effectue sur tous les caractères au niveau des intitulés et sur les 13 premiers caractères au niveau desénumérés.

La validation de la saisie d’un intitulé s’effectue d’une des façons suivantes :

1. en cliquant sur le bouton Ajouter de la barre d’outils Navigation,

2. en tapant la touche ENTREE.

La modification d’un intitulé s’effectue en cliquant sur son nom. Les valeurs qui lui correspondentapparaissent dans les zones de saisie. On peut les modifier. Valider ensuite comme pour un nouvelintitulé.

La suppression des intitulés s’effectue comme pour les listes classiques. Un intitulé auquel desénumérés ont été attachés ne peut pas être supprimé. Il faut supprimer ceux-ci d’abord.

Menu Fichier

94©Sage France

Pour passer du deuxième niveau (intitulés) au troisième (énumérés), réaliser les mêmes opérations quepour passer du premier au deuxième.

Lorsque le nombre des énumérés est illimité, la saisie s’effectue en vous plaçant dans les zones desaisie, en y tapant les informations et en validant comme indiqué plus haut. Ce que vous tapez esttoujours considéré comme un nouvel énuméré.

Pour modifier un énuméré, il faut le sélectionner, le modifier et valider.

La suppression d’un énuméré utilise la méthode classique :

1. cliquez sur sa ligne pour la sélectionner ;

2. cliquez sur le bouton Supprimer de la barre d'outils Navigation ou utilisez son raccourciclavier.

Pour remonter dans la hiérarchie des options, ouvrir la liste déroulante servant de titre à la liste etchoisir soit Options pour remonter au premier niveau, soit le nom de l’intitulé s’il existe.

Catégorie comptable

Cette option est obligatoire pour affecter aux articles et consécutivement aux clients les passerellescomptables (comptes de vente et régimes de taxation) qui peuvent être différentes selon que les clientsse trouvent en France, à l’exportation ou selon tout autre critère que votre gestion nécessite deparamétrer.

La saisie des catégories comptables est obligatoire pour l’enregistrement des écritures dans le fichiercomptable.

Les catégories comptables peuvent être créées soit à partir du programme Sage Saisie de caissedécentralisée soit à partir du programme Sage Gestion commerciale mais c’est seulement à partir dece dernier que le paramétrage et l’affectation des comptes comptables et sections analytiquespeuvent être réalisés pour chaque famille ou chaque article.

Si une nouvelle catégorie comptable est créée sur le site central (utilisant le programme SageGestion commerciale) puis affectée à certains articles, il sera nécessaire de réaliser cette mêmecréation sur les sites décentralisés (utilisant le programme Sage Saisie de caisse décentralisée) avantd’importer les articles affectés à cette nouvelle catégorie afin que ce nouveau paramètre soit pris encompte.

Cette option présente deux niveaux.

Le premier affiche les types de catégories comptables. Il y en a deux qui ne sont pas modifiables :Vente et Stock.

La catégorie comptable Achat disponible dans Sage Gestion commerciale est absente de la saisie decaisse.

Menu Fichier

95©Sage France

Chacun de ces types donne accès à un maximum de 10 catégories comptables.

La première catégorie comptable étant affectée par défaut à toute nouvelle fiche, il est conseillé d’yenregistrer la plus courante.

A chacune de ces catégories pourront être affectés, dans la fiche article (au moyen du programmeSage Gestion commerciale), des comptes généraux, analytiques, de TVA ou de taxe parafiscale afind’automatiser la passation des écritures comptables.

Exemple

Une partie de vos ventes est réalisée à l’export. Il vous faudra créer une catégorie Vente / Ventesexport afin de pouvoir enregistrer, dans la famille de l’article, un compte de produits ventes export etun compte de TVA à 0,00 %.

Menu Fichier

96©Sage France

Intitulé35 caractères alphanumériques.

Il est vivement conseillé d’enregistrer toutes les catégories comptables avant de commencer la gestionproprement dite. Si vous ajoutez une catégorie comptable après avoir déjà créé des familles, pensez àla renseigner dans les familles existantes, sans quoi les articles n’auront pas de passerelle comptablepour l’imputation des mouvements sur cette catégorie. Il n’y aura pas non plus de valorisation de TVAnon plus si les comptes de TVA ne sont pas renseignés.

Catégorie de produits

Cette option permet de saisir 10 catégories de produits au maximum. Ces catégories ne peuvent êtreaffectées qu’aux familles afin de les situer dans le cycle de la production.

Les catégories de produits peuvent être créées soit à partir du programme Sage Saisie de caissedécentralisée soit à partir du programme Sage Gestion commerciale mais c’est seulement à partir dece dernier que le paramétrage et l’affectation des comptes comptables et sections analytiquespeuvent être réalisés pour chaque familles d’articles.

Si une nouvelle catégorie de produit est créée sur le site central (utilisant le programme SageGestion commerciale) puis affectée à certaines familles d’articles, il sera nécessaire de réaliser cettemême création sur les sites décentralisés (utilisant le programme Sage Saisie de caissedécentralisée) avant d’importer les familles et leurs articles affectés à cette nouvelle catégorie afinque ce nouveau paramètre soit pris en compte.

Menu Fichier

97©Sage France

Intitulé35 caractères alphanumériques. Cette information étant systématiquement appliquée aux famillesd’articles, il est conseillé d’enregistrer la catégorie la plus usitée en premier.

Suivi en gestion de stockCette option impose que la famille d’articles à laquelle la catégorie de produit en question seraaffectée, sera suivie en stock selon un des modes décrits dans les Familles d’articles (menuStructure).

Il est nécessaire de valider pour enregistrer toute modification à cette zone.

Catégorie tarifaire

Cette option sert à la saisie de catégories qui seront affectées à chaque client pour lui appliquer un tarifparticulier défini dans la fiche article.

On peut enregistrer un maximum de 32 catégories tarifaires. Par article, il est donc possible de définir32 prix de vente en fonction de la catégorie du client.

La première catégorie tarifaire étant affectée par défaut à toute nouvelle fiche, il est conseillé d’yenregistrer la plus courante.

IntituléZone de 35 caractères alphanumériques.

Menu Fichier

98©Sage France

Type tarifZone à liste déroulante proposant les deux choix suivants :

• HT : les prix appliqués s’entendront hors taxes,

• TTC : les prix appliqués seront toutes taxes comprises.

Le choix proposé par défaut lors de toute création de catégorie tarifaire est fonction du paramétragefait dans la zone Type de tarif par défaut en création d’article du volet Préférences de la présentefonction.

Si une modification de la valeur mentionnée dans cette zone est opérée sur une catégorie tarifaireexistante, un message d’avertissement apparaîtra pour vous proposer de répercuter la modificationdans les fiches articles lors de la fermeture de la fiche A propos de… ou lors du passage à un autrevolet.

Les réponses qui peuvent être faites auront les conséquences suivantes :

• Oui : le type de tarif sera modifié dans les fiches articles qui comportent cette catégorie tarifaire ;

• Non : aucune modification n’est apportée aux fiches articles qui pourraient mentionner cettecatégorie tarifaire. La modification du type de tarif n’interviendra que sur les articlesnouvellement créés.

Champ statistique articles

Cette option permet la création de 5 champs statistiques qui s’appliqueront aux articles et pourrontêtre utilisés dans les sélections. Chacun des 5 champs statistiques donne, à son tour, accès à unnombre illimité d’énumérés statistiques.

Menu Fichier

99©Sage France

Cette ventilation statistique permet :

• l’affectation d’informations supplémentaires dans les fiches articles,

• les ruptures lors des impressions statistiques articles,

• les critères de sélection dans les impressions.

La zone de gauche donne la liste des champs statistiques saisis. A droite se trouvent les zones desaisie. Seul l’intitulé est saisissable.

IntituléZone de 35 caractères alphanumériques, permettant d’enregistrer la désignation du champ.

Enumérés statistiques articles

L’accès aux énumérés statistiques s’effectue par un double-clic sur la ligne du champ statistiqueauquel ils correspondent. Il est possible aussi de sélectionner la ligne et de cliquer sur le boutonVoir/Modifier de la barre d'outils Navigation.

Menu Fichier

100©Sage France

La zone de gauche donne la liste des énumérés statistiques saisis. A droite se trouve la zone de saisiede l’intitulé.

IntituléZone de 21 caractères alphanumériques au maximum permettant la saisie de la désignation del’énuméré.

Champ statistique tiers

Cette option permet de définir 10 champs statistiques qui sont rattachés aux fiches clients et quipourront être utilisés dans les sélections. Chacun des 10 champs statistiques donne, à son tour, accès àun nombre illimité d’énumérés statistiques.

Cette ventilation statistique permet :

• l’affectation d’informations supplémentaires dans les fiches tiers,

• les ruptures lors des impressions statistiques clients,

• les critères de sélection dans les impressions.

Contrairement aux champs statistiques articles, les champs statistiques tiers et leurs énumérés sontrepris du fichier comptable.

Menu Fichier

101©Sage France

La zone de gauche donne la liste des champs statistiques saisis. A droite se trouve la zone de saisie.Seul l’intitulé est saisissable.

IntituléZone de 35 caractères alphanumériques, permettant d’enregistrer la désignation du champ.

Enumérés statistiques tiers

L’accès aux énumérés statistiques s’effectue par un double-clic sur la ligne du champ statistiqueauquel ils correspondent. Il est possible aussi de sélectionner la ligne et cliquer sur le boutonVoir/Modifier de la barre d'outils Navigation.

Menu Fichier

102©Sage France

La zone de gauche donne la liste des énumérés statistiques saisis. A droite se trouve la zone de saisiede l’intitulé.

IntituléZone de 21 caractères alphanumériques, permettant d’enregistrer la désignation de l’énuméré.

Code risque

Cette option permet d’associer à chaque client un code risque reflétant sa solvabilité ou soninsolvabilité potentielle.

Cette option permet de définir 10 codes risques et de leur assigner une action. Cette action peut êtreassujettie à une fourchette de valeurs qui représentent le dépassement de l’encours. Ces codes risquesseront affectés aux clients auxquels l’action s’appliquera.

Le premier code risque étant affecté par défaut à toute nouvelle fiche client, il est conseillé d’yenregistrer le plus courant.

Menu Fichier

103©Sage France

IntituléZone de 35 caractères alphanumériques maximum.

ActionOuvre une liste déroulante permettant d’associer 3 actions différentes aux intitulés Code risque :

• A livrer : (valeur par défaut) la création ou la transformation de document ne génère aucunmessage d’avertissement concernant la solvabilité du client disposant d’un code risque ayantl’action A livrer.

• A surveiller : la création ou la transformation d’un bon de commande client en bon de livraisonou en facture s’accompagnera d’un message d’avertissement sur la possibilité d’un problème derèglement.

• A bloquer : la transformation d’un bon de commande client en bon de livraison ou en facture nepeut se faire. Il sera toutefois possible de créer un devis et/ou un bon de commande avec unmessage d’avertissement sur sa solvabilité.

Dépassement d’encoursLes deux zones sous ce titre permettent d’enregistrer une fourchette de montants qui représentent latolérance de dépassement de l’encours.

Lors de la saisie d’un document des ventes pour un client (sauf les devis), le programme analyseral’encours du client et, s’il constate un dépassement par rapport à la valeur saisie dans sa fiche, ilproposera l’action associée à la fourchette de valeurs dans laquelle se situe le dépassement.

Menu Fichier

104©Sage France

Voir Les explications données dans le volet Comptable de cette même fonction ainsi que celles portant surles Documents des ventes (menu Traitement). Voir aussi la commande Structure / Clients pour cequi concerne la saisie de l’encours maximum autorisé.

Les montants affectés à deux codes risque ne doivent pas se chevaucher. Un message d’erreurs’affichera si tel est le cas.

Condition de livraison

Permet de définir les conditions de livraison utilisées lors des livraisons faites aux clients ou reçuesdes fournisseurs. A chaque condition de livraison peut être rattaché un code international permettantde préciser les obligations à la charge du vendeur et celles à la charge de l’acheteur.

30 conditions de livraison peuvent être créées.

IntituléZone de 35 caractères permettant l’enregistrement de la désignation de la condition de livraison.

Code condition de livraisonZone de 4 caractères alphanumériques permettant la saisie du code INCOTERMS 1990.

Les Incoterms proposent une série de règles internationales pour l’interprétation des termescommerciaux les plus utilisés dans le commerce international.

Menu Fichier

105©Sage France

Incoterm Sigle

A l’usine... lieu convenu Ex Works exw

Franco le long du navire... port d’embarquement convenu Free Alongside Ship fas

Franco transporteur... lieu convenu Free CArrier fca

Franco bord... port d’embarquement convenu Free On Board fob

Coût et Fret... port de destination convenu Cost and FReight cfr

Port payé jusqu’à... lieu de destination convenu Carriage Paid to cpt

Coût, Assurance et Fret... port de destination convenu Cost, Insurance, Freight cif

Port payé, Assurance comprise jusqu’à... Carriage Insurance Paid cip

Rendu frontière... lieu convenu Delivred At Frontier daf

Rendu Ex-ship... port de destination convenu Delivred Ex Ship des

Rendu à Quai (Droit acquittés)...port de destination convenu Delivred Ex Quay deq

Rendu droits non acquittés... lieu de destination convenu Delivred Duty Unpaid ddu

Rendu droits acquittés... lieu de destination convenu Delivred Duty Paid ddp

Conditionnement

Permet de définir vos différents conditionnements utilisés en indiquant les quantités d’unité de ventede chacun d’entre eux. Cette option permet la vente d’un même article sous différentsconditionnements avec des prix différents tout en ne gérant le stock que sous une seule entité (l’unitéde vente).

Les rubriques de l’option Conditionnement s’utilisent sur deux niveaux. Le premier niveau permetde définir 20 conditionnements.

Menu Fichier

106©Sage France

IntituléZone de 35 caractères alphanumériques permettant la saisie de la désignation du conditionnement.

Unités de conditionnement

Le deuxième niveau sert au paramétrage des unités de conditionnement.

La liste présente la dénomination des différents conditionnements ainsi que les quantités d’unité devente qu’ils contiennent. Le classement s’effectue par ordre croissant de quantité. Le classement estl’ordre de saisie. Les quantités par défaut ne doivent pas être nulles.

Les sélections multiples sont possibles pour les éventuelles suppressions.

IntituléZone de 21 caractères alphanumériques permettant la saisie de la désignation de l’unité deconditionnement.

Quantité par défautSert à la saisie du nombre d’unités de vente incluses dans le conditionnement.

Un test d’unicité est fait par le programme. Deux unités de conditionnement ne peuvent avoir le mêmeintitulé et la même quantité simultanément.

Si un énuméré de conditionnement est ajouté à la liste, une fenêtre s’affichera pour vous proposerd’ajouter le nouvel énuméré aux articles disposant déjà de ce conditionnement.

Menu Fichier

107©Sage France

Les choix proposés sont les suivants :

• Non : l’énuméré de conditionnement ne sera pas ajouté aux articles.

• Tous les articles : tous les articles auxquels ce conditionnement est affecté disposeront du nouvelénuméré. Dans ce cas la référence de l’énuméré reste vide (et pourra être complétéeultérieurement).

• Validation pas à pas : la sélection de ce choix ouvrira une fenêtre, illustrée ci-dessous, pourchacun des articles existants.

Cette fenêtre permet :

• d’enregistrer une référence par énuméré de conditionnement pour l’article considéré (18caractères alphanumériques maximum, d’une part cette référence doit être unique et d’autre partle couple intitulé de l’énuméré / quantité de conditionnement doit être unique pour l’articleconsidéré, un contrôle est effectué),

• de fixer une quantité colisée différente si tel est le cas,

• de fixer un prix de vente pour chacune des catégories tarifaires ou pour chacun des tarifsd’exception. Les valeurs par défaut sont également reprises.

La valeur par défaut du prix est celle du prix de vente général multipliée par la quantité colisée.

Bouton OKValide les saisies faites et propose l’article suivant.

Menu Fichier

108©Sage France

Bouton SuivantPasse à l’article suivant sans enregistrer d’information pour le présent. L’énuméré de conditionnementn’est pas créé pour l’article considéré.

Bouton AnnulerMet fin au processus. Les informations précédemment validées sont enregistrées.

Devise

Cette option permet de définir les différentes devises qui seront utilisées dans les opérations avec lesclients et les fournisseurs. La définition des tarifs d’achat et de vente ainsi que la valorisation desdocuments d’achat ou de vente pourra s’effectuer dans la devise du tiers.

Une conversion automatique monnaie de tenue de compte / devise aura lieu dans toute pièce (achat ouvente) destinée à un client ou un fournisseur ainsi concerné.

Il n’est pas nécessaire de créer une devise pivot ni d’enregistrer un Cours = 1 pour celle-ci. Leprogramme propose automatiquement l’option Aucun dans les listes de critères offrant une sélectionsur l’option Devise, ce qui permet la sélection des clients et des fournisseurs ayant la même devise quecelle de l’entreprise.

IntituléZone de 35 caractères alphanumériques permettant la saisie de la désignation de la devise.

UnitéZone permettant la saisie en lettres de l’intitulé de la devise. 21 caractères alphanumériques.

Menu Fichier

109©Sage France

Cette zone et la suivante permettront des impressions en toutes lettres dans les documents destinés àl’export ou à l’import. Certains objets de la mise en page permettront ce genre d’impression.

Voir La commande Mise en page dans le « Manuel de la gamme ».

Sous unitéZone permettant la saisie en lettres de l’intitulé de la sous unité de la devise. 21 caractèresalphanumériques.

FormatZone de 31 caractères alphanumériques permettant de définir le format de la devise. Ce format estindépendant du format montant et sera utilisé en saisie de document.

SigleSymbole de la devise. 5 caractères alphanumériques.

ExemplePour l’euro : , pour le dollar : $, pour la livre sterling : £, etc.

Il est indispensable d’enregistrer des sigles dans le cas de l’utilisation de l’Inverseur (voir le « Guidede l’Euro ») car la Barre d’état affichera celui de la devise d’équivalence ou de tenue commercialesuivant le cas.

Zone EuroCette case devait être cochée dans le cas où la devise en question appartient à la zone Euro (tout aumoins du 01/01/1999 au 31/12/2001).

Cocher cette case fixe le cours définitivement (le cours des monnaies des pays appartenant à la zoneEuro par rapport à la monnaie euro a été fixé définitivement le 01/01/99).

Si vous utilisez l’assistant EuroPass’port pour réaliser toutes les opérations de passage à l’euro,celui-ci le fera à votre place de même qu’il renseignera la zone Code ISO.

Code ISOZone de 3 caractères alphanumériques permettant la saisie du code ISO. Ce code est indispensable encas d’exportation ou d’importation de données car les devises sont repérées à l’aide de ce code.

Le « Guide de l’Euro » donne, en annexe, la liste des principaux codes ISO.

Code DEICe code de 3 caractères alphanumériques est utilisé pour la déclaration d’échange de biens intra-communautaire. Pour la France : 001.

Menu Fichier

110©Sage France

Cotation

Les zones suivantes ainsi que celles apparaissant après sélection de Ancienne cotation s’affichent ensélectionnant l’une ou l’autre désignation dans la zone à liste déroulante.

Les zones apparaissant sous Cotation et Ancienne cotation sont destinées aux utilisateursappartenant à un pays de la zone Euro qui pouvaient, à compter du 01/01/1999, faire leurs opérationscommerciales ou comptables soit dans leur ancienne devise soit en euro et, à compter du 01/01/2002en euro pour la totalité de leur gestion.

Application de l’euro

Les zones apparaissant sous les titres Cotation et Ancienne cotation étaient destinées auxutilisateurs appartenant à un pays de la zone Euro qui pouvaient, à compter du 01/01/2002, faireleurs opérations commerciales ou comptables en euro pour la totalité de leur gestion.

Les utilisateurs utilisant une devise d’un pays hors de la zone Euro n’utiliseront que la partie Cotationde la fenêtre.

Pour plus de renseignements concernant l’euro, veuillez vous reporter au « Guide de l’Euro ».

CoursCette zone permet d’enregistrer le taux de change de la devise (14 caractères numériques dont 6décimales au maximum) qui sera utilisé pour convertir les prix exprimés dans la devise en cours deparamétrage par rapport à la devise de cotation enregistrée plus loin.

Les résultats des calculs de conversion seront arrondis au format enregistré pour la devise plus unedécimale.

Mode de cotationCette zone à liste déroulante permet d’indiquer le mode de conversion qui sera utilisé pour traduire ladevise en cours de paramétrage par rapport à la devise de cotation :

• Certain : la valeur en devise est déterminée par division du montant en devise de cotation par lecours.

• Incertain : la valeur en devise est déterminée par multiplication du montant en devise de cotationpar le cours.

Devise de cotationC’est la devise par rapport à laquelle on fixe le cours de la devise en cours de paramétrage.

Cette zone à liste déroulante propose la liste des devises saisies dans cette même fonction. Une devisepeut être cotée par rapport à elle même et dans ce cas son cours est 1.

Menu Fichier

111©Sage France

Exemple de conversionLe programme affiche automatiquement, en dessous de la zone Devise cotation, un exemple de laconversion obtenue par application du Cours, du Mode de conversion et de la Devise de cotationenregistrés dans les zones qui précèdent. Vous pouvez ainsi vérifier le bien fondé de votreparamétrage.

Cours périodeCette zone permet d’enregistrer toute information sur le cours de change de la monnaie locale avec ladevise pivot (cours moyen, cours au 1er du mois, etc.). Cette zone n’a qu’un rôle informatif. 14caractères alphanumériques.

Cours clôtureCours de fin d’exercice qui sera utilisé, en comptabilité, pour la réévaluation des dettes et des créancesen devises. 14 caractères alphanumériques.

Ancienne cotation

Les zones apparaissant sous cette désignation seront essentiellement utilisées par les gestionnairesdont la devise aura disparu au profit de l’euro (ou qui ont décidé de basculer dans cette nouvelledevise sans attendre la date fatidique). Elles permettront de conserver une trace de l’ancienne cotationde la devise en cours de consultation par rapport à leur ancienne devise.

Toutes les zones de cette partie ont un fonctionnement identique à celui des zones du même nomdécrites ci-dessus à l’exception de la suivante.

Date limiteCette zone affiche la date à laquelle la devise en cours de consultation a cessé d’être cotée par rapportà la devise de référence.

Fichiers liés

Cette option permet de définir le chemin d’accès aux fichiers de données de chacune des applicationsde la Ligne 100 dont vous pourriez disposer sur votre poste.

De cette façon, par un simple clic de souris sur une des commandes du menu Fichier vous pouvezlancer directement l’application Sage correspondante.

Voir Les commandes décrites dans le présent menu après la fonction Format d’impression.

Menu Fichier

112©Sage France

Vous pouvez paramétrer :

• soit la fermeture automatique de Sage Saisie de caisse décentralisée 100 et l’ouverture de lanouvelle application,

• soit l’ouverture de la nouvelle application tout en maintenant ouverte Sage Saisie de caissedécentralisée100 afin de pouvoir travailler simultanément sur les deux.

Voir Ce paramétrage s’effectue dans la commande Fenêtre / Préférences. Voir cette commande pour lespossibilités offertes.

La fenêtre ouverte par cette option est la suivante.

Les fichiers de données qui permettront de lancer les applications Sage correspondantes sont lessuivants :

• Fichier comptable pour le lancement de Sage Comptabilité 100,

• Fichier immobilisations pour le lancement de Sage Immobilisations 100,

• Fichier moyens de paiement pour le lancement de Sage Moyens de paiement 100,

• Fichier salariés pour le lancement de Sage Paie 100.

Macintosh Ce dernier fichier n’est proposé que sur la version Macintosh du programme.

Si vous ne disposez pas du programme Sage Comptabilité 100, vous pouvez néanmoins enregistrer surla ligne Comptabilité le nom du fichier comptable que vous désirez associer à votre fichiercommercial. De cette façon, il s’ouvrira automatiquement avec ce dernier.

Menu Fichier

113©Sage France

Pour attacher un fichier de données

Cliquez sur le bouton Attacher. Une fenêtre de sélection s’ouvre.

Sélectionnez le fichier dans le dossier où il est stocké.

Le nom du fichier attaché, précédé du chemin pour y parvenir, apparaît à la droite du boutonAttacher.

Pour modifier un fichier attaché

1. Sélectionnez la ligne concernée en cliquant dessus.

2. Cliquez sur le bouton Attacher et opérez comme pour un attachement.

Pour supprimer un fichier attaché

1. Sélectionnez la ligne concernée en cliquant dessus.

2. Cliquez sur le bouton Supprimer.

La suppression d’un fichier attaché ne supprime pas le programme correspondant de la liste desapplications présente dans le menu Fichier.

Association d’un fichier comptable

Cette fonction permet également d’associer un fichier comptable au fichier commercial actuellementouvert.

Cette association aura pour effet d’éviter que le programme vous demande systématiquement de luipréciser le fichier comptable à ouvrir après sélection d’un fichier commercial.

Voir La commande Fichier / Ouvrir.

Dans les versions précédentes du programme, cette commande se trouvait dans le sous-voletComptable / Général de la présente fonction.

Menu Fichier

114©Sage France

Le fichier comptable sélectionné sur la ligne Comptabilité est associé par défaut au fichier commercialactuellement ouvert.

La modification du fichier comptable lié n’intervient qu’après la fermeture du fichier commercial etsa réouverture. Tant que cette opération n’a pas été faite, le fichier comptable précédemment lié esttoujours associé au fichier commercial et toute opération, comme la mise à jour comptable parexemple, s’effectuera dans ce fichier.

Si le lien entre fichier comptable et fichier commercial est supprimé, la réouverture ultérieure dufichier commercial sera suivie de l’ouverture de la fenêtre permettant de choisir le fichier comptable àassocier.

Gamme

Permet d’enregistrer les gammes qui seront utilisées pour définir les prix des articles que vous achetezet que vous vendez :

• soit par produit, un même article peut exister en différentes tailles et/ou en différentes couleurs.

• soit par des remises sur les quantités d’articles achetées ou vendues,

• soit par des remises sur les montants (à l’achat ou à la vente).

Le premier niveau permet de définir l’intitulé de la gamme et son type. Vous pouvez saisir unmaximum de 50 gammes.

Intitulé35 caractères alphanumériques maximum permettant de saisir la désignation de la gamme.

Menu Fichier

115©Sage France

TypeListe déroulante offrant les choix suivants :

• Produit : un même article existe sous différentes présentations (taille, couleur, etc.).

• Remise par quantité : sert à la définition de gammes pour des remises par quantités (à l’achat ouà la vente).

• Remise par montant : sert à la définition de gammes pour les remises sur le montant (à l’achatou à la vente).

Enumérés de gamme

Le deuxième niveau sert à la définition des énumérés correspondant à la gamme. Le nombred’énumérés est illimité.

Exemple

Si vous avez saisi une gamme de produits composée de T-shirts, vous pourrez enregistrer lesdifférentes tailles proposées (S, M, L, XL, XXL).

Exemple

Vous vendez de la papeterie et vous offrez une remise de 10 par tranche de 250 d’achat à partir de100 . Vous enregistrerez une gamme de remise telle la suivante :jusqu’à 100jusqu’à 350 10 jusqu’à 600 20 jusqu’à 850 30 etc.

Menu Fichier

116©Sage France

La première tranche est laissée vide puisqu’elle ne donne pas lieu à remise. Les montants des remisesen euros sont saisis dans la fiche article.

Il est possible de modifier, de créer ou de supprimer les énumérés dans chaque fiche article sans quecela ait de répercussion sur la liste mère enregistrée ici.

Il est possible d’enregistrer des gammes sans énumérés et de compléter ceux-ci dans la fiche articleelle-même. Ceci vous offre donc un éventail illimité de remises ou de gammes.

Si le type de gamme est Produit, l’information à saisir est l’intitulé.

Intitulé21 caractères alphanumériques maximum permettant de saisir la désignation de l’énuméré de lagamme.

Si le type de gamme est Remise par quantité ou Remise par montant, l’information à saisir est lalimite supérieure des tranches.

Jusqu’àLimite supérieure de la tranche. Celle-ci est comprise dans la tranche. Pour enregistrer la limitemaximale, taper des 9 à refus.

Si un énuméré de gamme de type Produit est ajouté à la liste, une fenêtre s’affichera pour vousproposer d’ajouter le nouvel énuméré aux articles disposant déjà de cette gamme.

Les choix proposés sont les suivants :

• Non : l’énuméré ne sera pas ajouté aux articles.

• Tous les articles : tous les articles auxquels cette gamme est affectée disposeront du nouvelénuméré. Dans ce cas la référence de l’énuméré reste vide (et pourra être complétéeultérieurement) et le prix d’achat sera celui de la fiche principale de l’article.

• Validation pas à pas : la sélection de ce choix ouvrira une fenêtre de paramétrage pour chacundes articles existants.

Menu Fichier

117©Sage France

Cette fenêtre permet :

• d’enregistrer une référence par énuméré pour l’article considéré (18 caractères alphanumériquesmaximum, cette référence doit être unique, un contrôle est effectué),

• de fixer son prix d’achat, par défaut celui de la fiche principale de l’article est proposé,

• de fixer un prix d’achat pour chacun des fournisseurs, les valeurs par défaut sont reprises,

• de fixer un prix de vente pour chacune des catégories tarifaires ou pour chacun des tarifsd’exception. Les valeurs par défaut sont également reprises.

Dans le cas d’un article à double gamme, le couple d’énuméré de gamme est spécifié.

Bouton OKValide les saisies faites et propose l’article suivant.

Bouton SuivantPasse à l’article suivant sans enregistrer d’information pour le présent. L’énuméré de gamme n’est pascréé pour l’article considéré.

Bouton AnnulerMet fin au processus. Les informations précédemment validées sont enregistrées.

Menu Fichier

118©Sage France

Information libre

Cette option permet d’enregistrer des informations « libres » concernant les éléments suivants :

• les articles,

• les comptes généraux,

• les clients,

• les en-têtes de documents des ventes et

• les lignes de ces mêmes documents.

Ces informations peuvent être de toutes natures et définies par l’utilisateur. Il pourra compléter leursdésignations dans un volet particulier des fiches articles ou tiers ou des pièces de vente ou d’achat.

Voir Les commandes Structure / Clients et Traitement / Documents des ventes.

ExempleVous souhaitez enregistrer dans la fiche des clients les objectifs de vente que vous vous fixez. Créezune information libre Objectif de type Valeur et saisissez dans chaque fiche client le montant duchiffre d’affaire à réaliser.

Exemple

Vous voulez consigner dans les fiches articles le volume occupé par l’article. Enregistrez uneinformation libre Volume.

Le premier niveau d’information libre offre six types de fichiers. Cette liste n’est pas modifiable.

Menu Fichier

119©Sage France

• Articles : les informations libres concerneront les articles et nomenclatures.

• Comptes généraux : les informations libres concerneront les comptes comptables.

• Clients : les informations libres concerneront les clients.

• En-tête de documents : les informations libres concerneront les en-têtes de pièces de vente. Lesdocuments des stocks ne sont pas concernés.

• Lignes de documents : les Information libre concerneront les lignes de pièces de vente et destock.

Pour ouvrir un de ces types, faites un double-clic sur sa ligne ou cliquez sur le boutonVoir/Modifier de la barre d’outils Navigation après sélection de la ligne. Vous pouvez aussi validerla ligne.

Les informations libres concernant les tiers, les comptes généraux et les sections analytiques sontreprises du fichier comptable ouvert en ligne.

Détail d’une information libre

Le nombre de catégories d’informations libres qu’il est possible de saisir par fichier est limité à 64.

La saisie, modification ou suppression des informations libres s’effectue comme pour toutes les autresoptions.

Voir Le « Manuel de la gamme » pour un complément d’information.

Menu Fichier

120©Sage France

IntituléCette zone de 31 caractères alphanumériques sert pour l’enregistrement de l’intitulé de l'informationlibre.

Cet intitulé pourra servir de critère de sélection dans les commandes suivantes :

• la commande Rechercher,

• les formats de sélection des impressions des états,

• les formats de sélection de l’exportation des données,

• dans l’identification des objets de mise en page.

TypeCette liste déroulante offre les choix suivants :

• Texte : l’information à saisir sera un texte. Dans ce cas vous devez paramétrer, dans la zoneLongueur, la longueur maximale de l’information saisissable (de 1 à 69 caractères).

• Montant : l’information à saisir sera un montant dont le format d’affichage sera celui paramétrédans le volet Initialisation de la présente fonction.

• Valeur : l’information à saisir sera une valeur numérique sans format particulier. On pourra ysaisir jusqu’à 4 décimales.

• Date : l’information à saisir sera une date courte, c’est-à-dire au format JJMMAA.

• Date longue : l’information à saisir sera une date longue, c’est-à-dire au format JJMMAAAA.

Les dates de type Date courte permettent la gestion de la période allant du 01/01/1928 (01/01/28) au01/01/2027 (01/01/27).

• Table : l’information correspondante sera choisie dans une table à compléter par l’utilisateur.Voir plus loin comment enregistrer les énumérés d’une table.

LongueurCette zone n’est disponible que dans le cas où la sélection faite dans la zone Type est Texte. Dans cecas on peut y saisir une longueur comprise entre 1 et 69 caractères. Cette information est obligatoire.

Cette zone est grisée dans les autres cas.

Boutons Monter / DescendreL’ordre d’enregistrement des désignations est celui de la saisie. Si vous souhaitez un ordre différent,sélectionnez la ligne de l’information libre et cliquez sur le bouton Monter ou Descendre suivant lecas.

Le bouton Monter est inactif lorsque vous sélectionnez la première désignation de la liste. Le boutonDescendre est inactif en cas de sélection de la dernière.

Menu Fichier

121©Sage France

Le déplacement d’une information libre est sans conséquence sur les données enregistrées pour cetteinformation ou les autres.

Equivalent clavier pour Monter :

• Macintosh : COMMANDE + CTRL + 1.

• Windows : MAJUSCULE + F1.

Equivalent clavier pour Descendre :

• Macintosh : COMMANDE + CTRL + 2.

• Windows : MAJUSCULE + F2.

La modification du classement n’est pas répercutée sur les formats de sélection d’impression oud’export déjà créés.

Informations libres de type Table

Pour enregistrer les énumérés d’une information libre de type Table vous devez faire un double-clicsur la ligne de l’information libre à renseigner. Une fenêtre de saisie apparaît.

IntituléSaisissez dans cette zone et validez les intitulés des énumérés de la table. 21 caractèresalphanumériques maximum. Le nombre d’énumérés n’est pas limité. Leur classement s’effectue parordre alphabétique.

Menu Fichier

122©Sage France

Modification du paramétrage des Informations libres

Les modifications apportées après coup aux informations libres peuvent avoir des conséquencesimportantes sur les informations enregistrées et occasionner la perte de données. Nous précisons ci-dessous les conséquences possibles.

Création d’une nouvelle information libreLa création d’une nouvelle information libre n’a aucune influence sur les précédentes et leur contenu.

Modification d’une information libre existanteLe tableau ci-dessous résume les effets des modifications possibles.

Zone modifiée Conséquence

Intitulé Aucune

Type Perte des données enregistrées précédemment pour l’information libre modifiée

Longueur Perte des données enregistrées précédemment pour l’information libre modifiée

Ordre Aucune

Si vous travaillez en réseau sur un même fichier commercial, la modification du type ou de lalongueur ne sera pas permise tant que le fichier sera utilisé par plusieurs postes.

Un message de confirmation s’affichera avant toute modification entraînant une perte de données.

Suppression d’une information libre

Elle n’a aucune influence sur les autres informations libres et les données enregistrées dans celles-ci.Par contre, toutes les données enregistrées dans l’information libre supprimée le sont également.

Mode d’arrondi

Permet d’enregistrer 10 modes d’arrondis. Ces modes sont utilisés dans la détermination des prix desarticles qui seront appliqués :

• lors de la mise à jour des tarifs,

• dans les tarifs de vente.

Valeur14 caractères numériques maximum. L’affichage de cette zone est régi par le format montantenregistré dans le volet Identification de cette même fonction.

Menu Fichier

123©Sage France

TypeAutorise les choix suivants :

• Proche : arrondit à la Valeur la plus proche (option par défaut),

• Supérieur : arrondit à la Valeur immédiatement supérieure,

• Inférieur : arrondit à la Valeur immédiatement inférieure,

• Fin proche : affiche le montant terminé par la Valeur la plus proche,

• Fin supérieur : affiche le montant terminé par la Valeur immédiatement supérieure,

• Fin inférieur : affiche le montant terminé par la Valeur immédiatement inférieure.

Les types Fin permettent d’utiliser des prix psychologiques.

Exemple

Supposons que vous ayez enregistré la valeur 50,00 et que le prix devant subir l’arrondi soit de814,18. Vous obtiendrez les différentes valeurs suivantes :

814,18 arrondi aux 50,00 proches = 800,00814,18 arrondi aux 50,00 supérieurs = 850,00814,18 arrondi aux 50,00 inférieurs = 800,00

Exemple

Supposons que vous ayez enregistré la valeur 99,00 et que le prix devant subir l’arrondi soit toujoursde 814,18. Vous obtiendrez les différentes valeurs suivantes :

814,18 arrondi aux 99,00 fin proches = 799,00814,18 arrondi aux 99,00 fin supérieurs = 899,00814,18 arrondi aux 99,00 fin inférieurs = 799,00

Menu Fichier

124©Sage France

Si le montant à arrondir est inférieur à Valeur, le programme n’affiche rien.

Mode d’expédition

Permet d’enregistrer 50 modes d’expéditions qui seront utilisés lors des livraisons pour les clients etpar les fournisseurs.

Le premier mode d’expédition étant affecté par défaut à toute nouvelle fiche, il est conseillé d’yenregistrer le plus courant.

Intitulé35 caractères alphanumériques permettant la saisie de la désignation du mode d’expédition.

Code mode de transportZone de 3 caractères alphanumériques permettant l’enregistrement d’un code pouvant être utilisé pourla déclaration d’échanges de biens.

Mode de règlement

Permet d’enregistrer les différents modes de règlement (30 maximum) qui sont utilisés par l’entreprisepour les clients et les fournisseurs. Ils sont repris du fichier comptable associé et proposent la saisiedes codes interbancaires aux normes de l’Association Française de Banque (AFB) utilisés dans lesrapprochements bancaires.

Le premier mode de règlement étant proposé par défaut lors de l’enregistrement des conditions depaiement, il est conseillé d’y enregistrer le plus courant.

Menu Fichier

125©Sage France

IntituléZone de 35 caractères alphanumériques permettant de saisir la désignation du mode de règlement.

Type de règlementZone à liste déroulante permettant d’enregistrer une information qui automatisera certaines actionslors de la saisie de caisse décentralisée. Les choix, et leurs actions, sont les suivants :

• Aucun : (valeur par défaut) le mode de règlement ne présente aucune particularité (en saisie decaisse décentralisée tout du moins).

• Espèce : le mode de règlement est de type espèce.

• Chèque : le mode de règlement est de type chèque. La saisie d’un tel mode lors d’une ventecomptoir lancera une impression chèque.

• Carte bancaire : le mode de règlement est de type carte bancaire. La saisie d’un tel mode lorsd’une vente comptoir lancera une communication carte bancaire.

Code règlement3 caractères alphanumériques pour la saisie du code EDI.

Menu Fichier

126©Sage France

Organisation

Les options de l’organisation s’articulent sur trois niveaux et sont destinées à paramétrer lesdocuments utilisés dans les opérations d’achat, de gestion des stocks et de vente ainsi que leur contenuet leur cycle de gestion. Ce contenu est celui qui s’affichera à l’écran et non pas celui qui sera imprimésur le papier.

Leur ordre dans la liste correspond à celui des commandes dans le menu Traitement.

La commande Mise en page vous permet de modifier la présentation des tickets, des pièces de venteet de celles de stock à l’impression.

Le paramétrage des différentes options d’organisation diffère d’une option à une autre. Les titres ci-dessous les décrivent par le détail.

Documents des ventes et des stocks – Organisation

Le premier niveau des documents des ventes et des stocks permet le paramétrage de la désignation dessouches. Cinq intitulés de souches de numérotation peuvent être saisis pour les documents de vente.

Les documents des stocks ne permettent l’enregistrement que d’une seule souche par type de pièce.Cette souche s’enregistre dans le niveau suivant de la hiérarchie de cette commande : Sélection despièces.

Cette fenêtre permet de définir 5 souches spécifiques pour les documents de vente et de leur affecterdes codes journaux pour la comptabilisation des factures correspondantes. La mise en place de cessouches de numérotation par cycle permet de structurer la facturation.

Souches desdocuments desventes et desstocks

Menu Fichier

127©Sage France

ExempleLes documents de vente peuvent être subdivisés en 3 souches, une souche pour les ventes externes àl’entreprise, une souche pour la facturation interne entre les différents services et une autre souchepour la refacturation.

Activation soucheBoîte à cocher activant l’utilisation de la souche et permettant d’enregistrer les données qui laconcernent.

Intitulé soucheZone de 35 caractères alphanumériques pour la saisie de la désignation de la souche.

Code journalZone à liste déroulante permettant d’affecter un code journal aux pièces issues de la soucheconsidérée.

Lors du transfert des écritures par la fonction Traitement / Mise à jour de la comptabilité, cesécritures seront portées par défaut sur le journal correspondant.

Le niveau qui suit le précédent (en effectuant un double-clic sur une ligne ou en utilisant lebouton Voir/Modifier de la barre d'outils Navigation) sert à la définition de la chaîne des documentsainsi que de leur numérotation et de leur circuit de validation.

Cette liste n’est pas modifiable non plus. Elle présente une liste de documents différente suivant lecycle sélectionné.

Documents desventes et desstocks -Deuxièmeniveau -Sélection despièces

Menu Fichier

128©Sage France

Document valideCette case, cochée par défaut, précise si le document correspondant, celui sélectionné dans la liste,sera proposé dans la liste des documents lors de leur saisie ou de leur transformation.

Exemple

Si vous ne désirez pas utiliser les bons de retours, sélectionnez leur ligne puis décochez cette case etenfin validez pour que la modification soit prise en compte.

Pour valider à nouveau un type de document, faites l’opération inverse.

Souche par défautUne case d’option précède chacune des souches disponibles pour le type de document. Vous pouvezcocher celle qui sera proposée par défaut lors de la création d’une pièce du même type. En création depièce, il sera cependant possible de modifier cette sélection et de choisir une autre souche.

Dans le cas des pièces de stock, la souche s’enregistre à ce niveau.

Pour enregistrer (ou modifier) cette souche par défaut, il faut :

1. cliquer sur le bouton correspondant à la souche,

2. valider.

Exemple

Les Bons d’avoir financier seront par défaut numérotés à partir de la souche Avoir.

N° de pièce courant par soucheZones de 8 caractères alphanumériques au maximum permettant de saisir le premier numéro de lasouche correspondante.

Modèle par défautCette zone englobe une liste déroulante et deux boutons qui permettent de sélectionner oudessélectionner un modèle d’impression pour chacune des langues utilisées.

LangueZone à liste déroulante permettant de sélectionner :

• Aucune : permet la sélection d’un modèle d’impression dans la langue de l’entreprise. Valeur pardéfaut.

• Langue 1 : permet de sélectionner un modèle d’impression dans la langue 1.

• Langue 2 : permet de sélectionner un modèle d’impression dans la langue 2.

Menu Fichier

129©Sage France

Bouton Attacher

Bouton ouvrant la fenêtre de sélection du modèle de mise en page. La désignation du modèlesélectionné apparaît à la droite de ce bouton. Ce paramétrage doit être fait pour chacune des languesutilisées.

Le chemin d’accès ainsi que le modèle sélectionné seront enregistrés dans le fichier PREFERENCESdu poste de travail.

La définition du modèle de mise en page s’effectue poste par poste, compte tenu qu’à chaque posteune imprimante différente peut être affectée.

L’utilisation de ce bouton ouvre une fenêtre de sélection.

Choisissez le modèle correspondant au document en cours de paramétrage puis cliquez sur le boutonOuvrir. Le nom du modèle sélectionné apparaît à la droite du bouton Attacher.

Windows Les modèles d’impression comportent l’extension .BGC.

Lors de l’impression des documents, la fenêtre de sélection du modèle de mise en page s’ouvrira selonles dispositions suivantes :

• Si un modèle a été associé au type du document dans l’option Organisation, la fenêtre desélection du modèle de mise en page proposera automatiquement le dossier contenant le modèlesélectionné.

◊ Si aucune langue n’a été enregistrée dans l’en-tête du document à imprimer, ou si aucunmodèle n’a été affecté à la langue 1 ou à la langue 2 suivant le cas, le programme choisirale modèle correspondant à Aucune.

◊ Si une langue a été enregistrée dans l’en-tête du document, le programme sélectionnera lemodèle correspondant à la langue.

Macintosh Il faut, sur Macintosh, cliquer sur le bouton Modèle (qui se trouve dans la fenêtre de sélection dumodèle de document ouverte à la validation d’une impression) pour lancer l’impression en utilisant lemodèle défini dans l’option Organisation.

Menu Fichier

130©Sage France

• Si aucun modèle n’a été associé au type de document, la fenêtre de sélection du modèle de miseen page s’ouvrira sur le dernier dossier utilisé.

• Si plusieurs documents de type différents ont été sélectionnés et qu’il existe des modèles rattachésà un type de document dans l’option Organisation, le programme ne présélectionnera aucun typede document.

Macintosh Le bouton Modèle (qui se trouve dans la fenêtre de sélection du modèle de document) sera estompédans ces deux derniers cas.

Bouton SupprimerCe bouton permet de supprimer l’affectation du modèle de mise en page au document en cours deparamétrage.

Le troisième niveau définit le contenu de la pièce sélectionnée.

A ce niveau non plus les différentes options proposées ne sont pas modifiables. On ne peut quesélectionner ou dessélectionner leur affichage ou leur disponibilité dans le document correspondant.L’administrateur peut définir quelles sont les colonnes obligatoires, disponibles ou indisponibles pourles autres postes de travail lors d’une utilisation du programme en réseau.

Voir L’administrateur est défini dans la commande Fichier / Autorisations d’accès.

Rappelons que chaque utilisateur dispose d’une commande Fenêtre / Personnaliser la liste qui luipermet de modifier l’apparence et le contenu des écrans sur son propre poste. Les commandesdécrites ci-après limiteront ses propres possibilités de paramétrage.

Documents desventes et desstocks -Troisièmeniveau - Listedes colonnes

Menu Fichier

131©Sage France

Le statut des colonnes, c’est-à-dire leur disponibilité ou leur affichage, est rappelé par une petite icôneplacée en début de ligne.

Le paramétrage du statut des colonnes s’effectue de la façon suivante :

1. sélectionnez l’intitulé de la colonne à paramétrer,

2. cliquez sur l’une des cases disponibles (ou sa désignation),

3. validez.

L’icône qui s’affiche sur la ligne est le reflet du paramétrage fait.

Les statuts disponibles dans cette fenêtre sont les suivantes.

Obligatoire par l’applicationUne telle colonne est imposée par le programme et ne peut être dessélectionnée. Les autres boutons àcocher sont estompés.

Une colonne dont cette option est cochée est marquée d’une icône particulière.

Cette option est estompée pour toutes les colonnes non imposées par le programme.

Obligatoire pour le fichierUne telle colonne est imposée par l’administrateur et ne peut être dessélectionnée par les différentsutilisateurs.

Une colonne dont cette option est active est marquée d’une icône particulière.

Masquée pour le fichierUne telle colonne est interdite par l’administrateur et ne peut être affichée par les différentsutilisateurs.

Une colonne dont cette option est active est marquée d’une icône particulière.

Disponible pour le fichierUne telle colonne est autorisée par l’administrateur et peut être affichée ou non par les différentsutilisateurs.

Une colonne dont cette option est active est repérée par une icône particulière.

Ces réglages ne valent que pour le fichier commercial en cours d’utilisation.

Menu Fichier

132©Sage France

Les tableaux ci-après résument les colonnes présentes par défaut (D) dans les documentsparamétrables ainsi que celles qui sont obligatoires (O) ou celles qui ne sont pas disponibles (N). Dansce cas, ces colonnes n’apparaîtront pas dans les fonctions qui les utilisent ni dans la liste de sélection.

Les colonnes non disponibles pour toute la gamme de documents ne sont pas mentionnées.

Les colonnes sans mention particulière pour un document donné sont disponibles.

Les colonnes proposées par défaut ont le statut Obligatoire pour le fichier. Les colonnes optionnellesont le statut Masquée pour le fichier.

Il est conseillé de consulter la partie du manuel traitant de la saisie des pièces (vente et stock) avantde définir quelles colonnes vous souhaitez voir apparaître ou pas. Certaines fonctions et certainsautomatismes ne s’exécutent que si la colonne correspondante est affichée.

Les désignations des zones Informations libres apparaissent si elles ont été saisies, sinon c’est lenuméro de l’information libre qui est mentionné.

Légende des colonnes :• DE Devis• BC Bon de commande• BL Bon de livraison• BR Bon de retour• BA Bon d’avoir financier• FA Facture (y compris factures de retour et d’avoir)• FC Facture comptabilisée• DC Document compacté.

Intitulé de colonne DE BC BL BR BA FA FC DC

Référence article D D D D D D D D

Référence fournisseur N

Référence client N

Désignation D D D D D D D D

Complément N

Référence N

Gamme 1 D

Gamme 2 D

N° de série / lot N

P.U. HT D D D D D D D D

P.U. TTC N

Colonnes desdocuments desventes

Menu Fichier

133©Sage France

Intitulé de colonne DE BC BL BR BA FA FC DC

P.U. Devise D N

PU bon de commande N N N N N

Quantité D D D D D D D D

Qté colisée D D D D D D

Conditionnement D D D D D D D D

Qté commandée N N N N

Quantité livrée N N N N N

Quantité facturée N N N N N

Poids net global D

Poids brut global D

Date de Livraison N

Remise D D D D D D D D

P.U. net D D D D D D D D

P.U. net TTC N

P.U. net Devise D N

Prix revient unitaire N D

CMUP N D

Montant HT D D D D D D D D

Montant HT Devise D N

Taxe 1 N

Taxe 2 N

Taxe 3 N

Prix revient total N D

Montant TTC N

Représentant N

Dépôt D

Affaire N

Péremption N

Fabrication N

Marge en valeur N

Marge en % N

Menu Fichier

134©Sage France

Intitulé de colonne DE BC BL BR BA FA FC DC

Informations libres 1 à 64 N

N° client ligne N N N N N N

D : colonne présente par défaut.N : colonne non disponible.

Légende des colonnes :• ME Mouvement d’entrée• MS Mouvement de sortie

Intitulé de colonne ME MS

Référence article D D

Désignation D D

Complément

Référence

Gamme 1

Gamme 2

N° de série/lot

P.U. HT D D

Quantité D D

Conditionnement D D

Poids net global

Poids brut global

Remise N

P.U. net N

CMUP N

Montant HT D D

Péremption

Fabrication

Informations libres 1 à 64

D : colonne présente par défaut.N : colonne non disponible.

Colonnes desdocuments desstocks

Menu Fichier

135©Sage France

Ventes comptoir – Organisation

Cette fenêtre permet de paramétrer 10 noms d’écran différents ainsi que leur modèle à choisir entre lestrois proposés par le programme.

Les modèles d’écran sélectionnés ici, ainsi que leur paramétrage, seront affectés, dans la commandeStructure / Caisses, aux différentes caisses de saisie décentralisée que vous pouvez utiliser. Ceparamétrage et cette affectation seront réalisés en fonction de l’équipement dont vous disposez ainsique de vos habitudes de travail.

Exemple

Si vous disposez d’un clavier relégendable, le modèle d’écran 1 qui privilégie la saisie au clavier seratout indiqué.

IntituléZone de 35 caractères alphanumériques permettant de donner une désignation particulière à un modèled’écran.

Modèle d’écranZone à liste déroulante offrant le choix entre les trois modèles d’écran disponibles lors des opérationsde saisie comptoir. Les trois modèles sont désignés :

• Ecran 1,

• Ecran 2 et

• Ecran 3

et diffèrent par leur aspect et leur fonctionnement. Ils sont décrits ci-dessous.

Menu Fichier

136©Sage France

Le modèle Ecran 1 a l’apparence suivante.

L’illustration ci-dessus montre le paramétrage minimum de l’écran. D’autres zones de saisie, descolonnes et des informations supplémentaires peuvent apparaître après paramétrage. Ce paramétrages’effectue dans les volets Affichage et Colonnes qui apparaissent en faisant un double-clic sur le nomde l’écran dans la liste. Ces deux volets sont décrits ci-après.

Ce modèle d’écran est exclusivement réservé à une saisie au clavier. Toutes les commandes devrontdonc être associées à des touches du clavier.

Voir Cette association s’effectue dans le volet Fichier / Périphériques de caisse / Clavier.

Les zones dont se compose cette fenêtre sont les suivantes. Nous détaillons cette fenêtre avec toutesles zones qu’il est possible d’y insérer.

Modèle Ecran 1

Menu Fichier

137©Sage France

Le titre de la fenêtre rappelle le numéro du ticket de caisse (incrémenté automatiquement) ainsi que ladésignation de la caisse.

En haut et à gauche, une zone sert à l’affichage du caissier et du dépôt. Ces informations ne sont pasmodifiables. Voir plus loin.

A la droite de cette zone, les informations qu’il est possible de modifier lors d’une vente comptoir :

• Date du ticket,

• nom du Vendeur,

• type de Tarif.

Encore à droite de cette zone, les totaux HT et TTC sont affichés en gros caractères afin d’être bienvisibles du caissier.

Au centre les colonnes dont la présence est paramétrable. Voir plus loin.

La zone en bas et à gauche de la fenêtre sert à l’affichage des raccourcis clavier (16 au maximum) quiont pu être paramétrés dans la commande Périphériques de caisse.

Si vous avez paramétré plus de 16 raccourcis clavier, ceux-ci n’apparaîtront pas tous dans la zone.Nous vous conseillons dans ce cas d’utiliser un raccourci clavier consacré à l’affichage d’une fenêtrequi rappellera la liste complète des raccourcis clavier. Voir la commande Périphériques de caisse.

L’encadré Règlement regroupe :

• le mode de Règlement, zone imposée par le programme qui reprend la liste des règlementsenregistrés dans les options de l’entreprise et propose le premier de la liste,

Menu Fichier

138©Sage France

• le Montant réglé, zone de saisie destinée au caissier,

• la Devise de règlement, zone de sélection optionnelle reprenant les différentes devisesenregistrées dans les options de la fiche entreprise,

• une zone imposée A rendre automatiquement calculée par le programme en fonction du totalTTC et du montant saisi dans la zone Montant réglé.

Un double-clic sur la ligne d’une désignation d’écran ou sa sélection puis l’utilisation du boutonVoir/Modifier de la barre d'outils Navigation fait s’ouvrir une nouvelle liste permettant desélectionner les informations à paramétrer.

Cette liste est invariable et aucune information supplémentaire ne peut y être ajoutée.

Un double-clic sur la ligne Affichage ou sa sélection puis l’utilisation du bouton Voir/Modifierde la barre d'outils Navigation fait s’ouvrir une nouvelle liste permettant de sélectionner lesinformations à paramétrer.

Ecran 1 –Paramétragede l’écran

Ecran 1 –Paramétragede l’affichage

Menu Fichier

139©Sage France

Cette liste propose les informations qu’il est possible d’afficher dans l’écran de saisie 1. Cette liste estimmuable et aucune information supplémentaire ne peut y être ajoutée.

Les information qu’il est possible d’afficher sont les suivantes :

Information Type Par défaut

Caissier Simple affichage. Non modifiable. Oui

Date Zone de saisie de date. Modifiable lors d’une vente comptoir. Affiche pardéfaut la date du jour. Un calendrier est disponible en cliquant sur le boutonadjacent.

Oui

Client Permet d’associer un client au ticket en cours de saisie. Non

Devise à rendre Permet la sélection de la devise du montant à rendre. Non

Devise de règlement Zone à liste déroulante éditable. Modifiable lors d’une vente comptoir.Propose les devises enregistrées dans l’option Devise de cette mêmecommande.

Non

Dépôt Simple affichage. Non modifiable. Non

Mise en attente Permet de mettre en attente le ticket en cours de saisie. Non

Rappel ticket Permet de rappeler à l’écran un ticket mis en attente. Non

Tarifs Zone à liste déroulante éditable. Modifiable lors d’une vente comptoir.Affiche par défaut la première catégorie tarifaire.

Non

Total HT Affichage non modifiable. Non

Total TTC Affichage non modifiable. Oui

Vendeur Zone à liste déroulante éditable. Modifiable lors d’une vente comptoir.Affiche par défaut le vendeur associé à la caisse.

Non

Menu Fichier

140©Sage France

Les informations dont vous demandez l’affichage apparaîtront à des emplacements déterminés par leprogramme et qu’il est impossible de modifier. Les autres informations affichées par le programme (Arendre, Montant réglé) sont imposées.

Le caissier est déterminé au moment de l’ouverture de caisse, il n’est donc pas modifiable.

Voir La commande Traitement / Vente comptoir.

Le dépôt est associé à la caisse, il n’est donc pas modifiable non plus.

Voir La commande Structure / Caisses.

Un double-clic sur la ligne Colonnes ou sa sélection puis l’utilisation du bouton Voir/Modifierde la barre d'outils Navigation fait s’ouvrir une nouvelle liste permettant de sélectionner les colonnesque l’on veut voir affichées dans l’écran de saisie comptoir.

Les colonnes disponibles en saisie comptoir sont regroupées dans le tableau suivant.

Ecran 1 –Paramétragedes colonnes

Menu Fichier

141©Sage France

Intitulé Type

Référence article Obligatoire pour le fichier

Référence client Masquée pour le fichier

Désignation Obligatoire pour le fichier

Gamme 1 Masquée pour le fichier

Gamme 2 Masquée pour le fichier

N° de série/lot Masquée pour le fichier

P.U. HT Masquée pour le fichier

P.U. TTC Obligatoire pour le fichier

Quantité Obligatoire pour le fichier

Qté colisée Masquée pour le fichier

Conditionnement Masquée pour le fichier

Poids net Masquée pour le fichier

Remise Obligatoire pour le fichier

P.U. net Masquée pour le fichier

P.U. net TTC Masquée pour le fichier

Montant HT Masquée pour le fichier

Montant TTC Obligatoire pour le fichier

Mode de règlement Obligatoire pour le fichier

Montant règlement Obligatoire pour le fichier

Devise règlement Paramétrable uniquement pour les modèles d’écran 1 et 2

Echéance règlement Paramétrable uniquement pour les modèles d’écran 1 et 2

Information libre 1 à 64 Masquée pour le fichier

Rappelons que les colonnes Masquées pour le fichier peuvent être affichées en les rendantObligatoires pour le fichier ou Disponibles pour le fichier et en utilisant la fonction Personnaliser laliste.

Les colonnes sont ajustables en largeur et en position :

• Pour modifier la largeur d’une colonne : positionnez le pointeur sur le trait qui sépare le titrede la colonne à modifier de celui de la suivante (il change alors d’aspect), cliquez et faites glisser.

• Pour modifier l’emplacement d’une colonne : positionnez le pointeur sur le titre de la colonne(il change alors d’aspect), cliquez et faites glisser.

Menu Fichier

142©Sage France

Si vous utilisez un lecteur de codes barres (douchette ou autre) pour enregistrer les articles, nous vousconseillons de faire passer la colonne Quantité avant celle de la Référence article afin de faciliter vossaisies car, dans ce cas, l’enregistrement de la référence valide également la ligne.

Le modèle Ecran 2 a l’apparence suivante.

Cet écran de saisie est destiné à un usage mixte, clavier plus souris, puisque des boutons remplacentcertaines fonctionnalités dont le paramétrage au clavier était nécessaire dans l’écran de type 1.

L’illustration ci-dessus montre le paramétrage minimum de l’écran. D’autres zones de saisie, descolonnes et des informations supplémentaires peuvent apparaître après paramétrage. Ce paramétrages’effectue dans les volets Affichage et Colonnes qui apparaissent en faisant un double-clic sur leurnom dans la liste. Ces deux volets sont décrits ci-après.

Voir Cette association s’effectue dans le volet Fichier / Périphériques de caisse / Clavier.

Les zones dont se compose cette fenêtre sont les suivantes. Nous détaillons cette fenêtre avec toutesles zones qu’il est possible d’y insérer.

Modèle Ecran 2

Menu Fichier

143©Sage France

Les zones qui composent cette fenêtre sont identiques à celle du modèle 1 à deux exceptions près.

La zone en bas et à gauche de la fenêtre sert à l’affichage des raccourcis clavier (8 au maximum) quiont pu être paramétrés dans la commande Périphériques de caisse.

Si vous avez paramétré plus de 16 raccourcis clavier, ceux-ci n’apparaîtront pas tous dans la zone.Nous vous conseillons dans ce cas d’utiliser un raccourci clavier consacré à l’affichage d’une fenêtrequi rappellera la liste complète des raccourcis clavier. Voir la commande Périphériques de caisse.

Une zone supplémentaire comportant des boutons fait son apparition. Elle permet l’insertion desboutons suivants (qui tous peuvent être doublés d’un raccourci clavier) :

• Ticket : lance l’impression du ticket sur l’imprimante ticket paramétrée sur le poste ;

• Facture : lance l’impression de la facture sur l’imprimante facture définie pour la caisse(uniquement avant la validation du ticket de caisse) ;

• Fin de ticket : passe à la saisie du règlement ;

• Raccourcis : affiche la liste des raccourcis dans une fenêtre indépendante ;

Voir La commande Traitement / Vente comptoir pour la présentation de la fenêtre des raccourcis.

• Multirèglement : ouvre la fenêtre des règlements multiples au cas où l’acheteur le manifeste (lafenêtre multirèglement est décrite plus loin) ;

• Annuler : annule la saisie du ticket ; le numéro du ticket ainsi annulé sera proposé lors de lanouvelle vente comptoir ;

Menu Fichier

144©Sage France

si l’annulation s’effectue dans la saisie multirèglement, seuls les règlements éventuellementgénérés seront supprimés et le ticket en cours sera proposé dans l’état où il se trouvait avant lasaisie multirèglement ; il pourra alors être supprimé comme ci-dessus ;

• Valider : lance l’impression du ticket sur l’imprimante ticket définie pour la caisse (si elle n’adéjà été faite) et ouvre le tiroir caisse.

Voir Le paramétrage des imprimantes et autres périphériques s’effectue dans le volet Fichier /Périphériques de caisse / Périphériques.

On accède aux volets de paramétrage de l’affichage et des colonnes exactement de la même manièreque pour les écrans du modèle 1. Veuillez vous y reporter au besoin.

Un double-clic sur la ligne Affichage ou sa sélection puis l’utilisation du bouton Voir/Modifierde la barre d'outils Navigation fait s’ouvrir une nouvelle liste permettant de sélectionner lesinformations à paramétrer.

Cette liste propose les informations qu’il est possible d’afficher dans l’écran de saisie 2. Cette liste estimmuable et aucune information supplémentaire ne peut y être ajoutée.

Les information qu’il est possible d’afficher sont résumées dans le tableau suivant.

Ecran 2 –Paramétragede l’écran

Ecran 2 –Paramétragede l’affichage

Menu Fichier

145©Sage France

Information Type Par défaut

Annuler Bouton. Annule la saisie du ticket. Un message de confirmation apparaît. Oui

Caissier Simple affichage. Non modifiable. Oui

Date Zone de date. Modifiable lors d’une vente comptoir. Affiche par défaut datedu jour. Un calendrier est disponible en cliquant sur le bouton adjacent.

Oui

Devise de règlement Zone à liste déroulante éditable. Modifiable lors d’une vente comptoir.Propose les devises enregistrées dans l’option Devise de cette mêmecommande.

Non

Dépôt Simple affichage. Non modifiable. Non

Facture Bouton. Entraîne l’impression d’une facture. Non

Fin de ticket Bouton. Entraîne la saisie du règlement. Oui

Ticket Bouton. Entraîne l’impression du ticket. Non

Multirèglement Bouton. Entraîne l’apparition de la fenêtre de saisie des règlementsmultiples.

Oui

Raccourcis Bouton. Entraîne l’ouverture de la liste des raccourcis clavier. Non

Tarifs Zone à liste déroulante éditable. Modifiable lors d’une vente comptoir.Affiche par défaut la première catégorie tarifaire.

Non

Total HT Affichage non modifiable. Non

Total TTC Affichage non modifiable. Oui

Valider Bouton. Valide la saisie du ticket et enregistre le règlement. Oui

Vendeur Zone à liste déroulante éditable. Modifiable lors d’une vente comptoir.Affiche par défaut le vendeur associé à la caisse.

Non

Supprimer un règlement Bouton de la fenêtre multirèglement. Permet de supprimer le règlementsélectionné.

Oui

Client Permet d’associer un client au ticket en cours de saisie. Non

Devise à rendre Permet la sélection de la devise du montant à rendre Non

Mise en attente Permet de mettre en attente le ticket en cours de saisie Non

Rappel ticket Permet de rappeler à l’écran le ticket mis en attente Non

Les colonnes utilisées dans l’écran de modèle 2 sont les mêmes que celles du modèle 1. Veuillez vousy reporter.

Ecran 2 –Paramétragedes colonnes

Menu Fichier

146©Sage France

Le modèle Ecran 3 a l’apparence suivante.

Cet écran de saisie est destiné à un usage mixte, clavier plus souris. La saisie du règlement, simple oumultiple, s’effectue directement dans la fenêtre et la fenêtre multirèglement n’est donc pas disponibleà partir de cette fonction.

L’illustration ci-dessus montre le paramétrage minimum de l’écran. D’autres zones de saisie, descolonnes et des informations supplémentaires peuvent apparaître après paramétrage. Ce paramétrages’effectue dans les volets Affichage et Colonnes qui apparaissent en faisant un double-clic sur leurnom dans la liste. Ces deux volets sont décrits ci-après.

Voir Cette association s’effectue dans le volet Fichier / Périphériques de caisse / Clavier.

Les zones dont se compose cette fenêtre sont les suivantes. Nous détaillons cette fenêtre avec toutesles zones qu’il est possible d’y insérer.

Modèle Ecran 3

Menu Fichier

147©Sage France

Les zones qui composent cette fenêtre sont identiques à celle du modèle 1 aux exceptions suivantesprès.

Les raccourcis clavier ne peuvent plus s’afficher dans la fenêtre. Par contre, un bouton Raccourcispermet d’ouvrir la fenêtre qui en donne la liste.

Les zones de saisie du mode de règlement, du montant du règlement et de la devise sont remplacéespar un tableau qui permet également de faire la saisie des règlements multiples.

La zone de boutons présente dans l’écran de modèle 2 est modifiée. Elle permet l’affichage desboutons suivants (qui tous peuvent être doublés d’un raccourci clavier) :

• Ticket : lance l’impression du ticket sur l’imprimante ticket paramétrée sur le poste ;

• Fin de ticket : passe à la saisie du règlement ;

• Facture : lance l’impression de la facture sur l’imprimante facture paramétrée sur le poste ;

• Raccourcis : affiche la liste des raccourcis dans une fenêtre indépendante ;

Voir La commande Traitement / Vente comptoir pour la présentation de la fenêtre des raccourcis.

• Annuler : annule la saisie du ticket ; le numéro du ticket ainsi annulé sera proposé lors de lanouvelle vente comptoir ;

si l’annulation s’effectue dans la saisie multirèglement, seuls les règlements éventuellementgénérés seront supprimés et le ticket en cours sera proposé dans l’état où il se trouvait avant lasaisie multirèglement ; il pourra alors être supprimé comme ci-dessus ;

Menu Fichier

148©Sage France

• Valider : lance l’impression du ticket sur l’imprimante ticket définie pour la caisse (si elle n’adéjà été faite) et ouvre le tiroir caisse.

Voir Le paramétrage des imprimantes et autres périphériques s’effectue dans le volet Fichier /Périphériques de caisse / Périphériques.

On accède aux volets de paramétrage de l’affichage et des colonnes exactement de la même manièreque pour les écrans du modèle 1. Veuillez vous y reporter au besoin

Un double-clic sur la ligne Affichage ou sa sélection puis l’utilisation du bouton Voir/Modifierde la barre d'outils Navigation fait s’ouvrir une nouvelle liste permettant de sélectionner lesinformations à paramétrer.

Cette liste propose les informations qu’il est possible d’afficher dans l’écran de saisie 3. Cette liste estimmuable et aucune information supplémentaire ne peut y être ajoutée.

Les information qu’il est possible d’afficher sont identiques à celles de l’écran de modèle 2. Sontabsents :

• le bouton Multirèglement puisque cette saisie s’effectue directement dans la fenêtre,

• le bouton Supprimer un règlement puisque cette opération peut s’effectuer directement à partirde la commande Supprimer de la barre d’outils Navigation. Cette dernière possibilité estréservée à ce modèle d’écran.

Voir La commande Traitement / Vente comptoir.

Ecran 3 –Paramétragede l’écran

Ecran 3 –Paramétragede l’affichage

Menu Fichier

149©Sage France

Les colonnes utilisées dans l’écran de modèle 3 sont les mêmes que celles du modèle 1. Veuillez vousy reporter.

Dans le cas où vous auriez prévu des règlements multiples, la fenêtre qui s’affichera à l’appel duraccourci clavier, de la touche ou du bouton correspondant aura l’aspect suivant. Cette fenêtre est lamême quel que soit le modèle d’écran vente comptoir 1 ou 2 à partir duquel elle est appelée.

Son utilisation sera vue dans la partie du manuel traitant des ventes comptoir.

Voir La commande Traitement / Vente comptoir.

Aucun paramétrage n’est possible.

La partie inférieure de la fenêtre affiche 10 raccourcis clavier au maximum. Seuls les raccourcissuivants, s’ils ont été paramétrés, peuvent apparaître dans cette zone :

• Liste des modes de règlement,

• Liste des devises,

• Mode de règlement,

• Devise,

• Impression ticket,

• Impression facture,

• Valider,

• Annuler.

Ecran 3 –Paramétragedes colonnes

Règlementsmultiples

Menu Fichier

150©Sage France

Interrogation de compte caisse – Organisation

Cette subdivision de l’option Organisation permet, comme dans le cas des documents des ventes etdes stocks de paramétrer les colonnes qui apparaîtront dans diverses commandes traitant toutes del’interrogation du compte caisse.

Un double-clic sur une des lignes de la liste fait s’ouvrir la liste des colonnes qui peuvent s’afficherdans la fonction correspondante. Les tableaux ci-après résument les colonnes proposées par défaut etcelles que l’on peut ajouter.

Veuillez vous reporter aux indications données sur les documents de vente pour le paramétrage descolonnes.

Les tableaux ci-après résument les colonnes présentes par défaut (✔) dans les documentsparamétrables ainsi que celles qui sont obligatoires (✘) ou celles qui ne sont pas disponibles (❍).Dans ce cas, ces colonnes n’apparaîtront pas dans les fonctions qui les utilisent ni dans la liste desélection.

Les colonnes non disponibles pour toute la gamme de documents ne sont pas mentionnées.

Les colonnes sans mention particulière pour un document donné sont disponibles.

Les colonnes proposées par défaut ont le statut Obligatoire pour le fichier. Les colonnes optionnellesont le statut Masquée pour le fichier.

Menu Fichier

151©Sage France

Intitulé de colonne Liste des mouvements de caisse

N° pièce règlement D

N° pièce

Type de mouvement

Date règlement D

Heure règlement

Caissier D

Vendeur D

Montant TTC D

Mode de règlement

Remis en banque

Libellé O

N° client payeur

Intitulé client payeur

N° client d’origine (1)

Intitulé client d’origine

Transféré

Clôturé

Devise

Cours

Montant devise

D : colonne présente par défaut.O : colonne obligatoire.

(1) Pour la gestion des regroupements de tickets et dans le cas de clients différents pour une mêmefacture, c’est le client à l’origine du règlement du ticket qui est reporté dans les zones clientsd’origine.

Liste desmouvementsde caisse

Menu Fichier

152©Sage France

Intitulé de colonne Liste des documents de caisse

Type de document

N° pièce D

Date D

Heure

Caissier D

Vendeur D

Montant HT

Total taxes

Montant TTC D

N° client

Intitulé client

D : colonne présente par défaut.

Intitulé de colonne Liste détaillée des mouvements

Type de document

N° pièce D

Date D

Caissier D

Vendeur

Référence article D

Désignation article D

Quantité D

Poids net

Poids brut

Prix unitaire

Taxe 1

Taxe 2

Taxe 3

Prix unitaire TTC D

Gamme 1

Gamme 2

N° série/lot

Liste desdocuments decaisse

Liste détailléedesmouvements

Menu Fichier

153©Sage France

Intitulé de colonne Liste détaillée des mouvements

Prix revient unitaire

CMUP

Conditionnement

Montant HT

Montant taxes

Montant TTC D

Dépôt mouvementé

Prix revient total

Fabrication

Péremption

Remise O

D : colonne présente par défaut.O : colonne obligatoire.

Intitulé de colonne Liste des tickets archivés

N° ticket D

Date D

Heure D

Caissier D

Vendeur

Montant HT

Total taxes

Montant TTC D

Mode de règlement

N° facture

N° client

Intitulé client

D : colonne présente par défaut.

Liste desticketsarchivés

Menu Fichier

154©Sage France

Règlements – Organisation

L’organisation des règlements présente deux options.

Numérotation des piècesCette zone à liste déroulante définit la méthode avec laquelle les pièces de règlement serontnumérotées :

• Automatique : (valeur par défaut) le programme numérote automatiquement les pièces derèglement à partir du numéro apparaissant dans la zone Numéro en cours.

• Manuelle : le numéro de règlement est imposé par le programme sauf en cas de saisie durèglement par la commande Traitement / Gestion des règlements / Saisie des règlements. Voirle tableau ci-dessous.

La gestion des numéros de règlements dépend du traitement qui est à l’origine du règlement et estrésumée dans le tableau ci-après :

Traitement Numérotation automatique Numérotation manuelle

Vente comptoir Numéro défini dans la zone Numéro encours de cette fenêtre

Numéro de ticket

Règlement au comptant (factures desdocuments des ventes)

Numéro défini dans la zone Numéro encours de cette fenêtre

Numéro de facture

Gestion des règlements / Saisie desrèglements

Numéro défini dans la zone Numéro encours de cette fenêtre

Pas de numéro imposé. L’utilisateur estlibre d’enregistrer le numéro de sonchoix

Menu Fichier

155©Sage France

Numéro en coursCette zone n’est disponible que si la précédente affiche Automatique. Dans ce cas, le programmeaffiche le numéro qui sera utilisé pour la prochaine pièce de règlement. Il est possible de modifiercette valeur en la saisissant (13 caractères alphanumériques).

L’affectation d’un même numéro à deux pièces différentes peut conduire à des incohérences.

Les colonnes de la fenêtre de saisie des règlements peuvent être paramétrées à partir de cette fonctionen réalisant un double-clic sur la ligne Règlement.

Veuillez vous reporter aux indications données sur les documents de vente pour le paramétrage descolonnes.

Les tableaux ci-après résument les colonnes présentes par défaut (✔) dans les documentsparamétrables ainsi que celles qui sont obligatoires (✘) ou celles qui ne sont pas disponibles (❍).Dans ce cas, ces colonnes n’apparaîtront pas dans les fonctions qui les utilisent ni dans la liste desélection.

Les colonnes non disponibles pour le documents ne sont pas mentionnées.

Les colonnes sans mention particulière sont disponibles.

Les colonnes proposées par défaut ont le statut Obligatoire pour le fichier. Les colonnes optionnellesont le statut Masquée pour le fichier.

Colonnes desrèglements

Menu Fichier

156©Sage France

Intitulé de colonne Règlement

Date D

Caisse D

Caissier D

N° pièce D

Type de règlement D

Libellé D

Référence

Mode règlement

N° client d’origine (1)

Intitulé client d’origine

Compte général D

Montant D

Devise

Cours

Montant devise

Code journal D

Date impayé

Contrepartie

Etat D

Solde D

Clôturé

Mise en banque

Echéance contrepartie

D : colonne présente par défaut.

(1) Pour la gestion des regroupements de tickets et dans le cas de clients différents pour une mêmefacture, c’est le client à l’origine du règlement du ticket qui est reporté dans les zones clientsd’origine.

Menu Fichier

157©Sage France

Saisie d’inventaire - Organisation

Comme pour l’option suivante, seules les colonnes peuvent être paramétrées dans ces deux fonctions.

Intitulé de colonne Saisie d’inventaire

Référence D

Désignation D

Gamme 1

Gamme 2

N° série/lot

Qté D

PR unitaire D

Valeur D

Qté ajustée D

PR ajusté D

Valeur ajustée D

Stock mini

Stock maxi

Emplacement

Etat

Fabrication

Péremption

D : colonne présente par défaut.

Menu Fichier

158©Sage France

Remise en banque – Organisation

Intitulé de colonne Remise en banque

Caisse D

Caissier

Date D

N° pièce / ticket

N° client payeur

Intitulé client payeur

N° client d’origine (1)

Intitulé client d’origine

Mode de règlement D

Montant D

Devise

Montant en devise

P (pointé) D

Libellé

Type règlement

D : colonne présente par défaut.

(1) Pour la gestion des regroupements de tickets et dans le cas de clients différents pour une mêmefacture, c’est le client à l’origine du règlement du ticket qui est reporté dans les zones clientsd’origine.

Menu Fichier

159©Sage France

Pays

Permet d’enregistrer diverses informations sur les pays avec lesquels vous commercez, à l’importationou à l’exportation. Cette information est reprise dans les fiches clients. Il est donc conseillé derenseigner cette option avant de saisir les fiches de tiers.

IntituléZone de 35 caractères alphanumériques permettant de saisir la désignation du pays.

Code paysZone de 3 caractères alphanumériques permettant de saisir le code correspondant au pays considéré(norme ISO3166).

Les codes ISO sont donnés en annexe du « Guide de l’Euro ».

Code DEIZone de 3 caractères alphanumériques.

Coefficient d’assuranceZone de 14 caractères numériques. Le coefficient d’assurance permet de calculer la valeur statistiquede la ligne pour la Déclaration d’échanges de biens.

Par défaut cette zone ainsi que la suivante sont paramétrées sur 1.

Menu Fichier

160©Sage France

Coefficient de transportZone de 14 caractères numériques. Le coefficient de transport permet de calculer la valeur statistiquede la ligne pour la Déclaration d’échanges de biens.

La valeur statistique de la déclaration d’échanges des biens sera égale à la valeur hors taxes de la ligneaugmentée de ces deux taux.

Périodicité

Cette option est affectée aux clients et permet de cadencer leur facturation.

La première valeur étant affectée par défaut à toute nouvelle fiche, il est conseillé d’y enregistrer laplus courante.

IntituléZone de 35 caractères alphanumériques permettant de saisir la désignation de la périodicité.

10 périodicités peuvent être saisies.

Service contact

Cette option permet d’enregistrer les services auxquels appartiennent les contacts enregistrés dans lesvolets Contacts :

• de la présente fonction pour les personnes des services centraux de votre société,

• de la commande Structure / Dépôts de stockage pour les responsables de vos dépôts,

• de la commande Clients du menu Structure pour vos différents interlocuteurs chez ces tiers.

Menu Fichier

161©Sage France

Les informations enregistrées ici pourront servir à sélectionner les destinataires de mailings adressésvia la messagerie.

Le nombre de services qui peuvent être enregistrés est illimité.

IntituléIntitulé du service. 35 caractères alphanumériques.

AbrégéZone de 3 caractères alphanumériques majuscules dont la saisie n’est pas obligatoire et qui sert àidentifier le service.

Si cet abrégé est utilisé, il doit être unique. Un message d’avertissement apparaîtra en cas de saisied’un abrégé existant.

Ce code sera utilisé dans les objets de mise en page des documents afin d’insérer commodément desinformations relatives aux contacts.

Menu Fichier

162©Sage France

Structure banque

Cette option permet, dans le cadre du passage à l’euro et de la possibilité offerte aux sociétés d’ouvrirdes comptes dans des banques étrangères ou bien d’adapter les RIB des comptes bancaires des tiers,de préciser la structure du RIB de ces banques qui n’est pas celle des banques françaises.

Cette option propose quatre choix :

• Locale : ce choix permet de paramétrer les structures de codes banques utilisées :

◊ en France,

◊ en Espagne,

◊ au Portugal ou

◊ en Belgique.

• Etranger : ce choix permet

◊ soit un paramétrage correspondant à la norme EDI,

◊ soit un paramétrage manuel du code banque.

• BIN : permet de paramétrer les codes banques selon la structure BIN (Bank IdentificationNumber), structure actuellement utilisée par des banques étrangères qui devrait à termedisparaître au profit de la suivante.

• IBAN : permet de paramétrer les codes banques selon la structure IBAN (International BankAccount Number) qui est un projet de norme internationale d’identification des comptesbancaires.

Menu Fichier

163©Sage France

Il est également possible de paramétrer une structure à la norme EDI en choisissant Locale.

Pour chacun de ces choix il est proposé les paramétrages résumés dans le tableau suivant.

Intitulé Locale Etranger EDI BIN IBAN

Structure France, Espagne,Portugal ouBelgique

Manuelle EDI BIN IBAN

Code banque 5 14 14 0 0

Code guichet 5 17 17 17 0

Numéro decompte

11 17 17 17 34 (1)

Clé RIB 2 0 2 0 0

Gestion clé France par défautmais modifiable

Non Non Non Non

(1) Correspond à la concaténation des zones Code guichet et Numéro de compte.

Structure EDIC’est une codification bancaire de la forme suivante.

Code Banque 14 caractères alphanumériques (appelé Code BIC)

Code Guichet 17 caractères numériques

Numéro de compte 17 caractères alphanumériques

Lorsque cette structure est sélectionnée, toutes les autres zones de la fenêtre s’estompent et sontinutilisables. Pour les banques à l’étranger, adopter de préférence la structure EDI pour pouvoir faireface à toutes les structures possibles. Si un RIB possède une clé, celle-ci doit être incluse dans lenuméro de compte. La structure EDI ne gère pas le contrôle de la clé.

Code BanqueLes zones à la droite de ce titre permettent de paramétrer la longueur de cette partie du RIB.Longueur : 14 caractères maximum.

LongueurEnregistrez dans ces zones le nombre de caractères maximum de la partie correspondante du RIB.

Menu Fichier

164©Sage France

TypeCette zone à liste déroulante propose :

• Alphanumérique : (valeur par défaut) les caractères qui composent la partie du RIB peuvent êtredes lettres, des chiffres ou des signes.

• Numérique : les caractères qui composent la partie du RIB ne sont que des chiffres.

Code GuichetLes zones à la droite de ce titre permettent de paramétrer la longueur de cette partie du RIB.Longueur : 17 caractères maximum.

N° compteLes zones à la droite de ce titre permettent de paramétrer la longueur de cette partie du RIB.Longueur : 17 caractères maximum.

CléLes zones à la droite de ce titre permettent de paramétrer la longueur de cette partie du RIB.Longueur : 2 caractères maximum.

Contrôle de la clé

Cette zone à liste déroulante propose les choix suivants :

• Aucun : aucun contrôle de la clé n’est fait par rapport aux autres caractères du RIB. C’est le casdes banques étrangères qui utilisent un autre algorithme que celui des banques françaises. Pourl’instant, le programme ne permet pas le contrôle d’autres clés que celles utilisées en France.

• France : la clé sera vérifiée selon les règles de détermination de la clé utilisées en France.

• Espagne : la clé sera vérifiée selon les règles de détermination de la clé utilisées en Espagne.

• Portugal : la clé sera vérifiée selon les règles de détermination de la clé utilisées au Portugal.

• Belgique : la clé sera vérifiée selon les règles de détermination de la clé utilisées en Belgique.

Rappelons que la codification des RIB en France est la suivante :

Code Banque 5 caractères numériques

Code Guichet 5 caractères numériques

Numéro de compte 11 caractères numériques

Clé RIB 2 caractères numériques (déterminés selon un algorithme de calcul)

Exemple

Supposons un utilisateur belge du programme. La structure des comptes bancaires en Belgique est lasuivante : 3 caractères numériques + tiret + 7 caractères numériques + tiret + 2 caractèresnumériques (123-4567890-12).

Menu Fichier

165©Sage France

Il devra paramétrer la structure des RIB comme suit.

Zone Banques résidentes Banques à l’étranger

Structure EDI Non cochée Cochée

Code Banque 0 14

Code Guichet 0 17

Numéro de compte 14 Alphanumériques 17

Clé 0 0

Contrôle de la clé Aucun Inaccessible

Le programme ne gérant pas les séparateurs, la totalité du RIB des banques locales est reportée sur lenuméro de compte.

En cas d’importation de banques (fonctions comptables ou clients), le programme effectue un contrôlesur le type de banque résidente ou étrangère. Si la longueur des comptes importés est supérieure àcelle paramétrée, ces comptes sont tronqués par la droite à la longueur enregistrée.

Type tiers

Les types de tiers sont utilisés lors de la création des comptes de tiers (commandes Clients etFournisseurs du menu Structure). Ils permettent à la fois la création manuelle ou automatique descomptes de tiers ainsi que la création automatique des comptes généraux (lorsqu'ils n'existent pasdéjà) rattachés à chaque compte de tiers.

Cette option se compose de deux niveaux. Le premier niveau permet de définir le type de tiers àparamétrer (client ou fournisseur). Le deuxième niveau permet le paramétrage du type de tiers.

Menu Fichier

166©Sage France

Cette fenêtre permet de paramétrer le mode de création des comptes de tiers clients et fournisseurs. Ceparamétrage peut être différent entre clients et fournisseurs. Il se compose de :

NumérotationCette zone à liste déroulante propose les choix suivants :

• Manuelle : (valeur par défaut) la saisie du compte de tiers est laissée entièrement aux soins del’opérateur. Dans ce cas, les zones Longueur et Racine sont inaccessibles.

• Automatique : le programme attribue de lui-même un numéro au tiers en fonction des indicationsportées dans les deux zones suivantes.

• Manuelle avec racine : la racine saisie sera proposée par défaut et l’opérateur la complètera avecles indications de son choix (dans la limite de la longueur définie).

La longueur des comptes de tiers est indépendante du paramétrage fait dans le volet Initialisation dela présente fonction sur la longueur des comptes généraux. Elle est limitée à 17 caractèresalphanumériques comme cela est précisé plus loin.

Les valeurs enregistrées dans les zones de ce volet peuvent être modifiées à tout moment, lesmodifications n’intervenant que sur les comptes de tiers enregistrés par la suite.

Exemple

Les paramétrages suivants ont été enregistrés pour les clients :

Numérotation : Automatique.

Longueur : 7.

Racine : C20 (cette racine représente, par exemple, le quantième de l’année).

Les clients successivement créés se verront attribuer les numéros (non modifiables) suivants :

C200001C200002C200003etc.

LongueurCette zone sert à enregistrer la longueur du numéro du tiers en cas de génération automatique ou desaisie manuelle avec racine.

Trois choix se présentent en fonction de la sélection faite dans la zone Numérotation :

• Manuelle : zone inaccessible.

• Automatique : aucune valeur n’est proposée par défaut mais elle est doit être comprise entre 1 et17. La longueur de la racine est incluse dans cette valeur. La valeur 0 n’est pas admise.

• Manuelle avec racine : si une valeur entre 1 et 17 est saisie la longueur des numéros de tiers seralimitée à cette valeur (qui inclut la longueur de la racine saisie). La valeur 0 n’est pas admise.

Menu Fichier

167©Sage France

Dans ce dernier cas, si un numéro de tiers est saisi avec un nombre de caractères inférieur ou supérieurà la valeur fixe enregistrée, un message s’affichera.

Oui : le programme tronque la valeur saisie ou la complète avec des zéros.

Non : la validation est annulée et l’utilisateur doit faire les modifications qui conviennent.

RacineZone de 17 caractères alphanumériques maximum pour la saisie du radical du numéro de tiers dans lecas de saisie automatique ou manuelle avec racine.

Dans le cas de saisie manuelle avec racine, la modification de cette racine lors de l’enregistrement dunuméro de tiers entraîne l’apparition d’un message qui bloque la saisie tant que le radical n’est pasrétabli à sa valeur paramétrée.

Il est nécessaire de valider toute modification faite à l’une des zones de cette fenêtre.

Compte général associé

Pour accéder au deuxième niveau des types tiers faites un double-clic sur l’intitulé du tiers àparamétrer. Vous pouvez aussi sélectionner la ligne et valider ou cliquer sur le bouton Voir/Modifierde la barre d’outils Navigation.

Ce niveau sert au paramétrage du compte général comptable qui sera utilisé pour enregistrer lesécritures correspondant au tiers.

Menu Fichier

168©Sage France

IntituléL'intitulé saisi ici constituera les premiers caractères de l'intitulé du compte général crééautomatiquement rattaché au compte de tiers ; il peut être saisi sur 17 caractères alphanumériques. Leprogramme le complétera automatiquement par l’intitulé du compte de tiers.

Radical / CompteCette zone définit la composition du numéro du compte général créé automatiquement :

• Radical : le numéro du compte général sera composé d'un radical saisi, suivi du numéro ducompte de tiers ; le radical peut être saisi sur 13 caractères, les 3 premiers étant numériques.

• Compte : le numéro du compte général sera le numéro saisi, sans juxtaposition du numéro ducompte de tiers ; il peut être saisi sur 13 caractères alphanumériques toujours affichés enmajuscules.

Exemple

1) Le type tiers Client est défini comme suit :Intitulé : Clt.Radical : 411

Lors de la création du compte tiers suivantNuméro : DUPONDIntitulé : Monsieur DupondType tiers : Client

le programme créera automatiquement le compte général rattaché :Numéro : 411DUPOND (radical + numéro compte tiers)Intitulé : Clt. Monsieur Dupond (intitulé + intitulé compte tiers)

Menu Fichier

169©Sage France

2) Le type tiers Fournisseur est défini comme suit :Intitulé : Fr.Compte : 401000

Lors de la création du compte tiers suivantNuméro : DURANDIntitulé : Monsieur DurandType tiers : Fournisseur

le programme créera automatiquement le compte général rattaché :Numéro : 401000 (compte)Intitulé : Fr. Monsieur Durand (intitulé / intitulé compte tiers)

PrincipalCase à cocher permettant de définir quel compte sera repris par défaut comme compte général derattachement du compte tiers. Les écritures comptables de facturation seront transférées par défaut surle compte principal du compte de tiers.

Ce compte pourra être modifié dans l’en-tête des documents.

Par défaut, le programme propose :

Type tiers Radical Intitulé Principal

Client 411 Cl. coché

Fournisseur 401 Fr. coché

Le compte défini comme principal est repéré dans la liste par une « coche » ( ).

Il ne peut y avoir qu’un seul compte principal. Si vous voulez le supprimer, il faut en créer un autre etlui attribuer le statut de principal.

Unité de vente

Cette option permet de lister les différentes unités sous lesquelles les articles sont vendus.

Le prix de vente de l’article sera exprimé en regard de l’unité de vente. Les stocks sont gérés en unitésde vente.

La première unité étant systématiquement proposée par défaut, ayez soin d’y enregistrer la pluscourante.

Menu Fichier

170©Sage France

Il est possible de saisir 30 intitulés d’unités de vente.

IntituléZone de 21 caractères alphanumériques permettant de saisir la désignation de l’unité de vente.

Menu Fichier

171©Sage France

Lire les informations

Fichier / Lire les informations

On peut ouvrir cette commande en cliquant sur le bouton Lire les informations de la barred’outils Standard.

Cette commande affiche une fenêtre reprenant la liste et éventuellement le cumul des piècesenregistrées. Elle donne également le contenu des fichiers utilisés par Sage Saisie de caissedécentralisée.

Les informations données par cette commande correspondent à un instant t.

Bouton Réajuster les cumuls

Ce bouton lance une fonction permettant de vérifier les cumuls dans le cas où une coupure decourant serait survenue pendant l’utilisation du programme et en particulier au cours des saisies. Cettefonction est décrite plus loin.

Fichier concernéCette liste déroulante permet de sélectionner le fichier sur lequel portent les informations donnéesdans la fenêtre :

• Fichier commercial (valeur par défaut),

• Fichier comptable.

Cette sélection n’a d’influence que sur la liste des fichiers affichée dans la partie droite ainsi que surles valeurs de la taille du fichier et de l’espace disponible.

Menu Fichier

172©Sage France

TailleCe cadre indique la taille des fichiers (celle paramétrée lors de leur création ou obtenue aprèsagrandissement) ainsi que l’espace restant disponible pour la saisie des informations et des pièces.

Voir L’agrandissement des fichiers est détaillé dans le « Manuel de la gamme ».

FichiersLe cadre du haut à droite donne la liste des différents fichiers entrant dans la composition du fichiersélectionné dans la zone Fichier concerné ainsi que le nombre d’enregistrements présents danschacun d’eux.

Type de documentsCette liste déroulante permet de sélectionner le type de document sur lequel on désire desinformations. Par défaut, l’option Tous les documents est sélectionnée et la liste du bas affiche laliste de tous les documents ; Si vous choisissez un document non autorisé dans les options del’entreprise (Organisation) la liste restera vide.

ValorisationListe déroulante permettant de demander la valorisation de la ou des pièces affichées dans la liste :

• Non valorisés : seule la liste des pièces avec leur nombre, le dernier numéro utilisé et sa dates’affichent (valeur sélectionnée par défaut),

• Valorisés : la dernière colonne de la liste affiche, en plus, le cumul HT des pièces affichées.

Si vous sélectionnez Valorisés, les temps de calcul peuvent être longs (en fonction du nombre depièces existantes).

Liste des documentsLe bas de la fenêtre est occupé par la liste des documents sélectionnés. Les colonnes donnent lesinformations suivantes :

• Documents : donne l’intitulé des documents listés,

• Nombre : nombre de documents créés,

• N° dernier : dernier numéro de pièce utilisé,

• Date : date de la dernière pièce enregistrée,

• Valeur H.T. : cumul des montants HT des pièces correspondantes. Cette colonne n’estrenseignée que si une valorisation a été demandée dans la liste déroulante du même nom.

Menu Fichier

173©Sage France

Réajustement des cumuls

Cliquez sur ce bouton pour lancer cette commande permettant de vérifier les cumuls dans lecas où une coupure de courant serait survenue pendant l’utilisation du programme et en particulier aucours des saisies.

Equivalent clavier sur Macintosh : COMMANDE + CTRL + 1.

Equivalent clavier sous Windows : MAJUSCULE + F1.

En cas d’interruption intempestive du programme en cours d’utilisation, il est conseillé d’effectuerdeux opérations :

• d’une part une recopie des données au moyen de la commande Recopier les données duprogramme Sage Maintenance (voir le « Manuel de la gamme »),

• d’autre part une vérification des cumuls au moyen de la présente commande.

Le lancement de la vérification fait apparaître une fenêtre vous permettant de sélectionner l’opérationque vous souhaitez effectuer.

Recalcul des cumuls en quantitéCette option (sélectionnée par défaut) permet quand elle est sélectionnée de lancer une vérification etun éventuel réajustement des quantités en stock de chaque article. Les cumuls de stock (Stock réel,commandé, réservé, à terme et valeur du stock) seront recalculés en fonction des lignes de documentsexistantes.

Recalcul du CMUPCette option (non sélectionnée par défaut) permet quand elle est sélectionnée de lancer unevérification et un éventuel réajustement de la valorisation de chaque article pour les modes de suivi dustock CMUP. Le prix de revient et le CMUP de chaque ligne de sortie de stock seront recalculés dansl’ordre suivant : Domaine (Stock, Vente), Date, numéro de pièce.

Menu Fichier

174©Sage France

La sélection de cette option entraîne :

• la sélection de l’option Recalcul des cumuls en quantité (si elle ne l’était pas) et soninaccessibilité,

• l’activation des options Recalcul FIFO/LIFO et Recalcul sérialisé.

Recalcul FIFO/LIFOCette option (non sélectionnée par défaut) permet quand elle est sélectionnée de lancer unevérification et un éventuel réajustement de la valorisation de chaque article pour les modes de suivi dustock FIFO/LIFO.

Cette option, comme la suivante, ne sont accessibles que si l’option Recalcul du CMUP est cochée.

Recalcul sérialiséCette option (non sélectionnée par défaut) permet quand elle est sélectionnée de lancer unevérification et un éventuel réajustement de la valorisation de chaque article pour les modes de suivi dustock Sérialisé et par lot. Le prix de revient de chaque ligne de sortie de stock sera recalculé dansl’ordre suivant : domaine (achat, stock, vente), date, numéro de pièce.

Recalcul bons de retour de ventePermet de recalculer les lignes de documents de vente mentionnant des entrées d’articles. Ce calcul sefait à l’identique de celui portant sur les sorties en quantité.

Recalcul des montants HT et TTC des lignesPermet de demander le recalcul des montants HT et TTC des lignes de pièces. Option non cochée pardéfaut.

Cette option est indépendante de toutes les autres de cette fenêtre et peut être lancée seule.

Sa sélection rend active les zones Période de / à.

Réajustement documents compactésCompte tenu des modifications apportées à la gestion des stocks, les documents compactés issus desversions antérieures à la version 2.00 doivent être modifiés en ce qui concerne les valeurs de stock. Lefait de cocher cette option permet de réajuster vos valeurs de stock issues des documents compactés.

Vérification des liensCette option ne doit être utilisée que sur indication de l’assistance technique et nécessite unesauvegarde préalable du fichier commercial.

EcartCette zone n'est active que lorsque l'option Réajustement documents compactés est sélectionnée.

Menu Fichier

175©Sage France

Cette zone permet d'indiquer la valeur en deçà de laquelle le programme doit supprimer les lignesenregistrées pour un même article dans un document compacté et pour lesquelles le solde en quantitéest égal à zéro et le solde en valeur est inférieur au montant indiqué dans la zone Ecart.

Le solde en valeur est exprimé dans ce cas, en valeur absolue.

Voir La commande Traitement / Archivage.

Référence de / àQuelles que soient les options sélectionnées, les zones Référence vous permettent de limiter letraitement à un article ou un ensemble d’articles.

Période de / àCes zones ne deviennent actives que si l’option Recalcul des montants HT et TTC des lignes estcochée.

Dans ce cas, elles permettent de préciser la période sur laquelle ces montants doivent être recalculés.

Chaque zone de saisie de date donne accès à un calendrier.

Voir Pour plus d’informations sur l’utilisation du calendrier, reportez-vous au « Manuel de la gamme ».

Si au cours de ce recalcul le programme détecte une sortie de stock antérieure à une entrée(documents antidatés), il affectera en prix de revient, la valeur du dernier prix d’achat s’il existe oubien la valeur stockée dans la zone Prix d’achat du volet Fiche principale de l’article. L’utilisation decette dernière option, doit systématiquement être accompagnée du recalcul des cumuls en quantité.

Le lancement de la vérification fait apparaître un message vous décrivant l’opération en cours etpermettant de l’interrompre.

L’utilisation de cette fonction est fortement conseillée après une importation de données dans lesdocuments de vente et de stock.

Menu Fichier

176©Sage France

Configuration système et partage

Fichier / Configuration système et partage

On peut ouvrir cette commande en cliquant sur le bouton Configuration système et partage dela barre d’outils Standard.

Cette commande est triple :

• elle permet d'obtenir des informations sur les fichiers ouverts,

• elle permet de connaître quels sont les utilisateurs au cas où le programme est utilisé en réseau,

• elle donne accès, toujours dans le cas d'un fonctionnement en réseau, à une messagerie entre lesdifférents utilisateurs des programmes Sage.

Configuration système

On revient au volet Configuration système en cliquant sur l'onglet correspondant sousWindows ou sur le bouton Configuration système sur Macintosh.

L'écran de travail est celui illustré plus haut.

Il fournit des informations sur les différents fichiers utilisés. Les fichiers sont sélectionnés par lemoyen d'une liste déroulante qui offre à choisir parmi les deux fichiers qu'il est possible d'ouvrir surSage Saisie de caisse décentralisée, le fichier commercial ou le fichier comptable.

Sélection du fichierElle s’effectue dans une liste déroulante qui propose :

• Fichier commercial ou

• Fichier comptable.

Menu Fichier

177©Sage France

Les informations fournies sont les mêmes pour les deux fichiers.

FichierNom du fichier en cours d'utilisation.

StockageDossier de stockage précédé du chemin d’accès pour y parvenir.

TailleTaille en Ko du fichier.

Taille disponibleEspace en Ko restant libre dans le fichier.

% disponiblePourcentage d'espace disponible dans le fichier par rapport à sa taille totale.

Mode d'accèsOn peut trouver dans cette zone les mentions suivantes :

• Accès non client / serveur : le poste de travail n'est pas configuré pour fonctionner en réseauavec Sage Serveur;

• Accès client / serveur : le poste de travail est configuré pour pouvoir se connecter à un serveur etfonctionner en réseau via Sage Serveur.

Windows Rappelons que pour fonctionner en réseau sous Windows, il est nécessaire que le poste de travail soitconnecté à un poste serveur, que le programme Sage Serveur pour Netware ou Windows NT ait étéinstallé sur le serveur, que le poste de travail ait été configuré par le moyen des disquettes duprogramme Sage Serveur et que la zone Accès de la commande Autorisations d'accès soitparamétrée sur Multi-utilisateurs.

Macintosh La configuration en réseau sur Macintosh est identique à celle sous Windows à la différence que laconfiguration du poste de travail n'est pas nécessaire.

ServeurDésignation et version du programme Sage Serveur utilisé. Dans le cas où aucun serveur n'est utilisé,cette zone est vide.

Utilisateur(s) en coursCette zone affiche le nombre d'utilisateurs connectés au fichier objet de l'interrogation. L'utilisateurétant lui-même compris dans ce nombre, la valeur affichée est au minimum de 1.

Menu Fichier

178©Sage France

Utilisateurs connectés

On accède au volet Utilisateurs en cliquant sur l'onglet correspondant sous Windows ou surle bouton Utilisateurs sur Macintosh.

Cette fenêtre n'est renseignée que dans le cas d'un fonctionnement en réseau via le programme SageServeur.

Elle donne la liste des différents utilisateurs connectés en même temps que vous aux différents fichiersque vous-même utilisez.

L'ordre d'affichage des utilisateurs est fonction des connexions successives aux fichiers.

Nom de l'utilisateurNom de l'utilisateur sur le réseau, c’est-à-dire nom sous lequel l’utilisateur s’est connecté au réseau.

ApplicationNom de l'application utilisant un des fichiers lui-même ouvert par Sage Saisie de caisse décentralisée.

Exemple

Si le même fichier comptable est ouvert à la fois par Sage Comptabilité sur votre poste et par un autreutilisateur se servant du programme Sage Saisie de caisse décentralisée, c'est le nom de ce dernierprogramme qui sera mentionné.

FichierNom du fichier utilisé. Il apparaîtra autant de fois que des utilisateurs et des applications différentesl'utiliseront.

EtatOn trouvera dans cette colonne les mentions suivantes :

• Actif : le poste considéré effectue sur le fichier correspondant un traitement nécessitant larecherche d’informations sur le serveur ;

Menu Fichier

179©Sage France

• Inactif : le poste considéré n'effectue aucun traitement sur le fichier correspondant ;

• En attente : le poste considéré a un message d'attente affiché sur son écran. Un poste peut êtremis en attente par le traitement effectué sur un autre poste.

Exemple

Si la mise à jour de la comptabilité est lancée sur un poste utilisant Sage Saisie de caissedécentralisée, tout autre poste qui essaiera d’accéder au même fichier comptable sera mis en attente.

Les informations mentionnées sont celles à l'instant de l'interrogation mais ne sont pas mises à jour entemps réel. Pour connaître les modifications intervenues, il est nécessaire de fermer la commande etde la relancer.

Messagerie

Envoi de message

On accède à cette commande en cliquant sur le bouton Envoyer un message dans la fenêtredes utilisateurs après avoir sélectionné un ou plusieurs utilisateurs apparaissant dans la liste.

Une fenêtre de saisie s'ouvre alors pour vous permettre de saisir le message à envoyer.

Voir Les différentes possibilités de sélection dans les listes sont expliquées dans le « Manuel de lagamme ».

Cette commande n'est utilisable que par ceux qui disposent d'un réseau et de Sage Serveur.

Elle ne prévient pas au cas où un destinataire ne serait pas en mesure de recevoir votre message. Telsera le cas si le destinataire exécute un traitement lors de la réception d’un message. Ce sera aussi lecas si le destinataire a à l’écran une fenêtre par dessus laquelle il est impossible d’afficher une autrefenêtre (le programme « bipe » si l’on tente de le faire).

Exemple

Fenêtres de sélection simplifiée des états.

Message pourCette zone mentionne le nom du premier utilisateur sélectionné. Si vous en avez sélectionné plusieurs,le message sera cependant envoyé à tous.

Menu Fichier

180©Sage France

DeVotre nom sur le réseau.

Texte du messageVous disposez de 255 caractères alphanumériques pour le texte de votre message.

AnnulerCe bouton referme la fenêtre de saisie de message sans rien faire.

EnvoyerCe bouton envoie le message à tous les destinataires.

Réception de message

Lorsque vous recevez un message, une fenêtre s'ouvre sur votre écran.

Cette fenêtre mentionne votre nom sur le réseau, celui de l'expéditeur et le texte du message. Lorsquevous en avez pris connaissance, cliquez sur le bouton OK pour la refermer.

Si entre le moment où votre interlocuteur a sélectionné votre nom dans la liste et a rédigé puis envoyéson message, vous avez abandonné temporairement le programme Sage Saisie de caissedécentralisée (sans le quitter) pour travailler sur un autre programme, le message n'apparaîtra pas. Ils'affichera seulement si vous réactivez la gestion commerciale.

Macintosh Sur cette machine, la réception d'un message dans ces conditions fait clignoter le bouton Sage enalternance avec celui du menu Pomme avec les systèmes d’exploitation Mac OS 8.6 à 9.2 et, dans lecas du système Mac OS X, le bouton Sage monte et descend dans le Dock.

Si vous recevez un message alors qu'une fenêtre propre au système se trouve à l'écran (ouvrir unfichier, sélection des impressions, message, etc.) il ne sera pas pris en compte.

Menu Fichier

181©Sage France

Autorisations d’accès

Fichier / Autorisations d’accès

Cette commande permet à l’administrateur de limiter l’accès par mot de passe aux commandes de sonchoix pour les autres utilisateurs.

On peut ouvrir cette commande en cliquant sur le bouton Autorisation d’accès de la barred’outils Standard

Par défaut, le programme est à accès libre.

Commandes protégées

Toutes les commandes utilisées par le fichier commercial peuvent être protégées individuellement àl’exception des commandes ci-dessous :

• Nouveau,

• Ouvrir,

• Fermer,

• Quitter,

• toutes les commandes du menu Edition,

• toutes les commandes du menu Fenêtres.

De plus, la commande Structure / Comptabilité fait l’objet d’une protection particulière.

Menu Fichier

182©Sage France

Cette protection s’étend à des données du programme autres que les menus et les fonctions telles :

• l’ouverture et le contrôle des caisses,

• les ventes comptoir,

• les factures (quel qu’en soit le type),

• des champs protégeables de certaines fonctions.

Toutes ces particularités seront détaillées ci-dessous.

Les commandes disposant de plusieurs volets offrent deux possibilités de protection :

• la protection peut être définie pour la commande elle-même (exemple : vous interdisez l’accèsaux fiches clients),

• un ou plusieurs volets de la commande peuvent être protégés individuellement (exemple : vousinterdisez l’accès au volet Statistiques de la fiche client).

Les autorisations d’accès proposent maintenant directement deux niveaux par menu :

• le premier niveau donne accès aux commandes du menu et permet leur protection,

• le deuxième niveau autorise la protection individuelle des volets de la commande sélectionnée.

Il n’est donc plus nécessaire de rechercher en fin de liste les commandes pour lesquelles des voletspeuvent être protégés individuellement.

Une fonction, un volet ou une zone protégés contre la consultation disparaissent du menu, de lafonction ou de la fenêtre où ils apparaissent normalement.

Une fonction, un volet ou une zone protégés contre la modification ou la suppression apparaissent enestompé dans le menu, la fonction ou la fenêtre qui les contiennent.

Protections concernant les caisses

Traitements concernant les caisses

• Protection de l’ouverture de caisse : une ligne de protection Ouverture de toutes les caissesapparaît dans le menu Traitement de la liste des fonctions protégées dans la présente commande.

Si cette ligne est protégée, il sera impossible à un caissier d’accéder à une caisse autre que cellesqui lui sont associées. Un message d’erreur le rappellera.

Voir La commande Traitement / Ouverture de caisse.

• Protection des mouvements de caisse : si cette ligne est protégée, il sera impossible à unepersonne non autorisée de consulter ou d’éditer les mouvements de caisse.

Voir La commande Traitement / Mouvements de caisse.

Menu Fichier

183©Sage France

• Protection de la fermeture de caisse : si cette ligne est protégée, il sera impossible à unepersonne non autorisée de fermer une caisse.

Voir La commande Traitement / Fermeture de caisse.

• Protection de la clôture de caisse : si cette ligne est protégée, il sera impossible à une personnenon autorisée d’effectuer la clôture d’une caisse.

Voir La commande Traitement / Clôture de caisse.

Ventes comptoir

Les ventes comptoir disposent de plusieurs niveaux de protection :

• Protection de la fonction Vente comptoir elle-même : la commande est totalement interdite.

• Protection contre les modifications et suppressions : si un utilisateur non autorisé essaie demodifier ou de supprimer une ligne de ticket, un message s’affichera :

Bouton OK : valide l’utilisateur et son mot de passe saisis dans les zones correspondantes. Deuxcas peuvent alors se présenter :

◊ le nom d’utilisateur saisi et/ou le mot de passe enregistrés sont incorrects : le message estaffiché à nouveau ;

◊ l’utilisateur (et son mot de passe) sont valides et ont le droit de modifier ou de supprimer,l’opération est validée.

Bouton Annuler : retour à la fenêtre de saisie du ticket sans modification ni suppression de laligne sélectionnée.

• Protection contre la saisie des quantités négatives : si un utilisateur non autorisé essaied’enregistrer un montant négatif sur une ligne de ticket, un message s’affichera :

Menu Fichier

184©Sage France

Bouton OK : valide l’utilisateur et son mot de passe saisis dans les zones correspondantes. Deuxcas peuvent alors se présenter :

◊ le nom d’utilisateur saisi et/ou le mot de passe enregistrés sont incorrects : le message estaffiché à nouveau ;

◊ l’utilisateur (et son mot de passe) sont valides et ont le droit de saisir des quantitésnégatives, l’opération est validée.

Bouton Annuler : retour à la fenêtre de saisie du ticket sans validation de la ligne.

• Protection contre la saisie de prix de vente et de remises (autres que ceux proposés par défautpar le programme en fonction des paramétrages faits dans les familles d’articles, les articles, lesclients et les barèmes) : si un utilisateur non autorisé essaie d’enregistrer un prix de vente ou uneremise, un message s’affichera :

Bouton OK : valide l’utilisateur et son mot de passe saisis dans les zones correspondantes. Deuxcas peuvent alors se présenter :

◊ le nom d’utilisateur saisi et/ou le mot de passe enregistrés sont incorrects : le message estaffiché à nouveau ;

◊ l’utilisateur (et son mot de passe) sont valides et ont le droit de saisir des prix de vente etdes remises, l’opération est validée.

Bouton Annuler : retour à la fenêtre de saisie du ticket sans validation de la ligne.

L’apparition de ces messages ne bloquent pas les autres utilisateurs pouvant utiliser les mêmesfichiers en réseau.

La saisie d’un utilisateur ayant les autorisations nécessaires pour faire les saisies et modificationsévoquées ci-dessus n’est valable que pour ces modifications ponctuelles mais ne modifie pas le niveaud’autorisation de la personne réalisant les saisies.

• Protection contre la génération des écarts de règlement : il sera impossible, si cette protectionest active, à un caissier d’enregistrer un règlement qui ne soit pas égal au montant exact du ticket.

Voir La commande Traitement / Ventes comptoir qui décrit tous les cas qui peuvent se présenter lors dela validation du ticket.

• Protection contre la modification client : il est possible d’interdire la modification d’un clientassocié à un ticket.

Menu Fichier

185©Sage France

Interrogation de caisse

Il est possible de limiter l’interrogation des caisses aux informations suivantes :

• Protection de l’interrogation de caisse : il sera impossible à une personne non habilitéed’accéder à une caisse à partir de la commande Traitement / Interrogation de caisse si cetteprotection est active.

• Mouvements de caisse : ce choix et les suivants correspondent aux différents modesd’interrogation accessibles par les boutons de la fenêtre Interrogation documents,

• Documents de caisse,

• Détails des mouvements,

• Tickets archivés,

• Interrogation de toutes les caisses : si la protection est activée, l’utilisateur ne pourra interrogerque les caisses auxquelles il est associé. La sélection d’une autre caisse dans la commandeTraitement / Interrogation de caisse sera subordonnée à l’ouverture d’une fenêtre demandant lemot de passe de l’utilisateur.

Voir La commande Traitement / Interrogation de caisse.

Contrôle de caisse

Dans ce cas également, il est possible de limiter l’accès :

• Protection du contrôle de caisse : l’accès à la fonction est totalement interdit à l’utilisateur ainsiréférencé.

Voir La commande Traitement / Contrôle de caisse.

Cette interdiction peut être modulée des façons suivantes :

• Protection du contrôle de toutes les caisses : si la protection est activée, l’utilisateur n’auraaccès qu’aux caisses auxquelles il est associé. La sélection d’une autre caisse dans la commandeTraitement / Contrôle de caisse sera subordonnée à l’ouverture d’une fenêtre demandant le motde passe de l’utilisateur.

• Protection de l’affichage des valeurs en caisse : lorsqu’un fichier commercial est ouvert par unutilisateur n’ayant pas la possibilité d’afficher les valeurs en caisse, seule la saisie des montantslui est autorisée par mode de règlement.

Si un écart est constaté entre le montant saisi et la valeur enregistrée en historique, une écriture derégularisation est automatiquement générée par le programme.

Le tableau ci-dessous résume les diverses possibilités liées aux niveaux de protection qui viennentd'être exposés.

Menu Fichier

186©Sage France

Dans ce tableau :

• Niveau d’utilisateur représente le niveau d’utilisateur affecté à l’utilisateur. Cette affectations’effectue dans la commande Structure / Vendeurs et caissiers.

• Autorisation d’accès représente l’activation ou la non activation des protections détaillées ci-dessus et reprises dans la première colonne du tableau ci-dessous.

• Etat caissier représente la qualité de caissier affectée à un utilisateur dans la commandeStructure / Vendeurs et caissiers.

Niveaud’utilisateur

Administrateur Autre

Autorisationd’accès

Autorisé Interdit Autorisé Interdit

Etat caissier Oui Non Oui Non Oui Non Oui Non

Ouverture detoutes lescaisses

Ouverturede toutesles caisses

Aucunecaisseaccessible

Interdictionimpossible

Interdictionimpossible

Ouverturede toutesles caisses

Aucunecaisseaccessible

Ouverturedescaissesassociéesunique-ment

Aucunecaisseaccessible

Contrôle detoutes lescaisses

Contrôle detoutes lescaisses

Contrôle detoutes lescaisses

Interdictionimpossible

Interdictionimpossible

Contrôle detoutes lescaisses

Contrôle detoutes lescaisses

Contrôledescaissesassociéesunique-ment

Contrôledes caissesassociéesuniquement

Interrogationde toutes lescaisses

Interroga-tion detoutes lescaisses

Interroga-tion detoutes lescaisses

Interdictionimpossible

Interdictionimpossible

Interroga-tion detoutes lescaisses

Interroga-tion detoutes lescaisses

Interroga-tion descaissesassociéesunique-ment

Interroga-tion descaissesassociéesuniquement

Précisons que l’association à certaines caisses s’effectue dans la commande Structure / Vendeurs etcaissiers.

Si l’administrateur désire pouvoir accéder aux caisses quel que soit l’état des autorisations, il doitcréer une fiche caissier à son nom dans la commande évoquée précédemment.

Menu Fichier

187©Sage France

Protection des factures

Une protection s’ajoute à la suite de la gestion du risque client. La protection des factures permet unréglage particulier sur la saisie et le traitement des factures d’achat et de vente.

Cette protection s’applique à toutes les factures, qu’elles soient normales, de retour ou d’avoir.

Principe de la protection des factures

Cette protection offre la possibilité de protéger les factures non comptabilisées d'achat et de vente ensuppression et modification pour un niveau d'utilisateur.

La sélection de protection factures permet d’accéder à deux niveaux de protection :

• Avant impression : dès lors qu'une facture est enregistrée (validation de l’entête), la suppressionet la modification ne sont plus possibles pour le niveau d'utilisateur concerné.

• Après impression : la modification et la suppression de la facture restent possibles si la facturen'est pas imprimée. Dès lors qu'une facture est imprimée la suppression et la modification ne sontplus possibles pour le niveau d'utilisateur concerné.

Saisie de documents

Cette protection ne concerne que les factures non comptabilisées, qu’elles soient de vente, de retourou d’avoir, et n’est utilisable que si les factures ne sont pas déjà protégées en écriture.

Protection des factures avant impression

• La création de factures par saisie directe, par transformation et par duplication est possible, àsavoir : en création uniquement et après validation de l’entête. L’ajout de lignes dans la factureest possible, par contre les lignes validées dans le document ne peuvent plus être supprimées oumodifiées.

• L’ajout d’un texte complémentaire à une ligne validée est possible en création de factureuniquement.

• La suppression de factures (imprimées ou non) est impossible.

• La modification et la suppression de lignes à l'intérieur des factures (imprimées ou non) sontimpossibles.

• La transformation de factures en bons d'avoir financier et en bons de retour est possible.

La protection de factures avant impression concerne les factures imprimées et les factures nonimprimées.

Protection des factures après impression

• La création de factures par saisie directe, par transformation et par duplication est possible.

• La suppression de factures non imprimées est possible.

Menu Fichier

188©Sage France

• La modification et la suppression de lignes à l'intérieur des factures non imprimées sont possibles.

• La transformation de factures non imprimées en bons d'avoir financier et en bons de retour estpossible.

• La suppression de factures imprimées est impossible.

• La modification et la suppression de lignes à l'intérieur des factures imprimées sont impossibles.

• La transformation de factures imprimées en bons d'avoir financier et en bons de retour estpossible.

Protection de zones

L’administrateur peut protéger certains champs à l’intérieur de fenêtres de fonctions qui ne pourront,ainsi, pas être modifiés par les personnes non autorisées.

ExempleLes caissiers peuvent se voir interdire la modification des dates de ventes comptoir.

La liste des champs protégeables est la suivante.

Fenêtres Zones

Saisie des documents de vente et de stock N° pièceDate

Saisie vente comptoir Date

Ouverture de caisse Date

Mouvement de caisse Date

Article Prix d’achatPrix de revient

Saisie règlements DateN° pièce

La fonction de protection des champs se trouve tout à la fin de la liste des fonctions à protéger.

Ces zones n’apparaissent pas dans les fonctions auxquelles elles appartiennent dans la zone Fonctionsde la fenêtre Autorisations d’accès mais elles sont regroupées en fin de liste par type de zone.

Les tableaux qui suivent précisent les fonctions dans lesquelles on peut protéger les différents types dezones.

• La zone Numérotation des pièces peut être protégée en consultation ou en modification dans lesfonctions suivantes :

◊ Documents des ventes,

◊ Documents des stocks,

◊ Saisie des règlements.

Menu Fichier

189©Sage France

• La zone Date peut être protégée en consultation ou en modification dans les fenêtres suivantes :

◊ Documents des ventes,

◊ Documents des stocks,

◊ Ventes comptoir,

◊ Ouverture de caisse,

◊ Mouvement de caisse,

◊ Contrôle de caisse,

◊ Clôture de caisse,

◊ Saisie des règlements.

Cette protection s’étend aux opérations suivantes :

• Duplication de document,

• Transformation de document.

Protection d’ensembles de champs

La protection de zones s’étend à des fonctions mettant en jeu des informations saisies dans plusieursfonctions et dans plusieurs zones. Il s’agit des fonctionnalités suivantes :

• Prix d’achat : cette information peut être interdite en modification ou en consultation. Cetteprotection porte sur :

◊ les catégories tarifaires et tarifs d’exception de la fiche article,

◊ la mise à jour des tarifs,

◊ l’importation des fiches articles.

• Prix de revient : seule la consultation du prix de revient peut être interdite à des personnes nonautorisées. Cette information sera alors indisponible dans la fenêtre de saisie des documents desventes.

Protection des boutons de barre d'outils

La fonction Ouverture du tiroir caisse, que l’on peut lancer à partir du bouton Ouverture decaisse de la barre d'outils Gestion des ventes comptoir, peut être interdite à des utilisateurs nonautorisés en dehors de la validation d’un ticket de caisse.

La ligne permettant ce paramétrage apparaît à la fin de la liste Protection des zones.

La fonction Rechercher/Remplacer et les autorisations d’accès

Les données qu’il est possible de traiter par la fonction Rechercher/Remplacer dépendent desautorisations paramétrées ici.

Menu Fichier

190©Sage France

Voir Le « Manuel de la gamme » sur la fonction Rechercher/Remplacer.

• Si les données sont interdites en lecture, elles n’apparaîtront pas dans la fonctionRechercher/Remplacer.

• Si les données sont protégées en écriture, la fonction Rechercher sera disponible pour elles maispas la fonction Remplacer.

• Si les données sont protégées contre les suppressions, la fonction Rechercher/Remplacer seraactive sans restrictions (un remplacement n'est pas considéré comme une suppression).

Description de la fenêtre Autorisations d’accès

Les zones de la fenêtre de paramétrage sont les suivantes.

AccèsCette information est positionnée par défaut sur Monoutilisateur. Elle ne concerne pas, à proprementparler, la protection du fichier mais son fonctionnement en réseau. Si vous ne travaillez pas en réseausur Sage Saisie de caisse décentralisée, laissez-la sur Monoutilisateur. Si vous travaillez en réseau,consultez la documentation fournie avec Sage Serveur.

Si, à la suite d’une panne de courant survenue en cours d’utilisation du programme Sage Saisie decaisse décentralisée, celui-ci refuse d’ouvrir un fichier commercial (ou un fichier comptable, le plussouvent les deux) en affichant un message du genre “Ce dossier est déjà ouvert. Veuillez le refermerou utiliser les outils de maintenance”, il vous faudra lancer le programme Sage Maintenance afin derefermer ces fichiers. Le « Manuel de la gamme » vous donnera toutes explications sur la manière deprocéder.

Liste des niveauxZone affichant la liste des niveaux déjà créés.

NiveauPour autoriser certains utilisateurs à ne consulter ou renseigner que certaines commandes ou àinterdire la suppression de leurs éléments, il vous faut en premier lieu créer un niveau d’accès puis luiaffecter un mot de passe et enfin autoriser à ce niveau d’accès les commandes qui lui sont permises.

Un niveau est proposé par le programme, le niveau Administrateur. Il a accès à toutes lescommandes et ne peut être supprimé. Il n’a pas de mot de passe par défaut.

Un niveau d’accès dont la désignation et le mot de passe doivent être saisis par l’administrateur (31caractères alphanumériques pour la désignation du niveau) est affecté à un utilisateur ou à un grouped’utilisateurs pour lesquels il autorise l’utilisation de certaines commandes ou bien seulement leurconsultation ou encore il interdit la suppression des éléments déjà saisis.

Menu Fichier

191©Sage France

L’affectation d’un niveau d’utilisateur à un vendeur ou à un caissier s’effectue dans la commandeStructure / Vendeurs et caissiers. Il est également possible de créer des niveaux d’utilisateurs àpartir de cette dernière commande.

Dès l’instant où vous avez créé un niveau d’accès (autre que le niveau Administrateur), leprogramme vous demande de saisir un mot de passe lors de l’ouverture du fichier ainsi protégé.

Si vous oubliez d’affecter un mot de passe au niveau Administrateur, vous pourrez accéder au fichiercommercial simplement en cliquant sur le bouton OK ou en validant lorsque le mot de passe vous serademandé.

Rappelons que le niveau Administrateur ne peut être ni modifié ni supprimé. Vous pouvez seulementlui attribuer un mot de passe. Ce niveau donne accès à toutes les commandes du programme.

Pour créer un niveau : cliquez sur le bouton Ajouter de la barre d’outils Navigation. Avant decréer un niveau et de lui affecter un mot de passe, prenez garde à donner également un mot de passeau niveau Administrateur car sinon vous ne bénéficierez d’aucune protection sur l’accès à vos fichiers(voir les renseignements donnés sur ce point pour la zone suivante).

Pour supprimer un niveau : sélectionnez-le en cliquant sur sa ligne puis cliquez sur le boutonSupprimer de la barre d’outils Navigation.

Mot de passeIl se compose de quatre caractères alphanumériques au maximum. Le programme fait la différenceentre les majuscules et les minuscules.

Il n’existe aucun mot de passe par défaut. Les mots de passe affectés à chaque niveau doivent êtredifférents les uns des autres.

Pour supprimer un mot de passe : faites-le s’afficher dans sa zone en cliquant sur le niveaucorrespondant, pressez la touche ARRIERE sur Macintosh ou RET. ARR. sur Windows puisenregistrez cette modification en refermant la fenêtre.

Pour modifier un mot de passe : cliquez sur la ligne du niveau correspondant dans la liste, tapez unnouveau mot de passe par dessus l’ancien et cliquez sur le bouton Ajouter. Vous pouvez aussisimplement refermer la fenêtre.

Si, d’une part, vous n’affectez aucun mot de passe au niveau Administrateur (ou si vous supprimez cemot de passe), et si, d’autre part, vous avez créé un niveau d’utilisateur avec mot de passe, leprogramme affiche dans tous les cas la fenêtre de saisie du mot de passe lors du lancement duprogramme. Si, dans ce cas, vous cliquez sur le bouton OK, vous aurez alors accès à toutes lescommandes du programme (normalement réservées au niveau administrateur). Vous comprenez ainsil’intérêt qu’il y a de donner également un mot de passe au niveau Administrateur.

Menu Fichier

192©Sage France

ConfirmationCette zone permet de confirmer le mot de passe enregistré dans la zone précédente en le tapant unenouvelle fois. Le même caractère de confidentialité est observé pour cette zone.

Cette saisie est obligatoire. Un message le rappellera.

Si la confirmation tapée n’est pas strictement identique au mot de passe saisi, un message apparaîtra etil faudra recommencer.

FonctionsCette liste présente tous les menus et toutes les commandes qui peuvent être protégés (voir plus hautla liste des commandes qui ne peuvent être protégées et celles qui peuvent l’être). A la suite desmenus sont disposées toutes les commandes possédant des volets que l’on peut protégerindividuellement. Le maniement est identique pour les menus et pour les commandes.

En fin de liste se trouvent les fonctions de protection des factures et des champs.

Prenez soin de vérifier que le niveau d’accès auquel vous voulez autoriser ou interdire l’accès àcertaines commandes soit bien sélectionné dans la liste des niveaux avant d’effectuer les paramétragesdans cette liste. Lorsque vous aurez précisé toutes les fonctions interdites ou autorisées à laconsultation ou à la saisie, refermez simplement la fenêtre. Ceci enregistre toutes les modifications.

• Pour “ouvrir” un menu ou une commande et avoir accès à ses commandes ou à ses volets, il fautcliquer deux fois sur son nom ou sur le symbole qui le / la précède. Agissez de la même façonpour le / la refermer.

Windows Le symbole disposé au droit d’un élément comportant des subdivisions est un carré comportant lesigne + ou -.

Ce carré contient le signe plus (+) lorsqu’il indique que l’élément est fermé.

Il contient le signe moins (-) si l’élément est ouvert. Dans ce cas la liste des subdivisions s’yrapportant est inscrite juste en dessous avec un léger décalage.

Macintosh Le symbole disposé au droit d’un élément comportant des subdivisions est un triangle.

Ce triangle pointe vers la droite lorsqu’il indique que l’élément est fermé.

Il pointe vers le bas si l’élément est ouvert. Dans ce cas la liste des subdivisions s’y rapportant estinscrite juste en dessous avec un léger décalage.

• Pour interdire l’accès à une commande, cliquez deux fois sur son nom. Le signe plus (+) qui laprécède se transforme alors en signe moins (-). Procédez de façon similaire pour l’autoriser ànouveau. Une commande interdite apparaît estompée dans son menu.

Boutons PrivilègesCertaines commandes des menus Fichier, Structure et Traitement peuvent être saisies, modifiéeset/ou consultées. Elles comportent sur leur ligne un symbole qui peut prendre différentes formes.

Menu Fichier

193©Sage France

Lorsque vous en sélectionnez une, les boutons Privilèges deviennent actifs et utilisables. Il en est demême pour les volets de certaines commandes.

Les trois boutons Privilèges portent les désignations suivantes :

• Interdit en suppression,

• Interdit en écriture,

• Interdit en lecture.

Les éléments ainsi protégés comportent, en face de leur intitulé une icône précisant le degré deprotection qui leur a été affecté :

• : commande ou volet autorisé à la consultation et à la modification,

• : commande ou volet autorisé à la consultation seulement,

• : commande ou volet interdit à la consultation et à la modification,

• : commande ou volet dont la suppression est interdite,

• : commande ou champ dont l’utilisation est possible,

• : commande ou champ dont l’utilisation est impossible.

Ces mêmes icônes se retrouvent, tout au moins pour celles qui mentionnent une interdiction demodification et une interdiction de suppression :

• en face de l’intitulé des fonctions protégées dans leurs menus respectifs,

• dans la Barre d’état.

Rappelons qu’une commande dont l’utilisation est impossible disparaît du menu dans lequel elle setrouve (pour les utilisateurs autres que l’administrateur auxquels cette faculté n’a pas été permise). Ilen est de même pour les volets des fonctions qui bénéficient d’une protection similaire : ilsdisparaissent des fenêtres qui les mentionnent normalement.

Vous rendez une commande ou un volet seulement consultable en cliquant sur le bouton central. Dansce cas, le crayon est barré. Vous la / le rendrez saisissable à nouveau de la même façon.

Si la commande ou le volet ne doit être ni saisissable, ni consultable, cliquez sur le bouton de droite(vous pouvez aussi faire un double-clic sur sa ligne). La feuille barrée remplace alors le crayon. Pourlui rendre tous ses attributs, cliquez à nouveau sur ce bouton.

Menu Fichier

194©Sage France

Si la commande ou le volet sont consultables, modifiables mais non supprimables, cliquez sur lebouton de gauche. Faites de même pour annuler cette mesure.

Quittez la commande en refermant la fenêtre. Pressez la touche ESC sur Macintosh ou ECHAP surWindows, si vous ne voulez pas enregistrer les modifications.

Menu Fichier

195©Sage France

Importer

Fichier / Importer

Cette commande permet d’importer des informations dans un fichier de gestion commerciale. Elleouvre un menu hiérarchique.

La forme des fichiers d’importation peut être :

• un format fixe proposé par le programme : Format Ligne 30 et 100.

• un Format paramétrable par l’utilisateur.

Voir ci-après les descriptions de ces fonctions.

Importer au format d’importation Ligne 30 et 100

Fichier / Importer / Format Ligne 30 et 100

Cette commande permet d’importer des informations dans un fichier de gestion commerciale selon unformat fixe proposé par le programme.

On peut lancer la commande Format Ligne 30 et 100 en cliquant sur le bouton Importer de labarre d’outils Fonctions avancées.

Dans le cas d’un échange de données entre le programme Sage Saisie de caisse décentralisée et leprogramme Sage Gestion commerciale associé (pour la gestion des articles et familles d’articles parexemple), les opérations seront beaucoup plus simplement menées en utilisant la commande Fichier /Communication site à site.

Le format Ligne 30 et 100 vous est précisée en Annexe. Ce sont des fichiers au format texte quidoivent toujours être précédés d’un “drapeau d’en-tête”, identificateur permettant au programme SageSaisie de caisse décentralisée de déterminer quel fichier est concerné.

De même, il doit se terminer par un “drapeau de fin” qui indique au programme la fin du fichierd’importation.

Chaque information doit être seule sur une ligne et séparée de la suivante par un retour chariot. Unenregistrement doit toujours être importé en entier. Les importations partielles sont refusées.

Menu Fichier

196©Sage France

ExempleSupposons l’importation des informations comptables d’un article. Le fichier correspondant secompose des champs suivants :

TypeCatégorie comptableCompte généralSection analytiqueCompte taxe 1Compta taxe 2Compte taxe 3.

Ce qui, outre les drapeaux, représente 7 lignes d’information. Si une de ces informations estmanquante, par exemple certains comptes de taxe, elles doivent être remplacées par des retourschariot. Ces informations devant être importées pour chaque catégorie comptable existante, lesdonnées comptables de chaque nouvel article seront précédées du “drapeau d’en-tête” desinformations comptables article mais il n’y aura qu’un seul drapeau de fin.

Certaines informations doivent apparaître dans ces fichiers sous forme codifiées et non pas commeelles s’affichent à l’écran en utilisation normale. Les Annexes vous en donneront la correspondance.

ExempleReprenons l’exemple des données comptables articles. La désignation du type peut prendre troisvaleurs Vente, Achat (non géré dans la saisie de caisse mais qui peut être présent dans les fichiers) etStocks. Ces qualités correspondent respectivement aux codes 1, 2 et 3. Le fichier d’importation devradonc mentionner 1, 2 ou 3.

Cette commande peut être lancée alors qu’un fichier commercial est ouvert ou non. Une fenêtreapparaît, permettant de sélectionner le fichier d’importation.

Cette fenêtre comporte une case à cocher particulière.

Menu Fichier

197©Sage France

Suppression du fichier après importCette option, non cochée par défaut, entraîne la suppression du fichier d’import après que lesopérations se soient déroulées avec succès.

Faites les réglages désirés, sélectionnez le fichier puis cliquez sur le bouton Ouvrir ou validez.L’importation est immédiatement lancée.

Si le programme constate des anomalies dans les fichiers d’importation ou des doublons entre lesfichiers, il peut se produire différents événements qui sont regroupés sous le titre Gestion des erreursen import de données.

Il est possible de procéder à la création d’un nouveau fichier commercial en cliquant sur le boutonNouveau. Dans ce cas, le programme procède à la création des fichiers après qu’une seconde fenêtrese soit superposée à la précédente. Cette dernière est décrite dans la commande Nouveau.

La création d’un fichier de cette façon n’est possible que si le fichier d’importation contient lesdonnées du dossier nécessaires à la création du fichier et n’entraîne pas l’apparition du volet Apropos de… / Fiche principale.

Vous pouvez saisir les valeurs à importer dans un traitement de texte en utilisant la touche ENTREEpour passer d’une ligne à la suivante. Le fichier doit être enregistré en format texte (TXT).

L’option Import en mise à jour du volet A propos de... / Préférences permet différents typesd’import concernant les fiches articles, les familles d’articles et les fiches clients. Lors del’importation d’un fichier texte comportant des fiches articles, le programme contrôle les référencesarticles. Si une référence article est identique dans le fichier commercial le programme peut :

• arrêter l’importation,

• mettre à jour la référence article, la famille d’articles, la fiche client, la fiche fournisseur,

• ou encore afficher un message permettant de confirmer la mise à jour.

TypeCe menu déroulant propose les choix suivants :

• Format texte (*.txt) : (proposé par défaut) permet l’importation des fichiers au format de laLigne 100 (identifiés par des drapeaux et ayant comme séparateur de champs le retour chariot)

• Tous les fichiers (*.*) : cette option permet l'importation des fichiers au format de la Ligne 100.Le traitement est identique à celui du type Format texte.

Menu Fichier

198©Sage France

Gestion des erreurs en import de données – Format Ligne 30 et 100

IMPORTANT. Les informations ci-après ne concernent que les imports de données au moyen defichiers au format texte.

Rappelons que lors de l’importation de données, le programme procède en deux temps :

• d’abord il vérifie la cohérence de la totalité du fichier d’import et, en cas d’anomalie, rejette cefichier en totalité,

• ensuite, si la première phase n’a détecté aucune anomalie, il procède à l’import desenregistrements. Si un des enregistrements présente une anomalie, ceux qui le précèdent sontcependant importés.

Depuis la version 8 du programme différentes solutions sont alors proposées à l’utilisateur :

• soit mettre fin à l’import des données (comme dans les versions précédentes),

• soit poursuivre l’importation des données en ignorant l’enregistrement posant problème.

Dans ce cas, un message s’affichera :

Description de l’anomalie.Souhaitez-vous poursuivre l’import en ignorant cet enregistrement ?

Oui Non

Suivant la réponse faite, il se produira les événements suivants :

• Oui : le programme reprend l’importation des données en ignorant l’enregistrement litigieux. Lestrois premières lignes de ce dernier sont reportées dans un fichier texte « Journal d’import ».L’enregistrement erroné complet, y compris les fichiers qui en dépendent, sont reportés dans unnouveau fichier texte comportant le même nom que celui du fichier d’import mais auquel unnuméro d’ordre est ajouté (1 pour la première anomalie, 2 pour la deuxième, etc.).

• Non : le processus d’import est arrêté. Les enregistrements qui précédaient sont importés. Lesenregistrements restants sont reportés dans une copie du fichier d’import reprenant le nom dufichier d’import en le faisant précéder automatiquement d’un numéro d’ordre. Le fichier d’origineest enregistré avec l’extension .OLD.

ExempleSupposons un fichier IMPLCLI.TXT permettant l’import de fiches clients dans un fichier commercial.Il se compose des lignes suivantes :

#VER 6#CCLIDUPONT.../...#CCLI

Menu Fichier

199©Sage France

DUVAL.../...#CCDLADRESSE DUVAL.../...#CCLIDURAND.../...#FIN

En import de données, le message suivant s’affiche :

Le client DUVAL existe déjà comme fournisseur, ligne XXX !Souhaitez-vous poursuivre l’import en ignorant cet enregistrement ?

Oui Non

Si la réponse est Oui, les opérations suivantes vont s’effectuer :

Report de l’erreur « Le client DUVAL existe déjà comme fournisseur, ligne XXX » dans le Journalimport.

Report des trois premières lignes du fichier dans le Journal import :

#CCLIDUVALClient Duval

Report du message « Reprise de l’import Date et Heure »

Report de l’enregistrement erroné complet dans un nouveau fichier texte.

Reprise de l’import des données à partir de DURAND.

Si la réponse est Non, les opérations suivantes vont s’effectuer :

L’import de données est arrêté mais le client DUPONT est importé.

Report de l’erreur « Le client DUVAL existe déjà comme fournisseur, ligne XXX » dans le Journalimport.

Report du message « Arrêt de l’import Date et Heure »

Création du fichier IMPLCLI1.TXT avec les fichiers non importés :

#CCLIDUVAL.../...#CCDLADRESSE DUVAL.../...#CCLIDURAND

Menu Fichier

200©Sage France

.../...#FIN

Report du message « Création du fichier IMPCLI1.TXT » dans le Journal import.

Le fichier IMPLCLI.TXT est renommé IMPLCLI.OLD.

Journal d’import – Format Ligne 30 et 100

Le journal d’import portera le nom JIMPORT.TXT. Il comportera les informations suivantes :

• si aucune anomalie n’a été détectée :

◊ date et heure du début de l’importation avec le nom du fichier importé,

◊ nombre d’enregistrements importés,

◊ date et heure de la fin de l’import ;

• si la structure du fichier est incorrecte :

◊ date et heure du lancement de l’importation avec le nom du fichier importé,

◊ type d’incohérence détectée,

◊ date et heure de l’arrêt du traitement ;

• si des enregistrements incorrects ont été trouvés :

◊ date et heure du lancement de l’importation avec le nom du fichier importé,

◊ erreur détectée et ligne avec affichage du numéro d’ordre du caractère,

◊ ligne d’enregistrement concernée (seulement les caractères concernés),

◊ nombre d’enregistrements écrits,

◊ nombre d’erreurs d’importation,

◊ recopie du fichier d’origine,

◊ date et heure de l’arrêt du traitement.

Ces fichiers peuvent être consultés et imprimés au moyen d’un programme de traitement de texte oubien des utilitaires Bloc Notes ou WordPad sur Windows et TeachText ou SimpleText sur Macintosh.

Menu Fichier

201©Sage France

Importer au format d’importation paramétrable

Fichier / Importer / Format paramétrable

Cette commande permet de traiter des fichiers d’importation ayant un format paramétrable parl’utilisateur.

On peut lancer la commande Format paramétrable en cliquant sur le bouton Importer selonun format paramétrable de la barre d’outils Fonctions avancées.

Cette fonction permet de sélectionner un des formats qui auraient pu être créés au préalable dans lafonction Format import/export paramétrable.

Voir Cette commande plus loin dans le menu Fichier.

Le lancement de cette fonction ouvre une fenêtre de sélection d’un format d’importation paramétré.

Les fichiers de formats paramétrables comportent, sous Windows, l’extension .EGC. La sélection d’unfichier non compatible entraîne l’affichage d’un message d’erreur.

Gestion des erreurs en import de données – Format paramétrable

IMPORTANT. Les informations ci-après ne concernent que les imports de données au moyen defichiers au format texte.

Rappelons que lors de l’importation de données, le programme procède en deux temps :

• d’abord il vérifie la cohérence de la totalité du fichier d’import et, en cas d’anomalie, rejette cefichier en totalité,

• ensuite, si la première phase n’a détecté aucune anomalie, il procède à l’import desenregistrements. Si un des enregistrements présente une anomalie, ceux qui le précèdent sontcependant importés.

Menu Fichier

202©Sage France

Des messages d’erreur apparaîtront dans les cas suivants et l’importation sera refusée :

• la structure du fichier d’import ne correspond pas à celle définie dans le format.

L’importation sera également refusée :

• si la famille dont dépend un article importé n’existe pas ;

• si le compte comptable général associé à un tiers n’existe pas ;

• et d’une façon générale en cas de présence de tout élément non défini dans le fichierd’importation et manquant dans le fichier destinataire.

Longueur des champs

Dans le cas de champs alphanumériques, si la longueur des données importées est supérieure à cellesdu fichier destinataire, la valeur importée sera tronquée des derniers caractères.

Dans le cas des champs numériques : si la longueur des données importées est supérieure à celles dufichier destinataire, la valeur importée sera également tronquée des derniers caractères, décimalescomprises.

Si les données importées sont plus courtes, aucune incidence.

Journal d’import – Format paramétrable

Le journal d’import portera le nom JIMPORT.TXT. Il comportera les informations suivantes :

• si aucune anomalie n’a été détectée :

◊ date et heure du début de l’importation avec le nom du fichier importé,

◊ nombre d’enregistrements importés,

◊ date et heure de la fin de l’import ;

• si la structure du fichier est incorrecte :

◊ date et heure du lancement de l’importation avec le nom du fichier importé,

◊ type d’incohérence détectée,

◊ date et heure de l’arrêt du traitement ;

• si des enregistrements incorrects ont été trouvés :

◊ date et heure du lancement de l’importation avec le nom du fichier importé,

◊ erreur détectée et ligne,

◊ ligne d’enregistrement concernée,

◊ nombre d’enregistrements écrits,

◊ nombre d’erreurs d’importation,

Menu Fichier

203©Sage France

◊ recopie du fichier d’origine,

◊ date et heure de l’arrêt du traitement.

Ces fichiers peuvent être consultés et imprimés au moyen d’un programme de traitement de texte oubien des utilitaires Bloc Notes ou WordPad sur Windows et TeachText ou SimpleText sur Macintosh.

Menu Fichier

204©Sage France

Exporter

Fichier / Exporter

Cette commande permet d’exporter des informations d’un fichier de gestion commerciale. Elle ouvreun menu hiérarchique.

La forme des fichiers d’exportation peut être :

• un format fixe proposé par le programme : Format Ligne 30 et 100, HTML.

• un Format paramétrable par l’utilisateur.

Voir ci-après les descriptions de ces fonctions.

Exporter au format Ligne 30 et 100, HTML…

Fichier / Exporter / Format Ligne 30 et 100, HTML…

Cette commande permet de traiter des fichiers d’exportation ayant un format fixe proposé par leprogramme.

On peut lancer cette commande en cliquant sur le bouton Exporter de la barre d’outilsFonctions avancées.

Cette commande vous permet donc d’extraire d’un fichier du programme Sage Saisie de caissedécentralisée 100 tout ou partie des données sous forme de :

• fichier au format SYLK qui présente les données sous une configuration reconnue par beaucoupde tableurs,

• fichier au format Texte qui enregistre les données sous la forme d’un fichier texte au formatd’import de la Ligne 100,

• fichier au format HTML qui pourra être directement exploité par les programmes de navigationsur Internet,

• fichier au format Classeur Microsoft Excel® (version 7.00 ou ultérieure) qui lanceraautomatiquement l’ouverture de ce programme, la lecture des données exportées et leurexploitation.

Windows Cette dernière option n’est disponible que sur les versions du programme fonctionnant sur Windows.

Menu Fichier

205©Sage France

Dans le cas d’un échange de données entre le programme Sage Saisie de caisse décentralisée et leprogramme Sage Gestion commerciale associé (pour la gestion des articles et familles d’articles parexemple), les opérations seront beaucoup plus simplement menées en utilisant la commande Fichier /Communication site à site.

Les documents générés par cette commande devront être ouverts à partir des applications (tableur,traitement de texte, programme de gestion) capables de lire les formats de fichiers ci-dessus.

Si l’exportation s’effectue sous forme de fichier ASCII, les informations sont toujours générées encolonne, séparées par un retour chariot et agrémentées de “drapeaux”, codes permettant au programmede déterminer l’origine, le fichier concerné et la fin des enregistrements. Toutes explicationsconcernant ces “drapeaux” sont données sous le titre concernant les importations et dans les annexes.

L’exportation sous forme de fichier au format Texte s’effectue dans le format que Sage Saisie decaisse décentralisée utilise pour ses importations. Il est donc possible de réutiliser un tel fichier enimport sur un autre micro-ordinateur équipé de ce programme.

Le lancement de cette commande fait tout d’abord apparaître une fenêtre permettant d’appeler unformat d’exportation déjà créé ou d’en enregistrer un nouveau.

Sélectionnez le modèle que vous voulez utiliser ou modifier puis cliquez sur le bouton Ouvrir ou surle bouton Nouveau pour enregistrer un nouveau modèle de sélection.

Si vous choisissez de créer un modèle de sélection, une nouvelle fenêtre s’ouvre pour la saisie dunom, de la taille et de l’emplacement de stockage de ce fichier. La taille de 200 Ko proposée par leprogramme est en règle générale largement suffisante.

Dans les deux cas, un écran de paramétrage apparaît ensuite.

Menu Fichier

206©Sage France

Le principe de cet écran est identique à celui des formats de sélection utilisés lors de l’impression àl’aide du bouton Plus de critères. Les colonnes servent au stockage des critères de sélection et leszones au dessus des titres des colonnes servent à leur saisie.

Quelques précisions doivent être apportées concernant le principe de fonctionnement de cettecommande et la notion de Groupe.

Les informations à extraire sont précisées dans les deux premières colonnes. La première sert àl’enregistrement du fichier, la seconde, à celle du champ à l’intérieur de ce fichier. La colonne CelluleL :C permet de préciser à partir de quelle cellule du tableur (si vous faites des transferts sur untableur, cas le plus fréquent), les informations extraites seront insérées dans la feuille de calcul. Lesinformations sont toujours insérées en colonnes.

Exemple

Supposons un transfert d’informations sur le fichier client (numéro de compte et nom seulement).Vous voulez ne sélectionner que les clients habitant Paris. Vous avez enregistré les paramètressuivants :

Fichier Champ Cellule L :C De à

Clients Code postal 0 :0 75000 75999

Clients Numéro client 10 :5

Clients Intitulé 10 :6

La ligne de critère Code postal ne sert qu’à la sélection des clients sur Paris, c’est la raison pourlaquelle on a précisé 0 :0 comme adresse de cellule. Le programme comprend alors qu’il ne doit pasexporter cette information, mais qu’il doit en tenir compte pour la sélection.

Vous verrez les données apparaître dans la feuille de calcul de la façon suivante :

Menu Fichier

207©Sage France

Ligne / Colonne 5 6

10 CARAT Carat Sarl

11 DIAMA Diamant vert

12 EMERA Emeraude SA

13 OPALE Opale

Le Groupe permet de regrouper, comme son nom l’indique, des informations obéissant aux mêmesrègles de sélection.

Exemple

Supposons que l’on veuille extraire les noms des clients appartenant aux catégories tarifairesGrossiste (la première saisie) et Centrales d’achat (la troisième saisie). On ne peut réaliser unesélection continue car la catégorie tarifaire détaillant qui est la deuxième serait égalementsélectionnée. Il nous faut donc utiliser les groupes et nous paramétrerons le modèle comme suit.

Fichier Champ Groupe Cellule L :C De à

Clients Catégorie tarifaire A 0 :0 Grossiste

Clients Intitulé A 1 :1

Clients Catégorie tarifaire B 0 :0 Centrale d’achat

Clients Intitulé B 0 :1

Le groupe A servira donc à sélectionner les clients grossistes mais n’insérera que leur nom dans lafeuille de calcul à partir de la cellule L1 :C1. Le groupe B fera de même pour les clients centralesd’achat et insérera leur nom à la suite de ceux appartenant à la catégorie Grossiste. C’est la raisonpour laquelle nous avons mentionné 0 :1 dans la colonne Cellule L :C.

La création d’un modèle s’effectue comme suit :

1. appel de la fonction et création d’un nouveau modèle,

2. enregistrement d’un titre (simple information permettant de décrire le modèle plus précisémentque son nom de document),

3. pour chaque ligne de critère, enregistrement :

◊ du fichier,

◊ du champ,

◊ du groupe éventuel,

◊ de la cellule origine du transfert si réutilisation dans un tableur,

◊ du critère de sélection si le champ donne lieu à une liste déroulante ou de la fourchette decritères si le champ est éditable,

Menu Fichier

208©Sage France

4. impression éventuelle de la liste des critères,

5. enregistrement du modèle en refermant la fenêtre.

Par défaut, toutes les informations dépendant d’un critère de sélection non mentionné sontsélectionnées.

L’utilisation d’un modèle est encore plus simple :

1. sélection du modèle d’exportation,

2. sélection du type de fichier généré,

3. lancement de la génération du fichier.

Le traitement des lignes d’un modèle s’effectue comme suit :

• Enregistrer une nouvelle ligne : enregistrez son contenu dans les zones de saisie au-dessus descolonnes, validez par la touche ENTREE ou cliquez sur le bouton Ajouter de la barre d’outilsNavigation.

• Modifier une ligne : sélectionnez-la au préalable, apportez les modifications et enregistrezcomme indiqué ci-dessus.

• Supprimer une ligne : sélectionnez-la et cliquez sur le bouton Supprimer de la barre d’outilsNavigation.

Pour sélectionner ou dessélectionner des lignes contiguës ou non contiguës consultez le « Manuel dela gamme ».

La largeur des colonnes de la liste de critères peut être ajustée mais leur position est invariable.

Les caractéristiques des différentes zones composant la fenêtre de paramétrage sont les suivantes.

IntituléZone de 35 caractères alphanumériques. L’information saisie ici est simplement destinée à décrireplus précisément le modèle. Elle n’est pas transférée dans le fichier généré.

Bouton Imprimer le modèle d’export

Permet d’éditer et de conserver sous forme imprimée la liste des critères du modèle.

Bouton Exporter

Permet de lancer la génération du fichier d’exportation en fonction des critères enregistrésdans les colonnes de la fenêtre.

Menu Fichier

209©Sage France

Lorsque vous cliquez sur ce bouton, une fenêtre s’ouvre pour vous permettre de donner un nom aufichier qui va recevoir les informations et de déterminer l’emplacement de stockage de ce fichier quisera généré.

Windows Le programme indique l’extension à ajouter au nom du fichier en fonction du type d’export réalisé. Sivous ne la saisissez pas, le programme l’ajoutera de lui-même.

TypeCette liste déroulante propose les choix suivants :

• Format texte (*.TXT) (valeur par défaut),

• Format sylk (*.SLK),

• Format html (*.HTM),

• Format Classeur Microsoft Excel (*.XLS).

Windows Cette dernière option n’est disponible que sur Windows.

Le format HTML (Hyper Text Markup Language) permet la génération d’un fichier qui pourradirectement être exploité par des Navigateurs Internet.

Ce format vous permettra, par exemple, de créer un catalogue d’articles que vous copierez sur un siteInternet et qui pourra être consulté par vos clients.

Le paramétrage du modèle d’export s’effectue comme pour le format SYLK. Par contre l’adresse decellule indiquée pour chaque ligne du format d’export n’est utilisée que pour définir l’ordre del’export.

Exemple

Vous voulez exporter votre fichier article avec les informations suivantes : Référence article,Désignation et Prix de vente.

Le format d’export est le suivant :

Format HTML

Menu Fichier

210©Sage France

L’export au format SYLK donne le résultat suivant :

Vous pouvez constater que l’adressage des cellules est bien respecté. Le prix de vente est enregistrésur la sixième colonne.

L’export au format HTML donne le résultat ci après :

L’ordre du format est respecté mais les adresses de cellules ne sont pas prises en compte. Le prix devente est enregistré sur la troisième colonne alors que c’était la sixième qui était indiquée dans leformat d’export.

Menu Fichier

211©Sage France

L'exportation au format Classeur Microsoft Excel® permet le lancement en automatique de MicrosoftExcel et l'ouverture du fichier exporté.

Cette exportation fonctionne à identique de l'exportation au format Sylk.

Le fonctionnement de l'application dans le cadre d'une exportation au format Classeur Microsoft Excelest le suivant :

1. création d'un fichier doté de l'extension .XLS,

2. ouverture du fichier XLS sous Microsoft Excel,

3. extraction des informations du fichier de gestion,

4. affichage des informations sous Microsoft Excel.

L'exportation n'est réalisable que si Microsoft Excel (version 7.00 au minimum) est installé sur leposte de travail.

Revenons à la description de la fenêtre d’enregistrement des critères de sélection. La saisie des lignesde cette fenêtre s’effectue comme pour les formats de sélection des impressions.

Voir Le « Manuel de la gamme ».

Colonne FichierCette colonne permet la sélection du fichier dont seront extraites les informations à exporter. Sa zonede saisie est une liste déroulante. Les fichiers dont on peut exporter les données sont précisés enAnnexe.

L’exportation des informations sur l’entreprise (dossier de l’entreprise) se fait d’un seul bloc sanspossibilité de sélection particulière.

Colonne ChampCette colonne permet de préciser le champ dont doivent être extraites les informations à exporter. Leschamps dépendent bien évidemment du fichier sélectionné dans la colonne précédente. La liste deschamps en fonction des fichiers est donnée en Annexe. La zone de saisie est également une listedéroulante.

Colonne GroupePermet de réunir des lignes de critères affectées à la même sélection. Un modèle d’exportation peutcomporter autant de groupes que cette zone permet d’en saisir. Un et logique s’établit entre les lignesd’un même groupe. Un ou logique s’établit entre les groupes.

Cette colonne accepte un maximum de 6 caractères alphanumériques.

FormatClasseurMicrosoftExcel®

Menu Fichier

212©Sage France

Colonne Cellule L :CCette colonne sert à l’enregistrement de la cellule du tableur à partir de laquelle les informations de laligne en question seront transférées. Rappelons que les informations exportées sont insérées encolonne à partir de la cellule indiquée ici.

L’adresse de la cellule doit être précisée de la façon suivante : X :Y. X est le numéro de la ligne, Y lenuméro de la colonne. Les valeurs doivent être inférieures aux limites du programme destinataire. Ilne faut pas taper de L pour ligne ni de C pour colonne. L’adresse est toujours numérique même si letableur destinataire numérote les colonnes par des lettres.

Une ligne comportant comme adresse 0 :0 (zéro :zéro) est simplement destinée à la sélection (voirl’exemple ci-dessus). Ses valeurs ne seront pas transférées dans le fichier export.

Une ligne comportant comme adresse 0 :Y impose au programme d’ajouter les informations à la suitede celles déjà insérées dans cette même colonne. Cette possibilité n’est envisageable que si vousprécisez des groupes.

Si les transferts doivent s’effectuer au format texte les informations saisies dans cette colonne n’ontaucune importance.

Colonne DeCette colonne sert à la saisie d’un critère de sélection. Ce critère est unique dans le cas où le Champsélectionné l’impose. La liste déroulante permet alors d’ouvrir la liste des réponses possibles. Dans lecas où une fourchette de limites peut être saisie, les valeurs doivent être tapées dans cette colonne etdans la suivante.

Colonne àColonne servant à l’enregistrement manuel de la deuxième limite de sélection si le Champ l’impose.

Colonne EchelonnementCette colonne permet de sélectionner l’échelonnement des périodes d’après lesquelles les valeurs vontêtre extraites. La zone de saisie est une liste déroulante proposant les options suivantes :

• Aucun : les valeurs sont extraites en détail,

• Jour : les valeurs sont totalisées par jour,

• Semaine : les valeurs sont totalisées par semaine,

• Mois : seuls les totaux mensuels sont extraits,

• Trimestre : les valeurs extraites sont les totaux trimestriels calendaires,

• Semestre : les valeurs extraites sont les totaux semestriels calendaires,

• Année : les totaux de l’année sont exportés.

Format des dates : l’export au format Sylk des dates de livraison des en-têtes et lignes de documentsrespecte le format défini dans le volet A propos de... / Commercial (format date, Julien ou Semaine).

Menu Fichier

213©Sage France

Exporter au format d’exportation paramétrable

Fichier / Exporter / Format paramétrable

Cette commande permet de générer des fichiers d’exportation ayant un format paramétrable parl’utilisateur.

On peut lancer la commande Exporter au format paramétrable en cliquant sur le boutonExporter selon un format paramétrable de la barre d’outils Fonctions avancées.

Cette fonction permet de sélectionner un des formats qui auraient pu être créés au préalable dans lafonction Format import/export paramétrable.

Voir Cette commande plus loin dans le menu Fichier.

Le lancement de cette fonction ouvre une fenêtre de sélection du modèle d’exportation qui doit êtreutilisé dans le cadre de l’exportation de données envisagée Ouvrir le format paramétrable.

Ce format peut concerner des données sur :

• les clients,

• les articles ou

• les familles d’articles.

Il comporte, sous Windows, l’extension .EGC et doit avoir été paramétré au préalable à l’aide de lafonction Fichier / Format import/export paramétrable.

Voir Cette fonction ainsi que les explications données dans le « Manuel de la gamme ».

Un message d’erreur apparaîtra si le fichier sélectionné n’est pas un format paramétrable.

Après la sélection du format, le programme demande, dans la fenêtre Créer le fichier d’export, qu’onlui fournisse le nom ainsi que l’emplacement de stockage du fichier de texte qui va être généré.

Menu Fichier

214©Sage France

Donnez un nom et un emplacement de stockage au fichier .TXT qui va être créé. Cliquez sur le boutonEnregistrer ou validez.

Suivant le choix du format qui aura été fait, des fenêtres vont apparaître afin que vous précisiez lesinformations à exporter.

Les critères de sélection proposés sont des champs dont la présence est obligatoire dans le formatparamétrable.

La sélection s’effectuera sur :

• le N° client dans le cas d’un export des données clients,

• la Référence article dans le cas d’un export des données articles,

• le Code famille dans le cas d’un export des données sur les familles d’articles.

Menu Fichier

215©Sage France

Sélection des informations à exporterLe titre de ces deux zones de sélection dépend du format paramétrable sélectionné.

Les zones de et à sont des listes déroulantes éditables qui permettent de choisir une fourchetted’informations à exporter. La sélection est faite sur un champ qui dépend du choix fait dans la zoneprécédente et qui est précisé dans le tableau ci-dessous.

Type d’export Sélection Taille

Clients N° client 17 caractères alphanumériques

Articles Référence article 18 caractères alphanumériques

Familles Code famille 10 caractères alphanumériques

Si vous laissez ces deux zones vides, la totalité des données sera exportée.

Cliquez sur le bouton OK pour générer le fichier.

Menu Fichier

216©Sage France

Format import/export paramétrable

Fichier / Format import/export paramétrable

Cette fonction permet de paramétrer les formats de fichiers pour l’importation ou l’exportation dedonnées.

La définition de formats de fichiers paramétrables permet d'importer ou d'exporter des donnéesconcernant les articles, les familles d’articles ou les clients de et vers n'importe quel logiciel capabled'émettre ou de recevoir des fichiers au format ASCII.

Vous pouvez également accéder à cette commande en cliquant sur le bouton Définition duformat paramétrable de la barre d’outils Fonctions avancées.

Cette fonction, disponible sur tous les programmes de la gamme Ligne 100 Sage est détaillée dans le« Manuel de la gamme ».

Ne sont détaillées ci-après que les informations utilisées par cette fonction et propres au programmeSage Saisie de caisse décentralisée 100.

Champs des formats paramétrables

Champs du fichier Clients

Le programme permet l'import des fiches clients.

Champs disponibles

Zones Longueur Type Obligatoire Particularités

N° compte client 17 AN Oui Majuscules

Intitulé 35 AN Oui

N° compte collectif 13 AN Oui Format compte

Classement 17 AN

Qualité 17 AN

Contact 35 AN

Adresse 35 AN

Complément adresse 35 AN

Code postal 9 AN

Ville 35 AN

Région 25 AN

Menu Fichier

217©Sage France

Zones Longueur Type Obligatoire Particularités

Pays 35 AN

N° Siret 14 AN

NAF 5 AN

N° identifiant 25 AN

Téléphone 21 AN

Télécopie 21 AN

E-mail 69 AN

Site 69 AN

Catégorie comptable 2 N Correspondance à définir (*)

Payeur 17 AN Majuscules

Code devise ISO 3 AN

Intitulé banque 35 AN Banque principale uniquement

Structure banque 1 N Correspondance à définir (*)

Code devise ISO compte 3 AN

Code banque 14 AN Numérique pour la structure locale

Code guichet 17 AN

Numéro de compte 17 AN

Clé RIB 2 N

Commentaire banque 69 AN

Intitulé livraison 35 AN Lieu de livraison principal uniquement

Adresse livraison 35 AN

Complément livraison 35 AN

CP livraison 9 AN

Ville livraison 35 AN

Région livraison 25 AN

Pays livraison 35 AN

Catégorie tarifaire 2 N Correspondance à définir (*)

Taux remise 14 N Format double

Menu Fichier

218©Sage France

Zones Longueur Type Obligatoire Particularités

Taux escompte 14 N Format double

Taux relevé 14 N Format double

Inutilisé (*) Permet d’indiquer un champ du fichier qui doitêtre ignoré

(*) Voir plus loin les explications sur les correspondances et sur le champ Inutilisé.

Correspondance des champs

Les champs disponibles du tableau ci-dessus qui portent la mention « Correspondance à définir »permettent de choisir entre différentes valeurs.

Pour avoir accès à ces choix :

• cliquez sur la ligne du champ pour la sélectionner ;

• cliquez sur le bouton Propriétés.

Une fenêtre Correspondance des champs s’ouvre alors.

Les possibilités offertes par cette fenêtre sont décrites dans le « Manuel de la gamme ».

Valeurs par défaut

Lors d’une importation, les champs non obligatoires de la fiche client et ceux qui ne seraient pasprésents dans le fichier d’importation prennent les valeurs résumées dans le tableau suivant.

Zones Valeurs

Qualité Vide

Classement 17 premiers caractères de l’intitulé

Contact Vide

Adresse Vide

Complément adresse Vide

Code postal Vide

Ville Vide

Région Vide

Pays Vide

Enuméré statistique 1 à 10 Vide

En-cours maximum 0

Plafond assurance crédit 0

Menu Fichier

219©Sage France

Zones Valeurs

Payeur N° client

Taux remise 0

Taux escompte 0

Taux relevé 0

Taux R.F.A. 0

Catégorie comptable Premier élément de la liste des catégories comptables

Devise Aucune

Code risque Premier élément de la liste des codes risques

Nom représentant Vide

Prénom représentant Vide

Catégorie tarifaire Premier élément de la liste des catégories tarifaires

Périodicité Premier élément de la liste des périodicités

Langue Aucune

Raccourci Vide

Nb facture 1

1 BL/facture Non cochée

N° Siret Vide

NAF Vide

N° identifiant Vide

Code EDI 1 Vide

Code EDI 2 Vide

Code EDI 3 Vide

Commentaire Vide

Contrôle d’encours Automatique

Dépôt par défaut Dépôt principal

Mise en sommeil Non cochée

Plan analytique Plan analytique défini comme plan analytique affaires

Code affaire Vide

Date création Date système de l’ordinateur

Téléphone Vide

Télécopie Vide

E-mail Vide

Menu Fichier

220©Sage France

Zones Valeurs

Site Vide

N° Coface Vide

Placé sous surveillance Non cochée

Date création société Vide

Forme juridique Vide

Effectif Vide

Chiffre d’affaires Vide

Résultat net Vide

Incidents de paiement Vide

Date du dernier incident Vide

Privilèges Vide

Régularité de paiement Vide

Cotation de solvabilité Vide

Date dernière mise à jour Vide

Objet dernière mise à jour Vide

Comptes rattachés Aucun

Intitulé lieu de livraison Intitulé du volet Fiche Principale

Adresse lieu de livraison Adresse du volet Fiche Principale

Complément adresse lieu de livraison Complément adresse du volet Fiche Principale

Code postal lieu de livraison Code postal du volet Fiche Principale

Ville lieu de livraison Ville du volet Fiche Principale

Région lieu de livraison Région du volet Fiche Principale

Pays lieu de livraison Pays du volet Fiche Principale

Contact lieu de livraison Contact du volet Fiche Principale

Expédition Premier élément de la liste des modes d’expédition

Condition de livraison Premier élément de la liste des conditions de livraison

Principal Oui

Téléphone Téléphone du volet Fiche Principale

Télécopie Télécopie du volet Fiche Principale

E-mail E-mail du volet Fiche Principale

Données relatives aux banques tiers Aucune

Menu Fichier

221©Sage France

Zones Valeurs

Données relatives aux conditions de paiement Aucune

Données relatives aux contacts clients Aucune

Données relatives aux informations libres Aucune

Champs du fichier Articles

Le programme permet l'import des fiches articles.

Champs disponibles

Zones Longueur Type Obligatoire Particularités

Référence 18 AN Oui Majuscules

Désignation 69 AN Oui

Famille 10 AN Oui

Prix d’achat 14 N Format prix

Coefficient 14 N Format double

Type prix de vente 1 N Correspondance à définir (*)

Prix de vente 14 N Format prix

Gamme 1 2 N Correspondance à définir (*)

Gamme 2 2 N Correspondance à définir (*)

Conditionnement 2 N Correspondance à définir (*)

Unité vente 2 N Correspondance à définir (*)

Unité poids 1 N Correspondance à définir (*)

Poids net 14 N Format double

Poids brut 14 N Format double

Code barres 18 AN Contrôle unicité dans le fichier articles et lesénumérés de gamme

Suivi stock 1 N Correspondance à définir (*)

Inutilisé (*) Permet d’indiquer un champ du fichier qui doitêtre ignoré

(*) Voir plus loin les explications sur les correspondances et sur le champ Inutilisé.

Correspondance des champs

Les champs disponibles du tableau ci-dessus qui portent la mention « Correspondance à définir »permettent de choisir entre différentes valeurs.

Menu Fichier

222©Sage France

Pour avoir accès à ces choix :

• cliquez sur la ligne du champ pour la sélectionner ;

• cliquez sur le bouton Propriétés.

Les possibilités offertes par cette fenêtre sont décrites dans le « Manuel de la gamme ».

Valeurs par défaut

Lors d’une importation, les champs non obligatoires de la fiche article et ceux qui ne seraient pasprésents dans le fichier d’importation prennent les valeurs résumées dans le tableau suivant.

Zones Valeurs

Substitution Aucun

Raccourci Vide

Garantie 0

Unité de poids Issu de la famille

Poids net 0

Poids brut 0

Unité de vente Premier élément de la liste des unités de vente et d’achat

Prix d’achat 0

Coefficient Issu de la famille

Prix de vente 0

Gamme 1 Aucune

Gamme 2 Aucune

Conditionnement Premier élément de la liste des conditionnements

Nomenclature Aucune

Suivi stock Issu de la famille

Enuméré statistique 1 à 10 Issu de la famille

Type prix de vente Issu de la famille

Hors statistiques Issu de la famille

Vente au débit Issu de la famille

Non impression Issu de la famille

Mise en sommeil Issu de la famille

Non soumis à l’escompte Issu de la famille

Délai livraison Issu de la famille

Menu Fichier

223©Sage France

Zones Valeurs

Langue 1 Vide

Langue 2 Vide

Code EDI 1 Vide

Code EDI 2 Vide

Code EDI 3 Vide

Code EDI 4 Vide

Code barres Vide

Code fiscal Issu de la famille

Pays origine Issu de la famille

Intitulé frais 1 Issu de la famille

Frais 1 Issu de la famille

Intitulé frais 2 Issu de la famille

Frais 2 Issu de la famille

Intitulé frais 3 Issu de la famille

Frais 3 Issu de la famille

Contremarque Issu de la famille

Facturation sur le poids Issu de la famille

Facturation forfaitaire Issu de la famille

Vente au débit Issu de la famille

Date de création Date système de l’ordinateur

Date modification Date système de l’ordinateur

Publié sur le site marchand Issu de la famille

Enuméré gamme Issu de la fiche A propos de… s’il y a une Gamme 1 et/ou uneGamme 2

Données relatives aux informations libres Aucune

Données relatives aux nomenclatures(composants)

Aucune

Données relatives aux énumérés deconditionnement

Issu de la fiche A propos de… s’il y a un conditionnement

Données relatives aux tarifs par énumérés degamme

Issu de le fiche principale

Glossaires articles Aucun

Passerelle comptable Issu de la famille

Menu Fichier

224©Sage France

Zones Valeurs

Données relatives aux références fournisseurs Issu de la famille

Données relatives aux tarifs clients Issu de la famille

Données relatives aux tarifs par énuméré deconditionnement

Aucune

Données relatives aux dépôts de stockage(stock mini, maxi, emplacement)

Aucune

Modèles d’enregistrement Issu de la famille

Champs du fichier Familles d’articles

Le programme permet l'import des fiches familles articles.

Champs disponibles

Zones Longueur Type Obligatoire Particularités

Code 10 AN Oui Majuscules

Intitulé 35 AN Oui

Unité de vente 2 N Correspondance à définir (*)

Suivi stock 2 N Correspondance à définir (*)

Coefficient 14 N Format double

Unité poids 1 N Correspondance à définir (*)

Inutilisé (*) Permet d’indiquer un champ du fichier qui doitêtre ignoré

(*) Voir plus loin les explications sur les correspondances et sur le champ Inutilisé.

Correspondance des champs

Les champs disponibles du tableau ci-dessus qui portent la mention « Correspondance à définir »permettent de choisir entre différentes valeurs.

Pour avoir accès à ces choix :

• cliquez sur la ligne du champ pour la sélectionner ;

• cliquez sur le bouton Propriétés.

Une fenêtre Correspondance des champs s’ouvre alors.

Les possibilités offertes par cette fenêtre sont décrites dans le « Manuel de la gamme ».

Menu Fichier

225©Sage France

Valeurs par défaut

Lors d’une importation, les champs non obligatoires de la fiche famille article et ceux qui ne seraientpas présents dans le fichier d’importation prennent les valeurs résumées dans le tableau suivant.

Zones Valeurs

Unité de vente Premier élément de la liste des unités de vente et d’achat

Catégorie produit Premier élément de la liste des catégories de produits

Coefficient Vide

Suivi stock Aucun

Garantie 0

Pays d’origine Vide

Code fiscal Vide

Famille centralisatrice Vide

Enuméré statistique 1 Vide

Enuméré statistique 2 Vide

Enuméré statistique 3 Vide

Enuméré statistique 4 Vide

Enuméré statistique 5 Vide

Unité de poids Issu de la fiche A propos de…

Hors statistiques Non cochée

Vente au débit Non cochée

Non impression Non cochée

Non soumis à l’escompte Non cochée

Délai livraison 0

Intitulé frais 1 Coût de stockage

Frais 1 Vide

Intitulé frais 2 Coût de transport

Frais 2 Vide

Intitulé frais 3 Vide

Frais 3 Vide

Contremarque Non cochée

Facturation sur le poids Non cochée

Facturation forfaitaire Non cochée

Menu Fichier

226©Sage France

Zones Valeurs

Publié sur le site marchand Non cochée

Données relatives à la passerelle comptable Aucune

Données relatives aux tarifs fournisseurs Aucune

Données relatives aux tarifs par catégoriestarifaires

Aucune

Données relatives aux tarifs par client Aucune

Données relatives aux modèlesd’enregistrement

Aucune

Menu Fichier

227©Sage France

Périphériques de caisse

Fichier / Périphériques de caisse

Cette commande permet le paramétrage :

• d’une part des périphériques de caisse c’est-à-dire l’afficheur, les différentes imprimantes (ticket,facture, chèques, etc.), le terminal T.P.E. (Titre de Paiement Electronique – terminal cartebancaire),

• d’autre part le paramétrage des différents claviers que votre installation peut comporter.

On peut lancer cette fonction en cliquant sur le bouton Périphériques de caisse de la barred’outils Standard.

Son lancement ouvre une fenêtre comportant deux volets.

Volet Périphériques – Périphériques de caisse

On accède à ce volet en cliquant sur un onglet sous Windows ou sur un bouton sur Macintosh.

Cette fenêtre se compose des éléments suivants :

• Une liste de périphériques à la partie gauche. Cette liste est invariable. Elle propose tous lespériphériques qu’une caisse peut comporter :

◊ Imprimante ticket : imprimante servant à l’impression du ticket de caisse ;

◊ Imprimante facture : imprimante servant à l’impression des factures ; elle peut êtrespécialisée ou constituée par une imprimante classique Windows ;

Menu Fichier

228©Sage France

◊ Imprimante chèque : imprimante servant à l’impression des chèques ; cette imprimanteest souvent couplée avec le terminal carte bancaire (TPE) et le programme peut en tenircompte ;

◊ Afficheur : dispositif d’affichage indépendant de l’écran du micro-ordinateur ;

◊ Tiroir caisse : dispositif gérant le tiroir caisse et son ouverture en fin de transaction ;

◊ TPE : terminal pour la gestion des Titres de Paiement Electronique c’est-à-dire les cartesbancaires ; ces terminaux sont parfois couplés avec les imprimantes chèques ;

◊ Imprimante X de caisse : imprimante permettant d’imprimer les mouvements detrésorerie en cours ou X de caisse ; comme l’imprimante facture, ce peut être uneimprimante spécialisée ou Windows ;

◊ Imprimante remise en banque : imprimante permettant d’éditer l’état des règlementsremis en banque ;

◊ Imprimante contrôle de caisse : imprimante permettant d’imprimer l’état de contrôle decaisse ; comme l’imprimante facture, ce peut être une imprimante spécialisée ou Windows.

• A la partie droite se trouvent les zones permettant de valider, d’invalider et de paramétrer lepériphérique sélectionné dans la liste de gauche. Les boutons et zones qu’elle peut comporterdépendent du périphérique sélectionné.

Windows Les descriptions qui suivent ne valent que pour la version Windows du programme.

Les pilotes permettant au programme Sage Saisie de caisse décentralisée de gérer ces périphériquessont :

• soit des objets OPOS (OLE Point Of Sale) développés par EPSON pour la majorité despériphériques,

• soit des pilotes (ou drivers) spécifiques comme ceux gérant les terminaux TPE,

• soit les pilotes des imprimantes Windows ou Macintosh dans le cas où des imprimantes classiquesseraient utilisées.

Cette commande permet de sélectionner ceux correspondant à votre équipement.

Les objets OPOS doivent être installés sur le disque dur afin de pouvoir les affecter aux périphériquesdont ils gèrent le fonctionnement.

L’installation des objets OPOS s’effectue avec un programme d’installation identique à ceux que vouspouvez utiliser pour l’installation de programmes Windows classiques tels les programmes Sage.

Ces objets sont fournis avec les périphériques qui les utilisent.

Macintosh Les objets OPOS ne sont pas utilisés sur Macintosh. Aucune installation préalable n’est donc àréaliser. Le programme propose, sauf pour le périphérique TPE (voir ci-dessous), des pilotes déjàparamétrés dans le programme et correspondant aux principaux périphériques compatibles avec

Menu Fichier

229©Sage France

Macintosh que l’on peut trouver sur le marché. Sage met cette liste de pilotes à jour au fur et à mesurede la sortie de nouveaux produits. Il est proposé un pilote de base intitulé Standard et des pilotesspécifiques pour chaque type de périphérique (sauf le TPE).

Cinq types d’installation différents sont à considérer.

Imprimantes Ticket et Factures

Ces imprimantes utilisent un pilote OPOS ou un pilote spécifique sur Macintosh, comme, parexemple, les imprimantes tickets.

Voir L’illustration ci-dessus.

L’installation des pilotes ayant été réalisée au préalable, exécutez les opérations suivantes :

1. Sélectionnez le type d’imprimante à paramétrer en cliquant sur sa ligne dans la liste.

2. Cochez l’option Périphérique disponible.

Si cette option n’est pas disponible, il y a de fortes possibilités que les pilotes n’aient pas été installés.Vérifiez ce point. Une ligne OPOS doit être présente dans les Programmes du menu Démarrer deWindows.

3. Sélectionnez le pilote OPOS ou le pilote spécifique sur Macintosh, dans la zone à liste déroulantePilote.

Consultez la documentation fournie avec le matériel pour connaître le type de pilote qui convient.

Dans le cas de l’Imprimante chèque, il se peut que celle-ci soit couplée avec le terminal TPE.Vous choisirez alors Par TPE CKD dans cette zone.

4. Si un pilote OPOS a été sélectionné, choisissez l’orientation du papier dans la zone Orientationpapier pilot OPOS. Cette zone propose :

◊ Portrait : (valeur par défaut) impression classique dans le sens de la largeur du papier etdu haut vers le bas,

◊ Paysage : impression dans le sens de la hauteur,

◊ Rotation de 180° : impression du papier dans le sens de la largeur mais du bas vers lehaut.

5. Cochez la ou les options que l’imprimante doit respecter :

◊ Impression gamme en colonne : option ne concernant que les articles à gammes de typeproduit et permettant de regrouper les lignes se rapportant à une même référence article (àcondition qu’elles se suivent).

◊ Regroupement par article : comme dans le cas de l’option précédente, celle-ci permet deregrouper les lignes de document consécutives concernant la même référence article. Cetteoption ne concerne pas les articles à gamme.

Menu Fichier

230©Sage France

◊ Impression des glossaires rattachés à l’article : option permettant l’impression de tousles glossaires rattachés à l’article à condition que les objets de mise en page Glossairearticle ou Texte global soient intégrés au modèle de mise en page sélectionné.

◊ Impression détail nomenclature article : le lancement de l’impression après sélection decette option va réaliser l’impression des valeurs présentées dans le tableau suivant (àcondition que les objets de mise en page correspondants aient été prévus dans le modèle).Les objets doivent tenir compte de la langue du modèle.

◊ Impression détail des lignes composantes : cette option permet l’impression du détail dela nomenclature, dans le cas uniquement des articles à nomenclature commerciale /composé. Cette option n’aura de résultat que si le modèle de mise en page de l’impressiona été paramétré à cette fin.

◊ Tri selon référence article : cette option permet de demander à ce que les lignes de piècesoient triées, lors de l’impression, par numéro de référence article. Par défaut, les lignessont imprimées dans l’ordre de saisie.

6. Validez. Une coche ( ) doit apparaître en face de la désignation de l’imprimante dans la liste.

7. Utilisez le bouton Attacher pour associer un modèle de mise en page au type d’impressionspécifique. Une fenêtre de dialogue Sélectionner le modèle s’ouvre pour vous permettre desélectionner un modèle préexistant ou un que vous auriez vous-même paramétré.

Le programme est livré avec des modèles de mise en page intitulés TICKET.BGC sous Windowset TICKET sur Macintosh pour l’impression des tickets ainsi que différents autres modèles pourl’impression du X de caisse et autres états. Voir les fonctions utilisant des modèles.

8. Poursuivez les mêmes opérations pour les autres imprimantes de ce type s’il y en a.

Le bouton Configurer n’est pas disponible dans ce cas.

Voir La fonction Fichier / Mise en page est décrite dans le « Manuel de la gamme ». Elle permet deparamétrer la mise en page des documents imprimés, y compris les tickets de caisse.

Menu Fichier

231©Sage France

Le bouton Supprimer permet de supprimer l’association entre un modèle de mise en page et un typed’impression particulier.

Imprimantes Chèque, X de caisse, Remise en banque et Contrôle de caisse

Les imprimantes désignées sous ce titre peuvent être paramétrées comme l’imprimante ticket àl’exception des options.

Imprimantes Windows ou Macintosh

Si l’imprimante utilisée est une imprimante standard Windows ou Macintosh dont le pilote a déjà étéimplanté sur le disque dur vous pouvez vous dispenser d’installer ce pilote. Lors du lancement del’impression, le programme utilisera par défaut l’imprimante par défaut paramétrée dans le système.

Macintosh Sur Macintosh, le pilote à utiliser est intitulé Standard.

Si vous souhaitez néanmoins affecter une imprimante particulière à un type d’impression donné(exemple : une imprimante facture), réalisez le paramétrage suivant :

1. Sélectionnez le type d’imprimante à paramétrer en cliquant sur sa ligne dans la liste.

2. Cochez l’option Périphérique disponible.

3. Dans la zone Pilote, sélectionnez Imprimante Windows ou Standard sur Macintosh.

4. Cliquez sur le bouton Configurer pour paramétrer les impressions.

5. Une fenêtre Mise en page s’ouvre. Cette fenêtre peut avoir un aspect différent en fonction del’imprimante utilisée.

Menu Fichier

232©Sage France

6. Paramétrez les données propres à l’imprimante et au format de papier utilisé. Vous pouvez cliquersur le bouton Imprimante pour sélectionner une autre imprimante que celle affichée par défautou modifier sa configuration.

7. Cliquez sur le bouton OK pour enregistrer les modifications éventuelles dans la fenêtre Mise enpage.

8. Cliquez sur le bouton Ajouter de la barre d'outils Navigation pour enregistrer l’affectationde l’imprimante.

9. Associez éventuellement un modèle de mise en page en cliquant sur le bouton Attacher. Voirplus haut le modus operendi.

10. Poursuivez les mêmes opérations pour les autres configurations d’imprimante de ce type.

Imprimantes Macintosh

Dans le cas des versions du programme fonctionnant sur Macintosh, la fenêtre de paramétrage desimprimantes dispose d’un bouton supplémentaire Connexion qui ne devient actif que lorsqu’onsélectionne un pilote d’imprimante non standard.

Dans ce cas, ce bouton permet de préciser à quel port, Imprimante ou Modem, l’imprimante estreliée et d’enregistrer ses paramètres de communication. Pour ces derniers, reportez-vous à ladocumentation fournie avec l’imprimante.

Menu Fichier

233©Sage France

Afficheur

La fenêtre qui s’affiche lors de la sélection de ce type de périphérique est différente.

L’utilisation de cette fenêtre est identique à celle des imprimantes. Par contre la configuration del’afficheur est particulière et s’obtient en cliquant sur le bouton Configurer.

Configurer l’afficheur

Pour configurer l’afficheur, cliquez sur le bouton Configurer. Un écran particulier apparaît.

Cette fenêtre permet de paramétrer les différentes informations qui vont apparaître sur l’afficheur de lacaisse en fonction des différentes étapes de la transaction.

Il est possible, dans la commande Structure / Caisses, de modifier caisse par caisse les valeursparamétrées ici. La présente fonction ne sert qu’au paramétrage global de l’afficheur.

Menu Fichier

234©Sage France

Les zones composant cette fenêtre ont les rôles suivants.

Nombre de lignesNombre de lignes que l’afficheur est capable d’afficher simultanément. 2 caractères numériques.

Ce nombre est en général déterminé par le pilote OPOS sélectionné pour l’afficheur. Sinon, voir ladocumentation fournie avec le matériel.

Nombre de caractères par ligneNombre de caractères (ou colonnes) par ligne que l’afficheur est capable d’afficher. 2 caractèresnumériques.

Ce nombre est en général déterminé par le pilote OPOS sélectionné pour l’afficheur. Sinon, voir ladocumentation fournie avec le matériel.

Liste des actionsCette zone affiche toutes les actions déjà enregistrées, c’est-à-dire les informations qui apparaîtrontsur l’afficheur en fonction des étapes de la transaction.

Pour en ajouter une, sélectionnez une action, choisissez un cadrage, tapez le texte de la ligne dans leszones disposées sous la liste puis validez.

Pour en modifier une, sélectionnez-la en cliquant dessus puis faites comme pour une création.

Pour en supprimer une, sélectionnez-la en cliquant dessus puis cliquez sur le bouton Supprimer enbas de la fenêtre.

Le programme classe automatiquement les actions dans l’ordre logique. Par contre, pour un mêmetype d’action (exemple l’ouverture de caisse), l’utilisateur doit enregistrer les informations dansl’ordre qu’il désire.

ActionCette zone à liste déroulante propose 7 stades différents pour l’affichage :

• Ouverture caisse : informations affichées lors de l’ouverture de la caisse ou lorsque la caisse esten attente de saisie ;

• Validation ligne : informations affichées lors de la validation d’une ligne ;

• Fin de ticket : informations affichées lors de l’utilisation de la fonction Fin de ticket.

• Mode règlement : informations affichées lors de la sélection du mode de règlement.

• Rendu : informations affichées lorsque le montant à rendre est calculé.

• Validation document : message affiché lors de la validation du document. Ce message esttemporisé et reste affiché pendant 2 secondes. Il est suivi de l’action Ouverture caisse (ouverturedu tiroir caisse).

Menu Fichier

235©Sage France

• Caisse fermée : la caisse est fermée.

Chaque action peut être paramétrée plusieurs fois. Il peut y avoir autant d’actions du même type quede lignes disponibles sur l’afficheur.

CadrageCette zone à liste déroulante propose trois cadrages possibles pour les textes affichés sur une ligne :

• Centré : le texte sera centré sur la ligne.

• A gauche : le texte sera aligné à gauche.

• A droite : le texte sera aligné à droite.

Texte de la ligneCette zone de 69 caractères alphanumériques maximum sert à l’enregistrement des informations quidoivent être affichées.

Les textes doivent être impérativement saisis entre guillemets (" "). Une ligne vide est obtenue eninsérant un espace (entre guillemets).

Des fonctions dont la syntaxe est décrite ci-dessous doivent être utilisées pour l’affichage desinformations concernant les articles, les montants, les modes de règlement, etc. Les fonctions doiventêtre tapées au clavier en respectant strictement leur syntaxe.

Prenez garde que les textes tapés et les fonctions insérées sur une même ligne ne dépassent pas lenombre de caractères disponibles sinon l’affichage sera tronqué par la droite.

Exemple

Dans le cas d’un afficheur de 20 colonnes, le texte "BIJOU SA vous souhaite la bienvenue"s’affichera comme « BIJOU SA vous souhai ».

Quand deux fonctions (ou plus) se suivent sur une même ligne, elles doivent être séparées par le signeplus (+).

ExempleSi vous voulez afficher sur une ligne la date et l’heure du ticket, enregistrez le texte suivantDate(1)+Heure(8)

Le nombre de caractères affecté à une fonction doit être précisé dans les parenthèses qui suivent ladésignation de la fonction.

Exemple

Pour afficher la quantité, la désignation d’un article et le montant TTC sur une ligne en les séparantchacun par deux espaces vides, paramétrez la ligne comme suit :Quantite(3)+" "+DesArt(15)+" "+MontantTTC(8).

Menu Fichier

236©Sage France

Dans ce cas, le nombre total de caractères de la ligne sera de 30, la quantité s’affichera sur 3colonnes, la désignation sur 15 et le montant total sur 8 (virgule et décimales incluses).

Si vous attribuez un nombre de caractères insuffisant par rapport aux valeurs enregistrées dans lefichier ou calculées par le programme, l’affichage sera tronqué.

En ce qui concerne les dates, le chiffre mentionné entre parenthèses correspond au formatd’affichage. Pour les heures, le paramétrage est un peu différent. Voir ci-dessous.

Le format d’affichage des montants et celui des quantités seront ceux paramétrés dans le voletFichier / A propos de… / Initialisation.

En cas d’erreur dans la saisie, le programme affiche un message et sélectionne la partie du texte quilui semble poser problème.

Bouton SupprimerSupprime la ligne d’affichage sélectionnée. Un message de confirmation apparaît.

Bouton OKEnregistre les saisies faites.

Bouton AnnulerN’enregistre pas les saisies ou modifications faites.

Le tableau ci-après précise les différentes fonctions utilisables dans l’afficheur ainsi que leur syntaxe.Rappelons que le nombre de caractères sur lequel doit s’afficher la valeur extraite par la fonction doitêtre précisé entre les parenthèses.

Le paramétrage des dates et des heures est précisé plus loin.

Rappelons que la syntaxe doit être strictement respectée.

Fonctionsd’affichage

Menu Fichier

237©Sage France

Fonctions Syntaxe Commentaires

Référence article RefArt() Référence de l’article en cours de saisie

Désignation article DesArt() Désignation de l’article en cours de saisie

Prix unitaire TTC PrixUnitaire() Prix unitaire de l’article en cours de saisie

Prix unitaire TTC en devise d’équivalence PrixUnitaireEqui() Prix unitaire en devise d’équivalence de l’article en coursde saisie

Quantité Quantite() Quantité de l’article en cours de saisie

Remise Remise() Remise pour l’article en cours de saisie

Montant ligne TTC MontantTTC() Montant TTC de la ligne saisie

Montant ligne TTC en devised’équivalence

MontantTTCEqui() Montant TTC de la ligne en devise d’équivalence

Mode de règlement ModRegl() Mode de règlement sélectionné

Montant règlement MontantRegl() Montant du règlement

Montant règlement en devised’équivalence

MontantReglEqui() Montant du règlement exprimé en devise d’équivalence

Montant rendu Arendre() Montant rendu

Total TTC TotalTTC() Total TTC du ticket

Total TTC en devise d’équivalence TotalTTCEqui() Total TTC du ticket en devise d’équivalence

Date Date() Voir ci-dessous le format

Heure Heure() Voir ci-dessous le format

Format des datesLa fonction Date() accepte les formats suivants.

Paramétrage Affichage Exemple

Date(1) JJ/MM/AA 01/01/99

Date(2) JJ/MM/AAAA 01/01/1999

Date(3) JJ MMM AA 01 Jan 99

Date(4) JJ MMM AAAA 01 Jan 1999

Date(5) JJ MMMM AA 01 janvier 99

Date(6) JJ MMMM AAAA 01 janvier 1999

Format des heuresLe chiffre à indiquer entre les parenthèses de la fonction Heure() indique le nombre de caractères quidoivent être affichés sachant que le format classique des heures est HH :MM :SS.

Menu Fichier

238©Sage France

Paramétrage Affichage

Heure(2) HH

Heure(5) HH :MM

Heure(8) HH :MM :SS

Tiroir caisse

Le paramétrage est des plus simples puisqu’il suffit de sélectionner le pilote et de valider.

L’ouverture du tiroir caisse est automatique lors des traitements suivants :

• à la validation d’un ticket de caisse,

• à la validation de la saisie d’un règlement ou d’un acompte de vente comptoir,

• à la validation de la déclaration du fond de caisse,

• à la validation d’un mouvement divers de caisse,

• à la validation de la saisie du règlement comptant ou d’un acompte dans une pièce de venteclassique.

Menu Fichier

239©Sage France

Terminal TPE

La fenêtre de paramétrage du périphérique TPE (Titre de Paiement Electronique) se présente commesuit.

Le paramétrage s’effectue comme une imprimante mais, dans ce cas, il n’est pas question d’objetsOPOS à sélectionner mais de protocoles de communication pour la transmission des données.

ProtocoleCette zone à liste déroulante propose les protocoles de transmission suivants :

• Protocole CKD 1,

• Protocole CKD 2,

• Protocole CKD 3,

• Protocole CKD 4,

• Protocole CKD 6 (protocole Euro).

Veuillez vous référer à la documentation reçue avec le terminal carte bancaire pour paramétrer lesréglages qui conviennent.

Bouton ConfigurerCe bouton permet de sélectionner le port de l’ordinateur par lequel la transmission doit s’effectuer. Laliste des ports série disponibles s’affiche.

Menu Fichier

240©Sage France

Sélectionnez le port en cliquant sur sa ligne puis sur le bouton OK.

Bouton ParamètresCe bouton permet d’enregistrer les paramètres de communication ou de vérifier la validité de ceuxproposés par défaut.

Veuillez vous référer aux instructions données avec le terminal TPE dont le poste dispose.

Le bouton Avancés permet d’enregistrer des critères avancés.

Menu Fichier

241©Sage France

Le bouton Rétablir les options par défaut rend au port de communication les réglages qu’il avait àl’origine.

Volet Clavier – Périphériques de caisse

On accède à ce volet en cliquant sur un onglet sous Windows ou sur un bouton sur Macintosh.

Cette fenêtre permet de paramétrer les raccourcis clavier dont chaque utilisateur peut disposer. Il estpossible de créer 10 configurations au maximum.

Ce paramétrage est indépendant du type d’écran (1, 2 ou 3) utilisé.

Voir L’option Fichier /A propos de… / Options / Organisation / Vente comptoir.

De cette façon, il est possible d’affecter à chaque caissier (à concurrence de 10) un réglage quiconvienne à ses habitudes de travail. Cette affectation s’effectue dans le volet Structure / Caisses /Fiche principale.

Le paramétrage d’un clavier s’effectue de la façon suivante :

1. Sélectionnez une ligne vide dans la liste des claviers en cliquant dessus.

2. Enregistrez un intitulé de clavier dans la zone Intitulé du clavier et validez pour le créer.

3. Sélectionnez sa ligne pour le paramétrer.

4. Sélectionnez une fonction puis un élément de fonction dans les zones à liste déroulante disposéessous la liste.

5. Tapez, dans la zone prévue à cet effet, la touche de fonction ou la combinaison de touches quiservira de raccourci.

Menu Fichier

242©Sage France

6. Cochez la case Affichage si vous désirez que le raccourci apparaisse dans la liste des raccourcis.

7. Cliquez sur le bouton Attribuer pour enregistrer le raccourci.

8. Continuez le paramétrage si nécessaire.

9. Lorsque le paramétrage a été réalisé, refermez simplement la fenêtre.

Pour modifier un raccourci, sélectionnez la ligne au préalable et reprenez le paramétrage au point 3 ci-dessus.

Pour supprimer un raccourci, sélectionnez sa ligne et cliquez sur le bouton Supprimer. Un messagede confirmation apparaîtra.

Conseils de paramétrage

N’utilisez pas les touches ou les combinaisons de touches de fonction propres à Windows (F1, F4, etc.)ou au Macintosh (COMMANDE + X, COMMANDE + C, etc.), cela risquerait de provoquer des conflits.

N’utilisez pas de touches simples (par exemple F pour la fonction Facture ou T pour le Ticket). Ces touchesdu clavier, tant alphabétique que numérique, ne pourraient plus être utilisées en saisie simple.

Privilégiez les combinaisons de touches CTRL + …, MAJUSCULE + …, COMMANDE + …, etc.

Les écrans de saisie des ventes comptoir ne disposant d’aucun bouton avec icône, les combinaisons detouches habituellement utilisées par les programmes de gestion Sage sont donc disponibles.

Il n’est pas possible, comme pour les articles ou les clients, d’utiliser des raccourcis utilisant plus dedeux touches consécutivement.

Par contre il est possible, pour certaines combinaisons, d’utiliser trois touches simultanément.

Exemple

ALT + MAJUSCULE + H.

Si vous affectez à une commande un raccourci déjà attribué à un article, un message d’erreur vous lerappellera.

Si le programme n’enregistre pas la combinaison tapée c’est qu’il la considère comme non valable. Ilfaut donc en enregistrer une autre.

Si le nombre de raccourcis paramétrés dépasse les possibilités d’affichage du modèle d’écran, enparticulier le modèle 3 qui n’en permet aucun, rappelez-vous que la fonction Commande / Liste desraccourcis clavier permet d’ouvrir une fenêtre affichant la totalité des raccourcis.

Les raccourcis ne se limitent pas aux fonctions de base. On peut paramétrer des raccourcis pourappeler des articles, des vendeurs, des devises ou des modes de règlement. Voir plus bas.

Zones de saisie du volet Clavier

Les zones de saisie du volet Clavier sont les suivantes (voir l’illustration plus haut).

Menu Fichier

243©Sage France

Liste des claviersCette liste mentionne les 10 intitulés de clavier maximum qu’il est possible de paramétrer.

Pour en consulter, modifier ou supprimer un, cliquez sur sa ligne.

Intitulé du clavierZone de 35 caractères alphanumériques destinée à donner un nom à un paramétrage de clavier.

Liste des fonctionsCette liste présente tous les raccourcis qui ont été paramétrés pour le clavier sélectionné. Elle affiche :

• la fonction et/ou son élément,

• la touche ou la combinaison de touche de raccourci,

• une coche ( ) quand le raccourci doit s’afficher dans la fenêtre de saisie comptoir (si cettedernière le permet) ou dans la liste des raccourcis.

Les fonctions sont automatiquement classées par le programme dans l’ordre des fonctions et deséléments de fonction.

Pour modifier ou supprimer un raccourci, cliquez sur sa ligne dans cette liste avant de procéder à cesopérations.

Si une ligne est sélectionnée, il est nécessaire de cliquer dessus tout en pressant une touche CTRL surWindows ou COMMANDE sur Macintosh pour la dessélectionner avant de pouvoir saisir un autreraccourci.

FonctionCette zone à liste déroulante présente tous les groupes de fonctions que l’on peut lancer au moyend’un raccourci clavier. Chaque groupe de fonctions donne accès à des éléments de fonctions que lazone à liste déroulante Elément de fonction permet de sélectionner.

Le tableau suivant précise les informations que cette zone et la suivante permettent de sélectionner.

Menu Fichier

244©Sage France

Fonction Elément de fonction Rôle Valeur proposéepar défaut

Commande Fin de ticket Indique que la saisie des lignes est terminée etpermet d’accéder à la saisie des règlements.

Fin de ticket

Valider Valide le ticket en cours de saisie et lancel’impression sur l’imprimante ticket définie dans lacommande Périphériques de caisse.Cette fonction est également présente dans la saisiemultirèglements. Elle permet alors la validation etl’impression du ticket.Dans les deux cas, cette fonction est suivie del’ouverture du tiroir caisse.

Annuler Supprime le ticket en cours de saisie. Dans ce cas lenuméro de pièce sera à nouveau proposé pour leticket suivant.Dans la saisie multirèglements, seuls les règlementséventuellement générés seront supprimés et le ticketen cours sera proposé dans l’état où il se trouvaitavant la saisie multirèglement.

Changement de tarif Permet de changer la catégorie tarifaire avant decommencer la saisie des lignes.

Liste des vendeurs Affiche la liste des vendeurs définis dans lacommande Structure / Vendeurs et caissiers.

Liste des devises Affiche la liste des devises définies dans les optionsde l’entreprise.

Liste des modes de règlement Affiche la liste des modes de règlement enregistrésdans les options de l’entreprise.

Liste des raccourcis clavier Affiche la liste des raccourcis définis dans la présentefonction.

Multirèglement Ouvre la fenêtre de saisie multirèglement.

Impression facture Imprime le ticket sous forme de facture à partir del’imprimante et du modèle de mise en pageparamétrés dans la fonction Périphériques decaisse.Cette impression ne peut s’effectuer qu’avantvalidation du ticket de caisse.

Impression ticket Imprime le ticket sous forme d’un ticket à partir del’imprimante et du modèle de mise en pageparamétrés dans la fonction Périphériques decaisse.

Supprimer un règlement Voir ci-dessous les explications sur cette fonction.

Menu Fichier

245©Sage France

Fonction Elément de fonction Rôle Valeur proposéepar défaut

Supprimer la dernière lignesaisie

Supprime la dernière ligne validée.

Modifier une ligne Sélectionne la dernière ligne de la liste et permet dela modifier (si non utilisation d’une souris). Utiliser lestouches HAUT et BAS pour sélectionner une autreligne.

Liste des clients Affiche la liste des clients et permet de modifier leclient affecté par défaut au ticket.

Mise en attente Met le ticket en attente sans le valider.

Devise à rendre Convertit le montant à rendre dans la devisesélectionnée.

Rappel ticket Affiche la liste des tickets en attente

Vendeur Liste des vendeurs Permet d’attribuer un raccourci à un vendeurparticulier.

Aucun

Article Liste des articles Permet d’attribuer un raccourci à un article particulier. Aucun

Devise Liste des devises Permet d’attribuer un raccourci à une deviseparticulière.

1ère de la liste

Mode derèglement

Liste des modes de règlement Permet d’attribuer un raccourci à un mode derèglement particulier.

1er de la liste

Les actions attachées à certains modes de règlement sont les suivantes. Ces actions sont réalisées aumoment de la validation du ticket.

Mode de règlement Action

Chèque Lance l’impression sur l’imprimante chèque associée au poste.

Carte bancaire Lance une communication entre le terminal TPE et le centre carte bancaire.

Si la transaction carte bancaire est refusée pour une quelconque raison, un message apparaîtra poursignaler que la transaction est annulée. Ce message sera accompagné de deux boutons :

• Oui : le ticket sera validé.

• Non : le ticket ne sera pas validé et restera à l’écran en attente d’une autre opération (derèglement par exemple).

Elément de fonctionLes valeurs proposées par cette zone à liste déroulante dépendent de la sélection faite dans la zoneprécédente. Voir le tableau ci-dessus.

Menu Fichier

246©Sage France

Une courte description de la fonction affichée apparaît dans la zone Description. Voir ci-dessous.

ToucheZone permettant d’enregistrer la touche ou la combinaison de touches servant de raccourci à lafonction en cours de paramétrage. Les touches servant au raccourci elles-mêmes doivent être tapées.

Voir Les consignes données plus haut sur le paramétrage des raccourcis.

AffichageCase à cocher imposant au programme d’afficher le raccourci dans la fenêtre de saisie comptoir (sicette dernière le permet) ou dans la liste des raccourcis.

Si vous ne cochez pas cette zone, le raccourci n’apparaîtra ni dans la fenêtre de vente comptoir, nidans la liste des raccourcis. Cette possibilité peut être appliquée à des fonctions que vous voulezréserver à certains utilisateurs.

DescriptionLe programme affiche, dans cet encadré, une courte description de la fonction sélectionnée.

Bouton AttribuerAttribue le raccourci à la fonction.

Si aucune touche ou combinaison de touches n’a été saisie dans la zone Touche, ce bouton reste sanseffet.

Si vous affectez le même raccourci à deux fonctions différentes, un message d’erreur apparaîtra.

Bouton SupprimerSupprime le raccourci sélectionné dans la liste des fonctions.

Suppression d’un règlement

Si un ou plusieurs règlements sont sélectionnés dans la fenêtre multirèglement ou dans la zonecorrespondante de l’écran modèle 3, cette commande permet de les supprimer après acceptation d’unmessage de confirmation.

Si aucun règlement n’est sélectionné, cette fonction propose la suppression du dernier règlementenregistré s’il en existe un.

Dans tous les cas, un message de confirmation apparaît.

Menu Fichier

247©Sage France

La fonction Supprimer un règlement dépend du type de fenêtre utilisé pour la saisie des tickets et nesera active que dans les cas résumés dans le tableau suivant.

Ecran Fenêtre de saisie des tickets de caisse Fenêtre Multirèglement

Saisie avec écran n° 1 Inactive Active s’il existe au moins un règlement validé

Saisie avec écran n° 2 Inactive Active s’il existe au moins un règlement validé

Saisie avec écran n° 3 Active s’il existe au moins un règlement validé

Voir La confirmation des suppressions est paramétrée dans la commande Fenêtres / Préférences.

Menu Fichier

248©Sage France

Communication site à site

Fichier / Communication site à site

Cette commande ouvre un menu hiérarchique qui donne accès aux fonctions suivantes :

• une fonction de communication permettant l’échange de données via la messagerie Internet entrele présent programme et le programme Sage Gestion commerciale installé sur un autre site ;

• une fonction de planification permettant d’envoyer ou de recevoir des informations entre leprésent programme et Sage Gestion commerciale à périodes régulières.

Communication

Fichier / Communication site à site / Communication

Cette commande permet un échange d’informations et de données beaucoup plus simple entre leprogramme Sage Saisie de caisse décentralisée et le programme Sage Gestion commerciale que lesclassiques fonctions importer et exporter décrites précédemment.

Cette commande est identique, à quelques améliorations près, à la fonction Communication site à sitedes versions précédentes du programme.

On peut la lancer en cliquant sur le bouton Communication site à site de la barre d’outilsFonctions avancées.

Elle sera utilisée en cas de transfert de données exceptionnel. Pour les transferts (émission ouréception) réalisés de façon répétitive, la commande Communications planifiées du même menu estbeaucoup plus indiquée puisqu’elle conserve les paramétrages faits.

Elle génère les données sous forme de :

• fichiers joints à des messages E-mail qui sont automatiquement envoyés par utilisation de latechnologie Internet : cette option nécessite que chaque site soit équipé d’un modem et disposed’une adresse E-mail auprès d’un fournisseur de service Internet,

• ou de fichiers magnétiques qui sont générés mais dont l’envoi doit être assuré par l’utilisateur lui-même selon les techniques à sa disposition (programme de transfert de fichiers par modem ousimple disquette).

Menu Fichier

249©Sage France

Macintosh Les versions du programme fonctionnant sur Macintosh ne peuvent générer que des fichiersmagnétiques.

Les opérations d’envoi et de réception de données ainsi que l’intégration des données dans lesprogrammes destinataires s’effectuent à l’aide d’un assistant qui décompose chaque opération àeffectuer et guide l’utilisateur pas à pas.

L’utilisation de cette commande n’est conseillée que dans le cas de gestion sur des postes distants. Sitous les postes sont connectés par le biais d’un réseau aux mêmes fichiers de données, l’utilisation decette fonction est inutile.

Les données ainsi transférées ne sont pas supprimées du site à partir duquel elles sont exportées.

Opérations préliminaires

Le transfert des données entre les programmes Sage Gestion commerciale et Sage Saisie de caissedécentralisée nécessite les paramétrages préalables suivants :

• Saisie de l’adresse E-mail du site principal c’est-à-dire du site auquel le poste de saisiedécentralisée envoie les informations sur les transactions commerciales effectuées (entre autres) :cette saisie doit s’effectuer dans le volet Fichier / A propos de… / Communication.

• Saisie du nom du dépôt de stockage émetteur c’est-à-dire de la désignation du dépôt auquel leposte de saisie décentralisée est affecté afin que le site principal sache d’où proviennent lesinformations (pièces, règlements, fiches clients, etc.) qui lui sont périodiquement adressées. Cettesaisie s’effectue également dans le volet Fichier / A propos de… / Communication.

• Saisie des adresses e-mail des dépôts : cette saisie s’effectuera dans les fiches des dépôts de lacommande Structure / Dépôts de stockage.

• Code du dépôt : cette information est obligatoire et il est nécessaire de la saisir afin qu’elleidentifie de façon certaine le site à l’origine de l’envoi de données. Cette information doit êtreunique pour tous les sites ainsi connectés. La saisie de cette information, ainsi que de la suivante,s’effectue dans la commande Structure / Dépôts de stockage.

• Adresse E-mail du dépôt : à l’inverse de l’adresse E-mail du site principal, cette adresse serviraau programme pour aller chercher les messages et les fichiers joints reçus du site principal.

L’enregistrement d’une adresse E-mail d’un dépôt n’a aucun influence sur les sélections que leprogramme peut effectuer. En fait, l’envoi de données concerne systématiquement l’ensemble desdépôts du site décentralisé.

• Profil pour la communication des données E-mail : cette zone, qui apparaît dans la commandeFenêtre / Préférences, sert à enregistrer le nom du profil utilisateur paramétré dans la fonctionCourrier du Panneau de configuration Windows. Les informations contenues dans le profilserviront à l’identification du poste appelant et du poste appelé suivant le cas.

Menu Fichier

250©Sage France

Macintosh Cette dernière information n’est pas disponible sur ce micro-ordinateur.

Voir Les explications données sur ce point dans la documentation Windows.

L’absence de ces informations générera des messages d’erreur lors de l’utilisation de cettecommande.

Lors de l’installation du programme, l’utilitaire d’installation créera un dossier (ou répertoire)COMMUNICATION dans lequel se trouveront quatre sous-dossiers :

• EMIS : dossier destiné au stockage des fichiers d’exportation une fois leur expédition réalisée,

• RECUS : dossier destiné au stockage des fichiers d’importation reçus et dans lequel leprogramme va rechercher les données à intégrer dans les fichiers de gestion,

• REJETES : dossier contenant les fichiers non reconnus par le programme,

• TRAITES : dossier contenant les fichiers d’importation dont les données ont été intégrées dansles fichiers de gestion utilisés par le programme.

Si l’on ne demande pas la suppression des fichiers d’importation, il sera nécessaire de viderpériodiquement ces dossiers par les fonctions de l’Explorateur Windows ou bien du Bureau (Finder)Macintosh afin de ne pas les laisser encombrés de fichiers devenus inutiles.

Ces dossiers se trouvent :

• sur Windows : dans le dossier système contenant les programmes communs ; cet emplacementpeut être modifié au moment de l’installation du programme ;

• sur Macintosh : dans le dossier SYSTEME. Il n’est pas possible dans ce cas de modifier leuremplacement.

Il est essentiel de ne modifier ni le nom ni l’emplacement de stockage de ces dossiers une foisl’installation faite. Un message d’erreur apparaîtra si le programme ne les trouve pas à l’endroit où ils’attend à les trouver et il sera nécessaire de recommencer l’installation du programme.

Menu Fichier

251©Sage France

Données concernées

Les informations qu’il est possible de transférer par le biais de la commande Communication site àsite sont résumées dans le tableau suivant.

Données Saisie de caisse décentralisée Gestion commerciale

Articles T

Clients T T

Documents et règlements T

Bons de commande T

Inventaire T

T : ce symbole indique que les données correspondantes peuvent être transférées d’un site équipé duprogramme considéré vers un site équipé de l’autre programme.

Exemple

Les fiches clients peuvent être transférées de la gestion commerciale vers la saisie de caissedécentralisée et réciproquement.

Les articles ne peuvent être transférés que de la gestion commerciale vers la saisie de caissedécentralisée.

Menu Fichier

252©Sage France

Envoi de données

Le lancement de la commande Communication site à site fait apparaître une fenêtre d’assistant.

Choix du type de traitement

La première fenêtre de l’assistant permet de sélectionner le type de traitement.

Nous vous recommandons de prendre connaissance des informations affichées par chaque fenêtre del’assistant.

Cette fenêtre offre à choisir entre :

• Emettre les données (valeur par défaut) et

• Recevoir les données.

Bouton SuivantLance le traitement dont on a coché l’option.

Bouton AnnulerReferme l’assistant sans rien faire. Ce bouton a un rôle identique dans toutes les fenêtres de l’assistant.

Menu Fichier

253©Sage France

Choix des données à transmettre

La validation du traitement Emettre les données par le bouton Suivant fait apparaître une nouvellefenêtre de l’assistant.

Cette fenêtre permet d’exporter :

• Les fiches des clients qui ont pu être enregistrées dans le programme Sage Saisie de caissedécentralisée, option cochée par défaut,

• Les documents de vente et les règlements. Option également cochée par défaut.

Si l’option Comptabilisation mouvements divers de caisse du volet Fichier / A propos de… /Comptable / Règlement/caisse est cochée, cette dernière option exportera également les règlementsde ce type.

Les boutons au bas de la fenêtre ont un rôle identique à celui évoqué précédemment.

Bouton PrécédentCe bouton permet de revenir au stade précédent de l’assistant afin de modifier les valeurs paramétrées.Ce bouton a un rôle identique dans toutes les fenêtres de l’assistant.

La validation par le bouton Suivant de la fenêtre va ouvrir d’autres fenêtres de l’assistant en fonctiondes choix faits.

Menu Fichier

254©Sage France

Transmission des clients

Si l’option Clients était cochée dans la fenêtre précédente, la fenêtre suivante va s’ouvrir.

N° client de / àCes deux zones permettent de sélectionner une fourchette de clients à transférer.

Rappelons que si des zones de sélection sont laissées vides, c’est la totalité des informationscorrespondantes qui sont sélectionnées, dans ce cas tous les comptes tiers et/ou toutes les dates decréation.

Date de création de / àCes deux zones permettent la sélection des fiches clients en fonction de leur date de création.

Ces zones comportent un bouton permettant d’ouvrir un calendrier et de sélectionner facilement unedate.

Voir Le « Manuel de la gamme » pour des informations sur cette commande.

Menu Fichier

255©Sage France

Transmission des documents et des règlements

Si l’option Documents et règlements était cochée dans la fenêtre Choix des données à transférer, lafenêtre suivante va s’ouvrir (éventuellement après validation de la précédente par le bouton Suivant).

Type de donnéesCette zone à liste déroulante permet la sélection des types de documents à transférer :

• Données non transférées : (valeur par défaut) tous les documents et règlements non encoretransférés seront exportés.

• Données déjà transférées : tous les documents et règlements déjà transférés seront à nouveauexportés. Cette option ainsi que la suivante doivent être utilisées en toute connaissance de causes.

• Toutes : tous les documents et règlements, qu’ils aient déjà été transférés ou non, seront exportés.

Etat des piècesZone à liste déroulante proposant :

• Non comptabilisées : (valeur par défaut) seuls les factures et les règlements non comptabilisésseront transférés.

• Comptabilisées : seuls les factures et les règlements comptabilisés seront transférés.

Date de / àCes zones permettent de sélectionner les documents et les règlements en fonction de leur date. Lasélection s’opère de la façon suivante :

• Documents des ventes (factures, tickets et éventuellement bons de commande) : c’est la date depièce qui sert à la sélection.

Menu Fichier

256©Sage France

• Règlements : deux cas peuvent se produire :

◊ le règlement est rattaché à une échéance de facture : c’est la date de la facture qui est priseen compte,

◊ le règlement n’est pas rattaché à une échéance : c’est la date du règlement qui est prise encompte.

Ces zones comportent un bouton permettant d’ouvrir un calendrier et de sélectionner facilement unedate.

Voir Le « Manuel de la gamme » pour des informations sur cette commande.

Transmettre les bons de commandeCette case, non cochée par défaut, permet de transférer les bons de commande afin de continuer latotalité de leur gestion à partir du programme Sage Gestion commerciale.

Un bon de commande ainsi transféré n’est pas supprimé de la liste des documents de vente duprogramme Sage Saisie de caisse décentralisée. Si vous tentez de transformer un tel bon decommande en une autre pièce sur ce dernier programme (bon de livraison, facture ou autre), unmessage d’avertissement vous avertira de son transfert.

Supprimer les commandes transféréesCette option, non cochée par défaut, permet de supprimer les bons de commande après transfert. Lesbons de commande non transférés ne sont pas concernés.

Considérer factures et règlements comme comptabilisésCette zone à liste déroulante permet de préciser le statut des documents et des règlements après leurtransfert :

• Cochée : (valeur par défaut) les factures et les règlements transférés auront le statut comptabilisédans le programme Sage Saisie de caisse décentralisée ;

• Non cochée : les factures et les règlements gardent leur statut d’avant transfert.

Menu Fichier

257©Sage France

Fin de transfert des données

La validation de la fenêtre Transfert des documents et des règlements (ou de la fenêtre Transfertdes clients si ce seul transfert a été paramétré) ouvre une dernière fenêtre de l’assistant.

Macintosh Cette fenêtre ne s’ouvre pas sur les versions du programme destinées à ce micro-ordinateur. Letransfert des données est lancé dès la validation de la fenêtre qui précède. Les versions du programmefonctionnant sur Macintosh ne peuvent générer que des fichiers magnétiques.

Cette dernière étape de l’assistant précise sous quelle forme les données à transférer doivent êtreexportées :

• sous la forme d’un fichier joint à un message E-mail (valeur par défaut),

• sous la forme d’un fichier magnétique.

Macintosh Les versions du programme fonctionnant sur Macintosh ne peuvent générer que des fichiersmagnétiques.

Rappelons que le programme ne fait aucune sélection sur les dépôts du site décentralisé lorsqu’ilenvoie des données.

Bouton FinLe bouton Suivant change de nom dans cette fenêtre et devient le bouton Fin. Il marque ainsi la findu traitement et la génération du message ou du fichier magnétique.

Le mail sera envoyé dès l’utilisation de ce bouton. Si le modem est indisponible, le mail sera classédans les messages en attente et l’utilisateur devra alors l’émettre de façon manuelle par l’intermédiairede son programme de messagerie.

Menu Fichier

258©Sage France

Si le profil n’a pas été défini dans la zone Profil de la messagerie de la commande Fenêtre /Préférences, l’application fera appel au profil défini par défaut dans le logiciel de messagerie.

Cette fenêtre ne s’affiche que si le programme de courrier défini dans les options de Internet Explorerest :

• Microsoft Outlook,

• Microsoft Exchange 32.

Il convient alors de choisir le profil utilisé pour se connecter à la messagerie.

Pour plus de détail sur la définition des paramètres des profils, nous renvoyons l’utilisateur vers ladocumentation Microsoft.

Si aucune adresse n’a été enregistrée dans la zone Adresse E-mail du site principal du volet Fichier /A propos de… / Communication, un message d’erreur apparaîtra.

Si aucun dépôt n’a été enregistré dans la zone Dépôt émetteur du volet Fichier / A propos de… /Communication, un message d’erreur apparaîtra.

Si le code du dépôt émetteur n’a pas été enregistré dans la zone Code dépôt de sa fiche (commandeStructure / Dépôts de stockage), un message d’erreur apparaîtra.

Menu Fichier

259©Sage France

Dans le cas où la génération d’un fichier magnétique a été demandée, celui-ci sera stocké dans ledossier EMIS lui-même présent dans le dossier COMMUNICATION.

Macintosh Sur ce micro-ordinateur, seule la génération d’un fichier magnétique est possible.

Exportation de données par la communication de site à site

Message E-mail

Dans le cas où le choix d’un message E-mail a été fait, le programme générera un message avec lescaractéristiques suivantes :

• l’adresse du destinataire sera celle enregistrée dans la zone Adresse E-mail du site principal duvolet Fichier / A propos de… / Communication (si aucun adresse n’a été mentionnée, unmessage d’erreur apparaîtra, voir ci-dessus),

• l’objet du message sera automatiquement créé par le programme et se composera des caractèressuivants :

◊ le premier caractère alphanumérique représentera le programme ayant généré le message :S pour le programme Sage Saisie de caisse décentralisée,

◊ les deux caractères alphanumériques suivants identifient la structure du fichier : leprogramme Sage Saisie de caisse décentralisée peut générer des fichiers :

◊ ST : pour un fichier d’articles, de familles, de clients et documents et/ou derèglements non compacté,

◊ SC : pour un fichier similaire compacté ;

◊ les 6 caractères numériques suivants représenteront la date de génération du message sousla forme JJMMAA,

◊ les deux caractères suivants représentent le code d’incrémentation (donnée propre auxfichiers Sage) : sur le programme Sage Saisie de caisse décentralisée ce code est 01,

◊ les caractères alphanumériques restants, 8 au maximum, représentent le code du dépôtémetteur enregistré dans la zone Dépôt émetteur du volet Fichier / A propos de… /Préférences. Le code lui-même est enregistré dans la commande Structure / Dépôts destockage.

Le code d’incrémentation permet d’éviter qu’un nouveau fichier de transmission d’inventaire vienneécraser un ancien que l’on aurait désiré conserver.

Menu Fichier

260©Sage France

Les fichiers joints aux messages e-mail sont systématiquement compactés afin d’utiliser moins deplace. A la réception, ils sont automatiquement décompactés au moment de leur enregistrement dansle dossier (ou répertoire) RECUS.

Ce compactage se traduit par la modification de l’objet du message et du nom du fichier joint.

Macintosh Ce compactage n’est pas réalisé dans cet environnement.

Exemple

Exemple d’objet de message généré par le programme :

SSC15060201DE01

S programme Sage Saisie de caisse décentraliséeSC structure de fichier standard compacté150602 le mail a été généré le 15/06/0201 code d’incrémentationDE01 code du dépôt émetteur.

• un fichier de texte au format reconnu par le programme destinataire sera joint au message etcontiendra les informations transférées. Le nom de ce fichier est généré automatiquement par leprogramme selon la codification suivante :

◊ le premier caractère alphanumérique représentera le programme ayant généré le fichier : Spour le programme Sage Saisie de caisse décentralisée,

◊ les deux caractères alphanumériques suivants identifient la structure du fichier : leprogramme Sage Saisie de caisse décentralisée peut générer des fichiers :,

◊ ST : pour un fichier d’articles, de familles, de clients, de factures et/ou de règlementsnon compacté,

◊ SC : pour un fichier similaire compacté,

◊ les 6 caractères numériques suivants représenteront la date de génération du fichier sous laforme JJMMAA,

◊ les deux caractères suivants représentent le code d’incrémentation (donnée propre auxfichiers Sage) : sur le programme Sage Saisie de caisse décentralisée ce code est 01,

◊ les caractères alphanumériques restants, 8 au maximum, représentent le code du dépôtémetteur enregistré dans la zone Dépôt émetteur du volet Fichier / A propos de… /Préférences ; le code lui-même est enregistré dans la commande Structure / Dépôts destockage ;

◊ l’extension .TXT pour un fichier de texte.

Exemple

Exemple de désignation de fichier joint généré par le programme :

SSC15060201DE01.TXT

Menu Fichier

261©Sage France

S programme Sage Saisie de caisse décentraliséeSC structure de fichier standard compacté150602 le fichier a été généré le 15/06/0201 code d’incrémentationDE01 code du dépôt émetteur.TXT extension du fichier.

Fichier magnétique

Le fichier magnétique généré, si le paramétrage a été fait en ce sens, est strictement identique aufichier joint décrit ci-dessus.

Il est enregistré dans le dossier (ou répertoire) EMIS qui, lui-même, se trouve dans le dossierCOMMUNICATION.

Voir Plus haut les informations données sur ces dossiers.

L’utilisateur devra alors utiliser les moyens en sa possession pour faire parvenir ce fichier au siteprincipal où il devra être enregistré dans le sous-dossier RECUS du dossier COMMUNICATION.

Les fichiers ne sont pas compactés dans ce cas.

Réception de données

Le choix de la réception de données s’effectue dans la première fenêtre de l’assistant ouverte aulancement de la commande Communication.

Le programme accepte l’importation de fichiers codés :

• G : les données proviennent d’un programme Sage Gestion commerciale.

Voir La codification des fichiers est décrite plus haut.

Menu Fichier

262©Sage France

Choix du type de traitement

La première fenêtre de l’assistant permet de sélectionner le traitement.

Il est nécessaire de sélectionner l’option Recevoir les données avant de cliquer sur le bouton Suivant.

Réception des données

La validation de l’option Recevoir les données par le bouton Suivant fait apparaître une nouvellefenêtre de l’assistant.

Menu Fichier

263©Sage France

Articles à intégrerCette zone permet de sélectionner la manière avec laquelle les articles seront importés :

• Nouveaux articles : (valeur par défaut) tous les articles non présents dans le fichier commercialseront importés. Les articles existant déjà dans le fichier seront conservés en l’état.

Les familles associées aux articles seront créées si elles n’existent pas dans la base. Si ellesexistent déjà, elles seront conservées en l’état.

• Tous : tous les articles seront importés. Les articles inexistants seront créés. Les articles présentsseront modifiés.

Fonctionnement identique pour les familles.

Le paramétrage fait dans cette zone et dans la suivante annule, temporairement, les réglages faitsconcernant les importations dans la zone Import en mise à jour du volet Fichier / A propos de… /Préférences.

Clients à intégrerCette zone permet de sélectionner la manière avec laquelle les clients seront importés :

• Nouveaux clients : (valeur par défaut) tous les clients non présents dans le fichier commercialseront importés. Les clients existant déjà dans le fichier seront conservés en l’état.

• Tous : tous les clients seront importés. Les clients inexistants seront créés. Les clients présentsseront modifiés.

Si le compte général associé n’existe pas, il sera créé dans le plan comptable avec l’intitulé « Compteà créer ».

Réajustement des valeurs de stockCes cases à cocher permettent, si Oui (coché par défaut), de procéder à un réajustement du stock avantet après l’importation d’inventaire.

Si le fichier d’import contient des informations concernant plusieurs dépôts, le réajustement s’effectueune seule fois avant et après importation.

Les boutons au bas de la fenêtre ont un rôle identique à celui évoqué précédemment.

La validation par le bouton Suivant de la fenêtre va ouvrir d’autres fenêtres de l’assistant en fonctiondes choix faits.

Menu Fichier

264©Sage France

Intégration des données

La validation de la fenêtre précédente fait s’ouvrir la fenêtre suivante.

Cette fenêtre permet de sélectionner la façon avec laquelle vous devez recevoir les données enprovenance du site principal :

• Recevoir les données par messagerie, option cochée par défaut : le programme recherchera lesmessages E-mail non lus dans la boîte aux lettres dont l’adresse est enregistrée dans la fiche dudépôt (commande Structure / Dépôts de stockage) dont le nom a été saisi dans la zone Dépôtémetteur du volet Fichier / A propos de… / Préférences ; s’il en trouve, il incorporera lecontenu du fichier joint dans les fichiers de gestion ouverts sur le programme ;

• Recevoir les données par fichier magnétique : le programme recherchera les fichiers dedonnées entreposés dans le sous-dossier RECUS du dossier COMMUNICATION.

Macintosh Les versions du programme fonctionnant sur Macintosh ne peuvent recevoir que des fichiersmagnétiques et cette zone de choix n’apparaît pas.

Si des erreurs se produisent lors de l’importation, les fichiers non traités seront transférés dans le sous-dossier REJETES du dossier COMMUNICATION.

Supprimer les messages ou les fichiers après importationCette option, cochée par défaut, entraînera la suppression des mails ou des fichiers magnétiques aprèsleur incorporation dans les fichiers du programme Sage Gestion commerciale.

Si cette case n’est pas cochée, les messages E-mail sont conservés dans la boîte de réception de votreprogramme de messagerie (mais notés comme lus) et les fichiers magnétiques sont transférés dans lesous-dossier TRAITES du dossier COMMUNICATION.

Menu Fichier

265©Sage France

Afficher le journal d’importCette option est cochée par défaut. Elle entraîne l’affichage systématique du journal d’import après untransfert de données.

Bouton FinLe bouton Suivant change de nom dans cette fenêtre et devient le bouton Fin. Il marque ainsi la findu traitement et la génération du message ou du fichier magnétique.

Importation des données par la communication de site à site

La validation de la fenêtre Réception des données à l’aide du bouton Fin lance l’importation desdonnées.

Les articles, les familles et les clients sont traités comme précisé plus haut.

Deux cas sont à considérer suivant la forme sous laquelle les données sont importées :

• sous la forme d’un fichier joint à un message E-mail,

• sous la forme d’un fichier magnétique.

L’importation d’articles ne génère aucun mouvement de stock. Voir les informations complémentairesdonnées dans la partie Traitement / Documents des stocks de ce manuel.

Si le fichier d’importation d’inventaire contient des informations concernant des dépôts nonenregistrés dans la commande Structure / Dépôts d’inventaire, les informations concernant cesdépôts n’apparaîtront pas dans les fonctions du programme qui les mentionnent (volet Stock de lafiche article par exemple). Pour que le programme puisse exploiter ces données, il est nécessaire queles dépôts aient été référencés préalablement dans la commande citée plus haut.

Une modification a été apportée dans la structure des fichiers d’importation des articles par dépôts.

Dans les versions précédentes, le programme émetteur générait autant de fichiers .TXT que de dépôts.Dans la version actuelle, tous les articles sont regroupés dans un même fichier et des « drapeaux »permettent de différencier les articles appartenant à chaque dépôt.

Voir Pour plus d’informations, reportez-vous aux Annexes.

Message E-mail

Dans le cas où l’importation des données est réalisée à partir d’un message E-mail, le programmeaccepte les messages dont le code origine est G (code du programme Sage Gestion commerciale).

Le programme n’acceptera que les messages et les fichiers joints dont le code dépôt est identique àcelui du dépôt paramétré dans la zone Dépôt émetteur du volet Fichier / A propos de… /Préférences.

Voir Plus haut la forme des messages et des fichiers générés lors de l’exportation.

Menu Fichier

266©Sage France

Les messages non lus ayant comme objet une codification reconnue par l’assistant et possédant enpièce jointe un fichier dont le nom est également accepté seront traités.

Les autres messages dont l’objet ne correspond pas seront ignorés.

Si le programme ne trouve aucun message à traiter, il affiche un message d’avertissement.

Lorsque les messages ont été traités par l’assistant communication site à site, ils sont, en fonction duparamétrage fait dans la zone Supprimer les messages ou les fichiers après importation, soitsupprimés soit notés comme lus dans la boîte de réception de votre programme de messagerie et lesfichiers joints sont enregistrés dans le dossier TRAITES. Il sera alors nécessaire que l’utilisateur duprogramme supprime les messages dont il n’a plus l’utilité. Cette opération devra s’effectuer dans leprogramme de messagerie.

Fichier magnétique

Si l’importation est faite à partir d’un fichier magnétique, le programme incorporera les données detous les fichiers de texte placés dans le dossier (ou répertoire) RECUS qui, lui-même, se trouve dansle dossier COMMUNICATION.

Voir Plus haut les informations données sur ces dossiers.

Les fichiers magnétiques n’étant pas compactés, aucune opération de décompactage n’a lieulorsqu’ils sons enregistrés dans le dossier RECUS.

Le programme n’acceptera que les fichiers magnétiques dont le code dépôt est identique à celui dudépôt paramétré dans la zone Dépôt émetteur du volet Fichier / A propos de… / Communication.

Si le dossier RECUS n’existe pas, un message d’erreur s’affichera.

Si ce dossier ne contient aucune donnée à intégrer, un message d’alerte similaire à celui décrit plushaut apparaîtra.

Une fois l’importation des données effectuée, les fichiers magnétiques sont, en fonction duparamétrage fait dans la zone Supprimer les messages ou les fichiers après importation, supprimés

Menu Fichier

267©Sage France

ou transférés dans le dossier TRAITE d’où ils devront être périodiquement supprimés à partir del’Explorateur Windows ou du Bureau (Finder) Macintosh.

Contrôle d’unicité des numéros de lots

En fonction du choix fait dans la zone Contrôle d’unicité des N° lot de la fiche de l’entreprise, leprogramme vérifiera ou non que deux numéros de lots identiques ne sont pas affectés au même articlelors de leur entrée en stock.

Voir Pour plus d’informations, reportez-vous au volet Fichier / A propos de… / Commercial.

Journal d’import

Chaque fois que le programme traite un fichier d’importation par le biais de la commandeCommunication il génère ou complète un journal d’import avec les caractéristiques des donnéesimportées ainsi que les erreurs rencontrées.

Ce fichier a pour nom JIMPORT.TXT sur Windows et JOURNAL IMPORT sur Macintosh. Il estenregistré dans le dossier du programme.

Il peut être consulté ou imprimé par l’intermédiaire d’un éditeur de texte (Bloc-notes ou WordPad surWindows — TeachText ou SimpleText sur Macintosh) ou bien au moyen de la commande Edition /Afficher le journal d’import (consultation à l’écran seulement).

Il peut être supprimé au moyen de l’Explorateur Windows ou du Bureau (Finder) Macintosh.

Menu Fichier

268©Sage France

Communications planifiées

Fichier / Communication site à site / Communications planifiées

Cette commande permet de paramétrer des transferts (émission ou réception) de données ayant uncaractère répétitif.

On peut la lancer en cliquant sur le bouton Communication planifiée de la barre d’outilsFonctions avancées.

Elle permet :

• d’une part d’enregistrer les périodes auxquelles les fonctions de la communication de site à siteseront automatiquement effectuées ;

• d’autre part de conserver les paramètres de sélection des données à émettre ou à recevoir.

De plus, cette fonction permet de lancer les communications que le programme Sage Saisie de caissedécentralisée soit actif ou non (le micro-ordinateur doit cependant être allumé !).

Les sélections que cette fonction permet sont strictement identiques à ceux décrits plus haut dans lacommande Communication. Nous invitons le lecteur à s’y référer pour plus de détails.

Un historique des communications planifiées est conservé dans le journal d’import (JIMPORT.TXTsur Windows et JOURNAL IMPORT sur Macintosh).

L’exécution d’une communication planifiée est impossible si plusieurs utilisateurs sont connectés aufichier commercial. Un message d’avertissement apparaîtra alors sur tous les postes, incitant lesutilisateurs à se déconnecter.

Si le programme ne trouve aucune donnée à transmettre ou à recevoir en fonction des paramétragesréalisés ou bien si aucun paramétrage n’a été fait, un message s’affichera.

Menu Fichier

269©Sage France

Liste des communications planifiées

La fonction s’ouvre sur la liste des communications déjà planifiées.

La création, la consultation, la modification ou la suppression des communications planifiées se fontcomme dans toute liste d’éléments des programmes Sage Ligne 100.

Voir Le « Manuel de la gamme » sur ces points.

La liste affiche une colonne Origine qui indique avec quel logiciel la communication planifiée a étécréée.

Il est impossible, sur le programme Sage Saisie de caisse décentralisée, d’ouvrir un paramétrage decommunication qui aurait été créé au moyen du programme Sage Gestion commerciale du fait desdifférences de traitement de données qui existent entre les deux. Un message d’avertissementapparaîtra si vous tentez de réaliser cette opération.

Cette information est surtout destinée aux postes travaillant en réseau dans lequel des programmesGestion commerciale et Saisie de caisse décentralisée peuvent interroger le même fichier de données.

La fonction Atteindre n’est pas disponible sur cette commande.

Le classement des communications planifiées obéit à la commande Tri de la barre d’outilsNavigation :

• sur l’Intitulé (valeur par défaut),

• sur le Type ou

• sur la Fréquence.

Menu Fichier

270©Sage France

Menu contextuel de la liste des communications planifiées

Un menu contextuel est disponible sur cette liste.

Voir Le « Manuel de la gamme » pour toutes les explications concernant ces menus.

Personnalisation de la liste des communications planifiées

Il est possible de modifier les colonnes apparaissant dans la liste des communications planifiées soitpar une commande du menu contextuel soit par la commande Fenêtre / Personnaliser la liste.

Il n’est pas possible d’ajouter de colonnes mais on peut en retrancher (il est nécessaire de laisser aumoins une colonne).

Détail d’une communication planifiée

La saisie des communications planifiées s’effectue dans une fenêtre intitulée Communicationplanifiée. Ce titre est suivi de l’intitulé de l’élément.

Cette fiche se compose de deux volets auxquels on accède par des onglets sur Windows et par desboutons sur Macintosh.

Menu Fichier

271©Sage France

Onglet / Bouton Fiche principale

Permet de revenir au volet Fiche principale quand on se trouve sur l’autre. Ce volet permetd’enregistrer les données générales concernant l’élément.

Onglet / Bouton Données

Permet d’accéder au volet Données qui sert à l’enregistrement des informations à transférerou à recevoir.

Volet Fiche principale – Communication planifiée

Les zones de cette fenêtre ont les rôles suivants.

TypeZone à liste déroulante offrant les choix suivants :

• Transfert de données : (valeur par défaut) la session de communication concernera un envoi dedonnées.

• Réception de données : la session concernera une réception de données.

Moyen de communicationZone à liste déroulante permettant de sélectionner le moyen par lequel s’effectuera la transmissiond’informations :

• Messagerie : (valeur par défaut) c’est-à-dire par le biais d’un E-mail et d’un logiciel decommunication via Internet ;

• Fichier magnétique : les informations seront transmises sur support magnétique. Dans ce cas, lefichier devra être disponible à l’endroit où le programme s’attend à le trouver.

Macintosh Cette zone n’existe pas sur ces versions du programme car seules les transmissions par fichiermagnétique sont disponibles dans cet environnement.

Menu Fichier

272©Sage France

Voir La commande Communication pour les opérations d’émission ou de réception de données.

IntituléZone de 35 caractères alphanumériques pour l’enregistrement de la désignation de la communicationplanifiée.

FréquenceZone à liste déroulante permettant de paramétrer la fréquence des communications :

• Quotidienne : (valeur par défaut) la transmission s’effectuera tous les jours y compris lessamedis et dimanches.

• Jour ouvré : la transmission s’effectuera tous les jours du lundi au vendredi.

• Hebdomadaire : la transmission aura lieu une fois par semaine. Dans ce cas, la zone Le devientactive pour préciser le jour.

• Mensuelle : la transmission aura lieu une fois par mois. Dans ce cas, la zone Le devient activepour préciser le jour.

LeCette zone n’est active que si le choix fait dans la zone Fréquence est Hebdomadaire ou Mensuelle.Elle offre suivant le cas :

• Hebdomadaire : tous les jours de la semaine (du lundi au dimanche),

• Mensuelle : tous les jours du mois (du 1 au 31).

Dans le cas des mois de 28, 29 ou 30 jours, l’enregistrement de la valeur 31 (ou 29 ou 30 dans le casde février) entraînera un report de la date de transmission au dernier jour du mois.

HeureL’heure de transmission doit être enregistrée suivant le format HH :MM.

DémarrageZone à liste déroulante offrant les choix suivants :

• Lorsque l’application est lancée : (valeur par défaut) le déclenchement de la procédure detransmission n’aura lieu que si le programme Sage Saisie de caisse décentralisée est lancé (maispas forcément actif).

• Lorsque l’application est arrêtée : le déclenchement de la procédure de transmission aura lieumême si le programme Sage Saisie de caisse décentralisée n’est pas lancé. Le micro-ordinateurdoit cependant être allumé.

Macintosh Cette zone n’existe pas sur cette version. Le démarrage ne peut avoir lieu que si le programme estlancé (mais pas forcément actif).

Menu Fichier

273©Sage France

Volet Données – Communications planifiées

On accède à ce volet en cliquant sur l’onglet correspondant sur Windows ou sur le boutonDonnées sur Macintosh.

Le contenu de ce volet diffère :

• d’une part en fonction du type de transmission sélectionné (émission ou réception),

• d’autre part en fonction du type de données sélectionné dans la liste de gauche.

Emission de données

Dans ce cas, il est possible de paramétrer la sélection :

• des clients et

• des factures et des règlements.

La liste à la partie gauche de la fenêtre repère par une coche ( ) les données concernées par latransmission ainsi paramétrée.

Il est possible de sélectionner plusieurs types de données à transférer dans une même session.

Si la transmission doit concerner les clients, sélectionnez cet item dans la liste de gauche puis cliquezsur la case Clients à la partie droite. Une coche ( ) apparaît en face de cette désignation dans la liste.Pressez la touche ENTREE pour valider.

Les zones dont se compose cette fenêtre sont identiques à celles décrites plus haut dans l’Assistantcommunication site à site. Veuillez vous y reporter.

Clients

Factures etrèglements

Menu Fichier

274©Sage France

Si la transmission doit concerner les factures et les règlements, sélectionnez cet item dans la liste degauche puis cliquez sur la case Factures et règlements à la partie droite. Une coche ( ) apparaît enface de cette désignation dans la liste. Pressez la touche ENTREE pour valider.

Les zones dont se compose cette fenêtre sont identiques à celles décrites plus haut dans l’Assistantcommunication site à site. Veuillez vous y reporter.

Réception de données

Dans ce cas, un seul type de paramétrage est proposé.

Les zones dont se compose cette fenêtre sont identiques à celles décrites plus haut dans l’Assistantcommunication site à site. Veuillez vous y reporter.

Menu Fichier

275©Sage France

Communications planifiées lorsque le programme est arrêté

Macintosh Les informations qui suivent ne concernent que les versions Windows du programme.

Si vous désirez que les opérations de transfert de données puissent s’effectuer lorsque le programmen’est pas en fonctionnement, il faut vous assurer des conditions suivantes :

• si vous utilisez Windows 95 ou Windows NT4, il est indispensable d’utiliser le programmeMicrosoft Internet Explorer© version 5 ou ultérieure dont l’installation s’accompagne de celled’un programme annexe nommé Tâches planifiées ;

• si vous utilisez Windows 98 ou une version ultérieure (Windows 2000 par exemple), legestionnaire des tâches planifiées est automatiquement installé.

Si vous voulez vérifier sa présence, le gestionnaire des tâches planifiées apparaît normalement dans ledossier PROGRAMMES / ACCESSOIRES / OUTILS SYSTEME du menu Démarrer.

Si vous utilisez le programme Netscape Navigator®, il sera nécessaire d’installer Microsoft InternetExplorer version 5 si vous n’utilisez pas Windows 98 ou Windows 2000 afin de pouvoir bénéficier del’utilitaire des tâches planifiées. Vous pourrez néanmoins utiliser le navigateur de votre choix malgrécette double installation.

L’enregistrement d’une communication planifiée lorsque l’application est arrêtée entraîneral’apparition d’une telle tâche dans la fenêtre des tâches planifiées.

Si une communication planifiée est supprimée :

• dans la présente fonction : elle disparaîtra également du gestionnaire des tâches planifiées ;

• dans le gestionnaire des tâches planifiées : elle ne sera pas supprimée dans la présente fonction.Cette suppression devra se faire manuellement. Pour réactiver une communication planifiée quiaurait été supprimée par mégarde dans le gestionnaire des tâches, il est nécessaire de la valider ànouveau.

Menu Fichier

276©Sage France

Imprimer les paramètres société

Fichier / Imprimer les paramètres société

Cette commande permet d’imprimer les informations enregistrées dans les fichiers et concernantl’entreprise.

L’impression de ces données était autrefois accessible à partir de la fonction Rechercher de la barred’outils Navigation (ou du menu Edition). Par suite de la complète refonte de la fonctionRechercher, ces commandes d’impression se retrouvent donc à ce niveau.

Cette commande ouvre un menu hiérarchique.

Les éléments dont il est possible d’obtenir l’impression sont les suivants :

• Dossier entreprise,

• Options,

• Champs statistiques tiers,

• Champs statistiques articles,

• Conditionnements et

• Gammes.

Le processus est le même pour chacune des commandes du menu : sa sélection ouvre la fenêtre deparamétrage des impressions.

Aucune sélection n’est possible sur les éléments à imprimer.

Menu Fichier

277©Sage France

Mise en page

Fichier / Mise en page

Cette commande permet de mettre en page les états et courriers que certaines commandes de SageSaisie de caisse décentralisée permettent d’imprimer.

On peut ouvrir cette commande en cliquant sur le bouton Mise en page de la barre d’outilsStandard.

Elle donne accès à un véritable programme de mise en page comportant ses propres menus. Ceprogramme sert à l’élaboration des documents de vente et d’achat et des lettres du mailing pour lesadapter à vos habitudes ou à votre papier. Il est complètement décrit dans le « Manuel de la gamme ».

Plusieurs modèles de documents ont été fournis sur le CD-Rom original. Vous pouvez les utiliser telsquels s’ils vous conviennent ou les adapter à vos besoins. Vous pouvez également créer des nouveauxmodèles.

Les objets de mise en page spécifiques à Sage Saisie de caisse décentralisée 100 sont décrits enAnnexe.

Menu Fichier

278©Sage France

Format d’impression

Fichier / Format d’impression

Cette commande permet de paramétrer le format d’impression des documents que le programmepermet d’imprimer.

On peut ouvrir cette commande en cliquant sur le bouton Format d’impression de la barred’outils Standard.

Les paramètres affichés dans cette fenêtre dépendent de l’imprimante sélectionnée. Vous pouvez yparamétrer des informations comme :

• les caractéristiques d’impression,

• la résolution graphique de l’impression,

• le type d’alimentation en papier (cas des imprimantes matricielles),

• les dimensions du papier utilisé,

• son orientation à la française (portrait) ou à l’italienne (paysage),

• le mode d’impression (normal ou épreuve), etc.

Cliquez sur le bouton OK pour enregistrer les éventuelles modifications.

Menu Fichier

279©Sage France

Impression différée

Fichier / Impression différée

Cette commande permet de lancer les impressions dont vous avez différé l’exécution.

On peut ouvrir cette commande en cliquant sur le bouton Impression différée de la barred’outils Standard.

Lorsque vous la lancez, une liste s’affiche avec toutes les impressions différées demandées.

Windows La commande est estompée si aucune impression différée n’a été enregistrée.

Macintosh Si aucune impression différée n’a été paramétrée, un message vous en avertira.

Les impressions différées sont enregistrées à partir des fenêtres d’impression ou des formats desélection.

Tous les documents sont dirigés vers la même imprimante. Ils disparaissent de la liste dès leurimpression achevée.

Liste des états sélectionnésCette liste présente tous les documents dont on a demandé l’impression différée.

Bouton OKCliquez sur ce bouton pour lancer l’impression des documents.

Bouton AnnulerReferme la commande sans lancer d’impression. Les documents restent inchangés dans la liste.

Bouton ModifierCe bouton permet de modifier les caractéristiques d'une impression différée (que vous avezsélectionnée au préalable) :

• en la supprimant de la liste,

Menu Fichier

280©Sage France

• en affichant un message

que vous accepterez en cliquant sur le bouton OK,

• en ouvrant le format de sélection (non simplifié) de la commande dont est issu l'état modifié.

Il vous appartient alors de modifier les sélections faites et de relancer l'impression différée en cliquantsur le bouton adéquate.

Il est possible d'annuler cette modification en cliquant sur le bouton Annuler ou en validant dans lafenêtre du message.

Vous pouvez aussi lancer cette commande en effectuant un double-clic sur la ligne à modifier.

En cas de sélections multiples, seul le premier état vous est proposé à la modification.

Rappelons que l’on peut maintenant gérer le double-clic poste par poste. Ce paramétrage s’effectuedans la commande Fenêtre / Préférences.

Bouton SupprimerSupprime les documents sélectionnés dans la liste.

Voir Le « Manuel de la gamme » vous informe sur la sélection dans les listes.

Menu Fichier

281©Sage France

Lancement des applications

Fichier / Applications Sage

Vont apparaître à cet emplacement du menu Fichier les intitulés des applications Sage Ligne 100dont vous disposez sur votre poste. Cette détermination est faite automatiquement au lancement duprogramme qui recherche sur vos disques durs les applications Sage Ligne 100 qui pourraient s’ytrouver.

La sélection de la désignation d’une application Sage lancera cette application en ouvrant le fichier dedonnées paramétré et fermera ou non Sage Saisie de caisse décentralisée 100 suivant le paramétragefait dans les options du poste de travail.

Voir La commande Fenêtre / Préférences.

Si vous avez enregistré, dans le volet Fichiers liés des options de l’entreprise, les noms des fichiers dedonnées sur lesquels vous souhaitez travailler par défaut, le lancement par ce biais d’un programmeSage ouvrira le fichier associé.

Voir Le volet Fichier / A propos de… / Options / Fichiers liés.

Les désignations qui peuvent apparaître à cet endroit du menu Fichier sont les suivantes :

• Comptabilité pour le lancement du programme Sage Comptabilité 100,

• Immobilisations pour le lancement du programme Sage Immobilisations 100,

• Moyens de paiement pour le lancement du programme Sage Moyens de paiement 100,

• Paie pour le lancement du programme Sage Paie 100.

Macintosh Cette dernière désignation ne pourra apparaître que sur la version Macintosh du programme.

Menu Fichier

282©Sage France

Quitter

Fichier / Quitter

Cette commande permet de quitter le programme.

Equivalent clavier sur Macintosh : COMMANDE + Q.

Equivalent clavier sous Windows : CTRL + Q ou ALT + F4.

Cette commande fait quitter complètement le programme Sage Saisie de caisse décentralisée. Lesfichiers qui pouvaient être ouverts sont refermés et les dernières modifications enregistrées.

Les impressions différées non encore imprimées sont supprimées. Un message apparaît.

Il est encore possible, en cliquant sur le bouton Annuler, d'annuler l'opération et de lancer lesimpressions. Si vous cliquez sur le bouton OK ou si vous validez, les impressions sont supprimées etle programme refermé ainsi que les fichiers.

Il n'est pas nécessaire de refermer les fenêtres ou les fichiers avant de quitter le programme. Le fichierReprendre la gestion commerciale enregistre tous les éléments ouverts au moment où vous quittez leprogramme et vous les proposera à nouveau tels que vous les avez quittés lorsque vous relancerez leprogramme.

283©Sage France

Menu Edition

Généralités sur le menu Edition _________________________ 285

Annuler __________________________________________________________ 286

Couper___________________________________________________________ 286

Copier ___________________________________________________________ 287

Coller ____________________________________________________________ 287

Effacer___________________________________________________________ 287

Sélectionner tout________________________________________________ 288

Dupliquer ________________________________________________________ 289Duplication par Glisser/Déposer ___________________________________ 290

Inverseur ________________________________________________________ 291

Calculette Sage _________________________________________________ 291

Ajouter___________________________________________________________ 292

Consulter ________________________________________________________ 292

Voir/Modifier_____________________________________________________ 293

Supprimer _______________________________________________________ 293

Précédent _______________________________________________________ 294

Suivant __________________________________________________________ 294

Rechercher ______________________________________________________ 295

Atteindre ________________________________________________________ 295

Afficher le journal d’import…____________________________________ 296

Menu Edition

284©Sage France

Menu Edition

285©Sage France

Généralités sur le menu Edition

Ce menu donne accès aux commandes suivantes :

• Annuler,

• Couper,

• Copier,

• Coller,

• Effacer,

• Sélectionner tout,

• Dupliquer,

• Inverseur,

• Calculette Sage,

• toutes les commandes de la barre d’outils Navigation (à l’exception de la commande Tri),

• Afficher le journal d’import.

Le menu Edition est un menu classique pour toutes les applications tournant sur Macintosh ou sousWindows. Ce menu donne accès aux commandes d’édition de texte.

Menu Edition

286©Sage France

Annuler

Edition / Annuler

Cette commande annule, quand cela est possible, la dernière saisie non validée faite au clavier. Si elleapparaît en estompé, son utilisation n’est pas possible.

Equivalent clavier sur Macintosh : COMMANDE + Z.

Equivalent clavier sous Windows : CTRL + Z.

On peut lancer cette commande en cliquant sur le bouton Annuler de la barre d’outils Standard.Le « Manuel de la gamme » vous donnera toutes explications sur les barres d’outils.

Couper

Edition / Couper

Cette commande permet de couper le texte ou les informations sélectionnées et de les placer dans lePresse-papiers.

Equivalent clavier sur Macintosh : COMMANDE + X.

Equivalent clavier sous Windows : CTRL + X.

On peut lancer cette commande en cliquant sur le bouton Couper de la barre d’outils Standard.Le « Manuel de la gamme » vous donnera toutes explications sur les barres d’outils.

Tout ce que vous coupez ou copiez dans le Presse-papiers remplace ce qui s’y trouvait.

Menu Edition

287©Sage France

Copier

Edition / Copier

Cette commande permet de copier le texte ou les informations sélectionnées et de placer cette copiedans le Presse-papiers.

Equivalent clavier sur Macintosh : COMMANDE + C.

Equivalent clavier sous Windows : CTRL + C.

On peut lancer cette commande en cliquant sur le bouton Copier de la barre d’outils Standard.

Tout ce que vous coupez ou copiez dans le Presse-papiers remplace ce qui s’y trouvait.

Coller

Edition / Coller

Cette commande permet de coller le contenu du Presse-papiers à l’endroit du curseur.

Equivalent clavier sur Macintosh : COMMANDE + V.

Equivalent clavier sous Windows : CTRL + V.

On peut lancer cette commande en cliquant sur le bouton Coller de la barre d’outils Standard.

Effacer

Edition / Effacer

Cette commande permet de supprimer définitivement le texte ou les informations sélectionnées sansles placer dans le Presse-papiers.

Equivalent clavier sous Windows : SUPPR.

On peut lancer cette commande en cliquant sur le bouton Effacer de la barre d’outils Standard.

Menu Edition

288©Sage France

Sélectionner tout

Edition / Sélectionner tout

Cette commande permet de sélectionner la totalité des éléments d’une liste.

Equivalent clavier sur Macintosh : COMMANDE + A.

Equivalent clavier sous Windows : CTRL + A.

Lorsqu’une fenêtre comporte plusieurs listes, il est nécessaire d’activer au préalable la listeconcernée soit en cliquant dedans, soit en utilisant la touche TAB.

Menu Edition

289©Sage France

Dupliquer

Edition / Dupliquer

Cette commande permet de recopier dans une nouvelle fenêtre certaines des informations tirées d’uneprécédente.

Equivalent clavier sur Macintosh : COMMANDE + D.

Equivalent clavier sous Windows : CTRL + D.

On peut ouvrir cette commande en cliquant sur le bouton Dupliquer de la barre d’outilsStandard.

Elle vous rendra de grands services lors de la saisie d’informations répétitives en reportant d’une pièceà une autre les mêmes renseignements. Ne sont pas reportées les informations permettant dedifférencier les pièces entre elles.

Exemple

Vous avez annoncé une promotion dans la presse et plusieurs clients vous demandent des devisidentiques ? Vous pourrez utiliser cette commande pour créer une nouvelle pièce à partir d’une autre,pour un autre client ou pour une autre période.

L’action de la commande Dupliquer s’étend à plusieurs types d’éléments. Le programme de saisiedécentralisée vous permet de dupliquer les éléments suivants :

• Devis client,

• Bon de commande client,

• Bon de livraison client,

• Bon de retour client,

• Bon d’avoir client,

• Facture client (comptabilisée ou non),

• Facture de retour client,

• Facture d’avoir client.

Si le stock réel ne permet pas de satisfaire à cette duplication, la fenêtre d’indisponibilité apparaîtra.

L’affectation des numéros de série et de lots s’effectue à l’identique de la fonction Saisie dedocument.

Menu Edition

290©Sage France

Utilisez la duplication de la façon suivante :

1. rendez active, en l’ouvrant, en cliquant dessus ou en la sélectionnant dans le menu Fenêtre, lafenêtre de l’élément que vous voulez dupliquer,

2. sélectionnez la commande Dupliquer,

3. complétez les informations de la nouvelle fiche.

La fiche d’origine n’est modifiée en aucune façon.

Une mise à jour des tarifs peut être possible lors de la duplication des pièces de vente. Ces casparticuliers sont détaillés dans le chapitre traitant des documents de vente.

Duplication par Glisser/Déposer

Voir Le « Manuel de la Gamme » pour le mode opératoire de cette fonction.

Il est possible de :

• Glisser/déposer des lignes d’un document dans un autre. Pour cela il faut que les documentssoient ouverts côte à côte (ou avec un certain recouvrement).

• Glisser/déposer un document dans un autre. Pour cela il faut :

1. avoir créé le document destinataire et avoir validé son en-tête,

2. avoir ouvert le document destinataire,

3. mettre côte à côte la liste des documents et le document ouvert,

4. faire glisser la ligne du document d’origine (de la liste des pièces) sur la zone d’affichage deslignes du document destinataire tout en pressant la touche ALT sous Windows et la toucheOPTION sur Macintosh.

Lorsque les documents d’origine et destinataire sont de même type, il y a duplication. Si lesdocuments sont de types différents, il y a transformation. Rappelons que la transformation n’estpossible que pour les documents d’un même tiers.

La fenêtre de duplication ne s’affiche pas.

Menu Edition

291©Sage France

Inverseur

Edition / Inverseur

Cette commande permettra, lors de la période transitoire de basculement à l’euro des pays de cettezone, d’afficher les montants soit dans la devise de tenue de compte (la devise locale le plus souvent)et la devise d’équivalence,(l’euro le plus souvent).

Cette commande est cochée ( ) lorsque l’Inverseur est actif.

Cette commande a exactement le même rôle que le bouton Inverseur de la barre d’outilsNavigation.

Voir Le « Guide de l’Euro » vous donnera toutes explications sur cette commande.

La devise affichée à l’écran est rappelée sur la Barre d’état.

Calculette Sage

Edition / Calculette Sage

Cette commande permet d’appeler, et de refermer, la Calculette Sage. Cette calculette offre denombreuses possibilités :

• simple outil de calcul immédiatement disponible et disposant de toutes les fonctionnalités d’unecalculatrice évoluée,

• insertion à la demande du résultat du calcul si le curseur se trouve dans une zone acceptant desmontants ou des valeurs,

• conversion monétaires directes monnaie locale / euro pendant la période transitoire,

• plusieurs dizaines de calculs préprogrammés au choix de l’utilisateur pour réaliser ses opérationsles plus courantes (calcul des montants de TVA, calculs de change, etc.).

Cette commande a exactement le même rôle que le bouton Calculette Sage de la barre d’outilsNavigation.

Voir Le « Manuel de la gamme » vous donnera toutes explications sur cette calculette.

Menu Edition

292©Sage France

Ajouter

Edition / Ajouter

Cette commande permet d’ajouter un élément à une liste.

Equivalent clavier sur Macintosh : COMMANDE + J.

Equivalent clavier sous Windows : CTRL + J.

Cette commande a exactement le même rôle que le bouton Ajouter de la barre d’outilsNavigation.

Voir Le « Manuel de la gamme » vous donnera toutes explications sur cette commande.

Consulter

Edition / Consulter

Cette commande permet de consulter un élément d’une liste mais sans pouvoir le modifier. Elle serautile, en particulier, pour les utilisateurs travaillant en réseau qui pourront ainsi ouvrir un élément déjàouvert sur un autre poste.

Equivalent clavier sur Macintosh : COMMANDE + L.

Equivalent clavier sous Windows : CTRL + L.

Cette commande a exactement le même rôle que le bouton Consulter de la barre d’outilsNavigation.

Voir Le « Manuel de la gamme » vous donnera toutes explications sur cette commande.

Menu Edition

293©Sage France

Voir/Modifier

Edition / Voir/Modifier

Cette commande permet de consulter ou de modifier un élément dans une liste.

Equivalent clavier sur Macintosh : COMMANDE + M.

Equivalent clavier sous Windows : CTRL + M.

Cette commande a exactement le même rôle que le bouton Voir/Modifier de la barre d’outilsNavigation.

Voir Le « Manuel de la gamme » vous donnera toutes explications sur cette commande.

Supprimer

Edition / Supprimer

Cette commande permet de supprimer un élément d’une liste.

Equivalent clavier sur Macintosh : COMMANDE + U.

Equivalent clavier sous Windows : CTRL + U.

Cette commande a exactement le même rôle que le bouton Supprimer de la barre d’outilsNavigation.

Voir Le « Manuel de la gamme » vous donnera toutes explications sur cette commande.

Ne confondez pas cette commande avec la commande Effacer du même menu.

Menu Edition

294©Sage France

Précédent

Edition / Précédent

Cette commande permet d’afficher :

• soit la page précédente d’une liste si une telle fenêtre est active,

• soit l’élément précédent si celui qui est actif à l’écran appartient à une liste.

Equivalent clavier sur Macintosh : COMMANDE + MOINS.

Equivalent clavier sous Windows : CTRL + GAUCHE.

Cette commande a exactement le même rôle que le bouton Précédent de la barre d’outilsNavigation.

Voir Le « Manuel de la gamme » vous donnera toutes explications sur cette commande.

Suivant

Edition / Suivant

Cette commande permet d’afficher :

• soit la page suivante d’une liste si une telle fenêtre est active,

• soit l’élément suivant si celui qui est actif à l’écran appartient à une liste.

Equivalent clavier sur Macintosh : COMMANDE + PLUS.

Equivalent clavier sous Windows : CTRL + DROITE.

Cette commande a exactement le même rôle que le bouton Suivant de la barre d’outilsNavigation.

Voir Le « Manuel de la gamme » vous donnera toutes explications sur cette commande.

Menu Edition

295©Sage France

Rechercher

Edition / Rechercher

Cette commande lance la fonction Rechercher / Remplacer qui permet d’effectuer des recherchesdans les fichiers et, éventuellement, de remplacer les éléments trouvés par d’autres.

Equivalent clavier sur Macintosh : COMMANDE + F.

Equivalent clavier sous Windows : CTRL + F.

Cette commande a exactement le même rôle que le bouton Rechercher de la barre d’outilsNavigation.

Voir Le « Manuel de la gamme » vous donnera toutes explications sur cette commande et ses possibilités.

Atteindre

Edition / Atteindre

Cette commande permet d’atteindre certains éléments des fichiers.

Equivalent clavier sur Macintosh : COMMANDE + T.

Equivalent clavier sous Windows : CTRL + T.

Cette commande a exactement le même rôle que le bouton Atteindre de la barre d’outilsNavigation.

Voir Le « Manuel de la gamme » vous donnera toutes explications sur cette commande.

Menu Edition

296©Sage France

Afficher le journal d’import…

Edition / Afficher le journal d’import…

Cette commande du menu Edition permet de consulter à l’écran le contenu du journal d’import crééou complété par le programme à chaque opération d’importation de données par le biais descommandes Communication site à site et Importer du menu Fichier.

Il ouvre une fenêtre de consultation.

Le fichier du journal d’import a pour nom JIMPORT.TXT sur Windows et JOURNAL IMPORT surMacintosh. Il est enregistré dans le dossier du programme.

Il peut être imprimé par l’intermédiaire d’un éditeur de texte (Bloc-notes ou WordPad sur Windows —TeachText ou SimpleText sur Macintosh).

Il peut être supprimé au moyen de l’Explorateur Windows ou du Bureau (Finder) Macintosh.