1

Georgian Water And Power

Microsoft Dynamics® AX Document Circulation Modul

Manual

ProjectDynamics Ax 2012 – Phase 2

Prepared byAna AduashviliElene LobzhanidzeKetevan Akhrakhadze

Ver. 1.712-14-2015

სარჩევი1.შემოსული დოკუმენტი.......................................................................................................................3

1.1შემოსული დოკუმენტის რეგისტრაცია........................................................................................3

1.2 შემოსული დოკუმენტის დაწერა..................................................................................................6

1.3 შემოსულ დოკუმენტზე რეაგირება - დადასტურება/უარყოფა...........................................10

1.4 შემოსული დოკუმენტის გადაწერა............................................................................................13

2.შიდა დოკუმენტი................................................................................................................................16

2.1შიდა დოკუმენტის შექმნა...............................................................................................................16

2.2 პასუხი შიდა დოკუმენტზე.............................................................................................................19

3. გასული დოკუმენტი.........................................................................................................................20

3.1 გასული დოკუმენტის რეგისტრაცია..........................................................................................20

3.2 გასული დოკუმენტის დაწერა.....................................................................................................22

3.3 გასულ დოკუმენტზე რეაგირება: დადასტურება ან უარყოფა.............................................23

4.დოკუმენტის ატვირთვა.....................................................................................................................24

5.დაკავშირებული დოკუმენტი..........................................................................................................25

6.დაკავშირებული პირები..................................................................................................................26

2

1. შემოსული დოკუმენტი1.1 შემოსული დოკუმენტის რეგისტრაცია

შემოსული დოკუმენტი წარმოადგენს აბონენტებისაგან, ორგანიზაციებისაგან მიღებულ განცხადებასა და დოკუმენტს. სისტემაში შემოსული დოკუმენიტი რეგისტრირდება დოკუმენტბრუნვის მოდულში. შემოსული დოკუმენტის რეგისტრაციისათვის:1. Click: დოკუმენტბრუნვა -> შემოსული დოკუმენტები -> შემოსული დოკუმენტები -

ყველა დოკუმენტი

შემოსული დოკუმენტების რეესტრი

მოცემულ ფანჯარაში ნახავთ უკვე დარეგისტრირებულ შემოსულ დოკუმენტებს. მიმღებ თუ შიდა კანცელარიას საშუალება აქვს მოძებნოს ადრე დარეგირტრირებული დოკუმენტი განმცხადებლის სახელით, განმცხადებლის პირადი ნომრით/საიდენთიფიკაციო ნომრით, აბონენტის ნომრით, წარმომადგენელი პირის პირადი ნომრით ან სხვა მონაცემებით. ასევე შეუძლია მომხმარებელს მიაწოდოს ინფორმაცია დოკუმენტის ვითარების შესახებ.2. Click: დოკუმენტები -> ახალი დოკუმენტი -> ახლის დამატება შემოსული დოკუმენტის რეგისტრაცია ასევე შეიძლება ყველა დოკუმენტის რეესტრიდან, სადაც უნდა აირჩიოთ დოკუმენტის კატეგორია, რომლის საფუძლელზეც დაგენერირდება დოკუმენტის ფორმა.

3

დოკუმენტის კატეგორია - დოკუმენტის კატეგორია გენერირდება ავტომატურად და მისი შეცვლა შეუძლებელია.მშობელი დოკუმენტი - მშობელი დოკუმენტი არის ის დოკუმენტი, რომლის საფუძველზეც შეიქმნა ახალი დოკუმენტი(ასეთის არსებობის შემთხვევაში).დოკუმენტის ნომერი - გარედან შემოსული დოკუმენტის ნომერი (იმ შემთხვევაში თუ აქვს)დოკუმენტის ტიპი - განცხადების/დოკუმენტის შინაარსიდან გამომდინარე ივსება დოკუმენტის ტიპი..განმცხადებლის საიდენტიფიკაციო კოდი - მოცემულ ველში უნდა მიეთითოს იმ პირის ან ორგანიზაციის საიდენტიფიკაციო კოდი, რომელსაც სურს განცხადების/დოკუმენიტს წარმოდგენა.

4

განმცხადებელი - პირადი ნომრისა და საიდენთიფიკაციო კოდის საფუძველზე ავტომატურად შეივსება განმცხადებლის სახელი და გვარი ან ორგანიზაციის დასახელება. იურიდიული პირი - თუ განმცხადებელი იურიდიული პირია, უნდა მოინიშნოს მოცემული ველი.წარმომადგენლის პირადი ნომერი - წარმომადგენელი არის პირი, რომელის წარმოადგენს ორგანიზაციაში დოკუმენტს/განცხადებას, თუმცა შესაძლოა განმცხადებელი არ იყოს. შესაბამისად მოცემულ ველში უნდა მიეთითოს წარმომადგენელი პირის პირადი ნომერი. მაგ: ორგანიზაციებიდან მიღებული დოკუმენტი. განმცხადებლის ველში უნდა მიეთითოს ორგანიზაციის დასახელება, წარმომადგენელ პირაად კი -პირი, რომელმაც წარმოადგინა დოკუმენტი ორგანიზაციაში. მოცემულ ველში ორგანიზაციის საიდენტიფიკაციო ნომერი არ უნდა ჩაიწეროს.წარმომადგენელი პირი - მოცემული ველი ავტომატურად ივსება წარმომადგენელი იპირს პირადი ნომრის საფუძველზე. აბონენტის ნომერი - საჭიროებისამებრ ივსება მოცემული ველი. შევსების შემთხვევაში უნდა მიეთითოს განმცხადებლის აბონენტის ნომერი.ფაქტობრივი მისამართი - მოცემულ ველში იწერება განმცხადებლის ფაქტობრივი მისამართი.იურიდიული მისამართი - მოცემულ ველში იწერება განმცხადებლის იურიდიული მისამართი.სამუშაოების შესრულების მისამართი - საჭიროებისამებრ ივსება მოცემული ველი.ელექტრონული ფოსტის მისამართი - თუ აბონენტს შემოსულ დოკუმენტიზე პასუხის მიღება სურს ელექტრონული ფოსტის მეშვეობით უნდა შეივსოს მოცემული ველი.პასუხის მიღების ტიპი - წარმომადგენელი პირი თავად ირჩევს შემოსულ დოკუმენტზე პასუხის მიღების ტიპს. ანოტაცია - სურვილისამებრ ისვენა დოკუმენტის მოკლე აღწერილობა. შენიშვნა - შენიშვნის არსებობის შემთხვევაში ივსება მოცემული ველი.

3. Click: შენახვა - შენახვის შემდეგ გენერირდება შემდეგი ფანჯარა:

5

მოცემულ ფანჯარაში შემოსული დოკუმენტის ბარათს ყველა ველია მოცემული. კანცელარიის თანამშრომელს რამდენიმე ტელეფონის მითითება შეუძლოა. მეორე და მესამე ტელეპონის ნომრის დამატება შესაძლებელია დამატების ღილაკით.4. დოკუმენტის ბარათის სრულყოფის შემდეგ Click: Close

1.2 შემოსული დოკუმენტის დაწერა1.2.1 დავალების ინიცირებასთან კადავშირებული დოკუმენტის დაწერა

შემოსული დოკუმენტის რეგისტრაციის შემდეგ უნდა მოხდეს მისი დაწერა შესაბამის პირზე. დოკუმენტის დაწერას ახორციელებს შიდა კანცელარია, მას შემდეგ რაც დოკუმენტის ბარათს შეამოწმებს და სრულყოფს. შემოსული დოკუმენტის დაწერა შესაძლოა მოხდეს როგორც შემოსული დოკუმენტების რეესტრიდან, ასევე ყველა დოკუმენტის რეესტრიდან.1. Click: დოკუმენტბრუნვა -> შემოსული დოკუმენტები -> შემოსული დოკუმენტები - ყველა

დოკუმენტი დოკუმენტის დაწერა შესაძლოა მოხდეს როგორც დოკუმენტების რეესტრიდან, ასევე დოკუმენტის ბარათის რედაქტირებით. ქვემოთ მოცემულია როგორ მოხდეს დოკუმენტის დაწერა როგორც რეესტრიდან, ასევე დოკუმენტის ბარათიდან. 2. თუ დოკუმენტის დაწერა ხდება შემოსული დოკუმენტების რეესტრიდან Click: დაწერა

6

შემოსული დოკუმენტების რეესტრი

შემოსული დოკუმენტის ბარათის რედაქტირებისათვის Click: რედაქტირება

შემოსული დოკუმენტის ბარათი

დაწერის განხორციელებისათვის Click: დაწერა3. ქვემოთ მოცემულია დოკუმენიტს დაწერის ფანჯარა, სადაც უნდა დაემატოს

პირი/პირები, რომელზეც ხორციელდება დაწერა.

7

დოკუმენტის დაწერა

დამატება - დამატების ღილაკით მოცემულ ფანჯარაში დაამატეთ ახალი სტრიქონი. პასუხისმგებელი - როდესაც დაწერა ხორციელდება რამდენიმე ან თუნდაც ერთ

პირზე, რომელიმე პირი მონიშნული უნდა იყოს პასუხისმგებლად, წინააღმდეგ შემთხვევაში ვერ განხორციელდება დაწერა. აქვე აღსანიშნავია, რომ რამდენიმე პირი ვერ იქნება პასუხისმგებელი.

დოკუმენტბრუნვის ტიპი - ოპერაციიდან გამომდინარე მოცემული ველი ავტომატურად ივსება სისტემის მიერ.

სტატუსი - ოპერაცია მუდმივად იცვლის სტატუს, რაც თქვენ გეხმარებათ დოკუმენტის ისტორიის წაკითხვაში. თავდაპირველად დაწერას აქვს სტატუსი-დასადასტურებელი, დადასტურების შემდეგ-დადასტურებული,უარყოფის შემთხვევაში-უარყოფილი და ა.შ.

თანამშრომელი - მოცემულ ველში მიუთითეთ პირი, რომელზეც გსურს დაწერის განხორციელება.

შემსრულებელი - თუ დაწერა ხორციელდება შემშრულებელზე მონიშნეთ შემსრულებლის ველი. შესაძლოა დაწერა ერთდროულად განხორციელდეს შემსრულებელზე და პირზე, რომელიც არ არის შემსრულებელი. გასათვალისწინებელია ფაქტი, რომ შემსრულებელი არის დაწერის ბოლო დონე და მას დოკუმენტის დაწერის უფლება არ აქვს.

მაქსიმალური შესრულების დრო - დაწერის პირველი დონე განსაზღვრავს შესრულების მაქსიმალურ ვადას. დაწერის შემდგომი დონეები კი განუსაზღვრავენ ვადას მას, ვისაც აწერენ დოკუმენტს. მაქსიმალურ ვადაზე მეტი ვადის მითითება შეუძლებელია.

8

კომენტარი - სურვილის შემთხვევაში შესაძლოა კომენტრაის მითითება დაწერის დონე - სისტემა ავტომატურად აგენერირებს დაწერის დონეს. 4. საჭირო ინფორმაციის მითითების შემდეგ (დაწერა რომ განხორციელდეს) Click:

გაგზავნა

1.2.2 დოკუმენტის დაწერა, რომელიც დაკავშირებული არაა დავალების ინიცირებასთან

დოკუმენტის დაწერა, რომელიც დაკავშირებული არაა დავალების ინიცირებასთან, განსხვავდება იმ დოკუმენტის დაწერისაგან, რომელიც დაკავშირებულია დავალების ინიცირებასთან. კანცელარიის მიერ დოკუმენტის დაწერა ხდება ყველა იმ პირზე ერთად, რომლებმაც უნდა დაადასტურონ ან უარყონ დოკუმენტი.

დოკუმენტის დაწერისათვის Click: დაწერაეკრანზე გამოვა დოკუმენტის დაწერის ფორმა.

9

დოკუმენტბრუნვის ტიპი - მოცემულ ველში სისტემა ავტომატურად ავსებს ოპერაციის დასახელებას, მაგ: დაწერა, დაწერის დადასტურება, დაწერის უარყოფა. სტატუსი - მომხმარებლის მიერ რეაგირების შესაბამისად სისტემა ავტომატურად აგენერირებს ოპერაციის სტატუსს.თანამშრომელი - უნდა აირჩიოთ თანამშრომელი, რომელმაც უნდა დაადასტუროს ან უარყოს დოკუმენტი. კომენტარი - შეგიძლიათ მიუთითოთ კომენტარი დონე - დონეში უნდა მიუთითოთ თითოეული პირი დაწერის რომელი დონეა.დოკუმენტის დაწერისათვის Click: გაგზავნა

1.3 შემოსულ დოკუმენტზე რეაგირება - დადასტურება/უარყოფა

დოკუმენტის დაწერის შემდეგ შესაბამისმა პირმა უნდა მოახდინოს დოკუმენტზე რეაგირება - დაადასტუროს ან უარყოს. შემოსულ დოკუმენტზე რეაგირება შესაძლოა მოხდეს როგორც შემოსული დოკუმენტების რეესტრიდან, ასევე ყველა დოკუმენტის რეესტრიდან. ორივე შემთხვევაში იდენტურად ხდება დადასტურება ან უარყოფა. 1. Click: დოკუმენტბრუნვა -> შემოსული დოკუმენტები -> შემოსული დოკუმენტები - ყველა

დოკუმენტი

10

შემოსული დოკუმენტების რეესტრი

2. მას შემდეგ რაც დოკუმენტბრუნვის მოდულის მომხმარებელი მოძებნის შემოსულ დოკუმენტს, რომელიც უნდა დაადასტუროს ან უარყოს Click: რეაგირება, რის შემდეგაც ეკრანზე გამოვა შემდეგ ფანჯარა.

3. თუ დაწერის შესაბამისი პირი ეთანხმება დაწერას Click: დადასტურებადასტურის ფანჯარაში შეგიძლიათ მიუთითოს კომენტარი, რომელსაც გაეცნობა დოკუმენტის ყველა მომხმარებელი (პირები, რომელთაც მოცემული დოკუმენიტს ხედვის უფლება აქვს).

11

4. დასტურის განხორციელებისათვის Click: Ok

თუ დაწერის შესაბამისი პირი არ ეთანხმება დაწერას Click: უარყოფაუარყოფის ფანჯარაში მიუთითეთ მიზეზი (კომენტარი), თუ რატომ უარყოფთ დოკუმენტს.

უარყოფის განხორციელებისათვის Click: Ok

1.4 შემოსული დოკუმენტის გადაწერა

12

არსებობს გადაწერის 2 ვარიანტი:I - შესაბამისი პირი ადასტურებს დოკუმენტს და გადააწერს სხვა პირსII - შესაბამისი პირი უარყოფს დოკუმენტს და გადააწერს სხვა პირსორივე შემთხვევაში შემოსული დოკუმენტის გადაწერა შეგიძლიათ მოახდინოთ როგორც შემოსული დოკუმენტების რეესტრიდან, ასევე ყველა დოკუმენტის რეესტრიდან.

შემოსული დოკუმენტების რეესტრი

გადაწერის ღილაკი მხოლოდ დაწერის პირველ დონეზე ჩანს შესაბამის პირებთან (დირექტორის როლის მქონდე პირები). განვიხილოთ გადაწერის ორივე ვარიანტი:

I - შესაბამისი პირი ადასტურებს დოკუმენტს და გადააწერს სხვა პირს

თუ შესაბამის პირს სურს დაადასტუროს და ამავდროულად გადააწეროს დოკუმენტი სხვა პირს, ჯერ უნდა მოახდინოს გადაწერა და შემდეგ დოკუმენტზე რეაგირება - დადასტურება. დოკუმენტის დადასტურება და შემდეგ მისი გადაწერა შეუძლებელია. გადაწერისათვის Click: გადაწერაეკრანზე გამოვა ქვემოთ მოცემული ფანჯარა.

13

მოცემულ ფანჯარაში უნდა დაამატოთ პირი, რომელზეც გსურთ გადაწერა და შეავსოთ შესაბამისი ველები. რადგან გადაწერა ხდება მხოლოდ დაწერის პირველ დონეზე (ანუ დირექტორი დოკუმენტს გადააწერს სხვა დირექტორის დაწერის იმავე დონეზე) ველი - მაქსიმალური შესრულები დრო არ ეთითება. დოკუმენტის გადაწერა ხდება ისევე როგორც დოკუმენტის დაწერა (იხ. თავი 1.2). დოკუმენტის გადაწერის შემდეგ უნდა მოხდეს დოკუმენტის დადასტურება/უარყოფა მის მიერ ვიზეც მოხდეა დოკუმენტის დაწერა (იხ. 1.2.1 და 1.2.2 თავი).

II - შესაბამისი პირი უარყოფს დოკუმენტს და გადააწერს სხვა პირს

თუ დაწერის პირველი დონე თვლის რომ დოკუმენტი მას არ ეხება, უფლება აქვს უარყოს დოკუმენტი და ამავდროულად გადააწეროს შესაბამის პირს. ამისათვის უნდა აღვნიშნოთ რომ გადაწერა და უარყოფა ერთდროულად ხდება. დირექტორი (დაწერის პირველი დონე) ირჩევს პირს, რომელსაც უნდა გადააწეროს დოკუმენტი და აუქმებს დაწერას საკუთარ თავზე. პროცესი შესაძლოა შემდეგ ეტაპებად აღვწეროთ:გადაწერისათვის და დაწერის გაუქმებისათვის Click: გადაწერაეკრანზე გამოვა ქვემოთ მოცემული ფანჯარა.

14

1. მოცემულ ფანჯარაში უნდა დაამატოთ პირი, რომელზეც გსურთ გადაწერა და შეავსოთ შესაბამისი ველები. რადგან გადაწერა ხდება მხოლოდ დაწერის პირველ დონეზე ველი - მაქსიმალური შესრულები დრო არ ეთითება. დოკუმენტის გადაწერა ხდება ისევე როგორც დოკუმენტის დაწერა (იხ. 1.2.1 და 1.2.2 თავი).

2. თუ დირექტორი პასუხისმგებელ პირად იყო მონიშნული აუცილებელია ჯერ პასუხისმგებელ პირად მოინიშნოს სხვა დირექტორი, წინააღმდეგ შემთხვევაში ვერ მოხდება საკუთარ თავზე დაწერის გაუქმება.

3. დოკუმენტის უარყოფისათვის უნდა გააუქმოთ დაწერა საკუთარ თავზე. ამისათვის უნდა დადგეთ შესაბამის ველზე და Click: დაწერის გაუქმება.

მიუთითეთ დაწერის გაუქმების მიზეზი და Click: OK

15

2. შიდა დოკუმენტი2.1 შიდა დოკუმენტის შექმნა

შიდა დოკუმენტი არის დოკუმენტის კატეგორია, რომელიც არ გადის ორგანიზაციიდან. ასეთი ტიპის დოკუმენტი გამოიყენება ორგანიზაციის თანამშრომლებს შორის ინფორმაციის გაცვლისთვის, შიდა მიმოწერისთვის. შიდა დოკუმენტის შექმნა შეუძლია დოკუმენტბრუნვის მოდულის ყველა მომხმარებელს. ინიციატორი ქმნის დოკუმენტს, აბამს ფაილებს, აკავშირებს შემოსულ, გასულ ან შიდა დოკუმენტთან (საჭიროებისამებრ) და აგზავნის შესაბამის პირთან/პირებთან. დოკუმენტის დაკავშირება უნდა მოხდეს მანამდე, სანამ დოკუმენტის შემქმნელი აირჩევს ადრესატებს და გააგზავნის დოკუმენტს. დოკუმენტის გაგზავნის შემდეგ დაკავშირებული პირის მითითება შეუძლებელია.შიდა დოკუმენტის შექმა შესაძლებელია როგორც ყველა დოკუმენტის რეესტრიდან, ასევე შიდა დოკუმენტების რეესტრიდან.Click: დოკუმენტბრუნვა -> საერთო -> ყველა დოკუმენტიშემოსული დოკუმენტების რეესტრი

ახალი დოკუმენტის შექმნისათვის Click: დოკუმენტები -> ახალი დოკუმენტი -> ახლის დამატება მოცემულ ველში აირჩიეთ დოკუმენტის კატეგორია (შიდა მიმოწერა) და შეინახეთ დოკუმენტი.

16

შიდა დოკუმენტის შენახვის შემდეგ ეკრანზე იხილავთ ახალ ფორმას :

1.დოკუმენტის კატეგორია ავტმატურად გენერირდება სისტემის მიერ.2.მშობელ დოკუმენტში ვირჩევთ დოკუმენტს რომლის საფუძველზეც ქმნით ახალ დოკუმენტს. მშობელი დოკუმენტი შესაძლოა იყოს როგორც შემოსული, ასევე გასული და სხვა შიდა დოკუმენტი.3.დასახელება და ტექსტი ივსება დოკუმენტის შინაარსის შესაბამისად შიდა დოკუმენტის შემქმნელის მიერ.დოკუმენტის შენახვისათვის Click: შენახვა

17

შესაძლოა დოკუმენტი შექმნათ და თქვენთვის სასურველ დროს გააგზავნოთ ადრესატთან. დოკუმენტის გაგზავნისათვის უნდა აირჩიოთ ადრესატი, ამისათვის Click: გაზიარება

მოცემულ ფანჯარაში ირჩევთ ადრესატს და Click: გაგზავნა. თუ შიდა დოკუმენტი უნდა გაუგზავნოთ რამდენიმე ადრესატს, ანალოგიურად ამატებთ თითოეულ ადრესატს.

2.2 პასუხი შიდა დოკუმენტზე

18

შიდა დოკუმენტზე პასუხის გენერირებისათვის უნდა დადგეთ იმ შიდა დოკუმენტზე, რომელზეც გსურთპასუხის დაბრუნება და Click: პასუხი ან პასუხი ყველას.

თუ დედა დოკუმენტი გაგზავნილია რამდენიმე ადრესატთან და პასუხის დაბრუნება გსურთ არა ყველასთვის, არამედ ერთი ან რამდენიმე ადრესატისთვის, Click: პასუხი.

ამ შემთხვევაში ადრესატთა სია არ დაგენერირდება ავტომატურად, თავად მიუთითებთ ადრესატებს, როგორც ახალი შიდა დოკუმენტის შექმნისას. თუ დოკუმენტი დაწერილია რამდენიმე პირზე ერთად და ყველას უბრუნებთ პასუხს Click: პასუხი ყველას. ამ შემთხვევაში ავტომატურად დაგენერირდება ადრესატთა სია.

19

3. გასული დოკუმენტი3.1 გასული დოკუმენტის რეგისტრაცია

დოკუმენტები შესაძლოა დაკავშირებული იყოს ერთმანეთთან. დოკუმენტების დაკავშირება აუცილებელია სრული ისტორიის ნახვისათვის. მაგ: თუ გასული დოკუმენტი იქმნება შემოსული ან სხვა კატეგორიის დოკუმენტის საფუძველზე, გასული დოკუმენტი შემოსული დოკუმენტის ფორმიდან უნდა დაგენერირდეს, რათა დოკუმენტებს შორის კავშირი ავტომატურად დამყარდეს.გასული დოკუმენტი შესაძლოა შეიქმნას როგორც გასული, ასევე ყველა დოკუმენტის რეესტრის ფორმიდან. გასული დოკუმენტის დარეგისტრირებისათვის Click: დოკუმენტბრუნვა -> საერთო -> ყველა დოკუმენტი

ყველა დოკუმენტის რეესტრი

თუ გასული დოკუმენტი რომელიმე დოკუმენტის საფუძველზე უნდა მომზადდეს მაშინ უნდა დადგეთ იმ დოკუმენტზე რომლის საფუძველზეც იქმნება გასული დოკუმენტი და Click: გასული დოკუმენტის შექმნა. ამ შემთხვევაში გასული დოკუმენტის ბარათის ზოგიერთი ველი გენერირდება ავტომატურად შემოსული დოკუმენტის ბარათის საფუძველზე, შესაბამისად შემოსულ დოკუმენტთან კავშირიც ავტომატურად ხდება.თუ გასული დოკუმენტი არ იქმნება სხვა დოკუმენტის საფუძველზე, ქმნით ახალ დოკუმენტს, რომელიც არ იქნება დაკავშირებული სხვა დოკუმენტებთან. ამ შემთხვევაში Click დოკუმენტები -> ახალი დოკუმენტი -> ახლის დამატება

20

აირჩიეთ დოკუმენტის კატეგორია, რის შემდეგაც დაგენერირდება გასული დოკუმენტის ბარათი.განვიხილოთ გასული დოკუმენტის ბარათის ველები:

კოდი - დოკუმენტს სისტემა ავტომატურად ანიჭებს უნიკალურ კოდს. დოკუმენტის კატეგორია - მას შემდეგ რაც აირჩევთ დოკუმენტის კატეგორიას (როდესაც დოკუმენტი არ იქმნება რომელიმე დოკუმენტის საფუძველზე) მისი შეცვლა შეუძლებელია.მშობელი დოკუმენტი - მშობელი დოკუმენტი არის ის დოკუმენტი, რომლის საფუძველზეც შეიქმნა ახალი დოკუმენტი(ასეთის არსებობის შემთხვევაში).შემქმნელი - სისტემა ავტომატურად აღიქვამს დოკუმენტის შემქმნელის სახელსა და გვარს.განმცხადებლის საიდენტიფიკაციო კოდი - მოცემულ ველში უნდა მიეთითოს პიზიკური ან იურიდიული პირის საიდენტიფიკაციო კოდი, რომელიც არის დოკუმენტის მიმღები.განმცხადებელი პირი - მოცემულ ველში უნდა მიუთითოთ იმ პირის ან ორგანიზაციის სახელი, რომელიც არის დოკუმენტის მიმღები.წარმომადგენელი პირის ნომერი - მოცემულ ველში უნდა მიუთითოთ პირის პირადი ნომერი, ვინც წარმოადგინა განცხადება ორგანიზაციაში (შემოსული დოკუმენტი).წარმომადგენელი პირი - მოცემულ ველში უნდა მიუთითოთ პირის სახელი და გვარი, რომელმაც უშუალოდ წარმოადგინა განცხადება მიმღებ კაცელარიაში.აბონენტის ნომერი - თუ განმცხადებელი რეგისტრირებულია აბონენტად ივსება შესაბამისი ველი (განმცხადებლის აბონენტის ნომერი).

21

ნომერი - ვუთითებთ ტელეფონის ნომერს (შესაძლებელია რამდენიმეს მითითება ერთდრულად) შეტყობინების მიღების სურვილის შემთხვევაში ვნიშნავთ შესაბამის ველს.გაცემის ტიპი - გაცემის ტიპში ვირჩევთ რა ფორმით უნდა გავიდეს წერილი ორგანიზაციიდან.მისამართი - მოცემულ ველში ვუთითებთ მომხმარებლის მისამართს, რომელსაც ვუგზავნით წერილს.ტექსტი - ვამატებთ სასურველ ინფორმაციას გაგზავნილი წერილის შესახებ.იმ შემთხვევაში თუ წერილი არ უკავშირდება შემოსულ დოკუმენტს მაშინ დოკუმენტი იქმნება გასული დოკუმენტის ფორმიდან.

3.2 გასული დოკუმენტის დაწერა

გასული დოკუმენტის დარეგისტრირების შემდეგ უნდა დააწეროთ დოკუმენტი მას, ვინც უნდა დაადასტუროს იგი სისტემაში და ხელი უნდა მოაწეროს დედანზე. დაწერა შესაძლოა მოხდეს რამდენიმე პირზე. იმისათვის რომ განისაზღვროს დასტურის ან უარყოფის დონეები რიგითობის მიხედვით უნდა მიუთითოთ დაწერის დონეები. შესაბამისად რიგითობის მიხედვით დაადასტურებენ ან უარყოფენ დოკუმენტს პირები, რომლებზეც დაწერილია დოკუმენტი. დაწერის განხორციელებისათვის გახსენით დოკუმენტის ბარათი და Click: დაწერა

ვირჩევთ შესაბამის პირებს, რომლებსაც ეგზავნება დოკუმენტი დასადასტურებლად და ვუთითებთ დონეს ვის შემდეგ ვინ ადასტურებს დოკუმენტს, ამისათვის Click: დამატება.

22

დოკუმენტბრუნვის ტიპი - დოკუმენტბრუნვის ტიპი გიჩვენებთ ოპერაციის შენაარსს. მაგ: დაწერა, დაწერის დადასტურება ან დაწერის უარყოა. მოცემული ველი ავტომატურად ისვება სისტემის მიერ. სტატუსი - სტატუსის ველი გიჩვენებთ დოკუმენტბრუნვის ტიპის სტატუსს. მაგ: დაწერა, დაწერის დადასტურება, დაწერის უარყოფა დადასტურებულია თუ უარყოფილია. თანამშრომელი - ირჩევთ პირს, რომელმაც უნდა დაადატუროს ან უარყოს დოკუმენტი. კომენტარი - ცალკეულ პირს შეგიძლიათ მიუთითოთ კომენტარიდონე - როგორც ზემოთ აღვნიშნეთ, თითოეული პირი რომელი დასტურის დონეა განსაზღვრავთ თავად. რიგითობის მიხედვით სვამთ დონეებს.დაწერისათვის Click: გაგზავნა.

3.3 გასულ დოკუმენტზე რეაგირება: დადასტურება ან უარყოფა

პირი, რომელსაც დაეწერა გასული დოკუმენტი, უნდა მოახდინოს რეაგირება: ადასტურებს ან უარყობს მას. ამისათვის Click: რეაგირება.

23

თუ ადასტურებთ Click: დადასტურება თუ უარყოფთ Click: უარყოფა

4. დოკუმენტის ატვირთვა

ნებისმიერი ტიპის დოკუმენტის რეგისტრაციისას (იქნება ეს შემოსული, გასული, შიდა თუ სხვა დოკუმენტის კატეგორია) დოკუმენტბრუნვის მოდულში აუცილებელია შესაბამისი დოკუმენტების დასკანერებული ვერსიის ან სხვა ტიპის ფაილის ატვირთვა.

მისაბმელი დოკუმენტების ფანჯრის გახსნისათვის: Click: დოკუმენტი -> სხვა -> Attachments

24

დოკუმენტის მისაბმელად Click: newიშლება მისაბმელი დოკუმენტაციის სია, რომლიდანაც ვირჩევთ სასურველი დოკუმენტის ტიპს, ვტვირთავთ დასკანერებულ ან სხვა სახის დოკუმენტს და ვაბამთ დოკუმენტის ბარათს.უკვე მიბმული დოკუმენტის სანახავად: Click the open buttonთუ გვსურს დოკუმენტი გამოჩნდეს ფანჯრის მარჯვენა ნაწილში : Click the show file button.

5. დაკავშირებული დოკუმენტი

25

დოკუმენტბრუნვის მოდულში არსებული ნებისმიერი დოკუმენტები შეძლება დაუკავშირდეს ერთმანეთს. ამისთვის არსებობს დაკავშირებული დოკუმენტების ველი.

დოკუმენტების ერთმანეთთან დასაკავშირებლად: Click დოკუმენტთან დაკავშირება

ვირჩევთ სასურველ დოკუმენტს და Click: შენახვათუ გვსურს რამდენიმე დოკუმენტის დაკავშირება ყველას ვირჩევთ სათითაოდ ანალოგიურად.დაკავშირებული დოკუმენტის გასაუქმებლად : Click დოკუმენტთან კავშირის გაუქმება.დაკავშირებული დოკუმენტის სანახავად : Click დოკუმენტის გახსნა

6. დაკავშირებული პირები

26

გარდა იმ პირებისა, რომლებსაც უშუალოდ ეგზავნება წერილი არიან მომხმარებლები, რომლებიც უნდა ხედავდნენ, გაეცნონ დოკუმენტს საჭიროების შემთხვევაში. ასეთი შემთხვევებისთვის არსებობს დაკავშირებული პირების ველი, სადაც ვიჩევთ იმ მომხმარებლებს, რომლებსაც წვდომა ექნებათ დოკუმენტთან.

ამისთვის : Click დაკავშირებული პირები და გაზიარება

ვირჩევთ სასურველ თანამშრომელს, რამდენიმეს დამატების შემთხვევაში ვამატებთ სათითაოდ ყველას ანალოგიურად და Click: გაგზავნა

7. მონაცემების ფილტრაცია

იმისათვის რომ ყველა დოკუმენტში ადვილად და სწრაფად მოვახერხოთ სასურველი ჩანაწერის მოძიება, უნდა მივმართოთ Filter და Find (ფილტრაცია, მოძებვნა) - ფუნქციას. ფილტრაციასა და მოძებვნას შორის დიდი სხვაობა არ არის.

27

ყველა მოდულში ფილტრაციის ფანჯარა ( Filter Pane) - უზრუნველყოფს მარტივ გზას გავფილტროთ ჩანაწერი. საძიებო მონაცემის ფილტრაციის ველში ჩაწერის შემდეგ, შესაძლებელია Enter ღილაკზე დაჭერით მივიღოთ სასურველი ინფორმაციით დაფილტრული მონაცემები.

როდესაც იყენებთ „Filter By Grid“ - ფუნქციას ცხრილს პირველ სტრიქონად ყველა სვეტზე დაემატება ფილტრაციის ველი. შეგიძლიათ ფილტრაციის ველში პირდაპირ ჩაწეროთ მონაცემი ფილტრაციისათვის საჭირო კრიტერიუმების გამოყენებით.მეორე ვარიანტი - დააყენოთ ფილტრი Ctrl+G- ღილაკების კომბინაცით.ფილტრაციის პარამეტრები ცხრილის სახით არსებულ მონაცემებში უფრო ზუსტი და სწორი მონაცემების დაფილტვრის საშუალებას გაძლევს შემდეგი ფილტრაციის კრიტერიუმების გამოყენებით. ქვემოთ არსებული ცხრილი, გვიჩვენებს მონაცემების გასაფილტრად ყველაზე საჭირო ფილტრაციის კრიტერიუმებს.მაგალითად: თუ გვსურს მოვძებნოთ IN15-00001 დოკუმენტი შეგვიძლია გამოვიყენოთ ფილტრაციის შემდეგი კრიტერიუმები:

ნიშანი ნიმუში ახსნა** *000* ველის შინაარსი მოიცავს 000-ს* IN1* ველის შინაარსი იწყება IN1-ით და დასასრული

უცნობია* *01 ველის შინაარსი მთავრდება 01-ით და საწყისი

უცნობია* *00*1 საწყისი მახასიათებლები უცნობია, რომელსაც

მოყვება 00 ცნობილი მახასიათებელი, რომელსაც

28

კვლავ უცნობი მახასიათებლები მოყვება და საბოლოოდ 1-ით მთავრდება დოკუმენტის კოდი.

თარიღი:

ხელმოწერა:

29