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Guide d’installation rapide

Open BeeTM Portal vous permet d’offrir à vos interlocuteurs (clients, partenaires, etc.) une gestion optimale de leurs documents tout en diminuant les coûts liés à la distribution de ces derniers.

Découvrez comment dans ce guide d’installation.

Mise en place d’un Extranet Collaboratif avec Open BeeTM

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v

Sommaire

Étape 4 -

Personnaliez votre Extranet Collaboratif

08

Introduction

03

Bénéfices

04

09

Étape 5 -

Personnalisez vos e-mails

10

Étape 6 -

Ajoutez l’URL de votre Extranet Collaboratif sur votre site internet

11

Étape 7-

Accédez à votre Extranet Collaboratif en tant qu’utilisateur

Étape 1 -

Ajoutez des licences d’utilisateurs externes

05

Étape 2 -

Activez votre Extranet Collaboratif

06

Étape 3 -

Configurez les paramètres d’identification des

utilisateurs

07

3

À partir de la version 6.4, Open BeeTM Portal permet de partager des documents avec vos contacts externes (clients, partenaires, élèves, etc.) via un Extranet Collaboratif privé et sécurisé.

92 %

45 %des chefs d’entreprises

déplorent une mauvaise gestion des documents

à destination des clients.

Client CClient E

Client D

Client A

Client F Client B

des clients aimeraient bénéficier d’un accès privé, en ligne, aux

documents échangés avec leurs

fournisseursL’acquisition d’un

nouveau client coûte

5 à 10fois plus cher que

de fidéliser un client existant

Introduction

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Bénéfices

24h/24 et 7j/7

Un accès à toute l’information à jour

24h/24 et 7j/7

Personnalisable

Solution intégralement personnalisable à votre

image (couleur, logo, etc.) en toute simplicité

Multilingues

Plateforme multilingues offrant une meilleure expérience utilisateur

Rentabilité

Réduisez vos coûts enoptant pour l’envoi de

vos documents au formatélectronique,

traditionnellementenvoyés par courrier

postal, comme lesfactures.

Plateforme Cloud

Avec cette plateforme prête à l’emploi en mode Cloud, aucune configuration VPN

n’est requise

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1 - Ajouter des licences pour utilisateurs externes

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4 3

Open BeeTM Portal vous permet d’acheter (en masse) à des tarifs préférentiels des « licences d’utilisateurs externes » requises pour chaque personne ayant accès à votre Extranet Collaboratif.

Depuis l’interface d’Administration, sélectionnez Licence.

Cliquez sur Gérer pour ajouter davantage de licences utilisateurs externes.

Vérifiez le message “ Vous utilisez x compte(s) utilisateur(s) externe(s) parmi xxx disponibles ” pour visualiser votre crédit.

Si besoin, contactez votre revendeur pour acheter les licences requises

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2 - Activez votre Extranet Collaboratif

Depuis l’interface d’Administration,

sélectionnezExtranet.

2Cliquez sur Ajouter un Extranet.

3Sélectionnez le dossier

Extranet (comme expliqué dans

l’astuce ci-contre)

4Cliquez sur

Valider.

ASTUCE : afin de faciliter la configuration de votre Extranet Collaboratif, nous vous conseillons de créer une arborescence comme suit :

Créez un dossier racine nommé par exemple « Extranet », et ajoutez-y des sous-dossiers nommés en fonction du nom de vos collaborateurs externes (nom du client ou partenaire, nom de l’élève, etc.).

Note : Une fois vos sous-dossiers créés, vous pouvez commencer à ajouter du contenu dans chacun d’entre eux.

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Note: le mot de passe est optionnel. En laissant ce champs vide, l’utilisateur externe sera invité à créer son mot de passe avant de se connecter à votre Extranet Collaboratif.

3 - Configurez les paramètres d’identifications des utilisateurs

Une fois votre Extranet créé, la fenêtre suivante apparait :

Vous pouvez ajouter manuellement (un par un) les adresses e-mails (login par défaut de l’Extranet Collaboratif) pour chaque utilisateur externe ou cliquer sur Éditer dans Excel pour ajouter en masse les adresses e-mails de vos collaborateurs externes.

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4 - Personnalisez votre Extranet Collaboratif

Vous pouvez personnaliser votre logo, les images et la couleur de votre Extranet Collaboratif afin de refléter au mieux l’identité de votre entreprise.

 1. Depuis l’interface d’Administration,

sélectionnez Personnalisation.

2. Utilisez les différentes options disponibles pour régler vos paramètres de personnalisation : couleurs, logo, images.

3. Cliquez sur Enregistrer la configuration pour sauvegarder et appliquer vos modifications au thème.

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5 - Personnalisez vos e-mails

Vous pouvez également uniformiser vos modèles d’e-mails envoyés aux utilisateurs de votre Extranet Collaboratif. Pour cela, cliquez sur Personnalisation des e-mails depuis l’interface d’Administration.

Vous trouverez dans la liste des modèles l’ensemble des modèles disponibles pour l’envoi d’e-mails de notifications aux utilisateurs de votre Extranet Collaboratif, comme par exemple la mise en ligne d’un nouveau document dans leur espace ou la réinitialisation de leur mot de passe.

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Offrez à vos collaborateurs externes un accès simple et rapide à votre Extranet Collaboratif en ajoutant un lien sur le site Internet de votre entreprise. 1. Copiez l’adresse URL de votre Extranet Collaboratif.

2. Collez l’adresse URL dans le code HTML de votre site Internet.

6 - Ajoutez l’URL de votre Extranet Collaboratif sur votre site Internet

Lien vers votre Extranet Collaboratif

Site Web de votre entreprise

Site Web de votre entreprise Site Web de votre entreprise

Site Web de votre entreprise

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Vos collaborateurs externes peuvent désormais se connecter facilement à leur espace privé que vous venez de créer. Pour cela, ils doivent :

7 - Accès à votre Extranet Collaboratif en tant qu’utilisateur

Extranet Collaboratif

Votre image

Votre logo

1. Entrer l’adresse URL de votre Extranet Collaboratif dans leur navigateur Internet.

2. Entrer leur identifiant et leur mot de passe personnels.

USAOpen Bee™ USA

34th fl. - 1251 avenue of the Americas, New York, NY 10020

SUISSEOpen Bee™ SA

Rue du Nant 8 - c/o Berney Conseil SA1207 Geneva

FRANCE Open Bee™ France

PAE des Longeray - 74370 Metz TessyTel: +33 (0)4 50 64 99 29

Open Bee™ Île-de-France164 Avenue J. Kessel

78960 Voisin le Bretonneux

La valeur ajoutée de votre information

UKOpen Bee™ UK

Hamilton House - Mabledon Place - BloomsburyLondon, WC1H 9BB

Tel: +44 (0)20 7554 8561

E-mail: info@openbee.com www.openbee.com

SINGAPOUROpen Bee™ Singapore

3 Temasek Avenue - #21-00 Centennial TowerSingapore 039190Tel: +65 49-7362