Mises en situation, conseils et bonnes pratiques Office ... · Office 365 au quotidien ISBN : 978-2-409-01551-9 21,95 € Office 365 au quotidien Mises en situation, conseils et bonnes

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Office 365 au quotidien Mises en situation, conseils et bonnes pratiquesAvec Office 365, Microsoft offre aux organisations la possibilité de repenser leur mode de travail notamment en matière de produc-tivité, de collaboration et de travail à distance. En effet, les outils proposés par Office 365 bouleversent la manière de travailler des collaborateurs et proposent des fonctionnalités avancées facilitant la collaboration et le travail en mobilité.

L’appropriation de ces nouveaux modes de travail est devenue pri-mordiale pour les collaborateurs qui souhaitent devenir de véritables acteurs dans la transformation digitale de leur organisation.

Au travers de différentes mises en situation, de conseils et de bonnes pratiques, ce livre a pour vocation de répondre à des pro-blématiques précises et concrètes rencontrées quotidiennement par les collaborateurs :• Comment produire et travailler en mobilité dans les meilleures

conditions ?• Comment communiquer et partager des informations et des

documents efficacement ?• Comment gérer des réunions à distance : organisation, partici-

pation, animation et élaboration du compte-rendu ?• Comment travailler en groupe (équipe et communauté) ?• Comment planifier et gérer un projet de manière collaborative ?• Comment rechercher et s’informer sans être submergé d’infor-

mations ?

Il s’agit d’exploiter au mieux les nombreuses applications dispo-nibles avec Office 365 (OneDrive, SharePoint, Skype, Outlook, Teams, Yammer, Delve, Planner…) afin de vous permettre d’amélio-rer votre efficacité professionnelle en vous guidant dans la mise en œuvre au quotidien de ces nouveaux modes de travail.

Gilles BALMISSE accompagne les PME et les startups du secteur du numé-rique dans leurs projets d’innovation. Il a suivi pendant plus de 15 ans de nombreux projets de mise en œuvre de dispositifs, reposant notamment sur des logiciels Microsoft, autour de la gestion des connaissances, du travail collaboratif, des réseaux sociaux d’en-treprise, de la messagerie, de la gestion des contenus et de la veille.

Chargé d’enseignements en manage-ment des systèmes d’information, il participe régulièrement à des confé-rences et séminaires. Il est également l’auteur de nombreuses publications et vidéos en particulier sur les outils Microsoft associés à la transformation numérique des entreprises tels que Office 365, Yammer, OneNote...

Pour plus d’informations :

Office 365 au quotidien Mises en situation, conseils et bonnes pratiques

Gilles BALMISSE

Table des matières©

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1IntroductionA. Office 365 repense les modes de travail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11

1. Caractéristiques d’Office 365 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 112. Travail en mobilité . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 123. Travail à plusieurs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 124. Partage d’informations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12

B. Office 365, une plateforme riche, mais difficile à apprivoiser . . . . . . . . . . . . . . . . . . 131. Une véritable richesse fonctionnelle . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 132. Mais de nombreux recouvrements fonctionnels. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14

C. De la nécessité de s’approprier Office 365 au quotidien . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 141. Objectif du livre . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 142. Contenu du livre. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15

Chapitre 1 Produire et travailler en mobilitéA. Problématique. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19

1. Enjeux et besoins . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19a. Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19b. Quel terminal utiliser ? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20c. Quel type d’application choisir ? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20d. Quel mode de travail privilégier ? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23e. Principaux besoins . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24

2. Outils O365 pour produire et travailler en mobilité. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25B. Construire un environnement de travail adapté à la mobilité. . . . . . . . . . . . . . . . . . 25

1. Présentation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25a. Le besoin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25b. Les outils . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26

2. Mise en pratique. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26a. Vue d’ensemble. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26b. Installation des applications O365 sur les terminaux mobiles . . . . . . . . . . . 28c. Installation des applications O365 sur ordinateur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29

C. Produire, modifier et accéder à ses documents à tout moment . . . . . . . . . . . . . . . . 331. Présentation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33

a. Le besoin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33b. Les outils . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34

2. Mise en pratique. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34a. Vue d’ensemble. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34b. Consulter et modifier des documents en mobilité . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34

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c. Créer des documents en mobilité . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39d. Travailler hors connexion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41

D. Créer, capitaliser et partager des notes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 431. Présentation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43


2. Mise en pratique. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47a. Vue d’ensemble. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47b. Prendre des notes en mobilité . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47c. Modifier ses notes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50d. Organiser ses notes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50

Chapitre 2 Communiquer, partager et recueillir des informationsA. Problématique . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55

1. Enjeux et besoins . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55a. Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55b. Principaux besoins . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57

2. Outils O365 pour communiquer et partager des informations et des documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58

B. Choisir le meilleur moyen de communiquer avec un ou plusieurs collègues . . . . . 581. Présentation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58

a. Le besoin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58b. Les outils . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58

2. Mise en pratique. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59a. Vue d’ensemble. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59b. Connaître la disponibilité d’un collègue . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59c. Utiliser le statut de l’indicateur de présence

pour choisir le mode de communication . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61C. Partager des documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64


2. Mise en pratique. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65a. Vue d’ensemble. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65b. Partage d’un fichier volumineux avec une personne externe

à l’organisation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65


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3D. Réaliser une enquête en ligne. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67


2. Mise en pratique. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68a. Vue d’ensemble. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68b. Création et paramétrage de l’enquête en ligne. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68c. Diffusion de l’enquête et visualisation des réponses . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72

Chapitre 3 Organiser, participer et animer des réunionsA. Problématique. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77

1. Enjeux et besoin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77a. Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77b. Principaux besoins . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77

2. Outils O365 pour organiser, participer et animer des réunions . . . . . . . . . . . . . 78B. Planifier et organiser une réunion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79


2. Mise en pratique. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80a. Vue d’ensemble. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80b. Trouver un créneau commun . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80c. Assurer le suivi et la mise à jour des invitations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83d. Organisation d’une réunion improvisée . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84

C. Participer à une réunion à distance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 891. Présentation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89


2. Mise en pratique. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 92a. Vue d’ensemble. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 92b. Rejoindre une réunion à distance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 93c. Interagir avec les autres participants. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96

D. Réaliser et partager un compte-rendu de réunion. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 981. Présentation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98



2. Mise en pratique. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99a. Vue d’ensemble. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99b. Création d’une note de réunion partagée . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 100c. Co-création du compte-rendu de réunion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 101d. Diffusion et partage du compte-rendu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 103

Chapitre 4 Travailler en groupe (équipes et communautés)A. Problématique . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 107

1. Enjeux et besoins . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 107a. Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 107b. Les deux types de groupe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 107c. Principaux besoins . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 109

2. Outils O365 pour travailler en groupe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 110B. Mettre en place un espace de travail pour le groupe. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 110

1. Présentation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 110a. Le besoin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 110b. Les outils . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 112

2. Mise en pratique. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 127a. Vue d’ensemble. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 127b. Choix de l’outil le mieux adapté aux besoins . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 127c. Yammer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 128d. Teams . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 136

C. Organiser, participer et lancer des conversations de groupe . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1431. Présentation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 143

a. Le besoin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 143b. Les outils . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 144

2. Mise en pratique. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 146a. Vue d’ensemble. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 146b. Organiser l’espace de conversation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 146c. Participer aux conversations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 147d. Lancer des conversations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 149

D. Collaborer autour de documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1511. Présentation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 151



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52. Mise en pratique. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 153

a. Vue d’ensemble. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 153b. Préparer et initialiser la co-construction du document . . . . . . . . . . . . . . . . 153c. Suivre et participer à la co-construction du document. . . . . . . . . . . . . . . . . 156d. Organiser les dernières modifications avant la finalisation. . . . . . . . . . . . . 158e. Finaliser le document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 160

Chapitre 5 Planifier et gérer un projetA. Problématique. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 163

1. Enjeux et besoins . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 163a. Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 163b. La méthode Kanban. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 163c. Principaux besoins . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 167

2. Outils O365 pour planifier et gérer un projet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 168B. Mettre en place et gérer un espace projet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 168

1. Présentation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 168a. Le besoin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 168b. Les outils . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 168

2. Mise en pratique. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 169a. Vue d’ensemble. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 169b. Paramétrage de l’espace projet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 169

C. Définir, organiser, affecter et suivre les tâches à réaliser . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1721. Présentation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 172


2. Mise en pratique. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 177a. Vue d’ensemble. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 177b. Identifier les tâches à réaliser . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 180c. Organiser les tâches identifiées . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 181d. Affecter les tâches . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 184e. Revoir le plan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 188

D. Gérer la documentation projet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1891. Présentation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 189



2. Mise en pratique. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 190a. Vue d’ensemble. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 190b. Organiser les dossiers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 191c. Différencier les livrables des documents de travail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 193d. Mettre en avant certains documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 195

Chapitre 6 Rechercher et rester informéA. Problématique . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 199

1. Enjeux et besoins . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 199a. Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 199b. Principaux besoins . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 200

2. Outils O365 pour rechercher et s’informer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 201B. Rechercher des collègues et des compétences . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 201

1. Présentation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 201a. Le besoin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 201b. Les outils . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 202

2. Mise en pratique. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 205a. Vue d’ensemble. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 205b. Repérer des candidats potentiels . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 206c. Sélectionner les candidats les plus prometteurs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 208d. Élargir sa recherche . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 209

C. Rechercher des informations ou des documents précis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2121. Présentation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 212


2. Mise en pratique. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 215a. Vue d’ensemble. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 215b. Recherche d’un document. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 215c. Recherche d’une information dans une conversation . . . . . . . . . . . . . . . . . 220d. Retrouver une information. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 224

D. Rester informé sans être submergé . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2301. Présentation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 230


2. Mise en pratique. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 231a. Vue d’ensemble. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 231b. Gérer ses notifications avec Yammer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 231


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7c. Gérer ses notifications avec Teams . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 235d. Tirer profit de Delve. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 236

ConclusionA. Travailler avec Office 365 au quotidien . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 247B. Produire et travailler en mobilité . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 247

1. Créer un environnement propice au travail en mobilité rapidement. . . . . . . . 2472. Utiliser les terminaux mobiles à bon escient . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2483. Utiliser les bons types d’application . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 248

C. Communiquer, partager et recueillir des informations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2481. Choisir un outil de communication en fonction du contexte

et non de ses habitudes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2482. Partager vos documents en fonction du contexte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 248

D. Organiser, participer et animer des réunions. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2481. Combiner l’usage de plusieurs outils pour gérer vos réunions . . . . . . . . . . . . . 2482. Faire appel à tous les participants pour réaliser le compte-rendu. . . . . . . . . . . 249

E. Collaborer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2491. Choisir un outil de travail collaboratif en fonction du besoin

et non des habitudes des utilisateurs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2492. Gérer les documents en suivant des règles strictes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 249

F. Planifier et gérer un projet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2491. Utiliser de préférence Teams comme espace de gestion de projet . . . . . . . . . . 249

G. Rechercher et rester informé . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2501. Gérer les notifications et utiliser Delve. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 250

Index . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 251

Chapitre 1 : Produire et travailler en mobilité©

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Chapi tre 1 : Pro dui re et trav ai l l er en m o bi l i té

Off i ce 3 65 au qu ot i d i enA. Problématique

1. Enjeux et besoins

a. Introduction

Le travail en mobilité est souvent associé à des métiers ou des fonctions nécessitant desdéplacements fréquents : commerciaux, consultants, cadres dirigeants, etc. En réalité, ilconcerne tous les collaborateurs. Par exemple, qui n’a pas eu l’occasion ou le besoin derépondre à ses e-mails professionnels dans les transports ou bien en salle de réunion ?

Office 365 a justement été conçu pour répondre à ces besoins. Il s’agit de mettre à dis-position des collaborateurs d’une organisation de multiples applications et services digi-taux leur permettant de travailler sans contraintes de temps et de lieux et d’utiliserl’ensemble des données qui leur sont accessibles depuis n’importe quel terminal (PC,Mac, smartphone, tablette...).

Dans les faits, le travail en mobilité peut prendre différentes formes, que ce soit endehors de son bureau, mais dans les locaux de l’entreprise ou bien à l’extérieur, dans lestransports, au domicile, en clientèle, avec les terminaux de l’entreprise ou bien tout sim-plement avec ses propres appareils mobiles.

Face à cette diversité de situations, plusieurs questions se posent :y Quel terminal utiliser : ordinateur portable, smartphone ou tablette ?y Quel type d’application choisir : application mobile, online ou installée sur son

ordinateur ?y Quel mode de travail privilégier : en ligne ou hors connexion ?

Il n’y a pas une réponse unique à chacune de ces questions. Cependant, dans les para-graphes suivants nous allons apporter des éléments de réponse qui devraient permettrede vous guider dans vos choix.

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b. Quel terminal utiliser ?

Lorsque nous sommes en déplacement, ou plus généralement en situation de mobilitédans les locaux de l'entreprise ou à l’extérieur, nous sommes amenés à utiliser différentstypes de terminaux pour travailler : smartphone, tablette ou encore ordinateur portable(PC ou Mac).

Si, en théorie, il est possible d’utiliser Office 365 avec n’importe quel type de terminal,force est de constater qu’en pratique, certains sont plus adaptés que d’autres pour réali-ser certains types de tâches du fait notamment de la taille de l’écran et de la disponibilitéou non d’un clavier physique.

Ainsi, du fait de leur écran de petite taille, les smartphones sont généralement utiliséspour la consultation et non pour la création ou la modification de documents. Il y a uneexception cependant pour la gestion des e-mails et des évènements dans l’agenda.

La situation est sensiblement la même pour les tablettes qui ne sont pas dotées d’un cla-vier physique. Celles qui le sont peuvent être utilisées comme des ordinateurs portableset il est alors plus facile de créer et modifier les documents, en plus de pouvoir les consul-ter.

Le tableau suivant présente, pour chaque grand type de tâche, le ou les terminaux lesmieux adaptés.

Tableau 1 – Quel type de terminal pour quels types de tâches ?

c. Quel type d’application choisir ?

Si Office 365 propose tous les outils nécessaires au travail sédentaire ou en mobilité, iln’est pas toujours évident de choisir entre les applications online, les applications mo-biles et les applications installées sur votre ordinateur.

Consulter Modifier Créer

Smartphone ++ + -

Tablette SANS clavier physique +++ + +

Tablette AVEC clavier physique +++ ++ ++

Ordinateur portable +++ +++ +++

H Les applications online sont les versions web des outils Office 365 : Word Online,Excel Online, PowerPoint Online ou encore OneNote Online. Ces applications sontuniquement accessibles via un navigateur (Edge, Internet Explorer, Google Chrome,Safari Firefox…). Il est donc nécessaire d’être connecté à Internet pour pouvoir les uti-liser.


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Dans quels cas utiliser les applications online plutôt que celles installées lorsque voustravaillez depuis votre ordinateur?

Est-il préférable d’utiliser les applications mobiles ou les versions online avec vos termi-naux mobiles, tablette ou smartphone?

S’il n’existe pas une unique réponse à ces questions, il est toutefois possible de mettreen avant quelques conseils et bonnes pratiques.

Pour y voir plus clair, il est tout d’abord nécessaire de définir les différentes situationsde travail en mobilité possibles. Ces situations de travail peuvent être définies par deuxaxes :y le type de terminal : smartphone, tablette et ordinateur.y la connectivité : connexion à Internet et hors connexion.

Les différentes situations de travail en mobilité

H Les applications mobiles sont des versions spécifiquement dédiées aux smartphones ettablettes des outils Office 365. On les trouve sur les différents stores : Windows Store,App Store et Google Play.

H Les applications de bureau, qui sont installées sur ordinateur, correspondent aux ver-sions les plus avancées des outils Office 365 tels que la suite Office (Word, Excel,PowerPoint, OneNote, Outlook, Publisher – PC uniquement, Access – PC unique-ment) ou bien encore Teams.


Travail en mobilité avec un ordinateur (PC ou Mac)

Pour le travail sur ordinateur, d’une manière générale ce sont les applications installéesqui seront privilégiées. En effet, celles-ci proposent une richesse fonctionnelle que lesapplications online ne peuvent pas fournir et elles permettent de travailler même enétant hors connexion.

Par contre, dans le cas où les applications Office ne sont pas installées sur l’ordinateursur lequel vous travaillez et que vous avez un accès à Internet, l’utilisation des applica-tions online sera à privilégier. Même si elles n’offrent pas la même richesse fonctionnelleque les applications installées, elles permettent tout de même de réaliser les tâches lesplus courantes qu’il s’agisse de gérer ses e-mails ou son agenda, de consulter ou d’éditerdes documents ou bien encore de travailler en groupe avec Teams.

Travail en mobilité avec une tablette

Concernant le travail sur tablette, ce sont les applications mobiles qui sont à privilégier.Elles permettent en effet de travailler en mobilité dans les meilleures conditions, c’est-à-dire avec une interface conçue pour ce type de terminal avec ou sans connexion àInternet.

Cependant, dans le cas où vous disposez d’une connexion à Internet, mais que les appli-cations mobiles Office ne sont pas installées sur la tablette, les applications online se-ront très utiles. Car même si l’interface n’a pas été spécialement conçue pour ce type determinal, elle peut s’y adapter et la perte d’ergonomie peut être quasiment négligeablesur des tablettes avec de grands écrans.

Il est important de noter ici que les applications mobiles, tout comme les applicationsonline sont moins riches fonctionnellement que les applications Office installées sur unordinateur. Dit autrement, vous pourrez réaliser les tâches les plus courantes en situa-tion de mobilité, mais si vous souhaitez utiliser des fonctionnalités avancées, il vous fau-dra passer sur un ordinateur et utiliser les applications Office installées.

H Il est important de faire une distinction nette entre les tablettes Surface d’un côté etles tablettes Android et les iPad de l’autre. En effet, les tablettes Surface peuvent êtreassimilées à des ordinateurs dans la mesure où il est possible d’installer les versionsstandards de la suite Office. Ce qui n’est pas le cas pour les tablettes Android et lesiPad. Aussi, tout ce qui vient d’être dit pour les ordinateurs est applicable pour la ta-blette Surface. Aussi, bien que pouvant être appliqué aux tablettes Surface, le contenude cette section est avant tout destiné aux tablettes Android et iPad.


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23Travail en mobilité avec un smartphone

Pour ce qui concerne le travail sur smartphone, qu’une connexion internet soit dispo-nible ou non, il est préférable d’utiliser les applications mobiles et non les applicationsonline pour une raison essentielle : la taille de l’écran.

En effet, l’interface des applications mobiles a été pensée pour les terminaux mobiles etse trouve donc bien plus adaptée au travail en mobilité que les applications online.

En résumé

Au final, les applications installées seront à privilégier sur les ordinateurs et les applica-tions mobiles sur les tablettes et les smartphones.

Cependant, les applications online seront indispensables si les applications Office nesont pas déjà installées sur le terminal utilisé et qu’une connexion à Internet est dispo-nible.

Tableau 2 – Quel type d’application privilégier dans quelle situation de travail en mobilité ?

d. Quel mode de travail privilégier ?

Travail en ligne

D’une manière générale, que l’on soit en situation de mobilité ou pas, il est préférable detravailler sur Office 365 avec une connexion internet, et ce pour deux raisons essen-tielles.

La première tient au fait que, même si vous travaillez seul sur la rédaction d’un docu-ment Word par exemple, vos collègues peuvent voir, grâce aux différents indicateurs deprésence disponibles sur Office 365, que vous êtes en ligne et ainsi vous contacter en casde besoin. De même, en étant connecté, vous pouvez inviter vos collègues à travailleravec vous sur la rédaction du document Word et voir en temps réel leurs modifications.

La seconde raison a trait à la synchronisation. En étant connecté à Internet, toutes lesmodifications réalisées sur les documents sont immédiatement synchronisées doncvisibles de tous, du moins de ceux qui ont un accès aux documents concernés.

Connexion à Internet Hors connexion

Smartphone y Applications mobiles y Applications mobiles

Tablette y Applications mobilesy Applications online

y Applications mobiles

Ordinateur y Applications de bureauy Applications online

y Applications de bureau


Travail hors connexion

Dans certaines circonstances, il peut arriver qu’il n’y ait pas de connexion internet dis-ponible. Dans ce cas, il n’y a pas d’autres choix que le travail hors connexion.

Heureusement, Office 365 a été prévu pour supporter le travail hors connexion, seulsles outils online ne seront pas accessibles et notamment Word Online, Excel Online,PowerPoint Online, OneNote Online et Sway.

Cependant, suivant le type de terminal utilisé, l’expérience du travail hors connexion nesera pas la même.

Si vous disposez d’un ordinateur (PC ou Mac), le travail hors connexion ne vous poserapas de problème particulier grâce notamment aux applications installées qui vous per-mettront de consulter, modifier et créer tout type de contenus (documents, e-mails,messages, etc.). Le résultat de ces actions sera alors synchronisé une fois que vous aurezretrouvé une connexion internet.

Si par contre vous travaillez avec un terminal mobile (smartphone ou tablette), il est im-portant de bien comprendre que le mode hors connexion est avant tout destiné à consul-ter les documents. Si vous souhaitez modifier un document en mode hors connexion,c’est tout à fait possible, mais il y a quelques manipulations à réaliser comme nous le ver-rons dans la suite de ce chapitre.

e. Principaux besoins

Produire et travailler en mobilité nécessite de disposer des mêmes outils que ceux utili-sés lorsque nous ne sommes pas nécessairement en situation de mobilité. Dit autre-ment, en mobilité, nos besoins sont les mêmes que si nous n’étions pas en mobilité,mais avec quelques besoins spécifiques supplémentaires comme : y construire un environnement de travail adapté à la mobilité ;y produire, modifier, accéder à ses documents à tout moment ;y créer, capitaliser et partager des notes.

Pour être en mesure de travailler en mobilité, il est nécessaire de disposer d’un certainnombre d’outils sur ses terminaux mobiles en construisant un environnement de tra-vail adapté à la mobilité.

En déplacement, le temps passé dans les transports est fréquemment l’occasion d’accé-der, de modifier et de produire des documents, que nous soyons connecté à Internetou bien hors-ligne, par exemple pour préparer un rendez-vous.

C’est aussi à l’occasion de déplacements que le besoin de prendre des notes se fait le plussouvent sentir : pour capitaliser des idées, pour retenir les informations importanteslors d’une réunion à l’extérieur, une formation, un séminaire, etc.

Dans le cadre de ce chapitre, nous allons donc nous focaliser sur ces besoins spécifiquesà la mobilité. Les autres besoins « classiques », qui ne sont pas nécessairement liés à lamobilité, seront traités dans les autres chapitres.

Documents

Mises en situation, conseils et bonnes pratiques Office ... · Office 365 au quotidien ISBN : 978-2-409-01551-9 21,95 € Office 365 au quotidien Mises en situation, conseils et bonnes