Réussir un dossier d’affaires – Mission possible !

Nous mettons beaucoup d'énergie pour réaliser un dossier d'affaires. Ce n'est

pas toujours facile de réaliser un tel dossier. Il n'y a pas de recette miracle et

les attentes sont très grandes. Quoi faire ? Qui peut nous aider ? Quels sont

les pièges et les moyens de les éviter ? Quels sont les trucs du métier ? Et en

fin de compte, comment rendre cette mission performante et agréable !

Bernard Cinq-Mars

Consultant en technologie de l’information depuis plus de 30 ans, Bernard

Cinq-Mars occupe actuellement le poste de vice-président Conseil chez

CGI. Au cours de sa carrière, il a touché à tous les aspects du domaine des TI

(analyse, architecture de système, gestion de projet, gestionnaire, etc.).

Depuis les 15 dernières années, M. Cinq-Mars se spécialise dans le conseil

stratégique auprès des dirigeants des grandes organisations ou entreprises

(planification stratégique, dossier d’affaires, architecture d’entreprise, etc.).

Depuis 4 ans, M. Cinq-Mars participe activement à l’élaboration de la

programmation de la JIQ (https://www.youtube.com/watch?v=VGe7zMd5d9E).

Il a aussi été conférencier à TEDx Québec avec un sujet des plus originaux :

William Shakespeare et la planification stratégique

(https://www.youtube.com/watch?v=vz_V_4Y2_Co)

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Anecdote : Discussion dans un 5 à 7 :

- « Combien coûte un dossier d’affaires ? »

- « C’est le prix que vous êtes prêt à payer pour vous sécuriser »

D’abord, c’est quoi un dossier d’affaires ?

• Toutes sortes d’études d’avant-projet incluant étude d’opportunité, de

faisabilité et même étude préliminaire

Qui a déjà réalisé un dossier d’affaires ?

• Est-ce que cela été facile ? Étiez-vous content des résultats ?

• Avez-vous déjà eu l’impression d’avoir raté votre dossier d’affaires ?

Pas évident de faire un dossier d’affaires ! La première fois, la deuxième fois,

la troisième fois, ….

Comme disent les sportifs : « Il n’y en aura pas de facile »

Réaliser un dossier d’affaires, ce n’est jamais évident !

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Est-ce que vous connaissez le dossier d’affaires selon les directives du

Conseil du trésor ?

C’est un « check list » complet et intelligent de tout ce qu’il faut considérer

dans un plan d’affaires.

Pour plus d’explications :

• N’hésitez pas à contacter les responsables du dossier d’affaires au SSDPI.

• Suivez la formation qui est donnée par le CLDC.

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Réaliser un Dossier d’affaires implique forcément :

• Faire des recherches : lecture de documents, Internet, intranet, etc.

• Faire des rencontres : des gens, des ateliers, comité de travail, comité

aviseur, comité directeur

• Faire des réflexions : analyse et synthèse

• Faire de la rédaction : documents et présentations

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La Conférence de Québec (nom de code QUADRANT) fut une conférence

militaire tenue pendant la Seconde Guerre mondiale entre les gouvernements

britanniques et américains. La conférence eut lieu à Québec du 17 août au 24

août 1943, à la Citadelle de Québec et au Château Frontenac. Les délégations

furent dirigées par Winston Churchill, Franklin D. Roosevelt et William Lyon

Mackenzie King.

• Churchill savait qu’il ne pouvait pas gagner la guerre tout seul

• Il avait besoin d’alliés

• Il a tout fait pour convaincre Roosevelt d’entrer en guerre pour aider à

vaincre l’ennemi

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Voici une liste possible d’alliés selon la nature et la complexité du dossier

d’affaires.

Pourquoi les différentes couleurs ?

• Naturellement nous avons plus d’affinités avec certaines personnes ou

certains groupes

• Ce qu’il faut faire, c’est de se faire des alliés avec tous les gens qui peuvent

nous aider dans la réalisation du dossier d’affaires.

Anecdote - Interaction facile avec les gens technos dans des études

stratégiques au MESS

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Planifier c’est difficile quand on ne sait pas les obstacles que nous

allons rencontrer !

• Combien ça prend de temps un dossier d’affaires ? 1 mois – 3 mois – 6

mois - 1 an

• Ça dépend de quoi ?

• La durée (ou l’épaisseur d’un dossier d’affaires) est directement

proportionnelle à l’insécurité et à la complexité de la prise de décision

Alors, comment planifier votre mandat ?

Méthode 1 - Utilisation de la table des matières du dossier d’affaires

• Une table des matières c’est fait pour présenter un dossier complet dans un

ordre logique

• Une planification en fonction de la structure d’une table des matières d’un

document donne l’illusion que nous sommes structurés et en contrôle.

• Attention ! C’est souvent un piège car les gens ne réfléchissent pas de

manière aussi compartimentée et séquentielle

Méthode 2 - Je vais vous montrer une autre technique!

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Fixer les rencontres

• Les rencontres pour se faire des alliés

• Tous les ateliers

• Tous les comités

Créer des événements

• Conseil d’un haut dirigeant: « Pour s’assurer que des choses se fassent,

créer un événement à une date donnée »

• Fixez à l’avance toutes vos rencontres protocolaires avec les hauts

dirigeants (ex.: Comité aviseur – Comité directeur)

Planifier par la fin (ou planifier à rebours)

• Conseil d’un collègue de travail spécialisé dans les études stratégiques:

• Fixer d’abord la rencontre finale avec le comité directeur.

• Puis reculez dans le temps en fixant les rencontres préparatoires

(ateliers, comités de travail, comité aviseur, etc.)

• Prévoyez du temps pour la prise de connaissance des documents

par les dirigeants avant les rencontres

• Prévoyez du temps pour validation des documents par vos alliés

• Gardez-vous du temps pour réfléchir et pour rédiger

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Pourquoi un dossier d’affaires est toujours compliqué ?

• Si c’était simple et évident, il n’y aurait pas de dossier d’affaires

Quand ça se complique ?

• Plusieurs secteurs impliqués

• Plusieurs organismes impliqués

• Anecdote SAAQ – Entente avec 3 banques

• Anecdote CSPQ - Regroupement des CTI – Tous les MO impliqués

• Problématique horizontale

• Anecdote MESS - Gestion documentaire

Comprendre, c’est différent de documenter !

• Piège : Le labyrinthe des détails

• Conseil : Plus d’horizons et moins de forage

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Investir dans les lectures (activité rapide et facile) • Rapport annuel • Site Web (anecdote FADQ – des vidéos qui expliquent les différents programmes

de la FADQ) • Intranet (une mine d’information extraordinaire) • Documentation pas à jour ? Ce n’est pas grave • Anecdote ANQ : lecture au préalable d’un livre relatant l’histoire de l’Assemblée

nationale – Un vif succès lors des ateliers Arpenter le terrain • Rencontrez les gens • Allez faire une visite • Passez une après-midi avec un agent • Anecdote : saisie automatique du NIP au MESS • Attention aux états d’âme

• Écoutez et ne pas jugez • Ne retranscrivez pas dans le rapport • Anecdote SAAQ – Vérification mécanique – Commentaire sur la formation

Aller voir ce qui se fait ailleurs • Beaucoup d’information sur le Web

• Attention aux sites Web ce n’est pas la réalité. • C’est toujours un peu de la publicité

• Allez parler aux gens • Continuez les rencontres officielles autour d’un café

• Anecdote : Visite d’un centre d’appels

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Anecdote Catherine de Russie

• Catherine refusait de voir les plans de ses architectes pour les bâtiments

qu’elle voulait construire. Elle exigeait toujours des maquettes.

• Voir vidéo http://youtu.be/u9FCI2S4GNE?t=1h48m24s

Des plans d’architecte, ça intéresse des architectes, pas des

gestionnaires !

Il faut rapidement donner une bonne idée du résultat recherché

• Anecdote MESS - Prototype d’un site de collaboration

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Imaginer : • Imaginez rapidement et concrètement la solution • Conseil d’un collègue : « Travaille fort ta première image car ça sera ta

carte de visite tout au long du mandat » • Conseil d’un autre collègue : « Après 10% du mandat, tu dois avoir une

bonne idée de la solution. » • Anecdote : numérisation au MESS (solution opérationnelle non désirée)

Challenger : • Anecdote Générateur d’appels MESS – Atelier utilisateur - Massacre de la

solution • Dans l’élaboration d’une solution, un « Non » est aussi fort qu’un « Oui » car

il précise ce que le client veut. • Challengez puis raffinez la solution.

• Attention raffiner ne veut pas dire détailler à outrance ! Décortiquer (reverse engineering ) • Conseil d’un de mes gestionnaires : « Tu as de la difficulté de faire

approuver les objectifs et les orientations de ton client. C’est simple, pars à l’envers, c’est plus facile »

• Quand on a une bonne idée de la solution désirée, c’est le temps de parler d’objectifs et d’orientations

• Décrivez pour comprendre et non juste pour détailler

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Il faut parler argent.

Imaginez que vous allez parler au conseiller financier de votre banque pour

financer votre projet !

Démontrez la rentabilité de votre projet !

Écoutez, l’émission « Dans l’œil du dragon »

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Qui va payer ?

• Nous sommes très bons pour calculer les coûts mais la vraie question est : qui

va payer ?

• A-t-on de l’argent ?

• Comment se fera le financement ?

• Les parties prenantes sont-elles au courant et préoccupées par le financement ?

• Anecdote MESS - Gestion documentaire

• Anecdote MTQ – Système de conception à référence spatiale

Quels sont les revenus ?

• Nous sommes très bons pour énumérer tous les bénéfices tangibles et non

tangibles

• Le plus important est quels sont les bénéfices monétaires ou monnayables ?

Les bénéfices non monnayables sont d’excellents arguments de marketing

(i.e. gestion du changement) et non des arguments budgétaires

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Imaginez l’horaire d’un directeur

• Avant la rencontre : 10 problèmes à régler

• Après la rencontre : 10 autres problèmes qui l’attendent

Nous, c’est notre seul dossier, le décideur c’est un dossier parmi tant

d’autres

• Habituellement, il ne se rappelle pas de la dernière rencontre, et c’est

normal !

Qu’est-ce qui intéresse les décideurs ?

• Anecdote : Présentation au MESS (le client va toujours à la dernière page

du dossier, il veut voir les coûts et les recommandations)

• N’essayez pas de convaincre les décideurs par de grands discours :

amenez-leur des chiffres et des faits

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Rencontre individuelle

• Anecdote - Présentation réussie à un comité directeur : un VP dit « Vous

avez triché car vous avez rencontré tous les membres du Comité au

préalable ;-) »

Avancer en spirale

• Présenter le dossier au complet à chaque présentation mais avec un niveau

de détails et d’assurances plus élevé à chaque itération

• Ça rassure le client et nous aussi

• Similaire au Développement agile (prototype évolutif de la solution)

Vulgariser vos propos

• Les décideurs ne sont pas des architectes

• Les décideurs n’ont pas le même temps que vous pour tout comprendre

• Anecdote: présentation exécutive faite à mes enfants

• Anecdote: Charles De Gaule faisait ses discours à son épouse pour voir si

c’était compréhensible

• Conseil d’un haut dirigeant: « Va présenter ta solution à ta voisine ou ton

voisin et reviens-moi lorsqu’ils auront compris »

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Paire de souliers : • Allez voir les gens • Déplacez-vous • Découvrez leur habitude de travail pour les rencontrer (anecdote : Gestionnaire au

DGAG) • Les adjointes administratives, vos meilleures alliées pour fixer des rendez-vous • Téléphoner c’est excellent aussi • Courriel : C’est la plus grande illusion d’une bonne communication Cartes de crédit • Avez-vous déjà été serré dans vos finances ? Le gouvernement l’est. L’industrie

privée aussi. • Anecdote : « décoratrice-architecte » à la maison • Anecdote : Achat d’un auto par mon fils • Attention aux besoins émotionnels • Faut rembourser ? A-t-on des revenus ? Des bénéfices intangibles ce ne sont pas

des revenus Maquette Maison • Faites-vous comprendre • Trop souvent la solution est tellement détaillée qu’on n’a aucune idée de quoi ça

va avoir l’air • Simplifiez vos présentations de solutions • Ayez des images concrètes, des maquettes • Faites-vous comprendre par tous vos alliés • Soyez « marketing » et non seulement « architecte » • On vend surtout par des chiffres, des faits et des images. On vend très peu par

des argumentaires conceptuels.

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