Outils de Planification des Approvisionnements

Séminaire Technique de Préparation des Consultants pour les Programmes VIH, TB et

Paludisme

Dakar 6-9 Mars 2006

Aoua Diarra

Moyens de Prévention des Ruptures

• Estimation correcte des besoins (quantification)

• Planification efficace des approvisionnements

• Mise en place d’un système efficace de contrôle d’inventaire

• Gestion efficace de l’information

• Gestion efficace de la distribution des produits

Planification des Approvisionnements

Suivi du Pipeline et Planification de Suivi du Pipeline et Planification de l’Approvisionnement version 3l’Approvisionnement version 3

Fonction du Logiciel PipeLine

• Suivi du PipeLine– Suivi des niveaux de

stock– Comparaison des

niveaux de stock aux niveaux de stock maximum et minimum établis

– Identification automatique des problèmes du pipeline

• Planification des Approvisionnements– Calcul des

déficits/excédents et quantités nécessaires

– Suivi automatiques des actions en cours dans le pipeline en fonction des délais de livraison

– Préparation des Tableaux d’Acquisition des produits

Supply Chain Manager

Scm2.lnk

Fonction du Logiciel Supply Chain Manager

• Suivi du Stock

– Suivi des niveaux de stocks des magasins et PPS

– Mesure la tendance de distribution pour les réapprovisionnements, les prévisions et l’achat

– Evalue la performance des structures individuelles et du système entier

• Gestion de la distribution

– Définit la taille minimum des livraisons

– Détermine les types de véhicules à acquérir pour la distribution

– Fait le suivi du calendrier de déplacement des véhicules pendant les livraisons

– Définit les routes et marque les livraisons reçues

– Permet l’allocation du personnel pour les livraisons

– Identifie les structures qui ont besoin de livraisons urgentes

La Distribution (Stockage & Transport)

Tenir compte de:

• Disponibilité des ressources nécessaires pour le transport, l’entreposage et la réception des produits

• Sécurité des produits pendant la distribution et le stockage

• Capacité de stockage (versus plan d’approvisionnement et

fréquence des livraisons)

• Durée de vie des produits

Recommandations pour la distribution des produits

• Intégrer le stockage et la distribution des produits si possible

• Etudier la possibilité d’utiliser les services des courriers privés pour la distribution

• Appliquer les directives d’entreposage des produits de santé (sécurité accès continu, système de « Premier Périmé, Premier Sorti, séparation des produits périmés/endommagés»

• Ne livrer les ARVs et tests VIH qu’aux sites autorisés

• S’assurer que les produits qui sont utilisés en combinaison sont distribués ensemble

• Les ARV étant des produits très délicats, ils ne doivent pas être réemballés

• Prévoir une chaîne de froid dans les points de stockage pour les produits qui l’exigent

Le Contrôle des Stocks

Permet de:

– Définir le moment de passer la commande.

– Déterminer la quantité à commander

– Maintenir des quantité suffisantes de stocks pour tous les produits en évitant les sur stockages et les ruptures de stocks

• Réduire le nombre de niveaux dans le circuit de distribution.

• Utilisé un système avec des niveaux maximum et minimum

• Utiliser un système de rapports et commandes mensuels.

• Pour un nouveau programme, incorporer graduellement les produits de « 2ème intention ».

• Mettre en place un système de retour des produits non utilisés pour la redistribution avant péremption.

Recommandations (ARVs et Tests VIH)

Evaluation des stocks

But:

• Eviter les ruptures de stocks

• Eviter les surstocks

• Déterminer le moment et la nature des commandes

Informations nécessaires:

• Quantités de produits distribuées (estimée en moyenne mensuelle)

• Stock disponible et utilisable

• Formule: MSD = Stock disponible utilisable divisé par la CMM

Le Système d’Information pour la Gestion Logistique (SIGL)

• Fournit les données requises pour contrôler les stocks de produits et prendre les décisions sur la gestion: trois données logistiques essentielles: – Consommation, – Stock disponible, – Pertes et ajustements

• Pour les produits de programmes spéciaux:

– ARVs: nombre de nouveaux clients par traitement– Tests VIH: nombre de tests par utilisation

Recommandations (ARVs et Tests VIH)

• Soumettre les rapports en même temps que les commandes de produits.

• Ne collecter que les données qui seront utilisées pour la prise de décisions logistiques

• Faire la collecte des données sur les quantités des produits distribuées aux clients et sur l’utilisation directe des tests VIH

• Uniformiser le SIGL sur l’ensemble du système

• Utiliser une seule unité pour gérer chaque produit (comprimé, capsule, test individuel)

• Imprimer les formulaires avec les différentes utilisations des tests (dépistage, confirmation, résolution)